MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO ... · como Manual de Procedimientos...

Edición (Nº) : 1 Fecha Edición : Junio - 2016

Fecha Revisión : Junio - 2019 Vigencia : 3 años

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda 1

MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

2016 - 2019





Elaborado Por:

Firma

__________________________ Q.F. Carolina Castro Jorquera

Jefe del Departamento de Abastecimiento

Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda.

Firma __________________________

A.P. Ricardo Figueroa Godoy Jefe de la Unidad de Licitación y

Convenios Departamento de Abastecimiento Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes

Cerda.

FECHA: ________/

Revisado Por:

Firma _________________________

A.P. Andrea Briones Reyes Jefe del Departamento de

Planificación y Control Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes

Cerda.

Firma __________________________

Mg. Claudia Figueroa Ruiz Profesional apoyo metodológico Departamento de Planificación y

Control Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes

Cerda.

FECHA: ________/

Aprobado por :

Firma _________________________

Ing. Alexis Vásquez Sub- Director Administrativo


Firma _________________________

Dra. Ana María Moroni .L. Directora de Desarrollo Hospital Clínico Dr. Félix

Bulnes Cerda.

Firma ________________________

Dr. Ignacio Abusleme. A. Director


FECHA: __________/





INDICE:

I.- INTRODUCCIÓN II.- VISION Y MISION INSTITUCIONAL, MISION DEL

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. III.- OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. IV.- METAS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. V.- ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. VI.- FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. VII.- DESCRIPCION DE CARGOS: FUNCIONES JEFATURA Y

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO. VIII.- FLUJOGRAMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO

DE ABASTECIMIENTO IX.- ANEXOS.





I.- INTRODUCCION:

Se actualiza el Manual de Procedimientos Administrativos de Adquisiciones, que fue aprobado en su oportunidad mediante Resolución N° 2413 / 10 Agosto de 2011, ahora como Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Abastecimiento. El Departamento de Abastecimiento depende de la Subdirección Administrativa de este establecimiento. El Departamento de Abastecimiento cuenta con dos Unidades bajo su dependencia administrativa:

Unidad de Licitaciones y Convenios

Unidad de Bodega. (con sedes en Providencia y Quinta Normal) Del mismo Departamento de Abastecimiento, depende funcionalmente el Comité de Adquisiciones, que permite gestionar el Plan Anual de Compras en el establecimiento, con participación interdisciplinaria y se reúne para evaluar ofertas, proponiendo el resultado de un llamado a Licitación. Este Manual incorpora todos los procedimientos relativos a la adquisición y contratación de Bienes y Servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir a través de esta normativa se regulan todos los procesos internos para el abastecimiento regida a través de la Ley N° 19.886 de Compras Públicas El objetivo de este Manual, es definir la forma de realizar las diversas gestiones para la adquisición de Bienes y Servicios del Hospital y su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación, comunicación y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. Este Manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios del Departamento de Abastecimiento, así como su difusión interna a toda la comunidad hospitalaria. Teniendo como exigencia de cumplimiento la siguiente plataforma normativa:

a. Ley Nº 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento (Decreto 250 de 2004, del

Ministerio de Hacienda) y modificaciones posteriores.

b. Constitución Política de la República de Chile: Artículo Nº 38.

c. Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba el

Reglamento de la Ley 19.886.- en adelante “el Reglamento” y sus modificaciones.

d. DFL 1/2005 en virtud del cual se fija el texto refundido, coordinado y sistematizado

del Decreto Ley 2.763/ 79 y de las leyes 18.933 y la Ley 18.469.

e. DFL 1 - 19.653 que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575.- Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.





f. Ley Nº 19.653, de Probidad Administrativa, y sus respectivas modificaciones y

reglamentaciones.

g. Ley Nº 19.799, de Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de

Certificación de Dicha Firma, y sus respectivas modificaciones.

h. Ley Nº 20.730 que regula el lobby y las gestiones que representen intereses

particulares ante las autoridades y funcionarios.

i. Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que

rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

j. Ley 20.285 de Transparencia de la Función Pública y el Derecho de Acceso de los

Ciudadanos a la Información de la Administración del Estado.

k. Ley de Presupuesto del Sector Público para el año vigente, (Normas e Instrucciones para la ejecución presupuestaria del Sector Público que se dicta cada año por el Ministerio de Hacienda).

l. Resolución Exenta N° 0860 / 24 Abril 2007, que crea el Comité de Adquisiciones del Hospital Dr. Félix Bulnes Cerda.

m. Resolución Exenta Nº 8769 / 2012 que establece actualización de integrantes y funciones del Comité de Adquisiciones del Hospital Dr. Félix Bulnes Cerda.

n. Resolución Exenta N° 1292/ 8 Abril 2014 que modifica resolución N° 8769, actualización de integrantes Comité de Adquisiciones del Hospital Dr. Félix Bulnes Cerda.

o. Resolución Exenta N° 6761/ 31 Diciembre 2015 que aprueba Protocolo de Gestión del Comité de Adquisiciones del Hospital Dr. Félix Bulnes Cerda.

p. Dictámenes de Contraloría General de la República.

q. Instructivos del Ministerio de Salud.

r. Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

s. Directivas de Contratación Pública emitidos por las Dirección de Chile Compra.

t. Políticas y condiciones de uso del Sistema Chile Compra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Chile Compra.

u. Manual Instructivo de Operación Usuario Comprador. www.mercadopúblico.cl.

http://www.mercadopúblico.cl/





v. Ord. N° 3536 del 08 de diciembre de 2007 Normas y recomendaciones sobre contratos de Servicios de Apoyo y adquisiciones.

w. Resolución N° 1.600 del 2008, de la Contraloría General de la República.

x. Resolución Exenta Nº 692 de fecha 15 de abril del 2011, de la Dirección del Servicio de Salud Metropolitano Occidente sobre delegación de facultades.

y. Normativa Técnica N° 147 de Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución para Droguerías y Depósitos de Productos Farmacéuticos de uso humano, relacionada con el Decreto Supremo N° 466 de 1984 del MINSAL, mediante el cual se aprobó el Reglamento de Farmacias, Droguerías, Almacenes Farmacéuticos, Botiquines y Depósitos autorizados.





DEFINICIONES TECNICAS

Las personas y Unidades involucradas en el proceso de abastecimiento, de la institución son las siguientes:

1) Departamento de Abastecimiento: Departamento encargado de coordinar la Gestión de Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes, aprobados por la Subdirección Administrativa. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada.

2) Unidad de Licitaciones y Convenios: esta unidad es la encargada de realizar

todos los procesos licitatorios de más de 100 UTM para lo cual cuenta con un profesional a cargo de la Unidad y 3 profesionales de apoyo, para velar por el correcto cumplimiento del portal. Esta unidad elabora las bases administrativas y recibe los términos de referencia o bases técnica de la unidad o servicio solicitante, necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio. Se establecen las siguientes unidades de compra en mercado público con los siguientes nomenclaturas internas:

Farmacia 1559

Escritorio, Aseo y otros 5188

Inventariables 5189

Prestación de Servicios 705290

Recursos Físicos 705291

Dentro de la Unidad de Licitaciones y Convenios, existe un staff de Ejecutivas de Compra, las cuales realizan los procesos de menos de 100 UTM, siempre ajustado a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las dependencias del establecimiento, para su normal funcionamiento. Esta unidad elabora o colabora en la preparación de bases, términos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc., necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio.

3) Unidad de Bodega: dependiente del Departamento de Abastecimiento, encargada

del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución.

4) Comité de Adquisiciones: Grupo de personas internas a la organización

convocadas para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación.

5) Acto Administrativo: son las decisiones formales que emitan los órganos de la

Administración del Estado en las cuales se contienen declaraciones de voluntad,

realizadas en el ejercicio de una potestad pública.





6) Bases Administrativas: Documentos aprobados por la Dirección del Hospital

Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda que contienen, de manera general y/o particular, las

etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación,

mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del Contrato

definitivo, y demás aspectos administrativos del proceso de compra.

7) Bases Técnicas: Documentos aprobados por la Dirección del Hospital Clínico Dr.

Félix Bulnes Cerda, que contienen, de manera general y/o particular las

especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o

servicio a contratar.

8) Administrador/a del Sistema Informatico del Mercado público: Nombrado por la Autoridad de la Institución, a través de Resolución, corresponde a un perfil del sistema www.mercadopublico.cl, el cual es responsable de:

Crear, modificar y desactivar usuarios.

Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores.

Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra.

Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

9) Encargado o Administrador de Contrato: La persona, designada en las Bases

Administrativas y/o Términos de Referencia por los Requirente Técnicos del

Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda, en cada caso, es el responsable de

supervisar el buen cumplimiento del contrato en los aspectos técnicos, dada su

función y/o especificidad.

10) Convenio Marco: Procedimiento de Contratación realizado por la Dirección de

Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las

entidades, en forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio.

11) Catálogo de Convenio Marco: Lista de Bienes y/o Servicios y sus

correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados, y

adjudicados por la Dirección de Chile Compras, y puesto, a través del Sistema de

Información, disposición de las entidades.

12) Comisión Evaluadora: Comisión de funcionarios del Hospital Clínico Dr. Félix

Bulnes Cerda, integrado por: Requirentes Técnicos, designados por las Jefaturas

de cada Servicio Clínico y Unidades de Apoyo Clínico- Administrativo. Los

productos desarrollados por la Comisión Evaluadora son validados con firma del

Director del establecimiento.

13) Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el

compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función

respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de

productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los

responsables del proceso en toda su magnitud.

http://www.mercadopublico.cl/





14) Contrato de suministro: Aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento,

incluso con opción de compra, de productos y/o bienes muebles. Un contrato será

considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener

es inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato.

15) Contrato de Servicios: Aquél mediante el cual las entidades de la Administración

del Estado encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas,

actividades o la elaboración de productos intangibles. Un contrato será

considerado igualmente de servicios cuando el valor de los bienes que pudiese

contener sean inferiores al cincuenta por ciento del valor total o estimado del

contrato.

Para efectos del presente manual, los servicios se clasificarán en generales y

personales, los que a su vez podrán tener el carácter de servicios personales

propiamente tal y personales especializados según lo señalado en el capítulo XII

del reglamento de la ley nº 19.886.

16) Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las entidades, en virtud

de la Ley de Compras de su Reglamento.

17) Facturas: documentos tributarios que los proveedores envían usualmente al

Servicio, con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total del

valor cancelable de la venta y, si correspondiera, la indicación del plazo y forma de

pago del precio.

18) Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para

trasladar mercadería desde el proveedor hacía el Servicio, y desde el Servicio a

otra institución.

19) Garantía o Caución: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que

tiene como función resguardar el correcto cumplimiento, por parte del proveedor

oferente y lo adjudicado, de las obligaciones emanadas de la oferta y/o del

contrato.

20) Garantía de seriedad de la oferta: corresponde a la caución que respalda las

ofertas presentadas por los distintos oferentes.

21) Garantía de Fiel cumplimiento de contrato: corresponde a la caución que

contemple la norma, que respalda la observancia de la ejecución del bien o

servicio licitado.

22) Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter

concursable, mediante el cual el establecimiento realiza un llamado público,

convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen

propuestas de entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.

23) Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compra, presentando una

oferta o cotización.





24) Orden de Compra: solicitud escrita de determinados productos a un precio

acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de

una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la

compra de productos y/o servicios.

25) Plan Anual de Compras: Plan anual de compras y contrataciones, que

corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una

determinada entidad planifica comprar o contratar durante el año calendario.

26) Proceso de Compras: Corresponde al proceso de compras y contratación de

bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de

Compras y en el Reglamento, incluyendo convenios marcos, Licitación Pública,

Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.

27) Proveedor: Persona Natural o Jurídica, chilena o extrajera, o agrupación de las

mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las entidades.

28) Resolución de Llamado: Acto administrativo por el cual la Dirección del

establecimiento formaliza la solicitud de compra de un bien o servicio y establece

los requerimientos para dar inicio al proceso de publicación en el portal Mercado

Público. Las Resoluciones podrán ser Exentas, libre de trámite de aprobación de

la Contraloría General de la República o Afectas en cuyo caso deben ir a trámite

de aprobación de ese Órgano Contralor.

29) Resolución de Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la

autoridad competente selecciona a uno o más oferentes para la suscripción de un

contrato de Suministro o Servicios, regido por la Ley N° 19.886.

http://definicion.de/solicitud/

http://definicion.de/autorizacion/





II.- VISION, MISIÓN INSTITUCIONAL Y MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO:

Visión Institucional: “Ser un hospital clínico de excelencia altamente resolutivo en sus especialidades en coordinación con la red asistencial para entregar una atención oportuna, acogedora y de calidad a los usuarios de la red occidente.” Misión Institucional: “Satisfacer las necesidades de salud de nuestros usuarios de la red occidente en forma oportuna, acogedora y de calidad, integrando las actividades asistenciales con las docentes.” Misión del departamento de abastecimiento:

“Gestionar las necesidades internas, a través de procesos y procedimientos de adquisiciones, almacenamiento y distribución de Bienes y prestación de Servicios. Considerando los principios básicos de la Ley de Compras Publica, eficacia, eficiencia y transparencia.”

III.- OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO:

OBJETIVO GENERAL: Sistematizar y normar el proceso de Adquisiciones Institucionales, para la gestión de compra y contrataciones de bienes y/o servicios, de acuerdo a las normativas de compras públicas y transparencia gubernamental, a fin de regular estos procedimientos en la relación de requirentes internos y proveedores, con el objeto de resguardar y gestionar óptimamente los recursos públicos asignados al establecimiento. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 1.- Estandarizar el procedimiento institucional para la adquisición de equipamiento hospitalario, que considere al menos:

Definición del requerimiento e identificación del responsable de la adquisición.

El grado de participación del personal técnico y requirentes clínicos.

Descripción de la metodología de la evaluación de la calidad técnica del equipamiento a adquirir.





2.- Asegurar el correcto almacenamiento, distribución y control de calidad de la adquisición de insumos clinicos dentro del establecimiento hospitalario. 3.- Proveer y estandarizar al Hospital Dr. Felix Bulnes Cerda de insumos clínicos para el normal desarrollo de la gestión clínica, considerando su evaluación técnica, estandares de calidad y el costo v/s beneficio de los mismos. 4.- Organizar, documentar y estandarizar procedimiento de Compras de servicios de hospitalización clínicos al extrasistema, con roles claros y definidos de los funcionarios involucrados del Departamento de Comercialización, Abastecimientos y Finanzas, y sistema de trazabilidad digital y manual como respaldo. 5.- Establecer el procedimiento utilizado por la Unidad de Licitaciones y Convenios del Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda para ejecutar las compras inferiores a 3 UTM. 6.- Establecer el procedimiento para efectuar compras a través de Convenio Marco, por medio del Portal Mercado Público, de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Ley Nº 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento. 7.- Establecer el procedimiento utilizado por la Unidad de Licitaciones y Convenios del Departamento de Abastecimiento, para la tramitación de requerimientos relativos a la adquisición de bienes y/o contratación de servicios mediante licitación pública o privada. 8.- Establecer un procedimiento estandarizado, para la adquisición de prestaciones de servicios profesionales, dirigido a la contratación de un(s) profesional(s) idóneo(s), que cumpla(n) con los requisitos de contratación y niveles de calidad definidos por el requirente, asegurando la transparencia del proceso, por medio de la aplicación de criterios de evaluación establecidos en las bases de licitación. 9.- Estandarizar los procesos institucionales de compras críticas y de mayor envergadura presupuestaria, para el próximo año calendario, sistematizando transversalmente las demandas internas de servicios clínicos, unidades de apoyo clínico-administrativo, con la finalidad de optimizar los recursos, humanos, materiales y financieros del establecimiento hospitalario, y con la finalidad de generar una línea base de proyección real a ser utilizada en el año calendario siguiente. 10.- Estandarizar la gestión de recepción, almacenamiento y medios de distribución de bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos, solicitados en su adquisición por los requirentes de servicios clínicos y unidades de apoyo (clínico- administrativo) para garantizar su funcionamiento óptimo. 11.- Estandarizar el mecanismo y el resguardo de documentos bancarios generados a partir de procesos licitatorios, para dar respuesta oportuna en casos de auditorías internas o externas o fiscalización de Contraloría General, como asimismo para dar celeridad a las devoluciones de procedimientos ya finalizados y sancionados administrativamente. 12.- Monitorear el proceso de compras, previamente definido en el Plan Anual de Compras institucional, de modo de regular el equilibrio presupuestario y financiero del establecimiento, su estado de avance de licitaciones, controlar su ejecución, diagnosticar nodos críticos, generando acciones correctivas, tomando decisiones en las soluciones planteadas, así como disminuyendo las brechas de tratos directos y Licitaciones L1, de acuerdo a la ley de probidad y el cumplimiento de la ley del lobby.





IV.- METAS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO:

NOMBRE INDICADOR EAR

FORMULA INDICADOR FUENTE DE DATOS META

A.1.4.: Porcentaje de Compras vía licitación Tipo L1 y Trato Directo

_< 20%

B.2_2.5 Rotación del Inventario de Dispositivos Médicos (DM)

Salidas de bodega del producto en unidades en el mes / Promedio de

unidades de existencias del producto en el mes

Listado de dispositivos médicos utilizados en el EAR, para la medición del indicador, de acuerdo a lo

definido en BSC para el año vigente. Existencia de un sistema de registro y cálculo del

indicador en la Unidad Responsable.

Meta: > 8 veces al año

[(Número de licitaciones L1 en el período/Total de licitaciones en el

periodo x 0,5) + (Número de órdenes de compra vía Trato Directo en el

período/Total de órdenes de compra en el período x 0,5)] x 100

http://www.analiza.cl, Certificado emitido por la División de Presupuestos, de la Subsecretaría de

Redes Asistenciales.





V.- ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO:





VI.- PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO:

1) Comité de Adquisiciones y su funcionamiento.

• Composición de sus Integrantes.

• Periodicidad de sesiones.

• Roles de sus Integrantes.

• Organización interna.

• Medición de cumplimiento.

• Funciones.

2) Procedimientos Gestión de Tipos de Compras:

• Gestión de Adquisición de Equipamiento Médico.

• Gestión de Adquisición de Insumos Clínicos.

• Gestión de Conservación de dispositivos médicos.

• Gestión de Compras de Servicios de Hospitalización al Extrasistema.

• Gestión de Adquisición de insumos y servicios generales. (Habituales / No habituales), vía Convenio Marco. (Gestión de Gran Compra (=/>1000 UTM) /

• Gestión de Adquisición de insumos y servicios generales. (Habituales / No habituales) vía Licitaciones (públicas / privadas).

• Gestión de Adquisición de Prestaciones de Servicios Profesionales.

• Gestión del Plan Anual de Compras.

• Gestión de Adquisición inferiores a 3 UTM excluidas del sistema de información.

• Gestión de Adquisición de Servicios Especializados.

• Gestión de Garantías de Seriedad y fiel cumplimiento.

• Gestión de Comité de Adquisiciones.

• Gestión de Adquisición, vía Trato Directo ( Contratación Directa)

3) Gestión de Recepción, almacenamiento y medios de distribución:

• Recepción de los productos.

• Almacenamiento.

• Despacho de los productos.

• Devolución de artículos desde Unidades a Bodega.

• Inventarios y Control de Existencias.





Nombre del procedimiento:

Gestion de Adquisición de equipamiento médico

Objetivo del procedimiento:

Estandarizar el procedimiento institucional para la adquisición de equipamiento hospitalario, que considere al menos:

Definición del requerimiento e identificación del responsable de la adquisición.

El grado de participación del personal técnico y requirentes clínicos.

Descripción de la metodología de la evaluación de la calidad técnica del equipamiento a adquirir.

Alcance del procedimiento:

El alcance del procedimiento es cubrir la adquisición del equipamiento hospitalario, debe ser cumplido tanto por equipos técnicos de la Unidad de Equipos Médicos, así como por los del Departamento de Abastecimiento y Jefaturas de los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo Clínico- Administrativo y Requirientes Técnicos validados por Resolución Administrativa.

Referencia del procedimiento: - Ley Nº 19.886.- de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda,

que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886.- en adelante “el Reglamento” y sus modificaciones.

- Normas e Instrucciones para la ejecución de presupuesto y sobre materias específicas sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

- Manual de Abastecimiento del SSMOCC, Resolución Administrativa N° 0258, del 05 de Febrero de 2016.

Responsables del Procedimiento:

Jefatura del Departamento de Recursos Físicos. Jefatura de Unidad de Equipos Médicos. Profesionales de la Unidad de Equipos Médicos. Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios. Jefatura del Departamento de Abastecimiento.

Definiciones del Procedimiento:

Equipamiento Médico: Equipos o accesorios que cumplen la finalidad de :

Diagnóstico, prevención, monitoreo, tratamiento o alivio de una enfermedad.

Diagnóstico, monitoreo, tratamiento, alivio o compensación de una lesión.

Insumos asociados:

- Soporte informatico mercado público. - Insumos administrativos.





Descripción de etapas del procedimiento:

ETAPA I: El Sub- Director Administrativo, cuenta con varias fuentes de información periódica acerca de las alternativas de financiamiento para poder adquirir equipamiento hospitalario. Por ejemplo: Circular 33, Decretos y Ordinarios, emanados del MINSAL y del SSMOCC, Convenios Docentes, etc. La Sub- Dirección Administrativa comunica a los Departamentos dependientes administrativamente de esta Sub- Dirección, que existen fondos de financiamiento y esta información la distribuye, en formato de instructivo al Depto. de Recursos Físicos, Depto. de Abastecimiento, Unidad de Licitaciones y Convenios y Unidad de Equipos Médicos. Se determina la compra de equipamiento médico, de acuerdo a las instrucciones emanadas del Requirente Técnico enviado a la Unidad de Equipos Médicos, mediante los decretos respectivos. Como también se adquiere equipamiento médico, por directriz aprobada por Director del establecimiento, en base a proyectos locales que ocupan financiamiento de convenios docentes. En este caso la Sub- Dirección Administrativa, envía la información de aprobación de compra de equipamiento al Depto. de Abastecimiento e información entregada al Depto. de Recursos Físicos y Unidad de Equipos Médicos. ETAPA II: La Unidad de Equipos Médicos, a su vez elabora las bases técnicas de los equipos hospitalarios, asignando criterios para su evaluación. Se expresa en el registro escrito de Términos de Referencia y esto se materializa a través de un formulario de requerimientos, despachado al Depto. de Abastecimiento y este canalizará a través de la Unidad de Licitaciones y Convenios, la confección de bases administrativas y técnicas, con la correspondiente publicación en el portal www.mercadopublico.cl ETAPA III: El Depto. de Abastecimiento recibe el formulario de requerimiento, lo firma el Jefe de Abastecimiento o su respectivo subrogante, visándolo para enviarlo a la Sub- Dirección Administrativa (SDA), a objeto de obtener firma de la autoridad. Una vez firmado el formulario de requerimiento por SDA, la Secretaria de la Dirección, lo envía a Secretaria del Depto. de Abastecimiento firmado, con la finalidad de que se ejecute el proyecto inserto en esa documentación. La Secretaria de Abastecimiento le asigna un número correlativo de seguimiento al documento, para respaldar el control interno, con registro en una planilla excel, donde se precisa el responsable de llevar a cabo el proceso licitatorio. La gestión de licitación sigue el curso programado y estandarizado de acuerdo a lo citado en el actual Manual de Abastecimiento, proceso en el cual, tienen a lugar las siguientes etapas críticas:






1.- Elaboración de las bases administrativas generales. 2.- Publicación de las bases administrativas generales. 3.- Respuestas de consultas, frente al proceso licitatorio. 4.- Descarga de antecedentes (técnico- administrativos -económicos) de los proveedores aceptados y que estén habilitados para contratar con el Estado. 5.- Constitución de la Comisión de Evaluación (referente técnico -jefaturas y profesionales del ámbito clínico), equipos médicos (jefatura y profesionales de la Unidad de Equipos Médicos.) Los cuales generan los siguientes productos:

Elaboración de Acta de Evaluación.

