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MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Marzo - 2012

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Desarrollo Institucional Manual de procedimiento

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INDICE DE CONTENIDO

Pág.

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 3

Departamento de Compras 3

Departamento de Contabilidad 7

Departamento de Tesorería 11

Departamento de Presupuesto 19

Departamento de Archivo y Correspondencia 21

Departamento de Seguridad 24

Departamento de Estudio y Programación 28

Departamento de Servicios Generales 31

Departamento de Desarrollo Institucional 40

DIRECCION NACIONAL DE COMERCIO 41

Dirección General de Comercio Interior 41

Dirección General de Comercio Electrónico 55

Dirección General de Artesanías Nacionales 55

Dirección General del Registro de la Propiedad Industrial 74

Dirección General de Empresas Financieras 85

DIRECCION NACIONAL DE INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL 91

Dirección General de Industrias 96

Dirección General de Normas y Tecnología Industrial 116

DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS MINERALES 120

SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS Y REASEGUROS 169

OFICINA DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES 241

DIRECCIÓN NACIONAL DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INT. 241

DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION DE TRATADOS COMERCIALES

INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL

Dirección General de Defensa Comercial 245

VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR 405

DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN DE LA INVERSIÓN 405

Dirección General de Sedes de Empresas Multinacionales 411

DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES 413

Dirección General de Servicios al Comercio Exterior 413

Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad 413

Ventanilla Única 415


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Dirección de Administración y Finanzas

Departamento de Compras

Proceso: Requisición

Objetivo: Proveer de bienes y servicios a las unidades administrativas

Pasos:

1. La secretaria del Departamento de compras recibe la requisición, la registra en libro, la

enumera y se la entrega al jefe del Departamento.

2. El jefe del Departamento revisa la documentación para verificar que se cumplan todos

los requisitos y se la asigna a un cotizador.

3. El cotizador cotiza precios con tres proveedores diferentes, elabora un cuadro de cotiza-

ciones y se lo entrega al jefe, inmediatamente.

4. El jefe del Departamento verifica que esté correcto y lo envía a la Dirección Administrativa

para su autorización. Una vez autorizada, la secretaria del Departamento de Compras,

mediante mensajería interna remite la requisición al Departamento de Presupuesto, para

asignar partidas.

5. El Departamento de Presupuesto, asigna las partidas correspondientes para la adquisición del

bien o servicio, y lo devuelve al Departamento de Compras.

6. La secretaria del Departamento de Compras recibe la documentación, la registra en libro y se

la entrega al jefe del Departamento. El jefe del Departamento la entrega al cotizador, para

que confeccione la Orden de Compra. Una vez confeccionada, el jefe del Departamento, la

remite al Director Administrativo, para su firma.

7. Una vez firmada la O de C por el Director Administrativo, la misma se remite a

Contabilidad, para registrar su asiento contable. De allí se envía a Control Fiscal, para su

refrendo.

8. Una vez refrendada la O de C por Control Fiscal se remite al Departamento de Compras para

la adquisición del bien o servicio.

9. La secretaria del Departamento de Compras recibe y registra la orden de compra refrendada y

se la entrega al oficinista de compras. Este la recibe, registra, procesa y llama al proveedor

para que retire la orden de compra.

Fin del proceso

Proceso: Adquisición de Bienes y Servicios (Proceso interno Depto. Compras – Almacén)

Objetivo: Evitar la adquisición de bienes y servicios que hay en existencia.

Pasos:

1. Cada unidad administrativa debe preparar las requisiciones, escritas a máquina, para el

abastecimiento de materiales y suministros (papelería, tinta de impresoras, rollos de faxes y

otros). Con el propósito de ahorrar tiempo, es conveniente que la unidad administrativa,

antes de efectuar la requisición, verifique con almacén la existencia de los bienes a solicitar.

2. Todas las requisiciones son enviadas directamente al Almacén con la firma del funcionario

autorizado para solicitar los bienes.

3. Cuando los suministros contemplados en la requisición, no hayan podido ser despachados en

su totalidad, el Almacén debe remitir un comprobante de reposición de materiales y

suministros. Este comprobante se adjunta a la requisición original para justificar la compra

de los suministros faltantes.


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4. El Almacén remite al Departamento de Compras, para que este inicie el proceso regular de

compra de bienes.

5. El Almacén, mediante un control por unidad solicitante, registrará el retiro de suministros

para poder detectar y localizar la debida distribución. El inventario de suministros debe

estar actualizado mediante el sistema Kardex.

Fin de Proceso

Sección Almacén

Proceso: Despacho de bienes y suministros, de inventario del almacén

Objetivo: Suplir las necesidades de las diversas unidades administrativas del Ministerio

Pasos:

1. La unidad interesada prepara el documento de solicitud “Requisición no numerada”

debidamente completada y autorizada. Esta requisición sin número se remite a la Dirección

de Administración y Finanzas para su autorización.

2. La requisición firmada por el Director(a) de Administración y Finanzas es enviada al

Almacén General, para su despacho correspondiente.

3. El almacenista II elabora los despachos y lo remite al Jefe de Almacén para revisar, evaluar y

autorizar los despachos de las solicitudes de material a los diferentes Departamentos, de

acuerdo al consumo anterior y a la existencia actual de los bienes solicitados.

4. Los días de despacho de materiales y bienes son miércoles y jueves para el Nivel Central.

Para las Direcciones Provinciales de lunes a viernes.

5. Los días de despacho, el almacenista informa por teléfono o correo electrónico a las unidades

solicitantes de los despachos autorizados. Saca los bienes y realiza la entrega.

6. Los despachos retirados por la unidad solicitante son enviados al funcionario que actualizar

las tarjetas de control de inventario para realizar las rebajas en las tarjetas.

7. Entonces se elabora el informe de despacho y se le adjunta el despacho original, firmado por

la unidad solicitante, el jefe de almacén y el almacenista. El informe se debe remitir

diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del

Almacén.

Fin del Proceso

Proceso: Despacho de bienes patrimoniales

Pasos:

1. Si el pedido es un equipo de oficina, mobiliarios y/o vehículos, se procede a enviar la

requisición numerada al almacén para sellar “Sin Existencia” y después el documento es

enviado a la Dirección de Administración y Finanzas.

2. Cuando el bien patrimonial (equipo de oficina, mobiliarios y/o vehículo) es recibido por

al almacén, se procede a confeccionar el despacho y se le comunica a Bienes

Patrimoniales para identificar el activo con una placa numerada.

3. Después se le comunica por teléfono o correo electrónico a la unidad solicitante para su

retiro.

4. La unidad solicitante debe firmar de recibido conforme el despacho y retirar el bien.

5. Entonces se elabora un informe de despacho y se le adjunta al despacho original firmado

por la unidad solicitante, el jefe de almacén y el almacenista. El informe se debe remitir

diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del

almacén.

Fin del proceso


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Proceso: Recepción de bienes en el Almacén General

Objetivo: Velar que los bienes recibidos en el Almacén estén en buenas condiciones y que

cumplan con las especificaciones de la orden de compra, además de registrar las cantidades

ingresadas, en el inventario.

Pasos:

1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura.

2. Verifica que la factura esté conforme con lo descrito en la orden de compra. De no cumplir

se rechaza el bien, hasta que la empresa cumpla con lo establecido.

3. Al recibir el bien se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra, para

comprobar si es objeto de multa.

4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de

compra será multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento.

5. Ninguna empresa podrá realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de

Compras y Proveeduría.

6. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los productos sensibles al ambiente

y tiempo.

7. De estar todo conforme en la entrega y según lo descrito en la orden de compra, se firmará,

sellará y fechará la factura de “Recibido Conforme”. Se le entrega al proveedor la orden de

compra y factura original sellada y firmada.

8. Se colocan los bienes recibidos en los anaqueles dispuestos en el Almacén para tal fin, y

forman parte del inventario del mismo.

9. Si el bien es para una unidad administrativa específica, se coloca en forma estratégica para

realizar la entrega lo más pronto posible.

10. El almacenista identifica la mercancía recibida con un tiquete, que indica la orden de compra

y la unidad administrativa.

11. Entrega la documentación al almacenista (2) para la preparación del documento de

“Recepción de Almacén. Diariamente se debe enviar el resumen y los formatos de recepción

al Departamento de Contabilidad.

12. Si se trata de un Bien Patrimonial, el Almacenista (2) informa a Bienes Patrimoniales, para

proceder a la identificación del activo con una placa numerada, antes de realizar el Despacho.

Fin del Proceso

Proceso: Recepción Directa en las Unidades Solicitantes

Pasos:

1. Cuando se recibe el bien en la unidad solicitante, el jefe o funcionario designado de la

unidad solicitante o receptora debe colocar el sello de “Recibido” en la factura y orden de

compra. Además debe firmar y fechar la factura. Después debe remitir al Almacén

General los documentos para los registros y comprobantes correspondientes.

2. Si es un bien patrimonial, el Almacenista y un funcionario de Bienes Patrimoniales, van a

la unidad correspondiente a verificar físicamente que lo recibido cumple con las

especificaciones en la orden de compra. De ser así se procede a la identificación del

activo con una placa numerada.

Proceso: Inventario

Objetivo: Llevar el control de inventario de bienes. Realizar dos inventarios al año para

cumplir con ese fin.

Pasos:

1. Se realizan anualmente dos (2) inventarios.


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2. Los participantes son funcionarios externos al Almacén General y el Departamento de

Auditoría Interna.

3. Se procede al conteo de cada uno de los bienes del inventario. Cada funcionario debe llenar

el Formato de Toma de Inventario, indicando la descripción del bien, modelo, marca, unidad

de medida y cantidad física. (Adjunto formato de Toma de Inventario). Se revisan los

resultados con los documentos de registros de inventario. Si hay alguna diferencia se cuenta

nuevamente el bien, para descartar que sea un error de conteo.

4. Los formatos de Toma de Inventario completados son entregados al Jefe del Almacén.

5. El Informe finas del inventario se remite a la Dirección de Administración y Finanzas, para

su información y toma de decisiones.

Fin del Proceso

Proceso: Recepción de Compras Al Contado

Objetivo: Realizar compra al contado a proveedor

Pasos:

1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura.

2. Verifica que la factura esté conforme con lo descrito en la orden de compra, en caso contrario

se rechaza el bien hasta cumplir con lo establecido.

3. En la recepción se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra para

comprobar si es objeto de multa.

4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de

compra será multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento.

5. Ninguna empresa podrá realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de

Compras y Proveeduría.

6. Si la orden de compra establece que el pago es al contado, el proveedor con un funcionario

responsable del Departamento de Compras se apersona a Ventanilla de Tesorería para la

entrega del cheque. (Pago contra entrega).

7. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los bienes sensible al ambiente y

tiempo.

8. De estar todo conforme en la entrega y lo descrito en la orden de compra se firmará, sellará y

fechará la factura de “Recibido Conforme”. Se le entrega al proveedor la orden de compra y

factura original sellada y firmada.

Fin del proceso

Proceso: Registro de Inventario Permanente

Objetivo: Contar con un registro permanente en las tarjetas de control de inventario de los

bienes adquiridos, despachados, transferidos y en existencia.

Pasos:

1. Abrir una tarjeta para cada bien que administre el Almacén. En la misma se anotarán las

entradas, salidas, saldos en existencia, así como el código de identificación y ubicación del

bien.

2. El documento fuente que se utilizará para el registro de las entradas será “Recepción de

Almacén” y para las salidas “Despacho de Almacén. Los registros en las tarjetas de

inventario deberán mantenerse actualizados.

3. En el reverso de la tarjeta se detallan las unidades solicitantes que han recibido los bienes, en

términos físico, valor monetario y fecha de entrega.


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4. Simultáneamente se abrirá una Tarjeta Marbete que se ubicará en el anaquel donde se

encuentra el bien correspondiente. Este mecanismo facilitará detectar de manera ágil el

movimiento de cada bien.

5. Los bienes transitorios no se registran en las tarjetas de control de inventario, porque no

forman parte del inventario.

Fin de Proceso

Proceso: Pedidos

Objetivo: Controlar y reposicionar los bienes que se agotan

Pasos:

1. Semanalmente se elabora un cuadro de todos los bienes entregados, por unidades

administrativas.

2. Los bienes entregados se descuentan, progresivamente, de los registros del Kardex.

3. De acuerdo al saldo existente y al comportamiento usual de estos bienes, se llena el

formulario de reposición de bienes y se envía al Departamento de Compras para que realice

los trámites pertinentes, para la adquisición de los mismos.

Fin de Proceso

Proceso: Multa por incumplimiento

Objetivo: Velar que la entrega de bienes y servicios se produzca dentro del tiempo

establecido, cumpliendo con las normas fiscales del Ministerio de Economía y Finanzas.

Pasos:

1. El almacenista, al momento de recibir el bien del proveedor, debe verificar que la misma

cumple con todas las especificaciones indicadas en la orden de compra correspondiente

(original), que ha sido previamente enviada por el Departamento de Compras.

2. Si el bien está conforme con lo solicitado, el almacenista debe verificar en la orden de

compra, si el tiempo de entrega no ha vencido.

3. En caso de haberse vencido el plazo de entrega, el funcionario responsable del almacén

procede a sellar el reverso del original de la factura, con el mensaje:”multa por

incumplimiento”.

4. Después se procede a la recepción del material y/o equipos en general y se cumple con el

procedimiento de Recepción de Bienes.

5. El Departamento de Tesorería, es el comisionado para realizar los cálculos respectivos,

para determinar la multa por incumplimiento, una vez que el proveedor presente su

cuenta en Ventanilla.

Fin del proceso

Departamento de Contabilidad

Proceso: Compras

Objetivo: Registrar la adquisición del bien o servicio en los libros de contabilidad

Pasos:

1. La orden de compra autorizada y firmada proviene de la Dirección Administrativa.

2. La orden de compra la recibe la secretaria del Departamento de Contabilidad y le da registro

de entrada en libro al documento. Enseguida se la entrega al jefe del Departamento.

3. La jefa del Departamento clasifica la orden de compra, según el monto de la misma y se la

asigna al funcionario responsable.

4. El funcionario responsable* recibe la orden de compra y procede a registrarla en el asiento de

diario de contabilidad.


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5. La orden de compra si es a crédito se envía a Control Fiscal para su refrendo. Si es al

contado se remite a Tesorería para la confección del cheque correspondiente.

6. Si es al contado Tesorería remite el cheque a Contabilidad.

7. La secretaria del Departamento de Contabilidad registra el cheque en libro y se lo entrega a la

jefa del Departamento.

8. La jefa del Departamento revisa el cheque para verificar que esté correctamente

confeccionado, y se lo entrega al funcionario responsable* para que registre el asiento

contable.

9. El proveedor entrega el bien al almacén. Este lo recibe y elabora el Documento de

Recepción del Bien, le adjunta copia de la factura, orden de compra y gestión de cobro.

10. Toda esta documentación es remitida al Departamento de Contabilidad

11. La secretaria del Departamento de Contabilidad, recibe la documentación, la registra en libro

y se la entrega a la jefa del Departamento.

12. La jefa del Departamento lo revisa para verificar que está correcto y lo asigna al funcionario

responsable* para que registre el asiento contable y cree la Cuenta x Pagar.

13. El proveedor entrega la gestión de cobro (para hacer su pago efectivo) al Departamento de

Tesorería.

14. Tesorería recibe la gestión de cobro, llenada correctamente, del proveedor, la registra y la

remite a la Dirección Administrativa para su firma.

15. La Dirección Administrativa recibe y autoriza (firma) la gestión de cobro y la remite al

Departamento de Contabilidad.

16. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la gestión de cobro firmada y se la

entrega a la jefa del Departamento para su verificación.

17. La jefa del Departamento la revisa y la asigna al funcionario responsable* para que registre

y selle que el bien fue recibido.

18. El Departamento remite la gestión de cobro a Tesorería para que confeccione el cheque

respectivo.

19. El Departamento de Tesorería confecciona el cheque y lo envía al Departamento de

Contabilidad.

20. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe el cheque, lo registra y se lo entrega a

la jefa del Departamento.

21. La jefa del Departamento de Contabilidad lo revisa y lo asigna a un funcionario,* según el

Fondo, para que realice el asiento contable.

22. El funcionario responsable* realiza el asiento contable del cheque y lo envía a la Dirección

Administrativa para su firma.

23. La Dirección Administrativa recibe el cheque y lo autoriza (firma).

24. El cheque autorizado por el Director Administrativo, se envía a Control Fiscal para su

refrendo.

25. Control Fiscal lo revisa, si está correcto, lo refrenda y lo remite a Ventanilla de Tesorería.

Fin del proceso

Proceso: Compras – Fondo SIAFPA**

Objetivo: Registrar las compras del fondo SIAFPA en los libros de contabilidad

Pasos:

1. La orden de compra autorizada y firmada proviene de la Dirección Administrativa, la

secretaria del Departamento de Contabilidad la recibe, la registra en libro y se la entrega a la

jefa del Departamento.


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2. La jefa del Departamento clasifica la O de C según el Fondo, y se la asigna al funcionario

responsable* para que proceda a registrarla en el asiento de Diario de Contabilidad.

3. La orden de compra, después de registrar el asiento contable, si es a crédito se envía a

Control Fiscal para su refrendo, si es al contado se envía a Tesorería para la confección del

cheque correspondiente.

4. La secretaria del Departamento de Contabilidad, recibe y registra el cheque en libro y se lo

entrega a la jefa del Departamento. Ésta verifica que esté correcto y se lo asigna al

funcionario responsable del Fondo respectivo, para que registre el asiento contable.

5. Una vez realizado el asiento contable, se remite el cheque a la Dirección Administrativa para

la firma. El Director lo firma y lo envía a Control Fiscal para su refrendo. Después de su

refrendo Control Fiscal lo remite a Ventanilla de Tesorería.

6. El proveedor seleccionado entrega el bien al almacén. Este lo recibe y elabora el documento

de Recepción de Bien, al cual le adjunta copia de la factura, orden de compra y gestión de

cobro, toda esta documentación la envía al Departamento de Contabilidad.

7. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe toda la documentación, la registra en

libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta verifica que esté correcto, y lo asigna a

la asistente de contabilidad del Fondo respectivo, para que registre el asiento contable y cree

la Cuenta x Pagar.

8. Después de un sub proceso en el Departamento de Tesorería, la Dirección Administrativa

firma la gestión de cobro y la remite al Departamento de Contabilidad.

9. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la gestión de cobro firmada y se la

entrega a la jefa del Departamento para su verificación. Esta la revisa y se la asigna al

funcionario responsable* del Fondo respectivo, para que registre y selle (sello de SIAFPA)

que el bien fue recibido. Una vez realizada, esta operación remite la gestión de cobro al

Departamento de Tesorería para la Recepción de la Gestión de Cobro.

10. El Departamento de Tesorería confecciona el cheque y lo envía al Departamento de

Contabilidad.

11. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe el cheque lo registra en libro y se lo

entrega a la jefa del Departamento. La jefa lo revisa y se lo entrega al funcionario

responsable* del Fondo respectivo, para que realice el asiento contable.-

12. El funcionario responsable* del Fondo respectivo, realiza el asiento contable del cheque y lo

envía a la Dirección Administrativa para su firma.

Fin de Proceso

Proceso: Estados Financieros

Objetivo: Elaborar los informes financieros trimestralmente

Pasos

1. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe, mensualmente, los informes

contables de las siguientes unidades administrativas: Juzgado Ejecutor, Superintendencia de

Seguros y Reaseguros y la Dirección General de Artesanías, lo registra en Libro y se lo

entrega a la jefa del Departamento. Esta se lo asigna al asistente de contabilidad.

2. El asistente de contabilidad compila los informes contables mensuales y elabora los Estados

Financieros, trimestralmente.

3. Una vez elaborado los Estados Financieros (Balance de Resultados, Estado de Situación y

Estado de Cambio de Patrimonio) se remiten un juego de copias a la Contraloría General de

la República, al Departamento de Auditoría Interna y a Control Fiscal.

Fin de Proceso


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Proceso: Planilla Adicional (Contratos)

Objetivo: Registrar en los libros de contabilidad, los contratos del personal temporal

Pasos

1. El contrato lo remite la OIRH, al Departamento de Contabilidad. La secretaria del

Departamento lo recibe, lo registra en Libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. Ésta

se lo asigna al asistente de contabilidad.

2. El asistente de contabilidad verifica las cifras (cálculo) para asegurarse que están correctas, y

luego ingresa el contrato en el SIAFPA, mediante la computadora. Después lo remite al

Departamento de Presupuesto, para “bloquear” la partida.

3. Una vez “bloqueada” la partida, por el Departamento de Presupuesto, el contrato se envía

nuevamente a Contabilidad. La secretaria lo recibe y se lo entrega a la jefa del

Departamento. Esta verifica la firma de presupuesto en el sello dispuesto para tal fin, y se lo

asigna al asistente de contabilidad.

4. El asistente de contabilidad realiza el asiento contable de diario (compromiso del contrato) y

lo envía a Control Fiscal para su refrendo.

5. Una vez refrendado se remite al Departamento de Contabilidad, el cual lo registra con la

fecha de refrendo, que equivale a la fecha de proceder. El Departamento guarda una copia y

remite el contrato a la OIRH para que elabore la planilla.

6. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la planilla remitida por la OIRH, la

registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta se lo asigna al asistente de

contabilidad para que verifique las cifras (cálculo) y registre el asiento contable en el Diario,

(Registro contingente y planilla adicional) y se envía a Control Fiscal para su refrendo.

7. Una vez refrendado se remite al Departamento de Contabilidad, la secretaria lo recibe y se lo

entrega a la jefa del Departamento. Esta lo revisa y se lo asigna al asistente de contabilidad

para que realice el asiento de devengado y envío en la computadora. Después la planilla se

remite a la OIRH.

Fin de Proceso

Proceso: Viáticos

Objetivo: Registrar en los libros de contabilidad los viáticos solicitados

Pasos:

1. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la solicitud de viáticos autorizada por

el Director Administrativo, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento.

Ésta se lo asigna a la asistente de contabilidad para que proceda.

2. La asistente de contabilidad revisa los cálculos para verificar que están correctos, luego

ingresa la solicitud a la computadora y lo remite al Departamento de Presupuesto para

“bloquear” la partida.

3. Una vez cumplido este trámite, se envía al Departamento de Contabilidad. La secretaria del

Departamento recibe la solicitud, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del

Departamento. Esta lo revisa y se lo asigna a la asistente de contabilidad.

4. La asistente de contabilidad registra el asiento contable en el Diario de la Computadora y lo

remite al Departamento de Tesorería, para la confección del cheque.

5. Una vez confeccionado el cheque, lo recibe la secretaria del Departamento de Contabilidad,

lo registra en Libro y lo envía a la Dirección Administrativa para la firma del Director.

Fin de Proceso


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Departamento de Tesorería

Proceso: Orden de Compra al Crédito – SIAFPA

Objetivo: Controlar y registrar las compras al crédito

Pasos

1. El proveedor presenta la gestión de cobros a Ventanilla de Tesorería.

2. Las funcionarias de Ventanilla la reciben. Verifican que la documentación esté completa y

limpia (sin tachones o borrones), que cuente con la factura, orden de compra y gestión de

cobro.

3. Si cumple con todos los requisitos se le confecciona un número de caso por el Sistema para

Envío de Información (SEI) y remiten la documentación completa al departamento de

Tesorería.

4. La secretaria del Departamento recibe la información, verifica que esté completa y se la

entrega a la Jefa (e) del Departamento. Esta la revisa, la firma y se la pasa al Asesor de la

Administración. El mismo la revisa, le pone sello de revisada, la remite a la secretaria, quien

se la asigna al funcionario que maneja el fondo correspondiente.

5. El funcionario responsable verifica que las cifras y la documentación estén correctas y

completas, para registrarlo en el programa correspondiente al Fondo en su computadora.

6. Si es un bien la documentación se envía, por mensajería interna, a la Dirección

Administrativa para la firma de la gestión de cobro. Por el contrario, si se trata de un servicio

se remite toda la documentación a la unidad administrativa que solicitó el servicio, para

llenar y firmar formulario de gestión de cobro.

7. La unidad que solicitó el servicio, recibe la documentación, firma el formulario de recepción

y servicio y lo remite al Departamento de Tesorería.

8. La secretaria del Departamento lo recibe y lo remite a la Dirección Administrativa para la

firmas.

9. La Dirección Administrativa lo firma, al igual que la gestión de cobro y lo remite al


10. El Departamento de Contabilidad la registra y lo remite al Departamento de Tesorería.

11. La secretaria de Tesorería recibe la documentación, la registra en el sistema y se la entrega al

responsable del fondo.

12. El responsable la recibe, la revisa y verifica que cuente con el Sello del SIAFPA de

Recepción de Servicio, la firma del Directora(a) Administrativa, y lo registra.

13. El funcionario responsable del Fondo Rotativo de SIAFPA, genera la gestión de cobro en la

computadora, firma el sello de registrado en SIAFPA y lo remite a la secretaria.

14. La secretaria lo recibe y lo lleva a la Dirección Administrativa para ser remitido a Control

Fiscal.

15. Control Fiscal recibe la documentación para verificar si está correcta. De ser así, la refrenda

y envía al Departamento de Tesorería.

16. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la documentación con el refrendo de

Control Fiscal, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento.

17. La jefa del Departamento verifica que la documentación sea correcta y completa (orden de

compra, factura y gestión de cobro). Si está todo en orden, autoriza en la computadora la

emisión del cheque.

18. La jefa del Departamento le asigna al funcionario responsable del Fondo Rotativo del

SIAFPA, la confección del cheque.

19. El funcionario responsable del Fondo del SIAFPA confecciona el cheque en la computadora

y se lo entrega a la jefa del Departamento.

20. La jefa del Departamento recibe el cheque, lo revisa y firma el comprobante del mismo. Una

vez firmado se lo entrega al funcionario responsable del Fondo, para que guarde una copia.


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21. El funcionario responsable del Fondo recibe el cheque, guarda copia del comprobante y lo

envía a Ventanilla de Tesorería.

22. La(s) funcionaria(s) de Ventanilla de Tesorería reciben el cheque, lo registran en el Libro de

Control y lo entregan en Contabilidad.

23. El Departamento de Contabilidad recibe el cheque, realiza su asiento contable en el libro de

Diario y lo remite a la Dirección Administrativa.

24. La Dirección Administrativa recibe el cheque y lo entrega al Director para su firma. Una vez

firmado se envía a Control Fiscal para su refrendo.

25. Control Fiscal recibe el cheque y verifica que se ajuste al procedimiento. De ser así, lo

refrenda y llama a la Dirección Administrativa para que lo retire y lo envíe a Tesorería

26. La(s) funcionaria(s) de Ventanilla de Tesorería reciben el cheque, lo registran y llaman al

Proveedor para que retire su cheque.

27. Una vez que el proveedor retiró su cheque, la(s) funcionaria(s) de Ventanilla le entregan al

funcionario responsable del Fondo, copia del cheque, factura, orden de compra y gestión de

cobro para el reembolso

28. El funcionario responsable del Fondo ordena toda la documentación y la acumula hasta

alcanzar un monto determinado, para proceder a solicitar su reembolso al Ministerio de

Economía y Finanzas.

Fin del proceso

Proceso: Orden de Compra al Contado por SIAFPA

Objetivo: Controlar y registrar las compras al contado

Pasos:

1. La Orden de Compra es recibida por la secretaria del Departamento, la registra en libro y se

la entrega a la jefa del Departamento, quien la revisa y se la asigna al funcionario responsable

2. El funcionario responsable confecciona el recibo en el sistema y se lo entrega a la secretaria,

para que lo envíe por el sistema SEI, al Departamento de Contabilidad.

3. El Departamento de Contabilidad lo registra en el asiento de diario y lo envía al

Departamento de Tesorería para la confección del cheque.

4. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la orden de compra y se lo remite a la

Jefa del Departamento. Esta se lo asigna al funcionario responsable para que ingrese el

cheque en la computadora en el programa de SIAFPA.

5. Una vez confeccionado el cheque se entrega a la Jefa del Departamento para la firma del

comprobante. Una vez firmado se remite al Asesor de la Administración para su revisión y

sello de revisado.

6. Una vez revisado y firmado el cheque, el funcionario guarda una copia que se registra en el

libro del banco, y remite el cheque a ventanilla de tesorería.

7. Las funcionarias de ventanilla lo reciben, lo registran en el libro de control y lo remiten al

Departamento de Contabilidad para su registro.

8. El Departamento de Contabilidad lo registra en el asiento diario y lo remite a la Dirección de

Administración y Finanzas.

9. La Dirección Administrativa firma el cheque y la orden de y compra y los remite a Control

Fiscal para su refrendo.

10. Control Fiscal recibe el cheque y la O de C de la Dirección Administrativa, los refrenda y la

remite a la Dirección Administrativa.

11. La Dirección Administrativa lo remite al Departamento de Compras para que lo publiquen en

el sistema de Panamá Compra. Una vez publicado la secretaria del Departamento de

Compras lo remite a las funcionarias de ventanilla de tesorería.


13

12. Ventanilla de Tesorería entrega el cheque al proveedor o a la persona encargada de Compras

para que proceda a realizar la respectiva compra del bien o servicio.

13. Una vez que el proveedor retira su cheque las funcionarias de ventanilla le entregan al

funcionario responsable del Fondo copia del cheque, factura, orden de compra y paz y salvo

para el reembolso.

Fin de Proceso

Proceso: Orden de Compra al Contado por Fondo de Ingresos

Objetivo: Utilizar eficientemente los fondos de ingresos en la adquisición de bienes

Pasos:

1. La orden de compra es recibida por la secretaria del Departamento, la registra en libro y se la

entrega a la jefa del Departamento, quien la revisa y se la asigna al funcionario responsable

para que confeccione el cheque.

2. Una vez confeccionado el cheque se le envía a la Jefa del Departamento para su revisión y

firma del comprobante.

3. Una vez firmado se le entrega a la secretaria para que lo remita al Asesor de la

Administración, quien lo revisa y pone sello de revisado.

4. Una vez revisado y firmado el cheque, el funcionario guarda dos copias que se registran en el

libro del banco y se remite a ventanilla de tesorería.

5. Las funcionarias de ventanilla de tesorería lo reciben, registran en el libro de control y lo

remiten a la Dirección Administrativa

6. Una vez firmado el cheque por la Directora Administrativa, la secretaria lo remite al

Departamento de Presupuesto para asignarle partida.

7. El Departamento de Presupuesto le asigna partida, lo firma la jefa de Presupuesto y lo envía a

la Dirección Administrativa.

8. La secretaria de la Dirección Administrativa lo recibe y remite el cheque y la orden de

compra a Control Fiscal para su refrendo.

9. Control Fiscal recibe la documentación la refrenda y la remite a la Dirección Administrativa

10. La Dirección Administrativa lo recibe y envía al Departamento de Compras para que lo

publiquen en el sistema de Panamá Compra. Una vez publicado la secretaria del

Departamento lo remite a ventanilla.

11. Las funcionarias de ventanilla entrega el cheque al proveedor o a la persona encargada de

Compras para realizar la compra del bien o servicio.

12. Una vez que el proveedor retira su cheque, las funcionarias de ventanilla le entregan al

funcionario responsable del Fondo, copia del cheque, factura, orden de compra y paz y salvo

para ser archivados.

Fin de Proceso

Proceso: Orden de Compra al Crédito por Fondos de Ingresos

Objetivo: Adquirir bienes y servicios para las unidades administrativas

Pasos:

1. El proveedor presenta la Gestión de Cobro en Ventanilla de Tesorería. Las funcionarias de

ventanilla la reciben y verifican que la documentación esté completa y limpia (sin tachones ni

borrones), y que cuente con la factura, orden de compra y gestión de cobro. Se le confecciona

un número de caso por el sistema (SEI) y remiten la documentación completa a Tesorería.

2. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la información, verifica que esté completa

y se la entrega a la Jefa del Departamento. Esta la revisa, la firma y se la pasa al Asesor de la

Administración, quien la revisa y le pone sello de revisado, se la pasa a la secretaria, quien la


14

asigna al funcionario responsable del Fondo. (Verifica que las cifras y la documentación

estén correctas; además, si el proveedor entregó en la fecha establecida en la orden de

compra o se le debe imponer multa por desacato en la orden).

3. Si es un servicio se envía toda la documentación a la unidad que lo solicitó para que llene y

firme el formulario de recepción de servicios.

4. La unidad que solicitó el servicio recibe la documentación, firma del formulario de recepción

de servicio y lo remite al Departamento de Tesorería.

5. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la documentación, la registra y se la

entrega a la Jefa del Departamento para la autorización de emisión de cheque. Esta revisa que

esté completa (orden de compra, factura y gestión de cobro) y se la entrega al funcionario

responsable del Fondo para confeccionar cheque. Este confecciona cheque en la máquina de

escribir, se lo entrega a la Jefa del Departamento para la firma del comprobante. Una vez

firmado se lo entrega a la secretaria quien se lo remite al Asesor de la Administración, lo

revisa y le pone sello de revisado. Una vez firmado y revisado, el funcionario guarda una

copia que se registra en el libro del banco, y remite el cheque a ventanilla.

6. Las funcionarias de ventanilla lo reciben, lo registran en el libro de control y lo remiten a la

Dirección Administrativa por el SEI.

7. La secretaria de la Dirección Administrativa lo recibe y lo envía al Departamento de

Presupuesto para la asignación de partida y lo remite a la Dirección Administrativa.

8. Una vez firmado el cheque por la Directora Administrativa se remite a Control Fiscal para su

refrendo.

9. Control Fiscal, si está en orden, lo refrenda y llama a la Dirección Administrativa para que

retire el cheque y lo envíe a Tesorería.

10. Las funcionarias de ventanilla reciben el cheque lo registran y llaman al proveedor para que

pase a recogerlo.

11. Una vez que el proveedor retira su cheque, las funcionarias de ventanilla le entregan al

funcionario responsable del Fondo copia del cheque, factura, orden de compra, paz y salvo y

gestión de cobro para que lo archive.

Fin de Proceso

Proceso: Reembolso de los Fondos de las Direcciones Provinciales

Objetivo: Reembolsar las asignaciones presupuestarias ejecutadas.

Pasos:

1. Las Direcciones Provinciales envían al Departamento de Tesorería la documentación que

sustenta los gastos efectuados (Gestión de Cobro). El Departamento de Tesorería la revisa,

confecciona un recibo, a través de SIAFPA, y lo remite al Departamento de Presupuesto.

2. El Departamento de Presupuesto revisa, asigna las partidas y remite la Gestión de Cobro al

Departamento de Tesorería.

3. El Departamento de Tesorería recibe la Gestión de Cobro la ingresa al sistema SIAFPA y la

remite al Departamento de Presupuesto, para bloquear la partida y la envía a Tesorería.

4. La secretaria de Tesorería lo recibe y se lo entrega al funcionario encargado del Fondo. Este

imprime la gestión de cobro del sistema SIAFPA, y lo remite a la Jefa del Departamento para

su firma. La Jefa la firma y la envía al Asesor de la Administración, quien la revisa y la

remite, a través de ala secretaria, a la Dirección de Administración y Finanzas.

5. La directora Administrativa firma la gestión de cobro y la remite al Departamento de

Contabilidad para que realice el asiento de Diario de la gestión de cobro.

6. Una vez registrada la Gestión de Cobro, el Departamento de Contabilidad lo remite a la

Dirección Administrativa, quien lo envía a Control Fiscal, para sui refrendo.


15

7. Control Fiscal refrenda la gestión de cobro y lo envía a la Dirección Administrativa para que

lo remita al Departamento de Tesorería.

8. Lo recibe la secretaria del Departamento y se le entrega a la Jefa para la aprobación del

cheque. Se lo entrega al funcionario responsable del Fondo, para que confecciones el cheque

en el sistema. Elaborado el cheque lo firma la Jefa y lo revisa el Asesor de la Administración.

Una vez revisado, pasa donde las funcionarias de ventanilla, quien lo registra, y lo remite al

Departamento de Contabilidad, para que registre en cheque en libro.

9. El Departamento de Contabilidad lo remite a la Dirección de Administración para la firma

del cheque.

10. La Directora Administrativa, firma el cheque y lo envía a Control Fiscal

11. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Dirección Administrativa, que lo recibe y lo envía

al Departamento de Tesorería.

12. Ventanilla de Tesorería lo envía por Valijas, a través del Departamento de Archivo y

Correspondencia, a las Direcciones Provinciales. Se le entrega al funcionario responsable del

Fondo copia del cheque y documentación adjunta; (a) si es por el Fondo SIAFPA para su

reembolso y (b) si es por ingresos para archivar.

Fin de Proceso

Proceso: Reembolso de las Cajas Menudas

Objetivo: Reembolsar los dineros utilizados por las Cajas Menudas

Pasos:

1. Las unidades administrativas que tienen Caja Menuda envían al Departamento de Tesorería

la documentación que sustenta los gastos efectuados (Gestión de Cobro). El Departamento

de Tesorería la revisa, hace un recibo y lo remite al Departamento de Presupuesto.

2. El Departamento de Presupuesto bloquea la partida y remite la Gestión de Cobro al

Departamento de Tesorería.

3. El Departamento de Tesorería genera la gestión de cobro; la Jefa del Departamento revisa y

firma la gestión de cobro y se la pasa al Asesor de la Administración, quien la revisa y se la

entrega a la secretaria del Departamento, para que la remita a la Dirección Administrativa.

4. La Dirección Administrativa firma la Gestión de Cobro y la remite al Departamento de

Contabilidad para que registre, en el Diario, el asiento contable de la Gestión de Cobro.

5. El Departamento de Contabilidad una vez realizado el asiento contable, remite la Gestión de

Cobro al Departamento de Tesorería para que confeccione el cheque.

6. El Departamento de Tesorería confecciona el cheque y lo remite a la Jefa del Departamento

para su firma en el comprobante y lo remite al Asesor de la Administración, pasa a

Ventanilla para ser enviado al Departamento de Contabilidad.

7. El Departamento de Contabilidad recibe el cheque, realiza en el Diario el registro contable

del cheque y lo envía a la Dirección Administrativa.

8. El Director Administrativo revisa, firma el cheque y lo remite a Control Fiscal.

9. Control Fiscal, refrenda el cheque y lo envía a la Dirección Administrativa para ser remitido

a Ventanilla de Tesorería.

10. Ventanilla de Tesorería entrega el cheque a la unidad administrativa correspondiente y le

envía copia al Departamento de Tesorería del cheque y la documentación adjunta

11. El Departamento de Tesorería (a) Si es por fondo Rotativo o Viáticos se reembolsa y (b) Si

es por fondos de Ingresos se archivan.

Fin de Proceso


16

Proceso: Ingresos

Objetivo: Recibir los ingresos generados por el Ministerio de Comercio e Industrias

Pasos:

1. El Departamento de Tesorería recibe, revisa la documentación que sustenta los ingresos y la

envía a Control Fiscal.

2. Control Fiscal recibe la documentación, pone el respectivo sello en las liquidaciones y la

envía al Departamento de Tesorería

3. El Departamento de Tesorería recibe la documentación, saca las volantes de depósito y

genera la Gestión de Cobro Recepción de Gestión de Cobro.

4. La Jefa de Tesorería firma la gestión de cobro y la remite a la Dirección Administrativa

5. El Director Administrativo firma la Gestión de Cobro y la envía al Departamento de

Presupuesto.

6. El Departamento de Presupuesto bloquea la partida y remite la documentación al


7. El Departamento de Contabilidad recibe la Gestión de Cobro, registra su asiento contable en

el Diario y lo remite a la Dirección Administrativa.

8. La Dirección Administrativa envía la documentación a Control Fiscal.

9. Control Fiscal recibe la Gestión de Cobro, la refrenda y la remite a la Dirección

Administrativa.

10. La Dirección Administrativa la recibe y la remite al Departamento de Tesorería

11. El Departamento de Tesorería recibe la documentación y la envía al Departamento de

Contabilidad.

12. El Departamento de Contabilidad registra el asiento de envío y lo remite al Departamento de

Tesorería.

13. El Departamento de Tesorería confecciona el Formulario de envío al Ministerio de Economía

y Finanzas y lo remite al MEF.

14. El Ministerio de Economía y Finanzas elabora la Transferencia correspondiente a la Gestión

de Cobro.

Fin de Proceso

Proceso: Cuentas de Subsidio

Objetivo: Evitar el incremento en el pasaje para los usuarios del transporte

Pasos:

1. El proveedor presenta la gestión de cobro en ventanilla de Tesorería. La funcionaria de

ventanilla verifica que la documentación esté completa y sin tachones ni borrones, y que

además, cuente con las facturas completa para confeccionarle el recibo.

2. La documentación se la pasa a la Jefa del Departamento, quien la revisa (Resoluciones

del Ministerio, facturas firmadas por el transportista, firma de recibido, verificar el

consumo de combustible por el precio unitario) y remite al responsable del Fondo.

3. Las facturas en la nota de Secretaría Nacional de Energía tiene que coincidir con las

adjuntas.

4. Que el período anotado en la gestión debe coincidir con la fecha en la nota de Secretaría

Nacional de Energía y las fechas de las facturas.

5. Que la cantidad en letras debe ser igual que en número.

6. Una vez verificada se procede a confeccionar el cheque, se franquea el cheque y se le

sacan dos copias para anotarlo en el libro de control. Se le pasa a la Jefa del

Departamento para su firma en el cheque y la gestión de cobro la jefa se le remite al

Asesor de la Administración, para su firma y sello de revisado, y la envía a ventanilla.

7. La funcionaria de ventanilla lo registra y lo remite a la Dirección de Administración.


17

8. Una vez firmado se remite al Departamento de Presupuesto, lo revisa y lo firma la Jefa

del Departamento quien se lo asigna al responsable de la cuenta y lo envía a la Dirección.

9. Lo recibe la secretaria de la Dirección de Administración y lo envía a Control Fiscal para

refrendar la gestión de cobro y el cheque.

10. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Dirección Administrativa, quien lo recibe y lo

envía a ventanilla.

11. La funcionaria de ventanilla llama al proveedor y le informa que debe traer paz y salvo,

recibo de la gestión cobro para retirar el cheque.

Fin del Proceso

Proceso: Orden de compra al contado por Fondo de Tasa

Objetivo: Adquirir bienes y servicios por el Fondo de Tasa

Pasos:

1. La orden de compra se recibe en el Departamento de Tesorería, se revisa y se

entrega a la Jefa del Departamento quien la revisa y la asigna al funcionario

encargado del fondo para confeccionar cheque.

2. Se confecciona el cheque y se registra en los libros del Departamento de Tesorería

3. Se remite a la Dirección Administrativa para su firma

4. Se firma y pasa al Departamento de Contabilidad para que se registre en el sistema

Raman y se remita al Departamento de Presupuesto.

5. El Departamento de Presupuesto lo recibe y disminuye del respectivo fondo, y se

envía a Control Fiscal

6. Control Fiscal revisa la orden de compra y el cheque firmado, se refrenda y lo

envían a la Dirección Administrativa, para que lo remita a Tesorería.

7. Ventanilla recibe la documentación y llama al proveedor para entregarle el

cheque. Posteriormente, se le entrega al custodio del fondo, copia de toda la

documentación para que la archive..

Fin del proceso

Proceso: Compra por Caja Menuda

Objetivo: Utilizar eficientemente los recursos de Caja Menuda

Pasos:

1. Cada unidad administrativa cuenta con un Hoja (Formulario) de Caja Menuda

2. La Hoja se llena y la firma el Jefe inmediato de la unidad administrativa y la envía

a la Dirección Administrativa.

3. La Dirección Administrativa, si procede, la firma y autoriza la compra.

4. Se envía al Departamento de Tesorería y es autorizado por la Jefa del

Departamento.

5. Una vez autorizado se llama tesorería llama al solicitante y se le entrega el dinero.

6. El solicitante debe hacer la compra en un período de 24 horas (Nadie puede

quedarse con factura ni dinero por más de este tiempo)

Fin del proceso

Proceso: Custodio de Caja Menuda

Objetivo: Reembolsar los dineros utilizados en la compra de bienes y servicios

Pasos:

1. El custodio revisa la caja menuda y verifica que no le falte ningún documento.

2. El custodio procede a solicitar el reembolso de la caja menuda

3. Se revisa que no falte ninguna firma, las facturas con su RUC que estén

numeradas.


18

4. El reembolso lo revisa la Jefa del Departamento de Tesorería y lo remite al

Departamento de Presupuesto para la asignación de partida y transacción.

5. El Departamento de Presupuesto lo remite a Tesorería para la confección del

cheque.

6. Una vez confeccionado el cheque lo firma la Jefa del Departamento y lo remite al

Asesor de la Administración, se registra y se envía al Departamento de

Contabilidad.

7. El Departamento de Contabilidad lo registra en su asiento contable y lo remite a la

Dirección de Administración.

8. La Directora Administrativa lo firma y lo remite a Control Fiscal.

9. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Dirección de Administrativa. Esta lo

remite al Departamento de Tesorería.

10. Ventanilla de Tesorería recibe el cheque y llama al Custodio de la caja menuda

para entregárselo.

11. El custodio lo hace efectivo (cambia) y el dinero lo guarda en la caja menuda para

ser utilizado nuevamente, según las necesidades.

Fin del proceso

Proceso: Viáticos

Objetivo: Cubrir los gastos de los funcionarios, durante giras lejos del área de trabajo.

Pasos:

1. El funcionario llena el formulario de solicitud de viáticos, lo firma el jefe

inmediato autorizándolo y lo envía a la Dirección Administrativa.

2. La Dirección Administrativa lo recibe, revisa y lo firma autorizando el mismo.

3. La Dirección de Administración lo envía al Departamento de Presupuesto

4. El Departamento lo recibe y asigna la partida (bloquea) y lo remite a Contabilidad

5. El Departamento de Contabilidad registra el asiento contable y lo remite a

Tesorería.

6. El Departamento de Tesorería lo recibe por el SEI y lo pasa a la funcionaria

responsable para hacer recibo de la gestión de cobro y lo envía a la Jefa para

autorizar confección de cheque. La jefa autoriza el cheque y lo envía al Asesor de

la Administración que lo revisa y firma y lo remite a ventanilla de tesorería.

7. Ventanilla lo registra en el libro de control y el SEI y lo remite a Contabilidad.

8. El Departamento de Contabilidad lo registra y envía el cheque por SEI a la

Dirección Administrativa.

9. La Directora Administrativa firma el cheque y lo envía a Control Fiscal

10. Control Fiscal revisa toda la documentación, si procede, lo refrenda y lo envía a la

Dirección Administrativa.

11. La Dirección Administrativa envía el cheque por SEI a ventanilla.

12. Ventanilla registra los cheques que han llegado y llama a los funcionarios para

que lo retiren

13. Después de retirarlos de la ventanilla, se registran en el libro de control para

solicitar el reembolso del fondo de viáticos.

Fin del proceso


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Departamento de Presupuesto

Proceso: Creación de Fondo Incorporado

Objetivo: Estimar los ingresos generados institucionalmente para incorporarlos al

presupuesto

Pasos:

1. El Departamento de Presupuesto elabora el Ante Proyecto de Presupuesto e incorpora los

ingresos estimados, que genera la institución por servicios prestados, como complemento al

presupuesto

2. Una vez aprobado el presupuesto, el Departamento de Tesorería remite al Departamento de

Presupuesto, los informes de ingresos mensuales, refrendado por Control Fiscal.

3. El Departamento de Presupuesto revisa y verifica en su programación mensual por

Dirección, la disponibilidad presupuestaria, para solicitar la transferencia de los fondos del

Tesoro Nacional a la Cuenta Bancaria de la Dirección correspondiente.

4. El Departamento de Presupuesto informa al Departamento de Tesorería sobre la

disponibilidad presupuestaria. Inmediatamente, Tesorería genera una transacción para

solicitarle al Tesoro Nacional que libere los fondos para ser depositados en una cuenta

bancaria.

5. Una vez realizado este proceso, el Departamento de Tesorería remite al Departamento de

Presupuesto un cuadro – resumen con el número de la transacción, para que el Departamento

de Presupuesto bloquee las partidas correspondientes.

6. Enseguida el Departamento de Tesorería genera una gestión de cobro al Tesoro Nacional

para solicitar en la cuenta bancaria de la(s) Dirección(es) respectiva(s).

Fin de Proceso

Proceso: Fondos incorporados disponibles en cuentas bancarias

Objetivo: Disponer de los fondos incorporados para las operaciones del ministerio

Pasos:

1. El Departamento de Compras envía cuadro con la requisición solicitado por la Dirección que

tiene los fondos. La jefa del Departamento lo revisa y se lo entrega a la analista de

presupuesto para verificar la disponibilidad de los fondos en la partida respectiva. De ser así,

el Departamento de Presupuesto, sella el documento con la leyenda fondo incorporado y la

remite al Departamento de Compras.

2. El Departamento de Compras confecciona la orden de compra y se la remite al Departamento

de Presupuesto, la jefa la revisa y se la entrega a la analista de presupuesto para que

disminuya el valor de la orden de compra, de la partida correspondiente. Luego la sella. Si

es a crédito se envía a Control Fiscal para su refrendo y si es al contado se remite a Tesorería

para que confeccione el cheque.

3. Una vez confeccionado el cheque, ya sea al contado o crédito, el mismo se remite al

Departamento de Presupuesto para liquidar el gasto.

4. El Departamento de Presupuesto, además, de dar un seguimiento a los documentos en

trámite, elabora un informe semanal del estado de los fondos por Dirección.

Fin de Proceso


20

Proceso: Ante Proyecto de Presupuesto de Inversiones

(Financiamiento Gobierno Central)

Objetivo: Elaborar ante proyecto de presupuesto de inversiones

Pasos:

1. El Departamento de Presupuesto, conjuntamente con el Sistema Nacional de Inversiones

Públicas (SINIP), realiza un seminario en el Salón de Capacitación, con todas las Direcciones

Operativas, sobre la Metodología para la Formulación de Proyectos de Inversión.

2. Las Direcciones elaborar sus proyectos de inversiones en base a la metodología y normas

establecidas por SINIP y la remiten al Departamento de Presupuesto.

3. La funcionaria responsable los revisa para verificar que cumplen con las normas y lo ingresa

en la computadora en el programa Torre de Control, el cual automáticamente le crea una

codificación al proyecto. No obstante, si el formulario no ha sido llenado correctamente, el

programa lo rechaza. Sino el Departamento lo envía por internet al SINIP, quien los recibe,

realiza una evaluación técnica de los mismos y remite, por internet, sus observaciones al

Departamento de Presupuesto.

4. Una vez corregidas las deficiencias y completado el proceso se envía nuevamente a SINIP,

los proyectos. Este proceso incluye los proyectos nuevos y de arrastre. Sin embargo, para

los proyectos de arrastre, se elabora un informe de avance de resultados del periodo anterior,

incluso, si el proyecto se extiende más allá de su fecha de inicio y finalización, debe

justificarse plenamente.

5. Una vez recibida la información, y de acuerdo a la naturaleza y magnitud del proyecto, el

SINIP se comunica con las Direcciones responsables para cualquier ampliación y se realizan

reuniones y consultas al respecto.

6. Una vez cumplido con todos los pasos anteriores, el SINIP realiza una calificación de los

proyectos y los resultados se envían al Departamento de presupuesto, a través del programa

Torre de Control. No obstante, con mucha frecuencia a la fecha de presentación del Ante

Proyecto de Presupuesto, el SINIP aún no ha calificado los proyectos. Por lo tanto, el

Departamento debe presentar todos los proyectos a la Dirección de Presupuesto de la Nación

(DIPRENA).

7. Cuando sucede esto, el Departamento debe capturar la información de los proyectos para

transformarlo al formulario de DIPRENA que es diferente al del SINIP. Este proceso se

realiza entre marzo y julio cada año, con el SINIP y DIPRENA.

Fin de Proceso

Proceso: Ante Proyecto de Inversiones

(Financiamiento Organismos Internacionales – Crédito Extraordinario)

Objetivo: Solicitar crédito extraordinario para financiar proyecto de inversiones

Pasos:

1. Frecuentemente algunos proyectos se aprueban (Acuerdo entre países) después que ha sido

aprobado el presupuesto de la institución, por lo tanto, la contra parte institucional no cuenta

con un presupuesto para cumplir con el proyecto.

2. Una vez aprobado el proyecto, la Dirección correspondiente envía toda la documentación al

Departamento de Presupuesto. Este elabora una nota para la firma de nuestro ministro,

dirigida al ministro de Economía y Finanzas, solicitándole que el proyecto se incorpore al

presupuesto, debido a que ha sido presentado fuera del periodo establecido. Además, se le

envía a nuestro ministro una ayuda memoria con los aspectos más relevantes de las

negociaciones y del proyecto, para que esté en capacidad de sustentarlo.

3. Una vez recibido el proyecto, el ministro del MEF, lo remite a la Dirección de Presupuesto

de la Nación. Esta lo revisa y lo entrega a la Comisión Económica Nacional (CENA). El


21

CENA fija una fecha de sustentación del proyecto, junto con diferentes tipos de solicitudes,

de otras instituciones.

4. Una vez fijada la fecha por el CENA nuestro ministro acude a la reunión para sustentar el

proyecto.

5. El CENA aprueba o rechaza la solicitud, mediante Resolución y se la remite al Ministro de

Economía y Finanzas. Este lo comunica al ministro de Comercio e Industrias, mediante nota

y adjuntando la Resolución. De ser aprobado, el ministro del MEF, lo remite al Contralor

General de la República, para que autorice la viabilidad financiera.

6. Una vez autorizada la viabilidad financiera, el ministro del MEF remite a la Comisión de

Presupuesto de la Asamblea Nacional, la Resolución aprobada por el CENA.

7. Una vez recibida la Resolución, la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional fija

una fecha de audiencia, en donde el ministro del MICI acude, acompañado de la Dirección

responsable del proyecto y el Departamento de Presupuesto a sustentar el proyecto.

8. Una vez el proyecto, y en consecuencia el crédito extraordinario, ha sido aprobado, la

Comisión de Presupuesto se lo comunica al ministro del MEF, mediante Resolución.

9. El ministro del MEF le comunica al ministro del MICI, mediante nota y adjuntando la

Resolución de la Comisión de Presupuesto, que los fondos (crédito extraordinario) han sido

registrados en el SIAFPA para ejecutar el proyecto.

Fin de Proceso

Departamento de Archivo y Correspondencia

Proceso: Correspondencia Interna

Objetivo: Distribuir la correspondencia interna de las unidades administrativas

Pasos:

1. Diariamente de 10:00 a.m. y a las de 2:00 p.m., se envían las 9 mensajeras del Departamento

de Archivo y Correspondencia a todas las unidades administrativas para recoger la

correspondencia. Se le asigna entre 5 ò 6 unidades por mensajero, los cuales llevan y

entregan lo que reciben en los diferentes departamentos, y registro en libro, del emisor y

receptor de la correspondencia.

2. Una vez recogida la correspondencia de las diferentes unidades administrativas, los

mensajeros regresan al Departamento de Archivo y Correspondencia, en espera de ser

llamados por las unidades administrativas asignadas.

Fin de Proceso

Proceso: Correspondencia Externa

Objetivo: Recibir y distribuir la correspondencia externa al Ministerio

Pasos:

1. La correspondencia externa recibida de las diferentes unidades administrativas debe venir

acompañada con una copia de la nota original engrapada, esta se coloca en una bandeja,

el funcionario responsable ingresa la información a la computadora, la coloca en la

bandeja de salida, el mensajero externo recoge todas las notas y sale a distribuirlas a las

diferentes Empresas o instituciones.

2. Una vez que llegue el mensajero externo, entrega los acuses al jefe se sacan las copias, se

les distribuye a los mensajeros internos para que las lleven al lugar de origen y las copias

deben venir firmar por el receptor.

3. Las copias son entregadas al jefe para luego ser archivadas.

Fin del proceso


22

URGENCIAS EXPRESS (correspondencia externa)

Objetivo: Atender y distribuir correspondencia, fuera de la institución, urgente.

Pasos:

1. Este servicio tiene un horario a las 11:00AM y a las 2:00PM

2. La dirección que necesiten de este servicio llama a la jefa de archivo, esta envía a un

mensajero interno a recoger la correspondencia (Debe venir una copia de la nota

engrapada).

3. Se coordina con Transporte para que se asigne un carro oficial y se le da salida al

documento, si no hay carro oficial el jefe llena una caja menuda, esta es entregada al

funcionario responsable de la urgencia y la lleva al departamento de transporte para que

ellos le coloquen un sello que dice “No hay vehículo disponible”, luego la caja menuda es

llevada a la dirección administrativa para su respectivo Vo. Bo. , esta es entregada en

tesorería donde la persona responsable hace el desembolso del dinero del taxi al

mensajero de la urgencia.

4. Una vez entregado el documento se saca copia y es entregado el acuse al lugar de origen.

Fin del proceso

FOTOCOPIADORA

Objetivo: Reproducir copias tanto internamente, como a los usuarios

Pasos:

1. Llenar el formulario que se encuentra en la fotocopiadora, si la solicitud excede de 100

copias el formulario debe venir acompañado por un sello de la Dirección administrativa y

firmado.(Solo para la secretaria General y el Despacho Superior se exonera de lo antes

mencionado)

2. Una vez Autorizada la reproducción, se le entrega el formulario al funcionario

responsable de la fotocopiadora para su reproducción.

3. Las copias para el publico tienen un costo de 0.10 centavos, estas deben ser pagados en

la ventanilla de tesorería, allí le confeccionan un recibo, el cual debe ser entregado al

funcionario responsable de sacar las copias para luego reproducir.

4. El funcionario responsable de la fotocopiadora, mensualmente debe entregar al jefe un

informe de las copias sacadas en el mes por departamento y luego global del Ministerio.

Fin del proceso

ENVIO DE VALIJA A LAS PROVINCIALES Y REGIONALES

Objetivo: Distribuir la correspondencia a las Direcciones Provinciales y Regional

Pasos:

1. La valija por enviar proviene de todas las Unidades Administrativas y se reciben el

departamento de archivo y correspondencia.

2. Estas son pasadas a la jefa, ella las desglosa y las clasifica por provincia para luego

ingresar la en la computadora.

3. Imprime lo ingresado y esta hoja de guía se coloca dentro de la valija correspondiente.

4. Una vez cumplida esta fase la jefa asigna un funcionario responsable la tarea de llevar la

correspondencia a las líneas de transporte correspondiente, según su destino.


23

5. Después que el funcionario responsable cumple su asignación, retira los respectivo

recibos, en la línea de transporte, le saca copias estas son entregadas a la jefa, esta asigna

a otro funcionario la tarea de llamar a las provinciales para notificar el envió, la línea,

tipo de transporte y el numero de recibo, para su posterior retiro.

6. Las facturas originales son firmadas por el funcionario que llevo la valija y entregadas al

departamento de tesorería.

Fin del proceso

Proceso: Recibo de Valija de las Direcciones Provinciales y Regional

Objetivo: Recibir la correspondencia de las Direcciones Provinciales y Regional

Pasos:

1. Las valijas provienen de las Direcciones Provinciales y la Regional del Ministerio de

Comercio e Industrias. La unidad emisora, provincial o regional, envía la valija al

Departamento de Archivo y Correspondencia.

2. Una vez que se realiza el envío, la unidad emisora telefonea al Departamento de Archivo y

Correspondencia para comunicarle el número de la guía, además del nombre y el tipo de

transporte, aéreo o terrestre, utilizado para el envío de la valija.

3. La persona que recibe la llamada la registra en un libro utilizado para ese propósito y le

comunica a la jefa del Departamento.

4. El funcionario responsable* de recoger las valijas revisa diariamente el libro de registros,

para programar sus tareas del día.

5. Las valijas son retiradas por el funcionario responsable* 24 horas después de tener

conocimiento de las mismas. Es decir, al día siguiente, salvo que se trate de una

documentación urgente o confidencial.

6. El Departamento de Transporte asigna un vehículo diariamente para recoger la valija y

entregar la correspondencia inter institucional y oficial.

7. El funcionario responsable recoge la valija y la entrega en el Departamento de Archivo y

Correspondencia.

8. La funcionaria responsable desglosan y clasifican la correspondencia y la registran en libro.

Si son varia valijas la funcionaria responsable conjuntamente con la jefa del departamento y

las unidades que se requieran ayudan a registrar en libros

9. Una vez desglosada, clasificada y registrada, la jefa del Departamento asigna a los

mensajeros, para que distribuyan internamente o fuera del Ministerio, la correspondencia.

Fin de Proceso

Proceso: Recibo de correspondencia nacional e internacional

Objetivo: Atender y distribuir correspondencia nacional o internacional

Pasos:

1. Semanalmente el funcionario responsable visita los Correos Nacionales. En la agencia de

Paitilla se recibe la documentación para el Vice ministerio de Comercio Exterior, mientras

que en la agencia de Calidonia (frente a la Iglesia Don Bosco), se reciben los documentos

para las diferentes unidades administrativas de la institución.

2. Una vez recogida la documentación, la jefa del Departamento, conjuntamente con las

funcionarias responsables, desglosan, clasifican y entregan la correspondencia en las

diferentes unidades administrativas.

Fin de Proceso


24

Proceso: Depósito

Objetivo: Depositar recaudaciones diarias por los servicios prestados por el Ministerio

Pasos:

1. Diariamente el Departamento, recibe las recaudaciones del Departamento de Tesorería y la

Dirección General del Registro de la Propiedad Industrial. La jefa del Departamento de A y

C verifica los formularios de Depósito de Recaudación, cuenta el dinero y registra en libros,

recibido.

2. La jefa del Departamento asigna al funcionario responsable para dirigirse al Banco Nacional,

en compañía de un funcionario del Departamento de Seguridad, para realizar el depósito.

3. Una vez realizado el depósito, se registran en libro las copias de los formularios de

recaudación y se devuelven a las respectivas unidades administrativas.

Fin de Proceso

Departamento de Seguridad

Proceso: Seguridad Institucional

Objetivo: Salvaguardar la institución, sus funcionarios y usuarios

Pasos:

1. Los turnos se asignan mediante un formato de turno que cada unidad mantiene en su poder.

Este formato se cambia cada 15 días y da información del puesto, la hora y el estado de la

unidad, es llenado por el supervisor y es aprobado finalmente por el Jefe de seguridad o el

sub jefe de seguridad.

2. Cada puesto de guardia mantiene una libreta con todos los procedimientos y consignas

relevantes al punto de servicio con el objeto de crear responsabilidades en cada unidad.

3. Las unidades se comunican por equipos de radio en cada puesto, así como también los que

prestan servicio de Chofer y escolta a PMI, para el uso de estos equipos se establecieron

claves que permiten efectuar una comunicación más rápida y segura,

4. En cada relevo las unidades utilizan un formato para recibo de puesto y un formato para

control de equipo, esto es para el control de novedades que ocurran durante el turno y

asignaciones de equipos de comunicación

5. Dentro de los procedimientos contamos con un formato de control de visitantes, donde se

toman los datos generales del visitante, su destino y los datos de entrada y salida, para esto se

le solicita un documento que no sea la cedula y se le entrega un carnet de visitante.

6. El personal de seguridad verifica que todo funcionario que trabaje fuera de horas laborables

y/o sábados y domingos, tengan la debida autorización de la dirección Administrativa, para

permanecer o ingresar a la institución.

7. Todas las novedades que ocurran dentro de los puestos asignados, se deben entregar por

escrito a la oficina del jefe de seguridad, respaldada por el libro de novedades.

8. El personal de seguridad también da seguimiento con el jefe de seguridad a personalidades

muy importantes (PMI) que visiten nuestra Institución

9. El personal de seguridad brinda servicio de escolta al Ministro o Viceministros en cualquier

actividad pública que se requiera

Fin de proceso


25

Proceso: Seguridad de Bienes Institucionales

Objetivo: Salvaguardar los bienes de la institución

Pasos:

1. Para el control de vehículos mantenemos un formato que es llenado por las unidades de turno

en cada nivel, ya sea nivel 200 o nivel 300. Este cuenta con la información básica de cada

vehículo, placa, marca y color, adjuntando solo datos de conductor, N° de estacionamiento y

horas de entrada y salida.

2. Las unidades de turno deben verificar que todos los vehículos que transiten en horas no

laborables y/o sábados y domingo, cuenten con los salvoconductos correspondientes.

3. Las tarjetas utilizadas por los vehículos oficiales para entrar o salir de la institución son

controladas por el departamento de Seguridad y entregadas a cada conductor mediante un

formulario que deben llenar al retirarlas y devolverlas.

4. Para el control de entrada y salida de equipos, se cuenta con un formulario que es llenado por

la persona que sale o ingresa con materiales o equipos describiendo en todo caso si es de la

institución o personal y es autorizada por el jefe inmediato.

Fin de proceso

Proceso: Seguridad a depósitos al Banco Nacional

Objetivo: Reducir las posibilidades de robo, de los dineros recaudados en el Ministerio

Pasos:

1. El departamento de archivo y correspondencia se comunica con el departamento de

seguridad, para que asigne un agente para realizar los depósitos al Banco Nacional de Plaza

Edison. Esta actividad se realiza 2 veces al día.

2. El agente asignado porta radio y no va armado, su misión es acompañar al funcionario que

realizará el depósito.

3. Una vez culminada la misión el agente reporta la finalización de la transacción.

Fin de proceso

Proceso: Seguridad de Regionales

Objetivo: Brindar seguridad a las unidades descentralizadas del Ministerio

Pasos:

1. La seguridad de las regionales estará bajo el mando de cada director, asignando la forma de

trabajo requerida en el área.

2. Los directores de las regionales deberán coordinar con el jefe de seguridad lo referente al

adiestramiento y servicio de las unidades.

3. Los directores de las regionales deben informar en caso de novedad al jefe del departamento

de seguridad, a través de la Secretaria General

4. El jefe de seguridad deberá apersonarse al área para darle seguimiento a las novedades e

inspeccionar las aéreas solo en materia de seguridad

Fin de proceso

Proceso: Cambio de turno (puesto No.3 puesto E-N-3)

Objetivo: Relevar a las unidades que han cumplido con su jornada de trabajo

Pasos:

1. Antes de efectuar el cambio de turno, la unidad entrante y la unidad


26

Saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que

Mantiene la oficina operativa de seguridad, debidamente firmado por

Ambos.

2...Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se

Presenten durante el turno de trabajo.

3.. Recibir y orientar con Respeto y Cortesía a todos los visitantes que

Ingresan al Ministerio de Comercio e Industria.

4. Verificar los equipos electrónicos que ingresan o salgan del MlCl, sin

Excepción, mediante el formulario de control de entrada y salida del

Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior.

5. Registrar a los usuarios en la Hoja de Control de visitantes, dejando

En el puesto un documento de identificación personal que no sea

Cédula, y asignando un carnet de visitante, sin excepción.

6. La unidad encargada de los estacionamientos debe de coordinar

El uso adecuado de los estacionamientos del nivel 3; y realizar rondas

Constantes por el área de Tesorería, Administración, Compras y Almacén.

7. Revisar con tacto, disciplina y respeto a visitantes y funcionarios que

Ingresen y salgan de la institución con bolsas grandes, maletas, mochilas

Maletines, etc.

8. Notificar de inmediato al Jefe o encargado, de alguna situación

Importante que se presente en el puesto de seguridad.

9. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artículo 17 del Reglamento

Interno del Ministerio de Comercio e industria.

10. Prohibir el ingreso a la institución, con armas de fuego y objetos

Punzocortantes.

11. No permitir el ingreso de visitantes con chancletas, rollos, pantalones

Cortos o camiseta.

12. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chanceros, Etc.

13. Mantener el área de responsabilidad, limpia y ordenada.

14. verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente

cerradas a la hora del cierre, intuyendo luces y aires acondicionados.

15. Verificar después del cierre que ros autos oficiales que permanezcan

En el nivel3, estén debidamente cerrados y en buen estado.

16. Verificar que el personal que labore después del horario normal

Tenga la debida autorización.

17. Verificar que los conductores que utilizan autos oficiales llenen la Hoja

de inspección del vehículo antes de salir, debidamente firmado por ambos.

18. Poner y recoger los conos ubicados en los estacionamientos en el nivel 3.

19. Cada unidad debe de mantenerse en su respectivo puesto.

Fin de proceso

Proceso: Cambio de turno (puesto 5 - puesto 6)


Pasos:


Saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que


Ambos.


27

2. Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se

Presenten durante el turno de trabajo

3. Recibir y orientar con Respeto y cortesía a todos los visitantes que

ingresan al Ministerio de Comercio e Industria



Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior

5. Registrar a los usuarios en la Hoja de Control de visitantes, dejando


Cédula, y asignando un carnet de visitante, sin excepción'


ingresen y salgan de la institución con bolsas grandes, maletas, mochilas

Maletines, etc.


importante que se presente en el puesto de seguridad'

8. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artículo 17 del Reglamento interno del

Ministerio de Comercio e Industria


Punzocortantes.


Cortos o camiseta.

11. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chanceros'

Etc.


13. Verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente

Cerradas a la hora del cierre, incluyendo luces y aires acondicionados.

14. Verificar que el personal que labore después del horario normal



Fin de proceso

Proceso: Cambio de turno (puesto 7 – puesto 9)


Pasos:


saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que


Ambos.

2. Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se

Presenten durante el turno de trabajo.

3. Recibir y orientar con Respeto y cortesía a todos los visitantes que

ingresan al Ministerio de Comercio e Industria



Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior.

5. Registrar a los usuarios en la Hoja de control de visitantes, dejando


Cédula, y asignando un carnet de visitante, sin excepción.

6. La unidad encargada de los estacionamientos debe de coordinar


28

El uso adecuado de los estacionamientos del nivel 2.


ingresen y salgan de la institución con bolsas grandes, maletas, mochilas

Maletines, etc.


importante que se presente en el puesto de seguridad.

9. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artículo 17 del Reglamento

Internó del Ministerio de Comercio e Industrias.


punzocortantes.


Cortos o camiseta.

12. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chancero, Etc.


14. verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente

Cerradas a la hora del cierre, incluyendo luces y aires acondicionados.

15. verificar después del cierre que los autos oficiales que permanezcan

En el nivel 2, estén debidamente cerrados y en buen estado.

16. verificar que el personal que labore después del horario normal


17. Verificar que los conductores que utilizan autos oficiales llenen la Hoja

de inspección del vehículo antes de salir, debidamente firmado por ambos.

18. Poner y recoger los conos ubicados en los estacionamientos en el nivel 2.


20. Puesto No. 9, Verificar después del cierre, el área de Ventanilla única

Mediante ronda periódica.

21. Puesto No.7, Verificar después del cierre el área del Salón Mario Panthers

Puerta No.8 Patente de inversión y panamá Emprende, mediante ronda

Periódica.

22. Anotar en la Hoja de Control de Vehículos Oficiales los autos que mantengan

En el nivel 2, en turnos de 3:00p.m. A 11:00p.m.; 11:00 p.m. a 7:00 a.m.

Fin de proceso

Departamento de Estudio y Programación

Proceso: INFORME DE LABORES MENSUAL

Objetivo: Elaborar informe de avance de los planes operativos de las Direcciones

Pasos:

1. Dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, las unidades operativas del Ministerio

de Comercio e Industrias, remiten el informe y los cuadros de Indicadores de Gestión, de

la labor realizada durante el mes inmediatamente anterior. Este informe llega al

Departamento de Estudio y Programación por los siguientes medios:

A través de la Dirección de Administración y Finanzas,

Por Correo Electrónico (E-mail).

2. Si el informe e Indicadores de Gestión, llega por conducto de la Dirección de

Administración y Finanzas, es recibido por un colaborador del Departamento de Estudio

y Programación.


29

El colaborador estampa el recibido, fecha y hora.

Desglosa el documento: canalizando el Informe de Labores y el cuadro de los

Indicadores de Gestión, hacia cada colaborador del Departamento

responsable.

Cada colaborador responsable, procede a procesar la información de

conformidad con el formato existente.

3. Si el informe e Indicadores de Gestión, llega al Departamento de Estudio y Programación

por Correo Electrónico.

El colaborador responsable del equipo abre el correo electrónico y canaliza la

responsabilidad hacia los colaboradores responsables de procesar la

información contenida en el Informe de labores y el cuadro de Indicadores de

Gestión, respectivamente.

4. El colaborador responsable del Informe de Labores:

Procede a leer cada informe y selecciona de las actividades reportadas por las

unidades operativas, aquellas actividades de mayor relevancia, logros,

reuniones de impacto, seguimiento y avance de proyectos o consultorías. etc.;

Incorpora la información seleccionada en un documento integral, prepara

índice de contenido, portada, imprime seis (6) ejemplares.

Prepara dos (2) nota [una que firma el Jefe del Departamento de Estudio y

Programación y otra para la firma del Director], y remite cinco (5) ejemplares

al Director de Administración y Finanzas para su distribución a las

Autoridades [Ministro (a), Viceministros (as), además de la Secretaría General y

la Oficina de Relaciones Pública].

Archiva un (1) ejemplar del documento final.

5. El colaborador responsable del Cuadro de Indicadores de Gestión:

Procede a introducir los datos en la plantilla que cada unidad operativa

presento con la propuesta presupuestaria para el correspondiente año fiscal;

Incorpora cada plantilla en un documento integral, prepara índice, prepara

portada, imprime cinco (5) ejemplares [cuatro para el Departamento de

Presupuesto y otro para los archivo del Departamento de Estudio y

Programación], Prepara nota remisoria.

Archiva un (1) ejemplar del documento final.

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE DIRECTORIO TELEFÓNICO

Objetivo: Facilitar la comunicación telefónica entre las diferentes unidades administrativas

Pasos:

El mismo será estructurado con un índice de contenido que ha de facilitar la comunicación con el

Despacho Superior, localización de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales,

Departamentos y Direcciones Regionales y Provincial.

Para su elaboración se procede con la siguiente metodología:

1. Se procede a levantar un formato electrónico, el que servirá de base para una mejor

distribución planifica de la estructura administrativa y operativa de la institución.


30

2. Se realizan investigaciones en campo con el propósito de recoger y disponer de insumos

con un bajo margen de error.

3. Se realizan localizaciones telefónicas, con el propósito de verificar la información de que

se dispone.

4. Se realizan ensayos para comprobar la viabilidad y efectividad en la práctica.

5. Se edita un ejemplar que se somete a la consideración del Director de Administración y

Finanzas y su recomendación para su reproducción a través de imprenta de la localidad.

6. Distribución de ejemplares a todas las unidades administrativas y operativas de la

institución.

Fin de proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE DIRECTORIO DE ENTIDADES PÚBLICAS

Objetivo: Facilitar la comunicación interinstitucional

Pasos:

Este directorio se confecciona con la finalidad de propiciar la comunicación interinstitucional de

manera efectiva. El contenido del mismo se ha estructurado con un índice de contenido,

fundamentado en la clasificación que establece la Ley No.51 de 11 de diciembre de 2007, “Que

Dicta el Presupuesto General del Estado para la vigencia fiscal de 2008”, lo que a nuestro juicio,

facilita el manejo y localización de las instituciones con un alto grado de precisión.

Para su elaboración se procede con la siguiente metodología:

1. Se consulta vía Internet, el Directorio Telefónico del Estado.

2. Se levanta la base de datos de las instituciones del sector público, sin perder de vista

aquellas con las que el MICI interactúa con mayor frecuencia por las actividades,

programas, proyectos y coordinación de políticas de Estado.

3. Se debe comprobar la veracidad de la información mediante la comunicación directa con

las instituciones.

4. Realizar los ajustes como resultado de las comprobaciones de la data existente.

5. Editar un ejemplar del Directorio de Entidades Públicas para consideración del Director

de Administración y Finanzas, y su recomendación para la edición de ejemplares en

empresas de la localidad.

6. Distribución de ejemplares a todas las unidades administrativas y operativas de la

institución.

Finaliza Proceso

Proceso: COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL

Objetivo: Contribuir al desarrollo nacional, incorporando experiencias exitosas del mundo

Pasos:

1. La Dirección de Cooperación Técnica del Ministerio de Economía y Finanzas, remite

nota a las instituciones del sector público comunicando sobre la oferta de Cooperación

Técnica Internacional.

2. El colaborador responsable del manejo de la Cooperación Técnica Internacional, una vez

la nota es recibida en el Departamento de Estudio y Programación, analiza la solicitud, el

tipo de cooperación y hace una identificación previa de las unidades operativas que estén

relacionadas con el área o áreas de prioridad de la cooperación.


31

3. Elabora una nota circular o nota nominativa según sea el caso, explicando el alcance de la

convocatoria, objetivos generales y específicos, fechas de cierre de la propuesta y se

remite para la firma del Director de Administración y Finanzas.

4. Recibida devuelta la nota firmada por el Director, se procede a canalizarla hacia las

unidades operativas previamente identificadas.

5. Una vez se recibe la convocatoria de parte de las unidades operativas previamente

identificadas, el colaborador responsable de la Cooperación Técnica Internacional,

confecciona la nota con la que se remiten las solicitudes debidamente llenadas y firmadas

por el Director responsable de la unidad operativa hacia la Dirección de Cooperación

Técnica del Ministerio de Economía y Finanzas.

6. Dependiendo del tipo de compromiso que conlleva la convocatoria de la Cooperación

Técnica Internacional, la nota remisoria para el Ministerio de Economía y Finanzas, se

confecciona para la firma de la Autoridad Nominadora de la Institución, o en su defecto

para la firma del Director de Administración y Finanzas.

Finaliza Proceso

Departamento de Servicios Generales

Proceso: Mantenimiento y Limpieza de la Institución

Objetivo: Brindar ambiente limpio y saludable para un mejor desempeño del funcionario

Pasos:

1. La jefa del Departamento de Servicios Generales, elabora un plan de limpieza, de todas las

unidades administrativas, por áreas.

2. La jefa del Departamento asigna a los funcionarios responsables de la limpieza diaria de las

diferentes unidades administrativas, por áreas.

3. Los funcionarios responsables designados realizan la limpieza diaria de las unidades

administrativas que le corresponden, según las áreas que le han sido asignadas.

4. Una vez terminada su jornada de limpieza, vuelven al Departamento para estar disponibles

para desempeñar cualquier tarea contemplada, dentro de sus funciones.

Fin de Proceso

Proceso: Solicitud de materiales para limpieza

Objetivo: Proporcionar los insumos necesarios para mantener las áreas limpias.

Pasos:

1. La jefa del Departamento solicita, mediante formulario diseñado para ese propósito, los

diferentes materiales para la limpieza de la institución, y lo envía a la Dirección

Administrativa para su respectiva autorización.

2. La Dirección Administrativa la revisa para su autorización y la remite al Departamento de

Compras para los trámites pertinentes. (Ver proceso de Requisición en Compras).

3. Una vez culminado el proceso de requisición, el proveedor entrega los bienes solicitados al

Almacén.

4. Almacén le informa al Departamento de Servicios Generales sobre la recepción de bienes,

para que sea retirado por algún funcionario del Departamento.


32

Fin de Proceso

Proceso: Solicitud de Servicios Técnicos

Objetivo: Atender los problemas de telecomunicaciones, eléctricos y otros en la institución

Pasos:

1. La unidad administrativa que requiere el servicio técnico, llena y envía un formulario,

diseñado para ese fin, a la Dirección Administrativa solicitando el respectivo servicio.

2. La Dirección Administrativa lo revisa, autoriza y remite a la jefa del Departamento de

Servicios Generales para que proceda.

3. De acuerdo al tipo de servicio solicitado, la jefa del Departamento designa al funcionario

responsable

4. El funcionario responsable clasifica la solicitud de servicios recibida, por orden cronológico.

Es decir, según fecha de solicitud y las atiende en ese orden

5. Una vez atendida la solicitud de servicio y resuelto el problema, la unidad administrativa que

recibió el servicio, firma el formulario de recepción de servicios satisfactoriamente. En caso

que la solicitud de servicios no pueda ser atendida satisfactoriamente, el funcionario

responsable* elabora un informe donde explica las razones que impidieron resolver el

problema.

6. El funcionario responsable entrega a la jefa del Departamento el formulario de prestación de

servicios o el informe donde explica las razones que impidieron cumplir con la solicitud, para

control interno de servicios prestados. El funcionario responsable guarda copia de la

solicitud para respaldar su informe mensual de labores.

7. El formulario de control interno de servicios prestados lo archiva la secretaria del

Departamento.

Fin de Proceso

Proceso: ASISTENCIA DEL PERSONAL

Objetivo: Asegurar la asistencia del personal para cumplir sus funciones

Pasos:

1. La funcionaria encargada de la asistencia del personal del Departamento de Servicios

Generales revisa semanalmente las solicitudes de permisos y procede a confeccionar un

cuadro resumen.

2. La funcionaria captura la información de las solicitudes de permiso en el computador.

3. La funcionaria revisa e imprime dos (2) juegos del cuadro.

4. La funcionaria confecciona un memo remisorio, lo revisa e imprime dos (2) juegos

5. La funcionaria ordena los documentos, anexa los certificados médicos y los formularios

de permisos, posteriormente los envía al jefe (a) del Departamento de Servicios

Generales.

6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales revisa la documentación y de estar

todo en orden plasma su firma.

7. Una vez firmado el documento la funcionaria encargada envía un juego de la

documentación a la Oficina Interinstitucional de Recursos Humanos.

8. La funcionaria archiva el segundo juego de los documentos.

Finaliza Proceso


33

Proceso: INFORME DE COMBUSTIBLE MENSUAL

Objetivo: Registrar y controlas el consumo de combustible en la institución

Pasos:

1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales designa mensualmente a un

funcionario a retirar el estado de cuenta a la estación de combustible.

2. El funcionario (a) retira el estado de cuenta en la estación y se lo entrega a la jefa (e) del

Departamento de Servicios Generales.

3. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales revisa el estado de cuenta y lo

designa a un funcionario (a) para que confeccione el informe de combustible mensual.

4. El funcionario (a) asignado procede a revisas el reporte de consumo por fecha, lo captura

y confecciona el informe.

5. Una vez confeccionado el informe lo imprime y lo remite al jefe (a) del Departamento de

Servicios Generales.

6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales revisa el informe para cerciorase

que este en balance.

7. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, confecciona el informe mensual de

combustible y memo remisorio con el informe antes mencionado.

8. El informe mensual y el memo remisorio son impresos en dos (2) juegos.

9. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales firma el informe mensual de

combustible.

10. Una copia del informe de combustible es remitido al Departamento de Contabilidad del

Ministerio de Comercio e Industrias.

11. La segunda copia del informe es archivada.

SECCION DE TRANSPORTE

Proceso: Control del Combustible utilizado en los vehículos de la institución

Objetivo: Asegurar el uso eficiente del combustible en la realización de las tareas

institucionales

Pasos:

1. Con base al cuadro de control diseñado para tal fin, se le asigna la cantidad consignada de

combustible a cada vehículo mensualmente.

2. El conductor asignado al vehículo debe firmar el registro por la cantidad respectiva para

un período de tiempo determinado ( un mes)

3. El(a) responsable del combustible en el Departamento, anota en los registros diariamente

el consumo de combustible de cada vehículo (ver cuadro de Control) el cual debe ser

firmado por el conductor asignado.

4. A final de cada mes el(a) responsable recopila los registros para consolidar la cantidad

consumida por cada vehículo. Para este propósito codifica las facturas del proveedor con

la tarjeta de consumo asignada al vehículo correspondiente y los “slips” (recibos)

entregados por el conductor respectivo.

5. Si el consumo real remitido por el proveedor, a través de la factura, no es igual con la

información registrada se verifica con la página web. De Petróleos Delta para su

respectivo registro. En caso que no correspondan los montos o que la tarjeta no haya

pasado bien se investiga para aclarar las causas de la diferencia. Y se procede a la

corrección a través de una factura entregada por la Estación.


34

Proceso: Registro del combustible utilizado

Objetivo: Elaborar informes mensuales del consumo de combustible por vehículo

Pasos:

1. El(a) responsable del consumo de combustible en el Departamento, recopila

mensualmente toda la información de consumo de combustible, por vehículo. Para

este fin, coteja la información de las facturas del proveedor con los recibos que

imprime cada estación y es entregada y firmada por cada conductor del consumo de

su respectivo vehículo.

2. El(a) responsable del consumo de combustible del Departamento elabora un Informe

consolidado del consumo de combustible durante el mes. Para su recibido conforme

al Departamento de Tesorería para la realización del pago.

3. El(a) responsable del consumo de combustible elabora un memorando remisorio para

la firma del jefe(a) del Departamento para el envío de este Informe, junto con la

presentación de cuenta del proveedor, a la Dirección de Administración y Finanzas.

4. El Departamento de Tesorería recibe la presentación de la cuenta por parte del

Proveedor y realiza los trámites internos para su registro contable y refrendo de la

gestión de cobro y su envió al Tesoro Nacional para su respectivo pago.

5. La Encargada del Combustible en la Sección de Transporte solicita a las Direcciones

Provinciales los primeros cinco días de cada mes el envío del consumo de

combustible mensual para su revisión y consolidación de la información y la

preparación del recibido conforme para el pago de la factura presentada por el

Proveedor. Y la confección de los registros mensuales de estos informes en nuestro

Departamento. A fin de poder confeccionar los consolidados anuales de la Cuenta de

Combustible.

6. Se elaboran tres (3) juegos de copias del informe mensual de combustibles.

a. La original sustenta el valor total de la factura presentada por el proveedor y se

remite, con los anexos, a la Dirección de Administración y Finanzas para su

firma.

b. Una copia es remitida a la Oficina de Auditoría Interna como controles del

Departamento.

c. Una copia reposa en los archivos del Departamento de Servicios Generales.

Fin del proceso

Proceso: Elaboración de informes de consumo de combustible

Objetivo: Contar con un banco de datos de consumo de combustible actualizado

Pasos:

1. El(a) responsable del combustible en el Departamento registra los consumos en los

libros dispuestos para tal fin, de acuerdo al tipo de combustible. (Diesel, gasolina de

91 ó 95 octanos) y se hace un consolidado mensual para verificar los montos pagados

con las partidas presupuestarias asignadas según el Convenio Marco. A fin de tener

un saldo disponible y verificar los registros mensuales y la disponibilidad del

combustible asignado anualmente.

Fin Proceso

Proceso: MISIONES DIARIAS

Objetivo: Transportar a los funcionarios en misiones fuera de la institución

Pasos:


35

1. Las unidades administrativas llenan la solicitud de servicio de transporte para

determinada misión oficial con un (1) día mínimo de anticipación antes de las 3:30 P.m.

2. La solicitud de servicio de transporte es entregada en la Dirección de Administración y

Finanzas.

3. La oficinista de la Dirección de Administración y Finanzas recibe el documento y plasma

su firma en el original y en la copia.

4. La copia de la solicitud es entregada por el solicitante en el Departamento de Servicios

Generales.

5. La solicitud de servicio original es firmada por el Director de Administración y Finanzas

o por el Sub-Director de Administración y Finanzas.

6. Una vez el Director o Sub-Director de Administración y Finanzas autoricen la solicitud

de servicio de transporte, la secretaria se comunica con el Departamento de Servicios

Generales para que proceda a retirar las solicitudes.

7. El funcionario (a) designado para realizar el cuadro de las misiones diarias recibe las

solicitudes y procede minutos antes de finalizar la jornada laboral a armar en borrador el

cuadro de misiones para el siguiente día.

8. El funcionario (a) distribuye las misiones y los vehículos a los conductores al inicio de la

jornada laboral.

9. El conductor solicita a la secretaria la llave del vehículo y la carátula del radio

10. El funcionario (a) se comunica vía telefónica con las unidades administrativas que

solicitaron el servicio de transporte y les comunica el nombre del conductor designado.

11. La unidad administrativa que solicito el transporte se dirige a las oficinas del

Departamento de Servicios Generales para reportarse y dirigirse al lugar de la misión.

Finaliza Proceso

Proceso: SALVO CONDUCTO

Objetivo: Garantizar el buen uso del parque vehicular del Ministerio

Pasos:

1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales designa las misiones especiales

(Fuera del horario establecido o en el interior de la república) a los conductores.

2. Al conductor designado se le entrega el formulario de solicitud de permiso, para que

proceda a llenar los campos del mismo con sus datos personales y detallando a donde se

efectuara la misión.

3. Una vez el conductor complete el formulario, se le entrega a la oficinista para que

proceda a capturar la información en el computador, en el archivo salvo conducto

introduce:

o Número de cédula del conductor

o Unidad administrativa solicitante

o Provincia a la cual se dirige

o Especificar los día que le tomara la misión

o Número de Placa del automóvil asignado

o Descripción del automóvil

4. La oficinista al completar los datos revisa el salvo conducto y procede a imprimir cuatro

(4) copias.

5. La oficinista inserta papel carbón a las copias y lo remite a el jefe (a) del Departamento

de Servicios Generales para su revisión.

6. Una vez revisado por el jefe (a) del Departamento de Servicios Generales el salvo

conducto es enviado al Director de Administración y Finanzas para la firma.


36

7. El Director de Administración y Finanzas revisa y autoriza a través de la firma el salvo

conducto y lo envía al Departamento de Servicios Generales.

8. La oficinista del Departamento de Servicios Generales, le inserta el sello autorizado al

salvo conducto y procede a distribuir las cuatro copias de la siguiente manera:

o Conductor

o Control Fiscal

o Departamento de Seguridad

o Archivo del Departamento de Servicios Generales

9. El Departamento de Seguridad y Control Fiscal firman el libro de control de notas al

momento de recibir el salvo conducto

Finaliza Proceso

Proceso: VIÁTICOS

Objetivo: Cubrir los gastos de los funcionarios fuera de su área habitual de trabajo

Pasos:

1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales le da instrucciones a la oficinista

para que proceda con la confección de las solicitudes de viáticos pendientes.

2. La oficinista llena los campos de la solicitud a máquina o en letra imprenta.

3. La oficinista revisa e imprime cuatro (4) copias de la solicitud de viáticos, le inserta

el papel carbón, la firma y se la remite al jefe (a) del Departamento de Servicios

Generales.

4. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, revisa y firma la solicitud.

5. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, envía la solicitud de viático a la

Dirección de Administración y Finanzas.

6. El Director de Administración y Finanzas firma la solicitud de viático y la envía a

recorrido a:

o Departamento de Presupuesto

o Departamento de Contabilidad

o Departamento de Tesorería

o Control Fiscal

7. Al completar el recorrido el funcionario retira el cheque por pago de viático.

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE ÓRDENES DE COMBUSTIBLE

Objetivo: Autorizar los pedidos de combustible para usar en el parque vehicular oficial

Pasos:

1. Los conductores dependiendo del lugar o área a la cual se dirigen solicitan una orden

de combustible para cumplir con la misión o misiones encomendadas.

2. El conductor le entrega a la secretaria el kilometraje del automóvil al iniciar la

jornada en una hoja.

3. La secretaria procede a buscar la libreta de combustible y llena los campos de esta,

en original y tres (3) copia.

4. La secretaria le entrega la libreta de combustible al jefe (a) del Departamento de

Servicios Generales para revisión y firma.

5. Una vez firmada la orden de despacho de combustible el jefe (a) del Departamento de

Servicios Generales devuelve la libreta a la secretaria.

6. La secretaria le inserta el sello autorizado a la orden de combustible y se la entrega al

conductor.


37

7. El conductor se dirige a la estación de expendio de combustible y presenta la orden de

combustible para ser atendido y poner el combustible al automóvil.

8. El empleado de la estación de expendio de combustible le entrega al conductor una

copia de la factura de crédito

9. El conductor se dirige al Departamento de Servicios Generales y entrega la copia a la

secretaria.

10. La secretaria recibe la copia y la coteja con la orden de combustible original, si todo

esta en orden engrapa la copia con la orden original.

11. La secretaria archiva las libretas de combustible.

Finaliza Proceso

Proceso: MANTENIMIENTO DE LA FLOTA

VEHICULAR

Objetivo: Garantizar el buen uso de la flota vehicular del Ministerio

Pasos:

1. El funcionario encargado de darle seguimiento al mantenimiento de los vehículos

oficiales, verifica semanalmente el kilometraje.

2. La información obtenida la introduce en la base de datos: “mantenimiento vehicular”.

3. Con la información en la pantalla el funcionario puede visualizar en que momento debe

llevar el vehiculo a la agencia para que le sea prestado el servicio de mantenimiento de

hasta (5,000 a 10,000) Kilómetros dependiendo de la agencia.

4. El funcionario una vez halla visualizado en la pantalla la información, se la comunica al

jefe (a) del Departamento de Servicios Generales.

5. El funcionario solicita a un conductor que se dirijan ambos a la agencia a solicitar el

mantenimiento.

6. El funcionario se dirige a uno de los empleados de atención al cliente de la agencia, le

expone el caso.

7. Atención al cliente de la agencia le confecciona un formulario donde indica que fallas

tiene el vehiculo y que a sido recibido el vehiculo.

8. Si el vehículo tiene un daño la agencia verifica que este cubierto por la garantía, de no

estarlo el Ministerio de Comercio e Industrias debe pagar el costo de la pieza.

9. Una vez se le halla dado el mantenimiento al vehiculo la agencia se comunica al

Departamento de Servicios Generales vía telefónica notificando que procedan a retirar el

mismo.

10. El funcionario solicita un conductor y se dirigen a retirar el vehículo.

11. El funcionario retira el vehiculo y lo regresa al Ministerio de Comercio e Industrias.

Finaliza Proceso

Proceso: REPARACIÓN DE VEHICULOS QUE ESTAN FUERA DEL CONVENIO

MARCO

Objetivo: Brindar mantenimiento a los vehículos del Ministerio

Pasos:

1. El conductor informa verbalmente que el vehículo esta presentando fallas mecánicas.

2. El funcionario encargado de darle el mantenimiento a los autos procede junto al

conductor a realizar una prueba de manejo para verificar la falla mecánica.

3. El funcionario lleva el auto a uno de los talleres autorizados por el Ministerio de

Comercio e Industria.

4. Una vez en el taller el vehiculo es revisado y se emite un diagnostico, si requiere pieza se

realiza la cotización de la misma y de la mano de obra.


38

5. El funcionario regresa al Departamento de Servicios Generales, le informa al jefe (a) las

condiciones del vehiculo.

6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales autoriza al funcionario para que

realice la confección de la requisición.

7. Una vez el funcionario confeccione la requisición se la remite al jefe (a) del

Departamento de Servicios Generales para la firma.

8. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales envía la requisición a la Dirección de

Administración y Finanzas para la firma.

9. El Director de Administración y Finanzas revisa y autoriza la requisición y la envía a

recorrido.

10. Una vez el cheque con el monto solicitado para la reparación del vehiculo este disponible

el funcionario lo retira y notifica al taller autorizado para que procedan a efectuar la

reparación.

11. El taller autorizado realiza la reparación solicitada y comunica vía telefónica al

funcionario que puede retirar el vehiculo.

12. El funcionario se dirige a retirar el vehiculo, una vez en el taller entrega el cheque y

solicita la factura.

13. El funcionario le saca copia a la factura y a la garantía para archivarla y entrega la factura

y garantía original al Departamento de Tesorería.

Finaliza Proceso

Proceso: SEGUIMIENTO DE LOS TRÁMITES DE RECLAMO ENTRE EL

MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS Y LAS COMPAÑÍAS

ASEGURADORADORAS

Objetivo: Asegurar la reparación de los vehículos en caso de accidentes.

Pasos:

1. El conductor notifica al Departamento de Servicios Generales que tuvo una colisión.

2. Un funcionario del Departamento de Servicios Generales se dirige al área donde se

suscitó la colisión a verificar que el conductor realice el parte policivo y a verificar las

condiciones en que quedo el vehiculo.

3. Si el vehículo sufrió algún daño que le impide andar, se contrata una grúa para que lo

traslade a los estacionamientos del Ministerio de Comercio e Industrias.

4. Una vez en el Ministerio, el conductor procede a confeccionar un informe del accidente.

5. El funcionario asignado se dirige a la compañía aseguradora a informar sobre el accidente

suscitado y a escoger de la lista de talleres autorizados, el taller para efectuar las

reparaciones.

6. El funcionario y el conductor se dirigen a llevar el vehiculo al taller para ser reparado

7. Cuando el vehículo esta reparado, del taller se comunican vía telefónica al Departamento

de Servicios Generales para que se proceda a retirar el vehiculo.

8. El funcionario y el conductor s dirigen al taller y verifican que el vehiculo halla quedado

en optimas condiciones

9. El vehículo es entregado y el Director de Administración y Finanzas firma el finiquito

aceptando a satisfacción la reparación del vehiculo

10. Si en la audiencia el Ministerio de Comercio e Industrias resulta favorecido, no pagará el

deducible.

Finaliza Proceso


39

Proceso: TRAMITE DE PLACA Y REVISADO

Objetivo: Cumplir con los trámites establecidos, para la circulación de los vehículos

Pasos:

1. El funcionario designado lleva el vehiculo a uno de los talleres autorizados

2. En el taller revisan el vehiculo y entregan la hoja de revisado al funcionario que realiza el

tramité

3. La hoja del revisado es enviada a Control Fiscal con la lista de los vehículos para solicitar

la placa a la Contraloría General de la República

4. Una vez Control Fiscal tramite la placa hace entrega de la misma junto con el estique de

revisado al Departamento de Servicios Generales

5. Las placas del año anterior se le entregan a la oficina de Control Fiscal

6. Las placas son instaladas en cada uno de los vehículos revisados.

Finaliza Proceso

Proceso: VEHICULOS ACCIDENTADOS

Objetivo: Cumplir con el procedimiento establecido por la compañía de seguro, para la

reparación del vehículo

Pasos:

1. En el caso de que un automóvil de la institución, se vea involucrado en un accidente de

transito el conductor deberá espera la presencia de las autoridades del transito, en el

lugar del accidente para realizar el parte policivo

El conductor regresa a la institución y entrega la boleta en el Departamento de Servicios

Generales y detalla por escrito como ocurrió el accidente.

2. El fotógrafo del Departamento de Comunicaciones procede a tomar una foto del carro en

los estacionamientos de la institución, para dejar constancia en el expediente.

3. La secretaria del Departamento de Servicios Generales procede a llenar los campos del

informe de accidente de la aseguradora a maquina.

4. El funcionario designado procede a cotizar en un taller autorizado, según el listado que

provee la aseguradora.

5. La secretaria envía el informe al jefe (a) del Departamento de Servicios generales para su

revisión.

6. El jefe del Departamento de Servicios Generales remite el informe para la firma del

director administrativo o representante legal y del conductor.

7. Una vez firmado el informe la secretaria inserta copia de cédula del representante legal y

del conductor del vehiculo accidentado.

8. La secretaria confecciona una carta a la compañía aseguradora detallándole y solicitando

hacer efectiva la póliza.

9. La secretaria inserta copia del registro único de propiedad, del certificado de inspección,

una copia de la boleta, la foto y se procede a entregar el informe a la aseguradora.

10. La foto del carro es tomada en los estacionamientos de la institución por el Departamento

de Comunicaciones, fotógrafo.

Finaliza Proceso


40

Departamento de Desarrollo Institucional

Proceso: Elaboración del Manual de Procedimiento

Objetivo: Establecer los procedimientos administrativos internos y de prestación de

servicios del Ministerio de Comercio e Industrias

Pasos:

1. Se elabora nota para la firma de la director(a) de Administración y Finanzas dirigida a

todas la unidades administrativas de apoyo y operativas de la institución.

2. La nota establece los parámetros de forma y fondo en que debe ser presentada la

información por cada unidad administrativa y se fija una fecha de entrega. Además, se

adjunta un formato modelo.

3. En la fecha previa establecida se empieza a recibir la información y los funcionarios del

Departamento la procesan para garantizar que la forma y el fondo son correctos.

4. Una vez procesada la información, se edita y compila en un documento denominado

Manual de Procedimientos con la firma del jefe del departamento en la columna

elaborado por; la firma de la director(a) de Administración y Finanzas en la columna

revisado por y la firma del director(a) de Asesoría Legal en la columna aprobado por.

5. Una vez cumplido con este procedimiento se remite mediante memorando al jefe de la

Unidad de Tecnología Informática para que sea presentado en la plataforma tecnológica

del Ministerio. (Página Web)

Fin del proceso

Proceso: Elaboración del Manual de Funciones

Objetivo: Documentar todas las funciones que realizan las diferentes unidades

administrativas de la institución

Pasos:


todas la unidades administrativas de la institución






4. Una vez procesada la información se edita y compila en un documento denominado

Manual de Funciones del Ministerio de Comercio e Industrias.

5. Se confecciona nota para la firma del Ministro de Comercio e Industrias, dirigida al

Ministro de Economía y Finanzas donde se remite, copia del Manual de Funciones y la

Estructura Organizativa (Organigrama), para que sea avalado por esa instancia.


todas la unidades administrativas de apoyo y operativas de la institución.






9. El Ministro del Ministerio de Economía y Finanzas, remite mediante nota, dirigida al

Ministro de Comercio e Industrias si los documentos son aprobados u objetados. En el

segundo caso se especifican las causas de la objeción, las cuales deben ser subsanadas.


41

10. De ser aprobados los documentos, se legalizan tanto la Estructura Organizativa como el

Manual de Funciones.

Fin del proceso

Proceso: Creación de una nueva unidad administrativa

Objetivo: Garantizar la asignación de recursos a las unidades que se requieran por

necesidad del servicio

Pasos:

1. El responsable de la unidad a crearse remita a la Dirección Administrativa. nota donde

propone su solicitud.

2. Esta nota se remite al Departamento de Desarrollo Institucional para que se encargue de

los trámites respectivos.

3. El Departamento de Desarrollo Institucional se comunica con los gestores de la propuesta

y solicita una sustentación de la misma que contenga tres elementos: Base Legal,

Objetivos y Funciones. El propósito, por un lado, es evitar la duplicidad de funciones, y

por el otro garantizar que los objetivos y las funciones son consistentes con la propuesta.

4. Se procesa y edita la propuesta y se elabora un documento para someterlo a consideración

de la Dirección de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economía y Finanzas.

5. Una vez confeccionado el documento que debe ir acompañado de la Estructura

Organizativa del Ministerio de Comercio e Industria, señalando claramente la ubicación

de la nueva unidad administrativa, se concierta una reunión con el analista de la

Dirección de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economía Finanzas para

entregarle copia y consensuar la propuesta, dentro de las normas establecidas vigentes.

6. Si la propuesta se acepta porque cumple con las normas vigentes, el analista informa al

Departamento de Desarrollo Institucional del Ministerio de Comercio e Industrias.

7. El Departamento de Desarrollo Institucional elabora nota para la firma del Ministro de

Comercio e Industrias, dirigida al Ministro de Economía y Finanzas, solicitando la

viabilidad de la propuesta. (Se adjunta toda la documentación respectiva; Organigrama y

Manual de Funciones)

8. El Ministro de Economía y Finanzas responde la nota del Ministro de Comercio e

Industrias donde le notifica que la propuesta cumple con las normas vigentes, por lo tanto

es viable y debe ser formalizada mediante el instrumento legal correspondiente (Decreto

Ejecutivo o Resolución).

9. El Ministerio de Comercio e Industrias formaliza la propuesta, a través de la Dirección de

Asesoría Legal, mediante el instrumento legal respectivo.

10. Se remite copia del instrumento legal respectivo al Departamento de Desarrollo

Institucional para los trámites pertinentes.

11. El Departamento de Desarrollo Institucional del Ministerio de Comercio e Industrias

remite a la Dirección de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economía y Finanzas

copia del instrumento legal respectivo, organigrama institucional y el Manual de

Funciones con la incorporación de la(s) nueva(s) unidad(es) administrativa(s)

Fin del proceso

Dirección Nacional de Comercio

Dirección General de Comercio Interior

Departamento de Licencias


42

Proceso: GENERAR EL AVISO DE OPERACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA

ELECTRÓNICO PANAMÁ EMPRENDE

Objetivo: Agilizar los trámites para iniciar un negocio de forma transparente y eficaz.

Pasos:

1. Usuario (Cliente)

2. El cliente (usuario) accede al portal www.panamaemprende.gob.pa

3. Si es usuario del sistema debe escribir su correo y contraseña, si no tiene se registra con sus

numero de cédula y crea una dirección de correo electrónico en Yahoo, Hotmail, Gmail o Lycos.

4. Ingresa la contraseña y la Confirma.

5. Espera el Mensaje de Notificación: una vez registrado en Panamá Emprende, le llega un

correo con el nombre del usuario la contraseña, y el enlace que lleva la activación del sistema.

PanamaEmprende le da la bienvenida al Sistema de Creación de Empresas en un clima de eficiencia y

transparencia.

Tu usuario es: [email protected]

Tu contraseña es: jperez Nota: has clic en el siguiente link para confirmar tu registro Pulsa Aquí para activar tu cuenta

1. Una vez que escribe su dirección de correo electrónico y su contraseña accesa a la

pantalla de Opciones de Bienvenida al Sistema Panamá Emprende.

http://www.panamaemprende.gob.pa/

mailto:[email protected]


43

7. Elige la opción Abrir una Nueva Empresa, que lo llevara a una serie de pasos en la cual debe

completar los formularios con los datos importantes de su empresa (Nombre del propietario /

Razón Social, nombre del establecimiento, dirección, actividades a desarrollar).

8. En el paso No. 6, Verifica los datos que completo y si están correctos, Elige las Opciones de

Pago.

9. Si en el paso 6 usted eligió Pago por Banco Nacional de Panamá, de clic en el botón "Generar

Boleta de Pago" (Paso No. 7), se le suministrará el Número de Referencia o de Boleta de Pago,

anote el número para realizar el pago y diríjase a la sucursal del Banco Nacional de Panamá

(BNP) más cercana para cancelar el costo de su Aviso de Operación. El pago en el Banco

Nacional de Panamá (BNP) puede ser en efectivo o en cheque.

10. Cuando se genere un Aviso de Operación hay que cumplir con el Pago de la Tasa de Aviso

de Operación: Persona Natural Quince balboas (B/. 15.00) y Persona Jurídica B/. 55.00) para

poder imprimirlo.

11. Si salió del sistema para realizar el pago ingrese nuevamente al sistema y seleccione la

opción de Solicitudes Pendiente del menú Principal, del listado desplegado escoja el nombre de

la empresa que ha creado, presione el botón mostrar, recorra todos los pasos hasta el 6, active el

Botón de Continuar, desplegara el botón de generar Aviso de Operaciones para imprimirlo.

Este archivo es un documento PDF, necesita tener instalado la versión Acrobat Reader 7 o

superior, de no tenerlo de clic en el Link Acrobat Reader 7 o superior e instálelo en su PC.

12. Una vez constituido como usuario del sistema puede accesar y actualizar su Aviso de

Operación (cambio de dirección, nombre comercial, junta directiva, aumento y disminución de

actividad), generar una sucursal o realizar la cancelación del mismo.


44

13. Cuando se genere o actualice un Aviso de Operación, para ejercer la actividad de expendio

de bebidas de licores, se pagara a través del Sistema Panamá Emprende el derecho único, una

sola vez con base en un esquema de dos (2) niveles:

Nivel

Tipo de Establecimientos

Pago de Derecho Único

Restaurantes, Cafeterías, Parrilladas,

Supermercados, Mini súper,

Abarroterías, Mercados, Servicio de

comida en Hoteles y establecimientos

turísticos de alojamiento o cualquier

otro establecimiento no contemplado

en el Nivel 2.

a. Establecimientos ubicados en los Distritos

de Panamá, Colón, David y San Miguelito:

B/. 600.00

b. Establecimientos ubicados en el resto del

país: B/. 300.00

Nivel 2 Discotecas, Bares, Pubs, Cantinas,

Bodegas, Jardines, Jorones, y

cualquiera otra actividad de expendio

de licores que no esté contemplado en

el Nivel 1.

Distritos de Panamá, Colón, David y San

Miguelito (de acuerdo al metraje):

a. Discotecas de más de 300 m2: B/.5,000.00.

b. Discotecas de menos de 300 m2:

B/.2,500.00.

c. Bares y pubs de más de 150 m2:

B/.2,000.00.

d. Bares y pubs de menos de 150 m2:

B/.1,000.00.

e. Cantinas, Jorones, Jardines y bodegas:

B/.1,500.00.

f. Demás actividades: B/.1,500.00.

Resto del país:

a. Discotecas de más de 300 m2: B/.2,000.00.

b. Discotecas de menos de 300 m2:

B/.1,000.00.

c. Bares y pubs de más de 150 m2: B/.1,000.00.

d. Bares y pubs de menos de 150 m2:

B/.500.00.

e. Cantinas, Jorones, Jardines y bodegas:

B/.1,000.00.

f. Demás actividades: B/.1,000.00

14. Los establecimientos del Nivel 2, Consignaran fianza a favor del Tesoro Nacional, para

responder por el incumplimiento de la ley, y por daños y perjuicios a terceros.

Esta fianza deberá tener vigencia de tres años y ser renovada obligatoriamente a su vencimiento,

con base en el esquema siguiente:

Distritos de Panamá, Colón, David y San Miguelito:

a. Discotecas de más de 300 m2: B/.20,000.00, b. Discotecas de menos de 300 m2: B/.15,000.00, c. Bares

y pubs de más de 150 m2: B/.10,000.00, d. Bares y pubs de menos de 150 m2: B/.5,000.00, e. Cantinas,

Jorones, Jardines y bodegas: B/.5,000.00, f. hotel de ocasión: B/.75,000.00, g. Demás actividades:

B/.5,000.00.

