Manual de

usuario

Auditoría Superior del Estado de Hidalgo

Dirección de Tecnología de la Información.

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TABLA DE CONTENIDO

Sistema del procedimiento de Entrega Recepeción final 2020 _____________ 1

I. Barra de Herramientas general _________________________________ 2

I.1 Menú Inicio _________________________________________________________ 2

I.1.1 Enviar Información de la entrega. ____________________________________ 2

I.1.2 Formatos que no aplican. ___________________________________________ 4

Guardar formatos que no aplican _____________________________________ 5

Exportar lista de formatos ___________________________________________ 6

Actualizar lista de formatos de un equipo cliente _________________________ 6

I.1.3 Catálogos _______________________________________________________ 7

Catálogo de Fondos: ________________________________________________ 7

Catálogo de Bancos _________________________________________________ 7

Panel de búsqueda en los Catálogos __________________________________ 7

Descargar Catálogos ______________________________________________ 8

Actualizar Datos del Catálogo ________________________________________ 9

Exportar _________________________________________________________ 9

Catálogos de Fondos y Bancos_____________________________________ 9

Copiar al portapapeles __________________________________________ 10

I.1.4 Administración de Usuarios y Grupos ________________________________ 11

Barra de menú para Usuarios y Grupos _________________________________ 11

Nuevo (Usuario) ___________________________________________________ 12

Editar (Usuario) ____________________________________________________ 12

Nuevo (Grupo) ____________________________________________________ 13

Editar (Grupo) _____________________________________________________ 13

Espacio de listado de usuarios y grupos existentes. _______________________ 13

Espacio para habilitar o denegar permisos a los usuarios y a los grupos. ______ 14

I.2 Configuración ______________________________________________________ 15

I.2.1 Configurar equipo ________________________________________________ 15

Configuración para equipo “Servidor” ___________________________________ 16

Configuración para equipo “Cliente” ____________________________________ 20

Exportar configuración para equipos cliente _______________________________ 22

Conectar con servidor ________________________________________________ 23

II. Menú de Barra de despliegue lateral. ___________________________ 24

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II.1 Formatos. _________________________________________________________ 24

Formatos con carga de Layouts. ________________________________________ 25

Layout ___________________________________________________________ 26

Seleccionar y validar el Layout ________________________________________ 28

Seleccionar. ____________________________________________________ 28

Validar. ________________________________________________________ 29

Validación con errores. __________________________________________ 29

Revalidar _________________________________________________________ 31

Guardar. _________________________________________________________ 31

I.2 Archivos Digitales ___________________________________________________ 31

Agregar Archivo Digital ________________________________________________ 32

Eliminar Archivos Digitales _____________________________________________ 33

Eliminar archivos seleccionados ______________________________________ 33

Eliminar todos los archivos ___________________________________________ 33

Abrir carpeta de Archivos Digitales ______________________________________ 33

Abrir Archivo Digital __________________________________________________ 34

SISTEMA DEL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA

RECEPCIÓN FINAL 2020

“Es el aplicativo informático que por sus siglas se define

como el Procedimiento de Entrega Recepción Final

2020 y es por medio del cual se integrará, revisará,

procesará e imprimirá la información correspondiente a

la Entrega Recepción Final.”

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I. BARRA DE HERRAMIENTAS GENERAL Es el primer menú que se despliega en la parte superior derecha de la pantalla, se conforma

de tres elementos:

• Inicio

• Configuración

• Ayuda

I.1 Menú Inicio

Es el menú que de manera general va a permitir:

• Enviar Información de la Entrega.

• Definir Formatos que no aplican.

• Administrar los Catálogos del Sistema.

• Administrar Usuarios y grupos.

I.1.1 Enviar Información de la entrega.

Durante la revisión a la entrega recepción 2020, se consideran fechas de revisión y para

ello es necesario enviar la información que se ha llenado para cada formato.

Requisitos:

✓ Haber cargado y validado los Layouts de los formatos solicitados para cada

revisión.

✓ Disponer de conexión de internet para que sea posible el envío de Información.

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Una vez verificada la conexión de internet, es necesario dar “click” con el mouse en el botón

del Menú: “Enviar información”.

