SAP Ariba SLP – Supplier Lifecycle and Performance

MANUAL DE PROVEEDOR DE SAP ARIBA SLP

OBJETIVO

Transmitir todos los conocimientos de gestión de procesos de SAP Ariba SLP desde el punto de

vista del proveedor.

PÚBLICO

Usuarios proveedores de Jose Cuervo.

FORMATO

Formación teórica a través de este documento con contenido elaborado desde la plataforma

SAP Ariba Strategic Sourcing en la solución SLP.

EQUIPO TÉCNICO

Consultores de Stratesys:

• Francisco Perez – SLP

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Número de Proyecto

Proyecto de Implementación SLP CCUE1

Nombre de Cliente Número de Cliente

Arca Continental N/A

Gerente Proyecto SAP Ariba

SLP Gerente Proyecto Cliente

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Autor Localización del Documento

(Ubicación/Ruta/nombre)

Francisco Perez Del Río https://cuervo.sharepoint.com/sites/AribaSourcingSLP

Versión Status Fecha

(DD-MM-YYYY)

Clasificación del

Documento

1 Publicada 21.12.2020 Confidencial

CONTROL DE CAMBIOS

Rev.

Fecha Elaboró Descripción

1 26.10.2020 Francisco Perez Emisión inicial del documento

TABLA DE CONTENIDO

1. ACERCA DE SAP ARIBA _______________________________________________ 6

1.1 Acerca de SLP (Gestión de proveedores) _______________________________ 6

2. PRIMER CONTACTO CON EL COMPRADOR _______________________________ 7

2.1 Liga de autoregistro _______________________________________________ 7

2.2 Solicitud de registro hecha por Jose Cuervo ___________________________ 10

3. REGISTRO DE PROVEEDORES EN ARIBA NETWORK _______________________ 10

3.1 Enlace para acceder a Ariba Network ______________________________ 10

3.2 Registro en Ariba Network _______________________________________ 11

3.3 Acceso a la cuenta de Ariba ______________________________________ 13

4. CUESTIONARIO DE REGISTRO ________________________________________ 14

4.1 Completar el Cuestionario de Registro _____________________________ 14

4.2 Envío del Cuestionario de Registro __________ ¡Error! Marcador no definido.

5. CUESTIONARIO MODULAR __________________________________________ 19

5.1 Acceso al Cuestionario Modular __________________________________ 19

5.2 Envío del Cuestionario Modular __________________________________ 19

6. SOPORTE ARIBA para proveedores ____________________________________ 21

1. ACERCA DE SAP ARIBA

SAP Ariba ofrece la mejor solución de adquisición en la nube de su categoría, generando valor

para compradores y proveedores a través de Ariba Network y de nuevos modelos comerciales

innovadores.

SAP Ariba ayuda a sus clientes a encontrar oportunidades para reducir costos, reducir riesgos y

aumentar los ingresos mediante una colaboración optimizada con los socios comerciales. Esta

colaboración se hace realidad a través del portal llamado Ariba Network, cuya plataforma

alberga una comunidad basada en la nube donde se puede comprar, vender y administrar dichas

transacciones. También se encuentran otras comunidades en línea en las que los profesionales

del comercio empresarial se conectan y comparten información y mejores prácticas como si

fueran amigos en Facebook.

SAP Ariba comprende los desafíos que enfrenta cuando se trata de lograr una alta visibilidad y

eficiencia con sus socios comerciales. Le ayudará a suministrar y comprar bienes y servicios para

estimular la competencia y el cumplimiento, ahorrando dinero y minimizando la utilización de

diferentes canales de comunicación que producen perdida de información, consolidándola en

un solo lugar.

El objetivo de SAP Ariba es ayudarlo a ser más colaborativo, estratégico y creativo en el comercio

empresarial. Al trabajar con esta tecnología, puede tener un mayor impacto en su negocio y, a

su vez, en la apasionante economía digital actual.

1.1 Acerca de SLP (Gestión de proveedores)

Con el fin de mejorar y asegurar la trazabilidad de los procesos de registro, aprobación y gestión

de proveedores, se seleccionó la solución SAP ARIBA, módulo Supplier Lifecycle Performance,

para satisfacer las necesidades de gestión y aprobación de proveedores de Arca Continental,

enfocándose en:

• Permitir a los proveedores autogestionar el registro de sus datos;

• Minimizar el riesgo de suministro en el proceso de compra;

• Maximizar el control, la visibilidad y el desempeño estratégico en los procesos de registro,

aprobación, calificación y evaluación del desempeño de los proveedores;

• Optimizar los controles internos y la trazabilidad de auditoría con respecto a la gestión de

proveedores.

