Manual de procedimientos de facturación y cobranza

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIOacuteN Y COBRANZA

PROCESSED PLASTIC DE MEXICO SA DE CV

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIOacuteN Y CO-BRANZA

Depto Administracion Elaborado Gerardo Chavez

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1 Introduccioacuten 3 2 Objetivo del Manual 3

3 Marco Juriacutedico 4

4 Poliacuteticas Generales 5

5 Procedimientos 6

51 Facturacioacuten a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos 6Proporcionados por Direccion Comercial a clientes distinguidos a nivel nacional

52 Facturacioacuten a Creacutedito en Ventas Nacionales y Extranjeras 9

53 Cambios yo Aumento a Clientes en Dias yo Montos 13

54 Facturacioacuten a Clientes por Servicios Diversos 14

55 Cobranza de la Facturacioacuten Emitida a Creacutedito 15

56 Emisioacuten de Notas de Creacutedito 19

6 Firmas de Aprobacion

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INDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIOacuteN YCOBRANZA


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1 INTRODUCCIOacuteN

Como parte de las actividades que el Servicio que presta el departamento administrativo ha em-prendido en materia de Combate a la Corrupcioacuten dentro de la Administracioacuten la Gerencia Adminis-trativa elaboroacute el ldquoManual de Procedimientos de Facturacioacuten y Cobranzardquo con elpropoacutesito de contar con un documento que apoye al eficaz desempentildeo de lasdiferentes aacutereas que participan en el proceso de facturacioacuten y cobranza para locual se ejecutan directamente en los procedimientos u operacioacuten diaria aprovechando las alternati-vas de operacioacuten y experiencia anterior en la materia aplicadaPor tal motivo el Manual ademaacutes de constituir un instrumento de referenciafundamental para el desempentildeo de rutinas de trabajo serviraacute de directriz parala capacitacioacuten induccioacuten y evaluacioacuten del personalLa utilidad de la informacioacuten que comprende el manual depende en granmedida de la vigencia de su contenido por lo que es indispensable quederivado de cualquier modificacioacuten en las funciones estructuras y normas queafecten los procedimientos se proceda a la actualizacioacuten de eacuteste conforme alos resultados que se observen en su aplicacioacuten y las necesidades de las aacutereasinvolucradas en este proceso administrativo

2 OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo lasactividades para la emisioacuten de comprobantes fiscales en las oficinas cooporativas por los servicios que presta el Compantildeia asiacute como en las aacutereasdependientes de la Gerencia de Administracion y Ventas involucradas en la facturacioacuten ycobranza sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que losempleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia

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3 MARCO JURIacuteDICO

1 Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos

2 Ley Federal del Trabajo

3 Coacutedigo Fiscal de la Federacioacuten

4 Coacutedigo Civil Federal

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4 POLIacuteTICAS GENERALES1 La Gerencia de Adminitsracion es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretacioacuten de la normatividad establecida en el presente Manual

2 La Gerencia de Administracion tendraacute la responsabilidad de verificar la existencia de los forma-tos en su Almaceacuten de Formas Valoradas para la emisioacuten de los comprobantes fiscales por los servicios prestados por la compantildeiacutea a sus clientes

3 Las aacutereas de administracion seraacuten responsables a traveacutes de sus Coordinaciones de mantener el stock de comprobantes fiscales digitales necesarios

4 La Direccioacuten Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos convenios o acuer-dos comerciales a traveacutes de los cuales se autorice la prestacioacuten de servicios a creacutedito a los clien-tes corporativos

5 La Direccioacuten Corporativa Comercial a traveacutes de sus aacutereas facultadas solo podraacute solicitar factu-ras anticipadas si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendo con todos los requisitos de facturacioacuten establecidos

6 Seraacute responsabilidad de las Aacutereas Operativas y Ventas de verificar que el contrato se encuentre debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado

7 Cuando la documentacioacuten soporte de las solicitudes de facturacioacuten es porque ya se habraacute gene-rado la solicitud de una alta de cliente en el sistema para su captura previamente autorizada sea parte integral de la misma por los datos contenidos en ella esta deberaacute estar validada con nombre y firma del personal facultado para tal efecto

8 La Direccioacuten Corporativa Comercial a traveacutes de la Gerencia de Ventas seraacute laresponsable de informar a las Gerencia Administrativa y Contabilidad sobre sobre las claacuteusulas de los contratos y de los datos fiscales de los Clientes

9 A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud y emisioacuten de los comprobantes fiscales por la venta de producto o mercancias las Gerencias de Administracioacuten y Ventas deberaacuten mantener vigente un cataacutelogo de firmas autorizadas con las facul-tades asignadas a cada una de ellas en este proceso

10 La Gerencia Administrativa es responsable de revisar perioacutedicamente el Manual y en caso de que requiera ser modificado por la adicioacuten o adecuacioacuten de funciones deberaacute solicitar la interven-cioacuten de la Direccion de la Compantildeiacutea a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas y mantener actualizado el presente documento

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5 PROCEDIMIENTOS

Unidad Responsable51 ProcedimientoFacturacioacuten a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos Proporcionados por Direccion Comercial Operativa (DCO) a clientes distinguidos a nivel nacional

PropoacutesitoQue el area de ventas a lo largo del territorio nacional solicite la emisionlos comprobantes fiscales que soliciten los clientes derivado de la venta deproductos propios y de importacion

Alcance El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria A todo el personal tanto para el personal que realice las funciones de Facturacioacuten yCobranza en las Oficinas Administrativas o Coorporativa

Poliacuteticas de operacioacuten normas y lineamientos

1 El personal de las Oficinas Administrativas estaraacute obligado a expedir factura por ventas de Pro-ductos a los clientes o cuando estos asiacute lo soliciten y de igual forma si es en forma contraria como lo indica el Art 29 del Coacutedigo Fiscal de la Federacioacuten

2 Los comprobantes fiscales expedidos deberaacuten cumplir con los requisitosque marca el Coacutedigo Fiscal de la Federacioacuten en sus Art 29 y 29-A comoson

1048766 Lugar y fecha de expedicioacuten1048766 Razoacuten Social del cliente1048766 Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente1048766 Domicilio Fiscal del cliente1048766 Descripcioacuten del servicio prestado por el Organismo1048766 Valor unitario consignado en nuacutemero e importe total consignado en nuacutemero o letra asiacute como el monto de los impuestos1048766 El comprobante fiscal que se expida deberaacute sentildealar si la forma de pago de la contraprestacioacuten se hace en una sola exhibicioacuten o en parcialidades1048766 Sello del aacuterea emisora y firma del responsable de su emisioacuten1048766 Asiacute como todos los datos necesarios estipulados en contratos yo convenios para su correcta emisioacuten

3 Los datos facturados seraacuten responsabilidad del personal del area administrativa que emita la factura

4 La emisioacuten de los comprobantes fiscales deberaacute ser incluida en el reporte mensual de ventas

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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN

Area Adminstrativa oContabilidad

1 minus Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los requisitos que marca el Coacutedigo Fiscal de la Federacioacuten en sus Art 29 y 29-A por la venta de productosprestados por la compantildeiabull 1er tanto original denominado ldquoClienterdquo electronicobull 2do tanto copia denominado ldquoConsecutivo Fiscalrdquobull 3er Tanto copia denominado ldquoExpediente Clienterdquo(este ultimo seraacute para anexar pago por su cobranza)

2 minus Revisa que la informacioacuten registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente

3 minus Realiza el cobro de la venta de productos

4 minus Entrega al interesado 1er Tanto denominado ldquoClienterdquo y distribuye de manera electroacutenica( Email)Los tantos restantes como siguebull 2do tanto copia denominado ldquoConsecutivo Fiscalrdquo lo turna a la Administracion para su control la que seraacuteresponsable de su resguardo conforme a la normatividad vigentebull 3er tanto copia denominado ldquoExpediente Clienterdquo

TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento Facturacioacuten a clientes en general por la venta de productos y servicios proporcio-nados en la compantildeia

Documentos De Referencia

DOCUMENTO COacuteDIGODisposiciones aplicables en la materia referidas en el Marco Juriacutedico

No aplica

RegistrosREGISTRO TIEMPO DE

CONSERVACIOacuteNRESPONSABLE DE

CONSERVARLOCOacuteDIGO DE REGISTRO OIDENTIFICACIOacuteN UacuteNICA

Factura 10 antildeos Area Administrativa No aplica

Glosario

Comprobante Fiscal Es el documento que se recibe al adquirir un bien un servicio o usartemporalmente bienes inmuebles (arrendamiento) Los comprobantes para efectos fiscalesdeben reunir los requisitos y caracteriacutesticas que establece la legislacioacuten fiscal Estoscomprobantes permiten la disminucioacuten de un gasto sobre los ingresos (deduccioacuten) y ladisminucioacuten de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento) y a la vez comprobarel ingreso percibido por esa operacioacuten

Factura Es el documento donde se fija el importe de la mercanciacutea expedida En algunos casossirve ademaacutes como propio contrato de venta Sobre ellas deben sentildealarse claramente laspartes compradoras y vendedoras con sus direcciones teleacutefonos y teles la descripcioacuten de losproductos de acuerdo con la descripcioacuten exacta sobre la que convengan las partes losa bultosexpedidos con sus marcas y contrasentildeas peso bruto y neto las cantidades de ventasacordada (CIFFOB etc) y la divisa fijada lugar de expedicioacuten etc

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Unidad Responsable52 Procedimiento

Gerencia Administrativa

FACTURACIOacuteN A CREacuteDITO POR LOS SERVICIOS DE IMPORTACION Y VENTA DE PRODUCTOS NACIONALES Y EXTRANJEROS

Propoacutesito Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturacioacuten ADMINPAQ de losclientes a los que LA COMPANtildeIacuteA presta servicios de VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE IMPORTACION y que tienen celebrado un contrato convenio o acuerdo comercial con Processed Plastic de Mexico SA dentro del que se establezca que el pago se realizaraacute por transferencia electronica bancaria el contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivelNacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacioacuten yCobranza en las Oficinas Coorporativas y sus respectivas competencias

Poliacuteticas de operacioacuten normas y lineamientos1 Las Areas Administrativa emitiraacuten las facturas por servicios de importacioacuten y venta de porductos que deberaacuten cumplir con los requisitos que establece el Coacutedigo Fiscal de la Federacioacuten en sus Art 29 y 29-A como son1048766 Lugar y fecha de expedicioacuten1048766 Razoacuten Social del cliente1048766 Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente1048766 Domicilio Fiscal del Cliente1048766 Descripcioacuten del servicio prestado por el Organismo1048766 Valor unitario consignado en nuacutemero e importe total consignado en nuacutemero o letra asiacute como el monto de los impuestos1048766 El comprobante fiscal que se expida deberaacute sentildealar si la forma de pago de la contraprestacioacuten se hace en una sola exhibicioacuten o en parcialidades1048766 Sello del aacuterea emisora y firma del responsable de su emisioacuten1048766 Asiacute como todos los datos necesarios para su correcta emisioacuten

2 La Gerencia Administrativa es responsable de registrar en la base de datos del programa de Facturacioacuten los documentos fiscales que emitieron la Administracion que de acuerdo al contrato deban ser cobrados por el area de tesoreria o cobranza si cumple con lo establecido en la poliacutetica de cobros

3 La Direccioacuten Corporativa Comercial a traveacutes Gerencia de ventas y su area y por medio de las cuentas clave adscritos a eacutestas seraacuten los responsables de informar a las areas administrativas correspondientes sobre las condiciones establecidas en las claacuteusulas de los contratos tarifas aplicables y de los datos fiscales de los Clientes

4 El Area Administrativa deberaacuten anexar copia de los Depositos o Transferencias a las facturas que eacutestas emitan para llevar a cabo el traacutemite de cobranza

