H. AYUNTAMIENTO DE BENJAMIN HILL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACION MUNICIPAL

2012-2015

BENJAMIN HILL, SONORA.

PRESENTACION

El H .Ayuntamiento de benjamin hill Sonora emite el presente Manual de

Procedimientos, como una iniciativa que se contempla en nuestro marco jurídico

de actuación como servidores públicos, previsto en la Ley de Gobierno y

Administración Municipal, el Reglamento Interior de Ayuntamiento y demás

disposiciones legales en esta materia.

La implementación de este instrumento conlleva al cumplimiento de unos de

los propósitos establecidos en nuestro Plan Municipal de Desarrollo Municipal: La

modernización de la Administración Pública Municipal, mediante la

reestructuración de su estructura orgánica, a efecto de brindar con eficiencia la

eficacia los servidores que demanda la comunidad.

En este sentido el Manual de Procedimientos define específicamente la

misión del Ayuntamiento y cada una de las diversas áreas que conforman su

estructura administrativa. Precisa y describe como y quien realiza las diferentes

acciones que se requieren para el cumplimiento de las demandas y servicios son

responsabilidad del Ayuntamiento.

Cabe mencionar que el presente Manual de Procedimientos esta sujeto a

cambios en su contenido, como consecuencia de las modificaciones en la

estructura orgánica o reasignación de funciones al interior de las áreas de la

administración municipal.

En este marco, me es grato poner a disposición de los servicios públicos del

ayuntamiento de Benjamín Hill y de la comunidad en su conjunto, el presente Manual de

Procedimientos con la firme convicción de que Habrá de contribuir al eficiente

desempeño de la gestión pública, en beneficio de nuestra comunidad.

SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCION

EL PRESIDENTE MUNICIPAL

____________________________________

C. JESUS CIPRIANO COTO SOTO

PROCESOS

1.- Sesiones del Ayuntamiento

2.- Informes de Gobierno Municipal

3.- Plan Municipal de Desarrollo

4.- Ingresos Municipales

5.- Ejercicio del Gasto Público Municipal

6.- Servicios de Gobierno

7.- Servicios Públicos Municipales

8.- Seguridad Pública Municipal

9.- Desarrollo Social y Obras Públicas Municipales

10.- Órgano de Control y Evaluación Gubernamental

11.- Asistencia Social

12.- Eventos Cívicos y Culturales

PROCESO 1: SESIONES DE AYUNTAMIENTO

EL procedimiento se sustenta en el acuerdo previo que los integrantes del

Ayuntamiento toman, generalmente en las primeras sesiones al inicio de su

periodo de gestión, a través del cual se establece el día, hora, lugar y fecha en

que habrán de celebrarse las sesiones de Ayuntamiento de carácter ordinario, que

por obligación establece la Ley de Gobierno y Administración Municipal.

De igual manera para las sesiones de carácter extraordinario y solemne que

deban de establecerse para desahogar los asuntos que así lo requieran.

Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento:

1.- El Secretario del Ayuntamiento enviara por escrito a todos y cada uno de los

integrantes del Ayuntamiento la invitación para la celebración de la reunión.

Deberá anexar a dicha invitación la propuesta de agenda de la reunión, así como

la información disponible relacionada con los asuntos mas relevantes a desahogar

en dicha sesión.

2.- Los integrantes del Ayuntamiento y el Secretario del mismo acuden

puntualmente al lugar establecido por la celebración de la sesión.

3.- Para iniciar la reunión, el Presidente Municipal solicita al Secretario del

Ayuntamiento verifique la existencia de quórum legal.

4.- Una vez verificada la existencia de quórum legal, el Presidente Municipal

declara instalada la sesión; y somete a consideración de los presentes la

propuesta de orden del día, para su análisis y aprobación en su caso.

5.- Una vez aprobado el orden del día, se procede a desahogar cada uno de los

puntos, bajo la conducción del Presidente Municipal.

6.- El Secretario del Ayuntamiento toma nota de los aspectos relevantes en cada

uno de los asuntos que se tocan, para su registro en el acta correspondiente.

7.- Una vez desahogados los puntos de la agenda de la reunión, el Presidente

Municipal declara clausurada la asamblea.

