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SECCIÓN 0.1 REGISTRO DE ENMIENDAS Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO.

El presente documento describe el cumplimiento de los requisitos del perfil del Agente Aduanal. Su control se encuentra bajo la responsabilidad de la Coordinación de Seguridad. El manual original se encuentra bajo su resguardo, compartiendo de manera electrónica los procedimientos y formatos aplicables a las áreas correspondientes

. .

FECHA NIVEL DE REVISION

DESCRIPCION

13 Agosto 2015 00 Emisión Inicial

9 de Diciembre del 2016 01 Se modifico la política de seguridad

16 de Diciembre del 2016 02 Se integran diagramas de tortuga de los procesos principales.

11 de Enero del 2017 03 Se actualiza política de Seguridad (Mención de Nuevo Esquema Empresa Certificada por Operador Económico Autorizado). Se hace referencia en sección 4 a los procedimientos P-SCC-9.2 CUMPLIMIENTO LEGAL Y

SOCIOS, y P-SCC-4.1 ACTIVIDADES VULNERABLES. Se modifica mapeo de procesos en sección 5. En sección 6. Se actualiza referencia a instructivos nuevos ISO.

16 de Enero del 2020 04 Se actualiza el mapeo de procesos. Se agregan referencia de instrucciones de trabajo IT-19 a la IT-23.

31 de Marzo del 2020 05 Se integra último párrafo en el punto 1.4 indicando los factores externos que requieren de nuevos planes de contingencias y párrafo modalidad alterna en el punto

10.0 Capacitación en Seguridad y Concientización

20 de Abril del 2021 06 Se actualiza política de seguridad y Objetivos.

25 de Mayo del 2021 07 En sección 2.0 Seguridad Física, se agrega layout ubicación geográfica de LAN. Y se hace referencia a los layout planta alta y planta baja de las instalaciones, así

como de la distribución de estacionamiento.

REVISO APROBACION

Luis Santiago Alonso Estrada

A.A. Cipriano Garza Barajas

A.A. José Luis García Martínez

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SECCIÓN Índice

Registro de Enmiendas y aprobación de documentos 1 Índice 2,3 Alcance 3

SECCIÓN Sistema de Gestión de Seguridad

01. Planeación de la Seguridad en la Cadena de Suministros 4

1.1 Análisis de Riesgo. 4 1.2 Políticas de Seguridad. 5 1.3 Auditorías internas en la cadena de suministros 5 1.4 Planes de contingencia 2.0 Seguridad Física. 6 Instalaciones (Lay Out UbicaciónGeográfica) 6 Accesos en puertas y casetas. 6 Bardas perimetrales. 6 Estacionamientos 6 Control de llaves y dispositivos de cerraduras. 6

Alumbrado 6 Sistemas de alarma y Circuito Cerrado de Televisión y video vigilancia (CCTV) 6

3.0 Controles de Acceso Físico. 9

Personal de Seguridad 9 Identificación de los Empleados, Visitantes y Proveedores 9 Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados. 9 Entregas de Mensajería y Paquetería. 9 4.0 Socios Comerciales 9 Criterios de selección. 9 Requerimientos en seguridad. 9 Revisiones del socio comercial. 9 5.0 Seguridad de Procesos 9 Mapeo de procesos 10 Diagramas de Tortuga Procesos Principales 11-13 Entrega, recepción y discrepancias en la carga 12 Procesamiento de la información y documentación de la carga. 13 Gestión de Inventarios, control de material de empaque, envase y embalaje. 12 Comunicación Interna 14

6.0 Gestión Aduanera 14

Gestión del despacho aduanero 15

Control en Recintos 12

7.0 Uso de sellos y/o candados en contenedores y remolques. 12

8.0 Seguridad del Personal. 15

Verificación de antecedentes laborales. 15 Procedimiento para baja del personal 15 Administración de personal. 15

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9.0 Seguridad de la información y documentación. 15 Clasificación y manejo de documentos. 15 Seguridad de la Tecnología de la Información. 15

10.0 Capacitación en seguridad y concientización. 15 Capacitación y concientización sobre amenazas. 15

11.0 Manejo e investigación de incidentes. 16

Reporte de anomalías y/o actividades sospechosas. 16

12.0 Administración y Mejora Continua del sistema de seguridad 16

ALCANCE DEL SISTEMA DE SEGURIDAD

El alcance del presente manual es el del Sistema de Gestión de Seguridad es a Logística Aduanal del Noreste, S.C. Reynosa.

