Manual de Procedimiento de Un Depto de Transp Intl

Dinmica Agencia De Aduanas, S.A.

Dinmica Agencia de Aduanas Pgina 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Y FUNCIONES DEL

DEPARTAMENTO DE

TRANSPORTE INTERNACINAL

Agente de aduanas: Carlos Corrales Quirs

San Jos, Costa Rica 2010



Agradecimientos

A las autoridades superiores, jefaturas

departamentales y dems funcionarios de

esta institucin, nuestro especial

agradecimiento por su valiosa colaboracin

en la elaboracin de este Manual de

Procedimientos.



INDCE

Presentacin..5 Captulo I

1.1 Planteamiento del problema8 1.2 Delimitacin del problema9 1.3 Objetivos de la Investigacin..10 1.4 Justificacin...11 1.5 Alcances.12

Captulo II 2.1 Tipo de investigacin..14

2.2 Diseo de investigacin.14

2.3 Tcnicas y/o instrumentos de recoleccin de datos..14

2.4 Bases para Propuesta del Departamento Internacional

de Transporte.16

Captulo III

3.1 Misin del Departamento de Transporte Internacional.19

3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento

de Transporte Internacional..19

Captulo IV

4.1 Informacin General del Departamento de Transporte Internacional27



4.2 Descripcin de los proceso realizados por el Departamento de

Transporte de Transporte..29

4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de

Transporte Internacional35

Conclusiones..40

Referencias.41

Anexos

1. Anexo I Cuestionario Gua para establecer las funciones de los empleados...43

2. Anexo II Diseo del Organigrama46

3. Anexo III Organigrama de Dinmica Agencia de Aduana, S.A47



Presentacin

Debido a la necesidad de la existencia de un manual que permita ejercer el control de las funciones y procesos que surjan dentro del departamento de Transporte Internacional; se prev la creacin de un manual de procedimientos, el cual, permita determinar las funciones que se deriven de este, y as mismo, puedan ser distribuidas de la manera ms adecuada entre los funcionarios, es decir; el manual constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernizacin organizacional del Departamento de Transporte Internacional de Dinmica Agencia de Aduanas, al proporcionar informacin sobre la estructura orgnica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los funcionarios administrativos que la integran.

Por otra parte, una vez que las funciones son distribuidas entre los empleados, se da la necesidad de crear tambin un manual de procedimientos que permitan controlar los insumos y salidas que se deriven en el departamento.

Donde hay que tener en cuenta, que entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, se destaca lo relativo a los manuales de procedimientos administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de los empleados, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la prctica como puntos de referencia para la instruccin del nuevo personal.



Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u organizacin, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

De este modo, lo que se busca establecer en este proyecto, es que los funcionarios tengan conocimiento de lo que pueden y no llevar a cabo dentro del departamento; de igual forma, se busca lograr obtener la manera en que los puestos de mayor rango o jerarqua de la empresa (Departamento Gerencial de la empresa), al cual departamento de transporte internacional tiene que brindarle resolucin o respuesta de los procesos que se estn ejerciendo dentro de este, puedan tener un mayor control de lo que se est llevando a cabo.



CAPTULO I

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INTERNACIONAL

SUMARIO:

1.1 Planteamiento del problema.

1.2 Delimitacin del problema.

1.3 Objetivos de la Investigacin.

1.4 Justificacin

1.5 Alcances



Captulo I

1. Planteamiento del Problema

Dinmica Agencia de Aduanas S.A es una empresa del sector privado que brinda servicios y soluciones de Logstica Internacional y Agencia de Aduanas en el mercado nacional e internacional, brinda servicios como:

Transporte areo Transporte martimo Transporte terrestre (Centroamrica, Mxico y Panam) Consolidacin de carga Manejo de contenedores completos Seguimiento de los embarques hasta destino final Manejo profesional de menajes de casa (EMBALAJES) Manejo de embarques PUERTA A PUERTA Seguro de Cargas

Actualmente se encuentra en proceso de expansin y para esto se ha creado el Departamento de Transporte Internacional, el cual brinda servicios de consolidacin de carga (los primeros cuatro servicios indicados anteriormente).

Por ser de reciente creacin este departamento no se encuentra debidamente estructurado, lo cual, dificulta el desempeo de las labores de sus funcionarios especialmente en el control de los procesos. Al no existir un manual que permita controlar las funciones que ejercen cada uno de los empleados, del departamento, as mismo, sobre los procesos derivados de estas funciones, no se puede tener un control claro de todos los procesos.



Es por esto que surge la necesidad de crear un manual de puestos y un manual de procedimientos que permitan a los funcionarios del departamento poder ejercer sus funciones de la manera ms adecuada.

1.2 Delimitacin del Problema

El presente trabajo se refiere al Diseo de un Manual de puestos y un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de los procesos derivados de las funciones del Departamento de Transporte Internacional; de la empresa Dinmica Agencia de Aduanas, S.A, con la finalidad de llevar la secuencia lgica de las actividades de los procedimientos.

