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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS

POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES PRESTADOS EN LA

SE-CONRED

DIRECCIÓN FINANCIERA

FINANCIERA

Junio 2019

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES PRESTADOS EN LA SE-CONRED

Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres

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Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados.

Por el país que queremos.


Manual de Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Técnicos o Profesionales

prestados en la SE-CONRED

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Aprobación del Documento

Nombre y Puesto

Firmas

Elaboró:

Josselyne Madelyne Lemus García Encargada de Fondo Rotativo

Revisó:

Lic. Byron Estuardo Terré Acosta Director Financiero

Visto Bueno:

Lic. Sergio Roberto García Cabañas Secretario Ejecutivo CONRED

Autorizó:

Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

Control de Revisiones

No.de Revisión

Fecha Revisión

Consideración del Cambio en el documento

01 Abril de 2019 Propuesta de Actualización, primera versión.




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ÍNDICE

VI.

VI. PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDAR RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O

PROFESIONALES EN EL INTERIOR O EXTERIOR DE LA REPÚBLICA

I. PRESENTACIÓN

II. OBJETIVO GENERAL

III. GENERALIDADES

IV. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ANTICIPO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES EN EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA

V. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ANTICIPO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES EN EL EXTERIOR DE LA REPÚBLICA

VII. ANEXOS

No. 5

No. 6

No. 7

No. 11 No. 21 No. 32 No. 43




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I. PRESENTACIÓN

Guatemala debido a la posición geográfica, geológica y tectónica que posee, se

encuentra clasificada a nivel mundial, como un país expuesto a múltiples amenazas

naturales, amenazas antropogénicas y actividades productivas que generan condiciones

de alto riesgo; y por la situación social, económica y deterioro ambiental, genera

condiciones de vulnerabilidad, lo que provoca que un alto porcentaje de la población,

infraestructura y los servicios que utilizan, estén expuestos a distintos riesgos, que

pueden convertirse en desastres.

Considerando lo anterior, se manifiesta la necesidad de orientar las acciones por parte

de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados,

como la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender y participar en la recuperación

y reconstrucción por los daños derivados de los desastres, con colaboración de

entidades públicas, privadas y organismos internacionales, para lograr acciones

eficientes y eficaces.

El presente manual se elabora de conformidad con lo establecido en el Decreto Número

25- 2018 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de

Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal Dos Mil Diecinueve y el Acuerdo

Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por

Servicios Prestados”, con vigencia a partir del 15 de febrero de 2019, donde se

establece que los prestadores de servicios técnicos y profesionales individuales, tienen

derecho a que adicional a los honorarios pactados en el contrato, se les paguen los

gastos, debidamente justificados y comprobados, que realicen con motivo de traslado

de servicios al interior o exterior de la República en el marco de los términos de

referencia establecidos en sus contratos.




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II. OBJETIVO GENERAL

Establecer los procedimientos a seguir para el reconocimiento de gastos de los

contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales, por motivo de

su traslado hacia el interior o exterior de la República de Guatemala, en la SE-CONRED.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Normar para que a todo prestador de servicios técnicos o profesionales de la SE-

CONRED, de conformidad a las condiciones contractuales, además de los honorarios

pactados, se le paguen los gastos en que incurra cuando por motivo de los servicios que

presta, tenga que trasladarse al interior o exterior del país, siempre que corresponda y

guarde congruencia con los términos de referencia de la contratación.




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III. GENERALIDADES

1. La ejecución presupuestaria y el registro del gasto por concepto de reconocimiento

de los gastos por traslado de los contratistas de prestadores de servicios técnicos o

profesionales, se realizará a través de Fondo Rotativo Interno, con base al artículo

2 del Acuerdo Ministerial Número 06-98 del Ministerio de Finanzas Públicas.

2. De acuerdo con el Acuerdo Gubernativo 26-2019, “Reglamento para el

Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el futuro

corresponda, el monto máximo de reconocimiento de gastos para traslado de

servicios al interior de la República, será de cuatrocientos veinte quetzales (Q

420.00) por día de pernoctación, fuera del lugar de prestación de los servicios, sin

apreciar fracciones de día.

3. El Acuerdo Gubernativo 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos

por Servicios Prestados”, o el que en el futuro corresponda, en el artículo 7 literal

c) establece que el monto máximo de reconocimiento de gastos para traslado de

servicios al exterior de la República será conforme la siguiente tabla, por día de

pernoctación, fuera del lugar de la prestación de los servicios, sin apreciar

fracciones de día.

GRUPO LUGAR DE DESTINO

CUOTA DIARIA

1.- Europa, Asia, África, Oceanía, Estados Unidos de América, Canadá, Panamá, Brasil, Chile, Argentina y Uruguay

US$ 400.00 2.- México, Islas del Caribe y demás países de América del

Sur US$ 350.00

3.- Países de Centroamérica y Belice US$ 300.00




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4. Se prohíbe la autorización de reconocimiento de gastos, cuando éstos sean cubiertos por

un tercero (persona individual o entidad nacional o extranjera). Será responsabilidad del

contratista y del responsable que autorizó el requerimiento de traslado, verificar e

informar dicha situación.

5. La cantidad de requerimientos de traslado, debe reducirse al mínimo indispensable

y estar bajo los términos de legalidad, transparencia, austeridad, eficiencia y

eficacia.

6. Los servidores públicos facultados para requerir el traslado de los prestadores de

servicios técnicos o profesionales son responsables del estricto cumplimiento de

las normas y procedimientos establecidos.

7. Se prohíbe el trámite de autorización de gastos por servicios prestados o de

traslado por prestadores de servicios técnicos o profesionales para cubrir gastos en

forma retroactiva o cuando la actividad haya iniciado, salvo presentación de las

justificaciones por parte del funcionario responsable que autorizó el requerimiento

de traslado, indicando el motivo que originó el retraso. En caso de aceptarse las

justificaciones, el contratista ya no realizará la gestión del anticipo y al retornar

del traslado únicamente realizará el trámite de reconocimiento de gastos

efectuados, llenando el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”

contando con las firmas respectivas.

8. Los gastos que se reconocerán por traslado y la prestación de servicios técnicos o

profesionales, serán por concepto de hospedaje y alimentación, en el interior o

exterior de la República y el renglón presupuestario a utilizar en la liquidación de

dichos gastos será el 136 “Reconocimiento de Gastos” o el renglón que aplique en

caso de modificaciones al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector

Público de Guatemala.




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9. La responsabilidad de completar la información requerida en los formularios, es

estrictamente del contratista, quien deberá asegurarse que los mismos reúnan las

condiciones siguientes: nombres y apellidos completos, letra legible, sin tachones,

borrones, roturas o alteraciones y datos conforme al requerimiento de traslado. El

incumplimiento de los requisitos anteriores, son causas justificantes para anular

los formularios.

10. Los formularios deben presentarse al Encargado del Fondo Rotativo, autorizados y

firmados por el responsable que autorizó el requerimiento de traslado de los

servicios o en su defecto una autoridad superior, con sus respectivos sellos

oficiales.

