MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA SECRETARÍA DE ESTADO

Ministerio de Justicia y Seguridad Pública

Enero 2014

Dirección de Planificación y Gestión

MP-01

MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA

Título del Documento:

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO”

Código: MPI-001-2013 Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013

Número de Página 1 De 622





DICIEMBRE/2013


CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4

2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................................. 5

a. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................... 5

b. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................................. 5

3. ALCANCES ...................................................................................................................... 6

4. NORMATIVA LEGAL .......................................................................................................... 7

5. MARCO INSTITUCIONAL DEL MJSP .................................................................................... 8

a. MISIÓN .................................................................................................................................................. 8

b. VISIÓN ................................................................................................................................................... 8

c. OBJETIVOS INSTITUCIONALES .......................................................................................................... 8

d. PRINCIPIOS RECTORES .................................................................................................................... 10

6. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ...................................................................................... 12

7. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL .............................................................................. 13

8. PROCEDIMIENTOS DE LAS DIRECCIONES QUE CONFORMAN EL MJSP ................................ 15

A) TRIBUNAL DE APELACIONES DE LA PNC .......................................................................... 18

B) ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY ...................................... 28

C) COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS................................................................................. 45

D) DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO .......................................................... 128

E) DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL ....................................................................... 143

F) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN .................................................................... 208

G) DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA .............................................................................. 242

H) UNIDAD DE GÉNERO .................................................................................................... 281

J) OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA ...................................................................... 292

K) DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS ......................................................... 304

L) DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA ................................................................................. 333





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M) DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES ..................................................... 342

N) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 367

O) DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA ............................................................................................ 394

P) DIRECCIÓN DE INGENIERÍA ........................................................................................... 437

Q) DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ ................................................................................. 447

R) DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS ........................................................................... 477

S) DIRECCIÓN JURÍDICA ................................................................................................... 496

T) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO ......................................... 517

U) DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA ....................................................................................... 546

V) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS ...................................................................... 567

W) PROCEDIMIENTOS ESTANDARES .................................................................................. 574

9. ANEXO I: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS POR DIRECCIÓN ............................................... 582

10. ANEXO II: NORMA ANSI PARA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS .... 614

11. ANEXO III: GLOSARIO TECNICO ..................................................................................... 617





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1. INTRODUCCIÓN

La necesidad de agrupar los procedimientos documentados de cada

Dirección en un documento denominado "Manual de Procedimientos" es

la de conformar en un solo cuerpo integrado tales procedimientos, a fin

de evitar la dispersión y facilitar su consulta, mejora y control.

Los procedimientos implican la congruencia de las actividades que

realiza cada Unidad Organizativa, con las funciones descritas en el

Manual de Organización, y quién es el responsable de realizarlo, lo cual

está descrito en el Manual de Puestos respectivo. Estos son

instrumentos administrativos que apoyan la realización de las

actividades cotidianas de la entidad, ya que asignan en forma

secuencial, ordenada y metódica, las operaciones que deben seguirse

para la realización de las funciones establecidas para cada una de las

Dependencias de este Ministerio.

Para el desarrollo efectivo de las actividades en las diferentes unidades

de la Institución, se hace necesario diseñar un manual que proporcione

información pertinente a las principales funciones y responsabilidades

que se asignan en los puestos de trabajo de cada uno de los elementos,

para lograr los objetivos y metas establecidos. Así mismo establecer,

estandarizar y sistematizar los procedimientos que desarrolla nuestra

organización, visualizando paso a paso cada actividad que se encuentra

en la ejecución del mismo.





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2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

a. OBJETIVO GENERAL

Establecer y oficializar los procedimientos que desarrolla las Direcciones

que integran el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

b. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer el funcionamiento interno de cada una de las Direcciones del

MJSP y su relación con la estructura organizativa.

Identificar los diferentes involucrados y/o responsables en la ejecución

de los procedimientos.

Visualizar los productos/resultados que se obtienen en la ejecución de

los procedimientos.

Documentar y proporcionar a los responsable de la ejecución de los

procedimientos, una metodología para su realización.





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3. ALCANCES

Los manuales de procedimientos están considerados como elementos fundamentales para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa además de apoyar la capacitación, ya que facilitan al interior

de cada área la interacción e interrelación de las distintas unidades administrativas, a través del flujo de

información y permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones,

trámites y servicios que realizan.

El contar con manuales de procedimientos permitirá obtener los siguientes beneficios:

Lograr que el personal conozca las políticas y normatividad acerca de las actividades que realiza.

Identificar, delimitar y clarificar las responsabilidades de las áreas y puestos respectivos.

Garantizar la eficiencia del personal con el señalamiento de lo que debe hacer y cómo debe hacerlo.

Verificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Constituir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los procesos, procedimientos y métodos.

Facilitar el aprendizaje y capacitación.

Establecer mecanismos de control y facilitar las labores de auditoria, la evaluación y el control interno.

Constituir el acervo de información histórica para análisis posteriores, que permita el mejoramiento permanente de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

El presente documento será aplicable únicamente para las Unidades Organizativas que forman parte de la

Secretaría de Estado.

La Dirección General de Migración y Extranjería, La Dirección General de Centros Penales al igual que la

Unidad Técnica Ejecutiva del Sector Justicia, La Policía Nacional Civil y la Academia Nacional de Seguridad

Pública establecerán su propio Manual de Procesos y Procedimientos.





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4. NORMATIVA LEGAL

El presente Manual tiene su base legal en los siguientes artículos de las Normas Técnicas de Control Interno

del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública (MJSP), las cuales entraron en vigencia a partir del 10 de Octubre

de 2011 y modificadas a través del Decreto 31 Publicado en el Diario Oficial N° 181, Tomo 401 con fecha

primero de octubre de 2013, según estos artículos.

ART. 2. El Sistema de Control Interno será el conjunto de procesos continuos, interrelacionados e integrados

en todas las actividades inherentes a la gestión administrativa, financiera y operativa, realizados por los

Titulares, los funcionarios y empleados del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública. Está diseñado para

minimizar los riesgos internos y externos que puedan afectar la gestión del Ministerio; contribuyendo al

cumplimiento de los objetivos institucionales.

ART. 18. Para la aprobación de los documentos institucionales, se deberá cumplir con lo siguiente:

a) El Titular aprobará los siguientes documentos: El Organigrama, Plan Estratégico y Manual de

Organización y Funciones. Así como también los manuales de Descriptor de Puestos y el de

Procedimientos de la Secretaría de Estado.

b) La Dirección Generar de Centros Penales y la Dirección General de Migración y Extranjería,

elaborarán y aprobarán sus respectivos manuales de Descriptor de Puestos y de Procedimientos…

ART. 22. Todas las operaciones realizadas, cualquiera sea su naturaleza, deberán contar con la

documentación de respaldo que justifique e identifique la naturaleza, finalidad y resultado de la operación,

según corresponda.





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ART. 34. La Dirección de Planificación y Gestión de la Secretaría de Estado, en coordinación las unidades

organizativas, realizarán el levantamiento y/o actualización de los procedimientos de las áreas operativas,

administrativas y financieras.

5. MARCO INSTITUCIONAL DEL MJSP

a. MISIÓN

Aprobar y dirigir la ejecución de la Política Nacional de Justicia, Seguridad Pública y Convivencia a través de

sus componentes: control y represión del delito, prevención social de la violencia, ejecución de medidas

penitenciarias, rehabilitación y reinserción social, atención a las víctimas, y reforma legal e institucional.

b. VISIÓN

Contribuir a la construcción de un país justo y seguro donde se respeten los derechos y libertades de las

personas, donde la vida familiar y comunitaria pueda desarrollarse despojada del miedo y donde exista un

clima favorable para la inversión, las oportunidades de empleo y el progreso familiar en el marco de un Estado

constitucional y democrático de derecho.

c. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Control y represión del delito

Incrementar la capacidad de gestión de la PNC, mejorando su respuesta para controlar y reprimir la

criminalidad común, organizada y de las pandillas, y reducir la impunidad mediante acciones efectivas de

control territorial, uso de la información, inteligencia policial, investigación científica del delito y otros recursos

de la seguridad en el marco del Estado constitucional de derecho.

Prevención social de la violencia y del delito

Prevenir y reducir los factores y causas que propician la violencia y la delincuencia identificando los recursos y

potencialidades de la comunidad para incrementar la protección y fomentar la cultura de paz, la convivencia

armónica, la participación ciudadana y los mecanismos de resolución pacífica de conflictos.





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Ejecución de las medidas y penas, rehabilitación y reinserción social

Implementar un nuevo modelo de ejecución de penas y medidas que garanticen el orden, la seguridad y el

control de los centros penitenciarios e intermedios, y un tratamiento adecuado de respeto a los derechos

humanos de las personas que se encuentran bajo sanción o medidas penales para asegurar así la efectividad

en el proceso de rehabilitación y reinserción social.

Atención a las víctimas

Promover junto con otras instituciones del Estado medidas para restaurar el tejido social y procurar, desde las

esferas administrativas y judiciales, la atención a las víctimas de delito.

Reforma institucional y legal

Ejercer una eficaz dirección estratégica de la seguridad pública que permita fijar prioridades, analizar las

tendencias, diseñar estrategias, monitorear y evaluar el impacto de las políticas, rendir cuentas a la ciudadanía

y fortalecer la relación entre las instituciones responsables del sector justicia y seguridad.

Buen uso y manejo de los recursos

Ejecutar una política de uso racional de los recursos que garantice la transparencia.

Desarrollo y profesionalismo del recurso humano

Impulsar acciones encaminadas a cualificar al personal institucional con el fin de ofrecer a la ciudadanía un

buen servicio.

Eficiente gestión en la adquisición de bienes y servicios

Desarrollar políticas de contratación institucional que transparenten la gestión de la administración pública en lo

que concierne a la adquisición de bienes y servicios con estricto cumplimiento de la ley.

Comunicación efectiva y coordinación institucional

Ejecutar sistemas de coordinación y comunicación efectivos tanto institucional como interinstitucionalmente.

Desarrollo tecnológico institucional





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Ejecutar un plan de desarrollo tecnológico en todo el Ministerio que acompañe y facilite el alcance de las metas

institucionales.

d. PRINCIPIOS RECTORES

Justicia

Busca y apoya el bien común desde la promoción del Estado democrático de derecho a través del respeto a la

Constitución, leyes secundarias, la institucionalidad y los derechos humanos.

Responsabilidad

La responsabilidad impulsa el desarrollo de nuestra misión desde el convencimiento interno de la necesidad de

fortalecer la institucionalidad para contribuir y defender el Estado democrático de derecho y con ello la

seguridad ciudadana.

Tolerancia

Constituye la base para la unificación del país y para la mejora de la convivencia social y el respeto entre los

ciudadanos. Mediante la tolerancia se busca la conformación de consensos sobre el tema de la seguridad en

un ambiente de aceptación de las diferencias, de comunicación, de apertura a otras visiones y de libertad de

conciencia.

Ética

Se erige como principio esencial de la nueva Administración Pública, que pretende adecuar conductas

individuales y acciones institucionales con base en el cumplimiento de la Constitución, las leyes y los

reglamentos relacionados con nuestra misión de tutelar la justicia y seguridad pública.

Transparencia

Supone el eje transversal de gestión y se concreta en acciones y herramientas de acceso a la ciudadanía de

información relacionada con nuestra labor institucional. Así, se disponen datos de las metas propuestas y de





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los resultados obtenidos en la implementación de programas y acciones institucionales. Se trata, en general, de

una cultura de rendición de cuentas de nuestros procesos y responsabilidades.

Probidad

La probidad marca el desarrollo de una institucionalidad tal que no existan contradicciones ni discrepancias

entre nuestros valores, principios, programas y acciones. Lleva a ser coherente en nuestras actitudes y en

nuestras actuaciones en relación con nuestra misión y competencias institucionales a fin de generar confianza

en la población.

Integralidad

La integridad es la actitud desde la que se realizan las labores, el enfoque enmarcado en la Estrategia Nacional

de Desarrollo desde el cual considerar todos los factores que obstaculizan y fortalecen la seguridad ciudadana.

Equidad

La equidad lleva a la promoción de oportunidades en igualdad de condiciones mediante la generación de

espacios para grupos considerados vulnerables a través de consensos construidos socialmente, surgidos de la

sensibilidad, de la desigualdad de sexos y desde el respeto y cuido a los menores de edad, jóvenes y adultos

mayores.

Institucionalidad

Promueve el respeto al orden, competencias y roles definido en el marco del respeto al Estado Democrático de

Derecho. Identificación, lealtad y compromiso con los valores, principios, objetivos y competencias

institucionales.





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6. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

MINISTRO

VICE MINISTRO

DIRECCIÓN DE

TOXICOLOGÍA

DIRECCIÓN

GENERAL DE

CENTROS PENALES

DIRECCIÓN GENERAL

DE CENTROS

INTERMEDIOS

DIRECCIÓN GENERAL

DE MIGRACIÓN Y

EXTRANJERÍA

DIRECCIÓN

GENERAL

EJECUTIVA

DIRECCIÓN

GENERAL

DE PRE-PAZ

DIRECCIÓN DE

ATENCIÓN A

VICTIMAS

DIRECCIÓN DE

INFORMACIÓN Y

ANÁLISISDIRECCIÓN JURÍDICA

DIRECCIÓN DE ADQ. Y

CONTRATACIONES

INSTITUCIONALES

DIRECCIÓN DE

LOGÍSTICA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS

DIRECCIÓN DE

INGENIERÍA

ACADEMIA NACIONAL

DE SEGURIDAD

PÚBLICA

POLICÍA NACIONAL

CIVIL

UNIDAD

ORGANIZATIVA

DIRECCIONES

OPERATIVAS

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS

UNIDAD

ORGANIZATIVA

LÍNEA

AUTORIDAD

FORMAL

LÍNEA AUTORIDAD

FORMAL

DESCONCENTRACIÓN

ADMINISTRATIVA

UNIDAD TÉCNICA

EJECUTIVA DEL SECTOR

JUSTICIA

CONDICIÓN

ESPECIAL

TRIBUNALES DE

APELACIONES DE LA PNC

ACADEMIA INT. PARA EL

CUMPLIMIENTO DE LA LEY

(ILEA)

COMISIÓN NACIONAL

ANTIDROGAS

DIRECCIÓN DE

INFORMATICA

Y DESARROLLO

TECNOLOGICO

DIRECCIÓN DE AUDITORIA

INTERNA

DIRECCIÓN DE

COMUNICACIONES Y

PROTOCOLO

DIRECCIÓN DE

PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

DIRECCIÓN FINANCIERA

INSTITUCIONAL

OFICINA DE INFORMACIÓN Y

RESPUESTA

UNIDAD DE GÉNERO





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7. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL

En nuestra Institución existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, y esto le permite generar

valor. Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando las actividades y los recursos

relacionados se gestionan como un proceso.

El mapa de procesos ofrece una visión general del sistema de gestión; en él se representan los procesos de la

Institución así como sus relaciones principales, dichas relaciones se indican mediante flechas.

La gestión por procesos es la visión sistémica de la estructura organizacional, que identifica los procesos

básicos, su interacción y su interdependencia.

El mapa de procesos Institucional abarca 3 tipos de procesos1:

Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación

de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y

revisiones por la dirección.

Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los

procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o

razón de ser.

Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son

necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

1 Clasificación tomada según NTCGP 1000:2009 (Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública)





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Direccionamiento

Estratégico

Gestión de Proyectos de

Fortalecimiento Institucional

Gestión de Comunicación y

Relaciones Publicas

Gestión de Cooperación

Nacional e Internacional

Reforma Institucional y

Legal

Prevención Social de la

Violencia del Delito

Reclusión y Reinserción

SocialControl y Fiscalización de

SustanciasFormación

Seguridad PúblicaControl Migratorio y

Extranjería

Tecnología de la

InformaciónGestión Financiera Asistencia Legal y

Juridica

Gestión de

Administración

Institucional

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS APOYO

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MAPA DE PROCESOS DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PÚBLICA

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8. PROCEDIMIENTOS DE LAS DIRECCIONES QUE CONFORMAN EL

MJSP

Los procedimientos que desarrolla cada una de las Direcciones de la Secretaria de Estado del

Ministerio de Justicia y Seguridad Públiuca, que se encuentra desglosado en tres partes:

1) Identificación de Procesos de la Dirección

Un factor que permite tener una visión integral de la operación de la Unidad, lo constituye la

identificación de sus procesos sustantivos y adjetivos.

Es importante tomar en cuenta que los procesos sustantivos se caracterizan por dar como

resultado un servicio o producto que predominantemente está destinado a un usuario externo a

la Unidad o que están identificados con la razón de ser de la dependencia y que pueden

responden a las atribuciones definidas en las Normas Técnicas de Control Interno de nuestro

Ministerio u otra normativa gubernamental, todo en coherencia con el Manual de Organización

Funciones Institucional.

La representación Gráfica de los Procesos permite identificar, sin excepción, los siguientes

elementos: a) Clientes, beneficiarios o Usuarios externos de los procesos; b) Procesos

destinados a los usuarios externos e internos (procesos sustantivos); c) Procesos de apoyo para

la adecuada realización de un proceso sustantivo (procesos Adjetivos); d) Productos y/o

servicios derivados de los procesos; e) que tiene como objetivo plantear el panorama general de

los procesos que elabora separando los Adjetivos de los Sustantivos o de razon de ser de cada

una de ellas;

2) Descripción de Procedimientos

La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que

realizan las diferentes Direcciones de la Institución y orientar a los responsables de su ejecución

en el desarrollo de sus actividades.





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Los procedimientos se derivan de las funciones descritas en el Manual de Organización del área

así como de la identificación de procesos de índole sustantivos o de apoyo.

El procedimiento debe contestar cuestionamientos tales como: ¿Qué debe hacerse?; ¿Por

quién?; ¿Cuándo?; ¿Dónde?; ¿Cómo?

Previo a la elaboración de un procedimiento, se deben observar las siguientes bases:

Que el procedimiento descrito no esté contemplado en otro similar.

Que su contenido no se contraponga con los demás procedimientos emitidos.

Indicar el inicio y término de cada procedimiento.

Describir paso a paso cada una de las actividades involucradas en el procedimiento, sin

llegar al exceso de confundir “tareas” con un procedimiento como tal. Una tarea es un

paso mínimo, no implica un producto intermedio significativo, lo cual en sí es un

procedimiento (que puede incluir varias tareas).

Indicar el puesto responsable de llevar a cabo los procedimientos.

Describir los resultados, ya sea servicio o producto del procedimiento así como sus

características.

3) Diagrama de Flujo del Procedimiento

En el diagrama de flujo se debe de representar gráficamente la secuencia lógica de las

actividades descritas en un procedimiento documentado.

Los beneficios que ofrece la técnica de diagramación, entre otros, son: explicar la actividad a

través de símbolos y textos condensados; reducir la cantidad de explicaciones que se dan en la

narración descriptiva, así como analizar cada actividad por sí misma y su relación con las que le

anteceden o se desprenden de ella.

Además, el diagrama de flujo permite la visualización completa del flujo de información y el

contexto correspondiente, con el cual se puede analizar y evitar las posibles duplicidades de

actividades que no agregan valor al área.





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Acontinuación se presenta el manual de Procedimiento en el siguiente orden de las Direcciones:

TRIBUNAL PRIMERO DE APELACIONES DE LA PNC

TRIBUNAL SEGUNDO DE APELACIONES DE LA PNC

ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO

DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA

UNIDAD DE GÉNERO

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS

DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA

DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ

DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS

DIRECCIÓN JURÍDICA

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA

DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS





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A) TRIBUNAL DE APELACIONES DE LA PNC

Mapa de Procesos del Tribunal:





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Clave: MP-TAPNC-001 Relacionado con: PS- TAPNC-01

Procedimiento: Resolución del Recurso de Apelación

Propósito del Procedimiento: Revisar en segunda instancia, la resolución pronunciada por el Tribunal Disciplinario Regional, verificando si el fallo ha sido dictado conforme a derecho, garantizándole a los indagados el respeto a los derechos de audiencia y defensa y demás garantías legalmente establecidas en la ley disciplinaria policial; demás leyes afines y a la Constitución de la República.

Unidad Responsable de Ejecución: Tribunal Primero de Apelaciones de la PNC.

No. Responsable: Descripción:

1.

Secretaria Administrativa y

Secretaría de Actuaciones.

Recibe el expediente disciplinario junto al recurso de apelación

procedente de los Tribunales Disciplinarios Regionales y Tribunal

Disciplinario Nacional, posteriormente lo registra en el libro de entrada

de causas disciplinarias, juntamente con el recurso de apelación

recibido, haciendo la designación del resolutor del caso.

2. Colaboradores Jurídicos. Verifica que el recurso recibido reúna los requisitos mínimos de

admisibilidad tales como: a) que la resolución impugnada sea

recurrible; b) que la persona apelante esté facultada para ello; y c) que

el recurso sea presentado en tiempo y forma. Así también, elaborarán

una síntesis o especie de minuta del caso, a efecto de orientar a los

miembros del Tribunal, para que éstos tengan un mejor panorama

jurídico al respecto.

Miembros del Tribunal

(Presidente y Vocales).

Si se cumplen todos los requisitos de Ley) la admisión del recurso.

En el caso que el recurso de apelación no reúna los requisitos

mínimos que exige la ley, se declara inadmisible.

3 Colaboradores Jurídicos,

Secretario de Actuaciones y

Miembros del Tribunal.

Elabora un documento que contiene la resolución en la cual el Tribunal

declara la admisión del recurso incoado.

En esa misma resolución se señala el día de la audiencia de expresión

y contestación de agravios. En caso de ser inadmisible el recurso, el

colaborador elabora la resolución respectiva.

En todo caso, dichas resoluciones se pasan a conocimiento de la

Secretaría de Actuaciones para su revisión, y una vez autorizada, los

miembros que integran el Tribunal la firman.





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4.

Secretaría de Actuaciones

y Secretaria Administrativa.

Elaborar las esquelas en las cuales se notificara a las partes que

intervienen en el proceso disciplinario para que comparezcan a la

audiencia de expresión y contestación de agravios; siendo las partes el

(los) Delegado de Inspectoría General de la PNC- el Abogado

defensor- y el investigado; así como del representante de la

Procuraduría para la Defensa de los Derechos Humanos o de la

Fiscalía General de la República si la Petición Razonada haya sido

presentada a instancia de ellos. Dichas esquelas son enviadas vía fax

por la secretaria administrativa.

5.

Miembros del Tribunal,

Secretaría de actuaciones y

Colaborador jurídico.

Desarrollar la audiencia de expresión y contestación de agravios, en la

cual interviene las partes procesales, los miembros que integran el

Tribunal, y el equipo técnico que les asiste.

El secretario de actuaciones ayuda en la lectura de la resolución

impugnada; constata que todas las partes que intervienen estén

presentes. Así también, anota todo lo que expresan las partes; el

Colaborador también anota apuntes para después compararlos. Es un

apoyo para cualquier situación irregular que se de en la Audiencia.

El Presidente es el que preside la audiencia y representa al Tribunal

por cuestiones de jerarquía. Todos los miembros tienen la obligación

de analizar previamente cada expediente disciplinario sometido a su

consideración, a efecto que el día de la Audiencia y después de

escuchar los alegatos de las partes, dicten el fallo respectivo cuando

hayan llegado entre ellos al acuerdo, sin perjuicio que exista voto

disidente.

Antes de pronunciar el fallo, se tomarán un tiempo prudencial para

deliberar sobre la decisión a dictar. Dicho fallo puede ser

modificando, revocando o confirmando la resolución que ha sido

impugnada por el apelante, la que queda notificada en el acto y

posteriormente se hará constar por escrito para efectos de prueba, con

lo cual finaliza la Audiencia.

Posterior a la Audiencia éste hace entrega de la causa disciplinaria

como de los apuntes anotados al Colaborador Jurídico que lleva el

caso, para que elabore la sentencia definitiva o la resolución que

proceda.





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6.

Secretaria administrativa

Elabora el Acta de Comparecencia a la Audiencia celebrada, en la que

se relaciona a todas las personas o partes procesales que intervienen

en ella, incluidos los miembros y el secretario del Tribunal; así como

las partes y que concurrieron, así como cualquier situación especial

que se haya dado en el desarrollo de la Audiencia.

7.

Colaborador Jurídico,

Secretaría de Actuaciones

y Miembros del Tribunal.

Elaborar la sentencia definitiva tomando como base el fallo dictado

por el Tribunal, para lo cual recibe el expediente disciplinario con los

apuntes tomados en la audiencia, asimismo, tiene la tarea de analizar

la prueba documental, pericial y testimonial si la hubiere y procede a

plasmarla en la sentencia.

Elaborada la sentencia por el colaborador jurídico, la recibe el

Secretario para su revisión y corrección; y una vez dicha sentencia

está corregida la traslada a los miembros del Tribunal para su revisión

y firma.

8.

Secretario del Tribunal

Rubricar la sentencia debidamente firmada por los miembros del

Tribunal, con lo cual da fe de las actuaciones realizadas por aquellos.

Acto seguido, certifica dicha sentencia con lo cual se remite junto al

expediente disciplinario al Tribunal de origen; quedando la sentencia

original custodiada en los archivos que se lleva en el Tribunal; a la que

se le agrega el incidente de apelación.

9.

Secretaria administrativa y

Secretaría de Actuaciones.

Registra en el libro de salida de correspondencia el expediente

disciplinario que se ha diligenciado junto con la certificación de la

sentencia definitiva que resuelve el recurso de apelación.

Por último, se hace la remisión del expediente disciplinario juntamente

con la sentencia definitiva al Tribunal respectivo, finalizando así el

trámite.

10. Presidente del T. Firma y sella Resoluciones





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INICIO

1.RECEPCION DE EXPEDIENTE DICIPLINARIO

CON RECURSO DE APELACION

2. REALIZAR EXAMEN LIMINAR

DESCRIPCION DEL PROCESO : RESOLUCION DE RECURSOS DE APELACION

CLAVE: MP-TAPNC-001

CUMPLE CON LOS REQUISITOS DE LEY?

RECURSO INADMISIBLE

5. REALIZACION DE LA AUDIENCIA

6.SE ELABORA ACTA DE COMPARECENCIA A LA

AUDIENCIA

7. ELABORACION DE ACTA DEFINITIVA TOMANDO DE

BASE EL FALLO DICTADO POR EL TRIBUNAL

4. ELABORACION DE ESQUELAS Y SE NOTIFICANA

A LAS PARTES QUE INTERVIENEN PARA QUE

COMPAREZCAN LA

AUDIENCIA

8. RUBRICAR LA SENTENCIA DEBIDAMENTE

FIRMADA POR LOS MIEMBROS DEL TRIBUNAL

3. SE SEÑALA LA FECHA Y HORA DE AUDIENCIA

9. SE REGISTRA EN EL LIBRO DE SALIDAS

10. FIRMA Y SELLo

FIN

A

A

ACTA DEFINITIVA

NO

SI





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CLAVE: MP-TAPNC-002 Relacionado con: PS-TAPNC-02

Procedimiento: Resolución de Conflicto de Competencia

Propósito del Procedimiento: Dirimir competencia en casos determinados por la Ley Disciplinaria Policial.

Unidad Responsable de Ejecución: Tribunal Primero de Apelaciones de la PNC.


1 Secretaria Administrativa y Secretaría de Actuaciones

Recibe el expediente disciplinario junto al conflicto de competencia procedente de los Tribunales Disciplinarios Regionales así como de los Tribunal Disciplinario Nacional, luego los registra en el libro de entrada de causas disciplinarias juntamente con el conflicto de competencia, haciendo la designación del resolutor del caso.

2

Colaborador Jurídico

,Secretaría de Actuaciones y

Miembros del Tribunal Realización de examen liminar

3


Secretaría de Actuaciones y


Si no se admite recurso de apelación, se genera resolución mediante oficio exponiendo motivos de inadmisibilidad.

4




Son los responsables del caso que se les asigna de acuerdo al rol que se lleva en el Tribunal por cada expediente recibido juntamente con la solicitud de dirimir el conflicto de competencia que se susciten entre un Tribunal Disciplinario y el Jefe con autoridad sancionadora, en los casos en que el primero concluya que no es falta disciplinaria grave o muy grave la que está conociendo, sino que es falta leve; y el segundo concluye que no es falta leve la que está conociendo, sino que es falta disciplinaria grave o muy grave. Así también, tiene la facultad que le otorga el artículo 81 de la norma antes citada, mediante la cual el Tribunal tiene competencia para nombrar a dos o el total de los miembros suplentes de los Tribunales Disciplinarios cuando los miembros propietarios estuvieren impedidos para conocer.





DICIEMBRE/2013


5




Si se admite recurso de apelación, se genera resolución admitiendo recurso señalando fecha y hora de la audiencia.

6 Colaborador Jurídico, Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal.

Se elabora notificación a las partes de la admisión y el señalamiento de las audiencias

7 Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal.

Se realiza el respectivo estudio del caso en particular para resolver el conflicto de competencia, y se presenta ese análisis a la Secretaría de Actuaciones, quien revisa el proyecto, para que luego los miembros tomen la decisión pertinente en la cual se dirime el conflicto de competencia.

8 Colaborador Jurídico, Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal.

Realizar el documento en el que se encuentra la resolución del conflicto planteado, luego se traslada el expediente juntamente con el proyecto de la resolución del conflicto de competencia a la secretaría de actuaciones, quien hace las correcciones y verificaciones debidas, para luego pasarlas a firma de los miembros del Tribunal..

9 Secretaría de Actuaciones y Secretaría Administrativa

Rubricar la resolución del conflicto de competencia debidamente firmada por los miembros del Tribunal, con lo cual da fe de las actuaciones realizadas por aquellos. Acto seguido, certifica dicha resolución la cual se remite junto al expediente disciplinario al Tribunal de origen; quedando la resolución original custodiada en los archivos que se lleva en el Tribunal. Por último, se hace la remisión del expediente disciplinario juntamente con la resolución del conflicto de competencia al Tribunal respectivo, finalizando así el trámite; asimismo, se registra en el libro de salida de correspondencia el expediente disciplinario que se ha diligenciado junto con la certificación de la sentencia definitiva que resuelve el recurso de apelación

10 Colaborador Jurídico ,Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal

Archivar resolución

11 Colaborador Jurídico ,Secretaría de Actuaciones y Miembros del Tribunal

Enviar recurso resuelto junto con el expediente al tribunal disciplinario de origen





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.RECEPCION DE EXPEDIENTE DICIPLINARIO

2. REALIZAR EXAMEN LIMINAR

DIGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO : RESOLUCION DE CONFLICTO DE COMPETENCIA

CLAVE: MP-TAPNC-002

SE ADMITE RECURSO DE APELACION?

4. SE ENVIA EL EXPEDIENTE JUNTAMENTE CON LA

RESOLUCION AL TRIBUNAL DICIPLINARIO

7 REALIZACION DE LA AUDIENCIA

8. RESOLVER: MODIFICAR,REVOCAR,O

CONFIRMAR EL FALLO DEL TRIBUNAL DICIPLINARIO

10. ARCHIVAR

RESOLUCION

11. ENVIAR RECURSO RESUELTO JUNTO CON EL EXPEDIENTE AL TRIBUNAL DICIPLINARIO DE ORIGEN

FIN

9. ELABORAR RESOLUCION POR ESCRITO EL FALLO PRONUNCIADO EN LA

AUDIENCIA

ACTA

A

A

NO

SI

6. SE ELABORA NOTIFICACION A LAS PARTES

DE LA ADMISION Y EL SEÑALAMIENTO DE LA

AUDIENCIA

3. SE GENERA RESOLUCION

MEDIANTE OFICIO EXPONIENDO MOTIVOS DE

INADMISIBILIDAD

5. .SE GENERA RESOLUCION

ADMITIENDO EL RECURSO Y SEÑALANDO FECHA Y HORA

DE LA AUDIENCIA





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-TAPNC-003 Relación del proceso: PA-TPAPNC-03

Procedimiento: Gestión administrativa

Propósito del Procedimiento: Gestionar de forma ordenada y establecida los trámites administrativos y

financieros relacionados con el Tribunal

Unidad Responsable de Ejecución: Tribunal Primero de Apelaciones


1 Presidente Solicita y coordina gestiones y trámites administrativos

2 Secretaría

Administrativa

Gestionar con las Direcciones que correspondan las necesidades

administrativas y financieras requerida por la Dirección

3 Equipo Técnico Recepción y evaluación de documentos y requerimientos, y asistencia a

las actividades efectuadas para tales fines.

4 Director(a) Autorización de documentos y requerimientos.

5

Equipo Técnico/

Secretaría

Administrativa

Elaboración de documentos requeridos para la elaboración de los trámites

para realizar gestión de trámites correspondientes.

6

Secretaría

Administrativa /

Equipo Técnico

Presenta resultado final del trámite realizado

7 Técnico Autorización del trámite realizado





DICIEMBRE/2013


INICIO

1. SOLICITA Y COORDINA GESTIONES Y TRAMITES ADMINISTRATIVOS

2. GESTIONAR CON LAS DIRECCIONES QUE CORRESPONDAN

LAS NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA

CLAVE: MP-TAPNC-003

6. PRESENTAR RESULTADO FINAL DE LOS TRAMITES REALIZADOS

FIN

5. ELABORAR DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA ELBORACION DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS

3. RECEPCION Y EVALUACION DE DOCUMENTOS Y REQUERIMIENTOS

A LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

4. AUTORIZAR LA DOCUMENTACION Y REQUERIMIENTOS

7. AUTORIZACION DEL TRAMITE REALIZADO

REQUERIMIENTO

A

A





DICIEMBRE/2013


B) ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

Mapa de Procesos de la Dirección:

PS-ILEA-02

PA-ILEA-03

Gestión Administrativa

Procesos Adjetivos

CODO. ADRÉS ALEXANDER

RAMÍREZ

PS-ILEA-01

Plan de

Capacitaciones

Ejecución de Plan

de Capacitaciones

MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA Aprobó:

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL

CUMPLIMIENTO DE LA LEY

Ap

lica

do

res d

e la

le

y d

e L

atin

oa

mé

rica

y e

l ca

rib

e

Procesos Sustantivos

Ap

lica

do

res d

e la

le

y d

e L

atin

oa

mé

rica

y e

l ca

rib

e





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-ILEA-001 Relacionado con: PS-ILEA-01

Procedimiento: Planificación Anual de la Capacitación

Propósito del Procedimiento: Trazar los planes a seguir para la coordinación y elaboración de las capacitaciones de Aplicadores de la Ley de Latinoamérica y el Caribe

Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Académica


1 Gerente de Programa (USG) Coordina con las agencias relacionadas al establecimiento de las fechas del calendario anual.

2 Gerente de Programa (USG) Elabora una propuesta de calendario anual

3 Gerente de Programa (USG) Remite propuesta para revisión y aprobación

4 Gobierno de EE.UU Aprueba la propuesta emitida para el calendario anual

5 Gobierno de EE.UU Emite el cable de invitación a los países a quienes se dirige el Curso y a El Salvador como anfitrión

6 Embajada Americana de cada país invitado.

Invita al Gobierno del país respectivo.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Planificación Anual de la Capacitación

1. Coordinación con

agencias

2. Elaboración de

propuesta de calendario

anual

Fin

3. Remite propuesta para

revisión y/u aprobación

Documento propuesta

¿Aprueban documento propuesta?

4. Aprobación de Plan

Anual de Capacitación

Plan Anual de Capacitación

5. Emisión de cable de

invitación a países

6. Invitación a Gobierno/s

de país/es respectivo/s





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Admisión de Estudiantes

Propósito del Procedimiento: Implementar los procesos necesarios para la capacitación de Aplicadores de la Ley de Latinoamérica y el Caribe



1 Director ILEA-GOES Para el caso de El Salvador, se emiten invitaciones a las instituciones que pueden beneficiarse del curso.

2 Instituciones invitadas Recibe propuestas de candidaturas de los salvadoreños

3 Coordinador Técnico Elabora formularios de candidatos salvadoreños para sus procesos de verificación,

4 Coordinador Técnico

Verifica candidatos salvadoreños (para PNC, Embajada Americana y EE.UU). Esto es para el caso de oficiales, y personal que utiliza armas en sus labores. El resto de candidatos quedan aceptados sin requerir de revisión.

5 Director ILEA-GOES y Coordinador Técnico

Confirma la participación de los candidatos verificados.

6 Coordinador Académico Para el caso de estudiantes extranjeros, se recibe la información de los estudiantes procedentes del exterior.


Solicita Visa de Cortesía en caso lo requieran.


Informa a la DGME del ingreso de los alumnos a fin que se apliquen privilegios e inmunidades. (Se solicita exención de tarjeta de turismo.)





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Admisión de Estudiantes

1. Emisión de invitaciones

a Instituciones

Salvadoreñas

2. Recepción de respuesta

de invitación

Fin

3. Elaboraciòn de

Formularios de candidatos

Salvadoreños

4. Verificación de

formularios

Formulario de candidatos

¿El candidato utiliza armas de fuego en sus

labores?

SI

NO

5. Envió de Confirmación

de participación como

estudiantes

¿Se acepta candidato?

SI

6. Recepción de

información de estudiantes

extranjeros

7. Solicitud de visa de

cortesia

8. Informar a DGME

ingreso de alumnos

extranjeros

¿Es necesario solicitar visa de cortesía?

SI

NO

NO

¿Evaluación de candidatos nacionales?

SI

NO





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Preparación del Curso

Propósito del Procedimiento: Trazar los lineamientos para la preparación de los cursos a impartir



1

Director ILEA-GOES, Coordinador Técnico, Coordinador Administrativo, Coordinador de Protocolo y Comunicaciones

Dependiendo del curso, se gestionan aspectos diversos: solicitud de apoyo de otras instituciones (gestión de seguridad para los paseos o traslados, material turístico), solicitud de locales o áreas especiales para prácticas o visitas, préstamos de armas o equipo, procesos de importación de materiales con exención de impuestos, procesos locales de compra de material que requiere de permiso especial (Ej. Explosivos, químicos), etc.

2

Coordinador Académico, Coordinador Administrativo, Coordinador de Protocolo y Comunicaciones

Prepara y acondicionamiento de aulas y espacios diversos.

3

Coordinador Académico, Coordinador Administrativo, Coordinador de Protocolo y Comunicaciones

Gestiones para la alimentación, transporte, alojamiento, actividades extra-curriculares (cenas, paseos). Organización de acto de apertura (invitaciones a funcionarios, protocolo, prensa, etc.).

4 Coordinador Académico Recibe a los instructores. Gestiones adicionales según demanda de éstos





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Preparación del Curso

1. Gestión de apoyo a

Instituciones

2. Preparación y condición

de aulas

Fin

3. Gestión logística

4. Recepción de

instructores





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Ejecución del Curso

Propósito del Procedimiento: Garantizar la adecuada ejecución de los cursos



1 Coordinador Académico, Coordinador Administrativo

Supervisan el inicio del curso

2 Coordinador Académico, Coordinador Administrativo

Entrega de materiales adicionales (uniformes, camisas, etc.).

3 Coordinador Académico Apoyo al curso, según demanda. Preparación de listados de alumnos y datos, elaboración de certificados

4 Coordinador Académico Clausura del curso. Evaluaciones de instructores y curso. Entrega de certificados y listados de contacto del curso





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Ejecución del Curso

1. Supervisión de inicio de

curso

2. Entrega de materiales

adicionales

Fin

3. Apoyo en gestión del

curso

4. Clausura del curso





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Salida de estudiantes y descargo de información

Propósito del Procedimiento: Consolidar y preparar la información y actividades para los alumnos a egresar, y los que dejaran el país.



1 Coordinador Académico Gestiona información de alumnos preparados para egresar

2 Coordinador Académico Prepara lista de los estudiantes que partirán del país.

3 Coordinador Académico Coordina la salida del país de los alumnos.

4 Coordinador Administrativo Elabora reporte para descargo de bodega los materiales entregados a los alumnos

5 Coordinador Técnico, Coordinador Administrativo, Coordinador Académico

Preparan un informe para las autoridades con comentarios, sugerencias, actividades, número de países participantes, entre otros, sobre el curso impartido a los alumnos.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-005

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Salida de estudiantes y descargo de información

1. Solicita información de

alumnos preparados para

egresar

2. Elaboración de listado de

estudiantes que saldrán del

país

3. Coordinación de salida

de alumnos

4. Descargo de materiales

entregados a alumnos

Fin

5. Elaboración de Informe

del curso finalizado

Informe de curso finalizado

Reporte de descargo de bodega





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-ILEA-006 Relacionado con: PA-ILEA-03

Procedimiento: Elaboración de comunicado de prensa

Propósito del Procedimiento: Dar a conocer a los medios las actividades de ILEA

Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación de comunicaciones y protocolo


1 Coordinador de Comunicaciones y Protocolo

Identificar el curso a desarrollarse según el calendario académico


Investigar con los instructores el tema a desarrollar durante la realización del curso.


Elaboración de comunicado de prensa

4 Asistente de Comunicaciones y Protocolo

Convocatoria de medios para cubrir el evento


Entrega a los medios del documento relacionado con el curso.


Monitoreo en Medios de Comunicación sobre cobertura del evento





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-006

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de comunicado de prensa

1. Identificación de curso a

Desarrollarse

2. Investigación de tema a

desarrollar

3. Elaboración de

comunicado de prensa

4. Convocatoria a MC para

cubrir evento

Fin

Convocatoria de prensa

5. Entrega a los MC

documento relacionado con

el curso

6. Monitoreo en medio de

comunicación sobre

cobertura de evento





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Requerimiento de Combustible para ILEA

Propósito del Procedimiento: Realizar liquidación de combustible mensual

Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Administrativa


1 Motorista de ILEA De acuerdo al estado del tanque de gasolina, solicita "x" número de vales de combustible a Coordinadora Administrativa

2 Coordinador Administrativo

Entrega los vales de combustible solicitados

3 Motorista de ILEA Llena el tanque de combustible y solicita factura con los datos requeridos

4 Motorista de ILEA Entrega a la coordinadora administrativa la factura para su resguardo y posterior liquidación


Recopila y Verifica que la factura contenga los datos requeridos

6 Motorista de ILEA Entrega a final de mes la bitácora del vehículo del mes en curso para su liquidación


Realiza la liquidación del mes de acuerdo a los vales entregados por la Unidad de Combustible, las facturas de vales consumidos, los vales sobrantes por mes y bitácora de vehículo.

8 Coordinador Administrativo y Director Ejecutivo

Revisión de liquidación y firma por coordinadora administrativa


Remite Liquidación mensual de combustible de ILEA a la Unidad de Combustible de la Dirección de Logística del MJSP para para revisión

10 Ordenanza y Unidad de Combustible

Revisa la liquidación y firma de recibido





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-007

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Requerimiento de Combustible para ILEA

1. Solicitud de vales de

combustibles

2. Entrega de vales de

combustible

3. Despacho de

combustible

Fin

Factura de combustible despachado

4. Entrega de factura

5. Recopilación y

verificación de factura

6. Elaboración de bitácora

mensual

7. Liquidación mensual

8. Revisión y visto bueno

de liquidación mensual

A

A

Liquidación Mensual de ILEA

9. Remisión de Liquidación

mensual a la UCI para para

revisión

10. Verificación de

Liquidación Mensual de

ILEA





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Requerimiento de adquisición de bienes y servicios

Propósito del Procedimiento: Adquirir los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la dirección.

Unidad Responsable de Ejecución: Coordinación Administrativa


1 Coordinador de Área o Unidad y Coordinadora Administrativa

Prepara requerimiento de compra de bienes o servicios para ILEA a Director Ejecutivo del MJSP para su autorización

2 DACI y Coordinadora Administrativa

En caso de ser aprobado el requerimiento; aplicando la normativa del caso, se inicia proceso de solicitud de cotizaciones para la compra de bienes y/o servicios de acuerdo a especificaciones técnicas establecidas

3 DACI Recepción de ofertas

4 Coordinador Administrativo y DACI

Realiza evaluación de cuadro comparativo de ofertas.

5 Coordinadora Administrativa

Realiza la evaluación técnica y económica de cada una de las ofertas presentadas. Luego del análisis se hace la recomendación sobre la empresa que más se apega a las especificaciones técnicas del bien o servicio, así como el precio más bajo.


Adjudicación a empresa que presento las mejores ofertas.


Notificación a empresa adjudicada.


Elaboración de contrato con la empresa adjudicada.

9 DACI y Coordinador Administrativo de ILEA

Entrega el producto final y elaboración de acta de recepción.

10

Coordinadora Administrativa, DACI, Jefe de Bodega y Empresa Ofertante

En caso que el requerimiento sea un bien que debe ser entregado a través de Bodega, ésta solicita que la Coordinadora Administrativa verifique en bodega el bien para darle ingreso, se firma acta de entrega de bien elaborada por bodega.

11 Coordinador de Área o Unidad y Coordinadora Administrativa

Procede a hacerle entrega al Coordinador de Área o Unidad.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-ILEA-008

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Requerimiento de adquisición de bienes y servicios

1. Preparación y remisión

de requerimiento de

compra

2. Solicitud de cotizaciones

4. Evaluación de cuadro

comparativo de ofertas

Adjudicación

8. Elaboración de contrato

9. Entrega de producto o

servicio

11. Entrega en ILEA

10. Recepción del bien en

Bodega del MJSP

A

¿Se aprueba requerimiento de

compra?

5. Evaluación técnica y

económica

6. Adjudicación

7. Notificación a empresa

adjudicada

3. Recepción de ofertas

A

Acta de evaluación

Contrato

Acta de recepción

¿El requerimiento es un bien?

Fin

SI

SI

NO

NO





DICIEMBRE/2013


C) COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS


PA-CNA-DE-05 PA-CNA-DE-06 PA-CNA-DE-07 PA-CNA-DE-08

Mie

mb

ros

de

la C

NA

/MJS

P/ O

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Inte

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les

Procesos

Sustantivos

Mie

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de

la C

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P/ O

rga

nis

mo

s N

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ale

s e

Inte

rna

cio

na

les

Procesos

Adjetivos

Coordinación y

Comunicaciones

Sistema de

Información

Asistencia

Juridica

Administración

y Planificación

PS-CNA-DE-01

Control de

sustancias

PS-CNA-DE-02

Prevención de

Sustancias,Tratamiento y

Rehabilitación

PS-CNA-DE-03

Narcotráfico y Delitos

conexos

Investigación y

Estudios

PS-CNA-DE-04


IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: DIRECCION EJECUTIVA DE LA COMISION NACIONAL ANTIGROGASCmdo. Howard Augusto Cotto

Director Ejecutivo de la CNA





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-CNA-DE-001 Relacionado con: PS-DE-CNA-01

Procedimiento: Remisión de Formularios Trimestrales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE (Formulario A "Estadísticas Trimestrales de Importaciones y Exportaciones de Estupefacientes"; y Formulario A/P "Estadísticas Trimestrales de Importaciones y Exportaciones de Sustancias de la Lista II del Convenio sobre Sustancias Sicotrópicas de 1971")

Propósito del Procedimiento: Remitir estadísticas trimestrales de importación y exportación de estupefacientes y sustancias psicotrópicas, como parte del sistema de control que ejerce la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE

Unidad Responsable de Ejecución: Área de Control de Sustancias

No. Responsable Descripción

1 Asistente de la Dirección Ejecutiva de la CNA

Recibe de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, para completar los Formularios Trimestrales A y A/P

2 Director Ejecutivo de la CNA

Margina requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE remitido a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores


Entrega la correspondencia marginada a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias, a través del cuadro de entrega de correspondencia

4 Coordinador de Área de Control de Sustancias

Elabora nota dirigida a la Dirección Nacional de Medicamentos, solicitando completar los Formularios, A y A/P, respectivamente


Despacho de la nota elaborada a la Dirección Nacional de Medicamentos


Recibe de la Dirección Nacional de Medicamentos, los Formularios A y A/P debidamente completados

7 Director Ejecutivo de la CNA Margina los Formularios remitidos por la Dirección Nacional de Medicamentos, a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias





DICIEMBRE/2013



La Asistente de la Dirección Ejecutiva, entrega la correspondencia marginada a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias, a través del cuadro de entrega de correspondencia


Elabora y remite los Formularios A y A/P a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-CNA-DE-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Remisión de Formularios Trimestrales a la Junta Internacional de Fiscalización de

Estupefacientes

1. Recepción de requerimiento de

la Junta Internacional de

Fiscalización de Estupefacientes,

JIFE, para completar los

Formularios Trimestrales A y A/P

2. Marginación de

Requerimiento

3. Entrega de

corespondecia marginada

4. Solicitud a DNM

completar formularios A y

A/P

5. Despacho de nota de

solucitud

6. Recepcion de

formularios completados

7. Marginacion de

documento recibido a área

de control de sustancias

8. Entrega de

correspondecia marginada

Fin

9. Elaboración y remision

de formularios A y A/P a

JIFE

A

A

Formulario





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Remisión de Formularios Anuales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes.

Propósito del Procedimiento: Remitir la información anual sobre estupefacientes, psicotrópicos, precursores y sustancias químicas solicitadas por la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, como parte del sistema de control que ejerce la JIFE



1 Asistente de la Dirección

Ejecutiva de la CNA

Recibe de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, para completar los Formularios Trimestrales P, B/P, D, C y B.


Margina el requerimiento de la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE remitido a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores




Elabora nota dirigida a la Dirección Nacional de Medicamentos, solicitando completar los Formularios, P, B/P, D, C y B, respectivamente


Despacho de la nota elaborada a la Dirección Nacional de Medicamentos


Recibe de la Dirección Nacional de Medicamentos, los Formularios P, B/P, D, C y B, debidamente completados

7 Director Ejecutivo de la CNA Margina los Formularios remitidos por la Dirección Nacional de Medicamentos, a la Coordinadora del Área de Control de Sustancias




Elabora y remite los Formularios P, B/P, D, C y B a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes, JIFE, a través de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Remisión de Formularios Anuales a la Junta Internacional de Fiscalización de

Estupefacientes, JIFE

1. Recepción de equerimiento de

la Junta Internacional de

Fiscalización de Estupefacientes,

JIFE, para completar los

Formularios Trimestrales P, B/P,

D, C, Y B

2. Marginación de

Requerimiento

3. Entrega de

corespondecia marginada

4. Solicitud a DNM

completar formularios P, B/

P, D, C, Y B

5. Despacho de nota de

solucitud

6. Recepcion de

formularios completados

7. Marginacion de

documento recibido a área

de control de sustancias

8. Entrega de

correspondecia marginada

Fin

9. Elaboración y remision de

formularios P, B/P, D, C, Y B

a JIFE





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Participación como Experta Alterna, en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/ OEA

Propósito del Procedimiento: Participar como representante alterna de El Salvador para la evaluación de los avances en la implementación de estrategias sobre drogas y elaboración de informes de países participantes e Informe Hemisférico



1 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficios con la convocatoria de la CICAD/OEA para asistir a reunión del GEG-MEM.

2 Coordinadora del Área de Control de Sustancias

Elabora nota para trámite de aprobación de misión oficial


En caso de que hayan restricciones presupuestarias para cubrir los gastos de la misión oficial, realiza nota gestionando asistencia financiera a la CICAD/OEA para apoyar los gastos de la participación de los expertos


Da seguimiento a solicitud presentada ante la CICAD/OEA.

5 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficio con la respuesta de la CICAD/OEA para apoyar los gastos de participación del experto.


Elabora nota para trámite de aprobación de misión oficial.


Apoya a la Experta Titular en la revisión, análisis, evaluación y elaboración del borrador del documento.


Elabora informe de participación en misión oficial y lo remite a Director Ejecutivo. Completa Formulario de Participación en Misión Oficial.





DICIEMBRE/2013


9 Coordinadora Administrativa/Asistente de Director

Elabora nota remitiendo informe de misión oficial y formulario de participación en misión oficial y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos del MJSP


Durante todo el proceso, crea carpetas de respaldo físico y electrónico.





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Participación como Experta Alterna, en el Grupo de Expertos Gubernamentales

(GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/ OEA

2. Elaboración de nota

6. Tramite de aprobación

de misión oficial

7. revisión, análisis,

evaluación y elaboración

del borrador del

documento.

8. elabora informe de

participación en misión oficial

y lo remite a Director

Ejecutivo.

9. elabora nota remitiendo

informe de misión oficial y

formulario de participación en

misión oficial

Fin

10. Creación de carpetas de

respaldo físico y electrónico.

1. Recepción de

convocatoria de la CICAD/

OEA para asistir a reunión

del GEG-MEM.

¿Existen restricciones

presupuestarias?

3. Elaboración de nota

gestionando asistencia

financiera a la CICAD/OEA

SI

NO4. Seguimiento a solicitud

presentada a la CICAD/

OEA


A

A

Informe





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Certificación de Recursos Humanos como Operadores Socio Terapéuticos en Drogodependencias (niveles 1,2 o 3)

Propósito del Procedimiento: Sistematizar el proceso de certificación de los recursos humanos que atienden a personas afectas a drogas, que permita estandarizar y optimizar la calidad de los servicios de las instituciones y establecimientos públicos y privados dedicados a ese fin en El Salvador

Unidad Responsable de Ejecución: Áreas de Tratamiento y Prevención de la Dirección Ejecutiva


1 Técnico Administrativo Área de Tratamiento

Entrega de formularios a personas interesadas en obtener la certificación


Recibe y verifica la documentación recibida


Registra las solicitudes en el respectivo Libro de Ingresos


Elabora y asigna número de expediente de cada solicitud recibida

5 Coordinador de Área de Tratamiento

Informa al solicitante sobre la aceptación o de negación de cada postulante-


Archiva expedientes aceptados

7 Coordinador de Área de Tratamiento

Informa sobre instituciones, establecimientos o especialistas autorizados para impartir el curso de nivelación y evaluaciones.

8 Coordinador Área de Tratamiento

Monitorea la ejecución del curso de nivelación por las instituciones, establecimientos y especialistas autorizados.


Recibe constancias de aprobación de Curso de Nivelación.





DICIEMBRE/2013



Selecciona Instituciones, establecimientos y especialistas autorizados para realizar el proceso de evaluación.


Verifica y monitorea el proceso de evaluación.


Recibe los resultados de las evaluaciones.


Convoca al Equipo Técnico Evaluador y les remite el listado y expediente de postulantes a obtener la certificación

14 Director Ejecutivo Recibe dictamen del Equipo Técnico Evaluador y lo presenta al Pleno de la CNA


Informa los resultados a los postulantes y explica a los certificados los pasos a seguir.

16 Director Ejecutivo Con el visto Bueno del Pleno de la CNA firma y extiende certificados a recursos humanos como Operadores Socio Terapéuticos en Drogodependencias





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Certificación de Recursos Humanos como Operadores Socio Terapéuticos en

Drogodependencias (niveles 1,2 o 3)

1. Entrega de formularios a

personas interesadas en

obtener la certificación

2. Recibe y verifica la

documentación recibida

3. Registra las solicitudes

en el respectivo Libro de

Ingresos

4. Elabora y asigna número

de expediente de cada

solicitud recibida

5. Informa al solicitante sobre

la aceptación o de negación

de cada postulante

6. Archiva expedientes

aceptados

7. Informa sobre instituciones,

establecimientos o

especialistas autorizados.

8. Monitoreo de la

ejecución del curso de

nivelación.

Fin9. Recibe constancias de

aprobación de Curso de

Nivelación.

A

A

10. Selecciona Instituciones,

autorizados para realizar el

proceso de evaluación.

11.Verifica y monitorea el

proceso de evaluación.

12.Recibe los resultados de

las evaluaciones.

13. Convoca al Equipo Técnico

Evaluador y les remite el listado y

expediente de postulantes a

obtener la certificación

14. Recibe dictamen del

Equipo Técnico Evaluador y lo

presenta al Pleno de la CNA

15. Informa los resultados a

los postulantes y explica a los

certificados los pasos a seguir.

16. Firma y extiende certificados a

recursos humanos como

Operadores Socio Terapéuticos

en Drogodependencias

Ceertificado





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento a operadores socio terapéuticos en drogodependencias certificados.

Propósito del Procedimiento: Verificar el desempeños de los operadores socio terapéuticos en drogodependencias certificados

Unidad Responsable de Ejecución: Área de Tratamiento de la Dirección Ejecutiva



Realiza vista de campo en coordinación con el Ministerio de Salud


Recibe el informe de supervisión del Ministerio de Salud.


Anexa informe al expediente de cada Operador Socio Terapéutico en Drogodependencias


Remite Informe al Equipo Técnico Evaluador


Informa al Operador Socio Terapéutico sobre la opinión emitida por el Equipo Técnico Evaluador y extiende plazos para el cumplimiento de las observaciones o anomalías encontradas


Anexa informe al expediente de cada Operador Socio Terapéutico en Drogodependencias





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento a operadores socio terapéuticos en drogodependencias certificados.

1. Realiza vista de campo

en coordinación con el

Ministerio de Salud

2. Recibe el informe de

supervisión del Ministerio

de Salud.

3. Anexa informe al expediente de

cada Operador Socio Terapéutico

en Drogodependencias

4. Remitir Informe al

Equipo Técnico Evaluador

5. Informar al Operador Socio

Terapéutico sobre la opinión

emitida

6.Anexar informe al

expediente

Fin





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Definición de Planes, proyectos, reglamentos, documentos técnicos y normativas en reducción de la demanda (prevención, tratamiento y rehabilitación).

Propósito del Procedimiento: Promover la realización de proyectos, reglamentos, planes y documentos técnicos y normativas en las áreas de tratamiento, rehabilitación y prevención.

Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas de Tratamiento y Rehabilitación


1 Coordinador Área de Tratamiento/ Prevención

Elaboración de una propuesta de proyecto, reglamento, planes y documentos normativos a partir de un diagnóstico, seguimiento a acuerdos de reunión del Equipo Técnico Interinstitucional en Reducción de la Demanda o solicitud externa.

2 Director Ejecutivo - Pleno CNA

Dan el visto bueno para la ejecución del procedimiento


Gestiona asistencia técnica y/o financiera a instituciones gubernamentales u organismos internacionales


Convoca a los enlaces del Equipo Técnico Interinstitucional para definir la metodología de trabajo y cronograma de actividades


Da seguimiento al proceso de ejecución según el cronograma y metodología previamente definidos.


Elaboración de Informe preliminar y validación ante los enlaces institucionales involucrados.


Elabora Informe Final y lo remite al Director Ejecutivo

8 Director Ejecutivo - Pleno CNA

Da visto bueno al informe

9 Coordinador Jurídico En caso de propuestas de reglamentos u otro documento normativo, se sigue el debido procedimiento para la aprobación ante la instancia correspondiente

10

Coordinadores de Áreas Tratamiento-Prevención-Administrativa-Sistemas de Información

Seguimiento y difusión del producto final.





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Definición de Planes, proyectos, reglamentos, documentos técnicos y normativas

en reducción de la demanda (prevención, tratamiento y rehabilitación).

1. Elaboración de

propuesta de documento

2. Dar el visto bueno para

la ejecución del

procedimiento

3. Gestiona asistencia

técnica y/o financiera a

instituciones

4. Deficición de

metodología de trabajo y

cronograma de actividades

5. Sseguimiento al proceso

de ejecución


preliminar y validación ante los

enlaces institucionales

involucrados

7. Elabora Informe Final

A

8. Aprovación del informe

10. Seguimiento y difusión del

producto final

A

Fin

¿El documento

contiene propuestas

de reglamentos u otro

documento

normativo?

9. Aprobación de propuestas de

reglamentos o normativo ante

la instancia correspondiente

SI

NO

Informe Final





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Remisión del Cuestionario Anual de Aplicación de las Recomendaciones de la Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el Caribe (HONLEA) la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC).

Propósito del Procedimiento: Informar a la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) el avance o cumplimiento total de la aplicación de las recomendaciones que surgen de las reuniones anuales de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el Caribe (HONLEA).

Unidad Responsable de Ejecución: Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos



Recibe directamente de la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) o por medio de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, requerimiento de completar el cuestionario y Margina el requerimiento a Técnico correspondiente.


Margina el requerimiento de la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) o de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores

3 Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos

Elabora oficio remitiendo cuestionario a las diferentes instituciones nacionales relacionadas con el tema, solicitando completar el cuestionario según su área de competencia

4 Director Ejecutivo de la CNA Envía de oficio de remisión del cuestionario consolidado a las instituciones nacionales relacionadas con el tema


Atiende consultas de las diferentes instituciones sobre el completado del cuestionario


Recibe y registra para marginación del Director Ejecutivo cuestionarios debidamente completados remitidos por las instituciones nacionales relacionadas con el tema


Revisa y consolida diferentes respuestas recibidas de las instituciones nacionales relacionadas con el tema





DICIEMBRE/2013



Elabora oficio de remisión del cuestionario consolidado a la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) o a la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores

9 Director Ejecutivo de la CNA Firma y envía de oficio a las diferentes instituciones nacionales relacionadas con el tema.


Despacha cuando así es requerido el oficio vía correo electrónico.





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Remisión del Cuestionario Anual de Aplicación de las Recomendaciones de la

Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el

Caribe (HONLEA) la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito

(UNODC).

1. Recepción de

requerimiento de completar

el cuestionario

2. Margina el requerimiento

3. Elaboración y Aprobación

de oficio de solicitud

4. Solicitar completar el

cuestionario según su área de

competencia a instituciones

5. Apoyo técnico para las

diferentes instituciones sobre

el completado del

cuestionario

6.Recepción de

cuestionarios

7. Revisa y consolida

diferentes respuestas

A

A

Fin

¿El documento es

requerido envierlo por

correo electrónico?

10. Envio del documento

por medio de correo

electrónico.

SI

NO

8. Elaboración de oficio de

remisión de cuestionario

9. Firma y despacho de

oficio y documento

integrado

Cuestionario





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos para el Control del Lavado de Activos de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas de la Organización de los Estados Americanos (CICAD/OEA)

Propósito del Procedimiento: Participar como representante de El Salvador y dar seguimiento a la implementación de acuerdos e iniciativas y elaboración de informes de país sobre el tema.

Unidad Responsable de Ejecución: Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos



Recibe y margina la convocatoria recibida al Coordinador del Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos con instrucciones de tramitar misión oficial y/o hacer extensiva la invitación a otras instituciones relacionadas con el tema.


Elabora oficio remitiendo convocatoria recibida a otras instituciones relacionadas con el tema.


Prepara la documentación necesaria para tramitar ante el Titular del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública la misión oficial para participar en la respectiva reunión.


En caso de restricciones presupuestarias para cubrir los gastos de la misión oficial, realiza nota gestionando asistencia financiera a la CICAD/OEA para apoyar los gastos de la participación


Dar seguimiento a solicitud presentada ante la CICAD/OEA.

6 Ministro de Justicia y Seguridad Pública

Aprueba o deniega misión oficial solicitada


Recibe notificación de aprobación o denegatoria de la misión oficial solicitada





DICIEMBRE/2013



Recibe notificación de las instituciones invitadas sobre la designación de su delegado o sobre la no asistencia a la reunión convocada y margina oficio al Coordinador de Área de Combate al Narcotráfico y Delitos Conexos con instrucciones de informar a la CICAD/OEA la asistencia o no a la reunión convocada.


Notificación oficial a la CICAD/OEA la asistencia o no de los técnicos nacionales convocados a la reunión convocada.


Si la misión fue aprobada, cumple misión, elabora y presenta al Director Ejecutivo informe de la misión.


Da seguimiento a la participación del técnico (s) nacional (es) delegados para participar en la reunión.





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos para el Control del Lavado de

Activos o Grupo de Expertos sobre Narcotráfico Marítimode la Comisión Interamericana para el Control del

Abuso de Drogas de la Organización de los Estados Americanos (CICAD/OEA)

1. Recepción

de convocatoria

2. Elaboracion de oficio

remitiendo convocatoria a

instituciones relacionadas

3. Tramitar misión oficial para

participar en la respectiva

reunión

A

Fin

¿Existen restricciones

presupuestarias para

cubrir la misión oficial?

4. Gestionar asistencia

financiera a la CICAD/OEA

para apoyo

SI

NO

9. Notificación ofiacial a la

CICAD/OEA la asistencia o

no de los técnicos

10. elabora y presenta al

Director Ejecutivo informe

de la misión.

5. Dar seguimiento a

solicitud presentada ante la

CICAD/OEA.

6. Aprueba o deniega

misión oficial solicitada

7. Recibe notificación de

respuesta

8. Recibe notificación de

las instituciones invitadas

A

¿La misión Fue

Aprobada?

SI

NO

11. Seguimiento a la

participación del técnico (s)

delegados en la reunión.

Informe de Misiòn





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral

Propósito del Procedimiento: Dar respuesta al Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM)

Unidad Responsable de Ejecución: Áreas Técnicas/Unidades de Apoyo de la Dirección Ejecutiva


1 Director Ejecutivo

Aprueba la designación del técnico para que participe como punto de contacto de El Salvador en la capacitación convocada por la Sección del MEM de la CICAD/OEA para el proceso que debe seguir la Entidad Coordinadora Nacional en la recolección de información de país para cada ronda del MEM.

2 Coordinadora de Investigación y Estudios

Realiza nota de notificación oficial del técnico designado y la remite vía correo electrónico.

3 Coordinador de Área o Unidad

Se recibe requerimiento de información.


Revisa e identifica los indicadores que competen a cada una de las entidades relacionadas al tema de drogas.


Realiza nota de convocatoria a reunión


Atiende consultas vía electrónica, por teléfono, asesorando, orientando y si es necesario se hace consulta vía correo a la Sección del MEM de CICAD/OEA sobre la finalidad de lo que requiere cada indicador.

7

Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente Director Ejecutivo

Entrega Oficios recibidos de cada entidad con las respuestas de los indicadores del cuestionario.





DICIEMBRE/2013



Revisa, corrige y consolida la información recibida con las respuestas de las entidades a cada indicador del cuestionario y sus respectivos anexos.


Realiza nota de convocatoria a reunión para la validación de las respuestas consolidadas a cada uno de los indicadores del cuestionario como respuesta de país.


Coordina la reunión con los enlaces de cada entidad, para revisar, corregir y validar cada indicador con la respuesta de país. Lectura y firma de acta de validación de la respuesta de país a los indicadores del cuestionario por cada uno de los enlaces de las entidades


Elabora documento introductorio con los aspectos más relevantes de las acciones o logros ejecutados por el país tanto en la aplicación de la Estrategia Nacional.


Traslada documento consolidado a Director Ejecutivo previo a subir la información al sistema Online del MEM con servidores en la CICAD/OEA.


Elabora nota para la remisión oficial de la respuesta de país firmada por el Director Ejecutivo, y escanea nota y remite los archivos electrónicos a la CICAD/OEA.


Ingresa "n" veces necesarias al sistema Online del MEM con servidores en la CICAD/OEA para subir la respuesta de país a cada uno de los indicadores los cuestionarios y sus respectivos anexos.


Durante todo el proceso, crea carpetas de respaldo físico y electrónico y archiva respaldo.





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimiento: Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral


Inicio

3. Se recibe requerimiento de información

Fin

6. Atender consultas y orientar a entidades

4. Revisar e identificar los indicadores que competen a cada una de las entidades relacionasdas al tema de

drogas.

5. Realizar convocatoria a reunión de trabajo

14. Ingresar al sistema Online en la CICAD/OEA y subir la respuesta de país

7. Entregar Oficios recibidos de cada entidad con las respuestas de los

indicadores del cuestionario

8. Revisar, corregi y consolidar la información

recibida

9. Realizar convocatoria a reunión para la validación

de las respuestas consolidades

A

10. Coordinar la reunión para revisar, corregir y validar cada indicador.

Lectura y firma de acta de validación.

11. Elaborar documento introductorio o logros ejecutados por el país

12. Trasladar documento consolidado a Director

Ejecutivo

15. Carpetas de respaldo

fìsico y

A

1. Aprueba la designación del técnico para que

participe como punto de contacto de El Salvador en la capacitación convocada

2. Realiza nota de notificación oficial del

técnico designado

13. Elabora nota para la remisión oficial de la

respuesta de país firmada por el Director Ejecutivo, y escanea nota y remite los archivos electrónicos a la

CICAD/OEA.

DDDocumento





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral

Propósito del Procedimiento: Dar seguimiento a la implementación de recomendaciones a El Salvador



1 Coordinador de Área o Unidad/Asistente de Director Ejecutivo/Director Ejecutivo

Se recibe el Primer Borrador del informe de la evaluación realizada por los expertos.


Revisa el documento e identificar a qué entidades están referidas las consultas o inquietudes, así como actualización de información requerida por los expertos del MEM.


Realiza nota de convocatoria a reunión


Atiende consultas vía electrónica, por teléfono, asesorando, orientando y si es necesario se hace consulta vía correo a la Sección del MEM de CICAD/OEA sobre información requerida por los expertos que evalúan.

5

Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente Director Ejecutivo

Entrega Oficios recibidos de cada entidad con las respuestas sobre información requerida por los expertos que evalúan al país.


Revisa, corrige y consolida la información recibida con las respuestas de las entidades sobre información requerida por los expertos que evalúan al país y sus respectivos anexos.


Realiza nota de convocatoria a reunión para la validación de las respuestas consolidadas al borrador del informe sobre información requerida por los expertos que evalúan al país.





DICIEMBRE/2013



Coordina la reunión con los enlaces de cada entidad, para revisar, corregir y validar a la información requerida por los expertos que evalúan al país. Lectura y firma de acta de validación de la información.


Asigna número correlativo

10 Asistente Director Ejecutivo Revisa proyecto de oficio elaborado

11 Coordinadores de Unidades Técnicas y de Apoyo

Coordina impresión de oficio final

12 Asistente Director Ejecutivo Traslada a firma del Director Ejecutivo

13 Director Ejecutivo Firma el oficio

14 Asistente Director Ejecutivo/Coordinadora de Investigación y Estudios

Preparación de oficio para su despacho y la entrega a Coordinadora de Investigación y Estudios


Escanea nota firmada, elabora correo y remite nota e informe con la respuesta del país a la Sección del MEM de la CICAD/OEA.


Ejecuta nuevamente los pasos del 1 al 15 recibiendo el Segundo Borrador del Informe que realiza el Grupo de Expertos Gubernamentales del MEM, de acuerdo al calendario de actividades en cada ronda de evaluación.


Se recibe el borrador del Informe Final de la evaluación realizada por los expertos.


Revisa el documento y elaborar propuesta de párrafo a ser presentado por el Director Ejecutivo en la Reunión de Comisionados convocada por la CICAD/OEA sobre el Informe Final elaborado por el Grupo de Expertos.





DICIEMBRE/2013



Se recibe el Informe Final de la evaluación realizada por los expertos a El Salvador.


Con el Visto Bueno del Director Ejecutivo coordina la difusión del Informe Final del El Salvador elaborado por el Grupo de Expertos del MEM, de conformidad a los procedimientos







DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral

Inicio

1. Recibir el Primer Borrador del informe

Fin

4. Atender consultas y orientar a entidades

2. Revisa el documento e identificar a qué entidades

están referidas las consultas.

3. Realizar nota de convocatoria a reunión de

trabajo

5. Entregar Oficios recibidos de cada entidad

con las respuestas requeridas.

