MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 12

EVALUACION Y SELECCIÓN DE

PROVEEDORES

Código: PRO-CO-01 No. Revisión: 2

Fecha de Revisión: Junio 2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página: 1 de 12

Elaboró Revisó Aprobó

Gerente de Contabilidad Representante de la Dirección Director General Puesto y Firma

Puesto y Firma Puesto y Firma

F-GE-01 Rev. 0

1.- OBJETIVO Definir el método para la selección, evaluación y re-evaluación de los Sub-contratistas y proveedores de materiales, productos y/o servicios.

2.- ALCANCE Aplica los productos y servicios de que se utilizan para el diseño y desarrollo de

los proyectos de “Casas a.m.p.”

3.- RESPONSABILIDADES

3.1 Gerentes de área / Solicitante • Para la selección inicial del proveedor o Sub-contratista se utilizan los lineamientos

definidos en el Anexo I. Información en expediente de proveedores.

• Determinar los aspectos a evaluar al proveedor y/o sub-contratista en base al producto suministrado y su capacidad para satisfacer los requerimientos de la empresa.

• Determinar los periodos de evaluación de los proveedores y sub-contratista.

4.- FORMATOS DERIVADOS

4.1 F-CO-16 Lista de proveedores

4.2 F-CO-17 Evaluación de proveedores

Nota: Los formatos anteriores aplican forzosamente a proveedores y sub-contratistas de productos y/o servicios considerados como estratégicos, para los técnicos y comerciales es opcional.

5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5.1 M-DG-01 Manual de Gestión de la Calidad

5.2 Norma ISO 9001: 2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Calidad, requisitos.

5.3 Manual de Procedimientos, Instrucciones y Manuales, incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de Casas a.m.p

5.4 M-DG-01 Manual de Gestión de la Calidad

6.- DEFINICIONES

6.1

Proveedor: Son aquellos facilitadores de materiales, productos y/o servicios que no impactan de forma directa en el diseño y desarrollo de los Conjuntos habitacionales.


PROVEEDORES




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6.2

Sub-contratistas: Se definen como aquellos proveedores de productos Y/o servicios que la Organización necesita para el diseño y desarrollo de los Conjuntos habitacionales y por lo tanto se ejerce un nivel adecuado de control que permite asegurar la conformidad del producto o servicio proporcionado. Para su control se utilizan los lineamientos definidos en el Anexo III. Control de los procesos contratados externamente.

6.3 Los productos y/o servicios adquiridos por la Organización se clasifican en los siguientes conceptos:

• Estratégicos: Son aquellos productos y/o servicios que tienen un impacto directo en el Diseño y Edificación de los Conjuntos Habitacionales; los cuales son:

SERVICIOS PRODUCTOS

Diseño de Planos Concreto

Cálculos estructurales Varilla

Laboratorio Armex

Supervisión Vigueta y bovedilla

Contratistas de Obra y/o Edificación Cemento

Inmobiliarios Puertas y Ventanas

Lotificación y régimen de condominio Pisos y accesorios

Notarias

Peritos Valuadores

• Técnicos: Son los productos y servicios que son necesarios para la operación de la Organización y que no tienen una relación directa en la realización de los Conjuntos habitacionales o el servicio proporcionado al cliente.

SERVICIOS PRODUCTOS

Capacitación Publicidad

Mantenimiento de vehículos Infraestructura

Mantenimiento de Instalaciones Seguridad e Higiene

Informática y Comunicaciones

Publicidad


PROVEEDORES




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• Comerciales: Son productos y materiales que cuales no impactan de forma directa en la realización de los Conjuntos habitacionales o la prestación del servicio y se pueden adquirir de forma esporádica o habitual con uno o varios proveedores que los distribuyen y/o comercializan, como productos de papelería,

7.- POLÍTICAS

7.1 Gerente de área

• Es responsable de realizar la selección de proveedores.

• Es responsable de realizar la evaluación del proveedor o Sub-contratista de forma periódica, acorde a lo definido en los controles

8.- DESARROLLO

LISTA DE PROVEEDORES (SELECCIÓN)

Gerente de área

8.1. Cada Gerente de área, para los proveedores y Sub-contratistas que se tienen registrados en la F-CO-16 Lista de proveedores se asegura de mantener su expediente con la información, sugerida en el Anexo I Información en expediente de proveedores.

