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MANUAL DE USUARIO

APORTACION DE DOCUMENTACION A TRAVÉS DE IMV-MODIM

Área de Desarrollo I+D+I Subdirección General de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones

Ministerio de Economía, Industria y Competitividad

MANUAL DE USUARIO – MODIFICACIONES IMV / MODIM

2 v1.0

1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3

2 APLICACIÓN IMV-MODIM ...................................................................................... 4

2.1 PANTALLA DE GESTION DE SOLICITUDES. ................................................ 4

2.1.1 CONDICIÓN 1: LA SOLICITUD SE ENCUENTRA REGISTRADA. ......... 4

2.1.2 CONDICIÓN 2: ESTADO PÚBLICO DE FACILITA ASOCIADO A LA SOLICITUD. ............................................................................................................ 6

2.2 PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION. ................................ 8

2.3 ACCIONES EJECUTABLES EN LA PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION. ................................................................................................. 13

2.3.1 VISUALIZACION DE UN DOCUMENTO ................................................ 13

2.3.2 APORTACION DE UN DOCUMENTO .................................................... 14

3 APLICACIÓN FACILITA ........................................................................................ 19

3.1 PANTALLA DE REALIZACION DE INSTANCIA. ........................................... 19

3.1.1 NUEVOS DOCUMENTOS APORTABLES POR INSTANCIA. ............... 20


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1 INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como objetivo proporcionar la información necesaria para

permitir a los usuarios entender las modificaciones realizadas en IMV-MODIM y Facilita.

La modificación más significativa que se tratará en este documento, es la inclusión de una

nueva funcionalidad que va a permitir que desde IMV-MODIM se pueda solicitar toda la

documentación necesaria para la tramitación del expediente, de manera que se libere a

Facilita de la responsabilidad de requerir aquellos documentos que el Ministerio haya

apercibido como ausentes o incorrectos durante la Tramitación del expediente. Estos

documentos deberán ser ahora aportados desde la aplicación IMV-MODIM en vez de a través

de las bandejas de petición de documentación de Facilita.

Actualmente, el aporte de Documentos puede hacerse vía IMV-MODIM, si se hace antes de

firmar y registrar la Solicitud. Una vez que haya sido registrada/firmada, solo podría

aportarse el IT-XSIG. A partir de este momento del registro de la solicitud, la documentación

debe ser aportada vía Facilita ya que IMV-MODIM no permite su aporte. El problema es que

esta dualidad en la aportación de la documentación genera ineficiencias y problemas, ya que,

el solicitante, tiene determinados documentos en IMV-MODIM y otros en Facilita, pero no

resultan visibles unos con otros y debe estar entrando en las diferentes plataformas para ver

si les falta alguno.

Pero con la mejora implementada, todos los documentos obligatorios para una solicitud

serán aportados a través de IMV-MODIM (a través de una nueva pantalla de aportación de

documentos), en lugar de vía Facilita.

A continuación, se presentan las funcionalidades implementadas nuevas y modificadas y la

secuencia de pasos recomendados para utilizarlas correctamente.


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2 APLICACIÓN IMV-MODIM

2.1 PANTALLA DE GESTION DE SOLICITUDES.

Al acceder a la aplicación IMV-MODIM, la primera pantalla que se muestra es la de Gestión de las

solicitudes existentes. En ella se mostrarán las solicitudes activas relacionadas con el usuario

solicitante conectado o con la entidad a la que pertenezca.

El control de accesos a la nueva pantalla de aportación de documentación de IMV-MODIM deberá

hacerse dentro de esta pantalla de manera que, para cada solicitud mostrada, se evaluará si está en

las circunstancias y/o condiciones adecuadas para permitir el acceso a esta pantalla y, por

consiguiente, para permitir la aportación de nueva documentación al expediente asociado a la

solicitud.

Las condiciones principales que evalúan este acceso a la nueva pantalla de aportación de

documentación son:

2.1.1 Condición 1: La solicitud se encuentra Registrada.

En el proceso de creación de una solicitud se podrá aportar la documentación necesaria

hasta el momento de su Registro en el sistema.

Una vez la solicitud ha sido Registrada, hasta el momento solo se podía cargar

documentación adicional a través de Facilita. Pero a partir de ahora cuando la solicitud esté

Registrada la documentación adicional se cargará a través de IMV-MODIM y se deshabilitará

la carga de esta documentación desde Facilita.

Para que se pueda aportar documentación fuera del alta de la solicitud, ésta ya debe haber

comenzado a tramitarse. Por ello la solicitud deberá encontrarse ya en el estado Registrada,

(hasta que una solicitud no está registrada no tiene un expediente asociado, por lo que no

puede comenzar a tramitarse por el Ministerio).


