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Manual de Proyectos

Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.com

Manual de Proyectos

Introducción1

Objetivos y relación con el ERP 41.1

Diagrama de Integración 51.2

Diagrama de Proceso 61.3

Conguración2

Conguración General 82.1

Conguración del Módulo 92.2

Conguración de Usuarios 162.3

Funcionalidad3

Proyecto Nuevo 203.1

Exploradores4

Explorador de Actividades 304.1

Explorador de Proyectos 314.2

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Introducción


Objetivos y relación con el ERP

La palabra proyecto proviene del latín Proiectus y puede denirse como el conjunto de actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar determinado objetivo.

Proyectos es un módulo que forma parte del E.R.P. Intelisis que ayudará a coordinar de forma sencilla, eciente y ordenada, las distintas actividades que se llevan a cabo dentro de cualquier proyecto con el n de tener una mejor planeación, ejecución, control y cierre de los mismos; en los cuales se pueden plasmar las actividades a realizar, las fechas acordadas (ya que partimos del hecho de que todos los proyectos tienen un inicio y un n), los recursos involucrados en cada uno de ellos, el presupuesto para que los costos de los mismos no se vean rebasados, con el n de llegar al resultado esperado.


Diagrama de Integración


Diagrama de Proceso


Conguración


Conguración General

Ruta: Conguración | Empresas | Seleccionar Empresa | 1: Conguración General | Pestaña General

1. Activar el check Módulo Proyectos.2. Dar click en Guardar y cerrar.

Nota: Reiniciar el sistema Intelisis para ver reejados los cambios.


Conguración del Módulo

Ruta: Congurar | Empresas | Seleccionar Empresa | 2: Conguración de Módulos | Pestaña Proyectos

1. Activar el check Fases Informativas.2. Asunto. Seleccionar Abierto.3. Fecha Revisión. Servidor.4. Días Indicador (Verde). 15. Anticipar Solicitud de Inventario. Si no se requiere generar la solicitud con anticipación, escribir 0 y seleccionar Día.

Conguraciones Especícas

Se deben dar de alta las siguientes conguraciones:

Roles. Son aquellas funciones que desempeñarán los distintos involucrados en el proyecto.Actividades. Son las acciones que se deben realizar para que el proyecto sea cumplido.Plantillas. Son las actividades predenidas para realizar un proyecto.Clasicaciones de Desarrollo. Se utilizan para clasicar los requerimientos de desarrollo, que no cubre de manera natural el proyectoCausas de Desarrollo. Motivos por los cuales se requiere un desarrollo especial, en el proyecto.


Roles

Congurar los roles en el siguiente menú:

Ruta: Congurar| Proyectos| Roles

1. Capturar los roles que se requieran.2. Dar click en el botón de guardar y cerrar.

Actividades

Las actividades de un proyecto se pueden clasicar por Tipo, Categoría y por Claves. Para poder congurarlas hay que ir al siguiente menú:

Ruta: Congurar | Proyectos | Actividades

Actividades por Tipo. Se reere la actividad en sí. Es una Fase o Tarea, por ejemplo, enviar un E-mail etc.


Actividades por Categoría, Grupo o familia. Las actividades pueden ser agrupadas en distintas clasicaciones (farmacéutica, gobierno, industriales, por ejemplo).

Actividades por Claves. Se asigna a la actividad una nomenclatura alfanumérica y una descripción genérica.

Plantillas

Ruta: Congurar | Proyectos | Plantillas

1. Dar click en Nuevo.2. Plantilla. Nombre de la plantilla.3. Descripción de la Plantilla.4. Versión de la Plantilla.5. Estatus de la Plantilla. Debe ser ALTA.6. Dar click en el botón Actividades y desarrollar el ujo del proyecto.7. Al terminar de capturar las plantillas, dar click en Guardar y cerrar.


Clasicaciones y Causas de Desarrollo

1. Ruta: Congurar | Proyectos | Clasicaciones de Desarrollo

2. Ruta: Congurar | Proyectos | Causas de Desarrollo

Capturar las Clasicaciones y Causas de Desarrollo y dar click en Guardar y Cerrar.