11. Por extravió de los formularios, se debe presentar denuncia ante el Ministerio

Público y posteriormente entregar original al Analista Financiero, quien otorgó los

formularios inicialmente y copia al Encargado de Fondo Rotativo.

12. Cuando por alguna causa, el traslado de servicios se suspenda, el contratista

deberá, presentar oficio al Encargado de Fondo Rotativo con Visto Bueno de la

autoridad que requirió el traslado, en el cual indique la razón por la cual no se

llevó a cabo el traslado, el monto a reintegrar y los números de formularios a

devolver, debiendo reintegrar inmediatamente los fondos que le fueron otorgados,

por medio de depósito monetario o trasferencia en línea, a la cuenta que indique

el Encargado de Fondo Rotativo y devolver los formularios correspondientes, con

sus respectivas copias; al responsable en la Dirección Financiera de la entrega

inicial de los mismos para que proceda a la anulación en forma física y realizar las

anotaciones respectivas en el libro autorizado para el control de formularios.




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13. La duración del traslado de servicios técnicos o profesionales al interior o exterior

de la República, no debe exceder de treinta (30) días calendario.

14. El formulario CT “Constancia de Traslado”, deberá generarse de Lottus Notes, para

comprobar los gastos efectuados en el traslado de servicios técnicos o

profesionales y presentarse al momento de la liquidación.

15. El contratista que presta servicios técnicos o profesionales individuales , para los

que ha sido contratado, debe cumplir con los horarios para los gastos de

alimentación y hospedaje, como se indica a continuación:

NO. DESCRIPCIÓN HORARIOS

1. Desayuno a partir de las 06:00 horas y antes de las 8:00 horas

2. Almuerzo a partir de las 12:00 horas y antes de las 14:00 horas

3. Cena a partir de las 18:00 horas y antes de las 21:00 horas

4. Hospedaje pernoctación

16. En el marco de las funciones de la Unidad de Auditoría Interna, ésta debe verificar

el cumplimiento de la presente normativa.

17. Los casos no previstos y la interpretación de la presente normativa estarán a cargo de la

Dirección Financiera de la SE-CONRED, en forma complementaria.


Procedimiento para solicitar Anticipo de Reconocimiento de Gastos por Prestación de

Servicios Técnicos o Profesionales en el Interior de la República

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1. Objetivo

Establecer el procedimiento a seguir para la solicitud y autorización de reconocimiento de

gastos para los contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales en

cumplimiento de las condiciones contractuales, por motivo de su traslado hacia el interior

de la República de Guatemala, en la SE-CONRED.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica para todos los contratistas que presten servicios técnicos o

profesionales individuales a la SE-CONRED, por encontrarse comprendida en el artículo 2 de

la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de

Guatemala.

3. Base legal

Asamblea Nacional Constituyente, Constitución Política de la República de

Guatemala, artículo 17, literal b).

Congreso de la República de Guatemala, Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.

Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 109-96, Ley de la

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado.

Decreto Ley Número 106, Código Civil.

Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 26-2019,

“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el

futuro corresponda.

Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 49-2012,

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de

Origen Natural o Provocado.




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Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector

Público de Guatemala, 6ta. Edición o el que en el futuro corresponda.

Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y

Contraloría General de Cuentas “NORMAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y

PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 OTRAS REMUNERACIONES

DE PERSONAL TEMPORAL”.

4. Responsabilidades

4.1 Contratista:

Persona responsable de cumplir con los requisitos estipulados en el Acuerdo Gubernativo

Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o

el que en el futuro corresponda y en el presente manual de procedimientos, para que se le

otorgue el anticipo por traslado de servicios técnicos o profesionales al interior o exterior

de la República de Guatemala.

4.2 Dirección Financiera:

Responsable de efectuar la gestión de pago del reconocimiento de gastos por servicios

prestados, a los contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales en

la SE-CONRED, en el interior de la República.

4.3 El Despacho Superior, Directores, Subdirectores y Jefes de Unidad de Áreas

Sustantivas, Áreas Administrativas, Órganos de Apoyo Técnico y de Control que

autorizan y designan al contratista:

Responsables de informar por escrito al contratista de forma oportuna, la necesidad

existente del traslado, por motivo de la prestación de servicios técnicos o

profesionales en el interior de la República.




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Responsables de velar por el adecuado y racional uso de los recursos financieros y

presupuestarios derivado del requerimiento de traslado por motivo de la prestación de

los servicios técnicos o profesionales en el interior de la República y el estricto

cumplimiento a la presente normativa.

5. Definiciones1

5.1 CONRED: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o

Provocado, es la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender y participar en la

rehabilitación y reconstrucción de los daños derivados de la presencia de los desastres.

5.2 Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”: Documento oficial, con

numeración correlativa y conforme los lineamientos de la Contraloría General de Cuentas,

que se utiliza para solicitar anticipo derivado del requerimiento de traslado por motivo de

prestación de servicios.

5.3 Lottus Notes: Servidor de aplicaciones informáticas para uso de la SE-CONRED.

5.4 Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, cuyo

objetivo es realizar una actividad específica dentro de un ámbito de aplicación. Todo

procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de

realización, uso de materiales, tecnologías, aplicación de métodos de trabajo y de control para

lograr el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

1 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.




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5.5 Requerimiento de traslado: Documento oficial por medio del cual el responsable que

autoriza el requerimiento de traslado informa por escrito al contratista, la necesidad de su

traslado hacia el interior o exterior de la República, los lugares que visitará, los objetivos

que deberá atender en el marco de los términos de referencia establecidos en su contrato y

el plazo de cumplimiento.

5.6 SE-CONRED: Secretaría Ejecutiva de la CONRED, es el órgano de ejecución de las

decisiones del Consejo Nacional a cargo del Secretario Ejecutivo de la CONRED, que

conlleva la planificación, coordinación, administración, control, monitoreo y evaluación.

6. Interacción con otros procedimientos

Procedimiento para liquidar reconocimiento de gastos por prestación de servicios

técnicos o profesionales en el interior o exterior de la República.

Procedimiento de Rendición de Fondo Rotativo (FR03)

7. Políticas

7.1 El trámite de anticipo de reconocimiento de gastos en el interior de la República se

realizará conforme el Acuerdo Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el

Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda y el

presente manual de procedimientos.

7.2 El prestador de servicios debe presentar el requerimiento de traslado original al

Encargado de Fondo Rotativo como mínimo un (1) día hábil previo al inicio de la prestación

de servicios. La anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de los Equipos

de Respuesta Inmediata, Equipos de Intervención o elevación de alerta por emergencia.




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7.3 La emisión del requerimiento de traslado estará a cargo del responsable que requiera

del traslado de servicio, en lo relacionado a la coordinación de los trámites administrativos

y verificación de términos de referencia, que conlleva la prestación de servicios por parte

del contratista.

7.4 El formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”, deberá entregarse con los

requisitos correspondientes al Encargado de Fondo Rotativo, a más tardar cuatro (4) horas

hábiles previas al inicio de la prestación de servicios, para que el encargado inicie el

proceso de pago. La anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de los

Equipos de Respuesta Inmediata, Equipos de Intervención o elevación de alerta por

emergencia.

