MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS – ADMINISTRATIVOS DE...

MANUAL DEPROCEDIMIENTOS

ACADÉMICOS – ADMINISTRATIVOSDE LA UMCH

V.02

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001

V.02

Página 2 de 52

Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”

INDICE

I. OBJETIVO 4

II. ALCANCE 4

III. REFERENCIA 4

IV. DEFINICIONES 4

V. RESPONSABILIDADES 7

VI. RIESGOS 7

VII. PROCEDIMIENTOS 8

7.1 Matrícula 8

7.1.1 Alcance 8

7.1.2 Descripción 9

7.1.2.1 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y de estudiantes de

Pregrado y Posgrado 9

7.1.2.2 Matrícula por asignatura en Pregrado 10

7.1.2.3 Matrícula por asignatura en Posgrado 10

7.1.2.4 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado 11

7.1.2.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado 11

7.1.2.6 Actualización de Matrícula en Pregrado 12

7.1.2.7 Actualización de Matrícula en Posgrado 13

7.1.2.8 Reserva de matrícula en Pregrado 13

7.1.2.9 Reserva de matrícula en Posgrado 14

7.1.2.10 Rectificación de matrícula 14

7.1.2.11 Anulación de matrícula 15

7.1.2.12 Rectificación de datos de identidad. 15

7.2 Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad. 15

7.2.1 Alcance. 15

7.2.2 Descripción. 16

7.2.2.1 Retiro de asignatura 16

7.2.2.2 Retiro de Universidad. 16

7.3 Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo 17

7.3.1 Alcance 17


7.3.2.1 Convalidación de asignaturas 17

7.3.2.2 Traslado interno 18

7.3.2.3 Traslado externo 18

7.4 Emisión de documentos. 19

7.4.1 Alcance 19


7.4.2.1 Record académico. 20


V.02

Página 3 de 52


7.4.2.2 Certificado de estudios. 20

7.4.2.3 Autenticación de documentos. 20

7.4.2.4 Visación de syllabus 21

7.4.2.5 Carné universitario y su duplicado. 21

7.4.2.6 Carta de presentación 22

7.4.2.7 Constancias. 22

Expedición 23

7.5 de Diplomas y sus duplicados. 23

7.5.1 Alcance 23


Diploma de 23

7.5.3 Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y

Título de especialista. 23

Diploma de 24

7.5.4 Diplomado de Posgrado. 24

7.5.5 Duplicado de Diplomas de Grados y títulos. 24

7.6 Revalidación de Grados y Títulos. 25

7.6.1 Alcance 25


VIII. REGISTROS 27

IX. FLUJOGRAMAS 28

X. INDICADORES 51

XI. ANEXOS 52

Anexo 01. 52

Anexo 02. 52


V.02

Página 4 de 52


I. OBJETIVO

Establecer los requisitos para realizar trámites académico- administrativos en la UMCH.

II. ALCANCE

Aplica a todas las solicitudes que requieran hacer un trámite académico-administrativo.

III. REFERENCIA

Reglamento General de la Universidad (VRECT-R-001)

Reglamento de Estudios de Pregrado (VRECT-R-006)

Reglamento de Estudios de Posgrado (VRECT-R-017)

Reglamento General de Admisión (VRECT-F-011)

Reglamento de Grados y Títulos (VRECT-F-002)

Reglamento para optar los Grados Académicos de Magister y Doctor y Título de

especialista (VRECT-R-003).

Reglamento de revalidación de Títulos Profesionales, Grados Académicos de bachiller,

Magister, Doctor y Título de Segunda Especialidad (VRECT-R-004)

IV. DEFINICIONES

Acta. Documento escrito de carácter oficial que deja constancia de los acuerdos tomados en

una reunión.

Actualización de matrícula. Trámite mediante el cual se pone en vigencia la matrícula

reservada de un estudiante y le permite continuar sus estudios, previa convalidación de

asignaturas con su Plan de estudios.

Actualización de datos personales. Trámite que realiza el estudiante para modificar sus

datos personales en el sistema de la Universidad.

Adecuación de asignaturas. Acto formar que convalida asignaturas de un Plan de estudios

anterior a un Plan de estudios vigente en una determinada carrera.

Anulación de matrícula: Acto por el cual se deja sin efecto la matrícula por causas

debidamente justificadas o fundamentadas.

Carné universitario. Documento que acredita la identidad del titular y su pertenencia a la

universidad.

CEIN. Centro de Estadística e Informática.

CEPS. Centro de Proyección y Extensión Social.


V.02

Página 5 de 52


Certificado de estudios. Documento expedido por la Universidad a solicitud del interesado

en formatos valorados que acredita al estudiante haber cursado las asignaturas de un Plan

de estudios, registrando las notas, semestres y créditos que figuran en las actas

correspondientes.

Convalidación de asignaturas. Cotejo del contenido de las asignaturas cursadas en otra

Universidad o en semestres anteriores en la Universidad Marcelino Champagnat, con los

correspondientes a las asignaturas del Plan de estudios vigente de la respectiva Facultad.

Constancia. Documento formal emitido por la Universidad a solicitud del interesado que

acredita la información solicitada.

Constancia de Matrícula. Documento que acredita que el estudiante se encuentra

matriculado al periodo académico correspondiente.

Diploma. Es el documento que acredita el grado académico de bachiller, maestro y Doctor,

título profesional y títulos de segunda especialidad profesional.

Diplomado. Estudios de perfeccionamiento profesional en áreas específicas según los

requisitos establecidos en la ley. Cuenta con un mínimo de veinticuatro (24) créditos.

Egresado. Estudiante que ha concluido oficial y satisfactoriamente los estudios

Programados en el respectivo Plan de estudios de la Escuela Profesional y Programas de

Posgrado.

Mención. Área específica de la formación profesional a la que se orienta el estudiante.

Estudiante matriculado. Estudiante que cuenta con constancia de matrícula.

FACAC. Facultad de Administración y Contabilidad.

FACEPS. Facultad de Educación y Psicología.

Grado académico. Reconocimiento de la formación académica que confiere la Universidad

al egresado que cumple los requisitos académicos y administrativos. Los grados son de

bachiller, maestro y/o doctor.

INV. Centro de Investigación.

Matrícula. Acto formal y voluntario por el cual el estudiante se compromete a cumplir los

requisitos académicos, administrativos y axiológicos de la Universidad, y ésta a facilitarle los

medios necesarios para alcanzar su formación profesional.

Matrícula Regular. Compromiso que asume el estudiante para cursar todas las asignaturas

del semestre académico correspondiente.


V.02

Página 6 de 52


Matrícula Extemporánea. Es la matrícula que se realiza una vez finalizada la matrícula

regular en los plazos establecidos por la Universidad.

Matrícula en Línea. Es un aplicativo web línea a través del cual el estudiante puede realizar

su matrícula regular.

Matrícula por asignatura. Matrícula a una o más asignaturas del respectivo Plan de

estudios, pudiendo ser del mismo semestre o de varios semestres, previa autorización del

Decano o Coordinador de la respectiva Facultad.

OPP-ED. Oficina de Práctica Profesional de las Escuelas Profesionales de Educación

OPP-PS. Oficina de Práctica Profesional de las Escuela Profesional de Psicología

OPP-AC. Oficina de Práctica Profesional de las Escuelas Profesionales de Administración y

Contabilidad.

OSA. Oficina de Servicios Administrativos.

OSAR. Oficina de Servicios Académicos y Registro.

Periodo lectivo. Tiempo en el que se desarrolla los semestres académicos en un Plan de

estudios. La Universidad cuenta con dos (02) periodos lectivos (Periodo I: marzo-julio;

Periodo II: agosto-diciembre).

Plan de Estudios. Es el documento que recoge la secuencia formativa, medios, objetivos

académicos de un programa de estudio.

Record académico. Documento expedido por la Universidad a solicitud del interesado solo

para uso interno que agrupa por semestre todas las asignaturas cursadas por el estudiante.

Rectificación de matrícula. Modificación de la relación de asignaturas, secciones y/o turno

a solicitud del estudiante matriculado, previa autorización del Decano o Coordinador de la

Facultad.

Retiro de asignatura: Separación de una de las asignaturas a solicitud del estudiante

matriculado. Se realiza hasta una semana antes del inicio de los exámenes parciales.

Retiro de Especialidad: Separación de la Especialidad respectiva a solicitud del estudiante.

Retiro de la Universidad. Separación definitiva a solicitud del estudiante de un Programa

académico. Este procedimiento involucra la pérdida automática de su vacante.


V.02

Página 7 de 52


Reserva de matrícula. Autorización otorgada al estudiante por la Universidad para diferir su

proceso de matrícula durante un periodo indicado, según los requisitos del reglamento

respectivo.

