CONTENIDOPRESENTACIÓN ............................................................................................................................................ 1TÉRMINOS ...................................................................................................................................................... 1PROTOCOLO: ................................................................................................................................................. 1CEREMONIAL ................................................................................................................................................. 1PRESIDENCIA ................................................................................................................................................ 1PRECEDENCIA ............................................................................................................................................... 1MESA DE HONOR .......................................................................................................................................... 1MAESTRO DE CEREMONIA .......................................................................................................................... 1PRESENTADOR ............................................................................................................................................ 1URBANIDAD ................................................................................................................................................... 1ETIQUETA ....................................................................................................................................................... 2

CAPÍTULO IPROTOCOLO UNIVERSITARIO ..................................................................................................................... 2SÍMBOLOS ACADÉMICOS ............................................................................................................................. 2BANDERA NACIONAL .................................................................................................................................... 2DIAGRAMA MODELO DE UBICACIÓN .......................................................................................................... 3BANDERA INSTITUCIONAL .......................................................................................................................... 3CONSIDERACIONES SOBRE LA BANDERA INSTITUCIONAL. ................................................................... 4LOGO .............................................................................................................................................................. 4HIMNOS .......................................................................................................................................................... 4

CAPÍTULO IIPRECEDENCIAS ............................................................................................................................................ 4PRECEDENCIAS EN LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA. ................................................ 4ORDEN DE PRECEDENCIA EN LA AMERICANA SEGÚN SU COMPOSICIÓN ORGÁNICA:...................... 5AUTORIDADES EN CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA .......................................................... 5CONSEJO DIRECTIVO. ................................................................................................................................. 5RECTOR ......................................................................................................................................................... 6CONSEJO ACADÉMICO ................................................................................................................................. 6DECANO ......................................................................................................................................................... 6DIRECTOR O JEFE DE DEPARTAMENTO .................................................................................................... 6DIRECTOR DE PROGRAMA .......................................................................................................................... 6COORDINADOR DE PROGRAMA ................................................................................................................. 6PROFESOR ................................................................................................................................................... 6UBICACIÓN DE PERSONALIDADES SEGÚN LAS PRECEDENCIAS.......................................................... 6AUTORIDADES DEPARTAMENTALES, LOCALES Y OTROS DIGNATARIOS ............................................. 7PARA TENER EN CUENTA ............................................................................................................................. 7LA PRIMERA FILA ........................................................................................................................................... 7PRECEDENCIAS EN UN AUTOMÓVIL .......................................................................................................... 7PROTOCOLO DE GOBIERNO Y DIPLOMÁTICOS EN COLOMBIA ............................................................. 8PRECEDENCIA AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS ....................................................................................... 9PROTOCOLO INTERNACIONAL O DIPLOMÁTICO ...................................................................................... 9PROTOCOLO MILITAR ................................................................................................................................. 10

PROTOCOLO ECLESIÁSTICO .....................................................................................................................11GUÍA GENERAL PARA DIFERENTES ACTOS ..............................................................................................11LA FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES, EN EL PROTOCOLO INSTITUCIONAL .........................................................................................................11TRATAMIENTO ............................................................................................................................................ 12

CAPÍTULO IIIOTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA LOGÍSTICA Y PROTOCOLO DE LOS EVENTOS ............................................................................................................ 12OBSEQUIOS ................................................................................................................................................. 12ORDEN DEL DÍA ........................................................................................................................................... 12INTERVENCIONES EN UN ACTO INAUGURAL .......................................................................................... 12COORDINACIÓN DE TEMAS PARA LAS INTERVENCIONES, PALABRAS O DISCURSOS EN UN ACTO CENTRAL ................................................................................. 13LIBRETO ....................................................................................................................................................... 13MESA DE HONOR O MESA PRINCIPAL ...................................................................................................... 13IMPORTANTE TENER EN CUENTA: ............................................................................................................ 13HABLADORES DE MESA PRINCIPAL ......................................................................................................... 13PANTALLAS GIGANTES ............................................................................................................................... 13SILLAS .......................................................................................................................................................... 13AGUA............................................................................................................................................................. 14TARIMA ......................................................................................................................................................... 14FLORES ........................................................................................................................................................ 14PUNTUALIDAD ............................................................................................................................................. 14EL PRESENTADOR DE UN EVENTO .......................................................................................................... 14INVITACIONES ............................................................................................................................................. 15TIPOS DE INVITACIONES ............................................................................................................................ 15TARJETAS ..................................................................................................................................................... 15EL SOBRE ..................................................................................................................................................... 15INVITADOS ................................................................................................................................................... 16INVITACIÓN PARA HOMENAJEADO ........................................................................................................... 16SILLAS RESERVADAS PARA INVITADOS ESPECIALES .......................................................................... 16ANFITRIONES .............................................................................................................................................. 16¿DÓNDE UBICAR EL ATRIL? ....................................................................................................................... 17MANTELES .................................................................................................................................................. 17PARA CONFERENCIAS Y OTROS ACTOS ACADÉMICOS MENORES ..................................................... 17

CAPÍTULO IVPROTOCOLO EN ACTOS ACADÉMICOS ................................................................................................... 17FIRMA DE CONVENIOS ............................................................................................................................... 18CEREMONIAS DE GRADO .......................................................................................................................... 19OTRAS CEREMONIAS DE CERTIFICACIÓN, GRADUACIÓN O PREMIACIÓN ........................................ 20INAUGURACIONES ...................................................................................................................................... 21INSTALACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS .............................................................................................. 21VISITAS PROTOCOLARIAS ........................................................................................................................ 21

RECONOCIMIENTOS Y CELEBRACIONES INSTITUCIONALES ............................................................... 22CONDECORACIONES ................................................................................................................................. 22DEVELACIÓN DE PLACAS .......................................................................................................................... 22CEREMONIA DE BIENVENIDA ESTUDIANTES DE PRIMER INGRESO .................................................... 22

CAPÍTULO VPROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES .................................................................................... 23CENAS .......................................................................................................................................................... 23COCTELES ................................................................................................................................................... 23ORGANIZACIÓN: ALMUERZOS Y DESAYUNOS ........................................................................................ 24CELEBRACIONES INSTITUCIONALES ....................................................................................................... 24FUNCIONARIOS Y DOCENTES ................................................................................................................... 24CEREMONIA DE ANTIGÜEDAD ................................................................................................................... 24DÍA DE LA SECRETARIA: ............................................................................................................................ 24CELEBRACIÓN DE NAVIDAD ...................................................................................................................... 24

CAPÍTULO VIPROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL.............................................................................................. 24PRESENTACIONES ...................................................................................................................................... 24INTEGRIDAD, ÉTICA Y OTRAS RECOMENDACIONES ............................................................................. 25

CAPÍTULO VIIPROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN .......................................................... 25PROTOCOLO EN RELACIONES CON LA PRENSA .................................................................................... 25CONFERENCIA DE PRENSA ....................................................................................................................... 25

CAPÍTULO VIIIPROTOCOLO DEPORTIVO ......................................................................................................................... 26

CAPÍTULO IX PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FÚNEBRES ......................................................................... 27DEFUNCIONES ............................................................................................................................................ 27PROFESORES O FUNCIONARIOS ............................................................................................................. 28ESTUDIANTES ............................................................................................................................................. 28MISAS EN MEMORIA ................................................................................................................................... 28EL ANUNCIO DEL DECESO ......................................................................................................................... 28

CAPÍTULO XNETIQUETA .................................................................................................................................................. 29NETIQUETA EN EL CORREO ELECTRÓNICO ........................................................................................... 29NETIQUETA CON EL CELULAR................................................................................................................... 29NETIQUETA PARA EL USO DEL TELÉFONO .............................................................................................. 29

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 30

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Protocolo de la Corporación Universitaria Americana contiene un conjunto de normas, re-glas de cortesía, prácticas, fórmulas y especialmente los criterios, guías sobre comportamientos, escenografías más frecuentes y la manera como debemos conducirnos en las diferentes situaciones de relación que depara la vida universitaria. Este Manual se constituye en la herramienta guía para la comunidad universitaria, aquí se encuentran incluidas actuaciones habituales protocolarias y realidades cotidianas. En caso de presentarse una actividad no prevista, se estudiará de forma individual para determinar como proceder.

Con este documento buscamos que los miembros de la comunidad Americana, conozcan las normas a seguir conforme a las situaciones que la vida universitaria nos impone, para que todos podamos asumir correctamente el rol que nos corresponde en los eventos y situaciones que aquí se describen.

TERMINOS

Estos son los términos que se utilizaremos:

PROTOCOLO:Son las reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social. Es el conjunto de normas, tradiciones, costumbres y técnicas que la sociedad y los individuos disponen para la organización de sus actos, su conviven-cia y sus relaciones internas y externas. Es una regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.

CEREMONIALConjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Forma en que se aplica el protocolo estable-cido en eventos y actos públicos y sociales.

PRESIDENCIA:Acción de presidir. Se le llama en protocolo a la persona o conjunto de personas que presiden un acto ceremo-nial o solemne. Le corresponde al anfitrión y por lo general la integra también el invitado de honor, homenajeado y organizador(es) del evento.

PRECEDENCIAEs el orden que se establece para la ubicación, mención y tratamiento de las personas que asisten a un evento o acto ceremonial. Se define según la jerarquía de la Institución y está estrechamente ligada al tratamiento que rige el protocolo oficial.

MESA DE HONORDenominada también mesa principal, se dispone para la ubicación de la presidencia en un acto público, cere-monial y oficial. En ella estarán sentados según las precedencias el anfitrión, homenajeado, organizadores e invitados especiales.

MAESTRO DE CEREMONIAEs la persona que se encarga de dirigir la organización y ejecución de un evento. Debe estar atento a todos los detalles logísticos, de comunicación y orden que el protocolo exige. El maestro de ceremonia eventualmente actúa también como presentador.

PRESENTADOR Es la persona encargada de leer el programa de un evento o actividad. Persona que presenta y comenta un espectáculo, o un programa televisivo o radiofónico.

URBANIDADProviene del latín urbs, cuyo significado es urbe, ciudad. Es el conjunto de reglas y normas que es preciso

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observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestros modales, y para manifestar a los demás la consideración y respeto que les son debidos.

ETIQUETAEs el conjunto de normas que se usan en la vida social. La palabra proviene del francés etiquette. Ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares en actos tanto cotidianos como solemnes, de acuerdo con costumbres pre-establecidas, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad.cortesía: Procede de la palabra corte, que históricamente se define como el conjunto de personas que com-ponen el séquito y la comitiva del rey. Ese conjunto de personas tienen un trato especial y deferente entre sí. Demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona.

Los tres últimos conceptos enunciados (Urbanidad, Etiqueta y Cortesía) son afines, pero en ningún momento iguales. Se complementan y se requieren para aplicar correctamente las normas del ceremonial y el protocolo.

CAPÍTULO IPROTOCOLO UNIVERSITARIO

La Corporación Universitaria Americana es una Institución universitaria privada que ha construido paso a paso su consolidación como Institución Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años, han ci-mentado procesos de formación en educación para el trabajo y el desarrollo humano, con programas que por su pertinencia, calidad y objetivo social, se han extendido a lo largo del país. Luego de una incansable labor, presentamos al país una institución transparente en su administración y en su responsabilidad social, cuya ma-yor preocupación es la atención y prestación de servicios a sus estudiantes y a la comunidad.

