Manual de Usuario CMS

Un sistema de gestión de contenidos o CMS (por sus siglas en inglés, Content

Management System) en otras palabras es un programa que permite a usuarios sin

experiencia en diseños web brindarles una estructura prediseñada para la creación y

administración de los contenidos web.

Una herramienta CMS generalmente contendrá una interfaz basada en formularios, a

los que habitualmente se accede con el navegador, donde se pueden dar de alta los

contenidos fácilmente. Esos contenidos luego aparecerán en la página en los lugares

donde se ha indicado al darlos de alta. Por lo tanto, un CMS estará compuesto de dos

partes, un back y un front, siendo el back la parte donde los administradores publican

la información y el front la parte donde los visitantes visualizan la misma.

Ventajas y oportunidades

El gestor de contenidos facilita el acceso a la publicación de contenidos a un rango

mayor de usuarios. Permite que sin conocimientos de programación ni maquetación

cualquier usuario pueda añadir contenido en el portal web.

Permite la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores. Un ejemplo clásico

es el de editores que cargan el contenido al sistema y otro de nivel superior (moderador,

validador o administrador) que permite que estos contenidos sean visibles a todo el

público (los aprueba).

Los costes de gestión de la información son menores ya que se elimina un eslabón de la

cadena de publicación, el maquetador. La maquetación es hecha al inicio del proceso de

implantación del gestor de contenidos.

Extraído de Wikipedia

Crear una página web utilizando un CMS

1. Solicitar alojamiento web

Al solicitar espacio para el alojamiento de su página web se le solicitará un nombre para

identificarlo, la ubicación de su CMS será la siguiente:

http://portal.ucol.mx/nombredesucms/

Donde nombredesucms es el nombre que usted eligió para identificarlo. Por ejemplo si el

nombre elegido es facultadmercadotecnia, la ubicación será:

http://portal.ucol.mx/ facultadmercadotecnia/

En este punto, si usted escribe en la barra del navegador la dirección anterior le mostrará

la estructura básica de su CMS.

Para administrar el CMS el usuario responsable debe agregar al final de la dirección la

palabra admon/, independientes del rol que tenga asignado editor o validador.

http://portal.ucol.mx/nombredesucms/admon/

El sistema le pedirá que se “autentique”, proporcione su usuario y clave de acceso (número

de trabajador o correo electrónico universitario)

Asignación de roles

Editor. Persona que prepara la información que será publicada, el que compila los textos e

imágenes que conformarán el portal.

Validador. Persona con amplia autoridad, capaz de decidir si se publica o no la información

que ha sido preparada por el editor.

Funciones específicas del editor:

Creación de páginas, noticias, contenido izquierdo, menú superior y edición de secciones

personalizables.

Funciones específicas del validador:

- Creación de páginas, contenido izquierdo, menú superior y edición de secciones

personalizables.

- Validación de páginas y noticias

Al iniciar sesión en el CMS le muestra la siguiente pantalla:

Del lado izquierdo tenemos un menú con los siguientes elementos: “Páginas”, “Noticias”,

“Contenido izquierdo”, “Menú superior” y “Secciones personalizables”, los cuales le

permitirán crear su sitio web.

2. Menú superior

Un menú es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinada

tarea. Los menús están contenidos en una barra de menú, la cual se coloca normalmente

en la parte superior de la pantalla.

Estructura de los menús

Los menús se organizan siguiendo el principio de los árboles, esto quiere decir que un menú

puede tener menús hijos y menús padres. De ahí se pueden empezar a crear menús hijos

como lo puede ser uno que se llame Archivo, otro Edición y otro Ver, que tendrán como

padre al manipulador del menú raíz; estos menús pueden tener menús hijos, así, el menú

Archivo, descendiendo puede engendrar Abrir, Guardar, Guardar como, Codificación, etc.

Crear barra de menú superior

Para iniciar con la creación de la barra de menú superior, elija la opción “Menú superior”.

Para cualquier opción de menú creada puede aplicar una acción de “Editar” o “Eliminar”

Haga clic en el botón “Agregar menú” le mostrará la siguiente ventana.

En esta ventana se debe proporcionar un Título que será el nombre de la opción de menú

que se está creando y así se visualizará en su CMS, por ejemplo “Ayuda”.

Creación de submenú (sub-opciones)

Si pretendemos crear un elemento del menú el cual tendrá otro submenú o sub-opciones

(hijos) dejamos el signo que se muestra por default (#), en el campo Enlace.