Elaboración de Cuadro de Evaluación. (aplicación de criterios de evaluación ponderados)

5.- Confección de resolución de adjudicación por Ejecutiva de Compras de la Unidad de Licitaciones y Convenios del Departamento de Abastecimiento. (previa revisión de Acta de Evaluación y cuadro de evaluación por Ejecutiva de Compras del Depto. de Abastecimientos) 6.- Solicitud de CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestaria), por equipo de Abastecimientos 7.- Adjudicación, por Ejecutiva de Compras a cargo del proceso de la Unidad de Licitaciones y Convenios del Depto. de Abastecimientos, a través de comunicación interna entre esta Unidad y la Unidad de Control de Convenios (Depto. de Comercialización dependiente de la SDA), quienes le solicitan al proveedor, la boleta de garantía de fiel cumplimiento del contrato. 8.- La Unidad de Licitaciones y Convenios del Depto. de Abastecimiento, por medio de su Abogada, envía contrato al proveedor adjudicado para que este lo envié firmado y en 4 ejemplares. 9.- Al recibir los ejemplares firmados, la Abogada del Depto, de Abastecimiento confecciona la resolución de aprueba contrato, la cual se envía a la Jefatura del Depto. de Abastecimiento, Jefatura De la Unidad de Licitaciones y Convenios, SDA, Jefatura del Depto. Jurídico del hospital, para la revisión final, y envío a Director del establecimiento para su firma de aprobación del documento. 10.- Una vez aprobado el documento, ingresa a Oficina de Partes del establecimiento, donde se le asigna número de resolución administrativa, fecha y registro. 11.- El ejecutivo a cargo del proceso licitatorio de la Unidad de Licitaciones y Convenios del Depto. de Abastecimiento, publica en el mercado público, el contrato y la resolución aprueba de contrato.





12.- El mismo ejecutivo envía contrato y resolución aprueba de contrato al Depto. de Finanzas, (copia), a través de memorándum, con folio correlativo mediante libro de correspondencia. Se envía un correo electrónico a la Unidad de Control y Convenios con las copias digitales del contrato y aprueba de contrato, mediante formato PDF para que el equipo de esa Unidad lo suba al sistema informatico local. 13.- Finalmente el ejecutivo de la Unidad de Licitaciones y Convenios, deberá registrar y guardar la resolución aprueba de contrato y el contrato, en carpeta digital, carpeta soporte papel del proceso licitatorio y en carpeta de entrega al proveedor adjudicado. 14.- Este procedimiento se evaluará a través de aplicación de check list por parte de Jefatura de Unidad de Equipos Médicos, quien por cada solicitud de adquisición de equipamiento, cotejará como control de calidad, los criterios: económicos, técnicos y administrativos en la etapa de factibilidad de la compra.

Medición de los procedimientos: Periodicidad: Anual Umbral: 100%

Existencia de Procedimiento de Gestion de Adquisición de

equipamiento médico:

SI - NO






Gestion de Adquisición de Insumos clínicos


Objetivo General: Proveer y estandarizar al Hospital Dr. Felix Bulnes Cerda de insumos clínicos para el normal desarrollo de la gestión clínica, considerando su evaluación técnica, estandares de calidad y el costo v/s beneficio de los mismos. Objetivos Específicos:

- Formalizar la participación de los profesionales, usuarios en la evaluación técnica de la adquisición de los insumos clínicos.

- Definir el procedimiento de modificación de

insumos clínicos (incorporación, eliminación o modificación de las características de los productos).


Deben cumplir con este procedimiento, las Jefaturas de Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo del establecimiento, así como los Requirientes Técnicos, validados por resolución administrativa, que participen en la adquisición de insumos clínicos. Además a las jefaturas o encargados de Unidades Administrativas que tengan relación con procesos de compra de insumos clínicos del establecimiento.

Referencia del procedimiento:

- Ley Nº 19.886.- de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de

Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886.- en adelante “el Reglamento” y sus modificaciones.




Jefaturas de Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo Clínico- Administrativos requirientes formalizados por resolución administrativa, Jefatura del Depto. de Abastecimiento, Enfermera del Depto. de Abastecimiento de Insumos Clínicos, Jefaturas del ámbito de Unidades de Apoyo Administrativa, que participen y tengan relación con procesos de compra de insumos clínicos del establecimiento.






Insumos clínicos: Insumo que está libre de contaminación y que se encuentra limpio.

Insumos asociados:

- Soporte informatico mercado público.

- Insumos administrativos. - Espacios en el área de bodegaje.


ETAPA I: Cada Servicio Clínico o Unidades de Apoyo Clínico- Administrativos, deberán contar con una estimación del consumo y gasto proyectado anualmente, por concepto de insumos clínicos y enviar esta información a la Jefatura del Departamento de Abastecimientos, periódicamente entre los meses de Octubre y Noviembre, para que esta última pueda elaborar el Plan Anual de Compras del establecimiento. Los Referentes Técnicos o Jefaturas de los Servicios Clínicos o Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, deberán participar activamente en la definición de los criterios técnicos aplicados a los insumos clínicos y su evaluación técnica. Se debe programar anualmente las adquisiciones de los insumos clínicos, vía convenios institucionales con proveedores y en menor medida a través de la vía trato directo o L1 (Licitaciones públicas menor a 100 UTM). Se debe identificar el comportamiento mensual de la adquisición programada de insumos clínicos, vía CENABAST, en base a esta información se tomará la decisión de licitar un convenio de compras de insumos clínicos ocasionales.

ETAPA II: Para el caso de la adquisición de insumos clínicos se debe gestionar el requerimiento: a través de solicitud del requerimiento, via formulario institucional específico para este requerimiento. Las etapas a cursar en esta adquisición son las siguientes:

- Selección del mecanismo de compra. - Llamado y recepción de ofertas. - Evaluación de ofertas. - Adjudicación y formalización. - Ejecución y gestión del contrato.

Todas las etapas anteriores se gestionarán de acuerdo a la normativa general de adquisiciones normada por el Departamento de Abastecimientos para adquisición de insumos habituales y no habituales.





ETAPA III: Se evaluará el cumplimiento del procedimiento en base a aplicación de pauta de supervisión, en forma trimestral (ANEXO N° 3)

Medición de los procedimientos: Periodicidad: Trimestral Umbral: 60%

N° de pautas de evaluación de adquisición de insumos

clínicos con cumplimiento al 60% x100 N° total de pautas de evaluación aplicadas en el período






Gestion de conservación de dispositivos médicos


Asegurar el correcto almacenamiento, distribución y control de calidad de la adquisición de dispositivos médicos dentro del establecimiento hospitalario.


Aplicable por todos los Requirentes, Jefaturas de Servicios Clínicos y Unidades de apoyo clínico que conforman el Hospital Félix Bulnes Cerda. Las excepciones de gestión de adquisición de dispositivos médicos, estarían dadas por normativas de excepción instruidas desde el MINSAL, a través de ISP, y SSMOCC.



- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de

Hacienda y sus modificaciones, que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886.- en adelante “el Reglamento” y sus modificaciones.

- Normas e Instrucciones para la ejecución de

presupuesto y sobre materias específicas sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.


- Decreto Supremo 825/1998 del Ministerio de Salud “Reglamento general de dispositivos médicos”


Jefatura Médica y profesional de Servicios y Unidades de Apoyo Clínico, Jefatura de Bodega del Depto. de Abastecimiento, Jefatura del Depto. de Abastecimiento, Enfermera del Depto. de Abastecimiento de Insumos Clínicos, personal de bodega de Insumos Clínicos


Bodega: Será un recinto de uso exclusivo para el almacenamiento de dispositivos médicos o insumos clínicos Almacenamiento: Acción o resultado de ordenar y guardar algún producto. FRE: Formulario de Requerimientos o Servicios no Habituales ERP: Abreviatura del inglés “enterprise resource planning”

que corresponde al sistema de información “EXPERTOS” plataforma informática a través del cual se gestionan los requerimientos de insumos clínicos desde las Unidades y/o Servicios Clínicos al Depto. de Abastecimiento.





Insumos asociados:


- Insumos administrativos (facturas, órdenes de compra, guías de despacho)

- ERP “Expertos”

Descripción de etapas del procedimiento: Periodicidad: Umbral:

ETAPA I: Inicio del procedimiento

El procedimiento se inicia con la solicitud o requerimiento de insumos de parte de Unidades y Servicios Clínicos del hospital ya sea a través de Sistema ERP o a través del Formulario de Requerimientos o Servicios no Habituales (FRE). (ANEXO N° 1)

ETAPA II: Recepción del requerimiento. El personal de bodega de insumos clínicos, recibe solicitud de requerimiento, para posteriormente revisar si el producto se encuentra en stock o en qué etapa del proceso de adquisición se encuentra. Se revisa el stock del inventario tanto en el sistema informatico así como en la bodega. En el caso de que el insumo no esté figurando en el stock, el funcionario informa a la Enfermera de Abastecimiento quien realiza la solicitud de Gestión de compras a las ejecutivas de compra del Departamento de Abastecimiento, para iniciar proceso licitatorio. Si el insumo estuviese sujeto a convenio institucional, se procederá a gestionar la orden de compra por parte del Depto. de Abastecimiento. Una vez emitida la orden de compra la funcionaria de bodega asignada para monitorear el estado de ésta, se comunica con el proveedor para conocer la fecha de despacho y el puerto de despacho, comunicándolo a su vez, a Jefatura y administrativos de Bodega.

ETAPA III: Proceso de despacho de insumos disponibles en bodega Se registra el despacho en el sistema informatico local, por parte de administrativos de Bodega de insumos clínicos. A su vez deben avisar a los requirientes de los servicios clínicos la recepción y el despacho de los insumos clínicos. Esto se lleva a efecto cuando el insumo clínico se encuentra disponible en la bodega de abastecimiento de insumos clínicos, por lo tanto se procede al despacho a la Unidad o Servicio correspondiente.

ETAPA IV: Proceso de compra de insumos no disponibles en bodega

Esto corresponde a insumos especiales que son específicos según la cartera de prestaciones de cada Unidad o Servicio o insumos que son requeridos semanalmente por bodega de abastecimiento.





En este caso, existen 3 instancias para satisfacer la demanda del requerimiento: 1. CONVENIO MARCO: El Ejecutivo de Compras recibe

de parte del Requirente Técnico o en su defecto de la Enfermera del Depto. de Abastecimiento el listado de insumos requeridos y que están asociados a Convenio Marco con ID y procede a verificar si el bien o servicio se encuentra disponible y si cumple satisfactoriamente la necesidad del servicio solicitante, desde donde procederá a generar la Orden de Compra directa.

2. LICITACION PÚBLICA: Los Montos para los plazos de

publicación, adjudicación o deserción de las licitaciones públicas se explican en (ANEXO N° 4).

3. TRATO DIRECTO: Se recurrirá a esta modalidad de

compra, cuando exista solo un proveedor del bien o servicio, a un proveedor determinado o de acuerdo a lo que diga la normativa de compras públicas para estos efectos.

ETAPA V: Almacenamiento de insumos clínicos en bodega: Existen 3 bodegas de zonas de almacenamiento en sede Providencia: 1.- Bodega de sueros 2.- Bodega Full space 3.- Bodega de jeringas, guantes y gasas

Para el correcto almacenamiento de insumos se deben seguir las siguientes recomendaciones generales: 1.- Área de almacenamiento, debe ser un sector restringido “poco transito” y solo para personal autorizado. 2.- Debe ser de material que evite el ingreso de vectores. 3.- Debe ser un ambiente libre de polvo, con superficies lisas, y lavables. 4.- Debe contar con la cantidad de estanterías necesarias para almacenar cada producto, de manera separada y de acuerdo a sus características, debiendo ser de material lavable. 5.- Debe contar con pasillos amplios y transitables. 6.- Debe mantener una temperatura ambiente entre 18° y 20°, con una humedad de un 35% a un 55%. 7.- Se deben almacenar por separado los insumos clínicos estériles de los insumos clínicos no estériles.





8.- Debe contar con una buena iluminación. 9.- Se debe mantener las recomendaciones de almacenamiento tal como lo indican los laboratorios fabricantes, sean estos como; humedad, temperatura, protección de la luz, cantidad de cajas apilables. 10.- Se debe realizar un aseo completo, una vez por semana, o cuando se requiera de los muebles, repisas y suelo, utilizando paños adecuados para evitar la suspensión de polvo. 11.- Se deben almacenar los insumos clínicos a una distancia, que no se encuentre directamente en el suelo, 12.- Se debe guardar el material más pesado abajo, y el más liviano encima, con esto se busca evitar el deterioro de los empaques. En lo posible se deben mantener en su empaque original. 13.- Se deben ordenar por volumen de empaque de manera tal que los productos del mismo tipo queden juntos.

ETAPA VI: Evaluación Se evaluará trimestralmente el cumplimiento del protocolo en base a formula de % de despacho de pedidos que corresponde al nodo crítico del proceso.

Medición de los procedimientos: Periodicidad: Trimestral Umbral: Sin línea de base

N° de pedidos con cumplimiento de 100%x100 N° Total de pedidos realizados en el período






Gestion de Adquisición de Servicios de Hospitalización al extrasistema


Organizar, documentar y estandarizar procedimiento de Compras de servicios de hospitalización clínicos al extrasistema, con roles claros y definidos de los funcionarios involucrados: Departamento de Comercialización, Abastecimientos, Finanzas UGP, en sistema de trazabilidad digital y manual como respaldo.


El procedimiento cubre todas las compras de camas críticas realizadas por el establecimiento al extrasistema, cuando este está imposibilitado en poder dar gestión de camas críticas internamente. Deben cumplir con este procedimiento Jefaturas del: Depto. de Abastecimiento, Depto. de Comercialización, Depto. de Finanzas y Jefatura de Unidad de Gestión de Pacientes del establecimiento.


Ordinario del FONASA que instruye compras de camas críticas al extrasistema, 2012.

Ley de Compras N° 19.886.

Normativa UGG.

Resolución Administrativa N° 0258, del 05 de Febrero de 2016.

Ítem presupuestario del Ministerio de Hacienda entrega al MINSAL:

o Ítem 22.12.999.014: “Otras compras de servicios y convenios”. (01 = Compras camas críticas al extrasistema- de urgencia)

o Ítem 22.12.999.014.02: “Compras de camas al extrasistema no críticas”.

o Ítem 22.12.999.005: “Pago rebalse Ley de Urgencia”. o Ítem 22.12.999.002: “Compras de exámenes y

procedimientos”. o Ítem 22.12.999.003: “Compras Intervenciones

Quirúrgicas”.


Sub- Director Administrativo. Sub- Dirección Médica. Jefatura del Departamento de Finanzas. Jefatura del Departamento de Abastecimiento. Jefatura del Departamento de Comercialización. Jefatura de la Unidad de Gestión de Pacientes.(UGP)


Proceso de Compras: Corresponde al proceso de compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo convenios marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa. Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compra, presentando una oferta o cotización. Orden de Compra: solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de productos y/o servicios







Facturas: documentos tributarios que los proveedores envían

usualmente al Servicio, con el detalle de la mercadería vendida,

su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y, si

correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago del

precio.

Proveedor: Persona Natural o Jurídica, chilena o extrajera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las entidades.

Insumos asociados: - Soporte informatico mercado público.

- Insumos administrativos.


ETAPA I: Indicar traslado de paciente al extrasistema Tareas: 1. Diagnosticar al paciente. 2. Cotejar criterios clínicos de traslados. 3. Solicitar el cupo cama por teléfono. 4. Registrar indicación en Ficha Clínica o Dato de Atención de

Urgencia.(DAU) Responsable: Médico tratante ETAPA II: Gestionar derivación de paciente. Tareas: 1. Indagar cupo cama en la red occidente, prioridad. 2. Indagar como alternativa cupo a nivel de la UGCC u otros

convenios. 3. Coordinar con clínicas seleccionadas. 4. Coordinar y avisar a personal del equipo del servicio clínico de

origen del paciente. 5. Solicitar preparación del traslado del paciente y coordinación

ambulancias. 6. Registrar traslado del paciente en planilla interna de UGP. Responsable: Gestora UGP HFBC. ETAPA III: Autorizar traslado de paciente al extrasistema Tareas:

1. Analizar la indicación de traslado.

2. Autorizar SDM traslado en horario hábil Lunes a Viernes en sede Providencia.

3. Autorizar Residente UCI pediátrica, en horario inhábil, en sede Providencia.

4. Autorizar en sede Quinta Normal, Jefe de turno UEI.

5. Elaborar Carta de Resguardo.

6. Firmar Carta de Resguardo por médico facultado por la SDM.

Responsable: SDM/SDAA/ Jefatura de turno servicio clínico.





ETAPA IV: Recibir a paciente Tareas: 1. Coordinar derivación del paciente en plataforma informática

con UGCC. 2. Recibir a paciente por equipo de la clínica con carta de

resguardo e informe médico. 3. Registrar en planilla interna caso de derivación con acciones a

seguir. 4. Coordinar hospitalización o procedimiento de acuerdo a lo

solicitado. Responsable: Equipo de Clínica ETAPA V: Atender y egresar al paciente Tareas:

1. Avisar a Gestora UGP del HFBC acciones ejecutadas con paciente.

2. Gestionar el cuidado del paciente.

3. Implementar tratamiento.

4. Gestionar procedimientos al paciente.

5. Monitorear recuperación. Responsable: Equipo de Clínica ETAPA VI: Elaborar informes Tareas:

1. Elaborar detalle del gasto clínico, en relación al programa médico.

2. Emitir facturación del gasto médico.

3. Elaborar informe médico de la evolución clínica, intervención y egreso del paciente.

4. Envío de informes clínico-administrativos al HFBC. Responsable: Equipo de Clínica ETAPA VII: Recibir pre -factura y detalles del consumo Tareas:

1. Recibir documentación original de pre-facturación de la prestación en el extrasistema (Epicrisis- Pre-Factura - Detalle de Consumo – Carta de Resguardo.)

2. Registrar en libro de oficina de partes.

3. Firmar entrega conforme de documentación. Enviar documentación original (pre-factura, carta de resguardo, etc) a Finanzas (pzo. 24 hrs. hábiles).

Responsable: Encargada de Oficina de Partes





ETAPA VIII: Recepcionar pre- facturas. Tareas:

1. Recibir documentos originales de Encargada de Oficina de Partes: Epicrisis – Pre-Factura – Detalle de Consumo – Carta de Resguardo.

2. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura.

3. Enviar pre-factura y toda la documentación fotocopiada a Jefe de Comercialización.

Responsable: Equipo de Finanzas. ETAPA IX: Analizar pre-factura y consolidar información Tareas: 1. Registrar documentación recibida y firmar recepción

conforme. 2. Analizar documentación completa y fotocopiada enviada por

Equipo de Finanzas.(Epicrisis – Detalle de Consumo – Pre-Factura y Carta de Resguardo.)

3. Consolidar información en sistema informático. 4. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura. Responsable: Jefatura del Departamento de Comercialización. ETAPA X: Enviar documentación a Médico Contralor Tareas: 1. Organizar información de pre-factura. 2. Comunicar y entregar a Médico Contralor documentación

disponible. 3. Gestionar elaboración y firmas de Acta de Recepción con

Médico Contralor 4. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura.

Responsable: Jefatura del Departamento de Comercialización. ETAPA XI: Recepcionar pre-factura y documentación Tareas:

1. Recepcionar documentación para elaborar RRP. (Epicrisis – Acta Recepción Conforme – Carta de Reguardo – Factura – Detalle del Consumo)

2. Elaborar RRP en 3 días hábiles de plazo.


4. Una vez elaborado el documento se envía a Abogado de Abastecimientos para su revisión y validación, durante el mismo día en que esté elaborada la RRP.

Responsable: Médico Contralor.





ETAPA XII: Revisar y validar Cuenta Paciente, elaborar Acta de Recepción. Tareas: 1. Revisar y validar Cuenta Paciente. 2. Elaborar Acta de Recepción y gestionar firmas. 3. Llenar Hoja de Trazabilidad de Facturas. 4. Enviar documentación a Jefe de Comercialización (Libro de

Correspondencia) Responsable: Médico Contralor. ETAPA XIII: Recibir Cuenta Paciente validada. Tareas:

1. Recibir Cuenta Paciente validado por Médico Contralor.

2. En caso de aviso de rechazo de pre-factura, recibir informe escrito de Médico Contralor que justifica su re revisión del caso y dar Visto Bueno.

3. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura. Responsable: Jefatura de Departamento de Comercialización. ETAPA XIV: Contactar a clínica por aprobación o rechazo de pre-factura. Tareas: 1. Contactar a Clínica si se aprueba pre-factura, indicando

solicitud de facturación. 2. Contactar a Clínica si se rechaza pre-factura y envío de

informe técnico de retraolimentación en base a insumos de Médico Contralor.


Responsable: Jefatura del Departamento de Comercialización. ETAPA XV: Entregar pre-factura validada y documentos. Tareas: 1. Recibir pre-factura validada y aprobada por Médico Contralor. 2. Envío de pre-factura validada y documentos a Equipo del

Depto. de Abastecimiento. 3. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura.

