Manual de usuario - Siemens · Vista de un pedido consolidado en formato XML ..... 44 9.2.7....

~

Manual de usuario Versión 2.5

Web4BIS Manual de usuario Introducción

1

Índice de contenido 1. Introducción ......................................................................................................................... 4 2. Definiciones de conceptos .................................................................................................... 5 2.1. GROC ................................................................................................................................. 5 2.2. Proceso de pedido (BV) ...................................................................................................... 5 2.3. Pedido marco/proceso de pedido marco (RBV) ................................................................... 5 2.4. Pedido consolidado ............................................................................................................ 6 2.5. Orden de entrega consolidada ........................................................................................... 6 2.6. Call de una orden de entrega y los niveles de obligación .................................................... 7 2.7. Obligación de documentación............................................................................................ 8 2.8. Información sobre los detalles de aduana/importación/exportación en las posiciones......... 9 2.9. TechDoc........................................................................................................................... 10 2.10. Supervisor........................................................................................................................ 10 3. Acceso a y salida de WEB4BIS.............................................................................................. 11 4. Administración ................................................................................................................... 13 4.1. Datos de usuario .............................................................................................................. 13 4.1.1. Información sobre la persona ........................................................................................... 13 4.1.2. Información de acceso ..................................................................................................... 15 4.1.3. Información del socio comercial....................................................................................... 16 4.1.4. Valores propuestos de mensajes ...................................................................................... 19 4.2. Funciones del administrador del socio.............................................................................. 19 4.2.1. Añadir, modificar y borrar usuarios .................................................................................. 20 4.2.2. Creación del supervisor del proveedor.............................................................................. 22 5. Información ........................................................................................................................ 24 6. Soporte............................................................................................................................... 25 7. Selección del idioma ........................................................................................................... 25 8. Resumen de menús ............................................................................................................ 26 9. Administración de los procesos de pedido........................................................................... 29 9.1. Resumen de estado de los procesos de pedido ................................................................. 29 9.2. Acciones para procesos de pedido.................................................................................... 30 9.2.1. Clasificación del resumen de procesos de pedido ............................................................. 30 9.2.2. Asignación de un nuevo estado........................................................................................ 31 9.2.3. Vista de un pedido consolidado........................................................................................ 32 9.2.3.1. Datos de cabecera .................................................................................................... 34 9.2.3.2. Datos de posición ..................................................................................................... 34 9.2.3.3. Datos generales ....................................................................................................... 39 9.2.4. Vista del correspondiente proceso comercial .................................................................... 40 9.2.5. Vista de un pedido consolidado en formato PDF............................................................... 42 9.2.6. Vista de un pedido consolidado en formato XML.............................................................. 44 9.2.7. Creación de una confirmación de pedido ......................................................................... 46 9.2.7.1. Confirmación de pedido sin cambios .......................................................................... 46 9.2.7.2. Confirmación de pedido con cambios ......................................................................... 49 10. Administración de los procesos de pedido marco ................................................................ 57 10.1. Resumen de estado de los procesos de pedido marco ...................................................... 57 10.2. Acciones para procesos de pedido marco ......................................................................... 58 10.2.1. Clasificación del resumen de procesos de pedido marco................................................... 59


2

10.2.2. Asignación de un nuevo estado........................................................................................ 59 10.2.3. Vista de un pedido marco consolidado ............................................................................. 60 10.2.3.1. Datos de cabecera .................................................................................................... 62 10.2.3.2. Datos de posición ..................................................................................................... 62 10.2.3.3. Datos generales ....................................................................................................... 65 10.2.4. Vista de una orden de entrega consolidada ...................................................................... 66 10.2.4.1. Datos de cabecera .................................................................................................... 67 10.2.4.2. Datos de posición ..................................................................................................... 67 10.2.4.3. Datos generales ....................................................................................................... 72 10.2.5. Vista del correspondiente proceso comercial .................................................................... 72 10.2.6. Vista de un pedido marco consolidado en formato PDF .................................................... 74 10.2.7. Vista de un pedido consolidado en formato XML.............................................................. 75 10.2.8. Vista de una orden de entrega consolidada en formato PDF ............................................. 76 10.2.9. Vista de una orden de entrega consolidada en formato XML ............................................ 77 10.2.10. Vista de una orden de entrega consolidada en formato Excel ........................................... 78 10.2.11. Generación de una confirmación de orden de entrega ..................................................... 79 10.2.11.1. Confirmación de orden de entrega sin cambios ................................................... 80 10.2.11.2. Confirmación de orden de entrega con cambios .................................................. 83 11. Generación de mensajes ..................................................................................................... 86 11.1. Avisos de entrega............................................................................................................. 86 11.1.1. Avisos de entrega en procesos de pedido ......................................................................... 86 11.1.2. Avisos de entrega en procesos de pedido marco .............................................................. 89 11.1.3. Generación de un aviso de entrega .................................................................................. 91 11.2. Facturas ......................................................................................................................... 101 11.2.1. Factura con referencia al pedido .................................................................................... 101 11.2.2. Factura en base a una nota de entrega........................................................................... 111 11.2.2.1. Para procesos de pedido.......................................................................................... 111 11.2.2.2. Para procesos de pedido marco................................................................................ 112 11.2.2.3. Creación de la factura ............................................................................................. 114 11.2.3. Crear facturas "de cero" .................................................................................................. 122 12. Visualización de mensajes................................................................................................. 130 12.1. Resumen de estado de los mensajes .............................................................................. 130 12.2. Resumen de los mensajes .............................................................................................. 133 12.3. Acciones para los mensajes ............................................................................................ 135 12.3.1. Clasificación del resumen de mensajes........................................................................... 136 12.3.2. Visualización de detalles ................................................................................................ 136 12.3.2.1. Pedido................................................................................................................... 137 12.3.2.2. Modificación de pedido........................................................................................... 139 12.3.2.3. Confirmación de pedido.......................................................................................... 142 12.3.2.4. Pedidos marco ....................................................................................................... 144 12.3.2.5. Modificaciones de pedido marco.............................................................................. 146 12.3.2.6. Orden de entrega ................................................................................................... 148 12.3.2.7. Confirmación de orden de entrega ........................................................................... 149 12.3.2.8. Stock en almacén ................................................................................................... 150 12.3.2.9. Abono ................................................................................................................... 153 12.3.2.10. Nota de entrega ............................................................................................. 158 12.3.3. Descarga en formato XML .............................................................................................. 161 12.3.4. Visualización en formato PDF ......................................................................................... 161 12.3.5. Visualización de procesos comerciales ........................................................................... 161


3

12.4. Desarrollo del estado de un mensaje .............................................................................. 162 13. Búsqueda.......................................................................................................................... 163 13.1. Búsqueda de procesos comerciales ................................................................................ 163 13.2. Búsqueda de mensajes................................................................................................... 164 14. Documentos técnicos........................................................................................................ 166 14.1. Solicitud de documentos técnicos con referencia al pedido ............................................ 167 14.2. Solicitud de documentos técnicos sin referencia a un pedido ......................................... 168 14.3. Resumen de las solicitudes............................................................................................. 170 15. Estado de la factura .......................................................................................................... 171 16. Archivo a corto plazo ........................................................................................................ 172 16.1. Archivado ...................................................................................................................... 172 16.1.1. Archivado desde el resumen de procesos de pedido....................................................... 172 16.1.2. Archivado desde el resumen de procesos de pedido marco ............................................ 173 16.1.3. Archivado desde la vista detallada del proceso de pedido............................................... 174 16.1.4. Archivado desde la vista detallada del proceso de pedido marco .................................... 175 16.2. Vista del archivo............................................................................................................. 176 16.2.1. Procesos de pedido ........................................................................................................ 177 16.2.2. Procesos de pedido marco.............................................................................................. 178 16.2.3. Mensajes ....................................................................................................................... 179 17. Modo de proceder en caso de error................................................................................... 180 17.1. Limitación del número de los mensajes archivados ........................................................ 180


4

1. Introducción

El Grupo Siemens es una compañía líder a nivel mundial en el sector de la electrónica e ingeniería electrónica con numerosos socios comerciales (clientes, proveedores, transportistas, etc.). Muchos de estos socios ya participan en el intercambio de datos electrónico global a través de los clásicos servicios Siemens EDI que pone a disposición Siemens IT Services and Solutions. Con Web4BIS el Servicio Siemens EDI ofrece un acceso adicional para el intercambio electrónico de datos basado en tecnologías de Internet. Esta solución consigue procesos comerciales electrónicos consistentes y bajos costes de proceso con un despliegue técnico mínimo. Los grupos objetivo de Web4BIS son sobre todo las pequeñas y medianas empresas o empresas cuyo volumen de transacciones no justifica la construcción de una infraestructura clásica de EDI. La solución está concebida para el formato de intercambio SES definido de forma vinculante en el Grupo Siemens o para el formato coordinado compatible DIN5.XML. Web4BIS está disponible para distintos escenarios que soportan la conexión de clientes y proveedores. Los procesos comerciales respectivos se apoyan mediante la indicación y la creación de los siguientes tipos de mensaje relevantes:

• Pedidos y pedidos marco (Orders)

• Modificaciones de pedidos y de pedidos marco (Ordchg)

• Orden/previsión de entrega (Delfor)

• Confirmaciones de órdenes de entrega (Delforsp)

• Informe sobre stock en almacén (Invrpt)

• Confirmación de pedido (Ordrsp)

• Nota de entrega (Desadv)

• Factura/abono (Invoic)

Web4BIS Manual de usuario Definiciones de conceptos

5

2. Definiciones de conceptos

2.1. GROC "GROC" significa "Groups, Regions, Operating Companies and Corporate Units", en español "divisiones, regiones, compañías operativas y unidades centrales".

2.2. Proceso de pedido (BV) Todos los mensajes con el mismo número de pedido o referencia se resumen en un proceso de pedido. De este modo, resulta más fácil controlar los mensajes que forman parte de un proceso y la navegación es más rápida. A todos los mensajes recibidos (ORDERS, ORDCHG) en relación con un proceso comercial se asigna al principio siempre el estado de mensaje “recibido“. Si se activa la vista detallada de un mensaje de esta índole, su estado cambia a “visto“. En procedimientos orientados al proceso de pedido todos los cambios efectuados en un pedido se incorporan en un pedido consolidado. Después, este pedido consolidado forma después la base para la creación de mensajes adicionales, tales como confirmaciones de pedido, avisos de entrega y facturas.

2.3. Pedido marco/proceso de pedido marco (RBV) Un pedido marco (ORDERS con BGM+1001=221) es un pedido con órdenes de entrega individuales en forma de órdenes de entrega en base a un plan de entregas para las entregas/servicios pedidos en las condiciones especificadas en el pedido marco. Estos pedidos marco se refieren a la cantidad o al tiempo. Un pedido marco referido al tiempo suele reconocerse por la cifra “99999“. Esta forma de pedido, con un máximo de 550 posiciones, se distingue del proceso de pedido implementado hasta ahora. Para este tipo de mensaje no se permite ninguna confirmación de pedido. Con una orden de entrega (DELFOR) un cliente informa a su proveedor de las cantidades de una posición del plan de entregas que debe entregar y en qué momento debe entregarlas. A una orden de entrega el proveedor puede contestar con una confirmación de la orden de entrega con o sin cambios, pero la respuesta no es obligatoria. Esta respuesta sirve para confirmar la fecha de entrega prevista de la mercancía. El aviso de entrega (DESADV) es un mensaje, que contiene, entre otros, la fecha de entrega, las cantidades y la mercancía enviada. Un aviso de entrega se crea en base a la orden de entrega consolidada.

Después de haberse creado un aviso de entrega (DESADV), la entrega se puede facturar.


6

2.4. Pedido consolidado La versión anterior de Web4BIS sólo soportaba la indicación y el procesamiento basados exclusivamente en los mensajes. Cada mensaje recibido (p. ej., un pedido o una modificación de pedido) se indicaba detalladamente, sin tener en cuenta información sobre otros mensajes relativos al proceso de pedido. Para determinar el estado actual de un proceso de pedido, el proveedor tenía que introducir manualmente la información sobre un pedido y, en su caso, combinar manualmente varias modificaciones de pedido con el mismo número de referencia de pedido. Al mismo tiempo tenía que tener en cuenta posiciones de pedido ya confirmadas, entregadas y facturadas. Gracias a la introducción de un pedido consolidado, el proveedor ya no tiene que realizar este trabajo manualmente. Todas las modificaciones de pedido con la misma referencia de pedido están incorporados a nivel de posición en un pedido consolidado (a nivel de cabecera se incorporan únicamente determinados cambios). Este pedido consolidado forma después la base para mensajes de gestión adicionales, p. ej., la creación de un aviso de entrega o una factura. Por tanto, el pedido consolidado no se debe ver como un mensaje individual, sino como representación compuesta de un pedido y de las modificaciones de pedido respectivos. Además de los valores actualizados en base a las modificaciones de pedido, un pedido consolidado muestra a nivel de posición también información de posiciones ya confirmadas (ORDRSP), posiciones ya entregadas (DESADV LM / DESADV VB) y posiciones ya facturadas (INVOIC). Información adicional referida al proceso de pedido indicada para cada posición:

• Cantidad original del pedido, última cantidad confirmada (conforme a la confirmación de pedido del proceso de pedido), cantidad ya entregada (el total de todos los avisos de entrega del proceso de pedido para la posición respectiva), cantidad ya facturada (el total de todas las cantidades ya facturadas del proceso de pedido para la posición respectiva)

• Unidad de medida del pedido, unidad de medida de la última confirmación de pedido enviada, unidad de la cantidad indicada ya entregada, unidad de la cantidad indicada ya facturada

• Precio del pedido, precio de la última confirmación de pedido enviada

• Unidad de precio del pedido, unidad de precio de la última confirmación de pedido enviada

• Fecha de entrega del pedido, fecha de entrega de la última confirmación de pedido enviada

2.5. Orden de entrega consolidada Debido al gran número de las posiciones encargadas en un pedido marco, así como la comunicación a veces diaria de cambios en el plan de entregas, se pone a disposición del usuario una vista consolidada de un plan de entregas. Gracias a la introducción de una orden/plan de entregas consolidado, se reduce el trabajo manual del proveedor. Todos los cambios a nivel de posición de una orden/plan de entregas con la misma referencia de pedido se incorporan en una orden/plan de entregas consolidado. Esta orden/plan de entregas consolidado forma después la base para mensajes de gestión adicionales, como, por ejemplo, la creación de un aviso de entrega. Por tanto, la orden/plan de entregas consolidado no se debe


7

considerar un mensaje individual, sino una representación compuesta de una orden de entrega y los cambios pertinentes. Además de los valores actualizados en base a modificaciones de pedidos marco, una orden/plan de entregas consolidado muestra a nivel de posición también información de posiciones confirmadas, posiciones enviadas y posiciones facturadas.

