MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO DE …

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS SEDE CENTRAL

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE COMERCIALIZACION Y VENTAS

Cód. P16200-02/16.V10

Fecha Nov. de 2016

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TABLA DE CONTENIDO

N° de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DEL JEFE DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN 1

3.2. DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

1

3.3. DE LAS DEPENDENCIAS PROVEEDORAS 1

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 2

5.1. LEGALES 2

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACION 3

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 4

7. PROCEDIMIENTO – PASO A PASO 5

7.1. VENTAS AL PÚBLICO 5

7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN 6

7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS 7

8. ANEXOS 8

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 8




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1. OBJETIVO

Establecer los pasos necesarios para suministrar al cliente mediante la venta de contado, a crédito o por consignación, los productos y/o servicios elaborados por las diferentes dependencias del IGAC.

2. ALCANCE

El presente manual está dirigido a la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información y demás dependencias que lleven a cabo actividades relacionadas con la venta de productos y/o servicios elaborados y ofrecidos por el IGAC, en la Sede Central. Inicia con la solicitud del producto y/o servicio por parte del cliente o con la realización de las visitas para ventas en consignación a los establecimientos seleccionados y finaliza con la entrega del producto y/o servicio o consignación del recaudo del convenio.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DEL JEFE DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

Coordinar con cada uno de los responsables las actividades necesarias para brindar un adecuado y oportuno servicio requerido por el cliente.

Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto.

Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC.

Velar por la eficiente atención al cliente.

3.2. DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

Velar porque todas las solicitudes de servicios se atiendan en orden de llegada.

Atender con diligencia, eficacia e imparcialidad el servicio a prestar.

Elaborar las órdenes de consignación, a excepción de las generadas en el laboratorio nacional de suelos, las cuales corresponden a los servicios prestados por el laboratorio y facturas correspondientes a la venta de productos y/o servicios por intermedio de los funcionarios y contratistas designados para tal fin, quienes deberán responder por las diferencias detectadas en la liquidación de los valores en las mismas.

Disponer de la resolución de precios vigente en todos los puntos de atención al cliente.

Mantener, proteger y salvaguardar los productos adquiridos por el cliente y todo lo relacionado con el servicio solicitado.

Informar mensualmente a la Secretaría General –GIT de Servicio al Ciudadano sobre las acciones efectuadas diligenciando el formato vigente “Registro y Seguimiento de Quejas, Reclamos y Sugerencias

3.3. DE LAS DEPENDENCIA PROVEEDORAS

Responder por la calidad y oportunidad en la entrega de los productos y/o servicios requeridos por los clientes.

Elaborar las cotizaciones solicitadas por los clientes y responder por las descripciones de los productos y/o servicios contenidas en las mismas.

Llevar el control de las entregas parciales y totales de los productos y/o servicios facturados en el




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módulo de facturación e inventarios.

4. GLOSARIO

Cliente Cualquier persona natural o jurídica, hacia la cual está dirigido el producto y/o servicio resultante de un proceso.

Devoluciones Remesas devueltas por los clientes, por estimar que el IGAC no se ajustó a las condiciones pactadas en el pedido.

Efectividad Medición del grado de satisfacción de las expectativas del cliente. Cumplimiento de requisitos.

Producto Resultado tangible o intangible de un proceso entregado a un cliente interno o externo de la organización que contribuye a la satisfacción de una necesidad.

Servicio Es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente.

Servicio al Cliente Conjunto de actividades orientadas a satisfacer necesidades, requerimientos y expectativas de los clientes a través de los diferentes canales de comunicación de que dispone el IGAC.

Ventas en Consignación

Transacción económica mediante la cual el consignador envía las mercancías al consignatario para ser vendidas, conservando el dominio de las mismas hasta que se vendan.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

Ley vigente sobre Reforma Tributaria

Ley 1474 de julio de 2011 Estatuto Anticorrupción, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

Ley 962 de julio 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Ley 734 de febrero 5 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículo 34. “Deberes de todo servidor público” Numeral 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Numeral 6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio. Numeral 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. Artículo 35. Prohibiciones. Numeral 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Artículo 55. Sujetos y faltas gravísimas. Numeral 4. Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.

“Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

Decreto 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,




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procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Resolución vigente de precios de productos y servicios que produce y comercializa el IGAC.

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACION

Los ingresos por venta de productos y/o servicios constituyen parte de las rentas propias del Instituto y su recaudo se hace a través de la entidad bancaria autorizada, cuando el pago es en efectivo o cheque. El pago mediante tarjeta debito y crédito se canaliza a través del GIT de Comercialización y Ventas.