El presente Manual de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta se constituye en una herramienta para reafirmar su buen nombre e imprimir su propio sello institucional.En la Corporación Universitaria Americana se celebran actos que guardan tradiciones y costumbres de la Institución. Las ceremonias públicas de graduación y el otorgamiento de estímulos y becas, son algunos de los más representativos, así como otros muchos, son una auténtica lección de protocolo digna de conocer.

SÍMBOLOS ACADÉMICOSLa simbología del Estado está conformada por la Bandera, el Escudo, el Logo y el Himno en cualquiera de sus ámbitos, sea nacional, departamental o local.

BANDERA NACIONALLa Bandera Colombiana puede ser utilizada por organismos no estatales y puede sustituir en algunos casos la bandera de la entidad, sobre todo en firma de protocolos, cuando intervienen representantes de otros países. Si hacemos uso de ella ocupará el lugar de mayor honor y prelación respecto del resto de banderas territoria-les y nunca se debe mezclar con las de empresas o instituciones.

La colocación de las banderas debe respetar la normativa, es decir:

La de Colombia ocupará siempre lugar destacadoy de máximo honor y las restantes no deben ser de mayor tamaño.

Cuando el número de banderas sea impar el lugar de honor es el centro. A continuación, y a la derecha de la Bandera de Colombia se situará la siguiente en importancia y, a la izquierda de la bandera de Colombia, la última.

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Generalmente, las banderas oficiales se sitúan a la derecha de la puerta de entrada al lugar del evento (izquier-da según se entra o mira al frente) y las de empresa y otras privadas en el lado izquierdo (derecho según se entra la sede o se mira de frente el edificio).

DIAGRAMA MODELO DE UBICACIÓNDe esta misma manera se situarán las banderas en el interior en salas de juntas, de reuniones, salones de actos y cualquier otra dependencia. Las banderas oficiales y las banderas privadas o de empresa deben disponerse siempre separadas. Las banderas oficiales pueden ser utilizadas siempre que se organice un acto público, o actos a los que asisten autoridades (bien sean locales, departamentales, nacionales o internacionales).Dependiendo de las autoridades que asistan así será el número de banderas a disponer. La nacional y la depar-tamental, no deben faltar nunca. Luego se pueden ir izando más banderas a medida que se conoce la asistencia de autoridades locales (bandera municipal), autoridades de otros departamentos (su bandera departamental), autoridades de otros países (bandera de su país), etc.

BANDERA INSTITUCIONAL La bandera institucional tiene el fondo Azul Bronce, con borde Dorado, los cuales son los colores instituciona-les y lleva el logo de la Corporación Universitaria Americana en el centro. La bandera institucional no se debe mezclar con las territoriales, como lo son la nacional, la del Departamento o la de ciudad. Por lo cual se ubica a la izquierda de la mesa de honor en el escenario de un evento, o a la izquierda de quien preside el acto, si no hubiere mesa de honor.

Se utilizará en todos los eventos institucionales de gran impacto, en actos protocolarios, en las ceremonias de graduación, en actos sociales donde haya un acto protocolario inicial y en actos de instalación de los eventos

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académicos. Si el evento es en la Universidad, cuando está con un grupo de banderas de otros cen-tros educativos o empresas, al centro va Corporación Universitaria Americana y luego las demás en orden alfabético de derecha a izquierda.

La bandera puede ser utilizada también en eventos que se realicen por fuera de la Institución, como los mencionados en el párrafo anterior, en cuyo caso se conservará la precedencia si la Universidad es la organizadora principal y se deberá conjugar con la bandera de la sede o anfitrión si así se requiere. Igualmente se permite su uso en protocolos funerarios o sobre el ataúd, uso que deberá ser autorizado por el Consejo Directivo o el Rector de la Universidad así como por los familiares o dolientes de la persona fallecida.

CONSIDERACIONES SOBRE LA BANDERA INSTITUCIONAL.El tamaño de la bandera de la Universidad no puede ser del mismo tamaño de las territoriales, debe ser más pequeña. La bandera de la Corporación Universitaria Americana que se coloque en un lugar al aire libre, medirá 1,50 mt de alto por 2 m de ancho. Las que se utilizan en las astas en salones de eventos tendrán 1,40 mts de ancho por 90 cms de alto. También es permitido utilizar la

bandera institucional en un Coliseo Cultural y Deportivo a manera de pendón, las dimensiones en este caso son 3 mt de ancho por 6 mt de alto. Nunca la bandera deberá tocar el suelo.

• La decisión de poner la bandera a media asta, sólo puede ser dada por el Consejo Directivo o el Rector dela Universidad. Media asta es significado de luto.• La utilización en conferencias, talleres, seminarios u otros eventos deberá revisarse teniendo en cuenta el conferencista y quien presida el evento, pero no es indispensable su ubicación en estos actos. En ese caso, se sugiere utilizar un pendón de la Universidad, el cual encontrará en los principales salones de eventos, o en su defecto lo podrá solicitar a la Dirección de Mercadeo y Comunicaciones.

LOGOEl logo de la Corporación Universitaria Americana es un escudo de color dorado, en cuyo centro, hueco, se observa un globo terráqueo que contiene el continente americano. En la parte superior tiene la leyenda Coruniamericana en color blanco. El logotipo es tipográfica-mente representado por la fuente Times Black,cuyo estilo denota excelencia. En ningún caso deberá ser manipulado manualmente, pues se altera la proporción de su diseño y distribución gráfica.

HIMNOSComo lo cita el diccionario de la RAE, un himno es una composición musical emblemática de una colectividad, que la identifica y que une entre sí a quienes la integran. En ningún caso el Himno Nacional de la República de Colombia deberá sonar como música de fondo. La forma correcta de escuchar un himno es de pie con los brazos a lado y lado del cuerpo. Ninguna otra posición es bueno adoptarla (manos al frente o detrás, brazos cruzados, una pierna doblada, son posturas incorrectas). Los himnos no se aplauden.

CAPÍTULO IIPRECEDENCIAS

PRECEDENCIAS EN LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA.

Las Precedencias Universitarias deben seguir el mismo esquema de las oficiales. Para la elaboración de las precedencias se puede contar con la asesoría de la Dirección de Mercadeo y Comunicaciones, siempre y cuando sea requerida la asesoría. Así mismo, esta oficina velará por tenerlas a disposición del Rector y de las autoridades especiales invitadas a un acto protocolario o ceremonia académica.

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ORDEN DE PRECEDENCIA EN LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA SEGÚN SU COMPOSICIÓN ORGÁNICA:

Al momento de organizar una mesa de honor, una visita protocolaria, un evento social o un encuentro formal, deben tenerse en cuenta los títulos y cargos de las personas que estarán presentes. Para el caso de la Univer-sidad el orden de precedencias se da por antigüedad de creación de sus áreas académicas y administrativas.

1. Presidente del Consejo Directivo 2. Rector 5. Miembros principales Consejo Directivo 6. Miembros suplentes Consejo Directivo 7. Vicerrector Académico 8. Vicerrector Administrativo y Financiero 9. Secretario General 10. Director del Centro de Investigaciones 11. Director del Centro de Estudios Pedagógicos 12. Decano de Facultad de Ingenierías 13. Decano de Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas 14. Decano de Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables 15. Decanos otras Facultades 16. Director de Bienestar Universitario 17. Director de Calidad 18. Director de la Biblioteca 19. Director de Mercadeo y Comunicaciones 20. Coordinador Académico del programa de Negocios Internacionales 21. Coordinador Académico del programa de Contaduría Pública 22. Coordinador Académico del programa de Administración de Empresas 23. Coordinador Académico del programa de Derecho 24. Otros Coordinadores académicos 25. Coordinador de Emprendimiento 26. Coordinador de Admisiones, Registro y Control 27. Director del Instituto de Idiomas 28. Profesores 29. Estudiantes 30. Otros funcionarios administrativos siguiendo el orden de jefes, coordinadores, asistentes, auxiliares y otros de vinculación directa a la Institución. 31. Otros funcionarios administrativos no vinculados directamente con la Institución en el mismo orden que los anteriores.

Entre las directivas académicas y administrativas las precedencias se definen de acuerdo con la disposición en el organigrama.

Parágrafo: Los miembros fundadores ocuparán un lugar de honor, serán ubicados en la primera fila en los actos públicos en que estén presentes.

AUTORIDADES EN CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA

CONSEJO DIRECTIVO. Es la máxima autoridad de la Corporación, traza las políticas generales de la Institución. Está integrado por miembros representantes de las instituciones fundadoras que suscribieron el Acta de constitución de la Funda-ción, y un miembro con su respectivo suplente, elegido por el mismo Consejo entre los graduados de la Corpo-ración.

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RECTOREs la primera autoridad ejecutiva y académica del claustro y es el representante legal de la Corporación.

CONSEJO ACADÉMICOEs un organismo responsable de generar y establecer las políticas necesarias para lograr el fiel cumplimiento de los objetivos de la Corporación: docencia, investigación y extensión. Son miembros del Consejo Académico: El Rector, los Decanos de División, el Vicerrector Académico, el Secretario Académico, un Profesor, un estudiante, el Director de Bienestar Universitario y el Vicerrector Administrativo y Financiero.

DECANOEs el responsable de la administración de los recursos de docencia de los programas académicos adscritos a cada división y de la coordinación de las actividades de los departamentos que la conforman.

DIRECTOR O JEFE DE DEPARTAMENTOEs el responsable de la administración de la docencia e investigación en una o varias disciplinas afines.

DIRECTOR DE PROGRAMAEs el responsable del buen funcionamiento y administración del plan de estudios del pénsum académico a su cargo y de la atención de los estudiantes que cursan el mismo.

COORDINADOR DE PROGRAMAEs el responsable de los programas académicos de pregrado y postgrado.

PROFESOR Es el educador que se responsabiliza de cumplir a cabalidad el ejercicio de su cátedra; es el principal gestor de la formación del estudiante y del desarrollo de sus conocimientos en la respectiva disciplina.

UBICACIÓN DE PERSONALIDADES SEGÚN LAS PRECEDENCIAS

La precedencia en la mesa de honor o acto ceremonial de la Universidad solamente se cede ante la autoridad máxima de la República, es decir, el Presidente; cualquier otro caso (el personaje homenajeado en un acto, Embajador plenipotenciario en Colombia, ex presidentes, etc.) se tendrá que revisar con las autoridades de la Corporación, quienes tienen la potestad de decidir si ceden o no su lugar en la mesa.

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AUTORIDADES DEPARTAMENTALES, LOCALES Y OTROS DIGNATARIOSDeberán ocupar su lugar de precedencia en la presidencia de un acto, después del lugar del Presidente del Consejo Directivo, sus vicepresidentes y/o el Rector de la Universidad.

PARA TENER EN CUENTADurante un evento que se lleve a cabo en el auditorio de la Universidad, el lugar de honor está en el centro, el segundo a la derecha, el tercero a la izquierda y así sucesivamente, de modo que los pares están a la derecha y los impares a la izquierda, ubicados mirando al auditorio.

LA PRIMERA FILAGeneralmente es la más importante, si se trata de un acto académico, una distribución de premios, condeco-raciones, certificados diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectáculo, ya sea un desfile, revista, o una función de teatro, evento deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puede estar en segunda, tercera o cuarta fila, si la visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palco presidencial es el central de la segunda fila.