2.6. Call de una orden de entrega y los niveles de obligación Cada posición de una orden de entrega puede contener varios calls. Cada call está asignado siempre a uno de los cuatro niveles de obligación de orden de entrega:

• pedido fijo

• liberación de fabricación

• liberación de material

• pronóstico de necesidades no vinculante

Un call con el nivel de obligación de orden de entrega "pedido fijo" autoriza al proveedor a proceder a la entrega. Contiene información, como, por ejemplo, sobre la cantidad a entregar y las fechas de entrega deseados. Un call con otro nivel de obligación de orden de entrega sólo contiene las fechas de entrega probables y cantidades estimadas.


8

2.7. Obligación de documentación En una orden el cliente puede determinar una obligación de documentación para un aviso de entrega (DESADV) y/o una confirmación de pedido (ORDRSP) para todas las posiciones del proceso de pedido. Actualmente los mensajes electrónicos sólo permiten la transferencia a nivel de cabecera. El estado de la obligación de documentación se determina a partir del primer pedido (SES D.05A Segmento BGM 4343) y está marcado en el resumen de posiciones. No es posible cambiar la obligación de documentación en una modificación de pedido.

La obligación de documentación se puede ver en la vista detallada del pedido consolidado en la ficha "Datos de posición".

Posibilidades de estado de la obligación de documentación:

• ORDRSP necesaria

• ORDRSP no necesaria

• ORDRSP + DESADV necesarios

• Sin obligación de documentación


9

Si existe una obligación de documentación, ésta se debe cumplir antes de poder generar mensajes adicionales para este proceso de pedido.

Ejemplo:

Si en un pedido se ha indicado que se necesitan ORDRSP y DESADV, deberá crearse primero la confirmación del pedido. Sin este documento no se puede generar ningún DESADV ni facturas.

2.8. Información sobre los detalles de aduana/importación/exportación en las posiciones Número de lista de exportación AL

Número de clasificación para la exportación (código alfanumérico de 5 dígitos) para toda la mercancía a entregar (hardware, software, tecnología) conforme a lo especificado en la lista "EC Dual Use" vigente en el momento de entrega establecida por el Reglamento (CE) 1334/2000. El AL debe ser especificado por los proveedores de la CE como entrada específica para la posición de entrega, es decir, es un campo obligatorio para proveedores de la CE. Si la mercancía no figura en la lista EC Dual Use, el AL será "N".

Export Control Classification Number (ECCN)

Número de clasificación para la exportación (código alfanumérico de 5 dígitos) para toda la mercancía a entregar (hardware, software, tecnología) conforme a lo especificado en la lista "US Commerce Control List" determinada en las U.S. Export Administration Regulations, en la versión válida en el momento de la entrega.

Número de mercancía Clasificación aduanera para la tramitación de la importación y exportación de todas las mercancías a entregar (hardware) conforme a lo especificado en la lista de mercancías válida en el momento de la entrega. Los proveedores de la CE deberán cumplimentar el campo obligatorio del número de mercancía de 8 dígitos (código numérico), y los proveedores fuera de la CE el campo obligatorio de seis dígitos (HS = código numérico).

Descripción de la mercancía

Una descripción de la mercancía conforme a los criterios especificados en la lista de mercancías para la clasificación aduanera para la tramitación de la importación y exportación.

País de origen Clasificación aduanera para la tramitación de la importación y exportación para toda la mercancía a entregar (hardware) conforme a lo especificado en el certificado de origen emitido por la Cámara de industria y comercio. Los detalles del país de origen serán cumplimentados por los proveedores en todo el mundo como campo obligatorio con un código ISO Alpha de dos dígitos.

Estado aduanero Indicación de si se trata de mercancía no declarada (= mercancía sujeta al control aduanero => pendiente de despacho aduanero o mercancía sujeta a procedimientos aduaneros como la transformación activa, depósito aduanero, conversión) o mercancía declarada (= despachada para su libre comercialización)


10

2.9. TechDoc Generalmente las posiciones de un pedido o cambio de pedido están descritas de forma unívoca y adecuada por los números de posición (o números de artículo). Para algunas posiciones del pedido, sin embargo, el proveedor necesita descripciones detalladas (p. ej., dibujos técnicos) para producir las posiciones del pedido debidamente. A continuación, estas descripciones detalladas (anexos) se denominarán también documentos técnicos o "TechDocs". Web4BIS soporta la comunicación de pedidos y modificaciones de pedido con tales anexos (TechDocs) a nivel de posición.

Al crear pedidos (ORDERS) y modificaciones de pedido (ORDCHG) el cliente puede agregar una colección de documentos técnicos como anexos.

El Servicio BIS transmite los pedidos o modificaciones de pedidos a Web4BIS, mientras que los anexos se transmiten a un servidor de documentos.

Alternativamente, el proveedor puede solicitar documentación técnica a través de la interfaz de usuario de Web4BIS. No importa si la solicitud se refiere a pedidos existentes en Web4BIS o no. Sin embargo, se necesitan los derechos adecuados.

En la interfaz de usuario de Web4BIS los TechDocs disponibles también pueden visualizarse o descargarse como documento PDF y almacenarse en el disco duro local.

2.10. Supervisor Algunos clientes o Siemens "GROC" desean ver de forma centralizada los procesos de pedido iniciados de todo GROC para un determinado proveedor para conocer sus consultas al soporte técnico. Por este motivo, cuando el administrador del sistema de Web4BIS haya creado un socio comercial del tipo "proveedor", el administrador del proveedor respectivo puede crear un usuario con el nuevo rol de supervisor del proveedor. Sin embargo, esto sólo es posible si lo solicita el cliente ("GROC") y el correspondiente proveedor lo ha autorizado previamente. El administrador responsable del proveedor puede asignar el correspondiente "GROC" de Siemens a este supervisor de proveedor con ayuda de un formulario utilizando un criterio de agrupación (actualmente las siglas de la división de Siemens en SSD). Después todos los procesos de pedido del "GROC" liberado se pueden ver en el "lado del cliente" a través de este usuario. Sin embargo, el rol de supervisor de proveedor no incluye derechos/funcionalidades para cambiar datos. De la asignación correcta del criterio de agrupación a un supervisor de proveedor responde únicamente el proveedor o el administrador del proveedor. Si fuera necesario, también puede borrar la ID de un supervisor de proveedor.

Web4BIS Manual de usuario Acceso a y salida de WEB4BIS

11

3. Acceso a y salida de WEB4BIS

En la dirección en Internet https://webedi.siemens.de/web4bis encontrará la pantalla para acceder a Web4BIS. Acceda con los datos de usuario proporcionados por SIS. Se recomienda encarecidamente cambiar la contraseña después del primer acceso al sistema.

Si ha olvidado su contraseña, siga el enlace "¿Se le ha olvidado la contraseña?" que aparece en la pantalla de acceso. Se le pedirá que indique la dirección de email vinculada con su cuenta, es decir, la dirección de email que indicó su cliente al registrar Web4BIS o la última introducida en sus datos de usuario. A continuación, recibirá una contraseña nueva a la dirección de email indicada.

Web4BIS Manual de usuario Acceso a y salida de WEB4BIS

12

La sesión se puede interrumpir en cualquier momento durante el trabajo con Web4BIS a través del enlace "Logout" de la barra de menús. A continuación, podrá acceder de nuevo al sistema o registrarse con otro nombre de usuario.

Web4BIS Manual de usuario Administración

13

4. Administración

4.1. Datos de usuario En Web4BIS tiene la posibilidad de modificar y adaptar sus propios datos de usuario. A través del enlace "Datos de usuario", que figura en la barra de menús superior, accederá a la máscara correspondiente.

4.1.1. Información sobre la persona

A través de la función de administración puede modificar la información sobre su persona. Esta categoría incluye, por ejemplo, el nombre, la dirección, el número de teléfono, la dirección de email, etc. Estos campos se rellenarán con los datos que indicó el administrador de Web4BIS al registrar Web4BIS. Sin embargo, puede cambiarlos en cualquier momento. En algunos casos esta posibilidad es muy importante, ya que, p. ej., la dirección de email o el número de teléfono, pueden cambiar con frecuencia. Actualice sus datos periódicamente para que sean lo más actuales posible. Los datos "Administrador del socio" y "Derechos sobre los mensajes" son informativos. Indican si usted, como administrador, puede actuar para este socio comercial o no y qué mensajes puede crear.


14

La dirección de email indicada en el campo "E mail 1" recibe un mensaje dependiendo del tipo de mensaje seleccionado: si se ha seleccionado el campo "E mail de aviso", se enviará un mensaje a la dirección especificada cada vez que se recibe un mensaje. Al activar esta opción, se puede indicar un intervalo de agrupación adicional en horas. Si no se especifica ningún intervalo de agrupación, se enviará un email de aviso inmediatamente después de recibir un mensaje. Si se ha activado el intervalo de agrupación, el email de aviso se almacena temporalmente después de recibir un mensaje. Web4BIS enviará este email de aviso al destinatario cuando haya transcurrido el intervalo especificado desde el último envío de mensajes. Todos los emails de aviso a este destinatario que se almacenaron temporalmente se agruparán en este email de aviso y se enviarán junto con éste.

Si se ha seleccionado la opción "E mail recordatorio", el destinatario del mensaje recibirá un recordatorio, cuando haya mensajes no leídos en Web4BIS durante más de 2 días. La dirección especificada en "E mail 1" es también automáticamente la dirección de email del remitente para confirmaciones de pedidos y el destinatario de contraseñas, en caso de haber solicitado una contraseña nueva. En los campos "E mail de aviso 1" y "E mail de aviso 2" se pueden introducir direcciones de email adicionales que deben recibir también un mensaje de aviso.

Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios y deben cumplimentarse siempre. Las modificaciones se aceptan pulsando el botón "Almacenar modificaciones". Para no aceptarlas, haga clic en el botón "Cancelar".


15

4.1.2. Información de acceso

Después de acceder al sistema por primera vez, debería cambiar su contraseña por una contraseña fácil de recordar. Utilice para ello la ficha "Información de acceso". Para cambiar la contraseña debe conocer su antigua contraseña. Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios. Atención: ¡Tenga en cuenta las directrices para la asignación de contraseñas! La nueva contraseña debe cumplir los siguientes criterios:

• Debe incluir al menos una letra mayúscula • Debe incluir al menos una letra minúscula • Debe incluir al menos una cifra • Debe incluir al menos un signo especial, como, p. ej., ()/+:=?!"%&*;<> • Debe tener 8 dígitos como mínimo

En la "Información de acceso" puede determinar asimismo en qué idioma desea trabajar por defecto. Si cambia aquí el idioma, todos los datos se representarán permanentemente en el idioma seleccionado.


16

4.1.3. Información del socio comercial

A cada socio de Web4BIS se pueden asignar distintos usuarios. Cualquier cambio de la información del socio comercial afecta a todos los usuarios. Aquí puede cambiar, por ejemplo, la dirección o el número de teléfono. Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios. Determinada información, como "ID ORG", "Rol", Interfaz o "Perfiles emisores (BIS)" no puede ser cambiada por usted, sino únicamente por el administrador de Web4BIS.


17


18

El campo "Interfaz" de la información del socio comercial indica si está clasificado como proveedor interno o externo de Siemens. Esto repercute en la facturación, ya que para los proveedores internos y externos de Siemens se muestran o se pueden modificar campos diferentes (p. ej., varias direcciones de socios comerciales en el caso de proveedores internos). Aquí también puede consultar sus derechos sobre los mensajes, es decir, si está autorizado a crear confirmaciones de pedidos, avisos de entrega, confirmaciones de órdenes de entrega y facturas o solicitar TechDocs. De lo contrario, no podrá ver las siguientes acciones para procesos comerciales: Confirmación de pedido sin cambios Confirmación de pedido con cambios Confirmación de orden de entrega sin cambios Confirmación de orden de entrega con cambios Aviso de disponibilidad de envío Aviso de entrega Factura con referencia a pedido Además faltará la opción "Crear factura" en la barra de navegación izquierda. Si no tiene el derecho " Pull de TechDocs ", no se le mostrará la opción "TechDocs" en la barra de menús superior. No puede cambiar los derechos usted mismo. Únicamente el administrador está autorizado a ello.