Los listados de precios que utilicen los funcionarios de la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información deben incluir en todas las hojas el número y la fecha de la resolución con la cual se establecen dichos precios, y llevar el visto bueno del coordinador del GIT Comercialización y Ventas.

Todos los servicios se deben prestar en el orden consecutivo de llegada teniendo en cuenta el turno.

Está prohibido para cualquier funcionario, recibir dinero o cheque por concepto de ventas de productos y/o servicios, excepto las generadas por venta de fotocopias, ventas efectuadas en ferias y/o eventos en los cuales participe el Instituto y las ventas en consignación, en cuyo evento el pago será según lo pactado, y el IGAC se encargará de recoger el cheque o efectivo en las fechas estipuladas.

Ninguna dependencia procede a elaborar un producto sin la correspondiente factura de venta generada por la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información.

Las órdenes de consignación y facturas de venta deben ser impresas del módulo de Facturación e Inventarios y en el aplicativo desarrollado para la expedición de Certificados Catastrales.

El GIT de Comercialización y Ventas comunica al cliente a través de los canales telefónico o correo electrónico que el producto y/o servicio está listo para su entrega, relaciona en el formato digital F16200-04 “Seguimiento a la entrega de servicios” los productos que estén listos y que a la fecha de su entrega aun no hayan sido reclamados, o que se encuentren listos para su entrega antes del tiempo establecido, esto con el fin de llevar el respectivo control.

El GIT de Comercialización y Ventas elabora un informe consolidado semestralmente en el que se relacionan los productos y/o servicios no reclamados por el cliente dentro del tiempo establecido de 30 días hábiles y que deberá ser remitido al GIT Centro de Información Geográfica en los meses de enero y julio de cada año. Dicho material será utilizado como repositorio o para venta en promoción.

Durante la jornada de atención al público, un funcionario del GIT de Comercialización y Ventas organiza y archiva las órdenes de consignación que generaron factura de venta de acuerdo a las TRD vigentes.

El funcionario responsable de Biblioteca elabora el consolidado diario de ventas de fotocopias; en el formato F16100-09 “Solicitud de productos o servicios” vigente, solicita al GIT de Comercialización y Ventas, la orden de consignación para el pago en la entidad bancaria autorizada y a su vez reclama la factura de venta, la cual queda como soporte del pago efectuado.

El IGAC está obligado a cobrar el valor del IVA sobre aquellos productos definidos por ley. Situación que debe ser clara para el cliente dentro de la Resolución de precios vigente.

El IGAC puede hacer entrega parcial de productos y/o servicios facturados y cada dependencia debe llevar el control.

Diariamente el GIT Comercialización y Ventas debe enviar al GIT Gestión Financiera (Contabilidad y Tesorería) la relación de las ventas, el reporte de ventas con tarjeta debito y/o crédito, el informe de cierre generado por el datafono y las fotocopias de los bauchers; la cual debe ir firmada por el




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funcionario que la elabora y por el Jefe de la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información, o coordinadores de los grupos internos de trabajo de la oficina.

El horario para el recaudo de pagos realizados por los usuarios en efectivo y/o cheque es el establecido por la entidad bancaria autorizada y para los recaudos con tarjeta debito o crédito el horario de atención será el estableció por el Instituto.

Cuando el GIT de Comercialización y Ventas o GIT Centro de Información Geográfica, requieran solicitar publicaciones para la venta, esta debe ser tramitada con el funcionario responsable de la bodega principal mediante el formato F16200-06 “Solicitud de publicaciones para venta” vigente.

En los casos en que el cliente extravié la factura original o presente una fotocopia de la factura al momento de reclamar el producto y/o servicio debe presentar los siguientes documentos de soporte:

Persona natural: -Autorización escrita a la persona que reclama el producto y/o servicio firmada por el cliente que figura en la factura.

-Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cliente que figura en la factura.

-Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona autorizada.

Persona Jurídica:

-RUT o copia del registro de cámara de comercio

-Autorización escrita a la persona que reclama el producto y/o servicio firmada por el Representante Legal de la empresa que figura en la factura.

-Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa que figura en la factura.-Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona autorizada.

