Manual de Registro de Cuentas Bancarias v6

REGISTRO DE CUENTAS BANCARIASMANUAL DE USUARIO REGISTRO Y MANTENCIÓN DE UNA CUENTA BANCARIA

REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS MANUAL DE USUARIO

REGISTRO Y MANTENCIÓN DE UNA CUENTA BANCARIA

Versión 05 Fecha Emisión

16/05/2019

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Superintendencia de Educación División de Fiscalización

REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA

REGISTRO Y MANTENCIÓN DE CUENTA BANCARIA



Versión 05

Fecha Emisión 16/05/2019

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................. 3 2. ACCESO AL SISTEMA PARA EL REGISTRO DE UNA CUENTA BANCARIA .......................................................... 4 3. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PARA EL REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS ................................................ 8

Consideraciones para el Registro ...................................................................................................................................... 12 4. PASOS PARA REGISTRAR UNA CUENTA BANCARIA ................................................................................................... 13

Paso 1: Registrar una Cuenta Bancaria. .......................................................................................................................... 13 Paso 2: Registrar Titular de Cuenta Bancaria. ............................................................................................................ 22 Paso 3 Ingreso de Apoderado (Caso para Titular Persona Jurídica) ............................................................ 31

5. MODIFICACIONES AL REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS ................................................................................ 36 6. INGRESO DE CERTIFICADO BANCARIO DE SALDOS .................................................................................................. 42



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1. INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Educación (Superintendencia o SIE), ha implementado el Sistema de Registro de Cuentas Bancarias (RCB) y su respectiva reglamentación, para que los sostenedores proporcionen la información solicitada por la SIE respecto de las cuentas bancarias donde operen todos los recursos destinados al cumplimiento de los fines educativos del establecimiento. Lo anterior, en virtud del marco normativo vigente contendido en la Ley N° 20.529 (Ley SAC), que en su artículo 48° establece como objeto principal de la Superintendencia de Educación (Superintendencia o SIE), la labor de fiscalizar la legalidad del uso de los recursos por los sostenedores de los establecimientos subvencionados y que reciban aporte estatal. A su vez, la Ley N° 20.845, Ley de Inclusión Escolar (LIE), que modificó la Ley SAC en el artículo 49° letra e), mandata a la SIE a mantener un registro de todas las cuentas bancarias en las que los sostenedores perciban o administren recursos destinados al cumplimiento de los fines educativos del o los establecimientos de su dependencia, y la modificación del artículo 54° de la Ley SAC, que establece la obligación a los sostenedores que reciben aportes regulares del Estado de administrar los recursos destinados a fines educativos en cuentas bancarias exclusivas, informadas a la SIE. El presente documento tiene por objetivo entregar las instrucciones y pasos a seguir para el registro de cuentas bancarias en el sistema habilitado para este fin, con el objeto de que los sostenedores de los establecimientos educacionales efectúen el registro de la información pertinente que permita el ingreso y mantención actualizada de las cuentas bancarias que dispone el sostenedor para la administración de los recursos bajo su gestión, el cual junto con la circular de regulación del RCB (documento que entrega las directrices de funcionamiento del RCB y la regulación de las cuentas que formarán parte del registro), son los documentos oficiales para el registro.



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2. ACCESO AL SISTEMA PARA EL REGISTRO DE UNA CUENTA BANCARIA

Ingrese al Portal de Transparencia Financiera en la dirección http://ptf.supereduc.cl.

Ilustración 1

Luego, en el menú seleccione el apartado “Procesos Declarativos”, y se desplegarán las siguientes opciones:

4 Rendición de Cuentas. 4 Rectificación. 4 Registro de Cuentas Bancarias. 4 Declaración LIE. 4 Ley N° 21.006.



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De ellas, debe seleccionar “Registro de Cuentas Bancarias”, tal como se muestra en la imagen a continuación:

Ilustración 2

Se desplegará la pantalla que contiene la información general del proceso. Para ingresar al sistema de Registro de Cuentas Bancarias, debe ingresar al link señalado al final del texto.

Seleccione Registro de Cuentas

Bancarias



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Ilustración 3

Luego, para acceder a la sesión privada el sostenedor debe ingresar el RUT, sin puntos y sin dígito verificador (Ejemplo: 11111111), y la clave que corresponde a la misma que utiliza para ingresar a la zona privada del sostenedor, en la plataforma SIGE o de MINEDUC. Estos antecedentes sólo deben ser manejados por el sostenedor o por quien él designe.

Ilustración 4

Clic!



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Una vez ingresado el usuario y clave, accederá al Sistema de Registro de Cuentas Bancarias desplegándose la siguiente pantalla inicial, correspondiente a la zona privada:

Ilustración 5

La pantalla de inicio se compone del mensaje de bienvenida al sistema, la gráfica de la secuencia del registro de cuenta bancaria y el ícono “Mis Cuentas Bancarias” que permite acceder a las cuentas bancarias ya registradas, como así también, permite el registro de una nueva cuenta. Otra forma de acceso es a través del menú “Cuentas Bancarias”, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, la cual al presionar despliega las opciones de “Mis cuentas bancarias”, “Registro de cuenta”. A su vez, el menú también contempla una sección de ayuda con las opciones de “Consulta” y “Manual de usuario”.