6. Revisar, corregi y consolidar la información

recibida

7. Realizar convocatoria a reunión para la validación

de las respuestas consolidades

A

21. Crear respaldo

físico

8. Coordinar la reunión para revisar, corregir y

validar información. Lectura y firma de acta de

validación.

14. Elaboración y preparación de oficio para

su despacho

18. Revisa el documento y elaborar propuesta de

párrafo a ser presentado en la Reunión de Comisionados

sobre el Informe Final.

19. Recibir el Informe Final de la evaluación realizada

por los expertos a El Salvador

20. Coordinar la difusión del Informe Final del El

Salvador

15. Escanear nota firmada y remitirla con la respuesta

del país a la Sección del MEM de la CICAD/OEA.

16. Recibir el Segundo Borrador del Informe. Se

ejecutan los pasos anteriores

17. Recibir el borrador del Informe Final de la

evaluación realizada

A

B

B





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA

Propósito del Procedimiento: Participar como representante de El Salvador para la evaluación de los avances en la implementación de estrategias sobre drogas y elaboración de informes de países participantes e informe hemisférico.



1 Director Ejecutivo/Miembros de CNA

Aprueban la designación de los técnicos para que participen como representante titular y alterno en las reuniones convocadas por la Sección del MEM de la CICAD/OEA.


Elabora nota de notificación oficial de los técnicos designados y la remite vía correo electrónico.

3 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficios con la convocatoria de la CICAD/OEA para asistir a reunión del GEG-MEM.




En caso de que hayan restricciones presupuestarias para cubrir los gastos de la misión oficial, realiza nota gestionando asistencia financiera a la CICAD/OEA para apoyar los gastos de la participación de los expertos.


Da seguimiento a solicitud presentada ante la CICAD/OEA.

7 Asistente Director Ejecutivo Entrega oficio con la respuesta de la CICAD/OEA para apoyar los gastos de participación del experto.




Recibe de la sección del MEM vía correo electrónico, borradores de informes del país asignado al experto para su revisión, análisis y evaluación, realizando un borrador de informe.





DICIEMBRE/2013



Remite vía correo electrónico a la sección del MEM, el borrador de informe elaborado.


Recibe de la sección del MEM vía correo electrónico, los 32 borradores de informes elaborados por los expertos a efecto de revisar, analizar, evaluar y emitir comentarios y sugerencias.


Remite vía correo electrónico a la sección del MEM, los borradores de informe elaborado con sugerencias y comentarios.


A solicitud de la sección del MEM de la CICAD/OEA, apoya y participa en la elaboración de subcapítulos del Informe Hemisférico del MEM.


Recibe vía correo electrónico de la sección del MEM de la CICAD/OEA, los insumos para trabajar los subcapítulos del Informe Hemisférico del MEM.


Revisar, analizar, evaluar y elabora borrador del documento y lo remite vía correo electrónico.


Elabora informe de participación en misión oficial y lo remite a Director Ejecutivo. Completa Formulario de Participación en Misión Oficial.

17 Coordinadora Administrativa/Asistente de Director

Elabora nota remitiendo informe de misión oficial y formulario de participación en misión oficial y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos del MJSP.







DICIEMBRE/2013



No

Si

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG)

del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA

Inicio

1. Aprobar la designación de los técnicos para que

participen como representante titular y

alterno en la reuniones convocadas por la Sección del MEM de la CICAD/OEA.

3. Entrega oficios con la convocatoria de la

CICAD/OEA

2. Realizar notificación oficial de los técnicos

designados

4. Realizar nota para trámite de aprobación de misión

oficial

A

8. Realizar nota para trámite de aprobación de misión

oficial.

9. Recibir borradores de informes del país asignado al

experto para su revisión, análisis y evaluación

Recibir el borrador del Informe Final de la evaluación realizada

5. Realizar nota gestionando asistencia financiera a la

CICAD/OEA

6. Dar seguimiento a solicitud presentada ante la

CICAD/OEA.

Existen restricciones

de fondos para cumplir

misión

7. Recibir oficio con la respuesta de la CICAD/OEA para apoyar los gastos de participación del experto.

A

1





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales

(GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA

10. Remitir vía correo electrónico a la sección del

MEM, el borrador de informe elaborado.

Recibir el Informe Final de la evaluación realizada por los expertos a El Salvador

11. Recibir los 32 borradores de informes

elaborados por los expertos

12. Remitir los borradores de informe elaborado con

sugerencias y comentarios.

13. Apoyar y participa en la elaboración de subcapítulos del Informe Hemísferico del

MEM.

B

1 B

Fin

18. Crear respaldo

físico

15. Revisar, analizar, evaluar y elabora borrador del documento y remitir vía

correo electrónico.

16. Elaborar informe de participación en misión

oficial y lo remite a Director Ejecutivo.

17. Elaborar nota remitiendo informe de misión oficial y formulario de participación

en misión oficial

iNFORMEInforme





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar Estudios

Propósito del Procedimiento: Promover la realización de estudios e investigaciones, basados en evidencia científica para apoyar la toma de decisiones en la definición de planes, programas y estrategias en reducción de la demanda.




Elabora la propuesta del estudio y lo presenta a aprobación del Director Ejecutivo y Miembros de la CNA


Con el Visto Bueno a la propuesta del estudio, gestiona apoyo técnico y financiero ante organismos y entidades nacionales e internacionales.


Da seguimiento a solicitudes de asistencia presentadas ante organismos y entidades nacionales e internacionales.

4 Asistente Director Ejecutivo

Entrega a Coordinadora de Investigación y Estudios, oficios con la respuesta de asistencia técnica y financiera de organismos y entidades nacionales e internacionales


Establece comunicación con representante de organismos y entidades nacionales e internacionales para obtener los documentos técnicos, la metodología y los instrumentos del cuestionario para el estudio.


Una vez definida la metodología procede a investigar, recopilar información e identificar entidades públicas o privadas para involucrarlas en la ejecución del estudio-.


Elabora solicitando designación de enlaces para coordinar la realización del estudio.





DICIEMBRE/2013


8

Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente de Director

Recibe la notificación oficial de los enlaces designados por cada entidad

9

Coordinadora de Investigación y Estudios/Asistente de Director

Elabora nota de convocatoria


Elabora presentación y propuesta de plan de trabajo para la realización de estudio y valida el documento con los participantes de las entidades.

11

Coordinadora de Investigación y Estudios/Unidad de Asistencia Jurídica

Elabora borrador de acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento y lo traslada al Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica para revisión y/o observaciones.


Con el Visto Bueno del Director Ejecutivo remite el borrador del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento a las entidades participantes en el estudio, para validarlo previo a la firma de las autoridades


Coordina acto de firma del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento para firma del Director Ejecutivo y de las entidades participantes en el estudio.


Revisa documentos técnicos-administrativos, formularios auxiliares, manual del capacitador, manual del facilitador, manual de descripciones, conceptos, códigos y etiquetas a utilizar en el estudio para proceder a realizar el estudio.


Remite instrumento de estudio validado por el país al organismo internacional que apoya el estudio.


Recopila de las entidades participantes en el estudio, los listados de la población objetivo para la definición de la muestra.





DICIEMBRE/2013



Coordina con organismos y entidades nacionales e internacionales la selección de la muestra.


Recibe vía electrónica o física la muestra seleccionada para el estudio y la remite a la entidad encargada de realizar el levantamiento de la información de la prueba piloto y el estudio.


Coordina con la entidad competente la ejecución de la prueba piloto para validar los instrumentos de metodología y recolección de información.


Con los resultados de la prueba piloto, revisa y ajusta los instrumentos manuales y el plan de actividades para la ejecución del estudio.


Prepara la documentación sobre Convenio suscrito con entidades para ejecución del estudio, protocolo del estudio, la carta de consentimiento informado, el currículum vital de los investigadores para gestionar ante el Comité de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la evaluación ética y aprobación del protocolo del estudio.


Gestiona mediante nota dirigida a la Presidenta del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la exoneración del pago de arancel y para la evaluación ética del protocolo del estudio.


Hace seguimiento ante el Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica para obtener la respuesta sobre la evaluación ética del estudio.


Elaborar nota o correo electrónico para remitir el protocolo del estudio corregido con la incorporación de las observaciones al Comité Nacional de Ética de la Investigación Clínica para su consideración.


Recibe el visto bueno del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) al protocolo del estudio y remite copia al Director Ejecutivo, y a las entidades involucradas en la ejecución del estudio para su conocimiento.





DICIEMBRE/2013



Prepara el material y la documentación necesaria, impresión del cuestionario a ser aplicado en caso de que sea un estudio a través de entrevista directa.


Coordinar la capacitación del personal para asegurar la aplicación de la metodología en la recolección de la información por la entidad seleccionada para su ejecución.


Da seguimiento a la ejecución del levantamiento de la información en los plazos dispuestos, con la entidad seleccionada para la ejecución.


La entidad seleccionada digita la información, verifica la consistencia de datos, revisa y ajusta la información, elabora los tabulados y la base de datos en formato de Excel o SPSS, elabora informe final y lo remite a la Dirección Ejecutiva de la CNA.


Revisa la Base de Datos y si es necesario solicita corrección de la información; una vez corregida se remite vía electrónica al representante del organismo internacional para el análisis de los resultados


Gestiona autorización con Director Ejecutivo para el diseño, edición e impresión del informe final del estudio. Coordinadora Administrativa procede a elaborar requerimiento


Gestiona formulario para editoriales ante la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia" para la asignación del ISBN para las publicaciones impresa, y para la publicación electrónica en CD y en Microsoft Reader para la publicación en la web del observatorio.


Completa formulario para editoriales y formulario de título para la publicación del estudio, y prepara la documentación requerida para presentarlo en la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia".


Recibe la notificación de la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia", y remite copia al Director Ejecutivo y a las Coordinadora de Sistemas de Información (Observatorio) para incluirlo en la publicación electrónica en acrobat reader para la web del observatorio y en la publicación electrónica en CD.





DICIEMBRE/2013



Coordina la realización del evento para la divulgación del informe al público en general.


Coordina la distribución de los ejemplares en versión impresa y electrónica del informe final y lo remite a los organismos y entidades nacionales e internacionales correspondientes.





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar

Estudios

Inicio

1. Elaborar la propuesta del estudio y lo presenta a

aprobación

3. Dar seguimiento a solicitudes de asistencia

presentadas

2. Gestionar apoyo técnico y financiero ante organismos y entidades

nacionales e internacionales.

4. Recibir oficios con la respuesta de asistencia

técnica y financiera

10. Elaborar presentación y propuesta de plan de trabajo para validación y la realización de estudio

11. Elabora borrador de acuerdo de cooperación y lo traslada al Coordinador

de la Unidad de Asistencia Jurídica

12. Remitir el borrador del acuerdo de cooperación a las entidades participantes

en el estudio

13. Coordinar acto de firma del acuerdo de cooperación con entidades participantes

en el estudio.

14. Revisar documentos para proceder a realizar el

estudio

8. Recibir la notificación de los enlaces designados

por cada entidad

19. Coordinar la ejecución de la prueba piloto para

validar los intrumentos de metodología y recolección

de información.

5. Establecer comunicación con representante de

organismos y entidades nacionales e

internacionales

6. Definir metodología, proceder a investigar,

recopilar información e identificar entidades

públicas o privadas para involucrarlas en la

ejecución del estudio-.

9. Elaborar nota de convocatoria a reunión de

trabajo

A

A

B

B

15. Remitir instrumento de estudio validado al

organismo internacional

17. Coordinar con organismos y entidades

nacionales e internacionales la selección

de la muestra.

18. Recibir la muestra seleccionada para el

estudio y la remite a la entidad encargada de

realizar el levantamiento de la información

1

7. Elaborar nota solicitando designación de enlaces para coordinar la

realización del estudio.

Boraador de acuerdo de

cooperaciòn





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar Estudios

28. Dar seguimiento a la ejecución del

levantamiento de la información

29. Digitar la información, revisar

y ajustar la

información, elabora los

tabulados y la base

30. Revisar la Base de Datos, remitir al representante del organismo internacional

31. Gestionar autorización para el

diseño e impresion del informe final del estudio

20. Revisar y ajustar los instrumentos manuales y

el plan de actividades para la ejecución del estudio.

26. Preparar el material en caso de que sea un estudio a través de entrevista

directa.

27. Coordinar la capacitación del

personal a recabar información

1 C

35. Coordinar la realización del evento


Fin

21. Preparar documentación para

gestionar ante CNEIC la evaluación ética y

aprobación del protocolo del estudio.

22. Gestionar ante (CNEIC) la exoneración

del pago de arancel y para la evaluación ética del protocolo del estudio.

23. Recepción del CNEIC al protocolo del estudio y remite copia al Director

Ejecutivo

24. Remitir el protocolo del estudio corregido con la incorporación de las

observaciones del CNEIC

25. Recepción dell visto bueno del CNEIC al

protocolo del estudio y remite copia al Director

Ejecutivo, y a las entidades involucradas

C

32. Gestionar formulario para editoriales ante la

ISBN para la publicación en la web del observatorio.

33. Completa formulario para editoriales y formulario de titulo para la publicación

del estudio

34. Recibe la notificación ISBN para incluirlo en la publicación electrónica

D

D





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.

Propósito del Procedimiento: Promover la realización de estudios e investigaciones, basados en evidencia científica para apoyar la toma de decisiones en la definición de planes, programas y estrategias en reducción de la demanda.




Elabora la propuesta del estudio y lo presenta a aprobación del Director Ejecutivo y Miembros de la CNA


Con el Visto Bueno a la propuesta del estudio, gestiona apoyo técnico ante la CICAD/OEA.


Da seguimiento a solicitudes de asistencia presentadas ante la CICAD/OEA.

4 Asistente Director Ejecutivo

Asistente Director Ejecutivo entrega a Coordinadora de Investigación y Estudios, oficios con la respuesta de asistencia técnica ante la CICAD/OEA para realizar el estudio.


Establece comunicación con la CICAD/OEA para obtener los documentos técnicos, la metodología y los instrumentos del cuestionario para el estudio.


Una vez definida la metodología procede a investigar, recopilar información e identificar entidades públicas o privadas para involucrarlas en la ejecución del estudio-.





DICIEMBRE/2013



Elabora nota solicitando designación de enlaces para coordinar la realización del estudio.


Recibe la notificación oficial de los enlaces designados por cada entidad.


Elabora nota de convocatoria


Elabora presentación y propuesta de plan de trabajo para la realización de estudio y valida el documento con los participantes de las entidades.


Coordinadora de Investigación y Estudios, elabora borrador de acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento y lo traslada al Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica para revisión y/u observaciones.


Con el Visto Bueno del Director Ejecutivo remite el borrador del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento a las entidades participantes en el estudio, para validarlo previo a la firma de las autoridades.


Coordina acto de firma del acuerdo de cooperación o memorándum de entendimiento para firma del Director Ejecutivo y de las entidades participantes en el estudio.





DICIEMBRE/2013



Revisa documentos técnicos-administrativos, formularios auxiliares, manual del capacitador, manual del facilitador, manual de descripciones, conceptos, códigos y etiquetas a utilizar en el estudio para proceder a la adecuación del lenguaje salvadoreño. Remitir vía correo electrónico el documento para su revisión y validación de las entidades nacionales participantes en el estudio


Remite instrumento de estudio validado por el país al organismo internacional que apoya el estudio.


Recopila de las entidades participantes en el estudio, los listados de la población objetivo para la definición de la muestra.


Coordina con organismos y entidades nacionales e internacionales la selección de la muestra.


Coordinadora de Investigación y Estudios, recibe vía electrónica o física la muestra seleccionada para el estudio y la remite a la entidad encargada de realizar el levantamiento de la información de la prueba piloto y el estudio.


Coordinadora de Investigación y Estudios, coordina con la entidad competente la ejecución de la prueba piloto para validar los instrumentos de metodología y recolección de información.


Coordinadora de Investigación y Estudios, con los resultados de la prueba piloto, revisa y ajusta los instrumentos manuales y el plan de actividades para la ejecución del estudio.


Coordinadora de Investigación y Estudios, se prepara el material sobre la metodología a seguir y el instrumento del cuestionario ajustado y validado, y lo remite a los enlaces encargados de la coordinación, seguimiento y ejecución del estudio en cada entidad.





DICIEMBRE/2013



Prepara la documentación sobre Convenio suscrito con entidades para ejecución del estudio, protocolo del estudio, la carta de consentimiento informado, el currículum vital de los investigadores para gestionar ante el Comité de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la evaluación ética y aprobación del protocolo del estudio.


Gestiona mediante nota dirigida a la Presidenta del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) la exoneración del pago de arancel y para la evaluación ética del protocolo del estudio.


Hace seguimiento ante el Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica para obtener la respuesta sobre la evaluación ética del estudio.

25 Coordinadora de Investigación y Estudios Elaborar nota o correo electrónico para remitir el protocolo del estudio

corregido con la incorporación de las observaciones al Comité Nacional de Ética de la Investigación Clínica para su consideración.


Recibe el visto bueno del Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica (CNEIC) al protocolo del estudio y remite copia al Director Ejecutivo, y a las entidades involucradas en la ejecución del estudio para su conocimiento.


Recibe vía electrónica de la CICAD/OEA los listados con los códigos de acceso y password y lo remite a los enlaces coordinadores del estudio en cada entidad para que incluyan los datos en los formatos de las cartas de invitación que serán enviadas a los estudiantes seleccionados para participar en el estudio.

28 Coordinadora de Investigación y Estudios/Entidades

Dan seguimiento a los estudiantes que participan en la ejecución de la encuesta en los plazos dispuestos para su llenado en la plataforma online de la CICAD/OEA.





DICIEMBRE/2013



Recibe informes de avance e informe final sobre el ingreso de los estudiantes al sistema de la plataforma online para completar el cuestionario.

30

Coordinadora de

Investigación y Estudios Remite a los coordinadores del estudio de cada entidad, el informe final sobre los listados de los estudiantes que completaron en su totalidad el cuestionario online, con el fin de que puedan participar del incentivo propuesto por la entidad.

31

Coordinadora de

Investigación y Estudios Recibe de la CICAD/OEA las bases de datos con los indicadores de los resultados del estudio, las cuales son remitidas a cada una de las entidades participantes en el estudio, para la elaboración del informe de su universidad.

32

Coordinadora de

Investigación y Estudios Con el representante de la CICAD/OEA, elaboran el informe final consolidado con los resultados del estudio.

33

Coordinadora de

Investigación y Estudios Remite informe final a las entidades participantes en el estudio para su revisión y validación.

34

Coordinadora de

Investigación y Estudios

Recibe las observaciones y comentarios de las entidades participantes en el estudio y las incorpora al informe final.

35

Coordinadora de

Investigación y Estudios

Gestiona autorización con Director Ejecutivo para el diseño, edición e impresión del informe final del estudio. Coordinadora Administrativa procede a elaborar requerimiento.


Gestiona formulario para editoriales ante la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia" para la asignación del ISBN para las publicaciones impresa, y para la publicación electrónica en CD y en Microsoft Reader para la publicación en la web del observatorio.





DICIEMBRE/2013



Completa formulario para editoriales y formulario de título para la publicación del estudio, y prepara la documentación requerida para presentarlo en la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia".


Recibe la notificación de la Agencia Salvadoreña del ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador "Francisco Gavidia", y remite copia al Director Ejecutivo y a las Coordinadora de Sistemas de Información (Observatorio) para incluirlo en la publicación electrónica en acrobat reader para la web del observatorio y en la publicación electrónica en CD.


Coordina la realización del evento para la divulgación del informe al público en general.


Coordina la distribución de los ejemplares en versión impresa y electrónica del informe final y lo remite a los organismos y entidades nacionales e internacionales correspondientes.





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar

Estudios sobre Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.

Inicio

1. Elaborar la propuesta del estudio y lo presenta a

aprobación

3. Dar seguimiento a solicitudes de asistencia

presentadas ante la CICAD/OEA.

2. Gestionar apoyo técnico ante la CICAD/OEA.

4. Recibir oficios respuesta de asistencia técnica ante

la CICAD/OEA

10. Elaborar presentación y propuesta de plan de trabajo

para validación y la realización de estudio

11. Elabora borrador de acuerdo de cooperación y lo traslada al Coordinador de la

Unidad de Asistencia Jurídica

12. Remitir el borrador del acuerdo de cooperación a las entidades participantes

en el estudio

7. Elaborar nota solicitando designación de enlaces para coordinar la realización del

estudio.

13. Coordinar acto de firma del acuerdo de cooperación con entidades participantes

en el estudio.

14. Revisar documentos para proceder a realizar el estudio

15. Remitir instrumento de estudio validado al organismo

internacional

8. Recibir la notificación de los enlaces designados por

cada entidad

16. Recopilar los listados de la población objetivo para la

definición de la muestra.

17. Coordinar con organismos y entidades nacionales e

internacionales la selección de la muestra.

18. Recibir la muestra para el estudio y remitirla a la entidad

encargada de realizar el levantamiento de la

información.

5. Establecer comunicación con la CICAD/OEA para obtener los documentos para realizar el estudio.

6. Investigar, recopilar información e identificar

entidades públicas o privadas para involucrarlas en la ejecución del estudio

9. Elaborar nota de convocatoria a reunión de

trabajo

A

A

B

B

1

Borrador de acuerdo de

cooperación





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre

Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.


19. Coordinar con la entidad competente la ejecución de la prueba

piloto.

20. Revisar y ajustar los instrumentos manuales y el plan de actividades para la

ejecución del estudio.

21. Preparar el material del cuestionario y remitir a los enlaces encargados del

estudio.

22. Preparar la documentación sobre Convenio suscrito con

entidades para ejecución del estudio.

30. Remite a los coordinadores del estudio

de cada entidad, el informe final

30. Remitir a cada entidad, el informe final con listados de estudiantes que completaron el cuestionario online

32. Elaborar el informe final con los resultados del

estudio.

23. Gestionar la exoneración del pago de

arancel y para la evaluación ética del protocolo del

estudio.

33. Remitir informe final a las entidades participantes en el

estudio

1

C

CD

28. Coordinar con el representante de la

CICAD/OEA la obtención de los listados de la muestra

seleccionada.

29. Recibe informes de avance e informe final sobre el ingreso de los estudiantes al sistema de la plataforma

online para completar el cuestionario.

D

24. Seguimiento ante el Comité Nacional de Ética de Investigación Clínica para obtener la respuesta sobre

la evaluación ética del estudio.

25 Remitir el protocolo del estudio corregido con la

incorporación de las observaciones al CNEIC.

26. Rrecibe el visto bueno del CNEIC al protocolo del

estudio

27. Recibe vía electrónica de la CICAD/OEA los

listados con los códigos de acceso y password y lo

remite a los enlaces coordinadores del estudio

2

Informe Final





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre

Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.

Fin

34. Recibir las observaciones de las

entidades participantes en el estudio

35. Gestionar autorización para el diseño e impresión

del informe final del estudio.


40. Coordinar la distribución de los

ejemplares

2

36. gestiona formulario para editoriales ante la Agencia

Salvadoreña del ISBN

37. Completar formulario para editoriales y formulario de titulo para la publicación

del estudio

38. Recibe la notificación de la Agencia Salvadoreña del

ISBN de la Biblioteca Nacional de El Salvador

E

D





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-CNA-DE-014 Relacionado con: PA-DE-CNA-05

Procedimiento: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres dentro de las instalaciones de la DECNA/MJSP

Propósito del Procedimiento: Sistematizar la convocatoria a reuniones de la Dirección Ejecutiva y sus diferentes Unidades técnicas y de apoyo



1 Coordinador de Área o Unidad o Asistente Director Ejecutivo

Verificar disponibilidad de local dentro de la DECNA para reunión/evento como mínimo con quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, dependiendo del tipo de reunión/evento, número de participantes, etc.

2 Coordinador de Área o Unidad o Asistente Director Ejecutivo

Reservación local


En caso de no haber espacio disponible dentro de la DECNA, verificar disponibilidad con Dirección de Recursos Humanos Institucional y/o la Dirección de Comunicaciones del MJSP

4 Coordinador de Área o Unidad y Director Ejecutivo CNA

Realizar trámite por escrito de reserva del local


Elaboración, despacho y entrega nota de reserva de local


Confirmada la disponibilidad proceder a la elaboración, despacho y entrega convocatoria con al menos quince (15) días


Confirmada la disponibilidad del local y convocatoria, proceder a la solicitud de apoyo logístico (alimentación, equipo, transporte, adquisición de materiales) como mínimo con quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, etc.


Verificación y confirmación asistencia a reunión/evento


Elaboración listado de asistencia, agenda, preparación de documentos de consulta o material de respaldo a ser utilizado (físico o digital), etc.


El Coordinador de Área o Unidad solita a Director Ejecutivo autorizar la participación o apoyo de los demás Coordinadores de Área o Unidad en la reunión/evento/taller





DICIEMBRE/2013



Realizar reunión/evento/presentación


Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes (físico o digital), etc.


Seguimiento a los acuerdos tomados o resultados de la reunión/evento/taller





DICIEMBRE/2013



Si

No

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres dentro

de las instalaciones de la DECNA/MJSP

Inicio

3. Verificar disponibilidad con Dirección de Recursos Humanos Institucional y/o la

Dirección de Comunicaciones del MJSP

5. Elaboración, despacho y entrega nota de reserva de

local

6. Despacho y entrega convocatoria

7. Solicitud de apoyo logístico

8. Verificación y confirmación asistencia a

reunión/evento

9. Elaborar listado de asistencia, agenda, preparar documentos de consulta o material de respaldo a ser

utilizado.

10. Solitud de autorización para la participación o apoyo de los demás

Coordinadores de Área o Unidad

11. Realizar reunión/evento/taller

Fin

1. Verif icar disponibilidad de

local en DECNA2. Reservación local

4. Realizar trámite por escrito de reserva del local

12. Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes

A

A

13. Seguimiento a los acuerdos tomados o

resultados de la reunión/evento/taller

Documentos

0Documentos resultantes





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres fuera de las instalaciones de la DECNA/MJSP

Propósito del Procedimiento: Sistematizar la convocatoria a reuniones de la Dirección Ejecutiva y sus diferentes Unidades técnicas y de apoyo




Propone fecha para la realización de un determinado evento o taller, para Vo.Bo. del Director Ejecutivo

2 Director Ejecutivo Da el Vo.Bo. Para la realización de un determinado evento o taller


Cotización y verificación de disponibilidad de local para reunión/evento como mínimo con treinta (30) días de anticipación a la fecha de realización, dependiendo del tipo de reunión/evento/taller, número de participantes, etc.

4 Coordinador de Área o Unidad y Director Ejecutivo CNA

Realizar trámite por escrito de reserva del local


Elaboración, despacho y entrega reserva de local


Confirmada la disponibilidad proceder a la elaboración, despacho y entrega con al menos veintiún (21) días la convocatoria


Confirmada la disponibilidad del local y convocatoria, proceder a la solicitud de apoyo logístico (alimentación, equipo, transporte, adquisición de materiales) y de la Dirección de comunicaciones como mínimo con quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, etc.


Verificación y confirmación asistencia a reunión/evento/taller





DICIEMBRE/2013



Elaboración listado de asistencia, agenda, preparación de documentos de consulta o material de respaldo a ser utilizado (físico o digital), etc., con al menos quince (15) días de anticipación a la fecha de realización, dependiendo del tipo de reunión/evento/taller, número de participantes, etc.


Elabora y entrega el discurso con la precedencia al Director Ejecutivo, con 3 días previos a la realización del reunión/evento/taller. El día de la reunión/evento/taller el Coordinador de Área o Unidad responsable verifica la precedencia.


Solita a Director Ejecutivo autorizar la participación o apoyo de los demás Coordinadores de Área o Unidad en la reunión/evento/taller


Realizar reunión/evento/taller


Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes (físico o digital), etc.


Seguimiento a los acuerdos tomados





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres

fuera de las instalaciones de la DECNA/MJSP

Inicio

2. Autorización para la realización de un

determinado evento o taller

4. Realizar trámite por escrito de reserva del local

5. Elaboración, despacho y entrega reserva de local

6. Elaboración, despacho y entrega de convocatoria

10. Elaborar y entregar de discurso y precedencia a

Director Ejecutivo

11. Solitud de autorización para la participación o apoyo de los demás

Coordinadores de Área o Unidad

12. Realizar reunión/evento/taller

Fin

1. Proposición de fecha para la realización de evento o

taller

3. Cotización y verificación de disponibilidad de local para reunión/evento/taller

13. Elaboración y remisión ayudas memorias o actas, documentos resultantes

A

14. Seguimiento a los acuerdos tomados o

resultados de la reunión/evento/taller

7. Solicitud de apoyologístico

8. Verificación y confirmación asistencia a

reunión/evento

9. Elaborar listado de asistencia, agenda, preparar documentos de consulta o material de respaldo a ser

utilizado

A






DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Solicitud de Participación en Misiones Oficiales al Exterior

Propósito del Procedimiento: Solicitar autorización para realizar Misión Oficial al exterior




Se aplica el Procedimiento MP-CNA-DE-009

2 Director Ejecutivo de la CNA Designa de acuerdo al tipo de evento a realizarse que Coordinador de Área o Unidad deberá asistir al evento.


Elaboran nota al Señor Ministro de Justicia y Seguridad Pública, con copia a la Dirección Ejecutiva del MJSP, Dirección de Recursos Humanos Institucional y a la Dirección Financiera Institucional, solicitando autorización para asistir a Misión Oficial.

4 Asistente de la Dirección Ejecutiva/Director Ejecutivo

Revisa nota y pasa a Director Ejecutivo para su firma.

5 Asistente de la Dirección Ejecutiva/Ordenanza

Prepara y remite la correspondencia firmada a las respectivas Direcciones del MJSP.

6 Asistente de la Dirección Ejecutiva

Dar seguimiento para el recibo de la información solicitada la cual se consolida.

7 Director Ejecutivo de la CNA Si la misión no es aprobada, se Informa a organismo internacional la no participación del país y finaliza procedimiento.


Si la misión es aprobada, recepción de nota con el Vo.Bo. Del Señor Ministro de Justicia y Seguridad Pública y despacha una copia de la misma a la Dirección de Recursos Humanos y Dirección Financiera para el respectivo trámite


Notifica por escrito al organismo internacional los datos del o los participantes para los trámites de inscripción respectivos.


Elaboran recibo de acuerdo al monto proporcionado por la Dirección Financiera, con los detalles del nombre del evento y fechas de realización.


Elaboran permiso de misión oficial





DICIEMBRE/2013


No

Si

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Solicitud de Participación en Misiones Oficiales al Exterior


Inicio

1. Marginar Correspondencia

2. Designar a Coordinador de Área o Unidad que

deberá asistir al evento.

3. Elaborar nota solicitando autorización para asistir a

Misión Oficial

4. Revisar nota y pasar a firma.

5. Preparar y remitir la correspondencia firmada a las respectivas Direcciones

del MJSP.

6. Dar seguimiento para el recibo de la información

solicitada la cual se consolida.

Aprobación de misión

7. Informar a organismo internacional la no

participación del país

8. Recibir nota con el Vo.Bo. y despachar copia de la misma a la Dirección de

Recursos Humanos y Dirección Financiera

9. Notificar por escrito al organismo internacional

los datos del o los participantes

10. Elaborar recibo de acuerdo al monto

proporcionado por la Dirección Financiera.

11. Elaborar permiso de misión oficial

A

A

Fin






DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Cumplimiento de Requerimientos del Exterior

Propósito del Procedimiento: Dar respuesta de país a requerimientos de Organismos internacionales.



1 Director Ejecutivo Marginación solicitud de información (Cuestionarios, estadísticas, informes) al área correspondiente.


Realiza las coordinaciones con los demás Coordinadores de Áreas. Si es necesario se solicita con nota, la información a otras instituciones, incluyendo los anexos respectivos.


Da seguimiento para el recibo de la información solicitada la cual se consolida. Si es necesario se convoca a una reunión para validar la información consolidada.


Contando con la respuesta de país consolidada y validada, traslada documento para VoBo de Director Ejecutivo


Con el VoBo. Del Director Ejecutivo procede a realizar nota de remisión de la información, la cual es enviada a través de correo electrónico o vía correo postal. También remite la el informe consolidado como respuesta de país a las entidades participantes.





DICIEMBRE/2013



}

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Cumplimiento de Requerimientos del Exterior.

Inicio

1. Revisa la correspondencia y la margina de acuerdo al área

específica.

2. Solicitar la información a otras entidades, incluyendo los

anexos respectivos.

Fin

3. Dar seguimiento a recibo de información y consolidar.

4. Consolidada y validada, traslada documento para VoBo

de Director Ejecutivo

5. Remitir informe consolidado a las entidades participantes.





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Solicitud de Coberturas a Eventos

Propósito del Procedimiento: Logro de divulgación efectiva de las actividades desarrolladas por la CNA.



1 Coordinador de Área o

Unidad

Solicita autorización al Director Ejecutivo para cobertura del evento

por parte de la Dirección de Comunicaciones.


Unidad

Con el VoBo del Director Ejecutivo, el Enlace Técnico y

Coordinador de Área o Unidad, verifican todos los datos del evento

a fin de poder realizar la solicitud de cobertura a la Dirección de

Comunicaciones del MJSP.

3 Enlace técnico

El Enlace técnico de la CNA solicita a la Directora de

Comunicaciones del MJSP el apoyo de cobertura y la designación

de enlace de comunicaciones. Así también se le entrega insumos

sobre el evento a realizar

4 Enlace técnico

El Enlace técnico de la CNA coordina con el enlace de

comunicaciones del MJSP los detalles del evento y elaboran el

Boletín informativo.

5 Enlace técnico

El Enlace técnico de la CNA y el enlace de comunicaciones el día

del evento coordinan la entrega directa del boletín informativo a los

medios, coordinan entrevistas a autoridades presentes el día del

evento o en fechas posteriores de ser necesarios, toma de imagen

y audio.

6 Enlace técnico El Enlace técnico de la CNA recibe del enlace de comunicaciones

el informe de monitoreo de prensa, CD de audio y video del evento.

7 Enlace técnico

El Enlace técnico de la CNA entrega el informe de monitoreo de

prensa, CD de audio y video del evento al Director Ejecutivo de la

CNA.





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Solicitud de Coberturas a Eventos

Inicio

1. Solicitar autorización para cobertura del evento por la

Dirección de Comunicaciones

Fin

2. Verificar todos los datos del evento

7. Entregar el informe de monitoreo de prensa, CD de audio y video del evento al

Director Ejecutivo

3. Solicitar apoyo de cobertura y la designación de enlace de

comunicaciones.

4. Coordinar con el enlace de comunicaciones los detalles

del evento y elaboran el Boletín informativo.

5. Coordinar entrega de boletín informativo, entrevistas a

autoridades presentes el día del evento y toma de video y

audio.

6. Recibir de comunicaciones el informe de monitoreo de prensa, CD de audio y video del evento.

A

A





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Participación en reuniones (atendiendo convocatoria)

Propósito del Procedimiento: Participación en reuniones



1 Asistente de Director Ejecutivo Da ingreso a la convocatoria

2 Coordinador de Área o Unidad Prepara la documentación necesaria para su participación en

la respectiva reunión.

3 Coordinador de Área o Unidad Participa en la reunión de acuerdo al lugar, hora y fecha de

convocatoria

4 Coordinador de Área o Unidad Prepara una Ayuda Memoria de la reunión para revisión y

Vo.Bo. del Director Ejecutivo

5 Coordinador de Área o Unidad Remite al Director Ejecutivo la Ayuda Memoria de la Reunión


Revisa la Ayuda Memoria y da su Vo.Bo. para que el

Coordinador de Área o Unidad de seguimiento a los acuerdos

y compromisos adquiridos durante la reunión

7 Coordinador de Área o Unidad Da seguimiento a los acuerdos y compromisos adquiridos.





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Participación en reuniones (atendiendo

convocatoria)

Inicio

1. Dar ingreso a la convocatoria recibida

Fin

2. Preparar la documentación para la

participación en la reunión.

7. Dar seguimiento a los acuerdos y compromisos

adquiridos.

3. Participa en la reunión de acuerdo al lugar, hora y fecha de convocatoria

4. Preparar Ayuda Memoria de la reunión

para revisión

5. Remitir al Director Ejecutivo la Ayuda Memoria

de la Reunión

6. Dar Visto Bueno dar seguimiento a los acuerdos y compromisos adquiridos

durante la reunión

A

A





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Reuniones de Miembros de la CNA

Propósito del Procedimiento: Realizar Reunión Plenaria de la CNA



1 Director Ejecutivo Designa que Coordinador de Área o Unidad deberá coordinar el

evento


Unidad

Elabora nota a los Señores Miembros del Pleno de la CNA, señalando

fecha, lugar y hora de la reunión, además solicitando confirmar

asistencia a fin de establecer quórum para realizar dicha reunión.


Unidad

Coordina con los demás coordinadores el apoyo logístico

(alimentación, audio y video, protocolo) y la agenda a desarrollar en la

reunión plenaria.

4 Coordinadores de Área o

Unidad

Elaboran los respectivos informes por área que se requieran según

agenda, a fin de preparar la documentación que será remitida a los

Miembros de la CNA


Unidad

Consolidan la información proporcionada por los demás Coordinadores

de Área o Unidad y elabora el documento único a remitir a los

Miembros de la CNA.


Unidad Elabora las notas para la remisión de la agenda y documentos

necesarios para la realización de la Reunión de Miembros de la CNA


Unidad

Elabora el borrador de Acta de la reunión y lo remite los Miembros

para su revisión y observaciones.


Unidad

Consolidan las observaciones y remite el Acta final para firma de la

misma.

9 Director Ejecutivo Coordinador de Área o Unidad deberá dar seguimiento a los acuerdos

emanados de la reunión de conformidad al área de competencia.





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimiento: Reuniones de Miembros de la CNA


Inicio

1. Designar a coordinador para coordinar el evento

Fin

2. Elaborar nota de convocatoria a los

Miembros del Pleno de la CNA

7. Elabora borrador de Acta de la reunión y remitirla a

los Miembros

3. Coordinar el apoyo logístico y la agenda a

desarrollar en la reunión plenaria.

4. Elaborar los informes por área que se requieran

según agenda.

6. Remitir agenda y documentos para la

realización de la Reunión de Miembros

8. Consolidar las observaciones y remitir el Acta final a los Miembros

para firma

9. Dar seguimiento a los acuerdos emanados de la

reunión

A

A

0Convocatoria

0

Informe por àrea

0Borrador de acta de

reuniòn





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Mantenimiento y Actualización de sitio Web

Propósito del Procedimiento: Mantener actualizado el Observatorio Salvadoreño sobre Drogas




Solicita VoBo a Director Ejecutivo sobre información a publicar en sitio Web.


Con el Vo.Bo. Proporciona la información electrónica o física a la Coordinadora de Observatorio

3 Coordinadora de Observatorio

Dependiendo de la información recibida externa e interna, así como del formato, procede a crear las páginas web con su respectivo diseño, los links de las páginas web y prueba los mismos.

4. Coordinadora de Observatorio Una vez probados se conecta a servidor del MJSP para subir los archivos a actualizar. Se prueba el link subido y se informa a quien corresponda sobre la actualización.





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Mantenimiento y Actualización de sitio Web

Inicio

1. Solicitar autorización para publicar en sitio Web.

Fin

2. Recibir información electrónica o física para

editar.

4. Probar links de páginas creadas e

informar

3. Edición de información y creación de página Web





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Apoyo Técnico Informático

Propósito del Procedimiento: Sistematizar el procedimiento efectuado para dar apoyo técnico informático a las diferentes áreas de la CNA.



1 Coordinador de Área o Unidad o Director Ejecutivo o Asistente de Director

Solicitan a Coordinadora de Sistemas de Información apoyo técnico informático dentro de oficina como en reuniones, eventos o talleres.

2 Coordinadora de Sistemas de Información

Si el apoyo solicitado es para equipo instalado dentro de la oficina, la Coordinadora de Sistemas de Información procede a revisar el equipo, software, conexiones de red, dependiendo del problema generado, si el problema es generado desde los servidores establece contacto con la Dirección de Informática del MJSP para reportar el problema o solicitar el apoyo necesario.


Si el apoyo solicitado es para apoyo técnico informático en reuniones, eventos y talleres la Coordinadora de Sistemas de Información verifica con el Coordinador de Área o Unidad todos los detalles a necesitar a fin de revisar si es necesario la compra de insumos informáticos, alquiler de equipo, etc.


Si el apoyo solicitado es para compra de equipo la Coordinadora de Sistemas de Información asesora con las especificaciones técnicas, cotizaciones a empresas. Si el apoyo es por equipo dañado se procede a gestionar la reparación del mismo.





DICIEMBRE/2013



No No

Si

Si

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Apoyo Técnico Informático

Inicio

1. Solicitar apoyo técnico informático dentro de oficina como en reuniones, eventos

o talleres.

Fin

Si el apoyo es para equipo dentro de la

oficina

Si el apoyo es en

reuniones, eventos y talleres

2. Revisar el equipo, software, conexiones de

red, establecer contacto con la Dirección de Informática del MJSP para reportar el

problema o solicitar el apoyo necesario.

3. Brindar apoyo informático y revisar todos los detalles a necesitar a fin de revisar si es necesario la compra de

insumos informáticos, alquiler de equipo, etc.

4. Asesorar con las especificaciones técnicas,

cotizaciones a empresas del equipo a adquirir.





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral

Propósito del Procedimiento: Dar Respuesta a Solicitud de opinión Ilustrativa




Recibe la Solicitud de Opinión Ilustrativa de los Estatutos de Nuevas ONGs, Fundaciones o Iglesias que contengan temas vinculados con las drogas de Parte de la Dirección General del Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro del Ministerio de Gobernación.

2 Director Ejecutivo Traslada solicitud a Coordinador de Área a fin de que se inicie el proceso de dar respuesta

3 Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica

Realiza consultas internas con los demás coordinadores de área, dependiendo del contenido de los Estatutos


Se centraliza la información y se elabora la respuesta la cual puede ser en sentido positivo o negativo, con respecto a la aprobación de los Estatutos.


Se le presenta la propuesta al Director Ejecutivo, para que este dé su visto bueno; si cuenta con el visto bueno se procede a su remisión.

6 Director Ejecutivo Se envía, vía nota oficial dirigida a la Dirección General del Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro del Ministerio de Gobernación.





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral

1. Se recibe la Solicitud de

Opinion Ilustrativa de los

Estatutos de Nuevas ONGs

3. Coordinador Realiza

consultas internas con los

demás coordinadores de

área, dependiendo del

contenido de los Estatutos

4. Se elabora la respuesta

5. Se le presenta la propuesta al

Director Ejecutivo, para Vbo

6. Remisión de documento

solicitado.

2. Corre traslado al

Coordinador de área a fin de

que se inicie el proceso de

dar respuesta

Fin

Documento Respuesta





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Apoyo Técnico Jurídico

Propósito del Procedimiento: Dar soporte y sustento jurídico a las diversas actividades que desarrollan las diferentes áreas de la DE-CNA, tanto en opiniones, elaboración de contratos, propuestas de reformas de leyes, elaboración de documentos, análisis, etcétera.



1 Coordinador de Área o Unidad y/o Director Ejecutivo

Solicitan a Coordinador de la Unidad de Asistencia Jurídica apoyo técnico jurídico dentro de oficina como en reuniones, eventos o talleres.

2 Coordinador Unidad de Asistencia Jurídica

La Actividad a realizar dependerá del tipo de apoyo solicitado, no obstante inicialmente se procede al análisis del documento y se emite opinión


Se realizan reuniones para presentación de la propuesta jurídica con el técnico que solicitó el apoyo.


Se entrega la propuesta técnico jurídica definitiva la cual dependerá del tipo de apoyo solicita inicialmente, es decir, un contrato, un acuerdo, una propuesta de reforma de ley, elaboración de un cuerpo normativo, etcétera.





DICIEMBRE/2013


Inicio


Diagrama de Flujo del Procedimiento: Apoyo Técnico Jurídico

1. Solicitud de apoyo técnico

jurídico dentro de oficina como en

reuniones, eventos o talleres.

3. Se realizan reuniones para

presentación de la propuesta

jurídica

4. Se entrega la propuesta

técnico jurídica definitiva la cual

dependerá del tipo de apoyo

solicita inicialmente

2. Análisis del documento y se

emite opinión

Fin





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Manejo del Fondo circulante de Caja chica

Propósito del Procedimiento: Sistematizar el procedimiento efectuado para las compras de bienes y servicios a través del Fondo Circulante y la elaboración de pólizas de reintegro.



1 Coordinador de Área o Unidad Solicita autorización a Director Ejecutivo para adquisición de bien o servicio.

2 Coordinador de Área o Unidad Con la autorización del Director Ejecutivo, procede según el caso a solicitar cotizaciones o identificar proveedor de bien o servicio.


Verifica lo siguiente: 1) Si monto del bien o servicio es mayor a $100 dólares verifica a nombre de quien se hará cheque; 2) Si es mayor de $113, se debe retener el 1% de IVA, llenando el formulario respectivo, 3) Si es servicio verificar si procede el descuento del 10% de Renta. Todo ello, según la normativa nacional y/o interna vigente.


Si la compra se hace directamente, Coordinadora Administrativa justifica y llena el vale de caja chica con las firmas respectivas, indicando los datos que debe llevar la factura y entrega al Coordinador de Área o Unidad/Ordenanza/Motorista/Asistente de Dirección el efectivo, cheque o formulario de retención de IVA.

5 Coordinador de Área o Unidad Realiza compra de bien o adquisición de servicio

6 Coordinador de Área o Unidad Entregan comprobante de pago a Coordinadora administrativa, y si aplica el formulario de retención de IVA, quien revisa que los datos vayan correctamente.

7 Coordinadora Administrativa Si el pago se realiza en las oficinas de la CNA, el proveedor entrega el bien o servicio a la Coordinadora Administrativa, así como el comprobante de pago.





DICIEMBRE/2013


8 Coordinadora Administrativa Procede a revisar factura con los datos requeridos y verifica si aplica retención de la Renta, IVA, y procede a cancelar ya sea en efectivo o cheque.

9 Coordinadora Administrativa Llena las facturas con la justificación de compra, las firma y sella, luego archiva los comprobantes de pago para su posterior liquidación.

10 Coordinadora Administrativa Verifica el monto de las facturas o comprobantes de pago y procede a realizar póliza de reintegro

11 Coordinadora Administrativa Llena la matriz de póliza de reintegro con los datos de las facturas o comprobantes de pago, colocando cada monto según el específico a que corresponda.

12 Coordinadora Administrativa Imprime póliza de reintegro, revisa y firma, anexándole los comprobantes de pago, y documentación que justifica el gasto.

13 Coordinadora Administrativa/ordenanza Remite la póliza de reintegro a la Dirección Financiera del MJSP para su revisión y posterior reintegro.

14 Coordinadora Administrativa Archiva póliza y da seguimiento con la Dirección Financiera al reintegro de póliza





DICIEMBRE/2013



No

Si

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo del Fondo circulante de Caja chica

Inicio

1. Solicitar autorización a para adquisición de bien

o servicio.

2. Solicitar cotizaciones o identificar proveedor de

bien o servicio.

7. Entregar el bien o servicio por parte del

proveedor y comprobante de pago.

3. Verificar monto del bien, detalles de cheque,

retención de IVA, descuento de Renta.

4. Llenar el vale de caja chica con las firmas

respectivas

5. Realizar compra de bien o adquisición de

servicio8. Revisar factura y verificar si aplica

retención de la Renta, IVA, cancelar ya sea en

efectivo o cheque.

¿Pago se realiza en oficinas?

1

2





DICIEMBRE/2013



Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo del Fondo circulante de Caja chica

Fin

6. Recibir comprobantes de pago y revisión de datos en

los mismos.9. Llenar las facturas con la

justificación de compra, firmar y sellar.

10. Verificar el monto de las facturas o comprobantes de pago y proceder a realizar

poliza de reintegro

12. Trasladar poliza de reintegro y sus

comprobantes de pago para para revisión y firma.

13. Remitir poliza de reintegro a la Dirección Financiera del MJSP.

14. Archivar poliza

11. Llenar matriz de poliza de reintegro con datos de

facturas o comprobantes de pago.

1 2

Comprovante de pago





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Informe de Descuento de Renta e IVA

Propósito del Procedimiento: Informar mensualmente sobre los descuentos de Renta e IVA




Realiza en los dos primeros días hábiles de mes la matriz consolidada de descuentos del 10% de Renta o del 1% de IVA, realizados durante el mes anterior, tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.


Imprime matriz consolidada, la revisa y firma, anexando los comprobantes y formularios correspondientes, tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.

3

Coordinadora Administrativa/Director Ejecutivo/Asistente de Director/Ordenanza

Traslada a Director Ejecutivo la matriz consolidada, comprobantes y formularios para revisión y firma, tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA. Elabora nota a la Dirección Financiera del MJSP remitiendo documentación de conformidad a procedimiento MP-CNA-DE-001 tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.

4 Coordinadora Administrativa Archiva matriz consolidada recibida por la Dirección Financiera del MJSP tanto en la cuenta del Fondo Circulante como en las Cuentas de la CNA.





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimiento: Informe de Descuento de Renta e IVA


Inicio

1. Realizar matriz consolidada de descuentos

de Renta o de IVA

Fin

3. Trasladar la matriz consolidada, comprobantes y formularios para revisión y

firma.

4. Remitir matriz consolidadas a Dirección

Financiera

Matriz consolidada

2. Imprimir matriz consolidada, anexando los comprobantes y formularios





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Manejo de Cuentas de la CNA

Propósito del Procedimiento: Sistematizar el procedimiento efectuado para las compras de bienes y adquisición de servicios a través delas cuentas de la CNA.




Solicitan autorización a Director Ejecutivo para adquisición de bien o servicio.


Con la autorización del Director Ejecutivo, procede según el caso a solicitar cotizaciones o identificar proveedor de bien o servicio.


Verifica lo siguiente: 1) Verifica a nombre de quien se hará cheque; 2) Si es mayor de $113, se debe retener el 1% de IVA, llenando el formulario respectivo, 3) Si es servicio verificar si procede el descuento del 10% de Renta, según normativa nacional y/o institucional vigente. Si la compra se hace directamente, la Coordinadora Administrativa justifica e indica los datos que deben llevar la factura y entrega al Coordinador de Área o Unidad/Ordenanza/Motorista/Asistente de Dirección el cheque o formulario de retención de IVA.


Realizan compra de bien o adquisición de servicio.


Entrega comprobante de pago a Coordinadora administrativa, y si aplica el formulario de retención de IVA, quien revisa que los datos vayan correctamente,

6 Coordinadora Administrativa Si el pago se realiza en las oficinas de la CNA, el proveedor entrega el bien o servicio a la Coordinadora Administrativa, así como el comprobante de pago.





DICIEMBRE/2013


7 Coordinadora Administrativa Procede a revisar factura con los datos requeridos y verifica si aplica retención de la Renta, IVA, y procede a elaborar cheque para su firma y lo entrega a proveedor.

8 Coordinadora Administrativa Llena las facturas con la justificación de compra, las firma y sella, luego archiva los comprobantes de pago para su posterior informe a la Dirección Financiera.


Llena la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago, justificando el motivo de la compra, proveedor y monto. Imprime la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago revisa y firma, anexándole los comprobantes de pago, y documentación que justifica el gasto.

10 Coordinadora Administrativa Traslada a Director Ejecutivo la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago para para revisión y firma.

11 Coordinadora Administrativa/ordenanza

Remite la matriz de informe de movimientos de las cuentas con los datos de las facturas o comprobantes de pago a la Dirección Financiera del MJSP.

12 Coordinadora Administrativa Archiva matriz de informe de movimientos de las cuentas.





DICIEMBRE/2013


No

Si

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo de Cuentas de la CNA


Inicio

1. Solicitar autorización a para adquisición de bien o

servicio.

2. Solicitar cotizaciones o identificar proveedor de bien

o servicio.

5. Entregar el bien o servicio por parte del

proveedor y comprobante de pago.

3. Verificar monto del bien, detalles de cheque,

retención de IVA, descuento de Renta.

4. Realizar compra de bien o adquisición de servicio

6. Revisar factura y verificar si aplica retención de la

Renta, IVA, cancelar ya sea en efectivo o cheque.

¿Pago se realiza en oficinas?

1 2





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimiento: Manejo de Cuentas de la CNA


Fin

9. Recibir comprobantes de pago y revisión de datos en

los mismos.

7. Llenar las facturas con la justificación de compra,

firmar y sellar.

10. Trasladar la matriz de informe de movimientos de

las cuentas para para revisión y firma.

11. Remitir matriz de informe de movimientos de las cuentas a la Dirección

Financiera.

12. Archivar informe y

comprobantes

9. Llenar matriz de informe de movimientos de las cuentas justificando el motivo de la compra

1 2





DICIEMBRE/2013


D) DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO






DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DCP-01 Relacionado con: PS-DCP-01

Procedimiento: Cobertura periodística de eventos

Propósito del Procedimiento: Dar cobertura a las actividades en las cuales participan los titulares y directores para luego elaborar notas informativas.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo.


1 Director Define el evento a cubrir

2 Director, jefe de prensa y colaboradores de

prensa (2). Asiste al evento

3 Director y jefe de prensa Atiende a periodistas

4 Colaboradores de prensa (2) Toma de fotografías, video y audio.

5 Colaborador de prensa Elabora nota informativa

6 Colaborador de prensa Entrega de material a Web Master para actualizar

página web





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.DEFINE EVENTO A CUBRIR

2. UNIDAD DE PRENSA ASISTE AL EVENTO

ASIGNADO

3. ATIENDE Y DIRIGE A LOS PERIODISTAS DE LOS

DIFERENTES MEDIOS EN LA TOMA DE

FOTOGRAFIAS Y VIDEO

4.REALIZA TOMA DE FOTOGRAFIAS Y VIDEO

DESCRIPCION DEL PROCESO : COBERTURA PERIODISTICA DE EVENTOS

CLAVE: MP -DCP-001

5. ELABORA NOTA INFORMATIVA

FIN

6.ENTREGA MATERIAL A WEBMASTER PARA

ACTUALIZAR PAGINA WEB





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Edición de Noticiero

Propósito del Procedimiento: Informar a la población sobre eventos que realiza el Ministerio de Justicia y Seguridad Publica

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Comunicaciones y Protocolo


1 Director Define los eventos a incluir dentro del noticiero

2 Colaboradores de prensa (4) Toma de video del evento.

3 Colaboradores de Prensa (4) Redacta nota

4 Coordinador de prensa Revisa guiones de las notas

5 Coordinador de prensa y colaborador de prensa

Locutan las notas informativas

6 Editor Edita notas incluidas en el noticiero

7 Editor Lleva el material al medio de comunicaciones





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.DEFINE LOS EVENTOS A INCLUIR DENTRO DEL NOTICIERO

2. TOMA DE VIDEO DEL EVENTO.

3. REDACTA LA NOTA

4.REVISA GUIONES DE LAS NOTAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : EDICION DE NOTICIERO

CLAVE: MP -DCP-002

5. LOCUTAN LAS NOTAS INFORMATIVAS

6. EDITA NOTAS INCLUIDAS EN EL NOTICIERO

FIN

7.LLEVA EL MATERIAL AL MEDIO DE COMUNICACIONES





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Monitoreo de medios de comunicación escrita

Propósito del Procedimiento: llevar un control del manejo informativo de noticias relacionadas al Ministerio de Justicia y Seguridad.



1 Director Asigna el periódico a recortar

2 Colaborador de prensa Selecciona las noticias de interés para el Ministerio.

3 Colaborador de prensa Elabora un resumen informativo de cada una de las notas

seleccionadas.

4 Colaborador de prensa Envía en físico a los Titulares y en digital a los Directores.

5 Colaborador de prensa Recorta las notas del periódico relacionadas con el

Ministerio.

6 Colaborador de prensa Archiva las noticias





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.ASIGNA EL PERIÓDICO A RECORTAR

2. SELECCIONA LAS NOTICIAS DE INTERÉS PARA EL MINISTERIO

3. ELABORA UN RESUMEN INFORMATIVO DE CADA UNA DE

LAS NOTAS SELECCIONADAS.

4.ENVÍA EN FÍSICO A LOS TITULARES Y EN DIGITAL A LOS

DIRECTORES

DESCRIPCION DEL PROCESO : MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

CLAVE: MP -DCP-003

FIN

6. ARCHIVARNOTICIAS

5.RECORTA LAS NOTAS DEL PERIÓDICO RELACIONADAS CON

EL MINISTERIO.





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Monitoreo de medios de comunicación televisivos

Propósito del Procedimiento: Llevar un control del manejo informativo de noticias relacionadas al Ministerio de Justicia y Seguridad transmitidas en televisión



1 Director Asigna medio televisivo a monitorear

2 Colaborador de prensa Graba cada uno de los noticieros transmitidos al mediodía

3 Colaborador de prensa Selecciona las noticias de interés para el Ministerio.

4 Colaborador de prensa Elabora un resumen informativo de cada una de las notas

transmitidas en los medios televisivos del mediodía

5 Colaborador de prensa Envía en físico a los Titulares y en digital a los Directores

.

6 Colaborador de prensa Archiva los informes noticiosos.





DICIEMBRE/2013


INICIO

1. MONITOREAR Y GRABAR CADA UNO DE LOS NOTICIEROS TRANSMITIDOS AL

MEDIODIA

2. GRABA CADA UNO DE LOS NOTICIEROS TRANSMITIDOS

AL MEDIODIA

3. SELECCIONA LAS NOTICIAS DE INTERES PARA EL

MINISTERIO

4.ELABORA RESUMEN INFORMATIVO DE CADA UNA

DE LAS NOTICIAS TRANSMITIDAS EN LOS MEDIOS DEL MEDIODIA

DESCRIPCION DEL PROCESO : MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN TELEVISIVOS

CLAVE: MP -DCP-004

FIN

6.ALMACENA INFORMES

NOTICIOSOS

5.ENVIA MATERIAL INFORMATIVO FISICO Y

DIGITAL A LOS TITULARES





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Conferencia de prensa

Propósito del Procedimiento: Dar a conocer información sobre planes, proyectos y programas del trabajo realizado por este ministerio

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de comunicaciones y Protocolo


1 Director Define el tema sobre la conferencia de prensa.

2 Coordinador de prensa o

colaborador de prensa Realiza la convocatoria de prensa.

3 Coordinador de prensa o

colaborador de prensa Envía convocatoria a los medios de comunicación.

4 Coordinador de Prensa Elabora boletín Informativo.

5 Director y coordinador de prensa Coordina a los periodistas en la conferencia.

6 Colaboradores de prensa (2) Graba audio, toma video y fotografía

7 Coordinador de prensa Elabora una guía de preguntas hechas por los periodistas y

dirigidas a los titulares.

8 Director Realiza la despedida de medios.





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.DEFINE EL TEMA SOBRE LA CONFERENCIA DE PRENSA

QUE SE DARAN A LOS DIFERENTES MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

2. REALIZA LA CONVOCATORIA DE

PRENSA

3. ENVIA CONVOCATORIAA LOS MEDIOS DE COMUNICACION

4.ELABORA BOLETIN INFORMATIVO

DESCRIPCION DEL PROCESO : CONFERENCIA DE PRENSA

CLAVE: MP -DCP-005

5. COORDINA A LOS PERIODISTAS DUARNTE

CONFERENCIA

6. GRABA AUDIO TOMAR VIDEO Y FOTOGRAFIAS

DURANTE LA CONFERENCIA DE PRENSA

FIN

7. ELABORA GUIA DE PREGUNTAS HECHAS POR LOS PERIODISTAS HACIA

LOS TITULARES

8. DESPIDE A LOS MEDIOS





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Gestión de entrevistas

Propósito del Procedimiento: Atender solicitudes de entrevistas de los Titulares en los medios de comunicación.



1 Director Recibe y gestiona las solicitudes de entrevistas para los

Titulares

2 Director Consulta a los Titulares disponibilidad de agenda para la

aprobación de la solicitud

3 Director Confirma solicitudes a los medios de comunicación

4 Titular Ofrece entrevista a los medios de comunicación

5 Colaboradores de prensa (2) Realiza toma de fotografías y graba audio

6 Colaborador de prensa Almacena fotografías





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.RECIBE Y GESTIONA LAS SOLICIUDES DE ENTREVISTAS

PARA LOS TITULARES

2. CONSULTA A LOS TITULARES DISPONIBILIDAD

DE AGENDA PARA LA APROBACION DE LA

SOLICITUD

3. CONFIRMA SOLICITUDES A LOS MEDIOS DE COMUNICACION

4.OFRECE ENTREVISTA POR PARTE DE LOS TITULARES A

LOS MEDIOS DE COMUNICACION

DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION DE ENTREVISTAS

CLAVE: MP -DCP-006

5. REALIZA TOMA DE FOTOGRAFIAS Y GRABA

AUDIO

FIN

6.ALMACENA FOTOGRAFIAS





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DCP-007

Relacionado con: PS-DCP-04

Procedimiento: Montaje de eventos

Propósito del Procedimiento: Organizar y coordinar los eventos de los Titulares



1 Director Define el evento a realizar

2 Jefe de protocolo

Visita y reconoce el lugar donde se realizará el

evento

3 Jefe de protocolo

Determina requerimientos

4 Jefe de protocolo

Realiza el montaje del evento

5

Jefe de protocolo Desarrolla el evento





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.DEFINE EVENTOS A REALIZAR

2. VISITA Y RECONOCE EL LUGAR DONDE SE

REALIZARA EL EVENTO

3. DETERMINA REQUERIMIENTOS

4.REALIZA MONTAJE DE EVENTOS

DESCRIPCION DEL PROCESO : MONTAJE DE EVENTOS

CLAVE: MP -DCP-007

5. DESARROLLA EL EVENTO

FIN





DICIEMBRE/2013


E) DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL






DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-001 Relacionado con el Proceso: PS-DF-01

Procedimiento: Formulación del Presupuesto Institucional

Propósito del Procedimiento: Elaboración del Presupuesto

Unidad Responsable: Dirección Financiera Institucional

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.

Director Financiero

Propone al Titular los miembros que integrarán el Comité Técnico de

formulación presupuestaria.

2.

Recibe comunicación del Titular referente a la Política Presupuestaria, las

Normas de Formulación Presupuestaria y el techo presupuestario

asignado por el Ministerio de Hacienda al Ministerio de Justicia y

Seguridad Pública (MJSP).

3.

Remite las Políticas y Normas de Formulación Presupuestaria al

Departamento de Presupuesto de la Secretaria de Estado (SE), y a las

diferentes Direcciones de la SE, Unidades Financieras de PNC, DGCP y

DGME, y UFIS de las Instituciones Adscritas (ANSP y UTE). Incluyendo

la comunicación de techos que directamente asigna el Ministerio de

Hacienda a varias dependencias del Ramo.

4.

Se reúne con el comité técnico de formulación presupuestaria y coordinan

las actividades a realizar para la elaboración de los Planes Anuales

Operativos, Presupuesto de Recursos Humanos, Plan de Compras, y

proyectos, a fin de preparar una propuesta de asignación de techos de

conformidad a la estructura presupuestaria de la institución.

5.

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos la certificación de las

plazas actividades correspondientes a la Secretaría de Estado con toda la

información concerniente al rubro Remuneraciones incluyendo traslados y

reclasificaciones de plazas para el ejercicio fiscal a presupuestar.

6. Remite al Departamento de Presupuesto documentación proveniente de

Recursos Humanos.

7. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe la información base referente a Remuneraciones.

8. Procede a distribuir entre los Técnicos Presupuestarios la información a

procesar en el sistema SAFI

9. Técnico de Recibe y revisa la documentación.





DICIEMBRE/2013


10. Presupuesto Si existe observación, se coordina con el Jefe de Presupuesto para

obtener la corrección.

11.

De no existir observación se procede a digitar en el aplicativo SAFI.

Imprime reportes (AFUP-2) para su revisión

12. Traslada a Jefe de Presupuesto.

13. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Verifica con el apoyo de un técnico los reportes AFUP – 2 si es

necesario corregir se le devuelve al técnico asignado.

14. Técnico de

Presupuesto

Recibe documentación con observación

15. Realiza corrección y lo envía nuevamente al Jefe de Presupuesto para su

revisión.

16. Director Financiero

Coordina con la DACI las asignaciones presupuestarias por cada Línea

de Trabajo

17.

Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe de la DACI el Consolidado Anual de adquisición de bienes y

servicios por línea de trabajo.

18. Verifica si los totales son congruentes con los techos asignados

19. Traslada a los Técnicos para su respectivo ingreso al SAFI

20.

Técnico de

Presupuesto

Digita los montos de bienes y servicios por específico correspondientes a

cada Línea de Trabajo y el detalle de los activos fijos.

Imprime reporte y lo envía al Jefe de Presupuesto para su revisión

21. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe reporte y procede a revisión

22. Si existe observación, lo remite al técnico responsable para su corrección

de lo contrario, se da por correcta la información

23. Técnico de

Presupuesto

Corrige la información y lo envía al Jefe de presupuesto.


Recibe de la Dirección de Planificación la programación física-financiera

de actividades presentadas por las diferentes Direcciones, de

conformidad a los techos con los que cada Dirección ha formulado su





DICIEMBRE/2013


Plan Anual Operativo.

25. Remite al Jefe de Presupuesto

26.

Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe la programación física-financiera de cada Línea de Trabajo que

incluye las actividades, unidades de medida, metas anuales y costos

asignados a cada actividad

27. Verifica si los totales son congruentes con los techos asignados

28. Traslada a los Técnicos para su respectivo ingreso al SAFI

29. Técnico de

Presupuesto

Digita en cada Línea de Trabajo asignada las actividades, unidades de

medida, metas anuales y costos correspondientes a cada actividad

Imprime reporte y lo envía al Jefe de Presupuesto para su revisión

30. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe reportes y procede a revisión

31. Si existe observación, lo remite al técnico responsable para su corrección,

de lo contrario se da por correcta la información.

32. Técnico de

Presupuesto

Recibe información y realiza correcciones

33.

Dirección Financiera

Recibe del Despacho Ministerial los anteproyectos de presupuesto

procesados y firmados de las dependencias (Policía Nacional Civil y

Dirección General de Centros Penales) y de las instituciones adscritas

(ANSP y UTE).

34. Traslada la documentación al Jefe de Presupuesto para su verificación.

35.

Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe copia de los presupuestos de las dependencias (Policía Nacional

Civil y Dirección General de Centros Penales) y de las instituciones

adscritas (ANSP y UTE), verifica si los montos coinciden con los techos.

36. Traslada documentación de las instituciones adscritas, al Técnico

asignado para su respectivo ingreso al SAFI.

37. Técnico de

Presupuesto

Recibe documentación y digita en el SAFI la información correspondiente

Imprime el Presupuesto por Específico de Gasto y anexos para su

revisión





DICIEMBRE/2013


NOTA: la Ejecución de este Procedimiento, por ser de CARÁCTER ESTRATÉGICO podrá

modificarse de acuerdo a las necesidades que defina el Titular en funciones.

38. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Revisa los reportes impresos y si hay correcciones que hacer se le

indican al Técnico Presupuestario

39. Consolida y entrega el proyecto de presupuesto institucional con sus

anexos al Director Financiero.

40.

Director Financiero

Revisa la documentación y la traslada a la Dirección Ejecutiva

41. Recibe documentación firmada y sellada por el Titular

42. Remite el Proyecto de Presupuesto Institucional a la Dirección General

del Presupuesto del Ministerio de Hacienda.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-001


INCIO

Propone al Titular Comité Técnico de

Formulación

Remite al departamento de

presupuesto certificación de RRHH

Traslada a Jefe de Presupuestos

Registra los datos en el aplicativo

SAFI

Recibe las Políticas, normas y

comunicación de Techo

Presupuestario

AFUP (2)

Remite a las diferentes dependencias

las políticas, normas de formulación

presupuestaria

Recibe de RRHH certificación de

plazas con sus respectivos

movimientos

2

1

6

5

3

7

8

9

11

10

Recibe certificación base de RRHH

Distribuye la documentación a los

técnicos presupuestarios

Recibe y revisa la documentación

Se reune con el comité de formulación

para distribución de asignación4

Existe observación

Coordina con RRHH para solventar

observación

12

1

2

3





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-001


1

Recibe reportes y verifica información

Traslada a los técnicos para el registro

en el SAFI

Recibe reportes con observación

Coordina con la DACI las

asignaciones por LT.

Verifica los totales con el total de las

asignaciones

13

18

16

20

21

23

22

Reciben y registran en el aplicativo

SAFI

Recibe y revisa reporte

Recibe de la DACI el consolidado

anual de adquisiciones17

Existe observación

Remite al técnico responsable para su

correcciónSI

Existe observación

2

SI

Reporte por objeto especifico Realiza las correcciones y lo envia al

Jefe de Presupuesto

NO

3

A

NO

14

19

A

Corrige observaciones 15





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-001


Verifica que los totales sean

congruentes con los techos asignados

Recibe de la Dirección de

Planificación los planes anuales de

trabajo

Recibe los planes de trabajo, 26

24

28

30

33

32

31

Traslada a los técnicos

Recibe y revisa reporte

Remite al Jefe de Presupuesto 25

Existe observación

Remite al técnico responsable para su

correcciónSI

Reporte Realiza las correcciones

3

27

Introduce la información en el

Aplicativo SAFI29

Recibe los presupuestos de las

Dependencias

Traslada la documentación al Jefe de

Presupuesto34

Recibe información y verifica que los

montos estén acorde a los techos

asignados

Traslada documentación de las

ADSCRITAS al técnico responsable

Recibe y digita información en el SAFI

Revisa los reportes

Imprime reporte

3635

37

38Entrega reportes y anexos a la


Revisa información y la traslada a la

Dirección Ejecutiva

Recibe proyecto de presupuesto

firmado por el títular.

Envía el proyecto de presupuesto a la

Dirección General del Presupuesto

(MH)

FIN

A

39

4140

42

ANO

3





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-002 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02

Procedimiento: Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES

Propósito del Procedimiento: Guía para elaboración de la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES



1.

Director Financiero

Recibe comunicación del Presupuesto Institucional Votado por la Asamblea

Legislativa.

2.

Comunica el Presupuesto Votado a la PNC, DGCP, Dirección General de

Migración, ANSP, UTE, y a las diferentes Direcciones de la Secretaria de

Estado.

3. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe comunicación de la Dirección General de Presupuesto y/o de la

Dirección Financiera Institucional informando que ya está disponible en la

aplicación SAFI el proceso para digitar la PEP.

4. Da instrucciones a técnico de Presupuesto para que verifique las tablas en

la base de datos del aplicativo SAFI.

5. Técnico de

Presupuesto

Verificación y mantenimiento de las tablas en catálogos como:

1. Presupuestarias

2. Inversión Pública aperturando proyectos que tienen continuidad

3. Contable

4. Recursos Humanos

5. Institucionales

6. Generales

6.

Director Financiero

Comunica el Presupuesto Votado a la DACI para la programación anual por

objeto específico, correspondiente a los Rubros de Bienes y Servicios (54-

61) y de los meses de enero a diciembre.