Responsable: Jefatura del Departamento de Comercialización ETAPA XVI: Recibir pre-factura y documentación Tareas: 1. Recibir pre-factura y documentación validada. 2. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura. Responsable:





Equipo del Departamento de Abastecimiento. ETAPA XVII: Realizar RRP – OC. Tareas: 1. Elaborar RRP - OC, en plazo máximo 48 horas. 2. Imprimir 2 copias de OC adjuntando una al documento

original y otra a la copia de RRP. 3. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura.

Responsable: Equipo del Departamento de Abastecimiento. ETAPA XVIII: Autorizar el pago Tareas: 1. Recibir y revisar documentación original (factura) conforme y

con todos los respaldos completos. 2. Autorizar el pago de factura a proveedores por Jefatura de

Finanzas. 3. Enviar documentación y respaldos a Tesorero de Caja para

emisión de cheque. 4. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura. Responsable: Jefatura y Equipo de Finanzas ETAPA XIX: Pagar a proveedores Tareas:

1. Indicar a Encargada de Atención de Proveedores para contactar a Proveedores.

2. Pagar por caja a proveedores. 3. Llenar Hoja de Trazabilidad de factura.

Responsable: Equipo de Finanzas

Medición de los procedimientos: Periodicidad: Anual

Umbral: 100%

Existencia del Procedimiento de Compras de Hospitalización al

Extrasistema: SI - NO





Nombre del procedimiento

Gestion de Adquisiciones Habituales y No Habituales, vía Convenio Marco

Objetivo del procedimiento

Establecer el procedimiento para efectuar compras a través de Convenio Marco, por medio del Portal Mercado Público, de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Ley Nº 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento.

Alcance del procedimiento

Las situaciones que norma el siguiente protocolo son la realización de compras de bienes o servicios adscritos al convenio marco (catalogo electrónico expres). Deben cumplir con este procedimiento los requirentes o Jefaturas de Servicios Clínicos o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico- Administrativo.

Referencia del procedimiento


- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda, que

aprueba el Reglamento de la Ley 19.886.- en adelante “el Reglamento” y sus modificaciones.



Responsables del Procedimiento

Jefaturas de Servicios Clínicos, Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico –Administrativo o Requirentes Técnicos formalizados por resolución administrativa. Sub- Director Administrativo, Jefatura del Departamento de Abastecimiento, Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenio, Encargado de Unidad de Control y Convenios, Jefatura del Departamento de Finanzas, Ejecutivo de compras, Encargado de Bodega ambos dependientes administrativamente del Departamento de Abastecimiento.

Definiciones del Procedimiento

Convenio Marco: Procedimiento de Contratación realizado por la

Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o

servicios a las entidades, en forma, plazo y demás condiciones

establecidas en dicho convenio.

Catálogo de Convenio Marco: Lista de Bienes y/o Servicios y sus

correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados, y

adjudicados por la Dirección, y puesto, a través del Sistema de

Información, disposición de las entidades.

Insumos asociados - Soporte informatico mercado público.







COMPRAS INFERIORES A 1000 UTM POR SISTEMA DE CONVENIO MARCO: El Departamento de Abastecimiento recibe el Formulario de Requerimiento firmado por la Jefatura de Servicio Clínico o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo o Requirente Técnico, procediendo a enviarlo a la Sub- Dirección Administrativa para su análisis y factibilidad de compra. Para ello el Sub- Director Administrativo aplicará los siguientes criterios: 1°.- Analizar factibilidad de la adquisición, dependiendo del ítem presupuestario al que se ejecute o el análisis de factibilidad financiera para la inversión. 2°.- Analizar la emergencia y la contingencia que rodea a la adquisición, se priorizará el riesgo vital y el compromiso clínico del paciente. 3°.- Analizar compra de bienes o servicios con el criterio de proteger la imagen institucional frente a reclamaciones, previamente evaluadas. Luego de lo cual, el Sub- Director Administrativo, autoriza y firma para que el Departamento de Abastecimiento gestione la materialización del requerimiento. Cada requerimiento deberá ser solicitado considerando un plazo mínimo de anticipación al procedimiento o tipo de contratación, atendiendo que la concreción de los procesos de compra requiere de la participación, además del Departamento de Abastecimiento, de los Departamento de Finanzas, Departamento Jurídico, Oficina de Partes y Dirección. Por lo anterior, cada solicitud deberá ser remitida de acuerdo a los siguientes parámetros, en días hábiles:

• Contrataciones menores a 10 UTM : 15 días

• Contrataciones entre 11 y 99 UTM : 20 días




• Contrataciones superiores a 2000 UTM : 50 días Los plazos señalados son generales, por lo que en casos calificados estos podrían ser mayores, dependiendo de la complejidad del servicio y/o producto requerido a la accesibilidad de este en el mercado. El Departamento de Abastecimiento, gestionará el requerimiento por medio de los siguientes pasos:

• La Jefatura de la Unidad de Licitación y Convenios, deberá instruir a

un(a) Ejecutivo(a) de Compra el inicio del proceso de compra en un

plazo de acuerdo a lo previamente establecido. Esta persona será el

encargado de la adquisición requerida y autorizada. En dicho

momento la Ejecutiva de Compra que tiene a cargo la Adquisición

emitirá un correo electrónico al Servicio Clínico o Unidad requirente

para informarle del estado de avance del proceso de adquisición.

La Ejecutiva de Compra debe ingresar al Catálogo Electrónico del

portal www.mercadopublico.cl, para verificar la existencia del bien o






servicio.

• La Ejecutiva de Compra, debe buscar y elegir el producto, proveedor y cantidad requerida que desea comprar y/o servicio a contratar, priorizando la mejor relación precio, calidad y menor tiempo de despacho.

• La Ejecutiva de Compra, debe completar los datos en Orden de

Compra, señalar el requirente técnico solicitante y el certificado de

disponibilidad presupuestaria (N° de CDP), este último documento lo

otorga el Departamento de Finanzas, para luego generar la Orden de

Compra.

• La Jefatura del Departamento de Abastecimiento, debe revisar el

detalle de la Orden de Compra; en caso de estar corresponder a lo

solicitado en formulario del requirente y luego de ello pasa a autorizar

la compra, y en caso contrario puede rechazarla y devolverla a la

Ejecutiva de Compra para su corrección.

• La Ejecutiva de Compra, debe emitir la Orden de Compra aprobada

por su supervisor, y enviarla al proveedor. Si el Proveedor no acepta

la Orden de Compra durante el plazo de 48 horas, la Ejecutiva de

Compra debe verificar el motivo; si la causal de rechazo es la falta de

stock o indisponibilidad del Proveedor, deberá iniciar nuevamente el

proceso; si el rechazo es por algún error en los datos de la Orden de

Compra, ésta debe ser cancelada en el portal y se procederá a

realizar una nueva Orden de Compra. Ante una compra concretada,

será responsabilidad de la Ejecutiva de Compra gestionar que el

proveedor acepte la orden de compra en el portal de mercado público.

• En caso que el proveedor rechace o no acepte una Orden de Compra

por falta de stock o indisponibilidad, el supervisor del hospital deberá

confeccionar un memorándum dirigido al gestor del convenio marco

(plataforma informática de Mercado Público) indicándole la deficiencia

y anomalía del proveedor adjudicado en dicho convenio, para la

aplicación de las sanciones establecidas en el convenio marco.

• La Ejecutiva de Compra luego de esto, debe replantear el proceso de

compra con otro proveedor que esté dentro de la misma categoría en

convenio marco, procediendo a verificar tiempos de despacho, stock,

para generar la orden de compra, y enviarla a la Jefatura y este la

apruebe o rechace para posteriormente enviársela al proveedor. Una

vez logrado lo anterior, la Ejecutiva de Compra deberá informar de la

ejecución de la compra la Jefatura del Servicio Clínico o Jefatura de

Unidad de Apoyo Clínico o requirente del formulario, indicándole los

plazos aproximados de despacho de los productos. Al mismo tiempo,

debe enviar una copia de la Orden de Compra, vía correo electrónico,

a la Unidad de Bodega para informar que se adquirió un producto y/o

servicio que será despachado.

• Acto seguido, la Ejecutiva de Compra registrará la compra en la

planilla de control dispuesta para ello, imprime 2 copias, que son

enviadas a Bodega, una de ellas lleva adjunto el formulario de

requerimiento y la otra es para que la bodega adjunte la orden de





compra con la factura.

• Será responsabilidad del equipo de la Unidad de Bodega, el

monitoreo y seguimiento del estado de la orden de compra, el

despacho de parte del proveedor hacia el hospital, para

posteriormente enviar los productos e insumos al requirente que

solicitó la adquisición.

• Finalmente, el equipo de la Unidad de Bodega cierra el proceso con la

recepción conforme de los productos por la Unidad de Bodega. En

caso que el despacho de productos, fuera distinto al que se solicitó en

la orden de compra, el Administrativo de la Unidad de Bodega,

deberá rechazar el o los productos señalados en la orden de compra,

por no corresponder a lo solicitado, dando cuenta al proveedor y al

ejecutivo de compra, informando de lo sucedido

• Si el proveedor no ejecuta el despacho de productos adquiridos en el tiempo acordado y señalado por el proveedor o bien en la forma requerida por el proveedor, será el Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios quien tomará contacto con el proveedor, indagando sobre el despacho y alternativas de soluciones factibles de implementar.

• En caso de no obtener respuestas positivas, dará cuenta a la Unidad

de Control de Convenios (Depto. de Comercialización dependiente de

la SDA), para la elaboración y gestión de las multas correspondientes.

• En el caso de una compra de bienes o servicios superior a 10 UTM,

esta debe venir acompañada de una resolución que apruebe dicha

compra por Convenio Marco, siendo la Jefatura del Departamento de

Abastecimiento, quien cotejará la orden de compra junto con la

resolución que se enmarque dentro de la ley de compras públicas y el

Decreto N° 250 del Ministerio de Hacienda, para el envío a la Sub-

Dirección y Dirección y las correspondientes firmas de visación y

autorización.

• Recibida la resolución firmada por todos los referentes del proceso, la

Ejecutiva de Compras enviará la orden de compra al proveedor

señalado en la Resolución y la publicará en el portal de mercado

público.

• Si la compra es inferior o igual a 10 UTM, se envía la orden de compra

al proveedor sin mayores trámites.

• Cada comunicación con oferentes y/o proveedores, deberán estar

enmarcadas en los lineamientos del Estatuto Administrativo, la Ley

19.886 (Ley de Compras), la Ley 20.730 (Ley del Lobby), la Ley

19.653 (Ley de Probidad) y toda norma aplicable a la probidad.





COMPRAS MAYORES A 1.000 UTM POR CONVENIO MARCO: El módulo informatico del portal de mercado público, de grandes compras, es una aplicación que permite a los compradores realizar llamados de forma específica a los proveedores adjudicados de un convenio marco en particular de la tienda chile compra expres, por medio de un ambiente transparente, claro y directo, donde los proveedores involucrados pueden responder por medio de su back office. La Unidad de Licitaciones y Convenios recibe el Formulario de Requerimiento autorizado por la Sub- Dirección Administrativa, e inicia el proceso de adquisición de un bien específico, adquirible por Convenio Marco y cuyo monto de adquisición es superior a 1.000 UTM. La Unidad deberá tramitar la adquisición de lo solicitado siguiendo los siguientes pasos:

• Emisión de resolución aprobatoria de la intención de compra con

firmas de responsabilidad, indicando en la misma la comisión

evaluadora, las garantías requeridas, la fecha de decisión de

compra, los requerimientos específicos del bien o servicio, la

cantidad y las condiciones de entrega y los criterios y

ponderaciones aplicables para la evaluación de las ofertas.

• La Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios deberá

instruir a quien corresponda el inicio del proceso de compra; esta

persona será el encargado de la adquisición requerida y

autorizada. En dicho momento la Ejecutiva de Compra emitirá

correo electrónico a la Unidad demandante para informarle de esta

situación.

• La Ejecutiva de Compras, debe ingresar al portal www.mercadopublico.cl, para luego ingresar al Catálogo Electrónico.

• La Ejecutiva de Compras, debe buscar el producto que desea comprar y/o servicio a contratar. Dado que el monto de adquisición solicitada es superior a 1.000 UTM debe ingresar al link Grandes Compras.

• La Ejecutiva de Compras, debe seleccionar los artículos que

cumplen con lo requerido, para agregar a la Gran Compra, donde

se desplegará un listado con los productos seleccionados,

debiendo completar la información requerida en todos los campos.

• Una vez completada toda la información, el sistema le mostrará todos los proveedores que se encuentran adjudicados en convenio marco, en el tipo de productos seleccionados, la Ejecutiva creará el proceso de Gran Compra, completando la información sobre el período de invitación a los proveedores (10 días hábiles mínimos, contados desde la publicación) para presentar ofertas, evaluación y si es necesario adjuntará archivos. Una vez completada la información, debe hacer clic en la opción “enviar invitación”.





• La Ejecutiva de Compras, cumplido el plazo para la presentación de ofertas y garantías, deberá revisar el proceso de grandes compras, para proceder a la evaluación de acuerdo a los criterios establecidos en las bases que rigen el convenio marco, para el efecto se convocará al Comisión Evaluadora, que se haya establecido previamente en las bases o términos de referencia. La Ejecutiva deberá suministrar los antecedentes a dicha instancia, para que se ejecute la evaluación y posterior selección de proveedores con las ofertas ingresadas.

• Una vez terminado el proceso de evaluación la Comisión de

Evaluación levantará un acta de evaluación, entregando la

propuesta de adjudicación a la Jefatura de la Unidad de

Licitaciones y Convenios para su revisión y confección de la

resolución de adjudicación, que aprueba la selección del proveedor

individualizado en dicha acta de evaluación. Estos dos

documentos, serán enviados al Departamento Jurídico, quien

dispondrá de cinco días para revisar el documento, tiempo que

podría varias de acuerdo a la complejidad del proceso de compras

o a la carga de trabajo del momento.

• En el caso que no se hayan presentado ofertas, o que éstas hayan

sido desestimadas por no cumplir con los requisitos solicitados en

la intención de compra, el llamado debe ser declarado desierto.

• La Unidad de Licitaciones y Convenios debe enviar al proceso de

revisión, la resolución confeccionada de Adjudicación o Deserción

de la Gran Compra, según sea el caso, al Departamento de

Abastecimiento y luego al Departamento Jurídico, quien dispondrá

de cinco días para revisar el documento, tiempo que podría varias

de acuerdo a la complejidad del proceso de compras o a la carga

de trabajo del momento.

• En el proceso de revisión pueden existir observaciones a la

resolución. De ser este el caso, se devolverán la Ejecutiva de

Compras, para que corrija las observaciones realizadas.

• Una vez aprobada la resolución confeccionada, se procede a su

impresión y se adjunta a la carpeta de la Gran Compra, y se inicia

el proceso de firmas de responsabilidad y V°B° (Asesoría Jurídica,

Unidad Demandante si corresponde, Unidad de Licitaciones y

Convenios, el Departamento de Abastecimiento y Subdirección

Administrativa. Este trámite seguirá su curso normal mediante

registros en las secretarías correspondientes a cada Servicio

Clínico o Unidades de Apoyo Clínico- Administrativo. Una vez

firmado por la Dirección, vía secretaría se procederá al envío a

Oficina de Partes, quién realizará la numeración y registro de la

resolución correspondiente. Una vez numerada, Oficina de Partes

procederá a enviar copia digital y/o en papel de la misma

Departamento de Abastecimiento y la distribución del mencionado





acto administrativo, para la etapa posterior.

• Una vez de que la resolución se encuentra totalmente tramitada, el

Ejecutivo de Compras debe ingresar en la opción “Adjudicar Gran

Compra”, ingresando de forma manual el porcentaje de evaluación

asignado a cada proveedor, todo en base al proceso de evaluación

realizado, el cual debe ser documentado y velar por los intereses de

la Organización. (Se deben usar los mismos criterios de evaluación

del Convenio Marco Original).

• La Ejecutiva de Compras debe ingresar a través del portal

www.mercadopublico.cl en la pestaña "Adjudicar Proveedor",

seleccionando al proveedor al que se le adjudicará la Gran Compra.

• Una vez ejecutado lo anterior, el Departamento de Abastecimiento

comunicará de la adjudicación de la Gran Compra a la Unidad de

Control de Convenios (Departamento de Comercialización

dependiente de SDA), para que éste solicite al proveedor la garantía

de fiel cumplimiento de contrato y demás documentos legales que se

requieran para confeccionar el Anexo Complementario.

• Luego de esto, con todos los antecedentes requeridos el Depto. de

Abastecimiento, encomendará a la Abogada de éste la elaboración

del Anexo Complementario, quien dispondrá de cinco días para

confeccionar el documento, tiempo que podría variar de acuerdo a la

complejidad del proceso de compras o a la carga de trabajo del

momento.

• Una vez confeccionado el Anexo Complementario, la Abogada del

Depto. de Abastecimiento, comunicará a una Ejecutiva de la Unidad

de Control de Convenios (Depto. de Comercialización dependiente

de la SDA) para que realice el contacto con el adjudicatario a fin de

que este proceda a firmarlo.

• Una vez que el Anexo Complementario se encuentre firmado por el

proveedor, el Departamento de Abastecimiento por medio de su

Abogada, confeccionará la Resolución Aprobatoria de Contrato

respectiva, procediendo a imprimir en dos ejemplares la resolución

correspondiente y dar Vº Bº, para luego remitirlo a la Ejecutiva de

Compras con la finalidad que consigne las firmas de

responsabilidades respectivas, para luego tramitar vía formal esta

misma acción y dar V° B° por parte de la Jefatura del Departamento

Jurídico y posterior V° B° de la Dirección del establecimiento.

• Luego de lo anterior, este trámite seguirá su curso normal mediante

registros vía Secretaria de la Dirección, quien procederá al envío a

Oficina de Partes, donde se realizará la numeración y registro de la

resolución correspondiente. Una vez numerada, Oficina de Partes

procederá a enviar copia de la misma al Depto. de Abastecimiento y

la distribución del mencionado acto administrativo, para la etapa





posterior.

• Una vez que la resolución aprobatoria del Anexo Complementario esté totalmente tramitada, el Depto. de Abastecimiento a través de la Ejecutiva de Compras, deberá publicar en el Portal www.mercadopublico.cl el mencionado documento a fin de que se proceda a confeccionar y posterior envío de la Orden de Compra, al adjudicatario previo V° B° del Supervisor para luego comunicar dicha acción al Requirente Técnico.

• En casos calificados y siempre que esté a lo menos suscrito el Anexo Complementario, podrán enviarse la o las órdenes de compra a los adjudicatarios sin esperar la total tramitación de la Resolución Aprobatoria del Contrato, lo que deberá estar autorizado en las Bases de Licitación y dejarse constancia en el acto administrativo posterior que sancione el contrato.

• El Depto. de Abastecimiento enviará la totalidad de los antecedentes

producto del acuerdo complementario (contrato y resolución aprueba

de contrato) a la Unidad de Control de Convenios (Depto. de

Comercialización dependiente de la SDA) para el archivo digital

correspondiente.

• La Ejecutiva de Compras debe emitir la Orden de Compra, ya

autorizada por su supervisor y por la resolución que autoriza la

compra, y enviarla al proveedor. Si el Proveedor no acepta la Orden

de Compra, la Ejecutiva de Compras debe verificar el motivo; si la

causal es por motivos ajenos a la institución, La Ejecutiva de

Compras dará aviso al Depto. Gestión de Convenios, para que esta

unidad verifique si proceden o no sanciones.

• La Ejecutiva de Compras debe enviar una copia de la Orden de

Compra, vía correo electrónico, al requirente para indicar que se

adquirió el producto y/o servicio que había sido solicitado, y una

copia al Encargado de Bodega en el caso que existan productos que

serán despachados.

• La Ejecutiva de Compras cierra el proceso archivando la

documentación que respalda la compra, en el archivo digital (carpeta

compartida) definido para la Unidad.

• Cada comunicación con oferentes y/o proveedores, deberán estar

enmarcadas en los lineamientos del Estatuto Administrativo, la Ley

19.886 (Ley de Compras), D.S. 250/2004 del Ministerio de Hacienda,

la Ley 20.730 (Ley del Lobby), la Ley 19.653 (Ley de Probidad) y

toda norma aplicable a la probidad.


Umbral: 100%

Existencia del Procedimiento de Gestion de Adquisiciones Habituales y No Habituales, vía Convenio Marco:

SI - NO






Nombre del procedimiento: Gestion de Adquisiciones Habituales y No Habituales vía Licitaciones

Objetivo del procedimiento: Establecer el procedimiento utilizado por la Unidad de Licitaciones y Convenios del Departamento de Abastecimiento, para la tramitación de requerimientos relativos a la adquisición de bienes y/o contratación de servicios mediante licitación pública o privada.

Alcance del procedimiento: Las situaciones que norma el siguiente protocolo son la realización de compras de bienes o servicios habituales y no habituales vía Licitaciones. Deben cumplir con este procedimiento los Requirentes Técnicos, validados por resolución administrativa o Jefaturas de Servicios Clínicos o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico- Administrativo del establecimiento.

Referencia del procedimiento: - Ley Nº 19.886.- de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba el


- Normas e Instrucciones para la ejecución de presupuesto y sobre

materias específicas sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.



Sub- Director Administrativo, Sub- Directores del establecimiento, Jefatura del Departamento de Abastecimientos, Jefatura de la Unidad de Licitación y Convenios, Requirentes Técnicos o Jefaturas de Servicios Clínicos o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo del establecimiento.


Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursable, mediante el cual el establecimiento realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas de entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.

Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento Administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.

Plan Anual de Compras: Plan anual de compras y contrataciones, que

corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada entidad planifica comprar o contratar durante el año calendario.

Proceso de Compras: Corresponde al proceso de compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo convenios marcos, Licitación Pública,





Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.

Insumos asociados: - Soporte informatico mercado público.



ETAPA I: Procedimiento Plan Anual de Compras:

Para la formulación del Plan de Compras se deben tener en cuenta a lo menos los siguientes aspectos:

• La Ley de Presupuestos del año correspondiente.

• Los datos históricos de consumo.

• Historial de requerimientos de compra adicionales al Plan de Compra del

año anterior.

• Requerimientos de las Unidades usuarias (clientes internos).