Ilustración 6



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3. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PARA EL REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS El sistema mantiene un registro de la totalidad de las cuentas bancarias declaradas por el sostenedor. En primera instancia el registro dispondrá de una carga inicial por defecto, con las cuentas bancarias informadas por el Ministerio de Educación utilizada para el depósito del pago de subvenciones a los distintos establecimientos educacionales. Al ingresar a través de la opción “Mis cuentas Bancarias”, se despliega la siguiente ventana:

Ilustración 7 Para el registro de las cuentas bancarias, éstas se han separado en dos tipos: con fines educacionales, caso de las cuentas asociadas a Ley de Inclusión Escolar (LIE), cuya grilla es de color azul, y otro grupo de cuentas bancarias, que contiene el resto de las cuentas, en un apartado denominado “Otras Cuentas”, de grilla celeste, esta última inicialmente no presenta tabla con los campos de registro, la cual se visualizará una vez efectuado un registro de este tipo de cuenta.



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Ilustración 8

Si producto de los cambios informados por el sostenedor al Ministerio de Educación (MINEDUC), se agregan nuevas cuentas bancarias, éstas serán cargadas a este registro, producto de un proceso de actualización mensual. Sin embargo, es importante destacar que será responsabilidad del sostenedor el mantener actualizado este registro a fin de asociar cada una de las cuentas bancarias con los movimientos que se generen. La primera vista que tendrá el usuario-sostenedor será la información por defecto de las cuentas informadas al Ministerio de Educación. Estas cuentas solo tienen la información básica o preliminar, por lo tanto, el registro en el campo “Clasificación en Registro” aparecerá en estado “NO ACTIVADA”, requiriendo necesariamente la completitud de la información en el registro para poder pasar a estado “ACTIVO”. Cada vez que se registre una nueva cuenta bancaria, aparecerá en este listado y dará la posibilidad de realizar las actualizaciones y mantenciones de información visualizada en el sistema. Los campos destacados en la imagen siguiente, representan los elementos más importantes para completar el registro de la cuenta, por ejemplo, al hacer clic en el link del campo “N° de Cuenta”, el sistema editará un formulario en que se mostrará la información de la cuenta bancaria (Paso 1).



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El campo “Clasificación en Registro” muestra información en estado “NO ACTIVADA” por defecto, ya que aún está pendiente de completar algún registro obligatorio. Una vez completada la información inicial mínima, el sistema mostrará el mensaje “ACTIVO”. El botón destacado de la columna “Titulares”, al hacer clic, editará el formulario con la información de ingreso del titular de la cuenta bancaria (Paso 2).

Ilustración 9

De no existir registros, la lista se encontrará vacia, a la espera que los usuarios ingresen las distintas cuentas bancarias que poseen. Sin embargo, esta situación no sería común, ya que a lo menos se registrarán las cuentas bancarias precargadas del pago de subvenciones, que como se mencionó, habrá que agregar más información para que el registro se active. Los campos a desplegar son:

1) Número de la cuenta bancaria, que corresponde al identificador. Este campo tiene un link que al ser presionado edita la información de la cuenta bancaria guardada para que el usuario pueda mantener el registro actualizado.

2) Banco. 3) Tipo de cuenta bancaria. 4) Estado de la cuenta bancaria (Vigente, No vigente, Cerrada). 5) Fecha de Apertura de la cuenta bancaria. 6) Fecha de Cierre de la cuenta bancaria.



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7) Clasificación en registro, corresponde a la clasificación del registro de cuenta bancaria propiamente tal. Una cuenta en estado “No Activada” significa que el registro no está finalizado, por lo que está “pendiente” para completar la totalidad del registro. Una vez que el registro esté completo quedará en estado “ACTIVADO”.

8) Certificados Ingresados, este botón mostrará los distintos certificados ingresados por el usuario-sostenedor, es importante destacar la obligatoriedad de ingreso del certificado de apertura / vigencia de la cuenta para que el registro quede “ACTIVADO”.

9) Titulares, botón que muestra la información de los titulares de la cuenta bancaria.

A medida que el registro tenga más información de cuentas bancarias, será pertinente disponer de una funcionalidad que ordene el contenido por algún criterio. Para lo anterior, se dispone de un ordenador ascendente o descendente, que se activa efectuando uno o dos clic sobre la columna, esto opera sobre cada una de las columnas. Esta acción ordenará la información de la grilla, según el criterio del usuario-sostenedor.

Ilustración 10 Si tiene cuentas bancarias precargadas u otras que hayan sido ingresadas, podrá acceder a la información detallada para conocer el estatus de la información que está faltando para completar el registro y dejarlo en estado “ACTIVO”. Para tal efecto, deberá acercarse a los registros que están en la columna “Clasificación en Registro”, al posicionarse o hacer clic, se desplegará una ventana que visualizará la información faltante para completar la acción.