Resto del país:

a. Discotecas de más de 300 m2: B/.12,000.00, b. Discotecas de menos de 300 m2: B/.8,000.00., c. Bares

y pubs: B/.4,000.00, d. Cantinas, Jorones, Jardines y Bodegas: B/.3,000.00, e. hotel de ocasión:

B/.50,000.00, f. Demás actividades: B/.3,000.00.


45

15. Cambio de Distrito del Aviso de Operación o Sucursal, debe pagar cinco balboas

(B/. 5.00) en el distrito correspondiente como derecho de inscripción del negocio.

Finaliza Proceso

Proceso: ACREDITACIÓN DE FUNCIONARIOS DEL MICI ANTE EL REGISTRO

PÚBLICO

Objetivo: Tramitar los certificados de oficio ante el Registro Público

Pasos:

1. Solicitar mediante nota dirigida al Secretario General del MICI la acreditación del

funcionario que se requiera. La solicitud deberá incluir la siguiente información: nombre,

cargo y cédula del funcionario; el trámite para el cual se requiere el certificado de

Registro Público y el sustento legal que establece los requisitos de dicho trámite.

2. Aprobar o rechazar la solicitud de acreditación, e informar la decisión mediante nota

dirigida al solicitante.

En caso de aprobación, se deberá ejecutar los siguientes pasos:

3. Enviar nota al jefe de la Unidad de Tecnología Informática, informando sobre la nueva

acreditación e instruyendo a solicitar el respectivo acceso al Sistema Web de Información

y Certificación Registral del registro Público.

4. Agregar al funcionario acreditado ante el Registro Público para tramitar Certificados de

Oficio.

5. Enviar al Registro Público la información necesaria sobre la acreditación de los

funcionarios y solicitud de acceso al Sistema Web de información u Certificación

Registral

6. Dar seguimiento a la solicitud hecha ante el Registro Público e informar al Secretario

General, con copia al solicitante, cuando el proceso de acreditación se haya culminado.

7. Agregar al funcionario acreditado a un registro de códigos de usuario de funcionarios

acreditados ante el Registro Público para tramitar Certificados de Oficio.

8. Adecuar la estación de trabajo del funcionario acreditado a los requerimientos del

Registro Público.

9. Capacitar al funcionario registrado en el uso del Sistema Web de información y

Certificación Registral.

Finaliza Proceso

Proceso: DESACREDITACIÓN DE FUNCIONARIOS DEL MICI ANTE EL REGISTRO

PÚBLICO

Objetivo: Garantizar el reemplazo del funcionario, en forma ordenada, cuando sea

necesario.

Pasos:

1. Solicitar mediante nota dirigida al Secretario general del MICI la desacreditación del

funcionario que se requiera. La solicitud deberá incluir la siguiente información: nombre,

cargo y cédula del funcionario; razón para solicitar la desacreditación.

2. Aprobar la solicitud de desacreditación e informar la decisión mediante nota dirigida al

solicitante.

3. Enviar nota al jefe de la Unidad de Tecnología Informática, informando sobre la

desacreditación e instruyendo a eliminar el respectivo acceso al Sistema Web de

Información y Certificación Registral del Registro Público.

4. Anotar la fecha de desacreditación en un registro de funcionarios acreditados ante el

Registro Público para tramitar Certificados de oficio.


46

5. Enviar al Registro Público información necesaria sobre la desacreditación de los

funcionarios y eliminación de acceso al Sistema Web de información y Certificación

Registral.

6. Dar seguimiento a la solicitud hecha ante el Registro Público e informar al Secretario

General, con copia al solicitante, cuando el proceso de desacreditación se haya

culminado.

7. Anotar la fecha de cancelación del usuario en el registro de códigos de usuario de

funcionarios acreditados ante el Registro Público para tramitar Certificados de Oficio.

Finaliza Proceso

Proceso: TRAMITACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE OFICIO DE REGISTRO

PÚBLICO.

Objetivo: Verificar la información registrada para solicitar Certificado de Oficio.

Pasos:

1. Entrar al Sistema Web de Información y Certificación Registral, con un código de

usuario y contraseña.

2. Consultar la información registral que requiere el solicitante y solicitar el Certificado de

Oficio al Registro Público.

3. Esperar la emisión del Certificado de Oficio por parte del Registro Público y el envío del

mismo, así como de la respectiva nota remisoria, al correo electrónico del funcionario

acreditado por el MICI que realizó la solicitud.

4. Imprimir el certificado de Oficio emitido por el Registro Público y anexarlo al expediente

del solicitante.

5. Continuar con los demás pasos del trámite que realiza al solicitante.

Finaliza Proceso

Proceso: AUTO CONSULTA DEL SISTEMA

Objetivo: Atender solicitud de información de los usuarios

Pasos:

1. Solicitante le envía nota al Director de Comercio Interior para consulta.

2. Recepcionista recibe nota.

3. Recepcionista entrega nota a la secretaria.

4. La secretaria entrega la nota al Director General de Comercio Interior.

5. Director revisa la nota.

6. Director remite la nota a abogados.

7. Abogados revisan nota, emiten su criterio otorgando visto bueno según lo establecido por

Ley.

8. Se confecciona oficio para el usuario.

Finaliza Proceso

Sección de Registro Comercial

(Verificadores)

Proceso: VERIFICACIÓN

Objetivo: Asegurar que la información suministrada por el usuario es correcta

Pasos:

1. Una vez que el Aviso de Operación, es impreso por el usuario pasa a un estatus en la

base de datos para que sea verificado por los verificadores de la Dirección General de

Comercio Interior.


47

2. El Supervisor de los Verificadores, tiene la opción de una pantalla en el Modulo de

Administración Verificación de Avisos de Operación - Avisos de Operación no

Verificados.

3. En esta pantalla le aparecerá una lista de todos los Avisos de Operación no verificados.

4. Se podrá hacer la búsqueda por provincia y por tipo de trámite. Le aparece una opción de

Asignar.

5. Cada Aviso de Operación será asignado a cada uno de los verificadores para que sea

verificado en su totalidad, una revisión del mismo. Y se coloca una observación para que

sea verificado el Aviso de Operación.

6. El Supervisor de Verificación tiene la opción en el Modulo de Administración: Avisos de

Operación en Proceso de Verificación.

7. En esta opción podrá reasignar un Aviso de Operación a un verificador, ya sea porque el

anterior se fue de vacaciones o puede que este incapacitado, de igual forma debe escoger

la opción de la provincia y le aparecerá una lista los verificadores de la provincia que

escogió, es obligatorio colocar la observación.

8. Notificaciones pendientes: es una opción que tiene el supervisor de verificación para ver

las notificaciones enviadas a los propietarios de los establecimientos comerciales.

9. Notificaciones Actualizadas: son las notificaciones contestadas por los propietarios o

tramitantes de los negocios que ya han sido notificados para que realicen algún cambio en

su Aviso de Operación.

Proceso: VERIFICADOR

Objetivo: Verificar efectivamente la información suministrada por el usuario.

Pasos:

1. Los verificadores tiene una pantalla en el Modulo de Administración del Sistema de

Panamá Emprende llamada mis Verificaciones pendientes.

2. Cada verificador una vez ingresen al portal podrán ver los Avisos de Operación por

verificar, tiene las opciones de:

Ver el detalle de los Avisos de Operación,

Categorizar las actividades comerciales e industriales,

Enviar notificaciones a los propietarios de dichos avisos de operación

Igualmente remitir al jefe de inspectores que realicen una inspección de dicho

Aviso de Operación.

3. Podrán ver el detalle de los Avisos de Operación, y podrán observar alguna anomalía que

tenga el Aviso de operación de esta forma podrán notificarle al dueño o propietario del

negocio.

4. Las notificaciones se les envía a los propietarios de negocio, se le anuncia que debe

corregir como: actividades, domicilio, dignatarios, etc.

5. Cada Aviso de Operación debe ser categorizado las actividades comerciales e

industriales, para fines estadísticos.

6. Si el Aviso de Operación amerita un inspección ya sea por las actividades no estén bien

especificadas, extranjeros en él un negocio al por menor, pago de impuestos, etc. Se le

noticia al Supervisor de los inspectores que enviara a realizar una inspección de dicho

establecimiento comercial.

7. Seguimiento de Notificaciones: Las misma son las notificaciones que se les ha enviado a

los dueños de los establecimientos comerciales.

8. Notificaciones actualizadas: son las notificaciones de los cambios o las modificaciones

que realizan los usuarios.


48

9. Notificaciones actualizadas inspección: son llamadas así porque se realizan a través de

una inspección.

Observación: No solo los Avisos de Operaciones se verificaran, se hará lo mismo para las

comunicaciones y sucursales.

Proceso: NOTIFICACIÓN DE CORRECCIONES

Objetivo: Informar al usuario de las correcciones pertinentes.

Pasos:

1. El verificador informa vía telefónica o por e-mail al usuario de las correcciones o

cambios que debe hacerle a su solicitud.

2. El verificador espera cinco días hábiles para que usuario responda, quedando así el

trámite en estatus de espera.

3. Al recibir las correcciones se envían a inspección.

4. Se genera vía e-mail solicitud de inspección al encargado de la sección de inspección.

Finaliza Proceso

Sección de Inspección

Proceso: INSPECCIONES SOLICITADAS POR UN VERIFICADOR

Objetivo: Comprobar in situ que se cumple con lo establecido en la Ley.

Pasos:

1. Se recibe la solicitud de inspección a través del sistema de Panamá Emprende.

2. El Supervisor de inspección revisa en la pantalla de Inspecciones Pendientes del sistema

de Panamá Emprende Se asigna las inspecciones a cada unos de los inspectores.

3. A los inspectores les llega la asignación a través del sistema de Panamá Emprende en la

pantalla de Mis Inspecciones Asignadas

4. El inspector se dirige al establecimiento comercial que le solicitaron inspeccionar los

verificadores, realiza la inspección correspondiente y registra la información en el

formulario de inspección (actualmente)

5. Si el establecimiento comercial cumple con las disposiciones de la Ley no se pone boleta,

pero si no cumple con todo lo establecido en la Ley se le otorga una boleta de citación

6. Cuando el inspector llega a las instalaciones de la Dirección General de Comercio

Interior / Panamá Emprende, registra la información y observaciones en el sistema de

Panamá Emprende, esta información la podrá ver el Supervisor de Inspecciones en la

Pantalla Inspecciones Concluidas del sistema de Panamá Emprende.

7. Igualmente esta información le llega a los verificadores que solicitaron la inspección.

Fin del proceso

Proceso: INSPECCIONES POR RUTINA

Objetivo: Realizar verificaciones en el área, de manera sistemática y permanente.

Pasos:

1. Las mismas son las que se realizan en un área específica o solicitada por una Institución:

Son asignadas a los inspectores a través del sistema de Panamá Emprende

2. A los inspectores les llega la asignación a través del sistema de Panamá Emprende en la

pantalla de Mis Inspecciones Asignadas

3. El inspector se dirige al establecimiento comercial que le solicitaron inspeccionar los

verificadores, realiza la inspección correspondiente y registra la información en el

formulario de inspección (actualmente)


49

4. Si el establecimiento comercial cumple con las disposiciones de la Ley no se pone boleta,

pero si no cumple con todo lo establecido en la Ley, se le otorga una boleta de citación

5. Cuando el inspector llega a las instalaciones de la Dirección General de Comercio

Interior / Panamá Emprende, registra la información y las observaciones

correspondientes en el sistema de Panamá Emprende y esta información la podrá ver el

Supervisor de Inspecciones en la Pantalla Inspecciones Concluidas del sistema de

Panamá Emprende.

NOTA: Los procesos y usos de pantallas no son definitivos, el sistema Panamá Emprende esta

en constante proceso de mejoras, con el objetivo de brindar un mejor servicios a sus usuarios

internos y externo.

Fin de proceso

Sección de Archivo

Proceso: REGISTRO AL SISTEMA PANAMÁ EMPRENDE DE CERTIFICADOS DE

OPERACIONES EXPEDIDOS MANUALMENTE (ANTERIORES A LA

CREACIÓN DEL SISTEMA).

Objetivo: Actualizar los expedientes dentro del sistema panamá emprende

Pasos:

1. Recibe de la sección de verificación solicitud de registro en sistema Panamá Emprende

2. Encargado de departamento recibe documentos.

3. Coloca documento en bandeja de entrada.

4. Encargado distribuye las solicitudes.

5. Funcionario se dirige a los archivos.

6. Funcionario busca tarjetas de los solicitantes que desean incluirse en el Sistema Panamá

Emprende.

7. Entregan tarjetas de solicitantes y documentos a verificadores

8. Verificadores capturan la información de las tarjetas

9. Verificadores devuelven tarjeta a la sección de Archivo.

10. Sección de Archivo procede a archivar tarjeta.

Fin del Proceso

Departamento de Registro de Contadores Públicos Autorizados

Proceso: LICENCIA DE IDONEIDAD DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos, para los Contadores

Públicos Autorizados

Pasos:

1. Licenciado en Contabilidad solicita requisitos para obtener licencia de CPA.

2. Funcionario del Departamento de Contabilidad proporciona requisitos y solicitud a los

solicitantes.

3. Funcionario recibe solicitud de idoneidad.

4. Verifica que los documentos estén completos.

5. Le hace entrada a los documentos.

6. Confecciona recibo de pago por confección de letras de certificado.

7. Asigna número de registro.

8. Elabora resolución.

9. Elabora licencia de idoneidad.

10. Elabora carné.

11. Captura información en el sistema.


50

12. Registra información en libro.

13. Envía expediente a Junta Técnica de Contabilidad para aprobación.

14. Programa reunión con Junta Técnica de Contabilidad.

15. Junta Técnica de Contabilidad evalúa expedientes de solicitantes.

16. Junta Técnica de Contabilidad firma documentos.

17. Documentos regresan al Departamento de Registro de Contadores y CPA.

18. Funcionario prepara y revisa los expedientes.

19. Se informa al solicitante que su solicitud esta aprobada vía e-mail o vía telefónica.

20. Expedientes son entregados en Recepción de documentos y atención al cliente.

21. Recepción de documentos y atención al cliente entrega resolución, licencia de idoneidad

y carné al solicitante.

22. Recepción de documentos y atención al cliente devuelve al Departamento de Registro de

Contadores y CPA los documentos con firma de recibido del solicitante.

23. Departamento de Registro de Contadores y CPA, archiva copia de expediente.

Nota: Las solicitudes realizadas en otras provincias serán remitidas a la provincia de Panamá

donde se le dará el debido trámite y luego serán devueltas a la provincia que solicito.

Finaliza Proceso

Proceso: LICENCIA DE IDONEIDAD DE CONTADOR

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos, para los Contadores

Pasos:

1. Bachiller en Contabilidad solicita requisitos para obtener licencia de contador.

2. Funcionario del departamento de Contabilidad proporciona requisitos y solicitud al

solicitante.

3. Contabilidad recibe solicitud de idoneidad.


5. Le hace entrada a los documentos.

6. Confecciona recibo de pago para confección de letras de certificado.



9. Elabora idoneidad.

10. Elabora carné.







17. Documentos regresan al Departamento de Contabilidad.

18. Funcionario prepara y revisan los expedientes.

19. Se le comunica al solicitante que su solicitud esta aprobada vía e-mail o vía

telefónica.

20. Los expedientes son entregados en Recepción de documentos y atención al cliente.

21. Recepción de documentos y atención al cliente entrega resolución, licencia de

idoneidad y carné al solicitante.

22. Recepción de documentos y atención al cliente devuelve a contabilidad documentos

con firma de recibido del solicitante.

23. Contabilidad archiva copia de expediente.


51

Nota: Las solicitudes realizadas en otras provincias serán remitidas a la provincia de Panamá

donde se le dará el debido tramite y luego serán devuelta a la provincia que solicito el tramite.

Finaliza Proceso

Proceso: IDONEIDAD DE PERSONA JURÍDICA

Objetivo: Garantizar que la sociedad jurídica y sus miembros cumplan con la Ley

Pasos:

1. Sociedad solicita requisitos para obtener idoneidad de persona jurídica.

2. Departamento de Registro de Contadores y CPA, proporciona requisitos y solicitud a

los solicitantes.

3. Departamento de Registro de Contadores y CPA, recibe solicitud de idoneidad.


5. Plasma nombre de la sociedad en el expediente.

6. Confecciona recibo de pago por confección de letras de certificado.



9. Elabora idoneidad.

10. Elabora carné.



13. Confecciona lista de solicitantes.





18. Documentos regresan al departamento.

19. Funcionario prepara y revisa los expedientes.

20. Se informa al solicitante que su solicitud esta aprobada vía e-mail o vía telefónica.

21. Expedientes son entregados en Recepción de documentos y atención al cliente.

22. Recepción de documentos y atención al cliente entrega resolución, licencia de

idoneidad y carné al solicitante

23. Recepción de documentos y atención al cliente devuelve al Departamento de Registro

de Contadores y CPA los documentos con firma de recibido del solicitante

24. Departamento de Registro de Contadores y CPA, archiva copia de expediente

Finaliza Proceso

Proceso: RENOVACIÓN DE CARNET DE CONTADOR Y DE CONTADOR PÚBLICO

AUTORIZADO

Objetivo: Actualizar los procesos de otorgamiento de idoneidad, periódicamente, para

verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley.

Pasos:

1. Solicitante va al centro de información y atención al cliente a solicitar requisitos para

la renovación de carné.

2. Los requisitos son entregados y se le explica donde adquirir los formularios.

3. Solicitante se dirige al Departamento de Registro de Contadores y CPA.

4. Funcionario del Departamento de Registro de Contadores y CPA, entrega al

solicitante formulario de renovación de carné.

5. Recibe documentos de renovación.


52

6. Verifica que los documentos estén correctos.

7. Solicitante paga en tesorería por perdida de carné (Por vencimiento no paga).

8. Funcionario recibe y pega en expediente el recibo de pago.

9. Se confecciona carné.

10. Solicitud y carné se envían al presidente de la Junta Técnica para firma.

11. Presidente de la Junta técnica revisa y firma.

12. Presidente de la Junta técnica devuelve documentos al departamento.

13. Se informa al solicitante vía e-mail o vía telefónica que su carné esta aprobado.

14. Expedientes son entregados a solicitante en Recepción de documentos y atención al

cliente.

15. Recepción de documentos y atención al público devuelve al departamento copia del

documento recibido.

16. Se archiva copia de expediente.

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD

Objetivo: Asegurar que el solicitante cumple con todos los requisitos y es idóneo.

Pasos:

1. Funcionaria recibe nota de solicitud de certificación.

2. Busca información en los libro para dar fe de la idoneidad.

3. Contesta nota por escrito.

4. Envía nota al presidente de la Junta Técnica para firma.

5. Presidente la Junta Técnica firma nota.

6. Presidente la Junta Técnica devuelve nota al Departamento de Registro de Contadores y

CPA.

7. Funcionario archiva recibe nota.

8. Saca copia a la nota.

9. Recepción de documentos y atención al público entrega nota al solicitante

10. Recepción de documentos y atención al público devuelve al Departamento de Registro de

Contadores y CPA, copia del documento recibido.

11. Archiva copia del recibido de la nota.

Finaliza Proceso

Proceso: AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS

Objetivo: Asegurar y dar fe que los documentos son copias válidas de los originales.

Pasos:

1. Funcionaria recibe nota de solicitud de autenticación de documentos.

2. Busca información en los libro para dar fe.

3. Envía nota al presidente de la Junta Técnica para firma.

4. Presidente la Junta Técnica firma documento.

5. Presidente la Junta Técnica devuelve documento al Departamento de Registro de

Contadores y CPA.

6. Saca copia a los documentos.

7. Recepción de documentos y atención al público entrega documentos al solicitante.

8. Recepción de documentos y atención al público devuelve al Departamento de Registro

de Contadores y CPA, copia del documento recibido.

9. Archiva copia de recibido de los documentos.

Finaliza Proceso


53

Proceso: OFICIOS

Objetivo: Responder, por escrito, solicitudes de información formales.

Pasos:

1. Se da entrada a los documentos.

2. Se realiza una búsqueda minuciosa de la información en los libros de registro.

3. Se procede a contestar oficio por escrito.

4. Oficio es enviado a presidente de la Junta Técnica para firma.

5. Presidente de la Junta Técnica firma documento.

6. Presidente de la Junta Técnica devuelve documento firmado al Departamento de Registro

de Contadores y CPA.

7. Se saca copia de documento.

8. Documento es enviado por correspondencia o entregado en recepción de documentos y

atención del público según la urgencia del mismo.

9. Recepción de documentos y atención al público entrega documentos al solicitante.

10. Recepción de documentos y atención al público devuelve al Departamento de Registro de

Contadores y CPA copia del documento recibido.

11. Archiva copia de recibido de los documentos.

Finaliza Proceso

Departamento de Registro de Bienes Raíces

Proceso: EXAMEN DE CONOCIMIENTOS GENERALES PARA ASPIRANTES A

CORREDORES DE BIENES RAÍCES.

Objetivo: Asegurar que los corredores de bienes raíces cuenten con los conocimientos

requeridos para desempeñar dichas funciones.

Pasos:

1. Aspirante a corredor de bienes raíces solicita información a cerca del examen para

corredores de bienes raíces

2. Funcionario orienta al solicitante

3. Funcionario entrega al solicitante por escrito los temas del examen e indica las fechas de

los exámenes

4. Aspirante desarrollará y estudiará los temas

5. Dos días antes de la prueba los aspirantes deben llamar al Departamento de Registro de

Bienes Raíces para registrase en la lista y se les notifican en que salón se llevara a cabo el

examen

6. El día del examen se dirigen al salón asignado a presentar la prueba

7. Una vez terminadas las pruebas la secretaria de la Junta Técnica de Bienes Raíces califica

las mismas

8. Se comunica al solicitante de los resultados de la prueba.

Finaliza Proceso

Proceso: EXPEDICIÓN DE LICENCIA DE CORREDORES DE BIENES RAÍCES

Objetivo: Otorgar permiso de operación, a los corredores de bienes raíces, que cumplan

con los requisitos legales establecidos.

Pasos:

1. Solicitante entrega documentación en el Departamento de Registro de Bienes Raíces

(Una vez aprobado el examen)

2. Funcionario revisa documentación

3. Funcionario recibe documentación


54

4. Funcionario adjudica número de corredor al expediente según secuencia establecida

5. Funcionario procede a confeccionar Diploma, Resolución y carné

6. Documentación es entregada a secretaria de la Junta Técnica de bienes raíces para la

firma

7. Secretaria de la Junta Técnica de Bienes Raíces firma documentos

8. Secretaria de la Junta Técnica de Bienes Raíces remite documentos al Presidente de la

Junta Técnica de Bienes Raíces para segunda firma

9. Presidente de la Junta Técnica de Bienes Raíces remite documentos al Departamento de

Registro de Bienes raíces

10. Funcionarios custodian expediente hasta que el solicitante retire sus documentos

11. Solicitante va al departamento a retirar Diploma, resolución y carné

12. Solicitante firma el recibido.

Finaliza Proceso

Proceso: AUTENTICACIÓN

Objetivo: Asegurar y dar fe que los documentos son copias válidas de los originales.

Pasos:

1. Cliente solicita requisitos para una autenticación

2. Funcionario le informa cuales son los requisitos ( Copia de resuelto anterior y timbres

fiscales)

3. El solicitante va al departamento de Registro de bienes raíces con requisitos para obtener

certificación

4. Funcionario revisa y recibe documentación

5. Funcionario procede a revisar el expediente para corroborar que este al día

6. Se procede a impregnar el sello de fiel copia de su original

7. El documento es entregado al solicitante

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIÓN

Objetivo: Asegurar que el solicitante cumple con todos los requisitos y es idóneo.

Pasos:

1. Certificación es solicitada de oficio o a través de la Fiscalía

2. Se recibe documentación con sus respectivos timbres

3. Funcionario revisa expediente

4. Funcionario responde al oficio por medio de nota

5. Nota es enviada a Junta Técnica para firma

6. Junta Técnica firma nota.

7. Junta Técnica devuelve nota a Departamento de Registro de Bienes Raíces

8. Departamento de Registro de Bienes Raíces recibe nota y entrega al solicitante

9. Solicitante recibe nota y firma el recibido de la nota

10. Expediente es archivado

Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIÓN DE LICENCIAS Y REGISTROS

Objetivo: Asegurar que la actividad registrada, ya no continuará operaciones.

Pasos:

1. La cancelación se efectúa por petición de la persona o por oficio

2. Se recibe la documentación original

3. Funcionario revisa el expediente


55

4. Si es por petición de la persona se procede a cancelar la licencia

5. Si es de oficio se inspecciona el lugar o empresa

6. Dependiendo de la gravedad de la falta se cancela la licencia

7. Se le notifica a la persona afectada la cancelación según lo establecido en la ley.

Finaliza Proceso

Dirección General de Comercio Electrónico

Proceso: Comercio Electrónico

Objetivo: Promover el comercio electrónico, bajo normas de seguridad digital.

Pasos:

Debido a la incorporación de tecnologías de información y comunicación en el Ministerio de

Comercio e Industrias, La Dirección de Comercio Electrónico próximamente iniciara en el

sistema con la acreditación mediante registro voluntario.

Como Autoridad de Registro Voluntario, la Dirección de Comercio Electrónico está facultada

para acreditar y supervisar a las entidades de certificación, a fin de garantizar un nivel básico de

seguridad y calidad de sus servicios, los cuales son de vital importancia para la confiabilidad de

las firmas electrónicas.

Esta Dirección se encuentra trabajando en la reglamentación en cuanto a comercio y firma

electrónica, basándose en los sistemas de gestión de calidad ISO.

Fundamento Legal:

LEY No. 43 de 31 de julio de 2001

DECRETO EJECUTIVO No. 29 de 19 de agosto de 2004

Dirección General de Artesanías Nacionales

Proceso: CONFECCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

Objetivo: Dar seguimiento a los planes operativos.

Pasos:

1. Dirección General de Artesanías Nacionales solicita a los jefes de departamento enviar a

la Dirección General en un CD, detallando las actividades realizadas en cada unidad

mensualmente.

2. Los departamentos analizan y seleccionan información

3. Información es grabada en CD

4. Jefes de departamento envían información en CD, a la Dirección General de Artesanías

nacionales

5. Dirección General recibe CD, con información

6. Secretaria de la Dirección, revisa, analiza y le da forma a la información enviada

7. Confecciona cuadro de indicadores de Gestión

8. Imprime documento

9. Envía documento al director para revisión

10. Director revisa y emite Visto Bueno

11. Director Firma el informe

12. Director entrega informe a secretaria

13. Secretaria saca copia del informe

14. Secretaria envía informe a oficina central del MICI en Plaza Edison, por Correspondencia

y por vía fax.

Finaliza Proceso

http://www.mici.gob.pa/licomel/ley_43.pdf

http://www.mici.gob.pa/licomel/decreto%20ejecutivo%2029.pdf


56

Proceso: AYUDA MEMORIA DE REUNIONES DEPARTAMENTALES

Objetivo: Asignar las tareas y responsabilidades departamentales durante el mes.

Pasos:

1. Director convoca a reunión departamental una vez al mes

2. Director informa las diferentes actividades que estarán llevando a nivel de la Dirección

General.

3. Se levanta la información emitida en reunión.

4. Información es capturada y procesada detallando por departamento cada una de las

responsabilidades

5. Se imprime información

6. Información es revisada y firmada por Director General

7. Se entrega copia de la información a cada uno de los jefes de departamento.

Finaliza Proceso

Proceso: SUPERVISAR Y FIRMAR DOCUMENTOS PARA ENVIAR A LOS

DIFERENTES MERCADOS DE ARTESANÍA

Objetivo: Atender la correspondencia de los mercados de artesanía.

Pasos:

1. Director general recibe documentos para firma

2. Revisa y firma documentos

3. Entrega documentos a secretaria

4. Secretaria envía inicialmente documentación vía fax

5. Posteriormente secretaria envía documentación por valija a los mercados.

Finaliza Proceso

Proceso: SUPERVISAR Y FIRMAR DOCUMENTOS DE LOS DIFERENTES

DEPARTAMENTO QUE COMPONEN LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ARTESANÍAS NACIONALES

Objetivo: Dar seguimiento al flujo de correspondencia y responder a la misma.

Pasos:

1. Secretaria de Director recibe notas enviadas por los departamentos

2. Secretaria entrega a director las notas

3. Director General revisa la notas

4. Director General firma las notas

5. Director General entrega notas a secretaria

6. Secretaria distribuye nota a los diferentes departamentos

Finaliza Proceso

Proceso: SEGUIMIENTO DE REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

(ADMINISTRACIÓN MICI)

Objetivo: Solicitar y adquirir los bienes y servicios requeridos por la unidad.

Pasos:

1. Unidades administrativas solicitan por medio de nota un bien o servicio

2. Secretaria de la Dirección General recibe solicitud de bien o servicio

3. Envía solicitud de bien o servicio a Director para aprobación

4. Director aprueba solicitud de bien o servicio

5. Solicitante confecciona requisición

6. Funcionario encargado realiza las cotizaciones correspondientes


57

7. Funcionario confecciona paquete (requisición, cotizaciones, nota remisoria)

8. Paquete es enviado a oficina central del MICI por mensajería.

9. Paquete es entregado en oficina central del MICI.

10. La nota remisoria es sellada y firmada

11. Funcionario asignado le da seguimiento a la compra.

12. Al momento que se le notifica a la Dirección General de Artesanía que el cheque a sido

confeccionado y aprobado, esta envía a un funcionario a retirar el cheque

13. Funcionario asignado retira cheque en oficina central del MICI

14. Cheque es entregado en la Dirección General de Artesanías

15. Cheque es revisado por Director de Artesanías

16. Director de Artesanía entrega a secretaria

17. Secretaria notifica al proveedor que puede entregar el bien o servicio

18. Cheque es enviado al Departamento de Asistencia Financiera para registro contable.

19. Bien o servicio en entregado

20. Se realiza el pago a proveedor

21. Se procede a realizar la recepción de servicio del bien

22. Envía a almacén para que selle documentos

23. Documentación es enviada a Tesorería de oficina central de MICI.

Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y DE DESARROLLO DE LA FERIA

NACIONAL DE ARTESANÍAS

Objetivo: Planificar y organizar el evento ferial, para que alcance el éxito esperado.

Pasos:

1. La Dirección General de Artesanías Nacionales, convoca en los primeros días del mes de

enero a reunión con los jefes de departamentos para intercambiar opiniones, ideas o

alternativas referente a la realización de la próxima Feria Nacional de Artesanías

2. La Dirección General y los jefes de departamento confeccionan el detalle del gasto de la

feria

3. Informe de detalle de gasto es enviado a recorrido al despacho de la Ministra de

Comercio e Industrias, al Viceministro de Industria y Comercio y a la Contraloría

General de la República

4. Cuando la Contraloría autoriza el detalle del gasto de la feria, paquete de documentos es

enviado a la Dirección de Artesanías Nacionales

5. Paquete es recibido en la Dirección General

6. Seguidamente inicia tramite de feria que incluye (Requisiciones, Confección de cheques,

maestros artesanos premiados, patrocinadores, entrega de medalla Vasco Núñez de

Balboa, etc.)

7. La feria se ha estado desarrollando en el Centro de Convenciones Atrapa, por un período

de 5 días

Finaliza Proceso

Proceso: VIAJE DE ARTESANOS AL EXTERIOR DEL PAÍS

Objetivo: Promover la participación de los artesanos en ferias internacionales

Pasos:

1. La Dirección General de Artesanías Nacionales recibe invitación para participar en ferias,

giras o exposiciones a nivel internacional, o gestiona la participación de artesanos en este

tipo de eventos


58

2. Funcionaria de La Dirección General de Artesanías Nacionales se comunica con los

artesanos, según requerimiento solicitado por los organizadores de los eventos

3. Se seleccionan a los artesanos que participaran en el evento según rama de actividad a la

que se dedican

4. Se comunica a los artesanos seleccionados que procedan con el trámite correspondiente

5. Artesano debe poseer la certificación de origen de la mercancía que lleva al exterior del

país

6. Al artesano se le tramitan y pagan los pasajes aéreos

7. Funcionaria de La Dirección General de Artesanías Nacionales tramita viático en oficina

central del MICI, a funcionarios que participen de la gira con artesanos

8. Llena formulario de solicitud de viático

9. Confecciona nota remisoria

10. Envía documentos a oficina central del MICI, para aprobación

11. Una vez aprobado el pago del viático es retirado por funcionario de la Dirección General

de Artesanías Nacionales

Finaliza Proceso

Departamento de Asistencia Técnica y Administración

Proceso: JORNADAS DE CAPACITACIÓN PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA

DE LOS ARTESANOS PANAMEÑOS

Objetivo: Mejorar las técnicas de fabricación de las artesanías

Pasos:

1. Funcionario de la Dirección General de Artesanías Nacionales, por solicitud del Director

General procede a buscar en base de datos listado de artesanos

2. Se invita a los artesanos vía telefónica a participar de las jornadas de capacitación

3. Artesano confirma su participación vía telefónica o personalmente

4. Artesano asiste a capacitación

5. La capacitación es dictada por funcionarios de la Dirección General de Artesanías,

empresas privadas o instancias gubernamentales

6. Durante la capacitación funcionario de la Dirección General de Artesanías pasa la lista de

asistencia

7. Funcionario toma fotos de la jornada de capacitación

Finaliza Proceso

Proceso: BOLETÍN INFORMATIVO

Objetivo: Promover las actividades artesanales que se realizan en el país.

Pasos:

1. La Dirección General de Artesanías Nacionales cada cuatro (4) meses elabora un boletín

informativo.

2. Director General asigna a un funcionario para levantar la información.

3. Funcionario encargado procede a realizar la investigación.

4. Funcionario encargado recoge y recopila información relevante de las diferentes.

5. actividades realizadas por la Dirección General de Artesanías Nacionales.

6. Funcionario crea el texto.

7. Funcionario realiza la búsqueda de imágenes a través de las fotos que tiene en archivo de

eventos anteriores.

8. Funcionario procede a insertar la imagen.


59

9. Funcionario le da formato al documento.

10. Imprime un borrador del documento.

11. Funcionario asignado y Director General revisan el documento.

12. De haber correcciones las realiza.

13. Si no hay correcciones procede a imprimir el borrador final.

14. El borrador final es entregado en la Dirección General.

15. Dirección General asigna funcionario para hacer el tramite de compra.

16. Funcionario asignado confecciona requisición.

17. Confecciona nota remisoria.

18. Requisición y nota remisoria son enviadas a la Dirección General para la firma.

19. Director General firma requisición y nota.

20. La Dirección General envía documentos a la oficina central del MICI para su verificación

y aprobación.

21. Mensajero entrega documentos al Departamento de Compras del MICI.

22. Departamento de Compras sella entrada de documentos.

23. Cuando el pago este autorizado, mensajero de la Dirección General de Artesanías

Nacionales procede a retirar el pago.

24. Funcionario encargado llama vía telefónica a la empresa a la cual se le adjudico la

compra, y le informa que puede pasar a retirar el arte.

25. Empresa retira el arte.

26. Empresa trabaja el arte.

27. Empresa regresa el arte a la Dirección para su revisión.

28. De haber correcciones la empresa notifica por escrito a la Dirección General de

Artesanías Nacionales.

29. De no existir correcciones la Dirección General emite Visto Bueno

30. La Dirección General de Artesanías Nacionales remite arte a la empresa

31. Empresa procede a confeccionar boletín informativo

32. Mercancía es recibida en el almacén

33. La unidad solicitante solicita paquete de boletín y los distribuye.

Finaliza Proceso

Proceso: CAPACITACIÓN DE ARTESANOS PRIVADOS DE LIBERTAD

Objetivo: Fortalecer los programas de resocialización de los internos.

Pasos:

1. Se envía nota al Ministro de Gobierno y Justicia solicitando visto bueno para capacitar a

los artesanos privados de libertad

2. Ministro de Gobierno y Justicia remite nota al Sistema penitenciario

3. La Dirección del Sistema Penitenciario autoriza se brinde la capacitación a los privados

de libertad

4. La Dirección del Sistema Penitenciario fija el día y la hora de la capacitación

5. Equipo de trabajo de la Dirección General de Artesanías se trasladan a los centros

Penitenciarios.

6. Equipo de expositores dictan la capacitación a los privados de libertad. Nota: Los privados de libertad pueden participar de la Feria Nacional de Artesanías, ya que dentro de esta feria se

destina un área para la Policía Nacional.

Finaliza Proceso


60

Proceso: MANEJO Y CONSERVACIÓN DE LA MATERIA PRIMA

Objetivo: Asegurar el abastecimiento de materia prima para la confección de artesanías

Pasos:

1. La Dirección General de Artesanías Nacionales realiza acuerdos con habitantes de

algunos sectores del país para garantizar que la materia prima no se extinga

2. La Dirección General de Artesanías Nacionales autoriza la compra de plantones

3. Los plantones son cotizados

4. Cheque de proveedor es confeccionado

5. Pedido es recibido en el almacén

6. Equipo de trabajo de la Dirección General de Artesanías se dirigen al lugar que va a ser

reforestado

7. En conjunto con los habitantes del lugar se procede a la siembra de los plantones

Finaliza Proceso

Administración

Proceso: INFORME DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

Objetivo: Verificar la asistencia del recurso humano

Pasos:

1. Diariamente el administrador verifica la entrada y salida del personal a su lugar de trabajo

2. Prepara informe detallado de asistencia semanal

3. Revisa informe

4. Imprime informe

5. Informe es enviado semanalmente a la Dirección General para su conocimiento

6. Al finalizar cada mes el informe mensual es enviado a la oficina Institucional de

Recursos Humanos en las oficinas centrales del Ministerio de Comercio e Industria

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE VACACIONES Y TIEMPO COMPENSATORIO

Objetivo: Regular el uso del tiempo libre de los funcionarios, sin afectar la administración.

Pasos:

1. Funcionario interesado se dirige a la administración a solicitar vacaciones o el uso de

tiempo compensatorio

2. Administrador le entrega formulario de solicitud de vacaciones o tiempo compensatorio

3. Funcionario llena los campos de la solicitud

4. Funcionario entrega solicitud al administrador

5. Administrador confecciona nota remisoria para oficina Institucional de Recursos

Humanos

6. Solicitud y nota remisoria, es enviada al Director General de Artesanías Nacionales para

la firma

7. Director General de Artesanías Nacionales revisa y firma la nota

8. Nota es enviada por mensajería a oficina Institucional de Recursos Humanos en oficina

central del MICI

9. Nota es recibida en la Oficina Institucional de Recursos Humanos

10. El original y la copia de la nota es introducida en reloj

11. Mensajería devuelve al administrador de la Dirección General de Artesanías Nacionales

la copia de los documentos recibidos


61

12. Oficina Institucional de Recursos Humanos tramita solicitud

13. Oficina Institucional de Recursos Humanos aprueba solicitud

14. La OIRH informa al administrador que la solicitud fue aprobada

15. Mensajería retira solicitud aprobada

16. Mensajería entrega solicitud aprobada al administrador

17. Administrador notifica la aprobación de la solicitud al Director General

18. Administrador notifica la aprobación de la solicitud al funcionario solicitante

19. Funcionario se acoge a vacaciones o tiempo compensatorio.

Finaliza Proceso

Proceso: REQUISICIÓN

Objetivo: Adquirir los bienes y servicios requeridos por la unidad administrativa.

Pasos:

1. Administrador confecciona requisición de bienes o servicios

2. Administrador llena formulario de requisición

3. Administrador revisa formulario

4. Administrador confecciona nota remisoria

5. Administrador entrega formulario y nota remisoria a la Dirección General de Artesanía

Nacionales para firma

6. Director General revisa, firma la requisición y la nota remisoria

7. Documentos son enviados a oficina central del MICI

8. Administrador le da seguimiento a la documentación

9. Tesorería notifica a Dirección General de Artesanías que el cheque para la compra esta

aprobado

10. Dirección Nacional de Artesanías envía mensajero a retirar cheque

11. Cheque es llevado a la Dirección General

12. Dirección General envía cheque al Departamento de Asistencia Financiera para su

registro

13. Departamento de Asistencia Financiera notifica vía telefónica al proveedor que el pago

esta aprobado

14. Proveedor procede a entregar mercancía

15. Mercancía es recibida en el almacén.

Finaliza Proceso

Departamento de Promoción

Proceso: CONFECCIÓN DE MATERIAL DE PROMOCIÓN

Objetivo: Promover los eventos de la Dirección de Artesanías, mediante publicidad

Pasos:

1. El Director General de Artesanías solicita al Departamento de Promoción material para

promocionar una determinada feria o actividad en la cual participe la institución

2. Funcionario procede a diseñar el modelo de la volante, brochur, afiche, banerss, o tarjeta

dependiendo del publico a quien va dirigida la información

3. Funcionario crea el texto

4. Funcionario busca información en libros y en otras publicaciones


eventos anteriores o en el Internet

6. Funcionario procede a insertar la imagen

7. Funcionario le da formato al documento

8. Imprime un borrador del documento


62

9. Entrega borrador del documento a la unidad solicitante para su revisión y aprobación

10. De haber correcciones las realiza

11. Si no hay correcciones procede a imprimir el borrador final

12. El borrador final es entregado en la Dirección General

13. Dirección General asigna funcionario para hacer el trámite de compra

14. Funcionario asignado confecciona requisición de bienes o servicios


16. Requisición y nota remisoria son enviadas a la Dirección General para la firma

17. Director General firma requisición y nota

18. La Dirección General envía documentos a la oficina central del MICI para su verificación

y aprobación

19. Mensajero entrega documentos al departamento de compras del MICI

20. Departamento de compras sella entrada de documentos


Nacionales procede a retirar el pago

22. Funcionario encargado llama vía telefónica a la empresa a la cual se le adjudico la

compra, y le informa que puede pasar a retirar el arte


24. Empresa trabaja el arte

25. Empresa regresa el arte a la Dirección para su revisión

26. Funcionarios de las secciones involucradas revisan el arte

27. De haber correcciones se hacen por escrito

28. De no existir correcciones

29. Se remite arte a la Dirección General


31. Empresa procede a confeccionar volante, brochure o material de promoción solicitado


33. El Departamento de Promoción solicita paquete

Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIÓN DE TARIMA DE ESPECTÁCULO

Objetivo: Organizar eventos de la Dirección de artesanías, con grupos musicales

Pasos:

1. Funcionario entra en la base datos, procede a buscar la clasificación de grupos musicales

y de presentaciones artísticas

2. Funcionario confecciona programa del espectáculo

3. Programa es enviado a la directora para su aprobación

4. Si el programa no es aprobado se inicia nuevamente el proceso

5. Si el programa es aprobado se procede a confeccionar notas de invitación a los grupos

que ya han sido ubicados

6. Se le da seguimiento a los grupos para que confirmen su participación

7. Dependiendo de la cantidad de grupos que acepten participar se estructura el programa

8. Seguidamente se procede a trabajar la logística (contratar equipo de sonido, decorar

escenario etc.)

9. Una vez llegue el día del evento se trasladan al lugar a montar la tarima.

Nota: Este proceso no aplica para la Feria Nacional de Artesanías

Finaliza Proceso


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Proceso: PROMOCIÓN DE EVENTOS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Objetivo: Promover actividades a realizar por la Dirección, a través de los medios de

comunicación

Pasos:

1. La sección de promoción solicita a la Dirección General, una nota firmada para enviarla a

los medios de comunicación

2. Mensajería envía nota a los medios de comunicación solicitando un espacio en

determinado programa

3. Nota es recibida en medios de comunicación

4. Medios de comunicación sellan recibido

5. Sección de promoción le da seguimiento a la nota

6. De ser aprobada se le brinda a la institución un espacio en el programa solicitado

(Ejemplo: La Lotería Nacional de Beneficencia)

7. Funcionario asiste al programa, invita y explica de que se trata la actividad.

Finaliza Proceso

Departamento de Comercialización

Proceso: COMPRA DE MERCANCÍA A ARTESANOS A CONSIGNACIÓN

Objetivo: Facilitar la venta de las artesanías, para apoyar a los artesanos

Pasos:

1. Según la ley y en acuerdo con la Dirección General de Artesanías Nacionales y el

artesano, se realiza la compra de la mercancía a consignación

2. Departamento de Comercialización recibe mercancía

3. Detalle y cantidad de la mercancía se anota en el expediente del artesano

4. Departamento de Comercialización coloca precio a la mercancía

5. La mercancía es enviada a las tiendas o mercados de Tocumen y Panamá Viejo

6. A medida que la mercancía es vendida, a través del control de entrada se procede a

realizar la rebaja de la mercancía en las tarjetas

7. Si existe una devolución de mercancía, se llena formulario de Control de Devoluciones,

el cual debe firmar el artesano que recibe la mercancía y el funcionario que hace entrega

de la misma.

Finaliza Proceso

Proceso: ENVÍO DE MERCANCÍA A LAS TIENDAS O MERCADOS DE TOCUMEN Y

PANAMÁ VIEJO

Objetivo: Distribuir las artesanías en los diferentes mercados artesanales para su venta

Pasos:

1. Mercancía es entregada en las tiendas o mercados de Tocumen y Panamá Viejo

2. La mercancía es recibida en la tienda o mercado por funcionario asignado

3. Funcionario que recibe la mercancía verifica el control de entrada de la mercancía

(cantidad, código, descripción del artículo, precio unitario y precio total de adquisición)

4. Una vez verificada la mercancía se le coloca a cada artículo el código de precio de costo

y precio de venta.

5. Funcionario realiza diariamente el inventario de mercancía

6. Seguidamente la mercancía es puesta a la venta

7. Cada vez que se realiza una venta el funcionario emite una factura


64

8. La salida de la mercancía es registrada en las tarjetas de inventario, con las facturas de

venta al contado

9. La tarjeta de inventario es llevan una por cada artesano.

10. El funcionario debe confeccionar el informe de ventas diariamente con el producto de la

venta, donde detalla las facturas numeradas y el 10% de comisión de la venta.

11. El depósito de la comisión de la venta se hace diariamente en el Banco Nacional de

Panamá.

12. Al finalizar el mes envía copia del informe de ventas a la Dirección General de

Artesanías Nacionales, adjuntando copia de las boletas de depósito y de las facturas

13. Si la mercancía no es vendida en un período de 2 a 3 meses es devuelta al artesano.

Finaliza Proceso

Proceso: APOYO DE MANEJO PARA INCENTIVOS DE LA PRODUCCIÓN

NACIONAL

Objetivo: Agilizar la compra venta de artesanías, a nivel nacional

Pasos:

1. El departamento de Comercialización cotiza requerimiento de los mercados y tiendas de

artesanías

2. Una vez hecha la requisición se confecciona la orden de compra con copia de cédula del

oferente

3. Se envían los documentos a la oficina central del MICI para su verificación y aprobación

4. Oficina Central del MICI aprueba y emite cheque

5. Mensajería de la Dirección General de Artesanías Nacionales retira cheque y documentos

sustentadores

6. Cheque es recibido en la Dirección General de Artesanías Nacionales

7. Dirección General asigna a funcionario para que proceda a realizar la compra de la

mercancía en la provincia

8. Funcionario de la Dirección Nacional de Artesanías Nacionales realiza la compra de

mercancía a los artesanos que viven en lugares de difícil acceso

9. El artesano firma la venta de la mercancía y entrega factura

10. La mercancía es transportada a la Dirección General de Artesanías Nacionales

11. Mercancía entra al almacén

12. Almacén despacha mercancía al departamento de Comercialización

13. Comercialización coloca precio a la mercancía

14. Comercialización coloca código a la mercancía

15. Mercancía es enviada a los mercados y tiendas de artesanías

16. Funcionarios de los mercados y tiendas de artesanías reciben la mercancía y la registra en

la tarjeta de inventario

17. Funcionarios de los mercados y tiendas de artesanías colocan mercancía a la venta

18. Funcionarios de los mercados y tiendas de artesanías, envían a la Dirección Nacional de

Artesanías el reporte diario de ventas

19. La salida de la mercancía es registrada en las tarjetas de inventario, con las facturas de

venta al contado

20. El valor de las ventas de las artesanías es depositado en la cuenta 210 del Tesoro

Nacional

Finaliza Proceso


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Departamento de Asistencia Financiera (Contabilidad)

Proceso: CONCILIACIÓN BANCARIA

Objetivo: Balancear las cuentas corrientes de ingresos y egresos

Pasos:

1. Banco Nacional de Panamá envía por correspondencia los estado de cuenta a las oficinas

centrales del MICI

2. MICI, remite estado de cuenta a la Dirección General de Artesanías Nacionales.

3. El Director General de Artesanías Nacionales, revisa estado de cuenta.

4. Director entrega estado de cuenta a secretaria.

5. Secretaria envía estado de cuenta al departamento de Asistencia Financiera.

6. Contador recibe estado de cuenta.

7. Contador analiza y captura la información en la PC.

8. Contador emite conciliación bancaria.

9. Contador saca copias a la conciliación bancaria.

10. Entrega una copia al Director General y archiva copia en sus registros contables.

Finaliza Proceso

Proceso: COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE INGRESO

Objetivo: Garantizar la reserva de los ingresos en la banca

Pasos:

1. Contador analiza depósitos

2. Verifica el detalle de los costos de ventas

3. Verifica detalle del costo de la mercancía

4. Llena boleta de depósito

5. Coloca las cifras en la volante de deposito

6. Envía a mensajero a efectuar depósito al banco.

7. Mensajería deposita el efectivo

8. Mensajería entrega al departamento de Contabilidad el slip de deposito

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE COMPRA POR CAJA MENUDA Y REEMBOLSO

Objetivo: Adquirir bienes y servicios necesarios con urgencia justificada

Pasos:

1. Funcionario solicitante llena formulario de solicitud y comprobante de caja menuda

2. Formulario es enviado al Director General para aprobación

3. Director General recibe formulario

4. Director General revisa y firma formulario de estar de acuerdo con el gasto

5. Contabilidad y custodio de caja menuda entregan el dinero solicitado para la compra

6. Funcionario que solicito firma el recibido

7. Cuando la Caja Menuda se este agotando se solicita un reembolso

8. Se confecciona cheque

9. Cheque es enviado a oficina central del MICI

10. Oficina central del MICI, revisa y verifica

11. Oficina central del MICI, aprueba cheque

12. Mensajería de la Dirección General de Artesanías Nacionales retira cheque

13. Cheque es entregado en la Dirección General de Artesanías Nacionales


66

14. Cheque es entregado a custodio de caja menuda

15. Custodio de caja menuda se dirige al banco a cambiar el cheque de reembolso

16. Dinero en efectivo es custodiado en el departamento de contabilidad.

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE CHEQUE PARA FERIA NACIONAL DE ARTESANÍAS

Objetivo: Garantizar el pago a los proveedores para la realización de la Feria Artesanal

Pasos:

1. Unidades administrativas presentan requisición de bienes o servicios

2. Director General de Artesanías Nacionales aprueba las requisiciones

3. Requisiciones son enviadas al Departamento de Asistencia Financiera

4. Departamento de Asistencia Financiera recibe requisición.

5. Departamento de Asistencia Financiera confecciona orden de compra y cheque.

6. Departamento de Asistencia Financiera envía orden de compra y cheque a la Dirección

General de Artesanías Nacionales, para la firma.

7. Director General de Artesanías Nacionales firma la orden de compra.

8. Orden de compra y cheque son enviados por la Dirección General a oficina central de

MICI, para recorrido con sus debidos sustentadores.

9. Tesorería notifica a la Dirección General de Artesanías Nacional que el cheque cumplió

con el recorrido establecido.

10. El Director General de Artesanías asigna a mensajería a retirar cheque.

11. Mensajero se dirige a oficina central del MICI a retirar cheque.

12. Tesorería del MICI entrega cheque a mensajero.

13. Mensajero firma el recibo del cheque.

14. Mensajero entrega cheque a la Dirección General de Artesanías Nacionales.

15. Dirección General de Artesanías Nacionales distribuye cheques.

16. Funcionario asignado llama a proveedores para que entreguen el bien o servicio.

17. Almacén recibe mercancía y proveedor firma documentación.

18. Si es un servicio se realiza el pago después de prestado el mismo.

Finaliza Proceso

Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal

Proceso: EXPEDICIÓN DE TARJETA DE ARTESANO

Objetivo: Identificar a los artesanos nacionales

Pasos:

1. El artesano se acerca a las oficinas de la Dirección General de Artesanías Nacionales

a solicitar información referente a requisitos para obtener la tarjeta de artesano

2. Funcionario del departamento de Fomento le brinda la información requerida

3. Inicialmente el solicitante hace una demostración de la rama o actividad a la cual se

dedica.

4. Una vez echa la demostración entrega requisitos (copia de cédula, 2 fotos tamaño

carné, B/.3.00 por manejo de documentos)

5. Solicitante llena el cuestionario que es parte de los requisitos establecidos

6. Se le indica al solicitante las fechas de charlas (Ley 27 de 24 de julio de 1992)

7. Solicitante asiste a la charla.

8. Funcionario procede a confeccionar tarjeta de artesano.

9. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal envía tarjeta al

director para firma.


67

10. Director firma tarjeta de artesano.

11. Tarjeta es devuelta al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal.

12. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal procede a

plastificar tarjeta

13. Funcionario saca copia de la tarjeta para su archivo.

14. Funcionario registra información de la tarjeta en el libro de control de salida de tarjeta

(Nombre del solicitante, No. De cédula, fecha de la solicitud y fecha de entrega, la

vigencia de la tarjeta es de 2 años)

15. Tarjeta es entregada al solicitante.


Finaliza Proceso

Proceso: RENOVACIÓN DE TARJETA DE ARTESANO

Objetivo: Actualizar el banco de datos de los artesanos nacionales

Pasos:

1. Transcurridos los dos (2) años de vigencia de la tarjeta de artesano, este acude al

Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal, en la Dirección General de Artesanías

Nacionales para hacer la renovación de la tarjeta.

2. El solicitante debe presentar su tarjeta de artesano expirada.

3. Funcionario confecciona nueva tarjeta.

4. Tarjeta es enviada a la Dirección General para la firma.

5. Director firma tarjeta.

6. Tarjeta es devuelta al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal.

Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal plastifica tarjeta

7. Saca copia de la tarjeta.

8. Funcionario registra información en el libro de control de salida de tarjetas.

9. Entrega la tarjeta al solicitante.


Finaliza Proceso

Proceso: INVITACIÓN DE ARTESANOS A EVENTOS NACIONALES

Objetivo: Impulsar la participación de los artesanos en los respectivos eventos

Pasos:

1. Empresas o Instituciones solicitan por medio de nota a la Dirección General de

Artesanías Nacionales le proporciones una cantidad de artesanos y que estos vendan los

productos solicitados por la empresa que organiza el evento

2. Nota es recibida en la Dirección General de Artesanías Nacionales

3. Director revisa nota y emite visto bueno

4. Nota con visto bueno es enviada al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal

5. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal procede a buscar en la

base de datos los nombre, actividades de los artesanos y números de teléfono

6. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal realiza llamada

telefónicas a los artesanos

7. Funcionario le explica a los artesanos los lineamientos del evento

8. Al momento que el artesano acepta participar en el evento, procede a prepararse con la

mercancía

9. Artesano notifica a funcionario que artesanías venderá y en que cantidades.

10. Funcionario del departamento de Fomento registra información proporcionada por

artesano


68

11. Artesano participa del evento

12. Funcionario del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal asiste con el o los

artesano al evento

13. Funcionario levanta información estadística con las ventas realizadas por los artesanos en

el evento

14. Funcionario saca copia de la información estadística

15. Información estadística es enviada a la Dirección General de Artesanías Nacionales

16. Copia es archivada en el Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal

Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIÓN DE ARTESANOS EN COOPERATIVAS

Objetivo: Capacitar a los artesanos para formar organizaciones productivas

Pasos:

1. Por designación de la Dirección General de Artesanías Nacionales funcionario del

Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal asiste a giras a nivel nacional

2. En las giras se dictan seminarios de organización

3. Seminario es dictado por expositores previamente contratados o asignados

4. Expositor detalla en que consiste una cooperativa y cuales son los beneficios que los

artesanos obtienen al momento de conformarla

5. Equipo de trabajo de la Dirección de Artesanía y expositores entregan documentación a

participantes del seminario

6. Funcionario de la Dirección Generad le Artesanías Nacionales le da seguimiento a la

conformación de la organización

7. Grupo de habitantes de la región visitada se organizan y tramitan documentación

Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIÓN DE ALMACENES QUE VENDEN MERCANCÍA

EXTRANJERA Y PANAMEÑA

Objetivo: Asegurar que los negocios cumplan con las normas establecidas.

Pasos:

1. El Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal se encarga de inspeccionar los

establecimientos como lo establece ( La ley 27 del 24 de julio de 1992)

2. Funcionario se dirige a los establecimientos a realizar inspección

3. Lo primero que observa es que la mercancía extranjera este separa de la panameña

4. Le notifica al gerente del almacén que procederá a realizar una inspección

5. Dentro de la inspección verificara que la mercancía extranjera tenga un letrero o

distintivo indicando el país de origen

6. Si el establecimiento no cumple se emite una citación.

Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES A NIVEL NACIONAL

Objetivo: Verificar in situ que los artesanos cumplen con las normas legales.

Pasos:

1. El inspector procede a verificar que los artesanos cumplan con los requisitos establecidos

por ley

2. De no cumplir con los requisitos establecidos en la ley se emite una citación

3. Con la citación la persona se dirige al Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal

4. Jefe del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal lo atiende, le explica las

razones por la cual le emitieron una citación


69

5. Jefe del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal amonesta a la persona citada

6. Jefe del Departamento de Fomento y Desarrollo Artesanal le otorga un plazo a la persona

citada para que corrija errores dentro de las dos (2) primeras citaciones

7. A la tercera citación se procede a decomisar la mercancía o a emitir una multa de hasta

B/.500.00 balboas

Finaliza Proceso

Proceso: ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y DE DESARROLLO DE LA FERIA

NACIONAL DE ARTESANÍAS (DIRECCIÓN GENERAL DE ARTESANÍAS

NACIONALES)

Objetivo: Organizar anualmente la Feria Nacional de Artesanías

Pasos:

1. La Dirección General de Artesanías Nacionales, convoca en los primeros días del mes de

enero reunión con los jefes de departamentos para intercambiar opiniones, ideas o

alternativas referente a la realización de la feria nacional de artesanías

2. La Dirección General y los jefes de departamento confeccionan el detalle del gasto de la

feria

3. Informe de detalle de gasto es enviado a recorrido a la Ministra de Comercio e Industrias,

al Viceministerio de Comercio Interior, y a la Contraloría General de la Republica

4. Cuando la Contraloría autoriza el detalle del gasto de la feria, paquete de documentos es

enviado a la Dirección de Artesanías Nacionales

5. Paquete es recibido en la Dirección General de Artesanías Nacionales

6. Seguidamente inicia trámite de feria que incluye (Requisiciones, Confección de cheques,

maestros artesanos premiados, patrocinadores, entrega de medalla Vasco Núñez de

Balboa, etc.)

7. La feria se ha estado desarrollando en el Centro de Convenciones Atrapa, por un período

de cinco (5) días consecutivos

8. Las mesa de exhibición de artesanías dentro de la feria son alquiladas según el

reglamento establecido

9. Al artesano se le brinda transporte y hospedaje gratuito

Fin del Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE CHEQUE PARA FERIA NACIONAL DE ARTESANÍAS

(DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD)

Objetivo: Cumplir con los pagos requeridos para la realización de la Feria.

Pasos:

1. Unidades administrativas presentan requisición de bienes o servicios

2. Director General de Artesanías Nacionales aprueba las requisiciones

3. Requisiciones son enviadas al Departamento de Asistencia Financiera

4. Departamento de Asistencia Financiera recibe requisición

5. Departamento de Asistencia Financiera confecciona orden de compra y cheque

6. Departamento de Asistencia Financiera remite orden de compra y cheque a la Dirección

General de Artesanías Nacionales, para firma

7. Director General de Artesanías Nacionales firma la orden de compra

8. Orden de compra y cheque son enviados por la Dirección General a oficina central de

MICI, para recorrido con sus debidos sustentadores

9. MICI notifica a la Dirección General de artesanías nacional que el cheque esta para

entrega

10. El Director General de Artesanías asigna a mensajería a retirar cheque


70

11. Mensajero se dirige a oficina central del MICI a retirar cheque

12. Tesorería del MICI entrega cheque a mensajero

13. Mensajero firma recibo de cheque

14. Mensajero entrega cheque a la Dirección General de Artesanías Nacionales

15. Dirección General de Artesanías Nacionales distribuye cheques

16. Funcionario asignado llama a proveedores para que entreguen el bien o servicio

17. Almacén recibe mercancía y proveedor firma documentación

18. Si es un servicio se realiza el pago después de prestado el mismo.

Finaliza Proceso

Proceso: Distribución de Espacio

Objetivo: Distribuir los espacios en el área de la Feria a los artesanos.

Pasos:

1. Se miden los espacios y los marcos en el lugar donde se desarrollara la feria

2. Se envía a confeccionar el plano de espacio

3. Plano es entregado en la Dirección General

4. Se dicta charla a los artesanos interesados en comprar espacios

5. En la charla se le explican las normas establecidas para la adquisición un espacio en

la feria

6. Funcionarios brindan asesoría en cuanto a la venta

7. El día de montaje de la feria, funcionario ubica a los artesanos en el espacio

comprado por cada uno de ellos.

Finaliza Proceso

Proceso: VENTA DE CONTRATOS DE LOBBY PARA EMPRESAS, EN LA FERIA DE

ARTESANÍAS NACIONALES (Departamento de Comercialización)

Objetivo: Comercializar los espacios de acuerdo a su distribución.

Pasos:

1. Ver disponibilidad en el plano de distribución de espacio en el Departamento de

Comercialización.

2. Solicitante observa plano y realiza búsqueda de espacio.

3. Solicitante selecciona ubicación.

4. Solicitante llena el contrato.

5. Solicitante se dirige al Departamento de Asistencia Financiera para abonar o cancelar el

espacio.

6. Funcionaria del Departamento de Asistencia Financiera le confecciona factura al

solicitante.

7. Al momento que el solicitante cancela el valor total de área, se le entrega la copia original

del contrato.

8. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera marca en el plano que el espacio

ya fue puesto en venta.

Finaliza Proceso

Proceso: VENTA DE MESAS PARA ARTESANOS

Objetivo: Comercializar los diferentes accesorios, según solicitud de los artesanos.

Pasos:

1. Ver disponibilidad en el plano de distribución de espacio en el departamento de

comercialización.

2. Solicitante observa plano y realiza búsqueda de espacio.


71

3. Solicitante selecciona ubicación.

4. Solicitante llena el contrato.

5. Solicitante se dirige al Departamento de Asistencia Financiera para abonar o cancelar el

espacio.

6. Funcionaria del Departamento de Asistencia Financiera le confecciona factura al

solicitante

7. Al momento que el solicitante cancela el valor total de la mesa, se le entrega la copia

original del contrato.

8. Al solicitante se le hace entrega del manual de participación.

9. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera marca en el plano que el espacio

ya fue puesto en venta.

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE RECORDATORIOS

Objetivo: Elaborar recordatorios alusivos a la celebración de la Feria.

Pasos:

1. El departamento de Comercialización invita a los artesanos a elaborar un recordatorio

alusivo a la celebración.

2. Artesanos son llamados vía telefónica.

3. Funcionario explica al artesano los requerimientos.

4. Funcionario le informa fecha de la presentación de los recordatorios.

5. Artesano se dirigen a presentar muestra de los recordatorios.

6. La Dirección General y los jefes de departamentos se reúnen y selecciona la muestra más

representativa para el evento.

7. La Dirección General, emite visto bueno para proceder con la confección de los

recordatorios.

8. Artesano procede a confeccionar los recordatorios.

9. Artesano presenta pedido de recordatorios.

10. Pedido de recordatorios es revisado y recibido en el almacén.

11. Artesano se dirige al Departamento de Asistencia Financiera para hacer efectivo su pago.

12. Funcionario del Departamento de Asistencia entrega cheque al artesano.

13. Funcionario indica al artesano que firme el recibido del cheque.

14. Recibido del cheque es archivado.

Finaliza Proceso

Proceso: ESCOGENCIA DE MAESTROS DE CEREMONIA

Objetivo: Seleccionar entre los artesanos a un Maestro de Ceremonia

Pasos:

1. Se solicita a los coordinadores provinciales envíen a la Dirección de Artesanías

Nacionales los currículos de los maestros artesanos de cada provincia.

2. Coordinadores provinciales realizan un análisis de los maestros artesanos registrados y

seleccionan a un candidato, según los lineamientos establecidos.

3. Coordinador provincial le notifica al maestro artesano que su currículo será enviado a la

Dirección General de Artesanías Nacionales para concursar.

4. Coordinador envía currículo por valija.

5. Currículo es recibido en la Dirección General de Artesanías.

6. Una vez se hallan recibido todos los currículos la Dirección General fija una fecha de

reunión con los jefes de departamento para seleccionar al maestro artesano.


72

7. Director de Artesanías y jefes de departamento se reúnen para evaluar cada uno de los

currículo, tomaran en consideración:

El tiempo que están ejerciendo como maestros artesanos

A cuantas personas a enseñado su labor

Las técnicas utilizadas etc.

8. Una vez evaluados los currículos se seleccionan a tres (3) maestros artesanos para que sean

maestros de ceremonia en la feria nacional de artesanías.

Finaliza Proceso

Proceso: CONCURSO DE ARTESANÍA

Objetivo: Promover la competencia, para mejorar la calidad de la producción artesanal.

Pasos:

1. Los artesanos interesados en participar en el concurso de artesanía se apersonan a la

Dirección General de Artesanías nacionales.

2. Artesano solicita bases del concurso

3. Funcionario entrega base del concurso

4. Artesano lee las bases del concurso

5. Artesano solicita ficha de inscripción

6. Ficha de inscripción es entregada por funcionario

7. Artesano llena ficha de inscripción

8. Artesano presenta pieza artesanal que concursara

9. Se captura la información del artesano en la base de datos

10. La pieza es colocada en la exposición

11. Un jurado previamente seleccionado escoge la pieza ganadora

12. Se procede a la premiación de la pieza ganadora

13. La pieza ganadora reposa en la Dirección General de Artesanías Nacionales

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE MATERIAL DE PROMOCIÓN DE FERIA

Objetivo: Promover la Feria Nacional de Artesanías.

Pasos:

1. El Director General de Artesanías solicita a la sección de promoción material de

promoción para la feria nacional de artesanías

2. Funcionario procede a diseñar el modelo de la volante, brochur, afiche y banerss.

3. Funcionario crea el texto

4. Funcionario busca información en libros y en otras publicaciones


eventos anteriores o en el Internet

6. Funcionario procede a insertar la imagen






12. El borrador final es entregado en la Dirección General de Artesanías Nacionales

13. Dirección General de Artesanías Nacionales, asigna a un funcionario para hacer el

tramite de compra

14. Funcionario asignado confecciona requisición de bienes o servicios


73


16. Envía documentos a la oficina central del MICI para su verificación y aprobación

17. Mensajero entrega documentos al Departamento de Compras del MICI

18. Departamento de Compras sella entrada de documentos


Nacionales procede a retirarlo.

20. Funcionario encargado llama vía telefónica a la empresa a la cual se adjudico la compra,

y le informa que puede pasar a retirar el arte.

21. Empresa retira el arte

22. Empresa trabaja el arte

23. Empresa regresa el arte a la Dirección para su revisión

24. Funcionarios de las secciones involucradas revisan el arte

25. De haber correcciones se hacen por escrito

26. De no existir correcciones

27. Se remite arte a la Dirección General


29. Empresa procede a confeccionar volante, brochur o material de promoción solicitado


31. La sección de promoción solicita paquete

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE TARJETAS DE INVITACIÓN

Objetivo: Elaborar tarjetas de invitación con arte alusivo al evento.

Pasos:

1. El Director General de Artesanías solicita a la sección de promoción material

confeccionar arte

2. Funcionario procede a diseñar el arte

3. Funcionario crea el arte






9. El borrador final es entregado en la Dirección General

10. Dirección General asigna funcionario para hacer el tramite de compra

11. Funcionario asignado confecciona requisición de bienes o servicios.

12. Funcionario confecciona nota remisoria.

13. Envía documentos a la oficina central del MICI para su verificación y aprobación.

14. Mensajero entrega documentos en el Departamento de Compras del MICI.

15. Departamento de Compras sella entrada de documentos


Nacionales procede a retirarlo.

17. Funcionario encargado llama vía telefónica a la empresa a la cual se adjudico la compra,

y le informa que puede pasar a retirar el arte.


19. Empresa trabaja el arte.

20. Empresa regresa el arte a la Dirección para su revisión.

21. Funcionarios de las secciones involucradas revisan el arte.

22. De haber correcciones se hacen por escrito.


74

23. De no existir correcciones.

24. Se remite arte a la Dirección General.

25. La Dirección General de Artesanías Nacionales remite arte a la empresa.

26. Empresa procede a confeccionar tarjeta de invitación.

27. Mercancía es recibida en el almacén.

28. Empresa se dirige al Departamento de Asistencia Financiera a retirar el pago.

29. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera entrega cheque y solicita firma

de recibido.

30. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera archiva documentos.

Finaliza Proceso

Proceso: INFORME CONTABLE DE FERIA

Objetivo: Elabora informe de contabilidad de ingresos y egresos del evento

Pasos:

1. Registra los ingresos por venta de boletos en taquilla, alquiler de mesas, espacios del

vestíbulo, canjes, donaciones, y alquiler de espacios.

2. Registra los gastos que se incurren en el desarrollo de la feria.

3. Emite un estado de resultado comparativo con años anteriores.

Finaliza Proceso

Proceso: CAJA MENUDA PARA GASTOS DE FERIA

Objetivo: Comprar bienes y servicios, no previstos para el evento

Pasos:

1. Funcionario solicita dentro de la feria formulario de caja menuda

2. Funcionaria del Departamento de Asistencia Financiera asignada a la feria entrega

formulario

3. Formulario es llenado y firmado por el solicitante

4. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera entrega formulario firmado a

funcionario de la Contraloría General de la República asignado a la feria nacional de

artesanías.

5. Funcionario de la Contraloría General de la República coloca sello al formulario de caja

menuda

6. Funcionario del Departamento de Asistencia Financiera procede a entregar el efectivo

7. Solicitante realiza compra

Finaliza Proceso

Dirección General del Registro de la Propiedad Industrial

Departamento de Marcas

Proceso: CENTRO DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

Objetivo: Atender y orientar al solicitante sobre su petición

Pasos:

1. Cliente se dirige al centro de información y toma un número para ser llamado

2. Cliente toma asiento mientras espera su turno de atención

3. Cuando el cliente es llamado por su número, es atendido por la recepcionista, según sus

requerimientos

4. Si el requerimiento del cliente es para entrega de Certificados, Resueltos, Edictos y

Avisos, lo hace la recepcionista


75

5. La recepcionista indica al cliente donde debe dirigirse: Consulta o Entrega de

Documentos

Proceso: CONSULTA DE MARCA

Objetivo: Responder al solicitante sobre la existencia o no de una marca.

Pasos:

1. Cliente solicita al funcionario le verifique si la marca o nombre del producto o servicio

existe o si esta registrado o en trámite de registro

2. Funcionario entrega al cliente el formulario de búsqueda de anterioridades y le indica

como se llena

3. Funcionario muestra boleta de pago e indica donde y como realizar el pago

4. Funcionario realiza búsqueda fonética

5. Al verificarse de que está o no en trámite o registrada la marca, se le entrega la

certificación al cliente

6. En la parte trasera del formulario de la solicitud de registro se adhieren la declaración

jurada, el poder. El valor de los timbre establecidos por ley se colocan en la parte de

adelante del formulario

7. Después de cumplidos los tramites el abogado o pasante entrega documentos a consulta

de marca para verificar que este en orden

8. Funcionario revisa documentos

9. Funcionario devuelve documentos al abogado o pasante.

Finaliza Proceso

Proceso: PRESENTACIÓN DE INGRESO DE SOLICITUD DE MARCA

Objetivo: Solicitar registro de marca

Pasos:

1. Recepcionista recibe documentos de solicitud de marca

2. Captura información de marca

3. Recepcionista verifica los requisitos: la firma, que la volante de pago tenga sello de

pagado y que el documento tenga los timbres correspondientes

4. Recepcionista registra el número del recibo de pago en la computadora

5. Recepcionista envía documento a consulta de marca para revisión y distribución

6. Documentos de solicitud de marca son enviados a la Sección de Digitalización.

Finaliza Proceso

Proceso: DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

Objetivo: Ingresar la información de documentos, en forma electrónica.

Pasos:

1. Sección de Digitalización recibe documentos de recepción de Consulta de Marca

2. Se captura información de los productos, titular o servicio de las marcas según número

asignado

3. Funcionario guarda la información del paquete de Peticiones de Marca en el computador

4. Se enumeran cada uno de los expedientes

5. Las etiquetas son escaneadas y clasificadas

6. Los documentos son escaneados uno a uno

7. La información digitalizada es revisada

8. Se captura información del lote para verificarla

9. La información se sube a la Web, revisando hoja por hoja

10. Lote es guardado en cajas

11. El lote de peticiones es enviado a examinador.

Finaliza Proceso


76

Proceso: EXAMINAR LOTE DE DOCUMENTOS

Objetivo: Garantizar que se cumple con lo establecido en la Ley, para registro de marcas.

Pasos:

1. Examinador recibe lote de documentos

2. Examinador califica las solicitudes de petición, verificando los requisitos exigidos por ley

y verifica que no exista una marca igual, parecida o semejante

3. Examinador pública, retiene o rechaza

4. Examinador elabora resuelto a solicitud rechazada

5. Recibe oficios provenientes de los tribunales

Finaliza Proceso

Proceso: PUBLICACIÓN

Objetivo: Publicar registro de marca

Pasos:

1. Funcionaria genera archivo desde la base de datos

2. Introduce información generada en el programa

3. Baja las figuras de las marcas una a una y las inserta al programa

4. Elabora boletín

5. Publica boletín

6. Expide titulo otorgando marca al vencimiento de la publicación

7. Título es enviado para firma del Director de DIGERPI

8. Director de DIGERPI, firma el titulo

9. Título regresa al Departamento de Publicación Industrial

10. Funcionaria confecciona dos juegos de copias

11. Entrega el primer juego a Digitalización

12. Entrega el segundo juego de copias a Centro de Información y entrega de documentos

13. Centro de Información y entrega de documentos hace entrega al solicitante.

Finaliza Proceso

Proceso: DIGITALIZACIÓN

Objetivo: Archivar electrónicamente los documentos

Pasos:

1. Recibe lote de Publicación o Cambios Administrativos del Departamento de Publicación

Industrial

2. Preparan documentos (Cortar hojas, sacar clips, etc.)

3. Se escanean cada uno de los documentos del lote

4. Se indexan cada uno de los lote

5. Se le coloca la descripción a cada imagen o marca

6. El lote se archiva electrónicamente

7. Se hace un listado del lote para enviar al Departamento de Archivo

8. Lote y listado es enviado al Departamento de Archivo

9. Departamento de Archivo recibe y firma copia de recibido.

Finaliza Proceso


77

Departamento de Archivo

Proceso: Archivar

Objetivo: Archivar documentos, según clasificación

Pasos:

1. Recibe lote y listado de digitalización

2. Realiza clasificación de expedientes (Rechazados, abandonados, en oposición, o en

oposición terminada

3. Coloca secuencia numérica a los expedientes

4. Archiva documentos según clasificación

5. Confecciona las copias autenticadas nacionales y extranjeras

6. Realiza búsqueda y archivos de expedientes para el usuario, interno o externo

7. Caduca las marcas ya vencidas

8. Organiza las solicitudes caducadas, rechazadas, abandonadas, desistidas y se envían a

DATASAFE (Cía. privada), para la custodia de los expedientes.

Finaliza Proceso

Departamento de Patente de Invención

Proceso: SOLICITUD DE PATENTE DE INVENCIÓN, MODELOS DE UTILIDAD,

MODELOS INDUSTRIALES Y DIBUJOS INDUSTRIALES.

Objetivo: Asegurar que se cumpla con lo establecido en la Ley.

Pasos:

1. Cliente solicita formulario de solicitud de registro

2. El funcionario del Departamento de Patente de Invención entrega al cliente el formulario.

También lo puede adquirir por medio de la página Web

3. Al llenar el formulario, el cliente efectúa el pago correspondiente por los años de

protección solicitados, en el Banco Nacional

4. Una vez realizado el pago, la documentación es entregada al Centro de Información y

Entrega de documentos

5. El Centro de Información y Entrega de Documentos recibe documentación y verifica los

requisitos:

Que la hoja de solicitud tenga los timbres correspondientes

Poder firmado por los abogados

Memoria descriptiva, resumen, reivindicaciones y dibujos

Que la volante del banco tenga sello de pagado

6. El Centro de Información y Entrega de Documentos, remite las solicitudes al

Departamento de Patente de Invención

7. Las solicitudes son recibidas en el Departamento de Patente de Invención

8. El examinador del Departamento de Patente de Invención clasifica las solicitudes

9. Las solicitudes son distribuidas a los examinadores para el trámite correspondiente

10. Funcionario realiza un examen de forma para corroborar que la documentación requerida

en el formulario sea la correcta

11. La información de la solicitud se captura en la base de datos

12. Los documentos son digitalizados e indexados

13. De haber una deficiencia en los requisitos, se procede a emitir un aviso. La solicitud

queda retenida hasta que el cliente realice las correcciones solicitadas.


78

14. Si la solicitud cumple con todos los requerimientos establecidos, el cliente procede a

pagar la búsqueda internacional (14 meses) desde la fecha de presentación en Panamá ó

desde la fecha de prioridad (Fecha en el país de origen)

15. Se realiza la primera publicación sobre datos bibliográficos (A los 18 meses) desde la

fecha de presentación en Panamá ó desde la fecha de prioridad (Fecha del país de origen)

16. Posteriormente, se realiza la segunda publicación sobre el informe del Estado de la

Técnica (A los 22 meses)

17. Después de las dos publicaciones se procede a confeccionar el certificado de registro

18. Se envía con visto bueno del jefe del departamento, documentos y certificado registro al

Subdirector para firma correspondiente

19. La secretaria del Subdirector recibe solicitudes para la firma

20. La secretaria le da entrada a las solicitudes

21. Las solicitudes son entregadas al Subdirector

22. El Subdirector revisa documentos

23. El Subdirector firma documentos

24. El Subdirector remite los documentos a la secretaria

25. La secretaria remite documentos al Departamento de Patente de Invención

26. El jefe del departamento recibe los documentos

27. El jefe revisa que la firma esté plasmada en documento

28. Coloca los sello de seguridad en documento (3 juegos)

29. Jefe solicita tres juegos de copias del documento

30. Una copia es para el tomo

31. Una copia es para archivar en el expediente del cliente

32. El Centro de Información y Atención al Cliente para ser entregada al bufete de abogados

ó al cliente

33. El pasante del bufete de abogados ó el cliente firma lo recibido

34. El recibido es devuelto al Departamento de Patente de Invención.

35. El Departamento de Patente de Invención recibe y archiva el expediente.

Finaliza Proceso

Nota. El procedimiento para estas cuatro actividades es el mismo, los requisitos y el costo en

cada actividad varían.

El proceso debe llevarlo a cabo un abogado

Este proceso toma aproximadamente 2 años

Departamento de Publicación Industrial

Proceso: CIERRE Y CONFECCIÓN DEL BOLETÍN DE MARCAS, PATENTES Y

VARIEDAD DE VEGETALES.

Objetivo: Publicar Boletín de la Dirección sobre Marcas, Patentes y variedades vegetales.

Pasos:

1. Los Departamentos de Marcas, Patentes de Invenciones y Variedad de Vegetales

notifican del cierre del boletín a publicar

2. El funcionario encargado entra en el sistema y cierra el boletín

3. Funcionario genera el archivo texto a Word

4. En Word después de generado el archivo texto se copia y pega a Page Maker

5. Se trabaja el boletín insertando las etiquetas y justificando el documento

6. Terminado el boletín se imprime para luego confeccionar el índice

7. El índice se confecciona en Word y es ordenado alfabéticamente para luego pasarlo a

Page Maker


79

8. Después que el índice es pasado a Page Maker, se le colocan las entre hojas (donde esta

la presentación del boletín)

9. Los boletines son entregados para su revisión y firma a los departamentos

correspondientes

10. Los boletines son publicados en la Web, para consultas de los usuarios en general

11. Se prepara el aviso del boletín y es colocado en el área de consulta para conocimiento del

público en general

12. Después de publicado el boletín se espera un termino de dos (2) meses para las

oposiciones y confección de los títulos

13. Pasa el termino se confeccionan los títulos, el cual lleva dos (2) juegos

14. Títulos so enviados para la firma del Director

15. Los títulos son devueltos para desglosarlos y enviarlos a:

Centro de Información y Atención al Cliente (Interesado)

Digitalización

Finaliza Proceso

Proceso: EXPEDICIÓN DE TÍTULO DE MARCA

Objetivo: Expedir el título de marca, después de cumplir con los requisitos.

Pasos:

1. El Departamento de Marcas envía lote de expedientes del boletín correspondiente al

Departamento de Publicación Industrial, solicitando la elaboración del titulo de marca

2. El Departamento de Publicación industrial recibe el lote de expedientes para expedir el

título

3. Funcionario del Departamento de Publicación elabora los Título de Marcas respectivos

en original y copia

4. Imprime el documento (Título y resuelto)

5. El documento queda en estatus de revisión

6. Se envía el documento para la firma del Director o persona asignada

7. El Director o persona asignada firma documento

8. El documento es devuelto al Departamento de Publicación para su desglose

9. El Departamento de Publicación Industrial cambia el estatus del documento en revisión a

registrada

10. Se elabora listado de las solicitudes del lote

11. El lote de expedientes es enviado a Digitalización

12. Se envía listado con el original del Titulo de Marca al Centro de Información y Atención

al Cliente para su entrega al interesado

13. El Centro de Información y Atención al Cliente recibe el lote de documentos

14. Centro de Información y Atención al Cliente procede a la entrega del Título de Marca al

interesado

15. El interesado revisa el documento y le coloca los timbres fiscales correspondientes

16. El solicitante firma el acuse de recibido

Finaliza Proceso

Proceso: CORRECCIÓN DE TÍTULO DE MARCA

Objetivo: Aceptar y/o rechazar solicitud de corrección, según las normas establecidas.

Pasos:

1. El solicitante se presenta al Centro de Información y Atención al Cliente a solicitar la

corrección del Título, a través del formulario creado para este fin


80

2. El Centro de Información y Atención al Cliente, a través de la Recepción, recibe los

originales del Título y el Resuelto

3. El Centro de Información y Atención al Cliente le firma copia de recibido al solicitante

4. El Centro de Información y Atención al Cliente, envía dicha solicitud al Departamento de

Archivo

5. Departamento de Archivo realiza búsqueda de expediente

6. El Departamento de Archivo envía expediente al Departamento de Marcas (Cambios

Administrativos, Oposiciones) para su revisión y corrección, si lo amerita

7. Funcionario del Departamento de Marcas corrige en la pantalla Título de Marca (Si los

timbres fiscales no han sido adheridos al documento)

8. Si el titulo no puede ser corregido se emite un resuelto motivado explicando el porque de

la corrección

9. El resuelto motivado y el Título defectuoso son enviados al Director o persona asignada

para la firma

10. Director firma resuelto motivado.

11. Resuelto motivado es enviado al Departamento de Marcas (o al que corresponda).

12. El Departamento de Marcas realiza el movimiento del expediente en la base datos a

Digitalización.

13. El funcionario del Departamento de Marcas imprime dos (2) juegos de copia del Resuelto

motivado o del Título de la Marca, según sea el caso.

14. Original es enviado al Centro de Información y Atención al Cliente.

15. Centro de información y atención al cliente entrega documentos al solicitante.

16. El interesado recibe y firma el recibido conforme.

Finaliza Proceso

Proceso: PUBLICACIÓN DE BOLETÍN DE PATENTES

Objetivo: Publicar el listado de patentes en el Boletín Informativo

Pasos:

1. El Departamento de Patentes de Invención notifica al Departamento de Publicación

Industrial que hicieron el cierre y que proceda a realizar la publicación del boletín por

medio del listado elaborado

2. Funcionario del Departamento de Publicación Industrial entra al sistema de Patentes

3. El Funcionario (a) genera el archivo desde la base de datos de Patentes

4. Copia y pega la información generada en programa Word

5. Después de Word, copia y pega la información en el programa Page Maker, donde va a

trabajar la publicación

6. Alinea y le da formato al documento

7. Inserta etiqueta

8. Imprime boletín

9. Confecciona el índice en el programa Word.

10. El índice es copiado y pegado en programa Page Maker.

11. Inserta el Número de boletín

12. Imprime índice y portada del boletín.

13. Empalma el documento y le coloca las entre hojas al boletín.

14. Engargola el boletín

15. El boletín es entregado en original al Departamento de Patente de Invención

16. El boletín es publicado en la Web, para consulta de los solicitantes

17. Funcionario del Departamento de Publicación Industrial prepara aviso de publicación del

boletín


81

18. El aviso es enviado al Centro de Información y Atención al Cliente, donde es colocado en

el tablero informativo.

Finaliza proceso

Proceso: PUBLICACIÓN DE BOLETÍN DE VARIEDADES VEGETALES

Objetivo: Publicar en el Boletín Informativo el tema de variedades vegetales

Pasos:

1. El Departamento de Variedades Vegetales notifica al Departamento de Publicación

Industrial que debe realizar la publicación del boletín.

2. Funcionario del Departamento de Publicación Industrial entra al sistema de Variedades

Vegetales.

3. Genera archivo desde base de datos de Variedades Vegetales.

4. Copia y pega la información generada en programa Word.

5. Después copia y pega la información en el programa Page Maker.

6. Alinea y le da formato al documento.

7. Inserta etiqueta de invención al documento.

8. Imprime boletín.

9. Confecciona el índice en el programa Word.

10. El índice es copiado y pegado en programa Page Maker.

11. Inserta el Número de boletín.

12. Imprime índice y portada del boletín.

13. Empalma el documento y le coloca las entre hojas al boletín.

14. Engargola boletín

15. Boletín es entregado en original al Departamento de Variedades vegetales

16. Boletín es publicado en la Web, para consulta de los solicitantes

17. Funcionario del Departamento de Publicación Industrial prepara aviso de publicación del

boletín

18. Aviso es enviado al centro de información y atención al cliente, donde es colocado en

tablero informativo.

Finaliza Proceso

Departamento de Sistema de Información

Proceso: ASIGNACIÓN DE RED AL MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIA

Objetivo: Asignar e identificar las máquinas dentro del sistema de red

Pasos:

1. Departamento de Sistema de Información procede a otorgar direcciones IP o a identificar

a cada una de las máquinas

2. Administrador del Sistema reserva direcciones de IP concretas, en algunos casos para no

crear conflictos al sistema

3. Hace clic en la pantalla

4. Entra a la consola del Administrador

5. Le da clic a nuevo para crear una dirección IP válida

6. Llena los campos con información solicitada

7. Clic en finalizar

Finaliza Proceso


82

Proceso: Copia de respaldo de la base de datos

Objetivo: Asegurar la conservación de la información en el sistema.

Pasos:

1. Diariamente funcionario realiza cambio de cinta en horas de la mañana

2. Presiona botón en equipo

3. Extrae cinta

4. Coloca nueva cinta

Finaliza Proceso

Nota: Este proceso esta automatizado por lo que solo requiere el cambio de cinta.

Proceso: MANEJO DEL SERVIDOR DE CORREO

Objetivo: Proporcionar las herramientas tecnológicas a los funcionarios

Pasos:

1. Jefes de Departamentos del Ministerio de Comercio e Industrias, solicitan a la Unidad de

Informática un computador

2. Unidad de Informática procede a instalar el equipo.

3. Unidad de Informática notifica al Departamento de Sistema de Información que el equipo

ha sido instalado

4. El Departamento de Sistema de Información proporciona el IP o Identificador de

máquina

5. Se asigna al solicitante una dirección de correo electrónico, la cual iniciara con la primera

letra de su nombre y el apellido preferiblemente.

Finaliza Proceso

Proceso: SOPORTE TÉCNICO A LOS USUARIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

PROPIEDAD INDUSTRIAL

Objetivo: Garantizar el buen funcionamiento del equipo.

Pasos:

1. Los Departamentos y secciones de la Dirección de Propiedad Industrial y de la Dirección

General de Empresas Financieras, hacen un reporte del problema que se les ha presentado

2. Funcionario del Departamento de Sistema de Información se dirige al Departamento o

sección que reportó el daño

3. Funcionario procede a realizar el diagnóstico

4. Si el daño se puede reparar de inmediato se procede al mismo

5. De no poder repararse se envía a un especialista

6. Especialista evalúa y hace diagnostico.

Finaliza Proceso

Proceso: SOPORTE A LOS SERVIDORES DEL MINISTERIO DE COMERCIO E

INDUSTRIAS

Objetivo: Dar mantenimiento preventivo al equipo informático.

Pasos:

1. Funcionario del Departamento de Sistema de Información realiza revisión al sistema

operativo cada cierto tiempo

2. Si el sistema operativo cambia al color rojo es indicativo que el sistema no esta operando

correctamente

3. Funcionario entra a revisar y remedia el problema si esta dentro de su alcance

4. De no estar dentro de su alcance procede a realizar tramite de cambio de equipo, siempre

y cuando tenga garantía o al tramite de solicitud de compra de un nuevo equipo.

Finaliza Proceso


83

Proceso: MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL

Y DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EMPRESAS FINANCIERAS

Objetivo: Garantizar información almacenada en la base de datos

Pasos:

1. Funcionario del Departamento de Sistema de Información entra en el ambiente de la base

de datos

2. Introduce Contraseña

3. Observa el movimiento de las secciones

4. Verifica que todo este en orden

5. Y toma acciones correctivas de ser necesario.

Finaliza Proceso

Proceso: COORDINACIÓN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE DE LAS

APLICACIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD

INDUSTRIAL Y DE LA DIRECCIÓN DE EMPRESAS FINANCIERAS

Objetivo: Actualizar información de la base de datos

Pasos:

1. El Director General, solicita información almacenada en el sistema

2. Jefe del Departamento de Sistema de Información procede a la búsqueda de la

información

3. Jefe del Departamento de Sistema de Información analiza la información encontrada

4. Si la información carece de elementos, llama al funcionario responsable para que incluya

la información faltante

5. Funcionario responsable busca e introduce información faltante

Finaliza Proceso

Departamento de Variedad de Vegetales

Proceso: OBTENCIONES DE DERECHO DE OBTENTOR

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en la Ley.

Pasos:

1. La solicitud de tramitación de derecho de obtentor se eleva a la Dirección General del

Registro de la Propiedad Industrial por medio de un abogado en el formulario establecido

y acompañado de los siguientes requisitos:

Poder

Cuestionario técnico publicado en el Boletín Oficial de DIGERPI, para los

géneros y especies pertinentes, avalado por un profesional idóneo, reconocido

por el Consejo Técnico Nacional de Agricultura.

2. El solicitante entrega los requisitos establecidos en la recepción, en original y tres (3)

copias.

3. La solicitud es numerada según orden de ingreso, indicando la hora y fecha de

presentación, dejando constancia en la copia del solicitante.

4. Los documentos son revisados y digitalizados.

5. Se aplica un examen de forma, para verificar que los requisitos estén completos de

acuerdo a lo establecido por ley, de no existir ningún impedimento se dispone a la

realización del examen técnico.

6. De haber alguna deficiencia se fija un aviso para que el solicitante subsane algún error

dentro un tiempo estipulado.


84

7. Se realiza la primera publicación en el Boletín Oficial del Registro de la propiedad

Industrial (BORPI) en un plazo de dos (2) meses donde se podrán presentar

observaciones o cambios.

8. Se aplica el examen técnico al solicitante por parte del Instituto de Investigación

Agropecuaria de Panamá (IDIAP) u otra entidad acreditada por el Consejo, ya sea por

medio de:

Convalidación

Declaración Jurada

Ensayo de Campo

El Instituto de Investigación Agropecuaria de Panamá (IDIAP) u otra entidad acreditada

por el Consejo comunicará al solicitante los resultados del examen técnico y le brindara la

oportunidad de formular sus observaciones.

9. El Consejo para la Protección de las Obtenciones Vegetales (COPOV), convoca a los

miembros del Consejo para una reunión ordinaria o extraordinaria para hacer una

evaluación del informe.

10. Consejo para la protección de las obtenciones vegetales y miembros del Consejo prepara

el informe de examen técnico.

11. Informe técnico es firmado por el Presidente del Consejo, autorizando al Comité

Administrativo y Jurídico, para que conceda o rechace la solicitud del Derecho de

Obtentor.

12. Informe de examen técnico va al consejo (COPOV).

13. Consejo emite informe de examen técnico.

14. El Departamento de Publicación Industrial genera archivo desde la base de datos.

15. Introduce información generada en el programa.

16. Elabora boletín.

17. Se publica segundo boletín.

18. Se inscribe y se firma el derecho de obtentor.

Finaliza Proceso

Departamento de Derechos Colectivos

Y Expresiones Folklóricas

Proceso: SOLICITUD DE DERECHO COLECTIVO SOBRE CONOCIMIENTO

TRADICIONAL Y/O MANIFESTACIÓN CULTURAL

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en la Ley 20.

Pasos:

1. Como preámbulo a la solicitud debe celebrarse un congreso entre solicitantes y

funcionarios del MICI para elaborar el Acta de Reunión.

2. Funcionario entrega solicitud de registro.

3. Indica requerimientos adjuntos a la solicitud (cédula de los representantes Tradicionales o

Municipales, acuerdo o acta que ampara la solicitud de derecho colectivo, reglamento de

uso del derecho colectivo, muestra del objeto tradicional, diseño o emblema, y la historia

o tradición del Derecho Colectivo.

4. Funcionario recibe solicitud con cada uno de los requerimientos establecidos.

5. Funcionario verifica que las solicitudes cuentes con todos los requisitos establecidos.

6. Si a la solicitud le falta alguna especificación se dará un plazo de 6 meses para

subsanarla.

7. Si la solicitud es consignada y verificada según los requerimientos establecidos se

procede a registrar el Derecho Colectivo solicitado.

Finaliza proceso


85

Dirección General de Empresas Financieras

Proceso: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE OPERACIÓN

Objetivo: Garantizar el fiel cumplimiento de la Ley de entidades financieras.

Pasos:

1. Funcionario encargado de Atención al Público recibe la solicitud de autorización de

operación

2. Funcionario encargado de Atención al Público revisa la documentación y coteja la

misma según lo establecido por ley

3. Funcionario encargado de Atención al Público hace acuse de recibo de la documentación

4. Atención al Público recibe el pago de la tasa de inscripción y emite recibo de pago

5. Atención al Público remite el pago de la tasa de inscripción y el recibo de pago a la

Dirección Administrativa

6. Remite la solicitud y los requisitos a la Directora General de Empresas Financieras

7. El Director General de Empresas Financieras, confecciona nota remisoria para la DIJ

8. El Director General de Empresas Financieras, remite la nota dirigida a la DIJ a la

secretaria, para que le comunique vía telefónica a la empresa solicitante y coordinen la

solicitud del record policivo

9. El Director asigna al funcionario que guiará a la empresa en el curso del trámite

10. Director confecciona nota remisoria para la DIJ

11. Documentos son enviados al jefe de auditoria para su evaluación

12. Jefe de auditoria recibe documentos

13. Jefe de auditoria revisa la documentación

14. De estar todo en orden el jefe de auditoria asigna a un auditor para que realice el análisis

de los documentos

15. Auditor revisa los documentos y el estudio económico

16. De estar todo los documentos en orden prepara informe preliminar para el jefe de

auditoria

17. Auditor imprime informe y lo firma

18. Informe es remitido al jefe de auditoria

19. Jefe de auditoria revisa la documentación y la firma

20. De estar todo en orden envía documentos con el informe de auditoria al director para su

consideración y aprobación

21. Director recibe los documentos prepara la resolución de autorización y la firma

22. Director envía la resolución firmada y los documentos al funcionario encargado de

Atención al Público

23. Secretaria notifica a la empresa solicitante, que esta firmada la resolución de autorización

24. Secretaria registra la inscripción de la nueva empresa en el libro de autorización

25. Secretaria envía copia de la resolución de autorización a la Dirección General de

Comercio Interior, a la Superintendencia de Bancos, a la Unidad de Análisis Financiero,

al Ministerio de Economía y Finanzas y al respectivo Municipio

26. Atención al Público actualiza las estadísticas

27. Secretaria archiva documentación

Finaliza Proceso


86

Proceso: AUDITORIA REGULAR

Objetivo: Comprobar en cada entidad financiera, que se cumple con las normas.

Pasos:

1. Jefe de auditoria coordina con director el plan anual de auditora

2. Jefe de auditoria asigna a cada uno de los auditores, las empresas que deberán auditar y el

tiempo en que deben realizar la misión

3. Auditores solicitan al encargado de archivo los expedientes de las empresas por auditar

4. Auditor organiza y prepara los programas de auditoria

5. Auditores solicitan a la Dirección General, la confección de notas de presentación para la

auditoria.

6. Una vez confeccionada la nota de presentación el auditor realiza un análisis previo de la

documentación y de la última auditoria realizada a la empresa.

7. Auditor se dirige a la empresa por auditar.

8. Auditor entrega carta de presentación a la empresa.

9. Auditor solicita los documentos necesarios para realizar el trabajo.

10. Auditor revisa la documentación de la empresa.

11. Auditor procede a realizar las evaluaciones pertinentes de acuerdo a los procesos.

12. Auditor prepara un informe preliminar de auditoria y lo remite al jefe de auditoria.

13. Jefe de auditoria revisa el informe preliminar, si esta conforme lo imprime, lo firma, y lo

remite al Director General para su evaluación y consideración.

14. Director revisa y confecciona nota con los resultados de la auditoria a la empresa

auditada.

15. De existir alguna inconsistencia el Director, ordena el registro de las mismas y comunica

al jefe de auditoria le de seguimiento para subsanarlas.

16. El Jefe de Auditoria, asigna a un auditor para darle seguimiento a la auditoria.

17. Jefe de auditoria le da seguimiento en conjunto con el auditor a las inconsistencias hasta

ser subsanadas.

18. Una vez subsanadas las inconsistencias, se emite informe y se remite a la dirección y la

secretaria procede a actualizar las estadísticas de la Dirección.

19. Secretaria archiva los documentos.

Finaliza Proceso

Proceso: INVESTIGACIÓN DE QUEJAS

Objetivo: Atender las solicitudes de reclamos y quejas de los usuarios.

Pasos:

1. Atención al Público recibe las solicitudes de queja y las registra en el SIEF.

2. Atención al Público registra la solicitud en el libro de recepción de quejas.

3. Atención al Público envía solicitud de queja al jefe de auditoria para su revisión y análisis

previo.

4. Jefe de auditoria asigna y registra en el libro el nombre del auditor que se dirija a la

empresa a realizar las investigaciones pertinentes.

5. Auditor confecciona nota de presentación para realizar la investigación.

6. Auditor recibe la solicitud de queja, la nota de presentación y procede a analizarla.

7. Auditor prepara la guía de investigación que debe completar en la empresa por investigar.

8. Auditor se presenta en la empresa para recaba la información necesaria para la

investigación.


87

9. Auditor prepara un borrador del informe y remite al jefe de auditoria.

10. Jefe de auditoria recibe el borrador del informe lo revisa, evalúa y aprueba.

11. Jefe de Auditoria firma y envía informe al director para revisión y consideración.

12. Director recibe documentación, la revisa y la aprueba.

13. Director procede a confeccionar notas indicando los resultados de la investigación a la

persona que presento la queja, y a la empresa investigada.

14. Director remite notas a la secretaria

15. Secretaria recibe las notas y le comunica vía telefónica a las partes para que procedan a

retirar las notas

16. Secretaria archiva expediente y otra documentación.

Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIÓN VOLUNTARIA DE LA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN

Objetivo: Asegurar que la cancelación de operaciones se haga cumpliendo con las normas.

Pasos:

1. Atención al público recibe solicitud de cancelación voluntaria de resolución de

autorización.

2. Atención al Público acusa el recibido.

3. Atención al Público envía documentos al jefe de auditoria.

4. Jefe de Auditoria recibe y revisa la solicitud previamente.

5. Jefe de auditoria asigna y registra en libro el nombre del auditor para que proceda a

evaluar las condiciones de la empresa.

6. Auditor asignado recibe la solicitud de cancelación y solicita nota de presentación.

7. El Auditor prepara nota de presentación para el auditor asignado.

8. Auditor revisa expediente y prepara guía de auditoria.

9. Auditor se dirige a la empresa y levanta la información necesaria para su informe.

10. Auditor prepara el borrador preliminar con la información recabada.

11. Auditor envía borrador preliminar al jefe de Auditoria.

12. Jefe de Auditoria recibe el borrador del informe, procede a su revisión y análisis.

13. Jefe de Auditoria firma y remite informe a la dirección para consideración y evaluación.

14. Director recibe la documentación y la solicitud de cancelación.

15. El Director revisa y de estar conforme confecciona resolución de cancelación de

autorización.

16. Director envía documentación a la secretaria.

17. Secretaria notifica a las partes.

18. Secretaria registra cancelación de la empresa en libro.

19. Secretaria envía copia de la resolución a la Dirección General de Comercio Interior del

MICI, a la Superintendencia de Bancos, a la unidad de Análisis Financiero, al Ministerio

de Economía y Finanzas y el respectivo Municipio.

20. Secretaria archiva expediente y documentación.

Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIÓN DE OFICIO DE LA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN

Objetivo: Cancelar operaciones al corroborar que la empresa no cumple con las normas.

Pasos:

1. El Director por acción motivada, ordena una investigación que justifique la cancelación

de oficio de una empresa.


88

2. Director remite instrucción al jefe de auditoria para que coordine la investigación de la

empresa.

3. Jefe de Auditoria recibe la instrucción de investigación, asigna y registra en los libros el

nombre del un auditor que realizara la investigación.

4. El Auditor solicita nota de presentación para que se visite la empresa; guardando el

auditor la confidencialidad de la acción.

5. Auditor revisa el expediente de la empresa y coordina con el jefe de auditoria las áreas a

investigar, según las expectativas del caso.

6. Auditor visita la empresa, y recaba la información necesaria en función a las perspectivas

del caso.

7. Auditor prepara el borrador del informe y lo remite a la jefa de auditoria, con sus

conclusiones.

8. Jefe de Auditoria revisa el borrador del informe y si está todo acorde, remite el mismo a

la Dirección.

9. Director recibe el borrador del informe y las conclusiones.

10. Director revisa y analiza la información que ha preparado el auditor y toma una

determinación, procediendo a la cancelación de la empresa.

11. Si procede la cancelación, Director emite resolución motivada donde ordena la

cancelación de la autorización de operación.

12. Director remite la resolución de cancelación para su notificación.

13. Secretaria registra el trámite en el libro de cancelaciones.

14. Secretaria remite copia de las resoluciones a la Dirección General de Comercio Interior

del MICI, a la Superintendencia de Bancos, a la Unidad de Análisis Financiero, al

Ministerio de Economía y Finanzas y al respectivo Municipio.

15. Secretaria archiva expediente y demás documentación.

Finaliza Proceso

Proceso: MODIFICACIONES O CAMBIOS EN LA INSCRIPCIÓN DE UNA EMPRESA

Objetivo: Atender las solicitudes de modificaciones de las empresas si se justifica.

Pasos:

1. Atención al Público recibe la solicitud de modificación o cambio en la inscripción de una

empresa

2. Atención al Público acusa recibido de la solicitud

3. Atención al Público remite solicitud de modificaciones o cambios en la inscripción de

una empresa al Director

4. Director recibe la solicitud

5. Director revisa la solicitud para determinar si la misma esta conforme a las leyes

6. El director autoriza la modificación o cambio en la inscripción de la empresa

7. Director remite a la secretaria la modificación o cambio en la inscripción de la empresa

para su actualización

8. Secretaria registra la modificación en los libros y en el expediente de la empresa

9. Secretaria comunica a la empresa que se ha efectuado el cambio y procede a archivar la

documentación

Finaliza Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Objetivo: Comprobar la solvencia financiera de la empresa

Pasos:

1. Atención al Público recibe los estados de financieros de parte de la empresa


89

2. Atención al Público revisa que los estados financieros hayan sido preparados de

conformidad a los formatos establecidos por la Dirección

3. Atención al Público registra la entrega de los estados financieros en el libro de control

4. Si esta todo conforme, secretaria lo remite a la Dirección para su revisión y análisis

5. Secretaria actualiza los informes estadísticos y efectúa la captura de los datos

6. Secretaria archiva los estados financieros.

Finaliza Proceso

Proceso: REGISTRO DE PAGO DE LA TASA ANUAL DE SUPERVISIÓN

Objetivo: Garantizar el pago de las obligaciones de las empresas al Estado

Pasos:

1. Atención al Público recibe el pago de la tasa anual

2. Atención al Público que el pago esté conforme a los requisitos legales y hace acuse de

recibo

3. Atención al Público anota el pago en el libro de registro de pago de la tasa anual

4. Se completa el informe de resumen de ingresos y se remite a la Dirección para su revisión

y aprobación

5. Director recibe el informe de resumen de ingresos, lo revisa y lo aprueba

6. Secretaria remite el informe de ingresos a la Dirección Administrativa

7. Secretaria archiva la copia del informe y el comprobante de pago de la tasa anual en el

expediente

Finaliza Proceso

Proceso: PREPARACIÓN DE INFORMES PARA LA UNIDAD DE ANÁLISIS

FINANCIERO (UAF)

Objetivo: Prever el lavado de dinero para el financiamiento de actividades ilícitas.

Pasos:

1. Atención al Público recibe de las empresas la información solicitada para los informes de

la UAF.

2. Atención al Público revisa la información y hace acuse de recibo de la información

3. Atención al Público registra en el libro de recepción de información, el ingreso de la

información y la empresa que lo envía

4. Secretaria prepara los informes a la UAF, de conformidad con los modelos indicados

5. Secretaria remite los informes para la revisión de la Directora

6. Director revisa los informes y si esta conforme, prepara nota remisoria

7. Secretaria remite los documentos a la Unidad de Análisis Financiero

8. Secretaria actualiza las estadísticas y archiva la documentación.

Finaliza Proceso

Proceso: CAPTURA DE INFORME MENSUAL DE LA UNIDAD DE ANÁLISIS

FINANCIERA (CASA DE EMPEÑOS, FINANCIERAS)


Pasos:

1. Oficinista recibe los informes por parte de Atención al Público

2. La oficinista hace acuse de recibido de los documentos en el libro record

3. Oficinista captura los informes dentro de los cinco (5) primeros días del mes

4. Luego de capturada la información es remitida por medio de correo electrónico a la

Unidad de Análisis Financiero, al final del mes


90

5. La oficinista verifica que la información fue recibida por la Unidad de Análisis

Financiero

6. Los documentos son remitidos al funcionario encargado de archivar cada documento por

empresa, en la Dirección General de Empresas Financieras

Finaliza Proceso

Proceso: INFORME TRIMESTRAL DE CASAS DE REMESA


Pasos:

1. La oficinista recibe de Atención al Público los informes


3. Se esperan 15 días hábiles para que pueda llegar la información de las casas de remesa

4. Una vez llegue la información en el período de holgura se levanta el informe trimestral.

5. Se hace un registro con las fecha de los recibido y luego se confecciona nota para que la

Unidad de Análisis Financiero proceda a retirarla

Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES ESTADÍSTICOS TRIMESTRALES

Objetivo: Llevar un registro sistemático de la información de las empresas

Pasos:

1. La oficinista recibe de Atención al Público los informes


3. La oficinista captura la información

4. De la información recopilada se realizan cuadros estadísticos

5. Estos documentos una vez capturados son remitidos a la persona encargada de archivar

los documentos

Finaliza Proceso

Proceso: LISTADO DE LAS EMPRESAS (ACTUALIZACIONES POR RESOLUCIÓN)

Objetivo: Actualizar el listado de las empresas financieras.

Pasos:

1. Cuando llega una empresa nueva se procede a registrarla en un listado en donde se genera

el código

2. Nuevamente cuando se autoriza por la Directora y esta se notifica se procede a capturar la

fecha de resolución y el número en los registros de la Dirección

3. Luego que se notifica la empresa se captura todos los datos de la empresa nueva para la

Unidad de Análisis Financiero.

Fundamento Legal:

1. Ley 42 de 23 de julio de 2001, Que regula las Empresas Financieras.

2. Ley 33 de 26 de junio de 2002, Que modifica y adiciona artículos a la ley 42 de 2001.

3. Ley 7 de 10 de julio de 1990, Que regula el contrato de arrendamiento financiero.

4. Decreto Ejecutivo 76 de 10 de junio de 1996, Por el cual se reglamenta la ley 7 de 10 de

julio de 1990, Que regula el contrato de arrendamiento financiero.

