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1MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE ARCHIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE ARCHIVO DEL SERVICIO DE CONTRATACIÓN

DE OBRAS

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE ARCHIVO

SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRASIng. Salvador Jaramillo - Director General

Dirección de Gestión Documental y ArchivoAb. Darwin Jiménez - Director

Dirección de Comunicación SocialLcda. Ana Tufiño - Directora


CONTENIDO

1.- INTRODUCCIÓN 8Presentación 8Objetivo 8Alcance 8

2.- BASE LEGAL 9

3.- ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 103.1.- Concepto 103.2.- Objeto 103.3.- Alcance 103.4.- Políticas 103.5.- Propiedad de los documentos 103.5.1.- Entrega de la información de un funcionario saliente. 103.6.- Proveedores 103.7.- Usuarios internos y externos 113.8.- Organización Institucional 113.9.- Atribuciones y responsabilidades del archivo de gestión. 113.10.- Atribuciones y responsabilidades del Archivo Central. 12

4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 14

5.- SUB-PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 155.1.- Organización documental 15¿Cómo se forma el expediente documental? 15Organización de los expedientes 16Cierre de un expediente 16Expurgo documental 16Instalación de los expedientes 165.2.- Descripción documental 17Protocolo para la identificación, conformación y registro de expedientes precontractuales. 19 Protocolo para la descripción documental de los expedientes de obra del archivo de la Dirección Financiera. 205.3.- Transferencias documentales 21


5.3.1.- Concepto 215.3.2.- Objetivos de la transferencia documental 225.3.3.- Requisitos para la transferencia documental 22Protocolo para la transferencia documental 23

6.- ACCESO A LA INFORMACIÓN Y SERVICIOS DE ARCHIVO 256.1.- Acceso a la información 256.-2.- Servicios de archivo 256.3.- Solicitud de acceso a la información y préstamos documentales 25 Protocolo para el préstamo y devolución de documentos 27

7.- DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL 287.1.- Introducción 287.2.- Requisitos técnicos 287.3.- Selección y preparación de los originales 29 7.4.- Obtención de imágenes 297.4.1.- Tipos de escáner 297.5.- Tratamiento de las imágenes 317.6.- Creación y administración de los ficheros maestros 317.7.- Definición de estándares para la digitalización documental 317.7.1.- Resolución 327.7.2.- Dimensiones de la imagen 327.7.3.- Profundidad de bits 337.7.4.- Tamaño de archivo 337.7.5.- Compresión 337.7.6.- Formatos del archivo 347.8.- Software requerido 34 Protocolo para la digitalización de documentos 35

8.- REPOSITORIO DIGITAL - ALFRESCO 368.1.- ¿Qué es Alfresco? 36 8.2.- Aplicabilidad de Alfresco en la Institución. 368.3.- Recomendaciones para la implementación y desarrollo de Alfresco 36

9.- MANUAL DE USUARIO - AL FRESCO 37Cómo acceder a Alfresco 37


Panel de inicio 37Creación de sitios 38Incorporación de usurarios al sitio. Invitar a nuevos usuarios 38Crear carpetas y sub carpetas 39Propiedades de carpetas y subcarpetas 39Gestión de aspectos de una carpeta 40Eliminar carpetas 40Subir documentos al repositorio 41Biblioteca de documentos (repositorio digital) 41Acceso a los documentos: 42Acceso a la información: 42Acciones sobre el documento: 42Edición de propiedades 42Registro de Metadatos. 43

10.- GLOSARIO DE TÉRMINOS 44

11.- ANEXOS 46ANEXO 1: Formulario de entrega recepción de documentos. Funcionario saliente 46ANEXO 2: Formulario inventario documental en los archivos de gestión 47ANEXO 3: Formato de etiquetas para biblioratos 48Formato de etiquetas para cajas contenedoras 49ANEXO 4: Mobiliario para archivo 50ANEXO 5: Formulario de transferencia documental 51 ANEXO 6: Acta de prestamo documental 52ANEXO 7: Registro de servicios 53ANEXO 8: Formulario de digitalizacion documental 54ANEXO 9: Plantillas de metadatos individualizadas 55


ORGANIZACIÓN TÉCNICA DEL

ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVOS DE

GESTIÓN

ASESORÍAY LEVANTAMIENTO DE

INFORMACIÓN EN ARCHIVOS DE GESTIÓNDIGITALIZACIÓN

DOCUMENTALVALIDACIÓN PDFS

COMPLETAR SERIES DIGITALIZADAS

REGISTRAR METADATOS EN ALFRESCO

CAPACITACIÓNEN TÉCNICAS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO A

SERVIDORES DE LA INSTITUCIÓN

SERVICIOS DE ARCHIVO

ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE

AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS

RECIBIR Y PROCESAR

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PRIMARIASDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

EXPEDIENTES DE OBRA ARCHIVO DIRECCIÓN

FINANCIERA

IDENTIFICAR DOCUMENTOS YCONFORMAR

EXPEDIENTES DE OBRAS(PRECONTRACTUAL) LISTA

DE PROCESOS

ORGANIZACIÓNDE ARCHIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE ARCHIVO DEL SERVICIO DE CONTRATACIÓN

DE OBRAS, SECOB


1.- INTRODUCCIÓN

PresentaciónLas directrices contenidas en el presente documento constituyen una guía práctica para el cumplimiento de las actividades técnicas que se ejecutan en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central del SECOB.

Al presentarlas por escrito se busca que las directrices queden definidas y que los encarga-dos de las actividades puedan cumplirlas de manera estandarizada y sostenible.

Este busca materializar de manera práctica las normativas de organización y gestión do-cumental; pueden ser modificadas en función de las particularidades de cada proceso.

ObjetivoDefinir los procedimientos técnicos, con la finalidad de optimizar el tratamiento de los do-cumentos de archivo, que comprende la administración, servicios, transferencia, organi-zación, descripción, selección, conservación y eliminación, en base a los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de archivos del SECOB, archivos de gestión zonal y central.

AlcanceLas directrices son de cumplimiento obligatorio para todas y todos los servidores públicos del SECOB, tanto matriz como coordinaciones zonales.

Actualización del manualEl Manual de procedimientos técnicos de archivo del SECOB esta actualizado hasta la fecha de su aprobación y entrada en vigencia. Se recomienda su revisión periódica consi-derando las observaciones, sugerencias o recomendaciones del personal involucrado en las actividades descritas. Se debe considerar los siguientes criterios:

Cualquier reforma al manual se sujetará a lo dispuesto en la normativa legal vigente, y se realizará en la Dirección de Gestión Documental y Archivo por iniciativa propia, solicitud del coordinador del Archivo Central o ha pedido motivado de las unidades administrativas de la institución.


2.- BASE LEGAL

• Constitución de la República del Ecuador.- Arts. 18 numerales 1 y 2, 66 numeral 19,

Capítulo tercero, sección cuarta Arts. 91,92

• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP),

• Reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

• Ley del Sistema Nacional de Archivos

• Instructivo sobre organización básica y gestión de archivos administrativos,

• Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP),

• Reglamento General de la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP). Capítulo VI DE

LA CESACIÓN DE FUNCIONES Art.110.

• Ley Orgánica de Contratación Pública,

• Reglamento General de la Ley Orgánica de Contratación Pública,

• Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.- Art. 156 RETENCIÓN DE DO-

CUMENTOS Y REGISTROS.

• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

• Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

• Acuerdo N° 039.- Contraloría General del Estado: Normas de control interno para las

entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que

dispongan de recursos públicos

• Acuerdo N° 1043 Secretaría Nacional de la Administración Pública. NORMA TÉCNICA

DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

• Metodología de la Norma técnica de organización de archivos.

• Estatuto Orgánico Funcional del Servicio de Contratación de Obras.

• Resolución del INCOP N° 053 -2011. DOCUMENTOS RELEVANTES QUE DEBEN

SER PUBLICADOS EN EL PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS EN LOS PROCESO

DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.

• Acuerdo N°166 Secretaría Nacional de la Administración Pública.

ESQUEMA GUBERNAMENTAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (EGSI)


3.- ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

3.1.- ConceptoLa administración de archivos es un conjunto de principios, métodos, técnicas y proce-dimientos implementados para lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos y la adecuada gestión de documentos, desde su elaboración o recepción hasta su eliminación o conservación permanente en el archivo histórico.

3.2.- ObjetivoProceso que administra el sistema de gestión integral de los archivos de la institución, cumpliendo las normas legales e institucionales, de manera planificada, organizada y con-trolada con el fin de proporcionar soporte documental e informativo a los funcionarios del Servicio de Contratación de Obras (SECOB) para el cumplimiento eficiente de sus funciones y la atención de requerimientos documentales de organismos de control y de la ciudadanía.

3.3.- AlcanceAplica para todo el personal de la institución que hace uso de la documentación oficial de manera directa e indirecta como soporte de sus actividades y para todos los archivos del SECOB, incluidas las direcciones nacionales y zonales, considerando el ciclo integral de vida del documento y su valor administrativo, legal, financiero, tributario o histórico.