Enlazar página a una opción de menú

Si se pretende enlazar un elemento del menú a una página específica previamente creada

por usted mismo por medio del CMS, es decir mostrar el contenido de dicha página al dar

clic directamente en una opción de menú, colocar el cursor en el campo Enlace y seleccionar

una “página destino” (contiene la información que desea se muestre en esta opción) y

presione “Actualizar menú”.

También puede escribir el nombre de la etiqueta con la que fue creada y la extensión html,

en el campo Enlace o puede enlazarse a cualquier sitio de internet, solo tenemos que

escribir el URL.

Presione el botón “Cancelar” si no está seguro.

Para finalizar, debe presionar el botón “Crear Menú” las opciones se muestran en el orden

como se van creando de forma descendente, usted puede cambiar dicho orden si así lo

desea, solo Arrastre y suelte en el lugar deseado.

En el caso de que ya se hayan creado submenús (sub-opciones), haga clic sobre el nombre

de la opción de menú para ordenarlas (muestra el submenú o hijos), solo Arrastre y suelte

en el lugar deseado.

Visualizar menú superior

Una vez que se han creado todas las opciones de menú puede verificar el avance, escriba

en la barra del navegador la dirección de su CMS

http://portal.ucol.mx/nombredesucms/

Ejemplo

3. Páginas

Este apartado le permite crear las “páginas” que formarán parte de su sitio web. Se sugiere

nombrarlas de acuerdo a la información que contendrán para identificarlas con mayor

facilidad. Haga clic en el botón “Agregar página” y aparecerá la siguiente pantalla.

Parte 1

Se le pedirá llenar los siguientes campos:

Etiqueta: Nombre de referencia para la página.

Título: Título de la página como se visualizará para el usuario final o

nombre del elemento del submenú.

ACTIVA: Seleccionar para “mostrar” la página.

Permitir comentarios: Seleccionar para “permitir” comentarios.

Menú: Si se trata de crear sub-opciones entonces elegir una opción

del menú (padre), del que será descendiente o hijo. De lo

contrario dejar por default “Sin categoría”.

Contenido izquierdo: Nombre de la página con el contenido que desea mostrar en

el lado izquierdo de la página.

Ejemplo:

Inicio = Opción de menú

Acerca de U de C = Sub-opción de Inicio

Parte 2

Editor de contenido

Puede usar el “Editor de contenidos” para agregar texto con formato, tablas, hipervínculos,

imágenes, etc., a una página web.

Agregar contenido con el Editor

Existen dos formas para agregar contenido:

• Escribir el contenido directamente en el editor.

• Copiar parte del texto de un documento o de una página web.

Aplicar formato al contenido en el Editor

Puede escribir el contenido directamente en el Editor de contenido y darle formato con las

herramientas de edición disponibles en la barra de opciones.

Al mantener el puntero del mouse sobre alguno de los iconos de la barra de opciones

podremos obtener información específica sobre la acción a realizar con cada uno de ellos.

La barra de opciones incluye cinco grupos de opciones de formato que se describen en la

tabla que aparece a continuación.

GRUPO DESCRIPCIÓN

Fuente Use estas herramientas para aplicar formato al texto seleccionado en el Editor.

Puede modificar el tipo, el tamaño o el color de la fuente, aplicar fuentes negritas

o cursivas, resaltar el texto seleccionado y tacharlo, entre otras posibilidades.

Párrafo Use estas herramientas para aplicar formato al párrafo seleccionado en el Editor.

Puede modificar la alineación del texto, aplicarle sangría, crear una lista

numerada o con viñetas y cambiar el orden en que se muestra la información en

el párrafo.

Estilos Aplique un estilo con formato previo al texto seleccionado. Para obtener una

vista previa del estilo, seleccione el texto al que desee aplicar formato y, a

continuación, arrastre el cursor sobre la opción de estilo de la cual desee obtener

una vista previa.

Ortografía Compruebe la ortografía del texto en la página. Esta opción está disponible

únicamente si está instalada la característica de corrector ortográfico.

Marcas Use estas herramientas para insertar elementos HTML específicos en el

contenido. Puede seleccionar un estilo con formato previo del menú desplegable

Estilos de revisión o crear uno propio mediante el Editor HTML en el menú

desplegable HTML.

Insertar imágenes

Para insertar una imagen, se sigue el siguiente procedimiento:

1. Hacer clic en icono

2. En el siguiente formulario hacer clic en la pestaña “Cargar”. Para subir la (s)

imágenes al servidor.