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SECCION SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD

01. Planeación de la Seguridad en la Cadena de Suministros

1.1 Análisis de riesgo. En Logística Aduanal del Noreste, S.C. se ha diseñado un sistema de seguridad. Con el objetivo de fortalecer la Seguridad en la Cadena de Suministros en la cual participa. Sistema de gestión que ha sido desarrollado basado en el análisis de riesgos. Con una base esencial políticas de seguridad establecidas y procedimientos documentados. Se ha documentado el procedimiento PSCC-1.1 ANALISIS DE RIESGOS para llevar a cabo el análisis identificación, análisis, evaluación y tratamiento de riesgos detectados en la organización. Dentro del cual se incluyen las instalaciones, sus procesos operativos, los de apoyo, Socios Comerciales, Personal y todo aquello que implique un riesgo y estos impacten a la Organización. Su revisión general del estatus del análisis de riesgos, está considerada realizarse de manera anual. Para evaluar la necesidad de integrar nuevos riesgos, adecuar tratamientos, modificar metodología y/o reprogramación de seguimientos, todo ello considerando las necesidades de los procesos y de las áreas involucradas. Esto siendo no limitativo, que el análisis de riesgos se supervisa de manera permanente, y la revisión puede realizarse si así lo determinan las necesidades del análisis de riesgo. Es decir las adecuaciones pueden realizarse sin esperar a que se concluya la periodicidad antes descrita. La metodología usada en el análisis de riesgos es conforme a la norma internacional ISO 31000 vigente, y la metodología AMEF (Análisis de Modo y efecto de la falla) contemplada en ISO 31010.

1.2 Políticas de seguridad. Se ha documentado el procedimiento P-SCC-1.2 POLITICAS DE SEGURIDAD, las cuales se han establecido en toda

la organización, dichas políticas se encuentran orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministro. Se ha definido una política de seguridad general.

Política de Seguridad:

Logística Aduanal del Noreste S.C. (LAN), a través de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad basado en estándares aplicables a Socio Comercial Certificado Rubro Agente Aduanal, asume un compromiso permanente de fortalecer la seguridad en la cadena de suministros en bien de sus socios comerciales, de su personal, y de sus instalaciones así como prevenir y reconocer amenazas por actividades ilícitas relacionadas con narcotráfico, contrabando, tráfico de armas, personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo e intercambio de información.

Rev.03

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De la cual se derivan los objetivos siguientes:

OBJETIVOS 1) Establecer un análisis de riesgos que permita identificar, controlar, evaluar, así como dar el debido

seguimiento en la implementación de acciones preventivas a lo largo de la de cadena de suministros.

Medición- Indicador (Análisis de Riesgos).

2) Establecer las bases, capacitación, y concientización necesaria que permitan permear una cultura de

seguridad dentro de toda la organización.

Medición-Indicador (Capacitación en materia de Seguridad / Publicaciones / Concientización)

3) Establecer estándares de seguridad aplicables a todas nuestras operaciones, y promover su cumplimiento a

todo integrante de la cadena de suministro.

Medición-Indicadores (Publicaciones, informativos hacia el socio comercial) Cuestionarios-visitas auditoria.

La revisión de la política general, se realiza con el staff directivo (gerentes de área), siendo el responsable el Agente Aduanal de su adecuación en caso de así requerirse, con apoyo de su coordinador de seguridad. Según corresponda cada área cuenta con políticas de seguridad, tales como el área de sistemas, recursos humanos, operación, compras, atención al cliente, etc., Los cuales son responsables de la adecuación de las mismas; derivada de las necesidades del sistema de seguridad; es decir pueden sufrir cambios en cualquier momento.