Ilustración 11



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Consideraciones para el Registro Es importante mencionar que una cuenta bancaria ingresada, independiente de su estado de registro, en ningún caso podrá ser eliminada del listado. Sin embargo, podrá modificarse el estado de la cuenta pasando a estado “NO VIGENTE” o “CERRADA” y de esta forma hacer una marca lógica del respectivo registro, por ejemplo, por no uso de ella (No Vigencia) o cierre definitivo. Otra consideración, hace referencia a que una cuenta bancaria que se ingrese en la sección del tipo fines educativos, no podrá en ningún caso ser declarada en el grupo de otras cuentas al mismo tiempo. Con ello, las cuentas bancarias quedan asociadas exclusivamente en los grupos (cuentas LIE fines educativos u otras cuentas bancarias), según como se crearon. Otra importante condición del sistema al cerrar una cuenta bancaria con estado de cuenta “VIGENTE” y estado de clasificación del registro “ACTIVO”, pasará automáticamente a clasificación de registro “NO ACTIVADA”. A su vez, al efectuar el cierre del registro una vez guardado el cierre, no se podrá editar nuevamente, por lo que no podrá tener nuevamente vigencia (marca lógica de registro).



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4. PASOS PARA REGISTRAR UNA CUENTA BANCARIA El proceso de registro se compone de los siguientes pasos o etapas:

Ilustración

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Paso 1: Registrar una Cuenta Bancaria. Para el registro de una cuenta bancaria se debe hacer clic en las opciones que permiten su ingreso, disponibles en la ventana de bienvenida , a través del botón “Mis Cuentas Bancarias” o mediante el menú de cuentas bancarias, en la opción “Registrar cuenta bancaria”:

1 3 2

Ingrese la cuenta bancaria en tres pasos:

Ingrese los datos de la cuenta bancaria

Ingrese los datos del titular de la cuenta bancaria

Si el titular es persona jurídica. Ingrese los datos del apoderado de la cuenta bancaria

Ilustración 13



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Al seleccionar la opción a través del botón “Mis Cuentas Bancarias”, se desplegará la ventana que visualiza los registros existentes, como así también en la parte inferior izquierda se encuentra el botón “Registrar Cuenta Bancaria” que permite el registro de una nueva cuenta bancaria haciendo clic sobre él.

Ilustración 14

Una vez seleccionada la opción de registro de cuenta, se desplegará la siguiente ventana de selección del tipo de cuenta bancaria que desea ingresar, la cual puede ser una cuenta bancaria afecta a fines educativos (LIE) o del tipo otras cuentas bancarias sujetas a rendición de cuentas:

Ilustración 15



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Luego, se despliega un mensaje de confirmación dependiendo de la selección del tipo de registro. A continuación se grafica con el mensaje que se despliega en caso de selección de ingreso de cuenta bancaria de fines educativos:

Ilustración 16

Posteriormente, una vez seleccionado el tipo de cuenta se desplegará la siguiente ventana con el formulario de ingreso de los datos necesarios para el ingreso de la cuenta bancaria:

Ilustración 17



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La información a completar en el ingreso de la cuenta bancaria es la siguiente:

Número de cuenta: Ingresar el número de la cuenta bancaria, sin puntos ni guión. Banco: Seleccionar el banco al que pertenece la cuenta bancaria. La información desplegada corresponde al listado oficial de bancos registrados en la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF), tal como lo muestra la siguiente imagen:

Ilustración 18

Región: Luego del registrar el banco, Ingrese la región a la que pertenece o donde fue abierta la cuenta bancaria, posteriormente, el campo siguiente de “Comuna” listará las comunas asociadas a la región seleccionada.

Ilustración 19



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Sucursal: Corresponde a la información más detallada de la plaza o sucursal de la cuenta bancaria, es un campo de texto libre no obligatorio. Estado: Se refiere al estado en que se encuentra la cuenta bancaria. Por defecto, una cuenta nueva que esté ingresándose debería tener un estado de “vigente”. En caso contrario, una cuenta bancaria podría no utilizarse por un tiempo, aunque no se cierra o no registra movimientos, ella podría quedar en estado de “No Vigente”, este estado es temporal, ya que puede pasar a estado vigente, cuando el sostenedor lo necesite. Una cuenta se puede cerrar, este movimiento corresponde al cierre formal de la cuenta bancaria que se realiza ante la institución financiera.

Ilustración 20

Una cuenta bancaria con clasificación de registro“Activada” puede pasar a “No Activada”. Para tal efecto el usuario-sostenedor podrá seleccionar en el campo Estado la opción “No Vigente”, el sistema solicitará ingresar un motivo de la no vigencia. Al realizar esta operación el sistema también podrá desactivar los titulares de las cuentas bancarias y los apoderados (si corresponde). Al cerrar una cuenta, el sistema también solicitará un motivo del cierre.

Ilustración 21

Fecha de apertura: Corresponde a la fecha que registra la apertura de la cuenta bancaria, esta fecha por regla no puede ser mayor a la fecha en que anota dicho registro. Al hacer clic en el ícono ubicado al lado del campo de registro de fecha de apertura, el sistema despliega



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un calendario automático donde podrá buscar la fecha o podrá ingresarla directamente bajo el formato dd-mm-aaaa (día, mes, año).

Ilustración 22

Fecha de cierre: Corresponde al campo que registra el cierre de la cuenta bancaria, la cual se deberá ingresar solo en aquellos casos de cierre de una cuenta bancaria que haya sido ingresado previamente.

