MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares...

108
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Transcript of MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares...

Page 1: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Page 2: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,
Page 3: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

TABLA DE CONTENIDO

IntroducciónObjetivosMarco legalMarco conceptualNaturaleza jurídica, función social y actividades que desarrolla la Empresa de vivienda de Antioquia - VIVA

Naturaleza jurídica

Marco legal

Objeto social

Principios de contabilidad públicaGestión continuada

Registro

Devengo o causación

Asociación

Medición

Prudencia

Periodo contable

Revelación

No compensaciones

Hechos posteriores al cierre

Características de la información contableConfiabilidad

Razonabilidad

11

12

13

14

15

15

15

15

16

16

17

17

17

17

18

18

18

18

19

19

19

19

1

2

3

3.1

3.2

3.2.1

3.2.2

3.2.3

3.3

3.3.1

3.3.2

3.3.3

3.3.4

3.3.5

3.3.6

3.3.7

3.3.8

3.3.9

3.3.10

3.4

3.4.1

3.4.1.1

Page 4: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Registro total de las operaciones

Individualización de bienes, derechos y obligaciones

Reconocimiento de cuentas evaluativas

Objetividad

Verificabilidad

Relevancia

Oportunidad

Materialidad

Universalidad

Comprensibilidad

Racionalidad

Consistencia

Proceso contableActividades del proceso contable

Identificación

Clasificación

Registros y ajustes

Elaboración y presentación de los estados contables y

demás informes

Análisis, interpretación y comunicación de la información

Estados financieros básicosBalance general

Componentes del Balance General

Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental

Estado de cambios en el patrimonio

Estado de flujos de efectivo

Notas a los estados financieros básicos

Notas de carácter general

3.4.1.1.1

3.4.1.1.2

3.4.1.1.3

3.4.1.1.4

3.4.1.1.5

3.4.2

3.4.2.1

3.4.2.2

3.4.2.3

3.4.2.4

3.4.2.5

3.4.2.6

3.5

3.5.1

3.5.1.1

3.5.1.2

3.5.1.3

3.5.1.4

3.5.1.5

3.6

3.6.1

3.6.1.1

3.6.2

3.6.3

3.6.4

3.6.5

3.6.5.1

19

20

20

20

20

20

20

21

21

21

21

21

21

22

22

22

22

22

23

23

23

23

24

24

24

25

25

Page 5: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Notas de carácter específico