El Plan Anual de Compras debe cubrir las necesidades del Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda. Dicho Plan no contempla:

• Los procesos de compra o contratación que por confidencialidad y

seguridad no sea posible publicar, de conformidad a lo establecido por la

ley nº 19.886 y su reglamento.

• Todo lo que se refiera a pagos de servicios básicos, contratados en años

anteriores, tales como luz, agua, gas de cañería u otros similares,

respecto de los cuales no existan alternativas o sustitutos razonables.

• Los servicios contratados en años anteriores que cuenten con convenio

y/o convenio vigente, siempre que no expiren en el año en curso.

Las necesidades deben ser proyectadas por cada unidad anual o semestralmente, dependiendo de las necesidades de la Institución; el Plan de Compras debe ser consolidado y visado por el Departamento de Abastecimiento, en función de las programaciones que ejecute cada unidad de acuerdo a los requerimientos institucionales y la disponibilidad presupuestaria. Tanto las solicitudes de las unidades requirentes, como la formulación real de las compras, deben ser validadas contra los gastos o consumos históricos; esto se realiza mediante la comparación de los consumos promedios anuales de años anteriores o del año anterior por cada producto de stock. Este proceso deberá contar con la participación activa de las unidades demandantes, para lo cual el Departamento de Abastecimiento velará por la oportuna convocatoria y participación de dichas unidades.

Proceso de elaboración del Plan Anual de Compras: Confección del Plan de Compras proveniente de requerimientos de continuidad operacional.





- Habituales:

• Cada Requirente Técnico o Jefaturas de Servicios Clínicos o Unidades de

Apoyo Clínico-Administrativo, confecciona con los datos históricos de

consumo que le serán proporcionados por el Departamento de

Abastecimiento durante los meses de Septiembre y Noviembre de cada

año, el plan de compras de los productos y/o insumos de consumo

corriente. Para lo anterior, cada Unidad o Depto. deberá entregar en 15

días hábiles su propuesta de Plan de Compras.

- Adicionales:

• En el mismo proceso, los Requirentes Técnicos o Jefaturas de Servicios

Clínicos o Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, podrán adicionar

bienes a los de consumo corriente para el año siguiente, si así lo

estimasen necesario. Luego de efectuado este proceso, toda solicitud se

ejecutará mediante Formulario de requerimiento.

Los Requirentes Técnicos o Jefaturas de Servicios Clínicos o Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, que no cumplan con los plazos de entrega de la información, sin más trámite se le aplicarán como propuesta de plan de compras el promedio de consumo del año anterior y no podrán realizar solicitudes de los productos faltantes mediante requerimiento de compra, a excepción que estos sean requeridos de forma imprescindible o urgente.

Seguimiento: El seguimiento del plan de compras se hará como se especifica a continuación.

• El Departamento de Abastecimiento evaluará la mantención de los stocks

adecuados para el funcionamiento, a través de los reportes de inventario

mensual realizados por la Unidad de Bodega.

• Se emitirá informe semestral de ejecución del Plan de Compras, indicando

los procesos ejecutados y las desviaciones de este.

La Unidad de Licitaciones y Convenios, previa autorización del Departamento de Abastecimiento, comprará los ítems que se encuentren bajo el stock crítico.

Autorización del Plan de Compra La proposición del Plan Anual de Compras la realizará la Jefatura de Abastecimiento al Subdirector Administrativo y la Jefatura del Departamento de Finanzas, quién posteriormente solicitará la aprobación de la máxima autoridad, quien tomará conocimiento y autorizará el mismo en el acto administrativo que se dicte.





Luego de lo anterior, se procederá a confeccionar la Resolución de aprobación del Plan, para ser publicado en el portal www.mercadopublico.cl. Cuando por necesidades del establecimiento se requiera modificar el plan anual de compras o se presenten desviaciones del que está en ejecución, se realizará la modificación de este en los plazos establecidos por la Dirección de Compras Públicas, esto es en los meses de Junio, Septiembre y Diciembre de cada año.

ETAPA II: Formulario de Requerimiento

El Departamento de Abastecimiento establecerá un Formulario único para iniciar, desde una Unidad demandante, un requerimiento para compra de bienes o servicios. Este documento se denominará "Formulario de Requerimiento", y su diseño, elaboración y procedimientos de uso asociados, será de responsabilidad de dicho Departamento. Cada requerimiento deberá ser solicitado considerando un plazo mínimo de anticipación al procedimiento o tipo de contratación, atendiendo que la concreción de los procesos de compra requiere de la participación, además del Departamento de Abastecimiento, Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, Sub- Dirección Administrativa, Departamentos de Finanzas, Requirentes Técnicos validados por Resolución Administrativa, Jefatura del Depto. Jurídico, Oficina de Partes y Dirección. Por lo anterior, cada solicitud deberá ser remitida de acuerdo a los siguientes parámetros, en días hábiles:

• Contrataciones menores a 10 UTM : 15 días





• Contrataciones superiores a 2000 UTM : 50 días Los plazos señalados son generales, por lo que en casos calificados estos podrían ser mayores, dependiendo de la complejidad del servicio y/o producto requerido a la accesibilidad de este en el mercado. Todo Formulario de Requerimientos, para su validación, deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Fecha.

• Unidad Demandante.

• Nombre y Firma Jefatura Solicitante.

• Monto total estimado de la contratación y/o costo del Requerimiento.

• Especificaciones técnicas y/o descripción detallada del producto o servicio requerido.

• Cantidad requerida.

• Fecha estimada para la cual se necesita la compra del bien y/o contratación de servicios.

• Justificación, Objeto o Motivo del Requerimiento en cada caso según corresponda.

• Documentación Adjunta, cuando corresponda.

• Cualquier otra información relevante.






Se dará inicio a la tramitación del Formulario de Requerimiento, cuando dicho documento sea recepcionado por el Departamento de Abastecimiento, con todos los antecedentes necesarios para ejecutar una buena compra. Luego de lo anterior, el Departamento de Abastecimiento indicará a la Unidad de Licitaciones y Convenios, la prioridad del Formulario, y solicitará la valorización de la compra, a objeto de solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria al Departamento de Finanzas. Esta acción la realizará el Ejecutivo (a) de Compras designado para tal efecto por la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, con un plazo de ejecución de tres días hábiles, supeditado a la carga de trabajo con la que se encuentre el ejecutivo en el momento de la recepción del documento. A continuación, el Ejecutivo (a) llenará los datos requeridos en la solicitud de disponibilidad presupuestaria, para ser firmado por el Jefatura del Departamento de Abastecimiento. Firmado ya el Formulario, este será despachado al Departamento de Finanzas, a fin de que revise la Disponibilidad Presupuestaria, procediendo a consignar en el Formulario esta situación, en el componente del Formulario de uso exclusivo de dicho Departamento. Posteriormente, en un plazo máximo de dos días hábiles, contados desde recibido el Formulario, el Departamento de Finanzas enviará el documento de Requerimiento con la información de disponibilidad a la Subdirección Administrativa o la que haga sus veces, a fin de que esta instancia tome una decisión conociendo el presupuesto disponible. En los casos calificados como urgentes, la disponibilidad presupuestaria debe ser emitida durante el mismo día solicitado, y esa condición será calificada por el Subdirector Administrativo o en su defecto por la Jefatura del Departamento de Abastecimiento. Luego de lo anterior, el Subdirector Administrativo, procederá a analizar la solicitud de compra, teniendo la posibilidad de autorizar, rechazar o postergar la solicitud. En este caso, tendrá dos días hábiles para tomar una determinación. Acto seguido, enviará el Formulario de Requerimiento al Departamento de Abastecimiento, instancia donde se le asignará un folio que contiene un número único del año en curso y la fecha de recepción. Respecto de los Formularios de Requerimientos que son recibidos por el Departamento de Abastecimiento, una vez autorizados, principalmente de acuerdo a la procedencia y pertinencia, se procederá a priorizar a objeto de dar respuesta a aquellas solicitudes que requieran de un tratamiento más inmediato. Al mismo tiempo, el Departamento de Abastecimiento podrá rechazar una solicitud si esta no cumple con la información requerida o en su defecto, solicitar antecedentes adicionales a los señalados en el Formulario de Requerimiento, lo que será comunicado por la Unidad de Licitaciones y Convenios. En caso de solicitarse antecedentes adicionales a los señalados en el formulario, el Requirente Técnico o Jefaturas de Servicios Clínicos o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico- Administrativo, tendrán un plazo de tres días para suministrar la información, y luego de ese plazo, se dará por rechazado el formulario, debiendo generar otra solicitud de compra. En caso de aprobación de una compra, se deriva en un plazo de dos días el requerimiento a la Unidad de Licitaciones y Convenios para que realice la adquisición del bien y/o servicio requerido. En ambos casos (aprobación o rechazo





del requerimiento, en la etapa de revisión), será la Unidad de Licitaciones y Convenios quien proceda a informar a los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, Requirentes validados por resolución administrativa, el estado de su Requerimiento, así como la fundamentación del mismo. Luego de este proceso, la Unidad de Licitaciones y Convenios, informará a la Unidad demandante el estado del requerimiento, y la etapa siguiente de la que será objeto.

ETAPA III: Autorizar Requerimiento La jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, recibe el o los requerimientos de los Servicios Clínicos o Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, mediante solicitud en formulario tipo, validado institucionalmente y conocido. (ANEXO N° 1) Revisión del requerimiento en sistema informatico de la Unidad, cotejar que venga el requerimiento firmado por la Sub- Dirección correspondiente, cotejar que la solicitud no esté repetida, cotejar que contenga toda la información necesaria para ser cursada la licitación, cotejar los requisitos técnicos y de calidad. Envío del requerimiento revisado, a la Sub-Dirección Administrativa, para validar o no la compra y observar disponibilidad presupuestaria, además de constatar y decidir la compra en casos de contingencias o fuerza mayor. El Sub-Director Administrativo si aprueba la compra via licitación, firma esta aprobación en formulario de solicitud. El Sub- Director Administrativo envía solicitud de requerimiento aprobado y firmado a Jefatura del Departamento de Abastecimiento, por medio de Secretaria de Dirección, vía libro de correspondencia. La cual entrega a la Secretaria del Departamento de Abastecimiento.

ETAPA IV: Elaboración de Bases La Jefatura de Abastecimiento recibe del envío de la Secretaria de Abastecimiento el formulario de requerimiento, previamente visado con autorización y aprobación del requerimiento por las distintas subdirecciones e instruye verbalmente a Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios para dar curso a la licitación a fin de gestionar adquisición del requerimiento, tratándose de insumos o servicios. La Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, una vez que se hace cargo del requerimiento, destina al funcionario bajo su dependencia administrativa para delegar esta tarea, informando paralelamente a Secretaria del Departamento de Abastecimiento, para que al requerimiento le asigne un número interno correlativo, fecha y el nombre del funcionario responsable de gestionar la compra. La Ejecutiva de Compras responsable y designado por la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios para llevar a cabo la elaboración de la licitación, debe conjuntamente elaborar las bases administrativas y técnicas del requerimiento. La Ejecutiva de Compras responsable de licitar el requerimiento debe cumplir con los siguientes pasos administrativos: 1.- Ingresar a la carpeta compartida (titulada “datos) del Departamento de Abastecimiento y bajar formato de bases administrativas y técnicas, vigente a nivel





institucional. 2.- Completar formato de bases administrativas y técnicas, de acuerdo a la naturaleza del requerimiento (insumos clínicos, medicamentos, recursos físicos, prestación de servicios). 3.- Enviar bases administrativas y técnicas en borrador a la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios para la revisión, eventual corrección y finalmente aprobación documental. En el caso de generar las correcciones correspondientes, el documento debe ser nuevamente enviado por la Ejecutiva de Compras a esta Jefatura. 4.- Cuando la Jefatura valida y aprueba el formato de bases administrativas y técnicas, éste envía el documento para su revisión final y control documental por la Abogada del Departamento de Abastecimiento. 5.- Cuando la Abogada o profesional de control de la gestión documental, advierte errores o genera observaciones jurídico-administrativas, de acuerdo a la normativa o leyes involucradas, debe el documento ser re corregido, y por tanto éste debe ser enviado a la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios o entregado directamente al funcionario responsable de la elaboración de la licitación. Las observaciones deben ser realizadas en registro escrito. 7.- Una vez que el funcionario a re corregido las observaciones a las bases administrativas y técnicas, se procede a imprimir dos ejemplares, los cuales deben ser firmados de acuerdo al siguiente orden:

- Ejecutiva de Compras a cargo del proceso licitatorio, - Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, - Abogada responsable del control de gestión documental, - Jefatura del Departamento de Abastecimiento, - Requirente técnico (Jefaturas de Servicios o Unidades de Apoyo, o

profesionales a cargo del requerimiento), - Jefatura del Departamento Jurídico del establecimiento, - Sub- Director Administrativo, - Director.

ETAPA V: Envío de Bases 8.- Las bases administrativas y técnicas son enviadas por la Secretaria del Director del establecimiento a la Oficina de Partes, para ser foliadas y fechadas. Un ejemplar es archivado en Oficina de Partes y el segundo es enviado por la Encargada de esta oficina a Secretaria del Departamento de Abastecimiento, vía libro de correspondencia. 9.- Cuando las bases administrativas y técnicas son recepcionadas por la Secretaria del Depto. de Abastecimiento, son entregadas al Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, vía cuaderno de correspondencia de entrega interno, con firma de la contraparte.

ETAPA VI: Publicación de Bases 10.- La Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios registra en el sistema informatico interno, el nombre de las bases y el número de folio correlativo.





Asignándole la publicación de las bases a la Ejecutiva de Compras responsable de su elaboración original. La Ejecutiva de Compras debe cumplir con la publicación de las bases en un plazo no superior a 48 horas, en el portal del mercado público, debiendo además generar la Ficha de Recepción de Boletas de Garantía de seriedad de la oferta, y eventualmente Ficha de Visita a Terreno.

ETAPA VII: Del proceso de comunicación y consulta con proveedores 11.- La Ejecutiva de Compras responsable debe monitorear permanentemente en el portal del mercado público, durante el período de consultas si existen dudas por parte de los proveedores interesados en el proceso licitatorio. En caso de recibir consultas, estas deben ser enviadas por la Ejecutiva de Compras al requirente técnico del establecimiento, indicándole el plazo máximo de respuesta, establecido en la ficha de licitación, las cuales pueden variar dependiendo del tipo de licitación, ej; 24, 48 y 72 horas. 12.- Una vez que la Ejecutiva de Compras responsable de la licitación recibe la respuesta del requirente, debe publicar esta información en el foro consulta de la plataforma del mercado público. 13.- Cuando el proceso licitatorio cierra (5, 10, 20 o 30 días corridos), debe realizar la apertura de acuerdo a la ficha de recepción de las boletas de garantía (copias aportadas por la Encargada de Oficina de Partes). 14.- Una vez realizado el proceso anterior, la Ejecutiva de Compras responsable de la licitación, debe proceder a nivel de la plataforma informática del portal de mercado público, con la apertura de la o las ofertas, válidamente recepcionadas, rechazando aquellas que no cumplieron con lo solicitado en las bases ( boletas de garantía de seriedad de la oferta) 15.- Luego, la Ejecutiva de Compras responsable de la licitación, avisa al requirente técnico, por correo electrónico que ya se encuentran disponibles los antecedentes técnicos del requerimiento solicitado por éste, para que evalué cada una de las ofertas técnicas preseleccionadas. Es posible que el requirente se interne en forma autónoma al portal de mercado público y visualice las ofertas. Pero podría darse también que el requirente no se maneje en la plataforma de mercado público, ante lo cual, la Ejecutiva de Compras responsable del proceso licitatorio le debe enviar, via correo electrónico, todos los antecedentes técnicos aportados por cada proveedor, esto es las ofertas técnicas existentes, derivados del proceso licitatorio. 16.- La Ejecutiva de Compras responsable del proceso licitatorio, debe indicar que la elaboración del Acta de Evaluación se haga en formato tipo y lo anexan por correo electrónico al Requirente Técnico. Esta debe citar a la Comisión de Evaluación, designados por bases licitatorias, con la finalidad de evaluar en forma individual y comparativa de cada una de las ofertas válidamente aceptadas, obteniendo como resultado final el proveedor que cumple con los requisitos técnicos previamente establecidos en las bases licitatorias, siendo el proveedor adjudicado individualizado y el monto adjudicado. Esta comisión debe firmar el Acta de Evaluación.





17.- La Ejecutiva de Compras responsable del proceso licitatorio del Departamento de Abastecimiento, debe revisar el Acta de Evaluación en forma completa para corroborar que no existan errores, en cuyo caso se achura el párrafo o los párrafos con error, para ser re enviado el documento al Requirente Técnico. 18.- Una vez corregida(si procede) y firmada el Acta de Evaluación por el Referente Técnico, la Ejecutiva de Compras de la Unidad de Licitaciones y Convenios que lleva el proceso, elabora la Resolución de Adjudicación y la presenta a la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, para que sea revisada por éste y posteriormente enviada a la Abogada o profesional encargado del control de la gestión documental, para que la revise y genere las observaciones de corrección del documento o sea validado, en cuyo caso ambos documentos deben ser impresos en dos ejemplares y entregados a la Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios para el proceso de firma del documento. Firmas que deben realizarse en el siguiente orden:

- Ejecutiva de Compras a cargo del proceso licitatorio, - Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, - Abogada responsable del control de gestión documental, - Jefatura del Departamento de Abastecimiento, - Requirente técnico ( Jefes de Servicios o Unidades de Apoyo, o profesionales a cargo del requerimiento), - Sub- Director Administrativo, - Jefatura del Departamento Jurídico. - Director.

19.- La Resolución de Adjudicación y el Acta de Evaluación, deben ser enviadas por la Secretaria del Director del establecimiento a la Encargada de Oficina de Partes, para ser foliadas y fechadas. Un ejemplar es archivado en Oficina de Partes y el segundo es enviado por la Encargada de esta oficina a Secretaria del Departamento de Abastecimiento, vía libro de correspondencia. 20.- La Ejecutiva de Compras responsable de la licitación debe solicitar un CDP (certificado de disponibilidad presupuestario) al Depto. de Finanzas por el monto adjudicado y el correspondiente ítem presupuestario. (ANEXO N° 5) 21.- Cuando se recepciona la Resolución de Adjudicación, el Acta de Evaluación y el CDP, la Ejecutiva de Compras responsable de la licitación debe proceder a adjudicar en el portal del mercado público al proveedor adjudicado, anexando la documentación antes señalada en formato PDF.

ETAPA VIII: Proceso de cierre y evaluación de las ofertas Al cumplirse la fecha de cierre de la Licitación y habiéndose constituido la

comisión de apertura, la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios

designará a un profesional de la misma Unidad. La cual procederá a realizar la

apertura electrónica de las ofertas, revisando el cumplimiento de la entrega de la

boleta de seriedad de la oferta de acuerdo a los requisitos previamente

establecidos en las bases de licitación, de la cual generara la aceptación o el

rechazo de la oferta.





La Unidad de Licitaciones y Convenios, mediante correo electrónico notificará a los

Referentes Técnicos, que ya se encuentra realizada la apertura de las ofertas en el

portal www.mercadopublico.cl, para que puedan iniciar la descarga de los

antecedentes técnicos, administrativos y económicos, para la correspondiente

elaboración del Acta de Evaluación.

La Ejecutiva de Compras cita a la Comisión Evaluadora, para revisar las ofertas

recibidas, aplicando los factores y criterios de evaluación, anexos y todos los

parámetros definidos en las bases de la licitación.

La Comisión de Evaluación, procederá a aplicar los Criterios y generará el Acta

de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:

Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación;

· La fecha de sesión de la Comisión de Evaluación, número de acta e indicación de la fecha del acto de apertura de las ofertas;

· Las ofertas evaluadas y las ofertas rechazadas; · Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que

fueron utilizados para la evaluación; · Las preguntas y respuestas realizadas a la publicación; · Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos

formales y las respuestas a dichas solicitudes; · Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de

ellas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de

adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.

· Monto adjudicado expresado en pesos y en UTM del mes correspondiente,

duración del contrato del bien o servicio.

Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y cualitativos, que serán

considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los

bienes y servicios que se licitan, la idoneidad, habilidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la

Adjudicación o Deserción de las ofertas, los que deberá quedar registrado en el

Acta de Evaluación.

La Unidad de Licitaciones y Convenios deberá registrar el acta en el correlativo

de las actas de adjudicaciones, asignándoles el número correspondiente al acta emitida por la Unidad Técnica.

Si se detecta algún error, el acta podría ser devuelta a la Unidad Técnica para su

corrección y reenvío a la Unidad de Licitaciones y Convenios.

Una vez recibida el acta corregida y firmada por cada integrante de la Comisión de

Evaluación, la Unidad de Licitaciones y Convenios la vuelve a revisar y sino

detecta ningún error, confecciona la resolución de adjudicación. Esta resolución

además se debe registrar en el correlativo de las resoluciones de adjudicación.

La Ejecutiva de Compras de la Unidad de Licitaciones y Convenios designada,

una vez que termina la elaboración de la resolución de adjudicación la envía a la

Abogada del Departamento de Abastecimiento para su revisión y visación. En caso

de advertir algún error, devuelve el documento a la Ejecutiva de Compras de la

Unidad de Licitaciones y Convenios.






El acta de evaluación y la resolución de adjudicación, (ambas en 2 copias)

previamente validadas, son enviadas por Secretaria del Departamento de

Abastecimiento, para la firma de este último documento por el Sub- Director

Administrativo, la Jefatura del Departamento Jurídico y el Director del

establecimiento.

Una vez firmado este documento por el Director, es enviado a Oficina de Partes

para que sea foliado y fechado, una copia queda archivada en esa oficina y otra

enviada nuevamente al Departamento de Abastecimiento para su publicación en el

portal www.mercadopublico.cl

Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de

evaluación. Estos criterios se pueden clasificar en: CRITERIOS DE EVALUACION

Criterios Económicos: por ejemplo, precio final del producto o servicio. En los

casos de contratos de ejecución en el tiempo se debe considerar la mantención

del bien o servicio, si fuese necesario. Se debe cotejar el valor de la oferta

asociado a las mantenciones correctivas y preventivas para el equipamiento

médico.

En el caso de adquisición de medicamentos y preparados nutricionales, se debe

considerar este aspecto a lo que específica técnicamente el requirente, no

necesariamente atendiendo a priorizar la adquisición en virtud de un valor

económico más bajo, sino a la calidad del insumo o bien solicitado.