El proceso mostrará mensajes informando cada actividad que realiza durante el envío, de

tal manera que una vez concluido, deberá consultar en el PREDD (Plataforma de

Recepción Documental Digital) la información enviada y proceder a la firma electrónica que

confirmará la entrega de información.

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Es importante mencionar que al enviar la información se realiza una validación en

relación a los formatos requeridos para cada revisión, de tal manera que no puede faltar

ningún formato requisitado. Para consultar la lista de los formatos requeridos en la

primera, segunda y tercera revisión, diríjase al micrositio del PERF2020.

En el PREDD se concluye el proceso de envío, con la revisión de la información enviada

desde PERF2020 y con la firma por parte del responsable de la entrega.

I.1.2 Formatos que no aplican.

El sistema considera la opción para poder informar en el proceso de entrega-recepción, los

formatos que no requieren ser enviados con información, en el caso de que así justifica la

entidad.

"La firma electrónica de la entrega se realiza siempre en el PREDD con la información enviada desde el Sistema PERF2020".

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Para indicar por medio del sistema que no sé subirá formato es necesario dar click en el

botón “Formatos No aplica”, El botón nos muestra un panel en el espacio de trabajo con la

relación de formatos de la entrega.

Se cuenta con un espacio disponible para redactar el motivo que refiere al “No aplica” en

la columna “Motivo”, debe colocar el cursor en la fila que corresponde al formato para

describir el motivo.

Guardar formatos que no aplican

De igual manera podrá visualizar el menú para los “formatos que no aplican”, por lo que,

una vez escrito el texto que justifica la falta de llenado, deberá guardar los cambios con el

botón “Guardar”.

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Exportar lista de formatos

También podrá exportar el listado de los formatos visualizados en el espacio de trabajo,

para ello es necesario dar click en el botón “Exportar lista de Formatos”.

Actualizar lista de formatos de un equipo cliente

Por último en el menú se de “formatos que no aplican” se ubica el botón de “Actualizar”,

considere utilizarlo únicamente en un ambiente cliente-servidor del sistema PERF2020,

ésto para actualizar el listado en el equipo cliente posterior a una actualización de catálago

en el servidor.

"Identificar y justificar la razón por la que un formato no aplica para la entrega y señalarlo así dentro del sistema, es responsabilidad de la Entidad".

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Buscador de fondos o bancos

I.1.3 Catálogos

En el menú general encontramos el Módulo de los Catálogos: Se integra de dos elementos,

el de fondos y el de bancos.

Catálogo de Fondos: Es utilizado en el llenado de los layouts en los que se menciona

alguna fuente de financiamiento, al dar clic en el botón del Catálogo de fondos, se

desplegará la lista de los fondos en el espacio de trabajo.

Catálogo de Bancos: Es utilizado en el llenado de los layouts en los que se solicita

registro de algún banco.

Panel de búsqueda en los Catálogos

Dentro de cada catálogo, se encuentra un panel de búsqueda, el cual permite buscar por

el nombre los fondos o los bancos, dar click en la lupa del extremo derecho del panel para

desplegar el espacio para escribir el nombre a buscar, por último, daremos click en el botón

“buscar”. Una vez ubicado el fondo o fuente de financiamiento, deberá copiar la clave y

pegarla en la celda del archivo Excel del layout.

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En el siguiente ejemplo ubicamos el fondo “Aportaciones Múltiples” que corresponde a la

clave 10061 y ese deberá ser escrito o copiado en el Layout como refieren los Instructivos

de llenado de los mismos.

Descargar Catálogos

Requisitos para la descarga de Nuevos fondos o Bancos en los Catálogos:

1. Deberá solicitar a la ASEH con su enlace de entrega-recepción el alta en el catálogo

de la fuente de financiamiento o del banco, posterior a ello deberá actualizar el

catálogo en el Sistema, pulsando el botón de “Descargar Catálogo de Fondos” o

“Descargar el Catálogo de Bancos” según corresponda desde el equipo de cómputo

denominado servidor.

