Manual de usuario Regycont - contraloria.gob.ec · Departamento de Documentación y Archivo, ......

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIÓN 5.02

PROCESAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS, DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

QUITO, noviembre de 2002

INDICE

INTRODUCCION 1 Capítulo I

NOMENCLATURA 1. Botones 3 2. Diccionario de términos 4 Capítulo II

INGRESO AL REGYCONT 5 Capítulo III

OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL 1. Archivo 6 2. Registro 6 3. Consultas 7 4. Reportes 8 5. Administración 9 6. Ventanas 9 7. Ayuda 10 Capítulo IV

REGISTRO 1. Opciones para el Departamento de Documentación y Archivo 11 1.1 Correspondencia externa 11 1.2 Asignación 13 1.3 Seguimiento Entidad 13 1.4 Seguimiento unidad administrativa 14 1.5 Correspondencia interna o memorandos 14 1.6 Despacho correspondencia con CC. 15 1.7 Despacho correspondencia sin CC. 15 1.8 Guía de Correos, GC. 16 1.9 Correspondencia externa sin respuesta 16 1.10 Guía Interna de Documentos, GID. 17 2. Opciones para las unidades administrativas 17 2.1 Seguimiento de trámites en Entidad 18 2.2 Seguimiento en unidad administrativa 19 2.2.1 Insertar una actividad/Nota al trámite 19 2.3 Correspondencia interna o memorandos 20 2.3.1 Trámite NIS 21 2.3.1.1 Ingreso de un trámite en la unidad administrativa o en Documentación y Archivo 21 2.3.1.2 Trámite de informe de auditoría 22 2.3.2 Relación externo/interno 23 2.3.3 Añadir un número de informe propio de cada unidad administrativa

al trámite interno 23 2.4 Seguimiento Guía Interna de Documentos, GID. 24 2.5 Seguimiento de cada documento registrado en GID. 24

Capítulo V

CONSULTAS 1. Por varias modalidades 26 2. Por procedencia de persona natural o jurídica en CC. 27 3. Por tipo de asunto 27 4. Por estado de trámite en unidad administrativa 28 5. Por carga de trabajo 29 6. Por número de oficio recibido 29 7. Por número de registro en Control de Comunicaciones, CC. 30 8. Por relación externos internos 30 9. Por número de informe de Auditoría 30 10. Por Guía de Correos, GC. 31 11. Por destinatario persona natural o jurídica 31 12. Por número oficio de CGE. 32 13. Por número de Control de Comunicaciones concluído, CC. 32 14. Por número de GID. 33 15. Por destinatario de la GID. 34 16. Por número de registro en la GID. 34 17. Por procedencia de persona natural o jurídica en GID. 35 18. Por número de oficio del remitente 35 Capítulo VI

REPORTES 1. Control de Comunicaciones 36 2. Recordatorio de Trámites 36 3. Guía de Correos 37 4. Guía Interna de Documentos 37 Capítulo VII

ADMINISTRACION 1. Tipo documento 39 2. Tipo de asunto 39 3. Modificación externos internos 40 4. Modificación de un documento registrado en la Guía de Correos 41 5. Modificación de datos de una comunicación registrada en Guía Interna de Documentos 41 6. Cambio de password 42 Capítulo VIII

AYUDA

Acerca de 43

Contraloría General del Estado 1

Sistema de Registro y Control de Documentos Manual de Usuario UA.

INTRODUCCIÓN Este documento es una guía de trabajo para los funcionarios y servidores que usan cualesquiera de los componentes del sistema de Registro y Control de Documentos, Regycont. de la Contraloría General del Estado, que inicia en el Departamento de Documentación y Archivo, continúa en las unidades administrativas, en las cuales se hace un seguimiento de los asuntos asignados según el ámbito. El buen trato por parte de cada uno de los usuarios, en sus respectivas dependencias, asegura el éxito en la gestión administrativa de las unidades y de la Entidad. Regycont. es un sistema integrado por los siguientes módulos funcionales: • Control de Comunicaciones CC., en el cual se registran trámites externos

que requieren respuesta. • Control de documentos externos que se tramitan en las unidades

administrativas en las cuales se elaboran las respuestas. • Control de Trámite Interno, CTI., de la correspondencia interna entre las

unidades administrativas. • Guía de Correos, GC., para el registro en Documentación y Archivo de las

comunicaciones que se envían a los destinatarios externos. • Guía Interna de Documentos, GID., en la cual se registra la

correspondencia externa que no requiere respuesta. • Recordatorio de Trámites Pendientes, RTP., en el cual se registran las

comunicaciones externas que no fueron atendidas o no tuvieron respuestas.

Misión.- Conseguir que el Regycont. sea un sistema automatizado que sirva para obtener información inmediata y confiable de la recepción, registro, trámite, despacho y custodia de la documentación que ingresa o que tiene origen en la Contraloría General del Estado. Objetivos.- • Dar una solución global a la administración de la documentación que se

genera en la Institución. • Consultar a las diferentes unidades administrativas acerca del trámite dado

a la documentación ingresada a la Institución y asignada según el respectivo ámbito.