Criterios Técnicos: Estos criterios son aportados y exigidos por la Unidad Técnica, tales como, garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, tiempos de despacho, certificado y políticas de canje, certificado de stock, certificado FDA, entre otros, etc. Criterios Administrativos: Estos criterios son aportados de acuerdo a lo exigido

por Ley de Compras y el D.S. 250/2004 del Ministerios de Hacienda con su

correspondientes actualizaciones, administrado por el equipo del Departamento

de Abastecimiento que tienen mayor relación con el cumplimiento de presentación

de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes,

como por ejemplo: constitución de la sociedad, certificado de vigencia de la

sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas simples

de diversa índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general,

no tienen ponderación en la evaluación de la oferta que se consideran requisitos

de postulación, en el caso que si algún proveedor omite la presentación de algún

antecedente técnico administrativo podrá siempre y cuando las bases lo señalen

salvar el error u omisión, sin embargo le será descontado el 50% del puntaje

inicial. En el caso que las bases no señalen que pueden salvar error u omisión se

declarara inadmisible la oferta.

Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en www.chileproveedores.cl,

siempre y cuando el proveedor tenga actualizada la documentación en dicho

portal, en este caso no deben ser solicitados por papel adicionalmente, a menos

que se soliciten algunos antecedentes, tales como copias de escrituras vigentes

de constitución de sociedades.

La aplicación de los criterios, debe ser realizada únicamente en función de los

parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases


http://www.chileproveedores.cl/





o Términos de Referencia (TDR), según corresponda.

El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará

registrado en una Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la

comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución Exenta de Adjudicación,

que da cuenta del resultado final del proceso de adjudicación de la empresa y

su posterior contratación.

ETAPA IX: Determinar adjudicación o Deserción La Comisión Evaluadora, será la que formule la propuesta de adjudicación a la Dirección del Hospital Dr. Félix Bulnes, adjuntando el acta de adjudicación con

sus respectivas ponderaciones y el monto adjudicado, conforme al cuadro

comparativo de las ofertas disponibles en Mercado Público, junto a la Resolución

Exenta de adjudicación. Este proceso, se aplicará de igual manera, en caso

de la deserción de la Licitación, en el caso que corresponda, con la debida justificación.

En caso de adjudicación, la Resolución debe estar basada en los criterios de

evaluación que se definieron por los Requirentes Técnicos validados por

Resolución Administrativa y Jefaturas de Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo

Clínico- Administrativo e incorporar los resultados obtenidos por cada proveedor

aprobados por la Comisión Evaluadora y en caso de deserción en las razones que

generan la deserción, establecidas en el acta de evaluación.

ETAPA X: Aprobación Resolución de Adjudicación o Deserción y publicación en el portal www.mercadopublico.cl La Resolución de Adjudicación y el Acta de Adjudicación, serán enviadas a la Dirección del Hospital Dr. Félix Bulnes para la firma del Director del Hospital. Una vez firmada, esta es devuelta a la Departamento de Abastecimiento, quien procederá a realizar el proceso de adjudicación en el portal www.mercadopublico.cl

Al adjudicar se remite la Orden de Compra, conjuntamente con el Acta respectiva,

a Oficina de Partes con la Resolución Original para su distribución.

En el caso de las Deserciones la Departamento de Abastecimiento, remite la

Resolución Exenta junto al Acta de Deserción correspondiente a cada uno

de los integrantes de la Comisión evaluadora para su firma, para luego ser

enviada a la Subdirección Administrativa del Hospital y a la Dirección del

Hospital para su firma. Una vez firmados estos documentos, estos serán

derivados al Departamento de Abastecimiento para la publicación en el portal www.mercadopublico.cl de todos los documentos relativos a esta

adquisición.

ETAPA XI: Elaboración del Contrato Una vez recepcionada la copia de la Resolución de Adjudicación y el acta de

adjudicación en el Departamento de Abastecimiento, se procederá a la

confección del contrato correspondiente, si procede.








ETAPA XII: Creación de resolución que aprueba contrato El Departamento de Abastecimiento, elabora el respectivo contrato y gestiona

que sea suscrito por las partes involucradas. Una vez suscrito, se genera la

resolución que aprueba el contrato la cual será firmada por todos los

integrantes de la Comisión designada, enviada a la Sub Dirección

Administrativa y a la Dirección para su firma (esto cuando el contrato ya

se encuentre firmado por el Representante legal de la empresa

adjudicataria).

ETAPA XIII: Anexar contrato a www.Mercado Público.cl El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba el contrato

totalmente tramitado es recepcionado por Oficina de Partes, quien envía una copia

al Departamento de Abastecimiento, para proceder a anexar en la ficha en la carpeta del proceso publicado ETAPA XIV: Anexar contrato y resolución a prueba de contrato En caso de que los productos sean nuevos en el sentido que no estén dentro del stock habitual del hospital, se debe crear código en el Sistema Informatico local.

ETAPA XV: Verificar en carpeta digital Que se encuentre anexado el acta, la resolución de adjudicación, el contrato, la resolución a prueba de contrato.

ETAPA XVI: Creación de código o registro en sistema informatico local Cuando los productos sean insumos clínicos o medicamentos, y no constituyan parte del uso habitual del establecimiento deberán crearse el código interno con las respectivas características del producto en el sistema informático local, con la finalidad de obtener el registro histórico de la rotación del producto y de stock permanente.

ETAPA XVII: Gestión de Reclamaciones de Proveedores Frente a reclamaciones que los proveedores manifiesten en cuanto al pago de los servicios adjudicados, o en su defecto procesos licitatorios que puedan interpretarse como irregulares, poco claros, mal evaluados, entre otros. Estas deberán canalizarse a través del portal www.mercadopublico.cl ingresando el Id de la licitación y reportando el reclamo a través del icono digital disponible.






La institución tomará conocimiento a través del portal www.mercadopublico.cl en el icono Gestión de Reclamos, además el observatorio de mercado público comunicará a través de correo electrónico al Gestor de Reclamos de la institución, quien canalizará la reclamación o duda al ente requirente para que otorgue una respuesta clara, oportuna y fundada en relación al reclamo. El plazo de respuesta al usuario será dentro de 24 horas. En caso que el requirente necesite más tiempo para dar una respuesta a la reclamación, deberá informarlo al Gestor de Reclamos, quien solicitará ampliación del plazo en dicho portal.

Medición de los procedimientos: Periodicidad: Semestral Umbral: Sin línea base

N° de pautas de supervisión con cumplimiento al 60% x100 N° total de pautas de supervisión aplicadas en el período







Gestión de Adquisiciones de Prestaciones de Servicios Profesionales


Establecer un procedimiento estandarizado, para la adquisición de prestaciones de servicios profesionales, dirigido a la contratación de un(s) profesional(s) idóneo(s), que cumpla(n) con los requisitos de contratación y niveles de calidad definidos por el requirente, asegurando la transparencia del proceso, por medio de la aplicación de criterios de evaluación establecidos en las bases de licitación.


La situación cubierta por el procedimiento se relaciona con la compra de prestaciones de servicios profesionales. Deben cumplir con este procedimiento los requirentes validados por los Sub- Directores del establecimiento, Sub- Director Administrativo, Jefatura del Departamento de Abastecimiento y Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios.



- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba el


- Normas e Instrucciones para la ejecución de presupuesto y sobre materias

específicas sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.



Jefaturas de Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, Requirientes Técnicos formalizados por resolución administrativa, Jefatura del Depto. de Abastecimiento, Enfermera del Depto. de Abastecimiento de Insumos Clínicos, Jefaturas del ámbito de Unidades de Apoyo Administrativa, que participen y tengan relación con procesos de compra de insumos clínicos del establecimiento.


Insumos clínicos: Insumo que está libre de contaminación y que se encuentra limpio.

Insumos asociados:


- Insumos administrativos. - Espacios en el área de bodegaje.


ETAPA I: Recepción del formulario de requerimiento El requirente formalizado por resolución administrativa o Jefaturas de Servicios

Clínicos y Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, generarán la solicitud de un formulario de requerimientos no habituales, para formalizar un convenio de contratación de prestaciones de servicios profesionales, indicando las características o competencias técnicas al igual que los criterios de evaluación, con sus correspondientes porcentajes. (Tabla estandarizada)

En el Departamento de Abastecimiento se recibe el formulario de requerimientos no habituales, para la firma y posteriormente ser enviado a la Sub- Dirección





Administrativa, para que apruebe o rechace dicha solicitud.

Posteriormente dicho formulario aprobado por la Sub- Dirección Administrativa, será enviado por la Secretaria de la Dirección, a la Secretaria del Depto. de Abastecimiento, quien hará entrega de este formulario, previamente ingresado en la base de datos del Departamento de Abastecimiento, asignándole el número interno y correlativo, en el sistema informatico local.

La Jefatura del Departamento de Abastecimiento, tomará conocimiento del formulario de requerimiento no habitual, derivando a la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, para su destinación y gestión del proceso licitatorio de adquisición de prestaciones de servicios profesionales, con indicación a la Ejecutiva de Compras correspondiente.

ETAPA II: Confección de la base licitatoria:

La Ejecutiva preparará las bases administrativas, previa revisión de las bases técnicas. Debe asegurarse de que exista coherencia entre las bases administrativas y las bases técnicas. Éstas últimas deben ingresar a la Unidad de Licitaciones y Convenios, para que sean revisadas las bases en forma íntegra con la finalidad de obtener el Visto Bueno de esta jefatura, luego pasarán a la visación de la Abogada del Depto. de Abastecimiento para detectar posibles errores de forma o de fondo en el documento. En el caso que se detecten errores, estos deberán ser corregidos y ser presentados nuevamente a la Abogada del Depto. de Abastecimiento para la conformidad técnica del documento y visto bueno de la profesional. Luego se dará lugar a la firma de los referentes técnicos asociados al proceso de licitación.

La Ejecutiva una vez que ha obtenido la firma de los requirentes, procederá por libro de correspondencia a enviar las bases administrativas generales al Depto. Jurídico del establecimiento, para conocimiento y firma de este proceso. Luego de ello, la envía por libro de correspondencia a la Dirección del hospital, para el conocimiento y Visto Bueno del Director. La Secretaria de éste luego envía el documento firmado a Oficina de Partes, para asignación de resolución administrativa, fecha y registro documental.

La Encargada de la Oficina de Partes, envía la base de licitación con número de resolución y fecha por libro a la Secretaria del Depto. de Abastecimiento, ésta la deberá registrar en sus sistema informatico local para luego proceder con la entrega a la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, a su vez para su conocimiento, registro y designación de la Ejecutiva de Compras que llevará el procedimiento.

ETAPA III: De la publicación.

La Ejecutiva de Compras, responsable del proceso licitatorio, previamente

designado, una vez que recibe las bases de licitación aprobadas y con número de

resolución procederá a la publicación en el portal www.mercadopublico.cl , las

bases de licitación con los anexos correspondientes a dicho proceso. De acuerdo a

los plazos establecidos en la Ley de Compras y Contratación Pública, los que se

señalan a continuación:






Las rebajas indicadas en el cuadro anterior procederán en el evento de que se trate de la contratación de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparación de ofertas, situación que deberá dejarse consignado en el acto administrativo aprobatorio.

ETAPA IV: Gestión Interna de la información de la publicación del proceso licitatorio.

La Ejecutiva además deberá realizar en forma interna, los siguientes pasos: - Crear carpeta digital en el sistema informatico local (carpeta datos), donde

insertará de forma electrónica las bases en formato Word, formato pdf cuando estas ya estén con número de resolución y fecha, anexos en Word entre otros que se van generando durante el proceso licitatorio.

- Carpeta en soporte papel, donde irá identificado el nombre de la licitación y el ID de la licitación. Esta deberá contener en un principio las bases de licitación ya impresas con el número de resolución y fecha que apruebe la resolución, para después continuar con la completitud de la carpeta en la medida que el proceso de licitación se desarrolle hasta la materialización del contrato.

- Enviará correo electrónico a los referentes técnicos, avisando entre otros, como el cronograma de la licitación, preguntas de licitación, la fecha de publicación, etc.

- Registrará en el sistema informatico local, la licitación.

- Comunicará de la publicación de la licitación, a los encargados de transparencia, de la dirección del servicio de salud.


Umbral: 60%

N° de servicios profesionales contratados por el hospital que cumplen con requisitos

de calidad x 100 N° total de servicios profesionales contratados por el hospital en el período

NOTA: Requisitos de Calidad: definidos por el requirente técnico y que a su vez están contenidos en los criterios de evaluación en bases técnicas.






Gestión del Plan Anual de Compras


Estandarizar los procesos institucionales de compras críticas y de mayor envergadura presupuestaria, para el próximo año calendario, sistematizando transversalmente las demandas internas de servicios clínicos, unidades de apoyo clínico-administrativo, con la finalidad de optimizar los recursos, humanos, materiales y financieros del establecimiento hospitalario, y con la finalidad de generar una línea base de proyección real a ser utilizada en el año calendario siguiente.


El procedimiento cubre la planificación de las compras críticas y de mayor envergadura presupuestaria, de bienes y servicios de todos los servicios clínicos y Unidades de Apoyo (clínico- administrativo) del establecimiento, en un año calendario y no presenta excepciones.


- Plan Anual de Compras año 2016, Resolución Administrativa Exenta N° 1607 del 31 de Marzo de 2016.

- Ítem N° 22 de Gastos y Servicios de consumo. - Artículo N° 16 del DS. 38/ 2005. - Ley Nº 19.886.- de Bases Sobre Contratos Administrativos de

Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba

el Reglamento de la Ley 19.886.- en adelante “el Reglamento” y sus modificaciones.

- Normas e Instrucciones para la ejecución de presupuesto y sobre

materias específicas sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.



Sub Directores, Jefaturas de Servicios Clínicos y Jefaturas de Unidades de Apoyo (Clínico y Administrativo) y Jefaturas de Departamentos.


Plan Anual de Compras: Que corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada entidad planifica comprar o contratar durante el año calendario.

Insumos asociados

- Soporte informatico mercado público. - Insumos administrativos.

Descripción de etapas del procedimiento, resultados esperados e integración con otros procedimientos.

ETAPA I: Requisitos del Plan Anual de Compras. Todas las Sub- Direcciones, por medio de sus Jefaturas de los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo (Clínico y Administrativo) y Departamentos del Hospital Dr. Félix Bulnes Cerda, deberán elaborar un Plan Anual de Compras, el que debe ser entregado entre los meses de Septiembre y Noviembre de cada año en curso, con reporte y comunicación al Jefatura del Depto. de Abastecimientos del establecimiento.





Esta jefatura plasmará y consolidará un único Plan Anual de Compras con el insumo informativo de todos los servicios clínicos y unidades de apoyo clínico y administrativo del hospital, esto es, compras críticas y de mayor envergadura presupuestaria, debiendo contener los procesos de compra de bienes y/o servicios que se planificarán para su ejecución y publicación durante el siguiente año en curso, subido al sistema www.mercadopublico.cl, con indicación de la especificación de la Unidad de Compra (servicio o unidad de apoyo), Id de licitación, nombre de los artículos y/o productos y/o servicios y/o insumos clínicos y/o insumos generales y/o medicamentos, cantidades unitarias, montos unitarios y valores totales estimados. ETAPA II: Procedimiento elaboración del Plan Anual de Compras Para levantar el proceso de planificación anual de compras, las subdirecciones, en conjunto con sus servicios clínicos, Unidades de Apoyo (Clínico y Administrativo) y Departamentos, deberán registrar en una planilla estándar, que facilitará el Departamento de Abastecimiento, el detalle de sus requerimientos anuales, tales como; Id de licitación, nombre de los artículos y/o productos y/o servicios y/o insumos clínicos y/o insumos generales y/o medicamentos, cantidades unitarias, montos unitarios y valores totales estimados, con el fin de detallar las adquisiciones o compras críticas y de mayor envergadura presupuestaria. Para determinar un requerimiento de compras, se debe considerar a lo menos la siguiente información: 1.- La frecuencia del uso del producto. 2.- La información histórica de consumo bien o servicio. ( extraíble en sistema informatico local) 3.- Proyectos nuevos planificados para el periodo correspondiente. 4.- La Disponibilidad Presupuestaria asignada. El Depto. de Abastecimiento, recibe la información de los requerimientos remitidos por cada subdirección, consolidando todo en un solo maestro. Esta información se contrastará con los datos administrados por servicios clínicos, Unidades de Apoyo (Clínico y Administrativo) y Departamentos, validando tanto la planificación, fecha de necesidad y disponibilidad presupuestaria asignada. ETAPA III: Aprobación del Plan Anual de Compras Obtenida toda esta información y prevalidada por la Jefatura del Departamento de Abastecimiento, será remitida a la Subdirección Administrativa, quien visará este Plan en base a la información entregada, tanto económica como técnicamente, mediante la asignación de resolución administrativa institucional. Aprobado el Plan Anual de Compras, la Jefatura del Departamento de Abastecimiento se encargará de su publicación en el portal www.mercadopublico.cl. La aprobación del Plan en el sistema se realiza sólo una vez al año en la fecha establecida en el período exigido por la DCCP (Dirección de Compras Públicas), sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema www.mercadopublico.cl. .








ETAPA IV: Ejecución del Plan Anual de Compras Es responsabilidad del Departamento de Abastecimiento, de acuerdo al cronograma y planificación establecida en el Plan Anual de Compras y a los procedimientos de compra establecidos en este Manual, la coordinación y ejecución de este plan con los servicios clínicos, unidades de apoyo (administrativo y clínico) y departamentos involucrados. La Jefatura del Depto. de Abastecimiento deberá hacer el seguimiento del plan de compras, informando al Sub- Director Administrativo de cualquier alteración de las cantidades y plazos establecidos, con el fin de analizar las posibles modificaciones y actualizaciones necesarias. ETAPA V: Evaluación del Plan Anual de Compras El Plan Anual de Compras, se evaluará en relación a la obtención del 100% de los insumos de información administrativa enviada por las Jefaturas de los servicios clínicos, Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico y Administrativo, esto es compras críticas y de mayor envergadura presupuestaria, que están involucrados en la solicitud de bienes y servicios durante el año calendario. Esto implica que tengan que reportar al Depto. de Abastecimiento, la información en el plazo estimado y en la completitud de los datos solicitados. (ANEXO N° 2) La evaluación del Plan Anual de Compras, implicará generar una línea base del gasto asociado al proceso de compras en un año calendario, de este modo sentando las bases para futuras proyecciones.

Medición de los procedimientos : Periodicidad: Anual. Umbral: 100%

Existencia del Plan Anual de Compras materializado por los Servicios Clínicos

y Unidades de Apoyo (Clínico- Administrativos) del HFBC:

SI - NO






Gestion de Adquisiciones Inferiores a 3 UTM excluidas del sistema de información


Establecer el procedimiento utilizado por la Unidad de Adquisiciones del Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda, para ejecutar las compras inferiores a 3 UTM.


Deben cumplir con este procedimiento Jefatura del Departamento de Abastecimiento, Jefatura del Departamento Jurídico, Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, Requirentes, Jefaturas de Servicios Clínicos y Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico. Las situaciones en que se utilizará este procedimiento es en todas aquellas compras de bienes o servicios menores a 3 UTM, siempre y cuando la causal esté indicada en el artículo N° 53, letra a) del Decreto N° 250 / 2004 para ser enviada al Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios para su revisión.



- Ley de Probidad Nº 16.653.- - Decreto Nº 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda,

- Normas e Instrucciones para la ejecución de presupuesto y

sobre materias específicas sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

- Manual de Abastecimiento del SSMOCC, Resolución

Administrativa N° 0258, del 05 de Febrero de 2016.


Jefaturas de Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo Clínico, Requirentes validados con resolución administrativa, Jefatura del Depto. de Abastecimiento, Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, Abogado del Depto. de Abastecimiento, Ejecutiva de Compras del Depto. de Abastecimiento.


Proceso de Compras: Corresponde al proceso de compras y

contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo

establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo

convenios marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o

Contratación Directa.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compra,

presentando una oferta o cotización.

Orden de Compra: Solicitud escrita de determinados productos a un

precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se

trata de una autorización que el comprador concede a que le

presenten una factura por la compra de productos y/o servicios.

Insumos asociados:










ETAPA I: Definición y espíritu legal de la compra.

• La Ejecutiva de Compras, debe solicitar una cotización a aquellos proveedores que se encuentren habilitados en Chile proveedores, para adquirir lo requerido según las especificaciones entregadas por el requirente.

• La Ejecutiva de Compras, de la Adquisición debe verificar que el proveedor se encuentre en el Registro de Proveedores del Estado. De no estar inscrito, debe solicitar su inscripción.

• La Ejecutiva de Compras, de la Adquisición debe generar la Resolución exenta de compra invocando la causal indicada en el artículo 53, letra a) del Decreto Nº 250/2004 y enviarla al supervisor para su Revisión.

ETAPA II: Control o detección de errores de formalidad.

• La Unidad de Licitaciones y Convenios debe enviar al proceso de revisión, la resolución de compra confeccionada al Departamento de Abastecimiento y luego al Departamento de Asesoría Jurídica, quien dispondrá de cinco días para revisar el documento, tiempo que podría varias de acuerdo a la complejidad del proceso de compras o a la carga de trabajo del momento.

• En el proceso de revisión pueden existir observaciones a la resolución. De ser este el caso, se devolverán a la Ejecutiva de Compras, de la Adquisición, para que corrija las observaciones realizadas.

ETAPA III: Aprobación y publicación.

• Una vez aprobada la resolución confeccionada, se procede a su impresión y se adjunta a la carpeta de compra, y se inicia el proceso de firmas de responsabilidad y Vº Bº (Depto. Jurídico, Unidad Demandante si corresponde, Unidad de Licitaciones y Convenios, Departamento de Abastecimiento. Este trámite seguirá su curso normal mediante registros en las secretarías correspondientes a cada Unidad. Una vez firmado por quien corresponda según funciones delegadas, vía secretaría se procederá al envío a Oficina de Partes, quién realizará la numeración y registro de la resolución correspondiente. Una vez numerada, Oficina de Partes procederá a enviar copia digital y/o en papel de la misma al Departamento de Abastecimiento y la distribución del mencionado acto administrativo, para la etapa posterior.





• Posteriormente, la Ejecutiva de Compras, procederá a enviar a la Encargada de Transparencia del Servicio de Salud Metropolitano Occidente, adjuntando la Resolución que autoriza la compra, para que esa sea publicado en el portal de Transparencia. Finalmente, el de la Adquisición se coordinará con el proveedor para el despacho del producto y/o la entrega del servicio.

ETAPA IV: Evaluación de compras menores a 3 UTM.

