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MANUAL DE USO – PLATAFORMA INFORMÁTICA JUNAEB SODEXO

2019 - 2021

Alcance: Usuarios Plataforma Informática Junaeb Sodexo periodo 2019 a 2021.

Sodexo Servicios de Calidad de Vida

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Manual de Uso – Plataforma Informática Junaeb Sodexo – 2019 a 2021

CONTENIDO

Control de Versiones ........................................................................................................................................................... 2

Acceso y Perfiles................................................................................................................................................................... 3

Home ......................................................................................................................................................................................... 4

Módulo 1: Módulo Operativo ............................................................................................................................................... 5

Estado de las Tarjetas ..................................................................................................................................................... 6

Reporte de Emisión ......................................................................................................................................................... 6

Reporte de Resposición ................................................................................................................................................. 6

Reporte de Carga .............................................................................................................................................................. 6

Reporte de consumo ....................................................................................................................................................... 6

Módulo 2: Módulo de Supervisión .....................................................................................................................................7

Plataforma .......................................................................................................................................................................... 8

informes .............................................................................................................................................................................. 8

Módulo 3: Módulo de Facturación y Pago ...................................................................................................................... 9

Certificados de carga ...................................................................................................................................................... 9

Archivo de Consumo ...................................................................................................................................................... 10

Archivos facturación al 96% ......................................................................................................................................... 10

Archivos de ajuste (resumen y detalle) ................................................................................................................... 10

Facturas emitidas ........................................................................................................................................................... 10

Módulo 4: Módulo Business Intelligence (B.I) para JUNAEB ................................................................................. 11

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA AUTOR REVISADO POR CAMBIOS

1.0 24.10.2018 JORGE RÍOS SERGIO GODOY VERSIÓN INICIAL

DEL DOCUMENTO

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ACCESO Y PERFILES

El acceso a la plataforma Informática se realiza con un Rut de usuario y Contraseña segura que será

entregada por Sodexo a cada usuario.

El usuario puede tener uno de 3 perfiles con el cual el contenido del sitio se perfila para visualizar

solo la información necesaria. Los perfiles son los siguientes:

• Junaeb nacional: Puede ver todo el contenido del sitio. • Junaeb regional: Puede ver solo el contenido de una o más regiones específicas. • Centro de estudio: Puede ver solo el contenido de uno o más centro de estudios específicos.

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HOME

El home del sitio entrega información relevante sobre las compras del año en curso, el total de

alumnos, su consumo diario y la cantidad de alumnos sin consumo, entre otros indicadores.

La información desplegada en el home se actualiza diariamente y entrega una rápida visión del

consumo por compra.

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MÓDULO 1: MÓDULO OPERATIVO

Tal como se estipula en las bases, este módulo ya se encuentra orientado al seguimiento individual

de los beneficiarios y a la gestión operativa del programa.

Este módulo incorpora las siguientes funcionalidades:

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ESTADO DE L AS TAR JET AS

Esta funcionalidad se encarga de revisar en línea información de estudiantes, considerando cargas

de saldo, liberaciones y estados de las tarjetas, tanto en el proceso de entrega como en el consumo.

R EPOR TE DE EMISIÓN

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes con emisión de tarjetas de acuerdo con el perfil

del usuario. Se entrega una visualización gráfica y también la posibilidad de descargar la

información en formato CSV/Excel.

R EPOR TE DE REPOSICIÓN

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes con reposición de tarjetas de acuerdo con el

perfil del usuario. Se entrega una visualización gráfica y también la posibilidad de descargar la


R EPOR TE DE CAR GA

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes que recibieron carga saldos de acuerdo con el

perfil del usuario. Se entrega una visualización gráfica y también la posibilidad de descargar la


R EPOR TE DE CONSUMO

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes que presentaron carga en base a una orden de

compra y consumo asociado. Además, se permite segmentar el reporte para entregar una visión

global por agrupaciones. Se entregan varias visualizaciones gráficas y también la posibilidad de

descargar la información en formato CSV/Excel.

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MÓDULO 2: MÓDULO DE SUPERVISIÓN

Este módulo se encuentra orientado a verificar el cumplimiento de las condiciones del servicio con

respecto a la supervisión de los puntos de canje y la supervisión de seguimiento a la solución de los

incumplimientos detectados. Particularmente este módulo abarca carga de actas de supervisión de

puntos de canje (considerando cargas por parte de Junaeb y empresa de fiscalización), reportes de

puntos de canje supervisados y reportes mensual actualizado de red de puntos de canje afiliados.