Alta de Catálogos

Catálogo de Recursos. Son las personas que participarán en los distintos proyectos y se dan de alta en la siguiente ruta:

Ruta: Cuentas | Recursos | Nuevo.

1. Recurso. Dar de alta la clave del recurso.2. Nombre. Dar de alta el Nombre del recurso.3. Nombre (en Exchange).Especicar el nombre como es reconocido en Exchage y especicar su correo electrónico.4. Usuario. Seleccionar el usuario que tiene dentro del E.R.P (en su caso).5. Prospecto. Seleccionar en su caso si el recurso tiene prospecto en el catálogo respectivo (debe estar encendido el módulo de campañas).6. Cliente. Relacionar el recurso a un cliente especíco.7. Proveedor. Seleccionar en su caso si el recurso tiene un proveedor por omisión.8. Personal. Ligar al recurso con su clave de personal.9. Agente. Relacionar al recurso con un agente especíco.10.Activo Fijo. Especicar si el recurso tiene asignado un activo jo y el número de serie del mismo.11. Rol. Seleccionar el rol del recurso.12. Horas Día. Especicar las horas que el recurso estará asignado al proyecto por omisión.13. Precio Hora (Estándar). Designar el Precio por hora del recurso.14. Costo Hora (Estándar). Especicar el costo por hora.


Proyecto Maestro

Ruta: Cuentas | Proyectos | Nuevo.

1. Nombre. Nombre del proyecto.2. Rama. Se puede crear una rama para el proyecto dándolo de alta como tipo

estructura.3. Descripción. Anotar una breve descripción del proyecto.4. Observaciones. Este campo se ocupa para observaciones del proyecto en

su caso.5. Los proyectos pueden ser clasicados en categorías, mismas que se dan de

alta en el icono Categorías.6. Contacto Tipo. Los proyectos pueden tener distintos tipos de contacto

como:a. Prospecto.b. Cliente.


c. Proveedor.d. Agente.e. Personal.f. Riesgo.g. Proyecto.

7. Presupuesto. Campo para asignar el presupuesto del proyecto.8. Comienzo. Fecha de comienzo estimado y comienzo real.9. Término. Fecha de n estimado y n real.10. Tipo. Tipo de proyecto que puede ser:

a. Proyecto.b. Subproyecto.

11. Estatus del proyecto.


Conguración de Usuarios

El perl de usuario para los proyectos no implica conguraciones especiales, sólo en el caso que se desee hacer movimientos de otros módulos dentro del Proyecto en sí se debe encender el check de la siguiente ruta:

Ruta: Congurar | Usuarios | Usuarios | Seleccionar al usuario | Botón Conguración | Pestaña Movimientos | Generar Movimientos desde el Proyecto


Menú Principal

Ruta: Conguración | Usuarios | Accesos | Seleccionar Usuario | Menú Principal.

1. Seleccionar de la lista de Disponibles Mov.Proyectos, Cubo.Proyectos y Cong.Proyectos.2. Dar click en el botón Agregar para pasarlos a la lista en Uso.3. Dar click en aceptar cuando se hayan agregado todos los accesos.

Movimientos Edición/Consulta

Ruta: Conguración | Usuarios | Accesos | Seleccionar Usuario | Movimiento Edición/Consulta.

1. Seleccionar de la lista de Disponibles PROY.Desarrollo, PROY.Mitigacion, PROY.Proyecto y PROY.Oportunidad.2. Dar click en el botón Agregar para pasarlos a la lista en Uso.3. Dar click en aceptar cuando se hayan agregado todos los accesos.


Nota: La misma mecánica se aplica para los Movimientos Únicamente de Consulta y la Autorización de Movimientos.


Funcionalidad


Proyecto Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Proyecto.2. Consecutivo del movimiento.3. Proyecto. Seleccionar el proyecto del que se trate (Se dio de alta en

Cuentas Proyectos).4. UEN. Seleccionar unidad estratégica de negocio (si aplica).5. Moneda. Seleccionar la moneda del proyecto.6. Fecha de emisión del proyecto.7. Fecha Requerida. Fecha que se requiere el proyecto.8. Tipo de cuenta. Según el tipo de contacto que se seleccione en este

campo cambiará la tercer pestaña ya sea por:a. Prospecto.b. Cliente.c. Proveedor.d. Personal.e. Agente.f. Proyecto.g. Riesgo.