Además de estos datos generales, se indica y se puede procesar la información referente a la factura y los datos bancarios para el socio comercial en cuestión. Si posee derechos de administrador, podrá asignar un nombre de libre elección a las carpetas 1 4 de la opción del submenú "Configuración". Los nombres de las carpetas no deben tener más de 32 signos.


19

4.1.4. Valores propuestos de mensajes

Aquí se muestran los valores propuestos para determinados campos de los mensajes. Si posee derechos de administrador, podrá adaptarlos a sus necesidades. Los valores especificados aquí aparecerán como menú desplegable al crear un aviso de entrega.

4.2. Funciones del administrador del socio Para cada socio comercial existe siempre, como mínimo, un usuario con el nuevo rol de "Administrador del socio". Este rol incluye las funcionalidades para la autoadministración de los socios descritas a continuación.


20

4.2.1. Añadir, modificar y borrar usuarios

Como administrador del socio tiene la posibilidad de añadir usuarios, administrar usuarios existentes o de borrar usuarios. Puede llevar a cabo estas acciones utilizando la ficha "Lista de personas" de la opción "Datos de usuario".

Para modificar o borrar usuarios debe seleccionar y marcar una persona de la lista.

Pulsando el botón correspondiente, la persona seleccionada se borra o se muestra una nueva página con la información almacenada para esta persona.


21

Para añadir una nueva persona, marque el botón "Añadir persona". En este caso, la máscara mostrada arriba estará completamente vacía y se deberá rellenar con los datos correspondientes. También puede asignar derechos de administrador o de supervisor a la nueva persona. Tenga en cuenta que estos dos roles se excluyen mutuamente. En "Derechos sobre los mensajes" puede otorgar al nuevo usuario los distintos derechos para crear mensajes. Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios y deben cumplimentarse siempre. Las modificaciones se aceptan pulsando el botón "Almacenar modificaciones". Para no aceptarlas, haga clic en el botón "Cancelar".


22

4.2.2. Creación del supervisor del proveedor

Como administrador del socio tiene también la posibilidad de crear un nuevo usuario con el rol de "Supervisor del proveedor". También en este caso debe utilizar la ficha "Lista de personas" de la opción "Datos de usuario".

Seleccione para ello la función "Añadir persona". Al crear un nuevo usuario, debe seleccionar adicionalmente la función "Supervisor del socio". A continuación debe seleccionar también el código de la división que desea asignar al supervisor. Existe la posibilidad de seleccionar varias opciones, pulsando la tecla CTRL al marcar el segundo código de división. Con ayuda de este supervisor del proveedor se podrán consultar después en el "lado del cliente" todos los procesos de pedido para la división emisora de Siemens autorizada (o de las IDs de las organizaciones subyacentes). Nota: El rol de supervisor del proveedor no incluye derechos/funcionalidades que permitan la modificación de datos. Esto significa que tampoco se pueden otorgar derechos sobre mensajes.

Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios y deben cumplimentarse siempre. Las modificaciones se aceptan pulsando el botón "Almacenar modificaciones". Para no aceptarlas, haga clic en el botón "Cancelar".


23

Asegúrese de que en la "Información de acceso" del supervisor del proveedor la identificación (nombre de acceso) se introduzca conforme al siguiente esquema:

SV_< ID ORG >_<nombre> | | | | | + Secuencia de caracteres de libre elección, 4 dígitos máx. | + ID de la organización del proveedor, mostrada por defecto + Significa supervisor

Web4BIS Manual de usuario Información

24

Si la estructura del nombre no es correcta, aparecerá un mensaje de error en el que se vuelve a mostrar la estructura requerida del nombre de archivo:

5. Información En la opción "Información" de la barra de menús puede consultar información, como, por ejemplo, el manual de instrucciones actual para Web4BIS.

Web4BIS Manual de usuario Soporte

25

6. Soporte En caso de preguntas o problemas, la opción "Soporte" de la barra de menús le permite ponerse en contacto con un agente del soporte técnico directamente por email.

7. Selección del idioma Si sólo desea cambiar el idioma temporalmente, seleccione la bandera correspondiente. Al iniciar la sesión la próxima vez, se utilizará de nuevo el idioma especificado en los datos de usuario.

Web4BIS Manual de usuario Resumen de menús

26

8. Resumen de menús Después de iniciar la sesión, aparecerá automáticamente un resumen de estado de los procesos comerciales y de los mensajes. En la lista se especifican cuántos procesos de pedido o de pedido marco con los diferentes estados están disponibles y cuántos mensajes por tipo de mensaje se han recibido o visto.

Haciendo clic en el enlace de la correspondiente cifra, accederá al resumen de procesos de pedido del estado respectivo o al resumen de los mensajes del tipo deseado.


27

También puede acceder en cualquier momento a los distintos resúmenes de procesos de pedido o de mensajes sin utilizar el resumen de estado de los procesos comerciales/mensajes. En la barra de menús izquierda se encuentran las carpetas "Procesos de pedido", "Procesos de pedido marco", "Mensajes", "Borradores", "Archivo a corto plazo" y, en caso de poseer los derechos necesarios, "Crear".

Las carpetas "Procesos de pedido", "Procesos de pedido marco", "Mensajes" y "Archivo a corto plazo" están subdivididos para permitir una navegación más rápida.


28

Web4BIS Manual de usuario Administración de los procesos de pedido

29

9. Administración de los procesos de pedido

9.1. Resumen de estado de los procesos de pedido

Un proceso de pedido incluye todos los mensajes (generalmente con distintos tipos de mensajes) de un usuario con el mismo número de referencia de pedido, el mismo cliente y el mismo proveedor (OrgID+BY y OrgID+SU). En el estado "Nuevo" se encuentran todos los procesos comerciales que han tenido lugar después de recibir el mensaje iniciador (pedido o también una modificación de pedido si se ha producido antes). Permanecerán allí hasta que el usuario asigne otro estado al proceso de pedido. Los proveedores disponen de cuatro estados de procesamiento para la administración manual con los que pueden organizarse: • Carpeta 1 • Carpeta 2 • Carpeta 3 • Carpeta 4 Si se produce una modificación de pedido para un proceso de pedido de las carpetas 1 a 4, el proceso de pedido completo se marcará con el estado "Modificado" y se desplazará a la carpeta correspondiente. Esto facilita el control por el usuario.

Nota: Si en la información del socio comercial las carpetas se han renombrado individualmente, los correspondientes nombres aparecerán en lugar de Carpeta 1 4. Ejemplo:


30

9.2. Acciones para procesos de pedido

9.2.1. Clasificación del resumen de procesos de pedido

El resumen de procesos de pedido se encuentra en Web4BIS en distintos lugares: para cada estado, como, por ejemplo, "Nuevo", "Modificado", Carpeta 1 o en los resultados de búsqueda. Además de las acciones descritas a continuación, tiene siempre la opción de ordenar en este resumen los procesos comerciales siguiendo criterios específicos. Para ello, debe hacer clic en uno de los epígrafes subrayados. Una pequeña flecha negra muestra el criterio utilizado para ordenarlos y si el orden es ascendente o descendente.

En la ilustración que precede los procesos de pedido se han ordenado, por ejemplo, en función de la fecha y hora de consolidación, mostrándose los últimos procesos de pedido en primer lugar. Si desea mostrar los procesos de pedido más antiguos en primer lugar, vuelva a hacer clic en el enlace "Consolidación Fecha/Hora" y el orden se invierte.


31

9.2.2. Asignación de un nuevo estado

El usuario tiene la posibilidad de asignar un nuevo estado a los procesos de pedido. El usuario puede asignar el significado de las carpetas 1 4 libremente. Estas carpetas representan el estado de un proceso de pedido desde el punto de vista del usuario. Por ello los nombres de las carpetas también pueden haberse asignado en la administración de los usuarios. Este estado de procesamiento sólo es asignado por el usuario. El estado deseado (carpeta) se puede seleccionar de la lista del resumen de procesos de pedido. Haciendo clic en el botón "Enviar" el proceso de pedido se desplaza a la carpeta correspondiente.


32

9.2.3. Vista de un pedido consolidado

Al crear un proceso de pedido se crea siempre un pedido consolidada para el correspondiente proceso de pedido, siempre y cuando no se trate de un pedido marco.

El pedido consolidada contiene la fecha y la hora a la que se importó el primer mensaje. Todas las modificaciones que forman parte de un pedido están incorporadas.

Se copian, por ejemplo, los siguientes contenidos de los mensajes:

A nivel de cabecera:

• Información adicional sobre el pedido a nivel de cabecera

• Número del contrato a nivel de cabecera

• Número de autorización para la importación

• Datos sobre las partes implicadas (p. ej., para los gastos de transporte, dirección de entrega)

• Datos sobre los impuestos o los aranceles

A nivel de posición:

• Número del producto/mercancía

• Cantidad solicitada

• Fecha de entrega

• Información adicional sobre el pedido

Puede ver el pedido consolidado haciendo clic en el símbolo del resumen de procesos de pedido:


33

El color de este símbolo ( ) será rojo en caso de un nuevo pedido que aún no se ha visualizado. Cuando lo haya visualizado por primera vez el color cambia a azul claro. Por analogía al mensaje de pedido, la representación del pedido consolidado se divide en los datos de cabecera, los datos de posición y los datos generales.


34

9.2.3.1. Datos de cabecera

Los datos de cabecera incluyen los datos "más importantes" del pedido consolidado.

9.2.3.2. Datos de posición

Los datos de posición proporcionan un resumen de las distintas posiciones. Se puede ver también qué obligación de documentación existe para cada posición y qué documentos ya han sido generados. Para ello hay dos entradas en la columna "Obligación de documentación": ORDRSP y DESADV Si se ha solicitado el correspondiente documento, aparecerá un símbolo en la vista. Un signo de exclamación rojo indica que este documento aún no ha sido generado. Si el documento existe, el símbolo estará provisto de una señal de verificación verde. Si no se han solicitado DESADV y/o ORDRSP, aparecerá un guión en la columna correspondiente. También se muestra si hay documentación técnica para las distintas posiciones.


35

En "Fecha de entrega" puede ver la fecha en la que se debe entregar el artículo y si se trata de entregas parciales. En este caso la fecha de entrega se puede ver en los detalles de posición. En "Estado" puede ver qué posición permanece igual y qué posición ha sido modificada o borrada. Esto se reconoce por los distintos símbolos: Sin modificar – señal de verificación verde Modificada – lápiz rojo Borrada – cruz roja Puede ver los demás detalles referentes a las distintas posiciones haciendo clic en el enlace de acción "Detalles de posición" en los datos de posición (marcados en naranja).


36

La información adicional de la posición se divide, a su vez, en "Información adicional", "Recargos/descuentos", "Entregas parciales" y "Documentos técnicos".

En la ficha "Información adicional" se especifican, entre otros, los valores consolidados de la cantidad, la unidad de medida, el precio, la unidad de precio y la fecha de entrega. Los distintos valores se muestran en las cinco columnas siguientes: Valor actual: muestra los valores de la última modificación de pedido Valor del pedido: muestra los valores originales del pedido Último valor confirmado: muestra los valores de la última confirmación de pedido

enviada (referente a esta posición). Valor ya enviado: muestra el valor acumulado (cantidad, unidad de medida) de

los avisos de entrega ya enviados (referentes a esta posición) Valor ya facturado: muestra el valor acumulado (cantidad, unidad de medida) de

las facturas enviadas (referentes a esta posición).


37

Nota: El sistema no excluye la posibilidad de facturar menos artículos que los entregados. Por este motivo, asegúrese de introducir las cantidades correctas. En la ficha "Recargos/descuentos" encontrará información sobre el tipo y el importe de los recargos o descuentos para esta posición:

En la ficha "Entregas parciales" encontrará la información sobre las entregas parciales para esta posición:


38

En la ficha "Documentos técnicos" encontrará referencias a documentos relevantes para este pedido. Los documentos se pueden abrir haciendo clic en el enlace en la columna de acción:


39

9.2.3.3. Datos generales

Los "Datos generales" contienen datos adicionales para un mensaje.


40

9.2.4. Vista del correspondiente proceso comercial

Puede acceder a la vista del proceso comercial haciendo clic en el correspondiente símbolo de acción en el resumen de procesos de pedido:


41

La vista detallada para el proceso de pedido seleccionado muestra los mensajes que existen para este proceso en Web4BIS y cuándo se crearon.

La información adicional muestra si se han producido cambios en los mensajes. En el tipo de mensaje "Factura" se proporciona información adicional: si el mensaje es una factura o un abono el valor de factura que contiene el mensaje

En "Estado" puede ver, entre otros, si un mensaje generado y enviado en Web4BIS fue rechazado posteriormente por BIS. En este caso el estado del mensaje se muestra sobre un fondo amarillo y el correspondiente protocolo BIS se puede ver haciendo clic en el enlace. Para cada mensaje del proceso de pedido mostrado hay tres posibilidades de acción: Vista detallada del mensaje Descarga del mensaje en formato XML Descarga del mensaje en formato PDF


42

9.2.5. Vista de un pedido consolidado en formato PDF

Un pedido consolidado se puede descargar desde dos vistas distintas: Resumen de los procesos comerciales:

o bien,


43

vista detallada del pedido consolidado

En ambos casos debe seleccionar la acción "Mostrar PDF " del menú y pulsar el botón "Enviar" o hacer clic en el símbolo .


