MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL … · Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de...

“UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO”

MANUAL DE USO CORREO

INSTITUCIONAL

CÓDIGO PMO-MA-G0-01 VERSIÓN 4.0

FECHA Mayo de 2014 Página 1 de 78

MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL

CAPITULO 2.2

CONFIGURACION DE CUENTAS DE CORREO EN

OUTLOOK

Versión 4.0

Mayo de 2014



INSTITUCIONAL



Por favor haga click encima de cada procedimiento según cliente de

correo deseado

Outlook Express

Creación o Restauración Base de Datos de Correo

Configuracion de Cuenta

Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes

Configuracion de Firmas

Importación de Libretas de Direcciones / Contactos

Outlook 2000 Y 2003




Configuracion de Firmas

Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos

Outlook 2007




Configuracion de las Firmas


Outlook 2010 – 2013


Configuracion de la Cuenta


Configuracion de la Firma




INSTITUCIONAL



CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE

CORREO

OUTLOOK EXPRESS

Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear

la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente

recuperar los mensajes guardados en el correo

CREACIÓN DE BASE DE DATOS POR PRIMERA VEZ

1. En “Mis Documentos” crear una carpeta de correo denominada “CORREO

NO BORRAR”

2. Abrir el Cliente Outlook Express

3. Ir a menú “Herramientas”, seleccionar “Opciones”

4. Click en la pestaña “Mantenimiento”



INSTITUCIONAL



5. Click en el Botón “Carpeta de Almacén”

6. Aparecerá la ruta actual del correo, hacer click en el botón “cambiar”

7. Buscar la ruta donde se creó la carpeta “CORREO NO BORRAR” y click en el

botón “Aceptar”



INSTITUCIONAL



8. Cerrar Outlook Express y abrir nuevamente.

RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS

Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio

de equipo de computo

1. Ir a Menú “Archivo”, luego Seleccionar “Importar” y hacer click en

“Mensajes”

2. Aparecerá el Asistente de Importación en el cual hay que buscar

y seleccionar “Microsoft Outlook 6” y Click en “Siguiente”



INSTITUCIONAL



3. Seleccionar “Importar correo de un directorio de almacenamiento de

OE6” y click en “Aceptar”

4. Click en “Examinar”, buscar y seleccionar la carpeta donde están

guardados los archivos dbx correspondientes a la copia de respaldo

del correo.

2. Click en Examinar

1. Buscar la Carpeta “Correo No Borrar”



INSTITUCIONAL



5. Seleccionar “Todas las carpetas” y click en “Siguiente”

6. El asistente finalizará y procederá con la migración de los mensajes a las

carpetas.

7. Finalmente es necesario reubicar las bases de datos de correo a la

carpeta “Mis Documentos/ Correo no Borrar” como se describe en la

sección “Creación de Base de datos por primera vez”

Es normal que al final del proceso confirme si desea sobrescribir la base de

datos actual ya que la información está migrada, haga click en aceptar.



INSTITUCIONAL



CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN

OUTLOOK

OUTLOOK EXPRESS

Ir a Menú Herramientas y seleccionar la opción Cuentas

Hacer click en el botón agregar y seleccionar “Correo”

Aparecerá el asistente de configuración de cuentas de correo.



INSTITUCIONAL



En el primer paso, ingresar el nombre completo, después click en siguiente

Ingresar la dirección de correo completa:



INSTITUCIONAL


FECHA Mayo de 2014 Página 10 de

78

A continuacion ingresar las direcciones de servidor de correo entrante y

saliente que pueden ser asi:

TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3

SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: pop.supernotariado.gov.co

SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co

TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP:

SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co


Despues ingresar la cuenta de correo completa y la contraseña:



INSTITUCIONAL



78

click en finalizar:

Al finalizar el asistente regresa nuevamente a la ventana donde esta la lista de

cuentas de correo configuradas, donde hay que seleccionar y dar doble click

a la cuenta recien configurada, por defecto denominada

pop.supernotariado.gov.co. en caso contrario, hay que ir nuevamente a menu

“Herramientas” y seleccionar “Opciones”



INSTITUCIONAL



78

Seleccionar la pestaña “servidores” y activar la casilla denominada “mi servidor

de salida requiere autenticacion” como se muestra abajo.

Luego, hacer click en la pestaña opciones avanzadas y activar la opcion de

mantener una copia de los mensajes en el servidor como aparece a

continuacion



INSTITUCIONAL



78

SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE

MENSAJES

Ir a Menú Herramientas y Seleccionar Opciones

En la pestaña general configurar como se muestra a continuacion



INSTITUCIONAL



78

CONFIGURACION DE FIRMAS

Es necesario conectarse a la carpeta de red \\192.168.56.22 e ingresar

con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456”

Abrir la carpeta firmas

Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP.

Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta

que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas



Acceder a ella y copiar un archivo txt denominado por lo general SNR



INSTITUCIONAL



78

1. Abrir la Carpeta Mis Documentos / CORREO NO BORRAR Y Pegar dicho

archivo

2. abrir el archivo txt SNR NO BORRAR, modificar los datos correspondientes

del usuario y guardar los cambios.

ir a OUTLOOK Express y click en Herramientas después seleccionar Opciones



INSTITUCIONAL



78

Buscar y seleccionar la pestaña firmas y luego un poco más abajo Hacer click

en el botón nueva

Activar la casilla Agregar Firmas a Todos los mensajes salientes

Desactivar la casilla No incluir la firma en las respuestas ni en los reenvíos.

ir más abajo y Seleccionar el botón opciones avanzadas

dentro de

1



INSTITUCIONAL



78

opciones avanzadas activar la casilla de la cuenta de correo que aparece allí,

luego aceptar

Una vez dentro de la ventana de firmas seleccionar la opción archivo y click en

el botón examinar



INSTITUCIONAL



78

Dentro de la ventana de examinar, buscar y seleccionar la firma SNR NO

BORRAR guardada previamente en Mis Documentos

IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS

Es necesario conectarse a la la ruta de red \\192.168.56.22 e ingresar


Abrir la carpeta CORREO SNR

Buscar y abrir la carpeta Contactos la cual tiene Dos Archivos Llamados

Contactos (Mes y Año) Coma.Txt Y Contactos (Mes y Año) Punto Y Coma.Txt



INSTITUCIONAL



78

Se requiere copiar y pegar juntos archivos en el escritorio

Dentro De Outlook Proceder Así:

Ir A Menú Archivo

Seleccionar La Opción Importar y hacer click en Otra Libreta De Direcciones

Aparecerá Otra Ventana, seleccionar La opción Archivo De Texto (Valores

Separados Por Comas)



INSTITUCIONAL



78

Es necesario buscar los archivos que pegamos en el escritorio, pero Antes

debemos seleccionar Abajo la opción “Archivo de texto *.Txt”

Seleccionar Contactos Julio 2010 Coma.Txt Coma Y Click En Aceptar



INSTITUCIONAL



78

Debe Aparecer Asi

Y click en Finalizar.

NOTA IMPORTANTE

si al seleccionar el archivo Contactos Mes Año Coma.Txt aparece asi

Es Necesario Hacer Click En Cancelar, Y Repetir El Proceso Pero

Seleccionar El Archivo Contactos Mes Año Punto Y Coma.



INSTITUCIONAL



78


CORREO

OUTLOOK 2003




CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ

En “Mis Documentos” crear una carpeta de correo denominada “CORREO NO

BORRAR”

Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control”

Buscar y abrir “Correo”

Click en el botón “Archivos de Datos”



INSTITUCIONAL



78

Click en el botón “Agregar”

Click en “Aceptar”

Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de

datos de correo creada, buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis

Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo “Buzón (Nombre

del Usuario y año)” ejemplo: “Buzón Juan Lozano 2014” y aceptar



INSTITUCIONAL



78

Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos

creada, volvemos a ingresar “Buzón (Nombre de usuario y año)” y click en

aceptar

Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en “Mis Documentos

\Correo No Borrar”



INSTITUCIONAL



78

Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de

Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica

más adelante.

RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO

Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o

cambio de equipo de computo

1. En “Mis Documentos” verificar que ya este copiada la carpeta

denominada “CORREO NO BORRAR”

2. Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control”

3. Buscar y abrir “Correo”



INSTITUCIONAL



78

4. Click en el botón “Archivos de Datos”

5. Click en el botón “Agregar”

6. Click en “Aceptar”



INSTITUCIONAL



78

7. Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las

bases de datos de correo respaldado.

Buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos, seleccionar la

base de datos y aceptar

8. Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de

datos creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o

solamente hacer click en aceptar

9. Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en “Mis

Documentos \Correo No Borrar”



INSTITUCIONAL



78

10. Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas

de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica

más adelante.



INSTITUCIONAL



78


OUTLOOK

OUTLOOK 2003

Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta

Seleccionar la opción “Agregar una nueva cuenta de Correo Electrónico” y

click en siguiente



INSTITUCIONAL



78

Seleccionar “POP3” y click en siguiente

Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación:

TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3





INSTITUCIONAL



78

Tambien esta disponible el protocolo imap:




Luego hacer click en el botón “Más configuraciones…” nos abrirá una nueva

ventana, luego seleccionar la pestaña “Servidores de Salida” y activar la

casilla “mi servidor de Salida requiere autenticación”

Luego Ir a pestaña avanzadas y activar la opción “Dejar una Copia de los

mensajes en el Servidor” como se muestra a continuación ( solo para

configuración POP)



INSTITUCIONAL



78

Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se

probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo

cual es necesario hacer click en el botón “Probar Configuración de la Cuenta”.