• Proveer oportunamente a la Alta Dirección Ejecutiva los datos acerca de los asuntos externos e internos, para la toma de decisiones.

• Proporcionar, en forma inmediata, a los clientes internos y externos la información acerca del estado en el que se encuentra un trámite.

• Fortalecer el sistema manual de control de la correspondencia.



Organización del Manual.- Capítulo I. muestra las expresiones que se utilizan en el manual de usuario. Capítulo II. enseña la forma de ingresar al sistema. Capítulo III. explica los componentes de los menús del sistema. Capítulo IV. trata de los procedimientos para el registro de la correspondencia externa en los formularios Control de Comunicaciones, CC., y Guía Interna de Documentos, GID., (DyA). Capítulo V . explica la forma de utilizar las consultas que provee el sistema. Capítulo VI. indica cómo sacar los reportes o impersión de los formularios control de comunicaciones, CC., guía interna de documentos, GID., guía de correos, GC. y recordatorio de trámites pendientes, RTP. Capítulo VII. explica la manera de administrar el sistema de Registro y Control de Documentos. Capítulo VIII. enseña la manera de conseguir la ayuda para utilizar una aplicación del Regycont.



CAPÍTULO I

NOMENCLATURA

Para utilizar el sistema de Administración y Custodia de Documentos adecuadamente se proporcionan los siguientes estándares y normas. 1. Botones

Para que se ejecute un botón se hará un click sobre él con el botón izquierdo del mouse.

Los botones que se encuentran en la parte superior de la pantalla en la barra de íconos son los siguientes:

Graba la información de la ventana activa

Imprime la información de la ventana activa

Organiza las ventanas en cascada

Organiza las ventanas en mosaico vertical

Organiza la hoja y cubre todo el marco

Organiza las ventanas en mosaico horizontal



2. Diccionario de términos.-

En este manual se utilizan términos que deben ser entendidos para evitar confusiones.

2.1 Área usuaria

Es cada unidad administrativa de la Contraloría General del Estado. 2.2 Login

Es la identificación que el Departamento de Procesamiento Automático de Datos asigna al usuario para que tenga acceso al sistema Regycont. Se conforma por la primera letra del nombre más el apellido.

2.3 Password

Es la clave secreta y personal asignada para la utilización del sistema, es de uso individual y restringido, por lo cual, cada uno debe responsabilizarse por su privacidad.

2.4 Usuario

Es el funcionario y servidor de la Institución autorizado para accesar al sistema.

2.5 Click

Es pulsar el botón izquierdo del mouse. 2.6 Doble Click

El pulsar dos veces seguidas el botón izquierdo del mouse.



CAPÍTULO II

INGRESO AL REGYCONT. Encontrará en la pantalla de la computadora el ícono Regycont., haga doble click y empezará a ejecutarse esta aplicación.

Aparecerá la primera pantalla llamada “Ingreso al sistema”:

En esta pantalla se observa “Convenio Inter Institucional CGE. – Banco del Estado”. En el campo que se lee “Usuario” escriba el login (nombre del usuario) y en el campo “Clave” digite el Password (clave) con letras mayúsculas o minúsculas. Para ingresar al sistema dé un click en OK o Cancel si no desea ingresar A continuación aparece la pantalla principal del sistema.



CAPÍTULO III

OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL Para accesar a la opción que requiera del Regycont., haga click sobre el nombre de la misma, ubicada en la parte superior de la pantalla. 1. Archivo

Encontrará las siguientes opciones: • Cerrar: cierra la ventana actual sin salir del sistema. • Grabar: graba los datos ingresados.

• Imprimir: imprime los datos de la ventana activa. • Salir: sale del sistema Regycont.

2. Registro

El personal autorizado registra la información en los diferentes módulos del Regycont. a través de las siguientes opciones: Módulo Control de Comunicaciones, CC.

• Correspondencia externa • Asignación

• Seguimiento Entidad • Seguimiento unidad administrativa • Correspondencia interna o memorandos Módulo Guía de Correos, GC.

• Despacho correspondencia con CC. • Despacho correspondencia sin CC. • Guía Correos, GC.



Módulo Guía Interna de Documentos, GID.

• Correspondencia externa sin respuesta

• Guía Interna de Documentos, GID.

• Seguimiento Guía Interna de Documentos

• Seguimiento de cada documento registrado en GID.

3. Consultas

En estas opciones, el usuario podrá hacer uso de las diferentes consultas según el módulo al que ingrese: Módulo Control de Comunicaciones, CC.

• Por varias modalidades

• Por procedencia de persona natural o jurídica en CC.

• Por tipo de asunto

• Por estado de trámite en unidad administrativa

• Por carga de trabajo

• Por número de oficio recibido

• Por número de registro en Control Comunicaciones, CC.