La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia, se establece de la siguiente manera:

• Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha.• Si son tres la de mayor rango ocupa el centro, la que le sigue a la derecha y la tercera a la izquierda.

Como regla general se puede afirmar que cuando concurra un número impar de personas, el de mayor cate-goría ocupa el centro, colocándose a los demás alternativamente a la derecha e izquierda según su categoría.

PRECEDENCIAS EN UN AUTOMÓVILNota: Los números hacen referencia al orden de precedencia en que se deberán ubicar los invitados a un acto o quienes lo presiden, siendo 1 el de mayor importancia.

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PROTOCOLO DE GOBIERNO Y DIPLOMÁTICOS EN COLOMBIA

La simbología del Estado está primordialmente definida por la Bandera, el Escudo y el Himno en cualquiera de sus ámbitos, sea nacional, departamental o local.

Las precedencias del Gobierno y Diplomáticos en Colombia se construyen con base en los del 5 de Mayo del mismo año, Ley 7 de enero 16/’91 Diciembre 22/93, Junio 10/97, Decreto 1142 junio 29/99) establecen la prece-dencia para los altos dignatarios, para los funcionarios nacionales y su relación con los Diplomáticos extranjeros.

1. Presidente de la República2. Vicepresidente de la República3. Cardenal Primado4. Ex presidentes de la República5. Ministro de Relaciones Exteriores (Si hay diplomáticos o Personalidades extranjeras)6. Decano del Cuerpo Diplomático7. Embajadores Extranjeros8. Presidente del Congreso de la República9. Presidente de la Corte Suprema de Justicia10. Presidente de la Cámara de Representantes11. Presidente de la Corte Constitucional12. Presidente del Consejo de Estado13. Presidente del Consejo Superior de la Judicatura14. Presidente del Consejo Electoral15. Fiscal General de la Nación16. Ministros de Estado en el siguiente orden:Ministro de Interior y JusticiaMinistro de Relaciones ExterioresMinistro de HaciendaMinistro de Defensa NacionalMinistro de Agricultura y Desarrollo RuralMinistro de Protección SocialMinistro de Minas y Energía Ministro de Comercio, Industria y TurismoMinistro de Educación NacionalMinistro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo TerritorialMinistro de Comunicaciones.Ministro de Transporte.Ministro de Cultura.17. Secretario General de la Presidencia . Alto Comisionado para la Paz.Alto consejero Presidencial.18. Embajadores Colombianos .19. Comandante General de las Fuerzas Militares, Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Po-licía Nacional.20. Procurador General de la Nación.21. Defensor del Pueblo.22. Auditor General de la República.23. Contralor General de la República.24. Registrador del Estado Civil.25. Alcalde Mayor de Bogotá.26. Jefe Departamento Nacional de Planeación.27. Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creación).a. Aeronáutica Civil (AEROCIVIL). b. Estadística (DANE).c. Función Pública.d. Cooperativas (DANCOOP).28. Secretario General del Ministerio de Relaciones

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Exteriores (Si hay diplomáticos extranjeros).29. Mayores Generales y Vicealmirantes .30. Viceministros (mismo orden que los Ministros).31. Gobernador de Cundinamarca.32. Gobernadores (orden alfabético).33. Brigadieres Generales y Contralmirantes.34. Arzobispos y Obispos.35. Senadores de la República.36. Representantes a la Cámara.37. Alcaldes de Capitales.38. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.39. Magistrados de la Corte Constitucional.40. Consejeros de Estado.41. Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura.42. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia.43. Director General del Protocolo del Ministerio deRelaciones Exteriores.44. En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la República, tendrá la precedencia el Jefe de la Casa Militar. En los demás actos la tendrá el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores.45. Coroneles y Capitanes de Navío46. Secretarios del Departamento Administrativo de laPresidencia.47. Consejeros Presidenciales.48. Encargados de Negocios.49. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata.50. Asesores Presidenciales .51. Ministros Consejeros.52. Secretarios Generales de los Ministerios.53. Directores Ministerio Relaciones Exteriores .54. Coordinadores del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores .55. Gerentes Institutos Descentralizados (orden creación Institutos).56. Consejeros de Embajada o Legación .57. Edecanes del señor Presidente de la República.58. Mayores o Capitanes de Corbeta.59. Presidente de la Asamblea Departamental.60. Presidente del Tribunal Superior.61. Presidente Concejo Municipal.62. Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares.

PRECEDENCIA AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS1. Papa2. Cardenales3. Patriarcas4. Arzobispos5. Obispos6. Prefectos Apostólicos7. Vicarios Apostólicos8. Canónigos9. Monseñores10. Sacerdotes

PROTOCOLO INTERNACIONAL O DIPLOMÁTICOEl protocolo diplomático internacional se ha regido desde el primer Congreso de Viena en 1.815 hasta la Con-

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vención de Viena de 1.963, durante la cual se reconoce la inviolabilidad personal de los funcionarios que no están sometidos a la jurisdicción de las autoridades judiciales del país receptor, salvo cuando se trate de delitos graves. Se determinó en estos congresos, que cada país dicta sus propias leyes ceremoniales.

Por lo anterior, cada país recibe a sus visitantes y los homenajea de acuerdo con su propio protocolo. De acuerdo con el Protocolo las categorías de los agentes diplomáticos, reconocidas por todos los Estados son las siguientes:

• Embajadores, legados o nuncios.• Ministros plenipotenciarios e internuncios.• Ministros residentes.• Encargados de negocios.El cuerpo diplomático es el conjunto de representaciones extranjeras acreditadas de manera permanente ante un gobierno.

Por razones de protocolo, como se ha mencionado, el cuerpo diplomático goza de distinciones especiales y privilegios en los diferentes países del mundo.

Cuando a un acto protocolario asiste un grupo de embajadores, se distingue al decano del cuerpo diplomático en lugar destacado (mesa principal), a los demás embajadores se les ubica entre las personalidades invitadas, en sitio especial y congregados, no dispersos.

En caso de no asistir el decano de los embajadores, se maneja la precedencia de acuerdo con la antigüedad en el día y la hora en que el diplomático entregó sus credenciales ante el Presidente de la República. Cuando la ceremonia es con embajadores, después del Presidente de la República va el Ministro de Relaciones Exte-riores, cuando no sea este el caso, le sigue el Ministro del Interior.

PROTOCOLO MILITAR

Es importante conocer con claridad los términos Fuerzas Armadas y Fuerzas Militares, los cuales suelen con-fundirse. Las Fuerzas Militares incluyen únicamente al Ejército, la Armada Nacional y la Fuerza Aérea.

Por su parte, el concepto Fuerzas Armadas incluyen los mencionados anteriormente y la Policía Nacional. Igualmente es importante hacer una diferencia entre ejército y policía; el ejército tiene como objetivo defender la Constitución y la Policía hace que las leyes se cumplan.

La precedencia de las autoridades militares, de acuerdo con el Reglamento de Protocolo Militar FFMM3-11Público, está determinada por el grado y la antigüedad de los miembros de las Fuerzas Militares y por la suce-sión legal del mando, primando el concepto de grado y antigüedad de la siguiente manera:

• Ejército • Armada • Fuerza Aérea • Policía

En las Fuerzas Militares el rango y la antigüedad se distinguen por medio de soles. En la Policía Nacional el rango y la antigüedad se distinguen mediante estrellas.

Las insignias son: Barras, Laurel. Estrellas y Soles, como lo muestran las imágenes a continuación:

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PROTOCOLO ECLESIÁSTICO

Este protocolo Eclesiástico al igual que los mencionados anteriormente, tiene precedencias, tratamiento y sím-bolos e indumentarias y se adapta a las costumbres propias de cada región Las ceremonias litúrgicas que tienen un protocolo son:

• Los sacramentos• Las bendiciones• La Santa Misa

Precedencia y tratamiento de autoridades eclesiásticas• Papa: Su Santidad, Santo Padre, Sumo Pontífice. AlPapa se le besa el anillo del pescador, de rodillas.• Cardenales: Eminencia, Eminentísimo Señor,• Patriarcas: nombre que se le da a ciertos obispos.

Actualmente existen cuatro patriarcas en el mundo, el de Jerusalén, el de Alejandría, el de Antioquía y el de Goa en la India.• Arzobispos: Su Excelencia, Señor Arzobispo.• Obispos: Señor Obispo o Monseñor• Prefectos Apostólicos: designados para territorios de misión• Vicarios Apostólicos: Excelentísimo Señor • Canónigos • Monseñores • Sacerdotes: Padre, Reverendo o Re-verendo Padre

Los nuncios son los representantes del Papa en los distintos países. En los lugares donde existe el Concordato, son nombrados Decanos del Cuerpo Diplomático. Los primados son títulos honoríficos, sin jurisdicción alguna.caPÍtULO iii generaLiDaDes

GUÍA GENERAL PARA DIFERENTES ACTOS

LA FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES, EN EL PROTOCOLO INSTITUCIONAL

La Dirección de Mercadeo y Comunicaciones, es la responsable de la elaboración y actualización de este Manual, así como de la asesoría a quienes corresponda, sobre las prácticas aquí propuestas. Para ocasiones especiales, eventos de alto impacto y ceremonias institucionales extraordinarias, se reunirá un comité asesor de protocolo que dictará las pautas a seguir para la mejor práctica del mismo, teniendo en cuenta todos los

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elementos que pudieran convenir.

Este comité, liderado por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, estará conformado por:• Secretaría Académica. • Coordinación del Programa de Negocios Internacionales. • Coordinación de Servicios Generales.

TRATAMIENTO El tratamiento es un preámbulo de cortesía hablado o escrito, de respeto o afecto a las personas con las que nos comunicamos o relacionamos con secuencia de:

1. Categoría social o profesional 2. Titulación 3. Honores 4. Cualidades 5. Cargo 6. Edad 7. Sexo

OTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA PARA LA LOGÍSTICA Y PROTOCOLO DE LOS EVENTOS

• En la organización de un evento el protocolo debe observar todos los detalles que se puedan prever para que el desarrollo sea exitoso y la imagen que se deje en la retina de los asistentes sea la mejor. A continuación se listan algunos temas importantes para apoyar esta labor de planeación.

• Se debe entregar al Rector ya a los diferentes expositores, la lista de protocolo de precedencia de la mesa de honor, así como el orden del día.

OBSEQUIOSSon detalles seleccionados como recuerdo o presente para un invitado de honor. Este le será entregado a su llegada, cuando se encuentre con el anfitrión en su oficina, antes de una posible copa de vino. Si están pre-vistos obsequios para todos los asistentes a un acto social, les serán entregados una vez concluida la comida, durante el café. Los regalos deben ser iguales para todos los invitados.

ORDEN DEL DÍASe denomina de esta manera la organización de las intervenciones y pasos que se siguen en un evento, reunión o acto. De esta manera se dispondrá cada momento en el que se escucharán himnos, palabras delos presidentes del evento, entregas de placas u otros, y demás actividades que componen un acto. Para ello es importante seguirse por la jerarquía explicada en el aparte de las Precedencias y además analizar con sentido común la dinámica de cada evento a realizar. No se puede predefinir un orden del día; siempre se deberá ajustar según lo demande el momento por el objetivo del evento, sus participantes y asistentes. Este orden debe ser sugerido por los organizadores del evento, y contarán con la asesoría de la Dirección de Mercadeo y Comuni-caciones, para la revisión, ajuste y definición del más adecuado según su acto. Siempre que se consulte con cinco (5) días hábiles antes del evento.