El funcionario de la ventanilla debe relacionar los documentos soporte al momento de la entrega de producto y/o servicio en el formato F16200-03 “Control entrega de productos y servicios sin factura original” vigente para confirmar la entrega a satisfacción del mismo.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F16200-03 Control entrega de productos y/o servicios sin factura original

F16200-04 Seguimiento a la entrega de servicios

F16200-05 Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos

F16200-06 Solicitud de publicaciones para venta

F16200- 08 Reporte mensual de gestión integral de comercialización a nivel nacional

Orden de consignación (generada por el módulo de Facturación e Inventarios)

Factura de venta (generada por el módulo de Facturación e Inventarios)

Reportes. El módulo de facturación e inventarios genera reportes con información necesaria para desarrollar el proceso, medir la gestión y realizar mejoras.




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7. PROCEDIMIENTO - PASO A PASO

7.1. VENTAS AL PÚBLICO

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Dependencias proveedoras

1. Proporcionan información de acuerdo al producto y/o servicio requerido así:

Laboratorio Nacional de suelos: Análisis de muestra de suelos.

Agrología: Información Agrológica

Catastro: Información Catastral.

Centro de Información Geográfica: productos cartográficos, fotográficos, copias heliográficas, información geodésica e información de suelos.

CIAF: Sistemas de Gestión de información geográfica.

Ventanilla del GIT Comercialización y ventas: solicitud de publicaciones.

Atención al Cliente: fotocopias, certificados catastrales e información digital.

Biblioteca: fotocopias.

© Verificar que se atiende al cliente de acuerdo con el orden de llegada y se le suministra la información correcta según su necesidad.

2. Genera la orden de consignación, especificando claramente lo requerido y entrega al cliente.

© Comprobar que se diligencie y firma el formato F16100-09 “Solicitud de productos o servicios” (si es el caso)

GIT CIG y GIT Comercialización y Ventas

3. Ingresan los datos al módulo de facturación e inventarios y con base en la “Solicitud de productos o servicios” y con la resolución de precios vigente, generan la orden de consignación y la entrega al cliente para su revisión y firma. .

© Verificar que la información contenida en la “Solicitud de productos o servicios””, corresponda exactamente a la solicitada.

Remitir al cliente a la entidad bancaria autorizada para efectuar el pago.

GIT Comercialización y Ventas

4. Genera la Factura de venta y la entrega al cliente. se les comunica a las dependencias productoras.

© Verificar el recibido en la orden de consignación por parte de la entidad bancaria.

Dependencias Proveedoras

5. Ingresan permanentemente al módulo de facturación e inventarios, Generan las órdenes de producción, elaboran los trabajos solicitados o corrigen los productos y/o servicios devueltos por el cliente.

© Tener en cuenta que todos los servicios se deben prestar en el orden consecutivo de llegada.

6. Envían al GIT Comercialización y Ventas los productos y/o servicios elaborados para entregar al cliente a excepción del Laboratorio de Suelos.

© Verificar que se comunica al cliente telefónicamente que el producto y/o servicio está listo para su entrega cuando el cliente no cuenta con una dirección electrónica.




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7.1. VENTAS AL PÚBLICO


RELEVANTES

GIT Comercialización y Ventas, GIT Centro de

Información Geográfica ( Atención al Cliente),

Subdirección de Catastro, Subdirección de Agrología o

Laboratorio Nacional de Suelos

7. Entrega y sella la factura como ENTREGADO, sí el producto o servicio lo entrega el GIT Comercialización y Ventas, GIT Centro de Información Geográfica o Área de Atención al Cliente. Si lo hace el Laboratorio Nacional. de Suelos, este lo entrega personalmente haciendo firmar el libro de control; si lo hace mediante fax, archiva la colilla y si es por correo electrónico comunica, imprime y archiva el e-mail remisorio, si lo hacen las Subdirecciones de Catastro y Agrología, estas lo entregan previa presentación de la factura

© Llevar el control de las entregas parciales de productos y/o servicios.


8. Elabora el informe de ventas con destino al GIT Gestión Financiera.

© Verificar que el archivo está conforme a las TRD.

9. Archiva las órdenes de consignación, las copias de los bauchers, el informe de cierre diario y el reporte de ventas con tarjeta crédito y/o debito para efectos de control.

7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN


RELEVANTES


1. Realiza las visitas necesarias a los

establecimientos seleccionados con anterioridad

y sugiere al Jefe de Oficina de Difusión y

Mercadeo de Información, establecer o no el

vínculo comercial, evaluando la viabilidad y la

conveniencia para la entidad.

© Verificar el cumplimiento al plan de visitas

Establecer un plan de visitas previas con el fin de seleccionar el mercado potencial.

2. Informa al Jefe de la Oficina de Difusión y

Mercadeo de Información, sí el establecimiento

visitado está interesado en vender los productos

del IGAC.

Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo de Información

3. Aprueba el documento de compromiso en el que

se establecen las condiciones bajo las cuales se

rige este tipo de ventas.

© Verificar que el documento lleve las firmas correspondientes de las dos partes.


4. Ingresa al módulo de facturación e inventarios

los datos generales para crear la bodega o

librería (punto de venta), los responsables del

convenio, terceros, aprobación de entregas o

remisiones, costos, aprobaciones, pagos o

recibos de caja.

© Verificar que se ingresa toda la información al módulo de facturación e inventarios

ENTREGADO




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7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN


RELEVANTES


5. Elabora y entrega la remisión de las

publicaciones a comercializar al responsable

del convenio.

© Verificar que se detalla cada una de los productos requeridos.

6. Ingresa al módulo de facturación e inventarios

los datos relacionados en la solicitud de

publicaciones.

7. Alista los productos y los entrega al

establecimiento comercial.

© Verificar que lo entregado corresponde con lo solicitado.

8. Recibe la confirmación que lo entregado se

ajusta a la remisión. Mensualmente recibe por

los canales de comunicación telefónico, fax o

virtual el movimiento detallado de cada una de

los productos dejados en consignación

9. Ingresa en el módulo de facturación e

inventarios los datos con base en el reporte

mensual, elabora las facturas correspondientes

a los productos vendidos y los entrega al

establecimiento comercial.

© Verificar que se entrega el original de la factura.

10. Verifica la transferencia electrónica o reclama el

cheque y/o efectivo en el plazo establecido en el

convenio y realiza el pago.

11. Ingresa al módulo de facturación e inventarios y

cambia el estado de la(s) factura(s) de

pendiente a factura pagada

12. Genera el reporte de venta de mercancía en

consignación.

7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS (Donde no exista la infraestructura informática adecuada para la venta)


RELEVANTES

Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo de Información o

Coordinador GIT Comercialización y Ventas

1. Designa a un funcionario o contratista del GIT

Comercialización y Ventas, para que asista a la

feria o evento programado.




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7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS (Donde no exista la infraestructura informática adecuada para la venta)


RELEVANTES


2. Solicita los productos a la bodega principal de

ventas.

3. Diligencia el formato salida de bienes del

Instituto y remite para firma del Jefe de la

Oficina de Difusión y Mercadeo o Coordinador

del GIT Comercialización y Ventas.

© Verificar que se diligencia el formato salida de bienes del Instituto vigente.

4. Solicita servicio de transporte y se desplaza al

sitio del evento.

5. Recauda el dinero producto de las ventas

6. Diligencia el formato F16200-05 Venta de

productos y/o servicios en ferias y eventos

© Verificar que se diligencia el formato “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”.

7. Elabora la orden de consignación en el módulo

ERP facturación

8. Consigna los dineros recaudados en la entidad

financiera autorizada

9. Genera las facturas de venta según la

información relacionada en el formato “Venta de

productos y/o servicios en ferias y eventos”

10. Envía la factura a los clientes en formato PDF. © Verificar el medio de envío descrito en el formato “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”.

11. Devuelve los productos no vendidos a la

bodega principal de ventas.

12. Elabora el informe, consolida y reporta la

gestión realizada en el F-16200-08 “Reporte

mensual de gestión integral de comercialización

a nivel nacional” vigente.

Solicitar el comprobante de traslado respectivo.

© Verificar formato “Reporte mensual de gestión integral de comercialización a nivel nacional. Coordinador GIT de Comercialización y Ventas.

8. ANEXOS

° Flujograma Venta de Productos y/o Servicios Sede Central

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA




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VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

8

3. Se redefinieron algunas responsabilidades de los Grupos Internos de Trabajo de la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información respecto a los cambios generados en el proceso de facturación. Noviembre de

2012

5.1 Se incluye el Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

8

5.3 Se redefinieron normas de procedimiento de acuerdo con los nuevos lineamientos de facturación.

Noviembre de 2012

6.

Se deroga el formato F16200-02/11.V1 “Control recaudos en dinero ventanilla de facturación” ya que de acuerdo con los nuevos lineamientos de facturación no aplica, y se implementa el F16200-05/12.V1 “Venta de productos en ferias y eventos”

9. El procedimiento paso a paso se ajustó de acuerdo con los nuevos procedimientos de facturación y se incluyó el numeral 9.3. Venta en ferias y eventos.

9

Generalidad Se ajusta de acuerdo con manual de procedimientos “Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado ‘SGI”

Abril de 2015

3.2.

