MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN · 2017. 3. 27. · Este Manual esta...
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN
ó ó
ó
ó ó ó ó
Contenido
Introducción……………………………………………………………………….……. 1
Marco Jurídico……………………………………………..…………………………… 2
Objetivo del Manual……………………………………………………….…….….. … 5
Misión y Visión…………………………………………………………………….…….6
Organigrama ………………………………………………………………….…….. .…7
Dirección de Administración
Recepción y análisis de la correspondencia……………………………………..……….8
Integración del Fondo Revolvente……………………………………………..……… 11
Elaboración de Cheques..……………………………………………………..……. …16
Adquisición de boletos vía Terrestre y Aérea……………………………………….. ...19
Reservación de Hoteles………………………………………………………...…….....24
Departamento Administrativo
Elaboración de Contratos……………………………………………………..………...28
Dotación de combustible……………………………………………………..…………33
Control del cobro del estacionamiento público de Ruiz Cortines………………………36
Departamento de Transportes
Mantenimiento preventivo a unidades vehiculares…………………………..……........40
Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares…..………………………..………...43
Comisiones foráneas y locales………………………………………………..……........47
Adquisición de refacciones……………………………………………………..……….50
Departamento de Recursos Humanos
Alta de Personal……………………………………………………………………........53
Baja de Personal……………………………………………………………….………..60
Crédito FONACOT………………………………………………………………….....65
Licencias Médicas…….…………………………………………………………….......70
Recepción de nóminas…………………………………………………………………..76
Control de asistencia…………………………………………………………………….81
Control de días económicos………………………………………………………..........87
Departamento de Recursos Materiales
Suministro de bienes de consumo……..…………………………………………….….92
Recepción de bienes adquiridos………………………………………………………...95
Recepción de bienes de activo fijo………………………………………….…………..99
Inventario físico del almacén…………………………………………………….........102
Adquisición de compras centralizadas……………………………………….………..105
Adquisiciones a través del Subcomité de Compras de la SAF………...……………...109
Adquisición de compras menores (Directas)……………………………..……………113
Departamento de Inventarios
Altas al Inventario……………………………………………………………………..117
Elaboración de Resguardo…………………………………………………..………....121
Baja del Inventario del usuario…………………………………………….…………..124
Cambio del usuario……………………………………………………………..…...…127
Trámite de bajas definitivas………………………………………………..…………..130
Inventario de bienes muebles……………………………………………..……...……135
Departamento de Servicios Generales
Reparaciones menores de mobiliario…………………………………………….…….138
Reparaciones mayores de mobiliario……………………………………….………….142
Ejecución de Obra Pública………………………………………………………..…...147
Adquisición de garrafones de agua……………………………………………...….…152
Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal
Revisión de facturas del fondo fijo revolvente de las diferentes Unidades de la
SAF…………………………………………………………………………………….155
Trámite del formato de Viático………………………………………………...……..158
Adecuación de Recursos Presupuestales………………………………………………164
Comprobación de Recursos del Fondo Fijo Revolvente………………………………169
Trámite de Facturas para la elaboración de Ordenes de Pago………….…………...…175
Conciliación Mensual……………………………………………………………...…..181
Programa de Autoevaluación de Recursos Comprobados (SISAGAP)……..…….….184
Anexos………………………………………………………………………………....187
INTRODUCCIÓN
Actualmente las empresas son cada vez más complejas y sofisticadas en cuanto a sus
sistemas y procesos de trabajo internos, debido en gran medida al avance de la ciencia y
la tecnología, lo cual hace cada vez más difícil, administrarlas y controlarlas en toda su
operación.
Para afrontar éstos problemas se necesitan métodos y técnicas, que permitan establecer
los procedimientos más adecuados de acuerdo a sus estructuras, para evaluar los
controles con mayor precisión.
El contar con un Manual de Procedimientos en la organización, evita la utilización de
procedimientos innecesarios para el desarrollo de la función o tarea, disminuyendo
esfuerzos inútiles y el tiempo en la realización del trabajo de oficina, finalidad
primordial de la elaboración de este Manual de Procedimientos.
Una de las mayores ventajas que existen para implementar la eficiencia en el trabajo,
radica principalmente en llegar a uniformar los procedimientos, para facilitar la
actuación de los empleados en el cumplimiento de sus responsabilidades, ya que el
factor humano es la herramienta principal para un buen desarrollo de las tareas,
poniendo a su disposición una guía de trabajo que le permita mejorar día a día la calidad
en los trabajos desarrollados.
El Manual de Procedimientos es importante, ya que establece detalladamente las
actividades inherentes a los procesos de trabajo que se llevan en cada una de las áreas,
presentándolo tanto de forma textual como gráfica.
Este Manual esta presentado de tal manera, que los diagramas de flujo, permitan
proporcionar una idea clara de las actividades que integran un procedimiento parcial o
completo, así como establecer una secuencia de dichos procedimientos, que a su vez
conforman un sistema de trabajo.
Marco Jurídico
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Diario Oficial de la
Federación del 5 de Febrero de 1917. Reforma publicada en el Periódico Oficial
del Estado el 5 de Agosto de 1998.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco; Periódico Oficial
del Estado del día 5 de Abril de 1919.
Leyes
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, reforma publicada en el
Periódico Oficial del Estado, el día 16 de Diciembre de 2006.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, reforma publicada en el
Periódico Oficial del Estado el día 22 de Marzo del 2002.
Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Tabasco,
publicada en el Periódico Oficial el día 28 de Diciembre del 2000.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Periódico
Oficial del Estado, el día 13 de Julio de 1983.
Ley Federal del Trabajo.
Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, publicada en el Periódico Oficial el
día 31 de Marzo de 1990.
Ley del Instituto de Seguridad Social del Estado de Tabasco, publicada en el
Periódico Oficial del Estado el día 19 de Julio de 1984.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 27 de Abril del 2005.
Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Estado de
Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 7 de abril del 2004.
Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial
del Estado, el día 27 de Diciembre de 2008.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en
el Diario Oficial de la Federación el día 7 de julio del 2005.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, publicada en el
Diario Oficial de la Federación el día 7 de Julio del 2005.
Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tabasco, publicada en el Periódico
Oficial del Estado, el día 17 de Mayo del 2003.
Ley de Hacienda del Estado de Tabasco, reforma publicada en el Periódico Oficial
del Estado el día 01 de Mayo de 2010.
Reglamentos
Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas. Reforma publicada en el Periódico
Oficial el día 18 de Septiembre del 2002.
Reglamento de Comité de Compras del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco,
publicado en el Periódico Oficial del Estado, el día 10 de Diciembre de 2005.
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del
Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 3 de Julio del
2004.
Reglamento de Seguridad e Higiene en el Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado de
Tabasco. Publicado el 4 de Noviembre del 2000.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del
Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado, el día 7 de
Septiembre del 2005.
Reglamento de la Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado
de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 31 de Enero del 2001.
Reglamento Interior de la Secretaría de Administración y Finanzas, publicado en el
Periódico Oficial del Estado el día 05 de marzo de 2008.
Manuales
Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco 2006.
Manual de Programación 2005 – 2006.
Manual de Contabilidad Gubernamental 2006.
Manual de Organización de la Dirección de Administración 2010
Lineamientos
Lineamientos relativos a la Disposición final, enajenación y baja de bienes muebles,
publicado en el Periódico Oficial del Estado el día 13 de Mayo de 2006.
Acuerdo que establece las medidas de Racionalidad, Austeridad, Ahorro y Disciplina
del Gasto del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, publicado en el Periódico
Oficial del Estado el día 21 de Agosto del 2007.
Lineamientos relativos a la baja de bienes muebles de la Administración Pública
Estatal, con motivo de la emergencia declarada en el Estado por las lluvias e
inundaciones atípicas registradas en el Estado de Tabasco durante los últimos días
del mes de Octubre y hasta los primeros días del mes de Noviembre del año 2007,
publicado en el Periódico Oficial del Estado el día 7 de Noviembre de 2007.
Otras disposiciones
Fideicomiso para la Infraestructura de los estados (FIES)
Lineamientos para la Solicitud y Transferencia de los Recursos Correspondientes al
2004 y complemento de los mismos.
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMEINTOS DE LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Dar a conocer el detalle de los procedimientos que se ejecutan en cada una de las áreas
que integran la Dirección, con el fin de que las funciones que realiza el personal, se
apeguen a lo establecido para lograr una mayor eficiencia en el desempeño de las tareas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Presentar una visión integral de cómo opera la Dirección.
Presentar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada una de las
funciones que se desarrollan en la Subdirección y los Departamentos.
Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
Servir como medio de integración para el personal de nuevo ingreso facilitando la
incorporación a la estructura orgánica.
Propiciar el mejor aprovechamiento del capital humano.
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades
periódicas.
Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
Misión
Ser una unidad administrativa que sustente su fuerza en el trabajo de equipo, con el fin
de desarrollar con eficiencia, sistemas y procedimientos de administración, en materia de
recursos financieros, humanos y materiales, acordes con la modernización de la
administración pública, a efecto de lograr y mantener una constante innovación y calidad
en los servicios que se otorgan.
Visión
Impulsar la superación del personal adscrito a la Dirección de Administración, a efecto
de elevar su productividad en el trabajo, concientizando al personal de la importancia de
su capacidad innovadora y creativa en los nuevos esquemas de desarrollo
organizacional.
Organigrama
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Dirección de Administración
Departamento de Recursos
Financieros y Control
Presupuestal
Departamento de Recursos Materiales
Departamento
de Servicios Generales
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Inventario
Departamento de Transportes
Departamento Administrativo
Proceso:
Recepción y análisis de correspondencia
Objetivo:
Controlar y dar seguimiento de manera eficiente a
la documentación oficial.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El horario de recepción de la documentación es
de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 15:00 hrs.
Los documentos oficiales requieren contar con
los nombres y cargos correctamente, para
recibirlos.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento: Recepción y análisis de la Correspondencia
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe y revisa la documentación Oficio y/o Memorandum
¿Cumple con los requisitos?
No: Ir al paso No. 2
Si: Ir al paso No. 3
Secretaria 2 Devuelve el documento al interesado
3 Sella el documento y colócalo en la bandeja
de correspondencia de la Dirección
Directora 4 Revisa el documento, registra la indicación
conducente en el mismo
Directora De ser necesario, espera ser informada sobre
la situación por parte del responsable del área
Secretaria 5 Envía el documento al área correspondiente
Secretaria 6 Archiva fotocopia del documento en el
expediente que le compete
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIA DIRECTORA
Memoran
dum
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Recepción y análisis de la correspondencia
Clave:
Feha de elaboración
Mayo de 2011
F-DC-12 Rev.00
2
Revisa el documento y
registra la indicación
conducente
4
Recibe y revisa la
documentación
1
3
Devuelve el
documento al
interesado
5
FIN
6
Inicio
¿ Cumple ?
No
Si
Sella el documento
Envía el
documento al área
correspondiente
Memorandum
sellado
Memoran
dum
Proceso:
Integración del Fondo Revolvente
Objetivo:
Administrar eficientemente y con transparencia los
recursos con que se cuentan, para el pago de
servicios y adquisiciones a proveedores y
prestadores de servicios, así como de viáticos,
fondos revolventes y gastos menores derivados de
la operatividad de la Dependencia.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
La facturación deberá cumplir con los requisitos
fiscales establecidos en el Manual de Normas
Presupuestarias.
Realizar mensualmente la conciliación bancaria,
arqueo de caja integración financiera, con el
objeto de llevar un control permanente de los
recursos financieros.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento: Integración del fondo Revolvente
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Directora 1 Entrega el paquete de las facturas pagadas a: Facturas
Secretaria 2 Ordena las facturas por fecha y las entrega al:
Departamento de
Recursos
Financieros de la
Dirección
3 Realiza la sumatoria de las facturas y
devuélvelas a:
Directora 4 Rubrica las facturas y entrega a:
Secretaria 5 Coloca en las facturas el sello de pagado y el
facsimil de la Directora en su rubrica.
Secretaria 6 Fotocopia las facturas
Secretaria 7 Envía las facturas al Departamento de Recursos
Financieros de la Dirección, para la elaboración
de la Orden de Pago.
Departamento de
Recursos
Financieros de la
Dirección
8 Elabora la Orden de Pago y entrega a:
Directora 9 Solicita la elaboración del cheque
correspondiente a:
Cheque
Secretaria 10 Elabora el cheque y recaba firma de la
Directora Administrativa y del Subsecretario de
Egresos
Secretaria Una vez firmado el cheque
Secretaria 11 Entrega el cheque a la Directora, para que
registre su firma como endoso en el cheque.
Secretaria 12 Envía a cambiar el cheque al banco y entrega a
la Directora.
Jefe del área
contable
13 Se recibe tarjeta de Deposito del Departamento
de Recursos Financieros y Control Presupuestal
y se captura en libro en Bancos.
Jefe del área
contable
14 Concilia en Bancos con la conexión Bancaria
vía sistema, actualizando saldo en Chequera
con la finalidad de llevar un control permanente
del Flujo de Efectivo.
Programa excel
Jefe del área
contable
15 Recibe el informe mensual del estatus de las
Ordenes de Pago elaboradas por el
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal.
Jefe del área
contable
16 El primer día hábil posterior al mes que
corresponde, se elabora el arqueo de caja,
efectuando un conteo físico del efectivo
existente y de la documentación comprobatoria
pagada, así como los vales comprobatorios,
verificándose el saldo al día último de cada mes
en la cuenta bancaria.
Jefe del área
contable
17 Elabora la Integración del fondo fijo revolvente.
Jefe del área
contable
18 Elabora el reporte de los movimientos en
bancos.
Jefe del área
contable
19 Elabora la conciliación de la cuenta Bancaria.
Jefe del área
contable
21 Entrega los reportes de la Integración del Fondo
Fijo Revolvente a la Directora de la
Administración
Directora de
Administración
22 Analiza los reportes de la integración del fondo
revolvente y archiva en expediente
correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓNDEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS Y CONTROL PPTAL.SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Integración del fondo revolvente
Clave:
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Hoja: 1 de 2F-DC-12
Rev.00
INICIO
Entrega el paquete de las
facturas pagadas a:
Facturas
12
3
4
Ordena las facturas por
fecha y entrega a:
Realiza la sumatoria de las
facturas y devuélvelas a:
Rubrica las facturas y
entrégalas a:
Coloca el sello de pagado
en las facturas y el facsimil
en la rubrica de la Directora
Fotocopia las facturas
Envía la factura al
Departamento de Recursos
Financieros, para la
elaboración de la O.P.
Elabora la O.P., y entrégala
a:
Solicita la elaboración del
cheque correspondiente a:
5
6
78
9
Envía la factura al
Departamento de Recursos
Financieros, para la
elaboración de la O.P.
Envía la factura al
Departamento de Recursos
Financieros, para la
elaboración de la O.P.
Envía la factura al
Departamento de Recursos
Financieros, para la
elaboración de la O.P.
10
11
12
A
JEFE DEL ÁREA CONTABLE DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN
F-DC-12 Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Integración del fondo revolvente
Clave:
21
Recepciona la factura,
debidamente revisada
anteriormente por el Depto. de
Recursos Financieros
18
Analiza los reportes de la
integración del fondo y archiva en el
expediente
13
Recibe tarjeta de deposito del
Depto de Recursos Financieros
Tarjeta
Recibe el informe mensual del
status de las Ordenes de Pago,
elaborada por el Departamento de
Recursos Financieros.
Elabora el arqueo de caja,
efectuando un conteo físico del
efectivo y la documentación
comprobatoria
El 1er. Posterior
de cada mes
Elabora la integración del fondo fijo
revolvente
14
15
16
Concilia en bancos vía sistema
17
B
Elabora la conciliación de la cuenta
bancaria
19
Entrega los reportes de la
integración del fondo a:
20
FIN
Reportes
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Elaboración de Cheques
Objetivo:
Pago por concepto de servicios y adquisiciones a
proveedores y prestadores de servicios, así como
de viáticos, fondos revolventes y gastos menores
derivados de la operatividad de la Dependencia.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Existir saldo disponible en la cuenta bancaria y
en la partida presupuestal a la que irá cargado el
gasto
Emisión del cheque de acuerdo a la
documentación soporte comprobatoria.
Numeral 44 fracción IV del Manual de Normas
Presupuestarias
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento: Elaboración de cheques
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Directora 1 Recibe la tarjeta con los datos requeridos para
la elaboración del cheque
Tarjeta
informativa
Directora 2 Solicita la elaboración del cheque Cheque y
Póliza
Secretaria 3 Registra en la libreta de control, el número
consecutivo del cheque y el destino del mismo
Libreta de
control interno
Secretaria 4 Elabora el cheque, recabando firma de la
Directora Administrativa y del Subsecretario de
Egresos
Secretaria Una vez firmado el cheque por ambas partes
Secretaria 5 Fotocopia el cheque para la integración del
expediente correspondiente
Secretaria 6 Realiza llamada telefónica al beneficiario, para
su pago
Beneficiario 7 Recibe el cheque y firma de conformidad en la
póliza de cheque original y sus dos copias
Secretaria 8 Turna el original de la Póliza y la factura, así
como el soporte correspondiente al
Departamento de Recursos Financieros de la
Dirección
Secretaria 9 Archiva fotocopia de los documentos en el
expediente respectivo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTORA SECRETRIA BENEFICIARIO
Factura y
soportes
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Elaboración de cheques
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 1 de 1
INICIO
Recibe la tarjeta con los
datos requeridos para la
elaboración del cheque
1
Solicita la elaboración del
cheque
2
Registra en la libreta de
control, el numero de
cheque y el destino del
mismo.
5
Elabora y recaba las firmas
de la Directora y del
Subsecretario de Egresos
3
Fotocopia el cheque para la
integración del expediente
4
7
Realiza llamada telefónica al
beneficiario, para su pago
6
Recibe el cheque y firma de
conformidad en la póliza
original y sus copias
Turna el original de la
factura, la póliza y soportes,
al Depto. de Recursos
Financieros
Documentos
Fin
8
9
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adquisición de boletos vía Terrestre y Aérea
Objetivo:
Atender las solicitudes de boletos, en base a las
necesidades requeridas por las unidades
administrativas.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Verificar la suficiencia presupuestal de la
partida.
El horario de atención por parte de la Dirección,
es de 08:30 a 15:00 hrs.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento: Adquisición de boletos vía terrestre
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe la solicitud por parte del interesado vía
telefónica.
Secretaria 2 Consulta vía telefónica el costo del boleto.
Secretaria 3 Informa a la Directora el costo del boleto para
que se determine su adquisición.
Secretaria 4 Recibe el recurso para la adquisición del boleto.
Secretaria 5 Solicita al beneficiario el memorandum de
solicitud del boleto.
Secretaria 6 Adquiere el boleto correspondiente.
Secretaria 7 Fotocopia el boleto.
Secretaria 8 Elabora un vale por el monto total del boleto. Vale de Caja
Secretaria 9 Espera la comprobación por parte del viajante. Boleto
Secretaria Una vez concluido el viaje
Secretaria 10 Recibe la comprobación y devuelve el vale de
caja firmado inicialmente.
Secretaria 11 Entrega los boletos de comprobación a la
Directora, adjuntando la documentación soporte
para la integración del fondo revolvente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Adquisición de boletos vía terrestre
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe la solicitud vía
telefónica
1
2
3
Inicio
Consulta vía telefónica
el costo del boleto
Informa a la Directora
el costo del boleto,
para determinar su
adquisición
Recibe el recurso para
la adquisición de
boleto
Espera la
comprobación del
viajante
Recibe la
comprobación y
devuelve el vale de
caja firmado
Una vez concluido
el viaje
Entrega los boletos de
comprobación a la
Directora, para su
integración en el fondo.
Fin
4
5
6
7
A
B
8
9
10
Elabora un vale por el
monto total del boleto
Fotocopia el boleto
Adquiere el boleto
Solicita el
memorandum de
solicitud al beneficiario
11
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento: Adquisición de boletos vía aérea
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe la solicitud del boleto por parte del
interesado.
Memorandum
Secretaria 2 Realiza la reservación del boleto vía telefónica,
a la agencia correspondiente.
Secretaria 3 Recibe el boleto y la factura correspondiente,
debiendo esta última estar revisada por el
Departamento de Recursos Financieros.
Secretaria 4 Fotocopia el boleto.
Secretaria 5 Envía el boleto al beneficiario, recabando firma
en la copia del boleto y en la factura original.
Secretaria 6 Envía los documentos originales (factura y la
solicitud del boleto) al Departamento de
Recursos Financieros, para su trámite de pago.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Adquisición de boletos aéreos
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe la solicitud del
boleto
1
2
3
Inicio
Realiza la reservación
del boleto, vía
telefónica.
Recibe el boleto y la
factura
correspondiente
Envía el boleto al
beneficiario,
recabando firma en la
copia del boleto y la
factura original
Fin
4
5
6
Envía los documentos
originales al Depto. de
Rec. Financieros
Notifica al interesadoFotocopia el boleto
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Reservación de Hoteles
Objetivo:
Proporcionar a las Unidades Administrativas, las
mejores tarifas y garantías de servicio, ante
cualquier evento.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Contratación con Hoteles que ofrezcan crédito,
buenas tarifas y calidad en el servicio a la
Dependencia
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Dirección de Administración
Nombre del Procedimiento: Reservación de Hoteles
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe el oficio de solicitud y entrega a:
Directora 2 Analiza, determina lo conducente y devuelve a:
Secretaria 3 Realiza la reservación vía telefónica en el lugar
correspondiente
Secretaria 4 Elabora ý envía el oficio de solicitud de
reservación al hotel
Secretaria 5 Notifica al usuario el hotel reservado
Secretaria Espera la factura emitida por el hotel, hasta
finalizarse el servicio.
Secretaria 6 Recepciona la factura debidamente revisada
anteriormente por el Departamento de Recursos
Financieros de la Dirección y la turna a:
Directora 7 Determina la forma de pago, ya sea por Orden
de Pago o en efectivo.
Secretaria Por Orden de Pago:
Secretaria 8 Envía la documentación al Departamento de
Recursos Financieros, para la elaboración de la
O.P.
Secretaria Pago en efectivo:
Secretaria 9 Realiza llamada telefónica al beneficiario, para
que reciba el pago correspondiente.
Secretaria 10 Recaba firma del beneficiario en la factura
original
Secretaria 11 Entrega la documentación al Departamento de
Recursos Financieros.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIA DIRECTORA
Factura
F-DC-12 Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Reservación de hoteles
Clave:
2
Recepciona la factura,
debidamente revisada
anteriormente por el Depto. de
Recursos Financieros
8
Determina la forma de pago
Analiza y determina lo
conducente
1
Recibe el oficio de solicitud
y entrega a.
Memorandum
INICIO
Elabora y envía el oficio de
solicitud al hotel
Notifica al usuario el nombre del
hotel reservado
Espera la factura,
hasta finalizar el
servicio
Forma de pago
Envía la documentación al Depto.
de Recursos Financieros, para la
elaboración de la O.P.
A
3
4
5
7
9
Realiza la reservación, vía
telefónica
6
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIA
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Dirección de Administración
Procedimiento: Reservación de Hotel
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 2 de 2
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
12
11
Realiza llamada
telefónica al benefiaicrio
10
B
Recaba firma del
beneficiario en la factura
original
Entrega la
documentación al Depto.
de Recursos Financieros
para….
Fin
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Elaboración de Contratos
Objetivo:
Elaborar los contratos por concepto de prestación
de servicios y/o arrendamientos que requieran las
diversas unidades administrativas de la Secretaría.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El prestador de servicios deberá estar
inscrito en el Padrón de Proveedores del
Gobierno del Estado.
El prestador de servicios deberá presentar
completa la documentación requerida.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias 2006.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento Administrativo
Nombre del Procedimiento:
Elaboración de Contratos
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria del
Departamento
Administrativo
1 Recepciona la documentación del prestador de
servicio.
Documentación
Jefe del
Departamento
Administrativo
2 Verifica la suficiencia presupuestal
¿EXISTE SUFICIENCIA?
No ir a la Actividad No. 3
Si ir a la Actividad No. 5
Jefe del
Departamento
Administrativo
3 Elabora tarjeta, solicitando la Adecuación de
Recursos al Depto. de Recursos Financieros.
Tarjeta
Jefe del
Departamento
Administrativo
4 Recibe autorización de la adecuación de
recursos solicitada.
Memorandum
Jefe del
Departamento
Administrativo
5 Elabora el contrato correspondiente.
Secretaria del
Departamento
Administrativo
6 Elabora oficio a la Unidad Jurídica de la
Subsecretaría de Administración para su
revisión y validación, adjuntado contrato y
documentación del prestador de servicios y lo
turna para firma a:
Oficio
Directora de
Administración
7 Firma y devuelve el oficio al Departamento
Administrativo.