Se abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si ha sido

exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una

configuración exitosa.

Si por algún motivo aparecen errores, por favor verifique que los

parámetros hayan sido agregados correctamente, si aun asi el

problema persiste, por favor contacte al personal de Soporte Correo



INSTITUCIONAL



78

Para que todos los mensajes nuevos lleguen al backup creado o restaurado, es

necesario ir al menú “Herramientas” y seleccionar “Cuentas de Correo

Electrónico”

Seleccionar “Ver o cambiar cuentas de correo electrónico” y “siguiente”



INSTITUCIONAL



78

En la parte inferior seleccionar la base de datos creada y click en

“Finalizar”


MENSAJES

Ir a menú Herramientas y seleccionar “Opciones”



INSTITUCIONAL



78

Ir a pestaña Configuración de Correo y hacer click en Botón Archivo de Datos

Configurar como se muestra a continuación



INSTITUCIONAL



78









Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo

SNR.rtf



INSTITUCIONAL



78

Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la

firma y cópiela.

En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones



INSTITUCIONAL



78

Ir a pestaña Formato de Correo y click en el Boton Firmas

Click en botón nuevo



INSTITUCIONAL



78

Escribir “SNR” y luego siguiente

Click en boton avanzado

Saldra un aviso al cual es necesraio hacer click en si



INSTITUCIONAL



78

Se abre una ventana de Word, a la cual es necesario pegar lo del contenido

de la firma editada anteriormente, luego guardar y cerrar

Volveremos a la ventana inicial de edición de firma a la cual hacemos click en

aceptar

Predeterminar la firma creada como se muestra a continuacion:



INSTITUCIONAL



78

IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS

Es necesario conectarse a la dirección IP \\192.168.56.22 e ingresar con el

usuario “Usuario” y la contraseña “123456”


Abrir la carpeta “Contactos” la cual tiene un archivo con extensión .pst cuyo nombre

tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles

Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio.


1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar



INSTITUCIONAL



78

2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente

3. Seleccionar Archivo de carpetas personales .pst

Click en examinar



INSTITUCIONAL



78

Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir,

luego en siguiente

4. Otra vez siguiente y finalizar.

Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el

archivo del escritorio.



INSTITUCIONAL



78


CORREO

OUTLOOK 2007






BORRAR”






INSTITUCIONAL



78




Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo “Buzón

(Nombre del Usuario y año)” ejemplo: “Buzón Juan Lozano 2014” y aceptar



INSTITUCIONAL



78

Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de

datos creada, volvemos a ingresar “Buzón (Nombre de usuario y año)” y

click en aceptar



Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario

hacer click en el botón “establecer como predeterminado”



INSTITUCIONAL



78


Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más

adelante.


Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de

equipo de computo

En “Mis Documentos” verificar que ya este copiada la carpeta denominada

“CORREO NO BORRAR”






INSTITUCIONAL



78





INSTITUCIONAL



78

Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases

de datos de correo respaldado.

Buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos, seleccionar la base

de datos y aceptar

Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos

creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o solamente

hacer click en aceptar

Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en “Mis




INSTITUCIONAL



78





adelante.



INSTITUCIONAL



78


OUTLOOK 2007

TIPO DE CORREO POP/IMAP

Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta

Click en el botón nuevo:



INSTITUCIONAL



78

A continuación aparece el asistente de configuración de correo,

seleccionamos la primera opción denominada “Microsoft Exchange POP3,

IMAP O HTTP” luego click en siguiente

Seleccionar la opción “configurar manualmente las opciones del servidor o

tipos de servidores adicionales”



INSTITUCIONAL



78

Seleccionar la opción “Correo Electrónico de Internet” y click en siguiente

Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO

DE CORREO ENTRANTE: POP3





INSTITUCIONAL



78








Luego Ir a pestañas avanzadas y activar la opción “Dejar una Copia de los

mensajes en el Servidor” ( Aplica Solo para Configuración POP) como se

muestra a continuación



INSTITUCIONAL



78



cual es necesario hacer click en el botón “Probar Configuración de la Cuenta”

Abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si hay sido





INSTITUCIONAL



78

TIPO DE CORREO EXCHANGE

Similar a la configuración IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite

verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultáneamente.

VENTAJA: Sincronización del Calendario entre Outlook y OWA.

DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzón puede

llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente.

Si se elimina un mensaje desde Webmail, también se elimina del Cliente

Outlook.