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5 En el caso de que el contrato convenio o acuerdo comercial contemple la emisioacuten de formatos de validacioacuten a efecto de llevar a cabo la cobranza estos deberaacuten ser enviados a la Gerencia de Administracioacuten de Ventas dependiente de la Direccioacuten Corporativa Comercial para su conciliacioacuten la cual seraacute la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia Administrativa las facturas de los servicios que en estos se amparen

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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN

Area Administrativa Y Contable

1 minus Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los requisitos que marca el Coacutedigo Fiscal de la Federacioacuten en sus Art 29 y 29-A por la venta de produc-tosprestados por la compantildeiabull 1er tanto original denominado ldquoClienterdquo electronicobull 2do tanto copia denominado ldquoConsecutivo Fiscalrdquobull 3er Tanto copia denominado ldquoExpediente Clienterdquo(este ultimo seraacute para anexar pago por su cobranza)

2 minus Revisa que la informacioacuten asentada en el comprobante fiscal sea la correcta

3 minus Rubrica y cadena en la factura el sello del aacuterea responsable de su elabora cioacuten

4 minus Realiza la distribucioacuten correspondientebull 2do tanto copia denominado ldquoConsecutivo Fiscalrdquo- Lo conserva enla Administracion para su controlbull 3er tanto copia ldquoExpediente Clienterdquo- Lo conserva en elEspediente del Clientes la factura para su futuro proceso de cobranza

5 minus Enviacutea en los primeros tres diacuteas siguientes despueacutes de su expedicion 1er tanto original denominado ldquoClienterdquo y 3er tanto denominado ldquoCobranzasrdquoes enviado a la Tesoreriacutea o area de cobranzas para su traacutemite de cobro los cuales deberaacuten incluir los servicios de importacioacuten o venta de productos

6 minus Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentacioacutensoporte correspondiente y cadena sello y firma electroacutenica Asi como su nume-ro orden de compra INFORMACIOacuteN INCORRECTA PARA CANCELACION DE FACTURAS

7 minus La cancelacioacuten de facturas deberaacute ser previamente autorizada y firmada por el Gerente Administrativo para su control de facturas y do-cumentacioacuten soporte a la emisioacuten de documentos los mismos que tendraacuten que tener anexo al frente o reverso el motivo de su cancelacioacutenINFOMACIOacuteN CORRECTA

8 minus Registra en el Sistema de Facturacioacuten ADMINPAQ los documentos de los Clientes correspondientes a los servicios de importacioacuten yo venta de produc-tos en el interior de la Repuacuteblica yo el Extranjero

9 minus Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturacioacuten ldquoLista de Facturas Reacutegimen Extranjeras yo Nacionalesrdquo que integra a la facturacioacuten

10 minus Distribuye y entrega las facturas como sigue recabando acuse de reciboa El area de Cobranza o area de Tesoreriabull 1er tanto original de la factura denominado ldquoClienterdquo Via Electronica (email)bull 3to tanto de la factura denominado ldquoCobranzasrdquo y definitivo de la ldquoLista de Facturas Reacutegimen Extrajeras yo Nacionalesrdquob Gerencia de Contabilidadbull Oficio con la ldquoLista de Facturas Reacutegimen Extranjeras yo Nacionalesrdquo para salva guarda

11 minus Elaboran los formatos de validacioacuten (en caso de estar estipulado en el contra-to)por los servicios prestados a los clientes y los enviacutean debidamente requisitados ala Gerencia de Administracioacuten de Ventas para su conciliacioacuten

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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN

FACTURACIOacuteN CON FORMATOS DE VALIDACIOacuteN ALTAS CLIENTESGerencia de Ventas o Area de Ventas

1 minus Elaboran los formatos de validacioacuten y enviando copia del contrato generado con el cliente mencionando las condiciones de creacutedito informacioacuten para factu-racion y descuentos aplicables (en caso de estar estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los enviacutean debidamente requisitados la operacioacuten del proceso o mecaacutenica a utilizar con el cliente a la Gerencia Admi-nistrativa para su conciliacioacuten y conocimiento