• Por relación externos internos

• Por número de informe de Auditoría Módulo Guía de Correos

• Por número de Guía de Correos, GC.

• Por destinatario persona natural o jurídica

• Por número oficio de CGE.

• Por número de Control Comunicaciones concluido, CC.



Módulo Guía Interna de Documentos

• Por número de GID. • Por destinatario de la GID. • Por número de registro en la GID. • Por procedencia de persona natural o jurídica en GID. • Por número de oficio del remitente

4. Reportes

Esta pestaña se encuentra habilitada únicamente para el Departamento de Documentación y Archivo. Permite imprimir la información registrada en esta unidad mediante los siguientes formularios:

• Control de Comunicaciones

• Recordatorio de Trámites • Guía de Correos

• Guía Interna de Documentos



5. Administración

Esta opción se utiliza para modificar o rectificar textos o datos registrados en los formularios Control de Comunicaciones, Guía de Correos y Guía Interna de Documentos, así como los Controles de Trámite Interno y el NIS., presentando las siguientes opciones: • Tipo documento • Tipo asunto • Modificación externos internos

• Modificación detalle de Guía de Correos • Modificación detalle Guía Interna de Documentos Además, permite cambiar el password, siendo la única opción en este menú que está habilitada también para las demás unidades administrativas.

6. Ventanas

Se pueden ver todas las pantallas que se encuentran abiertas en un momento dado, en la forma de presentación que más se ajuste a su necesidad.



7. Ayuda

En cada aplicación tiene la opción de buscar ayuda para entrar y utilizar cualquiera de las pantallas. Dé un click en el ícono Ayuda y aparece la opción Acerca de...



CAPÍTULO IV

REGISTRO El primer paso del seguimiento a la documentación que se administra en la Contraloría es realizado por el personal del Departamento de Documentación y Archivo y luego en la secretaría de cada unidad administrativa. 1. Opciones para el Departamento de Documentación y Archivo

Las opciones que aparecen en el menú corresponden a las tareas que están habilitadas para los usuarios del módulo Control de Comunicaciones en el Departamento de Documentación y Archivo.

1.1 Correspondencia externa

Una vez recibida la correspondencia en otra dependencia de la Contraloría entregará en la ventanilla del Departamento de Documentación y Archivo y únicamente en esa unidad se registrará toda esta información.



Ingrese al Regycont., dé un click en Trámites y el sistema genera un número secuencial único que identifica al trámite externo que tiene los mismos datos del formulario Control de Comunicaciones. Ponga mucha atención antes de grabar la información. El usuario llenará los espacios de: • Procedencia y remitente • Tipo de documento • Número • Asunto • Anexos • Tipo de asunto • Enviar a: • Prioridad Sí No • Observaciones Para el dato de Procedencia y remitente debe llenar con datos precisos para su archivo y posterior búsqueda. En la pestaña que se lee Tipo documento, dé un click y el sistema le generará una lista de la cual escogerá la opción que corresponde. En Número registre el número de la comunicación recibida. En Asunto debe ingresar un resumen claro, preciso, conciso y sin errores. Si los hay, registre la información correspondiente a Anexos, ponga el número exacto de hojas, carpetas o tomos. En Tipo de asunto, el sistema le genera una lista y el usuario escogerá la opción que más identifique al documento. En la casilla de Enviar a se escribe la unidad asignada que tramitará el asunto. Señale la Prioridad y luego, en el campo de Observaciones registre si pasa para conocimiento de la Alta Dirección Ejecutiva. Al grabar la información que se ve en la pantalla, automáticamente se habilita el ícono Asignación, de esta opción escogerá Sí o No para asignar al área responsable. Después de grabar el registro, se limpia la pantalla y queda lista para el ingreso de un nuevo trámite.



1.2 Asignación En esta pantalla, el Departamento de Documentación y Archivo envía el asunto al área usuaria, en la cual se responsabilizará del trámite del mismo.

El usuario de esta pantalla, tiene la posibilidad de revisar los trámites registrados y devueltos. Trámite registrado: documentos nuevos que ingresaron en Documentación.

Trámite devuelto: documentos devueltos por las áreas usuarias para reasignar a otras áreas.

Para asignar el área usuaria, ubíquese con el mouse en Registro y dé un click en Asignación. En la nueva pantalla vaya hasta el Número de Trámite, dé un click en Área Usuaria, colóquese en el registro correspondiente, se cambia a color azul; el sistema le genera una lista de todas las unidades administrativas que están conectadas al Regycont. Active el botón en el ícono Asignar, dé un click y se asignará el trámite a las unidades destinadas, luego este número se borrará de la pantalla.

1.3 Seguimiento Entidad

En esta pantalla consultará el tratamiento que se dio a un documento en distintas unidades administrativas. Una vez asignado un trámite y recibido en el área usuaria, digite el número de CC. en el espacio Número y desplegará los datos registrados en el Control de Comunicaciones.