Revalidación. Es el procedimiento mediante el cual las universidades autorizadas otorgan

validez a los estudios, grado académico o el título profesional realizados en el extranjero.

Semestre académico: Periodo académico durante el cual se desarrollan las actividades

académicas (asignaturas, seminarios, talleres) de los respectivos Planes de Estudio y consta

de dieciséis (16) semanas calendario.

Título de Segunda Especialidad Profesional. Es el documento que acredita al profesional

haber cursado estudios de especialización en un área de su formación.

Título profesional. Es el documento que acredita al bachiller haber aprobado una tesis o

trabajo de suficiencia profesional.

Traslado interno. Cambio de la carrera profesional o modalidad de estudios, previo

cumplimiento de los requisitos. Solo aplica a los estudiantes de la Universidad Marcelino

Champagnat.

Traslado externo. Incorporación de estudiantes de otras universidades que cumplen con los

requisitos de ley.

Visación de documentos académicos. Reconocimiento de un documento por la autoridad

correspondiente, mediante un visto bueno y sello.

V. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de la Oficina de Servicios Académicos y Registro administrar y supervisar los procedimientos académicos de estudiantes de Pre y Posgrado: inscripción de postulantes, de matrículas, traslados, reingresos, cancelación de matrículas, registro de notas, organización de actas promocionales, procesamiento de certificados de estudios, proceso de graduación y titulación.

VI. RIESGOS

Brindar una información poco clara al interesado.

Exceder al tiempo de trámite declarado en el TUPA.


V.02

Página 8 de 52


VII. PROCEDIMIENTOS 7.1 Matrícula

7.1.1 Alcance

Denominación Alcance

Matrícula regular /extemporánea

Matrícula regular /extemporánea para Ingresantes y estudiantes de Pregrado y Posgrado

Estudiantes de Pregrado y Posgrado que realizan la

matrícula regular y la matrícula extemporánea.

Matrícula por asignatura

Matrícula por asignatura en

Pregrado

Estudiantes de Pregrado de la Universidad que realicen cambio de Plan de estudios, convalidación de asignaturas, adelanto de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Matrícula por asignatura en Posgrado

Estudiantes de Posgrado de la Universidad que realicen cambio de Plan de estudios, convalidación de asignaturas, adelanto de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría

Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría en Pregrado

Estudiantes de Pregrado que realicen cambio de Plan de estudios, adelanto de asignaturas, convalidación de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría en Posgrado

Estudiantes de Posgrado que realicen cambio de Plan de estudios, adelanto de asignaturas, convalidación de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Reserva de matrícula

Reserva de matrícula en Pregrado Estudiantes de Pregrado de la Universidad que hayan concluido como mínimo un semestre académico.

Reserva de matrícula en Posgrado Estudiantes de Posgrado de la Universidad que hayan concluido como mínimo un semestre académico.

Actualización de matrícula

Actualización de matrícula en Pregrado

Estudiantes de Pregrado de la Universidad.

Actualización de matrícula en Posgrado

Estudiantes de Posgrado de la Universidad.

Rectificación de matrícula

Rectificación de matrícula Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.

Anulación de matrícula

Anulación de matrícula

Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.


V.02

Página 9 de 52



Rectificación de datos de identidad

Rectificación de datos de identidad

Estudiantes de Pregrado y Posgrado de la Universidad que

soliciten la rectificación de sus nombres y/o apellidos en la

base de datos de la Universidad. Para rectificación de otros

datos personales (dirección, teléfono, correo electrónico u

otros) solo deberá presentarse a la Oficina de servicios

administrativos y registro y realizar la actualización in situ.

7.1.2 Descripción

7.1.2.1 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y de estudiantes de

Pregrado y Posgrado

Actividades Responsable

a. Validar en el sistema la situación académica y económica del

estudiante

Personal de CEIN y Personal

administrativo Si es conforme:

b. Habilitar la matrícula en el sistema y continuar el proceso.

Si no es conforme: b1. Entregar al estudiante el reporte académico y/o económico y

derivarlo al Decano de cada Facultad o al Director General de Administración. Solo si se le otorga la autorización para matricularse, inicia el paso b. Si es su primera matrícula:

c. Entregar en sobre cerrado el usuario y clave de la intranet para el

inicio de la matrícula.

d. Realizar el pago en el banco por derecho de matrícula y la primera

cuota de la pensión de enseñanza, indicando el código de

estudiante.

Nota 1.- Si el estudiante desea pagar el semestre completo, lo

realiza en el banco, indicando su código.

e. Ingresar al sistema de matrícula en línea, completar los datos

requeridos y actualizar sus datos personales.

f. Seleccionar las asignaturas y matricularse en el semestre

correspondiente.

g. Generar la constancia digital de matrícula.

Nota 2.- El sistema envía la constancia de matrícula a los correos

institucionales de los estudiantes registrados en el sistema.

Nota 3.- El estudiante puede visualizar y descargar en pdf la

constancia de matrícula de la intranet.

Ingresante o estudiante

h. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad, al Director de la Escuela de Posgrado y a las áreas que lo requieran.

Personal de CEIN


V.02

Página 10 de 52



Nota 4.- Si el ingresante es menor de edad, la matrícula la realiza el padre o apoderado.

7.1.2.2 Matrícula por asignatura en Pregrado

Actividades Responsables

a. Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la

selección de asignaturas a cursar en el semestre.

Decano/Coordinador

de las Escuelas

Profesionales

a. Adquirir en Tesorería la solicitud de trámite. (F.U.T.)

b. Recabar el Formato de Ficha de Matrícula en Secretaría académica.

c. Llenar ambos documentos (FUT y Formato de Matrícula) y

presentarlos en la Secretaría de Facultad, solicitando el visto bueno

del Decano.

Estudiante

d. Seleccionar y registrar las asignaturas a cursar en la ficha

correspondiente, según disponibilidad. Personal designado

e. Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas

para el semestre académico*. * CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a

solicitud del Director de OSAR.

Director de OSAR

f. Colocar el visto bueno** al FUT (OSAR-F-002) presentado por el

estudiante. **Solo para aquellos estudiantes que hayan desaprobado o deseen adelantar asignaturas.

Decano/Coordinador

de las Escuelas

Profesionales

g. Realizar los pagos respectivos***.

h. Continuar con los pasos de la matrícula regular de Pregrado desde el

paso e.

***No efectuará un pago adicional por las asignaturas que curse por primera vez el estudiante

reingresante al que se le ha adecuado a otro Plan de estudios, mientras esté matriculado en el

semestre que le corresponde.

Estudiante

7.1.2.3 Matrícula por asignatura en Posgrado


a. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante

FUT (OSAR-F-009) presentado en secretaría de EPG, indicando el

nombre de la asignatura. Estudiante


V.02

Página 11 de 52



b. Verificar en el sistema de matrícula la habilitación* de las

asignaturas para el semestre académico.

*CEIN deberá habilitar la asignatura si es de otro Plan de estudios a solicitud de OSAR- EPG (considerar una modificación del nombre de la asignatura).

OSAR- EPG

c. Colocar el visto bueno** al FUT (OSAR-F-009) presentado por el

estudiante.

**Solo para aquellos estudiantes re ingresantes o que hayan desaprobado asignaturas.

Director EPG/

Coordinador de

Programa

d. Realizar los pagos respectivos.

e. Continuar con los pasos de la matrícula regular de Posgrado desde

el paso b.

Estudiante

7.1.2.4 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado


a. Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la


Decano/ coordinador

de Facultad

Coordinador de

Carrera

Directores de OSAR,

OPP, CEPS o INV

b. Solicitar al Decano o Coordinador de Escuela la matrícula por

asignatura bajo el régimen de tutoría mediante FUT (OSAR-F-002) Estudiante

c. Indicar al estudiante las asignaturas a las que puede matricularse

bajo el régimen de tutoría.

Decano/ Coordinador

de Facultad

d. Presentar en tesorería el FUT visado por el Decano con el número

de asignaturas a matricularse y realizar el pago correspondiente.

e. Dirigirse al módulo correspondiente para efectuar la matrícula.

Estudiante

f. Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,

mediante régimen de tutoría.

Nota.- Esta matrícula se efectuará solo durante los días señalados.

g. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. (por separado)

Personal

administrativo

h. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano y Coordinador

de Escuela. Personal de CEIN

7.1.2.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado


a. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura bajo

régimen de tutoría, mediante FUT (OSAR-F-009) presentado en Estudiante


V.02

Página 12 de 52



secretaría de EPG, indicando el nombre de la asignatura.