3. Hacer clic en el botón “Seleccionar archivo” para localizar en las unidades de

almacenamiento de la computadora, la imagen que se desea insertar en la página.

Una vez que se ha seleccionado la imagen. Hacer clic en el botón “Enviar al Servidor”

y hacer clic en el botón “OK”.

4. Una vez cargada la imagen hacer clic nuevamente en el botón “OK” para terminar y

tener la imagen en la página web.

5. Se pueden subir al servidor todas aquellas imágenes que se requieran repitiendo el

procedimiento del punto 3, tantas veces como sea necesario.

6. Para insertar las imágenes previamente cargadas en el servidor. Hacer clic en el

botón “Ver Servidor”.

Seleccionar de la lista la imagen previamente cargada al servidor.

Copiar texto

• Si desea pegar información desde Word, se sugiere hacerlo a través del ícono

identificado con un portapapeles y el logo de Word . Esto para

evitar que se copien formatos que no son compatibles en las páginas web.

• Si se desea pegar texto desde una página web, se sugiere hacerlo a través del icono

, esto para evitar que se copien formatos que no son

compatibles.

Enlazar página

Si desea enlazar a una página ya creada, seleccione el texto donde aparecerá el enlace, haga

clic en el enlace "Enlazar página" (en rojo) y seleccione la que desea enlazar.

Insertar vínculos

Para insertar un vínculo, se sigue el siguiente procedimiento:

1. Inserte el elemento que servirá para hacer el vínculo puede ser texto o imagen.

2. Hacer clic en el icono .

3. Elegir el tipo de vínculo a insertar, si será a un URL escriba la dirección URL en el

cuadro de texto URL.

4. Si el vínculo será a un archivo. Hacer clic en la pestaña “Cargar”, en el botón

“Seleccionar archivo” para localizar en las unidades de almacenamiento de la

computadora, el archivo que se desea vincular al elemento. Una vez que se ha

seleccionado el archivo. Hacer clic en el botón “Enviar al Servidor” y hacer clic en el

botón “OK”.

5. Una vez cargado el archivo hacer clic nuevamente en el botón “OK” para terminar.

6. Se pueden subir al servidor todos los archivos que se requieran repitiendo el

procedimiento del punto 4, tantas veces como sea necesario.

7. Para insertar los archivos previamente cargados en el servidor. Hacer clic en el botón

“Ver Servidor”.

Seleccionar de la lista el archivo previamente cargado al servidor.

Guardar la página creada

Una vez concluida la creación de la página, un paso muy importante es guardarla, de esta

manera nos aseguramos de no perder el trabajo realizado. Para Guardar hacer clic en el

icono .

3.1. Previsualizar páginas

Puede hacerlo desde el editor de contenidos o después de crearla desde el listado

seleccionar el botón “ver“.

NOTA: Para cualquier página sólo puede realizar la acción de “Editar” o “Visualizar”.

Enlazar página a una opción de menú

Este paso le permitirá especificar la página que se mostrará al dar clic directamente en una

opción de menú, seleccione una “página destino” (contiene la información que desea se

muestre en esta opción) y presione “Actualizar menú”.

Presione el botón “Cancelar” si no está seguro.

4. Contenido izquierdo

Este apartado permite crear contenido que se visualizará del lado izquierdo de la página,

como puede ser un menú lateral, imagen o simple texto.

Cómo crear contenido izquierdo

Para iniciar con la creación del contenido izquierdo, elija la opción “Contenido izquierdo”:

1. Haga clic en el botón .

2. Escribir la Etiqueta que me identificará a esta sección.

3. Escribir un Título de referencia para esta sección.

4. En el editor de textos crear todos aquellos elementos que desea formen parte de

este contenido, como puede ser una tabla (herramienta que permite crear un menú

lateral), imagen, texto, etc.

5. Para finalizar no olvide Guardar los cambios realizados. Haciendo clic en el icono

del editor de textos.

Cómo ligar el contenido izquierdo con otra página previamente creada

1. Editar la página previamente creada a la que desea ligar este contenido izquierdo.

2. En el campo “Contenido izquierdo” escribir el nombre de la Etiqueta que se utilizó

como referencia en el momento de crear el “Contenido izquierdo”.

3. Para finalizar no olvide Guardar los cambios realizados. Haciendo clic en el icono

del editor de textos.

