MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES.

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN.

FECHA DE ACTUALIZACIN: DICIEMBRE 2012.

Nombre del rea o Unidad Administrativa.

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FECHA DE ELABORACIN:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.

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FECHA DE ACTUALIZACIN:


NDICE:

Pgina

I. INTRODUCCIN; 4

II. MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO; 5

III. GLOSARIO; 7

IV. OBJETO; 11

V. POLTICAS GENERALES; 12

VI. PROCEDIMIENTOS; 13

VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS; 526

VIII. CONTROL DE CAMBIOS, y 747

TRANSITORIOS. 749


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I. INTRODUCCIN.- De conformidad con lo dispuesto en el artculo 11 fraccin XVII del Reglamento Interior del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa (INEGI) y en apego a lo sealado en los Lineamientos para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos del INEGI, se formul el presente Manual de Procedimientos de la Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGARMSG) con el objeto de contar con el instrumento que permita conocer las actividades que se realizan en la ejecucin de los procedimientos para el mejor funcionamiento de las reas a su cargo. Mediante este Manual de Procedimientos se promover al interior de la DGARMSG, una administracin de calidad orientada al servicio y a los resultados, para mantener un funcionamiento eficaz, toda vez que ser el instrumento administrativo que debern observar las direcciones, subdirecciones y jefaturas de departamento responsables de los procedimientos mediante los cuales la DGARMSG cumple con las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior del INEGI. El presente Manual se revisar anualmente con el fin de mantenerlo actualizado, de conformidad con el Programa de Documentacin de Procedimientos registrado en la Direccin General Adjunta de Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGAPOP).


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II. MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO.- a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. b) Tratados Internacionales:

b.1. Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte, Captulo X.

c) Leyes:

c.1. Ley de Ingresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal en vigor;

c.2. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas;

c.3. Ley del Impuesto al Valor Agregado;

c.4. Ley del Impuesto Sobre Tenencia o Uso de Vehculos;

c.5. Ley del Sistema Nacional de Informacin Estadstica y Geogrfica;

c.6. Ley Federal de Archivos;

c.7. Ley Federal de Derechos;

c.8. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria;

c.9. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos;

c.10. Ley General de Bienes Nacionales;

c.11. Ley General del Equilibrio Ecolgico y la Proteccin al Ambiente;

c.12. Ley General de Proteccin Civil, y

c.13. Leyes de los Sistemas Estatales de Proteccin Civil (Publicadas en los Peridicos Estatales de

los Gobiernos entre 1992 y 2000).

d) Reglamentos:

d.1. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas;

d.2. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado;

d.3. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria;

d.4. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del INEGI;

d.5. Reglamento Interior del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, y

d.6. Reglamento para el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos.


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e) Decretos:

e.1. Decreto por el que se aprueban las bases para el Establecimiento del Sistema Nacional de

Proteccin Civil, 06/V/1986;

e.2. Decreto por el que se crea el Consejo Nacional de Proteccin Civil como rgano Consultivo de Coordinacin de Acciones y de Participacin Social en la Planeacin de la Proteccin Civil, 11/V/1990, y

e.3. Decreto por el que se declaran reformados los artculos 26 y 73, Fraccin XXIX-D de la

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

f) Acuerdos:

f.1. Acuerdo por el que se crean 65 Consejos y Comits Municipales de Proteccin Civil de

diferentes estados de la Repblica Mexicana;

f.2. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo

de conservacin del Archivo Contable Gubernamental, D.O.F. 25/VIII/1998;

f.3. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administracin Pblica

Federal, 01/II/2008;

f.4. Acuerdo por el que se modifican las Medidas de austeridad y acciones para promover la eficacia

y eficiencia en la gestin del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, 03/V/2010, y

f.5. Acuerdo de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa por el que se establecen los lineamientos de Ahorro, Austeridad y Eficiencia en la gestin del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, publicado en el DOF el 25 de febrero de 2011 y sus actualizaciones para cada ejercicio fiscal.

g) Disposiciones administrativas Internas:

g.1. Las disposiciones internas de carcter administrativo que se encuentran disponibles para su consulta por cualquier interesado en la direccin electrnica:

http://www.inegi.org.mx/normateca.

h) Otros:

h.1. Acta Constitutiva de la Unidad Central de Proteccin Civil (VIII/1998);

h.2. Gua Tcnica del Programa Institucional de Proteccin Civil (VIII/2000);

h.3. Gua Tcnica para la Elaboracin de Programas Internos de Proteccin Civil de la Secretara de Gobernacin (VIII/2000);

h.4. Manual de Organizacin y Operacin del Sistema Nacional de Proteccin Civil (IX/1998), y

h.5. Norma de Archivo Contable Gubernamental 01 .- Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, 27/9/2012.
http://www.inegi.org.mx/normateca


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III. GLOSARIO.- 1. Acervo Histrico.- Los documentos y expedientes que se conservan permanentemente por una

persona, familia o institucin como representativos de su desarrollo a travs del tiempo y se considera necesaria su descripcin, preservacin y difusin, como fuentes de primera mano, para la elaboracin de investigaciones y actividades histrico-culturales de una comunidad;

2. Archivo de Concentracin.- Unidad responsable de la administracin de documentos, cuya consulta es espordica por parte de las Unidades y reas Administrativas del Instituto y que permanecen en l hasta su destino final;

3. Archivo de Trmite.- Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y

necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad o rea Administrativa; 4. rea de Transportes.- El rea de las Unidades Administrativas, Direcciones Regionales y

Coordinaciones Estatales que tiene a cargo la administracin y control operativo de los vehculos terrestres;

5. rea Requirente (AR).- El rea en la Unidad Administrativa solicite o requiera formalmente la

adquisicin o arrendamiento de bienes o la contratacin de servicios, o bien, aqulla que los utilizar; 6. reas Administrativas.- Las Direcciones de Administracin de las Direcciones Generales, Junta de

Gobierno y Presidencia, Contralora Interna; las Direcciones de Administracin de las Direcciones Regionales; la Direccin de Servicios Generales de la Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subdirecciones de Administracin de las Coordinaciones Estatales;

7. Aseguradora.- El proveedor del servicio de aseguramiento de bienes del Instituto que mediante la

formalizacin de un contrato y/o pliza, asume ante ste las consecuencias daosas producidas por un siniestro, cuyo riesgo es objeto de la cobertura contratada;

8. Baja Documental.- Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores

administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos; 9. CAAS.- El Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; 10. CDD.- El Catlogo de Disposicin Documental; 11. CGCA.- El Cuadro General de Clasificacin Archivstica; 12. CI.- Contralora Interna; 13. Comit.- Comit de Informacin del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa; 14. Compranet.- El Sistema Electrnico de Informacin Pblica Gubernamental sobre Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios; 15. Consigna.- La orden en materia de seguridad para que se observe a travs del vigilante; 16. CRETIB.- Los residuos considerados peligrosos por ser corrosivos, reactivos, explosivos, txicos,

inflamables o biolgico-infecciosos;


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17. CGCA.- El Cuadro General de Clasificacin Archivstica; 18. CVD.- El Comit de Valoracin Documental; 19. DCO.- La Direccin de Comunicacin Organizacional; 20. DECI.- El Departamento de Estrategia de Comunicacin Interna; 21. DGA.- La Direccin General de Administracin; 22. DGAAJ.- La Direccin General Adjunta de Asuntos Jurdicos; 23. DGAPOP.- La Direccin General Adjunta de Programacin, Organizacin y Presupuesto;

24. DGARMSG.- La Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales; 25. DGVSPI.- Direccin General de Vinculacin y Servicio Pblico de Informacin; 26. Difusin.- Conjunto de acciones que permiten hacer del conocimiento de las instituciones acadmicas,

gubernamentales y del pblico en general, el acervo que resguarda el Archivo Histrico del INEGI, ya sea por medios impresos, fsicos y electrnicos;