Certificado de Apertura/Vigencia: Toda cuenta que se registre deberá tener asociado un certificado de apertura que corresponde a un documento oficial que emite la institución financiera sobre la existencia y registro de dicha cuenta. Para tal efecto, el sistema desplegará una ventana que permitirá encontrar dicho documento electrónico en el computador del usuario. El tamaño máximo del archivo que el usuario puede subir es de 1 Megabyte. Los formatos válidos para el archivo son: .JPG, .PDF, .DOC, .PNG.

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Certificado de cierre: En los casos en que se cierre una cuenta corriente, se deberá adjuntar el respectivo certificado de cierre, el cual funciona de la misma forma como se adjunta el certificado de apertura detallado en el párrafo anterior.

Utilización de la cuenta: Corresponde a la especificación del destino o la utilización de los fondos que están en la cuenta corriente. Los tipos de utilización de los fondos pueden clasificarse en:

o Ingreso: Cuenta bancaria que es utilizada exclusivamente como cuenta que recibe los ingresos provenientes del pago de subvenciones o aportes para fines educativos.

o Ingreso/Operación: Cuenta bancaria utilizada tanto para recibir ingresos como para operación, referida a desembolsos asociados a gastos.

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Tipo: Corresponde a la naturaleza de la cuenta bancaria. Las opciones de tipo de cuenta dependen del tipo de utilización: Las cuentas destinadas a utilización de ingresos, podrán ser del siguiente tipo:

o Cuenta Corriente o Cuenta Vista. o Cuenta de Ahorro. o Chequera Electrónica. o Otras.

Las cuentas destinadas a utilización de ingreso/operación, podrán ser del siguiente tipo:

o Cuenta Corriente o Cuenta Vista. o Chequera Electronica.

Lo anterior, según lo dispuesto en el oficio circular N° 1.665, de 2016, de la Superintendencia de Educación, en lo que respecta a tipo de cuenta.

Origen de los Fondos: Este campo especifica la procedencia de los recursos que se administrarán en la cuenta bancaria, los cuales pueden ser de origen exclusivamente público



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o provenir exclusivamente de recursos privados. En el caso de que la cuenta bancaria disponga de recursos tanto públicos como privados corresponderá al registro de origen “Mixto”. Para cuentas bancarias de tipo “Otras cuentas”, es decir, cuentas bancarias que no estén afectas a fines educativos, este campo sólo permitirá el registro de origen privado de los fondos.

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Productos asociados a la cuenta bancaria: Corresponde a todos los productos adicionales asociados a la cuenta bancaria, como por ejemplo, líneas de crédito, tarjetas de crédtos o si tiene ambas.

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Una vez registrada la información, debe grabar los datos ingresados, para lo cual hacer clic en el botón “registrar cuenta bancaria”, ubicada en la parte inferior izquierda del formulario.

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Se desplegará el siguiente mensaje de validación:

Ilustración 28



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Validaciones del registro Existe una zona destacada (color beige) en los formularios de ingreso de información (Cuenta, Titulares, Apoderados) que se encuentra en la parte superior, es importante que el usuario revise los mensajes de validación que entrega el sistema, ya que este posee un conjunto de validaciones de datos y de reglas de negocio. Las validaciones son efectuadas en cada uno de los formularios, es decir, formularios de registro de cuenta bancaria, titulares y apoderados. Estos mensajes pertenecen al proceso que se lleva a cabo una vez que el usuario graba algún tipo de información del formulario. Cabe mencionar que al momento de validar un registro de cuenta bancaria y éste presenta un error de validación, el o los archivos adjuntos en el campo de certificado, ya sea, de apertura o cierre no se adjuntarán por lo que junto con corregir el error que dio origen al error de validación, se deberá adjuntar nuevamente los respectivos archivos. Lo anterior, también ocurre en los registros de titular y de apoderado en el campo “Documento”. A continuación se muestra ejemplo con detalle de los mensajes de validaciones:

Ilustración 29

Implicancias de cuenta bancaria No Vigente En caso que exista una cuenta bancaria que por algún motivo ya no se ocupe u opere con ella, el usuario podrá dejarla en estado “No Vigente”, acción que también operará para los siguientes casos, como titulares que ya no pertenecen o no están asociados con la cuenta bancaria o apoderados que han dejado de estar vigentes. Es importante destacar que por estructura lógica y de pertenencia, desde el momento que se anula o pasa a estado de “No Vigencia” una cuenta bancaria, también pasarán a estado de No Vigencia sus titulares y apoderados asociados. De igual forma, si se deja en estado de no vigencia el titular de la cuenta bancaria, que sea persona jurídica y que tenga uno o más apoderados asociados, estos últimos pasarán automáticamente a quedar en estado de “No Vigente”.



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Paso 2: Registrar Titular de Cuenta Bancaria. El registro requiere ingresar el titular de la cuenta corriente para completar la información, para ello, el sistema provee de una funcionalidad que permite ver la totalidad de los titulares de una cuenta bancaria. En este módulo el usuario podrá ingresar y/o mantener los titulares asociados a una cuenta bancaria. Los titulares de una cuenta bancaria podrán clasificarse en:

• Persona Natural. • Persona Jurídica.