2. Es un proceso que requiere tener conexión de internet.

El proceso es transparente para el usuario, durante la descarga recibirá el mensaje de aviso

conclusión.

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Actualizar Datos del Catálogo

En el menú de catálogos se encuentra el botón de Actualizar, considere utilizarlo

únicamente en un ambiente cliente-servidor del sistema PERF2020, para actualizar el

listado de los catálogos en los equipos cliente, posterior a la descarga de catálogos desde

el servidor.

Exportar

Catálogos de Fondos y Bancos

La función del botón de “exportar” permite guardar en un archivo Excel la información que

contiene el catálogo dentro del Sistema.

Una vez seleccionado el catálogo se habilita el botón de exportar, desplegará un cuadro de

dialogo donde guardaremos el archivo de descarga de tipo Excel con el catálogo desde el

sistema.

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El archivo a guardar se almacena en la carpeta destino que se elija.

Copiar al portapapeles

Cuando se requiera copiar la clave de un fondo o de un banco, la función portapapeles

puede ser de ayuda, seleccionar el fondo o banco y dar click “copiar al portapapeles” de tal

manera que podemos ir al archivo Excel del Layout y pegar en una celda el contenido del

portapapeles que en éste caso será la clave del fondo o banco.

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I.1.4 Administración de Usuarios y Grupos

Para la administración de los usuarios se utiliza el módulo de Usuarios y Contraseñas. Es

una interfaz amigable, donde podemos dar de alta los usuarios que van a utilizar el

PERF2020.

Barra de menú para Usuarios y Grupos, se encuentran agrupadas las funciones

para crear un nuevo usuario y para editarlo, de igual manera las funciones para

grupo tiene sus botones para crear un grupo y editarlo.

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Nuevo (Usuario)

El botón de “Nuevo Usuario” desplegará la pantalla inferior, en ella permite registrar los

datos de los usuarios como son: el nombre, el usuario para el inicio de sesión y la

contraseña. Por otra parte, también permite definir roles como el de administrador y

habilitar/deshabilitar la cuenta, por default se encuentra deshabilitada.

Editar (Usuario)

Se desplegará el formulario que permite modificar datos a los usuarios previamente

registrados.

Al dar click en el Botón “Editar usuario” del menú desplegará los datos del usuario

ingresados durante el alta, para de ser necesario realizar modificaciones a los datos

generales, al perfil de administrador, incluso habilitar/deshabilitar la cuenta.

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Nuevo (Grupo)

Cuando es necesario crear un grupo con características comunes de permisos de acceso

a los formatos, se dará de alta un nuevo grupo que contendrá los usuarios que realizarán

las mismas actividades.

Editar (Grupo)

Para modificar algún dato sobre grupos dados de alta previamente, dar click en el menú del

grupo “Editar grupo” para poder realizar la acción de actualizar la información.

Espacio de listado de usuarios y grupos existentes. El espacio destinado a

usuarios y grupos despliega los nombres de los usuarios y grupos dados de alta con

anterioridad, permite seleccionarlos para realizar las acciones de edición de usuario

o de grupo según el tipo seleccionado. A continuación, tenemos los usuarios

“temporal” y “admin”, donde se selecciona el usuario “temporal”.

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Espacio para habilitar o denegar permisos a los usuarios y a los grupos.

Como primer paso seleccionar el usuario o el grupo de la lista, por default cada

formato se encuentra sin habilitar el permiso, de tal forma que debe ir activando cada

uno, puede elegir si el usuario solo va a visualizar o también va a modificar un

formato, si se da click en el botón “permitir todos” habilita todos los formatos, para

visualizar o modificar respectivamente.

Una vez que dimos de alta al usuario “temporal”, lo seleccionamos en el listado de

usuarios para habilitar cada formato a los que tendrá acceso para visualizar y modificar.

Si observamos la imagen anterior, encontramos habilitados los formatos del

apartado II del 1 al 5, para visualizar y únicamente el formato 2 y el 3 para edición

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por el usuario. Para guardar los permisos es necesario dar click en el botón “Guardar

permisos”.