27. DOCORECO.- El Documento de Corresponsabilidad, Registro y Control; 28. D.O.F.- Diario Oficial de la Federacin; 29. Enlace Informtico.- El rea responsable de apoyar la coordinacin de la funcin informtica

institucional en las Direcciones Generales, en las Direcciones Regionales y en la Contralora Interna; 30. Fatiga.- La lista de asistencias e inasistencias de los guardias de seguridad, y de los lugares fsicos, ya

sea en edificio sede o edificios exteriores, donde se encuentra ubicado cada elemento de seguridad; 31. Gua EBC.- Gua Oficial de Informacin en la Repblica Mexicana para Comerciantes y Aseguradores

de Automviles, Camiones y Motocicletas; 32. Incidencia.- El suceso que surge en el curso de un asunto y tiene con ste algn enlace; 33. INEGI.- El Instituto Nacional de Estadstica y Geografa; 34. Ley.- La Ley del Sistema Nacional de Informacin Estadstica y Geogrfica; 35. LFTAIPG.- La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental;

36. MANUAL.- Manual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa;

37. Monitoreo.- La actividad que se realiza a travs de la observacin y anlisis de las imgenes recibidas

por las cmaras de video vigilancia; 38. Norma Interna.- Norma Interna para el Control y Uso de los Vehculos del Instituto Nacional de

Estadstica y Geografa;


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39. Normas.- Normas en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa;

40. PAAAS.- El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; 41. PABI.- El Programa de Aseguramiento de Bienes del Instituto; 42. PANE .- El Programa Anual de Necesidades; 43. Portal de Transparencia.- Sitio Web del Instituto, en el que se divulgar la Informacin pblica a que

hace referencia el artculo 7 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental;

44. Producto de Difusin.- Material de audio, impreso, electrnico o audiovisual que conforme a la

normatividad vigente en la materia, cumple en contenido y estructura como un medio para informar a una comunidad sobre temas de su inters. Para efecto de este procedimiento se considera tambin producto de difusin toda actividad de extensin cultural como visitas guiadas, conferencias, plticas, exposiciones documentales permanentes o temporales, jornadas archivsticas, seminarios, reuniones, publicaciones peridicas, publicaciones nicas, reportajes culturales, talleres y toda aquella actividad de comunicacin interpersonal que permita fomentar en nuestros usuarios el acceso y uso de los servicios y documentos que preserva el Archivo Histrico;

45. Prototipo.- Ejemplar o primer molde de un objeto que se fabrica y permite detectar errores o

deficiencias antes de autorizar y generar su produccin; 46. Proveedor o Prestador de servicios.- La persona fsica o moral que proporciona un servicio o

abastece de bienes al INEGI, contratado mediante una orden de servicio, pedido o contrato de adquisiciones, arrendamientos o servicios;

47. Reposicin: Comprende la sustitucin de bienes muebles por robo, extravo o siniestro; as como el

reemplazo de bienes muebles instrumentales por dao parcial o total no susceptible de reposicin en cumplimiento a la prestacin de servicio de mantenimiento contratado por el Instituto;

48. Resguardante de vehculos.- El servidor pblico que tiene bajo su responsabilidad el resguardo temporal de uno o ms vehculos propiedad y/o al servicio del INEGI;

49. Resguardo Temporal.- El documento que ampara la asignacin de vehculos propiedad y/o al servicio

del INEGI, que precisa el estado y las condiciones en las que se entrega a los Resguardantes; 50. SAT.- El Servicio de Administracin Tributaria; 51. SFP.- La Secretara de la Funcin Pblica; 52. SHCP.- La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; 53. SIA.- El Sistema Integral de Administracin; 54. SIET.- El Sistema de Equipo de Transporte que registra y controla el parque vehicular institucional; 55. Siniestro.- El acontecimiento que indica la avera, destruccin o prdida de un vehculo como producto

de un suceso, entendindose por ste, la verificacin de un hecho de la naturaleza o un acto del hombre;


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56. SRB.- El Subcomit de Revisin de Bases; 57. Tesorera del INEGI.- La Direccin de Tesorera, adscrita a la Direccin General Adjunta de

Programacin, Organizacin y Presupuesto, de la Direccin General de Administracin; 58. Transferencia Permanente de vehculos.- La entrega-recepcin de unidades vehiculares nuevas o

usadas para su reasignacin interna en las UA, Direcciones Regionales y Coordinaciones Estatales; 59. Transferencia Temporal de vehculos.- La Entrega-recepcin de unidades vehiculares nuevas o

usadas en prstamo para un Programa Institucional; 60. Unidades Administrativas y/o UA.- Las Direcciones Generales del INEGI previstas en el artculo 3 del

Reglamento Interior del INEGI; 61. Valoracin Documental.- Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores

documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia; 62. Vehculos.- Los vehculos terrestres propiedad y/o al servicio del INEGI, y 63. Vigilante.- El elemento o guardia que presta el servicio de proteccin y vigilancia al INEGI.


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IV. OBJETO.- Dar a conocer la descripcin de las actividades y polticas que integran los procedimientos mediante los que operan las reas de la DGARMSG para facilitar y homogeneizar el desarrollo de las tareas encomendadas a cada una de stas.


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V. POLTICAS GENERALES.-

1. El presente Manual de Procedimientos ser de observancia obligatoria para las direcciones,

subdirecciones y jefaturas de departamento que conforman a la DGARMSG, en el mbito de su competencia, y

2. Corresponder a los titulares de las direcciones de rea de la DGARMSG asegurarse que las reas de

su adscripcin implementen y den cumplimiento al presente Manual de Procedimientos en el mbito de su competencia.


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VI. PROCEDIMIENTOS.-

Pgina Proceso de adquisicin de bienes y contratacin de servicios.

1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE). 16 2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE). 21 3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones. 30 4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin

Pblica). 50

5. Procedimiento de junta de aclaraciones (Licitacin Pblica). 58 6. Procedimiento de presentacin y apertura de proposiciones (Licitacin

Pblica). 69

7. Procedimiento de determinacin del proceso de adjudicacin. 79 8. Procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas. 84 9. Procedimiento de adjudicacin directa. 111

10. Procedimiento del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

123

Proceso de administracin de bienes.

11. Procedimiento de recepcin, resguardo y registro de bienes de consumo. 131 12. Procedimiento de guarda, custodia y suministro de bienes de consumo. 136 13. Procedimiento para el inventario cclico en el almacn de bienes de

consumo. 141

14. Procedimiento de toma fsica de inventarios en el almacn de bienes de consumo.

147

15. Procedimiento de registro de bienes muebles instrumentales nuevos. 155 16. Procedimiento de recepcin de bienes muebles instrumentales nuevos. 161 17. Procedimiento de suministro de bienes muebles instrumentales nuevos. 167 18. Procedimiento de conciliacin contable de activo fijo. 173 19. Procedimiento de coordinacin del levantamiento fsico de bienes

muebles Instrumentales a nivel nacional. 187

20. Procedimiento de enajenacin de bienes. 197 21. Procedimiento de Comit de Bienes Muebles. 209 22. Procedimiento del Programa Anual de Disposicin Final. 213 23. Procedimiento para la contratacin del Programa de Aseguramiento de

Bienes. 218

24. Procedimiento de inspeccin para identificacin de bienes y riesgos. 228 25 Procedimiento de recepcin de bienes muebles instrumentales 233

Proceso de administracin de servicios generales.