Oficio y
Contrato
Secretaria del
Departamento
Administrativo
8 Envía el oficio y el contrato a la Unidad
Jurídica de la Subsecretaría de Administración.
Oficio y
contrato
Secretaria del
Departamento
Administrativo
9 Recibe oficio de contestación de la Unidad
Jurídica de la Subsecretaría
Jefe del
Departamento
Administrativo
10 Realiza las modificaciones, en caso de que las
hubiese.
Jefe del 11 Imprime tres tantos del contrato y recaba las
Departamento
Administrativo
firmas del prestador de servicio y los testigos.
Una vez recabadas las firmas:
Secretaria del
Departamento
Administrativo
12 Elabora oficio solicitando firma del
Subsecretario de Administración, adjuntando la
documentación soporte.
Oficio y
Contrato
Dirección de
Administración
13 Recibe el oficio de envío de los contratos
debidamente firmados (dos tantos).
Oficio y
Contrato
Secretaria del
Departamento
Administrativo
14 Recibe los dos tantos del contrato.
Secretaria del
Departamento
Administrativo
15 Entrega un contrato original al prestador de
servicios y otro al Departamento de Recursos
Financieros y Control Presupuestal para su
registro ante la Dirección de Política
Presupuestaria.
Secretaria del
Departamento
Administrativo
16 Archiva la copia del contrato.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIA DEL DEPTO. ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN
Tarjeta
Documentación
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento Administrrativo
Procedimiento: Elaboración de Cotratos
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 1 de 2
INICIO
Recepciona la
documentación del
Prestador de Servicios.
1
Firma y devuelve el oficio a:
Verifica la suficiencia
presupuestal
2
Elabora tarjeta, solicitando la
adecuación del recursos al
Depto. de Recursos Financieros
3
Recibe la autorización de la
adecuación del recursos
solicitado.
4
Elabora oficio a la Unidad
Juridica de la Subsecretaría de
Admón., para su revisión y
validación.
5
Elabora el contrato
correspondiente.
¿Existe
suficiencia?
No
Si
Oficio
Envía el oficio a la Unidad
Jurídica de la Subsecretaría
Oficio
Oficio
Contrato
Contrato
Recibe oficio de contestación
de la Unidad Jurídica de la
Subsecretaría
Realiza las modificaciones, en
caso de que las hubiesen
Imprime 3 tantos del contrato y
recaba las firmas del prestador
de servicio y los testigos.
Elabora oficio, solicitando la
firma del Subsecretario de
Admón.
Una vez recabadas las
firmas
Oficio
Contrato
A
67
8
9
10
1112
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIA DEL DEPTO. ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento Administrativo
Procedimiento: Elaboración de Contrato
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe oficio de envío de los
contratos debidamente
firmado (2 tantos)
13
Oficio
FIN
15
Entrega un contrato original al
prestador de servicios y otro al
Depto. de Recursos
Financieros para su registro
ante la Dirección de Política
Presupuestaría.
Recepciona los 2 tantos del
contrato.
14
A
Contrato
Contrato
16
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Dotación de combustible
Objetivo:
Dotar a los funcionarios públicos del combustible
requerido para el desempeño de las actividades
propias de la unidad administrativa a su cargo.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El combustible se entrega mensualmente en
los primeros diez días de cada mes.
El combustible es para uso exclusivo de las
unidades que integran el Padrón Vehicular
de la Secretaría de Administración y
Finanzas.
El suministro se realiza con base en el
Padrón General de dotación de combustible
vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento Administrativo
Nombre del Procedimiento:
Dotación de Combustible
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o documento
Depto. de Recursos
Financieros y
Control Presupuestal
1 Entrega factura y dotación del
combustible al Departamento
Administrativo mensualmente.
Factura y Vales de
Combustible
Departamento
Administrativo
2 Distribuye los vales de combustible
que le corresponden a cada
Funcionario Público, de acuerdo a la
dotación asignada.
Departamento
Administrativo
3 Elabora un recibo especificando los
números de folio de la dotación
asignada a cada Funcionario Público.
Recibo
Departamento
Administrativo
4
Firma los recibos y entrega los vales
a los funcionarios, solicitando la
firma de recibido.
Departamento
Administrativo
5 Integra todos los recibos firmados
por los funcionarios Públicos para
hacer el corte mensual.
Departamento
Administrativo
6 Archiva los recibos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Factura
Hoja: 1 de 1
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
F-DC-12 Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento Administrativo
Procedimiento: Dotación de Combustible
Clave:
INICIO
Envía la factura y la dotación
del combustible
mensualmente a:
1Distribuye el combustible, de
acuerdo a la dotación
asignada a cada funcionario.
2
3
Elabora el recibo, para la
entrega oficial de los vales.
FIN
4
5
Firma los recibos y entrega
los vales a los fucionarios.
Integra los recibos firmados,
para hacer el corte mensual.
6
Vales de
Combustible
Recibo
Recibos
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Control del cobro del estacionamiento público del edificio de Ruiz Cortines
Objetivo:
Cuantificar y realizar el cobro correspondiente por
el tiempo de servicio que se le brinde al
contribuyente.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El horario de acceso al estacionamiento es de
lunes a viernes de 8:00 a 15:00 hrs.
Los contribuyentes deberán pagar la tarifa
correspondiente al tiempo de servicio que se
les brinde.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento Administrativo
Nombre del Procedimiento:
Control del cobro del estacionamiento público del Edificio de Ruiz Cortines
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Operador 1 Imprime el ticket al contribuyente Boleto
Operador 2 Cuantifica el tiempo del servicio al
contribuyente
Operador 3 Realiza el cobro correspondiente por las horas
del servicio
Operador AL FINALIZAR EL DÍA:
Encargado del
Edificio
4 Cuantifica los tickets cobrados durante el día Boleto
Encargado del
Edificio
5 Cuantifica el efectivo
Encargado del
Edificio
6 Guarda el efectivo para su depósito al fin de la
semana
Encargado del
Edificio
AL FINALIZAR LA SEMANA:
Encargado del
Edificio
7 Elabora el memorándum de envío del efectivo
cobrado a la Receptoría de Rentas del Centro
Memorándum
Encargado del
Edificio
8 Deposita el efectivo Recibo oficial
Encargado del
Edificio
9 Entrega fotocopia de la ficha de deposito al
Departamento Administrativo
Ficha de
depósito
Secretaria del
Depto.
Administrativo
10 Recibe la fotocopia del la ficha de depósito y
entrega a:
Memorandum
Jefa del Depto.
Administrativo
11 Analiza el importe y registra en el control de
cobros del estacionamiento del edificio de
Adolfo Ruiz Cortines y tuna a;
Excel/control
de cobros del
estacionamiento
Secretaria del
Depto.
Administrativo
12 Archiva el documento en el expediente
correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ENCARGADO DEL EDIFICIOOPERADOR DE LA CASETA DE VIGILANCIA
F-DC-12 Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento Administrativo
Procedimiento: Control del Cobro del Estacionamiento Público del
Edificio de Ruiz Cortines
2
3
Realiza el cobro correspondiente por las
horas del servicio.
Cuantifica el tiempo del servicio al
contribuyente.
1
Imprime el ticket al contribuyenteBoleto
INICIO
Al final del día
4
Al final de la semana
6
Guarda el efectivo para su depósito al
final de la semana.
Cuantifica el efectivo
5
Cuantifica los tickets cobrados durante
el díaBoleto
Elabora el memorandum de envío del
efectivo cobrado a la Receptoría del
Centro
Deposita el efectivo
Memoran
dum
Recibo
Oficial
7
8
A
Entrega fotocopia de la ficha de deposito
a:Recibo
Oficial
9
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIA DEL DEPTO. ADMINISTRATIVO JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento Administrativo
Procedimiento: Control del Cobro del Estacionamiento Público del
Edificio de Ruiz Cortines
Clave: F-DC-12
Rev.00
Recibe la fotocopia del recibo
de depósito.
10
FIN
Analiza el importe y registra n
el control de cobro del
estacionamiento de Ruiz
Cotines.
11
B
Recibo
Oficial
Recibo
Oficial
12
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Mantenimiento preventivo a unidades vehiculares
Objetivo:
Mantener en condiciones óptimas de operación las
unidades que integran el parque vehicular de la
Secretaría.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El servicio se brinda sólo a las unidades
que integran el Padrón Vehicular de la
Secretaría de Administración y Finanzas.
El prestador de servicios deberá estar
inscrito en el Padrón de Proveedores del
Gobierno del Estado.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Transportes
Nombre del Procedimiento:
Mantenimiento preventivo de las unidades vehiculares
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Chofer 1 Notifica verbalmente la falla de la unidad al
Jefe del Departamento.
Jefe del Depto. de
Transportes
2 Envía al mecánico a revisar la unidad
Jefe del Depto. de
Transportes
3 Decide si la unidad puede ser reparada en el
taller propio o con un prestador de servicios.
¿Puede ser reparada la unidad en el taller
propio?
No: Ir al paso 4
Si: Ir al paso 5
Jefe del Depto. de
Transportes
4 Envía al taller designado el vehículo.
Mecánico y/o
prestador de
servicios
Mecánico y/o
prestador de
servicios
Mecánico y/o
prestador de
servicios
5
6
7
Arregla la falla de la unidad
Notifica al Jefe del Departamento el estado
final de la unidad.
Entrega la unidad al chofer.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MECANICO Y/O PRESTADOR DE
SERVCIO JEFE DE DEPARTAMENTO CHOFER
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Transportes
Procedimiento: Mantenimiento preventivo a las unidades
vehiculares
Clave:
INICIO
Notifica verbalmente la falla de la unidad al Jefe del Departamento.
Envía al mecánico a revisar la unidad
Decide si la unidad puede ser
reparada en el taller propio o con
un prestador de servcios.
Envía la uunidad a
reparación.
FIN
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Entrega la unidad al chofer
1 2
3
4
5
6
¿Puede ser
reparada en el
taller?
No: Ir al paso 4
Si: ir al paso 5
Repara la falla de la unidad.
NO
SI
Notifica al el estado final de la
unidad
7
Hoja: 1 de 1
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares
Objetivo:
Mantener en condiciones óptimas de operación las
unidades que integran el parque vehicular de la
Secretaría.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El servicio se brinda sólo a las unidades
que integran el Padrón Vehicular de la
Secretaría de Administración y Finanzas.
El prestador de servicios deberá estar
inscrito en el Padrón de Proveedores del
Gobierno del Estado.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Transportes
Nombre del Procedimiento:
Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe copia de conocimiento sellando el acuse
del memorando de solicitud de servicio
correctivo a la unidad y túrnalo al Jefe del
Departamento.
Memorandum
Jefe del Depto. de
Transportes
2 Instruye al mecánico la revisión de la unidad.
Mecánico 3 Revisa la unidad y notifica al Jefe del Depto. si
es correcto el servicio solicitado.
Jefe del Depto. de
Transportes
4 Instruye a la secretaria la elaboración de la
orden de trabajo.
Secretaria 5 Elabora la orden de trabajo de acuerdo a lo
establecido en el memorandum.
Orden de
Trabajo
Secretaria 6 Recaba las firmas correspondientes.
Secretaria 7 Notifica vía telefónica al solicitante para que el
chofer se dirija al Depto. de Transportes a
recoger la orden de trabajo.
Chofer 8 Recibe la orden de trabajo y lleva la unidad al
taller asignado, dejando la unidad el tiempo
necesario según la gravedad del problema y la
determinación del prestador de servicio.
Chofer 9 Recibe la unidad reparada y notifica los
arreglos o el trabajo realizado al Jefe del Depto.
de Transportes.
Jefe del Depto. de
Transportes
10 Instruye al mecánico la revisión de la unidad.
Mecánico 11 Revisa la unidad, corroborando el buen estado
de la misma de acuerdo al trabajo realizado e
informa al Jefe del Departamento.
Jefe del Depto. de
Transportes
12 Recibe el informe de la reparación de la unidad.
Jefe del Depto. de
Transportes
13 Notifica al solicitante la reparación de la
unidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MECANICO CHOFERJEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Transportes
Procedimiento: Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares
Clave:
INICIO
Recibe copia de conocimiento y sella el acuse del memorando de solicitud de servicio correctivo a la unidad y turna
a:
Instruye al mecánico la revisión de la unidad
Instruye a la secretaria la elaboración de la orden de trabajo.
Revisa la unidad y verifica si es correcto el servicio solicitado.
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Elabora la orden de trabajo de acuerdo a lo establecido en el memorando.
Recaba las firmas correspondientes
Notifica vía telefónica al solicitante para que el chofer se dirija al Depto. de Transportes a recoger la orden de trabajo.
Recibe la orden de trabajo y lleva la unidad al taller asignado.
Recibe la unidad reparada y notifica a:
Instruye al mecánico la revisión de la unidad
Revisa la unidad, corroborando el buen estado de la misma de acuerdo al trabajo realizado.
Recibe el informe de la unidad
1
Memorandum
2 3
45
6
78
910
11
12
A
Orden de
Trabajo
Hoja: 1 de 1
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
JEFE DE DEPARTAMENTO
Notifica al solicitante la reparación de la unidad
13
FIN
A
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Transportes
Procedimiento: Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Comisiones foráneas y locales
Objetivo:
Brindar el servicio de transporte local y foráneo al
personal de las diversas unidades administrativas
de la Secretaría, en base a sus requerimientos
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El servicio se brinda sólo para comisiones
oficiales, previa autorización del
Departamento de Transportes.
El horario de atención para las comisiones
es de 8:00 a 15:00, salvo excepciones
previamente autorizadas.
Manual de Normas Presupuestarias para la
Administración Pública vigente.
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Transportes
Nombre del Procedimiento:
Comisiones Foráneas y locales
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de Depto. de
Transportes
1 Recibe y autoriza la requisición del servicio de
transporte para salidas locales y foráneas,
emitida y firmada por el interesado.
¿Qué tipo de servicio es?
Foráneo: Ir al paso 2
Local: Ir al paso 5
Requisición del
servicio de
transporte
Jefe de Depto. de
Transportes
2 Envía a firma de autorización del Departamento
Administrativo, la requisición si la comisión es
foránea.
Jefa del Depto.
Administrativo
3 Firma la requisición y remite nuevamente al
Departamento de Transportes.
Auxiliar 4 Recibe la requisición firmada e integra en el
expediente de solicitudes del día.
Auxiliar 5 Elabora el rol de salidas y los destinos de las
unidades con los respectivos nombres de los
choferes, de acuerdo a las solicitudes del día.
Auxiliar 6 Requisita manualmente la bitácora de
suministro de combustible por vehículo.
Auxiliar 7 Notifica al chofer el destino que tendrá.
Auxiliar 8 Entrega la dotación de combustible
correspondiente al chofer, firmando la bitácora.
Bitácora
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
JEFE DEL DEPARTAMENTO SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO
Mmemorandum
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Transportes
Procedimiento: Comisiones Foráneas y Locales
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 1 de 1
INICIO
Recibe y firma la solicitud del
servicio de transporte para
una comisión foránea
1
Firma y devuelve el oficio a:
Firma el documento y envía a:
2
Envía a firma de autorización de
la Subdirectora Administrativa
3
Recibe la solicitud firmada e
intégrala en el expediente de
solicitudes del día
5
Elabora oficio a la Unidad
Juridica de la Subsecretaría de
Admón., para su revisión y
validación.
6
Elabora el contrato
correspondiente.
Envía el oficio a la Unidad
Jurídica de la Subsecretaría
7
4
8
Requerimiento
FIN
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adquisición de refacciones
Objetivo:
Contar con las refacciones necesarias para
mantener en condiciones óptimas de operación las
unidades que integran el parque vehicular de la
Secretaría.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El servicio se brinda sólo a las unidades
que integran el Padrón Vehicular de la
Secretaría de Administración y Finanzas.
El prestador de servicios deberá estar
inscrito en el Padrón de Proveedores del
Gobierno del Estado.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Transportes
Nombre del Procedimiento:
Adquisición de Refacciones
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de Depto. de
Transportes
1 Cotiza la refacción con los proveedores
correspondientes.
Mecánico 3 Verifica el buen estado de la refacción
Jefe de Depto. de
Transportes
5 Recibe la factura por la compra efectuada. Factura
Jefe de Depto. de
Transportes
7 Envía la factura al Departamento de Recursos
Financieros y Control Presupuestal, para su
trámite de pago.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO MECÁNICO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Transportes
Procedimiento: Adquisición de Refacciones
Clave:
Hoja: 1 de 1F-DC-12
Rev.00
FIN
factura
3
2
Verifica el buen estado de
la refacción
1
Cotiza las refacciones con
los proveedores
correspondientes.
INICIO
Recibe la factura de la compra
efectuada.
Envía la factura al Departamento de
Recursos Financieros y Control
Presupuestal, para su trámite de
pago.
4
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Alta de Personal
Objetivo:
Concentrar y revisar la documentación requerida
para efectuar de manera eficiente y oportuna los
trámites de altas del personal ante la Dirección
General de Recursos Humanos y Desarrollo de
Personal.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
En el oficio de solicitud de alta, se deberá
anexar el acuerdo del alta en original y firmado
por el C. Secretario de Administración y
Finanzas.
En el caso del personal por contratos de
Honorarios, en el oficio de solicitud de alta se
deberá anexar contrato original por duplicado
firmado por el Director de Área, Jefe del
Departamento de Recursos Humanos y del
prestador de servicios.
Los documentos oficiales requieren contar con
los sellos y firmas correspondientes para darle
entrada y seguimiento.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento:
Alta de Personal
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe y revisa el oficio original de la solicitud
de alta con los documentos personales del
solicitante.
Oficio
Secretaria ¿DOCUMENTACIÓN CORRECTA Y
COMPLETA?
SI = Ir al paso 3
NO = Ir al paso 2, volver al paso 1
Secretaria 2 Informa al solicitante que documentos no están
correctos, indicando lo que le hacen falta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaria 3 Recibe la documentación y rubrica el formato
de los requisitos.
Espera la indicación de la Directora de
Administración para el trámite del alta.
Secretaria 4 Recibe el oficio con el Vo. Bo. de la Directora
de Administración y turna los documentos
originales al:
Oficio
Jefe del
Departamento
5 Recibe el oficio de solicitud de alta y la
documentación anexa; verifica que venga el
acuerdo del alta emitido por el Secretario de
Administración y Finanzas y turna los
documentos al:
Oficio
Auxiliar 6 Revisa y fotocopia la documentación anexa del
solicitante, y turna las fotocopias al auxiliar del
Archivo para que elabore el expediente interno
del empleado.
Auxiliar 7 Solicita requisitar el formato DRH de Alta a:
Secretaria 8 Requisita el formato DRH de Alta y lo turna
para su revisión al:
Formato DRH
de Alta
Auxiliar 9 Revisa el formato DRH de Alta y verifica que
estén los datos correctos.
Auxiliar ¿FORMATO DRH DE ALTA CORRECTO?
SI = Ir al paso 11
NO = Ir al paso 10
Auxiliar
10
Solicita a la secretaria que lo elabore
nuevamente con los datos correctos.
Auxiliar 11 Elabora el oficio de comunicado de alta dirigido
a la Dirección General de Recursos Humanos y
Desarrollo de Personal, anexa el formato DRH
de Alta y los turna para el Vo.Bo. del:
Oficio y
Formato DRH
de Alta
Jefe del
Departamento
12 Revisa el oficio y el formato DRH de Alta,
rubrica oficio y los turna para firma a la
Directora de Administración.
Una vez firmado los documentos
Oficio y
Formato DRH
de Alta
Auxiliar 13 Recibe el oficio y el formato DRH de Alta
firmados, así como fotocopia la documentación.
Oficio y
Formato DRH
de Alta
Auxiliar 14 Elabora la relación de los movimientos que se
van a entregar para su respectiva alta y la turna
para firma del:
Relación
Jefe del
Departamento
15 Revisa y firma la relación, devolviéndola al:
Auxiliar 16 Recibe la relación de los movimientos firmada,
ordena el paquete de documentos a entregar
para el trámite de alta.
Las fotocopias deberán ser las siguientes:
Oficio de comunicado de Alta (7), Acuerdo del
Alta (2), Formato DRH de Alta (9), oficio de
solicitud de Alta (2) y documentos personales
del solicitante.
Auxiliar 17 Entrega el paquete de los movimientos de alta
en la Dirección General de Recursos Humanos
y Desarrollo de Personal, para que se realicen
los trámites correspondientes.
Relación,
Oficio, Formato
DRH de Alta,
Acuerdo de
Alta y
documentos
personales
Auxiliar 18 Recibe sello de acuse en el oficio de alta de los
movimientos entregados y entrega las copias de
conocimiento correspondientes.
Acuse
Auxiliar 19 Entrega los acuses sellados a la: Acuse
Secretaria 20 Recibe y entrega el acuse correspondiente a la
Dirección de Administración, fotocopia el
acuse sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo
para la integración en el expediente del
empleado.
Acuse
Secretaria 21 Archiva el acuse correspondiente en el
expediente del Departamento de Recursos
Humanos.
Acuse
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Alta de Personal
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe y revisa el oficio original de la
solicitud de alta con los documentos
personales del solicitante
INICIO
Informa al solicitante que documentos
no están correctos o le hacen falta
Oficio
Recibe el oficio de solicitud de alta y la
documentación anexa; verifica que
venga el acuerdo del alta emitido por el
Secretario de Administración y Finanzas
y turna los documentos al
Requisita el formato DRH de Alta y lo
turna para su revisión al
Documentación
correcta y completaSI
NO
A
Recibe la documentación y rubrica el
formato de requisitos
Espera indicación de la Directora de
Administración para el trámite de alta
Recibe el oficio con el Vo. Bo. de la
Directora de Administración y turna los
documentos originales al
OficioOficio
Revisa y fotocopia la documentación
anexa del solicitante, y turna las
fotocopias al auxiliar del Archivo para
que elabore el expediente interno del
empleado
Solicita requisitar el formato DRH de Alta
a:
Formato DRH
de Alta
A
A
Revisa el formato DRH de Alta y verifica
que estén los datos correctos
Formato DRH
de Alta
FIN
1
2
3
78
654
9
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Hoja: 2 de 3F-DC-12
Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Alta de Personal
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y finanzas
Elabora el oficio de comunicado de
alta dirigido a la Dirección General de
Recursos Humanos y Desarrollo de
Personal, anexa el formato DRH de
Alta y los turna para el Vo. Bo. del
Revisa el oficio y el formato DRH de
Alta, rubrica oficio y los turna para
firma a la Directora de Administración
Oficio y formato
DRH de Alta
Una vez firmado los documentos
Recibe el oficio y el formato DRH de
Alta firmados, fotocopia la
documentación
Oficio y formato
DRH de Alta
Elabora la relación de los
movimientos que se van a entregar
para su respectiva alta y la turna para
firma delRelación
Revisa y firma la relación,
devolviéndola al
Relación
Recibe la relación de los movimientos
firmada, ordena el paquete de
documentos a entregar para el
trámite de alta
Relación
Las fotocopias deberán ser las
siguientes:
Oficio de comunicado de Alta (7),
Acuerdo del Alta (2), Formato DRH
de Alta (9), oficio de solicitud de Alta
(2) y documentos personales del
solicitante
Oficio y formato
DRH de Alta
Solicita a la secretaria que lo elabore
nuevamente con los datos correctos
B
NO
B
BFormato DRH de
Alta correcto
SI
C
16
1514
12 11
10
13
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Hoja: 3 de 3F-DC-12
Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Alta de Personal
Clave:
Entrega los acuses sellados a la
Recibe sello de acuse en el oficio de alta
de los movimientos entregados y
entrega las copias de conocimiento
correspondientes
Archiva el acuse correspondiente en el
expediente del Departamento de
Recursos Humanos
Recibe y entrega el acuse
correspondiente a la Dirección de
Administración, fotocopia el acuse
sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo
para la integración en el expediente del
empleado
FIN
Acuse
Acuse
Acuse
Acuse
D
Entrega el paquete de los movimientos
de alta en la Dir. Gral. De Rec. Humanos
y Desarrollo de Personal, para que se
realicen los trámites correspondientes
Relación, Oficio,
Formato DRH de
Alta, Acuerdo de
Alta y
documentos
personales
17
20
19
18
21
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Baja de Personal
Objetivo:
Concentrar y revisar la documentación requerida
para efectuar de manera eficiente y oportuna los
trámites de bajas del personal ante la Dirección
General de Recursos Humanos y Desarrollo de
Personal.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
En el oficio de solicitud de baja, se deberá
anexar renuncia en original y firmada por el
trabajador.