2. PRIMER CONTACTO CON EL COMPRADOR

2.1 Liga de autoregistro

Para convertirse en proveedor registrado con Arca Continental es posible realizar una solicitud

a través del enlace http://arca.sourcing-2.ariba.com/ad/selfRegistration/_c_/C3756

Al hacer clic en el enlace, se abrirá una página de Ariba para completar la información de registro

automático de la empresa. Todos los campos con un asterisco rojo son obligatorios.

El sistema cargará el Formulario de Autorregistro de Proveedor (1), y los datos a completar (2).

El siguiente formulario está compuesto por todas las preguntas obligatorias

/ opcionales, el sistema nos dará un aviso cuando la pregunta sea obligatoria, así como del

formato para ser completadas. IMPORTANTE: Al completar es obligatorio el uso de mayúsculas

El cuestionario de Solicitud esta compuesto por tres secciones:

• Datos del Contacto

• Datos del Proveedor

• Información adicional

Después de la información de contacto y del proveedor, será necesario completar los datos de

información adicional del proveedor, vea abajo más detalles:

¿A que empresa del grupo quieres ofrecer tus productos o servicios? El proveedor debe indicar

con que empresa del grupo ( país) quiere ofrecer sus productos:

En Categorías de suministro, el proveedor debe indicar qué categoría puede suministrar. Haga

clic en la lupa para encontrar las opciones disponibles y seleccione hasta el nivel de

subcategorías, vea el siguiente ejemplo:

ATENCIÓN: Estos campos son de suma importancia para que sea posible identificarlos cuando

exista alguna oportunidad de participar en procesos de abastecimiento.

Después de completar el autorregistro, haga clic en Enviar. Aparecerá una página de

confirmación como se muestra en la imagen a continuación y el proveedor recibirá un correo

electrónico informándole que el equipo de Arca Continental está evaluando su solicitud.

El equipo responsable evaluará la información recibida. Si se aprueba, recibirá un nuevo correo

electrónico con la invitación para registrarse en Ariba Network (o iniciar sesión si ya tiene una

cuenta registrada) y responder al cuestionario de registro de Arca Continental.

2.2 Solicitud de registro hecha por Arca Continental

En el paso anterior se tiene la posibilidad de iniciar el proceso de solicitud como proveedor, sin

embargo, en el mayor de los casos este proceso será iniciado y ejecutado por Arca Continental.

Al interior de la empresa compradora se realizará una solicitud de creación de proveedor, y si,

esta es aprobada llegará un correo electrónico de invitación a registrarse al buzón del proveedor.

En el caso que este escenario sea ejecutado (la mayor parte del tiempo), se debe omitir el paso

a paso del apartado anterior.

3. REGISTRO DE PROVEEDORES EN ARIBA NETWORK

3.1 Enlace para acceder a Ariba Network

El proveedor que tenga su autorregistro aprobado por el área responsable recibirá un correo

electrónico invitándolo a inscribirse en Ariba Network y completar el cuestionario de registro de

Arca Continental

Al hacer clic para crear una cuenta en el correo mostrado en el punto anterior, se abrirá la página

de Ariba Network para que el proveedor tenga la opción de Suscribirse (1), si no tiene cuenta, o

Iniciar Sesión (2) , si ya tiene cuenta, como puede ver en la imagen a continuación:

Para suscribirse (crear cuenta) en Ariba Network, el proveedor debe de rellenar un formulario

de alta, donde se le pide completar información general como el nombre y dirección de la

empresa (completada con la información de la solicitud), información de contacto, las categorías

de productos/servicios que provee y en qué localizaciones, y aceptar las condiciones de uso y

privacidad de Ariba.

3.2 Registro en Ariba Network

Para registrarse en Ariba, haga clic en "Suscribirse" (1). Aparecerá una página para crear la

cuenta con campos para completar. Inicialmente será necesario completar información sobre la

empresa, como Nombre, Dirección, entre otros. Para suscribirse (crear cuenta) en

AribaNetwork, el proveedor debe de rellenar un formulario de alta, donde se le pide completar

información general como el nombre y dirección de la empresa (completada con la información

de la solicitud), información de contacto, las categorías de productos/servicios que provee y en

qué localizaciones, y aceptar las condiciones de uso y privacidad de Ariba.

Luego, se requerirá información sobre la cuenta del usuario, es decir, el contacto de la persona

que se encargará de contestar los cuestionarios de homologación de Ariba. Además, será

necesario crear una contraseña, seleccionar el idioma preferido e informar a qué correo

electrónico quieres que se envíen las notificaciones del sistema.

ATENCIÓN: En el campo Nombre de usuario, complete la dirección de correo electrónico donde

desea recibir las comunicaciones del sistema. Se recomienda que más de una persona dentro de

su empresa pueda acceder a este correo electrónico. El correo electrónico de contacto,

necesariamente, debe ser un correo electrónico válido donde la (s) persona (s) responsable (s)

de la cuenta Ariba de la empresa recibirán notificaciones relacionadas con la plataforma.