26. Procedimiento de servicio de limpieza de inmuebles. 242 27. Procedimiento de servicio de limpieza y desinfeccin de equipos

enfriadores de agua. 249

28. Procedimiento de servicio de lavado en seco. 256 29. Procedimiento de gestin de residuos. 261 30. Procedimiento de servicio de jardinera. 267 31. Procedimiento de servicio de fumigacin. 274 32. Procedimiento de abastecimiento de agua purificada envasada. 281 33. Procedimiento de solicitud y entrega de boletos areos. 290


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Pgina

34. Procedimiento de programacin y reservacin de espacios en el saln de usos mltiples y auditorio.

295

35. Procedimiento de administracin del servicio de maniobras de mobiliario y equipo.

298

36. Procedimiento de administracin de la seguridad. 306 37. Procedimiento de mantenimiento a equipo de seguridad. 313 38. Procedimiento del Programa Interno de Proteccin Civil. 320 39. Procedimiento de registro del parque vehicular. 325 40. Procedimiento de resguardo y uso de vehculos. 330 41. Procedimiento de suministro y control de combustibles. 336 42. Procedimiento de mantenimiento del parque vehicular. 343 43. Procedimiento de accidentes viales, robo de vehculos y prdida de

autopartes. 350

44. Procedimiento de baja y destino final de vehculos. 356 45. Procedimiento de control vehicular. 361 46. Procedimiento de conciliacin de vales de combustible y lubricantes. 365 47. Procedimiento de anlisis para otorgar dotaciones adicionales de

combustible. 368

Proceso de obras y mantenimiento.

48. Procedimiento de obras y proyectos. 372 49. Procedimiento del Programa de Uso Eficiente y Racional del Agua. 380 50. Procedimiento del Programa de Consumo Responsable de Materiales de

Oficina. 386

51. Procedimiento de mantenimiento y conservacin de inmuebles. 391 52. Procedimiento de mantenimiento y conservacin a bienes muebles. 395 53. Procedimiento de verificacin y gestin del cumplimiento ambiental,

seguridad ocupacional e infraestructura. 399

54. Procedimiento de control de rendimientos energticos. 405 55. Procedimiento de mantenimiento a instalaciones elctricas e

hidrosanitarias. 410

56. Procedimiento de mantenimiento a plantas generadoras de energa elctrica y UPS.

414

57. Procedimiento de integracin del Captulo 5000. 418 58. Procedimiento de control inmobiliario. 426 59. Procedimiento de reordenamiento de espacios fsicos. 429 60. Procedimiento de mantenimiento de equipos de aire acondicionado. 433 61. Procedimiento de mantenimiento de la plata de tratamiento de aguas

residuales. 436

62. Procedimiento de anlisis y validacin de consumos de energa elctrica de los aviso-recibo de la CFE.

441

63. Procedimiento de identificacin de circuitos elctricos de distribucin en el complejo Sede.

446

64. Procedimiento de mantenimiento a subestaciones elctricas en el complejo Sede.

451

65. Procedimiento de operacin de la infraestructura electromecnica. 456 66. Procedimiento de gestin de recursos para infraestructura

electromecnica. 462


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67. Procedimiento de supervisin y validacin de los servicios de mantenimiento al equipo de infraestructura electromecnica.

467

68. Procedimiento de mantenimiento a los sistemas solares en las instalaciones del complejo Sede.

472

Proceso de Archivo Institucional.

69. Procedimiento de elaboracin y actualizacin del Cuadro General de Clasificacin Archivstica y el Catlogo de Disposicin Documental.

477

70. Procedimiento de seguimiento de la operacin de los archivos de trmite. 494 71. Procedimiento de difusin del acervo histrico. 513 72. Procedimiento de liberacin y baja documental. 519


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1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE).

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1. Objetivo.-

Solicitar, recibir y analizar el presupuesto anual autorizado y el catlogo de bienes en archivo electrnico e impresos, a fin de verificar el recurso econmico asignado a cada Unidad Administrativa y revisar el catlogo de bienes e integrarlo al reporte concentrado. 2. mbito de Aplicacin.-

2.a. El procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Inventarios y Almacn y a las Unidades Administrativas.

3. Polticas de Operacin.- 3.a. El presupuesto anual autorizado nicamente podr ser obtenido por el personal de la Subdireccin de

Adquisiciones y Contratacin de Servicios del Mdulo de Informacin Presupuestal y Financiera (MIPF), y

3.b. El catlogo de bienes ser proporcionado por la Subdireccin de Inventarios y Almacn a la

Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios de acuerdo a las caractersticas solicitadas.


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4. Descripcin Narrativa.-

RESPONSABLE

ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

No. DESCRIPCIN

Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS). Departamento de Anlisis y Control Estadstico en Adquisiciones (DACEA). SACS. DACEA. SACS. DACEA.

1.

2.

3.

3.1

3.2

4.

4.1

5.

6.

Consulta a travs del Mdulo de Informacin Presupuestal y Financiera (MIPF) en intranet, el presupuesto autorizado, se imprime y turna. Recibe y prepara resumen de propuestas de partidas susceptibles de adquirir y turna. Recibe y determina las partidas que son susceptibles de adquirir. Elabora oficio de solicitud del Catlogo de bienes con caractersticas tcnicas y enva a la Subdireccin de Inventarios y Almacn. Demora. Recibe el Catlogo de bienes de la Subdireccin de Inventarios y Almacn y turna. Recibe el Catlogo de bienes y analiza. Cumple con las caractersticas solicitadas? No. Elabora resumen de observaciones para avisar al Subdirector y turna. Recibe y solicita a la Subdireccin de Inventarios y Almacn las correcciones del Catlogo de bienes con caractersticas tcnicas. Demora. Contina en la actividad No. 3.2. S. Integra al Sistema de captura del PANE

Presupuesto autorizado (original). Presupuesto autorizado (original). Resumen de partidas (original). Resumen de partidas (original). Oficio de solicitud de Catlogo de bienes (original). Catlogo de bienes (original). Catlogo de bienes (original). Resumen de observaciones (original). Resumen de observaciones (original). Sistema de captura del PANE.


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RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

SACS.

6.1

7.

por partida y descripcin. Genera y entrega el Sistema de Captura del PANE para su Visto Bueno. Recibe y da el Visto Bueno al Sistema de Captura del PANE para iniciar su distribucin a las Direcciones Generales. Fin del procedimiento.

Sistema de captura del PANE. Sistema de captura del PANE.


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5. Diagrama de Flujo.-

O PRESUPUESTO AUTORIZADO

CONSULTA EL PRESUPUESTO

AUTORIZADO 1

SACS

DACEA

A

INICIO

RECIBE Y PREPARA EL RESUMEN DE PROPUESTAS DE PARTIDAS SUSCEPTIBLES DE

ADQUIRIR 2

O PRESUPUESTO AUTORIZADO

O

RESUMEN DE PARTIDAS

RECIBE Y DETERMINA LAS PARTIDAS SUSCEPTIBLES DE

ADQUIRIR 3

SACS

O RESUMEN DE

PARTIDAS

ELABORA OFICIO Y ENVA A LA

SUBDIRECCIN DE INVENTARIOS Y ALMACN

3.1

O OFICIO DE SOLICITUD

DE CATLOGO DE BIENES

D

MDULO DE

INFORMACIN

PRESUPUESTAL

Y FINANCIERA


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CUMPLE CON LAS CARACTERSTICAS

SOLICITADAS?

S

NO

A

RECIBE EL CATLOGO DE LA SUBDIRECCIN DE

INVENTARIOS Y ALMACN Y TURNA

3.2

O CATLOGO DE

BIENES

DACEA

RECIBE Y ANALIZA

4 O CATLOGO DE

BIENES

ELABORA RESUMEN

4.1 O RESUMEN DE

OBSERVACIONES

D

RECIBE Y SOLICITA LAS CORRECIONES DEL

CATLOGO DE BIENES 5

SACS

O RESUMEN DE

OBSERVACIONES

INTEGRA AL SISTEMA POR PARTIDA Y DESCRIPCIN

6

GENERA Y ENTREGA PARA VISTO BUENO

6.1

RECIBE Y DA EL VISTO BUENO

AL SISTEMA PARA SU DISTRIBUCIN

7

SACS

FIN

SISTEMA DE CAPTURA DE

PANE

SISTEMA DE CAPTURA DE

PANE

SISTEMA DE

CAPTURA

1

1


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2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).

