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MANUAL DE USUARIO

PORTAL DE REGISTRO DE PROVEEDORES

SODEXO S.A.S.

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Contenido

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3

1. HABILITACIÓN PARA INGRESO ................................................................................................... 4

2. ACCESO AL PORTAL..................................................................................................................... 5

3. GESTIÓN DE CONTRASEÑAS ....................................................................................................... 8

4. REGISTRO DE PROVEEDOR ......................................................................................................... 9

4.1. INSCRIPCIÓN ................................................................................................................................ 9

4.1.1. Información General .................................................................................................... 9

4.1.2. Documentos de Inscripción ....................................................................................... 10

4.1.3 Aprobación de la solicitud de Inscripción .................................................................. 13

4.2. REGISTRO ................................................................................................................................... 14

4.2.1. Políticas de Sodexo ............................................................................................... 14

4.2.2. Certificaciones ...................................................................................................... 16

4.2.3. Información Proveedor ........................................................................................ 17

4.2.4. Información Tributaria ......................................................................................... 19

4.2.5. Información Comercial ......................................................................................... 19

4.2.6. Condiciones comerciales ...................................................................................... 21

4.2.7. Información Financiera ......................................................................................... 22

4.2.8. Documentos .......................................................................................................... 23

4.2.9. Aprobación del registro ........................................................................................ 26

5. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN ......................................................................................... 27

5.1. Informacion General ............................................................................................................... 27

5.2. Documentos ............................................................................................................................ 27

6. SERVICIO DE SOPORTE AL PROVEEDOR ................................................................................... 28

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INTRODUCCIÓN

Para SODEXO S.A.S. es muy importante contar con la información completa y actualizada de sus

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, por ello ha puesto a su disposición el PORTAL DE REGISTRO DE

PROVEEDORES mediante el cual podrán realizar el registro de la información de su empresa y

subir los documentos requeridos por Sodexo

Sodexo se reserva el derecho de verificar y validar toda la información que se relaciona en la

inscripción y registro sin generar ningún acuerdo, relación o vinculo comercial. Sin embargo, este

es un proceso como requisito indispensable y obligatorio para continuar con el proceso.

Usted será Proveedor / Contratista, cuando cumpla con todos los requisitos solicitados y reciba

confirmacion de “Registro aprobado”; de igual forma, para la entrega de bienes y prestación de

servicios debe recibir siempre previamente una Orden de Compra de Sodexo debidamente

autorizada.

La información será tratada profesionalmente y con la confidencialidad que corresponda para uso

dentro de los equipos de Supply Chain (Cadena de Abastecimiento) y áreas técnicas que lo

requieran en Sodexo.

La información registrada en el PORTAL es de total y absoluta responsabilidad del Proveedor /

Contratista . El usuario será el único responsable de diligenciar y llenar los formularios y de

asegurar de presentarlos de manera verídica, exacta, completos y autorizados.

Para continuar activo como Proveedor / Contratista y si tiene relación comercial con Sodexo, debe

mantener su informacion actualizada, junto con los documentos, bien sea anualmente o antes de

su vencimiento.

Este PORTAL fue desarrollado con la empresa EVAL.COM CONSULTING S.A.S. quien también

realizará la administración del mismo, por lo tanto, podrá contar con su soporte para el proceso de

registro.

De igual forma, cuentan con el presente manual como guía de proceso en el portal.

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1. HABILITACIÓN PARA INGRESO

Para iniciar el proceso de inscripción y registro como proveedor, es esencial que realice

acercamiento con el área de Compras de Sodexo para conocer los requisitos de Sodexo,

documentos requeridos y acordar las condiciones comerciales.

Una vez realizado este acercamiento, el Comprador o negociador lo habilitará para ingreso al

PORTAL.

Recibirá un correo electronico invitándolo a inscribirse en la plataforma de registro de

proveedores de Sodexo.

El comprador o negociador de Sodexo, le enviará los documentos comerciales requeridos;

descargue los documentos y obtenga las firmas en donde corresponda

Estos documentos debe subirlos posteriormente en el proceso de registro, en la sección de

“DOCUMENTOS”

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Campo Descripción

Proveedor requiere Auditoría HSEQ? Cuando se requiera alguna de estas Auditorias, serán contactados por Sodexo o el Tercero autorizado para realizar la Auditoria solicitada.