La renuncia deberá venir sellada de recibida por
el área respectiva, con la misma fecha en que se
elabora.
En el caso del personal por contratos de
Honorarios, en el oficio de solicitud de baja se
deberá anexar carta original de cancelación del
contrato dirigida al C. Subsecretario de
Administración y Finanzas y firmada por el
prestador de servicios.
Los documentos oficiales requieren contar con
los sellos y firmas correspondientes para darle
entrada y seguimiento.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento:
Baja de Personal
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe y sella copia del oficio de solicitud de
baja de personal con la renuncia anexa del
empleado.
Oficio
Secretaria 2 Recibe el cambio del oficio de solicitud de baja
y renuncia anexa en originales con el Vo. Bo.
de la Directora de Administración y lo turna al:
Jefe del
Departamento
3 Recibe y revisa el original del oficio de la
solicitud de baja y renuncia anexa, turnándolos
al:
Oficio
Auxiliar 4 Revisa y fotocopia la documentación, entrega
copias al Auxiliar del Archivo para la
integración en el expediente interno del
empleado.
Oficio
Auxiliar 5 Solicita requisitar el formato DRH de Baja a:
Secretaria 6 Requisita el formato DRH de Baja y turna para
su revisión al:
Formato DRH de
Baja
Auxiliar 7 Revisa el formato DRH de Baja y verifica que
estén los datos correctos.
Formato DRH de
Baja
Auxiliar ¿FORMATO DRH DE BAJA CORRECTO?
NO = Ir al paso 8
SI = Ir al paso 9
Auxiliar 8 Solicita a la Secretaria que elabore nuevamente
el DRH con los datos correctos.
DRH
Auxiliar 9 Elabora el oficio de comunicado de baja
dirigido a la Dirección General de Recursos
Humanos y Desarrollo de Personal, anexa el
formato DRH de Baja y turna para el Vo.Bo.
del:
Oficio y Formato
DRH de Baja
Jefe del
Departamento
10 Revisa el oficio y el formato DRH de Baja,
rubrica oficio y los envía para firma de la
Directora de Administración.
Una vez firmado los documentos
Oficio y Formato
DRH de Alta
Auxiliar 11 Recibe el oficio y el formato DRH de Baja
firmados, fotocopia la documentación.
Oficio y Formato
DRH de Baja
Auxiliar 12 Elabora la relación de los movimientos que se
van a entregar para su respectiva baja y la turna
para firma del:
Relación
Jefe del
Departamento
13 Revisa y firma la relación, devolviéndola al:
Auxiliar 14 Recibe la relación de los movimientos firmada,
ordena el paquete de documentos a entregar
para el trámite de baja.
Las fotocopias deberán ser las siguientes:
Oficio de comunicado de Baja (7), Formato
DRH de Baja (9), oficio de solicitud de baja (2)
y renuncia del empleado (2).
Auxiliar 15 Entrega el paquete de los movimientos de baja
en la Dirección General de Recursos Humanos
y Desarrollo de Personal, para que se realicen
los trámites correspondientes.
Relación,
Oficio, Formato
DRH de Baja y
la renuncia
Auxiliar 16 Recibe sello de acuse en el oficio de baja de los
movimientos entregados y entrega las copias de
conocimiento correspondientes.
Acuse
Auxiliar 17 Entrega los acuses sellados a la: Acuse
Secretaria 18 Recibe y entrega el acuse correspondiente a la
Dirección de Administración, fotocopia el
acuse sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo
para la integración en el expediente del
empleado.
Acuse
Secretaria 19 Archiva el acuse correspondiente en el
expediente del Departamento de Recursos
Humanos.
Acuse
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Baja de Personal
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe y sella copia del oficio de
solicitud de baja de personal con
renuncia anexa del empleado
INICIO
Recibe el cambio del oficio de solicitud
de baja y renuncia anexa en originales
con el Vo. Bo. De la Directora de
Administración y lo turna al:
Oficio
Recibe y revisa el original del oficio de la
solicitud de baja y renuncia anexa,
turnándolos al:
Requisita el formato DRH de Baja y lo
turna para su revisión al:
Oficio
Revisa y fotocopia la documentación, y
entrega copias al auxiliar de archivo
para la integración en el expediente
interno del empleado
Oficio
Solicita requisitar el formato DRH de
Baja a:
A
Oficio
Formato DRH
de Baja
Revisa el formato DRH de Baja y verifica
que estén los datos correctos
Formato DRH
de Baja
Formato DRH de
Baja correcto
SI
NO
A
Solicita a la secretaria que lo elabore
nuevamente con los datos correctos
A
Elabora el oficio de comunicado de baja
dirigido a la Dirección General de Rec.
Humanos y Desarrollo de Personal,
anexa formato DRH de Baja y los turna
para el Vo. Bo. del: Oficio y formato
DRH de Baja
Revisa el oficio y el formato DRH de
Baja, rubrica oficio y los turna para firma
a la Directora de Administración
Una vez firmado los documentos
FIN
7
65
43
2
1
9
8
10
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Hoja: 2 de 2F-DC-12 Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Baja de Personal
Clave:
Archiva el acuse correspondiente en el
expediente del Departamento de
Recursos Humanos
Recibe y entrega el acuse
correspondiente a la Dirección de
Administración, fotocopia el acuse
sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo
para la integración en el expediente del
personal
Acuse
Acuse
Entrega los acuses sellados a la
Las fotocopias deberán ser las
siguientes:
Of. de comunicado de Baja (7), Formato
DRH de Baja (9), Of. de solicitud de Baja
(2) y renuncia del empleado (2)
Acuse
Entrega el paquete de los movimientos
de baja en la Dir. Gral. De Rec.
Humanos y Desarrollo de Personal, para
que se realicen los trámites
correspondientes
Recibe sello de acuse en el oficio de
baja de los movimientos entregados y
turna copia de conocimiento a quienes
correspondan
Revisa y firma la relación, devolviéndola
al:
Recibe la relación de movimientos de
baja firmada, ordena el paquete de
documentos a entregar para el trámite
de baja
Relación
Relación
Recibe el oficio y el formato DRH de
Baja firmados, fotocopia la
documentación
Elabora la relación de los movimientos
que se van a entregar para su respectiva
baja y la turna para firma del
FIN
A
Oficio y Formato
DRH de Baja
Relación
11
17
16
15
14
1312
Relación, Oficio,
Formato DRH de
Baja y la
renuncia
Acuse
19
18
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Crédito FONACOT
Objetivo:
Concentrar y revisar la documentación requerida
para efectuar de manera eficiente y oportuna los
trámites de crédito del empleado solicitante ante
FONACOT.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Se otorgará el crédito FONACOT al personal de
base y confianza, que su capacidad de pago no
supere en los descuentos a terceros, el límite del
30% de su salario.
El empleado deberá solicitar en el Área de
Incidencias los requisitos para realizar su
crédito FONACOT.
Las solicitudes requieren contar con las firmas
correspondientes del empleado solicitante y de
la Directora de Administración para darle
trámite y seguimiento ante FONACOT.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Crédito FONACOT
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Empleado
solicitante
1 Solicita trámite de FONACOT en:
Área de
Incidencias
2 Entrega al empleado fotocopia de solicitud de
crédito FONACOT, le explica el llenado del
mismo y los documentos requeridos para el
trámite.
Solicitud de
crédito
FONACOT
Empleado
solicitante
3 Recibe y requisita fotocopia de solicitud de
crédito FONACOT, anexando los documentos
señalados y lo turna para su trámite al:
Área de
incidencias
4 Recibe y revisa que la fotocopia de la solicitud
de crédito FONACOT esté debidamente
requisitada y coteja que los documentos anexos
estén completos.
Área de
incidencias
5 Verifica que el empleado tenga capacidad de
pago, revisando que en los descuentos a
terceros, no supere el límite del 30% de su
salario.
Área de
incidencias
¿Capacidad de pago dentro del límite?
No = Ir al paso 6, volver al paso 1
Si = Ir al paso 7
Área de
incidencias
6 Devuelve al empleado fotocopia de su solicitud,
explicando que no procede su crédito porque
rebasa el límite indicado.
Área de
incidencias
7 Requisita el formato original de solicitud de
crédito FONACOT, en base a la fotocopia
presentada por el empleado.
Solicitud de
crédito
FONACOT
Área de
incidencias
8 Elabora el oficio dirigido al Delegado de
FONACOT, anexando las solicitudes, así como
la relación de los créditos que se van a tramitar
y los turna para Vo. Bo. del:
Oficio,
Solicitud de
crédito
FONACOT y
Relación de
créditos
Jefe del
Departamento
9 Recibe y rubrica el oficio y los formatos de
solicitud de crédito FONACOT, firma la
relación de los mismos y devuelve la
documentación al:
Oficio,
Solicitud de
crédito
FONACOT y
Relación de
créditos
Área de
Incidencias
10 Recibe y turna el oficio y los formatos de
solicitud de crédito FONACOT para firma de la
Directora de Administración.
Oficio y
Solicitud de
crédito
FONACOT
Área de
incidencias
11
Una vez firmados los documentos
Fotocopia el oficio para los acuses
correspondientes, anexa solicitudes de crédito
FONACOT y relación de los mismos y entrega
a:
Oficio,
Solicitud de
crédito
FONACOT y
Relación de
créditos
Auxiliar 12 Recibe y entrega el oficio, las solicitudes de
crédito FONACOT y la relación de los mismos
en la oficina de FONACOT para el trámite
respectivo.
Oficio
Solicitud de
crédito
FONACOT
Relación de
créditos
Auxiliar 13 Recibe y entrega los acuses al Área de
Incidencias, informando el día en que
notificarán por parte de FONACOT, la
aprobación de los créditos solicitados.
Acuses
Auxiliar
14
Transcurrida la fecha indicada
Asiste a las oficinas de FONACOT para
recoger los originales de las solicitudes de
crédito aprobadas y las turna al:
Solicitud de
crédito
FONACOT
Área de
Incidencias
15 Recibe originales de las solicitudes de crédito
FONACOT, las fotocopia y comunica al
empleado la aprobación de su crédito.
Solicitud de
crédito
FONACOT
Empleado
solicitante
16 Recibe original de solicitud de crédito
FONACOT y firma de recibido en las
fotocopias de la misma.
Solicitud de
crédito
FONACOT
Área de
Incidencias
17 Archiva fotocopia de la solicitud de crédito en
su respectivo expediente y la otra en el
expediente del empleado solicitante.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA DE INCIDENCIASEMPLEADO SOLICITANTE
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Crédito FONACOT
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Solicita trámite de FONACOT en:
INICIO
Entrega al empleado fotocopia de
solicitud de crédito FONACOT, le explica
el llenado del mismo y los documentos
requeridos para el trámite
Capacidad de
pago dentro del
límite
Devuelve al empleado fotocopia de su
solicitud, explicando que no procede su
crédito porque rebasa el límite indicado
Recibe y requisita fotocopia de solicitud
de crédito FONACOT, anexando los
documentos señalados y lo turna para
su trámite al
SI
NO
A
Recibe y revisa que la fotocopia de la
solicitud del crédito FONACOT esté
debidamente requisitada y coteja que los
doctos. anexos estén completos
Verifica que el empleado tenga
capacidad de pago, revisando que en
los descuentos a terceros, no supere el
límite del 30% de su salario
Requisita el formato original de solicitud
de crédito FONACOT, en base a la
fotocopia del formato presentada por el
empleado
A
A
Solicitud de
crédito
FONACOT
Solicitud de
crédito
FONACOT
1
7
6
5
4
3
2
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSAREA DE INCIDENCIASEMPLEADO SOLICITANTE
Hoja: 2 de 2F-DC-12 Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Crédito FONACOT
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría d Administración y Finanzas
Una vez firmados los documentos
Fotocopia el oficio para los acuses
correspondientes, anexa solicitudes
de crédito FONACOT y relación de
los mismos y los entrega al:
Recibe y entrega el oficio, las
solicitudes de crédito FONACOT y la
relación de los mismos en la oficina
de FONACOT para el trámite
respectivo
Recibe y entrega los acuses al Área
de Incidencias, informando el día en
que notificarán por parte de
FONACOT, la aprobación de los
créditos solicitados
Transcurrida la fecha indicada
Asiste a las oficinas de FONACOT
para recoger los originales de las
solicitudes de crédito aprobadas y
las turna al:
Recibe originales de las solicitudes
de crédito FONACOT, las fotocopia y
comunica al empleado la aprobación
de su créditoSolicitud de
crédito
FONACOT
Archiva fotocopia de la solicitud de
crédito en su respectivo expediente y
la otra en el expediente del
empleado solicitante
Acuses
Elabora el oficio dirigido al Delegado
de FONACOT, anexando las
solicitudes, así como la relación de
créditos que se van a tramitar y los
turna para Vo. Bo. del
Recibe y turna el oficio y los formatos
de solicitud de crédito FONACOT
para firma de la Directora de
Adminuistración
B
Recibe y rubrica oficio y los formatos
de solicitud de crédito FONACOT,
firma la relación de los mismos y
devuelve la documentación al
FIN
Recibe original de solicitud de
crédito FONACOT y firma de
recibido en las fotocopias de la
misma
8 9
Oficio, solicitud
de crédito
FONACOT y
relación de
créditos
10
11
Oficio, solicitud
de crédito
FONACOT y
relación de
créditos
Oficio y
solicitud de
crédito
FONACOT
Oficio, solicitud
de crédito
FONACOT y
relación de
créditos
Oficio, solicitud
de crédito
FONACOT y
relación de
créditos
17
1615 14
13
12
Solicitud de
crédito
FONACOT
Solicitud de
crédito
FONACOT
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Licencias Médicas
Objetivo:
Concentrar, revisar y clasificar las licencias
médicas del personal en base a los días otorgados,
para efectuar de manera eficiente y oportuna el
trámite de las mismas ante la Dirección General de
Recursos Humanos y Desarrollo de Personal.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Sólo se aceptarán las Licencias Médicas
expedidas por el Instituto de Seguridad Social
del Estado de Tabasco (ISSET).
Las Licencias Médicas deberán venir con fecha
en que se otorga y sello de la Jefatura de
Consulta Externa, así como nombre y firma del
médico que la emite.
La Dirección de Adscripción del trabajador
deberá sellar de recibido original de la licencia
médica y turnarla mediante oficio o
memorándum para su trámite a la Dirección de
Administración dentro del término de 3 días
después de la quincena.
Las Licencias Médicas deberán enviarse
mediante oficio para su trámite a la Dirección
General de Recursos Humanos y Desarrollo de
Personal.
Cuando son Licencias Médicas por 30 días, se
anexa al oficio el original de la misma.
En cuanto a Licencias Médicas de 60 o más días
se anexa al oficio, el original de la misma y
Formato D.R.H. debidamente requisitado y
firmado por la Directora de Administración.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento:
Licencias Médicas
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe copia de licencia médica, verifica que
esté sellada de recibido por el jefe inmediato y
con sello de la jefatura de consulta externa
ISSET
Licencia
médica
Secretaria
2
Espera cambio de los documentos originales
con la Dirección de Administración.
Recibe originales de las licencias médicas, sella
acuse de recibido y turna documentos al:
Licencia
médica
Jefe del
Departamento
3 Recibe y revisa original de licencia médica y
turna para su seguimiento al:
Licencia
médica
Área de
Incidencias
4 Recibe licencias médicas y determina el tipo de
licencia a tramitar.
Licencia
médica
Área de
Incidencias
¿Licencias médicas menor de 30 días?
Si = Ir al paso 5
No = Ir al paso 6, volver al paso 1
Área de
Incidencias
5 Hace la anotación en la tarjeta de asistencia del
empleado y en el control de asistencia, de los
días de licencia médica autorizados.
Tarjeta y
Control de
asistencia
Área de
Incidencias
6 Verifica si la licencia médica es de 30 días.
Área de
Incidencias
¿Licencias médicas de 30 días?
Si = Ir al paso 7
No = Ir al paso 13
Área de
Incidencias
7 Hace la anotación en la tarjeta de asistencia del
empleado y en el control de asistencia, de los
días de licencia médica autorizados.
Tarjeta y
Control de
asistencia
Área de
Incidencias
8 Elabora el oficio a la Dirección General de
Recursos Humanos de la Subsecretaría de
Administración, y turna para rubrica del Jefe
del Departamento de Recursos Humanos y de la
Directora de Administración, respectivamente.
Oficio
Área de
Incidencias
9
Una vez firmado el documento
Fotocopia el oficio para los acuses, anexa la
licencia médica y turna para su trámite al:
Oficio y
Licencia
médica
Auxiliar 10 Recibe documentación, entrega original del
oficio y licencia médica en la Dirección
General de Recursos Humanos, así como los
acuses en las áreas correspondientes, y entrega
acuses sellados a la:
Oficio y
Licencia
médica
Secretaria 11 Recibe y archiva su acuse en el expediente y
entrega los acuses respectivos al:
Acuse
Área de
Incidencias
12 Recibe y archiva su acuse en el expediente de
Licencias Médicas y en el expediente del
empleado.
Acuse
Área de
Incidencias
13 Verifica si la licencia médica es mayor de 30
días.
Área de
Incidencias
¿Licencia Médica es mayor de 30 días?
Si = Ir al paso 14
No = volver al paso 1
Área de
Incidencias
14 Hace la anotación en la tarjeta de asistencia del
empleado y en el control de asistencia, de los
días de licencia médica autorizados.
Tarjeta y
Control de
asistencia
Área de
Incidencias
15 Elabora oficio y Formato DRH, turnándolos
para Vo. Bo. al:
Oficio y
Formato DRH
Jefe del
Departamento
16 Recibe, revisa oficio y Formato DRH, y rubrica
oficio entregándolos al:
Oficio y
Formato DRH
Área de
Incidencias
17 Recibe oficio rubricado y Formato DRH y los
envía para firma de la Directora de
Administración.
Oficio y
Formato DRH
Área de
Incidencias
18
Una vez firmados los documentos
Fotocopia el oficio para los acuses
correspondientes, anexa Formato DRH y
Licencia médica, y los turna para su trámite al:
Oficio,
Formato DRH y
Licencia
médica
Auxiliar 19 Recibe la documentación, entrega original del
oficio, Formato DRH y Licencia médica en la
Dirección General de Recursos Humanos, y los
acuses en las áreas correspondientes, turnando
los acuses sellados a la:
Oficio,
Formato DRH y
Licencia
médica
Secretaria 20 Recibe y archiva su acuse en el expediente y
turna los acuses respectivos al:
Acuse
Área de
Incidencias
21 Recibe y archiva sus acuses en el expediente de
Licencias Médicas y en el expediente del
empleado.
Acuse
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA DE INCIDENCIAS AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Licencias Médicas
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe copia de licencia médica, verifica
que esté sellada de recibido por el jefe
inmediato y con sello de la jefatura de
consulta externa ISSET
INICIO
Licencia médica
Recibe originales de las licencias
médicas, sella acuse de recibido y turna
documentos al
Recibe y revisa original de licencia
médica y turna para su seguimiento al
Hace la anotación en la tarjeta de
asistencia del empleado y en el control
de asistencia, de los días de licencia
médica autorizados
Espera cambio de los documentos
originales con la Dir. de Administración
Recibe licencias médicas y determina el
tipo de licencia a tramitar
LICENCIAS
MEDICAS MENOR
DE 30 DIASA
NO
SI
A
LICENCIAS
MEDICAS DE
30 DIAS
BNO
SI
Hace la anotación en la tarjeta de
asistencia del empleado y en el control
de asistencia, de los días de licencia
médica autorizados
Licencia médicaLicencia médica
Tarjeta y Control
de asistencia
Tarjeta y Control
de asistencia
1
Licencia médica
1111
5
432
Verifica si la licencia médica es de 30
días
7
6
A
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIARAREA DE INCIDENCIASJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Licencias Médicas
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 2 de 3
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Fotocopia el oficio para los acuses,
anexa la licencia médica y turna para
su trámite alOficio y
Licencia médica
Recibe la documentación, entrega
original del oficio y licencia médica en
la Dir. Gral. de Rec. Humanos, así
como los acuses en las áreas
correspondientes, y entrega los acuses
sellados a la
Recibe y archiva su acuse en el
expediente y entrega los acuses
respectivos al
Recibe y archiva su acuse en el
expediente de Licencias médicas y en
el expediente del empleado
B
LICENCIAS
MEDICAS
MAYOR DE 30
DIAS
Hace la anotación en la tarjeta de
asistencia del empleado y en el control
de asistencia, de los días de licencia
médica autorizados
SI
NO
FIN
Oficio y
Licencia médica
Acuse
Tarjeta y Control
de asistencia
Elabora el oficio a la Dir. Gral. de Rec.
Humanos de la Subsecretaría de
Admón., turna para rubrica del Jefe del
Depto. de Rec. Humanos y de la
Directora de Administración,
respectivamente
8
B
Oficio
12
11
109
Acuse
Verifica si la licencia médica es mayor
de 30 días
Una vez firmados los documentos
14
13
C
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIARAREA DE INCIDENCIASJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Hoja: 3 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Licencias Médicas
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Fotocopia el oficio para los acuses
correspondientes, anexa Formato
DRH y Licencia Médica, y los turna
para su trámite al
Recibe la documentación,
entrega original del oficio,
Formato DRH y Licencia Médica
en la Dir. Gral. de Rec. Humanos,
y los acuses en las áreas
correspondientes, turnando los
acuses sellados a laOficio,
Formato DRH
y Licencia
médica
FIN
15
C
Elabora oficio y Formato DRH,
turnándolos para Vo. Bo. al
Oficio y Formato
DRH
Recibe, revisa oficio y Formato
DRH, y rubrica oficio entregándolos
al
Oficio y Formato
DRH
Recibe oficio rubricado y Formato
DRH y los envía para firma de la
Directora de Administración
Oficio y Formato
DRH
1918
17
16
Una vez firmados los documentos
Recibe y archiva su acuse en el
expediente y turna los acuses
respectivos al
Oficio,
Formato DRH
y Licencia
médica
Acuse
Recibe y archiva sus acuses en el
expediente de Licencias Médicas y
en el expediente del empleado
Acuse
20
21
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Recepción de nóminas
Objetivo:
Concentrar y revisar las nóminas Ejecutiva y de
Honorarios, verificando que los importes de los
sueldos del personal estén correctos y que se hayan
aplicado las deducciones correspondientes.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El reporte de las nóminas Ejecutiva y de
Honorarios se deberá entregar a la Dirección de
Tesorería de esta Secretaría, en las fechas
indicadas en el Calendario para la Emisión de
Nóminas, emitido por la Dirección General de
Recursos Humanos y Desarrollo de Personal,
para que realice oportunamente el pago al
personal.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento:
Recepción de nóminas
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Auxiliar 1 Recibe el original de las Nóminas Ejecutiva, de
Honorarios y de Pensión Alimenticia con sus
respectivos sobres de pago.
Oficio
Auxiliar 2 Verifica en el kardex del personal los
movimientos de baja que se hayan presentado
en la quincena y revisa que no aparezcan en las
nóminas.
Auxiliar
3
En caso de que aparezca en nómina alguna baja
Separa el sobre de pago que se va a reintegrar e
informa al Jefe del Departamento para que
realice el reintegro.
Jefe del
Departamento
4 Introduce los datos del personal dado de baja en
el sistema de bancos y procede a eliminarlo del
abono a cuenta para realizar el reintegro en
efectivo.
Jefe del
Departamento
5 Elabora el Formato de Reintegro por Baja del
Personal, con los datos contenidos en el sobre
de pago.
Formato de
Reintegro
Jefe del
Departamento
6 Verifica que el importe y el total de empleados
tanto en abono a cuenta como en efectivo,
coincida con el importe y el total de empleados
de las Nóminas Ejecutiva y de Honorarios.
Jefe del
Departamento
7 Elabora y rubrica los oficios de reporte de las
Nóminas Ejecutiva y de Honorarios, dirigidos a
la Dirección de Tesorería, así como los
Formatos de Reintegro.
Oficio y
Formato de
Reintegro
Jefe del
Departamento
8 Turna los oficios y los Formatos de Reintegro,
para firma de la Directora de Administración.
Oficio y
Formato de
Reintegro
Jefe del
Departamento
9
Una vez firmado los documentos
Elabora los sobres de pago de la Nómina de
Honorarios, en base al importe señalado en la
misma.
Jefe del
Departamento
10 Turna los oficios y los formatos de reintegro
firmados, así como los sobres de pago de
Honorarios, anexando los diskettes de reporte
Oficio y
Formato de
Reintegro
de las Nóminas Ejecutiva y de Honorarios al:
Auxiliar 11 Recibe los oficios y los Formatos firmados, los
sobres de pago de Honorarios y los diskettes,
fotocopia los oficios para entregar las copias
correspondientes.