Este módulo cuenta con dos secciones principales.

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PL ATAFOR MA

Esta sección se trabajó en conjunto con la empresa de supervisión y entrega a funcionalidad

necesaria para la carga de actas de supervisión de puntos de canje tanto de la empresa de

supervisión como de Junaeb de acuerdo a lo indicado en las bases. También en esta sección se

podrán revisar los puntos de canje supervisados.

INFOR MES

Esta sección entrega dos reportes: el primero es el listado trimestral de los puntos de canje

supervisados de acuerdo a lo indicado en las bases y, en segundo lugar, el listado actualizado

mensualmente de la red de puntos canje. Se entregan varias visualizaciones gráficas y también la

posibilidad de descargar la información en formato CSV/Excel.

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MÓDULO 3: MÓDULO DE FACTURACIÓN Y PAG O

Mediante este módulo se podrá verificar el cumplimiento de las condiciones del servicio en términos de

facturación y pago.

Este módulo incorpora las siguientes funcionalidades:

CERTIFICADOS DE CAR G A

Esta funcionalidad permite descarga los certificados en formato PDF que se obtiene tras el

procesamiento del pedido en el cual se evidencia la carga y liberación.

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AR CHIVO DE CONSUMO

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes que presentaron carga en base a una orden de

compra y su consumo asociado. Además, se permite segmentar el reporte para entregar una visión

global por agrupaciones. Se entregan varias visualizaciones gráficas y también la posibilidad de


La información entregada tendrá un buscador que agiliza la operación y permite analizar

rápidamente el consumo de estudiantes específicos el cual funciona en línea.

AR CHIVOS FACTUR ACIÓN AL 9 6 %

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes con su carga de saldos al 96% que respalda la

emisión de la primera factura. Se entrega una visualización gráfica y también la posibilidad de


AR CHIVOS DE AJUSTE (R ESUMEN Y DETAL L E)

Esta funcionalidad entrega el listado de estudiantes con su carga de saldos completa y el consumo,

lo cual respalda la emisión de la segunda factura de ajuste. Se entrega una visualización gráfica y

también la posibilidad de descargar la información en formato CSV/Excel.

Se consideran dos versiones del reporte, en el primero se genera un reporte con cada alumno de la

compra y en el segundo reporte la información detallada de las transacciones.

FACTUR AS EMITIDAS

Esta funcionalidad permite descarga las facturas emitidas en formato PDF que se obtiene tras los

respaldos del 96% y los archivos de ajuste del 4%.

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MÓDULO 4: MÓDULO BUS INESS INTELLIGENCE (B.I) PARA JUNAEB

En la misma Plataforma Informática Junaeb se proveerá de una completa herramienta Web de

Inteligencia de Negocios Tableau con la cual poder hacer gestión y análisis detallado del consumo de

cada compra, permitiendo segmentar por IES, Sede, Subsede, Región, Compra y Tipo de Compra, entre

otras variables.

Algunos resultados de la herramienta son:

- Posibilidad de advertir rápidamente los alumnos sin consumo (segmentado por las alternativas anteriores).

- Identificar consumo por IES y Regiones. - Detección de anomalías y diferencias en consumo. - Comparación de compras, cargas y consumo. - Comparación de tipos de compras. - Identificación de activaciones y reposiciones de alumnos. - Alumnos con saldo por vencer. - Información directa de interlocutores de IES para permitir tomar acciones. - Resultados georeferenciados en supervisiones a red de puntos de canje, consumo y red de

puntos de canje.

Para todos los casos anteriores, es posible descargar toda la información de alumnos con teléfono y

correo electrónico de contacto para permitir gestionar el cambio en el comportamiento esperado.

Se entregarán varios dashboards predefinidos, los cuales atienden las mayores prioridades de

Control y Gestión del consumo y uso de la Beca BAES, sin embargo, se dispondrá de bases de datos en

línea con lo cual podrán generar sus propios informes, ejecutar sus propias consultas, y dirigir sus

propios análisis sin la asistencia del personal de TI.

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Adicionalmente, la herramienta dispone de funcionalidades para entregar reportería en diferentes

formatos (PDF, Excel, imágenes, etc.) y también incrustar el contenido en otros sitios (como en

Extranet Junaeb).

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