7.5 No se tramitará reconocimiento de gastos si la documentación se encuentra

incompleta, falta de firmas, posee enmiendas, borrones, alteraciones y tachones.

7.6 No se otorgará anticipo para reconocimiento de gastos, si existe un anticipo pendiente

de liquidar. La anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de los Equipos de

Intervención o elevación de alerta por emergencia.

8. Formatos requeridos

Requerimiento de Traslado al Interior de la República

Formulario RG-A "Reconocimiento de Gastos Anticipo"




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9. Descripción del procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior de la República

No. PUESTO ACTIVIDAD

1.- Responsable que autoriza el requerimiento de traslado

Solicita a la asistente de la dirección o unidad, que realice

el requerimiento de traslado, en Lottus Notes.

2.-

Asistente de dirección o

unidad

Realiza el requerimiento de traslado en Lottus Notes,

imprime y traslada a responsable que emitió

requerimiento para revisión, firma y sello.

3.-

Responsable que autoriza

el requerimiento de

traslado

Revisa, firma y sella el requerimiento de traslado y lo

entrega al prestador de servicios para informarle sobre la

necesidad de su traslado. En caso que, el requerimiento

de traslado contenga errores, se devuelve a la Asistente

de dirección o unidad y se inicia con el paso 2.

4.- Prestador de

Servicios

Recibe y entrega requerimiento de traslado original y copia al Encargado de Fondo Rotativo.

5.-

Encargado de Fondo

Rotativo

Recibe original y copia del requerimiento de traslado y

devuelve la copia al prestador de servicios. Si el

requerimiento de traslado contiene errores, se devuelve

al prestador de servicios y se inicia con el paso 2.

6.-

Encargado de Fondo

Rotativo

Remite requerimiento de traslado original al Encargado de

Presupuesto para firma y sello de revisión y actividad

presupuestaria.

7.- Encargado de

Presupuesto

Firma y sella la revisión presupuestaria y devuelve el

requerimiento de traslado al Encargado de Fondo Rotativo.

8.- Encargado de

Fondo Rotativo

Recibe requerimiento de traslado.

9.-

Prestador de servicios

Solicita de forma verbal al Analista Financiero los

formularios:

RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”

RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.





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10.-

Analista Financiero

Entrega al prestador de servicios los formularios RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.

11.-

Prestador de

servicios

Recibe formularios, llena y firma el formulario RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo” con los datos que se

encuentran en el requerimiento de traslado y calculo proporcionado por el Encargado de Fondo Rotativo.

12.-

Prestador de

servicios

Entrega el formulario de RG-A “Reconocimiento de Gastos

Anticipo” para revisión, firma y sello del responsable que

autorizó el requerimiento.

13.-

Responsable que

autoriza el

requerimiento de

traslado

Revisa, firma, sella y entrega el formulario RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo” al prestador de

servicios, en el caso que exista algún error, solicita al

prestador de servicios la corrección o inicia con el paso 9.

14.- Prestador de

servicios

Recibe el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos

Anticipo” y lo entrega al Encargado de Fondo Rotativo.

15.-

Encargado de

Fondo Rotativo

Recibe el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos

Anticipo”, analiza y verifica que los datos estén correctos. Si

existe error, devuelve para corrección al prestador de

servicios y regresa al paso 11. Si no es posible corregirlos, el

prestador de servicios entrega los formularios al Analista

Financiero para que los anule físicamente y regresa al paso

10.

16.- Analista Financiero Crea la transferencia bancaria en línea y traslada la documentación al Encargado de Fondo Rotativo para revisión y autorización del pago.

17.-

Encargado de

Fondo Rotativo

En los casos que el pago sea por medio de transferencia

bancaria, revisa la documentación y autoriza el pago por

medio de transferencia bancaria. Si la documentación

contiene error, lo entrega al Analista Financiero para que lo

devuelva al prestador de servicios o inicie con el paso 16

o en su defecto realiza el pago en efectivo.





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18.-

Encargado

Fondo Rotativo

de

Archiva temporalmente la documentación para posterior

liquidación por parte del prestador del servicio, en un plazo

no mayor a los diez (10) días hábiles establecidos en el

“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por

Servicios Prestados”.

19.-

Encargado

Fondo Rotativo

de

Realiza los registros relativos al anticipo de Reconocimiento

de gastos en el formato “Matriz de Reconocimiento de

Gastos en el Interior” y en el “Libro de Bancos” o cuando

corresponda en el “Libro de Efectivo”.

Fin del procedimiento





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a. Diagrama de flujo del procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior de la República

RESPONSABLE DE

REQUERIMIENTO

ASISTENTE DE

UNIDAD O

DIRECCIÓN

PRESTADOR DE

SERVICIOS

ENCARGADO DE

FONDO ROTATIVO

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

ANALISTA

FINANCIERO

Inicio

1. Solicita

requerimiento de

traslado

2. Realiza

requerimiento

de traslado

3. Firma el

r equer imiento

de traslado y si

contiene er ror

regresa a paso

uno

4. Recibe

5. Recibe requerí-miento, si

contiene error regresa a paso

uno

6. Remite

requerimiento de

traslado para revisión

presupuestaria

7. Realiza revisión

presupuestaria y

devuelve el

requerimiento de

traslado

8. Recibe

requerimiento de

traslado

9. Solicita de forma

verbal los

formularios RG-A y

RG-L

10. Entrega

formularios RG-A y

RG-L

11. Recibe

formularios, llena y

firma el formulario

RG-A con los datos

correspondientes

13. Firma y

entrega el for

mular io RG-A. Si

hay error

regresa al

paso

9

12. Entrega el

formulario RG-A

para firma

A

4. Recibe y

entrega

requerimiento

de traslado





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RESPONSABLE DE

REQUERIMIENTO

ASISTENTE DE

UNIDAD O

DIRECCIÓN

PRESTADOR DE

SERVICIOS

ENCARGADO DE

FONDO ROTATIVO

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

ANALISTA

FINANCIERO

A

14. Recibe

formulario RG-A y lo entrega

15. Recibe

formulario RG-A. Si

ex iste error,

regresa al paso 10

18. Recibe

documentos y

resguarda

para

liquidación

19. Realiza registros en matriz y en

libro de

bancos o libro

Fin

17. Revisa documenta-

ción y autoriza pago. Si existe error regresa al

paso 16

16. Crea transfe-

rencia bancaria

en línea



Servicios Técnicos o Profesionales en el Exterior de la República


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1. Objetivo

Establecer el procedimiento a seguir para la solicitud de anticipo y autorización

de reconocimiento de gastos para los contratistas que prestan servicios técnicos o

profesionales individuales en cumplimiento de las condiciones contractuales, por

motivo de su traslado hacia el exterior de la República de Guatemala, en la SE-

CONRED.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica para todos los contratistas que presten servicios

técnicos o profesionales individuales a la SE-CONRED, por encontrarse

comprendida en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número

101-97 del Congreso de la República de Guatemala.

3. Base legal



Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 101-97, Ley

Orgánica del Presupuesto.


Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o

Provocado.


Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 26-

2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios

Prestados” o el que en el futuro corresponda.


2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción





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de Desastres de Origen Natural o Provocado.

Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias

para el Sector Público de Guatemala, 6ta. Edición o el que en el futuro

corresponda.

Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de

Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas “NORMAS PARA LA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES CON CARGO AL

RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 OTRAS REMUNERACIONES DE PERSONAL

TEMPORAL”.


4.1 Contratista:

Persona responsable de cumplir con los requisitos estipulados en el Acuerdo


Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda y en el presente manual de

procedimientos, para que se le otorgue el anticipo por traslado de servicios

técnicos o profesionales al exterior de la República.


Responsable de efectuar la gestión de pago del reconocimiento de gastos por

servicios prestados, a los contratistas que prestan servicios técnicos o

profesionales individuales en la SE-CONRED, en el exterior de la República.

4.3 El Despacho Superior, Directores, Subdirectores y Jefes de Unidad de Áreas

Sustantivas, Áreas Administrativas, Órganos de Apoyo Técnico y de Control

que autorizan y designan al contratista:

Responsables de informar por escrito al contratista de forma oportuna, la

necesidad existente del traslado, por motivo de la prestación de servicios

técnicos o profesionales en el exterior de la República.





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Responsables de velar por el adecuado y racional uso de los recursos

financieros y presupuestarios derivado del requerimiento de traslado por

motivo de la prestación de los servicios técnicos o profesionales en el

exterior de la República y el estricto cumplimiento a la presente

normativa.

5. Definiciones2

5.1 CONRED: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, es la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender y

participar en la rehabilitación y reconstrucción de los daños derivados de la

presencia de los desastres.

5.2 CUR: Comprobante Único de Registro, es el documento que utilizan las

entidades del sector público del país, para registrar operaciones con efectos

presupuestarios, patrimoniales y financieros en el Sistema de Contabilidad

Integrada.

5.3 Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”: Documento

oficial, con numeración correlativa y conforme los lineamientos de la

Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para solicitar anticipo derivado

del requerimiento de traslado por motivo de servicios.

5.4 Lottus Notes: Servidor de aplicaciones informáticas para uso de la SE-CONRED.






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5.5 Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí,

cuyo objetivo es realizar una actividad específica dentro de un ámbito de

aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal,

determinación de tiempos de realización, uso de materiales, tecnologías,

aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el oportuno y

eficiente desarrollo de las operaciones.

5.6 Requerimiento de traslado: Documento oficial por medio del cual el

responsable que autoriza el traslado informa por escrito al contratista, la

necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República, los

objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia

establecidos en su contrato y el plazo de cumplimiento.

5.7 SE-CONRED: Secretaría Ejecutiva de CONRED, es el órgano de ejecución de

las decisiones del Consejo Nacional a cargo del Secretario Ejecutivo de la

CONRED, que conlleva la planificación, coordinación, administración, control,

monitoreo y evaluación.

5.8 SICOINDES: Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas, es la

herramienta informática que utilizan las entidades gubernamentales

descentralizadas para llevar el control de la ejecución presupuestaria, registro

de ingresos y gastos de los programas y proyectos que correspondan, y que

generan automáticamente con cada registro la contabilidad del Estado y el

proceso de pago.

5.9 SIGES: Sistema Informático de Gestión, es la herramienta informática que

utilizan las entidades públicas para emitir órdenes de compra, liquidación y

pago, en la gestión de compra de productos y/o servicios que requieren.





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1

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25 de 54


Procedimiento para liquidar reconocimiento de gastos por prestación de

servicios técnicos o profesionales en el interior o exterior de la República.

7. Políticas

7.1 El trámite de anticipo de reconocimiento de gastos en el exterior de la

República, se realizará conforme el Acuerdo Gubernativo 26-2019,

“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el

que en el futuro corresponda y el presente manual de procedimientos.

7.2 Para agilizar el proceso de trámite de anticipo de reconocimiento de

gastos en el exterior de la República, la asistente de dirección o el prestador

de servicios, deberá presentar el requerimiento de traslado original, al

Encargado de Fondo Rotativo como mínimo en un plazo de tres (3) días

hábiles previos al inicio del traslado de servicios. La anterior disposición se

exceptúa en los casos de activación de los equipos para ayuda a otros países.

7.3 La emisión del requerimiento de traslado estará a cargo del responsable

que solicita el traslado, en lo relacionado a la coordinación de los trámites

administrativos que conlleva la prestación de servicios por parte del

contratista.

7.4 La documentación deberá entregarse con los requisitos correspondientes,

al Encargado de Fondo Rotativo para que inicie el trámite de pago, a más

tardar dos (2) días hábiles previos al inicio de la prestación de servicios. La

anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de equipos por

ayuda a otros países.





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26 de 54

7.5 Para el trámite de anticipo deberá presentar documento firmado por la

o las personas de la entidad que realiza la invitación y/o convocatoria, en la

cual indique como mínimo, el objetivo del evento y el lugar y duración del

evento; agenda con el contenido del evento y copia del boleto o itinerario

de vuelo.

7.6 No se tramitará ni aprobará reconocimiento de gastos en el exterior de

la República, si la documentación se encuentra incompleta o posee

enmiendas, borrones y tachones.

7.7 No se otorgará anticipo para reconocimiento de gastos, si existe un

anticipo pendiente de liquidar. La anterior disposición se exceptúa en los

casos de activación de los Equipos de Respuesta Inmediata, Equipos de

Intervención o elevación de alerta por emergencia.


Requerimiento de Traslado al Exterior de la República


Cálculo de Reconocimiento de Gastos en el Exterior de la República





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9. Descripción del procedimiento para solicitar anticipo de

reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o

profesionales en el exterior de la República


1.-

Secretario

Ejecutivo o

Subsecretarios

Entregan documentación gestionada con las entidades

cooperantes, al responsable del requerimiento de traslado de

servicios (invitación, cruces de cartas, agenda, información del

traslado, boleto o itinerario de vuelo) para que solicite elaboración

de requerimiento de traslado.


Recibe documentación y solicita a la asistente de dirección, que realice requerimiento de traslado en Lottus Notes.

3.-

Asistente de

dirección o unidad

Realiza el requerimiento de traslado, imprime y solicita

revisión, firma y sello del responsable que autorizó el

requerimiento.

4.-

Responsable que

autoriza el

requerimiento

de traslado

Revisa, firma y sella el requerimiento de traslado y devuelve a la

Asistente de dirección para que lo entregue al Encargado de Fondo

Rotativo. Si el requerimiento de traslado contiene errores, se

devuelve a la Asistente de dirección y se inicia con el paso 2.

5.-

Asistente de

dirección o

unidad

Recibe y entrega requerimiento de traslado original y copia para

recepción del Encargado de Fondo Rotativo, así como copia de

invitación, cruces de cartas, agenda, información del traslado de

servicios, copia de pasaporte y boleto o itinerario de vuelo.

6.-

Encargado de

Fondo Rotativo

Recibe original y copia del requerimiento de traslado,

documentación del viaje y devuelve la copia del requerimiento de

traslado a la Asistente de dirección o unidad. En caso que el

requerimiento de traslado contenga errores, se devuelve a la

Asistente de dirección o unidad e inicia con el paso 2.