1.4 Seguimiento unidad administrativa

La información que proporciona esta pantalla está relacionada con el trámite dado a un asunto en una unidad administrativa. En el ícono Número digite el número de Control de Comunicaciones, CC. y podrá ver en la pantalla la información registrada en ese formato, para asignar a la persona que tramitará.

1.5 Correspondencia interna o memorandos

Esta pantalla se utiliza para asignar el Número Interno del Sistema, NIS. a un memorando, formularios de proveeduría (14), trámite de viáticos y pedidos al Departamento de Mantenimiento. También para clasificar por el tipo de asunto según una tabla. Dé un click en los respectivos íconos Tipo de documento u Otros asuntos y podrá escoger la opción que necesite.



1.6 Despacho correspondencia con CC.

En esta pantalla se registra el oficio con el cual se contesta un asunto ingresado en Control de Comunicaciones. Escriba el número de CC. y dé un click en el ícono contiguo y desplegará el formato Guía de Correos para registrar la información de las comunicaciones para enviar a los destinatarios.

1.7 Despacho correspondencia sin CC.

En esta pantalla se ingresa información del envío de la correspondencia. Si da un click en esta opción aparecerá el formulario Guía de Correos enel cual se registra la correspondencia que se entregará a los destinatarios, cuyos antecedentes no se registraron el el formato CC.



1.8 Guía de Correos, GC.

Esta pantalla es para agrupar la correspondencia despachada por distintos medios. Dé un click en la opción Guía de Correos, CC. y aparecerá la pantalla con la lista de documentos para envío a los destinatarios, a través de distintos medios. Por ejemplo: correo ciudad, correo provincias, correo exterior, zona norte, zona sur, TAME y casillero judicial.

1.9 Correspondencia externa sin respuesta

Esta opción se utiliza para registrar la correspondiencia externa que tiene carácter informativo o responde a peticiones institucionales, o es personal, oficial y particular, por lo cual, no requiere de respuesta.



1.10 Guía Interna de Documentos, GID.

En esta pantalla se registra la información de las comunicaciones recibidas que no requieren respuesta y que fueron asignadas por unidades administrativas.

2. Opciones para las unidades administrativas

Los pasos restantes del seguimiento que se da a un trámite son realizados en cada unidad administrativa, para esto aparecerá el siguiente menú.



2.1 Seguimiento de trámites en Entidad

Cuando la comunicación llega físicamente a la unidad asignada, la persona encargada de administrar la correspondencia, reciba, ingrese al Regycont. con su clave. Ingrese a la pantalla principal la opción Registro, ubíquese en el ícono Seguimiento Entidad, en la parte superior, observe las siglas de la unidad que se encuentra a cargo del trámite y el nombre del responsable que ingresa al Regycont. Pase la documentación al Director para que asigne al técnico que efectuará el trámite.

En esta imagen escriba el número del trámite o CC., luego haga un click en externo. Una vez que se ha recuperado un trámite por medio del número de control de comunicaciones, aparecen las acciones correspondientes a cada estado del trámite. Cada vez que dé click en el formulario aparece una secuencia de botones determinando las siguientes acciones:

Acción Descripción Delegar Delegación de un trámite Area Usuaria Acepta el trámite en el área usuaria Devolver Devuelve el trámite al Departamento de

Documentación y Archivo Técnico Asignar técnico responsable del trámite Concluido Trámite concluido

En el caso de una mala reasignación por parte del Área Usuaria se deberá llamar a la unidad de destino y pedir que devuelva el documento por el Regycont.



2.2 Seguimiento en unidad administrativa

En esta pantalla dé un click para reasignar a la persona que atenderá el asunto en el área usuaria, solo aparece el botón “responsable”.

En la siguiente pantalla observe que está asignado el trámite, haga un click en Asignado. Automáticamente se activa la pestaña Área Usuaria, dé un click en Sí para registrar el trámite y se activan automáticamente dos pestañas, Técnico y Devolver, seleccione cualquier opción. Tenga en cuenta que el sistema en esta opción solo presenta la acción Responsable, con la cual se asigna a otra persona una vez que haya ejecutado determinada acción.

2.2.1 Insertar una actividad / Nota al trámite

Esta opción se utiliza para ingresar las actividades que realiza el responsable del trámite. También se utiliza para registrar los memorandos de respuesta parcial o total de un asunto. Para insertar una Actividad/Nota recupere el trámite por cualquiera de las opciones Seguimiento, dé un click con el botón izquierdo del mouse en cualquier parte del formulario y aparecerá el siguiente menú flotante:



En este menú dé un click en Insert y aparecerá la siguiente pantalla:

Dé un click en Sí para desplegar la pantalla que permite ingresar las actividades y notas al trámite.

Para guardar la información ingresada dé un click en la cruz de la parte superior de la pantalla y confirme grabar.