Se requiere Auditoria de Riesgo Financiero?

2. ACCESO AL PORTAL

• Utilice navegador Chrome o Firefox

• Acceda al enlace registrosodexo.evalcom.co e ingrese a la sección “Nacional”

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• En el recuadro encontrará las indicaciones para continuar con el registro.

• Digite el NIT de su compañía sin dígito de verificación ni caracteres adicionales (.,;-)

• Digite el password (contraseña) enviado en el correo inicial de invitación a inscribirse

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• Lea y acepte los “Términos y Condiciones” de Sodexo y Evalcom. Puede descargar los

documentos

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3. GESTIÓN DE CONTRASEÑA

• Si ya se encuentra registrado y no recuerda su contraseña, ingrese el NIT de su empresa y

haga clic en ¿olvidaste tu contraseña?

• Antes de “Enviar” es Importante verificar que el correo relacionado en el comunicado se

encuentre activo y con acceso ya que el sistema le enviará al mismo su nueva contraseña.

En caso de no tener acceso al correo indicado, por favor contactarse con el área de

soporte de Evalcom para la respectiva validación y actualización del correo electrónico del

destinatario

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4. REGISTRO DE PROVEEDOR

4.1. INSCRIPCIÓN

4.1.1. Información General

• Diligencie la información solicitada en la pestaña de INSCRIPCIÓN

Campo Descripción

Empresa constituída (**) Identifica si la empresa es persona natural o jurídica

Razón social (**) Corresponde al nombre completo de la empresa de acuerdo al Certificado de Existencia y representación legal

NIT y/o Identificación (**) Corresponde al Número de identificación tributaria (NIT) si la empresa es persona jurídica o Número de cédula de ciudadanía si es persona natural

Nombre comercial Digite el Nombre comercial de la empresa (si lo tiene)

CIIU (*) Seleccione el Código de actividad económica de la empresa, que se encuentra en el RUT

Representante Legal (*) Digite el Nombre del(a) representante legal de la empresa

E-mail (*) Digite el correo electrónico del representante legal de la empresa

Cédula de ciudadanía (*) Digite el Número de identificación del(a) representante legal

De (*) Digite el Lugar de expedición de la cédula de ciudadanía o de la identificacion del(a) representante legal

Dirección comercial (*) Digite la Dirección de la sede principal de la empresa

País (*) Páis de sede principal de la empresa. Se encuentra predeterminada “Colombia” por ser proveedor nacional

Departamento (*) Seleccione el Departamento donde se encuentra la sede prinicipal de la empresa

Municipio (*) Seleccione el Municipio o ciudad donde se encuentra la sede prinicipal de la empresa

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Teléfono fijo ( *) Digite el Número de teléfono fijo de la empresa

Celular (*) Digite el Número de celular de la empresa

Página Web Digite la dirección de la página web de la empresa (si la tiene)

Contacto del área de Compras de Sodexo (**)

Nombre del contacto del área de compras de Sodexo. Este nombre está predeterminado de acuerdo con la persona que le envió la invitación para registrarse

Descripción detallada de los bienes a suministrar o servicios a prestar a Sodexo (*)

Describa los bienes y/o servicios a prestar a Sodexo

Tipo de Categoría de Compras (**) Indica si corresponde a proveedores de Food (Alimentos) o SES (Suministros , equipos o servicios)

Categoría / Ramo de compra (**) Indica la categoría de compra definida por Sodexo, de acuerdo con la naturaleza de los bienes o servicios a suministrar a Sodexo. La categoría determina los documentos requisito para el registro

En cuales ciudades tiene cobertura? (*)

Describa las ciudades donde tiene cobertura para la prestación de sus servicios

(*) Campo obligatorio que debe ser diligenciado por el proveedor

(**) Campo obligatorio, cuya información ya fue diligenciada por el área de compras de

Sodexo, cuando le envió la invitación para inscribirse.