8.- Por su parte el Secretario del Ayuntamiento redacta el acta correspondiente,

misma que habrá de someter a la revisión y autorización de los integrantes del

Ayuntamiento en la próxima sesión, De igual manera, procede al seguimiento de

cada uno de los acuerdos, para su evaluación correspondiente.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio Clausura

de sesión

Redacción

del acta

correspondiente

Invitación

a la

reunión

Toma notas

aspectos

relevantes

Término

Celebración

de

la sesión

Análisis y/o

aprobación

de acuerdos

Verificación

de Quórum

Legal

Instalación

de

sesión

* Manual de Procedimiento.

PROCESO 2: INFORMES DE GOBIERNO MUNICIPAL

El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno

y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Presidente

Municipal de rendir a la población un informe anual de actividades.

Para ello, se deberá observar el siguiente procedimiento:

1.- Los integrantes del Ayuntamiento acuerdan la fecha, lugar y hora para la

ceremonia de lectura del Informe de la Administración Municipal.

En caso de que el lugar en que se decida celebrar dicha ceremonia no

corresponda al palacio municipal, deberán acordar el sitio de referencia y

declararse como recinto oficial para este evento.

2.- El Secretario del Ayuntamiento procede a coordinar todas las actividades

relacionadas con este evento: elaboración del documento, estrategias para su

difusión, invitación y todos los aspectos relacionados con la logística del evento.

3.- El Secretario del Ayuntamiento acuerda con cada uno de los titulares de las

dependencias del Ayuntamiento los requerimientos de información necesarios

para la elaboración del informe; estableciendo plazos y compromisos.

4.- El Secretario del Ayuntamiento procede a la redacción del Informe de

Gobierno.

5.- El documento se somete a consideración de los integrantes del Ayuntamiento

para su análisis, discusión y aprobación en su caso.

6.- El Presidente Municipal procede a la lectura del Informe, en el marco del

evento correspondiente.

7.- El Secretario del Ayuntamiento envía copia del documento al H. Congreso del

Estado, e integra un tanto del mismo al Archivo Municipal.

De igual manera, remite este documento a las personas y/o dependencias, de

conformidad con las instrucciones del Presidente Municipal.

DIAGRAMA DE FLUJO

Acuerdo a

Inicio

Autorización

del documento

por el Ayuntamiento

ceremonia del evento

Elaboración del Informe

Lectura

del Informe

Organización del evento

Reunir

información de

las

dependencias

El documento

se archiva y se

remite copia al H. Congreso del

Estado

Término

+Manual de Procedimientos.

PROCESO 3: PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO

El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno

y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Ayuntamiento

de elaborar, aprobar y publicar el Plan Municipal de Desarrollo, el cual será la

herramienta para su administración.

Por lo anterior, se deberá observar el siguiente procedimiento:

1.- Se toma una comisión presidida por el Presidente Municipal para elaborar un

diagnostico de la situación vigente del Municipio.

2.- Dicha comisión recopila la demandas de los diversos grupos sociales, con el

propósito de que la población exprese sus opiniones sobre de los diferentes temas

de su interés.

3.- El comité analiza dichas demandas con el fin de elaborar un instrumento que

servirá de base para conformar el documento.

4.- El comité fija objetivos y metas con la perspectiva de los tres años del

Ayuntamiento.

5.- Una vez recabada la información necesaria, esta se turna al Secretario del

Ayuntamiento para elaborar dicho documento.

6.- El Secretario del Ayuntamiento presenta a los integrantes del Ayuntamiento el

documento para su revisión, análisis y/o en su caso su aprobación.

7.- Los integrantes del Ayuntamiento en sesión, aprueban el Plan Municipal de

Desarrollo.

Inicio Diagnostico

8.- Una vez aprobado se envía dicho Plan al Boletín Oficial del Gobierno del

Estado para su publicación.

9.- Se deja a disposición de la ciudadanía una copia del documento completo para

su consulta.