7.-

Asistente de

dirección o

unidad

Entrega copia de requerimiento de traslado para informar al

prestador de servicios el traslado de servicios a realizar, así como

copia de invitación, cruce de cartas, agenda, información del

traslado de servicios y boleto o itinerario de vuelo.





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8.-

Prestador de

servicios

Recibe copia de requerimiento de traslado y documentación del

traslado de servicios y espera notificación telefónica del Analista

Financiero para entrega de los formularios.

9.-

Encargado de

Fondo Rotativo

Realiza el formato “Cálculo de Reconocimiento de Gastos en el

Exterior de la República”, con el tipo de cambio del día del

Banco de Guatemala, lo firma, sella y traslada al Encargado de

Presupuesto para que realice la clasificación presupuestaria,

firme y selle, tanto del cálculo como del requerimiento de

traslado original.

10.-

Encargado de

Presupuesto

Firma y sella el formato “Cálculo de Reconocimiento de Gastos

en el Exterior de la República” y la revisión presupuestaria del

requerimiento de traslado y entrega los documentos al Director

Financiero para revisión, firma y sello.

11.-

Director

Financiero

Revisa, firma y sella el formato “Cálculo de Reconocimiento de

Gastos en el Exterior de la República” y entrega el cálculo y el

requerimiento de traslado al Encargado de Fondo Rotativo. En el

caso que el cálculo contenga errores, se devuelve al Encargado

de Fondo Rotativo y se inicia con el paso nueve (9).

12.-

Encargado de

Fondo Rotativo

Recibe el formato “Cálculo de Reconocimiento de Gastos en el

Exterior de la República” y el requerimiento de traslado

original. Informa al prestador de servicios para que recoja los

formularios.

13.-

Prestador de

servicios

Solicita al Analista Financiero los formularios:

RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y RG-L

“Reconocimiento de Gastos Liquidación”.

14.-

Analista

Financiero

Entrega al prestador de servicios los formularios RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo” y RG-L

“Reconocimiento de Gastos Liquidación”.

15.-

Prestador de

servicios

Recibe los formularios, llena y firma el formulario RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo” con los datos que se

encuentran en el requerimiento de traslado y los cálculos

proporcionados por el Encargado de Fondo Rotativo.





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29 de 54


16.-

Prestador de

servicios

Traslada formulario de RG-A “Reconocimiento de Gastos

Anticipo” para revisión, firma y sello del responsable que

autorizó el requerimiento.

17.-

Responsable que

autoriza el

requerimiento

de traslado

Revisa, firma, sella y entrega el formulario RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo” al prestador de servicios,

en el caso que exista algún error, solicita al prestador de

servicios la corrección o inicia con el paso 9 o 13, cuando

corresponda.

18.- Prestador de

servicios

Recibe el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”

y lo entrega al Encargado de Fondo Rotativo.

19.-

Encargado de

Fondo Rotativo

Recibe formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”,

analiza y verifica que los datos sean correctos y traslada al

Asistente de Compras para que elabore la Orden de Compra en

SIGES, si existe algún error, devuelve al prestador de servicios

para corrección. Cuando no sea posible corregir, el prestador de

servicios devuelve los formularios al Analista Financiero para

que anule físicamente e inicia con el paso 14.

20.- Asistente de

Compras

Realiza Orden de Compra en SIGES y traslada al Encargado de

Compras para revisión y aprobación.

21.-

Encargado de

Compras

Revisa y si los datos son correctos, realiza la aprobación de la

Orden de Compra y devuelve al Asistente de Presupuesto para

elaboración del CUR de compromiso en SIGES. Si existen errores

regresa al paso 20.

22.- Asistente de

Presupuesto

Realiza CUR de compromiso en SIGES y traslada al Encargado de

Presupuesto para revisión y aprobación.

23.-

Encargado de

Presupuesto

Revisa y si los datos son correctos, realiza la aprobación del CUR

de compromiso y devuelve al Asistente de Compras para

elaboración de la Liquidación de la Orden de Compra en SIGES.

Si los datos no son correctos devuelve el expediente al Asistente

de Presupuesto para corrección y regresa al paso 22.

24.- Asistente de

Compras

Realiza liquidación de la Orden de Compra y traslada al

Encargado de Compras para revisión y aprobación.





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Página:

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25.-

Encargado de

Compras

Revisa, aprueba la liquidación de la Orden de Compra y

devuelve al Asistente de Contabilidad para elaboración del CUR

de Regularización del Devengado y Pago. Si existen errores,

regresa al paso 24.

26.-

Asistente de

Contabilidad

Analiza y revisa la documentación de soporte, de ser correcta

registra y solicita el CUR de Regularización del Devengado y

Pago en SIGES y traslada al Encargado de Contabilidad para

aprobación. Si existen deficiencias regresa al paso 25.

27.-

Encargado de

Contabilidad

Aprueba CUR de Regularización del Devengado y Pago y lo

traslada al Director Financiero para solicitud de pago en

SICOINDES.

28.- Director

Financiero

Solicita pago en SICOINDES y traslada al Encargado de Tesorería

para elaboración de cheque.

29.- Encargado de

Tesorería

Elabora y firma el cheque y traslada al Subdirector Financiero

para firma del mismo.

30.- Subdirector

Financiero

Firma el cheque y devuelve al Encargado de Tesorería para que

realice la entrega del cheque al prestador de servicios.

31.-

Encargado de

Tesorería

Recibe expediente original, entrega el cheque al prestador de

servicios, traslada la documentación al Encargado de Fondo

Rotativo para archivo temporal.

32.- Prestador de

servicios

Recibe y firma de recibido el cheque para sufragar los gastos del

traslado de servicios.

33.-

Encargado de

Fondo Rotativo

Recibe los documentos de soporte y resguarda la documentación

para posterior liquidación en un plazo no mayor a los diez (10)

días hábiles establecidos en el Acuerdo Gubernativo 26-2019,

“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios

Prestados” o el que el futuro corresponda. Realiza los registros

relativos al anticipo de Reconocimiento de gastos en el formato

“Matriz de Reconocimiento de Gastos en el Exterior”.


Págin

a:

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LA S

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ON

RED

Inicio

1. Entregan documentación gestionada

con las entidades

cooperantes.