7.

Recibe de las USEFIS (PNC y DGCP) y de las Instituciones Adscritas

(ANSP y UTE) las respectivas PEP firmadas por los responsables de cada

institución, las cuales han sido previamente digitadas en el SAFI de cada

una de las mencionadas instituciones.





DICIEMBRE/2013


8.

Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe de la DACI la información de la programación presupuestaria por

objeto especifico de los rubros de Bienes y Servicios ( 54 -61)

9.

Recibe de la Dirección Financiera la PEP correspondiente a las USEFIS

(PNC y DGCP) y de las Instituciones Adscritas (ANSP y UTE) para su

verificación.

10.

Asigna al técnico de presupuesto para la revisión de la documentación de

las PEP de las USEFIS e Instituciones Adscritas, así como la programación

recibida de la DACI.

11.

Técnico de

Presupuesto

Verifica la información recibida de la DACI considerando que las

asignaciones de los recursos se efectúen en los meses que se proyecta

recibir los bienes y servicios.

12. Verifican en el SAFI los valores de la PEP de cada una de las USEFIS.

13.

En el caso de las Instituciones Adscritas se digitan en el Sistema SAFI los

montos mensuales totales en la respectiva línea de trabajo que corresponde

al rubro 56 transferencias corrientes.

14.

Se digita la PEP correspondiente a la Secretaría de Estado en los diferentes

rubros de gasto e inversión, conforme a la documentación recibida de la

DACI e información a cargo del departamento de presupuesto.

En los específicos que le corresponden al área de presupuesto como

servicios básicos y tasas municipales son digitados los valores tomando en

cuenta datos actualizados.

15.

Se realiza trabajo de impresión para verificación y cuadratura con el

presupuesto votado.

Impresión definitiva para ser entregada a la Dirección Financiera

Institucional.

16. Remite al Jefe de Presupuesto la PEP institucional.

17. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe PEP Institucional

18. Revisa que la información sea acorde al presupuesto votado

19. Remite a la PEP Institucional al Director Financiero.





DICIEMBRE/2013


20.

Director Financiero

Recibe la PEP Institucional

21. Revisa y firma la PEP Institucional.

22.

Envía la PEP firmada a la Dirección General del Presupuesto (DGP) para la

respectiva aprobación.

23.

Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Verifica en el SAFI cuando la Dirección General de Presupuesto cambia el

estado de elaboración de la PEP al estado de aprobada.


Recibe la PEP firmada por el Director General del Presupuesto.

25.

Distribuye la PEP debidamente firmada a las USEFIS de la PNC, DGCP y

comunica al resto de Direcciones la aprobación del presupuesto asignado, a

fin de dar inicio el proceso de ejecución presupuestaria.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-002

Procedimiento: Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES

INCIO

Recibe comunicación de presupuesto

votado

Recibe de PNC, DGCP, ANSP y UTE

PEP

Asigna Técnico de Presupuesto para

revisión.

Recibe de la Dirección Financiera la

PEP de la PNC, DGCP, UTE y ANSP

Verifica información recibida de la

DACI

Recibe de la DGP y/o DFI que ya esta

habilitado en el Sistema SAFI para el

ingreso de PEP

Comunica a PNC, DGCP, DGMYE,

ANSP y UTE

FIN

Da instrucciones a los técnicos de

presupuesto para revisión de tablas

SAFI

Verifican y dan mantenimiento a

tablas de la base de datos SAFI.

2

1

6

5

4

3

7

8

9

10

12

11

PEP para revisión

Comunica a la DACI el presupuesto

votado

Recibe de la DACI información de la

asignación de los rubros del 54 al 99.

Se verifican los datos de cada una de

la USEFIS

A

A

Se revisa y cuadra con presupuesto

votado

En el caso de las Adscritas se

programan los montos mensuales en

el especifico de transferencias

PEP

Remite al Jefe de Presupuesto

14

16

15

17

18

19

20

22

21

Recibe la PEP

Revisa que la PEP sea de acuerdo al

presupuesto votado

Remite la PEP a la Directora

Financiera

Recibe la PEP

Firma la PEP Institucional

Envía la PEP al Ministro de Hacienda

y a la Dirección General de

Presupuestos

Se digitan los datos de la Secretaria

de Estado en el Aplicativo SAFI13

Distribuye la PEP a las Direcciones

correspondientes.

Recibe PEP autorizada por la

Dirección General del Presupuesto

Verifica en el SAFI el cambio de

Estado de la PEP

25

24

23





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Pago de Remuneraciones (GOES)

Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de

remuneraciones GOES



1. Tesorera Institucional

Comunica a la Dirección de Recursos Humanos la fecha en que se

requerirán las planillas (un ejemplar) con base a la programación de pagos

definida por la DGT.

2.

Técnico Tesorería

Recibe las planillas firmadas y procede a la revisión de los siguientes

aspectos:

Descuentos de Ley (AFP, ISSS, INPEP, IPSFA Y RENTA) y otros

correspondientes a compromisos adquiridos por los empleados.

3.

Si hay inconsistencias remite las planillas revisadas a RRHH con

observaciones para corrección

4. De no haber observaciones le comunica a RRHH para realizar carga de

salarios

5.

Técnico de

Presupuesto

Recibe resumen general del área tesorería y archivos por medio de correo

electrónico de la Dirección de Recursos Humanos.

6.

Inicia proceso de carga automática en el sistema SAFI, éste verifica los

números de NIT y la disponibilidad presupuestaria, si la información es

correcta y la disponibilidad suficiente, se procede a la carga automática.

Se genera el Reporte de Control de Compromisos Presupuestarios, imprime

y archiva.

7.

Traslada a tesorería informe de la carga automática. (Consolidación de

saldos para planillas)





DICIEMBRE/2013


8.

Técnico Tesorería

Revisa en el SAFI si la carga de planillas automática esta correcta por medio

del Reporte de Obligaciones por Pagar y el Resumen General de Planillas.

9.

Traslada a contabilidad Resumen de General de Planilla para su validación y

devengamiento.

10. Auxiliar de

Contabilidad

Recibe documentación firma, sella y traslada al técnico responsable del

registro contable

11.

Técnico de

contabilidad

Valida los movimientos correspondientes a las obligaciones registradas a

través de la carga automática.

12.

Procede a generar partida automática por devengamiento de planilla

previamente validada.

Imprime el comprobante contable y anexa la documentación de soporte

(resumen de planilla),

13. Firma de elaborado y traslada al técnico correspondiente para su revisión.

14.

Técnico Contable

Revisa documentación

15. Si todo esta correcto avala el registro contable,

16. De lo contario devuelve al técnico responsable para su corrección.

17. Traslada al Contador Institucional.

18.

Contador Institucional Avalará el registro contable, consignando firma y sello. Entrega la partida

contable con la documentación de soporte para el archivo.

Auxiliar de

Contabilidad Recibe documentación y archiva.

19. Técnico Tesorería

Para efectos de solicitar los fondos a Dirección General de Tesorería, genera

requerimiento de fondos notificando verbalmente al área contable el número

de requerimiento a efectos de que el técnico contable realice

devengamiento.





DICIEMBRE/2013


20.

Técnico de

contabilidad

Verifica en el sistema SAFI el reporte de obligaciones los montos de

retenciones y total de obligaciones. Para proceder a contabilizar el

devengado del requerimiento. Elaborando partida automática del devengado

de requerimiento de fondos

Técnico de Tesorería

Imprime dos requerimientos de fondos para técnico responsable de

consolidar requerimientos y para contabilidad,

21. Envía a tesorera institucional para firma y sello.

22. Tesorera institucional

Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a la jefe UFI para firma y

sello


Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a al técnico de tesorería

24. Técnico de Tesorería

Recibe requerimiento de fondos ya firmado por la tesorera y el Director

Financiero, remitiéndolo al técnico de contabilidad.

Una copia a contabilidad, otra copia al técnico responsable de consolidar

requerimientos.

Imprime comprobante contable anexando el requerimiento y sus anexos,

firma de elaborado, traslada al técnico correspondiente para su revisión y

aprobación del mismo.

25. Técnico de

contabilidad

Recibe comprobante contable, lo revisa y si está correcto lo firma y lo

traslada al contador, de lo contrario lo devuelve al técnico contable

responsable para su corrección

26. Contador Institucional

Recibe y revisa, si está correcto firma y sella y lo envía para archivo, de lo

contrario lo devuelve al técnico responsable para su corrección.

27. Auxiliar de

Contabilidad

Recibe documentación y archiva.

28. Técnico de Tesorería

Verifica contabilización del requerimiento USEFI y procede a generar

requerimiento consolidado de fondos e imprime en original y tres copias,

remite para firma del Tesorero Institucional.

29. Tesorera Institucional Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director Financiero.





DICIEMBRE/2013



Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Técnico de

Tesorería.

31.

Técnico de

Tesorería.

Una vez firmado procede a la aprobación del requerimiento consolidado en

el SAFI y lo remite físicamente a la DGT.

32.

Verifica programación de transferencia de fondos de la DGT a la cuenta

subsidiaria y procede a transferir, según dicha programación. Registra y

remite a los Técnicos de Contabilidad y Tesorería la documentación (notas

de abono y cargo) que evidencian los movimientos bancarios.

33.

Recibe notificación del depósito a la cuenta bancaria de remuneraciones por

medio de la correspondiente nota de abono y lo registra en el auxiliar de

bancos del sistema SAFI.

34. Técnico de

contabilidad

Ingresa al SAFI con usuario UFI, elabora comprobante contable vinculando

el abono a la cuenta subsidiaria acreditando en las cuentas contables

correspondientes el destino de los fondos; simultáneamente se registra la

transferencia a la cuenta bancaria, vinculando la nota de cargo a la cuenta

subsidiaria.

Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico

correspondiente para su revisión y aprobación del mismo.

35. Técnico de

contabilidad

Revisa el registro y si todo está bien lo traslada al Contador Institucional. De

lo contario lo devuelve al técnico responsable del registro para su corrección.

36.

Contador Institucional

Avalará los registros contables, consignando firma y sello. Posteriormente

traslada para el archivo contable.

37. Auxiliar de

Contabilidad

Recibe documentación y procede a archivar.

38. Técnico de

contabilidad

Ingresa al SAFI con usuario USEFI, elabora comprobante contable por el

percibido de fondos, vinculando el abono registrado en el auxiliar de bancos

y liquidando el requerimiento de fondos con sus retenciones

correspondientes

Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico






DICIEMBRE/2013



Revisa el registro y si todo está bien lo traslada al Contador Institucional. De

lo contario lo devuelve al técnico responsable del registro para su corrección.


Avalará los registros contables, consignando firma y sello. Posteriormente

traslada para el archivo contable.

41. Auxiliar de

Contabilidad

Recibe documentación y procede a archivar.

42.

Técnico de tesorería

Recibe de Recursos Humanos el listado e información concerniente a los

depósitos de salarios, listados según conceptos y procede a la carga de

información por medio de e-banca así como la notificación de los empleados

que se excluyeron por justificación proporcionada por Recursos Humanos.

43. Remite comprobante de la transacción bancaria al tesorero institucional para

firma.


Firma y sella el comprobante de la transacción bancaria y remite al

refrendario para firma

45. Refrendario.

Firma y sella el comprobante de la transacción bancaria y remite al técnico

de tesorería comprobante de transacción bancaria

46.

Técnico de

Tesorería.

Registra en el SAFI, el pago de las obligaciones vinculando la cuenta

bancaria Remuneraciones detallando el número de cheque a utilizar o nota

de cargo cuando se trate de un pago con abono a cuenta.

Imprime los cheques y cuando corresponda a pago electrónico se imprime

comprobante de la transacción bancaria, en ambos casos procede a

gestionar las firmas del Tesorero Institucional y del refrendario, anexando el

listado según conceptos.


Firma cheques y el detalle de transacción con el listado según conceptos,

cuando corresponda al depósito de salarios solamente se efectuará por

medio del detalle de transacción, una vez firme trasladará al referendario.

(físicamente y vía e-banca)

48. Refrendario

Firma cheques y el detalle de transacción con el listado según conceptos,

cuando corresponda al depósito de salarios solamente se efectuará por

medio del detalle de transacción, una vez firme Trasladará al técnico de

Tesorería (físicamente y vía e-banca).





DICIEMBRE/2013


Técnico de

Tesorería.

Imprime detalle de transacción de abonos efectuados a los empleados por

salarios líquidos y nota de cargo de la cuenta Remuneraciones.

49. Entrega el cheque de salarios líquidos contra del listado de cheques por

pagar.

50. Entrega el cheque contra recibo original o documento extendido por las

instituciones acreedoras.

51.

Remite a contabilidad los originales de la siguiente documentación para

efectos de validación de los registros:

Nota de Cargo por el monto total de los abonos a cuenta autorizados, copia

de cheques y listado de cheques por pagar, por pago de salarios líquidos.

Planillas originales de AFP, INPEP, IPSFA e ISSS, copias de cheques o

comprobantes de transferencia utilizados para su pago (las planillas son

remitidas por la Dirección de Recursos Humanos en base a la planilla

definitiva).

Copia de cheques, nota de abono y cargo o comprobantes de transferencias

y listados correspondientes a los descuentos remitidos a las diferentes

instituciones.

52. Técnico de

contabilidad

Recibe de tesorería, la información detallada en el paso anterior para

revisión, validación y registro.

Si tuviera observaciones lo informa a Tesorería para su respectiva

corrección.

Imprime comprobante contable del registro efectuado y lo traslada al técnico

contable correspondiente para su revisión.

53. Técnico de

contabilidad

Revisa y firma de revisado

54. Traslada al Contador Institucional.


Avala el registro contable, consignando firma y sello. Entrega la partida

contable con la documentación de soporte para el archivo.

56. Auxiliar Contable Recibe la documentación y archiva.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-003

Procedimiento: Pago Remuneraciones (GOES)

INCIO

Comunica a RRHH fecha en se

requerirán las planillas

Traslada a contabilidad

resumen de planilla para su

validación y devengamiento.

Recibe resumen firma y sella, lo

traslada al técnico responsable

Traslada a tesorería informe de

carga automática

Revisa si es correcta la carga

de planillas

Recibe planillas firmadas, revisa

descuentos de ley y

compromisos adquiridos por los

empleados

Realiza carga automática de

planillas

Reporte de control de

compromisos presupuestarios

NO

Remite a RRHH para corrección

Esta correcta la

información?

A

Realiza el devengamiento

automatico

Comprobante contable

Firma de elaborado y trasladas

a técnico contable para su

revisión

Revisa partida contable

Firma de revisado y la traslada

al contador

Corrige información

NO

SI

Avala registro contable, Firma y

sella, envía al auxiliar para

archivo

Archiva documentos

Es correcta la

información?

Comunica a RRHH para realizar

carga de salarios, remite a

presupuesto resumen de

planillas

SI

Recibe resumen de planillas y

archivos vía correo electrónico

para generar carga de planillas

compromiso presupuestario

firmado y sellado

Valida los movimientos de las

obligaciones

A

1

2

1

5

4

6

8

10

9

12

14

13

17

18

16

3

7

11





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-003


1

Genera requerimiento de fondos, y

notifica a contabilidad para que realice

partida contable

Lo traslada a la tesorera para firma y

sello

Requerimiento de fondos

Firma y sella requerimiento de fondos,

y lo traslada a Directora


y lo traslada al técnico de tesorería

Envía uno al área contable y otro para

técnico de tesorería responsable de

consolidar

Recibe y revisa que la partida este

correcta.

Firma de aprobado y lo envia al

contador

Revisa, avala partida, firma y sella y

envía al auxiliar para que archive

Partida contable, firma de elaborado y

lo envía a técnico contable

responsable de aprobar

Esta correcta la información

Realiza corrección de acuerdo a

observación

SI

NO

Recibe partida

Comprobante

contable

Recibe requerimiento de fondos con

su respectivos anexos

Revisa, la información del

Requerimiento en el aplicativo SAFI

Requerimiento de fondos en original y

tres copias

Genera requerimiento de fondos

consolidado

Lo traslada a la tesorera para firma y

sello


y lo traslada a Directora


y lo traslada al técnico de tesorería

Cambia el Estado del requerimiento a

APROBADO y remite a la DGT

fisicamente

Verifica transferencias a la cuenta

subsidiaria y procede a trasferir

Registra en el auxiliar de bancos Nota

de abono y cargo

Remite notas de abono y cargo al

técnico de contabilidad y tesorería

Elabora comprobante contable

vinculando el abono a la cuenta

subsidiearia

Registra la transferencia a la cuenta

bancaria vinculando la nota de cargo a

la cuenta subsidiaria.

Comprobante contableFirma de elaborado y trasladas a

técnico contable para su revisión2

3

4

20

19

23

22

21

24

25

28

28

28

28

29

30

31

32

33

34

34

25

26

27

25

34

35

Verifica en el SAFI y contabiliza

requerimiento





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-003


2



Firma de revisado y la traslada al

contador

SI

Avala registro contable, Firma y sella,

envía al auxiliar para archivo

Archiva documentos

Corrige Registro Contable

NO

3 4

Recibe de RRHH información de

depósitos, listado según conceptos, y

empleados que se excluyeron

Registra en el sistema SAFI pago de

obligaciones

Elabora el comprobante contable del

percibido de fondos (USEFI)


Firma de elaborado y trasladas a

técnico contable para su revisión




contador

SI



Archiva documentos

NO


Realiza carga de información por

medio de ebanca

Envía al tesorero institucional para

firma la transacción bancaria

Firma y valida en e banca la

transacción bancaria y remite a

refrendario

Firma y valida en e banca la

transacción bancaria y remite

tesoreria

Cheques y/o comprobante de

transacción bancaria, listado según

conceptos

Envía al tesorero institucional para

firma la transacción bancaria

Firma la transacción bancaria y

remite a refrendario

Firma la transacción bancaria y

remite a tesorería

Detalle de abonos por salarios

líquidos y nota de cargo de cta.

remuneraciones

Entrega de cheque de salarios

líquidos, previa firma de listado de

cheques por pagar

Pago de obligaciones de los

empleados a instituciones acreedoras

5

42

42

45

43

43

46

46

47

48

49

50

40

35

38

37

36

39

40

40

41

35





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-003


Traslada el reporte de obligaciones

por pagar con la documentación de

soporte

Firma y sella de recibido, y traslada al

técnico contable responsable

Revisa documentación que cumpla

con la normativa legal y técnica

Elabora partida contable







contador

SI



Archiva documentos


NO

5

52

51

53

5.

53

54

54

55

56

54

Traslada al Contador

FIN





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-004 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02

Procedimiento: Pago de Bienes y servicios (GOES)

Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de bienes y

servicios



1.

Técnico

Presupuestario

Recibe documentos:

Contratos, orden de compra, orden de suministro, convenios, acuerdos o

resoluciones, pólizas de fondos circulantes. En caso de servicios básicos o

Contratos por consumo: facturas o recibos recibidos según sea el caso. Para

pago de pasajes y viáticos contar con la autorización para la erogación

respectiva.

2. Revisa documentos, verifica disponibilidades y procesa modificaciones

presupuestarias en caso de ser necesario,

3.

Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a registrar el

Compromiso Presupuestario, clasificando el gasto en el Objeto Específico

correspondiente, cambiando el estado del registro a “APROBADO” y pone un

sello con el número del Compromiso Presupuestario en el documento.

Imprime dos reportes del Compromiso Presupuestario

4. Traslada al Jefe del Departamento, para revisión y firma.

5. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Revisa la documentación y si está correcta firma y sella,

6. Devuelve al técnico para continuar el proceso.

7. Técnico

Presupuestario

Remite a la DACI, el documento utilizado para el registro del Compromiso

Presupuestario y una impresión del Compromiso Presupuestario firmado y

sellado.





DICIEMBRE/2013


8.

Cuando se trate de pago de servicios básicos, pólizas de fondos circulantes y

recibos de viáticos, la entrega de la documentación se hará directamente al

Departamento de Tesorería, referenciando el número del compromiso

presupuestario.

Una copia del compromiso con firma de recibido lo archiva de forma

correlativa.

9. Técnico Tesorería

Recibe del suministrante factura o recibo con acta de recepción cuando

corresponda o del área de presupuesto la documentación respectiva.

Verifica sello que referencia número de compromiso presupuestario, orden

de compra, contrato, acuerdo o resolución.

10.

Técnico Tesorería.

Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a verificar la

existencia del compromiso presupuestario.

11.

Si todo está correcto emite quedan y comprobante de retención (IVA o renta)

de conformidad a la documentación recibida y los entrega al proveedor.

12.

Si existen inconsistencias se lo devuelve al suministrante.

En los casos que la documentación se reciba del área de presupuesto, no se

emitirá quedan.

13.


Registra en el auxiliar de obligaciones por pagar de aplicación informática

SAFI los datos contenidos en la factura, recibo u otros.

En caso de contar con un número de operaciones igual o mayor a diez y que

tenga las características de pertenecer a un mismo NIT , un mismo objeto

especifico del gasto y un mismo número de compromiso presupuestario, se

podrá elaborar “Póliza Concentrada de Obligaciones”, según formato

establecido en el Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria”.

14.

Traslada al departamento contable la documentación por medio de Reporte

de Obligaciones por Pagar.

15. Auxiliar de

contabilidad

Recibe documentación firma, sella y traslada al técnico responsable del

registro contable.





DICIEMBRE/2013


16.

Técnico de

contabilidad

Revisa la documentación recibida, verificando el cumplimiento de los

aspectos legales y técnicos, así como su correcto registro en el auxiliar de

obligaciones por pagar de la aplicación informática SAFI, de estar correcta se

procede a la validación contable.

En caso de existir observaciones, lo informa y devuelve la documentación al

técnico de tesorería responsable.

17.

Efectúa el devengamiento automático.

Imprime comprobante contable, adjunta los anexos

18. Firma de elaboración.

19. Traslada al técnico contable responsable de validar el registro.

20. Técnico de

contabilidad

Recibe documentación, de estar correcta firma el comprobante contable

Caso contrario lo devuelve al técnico responsable para su ajuste o

corrección.

21. Traslada al contadora institucional

22. Contador

Institucional


contable con la documentación de soporte para el archivo respectivo.

Recibe la documentación y archiva documentos.

23. Técnico de

Tesorería.

Para efectos de solicitar los fondos a Dirección General de Tesorería, genera

requerimiento de fondos notificando verbalmente al área contable el número

de requerimiento a efectos de que el técnico contable realice devengamiento.

24. Técnico de

contabilidad

Verifica en el sistema SAFI el reporte de obligaciones los montos de

retenciones y total de obligaciones. Para proceder a contabilizar el

devengado del requerimiento. Elaborando partida automática del devengado

de requerimiento de fondos





DICIEMBRE/2013


Técnico de

Tesorería

Imprime tres requerimientos de fondos para técnico responsable de consolidar

requerimientos, para contabilidad y para técnico responsable de pago y envía a

tesorera institucional para firma y sello.

Anexando informe de retenciones efectuadas tanto de IVA y Renta vinculados al

requerimiento de fondos junto con el reporte de obligaciones y copia de quedan

(para técnico responsable de pago) y procede a efectuar en el aplicativo SAFI el

pago de lo retenido.

25. Tesorera

institucional

Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a la jefe UFI para firma y sello


Firma y sella requerimiento de fondos y lo traslada a al técnico de tesorería

27. Técnico de

Tesorería

Recibe requerimiento de fondos ya firmado por la tesorera y el Director Financiero,

remitiéndolo al técnico de contabilidad.

Una copia a contabilidad, otra copia al técnico responsable de consolidar

requerimientos, y una copia al encargado de pagos.

28.

Técnico de

Contabilidad.

Imprime comprobante contable anexando el requerimiento y sus anexos,

Firma de elaborado, Traslada al técnico correspondiente para su revisión y

aprobación del mismo.

29. Técnico de

contabilidad

Recibe comprobante contable, lo revisa y si esta correcto lo firma y lo al contador,

de lo contrario lo devuelve al técnico contable responsable para su corrección

30. Contador

Institucional

Recibe y revisa, si esta correcto firma y sella y lo envía para archivo, de lo contrario

lo devuelve al técnico responsable para su corrección.

Archiva comprobante contable

31. Técnico de

Tesorería

Genera e imprime requerimiento consolidado de fondos en original y tres copias.

Remite para firma del Tesorero Institucional.

32. Tesorera

Institucional

Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director Financiero

33. Director Financiero Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Técnico de Tesorería.





DICIEMBRE/2013


34. Técnico de

Tesorería.

Una vez autorizado cambia el estado del requerimiento consolidado a

“APROBADO”, y lo remite físicamente a la DGT.

35.

Devuelve el requerimiento USEFI al técnico responsable para archivo.

Técnico de

Tesorería.

Archiva el requerimiento USEFI.

36.

Técnico de

Tesorería

Recibe transferencia de fondos de la DGT a la cuenta subsidiaria y procede a

transferir a la cuenta bancaria que corresponda, según el requerimiento consolidado

de fondos que se liquida y remite a contabilidad documentación que evidencia

dichos movimientos bancarios registrados previamente en el auxiliar de bancos del

SAFI.

37.

Recibe notificación del depósito a la cuenta bancaria de bienes y servicios por

medio de la correspondiente nota de abono y lo registra en el auxiliar de bancos del

sistema SAFI.

38. Remite a contabilidad para registro contable del percibido de fondos.

39.

Técnico de

contabilidad.

Se registra el depósito de la DGT y transferencias para su liquidación. (UFI)

40. Elabora comprobante contable por el percibido de fondos, vinculando el abono

registrado en el auxiliar de bancos cuando corresponda. (USEFI)

41. Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico

correspondiente para su revisión y aprobación.

42. Técnico de

contabilidad.

Firma de aprobado y traslada al contador

43. Contador

Institucional

Avalará el registro contable, consignando firma y sello y lo envía para archivo

44. Auxiliar de

Contabilidad

Recibe la documentación y archiva

45. Técnico de

Tesorería.

Registra en sistema SAFI, el pago de la obligación vinculando la cuenta bancaria

Bienes y Servicios y detallando el número de cheque o nota de cargo cuando se

trate de un pago con abono a cuenta.





DICIEMBRE/2013


46.

Imprime los cheques y el listado de cheques por pagar, reporte de obligaciones

cuando corresponda a pago electrónico se imprime comprobante de la transacción

bancaria, Procede a gestionar las firmas del Tesorero Institucional (anexa quedan

cuando corresponda)

47. Tesorera

Institucional

Tesorero recibe cheques, listado de cheques por pagar, reporte de obligaciones por

pagar y quedan procede a firmar y traslada a refrendario cheques, listado de

cheques por pagar, quedan, y notas de abono

48. Refrendario

Firma cheques y el detalle de transacción con el Reporte de Obligaciones por

Pagar y trasladará al técnico de Tesorería (firma físicamente y vía sistema).

49.

Técnico de tesorería

Entrega el cheque contra quedan original previa firma y sello del listado de cheques

por pagar.

50.

Remite a contabilidad para su registro, copia del cheque, quedan original y listado

de cheques por pagar, en caso de pago con abono a cuenta, remitirá nota de

abono/cargo efectuada.

51. Técnico de

Contabilidad.

Recibe evidencia del pago efectuado y elabora partida contable por pago de

obligaciones de manera automática o de forma manual vinculando la obligación por

pagar y el movimiento bancario registrado en el auxiliar de bancos del SAFI.

52. Imprime comprobante contable, firma de elaborado

53. traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del mismo

54. Técnico de

Contabilidad.

Firma de revisado.

Traslada para firma del contador

55. Contador

Institucional

De haber observaciones lo envía al técnico contable responsable para su

corrección.

56. De lo contrario Avala el registro contable del pagado, consignando firma y

sello, posteriormente traslada para el archivo contable,

57 Auxiliar Contable Recibe documentación y procede al archivo correspondiente.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-004

Procedimiento: Pago de bienes y servicios (GOES)

INCIO

Revisa documentos y elabora

Compromiso presupuestario


Firma y sella el compromiso

presupuestario

Es servicio básico?

Recibe Factura o recibo (acta de

recepción si proviene de la DACI)

SI

Envía a DACI, ésta cuando cumple su

proceso entrega a suministrante.NO

Recibe documentación, firma y sella,

Verifica la información recibida

Emite Quedan, comprobante de

retención

Hay observación?

NO

Recibe documentación, verifica

cumplimiento de normativa legal y

técnica

1

1

comprobante contable

Revisa y firma de elaborado

Esta correcto el registro?

Realiza la corrección del registro

NO

Firma y sella requerimiento de fondos

y lo traslada a la Directora

Avala el registro

SI


y lo remite a tesoreria.

Remite una copia a contabilidad, una

al responsable de consolidar y la

tercera al responsable de pagos

A


Registra en el auxiliar de obligaciones

y traslada a contabilidad

Efectúa devengamiento automático

Traslada al Jefe de Prespuesto

1

4

2

8

9

13

1516

17

20

18

22

23

25

26

27

7

20

14

Recibe documentos

3 Elabora Compromiso presupuestario

5

Envía a técnico para continuar

proceso6

Elabora partida automática del

devengamiento de requerimiento.

SI12

traslada al técnico responsable

Traslada Documentos para validación

Traslada al contador Institucional 21

19

Avala Registro contable

Archiva documentos

Contabiliza el devengamiento del

requerimiento

Requerimiento de Fondos

24





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-004


A

Firma y sella de elaborado, anexa

requerimiento, traslada a técnico para

revisión

Imprime Parida contable anexando

requerimiento

Recibe documentación, y revisa

Firma y sella partida contable y lo

traslada al contador

Hay observación?

Corrige y remite para revición

SI

NO


consolidado

Imprime 3 copias del requerimiento de

fondos y lo remite a la tesorera


y lo traslada a la Directora


y lo remite a tesoreria.

Aprueba requerimiento en sistema

SAFI y lo remite a la DGT

Archiva el

requerimiento de fondos

Recibe transferencia de la DGT y

realiza transferencias a las cuentas

correspondientes

Contabiliza el depósito de la DGT y

elabora comprobante contable del

percibido

Archiva el


28

29

29

31

36

34

33

32

37

39

40

41

42

43

42

29

Devuelve el requerimiento para

archivar

35

Remite a contabilidad para registro

Se registra depósito de la DGT y

transferencias

Elabora comprobante contable por el

percibido


Firma de elaborado, y traslada al

técnico responsable de validar, valida

y lo pasa al contador

Valida el documento y lo envía para

archivo

44

Recibe documentación, y revisa


traslada para archivo

Hay observación?


SI

NO

Archiva el


30

30

30





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-004


Firma de revisado y traslada para aval

del contador


traslada para archivo

Hay observación?

NO

Archiva el


Envía al técnico para correcciónSI

FIN

53

55

56

Registra en el sistema SAFI el pago

Cheques y reporte de cheques por

pagar

Firma cheques y traslada con

documentación de soporte a

refrendario

Firma cheques y traslada con

documentación a técnico de tesoreria

Entrega de cheque contra quedan y

previa firma de reporte de cheques.

Remite reporte de cheques firmados y

copia de cheque, quedan original

Elabora registro contable del pagadoComprobantes contables

B

remite con documentación de soporte

a tesorera para firma

46

48

49 50

5251

47

Traslada al contador

57





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-005 Relacionado con el Proceso: PS-DFI-02

Procedimiento: Modificaciones presupuestarias GOES

Propósito del Procedimiento: Guía para modificaciones presupuestarias



1.

Director Financiero

Recibe solicitud de las diferentes dependencias que conforman el MJSP

(Policía Nacional Civil, Dirección General de Centros Penales, Secretaría de

Estado, y las Instituciones Adscritas)

2.

Margina la solicitud al área de Presupuesto para verificar la viabilidad del

movimiento presupuestario.

3.

Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe la documentación y procede a verificar la afectación a la

Programación Presupuestaria

4.

En caso de transferencias ejecutivas, legislativas y refuerzos

presupuestarios se procede a preparar solicitud al Ministerio de Hacienda,

debidamente justificada.

5. Traslada la documentación al técnico responsable para su registro en

aplicación SAFI, en caso de ajuste y reprogramaciones.

6.

Técnico

Presupuestario.

Recibe de la DACI, de la Dirección Financiera o del Jefe de Presupuesto la

documentación de soporte para realizar reprogramaciones u otro tipo de

modificación presupuestaria.

7.

Utilizando la aplicación informática SAFI procede a efectuar las

modificaciones presupuestarias tales como: Ajustes y reprogramaciones. En

el caso de reprogramaciones de aprobación interna las deja en estado

aprobado.

8.

En caso de transferencias ejecutivas, legislativas y refuerzos

presupuestarios el registro procederá hasta obtener la respectiva

autorización (Acuerdo Ejecutivo o Decreto Legislativo).

Genera reporte de la modificación correspondiente

9. Jefe del Revisa documentación y si está correcta la





DICIEMBRE/2013


10. Departamento

de Presupuesto

Pasa a firma del Director Financiero cuando son modificaciones de

aprobación externa.

11.

En el caso de Reprogramaciones de aprobación interna firma, sella y la

devuelve al Técnico para archivarla.


Revisa la documentación recibida y de no existir ninguna observación

procede a firmar y remite al área de presupuesto, para gestionar el trámite

de autorización ante la DGP.

13.

Técnico

Presupuestario

Procede a cambiar el estado de la modificación a validado institucional en el

caso de modificaciones presupuestarias de la Secretaría de Estado, ANSP

y UTE.

14. Cuando se trata de modificaciones en el presupuesto de la Policía Nacional

Civil y Dirección General de Centros Penales comunica a través de correo

electrónico, para que procedan a cambiar el estado de la modificación

presupuestaria ha validado institucional.

15. Técnico

Presupuestario

Remite la documentación a la D.G.P y da seguimiento hasta estar aprobada

la modificación presupuestaria.

16. Técnico

presupuestario

Al recibirse la documentación aprobada por la DGP se archiva.

Cuando el movimiento aprobado corresponda a la Policía Nacional Civil o a

la Dirección General de Centros Penales, se remite una fotocopia del

documento aprobado.





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-005

Procedimiento: Modificaciones presupuestarias GOES

INCIO

Recibe solicitud de modificación

presupuestaria que requiere

autorización del MH.

Archiva el

Compromiso

presupuestario

Revisa la modificación y

documentación de soporte

Firma y sella y remite a técnico para

aprobación en el SAFIFirma y sella y remite a técnico para

aprobación en el sistema SAFI

Remite a Directora para firma y sello Es modificación Interna?

Recibe documentación, y cambia a

estado a probado la modificación

Modificación

NO

FIN

Traslada a Técnico responsable

modificaciones de aprobación interna

Es transferencia Ejecutiva,

Legislativa o refuerzo

Se prepara solicitud justificando ante

el Ministerio de Hacienda,

SI

Recibe solicitud de DACI, de la


Es de la SE, UTE o ANSP?

SI

Notifica vía email a la USEFI de

Penales o PNC para que cambien

estado a la modificación

Envía a DGP, recibe aprobada y

procede al archivo

NO

Recibe documentación, y cambia a

estado a probado la modificación

SI

Registra en el SAFI la modificación

1

7

4

2

3

8

5

10

13

12

15

11

13

14

6

NO

9

Recibe solicitud de Modificación

Margina a Jefe de Presupuestos

Es transferencia Ejecutiva,

Legislativa o refuerzo

Obtiene acuerdo ejecutivo o legislativo

16





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Proyección de Ingresos y Egresos FAES (PEP FAES)

Propósito del Procedimiento: Guía para elaboración de la proyección de Ingresos y Egreso FAES (PEP

FAES)



1.

Director Financiero

Gestiona a través de la Dirección Ejecutiva la presentación de la

proyección de ingresos y egresos de los FAES, ante cada unidad operativa

(Dirección General de Migración y Extranjería: DGMYE y REPATRIADOS,

y Dirección General de Centros Penales.

Gestiona la proyección de ingresos y egresos correspondiente al FAES de

la PNC.

2. Recibe marginada la proyección de ingresos y egresos con los anexos

correspondientes, de cada una de la Unidades Operativas

3. Remite la proyección al técnico para su revisión

4.

Técnico

Recibe documentación y anexos

5.

Coteja que la información de la proyección de Salarios esté acorde a las

plazas autorizadas en el periodo inmediato anterior al proyectado, si

existen nuevas plazas verifica que los gastos en bienes y servicios no

excedan de la proyección de ingresos planificada garantizando así el

equilibrio de la proyección en general.

6. Si existen observaciones coordina con los responsables de los FAES en la

DGME y DGCP, a efecto de corregir o documentar dichas observaciones.

7.

Si no existen observaciones, consolida en una hoja electrónica las

proyecciones (Migración, Repatriados, Penales y PNC) de ingresos y

egresos detalladas por unidad presupuestaria, línea de trabajo y objeto

especifico en el formato definido por el Ministerio de Hacienda.

Envía al Jefe de Presupuesto para su revisión y visto bueno





DICIEMBRE/2013


8. Jefe del

Departamento de

presupuesto

Recibe y revisa la información

9. Si existe observaciones coordina con el técnico para su corrección

10. Si no hay observaciones envía correo al técnico dando el visto bueno de la

información.

11. Técnico

Pasa la documentación de las proyecciones de ingresos y egresos al

Director Financiero

12.

Director Financiero

Recibe y verifica la documentación concerniente a las proyecciones, a

efecto de trasladarla para la aprobación del Titular del Ramo.

13.

Envía por medio de la mesa de servicio (DINAFI) los archivos conteniendo

los ingresos y los egresos de cada una de las unidades operativas que

generan FAES, a fin de que la DINAFI los incorpore en la base de datos del

SAFI, información que al ser incorporada queda establecida como PEP

para la ejecución del ejercicio proyectado





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-006

Procedimiento: Proyección de Ingresos y Egresos FAES (PEP FAES)

INCIO

Solicita Proyección de Ingresos y

Gastos a cada unidad Operativa del

FAES

Remite información a Directora

Financiera

Coordina con responsable FAES

Envia al Jefe de Presupuesto para su

revisión y Visto bueno

Consolida Proyecciones de acuerdo a

formatos requerido por el MH.

Existen Observaciones

Recibe y revisa información

Remite Proyección al técnico

Especialista

Recibe la Proyección de Ingresos y

Gastos de cada Unidad Operativa

debidamente marginada

SI

NO

FINRecibe proyección de FAES

Coteja Información

2

1

5

4

3

7

8

9

11

Envía Correo de visto bueno de la

información al técnico

6

Existen ObservacionesCoordina con el Técnico para la

corrección

A

10

11

A

Recibe información y la remite a

efecto que la apruebe el Titular

Envía por medio de la mesa de

servicio de la DINAFI

12

13





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Pago de remuneraciones (FAES)

Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de remuneraciones FAES



1

Técnico

Presupuestario

Recibe documentos:

Recibe de las dependencias resumen de la planilla autorizado por la

Dirección de Recursos Humanos.

2

Revisa documentos, verifica disponibilidades y procesa modificaciones

presupuestarias en caso de ser necesario, luego haciendo uso de la

aplicación informática SAFI,

3

Procede a registrar el Compromiso Presupuestario, clasificando el gasto en

el Objeto Específico correspondiente, cambiando el estado del registro a

“APROBADO” y pone un sello con el número del Compromiso

Presupuestario en el documento.

4

Imprime dos reportes del Compromiso Presupuestario, anexa resumen de

planilla y

Traslada al Jefe del Departamento, para revisión y firma.

5 Jefe del

Departamento

de Presupuesto

Revisa la documentación

6

Si está correcta firma y sella, se le devuelve al técnico para continuar el

proceso.

7 De lo contrario devuelve al técnico para su corrección.

8 Técnico

Presupuestario

Remite a los encargados de FAES, el resumen de planilla utilizado para el

registro del Compromiso Presupuestario y una impresión del Compromiso

Presupuestario firmado y sellado.

La copia del compromiso con firma de recibido lo archiva de forma

correlativa.





DICIEMBRE/2013


9

Técnico Tesorería

Recibe de las dependencias el Control de Envío de Documentos, CED, en

cuatro ejemplares con un resumen de la planilla autorizado por la Dirección

de Recursos Humanos, anexo detalle de renta y embargos.

10 Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a verificar la


11 Si existen inconsistencias se lo devuelve al encargado de FAES.

12


Registra en el auxiliar de obligaciones por pagar de aplicación informática

SAFI los datos contenidos en el resumen de planilla.

13 Traslada al departamento contable el resumen de planilla por medio del

Reporte de Obligaciones por Pagar.

14

Auxiliar de

contabilidad

Recibe documentación firma, sella, numera la documentación

15 Registra en control auxiliar de documentos recibidos.

16 Traslada documentación al Técnico Contable correspondiente.

17

Técnico de

contabilidad

Recibe la documentación, verifica el resumen de planilla con el registro en el

auxiliar de obligaciones por pagar de la aplicación informática SAFI,

18 De estar correcta se procede a la validación contable.

19 En caso de existir observaciones, lo informa y devuelve la documentación

al técnico de tesorería responsable.

20

Efectúa el devengamiento automático.

Imprime comprobante contable, adjunta los anexos y

21 Firma de elaboración.

22 Traslada el comprobante contable a técnico contable para su revisión,

23 Técnico de

contabilidad

Recibe documentación

24 De estar correcta firma el comprobante contable,





DICIEMBRE/2013


25 Caso contrario lo devuelve al técnico responsable para su ajuste o

corrección.

26 Contador Institucional


contable con la documentación de soporte para el archivo respectivo.


27 Técnico de Tesorería.

Para efectos de solicitar los fondos a la Dirección General de Tesorería,

genera e imprime requerimiento de fondos remitiéndolo a la Tesorera para

firma y sello.

28 Tesorera Institucional

Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella y lo remite al Director

Financiero

29 Director Financiero

Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella y lo remite a técnico de

tesorería.

30 Técnico de Tesorería

Recibe requerimiento de fondos y envía uno al área contable para el

devengamiento y otro para el técnico de tesorería responsable de consolidar

requerimientos (anexando detalle de renta y embargos)

31 Técnico de

contabilidad

Elabora partida manual del devengado de requerimiento de fondos.

Imprime comprobante contable, firma de elaborado,

Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del

mismo.

32

Técnico de

contabilidad

Recibe comprobante contable y o revisa

33 l si esta correcto lo firma y lo envía para el contador,

34 de lo contrario lo devuelve al técnico contable responsable para su

corrección

35


Avala el registro contable, consignando firma y sello.

36

Entrega la partida contable con la documentación de soporte para el

archivo respectivo.

Auxiliar de

contabilidad

Archiva comprobante contable





DICIEMBRE/2013


37


Recibe requerimiento de fondos con sus respectivos anexos.

38 Revisa en sistema SAFI número, montos, retenciones y el estado de dicho

requerimiento.

39 Genera e imprime requerimiento consolidado de fondos en original y tres

copias,

40 Remite para firma del Tesorero Institucional.

41 Tesorera Institucional Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director Financiero

42 Director Financiero


Tesorería.

43

Técnico de Tesorería.



44


Archiva el requerimiento USEFI con anexos.

45


Verifica programación de transferencia de fondos de la DGT a la cuenta

subsidiaria y procede a transferir, según dicha programación.

46 Notifica a los pagadores auxiliares o tesoreros de cada dependencia.

47

Registra y remite a los Técnicos de Contabilidad y Tesorería la

documentación (notas de abono y cargo) que evidencian los movimientos

bancarios

48

Técnico de

contabilidad

Ingresa al SAFI con usuario UFI, se elabora comprobante contable

vinculando el abono a la cuenta subsidiaria acreditando en las cuentas

contables correspondientes el destino de los fondos; simultáneamente se

registra la transferencia a la cuenta bancaria, vinculando la nota de cargo la

cuenta subsidiaria.

49

Imprime comprobante contable,

Firma de elaborado,

50 Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del

mismo.





DICIEMBRE/2013


51

Técnico de

contabilidad

Ingresa al SAFI con usuario USEFI, elabora comprobante contable por el

percibido de fondos

52


Firma de revisado,

53 Traslada al contadora Institucional

54 Contador Institucional

Avalará el registro contable, consignando firma y sello y

55 Lo envía para archivo

Auxiliar de

Contabilidad

Recibe la documentación y archiva

56


Recibe de la dependencia documentación que ampara los pagos

efectuados, verificando los siguientes aspectos.

Nota de Cargo por el monto total de los abonos a cuenta autorizados y

copia de cheques y Boucher por pago de salarios líquidos.

Planillas originales de AFP, INPEP, IPSFA y copias de cheques utilizados

(la retención del impuesto sobre la renta y la planilla del ISSS se paga hasta

recibir el original de la misma de dicha institución).

Copia de cheques, voucher, remesas o comprobantes de transferencias por

el pago de obligaciones correspondientes a descuentos.

En caso no se liquiden todas las obligaciones el pagador auxiliar o tesorero,

deberá anexar un detalle de la composición de los saldos pendientes.

57 Registra en sistema SAFI, el pago de la obligación, detallando el número de

cheque o nota de cargo cuando se trate de un pago con abono a cuenta.

58

Imprime reporte de obligaciones por pagar y

Traslada documentación al Auxiliar Contable correspondiente

59 Auxiliar de

Contabilidad

Recibe, firma y sella de recibido y procede a trasladarlo al técnico contable

respectivo





DICIEMBRE/2013


60

Técnico de

Contabilidad.

Recibe evidencia del pago y verifica que la documentación anexa cumpla

con la normativa legal y técnica, efectúa y

61

Elabora partida contable por pago de obligaciones. Vinculando la obligación

por pagar contra la cuenta contable respectiva a la cuenta bancaria

utilizada.

62


Firma de elaborado, traslada al técnico correspondiente para su revisión y

aprobación

63 Traslada para firma del contador

64


De haber observaciones lo envía al técnico contable responsable para su

corrección.

65 De lo contrario Avala el registro contable del pagado, consignando firma y

sello,

66 posteriormente traslada para el archivo contable,

67 Auxiliar Contable Recibe documentación y procede al archivo correspondiente.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-007


INCIO

Recibe de la Dependencia resumen

de planillas autorizadas por HHRR

Firma y sella, lo devuelve al técnico

Envía resumen de planilla y

compromiso presupuestario firmado

y sellado al encargado FAES

Recibe CED y resumen de planilla

autorizado por RRHH

Anexa a resumen de planilla y

remite a Jefe de Presupuesto


Es correcta la información

Revisa documentos y verifica

disponibilidades

Reporte de obligaciones por pagar

Compromisos presupuestarios

NO


compromiso presupuestario

firmado y sellado


SI


Registra en el SAFI los contenidos

del resumen de planilla

SI

NO


A

A

Traslada a contabilidad el resumen

de planilla con reporte de

obligaciones por pagar

Envía al técnico contable

correspondiente

Verifica resumen de planilla con el

registro auxiliar de obligaciones

Recibe, firma y sella, numera el

documento

Es correcta la información

Valida contablmente

SI


NO


Firma de elaborado



contador


NO

Avala registro contable, Firma y

sella, envía al auxiliar para archivoArchiva documentos

1

Verifica en el SAFI existencia de

compromiso presupeustario

Registra en el SAFI los

compromisos presupuestarios

Registra en el control auxiliar de

documentos recibidos

13

16

15

14

18

20

21

23

24

22

1

3

2

4

5

6

12

10

9

8

17

7

11

25

19

26

Realiza el devengamiento

automatico

Traslada a técnico contable

SI





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-007


1

Técnico de Tesorería, Genera

requerimiento de fondos


Firma y sella requerimiento de

fondos, y lo traslada a Directora


fondos, y lo traslada al técnico de

tesorería

Envía uno al área contable y otro

para técnico de tesorería

responsable de consolidar

Elabora partida manual de

devengado

Recibe y revisa que la partida este

correcta.

Firma de aprobado y lo envia al

contador

Revisa, avala partida, firma y sella

partida contable,


Realiza corrección de acuerdo a

observación

SI

NO

Archiva

comprobante

contable

Recibe requerimiento de fondos

con su respectivos anexos

Revisa la información del

Requerimiento en el aplicativo

SAFI

Requerimiento de fondos en

original y tres copias


consolidado

Lo traslada a la tesorera para firma

y sello


fondos, y lo traslada a Directora


fondos, y lo traslada al técnico de

tesorería

Cambia el Estado del

requerimiento a APROBADO y

remite a la DGT fisicamente

Remite el requerimiento USEFI al

técnico responsable

Verifica transferencias a la cuenta

subsidiaria y procede a trasferir

Archiva

Requerimiento

De fondos

Notifica a los pagadores auxiliares

o a los tesoreros

Remite notas de abono y cargo al

técnico de contabilidad y tesorería


vinculando el abono a la cuenta

subsidiearia, registra transferencia


Firma de elaborado

2

3

4

27

28

29

30

31

35

36

33

32

37

39

38

40

41

42

43

49

48

46

45

44

34

47

Envía al auxiliar para que archive





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-007


2




contador

SI

Avala registro contable, Firma y sella

Archiva documentos


NO

3 4

Recibe documentación que ampara

pagos realizados, y detalle de

obligaciones pendientes de pago

Registra en el sistema SAFI

detallando información de los

documentos de soporte


Traslada el reporte de obligaciones

por pagar con la documentación de

soporte

Firma y sella de recibido, y traslada al

técnico contable responsable

Revisa documentación que cumpla

con la normativa legal y técnica

Elabora partida contable





Traslada para firma del contador

Avala registro contable, Firma y sella

SI

Envía al auxiliar para archivo

Archiva documentos


NO

FIN

51

52

34

64

56

58

57

59

60

61

66

63

62

Traslada al Técnico contable50


Envía al auxiliar para archivo55

53 Traslada al contador

54

65

67





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES)

Propósito del Procedimiento: Guía para compromiso presupuestario, devengamiento y pago de bienes y servicios.



1.

Técnico Presupuestario

Recibe documentos:

Contratos, orden de compra, orden de suministro, convenios,

acuerdos o resoluciones, pólizas de fondos circulantes. En caso de

servicios básicos o Contratos por consumo: facturas o recibos

recibidos según sea el caso. Para pago de pasajes y viáticos contar

con la autorización para la erogación respectiva.

2.

Revisa documentos, verifica disponibilidades y procesa

modificaciones presupuestarias en caso de ser necesario, luego

haciendo uso de la aplicación informática SAFI,

3.

Procede a registrar el Compromiso Presupuestario, clasificando el

gasto en el Objeto Específico correspondiente, cambiando el estado

del registro a “APROBADO” y pone un sello con el número del

Compromiso Presupuestario en el documento.

4.

Imprime dos reportes del Compromiso Presupuestario y lo

Traslada al Jefe del Departamento, para revisión y firma.

5.

Jefe del Departamento de

Presupuesto


6. Si está correcta firma y sella, se le devuelve al técnico para continuar

el proceso.

7. De lo contrario devuelve al técnico presupuestario para su corrección

8. Técnico Presupuestario

Remite a los encargados de FAES, el documento utilizado para el

registro del Compromiso Presupuestario y una impresión del

Compromiso Presupuestario firmado y sellado.





DICIEMBRE/2013


La copia del compromiso con firma de recibido lo archiva de forma

correlativa.

9.

Técnico Tesorería

Recibe de las dependencias el Control de Envío de Documentos,

CED, en cuatro ejemplares con su documentación de respaldo:

comprobantes de crédito fiscal, facturas, recibos, pólizas, acta de

recepción y Quedan (en los casos pertinentes) con sello referenciando

el número de compromiso presupuestario, firma y sella de recibido.

10. Verifica que toda la documentación cumpla con la normativa legal y

técnica vigente.

11.

Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, procede a verificar la


Si existen inconsistencias se lo devuelve al encargado de FAES.

En caso de contar con un número de operaciones igual o mayor a

diez y que tenga las características de pertenecer a un mismo NIT ,

un mismo objeto especifico del gasto y un mismo número de

compromiso presupuestario,

12.

Elaborar “Póliza Concentrada de Obligaciones”, según formato

establecido en el Manual de Procesos para la Ejecución

Presupuestaria”.

13. Registra en el auxiliar de obligaciones por pagar de aplicación

informática SAFI los datos contenidos en la factura, recibo u otros.

14. Traslada al departamento contable la documentación por medio de

Reporte de Obligaciones por Pagar.

15.

Auxiliar de contabilidad

Recibe documentación firma, sella

16. Numera la documentación y registra en control auxiliar de documentos

recibidos.

17. Traslada documentación al Técnico Contable correspondiente.

18. Técnico de contabilidad

Revisa la documentación recibida, verificando el cumplimiento de los

aspectos legales y técnicos, así como su correcto registro en el

auxiliar de obligaciones por pagar de la aplicación informática SAFI,





DICIEMBRE/2013


19. De estar correcta se procede a la validación contable.

20.

En caso de existir observaciones, lo informa y devuelve la

documentación al técnico de tesorería responsable para su

corrección.

21. Efectúa el devengamiento automático.

22.


Adjunta los anexos y firma de elaboración.

23. Se traslada el comprobante contable a quien corresponda para su

revisión,

24.

Técnico de contabilidad

Revisa documentación,

25. De estar correcta firma el comprobante contable y lo remite al

contador.

26. Caso contrario lo devuelve al técnico responsable para su ajuste o

corrección.

27.


Avala el registro contable, consignando firma y sello.

28. Entrega la partida contable con la documentación de soporte a

técnico contable.

29.


Recibe documentación, procede a retirar el crédito fiscal original, lo

procesa en el libro de compras de IVA y le asigna un número

correlativo y lo archiva en el control de IVA,

30.

Posteriormente lo remite al auxiliar contable la documentación de

soporte.


31. Técnico de Tesorería.

Para efectos de solicitar los fondos a la Dirección General de

Tesorería, genera e imprime requerimiento de fondos

32. Remite requerimiento a la Tesorera Institucional





DICIEMBRE/2013



Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella, lo remite al Director

Financiero para firma


Recibe requerimiento de Fondos lo firma y sella y lo remite a técnico

de tesorería.

35.



Si hubiere retenciones se generara dos reportes uno para el área

contable y otro para el técnico de tesorería responsable de consolidar

requerimientos adjuntando dicho reporte al requerimiento.

36. Traslada a contabilidad para el respectivo devengamiento del

requerimiento.

37.


Elabora partida manual del devengado de requerimiento de fondos.

38.

Imprime comprobante contable

Firma de elaborado,

39. Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del

mismo.

40.


Recibe comprobante contable, lo revisa

41. Si esta correcto lo firma y lo envía para el contador

42. De lo contrario lo devuelve al técnico contable responsable para su

corrección

43.


Revisa documentación,

44. De haber inconsistencia lo devuelve al técnico responsable para su

corrección

45. Avala el registro contable, consignando firma y sello.

46. Entrega la partida contable con la documentación de soporte para el

archivo respectivo.

Auxiliar de contabilidad Archiva comprobante contable

47. Técnico de Tesorería Recibe requerimiento de fondos con sus respectivos anexos.





DICIEMBRE/2013


48. Revisa en sistema SAFI número, montos, retenciones y el estado de

dicho requerimiento.

49. Genera e imprime requerimiento consolidado de fondos en original y

tres copias,

50. Remite para firma del Tesorero Institucional.


Firma, sella el requerimiento consolidado y traslada al Director

Financiero



Tesorería.

53. Técnico de Tesorería.



54.


Técnico de Tesorería. Archiva el requerimiento USEFI con anexos.

55.


Verifica programación de transferencia de fondos de la DGT a la

cuenta subsidiaria y procede a transferir, según dicha programación.

Y Notifica a los pagadores auxiliares o tesoreros de cada

dependencia.

56.

Registra y remite a los Técnicos de Contabilidad y Tesorería la

documentación (notas de abono y cargo) que evidencian los

movimientos bancarios

57.


Ingresa al SAFI con usuario UFI, se elabora comprobante contable

vinculando el abono a la cuenta subsidiaria acreditando en las

cuentas contables correspondientes el destino de los fondos;

simultáneamente se registra la transferencia a la cuenta bancaria,

vinculando la nota de cargo la cuenta subsidiaria.

58. Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al técnico


59. Traslada al contador institucional.





DICIEMBRE/2013


60.

Ingresa al SAFI con usuario USEFI, elabora comprobante contable

por el percibido de fondos.

61. Imprime comprobante contable, firma de elaborado, traslada al

técnico correspondiente para su revisión y aprobación del mismo.

62. Traslada al contador institucional.

63.



64. Si hay observación lo devuelve al técnico contable para su corrección.

65. Avalará el registro contable, consignando firma y sello y

66.

Lo envía para archivo,

Auxiliar de Contabilidad Recibe la documentación y archiva

67.


Recibe de la dependencia, copia del CED con la documentación que

evidencia el pago de la obligación: copia del cheque y comprobante

de su entrega. En caso de pago electrónico se adjuntará notas de

cargo y abono efectuadas, quedan original (según aplique), sella y

firma de recibido.

68.

Registra en sistema SAFI, el pago de la obligación, detallando el

número de cheque o nota de cargo cuando se trate de un pago con

abono a cuenta.

Imprime reporte de obligaciones por pagar y…

69. Traslada documentación al Auxiliar Contable correspondiente

70. Auxiliar de Contabilidad

Recibe, firma y sella de recibido y

Procede a trasladarlo al técnico contable respectivo.


Recibe evidencia del pago efectuado y elabora partida contable por

pago de obligaciones. Vinculando la obligación por pagar contra la

cuenta contable respectiva a la cuenta bancaria utilizada.





DICIEMBRE/2013


72.

Imprime comprobante contable, firma de elaborado,

Traslada al técnico correspondiente para su revisión y aprobación del

mismo


Recibe comprobante contable, revisa, firma de elaborado,

Traslada al contador institucional para el aval

74.


Revisa documentación, de haber observaciones lo envía al técnico

contable responsable para su corrección.

75. Avala el registro contable del pagado, consignando firma y sello,

76. posteriormente traslada para el archivo contable,

77. Auxiliar Contable Recibe documentación y procede al archivo correspondiente.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-008


Registra el compromiso

presupuestario

INCIO

Recibe documentos


Traslada al Jefe de Presupuestos

Es correcta la Información

Firma y sella, lo remite al técnico para

contínuar

SI

Lo devuelve al técnico para su

corrección.

NO

Verifica en el SAFI el compromiso

presupuestario

Remite al encargado FAES

documentos

Verifica cumplimiento de normativa

legal y técnica

1

1

A

15

17

18

19

20

21

14

13

1

3

2

6

12

8

9

11

5

4

10

Revisa documentos


Archiva el

Compromiso

presupuestario

Recibe CED

Traslada documentos a técnico

contable

Traslada documentación a

contabilidad



si

NO

Registra las obligaciones por pagar

en aplicativo SAFI

Son mas o igual a 10

documentos?

Lo devuelve al técnico para su

corrección.

SI


Numera y registra en el auxiliar

Valida contablemente

Efectúa devengamiento automático


SI

NO

Devuelve al técnico de tesoreria


16

4

7





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-008

Procedimiento: Pago de bienes y servicios (FAES) A

Firma y sella de elaborado, anexa

requerimiento, traslada a técnico

para revisión


Firma y sella partida contable de

revisado, remite al contador

Hay observación?

SI


consolidado

Requerimiento de fondos y lo remite

a la tesorera


fondos y lo traslada a la Directora


fondos y lo remite a tesoreria.


Traslada para contabilidad

Elabora partida del devengamiento

del requerimiento

Comprobantes contables

Firma de elaborado

Traslada al técnico contable

responsable de revisión

Firma y sella partida contable y la

envía al contador

Hay observación?

NO


SI

Recibe documentación, procesa en

el libro de compras IVA

Remite al Auxiliar contable

23

22

25

29

30

24

31

41

33

36

37

38

39

40

35

34

Devuelve para ajuste o corrección

26

Remite a técnico responsable de

revisión

Avala registro contable

Entrega documentación al técnico

contable

27

28

Documentación de soporte

Remite a Tesorera Institucional 32

Recibe comprobante contable y

revisa

42


Hay observación?

43

Devuelve al técnico para su

correción

SI


NO

44

45

B

4





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-008


Entrega documentación para

archivo

Revisa en aplicativo SAFI

Firma y Sella y remite a Tesorería

Cambia en el aplicativo SAFI el

estado del requerimiento

“APROBADO”

47

46

50

52

53

48

49


Remite a Tesorera Institucional

Firma y sella y remite a Director

Financiero51

Requerimiento USEFI

B

Partida y documentación

de soporte

Genera requerimiento de Fondos

Consolidado


Remite a técnico para archivar54

2

2

Verifica programación de

transferencia

En el SAFI elabora comprobante

contable

Firma de elaborado y lo traslada al

técnico para su revisión

Traslada al contador institucional

56

55

59

61

62

57

58

Registra y remite a técnico de

contabilidad

Traslada al contador intitucional

Elabora comprobante contable por

el percibido

60

Revisa docuemtnación 63

Traslada a técnico contable para

revisión



C

C

4

4





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-008


Avala registro

Firma y Sella y remite a Técnico

contable

Elabora partida contable de pago

67

70

71

65

66

Recibe el CED

Registra en el SAFI68

C

Lo envía para archivo

3

Hay observación? Devuelve al técnico contable

responsable

Documentos

C

64


Partida contable

Traslada documentación al auxiliar

contable69

Traslada a técnico contable para su

revisión

Recibe, revisa, firma y traslada al

contador

72

73

3

Hay observación?


77

74

76

75

SI

Remite a técnico contable para su

corrección

Avala registro contable

NO

Traslada para archivo

Partida contable y

documentación

de soporte

FIN

4

4





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Modificaciones a proyecciones FAES

Propósito del Procedimiento: Guía para modificar proyección anual de egresos FAES.

Unidad Responsable: Dirección Financiera institucional

No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Director

Financiero

Recibe solicitud y justificación de la modificación a realizar con el visto bueno

de la Dirección Ejecutiva en los casos que aplique. La documentación para

reprogramaciones y ajustes que envíen los encargados de FAES será

entregada al jefe del Departamento de Presupuesto.

2. Margina la solicitud al área de Presupuesto para verificar la viabilidad del

movimiento presupuestario.

3. Jefe del

Departamento de

Presupuesto

Recibe la documentación y procede a verificar la afectación a la Proyección

Anual de Gastos

4. Traslada la documentación marginándola al técnico responsable para su

registro en aplicación SAFI.

5. Técnico

Presupuestario.

Recibe del Jefe de Presupuesto la documentación de soporte para realizar

reprogramaciones u otro tipo de modificación a la Proyección Anual de Egresos.

Utilizando la aplicación informática SAFI procede a efectuar las modificaciones

presupuestarias quedando en estado de elaboración, excepto en el caso de

reprogramaciones, las cuales quedarán en estado de aprobado.

Genera reporte de la modificación correspondiente y

6. Traslada la documentación al Jefe del Departamento de Presupuesto para su

revisión.

7.

Jefe del

Departamento

de Presupuesto

Revisa documentación y si está correcta

8. La pasa a firma del Director Financiero cuando son modificaciones que no sean

Reprogramaciones.

9. En el caso de Reprogramaciones: firma, sella y la devuelve al Técnico para

archivarlas.

10. Director

Financiero

Revisa la documentación recibida y de no existir ninguna observación procede

a firmar y sellar devolviéndola al Técnico de Presupuesto para cambiar el





DICIEMBRE/2013


estado a “Aprobado.”

11. Técnico

Presupuestario

Procede a cambiar el estado de la modificación a Aprobado y

12 Archiva los documentos.





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-009

Procedimiento: Modificaciones a proyecciones FAES

INCIO

Recibe solicitud de modificación

presupuestaria que requiere

autorización del MH.

Archiva el

Compromiso

presupuestario

Revisa la modificación y

documentación de soporte


aprobación en el SAFI


aprobación en el sistema SAFI

Remite a Directora para firma y sello

Es reprogramación

Cambia a estado a probado la

modificación

Recibe documentación y verifica la

afectación a la programación

presupuestaria

Margina para Presupuesto

Modificación

SI

NO

FIN

Traslada a Técnico responsable

Realiza la modificación en el Sistema

SAFI y remite al Jefe de presupuesto

21

5

4 3

8

10

11

6Remite al jefe de presupuesto7

9

12





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Registro de ingresos FAES

Propósito del Procedimiento: Guía de registro de ingresos FAES


N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Técnico de

contabilidad

Recibe reporte de ventas acompañado de las facturas y ticket originales,

además de las Notas de Abono o Recibo de Ingreso y lo traslada al técnico

correspondiente.

2.

Técnico de

contabilidad

Revisa que la suma de la facturación realizada concuerde con los depósitos

efectuados,

3. En caso de error informa y devuelve a la dependencia correspondiente,

4. Si está correcto procede al registro contable.

5. Imprime el comprobante contable y lo remite a técnico para su revisión.

6.

Técnico de

contabilidad

Recibe del técnico que realizó el registro, el comprobante contable con su

documentación de respaldo, revisa aspectos técnicos

7. Si está correcto firma de revisado,

8. De lo contrario regresa al técnico responsable del registro para su ajuste o

reversión.

9. Traslada a Técnico de Tesorería.

10.

Técnico de

Tesorería

Recibe el comprobante contable con su documentación de respaldo

11.

Procede a registrar en el Control interno de Ingresos y Egresos FAES los

depósitos efectuados, detallando fecha, número de documento y valor de cada

ingreso por Dependencia.

12. Firma de registrado

13. Traslada la partida contable y su documentación de soporte al Contador

Institucional

14. Contador Avala el registro contable, consignando firma y sello.





DICIEMBRE/2013


15. Institucional Traslada al Técnico Contable el comprobante con su documentación de

respaldo.

16.

Técnico de

contabilidad

Revisa y controla el correlativo de facturación por sucursal,

17.

En caso de error, se comunica con el encargado de ingresos de cada

dependencia para solucionarlo.

18. Registra en los libros del IVA.

19. Verifica el Debito Fiscal contra lo registrado contablemente.

20. Traslada la documentación completa para archivo contable.

21.

Auxiliar Contable

Recibe del técnico contable partida con su respectiva documentación de

respaldo.

22. Registra el número de partida contable en el auxiliar de ingresos y lo archiva

correlativamente.

23. Técnico de

Tesorería

Presenta control de disponibilidades de forma mensual previa cuadratura con

el Departamento Contable.





DICIEMBRE/2013


CLAVE: MP-DFI-010

Procedimiento: Registro de ingresos FAES

INCIO

Recibe reporte de ventas con facturas

y ticket originales, nota de abono o

recibo de ingreso

Revisa documentación y el registro

contable

Corrige el registro

Recibe comprobante contable con su

documentación de respaldo

Firma de revisado

Es correcta

Registra en control interno los

depósitos efectuados

Revisa la suma de la facturación,

verifica que sea correcta la

información

Imprime comprobante contable

NO

SI

FIN

Es correcta la inforación NO

SI

Remite a técnico contable para

revisión

Archiva

correlativamente

Firma de registrado Firma y sella partida contable

1

1

Envía al técnico contable

Revisa y controla correlativo de

facturación pro sucursal

Se comunica con el responsable y

corrigen

Registra en libros de IVA

Existe error?SI

NO

Traslada documentación para archivo

contable

Registra el numero de partida

contable en el auxiliar de ingresos

Realiza el registro contable,

Verifica el débito fiscal contra lo

registrado contablemente


4

6

5

19

18

22

21

20

1

16

15

8

17

7

12

11

10

13

2

Recibe reporte de ventas con facturas

y ticket originales, nota de abono o

recibo de ingreso

3

Traslada al técnico de tesorería9

Traslada la partida contable y

documentación al contador

Presenta control de disponibilidades

mensual previa cuadratura con

contabilidad

23

14





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-011 Relacionado con el Proceso: PA-DFI-03

Procedimiento: Plan Anual de la Dirección Financiera Institucional

Propósito del Procedimiento: Definir metas a realizar para el ejercicio fiscal que se planifique



1. Director

Financiero

Comunica a los jefes de área de Presupuesto, Tesorería y contabilidad para que inicien

proceso de planificación de metas para el ejercicio fiscal correspondiente

2. Jefe de

departamento

Elabora el plan anual y cronograma de metas a realizar durante el ejercicio fiscal

correspondiente.

3. Da instrucciones para la elaboración del plan anual de compras

4.

Técnico

En formato de Excel, realiza la programación de proyección de bienes y servicios que se

necesitaran para el próximo año

5.

En sistema de compras introduce la programación de bienes y servicios a requerir.

Imprime reporte

6. Jefe de

departamento

Unifica el plan anual de trabajo y el plan anual de compras

7. Remite a técnico responsable de consolidar el plan anual y el plan de copras.

8. Técnico

Especialista

Recibe y revisa la información

9. Unifica plan de trabajo, y cronograma de actividades

10. Envía al Director Financiero para autorización

11.

Director

Financiero

Recibe documentos

12. Verifica la información del plan de trabajo y el plan de compras y lo autoriza

13. Remite el plan de trabajo a la Dirección de Planificación

14. Remite el plan de compras a la DACI

15. Remite para archivo el plan de trabajo y el plan de compras debidamente firmados y

sellados de recibido.

16 Técnico Archiva plan de trabajo y plan de compras





DICIEMBRE/2013


MP-DFI-011

Procedimiento: Plan Anual de la Dirección Financiera Institucional

INCIO

Comunica Inicio de Proceso de

Planificación anual.

Archivo de Plan de trabajo y

plan de compras

Unifica el Plan anual de trabajo y el

plan de compras

Recibe documentos

Remite a Directora para firma y sello

Verifica la información y lo autoriza

Elabora Plan Anual de área

Imprime la reportes

FIN

Da instrucciones de elaborar Plan

anual de compras

Introduce en Sistema el Plan Anual de

compras

2

1

5

3

6

7

8

9

11

10

Remite para consolidación

Recibe y revisa Información

Unifica el plan de trabajo y plan de

compras de la DFI

Remite a la Dirección de

Adquisiciones Plan de compras

Remite a la Dirección de Planificación

Plan de Trabajo

Envía para archivo Plan de trabajo y

plan de compras firmados y sellados

de recibido

Elabora Plan anual de compras4

12

13

14

15

16





DICIEMBRE/2013


F) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN


Aprobó:

Lic. Luis Flores

Director de Planificación y

Gestión.

PA- DPG-04

Formulación y

Gestión de

Proyectos de

Fortalecimiento

Institucional

Planificación y

desarrollo

Institucional

Elaboración y

divulgación de

Políticas,

Estrategias

Institucionales

PS- DPG-01 PS- DPG-02

Procesos

Adjetivos

Titu

lare

s, D

ire

ccio

ne

s y

De

pe

nd

en

cia

s d

el M

JSP

Gestión de la

Calidad y Mejora

Continua

MINISTERIO DE JUSTICIA Y SEGURIDAD PUBLICA

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: DIRECCION DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

Titu

lare

s, D

ire

ccio

ne

s y

De

pe

nd

en

cia

s d

el M

JSP

Procesos

Sustantivos

PS- DPG-03





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DPG-001 Relacionado con: PS-DPG-01

Procedimiento: Elaboración de Perfiles de Proyectos.

Propósito del Procedimiento: Elaboración de Perfiles de Proyectos solicitados por Instituciones de Cooperación, Nacional o Internacionales

Responsable de Ejecución: Dirección de Planificación y Gestión

No Responsable Descripción

1 Director de Planificación y Gestión

Recibe solicitud de elaboración de Formulación de Proyecto bajo lineamientos específicos, proveniente de entidad de enlace gubernamental o no gubernamental. Esta formulación puede tener financiamiento o no, ya que esta dependerá del tipo de proyecto a formular.


