Manual de Usuario Sap Fi Gl

Manual de Usuario FI- CUENTAS DE MAYOR

Módulos: FI-GL

Autor: Vanesa Eusebich

Fecha de creación: 23-05-2013 Versión: 1.0

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FINANZAS

CUENTAS DE MAYOR -GL-


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Contenido

FINANZAS ................................................................................................................................... 1

INTRODUCCIÓN GENERAL ....................................................................................................... 3

Objetivo general ...................................................................................................................... 3 Conceptos Generales ............................................................................................................. 3

1. DATOS MAESTROS ........................................................................................................... 4

1.1 Alta de cuenta de mayor – Actualización central ........................................................... 4

2. PROCESOS Y OPERACIONES ........................................................................................ 11

2.1 Cargar Asiento – Registrar Documento de Cuenta de Mayor ...................................... 11 2.2 Cargar Asiento – Contabilización general .................................................................... 12 2.3 Cargar Asiento – Contabilización general con modelo ................................................ 18 2.4 Modificación y Visualización de documentos ............................................................... 23

2.5 Anulación de Asiento contable ..................................................................................... 29 2.6 Asientos Periódicos ..................................................................................................... 31

3. INGRESO DE TIPOS DE CAMBIO. .................................................................................. 44

3.1 Cargar tipo de cambio ................................................................................................. 44

4. CIERRE DE PERIODOS CONTABLES. ........................................................................... 45

4.1 Abrir y cerrar periodos contables ................................................................................. 45

4.2 Arrastre de Saldos: Libro Mayor .................................................................................. 46

5. VALORACIÓN DE MONEDA EXTRANJERA. .................................................................. 50

5.1 Valoración .................................................................................................................... 50

6. REPORTES ....................................................................................................................... 54

6.1 Visualización de Saldos de Cuentas de Mayor ............................................................... 54

6.2 Lista de Partidas Individuales ......................................................................................... 56

6.3 Estructura de Balance .................................................................................................... 59 6.4 Impresión de Balance ..................................................................................................... 61 6.7 Impresión de Balance de Sumas y Saldos ..................................................................... 64

6.8 Impresión de Libro Diario ................................................................................................ 66


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Introducción General

Objetivo general

En el presente documento se explicarán las funcionalidades estándar del módulo de Cuentas de Mayor, dentro de la Gestión Financiera del sistema SAP R/3 (FI) con el fin de obtener un manual de instrucción de Usuario Clave. El módulo de GL administra la totalidad de las registraciones contables de la sociedad FI. A través del mismo, puede obtenerse información cierta y oportuna de los movimientos que afectan a la sociedad, reportes e información de tipo legal para presentación ante entes u organismos públicos. La tarea central de la contabilidad principal consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables en un sistema de software completamente integrado con todas las otras áreas operacionales de una empresa garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos y sean exactos.

Conceptos Generales

A continuación se describen algunos conceptos que son importantes para comprender el sentido de los distintos documentos de FI y otros módulos.

Cabecera: son datos o condiciones que afectan a todas las posiciones de un documento

Centro de Costos: Es la unidad organizacional que colecta los gastos de un sector o área de responsabilidad, generados por su propia gestión o distribuidos por otros sectores.

Clase de Documento: Las transacciones de finanzas, Costos, etc. se registran con documentos. Dentro de cada documento se pueden especificar clases de documentos que sirve para diferenciar procesos, numeración, autorización, etc.

Sociedad: Unidad organizativa mínima o entidad jurídica independiente para la que es posible generar balances legales.

Mandante: En términos comerciales, organizativos y técnicos, es una unidad independiente en un sistema SAP R/3 con registros maestros separados y su propio set de tablas.

Posición: Es cada una de las líneas del documento.


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Plan de cuentas: todas las registraciones de SAP utilizan el esquema de documentos contables, empleando cuentas definidas en el Plan de Cuentas de la sociedad. En nuestro caso el plan de cuentas es 1000

1. Datos Maestros

Los registros maestros de cuenta de mayor comprenden los datos que siempre necesita el libro mayor para determinar la función de la cuenta. Los registros maestros de cuenta de mayor controlan la contabilización de las operaciones contables en cuentas de mayor y el procesamiento de los datos contables. Se trata de una lista de todas las cuentas de mayor utilizadas por una o varias sociedades. Para cada cuenta de mayor, el plan de cuentas contiene el número de cuenta, el nombre de la cuenta y la información que controla cómo funciona una cuenta.

1.1 Alta de cuenta de mayor – Actualización central

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Datos Maestros / Tratamiento Individual / Central Transacción: FS00

Solapa Tipo /Denominación

El significado de los campos, de la solapa Tipo/Denominación, es el siguiente:

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Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos

1- Cuenta de mayor

El número de cuenta de mayor identifica unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.

2- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Para Empresa AR10

3- Grupo de cuentas

Con el grupo de cuentas se determinan los campos para las pantallas de entrada cuando se crea o modifica una sociedad FI. Adicionalmente puede indicarse el rango de números en el cual ha de estar el número de cuenta.

4- Tipo de cuenta Seleccionar la que corresponda. Cuenta de balance son todas las cuentas patrimoniales, las cuentas de beneficio son todas las cuentas de ganancias y pérdidas.