8.2. Para el ingreso de un nuevo proveedor o sub-contratista a la lista de proveedores verifica y/o solicita cuando aplique además de los documentos para la integración de su expediente los siguientes aspectos:

Para proveedores de materiales de obra y/o contratistas:

• Solicita una cotización para verificar que los precios que maneja son similares o mejores a los que se tienen actualmente. Copia del contrato cuando este aplique definiendo los alcances.

• Se verifica la experiencia a través del Currículo y de Cartas de Recomendación. • Verifica que tengan los elementos necesarios para el suministro, la realización del producto o

servicio solicitado. Realizando una Auditoría de Calidad en las Instalaciones del proveedor cuando esto sea necesario por el tipo de actividad del proveedor.

• En caso que aplique solicita muestras del producto y solicita pruebas de calidad.

8.3. Verifica los documentos e historial del proveedor y en conjunto con el Gerente General y/o Director General determinan si procede la asignación de obra, solicitud de materiales o servicios de forma inicial.

En caso de proceder, realiza una primera compra de materiales productos o servicios y lo incluye en la F-CO-16 Lista de proveedores.

8.4. Da seguimiento al proveedor y evalúa su desempeño conforme lo que se indica en este procedimiento. Se asegura que se cumpla con los elementos definidos para el control de los procesos sub-contratados como se define en el Anexo III. Control de los procesos contratados externamente.


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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Gerente de área / solicitante

8.5. Determina para cada proveedor el periodo de evaluación, reevaluación y los criterios de evaluación los registra en el formato de F-CO-17 Evaluación de proveedores. Para ello utiliza la Guía de criterios de evaluación, definida en el Anexo II.

8.6. Solicita la aprobación del Gerente Administrativo de los aspectos considerados en la F-CO-17 Evaluación de proveedores. De ser necesario realiza los ajustes necesarios.

8.7. Registra el desempeño del proveedor durante el periodo definido y al final obtiene el resultado en la F-CO-17 Evaluación de proveedores.

8.8. En base a este resultado define las acciones a seguir:

• De 85 a 100 (max) puntos = Confiable: Lo mantiene en la Lista de proveedores.

• De 75 a 84 puntos = Regular: Lo mantiene en la Lista de proveedores y le solicita un informe con las acciones a realizar para mejorar los aspectos en los cuales presenta deficiencia así mismo determina si es necesario realizar una visita al proveedor para realizar una evaluación.

• Menos de 75 puntos = No confiable: Le informa de sus resultados e indica los aspectos que debe mejorar para que sea considerado nuevamente como proveedor confiable.

A los proveedores o Sub-contratistas que por las características del bien o servicio proporcionado se consideren como proveedores únicos, obligatorios por asignación de las instituciones financieras o gubernamentales, su evaluación se considera como un medio para su retroalimentación y mejora del desempeño y no como un medio para su cambio como proveedor.

8.9. Realiza la re-evaluación de los proveedores en el periodo establecido y cuando sea necesario solicita al proveedor la mejora de su desempeño, en el caso de los hallazgos que se hallan determinado como no conformidades, el análisis de causas y seguimiento a las acciones puede ser documentado de acuerdo al Procedimiento de PRO-GE-03 Acciones Correctivas y Preventivas.


PROVEEDORES




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9.- CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA MOTIVO

2 Junio 2011 Baja del Puesto de Gerente General y actualización de formatos

1 Octubre 2010 Modificaciones para clarificar el control que se tiene a los Sub-contratistas y a los proveedores.

0 Junio de 2010 Creación del sistema de Gestión de la Calidad

10.- ANEXOS

Anexo I. Información en expediente de proveedores estratégicos de servicios

• Identificación y poder notarial del representante legal y/o Copia de acta constitutiva

• Currículum

• Comprobante domiciliario

• Alta de Hacienda (R.F.C.)

Nota: Para el caso de las unidades valuadoras (Peritos) y Notarias Públicas para su expediente se considera únicamente el registro emitido por el INFONAVIT, por que estos proveedores son asignados por la Entidad.