3.4.- PolíticasFacilitar el acceso y uso adecuado de la documentación oficial de la entidad a través de la implan-tación de procedimientos archivísticos y de gestión documental, medidas de conservación pre-ventiva de la documentación y el uso de herramientas tecnológicas apropiadas. Finalmente, apli-cará las normas de práctica archivística y de gestión sistémica de documentos administrativos.

3.5.- Propiedad de los documentosTodos los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones y atribu-ciones por todas las unidades administrativas a nivel nacional, son propiedad del SECOB. Por lo tanto no existen archivos personales o individuales y deben ser custodiados en los archivos de gestión y/o archivos de las coordinaciones zonales hasta que sean transferidos al Archivo Central.

3.5.1.- Entrega de la información de un funcionario salienteConforme lo dispuesto en la LOSEP y su reglamento, cuando un funcionario deja su cargo en la institución debe suscribir un acta entrega – recepción de la documentación que se encontraba bajo su custodia y acreditar que no tiene documentos pendientes de devolu-ción al archivo. (ANEXO 1: FORMULARIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS)

3.6.- Proveedores• Dirección General,


• Dirección de Gestión Documental, • Coordinaciones Zonales, y • Unidades Administrativas que conforman la institución

3.7.- Usuarios internos y externosUsuarios internos:• Dirección General,• Dirección de Gestión Documental,• Unidades administrativas que conforman la institución.

Usuarios externos:• Organismos de control• Ciudadanía en general

3.8.- Organización InstitucionalEl Estatuto Orgánico Funcional del SECOB establece que corresponde a la Dirección de Gestión Documental y Archivo “Dirigir, controlar y administrar el patrimonio documental de la institución, así como la asistencia y apoyo a las autoridades en los cuerpos colegiados de la institución y la certificación de los actos normativos y administrativos, a fin de brindar una atención eficiente, eficaz y oportuna a los usuarios internos y externos del SECOB.”

El SECOB cuenta con los siguientes niveles de archivo:• Archivos de Gestión o de oficina• Archivos de las Coordinaciones zonales• Archivo Central

3.9.- Atribuciones y responsabilidades del Archivo de GestiónEl artículo 12 de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, expedida por la Se-cretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP) señala que en los archivos de gestión se realizaran las siguientes actividades:

I. Llevar el registro y control de la correspondencia de entrada, de gestión y, en su caso, de salida;

II. Integrar los expedientes de archivo conforme a la metodología establecida en la presen-te Norma Técnica;

III. Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Gestión o Activo. (ANEXO 2

INVENTARIO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN)

IV. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización;

V. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos mediante la revisión pe-riódica de las condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo establecido por esta Norma Técnica;


VI. Participar en la elaboración del cuadro, la tabla y la guía de archivos;

VII. Otorgar el préstamo de los expedientes que obran en el Archivo de Gestión o Activo a los servidores públicos autorizados en términos de lo establecido por esta Norma Técnica y de las disposiciones jurídicas aplicables.

VIII. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo de expedien-tes que ya se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes de acceso o de consulta interna.

IX. Elaborar el inventario de transferencia primaria para transferir hacia el Archivo Central los expedientes que cumplan con el plazo de conservación establecido en la Tabla.

X. Participar en los procesos de valoración secundaria de los expedientes que cumplan su plazo de conservación en el Archivo Central.

XI. Asesorar a su unidad en materia de archivos, así como colaborar con ésta para la co-rrecta organización y tratamiento homogéneo de la documentación del Archivo de Gestión o Activo.

XII. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquella que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, mientras conserve tal carácter;

XIII. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental y archivo e informarlo a las instancias correspondientes; y,

XIV. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento de los programas en materia de gestión documental y archivo de su unidad.

3.10.- Atribuciones y responsabilidades del Archivo Central.

En la Norma citada anteriormente, artículo 14 se definen las siguientes responsabilidades y atribuciones del Archivo Central:

I. Establecer las políticas y directrices específicas en materia archivística en el ámbito institu-cional, basándose en las disposiciones de esta Norma Técnica y en las emitidas por la SNAP.

II. Asesorar a las unidades respecto a los procesos técnicos que deben realizarse en los Archivos de Gestión o Activos y el procedimiento para realizar las transferencias primarias al Archivo Central;

III. Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán cumplir los Archi-vos de Gestión o Activos y verificar que éstas se realicen de conformidad con lo estableci-


do en la presente Norma Técnica;

IV. Recibir las transferencias primarias que realicen las unidades al concluir los tiempos establecidos en la Tabla;

V. Conservar precautoriamente la documentación semi-activa hasta cumplir su plazo de conservación, conforme a la Tabla.

VI. Administrar el acervo documental bajo su resguardo empleando la metodología archi-vística establecida en las normas aplicables y tomando medidas para la adecuada conser-vación del acervo documental.

VII. Generar el Inventario de Transferencia Secundaria de los expedientes que cumplieron su plazo de conservación en el Archivo Central de conformidad con la Tabla, para su trans-ferencia al Archivo Intermedio.

VIII. Elaborar, en coordinación con los responsables de los Archivos de Gestión o Activos, la Ficha Técnica de pre valoración de los expedientes que deben ser transferidos al Archivo Intermedio por haber cumplido su plazo de conservación en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla.

IX. Presentar para su estudio y aprobación a la Comisión de Gestión Documental y Archivo, la ficha técnica de pre valoración y los inventarios de transferencia secundaria.

X. Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo plazo de conservación en el Archivo Central haya concluido, acompañados de la ficha técnica de pre valoración y los inventarios de transferencia secundaria validados por la Comisión de Gestión Documental y Archivo.

XI. Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada por la Comisión de Gestión Do-cumental y Archivo, validada y registrada por la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP;

XII. Evitar la acumulación excesiva de documentación realizando de manera oportuna los procesos de valoración, transferencia y baja documental.

XIII. Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado, mediante los mecanismos establecidos en la Metodología de la presente Norma Técnica y de conformidad con dis-posiciones jurídicas aplicables.

XIV. Reportar a los responsables de la dependencia o a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, cualquier incidente que pueda poner en riesgo la conservación de los archivos.

XV. Presentar los informes que le sean requeridos respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de sus programas.

XVI. Las demás que señale la Ley y reglamentos aplicables.


4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Se entiende por seguridad de la información al conjunto de procedimientos relacionados con la preservación, aseguramiento y cumplimiento de las características básicas de los documentos de archivo:

Confidencialidad: La información solo puede ser accedida y custodiada por los funciona-rios y usuarios autorizados.

Integridad: los expedientes documentales deben permanecer inalterados y completos. Cualquier intervención debe ser debidamente registrada (principio de trazabilidad)

Disponibilidad: Los documentos deben ser accesibles en corto plazo por los usuarios autorizados.

Acciones a implementarse:Cada responsable de archivo debe garantizar la adecuada conservación de los documen-tos.

• Al determinar el lugar para emplazar un archivo se debe considerar el espacio físico, iluminación, niveles de temperatura y humedad la implementación y mantenimiento de un programa de limpieza y control preventivo de plagas.

• Las instalaciones destinadas para archivo deben ser inspeccionadas periódicamente para prevenir deterioros físicos y adoptar las correcciones oportunas.

• El manejo, préstamo y devolución de documentos debe ser realizado por el personal del archivo.

• El acceso a los repositorios debe ser controlado y los documentos protegidos ante accesos no autorizados.

• Los documentos clasificados como reservados o confidenciales deben ser gestiona-dos acorde a esta clasificación.

• En los archivos digitales los sistemas deben garantizar la conservación de la informa-ción y los metadatos incorporados. Estos sistemas deben ser mantenidos y revisados por personal especializado (soporte) de la Dirección de Tecnologías y en su contenido documental administrado por el Archivo Central.

Esquema gubernamental de seguridad de la informaciónSerá de estricto cumplimiento las disposiciones contenidas en el Esquema gubernamental de seguridad de la información, publicado en el segundo suplemento del Registro Oficial N° 88 del 25 de septiembre del 2013, en el que se establece que corresponde al Comité de Seguridad de la Información: “Definir y mantener la política y normas institucionales particulares en materia de seguridad de la información y gestionar la aprobación y puesta en vigencia por parte de la máxima autoridad de la institución así como el cumplimiento por parte de los funcionarios de la institución.”


5.- SUB-PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

5.1.- Organización documentalLa organización documental se inicia en el archivo de gestión o de oficina, donde son con-servados los documentos producidos o recibidos en el cumplimiento de sus actividades, responsabilidades y atribuciones. Su organización se fundamenta en tres principios:

• Reflejar fielmente las actuaciones de la unidad administrativa.• Reproducir el orden original de creación o recepción del documento o expediente.• Considerar como base de la organización documental y por ende del archivo el expe-

diente documental.

Definición de expedienteSe entiende por expediente documental el conjunto ordenado de documentos generados o recibidos por una unidad u oficina (productor) relacionados a un mismo asunto.

¿Cómo se forma el expediente documental?La metodología de la Norma Técnica, expedida por la Secretaría Nacional de la Administra-ción Pública mediante el acuerdo 1043 señala:

Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial conforme se generen o se reciban.