9. Se selecciona el supervisor o líder de proyecto (Se da de alta en los recursos).

10. Fecha de inicio del Proyecto.11. Fecha de n del Proyecto.12. Porcentaje de avance de las actividades.


Asignación de Recursos

Es necesario asignar a las personas responsables de realizar las acciones correspondientes al proyecto

1. Dar click en el icono Recursos Asignados

1. Abrir un Nuevo Recurso.2. Seleccionar con la ayuda en captura el Recurso al que se le asignarán las actividades.


3. Estatus. Alta.4. Fecha de comienzo de actividades.5. Fecha de n de actividades.6. Fecha de comienzo y n programado de actividades.7. Rol del Recurso.8. Horas día en las que el Recurso desarrollará sus actividades.9. Precio y Costo por hora (estandar) asignados al Recurso.10. Dar click en el botón Asignar Actividades para determinar las tareas que realizará el Recurso seleccionado.

1. De las Fases que se muestran, seleccionar las que el Recurso llevará a cabo.2. Dar click en Asignar Selección.3. Si se desea quitar las actividades al Recurso, dar click en Desasignar Selección.4. Ya asignadas las actividades, dar click en Cerrar.


Contacto de Movimientos

1. Dar click en el icono Contactos del Movimiento.

1. Agregar un Nuevo Contacto.2. Capturar nombre completo del Contacto.3. Recabar el mayor número de datos del Contacto.4. Cuando ya se tienen todos los datos, dar click en Guardar y cerrar.


Días del Proyecto

1. Dar click en el icono Días del Proyecto.

1. Capturar fecha.2. Las horas día ya están predeterminadas, no es necesario registrarlas.1. Escribir el concepto que tiene el evento en el proyecto.4. El botón sugerir sirve para colocar un rango de fechas y al cerrarlo arroja las fechas sugeridas con sus respectivas jornadas.5. Al terminar de capturar la información, dar click en Aceptar.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráca cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

1. Dar click en el botón Gantt.


En un diagrama de Gantt, cada tarea es representada por una línea (1), mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto (2). El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de nalización estimada (3). Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.

Para salir de la gráca, dar click en Cerrar (4).


Actividad - Lista de Materiales

1. Dar click en el icono Actividad - Lista de Materiales

1. Con la ayuda en captura, seleccionar el material.2. Si el material tiene opciones, seleccionar la requerida.3. Denir la cantidad a utilizar.4. Seleccionar su unidad de medida.5. Elegir de qué almacén saldrá dicho material.6. Al terminar de capturar la información, dar click en Guardar y cerrar.


Cuando ya se tienen todos los rubros cubiertos hay que afectar el movimiento, mismo que quedará en estatus Pendiente


Durante el proyecto se pueden requerir reestructuras, para ello hay que volver a afectar el movimiento y conrmar que se reestructurará.

Finalmente se deben realizar los cambios del proyecto, pueden ser porcentajes de avance , reasignación de recursos, cambios de fecha, entre otros.


Exploradores


Explorador de Actividades

Ruta: Exploradores | Proyectos | Actividades

1. Opciones disponibles: Imprimir, vista previa, exportar a Excel, Personalizar Vista.2. Barra de Búsqueda por actividad o por estatus.3. Pestañas de clasicación de Estado de la Actividad

Una vez realizada la consulta, dar click en Cerrar.


Explorador de Proyectos

Explorador de Proyectos

Ruta: Exploradores | Proyectos | Proyectos

1. Opciones disponibles: imprimir, vista preliminar, exportar a excel, módulo de información, generar movimientos y personalizar las vistas.2. Barra de ltros por proyecto, estatus o situación.3. Ramas de clasicación de categorías de proyectos.

El icono Generar Movimientos permite realizar movimientos desde el explorador; para ello mostrará la siguiente imagen en donde hay que selaccionar el módulo en el que se desea registrar un movimiento y dar click en Generar.

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