5. Secciones personalizables

Este apartado le permite crear su portal según sus intereses. Para personalizar su propia

página principal mediante el CMS, puede modificar las secciones personalizables a partir

del Encabezado, Pie de página, Espacio derecho, Espacio inferior, Espacio superior,

JavaScript (solo se permite la modificación de ciertos elementos).

Cómo editar una sección personalizada

Para iniciar con la edición de las secciones personalizables, elija la opción “Secciones

personalizables”:

4. Haga clic en el icono que se encuentra a la derecha de cada una de las secciones

(Encabezado, Pie de página, Espacio derecho, Espacio inferior, Espacio superior,

JavaScript).

5. Realice los cambios que considere pertinentes, de acuerdo a sus intereses. Para ello

puede hacer uso de todas las herramientas que ofrece el editor de textos.

6. Para finalizar no olvide Guardar los cambios realizados. Haciendo clic en el icono

del editor de textos.

6. Noticias

La noticia es el relato objetivo de un suceso cuyo conocimiento importa hacer público

oportunamente.

Las partes de la noticia son:

• Título (destaca lo más importante de la noticia).

• Resumen (se encuentra debajo del título y es la síntesis de lo más importante de la

noticia).

• Cuerpo de la noticia (se da la información completa, de mayor a menor

importancia).

• Fotografía (de acuerdo al texto; puede ser opcional).

• Epígrafe (debe ubicar a la fotografía en la noticia y enunciar de qué trata la

fotografía).

Creación de una noticia (rol editor)

Este apartado le permite crear todas aquellas “noticias” que pudieran resultar de interés

para los visitantes de su portal.

Para iniciar con la creación de noticias, elija la opción “Noticias” y posteriormente hacer clic

en el icono .

Título (destaca lo más importante de la noticia).

Resumen (se encuentra debajo del título y es la síntesis de lo más importante de la noticia).

Fecha (Fecha de publicación). Elegirla del calendario que se muestra.

Categoría (Visitantes a los que va dirigida la nota). Elegirla.

Enviar a revisión . Seleccionar la casilla para enviar la noticia al validador, para que

autorice su publicación.

Contenido. Escribir o copiar el texto de la noticia. Si lo desea puede insertar imágenes

dentro del texto con la herramienta “Insertar/Editar imagen” del editor de textos.

Fotografía (baja calidad). Hacer clic en el botón “Examinar” para localizar en las unidades

de almacenamiento de la computadora, el archivo que desea insertar como fotografía de

referencia de la noticia. La imagen debe ser pequeña de 230x170 pixeles aproximadamente.

Es obligatorio la inserción de este campo. Posteriormente si así lo desea puede “Cambiar”

dicha fotografía. Esta imagen se mostrará en el listado de noticias.

Enviar a revisión . Seleccionar la casilla para enviar la noticia al validador, para que

autorice su publicación. La noticia una vez enviada a revisión, no podrá ser modificada por

el editor, salvo que sea rechazada.

Keywords. Escribir aquellas palabras que aportan una información importante y

significativa acerca del contenido de la noticia.

Botón guardar: Para finalizar, hacer clic en el botón “Guardar” para que la noticia quede

Guardada en su CMS.

Filtro por estado de la noticia

Estatus: Filtra las noticias de acuerdo al estado que estas guarden: Todos, Guardados, En

revisión, Publicado, No aprobados. Solo basta seleccionar el elemento de la lista.

Editar noticia

Esta herramienta le permite editar, es decir cambiar cualquier elemento de la noticia

que desee reemplazar o eliminar.

Vista preliminar

Esta herramienta le permite visualizar la noticia, tal como será vista por los visitantes

de su portal.

Validación de una noticia (rol validador)

La función del validador es revisar la noticia antes de ser publicada y permitir o rechazar su

publicación.

Permitir publicación

- Para permitir la publicación de una noticia hacer clic en el icono .

- Posteriormente hacer clic en el botón “Aceptar”, del siguiente cuadro de dialogo o

en su defecto en el botón “Cancelar” para anular la acción.

Cancelar publicación

- Para rechazar la publicación de una noticia hacer clic en el icono

- Posteriormente hacer clic en el botón “Aceptar”, del siguiente cuadro de dialogo o

en su defecto en el botón “Cancelar” para anular la acción.

7. Salir

Elija esta opción para cerrar su sesión en el CMS y asegurarse de que nadie más podrá

realizar modificaciones con su cuenta.