INTERVENCIONES EN UN ACTO INAUGURALSe sugiere como estándar disponer tres (3) intervenciones, las cuales se definen teniendo en cuenta al anfitrión, al organizador y al homenajeado o invitado especial. Siempre que haya necesidad de otras intervenciones se deberá revisar con la Dirección de Comunicaciones para definir el mejor orden del día. Las palabras de cada participante en el acto inaugural no deben durar más de cinco (5) minutos y en ningún caso exceder los siete (7) minutos; siendo el anfitrión quien abra el evento.

Marca la pauta de estas intervenciones, la máxima autoridad del evento, en ningún caso otro de los miembros que participan con palabras o discurso, podrán sobrepasar este tiempo, tratando de hacer su intervención me-nos larga que la de quien preside.

Es diferente cuando nos referimos a una conferencia o disertación, ya entonces no nos estaremos concentran-do en un saludo de apertura, sino en un evento académico para el cual el orden del día sería distinto y por su carácter, ameritará una intervención más extensa, la cual será en todo caso de un homenajeado o invitado especial.

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COORDINACIÓN DE TEMAS PARA LAS INTERVENCIONES, PALABRAS O DISCURSOS EN UN ACTO CENTRAL

El organizador del evento deberá asegurarse de que quienes intervienen con palabras en el acto de inaugura-ción o apertura, y en general en un acto protocolario, no hagan referencias idénticas en sus exposiciones; para ello los organizadores deben conocer las temáticas de cada intervención y servir de apoyo para que quienes intervienen puedan conocer entre sí el énfasis de cada una de sus presentaciones.

LIBRETO

Es la guía escrita que se sigue para la presentación del acto de instalación principalmente, y como pie de en-trada y salida para anunciar las conferencias o movimientos de la programación académica. La redacción del libreto está a cargo del organizador del evento y se debe hacer con base en el orden del día definido previa-mente. La Dirección de Mercadeo y Comunicaciones, puede suministrar libretos modelo para la redacción del propio y contarán con esta oficina para la revisión, ajuste y definición del modelo más adecuado según su acto, personalidades y finalidad del evento.

MESA DE HONOR O MESA PRINCIPAL

Hay que observar, en este caso, las precedencias en la Corporación Universitaria Americana específicamente para definir la mesa de honor de un evento o actividad de la Universidad, siempre atendiendo a la jerarquía que esta dispone y teniendo en cuenta el organizador, la dependencia o programa académico que acoge el acto y los invitados especiales, patrocinadores y coorganizadores en el caso de que los hubiere. Siempre que se con-sulte con cinco (5) días hábiles antes del evento.

IMPORTANTE TENER EN CUENTA:• Informar oportunamente a los miembros de la mesa principal la forma de vestir para la ocasión que presidirán.• Poner en conocimiento de ellos el orden del día con anterioridad al evento, con el fin de que conozcan el curso del mismo y en especial para coordinar oportunamente con quienes intervendrán con palabras en el acto. (Ver punto .3.1.7)• Indicarles el protocolo a seguir en el acto y el comportamiento que se espera de ellos según sea necesario.

HABLADORES DE MESA PRINCIPAL

Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres y cargos de quienes presiden un evento. Para esto se pueden elaborar utilizando hojas de papel Kimberly blanco ártico, cortadas a la mitad y a su vez dobladas al centro y con la información por cara y cara para que la puedan leer los miembros de la mesa al sentarse y evitar así confusión. Los habladores se deben utilizar en un acto de instalación, rueda de prensa, firma de convenios, ceremonias de graduación, entre otros que lo ameriten.No se exige su uso en todos los eventos académicos, pero puede darse.

PANTALLAS GIGANTES

Pueden disponerse en lugar de fácil visibilidad para el público y que no interrumpan la logística del protocolo de presidencia y mesa de honor. Cuando se coloquen, debe pensarse en cómo los miembros de la mesa principal observarán lo que allí se proyecte, para esto se sugiere contar con una pantalla de plasma o LCD sobre el piso frente a ellos, o disponer que permanezcan en auditorio mientras se proyecta la presentación en las pantallas, para luego solicitarles pasar a la mesa principal.

SILLAS

Deben ser cómodas tanto para los asistentes como para los miembros de la mesa de honor o principal. Deben ser diferentes las del auditorio a las de la mesa de honor. Estas deben ser tan imponentes como lo requiera la solemnidad o elegancia del acto a celebrar.

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AGUA

Para los oradores se ubicará en el atril en el momento de su intervención. Deberá asignarse un mesero para atender la mesa de honor y a su vez, disponer el agua en el atril en cada caso.

No debe ubicarse agua en la mesa de honor a menos que al público también se le vaya a ofrecer y permitir mantener agua en sus lugares. Deben utilizarse copas de vidrio, no vasos.

Las botellas no deberán llevar etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad, sin embargo hay que observar casos especiales como la visita del Presidente de la República, en los que se exige ver qué tipo de agua se le lleva a la mesa principal. Preferible evitar usarse hielo, porque humedece los vasos y a su vez el mantel y la mesa.

TARIMA

Se utilizan en las ceremonias de grado, entrega de diplomas, actos de instalación en espacios grandes como cancha central del coliseo. Lo ideal es que sean bajas y revestidas de color rojo. 40 centímetros de altura para eventos protocolarios y solemnes. Para eventos tipo espectáculos pueden medir 1mt 50 cm.

FLORES

Se promueve el uso de las flores de la región preferiblemente. Ante todo prima la estética. No se deben colocar sobre atriles, ni en mesas de honor. Pueden ir abajo al frente de la mesa siempre y cuando no se trate de actos en los que luego deben pasar al frente de la mesa los presidentes del evento y les vaya a estorbar el arreglo floral. Si se colocan en mesas de comedor para eventos sociales y familiares, teniendo presente que el tamaño que no vaya a quitar visibilidad. Se decora sobre el mismo espacio para evitar errores en los tamaños de los arreglos. En la Corporación Universitaria Americana se deben utilizar como pie de mesa en actos centrales de apertura o instalación de congresos.

PUNTUALIDAD

La puntualidad es fundamental y dice mucho del estilo de nuestra Universidad. Los actos deben comenzar a la hora prefijada. Si no es posible comenzar con puntualidad lo correcto es comunicarlo con tiempo prudencial a los invitados al evento. Le corresponde a los anfitriones ser los primeros en llegar antes del inicio del evento.

EL PRESENTADOR DE UN EVENTO

Tomando en cuenta la definición de presentador que se da en el inicio de este Manual, personas que leen un programa en actos protocolarios y en espectáculos, es importante que revisemos con la persona que se contra-te para esta labor en un evento las siguientes recomendaciones:

• Establezca la diferencia entre un acto protocolario y un espectáculo.• La presentación personal será excelente y respetuosa para con el público, pero teniendo en cuenta el punto anterior. Para un acto protocolario, el vestido debe ser elegante y sobrio para que el presentador no sea el pro-tagonista y, en un espectáculo, sí puede ser a la moda y llamativo.• Si el presentador es mujer, debe tener un peinado que le evite acomodárselo constantemente con movimiento de cabeza hacia atrás o con las manos. Del mismo modo, tenga un peinado que le deje ver la cara.• Debe atenerse al guión que le ha pasado el contratante o la Dirección. No debe recibir órdenes de cualquier persona que alteren el guión y, mucho menos, “comunicaciones” de última hora (papelitos escritos por algún presente que se acordó de transmitir un mensaje de felicitación, etc.)• No ceder el micrófono a ninguna persona que quiera pronunciar unas palabras o un discurso, si no está pre-visto. Se puede llevar una sorpresa.• Cuando no esté haciendo uso del micrófono, no debe situarse detrás del orador, sino en otro lugar.Esta recomendación es para que no salga en las fotos, ni en el vídeo.

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• Al llamar a un grupo grande de personas para recibir un botón, por ejemplo, en el caso de aniversarios de em-pleados en la institución, se lee el nombre despacio, para que dé tiempo a cada uno y evitar que se apretujen en el escenario. En algunos casos y teniendo en cuenta la cantidad de menciones, los coordinadores del protocolo del evento, deben decidir que el presentador haga referencia a las precedencias en lugar del anfitrión y los de-más oradores, evitando así la constante repetición de este saludo y tratando de evitar que algunos miembros de la presidencia olviden mencionar a alguien particular.

INVITACIONES

Toda invitación tiene un carácter formal, aunque en algunas circunstancias la ocasión sea completamente infor-mal. La invitación es uno de los primeros requisitos a tener en cuenta. Su importancia radica en el efecto que produce en quien la recibe.• El anfitrión está ofreciendo compartir algo con otra persona.• La persona invitada debe: Agradecer, Aceptar lo más pronto posible, O declinar la invitación dando un motivo.

TIPOS DE INVITACIONES

Verbales: se pueden hacer personalmente o por teléfono, siempre y cuando se trate de eventos informales.escritas: para eventos formales, pero también se usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones informales.electrónicas: para actos internos institucionales que convoquen a público muy amplio, se envían por correo elec-trónico, caso en el cual se generará el texto tradicional y se dispondrá en formato jpg para insertar como cuerpo del mensaje, pero su confirmación y seguimiento será el mismo que para los otros formatos.

TARJETAS

• De uso específico son las que se elaboran para una oportunidad determinada.• Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se llenan a máquina, con tinta del mismo color de la usada en la impresión de la tarjeta. Son las comúnmente usadas en la Universidad tamaño Lord que traen el logo impreso de la Institución y se pueden elaborar imprimiendo el texto directamente en ellas en una impresora de oficina.

• Las tarjetas de invitación deben señalar con toda claridad a quien se invita, el motivo de la invitación y la fe-cha, el lugar y hora en que el evento se llevará a cabo. Deben ser enviadas con un mínimo de dos semanas de anticipación al evento, para permitir que el invitado tenga tiempo para confirmar su asistencia. Debe incluir el nombre completo de la persona que hace de anfitrión, cargo que ocupa en la organización y el de la Institución, en el caso de que no esté pre impreso el logo de la Universidad.

Tratándose de una invitación que se haya hecho personalmente, pidiendo una cita previa para tal efecto, se enviará una tarjeta “Pro memoria” o “Para recordar”. Se utiliza la abreviatura P.M. La abreviatura S.R.C. es la versión española de la francesa y significa ¨Se ruega confirmar su asistencia al evento¨. En la Corporación Universitaria Americana utilizaremos una nueva forma en español R.P.F . que significa “Responda por favor”.

Esta forma se utilizará en los eventos internos y de impacto local y nacional, siempre y cuando no se cuenten personalidades del Cuerpo Consular y extranjeros, cuando se deberá utilizar la abreviatura en francés.