2.3 Correspondencia interna o memorandos

Esta opción es para la administración de la correspondencia interna que circula entre las unidades administrativas. Para los memorandos que requieran respuesta se creará un Número Internodel Sistema, NIS., el que se utilizará hasta cuando se concluya el trámite. Los documentos externos registrados en el formulario Control de Comunicaciones que para atender sea necesario consultar a otra unidad administrativa, no se utilizará NIS. Además se puede establecer la relación de una comunicación externa con memorandos, así se obtendrá la información completa de antecedentes, informes y criterios acerca de una o varias peticiones formuladas en un oficio. Este menú presenta las siguientes opciones: Trámite NIS Relación externo/interno Añadir número de Informe de Auditoría



2.3.1 Trámite NIS

En cada unidad administrativa se genera un número interno del sistema, NIS, a través del cual se establece un vínculo entre la información que tiene origen en la correspondencia externa, registrada en Control de Comunicaciones, con la correspondencia resultante del respectivo trámite interno; inclusive, si se requiere, se puede añadir un número de informe de auditoría o examen especial.

2.3.1.1 Ingreso de un trámite en la unidad administrativa o en

Documentación y Archivo

Las unidades administrativas de la matriz que no estén enlazadas al sistema de Registro y Control de Documentos, Regycont. por falta de equipos o red, harán registrar la correspondencia o trámites internos en el Departamento de Documentación y Archivo. Para las unidades administrativas que estén conectadas al Regycont. se presenta la siguiente ventana en la cual ingresarán todos los datos que corresponden al trámite interno.



Al grabar, el sistema proporciona el NIS., número que escribirá en el formulario Control de Trámite Internos y en el memorando.

2.3.1.2 Trámite de informe de auditoría En el caso de que una unidad de control genere un informe de auditoría o examen especial, en el campo “Tipo asunto” seleccione Informes Auditoría y aparecerá en la parte superior derecha un botón para registrar el número de informe propio de la unidad administrativa.

Dé un click sobre el botón para ingresar el número de informe de auditoría y luego Aceptar.



2.3.2 Relación externo/interno En esta opción se indica cómo establecer la relación entre la información externa con la interna y vincular el número de informe de auditoría de cada unidad administrativa con el de trámite interno. En cada unidad administrativa, se puede vincular los trámites internos que se derivan de una comunicación externa como se verá en la siguiente ventana:

Para vincular un trámite externo con un interno dé un click en la ventana Externos, ingrese el número de CC. y ejecute la consulta. Luego dé un click en la ventana Internos, ingrese el NIS. y ejecute la consulta. Una vez que tenga los dos documentos que tienen relación de padre a hijo, dé la orden de grabar.

2.3.3 Añadir un número de informe propio de cada unidad administrativa

al trámite interno.

En esta pantalla se ingresa el número de trámite interno para poder recuperarlo.



2.4 Seguimiento Guía Interna de Documentos, GID.

En esta pantalla el área usuaria acepta el trabajo asignado por el Departamento de Documentación y Archivo, realiza el seguimiento en la unidad administrativa, desde el registro del asunto en Documentación. Acepta o registra la Guía Interna de Documentos en el área usuaria. Da trámite a los documentos de la GID., asigna técnico para que atienda el asunto y finalmente concluye el trámite.

Para aceptar la GID. dé un click en el formulario, aparece la opción Área Usuaria, dé otro click para recibir los documentos.

2.5 Seguimiento de cada documento registrado en GID.

Aceptada la GID., el sistema permite el trámite de cada uno de los documentos, para lo cual ingrese el número de registro individual en la siguiente pantalla.



En esta pantalla se debe dar click para tener la secuencia de pasos para dar seguimiento a la documentación, así al dar click en esta interface se obtendrán los siguientes pasos (botones)

Actividad/Botón Descripción Área Usuaria Acepta el documento en la unidad administrativa Funcionario Asigna a una persona responsable de tramitar la

documentación Concluir Se archiva el documento o se finaliza el proceso

en la unidad administrativa



CAPÍTULO V

CONSULTAS En este capítulo se pone a disposición del usuario las opciones de consultas para obtener información a través del sistema Regycont., según el ámbito y por tres medios de registro en forma independientes, los dos primeros, de ingresode la correspondencia y el tercero para el despacho de las comunicaciones originadas en las distintas dependencias de la Contraloría.

En estas consultas los usuarios pueden ver únicamente los trámites que pertenecen a cada una de las áreas, ya que el sistema tiene seguridades para impedir que los datos registrados sean modificados o eliminados. 1. Por varias modalidades

Esta pantalla es de uso de Documentación y se puede realizar consultas relacionadas con el estado de trámite en una unidad administrativa o por patrón de procedencia. Dé un click en el ícono Por varias modalidades, marque en la cruz de externos, internos o todos, registre el período de búsqueda en desde y hasta, señale el estado de trámite, escriba una palabra y una sílaba en patrón de procedencia, dé un click en el ícono de búsqueda (extremo derecho) y obtendrá la información que requiere. Si desea conocer los datos básicos o generales del documento, ejecute las respectivas opciones que verá en la pantalla con letras de color azul y rojo, respectivamente.