PROVEEDORES




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Anexo II. Guía de criterios de evaluación:

TIPO DE PROVEEDOR / CRITERIOS DE EVALUACIÓN

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SERVICIOS

Diseño de Planos N/A N/A N/A N/A N/A

Cálculos estructurales N/A N/A N/A N/A N/A

Laboratorio N/A

Supervisión N/A N/A

Contratistas de Obra y/o Edificación

Inmobiliarios N/A N/A N/A N/A N/A

Lotificación y régimen de condominio N/A N/A N/A N/A N/A

Notarias N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Peritos Valuadores N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

PRODUCTOS

Concreto

Varilla N/A N/A N/A N/A N/A

Armex N/A N/A N/A N/A N/A

Vigueta y bovedilla N/A N/A N/A N/A N/A

Cemento N/A N/A N/A N/A N/A

Puertas y Ventanas N/A N/A N/A N/A N/A

Pisos y accesorios N/A N/A N/A N/A N/A

TÉCN

ICO

S

SERVICIOS

Capacitación N/A N/A N/A N/A N/A

Mantenimiento de vehículos N/A N/A N/A N/A N/A

Mantenimiento de Instalaciones N/A

Informática y Comunicaciones N/A N/A N/A N/A N/A

Publicidad N/A N/A N/A N/A N/A

PRODUCTOS

Publicidad N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Infraestructura N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Seguridad e Higiene N/A N/A N/A N/A


PROVEEDORES




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CALIDAD DEL TRABAJO, MATERIAL O SERVICIO:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

El trabajo, material o servicio cumple totalmente con los niveles de calidad solicitados. En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen satisfactoriamente con lo solicitado. 5 Puntos

El trabajo, material o servicio cumple razonablemente con los niveles de calidad solicitados. Puede haber desviaciones menores, de fácil corrección. En el caso de las obras, las terminaciones y acabados cumplen razonablemente los niveles de calidad solicitados.

4 Puntos

El trabajo, material o servicio cumple en los niveles mínimos de la calidad solicitada. El trabajo es suficiente. En el caso de las obras, sus terminaciones y acabados con suficientes, aunque se requiere algunas correcciones. 3 puntos

La calidad del trabajo, material o servicio es deficiente y no se logra cumplir con el mínimo solicitado. En el caso de obras, sus terminaciones y acabados son deficientes 2 Puntos

Desaprobación Plena del Criterio o Servicios rechazados 1 Punto

CUMPLIMIENTO A PLAZOS


El proveedor cumple permanentemente con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Además, en todos los servicios que corresponde, el proveedor cumple siempre con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal.

5 Puntos

El proveedor cumple usualmente con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Además, en todos los servicios que corresponde, el proveedor cumple usualmente con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal. Si hay retrasos, son menores y corrige espontáneamente.

4 Puntos

El proveedor cumple con los plazos en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio, aunque puede presentar ocasionalmente retrasos que logra compensar. Además, en todos los servicios que corresponde, aunque el proveedor cumple en general con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal, puede presentar retrasos que debe compensar. Se requiere control permanente y las mejoras son evidentemente posibles.

3 puntos

El proveedor no cumple con los plazos o cumple en forma irregular en lo que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Además, en todos los servicios que corresponde, el proveedor no cumple oportunamente con los plazos en los aspectos administrativos del contrato y su personal, Se requiere control intenso y permanente por parte del administrador del contrato.

2 Puntos

Desaprobación Plena del Criterio 1 Punto


PROVEEDORES




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COMPETENCIA DEL PERSONAL


El proveedor cuenta con personal altamente calificado, con experiencia e instrucción, tanto para las tareas que debe desarrollar como para contribuir de manera eficiente a la gestión técnico-administrativa del trabajo o servicio prestado.

5 Puntos

El proveedor cuenta con personal calificado, con experiencia e instrucción para las tareas que debe desarrollar, que contribuye a la gestión técnico-administrativa del trabajo o servicio prestado. 4 Puntos

El proveedor cuenta con personal calificado, con experiencia e instrucción básica, aunque suficiente y que no contribuye significativamente a la gestión técnico-administrativa del trabajo o servicio prestado. 3 puntos

El proveedor no cuenta con personal con la debida calificación para realizar las tareas necesarias tendientes a entregar un trabajo o servicio según los estándares requeridos. 2 Puntos


INICIATIVA Y COOPERACIÓN


El personal demuestra, sistemática y evidentemente, iniciativa y compromiso, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. 5 Puntos

El personal demuestra, usualmente, iniciativa y compromiso, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. 4 Puntos

El personal demuestra poca o regular iniciativa, aunque suficiente cooperación, durante la prestación del trabajo o desarrollo del servicio. 3 puntos

El personal demuestra poca o ninguna iniciativa y poca cooperación, incluso cuando se le solicita, lo que desmejora la calidad del trabajo o el servicio. 2 Puntos



PROVEEDORES




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PROGRAMACION DEL TRABAJO


El proveedor hace una programación formal de los trabajos o servicios realizados, siendo demostrable y logrando un uso eficiente y eficaz de los recursos, permitiendo una respuesta, a los clientes internos, dentro de los plazos establecidos.