EL SOBRESi son demasiados destinatarios se puede hacer uso de stickers, si son pocas puede hacerse a mano Impresas en tarjetas lord que ya cuentan con logo de la Corporación Universitaria Americana preimpreso: Impresas en litografía con diseño de acuerdo con el evento:

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INVITADOS

INVITACIÓN PARA HOMENAJEADO

Se utiliza cuando se lleve a cabo una condecoración, otorgamiento de título, reconocimiento, entre otros, y para ello se debe pedir una cita a la persona a quien se le quiere rendir homenaje, a fin de convenir el día y la hora del homenaje, además, se le preguntará los nombres de las personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra decir que los cónyuges, hijos y personas, por parentesco o amistad del homenajeado, deben ser incluidos en la lista de invitados, además de destinarse un lugar especial y reservado para su ubicación en el acto. Es recomen-dable que el homenajeado conozca y apruebe la lista de invitados antes de proceder a enviar las invitaciones.

Se debe disponer la recepción del homenajeado y su familia en el aeropuerto, si vienen de viaje, de manera que desde su llegada encuentren la bienvenida institucional, el transporte oficial al hotel o lugar de residencia y posteriormente el traslado al lugar del evento. Es importante acordar con el invitado, desde la planeación del evento, el tipo de vestuario que se deberá portar de modo que se pueda también incluir en la tarjeta de invita-ción la indicación del mismo, o en todo caso, informarlo al momento de confirmar la asistencia de los invitados. Así mismo se le deberá dar a conocer el orden del día del acto, quiénes le acompañarán en la mesa principal y demás detalles del evento.

SILLAS RESERVADAS PARA INVITADOS ESPECIALES

En los eventos protocolarios que los organizadores confirmen la asistencia de autoridades civiles, militares, eclesiásticas; personalidades o invitados especiales, debe establecerse una zona de ubicación reservada en las sillas del auditorio o de acuerdo a la logística del evento lo exija, para estas personas. Por lo general esto se debe hacer en las ceremonias, inauguraciones, premiaciones o demás eventos que aplique la asistencia de estas personalidades.

Este reservado se deberá indicar con habladores dispuestos en las sillas, que podrán informar el cargo y nom-bre de quien la va a ocupar (En estricta precedencia cuando el caso lo exija, que es cuando hay presidentes, ministros o embajadores), o tener una referencia como “Reservado autoridades civiles, reservado autoridades académicas, reservado ganadores de la categoría XX, entre otros que se hayan identificado y sea menester disponer. Así mismo, se deberá contar con un staff de apoyo para recibimiento y ubicación acorde con esta disposición de reserva, de manera que al llegar los invitados sean guiados conforme su invitación lo indique (cuando así haya sido el caso) y según la organización lo haya previsto.

Si el invitado ha confirmado su asistencia, el puesto reservado que se le haya asignado deberá permanecer así hasta tanto el invitado llegue, aún si el evento ha comenzado. Si el invitado no confirmó su asistencia, se reco-mienda que las reservas se guarden por un tiempo prudencial hasta tanto el acto inicie y si pasados 15 minutos no llega el invitado, se podrá hacer uso de estas sillas para los asistentes que puntualmente hayan estado en el lugar del evento. El éxito en la reserva de las sillas en un auditorio está directamente relacionado con la correcta gestión en la invitación y confirmación de la asistencia, que es la condición sine qua non se pueden asignar puestos de reservado a nuestros invitados.

ANFITRIONES

Quién es el Anfitrión: El éxito de una reunión depende en gran medida del estilo y la personalidad del anfitrión y la institución que representa. En la Universidad, de acuerdo con el evento, podrá ser anfitrión cualquiera de las autoridades institucionales previamente establecidas en este Manual. Se consideran anfitriones también las personas que integran el equipo organizador de cualquier evento.

El anfitrión debe tener en cuenta:• Llegar primero que los invitados al lugar donde se va a realizar el evento o ceremonia.• Saludar a todos los invitados, sea en línea de recepción o durante el transcurso de la actividad social de la ceremonia.

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• Supervisar que todos los invitados estén bien atendidos.• Atender a todos los invitados de igual manera, si uno de ellos ostenta un alto cargo o dignidad, tener en cuenta la correspondiente precedencia.

¿DÓNDE UBICAR EL ATRIL?

Deberá ubicarse al lado derecho de la mesa de honor, vista desde el escenario será la izquierda. Pero en casos especiales puede estar del lado contrario, esto no afecta enormemente el protocolo. Deberá tener el logotipo de la Universidad. Siempre que se lleve a cabo un evento en otro lugar fuera de la Universidad, deberá ubicarse un pendón con el logo institucional en el atril del salón que se reserve para evitar que aparezca el logo comercial de dicho lugar en el registro gráfico del evento. También se puede tapar el logo con un arreglo floral.

MANTELES

En la Corporación Universitaria Americana se cuenta con manteles institucionales de color base azul con sobre mantel de color dorado, estos se utilizan para las ceremonias académicas y protocolarias de gran impacto.

Para congresos y otros eventos académicos se puede hacer uso de este mantel para el acto inaugural, poste-riormente se dispondrán otros estándar, color blanco.

PARA CONFERENCIAS Y OTROS ACTOS ACADÉMICOS MENORES

Para actos de menos importancia, se debe disponer de: Mesa principal: con máximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar más de 5 personas en una mesa de honor. Guardar las precedencias mencionadas en el punto 2.2. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarán en primera fila del auditorio, subirán a leer sus palabras y luego quedará el conferencista en el atril para su intervención.

Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia. • Atril: revisar el punto en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo.• Habladores de mesa principal: Solamente se dispondrán en el caso en que se ubique mesa de honor y/o en el caso de que lo requiera el conferencista.• Agua para los miembros de la mesa principal y presentador/conferencista.• Presentador: Se recomienda que sea el anfitrión del evento o un moderador designado, aunque también pue-den contar con un presentador.• Tener a mano el libreto del presentador(a) y las precedencias del saludo del anfitrión.• Staff guía y acomodación: en la medida en que el evento lo requiera deberá disponerse de este apoyo logístico.Impresas en tarjetas lord que ya cuentan con logo de la Americana impreso.

CAPÍTULO IVPROTOCOLO EN ACTOS ACADÉMICOS

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FIRMA DE CONVENIOS

Se puede llevar a cabo en la Sala de Arte de Rectoría, o en su defecto, en un salón especial dispuesto para tal fin. Las copias de los convenios deben estar en una carpeta institucional. Cuando se trata de una firma proto-colaria, las copias de los convenios que se firman no son el original del mismo, sino que se utiliza un Modelo de Convenio que es suministrado por la Vicerrectoría Académica o también puede consultarse en la Dirección de Mercadeo y Comunicaciones.

En la mesa de la firma se disponen los puestos para los personajes que firman el convenio. Los puestos estarán colocados de un sólo lado de la mesa y en los dos extremos de la misma.

Los responsables del evento, deben recibir a la delegación que acude al acto de la firma de un convenio de igual forma que a las demás visitas. El firmante por parte de la delegación anfitriona se situará a la derecha y el firmante de la delegación visitante a la izquierda, colocándonos nosotros mismos en el lugar de los firmantes.

En caso de que el firmante de la delegación visitante sea de igual o mayor rango que el firmante de la Corpora-ción, se sugiere cambio de situación que decidirá el anfitrión. Si se ha convocado a los medios de comunicación, las intervenciones y preguntas de los medios, se producirán después de que las delegaciones hayan firmado los documentos.

En la generalidad de los actos de este tipo los firmantes se sentarán juntos, en el mismo lado de la mesa, para facilitar encuadre de la fotografía que eventualmente será publicada. Junto a la mesa se colocarán sillas sólo para los firmantes, cuando se trate de un acto público, y para todos los asistentes, si es privado. Sobre la mesa estarán dispuestos los documentos que van a firmarse, plumas; un adorno, escribanía de platao similar nunca en este tipo de actos debemos colocar flores encima de la mesa.

Los periodistas que hayan sido citados para cubrir una firma, deberán tener un sitio preferencial para poder desarrollar su labor y entrevistar cómodamente a los firmantes sin interrumpir el acto ni romper la armonía de su desarrollo. Ocupados los puestos de la mesa, deberá haber una persona de apoyo que entregue los documen-tos a firmar de manera simultánea, al anfitrión y al invitado, quienes entre sí intercambiarán los documentos para la firma del otro. Una vez se cumpla la firma los asistentes estrecharán sus manos y los asistentes al evento podrán aplaudir. Normalmente quienes sirven de apoyo a la firma de convenios, son: Giordano Corredor para la firma de convenios internacionales, y la dirección de Mercadeo y Comunicaciones, para la firma de convenios nacionales.

Todos estos documentos se firman siempre en dos copias idénticas; si es de un país de idioma diferente al cas-tellano debe haber un texto en el idioma extranjero y otro castellano. Se deben rubricar todas las páginas para evitar que se puedan hacer alteraciones del texto. El orden del día de una firma de convenio por lo general se establece en: Saludo del anfitrión, palabras del invitado firmante, firma protocolaria y sesión de preguntas para la prensa (cuando se les convoque).

En los casos en que se disponga, se podrá ofrecer una copa de vino seguidamente y deberá tenerse en cuenta a los miembros de la prensa para esta atención. Por otra parte, si el acuerdo es de cierta importancia, se ofre-cerá un almuerzo a las dos delegaciones. Siempre deberá haber presencia visual de la Imagen Institucional, la cual puede darse con la presencia de un pendón de la Universidad o con la bandera o el logo en el atril, cuando el caso lo amerite, sobre todo si la firma tiene lugar fuera de las instalaciones del campus.

Firma de un convenio internacional. Por lo general son coordinados desde la Dirección de Cooperación y Desa-rrollo Internacional, quien establece los vínculos, acuerdos y recibe los visitantes internacionales, que se darán cita para la firma del mismo.

Además de las disposiciones establecidas anteriormente, en un convenio internacional se debe tener en cuenta:• La representación institucional deberá darse de acuerdo con la representación visitante, de modo que se pue-dan establecer las precedencias adecuadas según el caso y solicitando la presencia del Rector(a) cuando sea

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estrictamente necesario.

• Disponer las banderas de los países a que correspondan los f irmantes que estarán representados en el con-venio. Las banderas a utilizar serán las pequeñas de mesa y deben ubicarse según lo dicta el protocolo para estos casos, observando siempre el lugar de pre-cedencia según el anfitrión (Colombia) y seguidamente en orden alfabético para los países acompañantes (si son varios).

• El convenio deberá tener la cantidad de copias y en los idiomas de cada país de las instituciones firmantes.

CEREMONIAS DE GRADO

Son el evento ceremonial por excelencia en nuestra Institución y en él se hace gran despliegue de organización y seguimiento acorde con las demandas del protocolo. La dependencia responsable de la organización de estos actos es el Departamento de Registro, adscrito a la Secretaría Académica de la Universidad y el Departamento de Bienestar Universitario.

Entre las ceremonias que se organizan para la graduación de pregrado y postgrados, encontramos:

• Ceremonia Pública de grado (Pregrado, Maestría y doctorado): una en cada semestre académico.

• Ceremonia Pública de grado de Facultad de ciencias Jurídicas y Políticas: con las mismas características de la anterior, esta se da de manera individual porque el calendario académico de esta división termina en tiempos distintos al resto, por lo que se dan las dos ceremonias en momentos diferentes a la general.