Nota 1.- Esta matrícula aplica si la asignatura no está programada.

b. Autorizar la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría. Coordinador EPG

c. Realizar el pago respectivo. Estudiante

d. Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,


Nota 2.- Esta matrícula se efectuará solo durante los días señalados.

e. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. (por separado)

Personal OSAR- EPG

f. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de EPG y

Coordinadores de Programa. Personal de CEIN

7.1.2.6 Actualización de Matrícula en Pregrado


a. Presentar FUT (OSAR-F-002) a OSAR solicitando la actualización de

matrícula.

b. Realizar pago por emisión del record académico (OSAR-F-003) y

por derecho de trámite.

Interesado

c. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-011).

d. Realizar el estudio de la situación académica del estudiante. Personal de OSAR

Si procede la matrícula a un semestre completo:

e. Autorizar la actualización de matrícula.

Si no procede la matrícula a un semestre completo:

e1. Indicar al solicitante que debe realizar el procedimiento de matrícula

por asignatura. (Ir a 6.1.2.3)

Decano o

Coordinador de

Facultad,

Director de OSAR

Si no requiere convalidación de

asignaturas:

f. Habilitar la matrícula del

estudiante al semestre

correspondiente (condición de

estudiante regular).

Si requiere convalidación de

asignaturas:

f1. Realizar procedimiento de

convalidación de asignaturas.

Director de OSAR

g. Elaborar la resolución de Facultad, la misma que convalida, en caso

se requiera, las asignaturas que corresponden.

h. Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN.

i. Realizar el proceso de matrícula regular (Ir a 6.1.2.1). Interesado


V.02

Página 13 de 52



j. Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad,

una copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar

una copia al interesado.

Personal de OSAR

7.1.2.7 Actualización de Matrícula en Posgrado


a. Solicitar la autorización de la Escuela de Postgrado mediante un FUT

(OSAR-F-009) presentado en secretaría de EPG, acompañado de la

copia de la resolución de Reserva de matrícula.

b. Realizar pago por derecho de trámite.

Interesado

c. Realizar el estudio de la situación académica del estudiante Personal de OSAR

Si procede la matrícula a un semestre completo:

d. Autorizar la actualización de matrícula.

Si no procede la matrícula a un semestre completo:

d1. Indicar al solicitante que debe realizar el procedimiento de matrícula

por asignatura.(Ir a 6.1.2.4)

Coordinador EPG

Si no requiere convalidación de

asignaturas:

e. Habilitar la matrícula del

estudiante al semestre

correspondiente (condición de

estudiante regular).

Si requiere convalidación de

asignaturas:

e1. Realizar procedimiento de

convalidación de asignaturas.

Personal de OSAR

f. Elaborar la resolución de actualización de matrícula, la misma que

convalida, en caso se requiera, las asignaturas que corresponden. Secretaría EPG

g. Realizar el proceso de matrícula regular. (ir a 6.1.2.2). Interesado

h. Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad,

una copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar

una copia al interesado.

Personal de OSAR

7.1.2.8 Reserva de matrícula en Pregrado


a. Presentar un FUT (OSAR-F-002) solicitando reserva de matrícula

con el visto bueno del Decano/coordinador de la Facultad y de la

BIBL (para descartar cualquier deuda pendiente).

Estudiante


V.02

Página 14 de 52



b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).

c. Comunicar a CEIN (vía correo electrónico) para actualizar la

situación académica del estudiante en los sistemas informáticos.

Personal de OSAR

d. Actualizar en los sistemas informáticos la condición del estudiante y

comunicar a OSAR (vía correo electrónico). Personal de CEIN.

e. Confirmar la reserva de matrícula al Decano/coordinador de la

Facultad (vía correo electrónico).

f. Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

g. Archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Personal de OSAR

7.1.2.9 Reserva de matrícula en Posgrado


a. Presentar un FUT (OSAR-F-009) en secretaría de EPG, solicitando

reserva de matrícula, con el visto bueno de la BIBL (para descartar

cualquier deuda pendiente).

Estudiante

b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011). Personal de

OSAR/EPG

c. Previa revisión del estado económico y académico del estudiante, la

Dirección de la EPG autoriza la elaboración de la Resolución de

reserva de matrícula.

Dirección EPG

d. Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

e. Archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Personal de

OSAR/EPG

7.1.2.10 Rectificación de matrícula


a. Presentar un FUT con visto bueno del Decano/Coordinador de

Facultad o Director de EPG en OSAR para la rectificación de

matrícula.

Estudiante

b. Derivar a CEIN la solicitud de rectificación de matrícula. Personal de OSAR

c. Rectificar la matrícula en el sistema y emitir la nueva constancia de

matrícula. Personal de CEIN

d. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. Personal de OSAR

e. Firmar la recepción de constancia de matrícula. Estudiante


V.02

Página 15 de 52


7.1.2.11 Anulación de matrícula


a. Presentar al Decano el informe sobre la propuesta de sanción al

estudiante por la falta cometida. Tribunal de Honor

b. Elevar al Consejo Universitario el informe presentado por el Tribunal

de Honor.

Decano/ coordinador

de Facultad o Director

de EPG

c. Pronunciarse sobre la propuesta del Tribunal de Honor. Consejo Universitario

d. Expedir la resolución correspondiente. Rector

Secretario General

e. Distribuir la resolución a las áreas correspondientes y al interesado. Secretario General

f. Procesar la anulación de la matrícula en los sistemas respectivos.

En caso, no proceda, no se modifica la condición del estudiante.

Personal de OSA,

CEIN, OSAR

g. Informar a las áreas involucradas sobre la matricula anulada. Personal de CEIN

h. Firmar la recepción de la resolución. Estudiante

7.1.2.12 Rectificación de datos de identidad.


a. Presentar en OSAR un FUT (OSAR-F-002) (OSAR-F-009) y la

partida original rectificada judicialmente.

b. Realizar el pago por derecho de trámite.

Estudiante

c. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-011/OSAR-

F-016) y derivar el caso a Rectorado. Personal de OSAR

d. Estudiar el caso y expedir la resolución de Rectorado.

Rector

Vicerrector

Secretario General

e. Entregar una copia de la resolución a CEIN.

f. Entregar dos (02) copias de la resolución a OSAR, una para el

Archivo central y otra para el expediente del estudiante.

Secretaria del Rector

g. Rectificar en el sistema los datos personales del estudiante e

informar a OSA y OSAR. Director de CEIN

7.2 Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad.

7.2.1 Alcance.


Retiro de

asignatura

Estudiantes de Pregrado de la Universidad una vez que hayan

concluido el proceso de matrícula.


V.02

Página 16 de 52


Retiro de

Universidad Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.

7.2.2 Descripción.

7.2.2.1 Retiro de asignatura


a. Presentar FUT (OSAR-F-002) a OSAR solicitando el retiro de la(s)

asignatura(s), con la autorización del Decano o Coordinador de

Facultad.

Estudiante

b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).

c. Derivar el FUT a CEIN para que proceda a retirar la(s) asignatura(s)

a la(s) que el estudiante se matriculó.

Personal de OSAR

d. Retirar del sistema de matrícula la asignatura a la que se matriculó

el estudiante.

e. Emitir una constancia de matrícula y entregar al estudiante.

f. Comunicar al Decano/Coordinador de Facultad el retiro del

estudiante de la asignatura solicitada (vía correo electrónico).

g. Devolver el FUT a OSAR.

Nota. Si es matrícula por asignatura se actualizará también su condición en el

sistema económico.

Personal de CEIN

h. Comunicar a los docentes respectivos. Secretaria de Facultad

i. Archivar el FUT en el expediente del estudiante. Personal de OSAR

7.2.2.2 Retiro de Universidad.


a. Presentar FUT (OSAR-F-002) solicitando retiro definitivo de la

Universidad, con informe de BIBL y OSA (para descartar cualquier

deuda pendiente).

b. Solicitar al Decano/Coordinador de Facultad autorización para el

retiro del estudiante y elevar dicha autorización al Vicerrectorado.

Estudiante

c. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).

d. Derivar el expediente del estudiante al Vicerrectorado. Personal de OSAR

e. Elevar el expediente al Consejo Universitario. Vicerrector

f. Expedir resolución de Rectorado. Rector

Secretario General


V.02

Página 17 de 52



g. Entregar una copia de la resolución a CEIN, a OSA y a BIBL para

que procedan a inhabilitar al interesado de los sistemas

correspondientes.

Secretario General

h. Archivar el FUT y una copia de la resolución en el expediente del

interesado.

i. Archivar la resolución original en el Archivo central.

Personal de OSAR

7.3 Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo

7.3.1 Alcance


Convalidación de asignaturas (CC). Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad. Traslado Interno

Traslado Externo Estudiantes de Pregrado y Posgrado de otras

Universidades.

7.3.2 Descripción

7.3.2.1 Convalidación de asignaturas


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los

requisitos respectivos (OSAR-F-017). Interesado

b. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016). Personal de OSAR

c. Verificar la conformidad de los documentos presentados.

d. Proponer las posibles asignaturas a convalidar y presentar el

expediente del interesado a la Comisión de Convalidación.