1.3 Objetivos de la Investigacin

1.3.1 Objetivos Generales: Elaborar una propuesta de mejora del mbito estructural del Departamento

de Transporte Internacional de Dinmica Agencia de Adunas S.A.

Aportar y/o reforzar las herramientas necesarias para la documentacin, implementacin y mantenimiento de los manuales de puestos y manuales de procedimientos administrativos.

Disear un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de de los procesos de transporte internacional de la empresa Dinmica Agencias de Aduanas.



1.3 Objetivos Especficos: Identificar el nivel organizacional (puestos) del Departamento de Transporte

Internacional. Disear un manual de puestos y funciones de los funcionarios que

conforman el Departamento de Transporte Internacional. Establecer la relacin entre estructura organizacional, cargo, puesto y

posicin. Identificar los componentes de una descripcin de puesto y sus distintos

usos.

Diagnosticar la situacin actual del departamento de Transporte internacional, en la empresa Dinmica Agencias de Aduanas, S.A.

Preparar el Diseo del manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los procesos del departamento de transporte internacional, de la empresa Dinmica Agencias de Aduanas, S.A.



1.4 Justificacin

Toda empresa posee gran variedad de cargos, y cada uno de ellos ofrece un grado de dificultad y complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar un manual de cargos o de puesto y un manual de procedimientos administrativos para el correcto funcionamiento.

La importancia de un Manual de Puestos, es que, nos permite conocer al detalle la distribucin de funciones dentro de la organizacin, estableciendo con facilidad QUIN hace QU y CUNDO, y de esta forma determinar la cantidad de personal realmente necesario y poder elegir y mantener a los mejores en la organizacin. Tal conocimiento slo es posible al mantener Manuales de Puestos bien estructurados y actualizados.

La importancia de un manual de procedimientos administrativos, es que, a travs de una mirada retrospectiva a la administracin permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.

Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los procesos del departamento de transporte internacional, es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin y despacho de los mismos para salvaguardar la operatividad de la empresa.



As mismo, para el departamento es indispensable, porque le permitir contar con una herramienta para obtener informacin rpida y oportuna, ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de los documentos de importacin o exportacin, permisos, etc., que se deriven del proceso de transporte internacional.

Igualmente; para los funcionarios resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercanca, en el respectivo medio de transporte.

De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantacin de este manual de procedimiento y puesto no surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento. El cual tambin facilitar la informacin clara y sencilla de las actividades a la hora de realizarlas.

1.6 Alcances

Este manual de funciones y de procedimientos va hacer creado con el objetivo de ser aplicado en el Departamento de Transporte Internacional, de la empresa Dinmica Agencia de Aduanas, de modo tal, que permita determinar y evaluar las funciones laborales que se ejerzan en este departamento.



CAPTULO II

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INTERNACIONAL

SUMARIO:

2.1 Tipo de investigacin.

2.2 Diseo de investigacin.

2.3 Tcnicas y/o instrumentos de

recoleccin de datos.

2.4 Bases para Propuesta del

Departamento Internacional de

Transporte.



Captulo II

Marco Metodolgico

2.1 TIPO DE INVESTIGACIN El tipo de investigacin que se aplico fue "Descriptivo", ya que se describe la problemtica presentada en el departamento de transporte internacional por la carencia de un manual de puestos y un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los procesos derivados de este para llegar a la comprensin y entendimiento del mismo.

2.2 DISEO DE INVESTIGACIN El diseo de esta investigacin fue de campo; en vista de que se pudo recopilar directamente la informacin detallada y exacta especficamente en el departamento de transporte internacional por la falta de un manual de procedimientos administrativos.

2.3 TCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS Para todo proceso de investigacin se requiere del uso de diversas tcnicas que le permitan al investigador obtener toda la informacin o datos que requiere para el desarrollo del mismo.

De acuerdo a lo antes sealado las tcnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente Trabajo se basan en una investigacin cualitativa de carcter relacional.



Se toma en cuenta este enfoque para tratar de explicar y comprender el mbito interno y micro estructural del departamento.

Para la elaboracin de este manual de procedimientos administrativos se va a llegar a cabo una serie de investigacin documental o recoleccin de informacin de otras investigaciones relacionadas con el tema.

As mismo, se llevara a cabo una investigacin de campo, la cual, se basara en:

La tcnica de entrevistas o cuestionarios:

Para la investigacin se aplico la tcnica de cuestionario, la cual, se le aplico a cada uno de los funcionarios del departamento de transporte internacional.

La observacin directa:

Para este trabajo de investigacin se aplico la tcnica de la observacin directa ya que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemtica que acarrea al departamento de transporte internacional, debido al hecho de la carencia de un manual de procedimientos administrativos.