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Las solicitudes que aún no hayan sido registradas y se encuentren en un estado “Abierta”, no mostrarán ningún icono de acceso a la nueva pantalla de Aportación de documentos (ni activo ni bloqueado), por lo que las solicitudes en este estado evidentemente no podrán aportar documentos a través de la nueva pantalla y deberán seguirlo haciendo como hasta el momento.


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2.1.2 Condición 2: Estado Público de Facilita asociado a la solicitud.

Al registrar una solicitud, el Ministerio tramitará la misma haciéndola avanzar hasta enviar una Notificación de Subsanación / Cambio de estado a “Presentación Incompleta” (estado al que se llegará por defecto) al usuario a través de Facilita.

Este estado “Presentación Incompleta” permitirá el acceso a la nueva pantalla de aportación de documentación.

El solicitante será conocedor de esta situación en su solicitud a través de la notificación informativa que le llegará vía Facilita, de manera que sabrá que, para la solicitud especificada en la Notificación, el acceso a la pantalla de aportación de documentos estará activo.

De este modo, en la pantalla de Gestión de Solicitudes, dentro de la tabla con el listado de solicitudes, las que se encuentren en estado “Presentación Incompleta” mostrarán un icono de acceso activo a la pantalla de Aportación de Documentación en la columna de

“Acciones”.


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Una vez la solicitud ha sido registrada y se encuentra en el estado público de “Presentación Incompleta”, el solicitante podría aportar el fichero XSIG que aún no haya sido aportado a través de IMV-MODIM, y al hacerlo se comprobará que el resto documentación aportada también está completa y es correcta.

Al incorporar este documento se enviará un aviso al Ministerio que podrá tramitar la solicitud, de manera que podrá volver a enviar una notificación de cambio de estado de Facilita a “Presentación”.

Este estado “Presentación” también permitirá la aportación de nueva documentación a través de la nueva pantalla de aportación de documentación. De este modo, en la pantalla de Gestión de solicitudes, dentro de la tabla con el listado de solicitudes, las que posean el estado “Presentación” en Facilita mostrarán el icono de acceso activo a la pantalla de

aportación de documentación.

Durante la tramitación de la solicitud, el Ministerio evaluará la compleción y la corrección de los documentos aportados. En caso de que falte algún tipo de documento necesario o que alguno de los documentos ya aportados sea incorrecto, el Ministerio los marcará como requisitos no cumplidos.

El listado de documentos/requisitos no cumplidos se enviará al solicitante a través de una notificación de subsanación / cambio de estado que recibirá mediante Facilita, indicando el identificador de la solicitud evaluada y el listado de los requisitos que no se cumplen. Una vez que el solicitante haya leído esta Notificación, el estado de Facilita de la solicitud pasará a “Subsanación” y se abrirá un plazo de diez días hábiles para realizar la aportación de documentos a través de la nueva pantalla de aportación de documentos.

Por lo que entonces, para las solicitudes que tengan un estado de Facilita de “Subsanación” y mientras se mantengan dentro del plazo de diez días hábiles en el que se puede aportar la documentación, se mostrará el icono de acceso activo a la nueva pantalla de aportación de documentación de IMV-MODIM dentro del listado de solicitudes en la pantalla de gestión

de solicitudes.

Es importante hacer hincapié en que, para obtener acceso a la nueva pantalla de aportación de documentación, el usuario deberá haber leído con anterioridad la notificación de subsanación que se le haya enviado durante la tramitación de su Expediente.

Si la solicitud se encuentra “Registrada” pero está en cualquier otro estado público de Facilita diferente a los anteriores o si bien tiene un estado público de “Subsanación” pero se encuentra fuera del plazo de aportación de la documentación, se mostrará un icono de

acceso bloqueado a la pantalla de aportación de documentación.


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2.2 PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION.

Como ya se ha explicado, si para alguna de las solicitudes mostradas en la pantalla de Gestión de las Solicitudes se cumplen las condiciones anteriores descritas, se mostrará el icono de acceso activo a la pantalla de aportación de documentación de IMV-MODIM.

Si se pulsa sobre este icono, se accederá a la pantalla de aportación de documentación cuya estructura principal será la siguiente:

(Por temas de facilidad de uso general y de ergonomía, se ha intentado mantener tanto una estructura visual como un sistema de funcionamiento de esta nueva pantalla parecidos a la que se ha venido utilizando en Facilita hasta ahora para este fin)

La estructura de esta nueva pantalla estará compuesta por los apartados siguientes:


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1. En primer lugar, se podrá reconocer un apartado “Expediente” donde se mostrarán los

identificadores de la solicitud y de su expediente asociado para los que deseamos

aportar documentación.