Si la informacion se encuentra errada debe comunicarse con su contacto de

compras de Sodexo

4.1.2. Documentos de Inscripción

• Los siguientes son los documentos básicos requeridos para el proceso de Inscripción:

Documento Descripción

Composición accionaria Carta indicando los nombres, números de identificacion y porcentajes de participación de los socios dentro de la compañía, debidamente firmada por el representante legal

Cámara de Comercio Certificado de existencia y representación legal de la empresa, con vigencia no mayor a tres (3) meses

RUT Registro único tributario (RUT) vigente

• Cargue los documentos solicitados haciendo clic en el botón “subir” y luego en “cargar

documento”

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• Asegurese que el documento cargó exitosamente.

• Al cargar el documento el botón “Subir” cambiará a color gris

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• Al finalizar presione el botón “VALIDAR” para enviar su solicitud de Inscripción

• Recibirá notificación del proceso en su correo electrónico. Verifique en su bandeja de

entrada o correo no deseado, la confirmación de Inscripción al proceso.

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4.1.3 Aprobación de la solicitud de Inscripción

• Su solicitud de inscripción será validada por el área de Compras de Sodexo y recibirá

en su correo electrónico confirmación para continuar con el registro.

• Puede presentarse que en la aprobación de inscripción le soliciten documentos

adicionales que debe subir posteriormente en el proceso de registro, en la sección de

“DOCUMENTOS”

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4.2. REGISTRO

Ingrese nuevamente al enlace registrosodexo.evalcom.co y repita el paso 2. Acceso al Portal

indicado al inicio de este manual.

Encontrará los datos correspondientes a la inscripción que realizó, haga clic en el botón

“SIGUIENTE” para continuar.

4.2.1. Políticas de Sodexo

• Haga clic en los diferentes enlaces para leer los documentos de Política y requisitos de

Sodexo

• Indique en cada caso si ha descargado y leído el documento

• Diligencie la siguiente información solicitada al final del formulario:

Documento Descripción

Dispone la empresa de un programa de etica organizacional?

Seleccióne SI o NO

Está la empresa obligada a la implementación SAGRLAFT (Circular 100 -05 de 2014) u otra regulación de prevención de Lavado de Activos y financiación del Terrorismo?

Seleccióne SI o NO

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• Descargue el documento “Carta de validación y aceptación requisitos Sodexo” que aparece en

la ventana emergente y obtenga la firma de su representante legal”.

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• Una vez firmado cargue documento en la sección de “DOCUMENTOS” (Carta de Validación

y Aceptación de Requisitos Sodexo)

4.2.2. Certificaciones

• Diligencie la información, según corresponda:

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Campo Descripción

Está certificado ISO 9001? Seleccionar Si/No cuenta con esta certificación de Sistema de Gestión de la Calidad

Está certificado ISO 45001? Seleccionar Si/No cuenta con esta certificación de sistemas de Gestión de seguridad y salud en el trabajo

Está certificado ISO 14001? Seleccionar Si/No cuenta con esta certificación de Sistemas de Gestión Ambiental

Está certificado ISO 22000? Seleccionar Si/No cuenta con esta certificación de Sistemas de Gestión de seguridad alimentaria

Está certificado HACCP? Seleccionar Si/No cuenta con esta certificación de Sistemas de Gestión de Inocuidad Alimentaria

Tiene certificado RUC? Seleccionar Si/No cuenta con esta certificación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente

Tiene otra certificación? Seleccionar Si/No cuenta con otro tipo de certificación

Cuenta con Auditoría HSEQ? Seleccionar Si/No se le realizó auditoria HSEQ por parte de Sodexo o con una empresa autorizada por Sodexo

Calificación obtenida (contratista) % Indique el porcentaje obtenido en la Auditoria (Si aplica)

Calificación obtenida (transportes) % Indique el porcentaje obtenido en la Auditoria (Si aplica)

Auditoria Financiera (opcional) % Indique el porcentaje obtenido en la Auditoria (Si aplica)

Afiilación a la ARL (*) Seleccionar Si/No su empresa está afiliada a la ARL – Administración de Riesgos Laborales

Nivel de riesgo (*) Seleccione el nivel de riesgo para cotización en la ARL según su actividad económica

Cuenta con calificación de seguridad y salud en el trabajo por parte de su ARL (*)