Finalmente, ingrese el segmento en el que opera el proveedor, completando la Categoría de

Productos y Servicios y Ubicación de Entrega o Servicio (1), luego de lo cual es necesario aceptar

los Términos de Uso y Declaración de Privacidad de Ariba Network (2), conforme abajo. Haga

clic en Crear cuenta y continuar (3).

3.3 Acceso a la cuenta de Ariba

Si el proveedor ya tiene una cuenta en Ariba Network, al acceder al enlace, solo incluya el

nombre de usuario (1), contraseña (2), ya registrado en el sistema y luego haga clic en Inicio de

sesión (3).

4. CUESTIONARIO DE REGISTRO

4.1 Completar el Cuestionario de Registro

Luego de crear la cuenta, como se menciona en la sección anterior “Registro de proveedores en

Ariba Network”. El proveedor será dirigido a la página del Cuestionario de registro de Arca

Continental

Después de la aprobación de la solicitud de registro, y después de crear la cuenta, como se

menciona en el apartado anterior. El proveedor será dirigido a la página del Cuestionario de

Registro de Proveedor.

Algunas observaciones sobre el cuestionario:

1: En la parte superior de la página a la derecha, puede ver el límite de tiempo para completar

el formulario.

ATENCIÓN: Es sumamente importante que el proveedor responda al cuestionario dentro del

tiempo estipulado.

2: Todas las respuestas marcadas con un asterisco (*) son obligatorias y el proveedor no podrá

enviar el cuestionario sin estas respuestas completas.

3: Es posible comenzar a completar el cuestionario y guardarlo para continuar más tarde,

siempre que el cuestionario esté finalizado y enviado dentro del período especificado.

4: Después de completar todos los campos, es necesario hacer clic en Enviar respuesta

completa. Luego de hacer clic en este botón, se envía el cuestionario de registro al equipo de

Arca, donde se someterá a un flujo de aprobación. A continuación, se explica cómo completar

cada una de las secciones.

A la derecha tenemos un cuadrado azul, le damos clic y se despliega un campo de opciones:

A continuación darle clic a “Contraer”

De esta forma las preguntas de las diferentes secciones se contraen mostrando solo las

secciones.

Las secciones con preguntas a rellenar son:

Información General

Domicilio Fiscal

Información Contactos de la Compañía

Datos Bancarios

Documentos

Términos y Condiciones

Adicionalmente, el proveedor puede Escribir un mensaje (1) al usuario de Arca que le envió el

cuestionario en caso de que tenga cualquier duda. Una vez completado el proveedor le da clic a

Enviar respuesta completa (2)

Después de completar todos estos pasos, Arca Continental recibirá las respuestas al cuestionario

de registro y evaluará los datos recibidos. Después de analizar la información, Arca Continental

informará al proveedor por correo electrónico la decisión tomada, y a través de su cuenta en el

Portal de Proveedores de SAP Ariba, el proveedor verificará si su registro se completó con éxito

o si se necesita información adicional para completar el registro.

5. CUESTIONARIO MODULAR

5.1 Acceso al Cuestionario Modular

Después de la aprobación del Cuestionario de registro de proveedores, Arca Continental enviará

el Cuestionario modular que estará disponible en la Ariba Network del proveedor:

5.2 Envío del Cuestionario Modular

El cuestionario modular estará disponible en la Ariba Network del proveedor :

Si el proveedor necesita acceder a él más tarde el enlace de acceso es supplier.ariba.com. Esto

le llevará a la página principal de Ariba Network de proveedor. Haciendo clic en “Ariba Network”

en la parte superior izquierda y posteriormente en “Ariba Proposals and Questionnaires” podrá

consultar los cuestionarios de Arca.

Una vez que el proveedor ha completado todo el llenado, debe enviar una respuesta completa:

6. SOPORTE ARIBA para proveedores

Puede comunicarse directamente con el Soporte de SAP Ariba a través de la página

seller.ariba.com o provider.ariba.com, en la esquina superior derecha, haga clic en "Centro de

ayuda", luego haga clic en el cuadro de flecha en la esquina superior derecha.

Se presentarán los resultados relacionados con el tema investigado (artículos, preguntas

frecuentes, documentos). Si ninguno de los resultados resuelve su pregunta, haga clic en el

enlace Centro de soporte en el lado derecho de la página para ver los otros canales de servicio.

En la página siguiente, ingrese el tema que desea apoyar y haga clic en Iniciar:

Haga clic en Obtener ayuda telefónica:

Complete los datos del formulario con la descripción del problema y sus datos personales.

Después de eso, el equipo de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para resolver el

problema.