Director de OSAR

Personal de OSAR –

EPG

e. Evaluar los syllabus presentados y determinar las asignaturas a

convalidar.

f. Visar el FUT (OSAR-F-002/) e indicar el número de asignaturas

convalidadas.

Comisión de

Convalidación (CC)

g. Realizar el pago respectivo por derecho de convalidación**. **El pago se determinará en base al número de asignaturas convalidadas. Los pagos

difieren para el caso de traslado externo. Estudiante

h. Expedir resolución de Facultad o de EPG.

Decano

Director de EPG

i. Entregar una copia de la resolución a CEIN para ejecutar la Director de OSAR

Personal OSAR/EPG


V.02

Página 18 de 52



convalidación en el sistema.

j. Efectuar las convalidaciones respectivas en el sistema de

matrícula y comunicar a OSAR las acciones realizadas (vía correo

electrónico).

Personal de CEIN

k. Entregar copia de la resolución al interesado y archivar una copia

en su expediente. Personal de OSAR

l. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Interesado

m. Archivar la resolución original en el archivo central. Personal de OSAR

Nota. La convalidación de asignaturas para Posgrado aplica para los estudiantes que realizan la

educación progresiva y para los estudiantes que se trasladan de otras Escuelas de Posgrado.

7.3.2.2 Traslado interno


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando el récord

académico. Interesado

b. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016). Personal de OSAR

c. Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en

las fechas señaladas para ser admitido a la Carrera, Modalidad o

Programa al que postula.

Interesado

d. Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN. Comisión de

Admisión

e. Realizar el proceso de convalidación de asignaturas y expedir

resolución de Facultad firmada por el Decano o Director de EPG.

Decano

Director de EPG

Director de OSAR

f. Entregar una copia de la resolución a CEIN. Personal de OSAR

g. Actualizar la información del ingresante en los sistemas

informáticos de acuerdo a la resolución, y comunicar a OSAR (vía

correo electrónico).

Personal de CEIN

h. Habilitar la matrícula del ingresante.

i. Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en

el expediente del estudiante.

Personal de OSAR

j. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Ingresante

7.3.2.3 Traslado externo


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando

documentación correspondiente. Interesado


V.02

Página 19 de 52



b. Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en

las fechas señaladas para ser admitido a la Carrera o Programa a

la que postula.

c. Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN. Comisión de

Admisión

d. Realizar el proceso de convalidación de asignaturas. Comisión de

Convalidación

e. Expedir resolución de Facultad o EPG. Decano

Director de OSAR

f. Entregar una copia de la resolución a CEIN. Personal de OSAR

g. Realizar el pago por derecho de trámite de acuerdo al número de

asignaturas convalidadas. Ingresante

h. Actualizar la información del ingresante en los sistemas

informáticos de acuerdo a la resolución y comunicar a OSAR (vía

correo electrónico).

Personal de CEIN

i. Habilitar la matrícula del ingresante.

j. Archivar la resolución original en el archivo central y una copia en


Personal de OSAR

k. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Ingresante

7.4 Emisión de documentos.

7.4.1 Alcance


Record académico

Certificado de estudios

Autenticación de documentos.

Visación de syllabus

Estudiantes, egresados y exalumnos de Pregrado y

Posgrado de la Universidad.

Carnet universitario y su

duplicado.

Estudiantes de Pregrado y Posgrado de la

Universidad.

Carta de presentación

Estudiantes, egresados, exalumnos, docentes de

Pregrado, docentes de Posgrado y personal

administrativo de la universidad.

Constancias

Estudiantes, egresados, docentes y exalumno de

Pregrado y Posgrado, así como también para el

personal que labora en la Universidad. Este

procedimiento se aplica para la emisión de

constancias de uso interno y/o externo (ver el

anexo 02).


V.02

Página 20 de 52


7.4.2 Descripción

7.4.2.1 Record académico.


a. Presentar el comprobante de pago por derecho de trámite en la

OSAR. Interesado

b. Emitir y sellar el documento. Personal de OSAR

c. Verificar la conformidad. Interesado

d. Colocar “entregado” en el comprobante de pago. Personal de OSAR

7.4.2.2 Certificado de estudios.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los

requisitos en la Oficina de Servicios administrativos y Registro

(OSAR).

Nota.- Para acceder a este trámite se requiere estar al día en los pagos a la Universidad.

Interesado

b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

c. Adjuntar el Pedido de certificado de estudios (OSAR-F-010) al

FUT.

d. Emitir el documento.

Personal de OSAR

e. Firmar el certificado de estudios.

Decano/ Director de

EPG

Secretario General,

Director de OSAR

f. Entregar el documento al interesado. Personal de OSAR

g. Verificar el documento y firmar su recepción en el Pedido de

certificados de estudios (OSAR-F-010). Interesado

7.4.2.3 Autenticación de documentos.


a. Presentar en la Oficina de Servicios Académicos y Registro (OSAR),

el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) con los requisitos

correspondientes (ver OSAR-F-017).

Interesado

b. Ingresar el FUT en el Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

c. Colocar el sello de autenticación al documento.

Personal de OSAR

d. Firmar el documento. Secretario General


V.02

Página 21 de 52



e. Verificar la conformidad, recabar el documento y firmar en el FUT. Interesado

f. Colocar el sello “entregado” en el recibo de pago y en la copia de

FUT.

Nota.- Si el solicitante no lo trae consigo, se comprobará su emisión en los

sistemas informáticos.

Personal de OSAR -

EPG

7.4.2.4 Visación de syllabus


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) en la Secretaria de la

Facultad o Secretaria de EPG, adjuntando el record académico o la

copia del certificado de estudios.

Nota.- El interesado podrá traer las copias de los syllabus o solicitar su impresión.

Interesado

b. Verificar si el syllabus corresponde al Plan de estudios y semestre

cursado.

Secretaria de

Facultad o

Secretaria de EPG

c. Realizar el pago respectivo en la tesorería de la Universidad (de

acuerdo al número de syllabus). Interesado

d. Sellar y visar los syllabus.

Decano de Facultad o

Director de EPG

Secretario General

e. Entregar los syllabus al interesado.

Secretaria de

Facultad o

Secretaria de EPG

f. Verificar los documentos y firmar por la recepción. Interesado

g. Enviar a OSAR para archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Secretaria de

Facultad

Secretaria de OSAR -

EPG

7.4.2.5 Carné universitario y su duplicado.


a. Entregar una fotografía actualizada en la Oficina de servicios

administrativos y registro (OSAR), en caso que se requiera*.

b. Realizar el pago por derecho de trámite. *CEIN emitirá una lista de los estudiantes que deberán actualizar su fotografía.

Estudiante

c. Actualizar la fotografía del estudiante en el sistema informático. Personal de OSAR

d. Preparar la data de los estudiantes, verificar la información en el

Programa de SUNEDU.

e. Preparar un oficio con cargo para entregar a SUNEDU junto a la

data en disco magnético.

Personal de CEIN


V.02

Página 22 de 52



f. Recepcionar los carnés y entregarlos a OSAR.

g. Entregar los carnés emitidos por SUNEDU a los estudiantes. Personal de OSAR

h. Verificar el carné y firmar la recepción. Estudiante

7.4.2.6 Carta de presentación


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) en la Oficina

respectiva solicitando la carta de presentación. Nota.- Se podrán solicitar, como máximo 03 cartas por trámite, con un FUT.

Interesado

b. Elaborar el documento y firmarlo por la autoridad respectiva e

ingresarlo en el registro de cartas por área.

Decano/ Coord. de

Facultad

Director de EPG

c. Verificar la conformidad, recabar la carta y firmar el cargo.

Interesado

7.4.2.7 Constancias.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSA-F-007)* y el comprobante

de pago* por derecho de trámite en la Oficina de servicios

académicos y registro (OSAR), ver anexo 02. * Se podrán solicitar, como máximo 03 ejemplares de la misma constancia, por

trámite, con un FUT.

**Están exonerados del pago el personal que labora o ha laborado en la

Universidad.

Interesado

b. Ingresar el FUT al control de solicitudes (OSAR-F-011/OSAR-F-

016).

Personal de OSAR -

EPG

c. Elaborar la constancia, previa coordinación con las áreas

correspondientes (vía correo electrónico). En el caso de las

constancias de trabajo, estas serán elaboradas por la Oficina de

Personal (OPE) y devueltas a OSAR.

Director de OSAR

Personal de OPE

d. Emitir la constancia y enviarla al Secretario General para su

firma. Director de OSAR

e. Firmar la constancia. Secretario General

f. Entregar el documento al interesado con cargo y archivar la copia

de la constancia.

Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de Personal

para su archivo.