1.3 Auditorías internas en la Cadena de Suministros. Se ha documentado el procedimiento P-SCC-1.3 AUDITORIAS INTERNAS DE SEGURIDAD, en el cual describe la

periodicidad de realización, personal que las ejecuta, y los registros que se generan antes, durante y posterior a la realización de la misma. La gerencia es informada de los resultados, y es quien autoriza los seguimientos para erradicar las inconsistencias detectadas; así como las oportunidades de mejora.

1.4 Planes de Contingencia y/o emergencia relacionados con la seguridad en la cadena de suministros. Se ha documentado e implementado el procedimiento P-SCC-1.4 Plan de Contingencia para asegurar la validación de los planes de contingencias para asegurar la continuidad de las operaciones. Procedimiento que contempla situaciones que tienen impacto en la organización, así como la comunicación y formato establecido para la evaluación de la ejecución. De los resultados obtenidos, se derivan cambios a los planes de contingencia establecidos, esto si se requiere para la eficacia de los mismos. De factores externos que no se encuentran al alcance de la Agencia Aduanal, se realizan nuevos planes de contingencias a fin de mantener y asegurar las medidas y controles de seguridad de riesgos que puedan impactar en la Agencia Aduanal.

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2.0 Seguridad Física En Logística Aduanal del Noreste, S.C. cuenta con unas instalaciones con materiales que pueden resistir los accesos no autorizados. Se cuenta con un procedimiento documentado (P-SCC-2.1 SEGURIDAD FISICA), el cual contempla:

La Verificación periódica y mantenimiento de las instalaciones

Descripción de accesos en puertas y casetas, alumbrado, bardas perimetrales,

De igual forma, se cuenta con un procedimiento Documentado para el Control de las Llaves de accesos. Que describe los responsables asignados, así como los controles definidos para el seguimiento en caso de un evento relacionado a llaves y dispositivos de cierre (P-SCC-2.5).

Un Procedimiento Documentado (P-SCC-2.4) para el control del estacionamiento, que describe las áreas asignadas

para el personal interno y personal visitante y/o proveedores. El control e identificación de los vehículos que acceden a las instalaciones. Un Procedimiento Documentado para el Sistema de Circuito Cerrado de Televisión y Video Vigilancia (PSCC-2.7), el

cual contempla, el responsable de su verificación de uso, supervisión de grabaciones; así como la generación de evidencia, en caso de requerirse. Un layout con la ubicación de las cámaras instaladas con su especificación técnica descrita. En la agencia aduanal se cuenta con layout ubicación geográfica el cual se adjunta a continuación:

Layout Ubicación Geográfica LAN

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Colonias Aledañas

Establecimientos cercanos a la instalación

Empresa/ Instalación Giro Ubicacion Riesgo

SUALSA SA DE CV / Intenacional de Maniobras Transportista Lado Derecho No identificado

Transborder Logistics Transportista Lado Izquierdo No identificado

Colonia Riesgo Medida de Control Col. Nopalera Crimen (Persecución/Tiroteos Plan de Contingencias Interno

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Dentro del procedimiento P-SCC-2.1 SEGURIDAD FISICA, se encuentran referidos los layout de las instalaciones (planta alta y planta baja) que muestra la distribución dentro del edificio. Y layout distribución del estacionamiento se encuentra referido en el PSCC-2.4.

3.0 Controles de Acceso Físico. En Logística Aduanal del Noreste, S.C. se ha documentado un procedimiento para el control de accesos (P-SCC-2.2), así como un procedimiento documentado del personal de seguridad (3.1) que describe las funciones

que realiza el personal de vigilancia, horarios y los controles que se manejan para la seguridad de la Agencia Aduanal (Identificación plena del personal interno, visitantes y proveedores) antes de dar el acceso. Se ha definido y documentado el procedimiento (P-SCC-3.3) para la identificación y retiro de personas o vehículos no

autorizados, que el personal que realiza las funciones de vigilancia, aplica en caso de detectarlas. Un procedimiento (P-SCC-3.4) para el control de mensajería, que consta de la aplicación de medidas de seguridad que

tiene como objetivo detectar posibles amenazas.