Gira instrucción de elaboración de Perfil de Proyecto a Técnico de la Dirección.

3 Técnico de Planificación y Gestión

Solicita apoyo técnico a la entidad solicitante para realizar Perfil de Proyecto y las posibles direcciones beneficiarias.


Si el proyecto a formularse involucra como beneficiaria a una Dirección o Dependencia de esta Secretaría de Estado se solicita apoyo técnico y acompañamiento de dicha Dirección. Puede solicitarse el apoyo técnico por medio de correo o de nota oficial.


Realiza Perfil de Proyecto bajo lineamientos solicitados por la entidad solicitante, y remite a Director.


Revisión y autorización del Perfil del proyecto


Remite Perfil del Proyecto a Titulares para que envíe documento a la entidad solicitante.


Realiza seguimiento de trazabilidad del proyecto con la entidad solicitante para obtener respuesta de Aprobación o no Aprobación del Proyecto.

9 Entidad Solicitante Envía nota de Aprobación de Proyecto a Máxima Autoridad.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Perfil de Proyecto

1. Recepción de Solicitud

de entidad la elaboración

de Perfil de Proyecto

2. Asignación de tarea

“Elaboración de Perfil”

Fin3. Solicitud de apoyo

tecnico a entidad

8. Seguimiento de

trazabilidad del documento

9. Respuesta de parte de

entidad

¿ La definición del

proyecto involucra a

mas Direcciones del

MJSP?

4. Solicitud de apoyo

tecnico y acompañamiento

a Dirección bemeficiaría

SI

NO

5. Elaboración de Perfil de

Proyecto

6. Revición y autorización

de perfil de proyecto

7. Remisión de Perfil de

Proyecto a Titulares

Perfil de Proyecto

A

A





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Administración de Proyectos.

Propósito del Procedimiento: Llevar un control de la gestión administrativa de los proyectos de Fortalecimientos Institucional para alcanzar los objetivos del Proyecto con eficiencia y eficacia.




Recibe y revisa documentación relacionada con el proyecto (el Plan de Acción, Carta de Entendimiento, Convenio, etc.) autorizados por el Organismo donante o prestatario, en el cual podrá está contemplado el monto asignado, los objetivos, la programación de la ejecución del proyecto y la Estructura organizativa de la Unidad Ejecutora (Jefe de Unidad Ejecutora, Contador, Proveedor y Encargado de Fondo Rotativo).


Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores o de la Entidad Prestataria la Normativa Legal que se aplicara para la ejecución del proyecto.


Asigna al Técnico que será el Encargado del Seguimiento del Proyecto, entrega la documentación relacionada con el proyecto y da instrucciones.


Recibe la siguiente documentación, revisa los contenidos y apertura expediente del proyecto.


Solicita capacitación para el correcto uso de los diferentes formularios o formatos de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto.


Recibe capacitación sobre el correcto uso de los diferentes formularios de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto. (Solicitud de desembolso, liquidaciones, ordenes de cambio, solicitud de no objeción, informe de avance mensual, entre otros)


Inicia el seguimiento de la ejecución del proyecto a través de comunicaciones, reuniones con los involucrados, elaboración de reportes de acuerdo a la Normativa Legal etc. se asegura de apertura de cuentas y código de Proyecto.





DICIEMBRE/2013


8 Unidad Beneficiaria

Elabora Especificaciones Técnicas para las bases de licitación de los bienes o Servicios que se contratarán. Y estas son remitidas a Unidad Ejecutora de institución para obtención de no objeción, si aplica.

9 DACI Elabora Bases de licitación. Remite y solicito Visto Bueno de Unidad de Ejecutora.


Da seguimiento al proceso de adquisición y entrega de bien o servicio.


Elabora informe de avance y/o finalización del proyecto en los formatos preestablecidos si aplica.


Revisa, aprueba y remite informe de avance del proyecto, si aplica.





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Administración de Proyectos.

Propósito del Procedimiento: Llevar un control de la gestión administrativa de los proyectos de Fortalecimientos Institucional para alcanzar los objetivos del Proyecto con eficiencia y eficacia.




Recibe y revisa documentación relacionada con el proyecto (el Plan de Acción, Carta de Entendimiento, Convenio, etc.) autorizados por el Organismo donante o prestatario, en el cual podrá está contemplado el monto asignado, los objetivos, la programación de la ejecución del proyecto y la Estructura organizativa de la Unidad Ejecutora (Jefe de Unidad Ejecutora, Contador, Proveedor y Encargado de Fondo Rotativo).


Recibe del Ministerio de Relaciones Exteriores o de la Entidad Prestataria la Normativa Legal que se aplicara para la ejecución del proyecto.


Asigna al Técnico que será el Encargado del Seguimiento del Proyecto, entrega la documentación relacionada con el proyecto y da instrucciones.


Recibe la siguiente documentación, revisa los contenidos y apertura expediente del proyecto.


Solicita capacitación para el correcto uso de los diferentes formularios o formatos de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto.


Recibe capacitación sobre el correcto uso de los diferentes formularios de seguimiento y monitoreo en la ejecución del proyecto. (Solicitud de desembolso, liquidaciones, ordenes de cambio, solicitud de no objeción, informe de avance mensual, entre otros)


Inicia el seguimiento de la ejecución del proyecto a través de comunicaciones, reuniones con los involucrados, elaboración de reportes de acuerdo a la Normativa Legal etc. se asegura de apertura de cuentas y código de Proyecto.





DICIEMBRE/2013


8 Unidad Beneficiaria

Elabora Especificaciones Técnicas para las bases de licitación de los bienes o Servicios que se contratarán. Y estas son remitidas a Unidad Ejecutora de institución para obtención de no objeción, si aplica.

9 DACI Elabora Bases de licitación. Remite y solicito Visto Bueno de Unidad de Ejecutora.


Da seguimiento al proceso de adquisición y entrega de bien o servicio.


Elabora informe de avance y/o finalización del proyecto en los formatos preestablecidos si aplica.


Revisa, aprueba y remite informe de avance del proyecto, si aplica.





DICIEMBRE/2013


INICIO

Clave: MP-DPG-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Administración de Proyectos

1. Recepción y revisión de

perfil y plan de acción del

proyecto

2. Recepción de Normativa

de regulación del Proyecto

Expediente de

Proyecto

3. Asignación de tecnico de

seguimiento de proyecto

4. Apertura de expediente

de Proyecto

A

Específicaciones

técnicas

9. Elaboración de bases de

licitación

¿Es necesario solicitar

capacitación?

5. Solicitud de capacitación

SI

NO

7. Gestión Administrativa

del Proyecto.

6. Capacitación sobre uso

de formatos y formularios

8. Elaboración de

especificaciones técnicas

Bases de licitación

A

¿Se obtiene no

objeción de bases de

licitaciòn?

SI

NO

12. Revisión, aprobación y

remisión de Informe de

Proyecto

10. Verificar cumplimiento

de contrato

11. Elaboración de informe

de avance y/o finalización

de proyecto

Informe de Proyecto

Fin





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración y Aprobación del Plan Anual Operativo Institucional

Propósito del Procedimiento: Obtener un Plan Anual Operativo trasparente en coordinación con todas las Dirección del MJSP




Gira instrucción de elaboración de Plan Anual Operativo para el Siguiente año a Técnico designado.

2 Secretaría

Gestiona el envío de Instructivo para elaboración de Plan Anual Operativo junto con Memorando firmado por Director de Planificación y Gestión a todas las Direcciones, indicando fecha limité de entrega del Plan Operativo.

3 Técnicos de Planificación y Gestión

Realiza seguimiento y apoyo técnico a las Direcciones en la elaboración del Plan Operativo apegado a los lineamientos del instructivo.


Recepción y revisión de Plan Operativo verificando que contenga lo solicitado según el Instructivo.


Si el documento remitido contempla observaciones, se notifica a la Dirección para subsanar dichas observaciones.


Consolida matriz de Plan Anual Operativo Institucional


Elabora Plan Anual Operativo Institucional, contemplando la introducción del documento, la base legal, las estrategias, las metas globales, los indicadores de gestión de las Direcciones operativas del MJSP y la matriz consolidada de plan operativo anual.


Revisa y firma de elaboración y presentación de Plan Anual Operativo Institucional.





DICIEMBRE/2013



Gestiona autorización del Ministro de Justicia Seguridad Pública

10 Titular Revisa y firma de autorización de Plan Anual Operativo Institucional. Luego remite a Dirección de Planificación y Gestión para custodia.


Distribuye Documento Oficial e Institucional a todas las Direcciones del MJSP


Custodia del Plan Anual Operativo Institucional





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración y Aprobación del Plan Operativo Institucional

A

1. Girar Instrucciones de

elaboración de Plan

Operativo

2. Envió de solicitud de

elaboración de documento

a Direcciones del MJSP

3. Apoyo técnico y

seguimiento a Direcciones

del MJSP

4. Recepción y Revisión de

Documento solicitado

A

11. Distribución y

dibulgación de PO

12 Custodia de

Documento

Fin

6. Consolidación de matriz

de PO

9. Gestión de Autorización

a Máxima Autoridad.

¿ Se encontraron

Observaciones?

5. Envió a dirección

documento con

observaciones señaladas

SI

NO

7. Elaboración de Plan

Operativo Institucional


de Plan Operativo

Plan Operativo

Institucional

10. Revisión y firma de

autorización





DICIEMBRE/2013



Procedimiento Seguimiento Plan Anual Operativo Institucional

Propósito del Procedimiento: Elaboración de Informe Trimestral de cumplimiento de metas de las Actividades programadas en el Plan Anual Operativo



1 Secretaria Recibe avance mensual de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.


Revisa avance mensual y analiza las actividades realizadas de acuerdo al Plan Operativo Institucional Aprobado o a las actualizaciones aprobadas.


Revisa, observa y realiza observaciones y envía a Director de Planificación y Gestión. (En caso de haber discrepancia entre el avance mensual y el PAO).


Notifica y envía observaciones a técnico enlace de la Dirección en cuestión, por medio correo electrónico

5 Direcciones del MJSP/ Técnico enlace

Envía Observaciones subsanadas.


Consolida trimestralmente el seguimiento y avance al Plan Operativo institucional.


Evalúa cumplimiento mensual de Actividades del Plan Anual Operativo.


Elabora y actualiza informe trimestral de cumplimiento de actividades del Plan Operativo Institucional.


Revisa y autoriza de Informe trimestral


Envía Informe Trimestral de cumplimiento al Plan Operativo Institucional al Ministro.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento Plan Operativo Institucional

1. Recepción de Avances

Mensuales

2. Revisión de Avances

Fin

9. Revisión y autorización

de informe

¿ Se encontraron

Observaciones?

3. Señalización de

observaciones

4. Notificación y envio de

observaciones a Dirección

SI

NO

10. Remisión de Informe a

Titular

Informe Trimestral

de Seguimiento al

POA

A

A

5. Recepción de

observciones subsanadas

6. Consolidación trimestral

de seguimiento al POA

7. Evaluación al

cumplimiento mensual

8. Evaluación y

actualización de informe





DICIEMBRE/2013



Procedimiento Elaboración de Plan Estratégico Institucional

Propósito del Procedimiento: Contar con una herramienta que nos permita establecer las líneas de acción a implantar a corto y mediano plazo para alcanzar los objetivos y metas.




Gira instrucción de elaboración de Plan Estratégico.

2 Secretaría Gestiona el envío Memorando de convocatoria a reunión para la conformación del Plan Estratégico.

3 Director de Planificación y Gestión y Directores de MJSP

En la primera parte de la reunión se desarrollará la FASE IDEOLÓGICA. (Determinación del rol institucional, expresado en las declaraciones de visión y misión y en los lineamientos generales de política).


Desarrollo de la FASE DE ANALÍTICA. Diagnóstico de la realidad interna y externa, a fin de identificar los macro problemas centrales que afectan a nuestra Institución.


Desarrollo de FASE PROGRAMATICA. Determinación de los objetivos estratégicos generales y específicos, basados en la identificación de los factores críticos que inciden en la solución de los macro problemas centrales. Mientras los objetivos generales representan las alternativas potenciales de solución a los macro problemas centrales, los objetivos específicos constituyen soluciones parciales pero eslabonadas en el camino hacia la solución total.


Desarrollo de FASE OPERATIVA. Determinación de las estrategias, políticas y/o cursos de acción sustentados en las fortalezas de la organización y que, al mismo tiempo, neutralicen sus debilidades, con la finalidad de aprovechar las oportunidades y contrarrestar las amenazas.





DICIEMBRE/2013



Desarrollo de FASE CUANTITATIVA. Diseño del sistema de monitoreo y evaluación del plan, lo que incluye la selección de indicadores de desempeño y la especificación de los valores a alcanzar para cada indicador, así como la estimación de los recursos financieros indispensables.


Consolida Información


Autoriza y da visto bueno al documento integrado


Proponer a Sr. Ministro de Justicia y Seguridad Pública Plan Estratégico Institucional consolidado.

NOTA: La ejecución de este procedimiento, por ser una actividad de carácter estratégico podrá

Modificarse de acuerdo a las necesidades que defina el Titular.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-005

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Plan Estrategico Institucional

1. Gira Instrucciones de

Elaboración de Plan E.

2. Envío de convocatoria

Fin

3. Desarrollo de fase

ideológica


programatica

10. Proponer a Sr. Ministro

Plan Estratégico Integrado

Plan Estratégico

Integrado

A

A


operativa


cuantitativa

8. Consolida información

9. Autoriza y da visto bueno

al documuento integrado





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento al Plan Estratégico Institucional

Propósito del Procedimiento: Verificar el cumplimiento de acciones estratégicas establecidas en Plan Quinquenal




Solicita a Directores del MJSP la evaluación de cumplimiento de meta al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.

2 Secretaria Recibe evaluación de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.

3 Técnico de Planificación y Gestión designado.

Revisa información y analiza la evaluación realizada de acuerdo al Plan Estratégico Institucional Aprobado o a las actualizaciones aprobadas.

4

Técnico de Planificación y

Gestión designado. Revisa y realiza observaciones y las envía a Director de Planificación y Gestión. (En caso de haber discrepancia entre la evaluación y la meta establecida).

5 Técnico de Planificación y

Gestión designado. Notifica y envía observaciones a técnico enlace de la Dirección en cuestión, por medio correo electrónico

6 Técnico enlace de

Direcciones del MJSP Envía de Observaciones subsanadas.


Gestión designado. Consolida la evaluación de cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.


Gestión designado. Elabora y actualiza de Informe cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.


Revisan y autoriza de Informe cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional.


Envía Informe de cumplimiento de metas al Plan Estratégico Quinquenal Institucional al Ministro.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-006

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento Plan Estratégico Institucional

1. Solicitud de evaluación

2. Recepción de evauación

Fin


de informe

¿ Se encontraron

Observaciones?

4. Señala observaciones

5. Notificación y envio de

observaciones a tecnico

enlace

SI

NO 10. Remisión de Informe a

Titular

Informe de

Cumplimiento de

Metas de PEQ

A

A

6. Recepción de

observciones subsanadas

7. Consolida evalaciaón de

cumplimiento de metas

8. Evaluación y

actualización de informe

3. Revisión de información





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Modificaciones al Plan Estratégico Institucional

Propósito del Procedimiento: Actualizar el documento Institucional de acuerdo a las necesidades que se presenten.



1 Secretaria Recibe solicitud de modificación de metas y/o acciones estratégicas de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.


Revisa modificaciones remitidas por las Direcciones para corroborar que no se modifique fechas retroactivas.


Modifica y actualiza las metas y/o acciones estratégicas en el Plan Estratégico Institucional.


Da el Visto Bueno al documento Modificado


Remite documento para autorización.

6 Ministro Autoriza Modificaciones a Plan Estratégico Institucional.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-007

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Modificaciones al Plan Estratégico Institucional

1. Recepción de

modificaciones de metas y/

o accones estratégicas

2. Revisión de

modificaciones recibidas

Fin

¿ modificaciones

con fechas

retroactivas?

3. Modifica y actualiza

acciones y/o metas

4. Visto Bueno

SI

NO

5. Remite documento para

autorización

6. Autorización de

modificaciones al PEQ

Mdificaciones al

PEQ





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Establecimiento y seguimiento de Indicadores de Gestión Institucional.

Propósito del Procedimiento: Establecimiento anual de los indicadores de gestión Institucional y su respectivo seguimiento y monitoreo junto con la elaboración de Informe Trimestral.




Envía solicitud de elaboración y/o actualización de los Indicadores de Gestión de las Direcciones Operativas del MJSP para siguiente año, indicando fecha límite de entrega.

2 Direcciones Operativas del MJSP

Establecimiento y/o actualización de los Indicadores de Gestión.

3 Secretaría Recibe documento solicitado de las Direcciones del MJSP. Comunica a Director y remite documento a técnico designado.


Revisa Indicadores remitidos.


Consolida los indicadores de gestión institucionales.


Incorpora el Plan operativo Institucional y gestiona aprobación del Director de Planificación.


Notifica a Direcciones Operativas de documento autorizado que contiene indicadores.


Solicita evaluación trimestral de los indicadores de gestión establecidos por cada Dirección Operativa.

9 Direcciones Operativas del MJSP

Evalúan los indicadores de gestión en el trimestre solicitado. Remitiéndolo a la Dirección de Planificación y Gestión.


Recepción de evaluación trimestral y consolidación de las evaluaciones de los indicadores de gestión.


Elabora Informe de evaluación trimestral de los Indicadores de Gestión del MJSP


Revisa Informe trimestral


Envía Informe evaluación trimestral de los indicadores de gestión del MJSP al Ministro.





DICIEMBRE/2013


INICIO

Clave: MP-DPG-008

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Establecimiento y seguimientoa los indicadores de gestión.

1. Solicitud a Dereccción

de establecimiento y/o

actuaización de indicadores

2. Establecimiento y/o

actualización de

Indicadores de Gestión

3. Recepción de

indicadores de gestión por

direcciones operativas

4. Revisión de Indicadores

remitidos

A

10. Recepción de

evaluación trimestral de

indicadores de gestión


de evaluación trimestral

9. Evaluación de


13. Envió de informe a

Titular

Informe de evaluación trimestal de

los indicadores de gestión5. Consolidación de


6. Incorporación al

documento POA

Institucional

7. Notificación a

Direcciones de aprobación

Indicadores de

gestión


trimestral de los

indicadores establecidos

A


de informe

Fin





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración, Revisión y actualización de Documentos Administrativos Institucionales

Propósito del Procedimiento: Realizar y administrar documentos relevantes del Ministerio en coordinación con todas las Dirección del MJSP.




Gira instrucción de elaboración o actualización de documentos a Técnico de oficio o por solicitud de Dirección responsable o por el Titular.


Revisa, elabora y/o actualiza Guía o Instructivo para solicitar la información necesaria a todas las Direcciones.


Revisa y aprueba envió Guía o Instructivo si fuese necesario.

4 Secretaría Gestiona el envío de Guía o Instructivo junto con Memorando firmado por Director de Planificación y Gestión a todas las Direcciones, indicando con fecha límite de entrega del documento solicitado.


Si considera necesario capacitación, se programa y se notifica a las direcciones involucradas.


Desarrollo de capacitación sobre tema solicitado, con el propósito de unificación de términos y mayor comprensión en la presentación del documento solicitado.


Realiza seguimiento y apoyo técnico a las Direcciones para elaboración de Documento solicitado.

8 Direcciones del MJSP Remite a la Dirección de Planificación y Gestión documento solicitado.





DICIEMBRE/2013



Revisa y analiza el documento solicitado.


Consolida documento requerido.


Revisa y autoriza Documento Institucional.


Gestiona autorización del Documento ante Ministro de Justicia Seguridad Pública, si esta aplica.


Distribución de Documento Oficial e Institucional a todas las Direcciones del MJSP si fuese necesario.


Custodia el documento aprobado.





DICIEMBRE/2013


INICIO

Clave: MP-DPG-009

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración, revisión y actualización de documentos administrativos

1. Solicitud a Dereccción

de establecimiento y/o

actuaización de indicadores

2. Establecimiento y/o

actualización de


3. Recepción de

indicadores de gestión por

direcciones operativas

4. Revisión de Inicadores

A

11. Recepción de

evaluación trimestral de



de evaluación trimestral

10. Evaluación de


14. Envió de informe a

Titular

Informe de evaluación trimestal de

los indicadores de gestión5. Consolidación de


6. Incorporación al

documento POA

Institucional

7. Aprobación de los

indicadores de gestion

8. Notificación a

Direcciones de aprobación

Plan Operativo


trimistral de los indicadores

establecidos

A


de informe

Fin





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración y Publicación de Memoria de Labores

Propósito del Procedimiento: Elaborar la memoria d de Labores del MJSP de forma trasparente en coordinación con todas las Dirección del MJSP




Solicita información de los logros a las Direcciones y Dependencias


Realizan seguimiento y apoyo técnico a las Direcciones para elaboración de Memoria de Labores.

3 Secretaría Recepción información solicitada y margina a técnico correspondiente


Revisa y corrobora información de acuerdo a formatos solicitados, y la información corresponda al periodo solicitado.

5 Técnico de Planificación y Gestión Asignado

Consolida Memoria de Labores


Revisa y da visto bueno de Memoria de Labores Institucional.


Remite Memoria de Labores Preliminar a Titular para su revisión


Revisa Memoria de Labores Preliminar y emite observaciones. Remite documento a Dirección de Planificación y Gestión


Incorpora las observaciones del Sr. Ministro de Justicia y Seguridad Pública y remite para su aprobación y autorización


Aprueba y autoriza Memoria de Labores Institucional





DICIEMBRE/2013



Solicita iniciar gestión para proceso de diseño y publicación de Memoria de Labores a Dirección de Comunicaciones.

12 Director de Comunicaciones

Coordina diseño, impresión y publicación de Memoria de Labores.

13 Director de Planificación y Gestión y Director de Comunicaciones

Entrega Memoria de Labores publicadas a Direcciones y Dependencias del MJSP





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-010

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración y Publicación de Memoria de Labores

1. Solicitud de información

de logros

2. Seguimiento y apoyo

técnico

4. Revisión de información

5. Consolidación y

elaboración de Documento


Documento

12. coordinación de diseño,

imprensión y publicación de

Ml

Memoria de Labores

Institucional

A

13. Entrega de ejemplares

Fin

3. Recepción de memoria

de labores por Direcciones

y Dependencias

¿ Se señalarón

observaciones?9. Subsanar observaciones

señalas por Titular.SI

NO

10. Aprovación y

autorización de Memoria de

MJSP

11. Gestión de diseño y

publicación

7. Remision a Titulares de

documento preliminar

8. Revisión de Memoria de

Labores preliminar

A





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Coordinación y Seguimiento al Sistema de Unificación de Estadísticas de Homicidios

Propósito del Procedimiento: Coordinar el procedimiento institucional de unificación de cifras estadísticas de los homicidios mensuales ejecutados en el país.



1 Secretaria Recepción de Convocatoria de reunión mensual a la Mesa Técnica de Unificación de Cifras (Representantes de Medicina Legal, Fiscalía General de la República y Policía Nacional Civil)


Gira orientaciones generales a mesa técnica, para desarrollar la reunión

3 Mesa Técnica Analizan datos de las entidades participantes para la Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos ocurridos en el país.

4 Mesa Técnica Convalidan estadísticas de Homicidios mensual

5 Técnico y Mesa Técnica Elabora “Reporte de Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos en el Mes por Departamento”

6 Director de Planificación y Gestión y Mesa Técnica

Firma de “Reporte de Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos en el Mes por Departamento”. (Director de Planificación y Gestión, Represéntate de Medicina Legal, Representante de Fiscalía General de la República y Representante de Policía Nacional Civil.

7 Secretaria Prepara documentación para envió de correspondencia

8 Secretaria

Envía Reporte de Convalidación de Cifras de Homicidios dolosos en el Mes por Departamento a Ministro y Viceministro de Justicia y Seguridad Pública, Director/a de Comunicaciones del MJSP, Director General de PNC, Fiscal General de la República y Director de Medicina Legal.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-011

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Coordinación y Seguimiento al Sistema de Unificación de Estadísticas de

Homicidios

1. Convocatoria a reunión

mensual de consolidación

de homicidios

Fin

5. Elaboración de Reporte

de Unificación de

Homicidios

Reporte Unificación

de Cifras Oficiales

de Homicidios

2. Orientaciones Generales

antes de reunión

4. Unificación de Cifras

Oficiales de Homicidios

8. Remisión de Reporte a

Titulares e Entidades

6. Firma y validación de

reporte

7. Preparar documentación

Confidencial

3. Analisis de datos de los

integrantes de la mesa

técnica





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DPG-012 Relacionado con: PA-DPG-04

Procedimiento: Aplicación de herramientas de calidad

Propósito del Procedimiento: Implementación herramientas de calidad y la mejora continua.



1 Titular Recepción de invitación de aplicación de herramienta de calidad en el MJSP por parte de la Sub Secretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado de la Presidencia.

2 Titular Notifica de solicitud de aplicación de la herramienta y designa como responsable de proceso a Director de Planificación y Gestión.


Coordina con técnicos enlaces de Sub Secretaría de Gobernabilidad y Modernización del Estado sobre la aplicación de herramienta de calidad.


Gira Instrucciones para aplicación de herramienta de calidad

5 Secretaria Envía convocatoria a las Direcciones del MJSP a capacitación para impartir metodología de aplicación de herramienta.


Capacitación de la herramienta de Aplicación de Calidad


Seguimiento, acompañamiento y apoyo técnico en la elaboración de plan de aplicación de herramienta y remitirlo a Dirección de Planificación y Gestión

8 Direcciones del MJSP Elabora plan de aplicación de herramienta de calidad


Consolida plan de aplicación de herramienta de calidad del MJSP


Revisa planes de implementación





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-012

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Aplicación de herramientas de Calidad

1. Recepción de invitación de

aplicación de herramienta

SGME de la Presidencia.

2. Notificación y designación

de cumplir solicitud a

Dirección de Planificación y

Gestión

Fin

5. Convocatoria para

capacitación

Plan de

Implementación

3. Coordinación con técnico

enlace de la SGME de la

Presidencia.

4. Giro de Instrucciones de

aplicación de herramienta en

las Direcciones del MJSP

6. Capacitación de

herramienta de aplicación

de calidad en el MJSP

7. Seguimiento y

acompañamiento y apoyo

técnico a las direcciones del

MJSP

A

A

8. Elaboración de plan de

implementación por

Direcciones

9. Consolidación de planes de

implementación de

herramienta

10. Revisión de Plan





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DPG-013 Relacionado con: PA-DPG-04

Procedimiento: Evaluación de la aplicación de herramientas de calidad

Propósito del Procedimiento: Evaluar el grado de avance en términos de calidad, así también participar en los objetivos estratégicos de plan de gobierno y avanzar en la modernización del estado.



1 Direcciones del MJSP Aplicar la herramienta en las Direcciones del MJSP.


Seguimiento, acompañamiento y apoyo técnico a las direcciones para la incorporación de la metodología en cada Dirección.


Elaboración de Reporte de implementación de la herramienta.


Revisión y aprobación de reporte de “Implementación de Herramienta de Calidad”


Custodia de documento.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DPG-013

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Evaluación de la aplicación de herramientas de calidad

1. Implementación de

herramienta

2. Segimiento,

acompañamiento apoyo

técnico

Fin

Reporte de

implementación

3. Elaboración de reporte

de implementación de

herramienta

4. Revisión y aprobación de

reporte

5. Custodia del

documento





DICIEMBRE/2013


G) DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA






DICIEMBRE/2013


MP-DAI-001 Relación del Proceso: PS-DAI-01

Procedimiento: Fase de la planificación Auditoría operativa

Propósito del Procedimiento: Obtener el informe preliminar y los programas de Auditoría.

Unidad Responsable: Dirección de Auditoría Interna


1 Director de Auditoría Asigna a los auditores que realizarán la Auditoría.

2 Director de Auditoría Efectúa notificación a la Unidad Organizativa sobre la Auditoría que será

realizada.

3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los Auditores asignados.

4 Auditores Elaboran el programa de la planificación de la Auditoría, considerando

como mínimo las siguientes actividades:

4.1 Objetivos de la Auditoría

4.2 Alcance de la Auditoría

4.3 Enfoque de la Auditoría

4.4 Conocimiento de la unidad auditada.

4.4.1 Revisión de papeles de trabajo de la Auditoría anterior.

4.4.2 Organigrama de la unidad.

4.4.3 Revisión del plan estratégico de la unidad organizativa.

4.4.4 Revisión del plan de trabajo operativo.

4.4.5 Revisión de planes específicos (si fuere aplicable)

4.4.6 Informes de avance de metas.

4.4.7 Evaluación trimestral o semestral del plan estratégico y del plan

anual operativo.

4.4.8 Revisión del manual de organización y funciones de la unidad.





DICIEMBRE/2013


4.4.9 Revisión del manual de descripción de puestos de la unidad.

4.4.10 Revisión del manual de procedimientos.

4.4.11 Revisión de libros, actas, resoluciones y acuerdos relacionados

con la unidad.

4.5 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la Auditoría

anterior.

4.6 Evaluación del control interno.

4.7 Identificación de las áreas críticas (LEPAS o Proyectos de Auditoría)

4.8 Identificación de las fuentes de criterio (normativa aplicable a la unidad)

4.9 Revisión de los indicadores de Gestión establecidos para la unidad.

4.10 Elaboración del Informe Preliminar (memorando de la planeación) y el

cronograma de actividades.

4.11 Elaboración de los programas de Ejecución.

5 Auditores Elaboran los papeles de trabajo del programa de la planificación

6 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo

7 Jefe de Unidad Elabora el informe preliminar, el cronograma de actividades y los

programas de Auditoría.

8 Supervisor de

Auditoría

Supervisa los papeles de trabajo, el informe preliminar, cronograma de

actividades y los programas de Ejecución de la Auditoría.

9 Jefe de Unidad Realiza los ajustes pertinentes al informe preliminar y programas de

Auditoría (cuando sea necesario).

10 Supervisor de

Auditoría o Jefe de

Unidad

Presenta el informe preliminar (memorando de la planeación) y los

programas de la Ejecución a la Dirección de Auditoría para la aprobación

de los mismos.

11 Director de Auditoría Aprueba el programa de la planificación, el informe preliminar y los

programas de Auditoría.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-001

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la planificación de la Auditoria Operativa

Notificación a la unidad

organizativa sobre auditoria a realizarse

Desarrollo del

programa de planificación

Revisión de papeles de

trabajo de la planificación

A

Revisión del Informe

preliminar y programas de auditoría

Programa de

planeación

Revisión del plan de

trabajo y asignación de auditores

Inicio

Informe preliminar y

programas de auditoría

Ajustes al Informe

preliminar y programas de auditoría

A

Presentación del Informe preliminar y programas de

auditoria, a la Dirección para su aprobación

Aprobación del Informe

preliminar y Programas de auditoría

Elaboración de

Orden de trabajo

¿Es correcto el informe y los programas?

Si

No

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Orden de

Trabajo

Elaboración de

Programa de Planeación

Elaboración del Informe

preliminar y Programas de auditoría

Informe preliminar y

programas de auditoría aprobados





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de Ejecución Auditoría operativa

Propósito del Procedimiento: La auditoría operativa o de Gestión tiene como objeto, verificar la eficiencia,

eficacia y economía de la Gestión financiera, administrativa y operativa de la unidad organizativa. Obtener

la evidencia suficiente y competente que respalde las conclusiones de la Auditoría



1 Auditores Determinan la muestra de la Auditoría

2 Jefe de Unidad Revisa y aprueba la muestra de la Auditoría

3 Auditores Elaboran los papeles de trabajo de los programas de

Ejecución.

4 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo de los programas de

Ejecución.

5 Auditores Elaboran cédula de deficiencias

6 Jefe de Unidad Revisa cédula de deficiencias.

7 Jefe de Unidad Elabora comunicación preliminar

8 Supervisor de Auditoría Supervisa la comunicación preliminar y los papeles de

trabajo

9 Jefe de Unidad y Director de

Auditoría

Realizan correcciones a la comunicación preliminar de ser

necesarias

10 Jefe de Unidad y Director de

Auditoría. Firman comunicación preliminar





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-002

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de ejecuciòn de la Auditoria Operativa

Determinación de la

muestra de

Desarrollo del programa de

ejecución de la auditoría

Supervisión de papeles de

trabajo del programa de ejecución de la auditoría

Cedula de

deficiencias

A

A

Revisión cedula de

deficiencas

Comunicación

preliminar

Aprobación de la

Comunicación Preliminar

Revisión de

comunicación

¿Es correcta la Comunicación

?

¿Es correcta la muestra?

Inicio

Aprobación de la muestra de

Auditoría

Si

No

Realizar correcciones

No

Si

Fin

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Elaboración de Cédula de

deficiencias

Elaboración de


Comunicación

preliminar aprobada





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de informe Auditoría operativa

Propósito del Procedimiento: La auditoría operativa o de Gestión tiene como objeto, verificar la eficiencia, eficacia

y economía de la Gestión financiera, administrativa y operativa de la unidad organizativa. Obtener el informe

definitivo que contenga los resultados obtenidos



1 Jefe de Unidad y Auditores Analizan respuestas dadas por la Unidad Auditada

2 Jefe de Unidad Elabora el borrador de informe y carta de gerencia

3 Supervisor de Auditoría

Supervisa el borrador de informe y carta de gerencia;

posteriormente, los presenta a la Dirección para revisión y

aprobación.

4 Director de Auditoría Firma nota de convocatoria a la lectura del informe

5 Jefe de Unidad y Auditores Analizan las respuestas y evidencias presentadas por los

auditados, de ser necesario.

6 Jefe de Unidad Elabora informe y carta de gerencia definitivos.

7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y los presenta a

la Dirección para revisión y aprobación.

8 Director de Auditoría Realiza correcciones a Informe definitivo y Carta de Gerencia de

ser necesarias.

9 Director de Auditoría Aprueba el informe definitivo

10 Director de Auditoría Firma nota de remisión del informe definitivo.

11 Jefe de Unidad y Supervisor de

Auditoría Cierran papeles de trabajo.

12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo.

13 Secretaría Recibe y resguarda los papeles de trabajo.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-003

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de información de la auditoria

Revisión del Borrador de

Informe y Carta de Gerencia, y presentación a la Dirección

para su revisión

Convocatoria a lectura

del Borrador de

Borrador del Informe y

Carta de Gerencia

A

A

Análisis de respuestas y

evidencias presentadas por los auditados

Informe y Carta de

Gerencia definitivos

Revisión de Informe y

Carta de Gerencia definitivos, y presentados

para su aprobación

Distribución del Informe

y Carta de Gerencia definitivos

Cierre de papeles de

trabajo

Análisis de respuestas por

parte de la unidad auditada

Remisión de papeles

de trabajo

Archiv o de papeles de

trabajo

Fin

¿Es correcto Informe Definitivo?

Inicio

Aprobación de Informe

Definitivo


No

Si

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

11

13

Elaboración de Borrador del

Informe y Carta de Gerencia

Elaboración de Convocatoria

a Lectura de Borrador de Informe

Elaboración de Informe y

Carta definitivos

Informe y Carta de

Gerencia definitivos aprobados

Recepción y

resguardo de papeles de trabajo





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de la planificación de la Auditoría financiera

Propósito del Procedimiento: La Auditoría financiera, tiene como objetivo emitir una conclusión sobre la

razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros o componentes de los estados financieros.

Obtener el memorando de la planeación y los programas de Auditoría




2 Director de Auditoría Efectúa notificación de la Auditoría a la Unidad Organizativa.

3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los Auditores

asignados.

4 Auditores

Elaboran el programa de la planificación, considerando como

mínimo

las siguientes actividades:

4.1 Determinación de los objetivos y alcance de la Auditoría 4.2 Conocimiento de la unidad auditada. 4.3 Revisión de papeles de trabajo de la Auditoría anterior. 4.4 Estados financieros y notas explicativas 4.5 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones

de la Auditoría anterior 4.6 Evaluación del control interno. 4.7 La materialidad y riesgo de la Auditoría 4.8 Identificación de fuentes de criterio 4.9 Personal clave 4.10 Elaboración del memorando de la planeación y cronograma

de actividades 4.11 Elaboración de los programas de Ejecución.

5 Auditores Elaboran los papeles de trabajo.

6 Jefe de Unidad Revisa los papeles de trabajo del programa de la planificación.





DICIEMBRE/2013


7 Jefe de Unidad Elabora el memorando de la planificación y el programa o

programas de Ejecución.


Supervisa los papeles de trabajo, el memorando de la

planificación y los programas de Ejecución. Posteriormente, los

presenta a la Dirección para revisión y aprobación de los mismos.

9 Jefe de Unidad Realiza los ajustes pertinentes al memorando de la planeación y


10 Supervisor de Auditoría o Jefe de

Unidad

Presenta el memorando de la planeación y los programas de

Ejecución a la Dirección de Auditoría, para la aprobación de los

mismos.

11 Director de Auditoría Interna Aprueba el memorando de la planeación y los programas de

Auditoría.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-004

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la planificación de la Auditoría financiera



Desarrollo del




A

Revisión del memorando

de la planeación y programas de auditoría

Programa de

planeación



Inicio

Memorando de la

planeación y programas de auditoría

Ajustes al memorando de

la planeación y programas de auditoría

A

Presentación del memorando de la planeación y programas de auditoria, a

la Dirección para su aprobación

Aprobación de Memorando

de Planeación y Programas de auditoría

Elaboración de

Orden de trabajo

¿Es correcto el memorando y los

programas?

Si

No

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Orden de

Trabajo

Elaboración de


Elaboración del

Memorando de Planeación y

Programas de auditoría

Memorando de la

planeación y programas de auditoría aprobados





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de Ejecución de la auditoría financiera



Obtener la evidencia de la auditoría



1 Auditores Desarrollan cédula sumaria.

2 Auditores Desarrollan cédula descriptiva.

3 Auditores Determinan la muestra a examinar.

4 Jefe de Unidad Revisa y aprueba la muestra de Auditoría

5 Auditores Desarrollan los papeles de trabajo del programa o programas de

Ejecución.

6 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo del programa o programas de

Ejecución.

7 Auditores Elaboran cédula de deficiencias.


9 Jefe de Unidad Elabora comunicación preliminar

10 Supervisor de Auditoría Supervisa la comunicación preliminar

11 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Realizan las correcciones a la comunicación preliminar de ser

necesarias.

12 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Firman y remiten la comunicación preliminar





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-005

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la ejecución de la Auditoria Financiera


muestra de





Cedula de

deficiencias

A

A

Revisión cedula de

deficiencas

Comunicación

preliminar

Aprobación de la


Revisión de

comunicación


?


Inicio


Auditoría

Si

No


No

Si

Fin

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


deficiencias

Elaboración de


Comunicación

preliminar aprobada

Desarrollo cedula

sumaria

Desarrollo cedula

descriptiva

11

12





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase del informe de la auditoría financiera



Obtener el informe definitivo.



1 Auditores y Jefe de

Unidad Analizan respuestas dadas por la Unidad Auditada.

2 Jefe de Unidad Elabora el borrador del informe y carta de gerencia

3 Supervisor de Auditoría Supervisa borrador de informe y carta de gerencia; posteriormente, lo presenta

a la Dirección para revisión y aprobación.

4 Director de Auditoría Firma nota de convocatoria a la lectura del borrador del informe.

5 Auditores y Jefes de

Unidad Analizan las respuestas y evidencias presentadas por los auditados.


7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y lo presenta a la Dirección

para revisión y aprobación.

8 Director de Auditoría Realiza correcciones a Informe definitivo y Carta de Gerencia de ser

necesarias.


10 Director de Auditoría Firma nota de remisión del informe definitivo y carta de gerencia.

11 Jefes de Unidad y

Supervisor de Auditoría Cierran los papeles de trabajo.

12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo

13 Secretaria Recibe y resguarda los papeles de trabajo.





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de informe de la Auditoria Financiera

Clave: MP-DAI-006



para su revisión


del Borrador de


Carta de Gerencia

A

A



Informe y Carta de




para su aprobación




trabajo




de trabajo


trabajo

Fin


Inicio


Definitivo


No

Si

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

11

13






Carta definitivos

Informe y Carta de


Recepción y






DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de la planificación de la auditoría de proyectos

Propósito del Procedimiento: La auditoría proyectos, tiene como objetivo determinar si los recursos asignados

están siendo utilizados razonablemente. Obtener el memorando de la Planeación y los programas de auditoría




2 Director de Auditoría Firma y remite la notificación de la Auditoría a la unidad

organizativa objeto a examen.

3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los auditores

asignados.

4 Auditores

Elaboran el programa de la planificación, considerando como

mínimo las siguientes actividades:

4.1 Determinación de los objetivos y alcance de la Auditoría

4.2 Conocimiento de la unidad auditada.

4.3 Revisión de papeles de trabajo de la Auditoría anterior.

4.4 Estados financieros y notas explicativas relacionadas a los

programas o proyectos

4.5 Listado de programas o proyectos

4.6 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la

Auditoría anterior.

4.7 Evaluación del control interno.

4.8 Identificación de fuentes de criterio

4.9 Personal clave.

4.10 Elaboración del memorando de la planeación y cronograma

de actividades.

4.11 Elaboración del programa de Ejecución.





DICIEMBRE/2013


5 Auditores Desarrollan los papeles de trabajo del programa de la

planificación.




8 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo, el memorando de la

planificación y los programas de Ejecución.

9 Jefe de Unidad Realiza los ajustes pertinentes al memorando de la planificación

y programas de trabajo


Unidad

Presenta a la Dirección el memorando de planeación y los

programas de Ejecución, para revisión y aprobación de los

mismos.

11 Director de Auditoría Interna Aprueba el memorando de la planeación y los programas de

Auditoría.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-007

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de la planificación de la Auditoria de Proyectos



Desarrollo del




A



Programa de

planeación



Inicio

Memorando de la




A





Elaboración de

Orden de trabajo


programas?

Si

No

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Orden de

Trabajo

Elaboración de


Elaboración del



Memorando de la






DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de la ejecución de la auditoría de proyectos

Propósito del Procedimiento: La auditoría proyectos, tiene como objetivo determinar si los recursos asignados están

siendo utilizados razonablemente. Obtener la evidencia de la auditoría



1 Auditores Desarrollan de cédula sumaria.

2 Auditores Desarrollan de cédula descriptiva



5 Auditores Desarrollan de los papeles de trabajo del programa o programas

de Ejecución.

6 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo del programa o programas de

Ejecución.

7 Auditores Elaboran cédula de deficiencias.


9 Jefe de Unidad Elaboran comunicación preliminar

10 Supervisor de Auditoría Supervisa la comunicación preliminar

11 Jefe de unidad y Director de Auditoría Realizan correcciones a comunicación preliminar de ser

necesarias.

12 Jefe de unidad y Director de Auditoría Firman y remiten la comunicación preliminar





DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de Ejecución de la Auditoria de Proyectos

Clave: MP-DAI-008


muestra de





Cedula de

deficiencias

A

A

Revisión cedula de

deficiencas

Comunicación

preliminar

Aprobación de la


Revisión de

comunicación


?


Inicio


Auditoría

Si

No


No

Si

Fin

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


deficiencias

Elaboración de


Comunicación

preliminar aprobada

Desarrollo cedula

sumaria

Desarrollo cedula

descriptiva

11

12





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase del informe de la auditoría de proyectos

Propósito del Procedimiento: La auditoría proyectos, tiene como objetivo determinar si los recursos asignados

están siendo utilizados razonablemente. Obtener el informe definitivo.



1 Auditores y Jefe de Unidad Analizan respuestas dadas por la Unidad Auditada

2 Jefe de Unidad Elaboran borrador de informe y carta de gerencia


Supervisa borrador de informe y carta de gerencia;

posteriormente, lo presenta a la Dirección para revisión y

aprobación.


5 Auditores y Jefes de Unidad Analizan las respuestas y evidencia presentadas por los

auditados.


7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y lo presenta a


8 Director de Auditoría Interna Realiza correcciones a informe y carta de gerencia definitivos de

ser necesarias.


10 Director de Auditoría Firma nota de distribución del informe definitivo.


Auditoría

Cierran los papeles de trabajo.

12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo






DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-009

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de Ejecución de la Auditoria de Proyectos



para su revisión


del Borrador de


Carta de Gerencia

A

A



Informe y Carta de




para su aprobación




trabajo




de trabajo


trabajo

Fin


Inicio


Definitivo


No

Si

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

11

13






Carta definitivos

Informe y Carta de


Recepción y






DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Planificación de examen especial

Propósito del Procedimiento: El examen especial es la revisión puntual para determinar el cumplimiento del control

interno o de aspectos legales relacionados con las operaciones, actividades y programas específicos del MJSP.

Obtener el memorando de la planeación y el programa de auditoría




2 Director de Auditoría Firma y remite la notificación de la Auditoría a la unidad

organizativa objeto de examen.

3 Director de Auditoría Firma la orden de trabajo, la cual es entregada a los auditores

asignados.

4 Auditores

Elaboran programa de la planificación, considerando como mínimo las siguientes actividades:

4.1 Conocimiento del área examinada. 4.2 Revisión de papeles de trabajo de la auditoría anterior. 4.3 Obtención de la información específica de la revisión puntual.

4.4 Seguimiento a las observaciones y recomendaciones de la

Auditoría anterior.

4.5 Identificación de fuentes de criterio.

4.6 Determinación del alcance de la Auditoría.

4.7 Personal clave.

4.8 Elaboración del memorando de la planeación y cronograma

de actividades.

4.9 Elaboración del programa de Ejecución.

5 Auditores Desarrollan el programa de la planificación.








DICIEMBRE/2013


8 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo, el memorando de la

planificación y los programas de Ejecución.

9 Jefe de Unidad Ajusta el memorando de la planificación y el programa o



Unidad

Presenta a la Dirección el memorando de la planeación y los

programas de Ejecución para la aprobación de los mismos.

11 Director de Auditoría Aprueba el memorando de la planeación y los programas de

Auditoría.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-010

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Planificación de Examen Expecial



Desarrollo del




A



Programa de

planeación



Inicio

Memorando de la




A





Elaboración de

Orden de trabajo


programas?

Si

No

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Orden de

Trabajo

Elaboración de


Elaboración del



Memorando de la






DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase de ejecución del examen especial



Obtener la evidencia de la auditoría





3 Auditores Desarrollan el programa de Ejecución.

4 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo del programa de Ejecución.

5 Jefe de Unidad Elabora cédula de deficiencias.

6 Supervisor de Auditoría Supervisa cédula de deficiencias.

7 Jefe de Unidad Elabora comunicación preliminar.

8 Supervisor de Auditoría Supervisa comunicación preliminar

9 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Realizan correcciones si son necesarias

10 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Firman y remiten la comunicación preliminar





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-011

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de Ejecución de Examen Expecial


muestra de





Cedula de

deficiencias

A

A

Revisión cedula de

deficiencas

Comunicación

preliminar

Aprobación de la


Revisión de

comunicación


?


Inicio


Auditoría

Si

No


No

Si

Fin

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


deficiencias

Elaboración de


Comunicación

preliminar aprobada





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Fase del informe del examen especial



Obtener el informe definitivo



1 Auditores y Jefe de Unidad Analizan las respuestas dadas por los auditados a la

comunicación preliminar

2 Jefe de Unidad Elabora el borrador de informe y carta de gerencia.

3 Supervisor de Auditoría Supervisa borrador de informe y carta de gerencia;

posteriormente, lo presenta a la Dirección para revisión y

aprobación.


5 Auditores y Jefe de Unidad Analizan las respuestas presentadas por los auditados al

borrador del informe.

6 Jefe de Unidad Elabora informe definitivo y carta de gerencia definitivos.

7 Supervisor de Auditoría Supervisa informe y carta de gerencia definitivos y los presenta a


8 Director de Auditoría Realiza las correcciones al Informe Definitivo y Carta de Gerencia

de ser necesarias.

9 Director de Auditoría Aprueba los informes definitivos

10 Director de Auditoría Firma nota de remisión del informe definitivo.


Auditoría

Cierran los papeles de trabajo

12 Jefe de Unidad Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo.






DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-012

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Fase de informe de Examen Expecial



para su revisión


del Borrador de


Carta de Gerencia

A

A



Informe y Carta de




para su aprobación




trabajo




de trabajo


trabajo

Fin


Inicio


Definitivo


No

Si

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

11

13






Carta definitivos

Informe y Carta de


Recepción y






DICIEMBRE/2013


MP-DAI-013 Relación del Proceso: PA-DAI-05

Procedimiento: Plan anual operativo de la DAI

Propósito del Procedimiento: Obtener el plan anual de trabajo y el plan anual de auditoría



1 Jefes de Unidad y Director de Auditoría Elaboran el plan anual de Auditoría y lo remite a la Corte de

Cuentas de la República, antes del 31 de marzo de cada año, en

cumplimiento al Art. 36 de la Ley de la Corte de Cuentas.

2 Dirección de Auditoría Recibe de la Dirección de Planificación y de la DACI, los

lineamientos específicos para la elaboración del plan anual

operativo y presupuesto de la DAI.

3 Jefes de Unidad y Director de Auditoría Elaboran el plan de trabajo y presupuesto de la Dirección de

Auditoría Interna, de conformidad a los lineamientos establecidos

por la Dirección de Planificación Institucional y la DACI.

4 Director de Auditoría Firma y remite el plan anual operativo a la Dirección de

Planificación.

5 Secretaria Archiva y resguarda el PAO





DICIEMBRE/2013


1

2

3

4 5

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Plan anual operativo de la DAI

Clave: MP-DAI-013

Inicio

Remisión del Plan

Operativo a la Dirección de Planificación

Dirección de Auditoria recibe lineamientos de la

Dirección de Planificación y de la DACI para la

elaboración del Plan anual Operativo

Elaboración Plan anual de auditoría y,

remisión a la Corte de Cuentas de la

República

Plan de Trabajo y Presupuesto, de conformidad a

lineamientos remitidos por la Dirección de

Planificación y DACI

Fin

Archivo

de PAO

Elaboración del Plan Anual de Trabajo y Presupuesto

de conformidad a los lineamientos de la

Dirección de Planificación y la DACI

Archivar PAO





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento al POA

Propósito del Procedimiento: Verificar el grado de cumplimiento del POA



1 Jefes de Unidad y Director de Auditoría Dan seguimiento al Plan Anual de Auditoría Interna

2

Director de Auditoría Realiza ajustes o reprogramaciones al Plan Anual de Trabajo,

comunicando a la Corte de Cuentas de la República y a la

Dirección de Planificación, las reprogramaciones o ajustes

efectuados.

3 Secretaria En los primeros cinco días hábiles de cada mes, elabora el

reporte mensual de avance de metas y lo presenta a la Dirección

de Auditoría para revisión.

4 Director de Auditoría Realiza las correcciones al reporte de ser necesarias

5 Director de Auditoría Revisa y firma el reporte mensual de metas.

6 Secretaria Remite a la Dirección de Planificación el reporte mensual de

metas

7 Secretaria Resguardo de reporte mensual de metas





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-014

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Seguimiento al POA

Inicio

Remisión del reporte mensual de metas a la

Dirección de Planificación

Ajustes al Plan anual

Operativo, comunicando a la Corte de Cuentas y a la Dirección de Planificación

Reportes de avance

mensual de metas

Seguimiento al Plan

anual Operativo de

Archiv o de reporte remitido

¿es correcto el reporte mensual?

Fin

Elaboración de reportes de

avance mensual de metas

Aprobación del reporte mensual de metas

Resguardo de reporte mensual de metas


No

Si

2

1

3

4

5

6

7





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Memoria de labores de la DAI

Propósito del Procedimiento: Presentar logros alcanzados a través de la Dirección de Auditoría.



1 Dirección de Auditoría Recibe de la Dirección de Planificación, los lineamientos

específicos para la elaboración de la memoria de labores

2 Jefe de Unidad y Director de Auditoría Elaboran memoria de labores sobre la Gestión realizada, de

conformidad a los lineamientos establecidos por la Dirección de

Planificación Institucional

3 Director de Auditoría Revisa y firma nota de remisión de la memoria de labores.

4 Secretaria Resguarda la memoria de labores





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-015

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Memortia de Labores de la DAI

Inicio

Remisión de Memoria de Labores a la


Memoria de Labores sobre

la gestión realizada

Archivo de Memoria

de Labores

Recibe los lineamientos de la Dirección de

Planificación para presentación de memoria

de labores

Fin

Elaboración de memoria de labores sobre la

gestión realizada por cada ejercicio fiscal

Resguardo de memoria de labores

1

4

3

2





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Verificaciones físicas de inventarios, bienes y valores

Propósito del Procedimiento: Verificar la veracidad de los inventarios físicos, bienes o valores



1 Director de Auditoría Asigna al Auditor Encargado

2 Director de Auditoría Firma y entrega orden de trabajo

3 Auditor Obtiene la información específica de la verificación a realizar.

4 Auditor Realiza la verificación física

5 Auditor Desarrolla los papeles de trabajo producto de la verificación

física.

6 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo de la verificación efectuada.

7 Auditor Elabora el reporte o el acta de verificación.

8 Supervisor de Auditoría Supervisa el reporte o el acta de verificación.

9 Supervisor de Auditoría Realiza correcciones de ser necesarias

10 Auditor Encargado y el Supervisor de

Auditoría

Firman y remiten el reporte o el acta de verificación.

11 Auditor Cierra los papeles de trabajo.

12 Auditor Remite a la Secretaria, los papeles de trabajo.






DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAI-016

Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Verificaciones físicas de inventarios, bienes y valores

Asignación de

Auditor

AInicio

A

Reporte o acta de

verificación

Revisión del reporte

o acta de


trabajo

Remisión de papeles de

trabajo

Entrega Orden

de trabajo

Realización de

verificación física

Revisión de papeles

de trabajo

Archivo

papeles de trabajo

Obtención de

información para realizar verificación

Desarrollo de papeles de trabajo

producto de verificación física

¿es correcta el

Acta de Verificación?

Fin

Elaboración de

reporte o acta de

Correcciones al Acta

de Verificación Física

Si

No

B

B

Resguardo de papeles de

trabajo

1

2

3

4

5

6

8

7

9

10Aprobación del Acta de

Verificación

11

12

13





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento a recomendaciones Anteriores

Propósito del Procedimiento: Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones pendientes



1 Director de Auditoría Asigna al Auditor Encargado del seguimiento

2 Director de Auditoría Firma y entrega orden de trabajo

3 Auditor Elabora programa de seguimiento

4 Supervisor de Auditoría Supervisa el programa de seguimiento

5 Auditor Obtiene los informes emitidos por Auditorías Externas e Internas.

6 Auditor Revisa las recomendaciones pendientes y da seguimiento a las

mismas, concluyendo sobre el grado de cumplimiento.

7 Auditor Elabora el reporte de seguimiento

8 Supervisor de Auditoría Revisa el reporte de seguimiento y lo presenta a la Dirección

para revisión y aprobación.

9 Director de Auditoría Realiza correcciones al reporte de seguimiento de ser necesarias

10 Director de Auditoría Aprueba el reporte de seguimiento.

11 Director de Auditoría Firma nota de distribución del reporte de seguimiento

12 Auditor Cierra los papeles de trabajo.

13 Supervisor de Auditoría Supervisa los papeles de trabajo

14 Auditor Remite a la Secretaria los papeles de trabajo






DICIEMBRE/2013


Diagrama del Flujo del Procedimeinto: Seguimiento a recomendaciones Anteriores

Clave: MP-DAI-017

Asignación de

Auditor

Revisión del programa

de seguimiento

A

Programa de

seguimiento

Inicio

A

Reporte de

seguimiento

Revisión del reporte

de seguimiento

Distribución del

reporte

Supervisión de papeles

de trabajo

Cierre y revisión de

papeles de trabajo

Remisión de papeles de

trabajo

Entrega Orden

de trabajo

Obtención de informes de auditorías externas

einternas

Revisión a recomendaciones

pendientes y seguimiento a las mismas

Archivo

papeles de trabajo

¿Es correcto

el reporte?

Fin

Elaboración de

Programa de seguimiento

Elaboración de

reporte de seguimiento

Aprobación del

reporte de seguimiento

Resguardo de

papeles de trabajo

Correcciones al

reporte

B

B

1

2

3

4

5

6

8

7

9

10

11

12

13

15

14





DICIEMBRE/2013


H) UNIDAD DE GÉNERO


Aprobó: Jefa de Unidad

Lic. Gloria Argueta


IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: UNIDAD DE GENERO

UN

IDA

DE

S O

RG

AN

IZA

TIV

AS

DE

L M

JS

P

PS-UG-01



Sensibilización y desarrollo de

proyectos con perspectiva de

género

PA-UG-02

UN

IDA

DE

S O

RG

AN

IZA

TIV

AS

DE

L M

JS

P

Procesos Adjetivos





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-UG-001 Relacionado con: PS-UG-01

Procedimiento: Revisión de normativas con perspectiva de género

Propósito del Procedimiento: Analizar la normativa interna del MJSP con perspectiva de género

formulando las sugerencias que se estimen necesarias, para llegar a una verdadera equidad sustantiva en

esta Secretaria de Estado.

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Género


1 Técnica (o) Lectura de documentos institucionales en busca de enfoque de género

2 Técnica (o) Tranversalización del documento con la nueva normativa de género

3 Técnica (o) Resaltar observaciones

4 Técnica (o) Elaborar reporte: Informe de normativa de género

5 Coordinadora Da visto bueno al reporte

6 Coordinadora Entrega de informe para validación

7 Despacho Evaluación de informe, e informa resultado

8 Coordinadora Remitir evaluación de informe a instancia correspondiente

9

Colaborador (a)

administrativo (a) Archiva evaluación





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-UG-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Revisión de normativas con perspectiva de género

Informe de normativa

de género

1. Lectura de normativa

2. Verificación de

existencia de corporativo

legal de género


¿Informe

reprobado?

8. Remisión de informe a

instancia correspondiente

SI

NO

¿Existe

corporativo legal

de género?3. Resaltar Observaciones

SI

NO

A

A

Fin

6. Entrega de informe para

validación

7. Evaluación de Informe

9. Archivo de

Informe

5. Visto Bueno de Informe

Normativo de Género





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Sensibilización, desarrollo de proyectos y capacitación

Propósito del Procedimiento: Diseñar, ejecutar, controlar y dar seguimiento al plan de sensibilización

institucional para minimizar la discriminación o exclusión en materia de género.



1 Técnica Recolectar información vía encuesta o solicitud

2 Técnica Análisis de la necesidad de capacitación

3 Técnica Determinar necesidad de capacitación

4 Técnica Si no se encuentra necesidades de capacitación, elaborar reporte de

dicha inexistencia

5 Técnica Desarrollo de proyecto con temática de género

6 Coordinadora Validación de la capacitación

7 Técnica Implementación de la capacitación

8 Técnica Evaluación de la capacitación

9 Técnica Resultados de la capacitación

10 Técnica Elaboración y remisión de informe

11 Coordinadora Revisión y aprobación de informe

12 Colaboradora

administrativa Archivar documentos





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-UG-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Sensibilización, desarrollo de proyectos y capacitación

1. Relocción de información

2. Análisis de la

necesidades de

capacitación

5. Desarrollo de proyecto

con tematica de género

9. Resultados de la

capacitación

¿Se encuentran

definidas las

necesidades de

capacitación?

4.Elaboración de reporte

SI

NO

A

A

Fin

6. Validación de la

capacitación

7. Implementación de la

capacitación

12. Archivo de

Informe

3. Determinación de las

necesidades de

Capacitación

8. Evaluación de la

capacitación

10. Elaboración y remisión

de informe de resultados

11. Aprovación de Informe

Informe de

resultados de

capacitación





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Sistema Nacional de Datos y Estadísticas e Información de Violencia contra las mujeres

Propósito del Procedimiento: Cumplir con el mandato de los artículos 30 y 31 de la ley especial, integral

para una vida libre de violencias para las mujeres



1 Coordinadora Establecer los flujos de información entre el MJSP y las diferentes

entidades del estado en conjunto con la DIGESTYC.

2 Coordinadora Monitoreo en la recolección de información en hechos de violencia

contra las mujeres

3 Coordinadora Elaboración de informes para ser presentados al titular sobre hecho de

violencias contra las mujeres.

4 Colaboradora

administrativa Archivar informes





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-UG-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Sistema Nacional de Datos y Estadísticas e Información de Violencia contra las mujeres

1. Establecimiento de los

flujos de información.

2. Monitoreo y recollección

de información en hechos

de violencia

Fin

4. Archivo de

Informe


de hechos de violencia

contralas mujeres

Informe de hechos

de violencia

contralas mujeres





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-UG-004 Relacionado con: PA-UG-02

Procedimiento: Participación en reuniones, talleres, foros y otros eventos relacionados al trabajo que se

ejerce en tema de Género, a nivel nacional e Internacional.

Propósito del Procedimiento: Sensibilización individual y colectiva en la destrucción de causas y mitos en

temas de género, que alimentan las prácticas discriminatorias.



1 Coordinadora Recibe convocatoria

2 Coordinadora Margina invitación, delegando a la persona que deberá asistir a dicho

evento.

3 Técnico (a) Asiste al evento.

4 Técnico (a) Elabora y entrega informe, sobre lo acontecido en el evento.

5 Coordinadora Recibe informe y se da por enterada de lo acontecido en el mismo.

6 Colaborador (a)

Administrativo (a) Archiva Informe.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-UG-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Participación en reuniones, talleres, foros y otros eventos relacionados al trabajo que

se ejerce en tema de Género, a nivel nacional e Internacional.

Inicio

1. Recibe convocatoria

2. Asignación de Actividad

Fin

6. Archivo de

Informe

3. Asistencia a evento

Informe de

participación


de asistencia a evento

5. Visto bueno al informe





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-UG-005 Relacionado con: PA-UG-02

Procedimiento: Seguimiento a enlaces de Género Institucionales.

Propósito del Procedimiento: Coordinar el trabajo de las Unidades de Enlace que funcionan en las

distintas direcciones de esta Secretaría de Estado y sus dependencias, Acuerdo 195-A del MJSP.



1 Coordinadora Realiza la convocatoria a los enlaces.

2 Técnico (a) Coordina la logística para el evento, incluyendo facilitador.

3 Coordinadora Participa en dichas reuniones de seguimiento.

4 Técnico (a) Elabora y entrega informe, sobre lo acontecido en el evento.

5 Coordinadora Recibe informe.

6 Colaborador (a)

Administrativo (a) Archiva Informe.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-UG-005

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Seguimiento a enlaces de Género Institucionales

1. Realiza convocatoria

2. Coordinación de

logíatica de evento

Fin

6. Archivo de

Informe

3. Participación en reunión

Informe de

participación


de asistencia a evento

5. Visto bueno al informe





DICIEMBRE/2013


J) OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA


Oficial de Información

Lic. Francisca Salinas

PA-OIR-02


IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA

Ciu

da

da

no

s/a

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stitu

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ub

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Gu

be

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Ciu

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en

tale

s y

no

Gu

be

rna

me

nta

les


PS-OIR-01

Gestión del Acceso a la

Información

Procesos Adjetivos





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-OIR-001 Relacionado con: PS-OIR-01

Procedimiento: Orientación para la formulación de solicitudes de Información Pública

Propósito del Procedimiento: Explicar al peticionario, la forma correcta de llenar la Solicitud de

Información Pública

Unidad Responsable de Ejecución: Oficina de Información y Respuesta


1 Técnico de Ventanilla Recibe al peticionario.

2 Peticionario Manifiesta verbalmente el contenido de la información que

desea recibir.

3 Técnico de Ventanilla Analiza su petición y le orienta para la correcta presentación de

la misma.

4 Técnico de Ventanilla Entrega formato de solicitud de acceso a la información pública.

5 Peticionario Completa el formato para realizar la petición de información y lo

entrega al Técnico de Ventanilla.

6 Técnico de Ventanilla Entrega copia de recibido, al Peticionario.

7 Peticionario

Si la solicitud de información corresponde a otro Ente Público,

el Técnico de Ventanilla, hace del conocimiento al solicitante

para efecto de que presente su solicitud ante la Oficina de

Información y Respuesta del Ente Público correspondiente.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-OIR-01

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Orientación para la Formulación de Solicitudes de Información Pública

1. Recepción del

peticionario

2. Solicitud verbal de la

información.

Fin

3. Analizar petición y

brindar orientación

Solicitud

4. Entregar formato de

solicitud de acceso a la

información.

¿La información

solicitada corresponde

al MJSP?

7. Orientación al

peticionario en el ente

correspondiente.

SI

NO

5. Completar formato de

solicitud de información

6. Sacar copia de solicitud

y entregar a solicitante





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Atención de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y

Seguridad Pública.

Propósito del Procedimiento: Atender las solicitudes de información pública, siempre y cuando ésta

sea generada, administrada, manejada, archivada o custodiada por el Ministerio de Justicia y Seguridad

Pública.

Unidad Responsable de Ejecución: Oficina de Información y Respuesta (OIR)


1 Técnico Jurídico Recibe la solicitud de información para su atención.

2 Técnico Jurídico Analiza que la petición corresponda a actividades propias del MJSP. En

caso de duda sobre este tema solicita asesoría al Oficial de Información.

3 Técnico Jurídico Entrega la solicitud al Oficial de Información para que éste determine a

que área o áreas específicas del Ministerio se canalizará la misma.

4 Oficial de Información Analiza e instruye a la instancia a la que deberá remitirse

5 Técnico Jurídico

Elabora oficio de petición de información para el trámite correspondiente.

Dicho oficio, firmado por el Oficial de Información, se envía al área o áreas

del MJSP responsables de proporcionar la información a más tardar, el

día hábil siguiente de recibida la solicitud.


Procede a foliar, sellar y registrar en una libreta de egresos, los oficios

generados por la OIR relativos a las solicitudes de información que

habrán de canalizarse.

7 Técnico Jurídico Clasifica y cuenta de forma manual las solicitudes que se enviarán a las

direcciones o unidades correspondientes.

8 Técnico de Ventanilla Llena registro de solicitudes entregadas a las direcciones, guardando una

copia de recibido por la Dirección o Unidad correspondiente.

9 Directores de MJSP Direcciones y dependencias del Ministerio de Justicia y Seguridad





DICIEMBRE/2013


Pública, reciben solicitud de Información oficiosa.

10 Técnico Jurídico Da seguimiento a las solicitudes enviadas a las diferentes direcciones o

dependencias del Ministerio.

11 Peticionario

Si la petición no corresponde a actividades del MJSP, el funcionario

público envía notificación al Peticionario que su solicitud ha sido

canalizada al Ente Público correspondiente.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-OIR-02

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Atención de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

1. Recepción del solicitud

2. Analizar petición

Fin

3. Determinar área a enviar

solicitud

¿La información

solicitada corresponde

al MJSP?

11. Proporcionar notificación

al peticionario y orientar del

ente correspondiente

SI

NO

4. Analiza e instruye a la

instancia a la que deberá

remitirse

5. Elaborar oficio de

petición de información

6. Foliar, sellar y registrar

en una libreta de

egresos

A

A

7. Clasificación de las

solicitudes a entregar a

área correspondiente

8. Registro de solicitud

entregadas a áreas.

Oficio

9. Reciben solicitud de

Información oficiosa

10.Seguimiento de la

solicitud enviada





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Trámite de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y

Seguridad Pública.

Propósito del Procedimiento: Atender las solicitudes de información pública, siempre y cuando ésta sea

generada, administrada, manejada, archivada o custodiada por el Ministerio de Justicia y Seguridad

Pública.

Unidad Responsable de Ejecución: Oficina de Información y Respuesta


1 Oficial de

Información

Analiza solicitud de información y margina solicitud a Dirección

correspondiente.

2 Directores de

MJSP Recibe solicitud de acceso a la información.

3 Directores de

MJSP

Analiza solicitud, para verificar que la información no sea restringida,

confidencial o reservada.

4 Directores de

MJSP

Si la información solicitada es restringida, confidencial o reservada; notifica

a la OIR que no puede proporcionar información.

5 Directores de

MJSP

Si la información solicitada en oficiosa, recopila y prepara documentación

(digital y/o físico)

6 Oficial de

Información Remite información oficiosa solicitada.

7 Oficial de

Información

Recibe y revisa información, verificando cumplimiento de tiempo y contenido

completo, en relación a lo solicitado.

8 Técnico de

ventanilla

Envía notificación al peticionario, dándole a conocer que su solicitud ya fue

procesada y que puede pasar a recoger dicha información, así también se le

hace del conocimiento si es o no necesario realizar algún pago.

9 Peticionario El peticionario recibe la notificación sobre su solicitud de información.

10 Técnico de

ventanilla

El peticionario se presenta ante la OIR, y el funcionario que dio seguimiento

a la solicitud hace entrega de la información solicitada, dejando constancia

de que ya fue retirada.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-OIR-03

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Tramite de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

1. Analiza solicitud de

información

Fin

5. Recopila y prepara

información solicitada

6. Remite información

oficiosa solicitada

¿La información

solicitada es restringida,

confidencial o

reservada?

NO

SI

A

4. Notifica que puede

proporcionar ese tipo de

información

2. Revisa solicitud

3. Analiza solicitud

verificando tipo de

información

7. Recibe y revisa

información

8. Notifica a al

peticionario de

solicitud procesada

A

9. Recibe la

notificación

10. Entrega de la

información solicitada





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Recepción de documentos transferidos por los Encargados de los Archivos de Gestión

al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

Propósito del Procedimiento: Reunir los volúmenes documentales que es generado en las diferentes

oficinas del MJSP, para su conservación y custodia en el Archivo Central del Ministerio de Justicia y

Seguridad Pública.

Unidad Responsable de Ejecución: Archivo Central.


1

Encargado del

Archivo de Gestión

Elabora y remite al Archivo Central el inventario de documentos

que finalizaron su trámite.

2 Encargado del

Archivo Central Recibe y revisa el inventario de la transferencia documental

3 Encargado del

Archivo Central

Si el inventario está de acuerdo con el mismo, firma el

documento, caso contrario lo devuelve.

4 Encargado del

Archivo Central

Realiza la Clasificación Documental, o sea, divide por clases o

tipos documentales la documentación recibida para facilitar su

consulta posterior.

5 Encargado del

Archivo Central Archiva documentos





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-OIR-04

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Recepción de documentos transferidos por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del

Archivo Central del MJSP

Inicio

1. Elabora y remite inventario

de documentos.

Fin

4. Realiza la Clasificación

Documenta

2. Recibe y revisa el inventario

de la transferencia documental

3. Firma el documento

¿El inventario

concuerda con el

documento?

NO

SI

5. Archivo de

Documento





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Solicitud de documentos para consulta por los Encargados de los Archivos de Gestión

al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

Propósito del Procedimiento: Proporcionar los documentos solicitados por los Encargados de Archivo

de Gestión del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

Unidad Responsable de Ejecución: Archivo Central.


1 Encargado del

Archivo de Gestión

Solicita uno de los documentos de su oficina que están ya

resguardados en el Archivo Central.