La entrevista no estructurada:

Otra de las tcnicas utilizadas fue la entrevista no estructurada en la empresa Dinmica agencia de Aduanas, S.A; en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas con todo el personal interno que labora en el departamento. Esto con el fin de conocer y estudiar la informacin obtenida y poder canalizar y detectar todo lo referente a las entradas y salidas de los procesos de transporte internacional de importacin y exportacin.



2.4 Bases para la Propuesta del Departamento de Transporte Internacional

Para la realizacin de la propuesta del departamento de Transporte Internacional, es necesario visualizar dos etapas importantes:

A. Orden organizacional del departamento de Transporte Internacional. B. Identificacin de las funciones y tareas.

Esto con el fin de lograr recaudar la informacin necesaria para una correcta elaboracin del manual de procedimientos del departamento de Transporte Internacional, as como, para su posible implementacin en la empresa.

A. Orden organizacional del Departamento de Transporte Internacional:

Para llegar a cabo esta etapa, se realizara un anlisis actualizado de las actividades emprendidas por el departamento, as como, de su estructura interna. Para ello se analizar la informacin recolectada a travs de las tcnicas de entrevista, entrevista no estructurada y observacin directa, recurriendo para esta a la utilizacin del cuestionario como instrumento de recoleccin de informacin, cual, tiene como objetivo, brindar la informacin necesaria para la construccin del manual de procedimientos y al mismo tiempo permitir determinar el orden organizacional del departamento.

Una vez que se encuentre analizada la informacin recaudada a travs del instrumento de evaluacin, se proceder a la elaboracin del organigrama del Departamento de Transporte Internacional.

B. Identificacin de las funciones y tareas:



Se busca disear un apartado que permita identificar y definir las funciones que se desempeen en el departamento de Transporte Internacional esto con el objetivo de tener una mejor compresin de las funciones que realizan cada una de los funcionarios del departamento:

1) Identificacin del perfil del trabajador:

Debido a la falta de la existencia de un perfil escrito que permita una eleccin adecuada del personal, as como, determinar cada puesto; de esta manera, se busca llegar a cabo una correcta definicin de los perfiles de los funcionarios del departamento.

2) Caracterizacin Funcional:

Una vez que se establezca el perfil escrito para cada puesto, es necesario clarificar las funciones que desempearan cada uno de los funcionarios del departamento; esto con el fin de evitar que ms de un funcionario realice la misma funcin o dado el caso, que ninguno la realice; esto con el objetivo de llegar a cabo de una mejor forma las labores del departamento.



CAPTULO III

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INTERNACIONAL

SUMARIO:

3.1Misin del Departamento de

Transporte Internacional.

3.2 Perfiles y funciones de los puestos

del Departamento de Transporte

Internacional.



Captulo III

Perfiles de los funcionarios que conforman el departamento

3.1 Misin del Departamento de Transporte Internacional: Programar, organizar, ejecutar y controlar simultnea y gradualmente las actividades derivadas del departamento de transporte internacional de mercanca, as como, la consolidacin de las cargas, derivados de los contratos con los clientes que estn realizando una importacin o exportacin, como parte de las funciones de Dinmica Agencia de Aduanas.

3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento de Transporte Internacional

3.2.1.1 Descripcin del Puesto: Gerencia de Operacin.

Nombre del funcionario: Natalia Quirs Ortiz

Jefe inmediato: Carlos Corrales Quirs

Departamento: Transporte Internacional

3.2.1.2 Perfil deseado del puesto

Estudios-Grado acadmico Bachillerato Idiomas No es necesario Conocimientos Computacionales Conocimientos Bsicos de

Computacin Experiencia Previa Un ao mnimo Otras especificaciones Conocimientos de Exportacin



3.2.1.4 Funciones Bsicas del Puesto

a) Recepcin de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de transporte y tipo de servicio (Exclusivo/ Consolidado).

b) Coordinacin de cargas completas y consolidadas.

c) Cotizacin de Exportacin / Importacin y seguimiento de la misma.

d) Seguimiento a clientes, desde cotizacin hasta manejo de carga.

e) Proyeccin de consolidado para el fin de semana, tanto de Importacin como Exportacin.

f) Coordinacin en conjunto con el cliente y el departamento de logstica, para futuros pedidos.

g) Supervisin de operaciones y logstica.

h) Facturacin y Liquidaciones.

i) Revisin de facturacin y Liquidacin.

j) Colaborar en la coordinacin de consolidados el fines de semana.

k) Elaboracin de documentos.

l) Digitacin en TICA



3.2.2.1 Descripcin del Puesto: Encargada de las operaciones del transporte terrestre

Nombre del funcionario: Novedy Valenciano Valverde

Jefe inmediato: Natalia Quirs Ortiz

Departamento de Transporte Internacional


Estudios-Grado acadmico Bachillerato Idiomas No es necesario Conocimientos Computacionales Conocimientos Bsicos de