2 minus Recibe Formatos de Validacioacuten copia del contrato y realiza conciliacioacuten elaborando reporte total de informacioacuten detallada con un reporte informando a el area o persona responsable para su solicitud a facturacioacuten

Area Administrativa

3 minus Enviacutea solicitud de autorizacioacuten de facturacioacuten a la persona responsableanexando debidamente validada la documentacioacuten soporte como son el repor-te o formato de validacioacuten detallado por su captura en en el sistema de Adminpaq

4 minus Recibe oficio de autorizacioacuten en el que se solicita la alta yo facturacioacuten estampa sello y hora y turna a el area de Ingresos para su atencioacuten

5 minus Verifica que la solicitud de autorizacioacuten de facturacioacuten contenga todos los datos y documentacioacuten soporte correspondiente debidamente validada para proceder a su facturacioacutenINFORMACIOacuteN INCORRECTA

Gerencia de Ventas

6 minus Devuelve documentacioacuten a la Gerencia de Ventas para sucorreccioacuten

7 minus Corrige documentacioacuten y reenviacutea nuevamente para su proceso anterior y continuo

8 INFOMACIOacuteN CORRECTA

Area Administrativa

9 minus Registra solicitudes de autorizacioacuten de facturacioacuten y altas de clientes en el sistema de facturacioacuten Adminpaq y procede a la emisioacuten de la factura por los servicios prestados de importacioacuten yo venta de productos

10 minus Distribuye y entrega las facturas como sigue recabando acuse de reciboa El area de Cobranza o area de Tesoreriabull 1er tanto original de la factura denominado ldquoClienterdquo Via Electronica (email)bull 3to tanto de la factura denominado ldquoCobranzasrdquo y definitivo de la ldquoLista de Facturas Reacutegimen Extrajeras yo Nacionalesrdquob Gerencia de Contabilidadbull Oficio con la ldquoLista de Facturas Reacutegimen Extranjeras yo Nacionalesrdquo para salva guarda para su consecutivo fiscal

11 TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

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53 FACTURACION A CREDITO EN LOS DIFERENTES TIPOS DE CREDITOS OTORGADOS A CLIENTES DE 30 60 Y 90 DIAS

Los Creditos Otorgados en los diferentes tipos modalidades deberaacuten estar autorizados por el area de Direccion Comercial Operativa y a sus vez los montos que delimiten la prestacioacuten de nuestros servicios de importacioacuten yo Venta de productos

Para los cambios y ampliaciones de limite en tiempo y monto seraacuten solamente autorizados por la Direccion Comercial Operativa la cual habraacute sido solicitada previamente por el area de Gerencia de Ventas en la cual mencionara los cambios solicitados haciendo mencioacuten apartir de la fecha inscrita y enviada la solicitud a el Gerencia Administrativa para su validacioacuten del mismo agregando firma y fecha del recepcion y posteriormente enviada a el area de Facturacion o persona encarga-da de la misma

A su vez generando una copia tambieacuten al area de Cobranza o Tesoreriacutea para informar los cam-bios generados apartir de la fecha indicada en dicho formato o documento

Estos cambios seraacuten efectivos solo si lleva las firmas y datos de correcion o cambio solicitado

Y seraacute efectivo a partir de la fecha indicada o al segundo dia como maacuteximo al recibirlo la persona de facturacioacuten

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54 FACTURACION A CLIENTES POR SERVICIOS DIVERSOS

Otro tipo de Servicios generados por la compantildeiacutea es la distribucioacuten de productos de im-portacion y fabricacioacuten del giro principal de la compantildeiacutea

Esto permite que nuestro mercado sea abierto a la recepcioacuten de diferentes clientes del area comercial (reatil) esto permite que podamos ser fexibles a sus necesidades