Oficio y
Formato de
Reintegro
Auxiliar 12 Entrega en la Dirección de Tesorería los oficios
con los formatos y diskettes, anexando original
de las Nóminas Ejecutiva, de Honorarios y de
Pensión Alimenticia con sus respectivos sobres
de pago.
Oficio y
Formato de
Reintegro
Auxiliar 13 Recibe los acuses sellados de los oficios,
entrega las copias de conocimiento a quienes
correspondan y turna acuses sellados a la:
Acuse
Secretaria 14 Recibe y turna el acuse correspondiente a la
Dirección de Administración.
Acuse
Secretaria 15 Archiva acuse en la carpeta de Nóminas
Ejecutiva y en la de Honorarios.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSAUXILIAR
Gobierno del Estado de TabascoSecetaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Recepción de nóminas
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe el original de las Nóminas
Ejecutiva, de Honorarios y de Pensión
Alimenticia con sus respectivos sobres
de pago
INICIO
Verifica en el kardex del personal los
movimientos de baja que se hayan
presentado en la quincena y revisa que
no aparezcan en las nóminas
Separa el sobre de pago que se va a
reintegrar e informa al Jefe del
Departamento para que realice el
reintegro
Introduce los datos del personal dado de
baja en el sistema de bancos y procede
a eliminarlo del abono a cuenta para
realizar el reintegro en efectivo
Elabora el formato de Reintegro por Baja
del Personal, con los datos contenidos
en el sobre de pago
Formato de
Reintegro
A
Verifica que el importe y el total de
empleados tanto en abono a cuenta
como en efectivo, coincida con el
importe y el total de empleados de las
Nóminas Ejecutiva y de Honorarios
Elabora y rubrica los oficios de reporte
de las Nóminas Ejecutiva y de
Honorarios, dirigidos a la Dirección de
Tesorería, así como los formatos de
Reintegro
En caso de que aparezca en nómina
alguna baja
Turna los oficios y los formatos de
Reintegro, para firma de la Directora de
Administración
Oficio y Formato
de Reintegro
Oficio y Formato
de Reintegro
Una vez firmado los documentos
1
8
7
6
5
43
2
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSAUXILIAR
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 2 de 2
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Recepción de nóminas
Clave:
Recibe y turna el acuse
correspondiente a la Dirección de
Administración
Archiva acuse en la carpeta de
Nóminas Ejecutiva y en la de
Honorarios
FIN
Entrega en la Dir. de Tesorería los
oficios con los formatos y diskettes,
anexando original de las Nóminas
Ejecutiva, de Honorarios y de Pensión
Alimenticia con sus respectivos sobres
de pago
Recibe los acuses sellados de los
oficios, entrega las copias de
conocimiento a quienes correspondan
y turna acuses sellados a la
Acuse
Acuse
Oficio y Formato
de Reintegro
Recibe los oficios y los formatos
firmados, los sobres de pago de
Honorarios y los diskettes, fotocopia
los oficios para entregar las copias
correspondientes(8)
Oficio y Formato
de ReintegroOficio y Formato
de Reintegro
Elabora los sobres de pago de la
nómina de Honorarios, en base al
importe señalado en la misma
Turna los oficios y los formatos de
Reintegro firmados, así como sobres
de pago de Honorarios, anexando los
diskettes de reporte de las nóminas
Ejecutiva y Honorarios al
B
9
1011
12
13
Acuse
15
14
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Control de asistencia
Objetivo:
Supervisar y verificar quincenalmente que el
personal realice oportunamente el registro de
entrada y salida en sus tarjetas de asistencia,
tomando en consideración la documentación que
justifique alguna inasistencia.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El registro y control de asistencia del personal
se sujeta a las reglas establecidas en el Art. 51
de las Condiciones Generales de Trabajo.
Se considerarán como faltas injustificadas de
asistencia las señaladas en el Art. 52 de las
Condiciones Generales de Trabajo.
Cuando el trabajador esté imposibilitado para
concurrir a sus labores por enfermedad o
accidente, deberá dar aviso a su jefe inmediato
directamente o a través de su representante
sindical, dentro de los 3 días hábiles siguientes
al inicio de su horario de trabajo, tal y como se
indica en el Art. 55 de las Condiciones
Generales de Trabajo.
Los oficios y memorándums para justificar
alguna inasistencia del personal, se deberán
enviar a la Dirección de Administración a más
tardar 3 días después de haber ocurrido la falta
y/o 3 días después de la quincena
correspondiente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Control de asistencia
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Área de
Incidencias
1 Revisa las tarjetas de asistencia del personal,
relaciones de asistencia de las receptorías
foráneas y cajas recaudadoras.
Tarjetas y
relaciones de
asistencia
Área de
Incidencias
2 Revisa los justificantes del personal y verifica
si proceden o no
Justificante
Área de
Incidencias
¿Procede la justificación del personal?
No = Ir al paso 3
Si = Ir al paso 7
Área de
Incidencias
3 Elabora el memorándum dirigido al Director(a)
del Área que lo envió, explicando el motivo por
el cual no procede la justificación y lo turna
para firma del:
Memorándum
Jefe del
Departamento
4 Revisa el memorándum, firma y turna a: Memorándum
Área de
Incidencias
5 Recibe y envía el memorándum al Director(a)
del Área correspondiente.
Memorándum
Área de
Incidencias
6 Archiva acuses sellados, uno en el expediente
del trabajador y otro para su archivo.
Área de
Incidencias
7 Registra la anotación del justificante en la
tarjeta y el control de asistencia del trabajador.
Área de
Incidencias
8 Elabora el vaciado de las mismas en el
concentrado de asistencia y contabiliza las
faltas y retardos del personal.
5 retardos equivalen a una falta; 1 minuto
después de la tolerancia equivale a ½ falta,
checar entrada y no checar salida y viceversa,
equivale a una falta.
Concentrado de
asistencia
Área de
Incidencias
9 Verifica que el empleado no presente 4 faltas en
su tarjeta de asistencia, sin permiso o
justificación alguna.
Área de
Incidencias
¿Presentan 4 faltas sin justificación?
Si = Ir al paso 10
No = Ir al paso 14
Área de
Incidencias
10
Elabora el memorándum dirigido al Procurador
Fiscal, notificando la inasistencia del empleado
y turna a:
Memorándum
Jefe del
Departamento
11 Revisa el memorándum, da Vo. Bo., firma y
turna a:
Memorándum
Área de
Incidencias
12 Recibe el memorándum firmado, anexa
fotocopia de la tarjeta de asistencia del
trabajador y envía a la Procuraduría Fiscal.
Memorándum
Área de
Incidencias
13 Archiva acuses sellados, uno en el expediente
del trabajador y otro para su archivo.
Área de
Incidencias
14 Elabora quincenalmente la relación total de las
faltas del personal, la imprime y guarda copia
en diskette.
Relación de
faltas
Área de
Incidencias
15 Elabora el oficio de faltas dirigido a la
Dirección General de Recursos Humanos de la
Subsecretaría de Administración, anexa la
relación de faltas y turna para su Vo. Bo. al:
Oficio y
Relación de
faltas
Jefe del
Departamento
16 Revisa el oficio y relación anexa, rúbrica y
turna a:
Oficio y
Relación de
faltas
Área de
incidencias
17 Recibe el oficio y la relación anexa rubricados,
envíalos a firma a la Directora de
Administración.
Una vez firmado los documentos
Oficio y
Relación de
faltas
Área de
Incidencias
18 Entrega el oficio con la relación de faltas y el
diskette al:
Oficio y
Relación de
faltas
Auxiliar 19 Recibe y entrega la documentación y diskette
en la Dirección General de Recursos Humanos
de la Subsecretaría de Administración y las
copias en las áreas indicadas.
Oficio
Relación de
faltas
Auxiliar 20 Turna los acuses sellados a la: Acuse
Secretaria 21 Recibe y archiva acuses sellados del oficio y la
relación en su expediente, y entrega copia del
mismo al:
Acuse
Área de
Incidencias
22 Recibe y archiva copia del acuse en el
expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSAREA DE INCIDENCIAS
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Control de asistencia
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Revisa las tarjetas de asistencia del
personal, relaciones de asistencia de las
receptorías foráneas y cajas
recaudadoras
INICIO
Revisa los justificantes del personal y
verifica si proceden o no
Procede la
justificación
Tarjetas y
relaciones de
asistencia
Justificante
Elabora el memorándum dirigido al
Director(a) del Area que lo envío,
explicando el motivo por el cual no
procede la justificación y lo turna para
firma del
Memorándum
Revisa el memorándum, da Vo. Bo.,
firma y turna al
Memorándum
Recibe y entrega el memorándum al
Director(a) del Area correspondiente
Archiva acuses sellados, uno en el
expediente del empleado y otro para su
archivo
Memorándum
NO
SIA
1
6
5
43
2
A
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIAAUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSAREA DE INCIDENCIAS
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Control de asistencia
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 2 de 3
Registra la anotación del justificante en
la tarjeta de asistencia del empleado y
en su respectivo control de asistencia
Elabora el vaciado de las mismas en el
concentrado de asistencia y contabiliza
las faltas y retardos del personal
5 retardos equivalen a una falta; 1 minuto
después de la tolerancia equivale a½ falta,
checar entrada y no checar salida y
viceversa, equivale a una falta.
Verifica que el empleado no presente 4
faltas en su tarjeta de asistencia sin
permiso o justificación alguna.
Presentan 4 faltas sin
justificación
NO
SI
Elabora el memorándum dirigido al
Procurador Fiscal, notificando la
inasistencia del empleado y lo turna al:
Memorándum
Revisa el memorándum, da Vo. Bo.,
firma y turna al:
Memorándum
Recibe el memorándum firmado, anexa
fotocopia de la tarjeta de asistencia del
empleado y lo turna a la Procuraduría
Fiscal
Memorándum
Archiva acuses sellados, uno en el
expediente del empleado y otro para su
archivo
B
Concentrado de
asistencia
B
9
1110
8
7
13
12
C
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIAAUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSAREA DE INCIDENCIAS
Hoja: 3 de 3
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Control de asistencia
Clave:
F-DC-12 Rev.00
D
Elabora quincenalmente la relación total
de las faltas del personal, la imprime y
guarda copia en diskette
Relación de
faltas
Elabora el oficio de faltas dirigido a la
Dirección General de Recursos
Humanos de la Subsecretaría de
Administración, anexa la relación de
faltas y turna para su Vo. Bo. al
Revisa el oficio y relación anexa,
rúbrica y lo turna al
Oficio y relación
de faltas
Oficio y relación
de faltas
Recibe el oficio y la relación anexa
rubricados, los envía para firma a la
Directora de Administración
Oficio y relación
de faltas
Recibe y entrega la documentación y
diskette en la Dir. Gral. De Rec.
Humanos de la Subsecretaría de
Administración y las copias en las áreas
indicadas
Oficio y relación
de faltas
Turna los acuses sellados a la:
Acuse
Recibe y archiva acuses sellados
del oficio y relación en su
expediente y turna copia del
mismo al:
Acuse
Recibe y archiva copia del acuse en el
expediente
FIN
Una vez firmado los documentos
Entrega el oficio con relación de faltas y
diskette al
Oficio y relación
de faltas
14
22
2120
1918
17
1615
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Control de días económicos
Objetivo:
Mantener actualizado el registro de días
económicos otorgados al personal en base a las
solicitudes recepcionadas, generando a fin de año
el conteo de días económicos no disfrutados para
realizar oportunamente el trámite de pago de los
mismos ante la Dirección General de Recursos
Humanos y Desarrollo de Personal.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El Personal sindicalizado tiene derecho a gozar
de 13 días económicos al año como máximo, en
base a lo estipulado en el Art. 95 de las
Condiciones Generales del Trabajo.
El personal sindicalizado deberá solicitar a su
jefe inmediato con un día de anticipación la
autorización para su día económico, el cual no
deberá exceder de 2 días consecutivos.
Las solicitudes de días económicos, se deberán
enviar oportunamente mediante memorándum a
la Dirección de Administración para su
aprobación.
En ningún caso se concederán días económicos
en períodos inmediatos a vacaciones, como lo
establece el Art. 95 de las Condiciones
Generales del Trabajo.
Los días económicos no disfrutados, se pagarán
en la segunda quincena del mes de febrero del
año siguiente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Humanos
Nombre del Procedimiento: Control de días económicos
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe y sella acuses de memorándums de
solicitud de días económicos, vacaciones y/o
justificaciones.
Memorándum
Secretaria
2
Espera cambio de documentos originales con la
Dirección de Administración.
Turna los memorándums originales de solicitud
de días económicos, vacaciones y/o
justificaciones para conocimiento del:
Memorándum
Jefe del
Departamento
3 Recibe y rúbrica memorándums originales, los
clasifica si son de justificaciones los turna al
Área de Incidencias, y los de días económicos
y/o vacaciones los turna al:
Memorándum
Auxiliar de
Archivo
4 Recibe memorándums originales de solicitud de
días económicos y/o vacaciones.
Memorándum
Auxiliar de
Archivo
5 Revisa y verifica su control de días económicos
y/o de vacaciones, para determinar si procede o
no la solicitud.
Auxiliar de
Archivo
¿Procede solicitud?
Si = Ir al paso 6
No = Ir al paso 10
Auxiliar de
Archivo
6 Registra en el expediente del empleado
solicitante los días económicos y/o vacaciones
autorizados y envía el memorándum original de
solicitud al:
Memorándum
Área de
incidencias
7 Recibe y revisa el memorándum original de
solicitud, registrando en la tarjeta de asistencia
del empleado los días económicos y/o
vacaciones autorizadas.
Tarjeta de
asistencia
Área de
incidencias
8 Fotocopia memorándum de solicitud, archiva el
original en el expediente de control de
asistencia y turna copia del mismo al:
Auxiliar de
Archivo
9 Recibe y archiva copia del memorándum en el
expediente del personal.
Auxiliar de 10 Informa verbalmente el motivo por el cual no
Archivo procede la solicitud correspondiente al:
Jefe del
Departamento
11 Solicita al Área de Incidencias elaborar
memorándum al Director del Área del
empleado solicitante para informar porque no
procede la solicitud correspondiente.
Área de
incidencias
12 Elabora el memorándum, y lo turna para firma
del:
Memorándum
Jefe del
Departamento
13 Revisa, firma y devuelve el memorándum al:
Área de
Incidencias
14 Recibe y fotocopia el memorándum, turnando
original al Director del Área solicitante y copias
de conocimiento a las áreas correspondientes.
Memorándum
Área de
Incidencias
15 Archiva acuse y turna copia del mismo a: Memorándum
Auxiliar de
Archivo
16 Recibe y archiva copia del memorándum en el
expediente del personal.
Memorándum
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA DE INCIDENCIASAUXILIAR DE ARCHIVOJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSSECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Control de días económicos
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe y sella acuses de memorándums
de solicitud de días económicos,
vacaciones y/o justificaciones
INICIO
Turna los memorándums originales de
solicitud de días económicos,
vacaciones y/o justificaciones para
conocimiento del
Procede solicitud
Memorándum
Memorándum
Registra en el expediente del empleado
solicitante los días económicos y/o
vacaciones autorizados y envía el
memorándum original de solicitud al
Recibe y rúbrica memorándums
originales, los clasifica si son de
justificaciones los turna al Área de
Incidencias, y los de días económicos y/
o vacaciones los turna al
Memorándum
Recibe y revisa el memorándum original
de solicitud, registrando en la tarjeta de
asistencia del empleado los días
económicos y/o vacaciones autorizadas
Tarjeta de
asistencia
NO
SI
Espera cambio de documentos
originales con la Dirección de
Administración
Recibe memorándums originales de
solicitud de días económicos y/o
vacaciones
Memorándum
Revisa y verifica su control de días
económicos y/o de vacaciones, para
determinar si procede o no la solicitud
Fotocopia memorándum de solicitud,
archiva el original en el expediente de
control de asistencia y turna copia del
mismo al
Memorándum
Memorándum
A
Recibe y archiva copia del memorándum
en el expediente del personal
Memorándum
1
2
9 8
76
5
43
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AREA DE INCIDENCIASAUXILIAR DE ARCHIVOJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
F-DC-12 Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos
Procedimiento: Control de días económicos
Clave:
Hoja: 2 de 2
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administraión y Finanzas
A
Informa verbalmente el motivo por el
cual no procede la solicitud
correspondiente al
Solicita al Área de Incidencias elaborar
el memorándum al Director del Área
del empleado solicitante para informar
porque no procede la solicitud
correspondiente
Revisa, firma y devuelve el
memorándum al
Memorándum
FIN
Elabora el memorándum y lo turna
para firma del
Memorándum
Memorándum
Recibe y fotocopia el memorándum,
turnando el original al Director del Área
solicitante y copias de conocimiento a
las áreas correspondientes
Memorándum
Archiva acuse y turna copia del mismo
a
Memorándum
Recibe y archiva copia del
memorándum en el expediente del
personal
Memorándum
10
15
14
13
12
11
16
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Suministro de bienes y artículos de consumo
Objetivo:
Atender el suministro oportuno de los bienes de
consumo solicitados por las áreas usuarias, con la
finalidad de apoyar la operatividad administrativa
de cada una.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Las áreas deberán solicitar sus
requerimientos, a través del sistema
SIGAD.
Suministrar el material, de acuerdo a las
existencias del almacén.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias Para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento:
Suministro de bienes y artículos de consumo
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Auxiliar 1 Recibe solicitud por el sistema y entrega a: Sistema de
Gestión
Administrativa
SIGAD
Jefe del área
almacén
2 Verifica en el registro del control, la existencia
del material solicitado.
Jefe del área
almacén
EXISTENCIA DEL MATERIAL
No: ir al paso 3
Si: ir al paso 4
Jefe del área
almacén
3 Notifica al usuario.
Jefe del área
almacén
4 Autoriza el material requerido, considerando las
existencias y el historial de los suministros.
Jefe del área
almacén
5 Imprime la hoja de pedidos con las cantidades
autorizadas.
Auxiliar 6 Entrega el material, de acuerdo a lo descrito en
la hoja del pedido.
Auxiliar 7 Notifica telefónicamente al usuario que su
solicitud esta lista para su entrega.
Auxiliar 8 Entrega el material, verificando que la cantidad
sea de acuerdo al pedido, requisitando la firma
de recibido de conformidad de quien recepciona
y sello de despacho.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIARJEFE DEL AREA DE ALMACEN
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Suministro de bienes y artículos de consumo.
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Verifica en el registro del control, la existencia del material solicitado.
INICIO
Recibe solicitud por el sistema y entrega a:
Autoriza el material requerido, considerando las existencias y el historial de los suministros.
Sistema de Gestión
Administrativa SIGAD
Notifica al usuario.
Entrega el material, verificando que la cantidad sea de acuerdo al pedido.
Entrega el material, de acuerdo a lo descrito en la hoja del pedido.
Notifica telefónicamente al usuario que su solicitud esta lista para su entrega.
FIN
¿Procede
solicitud?
Imprime la hoja de pedidos con las cantidades autorizadas.
1
2
3 4
5
6
7
8
EXISTENCIA DEL MATERIALNo: ir al paso 3 Si: ir al paso 4
SI
Hoja de pedido
SI NO
-Requiere la firma de recibido de conformidad a la persona que lo recepciona.-Coloca el sello de despachado en la hoja del pedido.
NO
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Recepción de bienes adquiridos
Objetivo:
Entregar en tiempo y forma los requerimientos de
las áreas de la Dependencia.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Se recibe la factura con el pedido original.
El bien debe ser inventariado.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias Para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento:
Recepción de bienes Adquiridos
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de área de
almacén
1
Revisa la factura, verificando los datos fiscales
comparándola con lo descrito en el pedido.
Factura y
pedido original
Jefe de área de
almacén
¿Factura correcta?
No: ir al paso 2 Si: ir al paso 3
Jefe de área de
almacén
2 Devuelve al proveedor, indicando las
observaciones para su refacturación.
Auxiliar 3 Contabiliza y verifica el material entregado,
según lo establece la factura. Y entrega a:
Jefe de área de
almacén
4 Sella y firma la factura de recibido, entrega
acuse de la misma al proveedor.
Jefe de área de
almacén
5 Fotocopia la factura y el pedido, de acuerdo a la
Forma de concurso:
Jefe de área de
almacén
SI EL PEDIDO FUE CONCURSADO POR EL
SUBCOMITÉ DE COMPRAS: ir al paso 6.
Jefe de área de
almacén
SI EL PEDIDO CORRESPONDE A UNA
COMPRA DIRECTA. Ir al paso 8.
Jefe de área de
almacén
6 Envía la factura y el pedido originales,
debidamente sellados por el Área de Almacén,
al Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal.
Factura original
y pedido
original
Jefe de área de
almacén
7 Entrega al Departamento de Recursos
Materiales fotocopia de la factura y del pedido
ambos sellados.
Copia de
factura y pedido
Jefe de área de
almacén
8 Envía la factura y pedido ambos en originales,
debidamente sellados por el Área de Almacén
al Departamento de Recursos Materiales.
Factura original
y pedido
original.
Jefe de área de
almacén
9 Entrega fotocopia de la factura y del pedido, al
encargado del control de entradas en el
almacén.
Copia de
factura y pedido
Encargado del
control de entradas
10 Captura en el sistema de control interno del
almacén los bienes que amparan la factura.
Sistema
Encargado del
control de entradas
11 Archiva la copia de la factura en el expediente
del proveedor.
Copia de
factura
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIARJEFE DEL AREA DE ALMACEN
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Recepción de bienes Adquiridos.
Clave: F-DC-12 Rev.00
Revisa la factura, verificando los datos fiscales comparándola con lo descrito en el pedido.
INICIO
Factura y pedido original
Devuelve al proveedor, indicando las observaciones para su refacturación.
Contabiliza y verifica el material entregado, según lo establece la factura. Y entrega a:
ENCARGADO DEL CONTROL DE
ENTRADAS
FIN
¿Procede
solicitud?
Sella y firma la factura de recibido, entrega acuse de la misma al proveedor.
1
2
3
4
5
6
7
8
¿Factura correcta?
No: ir al paso 2
Si: ir al paso 3
SI
SI NO
NO
SI EL PEDIDO FUE CONCURSADO POR EL SUBCOMITÉ DE COMPRAS: ir al paso 6.
Fotocopia la factura y el pedido, de acuerdo a la Forma
de concurso:
SI EL PEDIDO CORRESPONDE A UNA COMPRA DIRECTA. Ir al paso 8.
Envía la factura y el pedido originales, debidamente sellados por el Área de Almacén, al Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal.
Entrega al Departamento de Recursos Materiales fotocopia de la factura y del pedido ambos sellados.
Envía la factura y pedido ambos en originales, debidamente sellados por el Área de Almacén al Departamento de Recursos Materiales.
Entrega fotocopia de la factura y del pedido, al encargado del control de entradas en el almacén.
9
Captura en el sistema de control interno del almacén los bienes que amparan la factura.
Archiva la copia de la factura en el expediente del proveedor.
Factura y pedido original
Fotocopia de Factura y
pedido original
Fotocopia de Factura y
pedido original
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Recepción de bienes de activo fijo
Objetivo:
Recibir conforme a lo establecido en los
lineamientos, los bienes muebles que
solicitan las áreas usuarias y para tramitar
los documentos para su incorporación al
activo fijo de la dependencia.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias Para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento:
Recepción de bienes
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del área
almacén
1 Recibe copia del pedido adjudicado. Pedido
Jefe del área
almacén
2 Verifican que las características del bien,
coincidan con lo que especifica la factura y/o el
pedido.
Jefe del área
almacén
¿El bien solicitado es correcto?:
No: ir al paso 3, volver al paso 2.
Si: ir al paso 4
Jefe del área
almacén
3 Notifica verbalmente a la parte usuaria para
revisión de los bienes.
Auxiliar 4 Turna la factura original a la parte usuaria para
firma de Vo. Bo. del titular.
Auxiliar 5 Recibe la factura debidamente firmada y
entregada:
Jefe del área
almacén
6 Firma y sella la factura de recibido, entrega
acuse al proveedor.
Jefe del área
almacén
7 Envía fotocopia de la factura y del Pedido al
Departamento de Inventarios.
Jefe del área
almacén
8 Registra los números de inventario de los
bienes, en la factura original.
Auxiliar 9 Entrega la factura y pedido original sellados por
el Área de Almacén, al Departamento de
Recursos Materiales.
Auxiliar 10 Turna una fotocopia de la factura y del pedido
al encargado del control de entradas del
almacén.