Políticas contables Fechas de cierres o de cortes

Principales políticas contables

Depósito en instituciones financieras

Deudores

Avances y anticipos entregados - Recursos entregados en

administración

Amortización anticipo

Otros deudores

Provisión para deudores

Inventarios

Propiedad, planta y equipo

Depreciación acumulada

Activos de menor cuantía

Actualización

Frecuencia de las actualizaciones

Excepciones a la actualización

Valorizaciones

Retiro de propiedad planta y equipo

Valor residual

Revisión de la vida útil

Otros activos

Bienes y servicios pagados por anticipado

Cargos diferidos

Bienes entregados a terceros

Amortización acumulada de bienes entregados a terceros

Activos intangibles

Pasivos

3.6.5.2

3.7

3.7.1

3.7.2

3.7.2.1

3.7.2.2

3.7.2.2.1

3.7.2.2.2

3.7.2.2.3

3.7.2.2.4

3.7.2.3

3.7.2.4

3.7.2.4.1

3.7.2.4.1.1

3.7.2.4.2

3.7.2.4.2.1

3.7.2.4.2.2

3.7.2.4.3

3.7.2.4.4

3.7.2.4.5

3.7.2.4.6

3.7.2.5

3.7.2.5.1

3.7.2.5.2

3.7.2.5.3

3.7.2.5.4

3.7.2.5.5

3.7.2.6

25

26

26

27

28

29

29

33

34

34

34

35

36

36

36

36

36

37

37

38

38

38

38

39

39

39

40

40

Page 6: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Cuentas por pagar

Intereses por pagar

Acreedores

Avances y anticipos recibidos

Recursos recibidos en administración

Obligaciones laborales y de seguridad social integral

Pasivos estimados

Provisiones prestaciones sociales

Provisiones diversas

Otros pasivos

Ingresos recibidos por anticipados

Gastos

Costos

Ingresos

Cuentas de orden deudora y adreedoras

Practicas contablesForma de elaborar las notas a los estados financieros

Conciliaciones

Bancarias

Recíprocas

Presupuestales

Cartera de clientes

Presentación de informes

Entidades de control

Contaduría General de la Nación

Contraloría General de Antioquia

Alta Dirección

Fechas de publicación o exhibición de la información contable

Libros oficiales de contabilidad

3.7.2.6.1

3.7.2.6.2

3.7.2.6.3

3.7.2.6.4

3.7.2.6.5

3.7.2.7

3.7.2.8

3.7.2.8.1

3.7.2.8.2

3.7.2.9

3.7.2.9.1

3.7.3

3.7.4

3.7.5

3.7.6

3.8

3.8.1

3.8.2

3.8.2.1

3.8.2.2

3.8.2.3

3.8.2.4

3.8.3

3.8.3.1

3.8.3.1.1

3.8.3.1.2

3.8.3.1.3

3.8.3.2

3.8.3.3

40

40

40

41

41

41

41

41

42

42

42

43

43

43

43

44

44

45

45

45

45

45

46

46

46

47

47

47

48

Page 7: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

48

48

48

48

48

48

49

49

50

50

50

50

51

52

53

54

54

55

55

55

55

56

56

57

58

59

60

61

62

62

Clasificación de los libros

Libros principales: el Diario y el Mayor

Libro Diario

Libro Mayor

Libros auxiliares

Forma de conservar los libros

Copia de seguridad

Tipos de comprobantes utilizados

Procedimientos contablesActivos

Efectivo

Caja

Caja menor

Depósito en instituciones financieras

Inversiones e instrumentos derivados

Rendimientos

Liquidación de intereses

No renovación

Renovación

Provisión para protección de inversiones (CR)

Inversiones patrimoniales en entidades no controladas

Deudores

Prestación de servicios

Avances y anticipos entregados

Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones

Recursos entregados en administración

Otros deudores

Provisión para deudores (CR)

Inventarios

Mercancías en existencias

3.8.3.4

3.8.3.4.1

3.8.3.4.1.1

3.8.3.4.1.2

3.8.3.4.2

3.8.4

3.8.5

3.8.6

3.9

3.9.1

3.9.1.1

3.9.1.1.1

3.9.1.1.1.1

3.9.2

3.9.3

3.9.3.1

3.9.3.2

3.9.3.3

3.9.3.4

3.9.3.5

3.9.3.5.1

3.9.4

3.9.4.1

3.9.4.2

3.9.4.3

3.9.4.4

3.9.4.5

3.9.4.6

3.9.5

3.9.5.1

Page 8: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Propiedad planta y equipo

Construcciones en curso

Edificaciones

Muebles, enseres y equipo de oficina

Equipos de comunicación y computación

Equipos de transporte, tracción y elevación

Depreciación

Actualización

Retiros

Reclasificación

Otros activos

Bienes y servicios pagados por anticipado

Cargos diferidos

Estudios y proyectos

Otros cargos diferidos

Bienes entregados a terceros

Amortización acumulada de bienes entregados a terceros (CR)

Valorizaciones

Pasivo

Cuentas por pagar

Adquisición de bienes y servicios nacionales

Intereses por pagar

Acreedores

Retención en la fuente e impuesto de timbre

Impuestos, contribuciones y tasas por pagar

Impuesto al valor agregado - IVA

Avances y anticipos recibidos

3.9.6

3.9.6.1

3.9.6.2

3.9.6.3

3.9.6.4

3.9.6.5

3.9.6.6

3.9.6.6.1

3.9.6.6.2

3.9.6.6.3

3.9.7

3.9.7.1

3.9.7.2

3.9.7.2.1

3.9.7.2.2

3.9.7.3

3.9.7.4

3.9.7.5

3.9.8

3.9.8.1

3.9.8.1.1

3.9.8.1.2

3.9.8.1.3

3.9.8.1.4

3.9.8.1.5

3.9.8.1.6

3.9.8.1.7

63

63

64

66

68

70

72

74

74

76

76

76

77

78

78

79

80

81

82

82

82

83

84

85

87

87

88

Page 9: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Recursos recibidos en administración