Personal de OSAR

g. Verificar el documento y firmar su recepción. Interesado


V.02

Página 23 de 52


7.5 Expedición de Diplomas y sus duplicados.

7.5.1 Alcance


Grados académicos

de Bachiller,

Maestro y Doctor

Egresados de Pregrado y Posgrado respectivamente, que

cumplen los requisitos académicos y administrativos

según la normativa vigente.

Diploma de Título

profesional

Bachilleres que cumplen los requisitos académicos y

administrativos según la normativa vigente.

Diploma de

Especialista

Profesionales titulados que cumplen los requisitos

académicos y administrativos según la normativa vigente.

Diplomado de

Posgrado

Profesionales con grado de bachiller o título que cumplen

los requisitos académicos y administrativos según la

normativa vigente.

7.5.2 Descripción

7.5.3 Diploma de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y

Título profesional y Título de especialista.



requisitos respectivos (ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago

por derecho de trámite.

Egresado o graduado

b. Recepcionar y verificar el expediente presentado por el interesado.

Nota.- No se aceptará el expediente incompleto.

c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

Personal de OSAR

d. Emitir la resolución que aprueba el Grado o Título profesional y

elevar el expediente al CU.


Director de EPG

e. Conferir el Grado académico o Título profesional respectivo. Consejo Universitario

f. Expedir la resolución de Consejo Universitario. Rector,

Secretario General

g. Registrar la información en los libros de Grados y Títulos.

h. Procesar el Diploma de Grado académico o Título profesional.

Nota.-En caso de duplicado inscribirlo en libro correspondiente.

Secretario General,

Director de OSAR

i. Firmar el Diploma.

Rector

Decano o Director de

EPG,

Secretario General


V.02

Página 24 de 52



j. Preparar y enviar la información a la Superintendencia Nacional de

Educación Superior Universitaria (SUNEDU)*.

Secretario General,

Director de OSAR

k. Verificar Registro del Diploma en SUNEDU

l. Entregar el documento al solicitante y registrar en Sistema de

Grados y Títulos la fecha de recepción.

Personal de OSAR

m. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma*.

n. Firmar en el libro correspondiente.

*Según normativa vigente.

Graduado

7.5.4 Diploma de Diplomado de Posgrado.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-009) adjuntando los requisitos respectivos

(ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago por derecho de trámite.

Egresado del

Diplomado


c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-016).


Personal de OSAR -

EPG

d. Expedir la resolución correspondiente. Director de EPG

e. Registrar la información en el libro de Diplomados de Posgrado. Personal de OSAR -

EPG

f. Procesar el Diploma. Personal de OSAR -

EPG

g. Firmar el Diploma. Director de EPG,

Secretario General

h. Entregar el documento al interesado y registrar en el Sistema de

grados y títulos la fecha de recepción.

Personal de OSAR -

EPG

i. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma.

j. Firmar libro de Diplomados de Posgrado. Diplomado

7.5.5 Duplicado de Diplomas de Grados y títulos.



requisitos respectivos (ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago

por derecho de trámite de Duplicado de Diploma.

Graduado y/o

Títulado


V.02

Página 25 de 52





c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

Director y personal de

OSAR

d. Emitir la resolución que Anula el Grado y/o Título Profesional,

Aprobar el Duplicado del Grado o Título profesional y elevar el

expediente al CU.


Director de EPG

e. Anular el Grado y/o Título Profesional, Aprobar el Duplicado del

Grado o Título profesional y Conferir el Duplicado del Grado

académico o Título profesional respectivo.

Consejo Universitario

f. Expedir la resolución de Consejo Universitario. Rector,

Secretario General

g. Registrar la información en el libro Duplicados de Grado y/o Título.

h. Procesar el Diploma de Duplicado de Grado académico o Título

profesional.

Director de OSAR

i. Firmar el Duplicado del Diploma.

Rector

Decano o Director de

EPG,

Secretario General

j. Preparar y enviar la información a la Superintendencia Nacional de

Educación Superior Universitaria (SUNEDU)*.

Secretario General,

Director de OSAR

k. Verificar el Registro del Diploma en SUNEDU Personal de OSAR

l. Entregar el documento al solicitante y registrar en Sistema de

Grados y Títulos la fecha de recepción. Personal de OSAR

m. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma*.

n. Firmar en el libro correspondiente. *Según normativa vigente.

Graduado y/o

Títulado

7.6 Revalidación de Grados y Títulos.

7.6.1 Alcance


Revalidación de Grados académicos y Títulos profesionales

Graduados y titulados en Universidades extranjeras con carreras afines a las de la Universidad que cumplen los requisitos académicos y administrativos según la normativa vigente.


V.02

Página 26 de 52


7.6.2 Descripción


a. Presentar en la Oficina de Servicios Académicos y Registro (OSAR),

el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) con los respectivos documentos

previstos en el reglamento (OSAR-F-017).

Interesado

b. Registrar la solicitud en el Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

c. Derivar el expediente de revalidación a la Facultad correspondiente o

Escuela de Posgrado.

Personal OSAR

d. Designar la Comisión de convalidación. Decano de Facultad

Director de EPG

e. Evaluar la correspondencia del Plan de estudios a convalidar.

f. Elaborar y presentar un informe final con recomendación

correspondiente.

Comisión de

Convalidación

g. Expedir la resolución correspondiente. Decano de Facultad

Director de EPG

En caso proceda la Convalidación: En caso no proceda la

Convalidación:

h. Elevar el expediente al Consejo

Universitario.

Decano de Facultad

Director de EPG

i. Revalidar el Grado académico,

Título profesional o Título de

especialista.


j. Expedir resolución de Rectorado. Rector

Secretario General

k. Registrar la información en el

Libro correspondiente. Director de OSAR

l. Firmar en el reverso del Diploma

original la revalidación

correspondiente.

Secretario General

Personal OSAR

h1. Devolver el expediente a

OSAR para su devolución al

interesado.

Comisión de

Convalidación

m. Verificar la conformidad, firmar en

el Libro correspondiente y recabar

el Diploma y resolución.

i1.Verificar los documentos y

firmar su devolución. Interesado


V.02

Página 27 de 52


VIII. REGISTROS

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y

PROTECCIÓN TRD

Nº

Código Formato Nombre Lugar Archivo Medio de archivo

Tiempo de Retención

Disposición Final

1 OSAR – F– 002 Formato único de trámite

(FUT)

Expediente del

estudiante Estantería 10 años Eliminación

2 OSAR – F – 003 Record académico Expediente

del estudiante

Estantería 10 años Eliminación

3 OSAR – F – 006 Control de no adeudar Expediente

del estudiante

Estantería 10 años Eliminación

4 OSAR – F – 009 Formato Único de trámite

(EPG)

Expediente del


5 OSAR – F – 011 Control de solicitudes - FUT

Sistema/ Backup

Virtual Indefinido Conservación total

6 OSAR – F – 012 Ficha de matrícula por

asignatura

Expediente del


7 OSAR – F – 015 Control de constancias

Sistema/ Backup


8 OSAR – F – 016 Control de solicitudes – FUT

(EPG)

Sistema/ Backup


9 OSAR – F – 017 Requisitos para trámites

académicos-administrativos de la Universidad (TUPA)

Sistema/ Backup



V.02

Página 28 de 52


IX. FLUJOGRAMAS

Matrículas

9.1 Matrícula de ingresantes y de estudiantes de Pregrado

Inicio

Estudiante o IngresantePersonal administrativo

Nota 1.-Si el estudiante desea pagar el semestre completo, lo realiza en el banco, indicando su código.Nota 2.- El sis tema envía la constancia de matrícula a los correos institucionales de los estudiantes registrados en el sistema.Nota 3.- El estudiante puede visualizar y descargar en PDF la constancia de matrícula de la intranet. Nota 4.- Si el ingresante es menor de edad, la matrícula la realiza el padre o apoderado.

Personal de CEIN

Validar en el sistema la situación académica y económica del estudiante

MATRICULA REGULAR/ EXTEMPORÁNEA PARA INGRESANTES Y ESTUDIANTES PREGRADO

¿Es conforme?No Si

Entregar al estudiante el reporte académico y/o económico y derivarlo al Decano de cada

Facultad o al Director General de Administración.

Realizar el pago del derecho de matrícula y la primera cuota de la pensión de enseñanza,

indicando el código de estudiante.

Ingresar al sistema en línea de matrícula en

línea, completar los datos requeridos y

actualizar sus datos personales.

Seleccionar las asignaturas y matricularse

en el semestre correspondiente.

Generar la constancia digital de matrícula.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo

al Decano de cada Facultad, Director de la

Escuela de Posgrado y a las áreas que lo

requieran.

Fin

¿Es su primera

matrícula?

No

SiEntregar en sobre cerrado el usuario y clave

de la intranet para el inicio de la matrícula.

Habilitar la matrícula en el sistema y continuar el proceso.