44

9.2.6. Vista de un pedido consolidado en formato XML

Para descargar un pedido consolidado en formato DIN5 XML, haga clic en el enlace de función "Mostrar XML" en el resumen de procesos de pedido o en la vista detallada del pedido consolidado. A continuación, puede guardar el mensaje en el disco duro local.

o bien,


45


46

9.2.7. Creación de una confirmación de pedido

En el procedimiento orientado al proceso de pedido todos los cambios efectuados en un pedido se incorporan a un pedido consolidado. Después, este pedido consolidado será el punto de partida para la creación de mensajes adicionales, tales como confirmaciones de pedidos, avisos de entrega y facturas.

En la ficha "Datos de posición" de la vista del pedido consolidado puede ver si se solicitó la confirmación de pedido en el pedido.

Para generar una confirmación de pedido debe acceder al resumen de procesos de pedido o a la vista detallada de un pedido consolidado. Allí tiene la posibilidad de generar una confirmación de pedido sin cambios o una confirmación de pedido con cambios. Es importante tener en cuenta que únicamente puede confirmar pedidos si está autorizado a ello (puede verlo en "Información del socio comercial" en sus datos de usuario).

9.2.7.1. Confirmación de pedido sin cambios

A través de la acción "Confirmación de pedido sin cambios" de la vista del pedido consolidado o, alternativamente, en el resumen de los procesos comerciales, puede generar una confirmación de pedido sin cambios.

o bien,


47

Aparecerá una máscara en la que debe introducir un número de confirmación. Puede utilizar cualquier cifra, y también letras. Este número sirve para su administración, ya que puede elegir libremente las designaciones y encontrar así sus confirmaciones de pedidos más fácilmente, por ejemplo, utilizando su número de pedido interno para dicho pedido. Con este método confirmará el pedido exactamente como lo recibió.


48

Pulsando el botón "Cancelar" puede cancelar el proceso de confirmación del pedido. Con "Enviar" se envía la confirmación de pedido. En la vista detallada del proceso comercial encontrará la confirmación que acaba de enviar.

Para mantener un mejor control sobre los procesos comerciales, también tiene la opción de desplazar este proceso a otra carpeta, si fuera necesario. Seleccione para ello un nuevo estado y pulse el botón "Enviar". Si el proceso ha finalizado desde su punto de vista, puede desplazarlo también al archivo utilizando el botón "Desplazar al archivo a corto plazo". Entonces el estado cambiará a "cerrado".


49

9.2.7.2. Confirmación de pedido con cambios

A veces es necesario enviar una confirmación de pedido con cambios, por ejemplo, si debe efectuar entregas parciales o si la entrega debe producirse en otro momento. Para ello puede utilizar la acción "Confirmación de pedido con cambios" de la vista del pedido consolidado o, alternativamente, del resumen de los procesos comerciales.

O bien,


50

También aquí se le pedirá que introduzca un número de confirmación.


51

Antes de confirmar el pedido, debe efectuar los cambios deseados. Puede navegar entre las distintas fichas ("Datos de posición", "Datos generales", "Recargos/descuentos") y efectuar los cambios. Nota: Puede ver en todo momento el número de pedido que desea confirmar aquí en el epígrafe. Datos de posición: Si desea efectuar cambios a nivel de posición, puede utilizar la ficha "Datos de posición". Allí puede optar entre las siguientes acciones: • rechazar una posición en general • efectuar cambios que se refieren a una posición particular

Si desea rechazar una posición, haga clic en el símbolo de flecha para marcar la posición como "No aceptada". Puede deshacer la acción en cualquier momento haciendo clic en la señal de verificación verde.

Para procesar una posición, haga clic en el símbolo de lápiz. Tiene la posibilidad de editar información adicional, recargos/descuentos y entregas parciales para las posiciones. En "Información adicional" puede cambiar atributos básicos de la posición, como, por ejemplo, el precio o la cantidad. También puede indicar una nueva fecha de entrega o, si aún no la sabe con exactitud, elegir la opción "la fecha se agregará posteriormente".


52

Tenga en cuenta que todos los cambios y ajustes que efectúa aquí sólo son válidos para la posición actual y no para todas las posiciones, es decir, no se refieren al pedido completo.


53

En la ficha "Recargos/descuentos" puede definir descuentos o recargos para posiciones específicas. Seleccione para ello un tipo para el recargo/descuento (p. ej., descuento) e introduzca el porcentaje y un importe. Con el botón "Añadir" se acepta el recargo/descuento para la posición. Si desea eliminar un recargo/descuento, márquelo con la casilla "Selección" y pulse el botón "Borrar". Si desea hacer entregas parciales, puede ajustarlo en la ficha "Entregas parciales".

En esta ficha puede definir la cantidad para las distintas entregas parciales, así como una fecha (la fecha exacta, "ya entregado" o "la fecha se agregará posteriormente"). Pulsando el botón "Añadir" puede crear el envío parcial. Al trabajar con entregas parciales, tenga en cuenta que la suma de las cantidades indicadas de las entregas parciales debe coincidir con el número total de unidades de la posición.

Cuando haya terminado con el procesamiento y todos sus datos sean correctos, haga clic en el botón "Aceptar y atrás" que se encuentra debajo de la ficha. Si desea deshacer todas las entradas a nivel de posición, haga clic en "Cancelar". En ambos casos volverá a la ficha de los datos de posición.


54

Datos generales: Tiene la posibilidad de añadir información general a la confirmación de pedido, como, por ejemplo, un precio base o una referencia para el precio base. También se pueden agregar observaciones individuales.


55

Recargos/descuentos: Tiene la posibilidad de especificar recargos o descuentos a nivel de cabecera para una confirmación de pedido, como, por ejemplo, descuentos o recargos para el material. Se aplica el mismo principio que para las definiciones a nivel de posición.

Aquí termina el procesamiento del pedido y puede confirmar o cancelar el proceso. Cuando haya confirmado el proceso, haga clic en "Almacenar borrador" para guardar la confirmación de pedido en la carpeta de borradores. Si desea enviar la confirmación de pedido inmediatamente, haga clic en "Enviar mensaje".


56

Si guarda un mensaje y desea enviarlo posteriormente, debe buscarlo en la carpeta "Borradores" y cambiar a la vista detallada del mensaje. Haciendo clic en el botón "Actualizar borrador" puede modificar la confirmación de pedido de nuevo.

Después de modificar el mensaje, haga clic en "Confirmar". A continuación podrá decidir si desea enviar el menaje o una copia. Si envía una copia, el borrador permanece guardado, incluso después de enviar el mensaje.

Web4BIS Manual de usuario Administración de los procesos de pedido marco

57

10. Administración de los procesos de pedido marco

10.1. Resumen de estado de los procesos de pedido marco Un proceso de pedido marco incluye todos los mensajes (generalmente con distintos tipos de mensaje) de un usuario con el mismo número de referencia del pedido, el mismo cliente y el mismo proveedor (OrgID+BY y OrgID+SU). En estado "nuevo" se encuentran todos los pedidos marco registrados después de recibir el mensaje iniciador (pedido marco o, si existe una anterior, también una modificación de pedido marco). Allí permanecerán hasta que el usuario asigne otro estado al pedido marco. Por analogía a los procesos de pedido, el proveedor dispone de cuatro estados de procesamiento para la administración manual, con los que se puede organizar: • Carpeta 1 • Carpeta 2 • Carpeta 3 • Carpeta 4 Si surge una modificación de pedido marco para un proceso de pedido marco de las carpetas 1 a 4, el proceso de pedido marco completo se marcará con el estado "modificado" y se desplaza a la carpeta en cuestión. Esto facilita el control por el usuario.

Nota: Si las carpetas se renombraron individualmente en la información del socio comercial, estos nombres aparecerán en lugar de Carpeta 1 4. Ejemplo:


58

10.2. Acciones para procesos de pedido marco El resumen de procesos de pedido marco se encuentra en Web4BIS en varios lugares: para cada estado, como, por ejemplo, "nuevo", "modificado", Carpeta 1 o en los resultados de búsqueda.

En la columna de la obligación de confirmación de orden de entrega, marcada con el símbolo puede encontrar la información de si ya hay órdenes de entrega para este pedido marco o si se ha enviado también una confirmación de orden de entrega: vacía – No hay ninguna orden de entrega para este pedido marco

Existe una orden de entrega para este pedido marco, pero no todos los pedidos fijos incluidos en la orden de entrega se han confirmado con una confirmación de orden de entrega

Existe una orden de entrega para este pedido marco y se ha creado una confirmación de orden de entrega para todos los pedidos fijos incluidos en la orden de entrega


59

10.2.1. Clasificación del resumen de procesos de pedido marco

El resumen de procesos de pedido marco se encuentra en Web4BIS en distintos lugares: para cada estado, como, por ejemplo, "nuevo", "modificado", Carpeta 1 o en los resultados de búsqueda. Además de las acciones descritas a continuación, tiene siempre la opción de ordenar en este resumen los procesos comerciales siguiendo criterios específicos. Para ello, debe hacer clic en uno de los epígrafes subrayados. Una pequeña flecha negra muestra el criterio utilizado para ordenarlos y si el orden es ascendente o descendente.

En la ilustración que precede los procesos de pedido marco se han ordenado, por ejemplo, en función de la fecha y hora de consolidación, mostrándose los últimos procesos de pedido en primer lugar. Si desea mostrar los procesos de pedido más antiguos en primer lugar, vuelva a hacer clic en el enlace "Consolidación Fecha/Hora" y el orden se invierte.

10.2.2. Asignación de un nuevo estado

El usuario tiene la opción de asignar un estado nuevo a los procesos de pedido marco. El usuario puede asignar el significado de las carpetas 1 4 libremente. Estas carpetas representan el estado de un proceso de pedido desde el punto de vista del usuario. Este estado de procesamiento sólo es asignado por el usuario. El estado deseado (carpeta) se puede seleccionar de la lista del resumen de procesos de pedido marco. Haciendo clic en el botón "Enviar" el proceso de pedido marco se desplaza a la carpeta correspondiente.


60

10.2.3. Vista de un pedido marco consolidado

El pedido marco consolidado contiene la fecha y la hora a la que se importó el primer mensaje.

En un pedido marco consolidado se incorporan todas las modificaciones a nivel de cabecera y posición de las modificaciones del pedido marco.

Al visualizar un pedido marco consolidado se representa también a nivel de posición información específica del pedido marco original. A diferencia de lo que ocurre en un pedido consolidado, no se muestra información de mensajes ya enviados (p. ej., aviso de entrega).

Los siguientes valores (a nivel de posición) del pedido marco original y de la modificación del pedido marco se muestran al visualizar un pedido marco consolidado:

- cantidad

- unidad de medida

- precio

- unidad de precio

- fecha de entrega


61

Puede ver este pedido marco consolidado haciendo clic en el correspondiente símbolo del campo de acción en el resumen de procesos de pedido marco:

El color de fondo de este símbolo ( ) es rojo en el caso de un nuevo pedido marco aún no visualizado. Cuando lo haya visualizado por primera vez el color cambia a blanco.

La vista del pedido marco consolidado se divide en datos de cabecera, datos de posición y datos generales.


62


Los datos de cabecera incluyen datos marco, como, por ejemplo, el tipo de pedido, el número y la fecha de pedido, así como datos sobre el cliente y el proveedor del pedido marco consolidado.


Los datos de posición muestran un resumen de las distintas posiciones. En " Estado" se puede ver qué posición permanece invariada o qué posición ha sido cambiada o borrada. Esto se reconoce por los distintos símbolos: Sin modificar – señal de verificación verde Modificada – cruz amarilla Borrada – cruz roja Puede ver los demás detalles referentes a las distintas posiciones haciendo clic en el enlace de acción "Detalles de posición" en los datos de posición (marcados en naranja).


63

La información adicional de la posición se divide, a su vez, en "Información adicional", "Recargos/descuentos" y "Entregas parciales".


64

En la ficha "Información adicional" se especifican, entre otros, los valores consolidados de la cantidad, unidad de medida, precio, unidad de precio y fecha de entrega: Valor actual: muestra los valores de la última modificación de pedido Valor del pedido: muestra los valores originales del pedido Valor ya entregado: muestra el valor acumulado (cantidad, unidad de medida) de

los avisos de entrega ya enviados (referentes a esta posición) Valor ya facturado: muestra el valor acumulado (cantidad, unidad de medida) de

las facturas enviadas (referentes a esta posición). Nota: El sistema no excluye la posibilidad de facturar más o menos artículos que los entregados. Por este motivo, asegúrese de introducir las cantidades correctas. En la ficha "Recargos/descuentos" encontrará información sobre el tipo y el importe de los recargos o descuentos para esta posición:

En la ficha "Entregas parciales" encontrará la información sobre las entregas parciales para esta posición:


65




66

10.2.4. Vista de una orden de entrega consolidada

Una orden/plan de entregas consolidado contiene los cambios efectuados a nivel de cabecera. También se determinan y se incorporan cambios a nivel de posición y call a partir de los cambios en una orden/plan de entregas con la misma referencia de pedido. Esta orden/plan de entregas consolidado forma después la base de mensajes de gestión adicionales (p. ej., la creación de un aviso de entrega). Además de los valores actualizados de las modificaciones de pedido marco, en la vista se muestra a nivel de posición también información de posiciones ya confirmadas (DELFOR con elemento BGM 1001= 291), de posiciones ya entregadas (DESADV LM / DESADV VB), así como posiciones ya facturadas (INVOIC). Puede ver esta orden/plan de entregas haciendo clic en el correspondiente símbolo en el campo de acción:

El color de fondo de este símbolo ( ) es rojo en el caso de una nueva orden de entrega aún no visualizada. Cuando la haya visualizado por primera vez el color cambia a blanco. La vista de la orden de entrega consolidada se divide en datos de cabecera, datos de posición y datos generales.