I.2 Configuración

Contiene tres elementos para:

• Configurar el equipo

• Exportar configuración para los equipos clientes

• Conectar

I.2.1 Configurar equipo

Para configurar el equipo actual debemos dar click en el botón “Configurar equipo” del menú

de “configuración”, a continuación, se despliega un asistente de configuración.

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Se debe dar click en siguiente y nos desplegará la pantalla de configuración para servidor

o cliente.

Configuración para equipo “Servidor”

Debemos elegir la opción Equipo Servidor y dar click en siguiente.

Escribir la dirección IP de la red local o dejar la que tiene incorporada por default, dar click

en siguiente.

Escribir la contraseña de configuración de la base de datos, si al momento de la instalación

de la base de datos, no fue modificada, simplemente de click en siguiente, de lo contrario

introduzca la contraseña que eligió y dar click en siguiente.

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Continuamos con la configuración de la base de datos, deberá introducir la ruta donde se

encuentra instalada, de igual manera, si no fue modificada la ruta durante la instalación de

la base de datos, dar click en siguiente.

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A continuación, debe escribir la clave que identifica al municipio objeto de la Entrega-

Recepción. La clave se encuentra disponible en el RECOT del Micrositio PERF2020.

Escribir el dato en el espacio destinado para ello y dar click en siguiente:

Para guardar los archivos digitales requeridos en el proceso de entrega-recepción, debe

seleccionar la carpeta destinada para la acción

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Por último, damos click en siguiente para aplicar la configuración.

Si el proceso se realiza correctamente nos muestra la siguiente pantalla de configuración.

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Con ello concluimos el proceso de configuración del equipo servidor.

Configuración para equipo “Cliente”

Para configurar un equipo cliente, elegimos la opción en el menú que refiere al cliente.

Damos click en siguiente:

Un equipo cliente es aquel que se conecta al servidor para realizar la actualización de

información dentro de una red local.

Para configurar un cliente necesitamos los datos de red del servidor entre otras

características, por lo tanto utilizaremos el archivo de configuración de cliente generado por

el sistema en el apartado del menú “Exportar configuración para los equipos clientes”.

Seleccionamos el archivo y damos clic en siguiente.

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A continuación, se encuentra listo el proceso para aplicar la configuración, dar click en el

botón siguiente.

La siguiente pantalla informa que la configuración ha finalizado.

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Exportar configuración para equipos cliente

Elegir la carpeta destino del archivo que contiene la configuración del equipo cliente, una

vez guardado el archivo, es necesario que lo cargue en los equipos que van a quedar

configurados en la red local como clientes y proporcionar la ruta donde se ubica al momento

de configurar un equipo como cliente.

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Conectar con servidor

La utilidad del menú conectar con servidor es esencial cuando se trata de un equipo con

configuración de cliente. Permite ingresar el usuario y contraseña para ser identificado por

el equipo servidor y permitir el acceso.

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II. MENÚ DE BARRA DE DESPLIEGUE

LATERAL.

La barra de menú lateral es la responsable de mostrar los formatos relacionados para el

proceso de la Entrega-Recepción Final, el listado consta de cada uno de los elementos de

la guía.

La barra considera el acceso al módulo de archivos digitales/escaneados para los formatos

los solicitan.

II.1 Formatos.

Cuando la lista de formatos se encuentra colapsada, es necesario dar click en el menú

“Formatos” con la flecha hacia abajo, para visualizar el listado completo. La lista se

despliega por apartados de la entrega, si desea revisar el contenido de un apartado, dar

click en el símbolo “mayor que”.

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El sistema cuenta con un buscador por nombre de los formatos de la entrega en la parte

superior. Su objeto es facilitar el acceso a los formatos.

Formatos con carga de Layouts.

Un Layout es un archivo en Excel que contiene una plantilla con columnas y algunas filas

predeterminadas.

Los archivos son llenados con la información solicitada, posteriormente son leídos,

validados y guardados por el sistema para administrar los formatos de entrega para

revisión. Los Layouts tienen sus Instructivos individuales para el llenado y deben respetarse

los tipos de datos.

Se relacionan en el listado más de 70 formatos con Layouts para su validación y guardado

en el sistema.

