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REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE

CONTRATO O ACUERDO DE OBLIGACIONES

CÓDIGO: AP-01.2.7.4

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ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................4

ALCANCE ....................................................................................................................4

NORMATIVA ................................................................................................................4

GLOSARIO ...................................................................................................................5

CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................7

RESPONSABILIDADES ...............................................................................................9

PROCEDIMIENTO .......................................................................................................9

FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 17

FORMULARIOS ......................................................................................................... 21

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OBJETO

Describir el procedimiento para el registro contable de los egresos por pago a proveedores con administración de contrato, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida.

ALCANCE

El procedimiento inicia desde la recepción de los contratos y documentación soporte hasta la liquidación o devengamiento total del contrato o acuerdo de obligaciones.

NORMATIVA

Legislación:

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento.

Ley Orgánica de Servicio Público.

Ley de Transformación Económica.

Ley de Transparencia y Libre Acceso a la Información Pública.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento.

Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento.

Directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas, para la clausura del presupuesto y cierre contable del año vigente y apertura del siguiente año.

Normativa de Origen Externo:

Normas Técnicas de Presupuesto.

Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.

Normas Técnicas de Tesorería.

Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos

Catálogo General de Cuentas.

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Procedimientos emitidos por el Ministerio de Finanzas para regular cuentas de activo y pasivo de los informes financieros.

Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos.

Herramienta informática eSIGEF sus instructivos, directrices y consultas realizadas y absueltas en materia contable y presupuestaria por parte del Ministerio de Finanzas.

Normativa de Origen Interno:

Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto del Presupuesto de la Superintendencia de Compañías y su instructivo de aplicación.

Manual de Administración de Bienes de la Superintendencia de Compañías.

Y más normativa interna vigente; así como las instrucciones impartidas por la autoridad competente.

GLOSARIO

Contabilidad Gubernamental.- La característica principal de la Contabilidad aplicada en el ámbito “gubernamental” está dada por la integración de las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas.

Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia.

CUR.- Comprobante Único de Registro.

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COM (Compromiso).- Acto administrativo mediante el cual se conviene a contratar formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes o prestación de servicios.

DEV (Devengado).- Registro de los hechos económicos en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero.

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CARACTERIZACIÓN

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TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 08/06/12 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Mary Vozmediano SUBPROCESO: Contabilidad APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PROCEDIMIENTO: Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones

CONTROLES

INDICADORES:

- Ingreso de Contratos

- Ingreso de Garantías

ENTRADAS

- Solicitud de Pago - Contrato

- Garantías

- Documentación Soporte

REGISTRAR EGRESOS

POR PAGO A

PROVEEDORES CON

ADMINISTRACIÓN DE

CONTRATO O

ACUERDO DE

OBLIGACIONES

SALIDAS

- CUR Contable

- CUR de Devengado

- Comprobante de Pago

- Confirmación de Pago PROVEEDORES

Área de

Adquisiciones

CLIENTES

Proveedores de la

Superintendencia de

Compañías

TECNOLOGICOS: - Sistema eSIGEF

- Microsoft Excel

HUMANOS:

- Director Nacional Financiero/Coordinador

Financiero

- Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto

- Personal de Control Previo

- Jefe de Caja - Contador General/Regional

- Analista Financiero - Contabilidad

RECURSOS

NORMATIVA:

- Legislación Vigente

- Normativa de Origen Externo

- Normativa de Origen Interno

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RESPONSABILIDAD

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO

Revisar, autorizar y firmar la Solicitud de Pago.

Revisar y aprobar en el sistema eSIGEF los CUR´s Contables por los anticipos concedidos.

Revisar y firmar los CUR´s de pago.

Presentar información financiera a las autoridades de la Institución.

CONTADOR GENERAL/CONTADOR REGIONAL

Aplicar las normas, políticas y demás procedimientos contables.

Definir procedimientos y clases de registro que permitan el registro y control de las operaciones contables y financieras.

Revisar los documentos soporte relacionados con CUR´s contables y/o de pago, asientos de diario para luego autorizarlos en el sistema eSIGEF.

Presentar información financiera a las autoridades de la Institución.

CONTROL PREVIO

Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución.

Verificar la existencia de la certificación presupuestaria para la realización de los pagos conforme a lo estipulado en los contratos o acuerdos de obligaciones.