Al abrir el cliente Outlook iniciar el asistente de configuración de correos

seleccionar la primera opción denominada “Microsoft Exchange POP3, IMAP O

HTTP” luego click en siguiente

Llenamos los campos como se observa a continuación click en siguiente



INSTITUCIONAL



78

La configuración solicitará nuevamente ingresar la cuenta de correo y

contraseña como se muestra a continuación, luego click en Aceptar

Finalmente aparecerá una ventana confirmando que la cuenta ha sido

correctamente configurada.



INSTITUCIONAL



78


MENSAJES

Ir a menú Herramientas y seleccionar “Opciones”

Ir a pestaña Configuración de Correo y hacer click en Boton Enviar y Recibir



INSTITUCIONAL



78

Configurar como se muestra a continuación



INSTITUCIONAL



78









SNR.rtf



INSTITUCIONAL



78


firma y cópiela.

En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones



INSTITUCIONAL



78

Click en pestaña Formato de Correo y seleccionar Firmas

Se abrirá una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la

palabra “SNR”



INSTITUCIONAL



78

En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edición de la firma

donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente

Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar

la firma establecida



INSTITUCIONAL



78

IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS











INSTITUCIONAL



78



Click en examinar



INSTITUCIONAL



78


luego en siguiente

Otra vez siguiente y finalizar.





INSTITUCIONAL



78


CORREO

OUTLOOK 2010 - 2013






BORRAR”






INSTITUCIONAL



78




Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo “Buzón

(Nombre del Usuario y año)” ejemplo: “Buzón Juan Lozano 2014” y aceptar



INSTITUCIONAL



78

Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de

datos creada, volvemos a ingresar “Buzón (Nombre de usuario y año)” y

click en aceptar







INSTITUCIONAL



78



adelante.


Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de

equipo de computo

En “Mis Documentos” verificar que ya este copiada la carpeta denominada

“CORREO NO BORRAR”






INSTITUCIONAL



78





INSTITUCIONAL



78

Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases

de datos de correo respaldado.

Buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos, seleccionar la base

de datos y aceptar

Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en “Mis






INSTITUCIONAL



78



adelante.


OUTLOOK

OUTLOOK 2010 - 2013

TIPO DE CORREO POP/IMAP

Pestaña Archivo seleccionar “Información” y hacer click en botón agregar

cuenta




INSTITUCIONAL



78

Seleccionar la opción “configurar manualmente las opciones del servidor o

tipos de servidores adicionales”

Seleccionar la opción “Correo Electrónico de Internet” y click en siguiente



INSTITUCIONAL



78

Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO

DE CORREO ENTRANTE: POP3









INSTITUCIONAL



78




Luego Ir a pestañas avanzadas y activar la opción “Dejar una Copia de los

mensajes en el Servidor” ( Aplica Solo para Configuración POP) como se

muestra a continuación



cual es necesario hacer click en el botón “Probar Configuración de la Cuenta”



INSTITUCIONAL



78

Abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si hay sido



TIPO DE CORREO EXCHANGE

Similar a la configuración IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite

verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultáneamente.

VENTAJA: Sincronización del Calendario entre Outlook y OWA.

DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzón puede

llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente.

Si se elimina un mensaje desde Webmail, también se elimina del Cliente

Outlook.

Pestaña Archivo seleccionar “Información” y hacer click en botón agregar

cuenta



INSTITUCIONAL



78


Llenamos los campos como se observa a continuación click en siguiente

La configuración solicitará nuevamente ingresar la cuenta de correo y

contraseña como se muestra a continuación, luego click en Aceptar



INSTITUCIONAL



78

Finalmente aparecerá una ventana confirmando que la cuenta ha sido

correctamente configurada.



INSTITUCIONAL



78


MENSAJES

Ir a Archivo y seleccionar Opciones

seleccionar Avanzado y hacer click en el Boton Enviar y Recibir



INSTITUCIONAL



78

Establecer como se muestra a continuación



INSTITUCIONAL



78









SNR.rtf



INSTITUCIONAL



78


firma y cópiela.

Ir a archivo y seleccionar opciones



INSTITUCIONAL



78

Seleccionar Correo y luego hacer click en el botón “Firmas”

Se abrirá una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la

palabra “SNR”



INSTITUCIONAL



78

En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edición de la firma

donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente

Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar

la firma establecida



INSTITUCIONAL



78

IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS











INSTITUCIONAL



78



Click en examinar



INSTITUCIONAL



78


luego en siguiente

Otra vez siguiente y finalizar.



DATOS DEL SOPORTE: LEONARDO PANCHE – CATALINA SANCHEZ –

DIEGO ANDRES OTALORA - MARCELA MARTINEZ ROJAS

CORREO: [email protected]

Telefono: (1) 328 21 21 ext 1224 – 1225 – 1381 - 1066

Celular: 318 206 70 26

mailto:[email protected]

MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL … · Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de...

Documents

Transcript of MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL … · Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de...