Encargado del
control del
Almacén
11 Captura la entrada de los bienes en el sistema
de control del almacén.
Encargado del
control del
Almacén
12 Archiva la fotocopia de la factura en el
expediente del proveedor.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIARJEFE DEL AREA DE ALMACEN
Gobierno del Estado de TabascoSeretaría de Administación y Finanzas
Hoja: 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Recepcion de bienes.
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe copia del pedido adjudicado.
INICIO
Verifican que las características del bien, coincidan con lo que especifica la factura y/o el pedido.
Turna la factura original a la parte usuaria para firma de Vo. Bo. del titular.
Notifica al usuario.
Recibe la factura debidamente firmada y entregada:
FIN
¿Procede
solicitud?
Firma y sella la factura de recibido, entrega acuse al proveedor.
1
2
3
4
5
6
7
8
BIEN SOLOCITADO:No: ir al paso 3Si: ir al paso 4
SI
SI NO
NO
ENCARGADO DEL CONTROL DEL ALMACEN
Envía fotocopia de la factura y del Pedido al Departamento de Inventarios.
Registra los números de inventario de los bienes, en la factura original.
Entrega la factura y pedido original sellados por el Área de Almacén, al Departamento de
Recursos Materiales.
Turna una fotocopia de la factura y del pedido al encargado del control de entradas del
almacén.
Captura la entrada de los bienes en el sistema de control del almacén.
9
10
11
Archiva la fotocopia de la factura en el expediente del proveedor.
12
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Inventario físico del almacén
Objetivo:
Cuantificar periódicamente los bienes del
almacén general, con la finalidad de
verificar que las existencias coincidan con
el resultado de las entradas y salidas de los
bienes.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias Para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado.
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento:
Inventario físico del Almacén
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del área
almacén
1 Imprime un reporte de existencias de cada
partida presupuestal y turna a:
Sistema
electrónico
Auxiliar 2 Entrega un reporte de existencias a cada
equipo de dos integrantes para realizar el conteo
físico de los artículos.
Auxiliar 3 Registra la cantidad de los artículo localizados,
entrega a:
Jefe del área
almacén
4 Compara la cantidad de cada artículo
contabilizado físicamente contra la cantidad que
indica el reporte de existencias, para destacar
las diferencias y determinar las existencias
reales.
Jefe del área
almacén
5 Elabora el resumen de sobrantes y faltantes con
sus respectivos costos, para determinar el
importe total de los mismos.
Jefe del área
almacén
6 Captura los resultados finales en un formato
Jefe del área
almacén
7 Levanta el acta de los trabajos del inventario
consignando los cargos y abonos para ajuste de
las diferencias.
Jefe del área
almacén
8 Recaba firmas del personal que intervino en la
realización del inventario físico.
Secretaria 9 Envía el Acta y las hojas del inventario en
originales al Depto. de Recursos Materiales,
para su revisión y firma.
Encargado del
control de las entra
das y salidas de los
bienes.
10 Se realizan los movimientos de entradas y
salidas en el sistema de control del almacén
para ajustar los sobrantes y faltantes.
Jefe del Depto. de
Recursos
Materiales
11 Elabora el memorandum de los resultados del
inventario.
Secretaria 12 Entrega los documentos a la Dirección de
Administración.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DEL DEPTO. DE
RECURSOS MATERIALESAUXILIARJEFE DEL AREA DE ALMACEN
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Inventario Físico del Almacén
Clave: F-DC-12
Rev.00
SECRETARIA
Imprime un reporte de existencias de cada partida presupuestal y turna a:
INICIO
¿Procede
solicitud?
FIN
ENCARGADO DEL CONTROL DE
LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE
LOS BIENES
Sistema
electrónico
Entrega un reporte de existencias a cada equipo de dos integrantes para realizar el conteo físico de los artículos.
Registra la cantidad de los artículo localizados, entrega a:
Compara la cantidad de cada artículo contabilizado físicamente contra la cantidad que indica el reporte de existencias, para destacar las diferencias y determinar las existencias reales.
Captura los resultados finales en un formato
Elabora el resumen de sobrantes y faltantes con sus respectivos costos, para determinar el importe total de los mismos.
Levanta el acta de los trabajos del inventario consignando los cargos y abonos para ajuste de las diferencias.
Envía el Acta y las hojas del inventario en originales al Depto. de Recursos Materiales, para su revisión y firma.
Elabora el memorandum de los resultados del inventario.
Recaba firmas del personal que intervino en la realización del inventario físico.
Se realizan los movimientos de entradas y salidas en el sistema de control del almacén para ajustar los sobrantes y faltantes.
3
4
2
1
5
6
7
8
9 1011
12
SI NO
Entrega los documentos a la Dirección de Administración.
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adquisición de compras centralizadas
Objetivo:
Cubrir los requerimientos de las diversas unidades
administrativas de esta dependencia a través del
procedimiento que marca la L.A.A.P.S.E.T. ante la
instancia correspondiente.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El horario de recepción del paquete
concurso en la Subsecretaría de
Administración y Finanzas es de 9:00 a.m.
a 13:00 p.m.
Los requerimientos deberán ser de bienes o
servicios centralizados, según lo marca la
Ley.
Para la verificación de las cantidades,
precios y condiciones facturados, se tiene
como referencia el pedido.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Circular no. CCPE/001/08 del Comité de
Compras.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento: Adquisición de Compras Centralizadas
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Directora de
Administración
1 Recibe el memoramdum de solicitud de
abastecimiento y turna a:
Solicitud de
abastecimiento
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
2 Evalúa la solicitud de abastecimiento, en
función de los saldos presupuestales y/o
compromisos.
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
3 Clasifica las adquisiciones de acuerdo al monto
del gasto.
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
4 Solicita autorización de los recursos al
Departamento de Recursos Financieros y turna
los documentos a:
Jefe del Área de
adquisiciones
5 Captura la requisición en el sistema integral de
adquisiciones.
Sistema Integral de
Adquisiciones (SIA)
Jefe del Área de
adquisiciones
6 Recaba firma del Jefe del Departamento de
Recursos Materiales, del Área usuaria y firma
de autorización de la Directora de
Administración.
Jefe del Área de
adquisiciones
7 Envía la requisición mediante el Sistema a la
Dirección General de Recursos Materiales de la
Subsecretaría de Administración.
Jefe del Área de
adquisiciones
8 Integra el paquete concurso.
Requisición,
oficio de solicitud,
carta compromiso,
requisición impresa,
especificaciones
técnicas,
fotocopia de
autorización de
recursos con cedulas
técnicas y
fotocopia del
ORACLE
Jefe del Área de
adquisiciones
9 Envía a la Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la
Subsecretaría de Administración de manera
física, el paquete concurso con la
documentación soporte.
Oficio
Jefe del Área de
adquisiciones
10
Espera la notificación por parte de la
Subsecretaría de Administración, para asistir al
proceso de adquisición correspondiente.
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales y/o área
usuaria
11 Asiste a dictaminar las propuestas presentadas
para la adquisición del bien o servicio.
Dictamen
técnico
Subsecretaría de
Administración
12 Realiza el procedimiento de concurso y formula
el ó los pedidos, de acuerdo a las actas de
adjudicación.
Pedido
Subsecretaría de
Administración
13 Entrega el pedido al proveedor adjudicado.
Subsecretaría de
Administración
14 Envía fotocopia de los pedidos para
conocimiento a:
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
15 Recepciona copia del pedido, turnándola al
Área del Almacén.
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
16
Archiva fotocopia del pedido en el expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SUBSECRETARIA DE
ADMINISTRACIONJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES Y/O AREA USUARIA
DIRECTORA DE ADMINISTRACION
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Adquisición de compras centralizadas
Clave:
F-DC-12 Rev.00
JEFE DEL AREA DE ADQUISICIONES
Recibe el memoramdum de solicitud de abastecimiento y turna a:
INICIO
¿Procede
solicitud?
Evalúa la solicitud de abastecimiento, en función de los saldos presupuestales y/o compromisos.
Clasifica las adquisiciones de acuerdo al monto del gasto.
Solicita autorización de los recursos al Departamento de Recursos Financieros y turna los documentos a:
Captura la requisición en el sistema integral de adquisiciones.
Sistema Integral
de Adquisiciones
(SIA)
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, del Área usuaria y firma de autorización de la Directora de Administración.
Envía la requisición mediante el Sistema a la Dirección General de Recursos Materiales de la Subsecretaría de Administración.
paquete
concurso.
Integra el paquete concurso.
Envía a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Subsecretaría de Administración de manera física, el paquete concurso con la documentación soporte.
Oficio
Espera la notificación por parte de la Subsecretaría de Administración, para asistir al proceso de adquisición correspondiente.
Asiste a dictaminar las propuestas presentadas para la adquisición del bien o servicio.
Realiza el procedimiento de concurso y formula el ó los pedidos, de acuerdo a las actas de adjudicación.
Entrega el pedido al proveedor adjudicado.
Envía fotocopia de los pedidos para conocimiento a:
Recepciona copia del pedido, turnándola al Área de Almacén.
FIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
SINO
Dictamen
técnico
Archiva fotocopia del pedido en el expediente.
16
Pedido
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adquisición a través del Subcomité de Compras de la SAF
Objetivo:
Atender los requerimientos de las diversas
unidades administrativas de esta dependencia,
garantizando el cumplimiento de la entrega del
bien o servicio.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Circular No. CCPE/001, emitida por el
Comité de Compras, cada inicio de
Ejercicio Presupuestal.
Adquisición de bienes o servicios de
partidas descentralizadas.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento: Adquisiciones a través del Subcomité de Compras de la SAF
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
1 Recepciona la solicitud de abastecimiento con
montos estimados.
Solicitud de
abastecimiento
(SIGAD)
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
2 Solicita el compromiso presupuestal en el
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal y turna la captura a:
Jefe del Área de
Concursos
3 Elabora la requisición. SIGAD
Jefe del Área de
Concursos
4 Turna la requisición al Jefe del Departamento
de Recursos Materiales para su Vo. Bo. y a la
Dirección para su Autorización
Jefe del Área de
Concursos
5 Clasifica el concurso (simplificado mayor o
simplificado menor).
Jefe del Área de
Concursos
6 Identifica los postores idóneos de acuerdo al
rubro, verifica su vigencia en el padrón de
proveedores del Gobierno del Estado de
Tabasco.
Ficha técnica
del
postor/Padrón
de Proveedores
Jefe del Área de
Concursos
7 Elabora y envía los oficios de invitación para
los proveedores según el concurso a realizar,
(para simplificado mayor un mínimo de 5
proveedores y para un simplificado menor un
mínimo de 3 proveedores).
Relación de
invitaciones.
Jefe del Área de
Concursos
8 Envía el paquete concurso al representante de la
Subsecretaría de Administración y Dirección
de Normatividad de la Secretaría de
Contraloría, así como a los integrantes del
Subcomité de Compras de esta Dependencia.
Oficios de
invitación
claves
programáticas
orden del día
relación de
proveedores
invitados
(copia de
acuse con
sellos y firma)
Jefe del Área de
Concursos
9 Recepciona los sobres de cotización de las
propuestas (técnicas y económicas), según los
términos en que fueron solicitados en la
invitación.
Jefe del Área de
Concursos
10
Realiza la apertura de los sobres que contienen
las propuestas técnicas.
Jefe del Área de
Concursos
11 Solicita el dictamen técnico al área usuaria. Dictamen
técnico
Jefe del Área de
Concursos
12 Elabora el acta técnica de los proveedores que
cumplieron.
Acta técnica
Jefe del Área de
Concursos
13 Realiza la apertura de los sobres que contienen
las propuestas económicas, de los proveedores
aprobados.
Jefe del Área de
Concursos
14 Elabora el cuadro comparativo y realiza la
adjudicación correspondiente.
Cuadro
comparativo
(Sistema SIA)
Jefe del Área de
Concursos
15 Elabora el acta económica. Acta
económica
Jefe del Área de
Concursos
16 Entrega los originales de las Actas técnicas y
económicas, al representante de la
Subsecretaría de Administración y la Secretaría
de Contraloría, así como fotocopia los demás
integrantes del Subcomité.
Jefe del Área de
Concursos
17 Integra el expediente de la reunión con la
documentación correspondiente.
Jefe del Área de
Concursos
18 Elabora el pedido conforme al acta de
adjudicación y envía a firma de autorización
correspondiente.
Pedido
Jefe del Área de
Concursos
19 Elabora el cuadro de notificación, mencionando
los proveedores adjudicados en la reunión.
Cuadro de
notificación
Jefe del Área de
Concursos
20 Entrega el pedido original al proveedor
adjudicado y copias para el área de almacén, el
Departamento de Recursos Financieros y el
Departamento de Recursos Materiales.
Jefe del Área de
Concursos
21
Archiva fotocopia del pedido en el expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE AREA DE COMPRASJEFE DE AREA DE COMPRASJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES
Gobierno del Estado de Tabasco Secretaría e administración y finanzas
Hoja: 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Adquisición a través del Subcomité de Compras de la SAF
Clave: F-DC-12 Rev.00
Recepciona la solicitud de abastecimiento con montos estimados.
INICIO
La requisición. Realiza la apertura de los sobres que contienen las propuestas económicas, de los proveedores aprobados.
Turna la requisición al Jefe del Departamento de Recursos Materiales para su Vo. Bo. y a la Dirección para su Autorización
Solicitud de
abastecimiento
(SIGAD)
Solicita el compromiso presupuestal en el Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal y turna la captura a:
Requisición
Clasifica el concurso (simplificado mayor o simplificado menor).
Identifica los postores idóneos de acuerdo al rubro, verifica su vigencia en el padrón de proveedores del Gobierno del Estado de Tabasco.
Elabora y envía los oficios de invitación para los proveedores según el concurso a realizar, (para simplificado mayor un mínimo de 5 proveedores y para un simplificado menor un mínimo de 3 proveedores).
Envía el paquete concurso al representante de la Subsecretaría de Administración y Dirección de Normatividad de la Secretaría de Contraloría, así como a los integrantes del Subcomité de Compras de esta Dependencia.
Realiza la apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas.
Solicita el dictamen técnico al área usuaria.
Elabora el acta técnica de los proveedores que cumplieron.
FIN
Recepciona los sobres de cotización de las propuestas (técnicas y económicas), según los términos en que fueron solicitados en la invitación.
¿Procede
solicitud?
Ficha técnica del postor
Relación de invitaciones.
Oficios
Dictamen técnico
Acta técnica
Elabora el cuadro comparativo y realiza la adjudicación correspondiente.
Elabora el acta económica.
Entrega los originales de las Actas técnicas y económicas, al representante de la Subsecretaría de Administración y la Secretaría de Contraloría, asi como fotocopia los demás integrantes del Subcomité.
Cuadro comparativo
(Sistema SIA)
Acta económica
Integra el expediente de la reunión con la documentación correspondiente.
Elabora el pedido conforme al acta de adjudicación y envía a firma de autorización correspondiente.
Pedido
Elabora el cuadro de notificación, mencionando los proveedores adjudicados en la reunión.
Cuadro de
notificación
Entrega el pedido original al proveedor adjudicado y copias para el área de almacén, el Departamento de Recursos Financieros y el Departamento de Recursos Materiales.
Archiva fotocopia del pedido en el expediente.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
13
11
12
14
15
16
17
18
19
20
21
NO SI
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adquisición de compras menores (Directas)
Objetivo:
Agilizar la adquisición de los bienes y/o servicios
para cubrir las necesidades de las unidades
administrativas de esta dependencia,
contribuyendo al desarrollo de las actividades, de
acuerdo a los montos permitidos dentro de los
lineamientos y las normas establecidas para las
mismas.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios del Estado de
Tabasco.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios
del Estado de Tabasco.
Manual de Normas Presupuestarias para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado de Tabasco.
Circular no. CCPE/001, emitida por el
Comité de Compras, cada inicio de
Ejercicio Presupuestal.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Materiales
Nombre del Procedimiento: Adquisición de compras menores (directas)
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
1 Recepciona la solicitud de abastecimiento vía
sistema
Solicitud de
abastecimiento
(SIGAD)
2 Valida la suficiencia presupuestal con el
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal Y turna a:
Jefe del Área de
Compras
3 Elabora la requisición. SIGAD
Jefe del Área de
Compras
4 Identifica a los postores idóneos de acuerdo al
rubro, verifica su vigencia en el padrón de
Proveedores de Gobierno del Estado de
Tabasco.
Ficha técnica
del
postor/Padrón
de Proveedores
Jefe del Área de
Compras
5 Elabora las invitaciones correspondientes. Oficio de
invitación
Jefe del Área de
Compras
6 Recepciona las cotizaciones, de acuerdo a las
especificaciones de la invitación.
Cotizaciones
Jefe del Área de
Compras
7 Elabora el cuadro comparativo con las
cotizaciones recibidas.
Cuadro
comparativo
Jefe del Área de
Compras
8 Adjudica el bien o servicio a la mejor oferta
presentada.
Jefe del Área de
Compras
9 Tramita el compromiso del cuadro comparativo
con el Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal.
Jefe del Área de
Compras
10 Elabora la orden de compra y/o pedido,
turnándola a:
Orden de
compra / pedido
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
11 Firma de Vo. Bo. la orden de compra y/o
pedido y envía a firma del usuario y firma de
autorización de la Dirección de
Administración.
Jefe del
Departamento de
Recursos
Materiales
12 Entrega de pedido original al proveedor
adjudicado para su suministro.
Proveedor 13 Entrega los materiales en el almacén general de
la Secretaría, junto con la factura
correspondiente.
Orden de
compra y/o
pedido y factura
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORJEFE DEL ÁREA DE COMPRAS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIALES
Gobierno del Estado de Tabasco
Secretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Recursos Materiales
Procedimiento: Adquisición de compras menores (directas)
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recepciona la solicitud de abastecimiento vía sistema
INICIO
Elabora la requisición. Entrega los materiales en el almacén general de la Secretaría, junto con su factura correspondiente.
Identifica a los postores idóneos de acuerdo al rubro, verifica su vigencia en el padrón de Proveedores de Gobierno del Estado de Tabasco.
Solicitud de abastecimiento
(SIGAD)
Valida la suficiencia presupuestal con el Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal Y turna a:
Requisición
Ficha técnica del
postor
Elabora las invitaciones correspondientes.
Oficio de
invitación
Recepciona las cotizaciones, de acuerdo a las especificaciones de la invitación.
Cotizaciones
Elabora el cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas.
Cuadro
comparativo
Adjudica el bien o servicio a la mejor oferta presentada.
Elabora la orden de compra y/o pedido, turnándola a:
Orden de
compra / pedido
Firma de visto bueno la orden de compra y/o pedido y envía a firma del usuario y firma de autorización de la Directora de Administración.
Entrega de pedido original al proveedor adjudicado para su suministro.
Orden de compra
y/o pedido y
factura
FIN
Tramita el compromiso del cuadro comparativo con el Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal.
¿Procede
solicitud?
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
NO SI
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Altas al Inventario
Objetivo:
Registrar los Bienes Muebles adquiridos por la
Secretaría, para su incorporación al Patrimonio, así
como su identificación, control documental y
físico.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
En la factura, se debe colocar la asignación
del número de inventario correspondiente.
Recepcional la notificación de la
determinación del usuario y/o responsable
del bien.
Cumplir con las disposiciones que
establece el numeral 74 del Manual de
Normas Presupuestarias para la
Administración Pública del Gobierno del
Estado vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de inventarios
Nombre del Procedimiento:
Altas al Inventario
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del
Departamento
1 Recibe notificación verbal por parte del Jefe
del Área del Almacén General, la llegada de un
bien.
Copia de
factura
Secretaria
2
Asigna el número de inventario interno, registra
los datos de la factura en el control y turna a:
Libreta de
control de
asignación
de número
de
inventario
interno.
Jefe del
Departamento
3 Comisiona a un auxiliar para que coloque
físicamente el número de inventario en el bien.
Auxiliar
4 Coloca el número de inventario interno en el
bien.
Auxiliar
5 Captura la información del bien en el Sistema
de Inventario.
Sistema de
Inventario
Jefe del
Departamento
6 Espera fotocopia de la factura con el número de
inventario del bien, emitido por la Dirección de
Administración de Patrimonio del Estado, junto
con la hoja de Alta.
Copia de
factura
con sello
original,
Hoja de
Alta.
Secretaria 7 Recepciona la factura con el número de
inventario de Bienes Muebles y entrega a:
Copia de
factura.
Auxiliar 8 Coloca físicamente el número de inventario que
asignó la Dirección de Administración de
Patrimonio del Estado.
Auxiliar
9 Registra en el Sistema, el número de inventario
de bienes de la Dirección de Administración de
Patrimonio del Estado y entrega a:
Sistema de
Inventario
Jefe del
Departamento
10 Turna copia de la factura a la Secretaria, para
la elaboración del resguardo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIARJEFE DE DEPARTAMENTO
Copia de Factura
con sello original.
Sistema de
Inventario.
SECRETARIA
Libreta de control
de números de
inventario
Copia de factura
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Inventarios
Procedimiento: Altas de Inventario.
Clave:
F-DC-12 Rev.00
INICIO
Recibe notificación verbal del
almacén.Asigna y registra el número de
inventario interno
1 2
Comisiona a un auxiliar la
actividad.
3
Coloca el número de
inventario interno en el
bien.
4
Captura la información del
bien.
5
Espera fotocopia de la factura
con el número de inventario
del bien, emitido por la Dir. de
Admón de Patrimonio
Hoja de Alta
Recepciona la factura con el
No. de inventario de Bienes
Muebles.
6
7
Coloca físicamente el No. de
inventario.
8
Turna copia de la factura a la
Secretaria, para la elaboración
del resguardo
9
FIN
Registra en el Sistema, el alta
del bien.
10
Copia de
factura
Sistema de
Inventario.
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Elaboración de Resguardo
Objetivo:
Controlar y registrar los movimientos de los bienes
que adquiere la Dependencia, con la finalidad de
conocer la ubicación y el responsable del mismo.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
La factura, deberá tener registrado los
números de inventario de los bienes.
Cumplir con las disposiciones que
establece la fracción IV del Manual de
Normas Presupuestarias para la
Administración Pública vigente,
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de inventarios
Nombre del Procedimiento:
Elaboración de Resguardo
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe copia de la factura del bien registrada
ante la Dirección de Administración del
Patrimonio del Estado y del pedido de
almacén.
Copia de
factura.
Secretaria 2 Asigna número de resguardo por cada artículo,
de acuerdo a la hoja de pedido y a la copia de la
factura con los números de inventarios (interno-
externo), y turna al:
Libreta de
control de
asignación de
número de
resguardo.
Auxiliar 3 Elabora el resguardo de cada artículo,
requisitando los datos del formato, de acuerdo a
la factura con los números de inventarios
asignados.
Resguardo.
Auxiliar 4 Imprime el resguardo en original y copia, y
entrega al:
Jefe de
Departamento
5 Envía el Resguardo a firma de Vo.Bo. del Jefe
del Departamento de Recursos Materiales.
Secretaria 6 Recibe el resguardo firmado, para la
elaboración del memorándum de envío al
usuario.
Secretaria 7 Envía el resguardo a firma de la parte usuaria:
Memorandum y
Resguardo.
Jefe de
Departamento
8 Recepciona el resguardo debidamente firmado
y turna a:
Resguardo.
Auxiliar 9 Registra en el Sistema de Inventario y en el
Sistema de Resguardo el nombre del usuario y
la ubicación del bien.
Auxiliar 10 Archiva el resguardo en el casillero del Depto.
de Inventarios de acuerdo a la Dirección y/o
Departamento al que pertenece.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE DEPARTAMENTOAUXILIARSECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Inventarios.
Procedimiento: Elaboración de Resguardo.
Clave:
F-DC-12 Rev.00
INICIO
Recibe copia de la factura con
el número de inventario de
Bienes.
1
Copia de la
factura
Asigna número de resguardo
por cada artículo.
2
Recibe el resguardo firmado
6
Envía el memorandum para
firma de resguardo por la parte
usuaria.
7
Memorándum y
Resguardo.
Libreta de
control
FIN
4
Imprime el Resguardo.
10
Elabora el resguardo de
cada artículo.
Archiva el resguardo en el
casillero, de acuerdo a la
Dirección y/o Departamento al
que pertenece.
9
3
Resguardo.
Registra en el Sistema el
nombre del usuario y la
ubicación del bien.
Envía el resguardo a firma
de Vo.Bo. del Jefe del
Departamento de Recursos
Materiales.
8
5
Resguardo
Recepciona el resguardo
debidamente firmado.