Otras cuentas por pagar

Salarios y prestaciones sociales

Pasivos estimados

Provisión para obligaciones fiscales

Provisión para contingencias

Provisión para prestaciones sociales

Otros pasivos

Recaudos a favor de terceros

Ingresos recibidos por anticipados

Patrimonio

Patrimonio institucional

Capital fiscal

Resultado del ejercicio

Superávit por valorización

Cuenta de orden deudoras

Derechos contingentes

Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos

Deudoras de control

Activos retirados

Deudoras por contra (CR)

Derechos contingentes por contra (CR)

Cuentas de orden acreedoras

Responsabilidades contingentes

Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos

Acreedoras por contra (DB)

Responsabilidades contingentes por el contra (DB)

3.9.8.1.8

3.9.8.1.9

3.9.8.1.10

3.9.8.2

3.9.8.2.1

3.9.8.2.2

3.9.8.2.3

3.9.8.3

3.9.8.3.1

3.9.8.3.2

3.9.9

3.9.9.1

3.9.9.1.1

3.9.9.1.2

3.9.9.1.3

3.9.10

3.9.10.1

3.9.10.1.1

3.9.10.2

3.9.10.2.1

3.9.10.3

3.9.10.3.1

3.9.11

3.9.11.1

3.9.11.1.1

3.9.11.2

3.9.11.3

89

90

91

92

92

93

94

95

95

96

97

97

97

98

99

100

100

100

101

101

102

102

103

103

103

104

104

Page 10: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,
Page 11: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

11

1. Introducción

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA es una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden departamental está sujeto a la aplicación de los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad Pública y al control de los diferentes órganos de vigilancia y fiscalización y a la rendición de cuentas por el manejo y uso de sus recursos. Conforme a lo anterior la información financiera debe presentar características cualitativas, al igual que ser oportuna, razonable, confiable, relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento para la toma de decisiones por parte de los usuarios internos y externos; relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos.

Las características cualitativas de la información financiera, buscan la representación razonable de la realidad económica de la entidad, en la medida que incluye todas las transacciones, hechos y operaciones financieras.

Para lograr el objetivo es importante contar con instrumentos normativos que guíen a los ejecutores de las actividades que participan en el proceso de registro, preparación y consolidación de informes financieros; dotarlos con el Manual de Políticas y Procedimientos contables con el objetivo de proporcionar a la entidad, los elementos necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones con criterio unificado.

Este manual se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparación y presentación de la información financiera, así como su interpretación y comparación para efectos de control y toma de decisiones, en cuanto contiene las políticas y prácticas contables adoptadas por la entidad tales como, las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de valores, forma de conservar los libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información a los entes de control y criterios de identificación, clasificación de las operaciones.

Para el desarrollo del Manual de Políticas y Procedimientos contables se tomó como base el Régimen de Contabilidad Pública y aplicación y desarrollo de la Resolución 357 del 23 Julio de 2008, de la Contaduría General de la Nación.

Page 12: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

12

2. Objetivos

Objetivo general

Elaborar el Manual de políticas y procedimientos de las actividades contables de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que intervienen en el proceso contable.

Objetivos específicos

Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control de las operaciones. Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas por VIVA sean vinculadas al proceso contable. Mantener actualizados los registros de los bienes, derechos y obligaciones a cargo de la VIVA. Garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental de VIVA se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública. Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables que se produzcan, sean de utilidad y satisfagan las necesidades de información de todos los usuarios tanto internos como externos. Servir de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia y permitir ejercer el control interno y externo y el seguimiento a la gestión de la entidad.

ALCANCE: Aplica para el desarrollo del proceso contable en las cuentas de balance (Activo, pasivo, patrimonio, cuentas de orden).

Page 13: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

13

3. Marco legal

El artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General de la Nación la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente, así como determinar las normas contables que deben regir en el país conforme a la Ley de acuerdo con el literal f) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996 es función del Contador - General de la Nación “Impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la Contabilidad Pública”.

De conformidad con el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996 corresponde a la Contaduría General de la Nación: …”Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad que deben regir en el país para todo el sector público”.

Los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

El artículo 3º de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operación de la respectiva Entidad.

El literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador General de la Nación tiene la función de diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme con la ley.