Se instalará el control del procedimiento a través de realizar un check list, en forma trimestral, a cargo del Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios.

Medición de los procedimientos: Periodicidad: Trimestral Umbral: <= 20%


periodo x 0,5) + (Número de órdenes de compra vía Trato Directo en el período/

Total de órdenes de compra en el período x 0,5)] x 100






Gestion de Recepción, almacenamiento y medios de distribución.


Estandarizar la gestión de recepción, almacenamiento y medios de distribución de bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos, solicitados en su adquisición por los requirentes de servicios clínicos y unidades de apoyo (clínico- administrativo) para garantizar su funcionamiento óptimo.


Este procedimiento cubre la gestión de recepción, almacenamiento y medios de distribución de bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos. El procedimiento no presenta excepciones, sin embargo puede estar afecto a contingencias producto de hechos fortuitos o fuerza mayor que genere la institución. Y tiene exigencia de cumplimiento en Jefatura de la Unidad de Bodega de Abastecimiento, en Jefaturas de Servicios Clínicos, Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico y Administrativo, en Requirentes validados con Resolución Administrativa.

Referencia del Procedimiento:

Normativa Técnica N° 147 de Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución para Droguerías y Depósitos de Productos Farmacéuticos de uso humano, relacionada con el Decreto Supremo N° 466 de 1984 del MINSAL, mediante el cual se aprobó el Reglamento de Farmacias, Droguerías, Almacenes Farmacéuticos, Botiquines y Depósitos autorizados.


Jefatura de Unidad de Bodega. Jefatura del Departamento de Abastecimiento. Sub- Director Administrativo.


Unidad de Bodega: dependiente del Departamento de Abastecimiento, encargada del almacenamiento, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la Institución.

Insumos asociados:

- Soporte informatico local.



ETAPA I: Recepción de bienes o productos. Toda mercadería con destino a la Unidad de Bodega, tanto de sede Quinta Normal o sede Providencia, deberá ser recepcionada y controlada por el Encargado de Bodega u oficial administrativo destinado para este efecto, quien tendrá la responsabilidad de asegurar que lo recepcionado corresponda a lo indicado en la Orden de Compra, verificando principalmente los antecedentes referentes con: Nº orden de compra, Proveedor, Producto, Cantidad, Precio Y Fecha de vencimiento. El personal de bodega, previa revisión de los productos y su embalaje, recepciona los bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos, almacenándolos en un lugar transitorio o definitivo, determinado y planificado con antelación. En ocasiones el bien se recepciona directamente en el servicio clínico, y firman en este caso recepción conforme con derivación del documento a Jefatura de Unidad Bodega. Cualquier inconsistencia que exista entre la mercadería recepcionada y lo registrado en la orden de compra, facturas o guía de despacho, que las acompaña, o que ésta presente sus embalajes rotos o dañados, será motivo de rechazo de los bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos involucrados.





En tal caso la Jefatura de Bodega o quien éste designe dentro del personal de Bodega, deberá contactarse inmediatamente con la Ejecutiva de Compra o Jefatura del Depto. de Abastecimiento, quien verificará los antecedentes con los proveedores y confirmará si se recepciona parcial o totalmente los bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos, o si definitivamente se rechaza. En el caso de recepcionarse insumos clínicos refrigerados, éstos deben entregarse inmediatamente a la unidad o servicio clínico solicitante, para que sean almacenados en los refrigeradores respectivos, y así no perder la cadena de frío. Y posteriormente se ingresa el producto al sistema digital y se emite la guía de despacho al servicio clínico o unidad para ser recepcionado con firma de la persona que recibe. En el caso de los medicamentos, se debe verificar que la fecha de vencimiento sea al menos superior a un año. En algunos casos, en que el vencimiento sea inferior al año, la Jefatura de Unidad de Bodega, deberá solicitar documento de canje al proveedor en que se estipule el cambio de los productos en caso de su no utilización. La Jefatura de la Unidad de Bodega o quien éste designe dentro del personal de Bodega, deberá ingresar la información de bienes y/o productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos recepcionados, al sistema informático local, generando e imprimiendo comprobante de ingreso del bien a la existencia de inventario de la bodega, en duplicado, en un plazo máximo de 24 horas. Este documento tiene que ser el reflejo de lo que físicamente se está ingresando a la Bodega. Si existiera un error, en el ingreso digital o en la existencia del bien a nivel informatico en disonancia con el cotejo de la existencia física del bien y/o producto y/o insumos clínicos y/o medicamentos, el personal de la Unidad de Bodega, debe comunicarlo inmediatamente a su jefatura, para generar las soluciones y modificaciones del caso. Este comprobante de ingreso se emitirá en duplicado, de los cuales uno se archivará en la Bodega y el otro se enviará junto con la factura a la Oficina de Partes del establecimiento o guía de despacho, enviada a la Secretaria del Depto. de Abastecimiento.

ETAPA II: Almacenamiento Luego de terminado el proceso de recepción, los productos y/o insumos clínicos y/o medicamentos deben ser almacenados, custodiados, organizados, conservados y despachados, siendo ubicados en los lugares designados previamente por la Jefatura de la Unidad de Bodega, considerando la técnica FEFO,(primero que vence, primero que sale) para que se entreguen primero los más próximos a vencer. Los artículos deben almacenarse ordenados, según tipo o descripción, lo que permitirá una mejor localización para el despacho y distribución. Se deben almacenar los productos y/o medicamentos e insumos clínicos sobre estanterías o en su defecto sobre pallets debidamente acondicionados, a una distancia prudente de las paredes, evitando la luz directa, protegidos de la humedad y altas temperaturas. También se debe tener especial cuidado de ubicar adecuadamente bultos o cajas cuando estas se almacenen en los niveles superiores de las estanterías, con la finalidad de evitar caídas en las cuales se produzca daños a los productos o a las personas. Deben segregarse, tener claramente identificados, y ubicados en un lugar especial, aquellos productos los cuales tengan la fecha de vencimiento cumplida o estén obsoletos o que estén dañados o deteriorados, mientras se tramita su baja o eliminación.





Los recintos destinados para almacenaje deben mantenerse ordenados y limpios. Se deben mantener despejados los pasillos y vías de acceso de los distintos sectores para evitar accidentes durante el transito al interior de la bodega, supervisados por Jefatura de Unidad de Bodega, Coordinadora de la Bodega de Insumos Clínicos y Encargado de la Bodega de Insumos Generales. El responsable del retiro del pedido, verifica que los artículos concuerden con el comprobante de despacho firmado. La entrega de los pedidos a los distintos servicios clínicos o unidades de apoyo clínico o administrativo, será de acuerdo al calendario de despacho manual disponible en la Unidad de Bodega. Cuando un medicamento quede en estado pendiente de la solicitud original, se procederá al despacho o la entrega en la medida que sean recepcionados por parte del hospital, se avisará mediante correo electrónico u otra forma de aviso.

ETAPA III: Despacho de los Productos La planificación de la distribución de los requerimientos solicitados por cada uno de los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo y los requirentes validados por resolución administrativa, se realiza en base a la programación de la Unidad de Bodega, a través de la entrega de insumos generales y clínicos, en forma semanal. Teniendo siempre la disposición de entregar por adelantado algún artículo que sea requerido para el buen funcionamiento de la unidad. Sin embargo, los medicamentos deben ser programados mensualmente. Existe un formato estándar para consignar las cantidades requeridas, en modo digital y estandarizado a nivel institucional. La entrega de medicamentos se realizará los primeros días del mes en un promedio del 50% de lo solicitado por la Unidad de Farmacia y el resto de los medicamentos será despachado en forma periódica. Dicha solicitud debe ser realizada vía correo electrónico por las Jefaturas de Servicios Clínicos y/o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo o Requirentes Técnicos validados por resolución administrativa. Cada pedido se preparará de acuerdo a lo solicitado por el Servicio Clínico o Unidad de Apoyo Clínico-Administrativo y se despachará de acuerdo a la programación antes mencionada, siendo entregado con una copia del formulario digitalizado del sistema informatico local. En el caso de los productos que son de stock permanente, son egresados de Unidad de Bodega de acuerdo a la solicitud de los requirentes. Cuando se entregan los bienes o insumos a los requirentes, éstos deben firmar Formulario digital de recepción conforme o disconforme y luego en la entrega física del bien por funcionario de la Unidad de Bodega, firmar Formulario de recepción conforme o disconforme. En este documento se contiene: el detalle y cantidad de lo solicitado, el nombre del responsable del despacho, el nombre de la persona que recepciona el despacho, el número de pedido o requerimiento, el nombre de la Unidad o Servicio que solicita, la fecha de entrega. Esta recepción se denomina como recepción “conforme”. Ese tipo de recepción se realiza en forma manual y por sistema informatico. Luego, si los requirentes, expresan su no conformidad con lo recibido (bienes o insumos) solo a través del sistema informatico y programa digital pueden registrar su no conformidad. Este tipo de recepción solo se puede realizar por sistema informatico, en un formulario digital, que incluye un check list de pedido, que al no tiquearse, genera el rechazo del producto. Desde el momento que el bien es solicitado por el requirente a la Unidad de Bodega, al estar en stock este debe ser despachado dentro de las 24 horas, a la Unidad o Servicio.





ETAPA IV: Devolución de Artículos desde Unidades a Bodega Central Si se detectan medicamentos y/o productos, y/o insumos clínicos y/o bienes, que presenten defectos al momento de ser utilizado por el Servicio Clínico o Unidad de Apoyo Clínico-Administrativo, las Jefaturas de Servicios Clínicos o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo, reportarán a la Unidad de Bodega de Abastecimientos o si se trata de un medicamento lo devolverá a la Unidad de Farmacia y desde Unidad de Farmacia se realizará la devolución vía transferencia informática a la Unidad de Bodega de Abastecimiento, consignando exactamente las deficiencias del medicamentos y estableciendo las características del producto de reemplazo. Este trámite informatico, presenta imprimibles como verificadores del procedimiento efectuado. En el caso de devolución de insumos clínicos y/ generales, se realiza el cambio directamente con el proveedor. La Jefatura de la Unidad de Bodega informará a la Jefatura del Departamento de Abastecimiento, sobre los productos devueltos por las unidades por fallas o mal estado, y se comunicará con el proveedor para solicitar la reposición de los artículos.

ETAPA V: Inventarios y Control de Existencias Para asegurar la disponibilidad para preparar los despachos a los servicios clínicos y unidades de apoyo clínico-administrativo. También es una fuente de información para realizar la adquisición de insumos generales, insumos clínicos y medicamentos. Para operativizar la elaboración de inventarios, se cuentan con formularios especificos para realizar inventarios selectivos, a cargo de 2 personas (el funcionario administrativo y la Jefatura de Bodega o Encargado de Bodega) Luego de cotejar los insumos físico en relación a los declarados por el sistema informatico local, se declara en el formulario de inventarios y se ingresa al sistema experto solo si hay diferencia en ambos. Dada de baja y eliminación de productos farmacéuticos e insumos: El objetivo es establecer el método por el cual se darán de baja o se eliminarán los medicamentos que se encuentren vencidos, que se hayan almacenado en malas condiciones, que tengan envases en mal estado o sean restos o sobras de preparaciones, ya que una mala gestión puede causar graves daños a la salud humana y el medio ambiente, especialmente cuando se trata de algunos tipos específicos como antibióticos, citostáticos y psicotrópicos. La Unidad de Farmacia, a través de su jefatura solicitará la baja de productos farmacéuticos a través de una Resolución Administrativa, elaborada por el Departamento Jurídico del hospital y aprobada por Sub- Dirección de Unidades de Apoyo Clínico, informando:

- Fecha de la solicitud. - Unidad en la cual se requiere la baja. - Nombre y descripción del producto. - Forma farmacéutica. - Cantidad. - Costo Unitario. - Costo Total. - Motivo de la baja. - Fecha de vencimiento.

Medición de los procedimientos : Periodicidad: Anual Umbral: 100%

Existencia de Plan de Inventarios de la Bodega de Abastecimientos, con resolución administrativa:

SI - NO






Gestion de Garantías de Seriedad y fiel cumplimiento


Estandarizar el mecanismo y el resguardo de documentos bancarios generados a partir de procesos licitatorios, para dar respuesta oportuna en casos de auditorías internas o externas o fiscalización de Contraloría General, como asimismo para dar celeridad a las devoluciones de procedimientos ya finalizados y sancionados administrativamente.


El procedimiento cubre el resguardo de documentos bancarios, y la validación del documento ante entidades crediticias. Deben cumplir con este procedimiento la Encargada de Oficina de Partes, Jefatura del Depto. de Abastecimiento, Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios, Profesional de apoyo de licitaciones y convenios, Encargada de la Recepción y Resguardo de las boletas de garantías del Depto. de Finanzas, Jefatura del Depto. de Finanzas y Encargado de Caja del Depto. de Finanzas.









Sub- Director Administrativo – Jefatura del Depto. de Abastecimiento – Jefatura del Depto. de Finanzas.


Garantía o Caución: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función resguardar el correcto cumplimiento, por parte del proveedor oferente y lo adjudicado, de las obligaciones emanadas de la oferta y/o del contrato.

Garantía de seriedad de la oferta: (Artículo N° 31 del DS N° 250) corresponde a la caución que respalda las ofertas presentadas por los distintos oferentes. Tratándose de contrataciones iguales o inferiores a las 2.000 UTM, la entidad licitante deberá ponderar el riesgo involucrado en cada contratación para determinar si requiere la presentación de garantías de seriedad de la oferta. La garantía podrá otorgarse física o electrónicamente. En los casos en que se otorgue de manera electrónica, deberá ajustarse a la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma. La caución o garantía deberá ser pagadera a la vista y tener el carácter de irrevocable. El otorgamiento de la garantía de seriedad será obligatorio en las contrataciones que superen las 2.000 UTM.





Garantía de Fiel cumplimiento de contrato: corresponde a la caución que contemple la norma, que respalda la observancia de la ejecución del bien o servicio licitado. las cauciones o garantías que correspondan, a favor de la entidad licitante, cuyos montos ascenderán entre un 5% y un 30% del valor total del contrato, salvo lo dispuesto en los artículos 42 y 69 del presente Reglamento. En el caso de contrataciones de prestación de servicios, se entenderá, sin necesidad de estipulación expresa, que las garantías constituidas para asegurar el fiel cumplimiento del contrato caucionan también el pago de las obligaciones laborales y sociales con los trabajadores de los contratantes. La garantía podrá otorgarse mediante uno o varios instrumentos financieros de la misma naturaleza, que en conjunto representen el monto o porcentaje a caucionar y entregarse de forma física o electrónicamente. En los casos en que se otorgue de manera electrónica, deberá ajustarse a la ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma.

Insumos asociados




ETAPA I: DEFINICIÓN DE MONTOS DE GARANTÍAS Caución Seriedad de la Oferta:

Valor conforme a la siguiente escala, de acuerdo a la cuantía estimada del proceso de compras, indicada en el llamado a Licitación:

• Igual o superior a 2.000 UTM e inferior a 2.500 UTM: $ 1.000.000.-

• Igual o superior 2.500 UTM e inferior a 3.500 UTM: $ 2.000.000.-



• Igual o superior a 8.000 UTM: $ 10.000.000.-

Para las licitaciones menores a 2000 UTM, el Servicio analizará cada caso la pertinencia de establecer una caución de seriedad de la oferta en virtud del riesgo de la misma, cuyo monto oscilará, dependiendo del monto de la contratación, entre $ 100.000 y los $ 800.000, quedando establecido en las bases de licitación.

ETAPA II: Operatividad de la Garantía de Seriedad de la Oferta:

Por regla general, se solicitarán boletas de seriedad de Oferta para todas aquellas licitaciones cuyos montos se estimen sobre las 2.000 UTM. Sin embargo, el establecimiento por medio del Departamento de Abastecimiento decidirá a partir de la complejidad o resguardo de la prestación de bienes o servicios la solicitud de garantías de seriedad en tramos menores a las 2000 UTM.





El procedimiento para su Recepción, estará a cargo de Oficina de Partes, Departamento de Abastecimiento y Depto. de Finanzas, quienes en distinta forma mantendrán respaldos de las garantías de seriedad. La forma de ejecución y difusión es la siguiente: a. La Encargada de Oficina de Partes, recepcionará las Garantías de seriedad de la oferta de parte de los proveedores interesados en los procesos licitatorios que desarrolla el establecimiento.

Deberá llenar la ficha de Garantía de seriedad de la oferta, previamente detallada con número de licitación, nombre de la licitación, fecha de cierre, hora final de recepción, nombre del encargado del proceso licitatorio, nombre del proveedor, Rut del proveedor, detalle de la boleta y hora de recepción.

b. La Encargada de Oficina de Partes enviará, una vez concluido el plazo establecido en la ficha de garantía, los documentos originales al Depto. de Finanzas y una copia al Depto. de Abastecimiento, ambos documentos vía libro de correspondencia interno.

c. La Encargada de recepcionar y custodiar las garantías de seriedad de la oferta del Depto. de Finanzas, registrará en el sistema informatico local, el detalle de cada garantía de seriedad de la oferta, además del número de licitación, quien deberá disponer las medidas que aseguren su inviolabilidad y correcta conservación.

d. La Ejecutiva de Compras de la Unidad de Licitaciones y Convenios, deberá realizar la apertura del proceso licitatorio que determina la ficha de garantía de seriedad de la oferta, revisando que los plazos señalados en la ficha de licitación concuerden con los plazos señalados en cada garantía de seriedad de la oferta proporcionado por los proveedores, interesados en el proceso licitatorio.

Una vez cotejado lo anterior, se procede a aceptar o rechazar las ofertas de los proveedores que señala la ficha de licitación del mercado público.cl. En el caso del rechazo, deberá señalar los motivos fundados del rechazo.

e. La Ejecutiva de Compras de la Unidad de Licitaciones y Convenios, deberá escanear la ficha junto con las copias de garantías de seriedad y enviarlas al Departamento o Unidad requirente para que tomen conocimiento de las ofertas válidamente aceptadas y que posteriormente serán evaluadas. Debiendo además almacenar en formato digital y soporte papel la correspondiente carpeta del proceso licitatorio

f. Respecto a la devolución de las Garantías de seriedad de la oferta, la Encargada de recepcionar y almacenar dichas garantías del Depto. de Finanzas enviará un correo a la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, sobre si corresponde o no corresponde la devolución de la garantía, individualizando el número de licitación, el nombre y Rut del proveedor.





g.- La Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios verificará si corresponde la devolución por lo tanto, designará a la Secretaria de esta Unidad para la confección del memo numerado correlativamente en forma duplicada para devolución de la garantía, adjuntando también una copia de la garantía de la seriedad de la oferta. Esto se enviará por medio del libro de correspondencia a la encargada de recepción y custodia de las garantías de seriedad y fiel cumplimiento del contrato, perteneciente al Departamento de Finanzas.

h.- Una vez recepcionado por la encargada de recepción y custodia del Departamento de Finanzas, procederá a revisar y firmar la conformidad en la copia del Memo recibido y quedando en poder de este Departamento el memo original junto con la boleta original.

i.- El Departamento de Finanzas, por medio de la Encargada de recepción y custodia, procederá a dar aviso al proveedor, mediante correo electrónico, para que retire el documento, adjuntando carta “Aviso de Retiro – Boleta de Garantía por Seriedad de la Oferta”, además señalándole los requisitos que se requieren al momento del retiro de la garantía, esto es:

Retiro Tercero:

Poder simple, autorizando el retiro de dicha boleta.

Fotocopia del Rut de la empresa

Carnet de identidad de quien retira.

Representante Legal de la Empresa:

Carnet de Identidad

j.- La Encargada de recepción y custodia dará aviso en forma interna a la línea de caja del mismo departamento informando la devolución de la boleta de seriedad de la oferta, detallando los requisitos que debe cumplir quien retira.

k.- El Ejecutivo(a) de Caja, solicitará al representante legal o quien envíen de la empresa la documentación mínima necesaria para el retiro del documento (Poder simple, Rut de la Empresa y CI al día de la persona individualizada en el poder)

En caso de no presentar alguno de los documentos señalados en el punto precedente, el ejecutivo(a) de Caja informa la imposibilidad de realizar la entrega por falta de documentación.

l.- La Encargada de recepción y custodia informará al proveedor y a su jefatura, por medio de correo electrónico, la existencia de garantías de seriedad de la oferta disponibles para el retiro a la brevedad posible.

En caso que el Proveedor no retire el documento desde el segundo aviso y esta garantía haya expirado su plazo de vigencia, se enviará carta certificada con la boleta de garantía.





Caución Fiel Cumplimiento de Contrato:

Valor conforme a la siguiente escala, de acuerdo a la cuantía estimada del proceso de compras, indicada en el llamado a Licitación Pública o Privada o Trato Directo que así lo requieran:

• Contratos cuyo monto adjudicado, impuestos incluidos, sea igual o superior a 100 UTM e inferior o igual a 5.000 UTM: el porcentaje dependiendo de la complejidad e importancia será entre el 5% y el 10% del valor total del contrato.

• Contratos cuyo monto adjudicado, impuestos incluidos sea superior a 5.000 UTM: 30% del valor total del contrato.

• El establecimiento, podrá solicitar garantías superiores al 30% del valor total del contrato, pero en estos casos deberá justificar correspondencia con el valor de los bienes contratados y con el riesgo del caso de un eventual incumplimiento por parte del adjudicatario, velando en todo caso por no desincentivar la participación de oferentes.

• Asimismo, cuando el precio de la oferta presentada por un

oferente sea menor al 50% del precio presentado por el oferente

que le sigue en evaluación, y se verifique por el Servicio y/o

Establecimiento Dependiente que los costos de dicha oferta son

inconsistentes económicamente, podrá a través de una

resolución fundada, adjudicar esa oferta, solicitándole una

ampliación de la garantía de fiel cumplimiento, hasta por la

diferencia del precio con el que le sigue.

• Tratándose de contrataciones iguales o inferiores a las 1.000

UTM, se ponderará fundadamente, el riesgo involucrado en cada

contratación para determinar si se requiere la presentación de

garantías de fiel cumplimiento, lo que quedará establecido en las

bases de licitación.

Medición de los procedimientos : Periodicidad: Trimestral Umbral: 100%

Existencia de Procedimiento de Gestion de Garantías de Seriedad y

fiel cumplimiento:

SI - NO






Gestion de Comité de Adquisiciones


Monitorear el proceso de compras, previamente definido en el Plan Anual de Compras institucional, de modo de regular el equilibrio presupuestario y financiero del establecimiento, su estado de avance de licitaciones, controlar su ejecución, diagnosticar nodos críticos, generando acciones correctivas, tomando decisiones en las soluciones planteadas, así como disminuyendo las brechas de tratos directos y Licitaciones L1, de acuerdo a la ley de probidad y el cumplimiento de la ley del lobby.