67


Los datos de cabecera incluyen datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de documento, el estado, el número y la fecha de la orden de entrega, así como datos sobre el cliente y el proveedor.

Al visualizar una orden de entrega consolidada tiene en todo momento la opción de seleccionar una acción o de asignar un nuevo estado a la orden de entrega consolidada.


Los datos de posición muestran un resumen de las distintas posiciones. En "Estado" se puede ver qué posición permanece invariada o qué posición ha sido cambiada o borrada. Esto se reconoce por los distintos símbolos: Sin cambiar – señal de verificación verde Cambiada – cruz amarilla Borrada – cruz roja En "Información sobre el documento" se indica si para esta posición ha sido generada ya una confirmación de orden de entrega o una nota de entrega. Al principio ambos símbolos y aparecen en rojo, es decir, aún no ha sido generada ninguna confirmación de orden de entrega, ni tampoco una nota de entrega. Si se ha generado una confirmación de orden de entrega para el pedido fijo que contiene la posición, el color del carrito de compra cambia a verde ( ). Si se ha generado una nota de entrega para el pedido fijo que contiene la posición, el color del camión cambia a verde ( ).


68

El estado muestra si esta posición ha sido modificada o no:

A una nueva orden de entrega enviada se ha agregado la posición así marcada, cuyas cantidades solicitadas son > cero

En esta posición hay cambios: La nueva orden de entrega enviada contiene en la posición marcada al menos un cambio de los siguientes contenidos: a nivel de posición: número de artículo del cliente descripción del artículo

a nivel de call: cantidad solicitada unidad de medida fecha de envío tipo de la obligación de aceptación

La nueva orden de entrega enviada no contiene cambios en la posición marcada

Todos los calls de esta posición se han cumplido

No han cambiado las cantidades de la nueva orden de entrega enviada para esta posición, la cantidad abierta calculada en Web4BIS asciende a cero y la cantidad de las entradas de mercancías determinada en Web4BIS es > cero

Comparada con la orden de entrega consolidada, en la nueva orden de entrega enviada no se ha entregado una posición existente y el segmento BGM se marca con "sobrescribir" o bien, en la nueva orden de entrega enviada la suma de todas las cantidades entregadas para este call asciende a cero, permaneciendo invariado el número de orden de entrega

En la vista de la posición tiene también una posibilidad de filtrado para visualizar las posiciones relevantes para usted. Seleccione para ello el filtro respectivo: sin cambios, nuevo, cambiado, todos los calls cumplidos o borrados. También es posible una selección múltiple. A continuación, haga clic en el botón "Actualizar" para obtener el resumen filtrado deseado. Además se muestra la siguiente información adicional para cada posición:

• Cantidad solicitada acumulada de todos los calls de esta posición • Cantidad acumulada de las cantidades ya confirmadas de los calls de esta posición • Cantidad abierta: cantidad solicitada menos la cantidad ya entregada • Cantidad entregada acumulada de todos los avisos de entrega ya enviados • Cantidad acumulada de todas las cantidades ya facturadas de esta posición • Unidad de medida

Puede ver los demás detalles referentes a las distintas posiciones haciendo clic en el enlace de acción "Detalles de posición" en los datos de posición (marcados en naranja).


69

Los detalles de posición se dividen en tres vistas distintas.

• Plan de entregas

• Última entrega registrada

• Datos generales

Si, a nivel del call, ha cambiado el contenido de los campos "Cantidad solicitada", "Unidad de medida", "Fecha de entrega" o el nivel de obligación, el correspondiente contenido de campo se representará en otro color.

En la máscara "Plan de entregas" tiene de nuevo la opción de filtrar la vista correspondientemente. Seleccionando uno de los parámetros de filtrado disponibles (que resultan del posible estado del tipo de obligación de aceptación), el resumen del plan de entregas (resumen de calls) se puede limitar a los calls con el tipo de obligación de aceptación seleccionado.

Los parámetros de filtrado para el resumen de calls se corresponden con los posibles tipos de obligación de aceptación del aviso de orden de entrega:


70

• Pedido fijo

• Liberación de fabricación

• Liberación de material

• Pronóstico de necesidades

En la máscara de detalle "Última entrega registrada" encontrará datos sobre la cantidad, la fecha y el número de la nota de entrega, si el cliente ha comunicado en una orden de entrega que ha recibido la mercancía en cuestión.


71

En la máscara de detalle "Datos generales" encontrará información sobre el destinatario de la mercancía a nivel de posición, descripciones de artículos y, además, la identificación del producto, así como datos sobre las cantidades pedidas, solicitadas mediante call, entregadas y facturadas.


72


En los datos generales de la orden de entrega consolidada encontrará información sobre el pedido marco correspondiente, así como la referencia interna del documento original. Aquí podrá cambiar cómodamente a la vista del pedido marco consolidado siguiendo el enlace detrás del número del pedido marco.

10.2.5. Vista del correspondiente proceso comercial

Para acceder a la vista del proceso comercial haga clic en el correspondiente símbolo de acción en el resumen de procesos de pedido marco:


73

La vista detallada para el proceso comercial seleccionado muestra los mensajes que hay para este proceso en Web4BIS y cuándo se crearon.

Como información adicional se muestra si se han producido cambios en los mensajes. Para el tipo de mensaje "Factura" se proporciona información adicional: si el mensaje es una factura o un abono el valor de factura que contiene el mensaje

En la ficha "Modificaciones" se muestra si la confirmación de orden de entrega se ha generado con o sin cambios. En la ficha "Estado" puede ver, entre otros, si un mensaje generado y enviado en Web4BIS ha sido rechazado posteriormente por BIS. En este caso el estado del mensaje se muestra sobre un fondo amarillo y el correspondiente protocolo BIS se puede ver haciendo clic en el enlace. Para cada mensaje del proceso comercial mostrado hay varias posibilidades de acción:

- Vista detallada del mensaje - Descarga del mensaje en formato XML - Descarga del mensaje en formato PDF - En el caso de notas de entrega: generación de facturas

(el modo de proceder general se describe en el punto 11.2)


74

10.2.6. Vista de un pedido marco consolidado en formato PDF

Un pedido consolidado se puede descargar desde dos vistas distintas: Resumen de procesos de pedido marco:

o bien, vista detallada del pedido consolidado

En ambos casos debe seleccionar la acción "Mostrar PDF" del menú y hacer clic en el símbolo o en el botón "Enviar".


75

10.2.7. Vista de un pedido consolidado en formato XML

Para descargar un pedido marco consolidado en formato DIN5 XML, haga clic en el enlace de función "Mostrar XML" en el resumen de procesos comerciales o en la vista detallada del pedido consolidado. A continuación, puede guardar el mensaje en el disco duro local.

O bien,


76

10.2.8. Vista de una orden de entrega consolidada en formato PDF

Una orden de entrega consolidada se puede descargar desde dos vistas distintas: Resumen de procesos de pedido marco:

o bien, vista detallada de la orden de entrega consolidada

En ambos casos debe seleccionar la acción "Mostrar PDF" del menú y hacer clic en el símbolo o en el botón "Enviar".


77

10.2.9. Vista de una orden de entrega consolidada en formato XML

Para descargar una orden de entrega consolidada en formato DIN5 XML, haga clic en el enlace de función "Mostrar XML" en el resumen de procesos comerciales o en la vista detallada de la orden de entrega consolidada. A continuación, puede guardar el mensaje en el disco duro local.

O bien,


78

10.2.10. Vista de una orden de entrega consolidada en formato Excel

Una orden de entrega consolidada se puede descargar y guardar adicionalmente como informe excel. El enlace correspondiente se encuentra en tres lugares:

• en la vista detallada del proceso de pedido marco • en el resumen de procesos de pedido marco • en la vista detallada de la orden de entrega consolidada

O bien,


79

O bien,

10.2.11. Generación de una confirmación de orden de entrega

A la orden de entrega el proveedor puede contestar con una confirmación de orden de entrega con o sin cambios, pero la respuesta no es obligatoria (vea también el punto 6.5.5). Esta respuesta sirve para confirmar la fecha de entrega prevista de la mercancía. No tiene lugar ninguna comprobación del contenido de la confirmación de la orden de entrega. No se comprueba, por ejemplo, si la cantidad de una de las posiciones coincide con la cantidad de la posición correspondiente de la orden/plan de entregas consolidado. Además es posible enviar tantas respuestas a un aviso de entrega como desee (también para cada posición).


80

10.2.11.1. Confirmación de orden de entrega sin cambios

Al confirmar una orden de entrega sin cambios se confirma para todos los calls con el nivel de obligación de orden de entrega "Pedido fijo" la fecha de entrega deseada como fecha de entrega aceptada. Sólo se debe registrar un número de confirmación.

En caso de necesidad se puede guardar también un comentario para cada call a nivel de posición.

A la confirmación de orden de entrega se puede acceder desde 2 vistas distintas: Resumen de procesos de pedido marco:

o bien, vista detallada de la orden de entrega consolidada:

En ambos casos debe seleccionar la acción "Confirmación de orden de entrega sin cambios" del menú y hacer clic en el símbolo o en el botón "Enviar".


81

En los datos de cabecera de la confirmación de orden de entrega se debe registrar un número de confirmación de orden de entrega. Puede utilizar cualquier cifra, y también letras. Este número sirve para su administración, ya que puede elegir libremente las designaciones y encontrar así sus confirmaciones de órdenes de entrega más fácilmente. En caso de necesidad se puede guardar a continuación en los datos de posición un comentario para los distintos calls que contiene la confirmación de orden de entrega.

Para ello seleccione primero los datos de posición:

Haga clic en el enlace de acción correspondiente para obtener la vista detallada de la posición.


82

Escriba el comentario en el campo de entrada previsto para el tipo de obligación de aceptación. Con los botones "Posición anterior" y "Posición siguiente" puede cambiar entre las posiciones que contiene la confirmación de orden de entrega. Pulsando el botón "Aceptar y atrás" volverá al resumen de posiciones. Haga clic en "Confirmar" para enviar la confirmación de orden de entrega. Con "Cancelar" puede cancelar la confirmación de orden de entrega en cualquier momento. En la vista detallada del proceso de pedido marco encontrará después la confirmación que acaba de enviar.


83

10.2.11.2. Confirmación de orden de entrega con cambios

En caso de una confirmación de orden de entrega con cambios el proveedor puede introducir una fecha de entrega en los calls a nivel de posición, además del número de confirmación y del comentario. La cantidad solicitada ya no puede cambiarse.

Si el proveedor ya había confirmado un call en un momento anterior, se muestra adicionalmente la fecha de la última confirmación como ayuda. Para ello se dispone también de una "funcionalidad de recarga" que copia estas fechas automáticamente a las fechas de entrega confirmadas de todos los calls.

A la confirmación de orden de entrega con cambios se puede acceder desde dos vistas distintas: Resumen de procesos de pedido marco:

o bien,


84

vista detallada de la orden de entrega consolidada:

En ambos casos debe seleccionar la acción "Confirmación de orden de entrega con cambios" del menú y hacer clic en el botón o en "Enviar".

En los datos de cabecera de la confirmación de orden de entrega se debe registrar un número de confirmación de orden de entrega. Puede utilizar cualquier cifra, y también letras. Este número sirve para su administración, ya que puede elegir libremente las designaciones y encontrar así sus confirmaciones de órdenes de entrega más fácilmente.


85

A continuación, podrá efectuar los cambios deseados en los datos de posición. Para ello, seleccione primero los datos de posición:

Aquí debe hacer clic en el correspondiente enlace de acción para obtener la vista detallada de la posición.

Escriba el comentario en el campo de entrada previsto para el tipo de obligación de aceptación. Haciendo clic en el botón "Actualizar" todas las últimas fechas de entrega confirmadas se copian a la fecha de entrega del call correspondiente. Alternativamente puede introducir la fecha de entrega manualmente o seleccionarla con ayuda de la función de calendario, haciendo clic en el símbolo junto al campo de entrada. Con los botones "Posición anterior" y "Posición siguiente" puede cambiar entre las posiciones que contiene la confirmación de orden de entrega. Pulsando el botón "Aceptar y atrás" volverá al resumen de posiciones. Haga clic en "Confirmar" para enviar la confirmación de orden de entrega. Con "Cancelar" puede cancelar la confirmación de orden de entrega en cualquier momento. En la vista detallada del proceso de pedido marco encontrará después la confirmación que acaba de enviar.

Web4BIS Manual de usuario Generación de mensajes

86

11. Generación de mensajes

11.1. Avisos de entrega Es posible generar avisos de entrega tanto en procesos de pedido como en procesos de pedido marco.

11.1.1. Avisos de entrega en procesos de pedido

Si para un pedido inicial existe una obligación de documentación para un aviso de entrega (es decir, para todas las posiciones debe generarse un aviso de entrega), en el aviso de entrega generado como mensaje de gestión estarán disponibles únicamente las posiciones ya confirmadas.

No tiene lugar ninguna comprobación del contenido del aviso de entrega. No se comprueba, por ejemplo, si la cantidad de una de las posiciones del aviso de entrega coincide con la cantidad de la posición correspondiente del pedido consolidado. Además es posible enviar tantos avisos de entrega como desee (también para cada posición).

Una posición para la que se ha enviado un aviso de entrega se marca correspondientemente en la vista del pedido consolidado (resumen de posiciones). En la vista detallada de posiciones del pedido consolidado se muestra la cantidad acumulada que se ha entregado hasta ese momento. Al generar un aviso de entrega/aviso de disponibilidad de envío (DESADV LM/DESADV VB), el proveedor puede agregar subposiciones adicionales a las posiciones que ya existen.