5. Ley 42 de 2 de octubre de 2000, Que establece medidas para la prevención del delito de

blanqueo de capitales.

6. Resolución No.14 de 12 de marzo de 2001.

7. Ley 24 de 22 de mayo de 2002, Que regula el servicio de información sobre el historial

de crédito de los consumidores o clientes.


91

8. Ley 14 de 18 de mayo de 2006, Que modifica y adiciona a la Ley No.24 de 2002, que

regula el servicio de información sobre el historial de crédito de los consumidores o

clientes.

9. Ley 48 del 23 de junio de 2003, Que reglamenta las operaciones de las casas de remesas

de dinero.

10. Resolución No.328 de 9 de agosto de 2004.

11. Ley 16 de 23 de mayo de 2004, De las Casas de Empeños

12. Ley 15 del 13 de julio de 2002, por el cual se modifican los artículos 1, 2, 4, 8, 9, 10, 11 y

adicionan nuevos artículos a la ley 6 del de junio de 1987.

Finaliza Proceso

DIRECCIÓN NACIONAL DE INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL

Proceso: RESOLUCIONES

Objetivo: Inscribir las empresas que califican en la Ley 54

Pasos:

1. Solicitante ingresa a la Web

2. Baja formularios de inscripción (Ley 54)

3. Solicitante llena los campos del formularios

4. Solicitante acude a la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo a presentar los

formularios y los requisitos establecidos

5. Secretaria recibe los documentos del solicitante

6. Secretaria revisa que los documentos estén completos

7. Una vez revisados los documentos la secretaria le solicita al representante de la empresa

se sirva realizar el pago de B/.10.00, para colocar el sello en el documento

8. La secretaria coloca sello en el documento

9. La secretaria envía la solicitud al Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial.

10. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, revisa la documentación

11. De estar incompleta la información, el Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial confecciona nota indicando al solicitante que proceda a subsanar lo que

detalla en la nota

12. De estar todos los documentos en orden el Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial, otorga visto bueno para la confección de la resolución

13. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial clasifica en la red el tipo de

resolución

14. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, confecciona la resolución

15. El Director de Industrias y Desarrollo Empresarial imprime original y una copia de la

resolución

16. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial firma el resuelto

17. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial entrega resolución y

documentación a la secretaria

18. La secretaria le coloca el sello de la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial al Resuelto

19. La secretaria le comunica vía telefónica a la empresa que la resolución esta lista para ser

entregada

20. El representante de la empresa se apersona a la Dirección Nacional de Industrias y

Desarrollo Empresarial a retirar la resolución, la secretaria le notifica que debe hacer

efectivo el pago de B/.50.00 por la inscripción


92

21. La secretaria recibe el dinero en efectivo o cheque certificado a nombre de MICI-Tesoro

Nacional

22. La secretaria confecciona la factura de recibo de efectivo o cheque

23. El resuelto y el formulario de pago de anualidades son entregados al solicitante

24. La secretaria procede a confeccionar un expediente para la empresa

25. La copia del resuelto es archivada en el expediente de la empresa

26. El dinero en efectivo o el cheque certificado son remitidos al Departamento de

Contabilidad con la copia de la factura

Nota: Anualmente las empresas pagaran B/.50.00 en concepto de anualidades

Finaliza Proceso

Proceso: AUTENTICACIÓN

Objetivo: Garantizar que la empresa se acogió a la Ley 54.

Pasos:

1. La empresa solicita a la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial la

autenticación de su estabilidad Jurídica de Inversión

2. La empresa solicitante entrega copia de la resolución a la secretaria del Director Nacional

de Industrias y Desarrollo Empresarial

3. Si el solicitante no tiene copia del resuelto, la secretaria procede a buscar en los archivos

copia del mismo, en el expediente de la empresa que esta solicitando la autenticación

4. La secretaria se dirige a la copiadora y saca una copia al resuelto

5. La secretaria procede a verificar el expediente

6. La secretaria coloca el sello de autenticación de la Dirección Nacional de Industrias y

Desarrollo Empresarial en la copia del resuelto

7. La secretaria llena la información en los campos del sello de la Dirección Nacional de

Industrias y Desarrollo Empresarial

8. La secretaria remite la copia del resuelto a la Dirección Nacional de Industrias y

Desarrollo Empresarial para la firma

9. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa la documentación

10. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial firma la copia del resuelto

11. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite los documentos a la

secretaria

12. La secretaria recibe la documentación


Empresarial al documento

14. El documento autenticado en entregado al solicitante

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES DE STATUS

Objetivo: Confirmar que la empresa es beneficiaria de la Ley 54.

Pasos:

1. Las empresas solicitan por medio de una nota dirigida al Director Nacional de Industrias

y Desarrollo Empresarial una certificación de estabilidad jurídica.

La nota es recibida por la secretaria del Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial

2. La secretaria remite la nota al Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial

3. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, emite visto bueno para

confección de la Certificación de Estatus


93

4. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, remite los documentos a

secretaria

5. La secretaria procede a confeccionar la Certificación de Estatus

6. La secretaria remite los documento al Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial para la firma

7. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa y firma la Certificación

de Estatus

8. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite la Certificación de

Estatus a la secretaria


Empresarial a la Certificación de Estatus

10. La Certificación de Estatus es entregada a la empresa solicitante

Finaliza Proceso

Proceso: PAGO DE ANUALIDADES

Objetivo: Asegurar el pago de la tasa anual a las empresas beneficiadas con le Ley 54.

Pasos:

1. La empresa se dirige a realizar el pago de anualidad a la Dirección Nacional de Industrias

y desarrollo Empresarial

2. El representante de la empresa solicitante presenta el formulario de declaración de pago

acompañado de un cheque certificado a nombre de MICI-TESORO NACIONAL o bien

en efectivo.

3. La secretaria procede a buscar el expediente de la empresa en el archivo

4. La secretaria verifica que el tiempo del pago sea el correcto

5. La secretaria firma la copia original del formulario de declaración de pago

6. La secretaria confecciona el recibo de pago.


Empresarial al recibo de pago

8. La copia del recibo de pago, el formulario de declaración de pago y los cheques o

efectivo son enviados al Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial para su

revisión y consideración

9. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial, firma el informe contable y

lo remite a la secretaria

10. La copia del recibo de pago, el formulario de declaración de pago y los cheques o

efectivo son enviados al Departamento de Contabilidad, junto con el informe contable

11. El Departamento de Contabilidad, recibe el informe, el cheque o el dinero en efectivo

12. Un funcionario del Departamento de Contabilidad, deposita los pagos en la cuenta del

Tesoro Nacional.

Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES MENSUALES

Objetivo: Elaborar informe mensual de actividades relevantes de las unidades.

Pasos

1. Las Direcciones Generales envían mensualmente a la Dirección Nacional de Industrias y

Desarrollo Empresarial el informe mensual de las actividades realizadas en original y

copia

2. La secretaria de la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial recibe los

informes mensuales de cada una de estas Direcciones Generales

3. La secretaria le coloca el sello de recibido a la copia de los informes mensuales


94

4. la secretaria anota la fecha de entrada del documento

5. La secretaria remite los informes al Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial

6. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa los informes

mensuales para su consideración

7. La secretaria confecciona un memo remisorio

8. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial firma el memo remisorio

9. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite los informes

mensuales a la Dirección de Administración y Finanzas.

10. Secretaria entrega informes mensuales y memo remisorio a la Dirección de

Administración y Finanzas

11. La secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas recibe los informes y el

memo remisorio

12. La secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas coloca el sello de recibido y

acusa recibido

13. La secretaria de la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial archiva

copia de los documentos recibidos

Finaliza Proceso

Unidad Técnica de Acreditación

Proceso: ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE INSPECCIÓN Y

LABORATORIO DE ENSAYOS

Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de la acreditación por el

Consejo Nacional de Acreditación.

Pasos:

1. Solicitante visita la página Web del Ministerio de Comercio e Industrias

2. Solicitante baja formularios y requisitos de la página Web, referente a la estabilidad

jurídica de la inversiones

3. Solicitante acude a la Unidad Técnica de Acreditación a presentar su solicitud

4. Funcionario de la Unidad Técnica de Acreditación, verifica que los documentos cumplan

con las referencias normativas

5. Si la documentación esta incompleta se le notifica al solicitante por medio de una nota

para que proceda a subsanar la documentación.

6. Una ves que los documentos estén completos el funcionario notifica al solicitante que a

hecho la evaluación preliminar

7. El funcionario conforma el equipo evaluador del Laboratorio de Calibración y Ensayo o

de Organismos de Inspección según sea el caso

8. El funcionario notifica al solicitante por escrito que ya esta conformado el equipo

evaluador

9. El equipo evaluador procede a realizar la visita preliminar de acompañamiento para

preparar las subsiguientes etapas de la evaluación para absolver cualquier consulta o duda

que tenga a bien formular el representante del laboratorio solicitante

10. Una vez en el laboratorio se procede a la revisión del mismo y se toma en consideración

cuanto tiempo tomara realizar evaluación

11. El equipo evaluador procede a realizar la evaluación documentada

12. La Comisión evaluadora presenta el informe de sección

13. La Unidad Técnica de Acreditación revisa si a surgido o no alguna inconformidad


95

14. Si esta todo correcto se procede a realizar la inspección en sitio o auditoria, verificando

que la documentación sea igual a la proporcionada.

15. La comisión evaluadora emite el informe final de la evaluación

16. Si en el informe final se determina algún error, el comité evaluador recomienda que se

presente un plan de acción

17. La documentación es remitida al Comité de Acreditación

18. El Comité de Acreditación emite Visto Bueno

19. El funcionario procede a confeccionar la resolución de acreditación

20. La Resolución de Acreditación es remitida para la firma

21. La Resolución de Acreditación es firmada

22. Al solicitante se le hace entrega de la resolución, del informe técnico, de la certificación y

de un contrato por tres (3) años

23. La copia del resuelto es archivada.

Finaliza Proceso

Proceso: VISITAS DE SUPERVISIÓN

Objetivo: Verificar si cumple con los requisitos para la acreditación

Pasos:

1. Los funcionarios de la Unidad de Acreditación conforman un equipo de dos personas

para realizar visitas de supervisión

2. Funcionarios se trasladan a los diferentes laboratorios de ensayo u organismos de

inspección

3. Funcionarios realizan inspección en laboratorios u organismos de inspección

4. Funcionarios presentan informe de inspección al Comité de Acreditación

5. Comité de Acreditación revisa informe de inspección.

6. Comité de Acreditación emite visto bueno o rechaza solicitud de acreditación

Finaliza Proceso

Proceso: CAPACITACIONES

Objetivo: Dictar seminarios sobre temas de acreditación

Pasos:

1. Funcionario de la Unidad de Acreditación designado organiza cursos o seminarios

2. Funcionario procede a buscar:

Un salón o local donde se desarrollara el curso o seminario

Al expositor

Los materiales didácticos que se utilizara en el curso o seminario

3. El funcionario establece la fecha del curso o seminario

4. El funcionario sube la información del curso a la página Web del Ministerio de

Comercio e Industrias

5. El funcionario divulga vía e-mail las invitaciones del cursos o seminarios a los

laboratorios registrados, los no registrados y a las empresas afines

6. Participantes del seminario acuden el día y a la hora señalada

7. El curso o seminario es dictado.

Finaliza Proceso

Proceso: COORDINACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

Objetivo: Mejorar y fortalecer la capacidad de gestión institucional

Pasos:


96

1. Unidades administrativas establecen en el anteproyecto de presupuesto sus necesidades

mas apremiantes

2. El funcionario verifica con el director o con el sector beneficiado la realización del

proyecto de inversión solicitado

3. El funcionario y el Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial establecen

los términos de referencia o especificaciones técnicas de cómo ejecutar un determinado

estudio o trabajo.

4. Funcionario describe el ámbito espacial donde ha de ejecutarse el estudio o trabajo

5. Funcionario define el objetivo general, los objetivos específicos y el tiempo disponible

para la realización del proyecto.

6. Funcionario detalla los requisitos de los técnicos que han de participar, sus especialidades

y el tiempo mínimos que han de dedicarse al estudio o trabajo

7. Funcionario detalla los resultados esperados del estudio

8. El funcionario realiza la búsqueda de la partida presupuestaria para llevar a cabo el

estudio

9. El funcionario confecciona el pliego de cargo

10. Una vez el pliego de cargos este confeccionado se inicia el trámite de compra

11. Funcionario le da seguimiento al trámite de compra

12. Empresa consultora es notificada de la adjudicación de la compra

13. Empresa consultora evalúa los términos de referencia del estudio o trabajo a realizar

14. El funcionario y el consultor evalúan y analizan la ejecución del proyecto

15. Funcionario de la Unidad Técnica de Acreditación crea un comité institucional para

llevar a cabo el proyecto.

Finaliza Proceso

Dirección General de Industrias

Departamento de Fomento y Promoción Industrial

Proceso: AUDITORIAS AMBIENTALES

Objetivo: Constatar que las prácticas ambientales de la empresa son adecuadas

Pasos:

1. La Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM), envía nota al Departamento de Fomento

y Promoción Industrial, solicitando al jefe del departamento envíe a un ambientalista para

que participe en una auditoria para determinada Industria.

2. Jefe del Departamento de Fomento y Promoción Industrial designa a un funcionario

especializado en asuntos ambientales

3. Funcionario realiza las llamadas telefónicas a las partes involucradas para coordinar la

visita a la empresa

4. Una vez coordinada la visita, el funcionario se dirige a realizar la auditoria en la empresa

5. Funcionario hace recorrido en la empresa, obra o proyecto, observa y hace evaluaciones

para determinar su impacto en el ambiente.

6. Una vez culminado el recorrido los funcionarios encargados de la auditoria, llenan el

protocolo de los hallazgos encontrados

7. Una vez lleno el protocolo con los hallazgos se reúnen los funcionarios encargados de la

auditoria con el encargado de la empresa

8. Los funcionarios ambientales comunican al encargado de la empresa las irregularidades

encontradas en el recorrido

9. Los funcionarios ambientales notifican al encargado de la empresa que tienen seis (6)

meses para efectuar las adecuaciones de los hallazgos encontrados


97

10. El funcionario elabora informe de la auditoria y lo archiva en el expediente de la empresa

para darle seguimiento al caso

Finaliza Proceso

Proceso: MONITOREO DE PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO

Objetivo: Dar seguimiento a las prácticas ambientales propuestas.

Pasos:


y Promoción Industrial, solicitando al jefe del departamento de Fomento y promoción

Industrial envíe a un funcionario para que participe en un monitoreo de protocolo de

seguimiento

2. El jefe del Departamento de Fomento y Promoción Industrial designa a un funcionario

especializado en asuntos ambientales

3. Funcionario realiza llamadas telefónicas a las partes involucradas para coordinar reunión

de evaluación y seguimiento

4. Una vez coordinada la reunión se escoge la fecha de la visita a la empresa

5. Funcionario en conjunto con equipo técnico realizan recorrido en la empresa, obra o

proyecto para darse cuenta de los avances obtenidos mediante la ejecución de las

actividades

6. El equipo técnico medirá los avances tanto en la ejecución de las actividades como en el

logro de los resultados y el objetivo propuesto

7. El equipo técnico levanta un informe y lo remite a la Autoridad Nacional del Ambiente,

(ANAM)

Finaliza Proceso

Proceso: PROGRAMA DE ADECUACIÓN Y MANEJO AMBIENTAL (PAMAS)

Objetivo: Proponer y monitorear las medidas de mitigación de impacto ambiental

Pasos:

1. La Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM), envía nota al Departamento de Fomento y

Promoción Industrial, solicitando al jefe del departamento asigne a un analista ambiental

para que participe en el programa de adecuación y manejo ambiental PAMAS.

2. Secretaria del Departamento de Fomento y Promoción Industrial recibe nota y acusa

recibido

3. Secretaria entrega nota al jefe del Departamento de Fomento y Promoción Industrial

4. El jefe del Departamento de Fomento y Promoción Industrial revisa la nota y designa a un

analista ambiental para llevar a cabo la misión

5. El analista ambiental coordina con el personal de la Autoridad Nacional del Ambiente

(ANAM), una reunión de consenso

6. Analista ambiental asiste a reunión de consenso, elabora en conjunto con las personas

asignadas un análisis del estudio que llevara a cabo. Si el proyecto fue puesto en marcha

se realiza una gira de verificación sobre el cumplimiento del PAMAS

7. El grupo encargado del estudio realiza la descripción del proyecto, indica más o menos los

resultados de la puesta en marcha del proyecto

8. El grupo pasa a describir las condiciones existentes del proyecto y determina las medidas

de control necesarias, a través de un informe técnico

9. Informe es enviado a la Autoridad nacional del Ambiente (ANAM), para su consideración

y aprobación

Finaliza Proceso


98

Proceso: ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL

Objetivo: Medir y prever los impactos positivos y negativos del proyecto o empresa.

Pasos:


y Promoción Industrial, solicitando al jefe del departamento envíe a un analista industrial

para que participe en un estudio de impacto ambiental para determinada Industria.

2. Secretaria del Departamento de Fomento y Promoción Industrial recibe nota y acusa

recibido

3. Secretaria entrega nota al jefe del Departamento de Fomento y Promoción Industrial

4. Jefe del Departamento de Fomento y Promoción Industrial revisa la nota y designa a un

analista industrial para llevar a cabo la misión

5. Analista industrial coordina con personal de la ANAM, reunión de consenso

6. Analista industrial asiste a reunión de consenso, elabora en conjunto con las personas

asignadas un análisis del estudio que llevaran a cabo

7. El grupo encargado del estudio realiza la descripción del proyecto, indica más o menos

los resultados de la puesta en marcha del proyecto.

8. El grupo encargado pasa a describir las condiciones existentes del proyecto y determina

las medidas de control necesarias para asegurar la compatibilidad entre las actividades q

va a desarrollar la industria y el medio ambiente para prevenir un impacto negativo

9. El grupo de profesionales llega a un consenso y levantan el informe de estudio de

impacto ambiental

10. Informe es enviado a la ANAM, para su consideración y aprobación

Finaliza Proceso

Proceso: RECIBO DE CORRESPONDENCIA

Objetivo: Recibir, tramitar y archivar la correspondencia diariamente

Pasos:

1. Secretaria recibe la correspondencia y coloca sello de recibido a la original y a la copia

2. Registra la entrada de la nota en la agenda

3. Secretaria remite correspondencia al jefe del departamento

4. Jefe del departamento revisa la correspondencia

5. Jefe del departamento designa a un funcionario para que realice el trabajo

6. Después de culminado el trabajo funcionario designado devuelve la nota a la secretaria

7. Secretaria archiva nota.

Finaliza Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE INFORMES VÍA E-MAIL

Objetivo: Agilizar el trámite de correspondencia

Pasos:

1. Los Analistas una vez terminan los informes se los envían vía e-mail a la secretaria del

Departamento de Fomento y Promoción Industrial

2. La secretaria accede a la Web y baja el documento

3. La secretaria revisa el documento y le hace las correcciones necesarias de existir alguna

4. La secretaria confecciona memo para la Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM)

5. La secretaria le coloca el número de memo y fecha al documento

6. La secretaria imprime el documento

7. La secretaria remite el informe y el memo a la Dirección General de Industrias para la

firma


99

8. Una vez que el informe es firmado es devuelto al Departamento de Fomento y

Promoción Industrial

9. La secretaria envía por medio de correspondencia el informe a la Autoridad Nacional del

Ambiente (ANAM)

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE TRANSPORTE

Objetivo: Realizar misiones fuera de la institución, previa autorización superior.

Pasos:

1. Funcionario que solicita transporte llena formulario en el computador

2. Funcionario imprime el formulario de solicitud de transporte

3. Formulario de solicitud de transporte es entregado al Jefe del Departamento de Fomento

y Promoción Industrial para visto bueno

4. Secretaria del Departamento de Fomento y Promoción Industrial envía solicitud de

transporte a la dirección para firma

5. Secretaria de la Dirección General de Industrias recibe solicitud de transporte y acusa

recibido

6. Secretaria de la Dirección General de Industrias remite la solicitud al director

7. Director recibe y revisa la solicitud

8. Director firma la solicitud de transporte

9. Solicitud es devuelta al Departamento de Fomento y Promoción Industrial

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE VIÁTICOS

Objetivo: Cubrir gastos del personal, por misiones fuera de la institución.

Pasos:

1. Funcionario que solicita un viático llena formulario en el computador

2. Funcionario imprime el formulario de viático

3. Formulario de solicitud de viático es entregado al Jefe del Departamento de Fomento y

Promoción Industrial para visto bueno

4. Secretaria del Departamento de Fomento y Promoción Industrial envía solicitud de

viático a la dirección para firma

5. Secretaria de la Dirección General de Industrias recibe solicitud de viático y acusa

recibido

6. Secretaria de la Dirección General de Industrias remite la solicitud al director

7. El director recibe y revisa la solicitud

8. El director firma la solicitud de viático

9. Solicitud es devuelta al Departamento de Fomento y Promoción Industrial

Finaliza Proceso

Departamento de Evaluación Industrial

Proceso: EVALUACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE EXTENSIÓN Y MODIFICACIÓN

DE LOS REGISTROS OFICIALES DE LA INDUSTRIA NACIONAL (ROIN)

DE LAS EMPRESAS INSCRITAS EN LA LEY NO.3 DE 20 DE MARZO DE

1986.

Objetivo: Constatar que la solicitud cumple con los requisitos de la Ley 3

Pasos:

1. Empresa solicita una extensión o modificación por medio de un memorial petitorio


100

2. El memorial y los requisitos son recibido por la secretaria del Departamento de

Evaluación Industrial

3. La secretaria recibe documento y hace acuse de recibido

4. La secretaria remite el memorial al jefe del Departamento de Evaluación Industrial

5. El jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el memorial y asigna a un

funcionario para evaluar la solicitud

6. El funcionario se dirige a la empresa a realizar una visita técnica y verifica que lo q esta

solicitando la empresa es acorde a lo que la empresa fabrica

7. El funcionario levanta un informe de la visita realizada

8. El funcionario confecciona borrador de la resolución de extensión o modificación y

memo remisorio.

9. El funcionario remite el borrador de la resolución y memo remisorio al jefe del


10. El jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa y verifica la resolución y el

memo remisorio

11. De estar todo conforme el jefe del Departamento de Evaluación Industrial remite la

resolución y el memo al operador de computadora

12. El operador de computadora transcribe la resolución y el memo

13. El operador de computadora imprime un original y dos copias de la resolución y del

memo remisorio

14. El operador remite la resolución al jefe del Departamento de Evaluación Industrial para

su revisión

15. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa resuelto y lo remite a la Dirección

General de Industrial

16. De la Dirección General de Industrial el resuelto es remitido a la Dirección Nacional de

Industrial y Desarrollo Empresarial

17. De la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial es remitida para asesoría

legal con el memo y la nota para el Contralor General de la República de Panamá

18. Documentos son remitidos al Departamento de Evaluación Industrial donde se le coloca

el número a la nota.

19. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa y remite al Director Nacional de

Industrias y Desarrollo Empresarial para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al

Contralor General de la República de Panamá.

20. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa y remite al Director General de

Industrias para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al Contralor General de la

República de panamá.

21. Una vez firmado el memo es enviado al Viceministro de Industria y Comercio para firma

22. El Vice ministerio de Industria y Comercio remite los documentos al Departamento de

Evaluación Industrial.

23. Los documentos son remitidos al Departamento de Evaluación Industrial para su registro.

24. El funcionario plasma el sello y llena los campos del sello.

25. Documentos son remitidos a la Directora General de Industrias para que plasme su firma

al final del sello de registro.

26. El funcionario contacta telefónicamente a la empresa solicitante para que proceda a

reemplazar los documentos que no están vigentes

27. Los documentos son enviados a la Contraloría General de la República de Panamá por

archivo.

28. La Contraloría General de la República de Panamá de no encontrar inconsistencias

devuelve el documento refrendado.


101

29. El documento refrendado es enviado al Departamento de Evaluación Industrial.

30. La secretaria del Departamento de Evaluación Industrial recibe el documento.

31. El funcionario saca 6 juegos de copia del documento.

32. Las copias son enviadas al Director General de Industrias para autenticarlas.

33. Se le hace entrega de una copia del documento a:

La Contraloría General de la República de Panamá

Al Ministerio de Economía y Finanzas

A Extensiones Tributarias del MEF

Una copia para el expediente

Una copia para la empresa solicitante

34. Funcionario llama a la empresa para notificarle que pase a retirar la copia de la

Resolución Ministerial

35. Empresa se apersona al Departamento de Evaluación Industrial y funcionario hace

entrega de la Resolución Ministerial

Finaliza Proceso

Proceso: EVALUACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE REINVERSIÓN DE UTILIDADES

Objetivo: Comprobar que la empresa efectivamente ha reinvertido las utilidades

Pasos:

1. Empresa presenta memorial y la factura de compra indicando que ha reinvertido en

maquinarias y equipos durante el período fiscal correspondiente

2. Secretaria del Departamento de Evaluación Industrial recibe documentación y hace acuse

de recibo

3. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial asigna a un funcionario para verificar en

la empresa la existencia del equipo de planta

4. Funcionario del Departamento de Evaluación Industrial se dirige a la empresa a realizar

una visita técnica y verifica que la maquinaria este instalada.

5. Funcionario procede a confeccionar el informe

6. Funcionario confecciona el borrador de la certificación detallando toda la maquinaria

existente y las características de cada una

7. Funcionario remite borrador de la certificación al jefe del departamento para revisión

8. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial remite el borrador de la certificación a la

secretaria

9. Secretaria confecciona la certificación, la imprime y la envía al jefe del Departamento de

Evaluación Industrial para revisión

10. Una vez el jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa la certificación la envía

a la Dirección General de Industria

11. Director General de Industrias revisa y firma la certificación de estar todo conforme

12. Certificación es devuelta al Departamento de Evaluación Industrial

13. Funcionario del Departamento de Evaluación Industrial comunica vía telefónica a la

empresa que puede pasar a retirar su certificación

14. Empresa solicitante retira la certificación y la adjunta a su declaración de renta

15. Secretaria archiva copia de la certificación

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES DE DETERMINACIÓN DE ORIGEN

Objetivo: Garantizar que la empresa cumple con lo establecido en el Tratado de Libre

Comercio

Pasos:


102

1. La empresa solicita una certificación de origen acogiéndose a uno de los tratados de Libre

Comercio

2. Los formularios están disponibles en la página Web del Ministerio de Comercio e

Industrias o en las oficinas del Departamento de Evaluación Industrial

3. Empresa solicitante llena un formulario por cada uno de los productos que desea exportar

4. Secretaria recibe el formulario y los requisitos

5. Secretaria verifica que el formulario este debidamente lleno y que los requisitos estén

completos

6. Secretaria remite los documentos al jefe del Departamento de Evaluación Industrial

7. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial asigna a un funcionario para que realice

una visita técnica

8. El Funcionario realiza una visita técnica y verifica que el producto a exportar cumple con

la regla de origen especificada en cada uno de los tratado

9. El funcionario levanta el informe correspondiente y confecciona memo

10. Funcionario remite el informe y el memo al jefe del Departamento de Evaluación

Industrial

11. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el informe y el memo remisorio y

lo remite a la Dirección General de Industrias

12. El Director General de Industrias recibe el informe y el memo remisorio. Este lo revisa,

verifica y firma el informe

13. Una vez firmados los documentos son devueltos al del Departamento de Evaluación

Industrial

14. Funcionario del Departamento de Evaluación Industrial envía una copia del memo a la

ventanilla única de DISECOMEX y a la Dirección General de Administración de

Tratados

15. Funcionario contacta vía telefónica a la empresa solicitante

16. Funcionario notifica al representante de la empresa solicitante se dirija a la ventanilla

única a comprar el formulario de envío de productos con preferencias arancelarias.

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES DE ABONO TRIBUTARIO (CAT)

Objetivo: Asegurar que la empresa cumple los requisitos, para acogerse al beneficio

Pasos:

1. La empresa presenta solicitud de certificación de abono tributario

2. Secretaria recibe solicitud y requisitos

3. Secretaria verifica que los requisitos estén completos


5. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial asigna a un funcionario para que realice

una visita técnica

6. Funcionario realiza visita técnica y verifica que la empresa cumpla con los requisitos

sobre utilización de tecnología, establecidos por ley y corrobora que los procesos ya están

establecidos

7. Funcionario levante informe y confecciona borrador de la certificación y memo remisorio

8. Funcionario remite el informe, el borrador de la certificación y el memo al jefe del


9. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el informe, el borrador de la

certificación y el memo remisorio y lo remite al operador de computadora para que lo

transcriba

10. Operador transcribe y remite a la Jefe del Departamento de Evaluación Industrial


103

11. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el informe, la certificación y el

memo remisorio y lo remite a la Dirección General de Industrias

12. El Director General de Industrias recibe el informe, la certificación y el memo remisorio

lo revisa, verifica y firma

13. Si los procesos no están establecidos el Director Nacional de Industrias y Desarrollo

Empresarial, la Directora General de Industrial y el Jefe del Departamento de Evaluación

Industrial se reúnen para establecer el nuevo proceso

14. Se confecciona la certificación de abono tributario

15. La certificación de abono tributario es firmada por la Directora General de Industrias

16. La certificación es enviada a la Ministra de Comercio e Industrias para la firma

17. La certificación es publicada en Gaceta Oficial

18. Se contacta vía telefónica a la empresa solicitante para notificarle que la certificación esta

publicada

Finaliza Proceso

Proceso: INCLUSIÓN EN LA LISTA DE INDUSTRIA FARMACÉUTICA

Objetivo: Atender y comprobar que la solicitud cumple con los requisitos

Pasos:

1. Empresa solicita petitorio para adicionar insumos a la lista que requiere la industria

farmacéutica

2. La secretaria recibe la solicitud y los requisitos

3. La secretaria verifica que los requisitos estén completos

4. La secretaria remite los documentos al jefe del Departamento de Evaluación Industrial

5. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial asigna a un funcionario especialista en

química para que evalué la solicitud.

6. El químico realiza la evaluación y confecciona borrador del Decreto Ejecutivo y memo

remisorio

7. Funcionario remite el borrador del Decreto Ejecutivo y el memo al jefe del Departamento

de Evaluación Industrial

8. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el borrador del Decreto

Ejecutivo, y el memo remisorio y lo remite al operador de computadora para que lo

transcriba

9. El operador de computadora, transcribe y remite al Jefe del Departamento de Evaluación

Industrial el Decreto Ejecutivo

10. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el Decreto Ejecutivo y el memo

remisorio y lo remite a la Dirección General de Industrias

11. El Director General de Industrias recibe el Decreto Ejecutivo y el memo remisorio lo

revisa, verifica y firma

12. El Director General de Industrias remite el Decreto Ejecutivo y el memo remisorio al

Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial para firma

13. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite los documentos al

jefe del Departamento de Evaluación Industrial

14. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial recibe los documentos firmados y los

remite a Asesoría Legal

15. Una vez revisado el documento por los asesores legales el Decreto Ejecutivo es remitido

al Ministro (a) de Comercio e Industrias

16. El Decreto Ejecutivo es devuelto al jefe del Departamento de Evaluación Industrial, para

revisión


104

17. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial envía el paquete de documentos a la

Presidencia de la República por correspondencia

18. Una vez el Presidente de la República firme el Decreto Ejecutivo se publica en Gaceta

Oficial.

19. Se le comunica a la empresa solicitante la culminación del trámite.

Finaliza Proceso

Proceso: DEPÓSITO DE GARANTÍA

Objetivo: Asegurar a la Autoridad de Aduanas que la empresa está tramitando la solicitud

respectiva.

Pasos:

1. La empresa solicita una certificación donde consta que esta tramitando una modificación

o una extensión

2. La empresa presenta un memorial comunicando porque el producto se encuentra en

Aduanas

3. La secretaria recibe memorial, la solicitud y los requisitos

4. Secretaria verifica que los documentos estén en orden


6. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial verifica que lo que la empresa está

solicitando introducir al país este incluido en su Registro Oficial de la Industria Nacional

(ROIN)

7. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial solicita a la secretaria confeccionar nota a

la Dirección General de Aduanas notificando que la empresa esta tramitando una

extensión o modificación y respalda la predeclaración

8. Se coloca el sello en la nota

9. La nota es enviada al Director General de Industrias para la firma

10. Director General de Industrias revisa y firma la nota

11. Director General de Industrias remite nota al Departamento de Evaluación Industrial

12. Se le comunica a los corredores de aduana la culminación del trámite.

Finaliza Proceso

Proceso: DEVOLUCIÓN DE FIANZA

Objetivo: Garantizar que una vez cumplido los requisitos, se devuelva la fianza.

Pasos:

1. Las empresa que tenga contrato con la Nación basados en el Decreto de Gabinete No.413

de 30 de diciembre de 1970 o contratos Turísticos, solicitan la devolución de la fianza de

Cumplimiento si el contrato venció o han cerrado operaciones

2. La empresa presenta un petitorio dirigido al Ministro (a) de Comercio e Industrias, los

estados financieros para verificar que ha cumplido con el compromiso de inversión y

demás requisitos

3. Secretaria recibe solicitud y demás requisitos.

4. Secretaria verifica que los documentos estén en orden


6. Jefe del Departamento de Evaluación asigna a un técnico para que realice la evaluación

del caso

7. El técnico elabora un borrador de informe

8. El técnico remite el informe al jefe del Departamento de Evaluación Industrial

9. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial solicita al operador de computadora

transcriba el informe


105

10. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el informe pasado en limpio y lo

remite al Director General de Industrias

11. Director General de Industrias verifica y firma el informe

12. Director General de Industrias remite informe al Director Nacional de Industrias y

Desarrollo Empresarial

13. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial revisa y firma el informe

14. Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial envía el documento al


15. Departamento de evaluación Industrial le inserta número al informe y lo remite a:

Asesoría Legal

Vice Ministro de Industria y Comercio

Fiscalización de la Contraloría en el MICI

Contraloría General de la República

16. La contraloría General de la República es el ente autorizado para realizar la devolución

de la fianza de garantía de cumplimiento.

Finaliza Proceso

Proceso: REBAJA DEL 3% DE LOS INSUMOS, MATERIAS PRIMAS, BIENES

INTERMEDIOS Y BIENES DE CAPITAL

Objetivo: Asegurar que la empresa cumple los requisitos para acogerse al beneficio del 3%

Pasos:

1. Empresa solicitante presenta un memorial petitorio, con los requisitos establecidos,

solicitando la inclusión al listado del 3% de los insumos, bienes intermedios o bienes de

capital

2. Secretaria del Departamento de Evaluación Industrial recibe documentación

3. Secretaria remite solicitud de rebaja del 3% al jefe del Departamento de Evaluación

Industrial

4. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa solicitud y asigna a un técnico

para que evalué la solicitud

5. El técnico procede a evaluar la solicitud verificando que el producto que pretende ser

incluido no se produzca en el país

6. Técnico del Departamento de Evaluación Industrial levanta informe y procede a

confeccionar el Proyecto de Decreto de Gabinete

7. Técnico arancelario revisa el Proyecto de Decreto de Gabinete

8. Técnico arancelario envía correcciones del Proyecto de Decreto de Gabinete al técnico

del Departamento de Evaluación Industrial

9. Técnico del Departamento de Evaluación Industrial revisa las correcciones y procede a

corregir el documento

10. Una vez el Decreto de Gabinete este corregido se envía para firma a:

Director general de Industrias

Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial

Asesoría Legal

Ministro (a) de Comercio e Industrias

Presidencia de la República de Panamá

11. Una vez el presidente firma el Decreto de Gabinete, este es publicado en Gaceta Oficial

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES

Objetivo: Constatar que la empresa está registrada


106

Pasos:

1. Empresa solicita una certificación relacionada con su Registro Oficial de la Industria

Nacional


3. Secretaria remite solicitud de certificación a jefe del Departamento de Evaluación

Industrial

4. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial confecciona borrador de certificación

5. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial entrega borrador de certificación a la

directora General de Industrias.

6. Director General de Industrias revisa y aprueba la certificación

7. Director General de Industrias devuelve el borrador de la certificación al Jefe del


8. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial confecciona certificación

9. imprime certificación en original y copia

10. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial envía certificación al Director General de

Industrias para la firma

11. Se comunica vía telefónica a la empresa solicitante que tramite finalizó

Finaliza Proceso

Proceso: CANCELACIONES Y ANULACIONES

Objetivo: Autorizar la salida de la empresa del Registro Oficial de Industria Nacional

Pasos:

1. La empresa solicita una Cancelación o Anulación relacionada en su Registro Oficial de la

Industria Nacional


3. Secretaria remite solicitud de certificación a jefe del Departamento de Evaluación

Industrial

4. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial confecciona borrador de la cancelación o

anulación siempre y cuando la empresa lo halla solicitado

5. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial entrega borrador de la cancelación o

anulación a la Directora General de Industrias

6. Director General de Industrias revisa y aprueba la cancelación o anulación

7. Director General de Industrias devuelve el borrador de la cancelación o anulación al Jefe

del Departamento de Evaluación Industrial

8. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial confecciona cancelación o anulación

9. jefe del Departamento de Evaluación Industrial imprime cancelación o anulación en

original y copia

10. Jefe del Departamento de Evaluación Industrial envía la cancelación o anulación para

revisión y firma a:

Director General de Industrias para la firma

Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial

Asesoría legal

Viceministro de Industrias y Comercio

11. Se comunica vía telefónica a la empresa solicitante para que retire su cancelación o

anulación y proceda publicar el edicto.

Finaliza Proceso


107

Proceso: CONTINGENTES ARANCELARIOS

Objetivo: Autorizar la participación de las empresas que cumplen con los requisitos

Pasos:

1. Solicitante se dirige al Departamento de Evaluación Industrial para adquirir los

formularios de contingente arancelario

2. Funcionario encargado le entrega el formulario y los requisitos

3. El solicitante llena los campos del formulario y presenta la documentación con la

Declaración Jurada

4. Funcionario del Departamento de Evaluación Industrial recibe la Declaración Jurada y

los documentos requeridos

5. Funcionario realiza la evaluación preliminar de los datos suministrados

6. Si el solicitante requiere de una inspección se le asigna un inspector

7. El inspector procede a realizar la visita en la empresa y emite un informe

8. Una vez la evaluación este completa pasa para aprobación del jefe del Departamento de


9. Si el Jefe del Departamento de Evaluación Industrial rechaza la solicitud, emite la razón

del rechazo y notifica al solicitante para que proceda a subsanar las faltas

10. Una vez revisada y aprobada la solicitud por el Jefe del Departamento de Evaluación

Industrial la solicitud es enviada a la Dirección General de Industrial para la firma

11. La Dirección General de Industrias remite el documento a la Dirección Nacional de

Industrias y Desarrollo Empresarial, para revisión y firma de la certificación

12. La Dirección Nacional de Industrias y desarrollo Empresarial, devuelve la certificación al


13. El Departamento de Evaluación Industrial le notifica al solicitante que puede pasar a

retirar su Certificación

14. Si las cantidades demandadas no superan las ofertas La Secretaría Técnica de la

Comisión de Licencias de Contingentes Arancelarios, confecciona un boletín preliminar

al cierre de la inscripción

15. La Secretaria Técnica de la Comisión de Licencias de Contingentes Arancelarios,

procede a confecciona el boletín definitivo

16. La Bolsa Nacional de Productos (BAISA) procede con la rueda de negociación

17. La Bolsa Nacional de Productos (BAISA) emite el resultado de la rueda.

Finaliza Proceso

Proceso: FUSIÓN Y CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL

Objetivo: Autorizar las modificaciones solicitada por la empresa que llena los requisitos

Pasos:

1. El cliente solicita una fusión o cambio de razón social por medio de un memorial

petitorio

2. El memorial y los requisitos son recibidos por la secretaria del Departamento de


3. La secretaria recibe los documento y hace acuse de recibido

4. La secretaria remite el memorial al jefe del Departamento de Evaluación Industrial

5. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa el memorial y asigna a un

funcionario para evaluar la solicitud

6. El funcionario procede a verificar que la empresa aporta los documentos necesarios para

elaborar la resolución de la fusión o cambio de razón social

7. El funcionario confecciona borrador de la resolución y memo remisorio


108

8. El funcionario remite borrador de la resolución y memo remisorio al jefe del


9. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa y verifica la resolución y el

memo remisorio

10. De estar todo conforme el jefe del Departamento de Evaluación Industrial remite la

resolución y el memo al operador de computadora

11. El operador de computadora transcribe la resolución y el memo

12. El operador de computadora imprime un original y dos copias de la resolución y del

memo remisorio.

13. El operador remite resolución al jefe del Departamento de Evaluación Industrial para

revisión.

14. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa resuelto y lo remite a la

Dirección General de Industrial.

15. De la Dirección General de Industrial el resuelto es remitido a la Dirección Nacional de

Industrial y Desarrollo Empresarial.

16. De la Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial es remitida para asesoría

legal.

17. Documentos son remitidos al Departamento de Evaluación Industrial donde se le coloca

el número a la nota.

18. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa y remite al Director Nacional de

Industrias y Desarrollo Empresarial para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al

Contralor General de la República.

19. El Jefe del Departamento de Evaluación Industrial revisa y remite al Director General de

Industrias para que plasme su visto bueno en la nota dirigida al Contralor General de la

República.

20. Una vez firmado el memo es enviado al Viceministro de Industria y Comercio para firma

21. El Vice ministerio de Industria y Comercio remite los documentos al Departamento de


22. Los documentos son remitidos al Departamento de Evaluación Industrial para su registro

23. El funcionario plasma sello y llena los campos del sello

24. Documentos son remitidos a la Directora General de Industrias para que plasme su

firma al final del sello de registro

25. Funcionario contacta telefónicamente a la empresa solicitante para que proceda a

reemplazar los documentos que no están vigentes

26. Documentos son enviados a la Contraloría General de la República por archivo para su

conocimiento

27. Empresa se apersona al Departamento de Evaluación Industrial y funcionario hace

entrega de la Resolución Ministerial

Finaliza Proceso

Departamento de Fiscalización Industrial

Proceso: INSPECCIÓN EN RECINTO ADUANERO

Objetivo: Verificar en el área la información sobre determinada mercancía a importarse

Pasos:

1. El jefe del Departamento de Fiscalización Industrial le notifica al inspector que proceda a

realizar determinada inspección en la Dirección General de Aduanas

2. El inspector o la oficinista solicita el transporte para trasladarse a la Dirección General de

Aduana


109

3. El inspector se traslada a la Dirección General de Aduana (Recinto Aduanero) a realizar

la inspección, verificando la mercancía

4. Una vez el inspector culmina con la inspección regresa al Departamento de Fiscalización

Industrial a levantar el informe de los hallazgos encontrados en la inspección

5. El inspector remite el informe al jefe de Fiscalización Industrial para su consideración

6. Si es necesario el jefe de Fiscalización Industrial remite el informe a la Dirección

General de Industrias

7. La Directora General de Industrias de considerarlo necesario lo remite al Director

Nacional de Desarrollo Empresarial

Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES RUTINARIAS

Objetivo: Verificar que las mercancías cumplen con lo establecido en las normas del ROIN

Pasos:

1. El jefe de Fiscalización Industrial le notifica al inspector que proceda a realizar

determinada inspección

2. El inspector programa la visita de inspección con la empresa, vía telefónica

3. El inspector o la oficinista solicita el transporte para trasladarse al área de inspección, en

el Departamento de Servicios Generales

4. El inspector acude a realizar la inspección para determinar si la producción es real o

ficticia

5. El inspector una vez solicite a la empresa ver la producción, la misma debe cumplir con

todo lo estipulado en cuanto a calidad exigida por el Ministerio de Salud y por la empresa

en el recinto oficial de la industria nacional o contrato con la nación

6. El inspector al culminar la inspección emite un informe indicando si la empresa esta

produciendo o si aumento, disminuyo o suspendió temporalmente la producción

7. El inspector remite el informe al jefe de Fiscalización Industrial para su conocimiento y

consideración

8. Si es necesario el jefe de Fiscalización Industrial remite el informe a la Dirección

General de Industrias

9. La Directora General de Industrias de considerarlo necesario lo remite al Director

Nacional de Desarrollo Empresarial

Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES SOLICITADAS POR LA DIRECCIÓN NACIONAL DE

INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL Y LA DIRECCIÓN

GENERAL DE INDUSTRIAS

Objetivo: Verificar que las mercancías cumplen con lo establecido en las normas del ROIN

Pasos:

1. El jefe del Departamento de Fiscalización Industrial le notifica al inspector que proceda a

realizar determinada inspección

2. El inspector programa la visita de inspección con la empresa, vía telefónica

3. El inspector o la oficinista solicita el transporte para trasladarse al área de inspección, en

el Departamento de Servicios Generales

4. El inspector acude a realizar la inspección para determinar si la producción es real o

ficticia

5. El inspector una vez solicite a la empresa ver la producción debe cumplir con las normas

sanitarias y de control de calidad exigidas por la empresa y por Ministerio de Salud


110

6. El inspector al culminar la inspección emite un informe indicando si la empresa esta

produciendo o si aumento, disminuyo o suspendió la producción temporalmente

7. El inspector remite el informe al jefe de Fiscalización Industrial para su revisión y

consideración

8. El jefe del Departamento de Fiscalización Industrial remite el informe al Director

General de Industria para su revisión y consideración

9. El Director General de Industrias revisa el informe y lo remite al Director Nacional de

Industrias y Desarrollo Empresarial para su revisión y consideración

10. La Dirección Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial remite el informe al

Departamento de Fiscalización Industrial.

11. La secretaria o la oficinista del Departamento de Fiscalización Industrial archiva el

informe en el expediente de la empresa.

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE INSPECCIÓN POR PARTE DE UNA EMPRESA

Objetivo: Comprobar que la empresa cumple con lo establecido en la Ley

Pasos:

1. La empresa solicita a través de un memorial o una nota timbrada dirigida a la Ministra de

Comercio e Industria, o a la Dirección General de Industria, o a La Dirección Nacional

de Desarrollo Empresarial, se le realice una inspección.

2. La secretaria recibe el memorial y firma acuse de recibido.

3. La secretaria remite el memorial al jefe del Departamento de Fiscalización Industrial para

su consideración.

4. El jefe del Departamento de Fiscalización Industrial revisa el memorial y asigna al

inspector que realizara la visita.

5. El inspector coordina vía telefónica la visita con la empresa solicitante.

6. El inspector o la oficinista solicita en el Departamento de Servicios Generales se le asigne

el trasporte para llevar a cabo la inspección.

7. El inspector se dirige a la empresa y verifica el o los productos para:

La venta

Traspaso

Que exista el producto

Que el producto halla entrado al país según la documentación presentada

Otros

8. El inspector confecciona el informe con los datos obtenidos en la inspección

9. El inspector remite el informe al Jefe del Departamento de Fiscalización Industrial

10. El jefe del Departamento de Fiscalización Industrial revisa el informe y procede a

confeccionar la certificación solicitada por la empresa

11. El jefe del Departamento de Fiscalización remite la certificación al Director General de

Industrias para su consideración y aprobación

12. Si el Director General de Industrias, solicita algún cambio, el jefe del Departamento de

Fiscalización Industrial lo realiza

13. El Director General de Industrias procede a firmar la certificación

14. El Director General de Industrias remite la certificación al Departamento de Fiscalización

Industrial.

15. La secretaria o la oficinista del Departamento de Fiscalización Industrial notifica vía

telefónica al cliente que puede pasar a retirar la certificación.

16. El usuario se presenta al Departamento de Fiscalización Industrial a retirar la

certificación.


111

17. La secretaria o la oficinista entrega al usuario la certificación

18. El usuario firma acuse de recibido de la certificación.

19. La secretaria archiva copia de la certificación en el expediente de la empresa.

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE PERMISO DE IMPORTACIÓN DE ARTÍCULOS

EXONERADOS

Objetivo: Autorizar la importación de bienes exonerados, que cumplen con las normas

Pasos:

1. El cliente (Usuario) accede al portal www.aduanas.gob.pa accediendo al Sistema

Integrado de Comercio Exterior (SICE)

2. El usuario ejecuta un programa de instalación de acuerdo al perfil de usuario que se le

entrego para su registro de la Dirección de Aduanas.

3. El usuario ingresa su contraseña.

4. El usuario espera el mensaje de notificación: una vez registrado, le llega un correo con el

nombre del usuario.

5. El usuario procede a llenar la solicitud de permiso de importación de artículos

exonerados en la Web.

6. Una vez que el usuario completo el formulario y anexo los requisitos, la solicitud queda

en estatus de revisión en la Web.

7. El inspector accede a la Web para ver las solicitudes con:

El código de usuario

La clave

Hace clic en el link aceptar

8. La pantalla del Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICE) le da la bienvenida

9. El inspector hace clic en link datos de la solicitud.

10. El inspector procede a verificar los siguiente datos:

a. La descripción del producto a importar.

b. La empresa importadora

c. El pago de anualidades

d. El uso del producto en la producción

e. Otros controles de producción nacional

11. Si los datos son correctos el inspector imprime la solicitud

12. El inspector emite sus observaciones haciendo clic en el link comentario de licencia

13. Una vez que escribe los comentarios hace clic en el link guardar

14. La solicitud queda en estatus de espera mientras el usuario subsana las observaciones

hechas por el inspector

15. Si el usuario no subsana las observaciones el proceso es negado

16. Si las observaciones son subsanadas o se autoriza la solicitud de importación de artículos

exonerados

17. El jefe de Fiscalización Industrial revisa, analiza y emite sus observaciones de haber

alguna

18. Si todos los requisitos cumplen con lo establecido en las leyes, el jefe de Fiscalización

Industrial aprueba la solicitud vía electrónica haciendo clic en el link aprobado,

automáticamente el sistema inserta el número de licencia a la solicitud

19. Cuando el usuario ingrese a la Web a revisar su solicitud aparecerá en la pantalla: La

Licencia ya fue Concedida

20. El cliente procede a imprimir el documento desde la Web

Finaliza Proceso

http://www.aduanas.gob.pa/


112


EXONERADOS EN EL PARÁMETRO DE CANTIDAD

Objetivo: Garantizar que no se afecte el mercado nacional con una sobreoferta del bien

Pasos:




entrego para su registro de la Dirección de Aduanas

3. El usuario ingresa la contraseña.


nombre del usuario y la contraseña.

5. El usuario procede a llenar el formulario en la Web.





La clave


8. La pantalla del Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICE) le da la bienvenida.

9. El inspector hace clic en link datos de la solicitud.

10. El inspector procede a verificar si existe cantidad suficiente en el mercado nacional para

suplir al importador.

11. Si no hay cantidad suficiente el inspector aprueba la solicitud y la remite al jefe de

Fiscalización Industrial para su revisión y aprobación.

12. Si existe cantidad suficiente el inspector rechaza el documento haciendo clic en link

comentario de licencia.

13. El cliente tiene la opción de apelar o solicitar una reconsideración

14. Si apela o reconsidera se inicia nuevamente el procedimiento antes descrito

15. Si todos los requisitos cumplen con lo establecido en las leyes el jefe de Fiscalización




Licencia ya fue Concedida

17. El cliente procede a imprimir el documento

Finaliza Proceso


EXONERADOS EN EL PARÁMETRO DE CALIDAD

Objetivo: Garantizar la importación de bienes exonerados dentro de la norma de calidad

Pasos:


Integrado de Comercio Exterior (SICE).


entrego para su registro de la Dirección de Aduanas.

3. El usuario ingresa la contraseña.


nombre del usuario y la contraseña.

5. El usuario procede a llenar el formulario en la Web.




113





La clave



2. El inspector hace clic en link datos de la solicitud

3. El inspector procede a tramitar la documentación a través de la Dirección Nacional de

Normas y Tecnología Industrial donde se procederá a hacer el análisis de acuerdo a los

casos tales como:

Prueba de rendimiento

Análisis de resistencia

Otros

4. Si la prueba de calidad es negativa al producto importado, el inspector rechaza la

solicitud.

5. El cliente tiene la opción de apelar o solicitar una reconsideración.

6. Si apela o reconsidera se inicia nuevamente el procedimiento antes descrito.

7. El inspector emite sus observaciones haciendo clic en el link comentario de licencia.

8. Una vez que escribe los comentarios hace clic en el link guardar.

9. Si la prueba de calidad es favorable al producto importado se procede a emitir la

certificación.

10. La certificación es remitida a la Dirección General Industrias por medio de la Web de

para su evaluación y consideración.

11. La Dirección General de Industrias remite la certificación vía Web al Departamento de

Fiscalización Industrial.





Licencia ya fue Concedida.

14. El cliente procede a imprimir el documento.

Finaliza Proceso


EXONERADOS EN EL PARÁMETRO DE PRECIO COMPETITIVO

Objetivo: Asegurar la competencia del mercado por la importación de artículos exonerados

Pasos:

1. El cliente (Usuario) accede al portal www.aduanas.gob.pa, accediendo al Sistema



entrego para su registro de la Dirección de Aduanas

3. El usuario ingresa la contraseña


nombre del usuario y la contraseña

5. El usuario procede a llenar el formulario en la Web


en estatus de revisión en la Web




114


La clave



9. El inspector hace clic en link datos de la solicitud

10. El inspector procede de acuerdo a las cotizaciones presentadas tanto nacionales como

internacionales a realizar un análisis, confeccionando el cuadro de precios competitivos.

Las cotizaciones deben ser iguales en la descripción del producto, cantidad y el detalle

del precio en la misma unidad de venta.

11. Si el precio importado es mayor que el nacional se procede a negar la solicitud.

12. El inspector emite sus observaciones haciendo clic en el link comentario de licencia.

13. Una vez que escribe los comentarios hace clic en el link guardar.

14. La empresa tiene la opción de apelar o solicitar una reconsideración del caso.

15. Si apela o reconsidera se inicia nuevamente el procedimiento antes descrito.

16. Si la empresa cumple con los requisitos de controles y si el precio importado es menor

que el nacional se aprueba la solicitud y se procede a confeccionar la certificación (De

acuerdo cuadro de precios competitivos).

17. La certificación es remitida a la Dirección General Industrias por medio de la Web de

para su evaluación y consideración.

18. La Dirección General de Industrias remite la certificación vía Web al Departamento de

Fiscalización Industrial.



automáticamente el sistema inserta el número de licencia a la solicitud.


Licencia ya fue Concedida.

21. El cliente procede a imprimir el documento.

Finaliza Proceso


EXONERADOS EN EL PARAMETRO DE PRORROGAS

Objetivo: Asegurar la importación de bienes y servicios, dentro de las normas vigentes

Pasos:

1. El usuario anexa al sistema SICE la solicitud.

2. El usuario envía el original de la autorización a prorrogar.

3. El inspector accede al sistema y revisa las cantidades y la autorización original a

prorrogar.

4. El inspector procede a la aprobación de la prorroga.

5. El inspector remite la autorización original de la prorroga a la secretaria para que el

usuario la retire.

6. La secretaria archiva copia del documento.

Finaliza Proceso:

Departamento de Estadística y Análisis Económico

Proceso: ANÁLISIS INDUSTRIALES

Objetivo: Elaborar informe de análisis cuantitativos, sobre aspectos de la industria

Pasos:

1. El Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial solicita al Jefe del

Departamento de Estadística y Análisis Económico realizar un determinado análisis en la

industria


115

2. Secretaria del Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial entrega nota al

jefe del Departamento de Estadística y Análisis Económico encomendándole la misión,

Dependiendo de la urgencia del caso la orden puede venir por vía correo electrónico o

verbal

3. Jefe del Departamento de Estadística y Análisis Económico recibe la instrucción y se

documenta de diferentes fuentes estadísticas

4. Una vez el jefe del Departamento de Estadística y Análisis Económico, cuente con la

información necesaria procede a realizar un análisis de la información

5. El jefe del Departamento de Estadística y Análisis Industrial confecciona el informe

solicitado

6. Jefe del Departamento de Estadística y Análisis Industrial imprime el informe y lo remite

al Director Nacional de Industrias y Desarrollo Empresarial para su consideración

Finaliza Proceso:

Proceso: SOLICITUD DE INFORMACIÓN POR PARTE DE UNA EMPRESA

Objetivo: Atender petición de información estadística específica, de parte de una empresa

Pasos:

1. La empresa interesada solicita al Departamento de Estadísticas y Análisis Económico

por medio de una nota, e-mail información referente a industrias

2. El jefe del Departamento de Estadística y Análisis Económico designa a un operador

de computadoras para que atienda la petición de la empresa.

3. El operador de computadoras accede al computador y realiza la búsqueda de la

información solicitada en los archivos.

4. Una vez ubicada la información el operador de computadora confecciona memo para

dejar constancia de la información que entregará.

5. El operador le coloca la clasificación industrial ( CIIU) a la información.

6. La información se:

Imprime

Se envía por correo electrónico

O bien se graba en un CD o en un USB

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE INFORMACIÓN POR PARTE DE UN ESTUDIANTE O

PARTICULAR

Objetivo: Proporcionar al solicitante, información estadística de uso público

Pasos:

1. El estudiante solicita al Departamento de Estadísticas y Análisis Económico

información referente a industrias.

2. El jefe del Departamento de Estadística y Análisis Económico conduce al estudiante a

donde un operador de computadoras para que le oriente.

3. El operador de computadoras accede al computador y realiza la búsqueda de la

información solicitada por el estudiante en los archivos.

4. Una vez ubicada la información el operador de computadora le entrega un formulario

al estudiante para que llene los campos del mismo y dejar constancia de la información

que entregará.

5. El operador le coloca la clasificación industrial (CIIU) a la información.

6. La información se:

Imprime

Se envía por correo electrónico

O bien se graba en un CD o en un USB

Finaliza Proceso


116

Proceso: ORDENAMIENTO DE DATOS

Objetivo: Actualizar la información estadística

Pasos:

1. El operador de computadora recibe CD con información estadística proporcionados por la

Contraloría General de la República.

2. El operador de computadora introduce el CD en el CPU y abre los archivos archivo.

3. El operador analiza y ordena la información según la actividad comercial.

4. El operador selecciona la información la copia y la pega en un nuevo archivo dándole

formato.

5. El operador procede a guardar la información en el nuevo archivo.

Finaliza Proceso

Dirección General de Normas y Tecnología Industrial

Departamento de Normalización Técnica

Proceso: REVISIÓN DE SOLICITUD Y ELABORACIÓN DE ESQUEMA

Objetivo: Elaborar o actualizar norma técnica

Pasos:

1. Se recibe la solicitud para elaborar una nueva norma o actualizar una norma ya existente

en la recepción de la Dirección General de Normas y tecnología Industrial.

2. La recepcionista verifica que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos:

Solicitud escrita al Director General

Justificación de la solicitud

Propuesta de norma o documentación relacionada (Cuando es una actualización

de norma o la solicitud se origina en un Comité Técnico o un Comité Sectorial

este requisito es opcional)

3. Si la solicitud cumple con los requisitos establecidos la recepcionista remite la solicitud a

la Dirección General de Normas y Tecnología Industrial.

4. Si la solicitud no cumple con los requisitos se le informa al usuario para que proceda a

completarla.

5. El Director de Normas y Tecnología Industrial revisa la solicitud y la remite al

Departamento de Normalización Técnica vía Intranet o por medio físico a través de una

hoja de trámite.

6. El jefe del Departamento de Normas y Tecnología Industrial verifica que la solicitud

cumpla con los requisitos establecidos, analiza y decide si acepta o no la solicitud de

elaboración de la norma de acuerdo a los siguientes criterios:

Que la justificación sea del tema solicitado y que esté fundamentada en aspectos

técnicos

Que la propuesta sea del tema solicitado

Que la propuesta esté vigente

7. Si el jefe del Departamento de Normas y Tecnologías acepta la solicitud de elaboración o

actualización de normas se informa al usuario.

8. Si el jefe del Departamento de Normas y Tecnología no acepta la solicitud se envía con la

justificación de rechazo a la Dirección General vía intranet o por medio físico o a través

de una hoja de tramite, o se rechaza en la intranet. Se le informa al usuario que la

solicitud fue rechazada.

9. El jefe del Departamento de Normas y Tecnología de acuerdo a la norma solicitada

verifica si existe un Comité Sectorial conformado.


117

10. Si existe un Comité Sectorial conformado se envía el documento al Coordinador del

Comité Sectorial en la Dirección General de Normas y Tecnología Industrial.

11. Si no existe el Comité Sectorial, el jefe del departamento asigna la solicitud a un técnico

de Normalización para que se encargue de desarrollar la norma a través de la Intranet o

de una hoja de trámite.

12. El técnico de Normalización con el documento asignado deberá buscar información de

acuerdo al tema con base en la ITSC, búsqueda de información para elaboración de

esquema.

13. Una vez el técnico halla recogido la información necesaria deberá preparar el esquema de

acuerdo al formato establecido en la guía DGNTI-COPANIT 0. Cuando es actualización

de norma el esquema puede ser la norma vigente.

14. Una vez preparado el esquema, se procede a identificar las empresas y entidades que

formaran el comité técnico, para la citación a la primera reunión de acuerdo al PSC,

elaboración de proyecto de normas.

15. El criterio que se debe utilizar para identificar las empresas y entidades que forman parte

de los comités técnicos debe ser:

Representación de las partes interesadas: Industrias, Universidades, gobierno,

institutos de investigación, consumidores y expertos

Que las empresas y entidades estén estrechamente relacionadas al tema

16. Una vez se identifican a las empresas se conforma el comité y deja constancia de quienes

son los miembro del mismo.

Finaliza Proceso

Proceso: PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE

CONFORMIDAD

Objetivo: Evaluar viabilidad de la petición, una vez realizada las respectivas pruebas

Pasos:

1. La solicitud de certificación de conformidad es realizada por la empresa interesada. El

Departamento de Certificación de Calidad de forma previa, a través del laboratorio

reconocido y/o Universidad Tecnológica de Panamá (UTP) evaluara la viabilidad de la

solicitud

2. La Dirección General de Normas y Tecnología Industrial (DGNTI), a través del

Departamento de Certificación de Calidad, suministrará al interesado la información

requerida para que entregue los documentos y/o artefactos a ensayar de la certificación y

el procedimiento de muestreo, de ser necesario.

3. Conforme a la solicitud realizada por el usuario el Departamento de Certificación de

Calidad de la Dirección General de Normas y Tecnología Industrial (DGNTI) mediante el

formulario de solicitud, procederá con el registro general y la asignación numérica

secuencial, con el propósito de programar la fecha de inspección.

4. El formulario de solicitud de certificación de conformidad, podrá ser impreso a través de

Internet, utilizando el sitio Web del Ministerio de Comercio e Industrias o por correo

electrónico.

5. El formulario para la solicitud de certificación de conformidad será enumerado

considerando los tres primeros dígitos como control de registro secuencial (recepción de

documentos para la solicitud de certificación de conformidad). En su presentación

contendrá la secuencia del informe técnico emitido, al igual que el año en curso

6. El número de la solicitud será asignado al momento que se haga entrega de la

documentación completa y se presente el comprobante de pago de la solicitud de

inspección y la certificación.


118

7. La empresa entregará la solicitud formal de certificación de conformidad, con los

siguientes requisitos:

Completar el formulario con la información general de la empresa solicitante.

Entregar el formulario en original habilitado con ocho balboas con 00/100

(B/.8.00) en timbres fiscales.

El pago de la inspección y trámite de certificación debe ser cancelado en efectivo

o cheque certificado a nombre del Tesoro Nacional/210 (MICI)

La empresa entregará la ficha técnica o especificaciones del producto, al igual que

la norma por la cual aplica su certificación.

Antes de recibir el pago y la solicitud de certificación de conformidad se debe

confirmar con el usuario y el técnico asignado del departamento, cual es la

evaluación a efectuar, para considerar mediante la norma que aplica, los ensayos

requeridos y su costo.

8. El control de los pagos de certificaciones de calidad se hará mediante una libreta de

recibos debidamente numerados, para de forma posterior realizar el reporte de ingresos

9. La programación para las inspecciones y muestreo se realizan de acuerdo con la fecha de

entrada de cada solicitud.

10. El Departamento de Certificación de Calidad de la Dirección General de Normas y

Tecnología Industrial, al obtener la muestra requerida la enviará, al laboratorio

reconocido y/o Universidad Tecnológica de Panamá, con la finalidad de establecer los

factores de análisis requeridos, cuyos costos serán asumidos por la empresa solicitante.

11. Las pruebas y análisis originados contarán con el sistema comparativo de resultados,

basados en la norma, Reglamento Técnico y/o especificaciones del producto. Estás

pruebas serán solicitadas mediante formato de solicitud de pruebas de ensayo.

12. Los informes emitidos por el laboratorio, solamente podrán ser remitidos y consultados a

través del Departamento de certificación de Calidad en la Dirección General de Normas y

Tecnología Industrial y cualquier discrepancia o verificación posterior, será coordinada

con la empresa solicitante.

13. Al contar con todos y cada uno de los elementos de viabilidad, para su debida

certificación y basados en las disposiciones establecidas por la Dirección General de

Normas y Tecnología Industrial, se emitirá en un plazo no mayor de diez (10) días

hábiles el certificado de conformidad o informe técnico correspondiente.

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR LA DEMANDA DE NORMAS

Objetivo: Identificar la necesidad de elaborar nuevas normas o actualizar alguna existente.

Pasos:

1. El Director General y el Jefe del Departamento de Normalización Técnica coordinan y

envían notas, vía mensajería, a gremios del sector privado así como a entidades del

sector público solicitando información de necesidad y justificación de elaboración o

actualización de normas para el año siguiente y se le adjunta el cuadro de la

Programación vigente de Documentos Normativos correspondiente al año en curso. En

estas notas se establece un período de envío de la información.

2. Las notas serán enviadas a más tardar el 15 de febrero de cada año y las respuestas a las

mismas serán recibidas hasta el 30 de marzo de ese mismo año.

3. Las notas enviadas deben indicar que una vez evaluadas las respuesta se les informará la

necesidad o no de enviar a la Dirección General de Normas y Tecnología Industrial la

propuesta de norma o documentación relacionada correspondiente.

4. Una vez recibida la información, el Director General se reúne con el jefe del


119

Departamento de Normalización Técnica y revisan la información.

5. El Director General y el Jefe del Departamento de Normalización Técnica evalúan las

solicitudes presentadas

6. Si la solicitud es aceptada se incluye en la programación anual y se le informa al

solicitante para el envío de la propuesta de norma o documentación relacionada

correspondiente.

7. Si la solicitud es rechazada se le comunica al solicitante, por escrito, que su solicitud fue

rechazada, indicando las razones.

8. El Director General y el Jefe del Departamento de Normalización Técnica preparan la

programación anual y la Dirección General lo envía a la Dirección de Negociaciones

Internacionales del Viceministerio de Comercio Exterior del Ministerio de Comercio e

Industrias para que sea notificada a la Organización Mundial del Comercio.

9. Se procede a archivar según el control de los registros de calidad.

Finaliza Proceso

Proceso: COORDINACIÓN CON ORGANISMOS REGIONALES E

INTERNACIONALES

Objetivo: Recibir y tramitar la información de normas con organismos internacionales

Pasos:

1. El encargado del CIN recibe, registra y envía los documentos físicos provenientes de

Organismos Internacionales y Regionales de Normalización según recibo, registro y

archivo de documentos

2. Los documentos que llegan por correo electrónico se reciben en el correo General

Dirección General de Normas y Tecnología Industrial y son reenviados a la Dirección

y de allí son reenviados al departamento de Normalización Técnica.

3. El técnico del Departamento de Normalización Técnica puede recibir documentación

física del CIN e información por correo electrónico de la Dirección, la revisa y le da

el trámite correspondiente según el Organismo emisor de acuerdo a los tratamiento

de información proveniente del CODEX; tratamiento de información proveniente de

la ISO e ITSC Tratamiento de información proveniente de la COPANIT.

4. Una vez el Técnico del Departamento de Normalización Técnica le da trámite a la

Documentación de los Organismos, se les da respuesta (si así se requiere) a través de

la Dirección General o del Departamento de Normalización Técnica con copia a la

Dirección General y se deja constancia en lo archivos del Departamento o de la

Dirección.

5. Cuando se requiere dar respuesta a los organismos esta se hace por correo electrónico

o por medio físicos (fax ó correspondencia).

6. En los casos que hay que emitir posiciones este finaliza con el envío del consenso

como país al organismo solicitante.

Finaliza Proceso

Proceso: NOTIFICACIÓN A LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DEL COMERCIO

Objetivo: Elaborar y notificar de reglamento técnico a la OMC, para fines pertinente

Pasos:

1. El anteproyecto de reglamento técnico es enviado a discusión pública

2. El Técnico asignado completa el formulario de notificación con el contenido del

reglamento técnico y lo envía a la Dirección General

3. El formulario de notificación completado es enviado por la Dirección General a la

Dirección Nacional de Negociaciones y Tratados Comerciales (DINECI) a través de

memo y/o vía correo electrónico, para su y envío a la Organización Mundial del


120

Comercio

4. Una vez enviada la documentación a Dirección Nacional de Negociaciones y Tratados

Comerciales Internacionales, se da seguimiento, vía correo electrónico, al mismo hasta

que sea enviada la notificación

5. Una vez confirmado por la Dirección Nacional de Negociaciones y Tratados Comerciales

Internacionales el envío de la notificación a la Organización Mundial del Comercio, se

archiva en la carpeta de notificaciones la constancia de envío y copias de los formularios

de notificación

6. Cuando la Organización Mundial del Comercio notifica el reglamento al resto de los

países miembros, estos pueden solicitar copia del reglamento técnico y la Dirección

General de Normas y Tecnología Industrial tiene la obligación de proporcionárselos, las

respuestas a estas solicitudes son enviadas, vía correo electrónico, por el personal de

Normalización Técnica.

Fundamento Legal:

Ley No.41 de 01 de julio de 1998

Ley No.28 de 20 de junio de 1995, sobre la Universalización de los Incentivos Tributarios a la

Producción.

Ley No.3 de 20 de marzo de 1986, que expide una certificación a las empresas que han

reinvertido en maquinarias y equipos.

Resoluciones No.1 de 20 de diciembre de 2007 y No.1 de 9 de abril de 2008, requeridos para

optar por el literal b, del artículo 5 de la Ley No.108 de a974, modificado por la Ley No.37 de

2007, referente a la valoración de los certificados de Abono Tributario (CAT)

Decreto de Gabinete No.413 de 30 de diciembre de 1970, de devolución de fianza de

cumplimiento.

Finaliza Proceso

DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS MINERALES

Administración

Proceso: ASISTENCIA DE PERSONAL

Objetivo: Controlar la asistencia diaria del personal

Pasos:

1. El asistente del administrador elabora el informe de asistencia semanal

2. De haber incapacidades y/o permisos los incorpora en el informe

3. El asistente levanta el informe en el computador

4. El asistente confecciona una nota remisoria

5. El asistente imprime el informe de asistencias y la nota remisoria

6. El asistente envía el informe de asistencia y nota remisoria al administrador

7. El administrador revisa el informe

8. El administrador firma el informe y la nota remisoria

9. El informe y la nota son devueltos al asistente del administrador

10. El asistente del administrador le saca copias al informe y a la nota remisoria

11. El asistente del administrador archiva una copia del informe de asistencia y de la nota

remisoria

12. El asistente del administrador entrega el informe, la nota remisoria y el libro de control de

firma al mensajero

13. El mensajero entrega el informe de asistencia a la Oficina Institucional de Recursos

Humanos, del Ministerio de Comercio e Industrias


121

14. La recepcionista de la oficina Institucional de Recursos Humanos, firma el libro de

control de notas

15. La recepcionista le entrega libro de control de notas a mensajero

16. El mensajero devuelve el libro de control de notas al asistente del administrador

Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES MENSUALES

Objetivo: Elaborar Informes y dar seguimiento al plan operativo anual de la Dirección

Pasos:

1. El administrador solicita a cada uno de los departamentos al finalizar el mes se sirvan

entregar el informe mensual del trabajo realizado

2. El asistente del administrador levanta la información en el computador

3. El asistente imprime el informe mensual del trabajo realizado

4. El asistente envía el informe al administrador para su revisión

5. El administrador remite el informe al Director Nacional de Recursos Minerales para su

revisión y aprobación

6. Si el director no esta conforme con el informe lo devuelve para que se realicen la

correcciones pertinentes

7. Si el director esta conforme firma el informe

8. El informe es devuelto a la administración

9. El asistente del administrador saca copias del informe

10. El asistente archiva una copia del informe

11. El asistente entrega el informe y el libro de control de notas al mensajero

12. El mensajero entrega el informe a la Dirección de Administración y Finanzas

13. La oficinista de la Dirección de Administración y Finanzas recibe el informe y firma el

libro de control de notas

14. El libro de control de notas es entregado al mensajero

15. El mensajero devuelve el libro de control de firmas al asistente del administrador

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE VIÁTICOS

Objetivo: Cubrir los gastos del funcionario por realizar trabajos fuera de la institución.

Pasos:

1. Al designar a un funcionario a realizar una gira o inspección fuera la ciudad capital, se le

reconoce un viático según lo establecido en la tabla de viáticos

2. El funcionario solicitante llena el formulario de viático

3. El jefe inmediato del solicitante firma el formulario de viático.

4. El asistente del administrador confecciona un memorando informando cuando, como y

donde se desarrollara la misión

5. El asistente del administrador envía el formulario de viático y el memorando al Director

de Administración y Finanzas para que otorgue el visto Bueno

6. El Director de Administración y Finanzas, firma el formulario y memorando

7. El Director de Administración y Finanzas, devuelve el memo y el formulario al asistente

de la administración

8. El asistente de la administración le saca copias a los documentos

9. El asistente de la administración entrega el libro de control de notas, 2 copias y un

original de los documentos al mensajero para que los entregue en el Departamento de

Presupuesto


122

10. El mensajero entrega los documentos y el libro de control de notas en el Departamento de

Presupuesto

11. La oficinista del Departamento de Presupuesto recibe los documentos para la solicitud de

viático

12. La oficinista del Departamento de Presupuesto firma y entrega al mensajero el libro de

control de notas

13. El mensajero devuelve el libro de control de notas a la asistente del administrador

14. El Departamento de presupuesto notifica vía telefónica que el viático a sido tramitado

15. El funcionario solicitante procede a retirar pago del viático a oficina central del

Ministerio de Comercio e Industrias

16. El funcionario asiste a la gira o inspección

Finaliza Proceso

Proceso: CAJA MENUDA

Objetivo: Adquirir bienes y servicios con carácter de urgencia y/o no programados

Pasos:

1. Las unidades administrativas solicitan a la administración la compra de un bien o servicio

con carácter de urgencia

2. Los jefes de los departamentos solicitantes confecciona una nota a la administración

detallando la compra y la urgencia de la misma

3. El administrador al autorizar la compra plasma el visto bueno en la solicitud de la

compra.

4. El asistente del administrador le comunica al jefe del departamento solicitante que la

compra fue aprobada

5. El asistente del administrador procede a llenar el formulario de caja menuda

6. El asistente del administrador entrega el dinero en efectivo al mensajero para que realice

la compra

7. El asistente del administrador le solicita al mensajero que firme el recibido del dinero en

efectivo

8. El mensajero procede a realizar la compra

9. El mensajero entrega el o los artículos comprados y la factura de compra al asistente del

administrador

10. El artículo solicitado es entregado a la unidad solicitante

Finaliza Proceso

Proceso: CONFECCIÓN DE CHEQUE DE CAJA MENUDA

Objetivo: Reembolsar los gastos contingentes o urgentes que se pagaron por Caja Menuda

Pasos:

1. Una vez se halla consumido el 40 % del efectivo de la caja menuda el asistente del

administrador procede a levantar un informe detallando cada una de la compras

realizadas

2. Seguidamente procede a realizar la clasificación financiera

3. El asistente del administrador imprime el informe de gastos de la caja menuda

4. El informe de gastos de la caja menuda es remitido al administrador

5. El administrador recibe el informe de caja menuda

6. El administrador revisa el informe de caja menuda

7. El administrador firma el informe de caja menuda

8. El administrador devuelve el informe a su asistente

9. El asistente del administrador confecciona la solicitud de reembolso de caja menuda


123

10. El asistente del administrador confecciona un memorando y el cheque de reembolso a

nombre del encargado de la caja menuda

11. El asistente entrega la solicitud de reembolso, el memorando, el cheque y el libro de

control de firmas al mensajero.

12. El mensajero entrega la documentación a la Dirección de Administración y Finanzas

13. La oficinistas de la Dirección de Administración y Finanzas recibe los documentos y

firma el libro de control de notas

14. La oficinista devuelve el libro de control de notas al mensajero

15. La Dirección de Administración y Finanzas le da el tramite correspondiente a los

documentos

16. El Departamento de Tesorería notifica a la administración de la Dirección Nacional de

Recursos Minerales que el cheque ha sido aprobado

17. El mensajero es enviado a retirar el cheque de reembolso de caja menuda

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE ÚTILES Y MATERIALES A LA OFICINA CENTRAL DEL

MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS

Objetivo: Solicitar la provisión de bienes y servicios para el funcionamiento de la Dirección

Pasos:

1. Las unidades administrativas entregan la lista de necesidades de útiles y materiales de

oficina a la administración

2. El asistente del administrador confecciona la requisición y el memo remisorio

3. La requisición y el memo son enviados al administrador para su revisión

4. El administrador revisa la requisición y el memo y la remite al director para la firma

5. El director procede a firma la requisición y el memo

6. La requisición y el memo son devueltas al asistente del administrador

7. El asistente del administrador le saca copias a los documentos

8. El asistente del administrador entrega al mensajero la requisición y el memo

9. El mensajero entrega los documentos en la Dirección de Administración y Finanzas

10. La Dirección de Administración y Finanzas envía los documentos para recorrido

11. El almacén notifica a la administración de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

que la solicitud de requisición esta completa

12. El mensajero acude al almacén de la oficina principal del Ministerio de Comercio e

Industrias, a retirar los útiles y materiales solicitados.

13. El mensajero entrega el pedido a la administración, en donde se verifica que todo este en

orden

14. El asistente del administrador envía el pedido al almacén de la Dirección Nacional de

Recursos Minerales

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE ÚTILES Y MATERIALES A LA OFICINA

ADMINISTRATIVA

Objetivo: Requerir y retirar bienes y servicios del Almacén

Pasos

1. Los funcionarios llenan una solicitud de requisición de bienes o servicios

2. Los funcionarios entregan la solicitud de requisición de bienes o servicios al jefe del

departamento

3. El jefe del departamento revisa y firma la solicitud de requisición y solicita los útiles y

materiales por medio de un memorando


124

4. La requisición y el memorando son enviados a la administración

5. El administrador autoriza la requisición de bienes o servicios

6. Un funcionario de la administración autorizado se dirige al almacén a buscar el pedido

7. Una vez el funcionario de la administración tiene el pedido procede a llamar al solicitante

para que retire el mismo

8. El solicitante firma el recibido de la mercancía y se le entrega una copia de la requisición

y la mercancía

9. La oficinista de la administración archiva una copia de la requisición debidamente

firmada por el solicitante.

Finaliza Proceso

Proceso: INFORME DIARIO DE LIQUIDACIÓN POR RECAUDACIÓN DE COPIAS,

MAPAS Y ANÁLISIS DE LABORATORIO

Objetivo: Elaborar informe diario de ingresos por servicios prestados a los usuarios

Pasos

1. El funcionario encargado levanta el informe de liquidación con las recaudaciones de las

copias, mapas y análisis de laboratorio realizados diariamente

2. El funcionario llena el formulario de liquidación y el slip de deposito

3. El funcionario firma el informe de liquidación y el slip de deposito

4. El administrador revisa firma el informe

5. Una vez firmado el informe el funcionario archiva copia del mismo

6. El slip de deposito es entregado al mensajero para que acuda a realizar el deposito en el

Banco Nacional de Panamá

7. Una vez efectuado el deposito, el mensajero entrega copia del slip de deposito al

funcionario encargado

8. El funcionario revisa y archiva el slip de depósito.

Finaliza Proceso

Proceso: INFORME MENSUAL DE LIQUIDACIÓN POR RECAUDACIÓN DE

COPIAS, MAPAS O ANÁLISIS DE LABORATORIO

Objetivo: Elaborar informe mensual de ingresos por servicios prestados a los usuarios

Pasos

1. Al finalizar cada mes un funcionario, confecciona un informe detallando la cantidad de

copias, mapas y análisis de laboratorio realizados mensualmente

2. El funcionario remite el informe de liquidación por recaudación al administrador

3. El administrador recibe y verifica el informe

4. El informe es enviado a tesorería del Ministerio de Comercio e Industria, por mensajería

5. El mensajero entrega el informe en tesorería del Ministerio de Comercio e Industrias

6. El funcionario del Departamento de Tesorería del Ministerio de Comercio e Industrias

hace acuse de recibo en el libro de control de notas

7. El mensajero devuelve el libro de control de notas a la administración de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales

8. El funcionario encargado del área de contabilidad archiva una copia del informe en el

expediente

Finaliza Proceso


125

Proceso: CONCILIACIÓN BANCARIA

Objetivo: Balancear los ingresos y egresos de la cuenta corriente

Pasos:

1. El mensajero retira mensualmente el estado de cuenta bancario

2. El funcionario asignado en el área de contabilidad confecciona la conciliación bancaria

3. El funcionario confecciona un memo remisorio

4. El funcionario revisa e imprime la conciliación y memo remisorio

5. La conciliación bancaria y el memo remisorio son remitidos a la administración

6. La administración recibe la conciliación bancaria y el memo remisorio

7. El administrador revisa y firma la conciliación bancaria y el memo remisorio y lo remite

al área de contabilidad

8. El funcionario del área de contabilidad le saca copias a la conciliación y al memo

remisorio y envía un juego al Departamento de Tesorería, al Departamento de

Contabilidad y uno para Auditoria del Ministerio de Comercio e Industrias

9. El mensajero entrega el informe de conciliación bancaria y el memo remisorio

10. El Departamento de Tesorería, Contabilidad y Auditoria, hacen acuse de recibo en libro

de control de notas

11. El mensajero devuelve el libro de control de notas al área de contabilidad de la Dirección


12. El funcionario del área de contabilidad, archiva una copia de la conciliación.

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE CONCESIÓN PARA LA EXTRACCIÓN DE MINERALES

METÁLICOS

Objetivo: Evaluar la viabilidad de la solicitud y autorizarla o rechazarla según sea el caso.

Pasos

1. La registradora revisa los documentos, si cumplen con los requisitos procede a

confeccionar nota de pago de cuota inicial, dando acuso de recibo de los mismos.

2. La registradora prepara el expediente dándole el número y símbolo que le corresponde, se

anota en el Registro Minero y en el listado para su incorporación a la Web.

3. La registradora remite el original y copia de la solicitud a la Dirección, luego es enviada a

Asesoría Legal y Cartografía para su evaluación.

4. Asesoría Legal procede a confeccionar notas solicitando correcciones si lo ameritan.

5. Asesoría Legal procede a confeccionar la elegibilidad si la solicitud reúne los requisitos,

la registradora notifica al abogado.

6. La registradora envía copia de la elegibilidad autenticada a la Gaceta Oficial para su

publicación por un (1) día.

7. Luego de su publicación, Asesoría Legal confecciona nota de pago de impuestos, una vez

cumplido con este requisito se procede a confeccionar el contrato.

8. Asesoría Legal (Recursos Minerales) remite el contrato a Asesoría Legal del MICI, para

su revisión y posterior firma del Ministro (a), la oficina Institucional de Recursos

Humanos procede a dar el numero que le corresponde al contrato y lo pasa a la oficina de

Fiscalización de la Contraloría-MICI para su revisión y enviarlo a la Contraloría General

de la República para su refrendo.

9. La registradora envía copia (autenticada) del contrato, ya refrendado a la Gaceta Oficial

para su publicación.

Nota: Las concesiones de exploración, extracción, transporte o beneficio se otorgarán dentro

de un periodo de veinte (20) días a partir de la fecha de la Resolución sobre elegibilidad de


126

solicitud, a menos que antes de que expire el plazo de veinte (20) días se presente una

oposición ante la Dirección General de Recursos Minerales.

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE CONCESIÓN PARA LA EXTRACCIÓN DE MINERALES NO

METÁLICOS

Objetivo: Evaluar la viabilidad de la solicitud y autorizarla o rechazarla según sea el caso.

Pasos:

1. La registradora revisa los documentos, si cumplen con los requisitos procede a confeccionar

nota de pago de cuota inicial, dando acuso de recibo de los mismos.

2. La registradora prepara el expediente dándole el número y símbolo que le corresponde, se

anota en el Registro Minero y en el listado para su incorporación a la Web.


Asesoría Legal y Cartografía para su evaluación.


5. Asesoría Legal procede a confeccionar la elegibilidad. Si la solicitud reúne los requisitos la

registradora notifica al Abogado.

6. La registradora envía copia de la elegibilidad y el Aviso Oficial autenticado a la Gaceta

Oficial, para su publicación por un (1) día, después de su publicación el interesado remite

el Aviso oficial a la Alcaldía, Corregiduría y Junta Comunal del área que le corresponde

para su debida desfijación por 15 días hábiles.

7. Después de la última desfijación se cuentan 60 días calendarios para corroborar si hay

alguna oposición a la solicitud.

8. Si no hay oposición, Asesoría Legal procede a hacer notas de pago de impuestos, fianza

de garantía y solicitar actualizar documentos, una vez cumplido con este requisito se

procede a confeccionar contrato.

9. Asesoría Legal (Recursos Minerales) remite el contrato a Asesoría Legal del MICI, para

su revisión y posterior firma del Ministro (a), la oficina Institucional de Recursos

Humanos procede a dar el numero que le corresponde al contrato y lo pasa a la oficina de

Fiscalización de la Contraloría-MICI para su revisión y enviarlo a la Contraloría General

de la República para su refrendo.

10. La registradora envía copia (autenticada) del contrato, ya refrendado a la Gaceta Oficial

para su publicación.

Finaliza Proceso

Proceso: REGISTRO DE SOLICITUDES DE CONCESIONES MINERALES, NO

MINERALES Y DE MOVIMIENTO DE TIERRA

Objetivo: Evaluar si la solicitud cumple con los requisitos, previa inspección

Pasos

1. El solicitante se apersona a entregar la solicitud y los requisitos para solicitar una

concesión de minerales o movimiento de tierra

2. la registradora revisa que los documentos estén completos

3. La registradora hace acuse de recibo de la solicitud

4. La registradora anota en libro de registro la entrada de la solicitud

5. La registradora procede a sacar copia de los documentos

6. Después de sacadas las copias la registradora confecciona dos (2) expedientes por cada

solicitante

7. Los expediente son foliados colocándole el número uno (1) al expediente original y el

número dos (2) a la copia


127

8. La registradora le notifica al solicitante que debe pagar la cuota inicial.

9. Luego que se paga la cuota inicial el expediente es revisado por el abogado de la

Dirección y este a su vez lo remite a los técnicos para que realicen una inspección ocular

al área y así corroborar la información presentada.

10. Una vez realizada la inspección con las observaciones efectuadas por los inspectores se

procede a la correspondiente Certificación de su Obra Civil.

Finaliza Proceso

Oficina de Asesoría Legal

Proceso: Multas

Objetivos: Evitar la transgresión a la Ley, sancionando ejemplarmente a los transgresores

Pasos

1. Se reciben denuncias ciudadanas, de personas o empresas que no cuentan con el permiso

para extraer minerales.

2. La oficina de Asesoría legal recibe las denuncias y coordina con el inspector una visita al

lugar indicado en la denuncia.

3. El inspector acude al lugar de la denuncia a verificar la información brindada en la

denuncia.

4. Si la denuncia es falsa se deja por escrito en un informe.

5. Si la denuncia es correcta el inspector procede a confeccionar un informe y lo remite al

Director o Sub Director Nacional de Recursos Minerales.

6. El Director o Sub Director Nacional de Recursos Minerales impone la multa a la persona

o empresa denunciada. Las multas oscila entre los B/.1,000.00 y B/.10,000.00 balboas y

levanta un informe del caso.

7. A la persona natural o jurídica multada le cabe el Recurso de Reconsideración en primera

instancia.

8. Luego que se resuelve el Recurso de Reconsideración, si la persona apela se remite el

expediente a la Oficina de Asesoría Legal del Ministerio de Comercio e Industrias.

9. Los expedientes de multa se envían a la Dirección General de Ingresos del Ministerio de

Economía y Finanzas para su correspondiente cobro.

10. Cuando el monto de la multa es inferior a Mil Balboas (B/.1,000.00), es cancelada en la

Dirección Nacional de Recursos Minerales.

Finaliza Proceso

Proceso: CARNET DE RECONOCIMIENTO

Objetivo: Autorizar al personal idóneo, para los trabajos de investigación de yacimientos

Pasos

1. El solicitante se apersona a la sección de registro de documentos a solicitar los requisitos

para obtener un carné de reconocimiento.

2. La registradora le entrega la solicitud con los requisitos del carné de reconocimiento al

solicitante.

3. Una vez el solicitante llene la solicitud y anexe los requisitos, la registradora recibe los

documentos

4. La registradora revisa los documentos y acusa recibo de los documentos

5. La registradora le notifica al solicitante que debe hacer efectivo el pago de la cuota inicial

6. La registradora remite los documentos al despacho del Director o Subdirector y estos lo

remiten a la oficina de Asesoría Legal

7. El asesor legal realiza un estudio del caso y evalúa la documentación


128

8. Si la documentación esta en orden se le otorga al solicitante el carné de reconocimiento

con el cual este recorre el territorio nacional verificando que halla yacimientos de

minerales

9. Una vez que el solicitante encuentre algún yacimiento de minerales, presenta la solicitud

de concesión ante la Dirección Nacional de Recursos Minerales

Finaliza Proceso

Proceso: CONTESTAR NOTA

Objetivo: Responder a solicitud de información, por parte del sector gubernamental

Pasos

1. Las Instituciones Gubernamentales solicitan por medio de una nota dirigida a la

Dirección Nacional de Recursos Minerales algún tipo de información relacionada a una

empresa o persona

2. La nota es recibida en la oficina administrativa de la Dirección Nacional de Recursos

Minerales

3. La nota es remitida a la oficina de asesoría legal

4. La secretaria de la oficina de asesoría legal recibe y registra la entrada de la nota

5. La secretaria le remite la nota a la asesora legal

6. La asesora legal verifica y sustenta la solicitud de la nota

7. La nota es enviada para la firma del Director Nacional de Recursos Minerales

8. La nota es enviada a la institución solicitante

Finaliza Proceso

Proceso: CERTIFICACIONES

Objetivo: Constatar que la empresa cumple con las normas legales establecidas para la

extracción de minerales.

Pasos

1. La administración de la Dirección Nacional de Recursos Minerales recibe las solicitudes

de certificación

2. La solicitud de certificación es remitida a la oficina de asesoría legal

3. La secretaria de la oficina de asesoría legal recibe y registra la nota de solicitud en el

registro de notas entrantes

4. La secretaria remite la nota a la asesora legal para su evaluación

5. La asesora legal evalúa la solicitud y aplica los siguiente términos:

La amortización aplicada

El costo del mineral

La cantidad de minerales extraídos

El precio del mineral en el sitio de extracción

6. La asesora legal una vez halla aplicado lo términos antes mencionados confecciona la

certificación

7. La asesora legal envía la certificación para la firma del Director Nacional de Recursos

Minerales

8. El Director Nacional de Recursos Minerales revisa y firma la certificación

9. La certificación es entregada al solicitante

10. El solicitante presenta la certificación en la Dirección General de Ingresos para solicitar

una exoneración

Finaliza Proceso


129

Proceso: OPOSICIÓN

Objetivo: Garantizar que la actividad no perjudica a terceros y es viable.

Pasos

1. La oficina de asesoría legal de la Dirección Nacional de Recursos Minerales confecciona

edictos para publicarlos en los tableros informativos de las Alcaldías y Juntas Comunales.

2. La persona que se oponga tiene 60 días para notificarlo por medio de una nota dirigida a

la Dirección Nacional de Recursos Minerales.

3. La nota es recibida en la administración de la Dirección Nacional de Recursos Minerales.

4. La administración remite la nota a la oficina de Asesoría Legal.

5. La secretaria de la oficina de asesoría legal recibe la nota y la registra en el libro de

control de notas.

6. La secretaria remite la nota al asesor legal.

7. El asesor legal analiza el caso para determinar si la oposición es viable o no.

8. Si se levanta la oposición el asesor legal confecciona el contrato.

9. Si no se levanta la oposición se remite el informe a la oficina de asesoría legal del

Ministerio de Comercio e Industrias.

10. La oficina de asesoría legal del Ministerio de Comercio e Industrias contesta la oposición

11. La oficina de asesoría legal del Ministerio de Comercio e Industrias devuelve la

oposición a la oficina de Asesoría Legal de la Dirección Nacional de Recursos Minerales.

12. La oficina de Asesoría Legal de la Dirección Nacional de Recursos Minerales envía la

oposición a la Contraloría General de la República para su refrendo.

13. Una vez refrendada la oposición es enviada a la oficina de asesoría legal de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales, para enviarlo a publicar en la Gaceta Oficial.

Finaliza Proceso

Proceso: RECONSIDERACIÓN

Objetivo: Interponer un recurso de modificación de un fallo, emitido por esa instancia.

Pasos

1. La persona que solicita una reconsideración presenta una nota dirigida a la Dirección


2. La nota es recibida en la administración de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

3. La administración remite la nota a la oficina de asesoría legal

4. La secretaria de la oficina de asesoría legal recibe la nota y la registra en el libro de

control de notas

5. La secretaria remite la nota al asesor legal para su revisión

6. El asesor legal analiza el caso para determinar si mantiene o modifica la oposición

7. La asesora legal envía la solicitud de reconsideración y recomendaciones a la oficina de

asesoría legal del Ministerio de Comercio e Industrias

8. Los asesores legales del Ministerio de Comercio e Industrias revisan la solicitud y emiten

un fallo

Finaliza Proceso

Proceso: ESCRITOS DE OBRAS PÚBLICAS Y OBRAS CIVILES

Objetivo: Autorizar a los solicitantes que cumplen con los requisitos

Pasos

1. La registradora revisa los documentos, si cumplen con los requisitos realiza acuse de

recibido de los mismos.

2. La registradora prepara el expediente y anota en el registro minero.


130


Asesoría Legal.


5. Asesoría Legal procede a confeccionar la autorización y la registradora notifica al

interesado.

Finaliza Proceso

Laboratorio

Proceso: DIVULGACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LOS FORMATOS

Objetivo: Mejorar los procesos internos del laboratorio

Pasos

1. Un funcionario del laboratorio solicita cambio de formato a través de un formulario

2. El funcionario confecciona nota explicando el porque del cambio solicitado y adjunta el

formulario utilizado y el formulario propuesto

3. Una vez autorizado el cambio de formulario la secretaria confecciona un memorando

4. El jefe del laboratorio firma el memorando

5. La secretaria del laboratorio procede a pasar el memorando a cada uno de los

funcionarios del laboratorio

6. Una vez que los funcionarios firmen el memorando notificando el cambio de un formato

la secretaria procede a entregar una copia del nuevo formato para anexarlo al manual de

calidad de cada funcionario

7. La secretaria procede a archivar el memorando

8. La secretaria registra el cambio de formato en el registro de cambio de documentos.

Finaliza Proceso

Proceso: SOLICITUD DE SERVICIO DE LABORATORIO

Objetivo: Analizar muestra presentada por los solicitantes

Pasos

1. La secretaria registra al solicitante del servicio de laboratorio en el libro de control y en el

listado del computador

2. La secretaria le coloca el numero de consecutivo

3. La secretaria llena los siguientes formularios

La solicitud de servicio de laboratorio (Una copia para laboratorio y original

para la administración)

La hoja de asignación al personal detallando que actividad se realizara

4. El jefe del laboratorio firma y entrega la nota de asignación de trabajo al funcionario que

realizara el servicio

5. El funcionario asignado procede a realizar el análisis de la muestra

6. El funcionario asignado entrega el resultado de la muestra al jefe de laboratorio

7. El jefe del laboratorio recibe la muestra y revisa el resultado

8. El jefe del laboratorio comunica los resultados a la secretaria

9. La secretaria introduce los resultados en el computador

10. El informe es firmado por todas las partes involucradas en el proceso

11. La secretaria le saca copia al informe de resultados

12. La secretaria se comunica con el solicitante telefónicamente y le indica que puede pasar

a retirar el informe de la muestra analizada.

Finaliza Proceso


131

Proceso: ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS

Objetivo: Atender y subsanar las quejas y reclamos de los usuarios

Pasos

1. Al laboratorio llegan quejas verbales o escritas de parte de los clientes

2. La secretaria anota la premisa en el registro de control de quejas y reclamos

3. La secretaria eleva la queja al jefe del laboratorio

4. El jefe del laboratorio decide que acciones tomar para subsanar la queja

5. La secretaria anota que acción fue tomada

6. La queja es contestada vía e-mail, verbal o por medio de una nota al cliente

7. Se le da seguimiento a la queja para que el cliente quede satisfecho.

Finaliza Proceso

Proceso: ACCIONES CORRECTIVAS

Objetivo: Implementar medidas que corrijan irregularidades en los laboratorios

Pasos

1. El asesor del Sistema de Gestión de Calidad notifica al administrador del Sistema de

Gestión de Calidad que van a ser auditados

2. El asesor del Sistema de Gestión de Calidad entrega el plan de trabajo mencionando y

notifica que áreas y que equipos van a ser auditados

3. Los auditores recopilan la información necesaria y emiten un informe describiendo las

observaciones encontradas, según lo establecido en la norma ISO

4. Los auditores entregan el informe de auditoria al Director del Laboratorio

5. El Director del Laboratorio revisa el informe y designa al Administrador del Sistema de

Gestión de Calidad a darle seguimiento a las inconformidades descritas por los auditores

6. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad verifica que se realicen las

correcciones y que todo funcione correctamente solicitando a los funcionarios del

laboratorio:

Proponer y adoptar las acciones correctivas

Acordar plazos para implementar las acciones correctivas

Remitir al Administrador del Sistema de Gestión de Calidad los registros de las

acciones correctivas junto con los documentos y evidencias de la implementación

de las medidas correspondientes

Finaliza Proceso

Proceso: ACCIONES PREVENTIVAS

Objetivo: Atender sugerencias internas o de los usuarios que contribuyan a mejorar los

procesos

Pasos

1. Las acciones preventivas se realizan por medio de una sugerencia de un empleado o de

un cliente

2. La secretaria del laboratorio llena el formato de sugerencias

3. La sugerencia es verificada

4. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad y el Director avalan y firman la

sugerencia de ser viable, basándose según lo establecido en la Norma ISO 17025

Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE PRUEBA O ANÁLISIS NO CONFORMES

Objetivo: Implementar mecanismos para mejorar la eficiencia de los laboratorios

Pasos


132

1. El Director del Laboratorio autoriza el tratamiento a seguir para los trabajos no

conformes en cuanto a :

Retención de informes de laboratorio

Retiro de informes de laboratorio

Reanudación de los trabajos

Realización de las acciones reparadoras

Información al cliente sobre posibles interrupciones a los trabajos

2. El Director del Laboratorio se asegura que se realicen las correcciones inmediatas de los

trabajos no conformes

3. El Director del Laboratorio evalúa junto con el Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad y el personal del laboratorio el impacto de los trabajos no conformes

4. El Director del Laboratorio evaluar junto con el Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad y el personal del laboratorio el impacto de los trabajos no conformes

5. El Director del Laboratorio solicita las acciones correctivas que considere oportunas y

necesarias

6. El personal del Laboratorio debe cumplir con este procedimiento y realizar las

correcciones inmediatas a los trabajos no conformes

7. El Director del Laboratorio y el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

evalúan el impacto de los trabajos no conformes teniendo en cuenta aspectos como:

La calidad del servicio

Los costos, seguridad, imagen , confiabilidad del resultado del análisis o prueba

Satisfacción del cliente etc.

Finaliza Proceso

Proceso: AUDITORIAS INTERNAS

Objetivo: Auditar y evaluar periódicamente, los procesos de los laboratorios

Pasos

1. El Director del Laboratorio aprueba el programa anual de auditoria

2. Aprueba los integrantes del equipo auditor / evaluador

3. Aprueba los itinerarios de auditoria

4. Aprueba los auditores externos o independientes

5. Revisa y aprueba los informes de auditoria

6. Remite copia de los programas e itinerarios de auditorias aprobada al Director de la

Dirección Nacional de Recursos Minerales

7. El coordinador administrativo revisa el programa anual de auditorias

8. Revisa los programas de auditorias

9. Los auditores internos / evaluadores realizan las auditorias internas excepto las de sus

áreas de trabajo que serán realizadas por otras personas debidamente calificadas o

personal externo

10. Elaborar y presentar los informes de auditorias internas

11. Comprueba la eficacia y cierre a las acciones correctivas y preventivas implementadas

para solucionar no conformidades reales y potenciales, detectadas en las auditorias

internas, respectivamente

12. El personal de laboratorio coopera con los auditores internos / evaluadores, brindando

una colaboración total

13. Participan en la implementación de las acciones correctivas / preventivas a las no

conformidades reales o potenciales detectadas


133

14. Los auditores presentan un informe de auditoria utilizando el formulario para registro de

los resultados de la auditoria (R-MICI-NRM-LAB-027)

15. Los auditores adjuntan la documentación del apoyo utilizado al informe de auditoria

16. El informe de auditoria se presenta y explica ante el Director del Laboratorio y los

responsables de los departamentos, áreas o procesos para que puedan acometer las

acciones pertinentes para solucionar las posibles desviaciones detectadas

Finaliza Proceso

Proceso: EMISIÓN DE INFORMES

Objetivo: Presentar al usuario, los resultados obtenidos del análisis de muestras

Pasos

1. El cliente se apersona al Laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales a

solicitar se le analice determinada muestra

2. La secretaria del laboratorio le llena la solicitud al cliente, el formulario de facturación

con su consecutivo y la solicitud del servicio

3. El cliente se dirige a la administración a efectuar el pago por el servicio solicitado

4. La secretaria del Laboratorio procede a abrir un expediente al cliente

5. Los químicos proceden a realizar las pruebas y cálculos correspondientes

6. La secretaria confecciona en el computador el informe con los resultados de la prueba

7. La secretaria revisa el informe y lo imprime

8. La secretaria envía el informe al jefe del laboratorio para revisión y firma

9. El informe es remitido al Administrador del Sistema de Gestión de Calidad y al químico

que realizo el análisis para la firma

10. La secretaria le saca copias al informe y le coloca el sello y llama al cliente para que

retire los resultados

11. El cliente se apersona al laboratorio a retirar sus resultados y firma el recibido en la hoja

de solicitud

12. Si en la solicitud el cliente dejo plasmado la devolución de la muestra, esta es entregada,

la hoja de entrega es firmada por el responsable del laboratorio y por la persona que esta

retirando

13. La secretaria le entrega al cliente una hoja para llenar encuesta

14. Si el cliente no requiere que la muestra le sea entregada queda como constancia la hoja de

entrada

15. Si existe algún error en el informe como:

Error en los cálculos

Error en el nombre del cliente o en la codificación

Error en la numeración de mallas

Se documentan en un suplemento al informe de laboratorio, utilizando el formato R-

MICI –DNRN – LAB – 014

16. El suplemento del informe debe tener el mismo número del consecutivo que el informe

original, precedido por las letras “SI”

17. Cuando sea necesario emitir un nuevo informe, este debe tener una nueva numeración y

debe contener una nota que indique lo siguiente:

“Este informe remplaza y sustituye el informe Ref. LAB. X / código del cliente / es el

código del informe que reemplaza”

Finaliza Proceso


134

Proceso: PREPARACIÓN DE LA SOLUCIÓN B

Objetivo: Determinar composición química de las muestras

Pasos

1. El cliente por lo general indica las coordenadas, el lugar y procedencia de las muestras y las

mismas se registran en la Solicitud de Servicios del Laboratorio

2. El analista químico prepara la Solución B. para ser utilizada en la determinación de Óxidos

en muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos

3. La muestra se pesa y se transfiere 0.500g de la muestra a cada vaso de teflón. Igualmente se

pesa y se trasfiere a un vaso de teflón de 0.500g del estándar de control que se va a utilizar

4. En la cámara de extracción se añade 15mL de la Mezcla Acida para la Solución B, a cada

vaso de teflón y se devuelve hasta mojar toda la muestra

5. Se cubre cada vaso de teflón con una tapa del mismo material y, se coloca cada vaso en una

plancha caliente (Hot Plate) a 70-80º C durante toda la noche.

6. Se retiran la tapas y estas se lavan con agua destilada, se continúa calentando en la plancha

por espacio de 1 hora aproximadamente o hasta que los vapores de los ácidos hayan

desaparecido

7. Se transfiere el contenido de cada vaso de teflón a vasos de vidrio de 400mL, usando un

policial de plástico y poca cantidad de agua para lavar las paredes del vaso de teflón

8. Se calienta en la plancha cada vaso de vidrio hasta que salgan los vapores de SO3, luego de

esto, se retiran de la plancha, se adiciona 4 gotas de la mezcla HClO4 –HNO3 a cada vaso y se

colocan nuevamente en la plancha

9. Se calientan los vasos químicos hasta que los vapores y cualquier color de materia orgánica

haya desaparecido

10. Se retiran los vasos químicos de la plancha, se dejan enfriar por pocos minutos y se le

adiciona en este orden lo siguiente: 225 mL de H2O, 5 mL de HNO3 concentrado y 1 mL de la

Solución de Sulfato de Hidracina al 0.2%

11. Se colocan nuevamente los vasos químicos en la plancha caliente y se dejan hasta ebullición.

Si un precipitado de color chocolate (MnO2) permanece después de la ebullición, se adiciona

1 mL de la Solución de Sulfato de Hidracina al 0.2% y se deja ebullir por unos minutos mas.

Si el precipitado aun permanece, la ebullición debe continuar por 30 minutos mas. Después de

esto una pequeña cantidad de este precipitado puede ser descartada, pero si el residuo es

considerable, se debe separar, identificar y analizar por métodos adecuados.

12. Se deja enfriar los vasos químicos a temperatura ambiente, y luego se transfieren las

soluciones a matrices volumétricos de 250mL.

13. Se lleva a volumen con H2O, se homogeniza y por ultimo se transfieren las soluciones a

botellas de polietileno.

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINACIÓN DE HIERRO TOTAL EN MUESTRAS DE SILICATOS,

CARBONATOS Y FOSFATOS BASADOS EN LA SOLUCIÓN B

Objetivo: Determinar composición química de las muestras

Pasos

1. Con una pipeta Volumétrica se transfiere por triplicado 5 ml de la solución estándar de

hierro y 5 ml de cada muestra de la solución B en una serie de frascos volumétricos de

100ml adicional se utiliza un volumétrico para la preparación del Blanco Reactivo

2. Con un pipeta se añade 5ml de solución Hidroxilamina Hidroclorada al 10%, a cada

volumétrico, se mezcla y se deja reposar por 10 minutos


135

3. Con una pipeta se añade 20 ml de la solución ortofenantrolina al 0.1% a cada volumétrico

y se mezcla

4. Con una pipeta se añade 10 ml de la solución de citrato de sodio al 10% a cada

volumétrico, se mezcla y se lleva a volumen con agua

5. Después de 60 minutos se determina las lecturas en absorbancia del estándar de hierro al

10%, igualmente las lecturas en absorbancia de los estándares de control y muestras.

6. Se utiliza el espectrofotómetro UV-VIS a una longitud de onda de 555 nm y se lleva a

cero con el blanco reactivo

Los datos obtenidos son anotados con bolígrafo de color negro en la “Hoja de Trabajo para la

Determinación de Hierro Total (como Fe2O3) en muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos

basados en la Solución B” (HT-LAB-001) y luego son calculados los resultados introduciendo

los mismos en la “Hoja de Cálculo para la Determinación de Hierro Total (como Fe2O3) en

muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos basados en la Solución B”(HC-LAB-001)

7. La hoja de Cálculo electrónica validada se encuentra en la computadora del equipo de

Absorción Atómica debidamente identificada y protegida

8. Una vez que se hayan introducido los datos y obtenidos los resultados se imprime la Hoja

de Calculo y se anexa junto a la Hoja de Trabajo y se le entrega a la secretaria del

Laboratorio para la Emisión del Informe.

Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE DOCUMENTOS

Objetivo: Controlar el ingreso y distribución de documentos del Sistema de Gestión de

Calidad.