Este procedimiento abordará la regulación de la planificación de compras institucionales, vía licitaciones. Deben cumplir con el procedimiento, toda jefatura de servicio que genere una solicitud de compra, así como las Sub- Direcciones de dependencia administrativa directa de las jefaturas de servicio, la Sub- Dirección Administrativa, la Sub- Dirección Médica, la Sub Dirección de Unidades de Apoyo Clínico, la Sub- Dirección de Gestión del Cuidado, Sub- Dirección de Atención Ambulatoria, Jefe del Depto. Jurídico, Equipo y/o Jefatura de Unidad IAAS.









Jefatura del Departamento de Abastecimiento.


Adquisiciones: Proceso mediante el cual se adquieren bienes o servicios, vía; arriendos, comodatos o compra externa de servicios.

Insumos asociados

Libro de Correspondencia. Libro de Actas.- Timbre del Comité de Adquisiciones. Carpetas y Archivadores- Resmas de papel. Computador, cuadernos y lápices.


ETAPA I: Composición de Integrantes Se designan vía Resolución Administrativa, firmada por el Director del establecimiento, a los integrantes del Comité de Adquisiciones, como los siguientes miembros permanente:





- Sub- Director Administrativo o subrogante designado por

resolución. - Sub- Director de Unidades de Apoyo Clínico. - Sub- Directora Médica. - Sub- Directora de Gestión del Cuidado. - Jefatura del Departamento de Abastecimiento. - Jefatura de Unidad de Farmacia. - Jefatura del Departamento de Finanzas. - Jefatura del Departamento de Recursos Físicos. - Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios. - Jefatura o integrante de Equipo de Unidad IAAS. - Abogada del Departamento de Abastecimientos, cuando se trate de

licitaciones sobre 5000 UTM y cuando se deliberen tratos directos sobre 2500 UTM, en forma obligatoria.

ETAPA II: Periodicidad de sesiones El Comité de Adquisiciones, debe sesionar cada 3 meses como mínimo en el período de un año calendario, pudiendo generarse adicionalmente reuniones extraordinarias, de acuerdo a las situaciones de contingencias abordadas.

ETAPA III: Roles de Integrantes

El Comité de Adquisiciones, para sesionar deberá organizarse a través de la designación interna, a través de la asunción de los siguientes roles de sus integrantes, votados por mayoría:

Presidente titular.

Presidente suplente.

Secretario titular.

Secretario suplente. La citación a reunión deberá ser realizada previamente por el Secretario del Comité o su suplente, una semana antes como mínimo, vía correo electrónico, estableciendo: fecha, hora, tema a tratar y lugar en que se desarrollará la sesión de trabajo.

ETAPA IV: Organización Interna En las sesiones del Comité de Adquisiciones, se llevará un Libro foliado con registro manual de Actas de Reuniones, y luego se digitalizará en formato de actas institucional, siendo adjuntada en el libro de actas, con firma de los asistentes. Al inicio de cada reunión, se dará lectura a los acuerdos desarrollados en la reunión anterior, señalando los responsables de llevar a cabo cada acuerdo y cada responsable deberá dar cuenta de las tareas asignadas a la asamblea completa. En el caso de que no hubiesen sido logradas ciertas tareas, debe generarse como observación en el acta, las acciones de contingencias propuestas en asamblea, designado a los nuevos responsables de su implementación.





Los integrantes que estuviesen insistentes, por cualquier factor de impedimento, deberán justificar al presidente o secretario acerca de su inasistencia y además deberá ser notificado este aspecto con registro en el acta. Cada miembro inasistente deberá recibir, así como el resto del equipo asistente, el acta de los acuerdos, vía correo electrónico, posterior a la reunión desarrollada. El plazo de elaboración y distribución del acta de reunión por el Secretario del Comité de Adquisiciones, será de 5 días hábiles como máximo.

ETAPA V: Medición de cumplimiento El Comité de Adquisiciones, deberá realizar una rendición anual de sus actividades al Director del establecimiento, de parte del Presidente del Comité de Adquisiciones y operativizado por Secretario del mismo comité. Este informe se realizará con copia al Departamento de Planificación y Control de Gestión, para verificar con actas de reuniones el cumplimiento de indicador EAR, articulo N° 16, letra i). El informe deberá ser entregado por libro de correspondencia a Secretaria del Director del establecimiento. Por lo anterior es aconsejable, contar con definición de cronograma anual de actividades críticas, planificadas por año calendario.

ETAPA VI: Funciones Las funciones con que debe cumplir el Comité y sus integrantes son: 1.- Consensuar criterios que signifiquen una decisión objetiva y transversal, respecto a procesos de compra, vía licitaciones. 2.- Generar evaluación de proveedores, con la calificación técnica y desempeño realizado durante el acto contractual. 3.- Evaluar disponibilidad financiera institucional, para la toma de decisiones en procesos de compra expuestos. 4.- Analizar brechas de gestión de compras o nodos críticos de pago institucional, mediante retroalimentación del proceso de cumplimiento del Plan de Compras Anual (Pauta Supervisión en anexo) en forma trimestral. 5.- Analizar control de existencias de insumos y fármacos disponibles en bodega de Farmacia, para dar soluciones integrales. 6.- Analizar requerimientos planteados por los servicios clinicos, en fármacos e insumos nuevos para la canasta de productos preestablecida. 7.- Generar un plan anual de compras de productos y servicios habituales y no habituales que presentan un nivel de criticidad en el servicio y en la institución.





8.- Generar al menos una vez al año, actividades de difusión a los Jefaturas de Servicio y / o Jefes de Unidades del establecimiento, en relación a:

Definición de criterios y formas de evaluar las características técnicas de los fármacos o insumos clínicos requeridos.

Cumplimiento de plazos de evaluación de fármacos o insumos de parte de los servicios clínicos que crean el requerimiento (solicitantes).

Formalidades de requerimientos para el proceso de compras (servicios o productos) con que deben cumplir los solicitantes, Ej: pautas de evaluación de los productos o servicios, hoja de solicitud del requerimientos, entre otros.

Educación en temas críticos de exigencia institucional del proceso de compras a comunidad hospitalaria en:

Ley de Compras. Ley del lobby. Ley de Probidad.

Estas sesiones educativas se citarán en reuniones extraordinarias o insertas en Consejo Técnico, según sea el criterio definido en asamblea.

9.- Definir calendario anual de reuniones del Comité de Adquisiciones y darlo a conocer en el mes de Marzo de cada año, con distribución a integrantes y copia a Director del establecimiento. 10.- Evaluar la gestión del Comité de Adquisiciones, a través de indicador del proceso de evaluar el cumplimiento del Plan Anual de Compras (pauta de supervisión en anexo). 11.- Monitorear y detectar los tratos directos y licitaciones L1, por parte de Departamento de Abastecimientos, con retroalimentación a Comité de Adquisiciones para tomar acciones de mejora y acciones correctivas.

Medición de los procedimientos : Periodicidad: Anual. Umbral: 60%

N° de reuniones ejecutadas x 100

N° total de reuniones programadas en el período






Gestion de Compra vía Trato Directo


Contribuir a que la institución hospitalaria, regule un acotado tipo de compras públicas, que no pueden realizarse por la vía tradicional y se consideran excepciones a lo normado habitualmente.


Este procedimiento regula las compras institucionales que no se pueden lograr por la vía tradicional y se consideran excepciones, toda vez que la normativa vigente, recomienda no utilizar esta vía de compra institucional en el ámbito público. El procedimiento debe ser cumplido por la Sub- Dirección Administrativa del establecimiento.









Sub- Director Administrativo, Sub- Directores del establecimiento, Jefatura del Departamento de Abastecimientos, Jefatura de la Unidad de Licitación y Convenios, Requirentes Técnicos o Jefes de Servicios Clínicos o Jefes de Unidades de Apoyo Clínico del establecimiento.


Trato o Contratación Directa: Proceso de contratación que por la

naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de

los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para

la privada.

Insumos asociados - Soporte informatico mercado público. - Insumos administrativos.

Descripción de etapas del procedimiento: Periodicidad: Umbral:

ETAPA I : ELABORACIÓN DE TRATO DIRECTO

• Una vez verificado que un bien o servicio no se encuentra en

convenio marco, la Jefatura de la Unidad de Licitaciones y

Convenios deberá instruir a quien corresponda ser el encargado

del Trato Directo requerido y autorizado. En dicho momento el

Encargado del Trato Directo emitirá correo electrónico al

Requirente Técnico o Jefaturas de Servicios Clínicos y Jefaturas

de Unidades de Apoyo Clínico-Administrativo para informarle de

esta situación.





• La Ejecutiva de Compras recibe el Formulario de Requerimiento

Autorizado, y adjunta los Términos de Referencia recibidos y la o

las cotizaciones realizadas.

• La Ejecutiva de Compras debe incorporar en la Resolución que

autoriza la compra por esta vía los fundamentos legales que

indica la Ley de Compras. Al mismo tiempo, la Ejecutiva de

Compras, debe solicitar al Requirente Técnico o Jefaturas de

Servicios Clínicos o Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico-

Administrativo, si así procede, la fundamentación técnica que

permita la contratación por esta vía. En caso que la

fundamentación no exista o sea insuficiente, debe devolver los

antecedentes al requirente, indicando el elemento en brecha, con

un plazo de respuesta de cinco días hábiles. En caso de no

responder en dicho período, se cerrará el proceso de compras,

notificando de dicha acción al requirente.

ETAPA II: IDONEIDAD Y HABILITACION PARA

CONTRATAR CON EL ESTADO.

• La Ejecutivas de Compras debe verificar en el Portal www.mercadopublico.cl que el proveedor no se encuentre inhabilitado para contratar con organismos del Estado de acuerdo a las causales establecidas en el artículo 92 del Reglamento de Compras Públicas; si este se encuentra habilitado, debe confeccionar la Resolución incluyendo a lo menos los siguientes antecedentes: En los Vistos, se debe mencionar las Leyes de autorización,

número, letra y Ley de Compras Públicas y del Reglamento, N° de Requerimiento.

En los Considerandos se deberá indicar el fundamento o

justificación de la causal del trato directo invocada, el bien o

servicio a contratar, la Unidad demandante y el detalle de la

adquisición o servicio.

En la parte resolutiva se deberá aprobar el trato directo con

el proveedor, el pago al mismo, indicando la razón social y el

RUT, el total a pagar, la cuenta presupuestaria, el nombre de

ésta a la que se deberá cargar y en los casos que proceda

los Términos de Referencia.





ETAPA III: AUTORIZACION Y FUNDAMENTACION DE TRATO DIRECTO • Luego de este paso, la Ejecutiva de Compras deberá enviar

borrador de la resolución aprobatoria de trato directo a la

Abogada del Departamento de Abastecimiento para que revise y

vise conforme.

• En el proceso de revisión pueden existir observaciones a la

resolución. De ser este el caso, la Abogada devolverá a la

Ejecutiva de Compras para que corrija las observaciones

realizadas. Una vez validado el proceso de revisión, la Ejecutiva

de Compras procederá a imprimir la resolución correspondiente,

en dos copias y a continuación se debe tramitar vía formal las

firmas de responsabilidad y Vº Bº (Jefatura del Depto. de

Abastecimiento, Sub- Director Administrativo, Jefatura del Depto.

Jurídico y firma por parte de la Dirección o autoridad competente.

Este trámite seguirá su curso normal mediante registros en las

secretarías correspondientes a cada Servicio Clínico o Unidades

de Apoyo Clínico- Administrativo, que hayan participado en este

proceso. Una vez firmado por la Dirección o por la delegación de

facultades correspondientes, vía secretaría de Dirección se

procederá al envío de la resolución a Encargada de Oficina de

Partes, quién realizará la numeración y registro de la resolución

correspondiente. Una vez numerada, Oficina de Partes procederá

a enviar copia de la misma al Departamento de Abastecimiento y

la distribución del mencionado acto administrativo, para la etapa

posterior.

• Una vez que la resolución aprobatoria de trato directo esté

totalmente tramitada la Ejecutiva de Compras debe crear la

Orden de Compra correspondiente, asignándole nombre y

detallando el objeto de la compra y la descripción del producto o

servicio, Requirente Técnico responsable y lugar de despacho.

• La Ejecutiva de Compras debe enviar la Orden de Compra a la

Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios o quien haga

sus veces para su autorización.

ETAPA IV: TRATO DIRECTO CON CONTRATO ASOCIADO

• En el caso de requerir la confección de contrato, antes de

confeccionar la Orden de Compra, se deberán remitir un correo

electrónico a la Unidad de Control de Convenios (Depto. de

Comercialización dependiente de la SDA) solicitando la Boleta de

Garantía de fiel cumplimiento al proveedor mencionado en la

resolución administrativa con la finalidad de enviar contrato para

su conocimiento y firma y posterior devolución en 4 ejemplares

firmados.





• La Jefatura de la Unidad de Licitaciones y Convenios, deberá

revisar la Orden de Compra; en caso de estar conforme la debe

autorizar, en caso contrario debe rechazarla y devolverla a la

Ejecutiva de Compras.

• Luego de lo anterior, y una vez que el proveedor haya aceptado

la orden de compra, la Ejecutiva de Compra informará al

requirente que el producto y/o servicio que había solicitado, ha

sido adquirido, indicando los plazos de respuesta convenidos

(despacho o ejecución de servicios). Cuando se trate de

productos con despacho a Bodega institucional de ambas sedes

(Quinta normal- Providencia), la Ejecutiva de Compras, deberá

detallar cual será el lugar de despacho, el nombre de los

Requirentes Técnicos responsables enviando copia de la orden

de compra a la Jefatura o al Encargado de Bodega, para que

esté en conocimiento de los despachos.

• Finalmente, la Ejecutiva de Compras cerrará el proceso

archivando la documentación que respalda la compra en el

archivo digital dispuesto para ello.

Toda comunicación con oferentes y/o proveedores, deberán estar

enmarcadas en los lineamientos del Estatuto Administrativo, la

Ley 19.886 (Ley de Compras), la Ley 20.730 (Ley del Lobby), la

Ley 19.653 (Ley de Probidad) y toda norma aplicable a la

probidad.

ETAPA V: CONTENIDO DE LA CARPETA DIGITAL DE

TRATO DIRECTO

Al momento del archivo de la carpeta, ésta debe contener como mínimo la siguiente información:

• Formulario de Requerimiento.

• Oferta económica.

• Resolución aprobatoria de Trato Directo totalmente tramitada.

• Orden de Compra.

Medición de los procedimientos : Periodicidad: Trimestral Umbral: < = 20%


periodo x 0,5) + (Número de órdenes de compra vía Trato Directo en el período/

Total de órdenes de compra en el período x 0,5)] x 100





VII.- DESCRIPCION DE CARGOS: FUNCIONES JEFATURA Y PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO

Nombre del Cargo: Jefatura del Departamento de Abastecimiento

Lugar de Desempeño: Sede Quinta Normal y Sede Providencia.

Subrroga a: Sub - Director Administrativo.

Es subrrogado por: Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios

Objetivo General del Cargo:

Integrar la Subdirección Administrativa del Hospital, siendo un gestor y colaborador en el logro de los objetivos estratégicos de la institución a través del proceso de Abastecimiento, satisfaciendo las necesidades de compra de bienes y/o servicios de las unidades requirentes, dependientes del hospital, en forma oportuna, eficaz, eficiente y transparente, con el objeto de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la institución, acorde a la realidad presupuestaria y en el marco de la Ley N° 19.886, su Reglamento y demás normativas externas e internas asociadas a la regulación del proceso de compras públicas.

Funciones Principales del Cargo: Elaborar informes de indicadores de gestión y reportar avances al Departamento de Planificación y Control de Gestión del establecimiento así como a la Sub – Dirección Administrativa.

Supervisora de la línea de Gestión de Compras Internas y Extras al establecimiento, a fin de resguardar la transparencia de los procesos de compras públicas, de acuerdo a la aplicación.

Supervisora de la línea de Gestión de Garantías de Seriedad y Fiel cumplimiento.

Supervisora de la línea de Gestión del Servicio al Cliente vinculante.

Supervisora de la línea de Gestión de Bodega.

Efectuar toda adquisición de bienes y contratación de servicios en

conformidad a la normativa de compras públicas y marco

presupuestario vigente (Operacional/Programas

Ministeriales/Proyectos de Inversión).

Fortalecer de manera continua las competencias y habilidades

técnicas requeridas por los funcionarios de la Departamento de

Abastecimiento, de tal manera de contar con personas competentes

con capacidades adecuadas y pertinentes en materias de gestión de

abastecimiento y normativas de compras y contratación pública, a

través de un proceso formal y documentado en pro de las

necesidades, prioridades y objetivos institucionales.

Consolidar y proponer el Plan Anual de Compras al Comité de Adquisiciones, para su posterior aprobación por Resolución del Director del establecimiento hospitalario, de acuerdo a lo estipulado en la normativa de compras y contratación pública, a las solicitudes de requerimientos generadas por parte de las distintas Unidades requirentes y al marco presupuestario vigente.





Realizar evaluaciones cuatrimestrales al Plan Anual de Compras elaborado en base reportes históricos de consumo en el seno del Comité de Abastecimiento y aplicar las medidas correctivas a éste tomando en consideración dichas evaluaciones previa aprobación por parte del Director del establecimiento hospitalario.

Diseñar, implementar y mantener actualizado un sistema interno de control de gasto ajustado al marco presupuestario vigente en base a comportamiento histórico de consumo.

Elaborar y mantener actualizado el manual de procedimiento para la gestión de abastecimiento, socializándolo al interior del establecimiento hospitalario, el que deberá contener a lo menos las siguientes materias de acuerdo a lo establecido en la normativa de compras públicas vigente, a saber:

planificación de compras, selección de procedimientos de compras, formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, gestión de contratos y proveedores recepción de bienes y servicios, procedimientos de pago, política de inventarios, uso de la plataforma de compras

públicas, autorizaciones para el proceso de compra y organigrama de la Departamento.

Normar y estandarizar el flujo documental de los procedimientos

administrativos asociados al proceso de gestión de abastecimiento.

Elaborar, implementar y mantener actualizado un procedimiento

formal de solicitud, entrega y recepción de bienes y/o servicios.

Elaborar, implementar y mantener actualizado un procedimiento

formal para distribución de productos respecto a solicitud, entrega y

recepción.

Entregar permanentemente un servicio de calidad en la atención al

usuario interno y externo que lo requiera en materias que sean de

competencia de la Departamento.

Aplicar trimestralmente encuestas de satisfacción usuaria a las

Unidades requirentes, con el fin de obtener evaluaciones periódicas

cualitativas de variables tales como tiempo de respuesta entre la

solicitud de requerimiento de la necesidad de compra generada y su

recepción conforme respectiva, calidad de los bienes adquiridos y/o

servicios contratados, concordancia entre los requerimientos de

compra de bienes y/o servicios solicitados versus lo efectivamente

recepcionado y calidad de la atención brindada al usuario.





Definir el stock crítico, mínimo y máximo de los productos

almacenados en Bodegas dependientes del Departamento, en el seno

del Comité de Adquisiciones, de tal manera de mantener un nivel

suficiente de inventario que permita satisfacer oportunamente las

necesidades de los Departamentos requirentes.

Diseñar, implementar y mantener actualizada una base de datos de

proveedores (vigentes y alternativos).

Elaborar informes de gestión relativos a materias que sean de competencia del Departamento.

Generar una instancia de participación en la gestión que permita revisar, analizar y proponer mejoras a los procesos y procedimientos ejecutados al interior del Departamento de Abastecimiento.

Asesorar legalmente, administrativamente y técnicamente con el

apoyo del abogado de la Departamento al: Director, Equipo Directivo,

servicios Clínicos e integrantes de la comunidad hospitalaria que lo

requieran en materias que sean de competencia de la Departamento.

Otras funciones que la Dirección del establecimiento hospitalario

encomiende en materias de competencia del Departamento.

Perfil del cargo (aspectos cognitivos, experiencia, habilidades, etc.)

Educación: Título profesional de a lo menos 10 semestres, Otorgado por alguna Institución del Estado Reconocida por éste.

Experiencia: Contar con al menos 5 años de experiencia profesional.

Experiencia en dirección de equipos de trabajo.

Manejo de sistemas informáticos de registro de inventario y costos tales como: ERP

Experiencia en Programación de Intermediación de CENABAST.

Conocimientos deseables: Computación nivel avanzado (Word, Excel, Access y Outlook).

Conocimiento en proceso de compra de: fármacos, insumos clínicos, y equipamiento médico.

Conocimientos y experiencia específica de sistema de abastecimiento.

Conocimiento de la Ley Nº 19.886 de Compras Públicas y su reglamento.

Manejo del Portal Mercado Público. Acreditación vigente en el Portal.

Cumplir con los requisitos de ingreso a la administración Pública consignados en el artículo Nº 12 de la Ley Nº 18.834 (Estatuto Administrativo).

No encontrarse afecto a causales de inhabilidades previstas en el Artículo 56 de la Ley Nº 19.653.

Competencias personales reflejadas en:





Orientación al funcionario

Compromiso organizacional.

Trabajo en equipo.

Organización y planificación.

Comunicación.

Confiabilidad.

Probidad.

Conocimiento y autodesarrollo.

Flexible.

Iniciativa.

Resistencia a la tensión.

Duración Jornada Laboral:

44 horas semanales.





Nombre del Cargo: Jefatura de Unidad de Licitaciones y Convenios


Subrroga a: Jefatura del Departamento de Abastecimiento

Es subrrogado por:

Objetivo General del Cargo: Gestionar y coadyuvar en los objetivos estratégicos del Departamento de Abastecimiento, además de las líneas de Licitación y Convenios a nivel institucional, vinculando un trabajo en equipo con todos los Requirentes Técnicos del establecimiento, Jefaturas de Servicios Clínicos y Jefaturas de Unidades de Apoyo Clínico y Administrativo en la satisfacción de sus solicitudes de adquisición periódica, de bienes y/o servicios , en forma oportuna, eficaz, eficiente y transparente, de acuerdo a las normativas vigentes, acorde a la realidad presupuestaria y en el marco de la Ley N° 19.886, su Reglamento y demás normativas externas e internas asociadas a la regulación del proceso de compras públicas.