Inicialmente como vemos en la imagen siguiente, no existen registros previos de titulares de la cuenta bancaria. Cabe mencionar que no existe restricción en el número de titulares a ingresar para una cuenta bancaria.

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En aquellos casos en que estén registrados más de un titular, se podrá editar la información y realizar actualizaciones según se requiera, para lo cual se debe posicionar sobre el Rut del titular a editar,luego hacer clic. Recuerde que no existe eliminación de registros para titulares, por lo tanto,



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aquellos titulares que ya no están vigentes en la cuenta bancaria deben clasificarse en estado “No Vigente”.

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En esta pantalla, el usuario podrá seleccionar que tipo de persona es el titular o titulares asociados a la cuenta bancaria. Número de titulares persona natural Para el ingreso de titulares persona natural, no existe restricción del número de registros que se asociarán a la cuenta bancaria, siempre y cuando sean todos personas naturales. Número de titulares persona jurídica Para el ingreso de titulares persona jurídica, existe restricción al número de registros que se asociarán a la cuenta bancaria, siendo ésta exclusiva, es decir, si existe titular persona jurídica vigente, no podrá ingresar otro titular vigente, sea esta persona jurídica o natural. De igual forma, si existe uno o más titulares persona natural y se intenta ingresar una persona jurídica, por concepto de exclusividad, el sistema no lo permitirá.



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Ingreso de Titular Para ingresar un titular de cuenta bancaria, se debe hacer clic en el botón “agregar titular”, luego se despliega la siguiente ventana con formulario de registro:

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En campo “Tipo de Persona” se debe seleccionar el tipo de persona la cual puede ser Persona Natural o Persona Jurídica. Dependiendo del tipo de persona se despliega el formulario de registro de titular. NOTA: De acuerdo a lo señalado en Ord. Circular N° 1.665, del 16 de diciembre de 2016, de la SIE, en el punto 5.2.2 de Titularidad y Tipo de cuenta bancaria, respecto a las cuentas de tipo ingreso y operación, las que corresponden al tipo de cuenta mixtas, la titularidad de la cuenta, debe corresponder a la persona jurídica sostenedora del o los establecimientos educacionales. En función de lo anterior, el sistema al detectar el ingreso de un titular cuyo tipo de cuenta corresponde a ingreso/operación validará los campos “Tipo de Persona” y RUT del titular validando que el Tipo de Persona corresponda a Persona Jurídica y el RUT del titular corresponda al RUT de la entidad sostenedora. De no cumplirse estos requisitos el sistema desplegará un mensaje de advertencia señalando que el registro que intenta efectuar no está



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cumpliendo con el Ord. Circular N° 1.665, de 2016, ya citado, por lo que solicitará confirmación previa para concretar el registro. Ingreso de Titular Persona Natural Al seleccionar persona natural como titular de la cuenta, se depliega la siguiente ventana con formulario de registro. Los campos con el símbolo (*) corresponden a información obligatoria a completar para efectos del registro.

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RUT: Ingresar el RUT del titular a registrar sin puntos. El dígito verificador se debe ingresar en el campo “Dv”. Si el dígito verificador es “k” ingresar con mayúscula la “K”. El sistema al detectar el tipo de cuenta ingreso/operación autocompleta el RUT de la entidad sostenedora en el campo RUT, con el objetivo de orientar el cumplimiento de lo exigido en el Ord. Circular N° 1.665, de 2016, de la SIE, respecto a titularidad. Sin embargo, de requerirlo el sostenedor podrá editar este campo. Nombre: Corresponde al nombre del titular a registrar. Paterno: Corresponde al apellido paterno del titular a registrar. Materno: Corresponde al apellido materno del titular a registrar. Dirección: Ingresar la dirección del titular a registrar. Región: Luego del registrar el Rut y nombre del titular, Ingrese la región a la que pertenece, posteriormente, en el campo siguiente de “Comuna” listará las comunas asociadas a la región seleccionada, permitiendo completar este registro. Estado: Ingrese el estado de vigencia del titular, el cual puede ser “Vigente” o “No Vigente”. En aquellos casos en que por alguna causal el titular de la cuenta cambia o pierde vigencia, el sistema no permite borrar el registro. Para “anular” un titular se deberá seleccionar estado “no vigente”.

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Fecha de inicio: Corresponde a la fecha desde que el titular de la cuenta bancaria mantiene esa calidad para dicho producto, vale decir, un estado de vigencia para la cuenta bancaria bajo registro.

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Fecha de término: Si un titular de una cuenta bancaria, ha perdido la calidad de titular vigente, se deberá cambiar el estado a “No Vigente” como así también deberá registrar la fecha de término, en que cambio la calidad de titular vigente. Documento: El registro de titular puede tener asociado un documento de respaldo que corresponde a un documento oficial que emite la institución financiera sobre la existencia y vigencia del titular. Para tal efecto, el sistema desplegará una ventana que permitirá encontrar dicho documento electrónico en el computador del usuario. El tamaño máximo del archivo que el usuario puede subir es de 1 Megabyte. Los formatos válidos para el archivo son: .JPG, .PDF, .DOC, .PNG.