Y los servicios que se llegen a presentar deberaacuten ser claramente presentados por escrito mencionando la dinaacutemica de los elementos que lo integran y proveedores que colabora-ran asi como el personal de Grencia de Ventas Ventas y Adminsitracion debidamente firmado y autorizado por la Direccion Comercial Operativa(DCO) teniendo como membre-te un numero de folio que habra genrado la Gerencia de Ventas para su control interno de este documento y mencionando a la persona responsable del proyecto a realizar pre-sentando a 2 tantos una copia para el expediente de ventas y otra copia para el area de facturacion

Aclarando que no seraacute obligacioacuten por parte del area administrativa o la persona encarga-da de la facturacioacuten que se de por enterada y si no le fue presentada y a su vez recibida agregando firma y fecha de recepcioacuten de este documento la copia correspondiente

Ya en el area de Facturacion vendraacuten marcadas y aclaradas las aplicaciones de la mo-dalidad para facurar y las condiciones y descuentos que se pueden generar en proceso a seguir para la facturacioacuten del servicios diversos

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Depto Administracion Elaborado Gerardo Chavez_______________________________________________________________________________

Unidad Responsable GERENCIA ADMINISTRATIVA

55 ProcedimientoCOBRANZA DE LA FACTURACIOacuteN EMITIDA A CREacuteDITO

Propoacutesito Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de losServicios y ventas de productos a creacutedito proporcionados por la compantildeia a los Clientes Naciona-les o Extranjeros de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las aacutereas de la Direccioacuten Comercial Operativa

Alcance El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivelNacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacioacuten yCobranza en las Oficinas Corporativas dentro del aacutembito de sus respectivas competencias

Poliacuteticas de operacioacuten normas y lineamientos1 Las facturas que reciban las aacutereas para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos convenios yo acuerdos comerciales que celebre la Direccioacuten Comercial Operativa y Ventas

2 La Direccioacuten Comercial Operativa y Ventas a traveacutes de sus cuentas clave yo Gerencias deberaacuten indicar y avisar por escrito a las aacutereas que reciban las facturas con el cliente para realizar gestionar la cobranza el nombre del funcionario cargo y domicilio en el cual se entregaraacuten las facturas para su revisioacuten y cobro o en su caso establecerlo en el contrato convenio yo acuerdo comercial

3 La administracion de Cobranza a traveacutes de medios de comunicacioacuten( Email) deberaacuten entregar al cliente la factura original para su revisioacuten dentro de los tiempos que se establecen en el contrato convenio yo acuerdo comercial

4 En el caso de los clientes del Extranjero yo Gerencias de Ventas junto con la Direccioacuten Comercial Operativa deberaacuten considerar las modalidades de pago yo poliacuteticas establecidas por el Cliente con la finalidad de establecer los tiempos reales de revisioacuten y cobro en los contratos convenio yo acuerdos

5 Las facturas originales seraacuten entregadas al cliente por los Gestores de Cobranza mediante escrito en el cual se relacionaraacuten las facturas que se estaacuten gestionando para su cobro este documento deberaacute ser acusado de recibido por el cliente mediante sello yo firma previa identificacioacuten del personal que reciba las facturas (en el caso de recepcioacuten del documento con firma se deberaacute indicar el cargo)

6 El pago de los servicios proporcionados a creacutedito deberaacuten ser ena Chequeb Transferencia Bancaria o SPEI o SPEGUAc Recibos yo Notas de Creacutedito

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8 En el caso de que los clientes no realicen el pago por las facturas emitidas la Gerencia de Administrativa debe informar a la Gerencia de Ventas y la Direccioacuten Comercial Operativa para solicitar su intervencioacuten

9 La Gerencia de Ventas y la Direccioacuten Comercial Operativa a traveacutes de la relacioacuten comercial los agentes de ceuntas clave deberaacuten gestionar la cobranza de los clientes que en su caso no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los contratos convenios yo acuerdos celebrados por las aacutereas de la Direccioacuten y Ventas en caso de no realizar la cobranza deberaacute informar a las aacutereas que solicitaron su intervencioacuten sobre el resultado de las gestiones realizadas anexando el soporte documental de las gestiones de cobranza realizadas asiacute como la copia del contrato y la documentacioacuten soporte que ampare la prestacioacuten del servicio yo venta de productos para que se proceda legalmente