Pasos

1. El Director del laboratorio aprueba todos los documentos del Sistema de Gestión de

Calidad antes de su distribución, así como los cambios o modificaciones a los mismos

autorizando la distribución de copias controladas y no controladas de todos los

documentos del Sistema de Gestión de Calidad

2. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad prepara y revisa los documentos del

Sistema de Gestión de Calidad y/o coordinar su elaboración y revisión con asesores

externos o el personal del laboratorio

3. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad mantiene actualizada la Lista

Maestra de los documentos vigentes del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio

4. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad realiza la distribución controlada de

todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio

5. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad mantiene los registros de la

distribución de las copias controladas de todos los documentos del Sistema de Gestión de

Calidad del Laboratorio

6. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad mantiene todos los registros de

solicitudes de cambios a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del

Laboratorio

7. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad igualmente mantiene el control de

las versiones obsoletas de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del

Laboratorio

8. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad mantiene informado al personal del

Laboratorio sobre los cambios a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del

Laboratorio


136

9. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad Asegura la accesibilidad de los

documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio al personal del

Laboratorio

10. El personal del laboratorio debe aplicar de forma correcta los manuales, procedimientos

generales, instrucciones de trabajo, especificaciones y formatos correspondientes a su

actividades de trabajo

11. El personal del laboratorio mantiene en buen estado los procedimientos, instrucciones de

trabajo y que hayan sido dispuestos para su uso

12. El personal de laboratorio solicita los cambios o modificaciones que consideren

pertinentes para mantenerlos vigentes y funcionales

Finaliza proceso

Proceso: REVISIÓN DE PEDIDOS Y CONTRATOS

Objetivo: Elaborar contrato con el cliente por servicios solicitados a la Dirección

Pasos

El cliente se apersona a la Dirección Nacional de Recursos Minerales a solicitar un pedido

y/o a realizar un contrato

1. Registrar la entrada y salida de los clientes a la Dirección Nacional de Recursos

Minerales

2. El Director del Laboratorio atiende a los clientes que requieran información o solicitud

de servicios del Laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

3. Una vez el cliente solicita formalmente su requerimiento el Director del Laboratorio

procede a preparar las cotizaciones u ofertas a los clientes

4. El Director del Laboratorio registra los requerimientos del cliente en la hoja de solicitud

de pedidos del laboratorio y asegurar que los requisitos del cliente han sido

comprendidos y que el método seleccionado es adecuado al propósito

5. la secretaria remite a la administración de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

la información y los datos necesarios para la facturación de los servicios a los clientes.

6. El cliente debe pagar por el servicio en la administración

7. Mantener los registros de cotizaciones y ofertas a los clientes, las solicitudes de pedidos

de los clientes, mantener el consecutivo de cotizaciones y ofertas entregadas a los

clientes

8. La administración refrenda los posibles contratos de servicios de análisis o pruebas con

los clientes

9. Asegurar que las posibles diferencias entre pedidos y ofertas hayan sido resueltas con el

cliente antes de iniciar los trabajos e informar al mismo cualquier posible desviación

que surja con respecto al pedido inicial pactado

10. Identificar los métodos para la realización de pruebas

11. Designar al personal autorizado para realizar la prueba o el análisis o a los laboratorios o

personal para la subcontratación de servicios de análisis o pruebas

12. Verifica que la información y los datos necesarios para la facturación de los servicios a

los clientes estén correctos

13. En ausencia del Director del Laboratorio, el Administrador del Sistema de Calidad

atiende a los clientes que requieran información o solicitud de servicios del Laboratorio

de la Dirección Nacional de Recursos Minerales.

Finaliza Proceso


137

Proceso: VALIDACIÓN DE MÉTODOS

Objetivo: Validar los procesos de análisis de laboratorio, para establecer métodos.

Pasos

1. Inicialmente se debe identificar la referencia para decidir el resultado de la validación.

2. Se debe identificar las características del método a validar (alcance de la medición, la

incertidumbre, el error, la estabilidad) y los requisitos de la función correspondiente,

expresados de manera cuantitativa

3. Se procede a determinar el desempeño del método para cada una de las características

identificadas en el paso anterior, a través de pruebas o experimentos

4. Para la determinación del desempeño deberán emplearse métodos alternos y no limitarse

a la repetición del método que se está validando

5. Se comparan los resultados del desempeño obtenido con los requisitos correspondientes

establecidos

6. En el caso en que los resultados demuestren un desempeño no satisfactorio, el método

puede ser ajustado. Para estos casos los límites de aceptación deben ser preestablecidos

7. Determinado el cumplimiento con todos los requisitos establecidos, de los resultados del

desempeño del método validado se declara que el método ha sido validado para la

función prevista

8. Deben estar a disposición las evidencias que soporten las declaraciones de cumplimiento

del método sujeto a la validación

Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE DATOS

Objetivo: Verificar la validez del método utilizado y los resultados obtenidos.

Pasos

1. El Director del Laboratorio aplica un control a todos los datos y cálculos realizados para

las distintas pruebas, ensayos o análisis que realice el Laboratorio de la DNRM.

2. El Director del Laboratorio aprueba las ecuaciones y expresiones matemáticas que se

deben utilizar en las hojas de cálculos y las correspondientes validaciones

3. El Director del Laboratorio establece las medidas necesarias para la protección de la

integridad y confidencialidad de los datos:

Recibidos

Recopilados,

Procesados

Transferidos

Y almacenados en las distintas operaciones del laboratorio

4. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad desarrolla las ecuaciones y

validaciones de las expresiones matemáticas que se deben utilizar en las hojas de cálculos

5. El Administrador del Sistema de gestión de Calidad explica al personal del laboratorio el

uso correcto las hojas de cálculos y la forma como deben validarse

6. El personal del laboratorio se asegura de mantener el registro y/o captación correcta de

los datos durante la realización de las pruebas, análisis o ensayos y su debida

transcripción en las hojas de trabajo correspondiente.

7. Validar las hojas de cálculos correspondientes antes de utilizarlas, revisar el cálculo y

veracidad de los resultados de las operaciones

8. El personal del laboratorio le informar al Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad sobre posibles errores o dudas sobre los resultados de las operaciones

automatizadas que se detecten en las hojas de cálculos o en los software de los equipos

Finaliza Proceso


138

Proceso: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DEL LABORATORIO

Objetivo: Capacitar y evaluar el desempeño del personal de laboratorio

Pasos

1. El Director del Laboratorio debe asegurar la competencia de todos los que operan los

equipos específicos, realizando pruebas o análisis en el laboratorio de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales, evaluando los resultados, y firmando los informes de

laboratorio

2. La competencia del personal que realiza dichas tareas debe estar calificada sobre las bases

de:

Educación, formación

Experiencia apropiada

Y habilidades demostradas según sea pertinente

3. Los registros que evidencian la calificación del personal los mantiene en custodia la

oficina Interinstitucional de Recursos Humanos del Ministerio de Comercio e Industrias

4. No obstante, el Director del Laboratorio mantiene una lista del personal autorizado (R-

MICI-DNRM-LAB-034) para realizar pruebas, análisis, incluyendo tipos particulares de

muestreos, para emitir informes, para emitir opiniones y operar tipos particulares de

equipos. Siempre que haya personal nuevo o en formación para realizar una prueba o

método específico, este debe estar sujeto a una supervisión apropiada.

5. El Director del Laboratorio es consciente de la importancia de la formación para la

profesionalización y mejora de las capacidades del personal del laboratorio, para llevar

esto a cabo, se realizan las siguientes actividades:

Detección de necesidades de formación

Programa Anual de Formación

Evaluación de la Formación

Formación del Personal de nuevo ingreso o promocionado

6. Toda la formación recibida por el personal que trabaja en el laboratorio de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales se debe registrar en su expediente personal.

7. Para detectar las necesidades de formación del personal del laboratorio el Director del

Laboratorio debe utilizar los siguientes métodos:

Consultas al personal

Cumplimiento de objetivos de la calidad

Análisis de no conformidades

Finaliza Proceso

Proceso: INDUCCIÓN AL PERSONAL DE NUEVO INGRESO O PROMOCIONADO

Objetivo: Preparar al personal nuevo y/o promovido sobre las funciones a realizar

Pasos

1. La formación que se proporciona en laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos

Minerales debe incluir al personal de nuevo ingreso o que acceda a puestos de mayor

responsabilidad

2. La formación relativa al personal de nuevo ingreso puede comprender tanto la formación

para realizar pruebas, métodos o análisis específicos, manipular equipos, etc., como en la

capacitación en las instrucciones de trabajo, características de los materiales o ítems y

técnicas propias del aseguramiento y del control de la calidad así como en la

documentación del Sistema de Gestión de Calidad implementado en el laboratorio


139

3. El personal en vías de promocionar recibe la formación apropiada para el puesto que se

promociona, tomado en consideración los aspectos de seguridad e higiene, técnicos,

administrativos, del Sistema de Gestión de Calidad implementado y de actitudes, según

sean de aplicación

4. El Director del Laboratorio es responsable de la inducción del personal nuevo o

promocionado y de registrar el proceso de inducción

5. Todo el personal del Laboratorio debe firmar el registro de Compromiso de

Confidencialidad del Personal

Finaliza Proceso

Proceso: MANIPULACIÓN DE ÍTEMS

Objetivo: Establecer mecanismo interno de manejo de los objetos a ser analizados.

Pasos

1. Todo el personal del laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales es

responsable de aplicar las medidas establecidas para la recepción, transporte,

manipulación, protección, conservación, almacenamiento y disposición final de los ítem

u objetos de análisis, pruebas o ensayos para asegurar y proteger la integridad de los

mismos, cuando estén bajo la responsabilidad del laboratorio

2. La recepción de los ítems (objetos o muestras de materiales, sustancias, rocas,

sedimentos, etc.) para la realización de pruebas, ensayos o análisis la puede hacer el

Director del Laboratorio, el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad o cualquier

químico o técnico del laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

3. En la recepción, se debe comprobar que el ítems es apropiado para la prueba, análisis o

ensayo que se solicita

4. Toda la información concerniente a la composición y a las características que describen

al ítem se deben registrar en el apartado: “Descripción de la muestra” de la hoja de

Solicitud de servicios del laboratorio

5. Cuando se detecten anomalías relacionadas con las condiciones normales o especificadas

para el ítem, ya sea en el método, la norma o procedimiento que va aplicarse, éstas se

deben registrar en el apartado de: “Observaciones 1” de la hoja de Solicitud de Servicios

del laboratorio

6. Cuando exista cualquier duda respecto a la adecuación del ítem para poder realizar el

análisis, prueba o ensayo correspondiente, o cuando se determine que éste, no cumpla

con la descripción prevista o no esté especificado con suficiente detalle, se debe informar

al cliente y solicitarle las instrucciones o información adicionales antes de proceder. Los

aspectos tratados con el cliente se deben registrar en el apartado de: “Observaciones 2” de

la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio

7. Luego de la recepción satisfactoria del ítem se le debe asignar un número que lo

identifique inequívocamente durante todo el tiempo que permanezca en el laboratorio.

Esta identificación debe registrarse en el apartado: “Muestra No.” de la hoja de Solicitud

de Servicios del laboratorio

8. Cuando se trate de volúmenes grandes de muestras se puede utilizar la hoja adjunta a la

Solicitud de Servicios del laboratorio para la descripción y verificación de muestras que

realiza el técnico o con el cliente

9. Luego que se ha completado toda la información en la hoja de Solicitud de Servicios del

Laboratorio, se le debe entregar una copia al Cliente como constancia de que el ítem ha

sido recibido

10. A fin de evitar confusiones con otros ítems o de otros clientes, a cada ítem recibido se le

debe colocar la inscripción del número de identificación asignado, que puede ser en:


140

Recipiente

Plástico o envoltura

Bolsas plásticas o de papel

Mediante etiqueta

Otros

Y, cuando sea posible, se debe identificar la propia muestra.

11. La identificación asignada se debe conservar durante la permanencia del ítem en el

laboratorio y esta identificación debe asegurar que los ítems no puedan confundirse

físicamente o cuando se haga referencia a ellos en otros documentos. La identificación

debe ser extensiva cuando se hagan subdivisiones en grupos de ítems o submuestras o

bien se hagan transferencias de ítems dentro y desde el laboratorio. En estos casos, la

muestra de reserva debe hacer referencia a la identificación principal seguida de la

reserva “X”. Las submuestras deben hacer referencia a la identificación principal seguida

de registros: R1 R2, R3. etc. En cualquiera de los casos las submuestras deben registrase

en el apartado: “No. de Submuestras” de la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio

12. Al ítems que se va a analizar se le debe adjuntar una copia de las hojas de asignación del

trabajo para el área de preparación de muestra o de la hoja de asignación de trabajo para

análisis químico y entregarse al químico o técnico, autorizado por el Director del

Laboratorio, para realizar la prueba o análisis, correspondiente. La hoja original de

solicitud de servicios del laboratorio debe permanecer en el expediente del cliente

13. Finalizada la utilización de las copias de hojas del solicitante, la secretaria del laboratorio

debe destruirla

14. El químico o técnico del laboratorio asignado por el Director del Laboratorio para la

prueba, ensayo o análisis correspondiente, es responsable de la manipulación segura y de

la protección del ítem contra deterioros, pérdidas o contaminación cruzada, para lo cual

debe aplicar las pautas e instrucciones establecidas en las normas y procedimientos del

método correspondiente.

15. Cuando el ítem o muestra deba ser devuelto a los clientes, después de la prestación del

servicio, el químico o técnico del laboratorio debe poner un cuidado especial para

asegurarse de que éstos no se dañen, deterioren, contaminen o se extravíen durante los

procesos de manipulación, almacenamiento o espera.

16. No está permitido, bajo ninguna circunstancia, sacar los ítems o parte de éstos, fuera del

laboratorio y tampoco pueden ser utilizados para otros fines distintos a los requeridos por

los clientes.

Las pruebas, ensayos o análisis se deben realizar conforme a los requisitos solicitados y

acordados con el cliente, en el caso de que se deban modificar tales requisitos, el Director del

Laboratorio debe comunicar al cliente y se debe registrar la naturaleza de los cambios en

apartado:

“Observaciones 3 ” de la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio

17. El Director del Laboratorio debe verificar los cálculos y resultados de los análisis o

pruebas realizados así como el informe del laboratorio para la firma y sello de

aprobación. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe verificar que el

informe cumpla con todos los requisitos de calidad.

18. Al cliente, se le debe entregar el original del informe del laboratorio y una copia del

informe se debe archivar en el expediente correspondiente, todo esto conforme a lo

establecido en el procedimiento

19. Finalizada la prueba, análisis o ensayo correspondiente el químico o técnico del

laboratorio debe coordinar con el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad la

disposición final del ítem


141

20. Al momento de completar la hoja de Solicitud de Servicios del laboratorio, se le debe

informar al cliente o a la persona que trae la muestra que el laboratorio no se hace

responsable por las muestras que no sean retiradas por los clientes o solicitantes en un

plazo mayor a los 30 días contados a partir de la fecha de entrega de los informes.

21. Cuando los ítems deban ser conservados por el laboratorio, éstos deben almacenarse en

las zonas destinadas para el almacenamiento. Estas zonas deben ser sitios que reúnan las

siguientes condiciones:

Tener control de entrada y salida (Registros con la fecha, nombre y firma de las

personas que utilizan las muestras).

Tener las condiciones ambientales (Humedad, temperatura, etc. especificadas en los

métodos correspondientes) y mantener registros diarios de dichos parámetros.

Estar protegidos contra la humedad, lluvia, calor o fuentes de luz excesivas.

Estar identificadas apropiadamente.

Estar protegidos contra incendios (extintores, detectores de humo, etc.)

22. El Administrador del Sistema de gestión de Calidad debe verificar la manipulación,

conservación, control de entrega y almacenamiento de los ítems o muestras

23. El control de entradas y salidas de los ítems las debe registrar el Administrador del

Sistema de Gestión Calidad en el formato para el control de muestras

24. Cuando se deba devolver muestras a los clientes, éstas deben registrarse en el formulario

de registro de devolución de muestras a los clientes

Cuando el personal del laboratorio deba transportar ítems o muestras recolectadas fuera

del laboratorio para realizar análisis, ensayos o pruebas se deberá informar al Director

del laboratorio y/o en su ausencia al Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

para su debida autorización

25. El químico o técnico asignado debe llevar consigo la hoja de solicitud de servicios para

registrar los aspectos relacionados con la identificación y descripción de la muestra

26. Durante su transporte los ítems o muestras, se deben colocar en recipientes, envases o

envolturas apropiadas de modo que impida movimientos bruscos, humedad, que se

caigan o deterioren

27. Los ítems o muestras deberán mantenerse en lugares con las condiciones ambientales

necesarias para su buen uso y preservación

28. Cuando los ítems o muestras sufran algún tipo de deterioro o contaminación, se deberá

reportar al Director del Laboratorio o al Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

para la toma de decisiones necesarias

29. El Director del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad deben

revisar el ítem o la muestra afectada y en función de su estado determinará la utilización

o nueva recolección de los mismos

30. Los motivos para conservar o almacenar los ítems o muestras en el laboratorio se deben a

las siguientes razones:

Para permitir realizar posteriormente ensayos, análisis o pruebas

Por motivos de investigación

En espera del retiro por parte del cliente

Otros que sean convenidos por el Director del Laboratorio o el Director de la


31. Al desechar los ítems o muestras se deben tomar las medidas necesarias de manera que

éstos no contamines el medio ambiente

32. Al desechar los ítems o muestras se deben tomar las medidas necesarias de manera que

éstos no contaminen el medio ambiente


142

33. Cuando los ítems sean desechados o devueltos a los clientes, se hará constar la

disposición tomada en la hoja de control de entradas y salidas de los ítems

34. Todos los documentos y registros que se generen por la aplicación de este procedimiento

se deben controlar de acuerdo al procedimiento de control de los registros.

Finaliza Proceso

Proceso: MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE ENSAYOS, ANÁLISIS O

PRUEBAS

Objetivo: Velar por el uso y mantenimiento adecuado de los equipos, por los funcionarios

Pasos

1. El Laboratorio mantiene el registro donde figuran los equipos utilizados para la

realización de las distintas pruebas, análisis o ensayos en cual se recogen los datos más

significativos de dichos equipos, tales como:

Código

Nombre o descripción

El uso

Marca

Modelo

Ubicación

Fecha de compra

Fecha de baja ( cuando se descartan )

2. Los químicos y técnicos del laboratorio son responsables de utilizar y manipular los

equipos apropiadamente y en forma segura

3. Los químicos y técnicos del laboratorio son responsables de utilizar y manipular los

equipos apropiadamente y en forma segura. Para cada equipo se debe mantener un

expediente, en el cual se archivan:

La ficha de los equipos de análisis

El historial de daños

El mantenimiento preventivo planificado

Es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad mantener de

forma actualizada los expedientes de los equipos

4. El Administrador del Sistema de gestión de Calidad debe planificar y coordinar con los

químicos, analistas o proveedores subcontratados el mantenimiento preventivo de los

equipos e instrumentos, asegurando que se conserven en buen estado de funcionamiento

5. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe planificar y coordinar con los

químicos, analistas o proveedores subcontratados el mantenimiento preventivo de los

equipos e instrumentos, asegurando que se conserven en buen estado de funcionamiento

6. El mantenimiento preventivo realizado a cada equipo se debe documentar en la Ficha de

Mantenimiento Preventivo. Cada punto de inspección o revisión a realizar se identifica de

forma numérica 1, 2, 3,…., los cuales pueden variar en función de los siguientes aspectos:

Especificaciones del Fabricante

Datos históricos

Actuaciones de mantenimiento preventivo y correctivo previas

El seguimiento y registro de dichos mantenimientos se deben documentar en la sección

(B) de la Ficha de Mantenimiento, donde figuran:

Los puntos de revisión según se especifica en la sección (A)

La fecha en que se realizó la actividad.

Las horas dedicadas al mantenimiento.

Firma del responsable del mantenimiento realizado


143

En el expediente del equipo deben reposar copias de los documentos relacionados con el

mantenimiento preventivo efectuado

7. Los químicos y analistas del laboratorio deben comunicar al Administrador del Sistema de

Gestión de Calidad los fallos o desperfectos que se presenten en los equipos. El

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe coordinar con el Director del

Laboratorio la asignación de las personas responsables de corregir el fallo o desperfecto

El mantenimiento correctivo realizado a los equipos se debe documentar en el formulario

Historial de daños, donde se hace constar:

La fecha en que se suscitó el suceso

La descripción del suceso o daño del equipo.

El tipo de reparación efectuado o a efectuar

El tipo de reparación (interna o externa)

Posibles observaciones

En el expediente del equipo deben reposar copias de los documentos relacionados con el

mantenimiento correctivo efectuado

8. Cuando los equipos deban enviarse a reparar fuera del laboratorio, se debe registrar la

salida y la entrada y los datos correspondientes en el formulario que también se utiliza

para el control de entradas y salidas de los equipos de medición


se deben controlar de acuerdo al procedimiento de control de los registros

Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE REGISTROS

Objetivo: Mantener un registro actualizado de las actividades y servicios brindados

Pasos

1. El personal del laboratorio es responsable de asegurar que todos los registros que generen

en sus actividades sean legibles y almacenen de modo que sean fácilmente recuperables.

Para ello se pueden utilizar portafolios, carpetas alojadas en archivadores metálicos o

muebles especiales con acceso controlado, o bien archivos informáticos en las

computadoras del laboratorio, asegurando en todo momento la confidencialidad de los

mismos. Los registros que se mantengan impresos o de forma electrónica deben

mantenerse en un ambiente seguro que esté libre de humedad, polvo, etc. o de

situaciones que los deterioren, causen daños o pérdidas.

2. El periodo de conservación de los registros queda establecida en la Lista Maestra de los

registros y se toma como referencia la duración del periodo de acreditación, así como los

requisititos legales y reglamentarios que aplican a la DNRM. Es responsabilidad del

personal del laboratorio mantener sus registros por el tiempo especificado de retención.

3. Los registros almacenados electrónicamente se protegen y salvaguardan según lo

establecido en el procedimiento de control de los documentos informáticos.

4. El sistema para identificar los registros es a través de una descripción o nombre para el

cual se utiliza y de la siguiente codificación: R-MICI-DNRM-LAB-XXX; donde:

R: Registro

MICI: Son las siglas del Ministerio de Comercio e Industrias.

DNRM: Son las siglas de la Dirección Nacional de Recursos Minerales.

LAB: Son las siglas del Laboratorio.

XXX: Indica el número de secuencia del documento


144

5. El ASGC, debe mantener en una lista los registros de calidad y técnicos del laboratorio.

Es responsabilidad del ASGC del laboratorio mantener actualizada dicha lista.

6. Se consideran registros técnicos: los datos e información resultante de la realización de las

pruebas, análisis, muestreos y control interno de calidad que indican si se alcanza la

calidad o los parámetros especificados. Estos pueden ser formularios completados,

contratos, hojas de trabajo, bitácoras, libretas, gráficos de control, certificados de

calibraciones externas de equipos, registros de personal, copias de los informes de

ensayos, encuestas o información de clientes. Etc.

7. Las observaciones, los datos y cálculos se deben registrar en el momento que se realiza la

actividad y deben ser escritos con tinta. Se debe incluir el nombre, inicial o firma de la

persona que genera el registro, así como de quien verifica el resultado

8. En el caso en que se cometan errores en los registros, se pasará una línea sobre el dato

original y se colocará al lado la corrección y las iniciales de quien realizó dicha

corrección. En ningún momento se debe borrar o tachar el dato equivocado

9. El Personal del laboratorio es responsable de mantener y almacenar los registros técnicos

relacionados con sus actividades

10. Se consideran registros de calidad los generados como resultado de la aplicación de los

requisitos de gestión de la norma. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

del laboratorio es responsable de mantener y almacenar los registros de calidad, de

acuerdo las generalidades establecidas en este procedimiento

11. Una vez concluido el período de retención, establecido por el laboratorio, para los

registros, éstos deben ser destruidos de manera apropiada. Los registros sólo pueden ser

eliminados por personal autorizado por el Director del Laboratorio y debe quedar

evidencia de la destrucción en un Acta de destrucción de documentos, que mantiene la

secretaria del laboratorio

Finaliza Proceso

Proceso: SELECCIÓN DE MÉTODOS

Objetivo: Mantener actualizado un listado de normas y métodos idóneos para realizar los

trabajos de laboratorio

Pasos

1. Es política del laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales asegurar que

se apliquen métodos y procedimientos o instrucciones de trabajo apropiados para:

La realización de las pruebas o análisis (cuando sea necesario para la adecuada

interpretación y aplicación del método).

El muestreo de los ítems (cuando sea necesario).

La manipulación y preparación de los ítems (cuando la ausencia de los mismos

pueda comprometer los resultados de los ensayos).

El transporte y almacenamiento de los ítems.

El cálculo de la incertidumbre (cuando lo solicite el cliente).

La aplicación de técnicas estadísticas para el análisis de los datos de las pruebas o

análisis

2. Es responsabilidad del Administrador del Sistema de calidad mantener actualizada la lista

de todas las norma, guías o recomendaciones internacionales utilizadas por el laboratorio

de la Dirección Nacional de Recursos Minerales para la realización de las pruebas o

análisis que se registran en el formulario de documentos externos

3. Cuando se detecte que se han editado nuevas normas, guías o recomendaciones

internacionales que sustituyen a las que se están utilizando, debe preparar una

requisición para la compra de las mismas.


145

4. El Director del Laboratorio y el Coordinador de la Administración aseguran la

adquisición de normas, guías o recomendaciones internacionales vigentes, ya sea de

forma impresa, electrónica o en CD de acuerdo al procedimiento de compra de servicios

y suministros

5. El Laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales utiliza métodos

normalizados emitidos por organismos internacionales, regionales, nacionales, u otros

emitidos por asociaciones científicas, fabricantes de equipos etc. relacionadas con la

actividad del laboratorio, tales como ISO, ASTM, COPANIT, AENOR entre otros; de

acuerdo a los requerimientos o necesidades de los clientes.

6. El Director del Laboratorio debe asegurar que el laboratorio de la Dirección Nacional de

Recursos Minerales utilice la última versión de las normas, guías o recomendaciones,

salvo que no se apropiado o posible

7. Es responsabilidad del Director del Laboratorio en coordinación con el Administrador del

Sistema de Gestión de Calidad desarrollar instrucciones de trabajo que faciliten la

adecuada interpretación y aplicación del método

8. Cuando el cliente no especifique el método a utilizar, el Director del Laboratorio y/o el

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad son responsables de seleccionar los

métodos normalizados apropiados

9. Cuando se preparen soluciones para la realización de los análisis, estas se deben registrar

en el formato de “Registro de preparación de soluciones para análisis”

10. Para asegurar la adecuada ejecución de los métodos normalizados, se deben registrar y

monitorear las condiciones ambientales del Laboratorio, en los formatos establecidos

En tanto que, la ejecución de los trabajos y los cálculos para los análisis se deben registrar

en los siguientes formatos:

Hoja de trabajo para el análisis de Fe2O3 total en rocas de silicatos, carbonatos y

fosfatos basados en la solución B

Hoja de trabajo para la determinación de CaO total por titulación y MgO por

absorción atómica en rocas de carbonatos y fosfatos basados en la solución B

Hoja de trabajo para la determinación de SiO2 en rocas de silicatos, carbonatos y

fosfatos basados en la solución A

Hoja de trabajo para la determinación de Al2O3 en rocas de silicatos, carbonatos y

fosfatos basados en la solución A.

Hoja de trabajo para el análisis de perdida por Ignición

Hoja de trabajo para el análisis de muestras por Difracción de Rayos X

Hoja de cálculo para el análisis de Hierro total en rocas de silicatos, carbonatos y

fosfatos

Hoja de cálculo para la determinación de CaO total por titulación y MgO por

absorción atómica en rocas de carbonatos y fosfatos basados en la Solución B

Hoja de cálculo para la determinación de SiO2 en rocas de silicatos, carbonatos y


Hoja de cálculo para la determinación de Al2O3 en rocas de silicatos, carbonatos y


Hoja de cálculo para el análisis de perdida por Ignición

11. En el caso que el laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales desarrolle

métodos propios para realzar pruebas o análisis, éstos deben hacerse en el marco de

proyectos de naturaleza científica, planificada, con personal calificado así como con

equipos, instrumentos y materiales adecuados de manera que se asegure la idoneidad y

aptitud del método


146

12. El Director del Laboratorio es responsable de la planificación y actualización del

desarrollo de los nuevos métodos que desarrolle el laboratorio de la Dirección Nacional

de Recursos Minerales, de comunicar los planes y el estado de avance de las actividades

y de la comunicación de los resultados al personal administrativo y técnico del

laboratorio que se pertinente

13. El Director del Laboratorio es responsable de la validación de los métodos que desarrolle

el laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales de acuerdo al

procedimiento de validación de los métodos

14. Es responsabilidad de la Administración de la Dirección Nacional Recursos Minerales

asegurar que se disponga de los recursos necesarios para el desempeño efectivo de las

validaciones

15. El método que desarrolle el laboratorio debe documentarse conforme al procedimiento de

control de los documentos

16. Cuando sea necesario utilizar métodos no normalizados, éstos deben ser acordados con el

cliente. Las especificaciones dadas por los clientes, así como el objetivo de la prueba o

análisis, deben estar documentadas en el formulario de solicitud de servicios del

laboratorio

17. Cada vez que un método normalizado se modifica este deber ser validado.

18. El Director del Laboratorio es responsable de la validación de los métodos no

normalizados, antes de ser utilizados, de acuerdo al procedimiento de validación de los

métodos

19. En cualquiera de los tres casos mencionados anteriores, cuando el método sea propuesto

por un cliente sea inapropiado o esté desactualizado, el DL y en su ausencia el ASGC

deben informárselo



Finaliza Proceso

Proceso: SUBCONTRATACIÓN DE PRUEBAS O ANÁLISIS

Objetivo: Subcontratar servicios externos, por razones de capacidad y/o tiempo.

Pasos

1. Las circunstancias por las cuales el laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos

Minerales puede subcontratar una prueba o análisis a personal externo o a laboratorios

autorizados, pueden ser por causas imprevistas, por razones estratégicas o de contratos y

en cualquiera de los casos dicha subcontratación debe ser del conocimiento del cliente

2. Las razones para subcontratar una prueba o análisis a personal externo o a laboratorios

autorizados, por causas imprevistas pueden ser:

Carga de trabajo

Necesidad de expertos técnicos

Incapacidad temporal de personal

Aptitud de equipos y/o de materiales

Lo solicita el cliente

3. Las razones para subcontratar una prueba o análisis a personal externo o a laboratorios

autorizados, de forma más permanente o continuada pueden ser:

Subcontratación permanente del personal

Se mantiene un acuerdo de colaboración o de contrato con el laboratorio

Lo establece una entidad pública


147

4. Tanto el laboratorio como el personal externo que se subcontraten deben demostrar su

competencia técnica y el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025

5. Los laboratorios a subcontratar por el laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos

Minerales deben disponer de al menos uno de los siguientes requisitos fundamentales:

Aautorización (cuando sea de un requisito legal exigible por una entidad pública)

Se debe evidenciar a través de reglamento o decreto

Acreditación ISO/IEC 17025 vigente, en la prueba o análisis a subcontratar. Se

debe evidenciar mediante certificado de acreditación por entidad de acreditación

nacional o internacional reconocida (CNA, EMA, ECA, ENAC, etc.)

Disponer de un Sistema de gestión de calidad de acuerdo a la Norma

Internacional ISO/IEC 17025 desarrollado e implementado

6. La evaluación del cumplimiento de los requisitos fundamentales, junto con los que a

continuación se mencionan; serán los criterios a utilizar por el Director del Laboratorio

para aprobar a un laboratorio

Tiempo de entrega

Mejor precio

Disponibilidad de crédito

Otros

7. Los laboratorios deben ser evaluados por el Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad y/o el técnico que realizará la prueba o análisis. El resultado de la evaluación de

cada laboratorio autorizado se debe registrar en el formato establecido. El Administrador

del Sistema de Gestión de Calidad es responsable de mantener en una lista actualizada la

relación de los laboratorios autorizados

8. El laboratorio subcontratado debe firmar un acuerdo de confidencialidad (excepto cuando

sea un laboratorio solicitado por el cliente)

9. El personal externo tales como: químicos, analistas, técnicos, etc. a subcontratar por el

laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales debe disponer de los

siguientes requisitos fundamentales:

Titulación de químico, biólogo o similar o experiencia equivalente

Cédula o Pasaporte

Experiencia con más de tres años en la realización de pruebas o análisis similares

Conocimiento de la norma ISO/IEC 17025

10. La evaluación del cumplimiento de los requisitos fundamentales, junto con los que a

continuación se mencionan; serán los criterios a utilizar por el Director del Laboratorio

para aprobar a un personal externo:

Tiempo de entrega

Mejor precio

Disponibilidad laboral

11. La verificación de los requisitos del personal externo la debe registrar el Administrador

del Sistema de Gestión de Calidad en el formato establecido. El Administrador del

Sistema de Gestión de Calidad es responsable de mantener, en una lista actualizada, la

relación de personal externo autorizado para realizar pruebas o análisis en el laboratorio

de la Dirección Nacional de Recursos Minerales. El personal externo subcontratado debe

firmar acuerdo de confidencialidad (excepto cuando sea una personal solicitado por el

cliente)

12. El Jefe del Departamento de Laboratorio debe advertir, por escrito, al cliente, sobre la

subcontratación de un laboratorio o personal externo, para realizar una prueba o análisis

y, cuando corresponda, obtener la aprobación del cliente, preferiblemente por escrito o


148

mediante firma de la aceptación de de la cotización, donde se especifique claramente la

subcontratación, y en el caso de que no medie una cotización, en la solicitud de servicios

del laboratorio o en el contrato

13. Los términos y la forma de pago al laboratorio y/o al personal externo las determinará el

Coordinador de la Administración de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

14. El laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales es responsable frente al

cliente del trabajo realizado por el laboratorio o personal externo subcontratado, excepto

en el caso que el cliente o una entidad pública especifique el subcontratista que se debe

utilizar



Finaliza Proceso

Proceso: REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Objetivo: Evaluar anualmente el procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

Pasos

1. El Jefe del Departamento de Laboratorio debe realizar anualmente, preferiblemente en el

primer trimestre de cada año, una reunión de trabajo con el personal del laboratorio de la

Dirección Nacional de Recursos Minerales, para revisar el Sistema de Gestión de

Calidad, así como las actividades de pruebas y análisis

2. Los resultados de esta reunión de revisión se deben registrar en un acta o minuta de

reunión que debe levantar la Secretaria del laboratorio, en un aplazo no mayor a tres

días. La Secretaria del laboratorio debe mantener el originar y facilitar una copia al

Director de la Dirección Nacional de Recursos Minerales, al jefe del Laboratorio y al

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

3. Como primer punto de la Reunión, se deben revisar los posibles temas pendientes y los

resultados de las acciones que fueron determinadas en la reunión de revisión anterior para

verificar su efectividad en la mejora del Sistema de Gestión de Calidad. Este punto no es

de aplicación en la primera reunión de revisión

4. Como segundo punto el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe presentar

al Jefe del Laboratorio los posibles documentos del Sistema de Gestión de Calidad

(manuales, procedimientos, formatos, etc.) o de propuestas de cambios a los mismos que

estén pendientes de revisión y/o aprobación, para la correspondiente actualización de los

mismos

5. Como parte del segundo punto se debe revisar la Política de Calidad para verificar que se

mantiene coherente con el propósito del laboratorio y de la Dirección Nacional de

Recursos Minerales y que sea adecuada

6. La revisión de la Política de Calidad, no necesariamente requiere una modificación a la

misma. Si se considera vigente, se mantiene igual y así se hará constar en el Acta de

Reunión

7. En el tercer punto el Jefe del Laboratorio debe presentar un reporte sobre el estado de las

actividades y proyectos que ejecuta el laboratorio, así como de las futuras, enfocando los

aspectos de necesarios para la mejora, la eficiencia y el desempeño del personal. El Jefe

del Laboratorio solicita incluir en este punto aspectos relacionados con la dotación de

recursos y las acciones de personal

8. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad, como parte técnica, debe presentar

un reporte sobre el estado del Sistema de Gestión de Calidad en función de las

operaciones desarrolladas durante el período, incluyendo situaciones especificas tales


149

como no conformidades, acciones correctivas y preventivas, resultados de pruebas de

aptitud, evaluaciones técnicas recibidas, incremento o disminución de la capacidad del

laboratorio para realizar las pruebas o análisis, etc.

9. Cualquier otro personal técnico del Laboratorio, cuando así le sea querido por el jefe del

Laboratorio, debe presentar un reporte sobre las operaciones realizadas en su área de

trabajo por ejemplo: debilidades encontradas, no conformidades detectadas, las acciones

tomadas y los resultados obtenidos; problemas o dificultades que se afrontan o bien

necesidades especificas de recursos etc. El Coordinador de compras del laboratorio, debe

presentar un resumen del resultado de las evaluaciones anuales realizadas a los

proveedores y que hayan sido registrados en el formulario de Evaluación de proveedores

de laboratorio

10. En el cuarto punto el Jefe del Laboratorio debe comentar con el personal el programa

que se va ejecutar en el próximo periodo. Este punto sirve para confirmar que el

Programa registrado:

Ha sido elaborado en función de las necesidades de formación del personal

Involucra al personal permanente y al subcontratado

Ha considerado las evaluaciones del personal y de los responsables de áreas

correspondientes

Se ajusta al presupuesto disponible y puede ser ejecutado por el Coordinador de la

Administración

11. En el quinto punto, el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad presenta un

resumen de los Informes de las Auditorias Internas de Calidad realizadas recientemente,

analizando los resultados de dichos informes, a fin de que el Jefe del Laboratorio

compruebe que se ha dado seguimiento a las No Conformidades y a las Observaciones

detectadas en las auditorias que se han registrado en el control de las acciones correctivas

y preventivas

12. De acuerdo a los datos presentados, el Jefe del Laboratorio puede recomendar auditorias

a nuevas áreas o procesos y contar con datos objetivos para revisar y aprobar el

Programa Anual de Auditorias Internas que ha preparado el Jefe del Laboratorio para el

siguiente periodo

13. En este sexto punto el Jefe del Laboratorio debe revisar el estado de las acciones tomadas

con respecto a los resultados a las evaluaciones de seguimiento de la acreditación del

Consejo Nacional de Acreditación con el propósito que se pueda verificar o impulsar el

cierre de las posibles acciones correctivas y preventivas emprendida.

14. En el séptimo punto el Jefe del Laboratorio, debe presentar un análisis de los resultados

de las comparaciones interlaboratorios o en ensayos de aptitud en las que haya

participado el laboratorio y cuando sea posible, una comparación con desempeños

anteriores. O bien, los planes de trabajo para participar en futuras comparaciones

interlaboratorios o ensayos de aptitud. Se debe tener presente que el laboratorio debe

participar en comparaciones interlaboratorios, al menos en las pruebas y análisis, para

los cuales esté acreditado o desee acreditarse.

15. En el octavo punto el Jefe del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad deben presentar las previsiones de cambios en el volumen de trabajo o en los

tipos de trabajos realizados por el Laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos

Minerales, ya sea por causa de solicitudes especiales, nuevos proyectos, planes

estratégicos, convenios etc. de modo que se planifiquen a las necesidades de personal y

recursos para poder atenderlas y coordinarlas con la coordinación administrativa de la

Dirección Nacional de Recursos Minerales o bien con el Departamento de Recursos


150

Humanos del Ministerio de Comercio e Industrias y con el Director de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales según sea el caso

16. En el noveno punto el Jefe del Laboratorio debe revisar los resultados de las encuestas

realizadas a los clientes del laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales,

para comprobar el grado de satisfacción de los mismos y que se cumplen sus necesidades

y expectativas

17. El Administrador del Sistema de Calidad debe presentar al Jefe del Laboratorio de forma

tabulada o graficada los resultados de las encuestas registradas en los formularios

establecidos

18. La información de las encuestas a clientes, debe ser un dato de partida para la

formulación de nuevos Objetivos de Calidad

19. En el décimo punto el Jefe del Laboratorio debe solicitar al Administrador del Sistema de

Gestión de Calidad un informe sobre las quejas y reclamaciones registradas, así como el

estado de situación de las mismas, a fin de comprobar la efectividad del tratamiento

implementado y la satisfacción de los Clientes, consumidores y partes interesadas ante la

solución adoptada.

20. La información de las quejas y reclamaciones, es también dato de partida para la

formulación de nuevos objetivos de calidad

21. En función de todos los informes, datos y documentos estudiados en la Reunión de

Revisión el Director del Laboratorio determina las posibles Acciones de Mejora, que

pueden estar relacionadas pero no limitadas a los siguientes aspectos:

Aseguramiento de calidad en los procesos y métodos utilizados para realizar las pruebas

y/o los análisis

Atención a Clientes

Recursos, equipamiento instalaciones del laboratorio.

Formación de personal

Proveedores

Otros

22. El Jefe del Laboratorio debe determinar y presentar ante el personal del laboratorio de la

Dirección Nacional de Recursos Minerales las áreas prioritarias a mejorar

23. El décimo primer punto es la revisión de los objetivos de calidad que fueron establecidos

en el período anterior. El Jefe del Laboratorio debe analizar los plazos, los porcentajes de

avance logrados de los objetivos, utilizando el formulario, objetivos de calidad

24. Los responsables de áreas, departamentos o procesos exponen los resultados obtenidos,

posibles problemas, soluciones adoptadas, etc. con respecto a los objetivos que les fueron

asignados.

Una vez que se ha conocido el estado real de los objetivos de calidad. Las acciones

posibles, frente a la revisión de los objetivos podrán ser:

Redefinición de Objetivo

Mejora de Objetivo

Eliminación de Objetivo

25. Luego del análisis de los resultados observados en los puntos anteriores, el Jefe del

Laboratorio cuenta con suficientes elementos como para definir los nuevos objetivos de

calidad que el Laboratorio del la Dirección Nacional de Recursos Minerales propondrá

alcanzar en el próximo periodo

26. Los objetivos se registran en el documento objetivos de calidad, en el cual se establecen

los responsables, metodología, recursos, plazos etc. y se deben comunicar al Director de

la Dirección Nacional de Recursos Minerales


151

27. La Secretaria del laboratorio debe levantar un acta de reunión. Todos los documentos y

registros que se generen por la aplicación de este procedimiento se deben controlar de

acuerdo al procedimiento de control de los registros.

Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN, ESTÁNDARES DE

REFERENCIA O CONTROL Y REACTIVOS QUÍMICOS

Objetivo: Mantener actualizados los registros de revisión, calibración y control de los

equipos, conjuntamente con el Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad.

Pasos

1. Todos los equipos o dispositivos de medición utilizados para las pruebas o análisis,

incluidos los equipos para hacer mediciones auxiliares (de condiciones ambientales:

humedad, temperatura, etc.) que tengan un efecto significativo en la exactitud o en la

validez de los resultados de las pruebas o análisis, deben ser calibrados antes de ser

puestos en servicio. Para cumplir con esto, el Jefe del Laboratorio junto con el

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad, identifican los equipos o dispositivos

de medición que posee y utiliza el Laboratorio y registrarlos en el formato lista de los

equipos del laboratorio. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad o el

personal que el designe debe mantener actualizado este registros

2. El Jefe del Laboratorio junto con el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad (o

el personal que se designe) deben elaborar un programa de calibración y verificación para

los dispositivos o equipos de medición que asegure la trazabilidad de las mediciones

efectuadas

3. El programa de Calibración y de Verificación de la Cristalería se debe registrar en el

formato establecido y el Programa de Calibración y Verificación de los Equipos del

laboratorio se debe registrar en el formato establecido para las calibraciones se deben

subcontratar a laboratorios que demuestren idoneidad y competencia técnica y capacidad

de medición y trazabilidad mediante la comprobación de:

Acreditación

Sistema de gestión de Calidad ISO/IEC 17025 (requiere verificación por parte del

Sistema de Gestión de Calidad)

Participación en programas de comparaciones interlaboratorios

4. A los laboratorios subcontratados para realizar calibraciones se les debe exigir la entrega

de certificados de calibración, preferiblemente con trazabilidad a patrones nacionales de

medición, internacionales o secundarios expresados en unidades del SI (o mediante uso

de materiales de referencia certificados o de métodos y procedimientos normalizados)

que incluyan incertidumbre o bien una declaración de conformidad con la especificación

metrológica especificada.

5. Estos criterios deben ser provistos por el Jefe del Laboratorio, al momento de hacer

requisiciones de compras de servicios al departamento de compras del Ministerio de


6. Las verificaciones se deben realizar de acuerdo a especificaciones o comprobaciones

establecidas por los fabricantes en manuales o bien mediante instrucciones de trabajo

documentadas

7. Se deben mantener registros de las verificaciones o controles intermedios que como

mínimo deben describir:

El motivo por el que ha sido necesario realizar la verificación o control.


152

La prueba a la que se sometió

Los datos de los resultados obtenidos

La conclusión de la verificación o control

Nombre y firma de quien hizo la verificación o control

Nombre y firma de quien revisa

8. El uso de los equipos de medición debe registrarse en los formatos creados para tal fin:

Registro del uso de la balanza Mettler Toledo modelo AB204

Registro del uso de la balanza Mettler Toledo modelo XS203S.

Registro del uso de la micro balanza Shimadzu modelo LM-20

Registro del uso del espectrofotómetro PERKIN-ELMER 55E

Registro del uso del espectrómetro PERKIN-ELMER ANALYST 100

Registro del uso del equipo de difracción de rayos x marca RIGAKU RTP 300RC

Registro de la mufla FISHER modelo 186a

Registro del uso del horno EQUATHERM modelo 299-748

Gráficas de Controles Ambientales del área de Absorción Atómica (EXTECH

RH520)

Gráficas de Controles Ambientales del área de Química Húmeda (EXTECH modelo

RH520)

Gráficas de Controles Ambientales del área de Balanzas (DICKSON modelo

FH125).

Gráficas de Controles Ambientales del área de Difracción de Rayos X (Dickson

modelo FH125)

Registro del uso de la balanza Mettler Toledo modelo XP 204

Registro del uso del purificador de agua Purelab Option-s 7 /15

Registro de limpieza y mantenimiento de los deshumidificadores ubicados en las

Áreas de Absorción Atómica, Química Húmeda, Balanzas y Difracción de Rayos X.

Registro del uso del espectrofotómetro PERKIN-ELMER LAMBDA 25

Los certificados de calibración, son registros de calidad, que debe mantener el

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad en los expedientes de los equipos

patrones y materiales de referencia del laboratorio de la Dirección Nacional de

Recursos Minerales

9. Todos los estándares de control o de referencia que utilice el laboratorio de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales deben ser certificados. Los materiales de referencia

deben ser verificados de acuerdo a las instrucciones establecidas por los fabricantes

10. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad (o el personal que sea asignado) es

responsable de mantener los certificados de los materiales de referencia

11. Los Estándares de control o de referencia se deben registrar en el formato Inventario de

los Estándares de referencia y control y para el caso de los estándares de referencia

líquidos utilizados para análisis por Absorción Atómica

12. El uso de los estándares de control o de referencia y los estándares líquidos para análisis

por Absorción Atómica deben registrarse en los siguientes formatos creados para tal fin:

Registro de entrada y salida de los estándares de control o de referencia del anaquel

Nº 1 del área de balanzas

Registro del uso de los estándares líquidos para absorción atómica ubicados en el área

de química húmeda

13. Todos los reactivos químicos que utilice el laboratorio de la Dirección Nacional de

Recursos Minerales deben ser certificados


153

14. Los reactivos químicos deben estar registrados en el formato de inventario de reactivos

sólidos y líquidos ubicados en el depósito del área de química húmeda

15. El uso de los reactivos químicos debe registrarse en los siguientes formatos creados para

tal fin:

Registro de entrada y salida de los reactivos de los estantes 1, 2,3, tablillas 1 y 2,

desecador 1 y refrigeradora ubicados en el área de Balanzas

Registro de entrada y salida de los reactivos del área del Depósito

16. Todos los equipos o dispositivos de medición, estándares de control o de referencia y

reactivos químicos se deben identificar mediante la codificación asignada por el

Ministerio de Comercio e Industrias, por el fabricante o por el laboratorio, según se el

caso

17. Para cada equipo o dispositivo de medición, se debe mantener un registro con la “Ficha

de Equipos de Análisis” del laboratorio y un historial de daños de los equipos

18. Los dispositivos o equipos de medición y estándares de control o de referencia del

laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales, sobre los cuales se observe o

detecten resultados sospechosos, o que hayan sido sometidos a sobrecargas o

manipulación incorrecta o que se encuentren defectuosos o fuera de calibración, se les

debe identificar como “Fuera de Servicio” y así se hará contar en la lista de de los

equipos del laboratorio.

19. El estado de calibración de los equipos se indicará con la etiqueta que proporcione el

laboratorio de calibración subcontratado, y cuando no sea posible, se debe adherir la

etiqueta en su empaque, envoltorio o estuche, o bien se debe archivar en el expediente

correspondiente.

20. Cuando lleguen al Laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales

dispositivos o equipos de medición, patrones o materiales de referencia nuevos, o que

hayan sido reparados éstos, se deben verificar e identificar de acuerdo a la codificación

establecida.

21. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad o al personal designado debe

mantener actualizada una lista de Salida de Equipos o Instrumentos para revisión o

reparación

22. Los requisitos para la manipulación de los dispositivos o equipos de medición, patrones o

materiales de referencia son:

Los lugares de trabajo deben permanecer libres de vibraciones, humedad, polvo,

fuentes de calor o de luz excesiva, radiaciones etc.

Deben ser verificados antes de ser puestos en servicio

No deben moverse o trasladarse de las mesas de trabajo, sin la autorización del Jefe

del Laboratorio o del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

No está permitido ingerir alimentos o tomar bebidas mientras se estén manipulando.

Cuando se manipulen masas patrón certificadas debe hacerse, utilizando guantes de

algodón y pinzas (para masas pequeñas) para prevenir ralladuras, manchas de

humedad, etc. que puedan afectar su estado de calibración

No está permitido utilizar los dispositivos o equipos de medición, patrones o

materiales de referencia para realizar pruebas o análisis, su único fin es el servir de

patrón para una calibración

No está permitido la utilización de los dispositivos o equipos de medición, patrones o

materiales de referencia fuera del laboratorio o en áreas de trabajo distintas a las

designadas


154

23. Todos los analistas que utilicen los equipos de medición, estándares de control y

reactivos deben anotarse en los registros creados según sea el caso

24. Los requisitos para el almacenamiento de los equipos de medición, estándares de control

o de referencia y de reactivos químicos son:

Los lugares de almacenamiento temporal o permanente de los dispositivos o equipos

de medición, patrones o materiales de referencia deben permanecer libres de

vibraciones, humedad, polvo, fuentes de calor o de luz excesiva, radiaciones etc. y

en áreas con aire acondicionado

Se debe mantener un registro de las condiciones ambientales de dichos almacenes

Cuando se utilicen armarios, gabinetes o cuartos de almacén estos deben estar bajo

llave o de otros mecanismos que aseguren una protección apropiada

No deben moverse o trasladarse de los almacenes, armarios o gabinetes, sin la

autorización del Jefe del Laboratorio o del Administrador del Sistema de Gestión de

Calidad

No deben almacenarse en áreas distintas a las designadas dentro del laboratorio de la


No está permitido ingerir alimentos o tomar bebidas en los almacenes de los

dispositivos o equipos de medición, estándares de control o de referencia

Los termómetros deben almacenarse de forma vertical sobre el soporte

Las masas patrón deben permanecer en los estuches y cerrados

Los materiales de referencia deben almacenarse de forma segura previniendo la

posible contaminación cruzada.

25. El Jefe del Laboratorio y/o el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad deben

tomar todas las medidas necesarias para prevenir la contaminación o deterioro de los

dispositivos o equipos de medición, patrones o materiales de referencia, así como para

preservar su integridad.

26. Cuando se deban utilizar estándares de control o de Referencia para realizar análisis,

ensayos o pruebas fuera de las instalaciones permanentes del laboratorio de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales, se debe informar al Jefe del Laboratorio y/o en su

ausencia al Administrador del Sistema de Gestión de Calidad para su debida

autorización.

27. El Químico o Técnico asignado debe revisar los estándares de control o de referencia,

asegurándose que:

Estén en buen estado, completos y sellados.

Estén dentro del periodo de certificación (revisar certificado).

28. En caso contrario, el material entregado debe ser reemplazado por otro.

Durante su transporte los estándares de control o de referencia, se deben colocar en

recipientes apropiados de modo que impida movimientos bruscos, humedad, que se

caigan o deterioren

29. Los estándares de control o de referencia deberán mantenerse en lugares con las

condiciones ambientales necesarias para su buen uso y preservación.

30. Cuando los estándares de control o de referencia sufran algún tipo de deterioro o

contaminación, se deberá reportar al Jefe del Laboratorio o al Administrador del Sistema

de Gestión de Calidad para su reemplazo y evitar retrasos o demoras

31. El Jefe del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad deben

revisar el estándar de control o de referencia afectado y en función de su estado

determinarán la disposición del mismo

32. El estándar de control o de Referencia afectado que deba ser desechado, se le debe

mantener el certificado del mismo, por el periodo de retención establecido en los archivos


155

del Laboratorio. EL Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe dar de baja

del inventario de los estándares de control o de referencia

33. El Jefe del Laboratorio o el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad pueden

establecer Acciones Correctivas para prevenir el deterioro de los Materiales de

Referencia

34. No está previsto el uso de equipos o dispositivos de medición fuera de las instalaciones

permanentes del laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales


se deben controlar de acuerdo al procedimiento de control de los registros

Finaliza Proceso

Proceso: COMPRA Y SERVICIO DE SUMINISTROS

Objetivo: Poseer los insumos necesarios para dar el servicio de laboratorio

Pasos

1. En cuanto a la revisión de los pedidos y ofertas de servicios de análisis o pruebas es

política del laboratorio de la Dirección Nacional de Recursos Minerales asegurar que:

Los requisitos, incluidos los métodos a utilizar, estén adecuadamente definidos,

documentados y comprendidos.

El laboratorio tenga la capacidad y los recursos de equipos, materiales, reactivos,

información, personal, etc. Y estén disponibles para cumplir con los requisitos.

Se seleccione el método apropiado para realizar las pruebas o análisis y se puedan

cumplir y satisfacer los requisitos establecidos

2. Las necesidades de compras se identifican por revisión de los inventarios o por un

requerimiento especifico

3. El Jefe del Laboratorio es responsable de aprobar las necesidades de compras del

laboratorio. Cuando una compra es aprobada, la Secretaria del laboratorio completa el

formulario de Pedidos - Comprobante de Despacho del Almacén-Bienes y Servicios-

Requisición del Ministerio de Comercio e Industrias, y solicita a la Administración el

código correspondiente para la solicitud

4. Una vez que está completo, dicho formulario, el Jefe del Laboratorio y/o el

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad deben revisar que estén claros y

correctos los datos de:

Las cantidades y unidades solicitadas.

La descripción de los suministros, reactivos, materiales, etc. (Según sea el caso).

Las especificaciones técnicas y/o los términos de referencia correspondientes.

5. Luego de la revisión y aprobación del formulario de Pedidos- Comprobante de Despacho

del Almacén-Bienes y Servicios- Requisición del Ministerio de Comercio e Industrias,

éste se debe remitir a la Administración para la firma y visto bueno de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales (Director o Subdirector).

6. La Administración debe remitir la requisición aprobada al Departamento de Proveeduría

y Compras del Ministerio de Comercio Industrias para el trámite correspondiente.

7. La Secretaria del laboratorio debe mantener una copia del formulario de Pedidos-

Comprobante de Despacho del Almacén-Bienes y Servicios- Requisición del Ministerio

de Comercio e Industrias y una lista actualizada o control de Requisiciones de todos los

pedidos solicitados a fin de mantener el control correspondiente.

8. Debido a las leyes de contratación pública del Estado, el laboratorio de la Dirección

Nacional de Recursos Minerales, no puede aprobar a los proveedores puesto que es

potestad del Ministerio de Economía y Finanzas (SIASPA)


156

9. No obstante, cuando el Departamento de Proveeduría y Compras del Ministerio de

Comercio e Industrias lo comunique, el Jefe del Laboratorio y/o el Administrador del

Sistema de Gestión de Calidad, deben evaluar la información presentada por los

proveedores para establecer su cumplimiento o no, con los requisitos establecidos en los

documentos y especificaciones técnicas correspondientes

10. La Secretaria del laboratorio, debe archivar junto con la requisición y especificaciones

técnicas una copia de la evaluación técnica que realiza el laboratorio a los proveedores de

productos consumibles, suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los

ensayos, análisis o pruebas.

11. Cuando se expida la Orden de Compra ésta, se debe adjuntar al resto de los documentos

de compras

12. La persona designada como coordinador de compras del laboratorio, debe evaluar a los

proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos para la

realización de las pruebas, por lo menos una vez al año. La evaluación debe ser registrada

en el formulario establecido y presentada en la reunión anual de Revisión del Sistema de

Gestión de Calidad

13. Al recibir los suministros, reactivos, materiales solicitados por el laboratorio, el

responsable, el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad o el técnico que solicita

el pedido, deben hacer una revisión técnica y de los documentos y del pedido, a fin de

comprobar y verificar el cumplimiento de las especificaciones establecidas para la

compra

14. Todas las inspecciones a los suministros, reactivos, materiales solicitados, etc., que

afecten directamente la calidad de los análisis o pruebas, se deben registrar en el

formulario Inspección de suministros, reactivos, materiales

15. Los suministros, reactivos, materiales que no cumplan con las especificaciones

correspondientes se identifican como rechazados y se describe el motivo o causa del

rechazo para su trámite y disposición correspondiente

16. Cuando los suministros, reactivos, materiales sean aceptados se puede proceder a firmar

el acuse de recibo conforme del proveedor para su el sello en el almacén del Ministerio

de Comercio e Industrias

17. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad es responsable de asegurar que los

suministros, los reactivos y los materiales consumibles no sean utilizados hasta tanto no

hayan sido inspeccionados o verificados y aprobados satisfactoriamente

18. Cuando se realicen entregas parciales se deben mantener registros de las inspecciones

para cada una de las entregas.

19. Superada la verificación de los suministros, los reactivos y los materiales consumibles se

procede a su identificación, registro en el inventario, uso y/o almacenamiento según sea

el caso, utilizando los formularios establecidos.

20. Es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad registrar los

pedidos en el inventario y asegurar que los productos consumibles, suministros que

afectan a la calidad de los ensayos, análisis o pruebas se almacenen:

Bajo las condiciones ambientales apropiadas.

En los almacenes, lugares o sitios indicados.

Bajo las condiciones necesarias para preservarlos de forma segura

21. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe mantener el inventario

actualizado de los productos consumibles, suministros y que afectan a la calidad de los

ensayos, análisis o pruebas del laboratorio

Finaliza Proceso


157

Oficina Ambiental

Proceso: ESTUDIOS DE IMPACTO AMBIENTAL EN EL SECTOR MINERO

Objetivo: Asegurar la preservación ambiental, mitigando los impactos negativos

Pasos

1. La Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM) envía estudios de impacto ambiental a la


2. La registradora recibe la documentación y la remite a la oficina ambiental

3. El analista ambiental registra la nota en el libro de entrada de documentos

4. El analista ambiental revisa y verifica el estudio de impacto ambiental

5. El analista ambiental realiza las correcciones de existir alguna

6. El analista ambiental devuelve el estudio de impacto ambiental al promotor del proyecto

para proceda a realizar las correcciones pertinentes

6. El promotor del proyecto corrige el documento y los remite a la oficina ambiental de la

Dirección Nacional de recursos Minerales

7. El analista ambiental corrobora que las correcciones se hallan incorporado al documento

8. Una vez el documento este conforme el Director de la Dirección de Recursos Minerales

firma la nota de recomendación

9. La documentación es enviada a la Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM)

10. Una vez la Autoridad Nacional del Ambiente culmina con la revisión otorga el visto

bueno al estudio de impacto ambiental.

11. La autoridad Nacional del Ambiente (ANAM) procede a coordinar con la oficina

ambiental de la Dirección Nacional de Recursos Minerales la visita al área de impacto

ambiental.

Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES DE CAMPO

Objetivo:

Pasos

1. Las inspecciones se realizan por denuncias, irregularidades o por supervisión general

2. El técnico acude al área a revisar si se esta cumpliendo con lo solicitado

3. El técnico procede a levar un informe de lo observado en el área supervisada

4. En el caso que no este cumpliendo con lo solicitado el técnico procede a emitir una multa

Finaliza Proceso

Proceso: INSPECCIONES AMBIENTALES

Objetivo: Velar que los desarrolladores de proyectos cumplan con las normas ambientales

Pasos

1. Las inspecciones se realizan por denuncia, irregularidades o por supervisión general

2. El analista ambiental verifica en el área, que se este cumpliendo lo que establecido en el

contrato

3. El analista redacta un informe y hace recomendaciones

4. En el caso que la empresa no este cumpliendo con lo establecido en el contrato se

procede a emitir una multa.

Finaliza Proceso


158

Proceso: LAVADO DE CRISTALERIA

Objetivo: Mantener limpios los instrumentos (vasos químicos) utilizados en el laboratorio.

Pasos:

1. Diariamente se lava la cristalería utilizada en el laboratorio como lo son:

Vasos químicos

Volumétricos

Tubos de ensayo etc.

2. Se recogen los cristales y se colocan sobre el mostrador

3. Se procede a enjuagar cada uno de los cristales con agua

4. Seguidamente se lavan con un jabón especial (ALCONOX) y una esponja o cepillo

dependiendo de la forma del cristal y se enjuagan con agua destilada

5. Se lavan seguidamente con ácido dependiendo de la clase de trabajo a realizar, entre los

ácido utilizados están:

Acido Clorhídrico

Nítrico

Sulfúrico

6. Después de lavar los cristales con el ácido indicado por los químicos, se lavan

nuevamente con agua destilada

7. Se recogen los cristales y se guardan

Nota: Si se requiere que a los cristales se les realice un lavado con un químico en especial, El

químico del laboratorio debe notificarle al funcionario encargado de lavar la cristalería

Finaliza Proceso

Proceso: CONTROL DE HUMEDAD

Objetivo: Mantener el equipo en buen estado para su uso en los laboratorios

Pasos

1. Diariamente el funcionario asignado al control de humedad verifica en la pantalla del

equipo que humedad se ha registrado

2. Seguidamente procede a sacar el tanque de agua del equipo

3. El funcionario deposita el agua del tanque en la tina

4. El funcionario procede a colocar el tanque en el equipo de control de humedad

5. Mensualmente el funcionario asignado limpia el filtro del humificador del equipo de

control de humedad

Finaliza Proceso

Proceso: FILTRACIÓN DE AGUA PARA USO DEL LABORATORIO

Objetivo: Verificar las condiciones de los equipos e insumos utilizados en el laboratorio

Pasos

1. Diariamente el técnico asignado verifica que el purificador este funcionando

correctamente

2. El técnico enciende el purificador y observa el nivel del agua en el tablero indicador

3. Abre el grifo del agua potable para llenar el tanque del agua

4. El agua que sale del grifo pasa por el purificador y va llenando el tanque

Finaliza Proceso


159

Proceso: PREPARACIÓN DE MUESTRAS

Objetivo: Preparar y/o empacar las muestras, para su análisis posterior, en el laboratorio

Pasos:

1. El jefe del laboratorio entrega las muestras, junto con la hoja de control de muestras la

cual indica que análisis requiere la muestra

2. El técnico recibe las muestras, procediendo a revisar la secuencia de las muestras

enviadas

3. Si las muestras están completas el técnico procede a sacarlas del empaque

4. Si la muestra es roca se tritura siempre y cuando sea muy grande y se coloca en bandejas

5. Si la muestra son suelos las coloca en bolsas

6. El técnico pone a secar las muestras en el horno de secado

7. Una vez se ha secado la muestra de roca triturada se procede a pulverizarla

8. La muestra se mezcla para que sea homogénea

9. La muestra es depositada en una bolsa plástica con su debida identificación

10. El técnico entrega la muestra a la persona designada para analizarla

Finaliza Proceso

Proceso: ENSAYO AL FUEGO

Objetivo: Analizar muestras mediante el uso de reactivos químicos

Pasos

1. El Jefe del Laboratorio asigna tarea al químico

2. La muestra para realizar el ensayo es enviada para preparación

3. Una vez el técnico prepara la muestra la remite al químico encargado de realizar el

ensayo

4. El químico procede a pesar la muestra seca y los reactivos

5. El reactivo se va colocando en la muestra

6. Una vez el reactivo y la muestra se combinan se introducen al horno para fundirlos. Al

ser fundidos se sacan los botones de plomo para la copelación

7. Después de la copelación se obtienen las perlas de metales preciosos

8. Las perlas pasan a un tubo químico con agua regia

9. Las concentraciones se leen por absorción atómica

10. Con los resultados obtenidos se elabora un informe, el cual es remitido al Jefe del

Laboratorio

Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRÍA FINA

Objetivo: Analizar muestra para determinar la fineza de la arena o suelos

Pasos

1. El jefe del laboratorio entrega al técnico la muestra con la hoja de asignación de trabajo

para realizar la prueba

2. El técnico recibe la muestra

3. El técnico procede a pesar la muestra húmeda anotando la información en la hoja de

informe

4. El técnico coloca la muestra húmeda en una bandeja

5. La muestra es introducida al horno por varias horas para el secado

6. Una vez pasa el tiempo estimado de secado se procede a apagar el horno y se espera que

la muestra se enfríe


160

7. La muestra es coloca en cada uno de los tamices de 3/8 + 4 + 8 + 16 + 30 + 50 + 100 –

100 para ser pesada

8. El remanente de muestra que queda en cada uno de los tamices es depositado en bolsas

plásticas y estas bolsa son pesadas

9. El peso recolectado en los tamices debe ser igual al pesado de la muestra seca

Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRÍA HÚMEDA “A”

Objetivo: Analizar muestra para determinar la finura de la arena o suelo

Pasos

1. El técnico recibe muestra y la orden del jefe del laboratorio

2. El técnico procede a pesar la muestra húmeda

3. La muestra es colocada en un envase

4. La muestra se va lavando mientras se le decanta agua

5. La muestra se coloca en el horno para ser secada por un período de 24 horas

6. La muestra se deja reposar por 30 minutos

7. Una vez seca la muestra se vuelve a pesar nuevamente

8. La muestra pasa por un nido de tamices en una tina con agua

9. Los tamices utilizados son de 3/8, + 4, + 8 + 16 + 30 + 50 + 100 + 200 – 200

10. Después de cada sección se meten al horno por 24 horas, luego se dejan reposar hasta que

se enfríen

11. Cada sección es pesada

12. La muestra en entregada con los resultados al laboratorio

Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRÍA HÚMEDA “B”


Pasos:

1. El técnico recibe muestra y la orden del jefe del laboratorio

2. El técnico procede a pesar la muestra húmeda

3. La muestra pasa directamente por los tamices de 3/8, + 4, + 8 + 16 + 30 + 50 + 100 +

200 – 200

4. Cada sección de tamices se introduce al horno para ser secadas

5. Ya secas se dejan reposar hasta que se enfríen

6. Cada sección es pesada

7. La muestra en entregada con los resultados al laboratorio

Nota: En ambas granulometrías húmedas, el agua utilizada, se almacena en tanques por 24

horas. Cuando el sedimento reposa en el fondo del tanque, el agua que esta arriba se decanta

suavemente con una manguera, para luego colocar el sedimento que queda en el fondo al

horno para su secado y pesado.

Finaliza Proceso

Proceso: PRUEBA DE GRANULOMETRÍA GRUESA (ROCAS)


Pasos:

1. El jefe del laboratorio entrega al técnico la muestra con la hoja de asignación de trabajo

para realizar la prueba

2. El técnico recibe la muestra


161

3. El técnico procede a pesar la muestra húmeda anotando la información en la hoja de

informe

4. La muestra es triturada

5. El técnico coloca la muestra húmeda en una bandeja

6. La muestra es introducida al horno por varias horas para el secado

7. Una vez pasa el tiempo estimado de secado se procede a apagar el horno y se espera que

la muestra se enfríe

8. La muestra es coloca en cada uno de los tamices de 11/2”, 1”, ¾”, ½”, 3/8”, +4 -4. La (-

4) se reserva para complementar el peso original seco. En caso de que se comience con la

malla de 2”, se debe tener por lo menos 20 Kg de muestra

9. El remanente de muestra que queda en cada uno de los tamices es depositado en bolsas

plásticas y estas bolsa son pesadas

10. El peso recolectado en los tamices debe ser igual al pesado de la muestra seca.

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL MGO, NA2O Y K2O EN MUESTRAS DE SILICATOS,

CARBONATOS Y FOSFATOS Y DE CAO EN MUESTRAS DE SILICATOS

BASADOS EN LA SOLUSION B

Objetivo: Determinar el porcentaje de minerales de la muestra de suelo

Pasos:

1. Con una pipeta Volumétrica o Macro-pipeta se transfiere 4mL de las Soluciones

Estándares de Trabajo utilizados para elaborar la curva de calibración, 4mL de las

Soluciones B de los Estándares de Control y 4mL de las Soluciones B de las Muestras a

botellas de polietileno de 100Ml

2. Se adiciona con una pipeta serológica 16mL de la Solución de Lantano a cada botella de

polietileno

3. Se adiciona con una probeta 40mL de agua destilada a cada botella de polietileno, se

tapan y se agitan. Estas soluciones ya están lista para leer en Espectrómetro de

Absorción Atómica. Las condiciones del equipo son dadas por el fabricante del equipo

para cada elemento a determinar

4. Si las muestras exceden los15%, se hace una dilución apropiada de la solución B por

triplicado para que la exactitud del método no se vea tan afectada

5. Los resultados se obtienen directamente del equipo en términos de porcentaje por lo cual

se procede a imprimir utilizando el programa del equipo las lecturas obtenidas de los

Estándares de Trabajo utilizados para la elaboración de la Curva de Calibración y las

lecturas obtenidas de los Estándares de Control y las Muestras analizadas para la

determinación de los 4 Óxidos

6. Luego se elabora un cuadro en Excel con los porcentajes obtenidos para los 4 Óxidos y se

anexan junto con lo impreso anteriormente desde el programa del equipo y se le entrega a

la secretaria del Laboratorio para la Emisión del Informe

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL HIERRO TOTAL (COMO FE2O3) EN MUESTRAS DE

SILICATOS, CARBONATOS Y FOSFATOS BASADOS EN LA SOLUCIÓN B

Objetivo: Determinar la cantidad de hierro encontrado en algunos minerales del suelo

Pasos:

1. Con una pipeta volumétrica se transfiere por triplicado 5ml de la solución estándar de

hierro y 5mL de cada muestra de la solución B en una serie de frascos volumétricos de

100mL, adicional se utiliza un volumétrico para la preparación del blanco reactivo


162

2. Con una pipeta se añade 5mL de solución hidroxilamina hidroclorada al 10%, a cada

volumétrico, se mezcla y se deja reposar por 10 minutos

3. Con una pipeta se añade 20mL de la solución ortofenantrolina al 0.1 % a cada

volumétrico y se mezcla

4. Con una pipeta se añade 10mL de la solución de citrato de sodio al 10% a cada

volumétrico, se mezcla y se lleva a volumen con agua

5. Transcurridos 60 minutos se determinan las lecturas en absorbancia de los estándares de

hierro al 10%, igualmente las lecturas en absorbancia de los estándares de control y de las

muestras

6. Después de 60 minutos se determinan las lecturas en absorbancia del estándar de hierro al

10%, igualmente las lecturas en absorbancia de los estándares de control y de las

muestras. Se utiliza el espectrofotómetro UV-VIS a una longitud de onda de 555 nm y se

lleva a cero con el blanco reactivo

7. Los datos obtenidos son anotados con bolígrafo de color negro en la Hoja de Trabajo para

la Determinación de Hierro Total (como Fe2O3) en muestras de Silicatos, Carbonatos y

Fosfatos basados en la Solución B y luego son calculados los resultados introduciendo los

mismos en la “Hoja de Cálculo para la Determinación de Hierro Total (como Fe2O3) en

muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos basados en la Solución B”

8. La Hoja de Cálculo electrónica validada se encuentra en la computadora del equipo de





Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL SIO2 EN MUESTRAS DE SILICATOS, CARBONATOS Y

FOSFATOS BASADOS EN LA SOLUCION B

Objetivo: Determinar la cantidad de dióxido de silicio encontrada en el suelo (arena)

Pasos:

1. Se adiciona 8mL de las Soluciones A preparadas (Estándar de Referencia 99a

Estándares de Control, Blanco y Muestras) a matraces volumétricos de 100mL

2. Se debe usar la misma pipeta volumétrica o macro pipeta para garantizar la

reproducibilidad del método

3. Se añade 50mL de Agua a cada volumétrico

4. Se adiciona 2mL de la Solución de Molibdato de Amonio con una pipeta y se agitan los

volumétricos durante este paso. Se deja reposar por 10 minutos.

5. Con una pipeta se adiciona 4 mL de la Solución de Acido Tartárico al 10% a cada

volumétrico mientras se agitan los mismos

6. Se adiciona con una pipeta 1mL de la Solución Reductora a cada volumétrico mientras

se agitan los mismos

7. Se lleva a volumen con agua a cada volumétrico y se espera al menos 30 minutos para

realizar las lecturas en el Espectrofotómetro UV-VIS a una longitud de onda de 640nm.

Se utiliza el Blanco preparado para cerar el equipo

8. Los datos obtenidos son anotados con bolígrafo de color negro en la “Hoja de Trabajo

para la Determinación de SiO2 en muestras de Silicatos, Carbonatos y Fosfatos basados

en la Solución A” (HT-LAB-004) y luego son calculados los resultados introduciendo los

mismos en la “Hoja de Calculo para la Determinación de SiO2 en muestras de Silicatos,

Carbonatos y Fosfatos basados en la Solución A” (HC-LAB-004). En la hoja de cálculo


163

se escoge la pestaña que se vaya a utilizar ya sea para análisis en muestras de Silicatos o

análisis en muestras de Carbonatos y Fosfatos

9. Esta Hoja de Calculo electrónica validada se encuentra en la computadora del equipo de





Finaliza Proceso

Proceso: PREPARACIÓN DE SOLUCIÓN A

Objetivo: Preparar solución para utilizar en el análisis de muestras

Pasos:

1. Se transfiere 5mL de la Solución de 30% de NaOH medido con una probeta de plástico

a los crisoles de níquel utilizados para las muestras, Estándares 99a (por triplicado),

Estándar de Control y un Blanco

2. Se colocan los crisoles de níquel en una plancha caliente o hot plate y se evapora la

Solución de NaOH al 30%. No tiene mayor importancia si hay salpicaduras mientras se

evapora la solución. Se deja a temperatura ambiente los crisoles de níquel hasta que se

enfríen y luego se guardan en un desecador hasta el día que se vaya a pesar

3. Se pesa con exactitud y se añade a cada crisol de níquel 50mg de muestras si estas son

de silicatos o 200mg de muestras si estas son de carbonatos o fosfatos, también se pesa

50mg de el Estándar 99a (por triplicado) y 50mg de el Estándar de Control que se vaya

a utilizar. Recordar llevar un blanco durante todo el proceso

4. Se tapa el crisol de níquel y se calienta en un mechero con una llama bien rojiza por

alrededor de 5 minutos. Se retira el crisol, se agita cuidadosamente la solución y

nuevamente se calienta por 5 minutos más

5. Se dejan enfriar los crisoles y se añade 50mL de agua destilada y luego en reposo toda la

noche

6. En volumétricos de 1 Litro se añade lo siguiente en este orden: 400mL de agua

destilada, 20mL de HCl 1+1 y el contenido del crisol de níquel utilizando para esto un

policial de plástico y un embudo de plástico conectado a una manguera para evitar

contacto entre la solución y el material de vidrio del volumétrico . Por último se lleva a

volumen con agua destilada

7. Se deja reposar por espacio de 2 horas y luego se trasvasa el contenido de cada

volumétrico a botellas de polietileno de 1 litro.

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINAR EL AL2O3 EN MUESTRAS DE SILICATOS Y

CARBONATOS BASADO EN LA SOLUCIÓN A

Objetivo: Determinar la cantidad de trióxido de aluminio, en los suelos.

Pasos

1. Se adiciona 15mL de las Soluciones A preparadas (Estándar de Referencia 99a,

Estándares de Control, Blanco y Muestras) a matrices volumétricos de 100mL. Se Debe

usar la misma pipeta volumétrica para garantizar la reproducibilidad del método

2. Se añade 2mL de la Solución de Cloruro de Calcio a cada volumétrico

3. Se adiciona 1mL de la Solución de Hidroxilamina Hidroclorada al 10% y se agitan los

volumétricos durante este paso

4. Se adiciona 1mL de la Solución de Ferricianuro de Potasio al 0.75 % a cada


164

Volumétrico mientras se agitan los mismos

5. Se adiciona con una pipeta 2mL de la Solución de Acido Tioglicolico al 4% a cada

volumétrico mientras se agitan los mismos. Se dejan reposar por 5 minutos

6. Se adiciona 10mL de la Solución Buffer utilizando una probeta clase A, a cada

Volumétrico, se agitan y se dejan reposar por 10 minutos.

7. Se adiciona 10mL de la Solución de Alizarin Red- S a cada volumétrico utilizando para

ello una pipeta volumétrica de 10mL.

8. Se lleva a volumen con agua a cada volumétrico y se espera al menos 75 minutos para

realizar las lecturas en el Espectrofotómetro UV-VIS a una longitud de onda de 475nm.

Se utiliza agua destilada para cerar el equipo. El Blanco es leído como muestra y se le

resta su absorbancia a cada Estándar 99a, Estándares de Control y Muestras.

9. Si alguna muestra supera los 24% de contenido de Al2O3 se debe hacer lo siguiente:

Se adiciona una alícuota de 10mL de la Solución A de la muestra y 5mL de la Solución

A del Blanco a un volumétrico 100mL y se siguen los puntos del 2 al 8 para volver a

realizar las lecturas.

10. Los datos obtenidos son anotados con bolígrafo de color negro en la “Hoja de Trabajo

para la Determinación de Al2O3 en muestras de Silicatos y Carbonatos basados en la

Solución A y luego son calculados los resultados introduciendo los mismos en la “Hoja

de Calculo para la Determinación de Al2O3 en muestras de Silicatos y Carbonatos

basados en la Solución A. En la hoja de cálculo se escoge la pestaña que se vaya a utilizar

ya sea para análisis en muestras de Silicatos o análisis en muestras de Carbonatos

11. Esta Hoja de Calculo electrónica validada se encuentra en la computadora del equipo de





Finaliza Proceso

Proceso: MÉTODO DE ENSAYO AL FUEGO Y ATAQUE QUÍMICO PARA LA

DETERMINACIÓN DE ORO EN MATERIALES GEOLÓGICOS

UTILIZANDO LA TÉCNICA DE ESPECTROSCOPIA DE ABSORCIÓN

ATÓMICA

Objetivo: Determinar la presencia de oro en las rocas y/o suelo

Pasos

1. Se pesan 30g de las muestras y 30g del Estándar de Control MA-2 y se transfieren a

crisoles resistentes a altas temperaturas. Se debe llevar un blanco reactivo

2. Se adicionan a la muestras la mezcla Flux en el siguiente orden: Carbonato de Sodio

(Na2CO3), Oxido de Plomo o Litargirio (PbO), Borato de Sodio (Na2B4O7), Dióxido de

Silicio (SiO2) y Harina. Las cantidades al adicionar los reactivos que componen la

mezcla flux dependen de la naturaleza de la muestra para ello se presenta el siguiente

cuadro para conocer la cantidad exacta que se debe adicionar de cada reactivo

CUADRO NO

1

NATURALEZA DE LA

MUESTRA

Cantidades a adicionar en gramos de cada reactivo

Na2CO3

PbO

Na2B4O7

SiO2

Harina

Clavos

de

Hierro


165

General 40 45 8 0 3 0

Sulfuros 45 45 10 0 2-30 0

> 70% de Fe203 30 55 18 10 3-5 0

50% de Fe2O3 y 50% de

pirita (FeS2)

60

35

17

7-14

0

4

Óxidos MgO,Al2O3, CaO

30

55

18

10-20

3

0

Cu > 3% 20 80 12 10 4-5 0

% de Sulfuros bajos y Cu

< de 3%

40

35

20

10

4

0

3. Luego se añade 1.5mL de Nitrato de Plata (AgNO3) a las muestras, al estándar de control y

al blanco y se colocan en el horno a una temperatura de 1000oC (el horno debe ser

preparado con un día de anterioridad) tomando todas las precauciones para la seguridad

personal del analista. Se debe tomar en cuenta que al abrir el horno para introducir las

muestras la temperatura varia, es por eso que hay que anotar la hora en que se estabiliza la

temperatura y a partir de ese momento se dejan las muestras 1 hora mas en el horno

4. Transcurrida la hora se retiran las muestras del horno tomando las precauciones necesarias

y se transfieren las muestras a las lingoteras. Se deja estabilizar a temperatura ambiente

5. Al estabilizarse las muestras a temperatura ambiente se obtienen los botones o régulos de

plomo debido al proceso de oxido-reducción característico de los metales preciosos

6. Se retira la escoria y se separa el regulo o botón de plomo utilizando para ello un

martillo con el cual se le da una forma cuadrada para así ser manejado eficazmente por

medio de pinzas

7. Se pesa el botón de plomo y se debe obtener un peso de 28 a 40 gramos para comprobar

que se llevo a cabo una buena fusión

8. Se introducen las copelas en el horno (precalentado a 700 oC) por 15 minutos y luego se

colocan los botones de plomo pesados en las copelas y se dejan en el horno 900 oC de 30 a

45 minutos (al transcurrir 5 minutos se debe abrir ligeramente la puerta del horno y al final

de los 30 o 45 minutos la temperatura debe ser de 850 oC)

9. Luego de pasado el tiempo de copelación se dejan enfriar las muestras y se separa la perla

de oro aplanándola con un martillo. Ya la muestra esta preparada para el ataque químico

10. Se colocan las perlitas de oro separadas en tubos de ensayo y se le agrega 0.5mL de HNO3

concentrado. Los tubos de ensayo se colocan en un baño caliente

11. Después se sacan del baño caliente los tubos de ensayo y se dejan enfriar. Se adiciona

1.5mL de HCl concentrado, se agitan los tubos de ensayo, se dejan reposar y se lleva a un

volumen de 10mL. Después de 45 minutos las muestras ya esta listas para ser leídas por

espectroscopia de absorción atómica

12. Partiendo de la Solución madre de 1000mg/L se prepara una serie de soluciones estándares

de trabajo para elaborar la curva de calibración. Estas soluciones deben ser de 0.1, 0.5,

1.0, 5.0 ,10.0 ,20.0 y 50.0 mg/L

13. Las muestras se leen por Espectroscopia de Absorción Atómica en las siguientes

condiciones:

Longitud de onda de 242.8 nm

Slit de 0.70 nm


166

Llama recomendada: acetileno /aire

14. Los pesos y volúmenes utilizados son anotados con bolígrafo de color negro en la hoja de

trabajo para el método de ensayo al fuego y ataque químico para la determinación de Oro

en materiales geológicos utilizando la técnica de espectroscopia de absorción atómica

16. Los resultados son obtenidos al realizar las lecturas en el espectrómetro de absorción

atómica y el cálculo es realizado por el programa AA Winlab Analyst que controla el

equipo. Se debe imprimir las lecturas de los estándares para elaborar la curva de

calibración y de las lecturas obtenidas en µg/g para las muestras y ser entregadas junto a

la hoja de trabajo a la secretaria del laboratorio para la emisión del informe.

Finaliza Proceso

PROCESO. DETERMINACIÓN DE MINERALES DE ARCILLAS MEDIANTE LA

TÉCNICA DE DIFRACCIÓN DE RAYOS X

Objetivo: Determinar la naturaleza (origen) de la arcilla en la roca o suelos.

Pasos

1. Se añade una pequeña cantidad de la muestra pulverizada en el mortero de ágata y se

macera lo suficiente hasta que se note que haya uniformidad en la muestra.

2. En la placa de aluminio se busca el punto que se encuentra en la parte superior de la

misma y se toma como referencia para la preparación de la muestra ya que debe estar

frente al analista.

3. Luego se adiciona la muestra sobre la placa y se va allanando hasta que se vea lo más

uniforme posible, sin grietas y sin pequeños montículos. Ya la placa esta lista para

correrla en el difractómetro de Rayos X

4. Se hace la primera corrida a la que se le debe llamar S (muestra normal). Si se identifica

algún mineral de arcilla que pertenezca al grupo de las montmorrilonitas se continúa con

los siguientes puntos

5. En un vaso químico pequeño se coloca una porción de muestra y se le añade agua

destilada hasta cubrirla. Se agita con un policial sin dejar grumos y se transfiere a una

probeta de 10m L. Cuando se sedimenta de 1.0 a 1.5 mL , se toma aproximadamente 1.0

mL del sobrenadante con un gotero y se vierte gota a gota en la parte trasera de una placa

de vidrio hasta cubrir el área predeterminada para una muestra en la placa. Se preparan

estas placas de vidrio por duplicado. Se dejan secar a temperatura ambiente hasta el día

siguiente

6. Se hace la corrida en el Difractometro de Rayos X de la placa que se vea más uniforme y

se le denomina P (precipitado). Luego se lleva la placa al horno a una temperatura de

100oC por espacio de 1 hora

7. Pasada la hora se coloca la placa en un desecador y se corre inmediatamente en el

difractometro de Rayos X. A esta corrida se le denomina H (horno)

8. Terminada la corrida se coloca la placa en un desecador saturado en glicol por espacio de

3 horas. Luego se lleva el desecador al horno por 1 hora a 60 oC. Transcurrida la hora

se realiza la corrida y se le denomina G (glicolado)

9. Al terminar la corrida se lleva la placa al horno por 1 hora a 110 o

C y luego se le añaden

2 gotas de HCl al10% y se deja a temperatura ambiente hasta el día siguiente.

10. Se hace la última corrida en el difractometro de rayos X y se le denomina A (ataque

acido)

11. Los porcentajes de los minerales en general y de arcillas identificadas en S y P son

anotados con bolígrafo de color negro en la hoja de trabajo para el análisis de muestras

por Difracción de Rayos X. Se deben anotar todas las formulas de los minerales


167

encontrados en S y P de forma clara consultando las tarjetas o libros de la data de JCPDS

y por último se le entrega la hoja de trabajo y los difractogramas impresos por

duplicado a la secretaria del Laboratorio para la Emisión del Informe y archivo de

resultados

12. Las comparaciones de los difracto gramas de los diferentes tratamientos aplicados a las

muestras se explican en el anexo 3

13. Si final de los tratamientos los minerales de arcillas pertenecientes al grupo de las

montmorrilonitas se debe realizar análisis de óxidos totales y otras pruebas químicas

para determinar la formula empírica de la arcilla que nos dirá si es de naturaleza cálcica o

sódica.

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINACIÓN DE MINERALES PRESENTES EN MUESTRAS

GEOLOGICAS MEDIANTE LA TÉCNICA DE DIFRACCIÓN DE RAYOS X

Objetivo: Determinar la presencia de minerales en la roca o suelos

Pasos:

1. Se añade una pequeña cantidad de la muestra pulverizada en el mortero de ágata y se

macera lo suficiente hasta que se note que haya uniformidad en la muestra

2. En la placa de aluminio se busca el punto que se encuentra en la parte superior de la

misma y se toma como referencia para la preparación de la muestra ya que debe estar

frente al analista

3. Luego se adiciona la muestra sobre la placa y se va allanando hasta que se vea lo más

uniforme posible, sin grietas y sin pequeños montículos. Ya la placa esta lista para

correrla en el difractómetro de Rayos X

4. Los porcentajes de los minerales encontrados son anotados con bolígrafo de color negro

en la hoja de trabajo para el análisis de muestras por difracción de rayos X.

5. Las formulas de los minerales encontrados se anotan de forma clara consultando las

tarjetas o libros de la data de JCPDS y por último, se le entrega la hoja de trabajo y los

difracto-gramas impresos por duplicado a la secretaria del Laboratorio para la Emisión

del Informe y archivo de resultados.

Finaliza Proceso

Proceso: DETERMINACIÓN DE COBRE, MOLIBDENO, PLOMO Y ZINC EN ROCAS,

PERFORACIONES Y CONCENTRADOS MEDIANTE ESPECTROSCOPIA

DE ABSORCIÓN ATÓMICA

Objetivo: Determinar la presencia de minerales en la roca o suelos

Pasos:

1. Pese 2.5 g de muestra en un vaso químico de 250mL

2. Agregue 15mL de Acido Clorhídrico concentrado y luego de 15 minutos de digestión

añada 15mL de Acido Nítrico concentrado y digiera hasta que desaparezcan los vapores

anaranjados o por 1 hora aproximadamente

3. Añada 50mL de agua desmineralizada al contenido de los vasos químicos, cubra con un

vidrio reloj y caliente la solución por 30 minutos

4. Enfríe y transfiera las soluciones a los matraces volumétricos de 250mL. Asegúrese de

lavar el vidrio reloj sobre el vaso químico y enjuague varias veces con agua

desmineralizada las paredes del vaso químico cada vez que trasvase y afore. Dejar esta

solución en reposo por al menos 24 horas


168

5. Prepare las soluciones estándares de trabajo de 0.5ppm, 1ppm, 2ppm 3ppm, 5ppm,

10ppm y 15ppm

6. Determine la concentración de cobre, molibdeno, plomo y zinc en solución por

Absorción Atómica.

7. Para la determinación de la concentración de este elemento en cada una de las soluciones

mediante Absorción Atómica, usted deberá añadir 400 µL de sulfato de sodio al 25% en

matraces volumétricos de 100mL y aforarlos con las soluciones que serán analizadas

8. Los datos obtenidos son anotados con bolígrafo de color negro en la hoja de trabajo y

luego los resultados son calculados en la hoja de cálculo

9. Una vez que se hayan anotado los datos y obtenidos los resultados se imprime la hoja de

cálculo, se anexa a la hoja de trabajo y se entrega a la secretaria del laboratorio para la

emisión del informe.

Finaliza proceso

Proceso: PREPARACIÓN DE MUESTRA QUE CONTENGAN SILICATOS,

CARBONATOS Y FOSFATOS PARA ANÁLISIS QUÍMICOS

Objetivo: Preparar muestra para realizar análisis químico

Pasos:

1. Se tritura previamente la muestra a un diámetro de por lo menos 2 pulgadas

2. Se seca la muestra colocada en envases de aluminio en el horno de 8 a 12 horas a una

temperatura que este de 60 a 80oC

3. Una vez pasado el tiempo de secado se deja la muestra enfriar a temperatura ambiente

4. La muestra se pasa por el triturador de mandíbula y luego se muele a 16 Mesh (1.18mm)

con el pulverizador BICO-UD de platos de porcelana

5. Dependiendo de la naturaleza de la muestra, se puede utilizar en este punto cualquiera de

Los 3 métodos siguientes para reducir la muestra: Cuarteo, Sampling o Splitter

6. Se pasa a través del pulverizador de anillos de tungsteno en un tiempo de 5 a 10 minutos

hasta obtener un tamaño de malla -100 (150µm)

7. Se recolecta de 200 a 300 g de la muestra en bolsas de plásticos debidamente

identificadas y se entrega al laboratorio para sus análisis químicos correspondiente

8. Después de esto se realiza una limpieza de los materiales utilizados con alcohol al 70%.

Finaliza proceso

Departamento de Investigaciones Geológicas y Mineras

Proceso: PREPARACIÓN DE MUESTRAS PARA PETROGRAFÍA

Objetivo: Preparar muestra para ser analizada en el laboratorio de geología

Pasos

1. El jefe del Laboratorio entrega muestra en el Departamento de Geología

2. El técnico encargado recibe la muestra y procede a colocar el nombre de la muestra el

porta objeto

3. El técnico sostiene la muestra y procede a cortar un cuadrito de la muestra con la sierra

4. Una vez cortada la muestra le coloca un bálsamo transparente para pegar la muestra en el

porta objetos

5. El técnico toma la muestra y procede a desgastarla a tal punto que la luz del microscopio

pueda verse de un lado a otro

6. El técnico coloca un cubre objeto en la parte superior de la muestra para proteger la

misma


169

7. La muestra es entregada al laboratorio para que el geólogo realice el análisis

correspondiente

Finaliza Proceso

Proceso: ESTUDIOS DE IMPACTO AMBIENTAL EN EL SECTOR MINERO

Objetivo: Evaluar los impactos negativos de los proyectos y sus medidas de mitigación

Pasos:

1. El solicitante se apersona a la sección de registro de documentos a solicitar requisitos

para evaluar un estudio de impacto ambiental

2. La registradora le entrega la solicitud con los requisitos al solicitante

3. Una vez el solicitante llene la solicitud y anexe los requisitos, la registradora recibe los

documentos

4. La registradora revisa los documentos y acusa recibido de los mismos

5. La registradora le cobra el pago de la cuota inicial al solicitante

6. La registradora remite los documentos al analista ambiental

7. El analista ambiental realiza las evaluaciones pertinentes y emite un informe

8. El informe es enviado al Director Nacional para su consideración

Finaliza Proceso

Nota:

El Departamento de Investigaciones Geología y Mineras se encuentra realizando consultas,

evaluaciones y análisis referente a las actividades que llevaran a cabo próximamente.

Dentro de las actividades futuras:

1. La adecuación del Mapa de la escala 1 – 250,000.00 a la escala 1-50,000.00, la escala 1-

250,000.00 tiene 30 años de existencia y consta de 8 hojas y el de 1-50,000.00 constara

de 161 hojas. Este proyecto se llevara a cabo con el instituto Tommy Guardia

2. Desarrollo de proyectos de investigación

3. Fomento a la Investigación y Desarrollo del Mapa Geológico Digital de Panamá.

SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS Y REASEGUROS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Objetivo: Planear, coordinar, organizar y gestionar de forma eficiente y eficaz la correcta

utilización de los recursos de la SSRP; velando por el cumplimiento de los procesos

administrativos y financieros; satisfaciendo las necesidades y requerimientos de la Dirección

General, Sub Dirección y los Departamentos de la SSRP.

Presupuesto

Objetivo: Planear los Programas y metas anuales, acorde con los Ingresos y Egresos.

Confeccionar y llevar un control de las partidas presupuestarias, de acuerdo a las actividades y

necesidades de la SSRP, siguiendo la normativa de la Ley de Presupuesto.

Pasos:

1. Elaborar los Ante Proyectos de Presupuesto: Fondo Incorporado, Funcionamiento y

Proyecto de Inversión.

2. Programar los ingresos y egresos de la Superintendencia de Seguros, que sirvan de base

para preparar los Anteproyectos de Presupuesto del Fondo Incorporado, Funcionamiento

y los Créditos Extraordinarios, solicitados por los excedentes de ingresos versus el

Presupuesto aprobado de acuerdo a lo establecido por disposición legal.


170

3. Registrar, controlar y analizar la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, de

acuerdo a lo aprobado por los organismos de controles financiero y presupuestarios a

nivel gubernamental.

4. Presentar informe mensual a la Dirección de La Superintendencia y la Contraloría

General de la República, respecto a la ejecución presupuestaria de los Fondos de

Gestión y Créditos Adicionales.

5. Servir de enlace de la Superintendencia, con la Dirección de Administración y Finanzas

y el Dpto. de Presupuesto del Ministerio de Comercio e industrias.

Fin del Proceso

Contabilidad

Objetivo: Velar por el cumplimiento de las normas de contabilidad gubernamental y control de

los recursos financieros de la SSRP.

Pasos:

1. Procesar todas las operaciones contables que se derivan de la actividad de la

Superintendencia, cumpliendo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

2. Preparar y proporcionar información contable y financiera (Estados Financieros)

confiable y veraz, según definan los requerimientos de información interna y externa.

3. Mantener una buena coordinación y ejecución de las actividades de control y supervisión

que son necesarias para garantizar la salud financiera de La Superintendencia de Seguros.

Fin del Proceso

Conciliación Bancaria

Objetivo: Conciliar los saldos del Fondo Incorporado del Libro de Banco con el saldo de la

Cuenta del Banco Nacional de Panamá.

Pasos:

1. Recibe el estado de cuenta del BNP durante los primeros siete días de cada mes y

documentos de respaldo de las transacciones registradas (cheques, notas de débito o

crédito).

2. Utiliza las siguientes hojas de cálculo, para conciliar la cuenta de banco y Libros.

3. En la hoja de Detalle de Cheques Girados se registran todos los cheques girados en el mes.

4. Preparar la hoja Detalle de Cheques en Circulación previa revisión y confirmación de

cheques cobrados indicados en el estado de cuenta y registro en Libros.

5. Preparar la hoja de Conciliación Bancaria, anotando los saldos iniciales y finales de

Banco y Libros, monto total de depósitos, monto total de cheques girados emitidos, monto

total de cheques en circulación y otras transacciones ocurridas y debidamente registradas

en el mes.

6. Una vez que la cuenta está conciliada emite todos los cuadros respectivos en dos copias y

procede a registrar la información financiera mensual en el sistema contable de la

contraloría

Fin del Proceso

Informe Mensual, Contable y Financiero

Objetivo: Reportar mensualmente todas las transacciones Contables y Financieras de la SSRP.

Pasos:

1. Al final de cada mes y una vez lograda la Conciliación Bancaria, se procede

a integrar el movimiento de cuenta bancaria al Sistema de Contabilidad de

la Contraloría.


171

2. Registra todos los cheques girados en el mes.

3. Todos los ingresos recibidos previamente consolidados de Panamá y del interior (

véase siguiente paso 2).

4. Consulta el archivo de Recaudación y consolida o totaliza manualmente los ingresos

por concepto (ejemplo: total de ingresos por tasas, total de ingresos por multas, total de

ingresos por fotocopias y otros según movimiento del mes) y registra en el sistema

contable de la contraloría.

i. Una vez registradas, toda la información o movimiento del mes, se

procede a generar el Balance de Comprobación y revisa los

movimientos. Confirma los saldos en el Banco y Saldos en Libros.

ii. Si existen discrepancias, se corrige. Una vez que se cuadran las

cuentas, se genera el balance de Resultados y el Balance General y se

graba la información en un diskette.

Se envía la siguiente documentación e información a él Dpto. de Contabilidad del

Ministerio de Comercio e Industrias, contra acuse de recibo en el libro de control

de correspondencia:

a) Diskette.

b) Emite una copia de las hojas de cálculo de la Conciliación bancaria.

c) Copia del Reporte del Estado de Resultados

Fin del Proceso

Manejo de Caja Menuda

Objetivo: Compras menores e inmediatas en efectivo, según los gastos autorizados en el

Manual de Caja Menuda.

Pasos:

iii. Entrega el efectivo, mediante solicitud, debidamente autorizada por la

Jefa de Administración y firma del solicitante.

Posteriormente el solicitante debe presentar la justificación del egreso mediante

documentos o facturas de respaldo.

2.3.2 Cuando se observen egresos que acumulen hasta un 30% del monto asignado de la

caja, procede a tramitar la solicitud de reembolso de caja.

a) Completa el formulario de Solicitud de reembolso de Caja Menuda

b) Firman las partes competentes: custodio, administrador.

c) Se emite cheque

d) Somete a revisión y aprobación del Superintendente

e) Procede a solicitar la autorización y refrendo del Cheque ante la Contraloría

General MICI, según procedimiento de autorización de cheque.

Fin del Proceso


172

Recaudación

Objetivo: Gestionar de forma eficiente, los Cobros de Tasas de Compañías Aseguradoras,

Reaseguradoras, Corredores de Seguros, Cobros por Derecho a Examen, Ventas de Leyes y

multas.

Pasos:

Atiende a los usuarios que se presentan a solicitar y /o cancelar servicio en concepto de:

a) Pago de Tasa anual.

b) Pago por examen de corredores.

c) Solicitud de Fotocopias

d) Compra de ejemplares de Leyes.

e) Pago de Multas

f) Otros que corresponda a la naturaleza de funciones de la Superintendencia.

iv. Provee el servicio y emite el formulario de recibo de ingreso de

ingresos, indicando el concepto de la transacción.

a) Recibe cancelación en efectivo o mediante cheque certificado.

b) Distribuye copias del formulario de la siguientes forma:

c) Original al interesado, Una copia para el archivo de recaudación mensual, una

copia que reposa para control de formularios numerados.

v. Al día siguiente elabora la Boleta el informe de Depósito de

Recaudación en original y cuatro (4) copias.

vi. Envía el depósito y dinero al Banco Nacional de Panamá.

vii. Recibe la copia del formulario debidamente sellada y evidencia del

depósito realizado.

Nota: Todos los días se deben realizar los depósitos por ingreso recibidos del día anterior

independientemente del monto de la transacción

viii. Después que recibe el formulario elabora el informe Diario de Ingresos

anotando los datos que se requieren: número de recibo, concepto del

ingreso, monto y cualquier observación requerida para identificar

particularidades de la transacción.

ix. Archiva todos los documentos que respaldan las transacciones de

recaudación diaria: formulario de Depósito de Recaudación, recibos de

ingresos (copia amarilla, Informe Diario de Ingresos.

Dicho expediente es consultado para procesar y consolidar los ingresos

mensuales y procesamiento de la información contable al sistema de la contraloría.

Fin del Proceso


173

Administración de Personal

Objetivo: Velar por el cumplimiento por el cumplimiento del reglamento interno del MICI, y brindar asesoría y apoyo al personal de la SSRP a fin de lograr el bienestar del personal. Pasos: 3.1 Gestionar y tramitar las acciones del personal de la SSRP, según los lineamientos establecidos por la Oficina Institucional de Recursos Humanos del MICI.

3.2 Asesorar al personal en materia de aplicación del Reglamento Interno del Ministerio de Comercio e Industrias y procedimientos a seguir para la aplicación del régimen disciplinario, consignados en este documento, así como en el Reglamento Interno del MICI.

3.3 Circular a todo el Personal de La Superintendencia de Seguros, todo lo concerniente en materia de Recursos Humanos, corno seminarios y cursos a nivel nacional e internacional, normas disciplinarias internas y a nivel ministerial e información institucional en general.

3.4 Servir de enlace de La Superintendencia de Seguros con la Oficina Institucional de Recursos. Humanos del Ministerio de Comercio e Industrias. Fin del Proceso

Compras Objetivo: Gestionar tas solicitudes de compra de materiales, suministros, equipos, o prestación de servicios diversos que generen los diferentes Departamentos; ejerciendo el debido cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos; asegurando el uso y administración de los bienes adquiridos. Pasos:

4.1 Recibe la solicitud de compra (requisición) de los diferentes departamentos, firmadas por

los responsables autorizados

a) La solicitud es presentada a través del formulario con Las especificaciones de la compra.

b) Cuando se trate de una solicitud que puede ser atendida con recursos o materiales en inventario se entregan conforme pedido y copia del formulario debidamente completado al departamento solicitante. (Lista).

c) Cuando se trate de una solicitud de compra con recursos por adquirir siga los pasos que se describen a continuación.

4.2 Dependiendo del tipo de compra y la cantidad, se procederá de acuerdo a las normas establecidas en la Ley 22, de 27 de junio de 2006, que regula las Contrataciones Públicas. 4.3 Una vez seleccionado el proveedor, se procede a llenar el formulario de Orden de Compra.

a). Llena todos los campos según información requerida.

b). Detalla la forma de pago. Si es al contado, procede a confeccionar el cheque

con el respectivo de pago.

c). Identifica la partida presupuestaria autorizada.

d) EL fondo de gestión en uso. e). En observaciones, anota cualquier aspecto que sea relevante para esclarecer

particularidades de la compra, pudiendo referirse al marco legal cuando sea conveniente.

4.4 Remite toda la documentación (requisición, cotizaciones, orden de compra) al Superintendente para aprobación de la compra incluyendo el cheque si se trata de una compra al contado.

a) En el cheque se anotan las partidas contables de la transacción.


174

4.5 Una vez aprobada toda la documentación por el Superintendente, se envía a la Unidad de Control Fiscal del Ministerio de Comercio e Industria (MICI) anotando en el registro de control, Libro de Correspondencia) para dejar evidencia de la entrega de la documentación. 4.6 Cuando se recibe la documentación y el cheque refrendado por la Contraloría General, se procede a registrar la transacción en el Libro de Cheques en el cual anota: fecha, número de cheque, beneficiario, monto y calcula el saldo de Banco. 4.7 Contacta al proveedor para recibir el bien o servicio y cancelación de la compra. Para tal efecto se requieren los siguientes documentos:

a). Paz y Salvo de Renta y Seguro Social del proveedor.

b). Factura original emitida por el proveedor.

c) Orden de Compra Original.

d) Presentación de Cuenta (si es al crédito).

e) Solicitar al proveedor firme de “recibido” el formulario del cheque. Fin del Proceso

Control de Inventario y Almacén

Objetivo: controlar y velar por los materiales y suministros existentes en el almacén de la SSRP, manteniendo el control de inventario de las entradas y salidas de los mismos. Pasos:

a) Recibir mercancía y servicios productos de la emisión de órdenes de compra, de

acuerdo a Las condiciones de calidad, cantidad y valor establecidas en el documento contrato.

b) Custodiar y controlar las solicitudes y despacho de los materiales de acuerdo a los procedimientos establecidos.

c) Establecer con antelación Los requerimientos de materiales de uso general de acuerdo a La existencia versas La estadística comprobada y sustentada de movimiento de entradas y salidas. Fin del Proceso

Servicios Generales

Objetivo: Lograr la limpieza y mantenimiento de las oficinas, además del apoyo

logístico de todas las actividades de la SSRP.

Pasos: a) Brindar el apoyo logístico a todos los funcionarios de la Superintendencia de

Seguros en cuanto a recepción, transporte a nivel metropolitano y en misiones oficiales al interior del país, mensajería interna, mantenimiento y aseo de mobiliario, equipo eléctrico, aires acondicionados, y mantenimiento general de las oficinas y de las instalaciones de los edificios que albergan esta Institución del Estado.

Fin del Proceso

Capacitación

Objetivo: suplir las necesidades en materia de capacitación, a nivel nacional e internacional de los funcionarios de la SSRP y colaboradores del sector seguro de nuestro país. Pasos:

1. Coordinar y gestionar las capacitaciones de los funcionarios de la SSRP 2. Gestionar con el INADHE y la OIRH del MICI todo lo relacionado con


175

capacitaciones, seminarios, charlas y otras actividades. 3. Organización del Congresos, Foros, Seminarios y eventos de carácter

académico que realiza la SSRP Fin del Proceso

DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL

Procedimientos - Cancelación de Licencia

OBJETIVO: Que los trámites y resoluciones de la entidad sean sometidos a una revisión legal, a

fin que se corrobore que se dan de conformidad con las normas jurídicas y no se violente ningún

derecho contemplado a favor de los destinatarios de las resoluciones.

Pasos:

a) El Departamento de Asesoría Legal analiza el caso y emite resolución con la acción que

competa para el caso en particular. La Resolución toma como referencia la información que presenta el informe técnico y en

su contenido se indica la ocurrencia secuencial y cronológica de los eventos que sirven

para establecer el fundamento de la acción legal que se recomienda. b) Se presenta el expediente a la consideración del Superintendente para su aprobación y

refrendo de la acción legal. c) Toda resolución deberá ser entregada al Representante Legal de la compañía afectada y

ésta podrá presentar recurso, y debe expresar los recursos de los cuales es susceptible y

el término para interponerlos.

Fin del Proceso

Proceso: Control de Cumplimiento de Pago de Tasa Anual, Control de

cumplimiento de Tasa Anual para corredores (persona Natural y Jurídica).

Objetivo: Que los trámites y resoluciones de la entidad sean sometidos a una revisión legal, a fin

que se corrobore que se dan de conformidad con las normas jurídicas y no se violente ningún


Pasos:

a) Analiza el caso y la recomendación del departamento operativo (Licencias).


176

b) En la resolución se motiva las consideraciones por las cuales se hace necesario suspender

la licencia, y se fija el período de suspensión que puede ser de 30 a 90 días tomando en

consideración el comportamiento anterior del regulado. Toda resolución debe expresar

los recursos de los cuales es susceptible y el término para interponerlos. c) Regresa expediente al Departamento Licencias. La notificación se da en este

departamento.

d) En caso de impugnación, ver Recursos.

Fin del Proceso

Proceso: Control de Cumplimiento de Consignación de la Fianza.


fin que se corrobore que se dan de conformidad con las normas jurídicas y no se violente ningún


Pasos:

a) Analiza el caso y la recomendación del departamento operativo (Licencias) y procede a

emitir una resolución de suspensión por retraso o incumplimiento del deber contempla el

artículo 95 de la Ley 59/96.

b) En la resolución se motiva las consideraciones por las cuales se hace necesario suspender

la licencia, y se fija el período de suspensión que puede ser de 30 a 90 días tomando en

consideración el comportamiento anterior del regulado. Toda resolución debe expresar

los recursos de los cuales es susceptible y el término para interponerlos.

c) Regresa expediente al Departamento Licencias. La notificación corre por cuenta del

departamento operativo.

d) En caso de impugnación ver Recursos.

Fin del Proceso

Proceso: Revisión y Confección de Resolución de Autorización para explotar la

actividad de seguros en los distintos ramos.


fin que se corrobore que se dan de acuerdo con las normas jurídicas.

Pasos:

a) Analiza el caso y la recomendación del departamento técnico. b) Revisa el o los cuerpos normativos aplicables.

c) Si cumple con los requerimientos se confecciona la resolución y se remite para la

consideración del Superintendente.

d) Si no cumple o es necesario hacer alguna recomendación, se confecciona el memorando

que contiene el informe jurídico y se envía al Departamento Técnico.