La ordenación de los documentos dentro del expediente será cronológica, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.

Los anexos que son parte del asunto también constituyen el expediente, como por ejem-plo: fotografías, carteles, videos, discos, memorias, entre otros.

Los anexos que acompañan al documento de archivo se ordenan enseguida del documen-to principal, aun cuando la fecha del anexo sea diferente. Ejemplo: solicitud de una vacante (documento principal) a la que se acompañan documentos de currículo, notas de mérito, certificaciones, u otra documentación que acompañe al documento principal.

No se deben incluir documentos electrónicos impresos en el expediente.Los expedientes pueden estar conformados por uno o más legajos, dependiendo de la cantidad de documentos integrados en el mismo.

Deberá indicarse el número de legajos que le corresponda a cada uno de éstos (ejemplo 1/3, 2/3, 3/3).

En cualquier caso los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.


Organización de los expedientes De acuerdo a las normas básicas de organización de los archivos de oficina de la Univer-sidad de Cádiz, España, los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Se debe considerar las siguientes directrices:

• Abrir un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, etc.). Evitar la duplicidad de expedientes, no abrir nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.

• Identificar y rotular cada expediente. (ANEXO 3. ETIQUETAS ESTANDARIZADAS)

• Evitar la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.

• Integrar cada documento en su expediente el momento de su producción o recep-ción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.

• No extraer documentos originales de los expedientes. Si es estrictamente necesario realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los da-tos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.

• Cuando un expediente concluido o cerrado sirva de modelo o antecedente para la gestión de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando con-cluya su utilización. En este caso se recomienda utilizar una copia digital.

• No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.

Cierre de un expedienteEl expediente se cierra cuando su trámite o asunto haya finalizado y se procederá a realizar el expurgo y la foliación. A partir de este momento inicia el plazo de conservación definido en el cuadro de clasificación y tabla de retención y conservación documental.

Expurgo documentalConsiste en identificar y extraer toda documentación repetida, borradores, versiones preli-minares, ejemplares múltiples de un mismo documento, copias de documentos existentes en original, hojas de recados telefónicos, mensajes, notas en tarjetas, hojas auto adheri-bles, entre otros elementos; por lo que únicamente deberán archivarse versiones finales de los documentos, en su caso se podrá conservar copia cuando no se tenga el original y el documento sea parte del asunto del expediente de archivo.

Instalación de los expedientesSe requiere contar con mobiliario especializado para la correcta ubicación de los documen-tos de archivo: archivadores y estanterías metálicas de características técnicas y medidas estandarizadas. (ANEXO 4)


5.2.- Descripción documental

ConceptoLa descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos, con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos entendidos como los medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada institución.

La descripción documental está ligada a los procesos de ordenación y clasificación ya que solo se puede describir información que se encuentre debidamente organizada

FinalidadSobre la utilidad de la descripción documental José Ramón Cruz Mundet, destaca que “El objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales. […] La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivís-tico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar” Por su parte la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) señala que “La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y con-tenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles”. De acuerdo a lo indicado se puede establecer que el propósito de la descripción documental es:

• Facilitar la localización de los documentos.• Garantizar el control del Patrimonio Documental de la Institución• Brindar un eficaz y eficiente servicio de información.

Acciones a desarrollarElaborar los instrumentos descriptivos básicos: Inventario documental, Inventario de Trans-ferencias e Inventario de Eliminación de Documentos.

Inventario documental: es un instrumento de descripción que indica de manera exacta y precisa las series documentales y su respectiva ubicación. Pueden ser básicos o analíticos de acuerdo al nivel de descripción desarrollado. El registro documental del SECOB, incluye los campos descritos en el cuadro N° 1.

Inventario de transferencias: es un instrumento que registra cada una de las transfe-rencias primarias realizadas por el archivo de gestión y recibidas en el archivo central del SECOB.

Inventario de eliminación de documentos: es un instrumento que registra de manera precisa los documentos eliminados porque han perdido sus valores informativos, adminis-trativos, legales, etc. La eliminación se realiza cumpliendo las disposiciones legales y en los plazos establecidos en el cuadro de clasificación documental y las tablas de retención.


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NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN DEL CAMPO

Identifica el área interna del repositorio en el que se encuentra la documentaciónIdentifica el número de estantería en la que se ha ubicado la caja de resguardoBandeja o balda de cada estanteríaCorrelativo numérico que identifica la caja contenedora

Correlativo numérico que indica el orden interno de un bibliorato, folder o documento en su contenedor mayor

Unidad Administrativa que entregó la documentación

Agrupamiento de expedientes de un mismo tipo

División de una serie

Características de la unidad documental

Número con el que fue creado el documento

Motivo, razón, propósito por el que se elaboró el documento

Se refiere al detalle resumido del contenido del documento

Número de planos que contiene el expediente

Número de hojas que contiene el expediente o documentoNumeración sucesiva y finita de las carpetas que conforman un expediente (1/n…)Fecha del primer documento del expediente, bibliorato o folderFecha del último documento del expediente, bibliorato o folderIndica con precisión si el documento es original (tiene firma autógrafa) Indica con precisión si el documento es copia simple o certificada de un originalIndica si el documento tiene una versión digital almacenada en el repositorio digital ALFRESCORegistra cualquier comentario o referencia necesaria para completar la descripción

SECTOR

ESTANTERIA

REPISACAJA N°

Nro. DE REGISTROO CARPETA

UNIDAD DE PROCEDENCIA SERIE DOCUMENTAL

SUB-SERIE DOCUMENTALTIPO DOCUMENTAL

Nro. DOCUMENTOO PROCESO

OBJETO

DESCRIPCIONDEL CONTENIDO

Nro. DE PLANOS

Nro. DE HOJAS

TOMO

FECHA INICIAL

FECHA FINAL

ORIGINAL

COPIA

DIGITALIZADO

OBSERVACIONES

CUADRO N° 1.- CAMPOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL


La o el técnico designado para esta acti-vidad debe realizar la búsqueda de la do-cumentación relacionada al proceso en el inventario general del AC.

Una vez determinada la ubicación topo-gráfica de cada documento, la o el téc-nico encargados procederán a identificar la documentación física y extraerla de su ubicación inicial.

Al sacar la documentación los técnicos registrarán en la base de datos, en la co-lumna “observaciones” la nota: “sale a se-lección de expedientes precontractuales”.

Una vez agrupada la documentación que se ha determinado se relaciona con el pro-ceso precontractual correspondiente, los documentos que los conforman serán ubi-cados en orden cronológico o numérico, considerando además el siguiente criterio:

• Los documentos administrativos se ubi-carán en la primera caja del expediente

• Se ordenarán todos los documentos relacionados con estudios o diseños

• A continuación todas las ofertas recibidas• Planos

Al organizar las cajas con los expedientes se realizará un expurgo documental, iden-tificando las copias simples y mantenien-do solamente el documento original. Las copias se mantendrán solo si no existiera el original. En este punto se debe asegurar que no se separen copias que contengan alguna marca, señal, nota al margen, su-milla, firma o cualquier elemento por más simple o pequeño que parezca.

Las copias serán colocadas en cajas con-tenedoras y se elaborará un registro que indique “copia del documento que se encuentra en el expediente precontrac-tual, en la caja…, carpeta…” Esta refe-rencia permitirá en el futuro la eliminación de estos documentos previo el cumpli-miento de la normativa legal vigente.

Una vez que se ha identificado y agrupado la documentación que forma el expediente precontractual los técnicos elaborarán el registro documental correspondiente, ob-servando las disposiciones vigentes en el Archivo Central.

Al realizar la descripción documental se procederá a validar la información des-criptiva y se realizarán las correcciones que sean necesarias.

Como mecanismo de control de calidad se dispondrá que técnicos del Archivo Central, verifiquen la información y regis-tros elaborados.

Una vez que se ha controlado y validado la información y contenido de cada caja y carpeta se procederá a etiquetarla, de acuerdo al formato aprobado para la rotu-lación de cajas en el Archivo Central.

En la conformación del expediente pre-contractual se observarán las disposicio-nes de la Resolución INCOP N° 053-2011, así como las “Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sec-tor público y personas jurídicas de dere-cho privado que dispongan de recursos públicos” dictadas mediante Acuerdo de la Contraloría General del Estado.

PROTOCOLO PARA LA IDENTIFICACIÓN, CONFORMACIÓN Y REGISTRO DE EXPEDIENTES PRECONTRACTUALES


Las actividades que se cumplirán en el archi-vo de la Dirección Financiera son:

1. Revisión de la base de datos del ar-chivo y desarrollo de un inventario analítico (descripción detallada del contenido de cada carpeta).

2. Revisión de los expedientes de obras para validar su conformación, integri-dad y accesibilidad. Se trabajará con una lista de cotejo basada en dis-posiciones vigentes de la Dirección Financiera, disposiciones generales de la Ley de Contratación Pública (acuerdo INCOP 053-2011) y Nor-mas de Control Interno de la Contra-loría General del Estado.