DIAGRAMA DE FLUJO

del

Municipio

Recopilación de las demandas de los diversos

Grupos Sociales

Análisis de las Análisis del documento

Elaboración del

documento

Se fijan

objetivos y

demandas

metas

Termino

Aprobación del

documento

Publicación en el Boletín Oficial del

Gobierno del Estado de Sonora

Archivar y dejar a

disposición una copia

Manual del Procedimiento.

PROCESO 4: INGRESOS MUNCIPALES.

El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de

Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero

Municipal, de elaborar la Ley y el Presupuesto de Ingresos Municipal.

Por lo anterior se elabora el siguiente procedimiento:

1.- El Tesorero Municipal, elabora la Ley y el Presupuesto de Ingresos, en base a

lo pronosticado recaudar en impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y

contribuciones especiales.

2.- Una vez elaborado, el Presidente Municipal, lo presenta ante los integrantes

del Ayuntamiento en sesión, para su análisis y aprobación.

3.- Una vez aprobado por los integrantes del Ayuntamiento, el Tesorero Municipal,

envía el documento al H. Congreso del Estado para si análisis y aprobación.

4.- El H. Congreso del Estado aprueba la Ley y el Presupuesto de Ingresos para el

ejercicio fiscal vigente.

5.- Una vez aprobado por el H. Congreso del Estado, se manda publicar en el

Boletín Oficial del Gobierno del Estado.

6.- El Tesorero Municipal, comienza con la recaudación de los impuestos en base

al Presupuesto de Ingresos aprobado.

DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboración de

la Ley y Presupuesto de Ingreso

Aprobación

Se publica el presupuesto en el Boletín

Oficial

Inicio Termino

Análisis por los integrantes del Ayuntamiento

Se envía al H. Congreso del

Estado para su análisis

Se comienza con la

Recaudación de impuestos

Manual de Procedimientos.

PROCESO 5: EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO MUNICIPAL

El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de

Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero

Municipal, de elaborar el Presupuesto de Egresos Municipal.

Para tal efecto, se establece el siguiente procedimiento:

1.- El Tesorero Municipal, elabora el Presupuesto de Egresos en base al

Presupuesto de Ingresos aprobado.

2.- Una vez aprobado el Presupuesto de Egresos, el Presidente Municipal lo

presenta ante los integrantes el Ayuntamiento, para su análisis y aprobación.

3.- Cuando el Presupuesto de Egresos es aprobado por los integrantes del

Ayuntamiento, el Tesorero Municipal, envía copia al H. Congreso del Estado.

4.- El Tesorero Municipal, envía el documento para su publicación en el Boletín

Oficial del Gobierno del Estado.

5.- El Tesorero Municipal comienza a ejercer el gasto.

DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboración del Presupuesto de

Egresos

Lo analizan los integrantes del Ayuntamiento

Aprobación

Inicio

Se ejerce el

gasto

Se envía al Presupuesto para

su publicación en el

Término Boletín Oficial

Manual de Procedimientos.

PROCESO 6: SERVICIOS DE GOBIERNO.

El procedimiento se sustenta en la Ley de Gobierno y Administración

Municipal el cual establece como obligación prestar los diversos servicios de

gobierno a la comunidad con el fin de mejorar los funciones de los servidores

públicos.

Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento:

1.- Llega la persona interesada a la recepción de la Secretarïa del Ayuntamiento.

2.- La persona interesada le expone al Secretario del Ayuntamiento el servicio o

trámite que requiere.

3.- El Secretario del Ayuntamiento elabora el documento o da respuesta a lo

solicitado.

4.- Si es un documento, una vez elaborado, el Secretario del Ayuntamiento lo

turna al Presidente Municipal para que lo firme.

5.- El Secretario del Ayuntamiento entrega el documento a la persona interesada.

6.- Si es un documento se guarda copia en el archivo.

trámite solicitado Documento

lo solicitado Término

DIAGRAMA DE FLUJO

Llega persona a la recepción

Exposición del

solicitado

Inicio

Se guarda copia

en el archivo

Entrega del documento

Firmas

Término

Se da respuesta a

Manual de Procedimientos.

PROCESO 7: SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES

El procedimiento se sustenta en lo estipulado en la Ley de Gobierno y

Administración Municipal, en su capitulo quinto referente a la prestación de

servicios públicos.