Seleccione Si/No cuenta con calificación por parte de su ARL

Afiliacion a la EPS (*) Seleccionar Si/No sus empleados están afiliados a la EPS (Entidades prestadoras de Salud)

Afiiación a Fondo de Pensiones (*) Seleccionar Si/No sus empleados están afiliados a un Fondo de pensiones

(*) Campo obligatorio

4.2.3. Información Proveedor

Digite el nombre, teléfono y correo de los siguientes contactos:

o Representante legal (*)

o Representante comercial (*)

o Responsable de calidad (*)

o Responsable de recibir las órdenes de compra (*)

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(*) Campo obligatorio

• Diligencie la información relacionada con Facturación Electrónica

• Tenga en cuenta la dirección de correo para envío de facturación electrónica a Sodexo

Recepcionfacturas.FMS.CO@sodexo.com

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Campo Descripción

Está obligado a facturar electronicamente (*)

Seleccionar Si/No está obligado a facturar electrónicamente. Si está obligado diligencie los siguientes campos

Fecha de inicio en facturación electrónica (*)

Si es facturador electrónico, indicar la fecha a partir de la cual es facturador electrónico

Responsable de Facturación electrónica (*)

Digite el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que es responsable del tema de facturación electrónica en su Empresa

Correo electrónico para recibir notificaciones de recepción de facturas electrónicas

Digite el correo electrónico(si lo tiene), al cual le deben llegar las notificaciones sobre la radicación de facturas electrónicas

(*) Campo obligatorio

4.2.4. Información Tributaria

Diligencie los campos según correspondan a sus condiciones tributarias:

4.2.5. Información Comercial

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Campo Descripción

Sector Económico (*) Seleccione el sector económico al cual pertenece su empresa

Descripción Actividad principal (*) Describa su actividad principal de acuerdo con su Certificado de existencia y representación legal

Otras actividades Describa sus actividades secundarias de acuerdo con su Certificado de existencia y representación legal

Otras instalaciones Si tienen otras instalaciones como plantas, almacenes o bodegas diferentes a su sede principal, digite la dirección y la ciudad donde se encuentren

Referencias clientes Digite el nombre, contacto, cargo, teléfono y descripción del servicio prestado, de dos (2) de sus clientes de referencia

Referencias proveedores Digite el nombre, contacto, cargo y teléfono, de dos (2) de sus proveedores de referencia

(*) Campo obligatorio

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4.2.6. Condiciones comerciales

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• Las condiciones comerciales están predeterminadas de acuerdo con lo negociado

previamente con el comprador de Sodexo.

• Si tiene dudas o la información se encuentra errada debe comunicarse con su contacto

de Compras de Sodexo.

Campo Descripción

Condiciones de pago Condiciones de pago negociadas con el área de compras de Sodexo

Descuento comercial % Porcentaje de descuento comercial negociado con el área de compras de Sodexo

Rebate Seleccionar Si o No acordó Rebate o bonificaciones por Compras con Sodexo

Condiciones de Rebate Se indican las condiciones de liquidación y pago del Rebate

Factoring Seleccionar Si o No acordó opción de pago de sus facturas a través de Factoring

Proveedor de Factoring Se indica el nombre de la entidad a traves de la cual se acordó realizar el pago por Factoring

4.2.7. Información Financiera

Diligencie la información solicitada en cada campo:

(*) Campos obligatorios

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La información bancaria suministrada debe coincidir con el Certificado de la cuenta

bancaria que debe adjuntar en la sección de “DOCUMENTOS”

Campo Descripción

Entidad (*) Digite el nombre de la entidad bancaria donde tiene su cuenta para recibir el pago de sus facturas

Sucursal (*) Digite el nombre de la sucursal de la entidad bancaria donde tiene su cuenta

Tipo de cuenta (*) Seleccione si es una cuenta de ahorros o cuenta corriente

Número de cuenta ( *) Digite el número exacto de su cuenta bancaria

Ciudad ( *) Digite la ciudad de la entidad bancaria donde tiene su cuenta

Teléfono Digite (si lo tiene) el teléfono de la sucursal de la entidad bancaria donde tiene su cuenta

(*) Campo obligatorio

Declaración de Origen de fondos.