3. La revisión iniciará con las obras que cuentan con acta de entrega recep-ción definitiva, de acuerdo al listado entregado por la Subdirección de Producción y Control de Obras. Si-multáneamente el Archivo Central iniciará la revisión de los documentos de la etapa precontractual que se en-cuentran bajo su custodia.

4. Elaboración de un listado índice de documentos de cada expediente de obra, el mismo que será colocado en la primera carpeta del expediente.

5. Rotulación estandarizada de carpe-tas. Los datos que deben incluirse son: identificación de la Institución, identificación de la Unidad Adminis-trativa, Código del Proceso, nombre de la obra y número secuencial de

cada carpeta (1/N, en caso de pro-cesos abiertos: 1/…)

6. Elaboración de un reporte de obser-vaciones, documentos faltantes.

7. Asignación de ubicaciones topográfi-cas a cada carpeta contenedora, con el propósito de disponer de referen-cias técnicas para la localización de los documentos. Para esto se respe-tará la actual organización del archivo (no se cambiará el orden, ni se alte-rarán las ubicaciones actualmente definidas)

8. La coordinación del trabajo estará bajo la responsabilidad del encarga-do (a) del archivo de la Dirección Fi-nanciera, y de la o el coordinador del Archivo Central.

9. Se llevará un control diario de avan-ce de las actividades y se elaborará un reporte semanal sobre resultados obtenidos.

10. En la medida de que la institución provea de los requerimientos mate-riales y tecnológicos los expedientes podrán ser digitalizados, consideran-do tanto la necesidad de su preser-vación como la accesibilidad inme-diata a la información contenida.

PROTOCOLO PARA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES DE OBRA DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA


5.3.- Transferencias documentales

5.3.1.- ConceptoEs un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro cuando han concluido su trámite o han cumplido el tiempo de retención establecido.

Los documentos pasan por diferentes etapas desde que son creados para la gestión administrativa, circunstancia ésta que condiciona su ubicación: Etapa inicial o fase activa: los documentos son más utilizados para tramitar y resolver los asuntos diarios. En esta etapa la documentación se conservará en los archivos de gestión o de oficina.

Segunda etapa: una vez concluido el asunto que los creó, la consulta de estos docu-mentos disminuye aunque su valor administrativo aún está vigente y cualquier acción o requerimiento posterior puede devolverlos a la fase activa.

Como norma, una vez finalizada la fase inicial o activa, la documentación deberá perma-necer en el archivo de oficina correspondiente por el período que se determine en la tabla de conservación, cuando sea aprobada y publicada; en caso contrario, será conservada por sus productores y/o receptores durante un período de entre dos y siete años, pasado el cual, la documentación deberá ser transferida al Archivo Central mediante transferen-cia primaria.

La Dirección de Gestión Documental y Archivo, puede aceptar una transferencia extraor-dinaria por parte del archivo de oficina, motivada por circunstancias que impidan su or-ganización, custodia, conservación, control o servicio. Todas las transferencias deberán documentarse mediante un acta de entrega – recepción.

Una vez que los documentos han perdido su valor administrativo, es posible que éstos posean y conserven otros valores (históricos, testimoniales…) por lo que su conserva-ción debe ser permanente, en cuyo caso, en el plazo de quince años serán transferidos al Archivo Intermedio y posteriormente al Archivo Histórico, mediante una transferencia secundaria.

Si en el futuro se modificara la estructura orgánica institucional y como resultado una unidad administrativa, productora de una o varias series documentales, desapareciera del organigrama institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documen-tación que haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central, sea cual sea su antigüedad.


5.3.2.- Objetivos de la transferencia documental

• Descongestionar los archivos de gestión y/o zonales.• Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipo y materiales.• Custodiar, en el Archivo Central, la documentación generada en las diferentes unida-

des orgánicas de la institución, así como garantizar la integridad de las mismas.• Garantizar la integridad y la conservación del Patrimonio Documental del SECOB.

5.3.3.- Requisitos para la transferencia documental

• Se puede transferir documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido.• Los documentos que hayan cumplido sus plazos y periodos de retención, de confor-

midad con el cuadro de clasificación documental, si está aprobado.• Conservar el orden original de los documentos.• No deben transferirse al Archivo Central los documentos de apoyo informativo ni

aquellos de comprobación administrativa inmediata.

5.3.4.- Efectos legales de la transferencia documental

• La transferencia documental determina el cambio en la responsabilidad de la custodia de los documentos, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública (LOTAIP).

• Sin perjuicio de lo anterior y conforme lo indicado en el acuerdo 1043 de la SNAP los expedientes que sean transferidos de los Archivos de Gestión o Activo al Archivo Central, seguirán siendo de la unidad hasta su destrucción o transferencia final al In-termedio y Archivo Histórico.


Una vez que la o el responsable del Archi-vo de Gestión de la Unidad Administrativa ha determinado los expedientes docu-mentales que han cumplido su ciclo en el Archivo de Gestión y deben ser transfe-ridos hasta el Archivo Central el procedi-miento es el siguiente:

• La o el Director de la unidad Admi-nistrativa requirente debe autorizar la transferencia y suscribir el me-morando de solicitud de transferen-cia primaria dirigido al Director (a) de Gestión Documental y Archivo, adjuntando el formulario de transfe-rencia primaria (ANEXO 5) en medio impreso y electrónico.

• La o el Director de Gestión Docu-mental designará al responsable del Archivo Central para que efectúe éste procedimiento, deberá recibir el me-morando de solicitud de transferen-cia primaria y procederá a revisar o cotejar físicamente la documentación contra el inventario.

• La o el encargado del archivo de gestión procederá a colocar los ex-pedientes en la caja de resguardo considerando lo siguiente:

» El número de expedientes que contenga cada caja dependerá del grosor de los mismos, procurando no queden demasiado apretados o se maltraten. Normalmente la caja de resguardo T15 permite la ubi-cación de 4 biblioratos T8 (carpe-tas tipo bene) o un equivalente de

2.000 hojas A4 de 70 gramos.

» Dentro de las cajas, el material deberá estar ordenado por serie documental y por número de ex-pediente de menor a mayor, y en la misma secuencia del respectivo inventario.

» Cada caja deberá contar con la respectiva identificación, que inclui-rá los siguientes datos: unidad de procedencia de la documentación, tipo de documentos que contiene, y numeración correlativa (caja 1/n, caja2/n, caja 3/n,…) (n es el núme-ro total de cajas de transferencia).

» Se debe considerar el principio de economía y buen uso de insumos y materiales por lo que, al organizar e identificar cada caja contenedo-ra, se debe cuidar de no destruirla.

» La o el encargado del Archivo de Gestión de la unidad que transfie-re los documentos debe entregar en el Archivo Central las cajas que hayan sido revisadas y cotejadas para su resguardo, conjuntamente con el inventario de transferencia primaria en formato impreso y di-gital.

» La o el encargado del Archivo Central suscribirá la constancia de recibido en el formulario de trans-ferencia, y entregará una copia al encargado del archivo de gestión de la unidad administrativa.

PROTOCOLO PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL


» Una vez recibida la documentación, técnicos del Archivo Central proce-derán a revisar la documentación física, en oposición a lo descrito en el formulario de transferencia pri-maria. Este procedimiento permite resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el inventario, etiquetas o contenido de la trans-ferencia.

» El Archivo Central registrará la en-trada de cada transferencia prima-ria en su base de datos e informará

por escrito sobre las observaciones encontradas y la signatura topo-gráfica otorgada a los documentos recibidos.

» Finalmente se suscribirá el Acta de transferencia documental, que será firmado por una parte por la o el encargado del Archivo de Gestión (quien entrega la documentación) y por otra por la o el coordinador del Archivo Central (quien recibe la documentación).


6.- ACCESO A LA INFORMACIÓN Y SERVICIOS DE ARCHIVO

6.1.- Acceso a la informaciónEl acceso a la información pública es un derecho ciudadano garantizado en la Constitución y otras leyes subordinadas.

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA

Art. 18.- Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a:

1. Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz, verificada, opor-tuna, contextualizada, plural, sin censura previa acerca de los hechos, aconteci-mientos y procesos de interés general, y con responsabilidad ulterior.

2. Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en las priva-das que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas. (…)

LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Art. 1.- Principio de Publicidad de la Información Pública.-El acceso a la información pública es un derecho de las personas que garantiza el Estado.

Art. 4.- Principios de Aplicación de la Ley.-En el desarrollo del derecho de acceso a la información pública se observarán los siguien-tes principios:

a) La información pública pertenece a los ciudadanos y ciudadanas. El Estado y las instituciones privadas depositarias de archivos públicos, son sus administradores y están obligados a garantizar el acceso a la información.

6.-2.- Servicios de archivoLa prestación de servicios es la prioridad del trabajo del archivo. De ser necesario se so-licitará la colaboración de técnicos que estén realizando otro proceso, debiendo estos suspender momentáneamente su actividad para contribuir en la búsqueda y preparación de la documentación solicitada. Ningún técnico del archivo puede negarse a esta solicitud.