V.02

Página 29 de 52


9.2 Matrícula por asignatura en Pregrado

Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la selección de

asignaturas a cursar en el semestre.

Solicitar la autorización parala matrícula por asignatura mediante FUT y la ficha de

matrícula por asignatura en OSAR.

Inicio

Seleccionar y registrar las asignaturas a cursar en la ficha

correspondiente, según disponibilidad.

Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas para el semestre académico*.

OSAR-F-002

Estudiante Personal del Centro de Estadística Informática

Personal de la Oficina de Servicios

Académicos y Registro

* CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud del Director de OSAR.** Solo para estudiantes que hayan desaprobado o deseen adelantar asignaturas.**Habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud del Director de OSAR.*** No efectuará un pago adicional por las asignaturas que curse por primera vez al estudiante reingresante al que se le ha adecuado a otro Plan de estudios, mientras esté matriculado en el semestre que le corresponde.

Personal administrativo Decano

OSAR-F-012

Colocar el visto bueno** al FUT presentado por el estudiante.

OSAR-F-002

Realizar los pagos respectivos***

-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula-Carné de estudiante UMCH

Fin

Seleccionar las asignaturas y matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad y a alas áreas que lo

requieran.

Si

No¿Se actualizarán

datos personales?

Actualizar los datos personales.

Entregar al estudiante la constancia de matrícula y los demás documentos.


V.02

Página 30 de 52


9.3 Matrícula por asignatura en Posgrado

Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante FUT presentado en

secretaría de EPG, indicando el nombre de la asignatura.

Inicio

OSAR-F-009

Estudiante Personal del Centro de Estadística Informática


Académicos y Registro/EPG

Director EPG/Coordinador de

Programa

Colocar el visto bueno** al FUT presentado por el estudiante.

OSAR-F-009Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas para el semestre

académico*.

Realizar el pago del derecho de matrícula y primera cuota por pensión de

enseñanza.(pago al contado o fracccionado)

-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula

Fin

Matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de la Escuela de

Posgrado y a alas áreas que lo requieran.

SiNo

¿Se actualizarán datos personales?

Entregar en OSAR-EPG la ficha de matrícula con el sello de tesorería.

Actualizar los datos personales.

Entregar al estudiante la constancia de matrícula.

-Recibo de pago

* CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud de Personal OSAR/EPG.


V.02

Página 31 de 52


9.4 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado

Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la


Solicitar al Decano o Coordinador de Escuela la

matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría mediante

FUT.

Inicio

Indicar al estudiante las asignaturas a las que puede matricularse bajo el régimen

de tutoría.

OSAR-F-002

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano y Coordinador

de Escuela.

Presentar en tesorería el FUT visado por el

Decano y realizar el pago correspondiente.

Dirigirse al módulo correspondiente para efectuar la matrícula.

Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,


Fin

Estudiante Decano / Coordinador

de FacultadSecretaria de Facultad

Personal del Centro de Estadística e Informática

Comprobante de pago

Personal Administrativo



V.02

Página 32 de 52


9.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado

Autorizar la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría.

Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría mediante FUT presentado en secretaría

de EPG, indicando el nombre de la asignatura.

Inicio

OSAR-F-009

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director

de EPG y Coordinadores de Programa.

Realizar el pago respectivo.

Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,


Fin

Estudiante Coordinador EPG


Comprobante de pago

Personal OSAR/EPG



V.02

Página 33 de 52


9.6 Actualización de Matrícula en Pregrado

Presentar FUT a OSAR solicitando la actualización

de matrícula.

Inicio

OSAR-F-002

Interesado Decano / Coordinador

de Facultad

Personal de la Oficina de Servicios Académicos y Registro

Realizar el pago por emisión de record académico y por

derecho de trámite.

Realizar el estudio de la situación académica del

estudiante

Ingresar el FUT al control de solicitudes – FUT.

¿Procede la matrícula a un

semestre completo?Si

Autorizar la actualización de matrícula.

No

Indicar al solicitante realizar la matrícula

por asignatura

Fin

Habilitar la matrícula del estudiante al semestre

correspondiente.

Fin

OSAR-F-011

¿Requiere convalidación de

asignaturas?

SiNo

Resolución

Elaborar la resolución de Facultad la misma que convalida, en caso se

requiera, las asignaturas que corresponden.

Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN

para actualizar la situación académica del interesado en los

sistemas.

OSAR-F-002

OSAR-F-003

Realizar el procedimiento de matrícula por

asignatura (Ir a 6.1.2.3)

Realizar el procedimiento de convalidación de

asignaturas

Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad, una

copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar una copia al

interesado.

Realizar el procedimiento de la matrícula regular/

extemporánea (Ir a 6.1.2.1)


V.02

Página 34 de 52


9.7 Actualización de Matrícula en Posgrado

Solicitar la autorización de la Escuela de Posgrado mediante FUT presentado en secretaría de EPG,

acompañado de la copia de la resolución de Reserva de matrícula.

Inicio

OSAR-F-009

Interesado Coordinador EPGPersonal de la Oficina de Servicios


Realizar el pago por emisión de record académico y por


¿Procede la matrícula a un

semestre completo?Si

Autorizar la actualización de matrícula.

No

Indicar al solicitante realizar la matrícula

por asignatura

Fin

Habilitar la matrícula del estudiante al semestre

correspondiente.

Fin

¿Requiere convalidación de

asignaturas?SiNo

Resolución

Elaborar la resolución de Facultad la misma que convalida, en caso se

requiera, las asignaturas que corresponden.

Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN

para actualizar la situación académica del interesado en los

sistemas.

OSAR-F-002

OSAR-F-003

Realizar el procedimiento de matrícula por

asignatura (Ir a 6.1.2.4)

Realizar el procedimiento de convalidación de

asignaturas

Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad, una copia de la misma en el expediente del

estudiante y entregar una copia al interesado.

Realizar el estudio de la situación académica del

estudiante

Realizar el procedimiento de la matrícula regular/

extemporánea (Ir a 6.1.2.2)


V.02

Página 35 de 52


9.8 Reserva de matrícula en Pregrado

Estudiante Personal de la Oficina de

Servicios Académicos y Registro


Presentar FUT solicitando reserva de matrícula con Vº Bº del Decano/Coordinador

de Facultad y de la BIBL.

Inicio

OSAR-F-002

Ingresar FUT al control de solicitudes

Comunicar a CEIN, vía correo electrónico para actualizar la

situación académica del estudiante en los sistemas informáticos.

Fin

Actualizar en los sistemas informáticos la condición

del estudiante y comunicar a OSAR, vía

correo electrónico.

OSAR-F-011

Archivar el FUT en el expediente del estudiante

Confirmar la reserva de matrícula Decano/coordinador de Facultad,

vía correo electrónico.

*Los estudiantes que soliciten la reserva deberán haber aprobado como mínimo veinticuatro (24) créditos del Plan de estudios. No procede la reserva de matrícula para ingresantes. OSAR-F-002

Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

9.9 Reserva de matrícula en Posgrado

Estudiante Personal de la Oficina de


Dirección EPG

Presentar FUT en Secretaría de EPG, solicitando reserva de

matrícula con Vº Bº de la BIBL.

Inicio

OSAR-F-009


Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

Fin

Previa revisión del estado económico y académico

del estudiante, la Dirección de la EPG

autoriza la elaboración de la resolución de reserva

de matrícula.

OSAR-F-011

Archivar el FUT en el expediente del estudiante

OSAR-F-002


V.02

Página 36 de 52


9.10 Rectificación de matrícula

Estudiante Personal del Centro de

estadística e Informática



Presentar FUT a OSAR con Vº Bº del Decano/Coordinador

de Facultad o Director de EPG en OSAR para la rectificación

de matrícula.

Derivar a CEIN la solicitud de rectificación.

Inicio

OSAR-F-002

Entregar al estudiante la constancia de matrícula

Fin

Rectificar la matrícula en el sistema y emitir la nueva constancia de matrícula

Firmar la recepción de su nueva constancia de

matrícula

Constancia de matrícula


V.02

Página 37 de 52


9.11 Anulación de matrícula

Tribunal de HonorConsejo

UniversitarioSecretario

General

Presentar al Decano el informe sobre la

propuesta de la sanción al estudiante

Inicio

Elevar informe al Consejo Universitario

Decidir sobre la propuesta del

Informe

Fin

Expedir la resolución correspondiente

Informe

Distribuir la resolución a las

áreas correspondientes y

al interesado

Decano / Coordinador de Facultad

Informe

Rector

Procesar la anulación de la matrícula en los

sistemas

Personal de OSA, CEIN, OSAR

Personal Centro de Estadística e

Informática

Informar a las áreas correspondientes sobre la matrícula

anulada

Firmar la recepción de la resolución

Interesado

8.13 Rectificación de datos de identidad

Presentar un FUT en OSAR y la partida original rectificada

judicialmente y el comprobante de pago por

derecho de trámite

Inicio

OSAR-F-002

Estudiar el caso y expedir la resolución de Rectorado.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes- FUT.