En cuanto a la elaboración de las órdenes de consignación se agrega en la responsabilidad 3, que estas son generadas por los GIT de la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información a excepción de las generadas en el laboratorio nacional de suelos, las cuales corresponden a los servicios prestados por el mismo.

6

Se ajustan los siguientes formatos de acuerdo con la guía G12100-01 “Presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI” Vigente:

- F16200-03 “Control entrega de productos y/o servicios sin factura original”

- F16200-04 “Seguimiento a la entrega de servicios”

- F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”

10 6

Se incluye el formato F16200-08 denominado “Reporte mensual de gestión integral de comercialización a nivel nacional”. Noviembre

de 2016 7 Se actualiza el paso a paso.

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACION Y VENTAS

Orlando Buitrago Ropero

VERIFICÓ METODÓLOGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Martha Inés Fernández Pacheco

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

Cesar Augusto Boxiga Sánchez

VALIDÓ Y APROBÓ OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

Paola Andrea Méndez Hernández

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea el Pilar Moreno Hernández

ANEXO 1 FLUJOGRAMA VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS SEDE CENTRAL


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Fecha Nov. de 2016

7.1 VENTAS AL PÚBLICO

Procesos

Dependencias Proveedoras GIT CIG y GIT Comercialización y Ventas Depndencias Proveedoras

GIT Comercialización y Ventas, GIT

Centro de Información Geográfica,

Subdirección de Catastro,

Subdirección de Agrología o LNS


Procesos Gestión Difusión y Comercialización Gestión Difusión y Comercialización Procesos

Proporcionan información de acuerdo al producto y/o

servicio requerido

1

Ingresan los datos al módulo de facturación e inventarios

3 7

Inicio

Entregan y sellan factura cono ENTREGADO

Ingresan permanentemente al módulo de facturación e

inventarios, generan las órdenes

de producción y elaboran los trabajos

5

Genera la factura de venta y la entrega al cliente

4

Genera la orden de consignación

2

F16100-09 Solictud de prodcutos o servicios

Envía al GIT Comercilaización y Ventas los productos y/o servicios para entregar al

cliente

6

Elabora el informe de ventas con destino al GIT Gestión

Financiera

Archiva las órdenes de consiganción con los soporte

de acuerdo a la TRD

8

9

Fin



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7.2 VENTAS EN CONSIGANCIÓN

Difusión y Comercialización Difusión y Comercialización Difusión y Comercialización Difusión y Comercialización

GIT Comercialización y VentasJefe Oficina de Difusión y Mercadeo de

Información GIT Comercialización y Ventas GIT Comercialización y Ventas

Realiza las visitas a los establecimientos seleccionados

Aprobar el documento de compromiso

3

Inicio

Informa si el establecimiento visitado está interesado en

vender los productos del IGAC

2

4

Ingresa al módulo de facturación e inventarios los datos para crear la bodega

5

Elabora y entrega la remisión de las publicaciones a

comercializar

7

8

Ingresa al módulo de facturación e inventarios los

datos de la solicitud

Alista y entrega los productos al establecimieno comercial

Recibe confirmación que lo recibido se ajusta a la remisión.

Mensulamente recibe movimiento

Fin

1

6

Ingresa al módulo de facturación e inventarios los datos según reporte mensual

Verifica transferencia electrónica o reclama cheque

y/o efectivo

Ingresa al módulo de factruración y cambia el estado de las facturas

Genera el reporte de venta de mercancia en consiganción

9

10

11

12



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7.3 VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS

Difusión y Comercialización Difusión y Comercialización Difusión y Comercialización Difusión y Comercialización

Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo

de Información o Coordinador GIT

Comercialización y Ventas

GIT Comercialización y Ventas GIT Comercialización y Ventas GIT Comercialización y Ventas

Solicita los productos a la bodega principal de ventas

2

Solicita servicio de transporte y se desplaza al sitio

4

Inicio

Diligencia el formato salida de bienes del IGAC para firma

9

Genera factura de venta

Envia factura cliente en formato PDF

11

12

Devuelve productos no vendidos a la bodega principal

de ventas

Elabora Informe Reporte mensual de gestión integral de

comercialización a nivel

nacional

Fin

Desigan a un funiconario o contratista del GIT

Comercialización y Ventas para

que asisita al evento o feria

1

10

F20600-02 Salida de biens del Instituto

3

Recauda el dinero producto de las ventas

Diligencia formatos F16200Venta de productos y/o

servicios en ferias y eventos

Actualiza el listado de recomendaciones médicas

5

6

7

F16200-05

Consigna los dineros recaudados en la entidad

financiera

8

F16200-08

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