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Baja del Inventario del usuario
Objetivo:
Deslindar responsabilidades de uso del bien,
cuando estos ya no son de utilidad para el usuario,
registrando el status del mismo.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El usuario y/o responsable del bien, debe
solicitar la baja del mismo.
Dictámen emitido por el área
correspondiente, de acuerdo al bien en
cuestión.
Comunicar la notificación de la baja al
usuario, devolviéndose los resguardos
cancelados.
Cumplir con las disposiciones que
establece la fracción XI del Manual de
Normas Presupuestarias para la
Administración Pública vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de inventarios
Nombre del Procedimiento:
Baja del inventario del usuario
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del
Departamento
1 Recibe copia del memorándum donde el
usuario solicita la baja del bien y turna a:
Memorándum.
Auxiliar
2 Verifica en el Sistema, los números de
inventario y el lugar donde esta asignado el
bien e informa a:
Jefe del
Departamento
3 Envía al auxiliar a verificar el bien.
¿Datos son correctos?
No: Ir al paso 4
Si: Ir al paso 5
Jefe del
Departamento
4 Espera el Dictámen del Departamento de
Servicios Generales o de la Unidad Informática
de Servicios Financieros.
Auxiliar 5 Captura la baja del usuario en el Sistema de
Inventario.
Auxiliar ¿Cómo es el status del Bien?
Baja definitiva. Ir al paso No. 6
Stock de reubicación. Ir al paso No. 7
Auxiliar 6 Registra en el Sistema de Inventario, en el stock
de baja del Departamento de Servicios
Generales o de la Unidad Informática de
Servicios Financieros.
Sistema de
Inventario.
Auxiliar 7 Registra en el Sistema de Inventario, en el stock
de reubicación del Departamento de Servicios
Generales o de la Unidad Informática de
Servicios Financieros.
Sistema de
Inventarios.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE DEPARTAMENTO AUXILIAR
Memorándum
Hoja: 1 de 1
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
F-DC-12 Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Inventarios.
Procedimiento: Baja del Inventario del Usuario.
Clave:
INICIO
Recibe copia del
memorándum donde el
usuario solicita la baja de
bien.
1
Envía al auxiliar a verificar el
bien.
3
Verifica en el Sistema de
Inventarios, los números
de inventario y el lugar
donde esta asignado el
bien e informa.
2
¿Datos
Correctos?
Espera el
Dictámen del
Departamento
de Servicios
Generales o de
la Unidad
Informática de
Servicios
Financieros.
4
5
Captura la baja del usuario en
el Sistema de Inventario.
FIN
SiNo
Registra en el Sistema de
Inventario, en el Stock de baja
o reubicación enl
Departamento de Servicios
Generales o de la Unidad
Informática de Servicios
Financieros.
6
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Cambio del usuario
Objetivo:
Mantener actualizado el registro de los usuarios de
los bienes en el sistema de inventarios, para el
control de la ubicación y la conservación del bien.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Recepción de la notificación del cambio de
usuario, emitida por el Departamento de
Servicios Generales o la Unidad de
Informática.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de inventarios
Nombre del Procedimiento:
Cambio de Usuario
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria
1 Recibe copia del memorándum enviado por el
Departamento de Servicios Generales o de la
orden de servicio enviada por la Unidad de
Informática de Servicios Financieros,
estableciendo el cambio correspondiente y
entrega a:
Memorándum.
Jefe del
Departamento
2 Revisa el memorándum o la orden de servicio,
verificando que coincidan los datos con el
registro del Sistema de Inventario.
Jefe del
Departamento
¿Información correcta?
No. Ir al paso 3
Si. Ir al paso 4
Jefe del
Departamento
3 Notifica las discrepancias, al encargado del
control de bienes del Departamento de
Servicios Generales o de la Unidad Informática
de Servicios Financieros según corresponda,
para solventar las observaciones.
Memorandum
Jefe del
Departamento
4 Turna el memorándum o la orden de servicio al
auxiliar, para su captura en el Sistema de
Inventario.
Auxiliar 5 Cancela el resguardo del usuario anterior en el
Sistema y registra al nuevo usuario.
Libreta de
control de
resguardos.
Auxiliar 6 Elabora el resguardo con el nuevo nombre del
usuario. *
* Se consideran los mismos pasos al de la
elaboración del resguardo de origen.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIA AUXILIAR JEFE DE DEPARTAENTO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Inventarios.
Procedimiento: Cambio de Usuario.
Clave:
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Hoja: 1 de 1F-DC-12
Rev.00
Elabora el resguardo con el
nuevo nombre del usuario.
Cancela el resguardo del
usuario anterior en el
Sistema y registra al nuevo
usuario.
5
Fin
6
Libreta de
control
3
Sistema
de
Inventario.
4
2
Revisa el memorándum o
la orden de servicio,
verificando que coincidan
los datos.
1
Recibe del Departamento
de Servicios Generales o de
la Unidad de Informática de
Servicios Financieros.
Orden de
Servicio.
INICIO
Copia del
Memorándum
¿Información
Correcta?
Notifica las discrepancias, al
responsable del área
correspondiente.
Turna el memorándum o la
orden de servicio al auxiliar,
para su captura en el Sistema
de Inventario.
Proceso:
Trámite de bajas definitivas
Objetivo:
Llevar el registro de la baja de los activos fijos, a
fin de mantener actualizado el inventario de los
bienes asignados a las diversas áreas de esta
Dependencia, cuya vida útil haya concluido.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Lineamientos Relativos a la Disposición
Final, Enajenación y Baja de Bienes
Muebles.
Cumplir con las disposiciones del numeral
75 del Manual de Normas Presupuestarias
para la Administración Pública vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de inventarios
Nombre del Procedimiento:
Trámite de Bajas Definitivas
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe del
Departamento
1
Imprime el formato de Dictámen de No
Utilidad de los bienes, capturados en el
apartado de bienes para baja definitiva.
Dictámen de No
Utilidad
Jefe del
Departamento
2 Envía el formato de Dictámen de No Utilidad
a la Unidad Informática de Servicios
Financieros, al Departamento de Servicios
Generales ó al Departamento de Transportes
según corresponda, para su Vo. Bo.
Jefe del
Departamento
3 Recepciona el formato del Dictámen de No
Utilidad con el Vo. Bo. del Área respectiva.
Jefe del
Departamento
4 Envía el Dictámen de No Utilidad de los
Bienes, a validación del Departamento de
Recursos Materiales y la Dirección de
Administración.
Jefe del
Departamento
5 Requisita el formato de la Propuesta de
Disposición Final.
Directora de
Administración
6 Solicita el Avalúo de los bienes para baja, ante
la Procuraduría General de Justicia del Estado,
a través de la Dirección General de Servicios
Periciales.
Oficio
Jefe del
Departamento
7 Envía los documentos para la baja a la
Dirección de Administración de Patrimonio del
Estado, para la verificación física de los Bienes
Muebles.
Oficio,
Dictámen de No
Utilidad,
Propuesta de
Disposición Final,
y Avalúo de
Bienes
Jefe del
Departamento
8 Levanta el Acta Circunstanciada en Presencia
de la Dirección de Administración de
Patrimonio del Estado y la Secretaría de
Contraloría.
Acta
Jefe del
Departamento
9 Recibe el Acta Circunstanciada y la Propuesta
de Disposición Final, por la Dirección de
Administración del Patrimonio del Estado.
Acta y
Propuesta de
Disposición
Final
Jefe del
Departamento
10 Solicita al Titular de la SAF, el Tipo de
Enajenación que se utilizará para el trámite de
baja.
Oficio
Titular de la
Dependencia
11 Emite el Acuerdo de Enajenación, dirigido a la
Directora de Administración.
Acuerdo de
Enajenación
Titular de la
Dependencia
12 Emite el Acuerdo de Adjudicación establecido,
en base a los Lineamientos Relativos a la
Disposición Final a petición de la Dependencia.
Acuerdo de
Adjudicación
Directora de
Administración
13 Realiza la entrega-recepción física de los bienes
de baja, mediante Acta Administrativa.
Acta
Administrativa
Directora de
Administración
14 Solicita a la Dirección de Administración de
Patrimonio del Estado, la baja de los bienes en
el Padrón General, después de que se haya
formalizado y consumado la Disposición Final.
Oficio
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓNJEFE DE DEPARTAMENTO
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Inventarios.
Procedimiento: Trámite de Bajas Definitivas.
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 1 de 2
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
4
Envía el Dictámen de No Utilidad a
validación del Departamento de
Recursos Materiales y la Dirección de
Administración.
Requisita el formato de la Propuesta de
Disposición final.
Recepciona el Dictámen de No Utilidad
con el Vo. Bo. del Área respectiva.
3
5
Envía formato de Dictámen a la Unidad
de Informática de Servicios Financieros,
al Departamento de Servicios Generales
ó al Departamento de Transportes
según corresponda, para su Vo.Bo.
2
INICIO
Formato de
Dictámen de
No Utilidad.
Imprime el formato de Dictámen de No
Utilidad de los bienes
1
Envía los documentos a la Dirección de
Administración del Patrimonio del
Estado, para la verificación de la baja
de los Bienes.
6
Oficio.
Propuesta de
Disposición
Final.
Oficio
7
Solicita el Avalúo de los bienes para
baja, ante la Procuraduría General de
Justicia del Estado.
8 Avalúo de
Bienes.
Acta
Elabora el Acta Circunstanciada en
presencia de la Dirección de
Administración de Patrimonio del Estado
y la Secretaría de Contraloría.
Dictámen de
No Utilidad.
Sistema de
bajas
Formato de
disposición
final
A
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN
Acta
Administrativa.
TITULAR DE LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
F-DC-12 Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Inventarios.
Procedimiento: Trámite de Bajas Definitivas
Clave:
Fin
10
13
11
Oficio
Realiza la Entrega-Recepción física de
los Bienes de Baja.
Acuerdo de
Adjudicación.
Emite el Acuerdo de Adjudicación
establecido,
12
Oficio.
14
Emite el Acuerdo de Enajenación
dirigido a la Directora de Administración.
Solicita a la Dirección de Administración
de Patrimonio del Estado, la baja de los
bienes en el Padrón General.
Solicita al Titular de la SAF el Tipo de
Enajenación que se utilizara para el
trámite de baja.
A
9
Se recibe Acta Circuntanciada y la
Propuesta de Disposición Final, por la
Dirección de Administración del
Patrimonio del Estado.
Acta y
Propuesta de
Disposición Final
Acuerdo de
Enajenación.
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Inventario de bienes muebles
Objetivo:
Mantener actualizada la información del inventario
de los Bienes Muebles de la Dependencia,
mediante la verificación física del bien y la
asignación de su responsable.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Realizar periódicamente un inventario de la
existencia de los activos fijos y su valor de
acuerdo al numeral 26, fracción III, del
Manual de Normas Presupuestarias para la
Administración vigente.
Cumplir con las disposiciones del numeral
73 fracción II del Manual de Normas
Presupuestarias para la Administración
Pública vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de inventarios
Nombre del Procedimiento:
Inventario de Bienes Muebles
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de
Departamento
1 Elabora la Programación del Inventario Físico
de los Bienes Muebles y la circular.
Programa de
Inventario.
Directora de
Administración
2 Emite la circular para hacer del conocimiento a
las diversas Áreas del inicio de la verificación
física de los Bienes Muebles y turna a:
Circular
Jefe de
Departamento
3 Envía la circular a las Áreas correspondientes.
Secretaria 4 Recibe el memorandum en respuesta de la
circular, para la coordinación del levantamiento
del inventario con las diversas Áreas de la
Secretaría y turna a:
Memorandum
Jefe del
Departamento
5 Programa la revisión del Inventario físico de los
bienes, con el enlace de cada área.
Auxiliar 6 Realiza el inventario físico de los bienes y turna
a:
Listado de
Bienes Muebles
Jefe de
Departamento
7 Revisa los cambios de los usuarios.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE DEPARTAMENTO AUXILIAR SECRETARIA
Listado de Bienes
Muebles del
Sistema de
Inventario de la
SAF
DIRECTORA DE
ADMINISTRACIÓN
Memorándum
Programa de
Inventario. Circular.
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración.
Área Administrativa: Departamento de Inventarios.
Procedimiento: Inventario de Bienes Muebles.
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Hoja: 1 de 1
INICIO
Elabora la Programación del
Inventario físico de los
Bienes Muebles y la circular.
1Emite la circular para hacer de
conocimiento a las diversas
Áreas del inicio de la
verificación física de Bienes
Muebles.
2
Envía la circular a las Áreas
correspondientes.
3Recibe el memorándum en
respuesta de la circular, para la
coordinación del levantamiento
del inventario con las diversas
Áreas de la Secretaría.
4
Programa la revisión del
inventario físico de los bienes,
con el enlace de cada Área.
5
Realiza el inventario físico de
los bienes, con el enlace de
cada Área.
6
7
FIN
Revisa los cambios de los
usuarios
Circular.
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Reparaciones menores de mobiliario
Objetivo:
Mantener el mobiliario y equipo de oficina en
condiciones de uso y su período de duración
alcance el tiempo previsto, brindando al usuario un
confort en el área de trabajo.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Los bienes muebles, serán entregados
físicamente por las áreas a éste
Departamento, para su dictámen
correspondiente.
Si las reparaciones son igual o mayores que
el costo del equipo, se cancela la reparación
y se procede a darle de baja al equipo.
El mobiliario que es dado de de baja se
almacena en la bodega de muebles para
baja.
Las reparaciones con un costo menor que el
de la adquisición un bien nuevo, son
procedentes.
Cumplir con los lineamientos que establece
el numeral 78 del Manual de Normas
Presupuestarias Vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Servicios Generales
Nombre del Procedimiento: Reparaciones menores de mobiliario
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria
Jefe del
Departamento
Encargado del
Mobiliario
Técnico
Técnico
Técnico
Técnico
En cargado del
mobiliario y
equipo
En cargado del
mobiliario y
equipo
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe la solicitud de reparación y entrega a:
Registra el trabajo a realizar a:
Revisa y entrega el mobiliario o equipo al
técnico correspondiente.
Verifica el mobiliario o equipo.
Dictamina el estado del mobiliario o equipo y
notifica al encargado.
¿Tiene reparación el bien?
Si: Ir al paso 6
No: Ir al paso 8
Realiza la reparación del bien y entrega al
encargado del mobiliario.
Entrega el bien al usuario.
Notifica al Departamento de Recursos
Materiales y al usuario, que el bien causa baja
especificando el motivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Memorandum
Memorandum
Memorandum
JEFE DEL DEPARTAMENTO ENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPOSECRETARIA
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Reparaciones Menores de Mobiliario
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Registra el trabajo a realizar
Revisa y entrega el mobiliario o equipo
al técnico correspondiente.
A
Recibe la solicitud de reparación y el
mobiliario o equipo.
INICIO
Memoràndum
1 2
3
Gobierno del Estado de TabascoSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Hoja: 2 de 2
Fecha de elaboración
F-DC-12 Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Reparaciones Menores de Mobiliario
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ENCARGADO DE MOBILIARIO Y EQUIPOTÈCNICO
7
Dictamina el estado del mobiliario o
equipo.
Entrega el bien al usuario.
Verifica el mobiliario o equipo.
FIN
4
5
Realiza la reparación y
entrega al encargado del
mobiliario y equipo.
6
Notifica al Departamento de
Recursos Materiales y al usuario, la
cauda de la baja del bien.
Memorandum
¿Tiene
reparación el
bien?
Si No
A
Proceso:
Reparaciones mayores de mobiliario
Objetivo:
Concentrar las reparaciones de los bienes que son
recuperables y factibles de uso para el desempeño
de las actividades de los trabajadores con la
finalidad de realizar las reparaciones de mobiliario
y/o equipo de oficina a través de algún proveedor
externo, cuando dichas reparaciones no pueden ser
ejecutadas por personal interno, siempre y cuando
se cuente con recursos.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El equipo y mobiliario enviado para
reparación, es relacionado y resguardado en
la bodega del Departamento.
Evaluar quincenalmente el costo de la
reparación de los equipos y mobiliarios
acumulados.
Consultar el presupuesto con el
Departamento de Recursos Financieros,
para posteriormente iniciar con los trámites
correspondientes para dichas reparaciones.
Manual de Normar Presupuestarias
Vigente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Servicios Generales
Nombre del Procedimiento: Reparaciones mayores de mobiliario
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o documento
Secretaria
Jefe del
Departamento
Jefe del
Departamento
Encargado del
Mobiliario
Secretaria
Secretaria
Jefe del
Departamento
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Jefe del
Departamento
Encargado del
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Recibe la solicitud del servicio y entrega a:
Solicita al Departamento de Recursos
Financieros y Control Presupuestal los
recursos para realizar el servicio.
Turna el memorándum al encargado del
mobiliario y equipo con las indicaciones
necesarias.
Realiza el levantamiento del servicio y
elabora el catálogo de conceptos.
Elabora las invitaciones a los prestadores
de servicio, para cotizar.
Recibe las cotizaciones y las turna a:
Evalúa las cotizaciones y da el Vo. Bo.
Entregándolas a:
Elabora el cuadro comparativo, la orden de
servicio y recaba firma del Jefe del
Departamento.
Envía la orden de servicio adjuntando el
cuadro comparativo a la Dirección de
Administración para la autorización
correspondiente.
Recibe la autorización de la Dirección de
Administración y la turna a:
Entrega las ordenes autorizadas al
encargado del mobiliario, para que
notifique al prestador de servicio que
resultó adjudicado.
Entrega la orden de servicio al proveedor y
Memorandum
mobiliario
Encargado del
mobiliario
Encargado del
mobiliario
Encargado del
mobiliario
13
14
15
archiva la copia en el expediente.
Recepciona los trabajos ejecutados por el
prestador de servicios y solicita la factura
correspondiente.
Recepciona la factura con la orden de
servicio original y túrnala a firma del jefe
del Departamento
Envía la factura con la orden de servicio al
Departamento de Recursos Financieros y
Control. Presupuestal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Hoja: 1 de 2
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Reparaciones mayores
Clave:
F-DC-12 Rev.00
ENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPOJEFE DEL DEPARTAMENTOSECRETARIA
Recibe la solicitud del servicio
INICIO
Memoràndum
Realiza el levantamiento del servicio y
elabora el catalogo de conceptos.
Solicita al departamento de Recursos
Financieros y control Presupuestal los
recursos para realizar el servicio.
Turna al encargado de mobiliario y
equipo con las indicaciones necesarias.
Elabora las invitaciones a prestadores
de servicios para cotizar.
Recibe las cotizaciones
A
Evalùa las cotizaciones y da el Vo. Bo.
12
6
5
4
3
7
Invitaciones
Catálogo de
conceptos
Elabora el cuadro comparativo , orden
de servicio y recaba firma del Jefe del
Departamento.
8
Cuadro comparativo y
Orden de servicio
Memoràndum
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
ENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPOJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES SECRETARIA
Hoja: 2 de 2F-DC-12
Rev.00
Recibe la autorizaciòn de la Direcciòn
Administrativa y la turna a:
Entrega las ordenes autorizadas al
encargado del mobiliario
Entrega la orden de servicio al
proveedor y archiva la copia en el
expediente.
Recepciona los trabajos ejecutados
por el prestador de servicios y solicita
la factura correspondiente.
Recepciona la factura con la orden de
servicio original y la turna a firma del
jefe del departamento.
Envìa la factura con la orden de
servicio original al departamento de
Recursos Financieros y Control
Presupuestal para su tràmite de
pago.
Envia orden de servicio, cuadro
comparativo a la Direcciòn
Administrativa para su autorizaciòn
correspondiente.
FIN
B
15
14
13
11
10
9
12
Orden de
Servicio
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Reparaciones mayores
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Orden de
servicio
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Ejecución de Obra Pública
Objetivo:
Concursar las obras que están autorizadas en el
presupuesto de egresos, de tal forma que se
ejecuten los proyectos de ampliación,
rehabilitación, reparación y mantenimiento en la
Dependencia.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Los proyectos de obra pública, deberán
estar con base al acuerdo No. 18206, de
fecha 11 de enero del 2003.
Cumplir con lo que dicta la Ley de Obras
Públicas y Servicios relacionados con las
mismas y su reglamento.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Servicios Generales
Nombre del Procedimiento: Ejecución de la Obra Pública
Secretaria
Jefe de
Departamento
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Jefe de
Departamento
Encargado del Área
de Concurso
1
2
3
4
5
6
7
Recibe oficio de solicitud de los trabajos,
espera el cambio del mismo con la
Dirección de Administración con las
indicaciones correspondientes y entrega
a:
Realiza la estimación del costo de la
obra y turna a:
Elabora el expediente técnico
programático.
Envía el expediente Técnico al
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal, para la solicitud de
los recursos.
Recibe la autorización de los recursos y
turna a:
Elabora y envía los oficios de
invitación a los contratista para
participar en el concurso de la obra, en el
cual se menciona la fecha y hora de la
Visita de Obra, Junta de Aclaraciones,
Entrega y Apertura de Propuestas, con
copia para los integrantes del Comité de
la Obra Pública y el Departamento de
Recursos Financieros y Control
Presupuestal.
El día de la reunión
Realiza la presentación y apertura de
propuestas ante el Comité de la Obra
Pública.
Memorandum
Oficio
Oficio
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
Encargado del Área
de Concurso
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Elabora el cuadro comparativo de las
cotizaciones recibidas.
Notifica al contratista la asignación de la
obra.
Envía la documentación de la empresa
ganadora al Departamento de Recursos
Financieros y Control Presupuestal, para
que se elabore el Contrato respectivo.
Verifica el contrato y envía a firma de
las partes que intervienen.
Solicita la fianza de cumplimiento al
contratista ganador.
Envía la fianza de cumplimiento y
garantía al Departamento de Recursos
Financieros y Control Presupuestal.
Supervisa que la obra se ejecute, de
acuerdo al programa de trabajo.
Una vez ejecutado los trabajos
Recibe y revisa las estimaciones
correspondientes, entregándolas al Jefe
del Departamento para su firma.
Envía la estimación al Departamento de
Recurso Financieros y Control
Presupuestal, para su revisión y trámite
correspondiente de pago.
Elabora el acta de entrega recepción de
los trabajos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Ejecución de Obra Publica
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Recibe oficio de solicitud de los trabajos,
INICIO
Oficio de
Solicitud
Envía el expediente Técnico al
Departamento de Recursos Financieros
y Control Presupuestal, para la solicitud
de los recursos.
Realiza la presentación y apertura de
propuestas ante el Comité de la Obra
Pública.
Realiza la estimación del costo de la
obra.
Elabora el expediente técnico
programático.
Recibe oficio de autorización de los
recursos.
Elabora y envía los oficios de invitación
a los contratista.
A
Elabora el cuadro comparativo de las
cotizaciones recibidas.
12
6
5 4
3
Notifica al contratista la asignación de la
obra.
8
9
Expediente
tècnico
Oficios de
invitaciòn
Cuadro
comparativo
JEFE DEL ÁREA DE CONCURSOJEFE DEL DEPARTAMENTO SECRETARIA
El día de la reunión
7
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
JEFE DEL ÁREA DE CONCURSO
Gobierno del Estado de Tabasco Secretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 2 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Ejecución de Obra Pública
Clave:
F-DC-12 Rev.00
Envía la documentación del contratista
al Departamento de Recursos
Financieros Y Control Presupuestal,
para que se elabore el contrato
Verifica el contrato y envíalo a firma de
las personas que en él intervienen
Programa
de trabajo
Solicita la fianza de cumplimiento al
contratista ganador
Una vez ejecutados los trabajos
Supervisa que la obra se ejecute
FIN
10
11
12
14
Envía la fianza de cumplimiento al
Departamento de Recursos Financieros
y Control Presupuestal.
Recibe y revisa las estimaciones
Envía las estimaciones al
Departamento de Recursos
Financieros y Control Presupuestal,
para su revisión y trámite
Envía la factura al Departamento de
Recursos Financieros y Control
Presupuestal, para su revisión y trámite
de pago.
13
15
16
17
Acta de
entrega
B
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adquisición de garrafones de agua
Objetivo:
Mantener la cantidad de garrafones de agua
necesarios, para suministrar diariamente el vital
líquido a las unidades administrativas de esta
Dependencia, brindando a todo el personal, calidad
de vida en sus áreas de trabajo.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
La adquisición de los garrafones de agua se
realiza, de acuerdo a las existencias y
necesidades de las áreas.
El suministro de los garrafones de agua se
realiza en un horario de 09:00 a 10:00 a.m.,
de lunes a viernes.