Computacin Experiencia Previa Un ao mnimo (Sin ttulo de

bachillerato) Otras especificaciones Conocimientos de Exportacin


a) Coordinacin de recoleccin de documentos y cargas, tanto exclusivas como consolidadas.

b) Subcontratacin de transportes terrestres, areos o martimos para viajes exclusivos o consolidados.

c) Realizacin y coordinacin de despachos terrestres.

d) Recepcin de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado).

e) Recepcin y revisin de documentos por parte del cliente (Factura comercial, FAUCA, Lista de empaque, Permisos de Importacin, etc.).



f) Verificar si la mercanca requiere inspeccin del MAG u otra Nota Tcnica para la solicitud de dinero respectivo.

g) Elaboracin de documentos de Exportacin, tres juegos por documento recibido:

Carta de Porte

Manifiesto DTIs FAUCAS Instrucciones de Embarque, etc. h) Digitacin de documentos Declaraciones

Manifiestos Notas tcnicas DUA de Exportacin DUA de Trnsito i) Solicitud de Inspeccin, depsitos y autorizaciones j) Pasar prealerta de embarque al cliente, a oficina de Peas Blancas o Paso

Canoas o Consolidador de carga. k) Coordinacin de custodio de carga con SISSA. l) Solicitud de adelanto y saldo para choferes, despachos e instrucciones. m) Recepcin de documentos recibidos por el cliente en destino, para

facturacin de servicios o transporte terrestre. n) Facturacin de servicios o transporte y liquidacin de embarque. o) Preparar las facturas para envo, adjuntar documentos de recibido por el

cliente y cualquier otro documento de soporte que el cliente solicite. p) Inclusin de clientes como exportadores ante PROCOMER y TICA. q) Solicitud de anulacin y rectificacin de DUAS ante diferentes aduanas.



r) Revisin de documentos para exportacin. s) Envos de DUA a PROCOMER y Banco Central

3.2.3.1 Descripcin del Puesto: Logstica Martima y Area, y apoya a la logstica Terrestre (Logstica y pricing).

Nombre del funcionario: Dariana Campos Castro

Jefe inmediato: Natalia Quirs Ortiz

Departamento de Transporte Internacional


Estudios-Grado acadmico Bachillerato Idiomas No es necesario Conocimientos Computacionales Conocimientos Bsicos de computacin Experiencia Previa Un ao mnimo (Sin ttulo de

bachillerato) Otras especificaciones Conocimientos de Exportacin


Logstica Terrestre:

a) Abrir recibo de expediente.

b) Elaboracin de carta porte, manifiestos, DTI y preparacin de despacho.

c) Solicitud de seguros de carga tanto de importacin como exportacin.

d) Seguimiento de los choferes desde cada frontera hasta las bodegas de los clientes o almacn donde este.



e) Pasar status al cliente segn el reporte del chofer.

f) Facturacin

Martimo y areo:

a) Recepcin de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado).

b) Coordinar con los agentes en origen, para recepcin de documentos y seguimientos de la carga.

c) Coordinacin con las navieras para colocaciones y arribo de contenedores y carga suelta.

d) Elaborar y solicitar cotizaciones.

e) Coordinacin con Agencia para cargas en trnsito.

f) Coordinacin de pagos a la naviera y lneas areas.

g) Elaboracin de documentos de Conocimientos de embarque (BLs) y Guas areas.

h) Digitacin de documentos

Conocimientos de embarque y guas areas Notas tcnicas DUA de Exportacin o Importacin

i) Enviar avisos de salida y arribo al cliente (Pasar STATUS segn reporte de la naviera).

j) Recepcin de documentos recibidos por el cliente en destino, para facturacin de servicios o transporte terrestre.

k) Facturacin de servicios o transporte y liquidacin de embarque.



Estructura Organizacional Departamento Internacional

Junta Directiva

Vice -

Presidencia

Gerencia de Operaciones

(Natalia Quirs Ortiz)

Departamento de

Ventas

Departamento

Internacional

Ventas

Gerente General

Asesora

General

Dariana Campos

Logstica y

Pricing

Novedy

Valenciano

Operaciones

Transporte

Internacional

Francisco Urea

Roy Morales

Jose Luis Canales

Natalia Quirs



CAPTULO IV

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INTERNACIONAL

SUMARIO:

4.1 Informacin General del Departamento de Transporte Internacional. 4.2 Descripcin de los proceso realizados por el Departamento de Transporte Internacional. 4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de Transporte Internacional.



CAPITULO IV

Manual de Procedimientos para el Departamento de Transporte Internacional

4.1 Informacin General del Departamento de Transporte Internacional:

Este departamento naci a raz de la necesidad de los clientes por contar con un servicio puerta a puerta, ya que el departamento solamente ofreca el servicio de importacin a los clientes de la Agencia de Aduanas, a travs del transporte martimo.