Protocolo a seguir en las ceremonias de grado Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias están las que a continuación resaltamos:

• Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el máximo protocolo y con los puestos de la presidencia institucional desde Presidente del Consejo Directivo y Rector, incluyendo el Vicerrector Académico, la Vicerrectora Administrativa y Financiera, los Decanos, la Secretaria Académica y la Directora de Bienestar Universitario. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1. Teniendo en cuenta que es el máximo evento académico institucional, se considera como excepción que sea presidido por más de 5 personas, ubi-cadas todas en mesa principal.

• Mesas para entrega de diplomas: se ubican a lado y lado de la tarima central. Para la entrega de diplomas, se ubican de pie tras de ellas el decano de la división académica y el coordinador de programa de cada caso. Están dispuestas sobre unas tarimas pequeñas que cuentan con rampa para subir y bajar a recibir los diplomas. En las ceremonias de especializaciones generalmente se dispone una sola mesa de diplomas.

• Mesa de reconocimiento de excelencia académica: se ubica en frente de la tarima central, en ella se disponen las medallas y reconocimientos que se le entregarán a los graduandos de excelencia en la primeraparte del evento.

• Ubicación de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: para su ubicación se disponen dos zonas de sillas, una a cada lado de la tarima central. En las ceremonias de especializaciones se asigna una zona para esta ubicación.

• atril principal: se ubica sobre la tarima en donde está la mesa principal, al lado derecho de esta y se destina a las intervenciones del Rector, el orador invitado, la lectura del primer diploma por parte de un decano y el acta de grado del día por parte de la Secretaria Académica. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo. En las ceremonias de especializaciones el uso del atril principal se da por parte del Decano y la Secretaria Académica.

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• Banderas: se dispone la de Corporación Universitaria Americana detrás del atril principal y las territoriales con su precedencia en juegos iguales detrás de los atriles de los presentadores.

• Himnos: se programan el de Colombia para abrir el acto y el de Corporación Universitaria Americana como cierre de la ceremonia, interpretados por el Coro Institucional para el caso de la ceremonia pública general y en versión audiovisual para las demás.

• Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal.

• Pantalla gigante: se disponen pantallas para la proyección de los himnos y para la presentación en vivo de las tomas de la ceremonia, con el seguimiento de video que hace el Centro de Producción Audiovisual.• Agua para los miembros de la mesa principal y presentadores, en los atriles cuando sea pertinente. Dispuesta con sus copas de vidrio.

• Presentadores: sugeridos y entrenados por la Dirección de Mercadeo y Comunicaciones, se trabaja con un grupo de 2 presentadores, que se alternan la lectura del libreto para hacer más amena la guía del evento y per-mitir a los asistentes mantener una atención permanente sobre el mismo.

• Libreto de los presentadores y las precedencias inclusive: para la ceremonia pública se tiene un modelo defi-nido de libreto que cuenta con varias revisiones, incluyendo la cuidadosa corrección de estilo. En él están mar-cados por colores las intervenciones por presentadores y segmentado para su correcta lectura. Incluye el orden del día y la lectura de todos los graduandos, además de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto 3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias.

• Staff guía y acomodación: se cuenta con un grupo de personas idóneas que apoyan la labor de re-cepción desde las porterías de la Universidad, hasta el ingreso mismo al recinto de la ceremonia. Ya en el re-cinto, los graduandos son guiados a sus lugares de ubicación, marcados estratégicamente con un número pre-viamente asignado y registrado en las tarjetas de invitación de cada graduando; los graduandos van en puestos especiales y ubicados de tal manera que su salida para recibir su diploma y su regreso sea fácil y diligente. Los asistentes e invitados especiales son guiados también a sus lugares en silleterías dispuestas para ello.

• Entrega de diplomas: los graduandos van pasando al frente para recibir su diploma de manos de los decanos de división y los coordinadores de programa, en una mesa dispuesta para ello. En la ceremonia pública los presentadores llaman paralelamente dos programas a la vez y por programa, los graduandos se dirigen a su respectiva mesa. Esta es una labor muy cuidada y coordinada y no representa contratiempos, mientras que agiliza la ceremonia dándole mayor dinamismo.

OTRAS CEREMONIAS DE CERTIFICACIÓN, GRADUACIÓN O PREMIACIÓN

En la Universidad se llevan a cabo constantemente ceremonias de certificación y graduación de programas académicos, extracurriculares y de extensión, en los cuales también se debe aplicar el protocolo que demande cada caso según la existencia de las siguientes condiciones:

• Debe haber una mesa principal, en la que se ubiquen quienes presiden la certificación representando las partes vinculadas en la ceremonia, a nivel interno y si hay vinculación externa, igualmente debe estar allí repre-sentada. Si el caso es de una premiación que se llevará a cabo en un formato de evento tipo coctel, o en el que sencillamente se decide prescindir de una mesa principal, los presidentes del acto deberán situarse en las sillas centrales de la primera fila del auditorio, si lo hubiere, o de pie en un lado preferencial en frente de los asistentes ya sea mirándolos o como parte del grupo.

• Presidencia de la mesa principal: básicamente se compone por quien representa la máxima autoridad de la Universidad (Rector, Vicerrector, Decano o sus de-l legados) ; representante (s) de la (s) dependencia(s) que organizó el curso, diplomado, programa o cátedra (Decano de división académica, Director de dirección admi-nistrativa o de Extensión); y en el caso que se de en conjunto con otra entidad o empresa, deberá estar en la

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mesa principal, el representante de dicha organización también, en la máxima autoridad o su delegado. En el libreto deberá hacerse mención de los miembros de la mesa principal o su presencia en el auditorio cuando no estén en mesa principal.

• La mesa principal debe estar debidamente marcada con los habladores que indiquen el lugar donde se deben sentar los presidentes del acto, ver punto 3.1.11.• Disposición de los diplomas o certificados que se entregarán a los graduandos, deberán ubicarse ordenada-mente y de acuerdo a la lectura que se de en el libreto, en la mesa principal.

Si la certificación, graduación o premiación supone la entrega de trofeos o premios en especie que representen volumen y no se puedan ubicar en la mesa principal, deberá disponerse una mesa exclusiva al lado izquierdo de la mesa principal, donde se ubiquen estos elementos y al momento de la entrega a los ganadores o graduandos, deberá haber un encargado de pasarlos a los miembros de la mesa principal.

También se puede dar que los miembros de la mesa principal pasen al frente de la mesa de premiación y entre-guen en esa ubicación los mismos.

• Debe indicársele a los graduandos, ganadores o premiados, que deben saludar de la mano a cada uno de los miembros de la mesa principal.• Presentador: puede contarse con un solo presentador, aunque si el evento lo llegara a requerir podría traba-jarse con una pareja que intercale la lectura del libreto.• Se deben observar y aplicar los detalles de logística y protocolo que se listan en el capítulo III.

INAUGURACIONES

Cuando se trate de inauguraciones, el acto se celebrará de pie, con atril y sonido para las intervenciones.

En las inauguraciones es conveniente hacer un programa del acto, en el que se detallarán los movimientos que debe realizar la presidencia del mismo. Se deberá contar con un(a) presentador(a) que haga el saludo inicial y presente el acto y a los oradores. Con respecto a las intervenciones, el anfitrión pronunciará su discurso en primer lugar, cerrando el invitado de honor, si lo hubiera. Las intervenciones seguirán el orden protocolario es-tablecido, de menor a mayor rango.

Si, debido a la estructura del acto, el anfitrión cierra las intervenciones, dará brevemente la bienvenida y cederá la palabra al primer interviniente para que pronuncie su discurso en primer lugar. La ubicación de los anfitriones del acto, los asistentes y los elementos que conforman el escenario deberán disponerse guardando las reco-mendaciones indicadas en los puntos anteriores.

INSTALACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS

Mesa principal: con máximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar más de 5 personas en una mesa de honor.

Guardar las precedencias mencionadas en el punto correspondiente. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarán en primera fila del auditorio, subirán a leer sus palabras y luego quedará el conferencista en el atril para su intervención. Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia.

VISITAS PROTOCOLARIAS

Entendemos por visitas protocolarias, todas aquellas referidas al Rector y Vicerrectores, con independencia del rango personal del visitante. No tendrán carácter de visitas “protocolarias” las de personas que, por razones de su vinculación personal con la Universidad, se repiten periódicamente (directivos de empresas, proveedores, asesores, etc.…).

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Se consideran también visitas protocolarias las que correspondan a homólogos de las distintas autoridades académicas establecidas en este Manual.

RECONOCIMIENTOS Y CELEBRACIONES INSTITUCIONALESCONDECORACIONES

Las condecoraciones son distinciones honoríficas concedidas por gobiernos o entidades públicas o privadas, para premiar el mérito de un ciudadano o de una institución o de recompensar los servicios prestados. Toda con-decoración o distinción debe ir acompañada de su resolución, la cual será entregada en copia al homenajeado, la cual constituye soporte de este reconocimiento y servirá para adjuntar copia en hoja de vida. Una placa se entrega como agradecimiento no como distinción, y no lleva por lo tanto resolución adjunta. En la Universidad se ha establecido un protocolo para la entrega de distinciones el cual está descrito en el Manual de Distinciones, que maneja la Secretaría Académica de la Institución.

DEVELACIÓN DE PLACAS

Son dispuestas en las inauguraciones de nuevos espacios de infraestructura del campus académico. Antes del acto, la placa debe estar cubierta en todo momento, dos horas antes del evento se dispone el velo con el que se develará la placa.

No debe utilizarse la bandera del país ni de la institución para cubrir las placas a develar. Puede disponerse un riel para colgar a manera de cortinillas, el velo que tapará la placa. Este luego se deberá quitar. Para ello puede usarse una estructura que se fije con chupas a la pared, o en caso de necesitarse taladrar debe consultarse con la Oficina de Planeación de manera que no se arriesgue la infraestructura del lugar.

• La organización de la escena del acto de develacióndeberá ser próxima a la ubicación de la placa, cuando esta ya se encuentre instalada, o tener la placa en un trípode especial para su develación cerca del lugar de presidencia del acto para permitir agilidad y facilidad de acceso a quienes la develarán y visibilidad para los asistentes.

El texto que se leerá en una placa debe constar de datos como: en presencia de quiénes se devela (Consejo Directivo, Rector), fecha en la cual se lleva a cabo la develación, nombre del edificio o espacio que se inaugu-ra, crédito de los patrocinadores o donantes que pudieron participar en esta construcción, y en algunos casos pueden incluir los agradecimientos al cuerpo de funcionarios que participaron en la misma o se hará una inde-pendiente para los agradecimientos.

CEREMONIA DE BIENVENIDA ESTUDIANTES DE PRIMER INGRESO

Esta ceremonia es el primer encuentro de nuestros directivos con los nuevos integrantes de la comunidad uni-versitaria, en los Ceres y en la sede Barranquilla y en él se hace gran despliegue de organización y seguimiento.

Se realiza cuatro veces al año, al inicio de cada semestre. La dependencia responsable de la organización de estos actos es la Dirección de Bienestar Universitario, adscrita a la Vicerrectoría Académica de la Universidad.

Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias están las que a continuación resal-tamos:

Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el máximo protocolo y con los puestos de la presidencia institucional desde el Rector, incluyendo el Vicerrector Académico, la Vicerrectora Administrativa, los decanos, la Secretaria Académica y el representante de los estudiantes ante el Consejo Académico, quien dirige unas palabras a los nuevos estudiantes. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1.10. Se considera como excepción que sea presidido por más de 5 personas, ubicadas en mesa principal.

