MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - mici.gob.pa · PDF fileautorizar los despachos de las solicitudes...

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  • MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS

    DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

    DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

    Marzo - 2012

    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

  • Desarrollo Institucional Manual de procedimiento

    2

    INDICE DE CONTENIDO Pg.

    DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 3

    Departamento de Compras 3 Departamento de Contabilidad 7 Departamento de Tesorera 11 Departamento de Presupuesto 19 Departamento de Archivo y Correspondencia 21 Departamento de Seguridad 24 Departamento de Estudio y Programacin 28 Departamento de Servicios Generales 31 Departamento de Desarrollo Institucional 40

    DIRECCION NACIONAL DE COMERCIO 41

    Direccin General de Comercio Interior 41 Direccin General de Comercio Electrnico 55 Direccin General de Artesanas Nacionales 55 Direccin General del Registro de la Propiedad Industrial 74 Direccin General de Empresas Financieras 85

    DIRECCION NACIONAL DE INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL 91

    Direccin General de Industrias 96 Direccin General de Normas y Tecnologa Industrial 116

    DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS MINERALES 120

    SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS Y REASEGUROS 169

    OFICINA DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES 241

    DIRECCIN NACIONAL DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INT. 241

    DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION DE TRATADOS COMERCIALES

    INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL

    Direccin General de Defensa Comercial 245

    VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR 405

    DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCIN DE LA INVERSIN 405

    Direccin General de Sedes de Empresas Multinacionales 411

    DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCIN DE EXPORTACIONES 413

    Direccin General de Servicios al Comercio Exterior 413

    Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad 413 Ventanilla nica 415

  • Desarrollo Institucional Manual de procedimiento

    3

    Direccin de Administracin y Finanzas

    Departamento de Compras

    Proceso: Requisicin

    Objetivo: Proveer de bienes y servicios a las unidades administrativas

    Pasos:

    1. La secretaria del Departamento de compras recibe la requisicin, la registra en libro, la enumera y se la entrega al jefe del Departamento.

    2. El jefe del Departamento revisa la documentacin para verificar que se cumplan todos los requisitos y se la asigna a un cotizador.

    3. El cotizador cotiza precios con tres proveedores diferentes, elabora un cuadro de cotiza- ciones y se lo entrega al jefe, inmediatamente.

    4. El jefe del Departamento verifica que est correcto y lo enva a la Direccin Administrativa para su autorizacin. Una vez autorizada, la secretaria del Departamento de Compras,

    mediante mensajera interna remite la requisicin al Departamento de Presupuesto, para

    asignar partidas.

    5. El Departamento de Presupuesto, asigna las partidas correspondientes para la adquisicin del bien o servicio, y lo devuelve al Departamento de Compras.

    6. La secretaria del Departamento de Compras recibe la documentacin, la registra en libro y se la entrega al jefe del Departamento. El jefe del Departamento la entrega al cotizador, para

    que confeccione la Orden de Compra. Una vez confeccionada, el jefe del Departamento, la

    remite al Director Administrativo, para su firma.

    7. Una vez firmada la O de C por el Director Administrativo, la misma se remite a Contabilidad, para registrar su asiento contable. De all se enva a Control Fiscal, para su

    refrendo.

    8. Una vez refrendada la O de C por Control Fiscal se remite al Departamento de Compras para la adquisicin del bien o servicio.

    9. La secretaria del Departamento de Compras recibe y registra la orden de compra refrendada y se la entrega al oficinista de compras. Este la recibe, registra, procesa y llama al proveedor

    para que retire la orden de compra.

    Fin del proceso

    Proceso: Adquisicin de Bienes y Servicios (Proceso interno Depto. Compras Almacn)

    Objetivo: Evitar la adquisicin de bienes y servicios que hay en existencia.

    Pasos:

    1. Cada unidad administrativa debe preparar las requisiciones, escritas a mquina, para el abastecimiento de materiales y suministros (papelera, tinta de impresoras, rollos de faxes y

    otros). Con el propsito de ahorrar tiempo, es conveniente que la unidad administrativa,

    antes de efectuar la requisicin, verifique con almacn la existencia de los bienes a solicitar.