87

Los mensajes se pueden generar desde la vista del pedido consolidado o, alternativamente, desde el resumen de procesos de pedido con la acción "Aviso de entrega".

O bien,


88


89

11.1.2. Avisos de entrega en procesos de pedido marco

En la tramitación del plan de entregas no existe ninguna obligación de documentación para una confirmación de orden de entrega, es decir, no se deben confirmar todas las posiciones.

No tiene lugar ninguna comprobación del contenido del aviso de entrega. No se comprueba, por ejemplo, si la cantidad de una de las posiciones del aviso de entrega coincide con la cantidad de la posición correspondiente del pedido marco consolidado/orden de entrega en base a plan de entregas.

Además es posible enviar tantos avisos de entrega como desee (también para cada orden de entrega en base a plan de entregas/posición). Sin embargo, no es posible generar un DESADV para posiciones borradas o cerradas.

Una posición para la que se ha enviado al menos un aviso de entrega se marca correspondientemente en la vista de la orden/plan de entregas consolidado (resumen de posiciones). Un aviso de entrega sobre la base de una orden/plan de entregas consolidado se puede generar de dos formas:

• con el símbolo de acción "Crear aviso de entrega" del resumen de procesos de pedido marco

• con el botón "Crear aviso de entrega" de la vista detallada de una orden/plan de entregas consolidado


90

O bien,


91

11.1.3. Generación de un aviso de entrega

Todos los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios, es decir, se deben cumplimentar siempre. Aquí se le pide que indique un número de nota de entrega y el número de lista de carga, la fecha de la lista de carga y el nombre del transportista.


92

En los datos de posición se encuentra información sobre las distintas posiciones del aviso de entrega, como, por ejemplo, el número de artículo, la cantidad y la unidad de medida.

Para cada posición tiene dos posibilidades de acción: Con el botón "Actualizar posición" del campo de acción puede cambiar o actualizar los datos para esta posición. Con el segundo enlace puede agregar subposiciones a una posición. Si desea actualizar una posición tiene la opción de cambiar la información adicional y los textos a nivel de posición. En este caso debe asegurarse de haber rellenado todos los campos marcados con un asterisco rojo.


93


94

En los textos de posición puede cambiar o introducir datos para la aduana e información adicional libremente en forma de texto.

Haciendo clic en el botón "Aceptar y atrás" se guardan sus entradas para esta posición y volverá al resumen de posiciones del aviso de entrega. Si ha pulsado el enlace de acción del resumen de posiciones para crear una subposición, accederá también a una ventana de información adicional de la posición.


95

A la nueva subposición creada debería asignar un número de subposición. Aquí se muestran los valores de la posición principal, pero todos los valores se pueden sobrescribir.

Para la subposición existe también la opción de introducir datos sobre la denominación de la mercancía para la aduana y un texto libre en la ficha "Textos de posición".


96

Haciendo clic en el botón "Aceptar y atrás" se guardan sus entradas para esta subposición y volverá al resumen de posiciones del aviso de entrega.


97

En la ficha "Datos generales" puede introducir, entre otros, datos sobre la persona de contacto para mercancía peligrosa, Incoterms o la vía de expedición.


98

En la ficha "Direcciones de socios comerciales" se muestra la dirección de envío. No obstante, los datos mostrados se pueden modificar. Además, puede introducir datos sobre el punto de recogida.


99

La ficha "Textos de cabecera" le permite introducir textos de cabecera propios o información adicional, como, por ejemplo, indicaciones sobre bienes peligrosos, sobre la procedimiento de expedición o el transporte.


100

En la ficha "Bultos" puede introducir datos adicionales sobre el embalaje, el tamaño y el peso de un envío y modificar o también borrar los datos existentes.

Haciendo clic en el botón "Captura de pantalla en formato XML" puede ver en todo momento el aviso de entrega creado en formato XML. Haciendo clic en el botón "Confirmar" se confirma el aviso de entrega creado. Si se detectan problemas en el mensaje, se le mostrarán. Antes de enviar el aviso debe eliminar los problemas. Cuando haya confirmado el aviso de entrega, haga clic en "Almacenar borrador" para guardar el aviso de entrega en la carpeta de borradores. Si desea enviar el aviso de entrega inmediatamente, haga clic en "Enviar mensaje".

Si desea guardar un mensaje para enviarlo posteriormente, debe buscarlo en la carpeta "Borradores" y cambiar a la vista detallada del mensaje. Haciendo clic en el botón "Actualizar borrador" tiene la opción de modificar la nota de entrega.

Cuando lo haya modificado, vuelva a hacer clic en "Confirmar".


101

11.2. Facturas Si posee el derecho a crear una factura, tiene como proveedor externo varias opciones para ello. Facturas para procesos de pedido:

Crear facturas sobre la base de un pedido existente (factura con referencia a un pedido) Crear facturas sobre la base de una nota de entrega existente Crear facturas "desde cero", es decir, sin referencia a un pedido

Facturas para procesos de pedido marco:

Crear facturas sobre la base de una nota de entrega existente Crear facturas "desde cero", es decir, sin referencia a un pedido

11.2.1. Factura con referencia al pedido

La facturación con referencia a un pedido sólo es posible para procesos de pedido, pero no para procesos de pedido marco. En la vista del pedido consolidado o, alternativamente, en el resumen de procesos comerciales puede generar y visualizar la factura correspondiente con la acción "Factura con referencia al pedido". Para ello debe tener en cuenta una posible obligación de documentación: Si en el pedido se indicó que se desea una confirmación de pedido o, en su caso, también una nota de entrega, se debe asegurar que estos documentos estén disponibles antes de generar una factura. También es posible generar una factura para las posiciones que se corresponden con la obligación de documentación requerida. Las posiciones restantes sólo se pueden facturar cuando se hayan generado los documentos requeridos.

Si para un pedido inicial existe una obligación de documentación referente a una confirmación del pedido (es decir, se deben confirmar todas las posiciones), en la factura generada como mensaje de gestión sólo estarán disponibles las posiciones ya confirmadas con las cantidades ya entregadas. Una posición se considera confirmada si se ha confirmado al menos una vez en una confirmación de pedido (independientemente de su contenido). Si para el pedido inicial existe una obligación de documentación referente a una aviso de entrega (es decir, para todas las posiciones se debe enviar un aviso de entrega), en la factura generada como mensaje de gestión sólo estarán disponibles las posiciones ya confirmadas con las cantidades ya entregadas. Una posición se considera entregada si está incluida en un aviso de entrega (independientemente de su contenido).


102

Si el proceso de pedido seleccionado contiene posiciones con direcciones en diferentes países, primero tendrá la posibilidad de seleccionar el país para el que se desea crear una factura..


103

La factura pregenerada a continuación copia automáticamente los valores del pedido consolidado. Sin embargo, debe cumplimentar algunos campos usted mismo. Asegúrese de haber rellenado todos los campos marcados con un asterisco rojo. En los datos de cabecera se encuentran los datos de factura básicos, como, por ejemplo, el tipo de factura, el número y la fecha de la factura, así como información sobre el cliente y el proveedor.

Todos los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios, es decir, es deben cumplimentar siempre. Todos los textos que se muestran en las casillas blancas aún se puede cambiar, a diferencia de los datos fijos como la dirección del proveedor. Como número de factura puede asignar una identificación lógica o deseada. Además existe la posibilidad de completar la información sobre el cliente con datos SSD o de determinar el tipo de factura. Para los proveedores externos es importante que el cliente figure en una lista de clientes registrada en el servicio EDI, ya que los proveedores externos no pueden enviar facturas a todas las divisiones de Siemens. En caso de surgir problemas, póngase en contacto con el soporte técnico de Web4BIS.


104

Con el botón "Cálculo" se calcula el valor de la factura. Si ha introducido cambios en las posiciones o en los descuentos, deberá volver a efectuar el cálculo para ver aquí el valor actual de la factura. Es importante que el valor de la factura se vuelva a calcular siempre internamente antes de enviar el mensaje, independientemente del valor calculado, que sólo sirve para facilitar el control. En los datos de posición se encuentra información sobre las distintas posiciones de la factura.

Aquí pueden borrarse posiciones individuales de la factura o modificarse con el botón "Actualizar posición" del campo de acción. Si desea actualizar la posición, tiene la opción de modificar la información adicional y los recargos/descuentos a nivel de posición.


105

En "Información adicional" puede cambiar los datos generales de la posición.


106

En la ficha "Recargos/descuentos" puede borrar condiciones registradas o crear condiciones nuevas.

Haga clic en el botón "Aceptar y atrás" para aceptar los cambios. Volverá al nivel de creación de la factura.


107

En la ficha "Datos generales" puede introducir datos sobre el país de destino o la moneda.

Para introducir la fecha del aviso de entrega puede seleccionarla cómodamente con ayuda de un calendario, haciendo clic en el botón con la flecha "> ".


108

En la ficha "Direcciones de socios comerciales" encontrará una lista de los socios implicados y sus direcciones.

La ficha "Textos de cabecera" le permite introducir textos de cabecera propios o información adicional.


109

En la ficha "Recargos/descuentos" puede introducir datos sobre los recargos/descuentos a nivel de la factura, de forma similar al procedimiento utilizado a nivel de posición.

Cuando haya terminado con la generación, puede confirmar la factura con el botón "Confirmar". Con el botón "Cancelar" puede cancelar la generación en todo momento.

Nota: Haciendo clic en este botón se llevan a cabo numerosas comprobaciones para asegurar que la factura cumpla las directrices prescritas de Siemens. Si la factura no cumple las reglas establecidas, se mostrarán los correspondientes errores y se le pedirá que los corrija. Cuando hayan concluido con éxito todas las comprobaciones de la factura, tendrá las siguientes opciones:

La factura puede guardarse como borrador, enviarse inmediatamente o abrirse como documento PDF/XML. Un borrador de factura se puede cambiar en cada momento y enviarse posteriormente. Con el botón "Modificar mensaje" volverá a la vista para procesar esta factura si desea efectuar modificaciones.


110

Al crear una factura puede ver en todo momento la factura registrada en formato XML, haciendo clic en el botón "Captura de pantalla en formato XML".


111

11.2.2. Factura en base a una nota de entrega

Puede crear una factura en base a una nota de entrega tanto para procesos de pedido como para procesos de pedido marco.

11.2.2.1. Para procesos de pedido

En la vista de una nota de entrega puede generar y ver la factura correspondiente con la acción "Crear factura".

Alternativamente tiene la posibilidad de seleccionar la acción "Crear factura" que aparece detrás de una nota de entrega en la vista detallada del proceso de pedido :


112

11.2.2.2. Para procesos de pedido marco

Para procesos de pedido marco tiene tres opciones para crear una factura sobre la base de una nota de entrega. En la vista detallada del proceso de pedido marco:

o bien,


113

en la vista detallada de la nota de entrega:

o bien, directamente después de enviar la nota de entrega:


114

11.2.2.3. Creación de la factura

La factura pregenerada a continuación copia automáticamente los valores de la correspondiente nota de entrega. Sin embargo, debe cumplimentar adicionalmente algunos campos usted mismo. Asegúrese de haber rellenado todos los campos marcados con un asterisco rojo. En la ficha "Datos de cabecera" se encuentran los datos básicos de la factura, como, por ejemplo, el número y la fecha de factura, el número de pedido, datos sobre el vencimiento y los descuentos, así como información sobre el cliente y el proveedor.

Todos los textos marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios, es decir, debe cumplimentarlos siempre. Todos los textos que se muestran en las casillas blancas aún se puede cambiar, a diferencia de los datos fijos como la dirección del proveedor. Como número de factura puede asignar una identificación lógica o deseada. Además existe la posibilidad de completar la información sobre el cliente con datos SSD o de determinar el tipo de factura.


115

Con el botón "Cálculo" se calcula el valor de la factura. Si ha introducido cambios en las posiciones o en los descuentos, deberá volver a efectuar el cálculo para ver aquí el valor actual de la factura. Es importante que el valor de la factura se vuelva a calcular siempre internamente antes de enviar el mensaje, independientemente del valor calculado, que sólo sirve para facilitar el control. En la ficha "Datos de posición" encontrará datos sobre las distintas posiciones de la factura.

Aquí puede borrar las distintas posiciones de una factura o modificarlas con el botón "Actualizar posición" del campo de acción. Si desea actualizar la posición, tiene la posibilidad de cambiar la información adicional y los recargos/descuentos a nivel de posición.


116

En "Información adicional" puede cambiar datos generales de la posición.


117

En la ficha "Recargos/descuentos" puede borrar las condiciones registradas o crear condiciones nuevas.

Haciendo clic en el botón "Aceptar y atrás" se guardan sus cambios y volverá al nivel de creación de facturas.


118

En la ficha "Datos generales" puede introducir, entre otros, datos sobre el país de destino o la moneda.

Puede elegir la fecha de la nota de entrega cómodamente con ayuda de un calendario, haciendo clic en el botón con la flecha ">".


119

En la ficha "Direcciones de socios comerciales" encontrará una lista de los socios implicados y sus direcciones. En caso de necesidad, puede cambiar los datos.


120

La ficha "Textos de cabecera" le permite registrar textos de cabecera propios o información adicional.



121

Cuando haya terminado con la generación, puede confirmar la factura con el botón "Confirmar". Con el botón "Cancelar" puede cancelar la generación en todo momento.