La facturación se recibe mensualmente.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Servicios Generales
Nombre del Procedimiento: Adquisición de garrafones de Agua
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Encargado del
Mobiliario
Encargado del
Mobiliario
Encargado del
Mobiliario
Secretaria
Secretaria
Secretaria
1
2
3
4
5
6
Cuantifica la cantidad de los garrafones
de agua que se encuentren vacíos, para
determinar la cantidad a adquirir.
Recibe el vale por el pedido realizado
firmándolo de conformidad.
Verifica el abastecimiento del agua y
archiva el vale recibido.
Al finalizar el mes
Recibe la factura correspondiente a la
adquisición mensual junto con los vales
respectivos.
Turna la factura al encargado del
mobiliario y equipo, para conciliar los
vales del prestador de servicio con los
recibidos por cada suministro en el mes.
Envía la factura al Departamento de
Recursos Financieros y Control
Presupuestal para su revisión y trámite
de pago.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIAENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales
Procedimiento: Adquisición de Agua Purificada
Clave:
F-DC-12 Rev.00
INICIO
Cuantifica la cantidad de garrafones de
agua que se encuentran vacíos, para
determinar la cantidad a adquirir.
Recibe el vale por el pedido realizado,
firmándolo de conformidad.
Vale
Verifica el abastecimiento del agua y
archiva el vale recibido.
Al finalizar el mes
Envía la factura al Departamento de
Recursos Financieros y Control
Presupuestal, para su revisión y trámite
de pago.
FIN
Recibe la factura correspondiente a la
adquisición mensual, junto con los vales
correspondientes.
Turna la factura al encargado del
mobiliario y equipo, conciliando los vales
con el prestador de servicio, de acuerdo
a los recibidos en cada suministro
1
2
34
5
6
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Revisión de facturas del fondo fijo revolvente de las diferentes Unidades de la
SAF
Objetivo:
Verificar que los gastos de comprobación de
recursos, efectuados por las diversas Unidades de
la Secretaría de Administración y Finanzas,
cumplan con los datos fiscales y el importe sea
correcto.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Las Facturas y/o recibos, deben cumplir los
requisitos fiscales a nombre del Gobierno
del Estado de Tabasco y/o Secretaria de
Administración y Finanzas.
La documentación comprobatoria como
son (facturas y/o recibos) deberán venir
acompañada de un memorándum y/o
Oficio dirigido al titular de la Dirección de
Administración, para el reembolso del
mismo especificando número de la factura,
proveedor e importe.
La factura(s) y/o recibo(s) deben contener
desglosados la descripción del producto y
sus precios unitarios. Asimismo, el
importe de la factura debe ser claro con
número y letra.
Los documentos comprobatorios deberán
venir rubricados por el Titular de la
Unidad que este afectando el gasto.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Revisión de facturas del fondo fijo revolvente de las diferentes unidades de la SAF.
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria
1 Recibe el memorándum de comprobación de
gastos, con las facturas correspondientes.
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
Secretaria
2 Registra en el control de facturas recibidas y
turna a:
Excel Control de
Facturas
Auxiliar 1
3 Revisa los datos fiscales de las facturas,
compara con la relación debiendo coincidir los
datos.
Auxiliar 1
¿Los datos de la facturación son correctos?
NO: ir al paso 4
SI: ir al paso 5
Auxiliar 1
4 Devolver memorándum, facturas y/o
comprobantes al área solicitante para su
corrección.
Auxiliar 1
5 Realiza la clasificación del gasto en base al
Catálogo de Partidas Presupuestales.
Catalogo de
Partidas
Auxiliar 1
6 Asigna el número de la Partida Presupuestal a
cada factura.
Auxiliar 1
7 Realiza la suma correspondiente por partida en
cada factura(s) y/o recibo(s).
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
Jefe de Área 8 Verifica la suficiencia presupuestal de la(s)
factura(s) y/o recibo(s).
Excel
presupuesto
Jefe de Área ¿Existe suficiencia Presupuestal?
NO: Ir al paso 9
SI: Ir al paso 10
Jefe de Área 9 Devuelve la documentación al área que solicitó
la revisión, especificando la insuficiencia.
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
Jefe de Área 10 Registra la documentación comprobatoria en el
control interno del presupuesto autorizado.
Excel
Presupuesto
Jefe de Área 11 Rubrica de autorizado en la tira suma de la
documentación comprobatoria, turna a:
Secretaria 12 Devuelve el memorándum y la documentación
comprobatoria con tira suma anexa al área que
solicito la revisión.
Memorándum,
documentación y
tira suma
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE AREAAUXILIAR 1SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Procedimiento: Revisión de facturaras del fondo fijo revolvente
de las diferentes unidades de la SAF.
Clave: F-DC-12 Rev.00
Recibe la Documentación.
INICIORevisa los datos fiscales de las facturas.
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
Realiza la clasificación del gasto en base al
Catálogo de Partidas Presupuestales.
3
Devuelve la documentación.
Asigna el número de la Partida
Presupuestal a cada factura.
1
5
4
Devuelve la documentación
especificando la insuficiencia.
Registra la documentación
comprobatoria.
Registra en el control de facturas
2
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
¿DATOS DE FACTURACIÓN SON
CORRECTOS?
Facturas y/o
recibos
Realiza la suma correspondiente por partida
en cada factura(s) y/o recibo(s).
Verifica la suficiencia presupuestal de
la(s) factura(s) y/o recibo(s).
¿EXISTE SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL?
Facturas y/o
recibos
6
Rubrica de autorizado en la tira suma de
la documentación comprobatoria.
8
9
10
11
Devuelve el memorándum y la
documentación comprobatoria con tira
suma anexa al área que solicito la
revisión.
FIN
12
Hoja: 1 de 1
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
Facturas y/o
recibos
Facturas y/o
recibos
Memorándum y
Facturas y/o
comprobantes
TERMINA
SI
7
FIN
NO
SI
SI
NO
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Trámite del formato de Viático
Objetivo:
Revisar que cumplan con las especificaciones del
formato de Viáticos que ostente la comisión que
desempeñe el servidor público.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
El formato de viáticos debe cumplir con los
lineamientos que marca el Manual de
Normas Presupuestarias para la
Administración, vigente Capítulo IX,
numeral 63 y 64, formatos (F-10).
Las personas contratadas mediante
honorarios asimilables no se consideran
servidores públicos, por tal motivo no están
autorizadas para proporcionarles viáticos.
La fecha de emisión del formato de viático,
debe ser anterior o igual al período de
comisión.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Trámite de Viáticos
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria
1 Recibe los viáticos, enviado por el área
solicitante.
Formato
(F-10)
Secretaria
2 Registra los viáticos en el control de facturas y
viáticos recibidos y turna a:
Excel Control
de Facturas
Auxiliar 1
3 Revisa que el formato esté debidamente
requisitado.
Auxiliar 1 ¿Los datos del formato son correctos?
NO: Ir al paso 4
SI: Ir al paso 5
Auxiliar 1 4 Entrega el documento al área solicitante, para
su corrección.
Formato
(F-10)
Auxiliar 1 5 Clasifica los viáticos por área y proyecto.
Auxiliar 1 6 Realiza la suma de los viáticos por área y se
anexa la tira suma general y turna a:
Tira suma
Auxiliar 2
7 Asigna el número de Comprobación de
Recursos.
Excel
Ordenes
pago/(SIGG)
Auxiliar 2
8 Elabora la Comprobación de Recursos y la
relación soporte de los viáticos y turna a:
SIGG
Jefe de Área 9 Revisa la Comprobación de Recursos y los
soportes respectivos, de acuerdo a la relación de
viáticos
Jefe de Área 10 Aprueba la Comprobación de Recursos en el
sistema.
SIGG
Jefe de Área 11 Registra la Comprobación de Recursos en el
control interno del Presupuesto autorizado,
según la clasificación del gasto y turna a:
Excel
Presupuesto
Jefe de
Departamento
12 Rubrica la Comprobación de Recursos y firma
la Relación de la documentación Soporte y
turna a:
Secretaria 13 Envía al titular de la Dirección de
Administración la Comprobación de Recursos y
la relación soporte para su firma.
SIGG
Secretaria 14 Recibe Comprobación de Recursos y los
soportes con Póliza de cheque original.
Comprobación
de recursos,
Soportes y
cheque
original.
Secretaria
15
Relaciona y envía a firma la Comprobación de
Recursos con el titular de la SAF.
Secretaria 16 Recibe y revisa que esté debidamente firmada
la Comprobación de Recursos, debiendo
contener las copias de los facsímiles.
Comprobació
n de recursos
Secretaria 17 Fotocopia la Comprobación de Recursos (3
copias)
Secretaria 18 Envía a ventanilla de la Dirección de Política
Presupuestaría la Comprobación de Recursos,
con su respectiva relación soporte, entrega
acuses a:
Auxiliar 2 19 Relaciona y ordena numéricamente los acuses
de la Comprobación de Recursos para el área
de Contabilidad.
Excel Ordenes
de Pago
Auxiliar 2 20 Integra la documentación soporte original con
la relación y la copia de la Comprobación de
Recursos sellada por la Dirección de Política
Presupuestaría y turna a:
Auxiliar 1
21 Archiva el documento en el expediente
correspondiente.
Excel Archivo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIAR 2AUXILIAR 1SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Procedimiento: Trámite de viáticos
Clave: F-DC-12
Rev.00
Recibe los viáticos, enviado por el área
solicitante.
INICIO
Registra los viáticos en el control de
facturas y viáticos recibidos.
Viáticos Formato
(F-10)
Clasifica los viáticos por área y
proyecto.
Realiza la suma de los viáticos por área
Revisa que el formato esté debidamente
requisitado.
Entrega el documento al área solicitante,
para su corrección.
Asigna el número de Comprobación de
Recursos.
Elabora la Comprobación de Recursos
y la relación soporte de los viáticos.
A
1
2
3
7
6
5
4
8
¿DATOS DE FACTURACIÓN
SON CORRECTOS?
Comprobación
de recursos
Viáticos Formato
(F-10)
NO
SI
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIAJEFE DEL DEPARTAMENTOJEFE DE ÁREA
Hoja: 2 de 3F-DC-12
Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros Y
Control Presupuestal
Procedimiento: Trámite de viáticos
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Registra la Comprobación de
Recursos en el control interno del
Presupuesto.
Aprueba la Comprobación de
Recursos en el sistema.
Recibe la Comprobación de
Recursos y los soportes con Póliza
de cheque original.
Relaciona y envía a firma la
Comprobación de Recursos con el
titular de la SAF.
Rubrica la Comprobación de
Recursos y firma la Relación de
documentación Soporte.
Recibe y revisa que este debidamente firmada
la Comprobación de Recursos,
Revisa la Comprobación de Recursos
y los soportes.
B
C
15
9
10
11
12
Envía al titular de la Dirección de Administración la Comprobación de Recursos y la relación soporte para su firma.
13
14
Comprobación
de recursos.
Fotocopia la Comprobación de
Recursos (3 copias).
16
Envía a ventanilla de la Dirección de
Política Presupuestaría la
Comprobación de Recursos, con su
respectiva relación soporte.
18
Comprobación
de recursos
Comprobación de
recursos y Póliza de
cheques
17
Comprobación
de recursos y
relación soporte
Comprobación
de recursos.
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIAR 1AUXILIAR 2
Hoja: 3 de 3F-DC-12
Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecetaría de Administración y fIinanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Procedimiento:Trámite de viáticos
Clave:
Archiva el documento en el expediente
correspondiente.
Integra la documentación soporte
original con la relación y la copia de la
Comprobación de Recursos sellada por
la Dirección de Política Presupuestaría.
FIN
D
Relaciona y ordena numéricamente los
acuses de la Comprobación de
Recursos para el área de Contabilidad.
19
21
20
Comprobación
de recursos
Comprobación
de recursos
Comprobación
de recursos
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Adecuación de Recursos Presupuestales
Objetivo:
Mejorar el cumplimiento de los objetivos y
programas aprobados en el presupuesto.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Cumplir con el Manual de Normas
Presupuestarias para la Administración
Pública del Gobierno del Estado.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Adecuación de Recursos Presupuestales
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de
Departamento
1 Recibe la solicitud de recursos enviada por la
Dirección de Administración y turna a:
Memorándum
Secretaria 2 Solicita número de oficio en la Dirección de
Administración y turna a:
Control de
oficios
Jefe de
Departamento
3 Elabora el oficio de solicitud de adecuación
presupuestal.
Word/Adecuac
iones
Presup.
Jefe de
Departamento
4 Elabora la justificación para el destino de los
recursos.
Sapnet
¿Es un proyecto nuevo?
NO: Ir al paso 5 y continúa el proceso
SI: Ir al paso 6
Jefe de
Departamento
5 Realiza al proyecto las adecuaciones
correspondientes en el Sapnet.
Cédula Básica
Jefe de
Departamento
6 Captura en el Sapnet los datos del proyecto y la
solicitud presupuestal.
Cédula Básica
y Expediente
Técnico.
Jefe de
Departamento
7 Imprime la cédula básica y el expediente
técnico.
Jefe de
Departamento
8 Captura la programación mensual de los
recursos solicitados.
Sapnet.
Jefe de
Departamento
9 Imprime la hoja de resumen y el detalle de
captura de movimientos presupuestales y turna
a:
Hoja de
Resumen
Secretaria 10 Envía el oficio y los anexos para firma del
titular de la Dirección de Administración
Oficio y
anexos
Secretaria 11 Recibe la documentación y verifica que este
debidamente firmada.
Secretaria 12 Envía el oficio al Despacho del C. Secretario,
con atención a la Dirección de Política del
Gasto Público.
Oficio
Secretaria 13 Archiva la copia de conocimiento en el
expediente y espera la contestación de la
solicitud.
Expediente
Secretaria 14 Recibe el oficio de contestación de la
adecuación de los recursos y entrega a:
Jefe de
Departamento
15 Notifica al solicitante la contestación de la
adecuación de recursos.
Memorándum
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SECRETARIAJEFE DE DEPARTAMENTO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administrración y Finanzas
Hoja: 1 de 2
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
control Presupuestal
Procedimiento: Elaboración de Adecuaciones de Recursos
Clave: F-DC-12
Rev.00
Recibe la solicitud de recursos.
INICIO
Se realizan las adecuaciones correspondientes
en la cédula básica.
Captura la programación mensual de los
recursos solicitados.
Elabora el oficio de solicitud de adecuación
presupuestal.
Elabora justificación de la adecuación
presupuestal.
solicitud de
adecuaciòn
presupuestal
1
3
8
5
4
Justificación de
recursos
Captura la cédula básica y el Expediente
Técnico, requisitando los datos que solicita
el sistema de Adecuaciones
presupuestarias.
Imprime la cédula básica y el expediente técnico.
6
7
Imprime la hoja de resumen formato y el
detalle de captura de movimientos
presupuestales y turna a:
9
Oficio
¿ES UN PROYECTO
NUEVO?
Cédua básica y
expediente técnico
SPE-1
Hoja de resumen
y detalle de
movimientos SPE-
05
Recibe la documentación.
11
Archiva la copia de conocimiento en el
expediente.
Solicita número de oficio en la Dirección de Administración.
Envía el oficio y los anexos para firma
del titular de la Dirección de
Administración
10
Envía el oficio al Despacho del C.
Secretario.
12
Oficios y
anexos
Oficios y
anexos
13
Recibe el oficio de autorización de la
adecuación de los recursos.
14
Oficio de
Autorización
NO
SI
2
Oficios y
anexos
Expediente
A
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
JEFE DE DEPARTAMENTO
Notifica al solicitante la contestación de la adecuación de recursos.
15
Memorándum
FIN
B
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
control Presupuestal
Procedimiento: Elaboración de Adecuaciones de Recursos
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 2 de 2
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Comprobación de Recursos del Fondo Fijo Revolvente
Objetivo:
Comprobar en parcialidades los gastos efectuados,
para tener una fluidez y efectividad de recursos,
atendiendo las necesidades de las diversas
Direcciones.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Cada factura y/o recibo debe estar
rubricado por el área responsable del gasto.
Cumplir con la realización de la
Comprobación de Recursos de acuerdo al
Manual de normas presupuestarias de la
Administración Pública vigente, según
Capítulo VI, numeral 47 al 51.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Comprobación de Recursos del Fondo Fijo Revolvente
Responsable Act. Núm. Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria
1 Recibe comprobantes y turna a: Facturas y/o
recibos
Jefe de Área
2 Realiza la clasificación del gasto con base al
Catálogo de Partidas Presupuestales.
Catálogo de
partidas
presupuestales
Jefe de Área 3 Asigna el número de la partida a cada
comprobante.
Jefe de Área 4 Revisa el cuadernillo del presupuesto de
Egresos autorizado, para asignar el gasto
comprobatorio al proyecto que corresponda,
validando la suficiencia presupuestal.
Excel
presupuesto
Jefe de Área 5 Realiza la sumatoria de los comprobantes en
la tira suma.
Jefe de Área 6 Coloca el número de la partida y el proyecto
(en la tira suma) y turna a:
Auxiliar 2 7 Asigna el número de la Comprobación de
Recursos
Control de
ordenes de pago
y SIGG
Auxiliar 2 8 Elabora la Comprobación de Recursos y
documentación soporte y turna a:
Jefe de Área 9 Revisa la Comprobación de Recursos Original
y los soportes respectivos, de acuerdo a los
comprobantes (facturas y/o recibos).
Jefe de Área 10 Aprueba la comprobación de recursos en el
sistema.
SIGG
Jefe de Área 11 Registra la Comprobación de Recursos en el
control interno del Presupuesto autorizado,
según su clasificación y turna a:
Excel
presupuesto
Jefe de
Departamento
12 Rubrica la Comprobación de Recursos y
firma la Relación de la documentación
Soporte y turna a:
Comprobación
de recursos y
documentación
soporte
Secretaria 13 Envía la Comprobación de Recursos y la
relación soporte para firma del titular de la
Dirección de Administración.
Secretaria 14 Recibe y revisa los documentos, que estén
debidamente firmados y que las copias tengan
el facsímile, junto con la póliza original.
Secretaria
15
Relaciona y envía a firma la Comprobación
de Recursos con el Secretario de la SAF.
Excel Ordenes
pago/SIGG
Secretaria 16 Envía a ventanilla de la Dirección de Política
Presupuestaría la Comprobación de Recursos,
con su relación soporte.
Comprobación
de recursos y
soporte
Secretaria 17 Recibe y verifica que contenga el sello y turna
a:
Auxiliar 2 18 Ordena numéricamente los acuses de la
Comprobación de Recursos para el área de
Contabilidad.
Excel Ordenes
de Pago
Auxiliar 2 19 Integra la documentación soporte original con
la relación y la copia de la Comprobación de
Recursos sellada por la Dirección de Política
Presupuestaría y turna a:
Auxiliar 1
20 Clasifica el documento de acuerdo al tipo de
Gasto y archiva en el expediente
correspondiente.
Excel Archivo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIAR 2JEFE DE ÁREA SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
control Presupuestal
Procedimiento: Comprobación de Recursos del Fondo Fijo
Revolvente.
Clave: F-DC-12 Rev.00
Recibe comprobantes.
INICIORealiza la clasificación del gasto, en base al Catálogo
de Partidas Presupuestales.
Facturas y/o
recibos
Asigna el número de la Comprobación de Recursos.
Asigna el número de la partida a cada comprobante.
Revisa el cuadernillo del presupuesto de Egresos
autorizado, para asignar el gasto comprobatorio al
proyecto que corresponda validando la suficiencia
presupuestal.
Elabora la Comprobación de Recursos y
documentación soporte.
A
Revisa la Comprobación de Recursos Original y los
soportes.
1
2
3
8
7
4
Registra la Comprobación de Recursos en el control
interno del Presupuesto autorizado, según su
clasificación y turna a:
Aprueba la comprobación de recursos en el sistema
10
11
Comprobación
de recursos y
soporte
Comprobación
de recursos y
soporte
Realiza la sumatoria de los comprobantes (facturas y/o
recibos) en la tira suma.
5
Coloca el número de la partida y el proyecto (en la tira
suma), y turna a:
6
Facturas y/o
recibos
9
Facturas y/o
recibos
Facturas y/o
recibos
Facturas y/o
recibos
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIAR 2SECRETARIA JEFE DE DEPARTAMENTO
Hoja: 2 de 3F-DC-12
Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros Y
Control Presupuestal
Procedimiento: Comprobación de Recursos del Fondo Fijo
Revolvente.
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas
Ordena numéricamente los acuses
de la Comprobación de Recursos
para el área de Contabilidad.
Rubrica la Comprobación de
Recursos y firma la Relación de la
documentación Soporte.
Envía la Comprobación de Recursos
y la relación soporte para firma del
titular de la Dirección de
Administración.
B
C
12
18
13
Recibe y revisa los documentos.
Relaciona y envía a firma la
Comprobación de Recursos con el
Secretario de la SAF.
Envía a ventanilla de la Dirección de Política
Presupuestaría la Comprobación de Recursos,
con su relación soporte.
14
15
16
Comprobación de
recursos y soporte
Comprobación de
recursos y relaciòn
de soporte
Copia de
comprobación de
recursos
Comprobación de
recursos y soporte
Comprobación de
recursos y relaciòn
de soporte
Recibe y verifica que contenga el sello la
documentación.:
Acuses de
Comprobación de
recursos y relaciòn de
soporte
17
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIAR 1AUXILIAR 2
Hoja: 3 de 3F-DC-12
Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Procedimiento: Comprobación de Recursos del Fondo Fijo
Revolvente.
Clave:
FIN
D
Integra la documentación soporte
original con la relación y la copia de la
Comprobación de Recursos sellada por
la Dirección de Política Presupuestaría.
19
Soporte original con la
relación y copia de
comprobación de
recursos
Clasifica el documento de acuerdo al
tipo de Gasto y archiva en el expediente
correspondiente.
20
Expediente
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Trámite de Facturas para la elaboración de Ordenes de Pago
Objetivo:
Tramitar los pagos a los proveedores, con cargo
al Presupuesto General de Egresos.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Verificar la existencia de la suficiencia
presupuestal.
Cumplir con los requerimientos del soporte
del gasto como son: solicitud de compra
y/o orden de servicio, pedido y requisición.
Cumplir con la realización de las Ordenes
de pago, de acuerdo al Manual de normas
presupuestarias para la Administración
Pública vigente, según capitulo VI,
numeral 47 al 51.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Tramite de Facturas para elaboración de Órdenes de Pago.
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Secretaria 1 Recibe la factura original y acuses, registra en
el control de facturas y turna a:
Excel/factur
a
Auxiliar 1 2 Revisa los datos fiscales de las facturas.
Auxiliar 1 3 Realiza la clasificación del gasto con base al
Catálogo de Partidas Presupuestales, asignando
el número de la partida correspondiente.
Auxiliar 1 4 Revisa el cuadernillo del presupuesto de
Egresos autorizado, para asignar el gasto
comprobatorio al proyecto que corresponda
Auxiliar 1 5 Realiza descripción de la partida y del proyecto
(en la tira suma)
Auxiliar 1 ¿La factura es correcta?
NO: Ir al paso 6, volver al paso 2
SI: Ir al paso 7
Secretaria 6 Notifica al solicitante que hubo error en la
factura para su devolución y cambio.
Auxiliar 1 7 Sella de recibido los acuses de la factura
revisada.
Auxiliar 2 8 Asigna el número de Orden de Pago Control de
ordenes de
pago y
SIGG
Auxiliar 2 9 Elabora la Orden de Pago y la relación soporte
y turna a:
SIGG
Jefe de Área 10 Revisa la Orden de Pago Original y los soportes
respectivos, de acuerdo a la factura.
Jefe de Área 11 Autoriza la Orden de Pago en el sistema. SIGG
Jefe de Área 12 Registra y rubrica la Orden de Pago en el
control interno del Presupuesto autorizado,
según la clasificación del gasto, turnándola a:
Excel
presupuesto
Jefe de
Departamento
13 Rubrica la Orden de Pago y firma la Relación
de la documentación Soporte.
Secretaria 14 Envía la Orden de Pago, el soporte original y la
relación soporte para firma del titular de la
Dirección de Administración
Secretaria 15 Una vez firmados los documentos se relacionan
y envían a firma del C. Secretario.
Secretaria
16
Recibe y revisa la Orden de Pago, debiendo
contener las copias los facsímile
Secretaria 17 Se Fotocopian la Orden de Pago en (3 copias)
Secretaria 18 Envía a ventanilla de la Dirección de Política
Presupuestaría la Orden de Pago, con su
respectiva relación soporte y turna a:
Auxiliar 2 19 Archiva copia de la Orden de Pago
alfabéticamente, para entregar al proveedor
respectivo.
Archivo
Proveedor.