4.0 Socios Comerciales Se ha documentado e implementado el procedimiento (P-SCC-4.0) para la selección de socios comerciales, que

involucra a los mismos, que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros. Procedimiento en el cual, se mencionan los requisitos para la conformación de su expediente; la verificación-evaluación de los proveedores. Estableciendo requisitos adicionales a aquellos determinados como críticos Dentro del procedimiento P-SCC-9.2 CUMPLIMIENTO LEGAL Y SOCIOS, se tienen establecidos los requisitos de

cumplimiento legal, aplicables para los socios de LAN.

Las revisiones al socio comercial se encuentran planificadas en (FO-SCC-24), basada en análisis de riesgos.

Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 17 fracción XIV y las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con recursos de procedencia ilícita, se mantiene implementado el procedimiento P-SCC-4.1 ACTIVIDADES VULNERABLES.

5.0 Seguridad en Procesos En Logística Aduana del Noreste, S.C. cuenta con un mapa de procesos, que describe paso a paso el flujo de información y operativo del servicio, dentro de los cuales describe la verificación del padrón en caso de aplicar, el encargo conferido, reconocimiento previo de la mercancía-clasificación (actividades que desarrolla el socio comercial critico proveedor de la revisión), captura de pedimento, pago etc.

Se ha documentado el paso a paso de las operaciones que se realizan, llamado manual de Operaciones.

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PROCESOS PRINCIPALES DEL NEGOCIO.

Entrega, recepción y discrepancias en la carga Se tiene documentado los instructivos que aplica el Socio Comercial Bodega (IT-04 Recibo y Almacenamiento) y la ( IT-09 Revisión) para el caso de la importación, donde se describe el reporte en caso de que exista mercancía faltante, sobrante o cualquier mercancía no licita en un embarque. Así como el seguimiento correspondiente. Procesamiento de la información y documentación de la carga En la Agencia Aduanal, se tiene documentado instructivos de trabajo )IT-02 Pedimento Definitivo), )IT-16 Generación de Acuse de Valor) y el procedimiento (PR-03 Documentación y Despacho), los cuales describen el procesamiento de la información y documentación de la carga. El punto 5.4 Gestión de inventarios, control de material de empaque, envase y embalaje no es aplicable a LAN, debido a que no se cuenta con patio propio, ni realiza maniobras en lo que involucre lo antes mencionado con el logo de la Agencia Aduanal.

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DIAGRAMA DE TORTUGA PROCESOS PRINCIPALES

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PROCESO DOCUMENTACION Y DESPACHO

PROCESO FACTURACION, ARCHIVO, COBRANZA

ENTRADAS SALIDA

INDICADORES

MAQUINARIA Y EQUIPO

METODO

MEDIO AMBIENTE

MATERIAS PRIMASMANO DE OBRA

REGISTROS

IT-02 PEDIMENTO DEFINITIVOIT-15 EXPORTACION IT-16 GENERACION DE ACUSE DE VALOR IT-17 GLOSA IT-18 RECONOCIMIENTO ADUANERO, IT-20 COMPLEMENTO DE RECEPCION DE PAGOS. P-SCC-7.1 CONTROL DE SELLOS

PEDIMENTO VALIDADO Y PAGADO-TRAMITE MODULADO

SUPERVISOR DE OPERACION GERENTE DE OPERACIONES DOCUMENTADOR GLOSA TRAMITADOR

% DISCREPANCIAS ANTE ADUANA

F13 DISCREPANCIAS EN RECONOCIMIENTO .FO-SCC-28. CONTROL DE SELLOS

PAPEL, TONERS, MATERIALES DE OFICINA, SELLOS FISCALES (EN CASO DE APLICAR)

BUENA ILUMINACION AIRE ACONDICIONADO AMBIENTE ARMONIOSO

OFFICE, ARCHIVERO CON LLAVE, PC,

IMPRESORA.