Fin del Proceso

Proceso: Control de Cumplimiento de las obligaciones que impone la Ley 59/96 a

los regulados (multas)


fin que se corrobore que se dan de acuerdo con las normas jurídicas.

Pasos:

a) Analiza el caso y la recomendación del departamento operativo. b) Revisa el o los cuerpos normativos aplicables.


177

c) Si se corrobora la infracción de las disposiciones de la Ley 59/96 (la no presentación de

documentación, etc.) se confecciona la resolución imponiendo sanción pecuniaria

(multa). Toda resolución debe expresar los recursos de los cuales es susceptible y el

término para interponerlos.

d) Ver Recursos.

Fin del Proceso

Proceso: Recursos

OBJETIVO: Respetar los principios de derecho a la defensa y a la doble instancia consagrados

en la Constitución Política.

Pasos:

El recurso de reconsideración es conocido por el Superintendente.

a) El expediente es remitido por el departamento operativo al departamento jurídico para la

revisión y confección de la resolución correspondiente.

b) Se aplica la Ley 38 de 2000.

c) El recurso de apelación lo conoce el Consejo Técnico de Seguros, y se presenta dentro de

los cinco días después de la notificación de la respectiva resolución y es en contra de la

resolución primigenia, no en contra de aquella que niegue la reconsideración. Requiere

anuncio de la apelación.

d) Se sustenta ante la Superintendencia dentro de los cinco días, se concede la apelación (si

procede) y luego se envía al Ministerio de Comercio e Industrias.

e) Se aplica la Ley 38 de 2000.

Fin del Proceso

Proceso: Requisitos para la presentación de Quejas y Consultas.

OBJETIVO: Reconocer el derecho de los asociados a realizar peticiones, y a la vez, permite

fiscalizar que la conducta de los regulados se dé con apego a la ley.

Normativa General de Operación

Pasos:

Toda petición, consulta o queja que se le formule a la SSRP deberá hacerse por escrito y debe

contener los siguientes requisitos:

a) Estar dirigida al Superintendente de Seguros y Reaseguros.

b) Especificar las generales de la persona que presenta el escrito de queja: nombre completo,

cédula de identidad personal, domicilio y teléfono donde se podrá localizar.

c) En caso de presentar la queja o consulta por medio de abogado, la queja debe ir

acompañada con poder debidamente autenticado.

d) En caso de presentar la queja por medio de corredor de seguros, debe mediar autorización

escrito del cliente de dicho corredor.

e) Explicación de los hechos motivo de la queja y/o descripción concreta de lo que se

consulta.

f) Copias de las pruebas que tenga (pólizas, facturas, notas, etc.) para probar los hechos

alegados o la indicación de que las mismas serán aportadas.

g) Lugar, fecha y firma de la persona interesada.

h) El documento escrito debe ser emitido con las copias que corresponda a cantidad de

personas involucradas en el caso.

Para la presentación: No requiere formalismos para la presentación.

Trámite de las Quejas y Consultas:

Se aplica el procedimiento de la Ley 38 de 2000, relativa al Procedimiento Administrativo.

Fin del Proceso


178

Proceso: Solicitudes Especiales

OBJETIVO: Brindar a los ciudadanos información confiable y nuestra cooperación dentro de

nuestras facultades legales.

Pasos:

a) Son solicitudes de los asociados con relación a la existencia de alguna póliza contratada

por un familiar fallecido. Se presenta por escrito por el solicitante. b) Se confecciona una circular dirigida a todos los gerentes generales de las aseguradoras

registradas, para que un término no mayor de 5 días informen si en sus archivos consta

póliza suscrita por la persona que se detalla en la circular.

c) Cuando la aseguradora o aseguradoras dan respuesta afirmativa, se le proporciona una

copia al solicitante, para que pueda acudir a la aseguradora respectiva.

Fin del Proceso

DEPARTAMENTO TÉCNICO / ACTUARIAL

Proceso: Condiciones para la Obtención de Licencia

Objetivo: Garantizar que el solicitante cumpla con las normas vigentes

Pasos:

a) Para expedir la licencia que autoriza la operación de actividades, las empresas o entes

regulados deben cumplir con dos fases de presentación de documentos:

Cumplimiento de Requisitos: Resultado:

Fase I: Requisitos para

iniciar el trámite de la

licencia.

Permiso Temporal con vigencia de noventa

(90) días.

Procedimiento: Trámite de Solicitud de

Licencia

Fase II: Documentos

Complementarios.

Licencia Permanente

Procedimiento: Expedición de Licencia

b) El cumplimiento de requisitos y presentación de documentos e información para iniciar

el trámite de la solicitud permite obtener un permiso temporal.

La autorización será otorgada mediante resolución con una vigencia de noventa

(90) días, período en el cual la empresa solicitante debe inscribirse en el Registro

Público y realizar el trámite para la protocolización del Pacto Social.

c) La expedición de la licencia permanente está sujeta a la presentación de requisitos

establecidos de constitución de la empresa que va a operar, los cuales son:

Entregar Certificado Original del Registro Público, Copia de la Escritura,

Certificación del Banco y Balance de Apertura (en caso de sociedades nuevas) o estado de situación con cierre a un máximo de 90 días calendarios anteriores a la

fecha de la solicitud.

Fin del Proceso


179

Proceso: Requisitos para obtener Licencia

Objetivos: garantizar el cumplimiento de las normas vigentes

Requisitos de Información y Documentos para Expedición de Licencias a compañías de Seguros,

Reaseguros y Cautivas

Pasos:

1. Poder y solicitud mediante apoderado legal:

Razón social de la persona jurídica, la cual no podrá ser igual o similar a otra

sociedad registrada en la República de Panamá o a otra aseguradora establecida en

cualquier otra jurisdicción que no haya otorgado su consentimiento.

Dirección de la oficina principal en la República de Panamá. Para efectos de esta

Ley, la oficina principal será aquella donde se mantenga la documentación

comercial, contable y administrativa de la entidad.

Lugar de registro, procedencia e identificación de los accionistas principales o de

la casa matriz.

Nombre del representante residente de la compañía, quien podrá ser una persona jurídica, titular

de la licencia, o un residente en la República de Panamá. En este último caso, deberá presentarse

la hoja de vida, referencias bancarias y personales, experiencia en materia de seguros o

reaseguros y los poderes o facultades con que cuenta dicho representante para administrar la

empresa.

2. Borrador Escritura pública o protocolo del pacto social en el cual conste:

Nombre y Dirección de la Empresa.

Objetivos de la empresa.

Elementos que describan las actividades a que se dedicará la empresa solicitante.

Composición de la Junta Directiva: nombre completo de sus miembros y

representante legal, número de identidad, domicilio, profesión y generales de

identificación personal.

Capital autorizado, emisión de las acciones nominativas, agente residente,

suscriptores.

3. Certificación de los accionistas o socios de la empresa, firmada por el Secretario o

Tesorero de ésta.

Si los accionistas o socios son personas jurídicas, esta certificación se extiende

hasta llegar a los nombres de las personas naturales dueñas de las acciones o

cuotas sociales.

En caso de empresas nuevas, la certificación será otorgada por el peticionario.

4. Hojas de vida y cartas de referencias personales y bancarias, copia de cédula o pasaporte

de los miembros de la Junta Directiva.

5. Un estudio de Factibilidad. (Página 36)

6. Cheque certificado para sufragar los gastos de investigación del solicitante a nombre del

Tesoro Nacional:


180

Si es empresa de Seguros Si es empresa de

Reaseguros

Si es empresa cautiva

por la suma de dos mil

balboas (B/.2,000.00)

por la suma de mil

balboas (B./1,000.00)

Corredores de

Reaseguros por la suma

de trescientos balboas

(B/.300.00)

por la suma de mil

balboas (B./1,000.00)

Administradoras de

Cautivas por la suma

de quinientos balboas

(B/.500.00)

Cualquier otro requisito que establezca la Ley, los reglamentos o la Superintendencia.

En los casos que se trate de una compañía extranjera, debe presentar además

7. Certificación autenticada de la respectiva autoridad de control del país de origen, en

donde conste:

que la casa matriz se encuentra debidamente constituida en dicho país de

conformidad con sus leyes y que ha operado con entera solvencia por un mínimo

de cinco (5) años.

8. Certificación que autoriza la constitución de la sucursal en la República de Panamá en los

ramos a los que se dedica en su país de origen, autenticado por el funcionario diplomático

o consular de Panamá en el país de origen.

9. Certificación de los Apoderados Generales de la Empresa debidamente autenticada.

10. Copia autenticada de los estados financieros de los últimos tres (3) años.

11. Referencias bancarias y personales de los accionistas o de la Casa Matriz y de sus

Directores, Dignatarios, Ejecutivos principales.

12. Referencias de otras empresas de renombrada reputación y solvencia, establecidas en el

país de procedencia del solicitante.

Importante: De estar dichos documentos escritos en idioma que no sea el español, se

presentarán traducidos por un intérprete público autorizado.

Requisitos Complementarios

En el caso de ser aprobada la solicitud de licencia los solicitantes deberán presentar en un

término máximo de noventa (90) días los siguientes documentos:

En un período de 30 días se debe recibir:

a) Si se trata de una empresa de seguros, el contrato del Programa de Reaseguros.


a) Certificado con los datos de Inscripción expedido por el Registro Público.

b) Copia de la Escritura Pública de constitución de la empresa registrada, debidamente

notariada

c) Certificación de Constitución del Capital Social y Balance de Apertura

“Las empresas que soliciten autorización para operar, deberán constituir en efectivo

un capital mínimo de B/ 2,000,000.00 (dos millones de balboas). El cual deberá

mantenerse en todo momento libre de gravámenes”


181

Si se trata de una empresa ya constituida, un Estado de Situación con cierre a un

máximo de noventa (90) días calendario anteriores a la fecha de la solicitud,

debidamente certificado por contadores públicos autorizados independientes e

idóneos en la República de Panamá.

Una vez que se extiende la licencia, si se trata de una empresa de seguros deberá presentar en

un término máximo de treinta (30) días:


El contrato de Reaseguros incluyendo las Condiciones Particulares que vayan a utilizar

.Fin del Proceso

Proceso: Tipos de Licencias

Objetivo: Atender solicitud de acuerdo al tipo de Licencias

Pasos:

a) Para las empresas de Reaseguros se podrán expedir tres (3) clases de licencias:

1. Licencia General de Reaseguros, que será otorgada a las Personas Jurídicas que

desde una oficina establecida en la República de Panamá, se dediquen

indistintamente al reaseguro de riesgos locales o extranjeros.

2. Licencia Internacional de Reaseguros, que será otorgada a las Personas Jurídicas

que, desde una oficina establecida en la República de Panamá, contraten

exclusivamente reaseguros de riesgos extranjeros.

3. Licencia de Corredor de Reaseguros, que será otorgada a las Personas Jurídicas que,

desde una oficina situada en Panamá, se dedican a servir de corredor entre las

compañías de reaseguros y sus reasegurados.

b) Existen dos tipos de Licencias que se otorgan a las Empresas Cautivas.

Licencia para Administración

Licencia para Asegurador

Fin del Proceso

Proceso: Información y Documentos para Expedición de Licencias a compañías

Administradoras de Aseguradoras Cautivas

Objetivo: Asegurar el cumplimiento de los requerimientos por parte de los

solicitantes

Pasos:

a) Toda la documentación exigida para empresas de seguros en los numerales (1, 2, 3

y 4). (Página 26).

b) Fianza a favor de la Superintendencia de cien mil balboas (B/.100,000.00).

c) Cheque certificado por la suma mil balboas (B./1,000.00).

d) Si se trata de una empresa extranjera se exigirá la documentación referida que se

indica en los numerales 7 al 12 (Página 27).

Fin del Proceso

Proceso: Información y Documentos para Expedición de Licencias a Ajustador de

Seguros o Inspector de Averías

Objetivo: Divulgar y exigir la documentación completa del solicitante

Pasos:


182

Persona Natural

a) Poder y solicitud mediante apoderado legal.

b) Copia autenticada de la Licencia Tipo A.

c) Copia autenticada de la cédula de identidad personal del solicitante expedida por el

Registro Civil.

d) Copia autenticada del Diploma de Estudios Secundarios, de carrera técnica o universitaria

expedida por el Ministerio de Educación.

e) Cinco (5) cartas expedidas por Compañías de Seguros autorizadas para operar en el país,

certificando vastos conocimientos en la materia de Ajustes de Seguros o de Inspección de

Averías y constancia de que es conocido en el ejercicio continúo de Ajustador de Seguros

o de Inspector de Averías por el término de cinco (5) años.

f) Fianza de Responsabilidad Civil por valor de B/.25,000.00 de Compañías de Seguros, en

Bonos del Estado, Títulos Prestacionales o Fianza Hipotecaria. La Fianza de

Responsabilidad Civil debe ceñirse a las estipulaciones acordadas en la Superintendencia

tanto en su texto como en las condiciones establecidas para su cumplimiento.

g) Dos (2) cartas de referencias Bancarias y Personales.

h) Declaración Jurada Notariada donde se haga constar que el solicitante no se enmarca en

la prohibición estipulada en la Ley 59 de 29 de julio de 1996 en su artículo 3, numeral 5,

en concordancia con el artículo 9 del Decreto Ejecutivo No.12 de 7 de abril de 1998, el

cual contempla que “en caso de que una persona natural realice funciones de Ajustador

de Seguros o de Inspector de Averías no podrá ser socio, director o accionista de una

compañía de seguros, administradora de empresas de seguros, corredores de seguros o

administradora de corredores de seguros.

Fin del Proceso

Persona Jurídica:

a) Poder y solicitud mediante apoderado legal.

b) Copia autenticada del Pacto Social y la respectiva inscripción en el Registro Público.

c) Copia autenticada de la Licencia Comercial Tipo A y la Certificación de los accionistas

de la empresa, firmada por el secretario o tesorero de la sociedad

d) Si se trata de una compañía extranjera: certificado de la respectiva autoridad en el país de

origen donde conste que se encuentra debidamente constituida de conformidad con sus

leyes y operando con entera solvencia moral y económica

e) Cinco (5) cartas de compañías de seguros certificando vastos conocimientos en la materia

de Ajustes de Seguros o de Inspección de Averías, además:

f) Constancia de que el Representante Legal o quien vaya a ejercer la condición de gerente

de la empresa, cuente con experiencia en la materia no menor de cinco (5) años.

g) Dos (2) cartas de referencias bancarias.

h) Fianza de Responsabilidad Civil por valor de B/.25,000.00 de Compañías de Seguros,

Bonos del Estado, Títulos Prestacionales o Fianza Hipotecaria.

La Fianza de Responsabilidad Civil debe ceñirse a las estipulaciones acordadas en la

Superintendencia tanto en su texto como en las condiciones establecidas para su

cumplimiento.

i) Declaración Jurada Notariada donde se haga constar que el solicitante no se enmarca en

la prohibición estipulada en la Ley 59 de 29 de julio de 1996 en su artículo 3, numeral 5,

en concordancia con el artículo 9 del Decreto Ejecutivo Nº 12 de 7 de abril de 1998, el

cual contempla que “ninguna compañía de seguros, administradora de empresas

aseguradoras, administradora de corredores de seguros o corredores de seguros podrá ser


183

dueña, socia, directora o accionista de una firma de Ajustadores de Seguros o de

Inspector de Averías”.

Fin del Proceso

Proceso: Información y Documentos para Expedición de Licencias a Corredores de

Reaseguros

Objetivo: Divulgar y exigir que los solicitantes cumplan con la documentación completa

Pasos:

a) Toda la documentación exigida para empresas de seguros en los numerales 1, 2, 3 y 4

(página 26).

b) Contar con un Capital pagado no menor de cien mil balboas (B/.100,000.00).

c) Presentar constancia de haber hecho un depósito de garantía en el Banco Nacional de

Panamá a nombre del Tesoro Nacional por la suma de ciento cincuenta mil balboas

(B/.150,000.00). Este depósito podrá consistir en dinero en efectivo, bonos, títulos o

demás Valores del Estado o en fianzas por el mismo valor expedidas por una compañía

de seguros debidamente autorizada para operar en la República de Panamá y depositadas

en la Superintendencia.

d) Cheque certificado por la suma de mil balboas (B/.1000.00).

e) Todos aquellos que se establezcan mediante reglamentación.

Fin del Proceso

Proceso: Información y documentos para expedición de licencias a Administradoras

de Reaseguros.

Objetivo: Cumplir con las normas vigentes

Pasos:

a) Toda la documentación exigida para empresas de seguros en los numerales 1, 2, 3 y 4.

(Página 26).

b) Se requiere contar con un capital pagado de quinientos mil balboas (B/.500.000.00).

c) Cheque certificado por la suma de trescientos balboas (B/.1000.00).

d) Los administradores de Reaseguros someterán a la comisión la aprobación de sus contratos

de administración antes de que estos surtan efectos.

Con la solicitud para optar por la licencia de administrador de reaseguros se adjuntarán los

siguientes documentos:

a) Certificación de la entidad reguladora de su país de origen, en la cual conste que la

presunta administrada está autorizada para ejercer el negocio de reaseguros en dicha

jurisdicción y en el exterior, y que ha realizado dicha actividad con entera solvencia

por un mínimo de cinco años.

b) Certificación de la entidad reguladora de su país de origen, en la cual conste que la

presunta administrada tiene acceso al mercado de libre convertibilidad monetaria o

cualquier mecanismo equivalente. Estados Financieros de la administrada de los

últimos tres años debidamente auditados por contador público autorizado

independiente, o en su defecto, por la entidad reguladora correspondiente.

c) Resolución de la junta directiva de la presunta administrada donde conste que

autoriza la celebración del contrato de administración en cuestión.

Fin del Proceso


184

Impedimentos.

Se encuentran impedidos para constituir empresas aseguradoras y desempeñarse como

directores, dignatarios, representantes legales y accionistas:

a) Quienes hayan sido condenados en firme por delitos de narcotráfico, lavado de dinero,

fraude u otros delitos contra la fe pública.

b) Los que, por razón de sus funciones, estén impedidos de ejercer el comercio, de

conformidad con las disposiciones legales vigentes.

c) Los que hayan sido declarados en quiebra, en concurso de acreedores o que se encuentren

en estado de insolvencia manifiesta.

d) Los que hayan sido dignatarios, directores o gerentes de empresas intervenidas o

liquidadas por la Superintendencia de Seguros y Reaseguros, por la Superintendencia de

Bancos o por la Comisión Nacional de Valores, siempre que hayan sido declarados

responsables de actos conducentes a la situación de insolvencia respectiva, por la

autoridad competente.”

e) Cuando se compruebe a través de auditorías in situ o extra situ el incumplimiento y

reincidencia de las disposiciones legales en cuanto al mantenimiento de reservas y otros

aspectos que representen faltas graves y evidencien malas prácticas de operación por

parte del ente regulado.

f) En todos los casos que proceda una suspensión o cancelación de licencia ésta deberá

ser resuelta por el Departamento de Asesoría Legal quienes proceden a analizar el caso y

establecer criterios o juicios sobre la base de su experiencia dentro del marco y

conformidad con lo estipulado en ley.

g) Las suspensiones podrán oscilar en períodos de treinta (30) días hasta cinco (5) años

dependiendo de la gravedad de la falta ó en su defecto perder la licencia de forma

permanente.

h) Las suspensiones serán aplicadas sin perjuicio de las multas que tenga a bien imponer

la Superintendencia.

i) Todas las resoluciones por suspensión y/o cancelación de licencia deberán ser firmadas

por el Superintendente de Seguros y Reaseguros de Panamá y deberán ser entregadas

contra acuse de recibo al Representante Legal de la entidad.

j) Las resoluciones debidamente numeradas, serán emitidas en original y copias

necesarias para expediente y controles internos de administración.

Fin del Proceso

Autorización de Ramos Operativos

Objetivo: La responsabilidad que ejerce la Superintendencia respecto a la autorización de ramos

operativos tiene como objetivo asegurar la protección del consumidor mediante la evaluación de

los derechos y obligaciones estipulados en las notas técnicas de las pólizas de seguros.

Pasos:

Para tal fin, la Superintendencia utiliza dos medios primordiales:

a) Marco Legal establecido por Ley.

b) Criterios de discernimiento basados en la experiencia y conocimiento técnico de

funcionarios del Departamento Técnico y Asesores sobre los elementos que constituyen

las pólizas emitidas por los entes regulados.


185

8.1. Marco Legal

1. La autorización para operar en la República de Panamá, se otorga separadamente para

los siguientes ramos:

a) Ramo de personas. Vida individual, vida colectiva o de grupo, incluyendo

invalidez, accidentes personales, salud, vida industrial, anualidades, rentas

vitalicias, invalidez, fondos o planes de pensiones o jubilaciones, o cualesquiera

otros seguros de personas.

b) Ramos generales. Incendio y líneas aliadas, transporte marítimo, terrestre y aéreo,

casco marítimo y aéreo, automóvil, aviación, responsabilidad civil, robo, hurto,

vidrio, fidelidad, ramos técnicos, títulos de propiedad, riesgos diversos, extensiones

de garantías de fabricantes o cualesquiera otros seguros no incluidos en el ramo de

personas y/o fianzas.

c) Ramos de fianzas. Fianzas de cumplimiento de contrato, de pago y otras fianzas

conexas a la construcción de obras o para suplir materiales o equipos o cualesquiera

otras fianzas.

2. Las empresas deben proporcionar folletos y documentación correspondiente que

permita, a sus clientes potenciales estar adecuadamente informados sobre las

características de los seguros, el régimen de pago de primas, las causales y

procedimientos de resolución del contrato de seguro, así como sobre los procedimientos

de reclamación de siniestros.

Normativa General de la Operación

a) Todos los modelos de pólizas y sus endosos requerirán de la autorización previa de la

Superintendencia antes de ser comercializadas entre el público consumidor.

b) La Superintendencia establecerá los mecanismos administrativos necesarios para

asegurar el cumplimiento de lo contemplado en el marco de pólizas. De manera

enunciativa y no limitativa se refiere:

Revisión de los folletos y documentación que utilizan las empresas para

comercializar sus productos.

De haber relaciones de intermediación para la comercialización de productos que

existan un contrato con las condiciones mínimas exigidas por ley.

Cumplimiento de los procedimientos internos para la revisión y autorización de

póliza.

c) La Superintendencia está facultada para imponer las sanciones correspondientes en

caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente artículo.

d) Las empresas de seguros podrán ofrecer sus productos a través de intermediarios

siempre que exista un contrato de comercialización estableciendo las condiciones para

el ofrecimiento de los seguros. Dicho contrato deberá contener, como mínimo los

siguientes aspectos:

Fin del Proceso

Autorización de Modelos de Pólizas

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de las normas contempladas

Pasos:

1. Recibe la documentación de la póliza y verifica que contemple lo contemplado por

disposición legal


186

a) Que tenga una redacción sencilla, de fácil comprensión para el asegurado y con un

tamaño fácilmente legible.

b) Que las exclusiones y limitaciones aparezcan con caracteres resaltados dentro de la

póliza.

c) Que las causales de terminación del contrato aparezcan en la carátula de la póliza.

d) Que tenga definido el monto de la prima por riesgo, las tasas y montos por impuestos.

e) Que el Corredor de Seguros (si lo hubiere) esté plenamente identificado.

f) Que el formato tenga número o código de identificación.

2. Si se trata de:

autorización inicial una modificación

revise y analice otros modelos de pólizas

de otras empresas y compare para mayor

elementos de juicio.

analice y establezca claramente qué

criterios están siendo modificados y

evalúe la sustentación

3. Anote en el registro de pólizas del Departamento Técnico el número que corresponde a la

autorización que se procesa.

4. De considerarlo necesario escriba sus observaciones o comentarios en el campo que

corresponde.

5. Asegurar que se hacen las objeciones y/o aprobaciones pertinentes en los períodos

estipulados para cada caso:

autorización inicial una modificación

La Superintendencia contará con un plazo

de sesenta (30) días hábiles para aprobar o

rechazar

La Superintendencia contará con un plazo

de treinta (30) días hábiles.

Solamente en los casos de modificación la empresa podrá comercializar la póliza si en el período

transcurrido (30 días) no existen objeciones expresas al modelo de póliza.

IMPORTANTE: Todos los detalles, objeciones y análisis deben ser presentados a través de los

formularios establecidos.

Fin del Proceso

Proceso: Revisión Actuarial de Notas Técnicas

Objetivo: Asegurar que las empresas que operan o pretenden iniciar operaciones en la actividad

de seguros y reaseguros en la República de Panamá tengan la reputación moral, solvencia y

solidez económica establecidas por disposición legal.

Pasos:

1. El proceso de revisión de las notas técnicas actuariales que envían las compañías de

seguros para la aprobación de las pólizas de seguros de daños o generales está

conformada por:

a) Prima Comercial, es decir cuáles son los elementos que integran la Prima la cual

debe ser suficiente y necesaria para cubrir la prima de riesgo.


187

b) Todos los demás gastos operacionales en que incurre la aseguradora

(administrativos, comisiones al corredor, impuestos, costo de reaseguro, utilidad,

reservas y otros recargos de seguridad.

2. El proceso de revisión de las notas técnicas actuariales que envían las compañías de

seguros para la aprobación de las pólizas de seguros de vida que será aplicado al tipo de

plan de seguro de vida está conformada por:

a) Tabla de mortalidad vigente o utilizada por la Superintendencia para tal efecto.

b) Tasa de interés técnico.

c) Método de Cálculo para la prima neta.

d) Método de Cálculo para la Reserva Terminal.

e) Método de Cálculo para la Reserva Media.

f) Gastos operacionales en que incurre la empresa (administrativos, comisiones al

corredor, impuestos, costo del reaseguro, utilidad, reservas y otros recargos de

seguridad).

Proceso: Revisión de un Estudio de Factibilidad

Objetivo: Evaluar si el estudio cumple con las normas

Pasos:

Si es compañía de Seguros:

a) Los objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo.

b) Composición de las carteras proyectadas de acuerdo a los criterios: contratos

proporcionales, no proporcionales y reaseguros facultativos, con sus respectivas

proporciones; los ramos de reaseguro con sus respectivas proporciones y las áreas

geográficas o mercados en que operarán con sus respectivas proporciones.

c) Retención neta por ramo;

d) Política de retrocesión y mercados en los cuales colocarán sus retrocesiones;

e) Líneas de negocios en que piensan especializarse, dando amplias explicaciones sobre los

recursos con que cuenta para su desarrollo.

f) Descripción de los procedimientos del cálculo de la reserva matemática, cálculo de las

reservas técnicas y cualquier otro elemento relacionado con los productos que

venderá la empresa.

g) El proyecto de programa de reaseguro con que inicia operaciones.

Si es compañía de Reaseguros

a) Incluir los numerales i al vi del punto anterior (compañía de seguros)

b) Políticas de suscripción en forma general.

c) Proyección para los primeros cinco (5) años de operación de:

Primas y de resultados, Estados Financieros, Número de empleados.

d) Afiliaciones con otras empresas.

Si es compañía de Aseguradora Cautiva

a) Ramos de seguros en los que la empresa pretende operar.

b) Riesgos particulares que asegurará o reasegurará.

c) Programa de reaseguro, de ser el caso.


188

Si es compañía de Corretaje de Reaseguros

a) Proyección para los primeros cinco (5) años de operación de Estados Financieros y

Número de empleados.

b) Afiliaciones con otras compañías.

Proceso: Emisión de Certificaciones

Objetivos: Confirmar si las compañías están autorizadas para desarrollar la actividad de seguros

y reaseguros en los diferentes ramos según consta en los archivos de la Superintendencia.

Pasos:

Clasificación de Certificaciones:

1. Licencia Autorizada (ramos, vigencia y margen de solvencia).

2. Certificaciones Especiales (Firmas de Abogados, Entidades Gubernamentales).

Fin del proceso

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA

Proceso: Revisar transacciones en efectivo y cuasi efectivo a los entes Supervisados

I. Objetivo: Garantizar la transparencia de las transacciones

Pasos:

Velar a fin de impedir que las operaciones de las compañías de seguros, reaseguros y

corredores de reaseguros, se lleven a cabo con o sobre fondos provenientes de actividades

ilícitas relacionadas con el Blanqueo de Capitales, bien sea para ocultar la procedencia

ilícita de dichos fondos o bien para asegurar su aprovechamiento por cualquier persona.

Velar por el cumplimiento de los envíos de las declaraciones sobre las transacciones en

efectivo y cuasi- efectivo por un monto superior a diez mil balboas (B/.10,000.00) que

deban remitir las Entidades Declarantes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF),

dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.

II. ALCANCE

Determinar la veracidad de la información suministrada por las compañías de Seguros,

Reaseguros y Corredores de Reaseguros en cuanto a os reportes de transacciones

efectuadas, con relación a entradas y salidas de dinero (cobros y pagos ) en efectivo y

cuasi – efectivo ( cheques de gerencia, viajeros u otros y órdenes de pago librados al

portador, con endoso en blanco y expedidos, recibidos o depositados en una misma

fecha), mayores de diez mil balboas (B/.10,000.00) o transacciones sucesivas en fechas

cercanas que, aunque inferiores a diez mil balboas (B/.10,000.00) individualmente

consideradas, sumen en total más de diez mil balboas (B/.10,000.00).

Realizar inspecciones periódicas en las Entidades Declarantes con el propósito de

verificar que las mismas mantengan en sus registros el nombre del cliente, su dirección y

su número de identificación.

Imponer a las Entidades Declarantes las multas de que trata el artículo No. 8 de la Ley

No. 42 de 2 de octubre de 2000, de oficio a solicitud de la Unidad de Análisis Financiero,

según la gravedad de la falta y el grado de reincidencia.

Aplicar las medidas que sean necesarias para que las Entidades Declarantes cumplan con

lo dispuesto en la Ley No. 42.


189

III. PROCEDIMIENTOS

Se solicita a las compañías de seguros, reaseguros y corredor de reaseguros dentro de sus

instalaciones, el informe de ingreso de caja diario, soportado con los respectivos recibos

de caja.

Se verifica, la secuencia numérica de los recibos de caja solicitados.

Se verifican los depósitos bancarios junto con el estado de cuenta bancario del período en

revisión.

Si se detecta un movimiento de efectivo superior a los diez mil balboas (B/.10,000.00), se

notifica inmediatamente a la Unidad de Análisis Financiero (UAF).

Se solicita mediante muestra selectiva, previa lista de expedientes de los siniestros

pagados y en trámites en un período determinado, la veracidad de la ocurrencia y la

razonabilidad de la evaluación de los mismos.

IV. FUNDAMENTOS LEGALES

Ley No. 42 de 2 de octubre de 2000, “Por la cual se Establecen Medidas para la

Prevención del Delito de Blanqueo de Capitales”.

Decreto Ejecutivo No.1 de 3 de enero de 2001, “Por la cual se reglamenta la Ley No. 42

de 2 de octubre de 2000”.

FORMULARIO DE CONTROL DE REPORTE UA.F.-SEG

El Control de Reporte U.A.F.-SEG, es un formulario preliminar, en el cual se indicara si hubo o

no transacciones superiores a los B/.10,000.00 en efectivo o cuasi-efectivo. Este formulario se

enviara todos los meses, en el caso de que no se efectúe ninguna transacción superior a

B/.10,000.00 en efectivo o cuasi-efectivo.

El formulario de Control de Reporte U.A.F.-SEG, deberá ser llenado de la siguiente forma:

Línea-Fecha de entrega (día/mes/año): Indicar la fecha exacta en la cual se hace

entrega de este formulario, a la Superintendencia de Seguros y Reaseguros.

Línea-Nombre de la Aseguradora o Reaseguradora: Indicar el nombre completo de la

empresa Aseguradora o Reaseguradora

Línea R.U.C.: Indicar el numero del Registro Único del Contribuyente de la empresa

Aseguradora o Reaseguradora.

Línea-Mes que Reporta: Indicar el mes que se está reportando a la Unidad de Análisis

Financiero.

Línea-Ano: Indicar el ano que se está reportando a la Unidad de Análisis Financiero.

Línea-Cantidad de Declaraciones: Indicar numéricamente la cantidad de formularios de

Declaraciones en Efectivo o Cuasi-Efectivo-U.A.F.-SEG, que se adjuntan al formulario

de Control de Reporte UAF-SEG, por las transacciones realizadas en el mes.


190

Casilla-Ninguna Declaración: Indicar con una ( X ) o ( √ ) en la casilla que dice

Ninguna declaración, del formulario de Control de Reporte UAF-SEG, si se efectuaron o

no transacciones superiores a B/.10,000.00 o mas, en efectivo o cuasi-efectivo durante el

mes.

Línea-Nombre y Cargo del empleado autorizado: Indicar el nombre completo y el

cargo del empleado autorizado a firmar por la empresa (a maquina o en letra de molde).

Línea-Firma: Firma del empleado autorizado por la empresa a firmar los reportes

mensuales.

FORMULARIO DE DECLARACIÓN DE OPERACIONES EN EFECTIVO O CUASI

EFECTIVO UAF-SEG

El formulario de Declaración de Operaciones en efectivo o cuasi-efectivo U.A.F.-SEG, se

utilizara para reportar operaciones o transacciones por montos superiores a B/.10,000.00 en

efectivo o cuasi-efectivo, llevadas a cabo por personas naturales o jurídicas, con las empresas

Aseguradoras y Reaseguradoras. También, se aplicará a las transacciones sucesivas en fechas

cercanas dentro de una misma semana laboral, que aunque inferiores a B/.10,000.00

individualmente consideradas, sumen en total más de B/.10,000.00

Es decir, puede que las transacciones mensuales que se reportan a la Unidad de Análisis

Financiero se den de la siguiente manera:

√ El día lunes, el cliente ABC, le paga a la Aseguradora XYZ una póliza por

B/.12,000.00. El pago lo hace en efectivo.

√ El cliente DEF, paga una póliza por B/.13,000.00 a la Aseguradora XYZ,

fraccionándolo de la siguiente manera: el día lunes abona B/.7,000.00 en efectivo y el día

jueves de la misma semana abona el resto de B/.6,000.00, también en efectivo.

No obstante, si el ultimo pago se hubiera realizado el día lunes de la semana siguiente, la

Aseguradora XYZ, No tendría que Reportar al cliente DEF, ya que los pagos fueron efectuados

en semanas distintas.

Cuando existan transacciones mensuales que deben ser reportadas, y son registradas en el

Formulario de Declaración de Efectivo o Cuasi-Efectivo U.A.F.-SEG, este formulario deberá

venir acompañado con el formulario de Control de Reporte U.A.F.-SEG, en el cual se indica la

cantidad de declaraciones llevadas a cabo en el mes.

SELECCIÓN DE LA NATURALEZA DE LA TRANSACCIÓN:

Dependiendo de la naturaleza de la transacción se tendrá que escoger una de las cuatro opciones,

colocando una (X) o (√) en la casilla del formulario que corresponde a cada operación.

UAF-SEG-EFE-P: (efectivo personal), Esta casilla se utiliza para registrar transacciones en

efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una persona natural, por ejemplo:

1. El cliente A (persona natural), pago B/.12,000.00 en efectivo por una póliza de incendio a

la Compañía de Seguros Z.

2. La Compañía de Seguros Z, paga B/.13,000.00 en efectivo, por un reclamo al cliente A

(persona natural).


191

UAF-SEG-EFE-C: (efectivo comercial), Esta casilla se utiliza para registrar transacciones en

efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una empresa, por ejemplo:

a) La empresa B (persona jurídica) pago B/.11,000.00 en efectivo, por una póliza de

incendio a la Compañía de Seguros X.

b) La Compañía de Seguros X, paga a la empresa B (persona jurídica) B/.13,000.00 en

efectivo, por un reclamo que esta le hace.

UAF-SEG-CUA-P:(cuasi-efectivo personal), Esta casilla se utiliza para registrar transacciones

en cuasi-efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una persona natural,

Ejemplos:

a) El cliente A (persona natural), pago B/.12,000.00 utilizando un Cheque al Portador, por

una póliza de incendio, a la Compañía de Seguros Z.

b) La Compañía de Seguros Z, paga B/.13,000.00 en un Cheque al Portador, por un reclamo

que le hizo el cliente A (persona natural).

UAF-SEG-CUA-C (cuasi-efectivo comercial), Esta casilla se utiliza para registrar

transacciones en cuasi-efectivo, superiores a los B/.10,000.00, realizadas por una persona

Jurídica, por ejemplo:

a) La empresa B (persona jurídica), pago B/.12,000.00 en un Cheque al Portador, por

concepto de póliza a la Compañía de Seguros X.

b) La Compañía de Seguros X paga B/.13,000.00 en un Cheque al Portador por concepto de

reclamo a la empresa B (persona jurídica).

Nota: Cuando las transacciones se realicen de forma combinada, se seleccionarán las

casillas correspondientes, según la naturaleza que la conforman, por ejemplo:

Si el cliente Y, paga B/.5,000.00 en efectivo y B/.6,000.00 en un cheque al portador

(como se observa sobrepasan los B/.10,000.00), a la Compañía de Seguros Z, entonces se

seleccionaran ambas categorías llenando las casillas (UAF-SEG-EFE-P y UAF-

SEGCUA- P)}, que aparecen en el formulario de Declaración de Operaciones en Efectivo

o Cuasi-Efectivo-UAF.SEG., con (X) o ( √ ).

Línea-Nombre de la Aseguradora o Reaseguradora: Indicar el nombre completo de la

empresa Aseguradora o Reaseguradora.

Línea-R.U.C.: Indicar el numero del Registro Único del Contribuyente de la empresa

Aseguradora o Reaseguradora.

Línea-Sucursal: Indicar el nombre de la sucursal de la Aseguradora o Reaseguradora donde se

realiza la transacción.

Línea-Día-Mes-Año: Indicar el día, mes y ano al cual corresponde la transacción.

1.1 Columna Operación: Colocar en la casilla (X) o (√), según el tipo de la operación.

1.2 Columna No Tipo de Rubro: Colocar en la casilla el tipo de rubro utilizando el numero de

código que le corresponde:

Código Tipo de Rubro

100 Accidentes Personales

101 Vida

102 Fianza

103 Hospitalización y salud

104 Accidentes

105 Incendio

106 Auto

107 Otros riesgos


192

1.3 Columna Número de Póliza: Indicar el número de la póliza a la cual se refiere la transacción.

1.4 Columna Monto de la Operación: Indicar la cantidad total en términos monetarios expresados

en balboas que involucra la transacción que se realiza en efectivo o cuasi efectivo.

POR EL CLIENTE

Nombre completo del ejecutor: Indicar el nombre completo ( a maquina o en letra de molde) de

la persona que realiza la transacción por el cliente.

Cedula o pasaporte del ejecutor: Indicar el numero de la cedula, pasaporte o RUC de la

persona que realiza la transacción. (Los mismos deberán estar separados por sus respectivos

guiones).

Firma del ejecutor: Firma de la persona que realiza la transacción por el cliente.

Nombre del cliente: Indicar el nombre del cliente (a máquina o en letra de molde), ya sea

persona natural o jurídica que ejecuta la transacción.

Cedula / Pasaporte / RUC: Indicar el numero de la cedula, pasaporte o RUC (Los mismos

deberán estar separados por sus respectivos guiones).

Nota: Si el ejecutor es la misma persona que el cliente, se deberán repetir la información en

ambas secciones.

POR LA EMPRESA

Nombre del empleado autorizado: Indicar el nombre completo del empleado autorizado a firmar

por la empresa (a máquina o en letra de molde).

Cargo del empleado autorizado: Indicar el cargo que desempeña en la empresa el empleado

autorizado a firmar (a máquina o en letra de molde).

Firma del empleado autorizado: Firma del empleado autorizado por la empresa cuyo nombre y

cargo se indican en los puntos arriba descritos.

IMPORTANTE

A. QUIENES REPORTAN

Todas las compañías Aseguradoras o Reaseguradoras que aunque No Tengan transacciones

superiores a B/.10,000.00, DEBEN DECLARAR:

B. QUE SE REPORTA:

Se reporta todo pago de póliza que se reciba de Accidentes Personales, Vida, Fianza,

Hospitalización y Salud, Accidentes, Incendio, Auto u otros riesgos, cuando las mismas se

presenten bajo las siguientes condiciones:

1b) Por pago de póliza en efectivo o cuasi. Efectivo, superiores a B/.10,000.00, que

realice un mismo cliente.

Asimismo, se reportaran pagos en efectivo o cuasi-efectivo, llevadas a cabo en forma

sucesiva, por un mismo cliente, dentro de una misma semana laboral, que aunque sean

transacciones inferiores a B/.10,000.00 individualmente consideradas, sumen un total de

B/.10,000.00 o más.

2b) Por pago de reclamos en efectivo o cuasi-efectivo, superiores a B/.10,000.00 que

realice la empresa a un mismo cliente.

También, se reportaran los pagos en efectivo o cuasi-efectivo, llevados a cabo en forma

sucesiva, que efectúe la empresa Aseguradora o Reaseguradora a un mismo cliente,

dentro de una misma semana laboral que aunque sean transacciones inferiores a

B/.10,000.00 individualmente consideradas, y que sumen un total de B/.10,000.00.


193

C. PERIODO DE ENTREGA:

Se entregara una copia del (los) formulario (s) de reporte mensuales dentro de los primeros cinco

(5) días hábiles del mes subsiguiente al que se esta reportando a la UAF, por intermedio de la

Superintendencia de Seguros y Reaseguros, en sobre sellado dirigido a la Superintendencia de

Seguros y Reaseguros. Además, la empresa conservara el original de cada formulario por un

periodo de cinco (5) anos, según lo establece la ley

Fin del Proceso

Proceso: MARGEN DE SOLVENCIA Y LIQUIDEZ MINIMA REQUERIDA

COMPAÑÍAS DE SEGUROS

Objetivo: Garantizar la liquidez de las compañías de seguros

Pasos:

Tomar las acciones necesarias para garantizar que las compañías de seguros y reaseguros

mantengan recursos patrimoniales suficientes para absorber pérdidas por variación en los

resultados técnicos de sus carteras.

Alcance

Garantizar que la Dirección supervisora disponga de mecanismos de planificación y presupuesto,

diseñados para dirigir su gestión hacia el cumplimiento de los objetivos y metas en términos de

economía, eficiencia y efectividad.

Proteger los recursos de los asegurados mediante la identificación y evaluación de riesgos

relevantes que puedan afectar el logro de los objetivos establecidos por la dirección.

Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e integridad de la información.

Garantizar que la información contable cumpla con los propósitos de identificar, reunir,

clasificar, analizar, registrar e informar sobre los resultados de las operaciones de los

regulados y tener responsabilidad de los activos relacionados, basándose en las Normas

Internacionales de Contabilidad.

Prevenir el Delito de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo.

Fundamentos Legales Ley No. 59 de 29 de julio de 1996, “Por la cual se reglamentan las Entidades

Aseguradoras, Administradoras de Empresas y Corredores o Ajustadores de Seguros; y la

Profesión del Corredor o Productor de Seguros”.

Ley No. 63 de 19 de septiembre de 1996, “Por la cual se regulan las Operaciones de

Reaseguros y las Empresas dedicadas a esta Actividad”.

Ley No. 60 de 29 de julio de 1996, “Por la cual se regulan las operaciones de las

Aseguradoras Cautivas”.

Ley No 42 de 2 de octubre de 2000, “Que establece medidas para la prevención del delito

de Blanqueo de Capitales”.

Decreto Ejecutivo No. 1 de 3 de enero de 2001, “Por el cual se reglamenta la Ley No. 42

de 2 de octubre de 2000”.

Resolución No. 576-A de 7 de noviembre de 1996, “Por la cual se establece el

procedimiento para el Cálculo del Margen de Solvencia Mínimo Requerido y la Liquidez

Mínima Requerida”.

Resolución No. CTS-15 del 27 de noviembre de 1986, “Por la cual se reglamenta el

alcance y aplicación de los artículos concernientes a la contabilización de las reservas e

inversiones establecidas en la Ley de Seguros.


194

Estructura de Supervisión

Disposiciones legales, políticas y procedimientos aplicables que dan a la administración, garantía

razonable para cumplir los objetivos y metas de la entidad.

Considera factores del medio ambiente natural y social que puedan afectar las operaciones o

actividades reguladas por la institución.

Componentes

Ambiente de Supervisión:

Consiste en disposiciones legales, políticas, procedimientos y acciones que reflejan la actitud de

los directivos y los supervisores acerca de la importancia de la supervisión en una entidad.

Evaluación de Riesgos:

Conjunto de actividades que ejecuta la dirección para determinar la existencia de riesgos

relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Información y Comunicación:

Consiste en la presentación y transmisión de información, exacta y oportuna, que permita a la

dirección la toma de decisiones y llevar a cabo sus responsabilidades.

Actividades de supervisión:

Son aquellas políticas y procedimientos, además de las incluidas en los cuatro (4) componentes,

que la dirección establece para cumplir sus objetivos.

Monitoreo:

Se refiere a la evaluación continua o periódica de la eficacia y el diseño de operación de una

estructura de supervisión por parte de la dirección, a fin de determinar que esté funcionando de

conformidad con los planes y objetivos y que existan los mecanismos para detectar las

desviaciones e incorporar los ajustes necesarios de manera oportuna.

Responsabilidad del Supervisor

1. Elaborar manuales de funciones

2. Descripción de categorías operativas en los cuales se detallan las responsabilidades de los

supervisores.

3. Evaluación de riesgos y procedimientos adecuados para minimizar los riesgos de:

* Integridad: Que todas las partidas o transacciones que deben ser registradas lo

estén.

* Existencia: Que todas las partidas o transacciones reflejadas en los estados

financieros ocurrieron y que existen todos los activos y Pasivos.

* Exactitud: Que las partidas o transacciones reflejadas en estos, fueron registradas

o procesadas exactamente.

* Valuación: Obtención de la evidencia sobre los cambios de valor después del

registro inicial de una partida. (Inversiones, reservas, etc.). Enfoque Sustantivo.

* Obligación: Que todas las obligaciones se hallen reflejadas en los estados

financieros, (pasivos). Que todos los Activos afectos a las reservas se mantengan

libres de gravámenes, embargos u otra medida que impida su libre cesión o

transferencia.

* Propiedad: Que la empresa tenga todos los derechos apropiados sobre los activos

reflejados en los estados financieros.

* Presentación y revelación: Mantener la aplicación de los Principios de

Contabilidad relevantes en cuanto a propiedad y consistencia.

Cumplir las afirmaciones inherentes a su gestión de acuerdo a los criterios establecidos.


195

4. El auditor será responsable por las opiniones que emita en relación con sus exámenes, por

el cumplimiento de las más elevadas normas de ética y morales, por su propio desarrollo

profesional y por mantener el debido cuidado profesional durante el examen y en la

preparación del informe.

Fin del proceso

PPrroocceessoo:: EExxaammeenn ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ffiinnaanncciieerraa

OObbjjeettiivvoo:: AAsseegguurraarr qquuee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ffiinnaanncciieerraa eess vveerraazz

PPaassooss::

Hay que reconocer que uno de los requisitos básicos de una administración, es la

información financiera confiable, oportuna y útil para la toma de decisiones.

A. RReeppoorrtteess FFiinnaanncciieerrooss yy VViissiittaass ddee IInnssppeecccciióónn

11.. MMaarrggeenn ddee SSoollvveenncciiaa yy LLiiqquuiiddeezz MMíínniimmaa RReeqquueerriiddaa

11..11 AAssppeeccttoo NNoorrmmaattiivvoo

Ley No. 59 de 29 de julio de 1996.

Resolución 576 A, del 7 de Noviembre de 1996 (Anexo).

IImmppoorrttaanncciiaa El Margen de Solvencia como un instrumento de fiscalización por parte de la Superintendencia

de Seguros y Reaseguros, contribuye a determinar e identificar los montos mínimos de

capitalización que requiere una determinada compañía ante futuras desviaciones por

siniestralidad.

El ejercicio se mide en un período comprendido de doce (12) meses y se realiza trimestralmente.

La información es basada en los ramos de Daños, Salud, Fianzas, Accidentes Personales y

Colectivos de Vida, adicionando el 5% de la reserva matemática correspondiente al ramo de

Vida Individual.

MMeettooddoollooggííaa

A continuación la manera de analizar el Margen de Solvencia, de acuerdo con la Resolución No.

576-A del 7 de noviembre de 1996, su cálculo y la forma de presentación.

MMaarrggeenn ddee SSoollvveenncciiaa MMíínniimmoo RReeqquueerriiddoo aall cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

La Solvencia Mínima Requerida se define técnicamente como el patrimonio propio mínimo no

comprometido exigible a una entidad aseguradora para hacerle frente a sus obligaciones

técnicas, adquiridas en la medida en que el volumen de los negocios se incremente, en el

supuesto de que las primas resulten insuficientes.

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeell FFaaccttoorr ddee RReetteenncciióónn aall cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

h. Factor de Retención este ejercicio. (F de R)

Esta cifra es el factor porcentual de retención de siniestros de la empresa y no podrá ser menor de

50%. Esta situación conduce al establecimiento de una norma interna para buscar que las

aseguradoras operen como tales y descarten las operaciones "Fronting". En todo caso, como se

trata de operaciones intra y extra territorio, el elemento de riesgo por reaseguro cedido a

instituciones no ocurrentes a dicho sistema mínimo por la amplitud de los mercados; el 50%

solamente tiene como propósito el buscar una verdadera retención del asegurador.


196

Siniestros Incurridos Retención

Siniestros Incurridos Totales

Siniestros Incurridos Retención =

+ c Siniestros Pagados de Retención este Ejercicio.

Tomamos el total de siniestros pagados durante el ejercicio, netos de

recuperaciones por reaseguros.

+ b.- Siniestros Pagados Totales este ejercicio.

- (417 -417010101 -417010201)

- (418 -418010101 -418010201)

+ (544 -544010101 -544010201)

+ f Reserva de Siniestros en Trámite por Retención, al inicio de este ejercicio. Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trámite por Retención, al inicio del

ejercicio corriente. (Tomar g2 del año anterior)

- g2 Reserva Siniestros en Trámite Retención - Otros Riesgos

+ 221 -221010101

- 222 -222010101

+ 223 -223010101

- 224 -224010101

+ 225 -225010101

Siniestro Incurrido Total Corriente =

+ b Siniestros Pagados Totales este ejercicio. Tomamos el total de Siniestros Pagados durante el ejercicio. Deben considerarse los

siniestros pagados, menos salvamentos y recobros.

+ (541 -541010101 -541010201)

+ (542 -542010101 -542010201)

- (419 -419010101 -419010201)

+ e Reserva de Siniestros en Trámite al cierre de este ejercicio Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trámite al cierre del ejercicio.

+ (221 -221010101 )

+ (223 -223010101 -223010201)

+ (225 -225010101 -225010201)

- d Reserva de Siniestros en Trámite al inicio de este ejercicio. Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trámite al inicio del ejercicio. (punto e)

año anterior.

+ (221 -221010101 -221010201)

+ (223 -223010101 -223010201)

+ (225 -225010101 -225010201)


197

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeell MMaarrggeenn ddee SSoollvveenncciiaa RReeqquueerriiddoo ssoobbrree eell ffaaccttoorr ddee pprriimmaass aall

cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

a.- Primas Suscritas más Reaseguro Tomado este ejercicio.

Tomamos el total de primas suscritas, netas de cancelaciones y devoluciones, más el total

de reaseguro tomado para el ejercicio sujeto a medición.

+ (411 - 411010101-411010201)

+ (412 - 412010101-412010201)

En las operaciones de daños (punto a) los factores que se aplicarán son: el 18% sobre los

primeros 7,000,000 de primas y al exceso si lo hubiere se aplicará el 15%.

A la suma resultante de estos dos cálculos se le aplica el factor de retención.

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeell MMaarrggeenn ddee SSoollvveenncciiaa RReeqquueerriiddoo ssoobbrree eell ffaaccttoorr ddee ssiinniieessttrrooss aall

cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

Siniestros en los últimos 3 años / 3 = Promedio Trienal de Siniestros

Promedio Trienal de Siniestros * F de R = Margen de Solvencia Requerido

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeell pprroommeeddiioo ttrriieennaall ddee ssiinniieessttrrooss

+ b Siniestros Pagados Totales Este Ejercicio.

+ e Reservas de Siniestros en Trámite Totales al Cierre de este

Período.

- i Reserva de Siniestros en Trámite Totales al Inicio del Trienio.

(tres(3) años atrás) Ej. Cierre 2004, inicio del Trienio = Letra e del 2001 o Letra d de 2002.

+ j Siniestros Pagados Totales del Ejercicio Anterior.

b del Ejercicio año Anterior.

+ k Siniestros Pagados Totales del Ejercicio Inmediato Anterior.

j del Ejercicio año Anterior.

Después de tener el promedio anual de los siniestros del trienio, se aplica el 29% a los primeros

$4, 000,000 millones y al exceso, si lo hubiere, se aplica el 25%.

A la suma resultantes de estos dos cálculos se le aplica el factor de retención, tal como en el

caso de las primas.

Al aplicar el factor en las operaciones de primas y siniestros y elegir la cantidad que resulte

mayor entre los dos, el sistema está garantizando el tratamiento estrictamente equitativo a todas

las aseguradoras de acuerdo con su experiencia siniestrar, sin importar sus políticas y criterios de

tarificación. De esta manera, se logra exigir sobre una base trienal de siniestros la cantidad

necesaria de margen de solvencia que pueda hacer frente a desviaciones estadísticas de

siniestralidad, sin el perjuicio que una buena o mala política de suscripción oculte resultados que

conduzcan a desequilibrios.


198

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddeell MMaarrggeenn ddee SSoollvveenncciiaa RReeqquueerriiddoo ssoobbrree eell ffaaccttoorr ddee llaass RReesseerrvvaass

MMaatteemmááttiiccaass aall cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo..

Se calcula el 5% de las reservas matemáticas (incluyendo la reserva de los beneficios

adicionales adheridos a las pólizas de vida individual), correspondientes al período de

evaluación.

m. Reserva Matemática para Vida Individual

Tomamos el saldo las cuentas de la Reserva Matemática del ejercicio.

+ 211010101/21101010401

+ 211010201

+ 212010101

+ 212010201

+ 25206

Al total de la Reserva Matemática se le aplica el 5%.Luego de haber obtenido los tres factores de

solvencia, Primas y Siniestros (el mayor de los dos) y el 5% de las Reservas matemáticas, se

suman y obtenemos el Margen de solvencia requerido.

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddee llaa SSoollvveenncciiaa ddee llaa eemmpprreessaa oo PPaattrriimmoonniioo TTééccnniiccoo AAjjuussttaaddoo aall

cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo..

Esta solvencia es entendida como el estado de situación económico-financiero patrimonial

que le permite a una empresa dar cobertura a las obligaciones técnicas con sus asegurados.

En otros términos, es el estado patrimonial libre de todo compromiso previsible y con

deducciones de los elementos inmateriales, como las primas por cobrar con morosidad de

más de 90 días, plusvalías y otros activos de dudosa recuperación sin las respectivas

provisiones; además de las cuentas e inversiones con personas naturales o jurídicas

relacionadas entre otras y que mide la capacidad atribuida a la empresa para garantizar el

reembolso de las obligaciones con sus asegurados.

EESSTTAADDOO DDEE SSIITTUUAACCIIÓÓNN EECCOONNÓÓMMIICCOO--FFIINNAANNCCIIEERROO PPAATTRRIIMMOONNIIAALL

Tomamos el saldo de las cuentas patrimoniales del estado de situación del ejercicio.

+ n 311 Capital Pagado en Acciones

+ p 313 Utilidad no Distribuida Disponible

316 Dividendos Pagados Año corriente

+ o 314 Reserva Legal

315 Reserva de Previsión para Desviaciones Estadísticas.


199

EESSTTAADDOO PPAATTRRIIMMOONNIIAALL LLIIBBRREE DDEE TTOODDOO CCOOMMPPRROOMMIISSOO PPRREEVVIISSIIBBLLEE

Tomamos el saldo de las cuentas patrimoniales del estado de situación del ejercicio.

+ n 311 Capital Pagado en Acciones

+ p 313 Utilidad no Distribuida Disponible

316 Dividendos Pagados Año corrientes

+ o 314 Reserva Legal

315 Reserva de Previsión par Desviaciones Estadísticas

MMeennooss::

Compromisos previsibles y deducciones de los elementos inmateriales:

+ r 122 Plazos fijos pignorados.

11101/02 documentos negociables pignorados.

11201 documentos negociables pignorados.

131 Primas por Cobrar en incumplimiento de pago de más de 90 días.

138 Cuentas por Cobrar Cheques devueltos de más de 90 días.

139 Otras cuentas por cobrar (cuentas por cobrar otras en

incumplimiento de pago de más de 90 días).

15005 Plusvalía, Gastos Pagados por anticipados - otros

18001/02/05 Otros activos en garantías.

Activos de difícil recuperación

+ s 135 Cuentas por Cobrar Corredores de Seguros.

139 Cuentas por Cobrar Accionistas, Directores.

+ t 11102 Cuentas por cobrar e inversiones en subsidiarias y 112 afiliadas.

Para efectos de esta información se entenderá por:

Afiliada: Empresas relacionadas entre sí por cualquiera de las

siguientes circunstancias:

a) Controladas por los mismos accionistas.

b) Controladas por una misma sociedad, la cual es propietaria de más de

20% de las acciones emitidas y en circulación con derecho a voto.

Subsidiaria: Empresa controlada directamente por otra, o

indirectamente a través de una o más intermediarias.

+ x-y Ajustes de disminución de las inversiones libre de gravámenes a su

valor mercado al cierre del ejercicio.

MMááss::

+ q 214 Reserva catastrófica

213 Reserva de previsión para desviaciones estadísticas.

+ x-y Ajustes de aumento de las inversiones libre de gravámenes a su

valor mercado al cierre del ejercicio.


200

Las Compañías de seguros deberán constatar sus valores de

mercado en inversiones mediante:

Publicación oficial de la Bolsa de Valores de Panamá.

Certificación de cualquier firma acreditada y aceptada por la Superintendencia de

Seguros y Reaseguros.

Certificación de cualquier agente vendedor de valores autorizado por la Comisión

Nacional de Valores.

Avalúo certificado por firmas dedicadas a estos menesteres, acreditadas ante los

bancos, e instituciones de crédito en Panamá.

MMAARRGGEENN DDEE LLIIQQUUIIDDEEZZ

El Margen de liquidez se define como la relación entre el conjunto de dinero disponible

y valores negociables fácilmente convertibles en dinero y los compromisos técnicos contraídos

por las empresas de seguros en consonancia a su capacidad técnico-operativas.

11..11.. MMeettooddoollooggííaa

A continuación la manera de analizar el Margen de Liquidez, de acuerdo con la Resolución No.

576-A del 7 de noviembre de 1996, su cálculo y la forma de presentación.

MMaarrggeenn ddee LLiiqquuiiddeezz MMíínniimmoo RReeqquueerriiddoo aall cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddee llaa LLiiqquuiiddeezz RReeqquueerriiddaa aall cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

+ El 100% de las reservas de retención para siniestros en trámites.

g. Reserva Siniestros en Trámite Retención al cierre de este ejercicio

Tomamos el total de Reserva de Siniestros en Trámite por Retención, al cierre del

ejercicio corriente. (g1 + g2)

g1.- Reserva Siniestros en Trámite Retención - Vida Individual

+ 221010101

- 222010101

+ 223010101

- 224010101

+ 225010101

g2 Reserva Siniestros en Trámite Retención - Otros Riesgos

+ 221 -221010101

- 222 -222010101

+ 223 -223010101

- 224 -224010101

+ 225 -225010101

+ El 50% de las reservas de primas no devengadas.

+ 211 -211010101

+ 212 -212010101


201

+ El 20% de la diferencia entre las reservas matemáticas de vida individual menos los

préstamos por cobrar concedidos a asegurados sobre pólizas de vida.

+ m. Reserva Matemática para Vida Individual

Tomamos el saldo las cuentas de la Reserva matemática del

ejercicio.

+ 211010101/21101010401

+ 211010201

+ 212010101

+ 212010201

+ 25206

- u. Préstamos a asegurados sobre pólizas de vida individual

+ 133

+ E1 20% del Margen de Solvencia requerido.

Factor de solvencia, Primas, Siniestros (el mayor de los dos) y el 5% de las

Reservas matemáticas.

DDeetteerrmmiinnaacciióónn ddee llaa LLiiqquuiiddeezz ddee llaa eemmpprreessaa aall cciieerrrree ddeell eejjeerrcciicciioo

+ Efectivo en caja y banco, neto de sobregiros y libre de gravámenes.

+ 121 Efectivo

+ 122 Plazo fijos Bancos Locales

+ 123 Plazo fijos Bancos Extranjeros

251 Primas diferidas

266-02 Depósitos de garantías recibidas

268 Ingresos Diferidos

+ Documentos negociables a valor de mercado, libre de gravamen.

+ 11101/02-1110203 documentos negociables libre de gravamen e

11201 documentos negociables libre de gravamen.

CCOONNCCLLUUSSIIÓÓNN

Dado los elementos considerados para la determinación del cálculo del margen de

solvencia, se debe entender que el mismo está dirigido a la capacidad financiera que tiene la

empresa para hacerle frente a las obligaciones directamente con los asegurados.

Es importante mencionar que el resultado del margen de solvencia es una medida de alerta

temprana, mas no supone ser el elemento determinante en el análisis de la situación de una

institución de seguros, ni pretende sustituir la evaluación de la constitución y cobertura de

sus reservas técnicas.

Debido a lo anterior, a pesar de que no se presenten indicadores que muestren insuficiencia de

solvencia, una institución de seguros puede estar en una situación financiera peligrosa por una


202

mala tarifación, excesivos gastos operacionales o por inversiones poco rentables y poco

dispersas.

Fin del proceso

Proceso: Revisión del Balance de Reservas e Inversiones para las compañías de Seguros

con Licencia en Reaseguros

Objetivo General: Velar por el cumplimiento en la Ley 59 de Seguros

Pasos: Velar por el fiel cumplimiento de lo establecido en los artículos N°27,28,29, 30 y 31 de la Ley

N° 59 de Seguros del 29 de julio de 1996 y los artículos N°28,29 y 30 de la Ley N° 63 de

Reaseguros del 19 de septiembre de 1996.

Las compañías que operen en negocios de seguros en la República de Panamá deberán constituir

en su pasivo las siguientes reservas sobre negocios ubicados en la República de Panamá, que en

todo momento deben mantenerse libres de gravámenes.

Para la revisión del Balance de Reserva e Inversiones el auditor debe contar con su Leyes de

Seguros y Reaseguros y seguir los lineamientos que en ella se establecen.

Para facilitar la revisión de las reservas que deben constituir las empresas y las inversiones que

respaldan dichas reservas, la Superintendencia de Seguros suministró a todos los entes

supervisados un formato de uso general y obligatorio los cuales deben remitir a la

Superintendencia trimestralmente con las cifras del período correspondiente.

Nuestra labor es verificar que este formulario se haya llenado correctamente, que los cálculos de

las reservas se hayan calculado en base a los procedimientos establecidos y que las inversiones

que respaldan dichas reservas se encuentren libres de gravámenes, embargos, medidas

preventivas o de cualquier otra naturaleza, que impidan su libre cesión o transferencia.

ANEXO SD PRIMAS NETAS RETENIDAS:

En este anexo se verifica que se haya llenado el nombre de la compañía y el período al cual

corresponde la medición, estos datos automáticamente aparecerán en todos los anexos del

formulario en mención.

Este anexo contiene el detalle mensual de las primas suscritas y el reaseguro cedido por ramo

con el objeto de obtener las primas netas retenidas. El mismo solamente se verifica con el

contador de la empresa en el caso de que en los anexos N°1.1, 1.3 y 1.4, los totales de primas

suscritas y reaseguro cedido del mes acumulado trimestre actual no coincida con los saldos que

refleja el balance de prueba de la empresa, en la fecha de la medición.

ANEXO 1.1 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE SEGURO

DIRECTO:

Artículo N°27, numerales 2 y 3 de la Ley de Seguros N°59 de 29 de julio de 1996, el cual

establece lo siguiente:

Artículo 27: Las compañías de seguros que operen en la República de Panamá deberán

constituir en su pasivo las siguientes reservas sobre negocios ubicados en la República de

Panamá, que en todo momento deben mantenerse libres de gravámenes, las cuales estarán

afectas exclusivamente a dichos negocios y serán deducibles como gastos en la determinación de

la renta neta gravable:

1. Para los seguros colectivos de vida, colectivos de crédito, de desgravamen hipotecario,

accidentes personales, salud y transporte de mercancías, una tasa no menor del diez por


203

ciento (10%) de las primas netas de cancelación retenidas en los doce meses anteriores a

la fecha de valuación.

2. Para los seguros de ramos generales, incendio y líneas aliadas, marítimo (casco),

automóvil, responsabilidad civil, robo, hurto, vidrio, mortuorio, aviación, coberturas

diversas y fianzas en general, el treinta y cinco por ciento (35%) de las primas retenidas

en los doce meses anteriores a la fecha de valuación.

Se entenderá como prima neta emitida, la prima emitida suscrita, menos las devoluciones o

cancelaciones. Se entenderá como prima neta retenida, la prima neta emitida, menos el

reaseguro cedido.

El Anexo 1.1 utiliza fórmulas en todos los sub cuadros de meses, los mismos son alimentados

por el Anexo SD para crear el acumulado correspondiente del trimestre o período en medición.

En la parte inferior de este anexo se encuentran tres sub cuadros denominados:

1. - Mes: Acumulado Trimestre actual: El mismo corresponde al período actual de la

medición o reporte y se carga automáticamente, porque recoge los saldos que aparecen en

los sub cuadros superiores, del mes de la revisión.

Se verificará que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la empresa a

la fecha de la medición en las cuentas correspondientes. Cuenta 411…Primas suscritas

seguro directo (excluye vida) y la cuenta 511…Reaseguro Cedido (excluye vida)

2. - Mes: Acumulado Diciembre de año anterior: Las cifras aquí presentadas son

digitadas y provienen del mes de diciembre del año anterior. Ejemplo: Si nos encontramos

en el mes de marzo de 2001 se deberá introducir las cifras acumuladas al mes de diciembre

de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de

diciembre del año anterior a la fecha de la medición o también podrá comparar estos

datos con el balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del año anterior.

3. - Mes: Acumulado Trimestre actual año anterior: Las cifras aquí presentadas son

digitadas y provienen del mes acumulado trimestre actual año anterior. Ejemplo: Si nos

encontramos en el mes de marzo de 2001 se deberá introducir las cifras acumuladas al mes

de marzo de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de marzo

del año anterior a la fecha de la medición o también podrá comparar estos datos con los

datos de marzo del balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del año

anterior.

Si los cuadros precitados se han alimentado correctamente, el sub cuadro de cálculo realizará la

operación que determina la reserva de primas no devengadas de seguro directo, de las primas

retenidas en los doce meses anteriores a la fecha de valuación.

En la columna denominada auxiliar, la empresa deberá digitar los resultados por ramos obtenidos

según los registros de sus auxiliares.

En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la empresa se informa

por escrito a la gerencia y se ordena la corrección.

ANEXO 1.2 RESERVA PARA SINIESTROS EN TRÁMITE:

El artículo N°27, numeral 4 de la Ley de Seguros N°59 de 29 de julio de 1996, establece que:




afectas exclusivamente a dichos negocios, y serán deducibles como gastos en la determinación

de la renta neta gravable:


204

4.- El cien por ciento (100%) de la reserva correspondiente al monto de las obligaciones

por reclamos netos de reaseguros, pendientes de liquidar o pagar al finalizar el año

fiscal considerado, avisados o por avisar, más los gastos estimados que le correspondan.

Las cifras aquí presentadas son digitadas. La empresa complementará todos aquellos rubros que

son solicitados en el presente anexo, que generarán los cálculos apropiados para obtener la

Reserva para Siniestros en Trámite.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la empresa a la fecha

de medición. Las cuentas que se consideran en la confección de este anexo son las siguientes:

Siniestros pagados netos de salvamento cta. 541 menos (-) cta. 419

Menos (-) Monto recuperable cta. 417

Igual (=) Siniestros netos pagados

Reservas para siniestros en trámite al 100% ctas. + 221+223+225

Menos (-) Monto recuperable ctas. - 222 -224

Igual (=) Siniestros netos pendientes

de liquidación

Siniestros netos pendientes de liquidación es la misma operación antes descrita

a principio del año sólo que se toma el resultado del

cierre del año anterior.

Aumento (disminución) de siniestros es la diferencia entre siniestros

netos

pendientes de liquidación: pendientes de liquidación

Periodo actual y los siniestros

Netos pendientes de liquidación

al cierre del año anterior.

Siniestros netos incurridos por riesgo es el resultado de la suma de

siniestros

en el año corriente: Netos más siniestros


Periodos actuales menos siniestros


Al cierre del año anterior.

Dentro de la revisión de esta reserva a criterio del auditor o cuando la circunstancia lo amerite, se

determinará una muestra selectiva de las reservas de siniestros en trámites, versus el expediente

de la póliza siniestrada; con el objeto de verificar que el saldo real de la reserva coincida con las

cifras que se presenta en los libros.

En el mismo, se verifica si el siniestro existe, la fecha del siniestro, si el monto de la reserva se

ha registrado al 100%, los abonos, el saldo y en caso de que sea un siniestro antiguo, el motivo

por el cual no se ha pagado en el período estipulado según las condiciones de la póliza y de los

siniestros.


205

ANEXO 1.3 RESERVA DE PREVISIÓN PARA DESVIACIONES ESTADÍSTICAS Y

ANEXO 1.4 RESERVA PARA RIESGOS CATASTRÓFICOS Y/O DE

CONTINGENCIA:

Artículo N°27, numeral 5 y 6 de la Ley de Seguros N°59 de 29 de julio de 1996, establece que:






5.- Una reserva de previsión para desviaciones estadísticas no menor de uno por ciento

(1%) y hasta un dos y medio por ciento (2 ½%). Para todos los ramos, calculado en

base a las primas netas correspondientes.

6.- Una reserva para riesgos catastróficos y/o de contingencia no menor de uno por ciento

(1%) y hasta un dos y medio por ciento (2 ½%) para todos los ramos, calculada en base

a las primas netas retenidas correspondientes.

Las reservas que correspondan a los numerales 5 y 6 serán acumulativas y su uso y

restitución serán reglamentados por la Superintendencia, entre otros casos, cuando la

siniestralidad presente resultados adversos.

Estos anexos al igual que el Anexo 1.1, son alimentados por el Anexo SD, por lo tanto no serán

modificados.

En el sub cuadro de Cálculo en la columna de Auxiliar, la empresa colocará las cifras

correspondientes a sus registros establecidos para el período de la medición.

En la columna denominada Reserva Acumulada, se incluirá la Reserva Acumulada por ramo del

año anterior así como los ajustes necesarios, en caso de que se haya autorizado el uso y

restitución de esta reserva.

En cada revisión trimestral, el auditor debe llevar un control por separado del detalle de las

autorizaciones y la correspondiente restitución.

Se verifica que estos saldos coincidan con el saldo del balance de prueba de la empresa a la

fecha de medición. Las cuentas que se consideran en la verificación son las siguientes:

Anexo 1.3 Reserva de Previsión para Desviaciones Estadísticas

El cálculo del período se verificará en la cuenta cta. 562

La reserva acumulada se verificará en la cuenta cta. 213

Anexo 1.4 Reserva para Riesgos Catastróficos

El cálculo del período se verificará en la cuenta cta. 563

La reserva acumulada se verificará en la cuenta cta. 214

ANEXO 1.5 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS DE SEGURO

DIRECTO:

El artículo N°28, de la Ley de Seguros N°59 de 29 de julio de 1996, establece que:

Artículo 28: Además de las reservas de que trata el artículo anterior todas las compañías de


206

seguros están obligadas a formar y mantener en el país un fondo de reservas equivalente a un

veinte por ciento (20%) de las utilidades netas antes de aplicar el impuesto sobre la renta, hasta

constituir un fondo de dos millones de balboas (B/.2, 000,000.), y de allí en adelante un diez por

ciento (10%).

No causará el impuesto sobre la renta la parte de las utilidades que debe destinarse a las

reservas mencionadas en este artículo y en el artículo anterior.

No se podrá declarar o distribuir dividendos, ni enajenar de otra manera parte alguna de

las utilidades, sino hasta después de hacer la provisión de que trata este artículo.

Para la columna de Utilidad Antes del Impuesto sobre la Renta se completará de acuerdo con los

resultados del período fiscal y se incluirá la cifra ya sea utilidad (ganancia) o pérdida.

Tanto la columna de Reserva según Cálculos y de Reserva Acumulada según Cálculos poseen

sus respectivas fórmulas, por lo cual no deberán ser modificadas. No obstante, en la columna

Reserva Acumulada según Libros será digitada por la empresa para los años solicitados.

Se solicita digitar en la Columna Reserva Acumulada según Cálculos la Reserva Acumulada del

período anterior.

Para los años posteriores, es decir 2001 en adelante, la empresa seguirá utilizando las

misma cantidad de celdas contenidas en el Anexo con la modificación de los años anteriores

en la Columna de Periodos, teniendo el cuidado de iniciar siempre con la reserva del año

anterior en la columna de Reservas Acumuladas según cálculos para que las fórmulas

actuales no sufran modificaciones.

Dado que esta reserva presenta variación al cierre del periodo fiscal de la empresa, la misma se

presenta en el informe al 31 de diciembre. Por lo general las cifras aquí presentadas no

contemplan los ajustes de los auditores externos. Se verificaran las utilidades o (perdidas) del

periodo con el resultado del balance de prueba de la empresa y se cotejará que se haya registrado

esta cifra en la columna correspondiente; la reserva acumulada según cálculos debe coincidir con

la reserva acumulada según libros, si no coinciden, se ordena el ajuste correspondiente.

Las utilidades ó (pérdidas) del período se calculan de la suma de los ingresos (cuenta 400 más la

700) menos los egresos ( cuenta 500 más la 600 ); en caso de que el resultado sea utilidad, se

calculará el 20% de la misma que pasa a ser la reserva legal del período.

La Reserva acumulada, es la suma de la reserva legal acumulada registrada en libros en la cuenta

313 más la reserva legal del período.

RESERVAS DE REASEGURO ASUMIDO

Las compañías de seguros que están autorizadas para ejercer el negocio de reaseguro, deben

considerar los siguientes anexos:


207

ANEXO 1.6 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS - REASEGURO

ASUMIDO:

El artículo N°28, de la Ley de Reaseguros N°63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artículo 28: Toda empresa de reaseguros constituirá una reserva legal que será aumentada con

un cuarto del uno por ciento del incremento de las primas suscritas cada año, en relación con el

año anterior. La comisión determinará la cuantía máxima de esta reserva.

No se podrá declarar ni distribuir, total o parcialmente, dividendos, ni de otra manera enajenar

parte alguna de las utilidades, hasta después de hacer la provisión de que trata este artículo.

En casos excepcionales, previa solicitud motivada, la Comisión podrá autorizar la liberación

total o parcial de dicha reserva o la constitución de reservas adicionales, para salvaguardar los

intereses de los reasegurados.

El presente anexo se modifica anualmente o con el cierre del período fiscal, la empresa tomará

en cuenta el trimestre o período de la medición para realizar cambios en las columnas de Primas

Suscritas Reaseguros Asumido Año Actual y Año Anterior, para modificar los períodos y para

incluir la información por ramo.

Además, incluirá las cifras correspondientes por ramo en la Columna de Reserva Acumulada

Inicial. Todas las demás columnas poseen sus respectivas fórmulas, por lo tanto no podrán ser

modificadas.

Se verificarán los datos digitados contra las cifras del balance de prueba como sigue:

La Columna Año actual “Primas suscritas reaseguro asumido” debe coincidir con los saldos de la

cta. 413 del balance de prueba periodo actual.

La Columna Año anterior “Primas suscritas reaseguro asumido” debe coincidir con los saldos de

la cta. 413 del balance de prueba período anterior. También se puede verificar con las cifras de

la columna “Primas suscritas reaseguro asumido” año actual, del balance de reservas e

inversiones de diciembre del año anterior.

El total de la columna “reserva acumulada inicial” debe ser igual a la cuenta 313-02-02 Reserva

legal de Reaseguro asumido del Balance de Prueba.

ANEXO RA (Anexo de Reaseguro Asumido) REASEGURO RETENIDO:

Al igual que en el Anexo SD, la empresa incluirá las cifras mes por mes hasta el trimestre o

período en medición de las Primas Suscritas Reaseguro Asumido y de las Retrocesiones para

obtener las Primas Netas Retenidas de Reaseguro o Primas Netas Reaseguro Asumido.

Las primas de reaseguro asumido vienen del movimiento mes por mes de la cuenta 413 del

balance de prueba de la empresa.

Las retrocesiones o reaseguros cedidos vienen del movimiento mes por mes de la cuenta 512 del

balance de prueba de la empresa.


208

Debido a que estos datos son mensuales y el balance de prueba que suministra la empresa,

muestra los saldos según el trimestre de verificación, los mismos sólo se verificarán con el

contador de la empresa en el caso de que en el Anexo 1.7, los totales de primas suscritas

reaseguro asumido y los totales de retrocesiones, de la columna “mes acumulado trimestre

actual”, no coincida con los saldos que refleja el balance de prueba de la empresa en la fecha de

la medición.

ANEXO 1.7 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGURO

ASUMIDO:

Artículo N°29, Ley de Reaseguros N°63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artículo 29: Toda empresa de reaseguros autorizada de conformidad con las disposiciones de

esta Ley, constituirá reservas técnicas no inferiores al treinta y cinco (35%) de las primas netas

suscritas y retenidas a cuenta propia, en el ejercicio fiscal correspondiente, en todos los ramos

de seguros, excepto transporte de mercancía, colectivo de vida y negocios de reaseguros, sobre

la base de exceso pérdida, además de las reservas matemáticas correspondientes.

El Presente Anexo utiliza fórmulas en todos los sub cuadros de meses, los mismos son

alimentados por el Anexo RA para crear el acumulado correspondiente del trimestre o período en

medición.


1. - Mes: Acumulado Trimestre o periodo actual: corresponde al período en medición y

no deberá ser modificado porque se cargará automáticamente producto de las fórmulas

contenidas en él, fórmulas que recogen la información de los cuadros superiores, según el

período de revisión.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la

empresa a la fecha de la medición en las cuentas correspondientes. Cuenta

412...Primas suscritas reaseguro asumido (excluye vida) y la cuenta

512…Retrocesiones (excluye vida).

2. - Mes: Acumulado Diciembre de año anterior: deberá ser digitado con las cifras

correspondientes al acumulado por ramo de las primas suscritas reaseguro asumido y

retrocesiones, provenientes del mes de diciembre del año anterior al trimestre o período actual.

Ejemplo: si nos encontramos en el trimestre del mes de marzo de 2001 se deben introducir las

cifras del acumulado del mes de diciembre de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de diciembre del

año anterior a la fecha de la medición, o también podrá compararse estos datos con el balance de

reservas e inversiones correspondiente a diciembre del año anterior.

3. - Mes: Acumulado Trimestre o periodo actual año anterior: se introducen las cifras

correspondientes al año anterior pero del trimestre o periodo actual en medición. Por ejemplo: si

estamos midiendo al mes de marzo de 2001 será el acumulado del mes de marzo de 2000.


209

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de marzo del año

anterior a la fecha de la medición o también comparar estos datos con los datos de marzo del

balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del año anterior.

Si los cuadros precitados se han alimentado correctamente, el sub cuadro de cálculo realizará la

operación que determina la reserva de primas no devengadas de reaseguro asumido, de la prima

neta retenida de reaseguro asumido en los doce meses anteriores a la fecha de valuación.

En la columna denominada auxiliar, se deben digitar los resultados por ramos obtenidos según

los registros de los auxiliares.

En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la empresa, se informa

por escrito a la gerencia y se ordena la corrección.

INVERSIONES

Los siguientes anexos detallan las inversiones admitidas que respaldan las reservas exigidas en

las Leyes vigentes de Seguros y Reaseguros.

Se verifica que las inversiones detalladas en estos anexos sean las especificadas en las Leyes

vigentes de Seguros y Reaseguros, y que cada una cumpla con las reglas establecidas para su

admisión.

Se coteja el valor en libro con el saldo de la cuenta del Balance de Prueba y el valor de mercado

con la documentación sustentadora suministrada por la empresa que certificará el valor de

mercado.

Periódicamente se verifican físicamente los documentos originales sustentadores de las

inversiones, se solicitan certificaciones bancarias o de casa custodio que sustentan los saldos de

las inversiones y garantizan que las mismas se encuentran libres de gravámenes.

ANEXO 1.8 BONOS Y TITULO DEL ESTADO O ENTIDADES AUTÓNOMAS

LIBRES DE GRAVÁMENES Y

ANEXO 1.9 BONOS Y CEDULAS HIPOTECARIAS REGISTRADAS EN LA

COMISIÓN NACIONAL DE VALORES:

El artículo N ° 29, de la Ley de Seguros N ° 59 de 29 de julio de 1996, establece que:

Artículo 29: El setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas exigidas en esta Ley, deberán

invertirse en el país de la siguiente forma:

1.- Bonos, obligaciones, títulos del Estado ó demás valores de entidades

Nacionales o autónomas garantizados por el Estado.

2.- Bonos y cédulas hipotecarias, registrados en la Comisión Nacional de Valores y

Aceptaciones Bancarias de bancos establecidos en Panamá.

Se verifica que la empresa haya llenado la información requerida como a continuación se detalla:

1. - Descripción del documento: se refiere al título del documento adquirido. Por ejemplo:

Bonos Agrarios, Bonos del Estado, Deuda Pública Interna, Títulos Prestacionales, etc.

2. - Vencimiento: es la fecha donde termina la vigencia del documento adquirido.

3. - Tasa de Interés: es la cantidad porcentual anual que generará el documento adquirido

como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o anualmente.

4. - Número de Documentos Adquiridos por la Empresa: como su nombre lo indica será la

cantidad de documentos comprados por la empresa.


210

5. - Valor Unitario de los Documentos: es el costo del documento adquirido por unidad.

6. - Valor en Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los

documentos adquiridos.

7. - Valor de Mercado: es la valoración que le da el mercado a los documentos adquiridos

por la empresa, deberá ser expresado en porcentaje.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado Total de Documentos y Valor

Admitido se encuentran formateados y no podrán ser modificados.

Se verifican los detalles de cada inversión, contra el detalle del trimestre anterior; si hay

inversiones nuevas, se solicita el documento original que detalla esta inversión y acredita a la

empresa como dueña de la misma. Se verifica los valores de mercado de cada una de ellas.

La columna de Valor Admitido es el resultado de la comparación del Valor de Mercado y Valor

en Libros el menor de los dos, que será el total de la inversión admitida a considerar por la

Superintendencia.

ANEXO 1.10 BONOS Y ACCIONES DE EMPRESAS PARTICULARES, LIBRES DE

GRAVÁMENES EN EL PAÍS (LOCALES)

Artículo 29. El setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas exigidas en esta Ley, deberán


3.- Bonos, obligaciones con garantía real registrados en la Comisión Nacional de Valores

o acciones de compañías establecidas en Panamá, que hayan registrado utilidades

en los últimos tres años.

Se verifica la información correspondiente a:

1. - Emisor del Título: se refiere a la empresa, compañía, asociación o institución a la cual

se le ha adquirido el documento.

2. - Descripción del Documento: se refiere al título o denominación del documento

comprado. Bien puede ser Bono o Acciones.

3. - Número de Acciones emitidas en Circulación: es la cantidad de acciones emitidas por

la empresa, compañía, asociación o institución que emite el título o documento.

4. - Patrimonio Total: es la totalidad de patrimonio de la empresa, compañía, asociación o

institución que emite el título o documento.

5. - Número de Documento Adquirido por la Aseguradora: es la cantidad de documentos

adquiridos por la compañía aseguradora.

6. - Valor Nominal Unitario: es el valor que tiene el documento impreso.

7. - Valor según Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los

documentos adquiridos, generalmente es el valor en el cual fue adquirido el documento.


211

8. - Valor de mercado de los documentos: es la valoración que le da el mercado a los

documentos adquiridos por la empresa, expresado en porcentaje cuando se refiere a los Bonos y

en Balboas (B/.) por unidad cuando se trata de acciones.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado bonos y acciones, Valor de los

documentos a disposición de la empresa y el Valor Admitido se encuentran formateados y no

podrán ser modificados.



empresa como dueña de la misma. En el caso de acciones se solicitan los estados financieros de

las mismas para verificar que cumplen con el requisito de presentar utilidad en los últimos tres

años. Se verifica los valores de mercado de todas las inversiones.

La columna de Valor Admitido será el resultado de la comparación del Valor de Mercado y

Valor en Libros, el menor de los dos; que será el total de la inversión admitida a considerar por la

Superintendencia.

ANEXO 1.10.1 INSTRUMENTOS NEGOCIABLES INVERTIDOS FUERA DEL PAÍS

(EXTRANJERAS) LIBRES DE GRAVÁMENES:

Artículo 29. ……..

El veinticinco por ciento (25%) restante podrá invertirse fuera del país en alguno de los

rubros contemplados en este artículo, y que tengan una clasificación de calidad de inversión

otorgada por una calificadora de riesgos de reconocido prestigio.

Se verifica que la empresa haya llenado la información requerida como a continuación se detalla:

1. - Emisor del Título: se refiere a la empresa, compañía, asociación o institución a la cual

se le ha adquirido el documento.

2. - Descripción del Documento: se refiere al título o denominación del documento


3. - Número de Acciones emitidas en Circulación: es la cantidad de acciones emitidas por

la empresa, compañía, asociación o institución que emite el título o documento.

4. - Patrimonio Total: es la totalidad de patrimonio de la empresa, compañía, asociación o


5. - Número de Documento Adquirido por la Aseguradora: es la cantidad de documentos

adquiridos por la compañía aseguradora.

6. - Valor Nominal Unitario: es el valor que tiene el documento impreso.

7. - Valor según Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los

documentos adquiridos, generalmente es el valor en el cual fue adquirido el documento.

8. - Valor de mercado de los documentos: es la valoración que le da el mercado a los


212

documentos adquiridos por la empresa, expresado en porcentaje cuando se refiere a los Bonos y

en Balboas (B/.) por unidad cuando se trata de acciones.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado bonos y acciones, Valor de los


podrán ser modificados.



empresa como dueña de la misma. En el caso de acciones se solicitan los estados financieros de

las mismas para verificar que cumplen con el requisito de presentar utilidad en los últimos tres

años. Se verifica que tengan una clasificación de calidad de inversión otorgada por una

calificadora de riesgos de reconocido prestigio y los valores de mercado de todas las inversiones.

La columna de Valor Admitido será el resultado de la comparación del Valor de Mercado y

Valor en Libros, el menor de los dos; que será el total de la inversión admitida a considerar por la

Superintendencia.

ANEXO 1.11 BIENES RAÍCES URBANOS DE RENTA LIBRES DE GRAVÁMENES:



5.- Bienes raíces urbanos de renta o para el funcionamiento de las compañías de

seguros situados en el país, asegurados contra incendio por su valor de reposición.

Se verifica la información correspondiente a:

1. - Descripción: es el detalle del bien adquirido por la empresa, a saber: condominio,

terreno, chalet, edificio, mejoras, etc.

2. - Número de Finca: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido

descrito anteriormente.

3. - Tomo: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido descrito

anteriormente.

4. - Folio: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido descrito

anteriormente.

5. - Asiento: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido descrito

anteriormente.

6. - Valor de Adquisición: es el costo o valor al cual se compró o adquirió el bien.

7. - Depreciación: es el desgaste asignado por ley del bien y que corresponderá al registrado

en los libros.

8. - Valor Avalúo: es el valor que posee en el mercado el bien y sus mejoras, certificado por


213

una empresa o firma avaluadora reconocida.

9. - Fecha del Avalúo: indica la fecha en que se realizó el último avalúo al bien. Para efectos

de la admisión del mismo deberá ser de por lo menos tres años anteriores al periodo de la

medición.

10. - Firma Avaluadora: debe indicarse el nombre de la empresa o firma que ha realizado el

avalúo, debidamente autorizada.

Las columnas de Valor en libros, Monto de Hipoteca y Valor se encuentran formateados y no

podrán ser modificadas.

El valor admitido para este rubro, será el monto del avalúo, siempre y cuando sobre el bien no

recaiga ninguna obligación.

Por lo menos una vez al año se solicita la póliza de seguro contra incendio del bien.

ANEXO 1.12 DEPÓSITOS A PLAZO FIJO LOCALES, LIBRES DE

GRAVÁMENES Y DEPÓSITOS EN CUENTAS DE AHORROS:

DEPÓSITOS EN CUENTAS DE AHORROS:



9.- Depósito a plazo fijo y cuentas de ahorros en bancos locales.

Este anexo se divide en dos cuadros: Depósitos a Plazo Fijo Locales libre de Gravámenes y

Cuentas de Ahorros.

Para el cuadro Depósitos a Plazo Fijo Locales libre de Gravámenes, se incluirá la siguiente

información:

1. - Descripción del emisor y documento: se refiere al banco que emite el plazo fijo y

cualquier detalle que se quiera incluir del plazo fijo.

2. - Plazo Fijo Número: corresponderá al número que posee el documento de plazo fijo.

3. - Emisión: es la fecha en que se emite el certificado a plazo fijo a nombre de la empresa

aseguradora.

4. - Vence: es la fecha cuando termina la vigencia del certificado de plazo fijo, pactado entre

la empresa aseguradora y el banco.

5. - Tasa de interés: es la cantidad porcentual anual que generará el documento adquirido

como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o anual.

6. - Capital Actual: es el valor actual del depósito a plazo fijo sin incluirle los intereses, es

decir, la suma por la cual se pactó el certificado a plazo fijo.


214

Las columnas de Período de días, Intereses ganados al vencimiento y Capital más intereses

ganados al vencimiento, se encuentran formateados y no podrán ser modificados.

Se coteja cada inversión, contra el detalle del trimestre anterior; si hay depósitos a plazo fijo

nuevos o aumento en el capital actual del documento, se solicita el documento original que

sustente los hechos.

Para el cuadro Cuentas de Ahorros, se incluirá la siguiente información:

1. - Descripción del emisor: se refiere al banco donde se encuentra depositado el dinero

bajo la denominación de una cuenta de ahorro.

2. - Referencia Número: corresponde al número que posee la cuenta de ahorro en el banco.

3. - Tasa de interés: es la cantidad porcentual anual que generará el documento adquirido

como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o anual.

4. - Saldo Actual: es el monto o cantidad de dinero que posee la cuenta de ahorro al

momento de la medición.

Las cuentas de ahorros siempre serán sustentadas mediante el estado de cuenta o la libreta de

depósitos emitida por el banco, en donde se verifica el saldo al cierre del periodo. Se coteja cada

inversión, contra el detalle del trimestre anterior; si existen nuevas cuentas, se solicita el

documento original que sustente los hechos.

Primas por cobrar retenidas no devengadas

Para respaldar o compensar en monto en Primas no Devengadas Retenidas que no se tienen que

pagar

ANEXO INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA:

Para completar el Balance de Reservas e Inversiones es necesario incluir toda aquella

información que no es el resultado directo de los procedimientos y cálculos solicitados

directamente en los anteriores anexos.

Reserva Matemática

Artículo N°27, numeral 1 de la Ley de Seguros N°59 de 29 de julio de 1996, establece que:






1.- Para los seguros de vida individual, vida industrial, rentas vitalicias y planes de

pensiones , se calculará el cien por ciento (100%) de la reserva matemática sobre

todas las póliza vigentes según los principios actuariales generalmente aceptados. Se

incluye en este cálculo las reservas para dividendos a los asegurados, para

aquellos planes con participación.

Se verifica que la empresa haya registrado el Total Acumulado de su Reserva Matemática hasta

el trimestre o periodo en medición.


215

Ley 55 de 20 de diciembre de 1984

Se verifica la Reserva para Desviaciones Estadísticas exigida por la Ley anterior N º 55 de 20 de

diciembre de 1984, que se conserva en el Patrimonio.

Capital Pagado (Asignado)

El Artículo N º 31 de la Ley de Seguros N ° 59 de 29 de julio de 1996, establece que:

Artículo 31: No menos del cincuenta por ciento (50%) del exceso de capital de las compañías de

seguros sobre el capital mínimo señalado en el artículo 16 y de reservas libres deberá también

ser invertido en el país en la misma forma dispuesta en el artículo 29.

Con relación al Artículo 31, en la columna de Total de Acciones, se digitará el total del Capital

Pagado (Asignado) hasta el trimestre o período en medición, cuenta Nº 311 del balance de

prueba.

Capital mínimo exigido por Ley (Ley 59 y 63)


Artículo 16:. A partir de la vigencia de esta Ley, las empresas que soliciten autorización para

operar o que estén operando como compañías de seguros, deberán constituir en efectivo, un

capital mínimo de dos millones de balboas (B/.2,000,000.00). Las sucursales de compañías

extranjeras también deberán consignarlo en efectivo…….

El Artículo N º 27 de la Ley de Reaseguros N ° 63 de 19 de septiembre de 1996, establece

que:

Artículo 27:. A partir de la vigencia de esta Ley, las empresas que soliciten autorización para

operar o que estén operando como compañías de reaseguros, deberán constituir, en efectivo, un

capital pagado mínimo de un millón de balboas (B/.1,000,000.00) en Panamá. Las sucursales

de compañías extranjeras deberán consignarlo en efectivo y conforme a las disposiciones de

esta Ley.

Se verifica que la empresa haya registrado en la columna de capital mínimo exigido por Ley

(Ley 59 y 63), la suma de B/.2,000,000 si posee licencia de seguros únicamente. En el caso de

que la empresa posea tanto Licencia de Seguros como de Reaseguros debe registrar

B/.3,000,000.

Reservas Libres (Utilidades disponibles y otras)


Artículo 31: No menos del cincuenta por ciento (50%) del exceso de capital de las compañías de

seguros sobre el capital mínimo señalado en el artículo 16 y de reservas libres deberá también

ser invertido en el país en la misma forma dispuesta en el artículo 29.

En cuanto a la Columna de Total de Utilidades Disponibles y otras, la empresa refleja el total de

Utilidades No Distribuidas Disponibles, cuenta Nº 313 y cualquier otra reserva libre registrada

en el balance de prueba a la fecha de medición.

En la segunda parte de este anexo, se solicita la información relacionada con las inversiones que

no tienen cuadros y que la empresa tendrá que incluir, como:


216

Total de Préstamos sobre pólizas



4.- Préstamos sobre pólizas de seguros de vida garantizados por los respectivos valores de

rescate.

Se verifica contra la cuenta Nº 133 del balance de prueba.

Lotes de Terrenos destinados a la construcción de edificios.



6.- Lotes de terreno destinados a la construcción de edificios con los mismos fines

descritos en el numeral anterior. Esta inversión se considerará por su valor de compra o de

mercado Para este efecto se admitirá el menor de los dos.

Esta inversión se considerará por su valor de compra o mercado. Para este efecto de admitirá el

menor de los dos.

Préstamos garantizados



7.- Prestamos garantizados con bonos o títulos del Estado, cédulas, bonos o pagarés

hipotecarios o acciones de compañías que reúnan los requisitos establecidos en el

numeral 3 de este artículo, hasta el setenta por ciento (70%) de su valor de cotización al

momento de la transacción .

Se verifica contra la cuenta correspondiente Nº del balance de prueba.

Préstamos sobre bienes inmuebles con garantías de primera hipoteca



8.- Préstamos sobre bienes inmuebles con garantía de primera hipoteca, hasta el ochenta

por ciento 80% del valor de cada bien, según avalúo.

Se verifica contra la cuenta Nº 111-02-03 del balance de prueba.

Instrumentos negociables invertidos fuera del País

Artículo 29:. ……..

El veinticinco por ciento (25%) restante podrá invertirse fuera del país en alguno

de los rubros contemplados en este artículo, y que tengan una clasificación de

calidad de inversión otorgada por una calificadora de riesgos de

reconocido prestigio.

Se toman en consideración dos columnas una que es el resultado de la multiplicación del total de

las reservas que viene del anexo Balance de Reservas e Inversiones por el veinticinco por ciento

(25%) admitido por Ley, este resultado es la cifra máxima que se podrá aceptar en inversiones en

el extranjero y la otra columna que sustrae el total de la columna valor admitido del anexo 1.10.1

inversiones en el exterior. En base a este registro en el anexo Balance de reservas e Inversiones

las inversiones en el exterior que se presentan no serán superior al 25% señalado por Ley.


217

INFORME BALANCE DE RESERVAS E INVERSIONES:

El Balance de Reservas e Inversiones será el producto de todas las cifras presentadas por la

empresa y que han sido procesadas en cada uno de los anexos anteriores.

Como la información de este informe proviene de fórmulas cruzadas de todos los resultados de

los anexos, no podrá ser modificado.

Este informe refleja, el resultado de suficiencia o insuficiencia en las inversiones admitidas,

procedente de la información técnica y financiera presentada por cada una de las compañías

aseguradoras a la Superintendencia de Seguros y Reaseguros de Panamá.

Fin de proceso

Proceso: Revisar Balance de Reservas e Inversiones para las compañías de Reaseguros Objetivo: Velar por el fiel cumplimiento de lo establecido en los artículos N°28, 29 y 30 de la

Ley N°63 de Reaseguros del 19 de septiembre de 1996.

Pasos:

1. Para la revisión del Balance de Reservas e Inversiones el auditor debe contar con su Ley

de Reaseguros y seguir los lineamientos que en ella se establecen.

2. Para facilitar la revisión de las reservas que deben constituir las empresas y las

inversiones que respaldan dichas reservas, la Superintendencia de Seguros suministró a

todos los entes supervisados un formato de uso general y obligatorio los cuales deben

remitir a la Superintendencia trimestralmente con las cifras del período correspondiente.

3. Nuestra labor es verificar que este formulario se haya llenado correctamente, que los

cálculos de las reservas se hayan calculado en base a los procedimientos establecidos y

que las inversiones que respaldan dichas reservas se encuentren libres de gravámenes,

embargos, medidas preventivas o de cualquier otra naturaleza, que impidan su libre

cesión o transferencia

De esta manera la empresa deberá completar los siguientes anexos:

ANEXO NO.1 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS REASEGURO

ASUMIDO RIESGOS TOTALES:

En el presente anexo la empresa solamente incluirá el nombre de la empresa, la fecha del

informe, año actual y año anterior. Este anexo contiene formulas que suman las primas

registradas y las reservas que resultan de los anexos 1.1 de riesgos locales y 1.2 y de riesgos

extranjeros.

ANEXO 1.1 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS REASEGURO

ASUMIDO RIESGOS LOCALES:

El articulo N°28, de la Ley de Reaseguros N°63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo

siguiente:


un cuarto del uno por cielito del incremento de las primas suscritas cada año, en relación

Con el año anterior.

En este anexo la empresa toma en cuenta el trimestre o período de la medición para realizar

cambios en las columnas de Primas Suscritas Reaseguros Asumidos riesgo local, Año Actual

y Año Anterior para modificar los períodos y para incluir la información por ramo.



modificadas.


218

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del balance de prueba de la empresa a la fecha de

la medición en la cuenta 413… Primas suscritas de Reaseguro Asumido Local.

ANEXO 1.2 RESERVA LEGAL SOBRE PRIMAS SUSCRITAS REASEGURO

ASUMIDO RIESGOS EXTRANJEROS:

El artículo N°28, Ley de Reaseguros N°63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo siguiente:


un cuarto del uno por ciento de/incremento de las primas suscritas cada año, en relación con el

año anterior.

En el presente anexo la empresa toma en cuenta el trimestre o período de la medición para

realizar cambios en las columnas de Primas Suscritas Reaseguros Asumidos riesgo

extranjero, Año Actual y Año Anterior para modificar los períodos y para incluir la información

por ramo.



modificadas.


la medición en la cuenta 413… Primas suscritas de reaseguro asumido exterior.

ANEXO No.2 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS

ASUMIDOS RIESGOS LOCALES MENSUALES:

En este anexo se completa la información mensual de las Primas Suscritas de Reaseguro

Asumido Riesgo Local y Retrocesiones con el objeto de obtener las Primas Netas de Reaseguro

Asumido-Riesgo Local.

Como los sub cuadros están predeterminados para cada mes, sólo se deben completar con

aquellos meses que correspondan al período en medición. Por ejemplo, si se trata del periodo al

31 de marzo de 2XXX se introducirán cifras de enero, febrero y marzo: si se trata del período al

30 de junio de 2XXX se llenarán las cifras hasta el mes de junio y así consecuentemente.

También se completan los datos de Reserva acumulada en el recuadro inferior.

ANEXO No.2.1 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS

ASUMIDOS RIESGOS LOCALES ACUMULADOS:

El artículo N°29, de la Ley de Reaseguros N°63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo

siguiente:


esta Ley, constituirá reservas técnicas no inferiores al treinta y cinco por ciento (35%,) de las

primas netas suscritas y retenidas a cuenta propia, en el ejercicio fiscal correspondiente, en

todos los ramos de seguros, excepto transporte de mercancía, colectivo de vida y negocios de

reaseguros, sobre la base de exceso de pérdida, además de las reservas matemáticas

correspondientes.


1- Mes: Acumulado Trimestre actual: corresponde al período en medición y no deberá ser

modificado porque se cargará automáticamente producto de las fórmulas contenidas en él.


la medición en las cuentas correspondientes.

Cuentas:


219

413. ..Primas Suscritas Reaseguro Asumido riesgo local y la cuenta

512... Retrocesiones riesgo local.

2. - Mes: Acumulado Diciembre de año anterior: deberá ser digitado con las cifras

correspondientes al acumulado por ramo de las primas netas emitidas y reaseguro cedido

provenientes del mes de diciembre del año anterior, Ejemplo:

si nos encontramos en el mes de marzo de 2001 se deberá introducir las cifras acumuladas al mes

de diciembre de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de diciembre del año

anterior a la fecha de la medición o también podrá comparar estos datos con el balance de

reservas e inversiones revisado en diciembre del año anterior.

3. - Mes: Acumulado Trimestre actual año anterior: corresponde al período en medición al

año anterior. Por ejemplo: si estamos midiendo al mes de marzo de 2001 será el acumulado del

mes de marzo de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba a la fecha de la medición,

ejemplo al 31 de marzo del año anterior a la fecha de la medición o también podrá comparar

estos datos con los datos de marzo del balance de reservas e inversiones revisado en diciembre

del año anterior.

Sub cuadro de Cálculo, se realizan los procedimientos para obtener los resultados de la

aplicación de los porcentajes establecidos por ley para el cálculo de la reserva de primas no

devengadas de seguros directo.

En la columna denominada auxiliar, la empresa deberá digitar los resultados por ramos obtenidos


El resto del anexo se completa automáticamente por lo que no debe ser modificado.

La reserva que se refleja en la columna reserva según cálculo debe coincidir con el total de la

reserva acumulada riesgo local en la cuenta 212 del balance de prueba de la empresa a la fecha

de medición. En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la empresa

se informa por escrito a la gerencia y se ordena la corrección.

ANEXO No.3 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS

ASUMIDOS RIESGOS EXTRANJEROS MENSUALES:

Se procede a completar la información mensual de las Primas Suscritas de Reaseguro Asumido

Riesgos Extranjeros y Retrocesiones con el objeto de obtener las Primas Netas de

Reaseguro Asumido-Riesgos Extranjeros. Por lo tanto, se ha destinado un sub cuadro para cada

mes del año por ramos.

Igual que en el Anexo No. 2, como los sub cuadros están predeterminados para cada mes. Sólo se

deben completar aquellos meses que correspondan al período en medición.

ANEXO No.3.1 RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS DE REASEGUROS

ASUMIDOS RIESGOS EXTRANJEROS ACUMULADOS:

Artículo N°29, Ley de Reaseguros N°63 de 19 de septiembre de 1996, establece lo siguiente:


esta Ley, constituirá reservas técnicas no inferiores al treinta y cinco por ciento (35%) de las

primas netas suscritas y retenidas a cuenta propia, en el ejercicio fiscal correspondiente, en

lodos los ramos de seguros, excepto transporte de mercancía, colectivo de vida y negocios de

reaseguros, sobre la base de exceso de pérdida, además de las reservas matemáticas

correspondientes.

Este anexo se completa automáticamente. Solamente se debe introducir los datos del auxiliar en

los recuadros del cálculo.



220

1. - Mes: Acumulado Trimestre actual: corresponde al período en medición y no debe ser

modificado porque se cargará automáticamente producto de las fórmulas contenidas en él.


la medición en las cuentas correspondientes. Cuenta 413...Primas suscritas reaseguro asumido

riesgo local y la cuenta

512... Retrocesiones riesgo local.

2. - Mes: Acumulado Diciembre de año anterior: debe ser digitado con las cifras

correspondientes al acumulado por ramo de las primas netas emitidas y reaseguro cedido

provenientes del mes de diciembre del año anterior. Ejemplo:

si nos encontramos en el mes de marzo de 2001 se deben introducir las cifras acumuladas al mes

de diciembre de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba al 31 de diciembre del año

anterior a la fecha de la medición o también puede comparar estos datos con el balance de

reservas e inversiones revisado en diciembre del año anterior.

3. - Mes: Acumulado Trimestre actual año anterior: corresponde al período en medición al año

anterior. Por ejemplo: si estamos midiendo al mes de marzo de 2001 será el acumulado del mes

de marzo de 2000.

Se verifica que este saldo coincida con el saldo del Balance de Prueba a la fecha de la medición,

ejemplo al 31 de marzo del año anterior a la fecha de la medición o también puede comparar

estos datos de marzo del balance de reservas e inversiones revisado en diciembre del año

anterior.

Sub cuadro de Cálculo, se realizan los procedimientos para obtener los resultados de la

aplicación de los porcentajes establecidos por ley para el cálculo de la reserva de primas no

devengadas de reaseguro asumido exterior.

En la columna denominada auxiliar la empresa debe digitar los resultados por ramos obtenidos


El resto del anexo se completa automáticamente por lo que no debe ser modificado.

La reserva que se refleja en la columna reserva según cálculo debe coincidir con el total de la

reserva acumulada riesgo exterior en la cuenta 212 del balance de prueba de la empresa a la

fecha de medición. En caso de diferencias, luego de conciliar las mismas con el contador de la

empresa se informa por escrito a la gerencia y se ordena la corrección.

ANEXO NO.4 BONOS Y TITULO DEL ESTADO O ENTIDADES AUTÓNOMAS LIBRES

DE GRAVÁMENES

ANEXO NO.4.1 BONOS Y TITULO DEL ESTADO O ENTIDADES AUTÓNOMAS LIBRES

DE GRAVÁMENES (EXTRANJEROS)

ANEXO NO.5 BONOS Y CEDULAS HIPOTECARIAS REGISTRADAS EN LA COMISIÓN

NACIONAL DE VALORES:

ANEXO NO.5.1 BONOS Y CEDULAS HIPOTECARIAS REGISTRADAS EN LA

COMISIÓN NACIONAL DE VALORES (EXTRANJEROS):

El artículo N ° 30, de la Ley de Seguros N 063 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artículo 30. Por lo menos e! setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas a que se refieren

los artículos 28 y 29 de esta Ley que provenga del negocio de reaseguros de riesgos locales,

deberán invertirse en el país de la siguiente forma:

1. Bonos, obligaciones y demás títulos del Estado ó demás valores de entidades

Nacionales o autónomas garantizados por el estado.

2. Bonos y cédulas hipotecarias, registrados en la Comisión Nacional de Valores y


221

Aceptaciones Bancarias de bancos establecidos en Panamá

Como el anexo lo indica, la empresa incluirá la información correspondiente a:

1. Descripción del documento: se refiere al título del documento adquirido. Por ejemplo: Bonos

Agrarios, Bonos del Estado, Deuda Pública Interna, Títulos Prestacionales, etc. ya sea de

instituciones locales o similares del extranjero, según sea el caso.

2. Vencimiento: es la fecha donde termina la vigencia del documento adquirido.

3. Tasa de Interés: es la cantidad porcentual anual que generará el documento adquirido como

ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral. semestral o anualmente.

4 Número de Documentos Adquiridos por la Empresa: como su nombre lo indica será la

cantidad de documentos comprados por la empresa.

5. Valor Unitario de los Documentos: es el costo del documento adquirido por unidad.

6. Valor en Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de los

documentos adquiridos.

7. Valor de Mercado: es la valoración que le da el mercado a los documentos adquiridos

por la empresa, deberá ser expresado en porcentaje.

Las columnas de Valor Nominal Total, Valor de Mercado Total de Documentos y Valor

Admitido se encuentran formateados y no pueden ser modificados.



empresa como dueña de la misma. Se verifica los valores de mercado de cada una de ellas.

La columna de Valor Admitido es el resultado de la comparación del Valor de Mercado y Valor

en Libros el menor de los dos, que será el total de la inversión admitida a considerar por la

Superintendencia.