5- Texto Breve Denominación breve de la Cuenta de Mayor

6- Texto explicativo

Denominación extensa de la Cuenta de Mayor

7- Barra de herramientas

Visualizar cuenta

Modificar cuenta

Crear cuenta

Crear cuenta con modelo

Bloquear cuenta

Eliminar cuenta

Solapa Datos de control


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El significado de los campos, de la solapa Datos de control, es el siguiente:


Propuestos

1- Moneda de la cuenta

La moneda de la cuenta describe la moneda en la que se gestiona la cuenta.

2- Saldos sólo moneda local

Este indicador señala que en las contabilizaciones de la cuenta, los datos sólo se actualizan en la moneda local. Fije este indicador en las cuentas para las que no desea una actualización separada por monedas de cifras de negocios.

3- Categoría Fiscal Decida si desea utilizar la cuenta para contabilizaciones relevantes para impuestos. Si no es así, deje el campo vacío. Decida si desea utilizar la cuenta exclusivamente para la contabilización de impuestos: > I.V.A. Repercutido < I.V.A. Soportado

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Nombre del Campo Significado Valores Propuestos

Decida si desea utilizar la cuenta como cuenta de mayor en la que se pueden efectuar contabilizaciones relevantes para impuestos. * Se permiten todas las clases de impuestos

4- Pemitida cont. sin IVA

Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos. Si al contabilizar esta cuenta se introduce un indicador de impuestos se verifica dicha entrada con la categoría fiscal. En la cuenta se deben registrar simultáneamente las contabilizaciones a declarar y a no declarar.

5- Cta. asociada p/clase cta.

Caracteriza la cuenta de mayor como cuenta asociada. La cuenta asociada asegura la integración de una cuenta de la contabilidad auxiliar en el libro mayor.

Acreedores Deudores

Activos Fijos

6- Gestión partidas abiertas

Especifica que se gestionen las partidas abiertas para la cuenta. Para las cuentas con gestión de partidas abiertas, las partidas correspondientes se identifican como abiertas o compensadas. El saldo de una cuenta con gestión de PAs se deriva siempre del saldo de las partidas abiertas. Se gestionan cuentas con gestión de PAs cuando una contabilización en esa cuenta tiene

asignada la correspondiente contrapartida. Las contabilizaciones en esta cuenta representan operaciones no finalizadas. Para las cuentas que son asociadas (campo 5), no se festionarán partidas abiertas, ya que las mismas se gestionan a través de la contabilidad auxiliar.

7- Visualizar partidas individuales

Permite visualizar partidas individuales de la cuenta. Para ello se almacena, para cada posición de documento, una entrada en una tabla de índices, que establece la conexión entre la posición de documento y la cuenta. Este indicador generalmente se activa para todas las cuentas, con el fin de llevar un mejor control.

Actualmente todas las

cuentas llevan éste tilde.

Solapa Entrada/Banco/ Inter.


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El significado de los campos, de la solapa Solapa Entrada/Banco/ Inter, es el siguiente:


Grupo status campo Determina el formato de imagen en la entrada de documentos. Se introduce el grupo de status de campo en el registro maestro de una cuenta de mayor. Al entrar un documento, entrarán en vigor las definiciones establecidas para el grupo en cuestión.

Sólo contab. Automáticamente

Indicador que determina que esta cuenta sólo deberá admitir contabilizaciones automáticas; es decir, las realizadas por el sistema. Sin intervención de usuario

Nivel de tesorería El nivel de tesorería se emplea para el control en la gestión de caja.

Relevante para movim. Caja Este indicador señala que en la cuenta de mayor en cuestión se contabilizan movimientos de caja.

Banco propio Con la clave se determinan todos los datos bancarios.

ID de cuenta En combinación con la clave del banco propio, esta clave identifica unívocamente una cuenta bancaria.

Para Grabar presiono el icono de Grabación.

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Si utilizo se nos desplegará un menú como el siguiente:

Dado que se copió como modelo a una cuenta preexistente, todos los campos necesarios fueron automáticamente llenados. A efectos de la visualización de todos los campos usuales para cuentas patrimoniales.

Por último se graba y muestra al pie de la pantalla la leyenda

Si queremos bloquear una cuenta contable, con el icono nos arrojará la siguiente pantalla


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Esta opción se utilizará para bloquear alguna cuenta que se dejaría de utilizar, en ese momento se marcará el flag Bloqueada p. contabil dentro de Bloqueo en Sociedad

Si posteriormente se requiere esta cuenta para contabilizar algún asiento, la imposibilidad la indicará con la leyenda al pie de pantalla: La cuenta XXXXXXX se cuentra bloqueada para contabilizaciones.

Si queremos borrar una cuenta contable, con el icono nos arrojará la siguiente pantalla


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En esta pantalla se deben marcar los dos flags de Marcar para borrado (en sociedad y en plan de cuentas), luego con un Enter se muestra en la pantalla la siguiente leyenda de “modificación ejecutada” Si en el futuro se quiere contabilizar utilizando esta cuenta, el impedimento estará indicado por la leyenda: “La cuenta de mayor XXXXXXX 1000 ha sido marcada para el borrado”

2. Procesos y operaciones

2.1 Cargar Asiento – Registrar Documento de Cuenta de Mayor

Se puede utilizar esta función para introducir contabilizaciones en cuentas de mayor. Esta transacción es utilizada por los usuarios para realizar entradas rápidas y no muy complejas.