Fin

Estudiante Rector/Secretario

General/Secretaria del Rector

Director de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

Comprobante de pago


OSAR-F-009

OSAR-F-011

Entregar una copia de la resolución a CEIN.

OSAR-F-016

Resolución

Entregar dos (02) copias de la resolución a OSAR, una para el Archivo Central y otra para el expediente del estudiante.

Secretaria del Rector

Rectificar en el Sistema los datos personales del estudiante e informar a

OSA y OSAR.


V.02

Página 38 de 52


Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad

8.14 Retiro de asignatura

Estudiante Secretaria

de Facultad



Personal del Centro de Estadística e

Informática

Presentar FUT en OSAR solicitando el retiro de la(s) asignatura(s) con

autorización del Decano o Coordinador de Facultad.

Inicio

OSAR-F-002


Emitir una constancia de matrícula y entregar al

estudiante.

Fin

Registrar el retiro del estudiante de la asignatura

OSAR-F-011

Comunicar a los docentes respectivos.

Derivar el FUT a CEIN para que proceda a retirar la(s) asignatura(s) a la(s)que el estudiante se matriculó.

Fin

Comunicar al Decano/Coordinador de Facultad el retiro del estudiante de la

asignatura solicitada.

Devolver el FUT a OSAR.Archivar el FUT en el

expediente del estudiante.


V.02

Página 39 de 52


8.15 Retiro de Universidad

Estudiante VicerrectorDirector de la Oficina de


Secretario General

Solicitar al Decano/Coordinador de Facultad autorización para el retiro

del estudiante y elevar dicha autorización al Vicerrectorado.


Inicio

Elevar expediente al Consejo Universitario.

Expedir la resolución de Rectorado

Entregar una copia de la resolución a CEIN, a OSA y a BIBL para que procedan a inhabilitar

al interesado de los sistemas

correspondientes.

OSAR-F-002

Derivar el expediente del estudiante al

Vicerrectorado.

Archivar el FUT y una copia de la resolución en el

expediente del interesado.

Archivar la resolución original en el Archivo central

Fin

OSAR-F-011

Resolución rectoral

Expediente

Resolución rectoral

Rector

Presentar FUT solicitando retiro definitivo de la universidad, con

informe de BIBL y OSA.


V.02

Página 40 de 52


Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo

8.16 Convalidación de asignaturas

InteresadoPersonal de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

Comprobante de pago

Comisión de Convalidación


Nota. La convalidación de asignaturas para Posgrado aplica para los estudiantes que realizan la educación progresiva y para los estudiantes que se trasladan de otras Escuelas de Posgrado.**El pago se determinará según el número de asignaturas convalidadas. Los pagos difieren para el caso de traslado externo.

Presentar un FUT en OSAR y adjuntar los requisitos respectivos

Inicio

Ingresar el FUT al control de solicitudes- FUT

OSAR-F-002

Verificar la conformidad de los documentos presentados.

Realizar el pago respectivo por derecho de convalidación**

OSAR-F-011

Evaluar los syllabus presentados y determinar las

asignaturas a convalidar.

Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo.

Fin

OSAR-F-009

Archivar la resolución original en el Archivo central.

OSAR-F-016

Resolución

Decano/Director EPGDirector OSAR o

Personal OSAR/EPG

OSAR-F-017

Proponer las posibles asignaturas a convalidar y

presentar el expediente del interesado a la Comisión de

convalidación.

Visar el FUT e indicar el número de asignaturas

convalidadas.

Expedir resolución de Facultad o de EPG.

Entregar una copia de la resolución a CEIN para ejecutar la

convalidación en el sistema.

Efectuar las convalidaciones en el sistema de matrícula y

comunicar a OSAR las acciones realizadas.

Entregar copia de la resolución al interesado y archivar una copia en

su expediente.

OSAR-F-002

Copia de la Resolución

Copia de la Resolución


V.02

Página 41 de 52


8.17 Traslado interno

TRASLADO INTERNO

Presentar FUT adjuntando el récord académico.

Inicio

Enviar reporte de ingresantes a OSA,OSAR y CEIN.

O SAR-F-002

Actualizar la información del ingresante en los sistemas informáticos de acuerdo a

la resolución y comunicar a OSAR.

Realizar el proceso de convalidación de asignaturas y expedir resolución de

facultad firmada por el decano o Director de EPG.

Fin

OSAR-F-011

Recabar la copia de la resolución y firmar el

cargo

Resolución

Ingresar FUT al Control de solicitudes-FUT.

Habilitar la matrícula del ingresante

Interesado Personal OSAR Comisión de AdmisiónPersonal del Centro de

Estadística e InformáticaDecano/Director EPG

Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en las fechas señaladas para ser admitido a la carrera, Modalidad o programa al que postula.


Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en


O SAR-F-009

OSAR-F-016

Resolución

Resolución


V.02

Página 42 de 52


8.18 Traslado externo

Presentar FUT adjuntando documentación

correspondiente.

Inicio

Enviar el reporte de ingresantes a OSA,

OSAR y CEIN.

Realizar el proceso de convalidación de

asignaturas.

Fin

OSAR-F-009

Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo

Resolución

Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en las fechas

señaladas para ser admitido a la Carrera o Programa a la que postula.


Interesado/IngresantePersonal de Oficina de Servicios

Académicos y RegistroComisión de Admisión


Decano/Director EPGComisión de

Convalidación

OSAR-F-002

Expedir resolución de Facultad o EPG.

Realizar el pago por derecho de trámite de acuerdo al número de asignaturas

convalidadas.

Actualizar la información del ingresante en los sistemas informáticos de acuerdo a

la resolución y comunicar a OSAR.

Habilitar la matrícula del ingresante.

Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en el expediente del

estudiante.

Resolución


V.02

Página 43 de 52


Interesado Personal de Oficina de Servicios


Presentar comprobante por derecho de trámite en OSAR.

Emitir y sellar el documento

Inicio

Verificar la conformidad

Fin

OSAR-F-003

Visar con entregado en el comprobante de pago.

Comprobante de pago

OSAR-F-003

Emisión de documentos

8.19 Record académico.

8.20 Certificado de estudios

InteresadoPersonal de Oficina de


Presentar un FUT con los requisitos en OSAR y realizar el pago por


Ingresar el FUT al control de

solicitudes- FUT.

Inicio

Firmar el certificado de estudios.

Fin

Comprobante de pago

OSAR-F-010

OSAR-F-014

CERTIFICADO DE ESTUDIOS

OSAR-F-011OSAR-F-016

OSAR-F-002

OSAR-F-007

Decano / Director de OSAR

Secretario GeneralDirector de OSAR


Verificar el documento y firmar su recepción

OSAR-F-010

OSAR-F-014


Adjuntar el Pedido de certificado de estudios al

FUT.

OSAR-F-010

Entregar el documento al

interesado.


V.02

Página 44 de 52


8.21 Autenticación de documentos.

Egresado / GraduadoPersonal de Oficina de Servicios

Académicos y RegistroSecretario General

Presentar en OSAR el FUT, con los requisitos correspondientes.

Inicio

OSAR-F-009 Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT Comprobante

de pago


*Si el solicitante no lo trae consigo se comprobará su emisión en los sistemas informáticos.

OSAR-F-011

Colocar el sello de autenticación en las copias

Firmar las copias

Verificar la conformidad del documento y firmar su recepción

Colocar “entregado” en el comprobante de pago y en

la copia del FUT.

Fin

8.22 Visación de syllabus

Presentar un FUT en la secretaria de Facultad o secretaria de EPG adjuntando

el record académico o la copia del certificado de estudios.

Inicio

Verificar si el syllabus corresponde al Plan de estudios

y al semestre cursado

Realizar el pago correspondiente en la tesorería de la Universidad

Sellar y visar los syllabus

Interesado Decano de Facultad /Director de EPG / Secretario General

Comprobante de pago

Secretaria de Facultad / Secretaria de EPG


Verificar los documentos y firmar por la recepción.

Enviar a OSAR para archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Fin

Entregar los syllabus al interesado.


V.02

Página 45 de 52


8.23 Carné universitario y su duplicado.

Estudiante Personal del Centro de

Estadística e InformáticaPersonal de Oficina de Servicios


Entregar una fotografía en OSAR* y realizar el pago por derecho de trámite.

Inicio

Actualizar la fotografía en el sistema informático.

Preparar la data de estudiantes y verificar la información en el

Programa de SUNEDU.

Recepcionar los carnés y entregarlos a OSAR

Entregar al estudiante el carné emitido por SUNEDU**

Verificar el carné y firmar la recepción

Fotografía

*CEIN comunica a los

estudiantes que deben

actualizar su fotografía.