Funciones Principales del Cargo: Elaborar bases administrativas

Elaborar bases Técnicas, con apoyo de cliente interno.

Elaborar Resoluciones pertinentes a licitación.

Supervisar un correcto proceso de licitaciones y convenios (plazos, preguntas, respuestas, aclaraciones)

Preseleccionar ofertas de licitaciones en cumplimiento de bases.

Elaboración de informes preliminares a la lectura de ofertas para comisión evaluadora de ofertas.

Asistir y Coordinar reuniones de lectura y adjudicación de ofertas.

Elaborar actas de adjudicación

Adjudicar ofertas por sistema

Elaborar contratos y/o convenios

Emitir Cartas de términos de convenios

Gestionar la Ampliación de Convenios

Gestión la recepción y custodia de Boletas de Garantía.

Participación en reuniones de comité de adquisiciones

Supervisión de la correcta utilización de los presupuestos, seleccionando la mejor oferta de acuerdo a la necesidad del cliente interno, y con el apoyo técnico del cliente interno, en conformidad con el compromiso de gestión Nº 9.

Publicación, adjudicación y envío de orden de compra vía portal.

Ingresar la información requerida al sistema SIGFE

Contacto con proveedores por especificaciones técnicas.

Coordinación de los requerimientos solicitados por los servicios y departamentos de Apoyo.

Supervisar el correcto uso de los elementos y herramientas de trabajo destinados para uso exclusivo de la departamento de abastecimiento.

Realizar Órdenes de Compra, Resoluciones, Actas de Adjudicación

Cuadratura de documentos contables.

Contacto con proveedores por falta de insumos, tardanza o errores en despacho, informe de aplicación de multas.






Educación: Título profesional de a lo menos 10 semestres, Otorgado por alguna Institución del Estado Reconocida por éste.

Experiencia: Contar con al menos 5 años de experiencia profesional.

Experiencia en dirección de equipos de trabajo.

Manejo de sistemas informáticos de registro de inventario y costos tales como: ERP.

Conocimientos deseables: Computación nivel avanzado (Word, Excel, Access y Outlook).

Conocimiento en proceso de compra de: fármacos, insumos clínicos, y equipamiento médico.









Trabajo en equipo.


Comunicación.

Confiabilidad.

Probidad.


Flexible.

Iniciativa.



44 horas semanales.





Nombre del Cargo:

Abogada de Control de Gestión Documental del Departamento de Abastecimiento.

Lugar de Desempeño:

Sede de Quinta Normal y sede Providencia.

Subrroga a:

Es subrrogado por:


Contribuir al control y regulación de la operativización de las normativas y leyes asociadas al proceso de compras públicas, en coordinación con la Contraloría General de la República en el Hospital Clínico Dr. Félix Bulnes Cerda.

Funciones Principales del Cargo:

Confeccionar, elaborar y revisar las bases de procesos licitatorios.

Confeccionar, elaborar y revisar términos de referencia y tratos directos.

Confeccionar, elaborar y revisar contratos de prestaciones de servicios, de procesos licitatorios, de anexos complementarios, adendum de contratos, resiliaciones de contratos, etc.

Confeccionar y asesorar mediante informes requeridos por su Jefatura directa y por la Sub- Dirección Administrativa.

Tramitar documentos y bases en Contraloría.

Realizar control documental interno, previo a las firmas.

Trabajar transversalmente con la Unidad de Control de Convenios (Depto. de Comercialización dependiente de la SDA).


Educación: Título profesional de Abogado a lo menos 10 semestres, otorgado por alguna Institución del Estado Reconocida por éste.

Experiencia: Contar con al menos 5 años de experiencia profesional en el sector de salud pública.

Conocimientos deseables: Computación nivel intermedio (Word, Excel, Access y Outlook).













Trabajo en equipo.


Comunicación.

Confiabilidad.

Probidad.


Flexible.

Iniciativa.



44 horas semanales.





Nombre del Cargo: Coordinadora de Bodega de Insumos Clinicos


Subrroga a: Jefatura de Unidad de Bodega

Es subrrogado por:

Objetivo General del Cargo: Gestionar e implementar Programas y directrices técnicas del bodegaje, almacenamiento y medios de distribución de insumos clínicos para todo el establecimiento, velando por la correcta y oportuna distribución de los insumos solicitados por los servicios clínicos y Unidades de Apoyo Clínicos requirentes.

Funciones Principales del Cargo: Coordinar los despachos de la Bodega de Insumos Clinicos.

Referente de ERP EXPERTO, implementación en bodega de insumos clinicos.

Realizar visita semanal a los servicios clinicos. Emitir informe coordinando las mejoras requeridas por los servicios clinicos (Adquisiciones, Convenios, Bodega y Proveedores).

Encargado del Protocolo de Stock critico en unidades críticas (ACREDITACIÓN).

Encargado los índices de gestión de insumos clinicos (EAR y otros).

Supervisar a los funcionarios de Bodega en la preparación de los pedidos de Insumos clinicos

Establecer flujo de comunicación con: Subdirectora Gestión del Cuidado – IAAS - Departamento de Calidad.

Gestionar préstamos y canjes entre instuciones del SSMOC y otras.

Controlar el stock de insumos clinicos, supervisar el desarrollo de inventarios selectivos.

Gestionar contacto con los proveedores, tales como coordinación de despachos, cambios, devoluciones, canjes y otros.

Verificar que las condiciones de almacenamiento de insumos clinicos según normas sanitarias vigentes

Apoyar en la gestión de compras insumos clinicos

Realizar Protocolo del Manejo de Muestras de Insumos clinicos en el Hospital. Implementar en Bodega todo lo que sea requerido para su cumplimiento.

Subrogar a la jefatura de la Unidad de Bodega.

Realizar la programación de insumos clinicos y sueros a través de CENABAST.





Desarrollo e implementación de protocolos y /o manual relacionado con insumos clinicos.

Implementar stock críticos en bodega. Priorizando insumos clinicos de alto impacto para los servicios clinicos del hospital

Desarrollar e implementar un Servicio al cliente interno.

Levantamiento del servicio de bodega actual y plan de mejoras.


Profesional con conocimientos de insumos clinicos de toda complejidad hospitalaria.

Deseable experiencia en manejo de Bodega y/o Abastecimiento.

Proactiva.

Actitud positiva.

Habilidades comunicativas con Servicio al cliente.

Manejo del tiempo.

Desarrollo de empatía con su entorno laboral

Aptitudes Computacionales: Excel nivel medio, Word nivel medio; Outlook nivel usuario y Experto deseable


44 horas semanales.





Nombre del Cargo:

Jefe de la Unidad de Bodega.


Bodega de Abastecimiento- Quinta Normal y Providencia

Subrroga a:

Es subrrogado por:

Enfermera Coordinadora de Bodega de Insumos Clínicos


Administración de Bodega de Abastecimiento: Bodega de insumos clínicos, bodega de Insumos Generales y Bodega de Fármacos.


Recepción y coordinaciones de solicitudes de pedido de servicios clínicos, unidades de apoyo y unidades administrativas

Controlar , recepciones y despachos de los bienes almacenados

Control de buen almacenamiento, conservación de insumos existentes y manejo adecuado de fechas de vencimiento.

Supervisar orden y limpieza de la bodega

Dirigir y supervisar toma de inventarios selectivos e Inventario general

Confeccionar reportes de las gestiones de bodega.

Realizar pedido de compras mensual de medicamentos.

Supervisar y revisar ejecución de eliminación de medicamentos mermados o vencidos de bodega de fármacos.

Detectar cambios de comportamiento de consumo de bienes e informar a unidad de abastecimiento.

Participar en la intermediación con la Cenabast.

Perfil del cargo (aspectos cognitivos, experiencia, habilidades, etc.):

Profesional del área de la Salud o Administrativa o en Logística.

Conocimiento y/o experiencia en administración de recursos Humanos.

Manejo computacional nivel usuario. Manejo intermedio excel, Word y power point.

Capacidad para trabajar en equipo.

Capaz de anteponerse a situaciones críticas y buscar solución.

Conocimiento y/o experiencia en el manejo y almacenamiento Bienes o productos.

Conocimiento de las Normas Sanitarias vigentes de almacenamiento de insumos clínicos y medicamentos.

Compromiso con los valores y ética del Hospital.

Duración Jornada Laboral: 44 Horas semanales.





Nombre del Cargo:

Encargado de Bodega Abastecimiento


Bodega Abastecimiento – Quinta Normal y Providencia.

Subrroga a:

Es subrrogado por:

Administrativo de Unidad de Bodega.


Coordinar administrativamente Bodega de Abastecimiento y Supervisar bodega de Insumos Generales.


Supervisar administrativamente las funciones de administrativos de bodega de abastecimiento.

Coordinador administrativo con unidad de abastecimiento

Coordinador de bodega en labores administrativas con las unidades clínicas y administrativas

Supervisor de bodega de insumos generales

Informar a la Unidad de inventario el ingreso de bienes que correspondan al protocolo de artículos inventariables.

Supervisor de inventarios selectivos e inventario general anual de bodega de insumos clínicos.

Coordinar y participar administrativamente en la eliminación de medicamentos mermados o vencidos de bodega de fármacos.

Realizar pedido mensual de compras de insumos generales.

Coordinar tramites varios de compra fuera del Hospital.

Asistente de Jefe de Unidad de Bodega.


Técnico en Logística o Administración o Administrativo de bodega.

Manejo computacional a nivel usuario, excel y Word.

Orientación al Servicio de las Personas: Disposición permanente a reconocer y satisfacer las necesidades del usuario interno y externo, de modo efectivo, oportuno y con respeto.


Planificación de su trabajo diario de acuerdo a objetivos y prioridades.

Organizado y ordenado para supervisar el manejo adecuado de documentación administrativa.



Duración Jornada Laboral

44 horas semanales.





Nombre del Cargo:

Administrativo de Bodega de Abastecimiento.


Bodega de Abastecimiento- Quinta Normal o Providencia.

Subrroga a:

Encargado de Bodega Abastecimiento

Es subrrogado por:

Por otro Administrativo de Unidad de Bodega


Almacenamiento y Distribución de Bienes o productos a las Unidades clínicas, de Apoyo y Unidades Administrativas.


Recepción y preparación de las solicitudes de pedidos de servicios de servicios clínicos, unidades de apoyo y unidades administrativas

Ejecutar correcto almacenamiento, conservación de insumos existentes y manejo adecuado de fechas de almacenamiento.

Recepción y almacenamiento físico de insumos de los respectivos proveedores.

Mantener orden y organización de bienes de la bodega.

Ingreso de Guías de despacho y/o facturas al sistema experto y responsable de dichos documentos previo envío a Oficina de partes.

Manejar y comunicar a su superior los stock de bodega

Participar activamente en los inventarios selectivos de bodega e Inventario General anual.

Entregar información y buen servicio a clientes interno (servicios clínicos, unidades de apoyo y unidades administrativas)

Entregar información y buen servicio a clientes externos (Proveedores)

Revisión periódica de vencimientos de insumos clínicos y medicamentos.

Participar en la eliminación de bienes mermados o vencidos.

Otras funciones encomendadas por Jefaturas.



Conocimiento o cursos en Administración y/o almacenamiento de bodega y/o Logística.



Conocimiento o experiencia en manejo y almacenamiento de insumos clínicos y/o medicamentos.

Ordenado y organizado.

Planificación de su trabajo diario de acuerdo a objetivos y prioridades.

Responsable con el manejo adecuado de documentación administrativa.




44 horas semanales.





Nombre del Cargo:

Abogado asesor de la Unidad de Licitaciones y Convenios del Departamento de Abastecimiento


Sede Quinta Normal o Providencia.

Subrroga a:

Es subrrogado por:


Apoyar en procesos internos y externos a la Unidad de Licitaciones y Convenios, desde el punto de vista jurídico, sean estos procesos administrativos o asistenciales del establecimiento, colaborando con orientación en la Ley De Transparencia, Ley del Lobby, enmarcado en las directrices de Chile Compras, específicamente en las materias relacionadas con mercado público.


Confeccionar bases de compras de servicios.

Confeccionar todo tipo de resoluciones administrativas.

Gestionar Regularizaciones de pagos.

Participar en reuniones de Comités de Adquisiciones, tramitando informes varios.

Realizar interlocución entre requirentes técnicos para la confección de procesos licitatorios, transversales a los servicios clínicos.

Realizar gestión documental de acuerdo a las necesidades de la Unidad de Licitaciones y Convenios.


Educación: Título profesional de Abogado a lo menos 10 semestres, otorgado por alguna Institución del Estado Reconocida por éste.

Experiencia: Contar con al menos 1 año de experiencia profesional en el sector de salud pública.

Conocimientos deseables: Computación nivel intermedio (Word, Excel, Access y Outlook).












Trabajo en equipo.


Comunicación.

Confiabilidad.

Probidad.


Flexible.

Iniciativa.



44 horas semanales.





Nombre del Cargo:

Ejecutivas de Compras del Departamento de Abastecimiento

Lugar de Desempeño: Sede Quinta Normal

Subrroga a:

Es subrrogado por:

Por otro Administrativo de su misma sección.


Apoyar administrativamente en el proceso de compras públicas al Depto. de Abastecimiento, en los plazos y tiempos acordados.


Confeccionar y publicar requerimientos en el portal www.mercadopublico.cl

Adjudicar compras previo visto bueno de los Requirentes Técnicos y Jefaturas involucradas.

Coordinación con los Requirentes Técnicos y Administradores de Convenios.

Generar órdenes de compra en www.mercadopublico.cl

Contacto con proveedores por despachos y cotizaciones.

Atención telefónica y correo electrónico.

Elaboración, revisión y apoyo en bases administrativas y técnicas.

Elaborar resoluciones aprobatorias de bases de licitación.

Confeccionar resoluciones de adjudicación.

Elaborar informes preliminares a la lectura de ofertas para la Comisión Evaluadora.

Confección de actas de evaluación.

Velar por el correcto uso de las normas de la Ley de Compras Públicas.

Emitir informes según necesidad de la Jefatura.

Registro de las órdenes de compra del sistema informatico local.

Envío y documentación a Contabilidad.

Redacción de memorandum y providencias.

Revisión y confección de órdenes de compra a CENABAST.

Solicitud de CDP al Depto. de Finanzas.

Otras actividades solicitadas por la Jefatura.


Oficial Administrativo.

Experiencia Laboral de 1 año.



Trabajo bajo presión y capaz de anteponerse a situaciones críticas y buscar solución.

Organizar su trabajo diario de acuerdo a objetivos y prioridades.

Manejo de documentación administrativa.




44 horas semanales.







Nombre del Cargo:

Oficial Administrativo del Departamento de Abastecimiento

Lugar de Desempeño: Sede Quinta Normal

Subrroga a:

Es subrrogado por:

Por otro Administrativo de su misma sección.


Apoyar administrativamente en los procesos administrativos del Depto. de Abastecimiento, en la gestión documental, en el flujo documental, en el registro y archivo digital y manual de la documentación a su cargo, respetando los plazos y tiempos acordados por la Jefatura.


Monitoreo el proceso de firmas de los involucrados en los procesos de compras públicas pertenecientes al establecimiento.

Atención telefónica de clientes internos y externos.

Atención de público.

Entrega de resoluciones de contratos y aprueba de contratos a proveedores.

Archivo y registro de documentación.

Distribución de documentación asignada a su cargo.

Seguimiento documental en archivos de requerimientos manuales y digitales, además de las asignadas por Jefatura inmediata.

Contacto con proveedores por despachos y cotizaciones.

Envío y documentación a Contabilidad.

Archivo de memorandum y providencias.

Otras actividades solicitadas por la Jefatura.


Oficial Administrativo.

Experiencia Laboral de 1 año.




Organizar su trabajo diario de acuerdo a objetivos y prioridades.

Manejo de documentación administrativa.




44 horas semanales.





Nombre del Cargo:

Administrativo y/o Técnico Paramédico en Unidad de Bodega de Medicamentos


Sede Quinta Normal

Subrroga a:

Es subrrogado por:


Apoyar administrativamente a la Jefatura de Bodega de Abastecimiento, en relación al ingreso, almacenamiento, distribución de medicamentos adquiridos institucionalmente.


Recepción, programación, distribución de las solicitudes de pedidos de los servicios clínicos y Unidades de Apoyo Clínico.

Ejecutar el correcto almacenamiento, conservación de los insumos existentes y el manejo adecuado y preventivo de las fechas de vencimiento.

Recepción y almacenamiento físico de insumos de los respectivos proveedores, en cuanto a medicamentos.

Velar por la mantención del orden y limpieza de las dependencias de la Unidad de Bodega.

Recepción de las mercaderías, incluyendo todo el proceso de documentación.

Participar del control de inventarios tanto selectivo, como anual.

Participar del control de temperatura de almacenamiento de productos farmacéuticos (temperatura ambiental y temperatura de refrigeración)

Mantener una relación atenta y una información continua con los proveedores.

Realizar seguimiento de órdenes de compra internas.

Entregar información y orientación al usuario externo respecto a despachos o retenciones de medicamentos.

Otras funciones encomendadas por su Jefatura.


Técnico Paramédico u Oficial Administrativo.

Experiencia laboral de al menos 2 años en establecimientos de salud pública.




Organización de su trabajo diario de acuerdo a objetivos y prioridades.

Ordenada y proactiva.




44 horas semanales.





VIII.- FLUJOGRAMAS DE FUNCIONAMIENTO CRÍTICO DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO:

Flujograma N° 1 Proceso: Gestión de Abastecimiento Etapa I, II y III: Adquisiciones de requerimientos Habituales y No Habituales de >=100 UTM.

Flujograma N° 2 Proceso: Gestión de Abastecimiento Etapa I y II: Gestión de Compras de requerimientos Habituales < 100 UTM

Flujograma N° 3 Proceso: Gestión de Sub- Dirección Administrativa. Etapa I y II: Gestión de Compras de Servicios de Hospitalización al Extrasistema.

Flujograma N° 4 Proceso: Gestión de Abastecimiento. Etapa I: Recepción, Almacenamiento y medios de Distribución.

Flujograma N° 5 Proceso: Gestión de Abastecimiento. Etapa I y II: Compra y Reposición de Stock mínimo de insumos en Unidades Críticas. .





Flujograma N° 1





Flujograma N° 2





Flujograma N°2





Flujograma N°3





Flujograma N°4





Flujograma N° 5





IX.- ANEXOS





ANEXO Nº 1

Formulario de Requerimientos y/o Servicios No Habituales

SERVICIO O UNIDAD FECHA

SOLICITANTE Producto

CARGO Firma Solicitante

DESCRIPCION GENERAL DEL PRODUCTO/SERVICIO

OBJETIVO DE LA COMPRA

CRITERIOS DE EVALUACION (Obligatorio Sugerir)

% TECNICO

% ECONOMICO

% POST VENTA

ADJUNTA TERMINOS DE REFERENCIA

SI

ADJUNTA FICHA TECNICA

SI

VISITA A TERRENO

SI COMISION EVALUADORA

NO

NO NO

ESTIMACIÓN DE COSTO (En caso que se disponga) CANTIDAD

MONTO ESTIMADO MAXIMO AUTORIZADO TOTAL

Responsable o Contraparte Técnica para este Requerimiento

V°B° Subdirección

Área V° B° SDA

Nombre:

Correo Electrónico:

Correo Secretaría

Fecha Fecha





ANEXO Nº 2: Pauta de Supervisión para el cumplimiento del Plan Anual de Compras

Acciones de Control: Resultado de cumplimiento

SI NO (%)

1.- Compras del 100% de productos y/o servicios planificados en el período.

2.- Presupuesto de compras ejecutado de acuerdo a lo planificado.

3.- Plazos del Plan de Compras ejecutados y cumplidos acordes a lo estipulado.

4.- Conocimiento del Plan de Compras por dueños del proceso.

5.- Ajustes y modelamientos del Plan De Compras de acuerdo a nodos críticos identificados y solucionados en terreno.

6.- Acciones de mejora y acciones correctivas implementadas en el período para disminuir licitaciones L1 y tratos directos

TOTAL:





ANEXO N° 3:

Pauta de Evaluacion de Adquisición de Insumos Clínicos:

SERVICIO/UNIDAD FECHA

PRODUCTO Numero de

Muestras

NOMBRE DEL PRODUCTO Nuevo En uso

NOMBRE DEL PROVEEDOR

Evaluación: EXCELENTE (E), BUENO (B), REGULAR (R), DEFICIENTE (D), NO APLICA (NA)

CALIDAD TÉCNICA EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE MALO

Calidad General

Rotulado Adecuado

Empaque adecuado

Dimensiones apropiadas,

medidas

Manejo del Producto

Seguridad del producto

Funcionalidad

Asesoría técnica

Post Venta del Producto

CONCLUSIONES

APROBADO RECHAZADO

Observaciones:

Evaluador V° B° Servicio

Clínico V°B° Subdirección / VB IAAS

Nombre

PROFESION:

RECEPCIÓN

ABASTECIMIENTO

Nombre

Fecha





ANEXO Nº 4:

Montos y Plazos Gestión de Licitaciones

De acuerdo al Art. 25 de la Ley de compras 19.886 modificada a través del Dto. 1562 del

20 de abril 2006 Art 1 letra C, los plazos señalados precedentemente podrán rebajarse en

el evento que se trate de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que

razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparación de ofertas.

Para las compras iguales o superiores a 5000 UTM son 30 días corridos no pudiendo

rebajarse. Para las compras iguales o superior 1000 UTM podrá rebajarse hasta 10 días

corridos. Para las compras superiores a 100 UTM podrá rebajarse a 5 días corridos Para las compras menores a 100 UTM 5 días corridos. El Hospital Dr. Félix Bulnes resguardará el cumplimiento de los indicadores de

transparencia y rebajará excepcionalmente los plazos de publicación a través del portal

de compras públicas, sólo en casos debidamente justificados.

Montos (bases) Tiempo de publicación Tiempo de adjudicación o deserción

Para adquisiciones entre 03 y 100 UTM (términos de referencia)

5 días corridos a contar del momento de ingreso al portal

5 días corridos a contar de la fecha de cierre de recepción de ofertas

Para licitaciones menores a 100 UTM (L1)

5 días corridos a contar del ingreso al Portal Mercado Público


Para licitaciones entre 100 y 1000 UTM(LE)

10 días corridos a contar del momento de ingreso al portal


Para licitaciones mayores a 1000 UTM (LP)

20 días corridos a contar del momento de ingreso en el portal






ANEXO Nº 5:

Formulario C.D.P.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO ... · como Manual de Procedimientos...

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