Suscribir los formularios de solicitud de pago.

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ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD

Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución previo al registro en el sistema eSIGEF.

Registrar, el contrato, las garantías, el anticipo y el devengado de contratos según corresponda en el sistema eSIGEF.

Mantener un control de los contratos y garantías suscritos por la Institución.

JEFE DE CAJA

Revisar y aprobar diariamente la documentación soporte y CUR´s de pago previo a las transferencias de pagos a través del sistema eSIGEF.

Solicitar al Ministerio de Finanzas las autorizaciones de pago a favor de los beneficiarios.

Recibir, custodiar y controlar la vigencia de las garantías de los contratos de la Institución.

Informar al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero y a los Administradores de Contrato sobre los vencimientos de las garantías de los contratos de la Institución.

Informar al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero sobre los anticipos concedidos a contratistas, para efecto de notificación a los proveedores y a los Administradores de Contratos y/o Delegados.

Revisar y firmar los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta e IVA de proveedores de bienes y servicios.

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PROCEDIMIENTO

La certificación presupuestaria debe ser actualizada por la Dirección de Planificación y Presupuesto previo a la firma del contrato, con el objeto de actualizar la afectación presupuestaria a cada una de las partidas de conformidad a los valores especificados en la Tabla de Cantidades y Precios. ADQUISICIONES

1. Distribuye contrato y garantías originales al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero. VER PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR CONTRATOS.

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO

2. Sumilla y remite el contrato original y copias de las garantías a la Unidad de Contabilidad.

3. Sumilla y remite garantías originales y una copia del contrato al Jefe de Caja

JEFE DE CAJA

4. Archiva copia del contrato y garantías originales en expediente para su control y custodia.

5. Comunica al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero y al Administrador del Contrato cuando las garantías están por vencer.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

6. Recibe el original del contrato, copias de las garantías.

7. Revisa y sumilla el original del contrato y copias de las garantías para el registro en el sistema eSIGEF.

7.1. En caso de contrato con pago de anticipo:

7.1.1. Remite documentación al Analista Financiero – Contabilidad y solicita el registro del contrato en el sistema eSIGEF.

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ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD

7.1.2. Registra la información del contrato en el sistema eSIGEF. VER INSTRUCTIVO DE MANEJO DE CONTRATO DE OBRAS Y/O SERVICIOS.

El sistema genera automáticamente un número secuencial por cada contrato.

7.1.3. Comunica al Contador General/Regional, vía correo electrónico, el registro del contrato en el sistema eSIGEF.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

7.1.4. Informa, vía correo electrónico, al Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto el registro del contrato en el sistema eSIGEF para su conocimiento.

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO

7.1.5. Recibe del Administrador del Contrato la Solicitud de Pago con la respectiva documentación soporte.

7.1.6. Sumilla y remite la Solicitud de Pago y documentación soporte a Control Previo.

CONTROL PREVIO

7.1.7. Revisa la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de la Solicitud de Pago con su documentación soporte.

7.1.8. Remite la documentación y solicita al Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto el CUR de Compromiso.

DIRECTOR/COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

7.1.9. Recibe la documentación, registra y aprueba el CUR de Compromiso en el sistema eSIGEF.

7.1.10. Imprime el CUR de Compromiso y lo adjunta a la documentación.

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7.1.11. Remite la documentación y el CUR de Compromiso al Contador General/Regional.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

7.1.12. Recibe la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y su documentación soporte y la remite al Analista Financiero para el registro del anticipo en el sistema eSIGEF.

ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD

7.1.13. Recibe la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y su documentación soporte.

7.1.14. Registra en el sistema eSIGEF el valor del anticipo.

7.1.15. Remite la documentación al Contador General/Regional para su aprobación.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

7.1.16. Recibe la documentación.

7.1.17. Revisa el valor registrado como anticipo en el sistema eSIGEF y convalida con los valores del contrato.

7.1.17.1. Si existen errores: Devuelve el contrato al Analista Financiero para corrección.

7.1.17.2. Si no existen errores: Continúa con la actividad 7.1.18.

7.1.18. Aprueba el CUR Contable del anticipo en el sistema eSIGEF.

7.1.19. Imprime dos copias del CUR Contable.

7.1.20. Firma el CUR contable y remite la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su aprobación.

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO

7.1.21. Firma CUR contable.

7.1.22. Aprueba CUR contable en el sistema eSIGEF.

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7.1.23. Remite copia del CUR contable a Contabilidad para archivo y original más documentación al Jefe de Caja para la aprobación del pago.