Una vez registrada la información, debe grabar los datos ingresados, para lo cual se hace clic en el botón “registrar Titular”

Ilustración 37

En caso que la cuenta bancaria sea de tipo Ingreso/Operación al registrar el titular el sistema desplegará el siguiente mensaje indicando que el tipo de persona del titular no corresponde a lo exigido en la Circular N° 1.665, de 2016, de la SIE:



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Ilustración 38

Luego, se desplegará el siguiente mensaje de validación:

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Ingreso de Titular Persona Jurídica Al seleccionar persona jurídica como titular de la cuenta, se depliega la siguiente ventana con formulario de registro. Los campos con el símbolo (*) corresponden a información obligatoria a completar para efectos del registro.



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RUT: Ingresar el RUT del titular a registrar sin puntos. El dígito verificador se debe ingresar en el campo “Dv”. Si el dígito verificador es “k” ingresar con mayúscula “K”. El sistema al detectar tipo de cuenta ingreso/operación autocompleta el RUT de la entidad sostenedora en el campo RUT con el objetivo de orientar el cumplimiento de lo exigido en el Ord. Circular N° 1.665, de 2016, de la SIE, respecto a titularidad. Sin embargo, de requerirlo el sostenedor podrá editar este campo. Nombre: Corresponde a la razón social del titular de la cuenta bancaria.

Dirección: Ingresar la dirección del titular a registrar.



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Región: Luego de registrar el Rut y nombre del titular, ingrese la región a la que pertenece, posteriormente, el campo siguiente de “Comuna”, listará las comunas asociadas a la región seleccionada, permitiendo completar este registro. Estado: Ingrese el estado de vigencia del titular, el cual puede ser “vigente” o “no vigente”. En aquellos casos en por alguna causal el titular de la cuenta cambia o pierde vigencia, el sistema no permite borrar el registro. Para “anular” un titular se deberá seleccionar estado “no vigente”.

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Fecha de inicio: Corresponde a la fecha desde que el titular de la cuenta bancaria mantiene esa calidad para dicho producto, vale decir, un estado de vigencia para la cuenta bancaria bajo registro.

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Fecha de término: Si un titular de una cuenta bancaria, ha perdido la calidad de titular vigente, se deberá cambiar el estado a “No Vigente”, como así también deberá registrar la fecha de término en la que cambio la calidad de titular vigente.

Documento: El registro de titular puede tener asociado un documento de respaldo que corresponde a un documento oficial que emite la institución financiera sobre la existencia y vigencia del titular. Para tal efecto, el sistema desplegará una ventana que permitirá encontrar dicho documento electrónico en el computador del usuario. El tamaño máximo del archivo que el usuario puede subir es de 1 Megabyte. Los formatos válidos para el archivo son: .JPG, .PDF, .DOC, .PNG.

Una vez registrada la información, debe grabar los datos ingresados, para lo cual se hace clic en el botón “registrar Titular”.



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Ilustración 43

En caso que la cuenta bancaria sea de tipo Ingreso/Operación al registrar el titular con un RUT distinto al de la entidad sostenedora, el sistema desplegará el siguiente mensaje indicando que el RUT del titular no corresponde a lo exigido en la Circular N° 1.665, de 2016, de la SIE:

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Paso 3 Ingreso de Apoderado (Caso para Titular Persona Jurídica) Para los titulares que sean persona jurídica, el sistema solicitará la incorporación de información relacionada con los apoderados de firmas, personas naturales que son las autorizadas a través de la institución bancaria para realizar los movimientos financieros en las respectivas cuentas bancarias. Los apoderados pueden ser uno más, sin restricción de ningún tipo. Cuando se realiza un ingreso de datos del apoderado por primera vez, el sistema mostrará la siguiente pantalla:



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Para ingresar un nuevo apoderado, pulse el botón “Agregar Apoderado”.

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El sistema desplegará el siguiente formulario, que solicita la siguiente información destacada:

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Los campos con el símbolo (*) corresponden a información obligatoria a completar para efectos del registro.



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En el formulario de ingreso de apoderados, el sistema pedirá ingresar la siguiente información:

RUT: Ingresar el RUT del apoderado a registrar sin puntos. El dígito verificador se debe ingresar en el campo “DV”. Si el dígito verificador es “k” ingresar con mayúscula “K”.

Nombres: Corresponde al nombre del apoderado asociado a la cuenta bancaria con titular persona jurídica.

Paterno: Corresponde al apellido paterno del apoderado a registrar.

Materno: Corresponde al apellido materno del apoderado a registrar.

Estado: Ingrese el estado de vigencia del apoderado, el cual puede ser “vigente” o “no vigente”. En aquellos casos en que por alguna causal el apoderado de la cuenta cambia o pierde vigencia el sistema no permite borrar el registro, por lo que debe cambiar el estado a “no vigente”.

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Fecha de inicio: Corresponde a la fecha desde que el apoderado presenta estado de vigencia para representar al titular persona jurídica de la cuenta bancaria bajo registro.

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Fecha de término: Si un apoderado, ha perdido la calidad de apoderado vigente, se deberá cambiar el estado a “No Vigente”, como así también deberá registrar la fecha de término, en que cambió la calidad de vigencia.