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Contabilización / Registrar documentos de cuenta de mayor Transacción: FB50

El significado de los campos es el siguiente:


Fecha documento La fecha de documento es la fecha de creación del documento original.

Fecha contabilización Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.

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Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. De ella se deja constancia en la cabecera del documento.

SA

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Para la Empresa Don Mario.

AR10

Moneda Moneda de la contabilización.

Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas

Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas

D/H Seleccionar DEBE o HABER. Esto determina el signo del importe ingresado (los importes siempre se ingresan en sus valores absolutos).

Importe Importe de la posición de documento en la moneda del documento.

Indicador Impuesto El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta

Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca. Ingresar solo en los casos correspondientes.

Oprimiendo se obtiene un resumen del documento.

Para Grabar presionar el icono de Grabación. Al grabar SAP nos informara que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:

2.2 Cargar Asiento – Contabilización general

Se puede utilizar esta función para introducir contabilizaciones en cuentas de mayor. Esta transacción es utilizada por los usuarios expertos para ingresar transacciones complejas


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Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Contabilización / General Transacción: F-02



1- Fecha de Documento

Fecha en que se emite el documento

2- Fecha de Contabilización

Fecha en que se registra la contabilización del pago

3- Clase de Documento

Clase de documento con que se genera el documento SA

4- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento

AR10

5- Moneda Moneda en la que se registra el documento

6- Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aquí uno diferente.

7- Fecha de Conversión

Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscará el tipo de cambio válido a esa fecha.

8- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento

Para cargar la primera posición del documento se deberá cargar lo siguiente

1

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Clave de Contabilización Clave con la que se contabiliza la posición en el documento

40 –Cuenta de mayor al

debe 50- cuenta

de mayor al haber

Cuenta Cuenta contable

Para poder completar los datos correspondiente a dicha posición, se deberá pasar con Enter.


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.



1- Importe Importe

2- Centro de coste Imputación a la contabilidad de costo

3- Texto Opcional. Campo libre.

Luego pasamos a la siguiente posición para equilibrar el asiento para ello primero se ingresa la clave de contabilización y la cuenta contable.


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Clave de Contabilización Clave con la que se contabiliza la posición en el documento

40 –Cuenta de mayor al

debe 50- cuenta

de mayor al haber

Cuenta Cuenta contable

Para poder completar los datos correspondiente a dicha posición, se deberá pasar con Enter.


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1- Importe Importe

2- Texto Opcional. Campo libre.

Con el icono de se para al resumen de documento para ver cómo queda el asiento


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Si el asiento es correcto, y no se deben realizar modificaciones, presionando el icono de

Grabación. quedará registrado el documento en la contabilidad.

Al grabar SAP nos informara que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:

2.3 Cargar Asiento – Contabilización general con modelo

Se puede utilizar esta función para introducir contabilizaciones de manera más ágil. Se debrá tener previamente un asiento siminar al que se desea contabilizar.

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Contabilización / General Transacción: F-02


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Debo completar los datos de cabecera al igual que en el punto 2.2, pero luego debo oprimir el botón de “Contabilizar con modelo” Utilizaremos el documento generado en el punto 2.1, para copiar, pero no copiaremos los importes.



1- Número de doc/Soc/Ejercicio

Datos del documento que nos sirve para copiar

2- Crear asiento inverso

Esta opción sirve para crear el asiento contrario al que seleccionamos

3- No proponer importes

Si tildo sólo esta opción hace el mismo asiento pero me deja elegir los importes de las posiciones.

Para poder completar los datos correspondientes las posiciones, se deberá pasar con Enter. Como en el caso siguiente sólo tilde que copie el asiento pero que no me proponga importes, todo vendrá completo de la misma manera pero el campo importe estará vacío

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No propuso el importe, por lo tanto lo debo ingresar


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Con Enter se continua a la siguiente posición


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Si el asiento es correcto, y no se deben realizar modificaciones, presionando el icono de

Grabación. quedará registrado el documento en la contabilidad.

Al grabar SAP nos informara que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:

2.4 Modificación y Visualización de documentos

Las siguientes transacciones se utilizan para modificar o bien visualizar documentos.

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor /Documento / Modificar o Visualizar Transacción: FB02 /FB03


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Con enter se pasa a ver/modificar el documento

Por defecto en la pantalla inicial, siempre viene propuesto el último número de documento grabado. Sino se desea este documento, se tipea otro junto con la sociedad y el ejercicio económico. En caso de querer buscar documentos, porque no conozco el número debo ingresar al botón de “listar documentos”


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Aparecerá la siguiente pantalla con más opciones de filtros para poder buscar los documentos que necesito chequear.

Se pueden utilizar todos los parámetros para agilizar las búsqueda, una vez seleccionados, con

ejecutar se accederá a los documentos que cumplan con las condiciones solicitadas en la pantalla anterior.


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Haciendo doble click sobre cualquier documento podremos verlo.


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Si quiero ingresar a modificar un campo de la cabecera ingreso en el siguiente icono veo los campos no grisados, que son los únicos habilitados para la modicicación.