La Declaración de Origen de fondos aparece en la “Carta de validación y aceptación

requisitos Sodexo” (punto 4.2.1.), para firma del Representante legal

4.2.8. Documentos

• Se manejan los siguientes tipos de documentos:

o Documentos básicos obligatorios: Son documentos generales requeridos para

todos los proveedores

o Documentos técnicos obligatorios: Son documentos adicionales obligatorios

que aplican dependiendo de la categoría de los bienes o servicios a suministrar

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o Documentos opcionales: Son documentos no obligatorios que el proveedor

puede subir dependiendo si los tiene o no

• Cargar documentos solicitados, para lo cual debe tener en cuenta los pasos (4.1.2.) de

este manual.

• Para algunos documentos es importante suministrar la fecha de expedición o fecha de

vigencia según lo indicado para cada uno

• Antes de subir los documentos por favor valide que:

o Todos los documentos estén en archivos PDF

o No pesar más de 2GB cada uno

o Esten completos

o Sean legibles

o Tengan el tiempo de vigencia solicitado

o Debidamente firmados donde se requiera

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• Una vez diligenciada toda la información y subidos todos los documentos, haga click

en FINALIZAR para enviar su solicitud de registro

• Recibirá un correo electrónico confirmando su registro.

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4.2.9. Aprobación del registro

• Su solicitud de registro será recibida por el área de Compras de Sodexo

• El comprador o negociador respectivo, realizará la validación de cumplimiento de

requisitos de Sodexo

• Una vez el registro sea aprobado, recibirá notificación a su correo electrónico

• Se considera un proveedor ACTIVO en la base de proveedores de Sodexo, cuando se

encuentra habilitado para el suministro de bienes o prestación de servicios para los

cuales fue evaluado y aprobado.

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• NOTA IMPORTANTE: Para iniciar con el suministro de bienes o la prestacion de

servicios a Sodexo, es requisito indispensable recibir una orden de compra

debidamente autorizada por Sodexo

5. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

• Se considera como Actualización de información, cuando un proveedor ya se encuentra

registrado y activo en la base de proveedores de Sodexo, y requiere modificar o agregar

información o documentos que han cambiado o han vencido.

• Si un proveedor cambia de Nit o Razón Social, se considera como un nuevo proveedor y

debe realizar un nuevo proceso de inscripción y registro

• Para la actualización de su registro puede ingresar al Portal con el mismo usuario y

contraseña notificada en el proceso de habilitación para ingreso (punto 1)

• Siga los pasos del registro, establecidos en el punto 4 y realice la actualización de la

informacion que requiera, teniendo en cuenta:

5.1. Informacion General

Cuando se presente algún cambio en la información general de su empresa, como

dirección, contactos, certificaciones o cualquiera otra informacion, puede ingresar al

Portal en cualquier momento y actualizar la nueva información donde corresponda

5.2. Documentos

Para la actualización de documentos, realice la carga del nuevo documento actualizado en

donde corresponda, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Por cambio de información general del proveedor

• Por vencimiento de documentos, de acuerdo con los siguientes criterios:

Tipo de documento Actualización

Documentos que no tienen una fecha de vencimiento definida en el mismo documento. Ej. Cámara de comercio, RUT

Anual con base en la fecha de registro del documento

Documentos emitidos por entidades que tienen definida una vigencia Ej. Certificaciones ISO, permisos de secretaria de salud, registros sanitarios

Al vencimiento del documento

Documentos soporte de inspecciones Ej. Reportes de auditoría, conceptos sanitarios

Anual con base en la fecha de expedición

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Documentos por cambio de información Ej. Certificado de cuentas bancarias

Conforme se requiera el cambio

6. SERVICIO DE SOPORTE AL PROVEEDOR

Para el servicio de soporte por parte de EVALCOM, pueden contactar a:

SOPORTE Contacto Celular Correo Electrónico Soporte tecnológico plataforma

Miguel Lara

3205772039

asesor8@evalconsulting.com.co

Vía Telefónica PBX 9160030

Lunes a viernes de 07:30 am a 1:00 pm y de 02:00 pm a 5:30 pm