MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍAS …memorando de homologaciÓn remisiÓn de documentos para...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍAS ACADÉMICAS

CÓDIGO P-07-02SA

FECHA 15/11/2017

VERSIÓN 8

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍAS ACADÉMICAS OBJETIVO DEL MANUAL

Definir los procedimientos que realiza las secretarías académicas para dar cumplimiento de sus funciones.

ALCANCE DEL MANUAL:

Aplica para las secretarias académicas de las facultades de pregrado de la Universidad La Gran Colombia, sede Bogotá D.C. PROCEDIMIENTOS DE SECRETARIA ACADEMICA ESTUDIO ACADEMICO DE REINGRESOS:

Se refiere al estudio académico que se realiza a los estudiantes que aspiran a reincorporarse al programa académico.

1. ESTUDIOS DE REINGRESO:

DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 Secretaría Académica

CONSULTAR SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA: Consultar en el Sistema de Gestión Académica durante el período de inscripciones, las solicitudes de reingresos reportadas por el Departamento de Admisiones.


TRAMITE SOLICITUD DE REINGRESO: Registrar en el Sistema de Gestión Académica la aprobación o negación de la solicitud.


ELABORAR ESTUDIO DE REINGRESO Elaborar los estudios de reingreso en el formato (R-07- 06ER), a los estudiantes que deben acogerse al plan de estudios vigente.


FIRMA DE SECRETARIO ACADÉMICO: Firma de los estudios de reingreso por parte del Secretario Académico.


NOTIFICACIÓN AL ESTUDIANTE: Notificar al estudiante el resultado del estudio académico.


REGISTRO DE LOS CURSOS: Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión Académica, previa verificación del pago de la matrícula.


SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE REINGRESO: Sistematizar el estudio de reingreso de los estudiantes matriculados que se acogen al plan de estudios vigente.


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VERSIÓN 8



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TU

DIA

NT

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EIN

GR

ES

OS

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

ESTUDIOS DE REINGRESO

INICIOSOLICITUD DE

REINGRESO

CONSULTAR

SISTEMA DE

GESTIÓN

ACADÉMICA

TRAMITE

SOLICITUD DE

REINGRESO

ELABORAR

ESTUDIO DE

REINGRESO POR

CAMBIO DE PLAN

DE ESTUDIOS

FIRMA DE

SECRETARIO

ACADÉMICO

NOTIFICACIÓN AL

ESTUDIANTE

REGISTRO DE LOS

CURSOS

SISTEMATIZAR

DE ESTUDIO DE

REINGRESO

FIN

APRUEBA

ESTUDIONO

SI

1.1. FLUJOGRAMA:

2. TRANSFERENCIA INTERNA: DESARROLLO DE ACTIVIDADES



CONSULTAR SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA: Consultar en el Sistema de Gestión Académica durante el período de inscripciones, las solicitudes de transferencias internas reportadas por el Departamento de Admisiones.


TRAMITE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA INTERNA: Registrar en el Sistema de Gestión Académica la aprobación o negación de las solicitudes.


ELABORAR ESTUDIO DE TRANSFERENCIA INTERNA: Elaborar el estudio académico de transferencia en el formato (R-07-06ET) para el respectivo trámite, previa revisión del historial académico del aspirante en el Sistema de Gestión Académico.


CITACIÓN A ENTREVISTA: Citar y entrevistar al aspirante.


SISTEMATIZAR RESULTADO DE ENTREVISTA: Sistematizar resultados de entrevista para generar orden de pago.


REGISTRO DE CURSOS: Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión Académica, previa verificación del pago de la matrícula.


SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE TRANSFERENCIA INTERNA: Ingresar en el Sistema de Gestión Académica, los cursos aceptados en el estudio académico de transferencia interna.


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2.1. FLUJOGRAMA:

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TU

DIA

NT

E D

E

TR

AN

SF

ER

EN

CIA

IN

TE

RN

AS

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

TRANSFERENCIA INTERNA

NO

SI

FIN

CONSULTAR

SISTEMA DE

GESTIÓN

ACADÉMICA

APRUEBA

ESTUDIO

RESPUESTA

ESTUDIO DE

TRANSFERENCIA

INTERNA

TRAMITE

SOLICITUD DE

TRANSFERENCIA

INTERNA

REGISTRO DE

CURSOS

SOLICITUD DE

TRANSFERENCIA

INTERNA

SISTEMATIZAR

DE ESTUDIO DE

TRASLADO

INTERNO

INICIO

CITACIÓN A

ENTREVISTA

ELABORAR

ESTUDIO DE

TRANSFERENCIA

INTERNA

3. ESTUDIOS DE TRANSFERENCIAS EXTERNAS: DESARROLLO DE ACTIVIDADES



RECEPCIÓN SOLICITUD DE ESTUDIO DE TRANSFERENCIA: Recepción solicitud de estudio de transferencia externa


REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS POR EL ASPIRANTE: Evaluar los certificados de calificaciones y contenidos programáticos.