En este caso sólo son modificables los campos de “txt.cab.doc” (texto libre de cabecera de doc) y “referencia” Con los iconos cancelo y vuelvo a la pantalla anterior o bien acepto el cambio y vuelvo a la

pantalla anterior: El procedimiento es igual si quiero modificar una de las posiciones, debo hacer doble click sobre la que quiero modificar y una vez en ella sólo podré modificar los campos no grisados.


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En este caso los campos posibles de modificación son “Asignación” y “texto” si por ejemplo decido cargar algo en el campo texto


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y luego oprimo quedarán registrados los cambios y el sistema arrojará el siguiente mensaje

2.5 Anulación de Asiento contable

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Documento / Anular / Anulación individual

Transacción: FB08


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1- Número de documento

Número de doc SAP que deseo anular

2- Sociedad Clave inequívoca que representa la sociedad legal

AR10

3- ejercicio Año legal en que se realizó el asiento a anular

4- Motivo de anulación

La razón de la contabilización inversa se refleja en el documento anulado. De esta forma el campo proporciona información sobre por qué ha sido necesaria la anulación.

01

Es conveniente visualizar el documento a anular, con la ruta:


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Luego se retrocede a la pantalla anterior (con back - -) y se presiona el icono ,

grabándose la anulación. .

2.6 Asientos Periódicos

Los asientos periódicos se utilizan para registrar operaciones que se repiten con regularidad, tales como alquileres o seguros. Los siguientes datos no cambiarán nunca en contabilizaciones periódicas:

Claves de contabilización Cuenta Importes

Se deben introducir estos datos periódicos en un documento de contabilización periódica. Éste es un documento que no actualiza las cifras de movimiento. El programa de contabilización periódica utiliza este documento como base para crear documentos contables. Si desea utilizar esta técnica, en primer lugar se debe crear un documento periódico a utilizar como referencia por el sistema. Un documento periódico no es un documento contable y no afecta el saldo de cuenta. En el documento periódico, se define cuándo se deberá crear una contabilización con este documento. Existen dos posibilidades de programación de fechas. Las contabilizaciones pueden efectuarse periódicamente en una fecha determinada: Para contabilizaciones periódicas, especifique el primer y último día de ejecución así como el intervalo en meses.


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Si desea especificar fechas concretas, especifique un plan de ejecución en el documento periódico. Pasos para la generación: Creación de un documento periódico

Path: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Contabilización / Documentos de ref. / Documento periódico.

Transacción: FBD1



1- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. AR10

2- 1° ejecución Fecha inicial de la contabilización periódica, es decir, fecha a partir de la cual han de ejecutarse las contabilizaciones periódicas.

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3- Ultima ejecución el Fecha final de la contabilización periódica, es decir, fecha hasta la cual se han de ejecutar las contabilizaciones periódicas.

4- Intervalo en meses Ritmo de ejecución (contabilización periódica), es decir, intervalo temporal entre dos ejecuciones de la contabilización periódica. La entrada del intervalo deberá efectuarse en meses.

5- Día de ejecución Fecha natural en la que ha de ejecutarse la contabilización periódica. Si indica un día se utilizará la fecha natural que ha indicado en el campo "Primera ejecución el". Si se utiliza Día de ejecución no se debe llenar el campo Plan de Ejecución y a la inversa

6- Plan de ejecución Este plan contiene las fechas de ejecución deseadas para los documentos periódicos originales. Con ayuda del plan de ejecución, es posible generar documentos contables a partir de documentos periódicos originales a intervalos libremente definibles. Esta es la parte que se define en la Parametrización y que se debe consultar con un consultor. Como ejemplo: si un asiento se desea contabilizar el 7/8, 1/9 y el 31/12, se debe crear un plan de ejecución.

7- Copiar textos Al marcar este parámetro los textos largos del documento periódico se copian en los documentos reales.

8- Tomar Importes en Moneda Local

Cuando se crean documentos contables a partir de documentos tipo de contabilización periódica, sólo suelen transferirse los campos de moneda; la moneda se determina nuevamente según el tipo de cambio vigente. Pero en caso de que desee crear los documentos contables con el 'tipo de cambio histórico', fije este indicador. El indicador determina que los importes en moneda local se transfieran también a los nuevos documentos contables.

La segunda parte de la pantalla en el recuadro rojo requiere los campos comunes a cualquier documento contable y que se utilizarán directamente en la registración del mismo. Con Enter se irá pasando de pantalla


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Luego se presiona el icono , grabándose el documento periódico. (recordar que el mismo no realiza modificaciones a nivel contabilidad) Sin embargo arrojará un mensaje como el siguiente

Contabilizaciones de los documentos periódicos creados

Path: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Operaciones periódicas/ Contabilizaciones periódicas / Ejecutar

Transacción: F.14

Para crear documentos contables a partir de documentos periódicos fuente, se debe ejecutar el programa de contabilización periódica o planificarlo para que se efectúe su ejecución.

Las fechas de ejecución introducidas en los documentos periódicos no son suficientes por sí mismas para crear documentos contables. Se debe ejecutar el programa de contabilización periódica en los intervalos apropiados y especificar, mediante la introducción de un período de liquidación, los documentos periódicos que deben incluirse en la ejecución.


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1- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad, para la que desea registrar los doc. Periódicos.