Auxiliar 2 20 Relaciona y ordena numéricamente copia de la
Orden de Pago para el área de Contabilidad.
Excel
Ordenes de
Pago
Auxiliar 2 21 Integra la documentación soporte original con
la relación y la copia de Orden de Pago sellada
por la Dirección de Política Presupuestaría.
Auxiliar 1
22 Clasifica el documento de acuerdo al tipo de
Gasto y archiva en el expediente
correspondiente.
Archivo
Ordenes de
Pago
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AUXILIAR 2AUXILIAR 1SECRETARIA
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Hoja: 1 de 3
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Procedimiento: Tramite de Facturas para la elaboración de
Ordenes de pago
Clave: F-DC-12 Rev.00
Recibe la factura original y registra en el
control de facturas.
INICIO
Revisa los datos fiscales de las facturas
Factura
Realiza la descripción de la partida y del
proyecto.
2
Realiza la clasificación del gasto en base
al Catálogo de Partidas Presupuestales,
asignando el número de la partida
correspondiente.
Revisa el cuadernillo del presupuesto de
Egresos autorizado.
Notifica al solicitante que hubo error en
la factura para su cambio.
A
Sella de recibido los acuses de la factura
revisada
1
3
6
5
4
87
Asigna el número de Orden de Pago.
Elabora la Orden de Pago y la relación
soporte.
9
Factura
Factura
FacturaFactura
Orden de pago y
relación soporte
¿LA FACTURA ES CORRECTA?
SI: IR AL PASO 6
NO: IR AL PASO 7
NO
SI
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
SECRETARIA JEFE DEL DEPARTAMENTO JEFE DE ÁREA
Hoja: 2 de 3F-DC-12
Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
control Presupuestal
Procedimiento: Tramites de facturas para la elaboración de
ordenes de pago
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Envía la Orden de Pago, el soporte
original y la relación soporte para
firma del titular de la Dirección de
Administración
Autoriza la Orden de Pago en el
sistema.
Registra y rubrica la Orden de Pago
en el control interno del Presupuesto
autorizado.
Rubrica la Orden de Pago y firma la
Relación de la documentación
Soporte.
Relaciona y envía a firma la Orden de
Pago con el Secretario
Revisa la Orden de Pago Original y
los soportes respectivos.
B
C
1413
11
15
10
12
Recibe y revisa la Orden de Pago.
16
Fotocopia Orden de Pago
Envía a ventanilla de la Dirección de
Política Presupuestaría la Orden de
Pago, con su respectiva relación
soporte.
17
18
Orden de pago y
soportes
Orden de pago y
soporte original
Orden de pago,
Orden de
pago
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
AUXILIAR 1AUXILIAR 2
Hoja: 3 de 3F-DC-12
Rev.00
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
control Presupuestal
Procedimiento: Tramite de Facturas para la elaboración de
ordenes de pago
Clave:
Relaciona y ordena numéricamente
copia de la Orden de Pago para el área
de Contabilidad.
Integra la documentación soporte
original con la relación y la copia de
Orden de Pago sellada por la Dirección
de Política Presupuestaría.
FIN
D
Archiva copia de Orden de Pago
alfabéticamente para entregar al
proveedor respectivo.
19
Clasifica el documento de acuerdo al tipo de Gasto y los archiva en el expediente correspondiente.
20
21 22
Orden de
pago
Soporte original con
la relación y copia de
orden de pago
Expediente
de
Proveedor
Expediente
de Ordenes
de Pago
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Conciliación Mensual
Objetivo:
Asegurar que no exista alguna diferencia en los
avances del ejercicio presupuestal del gasto
corriente e inversión y los registros contables para
llevar a cabo los cierres mensuales del
presupuesto.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Cumplir con la realización de la
Conciliación Presupuestal Financiera y
Contable de acuerdo al Manual de
Normas Presupuestarias para la
Administración Pública vigente, según
Capítulo XV, numeral 93 al 96.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Conciliación Mensual
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de
Departamento
1 Recibe del Departamento de Conciliación de
Gestión Presupuestal, por medio magnético y
vía e-mail la Conciliación mensual de la
Secretaría.
Vía Internet
/E-mail.
Jefe de
Departamento
2 Procesa la información de la Conciliación
mensual del presupuesto y la distribuye a cada
una de las Áreas contables DGMIG,
Subsecretaría de Administración y Dirección de
Administración de la SAF.
Excel
Conciliacione
s/E-mail.
Jefe de
Departamento
3 Turna a la DGMIG, Subsecretaría de
Administración y Área contable de la Dirección
de Administración para su respectiva revisión y
conciliación.
Vía Internet
/E-mail.
Jefe de
Departamento
¿Existe alguna observación en la información?
NO: Ir al paso 4
SI: Ir al paso 5
Áreas Contables de
(DGMIG, S.A y
D.A)
4 Envían la conciliación sin observaciones, al
área correspondiente para su cierre mensual.
Áreas Contables de
(DGMIG, S.A y
D.A)
5
Envían la conciliación con reporte de
observaciones al área correspondiente, para su
corrección.
Jefe de
Departamento
6 Integra la conciliación mensual de las áreas
contables de la DGMIG, Subsecretaría de
Administración y Dirección de Administración
de la SAF. y Envía con oficio a la Dirección de
Política Presupuestaría, anexando reporte de
observaciones
Oficio
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DE DEPARTAMENTO ÁREAS CONTABLES DE DGMIG, S.A. Y D.A.
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administraciónn y Finanzas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
control Presupuestal
Procedimiento: Conciliación Mensual
Clave: F-DC-12
Rev.00
Recibe del Departamento de Conciliación de Gestión Presupuestal, la Conciliación mensual de la Secretaría.
INICIO
Procesa la información de la Conciliación
mensual del presupuesto y la distribuye a
cada una de las Áreas contables Dirección
de Modernización e
InnovaciónGubernamental, Subsecretaría
y Dirección de Administración de la SAF.
Conciliación
mensual
Envían la conciliación con reporte de observaciones al área correspondiente,
para su corrección.
Integra la conciliación mensual de las
áreas contables a la Dirección de Política
Presupuestaría, anexando reporte de
observaciones.
Turna a la Área contable
correspondiente para su respectiva
revisión y conciliación.
Devuelve la conciliación sin
observaciones, al departamento de
Recursos financieros de la SAF., para el
cierre mensual.
1
2
3
6
5
4
FIN
Conciliación
mensual
Conciliación
mensual
Conciliación
mensual
Oficio y reporte
de
observaciones
¿EXISTE ALGUNA
OBSERVACIÓN?
NO
SI
Conciliación
mensual
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Programa de Autoevaluación de Recursos Comprobados (SISAGAP)
Objetivo:
Recopilar trimestralmente la información de los
avances físicos de los proyectos autorizados, en el
presupuesto general de egresos, para su
evaluación y formulación del informe de
Gobierno.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Dar seguimiento conforme al Programa de
Autoevaluación, dispuesto en el Manual de
Normas Presupuestarias para la
Administración vigente, según capitulo
XIV, numeral 90 al 92.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y control
presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Programa de Auto evaluación de Recursos Comprobados (SISAGAP)
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Jefe de
Departamento
1 Iniciar a partir de la fecha de apertura el sistema
de autoevaluación en línea accesando a través
de Internet (SISAGAP).
Vía Internet/
Sistema de
información
financiera
(SISAGAP).
Jefe de
Departamento
2 Integra y revisa en línea los datos de cada
proyecto, concentrados en la cédula básica
como son: descripción del proyecto, metas,
unidad de medida, fecha de inicio y término,
sector, programa y subprograma, fuente de
financiamiento.
Jefe de
Departamento
3 Procesa y registra en línea el avance financiero
de cada uno de los proyectos como son las
acciones, metas programadas, conciliación y
registro de la información complementaria.
Jefe de
Departamento
4 Verifica que no existan diferencias entre los
registros de los recursos autorizados y ejercidos
al cierre, así como las posibles inconsistencias
que se presenten en los datos de la cédula de los
proyectos.
Informes y
Anexo
Programático
Jefe de
Departamento
5 Determina en línea los status de cada proyecto
como son: terminados, en proceso, no iniciados
y cancelados.
Sistema de
información
financiera
(SISAGAP).
Jefe de
Departamento
6 Congela todos los proyectos en el sistema
SISAGAP, para que se puedan emitir los
informes de salidas trimestrales y sean
evaluados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finazas
Hoja: 1 de 1
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y
Control Presupuestal
Procedimiento: Programa de auto evaluación de recursos
comprobados (SISAGAP)
Clave: F-DC-12 Rev.00
Iniciar a partir de la fecha de apertura el
sistema de autoevaluación en línea.
INICIO
Integra y revisa en línea los datos de
cada proyecto, concentrados en la
cédula básica.
Procesa y registra en línea el avance
financiero de cada uno de los proyectos.
Verifica que no existan diferencias entre
los registros de recursos autorizados y
ejercidos al cierre.
1
2
3
4
FIN
Informes y anexo
programático
SISAGAP
SISAGAP
Determina en línea los estatus de cada
proyecto.
5
Congela todos los proyectos en el
SISAGP, para que puedan emitir los
informes de salidas trimestrales y sean
evaluados.
6
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso:
Declaración del Impuesto Sobre Nómina (ISN)
Objetivo:
Integrar la información de las Unidades
Administrativas de la SAF, para realizar el pago
del 3% del Impuesto Sobre la Renta (ISR), por
concepto de erogaciones o remuneraciones del
trabajador.
Políticas de operación,
Normas o Lineamientos:
Ley de Hacienda del Estado de Tabasco.
La información se proporcionará los tres
primeros días hábiles de cada mes
posteriores al cierre del mes anterior.
Fecha de Elaboración
Mayo de 2011
Unidad Administrativa:
Dirección de Administración Área Responsable:
Departamento de Recursos Financieros y control
presupuestal
Nombre del Procedimiento:
Declaración del Impuesto Sobre la Renta (ISN)
Responsable Act.
Núm.
Descripción de Actividades Forma o
documento
Dirección de
Administración
1 Recibe la información de la Unidad de
Administración y de la Dirección General de
Recursos Humanos de la Subsecretaría de
Administración, de la Dirección General de
Modernización e Innovación Gubernamental y
de la Dirección de Tesorería de la SAF.
Oficios y/o
Memorandum
2 Turna los documentos a: Oficios y/o
Memorandum
Jefe del
Departamento de
Recursos
Humanos
3 Integra la información proporcionada en los
oficios
4 Elabora memorandum y envía el cálculo del
Impuesto Sobre Nómina a:
Memorandum
Jefe del Depto. de
Recursos
Financieros y
Control Pptal.
5 Recibe el cálculo del Impuesto Sobre Nómina
Jefe del Depto. de
Recursos
Financieros y
Control Pptal.
6 Solicita el recurso a la Dirección de Gasto
Público
Oficio
Espera la autorización del recursos
Una vez autorizado el recurso
Jefe del Depto. de
Recursos
Financieros y
Control Pptal.
7 Realiza la declaración para el pago del
Impuesto Sobre Nómina.
Sistema
SAPNET
Jefe del Depto. de
Recursos
Financieros y
Control Pptal.
8 Imprime el recibo del registro de la operación
correspondiente.
Jefe del Depto. de
Recursos
Financieros y
Control Pptal.
9 Realiza el proceso de elaboración de la Orden
de Pago correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL
PRESUPUESTAL
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOSDIRECCIÓN DE ADMINISTACIÓN
Hoja: 1 de 1F-DC-12
Rev.00
Unidad Administrativa: Dirección de Administración
Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros Y
Control Presupuestal
Procedimiento: Declaración del Impuesto Sobre Nómina
Clave:
Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas
Turna los documentos a:
Recibe el cálculo del Impuesto Sobre
Nómina
Solicita el recursos a la Dirección de
Gasto Público
Integra la información proporcionada
Realiza la declaración para el pago
del Impuesto Sobre Nómina
Oficio
Recibe la información de las
Unidades Administrativas
correspondientes,
6
1
Oficio y/o
memorandum
2
3
Elabora el memorandum y envía el
cálculo del Impuesto Sobre Nómina
a:
5
Oficio y/o
memorandum
Una vez autorizados los recursos
7
Imprime el recibo del registro de la
operación correspondiente
8
Realiza el proceso de elaboración de
la Orden de Pago
9
Sistema
SAPNET
Recibo
Orden de Pago
Mmorandum
Inicio
Oficio y/o
memorandum
Memorandum
4
Fin
Fecha de elaboración
Mayo de 2011
Proceso: Movimiento de Personal
MOVIMIENTO DE PERSONAL
FORMATO D.R.H.
Exp. Núm.
Dependencia que realiza el movimiento:
Condicion Laboral: Base de Confianza de obra determinada y/o tiempo determinadado
Tipo de movimiento:
Alta ( ) Baja ( ) Licencia ( ) Con goce de sueldo ( ) Otros ( )
Nota: ver al reverso Sin goce de sueldo ( )
Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s)
DOMICILIO
Calle Núm. Colonia Municipio Telefono
R.F.C Lugar de Nacimiento Edad Sexo Edo.Civil
Profesión u Oficio Grado de estudios Nacionalidad
CATEGORIA Y CLAVE
CLAVE PROGRAMATICA
EL CARÁCTER O TIPO DE NOMBRAMIENTO
JORNADA DE TRABAJO ASIGNADA
SUELDO PARTIDA N°
LUGAR DE ADSCRIPCION
HORARIO
LUGAR DE PAGO DE SUELDO
FECHA EN QUE CAUSA EFECTO EL MOVIMIENTO
CATEGORIA Y CLAVE ANTERIOR
LUGAR DE ADSCRIPCION ANTERIOR
CLAVE PROGRAMATICA ANTERIOR
OBSERVACIONES
VILLAHERMOSA, TABASCO A _____ DE _____________ DE ______
TITULAR DE LA DEPENDENCIA
Por causa de:
Nuevo ingreso Cambio de Adscripción Liquidación Para ocupar puesto de confianza
Reingreso Reanudación de labores Por conclución de obra o tiempo Beca autorizada
Promoción Permuta Cese por cualquier causa Gravidez
Interinato Renuncia Incapacidad física temporal Incapacidad médica
Reclasificación Abandono de empleo Incapacidad física permanente Para cargos de elección popular
Recategorizacion Defunción Prisión preventiva o arresto Residencia médica
Prórroga Jubilación o pensión Asuntos personales Comisiones sindicales
Suspension temporal
PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE TABASCO
SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION
DATOS PERSONALES
DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y DESARROLLO DE PERSONAL
DATOS OFICIALES
PROTESTA
EL SERVIDOR PUBLICO
SECRETARIO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
1
10
7
8
12
9
13
11
17
6
4
5
3
2
16
18
19
2021
22
23
14
15
2007 - 2012
GUÍA DE LLENADO
Formato: DRH
Formulación a cargo de: Dependencias y Organismos del Poder Ejecutivo del Estado.
Objetivo: Realizar los movimientos de cambios de adscripción de personal en base a la
nueva ley orgánica del poder ejecutivo del estado.
1. Se anotara el nombre de la Dependencia que realizara el movimiento.
2. Se marcara con una (x) el cuadro que corresponda a la condición laboral asignada al
trabajador.
3. Se marcara con una (x) el tipo de movimiento que se efectuara marcándole también en
la parte posterior la causa por la cual se realiza el movimiento.
4. Se anotara el nombre del trabajador, debiendo iniciar con el apellido paterno, materno
y nombre (s).
5. Se anotará el domicilio del trabajador especificando la calle, numero, colonia,
municipio y numero telefónico.
6. Se anotará el registro federal de contribuyentes del servidor público, su lugar de
nacimiento, edad, sexo y estado civil.
7. Se anotará la profesión u oficio, grado de estudios y nacionalidad del trabajador.
8. Se anotará la categoría y la clave asignada al trabajador.
9. Se colocará la clave programática correspondiente.
10. Se especificará la condición laboral asignada al trabajador.
11. Se especificará en horas el tiempo que durará la jornada laboral que cubrirá el
trabajador.
12. Se especificará el sueldo mensual que percibirá el trabajador, así como la partida
presupuestal que se afectara.
13. Se anotará la unidad a la cual quedara adscrito el servidor público.
14. Se especificará el horario que cubrirá el trabajador anotando también de que día a que
día laborara.
15. Se anotará la clave del pagador especificando el nombre del mismo.
16. Se especificara el día mes y año a partir del cual causa efecto el movimiento.
17. Se anotará en el lugar que corresponda la categoría y clave, lugar de adscripción y
clave programática que tenia anteriormente el trabajador.
18. En este apartado se anotaran las observaciones que consideren consecuentes de
acuerdo al tipo de movimiento que pretenda realizar, ya sea alta, baja o licencia.
19. Se anotará la fecha en la cual fue requisitado el formato D.R.H.
191
20. Se anotará el nombre del titular de la dependencia, el del servidor publico y el del
secretario de administración y finanzas, así como sus respectivas firmas.
21. Este recuadro servirá de apoyo para especificar la causa por la cual se efectuara el
movimiento de personal, señalándose con una “x”.
192
PROCESO DE ALTAS AL INVENTARIO
193
GUÍA DE LLENADO
SISTEMA DE INVENTARIOS
Base de datos en Access que permite el registro, control de los bienes y usuarios de los
mismos así como su actualización diaria.
1. No. de inventario interno.
2. No. de inventario asignado por la Subsecretaría de Administración.
3. Se anota una √ para señalar si el bien es Contabilizado.
4. Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.
5. Artículo: No. de artículo y nombre del bien.
6. Grupo: No. del grupo al que pertenece, No. y nombre de la partida del bien.
7. Tipo de uso: automático. eléctrico, estándar, mecánico.
8. Estado del artículo: bueno, malo.
9. Fecha del movimiento
10. Proveedor: Razón social.
11. No. de factura.
12. Fecha de factura.
13. No. de marca y nombre de la marca.
14. Modelo.
15. Serie
16. Valor sin IVA.
17. Capacidad
194
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE
RESGUARDO
195
GUÍA DE LLENADO
RESGUARDO.
El resguardo es emitido en original del inventario el cual se distingue por la franja gris y el
mismo nombre, copia del usuario. La guía de llenado es la misma.
1. No. de resguardo
2. Nombre completo del usuario.
3. Depto y/o área a la que pertenece el usuario.
4. Nombre y No. de factura o bien el No. de memorandum o documento que origino la
elaboración del resguardo.
5. Fecha de entrega del bien al usuario.
6. Fecha de factura o documento que origino la elaboración del resguardo.
7. Cantidad de bienes resguardados.
8. Descripción del bien.
9. No. de serie del bien si lo tiene.
10. Marca del bien.
11. Modelo
12. Valor sin IVA.
13. No. de inventario interno (de la Secretaría)
14. No. de inventario asignado por la Subsecretaría de Administración.
15. Nombre completo y firma del usuario.
16. Nombre completo, dirección y/o depto; y firma de quien autoriza la elaboración del
resguardo del usuario en su área respectiva.
17. Visto Bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales de la elaboración del
resguardo.
196
PROCESO: BAJA DEL INVENTARIO DEL USUARIO
197
198
PROCESO: BAJA DEL INVENTARIO DEL USUARIO
GUÍA DE LLENADO
SISTEMA DE INVENTARIOS
Base de datos en Access que permite el registro, control de los bienes y usuarios de los
mismos, así como su actualización diaria. Para este procedimiento solo se actualizan los
siguientes puntos.
4. Cve. Unidad: Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.
8. Estado del artículo: bueno, malo.
18. Nombre completo del usuario
20. Movimiento: baja, obsoleto, traspaso, robo, no localizado, otros.
21. Observaciones: se registra toda información que facilite la ubicación del bien y del
usuario o situación del mismo.
22. Estatus: se registran datos de la situación del bien.
199
PROCESO: CAMBIO DE USUARIO
200
GUÍA DE LLENADO
SISTEMA DE INVENTARIOS
Base de datos en Access que permite el registro, control de los bienes y usuarios de los
mismos, así como su actualización diaria. Para este procedimiento solo se actualizan los
siguientes puntos.
4. Cve. Unidad: Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.
18. Nombre completo del usuario
19. Expediente: No. de alta del usuario.
20. Movimiento: baja, obsoleto, traspaso, robo, no localizado, otros.
21. Observaciones: se registra toda información que facilite la ubicación del bien y del
usuario o situación del mismo.
22. Estatus: se registran datos de la situación del bien.
201
PROCESO: TRÁMITE DE BAJAS DEFINITIVAS
202
203
204
205
GUÍA DE LLENADO, ESTABLECIDA POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO
PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL PARA
BIENES MUEBLES EN GENERAL
1. Nombre de la dependencia, órgano o entidad.
2. No. de oficio de la solicitud de disposición final.
3. Número de anexo que corresponda según solicitud de disposición final.
4. Día, mes y año del oficio de solicitud.
5. Relación de bienes propuestos.
6. Marca del artículo.
7. Modelo del artículo.
8. Número de serie.
9. Número de factura.
10. Número de inventario asignado.
11. Valor de adquisición o de factura.
12. Estado del bien (malo, regular, bueno).
13. Procedimiento de enajenación.
14. Valor mínimo del artículo según avalúo.
15. Observaciones.
206
PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL PARA
VEHÍCULOS
1. Nombre de la dependencia, órgano o entidad.
2. No. de oficio de la solicitud de disposición final.
3. Número de anexo que corresponda según solicitud de disposición final.
4. Dia, mes y año del oficio de solicitud.
5. Clase del bien (automóvil, camioneta, autobús, etc.)
6. Tipo del bien (sedán, pick-up, estacas, doble cabina, etc.).
7. Marca del bien.
8. Año de fabricación.
9. Número de motor.
10. Número de serie.
11. Placa actual.
12. Año de registro de la placa.
13. Número de factura.
14. Fecha de adquisición del bien.
15. Valor descrito en la factura.
16. Número de inventario asignado.
17. Estado del bien (malo, regular, bueno).
18. Procedimiento de enajenación.
19. Valor mínimo del bien.
20. Observaciones.
207
DICTÁMEN DE NO UTILIDAD PARA VEHÍCULOS
1. Nombre de la dependencia, órgano o entidad.
2. Día, mes y año del oficio de solicitud.
3. Clase del bien (automóvil, camioneta, autobús, etc.).
4. Tipo del bien (sedán, pick-up, estacas, doble cabina, etc.).
5. Marca del bien.
6. Año de fabricación.
7. Número de motor.
8. Número de serie.
9. Placa actual.
10. Año de registro de la placa.
11. Número de factura.
12. Fecha de adquisición del bien.
13. Valor descrito en la factura.
14. Número de inventario asignado.
15. Estado del bien (malo, regular, bueno).
16. Justificación de las causas de no utilidad en términos de la disposición segunda
fracción v de los lineamientos relativos a la disposición final, enajenación y baja de
bienes muebles.
17. Valor mínimo del bien.
18. Observaciones.
208
DICTÁMEN DE NO UTILIDAD PARA BIENES
MUEBLES EN GENERAL
1. Nombre de la dependencia, órgano o entidad.
2. Día, mes y año del oficio de solicitud.
3. Relación de bienes propuestos.
4. Marca del artículo.
5. Modelo del artículo.
6. Número de serie.
7. Número de factura.
8. Fecha de factura.
9. Valor de adquisición o de factura.
10. Número de inventario asignado.
11. Estado físico del artículo (malo, regular, bueno).
12. Justificación de las causas de no utilidad en términos de la disposición segunda
fracción v de los lineamientos relativos a la disposición final, enajenación y baja de
bienes muebles.
13. Valor mínimo del artículo según avalúo.
14. Observaciones.
209
PROCESO: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
210
PROCESO: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
GUÍA DE LLENADO
SISTEMA DE INVENTARIOS
Base de datos en Access que permite el registro, control de los bienes y usuarios de los
mismos, así como su actualización diaria.
1. No. de inventario interno.
2. No. de inventario asignado por la Subsecretaría de Administración.
3. Se anota una √ para señalar si el bien es Contabilizado.
4. Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.
5. No. de artículo y nombre del bien.
6. No. del grupo al que pertenece, No. y nombre de la partida del bien.
7. Tipo de uso, automático. eléctrico, estándar, mecánico.
8. Bueno ó malo.
9. Fecha del movimiento.
10. Registrar la razón social.
11. No. de factura.
12. Fecha de factura.
13. No. de marca y nombre de la marca.
14. Modelo.
15. Serie.
16. Valor sin IVA.
17. Capacidad.
18. Nombre completo del usuario.
19. No. de alta del usuario.
20. Baja, obsoleto, traspaso, robo, no localizado, otros.
21. Se registra toda información que facilite la ubicación del bien y del usuario o situación
del mismo.
22. Se registran datos de la situación del bien.