Nota: Haciendo clic en este botón se llevan a cabo numerosas comprobaciones para asegurar que la factura cumpla las directrices prescritas de Siemens. Si la factura no cumple las reglas establecidas, se mostrarán los correspondientes errores y se le pedirá que los corrija. Cuando hayan concluido con éxito todas las comprobaciones de la factura, tendrá las siguientes opciones:


Al crear una factura puede ver en todo momento la factura registrada en formato XML, haciendo clic en el botón "Captura de pantalla en formato XML".


122

11.2.3. Crear facturas "de cero"

Si desea crear una factura sin basarse en determinados datos, la función se inicia con el enlace "Crear – Facturas" en la barra de menús izquierda. Nota: Estas facturas sólo se pueden ver en "Mensajes" y no se asignan a ningún proceso de pedido.

No se muestran datos predeterminados. Para los "Datos de cabecera" resulta útil descargar los datos de los clientes de SSD para reducir al máximo el trabajo necesario para su introducción. Únicamente necesitará la ID del socio/ID ORG. Para los proveedores externos es importante que el cliente figure en una lista de clientes registrada en el servicio EDI, ya que los proveedores externos no pueden enviar facturas a todas las divisiones de Siemens. En caso de surgir problemas, póngase en contacto con el soporte técnico de Web4BIS.


123

Cuesta más trabajo generar los datos de posición, ya que las posiciones se deben introducir manualmente. Puede introducir los datos de posición con el botón "Añadir".


124

Los recargos/descuentos se registran analógicamente a la creación de la factura en base a una confirmación de pedido. Después de hacer clic en el botón "Aceptar y atrás" se actualiza la vista de las posiciones.


125

En "Datos generales" puede introducir datos generales, como, por ejemplo, el país de envío y de destino y distintas referencias. En "Datos bancarios" ya aparece la información del socio comercial. Sin embargo, tiene la opción de adaptarlos. Es importante indicar el código SWIFT o el código bancario nacional.


126


127

En la ficha "Direcciones de socios comerciales" puede introducir manualmente la dirección de envío.

En la ficha "Textos de cabecera" puede introducir manualmente indicaciones, observaciones e información adicional.


128



129

Para confirmar la creación de la factura, haga clic en el botón "Confirmar". Nota: Haciendo clic en este botón se llevan a cabo numerosas comprobaciones para asegurar que la factura cumpla las directrices prescritas de Siemens. Si la factura no cumple las reglas establecidas, se mostrarán los correspondientes errores y se le pedirá que los corrija. Cuando hayan concluido con éxito todas las comprobaciones de la factura, tendrá las siguientes opciones:


Web4BIS Manual de usuario Visualización de mensajes

130

12. Visualización de mensajes En la versión actual puede recibir los siguientes mensajes:

pedidos pedidos marco modificaciones de pedido modificaciones de pedidos marco órdenes de entrega stock en almacén abonos

En la versión actual puede crear los siguientes mensajes:

confirmaciones de pedido confirmaciones de órdenes de entrega notas de envío (aviso de disponibilidad de envío y avisos de envío) facturas

12.1. Resumen de estado de los mensajes En el "Resumen de estado de los mensajes" se especifica cuántos mensajes se han recibido o visualizado para cada tipo de mensaje. Los nuevos mensajes recibidos se encuentran siempre en la carpeta "recibido". Si se activa la vista detallada de un mensaje de este tipo, su estado está ajustado en "visto", independientemente del modo de proceder (NoA o GVoA). Haciendo clic en el enlace de la cifra respectiva, accederá al resumen de mensajes del tipo de mensaje seleccionado.


131

También puede acceder al resumen de los distintos mensajes sin utilizar el resumen de estado de los mensajes. Utilice para ello la barra de menús izquierda para acceder a la carpeta "Mensajes" y seleccione el tipo de mensaje relevante.


132


133

12.2. Resumen de los mensajes El "Resumen de los mensajes" muestra los distintos mensajes en una tabla. Para cada mensaje se indican por línea determinados contenidos del mensaje (llamados meta atributos), como, por ejemplo, el número del mensaje, el número de pedido o el cliente.

En algunos resúmenes de mensajes se muestra información adicional, dependiendo del tipo de mensaje: En el caso de confirmaciones se indica si el pedido ha sido cambiado o si ha sido confirmado el pedido original. En el caso de mensajes de factura se muestra adicionalmente si se trata de una factura o de un abono.


134

En el caso de tipos de mensaje que se envían a BIS y que son rechazados por el servicio BIS, esto se indica en el resumen. El correspondiente protocolo de BIS se puede ver haciendo clic en el enlace:

Si un mensaje enviado por usted ha sido rechazado y usted necesita ayuda para saber qué debe cambiar en su mensaje, póngase en contacto con el soporte técnico de Web4BIS. Lo encontrará en la barra de menús superior en el menú "Soporte". Aquí dispone de una acción adicional para notas de entrega que pasaron con éxito el servicio BIS y que contienen en los metadatos una ID ORG del cliente que se ha introducido para la funcionalidad de lista de envío (actualmente A1201358 y A1202531). Con ayuda del enlace en la columna de acción puede acceder a una aplicación externa con la que puede buscar la nota de entrega e imprimir a continuación la correspondiente lista de envío.


135

Los siguientes datos se transfieren a esta aplicación externa:

número de pedido transportista número de la lista de carga número de la nota de entrega

12.3. Acciones para los mensajes El resumen de mensajes incluye varias acciones. Las distintas acciones están marcadas por pequeños símbolos. Estas acciones incluyen por un lado la clasificación, la vista detallada, la descarga en formato XML, la preparación de la impresión en formato PDF y la indicación del proceso comercial y, por otro, un enlace para la lista de envío en el caso de notas de entrega. Las acciones se explican con más detalle en los siguientes apartados.


136

12.3.1. Clasificación del resumen de mensajes

El resumen de mensajes se puede encontrar en Web4BIS en numerosos lugares, como, por ejemplo, en la vista de los distintos mensajes, los procesos comerciales, el archivo a corto plazo, los resultados de búsqueda, etc. Además de las acciones descritas a continuación, tiene siempre la opción de ordenar los mensajes siguiendo criterios específicos. Para ello, debe hacer clic en uno de los campos subrayados. Una pequeña flecha negra muestra el criterio utilizado para ordenarlos y si el orden es ascendente o descendente.

En la ilustración que precede los procesos de pedido se han ordenado, por ejemplo, en función de la fecha y hora, mostrándose los últimos mensajes en primer lugar. Si desea mostrar los mensajes más antiguos en primer lugar, vuelva a hacer clic en el enlace "Fecha/Hora" y el orden se invierte.

12.3.2. Visualización de detalles

En el resumen de mensajes puede visualizar los detalles de un mensaje con el símbolo de gafas. La vista detallada del mensaje se divide en distintas fichas, dependiendo del tipo de mensaje.


137

12.3.2.1. Pedido

La vista detallada de un pedido se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición" y "Datos generales". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de pedido, el número y la fecha de pedido, así como datos sobre el cliente y el proveedor.

Los datos de posición contienen el resumen de cada una de las posiciones. En este resumen puede visualizar detalles adicionales sobre las distintas posiciones. Para ello debe utilizar el enlace de acción "Detalles de posición" de los datos de posición (marcados en naranja) para cada posición mostrada.


138

Los " Datos generales" contienen datos adicionales para un mensaje.


139

12.3.2.2. Modificación de pedido

La vista detallada de una modificación de pedido se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición" y "Datos generales". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de cambio, el número y la fecha de pedido, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



140


141

Los " Datos generales" contienen datos adicionales para un mensaje.


142

12.3.2.3. Confirmación de pedido

La vista detallada de una confirmación de pedido se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición", "Datos generales" y "Recargos/descuentos". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de pedido, el número y la fecha de pedido, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



143


En la ficha "Recargos/descuentos" encontrará información sobre los descuentos y recargos.


144

12.3.2.4. Pedidos marco

La vista detallada de un pedido marco se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición" y "Datos generales". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de pedido, el número y la fecha de pedido, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



145



146

12.3.2.5. Modificaciones de pedido marco

La vista detallada de una modificación de pedido marco se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición" y "Datos generales". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de modificación, el número y la fecha de pedido, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



147



148

12.3.2.6. Orden de entrega

La vista detallada de una orden de entrega se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición" y "Datos generales". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de documento, el estado, el número y la fecha de la orden de entrega, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



149


12.3.2.7. Confirmación de orden de entrega

La vista detallada de una confirmación de orden de entrega se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición" y "Datos generales". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de documento, el estado, el número y la fecha de la orden de entrega, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



150


12.3.2.8. Stock en almacén

El "Stock en almacén" es sólo un mensaje. Actualmente no está integrado en un proceso de pedido. La vista detallada del stock en almacén se divide en "Datos de cabecera" y "Datos de posición". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de documento, el número y la fecha del informe del stock en almacén, así como datos sobre el cliente y el proveedor y referencias.


151

Los datos de posición contienen el resumen de cada una de las posiciones con información sobre el número de artículo y el estado de las distintas posiciones. En este resumen puede visualizar detalles adicionales sobre las distintas posiciones. Para ello debe utilizar el enlace de acción "Detalles de posición" de los datos de posición (marcados en naranja) para cada posición mostrada.

Los detalles de la posición se dividen en tres fichas:

Modificación del stock en almacén Stock en almacén contable Datos generales


152


153

12.3.2.9. Abono

Actualmente los abonos no se están asignados a ningún proceso de pedido. Por este motivo, encontrará estos mensajes únicamente en la vista de los mensajes. La vista detallada de un abono se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición", "Datos generales", "Direcciones de socios comerciales", "Textos de cabecera" y "Recargos/descuentos". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de documento, el número y la fecha de la factura, así como datos sobre el cliente y el proveedor.


154



155


156


En "Direcciones de socios comerciales" se agrupan todas las direcciones implicadas en una factura y las muestran de forma ordenada.


157

Los textos de cabecera contienen datos específicos del cliente para las cabeceras de los abonos.

En "Recargos/descuentos" puede encontrar información sobre los descuentos y recargos.


158

12.3.2.10. Nota de entrega

La vista detallada de una nota de entrega se divide en "Datos de cabecera", "Datos de posición", "Direcciones de socios comerciales", "Textos de cabecera", "Datos generales" y "Bultos". Los datos de cabecera contienen los datos marco de un mensaje, como, por ejemplo, el tipo de aviso de entrega, el número y la fecha de la nota de entrega, así como datos sobre el cliente y el proveedor.



159


En "Direcciones de socios comerciales" se agrupan todas las direcciones implicadas en la nota de entrega y las muestran de forma ordenada.


160

Los textos de cabecera contienen datos específicos del cliente para las cabeceras de los avisos de envío.

En la ficha "Bultos" se encuentran datos adicionales sobre el embalaje, las medidas y el peso de un envío.


161

12.3.3. Descarga en formato XML

Para descargar un mensaje en formato DIN5 XML, haga clic en el enlace de función "Descargar XML" en el resumen de mensajes. A continuación, puede guardar el mensaje en el disco duro local.

12.3.4. Visualización en formato PDF

La vista de mensajes también permite visualizar, imprimir y guardar mensajes en formato PDF. En este caso se abre una nueva ventana.

12.3.5. Visualización de procesos comerciales

Con frecuencia, los usuarios desean ver todos los mensajes que forman parte de un proceso comercial. Para ello, está disponible el enlace de función "Mostrar proceso comercial" en la vista de mensajes.

Haciendo clic en esta función se muestran todos los mensajes con el mismo número de pedido o de referencia. De este modo, resulta más fácil controlar los mensajes relacionados con un proceso y la navegación es más rápida.


162

12.4. Desarrollo del estado de un mensaje

El desarrollo del estado de un mensaje se puede ver en los detalles del mensaje, por ejemplo, cuándo un mensaje fue recibido o visualizado, o cuándo se desplazó al archivo a corto plazo (es decir, cuándo se cerró). Para ello dispone del botón "Desarrollo del estado".

Web4BIS Manual de usuario Búsqueda

163

13. Búsqueda Para encontrar un proceso de pedido específico o un mensaje rápidamente dispone de la función de búsqueda. Esta función se puede activar en cualquier momento en la barra de menús superior.

Desplazando el puntero del ratón sobre la función "Búsqueda", se abre automáticamente un submenú en el que puede elegir entre "Buscar mensajes" o "Buscar procesos comerciales":

Nota general: Al introducir secuencias de búsqueda no se tienen en cuenta letras mayúsculas o minúsculas.

13.1. Búsqueda de procesos comerciales

En la máscara de búsqueda para procesos comerciales se dispone de los siguientes criterios de búsqueda:

• ID ORG (BY)

• Número de referencia del pedido

• Fecha desde (TT.MM.YYYY)

• Fecha hasta (TT.MM.YYYY)

• Tipo de proceso comercial

• Estado del proceso comercial

El número de referencia del pedido se puede indicar también parcialmente y seleccionar una de las condiciones para la búsqueda en el menú junto al campo correspondiente: "igual", "comienza", "termina" o "contiene".

"Fecha desde" y "Fecha hasta" se refieren en la búsqueda de procesos comerciales a la fecha en la que el proceso comercial se creó en Web4BIS, es decir, cuándo se importó el primer mensaje para un


164

proceso comercial. Puede introducir la fecha manualmente o seleccionarla con ayuda del calendario. Para cerrar la ventana del calendario, vuelva a hacer clic en el botón ">".

