Universidad Dominicana O&M

Extensión La Romana

Materia

Sistema y Procedimiento II

Tema Manual de procedimiento

Surtidora S&R

Integrantes Juan Carlos De La Cruz Castillo (14-SISN-2-027)

Merlin Gabriel (14-MISN-2-038)

Wilmer Ricardo Rijo Santana (14-MISN-2-024)

Profesor

Ing. Marcos Antonio Nieves Acosta

Fecha

18 de Agosto del 2016

INTRODUCCIÓN

En un mundo donde la economía y los negocios giran en torno a la globalización, las

organizaciones modernas deben implementar directrices donde el mejoramiento continuo de la calidad

para atender eficazmente los requisitos, necesidades y expectativas de sus clientes.

La identificación, estructuración y documentación de los procesos y procedimientos del

quehacer productivo, son un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el logro de

los objetivos organizacionales, al igual que para la gestión y la evaluación permanente en la

perspectiva de contribuir a la creación de sistemas de calidad que garanticen la producción de bienes

o prestación de servicios que le permitan posicionar gerencialmente a la empresa en el ámbito

competitivo.

“La máxima rentabilidad de la producción se obtiene fabricando la cantidad requerida de

productos, de calidad óptima y en el tiempo convenido, con el método mejor y más económico.” La

orientación hacia los procesos forma parte de las organizaciones exitosas, por lo que se puede afirmar

que cuando se encamina la actividad empresarial hacia esta meta, es necesario el conocimiento por

parte de todos los integrantes de la organización; por ello la importancia de que las funciones y

actividades se realicen mancomunadamente, permitiendo así mayor eficiencia de la labor productiva

de tal forma que encause los esfuerzos de todos en el logro del plan estratégico de la compañía.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Elaborar el Manual de Procedimientos de la empresa Surtidora S&R (La Romana) con el fin de representar en formar ordenada los aspectos de la organización necesarios para la buena ejecución laboral. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Realizar el análisis de 10 cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso

Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr obtener información precisa en la elaboración de los manuales de funciones y procedimientos

Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general

Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los Manuales correspondientes.

SURTIDORA S&R

La Primera Surtidora S&R, la cual la hemos iniciado ya hace 3 meses, esta cuenta con 3

departamentos, Compra, Venta, Almacén, cada una dirigida por una persona.

A la vez funcionamos como minimarket, contamos con servicio a domicilio de distribución y

se encuentra ubicada en la Calle Tiburcio Millán López #96, La Romana, Rep. Dom.

MISIÓN

La misión de nuestra empresa es la creciente creación de valor, logrando un destacado retorno

de las inversiones, superior al costo del capital empleado.

En nuestro negocio buscamos siempre mejorar la calidad de vida del consumidor y el progreso

de nuestra gente

Buscamos el crecimiento rentable con marcas líderes, servicio superior y una excelente

distribución.

Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano, innovación sobresaliente y

un comportamiento corporativo ejemplar.

VISIÓN

Proporcionar calidad de vida al consumidor con productos que satisfagan sus aspiraciones de

bienestar, nutrición y placer.

Consolidarnos a un mejor nivel para crecer como un grupo de distribución, con

reconocimiento y prestigio en el Sector de lo surtido. con los más altos niveles de

competitividad y estándares de calidad.

FILOSOFÍA CORPORATIVA

Actuación ética

Autonomía y coherencia estratégica

Calidad integral

Competitividad

Desarrollo de nuestra gente

Excelencia en el servicio

Participación y espíritu colaborativo

Respeto

Responsabilidad social empresarial

Reseña Historia

Después de permanecer por un tiempo como una idea, en Mayo 5 de 2016 se da inicio

operacionalmente a la empresa, para lo cual se decide apostarle a la distribución de productos, Su

nombre Surtidora S&R, pretende generar en los clientes un posicionamiento y recordación, para asi

marcar una diferencia frente a la competencia.

Con poco tiempo en el mercado, utilizamos una estrategia de venta Ranchera, de ir a los

diferentes colmados ofreciendo nuestro servicio, cada mañana hacemos un recorrido de visita a los

tales mencionados y esto nos ha dado buenos resultados.

ORGANIGRAMA

GERENTE

ALMACEN

VENTA

COMPRA

VENDEDORES

La Gerencia

La gerencia es responsable del éxito o el fracaso de una empresa, por tanto es indispensable dirigir

los asuntos de la misma. Siempre que exista un grupo de individuos que persiguen un objetivo, se

hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr el objetivo perseguido. Por otra parte, los

integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las

metas del grupo, y la gerencia debe proveer Liderazgo para la acción del grupo.