6.3.- Solicitud de acceso a la información y préstamos documentalesLo inicia el usuario externo o interno autorizado para solicitar la información.

Toda solicitud de un usuario externo sobre acceso a la información debe ser realizada a la máxima autoridad.

Los usuarios internos deben solicitar a la o el Director de Gestión Documental y Archivo el acceso a la información y/o el préstamo de documentos.


La solicitud u orden de entregar la información debe llegar por dos medios:

1. El sistema Quipux, en las bandejas de documentos asignados o tareas recibidas. 2. Mediante correo electrónico institucional.

Las solicitudes recibidas de manera verbal o por teléfono deben ser formalizadas por cual-quiera de las dos opciones anteriores. Mientras se formaliza técnicos del Archivo adelanta-rán la identificación y búsqueda de la información solicitada.

En todos los casos las respuestas deben ser entregadas en el menor tiempo posible:1. Si se trata de documentos individuales, (contratos, convenios, resoluciones) el Ar-

chivo Central responderá de manera inmediata.2. Si se solicita expedientes precontractuales y su volumen es grande se debe acor-

dar un plazo para la entrega con la unidad requirente. En caso de ser un pedido especial del cual no existe un expediente constituido, el técnico en documentación y archivo, apoyado en las bases de datos del Archivo Central u otras herramientas de referencia, determinará la ubicación física de la documentación, construirá un dossier, contabilizará las hojas del documento compuesto resultante llenará el “Acta de préstamo documental “ y entregará la documentación al usuario.

Al establecer plazos y términos se debe considerar que tanto la LOTAIP como La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establecen un máximo de 10 días para entregar la información. En el caso del Archivo la información debe ser entregada antes considerando el recorrido de la documentación.

Si el documento se encuentra en soporte digital y no tiene restricciones de acceso el Técnico de Archivo enviará el documento o expediente solicitado a través del correo electrónico y registrará los datos del usuario solicitante y de los documentos o expedientes entregados por esta vía.

El Director (a) de Gestión Documental podrá disponer al administrador del repositorio di-gital se habiliten los permisos correspondientes para que un usuario pueda acceder a la información almacenada.

El préstamo de los expedientes y/o documentos que se encuentran bajo custodia del Ar-chivo Central corresponde de manera exclusiva a la Dirección de Gestión Documental, y no es posible que una unidad administrativa que ha solicitado la documentación la entregue a una tercera, de así hacerlo la responsabilidad de la integridad, seguridad y uso de la infor-mación recaerá en la máxima autoridad de la Unidad Administrativa que recibió en primera instancia la documentación.

Técnicos de archivo designados realizarán el seguimiento semanal de la documentación que no haya sido devuelta y comunicarán al Coordinador(a) del Archivo Central que a su vez notificará al usuario solicitante el adeudo de documentos al Archivo Central o archivo zonal según corresponda.


• Recibida la solicitud la o el técnico de-signado procederá a realizar la búsqueda de la información en el inventario general del Archivo Central y determinará la ubica-ción topográfica de los documentos.

• La o el técnico del archivo procederá a ubicar físicamente la documentación reque-rida de acuerdo a la ubicación descrita en el inventario.

• La o el técnico del Archivo extraerá de la caja contenedora y/o carpeta respectiva el documento solicitado dejando un “testi-go” o referencia del documento y la fecha en que es sacado de su ubicación. De ma-nera cruzada se indicará en el documento la caja y carpeta de la que ha salido.

• La o el técnico asignado elaborará el registro (detalle) de la información que ha sido ubicada en el Archivo Central y que será enviada. Para este registro se utilizará el formato de acta de “PRÉSTAMO DOCU-MENTAL” (ANEXO 6)

• La o el coordinador del Archivo o un téc-nico diferente al que realizó la búsqueda y adecuación de la documentación solicitada en préstamo realizarán una verificación de la documentación que será enviada de acuerdo al detalle del acta de préstamo documental.

• La o el Coordinador o la persona encar-gada del Archivo procederán a la suscrip-ción del Acta de préstamo de documentos.

• En caso de que la documentación requerida no sea ubicada o esté en prés-tamo, la o el Coordinador del Archivo en-tregará un informe escrito indicando la situación y si es necesario solicitará infor-

mación adicional para realizar una nueva búsqueda de los documentos requeridos.

• La o el técnico de archivo designado procederá a llenar el REGISTRO DE SER-VICIOS PRESTADOS (ANEXO 7). Este pro-cedimiento aplica también al registro de documentos solicitados, buscados y no encontrados en el Archivo Central.

• La documentación será entregada en el Archivo Central, previa la suscripción del ACTA DE PRESTAMO DOCUMENTAL.

• Una vez que la documentación ha sido utilizada y en el plazo acordado esta será devuelta en las mismas condiciones en que fue entregada (seguridad, orden, contenedores) de acuerdo al detalle que conste en el Acta de préstamo respectiva.

• Si la documentación no es devuelta en el plazo determinado en el acta respectiva la o el coordinador del Archivo realizará el seguimiento y solicitud de devolución. Si por razones administrativas o legales la do-cumentación debe permanecer en présta-mo un tiempo adicional debe ser comuni-cado al Director (a) de Gestión Documental.

• Cuando la documentación ha reingre-sado al Archivo Central, el técnico desig-nado procederá a revisar la integridad y orden de la documentación y procederá a devolverla a su respectiva ubicación origi-nal (ubicación topográfica)

• Cuando ha finalizado la verificación y no existan novedades en la devolución de la documentación se suscribirá en el cam-po respectivo la constancia de que la de-volución ha concluido.

PROTOCOLO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS


7.- DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

7.1.- IntroducciónEsta norma constituye una guía general para la obtención, control, conservación y puesta a disposición de las imágenes digitales generadas a partir de documentos originales ges-tionados por el Servicio de Contratación de Obras (SECOB).

La norma está dirigida al personal técnico encargado de la digitalización de documentos. La captura de imágenes se llevará a cabo utilizando los medios técnicos propios del SECOB o los aportados por empresas externas que de forma puntual colaboren en esta actividad.

7.2.- Requisitos técnico exigidosEn función de las características físicas que presenten los documentos originales, el proce-so de digitalización respetará requisitos técnicos de captura y creación de ficheros.

La documentación física que será digitalizada debe reunir las siguientes características:

• Organizada• Clasificada • Inventariada• Expurgada

Con carácter previo al proceso de digitalización se verificará que las unidades do-cumentales no contengan documentos duplicados, copias de disposiciones, borra-dores, notas de régimen interno, sobres y otros documentos que carezcan de valor informativo con la finalidad de evitar la digitalización de documentos que han perdido su validez y que podrían generar el egreso innecesario de recursos.

En caso de existir documentos duplicados o carentes de valor informativo, se proce-derá según lo establecido en la normativa vigente en lo referido al proceso de transfe-rencia de documentos.

En los supuestos de que durante la preparación de las unidades documentales existan dudas con respecto a la eliminación de determinados documentos, se formulará la correspondiente propuesta de eliminación, que habrá de ser validada por el Comité de Gestión Documental y Archivo del SECOB

Igualmente se verificará que las unidades documentales no tengan elementos de suje-ción (grapas, clips, espirales) y que estén adecuadamente ordenadas

• Foliada o numeradaEn caso de que haya duda sobre el orden de la documentación, cada página de las unidades documentales que tenga contenido informativo, se numerará en su parte superior derecha con lápiz. En el caso de las fotografías, la numeración se indicará en la parte superior derecha de su reverso.


7.3.- Selección y preparación de los originalesRespecto a la selección de los documentos que se digitalizarán la UNESCO señala:

“Es importante entender la digitalización como una serie de opciones en las que concurren demandas y requisitos que deben equilibrarse. Cuando se selec-cionan materiales originales para su digitalización se presentan tres cuestiones básicas:

• Si el material original• Necesita convertirse• Debe convertirse• Puede convertirse

Por lo tanto, la selección tiene que orientarse de modo que se asegure que no solo se consideren cuestiones como el valor del material seleccionado y el interés de su contenido, sino también cuestiones relacionadas con la viabilidad técnica, los aspectos legales y las circunstancias de las instituciones.” (Directri-

ces para proyectos de digitalización, UNESCO, pág. 11)

Criterios para la selección de los documentos que deben ser digitalizados en el Ser-vicio de Contratación de ObrasEn el caso del SECOB, la selección de series documentales que se digitalizarán corresponde al criterio de mejorar la accesibilidad y el tiempo de respuesta a la solicitud de información, sim-plificación de trámites, transparencia de la información, preservación, consulta, optimización de recursos y espacio físico.

7.4.- Obtención de las imágenesLa UNESCO, en el documento citado anteriormente, (pág. 23) señala: “... La calidad de la imagen durante la captura depende de la suma de resultados de la resolución aplicada al escaneo, la profundidad del bit de la imagen escaneada, los procesos de mejora y el nivel de comprensión aplicada, el dispositivo de escaneo utilizado o técnicas usadas y la preparación del operador del escáner.”