10 Las aacutereas que reciban las facturas establecidas en estas poliacutetica de este procedimiento deberaacuten integrar el expediente con la documentacioacuten enviada por las aacutereas de la Direccioacuten Comercial Operativa y con las gestiones realizadas por sus aacutereas de la cobranza para solicitar la intervencioacuten del aacuterea Juriacutedica y se gestione la cobranza por la viacutea legal si es el caso yo administrativa

12 En caso de que los servicios proporcionados a creacutedito no sean recuperados deberaacute realizarse lo establecido en el Manual de Normas Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Processed Plastic de Mexico SA Debidamente firmadas y autorizadas por la Direccion Comercial Operativa (DOC)

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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN

1 minus Solicita la emisioacuten de la facturacioacuten para gestionar la cobranza de los servi-ciosproporcionados de acuerdo a lo establecido en los contratos convenios yoacuerdos comerciales que haya celebrado y a traveacutes de la gerencia de ventas y aprobado por DCO yo Gerencias adscritas estas informa a las aacutereas que reci-ben las facturas para gestionar la cobranza el nombre del funcionario cargo y domicilio en el cual se entregaraacuten las Fcturas para revisioacuten y cobro

2 minus Emite las facturas a creacutedito de los Clientes yo Nacionales o Extranjerosindicando la forma de cobro para proceder a recuperar los serviciosprestados de importacioacuten y venta de productos y elabora oficio a cada Cliente indicando nuacutemero de facturas o el reporte generado de adminpaq donde men-cione el numero de factura e importe del servicio o producto vendido y recaba firma del Gerente de Administrativo

3 minus Entrega o envio via email al Cliente relacioacuten de factura(s) original(es) y sopor-te que ampara el servicio utilizado recabando acuse de recibo a traveacutes de sello o firma de recibido del cliente anotando nombre de la persona cargo y nuacutemero de teleacutefono

4 minus Monitorea viacutea sistema el pago de los servicios con los clientes de acuerdo altiempo calendarizado indicado por el aacuterea Comercial yo VentasSE REALIZA EL COBRO

5 minus Deposita yo verifica en las cuentas del la compantildeia el cobro de los servicios y productos

6 minus Registra el cobro efectuado aplicando la mension de los posibles decuentos que se hayan generado para su origen o cobro y enviacutea documentacioacuten original de los cobros con la relacioacuten de descuentos a la Contabilidad para su registro

7 minus Recibe y revisa que esteacute correcta la documentacioacuten original de los cobros solicitando la elaboracioacuten de las notas de creacutedito que se tendriacutean que hacer ya con relacioacuten anexa para la captura de los documentos en el sistema administra-tivo y contable de bancos y se archivaNO SE REALIZA EL COBRO

8 minus Elabora un correo recordatorio al cliente solicitando el pago indicando la antiguumledad de saldos lo rubrica informando los procesos Cobranza y su estatus mencionando la programacioacuten de la siguiente conexioacuten o elance con el cliente programada informando al supervisor de area o gerencia

9 minus Enviacutea al cliente el correo recordatorio recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente mencionando los detalles de respuesta que nos hagan saber la situacioacuten de su retardo de pago o la aplicacioacuten de un nuevo pagoiquestREALIZA EL COBRO

10 minus SI Continuacutea con las actividades Nuacutem 5 a la 7

11 minus NO Elabora el correo electroacutenico de la rubrica al Cliente como segundo re-cordatorio marcando copia la Gerencia de Ventasl solicitando su intervencioacuten para efectuar el cobro al cliente

12 minus Interviene por la relacioacuten comercial solicitando el cobro al cliente de no llegar a un acuerdo con el Cliente enviacutea a la Gerencia Administrativa la documenta-cioacuten en original del contrato de servicio yo convenio y los acuerdos comercia-les asiacute como las gestiones realizadas para poder aplicar las acciones combe-nientes