ELABORAR ESTUDIO DE TRANSFERENCIA EXTERNA: Elaborar el estudio académico de transferencia en el formato (R-07-06ET) para el respectivo tramite.


CITACIÓN A ENTREVISTA: Citar y entrevistar al aspirante.


SISTEMATIZAR RESULTADO DE ENTREVISTA: Sistematizar resultados de entrevista para generar orden de pago.


RESPUESTA ESTUDIO DE TRANSFERENCIA EXTERNA: Entrega del resultado del estudio académico de homologación de cursos.


REGISTRO DE CURSOS: Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión Académica, previa verificación del pago de la matrícula.


SISTEMATIZAR EL ESTUDIO DE TRANSFERENCIA EXTERNA: Ingresar en el Sistema de Gestión Académica, los cursos aceptados en el estudio académico de transferencia externa.


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3.1. FLUJOGRAMA:

ES

TU

DIA

NT

E D

E

TR

AN

SF

ER

EN

CIA

EX

TE

RN

AS

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

TRANSFERENCIA EXTERNA

SISTEMATIZAR

RESULTADO DE

ENTREVISTA

ELABORAR

ESTUDIO DE

TRANSFERENCIA

EXTERNA

SOLICITUD DE

TRANSFERENCIA

EXTERNA

RESPUESTA

ESTUDIO DE

TRANSFERENCIA

EXTERNA

RECEPCIÓN

SOLICITUD DE

ESTUDIO DE

TRANSFERENCIA

REVISIÓN DE LOS

DOCUMENTOS

ENTREGADOS

POR EL

ESTUDIANTE

CITACIÓN A

ENTREVISTA

INICIO

FIN

EJECUCIÓN DE

ENTREVISTA

REGISTRO DE

CURSOS

SISTEMATIZAR

DE ESTUDIO DE

TRASLADO

INTERNO

4. HOMOLOGACIONES EXTERNAS: DESARROLLO DE ACTIVIDADES



RECEPCIÓN SOLICITUD HOMOLOGACIÓN Recepción solicitud de homologación de parte de los estudiantes


REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGADOS POR EL ESTUDIANTE: Evaluar los certificados de calificaciones y contenidos programáticos.


MEMORANDO DE HOMOLOGACIÓN: Elaborar y entregar el resultado del estudio de homologación al estudiante.


SISTEMATIZAR HOMOLOGACIÓN: Ingresar en el Sistema de Gestión Académica, los cursos aceptados según el resultado de la homologación.


REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA HISTORÍA ACADÉMICA: Enviar el estudio de homologación a la historia académica del estudiante.


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4.1. FLUJOGRAMA:

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TU

DIA

NT

E P

LA

N D

E

HO

MO

LO

GA

CIÓ

NS

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

HOMOLOGACIONES

REVISIÓN DE LOS

DOCUMENTOS

ENTREGADOS

POR EL

ESTUDIANTE

RECEPCIÓN

SOLICITUD DE

HOMOLOGACIÓN

FIN

SOLICITUD DE

HOMOLOGACIÓNINICIO

SISTEMATIZAR

HOMOLOGACIÓN

MEMORANDO DE

HOMOLOGACIÓN

REMISIÓN DE

DOCUMENTOS

PARA HISTORÍA

ACADÉMICA

5. PAZ Y SALVO ACADEMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO




SOLICITUD DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO – CARTA DE AUTORIZACIÓN Consultar en el Sistema de Gestión Académico las solicitudes remitidas por estos conceptos.


REVISIÓN PROGRESO ACADÉMICO (PLAN DE ESTUDIO): Revisar en el Sistema de Gestión Académico el expediente del estudiante, con el fin de verificar el número de créditos académicos cursados y aprobados en el plan de estudio.


EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO POR CUMPLIMIENTO DEL 100% DE LOS CRÉDITOS DEL PLAN DE ESTUDIOS CORRESPONDIENTE: Expedir paz y salvo académico si el estudiante ha aprobado el 100% de los créditos del plan de estudios.