Con el fin de garantizar la integridad de los documentos, se seleccionará el dispositivo de captura (escáner, cámara digital u otro), adecuado al tipo, forma documental y estado de conservación de los documentos.

7.4.1.- Tipos de escánerAtendiendo a su diseño y funcionalidad, podemos clasificar los escáneres en los siguientes tipos:

Escáner plano: Su funcionamiento es parecido al de las fotocopiadoras, se introduce el original al revés en un cristal o soporte de documentos, se cierra la tapa y la fuente de luz recorre la totalidad de la longitud del papel. Tamaños normales son A4 y A3.


Este tipo de escáner permite digitalizar cualquier tipo de original plano, por voluminoso que este sea (libro, revista, etc.). Por el contrario, la manipula-ción manual de los originales hace su utilización lenta.Figura 5.- Escáner plano

Escáner de rodillo: Los originales son introducidos por un elemento transportador de velocidad constante (alimentador automático de documentos -ADF-) a la fuente de luz/

sensores ópticos del escáner. Las páginas pueden recorrer el mecanismo lector en forma horizontal o en forma de “U”, pero en cualquier caso serán recogidas en el mismo orden de introducción.

Tamaño normal: DIN A4; también DIN A3. Ventajas: Pueden escanearse directamente documentos con múltiples páginas, con tiempos de respuesta rápidos. Desventajas: los originales deben ser hojas sueltas y no admite grosores de papel supe-riores a 150 g/m2.Figura 6.- Escáner de rodillo

Escáner mixto (Plano/rodillo): Escáner de sobremesa polivalente que combina las facili-dades de un escáner plano para originales encuader-nados, con la rapidez de los escáneres de rodillo para la digitalización masiva de originales (hojas sueltas). Es el tipo de digitalizador más utilizado en sistemas de gestión electrónica de documentos.

Figura 7.- Escáner mixto

Escáner aéreo: El original se digitaliza desde una posición superior, situada a cierta dis-tancia del documento. En algunos escáneres aéreos la cabeza de lectura y la fuente de luz viajan a través de la longitud del documento. En otros ésta es fija y puede utilizarse una fuente de luz externa. Su tamaño normal es A4. Este escáner permi-te la digitalización de todo tipo de originales (libros, revistas, incunables, etc.) e incluso objetos 3D (tridimensionales). Su desventaja es la manipulación manual de los originales: lento.

Figura 8.- Escáner aéreo


Además de estos escáneres dedicados a documentación tradicional (páginas de tamaño Din A5 a Din A3), existe una serie de digitalizadores de formatos y prestaciones específicas para usos profesionales en sistemas de gestión electrónica de documentos, que a conti-nuación se estudian:

Escáner de film y diapositivas: Permiten la digitalización tanto de diapositivas como de negativos de film fotográfico de 35 mm. Pueden tener altísimas resoluciones: 3000 x 3000 dpi o superiores. Existen también modelos específi-cos para la digitalización de micrografías en formatos mi-crofilm o microfichas.Figura 9.- Escáner de film y diapositivas

Escáner de gran formato: Mismo procedimiento de lectura que para escáneres de rodillo: el original se desplaza a través de una cabeza lectora (de longitud superior a la anchura del documento -normalmente hasta Din AO-) contenedora de ilu-minación, óptica y sensores.

Figura 11.- Escáner de Gran Formato

7.5.- Tratamiento de las imágenesUna vez obtenidas las imágenes, deberá verificarse que:

a. Estén completasb. Sean una representación fiel e íntegra de la unidad documental.c. Sean legibles.

En caso contrario y de ser factible deberá realizarse el tratamiento necesario para garanti-zar el cumplimiento de estos puntos.

7.6.- Creación y administración de los ficheros maestrosCon independencia del medio de captura, las imágenes de cada unidad documental se organizarán en diferentes ficheros maestros en formato PDF y se adoptarán las medidas para un almacenamiento seguro y debidamente ordenado dentro del directorio correspon-diente al fondo documental.

7.7.- Definición de estándares para la digitalización documentalUn computador solo es capaz de manejar formatos digitales de información. La informa-ción puede estar codificada originalmente (códigos ASCII, EBCDIC, etc.), o ser de tipo analógica (documento original), que deberemos convertir en una representación digital que permita ser procesada por un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (SGED).


Las imágenes digitales son fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos - manuscritos, textos impresos, ilustraciones, fotografías, etc.

Se realiza una muestra de la imagen y se confecciona un mapa en forma de cuadrícula de puntos elementales (píxeles). A cada píxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, gris, color) el cual está representado por un código binario (ceros y unos). Estos dígitos binarios (“bits”) para cada píxel, son almacenados en una secuencia y con frecuencia reducidos a una representación matemática (compresión). Luego el computador interpreta esta se-cuencia de bits para reproducir una versión analógica para su visualización o impresión.

Al digitalizar se debe observar los siguientes estándares para la captura y optimización:

• Resolución: 300 ppp• Profundidad: blanco – negro• Compresión: sin pérdida• Formato: PDF 1.4 o superior

7.7.1.- ResoluciónLa resolución es la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital.

La medida de la resolución se determina por el número de píxeles leídos en una distancia lineal de una pulgada (2,54 cm) en el documento digitalizado.

Las unidades más utilizadas son “puntos por pulgada” - dpi - (dots per inch- dpi -), o” píxeles por pulgada”- dpi- (pixels per inch - ppi -). Las resoluciones de digitalización de documentos están normalmente en el rango de 50 a 600 dpi.

Las resoluciones de escaneado más frecuentemente utilizadas en documentos blanco y negro en SGED son 200, 300 y 400 dpi. En la digitalización de imágenes color de alta ca-lidad, son típicas resoluciones de 1.200 a 2.400 dpi.

7.7.2.- Dimensiones de la imagenLas dimensiones de la imagen son las medidas horizontales y verticales de la misma, ex-presadas en píxeles. Pueden determinarse multiplicando tanto el ancho como la altura de la imagen (medido en pulgadas) por la resolución en dpi.

Por ejemplo, una página A4 en blanco y negro, digitalizada a resolución de 300 dpi, tendrá una dimensión total de:

• A4 = 21,0 cm x 29,7 cm• Ancho: 21 ,O cm= 8,27” => 8,27” x 300 dpi = 2.500 píxeles• Alto: 29,7 cm = 11 ,69” => 11 ,69” x 300 dpi = 3.500 píxeles• Dimensión total A4: 2.500 x 3.500 = 8.750.000 pixeles


7.7.3.- Profundidad de bitsLa profundidad de bits de una imagen digitalizada se determina por la cantidad de bits utilizados para definir cada píxel. Así pues, la profundidad se mide en bits/píxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor será la cantidad de tonos que puedan ser representados. Las imágenes digitales se pueden digitalizar en blanco y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color.

Una imagen bitonal está representada por píxeles que constan de 1 bit cada uno, que pueden representar dos tonos, utilizando los valores “O” para el negro y “1” para el blanco.

Una imagen a escala de grises está compuesta por píxeles representados por múltiples bits de información, que típicamente varían entre 2 a 8 bits. En el caso de imagen médica radiológica de alta calidad, es normal utilizar profundidad de 12 bits/pixel; la cantidad de tonos representables es entonces de 212 = 4.096 niveles de grises.

Una imagen a color está típicamente representada por una profundidad de bits entre 8 y 24.

7.7.4.- Tamaño de archivoEl tamaño del archivo se calcula multiplicando el área de superficie (ancho x alto) del documen-to a ser digitalizado (en pulgadas), por la profundidad en bits (en bits/píxel) y por el cuadrado de la resolución (en dpis). Dado que el tamaño del archivo se representa en Bytes (8 bits), dividiremos el resultado para 8.

Por ejemplo, para nuestra página A4 en blanco y negro, digitalizada a resolución de 300 dpi, el tamaño de archivo será:

A4 = 8. 750.000 pixel es 1 8 (bits 1 Byte) = 1,1 Megabytes

7.7.5.- CompresiónLa compresión se utiliza para reducir el tamaño del archivo de imagen para su almacena-miento, procesamiento y transmisión. El tamaño del archivo para las imágenes digitales puede ser muy grande, complicando las capacidades informáticas y de redes de muchos sistemas.

Los sistemas de compresión también pueden caracterizarse como: sin pérdida o con pér-dida.

Los sistemas sin pérdida (lossless), abrevian el código binario sin desechar información, por lo que, cuando se “descomprime” la imagen, ésta es idéntica bit por bit al original.

Los sistemas con pérdida, utilizan una manera de compensar o desechar la información menos importante, basada en un entendimiento de la percepción visual (lossy/visually loss-less). Sin embargo, puede ser extremadamente difícil detectar los efectos de la compresión con pérdida, y la imagen puede considerarse “sin pérdida visual”.


La compresión sin pérdida se utiliza con mayor frecuencia en el escaneado bitonal de ma-terial de texto. La compresión con pérdida típicamente se utiliza con imágenes tonales, y en particular imágenes de tono continuo en donde la simple abreviatura de información no tendrá como resultado un ahorro de archivo apreciable.