2. Integracin y Consolidacin de Requerimientos.

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1. Objetivo.-

Solicitar a las Unidades Administrativas los requerimientos del Programa Anual de Necesidades (PANE) especificando los lineamientos a seguir, integrar un concentrado de las Unidades Administrativas para llevar a cabo la adquisicin de los productos requeridos, as como hacer llegar la informacin definitiva del PANE a las reas Tcnicas para que sea integrada en los procesos de adjudicacin.

2. mbito de Aplicacin.-

2.a. El procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Inventarios y Almacn y a las Unidades

Administrativas Centrales. 3. Polticas de Operacin.- 3.a. Las Unidades Administrativas Centrales sern las responsables de elaborar sus requisiciones, las

cuales debern contener las necesidades de bienes y las autorizaciones correspondientes; 3.b. En caso de incluir bienes fuera del catlogo o cuadro bsico, el importe en conjunto por cada tipo de

bien, deber ser igual o superior a los cinco mil pesos, y

3.c. El registro de bienes nicamente deber realizarse en el sistema que la DGARMSG proporcione.


.

PGINA:

22

MES. 02

AO.

2010





PGINA:

22

MES. 12

AO.

2012




RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGARMSG). Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS). Departamento de Anlisis y Control Estadstico de Adquisiciones (DACEA).

1.

1.1

2.

2.1

3.

4.

4.1

Solicita la integracin del PANE a las UA. Demora. Recibe de las UA oficio y requerimientos del PANE y turna. Recibe y revisa los requerimientos. Est completa y correcta la informacin en forma Cuantitativa? No. Solicita informacin faltante a las UA. Demora. Contina en la actividad No. 2. S. Recibe y analiza la informacin de las UA. Est completa y correcta la informacin en forma Cualitativa? No. Contina en la actividad No. 2.1. S. Descarga la informacin al Sistema de captura del PANE y genera reporte. Analiza el reporte integrado del PANE y realiza observaciones y turna.

Oficio de PANE (original). Oficio de las UA (original). Requerimientos de PANE (original). Oficio de las UA (original). Requerimientos de PANE (original). Atenta nota (original). Requerimientos de PANE (original). Requerimientos de PANE (original). Sistema de captura del PANE Reporte. Requerimiento Integrado del PANE (original).


.

PGINA:

23

MES. 02

AO.

2010





PGINA:

23

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

SACS. DACEA.

5.

5.1

5.2

6.

7.

8.

9.

10.

Recibe, elabora y enva oficio a las UA convocndolas a reuniones para revisin conjunta de requerimientos integrados del PANE. Demora. Realiza reuniones de trabajo con las UA. Asistieron todos los representantes de las UA convocadas? No. Realiza llamada a la UA faltante y solicita que acuda la persona asignada. Contina en la actividad No. 6. S. Da a conocer el objetivo y las recomendaciones de la reunin. Expone las partidas a revisar en la reunin, da lectura a los bienes que integran el PANE y anota modificaciones cuando sea el caso. Realiza las modificaciones presentadas por las UA para depurar el Requerimiento integral del PANE y concluye reunin. Actualiza el cuadro de requerimientos integrado del PANE. Se requieren otras reuniones de trabajo para la revisin del PANE con las UA? S. Contina en la actividad No. 5. No. Genera cuadro definitivo del PANE y turna.

Oficio (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE Modificado (original). Requerimiento Integrado del PANE Modificado (original). Requerimientos definitivo por partida y grupo de licitaciones (original).


.

PGINA:

24

MES. 02

AO.

2010





PGINA:

24

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

SACS. DACEA.

11.

12.

13.

14.

15.

Recibe, revisa y turna a las reas Tcnicas responsables de los procesos de licitacin del PANE para que nos representen en los procesos licitatorios. Demora. Recibe de las reas Tcnicas responsables de los procesos de licitacin del PANE la descripcin de bienes de las Convocatorias y el proyecto. Solicita al Departamento de Licitaciones la elaboracin de los Proyectos de Convocatorias de Licitaciones Pblicas para las adquisiciones del PANE. Demora. Recibe del Departamento de Licitaciones, la Convocatoria y Actas (Junta de Aclaraciones, Propuestas Tcnica y Econmica y Fallo). Genera las Afectaciones Presupuestales por pedidos y contratos y Unidades Administrativas y turna. Al Departamento de Control y Seguimiento. Fin del procedimiento.

Oficio para reas tcnicas (original). Requerimientos definitivo por partida y grupo de licitaciones (original). Proyectos de Convocatoria (original). Descripcin de bienes (original). Proyectos de Convocatorias de Licitacin Pblica (original). Descripcin de bienes (original). Convocatoria (original). Actas de Licitacin (original). Afectaciones Presupuestales (original).


.

PGINA:

25

MES. 02

AO.

2010





PGINA:

25

MES. 12

AO.

2012




ESTA COMPLETA Y CORRECTA LA INFORMACION

CUANTITATIVAMENTE?

S

NO

A

SOLICITA EL PANE A

LAS UA 1

O OFICIO DE LAS UA

DGARMSG

SOLICITA INFORMACION

A LAS UA 2.1

SACS

RECIBE Y REVISA LOS

REQUERIMIENTOS 2

O ATENTA NOTA

INICIO

RECIBE DE LAS UA OFICIO Y REQUERIMIENTOS DEL

PANE Y TURNA 1.1

O REQUERIMIENTOS

DE PANE

O OFICIO DE LAS UA

O REQUERIMIENTOS

DE PANE

D

B

D

O OFICIO DE PANE

DE LAS UA

1

1


.

PGINA:

26

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

26

MES. 12

AO.

2012



C

RECIBE Y ANALIZA LA INFORMACION DE LAS UA 3

DACEA

O REQUERIMIENTOS

DE PANE

A

ESTA COMPLETA Y CORRECTA LA INFORMACION

CUALITATIVAMENTE?

S

NO

DESCARGA LA

INFORMACION Y GENERA REPORTE

4

O REQUERIMIENTOS DE

PANE

ANALIZA EL REPORTE INTEGRADO DEL PANE Y

REALIZA OBSERVACIONES Y

TURNA 4.1

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE

SISTEMA DE

CAPTURA

B


.

PGINA:

27

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

27

MES. 12

AO.

2012



D

CONVOCA A REUNIONES PARA

REVISIN DE REQUERIMIENTOS INTEGRALES DEL PANE

5

SACS

C

ASISTIERON TODOS LOS

REPRESENTANTES DE LAS UA?

S

NO

DA A CONOCER EL OBJETIVO Y

RECOMENDACIONES DE LA REUNION

6

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE

REALIZA REUNIONES DE TRABAJO

CON LAS UA 5.1

D

O OFICIO

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE

REALIZA LLAMADAS AL REA FALTANTE Y SOLICITA

ACUDAN A LA REUNION 5.2

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE

E


.

PGINA:

28

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

28

MES. 12

AO.

2012



F

CELEBRA REUNIN Y ANOTA

MODIFICACIONES 7

DACEA

D

SE REQUIEREN OTRAS REUNIONES

DE TRABAJO DE REVISION DEL

PANE?

NO

S

GENERA CUADRO

10

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE

REALIZA LAS MODIFICACIONES PRESENTADAS POR LAS UA,

DEPURA Y CONCLUYE REUNION 8

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE MODIFICADO

O REQUERIMIENTOS

DEFINITIVO DE PANE

ACTUALIZA EL CUADRO DE

REQUERIMIENTOS 9

O REQUERIMIENTO

INTEGRADO DE PANE MODIFICADO

E

2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE). PGINA:

29

MES. 12

AO.