EXPEDICIÓN CARTA DE AUTORIZACIÓN POR CUMPLIMIENTO DEL 80% DE LOS CRÉDITOS DEL PLAN DE ESTUDIOS CORRESPONDIENTE: Expedir la carta de autorización si el estudiante ha aprobado el 80% de los créditos del plan de estudios.


ENTREGA DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN: Entregar paz y salvo académico o la carta de autorización según el caso.


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5.1. FLUJOGRAMA:

ES

TU

DIA

NT

ES

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

PAZ Y SALVO

REVISIÓN PROGRESO

ACADÉMICO

(PLAN DE ESTUDIO)

RECEPCIÓN DE

PAZ Y SALVO

FINSOLICITUD DE

PAZ Y SALVO

INICIO

ENTREGA DE PAZ

Y SALVO

SOLICITUD DE

PAZ Y SALVOS

ELABORACIÓN DE

PAZ Y SALVO

6. CANCELACION DE CURSOS:




REVISION SOLICITUD CANCELACIÓN DE CURSO: Consultar en el Sistema de Gestión Académico las solicitudes de cancelación de curso.


REVISION Y SEGUIMIENTO AL TRÁMITE DE CANCELACIÓN DE CURSO: Tramitar las solicitudes de cancelación de cursos a través del Sistema de Gestión Académica.


TRÁMITE DE CANCELACIÓN DE CURSO: Validar y cerrar el trámite de cancelación de los cursos solicitados.


REPORTE ESTADÍSTICO: Reporte estadístico del número de cancelaciones de cursos, por cada periodo académico.


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6.1. FLUJOGRAMA:

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DIA

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ES

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RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

CO

NS

EJE

RÍA

S

CANCELACION CURSOS

SI

SOLICITUD DE

CANCELACIÓN DE

CURSO

INICIO

REPORTE

ESTADÍSTICO

RECEPCIÓN DE

CANCELACIÓN DE

CUSRO

TRÁMITE DE

CANCELACIÓN DE

CURSO

FIN

REVISION

SOLICITUD

CANCELACIÓN DE

CURSO

NO

7. INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA DE CURSOS: DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1 Estudiantes SOLICITUD INSCRIPCIÓN: Solicitar inscripción extemporánea de cursos.


REVISAR PROGRESO ACADÉMICO DEL ESTUDIANTE Y REGISTRO DE CURSOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA Realizar la revisión del progreso académico del estudiante, y registro de los cursos en el Sistema de Gestión Académica.


REGISTRO APOYOS ACADÉMICOS: Registrar el apoyo académico brindado al estudiante.


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7.1. FLUJOGRAMA:

ES

TU

DIA

NT

ES

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA DE CURSOS

REVISAR

PROGRESO

ACADÉMICO DEL

ESTUDIANTE

FIN

ACTUALIZACIÓN

INFORME APOYOS

ACADÉMICOS

REGISTRO DE CURSOS

EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN ACADÉMICA

INICIOSOLICITUD

INSCRIPCIÓN

8. PLANEACIÓN HORARIOS DE CLASES: DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1

Decanatura

PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE HORARIOS DE CLASES: Establecer los requerimientos de horarios, grupos, docentes, cantidad de cupos a ofrecer y espacios académicos necesarios para los estudiantes antiguos y nuevos, con base en la población estudiantil de la facultad.


PUBLICACION DE HORARIOS: Publicación de los horarios de clases del periodo respectivo.


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8.1. FLUJOGRAMA:

SE

CR

ET

AR

IA A

CA

DÉ

MIC

A

PUBLICACIÓN HORARIOS DE CLASES

INICIOPLANEACIÓN

HORARIOS DE CLASES

RECEPCIÓN HORARIOS

DE CLASES

REGISTRO DE LOS

HORARIOS DE CLASES

EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN ACADÉMICA

PUBLICACION DE

HORARIOSFIN

9. CORRECCIÓN DE CALIFICACIONES: DESARROLLO DE ACTIVIDADES:



RECEPCIÓN SOLICITUD: Recibir la solicitud de corrección de calificación por parte del docente, diligenciando el formato de Novedad Académica F-07-06NA.

2 Secretaria Académica VERIFICACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICO Verificar el acta y la calificación objeto de corrección.


CORRECCIÓN DE LA CALIFICACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA Si se encuentra habilitado el sistema de gestión académica, realizar la corrección. Si se encuentra cerrado el (SGA), remitir la solicitud de corrección a la Oficina de Registro y Control.


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9.1. FLUJOGRAMA:

10. PROCEDIMIENTO ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS: DESARROLLO DE ACTIVIDADES:



RECEPCION DE LA SOLICITUD PARA GRADO: Los aspirantes a grado radicarán en la secretaría académica los documentos estipulados en el Reglamento Estudiantil vigente, dentro de los plazos establecidos en el Calendario Académico Institucional.