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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN

iquestREALIZA EL COBRO


14 minus NO Elabora Correo Electronico y copia a la Gerencia administrativa lo rubri-ca en el recuadro donde se solicita la intervencioacuten del aacuterea juriacutedica del Organis-mo y anexaoriginales de la siguiente documentacioacutena Contrato de servicio yo Convenio y Acuerdos del aacuterea Comercial en originalb Acuse de los oficios de requerimiento de pagoc Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexosentregados por el aacuterea comercial)d Acuse del Correo recordatorioEL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO

15 Se continuacutea con el procedimiento descrito en el Manual de Normas Bases yProcedimiento para Cancelar Adeudos pero esto solo se puede realizarapartir de los 180 dias de la fecha de expedicion a Cargo de Terceros y a Favor del Processed Plastic de Mexico SA de CV

16 TERMINA EL PROCEDIMIENTO

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Unidad Responsable56 ProcedimientoGERENCIA ADMINISTRATIVA

EMISIOacuteN DE NOTAS DE CREacuteDITO

PropoacutesitoElaborar Notas de Creacutedito a los clientes de Processed por las bonificacionesque correspondan asiacute como por la reexpedicioacuten de facturas de ejerciciosanteriores

AlcanceEl contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacioacuten yCobranza y el resto de los involucrados dentro del aacutembito de sus respectivascompetencias


1 La Gerencia de Administrativa por medio de la persona asignada de este rubro debe elaborar las Notas de Creacutedito a los Clientes para dar cumplimiento a las poliacuteticas comerciales establecidas por la Gerencia Administrativa

2 Las Notas de Creacutedito podraacuten ser utilizadas por el cliente para el pago de Descuentos generados por pronto pago comercializacioacuten y distribucioacuten u otros que esteacuten Establecidos en el contrato con el cliente 3 Las Notas de Creacutedito se emitiraacuten tambieacuten por la modificacioacuten cancelacioacuten yo reexpedicioacuten de facturas de ejercicios anteriores pero estas deberaacuten ser firmadas y autorizadas por los gerentes del area Aministrativa y de Ventas 4 El seguimiento y control de las Notas de Creacutedito se debe realizar por las Gerencias de Administracioacuten Contabilidad y capturada y generada en el sistema Adminpaq compartido en la que se capturaraacute la informacioacuten relacionada a cada una de ellas y se conciliaraacute mensualmente para evitar que las cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIOacuteN Y COBRANZA V1


Firmas de Aprobacion para este documento

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1 Introduccioacuten 3 2 Objetivo del Manual 3

3 Marco Juriacutedico 4

4 Poliacuteticas Generales 5

5 Procedimientos 6

51 Facturacioacuten a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos 6Proporcionados por Direccion Comercial a clientes distinguidos a nivel nacional

52 Facturacioacuten a Creacutedito en Ventas Nacionales y Extranjeras 9

53 Cambios yo Aumento a Clientes en Dias yo Montos 13

54 Facturacioacuten a Clientes por Servicios Diversos 14

55 Cobranza de la Facturacioacuten Emitida a Creacutedito 15

56 Emisioacuten de Notas de Creacutedito 19

6 Firmas de Aprobacion

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INDICE



_______________________________________________________________________________

1 INTRODUCCIOacuteN




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5 PROCEDIMIENTOS










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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN







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No aplica





Glosario



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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN













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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN





Area Administrativa




Gerencia de Ventas




Area Administrativa




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RESPONSABLE ACTNO

DESCRIPCIOacuteN













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RESPONSABLE ACTNO

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1 INTRODUCCIOacuteN




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5 PROCEDIMIENTOS










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RESPONSABLE ACTNO

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No aplica





Glosario



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5 PROCEDIMIENTOS










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RESPONSABLE ACTNO

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RESPONSABLE ACTNO

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Manual de procedimientos de facturación y cobranza

Economy & Finance

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