2012



RECIBE, ELABORA OFICIO Y

TURNA 11

SACS

F

RECIBE DE LAS AREAS TCNICAS RESPONSABLES LOS ANEXOS 1 Y PROYECTOS DE CONVOCATORIAS 12

TURNA Y SOLICITA AL DEPARTAMENTO LICITACIONES

ELABORAR PROYECTOS DE CONVOCATORIAS CON ANEXO1

13

O REQUERIMIENTOS

DEFINITIVOS DE PANE

O OFICIO PARA REAS

TECNICAS

D

O DESCRIPCIN DE

BIENES

O PROYECTOS DE

CONVOCATORIAS A L.P

FIN

DACEA

D

RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE

LICITACIONES LA DOCUMENTACIN

14 O ACTAS DE LICITACION

O CONVOCATORIA

GENERA LAS AFECTACIONES PRESUPUESTALES POR PEDIDOS

Y CONTRATOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y TURNA

15

O AFECTACIONES

PRESUPUESTALES

O PROYECTOS DE

CONVOCATORIAS

O DESCRIPCIN DE

BIENES


.

PGINA:

30

MES. 02

AO.

2010



3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.

PGINA:

30

MES. 12

AO.

2012



1. Objetivo.- Formalizar los pedidos y compras directas y dar seguimiento a las adquisiciones de bienes mediante el envo de requerimientos a los proveedores, para asegurar el cumplimiento de las obligaciones que se estipulan en los mismos, a fin de que las Unidades Administrativas cuenten en tiempo y forma con los bienes solicitados. 2. mbito de Aplicacin.- 2.a. El procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas del INEGI. 3. Polticas de Operacin.- 3.a. Previo a la firma de los pedidos mayores a trescientos mil pesos antes del impuesto al valor agregado

por parte de los proveedores, se deber contar con el acuse de respuesta del Sistema de Administracin Tributaria respecto a la opinin sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales;

3.b. En los casos en que los proveedores no se presenten a la formalizacin del pedido o compra directa, al

trmino del plazo establecido en el artculo 64 de las Normas en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, se proceder a verificar si existe participante en segundo lugar que cumpla los requisitos requeridos, para su adjudicacin;

3.c. Los pedidos se enviarn para registro presupuestal, una vez que haya sido formalizado por parte del

proveedor; 3.d. Las garantas de cumplimiento se recibirn dentro del plazo establecido en el artculo 68 de las Normas

en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, caso contrario, se deber enviar oficio al proveedor informando que se proceder a la rescisin por incumplimiento en la entrega de las mismas. Asimismo, las garantas de cumplimiento se debern enviar dentro del siguiente mes calendario al de su recepcin a la DGAAJ para su custodia;

3.e. La solicitud del Documento de Aceptacin de Bienes a las reas requirentes, se har una vez que se

cuente con el informe de entrada que emite la Subdireccin de Inventarios y Almacn y/o al momento en que el proveedor presente su factura para su revisin, con el sello de entrada por dicha Subdireccin;

3.f. Los rechazos de bienes se notificarn por escrito al proveedor, una vez que se cuente con el oficio por

parte del rea Requirente; 3.g. En caso de que las facturas entregadas por los proveedores para su pago, presenten errores o

deficiencias, dentro de los 3 das hbiles siguientes a los de su recepcin, se deber indicar por escrito al proveedor las deficiencias que debe corregir;

3.h. Las penas convencionales por atraso, se calcularn de acuerdo al porcentaje establecido en el contrato,

pedido y/o compra directa, mismas que se harn del conocimiento mediante oficio al proveedor correspondiente, y

3.i. El formato Solicitud de Pago Interbancario citado en este procedimiento, est incluido en el Manual de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa.


.

PGINA:

31

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

31

MES. 12

AO.

2012




RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

Departamento de Control y Seguimiento de Adquisiciones (DCSA). rea Requirente (AR). DCSA.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Recibe de los Departamentos de Contratos y Adquisiciones, el contrato, pedido o compra directa, el expediente que soporta el proceso de contratacin y documentacin administrativa-legal del proveedor. Abre expediente de Control y Seguimiento, archiva documentacin administrativa-legal y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Elabora oficio recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y enva al servidor pblico responsable de administrar y dar seguimiento al Pedido o Compra Directa (rea Requirente), archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Recibe, firma el pedido y devuelve. Recibe pedido y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Escanea el Contrato, Pedido o Compra Directa, y lo enva a travs de correo electrnico al rea Requirente y al almacn, involucrados en la entrega recepcin y la aceptacin de bienes; archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Elabora relacin de pedidos para autorizacin presupuestal, enva a la UA, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento.

Nota (original). Expediente del proceso (original). Contrato (copia), o Pedido ( 3 originales) o Compra Directa ( 3 originales). Documentacin administrativa-legal (original). Expediente del proceso (original). Expediente de control y seguimiento (original). Contrato (copia), o Pedido (3 originales), o Compra Directa (3 originales). Oficio (original). Expediente de control y seguimiento (original). Contrato (copia), o Pedido (3 originales), o Compra Directa (3 originales). Oficio (original). Pedido (3 originales). Oficio (oficio). Pedido (3 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Contrato (copia), o Pedido (3 originales), o Compra Directa (3 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Relacin de pedidos enviados para su autorizacin presupuestal (original y copia) Pedido (3 originales).


.

PGINA:

32

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

32

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

UA. DCSA.

7.1

8.

9.

10.

11.

Turna relacin al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma. Recibe, autoriza y devuelve. Recibe, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Demora. Se presenta a firmar el proveedor? No. Informa al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y elabora nota al Departamento de Contratos para que notifique el incumplimiento del proveedor a CI y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Fin. S. Recibe por parte del proveedor escrito vigente emitido por el Sistema de Administracin Tributaria (SAT) respecto a la opinin sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales, en su caso, y revisa. Est al corriente en sus obligaciones fiscales? No. Contina en la actividad No. 10.

Relacin de Envo de Pedidos para Autorizacin Presupuestal (original). Pedido (3 originales). Relacin de Envo de Pedidos para Autorizacin Presupuestal (original). Pedido (3 originales). Oficio (original). Pedido (3 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Nota (original). Expediente de control y seguimiento (original). Expediente de control y seguimiento (Original). Pedido (3 originales). Escrito del SAT (copia).


.

PGINA:

33

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

33

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

12.

13.

13.1

14.

15.

15.1

16.

S. Recaba firma del proveedor, le entrega un tanto original, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Recibe del proveedor garanta de anticipo, en su caso, de cumplimiento; revisa, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Solicita al proveedor, en su caso, haga las correcciones a la(s) garanta(s) y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Verifica en la Base de Datos de Control y Seguimiento si hay incumplimientos en las entregas de garantas por parte de los proveedores. Existen incumplimientos? S. Elabora oficio al proveedor para informarle que se proceder a la rescisin por incumplimiento; enva, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma. Elabora nota al Departamento de Contratos, enva expediente para que inicie el proceso de rescisin correspondiente y registra. Fin.

Pedido (2 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Expediente de control y seguimiento (original). Garanta de anticipo y/o cumplimiento (original y copia). Expediente de control y seguimiento (original). Garanta de anticipo y/o cumplimiento (original y copia). Expediente de control y seguimiento (original). Oficio (original y copia). Nota (original y copia). Oficio (original). Nota (original). Expediente de control y seguimiento (original).


.

PGINA:

34

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

34

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

AR. Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS). DCSA.

17.

17.1

18.

19.

20.

21.

22.

No. Elabora oficio a la DGAAJ y enva las garantas de cumplimiento para su custodia. Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y al Director de Adquisiciones y Recursos Materiales para su revisin y firma. Demora. Recibe del Departamento de Almacn nota con informe de entrada de bienes, registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento, y archiva. Solicita va correo electrnico al servidor pblico del rea Requirente la aceptacin de los bienes y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Demora. Son aceptados los bienes? No. Elabora nota a la Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios, notificando los motivos del rechazo de bienes. Recibe nota y turna con indicaciones. Recibe y elabora oficio al proveedor notificando los motivos del rechazo; enva, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento.