ANEXO NO.6 BONOS Y ACCIONES DE EMPRESAS PARTICULARES, LIBRES

DE GRAVÁMENES EN EL PAÍS (LOCALES)

ANEXO NO.6.1 BONOS Y ACCIONES DE EMPRESAS PARTICULARES, LIBRES DE

GRAVÁMENES (EXTRANJEROS)

El artículo N ° 30 de la Ley de Seguros Nº 63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artículo 30: Por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas que se refieren los

artículos 28 y 29 de esta Ley, que provenga del negocio de reaseguros de riesgos locales,

deberán invertirse en el país de la siguiente forma

3. Bonos, obligaciones con garantía real registrados en la Comisión Nacional de Valores o

Acciones de compañías establecidas en Panamá, que hayan registrado utilidades en los

últimos tres años.

La empresa incluirá la información correspondiente a:

4. Emisor del Título: se refiere a la empresa, compañía. Asociación o institución a la

cual se le ha adquirido el documento.

5. Descripción del Documento: se refiere al título o denominación del documento


6. Número de Acciones emitidas en Circulación: es la cantidad de acciones emitidas

por la empresa, compañía, asociación o institución que emite el título o documento.


222

7. Patrimonio Total: es la totalidad de patrimonio de la empresa, compañía, asociación o


8. Número de Documento Adquirido por la Aseguradora: es la cantidad de

documentos adquiridos por la compañía aseguradora.

9. Valor Nominal Unitario: es el valor que tiene el documento impreso.

10. Valor según Libros: es el valor que se tiene registrado en los libros de la empresa de

los documentos adquiridos, generalmente es el valor al cual fue adquirido el

documento.

11. Valor de mercado de los documentos: es la valoración que le da el mercado a los

documentos adquiridos por la empresa. Expresado en porcentaje cuando se refiere a los

Bonos y en balboas por unidad cuando se trata de acciones.

Las columnas de Valor Nominal Total. Valor de Mercado bonos y acciones, Valor de los


pueden ser modificados.

La empresa recordará que la columna de Valor Admitido será el resultado de la comparación del

Valor de Mercado y Valor en Libros el menor de los dos, que será el total de la inversión

admitida a considerar por la Superintendencia

ANEXO NO.7 BIENES RAÍCES URBANOS DE RENTA LIBRES DE GRAVÁMENES:

ANEXO NO.7.1 BIENES RAÍCES URBANOS DE RENTA LIBRES DE GRAVÁMENES

(EXTRANJEROS):

El artículo Nº 30, de la Ley de Seguros N 063 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artículo 30: Por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas a que se refieren

los artículos 28 y 29 de esta Ley, que provengan de! negocio de reaseguros de riesgos locales,

deberán invertirse en el país de la siguientes forma:

4. Bienes raíces de renta o utilizados por las propias empresas de reaseguros.

Asegurados contra incendio por su valor de reposición, hasta por e! monto que libre de

gravámenes.

Como el anexo lo indica, la empresa incluirá la información correspondiente a:

1. Descripción: será el detalle del bien adquirido por la empresa, a saber,

condominio, terreno, chalet, edificio, mejoras, etc.

2. Número de Finca: es el número designado por el Registro Público del bien

adquirido descrito anteriormente.

3. Tomo: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido descrito

anteriormente.

4. Folio: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido descrito

anteriormente.

5. Asiento: es el número designado por el Registro Público del bien adquirido

descrito anteriormente.

6. Valor de Adquisición: es el costo o valor al cual se compró o adquirió el bien.

7. Depreciación: es el desgaste asignado por ley del bien y que corresponderá al


223

registrado en los libros.

8. Valor Avalúo: es el valor que posee en el mercado el bien y sus mejoras,

certificado por una empresa o firma avaluadora reconocida.

9. Fecha del Avalúo: indica la fecha en que se realizó el último avalúo al bien. Para

efectos de la admisión del mismo deberá ser de por lo menos tres años anteriores

al periodo de la medición.

10. Firma Avaluadora: debe indicarse el nombre de la empresa o firma que ha

realizado el avalúo, debidamente autorizada.

Las columnas de Valor en libros, Monto de Hipoteca y Valor se encuentran formateados y no

pueden ser modificados.

La empresa debe recordar que el valor admitido para este rubro será el monto del avalúo,

siempre y cuando sobre el bien no recaiga ninguna obligación.

ANEXO NO.8 DEPÓSITOS A PLAZO FIJOS LOCALES, LIBRES DE GRAVÁMENES

Y DEPÓSITOS EN CUENTAS DE AHORROS:

ANEXO NO.8.1 DEPÓSITOS A PLAZO FIJOS LOCALES. LIBRES DE GRAVÁMENES

Y DEPÓSITOS EN CUENTAS DE AHORROS (EXTRANJEROS):

ANEXO NO.9 PRIMAS POR COBRAR RETENIDAS NO DEVENGADAS PARA

RESPALDAR O COMPENSAR EL MONTO DE PRIMAS NO DEVENGADAS

RETENIDAS QUE NO SE TIENEN QUE PAGAR

El artículo N ° 30, de la Ley de Reaseguros N° 63 de 19 de septiembre de 1996, establece que:

Artículo 30: Por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%) de las reservas a que se refieren

los artículos 28 y 29 de esta Ley, que provengan del negocio de reaseguros de riesgos locales,

deberán invertirse en el país de la siguiente forma:

7- Depósito a plazo fijo y Cuentas de Ahorros en bancos locales.

Este anexo se divide en dos cuadros, Depósitos a Plazo Fijos Locales. libre de Gravámenes y

Cuentas de Ahorros.

Para el cuadro Depósitos a Plazo Fijos Locales. Libre de Gravámenes, la empresa debe incluir la

siguiente información:

1. Descripción del emisor y documento: se refiere al banco que emite el plazo fijo

y cualquier detalle que se quiera incluir del plazo fijo.

2. Plazo Fijo Número: corresponderá al número que posee el documento de plazo

fijo.

3. Emisión: es la fecha en que se emite el certificado de plazo fijo a nombre de la

empresa aseguradora.

4. Vence: es la fecha cuando termina la vigencia del certificado de plazo fijo,

pactado entre la empresa aseguradora y el banco.

5. Tasa de interés: es la cantidad porcentual anual que generará el documento

adquirido como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o

anualmente.

6. Capital Actual: es el valor actual del depósito a plazo fijo sin incluirle los

intereses, es decir la suma por la cual se pactó el certificado de plazo fijo.

Las columnas de periodo de días, Intereses ganados al vencimiento y capital más intereses

ganados al vencimiento se encuentran formateados y no pueden ser modificados


224

Para el cuadro Cuentas de Ahorros, la empresa debe incluir la siguiente información:

1. Descripción del emisor: se refiere al banco donde se encuentra depositado el

dinero bajo la denominación de una cuenta de ahorro.

2. Referencia Número: corresponderá al número que posee la cuenta de ahorro en el

banco.

3. Tasa de interés: es la cantidad porcentual anual que generará el documento

adquirido como ganancia. Esta puede ser pagada mensual, trimestral, semestral o

anualmente.

4. Saldo Actual: es el monto o cantidad de dinero que posee la cuenta de ahorro al

momento de la medición.

ANEXO INFORMATIVO:

Para completar el Balance de Reservas e Inversiones para compañías de Reaseguros, es necesario

incluir toda aquella información que no es el resultado directo de los procedimientos y cálculos

solicitados directamente en los anteriores anexos.

Así, la empresa debe registrar el Total Acumulado de su Reserva Matemática hasta el trimestre o

período en medición.

En la segunda parte de este anexo se solicita la información relacionada con las inversiones, que

no tienen cuadros y que la empresa tiene que incluir, tales como:

1. Lotes de terrenos destinados a la construcción de edificios con los mismos fines descritos

en el numeral 4 del artículo 30 de la Ley. Esta inversión se considera por su valor de

compra o mercado. Para este efecto se admitirá el menor de los dos.

2. Préstamos garantizados con bonos o títulos del Estado, cédulas, bonos o pagarés

hipotecarios o acciones de Compañías que reúnan los requisitos establecidos en el

numeral 5 de este artículo, hasta el setenta (70% ) de su valor de cotización al momento

de la transacción

3. Préstamos sobre bienes inmuebles con garantía de primera hipoteca hasta el ochenta por

ciento (80%) del valor de cada bien, según avalúo.

4. Depósitos de reservas de primas en poder de compañías reaseguradoras radicadas

localmente.

5. El (veinticinco) 25% restante podrá invertirse fuera del país en algunos de los rubros que

contempla este artículo, en instrumentos que tengan una clasificación de calidad de

inversión otorgada por una empresa calificadora de riesgos, de reconocido prestigio.

Fin del proceso

Proceso: Informe Balance de Reservas e Inversiones para Compañías de Reaseguros

Objetivo: Elaborar informe de todas las cifras presentadas por la empresa y que han sido

procesadas en cada uno de los anexos anteriores

Pasos:

Como la información de este informe proviene de fórmulas cruzadas de todos los resultados de

los anexos, no podrá ser modificado.

Este informe reflejará el resultado de suficiencia o insuficiencia de cada una de las compañías de

acuerdo a sus informaciones financieras y técnicas.


225

INDICADORES FINANCIEROS UTILIZADOS EN LAS EVALUACIONES A LAS

COMPAÑÍAS DE SEGUROS

Los Estados Financieros constituyen la representación monetaria de la información contable y

financiera de las compañías de seguros.

ANÁLISIS DE LOS ÍNDICES FINANCIEROS MÁS IMPORTANTES

ÍNDICES DE SOLVENCIA

A través de los índices de solvencia se trata de determinar la capacidad financiera de la empresa

para hacer frente al volumen de negocios que suscribe

Algunos de los índices más importantes para definir la solvencia de las compañías de seguros de

vida son los siguientes:

Primeras Netas Retenidas (Cobradas) a Patrimonio

Límite aceptado 3 a 1.

Este indicador nos muestra el respaldo patrimonial de la empresa con respecto a las primas netas

retenidas (cobradas) y sobre las cuales tiene una responsabilidad directa.

La industria de seguro de acuerdo a la tendencia observada en las diferentes empresas

aseguradoras, ha señalado el resultado de este índice de 3 a 1 como límite máximo.

Es decir, que una condición saludable del riesgo asumido no debe exceder de este tope.

Un porcentaje superior a este, implica que las políticas de suscripción y retención de la empresa

son muy agresivas con lo cual se deja al descubierto el riesgo asumido.

Inversiones a Reservas Estatutarias

Límite aceptado 1 a 1

Este índice señala el respaldo de las inversiones admitidas con respecto a las reservas exigidas

por la legislación vigente. La relación debe ser mayor que uno (1) con lo cual se indica que la

empresa cuenta con las inversiones necesarias para respaldar las reservas existentes.

Un resultado inferior al uno (1 ) señala que la empresa no posee el respaldo suficiente para hacer

frente a sus pasivos mayoritarios, como lo son las reservas técnicas o matemáticas. Además,

indica que la empresa se encuentra un franco incumplimiento con la legislación razón por la cual

deberá obtener las, inversiones aptas para respaldar su actividad y proteger los intereses de los

asegurados.

Patrimonio de los Accionistas a Reservas Técnicas (Seguros y Siniestros

Límite aceptado: Igual o Mayor a 1

Esta relación trata de medir la capacidad de la empresa frente a sus pasivos más importantes. Es

decir, el volumen de negocio que puede asumir la empresa en relación a las primas no

devengadas y a los siniestros no pagados.

Es necesario señalar que la solvencia debe ser medida no solo por el índice en sí sino por la

tendencia de varios períodos contables para determinar o evaluar la fortaleza o debilidad en el

tiempo.

ÍNDICES DE RENTABILIDAD

La rentabilidad es medida a través de los resultados operacionales obtenidos por la empresa en su

actividad regular. Por lo tanto incluye el análisis de los elementos operativos de ingresos y

gastos.

Utilidad Neta a Total de Ingresos


226

Límite aceptado: Mayor a cero (O)

Este cálculo consiste en dividir la utilidad neta de operaciones entre el total de ingresos

obtenidos en la operación de seguros (primas suscritas) como las obtenidas por las inversiones

(intereses, dividendos, etc.). En este índice la escala usual incluye todos los resultados mayores

de cero

Un resultado negativo, es decir menos que cero, implica que pueden existir situaciones que

requieren un mayor análisis. Es posible que los beneficios pagados (dividendos, mortalidad, etc.)

hayan aumentado considerablemente debido a circunstancias especiales. En este caso, sería

conveniente indagar con los especialistas del ramo (actuarios) acerca de la tendencia de

mortalidad en los últimos años. Otras circunstancias relacionadas con el costo de las comisiones

pagadas a los agentes pudieran influenciar en el resultado de este índice, como también, una

generación mínima de ingresos provenientes de las inversiones.

En este índice se encuentran resumidos muchos elementos de la operación. De allí que se

requiera una evaluación detallada de cada rubro participante en la determinación de esta relación

en el caso de que la misma muestre resultados negativos.

Ingresos por Inversiones a Promedio de las Inversiones

Limite aceptado: Mayor a 5%

El beneficio de las inversiones es otro elemento clave en la rentabilidad de la compañía Esta

relación proporciona una indicación de la calidad general de la cartera de inversiones de la

compañía.

El análisis de las razones de un beneficio de inversiones bajo puede revelar problemas

significativos. Las causas de beneficios bajos pueden ser:

a. Inversiones especulativas que tienen la intención de producir ganancias

considerables durante un período de tiempo largo pero que proveen muy poco

ingreso al principio. Si este es el caso, el análisis se debe enfocar en la evaluación

apropiada de estas inversiones y una determinación de su estabilidad y su liquidez.

b. Inversiones grandes en compañías afiliadas o empresas bajo el control de los

propietarios o administradores de la compañía. Si es así, el análisis se debe

enfocar hacia lo apropiado de estas inversiones en cuanto a su valor y liquidez.

c. Inversiones considerables en acciones cuyo rendimiento es poco o ninguno, lo

cual es indicativo de que dichas inversiones no son recuperables a través de los

beneficios.

Costos de Adquisición y Gastos Generales a Netas Retenidas (Cobradas)

Límite aceptado: Menor de 60%

El índice del total de costos de adquisición y gastos generales a las primas mide uno de los

elementos claves de rentabilidad. La eficacia del índice proviene del elemento del gasto.

El índice se logra dividiendo los costos de adquisición y los gastos generales entre las primas

durante el año. El porcentaje usual esperado incluye todos los resultados menores de 60%.

Una relación superior al indicado puede ser causada por gastos excesivos o una taza alta de

crecimiento. Para compañías con resultados fuera de la escala usual en este índice, se debe

realizar un análisis adicional dirigido primero, a la determinación de la variación por línea de

negocios y segundo a la determinación de la importancia relativa de las comisiones versus gastos

para cada línea.

Si la razón fundamental del resultado neto de un índice es el gasto excesivo, particularmente en

la categoría de los gastos administrativos, es importante lograr un entendimiento sobre el tipo de


227

administración de la compañía para poder interpretar adecuadamente el resultado de este índice.

Un control débil sobre los gastos no representa una amenaza inmediata para la solvencia, sin

embargo el gasto excesivo puede indicar que las actitudes y objetivos de la administración no

son consistentes con la seguridad financiera a largo plazo de los asegurados.

Siniestros Incurridos en Primas Netas Retenidas (Cobradas)

Este índice señala la siniestralidad de la empresa y varía de negocio en negocio. Una alta

siniestralidad es señal de suscripciones de alto riesgo y a su vez de baja rentabilidad.

La siniestralidad varía en relación con los riesgos suscritos y a la política de cesión de cada

empresa. No puede precisarse cuánto sería un porcentaje aceptable. Se aconseja comparar este

índice con otras empresas del mercado.

Este índice debe ser evaluado en cada unos de los riesgos y en total para lograr una conclusión

más eficiente y objetiva.

Primas Cedidas a Primas Suscritas

Esta proporción representa el margen global de cesión de primas en un período determinado.

Fuertes variaciones de un ejercicio a otro pueden indicar cambios en políticas de reaseguros que

podrían redundar en el deterioro de la solvencia de la empresa frente a sus obligaciones de

acuerdo con los riegos asumidos (disminución).

Utilidad Técnica a Primas Netas Retenidas (Cobradas)

Límite aceptado: Superior a cero (O)

La gestión técnica es medida con esta relación pues establece el porcentaje o índice de

rendimiento en las operaciones de seguros. Este índice debe realizarse individualmente para cada

riesgo con la finalidad de establecer aquellos riesgos de buena rentabilidad que a su vez deben

compensar los riesgos de resultados negativos. Generalmente, los resultados técnicos de las

empresas de seguros reflejan un índice negativo por su alto volumen de siniestros y altos costos

de adquisición.

ÍNDICES DE LIQUIDEZ

Los índices que miden la liquidez de las empresas brindan una panorámica de la condición de los

recursos de las compañías aseguradoras con respecto a las obligaciones exigidas por terceros a

corto plazo.

Activos Líquidos a Pasivos

Dentro de los activos líquidos se encuentran aquellos activos cuya convertibilidad en dinero en

efectivo es rápida. En este ramo, se incluyen el efectivo propiamente dicho y las inversiones en

valores.

El pasivo incluye todas las obligaciones a cargo de la empresa como lo son las reservas técnicas

y demás cuentas por pagar.

En el caso de las compañías de vida, la medición de este índice resulta difícil, debido a las sumas

significativas representadas por las reservas matemáticas y dividendos a los asegurados.

Generalmente, estas reservas representan un alto porcentaje del pasivo. Una alternativa para


228

medir la liquidez la constituye la comparación de las tasas de interés que ofrece la empresa,

sobre las pólizas contratadas con respecto a las tasas de interés que devengan sus inversiones. Si

el rendimiento de las inversiones representa una suma superior, se podría deducir que la empresa

recibe sumas en exceso de los pasivos que ha constituido (reservas matemáticas).

Primas por cobrar a Prima Suscritas (por 360= días de cobros)

Para las empresas de seguros, este índice debe ser ajustado debido a que en el monto de las

primas por cobrar se han incluido los saldos de las primas suscritas por más de un año de las

cuales sólo se ha registrado la porción correspondiente a un período. De modo que para el

cálculo de este índice se deben adicionar, a las primas suscritas, el total de los ingresos diferidos

contenidos en la cuenta de “primas suscritas por adelantado”.

De esta forma se igualan todos los ingresos que han sido registrados en las primas por cobrar.

Una vez realizado este ajuste, el índice obtenido es una relación de días de cobro que debe ser

analizada tomando en cuenta su tendencia en varios períodos contables y su afinidad con las

leyes reguladoras en cuanto a las cancelaciones de las pólizas con más de 90 días.

Un índice o días de cobro alto (más de 90 días) sugiere que la empresa está suscribiendo primas

de 1 o más años de vigencia o que la política de cancelación no está siendo cumplida. Por el

contrario, un índice bajo ( 90 o menor) sugiere que la empresa no está suscribiendo primas de 1 o

más años de vigencia o que está ejecutando la política de cancelación a 90 días tal como lo

señalan las leyes estatutarias.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Inversiones Se considera el activo que conserva una empresa para el acrecentamiento de la

riqueza por medio de actos distributivos (tales como intereses, regalías, dividendos y

arrendamientos), para que aumente el capital o para el logro de otros beneficios para la empresa

inversionista, así como aquellos obtenidos a través de sus relaciones mercantiles.

Inversiones Admitidas Activo disponible que mantiene una empresa para obtener ganancias o

rendimientos adicionales a sus operaciones técnicas con la finalidad de incrementar y conservar

su patrimonio, autorizadas por el ente regulador, Para estas inversiones, las compañías deben

comprobar la existencia, propiedad, valorización adecuada y disponibilidad de las mismas, es

decir, libre de gravámenes.

Valor de mercado comprobado Aquellas cotizaciones de valores públicos y privados emitidos

por una entidad autorizada para ello o firmados por personas, naturales o jurídicas, acreditados

ante el ente regulador.

Valor de realización Es el valor recibido a cambio de un activo sobre la base de la demanda del

mercado y la utilidad que la conversión del mismo representa en la situación financiera de la

empresa.

Valor Justo Es el importe el cual pude intercambiarse un activo entre un comprador bien

informado y dispuesto a comprar y un vendedor bien informado y dispuesto a vender, en una

transacción de libre competencia.

Subsidiaria Es una empresa que está controlada por otra empresa (conocida como tenedora).

(NIC

Tenedora Es una empresa que tiene una o más subsidiaria. (NIC 27) Grupo Es una tenedora de

todas sus subsidiarias. (NIC27)

Estados Financieros Consolidados Son los estados financieros de un grupo que se presentan

como los de una sola empresa. (NIC 27)

Asociados Es una empresa en la cual el inversionista tiene influencia significativa y que no es

una subsidiaria ni una inversión conjunta del inversionista. (NIC 28)


229

Negocios conjuntos Es un acuerdo contractual por el cual dos o más partes llevan a cabo una

actividad económica que esta sujeto a control conjunto. (NIC 31)

Partes relacionadas Se considera que las partes están relacionadas si una de ellas tiene

capacidad para controlar a la otra, o para ejercer una influencia importante sobre la otra parte en

la toma de decisiones financieras y operativas. (NIC 24)

Transacciones con partes relacionadas Es una transferencia de recursos o de obligaciones

entre partes relacionadas, independientemente de sí se carga o no un precio. (NIC 24)

Instituciones Bancarias Se refiere a los Bancos establecidos en Panamá, bajo la ley que regula

la actividad y no a financieras, cooperativas y demás que aceptan depósitos como operación

normal de su actividad.

Riesgos de concentración Está relacionado con el riesgo que puede correr las compañías de

seguros al mantener inversiones con instituciones que pertenecen al mismo grupo o consorcio de

la aseguradora o de otros grupos del consorcio.

Riesgo de participación Se refiere al riesgo que corren las aseguradoras cuando pertenecen a un

holding financiero y mantienen acciones en otras compañías de seguros, por las dificultades que

estas últimas presenten (riesgo de contaminación)

Análisis de Razones Financieras Estas miden el panorama general o tendencias de las

operaciones en este caso las de inversiones y para esto debe analizarse sobre el mínimo de dos

(2) años y el máximo es de cinco (5) años y en conjunto con las demás versus los índices de la

industria. Ejemplo de una razón de inversión;

Inversiones Admitidas/Primas Retenidas

Muestra si los activos líquidos pueden hacer frente a las primas retenidas. (Solidez)

Inversiones + Efectivo/Reservas

Inversiones + Efectivo + Primas por Cobrar Pasivos Totales

Inversiones/Reservas

Inversiones+ Primas por Cobrar/Pasivos Totales

Demuestra si la empresa puede hacer efectivo sus activos para cubrir sus pasivos, mide el capital

de trabajo del activo y el pasivo comente, debe ser arriba de 1. (Liquidez)

Reservas de Siniestros en trámite, estimada neta:

Las reservas brutas para siniestros en trámite se constituyen al 100% de dichas obligaciones y

deben ser basadas necesariamente en estimados, los cuales varían de acuerdo a los pagos e

indemnizaciones reales y en el momento o aviso del mismo por parte del interesado.

El monto recuperable de reaseguradores o retro cesionarios es la cuenta neta de la reserva bruta

establecida al 100% y es la cuenta que debe ser revelada en todo momento.

Año de accidente Es la separación de los siniestros según los años en que ocurrieron los

accidentes (contrariamente a los años en que fueron pagados o reservados).

Bruto Son las cifras resultantes de los libros del asegurador directo, sin tener en cuenta sus

sesiones en reaseguro y recuperaciones.

Carga de siniestros Son los costos totales de siniestros de un determinado periodo,

comprendiendo los siniestros pagados mas la reserva de siniestros del año en curso menos una

eventual reserva de siniestros del periodo precedente.

Evolución de las reservas de siniestros Es un cuadro que muestra cuanto se gasto en años

posteriores con respecto a la reserva de siniestros de un determinado año.

Reserva de siniestros Es la reserva para siniestros pendientes de ajuste, costo estimado de las

indemnizaciones que deberán pagarse por siniestros no ajustados durante el año contable.

Fin del proceso


230

DEPARTAMENTO DE LICENCIAS

Proceso: Expedición de Licencias de Corredores de Seguros - Persona Natural

Objetivo: Expedir Licencias de Corredores de Seguros - Persona Natural

Asegurar que los Corredores de Seguros sean estas personas naturales o jurídicas se encuentren

capacitados e idóneos en el ejercicio de sus funciones dentro de las regulaciones establecidas

por la Superintendencia de Seguros y Reaseguros de la República de Panamá.

Pasos:

1. La profesión de corredor de seguros sólo podrá ser ejercida por personas naturales

idóneas o jurídicas con licencia expedida por la Superintendencia de Seguros y

Reaseguros, en cumplimiento de lo establecido en la Ley de Seguros vigente.

2. En el ejercicio de su profesión, el corredor de seguros tendrá la obligación de proteger

los intereses del asegurado.

3. Los corredores de seguros están obligados a suministrar información en la forma y

con el contenido establecido por las normas reguladoras de la Superintendencia de


Normativa General de la Operación

Para expedir una licencia de corredor de seguros se llevan a cabo una serie de actividades las

cuales se enuncia de manera no limitativa y cuyos procedimientos se describen a continuación.

1. Elaboración del Calendario Anual de exámenes para tramitar la licencia de

corredor de seguros por ramos (Vida, Generales y Fianzas).

2. Recepción de Solicitudes y Convocatoria.

De acuerdo a la Ley de Seguros vigente, se podrá aplicar o practicar examen

cuando la Superintendencia lo estime conveniente y en todo caso, cuando haya

recibido veinte (20) o más solicitudes de aspirantes.

3. Expedición de Licencia de Corredor de Seguros para el ramo de Vida y Generales

y Fianzas (según solicitud presentada ante la Superintendencia de Seguros y

Reaseguros).

4. Los certificados de los cursos de capacitación que deberán presentar los aspirantes

a corredores de seguros, para la obtención de las licencias en ramos generales y

fianzas, serán aceptados únicamente por las empresas autorizadas por la

Superintendencia de Seguros y Reaseguros.

Aseguradora Mundial, S.A.

Assa, Compañía de Seguros, S.A.

Instituto Tecnológico de Computación

Requisitos para la obtención de Licencia de Corredor de Seguros Persona Natural

Documentos necesarios para realizar examen en el Ramo de Vida o Generales.

Artículo 90 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.

1. Solicitud de licencia de corredor de seguros en hoja de papel sellado o papel simple

habilitado.

2. Dos fotografías tamaño carné.

3. Ser ciudadano panameño domiciliado en la República de Panamá o extranjero que llene

los requisitos del artículo 288 de la Constitución Política.


231

4. Copia debidamente autenticada de la cédula de identidad personal del solicitante

expedida por el Registro Civil.

5. Dos certificaciones de buena conducta y honorabilidad expedidas por empresas

aseguradoras o por miembros de los gremios profesionales de corredores de seguros.

6. Copia debidamente autenticada del diploma de estudios secundarios expedidos por el

Ministerio de Educación.

“Decreto No.55 de 7 de abril de 1998. Artículo 5. Los certificados, diplomas y títulos

académicos expedidos por los centros educativos, oficiales y particulares, serán registrados en el

propio centro escolar. Todo centro educativo deberá llevar un registro de los certificados,

diplomas y títulos que expida para efectos de extender certificación”.

7. Presentar una Juramentación escrita de no ser empleado de compañía de reaseguros,

instituciones bancarias, fiduciarias, financieras, crediticias y no ser ajustador ni inspector

de averías; la misma se presenta detrás de la Solicitud de la licencia.

8. Pagar el costo de derecho a examen B/.25.00 en el Ramo de Vida y B/.30.00 en el Ramo

de Generales y Fianzas, pagaderos en efectivo o cheque certificado a nombre del Tesoro

Nacional.

9. Para expedir las licencias de corredor de seguros en Ramos Generales y Fianzas, se

deberá presentar previamente un certificado o diploma del curso de capacitación

expedido por las compañías de seguros autorizadas por la Superintendencia de

Seguros y Reaseguros”. (Artículo 104, Ley de Seguros 59 de 29 de julio de 1996)

10. Presentar y aprobar el examen de conocimientos que demuestre sus competencias.

Conocimientos básicos de seguros en general y en la especialidad que desea

dedicarse.

Conocimientos amplios de los contratos o pólizas de seguros en ramo de personas

o ramos generales.

Se exceptúa de esta disposición a las personas que acrediten ante la

Superintendencia de Seguros títulos universitarios en la carrera de seguros,

debidamente registrados en el Ministerio de Educación.

Después de aprobar el examen y ser notificadas tanto las Compañías de Seguros como

el aspirante por el departamento de Licencias, el aspirante a corredor de seguros tiene

sesenta (60) días para presentar los siguientes documentos

a) Fianza por Diez Mil Balboas (B/.10,000), a favor del Tesoro Nacional. Conforme lo

establece el Artículo 95 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.

“Todo corredor de Seguros deberá constituir y mantener a favor del Tesoro Nacional

una fianza de diez mil balboas (B/10,000) a efecto de responder por el importe de las

pérdidas resultantes de actuación negligente o dolosa con los fondos que manejan y

para responder ante el Estado por las sanciones que se le impongan de conformidad

con la Ley de Seguros.

Estas fianzas se pueden constituir en efectivo, en bonos o títulos del Estado o en

fianzas de compañías de seguros”.

b) Certificación del pago de la Tasa Anual de Cincuenta Balboas (B/.50.00). Conforme lo

establece el Artículo 33 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.

“Los corredores de seguros persona natural autorizada por la Superintendencia de

Seguros, pagarán una tasa anual de cincuenta balboas (B/50.00) hasta el 15 de febrero

de cada año , según lo establecido por la Resolución 528 del 11 de octubre de

1996. El producto de esta tasa será destinado exclusivamente a los gastos de operación,

mantenimiento y funcionamiento de la Superintendencia de Seguros”.

Fin del proceso


232

Proceso: Elaboración del Calendario Anual de Exámenes en el Ramo de Vida y Generales

Objetivo: Aplicar exámenes a aspirantes que desean obtener licencia de corredor de seguros

para ramos de vida y/o generales.

Pasos:

1. Elaborar durante el mes de Noviembre o Diciembre el Calendario Anual del siguiente año

para la aplicación de examen a aspirantes que desean obtener una licencia de corredor de

seguros para el ramo de Vida y/o Generales.

2. El contenido del Calendario por ramo (Vida y Generales) debe incluir la fecha tope de

entrega de documentos, requisitos y el día del examen.

3. Pasar Ha visto Bueno. y firma del Superintendente las notas escritas dirigidas a cada

compañía de seguros por medio de la cual se remite el Calendario Anual.

4. Hacer entrega contra acuse de recibo, durante el mes ya sea Noviembre o Diciembre, de

la nota enviada a las compañías de seguros.

Fin del proceso

Proceso: Recepción de Solicitudes y Convocatoria

Objetivo: Obtener licencia de corredores de seguros naturales.

Corredores Persona Natural

Pasos:

Recibir solicitudes, confirmar la información presentada mediante los Requisitos para la

obtención de licencia de persona natural y del FORMULARIO DSR-001 donde aparecen los

datos generales del aspirante, como por ejemplo Nombre, Dirección, Teléfonos, etc.

1. Preparar el Acta, cuando se hayan recibido al menos veinte (20) solicitudes.

El acta constituye la lista (nombre completo y cédula) de los interesados que podrán

presentarse al examen como resultado del cumplimiento de requisitos o documentos.

De acuerdo a la Ley de Seguros vigente, se podrá aplicar o practicar el examen

cuando la Superintendencia lo estime conveniente y en todo caso, cuando haya

recibido veinte (20) o más solicitudes de aspirantes de corredor de seguros.

2. Realizar gestiones de logística para llevar a cabo los eventos de aplicación de exámenes

en la ciudad de Panamá y Provincias Centrales, según las fechas establecidas en el

calendario.

3. Elaborar un anuncio que indique o confirme el día, hora, lugar y dirección en donde se

realizará el evento y circular a las Compañías de Seguros y Direcciones Provinciales por

email, fax o cualquier otro medio.

4. Para aplicar al examen, los interesados deberán pagar el costo correspondiente según lo

establecido en la Ley de Seguros vigente y presentarse el día especificado por la

Superintendencia.

Fin del proceso

Proceso: Expedición de Permiso Provisional y Licencia Permanente - Ramo de Vida

Objetivo: Obtener Permiso Provisional y posteriormente la licencia permanente en el ramo de

vida para la colocación de pólizas por parte del corredor de seguros.

Pasos:

1. Los aspirantes presentan el examen preparado por la Superintendencia de Seguros.


233

2. Se revisan los exámenes y se procede a su calificación de acuerdo a la calificación

establecida.

3. Una vez calificados los exámenes, se confeccionan los Certificados de Aprobación de

exámenes los cuales son firmados por el Superintendente de Seguros y el Ministro de

Comercio e Industrias, o la persona a quien él designe para hacerlo.

4. Se procede a llamar por teléfono a cada aspirante que ha aprobado el examen, para

comunicarles el resultado del mismo e informarles que tienen un plazo de 60 días a partir

de dicha comunicación, para efectuar el pago de la tasa y la presentación de la fianza.

Posteriormente, se confeccionan cartas para las compañías de seguros participantes en la

preparación de los cursos, comunicándoles los resultados de sus candidatos e

indicándoles también el plazo que tienen los aspirantes para presentar el pago de la tasa y

la presentación de la fianza.

5. Toda vez el aspirante efectúa el pago de la tasa y presenta la fianza al departamento de

Licencias, se le confecciona un Permiso Provisional y un

carné que indicará el nombre completo del corredor, el número de permiso

provisional, la fecha de emisión y la fecha de expiración.

El Permiso Provisional será válido por el término de doce meses (12), el cual faculta al

corredor a ejercer la profesión de corredor de seguros en el ramo de Vida en todo el

territorio nacional por dicho período.

6. Se lleva a cabo la apertura del expediente del corredor en el cual se guardan todos los

documentos recibidos del mismo, el formulario con sus datos personales y el examen

aprobado.

Se asigna un número al corredor, el cual forma parte de un consecutivo y sólo se le

agrega el año en curso.

7. Se contacta al corredor para notificarlo del Permiso Provisional y una vez notificado, se le

entrega la copia del Permiso Provisional, copia del Certificado de examen, el Carné (color

amarillo), el Formulario de actualización de sus datos personales y una Carta explicando

los pasos a

8. seguir para que el Permiso Provisional se convierta en licencia permanente, al finalizar los

doce (12) meses.

9. Se registra toda la transacción en el Sistema Gerencial y se archiva el expediente.

Después de haber transcurrido los doce (12) meses, para que el Permiso Provisional se

convierta en licencia permanente; el corredor debe presentar al departamento de licencias

dos (2) cartas de referencia de la (las) compañía (s) que lo haya (n) entrenado, una foto

tamaño carné, la renovación de la fianza y el pago de la tasa correspondiente al año en

curso.

10. Se confecciona una Resolución con el número de Licencia Permanente que le

corresponda de acuerdo a la numeración cronológica que se indique en el libro de

licencias de corredores de seguros.

11. Se procede con la confección de un nuevo carné (color blanco) en el que se identifica el

ramo en el que está autorizado el corredor, el nombre completo, la fecha en que se emite

el carné y el nuevo número de la licencia.

12. Se contacta al corredor para que pase a notificarse y se le entrega la Resolución de

Licencia Permanente, el Carné y una Carta explicando los procedimientos para mantener

la licencia vigente.

13. Se registra toda la transacción en el Sistema Gerencial y se archiva el expediente.

Fin del proceso


234

Proceso: Expedición de Licencia Permanente - Ramos Generales y Fianzas

Objetivo: Obtener licencia permanente en el ramo de generales para la colocación de póliza por

parte del corredor de seguros.

Pasos:

1. Los aspirantes presentan el examen preparado por la Superintendencia de Seguros.

2. Se revisan los exámenes y se procede a su calificación de acuerdo a la calificación

establecida.

3. Una vez calificados los exámenes, se confeccionan los Certificados de Aprobación de

exámenes los cuales son firmados por el Superintendente de Seguros y el Ministro de

Comercio e Industrias, o la persona a quien él designe para hacerlo.

4. Se procede a llamar por teléfono a cada aspirante que ha aprobado el examen, para

comunicarles el resultado del mismo e informarles que tienen un plazo de 60 días a partir

de dicha comunicación, para efectuar el pago de la tasa y la presentación de la fianza.

Posteriormente, se confeccionan cartas para las compañías de seguros participantes en la

preparación de los cursos, comunicándoles los resultados de sus candidatos e

indicándoles también el plazo que tienen los aspirantes para presentar el pago de la tasa y

la presentación de la fianza

5. Luego que el aspirante haya cumplido con los requisitos en cuanto al pago y la fianza, se

procede con la confección de la licencia permanente en el ramo de generales y fianzas.

Para tales efectos, se confeccionará una Resolución con la asignación de un número

cronológico y el carné que indicará, al dorso, los ramos autorizados para suscribir pólizas.

Si el corredor de seguros, tiene licencia permanente en vida y mantiene vigente el pago de

la tasa anual y la fianza correspondiente, se le confecciona inmediatamente su licencia en

el ramo de generales y fianzas; sin tener que efectuar otro pago ni presentar otra fianza.

Fin del proceso

Proceso: Recepción de Solicitudes y Trámite de Corredores Persona Jurídica

Objetivo: Otorgar licencia para las personas jurídicas en los ramos solicitados.

Pasos:

1. Se recibe la Solicitud de parte del Representante Legal de la Sociedad, junto con el

Poder que otorga al abogado que va a efectuar los trámites pertinentes de la licencia.

2. Se revisan los documentos complementarios para la obtención de la licencia a través del

Formulario de los Requisitos de obtención de licencia para personas jurídicas.

3. Si el Representante Legal actúa indistintamente con las licencias de persona natural y de

persona jurídica, deberá mantener vigentes ambas fianzas.

4. Revisar junto con el Departamento Legal, el borrador de la estructura del Pacto Social

que debe constar del nombre , objetivos, directores, dignatarios, representante legal,

domicilio, capital autorizado, emisión de acciones nominativas, agente residente y demás

elementos que describan las actividades a que se dedicará la empresa solicitante.

5. Toda vez revisado el borrador del pacto social tanto por el departamento de licencia

como del departamento legal, si hay cambios que hacer al mismo, se le devuelve al

Apoderado Legal o al Representante Legal de la sociedad para que procedan a hacer los

correctivos al mismo.

6. Si no hay correctivos que hacer, se le pone al borrador del pacto, el sello de

PROTOCOLIZACION EN NOTARIA PUBLICA el cual contendrá la firma autorizada

del Superintendente de Seguros y Reaseguros vigente.


235

7. Una vez ya protocolizado el pacto social, se presenta al departamento de licencias junto

con una copia (1) para constancia del departamento de licencias, y se le pone al original

el sello para autorizar su INSCRIPCION EN EL REGISTRO PUBLICO el cual también

contendrá la firma autorizada del Superintendente de Seguros y Reaseguros vigente.

8. Recibido el Pacto Social debidamente registrado y sellado por el Registro Público, se

debe adjuntar al mismo la Certificación de parte del Registro Público donde se haga

constar su inscripción en la Sección de Personas Mercantil y el nombre de su

Representante Legal con su respectiva Junta Directiva.

9. Se procede al pago de la tasa correspondiente y a la presentación de la fianza.

10. Con el cumplimiento de todos los requisitos de parte de la sociedad, se procede la

solicitud por parte del departamento de licencias al departamento legal de la tramitación

de la expedición de la licencia permanente en los ramos solicitados por la sociedad,

mediante elaboración de una Resolución que será firmada por el Superintendente de


La Superintendencia de Seguros y Reaseguros suministra mensualmente (los 30 de cada

mes) a las compañías de seguros, debidamente establecidas en el país, los nombres de los

corredores de seguros autorizados para ejercer la profesión.

Fin del proceso

Proceso: Requisitos para Sociedades Corredoras de Seguros - Personas Jurídicas

Objetivo: Cumplir con la Ley 59 de 29 de julio de 1996

Pasos:

Ley 59 de 29 de julio 1996 ARTICULO 105. El Superintendente expedirá la licencia de corredor de seguros persona

jurídica, previa presentación de los siguientes documentos:

a) Poder otorgado al abogado por el interesado (notariado) 81/2 X 13

b) Solicitud presentada mediante apoderado legal, acompañada con B/.4.00 en timbres.

a) Borrador del pacto social ( 2 juegos ) en la cual debe constar el nombre, objetivos,

directores, dignatarios, representante legal, domicilios, capital autorizado, emisión de las

acciones nominativas, agente residente, suscriptores y demás elementos.

b) Declaración jurada de que el representante legal de la sociedad, es un corredor de

Seguros idóneo, que se ha dedicado en forma habitual y permanente e ininterrumpida a la

profesión, por el término de un año.

c) Certificación de los accionistas de la empresa, firmada por el Secretario o Tesorero de la

sociedad. Los accionistas deberán poseer las licencias autorizadas en los ramos a los

cuales se está autorizando la sociedad.

d) Tres cartas de referencia personal de gerentes generales de compañías de seguros o de

presidentes de gremios de corredores de seguros del Representante Legal de la Sociedad.

e) Hojas de vida de los directores de la sociedad.

Una vez aprobada la primera etapa, se procede con la presentación de los siguientes

documentos:

Copia de la escritura sellada y registrada por el Registro Público.

Certificado expedido por la Dirección General del Registro Público, donde se haga constar

la inscripción de la sociedad en la Sección de Personas Mercantil y el nombre de su

representante legal, con su respectiva Junta Directiva.

Presentación de la fianza de garantía por B/10,000.00 (diez mil balboas) a favor del Tesoro


236

Nacional, conforme lo establece el artículo 95 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.

Pago de la tasa anual por doscientos cincuenta balboas (B/ 250.00), conforme lo establece

el artículo 33 de la Ley 59 de 29 de julio de 1996.

Fin del proceso

Proceso: Recibimiento de las fianzas

Objetivo: Cumplir artículo 95 de la ley de seguros 59 de 29 de julio de 1996.

Pasos:

Artículo 95, Ley de Seguros No. 59 de 29 de julio de 1996

1. Al recibir una fianza ya sea de persona natural o jurídica, el funcionario debe anotarla en

la hoja de Control semanal de recibo de fianzas. (hoja de Excel elaborada y

actualizada semanalmente).

2. Se pasa la fianza por el reloj para darle la entrada a la misma con la firma de la persona

que la recibe.

Sólo se debe recibir el original de la fianza, la cual debe tener la firma del corredor y la

firma de la persona autorizada de parte de la aseguradora.

No se debe recibir, la copia de la fianza sin valor comercial ni la factura por medio de

la cual se compró la fianza.

3. Se registra en el Sistema Gerencial y se le pone el sello “Registrado SIG”.

4. Se archiva en el expediente del corredor ya sea natural o jurídico.

Fin del proceso

Proceso: Pago de la Tasa Anual

Objetivo: Cumplir artículo 33 de la ley de seguros 59 de 29 de julio de 1996.

Pasos:

Artículo 33 Ley de Seguros No. 59 de 29 de julio de 1996

“Las empresas aseguradoras autorizadas pagarán directamente a la Superintendencia una tasa

actual de b/2,500.00; los corredores de seguros persona natural B/50.00 y las Sociedades de

corredores de seguros personas jurídicas B/.250.00”.

1. Cuando el corredor de seguros ya sea natural o jurídica, se presenta para hacer efectivo el

pago de la tasa anual correspondiente, el funcionario llena el Certificado de Paz y Salvo,

indicando la fecha, nombre, número de licencia, llena la casilla especificando si es

persona natural o jurídica, el año que se está pagando, se especifica si tiene vigente o no

la fianza, y finalmente el funcionario que llenó el Certificado de Paz y Salvo lo firma.

2. Con ese formulario, el corredor se dirige a la caja ubicada en el departamento de

Administración de la Superintendencia de Seguros, donde efectúa el pago y se le extiende

un recibo por el mismo. (los pagos se reciben en efectivo o cheque certificado a nombre

del Tesoro Nacional).

3. El formulario de Paz y Salvo suministrado inicialmente al corredor para efectuar el pago,

es llenado por el funcionario del departamento de Administración, indicando su vigencia

y el número del recibo de cobro.

4. El corredor se dirige con el Paz y Salvo debidamente llenado nuevamente al

departamento de Licencias y lo entrega al funcionario que se lo suministró.

5. El funcionario, registra el pago en el Sistema Gerencial y le pone el sello “Registrado

SIG” al formulario. Posteriormente lo archiva en el expediente del corredor.

Fin del proceso


237

Proceso: Cumplimiento en la presentación de la Fianza -Control en el Cumplimiento de la

presentación de la Fianza

Objetivo: Controlar las fianzas vencidas, para la emisión de la resolución de suspensión de la

licencia.

Pasos:

1. Mantener supervisión o vigilancia de la renovación y presentación de la fianza

correspondiente por parte del corredor persona natural y persona jurídica.

2. Generar el listado de fianzas vencidas, persona natural y jurídica al cierre de cada mes.

3. Confirmar en el expediente del corredor la información y con los registros del Sistema

Gerencial, de existir incongruencia tomar medidas para esclarecer la información y

corregir la base de datos de ser necesario.

4. A la fecha de vencimiento, de no ser presentada la fianza correspondiente se procede a

solicitar al departamento legal la emisión de una resolución de suspensión por

incumplimiento del artículo 95 de la ley 59, aplicando la sanción correspondiente.

Fin del proceso

Proceso: Cumplimiento del pago de la Tasa Anual - Control en el Cumplimiento del Pago

de la Tasa Anual

Objetivo: Controlar pago de tasas vencidas, para la emisión de la resolución de suspensión de la

licencia

Pasos:

1. Mantener supervisión o vigilancia del pago de la tasa que debe ser realizado los primeros

cuarenta y cinco (45) días de cada año.

2. Al término de los cuarenta y cinco (45) días, se genera el listado de tasas vencidas,

persona natural y jurídica.

3. Confirmar en el expediente del corredor la información y con los registros del Sistema

Gerencial, de existir incongruencia tomar medidas para esclarecer la información y

corregir la base de datos de ser necesario.

4. A la fecha de vencimiento, de no ser pagada la tasa anual se procede a solicitar al

departamento legal la emisión de una Resolución de Suspensión por incumplimiento del

artículo 33 de la ley 59, aplicando la sanción correspondiente.

Fin del proceso

Proceso: para la confección de Resoluciones de Sanción por Incumplimiento en la

presentación de la Fianza y el pago de la Tasa Anual

Objetivo: Establecer las infracciones administrativas y las consecuentes sanciones por el

incumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley de Seguros vigente. La finalidad del

mismo es para que el corredor de seguros esté más pendiente y sea responsable en el

cumplimiento de los asuntos relacionados con su licencia.

1. Se elabora un informe que lista los nombres de los corredores con sus respectivas

licencias que deben ser sancionados por el incumplimiento en la presentación de la fianza

o en el retraso del pago de la tasa anual al departamento legal.

Fin del proceso


238

Proceso: Notificación de Resoluciones de Suspensiones

Objetivo: Informar a los interesados la suspensión de la Resolución

Pasos:

1. Primeramente se utiliza el formulario “Control de llamadas” se llama al corredor para

avisarle que tiene una resolución de suspensión de la licencia que puede ser tanto por tasa

o por fianza vencidas y que tiene que acercarse al departamento de Licencias de la

Superintendencia de Seguros para notificarse de la misma.

2. Sólo si se conversó directamente con el corredor, se levanta un informe secretarial, el cual

establecerá lo que dispone la Ley 38 de 31 de julio de 2000, en el artículo 95 y se

considerará este informe secretarial como la primera (1) notificación al corredor.

3. Al respecto es importante señalar que la Ley 38 de 31 de julio de 2000, en su artículo 95

cuyo tenor literal dispone lo siguiente:

4. Las notificaciones hechas en forma distinta de las expresadas en esta Ley son nulas, Sin

embargo, siempre que el expediente resultare que la parte ha tenido conocimiento de la

resolución que motivó aquella, ello se tendrá como la notificación y surtirá sus efectos

desde entonces.

5. Al día siguiente o cualquier otro día dentro de la misma semana, el notificador se

apersonará a la residencia del corredor para notificarlo por segunda vez.

6. Inmediatamente se notifica el corredor, se levanta el segundo (2) informe secretarial.

Causales Acción a Tomar Vigencia

Por no presentar Fianza en la fecha de

vencimiento

(Art. 95 Ley vigente)

Suspensión 30 días

Por no presentar fianza al término de la

sanción de 30 días

Suspensión 6 meses

Por no presenta fianza al término de la

sanción de 6 meses

Cancelación de la

Licencia

Por no pagar la tasa anual en el periodo

establecido.

(Art. 33 Ley vigente)

Suspensión 30 días

Por no pagar la tasa anual al término de

la sanción de 30 días

Suspensión 6 meses

Por no realizar el pago al término de la

sanción de 6 meses

Cancelación de la

Licencia


239

7. Por tercera vez, el notificador visita nuevamente la residencia del corredor y fija en la

puerta la Resolución de suspensión de la licencia del corredor por el tiempo que se

indique.

8. Cuando la gestión no se realice en sede (en la SSRP) por razón de que el corredor no

acuda a realizar tal diligencia, se podrá realizar la misma de conformidad con lo que se

prevé en el artículo 94 de esta Ley, por el cual se dispone:

9. Artículo 94. Si la parte que hubiere de ser notificada personalmente no fuere hallada en

horas hábiles en la oficina, habitación o lugar designado por ella, en dos días distintos,

será notificada por edicto, que se fijará en la puerta de dicha oficina o habitación y se

dejará constancia en el expediente de dicha fijación, firmando el Secretario o la Secretaria

y el notificador o quien haga sus veces. Una vez cumplidos estos trámites, quedará hecha

la notificación, y ella surte efectos como si hubiere sido efectuada personalmente.

10. El notificador confeccionará un informe donde se plasme los corredores que fueron

notificados junto con los resultados de los informes secretariales, el cual formará parte

del informe de sus labores.

11. Objetivo: notificar al corredor de seguros que su licencia a sido suspendida ya sea por el

no pago de la tasa correspondiente o por vencimiento de la fianza.

Fin del proceso

DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

Proceso: Presentación y Procesamiento de Información Mensual

Objetivo: Elaborar los informes estadísticos de las compañía de seguros

Pasos:

1. Las empresas de seguros y reaseguros deben presentar durante los primeros quince días

de cada mes en formatos que determina la Superintendencia información relacionada a:

Información Estadística Mensual

que incluye:

Informe de Honorarios Profesional según

corredor de seguros por ramos que

incluye:

Número de Pólizas Vigentes

Primas suscritas (netas de

cancelación)

Siniestros Incurridos.

Número de Licencia de corredor

Nombre del Corredor

Honorarios Pagados por ramo

Pólizas colocadas por ramo

Fin del proceso

Proceso: Elaboración de Estadísticas de Primas Suscritas, Siniestros y Pólizas Colocadas

Mensuales

Objetivo: Medir el crecimiento del Sector Seguros en las Primas, Siniestros y Pólizas mensuales,

en términos comparativos con el año anterior. Esto permite una evaluación y análisis sobre la

venta de primas, la colocación de pólizas y los Siniestros ocurridos en comparación con el año

anterior.

Pasos:

1. La Recepción de la Superintendencia:

Recibe la información requerida en los formatos y períodos establecidos por parte de las

compañías de seguros y reaseguros y entrega al Departamento de Informática y

Estadística. Esta información se recibe en forma impresa y en CD.

El Departamento de Informática y Estadística:


240

2. Revisa la información de los formularios y digita los datos en hojas de cálculos del

sistema computarizado para generar los cuadros con sumas totales :

Primas Suscritas de Seguro

Siniestros Brutos Incurridos

Pólizas Vigentes

3. Alimenta la información digitada a Cuadros Comparativos

Comparativo Mensual: Mes Actual vs Mes Año anterior y establece la

variación en término porcentuales.

Comparativo Acumulativo Anual Acumulado Año Actual vs Acumulado

del Año Anterior y se establece la variación en términos porcentuales.

Comparativo de Pólizas Colocadas Mes Anterior vs Mes Actual.

4. Prepara nota escrita para enviar contra acuse de recibo a:

Todas las compañías de seguros y reaseguros

Ministerio de Comercio

Ministerio de Economía y Finanzas

Contraloría

5. De no recibir la información parte de alguna compañía, informa mediante nota escrita al

Departamento Legal quienes proceden a levantar una resolución y aplicación de sanción

y/o multa que corresponde.

Se otorga un período de gracia de tres días posterior a la fecha indicada (el 15

del mes siguiente) para la presentación de la información.

Fin del proceso

Proceso: Cierre de Corredores

Objetivo: Erradicar la mala práctica de aquellos que ejercen la profesión de corredores de

seguros, sin contar con la autorización de esta entidad. Esto en función de velar por el

cumplimiento de las normas legales establecidas.

Pasos:

Prepara al final de cada mes un listado que indica el estatus de licencia de los Corredores:

Número de Licencia y Nombre de Corredor Vigente.

Número de Licencia y Nombre de Corredor Suspendido

Número de Licencia y Nombre de Corredor

1. Se imprime un extracto del Sistema Gerencial (SIG), en donde se verifica, los datos

incorrectos que se capturan en el Sistema

Cédula Duplicada.

Estatus (Suspendidos, Cancelados, vigentes) incorrecto.

Permisos Provisionales (formato incorrecto)

Ramos Autorizados (mal establecido)

Licencias vigentes sin cédulas/Ruc.

Cancelados sin fecha

Suspendidos sin fecha de suspensión.

Licencia sin Nombre

El Departamento de Informática y Estadística:

2. Envía la siguiente información a todas la compañías de seguros y reaseguros a través de

la Página Web de la Superintendencia:


241

Nombre del Corredor, Número de Licencia y Ramos en los cuales puede

comercializar.

Corredores Vigentes

Corredores Suspendidos por treinta (30 días)

Corredores Suspendidos por seis meses (6 meses)

Corredores Suspendidos por un año (1 año)

Corredores Cancelados.

Permisos Provisionales Vigentes

Permisos Provisionales Cancelados.

3. Se genera el listado de Corredores Vigentes y se verifica con el Departamento de

Licencias para su comprobación (a través del Sistema Gerencial (SIG)).

Fin del proceso

Proceso: Elaboración de Resultados Técnicos Trimestrales.

Objetivos: Elaborar resumen, del ejercicio de la actividad aseguradora sin tener en cuenta otros

gastos o ingresos que pueda tener la empresa ajena a dicha actividad.

Pasos:

1. Recibe información de los entes regulados: Información Trimestral por Ramos.

2. Captura información de las distintas compañías en el sistema automatizado en la hoja de

cálculo y totalizar las cantidades.

3. Se envía al Departamento de Auditoría para la revisión correspondiente.

4. Se Genera información consolidada, la cual se envía a todos los entes regulados

acompañado de nota escrita y distribuye así:

Todas las compañías de seguros y reaseguros.

Ministro de Comercio.

Ministerio de Economía y Finanzas.

Contraloría

5. De no recibir la información por parte de alguna compañía se informa mediante nota

escrita al Departamento Legal, quienes proceden a levantar una resolución y aplicación

de sanción y/o multa que corresponde.

Fin del proceso

OFICINA DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES

DIRECCIÓN NACIONAL DE NEGOCIACIONES COMERCIALES

INTERNACIONALES

Proceso: Coordinación de la estrategia nacional en las negociaciones comerciales bilaterales,

regionales o multilaterales.

Objetivo: Definir el procedimiento para coordinar la estrategia nacional en las negociaciones

comerciales bilaterales, regionales o multilaterales.

Pasos:

1. Al definirse el marco de negociación entre Panamá y su socio comercial, se señala la

Parte que se encargará de generar los textos a negociar; al igual que, se establece una

fecha para el intercambio de los anexos relacionados al acceso a los mercados de bienes,

servicios e inversiones.


242

2. Panamá desarrolla los textos. Si a la República de Panamá le corresponde desarrollar

los respectivos textos; los mismos son redactados por los técnicos de esta Dirección, en

función de las materias que sean de su competencia.

3. Los textos redactados, por cada técnico, son revisados por los Directores Generales y,

posteriormente, por la Directora Nacional. De igual manera, los elementos principales de

estos textos son analizados en reunión con todo el equipo negociador.

4. Una vez los textos han sido unificados a nivel de esta Dirección, se someten a consulta

con las instancias públicas correspondientes. Para tales efectos, se realizan reuniones

técnicas con cada una de las instituciones competentes en las materias que se negocien.

De igual manera, los elementos principales de los textos y contrapropuestas se

comparten, de ser el caso, con las instancias privadas correspondientes.

5. Luego de contarse con un texto consensuado por la DINECI, con el apoyo del sector

público, se remite al Viceministro de Negociaciones Comerciales Internacionales para su

respectivo aval.

6. Después de que todos los textos cuentan con el aval de nuestro Viceministro, se envían al

socio comercial.

7. Panamá recibe los textos. Si la República de Panamá recibe los textos por parte de su

socio comercial, los mismos son revisados por cada técnico, de conformidad con las

materias de su competencia.

8. Una vez se revisan los textos por cada técnico, los elementos principales de los mismos

son presentados por cada técnico y examinados en una reunión con todo el equipo

negociador de esta Dirección.

9. Después de haberse evaluado cada texto, habiéndose establecido las posibles

sensibilidades y redactado contrapropuestas, de ser necesaria las mismas, se somete a

consulta con las instancias públicas respectivas. Para tales efectos, se realizan reuniones

técnicas con cada una de las instituciones competentes en las materias que se negocien.

De igual manera, los elementos principales de los textos y contrapropuestas se

comparten, de ser el caso, con las instancias privadas correspondientes.

10. Luego de contarse con un texto consensuado, con inclusión de las observaciones del

sector público, se remite al Viceministro de Negociaciones Comerciales Internacionales

para su respectivo aval.

11. Una vez que todos los textos cuentan con el aval de nuestro Viceministro, se presentan las

consideraciones y contrapropuesta de nuestro país, en cada mesa de negociación.

12. Anexos de bienes, servicios e inversiones. Los anexos son preparados por los técnicos

de la DINECI, en función de su área de competencia; los cuales son avalados por la

Directora Nacional y, posteriormente, por el Viceministro de Negociaciones Comerciales

Internacionales.

13. Una vez los anexos están consensuados, se intercambian entre nuestro país, por

intermedio de esta Dirección, y su socio comercio, en la fecha que se ha establecido con

antelación.


243

14. Luego del intercambio de anexos, esta Dirección se aboca a un proceso amplio de

consultas, a nivel técnico, con los sectores público y privado, vinculados a los temas

relevantes de dichos anexos.

15. Durante el proceso de negociación, continúan las consultas técnicas con los sectores

público y privado, con la finalidad de evaluar si es pertinente hacer o no adecuaciones en

los respectivos anexos. Si es pertinente hacer adecuaciones, posterior a las consultas

técnicas, dichas adecuaciones se someten al aval de la Directora Nacional y,

posteriormente, del Viceministro de Negociaciones Comerciales Internacionales.

16. En etapas avanzadas de la negociación, cuando se ha agotado el proceso de consultas con

los sectores público y privado, a nivel técnico, se elevan las consultas a nivel político

para la toma de decisiones finales, con el objetivo de de que se generen las condiciones

para concluir el correspondiente acuerdo o tratado.

17. Comisión de Negociaciones Comerciales Internacionales. En todo proceso de

negociación, la DINECI presenta la visión general sobre el marco y proceso de

negociación y los propios textos y anexos a la Comisión Nacional para las Negociaciones

Comerciales Internacionales.

Fin del proceso

Proceso: Consulta al sector público y privado para definir la postura de negociación de la

República de Panamá en un determinado foro comercial internacional.

Objetivo: Establecer el mecanismo que se sigue para consultar al sector público y privado

panameño, de manera de definir la postura de negociación de nuestro país en un determinado

foro comercial internacional.

Pasos:

1. Previo al análisis de los temas a ser negociados, cada técnico de esta Dirección desarrolla

la postura de negociación, en función de la materia de su competencia.

2. Definida la postura de negociación por cada técnico de esta Dirección, se somete al

examen de todo el equipo negociador, con inclusión de los Directores Generales y la

Directora Nacional, para establecer los márgenes de negociación en relación a dichas

posturas.

3. Una vez se ha elaborado la postura de negociación de cada capítulo y/o anexo de acceso a

los mercados en bienes, servicios e inversiones, por parte de la DINECI, se somete a la

evaluación por parte del sector público y privado panameño, por medio de sendas

reuniones a las que se invita a ambos sectores.

4. En las reuniones presenciales con el sector público y privado se define la postura de

negociación, en cada una de las disciplinas o anexos específicos que serán negociados, y

la estrategia a seguir en las correspondientes negociaciones.

5. Luego de contar con una postura de negociación consensuada, con el apoyo del sector

público y privado, se remite para el aval del Viceministro de Negociaciones Comerciales

Internacionales.

6. Después de que la postura de negociación ha sido avalada por el Viceministro de

Negociaciones Comerciales Internacionales, se dispone de una postura de negociación

plenamente consensuada.


244

7. Durante el proceso de negociación, continúan las consultas técnicas con los sectores

público y privado, con la finalidad de evaluar si es pertinente hacer o no adecuaciones a

la postura y estrategia inicial de negociación del capítulo y/o anexo respectivo. Si es

pertinente hacer adecuaciones, posterior a las consultas técnicas, dichas adecuaciones se

someten al aval de la Directora Nacional y, posteriormente, del Viceministro de

Negociaciones Comerciales Internacionales.

8. En etapas avanzadas de la negociación, cuando se ha agotado el proceso de consultas con

los sectores público y privado, a nivel técnico, se elevan las consultas a nivel político

para la toma de decisiones finales, con el objetivo de de que se generen las condiciones

para concluir el correspondiente acuerdo o tratado.

Fin del proceso

Proceso: Consulta por cualquier interesado sobre las negociaciones comerciales internacionales

de la República de Panamá, a nivel bilateral, regional y multilateral.

Objetivo: Establecer el mecanismo para que cualquier persona interesada puede obtener

información sobre las negociaciones comerciales internacionales de nuestro país.

Pasos:

1. Si el interesado se comunica, vía telefónica, a esta Dirección solicitando información

sobre alguna negociación comercial internacional, quien recibe la llamada la canalizará

con el funcionario que esté manejando este tema o a quien se designe por los Directores

Generales o la Directora Nacional. De igual forma se procederá, si el interesado se

presenta a la DINECI.

2. El funcionario, al que se canaliza esta solicitud o se le asigna, atenderá al solicitante y, de

ser posible, le dará una respuesta inmediata o lo más pronto que le sea factible. De igual

manera, el funcionario invitará al solicitante a visitar la página Web de este Ministerio, en

la que se “postea” información actualizada sobre las negociaciones comerciales

internacionales que está llevando a cabo nuestro país.

3. Si el funcionario al que se le canaliza esta solicitud o se le asigna, considera que es

conveniente fijar una reunión con el solicitante, por la complejidad o extensión del tema

objeto de consulta, coordinará la reunión con dicho solicitante en las oficinas de esta

Dirección.

4. Si el funcionario al que se le canaliza esta solicitud o se le asigna, estima que el

solicitante debe hacer su consulta, a través de una nota formal, por la sensibilidad del

tema; se lo comunicará al solicitante, quien deberá dirigir esta Nota a la Directora de

Nacional.

5. Al recibirse una nota formal, la Directora Nacional o los Directores Generales, en su

ausencia, darán las instrucciones respectivas para dar respuesta a la misma.

6. Si el solicitante requiere alguna información sobre las negociaciones comerciales

internacionales de nuestro país que sea de acceso restringido, el funcionario respectivo lo

hará de su conocimiento.

7. La respuesta al solicitante se emitirá, a más tardar, dentro de los treinta (30) días

calendarios, contados a partir de haberse recibido su llamada, visita o nota formal. En

caso de requerirse de más tiempo, se le comunicará justificadamente al solicitante.

Fin del proceso


245

Proceso: Acreditaciones del sector público y privado en los proceso de negociaciones

comerciales internacionales de la República de Panamá.

Objetivo: Definir el procedimiento para que representantes del sector público y privado se

puedan acreditar para participar en las negociaciones comerciales internacionales de nuestro país.

Pasos:

1. Esta Dirección remite notas formales a instancias públicas y privadas vinculadas a las

disciplinas que serán objeto de negociación, en las que se les informa de la negociación

que se llevará a cabo por nuestro país y se les invita a acreditar sus representantes para

participar en dichas negociaciones.

2. Las instancias públicas y privadas que reciben esta nota formal o tienen conocimiento

sobre una Ronda de Negociación en la que sea parte nuestro país, a través de algún medio

de comunicación o cualquier otra vía, y deseen participar en dicha negociación, debe

acreditarse en el período que se estableció para tal fin.

3. Los representantes de instituciones públicas o privadas que se vayan a acreditar para

determinada Ronda de Negociación deben llamar, o remitir un e-mail o nota a esta

Dirección en la que conste el nombre de las personas, sus números de cédula, sus cargos

y la institución, empresa u organización que representan.

4. Una vez concluido el período de acreditaciones para una Ronda de Negociaciones, la

DINECI remitirá el listado oficial, a nivel interno de este Ministerio, para la confección

de las respectivas credenciales.

5. Al iniciar una Ronda de Negociación, la persona que se acreditó debe presentarse en la

recepción del lugar designado para dicha ronda, donde se le entregará su respectiva

credencial.

6. La credencial de los representantes del sector público y privado, les permitirá poder

acceder al área de negociaciones. En el caso del sector privado, los mismos no podrán

presenciar las propias negociaciones; sin embargo, se les mantendrá informados de la

evolución de las negociaciones en su “cuarto adjunto”, en los períodos establecidos

previamente. En el caso del sector público, sus representantes sí podrán estar en el cuarto

en el que se negocie el tema de su competencia; no obstante, únicamente podrán emitir

alguna opinión pública a solicitud del negociador de la DINECI, que sea el jefe de la

mesa.

Fin del proceso

DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TRATADOS COMERCIALES

INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL

Dirección General de Defensa Comercial

Proceso: Asesoramiento inicial a las empresas

Objetivo: Proteger los sectores productivos nacionales de un intercambio comercial injusto

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de asesoramiento por solicitantes:

Por vía oral (teléfono, etc.)

In situ

Por vía escrita (fax, correo electrónico, etc.)

2. Si la solicitud se formuló por vía oral, se registran datos de práctica, producto, origen objeto


246

de solicitud, empresas, nomenclatura y también datos de contacto (nombre del contacto,

teléfono y correo electrónico) Arregla cita: fija fecha, hora

3. Si la solicitud se formuló in situ, se evaluará la posibilidad de acceder al pedido en función

de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad de personal,

etc.)

¿Existe sala disponible?

¿Existe personal disponible?

4. Si la solicitud se formuló por vía escrita,

Si los datos consignados son completos se responde con correo electrónico y/o nota con

fecha y hora del asesoramiento Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo

electrónico y/o nota y al recibir respuesta se envía fecha y hora

5. Optativo Informa sobre página de Internet para consultas o envío información básica vía

correo electrónico sobre el instrumento

6. Acciones: Define equipo técnico asistente Comunica cita vía correo electrónico al equipo

asistente y envía copia de la información disponible a los responsables del equipo técnico.

7. Acciones: Recaba información sobre importaciones (bases oficiales), NSA del producto e

investigaciones previas. Prepara material para llevar al asesoramiento (volumen y precios,

gráficos, cuadros, variaciones).

Optativo Analiza borrador si lo hubiera y registra puntos problemáticos.

8. Acciones: Reúne y fotocopia normativa pertinente (ley, resolución, procedimientos

administrativos, formulario inicial) para entregar al solicitante en reunión.

Obligatorio normativa ASMC, Decreto Ley No 7 de 2006, Reglamento

9. En el momento del asesoramiento

Acciones: Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y

normativa Entregan normativa al solicitante Efectúan aclaraciones, responden dudas de los

solicitantes y anticipan problemas.

10. Acciones: Recomiendan al solicitante la presentación de un borrador para su revisión,

previo al ingreso formal de la solicitud.

Optativo

11. Acciones: Confeccionan un breve informe sobre los resultados del asesoramiento.

optativo

Fin del proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE EXAMEN DE PRORROGAS DE MEDIDAS

COMPENSATORIAS

Objetivo: Determinar si la solicitud cumple con las normas establecidas en el Tratado

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de examen de prórroga de medidas antidumping vigentes

Acciones:

Recibe presentación en papel y copia electrónica

Si no fueron presentadas ambas: Reclamo en caso de omisión de alguna de las formas de

presentación (papel o electrónica)

Si ambos formatos fueron presentados:

Constata que la presentación en papel (original y una copia) sea legible y completa (no falten

hojas, ni secciones o preguntas) así como su respectivo Anexo


247

Constata que la presentación digital sea completa y en programas de entorno Windows

(Word y Excel versiones 97-2003)

Constata que para la información o datos que serán suministrados por instituciones públicas,

existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtención

2. Asignación al expediente

Acciones:

Constata si el expediente ya fue generado en el sistema Si no fue generado procede de

acuerdo a „Manejo de Expediente‟ Si fue generado procede a ingresar presentación. Ir a

Act ividad 3

3. Se incorpora información al expediente

Acciones:

Procede a realizar la incorporación de acuerdo a „Incorporación información‟.

Si hubiere información confidencial: desglosa y trata según procedimiento referido

4. Acciones:

Notifica al Coordinador área Legal

Notifica al Coordinador área Económica

Le envía copia de la solicitud

5. Definen equipo responsable del expediente y notifican

Acciones:

Evalúan datos de la solicitud y carga de trabajo de técnicos

Definen responsables del AL y AE

Informan al equipo definido

6. Digitaliza el expediente

Acciones:

Carga información electrónica y genera Índice electrónico estándar de acuerdo a „Manejo de

Expediente‟ Pasa a actividad „Chequeo de forma‟ Límite de plazo: dentro 5 días hábiles

Fin del proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA DE EXAMÉN DE PRORROGA DE MEDIDAS

COMPENSATORIAS

Objetivo: Verificar si la presentación cumple con los requisitos para la solicitud

Pasos:

1. Examen de los aspectos formales de la presentación Acciones:

Revisa las acreditaciones de apoderados de las firmas y, en el caso de presentaciones por

Cámaras y Asociaciones empresariales, el estatuto social, última Acta de designación de

autoridades y distribución de cargos, etc.

Revisa que la presentación esté en idioma castellano.

Si hubiere información en idioma extranjero

Revisar que se haya adjuntado su respectiva traducción efectuada por un traductor

oficial.

Si no incluye traducción: Reclamar al solicitante las traducciones.

Importante: La solicitud de examen de prórroga iniciada a petición debe presentarse con no

menos de ciento veinte (120 dc) días calendario antes del vencimiento de la medida.


248

Normativa: Reglamento art. 142

2. Examen de que la presentación esté completa

Acciones: Constata que la copia electrónica esté completa y que se corresponda con lo

presentado en papel en todos sus detalles. Constata que el peticionante ha realizado las

gestiones para la obtención de la información que deba ser suministrada por instituciones

públicas.

3. Examina presentación información confidencial

Acciones:

Si hubiere información confidencial desglosa y trata según procedimiento confidencialidad.

Obligatorio

4. Corroboran el contenido mínimo de la solicitud. Incluyendo:

Datos generales solicitante (nombre, cédula, razón social y nº de registro, domicilio,

dirección, sitio Web y correo electrónico)

Tipo de medida para la que se solicita prorroga, su plazo de vigencia y las circunstancias

que justificarían su prorroga

Pruebas suficientes que amparen solicitud de prorroga de medidas

Detalles en documentos de referencia


5. Si no cumple con requisitos de forma Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota

Ir a act ividad 7

6. Si cumple requisitos de forma pero información es incompleta, inexacta o poco clara

Requiere corrección, aclaración y ampliación por nota Ir a act ividad 7

7. Realiza prevención y concede plazo de 10dh para respuesta

Normativa: Reglamento art. 124 Límite de plazo: dentro 5 días hábiles

Fin del proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIONES EXAMENES DE PRORROGA

DE MEDIDADAS COMPENSATORIAS

Objetivo: Realizar las investigaciones pertinentes, para decidir si procede la solicitud.

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones objeto de examen, tanto de orígenes objeto de

examen como del resto de orígenes –discriminados- para determinar si la solicitud contiene

la información requerida. Se usan como fuentes:

Información presentada en la solicitud

Información de bases en posesión de la DDC

Información de agencias estadísticas nacionales (Aduana, Instituto de

Estadísticas)

Nomenclatura arancelaria

Otras fuentes de información Límite de plazo: dentro 5 dh contados a partir de la fecha de

presentación de la solicitud. Importante: Debe tenerse en cuenta que en este tipo de investigación

podrían no existir importaciones del producto objeto de examen por el mismo efecto de las

medidas aplicadas.

2. Se revisa información en el expediente

Acciones:

Que no se hayan producido transformaciones del producto generándose variedades o modelos


249

cuya clasificación no sea clara y que lleve a incluirlos en el producto objeto de derechos.

Se registran datos de unidad de medida, divisa y tipo de cambio, nombre y domicilio de

Importadores

Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios de las importaciones objeto

de examen

3. Se analiza la clasificación arancelaria del producto para constatar que no haya sufrido

modificaciones a lo largo del periodo transcurrido

Acciones:

Seguimiento evolución de la nomenclatura a través de nomenclador en papel u online

Registro de fechas de modificaciones al Sistema Armonizado

Registro de modificaciones en clasificación arancelaria del producto

Definiciones de la clasificación arancelaria del producto

4. Comparación datos importaciones de la solicitud con los datos oficiales

Acciones:

Si no se cuenta con bases de datos en el organismo:

Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda

No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento en que se reciba la información

Ir a Act ividad 4C

Si se cuenta con bases de datos en el organismo:

Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en Act ividades 2

y 3

Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales

Si la información es consistente o las diferencias son poco significativas (en %) Ir a

Act ividad 6

Si la información no es consistente o las diferencias son significativas (en %) Ir a

Act ividad 5

Importante: Las importaciones de orígenes no objeto de solicitud también deben ser revisadas

pues diferencias significativas pueden impactar en el peso relativo de las objeto de solicitud.

5. Análisis de las causas de las diferencias

Acciones:

Se efectúa un análisis de las posibles causas de las diferencias considerando especialmente:

Unidad de medida, factor de conversión utilizado, cambios o errores en la clasificación

arancelaria, desfase de fechas de registro de las operaciones, exclusión o inclusión de

importadores específicos, etc.

Si se resuelven o explican las diferencias entre los datos oficiales y los de la solicitud Ir a

Act ividad de referencia

Si ello implica algún cambio o rectificación en la presentación se debe notificar a la

solicitante Ir a Act ividad 6

Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al

solicitante Ir a Act ividad 6

6. Confección Nota errores y omisiones para solicitante

Confeccionan nota de errores y omisiones incluyendo según corresponda :

Rectificación / ratificación de información presentada

Aclaraciones que expliquen las diferencias

Información adicional

Notificación de problemas encontrados

Plazo de respuesta

Envío nota de errores y omisiones


250

Límite de plazo respuesta: dentro 10 dh contados a partir de la comunicación, a fin de subsanar

lo solicitado.

Recibidas respuestas a nota de errores y omisiones

Si la información está en regla continúa análisis

Si la información no es la requerida nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o

bien, rechazo y archivo de la solicitud

Fin del proceso

Proceso: ANALISIS DE INFORMACIÓN EN EL EXAMEN DE PRÓRROGA DE

MEDIDAS COMPENSATORIAS

Objetivo: Determinar la afectación que el producto importado ocasionó al reclamante

Pasos:

1. Se revisa información general sobre producto/origen/ importadores

Acciones:

Descripción detallada del producto considerando que el mismo fue definido en la

investigación original y atendiendo:

Que su definición se base en parámetros relevantes

Que su definición no presente ambigüedades

Que no se hayan producido transformaciones del producto generándose variedades o modelos


Cambios en comparabilidad entre PI y PSN: Si es necesario efectuar ajustes (impositivos,

aspectos técnicos, embalaje, nivel de comercialización, flete, etc.) o segmentaciones nuevas

de modo de comparar categorías equivalentes de bienes

Examen de la información relativa a la continuación o recurrencia de la subvención que cause

daño a la RPN.

Nombre y domicilio de importadores comparar con los de la investigación original

2. Se revisa información sobre la existencia de la subvención y daño

Acciones:

Determinación de la existencia de una subvención:

¿Hay información que muestre que la(s) medida(s) que se pretende atacar constituye(n) una

subvención(es) específica(s)?

¿La medida constituye una contribución financiera del gobierno o de cualquier

organismo público del país contra el cual se pretende actuar?

¿La medida confiere un beneficio al receptor de la misma?

¿La medida es específica?

¿Hay información necesaria para la determinación de la cuantía de la subvención?

¿La subvención está supeditada a los resultados de exportación? ¿La subvención

beneficia un producto en particular, o un grupo de productos, o a todos los

productos producidos por los exportadores?

¿Contiene la solicitud información acerca de la cuantía de la subvención?

Análisis del daño y relación de causalidad. ¿Hay

Información sobre los siguientes factores?:

Volumen de las exportaciones subvencionadas a Panamá

Efectos de las importaciones subvencionadas sobre los precios de la RPN panameña

Información sobre los factores que demuestren la repercusión de las importaciones

subvencionadas sobre la RPN panameña


251

Importante: En el análisis de los aspectos relativos a la determinación de la existencia de

una subvención específica, y del cálculo de la cuantía de la subvención la Autoridad

Investigadora deberé tomar en consideración los fallos de varios grupos especiales y del

Órgano de Apelación.

NORMATIVA: Arts. 1-2 y 14-15 del ASMC y 28-31 del Reglamento

3. Evaluación suficiencia (completa, exacta y clara) de la información de subvenciones, daño y

relación de causalidad

Acciones:

Si la información está en regla Ir a Act ividad 7

Si la información no es la requerida Ir a Act ividad 6

4. Confección nota errores y omisiones para solicitante

Acciones:


Rectificación / ratificación de información presentada.

Aclaraciones e Información adicional.

Notificación de problemas encontrados.

Plazo de respuesta.

Envío nota de errores y omisiones.

Límite de plazo respuesta: dentro 10 días hábiles contados a partir de la comunicación, a fin de

subsanar lo solicitado.


→ Si la información está en regla, se continúa el análisis.

→ Si la información no es la requerida

nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien, rechazo y archivo de

la solicitud.

Fin del proceso

Proceso: INICIO - APERTURA EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS

COMPENSATORIAS

Objetivo: Examinar el impacto, si lo hubo, en la comercialización del producto del

reclamante.

Pasos


Acciones:



Que su definición se base en parámetros relevantes

Que su definición no presente ambigüedades

Que no se hayan producido transformaciones del producto generándose variedades o

modelos cuya clasificación no sea clara y que lleve a incluirlos en el producto objeto de

derechos.

Cambios en comparabilidad entre PI y PSN: Si es necesario efectuar ajustes (impositivos,

aspectos técnicos, embalaje, nivel de comercialización, flete, etc.) o segmentaciones nuevas de

modo de comparar categorías equivalentes de bienes


252

Examen de la información relativa a la continuación o recurrencia de la subvención que cause

daño a la RPN.



Acciones:

Determinación de la existencia de una subvención:

¿Hay información que muestre que la(s) medida(s) que se pretende atacar constituye(n) una

subvención(es) específica(s)?





¿Hay información necesaria para la determinación de la cuantía de la subvención?





Análisis del daño y relación de causalidad. ¿Hay

información sobre los siguientes factores?:

Volumen de las exportaciones subvencionadas a Panamá

Efectos de las importaciones subvencionadas sobre los precios de la RPN panameña

Información sobre los factores que demuestren la repercusión de las importaciones


Importante: En el análisis de los aspectos relativos a la determinación de la existencia de

una subvención específica, y del cálculo de la cuantía de la subvención la Autoridad




3. Evaluación suficiencia (completa, exacta y clara) de la información de subvenciones, daño y

relación de causalidad

Acciones:



4. Confección nota errores y omisiones para solicitante Acciones:





Plazo de respuesta.


Límite de plazo respuesta: dentro 10 días hábiles contados a partir de la comunicación, para




253



nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien,

rechazo y archivo de la solicitud.

Fin del proceso

Proceso: CUESTIONARIOS: CONFECCIÓN ENVÍO Y RECEPCIÓN DE RESPUESTAS

EXAMEN DE PRORROGAS DE MEDIDAS COMPENSATORIAS.

Objetivo: Legitimar la solicitud de los reclamantes según la información aportada

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para establecer la legitimación de los

solicitantes a partir de:

Información presentada por la solicitante en su presentación

Información analizada en la revisión inicial.

Información de cámara o asociaciones empresariales productoras del producto

similar.

Otras fuentes de información

Estimaciones propias

Límite de plazo: Luego de determinar que los requisitos de forma están completos. En un plazo

de 15 días hábiles.

2. Se analiza si deben excluirse de la "rama de producción nacional" aquellos productores

estén vinculados a exportadores o importadores, o bien los productores que importen el

producto presuntamente subvencionado.

Se define la exclusión en el cálculo de la rama de producción nacional a los mencionados

productores a partir de

Información obrante en la presentación.

Consulta a cámaras del sector.

Información de organismos oficiales.

Si se define la exclusión de ciertos productores se registra en un documento el motivo de la

exclusión.

3. Se obtiene producción nacional del PSN

Si existen estadísticas oficiales del sector a disposición de la DDC se considera esa

información Ir a Act ividad 4

Si existen estadísticas pero no están en posesión de la DDC se procede a solicitarla al

organismo que corresponda.

Si no existen estadísticas oficiales se evalúa

Si se posee información de una Cámara o Asociación representativa se considera esa


Si no se posee información de una Cámara o Asociación representativa :

¿Existe otra Cámara o Asociación representativa? Si existe se procede enviar nota a esa

Cámara.

Si no existe se pide al solicitante una estimación del total nacional (especificando

metodología y fuente) o bien la Autoridad Investigadora realiza la estimación

correspondiente.


254

4. Se calcula la producción del PSN por parte de los solicitantes

Se analiza la información aportada de volumen de producción del producto similar de los

solicitantes

¿Es consistente con la capacidad de producción?

¿Es consistente con otras variables

informadas como existencias, ventas internas y exportaciones?

¿Es consistente con el dato de producción nacional?

Los datos se vuelcan en una planilla de Excel.

Si la información es consistente Ir a Act ividad 4

Si la información no es consistente se solicita rectificación por nota.

5. Se realiza el test de legitimación para determinar que porcentaje de la producción nacional

total del PSN representan los solicitantes

Acciones:

Se calcula el porcentaje de producción de los solicitantes sobre la producción total del PSN

producido por la industria o rama

Si el test es positivo se prosigue con la investigación.

Si no se rechaza la solicitud.

Fin del proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO EXAMENES DE PRORROGA MEDIDAS

COMPENSATORIAS

Objetivo: Comprobar si cabe interponer medidas compensatorias.

Pasos

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para establecer la legitimación de

los solicitantes a partir de:




similar.



Límite de plazo: Luego de determinar que los requisitos de forma están completos. En un

plazo de 15 días hábiles



producto presuntamente subvencionado.

→ Se define la exclusión en el cálculo de la rama de producción nacional a los mencionados






exclusión.



255



→ Si existen estadísticas pero no están en posesión de la DDC se procede a solicitarla al





Si no se posee información de una Cámara o Asociación representativa :

¿Existe otra Cámara o Asociación representativa? Si existe se procede enviar nota a

esa Cámara.

Si no existe se pide al solicitante una estimación del total nacional (especificando metodología

y fuente) o bien la Autoridad Investigadora realiza la estimación correspondiente.



solicitantes


¿Es consistente con otras variables

informadas como existencias, ventas internas y exportaciones?







Acciones:





Fin del proceso

Proceso: VERIFICACIONES EXAMENES DE PRORROGA DE MEDIDAS

COMPENSATORIAS

Objetivo: Verificar y dar seguimiento a la información de los cuestionarios

Pasos

1. Confección y seguimiento de los cuestionarios enviados tras la apertura de investigación. Se

usan como fuentes para su elaboración y para la identificación de destinatarios:

Información obrante en el expediente en curso.

Información de investigaciones previas.

Información de investigaciones del producto efectuadas por otros países.

Bases de datos de la Dirección Nacional de Industria, o guías privadas de información

comercial.

Información de las Cámaras o Asociaciones empresariales del Sector.


256

Definiciones del equipo de trabajo como las referentes al período de investigación de

subvención y de daño.

Otras fuentes de información, incluyendo Internet, compendios de productores en varios

sectores, etc.


2. Se elabora una lista de las partes que recibirán cuestionarios

Acciones:

Se identifican las partes que recibirán cuestionarios

Gobierno/organismos públicos del país exportador

Productores del producto similar nacional

Solicitantes.

Otros productores no solicitantes.

Importadores del PI

Exportadores del PI

Exportadores del PI.

Embajadas del o de los países de origen del PI.

Se identifican la Cámara o Asociación a la que se pedirá información de producción y

capacidad de producción nacional.

Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correos electrónicos, etc.

3. Se confecciona la versión borrador de los cuestionarios

Acciones:

Se elabora la versión borrador de los cuestionarios a partir de plantillas modelo, la información

obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de investigación elaborada

previamente.

→ El AE elabora las preguntas.

→ El AL completa aspectos formales e información estándar (períodos investigados de

daño y de subvención, definiciones de PI, orígenes y PSN).

Se incluyen en el cuestionario teléfonos y/o correos electrónicos de los técnicos del caso

para aclaración de dudas y consultas.

Se preeditan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.

Límite de plazo: Una vez realizada la recomendación de la DDC y la DINATRADEC al

Consejo de Gabinete.

4. Se convoca a las partes residentes en Panamá a las reuniones de cuestionarios (productores y

importadores)

Acciones:

A partir de la base confeccionada en Act ividad 2 se elabora la lista de las partes convocadas

a cada reunión.

Se define una fecha (día/hora) para las distintas convocatorias

→ Se revisa la disponibilidad de sala.

→ Se revisa la disponibilidad de personal.

→ La secuencia de reuniones sugerida es

1º: Importadores del PI.

2º: Productores del PSN.


257

Se elaboran las notas de invitación a la reunión.

Se envían las notas de invitación a la reunión.

Se hace seguimiento de su recepción.

OPTATIVO

5. Se realizan las reuniones

Acciones:

Se entregan las fotocopias de los cuestionarios a las partes.

Se entregan folletos institucionales y fotocopia de normativa.

Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigación.

Se clarifican puntos centrales de la investigación a efectos de su correcta inclusión en la

versión final de los cuestionarios

Si no existen aspectos que precisen definición se concluye la reunión Ir a act ividad 6

Si existen aspectos que precisan definición y pueden resultar controversiales (unidad de

medida, producto representativo, nivel de comercialización relevante, categorías de

producto para el cálculo de la cuantía de la subvención, etc.):

Se definen en la reunión.

Se registran en un acta que será firmada por los presentes.

Se entrega copia del acta a las partes asistentes.

Se incorpora el acta al expediente.

Se concluye la reunión Ir a act ividad 6

OPTATIVO

6. Se realiza versión definitiva de los cuestionarios

Acciones:

Se efectúan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL.

Se efectúa revisión por la coordinación.

Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel.

Se incorporan los cuestionarios originales al expediente.

Se prepara la versión digital que se enviará con la versión papel, sea en CD o diskette y/o vía

correo electrónico. Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario.

7. Se realiza envío y seguimiento de los cuestionarios y de la nota a la Cámara

Acciones:

Se prepara el envío del cuestionario (sobres, etiquetas, etc.)

Si una empresa es tanto productora como importadora se le envían ambos cuestionarios.

Se realiza el envío.

Se envía nota a la Cámara o Asociación solicitando información de producción y capacidad

de producción nacional en volumen.

Se incorpora copia de notas enviadas al expediente. Se incorpora registro de envío por correo oficial y

8. Plazos de cuestionarios para recepción de respuestas

Acciones:

Los cuestionarios enviados deben ser respondidos en un plazo de (según el caso se


258

evaluarán prórrogas):

→ Productores nacionales e Importadores: 30 dc como mínimo para la respuesta desde la

fecha de recibo del cuestionario (Si bien el ASMC no establece el plazo mínimo de

respuesta para productores e importadores).

→ Autoridades gubernamentales/organismos públicos del país exportador; Exportadores o

productores extranjeros: 30 dc como mínimo para la respuesta desde la fecha de recibo

del cuestionario o bien 7 dc después de la fecha en que haya sido enviado al destinatario o

transmitido al representante diplomático del país exportador.

Normativa: ASMC art. 12.1.1 y Reglamento arts. 84 y 85

9. Recepción de respuestas y chequeo general de consistencias

Acciones:

Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al expediente.

Los cuestionarios completos en formato electrónico se agregan al expediente electrónico.

Se efectúan fotocopias y se circulan al equipo técnico las respuestas recibidas.

Se revisan los cuestionarios:

Se realiza el chequeo de toda la información.

Se realiza el chequeo confidencialidad (resumen público, justificación).

Se elabora nota de errores y omisiones y de otorgamiento/denegación o revisión de

confidencialidad

Se envía nota.

Se folia e incorpora copia de la nota al expediente.

Se repite secuencia de chequeo y notas hasta que se consideren subsanados los errores o se

decida cerrar el ingreso de información para la etapa.

Límite de plazo: Se otorga límite de respuesta en función de los plazos de la investigación.

Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta podrán no considerarse en la

etapa preliminar del procedimiento (en el caso de que exista una fase preliminar y una definitiva). Fin del Proceso

Proceso: DETERMINACIÓN FINAL EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS

COMPENSATORIAS

Objetivo: Determinar en base a la información recabada si se amerita la medida.

Pasos

1. Se reciben cuestionarios de las partes

Acciones:

Se identifica el expediente al que se incorporarán

Se corrobora que la información provenga de una parte acreditada en el expediente o que se

halle en condiciones de aportar información

Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital, que ambas coincidan, que no falten hojas

Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso

Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo

2. Se corrobora el cuestionario a incorporar

Acciones:


259

Se recibe la información, se controla que se encuentre firmada, que conste la aclaración de

firma, tipo y número de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso de

presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas

Si se cumplen las condiciones anteriores Ir a ac t ividad 3

Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo o bien se da un plazo para

agregar los requisitos faltantes.

3. Se analiza si la presentación incluye información confidencial

Acciones:

Si no incluye información confidencial da OK inicial al presentante Ir a act ividad 4

Si se presenta información confidencial

Se analiza si corresponde otorgarla y bajo que condiciones según documentación de referencia

„Incorporación Información‟

Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟

4. Se fotocopia, distribuye y carga la información digital en el expediente

Acciones:

Avisa al AE del equipo técnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE

Carga información digital en expediente digital

5. Chequeo de información de los cuestionarios y preparación notas

Acciones:

AL revisa:

Cuestiones de producto

Información cualitativa

Argumentos de daño

Listados de clientes

En el caso de la información confidencial:

Se analiza justificación del pedido

Prepara las notas de errores y omisiones evaluando los plazos a conceder para su respuesta

AE revisa:

Información cuantitativa

Consistencia intra-empresa de las variables suministradas

Consistencia entre información agregada de las firmas y la suministrada por la

Cámara

Estructura de mercado

Información contable (balances, costos, cuentas específicas)


Se revisan resúmenes públicos

Pasa al abogado los errores y omisiones detectados

6. Elaboración y envío de notas

Acciones:

AL hace la elaboración final de las notas

AE revisa las notas y da el ok

AL imprime las notas y las circula a los Coordinadores para su revisión y conforme con


260

plazos otorgados

Cuando fueron revisadas

Se envían notas y se procede según documentación de referencia „Notas emisión y Recepción

Fin del Proceso

Proceso: ACCESO AL EXPEDIENTE Y TOMA DE VISTA REVISIÓN NUEVO

EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Consultar información no confidencial de expediente

Pasos

1. Se recibe una solicitud de consulta del expediente no confidencial:


In situ


Normativo : Art. 45 Reglamento

2. Acciones:

Si la solicitud se formuló por vía oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud se

debe formular por vía escrita

No se requiere ninguna actividad adicional hasta que se solicite por vía escrita

Si la solicitud se formuló in situ, se evaluará la posibilidad de acceder al pedido en función de

las circunstancias (lugar donde esté el expediente, horario del personal, disponibilidad de sala,

etc.) Ir a Act ividad 3

Acciones:

Se envía copia de la solicitud recibida de consulta del expediente no confidencial al registro

Si el solicitante propone una fecha (día/hora) para que se le muestre el expediente

Se informa de la solicitud a los miembros del equipo a cargo de la investigación y al Director

Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial en la fecha

propuesta

¿ya se ha agendado el acceso de alguna otra parte interesada?

¿la sala de toma de visitas está disponible?

En caso de haber disponibilidad, se responde por escrito confirmando la fecha

(día/hora) propuesta por el solicitante

Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, incluyendo por cual

de las dos razones arriba expuestas no se puede dar acceso, y se propone una fecha

(día/hora) para el acceso

Se debe proponer una fecha dentro de los 5 días laborables siguientes a aquel en

que se recibió la solicitud

Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 días, se responde por vía escrita

proponiendo una hora en el próximo día hábil en el cual haya disponibilidad

Si el solicitante no propone una fecha para la visita

Se informa de la solicitud a los miembros del equipo a cargo de la investigación y al

Director

Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial:

¿Se ha agendado el acceso de alguna otra parte interesada?

¿La sala de toma de visitas está disponible?


261

Si hay disponibilidad, se responde por vía escrita proponiendo una fecha dentro de los 5 días

laborables siguientes a aquel en que se recibió la solicitud

Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 días, se responde por vía escrita proponiendo

el próximo día hábil en el cual haya disponibilidad

La fecha y hora para la muestra del expediente no confidencial se agenda en el sistema

informático de gestión del workflow Ir a act iv idad 3

3. Acciones:

El funcionario a cargo del expediente no confidencial debe examinar y cerciorarse que la

información en el mismo está puesta al día

Si no fuese así, debe incluir la información no confidencial recibida hasta ese día

Ir a act ividad 4

4. Acciones:

El funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que se identifique (nombre

completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el procedimiento)

El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento de reconocimiento de

acceso al expediente no confidencial (deberá contener el nombre completo, firma para la que

trabaja y a que parte representa en el procedimiento de que se trate)

Cuando quien se persone haya acabado de consultar el expediente no confidencial, se pedirá

que firme el documento de reconocimiento de acceso al expediente no confidencial y se anotará

qué documentos ha fotocopiado

Fin del Proceso

Proceso: ACLARACIÓN DE CONSULTAS REALIZADAS A LAS PARTES

FORMALES E INFORMALES REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Atender y responder consultas sobre temas establecidos en los tratados

Pasos

1. Se recibe una solicitud de consulta (procedimiento, cuestiones metodológicas,

ambigüedades o malas interpretaciones, etc.):


In situ


2. Se corrobora que la consulta venga de una parte autorizada

Acciones:

Si la persona que requiere la información está acreditada en el expediente o bien o trae una

Se corrobora que la consulta venga de una parte autorizada

Acciones:

Si la persona que requiere la información está acreditada en el expediente o bien o trae una

autorización de la parte Ir a act ividad 3

Si la persona que requiere la información no está acreditada en el expediente o bien no

Presenta una autorización de la parte se informa al requirente que no se puede acceder a lo

solicitado

3. Se responde la consulta solicitada

Acciones:

Si la consulta se formuló por vía oral se evalúa:

Si se refiere a cuestiones sustantivas:


262

Se responde que la consulta será respondida a la mayor brevedad y se solicita a

quien efectuó la consulta que en paralelo la envíe por vía escrita.

De acuerdo al tipo de consulta se asigna el personal responsable de dar respuesta

y se define en que plazo lo hará.

Se envía un Correo Electrónico como registro asociado donde se haga referencia

a la comunicación, a la consulta y a la fecha de respuesta.

Recibida la consulta por escrito, el personal responsable elabora una nota con la

respuesta, circula el borrador a los Coordinadores de Área (y eventualmente el

Director para cuestiones que se consideren muy importantes) y una vez aprobada,

se envía al solicitante.

Incorpora copia de la nota recibida y enviada al expediente confidencial y una

versión pública, en el expediente no confidencial (si es susceptible de resumen no

confidencial).

Se evalúa la conveniencia de notificar a las restantes partes sobre la

incorporación.

Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fácil

respuesta :

Se responde por la misma por vía al solicitante.

Acto seguido se envía un Correo Electrónico como registro asociado donde se

haga referencia a la comunicación, a la consulta y a la respuesta brindada.

Se evalúa la conveniencia de reenviar la respuesta a las restantes partes.

Si la consulta se formuló in situ:






Se envía un Correo Electrónico como registro asociado donde se haga referencia

a la consulta y a la fecha de respuesta.







confidencial).


incorporación.

Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de

fácil respuesta :

Se responde verbalmente in situ.

Acto seguido se envía un Correo Electrónico como registro asociado

donde se haga referencia a la consulta y a la respuesta brindada.


Si la consulta se formuló por vía escrita (fax, correo electrónico, etc.):


263




El personal responsable elabora una nota con la respuesta, circula el borrador a los

Coordinadores de Área (y eventualmente el Director para cuestiones que se

consideren muy importantes) y una vez aprobada, se envía al solicitante. Incorpora copia de la nota recibida y enviada al expediente confidencial y una


confidencial).


incorporación.

Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fácil

respuesta:

Se responde por la misma vía al solicitante.


Fin del Proceso

Proceso Acreditación

Objetivo: Registrar las partes, que cumplen los requisitos, y desean formar parte de

una investigación

Pasos: 1. Las partes solicitan acreditación en una investigación:

Acciones:

Si la solicitud se formuló por vía oral, se debe informar al solicitante de que la

solicitud se debe formular por vía escrita No se requiere ninguna actividad adicional

hasta que se solicite por vía escrita

NORMATIVA: Reglamento art. 47, 48 y 49

2. Se recibe la solicitud de acreditación por vía escrita

Acciones:

Para cualquier solicitud:

Recibe la documentación, examine que la documentación se encuentre firmada, que

conste la aclaración de firma, tipo y número de documento de identidad del representante

o apoderado en su caso, que se haya constituido domicilio

En caso de presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas, y, si

corresponde, la documentación adjunta

Si la documentación está en orden pasa al AL

Ir a act ividad 3

Si no cumple requisitos indica que sea completada / adjuntada la información faltante y

devuelve la documentación al presentante, con las salvedades respectivas

3. Acciones:

Si la solicitud fue formulada por un representante de una empresa:

Se solicita constancia del registro de la empresa en la dependencia pertinente o ante

escribano público. En la misma debe constar tipo societario, fecha de inscripción, actividad

principal, etc.

Se solicita constancia de identidad de la persona a acreditar

Si se trata de una firma unipersonal o bien consta en las actas constitutivas de la firma la


264

facultad de quien solicita la acreditación para ejercer las acciones involucradas en una

denuncia antidumping, se procede a otorgar la acreditación previo chequeo de la

documentación presentada. Ir a act ividad 5

Si no se trata de una firma unipersonal o bien la persona que solicita acreditación no

aparece facultada para las acciones mencionadas:

Se le solicita un poder de quien tenga mandato en la firma

Se examina la corrección formal del poder y los datos expuestos

Ir a act ividad 5

4. Si la solicitud fue formulada por una Cámara:

Se solicitan estatutos de la Cámara.

Se revisa la facultad de la cámara para participar en procedimientos antidumping

Se solicita constancia de identidad de la/s persona/s a acreditar

Se revisa su pertenencia a la citada Cámara

Ir a act ividad 5

5 Si toda la documentación es correcta, se da conforme a la documentación presentada. Ir

a act ividad 6

Si no cumple los requisitos, se especifican los requerimientos faltantes y se indica que

presente la solicitud de acreditación. Ir a act ividad 2

6. Acciones:

En todos los casos el funcionario a cargo del expediente responde por escrito

confirmando el otorgamiento de la acreditación.

El funcionario a cargo deja registradas las acreditaciones en el expediente electrónico y

en el expediente en papel.

Importante: En todas las ocasiones, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se apersone que se

(nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el procedimiento). Fin del Proceso

Proceso: Acreditación del exportador

Objetivo: Elaborar un expediente actualizado, del nuevo exportador

Pasos:

1. Se inicia una investigación de Examen de Nuevo Exportador

Acciones:

Registra en el sistema informático el ingreso del expediente y de la documentación. Consigna,

además: tema, extracto, causante, TIPO de procedimiento, plazo de vencimiento del expediente,

etc.

Se asigna un número al expediente. (Puede ser un procedimiento automático generado por el

sistema)

Emite la Carátula del expediente por sistema o bien se confecciona un documento que funcione

como carátula con toda la información básica

Se notifica a todos los miembros del equipo a cargo de la investigación, Coordinadores y al Director

Se inicia Agenda del expediente

La agenda del expediente debe permitir a los técnicos la consulta del Estado y Plazos de la

investigación

Normativa Conformación del expediente administrativo según el Reglamento art. 44.


265

2. Se crea el expediente en papel

Acciones:

Se crea una carpeta del expediente con el número asignado y todos los datos asociados

Se incorpora la Carátula del expediente y la presentación recibida

Se Folia el original de la presentación (Sello y número en cada foja). A medida que se

agregue nueva información la misma se incorporará al expediente con su correspondiente

número de fojas. Se utilizarán todas las carpetas necesarias a efectos de facilitar el manejo de

la información.

Se crea una carpeta para la versión confidencial del expediente y otra para la versión no

Confidencial.

Importante: La información confidencial se colocará desglosada en la carpeta confidencial

y en cada hoja se identificará claramente su carácter (ej.: sello con tinta roja).

La información presentada de forma electrónica

debe tener su correlato en papel para ser agregada al expediente.

El expediente se archiva siguiendo procedimientos estándar. Sólo podrán ingresar

al espacio físico destinado al Depósito del Archivo las personas autorizadas.

Sugerido: Se recomienda crear un expediente de trabajo que quedará en poder de los

técnicos. El AL será responsable de mantenerlo actualizado enviando fotocopias de toda

nueva información que ingrese. Para una rápida identificación visual el expediente original y

el expediente de trabajo tendrán carpetas de colores distintos.

Importante: Se puede optar por manejar un único expediente o trabajar con un expediente

original y un clon, de modo que siempre quede una copia del expediente en el organismo

mientras el original se halle en trámite en otras dependencias.

3. Se crea el expediente electrónico

Acciones:

Se crea una carpeta electrónica del expediente con el número asignado. El formato debe

estar estandarizado.

Se incorpora toda la información recibida hasta el momento en formato digital.

El nombre de los archivos deberá identificar el tipo de presentación (ej.: „Presentación

inicial‟) o bien si es una parte, a la parte que realiza la presentación, el objeto y la fecha de la

misma (ej.: Cámara Textil-Producción Nacional -12-8-08)

Se crea (y luego se actualiza) una planilla de la información confidencial (.doc o .xls)

Se autoriza el acceso al expediente electrónico a los miembros del equipo técnico a cargo de

la investigación, así como a los Coordinadores y al Director.

Ir a Act ividad 5

Si existe información presentada en papel sin correlato electrónico (por ej. un catálogo en

papel) se procede a su digitalización. Ir a Act ividad 4

4. Digitalización del expediente

Acciones:

Se digitaliza la información del expediente (ya foliada)

A efectos de salvaguardar la documentación del excesivo manipuleo, recuperar la

información en forma ágil y rápida y facilitar el acceso a la

información a las partes se procederá a la digitalización de toda la información que integra el


266

expediente, la que se haya presentado sólo en formato papel así como la que tenga archivo

digital asociado

OPTATIVO

Importante: El proceso de digitalización debe permitir la restauración al soporte papel y

debe efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a través de medios

técnicos concebidos para tal fin (ej. escáner). Lo ideal es que todo el expediente posea una

versión digital en un formato que habilite el trabajo de los técnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea

el copiado, pegado, cálculos, etc. Así como un formato de consulta con el foliado, fechado y

sello oficial (por ej .pdf).

5. Confección Índice electrónico del expediente

Acciones:

Elaborar índice de toda la información del expediente

Mantenerlo actualizado: debe contar con entradas cronológicas, temáticas, etc. de modo de

poder ubicar la información en forma ágil y rápida

6. Acceso al expediente

Acciones:

Si se trata del equipo técnico o funcionarios del organismo se utilizan procedimientos

internos de acceso. Al estar fuera de su lugar de archivo habitual, el expediente debe quedar

siempre en manos de un responsable identificado.

Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que se

identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el

procedimiento) y seguirá el procedimiento de referencia.

Fin del Proceso

Proceso: COMUNICACIÓN CON TERCEROS REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR

DUMPING

Objetivos: Comunicar a las partes u organismo técnicos, sobre la investigación a realizarse

Pasos:

1. Se define la necesidad de efectuar una comunicación con terceros a saber:

Partes acreditadas en la investigación

Organismos técnicos a los que deba pedirse colaboración, peritajes o definiciones

técnicas

Otros organismos proveedores de información

2. Se elabora comunicación a enviar

Acciones:

Se define el documento tipo de acuerdo al tipo de comunicación

En general, toda comunicación se debe incluir:

Antecedentes de la investigación

Qué se pregunta

Con qué objeto o para qué

Con qué plazo se requiere la respuesta

Referencias normativas

Datos de los responsables técnicos que recibirán la información y a los que podrá

consultarse en caso de dudas.

Si la información debe proveerse en formatos específicos (papel, digital, formato de

archivos)


267

3. Envío de comunicaciones

Acciones:

Se envía la comunicación por medios oficiales (carta o fax)

Si el receptor es un organismo oficial:

Se obtiene recibo de recepción por parte de la mesa de entradas o área específica

Si el receptor es una parte acreditada

Se obtiene notificación o acuse de recibo firmado por persona autorizada

Importante: Puede adelantarse por Correo Electrónico la comunicación y/o solicitud de

información si ello permitiere agilizar los plazos.

4. Incorporación de registros de comunicación y seguimiento

Acciones:

Si la comunicación no involucra una respuesta en un plazo específico

Se incorpora al expediente la constancia del envío y recepción de la comunicación de

información

Si la comunicación involucra una respuesta en un plazo específico

Se agenda la fecha pautada de respuesta.

Si cumplido el plazo llega la respuesta: se revisa la misma.

Si no llega la respuesta cumplido el plazo se informa por nota que no se ha recibido y se le

pide a la parte de que informe por qué razón no ha podido presentarla. Se informa a la parte

que la Autoridad Investigadora estará facultada a usar la mejor información disponible para

colmar la no respuesta de la parte de que se trate

Fin del Proceso

Proceso: INCORPORACIÓN INFORMACIÓN REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR

DUMPING

Objetivo: Incorporar información nueva y/o actualizada al expediente del exportador

Pasos

1. Se recibe información (pública y/o confidencial) para incorporar a un expediente

Acciones:

Se identifica el expediente al que se incorporará información

Se corrobora que la información provenga de una parte interesada, su apoderado o letrado

patrocinador o bien de entidad acreditada en el expediente o que se halle en condiciones de

aportar información

Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital y que ambas coincidan


Si no se cumplen se rechaza la información indicando el motivo. Se informa por nota a la parte

que la presenta de la necesidad de cumplir con los requisitos de acreditación y personería para

que la información pueda ser considerada

2. Se corrobora la información a incorporar

Acciones:



presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas, y, si corresponde, la

documentación adjunta

Si se cumplen las condiciones anteriores Ir a act ividad 3


268

Si no se cumplen se rechaza la información informando a través de nota el motivo y se da un

plazo para subsanar las deficiencias


Acciones:


Si se presenta información confidencial se analiza si corresponde otorgarla y bajo que

condiciones:

¿Se pide confidencialidad para información que es considerada como pública?

Si la respuesta es afirmativa se rechaza el pedido de confidencialidad.

Se explica el motivo al presentante.

¿Se pide confidencialidad para información que por su naturaleza es aceptada como

confidencial?

Si la respuesta es afirmativa se acepta en principio el pedido de confidencialidad

y

Se revisa que esté acompañada del resumen público correspondiente.

De no tener resumen se rechaza la información y se solicita nueva presentación

con resumen adjunto.

¿Se pide confidencialidad para información que puede aceptarse como confidencial cuando

existan causas especiales que lo justifiquen?

Si la respuesta es afirmativa se acepta en principio el pedido de

confidencialidad y

Se revisa que esté acompañada de una justificación y del resumen público

correspondiente.

De no tener alguno de los dos requisitos se rechaza la información y se solicita

nueva presentación con resumen y justificación.

NORMATIVA: AAD art. 6.5, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87

4. Se procede a la foliación y se agrega al expediente

Acciones:

Foliado de la información recibida

Si existe información confidencial se desglosa la misma y se agrega al expediente

correspondiente. La información confidencial debe ser identificada como tal de modo claro y

visible. Ir a act ividad 5

Se incorpora información al expediente.

Se analiza si se debe responder o dar conforme a la información recibida.

Si no se requiere ninguna respuesta:

Se actualiza el expediente electrónico.

Se actualiza el índice del expediente.

Se notifica al resto del equipo técnico.

Si se requiere respuesta o acción Ir a act ividad 5

5. Chequeo de información que requiere respuesta, nota y conforme

Acciones:

AL avisa al AE del equipo técnico que debe revisar/responder información, e indicar plazo

de respuesta

Cuando no se trata de información confidencial


269

Se elabora respuesta.

Se emite nota en plazo convenido.