JEFE DE CAJA

7.1.24. Revisa contrato y CUR contable en el sistema eSIGEF.

7.1.25. Autoriza al Ministerio de Finanzas el pago del anticipo al beneficiario en sistema eSIGEF.

7.1.26. Confirma el pago en el sistema eSIGEF e imprime el Comprobante de Pago.

7.1.27. Informa al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero el pago del anticipo para que proceda a su notificación al beneficiario.

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO

7.1.28. Elabora comunicación de pago de anticipo para notificación al beneficiario con copia al Administrador del Contrato. Continúa con la actividad 7.2.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

7.2. En caso de pago de contrato, parcial o total:

7.2.1. Remite la documentación al Analista Financiero – Contabilidad.

ANALISTA FINANCIERO – CONTABILIDAD

7.2.2. Registra la información del contrato en el formulario AP-01.2.7.4-F1 Control de Contrato.

7.2.3. Registra la información del pago, total o parcial, en el sistema eSIGEF, tomando como número de referencia el CUR de Compromiso.

7.2.4. Genera el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF.

7.2.5. Imprime el CUR de Devengado y firma.

7.2.6. Remite la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para la autorización del pago.

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DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO

7.2.7. Revisa la documentación de respaldo y firma Solicitud de Pago y el CUR de Devengado.

7.2.8. Remite la documentación al Contador General/Regional para su aprobación en el sistema eSIGEF.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

7.2.9. Aprueba en el sistema eSIGEF el registro contable del CUR de Devengado.

7.2.10. Remite el CUR de Devengado más la documentación soporte al Jefe de Caja para su pago respectivo.

JEFE DE CAJA

7.2.11. Autoriza al Ministerio de Finanzas el pago en el sistema eSIGEF.

7.2.12. Confirma e imprime el Comprobante de Pago en el sistema eSIGEF.

7.2.13. Remite mensualmente a Contabilidad el reporte de Garantías Vigentes para su conciliación.

7.2.14. Entrega las transferencias generadas en el día al Contador General/Regional para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales del sistema eSIGEF.

CONTADOR GENERAL/REGIONAL

7.2.15. Recibe, revisa y firma el CUR de Pago.

7.2.16. Recibe las transferencias generadas en el día e imprime el mayor auxiliar de la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales correspondiente en el sistema eSIGEF para respaldar todos los valores debitados.

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7.2.17. En caso de presentarse novedades las informa por escrito al Director Nacional Financiero/Coordinación Financiero.

7.2.18. Archiva la documentación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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FLUJOGRAMA

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Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones

Contabilidad

Administración Financiera

Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

FECHA:

VERSIÓN:

ELABORADO POR: Gabriela García Martínez

APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PÁGINA: 1 OF 10

01

28-06-12Habilitante de Apyo

PROCEDIMIENTO:

TIPO DE PROCESO:

Sumillar y remitir el contrato original y

copias de las garantías a la unidad de Contabilidad

Archivar copia del contrato y garantías

originales en expedientes para su control y custodia

Recibir el original del contrato y copias de las

garantías

Recibir contrato, garantías y

documentación soporte

Sumillar y remitir garantías originales

y una copia del contrato al Jefe de

Caja

Comunicar al Director Nacional Financiero/

Coordinador Financiero y al administrador del contrato

cuando vencen las garantías.

Revisar y sumillar el original del contrato

y copias de las garantías

¿Pago con anticipo?

Remitir documentación al Analista Financiero – Contabilidad y

solicitar el registro del contrato en el

sistema eSIGEF

Si

Registrar la información del contrato en el sistema eSIGEF

Comunicar al Contador General/Regional el registro del contrato en el

sistema eSIGEF

Informar al Director/

Coordinador de Planificación y Presupuesto el

registro del contrato en el sistema eSIGEF

Recibir del Administrador del

Contrato la Solicitud de Pago con su documentación

soporte

Sumillar y remitir la Solicitud de Pago

más documentación soporte a Control

Previo

No

Remitir la documentación al

Analista Financiero - Contabilidad

1

3

3

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Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones

Contabilidad

Administración Financiera

Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

FECHA:

VERSIÓN:

ELABORADO POR: Gabriela García Martínez

APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PÁGINA: 1 OF 10

28-06-12Habilitante de Apyo

PROCEDIMIENTO:

TIPO DE PROCESO:

Revisar la documentación

Solicitar al Director/Coordinador de Planificación y

Presupuesto el CUR de Compromiso

Registrar y aprobar el CUR de

Compromiso en el sistema eSIGEF

Imprimir el CUR de Compromiso y adjuntar a la

documentación

Remitir la documentación al Contador General/

Regional

Recibir la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y

documentación soporte

Remitir la documentación al Analista Financiero – Contabilidad para

el registro del anticipo en el

sistema eSIGEF

Recibir la documentación

Registrar en el sistema eSIGEF el valor del anticipo

Remitir la documentación al Contador General/

Regional para su aprobación

Revisar el valor registrado como

anticipo en el sistema eSIGEF y

convalidar con los valores del contrato

Aprobar el CUR Contable del anticipo en el

sistema eSIGEF

Imprimir el CUR Contable y firmar

Remitir la documentación al Director Nacional

Financiero/Coordinador Financiero

Firmar el CUR Contable

Aprobar CUR Contable en el sistema eSIGEF

Remitir CUR Contable y

documentación a Contabilidad para su

archivo y original caja para su aprobación

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Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones

Contabilidad

Administración Financiera

Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

FECHA:

VERSIÓN:

ELABORADO POR: Gabriela García Martínez

APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PÁGINA: 1 OF 10

28-06-12Habilitante de Apyo

PROCEDIMIENTO:

TIPO DE PROCESO:

Revisar contrato y CUR Contable en el

sistema eSIGEF

Autorizar al Ministerio de

Finanzas el pago del anticipo al

beneficiario en el sistema eSIGEF

Confirmar el pago en el sistema eSIGEF

e imprimir el Comprobante de

Pago

Informar al Director Nacional

Financiero/Coordinador

Financiero el pago del anticipo

Registrar la información del contrato en el

formulario Control de Contrato

Registrar la información del

pago parcial o total en el sistema eSIGEF

Generar el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF

Imprimir el CUR de Devengado y firmar

Remitir la documentación al Director Nacional

Financiero/Coordinador Financiero para la

autorización del pago

Revisar la documentación de

respaldo

Firmar la Solicitud de Pago y el CUR de

Devengado

Remitir la documentación al Contador General/

Regional para su aprobación en el sistema eSIGEF

Aprobar el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF

Remitir la documentación al

Jefe de Caja para su pago respectivo

Autorizar al Ministerio de

Finanzas el pago en el sistema eSIGEF

Confirmar e imprimir el

Comprobante de Pago en el sistema

eSIGEF

Remitir mensualmente a Contabilidad el

reporte de Garantías Vigentes para su conciliación

Entregar las transferencias generadas en el día al

Contador General/Regional para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta

111.02.01 Recursos Fiscales en el sistema eSIGEF

Recibir y firmar el CUR de Pago

Recibir las transferencias generadas en el día e

imprimir el mayor auxiliar de la cuenta Recursos Fiscales para respaldar

todos los valores debitados

Informar las novedades presentadas al Director

Nacional Financiero/Coordinador Financiero

Archivar la documentación

2 3

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Dirección de Organización y Métodos

FORMULARIOS

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CUR de Compromiso

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CUR Contable

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Fecha:

No. CONTRATISTA ADMINISTRADOR DE

CONTRATOOBJETO DEL CONTRATO

VALOR DE

CONTRATOPLAZO

FECHAS

VIGENCIAVENCIMIENTO. OBSERVACIONES

ELABORADO POR REVISADO POR

CONTROL DE CONTRATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

AP-01.2.7.4-F1 Control de Contratos de la Superintendencia de Compañías

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Fecha:

No. NOMBRE DEL CONTRATO GARANTÍA DEL CONTRATO VALOR $ ESTADO

ELABORADO POR

CONTROL DE GARANTÍAS DE CONTRATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

TOTAL DE VALOR EN GARANTIAS

REVISADO POR

AP-01.2.7.4-F2 Control de Garantías de Contratos de la Superintendencia de Compañías

FECHA DE VENCIMIENTO

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CUR de Devengado