2 Encargado del

Archivo Central

Le muestra la signatura topográfica, para que proceda a la

búsqueda del documento.

3 Encargado del

Archivo de Gestión

Realiza la búsqueda y obtiene el documento, el cual es extraído de

la caja respectiva.

4 Encargado del

Archivo Central

Elabora el recibo de préstamo de documentos, para que el

Encargado del Archivo de Gestión, lo firme y pueda hacer uso del

mismo fuera del local del Archivo Central.





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-OIR-05

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Solicitud de documentos para consulta por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del Archivo Central del

MJSP

Inicio

1. Solicita documento

resguardado en Archivo

Central

Fin

4. Elabora el recibo de

préstamo de documento

2. Muestra la signatura

topográfica y proceda a

la búsqueda

3. Realiza la búsqueda y

obtiene el documento

Recibo de préstamo





DICIEMBRE/2013


K) DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS






DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-001 Relación con : PS-DGCI-01

Procedimiento : Formación Vocacional

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación Integral del Joven

Unidad Responsable de Ejecución: Desarrollo de Programas


1 Director(a) de Centros Intermedios y Coordinador de Programas

Estudio y propuesta para la creación de talleres vocacionales que se desarrollaran en los Centros Intermedios.

2 Director(a) General Autorización de la propuesta

3 Coordinador de Programas Implementación de los talleres vocacionales en los centros de internamiento

4 Equipo Técnico y Comunicaciones Promoción y divulgación de los internos de los talleres vocacionales que se impartirán en los centros

5 Instructores y Equipo Técnico Inscripción de Jóvenes privados de libertad en los talleres vocacionales dentro de los centros de internamiento

6 Coordinador de Programas Elaboración de horarios de los talleres vocacionales que se impartirán

7 Instructores Inicio de clases teóricas y practicas

8 Coordinador de Programas, Instructores y Jóvenes privados de libertad

Evaluación y control de asistencia a los Jóvenes que asisten a los centros

9 Instructores Informa a la Dirección General del trabajo realizado en los centros

10 Director General , Director(a) de los Centros, Coordinador de Programas y Jóvenes

Finalización y graduación de Jóvenes que finalizaron su curso vocacional.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Estudia y propone programa vocacional a

desarrollar

2. Autoriza programa a desarrollar

3.implementa los talleres de formación vocacional

DESCRIPCION DEL PROCESO : FORMACION VOCACIONAL

CLAVE: MP -DGCI-001

4.Promociona y divulga los talleres a desarrollar en los

Centros Intermedios

7.Da inicio a las clases programadas

8.Evalua y realiza control de los talleres que se

desarrollan en los centros

Fin

A

A

Vo Bo

No

Si

5.Inscribe a los jovenes participantes

6.Elabora los horarios de clases

9.Infotrma a la Dirección General el trabajo realizado

10.Finaliza y clausura los talleres que se desarrollaron





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-002 Relacionado con: PS-DGCI-O1

Procedimiento : Asistencia Espiritual

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación de Valores Espirituales a la población Interna.



1

Coordinador de Programas y Gestión Gestionar apoyo con las diferentes Iglesias cristianas del país

2

Director del Centro , Coordinador de Programas y Representantes de las diferentes Iglesias

Articular el Programa Espiritual a desarrollar con los Jóvenes privados de libertad dentro de los centros de internamiento

3

Coordinador de Programas Presentar propuesta del programa de asistencia espiritual a la Dirección General de Centros Intermedios.

4

Director(a) General Autorización de los programas de asistencia espiritual a implementar dentro de los centros de internamiento.

5

Coordinador de Programa , Equipo Técnico y Guías Espirituales

Implementación del Programa de asistencia espiritual

6

Equipo Técnico , Tutores y Comunicaciones

Promoción y divulgación de Servicio(s) Religiosos que se darán dentro de los centros de internamiento

7

Coordinador de Programa , Equipo Técnico , Iglesias y Tutores

Desarrollo y seguimiento del Servicio(s) religiosos que se imparten en los centros

8

Coordinador de Programa , Equipo Técnico , Iglesias y Coordinador de Tutores

Evaluaciones periódicas de los servicios religiosos que se imparten dentro de los centros

9

Coordinador de Tutores y Equipo Técnico

Informa a la Dirección general del Trabajo Realizado dentro de los centros de internamiento.

10

Director(a) del Centro ,Coordinador de Programas, Población Interna e Iglesias

Clausura del Programa Religioso.





DICIEMBRE/2013


Inicio

Gestiona apoyo con las Iglesias

2.Articula los programas que se desarrollaran

3.Presenta propuestas a desarrollar dentro de

los Centros

DESCRIPCION DEL PROCESO : ASISTENCIA ESPIRITUAL

CLAVE: MP-DGCI-02

4.Autoriza programa espiritual a deasrrollar

7.Desarrollar y da seguimiento a los

programas que se estan desarrollando

Fin

6.Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar

8.Evalua los programas que se están ejecutando

Vo Bo

No

Si

5.Implementa el programa a desarrollar dentro de los Centros

Intermedios

A


A

9.Elabora reporte e informa a la Dirección

General

Trabajo realizado

10.Clausura y finaliza el programa





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-003 Relacionado con: PS-DGCI-01

Procedimiento : Deporte y Sano Esparcimiento

Propósito del Procedimiento: Contribuir al Sano esparcimiento de la población Interna.



1

Director(a) del Centro ,Coordinador de Programas, Equipo Técnico y Coordinador de Tutores

Estudio de Factibilidad de acciones que Promuevan el Deporte y sano esparcimiento dentro de los centros de internamiento

2

Coordinador de Programas Presenta propuestas de acciones Viables en el área de deporte y juegos de sano esparcimiento

3 Director(a) General

Autorización de los programas de deporte y sano esparcimiento que se ejecutaran dentro de los centros de internamiento.

4

Coordinador de Programas y Coordinador de Tutores

Ejecución de acciones propuestas en los centros de internamiento

5

Equipo Técnico , Tutores y Comunicaciones

Promoción y divulgación de los programas que se ejecutaran a la población privada de libertad que goza del beneficio.

6 Equipo Técnico y Tutores

Desarrollo , seguimiento y control de las acciones implementadas

7

Coordinador de Programas, Equipo Técnico y Tutores

Evaluaciones periódicas de las acciones desarrolladas

8 Coordinador de Tutores

Informa el Trabajo Realizado a la Dirección general de centros intermedios.

9

Director(a) del Centro, Coordinador de Programas, Población Interna e Iglesias.

Clausura de las actividades.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Estudia Factibilidad de las acciones a

desarrollar

2..Presenta propuestas a desarrollar dentro de

los Centros

DESCRIPCION DEL PROCESO : DEPORTE Y SANO ESPARCIMIENTO

CLAVE: MP-DGCI-03

3.Autoriza programa de factibilidad

6.Desarrollar y da seguimiento a las

acciones que se están desarrollando

Fin



Vo Bo

No

Si

4.Ejecuta las acciones a desarrollar

A

A


General

Trabajo realizado

9.Clausura y finaliza el programa





DICIEMBRE/2013



Procedimiento :Capacitaciones

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación Integral del Joven



1 Coordinador de Programas y Equipo Técnico

Diagnóstico de Necesidades Conductuales de los jóvenes privados de libertad

2 Coordinador de Programas y Equipo Técnico

Elaboración de Programas de capacitaciones por parte del equipo técnico y coordinador de programas

3 Coordinador de Programas Presenta propuesta de Programas a Implementar a la Dirección general de centros intermedios

4 Director(a) General Autorización y visto bueno de la propuesta del programa a desarrollar dentro de los centros intermedios

5 Coordinador de Programas Calendarización y programación de las Capacitaciones a Desarrollar

6 Equipo Técnico , Tutores y técnico en Comunicaciones

Promoción y Divulgación de las Capacitaciones a Impartir dentro de los centros de internamiento

7 Equipo Técnico Inscripción y Selección de participantes que recibirán las charlas y capacitaciones

8 Coordinador de Programas y Equipo Técnico Desarrollo y seguimiento de Capacitaciones Programadas

9 Director(a) del Centro Equipo Técnico y Coordinador de Programas

Evaluación de resultados de los programas de capacitación impartidas a los jóvenes privados de libertad

10 Coordinador de Programas Informa el trabajo realizado a la Dirección General el trabajo a los centros intermedios

11 Director(a) del Centro , Coordinador de Programas y Población Interna Clausura del Programa de Capacitaciones.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Realiza diagnostico de las necesidades conductuales

3.Presenta propuesta de programas

DESCRIPCION DEL PROCESO : CAPACITACIONES

CLAVE: MP-DGCI-04

4.Autoriza programa de factibilidad



Fin


Vo Bo

No

Si

5.Realiza calendarización de los

programas a desarrollar

A

A

8.Desarrolla y da seguimiento a las

necesidades conductuales de los

jovenes

10.Informa a la Dirección General el

trabajo realizado

2. Programas

7.Inscribe y selecciona a los jóvenes

9.Evalua los programas que se están

ejecutando dentro de los Centros

11.Clausura y finaliza las capacitaciones





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-005 Relacionado con : PS-DGCI-01

Procedimiento :Integración Familiar

Propósito del Procedimiento: Fortalecer los Vínculos Familiares



1

Equipo Técnico, director del Centro y Coordinador de Programa

Estudio de factibilidad de acciones de acercamiento entre el joven y su grupo familiar

2

Equipo Técnico , Director del Centro y Coordinador de Programa

Presenta propuestas de acciones viables

3

Directora General y Jueces de Ejecución

Autorización de las acciones propuestas

4 Equipo Técnico Ejecución de acciones propuestas

5 Equipo Técnico y Tutores

Promoción y divulgación a la población que goza del beneficio.

6

Coordinador de Programas ,Equipo Técnico , Tutores y Población Interna

Desarrollo y seguimiento de las acciones que contribuyan a la integración familiar.

7

Director del Centro, Equipo Técnico y Coordinador de Programas.

Evaluaciones periódicas de las acciones desarrolladas dentro del ámbito de integración familiar.

8 Director(a) del Centro Elabora reporte e informe del trabajo realizado a la Dirección general de centros intermedios.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Estudia la factibilidad del programa a

desarrollar

2.Presenta propuesta de acciones a

desarrollar

DESCRIPCION DEL PROCESO : INTEGRACION FAMILIAR

CLAVE: MP-DGCI-05

3..Autoriza programa a ejecutar



Fin


Vo Bo

No

Si

4.Ejecuta las acciones autorizadas

A

A

8.Informa a la Dirección General el trabajo

realizado

7.Evalua los programas que se están

ejecutando dentro de los Centros





DICIEMBRE/2013



Procedimiento :Formación Educativa

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la Formación Académica del Joven Privado de Libertad



1

Director del Centro, Director de Educación ,Docentes y Coordinador de Programas

Estudio del Programa Escolar adecuado a impartir para los Centros Intermedios.

2 Director(a) General. Autorización

3

Coordinador de Programas y Docentes

Implementación del Programa Escolar en los centros de internamiento

4

Educadores Equipo Técnico ,Docente y Comunicaciones

Promoción y divulgación del año escolar dentro de los centros de internamiento.

5 Docente Matricula de Jóvenes Privados de Libertad

6

Coordinador de Programas y Educadores

Elaboración de horarios de las clases que se impartirán en el año escolar en curso.

7 Educadores y Jóvenes Inicio de Clases

8

Director(a) del Centro Educadores, Equipo Técnico y Coordinador de Programas

Evaluaciones y control de asistencia a los Jóvenes que asisten a las clases.

9 Docentes.

Informe del trabajo realizado a la Dirección General de Centros Intermedios

10

Director(a) del Centro ,Educadores y Coordinador de Programas

Clausura del Año Escolar

11

Director(a) Gral. , Director(a) del Centro , Coordinador de Programas y Educadores

Graduación de Bachilleres





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Estudia la factibilidad del programa escolar

desarrollar

DESCRIPCION DEL PROCESO :FORMACION EDUCATIVA

CLAVE: MP-DGCI-06

2..Autoriza programa a ejecutar

5. Realiza matricula de jovenes

Fin

4..Promociona y divulga dentro de los Centros el

programa escolar a Desarrollar

Vo Bo

No

Si

3..Ejecuta el programa escolar

A

A

8.Evalua y realiza control del programa de

estudio

6.Elabora horarios de clases

9. Realiza reporte a la Dirección General

10.Clausura año escolar

11.Realiza graduación de los jóvenes

7.Da inicio al año escolar

Informe





DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Asistencia y Acompañamiento Jurídico a la Población Interna

Propósito del Procedimiento: Brindar Asistencia Legal a la Población Interna.

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad Jurídica


1

Coordinador(a) Jurídico y Colaboradores Jurídicos

Diagnóstico de necesidades básicas de aspecto legales de la población interna

2 Coordinador(a) Jurídico

Presentar propuesta de programas de atención jurídica a los jóvenes privados de libertad

3 Director(a) General Autorización del (los) programas de asistencia legal.

4


Promoción y divulgación de programas de atención Jurídica a los jóvenes privados de libertad.

5


Desarrollo y seguimiento de programas de jurídica a la población interna.

6


Evaluación y seguimiento de las actividades desarrolladas.


Elabora reporte e informe del trabajo realizado a la Dirección general de centros intermedios


Respaldo de información en medios de almacenamiento externos





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Realiza diagnostico de las necesidades en

aspectos legales para la población interna

2..Presenta propuestas de programas de atención juridica

DESCRIPCION DEL PROCESO : ASISTENCIA Y ACOMPAÑAMIENTO JURIDICO

CLAVE: MP-DGCI-07

3.Autoriza programa de atención jurídica

5..Desarrollar y da seguimiento a las


Fin

4..Promociona y divulga dentro de los Centros el programa a Desarrollar

6.Evalua los programas de atención jurídica que

se están ejecutando

Vo Bo

No

Si

A

A


General

Trabajo realizado

8.Se realiza respaldo de informacion





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-008

Relacionado con: PS-DGCI-03

Procedimiento : Asistencia Legal a la Dirección General

Propósito del Procedimiento: Brindar Asistencia Legal a la Dirección General

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad Jurídica


1

Coordinador(a) Jurídico Diagnóstico de las necesidades de aspecto legales de la Dirección General.

2

Coordinador(a) Jurídico, Colaboradores Jurídicos

Presentar elaboración de propuestas de apoyo jurídico y reformas a cuerpos legales relacionados con el ámbito penal Juvenil

3

Director(a) General Autorización de las acciones a desarrollar

4


Desarrollo y seguimiento de las acciones jurídicas que fortalezcan a la Dirección de centros intermedios

5


Evaluación de las propuestas desarrolladas

6

Coordinador(a) Jurídico Informe a la Dirección General. Del trabajo realizado

7 Coordinador(a) Jurídico Respaldo de Información en Medios de Almacenamiento Externos





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Realiza diagnostico de las necesidades en

aspectos legales

2..Presenta propuestas de programas de atención juridica

DESCRIPCION DEL PROCESO : ASISTENCIA LEGAL A LA DIRECCION GENERAL

CLAVE: MP-DGCI-08

3.Autoriza programa de atención jurídica

5.Evalua propuestas desarrolladas

Fin

4.Desarrolla y da seguimiento a las

propuestas

6.Informa a la Dirección General el trabajo

realizado

Vo Bo

No

Si

7.Se realiza respaldo de información





DICIEMBRE/2013



Procedimiento : Proyectos

Propósito del Procedimiento: Realizar diagnósticos sobre la situación existente en los centros que incluyan recomendaciones sobre la factibilidad de realizar mejoras referentes a infraestructura.

Unidad Responsable de Ejecución: Planificación


1

Técnico Administrador de Proyectos, Directores del Centro y Coordinador Administrativo

Evaluación de las Necesidades referentes a Mejoramiento y readecuación de Infraestructura dentro de los centros de internamiento

2 Técnico Administrador de Proyectos

Elaboración del perfil del proyecto de acuerdo a la necesidad de los centros

3 Técnico Administrador de Proyectos Elaboración de requerimiento.

4 Ministro y Directora Gral. Solicitud de Opinión Técnica al Ministerio de Hacienda

5 D.A.C.I. Inicio del proceso de Licitación

6 Comité Evaluador de Ofertas Evaluación de Ofertas de los concursantes

7 Ministro Contratación

8 Administrador del Contrato Orden de Inicio del proyecto

9

Administrador de Contrato ,Director(a) del Centro y Supervisor de Obras

Actas de Recepción Parcial

10 Ejecutor del Proyecto Estimaciones

11 Supervisor de Obras Revisión

12 Administrador de Contrato Visto Bueno

13 Director(a) General. Remisión para efectos de pago.


Elaboración de reporte e informe periódico del Trabajo Realizado


Respaldo de Información en Medios de Almacenamiento Externos





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Evalua las necesidades de

mejoramiento de infraestructura penitenciaria

2.Elabora perfil del proyecto

DESCRIPCION DEL PROCESO : PROYECTOS

CLAVE: MP-DGCI-09

3.Elabora requerimiento del

proyecto

6.Evalua ofertas recibidas

Fin

5.Da inicio al proceso de licitación

7.Realiza contratación

4.Solicita opinión técnica al Ministerio de

Hacienda

A

9.Elabora actas de recepción parcial

A

10.Realiza estimaciones de los avances de la

obra

12.Espera visto bueno

Perfil del proyecto

8.Da orden de inicio al proyecto

11.Realiza revisiones de las estimaciones de la

obra

13.Remite documentos para efectos de pago

15.Crea copia de los documentos

14.Perfil del proyecto





DICIEMBRE/2013



Procedimiento : Custodia y Acompañamiento al Tratamiento Integral de la Población Interna

Propósito del Procedimiento: Garantizar la Seguridad interna y Externa de la Población Interna.

Garantizar El Proceso Reeducativo del Joven Privado de Libertad

Unidad Responsable de Ejecución: Seguridad


1

Coordinador de Seguridad , Sub-Director de Seguridad

Estudio de Seguridad Integral dentro de los centros intermedios

2

Coordinador de Seguridad y Sub-Director de Seguridad

Elaboración de Plan de Seguridad

3 Coordinador de Seguridad

Presentar propuesta de Plan de Seguridad a la Dirección General de Centros Intermedios

4 Directora General Autorización del plan de seguridad

5

Coordinador de Seguridad y Sub-Director de Seguridad/

Desarrollo y Seguimiento de Planes de Seguridad

6

Coordinador de Seguridad , Sub-Director de Seguridad y Director(a) del Centro

Evaluación del Desarrollo de Plan de Seguridad

7 Coordinador de Seguridad Informar del Trabajo Realizado a la Dirección General

8

Director(a) del Centro Coordinador de Seguridad

Respaldo de Información en Medios de Almacenamiento Externos





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Realiza estudio de seguridad integral

2.Presenta propuesta para plan de seguridad

DESCRIPCION DEL PROCESO : CUSTODIA Y ACOMPAÑAMIENTO AL TRATAMIENTO INTEGRAL DE LA POBLACION INTERNA

CLAVE: MP-DGCI-10

4..Autoriza plan de seguridad

7.Informa el trabajo realizado a la Dirección

General

Fin

6.Evalua los planes desarrollados

Vo Bo

No

Si

5.Desarrolla y da seguimiento a los

planes de seguridad

A

A

8.Realiza respaldo de la informacion

3.Realiza plan de seguridad





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-011 Relacionado con:PA-DGCI-06

Procedimiento : Desarrollo, Seguimiento y Supervisión de Plan Anual Operativo

Propósito del Procedimiento: Velar por Cumplimiento del Plan Estratégico institucional y la Doctrina de Protección Integral.

Unidad Responsable de Ejecución: Planificación


1 Técnico en Planificación Elaboración de la propuesta del PAO para la Dirección General y Centros Intermedios

2 Director(a) General de Centros Intermedios

Revisión y visto bueno

3 Dirección de Planificación Entrega y aprobación del Plan anual operativo a la Dirección de Planificación.

4 Director(a)Gral./ Planificación Presentación y exposición del Plan anual operativo a los equipos técnicos de los centros intermedios y al equipo técnico de la Dirección general.

5 Técnico en Planificación Supervisión y seguimiento del PAO

6 Técnico en Planificación / Director(a) General

Evaluación de acciones ejecutadas Vrs. programadas del plan anual operativo

7 Técnico en Planificación Generación de reporte

8 Técnico en Planificación Elaboración y recomendación de acciones a seguir mediante levantamientos de Informes para el cumplimiento de metas a la Dirección de Planificación

9 Técnico en Planificación Elaboración de estadísticas.

10 Técnico en Planificación Generación de reporte

11 Técnico en Planificación Almacenamiento de Información digital y físico.

12 Técnico en Planificación Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Elabora Plan Anual Operativo

2.Obtiene Visto Bueno

DESCRIPCION DEL PROCESO : DESARROLLO,SEGUIMIENTO Y SUPERVISION DEL PLAN ANUAL OPERATIVO

CLAVE: MP-DGCI-11

3.Entrega de PAO a la Dirección de Planificación

6.Realiza evaluación de acciones del PAO

Fin5.Se realiza supervisión y seguimiento del PAO

4.Presenta POA a los Centros Intermedios

A

9.Elabora estadísticas

A

8.Elabbora recomendaciones

10.crea reporte de estadísticas

7.Elaboracion de PAO

12.Crea respaldo de informacion

11.Almacena datos estadísticos





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-012 Relacionado con:PA-DGCI-07

Procedimiento :Administración de Recursos Materiales

Propósito del Procedimiento: Administrar de manera efectiva los Recursos de la Dirección Gral.

Unidad Responsable de Ejecución: Administración


1 Coordinadores Administrativos y Técnicos Administrativos

Diagnóstico de los recursos materiales que se necesitan en la Dirección general y los centros intermedios

2 Coordinadores Administrativos y Técnicos Administrativos Elaboración solicitud de requerimiento de compras

3 Directora General y Director Ejecutivo Autorización

4 Proveedores y Coordinadores administrativos Adquisición de los bienes o materiales


Registro y control interno de(los) bienes o materiales entrantes

6 Técnicos Administrativos Generación de reportes

7 Técnicos Administrativos Almacenamiento de los materiales y productos en bodega

8 Técnicos Administrativos Registro y control interno de(los) bienes salientes

9 Técnicos Administrativos Generación de reportes


Distribución de bienes y materiales a la Dirección General y Centros

11 Técnicos Administrativos Levantamiento de Inventarios

12 Técnicos Administrativos y Coordinadores Administrativos

Elaborar reporte e Informe del trabajo realizado a la Dirección de los centros.

13 Coordinadores Administrativos Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Realiza diagnostico de los recursos materiales

que se necesitan

2.Realiza solicitud de requerimiento

DESCRIPCION DEL PROCESO : ADMINITRACION DE RECURSOS MATERIALES

CLAVE: MP-DGCI-12

3.Autorizacion de requerimiento

6.Realiza reporte de los bienes y materiales

Fin

5.Registra,controla los bienes y materiales

4.Adquiere los bienes y materiales

A

9.Crea archivo de los insumos

A

8.Registra y controla los insumos

10.Distribuye bienes y materiales a los Centros

Intermedios

7.Alamacena los insumos en bodega

12. Crea reporte de inventarios

11.Realiza levantamiento de

inventarios

Inventario

13.Almacena inventario realizado





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-013 Relacionado con : PA-DGCI-07

Procedimiento : Administración de Recursos Humanos

Propósito del Procedimiento: Administrar en Forma efectiva el Personal de la Dirección

Unidad Responsable de Ejecución: Administración


1 Director(a) General y Técnico RRHH Estudios de factibilidad de acciones que promuevan el bienestar laboral.

2 Técnico RRHH Elaborar propuesta de acciones a implementar a la Dirección General de Centros Intermedios

3 Director(a) General Autorización

4 Técnico RRHH Desarrollo y cumplimiento de las acciones

5 Director(a) General y Técnico RRHH Evaluación y seguimiento

6 Técnico RRHH Informe periódicos de los resultados.

7 Técnico RRHH Archivo y control de expedientes del personal

8 Técnico RRHH Control y registro de permisos, incapacidades, amonestaciones.

9 Técnico RRHH Actualización de expedientes en una base de datos.

10 Técnico RRHH Elaborar informe del trabajo realizado a la Dirección General.

11 Técnico RRHH Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Estudia la factibilidad de acciones que

promuevan el bienestar del empleado

2.Presenta propuesta de estudio

DESCRIPCION DEL PROCESO : ADMINISTRACION DE RECURSO HUMANO

CLAVE: MP-DGCI-13

3..Autoriza acciones a ejecutar

6.Elabora reporte a la Dirección General del

trabajo que se esta desarrollando

Fin

5.Evalua y da seguimiento a las

acciones

Vo Bo

No

Si

4.Desarrolla y da cumplimiento a la

propuesta

A

A

8.Controla y registra permisos e

incapacidades

7.Controla y archiva los expedientes

10.Actualiza expedientes

11.Realiza respaldo de información de

expedientes

9.Registro de permisos e

incapacidades





DICIEMBRE/2013


MP-DGCI-014 Relacionado con: PA-DGCI-08

Procedimiento :Comunicaciones

Propósito del Procedimiento: Divulgar las Actividades que realiza la Dirección General de Centros Intermedios

Unidad Responsable de Ejecución: Comunicaciones


1 Coordinador de Comunicaciones y Técnicos en Comunicaciones

Elaboración de plan de cobertura de las actividades que realiza la DGCI en radio, televisión y prensa.


Presentar propuesta de diseño y diagramación de revista, boletín informativo, trípticos, banners, afiches para uso de la DGCI

3 Técnicos en Comunicaciones Promoción y divulgación de las propuestas.


Desarrollo y seguimiento del plan anual operativo

5 Directora General, Coordinador de Comunicaciones y Técnicos en Comunicaciones

Evaluación del Plan.

6 Coordinador de Comunicaciones Generación de reporte.

7 Coordinador de Comunicaciones Almacenamiento interno de fotografías, videos

8 Coordinador de Comunicaciones Reporte e informe periódico del trabajo realizado

9 Coordinador de Comunicaciones Respaldo de Información en medios de almacenamiento externos.





DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Elabora plan de cobertura en

radio,television y prensa

2.Presenta plan de cobertura

DESCRIPCION DEL PROCESO : COMUNICACIONES

CLAVE: MP-DGCI-14

3.Promociona y divulga el plan

6.Elabora reporte a la Dirección General del

trabajo que se esta desarrollando

Fin

5.Realiza evaluaciones

Vo Bo

No

Si

4.Desarrolla y da seguimiento al Plan

A

A

8.Realiza informe

9..Realiza respaldo de información de

fotografías

Informe

7.Fotografias





DICIEMBRE/2013


L) DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA






DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DGE-001 Relación con Proceso: PS-DGE-01

Procedimiento: Monitoreo y Seguimiento Administrativo de las Unidades y Direcciones que coordina la Dirección Ejecutiva

Propósito del Procedimiento:: Brindar seguimiento al cumplimiento de metas y proporcionar oportunamente las acciones correctivas necesarias

Unidad Responsable: Dirección Ejecutiva


1

Director Ejecutivo Recibe, revisa y da el Visto Bueno a los Planes Operativos de Trabajo de todas las Unidades y Direcciones que dependen de esta

2

Director Ejecutivo Recibe y revisa Informes mensuales de Seguimiento a los Planes Operativos de Trabajo de todas las Unidades y Direcciones

3

Director Ejecutivo

Convoca periódicamente a reuniones a todas las Unidades y Direcciones que dependen de la Dirección Ejecutiva para monitorear el cumplimiento de metas de los Planes Operativos de Trabajo

4

Directores y jefes de Unidades Justifican los incumplimientos de metas exponiendo cada una de las limitaciones que tienen con el propósito de buscar apoyo o poder reprogramar las actividades.

5

Directo Ejecutivo Propone acciones correctivas y autoriza los ajustes necesarios en los Planes Operativos de Trabajo

6

Director Ejecutivo Convoca nuevamente a reunión a los jefes de Unidades y Directores que dependen de esta, para la supervisión y seguimiento de las acciones correctivas.





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REVISA Y DA EL VISTO BUENO A LOS PLANES

OPERATIVOS DE LAS UNIDADES Y DIRECCIONES

2. REVISA INFORMES MENSUALES DE

SEGUIMIENTO DE LOS PLANES OPERATIVOS

3.MONITOREA EL SEGUIMIENTO DE LOS

PLANES OPERATIVOS POR MEDIO DE REUNIONES

4. JUSTIFICAN INCUMPLIMIENTO DE

METAS Y REPROGRAMAN ACTIVIDADES

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Monitoreo y seguimiento de las unidades y Direcciones que coordina la Dirección

Ejecutiva

Clave: MP-DGE-001

5.PROPONEN ACCIONES CORRECTIVAS Y SE

AUTORIZA LA REPROGRAMACIÓN DE LOS

PLANES OPERATIVOS

FIN

6. CONVOCA NUEVAMENTE A REUNIÓN A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES PARA

SEGUIMIENTO DE ACCIONES

CORRECTIVAS





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DGE-002 Relación con Proceso: PS-DGE-01

Procedimiento: Proposición de políticas y acciones administrativas, financieras y económicas a las máximas autoridades para el logro de los objetivos institucionales.

Propósito del Procedimiento: Proponer acciones que coadyuven a la consecución de los objetivos que dan operatividad a todas las áreas administrativas y operatividad a todas las áreas administrativas y operativas de la Secretaria de Estado y Dependencias

Unidad Responsable: Dirección Ejecutiva



Identifica las actividades administrativas y operativas a proponer o revisar las ya existentes

2

Director Ejecutivo Reúne a los Directores relacionados con las actividades administrativas u operativas para los que se propondrá una nueva política o revisará la ya existente.


Instruye a los Directores para que preparen una propuesta para ser revisada y consensuada posteriormente

4 Directores y jefes de Unidades

Revisan y analizan las actividades que realizan y elaboran propuesta, para ser presentada a la Dirección Ejecutiva.

5 Directo Ejecutivo

Recibe, revisa, analiza y elabora propuesta para ser presentada a las máximas autoridades.

6 Director Ejecutivo Remite propuesta a las máximas autoridades





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.IDENTIFICA ACTIVIDADES

2. REUNE DIRECTORES

3.INSTRUYE A DIRECTORES

4. REVISAN Y ANALIZAN ACTIVIDADES

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Proposición de políticas y acciones administrativas, financieras y económicas a las

máximas autoridades para el logro de los objetivos Institucionales

Clave: MP-DGE-002

5.RECIBE PROPUESTAS

FIN

6. REMITE A MAXIMAS

AUTORIDADES





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DGE-FC-003 Relación con Proceso: PA-DGE-02

Procedimiento: Erogación de Fondos Urgentes

Propósito del Procedimiento: Solventar las necesidades urgentes

Unidad Responsable: Fondo Circulante


1 Unidad Solicitante. Solicita Vale de Caja para realizar compra.

2 Encargada del Fondo Circulante Recibe Vale de Caja autorizado por el Director de la Unidad

solicitante.

3 Encargada del Fondo Circulante Entrega la cantidad de dinero en efectivo o cheque por el

valor solicitado, en Vale de Caja.

4 Encargada del Fondo Circulante

Recibe factura emitida con la justificación de la compra,

sello y firma del Director de la Unidad Solicitante.


Elabora Póliza de Reintegro y registra la erogación de

fondos.


Remite Póliza de Reintegro de Fondos firmada y sellada a

la Dirección Financiera

7 Tesorero

Deposita fondos en Cuenta Corriente del Fondo Circulante


Recibe Notificación del Depósito efectuado, revisa, registra

ingreso de fondos y archiva documentación.





DICIEMBRE/2013


INICIO

1.SOLICITA VALE DE CAJA

2. RECIBE VALE DE CAJA

3. ENTREGA DINERO AL SOLICITANTE

4. RECIBE FACTURA AUTORIZADA

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Erogación de fondos Urgentes

Clave: MP-DGE-FC003

5. ELABORA POLIZA DE REINTEGRO

7. DEPOSITOS DE FONDOS DFI

8. RECIBE NOTIFICACION DE DEPOSITO,REGISTRA Y

ARCHIVA

FIN

6.REMITE POLIZA DFI

POLIZA





DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DGE-FC-004 Relación con Proceso: PA-DGE-02

Procedimiento: Cancelación pagos con Cooperación Externa

Propósito del Procedimiento: Pago de facturas a proveedores

Unidad Responsable: Fondo Circulante


1 Encargada del Fondo Circulante Recibe acuerdo de nombramiento como Encargada del

Fondo Rotativo del proyecto y sus respectivos Refrendarios

2 Encargada del Fondo Circulante Apertura Cuentas Corriente y de Ahorros

3 Encargada del Fondo Circulante Remite copia de documentos de cuentas aperturadas a

Organismos Cooperantes y a la Dirección Financiera

4 Unidad Ejecutora y Encargada del

Fondo Circulante

Solicitan desembolso a la Unidad Cooperante


Recibe cheque por la cantidad solicitada y se deposita en

las cuentas bancarias


Recibe facturas de proveedores autorizadas por el jefe de

la Unidad Ejecutora


Realiza el pago a los proveedores por medio de cheque


Remite la documentación cancelada a la Dirección

Financiera para su registro contable y archiva

documentación




Código: MPI-001-2013

Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013

Número de Página341 De 622

INICIO

1.RECIBE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO

2. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

3. REMITE DOCUMENTOS A ORGANIZACIÓN COOPERANTE

4. SOLICITA DESEMBOLSO A ORGANIZACIÓN COOPERANTE

Diagrama del Flujo del Procedimiento: Cancelación pagos con Cooperación Externa

Clave: MP-DGE-FC-004

5. DESEMBOLSO A CUENTAS BANCARIAS

7. REALIZA PAGO A PROVEEDORES

8. REMISION DE DOCUMENTOS

CANCELADOS A LA DFI

FIN

6.RECIBE FACTURA DE PROVEEDORES





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


M) DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DACI-001 Relación con : PS-DACI-01

Procedimiento :Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Licitación

Propósito del Procedimiento: Adquirir Bienes, Obras y Servicios para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales


1 Unidad Requirente

Ingresa el requerimiento a la DACI, debidamente autorizado por el

Director Ejecutivo, Despacho o la persona que el delegue.

2 Asistente Administrativa

Remite los términos de Referencia y Parámetros del Requerimiento

al Director DACI

3 Director DACI

Revisa y margina a la Coordinadora DACI para determinar la

Modalidad de la Licitación y solicite la Disponibilidad respectiva.

4

Coordinadora DACI

Revisa y determina en base al monto de lo presupuestado para el

proceso, Licitación Pública, Concurso Pública, Licitación Abierta,

Concurso Pública DR-CAFTA., y verifica en coordinación con el

Técnico de Seguimiento al Plan de Compra las disponibilidades

para el caso de Secretaria de Estado.

5

Coordinadora DACI y Director

DACI

Margina el proceso de adquisición al técnico de Licitaciones para

que comience a fortalecer las especificaciones técnicas en las

Bases de Licitación.

Verifica la Disponibilidad con Base a lo remitido por la Unidad

Financiera Institucional y para el caso de Direcciones Generales, se

solicita la asignación respectiva

6

Técnico de Licitaciones

Revisa, y solicita a la Unidad Requirente las especificaciones

técnicas y la Coordinadora DACI la Disponibilidad Financiera (para

el caso de que el requerimiento proceda de la Direcciones

Generales de Migración y Extranjería y Centros Penales, en

armonía con la Coordinadora DACI. Revisa e incorpora al proceso

el informe de disponibilidad semanal remitido por la Unidad

Financiera Institucional y/o la Aprobación presupuestaria (emitida

por Centros Penales o Migración y Extranjería), para el respectivo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


trámite de aprobación de Bases de Licitación y remite a

Coordinadora DACI, toda la documentación que sustenta las Bases

de Licitación.

7 Unidad Requirente

Envía las Especificaciones técnicas que expertos en la materia

definen dentro del requerimiento para incorporarlo en las bases del

proceso de Licitación, y remite a la Coordinadora DACI.

8 Coordinadora DACI y Director

DACI

Revisa y margina las Especificaciones técnicas que la Unidad

Requirente requiere en las Bases de Licitación al Técnico de

Licitaciones.

9 Técnico de Licitaciones

Revisa y ordena el proyecto de bases de licitación y remite a la

Coordinadora DACI.

10 Coordinadora DACI

Remite toda la documentación al Director DACI incluyendo el Visto

Bueno de la Unidad Requirente en las Bases de Licitación.

11 Director DACI Remite y revisa a la Dirección ejecutiva el proyecto de bases de licitación para firma del Sr. Ministro.


Revisa y remite al despacho del Sr. Ministro el proyecto de bases

de licitación para su aprobación

13 Sr. Ministro

Revisa y aprueba el proyecto de bases de Licitación remite a la

Dirección ejecutiva

14 Director Ejecutivo Revisa y margina al Director DACI las bases de licitación

15 Director DACI

Margina a la coordinadora DACI para proceder a la venta y

publicación de las bases de licitación el proceso de compra de

licitación


Revisa margina al técnico las licitaciones las bases de licitación

aprobadas por el Sr. Ministro

17

Técnico de licitaciones

Publica las bases de licitación en “Comprasal”

Apertura ofertas presentadas por los proveedores

Prepara los documentos para solicitar a la unidad requirente,

Dirección jurídica y Dirección Financiera los miembros de la





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


comisión de evaluación de ofertas, y el administrador de contratos

(Unidad requirente) a la coordinadora DACI


Convoca a los miembros de la comisión de evaluación de ofertas

para que evalúen las ofertas recepcionadas en aperturas de

ofertas.

19

Comisión de evaluación de

ofertas

Revisa analiza y propone al Sr. Ministro la recomendación de

adjudicación o no de los ofertantes participantes en el proceso de

licitación y remite por medio del Director DACI dicha propuesta.

20 Director DACI

Remite el acta de evaluación e informe de la comisión de

evaluación de ofertas al Director Ejecutivo con copia a la dirección

jurídica para la elaboración de resolución de adjudicación,

desierta o sin efecto.

21 Director ejecutivo

Revisa y remite al Sr. Ministro el informe de la comisión de

evaluación de oferta, acta de evaluación de ofertas, declaración

jurada de parte de los miembros de la comisión de evaluación de

ofertas.

22 Director DACI

Remite del Jurídico la respectiva resolución de adjudicación o

resolución de declaratoria sin efecto o desierta.

23 Sr. Ministro

Revisa aprueba o no el informe y el acta de evaluación de ofertas

antes del vencimiento de las garantías de mantenimiento de

ofertas y remite a la Dirección Ejecutiva dicha aprobación y firma de

resolución de adjudicación o resolución de declaratoria dejando sin

efecto o desierta y remite al Director Ejecutivo.

24 Director ejecutivo

Revisa. Remite al Director DACI la resolución de adjudicación o

resolución de declaratoria dejando sin efecto o desierta.

25 Director DACI

Revisa margina a la coordinadora DACI la resolución de

adjudicación o resolución de declaratoria dejando sin efecto o

desierta.

26 Coordinador DACI

Revisa, margina al Técnico DACI la Resolución de Adjudicación o

Resolución de Declaratoria dejando sin efecto o Desierta.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


27 Director DACI

Notifica a cada uno de los Participantes de la Resolución de

Adjudicación o Resolución de Declaratoria de sin efecto o Desierta.

Instruye a la Unidad Jurídica DACI para que elabore contrato al

proveedor favorecido en la Resolución de Adjudicación.

28

Técnico de Licitaciones

Publica los resultados de la Adjudicación de Ofertas por medio de

prensa escrita y COMPRASAL.


Elabora contrato, coordina con el técnico de licitaciones para la

documentación respectiva en la elaboración del contrato.

30 Director DACI

Convoca a firmar contrato al Proveedor o proveedores favorecidos

en el Proceso de Compra por Licitación.


Remite Contrato Firmado por el Proveedor o proveedores

favorecidos al Técnico de Licitaciones.

32 Técnico de Adquisiciones

Prepara documentación y folia expediente del Proceso de

Adquisición y remite al Director DACI.

33 Director DACI

Envía a la Fiscalía General de la República la Documentación

completa referente al proceso de Compra. En el caso de Bienes,

caso contrario solo firmará el Señor Ministro.

34 Fiscalía General de la República

Revisa, firma contrato o contratos originados del proceso de

licitación y remite al Director DACI.

35 Técnico DACI

Notifica el respectivo contrato al proveedor o proveedores

ganadores, y remite copia de dichos contratos para el

Administrador del Contrato y unidades internas.

36 Administrador del Contrato

Recepciona lo Contratado y levanta acta de Recepción firmada por

el Jefe de Bodega, Administrador del Contrato y Empresa

contratada. (Si fuera aplicable).

37 Empresa Contratada

Remite a la Unidad de Registro de Contrato el Acta de Recepción y

Factura de lo Recibido por la Institución.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


38 Técnico

Revisa, remite el Acta Original y copia de la Factura que presenta el

Proveedor e indica el Compromiso Presupuestario en la factura que

sustente el devengamiento al Proveedor, para presentar en la

Unidad de Tesorería Institucional; y remite al Técnico de

Licitaciones Copia del Acta de Recepción y Factura.

39 Tesorero Institucional

Revisa y emite el Quedan al proveedor o proveedores para su

respectivo pago.

40 Técnico de Licitaciones

Archiva y concluye el respectivo Proceso de Adquisición por medio

de Licitación y Publica en COMPRASAL los pasos de todo el

proceso.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 INGRESO DE REQUERIMENTO A DACI

DEBIDAMENTE AUTORIZADO

2.REMITE TERMINOS DE REFERENCIA DEL

REQUIRIMIENTO AL DIRECTOR

3.REVISA Y MARGINA A LA COORDINADORA DACI PARA DETERMINAR LA

MODALIDAD DE LICITACION

4.REVISAR Y DETERMINAR EN BASE AL MONTO

PRESUPUESTADO PARA EL PROCESO DE LICITACION

PUBLICA

5.MARGINA EL PROCESO DE ADQUISICION PARA EL

FORTALECIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS EN LAS

BASES DE LICITACION

6.REVISA Y SOLICITA A LA UNIDAD REQUIRENTE LAS ESPECIFICACIONES

TECNICAS LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA E INCORPORA AL

PROCESO DE ADQUISICION

DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de licitacion.

CLAVE: MP-DACI-01

7.REVISA Y SOLICITA A LA UNIDAD REQUIRENTE LAS ESPECIFICACIONES

TECNICAS LA DISPONIBILIDAD FINANCIERA E INCORPORA AL


A

8. REVISA Y MARGINA LAS ESPECIFICACIONES

TECNICAS QUE LA UNIDAD REQUIRENTE REQUIERE EN LAS BASES DE LICITACION

9.REVISA Y ORDENA EL PROYECTO DE BASES DE

LICITACION

10.REMITE TODA LA DOCUMENTACION A LA DACI INCLUYENDO EL VISTO BUENO DE LA

UNIDAD REQUIRENTE

11.REVISA Y REMITE A LA DIRECCION EJECUTIVA EL

PROYECTO BASES DE LICITACION

12. REVISA Y REMITE AL DESPACHO PARA SU

APROBACION

13. AUTORIZAL PROYECTO DE BASES DE LICITACION

14. REVISA Y MARGINA AL DIRECTOR DACI LAS BASES

DE LICITACION

B

A

15.VENTA Y PUBLIACION DE LAS BASES DE

LICITACION

16. SE MARGINA AL TECNICO DE LICITACIONES LAS BASES DE LICITACION

AUTORIZADAS

17.PUBLICACION DE BASES DE LICITACION Y

APERTURAS DE OFERTAS PRESENTADAS POR LOS

PROVEEDORES

18.CONVOCA LOS MIEMBROS DE LA

COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS

19.REVISAR , ANALIZAR Y PROPONER AL MINISTRO LAS ADJUDICACIONES EN

EL PROCESO DE LICITACION

20.REMITE EL ACTA DE EVALUACION DE OFERTAS

E INFORME DE LA COMISION DE

EVALUACION DE OFERTAS

21. REVISA Y REMITE AL MINISTRO DECLARACION JURADA POR PARTE

DE LOS MIEMBROS DE LA COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS

B

1





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


22.REVISA Y AUTORIZA EL INFORME Y ACTA DE

EVALUACION DE OFERTAS Y FIRAM DE RESOLUCION

DE ADJUDICACION

24 REVISA Y REMITE AL DIRECTOR DACI LA

RESOLUCION DE ADJUDICACIONDEJANDO SIN EFECTO O DESIERTA

25 REVISA Y MARGINA A COORDINADORA DACI LA

RESOLUCION DE ADJUDICACION

26. REVISA Y MARGINA AL TECNICO DACI LA RESOLUCION DE ADJUDICACION

27. NOTIFICA A LOS PARTICIPANTES LA RESOLUCION DE ADJUDICACION

Y SE DA INSTRUCCIÓN PARA ELABORACION DEL CONTRTAO AL

PROVEEDOR FAVORECIDO

28. PUBLICA RESULTADOS DE LA ADJUDICACION DE

OFERTAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de licitacion.

CLAVE: MP-DACI-01

C

30. CONVOCATORIA DE PROVEEDORES

FAVORECIDOS PARA FIRMAR CONTRATO

31. REMITE CONTRATOS FIRMADOS AL TECNICO DE

LICITACIONES

32.PREPARA DOCUMENTACION Y FOLIA

EXPEDIENTES DEL PROCESO DE

ADQUISICIONES

33. REMITE DOCUMENTACION

COMPLETA REFERENTE AL PROCESO DE COMPRA A LA

FGR

34. REVISA , FIRMA Y ENVIA DE CONTRATO

ORIGINADOS DEL PROCESO DE LICITACION

35. REMITE COPIA DE CONTRATOS AL

ADMINISTRADOR DE CONTRATOS Y UNIDADES

INTERNAS

36 RECEPCION Y ELABORACION DE ACTA DE RECEPCION FIRMADAS POR JEFE DE BODEGA,ADMINISTRADOR

DE CONTRATOS Y EMPRESA CONTRATADAS

D

C

37. REMITE A LA UNIDAD DE REGISTRO DE CONTRATO EL ACTA

DE RECEPCION Y FACTURA POR PARTE DE LA EMPRESA

CONTRATADA A LA INSTITUCION

38. REVISA ACTA ORIGINAL Y COPIA DE FACTURA Y SE INDICA EL

COMPROMISO PRESUPUESTARIO EN LA FACTURA QUE SUSTENTE EL

DEVENGAMIENTO AL PROVEEEDOR

39. EMITE QUEDAN AL PROVEEEDOR

D1

40. ARCHIVA DOCUMENTACION DEL


FIN

29. CONTRATO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento :Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Libre Gestión


Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.


1 Unidad Requirente

Ingresa el requerimiento a la DACI, debidamente autorizado

por el Director Ejecutivo, Despacho o la persona que el

delegue.

2

Asistente Administrativa Entrega el requerimiento al Director DACI

3

Director DACI Margina el requerimiento a la Coordinadora DACI

4

Coordinadora DACI

Revisa y margina el requerimiento al Técnico del Plan de

compra y el Gestor de Libre Gestión.

5

Técnico de Seguimiento al Plan de

Compra

Verifica la Disponibilidad Presupuestaria y la

conceptualización del bien, obra o servicio en el plan de

compra, y remite al Gestor de Compra.

6 Gestor de Compra Publica el Debido requerimiento en COMPRASAL

8

Gestor de Compra

Recepciona Ofertas de parte de los Proveedores

Elabora el cuadro comparativo de oferta y cuadro de

evolución técnica y remite a Coordinadora DACI

9

Coordinadora DACI

Revisa y autoriza los cuadros comparativos y el formato de

evaluación técnica, y remite al Gestor de Compra.

10

Remite los cuadros comparativos de oferta y evaluación

técnica a Unidad Requirente, para opinión técnica.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Gestor de Compra

11 Unidad Requirente

Desarrolla la evaluación de ofertas presentadas por los

proveedores participantes; y envía los resultados para la

respectiva adjudicación a la Coordinadora DACI


Remite en coordinación con el Gestor de Compra al

Director DACI, para su respectiva revisión la evaluación de

las ofertas.

13 Director DACI

Revisa y Remite el Expediente del Proceso de Adquisición,

al Adjudicador para su respectiva aprobación.

14

Adjudicador

Revisa y Autoriza la Adjudicación a la empresa o persona

natural ganadora, y remite el Expediente al Director DACI.

15

Director DACI


Técnico de Seguimiento del Plan de Compra para su

respectiva revisión.

16

Técnico de Seguimiento al Plan de

Compra

Revisa y Elabora Formulario B3 de Aquellos bienes no

contemplados en el plan de compra, o Programación de

recursos, y remite al Gestor de Compra.

17 Gestor de Compra

Elabora Orden de Compra para el caso de que sea por

Orden de Compra, de lo contrario se elabora por medio de

Contrato, siendo este el caso se remite al Técnico Jurídico

DACI para la respectiva elaboración del contrato

18 Gestor de Compra

Elabora documentos para compromiso presupuestario y se

remite a la Unidad de Presupuesto de la Dirección

Financiera Institucional.

19 Técnico presupuestario Elabora Compromiso Presupuestario y remite a la DACI

20 Coordinador DACI

Revisa y margina al gestor de compra el compromiso

presupuestario.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


21

Gestor de Compra

Notifica a la Persona Natural o Empresa a la cual se le ha

Adjudicado.

22 Empresa o Persona Natural

Entrega Bien, o Servicio en coordinación con el Gestor de

Compra.

23 Gestor de Compra

Coordina con Unidad Requirente, Encargado de Bodega,

Empresa y Administradora de Orden de Compra o

Administrador del Contrato para el caso de equipos se

coordina con Activo Fijo; para generar la Recepción de

Bienes o Servicios.

24 Administradora de Orden de Compra

Elabora el Acta de Recepción y remite al Encargado de

Bodega.

25 Encargado de Bodega

Remite Acta de Recepción firmada y sellada por las

personas involucradas en la recepción de lo adjudicado, y

remite al Gestor de Compra.

26 Gestor de Compra

Remite a la Coordinadora DACI, debidamente

documentado el acta y la factura para su debida

autorización.


Revisa la documentación e indica el Compromiso

Presupuestario en la factura que sustente el devengamiento

al Proveedor, para presentar en la Unidad de Tesorería

Institucional, en coordinación con el Gestor de Compra.

28 Gestor de Compra

Entrega el Acta y la Factura al Proveedor para su

respectivo trámite de Quedan.

29 Gestor de Compra Folia y Archiva el Expediente de Compra





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 INGRESA REQUERIMENTO A DACI


2.ENTREGA DE REQUIRIMIENTO AL

DIRECTOR DE LA DACI

3.MARGINA EL REQUERIMIENTO AL

COORDINADOR DE LA DACI

4.REVISA Y MARGINA EL REQUERIMIENTO AL TECNICO DE PLAN DE

COMPRAS

5.VERIFICA LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA Y LA CONCEPTUALIZACION DE

BIEN OBRA O SERVICIO EN EL PLAN DE COMPRAS

6. PUBLICA EL REQUIRIMIENTO EN

COMPRASAL

DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de libre gestion

CLAVE: MP-DACI-02

7. RECEPCION DE OFERTAS POR PARTE DE LOS

PROVEEDORES

A

8. ELABORA CUADRO COMPRATIVO DE OFERTA Y

CUADRO DE EVOLUCION TECNICA

9.REVISA Y AUTORIZA LOS CUADROS COMPARTIVOS Y

EL FORMATO DE EVALUACION TECNICA

10. REMITE LOS CUADROS COMPRATIVOS DE OFERTA Y EVALUACION TECNICA A LA UNIDAD REQUIRENTE

11. DESARROLLO DE LA EVALUACION DE OFERTAS

PRESENTADA POR LOS PROVEEDORES PARA LA

RESPECTIVA ADJUDICACION

12. REMITE OFERTAS AL DIRECTOR DACI PARA LA REVISION Y EVALUACION

DE LAS OFERTAS

13. REVISA Y REMITE EL EXPEDIENTE DEL PROCESO

DE ADQUISICION, AL ADJUDICADOR PARA SU

AUTORIZACION


DE ADQUISICION AL ADJUDICADOR PARA SU

AUTORIZACION

B

A

15. REMITE EN COORDINACION CON EL GESTOR COMPRA AL TECNICO DE

SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS PARA SU REVISION

16. REVISA Y ELABORA FORMULARIO B3 DE

AQUELLOS BIENES NO CONTEMPLADOS EN EL

PLAN DE COMPRAS

19. ELABORA COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

20.REVISA Y MARGINA AL GESTOR DE COMPRAS EL

COMPROMISO PRESUPUESTARIO

21. NOTIFICA A LA PERSONA NATURAL O

EMPRESA A LA CUAL SE LE HA ADJUDICADO

B

1

18. COMPROMISOPRESUPUESTARIO

17.ORDEN DE COMPRA O CONTRATO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


22.ENTREGA DE BIEN O SERVICIO EN

COORDINACION CON EL GESTOR DE COMPRAS

23 COORDINAR CON UNIDAD REQUIRENTE LA RECEPCION DE BIENES Y

SERVICIO

25. REMITE ACTA DE RECEPCION FIRMADAS Y SELLADAS POR LAS

PERSONAS INVOLUCARADAS EN LA RECEPCION DE LO ADJUDICADO

26.REMITE A LA COORDINADORA DACI

DEBIDAMENTE DOCUMENTADO EL ACTA Y

LA FACTURA PARA SU AUTORIZACION

27.REVISA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO EN LA FACTURA

QUE SUSTENTE EL DEVENGAMIENTO AL PROVEEDOR PARA PRESENTARLO A LA UNIDAD

DE TESORERIA

DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de libre gestión

CLAVE: MP-DACI-02

28.ENTREGA DE ACTA Y FACTURA AL PROVEEDOR PARA TRAMITAR QUEDAN

29. FOLIA Y ARCHIVA EL EXPEDIENTE DE COMPRA

1

FIN

C

C

24. ACTA DE RECEPCION





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento :Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Contratación Directa




1 Unidad Requirente

Ingresa el requerimiento a la DACI, debidamente

autorizado por el Director Ejecutivo, Despacho o la

persona que el delegue.

2

Asistente Administrativa Entrega el requerimiento al Director DACI

3

Director DACI Margina el requerimiento a la Coordinadora DACI

4

Coordinadora DACI

Revisa y margina el requerimiento al Técnico del

Plan de compra y el Gestor de Libre Gestión.

5 Técnico de Seguimiento al Plan de Compra

Verifica la Disponibilidad Presupuestaria y la

conceptualización del bien, obra o servicio en el plan

de compra, y remite al Gestor de Compra.

6 Gestor de Compra Publica el Debido requerimiento en COMPRASAL

7 Gestor de Compra Decepciona Ofertas de parte de los Proveedores

8

Gestor de Compra

Elabora el cuadro comparativo de oferta y cuadro de

evolución técnica y remite a Coordinadora DACI

9

Coordinadora DACI

Revisa, y autoriza los cuadros comparativos y el

formato de evaluación técnica, y remite al Gestor de

Compra.

10 Remite los cuadros comparativos de oferta y

evaluación técnica a Unidad Requirente, para





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Gestor de Compra opinión técnica.

11 Unidad Requirente

Desarrolla la evaluación de ofertas presentadas por

los proveedores participantes; y envía los resultados

para la respectiva adjudicación a la Coordinadora

DACI



Director DACI, para su respectiva revisión la

evaluación de las ofertas.

13 Director DACI

Revisa y Remite el Expediente del Proceso de

Adquisición, al Adjudicador para su respectiva

aprobación.

14

Adjudicador

Revisa y Autoriza la Adjudicación a la empresa o

persona natural ganadora, y remite el Expediente al

Director DACI.

15

Director DACI


Técnico de Seguimiento del Plan de Compra para su

respectiva revisión.

16 Técnico de Seguimiento al Plan de Compra

Revisa y Elabora Formulario B3 de Aquellos bienes

no contemplados en el plan de compra, o

Programación de recursos, y remite al Gestor de

Compra.

17 Gestor de Compra

Elabora Orden de Compra para el caso de que sea

por Orden de Compra, de lo contrario se elabora por

medio de Contrato, siendo este el caso se remite al

Técnico Jurídico DACI para la respectiva

elaboración del contrato.

18 Gestor de Compra

Elabora documentos para compromiso

presupuestario y se remite a la Unidad de

Presupuesto de la Dirección Financiera Institucional.

19 Técnico de presupuesto

Elabora Compromiso Presupuestario y remite a la

DACI.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


20

Coordinadora DACI Revisa, y margina al Gestor de Compra el

Compromiso Presupuestario.

21 Gestor de Compra

Notifica a la Persona Natural o Empresa a la cual se

le ha Adjudicado.

22 Empresa o Persona Natural

Entrega Bien, o Servicio en coordinación con el

Gestor de Compra.

23

Gestor de Compra

Coordina con Unidad Requirente, Encargado de

Bodega, Empresa y Administradora de Orden de

Compra o Administrador del Contrato para el caso

de equipos se coordina con Activo Fijo; para generar

la Recepción de Bienes o Servicios.

24 Administradora de Orden de Compra

Elabora el Acta de Recepción y remite al Encargado

de Bodega.


Remite Acta de Recepción firmada y sellada por las

personas involucradas en la recepción de lo

adjudicado, y remite al Gestor de Compra.

26 Gestor de Compra

Remite a la Coordinadora DACI, debidamente

documentado el acta y la factura para su debida

autorización.


Revisa la documentación e indica el Compromiso

Presupuestario en la factura que sustente el

devengamiento al Proveedor, para presentar en la

Unidad de Tesorería Institucional, en coordinación

con el Gestor de Compra.

28 Gestor de Compra

Entrega el Acta y la Factura al Proveedor para su

respectivo trámite de Quedan.

29 Gestor de Compra Folia y Archiva el Expediente de Compra





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 INGRESO DE REQUERIMENTO A DACI


2.ENTREGA DE REQUIRIMIENTO AL

DIRECTOR DE LA DACI

3.MARGINA EL REQUERIMIENTO AL

COORDINADOR DE LA DACI

4.REVISA Y MARGINA EL REQUERIMIENTO AL TECNICO DE PLAN DE

COMPRAS

5.VERIFICA LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA Y LA CONCEPTUALIZACION DE

BIEN OBRA O SERVICIO EN EL PLAN DE COMPRAS

6. SE PUBLICA EL REQUIRIMIENTO EN

COMPRASAL

DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de Contratación directa

CLAVE: MP-DACI-03

7. RECEPCION DE OFERTAS POR PARTE DE LOS

PROVEEDORES

A

8. ELABORA CUADRO COMPRATIVO DE OFERTA Y

CUADRO DE EVOLUCION TECNICA

9.REVISA Y AUTORIZA LOS CUADROS COMPARTIVOS Y

EL FORMATO DE EVALUACION TECNICA

10. REMITE LOS CUADROS COMPRATIVOS DE OFERTA Y EVALUACION TECNICA A LA UNIDAD REQUIRENTE

11. DESARROLLO DE LA EVALUACION DE OFERTAS

PRESENTADA POR LOS PROVEEDORES PARA LA

RESPECTIVA ADJUDICACION

12. REMITE OFERTAS AL DIRECTOR DACI PARA LA REVISION Y EVALUACION

DE LAS OFERTAS


DE ADQUISICION, AL ADJUDICADOR PARA SU

AUTORIZACION


DE ADQUISICION AL ADJUDICADOR PARA SU

AUTORIZACION

B

A

15. REMITE EN COORDINACION CON EL GESTOR COMPRA AL TECNICO DE

SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS PARA SU REVISION

16. REVISA Y ELABORA FORMULARIO B3 DE

AQUELLOS BIENES NO CONTEMPLADOS EN EL

PLAN DE COMPRAS

19. ELABORACION DE COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

20.REVISA Y MARGINA AL GESTOR DE COMPRAS EL

COMPROMISO PRESUPUESTARIO

21. NOTIFICAR A LA PERSONA NATURAL O

EMPRESA A LA CUAL SE LE HA ADJUDICADO

B

1

18.COMPROMISO PRESUPUESTARIO

17. ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE CONTRATO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


22.ENTREGA DE BIEN O SERVICIO EN

COORDINACION CON EL GESTOR DE COMPRAS

23 COORDINAR CON UNIDAD REQUIRENTE LA RECEPCION DE BIENES Y

SERVICIO

24.ELABORA ACTA DE RECEPCION

25. REMITE ACTA DE RECEPCION FIRMADAS Y SELLADAS POR LAS

PERSONAS INVOLUCARADAS EN LA RECEPCION DE LO ADJUDICADO

26.REMITE A LA COORDINADORA DACI

DEBIDAMENTE DOCUMENTADO EL ACTA Y

LA FACTURA PARA SU AUTORIZACION

27.REVISA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO EN LA FACTURA

QUE SUSTENTE EL DEVENGAMIENTO AL PROVEEDOR PARA PRESENTARLO A LA UNIDAD

DE TESORERIA

DESCRIPCION DEL PROCESO : Adquisición de Bienes ,obras y servicios bajo la modalidad de contratacion directa

CLAVE: MP-DACI-03

28.ENTREGA DE ACTA Y FACTURA AL PROVEEDOR PARA TRAMITAR QUEDAN

29. FOLIA Y ARCHIVA EL EXPEDIENTE DE COMPRA

1

FIN

C

C





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DACI-004 Relación con : PA-DACI-04

Procedimiento :Ingreso, Distribución y Procesamiento de Garantías de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

Propósito del Procedimiento: Mantener de forma ordenada el manejo y control de las Garantías que exige la Ley LACAP para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública



1 Proveedor Realiza la Apertura de Oferta por medio de Licitación, remite las

Garantías de Mantenimiento de Oferta al área de Registro de Contrato.

2 Administrador de

contrato

Ingresa las Garantías de Mantenimiento de Oferta al Sistema de

Garantías codificándolas por medio de correlativo y año de ingreso.

3 Técnico de registro de

contrato

Remite al área de Registro de Contrato, la Resolución de Adjudicación

y/o dejando sin efecto, dejando desierto el proceso de licitación; cual

fuere el caso.

4 Técnico de seguimiento

al plan de compras

Recibe la Resolución (Adjudicación o dejando sin efecto y/o dejando

desierto el proceso de licitación) y remite al Director DACI Resolución

Razonada para proceder a la respectiva devolución de Fianza.

5 Técnico de registro de

contrato

Revisa, firma la respectiva Resolución Razonada para proceder a

Devolver Fianza de Mantenimiento de Oferta.

6 Jefe

Devuelve fianzas de Mantenimiento de Oferta por medio de Resolución

Razonada a los Ofertantes en aquellos casos que no se les haya

adjudicado nada de lo requerido, se haya declarado desierto o

declarado sin efecto dicho proceso. Caso contrario sucede al Ofertante

que se le haya adjudicado lo requerido, dicha fianza se resguarda

hasta que presente Fianza de Cumplimiento de Contrato.

7

Técnico de registro de

contrato

Presenta al área de Registro de Contrato la Garantía de Cumplimiento

de Contrato para aquellos contratos donde se adquieren bienes,

servicios y suministros; caso contrario será Diseño, Obra y

Supervisión, presentará adicional Garantía Buena Inversión de

Anticipo.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


8

Proveedor

Revisa que las Garantías presentadas por el Ofertante estén apegadas

al Contrato respectivo haciendo contraste con toda la documentación

relacionada con la misma y remite copia de las respectivas fianzas al

Administrador del Contrato, Técnico responsable del proceso; para el

caso de Direcciones Generales de Migración y Extranjería y Centros

Penales se remitirá de forma adicional al Coordinador de Compras,

Unidad Financiera; y la Fianza Original la remite a la Unidad de

Tesorería de la Institución.

9

Técnico de registro de

contrato

Revisa y Archiva las Fianzas de Cumplimiento de Contrato, Buena

Inversión de Anticipo (en caso de Diseño, Obra, Supervisión)

11 Técnico de Registro de

Contrato

Revisa Acta de Recepción y verifica la entrega de lo contratado por el

ofertante, contrasta los documentos y revisa la vigencia de las fianzas

presentadas por los ofertantes.

Solicita al Administrador de Contrato el Visto Bueno o no, para

proceder a Devolver las respectivas fianzas: para el caso de Contratos

de Suministros, Bienes y Servicios habiendo presentado el proveedor

la Fianza de Buen Producto se devuelve la Fianza de Cumplimiento de

Contrato (o en el caso de que esta haya vencido); para el caso de

devolución de Fianza de Buena Inversión de anticipo hasta que se

haya amortizado el anticipo del contrato.

Remite las Fianzas de Buen Producto, Buen Diseño, Buena Obra y

Buena Supervisión a la Unidad de Tesorería Institucional, y solicita a la

misma la remisión de las Fianzas de Cumplimiento de Contrato y

Buena inversión de Anticipo (en el caso de Diseño, Obra, Supervisión).

Y cuando vence la vigencia de la Garantía de Buen Diseño, Buena

Obra, Buen Producto y Buena Supervisión se procede de la misma

forma.

12 Tesorero Institucional

Revisa, y resguarda las fianzas de Buen Producto, Buen Diseño,

Buena Obra y Buena Supervisión y remite cuando son solicitadas al

Técnico de Registro de Contrato las Fianzas de Cumplimiento de

Contrato y Buena Inversión de Anticipo (en el caso de diseño, obra y

supervisión).





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


13 Administrador del

Contrato

Revisa y remite Visto Bueno o no, para proceder a devolver fianzas de

Cumplimiento de Contrato, Buena Inversión de Anticipo (para el caso

de Diseño, Obra o Supervisión), y envía al Técnico de Registro de

Contrato


Contrato

Prepara la Resolución Razonada tomando en cuenta la Ley LACAP, y

remite al Director DACI para su revisión y firma.

15 Director DACI

Revisa Resolución Razona con su respectivo Visto Bueno del

Administrador del Contrato, y remite al Técnico de Registro de

Contrato, para su Notificación


Contrato

Notifica y comunica al Ofertante para que retire su Fianza en la

Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

17

Ofertante

Retira Fianza de cumplimiento de contrato y Buena Inversión de

Anticipo (para el caso de Diseño, Obra o Supervisión), estampando en

Resolución Razonada datos de la persona que la retira y el sello del

Ofertante; en un plazo de tres meses, caso contrario el Técnico de

Registro de Contrato avisa a la Afianzadora emisora de las Garantías y

ésta pasa a retirarlas.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. REALIZA LA APERTURA POR MEDIO DE LICITACION

Y SE REMITEN LAS GARANTIAS DE

MANTENIMIENTO AL AREA DE CONTRATOS

2.INGRESA LAS GARANTIAS DE OFERTAS AL SISTEMA

DE GARANTIAS CODIFICANDOLAS POR

CORRELATIVO Y AÑO DE INGRESO

3. REMITE AL AREA DE REGISTRO DE CONTRATO

LA RESOLUCION DE ADJUDICACION

4. SE REMITE AL DIRECTOR DE LA DACI RESOLUCION

RAZONADA PARA LA DEVOLUCION DE FIANZA

5. REVISA Y AUTORIZA LA RESOLUCION RAZONADA

PARA DEVOLVER LA FIANZA DE

MANTENIMIENTO DE OFERTA

6. DEVOLUCION DE FIANZA DE MANTENIMIENTO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Ingreso distribución y procesamiento de garantías de la Dirección de adquisiciones y contrataciones institucional

CLAVE: MP-DACI-04

7. PRESENTA AL AREA DE REGISTRO DE CONTRATO LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO

PARA BIENES Y SERVICIOS Y GARANTIA BUENA IVERSION DE

ANTICIPO PARA OBRAS Y SUPERVISION

A

8. REVISA QUE LAS GARANTIAS PRESENTADAS POR EL OFERTANTES

ESTEN APEGADAS AL CONTRATO RESPECTIVO Y SE REMITEN COPIAS

DE LAS FIANZAS AL ADMINISTRADOR DE CONTRATO

9.REVISA Y ARCHIVA LAS FIANZAS DE

CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y GARANTIA DE

BUENA INVERSION DE ANTICIPO

10. ENTREGA DE SUMINISTROS,BIENES,

OBRAS Y SUPERVISIONES POR MEDIO DE ACTAS DE

RECEPCION

11. REVISA Y VERIFICA ACTAS DE RECEPCION Y SE REMITE LAS

FIANZAS DE BUEN PRODUCTO A LA UNIDAD DE TESORERIA Y SE SOLICITAN LAS FIANZAS DE

CUMPLIMIENTO DE CONTRATO

12.REVISA Y RESGUARDA LA FIANZA DE BUEN

PRODUCTO

13. REVISA Y REMITE VISTO BUENO PARA LA

DEVOLUCION DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO DE

CONTRATO

14. PREPARA LA RESOLUCION RAZONADA

SEGÚN LEY LACAP Y SE REMITE A LA DACI PARA

REVISION Y FIRMA

B

A

15.REVISA RESOLUCION RAZONADA CON SU

RESPECTIVO VISTO BUENO POR EL ADMINISTRADOR

DE CONTRATO Y SE REMITE PARA LA NOTIFICACION

16. NOTIFICA Y COMUNICA AL OFERTANTE QUE RETIRE

LA FIANZA EN LA DACI

17. RETIRO DE FIANZAS

B

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DACI-005 Relación con : PA-DACI-02

Procedimiento: Recepción de facturas y trámites de entrega de Quedan para Proveedores.

Propósito del Procedimiento: Fortalecer el proceso de pago a los Proveedores que proporcionan Suministros, Bienes, Obras y Servicios para el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.



1 Proveedor Entrega a la Institución (Secretaría de Estado) Suministros, Bienes,

Obras y/o Servicios, y emite su respectiva factura.

2 Administrador del

Contrato

Revisa y recepción los suministros, bienes, obras y/o servicios que los

proveedores entregan a la Institución y redacta Acta de Recepción,

entregan presupuestos (para el caso de mantenimiento preventivo y

correctivo de vehículos) la cual remite al Área de Registro de Contrato, al

igual que la factura emitida por el Proveedor.


Contrato

Revisa, compara la factura del proveedor por los suministros, bienes,

obras y/o servicios entregados a la institución con el Acta de Recepción,

según lo establecido en las obligaciones contractuales y remite al Técnico

de seguimiento al plan de compra.

4 Técnico de Seguimiento al

Plan de Compra

Revisa, verifica la Disponibilidad Presupuestaria que sustenta la

adquisición del suministro, bien, obra y/o servicio que se ha entregado a

la institución (Secretaría de Estado), y emite programación

presupuestaria (para el caso de servicios por consumo) por lo que remite

al Técnico de Registro de Contrato.


Contrato

Elabora nota a Unidad de Prepuesto donde solicita el Compromiso

Presupuestario detallando la Unidad Presupuestaria y Línea de Trabajo,

adjuntando documentos originales (Acta y Factura).

6 Jefe de Presupuesto Revisa, y asignan el compromiso presupuestario expresándolo en

número, y remite al Técnico de Registro de Contrato.


Contrato

Revisa, y estampa el sello de Registro del Contrato en la Factura

detallando el número de compromiso, número de contrato o resolución

(arrendamiento, seguros, prórroga,), unidad presupuestaria, Línea





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Presupuestaria, el mes a aplicar y desembolso, número de provisión

(cuando existe compromisos de pagos de los últimos meses de cada

año); y se notifica al proveedor.