Por ejemplo, una imagen color a 24 bits, de 100 dpi, tendrá un tamaño de archivo de 248 KB cuando le damos formato JPEG con compresión baja, llegará a 49 KB con el mismo JPEG en compresión media y tan solo ocupará 22 KB con JPEG, compresión alta.

Los sistemas de compresión emergentes ofrecen la capacidad de proporcionar imágenes de resolución múltiple desde un solo archivo, proporcionando flexibilidad en la entrega y la presentación de las imágenes a los usuarios finales.

7.7.6.- Formatos del archivoLos formatos de archivo consisten tanto en la configuración de bits que comprende la imagen como en la información del encabezamiento acerca de cómo leer e interpretar el archivo. Los formatos de archivo varían en términos de resolución, profundidad de bits, ca-pacidades de color, y soporte para compresión y metadatos. Los formatos más comunes, proporcionados directamente por el escáner son: PDF, Bitmap, GIF, JPEG y TIFF.

Su selección dependerá del tipo de documento y destino de visualización/impresión del mismo.

7.8.- Software requeridoLa Institución proveerá del software especializado para la captura, edición, optimización y almacenamiento de PDFs, entre otros:Adobe Acrobat Xpro para edición de PDFS.

Tifteller: programa para cuantificación y generación de reportes de imágenes digitalizadas.


PROTOCOLO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización documental es un proceso técnico que se cumple en varias etapas:

• Selección• Adecuación• Escaneado o captura de imágenes• Edición y control de calidad• Codificación o renombramiento de

archivos digitales• Optimización• Almacenamiento y accesibilidad

La secuencia que se recomienda seguir es:

1.- Seleccionar biblioratos y/o documen-tos a digitalizar

2.- Preparar y adecuar los documentos para el escaneado:Retirar todo tipo de contenedor de los do-cumentos seleccionados (grapas, clips, ho-jas de señalamiento, pestañas, anillados):

• Oxigenar, es decir, lograr que las ho-jas estén sueltas

• Realizar, si es necesario, reparacio-nes menores,

• Corregir planos.Esta actividad es clave para el pos-terior escaneado de los documentos porque permite además constatar las condiciones físicas de la docu-mentación (tipos documentales, for-mato, peso).

Una vez realizada la captura de imágenes cada expediente debe ser reconstituido y marcado como digitalizado.

3.- Controlar la calidad de las imágenes y editar los PDFs

• Eliminar páginas en blanco.• Rotar las imágenes, adecuándolas a

la perspectiva visual del usuario. • Enderezar las imágenes que no es-

tán centradas horizontal y/o vertical-mente.

• Renombrar el archivo digital

Verificar que las imágenes capturadas y procesadas por el equipo técnico del Ar-chivo cumplen las siguientes caracterís-ticas:

• Están correctamente alineadas• Están completas• Son una representación fiel e inte-

gra de la unidad documental• Son legibles• Son accesibles

4.- Optimizar los archivos digitalesBajar el peso de cada archivo (número de bytes) para mejorar la accesibilidad pues la relación entre el tiempo de descarga de un archivo y su peso es directamente pro-porcional (archivo más “pesado”= mayor tiempo de descarga y/o apertura)

Realizar el reconocimiento óptico de ca-racteres (OCR, por sus siglas en inglés) que es una tecnología que permite con-vertir diferentes tipos de imágenes digi-tales en datos con opción de búsqueda.

5.- Almacenar los archivos digitales en el repositorio digital Alfresco

6.- Indexar los archivos digitales (incor-porar metadatos). Utilizar formato Dublín Core

7.- Generar los respaldos necesarios.

8.- Definir un plan Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.

Se llevara un registro detallado de los do-cumentos digitalizados.(ANEXO 8 FORMULARIO DE DIGITALIZA-CION DOCUMENTAL)


8.- REPOSITORIO DIGITAL - ALFRESCO

8.1.- ¿Qué es Alfresco? Alfresco es una aplicación de código abierto para la gestión documental empresarial. Orga-niza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo: ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml, multimedia etc. Gestiona el ciclo de vida de los contenidos y provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares. Es una aplicación Altamente escalable, disponible y extensible.

Al ser una herramienta open source, es totalmente personalizable lo que hace posible que se adecúe perfectamente a las necesidades de la institución evitando que sea la institución la que se adapte a una herramienta específica como generalmente sucede.

8.2.- Aplicabilidad de Alfresco en la Institución.El gestor documental implementado con Alfresco constituye un sistema que permitirá to-dos los usuarios directivos y administrativos manejar y consultar distinta información ma-nejada por la institución de forma directa. La información de la institución estará disponible para los usuarios de acuerdo a perfiles de acceso y seguridad que garantizan el buen uso de la documentación del SECOB.

8.3.- Recomendaciones para la implementación y desarrollo de Alfresco

Realizar una proyección de crecimiento del sistema Se recomienda realizar una proyección del uso que se le va a dar al sistema y de su po-tencial crecimiento, para luego poder realizar una estimación correcta del hardware que se debe manejar y de la correcta configuración que Alfresco debe tener para trabajar de manera óptima.

Alfresco al ser una plataforma escalable permite la implementación de sistemas robustos en alta disponibilidad cuando se trata de un sistema crítico del que dependen muchos usuarios y que mantiene información importante. Es necesario dimensionar su crecimiento para realizar mantenimientos periódicos que permitan mantener un buen rendimiento en el sistema.

Realizar revisiones preventivas trimestralmente Se recomienda realizar una revisión preventiva del sistema trimestralmente que permita identificar a los administradores errores que pueden causar problemas en el futuro o de-tectar mal uso del sistema por parte de los usuarios.

Migración a una versión Enterprise de Alfresco.


9.- MANUAL DE USUARIO - AL FRESCO

Como acceder a AlfrescoEl ingreso al sistema es por el puerto http://10.10.128.54:8080/share

El acceso requiere el nombre del usuario y la contraseña (las mismas que utiliza para el ingreso a la red institucional)

Panel de inicio

Al ingresar al sitio de Gestión Documental se encuentra el panel de inicio. Aquí cada usua-rio puede actualizar su perfil, incorporando información individual, fotografía, etc.


Creación de sitiosAlfresco permite al administrador la creación de “sitios”, es decir espacios virtuales dedica-dos para una unidad administrativa, actividad, grupo de trabajo. En este “sitio” se realizan las actividades correspondientes.

Incorporación de usuarios al sitio. Invitar a nuevos usuariosPara ser parte de un sitio se debe recibir y aceptar una “invitación” enviada por el adminis-trador del sitio

Roles de usuarioAl fresco define 4 tipos de roles para los miembros del sitio. El rol lo asigna el administrador el momento de enviar la invitación.

Administrador: puede incorporar miembros al sitio, subir, eliminar, editar documentos.


Contribuidor: puede subir, editar documentos. No puede invitar a nuevos miembros.

Colaborador: puede consultar y editar documentos.

Consumidor: puede consultar los documentos, pero no editarlos.

Crear carpetas y sub carpetasAlfresco permite crear contenido de diversos tipos, entre estas carpetas de almacenamien-to de documentos. Al hacer click en la pestaña “crear” se despliega un submenú, en el cual escogemos la opción “carpeta”.

Propiedades de las carpetas y subcarpetasEs posible individualizar la información de cada carpe-ta incorporando nombre, titulo, descripción, etiquetas.


Gestión de aspectos de una carpetaLos aspectos de una carpeta se refieren a las características específicas que le son asigna-das y que corresponden a las propiedades de los documentos que se almacenan en ella.

Selección de aspectosAlfresco ofrece 16 aspectos posibles para un documento. Para añadirlo se debe hacer clic en el icono + que se encuentra a la derecha de cada uno. Así un documento puede ser versionable, etiquetable, restringible, resumible, editable en línea, etc.

Eliminar carpetasEl administrador del sitio puede eliminar una carpeta del repositorio o biblioteca.


Subir documentos al repositorioExiste dos formas de subir documentos al repositorio: la primera arrastrando desde el ar-chivo original hasta la ventana de Alfresco, y la segunda seleccionando desde el dispositivo o ubicación original los archivos a subir.

La subida de archivos es automática y el tiempo requerido varía en función de la cantidad y tamaño de los archivos a subir.

Biblioteca de documentos (repositorio digital)Aquí se encuentran almacenados los documentos digitalizados que son custodiados en el Archivo Central y reflejan su estructura y ordenamiento. Su contenido se irá incremen-tando en la medida que avance la digitalización de nuevos expedientes y nuevas series documentales.


Acceso a los documentos:La estructura de los ficheros permite localizar de manera rápida el documento requerido. El administrador del sitio define las autorizaciones correspondientes.

Acceso a la información:Una vez localizado el archivo digital se puede acceder a su contenido. Al fresco permite una pre-visualización en pantalla y la ejecución de algunas acciones sobre el documento.

Acciones sobre el documento:De acuerdo a los permisos otorgados el usuario auto-rizado puede descargar, editar, subir nuevas versiones, iniciar un flujo de trabajo.