AR10

2- Número de doc Número de doc periódico que se desea contabilizar.

3- Ejercicio Ejercicio del doc periódico cargado previamente.

4- Clase de doc. Clase de doc que identificará los doc periódicos SA

5- Intervalo de liquidación

Se contabilizará aquellos documentos periódicos que esté entre su fecha de primera ejecución y la de última ejecución el período seleccionado

6- Nombre de Usuario Siempre por defecto viene el usuario que está realizando la operación, el mismo es necesario para generar un juego de datos


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7- Nombre para juego de datos

Nombre con lo que se armará el archivo a ejecutarse con el asiento periódico.

EJEMPLO: MAYO2013

8- Flag juego de datos ejecutado

Luego del procesamiento correcto del batch no se borra automáticamente sino que queda disponible.

Se deberá ejecutar el programa con el siguiente icono

Y el sistema deberá arrojar el siguiente mensaje Si la fecha de la siguiente ejecución guardada en el documento periódico está dentro del intervalo de fechas fijadas para la siguiente fecha de liquidación o coincide con la misma, el sistema introduce los datos necesarios para las contabilizaciones dentro del juego de datos batch input especificado.

En cada ejecución del programa sólo se crea un documento contable por documento periódico. Por consiguiente, aunque se especifique un período de liquidación muy extenso, no se creará más de un documento contable.

Ejecución del batch input

Path: Sistema / Servicios / Batch Input / Carpetas Transacción: SM35

El programa de contabilización periódica genera un juego de datos batch input. Éste contiene los documentos contables que se van a crear. Después de ejecutar el programa de contabilización periódica, procese el juego de datos batch input para que el sistema efectúe las contabilizaciones. Cuando se procesa un juego de datos batch input, se actualiza el documento periódico. En el documento periódico original se introducirá, entre otras cosas, la fecha de la próxima ejecución, actualizada por el programa de contabilización periódica. También se actualizará el número total de ejecuciones del programa. Si se desea, se pueden visualizar estos datos en el documento periódico (véanse las secciones sobre cómo modificar y visualizar documentos periódicos).


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Si se selecciona el juego de Batch Input a correr y luego se presiona el botón aparecerá la siguiente pantalla

Y se deberá seleccionar Visual.Sólo errores (se confía en el contenido de la información, y el tamaño de los archivos es relativamente chico). Si el batch Input no contiene errores, se mostrará instantáneamente la siguiente pantalla

Si presionamos “Finalizar batch input salimos de la transacción” Si voy a FB03 para visualizar documentos veré que efectivamente el mismo ingresó a la contabilidad.


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Modificación/ Visualización de Documento Periódico

Path: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Documento / Documentos de ref. / Documento periódico / Modificar//Visualizar

Transacción: FBD2 // FBD3

Modificar un documento periódico es como modificar cualquier otro documento, excepto por el hecho de que también se pueden modificar los importes de partidas individuales y los datos de contabilización periódica. Para modificar un documento periódico, proceda del siguiente modo: Introduzca el número de un documento periódico y seleccione INTRO.

Si desconoce el número del documento periódico, puede buscarlo seleccionando Documento / Lista, en la barra de menús.


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Trate una o más partidas individuales marcando la partida individual y modificando los datos contenidos en ella. Para tratar la cabecera del documento, seleccione Pasar a / Cabecera del documento. Entonces podrá añadir o modificar el número de referencia y los campos de texto en la cabecera del documento.

Para tratar los datos de contabilizaciones periódicas, seleccione Pasar a / Contabilizaciones periódicas. Se pueden modificar los campos Fecha próxima ejecución, Fecha última ejecución, Intervalo en meses, Fecha de ejecución, Plan de ejecución, Número de ejecuciones y Código de borrado.


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Para grabar sus modificaciones, seleccione Documento / Grabar Borrado de Documento Periódico

Path: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Documento / Documentos de ref. / Documentos periódicos / Borrar

Transacción: F.56

Sólo se pueden borrar los documentos periódicos marcados para borrado. Los programas de contabilización periódica marcan automáticamente los documentos periódicos para borrado, si la siguiente fecha de ejecución determinada por el programa es posterior a la última fecha de ejecución. De este modo, el sistema indica que el documento periódico no debe ser utilizado nuevamente. El usuario también puede fijar la petición de borrado. Cuando se utiliza un plan de ejecución, el programa marca un documento periódico para borrado si en el plan no hay fecha de ejecución posterior a la actual fecha de ejecución. En este caso, el programa le indica el documento periódico marcado para borrado. Puede desactivar este indicador si, por ejemplo, todavía no se han introducido todas las fechas de ejecución. Asegúrese entonces de completar el plan de ejecuciones. El programa de contabilización periódica no vuelve a utilizar los documentos periódicos marcados para borrado.


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Para llevar a cabo un test de ejecución y generar una lista de los documentos que han sido marcados para borrado, seleccione el campo Ejecución test. También se puede imprimir la lista obtenida. Cuando esté seguro de que desea borrar los documentos originales seleccionados, desmarque el campo Ejecución test.

Seleccione Programa

Evaluación de los Documentos Periódicos

Finanzas / Gestión Financiera / Libro mayor / Operaciones periódicas / Contabilizaciones periódicas / Listas.