**Superintendencia Nacional

de Educación Superior

Universitaria.

Disco magnéticoOficio

Fin

Carné Carné

Preparar oficio con cargo para entregar a SUNEDU junto a data

en disco magnético.

8.24 Carta de presentación

Presentar un FUT en la oficina respectiva

Inicio

Elaborar el documento y registrar en el registro de

cartas por área.

Interesado Oficina designada

OSAR-F-002

OSAR-F-009

Verificar la conformidad, recepcionar la carta y

firmar el cargo

Fin


V.02

Página 46 de 52


8.25 Constancias

Presentar un FUT en OSAR y el comprobante de pago por derecho de trámite*

Ingresar FUT al Control de solicitudes – FUT.

Inicio

Elaborar la constancia previa coordinación con las

áreas correspondientes, devolverla a OSAR.

OSAR-F-002

Entregar el documento al interesado con cargo y archivar una copia de la

constancia.

Firmar la constancia

Fin

InteresadoPersonal de Oficina de Servicios


Secretario General

Comprobante de pago

OSAR-F-003

*Están exonerados del pago el personal que laborar o ha laborado en la Universidad.Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de personal para su archivo.

OSAR-F-011 OSAR-F-016

Constancia

Constancia

Verificar el documento y firmar la recepción.

Constancia

¿Es constancia de

personal?

NO

Elaborar la constancia, previa coordinación con

las áreas correspondientes

SI

Personal de Oficina de Personal

Información

Enviar a Secretaría General

Constancia


V.02

Página 47 de 52


Expedición de Diplomas y sus duplicados

8.26 Diploma de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y Título de

especialista.

Presentar un FUT en OSAR con los requisitos respectivos* y el

comprobante de pago por derecho de trámite

OSAR-F-002

Inicio

Recepcionar y verificar los requisitos y preparar el

expediente del egresado

OSAR-F-002

Recepcionar y verificar la conformidad de los datos

del Diploma y firmar el libro correspondiente.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT

Emitir la resolución que aprueba el Grado

académico o Título correspondiente y elevar

el expediente al CU

Conferir el Grado académico o Título

respectivo.

Expedir la resolución del CU.

Registrar la información en los libros de grados y títulos

Preparar y enviar la información a la SUNEDU**

Fin

Egresado / GraduadoDecano / Coordinador

de Facultad/Director de EPG


Comprobante de pago

Oficina de Servicios Académicos y Registro

OSAR-F-011

Rector/ Secretario General

Procesar el Diploma correspondiente*.

Entregar el documento y registrar fecha de recepción

en el sistema de Grados y Títulos

OSAR-F-016

OSAR-F-009

OSAR-F-009

Resolución de FacultadResolución de Posgrado

Resolución de Rectorado

Expediente

Acta de CU

*Grado de Bachiller, Grado de Magister, Grado de Doctor, Título Profesional o Título de Especialista**Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria.

Firmar el Diploma

Diploma

Diploma

Verificar el Registro del Diploma en SUNEDU


V.02

Página 48 de 52


8.27 Diploma de Diplomado de Posgrado

Presentar FUT en OSAR-EPG con los requisitos respectivos y

el comprobante de pago por derecho de trámite

Expediente

Inicio

Recepcionar y verificar los requisitos y adjuntar recibo de pago por derecho de trámite.

OSAR-F-009

Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma y firmar el libro de diplomados de Posgrado.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (EPG)

Expedir la resolución correspondiente.

Registrar la información en los libros de Diplomados de la

Escuela de Posgrado

Fin

Egresado del DiplomadoDirector de la Escuela

de Posgrado

Comprobante de pago

Personal de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

OSAR-F-016

Procesar el Diploma.

Entregar el documento y registrar fecha de recepción en el sistema de

Grados y Títulos la fecha de recepción.

Resolución

Libro de registro

Diploma

Diploma

Firmar el Diploma.


V.02

Página 49 de 52


8.28. Duplicado de Diplomas de Grados y títulos

Presentar un FUT en OSAR con los requisitos respectivo y el

comprobante de pago por derecho de trámite de Duplicado de Diploma.

Inicio

Recepcionar y verificar el expediente presentado por

el interesado.

OSAR-F-002

Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma* y firmar el libro correspondiente.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT

Emitir la resolución que anula el Grado y/o Título Profesional, aprobar el Duplicado y elevar el

expediente al CU.

Anula el Grado y/o Título Profesional,

aprobar el Duplicado y conferirlo

Expedir la resolución del CU.

Registrar la información en los libros de grados y títulos

Preparar y enviar la información a la SUNEDU**

Fin

Egresado / GraduadoDecano / Coordinador

de Facultad/Director de EPG


Director de OSAR y personal del área

OSAR-F-011


Procesar el Diploma De Duplicado

Entregar el documento y registrar fecha de recepción

en el sistema de Grados y Títulos

OSAR-F-016

OSAR-F-009


Resolución de Rectorado

Expediente

Acta de CU

Firmar el Diploma

Diploma

Diploma

Verificar el Registro del Diploma en SUNEDU

Nota1.- No se aceptará el expediente incompleto. *Según normativa vigente**Superintendencia Nacional de Educación

Superior Universitaria.


V.02

Página 50 de 52


Revalidación de Grados y Títulos

8. 29 Revalidación de Grados y Títulos

Presentar un FUT en OSAR con los respectivos

documentos previsto en el Reglamento.

OSAR-F-016

Inicio

OSAR-F-002 Registrar la solicitud en el Control de solicitudes – FUT y

derivar el expediente a la Facultad correspondiente o

EPG

Expedir la resolución.

Registrar la información en el libro correspondiente

Graduado /Titulado

Decano / Coordinador de Facultad/

Director de EPG


OSAR-F-017

Director de Oficina de Servicios Académicos y

Registro


OSAR-F-011

OSAR-F-009

Resolución

Designar la comisión de

convalidación

Comisión de Convalidación

Evaluar la correspondencia del Plan de estudios a convalidar y

elaborar y presentar un Informe final con recomendación

correspondiente.

Revalidar el Grado académico o Título

correspondiente

¿Procede la convalidación?

Si

Expedir resolución correspondiente y devolver el expediente a OSAR para

su devolución al interesado.

No

Expedir la resolución correspondiente y elevar

el expediente al CU

Verificar la conformidad, firmar el libro correspondiente y la recepcionar el diploma y la

resoluciñón


Expediente

Verificar los documentos y firmar su devolución

Fin

Fin

Resolución

Diploma

Firmar en el reverso del diploma original la

revalidación correspondiente.


V.02

Página 51 de 52


X. INDICADORES

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA LÍNEA BASE FRECUENCIA

Porcentaje

De

solicitudes atendidas

Pregrado

(Control de solicitudes

OSAR-F-011).

% Solicitudes

atendidas = a/b * 100%

100% Auditoría

anual

(a) Nº de solicitudes atendidas

(b) Nº de solicitudes registradas

Porcentaje

de

solicitudes atendidas

Posgrado

(Control de solicitudes

OSAR-F-016).

% Solicitudes

atendidas = a/b * 100%

100% Auditoría

anual

(a) Nº de solicitudes atendidas

(b) Nº de solicitudes registradas

Tiempo por trámite

(OSAR-F-017)

a-b = c

100%

Auditoría

anual en forma aleatoria

a. Fecha de entrega

b. Fecha de solicitud

c- Tiempo establecido en TUPA


V.02

Página 52 de 52


XI. ANEXOS

Anexo 01. Tabla 01. Documentos entregados al estudiante después de la matrícula

Documentos

1. Carné de estudiante UMCH. 2. Sobre cerrado del usuario y la clave para el acceso a la intranet

Nota. El carné de UMCH se entregarán por única vez a los ingresantes.

Anexo 02.

Tabla 02. Tipos de constancias emitidas por la Universidad

Nº NOMBRE DEL DOCUMENTO Quien elabora / Vº

Bº Quien aprueba (quien la firma)

1 Constancia de estudios OSAR Secretario General

2 Constancia de matrícula OSAR Secretario General

3 Constancia de orden de mérito/ tercio superior/ quinto superior

OSAR Secretario General

4 Constancia de egresado de escuela profesional.


5 Constancia de egresado de Programa de maestría o doctorado.


6 Constancia de egresado de Programa de segunda especialidad


7 Constancia de egresado de complementación académica o profesional


8 Constancia en trámite de grado o título profesional


9 Constancia de haber obtenido el grado académico o título profesional.


10 Constancia de trabajo OSA/OPE/OSAR Secretario General

12 Constancia de situación académica y administrativo

OSA/OSAR Secretario General

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS – ADMINISTRATIVOS DE...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS – ADMINISTRATIVOS DE...