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Una vez seleccionado un elemento de la lista, para este caso el formato “II.1 Estados e

Información contable”, nos desplegará en el espacio de trabajo el nombre del formato

elegido y de forma automática se habilitará el menú superior para el Layout.

El menú denominado “Procesar Layout” contiene los siguientes elementos:

✓ Seleccionar y validar el Layout

✓ Revalidar

✓ Guardar

✓ Revisar errores de validación.

Layout

Un Layout es un archivo en Excel identificado con el índice y el nombre del formato de la

guía de la entrega-recepción, el Layout conserva una estructura predeterminada para su

uso dentro del sistema y debe cumplir con ciertas características para poder ser procesado.

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El Layout contiene dos hojas:

✓ La primera es el instructivo de llenado denominada “Instructivo”.

✓ La segunda hoja que contiene el Layout tiene como nombre el índice del formato

requerido, en nuestro ejemplo la hoja se denomina con “III.5”.

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Tipos de Layouts por su estructura de llenado.

Seleccionar y validar el Layout

Seleccionar. Para seleccionar el layout debemos dar click en el botón “seleccionar y

validar Layout” nos despliega un explorador de archivos, debemos ubicar la ruta de la

carpeta que contiene el Layout. Es recomendable verificar que el layout seleccionado

corresponda al formato para cargar.

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El proceso de seleccionar, valida la correspondencia del menú seleccionado y el Layout,

un mensaje nos alerta que no corresponden.

Una vez seleccionado el archivo, el proceso de validación se inicia automáticamente.

Validar. El proceso de validar consiste en revisar que la información contenida en el layout

corresponda al tipo de datos y si algún campo es o no requerido, como se describe en el

instructivo de llenado.

Validación con errores.

En el siguiente ejemplo, el Layout no tiene los datos requeridos, por tanto, en la parte inferior

nos avisa el sistema que el archivo presenta algunos errores, se debe dar click en el aviso

de notificación de errores para acceder al listado de errores y poder guardarlo.

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Otra manera de acceder al listado de errores es dando click en el botón del menú “Procesar

Layouts”, en el botón “Revisar errores de validación”.

Podemos también guardar el reporte de errores en un archivo.

Nota importante: Para corregir los errores de Layout, abrimos el formato en Excel para

corregir y guardar. Como segundo paso se debe realizar nuevamente el proceso de

selección y validación del formato en el Sistema.

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Revalidar. Si por algún motivo no guardó la lista de errores puede validar nuevamente,

deberá dar click en el botón “Revalidar” del menú “Procesar Layout” y le enviará

nuevamente la lista de errores.

Guardar.

Una vez validado el Layout de manera exitosa, se habilita el botón de guardar, debemos

dar click en el botón “Guardar” del menú “Procesar Layout” para que quede debidamente

almacenada la información dentro del sistema.

I.2 Archivos Digitales

Para los Layouts donde el instructivo de llenado les requiere incluir archivos digitales, se

deben seguir los siguientes pasos.

1. Acceder al módulo de archivos digitales

a. Cargar cada archivo referenciado en el layout

2. Seleccionar el formato y proceder a la validación, deberá incluir el nombre y la

extensión del archivo.

Para agregar un archivo, debemos dirigirnos al menú “Archivos Digitales/Escaneados”,

ubicado en la barra desplegable lateral.

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Agregar Archivo Digital

Para agregar uno o varios archivos dar click en el botón “Agregar archivos”

Seleccionar el o los archivos para agregarlos en el sistema

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Eliminar Archivos Digitales

Eliminar archivos seleccionados

Para eliminar un archivo, o varios archivos previamente seleccionados, dar click en el botón

“Eliminar archivos seleccionados”.

Eliminar todos los archivos

En caso de necesitar eliminar todos, puede dar click en el botón “Eliminar todos los

archivos”

Abrir carpeta de Archivos Digitales

Para visualizar la carpeta donde el sistema guarda los archivos agregados, debe dar click

en el botón “Abrir carpeta de archivos”.

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Abrir Archivo Digital

Para visualizar un archivo previamente cargado en el módulo, seleccionar el archivo y dar

click en el botón “Abrir archivo”.