En la actualidad, existe consenso, entre muchos autores, al señalar que el término gerencia se

puede definir como un proceso que implica la coordinación de todos los recursos disponibles en una

organización (humanos, físicos, tecnológicos, financieros y conocimientos), para que a través del

proceso de administración (planificación, organización, dirección y control) se logren objetivos

previamente establecidos. Por lo tanto, se pueden distinguir tres aspectos claves al definir la gerencia

como un proceso:

1. La coordinación de recursos de la organización.

2. La ejecución de las funciones gerenciales o también llamadas administrativas como medio de

lograr la coordinación.

3. El establecer el propósito del proceso gerencial; es decir el dónde queremos llegar o que es lo

que deseamos lograr.

En el caso de la surtidora S&R, el Gerente es el mismo que gestiona las compras, implantándose

como departamento de compras y a la misma vez dirigiendo la empresa.

Manual de Procedimientos

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en

relación a los pedidos y entregas de los productos

2 Analizar cada uno de los datos de los clientes

3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto

4 Constar que el cliente está activo en el sistema comercial

5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos

6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el

control de ventas

7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas

8 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido y

descuentos ofrecidos por pago a tiempo

9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de ventas

10 Autorizar por escrito las órdenes de compra

Identificación del Cargo

Nombre del cargo: JEFE DE VENTAS

Dependencia: AREA DE VENTAS

Número de Cargos Uno (1)

Reporta a (Nombre del cargo): GERENTE

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante al cliente.

2 Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y

proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva

nota por escrito o forma electrónica. Cada vendedor debe ir a cada

supermercado para retomar nuevamente el pedido periódicamente.

3 Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el

control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda

proceder con la entrega de dicho pedido.

4 Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del

grupo, y se debe ofrecer el catalogo con la variedad de productos, que en el

respectivo negocio pueda tener, pero a la vez algo nuevo que quiera

incursionar, dejándoles el número de teléfono donde lo puedan comunicar si

en llegado caso les interesa algún artículo.

5

Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los

obsequios que la compañía le pueda regalar por ser cliente del grupo.

6 Conocer entender y saber los beneficios, nutrientes, componentes de lo que

está vendiendo, para ello debe estudiar cada producto, pero también conocer

los precios, la disponibilidad de demanda que pueda existir, y todo lo logra

haciendo estudios detallados.

7 Realizar hacer una supervisión del sector donde se encuentra el supermercado

o negocio donde el grupo surte sus productos, tomando nota de qué clase de

gente vive, que actividades frecuentan; para de esa forma hacer un análisis de

que productos tendrían mayor demanda, y esos resultados se le muestran al

cliente, dándole a entender que sería más beneficios para su negocio, pero

lógicamente sacando ventaja también la empresa.

8 tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de ventas, estar

siempre activo e investigando la mejor manera de vender

9 Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más visibles,

poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los tenga almacenados;

proporcionarle propaganda, como afiches cada vez que se pueda y la empresa

lo suministre.

Identificación del Cargo

Nombre del cargo: VENDEDOR

Dependencia: AREA DE VENTAS

Número de Cargos Dieciséis (16)

Reporta a (Nombre del

cargo):

JEFE DE VENTAS

Identificación del Cargo

Nombre del cargo: COMPRAS

Dependencia: AREA COMPRA

Número de Cargos Uno (2)

Reporta a (Nombre del

cargo):

GERENTE

N°

PROCEDIMIENTOS

1

· Comprar los materiales para los propósitos buscados

2

· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

3

· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

4 · Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y

el servicio requerido.

5

· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

6 · Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que

impida la entrega de un proveedor..

7 · Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones

monetarias, inflación o escases

8 · Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Identificación del Cargo

Nombre del cargo: ALMACEN

Dependencia: Compras

Número de Cargos Uno (1)

Reporta a (Nombre del

cargo):

JEFE DE COMPRAS

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho,

registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas

del Centro.

2 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos,

cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad

establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso,

la conformidad correspondiente al proveedor.

3 Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de

bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de

compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.

4 Levantar cada mes el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos.

5 Integrar a la planificación general el Plan de Adquisiciones, formulando

medidas para su ejecución.

ANEXOS

Factura de Venta

Factura de Compra

CONCLUSIONES

Identificar, estructurar y documentar los procedimientos y funciones del quehacer productivo,

son un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el logro de los objetivos

organizacionales. Así mismo, definir las tareas en forma sencilla y clara, genera eficiencia, eficacia y

seguridad, al establecer los procesos como pilar de un sistema integral de planeación y gerencia, factor

esencial para el desarrollo de la estrategia corporativa en un marco de mejoramiento continuo,

fortalecimiento de la actividad productiva y su posicionamiento en el sector.

El Manual de Procedimientos y Funciones de la empresa Surtidora S&R. es una herramienta

de fácil acceso e interpretación, orientada a recopilar sistemáticamente las actividades de la

organización, que facilitará a sus directivas y colaboradores la correcta y oportuna ejecución de las

labores encomendadas, así como propiciar la racionalización.