Edición de propiedadesPara optimizar el manejo del archivo digital se puede “individualizar” un documento asignándole propiedades específicas.


El formulario de propiedades del documento puede ser editado por el usuario autorizado

EtiquetasUn documento puede ser “etique-tado” es decir, asociado con una palabra que resume sus caracte-rísticas o funciones. Por ejemplo las resoluciones de la Dirección General serán etiquetadas como resoluciones de adjudicación, emergencia, inicio, etc. Los con-tratos puede ser etiquetados como principal, complementario, etc.

Registro de MetadatosMientras se personalizan plantillas específicas para cada tipo documental (ANEXO 9 - PLAN-

TILLAS PARA METADATOS INDIVIDUALIZADAS) se trabajará adaptando información en el for-mato DUBLIN COR.

En esta plantilla se indexará información sobre el nombre del documento, autor, fecha de ela-boración, ubicación topográfica del documento físico, entre otros datos.


10.- GLOSARIO DE TÉRMINOS

Accesibilidad: facilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.

Acceso a la información: derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con lo establecido por la Ley.

Archivística: disciplina que trata los aspec-tos teóricos y prácticos de los archivos y el tratamiento de sus fondos.

Archivo Central: es la unidad de archivo, dependiente de la Dirección de Gestión Documental que custodia y administra la documentación proveniente desde las dife-rentes unidades administrativas de la insti-tución una vez que ha concluido su trámite pero conservan su valor legal.

Archivo de gestión u oficina: archivo crea-do en cada unidad administrativa que or-ganiza y custodia los documentos que se encuentran en trámite o cuando su consulta es frecuente.

Archivo Histórico: unidad que recibe la transfe-rencia de documentos que han sido calificados como patrimonio institucional por la Comisión de Valoración de Documentos Oficiales del SE-COB y por tanto son de conservación perma-nente.

Biblioratos: archivador, carpeta para archi-var documentos.

Cajas de resguardo: cajas de cartón de ca-racterísticas físicas estandarizadas utilizadas para almacenar y transportar la documenta-ción transferida.

Clasificación documental: actividad física e intelectual que consiste en separar la do-cumentación estableciendo agrupaciones documentales de acuerdo a la estructura orgánica institucional.

Codificación: operación que consiste en asignar un valor de signos y/o caracteres a un documento.

Descripción documental: fase del proce-so archivístico en la que se analiza las ca-racterísticas internas y externas de los do-cumentos de archivo y que se concreta en instrumentos de descripción.

Digitalización: proceso integral de con-versión de la información desde un soporte analógico a uno digital.

Documentos de archivo: son aquellos contenidos que en cualquier soporte regis-tran un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, contable y técnico, creados, recibi-dos, manejados y usados en el ejercicio de las facultades y actividades de las depen-dencias.

Documentos de apoyo informativo: do-cumentación que se genera o conserva en la oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad reside en la información que con-tiene para apoyar las tareas administrativas.

Documentos de comprobación adminis-trativa inmediata: son comprobantes de la realización de un acto administrativo in-mediato, por ejemplo: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envíos, facturas de correspondencia, controles de correspondencia de entrada y salida, vales de papelería, tarjetas de asistencia, entre otros.


Expediente documental: conjunto de do-cumentos, en cualquier soporte, que se re-fieren al mismo asunto.

Expurgo documental: acción de identifi-cación y retiro de toda documentación re-petida, borradores, versiones preliminares, ejemplares múltiples de un mismo docu-mento, copias fotostáticas de documentos existentes en original, hojas de recados telefónicos, mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles, entre otros elemen-tos.

Fondo documental: constituye la totalidad de la documentación producida y recibida por una Institución pública y privada, persona na-tural y jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonios de las actividades que realizan.

Identificación: proceso archivístico que con-siste en analizar, investigar y determinar el ori-gen, procedencia, orden y características de los documentos.

Metadatos: son los datos que describen a otros datos.

Ordenación: operación archivística que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabé-ticas.

Organización: adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corres-ponde, una vez realizado el proceso inte-lectual de identificación, incluye las fases de clasificación y ordenación.

Patrimonio documental: conjunto de do-cumentos conservados por su valor histó-rico o cultural.

Préstamo de documentos: acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural.

Sección documental: conjunto de docu-mentos generados en razón de la actividad, bajo una estructura orgánica funcional que dependen del Fondo Documental.

Serie documental: conjunto de documen-tos que se relacionan por la tipología do-cumental.

Sistema de archivos: conjunto de archi-vos de gestión u oficina, Archivo Central, archivos de coordinaciones zonales, nor-mas técnicas y de servicios, herramientas tecnológicas de gestión de la información y las comunicaciones, la infraestructura y recursos adecuados para la organización, conservación y acceso a la documentación oficial del SECOB.

SNAP: Secretaría Nacional de la Adminis-tración Pública

Soporte documental: Medios materiales en los cuales se contiene la información.

Tabla de plazos de conservación docu-mental: listados de series a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital de los Documentos.

Tipología documental: clasificación por características semejantes determinadas por el análisis de los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensa-je o información.

Transferencia primaria: traslado de la do-cumentación desde el archivo de gestión u oficina hasta el Archivo Central.


11.- ANEXOS

ANEXO 1 - Formulario de entrega recepción de documentos. Funcionario saliente


ANEXO 2 - Formulario para el inventario documental en los archivos de gestión.


ANEXO 3 - Formato de etiquetas para biblioratos.


Formato de etiquetas para cajas contenedoras.


ANEXO 4 - Mobiliario para archivo.

ESTANTERÍAS TIPO A:Estanterías metálicas tipo Dexion de cinco bandejas. Medidas: 2 metros de alto, 1,15 de ancho y 40 cm de profundidad.

ESTANTERÍAS TIPO B: Estanterías metálicas tipo Dexion de cinco bandejas. Medidas: 2,2 metros de alto, 1metro de ancho y 35 cm de profundidad.

1 2 3

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B1

B2

B3

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B5

B1

B2

B3

B4

B5

CAJA 1 CAJA 2 CAJA 3






ANEXO 5 - Formulario de transferencia documental.


ANEXO 6 - Acta de préstamo documental.


ANEXO 7 - Registro de servicios


ANEXO 8 - Formulario de digitalización documental.


ANEXO 9 - Plantillas de metadatos individualizadas.

N° DE CONTRATOOBJETO DEL CONTRATO

RAZON SOCIAL CONTRATANTEREPRESENTANTE LEGALCARGOC.C. RAZON SOCIAL CONTRATISTA

RUCREPRESENTANTE LEGALC.C.MONTOFECHA DE SUSCRIPCIÓNPLAZO

N° DE RESOLUCIONTIPO DE RESOLUCIÓN FECHA DE LA RESOLUCIÓN OBJETO

SUSCRIPTOR

ALFANUMÉRICOALFABETICOALFA NUMERICOALFABÉTICO

ALFABÉTICO

LICO-ICO-116-2012ADJUDICACIÓN 12/05/2012CONSTRUCCION DEL PARQUE MARINO VALDIVIA, CANTON SANTA ELENA, EN LA PROVINCIA DE SANTA ELENA.RECALDE MARTÍNEZ JUAN CARLOS

ALFANUMÉRICOALFABÉTICO

ALFABÉTICO ALFABÉTICO

NUMERICOALFABETICONUMERICOALFANUMÉRICOALFANUMÉRICOALFANUMÉRICO

LICO-ICO-116-2012CONSTRUCCION DEL PARQUE MARINO VALDIVIA, CANTON SANTA ELENA, EN LA PROVINCIA DE SANTA ELENA.ICORECALDE MARTÍNEZ JUAN CARLOSDIRECTOR EJECUTIVO (S) 1713595492CONSTRUCTORA TORRES &TORRES S.A. CONSTORRSA99251171001TORRES CHACTONG EVELYN ELENA9188881882$ 3.248.012,6405/02/2013240 DÍAS LABORABLES

CAMPO TIPO DATO EJEMPLOCONTRATOS

CAMPO TIPO DATO EJEMPLORESOLUCIONES

N° DE CONVENIOOBJETO DEL CONVENIO

SUSCRIPTOR 1INSTITUCIONCARGOSUSCRIPTOR 2INSTITUCIONCARGOSUSCRIPTOR 3INSTITUCIONCARGOFECHA DE SUSCRIPCIÓN

ALFANUMÉRICOALFABÉTICO

ALFABÉTICO ALFANUMÉRICO

CAMPO TIPO DATO EJEMPLOCONVENIOS

S/NCooperar mutuamente con el aporte de todas las acciones que sean de su competencia, para realizar las contrataciones: y administración de los contratos tanto de obra cuanto de fiscalización, requeridos para ejecutar los proyectos de construcción de infraestructura nueva del Ministerio de Educación a través de la Dirección de Servicios Educativos, DINSE, financiados con presupuesto nacional o de entidades internacionales.

CHECA REINOSO JUAN CARLOSICODIRECTOR GENERALVILLALBA YEROVI GALODINSEDIRECTOR XXXXXX28/05/2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE ARCHIVO …€¦ · cumentos de archivo, que comprende la...

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