Cuando se trata de información confidencial

Se analiza justificación del pedido y/o corrección del resumen público así como

de los motivos, si hubiere, para no poder mejorar el resumen.

Se emite nota en plazo convenido dando el conforme o bien solicitando

rectificación o retiro de la información.

En la nota se debe solicitar a la parte que subsane la deficiencia en un plazo

perentorio de 5 a 10 días, o bien, desista de su presentación o autorice su

incorporación al expediente como información no confidencial.

Se envían notas

Se incorporan notas al expediente

Importante: Los resúmenes públicos deberán ser suficientemente claros como para que el

resto de las partes interesadas tengan conocimiento de la información confidencial

suministrada y así poder ejercer su derecho de defensa. Por su parte, la justificación debe ser

suficiente para obtener el trato confidencial. Siempre debe existir un acto administrativo,

justificado, aceptando o rechazando la información confidencial.

Fin del Proceso

Proceso: NOTIFICACIONES REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Notificar a las partes y respectivas instancias, sobre la investigación

Pasos:

1. La notificación a terceros, en algunas de las instancias de la investigación debe

realizarse en tiempo y forma.

Ello incluye notificaciones a:

País/es exportadores.

OMC (vía la Misión Permanente de Panamá en Ginebra).

2. Antes del inicio de la investigación y ante una solicitud debidamente documentada

Acciones:

Notificar al gobierno del país exportador que se ha recibido una solicitud debidamente

documentada. Aunque no lo requiera el AAD, se puede incluir una copia de la versión

pública de la solicitud

NORMATIVA: AAD art. 5.5; Reglamento art. 76

3. Al realizar el inicio de la investigación: notificación y aviso público de la resolución

Acciones:

Notificar la apertura a la OMC (Comité de Prácticas Antidumping).

Notificar la apertura al/a los país/es exportadores

A través de las embajadas, o

A través de las misiones de dichos países en la OMC.

Dar el traslado solicitud de inicio según normativa.

Límite de plazo: 10 días calendarios

NORMATIVA: Reglamento arts. 61 y 83 y 84, AAD arts. 12.1 y 6.1.3

4. Antes de la realización de la audiencia

Acciones:


270

Notificar la realización de la audiencia al/a los país/es exportadores

A través de las embajadas si las tuvieren.


Notificar a otras partes interesadas

Límite de plazo: no menos de 7dc antes de la fecha de audiencia final

NORMATIVA: Reglamento art. 111

5. Antes de la aplicación de medidas finales

Acciones:

Notificar a la OMC (Comité de Prácticas Antidumping).

Notificar al/a los país/es exportadores



NORMATIVA: AAD arts. 12.2 y 16.4

Fin del Proceso

Proceso: SOLICITUD DE AUDIENCIAS POR PARTES REVISIÓN NUEVO

EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Realizar audiencia, solicitada por alguna de las partes, para dilucidar la

investigación

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de audiencia de alguna de las partes participantes en la

investigación:


In situ


2. Acciones:

Si la solicitud se formuló por vía oral y/o in situ, se debe informar al solicitante de que la

solicitud se debe formular por vía escrita, indicando el/los temas de interés para el solicitante.


Se recibe la solicitud por escrito.

Se envía copia de la solicitud recibida de audiencia al registro.

El equipo técnico evalúa la pertinencia o conveniencia de dar audiencia en esa etapa del

procedimiento así como los temas de consulta.

Si no se ha considerado pertinente otorgar la audiencia

Se rechaza el pedido y se informa de esta circunstancia al solicitante por nota.

En la justificación se informa de los motivos de dicha negativa indicando si la

misma debe ser solicitada en otra etapa y/o si los temas son pasibles o no de ser

tratados en este tipo de audiencias.

Se incorpora copia de la nota al expediente.

3. Se otorga audiencia a las partes

Acciones:

Si se ha considerado pertinente otorgar la audiencia:

Si el solicitante propone una fecha (día/hora)



271

Director.

Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta.

¿Debe convocarse a alguna otra parte interesada?

¿El espacio físico está disponible?

En caso de haber disponibilidad, se responde por escrito confirmando la fecha (día/hora)

propuesta por el solicitante.

Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, y se propone una

fecha (día/hora) para la reunión.

Si el solicitante no propone una fecha para la visita:


Director.

Se revisa la disponibilidad



Se responde por vía escrita proponiendo una fecha.

La fecha y hora de la reunión se agenda en el sistema informático de gestión del workflow.

Ir a act ividad 3

4. Acciones:

El equipo técnico analiza los temas de consulta propuestos por el solicitante y, de ser

preciso, elabora un documento de trabajo para la reunión y un resumen del expediente.

5. Acciones:

El funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que se identifique

(nombre completo, firma para la que trabaja y a qué parte representa en el procedimiento).

El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento que registre la reunión

(Acta).

El funcionario a cargo del expediente debe aportar el documento de trabajo y resumen del

expediente.

A la conclusión, el funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento que

registre la reunión (Acta).

El documento que registre la reunión (Acta) será firmado por los presentes en la reunión.

Se incorpora copia al expediente.

Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE INFORMES REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Editar informe sobre los resultados de la investigación

Pasos:

1. El equipo técnico ha confeccionado la versión final (corregida y revisada) de un informe

técnico correspondiente a alguna de las etapas de la investigación

2. Se ordena la edición del Informe

Acciones:

El responsable técnico y/o coordinador avisa al editor que el informe deberá ser editado.

En la comunicación se debe incluir:

Datos que identifican la investigación (Nº expediente, producto, etc.).

Con qué plazo se requiere la edición.


272

Ubicación de los archivos digitales (Server, ruta, etc.).

Existencia de información confidencial (claramente indicada en los informes con

un formato específico y listado en un archivo específico).

Otras observaciones.

3. Se realiza la edición del Informe

Acciones:

Si existe información confidencial:

Se edita Versión Confidencial (VC) completa del informe para circulación interna

Se realiza la edición.

Se coloca el número de informe, fecha y seguido, DOCUMENTO DE TRABAJO,

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.

Se controla el índice del informe y la numeración de las páginas.

Se imprime el original de la VC.

Ir a act ividad 4

NORMATIVA: AAD art. 6.5, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87

Si no existe información confidencial:

Se edita versión completa del informe


Se coloca el número de informe y fecha.


Se imprime el original.

4. Edición, Fotocopia e Incorporación de Informe con información confidencial *

Acciones:

Para la versión confidencial del informe

Se realiza una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar toma

de decisión.

Se realiza una fotocopia para el equipo técnico.

Se controlan las fotocopias y el armado de juegos.

Se guarda el original en archivo de acceso restringido.

Se eleva el memo al Directorio y distribuye los ejemplares fotocopiados (véase

Proceso nuevo y Copias de informes y memos).

Para la versión pública del informe:

Se edita Versión Publica (VP) completa del informe para circulación externa e

incorporación al expediente

Se puede realizar la edición remplazando la porción confidencial con asteriscos

(***).

Se imprime el original de la VP.

Se fotocopia Versión Publica (VP) completa del informe

Se realizan fotocopias para envío a otros organismos implicados.

Se reserva original para incorporación al expediente.

Ir a act ividad 6

5. Fotocopia e Incorporación de Informe sin información confidencial

Acciones:


273

Se realiza una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar toma de

decisión.

Se realizan una fotocopia para el equipo técnico.


6. Circulación e Incorporación de Informe

Acciones:

Se envía una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar la toma de decisión.

Se adjunta un MEMO donde se mencione: “Se solicita la devolución de comentarios y

correcciones el día X, para su incorporación al expediente el día X”.

Se envía una fotocopia VP a cada Organismo implicado con nota de acuse de recibo.

Se incorpora el original al expediente.

OPTATIVO: Luego de editada la versión definitiva del informe, la versión digital puede

convertirse a formato de archivo de tipo pdf para su incorporación al expediente electrónico y la

toma de vista online.

Fin del Proceso

Proceso: NOTAS EMISIÓN Y RECEPCIÓN REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR

DUMPING

Objetivo: Notificar a las partes sobre prórrogas o solicitud de información adicional

Pasos:

1. Emisión notas de prevención y prórroga a solicitante y de solicitud información adicional

Acciones:

Se define la necesidad de enviar una nota a alguna de las partes participantes de un expediente.

Se corrobora que la información necesaria de las partes esté cargada en un listado en el

expediente o agenda.

Se incorpora la información común a todas las notas:

→ Membrete / fecha / lugar.

→ Nº de expediente DDC y/o Nº de expediente MICI

→ Producto Investigado.

→ Práctica.

→ Origen investigado.

Remitente.

2. Confección de notas a enviar

Acciones:

Si es una nota que concierne sólo a cuestiones jurídicas:

→ El AL selecciona la plantilla a enviar.

→ El AL confecciona la nota a enviar.

→ El CL revisa y firma la nota a enviar.

Si es una nota cuyo contenido concierne al área económica:

→ El AE selecciona la plantilla a enviar.

→ El AE confecciona la nota a enviar.

→ El AL completa aspectos formales de la nota.


→ El CE revisa y firma la nota a enviar.


274

Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar sobre los

mismos al destinatario con total claridad, así como de las consecuencias de no cumplimiento de

plazos 3. Envío nota Acciones:

Las notas se envían por correo oficial con aviso de recibo.

Se guarda registro del comprobante de envío y recepción.

Se incorporan registros al expediente.


Acciones:

Foliado de la/s nota/s enviada/s.

Se incorporan notas al expediente.

5. Seguimiento de notas

Acciones:

Se realiza un seguimiento de las notas enviadas

→ A través de llamados telefónicos y/o correos electrónicos a los receptores.

→ A través de registros de recibido del correo utilizado.

→ Se dejan registradas en un archivo del expediente las acciones de seguimiento.

Si la nota solicita información con plazo de vencimiento:

El día previo al vencimiento enviar un recordatorio por correo electrónico.

Al vencimiento emitir una nota previniendo el vencimiento de plazo y la no recepción de la

información o bien requerir nuevamente la información solicitada.

6. Recepción de respuestas

Acciones:

Las respuestas al ser recibidas deben ser foliadas e incorporadas al expediente.

Las respuestas en formato electrónico se agregan al expediente electrónico.

Las respuestas recibidas se circulan al equipo técnico.

Si no ameritan revisión o respuesta.

Si ameritan chequeo o respuesta:

→ Se realiza el chequeo y/o se elabora respuesta.

→ Se confecciona nota de respuesta.

→ Se envía nota de respuesta.

→ Se folia e incorpora copia al expediente.

Límite de plazo: dentro 5 días hábiles

Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta pueden no considerarse

en la etapa preliminar del procedimiento.

Fin del Proceso

Proceso: ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS REVISIÓN NUEVO

EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Elaborar informe técnico sobre las etapas de la investigación

Pasos:

1. El equipo técnico debe confeccionar el informe técnico correspondiente a alguna de las

etapas de la investigación

Acciones:


275

Al inicio de cada etapa el equipo técnico del caso repasa el estado y temas de la agenda de la

investigación y decide en conjunto que opciones metodológicas y estrategias de

investigación adoptará

Durante la confección del IT el equipo técnico irá resolviendo los temas en la medida de lo

posible y sopesará su impacto en el informe

Los temas pendientes y nuevos temas que no se hayan resuelto en una etapa anterior deben

registrarse para su resolución o desestimación en la siguiente etapa

2. Se corrobora que la información de una etapa sea la mejor disponible

Acciones:

El AL envía a las partes en cada etapa de la investigación las notas donde se

informa sobre la fecha límite de recepción de la información que se utilizará en

cada informe técnico

Controla que los últimos escritos, previos a la fecha de cierre para cada informe, se

hayan incorporado.

Revisa y actualiza el Índice

Revisa y actualiza el listado de información confidencial (el otorgamiento de la

información solicitada como confidencial tiene que estar resuelto para poder

utilizarla en la etapa correspondiente)

Importante: Con la información adicional que se incorpore al expediente en forma posterior

a la fecha de cierre correspondiente a cada informe técnico, se hará una síntesis o fotocopia

para conocimiento la Autoridad al momento de su dictamen, ya que no pudo entrar para la

confección del informe.

3. Se establece cronograma del Informe

Acciones:

El equipo técnico (coordinadores y técnicos) de cada caso acuerda un cronograma de

entregas y circulación para todas las correcciones de un informe

El cronograma se registra en un documento y se circula entre los miembros del equipo

4. Precondiciones para confeccionar el Informe

Acciones:

Se cargan las plantillas estándar para el informe técnico que corresponda (.doc, .xls, etc.)

Se revisa que la información de organismos externos a la DDC lleguen en tiempo y forma

para ser incorporadas al informe

OPTATIVO: Se sugiere elaborar un archivo de “Agenda de investigación”, con comentarios

relevantes para las próximas etapas (dependiendo de la etapa: para los cuestionarios, en el

ITPA; para verificaciones, conferencias o audiencias, en el ITDP; o los argumentos

presentados por las partes que deben ser contestados por la DDC en el siguiente Informe

Técnico). Aquellos temas sin definiciones definitivas en un Informe Técnico se incorporan a

esta agenda, que se deberá controlar en la etapa siguiente para realizar el Informe

correspondiente.

5. Confección del informe / AL

Acciones:

Procesa toda la información cualitativa aportada en esa etapa del procedimiento

Expone de modo ordenado los antecedentes de la investigación y hace la descripción de las

actuaciones


276

Expone de modo ordenado los argumentos presentados por las partes

Confecciona el glosario de cada informe

6. Confección del informe / AE

Acciones:

Procesa toda la información cuantitativa aportada en esa etapa del procedimiento para el

análisis de dumping incluyendo:

→ Para la determinación del valor normal y el precio de exportación a considerar

→ Cuadros con información de empresa exportadora

→ Ajustes a efectuar (si fuera necesario)

→ Cálculo de margen de dumping (mínimos y máximos)

Evaluación de la necesidad de calcular margen de daño

7. Revisión del informe por el AL

Acciones:

Revisa aspectos formales

Revisa que los términos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo:

investigado -no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.

Controla si el contenido es público o confidencial y toma los recaudos del caso

Una vez corregido por el CL, el AL incorpora las correcciones sugeridas con un

formato de subrayado

Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original tenga claramente

identificada la información confidencial (VC) y en caso de que se trate de la VP, que la

misma haya sido reemplazada por asteriscos

8. Revisión del informe por el AE

Acciones:

Revisa los números por última vez, buscando inconsistencias y cotejando algunos

datos clave con la fuente primaria de información

Revisa variaciones o participaciones al azar o aquellas que parezcan atípicas.

Deberá ver todos los cuadros, incluyendo los de costos y los de análisis de

balances

Al terminar el informe borra todos archivos de trabajo digitales que fueron

provisorios y las bases no definitivas o bien los pasa a una carpeta borrador.

NUNCA dejarlos en la carpeta de cada Informe.

Una vez corregido por el CE el AE incorpora las correcciones conceptuales

sugeridas con un formato de subrayado así como las de otro tipo para ello revisa:

Cuadros

Texto central

Anexo Metodológico

Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original esté completo

9. Revisión del informe por el CL

Acciones:

Revisa la confidencialidad de todo el informe y controla que los puntos centrales

del informe estén referenciados al expediente (con Nº de fojas) o bien indique la


277

fuente si se trata de información de fuentes oficiales o reconocidas

Revisa que los términos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo:

investigado -no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.

Revisa la coherencia general y contrasta los argumentos de las partes con la

información del Anexo estadístico

10. Revisión del informe por el CE

Acciones:

Revisa el Índice electrónico y controla que se hayan incorporado todos los temas al informe

buscando las fojas que correspondan

Revisa todo el informe atendiendo a:

→ El esqueleto de conceptos (lo específico del caso) y

→ La plantilla de informe técnico correspondiente (lo genérico de la etapa), centrándose en

contenidos

Revisa la consistencia general de las variables numéricas

Una vez pasadas las correcciones por el AE, controla que la nueva redacción sea adecuada y

dará su conformidad para pasar a la instancia siguiente quitando el subrayado

11. Aspectos específicos relevantes de los informes en cada etapa

Acciones:

Informe Técnico previo a la Apertura:

Determinación de que el solicitante cumple con los requisitos para ser considerado

“nuevo exportador”

Determinación de la clasificación arancelaria que le ha correspondido al PI en el

periodo de análisis y sus modificaciones

Cálculo individual de dumping para la empresa exportadora participante

Incorpora antecedentes de investigación original

Estándar de información del informe debe cumplir requisitos de la normativa y a su

vez su estándar de calidad debe ser acorde a la etapa de la investigación

Su objetivo es determinar si existen pruebas suficientes que justifiquen la iniciación de

una investigación

Informe Técnico de Hechos Esenciales:

Incorpora información verificada

Incluye todos los hechos que servirán de base para la determinación final

Incluye toda la información sobre la que las partes presentarán sus alegatos finales

Incorpora el margen de dumping

Informe Técnico Final:

Incorpora los alegatos presentados por las partes luego de la Audiencia

Incorpora el margen de dumping final

12. Edición del Informe

Acciones:

Una vez cerrado el circuito de correcciones, el CL envía el informe a edición

El tratamiento del informe (versión pública y/o versión confidencial) se realiza según

Referencia

Fin del Proceso


278

Proceso: ASESORAMIENTO REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Brindar asesoría técnica al solicitante

Pasos:



In situ


2. Acciones:

Si la solicitud se formuló por vía oral,

se registran datos de práctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas, nomenclatura

y también datos de contacto (nombre del contacto, teléfono y Correo Electrónico)

Arregla cita: fija fecha, hora

Si la solicitud se formuló in situ, se evaluará la posibilidad de acceder al pedido en función

de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad de

personal, etc.)



Ir a Act ividad 5

Si la solicitud se formuló por vía escrita,

→ Si los datos consignados son completos se responde con Correo Electrónico y/o nota con

fecha y hora del asesoramiento → Si no fueron consignados los datos se solicitan por Correo Electrónico y/o nota y al

recibir respuesta se envía fecha y hora

OPTATIVO Informa sobre página de Internet para consultas o envío información básica vía

Correo Electrónico sobre el instrumento

3. Acciones:

Define equipo técnico asistente

Comunica cita vía Correo Electrónico al equipo asistente y envía copia de la información

disponible a los responsables del equipo técnico.

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR

DUMPING

Objetivo: Recibir solicitud para evaluación de nuevo exportador

Pasos:

1. Se recibe una solicitud formal de inicio de Examen de Nuevo Exportador

Acciones:


Si no fueron presentadas ambas:

→ Reclamo en caso de omisión de alguna de las formas de presentación (papel o

electrónica)

→ Si ambos formatos fueron presentados:

→ Constata que la presentación en papel (original y una copia) sea legible y completa (no

falten hojas, ni secciones o preguntas) así como su respectivo Anexo

→ Constata que la presentación digital sea completa y en programas de entorno Windows



279

→ Constata que para la información o datos que serán suministrados por instituciones

públicas, existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtención


Acciones:

→ Constata si el expediente ya fue generado en el sistema

→ Si no fue generado procede de acuerdo a „Manejo de Expediente‟

→ Si fue generado procede a ingresar presentación. Ir a Act ividad 3


Acciones:

→ Procede a realizar la incorporación de acuerdo a „Incorporación información‟.

→ Si hubiere información Confidencial: desglosa y trata según procedimiento referido

4. Acciones:

→ Notifica al Coordinador área Legal

→ Notifica al Coordinador área Económica

→ Le envía copia de la solicitud


Acciones:

→ Evalúan datos de la solicitud y carga de trabajo de técnicos

→ Definen responsables del AL y AE

→ Informan al equipo definido


Acciones:

→ Carga información electrónica y genera Índice electrónico estándar de acuerdo a „Manejo

de Expediente‟

→ Pasa a actividad „Chequeo de forma‟


Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Asegurar que la información esté completa y cumpla con las normas

Pasos:

1. Examen de los aspectos formales de la presentación

Acciones:

→ Controla que la presentación esté en idioma castellano.

→ Si hubiere información en idioma extranjero


oficial.


→ Examina las acreditaciones de los apoderados de la firma

→ Revisa que el exportador solicitante:

No haya participado de la investigación original que originó la medida, por no

haber exportado productos durante el periodo de investigación.

No tenga vinculación con ninguna de las partes a las que se hayan aplicado

medidas.


280

NORMATIVA: Reglamento art. 72 y 73

Importante: Sólo pueden aceptarse solicitudes de nuevo exportador luego de impuestas

medidas definitivas


Acciones:

→ Constata que la copia electrónica esté completa y que se corresponda con lo presentado

en papel en todos sus detalles. → Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la

información que deba ser suministrada por instituciones públicas.

3. Controla presentación información confidencial

Acciones:

→ Si hubiere información confidencial

→ Desglosa y trata según procedimiento confidencialidad.

OBLIGATORIO




Tipo de empresa (fabricante y/o comercializadora) y tipo de estructura jurídica

Actividad principal de la firma

Identificación de todos los productos que fabrica y/o comercializa

Que el producto exportado por el exportador que solicita trato de Nuevo Exportador está

cubierto por la medida antidumping original. En caso de duda se deberán examinar los

siguientes factores:

o Proceso productivo (con diagrama ilustrativo)

o Características físicas, químicas y técnicas

o Usos del producto

o Insumos utilizados

o Normas Técnicas


5. Acciones:

→ Si no cumple con requisitos de forma

→ Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota

Ir a act ividad 7

6. Acciones:

→ Si cumple requisitos de forma pero información es incompleta, inexacta o poco clara

→ Requiere corrección, aclaración y ampliación por nota

Ir a act ividad 7

7. Acciones:

→ Realiza prevención y concede plazo de 10dh para respuesta



Fin de Proceso


281

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN DUMPING E IMPORTACIONES REVISIÓN

NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Analizar la información de exportación del solicitante por distintas fuentes

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de importaciones (volumen y precios) a Panamá del

exportador solicitante para determinar si la solicitud contiene la información requerida. Se

usan como fuentes:

Información presentada por la empresa exportadora solicitante en su presentación


Información de embajadas y/o agregadurías comerciales


Estadísticas)


Otras fuentes de información (estudios de mercado, publicaciones especializadas,

etc.)

Límite de plazo: dentro 5 días hábiles contados a partir de la fecha de presentación de la

solicitud.

Importante: Aquella información o datos que el solicitante tenga que presentar y que debe ser

suministrada por instituciones públicas podrá considerarse presentada si el solicitante

demuestra, con pruebas fehacientes, las gestiones realizadas para su obtención.

NORMATIVA: Reglamento art. 124 y 134

2. Se revisa información general sobre producto

Acciones:

→ Descripción detallada del producto considerando que el mismo fue definido en la


→ Que su definición se base en parámetros relevantes

→ Que su definición no presente ambigüedades al momento de establecer si debe estar

afectado o no por las medidas antidumping

→ Que no se hayan producido transformaciones del producto generándose variedades o


derechos.

→ Comparabilidad entre Producto Similar en el país Exportador (PSE) y producto

Importado por Panamá (PI)

Si es necesario efectuar ajustes (impositivos, aspectos técnicos, embalaje, nivel de

comercialización, flete, etc.) o segmentaciones nuevas de modo de comparar

categorías equivalentes de bienes

→ Nombre y domicilio de importadores conocidos



Acciones:

→ Seguimiento evolución de la nomenclatura a través de nomenclador en papel u online

→ Registro de fechas de modificaciones al Sistema Armonizado

→ Registro de modificaciones en clasificación arancelaria del producto

→ Definiciones de la clasificación arancelaria del producto


282

4. Se revisa información sobre volumen y precios (facturas nivel mayorista o minorista, lista

de precios, cotizaciones, precios de exportación a otros mercados, reconstrucción de costos)

Acciones:

→ Datos de volumen y precios producto bajo análisis:

→ Volumen de las exportaciones a Panamá:

Revisar consistencia de los datos del exportador con importaciones de fuente

oficial (Si no se cuenta con bases de datos en el organismo se solicitan por nota al

organismo que corresponda )

Revisar y descartar posibles fuentes de diferencias como: unidad de medida,

divisa y tipo de cambio, factor de conversión utilizado, cambios o errores en la

clasificación arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de

fechas de registro de las operaciones, etc.

→ Si la información no es consistente o las diferencias son significativas solicitar

aclaración al exportador por nota Ir a Act ividad 6

→ Valor normal del producto importado en alguna alternativa:

Precios del PSE del exportador en su país de origen

Precios de exportación a terceros mercados

Precios calculados sobre el valor reconstruido del producto

. → Precio del producto exportado hacia Panamá en alguna alternativa:

Precios de exportación o,

Precios de reventa del producto por primera vez a un comprador independiente en

el país importador

→ Selección de metodología de comparación entre valor normal y precio de exportación

en alguna alternativa:

Promedio contra promedio o,

Transacción por transacción

Targeted dumping (distintos compradores, regiones o periodos)

→ Revisar el cálculo de margen de dumping

Importante: Para economías no de mercado podrá determinarse el valor normal sobre

una base diferente a la establecida en el Art. 2 del AAD

5. Evaluación suficiencia (completa, exacta y clara) de la información analizada en

Actividades 2, 3 y 4

Acciones:

→ Si la información no es la requerida Ir a Act ividad 6

6. Confección nota errores y omisiones para exportador solicitante

Acciones:

→ Confeccionan nota de errores y omisiones incluyendo según corresponda :


Aclaraciones e información adicional


Plazo de respuesta

→ Envío nota de errores y omisiones

Límite de plazo respuesta: dentro 10 dh contados a partir de la comunicación, a fin de


283


→ Recibidas respuestas a nota de errores y omisiones

→ Si la información está en regla continúa análisis



rechazo y archivo de la solicitud

Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO CONFECCIÓN ENVIO Y RECEPCIÓN RESPUESTAS

REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Confeccionar cuestionario de seguimiento en la investigación del exportador

Pasos:

1. Confección y seguimiento del cuestionario enviado al exportador tras la apertura de

investigación. Se usan como fuentes para su elaboración

Información obrante en el expediente en curso

Información de la investigación original

Bases de datos de la Dirección Nacional de Industria, o guías privadas de

información comercial



2. Se revisa la dirección del exportador que recibirá el cuestionario y de la Embajada del país

de origen

Acciones:

→ Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correo electrónico, etc.

Importante: en casos donde se presenten cambios en el producto o en la dinámica del

mercado internacional que puede afectar la forma de analizar las pruebas, se puede evaluar la

conveniencia enviar preguntas (o cuestionario ad-hoc) a diversas partes (importadores,

productores y otros exportadores).

3. Se confecciona la versión borrador del cuestionario

Acciones:

→ Se elabora la versión borrador del cuestionario a partir de plantillas modelo, la información

obrante en el expediente original, el conocimiento del sector, etc.

→ El AE elabora las preguntas

→ El AL completa aspectos formales e información estándar.

→ Se incluyen en el cuestionario teléfonos y/o correo electrónicos de los técnicos del caso

para aclaración de dudas y consultas

→ Se pre edita e imprime el cuestionario


Consejo de Gabinete

4. De considerarse necesario se puede convocar a los productores nacionales para que formulen

comentarios u objeciones, que permitan profundizar con ciertas preguntas en el cuestionario

al exportador.

Acciones:

→ Se convoca (por teléfono o nota) a los productores para que tomen vista de la solicitud y

se les solicita que realicen a la mayor brevedad posible observaciones a considerase en el

cuestionario

OPTATIVO

5. Los coordinadores revisan el cuestionario


284

Acciones:

→ Se efectúa revisión por el CL y CE

6. Se realiza la versión definitiva de los cuestionarios

Acciones:

→ Se efectúan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL

→ Cuestiones aportadas por los productores en Act ividad 3 y/o

→ Correcciones de la coordinación

→ Se edita e imprime la versión en papel

→ Se incorpora el cuestionario al expediente

→ Se prepara la versión digital que se enviará con la versión papel sea en CD o diskette

y/o vía correo electrónico

→ Se elabora nota que acompañara al cuestionario

Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar

Sobre los mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias del no

cumplimiento de plazos

7. Se envía el cuestionario; seguimiento

Acciones:

→ Se prepara el envío del cuestionario (sobres, etiquetas, etc.)

→ Se realiza el envío

→ Se incorpora copia de notas enviadas al expediente

→ Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia

8. Plazos para la recepción de respuestas a los cuestionarios

Acciones:

→ Los cuestionarios enviados deben ser respondidos en un plazo de (según el caso se


→ Exportadores o a productores extranjeros: 30 dc como mínimo para la respuesta desde

fecha de recibo del cuestionario o bien 7 dc después de la fecha en que haya sido enviado al

destinatario o transmitido al representante diplomático del país exportador


Acciones:

→ El cuestionario completo al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al expediente

→ El cuestionario completo en formato electrónico se agrega al expediente electrónico

→ Se efectúan fotocopias y se circulan al equipo técnico las respuestas recibidas

→ Se revisan los cuestionarios:

→ Se realiza el chequeo de toda la información

→ Se realiza el chequeo confidencialidad (resumen público, justificación)

→ Se elabora nota de errores y omisiones y de otorgamiento/denegación o revisión de

confidencialidad

→ Se envía nota

→ Se folia e incorpora copia de la nota al expediente

→ Se repite secuencia de chequeo y notas hasta que se consideren subsanados los errores o

se decida cerrar el ingreso de información para la etapa


Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING

Objetivo: Verificar la información acreditada en los cuestionarios

Pasos:

1. Se reciben cuestionarios del exportador


285

Acciones:

Se identifica el expediente al que se incorporarán.

Se corrobora que la información provenga de una parte acreditada en el expediente o que

se halle en condiciones de aportar información.

Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital, que ambas

coincidan, que no falten hojas

Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso.

Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo.


Acciones:

Se recibe la información, se examina si se encuentra firmada, que conste la aclaración de



Si existen presentaciones en idioma extranjero controla que consten las traducciones

realizadas por traductor registrado





Acciones:



Se analiza si corresponde otorgarla y bajo que condiciones según documentación de

referencia „Incorporación Información‟.

Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟.


Acciones:

Avisa al AE del equipo técnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta. Distribuye fotocopias de los cuestionarios al AE.

Carga información digital en expediente digital.


Acciones:

AL revisa:



Argumentos




AE revisa:








286



Acciones:

AL hace la elaboración final de las notas.

AE revisa las notas y da el OK.


plazos otorgados.


Se envían notas y se procede según documentación de referencia Notas emisión y

Recepción

Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIÓN REVISIÓN NUEVO EXPORTADOR DUMPING Objetivo: Comprobar in situ la información aportada por las partes en la investigación

Pasos:

1. Se decide la verificación in situ de la información aportada por las partes para:

Evacuar pruebas solicitadas por las partes.

Corroborar información que el equipo de la DDC considere necesario.

2. Con antelación suficiente se definen las empresas y variables a verificar (variables básicas,

clave o de comportamiento atípico)

Acciones:

Se define qué partes serán verificadas:

Exportadores.

Importadores.

Se define para cada una de las partes el listado preliminar de variables a verificar a partir de

cuestionarios, agenda de la investigación y otras fuentes documentales.

3. Se definen fechas de las verificaciones

Acciones:

Se establece comunicación con las autoridades gubernamentales del país exportador y la

empresa que solicita trato de nuevo exportador para informar de la intención de verificar y

para anticipar fechas probables y posibles variables a verificar.

Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones tomando

las consideraciones logísticas necesarias.

Se envía nota a la empresa con las fechas propuestas. Si la empresa acepta la fecha

propuesta

Adelantarle la documentación, registros, listados analíticos, papeles de trabajo, etc., que

serán requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a act ividad 4

Si no acepta las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una nueva

fecha.

Cuando haya un acuerdo con las fechas: Ir a act ividad 4

4. Aspectos logísticos de las verificaciones

Acciones:

Se preparan aspectos logísticos, a saber:

Pasajes, alojamiento, vehículo, seguros.

Documentación personal, credenciales.

Si serán verificados exportadores se agrega:

Visas, pasaportes, seguros médicos y de viaje.

Traductores de ser necesarios.


287

5. Preparación verificaciones

Acciones:

El equipo técnico verificador prepara material que llevará a las verificaciones

(cuestionarios, papeles de trabajo, archivos digitales, normativa, etc.).

El equipo técnico verificador lista variables y temas a verificar:

Se prestará especial atención a inconsistencias, información incompleta, datos

controvertidos, variables que pueden resultar críticas para la investigación.

Se definirán prioridades para la verificación de las distintas variables.

Se verificará en particular:

1) Que el solicitante no exportó del país exportador en cuestión el producto sujeto a las

medidas antidumping a Panamá durante el período objeto de investigación de la

investigación que motivó la imposición de esas medidas

2) Que el solicitante no está vinculado a ninguno de los exportadores o productores del país

exportador que son objeto de derechos antidumping sobre el producto

3) Información relativa al valor normal

4) Información relativa al precio de exportación

Información relativa a los ajustes solicitados

6. Se realiza la verificación in situ

Acciones:

Al inicio de la verificación, se explica a los responsables de la empresa los objetivos y

alcances de la tarea y obtener la mayor información posible sobre las fuentes

documentales,

registros y metodologías utilizados en la preparación de la información suministrada a la

DDC, con base en los cuales el verificador decidirá los procedimientos a utilizar.

Si bien cada variable tendrá un soporte documental específico las fuentes documentales se

clasifican en:

Fuente documental principal: se aplica a aquellas variables en que existe un soporte

documental con validez legal, al que se remitirán los procedimientos de verificación (facturas,

libros rubricados, declaraciones juradas de impuestos, etc.).

Otras fuentes documentales habitualmente utilizadas por las empresas: se refiere a aquellos

soportes que de no existir una fuente documental principal, pasan a revestir tal carácter; en

cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su confrontación a efectos

de determinar su confiabilidad.

Otras fuentes documentales: se refiere a soportes que brindan información complementaria,

generalmente sobre aspectos parciales del tema a considerar y cuya utilización deberá ser

evaluada en cada caso.

El equipo verificador confecciona un acta de la verificación. En dicha acta se deberá hacer

constar, en caso de corresponder:

Información que no pudo ser verificada por no haberse suministrado los elementos necesarios.

Información que la firma remitirá con posterioridad a la DDC.

Nueva información relevada.

Información sobre la que surgieron diferencias de la verificación practicada.

El acta de la verificación es firmada por los presentes en la misma.

Se entrega copia del acta a los representantes de la firma.

7. Se confecciona el Informe Técnico de Verificación

Acciones:

El equipo verificador confecciona el informe (incluye datos de la verificación, alcance u

objetivos, resultados y conclusiones).

AL aspectos jurídicos.


288

AE aspectos económicos y contables.

Los coordinadores corrigen los ITV.

Luego de pasadas las correcciones se editan y tratan según documentación de referencia

„Manejo de Informes‟.

8. Se incorpora el ITV al expediente

Acciones:

Se examina nuevamente la versión pública del ITV

La versión confidencial se entregará sólo a las autoridades gubernamentales y a los

representantes de las empresas verificadas de que se trate.

La versión no confidencial del ITV se incorpora al expediente no confidencial para su toma

de vista.

Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS

ANTIDUMPING

Objetivo: Atender solicitud de asesoramiento sobre medidas de prórroga antidumping

Pasos:



In situ


2. Acciones:


se registran datos de práctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas, nomenclatura

y también datos de contacto (nombre del contacto, teléfono y correo electrónico)

Arregla cita: fija fecha, hora


de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad de personal,

etc.)

Existe sala disponible?


Ir a Act ividad 5


Si los datos consignados son completos se responde con correo electrónico y/o nota con

fecha y hora del asesoramiento

Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo electrónico y/o nota y al recibir

respuesta se envía fecha y hora

OPTATIVO Informa sobre página de Internet para consultas o envío información básica vía

correo electrónico sobre el instrumento

3. Acciones:

Define equipo técnico asistente

Comunica cita vía correo electrónico al equipo asistente y envía copia de la información


Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS

ANTIDUMPING

Objetivo: Recibir y verificar que la solicitud cumpla con las normas vigentes

Pasos:


289

1. Se recibe una solicitud de examen de prórroga de medidas antidumping vigentes

Acciones:



Reclamo en caso de omisión de alguna de las formas de presentación (papel o electrónica)


Constata que la presentación en papel (original y una copia) sea legible y completa (no falten

hojas, ni secciones o preguntas) así como su respectivo Anexo



Constata que para la información o datos que serán suministrados por instituciones públicas,

existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtención


Acciones:

Constata si el expediente ya fue generado en el sistema

Si no fue generado procede de acuerdo a „Manejo de Expediente‟

Si fue generado procede a ingresar presentación. Ir a Act ividad 3


Acciones:


Si hubiere información Confidencial: desglosa y trata según procedimiento referido

4. Acciones:

Notifica al Coordinador área Legal

Notifica al Coordinador área Económica

Le envía copia de la solicitud


Acciones:

Evalúan datos de la solicitud y carga de trabajo de técnicos

Definen responsables del AL y AE

Informan al equipo definido


Acciones:


Expediente‟

Pasa a actividad „Chequeo de forma‟


Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS

ANTIDUMPING

Objetivo: Comprobar que la solicitud de examen de prórroga procede

Pasos:

1. Examen de los aspectos formales de la presentación

Acciones:


290

Controla acreditaciones de apoderados de las firmas y, en el caso de presentaciones por

Cámaras y Asociaciones empresarias, el estatuto social, última Acta de designación de

autoridades y distribución de

cargos, etc.

Controla que la presentación esté en idioma castellano.



oficial.


Importante: La solicitud de examen de prórroga iniciada a petición debe presentarse con no

menos de ciento veinte (120

dc) días calendario antes del vencimiento de la medida.



Acciones:

Constata que la copia electrónica esté completa y que se corresponda con lo presentado en

papel en todos sus detalles.

Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la información que

deba ser suministrada por instituciones públicas.

3. Examina presentación información confidencial

Acciones:

Si hubiere información confidencial

Desglosa y trata según procedimiento confidencialidad.

OBLIGATORIO




Tipo de medida para la que se solicita prorroga, su plazo de vigencia y las circunstancias





5. Acciones:

Si no cumple con requisitos de forma

Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota

Ir a act ividad 7

6. Acciones:

Si cumple requisitos de forma pero información es incompleta, inexacta o poco clara

Requiere corrección, aclaración y ampliación por nota

Ir a act ividad 7

7. Acciones:

Realiza prevención y concede plazo de 10dh para respuesta



291


Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIONES EXAMEN DE PRORROGA

DE MEDIDAS ANTIDUMPING

Objetivo: Analizar el volumen de importaciones para determinar si cumple con las normas

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones objeto de examen, tanto de orígenes objeto de

examen como del resto de orígenes –discriminados- para determinar si la solicitud contiene la

información requerida. Se usan como fuentes:

Información presentada en la solicitud


Información de agencias estadísticas nacionales (Aduana, Instituto de Estadísticas)



Límite de plazo: dentro 5 dh contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud.

Importante: Debe tenerse en cuenta que en este tipo de investigación podrían no existir

importaciones del producto objeto de examen por el mismo efecto de las medidas aplicadas.

2. Se revisa información en el expediente

Acciones:

Que no se hayan producido transformaciones del producto generándose variedades o

modelos


Se registran datos de unidad de medida, divisa y tipo de cambio, nombre y domicilio de

importadores

Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios de las importaciones

objeto de examen



Acciones:

Seguimiento evolución de la nomenclatura a través de nomenclador en papel u online

Registro de fechas de modificaciones al Sistema Armonizado

Registro de modificaciones en clasificación arancelaria del producto

Definiciones de la clasificación arancelaria del producto

4. Comparación datos importaciones de la solicitud con los datos oficiales

Acciones:


Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda

No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento en que se reciba la

información Ir a Act ividad 4C


Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en Act ividades

2 y 3

Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales


Act ividad 6


Act ividad 5


292

Importante: Las importaciones de orígenes no objeto de solicitud también deben ser

revisadas pues diferencias significativas pueden impactar en el peso relativo de las objeto de

solicitud.


Acciones:



arancelaria, desfase de fechas de registro de las operaciones, exclusión o inclusión de

importadores específicos, etc.


Act ividad de referencia

Si ello implica algún cambio o rectificación en la presentación se debe notificar a la solicitante

Ir a Act ividad 6

Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante Ir a

Act ividad 6

6. Confección Nota errores y omisiones para solicitante Acciones:






Plazo de respuesta



lo solicitado.


→ Si la información está en regla continúa análisis



rechazo y archivo de la solicitud

Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN DUMPING EXAMEN DE PRORROGA DE

MEDIDAS ANTIDUMPING

Objetivo: Determinar si hay un impacto negativo en la actividad investigada

Pasos:


Acciones:



→ Que su definición se base en parámetros relevantes

→ Que su definición no presente ambigüedades

→ Que no se hayan producido transformaciones del producto generándose variedades o


derechos.

Cambios en comparabilidad entre PI, PSN y PSE: Si es necesario efectuar ajustes

(impositivos, aspectos técnicos, embalaje, nivel de comercialización, flete, etc.) o

segmentaciones nuevas de modo de comparar categorías equivalentes de bienes

Examen de la información relativa a la continuación o recurrencia del dumping que cause


293

daño a la RPN.


2. Se revisa información sobre volumen y precios (facturas nivel mayorista o minorista, lista

de precios, cotizaciones, precios de exportación a otros mercados, reconstrucción de costos)

Acciones:

Datos de volumen y precios de producto importado objeto de presunto dumping:

Volumen de las exportaciones a Panamá.

Valor Normal del producto importado en alguna alternativa:

Precios del producto en los países de exportación.

Precios de exportación a terceros mercados.

Precios calculados sobre el valor reconstruido del producto.

Precio del producto exportado a Panamá en alguna alternativa:

Precios de exportación o,

Precios de reventa del producto por primera vez a un comprador independiente en

el país importador.

Selección de metodología de comparación entre valor normal y precio de exportación en alguna alternativa:

Promedio contra promedio o,

Transacción por transacción.

Targeted dumping (distintos compradores, regiones o periodos).

Importante: Para economías no de mercado podrá determinarse el valor normal sobre una

base diferente a la establecida en el Art. 2 del AAD.

NORMATIVA: Protocolo de adhesión de China WT/L/432 Punto 15

3. Evaluación suficiencia (completa, exacta y clara) de la información de dumping

Acciones:



4. Confección nota errores y omisiones para solicitante Acciones:





Plazo de respuesta.


Límite de plazo respuesta: dentro 10 dh contados a partir de la comunicación, a fin

de subsanar lo solicitado.


Si la información está en regla continúa análisis.

Si la información no es la requerida



Fin de Proceso


294

Proceso: LEGITIMACIÓN EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS ANTIDUMPING

Objetivo: Verificar que la información proporcionada por las partes es correcta

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para establecer la legitimación de los

solicitantes a partir de:




similar.




plazo de 15 dh.



producto objeto del supuesto dumping.

Se define la exclusión en el cálculo de la rama de producción nacional a los mencionados






exclusión.




Si existen estadísticas pero no están en posesión de la DDC se procede a solicitarla al




información Ir a Act iv idad 4

Si no se posee información de una Cámara o Asociación representativa:

¿Existe otra Cámara o Asociación representativa? → → Si existe se procede enviar

nota a esa Cámara.

Si no existe se pide al solicitante una estimación del total nacional (especificando

Metodología y fuente) o bien la Autoridad Investigadora realiza la estimación

correspondiente.



solicitantes



295

¿Es consistente con otras variables informadas como existencias, ventas internas y

exportaciones?







Acciones:





Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIÓN, ENVÍO Y RECEPCIÓN RESPUESTAS

EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS ANTIDUMPING

Objetivo: Elaborar cuestionarios para vertir la información suministrada por las partes

Pasos:







comercial.




Otras fuentes de información.



Acciones:


Productores del producto similar nacional

Solicitantes.


Importadores del PI

Exportadores del PI



Se identifican la Cámara o Asociación a la que se pedirá información de producción y


Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correos electrónicos, etc.


Acciones:

Se elabora la versión borrador de los cuestionarios a partir de plantillas modelo, la


296

información obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de investigación

elaborada previamente.


→ El AL completa aspectos formales e información estándar.

→ Se incluyen en el cuestionario teléfonos y/o correos electrónicos de los técnicos del caso


Se preeditan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.



4. Se convoca a las partes residentes en Panamá a las reuniones de cuestionarios (productores,

importadores y exportadores)

Acciones:

A partir de la base confeccionada en Act ividad 2 se elabora la lista de las partes

convocadas a cada reunión.

Se define una fecha (día/hora) para las distintas

convocatorias






→ Se elaboran las notas de invitación a la reunión.

→ Se envían las notas de invitación a la reunión.

→ Se hace seguimiento de su recepción.

OPTATIVO


Acciones:



Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigación AD.



Si no existen aspectos que precisen definición se concluye la reunión Ir a act ividad 5

Si existen aspectos que precisan definición y pueden resultar controversiales:






OPTATIVO


Acciones:




Se incorporan los cuestionarios originales al expediente.

Se prepara la versión digital que se enviará con la versión papel, sea en CD o diskette y/o

vía correo electrónico.

Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario.


297


mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias de no

cumplimiento de plazos.

7. Se realiza envío y seguimiento de los cuestionarios y de la nota a la cámara

Acciones:



Se envían.

Se envía nota a la Cámara o Asociación solicitando información de producción y capacidad

de producción nacional en volumen.

Se incorpora copia de notas enviadas al expediente. Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia.

Importante: En el caso de los cuestionarios es especialmente importante efectuar un

seguimiento de su recepción e

intención de respuesta. Ello permitirá una mejor gestión de los tiempos y de los recursos

humanos a asignar.


Acciones:

Los cuestionarios enviados deben ser respondidos en un plazo de (según el caso se


Productores e Importadores: 30 dc como mínimo para la respuesta desde la fecha de

recibo del cuestionario (Si bien el AAD no establece el plazo mínimo de respuesta para

productores e importadores).

Exportadores o a productores extranjeros: 30 dc como mínimo para la respuesta desde

la fecha de recibo del cuestionario o bien 7 dc después de la fecha en que haya sido

enviado al destinatario o transmitido al representante diplomático del país exportador.


Acciones:

Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al

expediente.




Se realiza el chequeo de toda la información.

Se realiza el chequeo confidencialidad (resumen público, justificación).

Se elabora nota de errores y omisiones y de otorgamiento/denegación o revisión de

confidencialidad

Se envía nota. Se folia e incorpora copia de la nota al expediente.

Se repite secuencia de chequeo y notas hasta que se consideren subsanados los errores o se

decida cerrar el ingreso de información para la etapa.

Límite de plazo: Se otorga límite de respuesta en función de los plazos de la investigación

Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS

ANTIDUMPING

Objetivo: Evaluar y dar seguimiento a la información vertida en los cuestionarios

Pasos:



298

Acciones:

Se identifica el Expediente al que se incorporarán

Se corrobora que la información provenga de una parte acreditada en el expediente o que se

halle en condiciones de aportar información

Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital, que ambas coincidan,

que no falten hojas


Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo


Acciones:





Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo o bien se da un plazo

para



Acciones:




referencia „Incorporación Información‟

Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟


Acciones:

Avisa al AE del equipo técnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta

Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE

Carga información digital en expediente digital


Acciones:

AL revisa:



Argumentos de daño





AE revisa:




299


Cámara







Acciones:

AL hace la elaboración final de las notas

AE revisa las notas y da el ok


plazos otorgados


Se envían notas y se procede según documentación de referencia „Notas emisión y

Recepción

Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIÓN EXAMEN DE PRORROGA DE MEDIDAS ANTIDUMPING

Objetivo: Comprobar in situ la información suministrada por las partes

Pasos:






Acciones:


→ Exportadores.

→ Importadores.

→ Productores




Acciones:

Se establece comunicación con las autoridades gubernamentales del país exportador y las

empresas para informar de la intención de verificar y para anticipar fechas probables y

posibles variables a verificar.

Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones tomando

las consideraciones logísticas necesarias.

Se envía nota a la empresa con las fechas propuestas. Si la empresa acepta la fecha propuesta

Cuando se vayan a verificar exportadores además de la conformidad de las empresas se

deberá notificar al gobierno del país exportador y obtener su consentimiento.

Si no aceptan las fechas propuestas se hacen los

cambios necesarios y se define una nueva fecha


300

Si aceptan las fechas propuestas:

→ Adelantarle la documentación, registros, listados analíticos, papeles de trabajo, etc.,

que serán requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a act ividad 4

Si no acepta las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una nueva fecha.

Cuando haya un acuerdo con las fechas: Ir a ac t ividad 4


Acciones:


→ Pasajes, alojamiento, vehículo, seguros.

→ Documentación personal, credenciales.





Acciones:






Otros temas verificables son los relacionados con la definición del PSN, segmentación,

condición de productor, importador, comercializador o ensamblador de una empresa,

diferencias entre las importaciones de fuente oficial y las informadas por el importador, etc.


Se verificará en particular:

5) Información relativa al valor normal

6) Información relativa al precio de exportación

7) Información relativa a los ajustes solicitados

Prueba relativa al daño presentada por la RPN


Acciones:

Al inicio de la verificación, se explica a los responsables de la empresa los objetivos y

alcances de la tarea y obtener la mayor información posible sobre las fuentes documentales,




clasifican en:


documental con validez legal, al que se remitirán los procedimientos de verificación

(facturas, libros rubricados, declaraciones juradas de impuestos, etc.).










301


→ Información que no pudo ser verificada por no haberse suministrado los elementos

necesarios.

→ Información que la firma remitirá con posterioridad a la DDC.

→ Nueva información relevada.

→ Información sobre la que surgieron diferencias de la verificación practicada.

→ El acta de la verificación es firmada por los presentes en la misma.

→ Se entrega copia del acta a los representantes de la firma.

7. Se confecciona el Informe Técnico de Verificación (ITV)

Acciones:

→ El equipo verificador confecciona el informe (incluye datos de la verificación, alcance u


→ AL aspectos jurídicos.

→ AE aspectos económicos y contables.





Acciones:

→ Se examina nuevamente la versión pública del ITV

→ La versión confidencial se entregará sólo a las autoridades gubernamentales y a los


La versión no confidencial del ITV se incorpora al expediente no confidencial para su toma

de vista.

Fin del Proceso

Proceso: Asesoramiento inicial a las empresas

Objetivo: Asesorar a los solicitantes sobre los temas y normativas vigentes

Pasos:



In situ


2. Acciones:


se registran datos de Práctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas,

Nomenclatura- y también datos de contacto (nombre del contacto, teléfono y mail).

Arregla cita: fija fecha, hora.



personal, etc.)



Ir a Act ividad 5


Si los datos consignados son completos se responde con mail y/o nota con fecha y hora del


302

asesoramiento.

Si no fueron consignados los datos se solicitan por mail y/o nota y al recibir respuesta se

envía fecha y hora.

OPTATIVO Informa sobre Página de Internet para consultas o envío información básica vía

mail sobre el instrumento.

3. Acciones:

Define equipo técnico asistente.

Comunica cita vía e-mail al equipo asistente y envía copia de la información disponible a

los responsables del equipo técnico.

4. Acciones:

Recaba información sobre importaciones (bases oficiales), NSA del producto e



OPTATIVO

Analiza borrador si lo hubiera y registra puntos problemáticos.

5. Acciones:

Reúne y fotocopia normativa pertinente (ley, resolución, procedimientos administrativos,

formulario inicial) para entregar al solicitante en reunión.

OBLIGATORIO

NORMATIVA: Reglamento a la Ley de Defensa Comercial Anexo III y Art. 207


Acciones:

Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y normativa

Entregan normativa al solicitante

Efectúan aclaraciones, evacuan dudas de los solicitantes y anticipan problemas.

7. Acciones:

Recomiendan al solicitante la presentación de un borrador para su revisión, previo al

ingreso formal de la solicitud.

OPTATIVO 8. Acciones:

Confeccionan un breve informe sobre los resultados del asesoramiento.

OPTATIVO

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD

Objetivo: Atender solicitud de investigación, por parte de un peticionario

Pasos:

1. Se recibe una presentación de nueva investigación

Acciones:

Recibe presentación en papel y copia electrónica.


Reclamo en caso de omisión de alguna de las formas de presentación (papel o

electrónica).



303

Constata que la presentación en papel (original y una copia) sea legible y completa (no

falten hojas, ni secciones o preguntas) así como su respectivo Anexo.


(Word y Excel versiones 97-2003).

Constata que para la información o datos que serán suministrados por instituciones

públicas, existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtención.


Acciones:

Constata si el expediente ya fue generado en el SISTEMA

Si no fue generado procede de acuerdo a „Manejo de Expediente‟.

Si fue generado procede a ingresar presentación. Ir a Act ividad 3


Acciones:


Si hubiere información Confidencial: desglosa y trata según procedimiento referido.

4. Acciones:

Notifica al Coordinador Área Legal.

Notifica al Coordinador área Económica.

Le envía información básica de la solicitud.


Evalúan datos de la solicitud y carga de trabajo de técnicos.

Definen responsables del AL y AE.

Informan al equipo definido.


Acciones:


Expediente‟.

Fin del Proceso

Proceso: EXAMEN DE LA SOLICITUD

Objetivo: Comprobar que la solicitud cumple con los requisitos de forma y fondo

Pasos:

1. Controla aspectos formales de la presentación

Acciones:

Controla acreditaciones de apoderados de las firmas y, en el caso de presentaciones por

Cámaras y asociaciones empresariales, el estatuto social, última acta de designación de


Controla que toda la presentación esté en idioma castellano.



oficial.


2. Controla que la presentación esté completa


304

Acciones:

Constata que la copia electrónica esté completa y que se corresponda con lo presentado en


Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la información

que deba ser suministrada por instituciones públicas.


Acciones:

Si hubiere información Confidencial


OBLIGATORIO

4. Corroboran el contenido mínimo de la solicitud, incluyendo:

• La parte posee suficiente legitimación activa

• Consta información del tipo específico de elusión que está teniendo lugar

NORMATIVA: Reglamento Art. 207 y Anexo III.1. y .2

5. Acciones:

Si no cumple con requisitos de forma

→ Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota Ir a act ividad 7

6. Acciones:

Si cumple requisitos de forma pero la información es incompleta, inexacta o poco clara

→ Requiere corrección, aclaración y ampliación por nota Ir a act iv idad 7

7. Acciones:

Realiza prevención y concede plazo para respuesta

Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIONES

Objetivo: Investigar el volumen de importaciones, según la solicitud presentada

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones objeto de solicitud, para determinar si la solicitud

contiene la información requerida. Se usan como fuentes:

Información presentada por la solicitante en su presentación.

Información de bases en posesión de la DDC.


Estadísticas).

Nomenclatura arancelaria.





2. Se revisa información expediente

Acciones:

Descripción detallada del producto importado objeto de elusión.


305

Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados para observar

variaciones y evolución.

Se registran datos de:

Unidad de medida (puede diferir de la del producto objeto de medidas).

Divisa y tipo de cambio.

Si se informa el uso de alguna metodología de conversión para las cantidades.

Clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud (el que configura la

práctica de elusión).

Existencia de posiciones “bolsón”.

3. Se analiza la clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que no

haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto importado

ingresa (mal o bien clasificado o no) por otras clasificaciones arancelarias

Acciones:

→ Seguimiento evolución de la nomenclatura en últimos tres años a través de nomenclador en

papel u online.

→ Registro de fechas de enmiendas Sistema Armonizado.

→ Registro de modificaciones en clasificación arancelaria del producto.

→ Definiciones de la clasificación arancelaria del producto.

Sugerido: también serán de utilidad recabar cualquier otra información correspondiente a los

productos involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc. En estos

casos en particular, será relevante la normativa relativa a Reglas de Origen.

4. Comparación datos importaciones del solicitante con los datos oficiales

Acciones:


Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda.

No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la información

Ir a Act ividad 4C


Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en Act ividades

2 y 3

Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales.

Si la información es consistente o las diferencias son poco significativas (en %)

Ir a Act ividad 6


Act ividad 5


Acciones:



arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de fechas de registro de las

operaciones, exclusión o inclusión de importadores específicos, etc.


Act ividad 7


306

Si ello implica algún cambio o rectificación en la presentación se debe notificar a

la solicitante. Ir a Act ividad 6

Si no se resuelven o explican las diferencias, se procede a enviar una nota al solicitante. Ir

a Act ividad 6

Importante: En caso de que se trate de productos heterogéneos puede ser necesario adoptar

otras alternativas o incluso trabajar con más de una unidad de medida según sea la variable a

considerar.


Acciones:


Rectificación/ratificación de información presentada.

Aclaraciones que expliquen las diferencias.

Información adicional.


Plazo de respuesta.


Límite de plazo respuesta: debe fijarse una fecha límite de respuesta considerando los

plazos expeditos de este tipo de investigación


→ Si la información está en regla continúa análisis.

→ Si la información no es la requerida.

nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien, rechazo y archivo de la

solicitud.

Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIÓN, ENVIO Y RECEPCIÓN DE RESPUESTAS

Objetivo: Elaborar y remitir cuestionario de información a las partes en la investigación

Pasos:




Información de investigación original.



información comercial.




Acciones:


Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correo electrónico, etc.


Acciones:

Se elabora la versión borrador de los cuestionarios a partir de plantillas modelo, la


307

información obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de investigación

elaborada previamente.


→ El AL completa aspectos formales e información estándar



Se pre editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.

4. Se convoca a las partes residentes en Panamá a las reuniones de cuestionarios

(productores, importadores y exportadores)

Acciones:

A partir de la base confeccionada en Act ividad 2 se elabora la lista de las partes convocadas

a cada reunión.

Se define una fecha (día/hora) para las distintas convocatorias



Se elaboran las notas de invitación a la reunión.

Se envían las notas de invitación a la reunión.


OPTATIVO


Acciones:



Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigación por elusión


versión final de los cuestionarios Si no existen aspectos que precisen definición se concluye

la reunión Ir a act ividad 5

Si existen aspectos que precisan definición y pueden resultar controversiales:






OPTATIVO


Acciones:




Se incorpora los cuestionarios originales al expediente.

Se prepara la versión digital que se enviará con la versión papel, sea en CD o diskette y/o vía

correo electrónico.

Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario.


308

Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar sobre

los mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias de no


7. Se realiza envío y seguimiento de los cuestionarios

Acciones:



Se realiza el envío.

Se incorpora copia de notas enviadas al expediente.

Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia.


seguimiento de su recepción e intención de respuesta. Ello permitirá una mejor gestión de

los tiempos y de los recursos humanos a asignar.


Acciones:

Los cuestionarios enviados deben ser respondidos en un plazo compatible con los restantes

plazos de la investigación (según el caso se evaluarán prórrogas)


Acciones:

Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al expediente.




→ Se realiza el chequeo de toda la información.

→ Se realiza el chequeo confidencialidad (resumen público, justificación).


confidencialidad

→ Se envía nota.

→ Se folia e incorpora copia de la nota al expediente.


se decida cerrar el ingreso de información para la etapa.


Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta podrán no considerarse en la etapa preliminar del procedimiento (en el caso de que exista una fase preliminar y una definitiva). Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE CUESTIONARIO

Objetivo: Verificar que la información en los cuestionarios es correcta

Pasos:


Acciones:

Se identifica el Expediente al que se incorporarán.

Se corrobora que la información provenga de una parte acreditada en el expediente

o que se halle en condiciones de aportar información.


309

Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital, que ambas



Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo.


Acciones:




Si se cumplen las condiciones anteriores Ir a ac t ividad 3




Acciones:





Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟.


Acciones:

Avisa al AE del equipo técnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de respuesta. Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE.

Carga información digital en expediente digital.


Acciones:

AL/AE revisan conjuntamente:

Cuestiones de producto.

Volumen y valor de las exportaciones

Razones que puedan justificar el cambio en el comercio (por ejemplo el envío de

partes para su ensamblaje en Panamá)


Se analiza justificación del pedido.

Prepara las notas de errores y omisiones evaluando los plazos a conceder para su

respuesta.

Pasa al abogado los errores y omisiones detectados.


Acciones:

AL elabora la versión final de las notas.

AE revisa las notas y da el OK.

AL imprime las notas y las circula a los Coordinadores para su revisión y conforme

con plazos otorgados.



310

Se envían notas y se procede según documentación de referencia „Notas emisión y Recepción‟

Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES

Objetivo: Evaluar in situ la información suministrada por las partes en la investigación

Pasos:






Acciones:


→ Exportadores.

→ Importadores.




Acciones:

Se establece comunicación con las empresas para informar de la intención de verificar y


Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones

tomando las consideraciones logísticas necesarias.

Se envía nota a las empresas con las fechas propuestas. Si aceptan la fecha propuesta

Cuando se vayan a verificar exportadores además de la conformidad de las empresas se

deberá notificar al gobierno del país exportador y obtener su consentimiento.

Si no aceptan las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una nueva

fecha.

Si aceptan las fechas propuestas:

Adelantarle a la firma la documentación, registros, listados analíticos, papeles de trabajo,

etc., que serán requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a act ividad 4


Acciones:


Pasajes, alojamiento, vehículo, seguros.

Documentación personal, credenciales.




5. Preparación Verificaciones

Acciones:




311






Acciones:

Al inicio de la verificación, se habla con los responsables de la empresa, a efectos de

explicarles los objetivos y alcances de la tarea y obtener la mayor información posible sobre

las fuentes documentales, registros y metodologías utilizados en la preparación de la

información suministrada a la DDC, con base en los cuales el verificador decidirá los

procedimientos a utilizar.


clasifican en:













Información que no pudo ser verificada por no haberse suministrado los elementos

necesarios.

Información que la firma remitirá con posterioridad a la DDC.

Nueva información relevada.

Información sobre la que surgieron diferencias de la verificación practicada.

El acta de la verificación es firmada por los presentes en la misma.

Se entrega copia del acta a los representantes de la firma.


Acciones:

El equipo verificador confecciona el informe (incluye datos de la verificación, alcance u


AL aspectos legales y de producto.

AE aspectos económicos y contables.




Fin del Proceso


312

Proceso: ACCESO AL EXPEDIENTE Y TOMA DE VISTA SUBVENCIONES

Objetivo: Autorizar el acceso al expediente no confidencial al solicitante

Pasos:



In situ.


2. Acciones:

→ Si la solicitud se formuló por vía oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud se

debe formular por vía escrita

No se requiere ninguna actividad adicional hasta que se solicite por vía escrita.

Si la solicitud se formuló in situ, se evaluará la posibilidad de acceder al pedido en función de

las circunstancias (lugar donde esté el expediente, horario del personal, disponibilidad de sala,

etc.) Ir a Act ividad 3

Acciones:

→ Se envía copia de la solicitud recibida de consulta del expediente no confidencial al registro.

→ Si el solicitante propone una fecha (día/hora) para que se le muestre el expediente


Director.

Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial en la fecha propuesta

¿ya se ha agendado el acceso de alguna otra parte interesada?



propuesta por el solicitante

Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, incluyendo por cual de

las dos razones arriba expuestas no se puede dar acceso, y se propone una fecha (día/hora)

para el acceso




proponiendo una hora en el próximo día hábil en el cual haya disponibilidad.

Si el solicitante no propone una fecha para la visita


Director.

Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial:

¿Se ha programado el acceso de alguna otra parte interesada?


Si hay disponibilidad, se responde por vía escrita proponiendo una fecha dentro de los 5 días

laborables siguientes a aquel en que se recibió la solicitud.


proponiendo el próximo día hábil en el cual haya disponibilidad.

La fecha y hora para la muestra del expediente no confidencial se agenda en el sistema

informático de gestión del workflow. Ir a act ividad 3


313

3. Acciones:

El funcionario a cargo del expediente no confidencial debe examinar y cerciorarse que la

información en el mismo está puesta al día.

Si no fuese así, debe incluir la información no confidencial recibida hasta ese día. Ir a

act ividad 4

4. Acciones:

El funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que se identifique

(nombre completo, firma para la que trabaja y a qué parte representa en el procedimiento).

El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento de reconocimiento de

acceso al expediente no confidencial (deberá contener el nombre completo, firma para la que

trabaja y a qué parte representa en el procedimiento de que se trate).

Cuando quien se persone haya acabado de consultar el expediente no confidencial, se pedirá

que firme el documento de reconocimiento de acceso al expediente no confidencial y se anotará

qué documentos ha fotocopiado.

Fin del Proceso

Proceso: ACLARACIÓN DE CONSULTAS REALIZADAS POR LAS PARTES

(FORMAL E INFORMAL) SUBVENCIONES

Objetivo: Aclarar consultas de las partes sobre temas en el expediente no confidencial

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de consulta del expediente no confidencial (procedimiento,

cuestiones metodológicas, ambigüedades o malas interpretaciones, etc.):


In situ.



Acciones:

Si la persona que requiere la información está acreditada en el expediente o bien cuenta con

una autorización de la parte. Ir a act ividad 3

Si la persona que requiere la información no está acreditada en el expediente o bien no

cuenta con una autorización de la parte

Se informa al solicitante que no se puede acceder a lo solicitado.


Acciones:

Si la consulta se formuló por vía oral se evalúa:

→ Si se refiere a cuestiones sustantivas:

Se responde por la misma por vía que la consulta será respondida a la brevedad y

se solicita a quien efectuó la consulta que en paralelo la envíe por vía escrita.

De acuerdo con el tipo de consulta se asigna el personal responsable de dar

respuesta y se define en qué plazo lo hará.

Se envía un correo como registro asociado donde se haga referencia a la

comunicación, a la consulta y a la fecha de respuesta.


respuesta y la envía al solicitante.


314

Incorpora copia de la nota recibida y enviada al expediente.


incorporación.

Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fácil respuesta


Acto seguido se envía un correo como registro asociado donde se haga referencia

a la comunicación, a la consulta y a la respuesta brindada.



Si se refiere a cuestiones sustantivas

Se evalúa la disposición para brindar una respuesta en el momento.

Se brinda respuesta en forma oral y/o escrita dejando un registro a través de un

acta.

Incorpora copia del acta al expediente.


incorporación.



Acto seguido se envía un correo como registro asociado donde se haga referencia

a la comunicación, a la consulta y a la respuesta brindada.


Si la consulta se formuló por vía escrita (fax, correo electrónico, etc.)

Si se refiere a cuestiones sustantivas

De acuerdo con el tipo de consulta se asigna el personal responsable de dar

respuesta y se define en qué plazo lo hará.

Se envía un correo o fax donde se haga referencia a la consulta y a la fecha de

respuesta.

El personal responsable elabora la respuesta y la envía al solicitante por vía

escrita.

Incorpora copia al expediente.


incorporación.




Proceso: ACREDITACIÓN SUBVENCIONES

Objetivo: Reconocer y acreditar a las partes interesadas, en la investigación

Pasos:

1. Las partes solicitan acreditación en una investigación:

Acciones:

Si la solicitud se formuló por vía oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud se

debe formular por vía escrita.




315

Para cualquier solicitud:

Recibe la documentación, controla que la documentación se encuentre firmada, que conste

la aclaración de firma, tipo y número de documento de identidad del representante o

apoderado en su caso, que se haya constituido domicilio.

En caso de presentar fotocopias, que las mismas se encuentren autenticadas y, si

corresponde, la documentación adjunta.

Si la documentación está en orden pasa al AL

Ir a act ividad 3

Si no cumple requisitos, indica que sea completada / adjuntada la información faltante y

devuelve la documentación a quien la presentó, con las salvedades respectivas

3. Acciones:

Si la solicitud fue formulada por un representante de una empresa:

Se solicita constancia del registro de la empresa en la dependencia pertinente o ante


principal, etc.

→ Se solicita constancia de identidad de la persona a acreditar.

→ Si se trata de una firma unipersonal o bien consta en las actas constitutivas de la firma la


denuncia de subvención, se procede a otorgar la acreditación previa revisión de la


Si no se trata de una firma unipersonal o bien la persona que solicita acreditación no aparece

facultada para las acciones mencionadas

Se le solicita un poder de quien tenga mandato en la firma.

Se examina la corrección formal del poder y los datos expuestos.

Ir a act ividad 5

4. Si la solicitud fue formulada por una Cámara

→ Se solicitan estatutos de la Cámara.

→ Se comprueba la facultad de la cámara para participar en procedimientos de subvención.

→ Se solicita constancia de identidad de la/s persona/s a acreditar.

→ Se comprueba su pertenencia a la citada Cámara

Ir a act ividad 5

5. Si toda la documentación es correcta, se da conforme a la documentación presentada.

Ir a act ividad 6

Si no cumple los requisitos, se especifican los requerimientos faltantes y se indica que


6. Acciones:

En todos los casos el funcionario a cargo del expediente responde por escrito confirmando

el otorgamiento de la acreditación.

El funcionario a cargo deja registradas las acreditaciones en el expediente electrónico y en el

expediente en papel.

Importante: En todas las ocasiones, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se

persone que se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte

representa en el procedimiento).

Fin del Proceso


316

Proceso: MANEJO DE EXPEDIENTES SUBVENCIONES

Objetivo: Iniciar una investigación sobre una subvención vigente

Pasos:

1. Se inicia una investigación anti subvención

Acciones:

Registra en el SISTEMA el ingreso del expediente y de la documentación. Consigna, además:

tema, extracto, causante, plazo de vencimiento del expediente, etc.

Se asigna un número al expediente. (Puede ser un procedimiento automático por Sistema)

Emite la CARÁTULA DE EXPEDIENTE por sistema o bien se confecciona un documento

que funcione como carátula con toda la información básica.

Se notifica a todos los miembros del equipo a cargo de la investigación y al Director.

Se inicia Agenda del expediente.

La agenda del expediente debe permitir a los técnicos la consulta del Estado y Plazos de la

investigación.

NORMATIVA Conformación del expediente administrativo según el Reglamento art. 44.


Acciones:

Se crea una carpeta del expediente con el número asignado y todos los datos asociados

Se incorpora CARÁTULA DE EXPEDIENTE y la presentación recibida.

Se Folia el original de la presentación (sello y número en cada foja). A medida que

se agregue nueva información la misma se incorporará al expediente con su

correspondiente número de fojas. Se utilizarán todas las carpetas necesarias a

efectos de facilitar el manejo de la información.

Si existiera información confidencial se crea una carpeta para la versión confidencial del

expediente

La información confidencial se colocará desglosada en esta carpeta y en cada hoja se

identificará claramente su carácter (ej.: sello con tinta roja). Esta carpeta funcionará como

versión confidencial del expediente.

La información presentada de forma electrónica debe tener su correlato en papel para ser

agregada al expediente.

El expediente se archiva siguiendo procedimientos estándar. Sólo podrán ingresar al espacio

físico destinado al Depósito del Archivo las personas autorizadas.

Sugerido: Se recomienda crear un expediente de trabajo que quedará en poder de los técnicos.

El AL será responsable de mantenerlo actualizado enviando fotocopias de toda nueva

información que ingrese. Para una rápida identificación visual el expediente original y el

expediente de trabajo tendrán carpetas de colores distintos.




3. Se crea el expediente electrónico Acciones:

Se crea una carpeta electrónica del expediente con el número asignado. El formato debe



317

Se incorpora toda la información recibida hasta el momento en formato digital.

El nombre de los archivos deberá identificar el tipo de presentación (ej.: „Presentación

inicial‟), o bien, si es una parte, a la parte que realiza la presentación, el objeto y la fecha de

la misma (ej.: Cámara Textil-Producción Nacional -12-8-08)

Se crea (y luego se actualiza) una planilla de INFORMACION CONFIDENCIAL (.doc o

.xls)

Se autoriza el acceso al expediente electrónico a los miembros del equipo técnico.

Ir a Act ividad 5

Si existe información presentada en papel sin correlato electrónico (por ej. un catálogo en

papel) se procede a su digitalización siempre que sea información relevante. Ir a

Act ividad 4


Acciones:

Se digitaliza la información del expediente (ya foliada)


información en forma ágil y rápida y facilitar el acceso a la información a las partes se

procederá a la digitalización de toda la información que integra el expediente, la que se haya

presentado sólo en formato papel así como la que tenga archivo digital asociado.

OPTATIVO

Importante: El proceso de digitalización debe permitir la restauración al soporte papel y debe

efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a través de medios técnicos

concebidos para tal fin (ej. Escáner). Lo ideal es que todo el expediente posea una versión

digital en un formato que habilite el trabajo de los técnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea el copiado,

pegado, cálculos, etc., así como un formato de consulta con el foliado, fechado y sello oficial

(por Ej. .pdf).


Acciones:

Elaborar índice de toda la información del expediente.

Mantenerlo actualizado: debe contar con entradas cronológicas, temáticas, etc. de modo de

poder ubicar la información en forma ágil y rápida.


Acciones:

Si se trata del equipo técnico o funcionarios del organismo se utilizan procedimientos



Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que

se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el


Fin del proceso


318

Proceso: COMUNICACIÓN CON TERCEROS SUBVENCIONES

Objetivo: Informar a terceros sobre la investigación que se realiza

Pasos:

1. Se define la necesidad de efectuar una comunicación con terceros a saber:

Partes acreditadas en la investigación.

Organismos técnicos a los que deba pedirse colaboración, peritajes o definiciones

técnicas.

Otros organismos proveedores de información.

2. Se elabora comunicación a enviar

Acciones:

Se define el documento tipo de acuerdo al tipo de comunicación


Antecedentes de la investigación.

Qué se pregunta.

Con qué objeto o para qué.

Con qué plazo se requiere la respuesta.

Referencias normativas.

Datos de los responsables técnicos que recibirán la información y a los que podrá

consultarse en caso de dudas.

Si la información debe proveerse en formatos específicos (papel, digital, formato

de archivos).

3. Se envía la comunicación

Acciones:

Se envía la comunicación por medios oficiales.

Si el receptor es un organismo oficial

Se obtiene recibo de recepción por parte de la mesa de entradas o área

específica.

Si el receptor es una parte acreditada

Se obtiene notificación o acuse de recibo firmado por persona autorizada.

Importante: Puede adelantarse por correo la comunicación y/o solicitud de información si

Ello permitiere agilizar los plazos.

4. Incorporación de registros de comunicación y seguimiento Acciones:

Si la comunicación no involucra una respuesta en un plazo específico

Se incorpora al expediente la constancia del envío y recepción de la comunicación de

información.

Si la comunicación involucra una respuesta en un plazo específico

→ Se agenda la fecha pactada de respuesta.

→ Si cumplido el plazo llega la respuesta: se revisa la misma.

Si es satisfactoria se da aviso de conformidad.

Si no se realiza el reclamo por escrito.

Si no llega la respuesta cumplido el plazo se efectúa el reclamo de la misma por nota.

Fin del Proceso


319

Proceso: INCORPORACIÓN INFORMACIÓN SUBVENCIONES

Objetivo: Incorporar al expediente la información recibida de diversas fuentes

Pasos:

1. Se recibe información (pública o confidencial) para incorporar a un expediente

Acciones:

Se identifica el Expediente al que se incorporará información.

Se corrobora que la información provenga de una parte interesada, su apoderado o letrado

patrocinador, o bien de entidad acreditada en el expediente o que se halle en condiciones de

aportar información.

Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital y que ambas coincidan.


Si no se cumplen se rechaza la información indicando el motivo.


Acciones:









Acciones:


Si se presenta información confidencial se analiza si corresponde otorgarla y bajo qué

condiciones:

→ ¿Se pide confidencialidad para información que es considerada como pública?



→ ¿Se pide confidencialidad para información que por su naturaleza es aceptada como

confidencial?


y




→ ¿Se pide confidencialidad para información que puede aceptarse como confidencial

cuando existan causas especiales que lo justifiquen?


y


correspondiente.


320



NORMATIVA: ASMC art. 12.4, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87


Acciones:

Foliado de la información recibida

Si existe información confidencial se desglosa la misma y se agrega al expediente

correspondiente. La información confidencial debe ser identificada como tal de modo claro

y visible. Ir a act ividad 5

Se incorpora información al expediente.

Se analiza si se debe responder o dar conforme a la información recibida.

Si no se requiere ninguna respuesta:




Si se requiere respuesta o acción Ir a act iv idad 5


Acciones:

AL avisa al AE del equipo técnico que debe revisar/responder información, e

indicar plazo de respuesta Cuando no se trata de información confidencial



Cuando se trata de información confidencial








Se envían notas

Se incorporan notas al expediente

Importante: Los resúmenes públicos deberán ser suficientemente claros

como para que el resto de las partes interesadas tengan conocimiento de la

información confidencial suministrada y así poder ejercer su derecho de

defensa. Por su parte, la justificación debe ser suficiente para obtener el trato

confidencial. Siempre debe existir un acto administrativo, justificado,

aceptando o rechazando la información confidencial.

Fin del Proceso


321

Proceso: NOTIFICACIONES SUBVENCIONES

Objetivo: Notificar a terceros sobre la investigación cumpliendo con las normas vigentes

Pasos:

1. La notificación a terceros, en algunas de las instancias de la investigación debe realizarse en

tiempo y forma.

Ello incluye notificaciones a:



2. Antes del inicio de la investigación y ante una solicitud debidamente documentada

Acciones:

Notificar al gobierno del país exportador que se ha recibido una solicitud debidamente

documentada. Aunque no lo requiera el ASMC, se puede incluir una copia de la versión

pública de la solicitud

NORMATIVA: art. 22.1 ASMC; Reglamento art. 76


Acciones:

Notificar la apertura a la OMC (Comité sobre Subvenciones y Medidas Compensatorias).

Notificar la apertura al/a los país/es exportadores



Dar el traslado solicitud de inicio según normativa.

Límite de plazo: 10 dc

NORMATIVA: Reglamento arts. 61, 83 y 84, y ASMC arts. 22.2 y 22.3

4. Cuando se realiza la determinación preliminar

Acciones:

Notificar a la OMC (Comité sobre Subvenciones y Medidas Compensatorias).




NORMATIVA: arts. 22.1, 22.1 y 22.3 ASMC

5. Antes de la realización de la audiencia

Acciones:

Notificar la realización de la audiencia al/a los país/es exportadores



Notificar a otras partes interesadas




Acciones:

Notificar a la OMC (Comité sobre Subvenciones y Medidas Compensatorias).


322




NORMATIVA: art. 22.5 ASMC

Fin del Proceso

Proceso: SOLICITUD DE AUDIENCIAS POR PARTES SUBVENCIONES

Objetivo: Atender solicitud de audiencia, realizada por alguna de las partes

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de audiencia de alguna de las partes participantes en la

investigación:


In situ

Por vía escrita (fax, correo electrónico, etc.

2. Acciones:

Si la solicitud se formuló por vía oral y/o in situ, se debe informar al solicitante de que la

solicitud se debe formular por vía escrita, indicando el/los temas de interés para el

solicitante.


Se recibe la solicitud por escrito.

Se envía copia de la solicitud recibida de audiencia al registro.

El equipo técnico evalúa la pertinencia o conveniencia de dar audiencia en esa etapa del


Si no se ha considerado pertinente otorgar la audiencia







Acciones:

Si se ha considerado pertinente otorgar la audiencia:

Si el solicitante propone una fecha (día/hora)


Director.

Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta.





Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, y se propone una


Si el solicitante no propone una fecha para la visita:



323

Director.

Se revisa la disponibilidad



Se responde por vía escrita proponiendo una fecha.

La fecha y hora de la reunión se agenda en el sistema informático de gestión del workflow.

Ir a act ividad 3

El equipo técnico analiza los temas de consulta propuestos por el solicitante y, de ser

Preciso ,elaborar un documento de trabajo para la reunión y un resumen del expediente.

Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE INFORMES SUBVENCIONES

Objetivo: Elaborar informe sobre la investigación realizada

Pasos:




Acciones:

El responsable técnico y/o coordinador avisa al editor que el informe deberá ser editado.


Datos que identifican la investigación (Nº expediente, producto, etc.).



Existencia de información confidencial (claramente indicada en los informes con

un formato específico y listado en un archivo específico).



Acciones:

Si existe información confidencial:

Se edita Versión Confidencial (VC) completa del informe para circulación interna






Ir a act ividad 4

NORMATIVA: ASMC art. 12.4, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87

Si no existe información confidencial:

Se edita versión completa del informe





Ir a act ividad 5


324

4. Edición, Fotocopia e Incorporación de Informe con información confidencial

Acciones:

Para la versión confidencial del informe


de decisión.





Proceso nuevo y Copias de informes y memos).

Para la versión pública del informe:

Se edita Versión Publica (VP) completa del informe para circulación externa e incorporación

al expediente

Se puede realizar la edición remplazando la porción confidencial con asteriscos

(***).


Se fotocopia Versión Publica (VP) completa del informe



Ir a act ividad 6


Acciones:

Se realiza una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar toma de

decisión.

Se realizan una fotocopia para el equipo técnico.



Acciones:

Se envía una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar la toma de

decisión.

Se adjunta un MEMO donde se mencione: “Se solicita la devolución de comentarios y

correcciones el día X, para su incorporación al expediente el día X”. Se envía una fotocopia VP a cada Organismo implicado con nota de acuse de recibo.

Se incorpora el original al expediente. OPTATIVO: Luego de editada la versión definitiva del informe, la versión digital puede

convertirse a formato de archivo de tipo .pdf para su incorporación al expediente electrónico y

la toma de vista online.

Fin del Proceso

Proceso: NOTAS EMISIÓN Y RECEPCIÓN SUBVENCIONES

Objetivo: Elaborar y remitir notas respondiendo a solicitudes formuladas por las partes

Pasos:

1. Emisión notas de prevención y prórroga a solicitante y de solicitud información

adicional


325

Acciones:

Se define la necesidad de enviar una nota a alguna de las partes participantes de un expediente.

Se corrobora que la información necesaria de las partes esté cargada en un listado en el


Se incorpora la información común a todas las notas:


→ Nº de expediente DDC y/o Nº de expediente MICI


→ Práctica.


→ Remitente.


Acciones:

Si es una nota que concierne sólo a cuestiones jurídicas:




→ Si es una nota cuyo contenido concierne al área económica:







sobre los mismos al destinatario con total claridad, así como de las consecuencias de no


3. Envío nota

Acciones:

→ Las notas se envían por correo oficial con aviso de recibo.

→ Se guarda registro del comprobante de envío y recepción.

→ Se incorporan registros al expediente. 4. Se procede a la foliación y se agrega al expediente

Acciones:

→ Foliado de la/s nota/s enviada/s.

→ Se incorporan notas al expediente.


Acciones:

→ Se realiza un seguimiento de las notas enviadas




→ Si la nota solicita información con plazo de vencimiento:



326

Al vencimiento emitir una nota previniendo el vencimiento de plazo y la no recepción de la

información o bien requerir nuevamente la información solicitada.


Acciones:

→ Las respuestas al ser recibidas deben ser foliadas e incorporadas al expediente.

→ Las respuestas en formato electrónico se agregan al expediente electrónico.

→ Las respuestas recibidas se circulan al equipo técnico.

→ Si no ameritan revisión o respuesta.

→ Si ameritan chequeo o respuesta:






Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta pueden no

considerarse en la etapa preliminar del procedimiento.

Fin del Proceso

Proceso: ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS SUBVENCIONES

Objetivo: Elaborar informe técnico sobre la investigación realizada

Pasos:



Acciones:

Al inicio de cada etapa el equipo técnico del caso repasa el estado y temas de la agenda de la

investigación y decide en conjunto que opciones metodológicas y estrategias de

investigación

Durante la confección del IT el equipo técnico irá resolviendo los temas en la medida de lo

posible y sopesará su impacto en el informe

Los temas pendientes y nuevos temas que no se hayan resuelto en una etapa anterior deben

registrarse para su resolución o desestimación en la siguiente etapa


Acciones:

El AL envía a las partes en cada etapa de la investigación las notas donde se informa sobre

la fecha límite de recepción de la información que se utilizará en cada informe técnico

Controla que los últimos escritos, previos a la fecha de cierre para cada informe, se hayan

incorporado.

Revisa y actualiza el Índice

Revisa y actualiza el listado de información confidencial (el otorgamiento de la

información solicitada como confidencial tiene que estar resuelto para poder utilizarla en la

etapa correspondiente)

Importante: Con la información adicional que se incorpore al expediente en forma

posterior a la fecha de cierre correspondiente a cada informe técnico, se hará una síntesis o

fotocopia para conocimiento la Autoridad al momento de su dictamen, ya que no pudo


327

entrar para la confección del informe.


Acciones:

El equipo técnico (coordinadores y técnicos) de cada caso acuerda un cronograma

de entregas y circulación para todas las correcciones de un informe

El cronograma se registra en un documento y se circula entre los miembros del

equipo


Acciones:

Se cargan las plantillas estándar para el informe técnico que corresponda (.doc, .xls, etc.)

Se revisa que la información de organismos externos a la DDC lleguen en tiempo y forma

para ser incorporadas al informe


relevantes para las próximas etapas (dependiendo de la etapa: para los cuestionarios, en el

ITPA; para verificaciones, conferencias o audiencias, en el ITDP; o los argumentos

presentados por las partes que deben ser contestados por la DDC en el siguiente Informe

Técnico). Aquellos temas sin definiciones definitivas en un Informe Técnico se incorporan a

esta agenda, que se deberá controlar en la etapa siguiente para realizar el Informe

correspondiente.


Acciones:

Procesa toda la información cualitativa aportada en esa etapa del procedimiento

Desarrolla una sección de producto incluyendo la correcta definición del Producto

Importado objeto de solicitud y de producto similar nacional

Confecciona una tabla resumen con controversias en torno al producto

Expone de modo ordenado los antecedentes de la investigación y hace la descripción de las

actuaciones

Expone de modo ordenado los argumentos presentados por las partes

Confecciona el glosario de cada informe

Consulta de grupos especiales en puntos donde existan interpretaciones controvertidas


Acciones:


cálculo de la cuantía de la subvención incluyendo:

Sobre si los programas investigados constituyen subvenciones específicas

Sobre qué programas cubiertos por la investigación han sido utilizados por los

exportadores

Cálculo, por exportador, de la cuantía de la subvención para cada uno de los programas

usados


análisis de daño incluyendo consolidación y confección de:

Resumen del régimen arancelario que le ha correspondido al producto importado en los

últimos tres años y las modificaciones arancelarias a las que estuvo sujeto.


328

Cuadros de importaciones por producto e importador (volumen y precios FOB).

Cuadros básicos del mercado:

Comparación precios (PSN y PI colocado en el mercado interno).

Consumo aparente (Evolución, participación).

Cuadros de variables de la industria por empresa y rama (condición de la industria

doméstica).

Evaluación de la necesidad de calcular margen de daño

Efectúa el análisis de causalidad entre la subvención y el daño.


Acciones:

Revisa aspectos formales

Revisa que los términos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo: investigado

no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.

Controla si el contenido es público o confidencial y toma los recaudos del caso

Una vez corregido por el CL, el AL incorpora las correcciones sugeridas con un formato de

subrayado

Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original tenga claramente

identificada la información confidencial (VC) y en caso de que se trate de la VP, que la

misma haya sido reemplazada por asteriscos


Acciones:

Revisa los números por última vez, buscando inconsistencias y cotejando algunos datos

clave con la fuente primaria de información

Revisa variaciones o participaciones al azar o aquellas que parezcan atípicas. Deberá ver

todos los cuadros, incluyendo los de costos y los de análisis de balances

Al terminar el informe borra todos archivos de trabajo digitales que fueron provisorios y las

bases no definitivas o bien los pasa a una carpeta borrador. NUNCA dejarlos en la carpeta de

cada Informe.

Una vez corregido por el CE el AE incorpora las correcciones conceptuales sugeridas con

un formato de subrayado así como las de otro tipo para ello revisa:

Cuadros

Texto central

Anexo Metodológico

Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original esté completo


Acciones:

Revisa la confidencialidad de todo el informe y controla que los puntos centrales del

informe estén referenciados al expediente (con Nº de fojas) o bien indique la fuente si se

trata de información de fuentes oficiales o reconocidas

Revisa que los términos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo: investigado

no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.

Revisa la coherencia general y contrasta los argumentos de las partes con la información del

Anexo estadístico


329


Acciones:

Revisa el Índice electrónico y controla que se hayan incorporado todos los temas al informe

buscando las fojas que correspondan

Revisa todo el informe atendiendo a:



contenidos

→ Revisa la consistencia general de las variables numéricas

→ Una vez pasadas las correcciones por el AE, controla que la nueva redacción sea

adecuada y dará su conformidad para pasar a la instancia siguiente quitando el

subrayado


Informe Técnico previo a la Apertura:

Correcta definición del PI objeto de solicitud.

Determinación de la clasificación arancelaria que le ha correspondido al PI en el periodo

de análisis y sus modificaciones.

Consistencia en la definición del PI, PSN y rama de producción nacional.

Identificación de las partes que deberán recibir los cuestionarios en caso de realizarse la

apertura de la investigación.

Cálculo de la cuantía de la subvención para el país exportador de que se trate

Examen de los factores de daño relevantes y determinación de la existencia de una

relación de causalidad entre el daño y las subvenciones

Determinación de la existencia de pruebas suficientes que justifiquen la iniciación de

una investigación.

Informe Técnico previo a la Determinación Preliminar:

Incorpora información contenida en los cuestionarios enviados por la Autoridad

Investigadora.

Incorpora información adicional suministrada por las partes.

Incorpora cálculos individuales de la cuantía de la subvención para las empresas

exportadoras participantes.

Incorpora el análisis de daño y de relación de causalidad entre las subvenciones y el

daño

Incorpora antecedentes de otras investigaciones.

Informe Técnico de Hechos Esenciales:

Incorpora información de las verificaciones, contenida en los Informes de verificación.

Incorpora información adicional de otras instancias probatorias como organismos

técnicos, peritos, encuestas, etc.

Incorpora información cualitativa y cuantitativa recabada por el equipo de trabajo de la

DDC.

Incluye todos los hechos que servirán de base para la determinación final sobre la

existencia y cuantía de la subvención, daño y relación de causalidad.

Incluye toda la información sobre la que las partes presentarán sus alegatos finales.

Anticipa la cuantía de subvención final.


330

Informe Técnico Final:

Incorpora los alegatos presentados por las partes luego de la Audiencia

Incorpora el cálculo la cuantía de la subvención final.

Incorpora las determinaciones de daño y de relación de causalidad, con las conclusiones

finales


Acciones:

Una vez cerrado el circuito de correcciones, el CL envía el informe a edición

El tratamiento del informe (versión pública y/o versión confidencial) se realiza según

referencia

Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SUBVENCIONES

Objetivo: Atender solicitud de asesoramiento, realizada por parte interesada

Pasos:



In situ.


2. Acciones:


se registran datos de práctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas, nomenclatura-

y también datos de contacto (nombre del contacto, teléfono y correo).

Arregla cita: fija fecha, hora.



personal, etc.)



Ir a Act ividad 5


Si los datos consignados son completos se responde con correo y/o nota con fecha y hora del

asesoramiento.

Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo y/o nota y al recibir respuesta se



correo sobre el instrumento.

3. Acciones:

Define equipo técnico asistente.

Comunica cita vía correo electrónico al equipo asistente y envía copia de la información


4. Acciones:

Recaba información sobre importaciones (bases oficiales), NSA del producto e


331



OPTATIVO

Analiza borrador si lo hubiera y registra puntos problemáticos.

5. Acciones:

Reúne y fotocopia normativa pertinente (ley, resolución, procedimientos

administrativos, formulario inicial) para entregar al solicitante en reunión.

OBLIGATORIO

NORMATIVA: Fragmentos ASMC, Decreto Ley 7, Reglamento


Acciones:

Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y normativa.

Entregan normativa al solicitante.

Efectúan aclaraciones, resuelven dudas de los solicitantes y anticipan problemas.

7. Acciones:

Recomiendan al solicitante la presentación de un borrador para su revisión, previo al


OPTATIVO

8. Acciones:

Confeccionan un breve informe sobre los resultados del asesoramiento.

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD SUBVENCIONES

Objetivo: Recibir y tramitar solicitud de investigación sobre subvenciones

Pasos:


Acciones:

Recibe presentación en papel y copia electrónica.


Reclamo en caso de omisión de alguna de las formas de presentación (papel o electrónica).


Constata que la presentación en papel (original y una copia) sea legible y completa (no




Constata que para la información o datos que serán suministrados por instituciones



Acciones:

Constata si el expediente ya fue generado en el SISTEMA

Si no fue generado procede de acuerdo a „Manejo de Expediente‟.

Si fue generado procede a ingresar presentación. Ir a Act ividad 3 3. Se incorpora información al expediente


332

Acciones:


Si hubiere información Confidencial: desglosa y trata según procedimiento referido.

4. Acciones:

Notifica al Coordinador Área Legal.

Notifica al Coordinador área Económica.

Le envía información básica de la solicitud.


Acciones:

Evalúan datos de la solicitud y carga de trabajo de técnicos.

Definen responsables del AL y AE.

Informan al equipo definido.


Acciones:

Carga información electrónica y genera Índice electrónico estándar de acuerdo a „Manejo

De Expediente‟.


Fin del Proceso

Pasos: Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIONES

Objetivo: Recabar información de importaciones de diferentes fuentes

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones objeto de solicitud, tanto de orígenes

“solicitados” como del resto de orígenes –discriminados- para determinar si la

solicitud contiene la información requerida. Se usan como fuentes:



Información de agencias estadísticas nacionales (Aduana, Instituto de Estadísticas).




Importante: Aquella información o datos que el solicitante tenga que presentar y que

debe ser suministrada por instituciones públicas podrá considerarse presentada si el

solicitante demuestra, con pruebas fehacientes, las gestiones realizadas para su obtención.

NORMATIVA: Decreto Ley 7 art. 28 y Reglamento art. 72 y 73


Acciones:

Descripción detallada del producto importado objeto de presunta subvención.

Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados por la

solicitante tanto de los orígenes objeto de solicitud como del resto de orígenes.

Se registran datos aportados de:

Unidad de medida.



333

Si se informa el uso de alguna metodología de conversión para las cantidades.

Clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud.


Nombre y domicilio de importadores

3. Se analiza la clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud para

constatar que no haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a

analizar y detectar si el producto importado ingresa (mal o bien clasificado

o no) por otras clasificaciones arancelarias

Acciones:

Seguimiento evolución de la nomenclatura en últimos tres años a través de

nomenclador en papel u online.

Registro de fechas de modificaciones al Sistema Armonizado.

Registro de modificaciones en clasificación arancelaria del producto.

Definiciones de la clasificación arancelaria del producto.

Sugerido: también serán de utilidad recabar cualquier otra información correspondiente a

los productos

involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc.


Acciones:


Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda.

No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba

la información Ir a Act ividad 4C


Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en

Act ividades 2 y 3

Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales.


Act ividad 6


Act ividad 5

Importante: Las importaciones de orígenes no objeto de solicitud también deben ser

revisadas pues

diferencias significativas pueden impactar en el peso relativo de las objeto de solicitud.


Acciones:

Se efectúa un análisis de las posibles causas de las diferencias considerando

especialmente:


arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de fechas de registro de

las operaciones, exclusión o inclusión de importadores específicos, etc.

Si se resuelven o explican las diferencias entre los datos oficiales y los de la solicitud Ir

a Act ividad 7


334

Si ello implica algún cambio o rectificación en la presentación se debe notificar a la

solicitante. Ir a Act ividad 6

Si no se resuelven o explican las diferencias: Se procede a enviar una nota al solicitante.

Ir a Act ividad 6

Importante: En caso de que se trate de productos heterogéneos puede ser necesario adoptar otras alternativas o

incluso trabajar con más de una unidad de medida según sea la variable a considerar.


Acciones:


Rectificación/ratificación de información presentada




Plazo de respuesta



lo solicitado.






Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACION SOBRE EL PRODUCTO Y LAS

SUBVENCIONES

Objetivo: Determinar la existencia de una subvención por parte del sector público

Pasos:

1. Se revisa información general sobre producto / origen

Acciones:

→ Descripción detallada del producto importado objeto de subvención.

→ Nombres de país/países de origen o de exportación del producto importado.

→ Nombre y domicilio de exportadores y productores extranjeros conocidos.

→ Nombre y domicilio de importadores conocidos.


Acciones:

→ Determinación de la existencia de una subvención:

→ ¿Hay información que muestre que la(s) medida(s) que se pretende atacar constituye(n)

una subvención(es) específica(s)?






335

→ ¿Hay información necesaria para la determinación de la cuantía de la subvención?





→ Análisis del daño y relación de causalidad. ¿Hay información sobre los siguientes

factores?:

→ Volumen de las exportaciones subvencionadas a Panamá.

→ Efectos de las importaciones subvencionadas sobre los precios de la RPN panameña.

→ Información sobre los factores que demuestren la repercusión de las importaciones


Importante: En el análisis de los aspectos relativos a la determinación de la existencia

De una subvención específica, y del cálculo de la cuantía de la subvención la Autoridad




3. Evaluación suficiencia (completa, exacta y clara) de la información de subvención

Acciones:

→ Si la información está en regla Ir a Act ividad 7

→ Si la información no es la requerida Ir a Act ividad 6


Acciones:





Plazo de respuesta.

→ Envío nota de errores y omisiones.








Fin del Proceso

Proceso: LEGITIMACIÓN SUBVENCIONES

Objetivo: Determinar la legitimación de las subvenciones investigadas

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para establecer la legitimación de

los solicitantes a partir de:




336

Información de Cámara o asociaciones empresarias productoras del producto

similar.


Estimaciones propias.




que estén vinculados a exportadores o importadores, o bien los productores que importen

el producto objeto de la supuesta subvención

→ Se define la exclusión en el cálculo de la rama de producción nacional a los

mencionados productores a partir de




→ Si se determina la exclusión de ciertos productores se registra en un documento el

motivo de la exclusión.


→ Si existen estadísticas oficiales del sector a disposición de la DDC se considera esa


→ Si existen estadísticas pero no están en posesión de la DDC se procede a solicitarla por

al organismo que corresponda.

→ Si no existen estadísticas oficiales se evalúa

→ Si se posee información de una Cámara o Asociación representativa se considera esa


→ Si no se posee información de una Cámara o Asociación representativa :

¿Existe otra Cámara o Asociación representativa? → Si existe se procede enviar

nota a esa Cámara.

→ Si no existe se pide al solicitante una estimación del total nacional (especificando


correspondiente.

4. Se calcula la producción total del PSN por parte de los solicitantes

→ Se analiza la información aportada de volumen de producción del producto

similar de los solicitantes



exportaciones?



→ Si la información es consistente Ir a Act ividad 4

→ Si la información no es consistente se solicita rectificación por nota.



Acciones:


337

→ Si el test es positivo se prosigue con la investigación.

→ Si no se rechaza la solicitud.

Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS VOLUMEN INSIGNIFICANTE SUBVENCIONES DE MINIMIS

Objetivo: Medir el volumen de las importaciones para determinar su impacto

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para volumen insignificante y

subvención de minimis a partir de:




Estadísticas).




plazo de 15 dh.

Importante: El análisis del volumen de importaciones insignificante y de la subvención de

minimis debe replicarse en cada etapa de la investigación, dado que su resultado puede variar

con la incorporación de nueva información. Es fundamental tomar adecuadamente la unidad de

medida a considerar para evaluar las cantidades, así como el período sobre el cual se debe realizar este cálculo,

pues ello puede incidir en el resultado obtenido.


2. Análisis de evolución y participación de importaciones objeto de solicitud para

determinar si el volumen de las importaciones es insignificante

Acciones:

→ Confección cuadro de evolución y participación de las importaciones de los orígenes de

solicitud sobre el total de importaciones.

→ Si el volumen de importaciones es insignificante:

Se cierra la investigación.

→ Si el volumen de importaciones no es insignificante:

Se continúa el análisis de fondo.

Importante: El volumen de importaciones se considerará insignificante cuando el volumen de

importaciones de productos subvencionados que provengan de países en desarrollo represente

menos del cuatro por ciento (4%) de las importaciones totales del producto similar en el mercado

nacional, a menos que las importaciones procedentes de países en desarrollo Miembros cuya

proporción individual de las importaciones totales represente menos del cuatro por ciento (4%)

constituyan en conjunto más del nueve por ciento (9%) de las importaciones totales del producto

similar en el mercado nacional.

NORMATIVA: ASMC arts. 11.9, 15.3 y 27.12; Decreto Ley 7 art. 16 y 17 y Reglamento arts.

66, 68 y 79

3. Cálculo de margen de subvención de minimis

Acciones:

→ Cálculo de la cuantía de la subvención

→ Si la cuantía de la subvención es de mínimis: (<1%)


338

Se cierra la investigación.

→ Si el margen de dumping no es de mínimis: (>=1%)

Se continúa el análisis de fondo.

Importante: Se considerará la cuantía de subvención de minimis cuando sea inferior al 1%,

expresado como porcentaje del precio de exportación. Sin embargo, cuando el país

exportador sea un país en desarrollo, se considerará que el nivel global de las subvenciones

concedidas por el producto en cuestión es de minimis si no excede del dos por ciento (2%) de

su valor, calculado sobre una base unitaria.

NORMATIVA: Decreto Ley 7 art. 16 y 17 y Reglamento arts. 67 y 69

Fin del Proceso

Proceso: REUNION DE PARTES SUBVENCIONES

Objetivo: Reunir a las partes para dilucidar las controversias surgidas en la investigación

Pasos:

1. Se define la necesidad de una reunión conjunta con las distintas partes debido a la

existencia de controversias o puntos críticos a clarificar previamente a las verificaciones

De ser necesario se harán reuniones separadas para subvención y daño.

2. Acciones:

→ Se propone una fecha/hora para la reunión de partes

→ Se informa de la misma a los miembros del equipo a cargo de la investigación.

→ Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta.

¿el espacio físico está disponible?

→ La fecha y hora de la reunión se agenda en el sistema informático de gestión del

workflow.

→ Se elabora el listado de las partes a convocar


→ Se envía nota de convocatoria a la reunión.

→ Se incorpora copia de la nota al expediente.

3. El equipo técnico prepara agenda de la Reunión de partes

Acciones:

→ Se elabora un listado de los temas controversiales a resolver.

→ De ser necesario se elabora un listado de preguntas a las partes, las que apuntarán

resolver los puntos problemáticos

→ Se evalúa el envío anticipado de dichas preguntas a las partes participantes.

Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES SUBVENCIONES

Objetivo: Comprobar in situ la información proporcionada por las partes

Pasos:




2. Con antelación suficiente se definen las empresas y variables a verificar (variables

¿Mérito de la solicitud?

Elaboración de informe interno

Revisión de inicio Art. 82

NO Rechazo de solicitud Art. 79

SI


339

básicas, clave o de comportamiento atípico)

Acciones:

→ Se define qué partes serán verificadas:

→ Autoridades gubernamentales del país exportador.

→ Exportadores.

→ Importadores.

→ Productores.

→ Se define para cada una de las partes el listado preliminar de variables a verificar a partir

de cuestionarios, agenda de la investigación y otras fuentes documentales.


Acciones:

→ Se establece comunicación con las autoridades gubernamentales del país exportador y

las empresas para informar de la intención de verificar y para anticipar fechas probables y

posibles variables a verificar.

→ Con fechas estimativas los coordinadores definen un cronograma de verificaciones


→ Se envía nota a las empresas con las fechas propuestas. Si las empresas aceptan la fecha

propuesta

→ Adelantarle a la firma la documentación, registros, listados analíticos, papeles de

trabajo, etc., que serán requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar. Ir a

act ividad 4

→ Si no aceptan las fechas propuestas se hacen los cambios necesarios y se define una

nueva fecha.

→ Cuando haya un acuerdo con las fechas: Ir a act ividad 4


Acciones:

→ Se preparan aspectos logísticos, a saber:



→ Si serán verificados exportadores se agrega:




Acciones:

→ El equipo técnico verificador prepara material que llevará a las verificaciones


→ El equipo técnico verificador lista variables y temas a verificar:

→ Se prestará especial atención a inconsistencias, información incompleta, datos


→ Se definirán prioridades para la verificación de las distintas variables.

→ Temas verificables con respecto al análisis sobre la existencia y cuantía de las

subvenciones: programas de subvenciones existentes y normativa que regula los mismos;

aspectos relevantes para la determinación del beneficio y de la especificidad; aspectos

relevantes para la determinación de qué exportadores han usado cada uno de los programas

investigados; aspectos relativos a la determinación de la cuantía de la subvención para cada

uno de los programas investigados

→ Las variables a verificar para los aspectos relativos al daño incluyen todos y cada uno

de los factores listados en el art. 15.4 del ASMC así como aquellos relevantes para el


340

análisis de la relación causal del art. 15.5.


Acciones:

→ Al inicio de la verificación, se habla con las autoridades gubernamentales del país

exportador y con los responsables de la empresa, a efectos de explicarles los objetivos y

alcances de la tarea y obtener la mayor información posible sobre las fuentes documentales,



→ Si bien cada variable tendrá un soporte documental específico las fuentes documentales

se clasifican en:

→ Fuente documental principal: se aplica a aquellas variables en que existe un soporte


(facturas, libros rubricados, declaraciones juradas de impuestos, etc.). En el caso de la

verificación de las autoridades gubernamentales, reviste tal carácter la legislación sobre la

base de la cual se concede el programa investigado; contratos (por ejemplo para el

suministro de electricidad por parte de la empresa nacional que produce electricidad a los

exportadores); etc.

→ Otras fuentes documentales habitualmente utilizadas por las empresas: se refiere a

aquellos soportes que de no existir una fuente documental principal, pasan a revestir tal

carácter; en cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su

confrontación a efectos de determinar su confiabilidad.

→ Otras fuentes documentales: se refiere a soportes que brindan información

complementaria, generalmente sobre aspectos parciales del tema a considerar y cuya

utilización deberá ser evaluada en cada caso.

→ El equipo verificador confecciona un acta de la verificación. En dicha acta se deberá

hacer constar, en caso de corresponder:


necesarios.




→ El acta de la verificación es firmada por los presentes en la misma.

→ Se entrega copia del acta a las autoridades gubernamentales y a los representantes de las

empresas.


Acciones:

→ El equipo verificador confecciona el informe (incluye datos de la verificación, alcance

u objetivos, resultados y conclusiones).

→ AL aspectos jurídicos.


→ Los coordinadores corrigen los ITV.

→ Luego de pasadas las correcciones se editan y tratan según documentación de

referencia „Manejo de Informes‟.


Acciones:

→ Se controla nuevamente la versión pública del ITV

→ La versión confidencial se entregará sólo a las autoridades gubernamentales y a los


→ La versión no confidencial del ITV se incorpora al expediente no confidencial para su


341

toma de vista.

Fin del Proceso

Proceso: AUDIENCIA SUBVENCIONES

Objetivo: Programar la fecha y lugar de la audiencia con las partes de la investigación

Pasos:

1. Preparación y convocatoria de la audiencia final

NORMATIVA: ASMC art. 12 y Reglamento art. 110 a 115

2. Definición de fecha y hora

Acciones:

→ Se define la fecha de la Audiencia final




workflow.

3. Convocatoria a partes

Acciones:

→ El AL elabora el listado de las partes convocadas considerando que únicamente

podrán participar quienes sean partes interesadas o terceros interesados así

como funcionarios de los Ministerios.


→ Se elabora la nota de convocatoria

→ Se hace llegar la nota junto con el ITHE, este último debe hacer llegar a todas las partes

interesadas al antes la audiencia final.

→ La convocatoria debe efectuarse con no menos de 7dc antes de la fecha en que

se celebrará dicha audiencia final.

→ Si es posible se realiza un seguimiento de las partes convocadas para

confeccionar la lista de oradores.

→ Se define el orden y tiempo de participación de cada una de las partes

participantes.

4. Se realiza la audiencia

Acciones:

→ Se verifica la identidad de las partes o sus representantes (abogado idóneo).

→ Se reparte la lista de oradores y tiempo asignado a los asistentes.

→ Se registra la Audiencia.

→ Se graba la Audiencia.

→ Se transcribe la Audiencia.

→ Se incorpora la grabación al expediente.

5. Se reciben e incorporan escritos posteriores a la Audiencia

Acciones:

→ Se reciben los alegatos finales -por escrito- de las partes participantes.

→ Se revisa que los mismos sean presentados tanto en papel como en formato

digital.

NORMATIVA: Decreto Ley 7 de 2006, art. 41


342

Límite de plazo: dentro 3dh

→ Se incorporan al expediente.

Importante: La Autoridad Investigadora sólo considerará la información oral volcada en

la audiencia si la misma es reproducida por escrito y se pone a disposición de las demás

partes interesadas.

Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIÓN, ENVIO Y RECEPCIÓN RESPUESTA

SUBVENCIONES

Objetivo: Elaborar cuestionario para recabar información sobre la investigación

Pasos:







comercial.




Otras fuentes de información, incluyendo Internet, compendios de productores en varios

sectores, etc.



Acciones:

→ Se identifican las partes que recibirán cuestionarios

→ Gobierno/organismos públicos del país exportador

→ Productores del producto similar nacional

Solicitantes.


→ Importadores del PI

→ Exportadores del PI



→ Se identifican la Cámara o Asociación a la que se pedirá información de producción y


→ Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correos electrónicos, etc.


Acciones:

→ Se elabora la versión borrador de los cuestionarios a partir de plantillas modelo, la

información obrante en el expediente, el conocimiento del sector y la agenda de

investigación elaborada previamente.



343


daño y de subvención, definiciones de PI, orígenes y PSN).



→ Se pre-editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.





Acciones:

→ A partir de la base confeccionada en Actividad 2 se elabora la lista de las partes


→ Se define una fecha (día/hora) para las distintas convocatorias









OPTATIVO


Acciones:

→ Se entregan las fotocopias de los cuestionarios a las partes.