SOLICITUD HISTORIAL ACADÉMICO DE LOS ASPIRANTES A GRADO: Solicitar las historias académicas de los aspirantes a grado, a la oficina de Archivo General e Histórico.


ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA GRADO: Revisar y organizar la documentación de la carpeta de grado, según lista de chequeo emitida por la Secretaría General.

4 Decanatura

Secretaria Académica

AVALAR DOCUMENTOS: Avalar con la firma del Decano los documentos elaborados por la Secretaría Académica.

5 Secretaría REMISIÓN DE LAS HISTORIAS ACADÉMICAS:

DE

CA

NA

TU

RA

SE

CR

ET

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IA

AC

AD

ÉM

ICA

VIC

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ÍA

AC

AD

ÉM

ICA

CO

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NO

Y A

CA

DÉ

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OE

ST

UD

IAN

TE

RE

GIS

TR

O Y

CO

NT

RO

L

CORRECIÓN DE CALIFICACIONES DE LOS ESTUDIANTES

SIRECEPCIÓN

SOLICITUD

INICIO

SEGUIMIENTO Y

CONTROL DE LAS

CORRECCIONES DE

CALIFICACIONES

REALIZADAS POR LA

OFICINA DE REGISTRO

Y CONTROL

FIRMAS DE

APROBACIÓN

CORRECCIÓN DE

CALIFICACIONES

CORRECCIÓN DE LA

CALIFICACIÓN EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN

ACADÉMICA

FIN

CORRECCIÓN DE LA

CALIFICACIÓN EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN

ACADÉMICA

NO

SOLICITUD DE

CORRECCIÓN DE

CALIFICACIÓN

VERIFICACIÓN DE LA

SOLICITUD DE

CORRECCIÓN EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN

ACADÉMICO (SGA)

FIRMAS DE

APROBACIÓN

CORRECCIÓN DE

CALIFICACIONES

FIRMAS DE

APROBACIÓN

CORRECCIÓN DE

CALIFICACIONES

ENVÍO SOLICITUD DE

CORRECIÓN A LA

OFICINA DE REGISTRO

Y CONTROL

CAMBIO EN EL

SISTEMA DE

GESTIÓN

ACADÉMICA

CAMBIO EN EL

SISTEMA DE

GESTIÓN

ACADÉMICA


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Académica Remitir a Secretaría General las historias académicas de los aspirantes a grado.


NOTIFICACIÓN POSTULADOS A GRADO Notificar a los postulados a grado el cronograma de atención emitido por la Secretaría General.

10.1 FLUJOGRAMA:

11. REGISTRO EXAMEN SABER-PRO: DESARROLLO DE ACTIVIDADES:



INSCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Inscribir el programa académico y seleccionar el componente en el cual serán evaluados los estudiantes.


CONVOCATORIA ESTUDIANTES: Convocar a los estudiantes que cumplan con el 75% de los créditos aprobados del plan de estudios correspondiente.


GENERAR INSTRUCTIVO DE PAGO: Generar el instructivo de pago del examen Saber-Pro del respectivo programa académico.


ENVÍO A LA DIVISIÓN FINANCIERA EL INSTRUCTIVO DE PAGO: Remitir el instructivo de pago del examen Saber-Pro a la Dirección Financiera.


SEGUIMIENTO AL REGISTRO DE LOS ESTUDIANTES: Revisar en la plataforma del ICFES el número de los estudiantes registrados.

E S T U D I A N T E

S E C R E T A R I A

A C A D É M I C A

A R C H I V O G E N E R A L

E H I S T Ó R I C O

D E C A N A T U R A

ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS

SI

NO

RECEPCION DE LA SOLICITUD PARA

GRADO

INICIO

AVALAR DOCUMENTOS

CITACIÓN

ASPIRANTES DE GRADO

FIN FIRMA DE

DOCUMENTOS

SOLICITUD PARA GRADO

SOLICITUD HISTORIAL

ACADÉMICO DE LOS

ESTUDIANTES

PRÉSTAMO DE

HISTORIAL ACADÉMICO

REMISIÓN DE LAS

HISTORIAS ACADÉMICAS A LA

SECRETARÍA GENERAL

CRONOGRAMA

DE ATENCIÓN

COMUNICACION


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11.1. FLUJOGRAMA:

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TU

DIA

NT

ES

EC

RE

TA

RIA

AC

AD

ÉM

ICA

DIR

EC

CIÓ

N

FIN

AN

CIE

RA

REGISTRO EXAMEN SABER-PRO

CONVOCATORIA

ESTUDIANTESFIN

GENERAR

CONTRASEÑA

ESTUDIANTES

INSCRITOS

REVISIÓN DEL

PROGRESO

ACADÉMICO

INICIOINSCRIPCIÓN DEL

PROGRAMA

PREINSCRIPCIÓN

DE ESTUDIANTES

GENERAR

INSTRUCTIVO DE

PAGO

INSTRUCTIVO DE

PAGO

NOTIFICACIÓN DE

LA CONTRASEÑA

CONTRASEÑA

PARA EL

REGISTRO ANTE

DEL ICFES

CONTRASEÑA

PARA EL

REGISTRO ANTE

DEL ICFES

12. DOCUMENTOS RELACIONADOS Reglamento Estudiantil.

13. REGISTROS: Registro Estudio reingreso Registro Estudio transferencias Registro novedad académica Registro Asistencia Estudiantes Registro Planilla Asistencia Eventos Facultad de Contaduría Registro Acta Socialización Syllabus - Acuerdos Para Cursos


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CONTROL DE CAMBIOS:

No. REV FECHA

DESCRIPCIÓN

0 Emisión inicial

1 25/11/2010 Actualización para: Reestructuración de los procedimientos académicos realizados por las Secretarías Académicas.

2 28/11/2011 Se eliminaron del procedimiento los paso a paso de la entrega a certificados y constancias a estudiantes. Proceso que ahora lleva la oficina de registro y control.

3 25/10/2013

Se realiza actualización por los cambios de mejora en la recepción de las solicitudes debido a la acción de mejora que cuenta el proceso de secretaria académica. A partir de la semana del 22/10/2013, las solicitudes académicas se realizan desde el módulo del SIA para los estudiantes.

4 30/10/2014 Se realizaron cambio en el manual de proceso y procedimientos de acuerdo teniendo en cuenta los parámetros dados en el nuevo Sistema de Gestión Académica.

5 21/09/2015

Se presentaron cambios en los procedimientos por ajustes de mejora debido al cambio al nuevo software académico SGC (Sistema de Gestión Académico).

Se ajustaron los flujogramas a todos los procedimientos del manual de procesos y procedimientos de la Secretaría Académica.

Ingreso de un nuevo procedimiento: 2.5 REGISTRO EXAMEN SABER-PRO.

6 30/09/2016 Se realizan ajustes al procedimiento 2.5.3 PAZ Y SALVO ACADEMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO.


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FECHA 15/11/2017

VERSIÓN 8



7

01/11/2017

Se realizan actualizaciones al manual por la gestión propia del proceso: En la actividad de: Actividad 2. TRAMITE SOLICITUD DE REINGRESO Actividad 2. TRANSFERENCIA INTERNA Se actualiza por solicitudes Actividad 5. HOMOLOGACIONES EXTERNAS Se actualiza por estudios de homologación Actividad 3. PAZ Y SALVO ACADEMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO Actividad 4. PAZ Y SALVO ACADEMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO Se actualiza plan de estudios cursados por plan de estudios aprobados. Actividad 5. ENTREGA DE PAZ Y SALVO ACADÉMICO / CARTA DE AUTORIZACIÓN: Entrega de paz y salvo de acuerdo a la solicitud. Actividad 2. PLANEACIÓN HORARIOS DE CLASES Se elimina la actividad de ingreso de los horarios por avance del sistema de información. INGRESO DE LOS HORARIOS DE CLASES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA. Conforme a la planeación realizada por la decanatura, y de acuerdo a las fechas establecidas en el Calendario Institucional, se procede al ingreso de los horarios de clases en el Sistema de Gestión Académica. Actividad 3. CORRECCIÓN DE CALIFICACIONES: Remitir las solicitudes a Registro y Control eliminando firmas. Actividad 1. PROCEDIMIENTO ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS Se actualiza la responsabilidad de auxiliar por responsabilidad del Secretario Académico Actividad 4. PROCEDIMIENTO ELABORACION CARPETAS DE GRADUANDOS Se actualiza por firma del decano en los documentados elaborados. Actividad 1. REGISTRO EXAMEN SABER-PRO: Se actualizan la información de módulos por componentes. Actividad 5. REGISTRO EXAMEN SABER-PRO: S actualiza la actividad de supervisión por revisión Procedimiento. OFERTA DE EVENTOS ACADEMICOS Se elimina el procedimiento oferta de eventos académicos toda vez que ya no hace parte del proceso de Secretarias Académicas.

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