8 Proveedor

Recoge Acta de Recepción y Factura debidamente sellada con su

respectivo Compromiso Presupuestario y se presenta a la Unidad de

Tesorería Institucional para el respectivo trámite de Quedan.

9

Técnico de Registro de

Contrato

Clasifica, remite copia original del Acta de Recepción, fotocopia de la

Factura al Técnico responsable del proceso de adquisición (Licitaciones,

Libre Gestión y/o Jurídico) según fuere el caso en función de alimentar el

expediente del proceso.

Archiva toda la documentación relacionada al compromiso

presupuestario, toda la documentación.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.ENTREGA DE SUMINISTROS ,BIENES Y OBRAS A LA SECRETARIA

DE ESTADO PARA LA EMISION DE FACTURA

2.REVISION Y RECEPCION DE BIENES,SERVICIOS Y

OBRAS A LA SECRETARIA DE ESTADO

3. REVISA Y COMPARA FACTURA DE PROVEEDORES POR LOS

SUMINISTROS,OBRAS Y SERVICIOS ENTREGADOS A LA SECRETARIA DE ESTADO Y EMITE PROGRAMACION

PRESUPUESTARIA

4. REVISA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA QUE SUSTENTA LA ADQUISICION DEL SUMINISTRO O BIEN Y EMITE

PROGRAMACION PRESUPUESTARIA

5. ELABORA NOTA A UNIDAD PRESUPUESTO DETALLANDO LA

UNIDAD Y LINEA DE TRABAJO ADJUNTANDO DOCUMENTACION

ORIGINAL

6.REVISA Y ASIGNA EL COMPROMISO

PRESUPUESTARIO EXPRESANDOLO EN

NUMEROS

DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de facturas y tramites de entrega de quedan para proveedores.

CLAVE: MP-DACI-05

7. REVISA Y ESTAMPA EL SELLO DE REGISTRO DEL CONTRATO EN LA

FACTURA DETALLANDO EL NUMERO DE COMPROMISO,CONTRATO O RESOLUCION Y SE NOTIFICA AL

PROVEEDOR

A

8.RECOGE ACTA DE RECEPCION Y FACTURA DEBIDAMENTE SELLADA

CON SU RESPECTIVO COMPROMISO PRESUPUESTARIO Y PRESENTADA A LA UNIDAD DE TESORERIA PARA EL RESPECTIVO TRAMITE DE QUEDAN

9. CLASIFICA REMITE COPIA ORIGINAL DEL ACTA DE RECEPCION

Y ARCHIVA TODA LA DOCUMENTACION RELACIONADA

AL COMPROMISO PRESUPUESTARIO

A

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


N) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS


Aprobó:

Lic. Yecenia López

Directora de RRHH


IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

Un

ida

de

s O

rga

niz

ativa

s d

el M

JS

P

Procesos

Sustantivos

Un

ida

de

s O

rga

niz

ativa

s d

el M

JS

P

PA-DRH-04 PA-DRH-05

Certificación de

documentos

Relaciones

Laborales

Procesos

Adjetivos

Gestión de

ContrataciónPlanillas

Desarrollo de

personal

PS-DRH-01 PS-DRH-02 PS-DRH-03





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-001 Relacionado con: PS-DGH-01

Procedimiento: Reclutamiento, selección y contratación de personal

Propósito del Procedimiento: Desarrollar de manera clara y transparente los trámites de Reclutamiento en

miras de asegurar que la persona a contratar sea la más idónea al cargo.

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Administración de Personal


1 Director(a) RRHH Recibe la solicitud de personal con el respectivo visto bueno del Sr.

Ministro o Dirección Ejecutiva.

2 Director(a) RRHH Verifica si existe plaza vacante.

3 Director(a) RRHH Al confirmar que existe la plaza, se busca al candidato que ocupara

el puesto ya sea interna o externamente.

4 Técnico de Desarrollo de

Personal Evalúa a los candidatos.

5 Director(a) RRHH Recibe los resultados de la evaluación y analiza para continuar el

proceso

6 Director(a) RRHH

Recibe y elabora la documentación que será firmada por el Sr.

Ministro o el Director Ejecutivo para remitirlo al Ministerio de

Hacienda.

7 Despacho Ministerial o

Dirección Ejecutiva

Recibe la debida notificación por parte del Ministerio de Hacienda ya

sea autorizando o denegando la contratación. Dicha resolución será

remitida a la RRHH.

8 Director(a) RRHH Al ser aprobada se procede a notificar a las partes que involucra el

proceso de toma de posesión y generación de pago.

9 Director(a) RRHH Contrata a Personal





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Reclutamiento, selección y contratación de personal.

Documentación de

Plaza

1. Solicitud de nuevo

personal

2. Verificación de

existencia de plaza vacante

3. Busqueda de candidato

interno y externo

7. Notificación de Plaza

¿Notificación de

Aceptación?

8. Comunicar a Partes

interesadas

SI

NO

4. Evaluación de

candidatos

5. Analizar resultados

6. Selección de nuevo

personal

¿Existe Plaza

Vacante?Notificar a solicitante la

inexistencia de plaza

SI

NO

9. Contratación de personal

A

A

Fin





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-002 Relacionado con: PS-DRH-01

Procedimiento: Levantamiento de Expediente

Propósito del Procedimiento: Crear y mantener un archivo de documentación legal y oficial de los

empleados a fin de crear un record de carácter informativo en referencia a los empleados activos e

inactivos.

Unidad Responsable de Ejecución: Administración de SIRHI


1 Director(a) RRHH Recibe del despacho ministerial la respectiva autorización de la o las personas

a contratar.

2 Director(a) RRHH

Elabora y remite la toma de posesión a la Unidad de Administración de

Personal, Archivo, Tesorería Institucional y al nuevo contratado, en ella se

indica la fecha en la cual inicio o iniciara a laborar.

3

Técnico de

Administración

del SIRHI

Elabora el respectivo contrato y lo remite a la DRRHH para la obtención de las

firmas de las personas involucradas en el mismo, posteriormente el contrato ya

firmado es remitido a Archivo.

4 Nuevo Empleado

Llena el formulario de recolección de datos y el del seguro colectivo de vida,

los formularios serán proporcionados por un colaborador de la DRRHH a quien

se le devolverán para la respectiva apertura del expediente.

5 Encargado de

Archivo

Recibe toda la información referente al contratado, entre los documentos que

se anexan están: solicitud de empleo, contrato, formulario de datos, fotografía,

currículo, copias de certificados y diplomas, fotocopias de documentos

personales y fotocopia de exámenes médicos.

6 Encargado de

Archivo

La carpeta ya identificada con el nombre del empleado es archivada por el

encargado de archivo o sus colaboradores.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Levantamiento de expediente

Inicio

1. Recepción de

autorización de nuevo

personal

2. Elaboración de toma de

poseción

5. Elaboración de

expediente

Fin

3. Elaboración de contrato

4. Llenado de formularios

6. Archivo

de Expediente

Contrato





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de Planillas para nuevo empleado

Propósito del Procedimiento: Plasmar el desarrollo, elaboración y documentación necesarios para

elaborar la planilla de pago para un empelado de nuevo ingreso.



1 Director(a) RRHH Recibe la autorización del Ministerio de Hacienda remitida del

Despacho Ministerial.

2 Técnico de Administración

del SIRHI

Si el nuevo personal es incorporado a la Secretaria de Estado

MJSP, se recibe autorización de Ministro, se incorpora los datos

generales en el sistema (SIRHI) y en la generación de pagos a

planillas.

Si el nuevo personal es incorporado a Dependencia del MJSP, solo

se incorpora los datos generales en el sistema (SIRHI)


del SIRHI

Identifica la plaza a ocupar por el contratado, basado en la propuesta

que fue enviada al Ministerio de Hacienda.


del SIRHI

Alimenta el sistema SIRHI con toda la información de la persona a fin

de mantener una copia de respaldo en el sistema para generar

posteriores reportes fácilmente y la física que posee archivo.


del SIRHI

Comprueba su afiliación o no, si está afiliado se procede a la

generación de la respectiva planilla de lo contrario este debe ser

afiliado a alguna de las administradoras de pensiones.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



del SIRHI

La persona de no estar afiliado debe hacerlo en cualquiera de las

AFP`s existentes en el mercado este proceso generalmente demora

entre 8 y 15 días durante los cuales el pago del nuevo empleado no

es conveniente realizarlo ya que posteriormente genera problemas

para la respectiva cancelación de las planillas previsionales.


del SIRHI

Con toda la información completa del candidato se da paso a la

generación de la planilla correspondiente de acuerdo a la

autorización aprobada por parte del Ministerio de Hacienda y de

acuerdo a los lineamientos estipulados en el contrato.


del SIRHI

Las planillas impresas son verificadas y posteriormente remitidas al

despacho de la DRRHH para la respectiva firma.


del SIRHI

Firma y sella las planillas y resúmenes remitiéndolas posteriormente

a la Unidad de Administración de Personal

10 Tesorería Institucional Tesorería institucional recibe las planillas e inicia el proceso para

cancelar el o los salarios del o los nuevos empleados.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Planillas para nuevo empleado

1. Recepción de

autorización aprobada de

nuevo personal del MH

3. Identificar plaza a ocupar

por el contrato

4. Alimentar en el SIRHI

con información de nuevo

personal

¿El pago sera

con fondos de la

Secretaria de

Estado?

2. Incorporar datos del

nuevo empleado al sistema

de personal.

SI

NO

¿El nuevo

personal se

encuentra

afiliado?

6. Se solicita a nuevo

empleado afiliarse a

cualquera delas AFP´s

SI

NO

5. Se comprueba afilación

de nuevo personal

7. Generación de Planillas

8. Verificación de Planilla

9. Firma de DRRHH

10. Firma de Tesorería

A

A

Fin

Planillas





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Pago de salarios

Propósito del Procedimiento: Es el procedimiento que mensualmente se desarrolla con el objetivo de

realizar el pago de salarios de los empleados de la Secretaria de Estado.



1 Técnico Recibe las órdenes de descuento para aplicar durante el mes que

correspondan.


de Personal Prepara el reporte para ejecutar los descuentos por llegadas tardías.

3 Técnico

Ingresa los datos al sistema SIRHI, tales como: ordenes de

descuento, licencias sin goce de sueldo, traslados, etc. y después se

imprimen las planillas

4 Director(a) RRHH Firma las planillas y resúmenes para luego remitirlas a la tesorería

institucional.

5 Tesorería Institucional Recibe, revisa y procesa las planillas para el requerimiento de

fondos para el pago respetivo

6 Técnico

Una vez que se obtiene en visto bueno por parte de tesorería se

prepara el requerimiento de los fondos y se remite con los demás

anexos y la liquidación respectiva. Posteriormente se elabora el

archivo de pago y se ingresa a “e-banca” para cargar el archivo de

los salarios según fecha estipulada.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Pagos de Salarios

Inicio

1. Recepción de órdenes

de descuentos

2. Elaborar reporte para

ejecutar descuentos

5. Tesorecia recibe, revisa

y procesa planillas.

Fin

3. Incorporar los datos en

el SIRHI

4. Firma de Planillas

6. Preparación de

requerimientos de fondos y

de liquidación





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Identificación de necesidades de capacitación.

Propósito del Procedimiento: Identificar las necesidades de capacitación que requiera el personal de esta

Secretaría de Estado.

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de desarrollo de Personal


1 Coordinadora de la Unidad

de desarrollo de Personal

Recopila las necesidades de capacitación en las evaluaciones de

desempeño anual; además en el formulario de necesidades de

capacitación técnica y emocional de las diferentes Direcciones del

MJSP.


de desarrollo de Personal Identifica las necesidades de capacitación


de desarrollo de Personal Agrupa capacitaciones y/o temas similares


de desarrollo de Personal Elaboración de listado de capacitaciones solicitadas

5

Coordinadora de la Unidad

de desarrollo de Personal Elabora Plan de Capacitaciones.

6 Director General Ejecutivo y

Director(a) de RRHH Revisa y aprueba Plan de Capacitaciones.


de Desarrollo de Personal Archivo y custodia de Plan.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-005

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Identificación de necesidades de capacitación.

Inicio

1. Recopilación de

necesidades de

capacitación

2. Identificación de las

necesidades

5. Elaboración de Plan de

Capacitación

Fin

3. Agrupación de temas

similares de capacitación

4. Elaboración de listado de

capacitaciones

6. Revisión y aprobación de

plan de capacitación

Plan de

Capacitaciones

7. Achibo y

custodia

de plan





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Gestión de Capacitaciones

Propósito del Procedimiento: Administrar las capacitaciones solicitadas por las diferentes Direcciones de

la Secretaría de Estado



1 Coordinadora de la Unidad de

desarrollo de Personal Revisa Plan de Capacitaciones.


desarrollo de Personal

Elabora propuesta de capacitación, con objetivos deseables a

cumplir para satisfacer las necesidades da las diferentes Direcciones.



Busca exponente o de personal con experiencia del tema de

capacitación identificado en instituciones gubernamentales u no

gubernamentales.



Recibe confirmación de exponente o de personal con experiencia del

tema de capacitación identificado en instituciones gubernamentales u

no gubernamentales.


desarrollo de Personal Solicita autorización de Capacitación

6 Directora de RRHH Aprueba capacitación


desarrollo de Personal Calendariza capacitaciones.


desarrollo de Personal Monitorea y da seguimiento al plan de capacitaciones


desarrollo de Personal Elabora informe de seguimiento de plan de capacitaciones.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-006

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Gestión de capacitaciones

Inicio

1. Revisión de plan de

capacitaciones

2. Elaboración de

propuesta de capacitación

5. Solicitar autorización de

capacitación

Fin

3. Búsqueda de exponente

o e personal con

experiencia

4. Recepción de confirmación

de exponente o e personal

con experiencia

8. Monitoreo y seguimiento

a plan de capacitaciones

¿capacitación

autorizada?

SI

NO

6. Recepción de

autorización de

capacitación

7. Calendarización de

capacitaciones

A

A


de seguimiento a plan de

capacitaciones.

Plan de

Capacitaciones





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Capacitación de personal

Propósito del Procedimiento: Que el personal que labora en esta Institución, tenga un desarrollo positivo e

integral en el ámbito laboral y personal.



1 Directora de RRHH Envía invitación a capacitación a las diferentes Direcciones, informando

fecha, hora y número de personal designado.

2 Técnico de la Unidad de

desarrollo de Personal Elabora lista de asistencia a capacitación



Recepción de exponente o de personal con experiencia del tema de

capacitación a impartir.


desarrollo de Personal Recepción de participantes de las diferentes direcciones invitadas.


desarrollo de Personal Firma de asistencia a Capacitación


desarrollo de Personal Evalúa Capacitación





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-007

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Capacitación de personal

1. Envio de nota de

invitación a capacitación

2. Elaboración de lista de

asistencia a capacitación

3. Recepción de exponente

Fin

4. Recepción de

participantes a capacitación

5. Firma de asistencia a

capacitanción.

6. Evaluación de

capacitación





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DRH-008 Relacionado con: PA-DRH-04

Procedimiento: Certificación de Documentos

Propósito del Procedimiento: Sirve para constatar que el documento certificado es una copia fidedigna del

original ante terceras personas.



1 Colaborador Administrativo Recibe la solicitud de empleado o ex empleado del Ministerio.

2 Colaborador Administrativo Anota los datos necesarios del solicitante para determinar las fechas

y el tipo de documento que necesita.

3 Colaborador Administrativo Corrobora la información y completa toda la necesaria para la

búsqueda de la documentación.

4 Encargado de Archivo Busca expediente del solicitante y examina el documento.

5 Colaborador Administrativo Elabora, si es necesario, o fotocopia el documento solicitado para

darle la respectiva certificación.

6 Directora de RRHH Recibe el documento certifica mediante firma y sello respectivo.

7 Colaborador Administrativo Recibe y entrega el documento al solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-008

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Certificación de Documentos

Documento

Certificado

1. Recepción de solicitud

2. Solicitud de datos

4.Buscar expediente del

solicitante

5. Elaborar docuemtno

solicitado

6. Certifica Documento

¿Coinciden los

datos?7. Notificar a solicitante la

no coincidencia de datos

SI

NO

Fin

3. Corroborar datos y

busqueda de información





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de constancias de tiempo de servicio

Propósito del Procedimiento: Documento que hace constar la relación laboral el empleado tiene o tuvo

con la institución.



1 Colaborador Administrativo Recibe al solicitante quien proporciona datos que faciliten la

búsqueda más efectiva de la información.

2 Colaborador Administrativo

Atiende al solicitante, quien le proporciona los datos necesarios los

cuales son anotados para posteriormente buscar la información

correspondiente.

3 Encargado de Archivo

Busca el expediente del solicitante en este punto se pueden producir

dos situaciones una que el expediente no exista (seguir paso 4) y

otra que sí (seguir paso 5).

4 Encargado de Archivo Realiza una búsqueda en los libros de acuerdo de los años

respectivos así como refrendas o planillas.

5 Colaborador Administrativo Busca y verifica en el expediente los años de servicio

6 Colaborador Administrativo Elabora Constancia.

7 Directora de RRHH Revisa y Procede a firmar el documento

8 Colaborador Administrativo Recibe y entrega el documento al solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-009

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Contancias de Tiempo de servicio

Documento

Certificado


2. Solicitud de datos

5. Verifica en expediente

los años de servicio.

7. Certifica Documento

¿Existe

expediente?

4. Buscar en los libros de

acuerdo a los años

respectivos

SI

NO

Fin

3. Buscar expediente del

solicitante

6. Elaboración de

Contancia

8. Entrega de documento





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de constancia de salario

Propósito del Procedimiento: Elaboración del documento que hace constar los diferentes descuentos

aplicados a un empleado del cual hace uso para trámites personales.



1 Colaborador Administrativo Recibe al solicitante quien proporciona datos que faciliten la

búsqueda más efectiva de la información.

2 Colaborador Administrativo

Atiende al solicitante, quien le proporciona los datos necesarios los

cuales son anotados para posteriormente buscar la información

correspondiente.

3 Técnico de RRHH Recibe el libro con el listado de nombre de personas que han

solicitado constancias.

4 Técnico de RRHH Elabora constancia e imprime para firma

5 Directora de RRHH Recibe las constancias para la respectiva firma y sello, siendo

remitidas a Tesorería Institucional.

6 Tesorería Institucional Recibe por medio del libro respectivo las constancias para la firma y

sello de la Tesorería y la remite nuevamente a RRHH.

7 Colaborador Administrativo Recibe y entrega las constancias al solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-010

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Contancias de Salario

Documento

Certificado


2. Solicitud de datos y

anotarlos en libro de control

5. Firma y Sello de DRRH

Fin

3. Recepción de libro de

control de solicitudes

4. Elaboración de

Contancia

7. Entrega de documento

6. Firma y Sello de

Tesorreria





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Personal de prácticas laborales

Propósito del Procedimiento: Ayudar a completar el pensum requerido por el Ministerio de Educación y

entrenar a los jóvenes para que sean de provecho en la vida productiva de nuestro país.

Unidad Responsable de Ejecución: Relaciones Laborales


1 Director Ejecutivo Recepción de nota de parte de los Directores de centros escolares

solicitando realizar prácticas laborales de sus alumnos.

2 Director Ejecutivo Asignación de proceso de verificación Dirección de RRHH

3 Técnico de Recursos

Humanos Recepción de nota y procesa entrada a la solicitud


Humanos

Programación de salida para verificación y análisis de los alumnos

que optan por realizar sus prácticas en nuestra institución.


Humanos

Ejecución de verificación de los alumnos que optan por realizar sus

prácticas en nuestra institución.


Humanos

Analiza de la verificación de los alumnos que optan por realizar sus

prácticas en nuestra institución.


Humanos

Elabora nota para Director Ejecutivo del análisis, si es positiva o

negativa la visita.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


8 Director Ejecutivo Remisión de respuesta aprobación o negación a solicitud


Humanos Notifica a centro encolar de evaluación


Humanos Recepción de los alumnos


Humanos Llenado de documentación y toma fotografía


Humanos Elabora y entrega de carne provisional.


Humanos Toma de posición en la Dirección que ha solicitado.


Humanos

Seguimiento de control para verificar la asistencia y puntualidad de

los alumnos, a las áreas asignadas.


Humanos

Elabora de carta de finalización y reporte de entradas y salidas para

enviar al Director del Centro Escolar.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-011

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Personal de practicas laborales


de realización de practicas

laborales

2. Asignación de proceso

de verificación a RRHH

4. Programación de visita a

Centro Escolar

Fin


de practicas

5. Visita a Centro Escolar


de visita a Centro Escolar y

remisión

6. Análisis de visita a

Centro escolar


de la Dirección Ejecutiva

A

A

10. Recepción de alumnos

¿La solicitud ha

sido aprobada?

SI

NO

9. Notificación de respuesta

a centro escolar

11. Llenado de

documentación y toma

fotografía

13. Toma de posición en la

Dirección que ha solicitado

12. Elaboración y entrega

de carne provisional

14. Seguimiento de control

para verificar la asistencia

15. Elaboración de carta de

finalización y reporte de

entradas

Reporte de Entradas





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Feria de salud y economía

Propósito del Procedimiento: Proporcionar bienestar a los colaboradores, por medio de proveedores que

traen sus productos a bajo costos, en el ramo de salud y canasta básica.

Unidad Responsable de Ejecución: Relaciones Laborales



Humanos Coordina fecha de pago del mes


Humanos Coordina con los proveedores y MAG


Humanos Realiza las notas y coordina la gestión de canopis


Humanos Coordina el armado de canopi un día antes del evento


Humanos Coordina la entrada de los proveedores del evento


Humanos Controla la instalación de los proveedores en el área asignada


Humanos Vela por el buen desarrollo del evento


Humanos Controla la salida de los proveedores





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DRH-012

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Feria de salud y economía

1. Coordinar la fecha de

pago del mes

2. Coordinar con los

proveedores y MAG

5. Coordinar la entrada de

los proveedores del evento

Fin

3. Realizar las notas y

coordinar el préstamo de

canopi, a la PNC e INJUVE

4. Coordinar el armado de

canopi un día antes del

evento

8. Controlar la salida de los

proveedores

6. Controlar la instalación

de los proveedores, en el

área asignada

7. Velar por el buen

desarrollo del evento





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


O) DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-UC-001 Relación con : PS-DL-01

Procedimiento: Requerimiento, Recepción y Custodia de Cupones de Combustible

Propósito del Procedimiento:Mantener siempre las existencias necesarias para el funcionamiento de la flota vehicular de la Secretaria de estado

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Combustible.


1 Jefe de Combustible Elabora requerimiento para la compra de cupones de combustible

2 Jefe de Combustible

Envía requerimiento a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional con sus respectivos anexos (Proyección de compra por cada una de las placas del parque vehicular de la Institución)

3 Jefe de Combustible Coordina con la DACI, cuando por diferentes razones no se compra las cantidades requeridas (ajustes).

4 Jefe de Combustible Participa en el proceso de licitación como

persona especialista en la materia.

5 Jefe de Combustible Coordina con la DACI, para el retiro de los

cupones de las instalaciones del suministrante y elabora acta de recepción.

6 Jefe de Combustible Resguarda los cupones de combustible en las cajas de seguridad.

7 Jefe de Combustible Registra el ingreso de la compra de los cupones por tipo de combustible en el Kardex.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.ELABORA REQUERIMIENTO PARA LA COMPRA DE CUPONES DE

COMBUSTIBLE

2.ENVIA REQUERIMIENTO A LA DACI

3. COORDINA CON DACI PARA LA COMPRA

REQUERIDA O AJUSTES

4. PARTCIPA EN EL PROCESO DE LICITACION

5. RETIRO DE CUPONES Y ELABORACION DE ACTA DE

RECEPCION

6. RESGUARDA CUPONES DE COMBUSTIBLE EN CAJA

DE SEGURIADAD

DESCRIPCION DEL PROCESO : Compra, Recepción y custodia de Cupones de Combustible

CLAVE: MP-DL-UC-01

7. REGISTRA EL INGRESO DE LA COMPRA DE LOS CUPONES POR TIPO DE

COMBUSTIBLE EN EL CARDEX

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-UC-002 Relación del Proceso: PS-DL-01

Procedimiento: Autorización y distribución de cupones de combustible

Propósito del Procedimiento: Cumplimiento a la Normativa Interna Institucional en lo referente a autorización del gasto y efectuar una distribución efectiva y racional del combustible.

Unidad Responsable: Unidad de Combustible


1

Jefe de Combustible Verifica las existencias físicas en caja fuerte de la Secretaria de Estado y PREPAZ y determina que cantidad de cupones son necesarios para cada una, para poder hacer frente a las solicitudes de combustible a recibir.

2 Jefe de Combustible Realiza conteo en forma correlativa por cada

dependencia y anota las cantidades y correlativos por separados en formulario preestablecido firma y sella

3

Refrendario de Firma de Cupones Envía las cantidades necesarias de cupones en paquetes a la persona nombrada por la Dirección Ejecutiva para que estampe la firma de autorizado, para que los cupones puedan ser entregados y consumidos.

4 Jefe de Combustible Recibe de la persona encargada de firmar los cupones,

ya firmados y verifica que las cantidades y numeración correlativa sean igual a los enviados.

5

Jefe de Combustible Resguarda y ubica en la caja fuerte la cantidad y correlativo de cupones para Secretaria de Estado y PREPAZ, para posteriormente realizar entregas según solicitudes.

6

Encargado Auxiliar

de las Unidades

Presenta al técnico asignado, todas las liquidaciones del combustible que se ha suministrado durante todo el mes, a cada vehículo asignado a la dependencia, con su respectivo cuadro de suministro y cupones sobrantes del mes.

7 Técnico Revisa que todas las liquidaciones estén completas de

acuerdo a la cantidad de vehículos asignados.

8 Técnico Revisa que la hoja de requisición cumpla con todos los requisitos establecidos en la normativa para el control y





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


distribución del combustible.

9

Técnico Revisa que las cantidades requeridas más los cupones sobrantes en cada placa totalicen la cuota mensual autorizada, si en la revisión se determina que existen errores no se entrega el combustible hasta que se subsane el error, (el técnico devuelve la hoja de requisición).

10 Técnico Traslada la hoja de requisición al Jefe de Combustible

para su despacho.

11 Jefe de Combustible Ordena de acuerdo al orden de llegada.

12 Jefe de Combustible Cuenta en orden correlativo los cupones de cada una de

las requisiciones a despachar, anota la numeración, firma y sella.

13

Jefe de Combustible Llama en el mismo orden de llegada a cada uno de los encargados auxiliares para que retiren su combustible y firma y sella la copia de la requisición para su archivo y la persona que recibe (auxiliar)





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.VERIFICA EXISTENCIAS DE CUPONES Y DETERMINA

NECESIDAD DE LA DEMANDA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE POR

DEPENDENCIAS

2.FIRMA Y SELLA FORMULARIOS ENVIADOS

POR LAS DEPENDENCIAS

3. ENVIA DE FORMULARIOS A LA DIRECCION EJECUTIVA

PARA SU AUTORIZACION

4. RECIBE Y REVISA CUPONES AUTORIZADOS

5. RESGUARDO DE CUPONES

6. ENTREGA DE INFORME DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE SUMINISTRADO POR VEHICULO Y

CUPONES SOBRANTES

DESCRIPCION DEL PROCESO : Autorización y Distribución de cupones de combustibles

CLAVE: MP-DL-UC-02

7. REVISA QUE LAS LIQUIDACIONES ESTEN

COMPLETAS DE ACUERDO A LA CANTIDAD DE

VEHICULOS ASIGNADOS

A

8. REVISA QUE LA HOJA DE REQUISICION CUMPLA CON TODOS LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN

LA NORMA PARA EL CONTROL Y DISTRIBUCION DEL COMBUSTIBLE

9.REVISA QUE LA HOJA DE REQUISICION CUADRE CON LOS CUPONES SOBRANTES

10.ENVIA HOJA DE REQUISICION AL JEFE DE

COMBUSTIBLE

11. ORDENA LAS REQUISICIONES EN ORDEN

DE LLEGADA

12. PREPARA CUPONES DE ACUERDO A CADA HOJA DE

REQUISICION FIRMA Y SELLA

13. COMUNICA A LOS TECNICOS DE CADA DEPENDENCIAS PARA QUE

RETIREN LOS CUPONES DE COMBUSTIBLE

A

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-UC-003 Relación del Proceso: PS-DL-01

Procedimiento: Control del consumo de cupones de combustible

Propósito del Procedimiento: Controlar a través de la revisión de liquidaciones mensuales y bitácoras de

cada vehículo si el combustible ha sido consumido adecuadamente y racionalmente para fines

institucionales.



1

Técnico

El técnico asignado para la Secretaria de Estado o PREPAZ, revisa que

la hoja de liquidación tenga fecha de elaboración, que el periodo

corresponda a periodo que se está liquidando, el tipo de financiamiento

FAES o GOES, número de placa (No. P), clase de vehículo

(Camioneta, Pick-up o Automóvil etc.) tipo de combustible (Diesel o

Gasolina) y ubicación física. También revisa que en la hoja de

liquidación se haya consignado la fecha y número de la factura o

comprobante de crédito fiscal, numeración correlativa y cantidad de

cupones según la factura, número de comprobante de venta que el

suministrante emite al Ministerio según contrato, el precio de costo

según comprobante de venta, el costo total, el valor según factura y que

las cantidades y valores estén totalizados.

2

Técnico

Verifica en las requisiciones o recibos de entrega de combustible del o

meses anteriores que los cupones consignados en la hoja de

liquidación bajo el concepto de sobrantes del mes anterior sean los

correctos.

3

Técnico

Verifica en las requisiciones o recibos de entrega del mes que se

liquida, que los cupones consignados en concepto de cupones

recibidos sean los correctos.

4

Técnico

Verifica a través de facturas que todos los cupones que se consignan

en la hoja de liquidación en concepto de cupones consumidos en el

mes sean los correctos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


5

Técnico

Determina a través de prueba aritmética de los sobrantes del mes

anterior más los cupones recibidos en el mes menos los cupones

consumidos según facturas dan como resultado los cupones sobrantes

del mes, para darle seguimiento a su consumo el siguiente mes.

6 Técnico Verifica que las hojas de liquidación estén debidamente firmadas por

las personas involucradas en la operación.

7

Técnico

Verifica que la factura sea emitida a nombre del Ministerio de Justicia y

Seguridad Publica si corresponde a cupones de Secretaria de Estado o

a nombre del Ministerio de Justicia y Seguridad Publica seguido del

nombre de la Dependencia si corresponde a cupones de PRE PAZ.

8

Técnico

Verifica que en la factura o comprobante de crédito fiscal se haya

consignado la fecha, el número de factura o comprobante fiscal, No. De

placa del vehículo, número de cupón, el tipo de combustible

suministrado, precio unitario, cantidad de galones servidos, sello de

cancelado o de la estación de servicio, número de NIT y si las facturas

son emitidas en sistema todo sus requisitos llenos en sistema o si es a

mano todo, no aceptando combinado (a mano y con sistema).

9

Técnico

Determina si el galonaje consignado en factura es el galonaje real

recibido (a través de pruebas aritméticas).

10

Técnico

Verifica que la factura contenga al reverso la firma de la persona que

recibió el combustible.

11

Técnico

Revisa que la fecha consignada en la bitácora en que se cumplió la

misión asignada, no corresponda a días no hábiles o día festivos sin

existir la respectiva autorización.

12 Técnico Determina, a través de pruebas aritméticas si la cantidad de kilómetros

recorridos según la bitácora son correctos.

13

Técnico

Comprueba, a través de cruces de información de facturas y bitácoras,

que la cantidad de galones, cupones, numeración correlativa y valores

consignados en la bitácora son correctos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


14

Técnico

Verifica que el motorista haya consignado en la bitácora lugares

visitados específicamente, su nombre y firma y que la condición del

tanque se haya marcado en forma correcta.

15

Técnico

Verifica que el cálculo del rendimiento del vehículo sea el correcto

cuando corresponde a la Unidad, si es de Secretaria de Estado

únicamente de la Unidad de Transporte el cálculo (CI+GS=TGS -

UC=GC; TK/GC=KM/GLN).

Significado de los elementos de la fórmula:

CI= Condición Inicial de tanque GS= Galonaje Suministrado según facturas TGS= Total Galonaje Suministrado UC= Ultima Condición de tanque GC= Galonaje Consumido TK= Total Kilometraje recorrido KM/GLN= Kilometraje por Galón

16

Técnico Ingresa los datos de las liquidaciones y bitácoras a la computadora y

emite grafica estadísticas de consumo de combustible y de rendimiento

por cada vehículo.

17

Jefe de combustible Envía de forma impresa las gráficas estadísticas del combustible a su

Jefe inmediato superior (Director de Logística), para posteriormente

enviar a la Dirección Ejecutiva.

18. Jefe de combustible Coteja bitácora de lugares visitados contra factura





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REVISA QUE LA HOJA DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTBLE ESTE

COMPLETA Y CORRECTA

2.VERIFICA CUPONES SOBRANTES DEL MES

ANTERIOR

3. VERIFICA REQUISICIONES O RECIBOS DE ENTREGA DEL MES QUE

SE LIQUIDA SEAN LOS CORRECTOS

5. DETERMINA CUPONES SOBRANTES PARA

CONSUMO DEL MES SIGUIENTE

6. VERIFICA QUE LAS HOJAS DE LIQUIDACION ESTEN DEBIDAMENTE

FIRMADAS POR LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA OPERACION

DESCRIPCION DEL PROCESO : Control del consumo de cupones de combustible

CLAVE: MP-DL-UC-03

7. REVISA QUE LAS LIQUIDACIONES ESTEN

COMPLETAS DE ACUERDO A LA CANTIDAD DE

VEHICULOS ASIGNADOS

A

8. VERIFICA QUE LA FACTURA ESTE EMITIDA A NOMBRE DE LA

INSTITUCION CORRESPONDIENTE

9. VERIFICA ARITMETICAMENTE EL

GALONAJE CONSIGNADO ES REAL

10. VERIFICA FIRMAS Y SELLO EN LAS FACTURAS Y

QUIEN RECIBIO EL COMBUSTIBLE

11.REVISA BITACORA CONTRA CALENDARIO DE

DIAS HABILES

12. DETERMINA EL KILOMETRAJE RECORRIDO

SEGÚN BITACORA

13. COTEJA BITACORA DE LUGARES VISITADOS CONTRA FACTURA

A


B

15. CALCULA QUE EL REDIMIENTO DE VEHICULO SEA CORRECTO Y QUE

CORRESPONDA A LA UNIDAD

16. INGRESA DATOS DE LAS LIQUIDACIONES Y

BITACORAS A LA COMPUTADORA

17. ENVIA REPORTE AL DIRECTOR

B


FIN

4. VERIFICA ATRAVES DE FACTURAS QUE TODOS LOS CUPONES QUE SE

CONSIGNAN EN LA HOJA DE LIQUIDACION EN CONCEPTO DE CUPONES CONSUMIDOS SEAN

LOS CORRECTOS





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-UC- 004 Relación del Proceso: PS-DL-01

Procedimiento: Registro contable del gasto de cupones de combustible

Propósito del Procedimiento: Dar fiel cumplimiento a la Normativa contable y a las Normas Técnicas

Institucionales


No. Responsable Dirección

1

Técnico

Saca fotocopias de cada una de las liquidaciones

mensuales de las Unidad que se le ha asignado para

archivo de la Unidad de Combustible, ordenadas por No.

de placa de los vehículos y tipo de combustible.

2 Técnico Ordena las liquidaciones en original por tipo de

combustible y por No. de placa.

3 Técnico Realiza la suma de todas las liquidaciones en forma

separada diesel y gasolina.

4 Técnico Traslada liquidaciones al jefe para su respectiva revisión.

5 Jefe de combustible Elabora y firma los respectivos envíos por tipo de

combustible y por Unidad con las copias necesarias.

6

Técnico Entrega las liquidaciones de las unidades que tiene

asignada en originales a la unidad contable para su

respectivo registro.

7 Técnico Archiva de manera ordenada la copia del envío a la

unidad contable, debidamente firmado de recibido.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.FOTOCOPIA CADA UNA DE LAS LIQUIDACIONES

MENSUALES DE LAS UNIDADES

2. ORDENA LAS LIQUIDACIONES EN

ORIGINAL POR TIPO DE COMBUSTIBLE Y POR NUMERO DE PLACA

3. REALIZA SUMATORIA DE TODAS LAS LIQUIDACIONES

POR TIPO DE COMBUSTIBLE

4. ENVIA REPORTE DE LIQUIDACIONES AL JEFE

PARA SU REVISION

5. ELABORA Y FIRMA LOS REPORTES POR UNIDADES Y TIPO DE COMBUSTIBLE

6. ENTREGA REPORTE DE LIQUIDACIONES A LAS UNIDADES QUE TIENEN ASIGNADAS PARA SU

REPECTIVO REGISTRO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Registro contable del gasto de cupones de combustible

CLAVE: MP-DL-UC-04

FIN

7. ARCHIVA DOCUMENTACION





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-US- 005 Relación del Proceso: PS-DL-02

Procedimiento: Ingreso de visitas

Propósito del Procedimiento: Mantener una adecuada coordinación en el servicio de seguridad institucional.

Unidad Responsable: Unidad de Seguridad


1 Jefe de Seguridad

Instruye de manera verbal o por escrito a todos los agentes de seguridad para que todos los procedimientos a aplicar al visitante sean desarrollados de la mejor manera

2 Agente de Seguridad

Pregunta a la visita hacia donde se dirige:

- Si la visita es hacia los despachos se notifica a los agentes de seguridad correspondientes y a las Secretarias del Despacho

- Si la visita es hacia las Direcciones notifica a recepción

3 Agente de Seguridad Realiza revisión rutinaria

4 Agente de Seguridad Si no se encuentran sospechas en el visitante, se entrega gafete y se permite el ingreso

5 Agente de Seguridad Si encuentra sospechas en el visitante, informa al Jefe de Seguridad

6 Jefe de Seguridad

Si se trata de medios, comunica de manera escrita por radio o teléfono a todas las entradas la hora de conferencia o evento para la respectiva coordinación de los ingresos de los medios y proporcionar parqueo a los medios de comunicación e indicar el lugar de la conferencia o evento.

7 Agente de Seguridad Informa al Jefe de Seguridad la finalización la conferencia o evento y el retiro de los medios de comunicación

8 Jefe de Seguridad Recibe información escrita de comunicaciones de las visitas a los Despachos y transfiere información a los agentes de seguridad con el detalle de las visitas y la





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


hora de ingreso

9 Jefe de Seguridad Autoriza y comunica ingresos de visitas a las Secretarias de los Despachos o a Protocolo según sea el caso.

10 Agente de Seguridad Toma nota de la hora que la visita se retira y comunica por radio al Jefe de Seguridad.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. RECIBE AL VISITANTE

3. REALIZA REVISION RUTINARIA

DESCRIPCION DEL PROCESO : Ingreso de visitas

CLAVE: MP-DL-UC-05

HACIA DONDE SE DIRIGE ?

VISITA AL DESPACHO

2. VISITA A CUALQUIER DIRECCION

9.AUTORIZA Y COMUNICA INGRESO DE VISITAS A LAS

SECRETARIAS DE LOS DESPACHOS O A PROTOCOLO

SEGÚN SEA EL CASO

10. TOMA NOTA DE LA HORA QUE LA VISITA SE RETIRA Y

COMUNICA POR RADIO AL JEFE DE SEGURIDAD

EXISTE SOSPECHA HACIA EL VISITANTE?

5. NOTIFICA AL JEFE DE SEGURIDAD

4. ENTREGA GAFETE Y SE PERMITE EL

INGRESO

HACIA DONDE SE DIRIGE ?

7. INFORMA AL JEFE DE SEGURIDAD LA FINALIZACION

DE LA CONFERENCIA Y EL RETIRO DE LOS MEDIOS DE

COMUNICACION

6. . RECIBE INFORMACION ESCRITA O

POR RADIO DE COMUNICACIONES DE LAS VISITAS DE LOS MEDIOS Y PROPORCIONA PARQUEO Y SE LE

INDICA EL LUGAR DE LA CONFERENCIA

8. VISITA .RECIBE INFORMACION ESCRITA DE LAS

VISITAS A LOS DESPACHOS Y TRANSFIERE INFORMACION A SEGURIDAD CON EL DETALLE

DE LAS VISITAS

NO

SI

NO

SI

SI

NO

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Recepción de correspondencia para el Despacho Ministerial y Direcciones de la Institución

Propósito del Procedimiento: Mantener una adecuada recepción y ágil distribución de toda la correspondencia recibida en la Institución.



1 Recepcionista

Revisa visualmente y palpa todo tipo de correspondencia (paquetes, sobres, arreglos florales) y otros artículos que tengan por destino al Despacho del Ministro o Viceministro.

Si en el primer paso observa algo anormal en el artículo en revisión o en el gesto del visitante que lo trae, notificarán al Jefe de Seguridad.

2 Jefe de Seguridad Informará de la situación de alerta al Director de Logística

3 Jefe de Seguridad

Si resultaré verídica la acción se tomarán las medidas pertinentes notificando a las autoridades competentes.

4 Jefe de Seguridad

Si resultaré negativa la acción se pedirá disculpas a la visita por las molestias del caso.

5 Recepcionista

Realiza la distribución de toda la correspondencia personal e institucional, inmediatamente después de la recepción.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REVISA MINUCIOSAMENTE TODO TIPO DE CORRESPONDENCIA Y

ARTICULOS QUE TENGAN COMO DESTINO EL DESPACHO DEL

MINISTRO O VICE-MINISTRO Y DIRECCIONES EN GENERAL

2. INFORMA AL DIRECTOR DE LOGISTICA

3. INFORMA A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de correspondencia para el Despacho Ministerial y Direcciones de la Institución

CLAVE: MP-DL-UC-06

EXISTE ANORMALIDAD EN LA REVISION DE CORRESPONDENCIA

U OTRO ARTICULO?

SI

NO

FIN

4. ORDENA CORRESPONDENCIA U

OTRO TIPO DE ARTICULO

5. DISTRIBUYE LA CORRESPONDENCIA U

OTRO TIPO DE ARTICULO EN LOS DESPACHOS Y

DIRECCIONES





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Control de Entradas y Salidas de Vehículos de la Institución

Propósito del Procedimiento: Mantener un control adecuado y efectivo de la entrada y salida de los vehículos de la Institución por medio de bitácoras; Así también la entrada y salida de bienes materiales propiedad o no de la Institución.



1 Jefe de Seguridad

Proporciona los formularios de bitácoras a los agentes que están ubicados en cada una de las salidas vehiculares de la institución.


Solicita a cada motorista la información necesaria para el llenado del formulario, cada vez que entran y salen de la Institución (vehículos nacionales).


Al final del día firman los formularios y los entregan al Jefe de seguridad para revisión y archivo.

4 Agente de Seguridad Archivo de formularios

5 Jefe de Seguridad

Revisa y deja una copia en sus archivos y envía originales a la Unidad de Combustible.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. PROPORCIONA FORMULARIOS DE BITACORA A LOS AGENTES ASIGNADOS A CADA UNA DE SALIDAS VEHICULARES DE LA

INSTITUCION

2.SOLICITA INFORMACION NECESARIA DE EL MOTIVO DE

SALIDA AL MOTORISTA CADA VEZ QUE ENTRAN Y SALEN DE LA

INSITUCION

DESCRIPCION DEL PROCESO : Control de entradas y salidas de vehículos de la Institución

CLAVE: MP-DL-UC-07

FIN

3. REVISA Y ENTREGA FORMULARIOS AL JEFE DE

SEGURIDAD

5.SACA COPIA DE LOS FORMULARIOS Y ENVIA

FORMULARIO ORIGINAL A LA UNIDAD DE COMBUSTIBLE

4.ARCHIVA FORMULARIOS





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Supervisión de la seguridad interna de la Institución en todo su perímetro

Propósito del Procedimiento: Mantener una efectiva y eficiente supervisión del servicio de seguridad, de manera que la seguridad brinde confianza tanto a los empleados(as) como a las personas que visitan la Institución.



1 Jefe de Seguridad Analiza las posiciones claves en el perímetro de las instalaciones para garantizar un adecuado y confiable servicio de seguridad

2 Jefe de Seguridad Realiza programaciones de rondas.

3 Jefe de Seguridad Realiza la distribución de los agentes de acuerdo a las posiciones claves determinadas

4 Jefe de Seguridad Instruye mantener supervisión en rondas programadas a los sectores perimetrales para un mejor control.

5 Jefe de Seguridad Reporta por escrito cualquier anomalía por parte del agente de seguridad en la realización de su trabajo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. ANALIZA LAS POSICIONES CLAVES EN EL

PERIMETRO DE LAS INSTALACIONES DE LA

INSTITUCION

DESCRIPCION DEL PROCESO : Supervisión de la Seguridad interna de la Institución en todo su perímetro

CLAVE: MP-DL-UC-08

FIN

2. REALIZA PROGRAMACION DE RONDAS EN TODO EL

PERIMETRO DE LA INSTITUCION

5. REPORTA POR ESCRITO LAS NOVEDADES AL JEFE

DE SEGURIDAD

4. INSTRUYE SUPERVISION EN RONDAS

PROGRAMADAS EN LOS SECTORES PERIMETRALES

3. REALIZA DISTRIBUCION DE AGENTES DEA CUERDO A LAS POSICIONES CLAVES

ANALIZADAS





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-UB- 009 Relación del Proceso: PS-DL-03

Procedimiento: Recepción de Materiales a bodega Institucional

Propósito del Procedimiento: La adecuada recepción de todo bien que ingresa a bodega

Unidad Responsable: Unidad de Bodega


1 Gestor de compras (DACI), o técnico licitaciones.

Envía copia de Orden de compra o copia de contrato a Bodega General, si esta compra es por libre gestión o contrato

2 Encargado o Colaborador de bodega

Recibe orden de compra o contrato elabora acta y guarda archivo


Archiva documentos

4 Suministrante Entrega bienes de consumo a Unidad de Bodega.


Verifica datos de orden de compra o contrato contra factura y el bien a recibir que coincida con sus especificaciones


Recibe material firma y sella factura, de conformidad


Entrega acta a suministrante

8 Colaborador de bodega Procede a ubicar el bien según clasificación de especifico


Archiva documento de respaldo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.ENVIA ORDEN DE COMPRAS O COPIA DE CONTRATO A BODEGA

DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de materiales a bodega Institucional

CLAVE: MP-DL-UC-09

2.RECEPCIONA DE ORDENES O CONTRATOS Y LEVANTAMIENTO

ELABORACION DE LAS ACTAS CORRESPONDINETES

5.VERIFICA DATOS DE LOS BIENES E INSUMOS

RECIBIDOS

4. ENTREGA DE BIENES E INSUMOS A BODEGA POR

PARTE DEL SUMINISTRANTE

3. ARCHIVA DOUMENTOS

6. FIRMA Y SELLA FACTURAS DE

CONFORMIDAD

7. ENTREGA DE ACTAS A SUMINISTRANTE

A

A

8. UBICA LOS BIENES E INSUMOS SEGÚN CLASIFICACION DE

ESPECIFICO

9. ARCHIVA DOUMENTOS DE

RESPALDO

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-UT- 010 Relación del Proceso: PS-DL-04

Procedimiento: Solicitud de transporte

Propósito del Procedimiento: Brindar un servicio de transporte de calidad a todos los usuarios.

Unidad Responsable: Unidad de Transporte


1 Técnico o Secretaria

Recibe la solicitud de transporte de la Dirección o unidad requirente

2 Técnico En el caso de Solicitud de Servicio de Transporte

Recibe las solicitudes y las ordena por orden de llegada

3 Técnico Coordina con el solicitante para establecer rutas, a fin de

minimizar el gasto

4 Técnico Asigna el motorista que cumplirá la misión.

5 Motorista Informa al encargado si se cumplió la misión satisfactoriamente o

si se tuvo algún inconveniente.

6

Técnico o Jefe

En el caso de solicitud de préstamo de vehículo

Recibe las solicitudes y las ordena por orden de llegada

7 Técnico o Jefe Envía solicitud a la Dirección Ejecutiva para su respectiva

autorización

8

Técnico o Jefe

Se autorizó solicitud, elabora acta de solicitud aprobada

No se autorizó la solicitud, elabora acta denegada

9 Técnico Entrega de vehículo a la Dirección o Unidad requirente





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. RECIBE SOLICITUD DE TRANSPORTE DE LA DIRECCION

O UNIDAD REQUIRENTE

2.RECIBE Y ORDENA SOLICITUD DE SERVICIO DE

TRANSPORTE EN ORDEN DE LLEGADA

3. COORDINA CON EL SOLICITANTE PARA ESTABLECER RUTAS

4. ASIGNA MOTORISTA PARA LA

MISION OFICIAL

DESCRIPCION DEL PROCESO : Solicitud de transporte y préstamo de vehiculo

CLAVE: MP-DL-UC-10

5. INFORMA AL ENCARGADO QUE SE CUMPLIO LA MISION

SATISFACTORIAMENTEL

6.SOLICITA PRESTAMO DE VEHICULO RECIBE Y

ORDENA SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE

EN ORDEN DE LLEGADA

9. ENTREGA DE VEHICULO A LA DIRECCION O UNIDAD

REQUIRENTE

FIN

SE APROBO O DENEGO LA SOLICITUD?

NO

SI

SOLICITA SERVICIO DE TRANSPORTE?

SI

NO

7. ENVIA SOLICITUD A DIRECCION EJECUTIVA PARA SU RESPECTIVA

AUTORIZACION

ACTA DENEGADA

ACTA APROBADA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Mantenimiento a los vehículos del Ministerio.

Propósito del Procedimiento: Garantizar que los vehículos de la Institución se mantengan en buen estado físico y de funcionamiento.



1 Usuario o Motorista Presenta solicitud de mantenimiento Preventivo o

Correctivo a través de formato ya establecido

2

Técnico Realiza la recepción de vehículos dentro de las instalaciones del Ministerio a través de Acta. llena formato ya establecido donde se hace un inventario y las condiciones físicas en que se recibe

3 Técnico Envía el vehículo al Taller asignado por DACI, para su

revisión y proporcionar el respectivo presupuesto.

4 Técnico Recibe presupuesto de reparación de vehículo de parte del

Taller, este se revisa y ajusta según necesidad.

5 Jefe Unidad de Transporte Autoriza el Presupuesto conforme a lo requerido o según lo

establecido en el contrato con dicho Taller.

6 Jefe Unidad de Transporte Recibe con Acta el vehículo reparado

7 Jefe Unidad de transporte Envía el Presupuesto y Acta a la DACI.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.PRESENTA SOLICITUD DE MANTIENIMIENTO AL

VEHICULO

2.RECEPCIONA VEHICULO DENTRO DE LAS

INSTALACIONES DEL MINISTERIO A TRAVES DE

ACTA

3. ENVIA EL VEHICULO AL TALLER ASIGNADO POR

DACI PARA SU REVISION Y ELABORAR PRESUPUESTO

4. RECEPCIONA EL PRESUPUESTO

5. AUTORIZA EL PRESUPUESTO CONFORME

A LO REQUERIDO

6.RECIBE ACTA DE VEHICULO REPARADO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Mantenimiento a los vehículos del Ministerio

CLAVE: MP-DL-UC-11

7. ENVIA ACTA A LA DACI

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Control de consumo de combustible

Propósito del Procedimiento: Garantizar controles efectivos sobre el consumo de combustible en los vehículos asignados a la unidad de transporte.



1 Encargado auxiliar de combustible Solicita a la Unidad de Control de Combustible la cantidad

de cupones necesarios para que funcione cada vehículo asignado a transporte.

2 Encargado Institucional de combustible

Recibe el combustible de la Unidad de Control de Combustible.

3 Encargado auxiliar de combustible Custodia los cupones de combustible por cada una de los

vehículos.

4 Encargado auxiliar de combustible Entrega a cada motorista los cupones necesarios para

cumplir las misiones asignadas y exige las facturas correspondientes.

5

Técnico

Recibe las facturas de parte de cada motorista y las revisa que estén de acuerdo a normativa de combustible.

6 Encargado Auxiliar de Combustible Prepara las liquidaciones mensuales del combustible

recibido para cada vehículo.

7 Técnico Recibe de cada motorista la bitácora del vehículo bajo su

responsabilidad.

8 Encargado auxiliar de combustible Revisa que la bitácora haya sido llenada correctamente.

9 Encargado auxiliar de combustible Presenta mensualmente las liquidaciones de combustible

juntamente con la bitácora de cada vehículo.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.SOLICITA CUPONES DE COMBUSTIBLE A LA

UNIDAD DE CONTROL DE COMBUSTIBLE

2.RECEPCIONA CUPONES

3. CUSTODIA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA

LOS VEHICULOS

4. ENTREGA A CADA MOTORISTA LOS CUPONES

NECESARIOS PARA LAS MISIONES OFICIALES

5. RECEPCIONA Y REVISA FACTURAS DE ACUERDO A

NORMATIVA DE COMBUSTIBLE

6. PREPARA LIQUIDACIONES MENSUALES DE COMBUSTIBLE

CONSUMIDO POR CADA VEHICULO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Control de consumo de combustible

CLAVE: MP-DL-UC-12

7. RECEPCIONA BITACORA DEL VEHICULO

8. REVISA QUE LA BITACORA ESTE LLENADA

CORRECTAMENTE

FIN

9. PRESENTA MENSUALMENTE LAS

LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE CONTRA

BITACORA

A

A





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Gestión de Trámites de Seguros de vehículos Institucionales

Propósito del Procedimiento: Asegurarse que los seguros de vehículos y motos se gestione en el momento oportuno de manera que ningún caso quede sin la respectiva recuperación.



1 Motorista No mueve el vehículo del lugar de accidente

2 Motorista Da parte del Accidente a la Aseguradora

3 Motorista Espera que llegue la Policía y que hagan el reporte de lo

ocurrido

4 Técnico Envía vehículo a uno de los talleres de red para su

respectivo valuó

5 Técnico Espera aprobación del presupuesto de parte de la

Aseguradora

6 Técnico Envía presupuesto aprobado a Taller para proceder con la

reparación del vehículo

7 Técnico Retira del taller el vehículo reparado con su respectiva acta

de recepción del vehículo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.MANTEN EL VEHICULO ESTACIONADO EN EL

LUGAR DEL ACCIDENTE

2.REPORTA EL ACCIDENTE A LA ASEGURADORA

3. ESPERA QUE SE HAGA PRESENTE LA PNC Y LA ASEGURADORA Y QUE

HAGA EL REPORTE DE LO OCURRIDO

4. ENVIA EL VEHICULO A UNO DE LOS TALLERES

ASIGNADOS POR LA ASEGURADORA PARA EL VALUO Y PRESUPUESTO

5. ESPERA PRESUPUESTO APROBACION DEL

PRESUPUESTO POR PARTE DE LA ASEGURADORA

6. ENVIA PRESUPUESTO APROBADO A TALLER PARA

PROCEDER CON LA REPARACION DEL

VEHICULO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Gestión de tramites de seguro de vehículos Institucionales

CLAVE: MP-DL-UC-13

7. RETIRA VEHICULO DEL TALLER CON LA

RESPECTIVA ACTA DE RECEPCION

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-USG- 014 Relación del Proceso: PS-DL-05

Procedimiento: Aseo y limpieza en las oficinas de la Secretaria de Estado

Propósito del Procedimiento: Garantizar que todas las oficinas de la institución se mantengan debidamente limpias incluyendo sus muebles y equipos.

Unidad Responsable: Unidad de Servicios Generales


1 Jefe de la Unidad de Servicios Generales

Realiza la distribución de ordenanzas por áreas de trabajo asignada.

2 Ordenanza Realiza diariamente las tareas de limpieza y aseo en las

áreas asignadas


Realiza supervisión de las tareas de limpieza y aseo en cada una de las áreas asignadas a cada ordenanza

4 Ordenanza Retira diariamente la basura en cada área asignada y la

traslada al respectivo contenedor para que sea retirada por el camión de aseo de la Alcaldía.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REALIZA LA DISTRIBUCION DE

ORDENANZAS POR AREA DE TRABAJO ASIGNADA

2.REALIZA DIARIAMNETE LAS TAREAS DE LIMPIEZA

EN LAS AREAS ASIGNADAS

3. REALIZA LA SUPERVISION DE LAS

TAREAS DE LIMPIEZA EN LAS AREAS QUE FUERON

ASIGNADAS A LOS ORDENANZAS

4. RETIRA AL FINAL DEL DIA LA BASURA DE LAS

OFICINAS Y TRASLADARLA AL CONTENEDOR

DESCRIPCION DEL PROCESO :Aseo y limpieza en las oficinas de la secretaria de estado

CLAVE: MP-DL-UC-14

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DL-USG- 015 Relación del Proceso: PS-DL-05

Procedimiento: Recepción, Control y Distribución de agua purificada y desodorantes para baño

Propósito del Procedimiento: Garantizar que todas las oficinas del Ministerio tengan disponible su agua purificada

Unidad Responsable: Unidad de Servicios Generales


1

Jefe de la Unidad de Servicios Generales

Coordina la recepción del agua purificada y desodorantes para baño con el personal de compañía contratada


Supervisa diariamente que todas las oficinas del Ministerio estén dotadas de dichos insumos.

3 Ordenanza Registra el consumo diario en los respectivos controles


Elabora informe mensual de los consumos realizados por las dependencias del Ministerio





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.COORDINA LA RECEPCION DE AGUA Y DESODORANTE PARA

BAÑOS Y OFICINA CON EL PERSONAL DE LA COMPAÑÍA

CONTRATADA

2.SUPERVISA DIARIAMENTE QUE TODAS

LAS OFICINAS DE LA INSTITUCION ESTEN

DOTADOS

3. REGISTRA EL CONSUMO DIARIO EN LOS

RESPECTIVOS CONTROLES

4. ELABORA INFORME MENSUAL DE LOS

CONSUMOS REALIZADOS POR LAS OFICINAS DEL

MINISTERIO

DESCRIPCION DEL PROCESO :Recepción Control y Distribución de agua purificada y desodorantes para baños

CLAVE: MP-DL-UC-15

FIN

CONSUMO REALIZADO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DL-UAF-016 Relación del Proceso: PS-DL-06

Procedimiento: Recepción de Bienes

Propósito del Procedimiento: Verificar que la cantidad, calidad y demás características correspondan a lo

que se ofertó

Unidad Responsable: Unidad de Activo Fijo


1 Técnico

Comunica a la Dirección o Unidad que ha solicitado la

compra del o los bienes, que se haga presente a verificar la

compra

2

Técnico

Revisa en conjunto con la persona designada de la

Dirección o Unidad a la que se le compra el o los bienes,

que estos tengan las mismas características con las que

viene registrado en la Orden de Compra proporcionada por

la DACI

3

Jefe de Activo Fijo

Redacta y firma Acta de Recepción del Bien y ésta es

firmada por el Suministrante, Solicitante y Administrador

de Orden de Compra por la DACI o Administrador de

Contrato

4 Jefe de Activo Fijo

Firma y sella factura de compra original y entrega al

Suministrante adjuntando Acta de Recepción, para que

pueda tramitar Quedan en la Dirección Financiera





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.COMUNICA A LA DIRECCION SOLIICTANTE DEL BIEN QUE SE

HAGA PRESENTE PARA VERIFICAR LA COMPRA

REQUERIDA

2.REVISA QUE LOS BIENES TENGAN LAS MISMAS

CARATERISTICAS CON LAS QUE VIENE REGISTRADA EN LA

ORDEN DE LA DACI

3. ELABORA Y FIRMA ACTA DE RECEPCION DEL BIEN Y ES

FIRMADA POR EL SUMINISTRATANTE,SOLICITAN

TE Y ADMINISTRADOR DE ORDEN DE COMPRA

4. FIRMA Y SELLA FACTURA DE COMPRA ORIGINAL Y ENTREGA

ACTA DE RECEPCION AL SUMINISTRANTE PARA LA

RESPECTIVA TRAMITACION DE QUEDAN

DESCRIPCION DEL PROCESO : Recepción de bienes

CLAVE: MP-DL-UC-16

FIN

BIENES





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Registro y Codificación de Bienes

Propósito del Procedimiento: Tener un mejor control de la ubicación de los Bienes



1

Jefe de Activo Fijo Busca en el archivo de compras el número correlativo que

le corresponde al Bien según su especifico y el lugar donde

será asignado

2 Jefe de Activo Fijo Registra en una base de datos para imprimir la viñeta

correspondiente

3 Jefe de Activo Fijo Elabora Hoja de asignación de Bienes

4

Técnico Notifica al usuario que el Bien ya está codificado para que

lo retire y firme en Hoja de Asignación como evidencia de la

entrega por parte de la Unidad de Activo fijo

5 Solicitante Retira el Bien y firma hoja de recibido





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.BUSCA EN EL ARCHIVO DE COMPRAS EL NUMERO CORRELATIVO QUE LE

CORRESPONDE AL BIEN SEGÚN SU ESPECIFICO YLUGAR DE

ASIGNACION

2.REGISTRA EN LA BASE DE DATOS PARA LA

IMPRESIÓN DE VIÑETA CORRESPONDIENTE

3. ELABORA HOJA DE ASIGNACION DE BIENES

4. COMUNICA A LA DIRECCION O UNIDAD

SOLIICITANTE QUE EL BIEN YA ESTA CODIFICADO

5. RETIRA EL BIEN Y FIRMA LA HOJA DE ASIGNACION

PROPORCIONADA POR ACTIVO FIJO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Registro y codificación de bienes

CLAVE: MP-DL-UC-17

FIN

BIENES





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Verificación de Bienes

Propósito del Procedimiento: Verificar que se encuentren los bienes adquiridos y las condiciones físicas de

éstos



1 Jefe de Activo Fijo y Técnico Realiza calendarización de visitas a Direcciones o Unidades

2

Jefe de Activo Fijo Informa mediante Memorando fecha de visita y nombre de

Técnico que se realizará la verificación de Bienes a cada

Dirección o Unidad

3

Técnico Verifica que los bienes estén de acuerdo al último Inventario

elaborado por la Unidad de Activo Fijo. Esto en compañía

del Enlace de la Dirección o Unidad,

4

Técnico En el caso de haber movimiento actualiza el Inventario,

para lo cual el Enlace de la Dirección o Unidad justificará

los cambios encontrados.

5 Técnico Transcribe el Inventario de bienes de cada Usuario y lo

imprime.

6 Jefe de Activo Fijo Envía las Hojas de Reportes de Bienes a cada Usuario

para su respectiva firma.

7 Jefe de Activo Fijo Informa a la Dirección de Logística en el caso de extravío o

robo de un bien.

8

Director de Logística Recibe, revisa informe y comunica a la Dirección Ejecutiva

para que realice gestiones ante la Dirección Jurídica para

deducir responsabilidades





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REALIZA CALENDARIZACION DE

VISITAS A DIRECCIONES Y UNIDADES DE LA

INSTITUCION

2.INFORMAR LA VISITA DE VERIFICACION DE BIENES

3. VERIFICAR QUE LOS BIENES ESTEN DE

ACUERDO A ULTIMO INVENTARIO ELABORADO

POR ACTIVO FIJO

4. ACTUALIZAR INVENTARIO SI EXISTE

MOVIMIENTO

5. TRANSCRIBE EL INVENTARIO DE BIENES DE

CADA USUARIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : Verificación de bienes

CLAVE: MP-DL-UC-18

GENERACION DE REPORTE

6. ENVIO DE REPORTE DE LOS BIENES DE CADA

USUARIO PARA SU RESPECTIVA FIRMA

EXISTE EXTRAVIO DE BIENES?

A

A

7. INFORAMR A LA DIRECCION EJECUTIVA

SI

NO

8. SE DEDUCEN RESPONSABILIDADES

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Descargo de Bienes

Propósito del Procedimiento: Descargar de los Inventarios los Bienes inservibles, obsoletos o que ya no se

utilizan



1 Solicitante Llena el formulario de Solicitud de Movimiento y traslada el

bien a descargar a la Unidad de Activo Fijo

2 Técnico

Revisa la Solicitud de Movimiento y verifica que el número

de inventario, marca, modelo y series sean los mismos que

refleja el bien.

3 Técnico Elabora Hoja de Devolución del Bien y obtiene la firma del

Jefe de Activo Fijo y Director o Jefe de Unidad solicitante

4

Jefe de Activo Fijo

Elabora solicitud de descargo de bienes y remite a la

Dirección Ejecutiva adjuntando el listado con la descripción

del bien, número de inventario, marca, modelo, serie, precio

de adquisición y valor en libros de todos los bienes que

las diferentes Direcciones o Unidades previamente han

descargado.

5 Director de Logística

Remite a la Dirección Ejecutiva para su autorización y

gestión ante la Comisión de Descargo la solicitud de

descargo de bienes adjuntando listado con descripción del

bien, número de inventario, marca, modelo, serie, precio de

adquisición y valor en libros.

6 Comisión de Descargo

Realiza los trámites correspondientes y remite Acuerdo de

Descargo de Bienes a la Unidad de Activo Fijo y a

Contabilidad para su respectivo registro

7 Jefe de Activo Fijo Recibe Acuerdo de descargo bienes y realiza los

descargos correspondientes del Inventario.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.LLENAR EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTO Y

TRASLADO DEL BIEN A DESCARGAR A LA UNIDAD DE

ACTIVO FIJO

2.REVISAR SOLICITUD Y VERIFICAR QUE EL

NUMERO DE INVENTARIO SEA EL MISMO DEL BIEN

3. ELABORAR HOJA DE DEVOLUCION DEL BIEN

4. ELABORA SOLICITUD DE DESCARGA DE BIEN y ENVIA SOLICITU DE DESCARGA A LA

DIRECCION EJECUTIVA ADJUNTANDO LA DESCRIPCION

DEL BIEN

DESCRIPCION DEL PROCESO :Descargo de bienes

CLAVE: MP-DL-UC-19

6. REALIZA TRAMITES CORRESPONDIENTES Y REMITE

ACUERDO A UNIDAD DE ACTIVO FIJO Y CONTABILIDAD

PARA SU RESPECTIVO REGISTRO

A

A

7. RECIBE ACUERDO DE DESCARGA Y SE REALIZA

DESCRAGA CORRESPONDIENTE DEL

INVENTARIO

FIN

5. REMITIR SOLICITUD A COMISION DE DESCARGA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


P) DIRECCIÓN DE INGENIERÍA


Mantenimiento Institucional

PS-DI-01

Diseño, formulación y supervisión

de proyectos de infraestructura

Aprobó:

ING. Jorge Arrieza

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE DIRECCIÒN DE INGENIERÌA Director de Ingeniería

Dire

ccio

ne

s y

De

pe

nd

en

cia

s d

el M

JSP


Dire

ccio

ne

s y

De

pe

nd

en

cia

s d

el M

JSP


Procesos Adjetivos

PA-DI-02





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DI-001 Relacionado con: PS-DI-01

Procedimiento: Evaluación de proyectos de Infraestructura.

Propósito del Procedimiento: Evaluación del requerimiento y análisis de la situación.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Ingeniería.

No. Responsable Descripción:

1 Director Recibe la solicitud y evalúa requerimiento.

2 Director Nombra comité o personal idóneo para verificar terreno o Infraestructura asociada al requerimiento.

3 Equipo de Ingenieros/Arquitectos nombrados.

Verifican terreno y/o infraestructura.

4 Equipo de Ingenieros/Arquitectos nombrados.

Elaboran diagnóstico.

5 Director. Revisa y aprueba Diagnostico

6 Director. Informa al solicitante del diagnóstico y presenta alternativas o sugerencias.

7 Solicitante. Valora las sugerencias del Director de Ingeniería y propone lineamientos generales.

8 Director Recibe documento de lineamientos generales y/o específicos por parte del solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DI-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Evaluación de proyectos de Infraestructura

1. Recepción y evaluación

de requerimiento.

2. Nombramiento de comité

o personal para verificaciónFin

3. Verificación de terreno

y/o infraestructura

Diagnostico

4. Elaboración de

diagnostico.

8. Recepción de

lineamientos generales y/o

especificos.

5. Revisión y aprobación

6. Presentación de

diagnostico a solicitante

7. Desarrollo de reunión y

recepción de lineamientos

generales

A

A





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Formulación de proyectos.

Propósito del Procedimiento: Trazar objetivos para un buen resultado de diseño.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Ingeniería.


1 Director Nombra equipo de formuladores y/o diseñadores del proyecto de Infraestructura.

2 Equipo evaluador Evalúa informe de lineamientos generales y/o específicos por parte del solicitante.

3 Ingeniero Civil Proceden al levantamiento topográfico (si es necesario), evalúan el área a diseñar y dan lineamientos al área de diseño arquitectónico.

4 Arquitecto (a) Realizan un levantamiento arquitectónico del área existente (si procede), analizan los requerimientos del solicitante, realizan un anteproyecto.

5 Director Evalúa anteproyecto de las actividades realizadas y da VoBo.

6 Director Presentación anteproyecto para su evaluación y VoBo.

7 Arquitecto (a) Si el solicitante realiza observaciones, modifica anteproyecto y realiza diseño final.

8 Ingeniero Electricista - Ingeniero Civil

Elaboración de diseños (hidráulico, estructural y eléctrico).

9 Ingeniero Civil - Técnicos Elaboración de especificaciones técnicas.

10 Técnicos Elabora presupuesto de acuerdo a diseño final y realiza análisis de costos (precios unitarios).

11 Director Revisa el proyecto formulado (planos, presupuesto y especificaciones técnicas).

12 Director Coordina remisión de proyecto al solicitante en formato impreso y/o digital.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DI-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Formulación de proyectos.

1. Nombramiento de equipo

Formulador

2. Evaluación de informe

de lineamientos generales

y/o específicos

Fin

5. Evaluación de

anteproyecto

6. Presentación de

anteproyecto a solicitante

A

8. Elaboración de diseño

hidráulico, estructural y

eléctrico

9. Elaboración de

presupuesto y análisis de

costos

Diseño final de proyecto

10. Elaboración de

proyecto integrado

3. Levantamiento

topográfico

¿Es necesario levantamiento topográfico?

SI

NO

4. Levantamiento

arquitectónico

¿Procede levantamiento

arquitectónico?

SI

NO

7. Modificación y diseño

final de anteproyecto

¿solicitante realiza observaciones al anteproyecto?

SI

NO

A

11. Revisión y aprobación

del documento

12. Remisión de proyecto

al solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Supervisión de proyectos.

Propósito del Procedimiento: Que la obra de infraestructura cumpla con los términos contractuales.

Unidad Responsable de Ejecución. Dirección de Ingeniería.


1 Director Recibe la solicitud, analiza documentos contractuales y define supervisores.

2 Ingeniero Civil Revisan documentación contractual y programan visita de inspección inicial del lugar.

3 Ingeniero Civil Coordinan cumplimiento de documentos de acuerdo a exigencias del contrato (planos de taller, bitácoras, líneas de comunicación, estimaciones, etc.)