→ Se entregan folletos institucionales y fotocopia de normativa.

→ Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigación.

→ Se clarifican puntos centrales de la investigación a efectos de su correcta inclusión en la


→ Si no existen aspectos que precisen definición se concluye la reunión Ir a act ividad 6

→ Si existen aspectos que precisan definición y pueden resultar controversiales (unidad de


producto para el cálculo de la cuantía de la subvención, etc.):






OPTATIVO


Acciones:

→ Se efectúan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL.

→ Se efectúa revisión por la coordinación.


344

→ Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel.

→ Se incorporan los cuestionarios originales al expediente.

→ Se prepara la versión digital que se enviará con la versión papel, sea en CD o diskette y/o

vía correo electrónico.

→ Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario.

Importante: Las notas que involucren plazos legales de respuesta deben informar sobre

los mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias de no



Acciones:


→ Si una empresa es tanto productora como importadora se le envían ambos cuestionarios.

→ Se realiza el envío.

→ Se envía nota a la Cámara o Asociación solicitando información de producción y

capacidad de producción nacional en volumen.

→ Se incorpora copia de notas enviadas al expediente.

→ Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia.


seguimiento de su recepción e intención de respuesta. Ello permitirá una mejor gestión de

los tiempos y de los recursos humanos a asignar.


Acciones:






→ Autoridades gubernamentales/organismos públicos del país exportador; Exportadores o

a productores extranjeros: 30 dc como mínimo para la respuesta desde la fecha de recibo

del cuestionario o bien 7 dc después de la fecha en que haya sido enviado al destinatario o

transmitido al representante diplomático del país exportador.

NORMATIVA: ASMC art. 12.1.1 y Reglamento arts. 84 y 85


Acciones:

→ Los cuestionarios completos al ser recibidos deben ser foliados e incorporados al

expediente.

→ Los cuestionarios completos en formato electrónico se agregan al expediente

electrónico.

→ Se efectúan fotocopias y se circulan al equipo técnico las respuestas recibidas.





345


confidencialidad

→ Se envía nota.





Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta podrán no

considerarse en la etapa preliminar del procedimiento (en el caso de que exista una fase

preliminar y una definitiva).

Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO SUBVENCIONES

Objetivo: comprobar que la información vertida en los cuestionarios es correcta

Pasos:


Acciones:

→ Se identifica el expediente al que se incorporarán.

→ Se corrobora que la información provenga de una parte acreditada en el expediente o que

se halle en condiciones de aportar información.

→ Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital, que ambas


→ Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso.

→ Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo.


Acciones:

→ Se recibe la información, se controla que se encuentre firmada, que conste la aclaración

de firma, tipo y número de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso de


→ Si se cumplen las condiciones anteriores Ir a act ividad 3

→ Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo o bien se da un plazo

para agregar los requisitos faltantes.


Acciones:

→ Si no incluye información confidencial da OK inicial al presentante Ir a act ividad 4

→ Si se presenta información confidencial

→ Se analiza si corresponde otorgarla y bajo que condiciones según documentación de


→ Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟.


Acciones:

→ Avisa al AE del equipo técnico que debe revisar el cuestionario e indica plazo de

respuesta. → Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE.

→ Carga información digital en expediente digital.


Acciones:

→ AL revisa:


346

Cuestiones de producto.

Información relativa a la determinación de la existencia de una subvención, en

particular debe analizar la legislación y los comentarios del gobierno del país

exportador y de los exportadores.

→ En el caso de la información confidencial:

Se analiza justificación del pedido.

→ Prepara las notas de errores y omisiones evaluando los plazos a conceder para su

respuesta.

→ AE revisa:

Información relativa a la determinación de la cuantía de la subvención.

Consistencia intra-empresa de las variables suministradas.


Cámara.

Estructura de mercado.

Información contable.


Se revisan resúmenes públicos.

→ Pasa al abogado los errores y omisiones detectados.


Acciones:

→ AL hace la elaboración final de las notas.

→ AE revisa las notas y da el OK.

→ AL imprime las notas y las circula a los Coordinadores para su revisión y conforme con

plazos otorgados.

→ Cuando fueron revisadas

→ Se envían notas y se procede según documentación de referencia Notas emisión y

Recepción

Fin del Proceso

Proceso: ACCESO AL EXPEDIENTE Y TOMA DE VISTA Y REVISIÓN DE NUEVO

EXPORTADOR

Objetivo: Autorizar el acceso al expediente no confidencial al solicitante

Pasos:



In situ


NORMATIVA: Art. 45 Reglamento

2. Acciones:

→ Si la solicitud se formuló por vía oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud

se debe formular por vía escrita


→ Si la solicitud se formuló in situ, se evaluará la posibilidad de acceder al pedido en

función de las circunstancias (lugar donde esté el expediente, horario del personal,

disponibilidad de sala, etc.) Ir a Act ividad 3

Acciones:


347

→ Se envía copia de la solicitud recibida de consulta del expediente no confidencial al

registro

→ Si el solicitante propone una fecha (día/hora) para que se le muestre el expediente

→ Se informa de la solicitud a los miembros del equipo a cargo de la investigación y al

Director

→ Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial en la fecha

propuesta

¿ya se ha programado el acceso de alguna otra parte interesada?


→ En caso de haber disponibilidad, se responde por escrito confirmando la fecha (día/hora)

propuesta por el solicitante

→ Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, incluyendo por cual

de las dos razones arriba expuestas no se puede dar acceso, y se propone una fecha

(día/hora) para el acceso




proponiendo una hora en el

próximo día hábil en el cual haya disponibilidad

→ Si el solicitante no propone una fecha para la visita


Director

→ Se revisa la disponibilidad para mostrar el expediente no confidencial:

¿Se ha programado el acceso de alguna otra parte interesada?


→ Si hay disponibilidad, se responde por vía escrita proponiendo una fecha dentro de los 5

días laborables siguientes a aquel en que se recibió la solicitud

→ Si no hay disponibilidad dentro de ese plazo de 5 días, se responde por vía escrita

proponiendo el próximo día hábil en el cual haya disponibilidad

→ La fecha y hora para la muestra del expediente no confidencial se agenda en el sistema

informático de gestión del workflow Ir a act ividad 3

3. Acciones:

→ El funcionario a cargo del expediente no confidencial debe examinar y cerciorarse que la

información en el mismo está puesta al día

→ Si no fuese así, debe incluir la información no confidencial recibida hasta ese día

Ir a act ividad 4

4. Acciones:

→ El funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que se identifique

(nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el procedimiento)

→ El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento de reconocimiento

de acceso al expediente no confidencial (deberá contener el nombre completo, firma para la

que trabaja y a que parte representa en el procedimiento de que se trate)

→ Cuando quien se persone haya acabado de consultar el expediente no confidencial, se


348

pedirá que firme el documento de reconocimiento de acceso al expediente no confidencial y

se anotará qué documentos ha fotocopiado

Fin del Proceso

Proceso: ACLARACIÓN DE CONSULTAS REALIZADAS POR LAS PARTES

(FORMALES E INFORMALES)

Objetivo: Aclarar las dudas que surjan entre las partes sobre algún tema específico

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de consulta (procedimiento, cuestiones metodológicas,

ambigüedades o malas interpretaciones, etc.):


In situ



Acciones:

→ Si la persona que requiere la información está acreditada en el expediente o bien o trae

una autorización de la parte Ir a act ividad 3

→ Si la persona que requiere la información no está acreditada en el expediente o bien no

presenta una autorización de la parte

→ Se informa al requirente que no se puede acceder a lo solicitado


Acciones:

→ Si la consulta se formuló por vía oral se evalúa:






Se envía un correo electrónico como registro asociado donde se haga referencia a

la comunicación, a la consulta y a la fecha de respuesta.







confidencial).


incorporación.

→ Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fácil respuesta


Acto seguido se envía un correo electrónico como registro asociado donde se

haga referencia a la comunicación, a la consulta y a la respuesta brindada.





349





Se envía un correo electrónico como registro asociado donde se haga referencia a

la consulta y a la fecha de respuesta.







confidencial).


incorporación.

→ Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fácil respuesta :

Se responde verbalmente in situ.

Acto seguido se envía un correo electrónico como registro asociado donde se

haga referencia a la consulta y a la respuesta brindada.


→ Si la consulta se formuló por vía escrita (fax, correo electrónico, etc.):




El personal responsable elabora una nota con la respuesta, circula el borrador a los

Coordinadores de Área (y eventualmente el Director para cuestiones que se

consideren muy importantes) y una vez aprobada, se envía al solicitante.



confidencial).


incorporación.

→ Si no se refiere a cuestiones sustantivas o bien se refiere a aspectos de fácil respuesta :



Fin del Proceso

Proceso: ACREDITACIÓN SALVAGUARDIAS

Objetivo: Acreditar a las partes que participarán en un proceso de salvaguardia

Pasos:

1. Las partes solicitan acreditación en una investigación:

Acciones:

→ Si la solicitud se formuló por vía oral, se debe informar al solicitante de que la solicitud se

debe formular por vía escrita.



350


Acciones:

→ Para cualquier solicitud:

→ Recibe la documentación, controla que la documentación se encuentre firmada, que

conste la aclaración de firma, tipo y número de documento de identidad del representante o

apoderado en su caso, que se haya constituido domicilio.

→ En caso de presentar fotocopias, que las mismas se encuentren autenticadas y, si

corresponde, la documentación adjunta.

→ Si la documentación está en orden pasa al AL

Ir a act ividad 3

→ Si no cumple requisitos, indica que sea completada / adjuntada la información faltante y

devuelve la documentación al Presentante, con las salvedades respectivas

3. Acciones:

→ Si la solicitud fue formulada por un representante de una empresa:

→ Se solicita constancia del registro de la empresa en la dependencia pertinente o ante


principal, etc.

→ Se solicita constancia de identidad de la persona a acreditar.

→ Si se trata de una firma unipersonal o bien consta en las actas constitutivas de la firma la


denuncia de salvaguardia, se procede a otorgar la acreditación previa revisión de la


→ Si no se trata de una firma unipersonal o bien la persona que solicita acreditación no

aparece facultada para las acciones mencionadas

Se le solicita un poder de quien tenga mandato en la firma.

Se examina la corrección formal del poder y los datos expuestos.

Ir a act ividad 5

4. → Si la solicitud fue formulada por una Cámara

→ Se solicitan estatutos de la Cámara.

→ Se comprueba la facultad de la cámara para participar en procedimientos de

salvaguardia.

→ Se solicita constancia de identidad de la/s persona/s a acreditar.

→ Se comprueba su pertenencia a la citada Cámara

Ir a act ividad 5

5. → Si toda la documentación es correcta, se da conforme a la documentación presentada.

Ir a act ividad 6

→ Si no cumple los requisitos, se especifican los requerimientos faltantes y se indica que


6. Acciones:

→ En todos los casos el funcionario a cargo del expediente responde por escrito

confirmando el otorgamiento de la acreditación.

→ El funcionario a cargo deja registradas las acreditaciones en el expediente electrónico y

en el expediente en papel.

Importante: En todas las ocasiones, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien


351

se persone que se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte

representa en el procedimiento).

Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE EXPEDIENTES DE SALVAGUARDIA

Objetivo: Confeccionar expediente con el registro de las partes dentro de la investigación

Pasos:

1. Se inicia una investigación de salvaguardia

Acciones:

→ Registra en el SISTEMA el ingreso del expediente y de la documentación. Consigna, además:


→ Se asigna un número al expediente. (Puede ser un procedimiento automático por Sistema)

→ Emite la CARÁTULA DE EXPEDIENTE por sistema o bien se confecciona un documento


→ Se notifica a todos los miembros del equipo a cargo de la investigación y al Director.

→ Se inicia Agenda del expediente.

→ La agenda del expediente debe permitir a los técnicos la consulta del Estado y Plazos de la

investigación.



Acciones:

→ Se crea una carpeta del expediente con el número asignado y todos los datos asociados.

→ Se incorpora CARÁTULA DE EXPEDIENTE y la presentación recibida.

→ Se Folia el original de la Presentación (Sello y número en cada foja). A medida que se


número de fojas. Se utilizarán todas las carpetas necesarias a efectos de facilitar el manejo de la

información.

→ Si existiera información confidencial se crea una carpeta para la versión confidencial del

expediente




La información presentada de forma electrónica debe tener su correlato en papel para ser


→ El expediente se archiva siguiendo procedimientos estándar. Sólo podrán ingresar al

espacio físico destinado al Depósito del Archivo las personas autorizadas.








3. Se crea el expediente electrónico Acciones:


352

→ Se crea una carpeta electrónica del expediente con el número asignado. El formato debe


→ Se incorpora toda la información recibida hasta el momento en formato digital.

→ El nombre de los archivos deberá identificar el tipo de presentación (ej.: „Presentación

inicial‟), o bien, si es una parte, a la parte que realiza la presentación, el objeto y la fecha de la


→ Se crea (y luego se actualiza) una planilla de INFORMACION CONFIDENCIAL (.doc o

.xls)

→ Se autoriza el acceso al expediente electrónico a los miembros del equipo técnico.

Ir a Act ividad 5

→ Si existe información presentada en papel sin correlato electrónico (por ej. un catálogo en

papel) se procede a su digitalización siempre que sea información relevante. Ir a

Act ividad 4


Acciones:

→ Se digitaliza la información del expediente (ya foliada)

A efectos de salvaguardar la documentación del excesivo manipuleo, recuperar la información

en forma ágil y rápida y facilitar el acceso a la información a las partes se procederá a la

digitalización de toda la información que integra el expediente, la que se haya presentado sólo

en formato papel así como la que tenga archivo digital asociado.

OPTATIVO


efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a través de medios técnicos

concebidos para tal fin (ej. Escáner). Lo ideal es que todo el expediente posea una versión digital

en un formato que habilite el trabajo de los técnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea el copiado, pegado,

cálculos, etc., así como un formato de consulta con el foliado, fechado y sello oficial (por Ej.

.pdf).


Acciones:

→ Elaborar índice de toda la información del expediente.

→ Mantenerlo actualizado: debe contar con entradas cronológicas, temáticas, etc. de modo de

poder ubicar la información en forma ágil y rápida


Acciones:

→ Si se trata del equipo técnico o funcionarios del organismo se utilizan procedimientos



→ Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone

que se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en

el procedimiento) y seguirá el procedimiento de referencia.

Fin del Proceso


353

Proceso: COMUNICACIÓN CON TERCEROS SALVAGUARDIAS

Objetivo: Comunicar a organismos o personas que puedan ser afectadas por las medidas

Pasos:

1. Se inicia una investigación de salvaguardia

Acciones:

→ Registra en el SISTEMA el ingreso del expediente y de la documentación. Consigna, además:


→ Se asigna un número al expediente. (Puede ser un procedimiento automático por Sistema)

→ Emite la CARÁTULA DE EXPEDIENTE por sistema o bien se confecciona un documento


→ Se notifica a todos los miembros del equipo a cargo de la investigación y al Director.

→ Se inicia Agenda del expediente.

→ La agenda del expediente debe permitir a los técnicos la consulta del Estado y Plazos de la

investigación.



Acciones:

→ Se crea una carpeta del expediente con el número asignado y todos los datos asociados.

→ Se incorpora CARÁTULA DE EXPEDIENTE y la presentación recibida.

→ Se Folia el original de la Presentación (Sello y número en cada foja). A medida que se


número de fojas. Se utilizarán todas las carpetas necesarias a efectos de facilitar el manejo de la

información.

→ Si existiera información confidencial se crea una carpeta para la versión confidencial del

expediente




→ La información presentada de forma electrónica debe tener su correlato en papel para ser


→ El expediente se archiva siguiendo procedimientos estándar. Sólo podrán ingresar al

espacio físico destinado al Depósito del Archivo las personas autorizadas.








3. Se crea el expediente electrónico

Acciones:

→ Se crea una carpeta electrónica del expediente con el número asignado. El formato debe


→ Se incorpora toda la información recibida hasta el momento en formato digital.


354

→ El nombre de los archivos deberá identificar el tipo de presentación (ej.: „Presentación

inicial‟), o bien, si es una parte, a la parte que realiza la presentación, el objeto y la fecha de la


→ Se crea (y luego se actualiza) una planilla de INFORMACION CONFIDENCIAL (.doc o

.xls)

→ Se autoriza el acceso al expediente electrónico a los miembros del equipo técnico.

Ir a Act ividad 5

→ Si existe información presentada en papel sin correlato electrónico (por ej. un catálogo en

papel) se procede a su digitalización siempre que sea información relevante. Ir a Act ividad


Acciones:

→ Se digitaliza la información del expediente (ya foliada)


información en forma ágil y rápida y facilitar el acceso a la información a las partes se

procederá a la digitalización de toda la información que integra el expediente, la que se haya

presentado sólo en formato papel así como la que tenga archivo digital asociado.

OPTATIVO


efectuarse sin deterioro de la forma original, sin alterar su esencia, a través de medios

técnicos concebidos para tal fin (ej. Escáner). Lo ideal es que todo el expediente posea una

versión digital en un formato que habilite el trabajo de los técnicos (.xls, .doc, .txt, etc.) sea el

copiado, pegado, cálculos, etc., así como un formato de consulta con el foliado, fechado y

sello oficial (por Ej. .pdf).


Acciones:

→ Elaborar índice de toda la información del expediente.

→ Mantenerlo actualizado: debe contar con entradas cronológicas, temáticas, etc. de modo

de poder ubicar la información en forma ágil y rápida.


Acciones:

→ Si se trata del equipo técnico o funcionarios del organismo se utilizan procedimientos



→ Si se trata de partes, el funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que

se identifique (nombre completo, firma para la que trabaja y a que parte representa en el


Fin del Proceso

Proceso: INCORPORACIÓN INFORMACIÓN SALVAGUARDIAS

Objetivo: Incorporar información pertinente al expediente de la investigación

Pasos:

1. Se recibe información (pública o confidencial) para incorporar a un expediente

Acciones:


355

→ Se identifica el Expediente al que se incorporará información.

→ Se corrobora que la información provenga de una parte interesada, su apoderado o letrado

patrocinador, o bien de entidad acreditada en el expediente o que se halle en condiciones de

aportar información.

→ Se corrobora que la información en papel tenga su contraparte digital y que ambas

coincidan.

→ Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso.

→ Si no se cumplen se rechaza la información indicando el motivo.


Acciones:

→ Se recibe la información, se controla que se encuentre firmada, que conste la aclaración de








Acciones:


→ Si se presenta información confidencial se analiza si corresponde otorgarla y bajo qué

condiciones:

→ ¿Se pide Confidencialidad para información que es considerada como pública en todos

los casos?



→ ¿Se pide Confidencialidad para qué información que por su naturaleza es aceptada como

confidencial?


y




→ ¿Se pide Confidencialidad para información que puede aceptarse como confidencial

cuando existan causas especiales que lo justifiquen?


y


correspondiente.



NORMATIVA: ASS art. 12.2, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87


Acciones:


356

→ Foliado de la información recibida

→ Si existe información confidencial se desglosa la misma y se agrega al expediente

correspondiente. La información confidencial debe ser identificada como tal de modo claro

y visible. Ir a act ividad 5

→ Se incorpora información al expediente.

→ Se analiza si se debe responder o dar conforme a la información recibida.

→ Si no se requiere ninguna respuesta:




→ Si se requiere respuesta o acción Ir a act ividad 5


Acciones:

→ AL avisa al AE del equipo técnico que debe revisar/responder información, e indica plazo

de respuesta

→ Cuando no se trata de información confidencial



→ Cuando se trata de información confidencial








→ Se envían notas

→ Se incorporan notas al expediente

Importante: Los resúmenes públicos deberán ser suficientemente claros como para que el resto

de las partes interesadas tengan conocimiento de la información confidencial suministrada y así

poder ejercer su derecho de defensa. Por su parte, la justificación debe ser suficiente para

obtener el trato confidencial. Siempre debe existir un acto administrativo, justificado,

aceptando o rechazando la información confidencial.

Fin del Proceso

Proceso: NOTIFICACIONES SALVAGUARDIAS

Objetivo: Notificar a organismos o personas que puedan ser afectadas por las medidas

Pasos:

1. La notificación a terceros, en algunas de las instancias de la investigación debe

realizarse en tiempo y forma. Ello incluye notificaciones a:



2. Antes del Inicio de la Investigación y ante una solicitud debidamente documentada

Acciones:


357

→ Notificar en forma directa al gobierno del país exportador del producto objeto de

solicitud de investigación.

NORMATIVA: art. 12 ASS; Reglamento art. 76


Acciones:

→ Notificar de la apertura a la OMC (Comité de Prácticas Antidumping).

→ Notificar de la apertura a los País/es exportadores



→ Dar el traslado solicitud de Inicio según normativa.

Límite de plazo: 10 días calendarios

NORMATIVA: Reglamento arts. 61, 83 y 84, y ASS art. 12

4. Cuando se realiza la determinación preliminar

Acciones:

→ Notificar a la OMC (Comité de Salvaguardias).

→ Notificar a los País/es exportadores



NORMATIVA: art. 12 ASS

5. Antes de la realización de la Audiencia

Acciones:

→ Notificar de la realización de la Audiencia a los País/es exportadores



→ Notificar a otras partes interesadas




Acciones:

→ Notificar a la OMC.

→ Notificar a los País/es exportadores



NORMATIVA: art. 12 ASS

Fin del Proceso

Proceso: SOLICITUD DE AUDIENCIAS POR PARTES SALVAGUARDIAS

Objetivo: Atender solicitud de alguna de las partes, sobre realización de audiencia

Pasos:

1. Se recibe una solicitud de Audiencia de alguna de las partes participantes en la

investigación:


In situ


358

Por vía escrita (fax, correo electrónico, etc.) 2. Acciones:

→ Si la solicitud se formuló por vía oral y/o in situ, se debe informar al solicitante de que la

solicitud se debe formular por vía escrita, indicando el/los temas de interés para el solicitante.


→ Se recibe la solicitud por escrito.

→ Se envía copia de la solicitud recibida de Audiencia al registro.

→ El equipo técnico evalúa la pertinencia o conveniencia de dar Audiencia en esa etapa del


→ Si no se ha considerado pertinente otorgar la Audiencia







Acciones:

→ Si se ha considerado pertinente otorgar la Audiencia:

→ Si el solicitante propone una fecha (día/hora)


Director.




→ En caso de haber disponibilidad, se responde por escrito confirmando la fecha (día/hora)


→ Si no hay disponibilidad, se responde por escrito informando de ello, y se propone una


→ Si el solicitante no propone una fecha para la visita:


Director.

→ Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta



→ Si hay disponibilidad, se responde por vía escrita proponiendo una fecha.

→ Si no hay disponibilidad se responde por vía escrita proponiendo el próximo día hábil en el

cual haya disponibilidad.

→ La fecha y hora de la reunión se agenda en el sistema informático de gestión del workflow.

Ir a act ividad 3

4. Acciones:

→ El equipo técnico analiza los temas de consulta propuestos por el solicitante y, de ser

preciso, elabora un documento de trabajo para la reunión y un resumen del expediente.

5. Acciones:

→ El funcionario a cargo del expediente solicitará a quien se persone que se identifique


359

(nombre completo, firma para la que trabaja y a qué parte representa en el

procedimiento).

→ El funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento que registre la reunión

(Acta).

→ El funcionario a cargo del expediente debe aportar el documento de trabajo y resumen del

expediente.

→ Luego de la Audiencia el funcionario a cargo del expediente debe preparar el documento

que registre la reunión (Acta).

→ El documento que registre la reunión (Acta) será firmado por los presentes en la reunión.

→ Se incorpora copia al expediente.

Fin del Proceso

Proceso: MANEJO DE INFORMES SALVAGUARDIAS

Objetivo: Elaborar informe de las fases de la investigación

Pasos:




Acciones:

→ El responsable técnico y/o coordinador avisa al editor que el informe deberá ser editado.

→ En la comunicación se debe incluir:

Datos que identifican la investigación (Nº Expediente, producto, etc.).



Existencia de Información confidencial (claramente indicada en los informes con

un formato específico y listada en un archivo específico).



Acciones:

→ Si existe información confidencial:

→ Se edita Versión Confidencial (VC) completa del informe para circulación interna






Ir a act ividad 4

NORMATIVA: ASS art. 3.3, Reglamento art. 53 y 54, Decreto Ley 7 art. 86 y 87

→ Si no existe información confidencial:

→ Se edita versión completa del informe Se realiza la edición.





360

Ir a act ividad 5

4. Edición, Fotocopia e Incorporación de Informe con información confidencial

Acciones:

→ Para la VC del informe


de decisión.





Procesos nuevo y Copias de informes y memos).

→ Para la VP del informe:

→ Se edita Versión Publica (VP) completa del informe para circulación externa e

incorporación al expediente

Se realiza la edición remplazando la porción confidencial con asteriscos (***).


→ Se fotocopia Versión Publica (VP) completa del informe



Ir a act ividad 6


Acciones:

→ Se realiza una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar toma de

decisión.

→ Se realizan una fotocopia para el equipo técnico.

→ Se reserva original para incorporación al expediente.


Acciones:

→ Se envía una fotocopia para cada Director u agente encargado de efectuar la toma de

decisión.

→ Se adjunta un MEMO donde se mencione: “Se solicita la devolución de comentarios y

correcciones el día X, para su incorporación al expediente el día X”. → Se envía una fotocopia VP a cada Organismo implicado con nota de acuse de recibo.

→ Se incorpora el original al expediente. OPTATIVO: Luego de editada la versión definitiva del informe, la versión digital puede

convertirse a formato de archivo de tipo .pdf para su incorporación al expediente electrónico y

la toma de vista online.

Fin del Proceso

Proceso: NOTAS EMISIÓN Y RECEPCIÓN SALVAGUARDIAS

Objetivo: Enviar notas sobre los procesos de salvaguardia a alguna de las partes

Pasos:

1. Emisión notas de prevención y prórroga a solicitante y de solicitud información

adicional


361

Acciones:

→ Se define la necesidad de enviar una nota a alguna de las partes participantes de un

expediente.

→ Se corrobora que la información necesaria de las partes esté cargada en un listado en el


→ Se incorpora la información común a todas las notas:


→ Nº de expediente DDC y/o Nº de expte. MICI


→ Práctica.


→ Remitente.


Acciones:

→ Si es una nota que concierne sólo a cuestiones legales:




→ Si es una nota cuyo contenido concierne al área económica:







mismos al destinatario con total claridad, así como de las consecuencias de no cumplimiento

de plazos.

3. Envío nota

Acciones:

→ Las notas se envían por correo oficial con aviso de recibo.

→ Se guarda registro del comprobante de envío y recepción.

→ Se incorporan registros al expediente.


Acciones:

→ Foliado de la/s nota/s enviada/s.

→ Se incorporan notas al expediente.


Acciones:

→ Se realiza un seguimiento de las notas enviadas





362

→ Si la nota solicita información con plazo de vencimiento:


Al vencimiento emitir una nota previniendo el vencimiento de plazo y la no recepción de

la información o bien requerir nuevamente la información solicitada


Acciones:

→ Las respuestas al ser recibidas deben ser foliadas e incorporadas al expediente.

→ Las respuestas en formato electrónico se agregan al expediente electrónico.

→ Las respuestas recibidas se circulan al equipo técnico.

→ Si no ameritan revisión o respuesta ¡Tarea concluida!

→ Si ameritan chequeo o respuesta:






Importante: Las notas recibidas fuera de los plazos legales de respuesta no deberían

considerase para esa etapa del procedimiento.

Fin del Proceso

Proceso: ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS SALVAGUARDIAS

Objetivo: Elaborar informe técnico de las fases de la investigación

Pasos:



Acciones:

→ Al inicio de cada etapa el equipo técnico del caso repasa el estado y temas de la Agenda

de la investigación y decide en conjunto que opciones metodológicas y estrategias de

investigación adoptará.

→ Durante la confección del IT el equipo técnico irá resolviendo los temas en la medida de

lo posible y sopesará su impacto en el informe.

→ Los temas pendientes y nuevos temas deben registrarse para su resolución o

desestimación en la siguiente etapa.


Acciones:

→ El AL envía a las partes en cada etapa de la investigación las notas donde se informa

sobre la fecha límite de recepción de la información que se utilizará en cada informe técnico.

→ Controla que los últimos escritos, previos a la fecha de cierre para cada informe, se hayan

incorporado.

→ Revisa y actualiza el Índice.

→ Revisa y actualiza el Listado de información confidencial (el otorgamiento de la

información solicitada como confidencial tiene que estar resuelto de modo de poder utilizarla

en la etapa correspondiente).


363

Importante: Con la información adicional que se incorpore al expediente en forma posterior

a la fecha de cierre correspondiente a cada informe técnico, se hará una síntesis o fotocopia

para conocimiento de la Autoridad Investigadora al momento de su dictamen, ya que no pudo

entrar para la confección del informe.


Acciones:

→ El equipo técnico (coordinadores y técnicos) de cada caso acuerda un cronograma de

entregas y circulación para todas las correcciones de un informe.

→ El cronograma se registra en un documento y se circula entre los miembros del equipo.


Acciones:

→ Se cargan las plantillas estándar para el informe técnico que corresponda (.doc, .xls, etc.).

→ Se revisa que la información de Organismos externos a la DDC llegue en tiempo y forma para

ser incorporada al informe.


relevantes para las próximas etapas (dependiendo de la etapa: para los cuestionarios, en el ITPA;

para verificaciones, conferencias o audiencias, en el ITDP; o los argumentos presentados por las

partes que deben ser contestados por la DDC en el siguiente Informe Técnico). Aquellos temas

sin definiciones definitivas en un Informe Técnico se incorporan a esta agenda, que se deberá

controlar en la etapa siguiente para realizar el Informe correspondiente.


Acciones:

→ Procesa toda la información cualitativa aportada en esa etapa del procedimiento.

→ Desarrolla una sección de producto incluyendo la correcta definición del Producto

Importado objeto de solicitud y de producto similar nacional.

→ Confecciona una Tabla resumen con controversias en torno al producto.

→ Expone de modo ordenado los antecedentes de la investigación y hace la descripción de las

actuaciones.

→ Expone de modo ordenado los Argumentos presentados por las partes.

→ Confecciona el glosario de cada informe.

→ Consulta de Grupos Especiales en puntos donde existan interpretaciones controvertidas.


Acciones:

→ Procesa toda la información cuantitativa aportada en esa etapa del procedimiento para el

análisis de salvaguardia incluyendo:

→ Determinación del valor normal y el precio de exportación a considerar.

→ Cuadros con información de empresas exportadoras.

→ Ajustes a efectuar (si fuera necesario).

→ Cálculo de la salvaguardia.

→ Evaluación de la necesidad de calcular margen de daño.

→ Procesa toda la información cuantitativa aportada en esa etapa del procedimiento para el

análisis de daño incluyendo consolidación y confección de:

→ Resumen del régimen arancelario que le ha correspondido al producto importado en los

últimos tres años y las modificaciones arancelarias a las que estuvo sujeto.


364

→ Cuadros de importaciones por producto e importador (volumen y precios FOB).

→ Cuadros básicos del mercado:

Comparación precios (PSN y PI colocado en el mercado interno).

Consumo aparente (Evolución, participación).

→ Cuadros de variables de la industria por empresa y rama (condición de la industria

doméstica).

→ Efectúa el análisis de causalidad entre la salvaguardia y el daño.


Acciones:

→ Revisa aspectos formales.

→ Revisa que los términos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo: investigado

-no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.).

→ Controla si el contenido es público o confidencial y toma los recaudos del caso.

→ Una vez corregido por el CL el AL incorpora las correcciones sugeridas con un formato

de subrayado.

→ Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original tenga claramente

identificada la información confidencial (VC) en caso de que se trate de la VP, que la

misma haya sido reemplazada por asteriscos.


Acciones:

→ Revisa los números por última vez, buscando inconsistencias y cotejando algunos datos

clave con la fuente primaria de información.

→ Revisa variaciones o participaciones al azar o aquellas que parezcan atípicas. Deberá ver

todos los cuadros, incluyendo los de costos y los de análisis de balances.

→ Al terminar el informe borra todos los archivos de trabajo digitales que fueron provisorios

y las bases no definitivas o bien los pasa a una carpeta borrador. NUNCA dejarlos en la

carpeta de cada Informe.

→ Una vez corregido por el CE el AE incorpora las correcciones conceptuales sugeridas con

un formato de subrayado así como las de otro tipo para ello revisa:

Cuadros.

Texto central.

Anexo Metodológico.

→ Una vez editado e impreso el informe, debe controlar que el original esté completo.


Acciones:

→ Revisa la confidencialidad de todo el informe y controla que los puntos centrales del

informe estén referenciados al expediente (con Nº de fojas), o bien, indique la fuente si

se trata de información de fuentes oficiales o reconocidas.

→ Revisa que los términos utilizados sean los adecuados para la etapa (Ejemplo:

investigado -no antes de la apertura-, denunciado -para todos los informes-, etc.).

→ Revisa la coherencia general y contrasta los argumentos de las partes con la información

del Anexo estadístico.



365

Acciones:

→ Revisa el Índice electrónico y controla que se hayan incorporado todos los temas al

informe buscando las fojas que correspondan.

→ Revisa todo el informe atendiendo a:



contenidos.

→ Revisa la consistencia general de las variables numéricas.

→ Una vez pasadas las correcciones por el AE, controla que la nueva redacción sea

adecuada y dará su conformidad para pasar a la instancia siguiente quitando el subrayado.


Acciones:

→ Informe Técnico previo a la Apertura:

Correcta definición del PI objeto de solicitud.

Determinación de la clasificación arancelaria que le ha correspondido al PI en el

periodo de análisis y sus modificaciones.

Consistencia en la definición del PI, PSN y rama de producción nacional.

La correcta elección de un país sustituto para la consideración de VN en el caso de

economías de no mercado.

Identificación de las partes que deberán recibir los cuestionarios en caso de realizarse

la apertura de la investigación.

Estándar de información del informe, que debe cumplir requisitos de la normativa y a

su vez su estándar de calidad debe ser acorde a la etapa de la investigación.

Su objetivo es determinar si existen pruebas suficientes que justifiquen la iniciación de

una investigación.

→ Informe Técnico previo a la Determinación Preliminar:

Incorpora información contenida en los cuestionarios enviados por la Autoridad

Investigadora.

Incorpora información adicional suministrada por las partes.

Incorpora información cualitativa y cuantitativa recabada por el equipo de trabajo

de la DDC.

Incorpora cálculos individuales de salvaguardia para las empresas exportadoras

participantes.

Incorpora antecedentes de otras investigaciones.

→ Informe Técnico de Hechos Esenciales:

Incorpora información de las Verificaciones, contenida en los Informes de

Verificación.

Incorpora información adicional de otras instancias probatorias como Organismos

Técnicos, peritos, encuestas, etc.

Incorpora información cualitativa y cuantitativa recabada por el equipo de trabajo

de la DDC.

Incluye todos los hechos que servirán de base para la determinación final de

salvaguardia, daño y causalidad.

Incluye toda la información sobre la que las partes presentarán sus alegatos finales.


366

Anticipa la cuantía de la salvaguardia final a calcular.

→ Informe Técnico Final:

Incorpora los alegatos presentados por las partes luego de la Audiencia.

Debe reflejar el nivel de certeza de cada variable, despejando las dudas que puedan

haber introducido las objeciones de las partes.


Acciones:

→ Una vez cerrado el circuito de correcciones, el CL envía el informe a edición.

→ El tratamiento del informe (VP y/o VC) se realiza según Referencia.

Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIAS

Objetivo: Asesorar a los solicitantes en torno a las medidas de salvaguardia

Pasos:



In situ.


2. Acciones:

→ Si la solicitud se formuló por vía oral,

→ se registran datos de Práctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas,

Nomenclatura- y también datos de contacto (nombre del contacto, teléfono y correo).

→ Arregla cita: fija fecha, hora. → Si la solicitud se formuló in situ, se evaluará la

posibilidad de acceder al pedido en función de las circunstancias (horario del personal,

disponibilidad de sala, disponibilidad de personal, etc.)



Ir a Act ividad 5

→ Si la solicitud se formuló por vía escrita,

→ Si los datos consignados son completos se responde con correo y/o nota con fecha y

hora del asesoramiento.

→ Si no fueron consignados los datos se solicitan por correo y/o nota y al recibir respuesta

se envía fecha y hora.


correo sobre el instrumento.

3. Acciones:

→ Define equipo técnico asistente.

→ Comunica cita vía correo electrónico al equipo asistente y envía copia de la información


4. Acciones:

→ Recaba información sobre importaciones (bases oficiales), NSA del producto e




367

OPTATIVO

→ Analiza borrador si lo hubiera y registra puntos problemáticos.

5. Acciones:

→ Reúne y fotocopia normativa pertinente (ley, resolución, procedimientos administrativos,


OBLIGATORIO

NORMATIVA: Fragmentos ASMC, Ley 23 de 1997, Decreto Ley 7, Reglamento a la

Ley de Defensa Comercial.


Acciones:

→ Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y

normativa.

→ Entregan Normativa al solicitante.

→ Efectúan aclaraciones, evacuan dudas de los solicitantes y anticipan problemas.

7. Acciones:

→ Recomiendan al solicitante la presentación de un borrador para su revisión, previo al


OPTATIVO

8. Acciones:

→ Confeccionan un breve informe sobre los resultados del asesoramiento.

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE SOLICITUD SALVAGUARDIAS

Objetivo: Recibir y tramitar la solicitud de investigación de salvaguardia

Pasos:


Acciones:

→ Recibe presentación en papel y copia electrónica.

→ Si no fueron presentadas ambas:


electrónica).









Acciones:

→ Constata si el expediente ya fue generado en el SISTEMA

→ Si no fue generado procede de acuerdo a „Manejo de Expediente‟.

→ Si fue generado procede a ingresar presentación. Ir a Act ividad 3 3. Se incorpora información al expediente


368

Acciones:


→ Si hubiere información Confidencial: desglosa y trata según procedimiento referido.

4. Acciones:

→ Notifica al Coordinador Área Legal.

→ Notifica al Coordinador área Económica.

→ Le envía información básica de la solicitud.


Acciones:

→ Evalúan datos de la solicitud y carga de trabajo de técnicos.

→ Definen responsables del AL y AE.

→ Informan al equipo definido.


Acciones:

→ Carga información electrónica y genera Índice electrónico estándar de acuerdo a „Manejo

de Expediente‟.


Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO DE FORMA SALVAGUARDIAS

Objetivo: Verificar que la solicitud cumpla con las normas vigentes de presentación

Pasos:


Acciones:




oficial.


→ Controla acreditaciones de apoderados de las firmas y, en el caso de presentaciones por



NORMATIVA: art. 148-150 del Reglamento.

Importante: La información presentada por la/s peticionario en la solicitud de apertura de

investigación es la base sobre la que se realiza la determinación de producto similar (Informe

interno) y de recomendación de apertura, con los que se define el producto investigado y se

recomienda la apertura o no de la investigación.


Acciones:

→ Constata que la copia electrónica esté completa y que se corresponda con lo presentado en


→ Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la información




369

Acciones:

→ Si hubiere información Confidencial:


OBLIGATORIO


Datos generales solicitante.

Producto importado objeto de investigación (PI).

Descripción y datos de la industria o rama.

Producto o bien similar nacional (PSN).

Requisitos de legitimación.

Nombre y domicilio de importadores y exportadores.

País de origen y procedencia importaciones.

Datos de volumen y precios de las importaciones.

Cálculo de salvaguardia.

Factores y datos que reflejen daño y conexión causal.


NORMATIVA: art. 140 del Reglamento.

5. Acciones:


→ Requiere cumplimiento requisitos faltantes por nota.

Ir a act ividad 7

6. Acciones:

→ Si cumple requisitos de forma pero la información es incompleta, inexacta o poco clara.

→ Requiere corrección, aclaración y ampliación por nota.

Ir a act ividad 7

7. Acciones:

→ Realiza prevención y concede plazo de 10dh para respuesta.

NORMATIVA: art. 149 del Reglamento.


Fin de proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIONES

Objetivo: Evaluar información sobre importaciones, como parte de la investigación

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones objeto de solicitud, discriminadas por origen para

determinar si la solicitud contiene la información requerida. Se usan como fuentes:




Estadísticas).





370


suministrada por instituciones públicas podrán considerarse presentada si el solicitante


NORMATIVA: art. 148 y 151 Reglamento


Acciones:

→ Descripción detallada del producto importado objeto de solicitud.

→ Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios de las importaciones

objeto de solicitud aportados por la solicitante discriminados por origen.

→ Se registran datos aportados de:

Unidad de medida.


Si se informa el uso de alguna Metodología de conversión para las cantidades.


Existencia de Posiciones “bolsón”.

Nombre y domicilio de importadores.

Importante: deberá calcularse el porcentaje de las importaciones correspondiente a cada

origen sobre el total de importaciones del producto en cuestión puesto que aquellas que sean

consideradas como insignificantes deberán excluirse de la aplicación de medidas de

salvaguardia. Ver art. 68 del Reglamento.

3. Se analiza la Clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que no

haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto

importado ingresa (mal o bien clasificado o no) por otras clasificaciones arancelarias.

Acciones:


papel u online.

→ Registro de fechas de Enmiendas Sistema armonizado.

→ Registro de modificaciones en Clasificación arancelaria del producto.

→ Definiciones de la Clasificación arancelaria del producto.


productos involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc.


Acciones:

→ Si no se cuenta con bases de datos en el organismo:

→ Se procede a solicitar la consulta por nota al organismo que corresponda.

No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la


→ Si se cuenta con bases de datos en el organismo:

→ Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en Actividades

2 y 3

→ Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales

→ Si la información es consistente o las diferencias son poco significativas (en %) Ir a

Act ividad 6


371

→ Si la información no es consistente o las diferencias son significativas (en %) Ir a

Act ividad 5


→ Se efectúa un análisis de las posibles causas de las diferencias considerando

especialmente

→ Unidad de medida, factor de conversión utilizado, cambios o errores en la clasificación

arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfasaje de fechas de registro de


→ Si se resuelven o explican las diferencias entre los datos oficiales y los de la solicitud Ir

a Act ividad 7


la solicitante Ir a Act ividad 6

→ Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante. Ir

a Act ividad 6

Importante: En caso de que se trate de productos heterogéneos puede ser necesario

adoptar otras alternativas o incluso trabajar con más de una unidad de medida según sea la

variable a considerar.


Acciones:






Plazo de respuesta.

→ Envío nota de errores y omisiones






nueva nota hasta obtener respuesta satisfactoria o bien, rechazo y archivo de la

solicitud

Fin del Proceso

Proceso: LEGITIMACIÓN SALVAGUARDIAS

Objetivo: Comprobar la competencia de los solicitantes para iniciar la investigación

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para establecer la legitimación

de los solicitantes a partir de:



Información de Cámara o asociaciones empresarias productoras del Producto

Nacional Similar o Directamente Competidor (PNSDC).


372





NORMATIVA: art. 147 Reglamento



producto objeto de la supuesta salvaguardia.

→ Se define la exclusión en el cálculo de la rama de producción nacional a los

mencionados productores a partir de

Información obrante en la presentación

Consulta a cámaras del sector

Información de organismos oficiales

→ Si se define la exclusión de ciertos productores se registra en un documento el motivo

de la exclusión.

Importante: En el art. 148 del Reglamento se expresa claramente: “La Autoridad

Investigadora evitará toda publicidad sobre la solicitud de inicio de una investigación,

hasta tanto ésta se inicie oficialmente”, por lo que el recurso a las Cámaras u otras

fuentes debe realizarse con los recaudos del caso.

3. Se obtiene producción nacional del PNSDC



→ Si existen estadísticas pero no están en posesión de la DDC se procede a solicitarla por al

organismo que corresponda






nota a esa Cámara



correspondiente

Si la producción está fragmentada en numerosos productores se pueden usar técnicas de

muestreo estadístico.

4. Se calcula la producción del total de los solicitantes productores del PNSDC

→ Se analiza la información aportada de volumen de producción del Producto Nacional

Similar o Directamente Competidor (PNSDC) de los solicitantes



exportaciones?


Los datos se vuelcan en una planilla de Excel


373



5. Se realiza el test de legitimación para determinar el porcentaje de producción del total

de los solicitantes sobre la producción nacional del PNSDC

Acciones:

→ Se calcula el porcentaje de producción de los solicitantes sobre la producción total del

PNSDC producido por la industria o rama.

→ Si el test es positivo (solicitantes representan al menos el 25% de la producción del

PNSDC).

→ se prosigue con la investigación

→ Si no se rechaza la solicitud

Fin del proceso

Proceso: REUNIÓN DE PARTES SALVAGUARDIAS

Objetivo: Reunir a las partes para clarificar las posiciones y controversias

Pasos:

1. Se define la necesidad de una Reunión conjunta con las distintas partes debido a la

existencia de controversias o puntos críticos a clarificar previamente a las verificaciones

De ser necesario se harán reuniones separadas para distintas partes.

2. Acciones:

→ Se propone una fecha/hora para la reunión de partes

→ Se informa de la misma a los miembros del equipo a cargo de la investigación

→ Se revisa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta



workflow.

→ Se elabora el listado de las partes a convocar


→ Se envía nota de convocatoria a la reunión.

→ Se incorpora copia de la nota al expediente.

3. El equipo técnico prepara agenda de la Reunión de partes

Acciones:

→ Se elabora un listado de los temas controversiales a resolver.

→ De ser necesario se elabora un listado de preguntas a las partes las que apuntarán

resolver los puntos problemáticos

→ Se evalúa el envío anticipado de dichas preguntas a las partes participantes.

4. Se lleva a cabo la reunión de partes

Acciones:

→ Se asigna un tiempo limitado para que cada parte presente sus observaciones del caso.

→ El equipo de la DDC realiza las preguntas a las distintas partes.

→ Aquellas respuestas que resulten relevantes o aclaratorias de puntos confusos podrán

solicitarse por escrito.

5. Evaluación de los resultados de la reunión


374

→ El equipo técnico evalúa la necesidad de recabar información adicional de las partes (vía

notas, cuestionarios adicionales, etc.).

→ Se debe valorar el impacto de dicha requisitoria y los plazos para su respuesta, en los

plazos de a investigación, considerando especialmente la posible verificación de dicha

información.

→ Si se decide recabar esta información adicional proceder según documentación de

referencia.

Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES SALVAGUARDIAS

Objetivo: Verificar in situ la información proporcionada por las partes

Pasos:


Procesar pruebas solicitadas por las partes.




Acciones:

→ Se define que partes serán verificadas:

→ Importadores.

→ Productores.




Acciones:

→ Se establece comunicación con las empresas para informar de la intención de verificar y




→ Se envía nota a las firmas con fechas propuestas. Las empresas deben aceptar la fecha

propuesta y dar su consentimiento a la verificación.


nueva fecha.

→ Si aceptan las fechas propuestas:

Adelantarle a la firma la documentación, registros, listados analíticos, papeles de trabajo,

etc. que serán requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar Ir a act ividad 4

4. Aspectos logísticos de las Verificaciones

Acciones:

→ Se prepara aspectos logísticos a saber:




Acciones:


375






→ Otros temas verificables son los relacionados con la definición del PNSDC,

segmentación, condición de productor, importador, comercializador o ensamblador de

una empresa, diferencias entre las importaciones de fuente oficial y las informadas por

el importador, etc.


→ Las variables a verificar incluyen: especificaciones técnicas, proceso de producción,

producción, capacidad de producción, ventas al mercado interno, exportaciones,

importaciones, existencias, precios de venta al mercado interno, costos de producción,

costos de nacionalización, costos, costos personal ocupado y masa salarial, cuentas

específicas.


Acciones:

→ Al inicio de la verificación, se habla con los responsables de la empresa, a efectos de

explicarles los objetivos y alcances de la tarea y obtener la mayor información posible

sobre las fuentes documentales, registros y metodologías utilizados en la preparación de

la información suministrada a la DDC, en base a los cuales, el verificador decidirá los

procedimientos a utilizar.

→ Si bien cada variable tendrá un soporte documental específico las fuentes documentales

se clasifican en:

→ Fuente documental principal: se aplica en aquellas variables en que existe un soporte





carácter. En cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su





→ El equipo verificador confecciona un Acta de la verificación. En el ACTA se deberá



necesarios.




→ El Acta de la verificación es firmada por los presentes en la misma

→ Se entrega copia del Acta a los representantes de la firma


376


Acciones:



→ AL aspectos legales y de producto.



→ Luego de pasadas las correcciones se editan y tratan según documentación de referencia


8. Se Incorporan ITV al expediente

Acciones:

→ Se controla nuevamente la versión Pública del ITV

→ La Versión Confidencial podrá entregarse sólo a la empresa a la que ataña el informe.

→ Los ITV se colocan a disposición de las empresas verificadas y de las demás partes.

→ Se incorporan ITV al expediente para su toma de vista.

Fin del Proceso

Proceso: AUDIENCIA SALVAGUARDIAS

Objetivo: Preparar y convocar la audiencia final con todas las partes interesadas

Pasos:

1. Preparación y convocatoria a la Audiencia final

NORMATIVA: Reglamento art. 174 a 178.

2. Definición de fecha y hora

Acciones:

→ Se define la fecha de la Audiencia final

→ Se checa la disponibilidad para efectuarla en la fecha propuesta.



workflow.

3. Convocatoria a partes

Acciones:

→ El AL elabora el listado de las partes convocadas considerando que únicamente podrán

participar quienes sean partes interesadas o terceros interesados así como funcionarios

de los Ministerios.

NORMATIVA: Reglamento art. 175, 176.

→ Se elabora la nota de convocatoria

→ Se hace llegar la nota junto con el ITHE, este último debe hacer llegar a todas las partes

interesadas al antes la audiencia final.

→ La convocatoria debe efectuarse con no menos de 7dc antes de la fecha en que se

celebrará dicha audiencia final.

→ La convocatoria se publica en diario de circulación nacional.

→ Si es posible se realiza un seguimiento de las partes convocadas para confeccionar la lista


377

de oradores.

→ Se define el orden y tiempo de participación de cada una de las partes participantes.

4. Se Realiza la Audiencia

Acciones:

→ Se verifica la identidad de las partes o sus representantes (abogado idóneo).

→ Se reparte la lista de oradores y tiempo asignado a los asistentes.

→ Se registra la Audiencia

→ Se graba la Audiencia.

→ Se transcribe la Audiencia.

→ Se incorpora la grabación al expediente. NORMATIVA: Decreto Ley 7 de 2006, art. 41- Reglamento art. 177.

5. Se reciben e incorporan escritos posteriores a la Audiencia

Acciones:

→ Se reciben los alegatos finales -por escrito- de las partes participantes.

→ Se checa que los mismos sean presentados tanto en papel como en formato digital.

NORMATIVA: Decreto Ley 7 de 2006, art. 41 y 43, Reglamento art. 178.

Límite de plazo: dentro 3dh

→ Se incorporan al expediente

Importante: Las Autoridades sólo considerarán la información oral volcada en la Audiencia

si la misma es reproducida por escrito y se pone a disposición de las demás partes

interesadas

Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIOS, CONFECCIÓN ENVIO Y RECEPCIÓN DE RESPUESTAS

SALVAGUARDIAS

Objetivo: Confeccionar cuestionarios para recabar información sobre la investigación

Pasos:







información comercial.


Definiciones del equipo de trabajo como las referentes al período de investigación

de salvaguardia y de daño.

Otras fuentes de información, incluyendo Internet, compendios de productores en

varios sectores, etc.



Acciones:




378

Solicitantes.



→ Exportadores del PI





→ Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correos electrónicos, etc.


Acciones:






daño y de salvaguardia, definiciones de PI, orígenes y PSN).



→ Se preeditan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes.





Acciones:

→ A partir de la base confeccionada en Activ idad 2 se elabora la lista de las partes











OPTATIVO


Acciones:

→ Se entregan las fotocopias de los cuestionarios a las partes.

→ Se entregan folletos institucionales y fotocopia de normativa.

→ Se explican los procedimientos y conceptos principales de la investigación.


379






producto para la determinación de la salvaguardia, etc.):






OPTATIVO


Acciones:

→ Se efectúan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL.

→ Se efectúa revisión por la coordinación.

→ Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel.

→ Se incorporan los cuestionarios originales al expediente.

→ Se prepara la versión digital que se enviará con la versión papel, sea en CD o diskette

y/o vía correo electrónico.

→ Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario.


sobre los mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias de no



Acciones:


→ Si una empresa es tanto productora como importadora se le envían ambos cuestionarios.

→ Se realiza el envío.


capacidad de producción nacional en volumen.

→ Se incorpora copia de notas enviadas al expediente.

→ Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia.


seguimiento de su recepción e intención de respuesta. Ello permitirá una mejor gestión

de los tiempos y de los recursos humanos a asignar.


Acciones:







380

→ Exportadores o a productores extranjeros: 30 dc como mínimo para la respuesta desde la

fecha de recibo del cuestionario o bien 7 dc después de la fecha en que haya sido enviado al

destinatario o transmitido al representante diplomático del país exportador.

NORMATIVA: Reglamento arts. 84 y 85

9. Recepción de respuestas y chequeo general de consistencias.


expediente.

→ Los cuestionarios completos en formato electrónico se agregan al expediente electrónico.

→ Se efectúan fotocopias y se circulan al equipo técnico las respuestas recibidas.





confidencialidad

→ Se envía nota.




Límite de plazo: Se otorga límite de respuesta en función de los plazos de la

investigación.


considerarse para esa etapa del procedimiento.

Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIÓN Y

EXAMEN DE PRÓRROGA

Objetivo: Brindar asesoría a los solicitantes sobre temas contemplados en los Tratados

Pasos:



In situ


2. Acciones:




→ Arregla cita: fija fecha, hora.


función de las circunstancias (horario del personal, disponibilidad de sala, disponibilidad

de personal, etc.)



Ir a Act ividad 5



381

→ Si los datos consignados son completos se responde con mail y/o nota con fecha y hora

del asesoramiento.

→ Si no fueron consignados los datos se solicitan por mail y/o nota y al recibir respuesta se


OPTATIVO Informa sobre Página de Internet para consultas o envío información básica

vía mail sobre el instrumento.

3. Acciones:


→ Comunica cita vía e-mail al equipo asistente y envía copia de la información disponible a


4. Acciones:




OPTATIVO


5. Acciones:



NORMATIVA: Reglamento a la Ley de Defensa Comercial art. 185 a 189.


Acciones:

→ Presentan al solicitante los puntos claves del instrumento incluyendo plazos y normativa

→ Entregan Normativa al solicitante


7. Acciones:



OPTATIVO

8. Acciones:


OPTATIVO

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA EXAMEN DE

LIBERACIÓN Y EXAMEN DE PRÓRROGA

Objetivo: Atender solicitud de investigación sobre normas establecidos en los Tratados

Pasos:


Acciones:




382


electrónica).









Acciones:





Acciones:



4. Acciones:





Acciones:





Acciones:

→ Carga información electrónica y genera Índice electrónico estándar de acuerdo a

„Manejo de Expediente‟.

Fin del Proceso

Proceso: REVISIÓN INICIAL CHEQUEO DE FORMA SALVAGUARDIA EXAMEN DE


Objetivo: Asegurar que la solicitud cumple con los requerimientos vigentes

Pasos:


Acciones:




oficial.



383





Acciones:


en papel en todos sus detalles.

→ Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la



Acciones:

→ Si hubiere información Confidencial


OBLIGATORIO




Tipo de medida para la que se solicita prórroga, su plazo de vigencia y las circunstancias




NORMATIVA: Decreto Art. 187

5. Acciones:



Ir a act ividad 7

6. Acciones:

→ Si cumple requisitos de forma pero la información es incompleta, inexacta o poco clara


Ir a act ividad 7

7. Acciones:

→ Realiza prevención y concede plazo para respuesta

Fin del Proceso

Proceso: LEGITIMACIÓN SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIÓN Y EXAMEN

DE PRÓRROGA

Objetivo: Garantizar que los solicitantes están acreditados como partes de la investigación

Pasos:

1. Se realiza un análisis de la información de la solicitud para establecer la legitimación

de los solicitantes a partir de:



Información de Cámara o asociaciones empresarias productoras del producto

similar.


384



2. Se obtiene producción nacional del PNSDC



→ Si existen estadísticas pero no están en posesión de la DDC se procede a solicitarla por al







nota a esa Cámara.


metodología y fuente) o bien la Autoridad realiza la estimación correspondiente

3. Se calcula la producción del total de los solicitantes del PNSDC

→ Se analiza la información aportada de volumen de producción del producto similar de

los solicitantes



exportaciones?





4. Se realiza el test de legitimación para determinar el porcentaje de producción del total de

los solicitantes sobre la producción nacional del PSN

Acciones:

→ Si el test es positivo se prosigue con la investigación.

→ Si no se rechaza la solicitud.

Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIÓN ENVIO Y RECEPCIÓN DE RESPUESTA

SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIÓN Y EXAMEN DE PRÓRROGA

Objetivo: Confeccionar cuestionarios para recabar información de la investigación

Pasos:

1. Confección y seguimiento de los cuestionarios enviados tras la apertura de

investigación. Se usan como fuentes para su elaboración y para la identificación de

destinatarios:

Información obrante en el Expediente en curso

Información de investigaciones previas

Información de investigaciones del producto efectuadas por otros países




385

Información de las Cámaras o Asociaciones empresariales del Sector




Acciones:



Solicitantes

Otros productores no solicitantes


capacidad de producción nacional

→ Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, e-mail, etc.


Acciones:





→ El AL completa aspectos formales e información estándar (períodos investigados,

definiciones de PI, orígenes y PNSDC)

→ Se incluyen en el cuestionario teléfonos y/o e-mails de los técnicos del caso para

aclaración de dudas y consultas

→ Se pre editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes


Acciones:

→ Se efectúa revisión por la coordinación

→ Se efectúan las correcciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL

→ Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel

→ Se incorpora cuestionarios original al expediente


y/o vía e-mail

→ Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario


sobre los mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias de no



Acciones:


→ Si una empresa es tanto productora como importadora se le envían ambos cuestionarios



capacidad de producción nacional en volumen



386

→ Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de referencia


seguimiento de su recepción e intención de respuesta. Ello permitirá una mejor gestión

de los tiempos y de los recursos humanos a asignar.


Acciones:

→ Se otorga límite de respuesta en función de los plazos de la investigación (Productores)


Acciones:


expediente


electrónico




→ Se realiza el chequeo Confidencialidad (resumen público, justificación)


confidencialidad

→ Se envía nota





investigación.


considerase para esa etapa del procedimiento.

Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIOS SALVAGUARDIA EXAMEN DE


Objetivo: Corroborar la información suministrada en los cuestionarios

Pasos:


Acciones:

→ Se identifica el Expediente al que se incorporarán


se halle en condiciones de aportar información



→ Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso

→ Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo


Acciones:


387


de firma, tipo y número de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso

de presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas





Acciones:





→ Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟


Acciones:


respuesta

→ Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE

→ Carga información digital en expediente digital


Acciones:

→ AL revisa:



Argumentos de daño




respuesta

→ AE revisa:




Cámara





→ Pasa al abogado los errores y omisiones detectados


Acciones:

→ AL hace la elaboración final de las notas

→ AE revisa las notas y da el ok


388


plazos otorgados


→ Se envían notas y se procede según documentación de referencia „Notas emisión y

Recepción

Fin del Proceso

Proceso: VERIFICACIONES SALVAGUARDIA EXAMEN DE LIBERACIÓN Y

EXAMEN DE PRÓRROGA

Objetivo: Verificar in situ la información proporcionada por las partes de la investigación

Pasos:


Preparar pruebas solicitadas por las partes.




Acciones:

→ Se define que partes serán verificadas:

→ Importadores.

→ Productores.




Acciones:

→ Se establece comunicación con las empresas para informar de la intención de verificar

y para anticipar fechas probables y posibles variables a verificar.



→ Se envía nota a las firmas con fechas propuestas. Las empresas deben aceptar la fecha

propuesta y dar su consentimiento a la verificación.


nueva fecha

→ Si aceptan las fechas propuestas:

Adelantarle a la firma la documentación, registros, listados analíticos, papeles de

trabajo, etc. que serán requeridos respecto de cada uno de los temas a verificar Ir a

act ividad 4

4. Aspectos logísticos de las Verificaciones

Acciones:

→ Se prepara aspectos logísticos a saber:




Acciones:


389


(cuestionarios, papeles de trabajo, archivos digitales, normativa, etc.)




→ Otros temas verificables son los relacionados con la definición del PNSDC,

segmentación, condición de productor, importador, comercializador o ensamblador de

una empresa, diferencias entre las importaciones de fuente oficial y las informadas por

el importador, etc.


→ Las variables a verificar incluyen: especificaciones técnicas, proceso de producción,

producción, capacidad de producción, ventas al mercado interno, exportaciones,

importaciones, existencias, precios de venta al mercado interno, costos de producción,

costos de nacionalización, costos, costos personal ocupado y masa salarial, cuentas

específicas.


Acciones:

→ Al inicio de la verificación, se habla con los responsables de la empresa, a efectos de

explicarles los objetivos y alcances de la tarea y obtener la mayor información posible

sobre las fuentes documentales, registros y metodologías utilizados en la preparación

de la información suministrada a la DDC, en base a los cuales, el verificador decidirá

los procedimientos a utilizar.

→ Si bien cada variable tendrá un soporte documental específico las fuentes

documentales se clasifican en:

→ Fuente documental principal: se aplica en aquellas variables en que existe un soporte





carácter. En cambio, de existir dicha fuente documental principal, se requiere su





→ El equipo verificador confecciona un Acta de la verificación. En el ACTA se deberá



necesarios.




→ El Acta de la verificación es firmada por los presentes en la misma.

→ Se entrega copia del Acta a los representantes de la firma.


390


Acciones:



→ AL aspectos legales y de producto.



→ Luego de pasadas las correcciones se editan y tratan según documentación de referencia


8. Se Incorporan ITV al expediente

→ Se controla nuevamente la versión Pública del ITV

→ La Versión Confidencial podrá entregarse sólo a la empresa a la que ataña el informe.

→ Los ITV se colocan a disposición de las empresas verificadas y de las demás partes.

→ Se incorporan ITV al expediente para su toma de vista.

Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIA ESPECIAL AGRÍCOLA

Objetivo: Orientar al solicitante para la presentación de una petición de salvaguardia

Pasos:



In situ


2. Acciones:


→ se registran datos de práctica, producto, origen objeto de solicitud, empresas,

nomenclatura- y también datos de contacto (nombre del contacto, teléfono y mail).




de personal, etc.)



Ir a Act ividad 5



del asesoramiento.



OPTATIVO Informa sobre página de Internet para consultas o envío información básica


3. Acciones:



391

→ Comunica cita vía e-mail al equipo asistente y envía copia de la información disponible

a los responsables del equipo técnico.

4. Acciones:


investigaciones previas. Prepara material para llevar al asesoramiento (volumen y

precios, gráficos, cuadros, variaciones).

OPTATIVO


5. Acciones:



OBLIGATORIO

NORMATIVA: Acuerdo de Agricultura de la OMC art. 5, Reglamento a la Ley de

Defensa Comercial art.194 a 204


Acciones:


→ Entregan normativa al solicitante


7. Acciones:



OPTATIVO 8. Acciones:


OPTATIVO

Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA ESPECIAL AGRÍCOLA

Objetivo: Atender solicitud de investigación de salvaguardia de un producto

Pasos:


Acciones:




electrónica).









392


Acciones:





Acciones:



4. Acciones:





Acciones:





Acciones:


„Manejo de Expediente‟

Fin del Proceso

Proceso: EXAMEN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA ESPECIAL AGRÍCOLA

Objetivo: Asegurar que la solicitud cumpla con los requerimientos y normas vigentes

Pasos:


Acciones:




→ Controla que toda la presentación esté en idioma castellano.



oficial.


Importante: Si alguna parte solicita expresamente la condición de parte interesada, sólo le

podrá ser concedida por el Director Nacional de Tratados y Defensa Comercial. (Reglamento

art. 199).


Acciones:


en papel en todos sus detalles.


393

→ Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la



Acciones:



OBLIGATORIO


Existencia de un derecho subjetivo lesionado

Argumentos de hecho y derecho que la sustentan

Análisis de la información específica del producto que se considera que debe ser objeto

de medidas de salvaguardia.

NORMATIVA: Decreto art. 197

5. Acciones:



Ir a act ividad 7

6. Acciones:



Ir a act ividad 7

7. Acciones:


Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIÓN SALVAGUARDIA ESPECIAL

AGRÍCOLA

Objetivo: Evaluar, a través de diversas fuentes, el volumen de importaciones realizadas

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones objeto de solicitud, para determinar si la solicitud

contiene la información requerida. Se usan como fuentes:




Estadísticas).




suministrada por instituciones públicas podrá considerarse presentada si el solicitante demuestra,

con pruebas fehacientes, las gestiones realizadas para su obtención.


Acciones:

→ Descripción detallada del producto importado objeto de salvaguardia.


394

→ Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados para observar

variaciones y evolución.

→ Se registran datos de:

Unidad de medida.





3. Se analiza la clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que no

haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto importado

ingresa (mal o bien clasificado o no) por otras clasificaciones arancelarias

Acciones:


papel u online.

→ Registro de fechas de enmiendas Sistema Armonizado.

→ Registro de modificaciones en clasificación arancelaria del producto.

→ Definiciones de la clasificación arancelaria del producto.


productos involucrados, tales como Acuerdos bilaterales, precios de referencia, etc.


Acciones:



No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la información Ir a

Act ividad 4C


→ Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en

Actividades 2 y 3

→ Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales.


Act ividad 6


Act ividad 5


Acciones:

→ Se efectúa un análisis de las posibles causas de las diferencias considerando especialmente:


arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfase de fechas de registro de las

operaciones, exclusión o inclusión de importadores específicos, etc.


a Act ividad 7



→ Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante.

Ir a Act ividad 6


395



considerar.


Acciones:






Plazo de respuesta.


Límite de plazo respuesta: debe fijarse una fecha límite de respuesta considerando los plazos

expeditos de este tipo de investigación






Fin del Proceso

Proceso: ASESORAMIENTO SALVAGUARDIA BILATERAL

Objetivo: Orientar al solicitante para la presentación de una solicitud de investigación

Pasos:



In situ


2. Acciones:







de personal, etc.)



Ir a Act ividad 5



del asesoramiento.



396


OPTATIVO Informa sobre Página de Internet para consultas o envío información básica


3. Acciones:


→ Comunica cita vía e-mail al equipo asistente y envía copia de la información disponible a


4. Acciones:


investigaciones previas. Prepara material para llevar al asesoramiento (volumen y

precios, gráficos, cuadros, variaciones).

OPTATIVO


5. Acciones:



NORMATIVA: Acuerdos bilaterales que correspondan, Reglamento a la Ley de Defensa

Comercial Art.190 a 193


Acciones:


→ Entregan Normativa al solicitante


7. Acciones:



OPTATIVO

8. Acciones:


Fin del Proceso

Proceso: RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA BILATERAL

Objetivo: Atender solicitud de investigación de salvaguardia

Pasos:


Acciones:



→ Reclamo en caso de omisión de alguna de las formas de presentación (papel o electrónica).






397


→ Constata que para la información o datos que serán suministrados por instituciones públicas,

existan pruebas de las gestiones realizadas para su obtención.


Acciones:





Acciones:



4. Acciones:





Acciones:





Acciones:


„Manejo de Expediente‟.

Fin del Proceso

Proceso: EXAMEN DE LA SOLICITUD SALVAGUARDIA BILATERAL

Objetivo: Verificar que la presentación de la solicitud cumple con las normas vigentes

Pasos:


Acciones:




→ Controla que toda la presentación esté en idioma castellano.



oficial.



Acciones:

→ Constata que la copia electrónica esté completa y que se corresponda con lo presentado en



398

→ Constata que el peticionario ha realizado las gestiones para la obtención de la información



Acciones:



OBLIGATORIO


Acciones:

→ De acuerdo al tipo de Salvaguardia Bilateral de que se trate se deberá checar la

información que corresponda.

5. Acciones:



Ir a act ividad 7

6. Acciones:



Ir a act ividad 7

7. Acciones:


Fin del Proceso

Proceso: ANALISIS INFORMACIÓN IMPORTACIONES SALVAGUARDIA

BILATERAL

Objetivo: Corroborar, por diferentes fuentes, la información de importaciones

Pasos:

1. Se realiza un análisis de las importaciones, para determinar si la solicitud contiene la

información requerida. Se usan como fuentes:




Estadísticas).







Acciones:

→ Descripción detallada del producto importado objeto de salvaguardia.

→ Se confecciona un cuadro de valor, volumen o cantidad y precios aportados para

observar aumento de importaciones y evolución precios de importaciones

→ Se registran datos de:


399

Unidad de medida.




Existencia de Posiciones “bolsón”.

3. Se analiza la Clasificación arancelaria del producto objeto de solicitud para constatar que

no haya sufrido modificaciones a lo largo del periodo a analizar y detectar si el producto

importado ingresa (mal o bien clasificado o n por otras clasificaciones arancelarias

Acciones:


papel u online.

→ Registro de fechas de Enmiendas Sistema armonizado.

→ Registro de modificaciones en Clasificación arancelaria del producto.

→ Definiciones de la Clasificación arancelaria del producto.

Sugerido: también se debe recabar toda la información correspondiente al Acuerdos Bilateral

específico en cuanto a los requisitos de aumento de importaciones, precios, activación, etc.


Acciones:



No se requiere ninguna actividad adicional hasta el momento que se reciba la



→ Se procede a efectuar la consulta sobre las bases con los datos recabados en

Act ividades 2 y 3

→ Se contrasta la información de la solicitud con la obtenida de fuentes oficiales.


Act ividad 6


Act ividad 5


Acciones:

→ Se efectúa un análisis de las posibles causas de las diferencias considerando

especialmente:


arancelaria, ingreso de productos no objeto de solicitud, desfasaje de fechas de registro de



a Act ividad 7



→ Si no se resuelven o explican las diferencias Se procede a enviar una nota al solicitante.

Ir a Act ividad 6


400



considerar.


Acciones:






Plazo de respuesta.


Límite de plazo respuesta: debe fijarse una fecha límite de respuesta considerando los

Plazos expeditos de este tipo de investigación






Fin del Proceso

Proceso: CUESTIONARIO, CONFECCIÓN, ENVIO Y RECEPCIÓN SALVAGUARDIA

BILATERAL

Objetivo: Confeccionar cuestionarios para recabar la información de la investigación

Pasos:



Información obrante en el Expediente en curso

Información de investigaciones previas

Información de investigaciones del producto efectuadas por otros países



Información de las Cámaras o Asociaciones empresariales del Sector




Acciones:



Solicitantes

Otros productores no solicitantes




401

capacidad de producción nacional

→ Se confecciona una base de datos con direcciones, teléfonos, correo electrónico, etc.


Acciones:





→ El AL completa aspectos formales e información estándar (períodos investigados,

definiciones de producto, origen)

→ Se incluyen en el cuestionario teléfonos y/o correo electrónico de los técnicos del caso

para aclaración de dudas y consultas

→ Se pre editan, imprimen y fotocopian tantos cuestionarios como partes participantes

4. Se convoca a las partes residentes en Panamá a las reuniones de cuestionarios

(productores, importadores)

Acciones:

→ A partir de la base confeccionada en Activ idad 2 se elabora la lista de las partes

convocadas a cada reunión


→ Se revisa la disponibilidad de sala

→ Se revisa la disponibilidad de personal


1º: Importadores del PI

2º: Productores del PNSDC

→ Se elaboran las notas de invitación a la reunión

→ Se envían las notas de invitación a la reunión

→ Se hace seguimiento de su recepción

OPTATIVO


Acciones:

→ Se entregan las fotocopias de los cuestionarios a las partes

→ Se entregan folletos institucionales y fotocopia de normativa

→ Se explican los procedimientos y conceptos principales de la Investigación de

Salvaguardia Bilateral






producto, etc.):

Se definen en la reunión

Se registran en un Acta que será firmada por los presentes

Se entrega copia del Acta a las partes asistentes


402

Se incorpora el Acta al expediente

se concluye la reunión Ir a act ividad 6

OPTATIVO


Acciones:

→ Se efectúan las modificaciones necesarias a los cuestionarios por AE y AL

→ Se efectúa revisión por la coordinación

→ Se editan, imprimen y fotocopian las versiones en papel

→ Se incorpora cuestionarios original al expediente


y/o vía correo electrónico

→ Se elaboran notas que acompañaran al cuestionario


sobre los mismos al destinatario con total claridad así como de las consecuencias de

no cumplimiento de plazos


Acciones:


→ Si una empresa es tanto productora como importadora se le envían ambos

cuestionarios



capacidad de producción nacional en volumen


→ Se incorpora registro de envío por correo oficial y se sigue procedimiento de

referencia


seguimiento de su recepción e intención de respuesta. Ello permitirá una mejor

gestión de los tiempos y de los recursos humanos a asignar.


Acciones:



→ Productores e Importadores: Se otorga límite de respuesta en función de los plazos

de la investigación.


Acciones:


expediente


electrónico




403


→ Se realiza el chequeo Confidencialidad (resumen público, justificación)


confidencialidad

→ Se envía nota





investigación.


considerarse para esa etapa del procedimiento.

Fin del Proceso

Proceso: CHEQUEO CUESTIONARIO SALVAGUARDIA BILATERAL

Objetivo: Corroborar la información suministrada en los cuestionarios

Pasos:


Acciones:

→ Se identifica el Expediente al que se incorporarán


se halle en condiciones de aportar información



→ Si se cumplen las condiciones anteriores se pasa al AL del caso

→ Si no se cumplen se rechaza la información informando el motivo


Acciones:


de firma, tipo y número de documento de identidad del presentante o apoderado, en caso

de presentar fotocopias que las mismas se encuentren autenticadas





Acciones:





→ Se desglosa y trata según documentación de referencia „Incorporación Información‟


Acciones:



404

respuesta

→ Distribuye fotocopias de los Cuestionarios al AE

→ Carga información digital en expediente digital


Acciones:

→ AL revisa:



Argumentos de daño





respuesta

→ AE revisa:




Cámara





→ Pasa al abogado los errores y omisiones detectados


Acciones:

→ AL hace la elaboración final de las notas

→ AE revisa las notas y da el ok


plazos otorgados


→ Se envían notas y se procede según documentación de referencia „Notas emisión y

Recepción

Fin del Proceso


405

VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR

DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN DE INVERSIONES

Departamento de Capacitación

Proceso: CAPACITACION CONTINUA

Objetivo: Desarrollar el programa anual de capacitación de acuerdo a las necesidades y

demandas de las dependencias de inversiones y exportaciones, para propiciar el desarrollo y la

superación de los servidores públicos en el desempeño de sus actividades.

Pasos:

1. El departamento de Capacitación debe diseñar y elaborar los cuestionarios o entrevistas

para conocer las necesidades de capacitación del personal.

2. Aplicar los cuestionarios o las entrevistas al personal.

3. Recibir y contestar los cuestionarios y devolverlos al Departamento de Capacitación.

Recibir y verificar los cuestionarios debidamente formulados y requeridos.

4. Recabar y realizar análisis de la información e identificar necesidades de capacitación;

por área administrativa materia y dependencia.

5. Elaborar el Programa Anual de Capacitación para atender las necesidades de la agencia

para inversiones y exportaciones.

6. Identificar a los instructores que puedan cubrir el Programa Anual de Capacitación

tomando en cuenta el listado de los instructores independientes, así como instructores de

las dependencias e instituciones públicas o privadas.

7. Elaborar el Presupuesto Anual de Capacitación.

8. Presentar ante la Dirección Ejecutiva Administración Agencia de Promoción de Inversión

y de Exportaciones para visto bueno el Programa y el Presupuesto Anual de

Capacitación.

9. Presentar ante el Viceministro de Comercio Exterior para visto bueno el Programa y el

Presupuesto Anual de Capacitación.

Fin del proceso

Proceso: ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ASESORÍA BÁSICA AL

INVERSIONISTA

Objetivo: Facilitar el ingreso de la inversión extranjera directa y el desarrollo de la reinversión

en el territorio nacional, para estimular el crecimiento económico, la generación de empleos, la

transferencia de nuevas tecnologías y conocimiento.

Pasos:

1. Investigar, recopilar y actualizar de forma regular la información referente a los diversos

incentivos a la inversión, sus requisitos y procedimientos en las diversas instituciones

involucradas, y cualquier otra información relevante relacionada.

2. Centralizar de manera coordinada la prestación de servicios de información y asesoría

para inversionistas.

3. Atender a los inversionistas que soliciten los servicios o que sean contactados.

4. Ingresas los datos generales del solicitante en el Registro Nacional de Inversión.

5. Evaluar el potencial del inversionista (Monto de inversión, tiempo de instalación,

generación de empleos directos e indirectos, otros).

6. Facilitar al inversionista la información requerida por el mismo.


406

7. Orientar al inversionista en al selección de la zona o ley de incentivo que sea de mayor

provecho y que asegure la realización de la inversión.

8. Coordinar las consultas o reuniones del inversionista con las demás entidades

gubernamentales y entes privados que sea requerido.

9. Monitorear periódicamente el desarrollo del proceso de toma de decisión del

inversionista.

10. Monitorear periódicamente la evolución de la inversión, asegurando la rentabilidad de la

misma. En caso de no darse la inversión investigar las causas que la ocasionaron y

documentar las mismas.

Fin del proceso

Sector Agro industrial y Logístico

Proceso: ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ASESORÍA BÁSICA AL EXPORTADOR

Y AL PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGISTICOS

Objetivo: Promover el incremento de las exportaciones de los productos y servicios diversos

logísticos panameños (transportación marítima, aérea, terrestre, almacenaje, puertos y otros

relacionados) mediante la prestación de servicios de apoyo a la gestión de mercadeo

internacional de las empresas nacionales.

Pasos: 1. Investigar, recopilar y actualizar de forma regular la información de los requisitos y

procedimientos de exportación en las diversas instituciones involucradas, y cualquier otra

información relevante relacionada.

2. Centralizar de manera coordinada la prestación de servicios de información y asesoría

para los exportadores de productos y servicios logísticos panameños.

3. Atender a los exportadores y proveedores servicios logísticos que soliciten el servicio o

que sean contactados.

4. Ingresas los datos generales del solicitante al Listado de Exportadores y Proveedores de

Servicios Logísticos.

5. Evaluar el nivel de desarrollo en la actividad exportadora, según el cual se debe orientar y

prestar al usuario los servicios requeridos. Realizar entrevistas y visitas de campo a las

instalaciones de la empresa.

6. Facilitar el proceso de exportación de productos y promoción de servicios logísticos.

7. Monitorear periódicamente el desarrollo del proceso de exportación de productos y de

servicios logísticos.

Fin del proceso

Centro de Estudios Económicos

Proceso: ASESORÍA Y APOYO PARA LA EJECUCIÓN DE PLANES DE

EXPORTACIÓN Y PROMOCIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS.

Objetivo: Incrementar las posibilidades de éxito en la promoción, desarrollo y penetración de

mercados de las exportaciones panameñas de bienes agroindustriales y servicios logísticos,

mediante la identificación de las necesidades, fortalezas y debilidades de la empresa y sus

productos para definir mercado, estrategias y actividades a cumplir en un tiempo determinado,

proyectando sus metas de exportación.

Pasos: 1. Contactar y entrevistar empresas con potencial de exportación,

2. Identificar las necesidades, fortalezas y debilidades de la empresa, de sus productos o

servicios


407

3. Ofrecer los servicios de asesoría y apoyo para la ejecución de planes de exportación y

promoción de servicios logísticos.

4. Ingresas los datos generales del solicitante al Listado de Exportadores y Proveedores de

Servicios Logísticos.

5. Identificar y analizar los mercados potenciales para los productos o servicios propuestos,

con el apoyo del Encargado del Centro de Estudios Económicos, basados en los diversos

factores económicos que influyen en la actividad comercial a nivel mundial.

6. Elaborar un plan de exportación y promoción de servicios logísticos, fundamentado en el

fortalecimiento de las deficiencias de la empresa y las oportunidades en los mercados

potenciales. El plan deberá definir los mercados, los segmentos, las estrategias y las

actividades a cumplir en un tiempo determinado, proyectando sus metas de exportación

en período no menor de tres años.

7. Presentar el plan a la empresa interesada para su discusión y evaluación.

8. Implementar el plan conjuntamente con la empresa.

9. Monitorear y documentar periódicamente el avance y resultados del plan.

Fin del proceso

Proceso: FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE INTELIGENCIA COMERCIAL

Objetivo: Suministrar información actualizada sobre la demanda mundial y las oportunidades

existentes en los diferentes mercados para los productos y servicios panameños, brindar al

exportador la posibilidad de identificar los mercados en los cuales sus productos tienen mayor

potencial y facilitar el contacto con los diferentes compradores en el exterior.

Pasos:

1. Definir los diversos índices o indicadores y sus respectivas fuentes en forma sistémica y

objetiva.

2. Obtener los datos periódicamente y monitorear medios especializados en la búsqueda de

información de interés.

3. Consolidar, validar y analizar los datos y la información obtenida.

4. Generar reportes mensuales de los países consumidores, oportunidades y nichos de

mercado para productos y servicios específicos, informes sobre las diferentes

posibilidades de transporte desde un puerto de origen determinado en Panamá hacia uno

de destino en el país de interés, información sobre frecuencias, tiempo de tránsito, tipo de

carga y forma de negociación del flete. Los documentos mencionados serán

desarrollados conjuntamente con los respectivos Gerentes de Sector.

5. Divulgar los reportes a las empresas incluidas en los Listado de Exportadores y

Proveedores de Servicios Logísticos.

Fin del proceso

Proceso: ENTREVISTAS A DIRECTORES.

Objetivo: Divulgar los mensajes de las autoridades de la organización con el propósito de dar a

conocer la gestión realizada, condiciones y evolución de las actividades correspondientes.

Pasos:

1. Contactar los medios de comunicación deseados (prensa escrita, radio, televisión),

programar la fecha y hora de la entrevista.

2. Obtener los datos periódicamente y monitorear medios especializados en la búsqueda de

información de interés que sirva de apoyo para la entrevista, además de cualquier otra

información valiosa con el apoyo de los gerentes de sector, el encargado del centro de

estudios económicos, los especialistas en incentivos senior y junior.


408

3. Obtener el cuestionario de la entrevista proporcionado por el medio de comunicación y

hacerlo llegar previamente al entrevistado.

4. Coordinar la realización de la entrevista.

5. Monitorear la publicación o transmisión de la entrevista documentando el medio, la fecha

y hora de la misma.

6. Obtener copia de la publicación o transmisión de la entrevista en el formato

correspondiente.

Fin del proceso

Proceso: DIVULGACIÓN DE COMUNICADOS.

Objetivo: Divulgar los mensajes de las autoridades de la organización con el propósito de dar a

conocer la gestión realizada, condiciones y evolución de las actividades correspondientes.

Pasos:

1. Recibir petición para elaborar un comunicado o identificar una situación que requiera la

generación de uno.

2. Investigar y recopilar información general y específica que valide el mensaje a

comunicar, con el apoyo de los gerentes de sector, el encargado del centro de estudios

económicos, los especialistas en incentivos senior y junior, según corresponda.

3. Elaborar el comunicado.

4. Someter el comunicado para aprobación por parte de la autoridad designada.

5. Transmitir el comunicado al Departamento de Relaciones Pública para su revisión y

divulgación.

6. Enviar el comunicado corregido a los medios de comunicación deseados (prensa escrita,

radio, televisión)

7. Monitorear la publicación o transmisión de la entrevista documentando el medio, la fecha

y hora de la misma.

8. Obtener copia de la publicación o transmisión de la entrevista en el formato

correspondiente.

9. Efectúa el enlace con la Agencia de Atracción de Inversiones y Promoción de

Exportaciones “PROINVEX”.

Brindar atención a los inversionistas extranjeros que visiten el país.

Gestionar el itinerario de citas a nivel público como privado requeridas por los

inversionistas, así como las giras en el territorio nacional.

Actuar como facilitador al inversionista en el proceso tanto de pre-

establecimiento, así como una vez se haya establecido e invertido en el país.

Mantener un registro de las inversiones y un sistema de estadísticas e indicadores

sobre la inversión y los temas relacionados a la misma, con miras a apoyar la

gestión de promoción e identificación de tendencias de la inversión en Panamá.

Promover y coordinar la participación de empresarios en eventos internacionales

que presenten opciones para ampliar las posibilidades de comercio exterior.

Organizar misiones comerciales dirigidas a la consecución de inversiones en

Panamá.

Fin del proceso

Ferias Comerciales

Proceso: PROMOCION EN FERIAS COMERCIALES INTERNACIONALES Objetivo: Desarrollar una actividad de promoción comercial en los principales y potenciales

mercados para los productos panameños exportables, facilitando la identificación de clientes

potenciales y fortaleciendo las relaciones comerciales existentes.


409

Pasos:

1. Enviar las convocatorias a los exportadores para conocer su interés de participar en ferias

comerciales internacionales y cuales ferias son de su interés.

2. Evaluar y seleccionar las ferias a participar en el año consultado, luego elabora un cuadro

de programa de ferias elegidas con información de las mismas (nombre del evento, lugar,

fecha, metraje de stand, costo de alquiler, costo de decoración, boletos, viáticos, costo de

transporte de muestras, personal de apoyo).

1. Presentar al Director General, luego es sustentado al Director Nacional de Promoción a

las Exportaciones y/o al Viceministro de Comercio Exterior para su revisión y

aprobación.

2. Confeccionar el presupuesto de participación en la feria, el cual incluye los siguientes

elementos:

1. Alquiler del espacio

2. Decoración o construcción del pabellón

3. Viáticos

4. Pasajes

5. Flete de envío de muestras

5. Enviar el presupuesto a un organismo interno (BID/PNUD) a fin de que se obtengan las

no objeciones por parte del organismo (BID,PNUD), para la autorización de los fondos y se

gestione los desembolsos de los eventos, confección de los viáticos y solicitud para el

pasaporte oficial. (El pasaporte dependerá el nivel jerárquico del funcionario). Sólo puede

ser enviado al organismo una vez que haya sido aprobado por el Viceministro y pasa a la

Dirección Administrativa que define el organismo que paga dicho evento.

6. Presentar el contrato con la feria.

El encargado de ferias y el promotor que coordinó el evento presentarán el esquema que

contiene: el programa de la feria, los contratos de la empresa organizadora de la feria y de la

empresa decoradora y el formulario de autorización de Misión Oficial al Jefe de la Agencia

y al Viceministro. Para hacerlo más ilustrativo se puede apoyar preparando una

presentación y sustenta su proyecto donde aparezca el perfil del evento, presupuesto,

esquema de stand, programa de feria, participantes.

Luego de la presentación se aprueba o se rechaza el evento ferial, de ser aprobado (este

documento le dan el VB el jefe de ferias y misiones comerciales, Director de Promoción de

Exportaciones, (la) Jefe de la Agencia de Promoción de Exportaciones e Inversiones, se pasa

al despacho del Viceministro de Comercio Exterior para la firma del contrato de

participación

7. Confeccionar el formulario de Autorización de Misión Oficial que contiene dicho

documento:

1. Costo de alquiler del pabellón

2. Costo de construcción y decoración del pabellón

3. Viáticos

4. Pasajes

5. Flete de envío de muestras

8. Tramitación por parte de Recursos Humanos

Después de obtenidas las firmas pasa a manos de la Jefa del Departamento de Capacitación

Institucional quien confecciona nota para la Presidencia, para la firma del Sr. Ministro,

además de firmar el formulario de Misión oficial. Se obtiene el VB de la Dirección


410

Administrativa (el evento es pagado por BID, PNUD o la Administración del Ministerio.

Igualmente la Jefa del Departamento de Capacitación Institucional solicita el o los pasaporte

(s) oficial (es). Los que viajarán deberán tramitar su pasaporte en Relaciones Exteriores

ubicado en el Casco Viejo al lado de la Presidencia. Si es necesario tramitar visa americana,

esta se solicitará en la Embajada americana. Para esta visa se debe llenar el formulario que

aparece en la página de Internet y luego tramitar el resto en la Embajada de Estados Unidos

hasta obtener la visa y el pasaporte antes de salir del país.

Estos documentos son enviados a la presidencia y retornan al MICI con la autorización de

salida a la Misión oficial.

1. Verificar que todos pagos a las diferentes empresas hayan llegado.

2. Al llegar al lugar de destino de la feria, un día antes se debe realizar el montaje junto con

la empresa decoradora para estar pendientes de que se cumpla con todo el contrato.

Verificar detalles de publicidad, electricidad, mobiliario, infraestructura, etc.

3. Los funcionarios deben estar puntuales a la hora de inicio de la feria. Atender a todos los

que visiten el stand. Referirlos al exportador cuyo producto haya sido de su interés. Si

los exportadores están ocupados con otros compradores, el promotor debe tener la

información del perfil de los productos de todos los expositores.

4. Antes de finalizar la feria, se debe hacer la encuesta a los exportadores para que nos den

sus resultados preliminares y recomendaciones sobre el evento ferial.

5. Una vez que hayamos llegado a las oficinas del Mici en Panamá, debemos elaborar el

informe de la feria y presentarlo al: BID/PNUD, a Recursos Humanos, al Director de

Exportaciones, al Jefe de la Agencia y al Viceministro de Comercio Exterior.

6. Darle seguimiento a las solicitudes de los compradores refiriendo a nuestros exportadores

para que ofrezcan sus productos.

7. Elaborar la base de datos de los compradores conseguidos en la feria y enviarla a los

participantes de la feria.

8. Realizar las evaluaciones correspondientes y presentar el informe a sus superiores.

Fin del proceso

Proceso: MERCADEO Y VENTAS DE PROYECTOS DE INVERSIONES

Objetivos: Promover los sectores económicos que el Estado desea desarrollar a través de la

definición de estrategias para la atracción de inversión tanto nacional como internacional.

Identificar proyectos de inversión y promoverlos a nivel nacional e internacional,

destacando las oportunidades de negocios que ofrece nuestro país.

Pasos:

1. Promover los sectores que a través de la estrategia de comercio exterior se hayan definido

como sectores o áreas de focalización de interés para el país

2. Brindar apoyo y asesoría técnica en la elaboración de proyectos de inversión, facilitando

información sobre las leyes de las áreas de Sedes de Empresas Multinacionales,

Comisión de Cine, Zonas Económicas Especiales, Regímenes Fiscales, Regímenes

Migratorios, Regímenes Laborales, Infraestructuras, costos de operación y toda la

información correspondiente y necesaria para el inversionista potencial.


411

3. Suministrar el material promocional de inversión a las misiones diplomáticas de Panamá

en el extranjero, de tal forma que se mantengan actualizadas sobre la correspondiente

información.

4. Promocionar directamente a través de misiones en el extranjero, las posibilidades de

inversión en Panamá.

5. Buscar empresas que tengan capacidad e interés de invertir en Panamá, promover la

instalación de las mismas y darle el respectivo seguimiento.

Fin del proceso

Dirección General de Sedes de Empresas Multinacionales

Proceso: Solicitud de Licencia de Sedes de Empresa Multinacional

Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de la Licencia SEM a las

Empresas Multinacionales.

Pasos:

1. Recibir via electrónica los documentos para optar por una Licencia SEM vía a fin de

verificar que se cumple con todos los requisitos exigidos por la Resolución 10-19 del 29

de junio de 2009.

2. Recibir en las oficinas la documentación completa por parte de un Abogado idóneo.

3. Revisar los documentos presentados de manera detallada con el Asesor Legal.

3.1 Si cualquier requisito falta o más información es requerida, se contacta al Abogado

para la solicitud de dicho documento.

4. Se procede a preparar Informe Técnico para la Comisión..

5. Se realiza una reunión Ordinaria de Comisión.

5.1 Se convoca a la reunión y se envía el orden del día y toda la documentación del

solicitante vía electrónica y por mensajería.

5.2 Se procede a confirmar telefónicamente la asistencia.

5.3 Se realiza la Comisión, se pasa la lista de asistencia y se verifica Quórum, se inicia la

reunión.

5.4 Cada Comisionado recomienda la aprobación o no de la Licencia SEM.

5.5 Se firma el Acta de Comisión para la firma con su voto.

6. De realizarse una Reunión Extraordinaria Vía Electrónicamente.

6.1 Se recibe la respuesta de los Comisionados en un periodo no mayor de 48 horas.

6.2 Se imprime cada correo con la recomendación de cada Comisionado y se adjunta al

Acta de Comisión para la firma posterior de todos los participantes.

7. Se levanta el Acta de la Comisión para la firma en la próxima reunión presencial.

8. Se imprime la Resolución para la firma del Secretario Técnico de la Oficina de Sedes de

Empresas Multinacionales.

9. Se Notifica al Abogado Apoderado de la Resolución.

10. Se actualiza en nuestra página web y archivos.

Fin del Proceso.

NOTA: Todos los documentos, modelos y requisitos están actualizados en la página

web de SEM; www.sem.gob.pa


412

Proceso: Solicitud de Visas de Sedes de Empresas Multinacionales

Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de Visas SEM a los

Ejecutivos y sus Dependientes.

Pasos:

1. Recepción de documentos para solicitud de Visas SEM de parte de Abogado

idóneo.

2. Revisión de la documentación para su debida verificación. .

3. Se entrega una copia como acuse de recibido y se pasa por el reloj marcador.

4. Se ingresa la información de cada Solicitante y sus dependientes tales como

Nombre y Apellido, Fecha de Nacimiento, Número de Pasaporte, Nacionalidad,

Cargo, Seguro Médico, fecha de entrada al país, fecha de emisión y fecha de

caducidad del seguro médico, fecha de la resolución del Servicio Nacional de

Migración y Nombre de la Empresa SEM en la Base de Datos de la Oficina.

5. Se emite nota dirigida al Servicio Nacional de Migración con el detalle de los

documentos adjuntos y todos los datos del solicitante y/o sus dependientes.

6. Se emite Certificación de la Empresa con Licencia SEM.

7. Se lleva personalmente al Departamento de SEM en el Servicio Nacional de

Migración, ubicado en la Avenida Ricardo J. Alfaro (Tumba Muerto).

8. Un juego de copia de toda la documentación permanece en los archivos y

clasificados por empresa en la Oficina SEM.

Fin del Proceso.

Nota: Todos los documentos, modelos y requisitos están actualizados en la página


Proceso: Solicitud de Certificación Aduanera

Objetivo: Establecer el procedimiento para el otorgamiento de las Certificaciones

para los Ejecutivos con Visa SEM.

Pasos:

1. Recepción de la documentación debidamente completa y firmada personalmente

por el ejecutivo SEM, impresa en hoja 8 ½ x 13 y con sus correspondientes

timbres.

2. Revisión de documentación y de la solicitud y si está correcta, se coteja y se

acepta.

3. Se informa al ejecutivo SEM que tomará aproximadamente cinco días hábiles.

4. Revisión y confirmación en la Base de Datos de SEM, los datos del ejecutivo

SEM.

5. Se firma en la Solicitud la aprobación para proceder con la impresión del

Certificado.

6. Se emite el Certificado para la firma de la Secretaria Técnica de SEM.

7. Se entrega al solicitante o a la persona debidamente designada por el ejecutivo

SEM, mediante nota y copia de una identificación del apoderado.

8. Se mantiene copia de toda la documentación remitida por el ejecutivo SEM en los

archivos de la Oficina.

Fin del Proceso.


413

Nota: Todos los documentos, modelos y requisitos están actualizados en la página


DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN DE LAS EXPORTACIONES

Dirección General de Servicio al Comercio Exterior

Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad

Proceso: JORNADAS INFORMATIVAS

Objetivo: Realizar tareas de divulgación entre los gremios productivos y público en general

Pasos:

1. El jefe (a) del Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad por

designación del Despacho Superior, Directores Nacionales o por solicitud de empresarios

organiza jornadas informativas.

2. El jefe (a) del departamento selecciona una fecha tentativa para la jornada.

3. El jefe (a) del departamento procede a la búsqueda del expositor.

4. Una vez que expositor confirme su participación el jefe (a) del departamento solicita a

Capacitación del Ministerio de Comercio e Industrias (MICI), la reserva del salón; si la

jornada se realiza internamente.

5. El jefe (a) del departamento realiza la convocatoria al sector exportador, gremios e

instituciones para que asistan a la jornada informativa, a través de:

Vía telefónica

Fax

Correo electrónico

6. El jefe (a) del departamento asigna los cupos de participación al sector exportador,

gremios e instituciones.

7. Seguidamente se confecciona el programa de la jornada informativa.

8. El evento es divulgado a través de la oficina de Relaciones Públicas del MICI.

9. Funcionarios (a) del departamento proceden a confirmar participación de empresa,


10. Durante el evento se pasa una lista para obtener información: Números telefónicos,

correo electrónico y posteriormente se ingresan los no existentes en la base de datos del

departamento para el Desarrollo Exportador.

Finaliza Proceso

Proceso: INTERCAMBIO DE NUEVAS PRACTICAS Y EXPERIENCIAS DE ÉXITO

Objetivo: Intercambiar, con los gremios, experiencias de exportaciones exitosas.

Pasos:

1. El jefe (a) del Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad de Por

designación del Despacho Superior, Directores Nacionales o por solicitud de empresarios

organizan el evento.

2. El jefe (a) del departamento selecciona una fecha tentativa para el evento.

3. El jefe (a) del departamento procede a la búsqueda del expositor quien debe ser un

empresario exitoso que posea experiencia en exportación.

4. Una vez que el expositor confirme su participación el jefe (a) del departamento solicita a

Capacitación del MICI, la reserva del salón; si el evento se realiza internamente.

5. El jefe (a) del departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad realiza la

convocatoria al sector exportador, gremios, instituciones para que asistan al evento

programado, a través de:

Vía telefónica


414

Fax

Correo electrónico

6. El jefe (a) del departamento asigna los cupos al sector exportador, gremios e

instituciones.

7. Seguidamente se confecciona el programa del evento.

8. El evento es divulgado a través de la oficina de Relaciones Públicas

9. Funcionario (a) del departamento proceden a confirmar participación de empresa,


10. Durante el evento se pasa una lista para obtener información: Números telefónicos,

correo electrónico y posteriormente se ingresan los no existentes en la base de datos.

Finaliza proceso

Proceso: TALLERES EN EL INTERIOR DE LA REPUBLICA

Objetivo: Capacitar sobre de procesos de exportaciones a los gremios

Pasos:

1. El jefe (a) del departamento para el Desarrollo Exportador y Competitividad contacta al

enlace de Comercio exterior en la provincia donde se lleve a cabo el taller, y establece

responsabilidades en cuanto a la convocatoria y separación del salón donde efectuara el

taller.

2. El jefe (a) del departamento para el Desarrollo del Exportador y Competitividad y el

enlace de Comercio Exterior en la provincia realizan la convocatoria a las empresas por

correo electrónico, fax o telefónicamente.

3. El jefe (a) del departamento contacta al Director Regional del MICI, para informarle de la

actividad y confirmar su participación.

4. El jefe (a) del departamento solicita apoyo con la convocatoria al Ministerio de

Desarrollo Agropecuario (MIDA).

5. El jefe (a) del departamento de Desarrollo Exportador y Competitividad solicita el viático

correspondiente para el traslado al interior del país.

6. Una vez se encuentran en la provincia el jefe del Departamento para el Desarrollo

Exportador y Competitividad y su equipo de trabajo contactan al enlace de Comercio

Exterior para ultimar detalles.

Finaliza Proceso

Proceso: ENCUENTRO DEL EXPORTADOR

Objetivo: Promover la competencia, mediante concurso, para mejorar la competitividad

Pasos:

El departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad brinda su apoyo para

realizar esta Actividad la cual es desarrollada por la Dirección Nacional de Promoción de las

Exportaciones.

1. El jefe (a) del departamento de Desarrollo Exportador y la Competitividad apoyo a la

convocatoria para dicho encuentro en cuanto a:

Atención a los empresarios

Apoyo al o los presentadores

Promoción de stand de participación para empresas de servicio al Comercio

Exterior.

2. La organización de stand la realiza la empresa a la cual se le adjudica la compra.

3. Se le brinda premio al exportador del año.

Finaliza Proceso


415

Ventanilla Única

Proceso: RECIBO DE DOCUMENTOS DE EXPORTACIÓN, REEXPORTACIÓN,

ZONA PROCESADORAS, IMPORTACIÓN DE LIBRE COMERCIO Y

CUARENTENA AGROPECUARIA

Objetivo: Mejorar la eficiencia en los proceso de comercio exterior, a través de una

Ventanilla Única.

Pasos:

1. El solicitante se apersona a la Ventanilla Única de Comercio Exterior y realiza todo el

trámite requerido.

Finaliza Proceso

Proceso: VENTA DE CERTIFICADOS DE ORIGEN

Objetivo: Verificar que se cumple con los requisitos, para obtener el certificado de origen

Pasos:

1. El solicitante se apersona a la ventanilla única a solicitar los requisitos para obtener un

certificado de origen

2. El funcionario encargado de la ventanilla única le informa los requisitos establecidos y le

comunica que debe ir al Banco Nacional de Panamá a realizar el pago correspondiente

para obtener una certificación de origen

3. El solicitante se apersona a la ventanilla única y entrega la boleta de pago para adquirir el

formulario

4. El solicitante llena el formulario y lo entrega en la ventanilla única junto con la

documentación solicitada

Finaliza Proceso

Proceso: INGRESO DE DOCUMENTOS

Objetivo: Registra documentos de trámites de comercio exterior

Pasos:

1. El funcionario encargado de la ventanilla única de comercio exterior al momento de

recibir la documentación revisa detalladamente cada uno de los requisitos

2. El funcionario anota en el formulario de documentos recibidos y en el libro de control la

entrada de los documentos

3. Una registrados los documentos el funcionario le coloca el sello de entrada a los

documentos

4. El funcionario confecciona la factura y detalla el servicio solicitado

5. La copia original de la factura es entregada al cliente, las copias restantes son entregadas

a Aduanas, Cuarentena Agropecuaria del Ministerio de Desarrollo Agropecuario y al


6. y los envía a recorrido en las oficinas de ventanilla única de comercio exterior.

Finaliza Proceso

Proceso: INFORME DIARIO DE CAJA

Objetivo: Registrar y elaborar informe de los ingresos de caja por servicios prestados

Pasos:

1. El funcionario encargado de la ventanilla única de comercio exterior, realiza diariamente

un informe de caja

2. El funcionario procede a revisar cada una de las copia de las factura y va detallando cada

uno de los servicios prestados en el informe diario de caja con su respectiva:


416

o Numeración

o Cantidad y

o Valor

3. El funcionario coloca la fecha en el informe

4. Seguidamente anota los recibos utilizados y los anulados

5. El funcionario encargado de la ventanilla única de comercio exterior firma el informe

diario de caja menuda

6. Una vez terminado el informe, este se envía a la oficina de fiscalización y de auditoria del


Finaliza Proceso

Proceso: SELLAR Y DESGLOSAR LIQUIDACIONES DE EXPORTACIÓN

Objetivo: Asegurar que se cumple con lo establecido en las normas para exportar

Pasos:

1. El funcionario encargado de sellar y desglosar las liquidaciones de exportación recibe los

documentos del funcionario de aduanas asignado en el Ministerio de Comercio e

Industrias

2. El funcionario revisa los documentos y verifica que este el sello de la ventanilla única y

el sello de aduanas

3. Una vez verificados los sellos antes descritos le coloca a los documento el sello de

tramité de exportación al documento original y a sus (4) cuatro copias

4. Seguidamente el funcionario remite la documentación al jefe de ventanilla única de

comercio exterior o al funcionario que este designe para la firma

5. Una vez los documentos son firmados son devueltos al funcionario para que realice el

desglose de los documentos

6. Una vez desglosados los documentos se le entrega una copia a la ventanilla única y tres

copias al funcionario de aduanas.

Finaliza Proceso

Proceso: SELLAR DOCUMENTOS DE ZONAS PROCESADORAS

Objetivo: Verificar que la documentación está completa y cumple los requisitos

Pasos:

1. El funcionario encargado revisa los documentos y verifica que el nombre coincida con el

logo de la empresa y que este firmado por el responsable de la empresa

2. El funcionario coloca el sello en el documento original y en las copia

3. El funcionario remite los documentos para la firma del jefe de la ventanilla única o al

funcionario que tenga a bien designar

4. El documento firmado es devuelto al funcionario encargado de zonas procesadoras para

que realice el desglose de los mismos

5. Una copia del desglose es archivada

6. Un funcionario de la Contraloría General de la Republica asiste una vez a la semana a

retirar un juego de las copias a las oficinas de la ventanilla única de comercio exterior

Finaliza Proceso


417

Proceso: CERTIFICADO DE ORIGEN DE CAFÉ

Objetivo: Constatar el país de origen del producto

Pasos:

1. El funcionario de aduanas sella y firma la documentación referente a certificado de

origen de café

2. El funcionario de aduanas remite la documentación a funcionaria del Ministerio de

Comercio e Industrias para realizar el desglose correspondiente

Finaliza Proceso

Proceso: LIQUIDACIÓN DE VISAS

Objetivo: Registrar el pago de la visa de los extranjeros residentes

Pasos:

1. El funcionario asignado a realizar las liquidaciones de visas revisa la documentación

2. El funcionario coloca el sello en la factura del cliente y llena los campos del sello

manualmente colocando:

o La fecha

o Número de visa

o La categoría

o La docena

o Y el producto

3. La información anterior también es registrada en los libros de control

4. El funcionario remite los documentos para la firma del jefe de la ventanilla única o al

funcionario que tenga a bien designar

5. El documento firmado es devuelto al funcionario encargado de zonas procesadoras para

que realice el desglose de los mismos

6. Una copia del desglose es archivada

7. La factura original es entregada con la liquidación al solicitante

Finaliza Proceso

Proceso: INFORMES DE TRAMITÉ DE EXPORTACIÓN Y REEXPORTACIÓN

Objetivo: Registrar y elaborar informes de control de las exportaciones y re exportaciones

por empresa y rubros.

Pasos:

1. El funcionario (a) encargado clasifica las exportaciones y reexportaciones y procede a

capturar los datos de:

o Empresa

o Número de liquidación

o Arancel

o Producto

o Valor FOB

o Peso

o Destino

o Clasificación

2. Una vez capturada la información el funcionario (a) realiza informes diarios, semanales y

mensuales.

3. En el informe mensual es clasificado de la siguiente manera:

o Reexportación

o Manufactura


418

o Marisco

o Camarones

o Azúcar

o Café

o Oro

o Plata

o Madera

o Chatarra

o Agrícola

o Ropa y otros

4. La información capturada es archivada en expedientes con la anterior clasificación.

Finaliza Proceso

Proceso: RECAUDACIÓN DE VENTANILLA ÚNICA

Objetivo: Registra y elaborar informes de recaudación a nivel nacional, para ser remitido a

Tesorería del Ministerio de Comercio e Industrias

Pasos:

1. El funcionario (a) encargado recibe copia del informe diario de caja de las siete (7)

ventanillas únicas de comercio exterior a nivel nacional

2. El funcionario (a) encargado procede a revisar cada una de las facturas y las verifica con

la boleta de pago del banco

3. El funcionario (a) suma las cantidades para verificar que coincidan

4. El funcionario (a) verifica las firmas del cajero y del jefe de la ventanilla única

5. Una vez verificados los informes de caja diarios el funcionario (a) lleva un registro de las

recaudaciones de la ventanilla única

6. El funcionario (a) confecciona un informe mensual de las recaudaciones y lo remite al

Departamento de Tesorería del Ministerio de Comercio e Industrias

Finaliza Proceso

Proceso: ENVÍO DE FORMULARIOS A LAS VENTANILLAS ÚNICAS DEL

INTERIOR DEL PAÍS

Objetivo: Remitir los formularios a las oficinas del interior, previo registro de los mismos.

Pasos:

1. Desde las ventanillas únicas del interior del país se reciben llamadas telefónicas a la

ventanilla única de comercio exterior en la sede del Ministerio de Comercio e Industrias

solicitando formularios para los tramites que realizan

2. El funcionario (a) de la ventanilla única de comercio exterior en la sede del Ministerio de

Comercio e Industrias, confecciona un memo remisorio detallando los formulario y las

cantidades solicitadas

3. Los formularios junto con el memo remisorio son enviados por medio de archivo y

correspondencia

4. El funcionario (a) que recibe los formularios firma el recibido.

Finaliza Proceso

Proceso: AUDITORIA DE DOCUMENTOS

Objetivo: Verificar la secuencia numérica de los formularios, para llevar un control

Pasos:

1. El funcionario (a) recibe los paquetes de los formularios del almacén del Ministerio de



419

2. El funcionario (a) verifica la secuencia numérica de los formularios para la venta

3. Si la secuencia numérica falla el funcionario (a) confecciona una carta al Departamento

de Compras indicando los hallazgos encontrados en la auditoria

4. El Departamento de Compras notifica vía telefónica a la empresa los hallazgos

encontrados para que se apersones a subsanarlos

5. Una vez revisada la secuencia, los documentos vuelven a ser introducidos en la caja

original con su respectiva identificación

6. A medida que se requieran los documentos, estos son ordenados en los archivos según la

secuencia numérica

7. El funcionario (a) lleva un registro de entrega de formularios

Finaliza Proceso

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - mici.gob.pa · autorizar los despachos de las solicitudes de material a...

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