Pocos meses despus nace la exportacin Terrestre hacia Centroamrica y Panam, la cual genero una mayor demanda del servicio y por ende un crecimiento importante del departamento.

Actualmente se cuenta con una amplia cartera de cliente y pases hacia los cuales se estn exportando o importando en relacin con el inicio de sus actividades:

Cant de Clientes Pases

Importacin

Se posee una cartera de aproximadamente 15 clientes.

Estados Unidos

Brasil

Mxico

Guatemala

El Salvador

Italia

Exportacin

Se posee una cartera de aproximadamente 33 clientes

Nicaragua

Honduras

El salvador

Guatemala



Mxico

Belice

Estados unidos

Brasil

Hong Kong

Inglaterra

Rep. Panam

Rep. Dominicana

En cuanto a las actividades de Importacin y Exportacin, segn la informacin analizada existe una mayor actividad en las operaciones de exportacin por parte del departamento, sin embargo, como lo demuestran los siguientes datos absolutos y porcentuales del desempeo del departamento en el primer semestre del presente ao, habido una mayor actividad en las operaciones de importacin a partir del tercer mes del ao:

Porcentaje de importacin y Exportacin mensuales

Cantidades absolutos

Meses ene-10 feb-10 mar-10 abr-10 may-10 jun-10

1er Semestre

2010

Importacin

6,00

5,00

34,00

44,00

43,00

40,00

228,00

Exportacin

33,00

34,00

11,00

4,00

3,00

3,00

32,00

Tramites

21,00

6,00

29,00

11,00

30,00

33,00

130,00

Cant. Total

60,00

45,00

74,00

59,00

76,00

76,00

390,00

Porcentajes

Importacin 10% 76% 46% 75% 56.58% 53% 58%

Exportacin 55% 11% 15% 7% 4% 4% 8%

Tramites 35% 13% 39% 19% 39% 43% 33%

Total 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%



4.2 Descripcin de los proceso realizados por el Departamento de Transporte Internacional.

El Departamento de Transporte Internacional, es un departamento creado con el objetivo de encargarse de los trmites derivados de las importaciones y exportaciones, que se realizaban a travs de esta agencia, como, el seguimiento de los embarques tramitados por este hasta su punto de destino.

Actualmente, el departamento ofrece tres servicios: Martimo, areo y terrestre. De estos tres servicios las labores operacionales se centran principalmente en los servicios terrestres; los servicios martimos y areos son realizados para aquellos clientes que lo soliciten.

Entre las labores que desempea el departamento tenemos dos reas:

4.1.1 Importacin 4.1.2 Exportacin.

4.1.1 Procedimientos de Importacin de Mercancas (Martimo):

Entre los principales procesos operativos llevados a cabo de esta rea tenemos:

1. Recepcin de las instrucciones del cliente sobre contactos de proveedores, datos de factura, lista de empaque, instrucciones especiales.

2. Apertura del expediente.

3. Contacto con el proveedor para determinar fecha en que las mercancas estarn listas para ser embarcadas.

4. Coordinacin con la naviera o agente en origen para la recoleccin de la carga (o en su defecto la entrega de la misma por parte del cliente en las bodegas). Confirmacin del booking (lo que es igual en caso de que sea el agente en origen el que coordina directamente con la naviera, sern ellos



quienes confirmen el booking y nos lo pasan, en caso de que se coordine desde ac y se debe remitir el dato al origen para que est al tanto y coordinar con la naviera).

5. La carga es cargada o recolectada.

6. Se enva un aviso de salida al cliente confirmando la salida de la misma una vez que el agente o naviera confirman la salida efectiva del vapor.

7. A partir de ac se ha abierto un recibo de servicios al cliente, se coordina en caso de que deba asegurar la carga o si se necesita permisos especiales para el ingreso de las mercancas. El departamento internacional se encarga de asegurar la carga, la agencia tramita permisos o revisiones de las cargas.

8. Se elabora el B/L hijo de la carga que se encuentra en trnsito, una copia se remite a la agencia para que ellos cuenten con los datos necesarios para la importacin de la mercancas (calculo de impuestos de la misma, etc.).

9. Una vez ingresada la carga al pas se enva un aviso de llegada al cliente para comunicarlo.

10. A partir de ac es la agencia la que se encarga del internamiento de las mercancas. El departamento internacional solo corrobora con el cliente que el proceso haya finalizado correctamente.

PROCEDIMIENTO: Logstica de Import. Martima CODIGO: REV.FECHA: 29/08/2010



Flujograma

Cdigo de

Tarea

Descripcin de las tareas

Responsables

Riesgo

(+-0) Dep. de

transp

internacional

Naviera Agencia Cliente

0 Inicio del proceso

1 Recepcin de las instrucciones del cliente sobre

proveedores, datos de factura, lista de embarque,

instrucciones especiales.

2 Coordinacin con el proveedor para fecha en que las

mercancas estn listas para ser embarcadas.