REQUISITOS DEL CLIENTE REVISION DE LAS MERCANCIAS DOCUMENTACION

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PROCESO FACTURACION, ARCHIVO, COBRANZA

FIN DEL SERVICIO

ENTRADAS SALIDA

INDICADORES

MAQUINARIA Y EQUIPO

METODO

MEDIO AMBIENTE

MATERIAS PRIMASMANO DE OBRA

REGISTROS

IT-08 FACTURACION ELECTRONICA IT-20 COMPLEMENTO DE RECEPCION DE PAGOSPR-04 FACTURACION ARCHIVO Y COBRANZA

FACTURACION Y COBRO DEL SERVICIO

GERENTE DE OPERACION DOCUMENTADOR TRAMITADOR ENCARGADO DE ARCHIVO GERENTE DE COBRANZA CONTADORA

RENTABILIDAD SEGUIMIENTO A FACTURAS DEVUELTAS PEDIMENTOS PENDIENTES DE FACTURAR

F03 CARTA COBRANZA F04 REPORTE DE FACTURACION F05 RELACION SEMANAL DE INGRESOS F06 REPORTE DE INGRESOS PROGRAMADOS F07 SALDOS CONCENTRADOS DIARIOS, F08 SALDOS DIARIOS ANALITICOS, F34 SALIDA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO, F35 CHECK LIST DE INTEGRACION DE EXP., F46 CONTROL DE EXPEDIENTES ARCHIVADOS

PAPEL, TONERS, MATERIALES DE OFICINA

BUENA ILUMINACION AIRE ACONDICIONADO AMBIENTE ARMONIOSO

PC, OFFICE, IMPRESORA

DOCUMENTACION DEL SERVICIO (SOBRANTES DEL PEDIMENTO Y COMPROBANTES DE GASTOS)

La actividad de Verificación de mercancías en transporte, no se realiza en la agencia aduanal, debido a que no se cuenta con un área de almacenamiento, y la aduana no cuenta con la infraestructura para

realizarla.

Comunicación Interna: La Agencia Aduanal cuenta con dispositivos de comunicación, con la finalidad de tener contacto inmediato con el personal de las diferentes áreas encargadas de realizar el despacho aduanero y seguridad. El cual se describe en el procedimiento (P-SCC-5.5 COMUNICACIÓN INTERNA). (Políticas, mantenimiento, respaldo, responsable de funcionamiento, entre otros).

6.0 Gestión del despacho aduanero Los procedimientos descritos del mapeo de procesos, se encuentran en los instructivos ISO (IT-01, IT-02, IT-03, IT-04, IT-05, IT-06, IT-07, IT-08, IT-09, IT-10, IT-11, IT-12, IT-13, IT-14, IT-15, IT-16, IT-17, IT-18, IT-19, IT-20, IT-21, IT-22, IT-23 Y PR-03 Documentación y Despacho, PR-Facturación Archivo y Cobranza), los cuales involucra responsables, sistemas y formatos utilizados, el contacto y la documentación proporcionada por el socio comercial.

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Se ha documentado el procedimiento P-SCC-6.2 CONTROL DE RECINTOS, el cual describe el control de los gafetes oficiales para el personal que ingresa a los recintos fiscales. 7.0 Seguridad de los vehículos de carga, contenedores remolques y/o semirremolques En Logística Aduanal del Noreste, S.C. no realiza la inspección de los contenedores en la exportación, esto documentado en su análisis de riesgos, debido a que la agencia aduanal ni la aduana cuenta con la infraestructura necesaria para llevarla a cabo. Sin embargo se ha determinado realizar concientización en materia de la seguridad, temas sobre la inspección, uso de sellos de alta seguridad, medidas de inspección, contaminaciones, etc. Información compartida a través de infolan boletines para compartir e invitar se sumen a la cadena segura los socios comerciales. Sin embargo los sellos utilizados en la exportación son controlados conforme al procedimiento (P-SCC-7.1 CONTROL DE SELLOS).