2. Por procedencia de persona natural o jurídica en CC.

Esta opción se utiliza para ver el registro y destino de un documento externo e interno, para lo cual escriba un dato referencial. Haga click en Consulta, luego en externo o interno, según la necesidad; actualice la fecha de búsqueda, según los datos del antecedente o proporcionados por el interesado, en Procedencia o en Asunto registre dos letras o una palabra y desplegará en la pantalla todos los documentos registrados en ese lapso; ubíquese con el cursor en la fila que tiene la información buscada, dé una orden, entonces marcará ese blque. Si desa conocer más información del asunto, dé un click en el ícono Datos básicos (color azul) y verá lo relacionado con asunto, unidad asignada, etc.

3. Por tipo de asunto

En esta pantalla el usuario consulta los trámites que se encuentran asociados por un determinado tipo de asunto.



Esta opción presenta horizontalmente los datos más importantes de todos los trámites asignados al área usuaria, asociado con un mismo tipo de asunto. Si desea ver el detalle completo del trámite, ubíquese con el mouse en el campo deseado, dé un click para activar el registro y desplegará otra pantalla con todos los datos básicos. Para pasar de la pantalla general al detalle, elija cualquiera de las opciones que aparecen en las pestañas General o Datos Básicos.

4. Por estado de trámite en unidad administrativa

En esta pantalla puede hacer el seguimiento de lo acontecido con un asunto en una dependencia institucional, la consulta es factible para correspondencia externa e interna. En este caso, dé la orden en Consulta, luego en Estado de trámite en unidad administrativa. En la pantalla, marque interno o externo, el período de ingreso del documento, seleccione el estado de trámite que puede ser: en trámite, área usuaria, asignado y concluido; dé la orden en uno de los estados y verá en la nueva pantalla todos los documentos del período señalado; marque el bloque deseado, dé un click en la fila cuyos datos busca, vaya a la pestaña Datos básicos y tendrá toda la información del asunto investigado.



5. Por carga de trabajo

En cada unidad administrativa, con esta opción, puede ver los asuntos en trámite o concluidos que estén asignados a una persona. Vaya a Consulta, Por carga de trabajo, señale si es documento interno o externo, el período de búsqueda, el posible estado de trámite yla persona a la que se asigna para que atienda determinada petición o todos los trabajos asignados.

6. Por número de oficio recibido

En esta pantalla consulta el seguimiento por el número de documento recibido en esta Institución.

Ingrese el número del documento recibido o parte de él para localizar un trámite, el sistema presenta la información buscada; ubíquese en el trámite requerido y observará la secuencia del trámite. Para pasar de la pantalla General a la de Seguimiento, elija cualquiera de las pestañas que aparecen en la parte superior General o Seguimiento .



7. Por número de registro en Control Comunicaciones, CC.

En esta pantalla se consultará el seguimiento de un trámite específico. Ingrese el número del control de comunicaciones, el sistema presenta los datos básicos del trámite según el período indicado. Para pasar de la pantalla de Datos Básicos a la de Seguimiento, escoja cualquiera de las pestañas que aparecen en la parte superior Datos Básicos o Seguimiento.

8. Por relación externos internos

Esta opción facilita establecer el nexo que existe entre una comunicación externa registrada en el formato Control de comunicaciones, que posteriormente dio origen a un memorando o un número interno del sistema, NIS.

9. Por número de informe de Auditoría

Una vez que se registró una comunicación en el formato Control de comunicaciones, es posible, en esta opción, establecer la relación con un informe de auditoría para atender peticiones de ejemplares de este documento.



10. Por Guía de Correos, GC.

También puede conocer el edestino de un documento si tiene el número de la Guía de Correos, GC. Ubíquese en el cursor en este ícono, dé la orden y desplegará esta pantalla, digite el número de GC., el período, un click en ejecutar y verá la lista de comunicaciones registradas, marque el bloque deseado, escoja Datos básicos y tendrá la información más detallada del oficio despachado. Si desea volver a la lista, colóquelas con el mouse y pulse en General.

11. Por destinatario persona natural o jurídica

Otra forma de hallar información es proporcionando al sistema el nombre del destinatario de la comunicación, sea ésta entidad, persona jurídica o natural.



Coloque el cursor en esta opción, dé la orden, actualice la fecha de búsqueda, ubíquese en el ícono Patrón de búsqueda, escriba la primera sílaba comoreferencia de lo que quiere información, dé un click y aparecerá una lista de todos los registros en el período indicado; marque bloque en la línea deseada, dé la orden en la pestaña Datos básicos y tendrá información completa del número de registro, oficio, fecha, anexos y medio de envío. Para volver a la pantalla anterior, dé una orden en la pestaña General.