El literal r) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996 establece que la Contaduría General de la Nación tiene la función de “Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades señaladas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables”.

La Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997 ratificó las atribuciones constitucionales y legales del Contador General de la Nación de expedir normas de carácter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden al Contador General de la Nación y que están contenidas en el literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996.

Page 14: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

14

El Consejo de Estado, en sus fallos, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nación para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores públicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Sistema de Control Interno Contable.

El artículo 7° del Decreto 1914 de 2003 señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.

El fundamento del Modelo Estándar de Control Interno adoptado mediante Decreto 1599 de 2005, es promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura de Autocontrol.

El Decreto 1537 de 2001 dispone la regulación necesaria para establecer en el sector público una administración por procesos y la obligatoriedad de administrar los riesgos.

El Régimen de Contabilidad Pública, contiene la normatividad que deben aplicar las entidades contables públicas, el cual está integrado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos (adoptado mediante Resolución 356 de septiembre 5 de 2007) y la Doctrina Contable Pública.

La Resolución 357 del 23 de Julio de 2.008, adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

3.1. Marco conceptual

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, ha dado cumplimiento a la normatividad contable expedida por la Contaduría General de la Nación, aplicando el Régimen de Contabilidad Pública, así como los procedimientos establecidos en: Resoluciones, Cartas Circulares y demás normas concordantes. En desarrollo del artículo 354 de la Constitución Política, y los literales b) y c) del artículo 3 y el literal s) del artículo 4 de la Ley 298 de 1996, que son de obligatoria aplicación por parte de los entes

Page 15: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

15

públicos y tienen el propósito de garantizar la razonabilidad y la consistencia de las cifras consignadas en los estados contables.

Para garantizar la sostenibilidad y permanencia del Sistema Contable en la entidad y con el propósito de que se produzca información razonable y oportuna, se elabora este Manual, donde se describen las diferentes formas de desarrollar las actividades contables del ente, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos de los funcionarios que las ejecutan directamente.

3.2. Naturaleza Jurídica, función social y actividades que desarrolla de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA

3.2.1. Naturaleza jurídica

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA Empresa Industrial y Comercial del Estado es una persona jurídica del orden Departamental, dotado de autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio. Sus actuaciones se sujetarán a las reglamentaciones establecidas en la ley y en estos estatutos. Es, en consecuencia, sujeto de los derechos y obligaciones inherentes a la personalidad jurídica, de conformidad con las normas generales que para este tipo de entidades le sean aplicables.

3.2.2. Marco legal

Mediante la ordenanza No. 34 del 2001, se creó la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, como Empresa Industrial y Comercial de Estado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

3.2.3. Objeto social

Somos una empresa industrial y comercial del Estado, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y financiera, patrimonio independiente, vinculada al Despacho del Gobernador, y cuyo principal objetivo es: gestar,

Page 16: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

16

promover e impulsar todas las actividades comerciales, industriales de servicios y de consultoría, directa o indirectamente relacionadas con el desarrollo de planes, programas y proyectos de vivienda social, infraestructura y equipamiento comunitario en el departamento de Antioquia, cooperando con los municipios o sus entes descentralizados, mediante la aplicación de estrategias que induzcan o potencien la participación activa de los sectores público, privado y solidario, de los trabajadores y de los usuarios de las viviendas.

Por planes, programas y proyectos de vivienda social se entienden aquellos en

los cuales el objetivo principal es el fomento de la vivienda para las familias de menores ingresos; aquellos que incluyen proyectos de urbanización, de habilitación de terrenos e integración inmobiliaria, de construcción de redes e instalaciones de infraestructura y equipamiento integral, de construcción de vivienda nueva, de legalización y mejoramiento de vivienda, de desarrollo y renovación urbana y en general de todo tipo de acciones y actuaciones que conduzcan a la satisfacción de las necesidades habitacionales de las familias del Departamento.

3.3. Principios de contabilidad pública

Los principios de la contabilidad pública constituyen las pautas básicas o macro- reglas del proceso para la generación de información en función de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el Manual de Procedimientos y la doctrina contable.

Los principios de la Contabilidad Pública son: Gestión continuada, Registro, Devengo o Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Periodo Contable, Revelación, No Compensación y hechos posteriores al cierre.