Transacción: F.15


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Se pueden evaluar los documentos periódicos con el fin de averiguar cuáles de ellos: Contienen información para contabilizaciones que se deberían efectuar dentro de un período de tiempo determinado. Para ello, introduzca una fecha inicial y/o final. Estas fechas se refieren a especificaciones establecidas en lo que respecta a la primera y última fecha de ejecución guardada en el documento periódico.

Contienen información para contabilizaciones no efectuadas. Contienen información para contabilizaciones a efectuar en la próxima ejecución del programa de contabilización periódica. Para conseguir esta información, especifique el período apropiado de liquidación. Si lo desea podrá restringir esta evaluación a determinadas cuentas. Para llevar a cabo esta evaluación, seleccione:


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En la pantalla que se visualiza a continuación, introduzca los criterios de selección apropiados y

seleccione

3. Ingreso de tipos de cambio.

3.1 Cargar tipo de cambio

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Entorno / Opciones Actuales / Introducir Tipo de cambio Transacción: S_BCE_68000174 o OB08

DATOS A CARGAR

Presionar el icono para cargar nuevos tipos de cambio. Si se desea se puede copiar cono referencia a algún tipo de cambio ya cargado en otra fecha, modificándose todos

los campos que sean necesarios con el icono .

Con el icono se puede borrar una línea que se haya cargado mal.

Con el icono se puede modificar/ visualizar los tipos de cambios.


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Se debe completar los siguientes campos:


Tipo de Cotización Clave bajo la cual se almacenan tipos de cambio para la conversión en el sistema.

Vendedor

Válido desde Fecha a partir de la cual es válido el tipo de cambio.

Parámetro Ingresar la moneda de procedencia y la moneda de conversión.

Cotización Directa Es el tipo de cambio del día, nota cuando se tengan operaciones en moneda extranjera es necesario que se actualice la tabla de tipos de cambio en forma diaria, es decir; sólo debe existir un usuario responsable para que realice dicha operación.

Se presiona el icono y los cambios quedan guardados.

4. Cierre de periodos contables.

4.1 Abrir y cerrar periodos contables

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor/ Entono / Opciones Actuales / Abrir y cerrar periodos Transacción: S_ALR_87003642 / OB52

Normalmente, sólo se abre el período contable actual para la contabilización. El resto se cierran. Al final de este período contable, se cierra el periodo y se abre el período contable siguiente:


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Variante AR10

Clase de cuenta Este campo nos muestra la clase de cuenta que se esta abriendo o cerrando en el periodo es decir que: +: Significa que el periodo tiene validez para

todas las clases de cuentas. A: Cuentas de Activo fijo. D: Cuentas de Deudores. K: Cuentas de Acreedores. M: Cuentas de Materiales. S: Cuentas de Mayor.

Esta clasificación que se describe es para facilitar el cierre mensual y anual si no todas las áreas tienen el mismo calendario de cierre.

De Periodo Junto con la indicación del año, determina el inicio del intervalo de contabilización permitido.

Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el inicio del intervalo de contabilización permitido.

A Periodo Junto con la indicación del año, determina el final del intervalo de contabilización permitido.

Ejercicio Junto con la indicación del período, este campo determina el final del intervalo de contabilización permitido.

4.2 Arrastre de Saldos: Libro Mayor

Cierre Mensual El sistema en forma automática, mensualmente va traspasando los saldos, independientemente de la apertura o cierre de los períodos, por lo tanto no es necesario correr un proceso en especial.

Cierre Anual Para éste proceso si es necesario correr el proceso de arrastre de saldos utilice la ruta:


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Path: Finanzas /Gestión Financiera /Libro Mayor /Operaciones Periódicas/ Cierres /Arrastrar / Arrastre de saldos (nuevo)

Transacción: F.16 o FAGLGVTR

Nombre del Campo

Significado Valores Propuestos

1- Ledger Libro de contabilización (no se aplica para este proyecto) 0L

2- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad AR10

3- Arrastre al Ejercicio

Tipee el año del nuevo ejercicio económico

4- Ejecución de Test Es para controlar que va a realizar el sistema. Es recomendable tildarlo tantas veces hasta que se esté seguro de que los datos salen correctamente.

X

Se presiona la tecla F8 o el icono y se obtendrá un log con los posibles errores de ejecución o la confirmación de que se puede ejecutar en forma real.

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3

4


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Presionando en los iconos o se puede visualizar en detalle las cuentas cuyos saldos ya fueron arrastrados.

Ejecute Back para correr el proceso nuevamente pero ahora en modo real desactivando “el

Flag (tilde) de Test ”, y nuevamente ejecute .

Una vez que corra dicho proceso si llegará a ingresar ajustes en el ejercicio anterior ya no será necesario ejecutar nuevamente el proceso, el sistema en forma automática traspasará los saldos.

Cabe señalar que las cuentas de balance traspasa los saldos en forma automática, y en cuanto a las cuentas de resultados el sistema determina un Resultado del ejercicio mismo que lo manda a la cuenta “Resultado del ejercicio” cancelando ingresos contra gastos.