12. Por número oficio de CGE.

Si proporciona al sistema el número de oficio otorgado en Documentación, da un click en la ejecución, aparecerá en otra pantalla: elnúmero de registro, nombre del destinatario, número de GC. y el medio de envío. Para ver más información ubíquese con el mouse en la pestaña Datos básicos y visualizará la respectiva Guía de Correos.

13. Por número de Control de Comunicaciones concluído, CC.

Se refiere al despacho de correspondencia con antecedentes registrados en Control de Comunicaciones, CC.



En esta pantalla consultará los números de oficio y de la guía de correos en los cuales fue despachado el oficio de respuesta, para lo cual ingrese el número de CC.

Dé un click en esta opción y desplegará la pantalla en la cual se verá el número de registro, el nombre del destinatario de la comunicación, el número de la guía de correos, el medio de distribución, el número de oficio, la unidad de origen. Si desea más datos dé una orden en la pestaña Datos básicos y tendrá el registro en la guía de correos.

14. Por número de GID.

Esta es la tercera forma de realizar una consulta, a través de los datos de la comunicación recibida y registrados en el formulario guía interna de documentos. En esta pantalla puede ver las notas y acciones tomadas con cada documento registrado en la GID.

Ubíquese con el cursor en esta opción, dé la orden y aparecerá esta pantalla, registre en el ícono activo el número de la guía interna de documentos y verá la lista de todos los documentos registrados y enviados a una unidad administrativa; marque el bloque en la línea cuyos datos busca, ejecute y tendrá la descripción individualizada del documento.



15. Por destinatario de la GID.

Dé un click en el ícono Por destinatario de la GID., actualice períodos de búsqueda en desde hasta; en Patrón de búsqueda escriba tres letras o la primera sílaba de la unidad de destino y aparece la lista de todos los documentos remitidos a esa dependencia, ubíquese en la fila con la información deseada, marque el bloque, direccione a la pestaña Datos básicos y verá más información de un documento.

16. Por número de registro en la GID.

En esta pantalla se ve qué persona tiene la comunicación, se hace el seguimiento del trámite dado a cada documento registrado en la GID.

Una vez dada la orden en esta opción, escriba el número de registro en el ícono activo, desplegará el número de guía interna de documentos, la fecha de registro, la unidad administrativa de destino del documento y la persona que aceptó el trámite del asunto en esa dependencia. Si desea ver quienes intervinieron en el procedimiento, haga click en la fila y luego en la pestaña Seguimiento.



17. Por procedencia de persona natural o jurídica en GID.

Dé un click en esta opción, aparece la pantalla requerida, actualice el período de búsqueda, ubíquese con el mouse en Patrón de búsqueda, escriba tres letras o una sílaba, dé la orden y aparecerán todos los registros con esas letras, marque bloque en la fila que tiene la informació buscada, dé un click, colóquese con el mouse en la pestaña Datos básicos y obtendrá el registro con todos los datos del documento recibido y registrado.

18. Por número de oficio del remitente

Posiciónese en Por número de oficio del remitente y dé la orden, en el ícono activo Número del documento, digite el número de la comunicación que busca, dé un énter y verá el número, tipo de documento, la fecha de recepción, el número buscado, la unidad administrativa a la ue se envió. Dé un click en la pestaña Datos básicos y verá más información de la comunicación registrada.



CAPÍTULO VI

REPORTES

Este ícono nos permite obtener reportes de los formularios control de comunicaciones, recordatorio de trámites pendientes, guía de correos. Dé un click, según la necesidad. 1. Control de Comunicaciones

Una vez registrada lainformación en el formulario CC. y grabada, posiciónese en Control de Comunicaciones, dé la orden con el mouse, en la pantalla le pide que escriba el denominado rango, es decir, desde hasta qué número de CC., registre estos datos, dé enter, vaya con el cursor al ícono impresora, dé la orden y obtendrá los respectivos reportes. Otra forma de sacar el reporte es después del registro, pide grabar, sí, pregunta imprimir, si pone sí entonces sacará el reporte de cada unidad.

2. Recordatorio de Trámites

En esta opción se conocerán todos los asuntos no concluídos o no atendidos, el Regycont. automáticamente demostrará en listas por unidades. Ubíquese en Recordatorio de Trámites, dé la orden con el mouse, en lal pantalla desplegada, escriba el período desde y hasta qué fecha desea que le imprima la información relacionada con recordatorio de asuntos pendientes de respuesta; en el siguiente campo, ponga la unidad administrativa a la que corresponden los controles de comunicaciones registrados en el recordatorio; haga click en el ícono impresora y luego en Sí.



3. Guía de Correos

Registrados los números de oficio y fecha en la guía de correos y grabada la información, en esta opción dé la orden y verá en la pantalla desplegada toda la información registrada con los siguientes datos: guía, período, medio de envío, fecha de elaboración y responsable; en el campo respectivo, digite el número de copias que necesite para la distribución de correspondencia, marque el bloque respectivo, ubíquese y haga click con el mouse en la pestaña individual, verá la lista de todas las comunicaciones registradas en el formato GC.; haga click en el ícono impresora y en Sí para obtener la impresión de la guía de correos requerida. Así proceda con cada uno de los formularios guía de correos que visualiza en la pantalla.