4 Ingeniero Civil Visitas constantes al proyecto para verificar el cumplimiento del contrato y control de calidad.

5 Ingeniero Civil Realización de informes de avance mensual o cuando se considere necesario.

6 Ingeniero Civil Realizar propuesta para pago de estimación de acuerdo a avance real del proyecto.

7 Ingeniero Civil Realizar recepciones parciales y provisionales del proyecto en construcción.

8 Ingeniero Civil Revisión de liquidación final del proyecto.

9 Ingeniero Civil Realizar la recepción definitiva del proyecto.

10 Director Revisa documentación.

11 Director Entrega de proyecto al solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DI-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Supervisión de proyectos.


2. Revisión de documentos

contractuales e inspección

inicial

Fin

3. Establecimiento de

documentos para

seguimiento del proyecto

Informe técnico de seguimiento

4. Supervisión del proyecto

(vistas continuas)

8. Revisión de liquidación

final


técnico de seguimiento

6. Revisión de

estimaciones de pago

7. Elaboración de

recepción provisional

A

A

9. Elabora De recepción

final

10. Revisión de

documentación

11. Entrega de proyecto al

solicitante

Reporte final y acta de entrega

Actas de recepción provisional

Actas de recepción final





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DI-004 Relacionado con: PA-DI-02

Procedimiento: Reparaciones y requerimientos de Materiales para mantenimiento de edifico MJSP.

Propósito del Procedimiento: Garantizar el manteniendo adecuado, ordenado y oportuno de las instalaciones del Ministerio de Justicia y Seguridad Publica

Unidad Responsable de Ejecución. Unidad de Mantenimiento


1 Director Recibe la solicitud, analiza y sugiere al Jefe de Mantenimiento alguna alternativa de solución.

2 Jefe de Mantenimiento

Recibe el requerimiento del trabajo y se programa dentro de las actividades de acuerdo a un orden cronológico por fechas de llegada o prioridades, evalúa el trabajo a realizar y si es urgente no se incluye en la programación y se realiza de inmediato.

3 Jefe de Mantenimiento

Evalúa con el técnico especialista (ya sea carpintero, fontanero, mecánico, electricista, etc.) el trabajo a realizar y, si fuese necesario, previamente se visita el área de trabajo a fin de calcular los materiales a utilizar.

4 Técnicos de Mantenimiento El técnico (carpintero, fontanero, electricista, etc.) cálculo los materiales necesarios para realizar el trabajo requerido y establece tiempo de entrega con el Jefe de Mantenimiento.

5 Director de Ingeniería Evalúa lista de materiales solicitados por el Jefe de Mantenimiento y corrige si fuese necesario.

6 Jefe de Mantenimiento Elabora un requerimiento de compras de materiales dirigido al Director de Ingeniería a fin de que sea autorizada y tramitada la compra.

7 Director de Ingeniería Revisa y aprueba requerimiento para compra de materiales.

8 Técnico de Mantenimiento Recepción de requerimiento de materiales





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


9 Técnico de Mantenimiento Realiza el trabajo solicitado.

10 Jefe de Mantenimiento Supervisa el desarrollo del trabajo a fin de garantizar la calidad y los tiempos acordados.

11 Jefe de Mantenimiento Notifica al Director de Ingeniería y a la Unidad/Dirección requirente que el trabajo ha finalizado.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DI-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Reparaciones y requerimientos de Materiales para mantenimiento de edifico

MJSP.


2. Programación de trabajos

con base a prioridades u

orden cronológico

Fin

3. Evaluación de trabajo a

realizar

4. Calculo de materiales y

tiempo de trabajo

8. Suministro de materiales

A

A

9. Realización de trabajo

solicitado

6. Evaluación de

requerimiento de

materiales

¿Existe en inventario la cantidad necesaria de

material?

SI

Requerimiento de compra de materiales

aprobados

5. Evaluación de

requerimiento de

materiales

Aprobación de trabajo a realizar

10. Supervisión de trabajo

11. Notificación de trabajo

realizado

NO

7. Requerimiento de

compra





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Q) DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ



ING. Lorena Montano

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE DIRECCIÒN GENERAL DE PREVENCION DE LA

VIOLENCIA Y CULTURA DE PAZ

Apl

icad

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la le

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Apl

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e

Procesos Adjetivos

Planificaión y Seguimiento CapacitacionesGestión

Administrativa

Organización y

Comunicación

Departamental

PS-DGPV-01

Gestión de

Programas y

Proyectos de

Prevención

PA-DGPV-03 PA-DGPV-04 PA-DGPV-05

PS-DGPV-02





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DGPV-001 Relacionado con: PS-DGPV-01

Procedimiento: Elaboración de Programas de Prevención para su implementación

Propósito del Procedimiento: Implementar programas de Prevención de la Violencia en cumplimiento al PO.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General Pre-Paz.


1 Director General de Pre-Paz Da a conocer a Directores Departamentales Estrategias de Prevención en articulación con el PE del MJSP, para la formulación de iniciativas.

2 Directores Departamentales Elaboración de diagnósticos junto con los Concejos Municipales de Prevención.

3 Directores Departamentales Elaboración de Planes junto con los Concejos Municipales de Prevención.

4 Directores Departamentales Remiten Plan anual de trabajo al Director General de Pre-Paz.

5

Director General de Pre-Paz, Directores Departamentales y Coordinador de Unidad de Planificación.

Evalúa estrategias de prevención y metodologías

6

Director General de Pre-Paz, Directores Departamentales y Coordinador de Unidad de Planificación.

Elaboran documento de programas de Prevención

7 Director General de Pre-Paz Aprueba documento de programas de Prevención

8 Director General de Pre-Paz Divulga el documento de programas de Prevención





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Programas de Prevención para su implementación

1. Da a conocer las Estrategias de Prevención para la

formulación de iniciativas.

2. Elaboración de diagnósticos

Fin

3. Elaboración de Planes

4. Remitir Plan de Trabajo

5. Evaluación estrategias de prevención y metodologías

6. Elaboración de documento de Programas de Prevención

A

A

7. Aprobación de Documento de Programas de Prevención

8. Divulgación de documento

Programa de Prevención

Diagnósticos

Diagnósticos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de propuesta de Prevención para gestión Nacional e Internacional.

Propósito del Procedimiento: Gestionar y coordinar propuestas con Instituciones Nacionales e Internacionales, para implementar programas de Prevención de la Violencia.

Unidad Responsable de Ejecución. Dirección General PRE-PAZ y Unidad de Planificación de Pre-Paz.


1 Director de Pre-Paz

Elabora propuesta en articulación con el Plan Operativo de Pre-Paz, de Coordinación con instituciones nacionales e internacionales relacionadas con la prevención social de la violencia para su aplicación.

2 Director de Pre-Paz, Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación

Definen la metodología para realizar la implementación de la propuesta de coordinación interinstitucional, con proceso participativo o nombrando representantes para realizar la propuesta.

3 Director de Pre-Paz, Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación.

Realizan análisis de riesgo según la propuesta de la implementación de la coordinación interinstitucional.

4 Director de Pre-Paz Consolida formato de la propuesta.

5 Director de Pre-Paz, Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación.

Dan seguimiento a la implementación de acuerdo al formato.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de propuesta de Prevención para gestión Nacional e Internacional.

1. Elaboración de propuesta de coordinación

Fin

2. Definición de metodología

3. Análisis de Riesgo

4. Consolida formato de la propuesta

5. Seguimiento a la implementaciòn

Propuesta de Coordinaciòn





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Implementación de proyectos/programas

Propósito del Procedimiento: Definir actividades y metodología de implementación

Unidad Responsable de Ejecución. Dirección Departamental de Pre-Paz


1 Director General de Pre-Paz Elabora propuesta de estrategias de implementación del proyecto y/o programa para su aplicación en coordinación con la cooperación.

2 Director General de Pre-Paz

Conformación de equipo técnico para la implementación y seguimiento del proyecto/Programa por: Coordinador Unidad de Planificación, Coordinador y Técnicos Unidad de Capacitación y Coordinador y Técnicos de Unidad Administrativa.

3 Director General de Pre-Paz y Equipo técnico

Revisan Plan de Acción y dan lineamientos para la implementación del mismo.

4 Equipo técnico

Definen la metodología para realizar la implementación del programa ya sea realizando un proceso participativo con el personal a su cargo o nombrando representantes del mismos para desarrollar la implementación.

5 Equipo técnico Implementan metodología para llevar a cabo la ejecución del Plan de Acción

6

Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación, Coordinador y Técnicos de Unidad de Capacitación

Implementan y dan seguimiento a Plan de Acción del Programa/Proyecto





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Implementación de proyectos/programas

1. Elaboración de estrategias de proyectos y/o programas

Fin

2. Conformación de equipo técnico

3. Revisión de Plan de Acción

4. Definición de Metodología

5. Implementación de Metodología

6. Seguimiento al cumplimiento del plan de

acción

Estrategias





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Apoyo a la Conformación de Concejos Municipales y Comunitarios de Prevención.

Propósito del Procedimiento: Apoyo a la conformación y promoción de los CMP y CCP, para realizar diagnósticos y ejecutar planes de Prevención.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General de Pre-Paz


1 Director Departamental Recibe convocatoria para apoyar la conformación de los Concejos Municipales de Prevención. (CMP)

2 Director Departamental Apoya la conformación y promueve a los Concejos.

3 Director Departamental, Alcaldía, PNC, representantes de otras instituciones.

Se realiza Mapeo de actores para conformar Concejo de Prevención. Se levanta acta e informe de conformación.

4 Alcaldía Presenta Plan de Trabajo a los diferentes actores.

5 Director Departamental, Alcaldía (representante), PNC, otras instituciones.

Conforman Mesa de Trabajo de Prevención y otras, en coordinación con Plan Operativo.


Definen y formula Plan de Trabajo.


Definen agenda para seguimiento de actividades y realiza informe.

8 Director Departamental Envía informe de Plan de Trabajo de la Mesa de Prevención articulado con Eje de Prevención del PE del MJSP.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Apoyo a la Conformación de Concejos Municipales y Comunitarios de Prevención.

1. Recibe convocatoria de apoyo en la conformación de

CMP

2. Gestión de apoyo en la conformación de los CMP

Fin

3. Mapeo de actores para conformar CMP

4. Presentación de pçlan de Trabajo

5. Conformación de mesas de trabajo de prevenciòn

6. Definición y formulación de Plan de Trabajo

A


8. Remisión de informe

Acta de Conformación de

CMP

A

Informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de diagnósticos

Propósito del Procedimiento: Definir actividades para levantamiento de Diagnóstico.

Unidad Responsable de Ejecución. Dirección General de Pre-Paz


1 Directores Departamentales Realizan análisis de la situación actual del municipio con los Concejos Municipales de Prevención.

2 Directores Departamentales Definen metodología para la elaboración de diagnóstico.

3 Directores Departamentales Se identifica problemática y se priorizan necesidades.

4 Directores Departamentales Se evalúan estrategias de prevención

5 Directores Departamentales Se elabora documento final de diagnóstico

6 Directores departamentales Remiten copia de diagnósticos a Unidad de Planificación de Pre- Paz





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-005

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de diagnósticos

1. Análisis de la situación actual del municipio

2. Definiciòn de metodologìa

Fin

3. Identificación de problemática y priorización de

necesidades

4. Evaluación de estrategias de prevención

5. Elaboración de diagnostico


Diagnostico





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Implementación del Programa de Prevención como resultado de los Diagnósticos.

Propósito del Procedimiento: Ejecutar acciones de Prevención, articuladas a la Estrategia de Prevención del MJSP, como resultados de los diagnósticos.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General Pre-Paz en coordinación con los CMP.


1 Director Departamental Coordina trabajo afines a la estrategia de Prevención y al Plan Operativo de Prepaz en Mesa de Prevención.

2 Director Departamental y CMP.

Actualizan diagnósticos municipales para la prevención de la violencia social.

3 Director Departamental y CMP

Elaboran y promueven planes municipales para la convivencia y prevención de la violencia, como resultado del diagnóstico, señalando modalidades de implementación.

4

Director Departamental, Enlace de Capacitación Departamental y Promotores departamentales.

Proporcionan asistencia técnica y capacitación a los Concejos Municipales de Prevención, líderes comunitarios y líderes de redes juveniles para la implementación de planes.

5 Director Departamental Evalúa Plan de Trabajo realizado por los CMP, líderes comunitarios y líderes juveniles.

6 Director Departamental y Enlace de Planificación Departamental.

Elabora reporte de ejecución de programas y/o actividades de prevención realizadas a través de los Concejos y Municipales de Prevención y líderes comunitarios y envía a Unidad de Planificación de Pre-Paz.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-006

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Implementación del Programa de Prevención como resultado de los Diagnósticos.

1. Coordina trabajo relacionando con las

estrategias de prevención

2. Actualización de diagnósticos municipales

Fin

3. Elaboración y promoción de planes municipales

4. Asistencia técnica y capacitaciones a los CMP

5. Evaluación de plan de trabajo

6. Elaboración de reporte de ejecución de programa y/o actividades de prevención

A

Evaluación de plan de trabajo

Actualización de diagnostico municipales

Planes municipales

Reporte de ejecuciòn

A





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DGPV-007 Relacionado con: PA-DGPV-03

Procedimiento: Elaboración del Plan de Trabajo de las Departamentales de la Dirección de Pre-Paz.

Propósito del Procedimiento: Implementar y comunicar el desarrollo del Plan Operativo Anual, para su cumplimiento.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General de Pre-Paz


1

Director General de Prepaz, Directores Departamentales y Técnicos de Unidad de Planificación y capacitaciones

Formulan y definen actividades para estructurar Plan de Trabajo Anual.

2

Director General de Prepaz, Directores Departamentales y Técnicos de Unidad de Planificación y capacitaciones

Estructura Plan Anual de Trabajo de acuerdo al resultado de las iniciativas y demandas de los CMP, presentadas por los Directores Departamentales.

3 Director General de Prepaz Aprobación de las actividades del Plan Anual de Trabajo

4 Director General de Prepaz

Informa y remite Plan Anual de Trabajo estructurado en base a la Estrategia de Prevención, a los Directores Departamentales para su conocimiento.

5 Directores Departamentales Divulga a los Enlaces de Planificación, Capacitación, Administración y Promotores, actividades y metodología a desarrollar para su aplicación en el transcurso del año.

6 Técnico enlace de Planificación Departamental.

Planifica actividades a desarrollar para su cumplimiento, y realiza programación de metas para ser ejecutadas por Promotores y/o enlaces de Capacitación.

7 Promotores y Técnico enlaces de Capacitación Departamentales

Realiza y envía informe al enlace de Planificación, de actividades programadas/ejecutadas.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


8 Enlace de Planificación Departamental.

Consolida informe mensual de actividades realizadas de acuerdo a programación y envía a Directores Departamentales

9 Director Departamental Revisa Informe de actividades

10 Enlace de Planificación Departamental.

Envía reporte de Unidad de Planificación de Prepaz





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-007

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración del Plan de Trabajo de las Departamentales de la Dirección de Pre-Paz

2. Estructurar de Plan de Trabajo Anual

3. Aprobación de Plan de Trabajo Anual Departamental

Fin

4. Remisión de Plan de Trabajo Anual Departamental

5. Divulgación departamental

6. Planificación de actividades departamentales

7. Realiza informe de alcance por departamento

A

Planificación de actividades

Informe de alcance departamental

A

1. Formulan y definen actividades

Plan de Trabajo Anual

Departamental

8. Consolidación de informe mensual de las actividades

planificadas

Informe mensual departamental

9. Revisa y aprueba informe

10. Remisión de reporte





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Pre-Paz

Propósito del Procedimiento: Elaborar y dar seguimiento al Plan Operativo de la Dirección en articulación con el Plan Estratégico del MJSP.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección General de Pre-Paz.


1

Director General de Pre-Paz , Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación de Pre-Paz Directores Departamentales

Formulan y definen actividades para estructurar Plan de Trabajo Anual.

2

Director General de Pre-Paz , Coordinador y Técnicos de Unidad de Planificación de Pre-Paz Directores Departamentales

Revisan Plan Anual de Trabajo y dan lineamientos para la implementación del mismo.

3 Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones

Define estructura y metodología para realizar la implementación de las actividades.


Implementan metodología para llevar a cabo la ejecución del Plan.


Planifican y evalúan actividades

6 Director General de Pre-Paz y Coordinador de Unidad de Planificación y Capacitaciones

Elaboración del Plan Operativo anual

7 Director General de Pre-Paz Remite y divulga Plan Operativo Anual de la Dirección General de Prepaz a las Direcciones departamentales.


Implementan y dan seguimiento a Plan de Trabajo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-008

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Pre-Paz

2. Revisión de Plan de Trabajo Departamental

Fin

3. Definición de estructura y metodología

4. Implementación de metodología

5. Planificación y evaluación de Actividades

7. Remisión y divulgación de documento

A

A

1. Formulan y definen actividades

8. Implementación y seguimiento

6. Elaboración de Plan Operativo Anual

Plan Anual Operativo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.

Propósito del Procedimiento: Desarrollar enseñanzas de manera permanente por medio de programas de capacitaciones Internas.

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad de Capacitación de Pre-Paz


1 Coordinador y técnicos de Unidad de Capacitación Pre-Paz

Análisis de necesidad de capacitación.


Diseños de la Capacitación


Validación de la capacitación.


Implementación de la Capacitación.


Evaluación de la Capacitación.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-009

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.

2. Diseño de capacitación

Fin

3. Validación de la capacitación

4. Implementación de metodología

5. Evaluación de capacitación

1. Análisis de necesidades de capacitación

Evaluación

¿Se aprueba la capacitación?

NO

SI





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Realización de proceso de capacitación para la formación de Mentores.

Propósito del Procedimiento: Desarrollar enseñanzas de manera permanente por medio de programas de capacitaciones Externas

Unidad Responsable de Ejecución. Unidad de Capacitación de Pre-Paz



Impartir módulos e identificar a los participantes.


Identificación y selección de mentores.


Proporciona a las participantes técnicas y metodologías de facilitación.


Formación de mentores.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-010

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.

2. Identificación y selección de mentores

Fin

3. Proporcionar técnicas y metodologías

4. Formación de Mentores

1. Identificación de los participantes





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Control y distribución de cupones de Combustible asignados a cada vehículo y/o motocicleta de PREPAZ, entregados por la Unidad de Combustible Institucional.

Propósito del Procedimiento: Suministrar combustible a todas las oficinas de Pre-Paz.

Unidad Responsable de Ejecución. Unidad Administrativa


1 Técnico Administrativo en combustible

Recepción de liquidación de combustible de las oficinas departamentales.


Revisión y corrección. Elaboración de liquidaciones corregidas.


Remisión a Unidad de Combustible Institucional.


Elaboración de cuadros de suministros y sobrantes, requisiciones: consolidados Diesel y Gasolina.


Recepción de combustible de la Unidad Institucional 100%. (Vales)


Distribución 50% de combustible de acuerdo a liquidaciones presentadas.


Elaboración de cuadro de control, consumido y sobrante.


Entrega de complementos durante el mes por solicitud presentada por las oficinas departamentales de acuerdo a necesidades.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-011

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Control y distribución de cupones de Combustible asignados a cada vehículo y/o motocicleta de PREPAZ, entregados por la Unidad de Combustible Institucional.

2. Revisión y corrección

Fin

3. Remisión a Unidad de Combustible Institucional

4. Elaboración de cuadros de suministros

1. Recepción de liquidación de combustible

Cuadros de suministros de

combustible

6. Distribución de vales de combustible

5. Recepción de vales de combustible

A

A

7. Elaboración de cuadros de control

Cuadros de control de combustible

8. Entrega de complementos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Ejecución de Fondo Circulante

Propósito del Procedimiento: Compra de bienes y servicios.

Unidad Responsable de Ejecución. Unidad administrativa


1 Técnico Administrativo Financiero

Reintegros de fondos por parte de la Dirección Financiera al fondo circulante por medio de cuenta corriente.

2

Técnico Administrativo

Financiero Ejecución del fondo circulante (compra de bienes y servicios), previa autorización de la Dirección General de Pre-Paz.

3 Técnico Administrativo

Financiero Pagos por medio de cheques o efectivo a proveedores.


Financiero Liquidación del fondo circulante a la Dirección Financiera.


Financiero Depósito de pólizas de reintegro a cuenta corriente.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-012

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Ejecución de Fondo Circulante.

2. Ejecución de fondos circulantes

Fin

3. Pago por medio de cheques o efectivo

4. Liquidación de fondo circulante

1. Reintegrar fondos de la Dirección Financiera

Liquidación (Comprobante)

5. Deposito de pólizas de fondo circulante





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Asignación de Transporte

Propósito del Procedimiento: Asignar unidades de transporte de acuerdo a requerimientos de las diferentes unidades de Pre-Paz.

Unidad Responsable de Ejecución: Unidad Administrativa


1

Técnico Administrativo de transporte

Recibe solicitudes de transporte

2


Verifica disponibilidad de vehículos y motorista

3


Informa la no disponibilidad y solicita reprogramación de actividad

4

Director General de Prepaz

Revisa y autoriza solicitud de transporte

5


Asigna y entrega vehículo a solicitante





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-013

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Ejecución de Fondo Circulante.

2. Verificar disponibilidad

Fin

3. Solicitar reprogramar actividad


1. Recibir solicitud

Solicitud de transporte aprobada

5. Asigna y entrega vehiculo

¿Existe disponibilidad para la fecha solicitada?

No

Si





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Control de Inventario y Entrega de Insumos

Propósito del Procedimiento: Controlar la cantidad la existencia de insumos para la eficacia en su entrega

Unidad Responsable de Ejecución. Unidad Administrativa


1 Técnico administrativo Recibe insumos en bodega general

2 Técnico administrativo Levanta inventario sobre existencia de insumos

3 Técnico administrativo Actualiza inventario en archivo electrónico

4 Secretaria Recibe solicitud de insumos y remite a Planificación

5 Técnico de planificación

Revisa, clasifica y remite solicitudes de insumo a Director General

6 Director General de Prepaz Revisa y autoriza solicitudes

7 Técnico administrativo Verifica existencia y realiza actas de entrega de insumos

8 Técnico administrativo Entrega de insumos

9 Técnico administrativo Archiva actas de insumos entregadas

10 Técnico administrativo Descarga y actualiza inventarios de insumos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DGPV-014

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Control de Inventario y Entrega de Insumos

2. Levantar Inventario

Fin

4. Recepción de solicitud de insumos

1. Recibir insumos en bodega

Solicitud de insumos

5. Revisión y calificación de solicitud

3. Actualizar inventario electrónico

A

A

7. Verificación de existencias

6. Revisa y autoriza solicitud

8. Entrega de insumos

Acta de entrega de insumos

10. Actualizar inventario electrónico

9. Archivos de actas





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


R) DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-001 Relacionado con:PS-DAV-01

Procedimiento: Asesoría legal.

Propósito del Procedimiento: Brindar asesoría especializada. En el aspecto legal a las víctimas de algún

delito

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas


1 Secretaria Atiende a la víctima, procede a llenar una hoja con sus datos generales con

el fin de tener un expediente con la información completa y detallada.

2 Técnico

Recibe a la víctima, escucha su testimonio, se le indica a donde dirigirse

para apoyo legal gratuito, así como instituciones encargadas de dirimir

conflictos de manera alterna (negociación, arbitraje y conciliación) se le

orienta respecto de peticiones que deban presentarse dentro del proceso

penal u otros procesos y asesora en cuanto a recursos de impugnación.

Dependiendo de los casos el (la) abogado estará acompañado en todo el

proceso a la persona.

3 Director(a) Recibe notificación del caso por parte de la técnica.

4 Técnico

Se contactará con la víctima para coordinar nuevas reuniones y

acompañamientos, se le indicara día y hora. Después de cada reunión la

abogada actualizara el expediente de la persona.

5 Técnica(o) Llevará un informe general y actualizado del caso.

6 Técnico(o) Archiva el informe del caso

7 Abogado Dará seguimiento completo al caso

8 Técnica(o) Informe final y remite al Director

9. Director Firma y autoriza informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.TOMA DATOS GENERALES A LA VICTIMA

2. ATIENDE Y ASESORAR A LA VICTIMA PARA SU

ASISTENCIA LEGAL

3. ENVIA NOTIFICACION DEL CASO A LA VICTIMA

4. CONTACTA A LA VICTIMA PARA LA

COORDINACION DE REUNIONES Y

ACOMPAÑAMIENTO LEGAL

DESCRIPCION DEL PROCESO : ASESORIA LEGAL

CLAVE: MP -DAV-001

5. CREA INFORME GENERAL Y ACTUALIZADO

DE LA VICTIMA

6. ARCHIVA EXPEDIENTE

7.DA SEGUIMIENTO DEL CASO DE LA VICTIMA

8. REALIZA INFORME FINAL

FIN

INFORME DE LA VICTIMA

A

A

9. FIRMA Y AUTORIZA INFORME





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-002 Relación del procedimiento:PS-DAV-01

Procedimiento: Asesoría social

Propósito del Procedimiento: Disminuir el impacto social en las victimas como secuencia de un delitos

moviliza recursos materiales, en la medida de lo posible, para solventar necesidades de la víctima,

generales en la ocasión del delito.



1 Secretaria

Atiende a la víctima, procede a llenar una hoja con sus datos

generales con el fin de tener un expediente con la información

completa y detallada.

2 Técnico

Recibe a la víctima, escucha su testimonio, le brinda la atención

emocional y dependiendo del caso se remite a una institución

pública o privada. Se le explica el proceso a seguir para su mejora

física y emocional


4 Técnico

Se contactará con la víctima para coordinar las nuevas reuniones y

acompañamientos, se le indicara día y hora después de cada

reunión la técnica actualizara el expediente de la persona.


6 Técnico Dará seguimiento completo al caso.

7 Técnica(o) Informe final

8 Director Firma y autoriza el caso





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.ATIENDE A LA VICTIMA Y CREARLE UN EXPEDIENTE

2. RECIBE Y ASESORAR A LA VICTIMA PARA SU ASISTENCIA SOCIAL

3. ENVIA NOTIFICACION DEL CASO A LA VICTIMA




DESCRIPCION DEL PROCESO : ASESORIA SOCIAL

CLAVE: MP -DAV-002

5. CREA INFORME GENERAL Y ACTULIZADO

DE LA VICTIMA

7. REALIZA INFORME FINAL

FIN

6. DA SEGUIMIENTO DEL CASO A LA VICTIMA

INFORME ACTUALIZADO

8. FIRMA Y AUTORIZA EL CASO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-003 Relación del procedimiento:PS-DAV-01

Procedimiento: Atención Psicológica.

Propósito del Procedimiento: Se procurará mejorar la salud emocional-psicológica de las víctimas de delito a

través de contención emocional en crisis, sesiones individuales de psicoterapia, valoraciones y remisiones a otros

centros para atención de mediano y largo plazo, charlas de seguridad y autoprotección.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Atención a Víctimas.


1 Secretaria

Atiende a la víctima, procede a llenar una hoja con sus datos

generales con el fin de tener un expediente con la información

completa y detallada.

2 Técnico

Recibe a la víctima, escucha su testimonio, le brinda la atención

necesaria y dependiendo del caso se remite a una institución pública

o privada. Se le explica las diferentes terapias a las cuales tendrá que

asistir para su mejora física y emocional.


4 Técnico

Se contactará con la víctima para coordinar el inicio de terapias

psicológicas, se le indicará día y hora. Después de cada terapia la

sicóloga actualizara el expediente de la persona para detallar el

avance de la persona.


6 Técnico Dará seguimiento completo al caso.

7 Técnica(o) Informe final

8 Director Autoriza y firma el caso





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.ATIENDE A LA VICTIMA Y CREARLE UN EXPEDIENTE

2. RECIBE Y ASESORAR A LA VICTIMA PARA SU

ASISTENCIA PSICOLOGICA

3. RECIBE NOTIFICACION DEL CASO A LA VICTIMA




DESCRIPCION DEL PROCESO : ATENCION PSICOLOGICA

CLAVE: MP -DAV-003

5. CREA INFORME GENERAL Y ACTULIZADO

DE LA VICTIMA

6. ARCHIVA EXPEDIENTE

7.DA SEGUIMIENTO DEL CASO DE LA VICTIMA

8. FIRMA Y AUTORIZA INFORME FINAL

FIN

INFORME ACTUALIZADO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-004 Relacionado con: PS-AV-02

Procedimiento: Elaboración de Programas

Propósito del Procedimiento: Contribuir a mejorar la calidad de vida de las víctimas por medio de la

creación de programas para reinsertarlas de nuevo a la sociedad.



1 Director(a)

Realizar un diagnóstico sobre los posibles

programas de asistencia Integral a las víctimas

que se ejecutarán en la Dirección

2 Director(a) y equipo técnico Diseño y elaboración de programas

3 Director(a) Presentación de los programas a los Titulares

para su respectiva revisión y aprobación

4 Equipo Técnico Ejecución de programas

5 Director(a) Seguimiento de las metas a cumplir establecidos

en los programas

6 Equipo Técnico Elaboración del Informe Final

7 Director(a) Revisión y aprobación de informes finales para

presentarlos a los Titulares





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REALIZA UN DIAGNOSTICO SOBRE LOS POSIBLES

PROGRAMAS DE ASISTENCIA INTEGRAL A LAS VICTIMAS QUE SE EJECUTAR EN LA DIRECCION

2. DISEÑA Y ELABORA LOS PROGRAMAS

3. PRESENTA LOS PROGRAMAS A LOS TITULARES PARA SU REVISION Y APROBACION

4. EJECUTA LOS PROGRMAS DE ASISTENCIA A LAS VICTIMAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : ELABORACION DE PROGRAMAS

CLAVE: MP -DAV-004

5. DA SEGUIMIENTO A LAS METAS ESTABLECIDAS EN LOS

PROGRAMAS

6. ELABORA UN INFORME FINAL DEL TRABAJO REALIZADO

7. REVISA Y APROBAR LOS INFIORMES FINALES PARA

PRE3SENTARLOS A LOS TITULARES

FIN

INFORME ACTUALIZADO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-005 Relacionado con: PS-DAV-03

Procedimiento: Elaboración de Proyectos

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la calidad de vida de las víctimas por medio de proyectos integrales, los cuales beneficiaran su estado físico y emocional.

Unidad Responsable de Ejecución. Dirección de Atención a Víctimas


1 Director(a) Realizará un sondeo sobre los posibles proyectos a desarrollar por parte de la Dirección en coordinación con instituciones públicas o privadas.

2 Director(a) Diseño y Elaboración de proyectos

3 Director(a) Los presenta al equipo técnico para consensuarlos y validarlos.

4 Director(a) Presentación de los proyectos a los Titulares para su respectiva revisión y aprobación

5 Equipo Técnico Desarrollo de proyectos

6 Director(a) Seguimiento de las metas a cumplir establecidos en los proyectos

7 Equipo Técnico Elaboración del Informe Final

8 Director(a) Revisión y aprobación de informes finales para presentarlos a los Titulares





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.REALIZA UN DIAGNOSTICO SOBRE LOS POSIBLES

PROYECTOS DE ASISTENCIA INTEGRAL A LAS VICTIMAS

QUE SE EJECUTARAN EN LA DIRECCION

2. DISEÑA Y ELABORAR LOS PROGRAMAS

4. PRESENTA LOS PROGRAMAS A LOS TITULARES PARA SU

REVISION Y APROBACION

5. DESARROLLA Y EJECUTAR LOS PROGRMAS

DE ASISTENCIA A LAS VICTIMAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : ELABORACION DE PROYECTOS

CLAVE: MP -DAV-005

6. DA SEGUIMIENTO A LAS METAS ESTABLECIDAS EN

LOS PROGRAMAS

7. ELABORA UN INFORME FINAL DEL TRABAJO

REALIZADO

8. REVISA Y APRUEBA LOS INFIORMES FINALES PARA


FIN

3. PRESENTA LOS PROGRAMAS AL EQUIPO

TECNICO PARA CONCENSUARLOS Y

VALIDARLOS

INFORME ACTUALIZADO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de Diagnósticos

Propósito del Procedimiento: Tener un conocimiento lo más fidedigno posible de una determinada problemática para la realización del diagnóstico por consiguiente la toma de decisiones para la elaboración de políticas que contribuyan a contrarrestar una determinada problemática



1 Director(a) y Sociólogo(a) Selección de la temática para la realización del diagnóstico de la situación de las víctimas en el país.

2 Sociólogo(a) Objetivos del Diagnóstico de la situación en el país en materia de atención a víctimas.

3 Sociólogo(a) Planteamiento del Problema.

4 Sociólogo(a) Realización de sondeos de opinión pública, encuestas, entrevistas para determinar la situación de las víctimas en el país.

5 Sociólogo(a) Trabajo de campo (si es necesario)

6 Sociólogo(a) Elaboración del Informe Final

7 Director(a) Revisión y Aprobación del Informe

8 Director(a) Remisión a los Titulares





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. SELECCIONA LA TEMATICA PARA LA REALIZACION DEL

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION DE LAS VICTIMAS

EN EL PAIS

2. ELABORA LOS OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

4. ESTABLECE LA METOLOGIA DE INVESTIGACION

5. REALIZA EL TRABAJO DE CAMPO SI AMERITA PARA

CONOCER LAS EXPERIENCIAS DE OTRAS INSTITUCIONES A FINES

DESCRIPCION DEL PROCESO : ELABORACION DE DIAGNOSTICO

CLAVE: MP -DAV-006

6. ELABORA UN INFORME FINAL DEL TRABAJO

REALIZADO

7. REVISA Y APRUEBA LOS INFIORMES FINALES PARA


FIN

3. ELABORA EL PLANTEAMIENTO DEL

PROBLEMA DE LA SITUACION DE VICTIMAS

EN EL PAIS

8. REMITE EL INORME FINAL A LOS TITULARES

INFORME ACTUALIZADO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Gestión de Cooperación

Propósito del Procedimiento: Obtener apoyo nacional e internacional para brindar un mejor servicio integral a las víctimas.



1 Director(a)- Equipo Técnico

Realizar sondeo de las posibles agencias nacionales o internacionales con las cuales se pueden firmar convenios de cooperación en beneficios de las víctimas atendidas en la DAV.

2 Director(a)- Agencia de Cooperación

Reuniones de coordinación para detallar el tipo de convenio a realizar.

3 Director(a) - Equipo Técnico Elaboración de convenio.

4 Directora Remisión de convenios a los Titulares para su respectiva aprobación.

5 Titulares- Director(a)- Organismo de Cooperación

Firma de Convenio- Presentación Pública.

6 Director(a) - Equipo Técnico Se elaborará un informe de logros y metas por cumplir exigidos por el convenio.

7 Director(a) Remisión de informe a los Titulares para su respectiva aprobación.

8 Director(a) Remisión de Informe a la Agencia de Cooperación.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. GESTIONA CONVENIOS DE COOPERACION CON

ORGANISMOS NACIONALES E INTERNACIONALES EN PRO

DE LAS VIXCTIMAS

2. REALIZA REUNIONES CON LOS COORDINADORES PARA

ELEGIR LOS CONVENIOS

4. REMITE CONVENIOS A LOS TITULARES PARA SU

APROBACION

6. ELABORA INFORMES DE LOGROS Y METAS POR

CUMPLIR EXIGIDOS POR EL CONVENIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION DE COPERACION

CLAVE: MP -DAV-007

7. REMITE INFORME A LOS TITULARES PARA SE

RESPECTIVA APROBACION

FIN

3. ELABORA CONVENIOS

8. REMITE DE INFORME A LA AGENCIA DE COOPERACION

5. FIRMA CONVENIO – PRESENTACION PUBLICA

CONVENIO

INFORME DE LOGROS





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-008 Relacionado con:PS-AV-06

Procedimiento: Atención Telefónica

Propósito del Procedimiento: Brindar atención integral mediante vía telefónica a las personas que llamen al número 123



1 Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas

Recepción de llamada- Identificación del tipo de llamada. Si es llamada de emergencia denunciando el hecho de un delito se remitirá al número 911 de la Policía Nacional Civil.


Se remite la llamada al 911

3

Técnico(a) Operador de Centro de Atención de Llamadas

Al identificar la llamada, el operador está facultado para brindar asesoría legal, psicológica, atención en crisis o apoyo social e ingresará la información al sistema.


Si la victima desea atención o asesoría, de inmediato el Operador toma datos a la víctima para indicarle que se presente a la dirección de atención a víctimas para acompañarle en el proceso


Asesora a la víctima para indicarle a qué institución debe acercarse


En el caso que se deba remitir se le brindará la información de la institución competente a la cual deba acudir, se le indicará que puede presentarse a la oficina de la DAV para acompañarla en todo el proceso


Remisión de informe de llamadas atendidas al Supervisor.

8 Supervisor Notifica y presenta informe a la DAV

9 Director(a) Recibe, revisa, aprueba el informe y asigna el

caso a un colaborador(a)





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. RECEPCION E IDENTIFICACION DEL TIPO

DE LLAMADA

DESCRIPCION DEL PROCESO : ATENCION TELEFONICA

CLAVE: MP -DAV-008

ES LLAMADA DE EMERGENCIA?

2. REMITE Y REGISTRA LA LLAMADA AL 911 DE LA

PNC

3. BRINDA ASESORIA LEGAL, PSICOLOGICA o APOYO SOCIAL

5. TOMA DATOS A LA VICTIMA PARA INDICARLE QUE SE

PRESENTE A LA DIRECCION DE ATENCION A VICTIMAS PARA

ACOMPAÑARLE EN EL PROCESO

7. REMITE INFORME DE LLAMADAS ATENDIDAS AL

SUPERVISOR

8. NOTIFICA Y PRESENTA INFORME A LA DAV

9. RECIBE Y REVISA EL INFORME

LA VICTIMA DESEA ATENCION O ASESORIA

DE INMEDIATO?

4. ASESORA A LA VICTIMA PARA INDICARLE A QUE INSTITUCION

DEBE ACERCARSE

FIN

NO

SI

SI

NO

6.BRINDA INFORMACION DE LA INSTITUCION COMPETENTE QUE

LE ACOMPAÑARÀ EN EL PROCESO

10.APRUEBA Y ASIGNA EL CASO A UN COLABORADOR(A)

INFORME

A

A





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DAV-09 Relacionado Con: PA-DAV-07

Procedimiento: Gestión administrativa

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la seguridad ciudadana en prevención y control de accidentes de tránsito por el uso o abuso de alcohol y otras drogas.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de atención a victimas


1 Director(a) Solicita y coordina gestiones y trámites

administrativos

2 Colaborador(a) administrativo Gestionar con las Direcciones que correspondan

las necesidades administrativas y financieras requerida por la Dirección

3

Colaborador(a) administrativo Recepción y evaluación de documentos y requerimientos

4 Director(a) Autorización de documentos y requerimientos

5 Colaborador(a) administrativo Elaboración de documentos requeridos para la

elaboración de los trámites

6 Colaborador(a) administrativo Realizar gestión de trámites correspondientes

7 Colaborador(a) administrativo Presenta resultado final del trámite realizado





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. SOLICITA ,COORDINA Y ELABORA TODO LO

REFERENTE A TRAMITES ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS

4. AUTORIZA INFORME

6. ELABORA INFORMES DE LOGROS Y METAS

POR CUMPLIR EXIGIDOS POR EL CONVENIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA

CLAVE: MP -DAV-009

7. REMITE INFORME A LOS TITULARES PARA SE

RESPECTIVA APROBACION

FIN3.. GESTIONA LAS

NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA

DIRECCION

5. ELABORA REQUERIMIENTOS

2. PRESENTA EL INFORME DE LAS NECESIDADES

FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA

DIRECCION

A

A

INFORME

REQUERIMIENTO

INFORME





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


S) DIRECCIÓN JURÍDICA



IDENTIFICACION DE PROCESOS DE: LA DIRECCION JURIDICA DEL MJSP

Titu

lare

s y

De

pe

nd

en

cia

s d

el M

JS

P

Procesos

Sustantivos

Titu

lare

s y

De

pe

nd

en

cia

s d

el M

JS

P

Procesos

Adjetivos

PA-DJ-04

Administración de Índice

Legislativo y Biblioteca

PS-DJ-01

Seguimiento a

la Aplicación de

la Ley

Elaboración y

Revisión de

Documentos

Jurídicos

Cooperación

Internacional

PS-DJ-02 PS-DJ-03





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DJ-001 Relacionado con el Proceso: PS-DJ-01

Procedimiento: Elaboración de acuerdos de conmutación de pena

Propósito del Procedimiento: Tramitar analizar y otorgar la posible Conmutación de la pena solicitada por

el interno o su representante legal.

Unidad Responsable: Dirección Jurídica


1 Solicitante Presenta solicitud de Ocurso de Gracia de Conmutación

de pena ante el Ministro de Justicia y Seguridad Pública.

2 Director Jurídico

Solicita al Consejo Criminológico Nacional de la

Dirección General de Centro Penales, el respectivo

dictamen criminológico del interno/a que solicitó la

conmutación de pena.

3 Director Jurídico Recibe dictamen criminológico del interno/a que solicitó

la conmutación de pena


Remite al Presidente de la Sala de lo Penal de la Corte

Suprema de Justicia, expediente original de

conmutación de Pena para su respectivo informe y

dictamen final.

5 Director Jurídico Recibe dictamen final favorable o desfavorable sobre la

conmutación de pena solicitada

6 Colaborador jurídico Elabora Acuerdo de Conmutación de Pena.

7 Director Jurídico Aprueba y remite Acuerdo a la Secretaría Ejecutiva para

firma del señor Ministro.

8 Director Jurídico Notifica trascripción de Acuerdo de Conmutación de

pena al solicitante y a los entes correspondientes.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-001

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de acuerdos de conmutación de pena

1. Se presenta solicitud de

Ocurso de Gracia de

Conmutación de pena

2. Solicitud al CCN de la

DGCP el respectivo dictamen

criminológico del interno/a

3. Recepción de dictamen

criminológico del interno/a

4. Remite al Presidente de

sala de lo penal de la CSJ

conmutación de Pena para su

respectivo informe y dictamen

final

5. Recibir dictamen final

favorable o desfavorable

sobre la conmutación de pena

solicitada

6. Elabora Acuerdo de

Conmutación de Pena

Fin

7. Remisión de acuerdo

8. Notifica trascripción de

Acuerdo de Conmutación de

pena al solicitante y a los

entes correspondientes

Acuerdo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de resoluciones de recursos de apelaciones de sociedades que prestan servicio de seguridad privada

Propósito del Procedimiento: Analizar si alguna sanción interpuesta por la PNC a estas agencias de seguridad privada fue legal o le faltó algún precepto legal.



1 Recurrente (Demandante)

Interpone recurso de apelación al Director de la Policía Nacional Civil para ante el Ministro de Justicia y Seguridad Pública.

2 Director Jurídico Recibe escrito de recurso de apelación y expediente sancionatorio. Designa caso a colaborador jurídico.

3 Colaborador jurídico Elabora Auto Resolutivo de admisión o inadmisión del recurso de apelación.

4 Colaborador jurídico Notificar Auto Resolutivo

5 Colaborador Jurídico Analiza y Elabora Resolución sobre el petitorio del recurso de apelación solicitado.

6 Director Jurídico Aprueba y notifica certificación de Resolución Final de recurso de apelación al recurrente.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-002

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de resoluciones de recursos de apelaciones de sociedades que

prestan servicio de seguridad privada

1. Recurrente interpone

recurso de apelación al

Director de la PNC

2. Se recibe escrito de

recurso de apelación y

expediente sancionatorio

Fin

3. Elabora Auto Resolutivo

de admisión o inadmisión

del recurso de apelación

4. Notificar Auto Resolutivo

5. Analiza y Elabora

Resolución

6. Notifica certificación de

Resolución Final

Resolución





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de proyectos de leyes, reglamentos y tratados, así como proyectos de reformas a los mismos.

Propósito del Procedimiento: Analizar y proponer proyectos de ley sobre temas de seguridad y justicia que sean convenientes suscribir de acuerdo a los proyectos de este Ministerio



1 Ministro o Viceministro de Seguridad Pública y Justicia

Gira instrucciones al Director Jurídico asignar grupo de trabajo (colaboradores jurídicos) para elaborar o analizar en su caso proyecto de ley, reglamento, tratado o modificación de los mismos.

2 Colaboradores jurídicos Elaboran proyecto

3 Director Jurídico Revisa proyecto para sugerir correcciones o dar el visto bueno.

4 Director Jurídico Remisión de Proyecto ante las autoridades competentes.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-003

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de proyectos de leyes, reglamentos y tratados, así como proyectos de

reformas a los mismos.

1. Tititular propone

proyecto

2. Elaboran proyecto

Fin

3. Revisa proyecto para

sugerir correcciones o dar

el visto bueno

4. Remisión de Proyecto

ante las autoridades

competentes





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de Acuerdos y Resoluciones Ministeriales

Propósito del Procedimiento: Tener bases legales de procedimientos y nombramientos administrativos que se realizan en esta Cartera de Estado de conformidad a leyes que lo regulan




Recibe solicitud sobre determinados actos jurídicos o administrativos amparados en las distintas leyes de la Administración Pública o en la legislación nacional, debidamente autorizada por el Titular o por el Director Ejecutivo, según sea el caso.

2 Director Jurídico Designación de la ejecución del documento al coordinador y encargado de la emisión de los libros de acuerdos y resoluciones ministeriales.

3 Colaborador Jurídico Elabora proyecto de resolución o acuerdo en su caso para revisión de coordinador

4 Coordinador Revisa el proyecto del documento

5 Colaborador Jurídico Corrige y remite resolución o acuerdo para revisión del Director Jurídico

6 Director Jurídico Revisa aprueba y remite formalmente documentos a la Dirección Ejecutiva para firma de Titular.

7 Director Jurídico Se recibe el documento en original para archivar el expediente.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-004

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de Acuerdos y Resoluciones Ministeriales

1. Recibe solicitud

determinados actos

jurídicos o administrativos

2. Se designación de

coordinación y colaborador

jurídico

Fin

3. Elabora proyecto de

resolución o acuerdo en su

caso para revisión

4. Revisa el proyecto del

documento

5. Corrección y emisión

formal de resolución


para firma

a Dirección Ejecutiva

Resolución

7. Recepción de

Resolución





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Revisión jurídico legal de actos jurídicos como, convenios, pasaportes especiales y demás instrumentos de los que se derivan derechos y obligaciones a cargo de la Secretaría de Estado.

Propósito del Procedimiento: Garantizar la legalidad de documentos jurídicos



1 Director Jurídico Recibe solicitud de cualquier acto jurídico adjuntando el proyecto de documento junto con su respectivo expediente de parte cualquier dependencia del MJSP.

2 Coordinador Delega a un colaborador jurídico la revisión jurídica legal del proyecto de documento.

3 Colaborador Jurídico

Revisa minuciosamente en sus aspectos jurídicos, legales y de forma el proyecto del instrumento requerido, confrontando con los documentos de soporte adjuntos y las disposiciones legales aplicables, pudiendo emitir observaciones de forma o de fondo, a cuyo efecto prepara un memorando detallándolas para poder otorgar el visto bueno;

4 Director Jurídico Da visto bueno y remite el documento con observación a la oficina que corresponda.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-005

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Revisión jurídico legal de actos jurídicos como, convenios,

pasaportes especiales y demás instrumentos de los que se derivan derechos y obligaciones a cargo de

la Secretaría de Estado.

1. Recibe solicitud de

revisión de documento

jurídico

2. Designación de revisión

jurídica legal del proyecto

de documento.

Fin

3. Revisión jurídica y legal

del documento requerido

4. Remite el documento

con observación a unidad

correspondiente





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de opinión jurídica

Propósito del Procedimiento: Emitir una opinión jurídica legal acerca de temas requeridos en temas concernientes temas de interés nacional e internacional derivados de proyectos de esta Secretaría de Estado



1 Director Jurídico Recibe solicitud de emisión de opinión

2 Director Jurídico Designa la ejecución de opinión del documento al coordinador y colaborador encargado

3 Colaborador Jurídico Elabora proyecto de opinión jurídica en su caso para revisión de coordinador

4 Coordinador Jurídico Revisa proyecto de opinión jurídica y realiza comentarios y/o señala observaciones si existieren.

5 Colaborador Jurídico Procede a corregir observaciones y/o comentarios realizador por Coordinador Jurídico.

6 Coordinador Jurídico Verifica las correcciones y remite a Director Jurídico.

7 Director Jurídico Da visto bueno a documento, si la opinión jurídica solicitada es interna y remite a solicitante interno.

8 Director Jurídico Si la opinión jurídica solicitada es externa al ministerio, se gestiona la firma del Señor Ministro en el documento

9 Ministro Revisa, firma y remite documento a la Dirección Jurídica.

10 Director Jurídico Remite la opinión a la Institución u Organismo Internación que la solicito.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-006

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Elaboración de opinión jurídica


de emisión de opinión

2. Se designación de

coordinación y colaborador

jurídico

Fin

3. Elabora proyecto de

opinión jurídica

5. Corregir observaciones

de coordinador

¿Se señalaron observaciones y/o se

realizaron comentarios?

SI

NO

4. Revisión preliminar de

proyecto de opinión jurídica

6. Verificación de las

correcciones señaladas

9. Revisión y firma

10. Remisión de opinión

jurídica a Institución u

Organismo Internacional.

A

A

7. Remisión de opinión

jurídica a UO

¿La solicitud proviene de unidades organizativas del

MJSP?

SI NO

8. Gestionar firma a Titular





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Revisión de solicitud y remisión de traslado de condenados a su país de origen para el cumplimiento de la pena.

Propósito del Procedimiento: Darle trámite a solicitud de traslado de condenados a su país de origen para el cumplimiento de la pena



1 Director Jurídico Recibe solicitud de embajada y expediente de condenado que solicita traslado a su país de origen para cumplimiento de pena, margina la documentación a colaborador jurídico.

2 Colaborador Jurídico Revisa formalidades del expediente de condenado solicitante y la remite al Director Jurídico.

3 Director Jurídico Remite nota como ente de salvo conducto a la DGCP





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-007

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Revisión de solicitud y remisión de traslado de condenados a su

país de origen para el cumplimiento de la pena.

1. Recibe solicitud de

embajada

2. Revisión de formalidades

del expediente

Fin

3. Remite nota de cómo

ente de salvo conducto a la

DGCP





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Trámite de Suplicatorio Internacional

Propósito del Procedimiento: Darle trámite a solicitud de suplicatorio internacional



1 Director Jurídico Recibe expedientes de suplicatorios y lo margina para el Colaborador Jurídico.

2 Colaborador Jurídico Revisa formalidades y auténticas del expediente de suplicatorio y lo remite al Director Jurídico.

3 Director Jurídico Revisa, da Visto Bueno y elabora nota de remisión especificando sobre que trámite versa el suplicatorio y remite al solicitante.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DJ-008

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Trámite de Suplicatorio Internacional

Inicio

1. Recibe expedientes de

suplicatorios

2. Revisa formalidades y

auténticas del expediente

de suplicatorio.

Fin

3. Remisión de nota

especificando sobre que

trámite versa el suplicatorio





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Auténtica de firmas para certificación de firmas de la Corte Suprema de Justicia y otras Instituciones

Propósito del Procedimiento: Dar fe de que las firmas de las personas competentes en diferentes diligencias legales



1 Director Jurídico Recibe documentos de diferentes organismos internacionales y nacionales para autenticar y diligenciar a la Dirección Jurídica

2 Colaborador Jurídico Se envía documentos para auténtica al Departamento de Auténticas del Ministerio

3 Colaborador Jurídico Se recibe ya con la Auténtica el documento y lo remite nuevamente a la Dirección Jurídica.

4 Director Jurídico Da visto bueno al documento y remite el documento ya autenticado a la Institución correspondiente(Cancillerías o Instituciones nacionales)





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-009

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Auténtica de firmas para certificación de firmas de la Corte

Suprema de Justicia y otras Instituciones

1. Recepción de

documentos para

autenticar

2. Remisión de

documentos para auténtica

Fin

3. Se recibe con

formalidades y se elabora

nota de remisión

4. Remite el documento ya

autenticado a la Institución

correspondiente





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Prestamos de bibliografía y de índice de legislación

Propósito del Procedimiento: Brindar servicio eficaz y oportuno a usuarios que soliciten prestamos de bibliografía y de índice legislativo



1 Encargada de Índice Legislativo y Biblioteca

Se recibe solicitud de préstamo de bibliografía o Índice de legislación


Solicita documento de identificación con fotografía para archivar préstamo y llevar control interno de préstamo


Entrega la bibliografía solicitada por un plazo de 5 días si son usuarios interno y si son externos solo se les presta en sala de lectura


Se procede a recolectar la bibliografía prestada pasado el plazo de 5 días.


Se entrega documento de identificación.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

Clave: MP-DJ-010

Diagrama de Flujo del Procedimiento: Prestamos de bibliografía y de índice de legislación

1. Solicitud de préstamo de

bibliografía o Índice de

legislación

2. Solicita documento de

identificación para archivar

préstamo y control interno

Fin

3. Entrega la bibliografía

solicitada

4. Se procede a recolectar

la bibliografía

5. Se entrega documento

de identificación





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


T) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DIDT-001 Relacionado con: PS-DIDT-01

Procedimiento: Creación de cuenta de correo electrónico

Propósito del Procedimiento: Le proporciona la herramienta de trabajo que le servirá para la agilización y mejoramiento de la comunicación y el cumplimiento de las metas de trabajo entre los usuarios de esta Cartera de Estado y sus dependencias, además de otras instituciones de gobierno, autónomas, semi autónomas y organizaciones afines a la labor de este ministerio.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática


1 Usuario Solicitante. Llena solicitud de cuenta de correo electrónico institucional, con los datos personales del usuario, ubicación y justificación de la solicitud

2 Director

Ejecutivo Analiza la solicitud para la aprobación o no de la misma.

3 Director de informática Recibe la solicitud y si ésta es positiva, se le pide al técnico administrador de correos crear la cuenta en el servidor

4 Técnico

Recibe solicitud aprobada y este accede al servidor de correos y elabora el correo electrónico de acuerdo a las políticas de la institución ([email protected]) y asigna una contraseña temporal para que a la hora de su configuración en la PC del usuario pueda ser cambiada conforme al gusto del usuario, permitiendo de este modo que el acceso a su cuenta sea de manera segura y confidencial.

5 Técnico Se hace presente en la oficina del solicitante e instala el programa respectivo para su utilización

6 Usuario Solicitante Una vez realizada la configuración del correo electrónico institucional, el solicitante firma un formulario de servicio donde hace contar su conformidad con el mismo y se da por terminado el servicio.

7 Técnico Elabora informe de servicio realizado al Director

8. Director Firma informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 SOLICITA CUENTA DE COORREO ELECTRONICO

2.AUTORIZA LA SOLICITUD

3.ASIGNA A UN TECNICO PAR LA CREACION DEL CORREO ELECTRONICO

4.CREA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO

5.CONFIGURA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO

6.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE

SERVICIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : CREACION DE CUENTA PARA CORREO ELECTRONICO

CLAVE: MP-DI-01

7.REALIZA INFORME DEL SERVICIO PRESTADO

INFORME DE SERVICIO

A

A

8.FIRMA INFORME

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Solicitud de traslado de Equipo

Propósito del Procedimiento: Realizar el traslado de equipo informático correspondiente y que este sea instalado correctamente al usuario asignado.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico


1 Usuario Solicitante

Usuario solicita revisión de PC a través de nota, teléfono, email o Coordinador de Soporte

2 Coordinador de Soporte Técnico

Coordinador de Soporte delega al Técnico para la realización

del traslado de equipo.

3 Soporte Técnico Retira equipo informático de la unidad solicitante.

4 Usuario solicitante

Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo

realizado por el técnico.

.

5 Técnico

El equipo retirado será llevado a la unidad que será asignado

nuevamente, y este será instalado a la persona

correspondiente.

6. Director

Firma informe de traslado de equipo

7. Director Informar a Unidad de Activo Fijo sobre movimiento de equipo.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.SOLICITA REVISION DE PC

2.AUTORIZA EL RETIRO DE LA PC DE LA UNIDAD

SOLICITANTE

3.RETIRA EL EQUIPO INFORMATICO DE LA UNIDAD SOLICITANTE

4. FIRMA FORMULARIO DE CONFORMIDAD

5. INSTALA EQUIPO NUEVAMENTE A LA

UNIDAD SOLICITANTE

DESCRIPCION DEL PROCESO : SOLICITUD DE TRASLADO DE EQUIPO

CLAVE: MP-DI-02

6. FIRMA INFORME DE

TRASLADO DE EQUIPO

FIN

7. INFORMAR A UNIDAD DE ACTIVO FIJO SOBRE

MOVIMIENTO DE EQUIPO.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Instalación de Equipo Informático.

Propósito del Procedimiento: proporcionar al usuario una herramienta de trabajo la cual servirá para la agilización mejoramiento y el cumplimiento de las metas de trabajo de esta Cartera de Estado y sus dependencias




Usuario solicita revisión de PC a través de nota, teléfono, email o Coordinador de Soporte.


Coordinador de Soporte delega al Técnico para la instalación de equipo informático.

3 Soporte Técnico

Se procederá a llevar el equipo a la unidad que será asignado y este será instalado a la persona correspondiente.

4 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo

realizado por el técnico

5 Técnico

Elabora informe del servicio realizado

6. Director

Firma informe de instalación de equipo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. SOLICITA REVISION DE PC

2.AUTORIZA INSTALACION DE EQUIPO INFORMATICO

3. TRASLADA EL EQUIPO INFORMATICO A LA UNIDAD

SOLICITANTE

4.FIRMA DE CONFORMIDAD EN

FORMULARIO DE SERVICIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : INSTALACION DE EQUIPO INFORMATICO

CLAVE: MP-DI-03

FIN

5.ELABORA INFORME DE SERVICIO REALIZADO

INFORME DE SERVICIO

6.FIRMA INFORME REALIZADO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Préstamo de equipo.

Propósito del Procedimiento: Proporcionar una herramienta de trabajo a los usuarios de esta institución con el fin de cumplir los propósitos y metas de esta cartera de estado y sus dependencias




Usuario solicita revisión de PC a través de nota, teléfono, email o Coordinador de Soporte.


El coordinador da el visto bueno del préstamo y delega a un técnico

3 Soporte Técnico

El técnico procederá a revisar el equipo para que este sea entregado en buen estado y hará entrega de el a la persona solicitante.

4 Soporte Técnico

Llena un formulario en el cual refleja que se le está haciendo entrega del equipo y este se encuentra en buen estado.


Firma de conformidad en formulario de servicio

6 Técnico


7 Director


8 Director

Informar a Unidad de Activo Fijo sobre movimiento de

equipo.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 SOLICITA REVISION DE PC

2.AUTORIZA EL PRESTAMO DEL EQUIPO INFORMATICO

3.REVISA Y ENTREGA DE EQUIPO INFORMATICO EN

BUEN ESTADO A LA UNIDAD SOLICITANTE

4.ELABORA FORMULARIO DE ENTREGA DE EQUIPO

5.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE SERVICIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : PRESTAMO DE EQUIPO

CLAVE: MP-DI-004

6.ELABORA INFORME DEL SERVICIO REALIZADO

INFORME DE SERVICIO

7.FIRMA Y SELLA INFORME

FIN

7. INFORMAR A UNIDAD DE ACTIVO FIJO SOBRE

MOVIMIENTO DE EQUIPO.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Mantenimiento preventivo de Computadora

Propósito del Procedimiento: Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos informáticos esto con el fin de garantizar el buen funcionamiento de estos.



El realiza la solicitud del mantenimiento a través de una nota, llamada telefónica, email o a través del coordinador de soporte técnico.

2 Coordinador de Soporte

Técnico El coordinador delega al técnico

3 Soporte Técnico

El técnico delegado realizara lo siguiente: 1. Se procederá a desconectar y abrir el CPU el cual será

limpiado y aspirado internamente. 2. Se realizara limpieza de teclado, mouse y monitor con los

accesorios necesarios. Luego se procederá a conectar el equipo y realizar las pruebas para verificar funcionamiento óptimo.

4 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del mantenimiento

realizado por el técnico

5 Técnico


6 Director






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 SOLICITA MANTENIMEINTO PREVENTIVO A LOS EQUIPOS

2. ASIGNA TECNICO A LA UNIDAD SOLICITANTE

3. REALIZA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS EQUIPOS

4.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE SERVICIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE COMPUTADORAS

CLAVE: MP-DI-05

FIN

5.ELABORA INFORME DEL SERVICIO REALIZADO

INFORME DE SERVICIO






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DIDT-006 Relación con : MP-01-006

Procedimiento: Solicitud de Revisión de Computadoras

Propósito del Procedimiento: Solventar en menor tiempo los problemas de hardware y dar la mejor solución a ellos, así poder tener en óptimas condiciones el equipo informático para su mejor desempeño.

Unidad Responsable de Ejecución :Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico


1 Usuario Solicitante El usuario solicita la revisión de la computadora a través de una nota, llamada telefónica, email o mediante el coordinador de soporte técnico.


Coordinador delega al Técnico para la revisión de equipo

3 Soporte Técnico

El técnico revisará el CPU verificando detalladamente los componentes como son: Memoria RAM, disco duro, motherboard, tarjeta de video, tarjeta de red, procesador, etc.

1. Si el problema es de Memoria RAM se procederá a lo siguiente:

a. Verificar si se ha instalado físicamente bien la memoria.

b. Verificar si es del tipo y velocidad adecuados.

c. Verificar en el manual de la Motherboard, si está en el banco adecuado y si es una combinación de módulos posible.

d. Intercambiar los módulos entre sí; probar sólo con un módulo, luego con el otro para determinar que módulo de menoría está fallando.

e. De ser necesario probar con otras memorias.

2. Si el problema es de Disco Duro se procederá a lo siguiente:

a. Hacer un análisis minucioso por medio del scandisk y desfragmentar el Disco Duro.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


b. Analizar el Disco Duro (análisis de la superficie) con aplicaciones que incorpora el Sistema Operativo, o descargar programas gratuitos específicos para dicho diagnóstico.

c. Revisar el arranque correcto ya que puede existir una falla en la cual debe ser necesario el reemplazo del disco duro.

d. Escuchar si el disco emite ruidos fuera de lo normal.

3. Si el problema es de video se procederá a lo siguiente:

a. Revisar la tarjeta de video y verificar si es integrada, AGP o PCI.

b. Hacer las pruebas necesarias de video y revisar el cable de video del monitor sino tiene algún corte que pudiera estar afectando la señal de video.

c. Revisar en las propiedades de video los hercios adecuados que pueden variar entre 60-70 hercios.

d. Verificar que se tenga instalados los controladores según la marca y modelo de la tarjeta de video.

e. Si el daño está en la tarjeta integrada, probar instalando una tarjeta AGP o PCI, según sea el caso.

4. Si el problema es de Red se procederá a lo siguiente:

a. Revisar si la PC está conectada a un punto de red por medio de un patchcord, si este está dañado reemplazarlo por otro cable.

b. Asegurarse que la tarjeta de red este activada, de no ser así activarla por medio de las propiedades de red “activar”.

c. Revisar si se tiene instalados los controladores necesarios de dicha tarjeta de red, de no ser así instalar según la marca y modelo de la tarjeta.

d. Verificar que se tenga asignado una dirección IP válida.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


e. Hacer pruebas de comunicación, haciendo “ping” a otra pc o algún servidor de servicios.

f. Si el problema continúa, se reemplaza la tarjeta de red y se hace las pruebas anteriormente mencionadas.

4 Soporte Técnico

El técnico se encarga de verificar después del diagnóstico si el equipo posee garantía del proveedor, en caso de que si tenga garantía se procede al envío del equipo al proveedor, caso contrario el técnico procede a la reparación, Soporte Técnico recibe el equipo que se envió a garantía o en su defecto si fue reparado localmente, verifica el buen funcionamiento y se traslada al usuario asignado.

5 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo realizado por el técnico.

6. Soporte Técnico Entrega equipo informático reparado





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 SOLICITA REVISION DE COMPUTADORA

2. ASIGNA A TECNICO PARA LA REVISION DE EQUIPO

3. REVISA EL EQIUIPO INFORMATICO

4. REALIZA DIAGNOSTICO AL EQUIPO INFORMATICO Y RETIRARLO DE LA AREA

SOLICITADA

5.ENTREGA EL EQUIPO INFORMATICO REPARADO

DESCRIPCION DEL PROCESO : SOLICITUD REVISION DE COMPUTADORAS

CLAVE: MP-DIDT-06

FIN

6.FIRMA DE CONFORMIDAD EN FORMULARIO DE

SERVICIO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Solicitud de Revisión de Impresores

Propósito del Procedimiento: Solventar en menor tiempo los problemas de impresores y dar solución a ellos, para mantener en óptimas condiciones los equipos de impresión para su mejor desempeño.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico.


1 Usuario Solicitante El usuario solicita la revisión del impresor a través de una nota, llamada telefónica, email o mediante el coordinador de soporte técnico.


Técnico

Coordinador delega al Técnico para la revisión de equipo

3 Técnico de Informática. El técnico revisará el impresor realizando las siguientes actividades:

a. Revisar si se tienen instalados los controladores adecuados según la marca y modelo del impresor.

b. Verificar si en la opción de impresión esta seleccionada la opción de “pausa”, de ser así desactivar la opción.

c. Dejar por defecto la opción ”establecer como impresora predeterminada”

d. Verificar que el cable de poder como el de conexión estén en buen estado.

e. Revisar que el impresor tenga las tintas correctas según el modelo y que dichas tintas no se encuentren vacías.

f. Revisar que no tenga papel atascado u otro objeto como lapiceros, clips, grapas, etc.

g. Hacer una prueba de impresión.

h. Si el impresor esta en red verificar que la pc está como cliente tenga la ruta o IP correcta hacia donde se envía la impresión.

4 Soporte Técnico El técnico se encarga de verificar después del diagnóstico si el equipo posee garantía del proveedor, en caso de que si tenga garantía se procede al envío del equipo al proveedor, caso contrario el técnico procede a la reparación.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


5

Soporte Técnico

Soporte Técnico recibe el equipo que se envió a garantía o en su defecto si fue reparado localmente, verifica el buen funcionamiento y se traslada al usuario asignado.

6 Usuario solicitante Firma formulario de servicio de conformidad del trabajo realizado por el técnico.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 SOLICITA REVISION DE IMPRESOR

2. ASIGNA A TECNICO PARA LA REVISION DE

EQUIPO

3. REVISA EL EQIUIPO INFORMATICO

4. REALIZA DIAGNOSTICO AL EQUIPO INFORMATICO Y RETIRARLO DE LA AREA

SOLICITADA

5.ENTREGAR EL EQUIPO INFORMATICO REPARADO

DESCRIPCION DEL PROCESO : SOLICITUD REVISION DE IMPRESORES

CLAVE: MP-DIDT-07

FIN

6..FIRMA DE CONFORMIDAD EN

FORMULARIO DE SERVICIO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DIDT-008 Relacionado con: PS-DIDT01

Procedimiento: Actualización de Antivirus

Propósito del Procedimiento: Establecer los procedimientos o mecanismos necesarios para la actualización diaria de firmas en la consola principal y esta pueda ser replicada inmediatamente a los clientes y tener un mejor control del análisis y ejecución del software antivirus.

Unidad Responsable de Ejecución: Dirección de Informática y Desarrollo Tecnológico.



Técnico

Se instala una consola (Servidor) administrable del antivirus y se hace la respectiva configuración de software y hardware.

2

Coordinador de Soporte

Técnico

Se hace la instalación y configuración del antivirus (Cliente) de manera administrada en cada una de las computadoras (usuarios) o de forma presencial.

3


Técnico

Se configuran todas las políticas de actualización y análisis configuradas para ejecutarse cada cierto tiempo automáticamente.

4

Usuarios

El usuario informa a soporte técnico por medio de las notificaciones generadas por el antivirus la persistencia de algún virus.

5

Soporte Técnico

Se verifica en los reportes generados por la consola de antivirus la persistencia de algún virus y se procede a la eliminación en dado caso por medio de herramientas de remoción de virus

6

Soporte Técnico

Verificar durante los mantenimientos preventivos y/o correctivos la fecha de actualización del software antivirus y reflejarlo en el formulario de servicio correspondiente.

7. Director Firma y sella informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 INSTALA SERVIDOR (ANTIVIRUS) Y SE CONFIGURA EL SOFTWARE Y

HARWARE

2. INSTALA ANTIVIRUS EN EQUIUPOS DE LOS USUARIOS DE

MANERA PRESENCIAL

3. PROGRAMA DE MANERA AUTOMATICA LA CONFIGURAR

POLITICAS DE ACTUALIZACION Y ANALISIS

4. INFORMA AL TECNICO DE INFORMATICA

POR PERSISTENCIA DE ANTIVIRUS

5.EVERIFICA EN LOS REPORTES LA PERSISTENCIA DEL VIRUS Y

ELIMINARLO CON HERRAMIENTAS DE REMOCION DE VIRUS

DESCRIPCION DEL PROCESO : ACTUALIZACION DE ANTIVIRUS

CLAVE: MP-DI-08

FIN

6.VERIFICA DURANTE LOS MATENIMIENTOS LAS FECHAS DE ACTUALIZACION DEL ANTIVIRUS Y

TOAMR NOTA EN LOS FORMULARIOS CORRESPONDIENTE






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Configuración de Cuenta de Correo Electrónico

Propósito del Procedimiento: Le proporciona la herramienta de trabajo que le servirá para la agilización y mejoramiento de la comunicación y el cumplimiento de las metas de trabajo entre los usuarios de esta Cartera de Estado y sus dependencias, además de otras instituciones de gobierno, autónomas, semi autónomas y organizaciones afines a la labor de este ministerio.



1 Usuario Solicitante EL usuario llena solicitud de cuenta de correo electrónico institucional, con los datos personales del usuario, ubicación y justificación de la solicitud.


El Coordinador Realiza la Creación de la Cuenta de Correo Una vez aprobado por el Director Ejecutivo, y delega a un Técnico para la Configuración.


Asignar a técnico para la configuración de correo electrónico

4 Técnico

Instala el Software con el cual se realizara la Configuración de la Cuenta de Correo Electrónico. b. se Configura la Cuenta de Correo Electrónico. c. Prueba de envío y recepción de Correos.

5 Usuario Solicitante El Usuario Firma La Hoja de Servicio.

6. Director Firma y sella informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 COMPLETA SOLICITUD PARA CORREO ELECTRONICO

2. CREA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL

3. ASIGNA A TECNICIO PARA LA CREACION DEL CORREO

ELECTRONICO

4. CONFIGURA CUENTA DE CORREO ELECTRONICO

5.FIRMA DE CONFORMIDAD EN EL FORMULARIO DE

SERVICIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : CONFIGURACION DE CUENTA DE CORREO ELECTRONICO

CLAVE: MP-DI-09

FIN

6. FIRMA Y SELLA INFORME





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DIDT-010 Relacionado con: PS-DIDT- 01

Procedimiento: Instalación de Software

Propósito del Procedimiento: Le proporciona la herramienta de trabajo que le servirá para la agilización y mejoramiento del trabajo y el cumplimiento de las metas de trabajo a la labor de este ministerio



1 Usuario Solicitante EL usuario hace la Solicitud por medio de correo Electrónico o por medio de una nota firmada y sellada por el Director de la Dirección para la Respectiva instalación del Software


El Coordinador Recibe la Solicitud y Verifica si el software Solicitado posee su respectiva licencia y se procede a asignar a un técnico para su instalación.