3 Coordinacin con la naviera o agente en origen para

la recoleccin de la carga.

4 Carga de la mercanca en el vapor o buque

5 Envo de aviso de salida del vapor al cliente

6 Apertura de expediente de servicio al cliente

7 Coordinacin de asegurar la carga y solicitud de

permisos especiales de importacin en caso de ser

necesario

8

Revisin de la carga

9

Elaboracin de B/L hijo de la carga en trnsito, envi

de copia a la agencia

10 Envo de ingreso de la carga al pas al cliente.

11 Tramitacin de internamiento de las mercancas.

12 Coordinacin con cliente de que el proceso haya

finalizado

14 Terminar el proceso

Inicio

fin



4.1.2 Procedimientos llevados a cabo en el rea de Exportacin de Mercancas:

Entre los principales procesos operativos llevados a cabo en esta rea tenemos:

Proceso de Exportacin Terrestre:

1. Cotizacin por parte del vendedor 2. Aceptacin de tarifa por parte del cliente 3. Coordinacin de fecha y lugar (es) de carga 4. Apertura de expediente 5. Apertura de recibo y asignacin de viaje en el consecutivo que lleva el

departamento. 6. Asignacin de chofer (camin / furgn) 7. Toma de datos al transportista 8. Revisin de datos de Unidad de Transporte en el TICA para verificar que

est habilitado para el transporte 9. Recepcin y revisin de documentos (cantidades, origen, bultos, pesos,

etc., copia de permisos de importacin en caso de que se requiera) 10. Determinar si los productos requieren de notas tcnicas o requerimientos

especiales para exportacin (consulta en el TICA) 11. En caso de necesitar permisos electrnicos o no, se coordina y se hace la

solicitud de los mismos. 12. Una vez revisada la documentacin se procede con la elaboracin del

despacho 13. En caso de que se requiera de FAUCA, el mismo se hace con tiempo para

coordinar el visto bueno y firma por parte del cliente. 14. Se elabora carta de porte, manifiesto de carga, DTI (declaracin de trnsito

internacional no aplica para Panam a menos que sea una



reexportacin), DUA de exportacin e instrucciones para el chofer bsicamente.

15. Se hace la solicitud de subcontrato al chofer (se elabora una factura y un vale donde se establece lo que se le va a pagar al chofer y lo que se le va a adelantar).

16. Se alista el despacho con los documentos en tres juegos (documentos para trabajar en frontera, documentos originales del cliente y documentos para recibir sellados y firmados).

17. Se adjunta marchamo e instrucciones de descarga as como instrucciones de custodio si requiriera.

18. En caso de que el cliente lo requiera se hace la solicitud de custodio correspondiente al contacto ya establecido.

19. Se despacha al chofer 20. Despus de la salida del chofer, se debe dar una seguimiento de la ruta del

mismo y al mismo tiempo estar enviando actualizaciones de status a los clientes, normalmente se pasan de una a tres actualizaciones por da a cada embarque.

21. Tambin en algunos casos se debe coordinar con el cliente en destino o con nuestros agentes en el caso de que la carga tenga como destino almacn fiscal o se aun viaje consolidado.

22. Recibir los documentos recibidos por el cliente cuando los enve el chofer, y hacer la solicitud de cheque respectiva para hacer efectivo el saldo del transportista.

23. Cuando en el trayecto se presente problemas, se debe dar el seguimiento hablando con las autoridades del pas correspondiente y con el chofer, elaboracin de cartas de correccin etc., en caso de ser necesarias.



PROCEDIMIENTO: Logstica de Exportacin

Terrestre

CODIGO: REV.FECHA: 29/08/2010

FLUJOGRAMA

Cdigo de

Tarea

Descripcin de las tareas

Responsables

Riesgo (+-0) Departamento

de transporte

internacional

Cliente

0 Inicio del proceso

1 Cotizacin por parte del vendedor y envi al cliente.

2 Aceptacin por parte del cliente

3 Apertura de expediente y recibo.

4 Coordinacin de fecha y lugar (es) de carga.

5 Asignacin del chofer (camin y furgn). Revisin de

datos UT en TICA.

6 Recepcin y revisin de los documentos.

Coordinacin de solicitud de permisos especiales si

fuesen necesarios

7 Elaboracin carta de porte, manifiesto de carga, DTI,

DUA, instrucciones del chofer, FAUCA

(Centroamrica)

8 Se alista despacho con los documentos en tres

juegos (documentos para trabajar en frontera,

documentos originales a cliente y documentos para

recibir sellados y firmados

9 Se adjunta marchamos e instrucciones de descarga,

as como las instrucciones de custodio (Si se

requiere) para el chofer.

10

Despacho del chofer

11 Seguimiento del chofer desde cada frontera hasta su

destino y enviar actualizaciones de status al cliente

12 Recibir documentos recibidos por el cliente cuando

los enve el chofer y hacer solicitud de cheque para

cancelacin del saldo del chofer.