4. Firma requerimie

nto. Si hay

error

regresa al paso 2

6. Recibe requerimiento y documenta

ción. Si hay error regresa al paso 2

8. Recibe copia de requerimiento y documentación de respaldo y espera

notificación telefónica del

Analista Financiero

9. Realiza "Cálculo de

r i o econocim ent de Gastos al

Exterior del país" y traslada 10. Firma formato

"Cálculo de reconocimiento de

Gastos al exterior

del país" y revisión

presupuestaria del

requerimiento y

entrega

11. Fir ma

for mato

"Cálculo de Reconocimient

o de Gastos al

ex ter ior del

país" y entr ega

con el

r equer imiento. Si hay er r or r egr esa al paso

9

14. Entrega los formularios

15. Recibe formularios y llena y firma el formulario

RG-A con los datos correspondientes

17. Fir ma y

entr ega

for mular io RG-A. Si hay

er r or, r egresa

al paso 9 o 13

16. Traslada formulario RG-A

para firma

19. Recibe for mular io RG- A, y traslada Para elabora-ción.

Si hay

er r or regresa al paso 14

20. Realiza OC y traslada para

revisión y

aprobación

21. Realiza

apr obación y devuelve par a

CUR de

compr omiso. Si

hay er r or, r egr esa al paso

20

23. Realiza

apr obación de

CUR de compr omiso y

devuelve par a

liquidación. Si

hay er r or

r egr esa al paso 22

22. Realiza CUR de compromiso y traslada para

aprobación

24. Realiza liquidación OC y

traslada para revisión

y aprobación

25. Realiza

apr obación de

liquidación de la OC. Si hay

er r or regresa al paso 24

26. Registr a y

solicita CUR

de RDP. Si hay er r or regresa

al paso 25

27. Aprueba CUR de RDP y traslada para solicitud de pago

29. Elabora, firma el cheque y

traslada

33. Recibe documentos y

r esguar da documentación

par a liquidación

Fin

3. Realiza requerimiento de

traslado

SUBDIRECTOR

FINANCIERO

ENCARGADO DE

TESORERÍA

DIRECTOR FINANCIERO

ENCARGADO DE

CONTABILIDAD

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

ENCARGADO DE

COMPRAS

ASISTENTE DE

COMPRAS

ASISTENTE DE

PRESUPUESTO

ANALISTA FINANCIERO

Y ADMINISTRATIVO

DIRECTOR FINANCIERO

ENCARGADO DE

PRESUPUESTO

PRESTADOR DE

SERVICIOS

ENCARGADO DE FONDO

ROTATIVO

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN O UNIDAD

RESPONSABLE DEL

REQUERIMIENTO

SECRETARIO EJECUTIVO

O SUBSECRETARIOS

30. Firma el

cheque y para entrega

31. Recibe

expediente original y entrega

el cheque

32. Recibe el cheque para

sufragar gastos

28. Solicita pago y traslada para elaboración de

cheque

18. Recibe formulario RG-A y

lo entrega

13. Solicita los formularios: RG-A y

RG-L

12. Recibe formato "Cálculo de

reconocimiento de gastos al exterior

del país" y el requerimiento

original e informa al prestador de

servicios que recoja

formularios

7. Entrega copia

de requerimiento y documentación

para informar

5. Recibe y

entrega requerimiento

con

documentación

de respaldo

2. Recibe documentación y

solicita

requerimiento

Pro

cedim

iento

para

solic

itar A

ntic

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Reconocim

iento

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Versió

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Repúblic

a


Procedimiento para Liquidar Reconocimiento de Gastos por Prestación de Servicios Técnicos o Profesionales en el Interior o Exterior de la

República

CODIFICACIÓN: CONRED-DF-PL-01

Versión:

1

Vigencia:


Página:

32 de 54

1. Objetivo

Establecer el procedimiento a seguir liquidar reconocimiento de gastos para los

contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales en

cumplimiento de las condiciones contractuales, por motivo de su traslado hacia el

interior o exterior de la República de Guatemala, en la SE-CONRED.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica para todos los contratistas que presten servicios

técnicos o profesionales individuales a la SE-CONRED, por encontrarse

comprendida en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número

101-97 del Congreso de la República de Guatemala.

3. Base legal



Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 101-97, Ley

Orgánica del Presupuesto.


Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o

Provocado.



2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios

Prestados” o el que en el futuro corresponda.


2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción

de Desastres de Origen Natural o Provocado.


Procedimiento para Liquidar Reconocimiento de Gastos por Prestación de Servicios Técnicos o Profesionales en el Interior o Exterior de la

República


Versión:

1

Vigencia:


Página:

33 de 54

Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias

para el Sector Público de Guatemala, 6ta. Edición o la que en el futuro

corresponda.

Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de

Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas “NORMAS PARA LA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES CON CARGO AL

RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 OTRAS REMUNERACIONES DE PERSONAL

TEMPORAL”.


4.1 Contratista:

Persona responsable de realizar la liquidación de gastos efectuados, por medio de

comprobación con los documentos y requisitos estipulados en el Acuerdo


Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda y en el presente Manual, de

los gastos efectuados en el traslado de sus servicios técnicos o profesionales al

interior o exterior de la República.


Responsable de recibir la liquidación y realizar posteriores registros, del

reconocimiento de gastos por servicios prestados, a los contratistas que prestan

servicios técnicos o profesionales individuales en la SE-CONRED, en el interior o

exterior de la República.

4.3 El Despacho Superior, Directores, Subdirectores y Jefes de Unidad de

Áreas Sustantivas, Áreas Administrativas, Órganos de Apoyo Técnico y de

Control que autorizan y designan al contratista:

Responsables de velar por el adecuado y racional uso de los recursos

derivados del requerimiento de traslado por motivo de los servicios


Procedimiento para Liquidar Reconocimiento de

Gastos por Prestación de Servicios Técnicos o Profesionales en el Interior o Exterior de la

República


Versión:

1

Vigencia:


Página:

34 de 54

técnicos o profesionales al interior o exterior de la República.

Responsables de la autorización de la liquidación de los gastos efectuados

en el traslado por motivo de los servicios técnicos o profesionales al

interior o exterior de la República y el estricto cumplimiento a la presente

normativa.

5. Definiciones3

5.1 CONRED: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

Naturales o Provocados, es la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender

y participar en la rehabilitación y reconstrucción de los daños derivados de la

presencia de los desastres.

5.2 Formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”: Documento

oficial, con numeración correlativa y conforme los lineamientos de la

Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para liquidar los gastos

derivados del requerimiento de traslado por motivo de servicios.

5.3 Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre

sí, cuyo objetivo es realizar una actividad específica dentro de un ámbito de

aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal,

determinación de tiempos de realización, uso de materiales, tecnologías,

aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el oportuno y

eficiente desarrollo de las operaciones.





República


Versión:

1

Vigencia:


Página:

35 de 54

5.4 Requerimiento de traslado: Documento oficial por medio del cual el

responsable que solicita el traslado informa por escrito al contratista, la

necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República, los

objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia

establecidos en su contrato y el plazo de cumplimiento.

5.5 SE-CONRED: Secretaría Ejecutiva de CONRED, es el órgano de ejecución

de las decisiones del Consejo Nacional a cargo del Secretario Ejecutivo de la

CONRED, que conlleva la planificación, coordinación, administración, control,

monitoreo y evaluación.

5.6 SICOINDES: Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas, es la

herramienta informática que utilizan las entidades gubernamentales

descentralizadas para llevar el control de la ejecución presupuestaria,

registro de ingresos y gastos de los programas y proyectos que correspondan,

y que generan automáticamente con cada registro la contabilidad del Estado

y el proceso de pago.


Procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por

prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior de la

República.

Procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por

prestación de servicios técnicos o profesionales en el exterior de la

República.

7. Políticas

7.1 El trámite de liquidación de reconocimiento de gastos, se realizará




República


Versión:

1

Vigencia:


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36 de 54

conforme el Acuerdo Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el

Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el futuro

corresponda y el presente Manual.