Documento: El registro de apoderado puede tener asociado un documento de respaldo que corresponde a un documento oficial que emite la institución financiera sobre la existencia y vigencia del apoderado. Para tal efecto, el sistema desplegará una ventana que permitirá encontrar dicho documento electrónico en el computador del usuario. El tamaño máximo del archivo que el usuario puede subir es de 1 Megabyte. Los formatos válidos para el archivo son: .JPG, .PDF, .DOC, .PNG.

Una vez registrada la información, debe grabar los datos ingresados, para lo cual hacer clic en el botón “registrar apoderado”.

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Una vez ingresados uno o más apoderados, según corresponda, el sistema desplegará una grilla que contendrá dicha información, que podrá ser editada presionando el link en el campo Rut (de color azul):



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Ilustración 53

Al igual como el titular de una cuenta bancaria, el apoderado también puede quedar en estado “No Vigente”, esto representa una característica de temporalidad, donde una cuenta bancaria con persona jurídica en estado vigente, puede registrar cambios en los registros jurídicos pertinentes y por consiguiente realizar cambios que correspondan en el registro de apoderados.

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5. MODIFICACIONES AL REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS El Sistema de Registro de Cuentas Bancarias permite la edición de la información de la mayoría de los campos registrados en Cuenta Bancaria, Titular de la Cuenta y Apoderado ya registrado, como así también la modificación en la asociación de las subvenciones en los casos que corresponda, permitiendo la actualización de la información. Cabe mencionar que existen campos claves del registro que no podrán ser editados, los cuales en caso de requerir modificación a causa de errores u otro motivo requerirán cambiar el estado del registro a “No Vigente” y efectuar un nuevo registro con la información corregida. Para realizar modificaciones al registro se deberán efectuar los siguientes pasos:

- Modificación de registro de Cuenta Bancaria: Ingresar al sistema de Registro de Cuentas Bancarias y presionar el botón “Mis cuentas bancarias” ya sea a través de la ventana de bienvenida o menú de cuentas bancarias. En ventana Mis Cuentas Bancarias, hacer clic sobre el número de cuenta bancaria a modificar, con ello se accede a la ventana de edición de la cuenta bancaria que requiere modificaciones y/o actualización de información.

Ilustración 55

Una vez efectuada las modificaciones se debe guardar los cambios realizados sobre los registros de la cuenta bancaria presionando el botón “Grabar cambios Cuenta Bancaria”.



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Ilustración 56

Se despliega el mensaje de confirmación de cambios “¿Desea grabar los cambios de la cuenta bancaria?”, presionar el botón “Aceptar”, el sistema confirmará los cambios con el siguiente mensaje:

Ilustración 57

- Modificación de registro de Titular de Cuenta Bancaria: Para la edición del registro del titular de la cuenta, acceder a ventana “Ver Cuentas Bancarias” y presionar el ícono “Ver Titulares” para acceder a la ventana de Titulares.

Ilustración 58

Luego, posicionarse y hacer clic sobre el número de RUT del titular a modificar.



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Ilustración 59

Una vez efectuada las modificaciones se debe guardar los cambios realizados sobre los registros del Titular presionando el botón “Grabar cambios Titular”.

Ilustración 60

Se despliega el mensaje de confirmación de cambios “¿Desea grabar los cambios del titular?”, presionar el botón “Aceptar”, el sistema confirmará los cambios con el siguiente mensaje:

Ilustración 61

- Modificación de registro de Apoderado del Titular (Titular Persona Jurídica): Para la edición del registro de apoderado de titular, acceder a ventana “Ver titulares” y presionar el ícono “Ver Apoderados” para acceder a la ventana de Apoderados.

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Ilustración 62

Luego, posicionarse y hacer clic sobre el número de RUT del apoderado a modificar.

Ilustración 63

Una vez efectuada las modificaciones se deben guardar los cambios realizados sobre los registros del apoderado presionando el botón “Grabar cambios Apoderado”.

Ilustración 64



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Se despliega el mensaje de confirmación de cambios “¿Desea grabar los cambios del apoderado?”, presionar el botón “Aceptar”, el sistema confirmará los cambios con el siguiente mensaje:

Ilustración 65

El detalle de los campos modificables es el siguiente:

CUENTA BANCARIA CAMPOS EDICIÓN POSTERIOR

Número de cuenta: NO. Campo Clave. Edición por error u otro motivo requiere dejar estado del registro

no vigente y efectuar nuevo registro.

Banco: NO. Campo Clave. Edición por error u otro motivo requiere dejar estado del registro

no vigente y efectuar nuevo registro. Región: SI Comuna: SI Sucursal: SI Estado: SI Fecha de apertura: SI Fecha de cierre: SI Certificado de apertura / vigencia: SI Certificado de cierre: SI Tipo: SI Utilización de la cuenta: SI Origen de los Fondos: SI Productos asociados a la cuenta: SI

Tabla 1



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TITULAR CAMPOS EDICIÓN POSTERIOR

Tipo de Persona: NO. Campo Clave. Edición por error u otro motivo requiere dejar estado del registro

no vigente y efectuar nuevo registro. Rut: NO. Campo Clave. Edición por error u otro

motivo requiere dejar estado del registro no vigente y efectuar nuevo registro.