13 Facturacin al cliente.

14 Terminar el proceso

Inicio

no

si

fin



Proceso de Exportacin Martima

1. Se coordina con el cliente la colocacin del contenedor para la recoleccin de la carga.

2. Se elabora el B/L y se remite a la agencia y compaeros de Limn o Calderas para que elaboren el DUA.

3. A partir de ac el departamento internacional solo se encarga de dar seguimiento a la carga y se confirma la salida y llegada de la misma a su destino.

4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de

Transporte Internacional.

Debido a que el Departamento de Transporte Internacional, es un departamento que no tiene mucho de haber iniciado sus actividades y el reciente crecimiento que este ha tenido, en los ltimos tres aos, principalmente en los servicios de transporte terrestre, dejando rezagados los servicios martimos y areos, solo a solicitud de los clientes; es de vital importancia para un mayor crecimiento de este departamento, expandir las actividades del servicio martimo y areos:

1. Servicios Martimos: Se recomienda realizar la bsqueda de una nueva cartera de clientes cuyas necesidades de transporte de sus cargas impliquen un servicio martimo, ya sea para la exportacin o importacin de una determinada mercanca, logrando la expansin y diversificacin de sus actividades operacionales en un mercado ms amplio al que actualmente se est trabajando, as como, un mayor ingreso econmico, sin dejar, a un lados las operaciones terrestres, sino, por el contrario, seguir impulsando esta labor al mismo tiempo que los servicios martimos.



El cumplimiento de estos objetivos se podra lograr a travs de la realizacin de un estudio de mercado de los posibles clientes en nuestro pas como fuera de este, dedicados a la comercializacin de productos en un mercado internacional, as como para el consumo nacional o personal de la empresa o sujeto fsico. La realizacin de este estudio es de suma importancia, ya que nos permitira obtener buenos contactos a los cuales se les venderan los servicios del departamento y de la Agencia de Aduanas como rgano principal de la estructura empresarial.

2. Servicios Areos: Es de importancia a la vez generar al mismo tiempo que los servicios martimos el crecimiento de los servicios areos del departamento para un mayor desarrollo total de este. Lo que genera, la necesidad de capacitar al personal del departamento como agentes IATA para poder expandir tambin los servicios de esta rea, debido a la necesidad de cumplir con este requisito para poder desempearse en esa rea de operacin, sin la necesidad de depender de otra agencia. Tambin se recomienda la realizacin de un estudio de mercado para la obtencin de nuevos clientes inclinados hacia el transporte areo, segn sus necesidades y caractersticas de las mercancas (si fuese perecederas, o la necesidad de la rapidez de la entrega). A la vez se puede trabajar en coordinacin con otras agencias que posean el titulo de agentes IATA para la tramitacin de los documentos de exportacin o importacin (Corte de las guas), si la agencia no decide capacitar a los empleados del departamento para la adquisicin de la licencia de agente IATA, segn el caso.

3. Ventas: Se recomienda la creacin de un puesto dedicado nicamente a la venta de los servicios del departamento de transporte internacional, que se dedique a la bsqueda de los nuevos clientes potenciales, a travs de este puesto se llevara a cabo el estudio de mercado de los posibles clientes a



obtener. Lo que sera adecuado la colocacin de una persona dedicada nicamente a este servicio y ajena a cualquier otra labor del departamento para no general errores en las funciones de cada uno de los trabajadores del departamento.

4. Jefe del departamento: Es importante establecer a una persona encargado del departamento, quien se dedique de velar por el adecuada administracin y desarrollo del departamento, y de cada una de las funciones llevadas a cabo por el personal de modo que se realicen de la manera correcta, permitiendo una mayor agilizacin de los tramites de exportacin o importacin.

El jefe del departamento controlara las labores de este, evitando la mayor cantidad de errores posibles. Este ser la figura de autoridad del departamento, despus de los jerarcas y el responsable de responder ante el jefe jerarca de Dinmica Agencia de Aduana (gerente de la agencia).

Entre las funciones principales del jefe del departamento tenemos:

Velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos dentro del departamento.

Vigilar el rendimiento del personal.

Velar por el adecuado servicio al cliente.

Mantener los controles y registros adecuados de los clientes y servicios brindados.

Responder ante el jefe jerarca de la agencia.



Reestructuracin del Departamento

Propuesta de la nueva estructura del Departamento de Transporte Internacional:

Organigrama del Departamento de Transporte Internacional

Jefe del

Departamento

Servicio

Areo

Ventas Servicio

Martimo

Servicio

Terrestre

Encargado de

Exportaciones

Encargado de

Importaciones

Encargado de

Importaciones

Encargado de

Importaciones

Encargado de

Exportaciones

Encargado de

Exportaciones

Servicio al

cliente

Junta Directiva

Ventas

Asesora

General

Vice-

Presidencia

Gerente

General



Es de vital importancia establecer un plan estratgico que permita una expansin eficiente y eficaz de las operaciones del departamento a travs de la nueva estructuracin, as como el de toda la empresa Dinmica Agencia de Aduanas, S.A.