Expediente de control y seguimiento (original). Oficio (original y copia). Oficio (original). Expediente de control y seguimiento (original). Nota (original). Informe de entrada (original). Expediente de control y seguimiento (original). Nota (original). Nota (original). Expediente de control y seguimiento (original). Oficio (original y copia).


.

PGINA:

35

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

35

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

No. DESCRIPCIN

AR. DCSA.

22.1

23.

24.

24.1

Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma. Demora. El proveedor efecta el cambio de los bienes rechazados? No. Contina en la actividad No. 16. S. Emite documento de aceptacin de bienes al proveedor. Recibe del proveedor factura y documento de aceptacin de bienes, revisa requisitos fiscales en la factura y que los importes y descripcin de bienes sean de acuerdo a lo contratado; emite contrarecibo al proveedor, integra documentacin para el trmite de pago y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Solicita por escrito al proveedor, en su caso, efecte las correcciones a la factura y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento.

Oficio (original). Aceptacin de bienes (original). Expediente de control y seguimiento (Original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Contrato (copia), o Pedido (original), Compra Directa (original). Contrarecibo (original y copia) . Solicitud de pago interbancario (original). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso, (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Expediente de control y seguimiento (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia).


.

PGINA:

36

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

36

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

25.

26.

26.1

26.2

Verifica en el sello de recepcin de los bienes plasmado en la factura, si stos fueron entregados dentro del plazo establecido en el Contrato, Pedido, o Compra Directa. Fueron entregados en el plazo establecido? No. Elabora el formato de Anlisis de Aplicacin de Penalizacin, y el oficio al proveedor para comunicarle el monto de la penalizacin, revisa, enva oficio, recibe acuse y archiva. Solicita, en su caso, al rea Requirente documentacin adicional que acredite el retraso del proveedor.

Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma.

Expediente de control y seguimiento (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Contrarecibo (original y copia) . Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Anlisis de Aplicacin de Penalizacin. Expediente de control y seguimiento (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Contrarecibo (original y copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia). Oficio (original y copia). Documentacin Administrativa (original o copia). Oficio (original).


.

PGINA:

37

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

37

MES. 12

AO.

2012




No. DESCRIPCIN

DCSA. UA.

27.

27.1

28.

S. Elabora solicitud de trmite de pago, enva a la UA correspondiente; archiva y registra la Base de datos de Control y Seguimiento. Turna solicitud de trmite de pago al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y al Director de Adquisiciones y Recursos Materiales para su revisin y firma. Recibe, revisa y tramita pago en la fecha compromiso, en su caso.

Expediente de control y seguimiento (original). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia). Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia).

Expediente de control y seguimiento (original). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia). Contrato (copia), Pedido (original), o Compra Directa (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico en su caso (copia). Garanta de cumplimiento en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia). Contrato (copia), o Pedido, o Compra Directa (original).


.

PGINA:

38

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

38

MES. 12

AO.

2012




No. DESCRIPCIN

UA

DCSA.

28.1

29.

Devuelve a la Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios, en caso de que el trmite de pago est incorrecto.

Verifica en el Mdulo de Informacin Presupuestal Financiera la fecha en que la UA realiz el pago, sella expediente con la fecha de pago, etiqueta de finiquitado, registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento, y archiva expediente. Fin del procedimiento.

Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Penalizacin, en su caso (original y copia). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia) . Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico en su caso (copia). Garanta de cumplimiento en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia). Expediente de control y seguimiento (original). Comprobante de pago (copia).


.

PGINA:

39

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

39

MES. 12

AO.

2012




RECIBE CONTRATO, PEDIDO O COMPRA

DIRECTA, EXPEDIENTE DEL PROCESO DE CONTRATACIN Y DOCUMENTACIN

ADMINISTRATIVA-LEGAL DEL PROVEEDOR

1

DCSA

INICIO

O NOTA

O EXPEDIENTE

DEL PROCESO C u O

CONTRATO, O PEDIDO O COMPRA DIRECTA

O DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA-

LEGAL

ABRE EXPEDIENTE DE CONTROL Y

SEGUIMIENTO, ARCHIVA DOCUMENTACION

ADMINISTRATIVA-LEGAL Y REGISTRA

2

C u O CONTRATO, O

PEDIDO, O COMPRA DIRECTA

CONTROL Y

SEGUIMIENTO ELABORA OFICIO Y RECABA

LA FIRMA DEL SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE DE

ADMINISTRAR Y DA SEGUIMIENTO AL PEDIDO O COMPRA DIRECTA, ENVIA,

ARCHIVA Y REGISTRA 3

O OFICIO

A

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

O EXPEDIENTE

DEL PROCESO O

EXPEDIENTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

O EXPEDIENTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

C u O CONTRATO, O PEDIDO, O COMPRA DIRECTA


.

PGINA:

40

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

40

MES. 12

AO.

2012



TURNA AL SUBDIRECTOR

DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS PARA SU REVISIN Y FIRMA

3.1

O OFICIO

A

RECIBE, FIRMA EL

PEDIDO Y

DEVUELVE

4

O OFICIO

O-3 PEDIDO

AR

RECIBE PEDIDO Y

REGISTRA 5 O

OFICIO

O-3

PEDIDO

DCSA

B

CONTROL Y

SEGUIMIENTO


.

PGINA:

41

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

41

MES. 12

AO.

2012



ESCANEA EL CONTRATO,

PEDIDO O COMPRA DIRECTA, Y LO ENVA A

TRAVS DE CORREO ELECTRNICO AL REA

REQUIRENTE, AL ALMACN Y ACEPTACIN

DE BIENES; ARCHIVA Y REGISTRA

6

B

O EXPEDIENTE DE CONTROL

Y SEGUIMIENTO

C u O CONTRATO, O


DCSA

ELABORA RELACIN DE PEDIDOS PARA AUTORIZACIN

PRESUPUESTAL, ENVA A LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA, ARCHIVA Y REGISTRA

7

TURNA FORMATO DE RELACIN DE ENVO DE

PEDIDOS PARA AUTORIZACIN

PRESUPUESTAL AL SACS PARA SU REVISION Y FIRMA 7.1

O RELACIN O-3

PEDIDO

UA

RECIBE, AUTORIZA Y DEVUELVE

8

O RELACIN O-3

PEDIDO

C

O-3 PEDIDO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

O EXPEDIENTE DE

CONTROL Y SEGUIMIENTO

O-C RELACIN DE

PEDIDOS PARA AUTORIZACIN


.

PGINA:

42

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

42

MES. 12

AO.

2012



NO SI

NO SI

C

DCSA

RECIBE, ARCHIVA Y REGISTRA

9

O OFICIO

O-3 PEDIDO O

EXPEDIENTE

SE

PRESENTA A

FIRMAR EL

PROVEEDOR?

INFORMA AL SACS Y ELABORA NOTA AL

DPTO. DE CONTRATOS PARA QUE NOTIFIQUE EL

INCUMPLIMIENTO DEL PROVEEDOR A CI Y

REGISTRA 10

O NOTA

O EXPEDIENTE

FIN

RECIBE POR PARTE DEL PROVEEDOR ESCRITO

VIGENTE EMITIDO POR EL SAT, RESPECTO A LA OPININ SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE

OBLIGACIONES FISCALES Y REVISA

11

O EXPEDIENTE O-3

PEDIDO C

ESCRITO

DEL SAT

EST AL

CORRIENTE DE

SUS

OBLIGACIONES?

RECABA FIRMA DEL PROVEEDOR

ENTREGA UN TANTO ORIGINAL, ARCHIVA Y

REGISTRA 12

O-2 PEDIDO O

EXPEDIENTE

D

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

10

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

D


.