4. Guía Interna de Documentos

Una vez registrada la información en la Guía Interna de documentos y grabada, lo cual se realiza en dos pantallas diferentes, se entra a esta aplicación para sacar el reporte, dé un click en reporte, aparecerá las



listas de comunicaciones registradas en cada formulario guía interna de documentos, posiciónese en la respectiva fila, dé la orden, seleccione la unidad administrativa, vaya a la pestaña individual, ponga imprimir, Sí y obtendrá el reporte requerido. Repita el mismo procedimiento para las otras dependencias.



CAPÍTULO VII

ADMINISTRACION Uno de los objetivos del Regycont. es proporcionar al usuario algunas formas de registro y consulta, para lo cual se agrupó bajo una denominación de carácter general varios documentos identificados con palabras descriptivas de características o peticiones similares. 1. Tipo documento

En la casilla Descripción del documento, encontrará los nombres genéricos con los cuales la técnica secretarial identifica, por sus características propias, a cada una de las comunicaciones recibidas o enviadas. Estos nombres están definidos en tablas magnéticas para selección del usuario, al momento de registrar la información recibida de los clientes externos e internos. Con solo dar una orden en la palabra descriptiva se registrará el tipo de documento. En el numeral 10 verá Otros que quiere decir una correspondencia no muy común o variada a la cual, por falta de espacio en la pantalla, no se ha dado un nombre propio; sin embargo, si hay necesidad de identificar más documentos, solicitará al administrador del sistema en Procesamiento Automático de Datos nacional o regional su inclusión, previa aceptación del Jefe de Documentación y Archivo.

2. Tipo de asunto

En la casilla Descripción del asunto verá expresiones con las cuales se califica y registra a varias peticiones, conformando grupos de documentos que facilitará realizar una consulta posterior o seguimiento en más de una unidad administrativa.



Si desea beneficiarse de esta opción del Regycont., vaya al ícono Consulta, Por tipo de asunto, aplique el respectivo procedimiento y tendrá la información requerida. Si el usuario requiere la incorporación de otros descriptores, con la autorización del Jefe de Documentación y Archivo, solicite al administrador del sistema en Procesamiento Automático de Datos nacional o regional.

3. Modificación externos internos

En ocasiones se cometen errores en la transcripción de los datos que se registran en los formularios control de comunicaciones y con esta opción, se puede efectuar correcciones o rectificaciones en el texto. Para ello, dé un click en el ícono Administración, luego en Modificación externos internos; marque, según la necesidad, uno de ellos, registre el número de formulario, dé la orden en el ícono superior derecho y visualizará el formato con todos los datos, ejecute la rectificación, guarde la información con la palabra Sí. Se puede modificar el formato control de comunicaciones sólo en Documentación y Archivo. Es posible imprimir este formulario modificado pero antes de ejecutar la aplicación Asignación, caso contrario, no.



4. Modificación de un documento registrado en la Guía de Correos

Esta opción está habilitada únicamente para el Departamento de Documentación y Archivo. Como en el caso anterior, se usa para rectificar algún error en los datos registrados en una guía de correos. Previamente debe conocer el número de registro en una guía de correos, lo cual puede obtener por el ícono Consulta, Número de oficio, tendrá los datos relacionados con registro, período, destinatario, número de guía, zona de destino y fuente. Con el número de registro, vaya al ícono Administración, dé un click, le desplegará la pantalla con todos los datos registrados, a los cuales podrá realizar las modificaciones o correcciones deseadas, guarde la información con las teclas Control S y Sí. Puede hacer la impresión del formulario reformado siempre que no haya ejecutado la opción Asignar.

5. Modificación de datos de una comunicación registrada en Guía

Interna de Documentos

Esta opción está habilitada únicamente para el Departamento de Documentación y Archivo. Si desea rectificar algún dato de una comunicación registrada en GID., previamente debe conocer el número de registro, para lo cual puede ver a través de la opción Consulta y Número de registro en la GID. Con esta información, vaya a Administración, dé la orden y en la pantalla que visualice, digite el período y el número de registro, dé enter y le desplega los datos que requiere, haga las rectificaciones deseadas, guarde la información con Control S más Sí. El sistema no le permite sacar la impresión una vez asignado por la red; antes de esta opción, si el posible.



6. Cambio de password

Esta opción es la única de este menú que se encuentra habilitada para todas las unidades administrativas. Es recomendable cambiar con frecuencia la clave personal para evitar fuga o mal uso de la información que está a cargo una persona o de un usuario; para lo cual, dé un click en cambio de password aparece en la pantalla un espacio para digitar la clave anterior, hágalo y luego escriba la nueva clave y ejecute Aceptar.



CAPÍTULO VIII

AYUDA Acerca de ... Mantiene información acerca de la versión del software y responsables del mismo.

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