Nombre: SI Paterno: SI Materno: SI Dirección: SI Región: SI Comuna: SI Estado: SI Fecha de inicio: SI Fecha de término: SI Documento: SI

Tabla 2

APODERADO CAMPOS EDICIÓN POSTERIOR

Rut: NO. Campo Clave. Edición por error u otro motivo requiere dejar estado del registro

no vigente y efectuar nuevo registro. Nombres: SI Paterno: SI Materno: SI Estado: SI Fecha de inicio: SI Fecha de término: SI Documento: SI

Tabla 3



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6. INGRESO DE CERTIFICADO BANCARIO DE SALDOS Para el ingreso del saldo bancario de una cuenta bancaria con fines educativos que esté en estado “ACTIVO”, el sistema habilita un módulo de ingreso de certificado de saldos necesario como información fuente para la acreditación de saldos a una determinada fecha. Luego de efectuar correctamente el registro, aparecerá por defecto el ícono en la columna “Certificado de Cuenta”, para efectos de ingresar esta información.

Ilustración 66

Una vez desplegado el ícono, se debe hacer clic a éste lo cual desplegará el formulario de registro de certificado bancario, el que proporciona información de la cuenta bancaria a la cual desea ingresar información del saldo a una determinada fecha. Para ingresar un registro se deberá presionar el botón “Añadir Documento”:

Ilustración 67



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El formulario de registro de certificado bancario despliega los siguientes campos requeridos para completar la información:

Ilustración 68

Fecha del Saldo: Corresponde al ingreso de la fecha de corte del saldo que se está informando. Por ejemplo, para el proceso de rendición de cuentas de recursos 2018, la fecha de corte del saldo informado corresponde al 31-12-2018. Al hacer clic en el ícono ubicado al lado del campo de registro de fecha de apertura, el sistema despliega un calendario automático donde podrá buscar la fecha o podrá ingresarla directamente bajo el formato dd-mm-aaaa (día, mes, año).

Cabe mencionar que el respectivo certificado bancario de saldos a ingresar en el sistema debe cumplir con los requisitos y atributos estipulados en el Manual “Especificaciones Técnicas: Certificado de Saldos Bancarios” disponible en el Portal de Transparencia Financiera en la sección de material de apoyo de documentos públicos del sistema de Registro de Cuentas Bancarias.

Cada proceso de acreditación de saldos requiere el ingreso de un NUEVO registro de certificado de saldo en RCB, es decir, se debe añadir documento.



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Ilustración 69

Saldo: Campo que registra el monto del saldo a una determinada fecha. Solo permite el ingreso de un dato numérico.

Ilustración 70

Documento: El registro del saldo debe tener asociado un documento que respalde el saldo ingresado de la cuenta para una determinada fecha, por lo que se debe ingresar el certificado bancario respectivo que corresponde al documento oficial que emite la institución financiera para efectos de validar y certificar el saldo. El documento a ingresar debe corresponder a un documento electrónico (archivo), cuyo tamaño máximo del archivo puede ser hasta de un Megabyte (Mb). Los formatos válidos para el archivo son: .JPG, .PDF, .PNG. Para el ingreso del archivo debe presionar el botón “Seleccionar archivo” y luego adjuntar el archivo, previo respaldo de éste en el equipo que esta utilizando para el registro.



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Ilustración 71

Una vez completada la información proceder a presionar el botón “Grabar Certificado Bancario”, ubicado en la zona inferior izquierda de la ventana de registro:

Ilustración 72



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El sistema desplegará un mensaje de corroboración del registro:

Ilustración 73

Al aceptar el registro el sistema valida la información registrada y procede a guardar el registro, desplegando mensaje de correcto registro en la parte superior de la ventana:

Ilustración 74

Una vez guardada la información, el sistema presenta el correspondiente registro en la ventana resumen de certificado bancario de cuentas detallando la información ingresada, como así también desplegará la columna denominada “Acciones” la cual dispone de los botones de edición o eliminación del registro.

Ilustración 75

Edición del certificado bancario de cuenta: Para la edición del registro se debe presionar el siguiente botón: Al presionar dicho botón es posible efectuar la edición de los datos ingresados. Una vez modificada la información se debe presionar el botón “Editar Certificado Bancario”:



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Ilustración 76

Posteriormente, el sistema desplegará mensaje preguntando si desea grabar los cambios, al aceptar confirmación procederá a la actualización de la información:

Ilustración 77

Ilustración 78

Nota: El registro de certificado bancario de cuenta sólo permite el ingreso de un certificado para una fecha determinada, por lo que, al intentar ingresar un nuevo registro con la misma fecha del Saldo de un registro ya efectuado, el sistema reportará la restricción señalada y no permitirá su ingreso. Eliminar certificado bancario de cuenta: Para la eliminación del registro se debe presionar el siguiente botón: Al presionar este botón el sistema desplegará pregunta de confirmación de la eliminación. Luego, al presionar el botón “Aceptar” del cuadro de pregunta, el sistema procederá a eliminar el registro.



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Ilustración 79

Las acciones de edición y eliminación del registro de certificado de saldos, sólo se

encuentran disponibles para el período de acreditación vigente (2018), no así para los registros de certificados de períodos anteriores.

Manual de Registro de Cuentas Bancarias v6

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