PGINA:

43

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

43

MES. 12

AO.

2012



SI NO D

D D

D

RECIBE DEL PROVEDOR

GARANTA DE ANTICIPO EN SU CASO Y DE

CUMPLIMIENTO, REVISA, ARCHIVA Y REGISTRA

13

O EXPEDIENTE O-C

GARANTIA DE ANTICIPO Y/O

CUMPLIMIENTO

SOLICITA AL PROVEDOR, EN SU CASO, HAGA LAS CORRECCIONES A LA(S)

GARANTA (S) Y REGISTRA 13.1

O EXPEDIENTE O-C

GARANTA DE ANTICIPO Y/O

CUMPLIMIENTO

VERIFICA EN EL CONTROL Y

SEGUIMIENTO SI HAY INCUMPLIMIENTOS EN LAS

ENTREGAS DE GARANTAS POR PARTE DE LOS PROVEEDORES 14

EXISTEN

INCUMPLIMIENT

OS?

ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR PARA

INFORMARLE LA RESCISIN, ENVIA,

ARCHIVA Y REGISTRA

15

O EXPEDIENTE

O-C OFICIO

TURNA OFICIO AL SACS PARA SU

REVISIN Y FIRMA 15.1

O OFICIO

ELABORA NOTA AL DEPARTAMENTO DE CONTRATOS, ENVIA

EXPEDIENTE PARA INCIAR EL PROCESO DE

RESCISIN Y REGISTRA 16

O NOTA

O EXPEDIENTE

FIN

ELABORA OFICIO A LA DGAAJ PARA

ENVIAR GARANTAS PARA SU COSTODIA

17

O EXPEDIENTE

O-C OFICIO

TURNA OFICIO AL SACS Y AL DARM

PARA SU REVISIN Y FIRMA

17.1

O-1 OFICIO

E

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

O-C NOTA


.

PGINA:

44

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

44

MES. 12

AO.

2012



D NO

SI

RECIBE DEL

DEPARTAMENTO DE ALMACN NOTA CON

INFORME DE ENTRADA DE BIENES, REGISTRA Y

ARCHIVA 18

E

O

EXPEDIENTE

O NOTA

O INFORME DE

ENTRADA

RECIBE NOTA Y TURNA

INDICACIONES 21

F

SOLICITA VA CORREO

ELECTRNICO AL SERVIDOR PBLICO DEL REA REQUIRENTE LA

ACEPTACION DE BIENES Y REGISTRA

19

O

EXPEDIENTE

SON

ACEPTADOS

LOS BIENES?

ELABORA NOTA

NOTIFICANDO LOS MOTIVOS DEL

RECHAZO DE BIENES 20

O NOTA

AR

SACS

DCSA

O NOTA

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO


.

PGINA:

45

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

45

MES. 12

AO.

2012



D NO S

RECIBE Y ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR NOTIFICA

LOS MOTIVOS DEL RECHAZO ENVA, ARCHIVA

Y REGISTRA

22

TURNA AL SACS PARA SU REVISIN Y FIRMA

22.1

G

F

O

EXPEDIENTE

O-C OFICIO

O OFICIO

EL PROVEEDOR EFECTA EL CAMBIO DE LOS BIENES

RECHAZADOS?

S

EMITE DOCUMENTO DE ACEPTACIN DE

BIENES AL PROVEEDOR

23

AR

O ACEPTACIN

DE BIENES

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

16


.

PGINA:

46

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

46

MES. 12

AO.

2012



G

O EXPEDIENTE

SOLICITA POR ESCRITO AL PROVEEDOR, EN SU CASO, EFECTE LAS CORRECCIONES A LA FACTURA Y REGISTRA

24.1

H

DCSA

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

C u O CONTRATO, O


O EXPEDIENTE

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

VERIFICA EN EL SELLO DE RECEPCIN DE LOS

BIENES PLASMADO EN LA FACTURA, SI STOS

FUERON ENTREGADOS EN EL PLAZO ESTABLECIDO

EN EL CONTRATO, PEDIDO Y/O COMPRA DIRECTA

25

O EXPEDIENTE

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

O-C CONTRARECIBO

O SOL. DE PAGO

INTERBANCARIO

C ESTADO DE

CUENTA

C DICTAMEN

TCNICO, EN SU CASO

C GARANTA DE

CUMPLIMIENTO, EN SU CASO

C u O CONTRATO, O PEDIDO, O

COMPRA

O-C CONTRARECIBO

C SOL. DE PAGO

INTERBANCARIO

C ESTADO DE

CUENTA

C DICTAMEN

TCNICO, EN SU CASO

C GARANTA DE CUMPLIMIENTO, EN SU CASO

RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA Y DOCUMENTO

DE ACEPTACIN DE BIENES, EMITE

CONTRARECIBO Y REGISTRA

24

14


.

PGINA:

47

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

47

MES. 12

AO.

2012



NO

SI

H

FUERON ENTREGADOS EN EL PLAZO

ESTABLECIDO?

S

TURNA OFICIO AL SACS PARA SU REVISIN Y

FIRMA 26.2

L

ELABORA ANLISIS Y OFICIO AL PROVEEDOR Y COMUNICA MONTO DE LA PENALIZACIN, REVISA, ENVA OFICIO, RECIBE

ACUSE Y ARCHIVA 26

C u O

DOCUMENTACIN

ADMINISTRATIVA

O EXPEDIENTE

DE C Y S

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

O OFICIO

ELABORA SOLICITUD DE TRMITE DE PAGO, ENVIA A LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE, ARCHIVA Y REGISTRA

27

EXPEDIENTE DE C Y S

O-C SOL.

TRMITE DE PAGO

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

C u O CONTRATO, O


O-C CONTRARECIBO

C SOLICITUD. DE

PAGO INTERBANCARIO C

ESTADO DE CUENTA

C DICTAMEN

TCNICO, EN SU CASO

C GARANTA DE


O-C PENALIZACIN,

EN SU CASO

O-C OFICIO

O-C CONTRARECIBO

C u O CONTRATO, O

PEDIDO, O COMPRA

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

C SOLICITUD DE

PAGO INTERBANCARIO

C ESTADO DE

CUENTA

C DICTMEN

TCNICO, EN SU CASO

C GARANTA DE


O-C PENALIZACIN,

EN SU CASO

C SOLICITA, EN SU CASO, AL REA REQUIRENTE

DOCUMENTACIN ADICIONAL QUE ACREDITE

EL RETRASO DEL PROVEEDOR.

26.1


.

PGINA:

48

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

48

MES. 12

AO.

2012



L

DCSA

TURNA SOLICITUD AL SACS Y AL DARM PARA SU

REVISIN Y FIRMA

27.1

O EXPEDIENTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

C ACEPTACIN

DE BIENES

C SOLICITUD DE

PAGO INTERBANCA

RIO

C ESTADO DE

CUENTA

C DICTAMEN

TCNICO, EN SU CASO

C GARANTAS DE


O-C SOLICITUD

TRMITE DE PAGO

RECIBE, REVISA Y

TRAMITA PAGO EN LA FECHA COMPROMISO

28

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

C SOL. DE PAGO

INTERBANCARIO

C ESTADO DE

CUENTA

C DICTMEN

TCNICO, EN SU CASO C

GARANTA DE CUMPLIMIENTO, EN

SU CASO

O-C SOL. TRMITE

DE PAGO

UA

M

O-C PENALIZACIN

O-C PENALIZACIN EN

SU CASO

O-C CONTRARECIBO

C u O CONTRATO, O

PEDIDO, O COMPRA O-C

FACTURA

O-C CONTRARECIBO

O u C CONTRATO, O PEDIDO

Y/O C.D.


.

PGINA:

49

MES. 02

AO.

2010




PGINA:

49

MES. 12

AO.