Para el caso de la importación, que corresponde al Socio Comercial Critico Mas Logistics, se ha recomendado el procedimiento (P-SCC-7.1 INSPECCION DE CONTENEDORES), para la inspección de sus contenedores, así como

el asegurarse de que el personal conozca y aplique de la inspección.

8.0 SEGURIDAD PERSONAL Se cuenta con un procedimiento documentado llamado P-SCC-8.1 ADMINISTRACION DE PERSONAL, documentado

e implementado. El cual describe desde la selección, contratación del personal; los requisitos y documentación exigida, pruebas y exámenes contemplados, requisitos adicionales en materia de seguridad etc. Así mismo incluye el procedimiento para la baja del personal (eliminación de accesos, llaves, uniformes, equipo informático, herramienta de trabajo según aplique), con su respectivo registro. Recursos Humanos maneja una base de datos en Excel, con los generales de cada empleado, así como el control de la información

9.0 SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION Se ha documentado el procedimiento (PSCC-9.0 CLASIFICACION Y MANEJO DE DOCUMENTOS) para el registro,

control y almacenamiento de la documentación impresa (clasificación y archivo de documentos). El procedimiento PSCC-9.1 ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION, se ha diseñado para

establecer controles para proteger la información contra posibles pérdidas, tales como contraseñas con cambio periódico, políticas de seguridad, mecanismos para detectar el abuso, respaldos, etc. Se cuenta con un instructivo para

asegurar el respaldo de la información, (IT-22 MANTENIMIENTO Y RESPALDO DE INFORMACION AGENCIA)

10.0 CAPACITACION EN SEGURIDAD Y CONCIENTIZACION Se ha establecido un programa de capacitación anual en materia de seguridad (FO-SCC-48), este diseñado de

manera que la programación se realiza en los tiempos accesibles del personal. El programa incluye temas: control de sellos, uso de gafetes oficiales, conspiración interna, adicciones (alcohol y drogas) entre otros temas de seguridad, entre otros. Recursos Humanos, recaba la evidencia necesaria de los cursos efectuados, tales como lista de asistencia, fotografías. Aunado a ello se fomenta la concientización en la seguridad de los boletines compartidos de Info LAN. MODALIDAD ALTERNA:

Se adoptan modalidades como opción alterna, cuando los cursos presenciales no se puedan realizar por situaciones que se encuentren fuera del alcance de la Agencia Aduanal. Se promueve la concientización en los temas de

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seguridad a través de boletines informativos, publicación de temas de seguridad en área designada al alcance de todo el personal, videos, trípticos y cualquier otra actividad que permita mantener vigente la continuidad de la capacitación y concientización al personal.

11.0 MANEJO E INVESTIGACION DE INCIDENTES El procedimiento (P-SCC-11.1 REPORTE DE INCIDENTES SOSPECHOSOS), para reportar e investigar anomalías o

actividades sospechosas, en caso de que sucedan. Dicho procedimiento incluye el paso a paso, para el análisis e investigación para determinar la causa. Y la adopción de acciones para evitar su recurrencia.

12.0 ADMINISTRACION Y MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Derivado de los resultados de análisis de riesgos, auditorías internas, puestas a prueba de planes de contingencia, y el flujo de los procesos. Se establecen mejoras en el sistema de gestión de seguridad con el objetivo de mantener los controles de seguridad actualizados, para evitar su vulnerabilidad o su posible invalidación por intentos de accesos no autorizados. En consecuencia, de estos cambios se realizan cambios en los procedimientos, instructivos, formatos establecidos en el sistema de gestión de seguridad. La Coordinación de seguridad, establecen los cambios en la documentación donde es requerido el cambio. Controla y actualiza el registro (FO-SCC-38 LISTA MAESTRA DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE SEGURIDAD) donde indica las versiones vigentes de la misma.