Como criterio adicional para la búsqueda puede elegir entre un proceso de pedido o un proceso de pedido marco como tipo de proceso comercial. El ajuste predeterminado depende del tipo de derechos que le fue asignado en la administración de usuarios: si tiene el derecho a crear confirmaciones de órdenes de entrega, el ajuste predeterminado será " Proceso de pedido marco". En todos los demás casos se mostrará automáticamente "Proceso de pedido". No obstante, la selección se puede cambiar en cualquier momento.

También puede buscar sólo el proceso de pedido con un determinado estado. Introduzca para ello el estado en el que desea buscar el proceso: nuevo, modificado, Carpeta 1, Carpeta 2, Carpeta 3, Carpeta 4 o archivado.

Los resultados de búsqueda se muestran en el resumen de procesos de pedido que le es familiar. Desde allí puede continuar de la forma habitual.

13.2. Búsqueda de mensajes En esta máscara de búsqueda puede buscar mensajes indicando los siguientes criterios:

• Número del mensaje

• ID ORG del cliente (ID ORG) (BY)

• Número de referencia del pedido

• Fecha desde (TT.MM.YYYY)


165

• Fecha hasta (TT.MM.YYYY)

• Tipo de mensaje

• Estado del mensaje

En "Número de mensaje" puede introducir, p. ej., el número de la factura, el número de pedido, el número de confirmación de pedido, el número de referencia de un envío (UCR – número de nota de entrega) o el número de orden de entrega.

También puede buscar un mensaje con un determinado número de referencia de pedido. Asimismo puede utilizar entradas parciales para la búsqueda, indicando "igual", "comienza", "termina" o "contiene". Pero también puede buscar mensajes enviados en un periodo de tiempo determinado. Puede introducir la fecha manualmente o seleccionarla cómodamente con ayuda del calendario.

El calendario desaparecerá si vuelve a hacer clic en el botón ">". También puede buscar un mensaje indicando el tipo o el estado del mensaje.

Asimismo es posible buscar el mensaje con un determinado estado. Seleccione para ello el correspondiente estado del mensaje: recibido, visto, creado, enviado o cerrado. También se admiten combinaciones.

Web4BIS Manual de usuario Documentos técnicos

166

Los resultados de búsqueda se muestran en el resumen de mensajes que le es familiar. Desde aquí puede llevar a cabo las mismas acciones que en el resumen de mensajes.

14. Documentos técnicos Generalmente las posiciones de un pedido o de una modificación de pedido se describen de forma unívoca y adecuada por los números de posición (o los números de artículo). Para algunas posiciones de pedido, sin embargo, el proveedor necesita descripciones detalladas para producir las posiciones debidamente. A continuación, estas descripciones detalladas (anexos) se denominarán documentos técnicos o "TechDocs". Hay dos opciones para poner a disposición los documentos técnicos:

• los documentos técnicos se ponen a disposición junto con el pedido (modo "Push") • solicitud de los documentos técnicos del proveedor y puesta a disposición posterior por el

cliente (modo "Pull"); no importa si existe una referencia al pedido o no al solicitar el documento.

En ambos casos es posible acceder a los documentos desde la interfaz de usuario Web4BIS. Encontrará las solicitudes de TechDocs en la opción "TechDocs" de la barra de menús superior, si está autorizado a ello en sus datos de usuario.


167

14.1. Solicitud de documentos técnicos con referencia al pedido Si desea solicitar un documento técnico para un pedido existente, puede indicar la referencia al pedido en la solicitud:

Debe especificar tanto la referencia al pedido como la posición del pedido. Asegúrese de que la posición del pedido esté disponible en la referencia al pedido indicada. De no ser así o si no especifica la posición, aparecerá un mensaje de error y una lista de los números de posición válidos de la que podrá seleccionar el número correspondiente:


168

En el campo "Nombre" debe indicar una persona de contacto para poder hacer consultas sobre su solicitud. Los datos "E mail" y "Teléfono" se rellenan automáticamente conforme a los datos de usuario, pero se pueden sobrescribir en caso de necesidad. Si la referencia al pedido o el número de posición especificado no se puede asignar de forma unívoca a una ID ORG, es decir, si se encuentran varios procesos comerciales con esta combinación, aparecerá un mensaje indicando que se seleccione la ID ORG respectiva. Cuando haya enviado la solicitud correctamente, aparecerá una ID de solicitud. Después puede utilizar esta ID para buscar su solicitud.

14.2. Solicitud de documentos técnicos sin referencia a un pedido Si solicita documentos técnicos sin referencia a un pedido existente, puede solicitar hasta 6 documentos al mismo tiempo, pero como mínimo debe solicitar uno.


169

Si no ha especificado ningún número de documento, aparecerá un mensaje de error:

Para cada número de documento enviado recibirá una ID de solicitud.

Si, por cualquier motivo, no puede presentar una solicitud para el número de documento deseado, aparecerá el correspondiente mensaje de error. Atención: En este caso ya no han sido procesadas las demás solicitudes. Deberá volver a introducirlas como solicitud.


170

14.3. Resumen de las solicitudes Puede ver un resumen de todos los TechDocs solicitados. Seleccione para ello la opción TechDocs – Solicitudes de TechDocs. Aparecerá una máscara de búsqueda en la que puede especificar si desea ver un resumen de todas las solicitudes o sólo determinadas solicitudes. Aquí puede introducir una ID de solicitud, un número de documento o, en caso de estar disponible, la referencia y la posición de pedido:

Aparecerá la siguiente lista de aciertos de todas las solicitudes encontradas para su ID ORG:

Al igual que los demás resúmenes, la lista de aciertos se puede ordenar haciendo clic en uno de los campos subrayados. Una pequeña flecha negra muestra el criterio utilizado para ordenarlos y si el orden es ascendente o descendente. En la figura que precede los procesos de pedido se han ordenado, por ejemplo, en función de la ID de solicitud, mostrándose los últimos procesos de pedido en primer lugar. Si desea mostrar los mensajes más antiguos en primer lugar, vuelva a hacer clic en el enlace "ID de solicitud" y el orden se invierte. Si se encontraron los documentos técnicos para una ID de solicitud, se mostrarán el número y el nombre de documento. Además, tiene la opción de abrir el documento técnico como PDF y guardarlo en su disco duro haciendo clic en el enlace en el campo de acción.

Web4BIS Manual de usuario Estado de la factura

171

15. Estado de la factura

Un enlace adicional llamado "Estado de la factura" se ofrece exclusivamente a los usuarios en cuyo perfil de usuario esté ajustado el identificador para la versión 2. Después del acceder al sistema se mostrará en la página de inicio del resumen en la barra de menús a la derecha del enlace a los TechDocs. Este enlace, a su vez, está dividido en el "Estado del mensaje" y el "Estado del mensaje EE.UU":

Haciendo clic en uno de los dos enlaces se abre una nueva ventana del explorador y se carga la aplicación "finavigate" o bien, "Invoices On Line (IOL) SIEMENS Accounts Payable Electronic Invoice Submission/ Invoice & Payment Inquiry Portal".

Web4BIS Manual de usuario Archivo a corto plazo

172

16. Archivo a corto plazo Los procesos comerciales, los procesos de pedido y los procesos de pedido marco que ya no se necesitan se pueden desplazar al "Archivo a corto plazo" que es vaciado periódicamente por el sistema (actualmente cada tres meses).

16.1. Archivado Para poder ver con más claridad los procesos comerciales, los procesos comerciales concluidos se pueden desplazar al así llamado "Archivo a corto plazo". Para ello puede utilizar las siguientes vistas.

16.1.1. Archivado desde el resumen de procesos de pedido

No importa en qué estado se encuentre el proceso de pedido.

Seleccionando los procesos de pedido a archivar en la primera columna y pulsando el botón "Desplazar al archivo a corto plazo" se archiva el proceso de pedido respectivo. El estado del proceso de pedido cambiará a "archivado". A todos los mensajes que forman parte de este proceso de pedido se asignará el estado "cerrado".


173

16.1.2. Archivado desde el resumen de procesos de pedido marco

No importa en qué estado se encuentre el proceso de pedido.

Seleccionando los procesos de pedido marco a archivar en la primera columna y pulsando el botón "Desplazar al archivo a corto plazo" se archiva el proceso de pedido marco respectivo. El estado del proceso de pedido marco cambiará a "archivado". A todos los mensajes que forman parte de este proceso de pedido marco se asignará el estado "cerrado".


174

16.1.3. Archivado desde la vista detallada del proceso de pedido

Pulsando el botón "Desplazar al archivo a corto plazo" se archiva el proceso comercial mostrado. El estado del proceso de pedido cambiará a "archivado". A todos los mensajes que forman parte de este proceso de pedido se asignará el estado "cerrado".


175

16.1.4. Archivado desde la vista detallada del proceso de pedido marco

Pulsando el botón "Desplazar al archivo a corto plazo" se archiva el proceso de pedido marco mostrado. El estado del proceso de pedido marco cambiará a "archivado". A todos los mensajes que forman parte de este proceso de pedido marco se asignará el estado "cerrado".


176

16.2. Vista del archivo Puede ver el archivo a corto plazo utilizando la barra de menús izquierda:

En esta vista puede elegir entre procesos de pedido, procesos de pedido marco y los distintos mensajes.


177

16.2.1. Procesos de pedido

Seleccionando "Procesos de pedido" se mostrará un resumen de todos los procesos de pedido archivados.

También aquí dispone de varias posibilidades de acción:

• Puede ver los procesos de pedido en forma de un pedido consolidado. Para ello debe hacer clic en el símbolo de la columna de acción.

• Puede ver el proceso comercial.

Para ello debe hacer clic en el símbolo de carpeta de documentos de la columna de acción.

• Puede borrar un determinado proceso de pedido. Para ello, debe hacer clic en la pequeña cruz roja detrás del pedido seleccionado.

Además tiene la posibilidad de visualizar un proceso de pedido particular como pedido consolidado en formato PDF o como archivo XML. Seleccione la correspondiente acción detrás del proceso de pedido deseado y pulse el botón "Enviar".


178

Si desea desplazar un proceso de pedido desde el archivo a corto plazo, seleccione el o los procesos de pedido respectivos y pulse a continuación el botón "Desplazar desde el archivo a corto plazo". El estado de un proceso de pedido marco desplazado se ajusta en "nuevo" y el proceso de pedido marco se podrá encontrar en la carpeta "Nuevo". Nota: El sistema borra automáticamente todos los procesos de pedido que hayan permanecido en el archivo durante más de tres meses. Para la comprobación se utiliza la fecha de archivado.

16.2.2. Procesos de pedido marco

Seleccionando "Procesos de pedido marco" se mostrará un resumen de todos los procesos de pedido archivados.

También aquí dispone de varias posibilidades de acción:

• Puede ver los procesos de pedido marco en forma de un pedido marco consolidado. Para ello debe hacer clic en el símbolo de la columna de acción.

• Puede ver el proceso comercial.

Para ello debe hacer clic en el símbolo de carpeta de documentos de la columna de acción.

• Puede borrar un determinado pedido marco. Para ello, debe hacer clic en la pequeña cruz roja detrás del pedido seleccionado.

Además tiene la posibilidad de visualizar un proceso de pedido marco particular o la orden de entrega consolidada en formato PDF o como archivo XML. También tiene la opción de ver una orden de entrega consolidada en formato excel. Seleccione para ello la correspondiente acción detrás del proceso de pedido marco deseado y pulse el botón "Enviar".


179

Si desea desplazar un proceso de pedido marco desde el archivo a corto plazo, seleccione el o los procesos de pedido marco respectivos y pulse a continuación el botón "Desplazar desde el archivo a corto plazo". El estado de un proceso de pedido desplazado se ajusta en "nuevo" y el proceso de pedido se podrá encontrar en la carpeta "Nueva". Nota: El sistema borra automáticamente todos los procesos de pedido que hayan permanecido en el archivo durante más de tres meses. Para la comprobación se utiliza la fecha de archivado.

16.2.3. Mensajes

Los mensajes se muestran en el archivo a corto plazo únicamente con fines informativos. El estado de todos los mensajes archivados se ajusta en "cerrado". Seleccionando "Mensajes" debajo del archivo a corto plazo, se mostrará un resumen de todos los mensajes archivados:

La estructura de este resumen es similar a la del resumen de mensajes de los mensajes activos.

Web4BIS Manual de usuario Modo de proceder en caso de error

180

También aquí puede elegir entre diferentes acciones:

• vista detallada del mensaje • descarga del mensaje como archivo XML • descarga del mensaje en formato PDF • vista del proceso comercial respectivo

Para ello haga clic en el correspondiente símbolo en la columna de acción. Nota: Desplazando el proceso de pedido o el proceso de pedido marco desde el archivo a corto polazo, el estado de los mensajes respectivos se vuelve a ajustar en "visto" o "enviado".

17. Modo de proceder en caso de error

17.1. Limitación del número de los mensajes archivados Si los mensajes contenidos en las carpetas de pedidos, confirmaciones de pedido, órdenes de entrega, el stock en almacén y facturas supera un determinado número, ya no podrá llevar a cabo más acciones referentes a mensajes.

La memoria de mensajes está limitada para cada socio a un número máximo. Encontrará el valor en la información de acceso en sus datos de usuario. El valor no puede ser cambiado por uno mismo.


181

Para poder utilizar de nuevo la funcionalidad completa, debe desplazar algunos de sus procesos comerciales al archivo a corto plazo.


182

Manual de usuario - Siemens · Vista de un pedido consolidado en formato XML ..... 44 9.2.7....

Documents

Transcript of Manual de usuario - Siemens · Vista de un pedido consolidado en formato XML ..... 44 9.2.7....