2012



M

DEVUELVE TRMITE DE PAGO

INCORRECTO A LA SACS

28.1

O-C SOL. TRMITE DE

PAGO

O-C CONTRARECIBO

C u O CONTRATO, O PEDIDO, O

COMPRA

O-C FACTURA

C ACEPTACIN

DE BIENES

C SOL. DE PAGO

INTERBANCARIO

C ESTADO DE

CUENTA

C DICTMEN

TCNICO, EN SU CASO

C GARANTA DE

CUMPLIMIENTO EN SU CASO

O-C PENALIZACIN, EN

SU CASO

VERIFICA EN EL MDULO DE INFORMACIN PRESUPUESTAL

FINANCIERA LA FECHA EN QUE LA UA REALIZ EL

PAGO, SELLA EXPEDIENTE ETIQUETA DE FINIQUITADO,

REGISTRA Y ARCHIVA EXPEDIENTE.

29

DCSA

O EXPEDIENTE

DE C Y S

C COMROBANTE

DE PAGO

FIN

CONTROL Y

SEGUIMIENTO

D

4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:

50

MES. 12

AO.

2012



1. Objetivo.-

Invitar al pblico en general a participar en los procesos de adquisicin de bienes o la contratacin de

servicios a travs del procedimiento de Licitacin Pblica, para que libremente se presenten proposiciones

solventes en sobre cerrado.

2. mbito de Aplicacin.-

2.a. El procedimiento es aplicable a nivel Central, Regional y Estatal.

3. Polticas de Operacin.-

3.a. Para la publicacin de la convocatoria y el resumen de convocatoria, se deber contar con el oficio de

autorizacin emitido por el Subcomit de Revisin de Bases;

3.b. Para proceder con la publicacin del resumen de convocatoria, se deber contar con el pago bancario

por concepto de derechos, productos y aprovechamientos;

3.c. Para tramitar la publicacin del resumen de convocatoria, se deber contar con el oficio y el resumen

de convocatoria debidamente firmados, y

3.d. La publicacin del resumen de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin, deber tramitarse el

mismo da en que se publique en CompraNet las bases de la convocatoria.


51

MES. 12

AO.

2012




RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

Direccin de Adquisiciones y Recursos Materiales (DARM).

1.

Recibe del rea Requirente el oficio de autorizacin de las bases de la convocatoria para su publicacin en CompraNet y el resumen en el Diario Oficial de la Federacin (DOF) y turna expediente.

Oficio (original). Convocatoria (copia).

Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS).

2.

Recibe expediente y determina fecha para publicacin de convocatoria en CompraNet y resumen de convocatoria en el DOF; elabora programa de eventos del proceso y turna.


Departamento de Licitaciones (DL).

3.

Recibe el expediente y el programa de eventos del proceso.


4.

Publicacin de Convocatoria en CompraNet. Captura en el Sistema CompraNet los siguientes datos: Condiciones (tipo de contratacin, carcter de la licitacin, descripcin genrica y plazo de la licitacin, lugar de entrega de los bienes o de la prestacin del servicio, pago, etc.)

Convocatoria en medio magntico.

a. Crear expediente. b. Crear procedimiento. c. Configurar requerimiento tcnico. d. Configurar requerimiento econmico (partidas). e. Cargar anexos (documentos). f. Generar el nmero del procedimiento. g. Publicar procedimiento. h. Difusin de la oportunidad al pblico

en general.


52

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

DL. SACS.

4.1

5.

Imprime el informe y turna para su autorizacin. Recibe y verifica datos de la convocatoria en cuanto a las fechas de programacin de los eventos y las partidas capturadas, autoriza en su caso y turna.

Resumen de Convocatoria de CompraNet. (original). Resumen de Convocatoria de CompraNet. (original).

DL.

6. Recibe instruccin, enva convocatoria a travs del sistema CompraNet, obtiene acuse y archiva.

Convocatoria (copia). Acuse de recibido (copia).

7. Verifica que aparezca en la pgina de CompraNet el da solicitado para su publicacin.

Convocatoria en medio magntico.

La publicacin es correcta?

8.

S. Integra en el expediente. Contina en la Actividad No. 12.

Convocatoria (copia).

9.

No. Revisa en Internet el expediente para verificar y detectar el error.


10. Realiza correcciones en el Sistema CompraNet y reenva informacin correcta.


11. Verifica en la pgina de CompraNet, que se haya publicado la convocatoria correcta. Contina en la actividad No. 8.



53

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

Publicacin del Resumen de Convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin (DOF).

12. Genera resumen de convocatoria y solicita cotizacin al DOF para su publicacin, a travs de la pgina

http://www.dof.gob.mx/cotizador.php.

Resumen de convocatoria (original).

13. Recibe va correo electrnico la cotizacin y nmero de registro.

14. Requisita el formulario de compra de cotizaciones y elabora oficio de solicitud de pago y turna.

Oficio (original).

DARM.

15. Recibe oficio y formulario, autoriza con su firma y turna.

Oficio (original). Formulario de compra de cotizaciones (original).

DL. 16. Recibe y elabora oficio solicitando a la Direccin de Administracin (DA) de la Direccin General de Administracin (DGA), realice el pago de los derechos para la publicacin del resumen de convocatoria en el DOF.

Oficio (original). Formulario de compra de cotizaciones (original).

17. Recibe de la DA el pago de los derechos y verifica que sea el original bancario.

Pago bancario (original).

18. Elabora oficio de solicitud de publicacin en el DOF, del resumen de convocatoria; genera resumen de convocatoria en archivo electrnico y turna.

Oficio de solicitud de publicacin (original). Resumen de convocatoria (Medio magntico).

DARM. 19. Recibe oficio y resumen de convocatoria, revisa que las fechas sean las programadas y recaba firma del Titular de la Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales, para el trmite de publicacin en el DOF y turna.

Oficio de solicitud de publicacin (original). Resumen de convocatoria. (original).

DL.

20. Recibe e integra documentacin para gestionar publicacin y entrega en sobre cerrado.

Oficio de solicitud de publicacin (original). Resumen de convocatoria (3 originales). Pago bancario (original).


54

MES. 12

AO.

2012



RESPONSABLE


No. DESCRIPCIN

Subdireccin de Servicios Administrativos (SSA).

21.

Recibe sobre cerrado y enva va paquetera a la Subdireccin de Recursos Materiales, Servicios Generales y Almacn en el D.F. (SRMSGA).

Sobre cerrado (original).

SRMSGA.

22. Recibe documentacin y tramita publicacin en el D.O.F. y regresa la documentacin por la misma va.

Acuses de oficio de solicitud de publicacin (copia) y resumen de convocatoria (copia).

23. Avisa va telefnica que ha realizado el trmite ante el DOF.

DL.

24. Verifica que aparezca la publicacin del resumen de convocatoria en el DOF el da solicitado, imprime e integra al expediente. Fin del procedimiento.

Resumen de convocatoria (copia).


55

MES. 12

AO.

2012



5.- Diagrama de Flujo.-

DARM

INICIO

O RESUMEN DE

CONVOCATORIA

O OFICIO

CAPTURA EN EL SISTEMA COMPRANET LOS DATOS 4

CONVOCATO

RIA

VERIFICA CONVOCATORIA Y AUTORIZA EN SU CASO

5

O

OFICIO

A

C

CONVOCATORIA

SACS

DL

SACS

O

OFICIO

AUTORIZA PARA LA PUBLICACIN DE

CONVOCATORIA EN COMPRANET Y DOF.

1

RECIBE EL EXPEDIENTE Y EL PROGRAMA EVENTOS

DEL PROCESO

3

C

CONVOCATORIA

RECIBE EXPEDIENTE Y DETERMINA FECHA DE

PUBLICACIN Y PROGRAMACIN DE

EVENTOS 2

C

CONVOCATORIA

O RESUMEN DE

CONVOCATORIA

IMPRIME Y TURNA PARA AUTORIZACIN

4.1


56

MES. 12

AO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN...

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