Por lo anterior, se observa el siguiente procedimiento:

1.- Iniciando la administración, el Presidente Municipal, nombra a las personas

encargadas de servicios públicos.

2.- Una vez nombrado. Se distribuyen en los diversos servicios públicos que

brinda el Ayuntamiento, tales como panteón, recolección de basura, limpieza de

parques y jardines, entre otros.

3.- El Presidente Municipal en conjunto con los integrantes del Ayuntamiento,

establece los días en que se prestarán los servicios como son la recolección de

basura.

4.- Si existe alguna queja verbal, el jefe de servicios públicos municipal, le da

seguimiento para solucionar el problema en el menor tiempo posible.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Término

Nombramientos de los Servidores

Públicos

Respuesta

Distribución en los diversos

servicios

Seguimiento a

queja verbal o

Establecer días de la prestación de los servicios

Comienzo de las

actividades

sugerencia

Manual de Procedimientos.

PROCESO 8: SEGURIDAD PÚBLICA MUNICIPAL

El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de

Gobierno y Administración Municipal, en los Reglamentos y el Bando de Policía y

Gobierno para el Municipio de Altar.

Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento:

1.- Llega la persona a la recepción de la Comandancia.

2.- El comandante la recibe

3.- El Comandante le toma el testimonio a la persona ofendida.

4.- De ser necesario el Comandante da órdenes de que se acudan al lugar de los

hechos.

5.- El Comandante cita a los testigos.

6.- El Comandante carea a los testigos con el inculpado.

7.- El Comandante levanta el acta correspondiente.

8.- El Comandante da lectura al acta.

9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio Lectura

del acta

Se asientas firmas y

se sella el acta Termino

Llega la persona a

la recepción de la

comandancia

Se

levanta

el acta

Careo Citan a los testigos

Comandante la

recibe

Toma de

testimonio

Acuden al lugar

De los hechos Manual de Procedimientos.

PROCESO 9: DIRECCION DE DESARROLLO SOCIAL

El procedimiento se sustenta básicamente en el Plan Municipal de

Desarrollo elaborado por la Administración Municipal, el cual especifica a tres años

las obras a realizar en diversos sectores.

Por lo anterior, se realiza el siguiente procedimiento:

1.- En base al Plan Municipal de Desarrollo, el COPLAM analiza la obra a

realizarse.

2.- Una vez que analiza el COPLAM la obra a realizar, el Presidente Municipal, lo

somete a consideración de cabildo para su aprobación.

3.- Una vez aprobada la obra, se integra el Comité de Participación Social

Municipal, que será el encargado de vigilar que la obra vaya ejecutándose en los

tiempos establecidos.

4.- El encargado del CMCOP elabora el expediente técnico de la obra.

5.- Una vez elaborado el expediente técnico, el encargado del CMCOP lo turna a

la Tesorería Municipal para realizarse.

6.- Una vez analizado el expediente, se envía al área técnica para si aprobación.

7.- El Gobierno del Estado, por medio del CECOP libera los recursos destinados

para dicha obra.

8.- Se ejecuta la obra.

Se analiza

9.- El encargado de CMCOP del Municipio envía cada 15 días los avances físicos

y financieros de la obra al CECOP.

10.- Una vez concluida la obra, el encargado del CMCOP elabora un oficio

donde se informa la terminación total de la obra.

11.- Finalmente se elabora un acta de entrega-recepción de la obra donde firman

los representantes del Comité de Participación Social Municipal, el Presidente

Municipal y representante de la Contraloría General del Estado.

DIAGRAMA DE FLUJO

Integración del Comité de

Inicio obra realizar

Ejecución de la

Liberación

Aprobación de cabildo

Participación Social Municipal

Obra de

recursos Aprobación Análisis del

documento Expediente

técnico

Oficio Acta entrega

Avances físicos y financieros

término de la obra

recepción de la obra

Archivar copia del acta

Término

Manual de Procedimientos.

PROCESO 10: ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL

El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de

Gobierno y Administración Municipal.

Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento:

1.- Llega la persona a la recepción de la Contraloría Municipal.