    2. Todas las requisiciones son enviadas directamente al Almacn con la firma del funcionario autorizado para solicitar los bienes.

    3. Cuando los suministros contemplados en la requisicin, no hayan podido ser despachados en su totalidad, el Almacn debe remitir un comprobante de reposicin de materiales y

    suministros. Este comprobante se adjunta a la requisicin original para justificar la compra

    de los suministros faltantes.

  • Desarrollo Institucional Manual de procedimiento

    4

    4. El Almacn remite al Departamento de Compras, para que este inicie el proceso regular de compra de bienes.

    5. El Almacn, mediante un control por unidad solicitante, registrar el retiro de suministros para poder detectar y localizar la debida distribucin. El inventario de suministros debe

    estar actualizado mediante el sistema Kardex.

    Fin de Proceso

    Seccin Almacn

    Proceso: Despacho de bienes y suministros, de inventario del almacn

    Objetivo: Suplir las necesidades de las diversas unidades administrativas del Ministerio

    Pasos:

    1. La unidad interesada prepara el documento de solicitud Requisicin no numerada debidamente completada y autorizada. Esta requisicin sin nmero se remite a la Direccin

    de Administracin y Finanzas para su autorizacin.

    2. La requisicin firmada por el Director(a) de Administracin y Finanzas es enviada al Almacn General, para su despacho correspondiente.

    3. El almacenista II elabora los despachos y lo remite al Jefe de Almacn para revisar, evaluar y autorizar los despachos de las solicitudes de material a los diferentes Departamentos, de

    acuerdo al consumo anterior y a la existencia actual de los bienes solicitados.

    4. Los das de despacho de materiales y bienes son mircoles y jueves para el Nivel Central. Para las Direcciones Provinciales de lunes a viernes.

    5. Los das de despacho, el almacenista informa por telfono o correo electrnico a las unidades solicitantes de los despachos autorizados. Saca los bienes y realiza la entrega.

    6. Los despachos retirados por la unidad solicitante son enviados al funcionario que actualizar las tarjetas de control de inventario para realizar las rebajas en las tarjetas.

    7. Entonces se elabora el informe de despacho y se le adjunta el despacho original, firmado por la unidad solicitante, el jefe de almacn y el almacenista. El informe se debe remitir

    diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del

    Almacn.

    Fin del Proceso

    Proceso: Despacho de bienes patrimoniales

    Pasos:

    1. Si el pedido es un equipo de oficina, mobiliarios y/o vehculos, se procede a enviar la requisicin numerada al almacn para sellar Sin Existencia y despus el documento es

    enviado a la Direccin de Administracin y Finanzas.

    2. Cuando el bien patrimonial (equipo de oficina, mobiliarios y/o vehculo) es recibido por al almacn, se procede a confeccionar el despacho y se le comunica a Bienes

    Patrimoniales para identificar el activo con una placa numerada.

    3. Despus se le comunica por telfono o correo electrnico a la unidad solicitante para su retiro.

    4. La unidad solicitante debe firmar de recibido conforme el despacho y retirar el bien. 5. Entonces se elabora un informe de despacho y se le adjunta al despacho original firmado

    por la unidad solicitante, el jefe de almacn y el almacenista. El informe se debe remitir

    diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del

    almacn.

    Fin del proceso

  • Desarrollo Institucional Manual de procedimiento

    5

    Proceso: Recepcin de bienes en el Almacn General

    Objetivo: Velar que los bienes recibidos en el Almacn estn en buenas condiciones y que

    cumplan con las especificaciones de la orden de compra, adems de registrar las cantidades

    ingresadas, en el inventario.

    Pasos:

    1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura. 2. Verifica que la factura est conforme con lo descrito en la orden de compra. De no cumplir

    se rechaza el bien, hasta que la empresa cumpla con lo establecido.

    3. Al recibir el bien se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra, para comprobar si es objeto de multa.

    4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de compra ser multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento.

    5. Ninguna empresa podr realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de Compras y Proveedura.

    6. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los productos sensibles al ambiente y tiempo.

    7. De estar todo conforme