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• Ubicación de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: se disponen dos zonas, una a cada lado de la tarima central.

• atril: se ubica uno solo sobre la tarima en donde está la mesa principal, al lado derecho de esta, para el pre-sentador, las intervenciones del Rector y el orador invitado. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo.

• Banderas: se dispone la de Corporación Universitaria Americana al lado izquierdo de la mesa principal y las territoriales con su precedencia detrás del atril. Ver punto 1.2• Himnos: se utiliza el de Colombia para abrir el acto y el de Corporación Universitaria Americana como cierre de la ceremonia, todos en versión audiovisual. Ver página 13

• Flores al pie de la mesa principal no sobre la misma: ver punto 3.1.16 en lo referente a flores. • Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal.

• Pantalla gigante: se disponen dos pantallas para la proyección de los himnos y para la presentación en vivo de las tomas de la ceremonia, con el correspondiente seguimiento de video.

• Espacio para presentaciones: se dispone un espacio frente a la mesa principal para realizar la presentación deportiva o artística según la Dirección de Bienestar Universitario disponga para el caso. • Agua para los miem-bros de la mesa principal y presentador para servir en copas de vidrio. • de Comunicaciones. Ver punto 3.1.18

• Libreto del presentador: Incluye el orden del día, la precedencia y el texto del presentador, además de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias. Presentador: sugerido y entrenado por la Dirección de Mercadeo y Comunicaciones.

CAPÍTULO VPROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES

CENAS

Su duración es de unas tres horas, comenzando generalmente a las 8 de la noche.Es una ocasión primordialmente social, por lo tanto se pueden involucrar a los cónyuges de los invitados o a un acompañante. Excepto cuando haya un ministro de estado invitado, para la ubicación en la mesa no se exige cumplir el protocolo estricto, se puede dejar libertad a los invitados permitiéndoles sentarse con quienes prefie-ran compartir, pero se debe tener presente guardar las precedencias con el anfitrión e invitado(s) especial(es) u homenajeado(s), de manera que presidan el acto social. Para esto se le indicará a quien presida el acto, su lugar de ubicación y quien acompañará a su invitado especial u homenajeado, guiándolo a sus puestos en la mesa.

COCTELES

Su duración es de aproximadamente dos horas y su finalidad primordial es integrar un grupo de pares, acadé-micos o administrativos, con intereses comunes.

No se acostumbra a disponer sillas pero sí se deben disponer algunas a la mano u organizar unas pequeñas salas, por si hay invitados que llegaran a necesitarlas.

Dado que es un evento primordialmente social, no exige un orden del día que incluya discursos del anfitrión, pero sí se puede dar que se ofrezcan unas palabras de bienvenida por parte de éste y si el caso lo requiere-por la esencia que haya motivado el eventoel organizador podrá también intervenir para presentar el motivo de reunión. También podrá incluirse un videoclip que ilustre la presentación del organizador, en vez de dirigir sus palabras. En todo caso estas intervenciones no deberán extenderse más de 10 minutos.

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ORGANIZACIÓN: ALMUERZOS Y DESAYUNOS

• Elaboración de base de datos o listas de invitados.• Envío de invitaciones, con un mínimo de diez días de antelación y un máximo de quince.• Cuando se trate de autoridades de alto nivel debe anticiparse la fecha de envío y anunciarla previamente por teléfono. De igual manera, investigar si estos invitados tienen dieta especial o alimentos que les son prohibidos. Esta labor la adelantará la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas.• Se debe confirmar recibo de la invitación y asistencia al evento con una semana y mínimo tres días de antici-pación.• Una vez hechas las confirmaciones, se elabora la lista definitiva de asistentes.• Coordinación completa del servicio de comedor con la Dirección de Bienestar Universitario en la Universidad, o con el restaurante elegido, si es fuera de ella.• Determinación de la situación de los puestos sobre el plano general de la mesa, en los casos en que sea exi-gida la etiqueta estricta.• En la Corporación Universitaria Americana se da libertad para la ubicación en la mesa, teniendo en cuenta sí, la ubicación preferencial del anfitrión y los invitados especiales u homenajeados. (En este caso no se exige ubicación de tarjetas señala mesa). • Colocación de las tarjetas en las mesas, revisión del comedor y colocación de la correspondiente cartulina/menú en la que se indique el motivo del acto.• Es importante la precedencia de las autoridades en estos actos.• Si los hay, los discursos pueden realizarse antes de servir la comida y una vez que todos los invitados hayan ocupado sus lugares en la mesa, bien al finalizar los postres y después de servir el café. En uno y otro caso, los discursos los iniciará el anfitrión y los terminará el invitado de honor

CELEBRACIONES INSTITUCIONALES

En la Corporación Universitaria Americana se desarrollan anualmente las siguientes actividades con el fin de ce-lebrar fechas especiales o agasajar a nuestros estudiantes, funcionarios y docentes tiempo completo. Además se reconoce la vinculación de catedráticos por encima de 10 semestres académicos.

FUNCIONARIOS Y DOCENTESCEREMONIA DE ANTIGÜEDADEn donde se celebran desde los 5 años, cada quinquenio de vinculación a la Universidad de sus funcionarios y profesores. Así como la vinculación de catedráticos desde los 10 semestres académicos.

• DÍA DE LA SECRETARIA: Se celebra en abril, en el marco de un almuerzo presidido por el Rector de la Universidad, como homenaje a las secretarias de la Institución y se invita a sus jefes y directivos. Durante la celebración se le hace entrega de un presente a cada una de las homenajeadas y además se llevan a cabo rifas y concursos.

• CELEBRACIÓN DE NAVIDADse divide en “Entrega de regalos de navidad”, la cual va dirigida a hijos hasta de 12 años, de funcionarios y do-centes; y “Rifa de entre solteros”, acto en el que se rifan regalos entre los funcionarios y docentes solteros o con hijos mayores de 12 años. Las dos actividades se desarrollan en la primera semana de diciembre

CAPÍTULO VIPROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL

PRESENTACIONESEl Rector de una universidad es a una Institución lo que un jefe de estado es a una nación, por eso a él se le presentan decanos, profesores y alumnos sin consideración de sexo o edad. El es quien debe mirar a las per-sonas, hacerle el guiño para que quienes estén a su alrededor se sientan cómodos. En el medio académico se acostumbra presentar a las personas por su nombre, cargo y en el caso de los profesores, su nivel de formación.

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En eventos académicos, la forma de presentar un orador es muy importante. A menos que sea una persona muy conocida, se deben resaltar sus méritos, para que el auditorio se de cuenta de la importancia de la persona que lleva la palabra, además es un estímulo para ella.

NTEGRIDAD, ÉTICA Y OTRAS RECOMENDACIONESPara una excelente comunicación y proyección personal, evitar los gestos, manías; ceder el paso a personas mayores o de mayor rango y mantener un tono de voz adecuado a cada espacio y un uso apropiado del ves-tuario para cada situación o evento, son entre otras, buenas prácticas para mantener unicidad en el comporta-miento institucional.

CAPÍTULO VIIPROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN

PROTOCOLO EN RELACIONES CON LA PRENSALa estrategia adecuada para relacionarse con los medios de comunicación desde la Universidad va ligada a las necesidades de mantener unas buenas relaciones con los periodistas y de unos “mínimos” para que éstas sean lo más objetivas y fluidas posible. Por ello es ideal propiciar una relación profesional fructífera, logrando su continuidad en el tiempo, lo cual exige mantener un relacionamiento continuo, gerenciar ciertas tensiones y hablar siempre con la verdad.

Para ello existe la Política de Comunicaciones de la Universidad, en donde se contemplan las formas, estrate-gias, directrices y mecanismos de comunicación con los periodistas. Es la Dirección de Comunicaciones y Rela-ciones Públicas la única área encargada en la Universidad de convocar, promover y direccionar las relaciones con los periodistas y directivos de los medios de comunicación.

El objetivo último de las relaciones con los medios es comunicarse con los públicos de interés de la Universidad y con la opinión pública general, por ello es importante considerar los siguientes aspectos: • Tener en cuenta los horarios en que son convocados los actos, que les impiden realizar su tarea. • Considerar la duración de algunos actos, que les obligan a salir antes de que finalicen.

• Evitar la falta de puntualidad con que inician las ruedas de prensa, presentaciones, inauguraciones, visitas etc. algo que obliga a los periodistas, fotógrafos y camarógrafos irse en mitad del acto, con el trabajo a medio hacer para cumplir con otros compromisos.• La persecución de la “foto”, más pendiente de la imagen que del mensaje.• Prevenir intervenciones que van mucho más allá del tiempo prudencial y la convocatoria de ruedas de prensa, que perfectamente pudieron ser sustituidas por un boletín de prensa.• Las condiciones de luz y de sonido de algunos salones en las que se convocan actos son deficientes, lo que lleva a periodistas, fotógrafos y camarógrafos moverse por el salón para hacer bien su trabajo, aún a costa de deslucir el acto.• Ubicación inadecuada para los periodistas en el salón del evento, lejos de la mesa de honor, de los pasillos de entrada y salida, con poca visibilidad de lo que está sucediendo, etc.

CONFERENCIA DE PRENSATiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de comunicación hechos importantes de la Uni-versidad, que tengan interés para los receptores de sus medios escritos y audiovisuales. Tiene la ventaja de facilitar un diálogo abierto y formal sobre un tema que la Universidad propone a los medios.

Cuando desde la Universidad se convoca una conferencia de prensa se deben tomar en cuenta, como es lógi-co, algunos elementos que afectan a la relación de la Institución con los medios de comunicación: • El interés o la oportunidad del tema sobre el que se va a informar influye sobremanera en la asistencia de los medios de comunicación, el interés lo mide el informador, no el Gabinete de Comunicación de la Universidad o quién va a divulgar una determinada información.

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• Hay horarios en los que no debe convocarse a los periodistas, pues si se hace, difícilmente acudirán los me-dios de comunicación: a partir de las 12:30 horas es mejor no convocar, salvo que contemos con la presencia de una autoridad o un personaje muy destacado.

• Decir “con que venga tal o cual medio de comunicación es fácil pero complica las cosas. Una buena política informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de informa-ción, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos.

• El tiempo de que dispone el medio es bastante escaso, así que cualquier esfuerzo por facilitarle su tarea re-dunda en un mejor tratamiento de la información.

Una mirada desde el ceremonial:La decisión y organización de este tipo de eventos es responsabilidad de la Dirección de Mercadeo y Comuni-caciones,. En ellas se tienen en cuenta aspectos como: la invitación, recepción de los invitados, organización del lugar, que se visibilice el logotipo de la Universidad, la ubicación de quien preside la rueda de prensa, ofrecer una atención social si fuera necesario y entregar información de apoyo a los periodistas que asistan a la confe-rencia.

Además se debe facilitar que acceda a la fuente de información en privado, y la toma de audios y videos, previa autorización y preparación del vocero correspondiente al tema.

CAPÍTULO VIIIPROTOCOLO DEPORTIVO

El protocolo deportivo es la forma como se dispone un acto para que tenga los efectos deseados por la Institu-ción que lo organiza. Promover el espíritu de competencia en los deportes es sano, pero ello implica cuidar las buenas maneras. Los deportes, por regla general, tienen sus propias normas de etiqueta para los diferentes tipos de deporte, ya sea no competitivo, como competitivo en el cual se enfrentan personas o equipos entre sí para ganar una partida o una carrera.