2.- La Secretaria la recibe

3.- El Contralor le toma el testimonio a la persona ofendida.

4.- De ser necesario se da ordenes de que se acudan al lugar de los hechos.

5.- El Contralor busca o cita y toma nota de los testigos.

6.- El Contralor se entrevista con la parte a quien se le levanta la queja.

7.- El Contralor levanta el acta correspondiente.

8.- El Contralor da lectura al acta.

9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Llega la persona

a la recepción de

Se asientan firmas y se sella

el acta Lectura

del acta

Término

Se levanta

el acta

Careo

Contraloría

Secretaria la

recibe

Toma de testimonio

Acuden a l lugar de los hechos

Citan a los testigos

Manual de Procedimientos.

PROCESO 11: ASISTENCIA SOCIAL

El presente procedimiento se sustenta en los apoyos que se otorgan por

medio de las dependencias dedicadas a la asistencia social, con el fin de buscar

una mejor calidad de vida para las personas del municipio, Los diversos

programas de beneficencia que se realizan están a cargo del DIF MUNICIPAL.

Para ello se realiza el siguiente procedimiento:

1.- La Presidenta y Directora del DIF MUNICIPAL acuden a reuniones en el DIF

ESTATAL para asesorarse sobre los trámites que se requieren para ejecutar cada

programa.

2.- Una vez que se les brinda asesoría, tanto la Presidenta como la Directora de

DIF Municipal elaboran un listado de las personas que serán beneficiarias con

dicho programa.

3.- La Directora del DIF Municipal convoca a las personas interesadas para darles

la información básica sobre el programa a ejecutar.

4.- Seguido se comienza a elaborar las solicitudes de las personas que serán

beneficiadas con el programa a realizar.

5.- La Directora del DIF Municipal, envía las solicitudes al DIF Estatal para su

validación.

6.- El DIF Estatal envía a la Presidenta y Directora del DIF Municipal la

información necesaria para que comience a realizarse el programa.

7.- La Presidenta y Directora del DIF Municipal reúnen a las personas inscritas en

el programa para informarles el período que abarca el programa y datos generales

acerca del mismo.

8.- Inicio del programa por el período que comprende.

Inicio

Envío de solicitudes

con información

necesaria

Realizarse programa

DIAGRAMA DE FLUJO

Asesorías para la

Presidenta y

Directora del DIF

Municipal

Elaboración de

Solicitudes

Reúnen a las

personas inscritas

para informarles el periodo que abarca y

datos generales

Elaboración del listado

de personas

beneficiadas

Reuniones con las

personas para

proporcionar

información

Inicio del programa Término

Manual de Procedimientos.

PROCESO 12: EVENTOS CIVICOS Y CULTURALES

El siguiente procedimiento se basa principalmente en las fechas

trascendentales que marca la Historia nuestro País, para lo cual se realizan

eventos cívicos y culturales los cuales son realizados y organizados por cada

órgano de Gobierno.

Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento:

1.- El Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento elabora, previo al

evento, las invitaciones para las personas e instituciones que participarán.

2.- Se convoca a la población y se les invita por medio de invitación escrita o

verbal.

3.- Una vez acordado el lugar para realizar el evento, el Director de Acción Cívica

y Cultural del Ayuntamiento, asigna comisiones para las diversas actividades a

realizar.

4.- Seguido el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento organiza el

lugar que ocuparán los principales funcionarios.

5.- El maestro de ceremonia en conjunto con el Director de Acción Cívica y

Cultural del Ayuntamiento, organizan a las diferentes instituciones participantes.

6.- El Presidente Municipal inaugura el evento.

7.- Una vez inaugurado el evento, el maestro de ceremonia dirige el programa en

el orden antes previsto.

8.- Cuando se termina dicho programa, el Presidente Municipal, clausura el

evento.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Inauguración del

evento

Maestro de

Elaboración de

invitaciones para

personas e

instituciones

Dir. Acción Cívica

organiza el lugar que

ocuparan los

principales

funcionarios

Entrega de

invitación escrita o

verbal

Se asignan

comisiones para

diversas actividades

ceremonia dirige

programa en el orden previsto

Clausura del evento Término

Manual de Procedimientos.