5 Puntos

El proveedor hace una programación formal de los trabajos o servicios realizados, lo que permite un uso adecuado de los recursos, que, sin ser óptimo, entrega una respuesta dentro de los plazos establecidos. 4 Puntos

El proveedor hace una programación informal de los trabajos o servicios realizados, que no perjudica de manera importante la entrega del servicio, pero en la que son evidentes las posibilidades de mejora. Esta programación precaria, de todas maneras, permite una entrega dentro de plazos aceptables, aunque no siempre dentro de lo programado.

3 puntos

No existe programación de los trabajos o servicios realizados, o éstos se ejecutan sin utilizar programación, de manera improvisada, lo que no permite satisfacer los requerimientos internos. La falta de programación causa demoras que afectan la operación o la calidad del servicio.

2 Puntos


CUMPLIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD


El proveedor cumple en forma cabal lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad y en la administración y manejo de no conformidades. 5 Puntos

El proveedor cumple, en general, lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad. Corrige y soluciona las no conformidades que se le presentan. 4 Puntos

El proveedor cumple con reparos lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad. Corrige con dificultad las no conformidades que se le presentan. 3 puntos

El proveedor no logra cumplir satisfactoriamente lo indicado en su Sistema de Aseguramiento de Calidad y presenta dificultades importantes o no logra dar solución a no conformidades. O No cuenta con un sistema de Calidad.

2 Puntos



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CUMPLIMIENTO A NORMAS DE SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS


El proveedor cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como parte de su política interna. Demuestra, además, un constante interés en la capacitación de su personal. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y demostrable.

5 Puntos

El proveedor cumple con las normas y reglamento internos de seguridad y prevención de riesgos durante la ejecución de los trabajos o servicios prestados. Capacita a su personal, como está estipulado. Cuenta con un programa de prevención de riesgos establecido.

4 Puntos

El proveedor cumple con las normas y reglamentos de seguridad establecidos durante el desarrollo de su trabajo, como se estipula en el contrato. Capacita a su personal, cumpliendo básicamente con la normativa. Cuenta con un programa básico de prevención. Ocasionalmente se le debe llamar la atención en algún punto, que corrige rápidamente.

3 puntos

El proveedor no cumple o cumple en forma irregular con las normas y reglamentos de seguridad y prevención de riesgos, durante el desarrollo de su servicio u obra. No demuestra interés en capacitar a su personal y no posee programa de prevención de riesgos.

2 Puntos


INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS


La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es óptima. La mantención de éstas es óptima, presentando y ejecutando programas de mantención establecidos y demostrables. 5 Puntos

La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es buena. Puede haber equipos con fallas menores, que son reparadas oportunamente. La mantención de éstas es adecuada, presentando y ejecutando programas de mantención Establecidos.

4 Puntos

La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es suficiente. La mantención de éstas es regular, presentando y ejecutando programas de mantención, aunque no siempre oportunos. Ocasionalmente pueden presentarse fallas de mediana importancia que son corregidas por evento, si riesgos para las personas o la operación.

3 puntos

La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es deficiente. La mantención de éstas no es adecuada, pudiendo carecer el proveedor un programa de mantenimiento establecido y demostrable. Puede presentarse fallas importantes afectando la operación.

2 Puntos



PROVEEDORES




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CALIDAD DE MATERIALES Y SUMINISTROS


La calidad de los materiales y suministros aportados es óptima. Además, en el caso de las Obras, existe control total sobre la calidad de los bienes y su adquisición. 5 Puntos

La calidad de los materiales y suministros aportados es buena. Además, en el caso de las Obras, existe control parcial sobre la calidad de los bienes y su adquisición, lo que permite corregir fallas adicionales. 4 Puntos

La calidad de los materiales y suministros aportados es suficiente. Además, en el caso de las Obras, existe un control rudimentario sobre la calidad de los bienes y su adquisición, lo que usualmente permite corregir fallas.

3 puntos

La calidad de los materiales y suministros aportados es mala. Es absolutamente necesario mejorar la calidad de todos los elementos. 2 Puntos

Desaprobación Plena del Criterio. 1 Punto


PROVEEDORES




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Anexo III. Control de los procesos contratados externamente.

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