7.2 Para agilizar el proceso de liquidación de reconocimiento de gastos y

evitar inconvenientes, la documentación original, deberá presentarse al

Encargado del Fondo Rotativo a los seis (6) días hábiles como máximo, previo

a la finalización de los diez (10) días hábiles establecidos en el reglamento

anteriormente mencionado.

7.3 No se aprobará la liquidación de gastos por traslado, si en la misma

faltaren comprobantes, requisitos por cumplir, o existan anomalías e

inconsistencias. En tales casos, se fijará al contratista y al funcionario público

que requirió el traslado de servicios, el término improrrogable de cinco (5)

días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha en que se informe

por escrito, para que presente nueva liquidación con los documentos y

requisitos correspondientes. Vencido dicho término, sin que se hubiere

presentado la liquidación o los documentos y requisitos respectivos, el

contratista deberá reintegrar inmediatamente sin requerimiento alguno, el

valor que le fue proporcionado en calidad de anticipo, realizando el depósito

o transferencia en línea en la cuenta de depósitos monetarios que sea

proporcionado por el Encargado de Fondo Rotativo y devolver los formularios

para los efectos correspondientes.

7.4 El formulario CT “Constancia de Traslado”, deberá presentarse al

momento de la liquidación, con firmas y sellos del Director o Subdirector de

la SE-CONRED donde se cumpla el requerimiento de traslado o de una

autoridad competente, conforme el plazo establecido en el requerimiento de

traslado.




República


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37 de 54

7.5 Si el prestador de servicios no presenta la liquidación de gastos en el

tiempo estipulado por el reglamento anteriormente mencionado o el prestador

de servicios no cumplió con la comisión oficial, el responsable que autorizó el

requerimiento de traslado deberá transmitir al Encargado de Fondo Rotativo

en un plazo de un (1) día hábil un informe circunstanciado, indicando las

justificaciones del incumplimiento y el Encargado de Fondo Rotativo, solicitará

por medio de oficio, con visto bueno del Director Financiero, el reintegro total

de los fondos anticipados, el cual se deberá realizar a más tardar un día

hábil posterior a la notificación, conforme las directrices del oficio. De no

recibir dicho reintegro, el Encargado de Fondo Rotativo realizará lo siguiente:

a. Solicitar por segunda vez, con visto bueno del Director Financiero, el

reintegro total de los fondos otorgados, el cual se deberá realizar a más

tardar un (1) día hábil posterior a la segunda notificación, trasladando

copia del expediente a la Dirección de Inspectoría General y Recursos

Humanos, ambas de la SE-CONRED, para lo que corresponda.

b. Solicitar por tercera vez, con visto bueno del Director Financiero, el

reintegro total de los fondos otorgados, el cual se deberá realizar a más

tardar un (1) día hábil posterior a la tercera notificación, trasladando

copia del expediente a la Dirección de Inspectoría General y Recursos

Humanos, ambas de la SE-CONRED, para lo que corresponda.

c. De no hacerse efectivo el reintegro se elevará a la Dirección de Inspectoría

General y al Despacho Superior para iniciar el proceso de requerimiento

por la vía económico coactiva, con el acompañamiento de la Dirección de

Asesoría Jurídica.




República


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7.6 Para el trámite de liquidación de reconocimiento de gastos en el interior

de la República se debe presentar:

a. Bitácora, en la cual se registró el ingreso y salida del lugar(es) en el

(los) cual(es) se realizó el traslado de los servicios.

b. Formulario CT “Constancia de Traslado”, con firmas y sellos del jefe de

la dependencia donde se cumpla el traslado de (los) servicios o de una

autoridad competente, conforme el plazo establecido en el

requerimiento de traslado y los lugares visitados.

c. Facturas originales extendidas por la empresa o persona que prestó los

servicios y con el giro relacionado al concepto del gasto con los datos

siguientes:

Nombre: CONRED

Número de Identificación Tributaria: 429334-7

Dirección: Avenida Hincapié 21-72 zona 13 o Ciudad

Conceptos relacionados con servicio de alimentación como desayuno, almuerzo, cena y cuando corresponda, servicio de hospedaje

Conforme a la actividad económica y giro relacionado

Sin alteraciones, enmiendas o borrones

Cantidad total de la factura en números y letras, cuando corresponda

y en moneda de curso nacional

Resolución vigente, impresa en el documento

Palabra CANCELADO

Con fecha que se recibe el bien o servicio

Cuando es factura cambiaria, adjuntar recibo de caja




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Sin incluir gastos por concepto de propina o bebidas alcohólicas

Pago en efectivo y no con tarjetas de crédito o débito, o cargar

beneficio de puntos

La sumatoria de los totales de las facturas que respaldan los gastos

realizados en el día, no deben ser mayores a la cuota diaria

establecida

Impresión de las facturas con los requisitos de la Ley del Impuesto al

Valor Agregado

d. Planilla de gastos efectuados por traslado de servicios al interior de la

República, conforme el modelo establecido en el presente Manual.

e. Informe de actividades que incluirá los datos relativos a la atención del

requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados,

cumpliendo con lo establecido por el Congreso de la República de

Guatemala en el Decreto Número 57- 2008, Ley de Acceso a la Información

Pública.

f. Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación" con datos

correspondientes y aprobado por responsable que emitió el requerimiento de

traslado.

g. El reintegro de los fondos correspondientes a los gastos no comprobados,

realizado a la cuenta que indicó el Encargado de Fondo Rotativo.

7.7 Para el trámite de liquidación de reconocimiento de gastos en el exterior de la

República se debe presentar:

a. Fotocopia de pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado.

b. Planilla de gastos efectuados por traslado de servicios al exterior de la




República


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República, con el tipo de cambio del Banco de Guatemala, con el cual se

otorgó el anticipo para reconocimiento de gastos y conforme el modelo

establecido en el presente Manual.

c. Informe de actividades que incluirá los datos relativos a la atención del

traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, conforme el modelo

establecido en el presente Manual.

d. Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación", con los

datos que corresponden.

e. El reintegro de los fondos correspondientes a los gastos no comprobados,

realizado a la cuenta que indicó el Encargado de Fondo Rotativo.


Planilla de Gastos Efectuados por Traslado de Servicios al Interior de la

República.

Formulario CT “Constancia de Traslado”.

Planilla de Gastos Efectuados por Traslado de Servicios al Exterior de la

República.

Informe de actividades.

Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación".




República


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9. Descripción del procedimiento para liquidar reconocimiento de

gastos por prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior

o exterior de la República


1.- Prestador de

servicios

Elabora los formatos correspondientes, presenta la documentación

de respaldo y los formularios que estipulan el Acuerdo Gubernativo

Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos

por Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda al

responsable que emitió el requerimiento para autorización.


Recibe, revisa y analiza la documentación presentada por el

prestador de servicios para liquidación si los documentos son

correctos, firma y sella de autorizado y devuelve al prestador de

servicios. Si existen errores regresa al paso uno.

3.- Prestador de

servicios

Recibe documentación y realiza el reintegro de los gastos no

comprobados a la cuenta bancaria que corresponda, por depósito o

transferencia en línea. Presenta la documentación y el

comprobante de reintegro al Encargado de Fondo Rotativo.