Este protocolo tiene ceremonias de:• Inauguración de las canchas deportivas y/o de los juegos.• Premiación.• Clausura.

En la Universidad se pueden considerar como ceremonias protocolarias deportivas, los siguientes casos:• El saque inicial de honor en un partido de fútbol.• La entrega de banderas entre los capitanes de los equipos.• El brindis que se hace en la copa del premio que se acaba de obtener.• La llama olímpica.Cuando es un solo deporte el que compite, se denomina campeonato. Cuando la competencia es de varias disciplinas, se denomina juegos.Los siguientes son los símbolos que se deben tener en cuenta en las ceremonias deportivas que organice la Universidad.• Las banderas: Del país anfitrión, de los países participantes, si son juegos internacionales, y las banderas de los diferentes juegos.• Los himnos de los países y los deportivos.• Los heraldos.Cuando la corporación Universitaria Americana esté interesada en solicitar la sede de unos juegos, por protoco-lo se solicitan de la siguiente manera:• En Colombia a Coldeportes.• En otros países se hace el trámite partiendo de la ciudad por intermedio del Alcalde; del departamento, con el Gobernador; el poder legislativo, por intermedio del Congreso y el ejecutivo con el Presidente de la República.

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Precedencia en desfiles inaugurales

Dado que el desfile es un acto protocolario el orden es el siguiente:• Recibimiento de autoridades y ubicación en la tarima de honor.• Presentación artística.• Heraldo de los juegos.• Banderas de Colombia, de Barranquilla, de Corporación Universitaria Americana y de los juegos, debidamente ubicadas.• Delegaciones:

En primer lugar ingresa la delegación de la ciudad, le sigue el país o la ciudad que fue sede la última vez que se llevaron a cabo los juegos, y hace entrega simbólica de la sede al ingresar.Luego, en orden alfabético las demás delegaciones. Por último la delegación anfitriona.• Cada delegación mantiene el siguiente orden:Heraldo de su ciudad o entidad que representa.Banderas.Deportistas-Primero las damas y luego los caballeros.• Autoridades de Juzgamiento.• Comité Organizador.• Fuego Olímpico.

El deportista ingresa, hace el recorrido por la tribuna de honor y lo deposita en el pebetero el cual debe perma-necer encendido hasta cuando termine el certamen.• Interpretación de los himnos.• Izada de las banderas: de los países y de los juegos.• Las intervenciones.• El juramento de los deportistas y los jueces.

CAPÍTULO IX PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FÚNEBRES

DEFUNCIONESLos funerales y entierros son ceremonias que deben guardar y respetar las costumbres y normas que cada fami-lia involucrada tenga. A continuación se establecen algunas prácticas sugeridas para el manejo de defunciones de personal vinculado a la Universidad.

El fallecimiento de un miembro del Consejo Directivo, un fundador de la Universidad, ex rector u otros directivos, requiere un tratamiento especial y se establece mediante un procedimiento que fijará el izamiento de la bandera Institucional a media asta, durante uno, dos o tres días de acuerdo con la decisión del Rector o del Consejo Directivo.El Rector de la Universidad o en su ausencia el Director de Gestión Humana enviará mensajes de condolencias a la familia. La Dirección de Gestión Humana y la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, previo contacto con los familiares del difunto apoyará la realización de la ceremonia religiosa, según el lugar y la per-sona (de la Iglesia a la cual pertenece el fallecido), que la presidirá.

Les corresponde a las oficinas de Gestión Humana y Comunicaciones y Relaciones Públicas anunciar a la comunidad universitaria, directivos, docentes, administrativos, profesores y estudiantes, por los medios estable-cidos para la comunicación interna, sobre el deceso del directivo. Igualmente, les corresponde contactar a los demás miembros del Consejo Directivo y demás directivas institucionales para anunciarles el hecho e invitarlos a las exequias, indicando día, hora y lugar.

Le corresponde a la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas solicitar permiso a la familia la coloca-ción de la bandera de Corporación Universitaria Americana en el féretro. La Universidad invitará a la comunidad Barranquillera a las honras fúnebres mediante un aviso de prensa Manual de Protocolo encabezado por el Rector y los Miembros del Consejo Directivo (y la comunidad universitaria si lo amerita) en el que se indique el

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nombre y el cargo que ocupó el fallecido en la Institución.

Así mismo se debe enviar una corona de flores, si la familia no solicita lo contrario y define sugerir hacer una donación. Caso en el cual, la Universidad debe establecer previamente un monto de dinero para entregar dicha donación a la entidad que la familia indique.

PROFESORES O FUNCIONARIOS

Cuando sucede la muerte de un profesor o funcionario administrativo, el director del área deberá avisarloa la autoridad académica o administrativa directa que corresponda, y a la Dirección de Bienestar Organizacional y de Gestión Humana.

En el momento de conocer el fallecimiento de un docente o funcionario la Dirección de Gestión Humana deter-minará el envío de un sufragio o flores, y además se encargará de hacer llegar a la familia un mensaje de con-dolencias de parte del Señor Rector y en su nombre, de la Directora de Gestión Humana;. Se procede de esta manera cuando se conoce la pérdida de un funcionario o alguien que integra su núcleo familiar primario (padre, madre, esposa, hijo). Es deseable que los compañeros de trabajo de quien fallece o tuvo la pérdida, acompañen a la familia durante las honras fúnebres.

ESTUDIANTES

Cuando sucede la muerte de un estudiante, el Coordinador de Programa deberá avisarlo a las autoridades aca-démicas y a la Dirección de Bienestar Universitario, quien dará curso a lo pertinente. En el momento de conocer el fallecimiento del estudiante, la Dirección de Bienestar Universitario deberá enviar a su familia un mensaje de condolencias de parte del Rector y en su nombre del Decano de la División y el Director de Programa Acadé-micos al cual pertenecía.

Los directivos académicos del programa en el cual se sufre la pérdida deben hacer presencia en las honras fúnebres que la familia organice. Si la familia lo informa y solicita, se podrá hacer extensiva la información sobre estas honras a los profesores y compañeros del estudiante fallecido, para que acudan a las honras fúnebres.

MISAS EN MEMORIA

En casos excepcionales y por autorización del Rector, se podrán organizar misas en memoria de estudiantes, profesores o funcionarios fallecidos, casos en lo que se seguirá el estricto protocolo que el momento requiera. La misa u otra ceremonia religiosa, deberá organizarla la Dirección de Gestión Humana en el caso de docente o funcionario, y la Dirección de Bienestar para el caso de estudiantes. La Dirección de Mercadeo y Comunica-ciones, acompañará la organización y comunicación de las honras fúnebres que se decida organizar.

EL ANUNCIO DEL DECESO

De acuerdo con las políticas de la Universidad, el anuncio del fallecimiento se hará por medio de la prensa, previa decisión de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas y/o por solicitud de las áreas acadé-micas o administrativas relacionadas con la persona fallecida o sufre la pérdida.

9.2. Duelos Oficiales o nacionales.Cuando ocurra un duelo nacional, la Universidad se puede adherir al mismo. En este caso, se izará la bandera nacional y la Institucional a media asta por los días que indique el rector o el comité de Protocolo de la Univer-sidad. El procedimiento para levantar la bandera indica que ésta debe izarse hasta el tope de mástil y luego ba-jarla hasta quedar a media asta. Para arriar la bandera, ésta se iza hasta el tope y luego se baja en su totalidad. 47 Manual de Protocolo Manual de Protocolo

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CAPÍTULO XNETIQUETA

La etiqueta del ciberespacio se denomina Netiqueta. Corporación Universitaria Americana ha incluido eneste Manual algunos aspectos que debe regir en la Institución con el fin de cumplir con las normas de etiqueta que exige este tema de tanta utilización en el mundo moderno.

NETIQUETA EN EL CORREO ELECTRÓNICO

Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su nombre, exactamente igual que lo haría con una carta firmada. Agréguele al final de su mensaje información de contacto.Utilizar letras en mayúscula es de muy mala educación

Da la sensación de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar escribir párrafos enteros en letras mayúsculas. Si se considera que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta inmediatamente para que el remi-tente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta más larga, más tarde.

Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante avisarle sobre el tamaño, antes de enviarlo. Se debe tener presente que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 50 Megas. Evite enviar mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.

Tener cuidado cuando se escribe, con la dirección de un correo. Hay mensajes que llegan a un grupo de per-sonas a quienes no les interesa recibirlos.

Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor importancia. Si la primera persona que envió el mensaje a su lista de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo.Tener en cuenta que la gente con quien te comunicas,incluidos los web máster de la páginas que visitas, no cobran ni tienen la obligación de responder. Son personas que si responden están haciendo un favor.

NETIQUETA CON EL CELULAR

El uso del celular se ha convertido en una herramienta permanente de comunicación lo cual exige un uso pro-tocolario que requiere el cumplimiento de las siguientes normas, especialmente en lugares públicos, eventos, cenas y ceremonias. Antes de iniciarse una actividad o evento:• Apague el celular o póngalo en vibrador.• No utilice sin estar autorizado sus cámaras fotográficas ni de video.• Evite hablar por el celular.• Asegúrese de no dejar el celular a la vista de otros.• En reuniones importantes debe mantenerlo apagado. No conteste llamadas mientras está en la reunión. • Si debe contestar la llamada en medio de una reunión, discúlpese y retírese para hablar, no lo haga en público. • No deje de contestar cuando le sea posible.

NETIQUETA PARA EL USO DEL TELÉFONO

El teléfono puede ser el primer contacto que tiene un tercero con la Universidad y del manejo que se le dé pue-de posicionar a la Institución de manera favorable o nada favorable. Por lo anterior, Corporación Universitaria Americana debe crear un estilo propio en el uso del teléfono cumpliendo con lo siguiente:• Las llamadas que entran a la oficina deben ser contestadas con prontitud.• Debe contestarse de manera educada, presentar un saludo, dar el nombre de quien contesta, el área donde trabaja, y el nombre de la Universidad.Ejemplo: Buenos días, le habla Beatriz Pereira del Programa de Ingeniería, de Corporación Universitaria Ame-ricana, en que puedo servirle?.

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Se debe tratar a la persona que llama de usted hasta cuando le autorice llamarlo por su nombre de pila. • El teléfono debe contestarse con tono adecuado y buena vocalización.

• Cuando quien llame sea de otro país, hable despacio y claro para hacerse entender de la mejor manera. Si no habla el idioma extranjero asegúrese de tener una frase escrita en inglés y-o francés que indique que lo va a remitir a alguien que domine ese idioma.• Se deben devolver todas las llamadas pendientes. Especialmente si se ha ofrecido hacerlo.• No se debe hacer esperar mucho tiempo al cliente o a cualquier persona al teléfono.

BIBLIOGRAFÍA

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Javier Álvarez Lozano, Lo que usted Cree que sabe acerca del ceremonial y el protocolo. Universidad Pontifica Bolivaria-na, 2006.

Rogelio Ernesto Echeverry Palacio, Mónica María

Restrepo Arbeláez, Protocolo Ceremonial y Etiqueta,

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Otros

Tercer Congreso Internacional de Protocolo, Valencia (España), Septiembre 2.000

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