Al generar el crecimiento en estos tres servicios, se debe lograr un equilibrio entre ellos y el manejo de las operaciones de cada rea (Martima, Terrestre, Areo y Ventas) del departamento y de la agencia. Permitiendo una armona en la expansin, para el bienestar del departamento y la agencia, al lograr expandir las actividades del mismo.



Conclusiones

El manual de puesto va a permitir determinar cules son las tareas que le corresponde a cada funcionario, para el orden organizacional del departamento. Lo que contribuye a mantener un ambiente adecuado para el desarrollo de los trabajos, al tener cada funcionario bien definidas sus atribuciones, al proporcionar un panorama general de su cargo.

Se espera que ambos manuales sean de utilidad para el departamento, as como su puesta en prctica, ya que le permitir a la empresa tener una claridad de cmo fluyen los procesos dentro de este y cules son las reas que deben de ser tomadas en cuenta para sus mejoras.

Se resalta la necesidad de mantener un orden de prioridad de las tareas a realizar de cada empleado, as como, mantener actualizado los perfiles deseados para cada uno de los trabajadores segn su puesto y los procedimientos a realizar dentro del departamento.

A su vez, se ofrece una propuesta para el mejoramiento y expansin del departamento de las reas que necesitan un reforzamiento de su estructura, esta propuesta le proporciona a la agencia una idea de los puntos dbiles que posee el departamento y que deben ser tomados en cuenta, para el mejoramiento de este.

Se espera que esta propuesta sea tomada en cuenta por la empresa en un futura para alcanzar el desarrollo esperado del departamento y de cada uno de sus procedimientos.



Referencias

- http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimiento-administrativo.shtml

- Hernndez Orozco, Carlos. Anlisis Administrativo: Tcnicas y Mtodos. Editorial Universidad Estatal a Distancia, San Jos, Costa Rica 1995

- Centro Iberoamericano de Editores Paulinos (CIDEP), Gua para la elaboracin de un manual de funciones. Falta bibliografa

- Saroka, Ral H. Organigramas, diseo e interpretacin. Ediciones Macchi S.A. Buenos Aires, 1973.

- Smith, W. A. Algoritmos, Flujogramas o secuencias lgicas. Para reglas y reglamentos, 1968.

- Wether Jr.& Davis. Administracin de Personal y Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill, Bogot 2000.

-



ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE

INTERNACIONAL



ANEXO 1

Dinmica Agencia de Aduanas Cuestionario Gua Para Establecer las Funciones

Introduccin: El presente cuestionario permite recopilar informacin sustancial acerca de las distintas funciones de cada puesto, as como, la naturaleza de las relaciones existentes entre cada uno de los funcionarios. Por otra parte pretende brindar informacin vlida de los procedimientos llevados a cabo, para desempear en su totalidad las funciones asignadas a los distintos puestos.

Objetivo: El objetivo del cuestionario es proporcionar informacin pertinente, vlida y confiable, acerca de las distintas funciones, relaciones y procedimientos llevados a cabo por la organizacin.

Fecha: _________________

1. Nombre completo del funcionario: ___________________________________

2. Gnero: F ( ) M ( ) 3. Edad: ________

4. Grado acadmico: ________________________________________________

5. Telfono: _____________ 6. Correo electrnico: ________________________

7. Nombre del puesto: _______________________________________________



8. Quin es su Jefe inmediato? (Directamente a quin debe brindarle cuentas del trabajo que realiza).

9. Cules son las funciones que desempea en su puesto?

10. Detalle una a una las actividades que realiza (Procedimientos llevados a cabo).

11. Realiza otra funcin que no corresponda a su cargo? (Funciones auxiliares o de apoyo a otro puesto).

12. De quin (unidad administrativa o persona) recibe usted informacin para realizar sus funciones?

13. Qu tipo de informacin le brindan y que medios utiliza para comunicarse tanto externo como internamente?

14. De qu manera procesan la informacin entre los mismos funcionarios del departamento y el resto de la empresa?



15. Considera usted que tiene sobre cargo de las labores que realizan en el departamento?

16. Logra usted llegar acabo todos sus labores en los tiempos establecidos para cada funcin?

17. Consideran usted que es necesario crear puesto para una mejor distribucin de las labores a desempear?



Anexo II

Diseo del Diagrama:

SIMBOLO SIGNIFICADO

Operacin/ Proceso

Decisin

Conector interno

Terminal: Inicio/Final

Documento

Multidocumento: Documento original y copias

Inspeccin

Conector externo

Envi



Anexo III Organigrama de Dinmica Agencia de Aduanas,S.A

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