4.- Encargado de

Fondo

Rotativo

Recibe y revisa documentación de liquidación de reconocimiento

de gastos, sella de liquidado y entrega copias al prestador de

servicios como constancia de la liquidación y registra la liquidación

en la “Matriz de Reconocimiento de Gastos” y cuando existen

reintegros o complementos en el “Libro de Bancos”. Si existen

errores regresa al paso 1.

5.- Encargado de

Fondo

Rotativo

En reconocimiento de gastos en el interior de la República, realiza

FR03 en SICOINDES para rendición de cuentas. En el caso de

reconocimiento de gastos en el exterior de la República, adiciona

la documentación de liquidación al anticipo y se entrega al

Encargado de Tesorería para archivo.

6.- Encargado de

tesorería

Recibe documentación de reconocimiento de gastos al exterior y

archiva.





República


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1

Vigencia:


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42 de 54

Fin

6. Ar chiva

documentos de gastos al

exterior

3. Recibe, realiza

reintegro a la cuenta

bancaria que

corresponda y presenta

documentación

5. En

reconocimiento de

gastos en el interior,

realiza FRO3. En

reconocimiento de

gastos en el exterior,

adiciona la

documentación y

traslada

4. Recibe y

revisa

Documenta- ción, reintegro

y realiza los

r egistros

2. Recibe documentac ión y si losdatos son correctos firma y devuelve, si ex iste er ror regresa al paso

1

1. Elabora los

formatos

correspondientes y

los presenta para

autorización

ENCARGADO DE

TESORERÍA

ENCARGADO DE FONDO

ROTATIVO

RESPONSABLE DEL

REQUERIMIENTO

PRESTADOR DE

SERVICIOS

Inicio

10. Diagrama de flujo del procedimiento para liquidar

reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o

profesionales en el interior o exterior de la República





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1

Vigencia:


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ANEXOS





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1

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Anexo 1.

Requerimiento de Traslado al Interior de la República





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1

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Anexo 2.






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1

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Anexo 3.

Requerimiento de Traslado al Exterior de la República

PLANILLA DE GASTOS EFECTUADOS POR TRASLADO DE SERVICIOS AL INTERIOR DE LA REPÚBLICA

REQUERIMIENTO DE TRASLADO NÚMERO ______________________________ DE FECHA ___________________________

LUGARES VISITADOS:

F. Vo.Bo. Nombre Completo Servicios Sello (técnicos o profesionales

No. Serie de la

Factura

No. de

Factura Nombre Comercial Descripción Fecha

Monto en

Quetzales

1 Desayuno

2

Almuerzo

3 Cena

4 Hospedaje

5 Desayuno

6 Almuerzo

7 Cena

8 Hospedaje

9 Desayuno

10 Almuerzo

Total Q -

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Versió

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Anexo 4

.

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Inte

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Repúblic

a

Formato Actualiz ación del Manual de Procedimientos





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Anexo 5.

Formulario CT “Constancia de Traslado”

SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE

DESASTRES DE ORIGEN NATURAL O PROVOCADO

Formulario CT "Constancia de

Traslado"

Se hace constar que:

El señor (a): ________________________________________________________ Que presta servicios: ________________________________________________ Permaneció prestando sus servicios en los lugares y fechas que se indican

EN ESTE DOCUMENTO NO SE ACEPTAN ENMIENDAS, TACHONES NI BORRONES

Formulario CT- No. 0000

No.

Lugar de

Permanencia

Ingreso Egreso Autoridad a

quien consta

Firma y sello Fecha Hora Fecha Hora

1

2

3

4

5

6

Correlativo No. Requerimiento No.

Lugar y fecha Guatemala, Fecha

Contratista NIT

Prestador de servicios Dirección

Fecha de traslado

Objetivo

País destino

No. de formularios de reconocimiento de

gastos al exterior

Grupo Geográfico

Fechas del traslado

Días requeridos

Cuota

diaria Recibe

Tipo de

cambio al

TOTAL RECONOCIMIENTO

DE GASTOS A PAGAR

$- xx/xx/xx

Banco de

Guatemala

$- $- Q0.00000 Q0.00 Dato para Liquidar Cuota diaria Q0.00

MAN

UAL D

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Manual d

e P

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Gasto

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erv

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ICACIÓ

N: C

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MP-0

1

Versió

n:

1

Vig

encia

:

Fecha A

pro

bació

n c

onse

jo Págin

a:

49 d

e 5

4

SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE

DESASTRES

CÁLCULO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS EN EL EXTERIOR DE LA REPÚBLICA

Cálculo elaborado por:

F.

Actividad Renglón

Clasificación Presupuestaria

Vo. Bo.

Revisado:

NOTA: El pago de reconocimiento de gastos se realiza a través de cheque NO NEGOCIABLE, a nombre del contratista.

Anexo 6

.

Cálc

ulo

de

Reconocim

iento

de

Gasto

s en

el

Exte

rior

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la

Repúblic

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Anexo 7.

Planilla de Gastos Efectuados por Traslado de Servicios al Exterior de la República

PLANILLA DE GASTOS EFECTUADOS POR TRASLADO DE SERVICIOS AL EXTERIOR DE LA

REPÚBLICA

REQUERIMIENTO DE TRASLADO NÚMERO ______________________________ DE FECHA

___________________________

LUGARES VISITADOS:

F. Vo.Bo.

Nombre Completo Sello

Servicios (técnicos o profesionales)

No. Nombre Comercial Descripción Fecha Monto en

Dolares

Tipo de

cambio

Monto en

Quetzales

1 Desayuno Q -

2 Almuerzo Q -

3 Cena Q -

4 Hospedaje Q -

5 Desayuno Q -

6 Almuerzo Q -

7 Cena Q -

8 Hospedaje Q -

9 Desayuno Q -

10 Almuerzo Q -

Total $ - Q -

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ED





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1

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Anexo 8.

Informe de actividades

Guatemala, de de Licenciado (nombre) (cargo que ocupa) SE-CONRED Presente Licenciado (apellido): Por medio del presente, hago de su conocimiento que en el marco de los términos de referencia establecidos en mi contrato, se atendieron las actividades, por traslado de servicios (técnicos o profesionales) por " ______________________ ", desarrollada en , de acuerdo al requerimiento de traslado por motivo de servicios No , de fecha de del año en curso. Fecha y hora de salida: / / a las : horas Fecha y hora de llegada: / / a las : horas Lugar(es) visitado(s): ________________________________________. Objetivos alcanzados:

Actividades realizadas:

Fecha Descripción de las actividades





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1

Vigencia:


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/ / A las : horas, salida de las instalaciones en vehículo con placas oficiales , conducido por el señor

.

A las : horas, llegada a .

.

_/ / .

A las : horas, salida de .

A las : horas, ingreso a las instalaciones de la SE-CONRED.

Logros alcanzados:

.

.

Observaciones:

. Sin otro particular.

Atentamente,

Vo. Bo.





Versión:

1

Vigencia:


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Anexo 8.

Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación"

Formato Actualización de Manual de Procedimientos DGIRRD-02-2018. doc.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ......caso de modificaciones al Manual de Clasificaciones...

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