3 Técnico El técnico se desplaza a la unidad donde se Realizara la Instalación del Software.

4 Técnico Verifica que la Computadora tenga capacidad para poder

instalar el Software solicitado.

5 Técnico

Instala Software

6 Técnico

Realiza prueba en el software


El Usuario Firma La Hoja de Servicio

8 Técnico


9 Director

Firma y sella informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.SOLICITA INSTALACION DE SOFTWARE POR PARTE DEL

USUARIO

2. RECIBE SOLICITUD Y VERIFICAR SI EL SOFTWARE

SOLICITADO POSEE LICENCIA PARA SU RESPECTIVA

INSTALACION

4. VERIFICA SI LA MAQUINA TIENE LOS REQUISITOS

MINIMOS PARA SU RESPECTIVA INSTALACION

7.FIRMA HOJA DE SERVICIO

8.ELABORA INFORME DE SERVICIO

DESCRIPCION DEL PROCESO : INSTALACION DE SOTFWARE

CLAVE: CLAVE: MP-DIDT-010

FIN

3.SE DESPLAZA HACIA LA UNIDAD DONDE SE

REALIZARA LA INSTALACION DEL SOFTWARE

5.INSTALA SOFTWARE

6.REALIAZA PRUEBAS AL SOTWARE INSTALADO

A

A

INFORME






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Mantenimiento Preventivo de Impresores

Propósito del Procedimiento: proporcionar a las direcciones y usuarios un rendimiento óptimo de los Impresores a Fin de garantizar el Cumplimiento de las Tareas asignadas a esta secretaria de Estado



1 Usuario Solicitante EL usuario Realiza la Solicitud por medio de correo Electrónico o por medio de una nota a través del coordinador de Soporte Técnico.

2


Técnico

El Coordinador Recibe la Solicitud y coordina con un técnico para realizar dicha solicitud.

3 Técnico El técnico se desplaza a la unidad donde se Realizara el Mantenimiento Preventivo del Impresor.

4 Técnico

a. Se procederá a desconectar y abrir el IMPRESOR el cual será limpiado y aspirado internamente. b. Se realizara limpieza de Rodios, Fusor y bandejas de papel. c. Luego se procederá a conectar el equipo y realizar las pruebas para verificar que el impresor quede funcionando en óptimas condiciones.

5 Técnico Elabora informe del servicio prestado

6 Director Firma y sella informe





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.SOLICITA MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL

IMPRESOR POR PARTE DEL USUARIO

2. RECIBE EL REQUERIMIENTO Y SE

ASIGNA UN TECNICO A LA UNIDAD SOLICITANTE

3. REALIZA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO AL

IMPRESOR

4.REALIZA PRUEBAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE IMPRESORES

CLAVE: MP-DIDT-011

FIN

5.ELABORA INFORME DEL SERVICIO PRESTADO

INFORME DE SERVICIO






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Desarrollo de Sistemas.

Propósito del Procedimiento: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el desarrollo de sistemas integrales que permitan a los distintos departamentos de la secretaria de estado y sus dependencias realizar de manera más eficiente su labor.



1 Usuarios Solicitante

(Departamentos y

Dependencias que forman el

MJSP)

Se presentar por escrito al director de informática la solicitud para el desarrollo de un nuevo sistema en el cual se especifica brevemente el alcance que tendrá.

2. Director de Informática Analiza la solicitud y convoca a los analistas programadores a reunión.

3. Director de

Informática/Programadores

El Director de Informática, con los programadores se evalúa la solicitud requerida de mecanización. Sí. Se realiza la aprobación y aval al programador para proceder con el desarrollo. No. Se determina que la solicitud no procede. .

4. Analista Programador Los programadores reciben el requerimiento, y se notifica por escrito o vía mail el día y la hora que se presentaran los técnicos al departamento solicitante. Se establece la factibilidad y la inversión si esta es requerida.

5 Programadores y Solicitantes El día y la hora determinada, se realiza una reunión donde se discuten las dimensiones de los procesos a mecanizar para el nuevo sistema y quien será la persona contacto que proporcionara la información que soliciten los programadores. Se evalúan y dictaminan los procesos.

6. Programadores Se elabora el Cronograma de actividades, donde se plasma el tiempo estimado de duración del desarrollo del sistema. Se crea la Base de Datos. Se procede al desarrollo del sistema cumpliendo con el cronograma antes diseñado. Se realiza una presentación del prototipo del sistema a los solicitantes. Se pasa a la etapa de cambios, modificaciones al sistema.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


7. Programadores y Solicitantes Se hace la presentación final del sistema para su aprobación.

8. Programadores Se realizan las capacitaciones a los usuarios.

9. Director de Informática y

Desarrollo Tecnológico

Se realiza Implementación en las estaciones de trabajo del área solicitante y se entrega la documentación del mismo. Así como también la nota de entrega formal del sistema.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. SOLICITA DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMATICO

2. ANALIZA EL REQUERIMIENTO CON

PROGRAMADORES

DESCRIPCION DEL PROCESO : DESARROLLO DE SISTEMAS

CLAVE: MP-DIDT-012

FIN

RESUELVE

NO PROCEDE SOLICITU DE MECANIZACION

4.RECIBE REQUERIMIENTO Y ESTIMA LA FACTIBILIDAD

DE LA INVERSION

5.ANALIZA LAS DIMENSIONES DE LOS

PROCESOS A MECANIZAR

6. ELABORARA CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES

7.PRESENTA EL SISTEMA DESARROLLADO

8. CAPACITA A LOS USUARIOS

9. IMPLEMENTA EL PROYECTO Y ENTREGA DE

DOCUMENTACION DEL SISTEMA

SI

NO

3. ANALIZA LA FACTIIBILIDAD DE

MECANIZAR EL REQUERIMIENTO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


U) DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Clave: MP-DT-001 Relación con Proceso: PS-DT-01

Procedimiento : Dopaje en carretera, diurnos, nocturnos y periodos vacacionales

Propósito del Procedimiento: Contribuir a la seguridad ciudadana en prevención y control de accidentes de tránsito por el uso o abuso de alcohol y otras drogas

Unidad Responsable: Dirección de Toxicología


1 Director

Elabora programaciones mensuales, asigna personal y coordina según calendario de actividades.

2 PNC.

Recibe calendarización, para dar apoyo logístico en carreteras designadas

3 Técnico

Se hace presente al retén policial, para realizar pruebas a los conductores en carretera

4 Técnico Realiza prueba de alcotest a los conductores.

5 Técnico

Si la prueba de alcotest sale negativa en ese momento se finaliza el procedimiento.

6 Técnico

Si algún conductor sale con la prueba de alcotest positiva se cuantifica para que los agentes de tránsito apliquen el reglamento general de tránsito, y se investiga si el (la) conductor(a) ha consumido drogas, con pruebas rápidas en orina. Al finalizar dopaje se elabora un reporte para el encargado de retén policial y otro para control interno de la dirección (firmado por el agente encargado)

7 Encargado de estadísticas y custodia de reportes

Digita y almacena reportes diarios de jornadas. Al final de mes entrega a asistente administrativa reporte de consolidados diarios.

8 Asistente administrativa

Al final de cada mes recibe consolidados, elabora reportes para titulares y dirección de planificación.

9 Director Revisa, firma y sella reportes.

10 Técnico Encargado de Estadísticas

Recibe los reportes, consolida información y archiva documentación mensualmente.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.PROGRAMA Y COORDINA DOPAJES

2. REMITE CALENDARIZACION DE DOPAJES A LA PNC PARA EL APOYO

EN LAS CARRETERAS

3. TRASLADA HACIA LOS RETENES POLICIALES PARA LA REALIZACION

DE DOPAJES EN CARRETERAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE EN CARRETERAS

CLAVE: MP -DT-001

6.SI LA PRUEBA SALE POSITIVA SE CUANTIFICA Y SE APLICA

REGLAMENTO DE TRANSITO

RESULTADO DE PRUEBA ALCOTEST ?

5.PRUEBA NEGATIVA, SE FINALIZA EL PROCEDIMIENTO

7.DIGITA Y ALMACENA REPORTES DIARIOS DE JORNADAS Y ENTREGA

REPORTE

A

8.RECIBE CONSOLIDADO Y ELABORA REPORTE PARA LA

DIRECCION Y TITULARES

10.ARCHIVO DE DOCUMENTACION

FIN

SI

NO

4.REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST A LOS CONDUCTORES

A

INFORME

9.REVISA,FIRMA Y SELLA REPORTES





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento : Dopaje Institucional

Propósito del Procedimiento: Garantizar al contribuyente y a los usuarios de las instituciones públicas, que los empleados se encuentran laborando en condiciones óptimas, libres de alcohol y drogas



1 Director Recibe solicitud de institución interesada en realizar dopaje a sus empleados. Elabora la programación del dopaje, margina a asistente

2 Técnicos Se presentan a las institución solicitante, entrevistan al personal seleccionado

3 Técnicos Realizan las pruebas de alcotest.

4 Técnicos Si la prueba de alcotest da un resultado(+), se le cuantifica e imprime un ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento

5 Técnicos De lo contrario si la prueba de alcotest es (-) se cuantifica y se solicita muestra de orina para investigaciones de otras drogas

6 Auxiliares Administrativos

Sirven de testigos en el proceso de la toma de muestra de orina, la cual se toma bajo estrictas medidas de control y seguridad, garantizando la cadena de custodia. Y trasladan las mismas al laboratorio de la Dirección de Toxicología.

7 Técnicos de laboratorio Reciben las muestras de orina con los respectivos expedientes, se revisa que coincidan los números de los frascos con dichos expedientes clínicos.

8 Técnicos de laboratorio Realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas, Si la prueba rápida da negativo el procedimiento finaliza.

9 Técnicos de laboratorio Si la prueba rápida da un resultado (+) ésta se cuantificada en el aparato screenreader. Y se congela la muestra de orina, A cada expediente clínico, se le colocan los resultados obtenidos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


10 Asistente Administrativa Recibe los resultados, los digita y almacena en la base de datos, hace un reporte escrito con original y copia al director que solicito la prueba y a las autoridades del MJSP.

11 Director Revisa, firma y sella los reportes

12 Técnico Encargado estadísticas

Recibe Informe del técnico que realizó el dopaje, consolida registros y custodia la documentación.

13 Asistente Administrativa Envía reportes de resultados y los guarda en un archivo físico.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.PROGRAMA Y COORDINA DOPAJES

2. SE PRESENTAN A LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE, Y ENTREVISTA AL

PERSONAL SELECCIONADO

3. REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST

DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE INSTITUCIONAL

CLAVE: MP -DT-002

4. .PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE LE CUANTIFICA E IMPRIME UN

TICKET PARA ENVIAR EL DATO CON LOS RESULTADOS Y SE SIGUE EL

PROCEDIMIENTO


5. PRUEBA DE ALCOTEST ES (-) SE CUANTIFICA Y SE SOLICITA MUESTRA DE ORINA PARA

INVESTIGACIONES DE OTRAS DROGAS

7.RECIBE MUESTRA DE ORINA CON LOS RESPECTIVOS EXPEDIENTES

8..REALIZAN LOS ANALISIS EN ORINAS CON PRUEBAS RAPIDAS DE

DETECCION DE DROGAS

A

9.CUANTIFICA LA PRUEBA EN EL APARATO SCREENREADER Y SE

COLOCAN LOS RESULTADOS

13..ARCHIVO DE DOCUMENTACION

FIN

10..RECIBE RESULTADOS LOS DIGITA Y ALMACENA EN LA BASE

DE DATOS

11.REVISA FIRMA Y SELLA REPORTES

12.RECIBE INFORME TECNICO QUE REALIZO DOPAJE Y CONSOLIDA

REGISTROS

SI

NO

A

6.TESTIFICAN EL PROCESO DE TOMA DE MUESTRA

RESULTADO DE PRUEBARAPIDA DE

DETECCION DE DROGA

SI

NO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento : Dopaje deportivo

Propósito del Procedimiento: Garantizar que el atleta compita libre de sustancias de abuso



1 Director

Recibe solicitud de la institución o federación deportiva interesada, hace la programación y margina a asistente administrativa para confirmaciones.

2 Técnicos

Se presentan a la institución solicitante, se entrevista al deportista seleccionado.

3 Técnico

Realización de la prueba de alcotest

4

Técnicos

Si la prueba de alcotest da un resultado(+), se le cuantifica e imprime un

ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento

y se procede a la toma de muestra de orina según parámetros

internacionales

5 Técnico Si no se sigue con el procedimiento

6. Técnicos auxiliares Se procede a la toma de muestra de orina según parámetros internacionales (WADA)

7 Técnicos o Auxiliares

Traslado de muestras de orina

8 Técnicos o Auxiliares

Si la federación los solicita se envía muestra a otro país se envían las muestras de orina al país seleccionado por la federación deportiva

9 Técnicos o

Auxiliares Traslado de muestras de orina al laboratorio de Dirección de Toxicología

10 Técnicos de

laboratorio Recibe las muestras de orina con los respectivos expedientes, se revisa que coincidan los números de los frascos con dichos expedientes clínicos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


11 Técnicos de

laboratorio Se realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas.

12 Técnicos de

laboratorio

Si la prueba rápida da un resultado (+) ésta se cuantificada en el aparato screenreader. Y se congela la muestra de orina y a cada expediente clínico, se le colocan los resultados obtenidos.

13 Técnicos de

laboratorio Si la prueba rápida no da un resultado (+) continua el procedimiento.


Recibe los resultados, los digita y almacena en la base de datos, hace un reporte escrito con original y copia al director que solicito la prueba y a las autoridades del MJSP.

15 Director Revisa, firma y sella los reportes

16 Técnico Encargado. de Estadísticas

Recibe Informe del técnico que realizó el dopaje, elabora registros y custodia documentación.


Envía reportes de resultados y los guarda en un archivo físico





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.RECIBE SOLICITUD Y ELABORA `PROGRAMACION DE

DOPAJES EN LAS INSTITUCIONES O

FEDERACIONES

2. SE HACEN PRESENTES A INSTITUCIÓN SOLICITANTE, SE ENTREVISTA AL DEPORTISTA

SELECCIONADO

3. REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST

DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE DEPORTIVO

CLAVE: MP -DT-003

5.PRUEBA DE ALCOTEST ES (-) SE CONTINUA EL PROCEDIMIENTO


4.PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE CUANTIFICA E IMPRIME TICKET PARA ENVIAR DATOS CON LOS RESULTADOS Y SE

TOMA LA MUESTRA DE ORINA SEGÚN PARAMETROS

INTERNACIONALES

A

SE DETECTAN DROGAS EN PRUEBAS?

13. PRUEBA NO DA RESULTADO (+) FINALIZA

PROCEDIMIENTO Y SE DESCARTA MUESTRA DE ORINA

12.SI PRUEBA DA RESULTADO (+), SE CUANTIFICA Y SE

CONGELA MUESTRA DE ORINA Y SE COLOCAN LOS

RESULTADOS A CADA EXPEDIENTE CLINICO

SI

NO

7. ENVIA MUESTRAS DE ORINA

LA FEDERACION SOLICITA MUESTRA A

OTRO PAIS?

8. ENVIÓ DE MUESTRAS DE ORINA A PAÍS SELECCIONADO

POR LA FEDERACIÓN DEPORTIVA .

10. RECIBE MUESTRAS DE ORINA, CONTROL FRASCOS DE

ORINA CON EXPEDIENTES CLÍNICOS

17. ENVIÓ DE REPORTES Y ARCHIVO DE RESULTADOS

14. RECIBE RESULTADOS, LOS DIGITA, ALMACENA Y

ELABORACIÓN DE REPORTES

15. REVISAR, FIRMAR Y SELLAR, PARA ENTREGAR A

AUTORIDADES

16.RECIBE TÉCNICO PARA, REGISTRO DE DATOS Y

CUSTODIA.

FIN

NO

SI

11.SE REALIZAN LOS ANALISIS EN ORINA CON PRUEBAS

RAPIDAS DE DETECCCION DE DROGAS

SI

NO

6.SE PROCEDE A LA TOMA DE MUESTRA DE ORINA SEGÚN

PARAMETROS INTERNACIONALES

NO

9.TRASLADA MUESTRA DE ORINA AL LABORATORIO DE

TOXICOLOGIAA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento : Pruebas de control a usuarios de programas de Rehabilitación

Propósito del Procedimiento: Realizar pruebas de control a personas que están en programas de rehabilitación ya sea ambulatorios o residenciales.



1 Director

Recibe solicitud de la institución interesada, hace la programación y margina a asistente administrativa para confirmaciones.

2 Técnicos

El usuario llega a las instalaciones de la Dirección de Toxicología a realizarse la prueba de control. Se les entrevista.

3 Técnicos Realiza la prueba de alcotest.

4 Técnicos

Si la prueba de alcotest da un resultado (-), se le cuantifica e imprime un ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento.

5 Técnicos Si la prueba de alcotest no da un resultado (+) se sigue con el procedimiento.

6 Técnicos de laboratorio

Recibe las muestras de orina con los respectivos expedientes, se revisa que coincidan los números de los frascos con dichos expedientes clínicos.


Se realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas.


Si la prueba rápida da un resultado (+) está se cuantifica en el aparato screenreader. Y se congela la muestra de orina.


Si la prueba no da un resultado (-) el procedimiento finaliza


A cada expediente clínico, se le colocan los resultados obtenidos.


Recibe los resultados, los digita y almacena en la base de datos, hace un reporte escrito con original y copia al director que solicito la prueba y a las autoridades del MJSP.

12 Director Revisa, firma y sella los reportes.

13 Técnico encargado de Estadística

Recibe Informe del técnico que realizó el dopaje, consolida registro de datos y custodia documentación.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1.RECIBE SOLICITUD Y ELABORA PROGRAMACIÓN.

2. LLEGA A INSTALACIONES DE LA DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA

DESCRIPCION DEL PROCESO : PRUEBAS DE CONTROL A USUARIOS DE PROGRAMAS DE REHABILITACIÓN

CLAVE: MP -DT-004

4.-SI LA PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE CUANTIFICA Y CONTINUA

CON EL PROCEDIMIENTO


5.SI PRUEBA DE ALCOTEST NO ES (+) SE CONTINUA EL

PROCEDIMIENTO

11-RECIBE RESULTADOS, LOS DIGITA, ALMACENA Y

ELABORACIÓN DE REPORTES

6- RECIBE MUESTRAS DE ORINA, CONTROL FRASCOS DE ORINA CON

EXPEDIENTES CLÍNICOS

PRUEBAS RÁPIDAS PARA DETECTAR DROGAS

8-SI LA PRUEBA DA RESULTADO (+), SE CUANTIFICA Y SE CONGELA

MUESTRA DE ORINA

10. A CADA EXPEDIENTE CLINICO SE LE COLOCA LOS RESULTADOS

OBTENIDOS

A

12-REVISAR, FIRMAR Y SELLAR, PARA ENTREGAR A AUTORIDADES

FIN

13.ARCHIVO DE DOCUMENTACION

SI

NO

SI

NO

3.REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST

7.REALIZA LOS ANALISIS EN ORINA CON PRUEBAS RAPIDAS DE

DETECCION DE DROGAS

A

9. LA PRUEBA DA RESULTADO NEGATIVO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en centros escolares públicos y privados.

Propósito del Procedimiento: Proporcionar a los jóvenes la información necesaria sobre alcohol y otras drogas para prevenir su uso.



1 Director

Recibe solicitud de la institución interesada, programa y margina a asistente.

2 Técnicos

Se programa con la institución educativa el programa, se definen seis etapas, 1 con los maestros, 1 con los padres de familia y 4 con los jóvenes, (por cada evento se saca una lista de asistencia), dicha lista se entrega al técnico responsable de llevar los registros de este rubro, al final de cada mes se le entrega el dato a la asistente.


Recibe al final de cada mes dato de la cantidad de jornadas realizadas, para elaborar y enviar reportes a autoridades del MJSP y planificación.

4 Director Revisa, firma y sella reportes.

5 Técnico encargado de Estadísticas

Recibe informes y listas del técnico que realiza capacitación, consolida registros y custodia documentación

6 Asistente Administrativa Envía reportes de resultados, y los guarda en un archivo físico.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1 -RECIBE SOLICITUD Y ELABORA PROGRAMACIÓN

2-JORNALIZA CON INSTITUCIÓN, SE TRABAJA EN 6 ETAPAS, SE ELABORA

LISTA DE ASISTENCIA POR ETAPA.

3-RECIBE DATOS LOS DIGITA, ALMACENA Y ELABORA

REPORTES PARA AUTORIDADES Y PLANIFICACIÓN

DESCRIPCION DEL PROCESO : TRANSMISIÓN DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO EN DROGODEPENDENCIAS EN CENTROS ESCOLARES PÚBLICOS Y PRIVADOS.

CLAVE: MP -DT-005

4-REVISA, FIRMA Y SELLA PARA ENTREGAR A AUTORIDADES

5-RECIBE INFORMES PARA REGISTRO DE DATOS Y CUSTODIA.


FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en Instituciones Gubernamentales

Propósito del Procedimiento: Proporcionar a los empleados la información necesaria sobre uso, abuso y dependencia de alcohol y otras drogas.



1 Director

Recibe solicitud de la institución interesada, programa y margina a asistente.

2 Técnicos

Se realiza la capacitación al personal en 4 etapas, por cada evento se elabora una lista de asistencia, dicha lista se entrega al técnico responsable de llevar los registros de este rubro, al final de cada mes se le entrega el dato a la asistente.


Recibe al final de cada mes dato de la cantidad de jornadas realizadas, para elaborar y enviar reportes a autoridades del MJSP y planificación.

4 Director . Revisa, firma y sella reportes

5 Técnico encargado de Estadísticas

Recibe informes y listas del técnico que realiza capacitación, consolida registros y custodia documentación


Envía reportes de resultados, y los guarda en un archivo físico.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1-RECIBE SOLICITUD Y ELABORA

PROGRAMACIÓN

2-JORNALIZA CON INSTITUCIÓN, SE TRABAJA EN 4 ETAPAS, SE ELABORA LISTA DE ASISTENCIA POR

ETAPA.

3-RECIBE DATOS LOS DIGITA, ALMACENA Y

ELABORA REPORTES PARA AUTORIDADES Y PLANIFICACIÓN.

DESCRIPCION DEL PROCESO : TRANSMISIÓN DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO EN DROGODEPENDENCIAS EN INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES

CLAVE: MP -DT-006

4-REVISA, FIRMA Y SELLA PARA ENTREGAR A

AUTORIDADES

5-RECIBE INFORME PARA REGISTRO DE DATOS Y

CUSTODIA


FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Atención a personas afectas a drogas

Propósito del Procedimiento: Dar tratamiento temprano para un mejor diagnóstico y pronostico



1 Director Recibe solicitud y remite paciente con responsable.

2 Profesional en salud mental

Hace la programación, desde su inicio se le realiza la prueba toxicológica, si el paciente se hace acompañar de familiar también es entrevistado, se hace un diagnóstico inicial y un plan, a través de una evaluación psiquiátrica en 2 a 3 seguimientos, que varían de 1 a 2 semanas según el caso.


El usuario llega a las instalaciones de la Dirección de Toxicología a realizarse la prueba antidopaje, se les entrevista

4 Técnicos de laboratorio Realización de prueba alcotest

5 Técnicos de laboratorio Si la prueba de alcotest da un resultado(+), se le cuantifica e imprime un ticket para enviar el dato con los resultados, se sigue con el procedimiento

6 Técnicos de laboratorio Si la prueba de alcotest no da un resultado (+) se sigue con el procedimiento.


Recibe la muestra de orina con el respectivos expediente, se revisa que coincidan el números de lo frasco con el expediente clínico de antidopaje.

8 Técnicos de laboratorio Se realizan los análisis en orina con pruebas rápidas de detección de drogas

9 Técnicos de laboratorio Si la prueba da un resultado (-) el procedimiento finaliza


Si la prueba rápida da un resultado (+) esta se cuantifica en el aparato screenreader.

11 Técnicos de laboratorio Al expediente de prueba antidopaje, se le colocan los resultados obtenidos.

12 Técnicos de laboratorio En un libro del laboratorio exclusivo para este servicio se anota nombre del paciente, fecha y resultados de prueba antidopaje y se le entrega expediente de prueba con resultados al profesional en salud mental.

13 Profesional en salud mental

Al finalizar las 4 intervenciones se hace un replanteamiento del plan para derivarlo a las diferentes instituciones que brindan atención o atención particular por si es requerido para tratamiento farmacológico, las pruebas toxicológicas se realizan de forma aleatoria durante el tratamiento, el profesional de salud mental digita historial y es el responsable de la custodia de los expedientes.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1-RECIBE SOLICITUD Y ELABORA PROGRAMACIÓN

PARA ATENDER A PACIENTE. CON RESPONSABLE

2-USUARIOS SE ENTREVISTA CON PROFESIONAL EN SALUD

MENTAL

3-ENTREVISTA EN LABORATORIO DE DIRECCIÓN

DE TOXICOLOGÍA

DESCRIPCION DEL PROCESO : ATENCIÓN A PERSONAS AFECTAS A DROGAS

CLAVE: MP -DT-007

5-SI LA PRUEBA DE ALCOTEST ES (+) SE CUANTIFICA


6 -SI PRUEBA DE ALCOTEST NO ES (+) SE CONTINUA EL

PROCEDIMIENTO

12-EN LIBRO DE LABORATORIO SE ANOTAN DATOS DEL PACIENTE Y

RESULTADOS DE PRUEBA, SÉ ENTREGA EXPEDIENTE A

PROFESIONAL EN SALUD MENTAL

7-RECIBE MUESTRAS DE ORINA, CONTROL FRASCOS DE

ORINA CON EXPEDIENTES CLÍNICOS

PRUEBAS RÁPIDAS PARA DETECTAR DROGAS

10 -SI PRUEBA DA RESULTADO (+), SE CUANTIFICA EN EL

SCREENREADER

11-RESULTADOS AL EXPEDIENTE DE PRUEBA ANTIDOPAJE

A

13.-PACIENTE ES INTERVENIDO POR PROFESIONAL EN SALUD MENTAL, Y

ES EL RESPONSABLE DE LA CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES

CLÍNICOS.

FIN

A

si

NO

si

NO

4.REALIZA PRUEBA DE ALCOTEST

8.SE REALIZAN LOS ANALIIS EN ORINA CON PRUEBAS

RAPIDAS DE DETECCION DE DROGAS

9. -SI PRUEBA DA RESULTADO (-), SE SIGUE CON EL

PROCEDIMIENTO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Adquisición y control de suministros

Propósito del Procedimiento: Lograr la adquisición el control de suministros necesarios para el buen funcionamiento de la Dirección



1 Técnico asignado Hace lista de insumos necesarios basado en presupuesto asignado, se la traslada al director (la compra se realiza en los meses de, Enero y Septiembre de cada año)

2 Director Recibe lista de insumos faltantes y envía nota a bodega para confirmar que no hay existencia de materiales


Recibe nota de existencia, verifica y sella nota de comprobación de no existencia y reenvía a Dirección de Toxicología.

4 Director Envía nota sellada por el Encargado de Bodega para confirmar inexistencia de producto requerido a Dirección Ejecutiva para autorización de compra.

5 Director Ejecutivo Autoriza la compra y margina a la DACI

6

Director de la DACI Lo publica en la página de Comprasal, para que los proveedores oferten o llaman a los proveedores para que oferten. Al tener las ofertas preparan una carpeta técnica (cuadro comparativo), lo remite a Toxicología

7 Director toxicología Recibe carpeta técnica, para que dé su opinión sobre los productos que han ofertados, al seleccionarlos lo envía a DACI

8 Director DACI Recibe las empresas avaladas por el Director de la Dirección de Toxicología, las trasladan al adjudicador. Se comunica con las empresas seleccionadas

9 Adjudicador Analiza la oferta, adjudica a la empresa seleccionada, y se realiza la compra.

10 Encargado de Bodega del MJSP

Recibe producto seleccionado y solicita al encargado de la Dirección de Toxicología para verificación del producto correcto.

11 Técnico asignado Verifica estado, cantidad y calidad de producto solicitado, (este se guarda en bodega) se levanta acta de recibido.

12 Director de Toxicología

Solicita el producto según su necesidad a bodega mediante una nota de requisición

13 Encargado de Bodega toxicología

Libera el insumo

14 Técnico asignado Verifica estado del insumo, cantidad y calidad y es trasladado a bodega de la Dirección de Toxicología. Y se le da entrada en un libro de control para ser utilizado según necesidades

de la dirección.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1-ELABORA LISTA DE NECESIDADES

2-.RECIBE LISTA DE FALTANTES Y ENVÍA NOTA A BODEGA

3-RECIBE NOTA DE INEXISTENCIAS, VERIFICA Y SELLA COMPROBACIÓN

DE INEXISTENCIAS

DESCRIPCION DEL PROCESO : DOPAJE DEPORTIVO

CLAVE: MP -DT-008

4-ENVÍA NOTA SELLADA POR BODEGA JUNTO CON LA SOLICITUD

5- SE AUTORIZA COMPRA Y MARGINA A DACI

11-VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD Y CANTIDAD DEL PRODUCTO, SE

LEVANTA ACTA DE ACEPTACIÓN

6-PUBLICACIÓN EN COMPRASAL, PARA QUE OFERTEN PROVEEDORES

10-SE RECIBE PRODUCTO SELECCIONADO,

7-RECIBE CARPETA TÉCNICA Y SELECCIONA PROVEEDOR

A

12- SOLICITA PRODUCTO CON NOTA DE REQUISICIÓN

FIN

8-EMPRESA AVALADAS, SON AVIADAS A ADJUDICADOR

9- ANALIZA OFERTA, FIRMA Y SELLA

A

13- LIBERA EL INSUMO SOLICITADO

14- VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO Y TRASLADO A BODEGADE

LADIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Control de estadísticas

Propósito del Procedimiento: Garantizar un buen control de almacenamiento y revisión de datos estadísticos de servicios prestados




Almacena reportes de actividades diarias realizadas


Creación de cuadros de datos mensuales y sus respectivas estadísticas, a final de mes entrega a asistente


Recibe resultado, digita y almacena en base de datos, envía a dirección.

4 Director Revisa, firma y sella reportes,

5 Asistente administrativa Envía reportes de resultados y los guarda en un archivo físico





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1-ALMACENA REPORTES DIARIOS

2- CREACIÓN DE CUADROS MENSUALES Y ESTADÍSTICOS

3- RECIBE RESULTADOS, DIGITA, ENVÍA A DIRECTOR.

DESCRIPCION DEL PROCESO : CONTROL DE ESTADÍSTICAS

CLAVE: MP -DT-009

4- REVISA, FIRMA Y SELLA REPORTES

5- ENVIÓ DE REPORTES Y GUARDA DE ARCHIVOS

FIN





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


V) DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DIA-001 Relación del Proceso: PS-DIA-01.

Procedimiento: Análisis de Requerimientos y Recopilación de Datos.

Propósito del Procedimiento: Verificar Solicitud y Recopilar información de las instancias correspondientes.

Unidad Responsable: Dirección de Información y Análisis.


1 Director Recibe y asigna solicitud de requerimientos.

2 Área Técnica Recibe y procede al análisis de requerimiento asignado por el

Director.

3 Área Técnica.

Realiza un levantamiento y búsqueda de información en los

diferentes niveles de los sistemas informáticos de las

entidades relacionadas al Ministerio de Justicia y seguridad.

4 Área Técnica. Ordena y consolida la información recopilada.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

1 Recibe y Asigna Solicitud

2.Analiza Requerimientos asignados

3.Realiza levantamiento y busqueda de Informacion

4.Ordena y Consolida información

DESCRIPCION DEL PROCESO : Análisis de Requerimientos y Recopilación de Datos

CLAVE:MP-DIA-01

Fin





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DIA-002 Relación del Proceso: PS-DIA-01

Procedimiento: Presentación del Informe.

Propósito del Procedimiento: Entregar el informe del requerimiento solicitado.



1 Área administrativa

Autentica el informe final con el sello del Departamento

Dirección de Información y Análisis (DIA), y se entrega al

Director.

2 Director Valida que la información solicitada sea la correcta.

3 Director Entrega el informe al área que solicito el requerimiento.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Autentica el informe y se entrega al Director

2.Verifica la informacion

DESCRIPCION DEL PROCESO : Presentacion de informe

CLAVE: MP-DIA-02

Fin

Informe autenticado

Informe autenticado

3.Entrega informe al solicitante





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DIA-003 Relación del Proceso: PS-DIA-01

Procedimiento: Tabulación de Datos.

Propósito del Procedimiento: Manipular de forma óptima y precisa la información recolectada.



1 Área Técnica Clasifica y Tabula la información recopilada.

2 Área Técnica. Entrega al Director el informe para su respectiva revisión y

validación.

3 Director Revisa el informe y da lineamientos de corrección de la

información.

4 Recibe y realiza correcciones.

5 Área Técnica Entrega informe corregido





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


INICIO

1. Clasifica y tabula informacion

2.Entrega al Director informe

3.Revisa el informe y da lineamientos de corrección

4.Ordena y consolida información

DESCRIPCION DEL PROCESO : Tabulación de datos

CLAVE: MP-DIA-03

Fin

Datos tabulados

Existen corecciones?

5.Recibe y realiza correcciones al informe

A

A

6.Entrega informe corregido

Informe final

No

Si





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


W) PROCEDIMIENTOS ESTANDARES

En esta sección se establecen los procedimientos estándares que desarrollan todas las unidades

organizativas de este Ministerio, por tanto se detalla a continuación los principales.

MP-PROEST-001 Relación del Proceso: Procesos Administrativos

Procedimiento: Elaboración de Plan Anual Operativo de la Unidad Organizativa (PAO)

Propósito del Procedimiento: Obtener el plan anual operativo de trabajo.

Unidad Responsable: Unidades Organizativas de MJSP


1 Director Designa Técnico encargado de elaborar PAO.

2 Director Recibe de la Dirección de Planificación, Dirección Financiera y

de DACI, los lineamientos específicos para la elaboración del

plan de trabajo anual.

3 Técnico asignado Elabora el plan de trabajo y presupuesto, de conformidad a los

lineamientos establecidos, procurando la participación

adecuada posible.

4 Director Revisa, aprueba y remite el plan anual operativo a la Dirección

de Planificación.

5 Área Administrativa. Archiva y resguarda el PAO.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

1. Asigna tecnico encargado de elaborar Plan Anual Operativo

2.Recibe lineamientos de las Direcciones

encargadas del proceso

3.Elabora PAO y presupuesto de conformidad a lineamientos

4. Revisión. aprobación y remisión de Plan de

Trabajo

DESCRIPCION DEL PROCESO : Elaboración Plan Anual Operativo

CLAVE: MP-PROEST-001

Fin

Plan de trabajo

5.Archiva PAO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Seguimiento al PAO.

Propósito del Procedimiento: Verificar el grado de cumplimiento del PAO.



1 Técnico Asignado Dan seguimiento al Plan Anual de Trabajo.

2 Área Técnica Realiza ajustes o reprogramaciones, al Plan Anual de

Trabajo (si las hubiere), comunicando a la Dirección de

Planificación, las reprogramaciones o ajustes efectuados.

3 Área Técnica En los primeros cinco días hábiles de cada mes, elabora el

reporte mensual de avance de metas y lo presenta al

Director para revisión.

4 Director Revisa y firma el reporte mensual de metas.

5 Director Realiza las correcciones al reporte de ser necesarias

6 Área Administrativa Remite a la Dirección de Planificación el reporte mensual de

metas

7 Área Administrativa Archiva el documento





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Da seguimiento al Plan Anual Operativo

2.Realiza ajustes al PAO si los hay y notifica a la


3.Elabora reporte de avances mensual de

metas

4. Revisa reporte mensual de metas

DESCRIPCION DEL PROCESO : Seguimiento Plan Anual Operativo

Fin

Plan Anual Operativo mensual

7.Archiva PAO

Existen observaciones al reporte mensual?

5.Realiza correcciones

A

Si

No

A

6.Remite reporte mensual de metas






Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración Informe de labores

Propósito del Procedimiento: Evaluar el resultado final del PAO



1 Director Recibe de la Dirección de Planificación, los lineamientos

específicos para la elaboración de la memoria de labores

2 Área Técnica Elaboran memoria de labores sobre la Gestión realizada, de

conformidad a los lineamientos establecidos por la

Dirección de Planificación Institucional

3 Director Revisa y firma nota de remisión de la memoria de labores.

4 Área Técnica Resguarda la memoria de labores





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

1.Recibe lineamientos de la Dirección de

Planificación para la presentación de memoria

de labores

2.Elabora Memoria de labores

3.Revisa y firma nota de remisión de la memoria de

labores

DESCRIPCION DEL PROCESO : Elaboración Informe de labores


Fin

Memoria de Labores

4.Archiva Memoria de

labores





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



Procedimiento: Elaboración de Plan de Compras

Propósito del Procedimiento: Unificar el procedimiento de Plan de Compra



1 Director Designa Técnico encargado de elaborar Plan de Compras de

unidad organizativa.

2 Director Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones,

los lineamientos específicos para la elaboración del Plan de

Compras para el siguiente año.

3 Técnico asignado Elabora Plan de Compras, de conformidad a los lineamientos

establecidos, procurando la participación adecuada posible.

4 Director Revisa, aprueba y remite el Plan de Compras a la Dirección

de Adquisiciones y Contrataciones.

5 Técnico asignado Archiva y resguarda el Plan de Compras de la unidad

organizativa.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Inicio

1. Asigna técnico encargado de elaborar

Plan de Compras

2.Recibir lineamientos de DACI

3.Elabora Plan de Compras de conformidad

a lineamientos

4. Revisión. aprobación y remisión de Plan de

Compras

DESCRIPCION DEL PROCESO : Elaboración de Plan de Compras


Fin

Plan de Compras

5. Archiva Plan de

Compras





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


9. ANEXO I: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS POR DIRECCIÓN

TRIBUNALES DE APELACIONES DE LA PNC

Organigrama:

PROCESO CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO

PS

-TP

A-0

1

RE

SO

LUC

ION

DE

INC

IDE

NT

ES

DE

AP

ELA

CIO

N

MP-TPA-001

Resolución del Recurso de Apelación

PS

-TP

A-0

02

DE

RO

GA

CIO

N D

E

CA

SO

S

DE

TE

RM

INA

DO

S

PO

R L

A L

EY

DIC

IPLI

NA

RIA

S

PO

LIC

IAL

MP-TPA-002

Resolución de Conflicto de Competencia





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PA

-TP

A-0

3

GE

ST

ION

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

MP-TPA-003

Gestión administrativa

ACADEMIA INTERNACIONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

Organigrama:

COORDINACIÓN

ACADEMICA

COORDINACIÓN DE

COMUNICACIONES Y

PROTOCOLO

COORDINACIÓN TECNICA

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN GENERAL GOES


PS

-IL

EA

-01

PLA

N D

E

CA

PA

CIT

AC

ION

ES

MP-ILEA-001 Planificación anual de la Capacitación

MP-ILEA-002 Admisión de Estudiantes

MP-ILEA-003 Preparación del Curso

PS

-IL

EA

-02

EJE

CIC

IÓN

DE

PLA

N D

E

CA

PA

CIT

AC

ION

ES

MP-ILEA-004 Ejecución del Curso

MP-ILEA-005 Salida de Estudiantes y Descargo de Información

PS

-

ILE

A-

03

GE

ST

IÓ

N

AD

MIN

I

ST

RA

TI

VA

MP-ILEA-006 Elaboración de Comunicado de Prensa





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-ILEA-007 Requerimiento de Combustible para ILEA

MP-ILEA-008 Requerimiento de Adquisición de Bienes y Servicios

COMISIÓN NACIONAL ANTIDROGAS

Organigrama:

SISTEMA DE INFORMACIÓN

COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

COORDINACIÓN DE AREA DE

PREVENCION DEL CONSUMO

ASISTENCIA TECNICA

COORDINACIÓN DE

PLANIFICACIÓN Y

ADMINISTRACIÓN

INVESTIGACIONES Y

ESTUDIOS

DIRECCIÓN EJECUTIVA CNA


TRATAMIENTO,

REHABILITACIÓN Y

REINSERCIÓN


CONTROL DE SUSTANCIAS


NARCOTRAFICO Y DELITOS

CONEXOS


PS

-CN

A-

DE

-01

CO

NT

RO

L

DE

SU

ST

AN

CIA

S MP-CNA-DE-

001 Remisión de Formularios Trimestrales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-CNA-DE-002

Remisión de Formularios Anuales a la Junta Internacional de Fiscalización de Estupefacientes

MP-CNA-DE-003

Participación como Experta Alterna, en el Grupo de Expertos Gubernamentales del MEM

PS

-CN

A-D

E-0

2

PR

EV

EN

CIÓ

N D

E S

US

TA

NC

IA,

TR

AT

AM

IEN

TO

Y R

EH

AB

ILIT

AC

IÓN

MP-CNA-DE-004

Certificación de Recursos Humanos como Operadores Socio Terapéuticos en Drogodependencias

MP-CNA-DE-005

Seguimiento a operadores Socio Terapéuticos en drogodependencias certificados

MP-CNA-DE-006

Definición de planes, proyectos, reglamentos, documentos técnicos, y normativas en reducción de la demanda

PS

-CN

A-D

E-0

3

NA

RC

OT

RÁ

FIC

O Y

DE

LIT

OS

CO

NE

XO

S

MP-CNA-DE-007

Remisión del Cuestionario Anual de Aplicación de las Recomendaciones de la Reunión de Jefes de los Organismos Nacionales Encargados de Combatir el Tráfico Ilícito de Drogas de América Latina y el Caribe (HONLEA) la Secretaría de los Órganos Rectores de la Oficina de la Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC).

MP-CNA-DE-008

Participación en el Grupo de Expertos para el Control del Lavado de Activos de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas de la Organización de los Estados Americanos (CICAD/OEA)

PS

-CN

A-D

E-0

4

INV

ES

TIG

AC

IÓN

Y E

ST

UD

IOS

MP-CNA-DE-009

Cuestionario del Mecanismo de Evaluación Multilateral

MP-CNA-DE-010

Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral

MP-CNA-DE-011

Participación en el Grupo de Expertos Gubernamentales (GEG) del Mecanismo de Evaluación Multilateral (MEM) de la CICAD/OEA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-CNA-DE-012

Definición de Proyectos y Gestión de Fondos para realizar Estudios

MP-CNA-DE-013

Definición de Proyectos y Gestión de Asistencia Técnica para realizar Estudios sobre Consumo de Drogas en Población Estudiantil Universitaria en modalidad online.

PA

-CN

A-D

E-0

5

CO

OR

DIN

AC

IÓN

Y C

OM

UN

ICA

CIO

NE

S

MP-CNA-DE-014

Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres dentro de las instalaciones de la DECNA/MJSP

MP-CNA-DE-015

Organización y realización de Reuniones/Eventos/Talleres fuera de las instalaciones de la DECNA/MJSP

MP-CNA-DE-016

Solicitud de Participación en Misiones Oficiales al Exterior

MP-CNA-DE-017

Cumplimiento de Requerimientos del Exterior

MP-CNA-DE-018

Solicitud de Coberturas a Eventos

MP-CNA-DE-019

Participación en reuniones (atendiendo convocatoria)

MP-CNA-DE-020

Reuniones de Miembros de la CNA

PA

-CN

A-D

E-0

6

SIS

TE

MA

DE

INF

OR

MA

CIÓ

N MP-CNA-DE-

021 Mantenimiento y Actualización de sitio Web

MP-CNA-DE-022

Apoyo Técnico Informático





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PA

-CN

A-D

E-0

7

AS

IST

EN

CIA

JU

RID

ICA

MP-CNA-DE-023

Seguimiento del Mecanismo de Evaluación Multilateral

MP-CNA-DE-024

Apoyo Técnico Jurídico

PA

-CN

A-D

E-0

8

AD

MIN

IST

RA

CIÓ

N Y

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N

MP-CNA-DE-025

Manejo del Fondo circulante de Caja chica

MP-CNA-DE-026

Informe de Descuento de Renta e IVA

MP-CNA-DE-027

Manejo de Cuentas de la CNA

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO

Organigrama:

UNIDAD DE

PROTOCOLO

UNIDAD DE PRENSA

DIRECCIÓN DE

COMUNICACIONES Y

PROTOCOLO





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



PS

-DC

P-0

1

CO

BE

RT

UR

A

PE

RIO

DIS

TIC

A D

E

EV

EN

TO

S

INS

TIT

UC

ION

ALE

S

PS-DCP-001 Cobertura periodística de eventos

PS-DCP-002 Edición de Noticiero

PS

-DC

P-0

2

MO

NIT

OR

EO

DE

ME

DIO

S D

E

CO

MU

NIC

AC

IÓN

PS-DCP-003 Monitoreo de medios de comunicación escrita

PS-DCP-004 Monitoreo de medios de comunicación televisivos

PS

-DC

P-0

3

PO

LIT

ICA

S D

E

CO

MU

NIC

AC

IÓN

INS

TIT

UC

ION

AL

PS-DCP-005 Conferencia de prensa

PS-DCP-006 Gestión de entrevistas

PS

-DC

P-0

4

MO

NT

AJE

DE

EV

EN

TO

S

PS-DCP-007 Montaje de eventos

PA

-DC

P-0

5

GE

ST

IÒN

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Procesos Estándares





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL

Organigrama:

DFI-MJSP/USEFI SECRETARIA DE ESTADO

DIRECCIÓN FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE

MIGRACIÓN

UFI UTE UFI ANSP

USEFI DGCP

USEFI PNC

RELACIÓN DE MANDO DIRECTO

RELACIÓN FUNCIONAL

UNIDADES DECENTRALIZADAS


PS

-DF

-01

FO

RM

ULA

CIO

N D

E

PR

ES

UP

UE

ST

O

MP-DF-001 Formulación del Presupuesto Institucional

MP-DF-002 Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) GOES

PS

-DF

I-02

EJE

CU

CIO

N D

E P

RE

SU

PU

ES

TO

MP-DF-003 Pago de Remuneraciones (GOES)

MP-DF-004 Pago de Bienes y servicios (GOES)

MP-DF-005 Modificaciones presupuestarias GOES

MP-DF-006 Proyección de Ingresos y Egresos FAES (PEP FAES)

MP-DF-007 Pago de remuneraciones (FAES)

MP-DF-008 Pago de bienes y servicios (FAES)





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DF-009 Modificaciones a proyecciones FAES

MP-DF-010 Registro de ingresos FAES

PA

-DF

I-03

PLA

NIF

ICA

C

ION

AN

UA

L

MP-DFI-011 Plan Anual

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN

Organigrama:

Asistencia Técnica

Dirección de

Planificación y Gestión

PROCESO

CLAVE NOMBRE DE PROCEDIMIENTO

PS

- D

PG

-01

For

mul

ació

n y

Ges

tión

de

Pro

yect

os d

e

For

tale

cim

ient

o

Inst

ituci

onal

MP-DPG-001 Formulación de Perfiles de Proyectos.

MP-DPG-002 Administración de Proyectos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PS

- D

PG

-02

Pla

nific

ació

n y

desa

rrol

lo In

stitu

cion

al

MP-DPG-003 Elaboración y Aprobación del Plan Operativo Institucional

MP-DPG-004 Seguimiento Plan Operativo Institucional

MP-DPG-005 Elaboración de Plan Estratégico Institucional

MP-DPG-006 Seguimiento Plan Estratégico Institucional

MP-DPG-007 Modificaciones al Plan Estratégico Institucional

MP-DPG-008 Establecimiento y seguimiento de Indicadores de Gestión Institucional.

PS

- D

PG

-03

Ela

bora

ción

y

divu

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ión

de

Pol

ítica

s,

Est

rate

gias

Inst

ituci

onal

es

MP-DPG-009 Elaboración, Revisión y actualización de Documentos Administrativos Institucionales

MP-DPG-010 Elaboración y Publicación de Memoria de Labores

MP-DPG-011 Coordinación y Seguimiento al Sistema de Unificación de Estadísticas de Homicidios

PA

- D

PG

-04

Ges

tión

de la

Cal

idad

y M

ejor

a

Con

tinua

MP-DPG-012 Aplicación de Herramientas de Calidad

MP-DPG-013 Evaluación de la aplicación de Herramientas de Calidad

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

Organigrama:

UNIDAD DE AUDITORIA

DE PROYECTOS

UNIDAD DE AUDITORIA

FINANCIERA Y

OPERATIVA

DIRECCIÓN DE

AUDITORIA INTERNA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



PS

-DIA

-01

Aud

itoria

Ope

rativ

a

MP-DAI-001 Fase de la planificación Auditoría operativa

MP-DAI-002 Fase de Ejecución Auditoría operativa

MP-DAI-003 Fase de informe Auditoría operativa

PS

-DIA

-02

Aud

itorí

a F

inan

cier

a

MP-DAI-004 Fase de la planificación de la Auditoría financiera

MP-DAI-005 Fase de Ejecución Auditoría financiera

MP-DAI-006 Fase de informe Auditoría financiera

PS

-DIA

-03

Aud

itoria

Pro

yect

os

MP-DAI-007 Fase de la planificación de la Auditoria Proyectos

MP-DAI-008 Fase de Ejecución Auditoria Proyectos

MP-DAI-009 Fase de informe Auditoria Proyectos

PS

-DIA

-04

Exá

men

es E

spec

iale

s

Ges

tión

Adm

inis

trat

iva

MP-DAI-010 Planificación de Examen especial

MP-DAI-011 Fase de ejecución del examen especial

MP-DAI-012 Fase del informe del examen especial

PA

-DIA

-05

Ges

tión

Adm

inis

trat

iva

MP-DAI-013 Plan anual operativo de la DAI

MP-DAI-014 Seguimiento al POA

MP-DAI-015 Memoria de labores de la DAI

PA

-DIA

-06

Ver

ifica

ción

de

Act

ivos

y

Cum

plim

ient

o

a

reco

men

daci

o

nes

MP-DAI-016 Verificaciones físicas de inventarios, bienes y valores

MP-DAI-017 Seguimiento a recomendaciones Anteriores





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


OFICINA DE INFORMACIÓN Y RESPUESTA

Organigrama:

ÁREA TÉCNICA ARCHIVO

OFICINA DE

INFORMACIÓN Y

RESPUESTA


PS

-OIR

-01

Ges

tión

del A

cces

o a

la

Info

rmac

ión

MP-OIR-001 Orientación para la Formulación de Solicitudes de Información Pública

MP-OIR-002 Atención de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

MP-OIR-003 Tramite de Solicitudes de Información Pública recibidas en el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

PA

-OIR

-02

Ges

tión

Adm

inis

trat

iva

MP-OIR-004

Recepción de documentos transferidos por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.

MP-OIR-005

Solicitud de documentos para consulta por los Encargados de los Archivos de Gestión al Encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


UNIDAD DE GÉNERO

Organigrama:

Coordinación de Unidad

de Genero

Área Técnica Área Administrativa


PS

-UG

-01

Sen

sibi

lizac

ión

y de

sarr

ollo

de p

roye

ctos

con

pers

pect

iva

de g

éner

o MP-UG-001 Revisión de normativas con perspectiva de género

MP-UG-002 Sensibilización, desarrollo de proyectos y capacitación

MP-UG-003 Sistema Nacional de Datos y Estadísticas e Información de Violencia contra las mujeres

PS

-UG

-02

Ges

tión

Adm

inis

trat

iva

MP-UG-004 Participación en reuniones, talleres, foros y otros eventos relacionados al trabajo que se ejerce en tema de Género, a nivel nacional e Internacional.

MP-UG-005 Seguimiento a enlaces de Género Institucionales.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


UNIDAD DE SEGURIDAD

UNIDAD DE LOGISTICA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA DIRECION GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS

UNIDAD DE PLANIFICACION

UNIDAD DE COMUNICACIONES

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD OPERATIVA

UNIDAD JURIDICA

CENTRO INTERMEDIO ILOBASCO

CENTRO INTERMEDIOTONACATEPEQUE

ORGDGCI01

DIRECCION GENERALDE CENTROS

INTERMEDIOS

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS INTERMEDIOS

Organigrama:





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



PS

-DG

CI-

-01

DE

SA

RR

OLL

O D

E P

RO

GR

AM

AS

DE

RE

INS

ER

CIO

N

MP-DGCI-001 Formación Vocacional

MP-DGCI-002 Asistencia Espiritual

MP-DGCI-003 Deporte y Sano Esparcimiento

MP-DGCI-004 Capacitaciones

MP-DGCI-005 Integración Familiar

PS

-DG

CI-

-02

CO

BE

RT

UR

A

ED

UC

AT

IVA

MP-DGCI-006 Formación Educativa

PS

-DG

CI-

-03

AT

EN

CIO

N Y

AS

ES

OR

IA L

EG

AL

MP-DGCI-007 Asistencia y Acompañamiento Jurídico a la Población Interna

MP-DGCI-008 Asistencia Legal a la Dirección General

PS

-DG

CI-

-04

GE

ST

ION

DE

PR

OY

EC

TO

S

MP-DGCI-009 Proyectos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PS

-DG

CI-

-05

SU

PE

RV

ISIO

N Y

SE

GU

RID

AD

MP-DGCI-010 Custodia y Acompañamiento al Tratamiento Integral de la Población Interna

PA

-DG

CI-

-06

PLA

NIF

ICA

CIO

N

MP-DGCI-011 Desarrollo, Seguimiento y Supervisión de Plan Anual Operativo

PA

-DG

CI-

-07

GE

ST

ION

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

MP-DGCI-012 Administración de Recursos Materiales

MP-DGCI-013 Administración de Recursos Humanos

PA

-DG

CI-

-08

GE

ST

ION

DE

CO

MU

NIC

AC

ION

ES

MP-DGCI-014 Comunicaciones





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN GENERAL EJECUTIVA

Organigrama:

DIRECCIÓN GENERAL

EJECUTIVA

FONDO CIRCULANTE

(SECRETARÍA DE

ESTADO)

DIRECCIÓN DE

LOGÍSTICA

DIRECCIÓN DE

INGENIERÍA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS

DIRECCIÓN DE

ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES


PS

-DG

E-0

01

GE

NT

ION

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

MP-DGE-001 Monitoreo y Seguimiento Administrativo de las Unidades y Direcciones que coordina la Dirección Ejecutiva

MP-DGE-002

Proposición de políticas y acciones administrativas, financieras y económicas a las máximas autoridades para el logro de los objetivos institucionales.

PA

-DG

E-0

2

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

EL

FO

ND

O C

IRC

ULA

NT

E

MP-DGE-FC003

Erogación de Fondos Urgentes

MP-DGE-FC004

Cancelación pagos con Cooperación Externa





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Organigrama:


PS

-DA

CI-

01

AD

QU

ISIC

ION

PO

R L

ICIT

AC

ION

MP-DACI-001 Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Licitación

PS

-DA

CI-

02

AD

QU

ISIC

ION

PO

R L

IBR

E

GE

ST

ION

MP-DACI-002 Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Libre Gestión

PS

-DA

CI-

03

AD

QU

ISIC

ION

PO

R

CO

NT

RA

TA

CIO

N

DIR

EC

TA

MP-DACI-003 Adquisición de Bienes, Obras, y Servicios bajo la Modalidad de Contratación Directa

COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES

Y CONTRATACIONES

INSTTITUCIONAL

ÁREA DE

LICITACIÓN ÁREA JURIDICA

ÁREA DE

REGISTRO DE

CONTRATOS

ÁREA DE LIBRE GESTIÓN

ÁREA DE SEGUIMIENTO

AL PLAN DE COMPRAS

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES

Y CONTRATACIONES

INSTTITUCIONALES





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PA

-DA

CI-

04

GE

ST

ION

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Y L

EG

AL

MP-DACI-004 Ingreso, Distribución y Procesamiento de Garantías de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

MP-DACI-005 Recepción de facturas y tramites de entrega de quedan para proveedores

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Organigrama:

CLÍNICA EMPRESARIAL

UNIDAD DE DESARROLLO

DE PERSONAL

UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN SIRI

UNIDAD DE RELACIONES

LABORALES

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN DE

PERSONAL


PS

-DR

H-0

1

Ges

tión

de

Con

trat

ació

n MP-DRH-001 Reclutamiento, selección y contratación de personal

MP-DRH-002 Levantamiento de Expediente





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PS

-DR

H-0

2

Pla

nilla

s MP-DRH-003 Elaboración de Planillas para nuevo empleado

MP-DRH-004 Pago de salarios

PS

-DR

H-0

3

Des

arro

llo d

e pe

rson

al

MP-DRH-005 Identificación de necesidades de capacitación.

MP-DRH-006 Gestión de Capacitaciones

MP-DRH-007 Capacitación de personal

PA

-DR

H-0

4

Cer

tific

ació

n de

doc

umen

tos

MP-DRH-008 Certificación de Documentos

MP-DRH-009 Elaboración de constancias de tiempo de servicio

MP-DRH-010 Elaboración de constancia de salario

PA

-DR

H-0

5

Rel

acio

nes

Labo

rale

s MP-DRH-011 Personal de prácticas laborales

MP-DRH-012 Feria de salud y economía





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

Organigrama:

DIRECCIÓN DE

LOGÍSTICA

UNIDAD DE

TRANSPORTE

UNIDAD DE

SERVICIOS

GENERALES

UNIDAD DE

SEGURIDAD

UNIDAD DE

COMBUSTIBLE

UNIDAD DE

BODEGA

UNIDAD DE

ACTIVO FIJO


PS

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L

MP-DL-UC-001 Compra, Recepción y Custodia de cupones de combustible

MP-DL-UC-002 Autorización y Distribución de cupones de combustible

MP-DL-UC-003 Control del consumo de cupones de combustible

MP-DL-UC-004 Registro contable del gasto de cupones de combustible

PS

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AL

MP-DL-UC-005 Ingreso de visitas a Despacho.

MP-DL-UC-006 Recepción de correspondencia (personal e institucional)

MP-DL-UC-007 Control de Entradas y Salidas de Vehículos de la Institución

MP-DL-UC-008 Supervisión del servicio de Seguridad Institucional





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PS

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-03

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MP-DL-UC-009 Recepción de Materiales a bodega Institucional

PS

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ITU

CIO

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MP-DL-UC-010 Solicitud de transporte

MP-DL-UC-011 Mantenimiento Oportuno a los vehículos del Ministerio

MP-DL-UC-012 Control de consumo de combustible

MP-DL-UC-013 Gestión de Trámites de Seguros de vehículos Institucionales

PS

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-05

SE

RV

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GE

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MP-DL-UC-014 Aseo y limpieza en las oficinas de la Secretaria de Estado

MP-DL-UC-015 Recepción, Control y Distribución de agua purificada

PS

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AC

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IJO

MP-DL-UC-016 Recepción de Bienes

MP-DL-UC-017 Registro y Codificación de Bienes

MP-DL-UC-018 Verificación de Bienes

MP-DL-UC-019 Descargo de Bienes





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN DE INGENIERÍA

Organigrama:

DIRECCIÓN DE

INGENIERÍA

ÁREA DE

FORMULACIÓN DE

PROYECTOS,

TOPOGRAFIAS Y

SUPERVISIÓN

ÁREA DE

ARQUITECTURA

ÁREA DE

PRESUPUESTO Y

ANÁLISIS DE PRECIOS

UNITARIOS

ÁREA DE

ELECTRICIDAD

UNIDAD DE

MANTENIMIENTO


PS

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MP-DI-001 Evaluación de proyectos infraestructura.

MP-DI-002 Formulación de proyectos.

MP-DI-003 Supervisión de proyectos.

PA

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MP-DI-004 Reparación y requerimiento de materiales para mantenimiento de edificio MJSP.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN GENERAL DE PREPAZ

Organigrama:

DIRECCIÓN GENERAL

PREPEAZ

SUB - DIRECCIÓN

GENERAL PREPEAZ

DIRECCIONES

DEPARTAMENTALES

UNIDAD DE

COORDINACIÓN

INTERSECTORIAL

UNIDAD DE EJECUCIÓN

TERRITORIAL

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE

PLANIFICACIÓN

UNIDAD DE

CAPACITACIONES

UNIDAD DE

PROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA

UNIDAD DE GESTIÓN

DE PROYECTOS

PRODUCTIVOS


PS

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MP-DGPV-001 Elaboración de Programas de Prevención para su implementación

MP-DGPV-002 Elaboración de propuesta de Prevención para gestión Nacional e Internacional.

MP-DGPV-003 Implementación de proyectos/programas





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PS

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PV

-02

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Dep

arta

men

tal MP-DGPV-004

Apoyo a la Conformación de Concejos Municipales y Comunitarios de Prevención

MP-DGPV-005 Elaboración de diagnósticos

MP-DGPV-006 Implementación del Programa de Prevención como resultado de los Diagnósticos.

PA

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PV

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MP-DGPV-007 Elaboración del Plan de Trabajo de las Departamentales de la Dirección de Pre-Paz.

MP-DGPV-008 Elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Pre-Paz

PA

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PV

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Cap

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MP-DGPV-009 Realización de proceso de capacitación al personal de Pre-Paz.

MP-DGPV-010 Realización de proceso de capacitación para la formación de Mentores.

PA

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MP-DGPV-011

Control y distribución de cupones de Combustible asignados a cada vehículo y/o motocicleta de PREPAZ, entregados por la Unidad de Combustible Institucional.

MP-DGPV-012 Ejecución de Fondo Circulante

MP-DGPV-013 Asignación de Transporte

MP-DGPV-014 Control de Inventario y Entrega de Insumos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS

Organigrama:

ASESORÍA

JURÍDICA

CENTRO DE

ATENCIÓN DE

LLAMADAS 123

ASESORÍA

PSICOLÓGICA

ASESORÍA

SOCIAL

DIRECCIÓN DE

ATENCIÓN A VÍCTIMAS


PS

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MP-DAV-001 Asesoría legal

MP-DAV-002 Asesoría social

MP-DAV-003 Atención Psicológica.

PS

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MP-DAV-004 Elaboración de Programas

PS

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MP-DAV-005 Elaboración de Proyectos

PS

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TIC

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MP-DAV-006 Elaboración de Diagnósticos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


PS

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MP-DAV-007 Gestión de Cooperación

PS

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MP-DAV-008 Atención Telefónica

PS

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A

MP-DAV-009 Gestión Administrativa


Organigrama:


ÁREA

ADMINISTRATIVA

INDICE LEGISLATIVO

Y BIBLIOTECA

SECCION DE

AUTENTICAS

ASUNTOS JURÍDICOS

EXTERNOS

ASUNTOS JURÍDICOS

INTERNOS





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



PS

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MP-DJ-001 Elaboración de acuerdos de conmutación de pena

MP-DJ-002 Elaboración de resoluciones de recursos de apelaciones de sociedades que prestan servicio de seguridad privada

MP-DJ-003 Elaboración de proyectos de leyes, reglamentos y tratados, así como proyectos de reformas a los mismos.

PS

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MP-DJ-004 Elaboración de Acuerdos y Resoluciones Ministeriales

MP-DJ-005

Revisión jurídica legal de actos jurídicos como, convenios, pasaportes especiales y demás instrumentos de los que se derivan derechos y obligaciones a cargo de la Secretaría de Estado.

MP-DJ-006

Emitir una opinión jurídica legal acerca de temas requeridos en temas concernientes temas de interés nacional e internacional derivados de proyectos de esta Secretaría de Estado

PS

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MP-DJ-007 Revisión de solicitud y remisión de traslado de condenados a su país de origen para el cumplimiento de la pena.

MP-DJ-008 Trámite de Suplicatorio Internacional

MP-DJ-009 Auténtica de firmas para certificación de firmas de la Corte Suprema de Justicia y otras Instituciones





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCION DE INFORMATICA Y

DESARROLLO TECNOLOGICO

DATA CENTER Y

COMUNICACIONES

SOPORTE TECNICOY HELP DESK

DISEÑO GRAFICO

ADMINISTRADOR DE

BASES DE DATOS

DESARROLLO DE

SISTEMAS

CENTRO DE COPIAS

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MP-DJ-010 Prestamos de bibliografía y de índice de legislación

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO TECNOLÓGICO

Organigrama:


PS

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01

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MP-DI-001 Creación de cuenta de correo electrónico

MP-DI-002 Solicitud de traslado de Equipo

MP-DI-003 Instalación de Equipo Informático

MP-DI-004 Préstamo de equipo





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MP-DI-006 Solicitud de Revisión de Computadoras

MP-DI-007 Solicitud de Revisión de Impresores

MP-DI-008 Actualización de Antivirus

MP-DI-009 Configuración de Cuenta de Correo Electrónico

MP-DI-010 Instalación de Software

MP-DI-011 Mantenimiento Preventivo de Impresores

PS

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MP-DI-005 Mantenimiento preventivo de Computadora

MP-DI-012 Desarrollo de Sistemas

DIRECCIÓN DE TOXICOLOGÍA

Organigrama:

DIRECCIÓN DE

TOXICOLOGÍA

ÁREA MÉDICA ÁREA DE

LABORATORIO

ÁREA

ADMINISTRATIVA





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013



PS

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MP-DT-001 Dopaje en carretera, diurnos, nocturnos y periodos vacacionales

PS

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S MP-DT-002 Dopaje Institucional

MP-DT-003 Dopaje deportivo

MP-DT-004 Pruebas de control a usuarios de programas de Rehabilitación

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MP-DT-005 Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en centros escolares públicos y privados.

MP-DT-006 Transmisión del conocimiento científico en drogodependencias en Instituciones Gubernamentales

PS

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MP-DT-007 Atención a personas afectas a drogas

PA

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MIN

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A

MP-DT-008 Adquisición y control de suministros

MP-DT-009 Control de estadísticas





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


DIRECCIÒN DE INFORMACIÒN Y ANÀLISIS

Organigrama:


PS

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ad MP-DIA-001

Análisis de Requerimientos y Recopilación de Datos.

MP-DIA-002 Presentación del Informe.

MP-DIA-003 Tabulación de Datos





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


10. ANEXO II: NORMA ANSI PARA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS DE

PROCEDIMIENTOS

Símbolo Significado Aplicación.

Inicio o fin de un

procedimiento

Se usa siempre para indicar el

inicio y el fin del procedimiento

Actividad u Operación

Indica el desarrollo de una

actividad. En el interior se

describe dicha actividad

mediante una frase breve

iniciada por un verbo a tiempo

presente en tercera persona de

singular.

Generación de Documento

Cuando se genera un

documento se debe anotar el

título del documento en la

redacción, ejemplo: Plan

Operativo 2012, Manual de uso

de Sistema de Información.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Decisión

Representa la decisión entre

dos posibilidades de acción.

Conector de páginas en la

misma pagina

Indica la decisión a otra

operación del procedimiento,

dentro de la misma hoja.

Anotar con un número

ordenado y secuencial en su

interior que se repite en la

actividad con la que se conecta

la actividad.

Flujo de flechas

Seleccionando un sentido,

indica la secuencia de la

actividad en el procedimiento.

Entrada a archivo físico

Se usa para señalar que un

documento es guardado en un

archivo físico.

Conector fuera de pagina

Indica la interrupción del

procedimiento y su

continuación en otra página.

Este se utiliza en

procedimientos muy extensos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


Almacenamiento en medio

Magnético

Se utiliza cuando se archiva en

un medio magnético removible.

Almacenamiento en base

de datos

Se usa para indicar el

almacenamiento directamente

a una base de datos en un

disco duro fijo o servidor.

Captura

Indica la introducción de datos

en una computadora.

Consulta en pantalla

Usados para señalar una

consulta efectuada a través de

un sistema informático.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


11. ANEXO III: GLOSARIO TECNICO

ACCIÓN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. ACCIÓN PREVENTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. ACTIVIDAD. Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una función determinada.

Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. ALTA DIRECCIÓN. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. AMBIENTE DE TRABAJO. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Se refiere al lugar en el cual tiene validez el documento con la enunciación de las áreas que lo aplican.

AUTORIDAD. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. CALIDAD. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CALIBRACIÓN. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. CAPACIDAD DE UNA ENTIDAD. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. CLIENTE. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. COMPETENCIA. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. CONCESIÓN. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


CONFIRMACIÓN METROLÓGICA. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. CONTROL DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CONVENIENCIA. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. CORRECCIÓN. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. DIAGRAMA DE FLUJO. Representación en forma gráfica de la secuencia lógica que siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las unidades administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Mediante símbolos convencionales se presenta la secuencia de cada una de las actividades por las que atraviesa una forma en sus diferentes tantos, y a través de los diversos puestos y/o unidades administrativas desde que se origina hasta que se archiva.

DISEÑO Y DESARROLLO. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. DOCUMENTO. Información y su medio de soporte. EFECTIVIDAD. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. EFICACIA. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. EQUIPO DE MEDICIÓN. Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición. ESPECIFICACIÓN. Documento que establece requisitos. ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


FORMALIZAR. Legalizar internamente los documentos para hacerlos oficiales en su aplicación y observancia.

FUNCIÓN. Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico-administrativas.

FUNCIÓN DE UNA ENTIDAD. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad. GESTIÓN. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. GUÍA. Documento que contienen la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos técnico-administrativos.

HABILIDAD. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad. INFRAESTRUCTURA. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. INSTRUCTIVO. Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones a que debe sujetarse la realización de una actividad o trabajo.

MANUAL. Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una organización.

MANUAL DE LA CALIDAD. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Medio o instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica, las actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad. En ellos se describen, además, las diferentes unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participación.

MAPA DE PROCESOS. Es la representación gráfica de uno o más procesos que contribuyen de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un servicio o un producto. El servicio o producto puede ser para uso interno de otra unidad dentro de la organización, o externo, para uso o disfrute de la ciudadanía.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. METODOLOGÍA. Disposición lógica de los pasos tendentes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado.

NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito NORMA. Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen.

OBJETIVO. Es el fin que se pretende alcanzar hacia el cual se orientarán todas las acciones de la organización.

OBJETIVO DE LA CALIDAD. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. OPERACIÓN. Cada una de las acciones físicas o mentales, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o tarea determinada. Es la división mínima del trabajo administrativo.

PARTE INTERESADA. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. POLÍTICA. Criterio de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones en el ámbito.

POLÍTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. PROCEDIMIENTO. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. PROCESO. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: - Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. PRODUCTO Y/O SERVICIO. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. PUESTO. Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante, en determinadas condiciones de trabajo.

REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. REQUISITO. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. RESPONSABILIDAD. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. REVISIÓN. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. RIESGO. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.





Fecha de Emisión:

DICIEMBRE/2013


SIMBOLOGÍA. Conjunto de símbolos convencionales empleados para la representación gráfica de una actividad y/o concepto.

SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA. Proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos o trámites administrativos. SISTEMA. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. TRAZABILIDAD. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Órgano que tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de los demás de la institución.

VALIDACIÓN. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. VERIFICACIÓN. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. VERIFICACIÓN (METROLÓGICA). Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de medición y los requisitos metrológicos del cliente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE ESTADO

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