Para poder bajarlo a Excel, en cualquier pantalla indicar Sistema > Lista > Grabar > Fichero Local:


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Aparecerá un cuadro donde se le indica que tipo de archivo queremos generar:

Luego de elegido el tipo de archivo a generar, se selecciona dónde se desea guardar y con que nombre:

Presionar el icono de Crear. A continuación se debe ubicar por Explorador de Windows (o por Excel) el archivo generado a fin de abrirlo y trabajarlo.


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5. Valoración de Moneda Extranjera.

5.1 Valoración

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor/ Operaciones periódicas / Cierre/ Valorar / Valoración de moneda extranjera (nueva) Transacción: FAGL_FC_VAL

Antes de emitir los balances se debe realizar la valoración de los saldos en moneda extranjera. Esta valoración contempla las cuentas y partidas siguientes:

Cuentas de balance en moneda extranjera, o sea, las cuentas de mayor que ejecuta en la moneda extranjera.

Se valoran los saldos de las cuentas de mayor en la moneda extranjera al tipo de cambio de la fecha de valoración.

Las partidas abiertas contabilizadas en moneda extranjera.

Se valoran las partidas individuales en la moneda extranjera al tipo de cambio de la fecha de valoración.

Se parametrizaron las áreas de valoración:

TC= área para tipo de cambio comprador

TV= área para tipo de cambio vendedor

En el siguiente ejemplo se completaron los datos para actualizar partidas abiertas de acreedores.


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1- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad, para la que desea registrar los doc. Periódicos.

AR10

2- Fecha de valoración

Fecha hasta la cuál se desea valorar.

3- Método de Valoración

Existen 2 métodos, para activos y para pasivos.

4- Ejecutar en Test Si se tilda permitirá revisar antes de realizar contabilizaciones, es excluyente con el tilde 5.

5- Contabilizar inmediatamente valor

Para que contabilice directamente sin verificar

6- Nombre de juegos de datos BI

Nombre del juego de datos en caso de error

7- Determinar Indica la fecha de valoración, y su reversión el primer día del

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automáticamente mes siguiente

En caso de ingresar un cambio en los parámetros que deba hacerse en las siguientes corridas

guardar ese cambio con botón

Ejecutar en test

Se ejecuta con botón SIN EL TILDE DE GENERAR CONTABILIZACIONES.

Evaluar el resultado y Asientos y luego Correr en Real

Se visualizan los documentos creados mediante transacción FB03 El asiento es de tipo: Diferencia de cambio A cuenta regularizadora (puede ser en la misma cuenta ajustada)


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Generación de juego de datos en caso de error Si no hubo errores seleccionar el BI que lleva el nombre introducido en el campo “Nombre del juego de datos batch input” con la que hemos valorado, a fin de poder contabilizar la Valoración Transacción SM35 Seleccionar el Juego de Datos. Presionar el botón Ejecutar.

Se puede ejecutar con botón pintando la fila previamente

Con Visual solo errores el sistema frena solo en caso de error. Con Ejecutar visible se ve la generación de todos los documentos y todas las posiciones Si se ejecuta, y debe cancelarse, la única posibilidad es mediante en la barra navegadora.

Si el flag “Generar Contabilizaciones” estaba marcado antes de ejecutar se generaron directamente las contabilizaciones en la “Contabilidad General”


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6. Reportes

6.1 Visualización de Saldos de Cuentas de Mayor

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Cuenta / Visualizar Saldos

Transacción: FS10N / FAGLB03

El saldo de una cuenta de mayor es la suma de los saldos Haber y Debe de la cuenta.

Hay dos clases de saldos:

Saldos Haber

Saldos Debe

Estructura

En el saldo de cuenta se visualiza lo siguiente:

El saldo inicial (el arrastre de saldos del ejercicio anterior)

El total de todos los movimientos de cada período de contabilización, desglosado en contabilizaciones en el Debe y en el Haber (cifras de movimientos)

A partir de estas cifras, el sistema también calcula lo siguiente para la visualización del saldo de cuenta:

El saldo por período contable

El saldo de cuenta acumulado

Ingreso la Cuenta de Mayor, la sociedad, el ejercicio. Presiono el icono , o F8.


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Haciendo doble click sobre cualquier campo de la grilla, se podrá visualizar el informe de partidas individuales.


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6.2 Lista de Partidas Individuales

Puede visualizar las partidas individuales para una o varias cuentas. Las partidas individuales son las posiciones de documento que se contabilizaron en una cuenta específica. En contraste con una posición de documento, una partida individual contiene únicamente la información del documento que es relevante desde el punto de vista de la cuenta. Se pueden visualizar las siguientes partidas individuales:

Partidas abiertas

Partidas compensadas

Apuntes estadísticos

Partidas preliminares

Dependiendo de los permisos otorgados desde esta transacción se puede también modificar partidas.

Si quisiésemos acceder directamente al análisis de partidas en vez de ingresar por la pantalla de saldo, debemos seguir el camino

Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Cuenta / Visualizar/Modificar partidas (nuevo)

Transacción: FBL3N o nueva transacción FAGLL03


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1- Cuenta de mayor Cuenta de Mayor del Plan de Cuentas

2- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. AR10

3- Partidas abiertas Se visualizan partidas que están abiertas o han sido abiertas para la fecha clave indicada.

4- Partidas compensadas

Se visualizan partidas que se han compensado para la fecha de compensación y que han sido abiertas para la fecha clave. En caso de que no se haga ninguna indicación para la fecha de compensación y para la fecha clave, se visualizan las partidas compensadas.