2. A continuación, se mostrará el apartado “Estado” en el que se comunicará el estado

público de Facilita en el que se encuentra la solicitud/expediente.

Ya se ha explicado anteriormente que únicamente se podrá acceder a esta pantalla de

aportación de documentación si el estado público de Facilita recuperado es

“Presentación”, “Presentación Incompleta” o “Subsanación”, por lo que serán los únicos

valores que podrán ser representados en este apartado.

La apariencia de este apartado dependerá del estado Facilita recuperado de la solicitud.

- Si el estado público de Facilita del expediente es “Presentación” o

“Presentación Incompleta”, entonces se mostrará únicamente el nombre del

estado.

- Si el estado público de Facilita del expediente es “Subsanación”, aparte de

mostrarse el nombre del estado, también se mostrará el plazo límite para la

aportación de documentación correspondiente a esta subsanación.

Este estado público será muy importante en la selección de las diferentes opciones y

comportamientos que mostrará esta pantalla y de los que se hablará posteriormente.

3. En la parte inferior de la pantalla se mostrará el apartado de “Listado de Requisitos”.

En este apartado se muestra un enlace a la página web del Ministerio, donde, en los

documentos existentes, pueden consultarse los documentos requeridos obligatorios en

función de la solicitud seleccionada (El tipo de solicitud podrá saberse rápidamente

mirando la última letra del código identificador del expediente mostrado en el apartado

“Expediente” de esta misma pantalla).


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4. Y el último apartado dentro de la pantalla será “Adjuntar Documento”.

En este apartado podremos distinguir dos partes bien diferenciadas:

A. La parte superior en donde se situará:

Una lista desplegable con los tipos de documentos seleccionables para

aportar a la solicitud.

Un cuadro de búsqueda de documentos para buscar en el sistema de

archivos del equipo local el documento que se desea adjuntar a la solicitud /

expediente.

Un botón “Adjuntar” que desencadenará el proceso de aportación del

documento seleccionado como documento del tipo escogido en la lista

desplegable en la solicitud actual.


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En la lista desplegable solo se muestran los tipos de documentos que pueden

ser aportados para cada tipo de Informe Motivado.

Cualquier documento de otra tipología que se desee aportar se deberá

entregar en forma de instancia a través de Facilita.

B. La parte inferior del apartado en donde se situará un listado con todos los

documentos aportados a la solicitud desde la creación de la misma. Este listado

mostrará para cada documento aportado:

El nombre del documento.

El tipo de documento con el que fue aportado a la solicitud.

La fecha en la que fue aportado.


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Este listado incluye varios tipos de documentos aportados:

Los documentos aportados en el proceso de creación de la solicitud.

Los documentos aportados a través de esta pantalla.

Este listado no discriminará los documentos aportados a través de esta pantalla por acciones. Es decir que los documentos que se hayan aportado en los diferentes estados de “Presentación”, “Presentación Incompleta” o “Subsanación” por los que haya ido pasando la tramitación un expediente, a nivel de apariencia u operativo carecerán de diferencias los unos de los otros.

(No obstante, la fecha de aportación si puede indicarnos en qué momento de la tramitación del expediente se aportó cada documento).

Para este tipo de documentos, el enlace de Visualización estará visible y activo en la columna “Acciones” de la tabla.


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2.3 ACCIONES EJECUTABLES EN LA PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION.

2.3.1 VISUALIZACION DE UN DOCUMENTO

Para cualquier documento, sin importar el origen de su aportación al expediente (si fue aportado durante la creación de la solicitud, o si bien se aportó durante un proceso de Presentación, Presentación Incompleta o de Subsanación anterior), el icono de visualización del documento estará siempre presente y el proceso de descarga/visualización será siempre el mismo:

Si se pulsa sobre el icono de “Visualizar/Guardar” el fichero:

Automáticamente aparecerá una ventana auxiliar preguntando si se desea abrir o guardar el documento seleccionado.

- Si se selecciona la opción de “Guardar” el documento, se abrirá

automáticamente una ventana del navegador para que el usuario seleccione la

localización dentro del sistema de archivos del equipo donde se desea guardar

el documento, así como el nombre con el que desea guardarlo (por defecto se

mantendrá el mismo nombre del documento con el que fue aportado al

expediente).


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- Si se selecciona la opción de “Abrir” el documento, se abrirá el documento

automáticamente utilizando el programa visor de documentos PDF establecido

por defecto en el equipo.