5- Todas las partidas Abiertas y Compensadas.

Presiono el icono de Ejecutar , o bien (F8). Aquí en ejemplo, se realizó una consulta de todas las partidas. Por lo tanto en rojo se verán las abiertas y en verde las compensadas

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Haciendo doble click sobre la línea del Documento, se puede visualizar la posición contable de ese Documento.

: Posando el puntero del Mouse sobre un documento, con estos íconos se puede visualizar, modificar o modificar en masa varios documentos respectivamente.

: Posando el puntero del Mouse sobre un documento, se puede visualizar si tiene información sobre cheques asociados o los datos maestros de la cuenta contable.

: Posando el puntero del Mouse sobre una columna o dato, se puede filtrar, ordenar en forma ascendente o descendente por cualquier columna.

: Posando el puntero del Mouse sobre una columna o dato, se puede crear un total o subtotal.

: Posando el puntero del Mouse sobre un total o subtotal, se puede visualizar en detalle o sólo subtotales de la cuenta.


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t : Presionando estos iconos se puede agregar, sacar, reordenar columnas. Luego se puede elegir una variante ya creada y sino se puede grabar una variante con nuestras preferencias de visualización.

6.3 Estructura de Balance

La “Estructuras de Balance” es una disposición jerárquica de cuentas de mayor, de esta forma es posible disponer las cuentas de acuerdo con las normativas legales utilizadas para crear los balances y otra alternativa puede consistir en disponer las cuentas de acuerdo con las necesidades del usuario. Su utilización cubre las siguientes funciones:

Se pueden crear e imprimir balances contables. Se pueden crear y ejecutar varios informes, como por ejemplo una lista estructurada de

saldos. Se puede utilizar como base para la planificación en la Contabilidad principal. Se pueden definir diversas estructuras de balance/PyG para crear balances contables

utilizando formatos diferentes. El sistema estándar se suministra con estructuras de balance/PyG predefinidas. Podrá copiarlos o modificarlos para sus propias estructuras.

Transacción: OB58

Desde esta transacción se pueden:

1. Crear nuevas “Estructuras de Balance” oprimiendo el botón

2. Copiar “Estructuras de Balance” existentes para crear nuevas oprimiendo el botón una vez que se seleccione la estructura de la cual se quiere copiar los datos

3. Modificar una “Estructura de Balance” existente haciendo doble click sobre la línea a modificar

Visualizar o Modificar una “Estructura de Balance” realizar las siguientes operaciones: FSE2 Para “Visualizar o Modificar” una Estructura de Balance realizar las siguientes operaciones: Seleccionar la “Estructura de Balance” deseada marcando con el cursor y luego dar “Enter” para ver la estructura o doble click para ver el Detalle


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Presionar

Modificar las posiciones deseadas haciendo doble click:


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Se agregan o se quitan cuentas contables.

Grabar oprimiendo

6.4 Impresión de Balance

Balance/PyG Transacción: S_ALR_87012284


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1- Plan de cuentas Plan de Cuentas de la empresa 1000


3- Cuentas de mayor Si se desea listar sólo algunas cuentas contables o por rangos


1- Estructura balance PyG

Es la estructura de visualización de cuentas creada en la transacción OB58

AR10

2- Año del informe Año del ejercicio económico que se desea listar

3- Períodos del informe

Meses calendarios que se desean listar

4- Año de comparación

Año del ejercicio económico con el cual se desea comparar el elegido en el punto anterior

5- Períodos de comparación

Meses calendarios que se desean listar para comparar con los anteriores elegidos

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1

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6- Lista clásica Variante de visualización más común de SAP, no se tienen las funcionalidades de ordenar, filtrar, totalizar, etc.

7- Control grid LVA Variante de visualización más parecida al Excel, permite ordenar, filtrar, reordenar, totalizar, etc.

Luego de seleccionar todos los datos, se presiona el icono Visualización “Lista clásica”.

Visualización “Control Grid LVA”


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6.7 Impresión de Balance de Sumas y Saldos

Path: Finanzas / Gestión Financiera /Libro Mayor / Sistemas de Información / Informes de Libro Mayor / Listas de saldos / General /Saldos de cuentas de mayor /Saldos de cuentas de mayor

Transacción: S_ALR_87012277


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Propuestos

1- Plan de cuentas Plan de Cuentas de la empresa 1000



4- Ejercicio Ejercicio económico que se desea listar 5- Tipo de moneda Siempre será la moneda de la sociedad (ARS) 6- Períodos del

Informe Meses del ejercicio económico que se desea listar

Presionar el icono y se verá el listado:

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6.8 Impresión de Libro Diario

Path: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Sistemas de Información / Informes de Libro Mayor / Documento / General / Diario de doc.

Transacción: S_ALR_87012287


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2- N° de documento Si se desea ver algunos documentos, se completa este campo, si se deja vacío se visualizan todos los documentos.

3- Ejercicio Ejercicio económico que se desea listar.

4- Fecha de contabilización

Se coloca el rango que se quiere listar para imprimir el libro diario.


Presionar el icono o la tecla F8 y se verá por pantalla el libro diario:

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Manual de Usuario Sap Fi Gl

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