2.3.2 APORTACION DE UN DOCUMENTO

Cuando se desea aportar un documento habrá que realizar varias acciones:

1. Seleccionar un tipo de documento que se desea aportar de entre los tipos

desplegables. Ya hemos dicho que cuando el expediente se encuentre en un estado de Facilita de “Presentación” o “Presentación Incompleta”, esta lista desplegable contendrá un listado con los documentos aportables desde IMV-MODIM de acuerdo con las restricciones especificadas según el tipo de expediente del que se trate. Si el expediente se encuentra en un estado de “Subsanación”, la lista de documentos a aportar se comportará del mismo modo que para los estados de “Presentación” y “Presentación Incompleta”, estando únicamente limitada por el tipo de expediente para el que se desee aportar documentación requerida en la subsanación. Una vez seleccionado un tipo de documento, este queda marcado en la lista, aunque la selección es modificable en cualquier momento.

2. Pulsar sobre el botón “Seleccionar Archivo” para que se abra una nueva ventana del navegador que permitirá al usuario moverse por el sistema de directorios de su equipo con el objeto de localizar el documento que se desee aportar. Este documento deberá cumplir una serie de condiciones para considerarse válido:


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o Deberá tener un tamaño menor de 4 Mb

o No deberá contener caracteres no alfanuméricos en su nombre ({€¬}…)

o Deberá tener una extensión PDF

3. Una vez seleccionado un tipo de documento de la lista y seleccionado un documento que cumpla estas condiciones anteriores, se pulsará sobre el botón “Adjuntar”, y si todo es correcto, la pantalla se recargará mostrando en el listado de documentos aportados, el nuevo documento aportado con sus campos rellenados y los links de Visualización.


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Pero la aportación de documentación a través de esta pantalla también tendrá algunas restricciones a tener en cuenta:

o En primer lugar, si los documentos aportados no cumplen las condiciones anteriormente enumeradas, cuando se intente adjuntar el documento se recargará la pantalla mostrando un mensaje explicativo del error encontrado en la aportación.


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3 APLICACIÓN FACILITA

3.1 PANTALLA DE REALIZACION DE INSTANCIA.

En cuanto a Facilita, la principal modificación es que para los estados “Presentación”, “Presentación Incompleta” y “Subsanación” ya no se abrirán bandejas de carga al marcarse los documentos aportados de los requisitos como ‘No cumple’ durante la tramitación del expediente, ya que ya estarán abiertas en IMV-MODIM para estos estados definidos. De este modo, para estos Estados, y para la mayoría de los demás también, en Facilita inicialmente sólo estará habilitada la bandeja de ‘Realizar Instancia’. Las opciones de tipo de documento aportable desde la instancia, seleccionables en un desplegable dentro de la bandeja, serán dependientes del estado del expediente en que se encuentre. No existirá ningún otro tipo de documento seleccionable desde Facilita, salvo aquellos que lleven habilitada la apertura de una bandeja de carga de una tipología y plazo específico, si se ha abierto un ciclo de alegaciones, o si existe plazo para la interposición de un recurso de alzada, etc.

El proceso de aportación de estos documentos a través de una instancia de Facilita no ha

cambiado, se seguirá realizando como hasta el momento.


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3.1.1 NUEVOS DOCUMENTOS APORTABLES POR INSTANCIA.

Así mismo, como ya se ha dicho en el punto anterior, todos los documentos que no hayan sido definidos como aportables a través de IMV-MODIM deberán ser aportados a través de Facilita. La novedad es que estos documentos, se cargarán como tipos de documentos diferentes dentro de una Instancia.

Los documentos aportables en los estados públicos de “Presentación”, “Presentación Incompleta” y “Subsanación” (estados para los que el grueso de la aportación documental ha pasado a estar en IMV-MODIM) son:

- Instancia Genérica

- Cambio de Datos de Solicitud

- Cambio de Entidad Certificadora

- Problemas con IT-XSIG (XML)

- Desistimiento de Solicitud Voluntario

- Desistimiento de Recurso

- Documentos relacionados con Hacienda

Para los estados siguientes, los documentos aportables a través de la realización de

una Instancia de Facilita también se han modificado y ahora son:

RESOLUCION DEFINITIVA

DESISTIDO EVALUACION PROPUESTA RESOLUCION PROVISIONAL

Instancia Genérica Instancia Genérica Instancia Genérica Instancia Genérica

Recurso Recurso Documentos Relacionados con Hacienda

Documentos Relacionados con Hacienda

Desistimiento de Recurso




Desistimiento de Solicitud Voluntario

Desistimiento de Solicitud Voluntario

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