3.3.1. Gestión continuada

Se presume que la actividad de la entidad contable pública se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad contable pública, deben observarse las normas y procedimientos

Page 17: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

17

aplicables para tal efecto.

3.3.2. Registro

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales se deben contabilizar de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública con base en la unidad de medida.

3.3.3. Devengo o causación

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del momento en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de éstos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del periodo.

3.3.4. Asociación

El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los costos necesarios para la ejecución de las funciones de cometido estatal y con los gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos.

Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, la información relacionada a la cuantía y origen se revelará en las notas a los estados financieros.

3.3.5. Medición

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización.

Page 18: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

18

3.3.6. Prudencia

Deben contabilizarse únicamente los ingresos realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con relación a los gastos no sólo deben contabilizarse en los que se incurre durante el periodo contable, sino también los potenciales desde cuando se tenga conocimiento.

3.3.7. Periodo contable

La entidad debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas sociales y ambientales y el patrimonio público bajo su control efectuando las operaciones contables de ajuste y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante las autoridades competentes podrán solicitar estados contables intermedios, e informes y reportes contables.

3.3.8. Revelación

Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad, los resultados del desarrollo del objeto social y la información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad de la entidad, información ésta que debe revelarse en las notas a los estados financieros. La información debe servir para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluaciones de acuerdo con sus necesidades y para informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad.

3.3.9. No compensaciones

No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos que integran el estado de actividad financiera, económica social y ambiental.

Page 19: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

19

3.3.10. Hechos posteriores al cierre

La información entre la fecha de cierre y la de presentación de los estados financieros, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacte en los estados financieros debe ser registrada en el periodo objeto de cierre o revelada por medio de los estados financieros.

3.4. Características de la información contable

Las características de la información contable son los atributos y restricciones que permiten diferenciarla de otra clase de información. La información contable pública está orientada a satisfacer las necesidades informativas de los usuarios, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad.

3.4.1. Confiabilidad

La información contable es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a través de un conjunto homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el uso y control de los recursos. Las características cualitativas que garantizan la confiabilidad son: razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad.

3.4.1.1. Razonabilidad

La información es razonable cuando se refleja la situación y actividad real de la entidad. La información debe representar con palabras y cantidades a la entidad y su evolución, teniendo en cuenta los siguientes elementos:

3.4.1.1.1 Registro total de las operaciones

VIVA debe realizar los registros contables de todas las operaciones económicas que la afecten. Por lo anterior se deben establecer los controles necesarios.

Page 20: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

20

3.4.1.1.2. Individualización de bienes, derechos y obligaciones

En la entidad se registran las inversiones, cuentas por cobrar, propiedades, planta y equipo, convenios y cuentas por pagar.

3.4.1.1.3. Reconocimiento de cuentas evaluativas

Los registros contables de depreciación, amortización, provisión y valorización se realizan de acuerdo a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.

3.4.1.1.4 Objetividad

La información contable es objetiva cuando su elaboración y presentación se fundamenta en la identificación y aplicación de los principios, normas y procedimientos ajustados a la realidad de la entidad.

3.4.1.1.5 Verificabilidad

La información contable es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad, a través de diferentes mecanismos de comprobación.

3.4.2. Relevancia

Consiste en seleccionar los elementos que permiten al usuario disponer oportunamente de la información contable, de acuerdo a sus objetivos y necesidades. La relevancia procura el equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad.

3.4.2.1. Oportunidad

Cualidad esencial que consiste en que la información llegue a manos del usuario en tiempos que le permita utilizarla en la toma de decisiones. Tener la información contable disponible para satisfacer las demandas de los usuarios en la medida que le permita evaluar la eficiencia y eficacia de dicha información.

Page 21: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

21

3.4.2.2. Materialidad

La información presentada en informes, estados y reportes contables debe contener aspectos importantes de la entidad y por tanto información relevante y confiable para tomar decisiones.

3.4.2.3. Universalidad

Corresponde al reconocimiento de la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales medidos en términos cualitativos y cuantitativos.

3.4.2.4. Comprensabilidad

La información contable es comprensible, si los usuarios se forman un juicio objetivo sobre su contenido, teniendo un conocimiento razonable sobre las actividades y resultados de la entidad, la información contable es comprensible si es racional y consistente.

3.4.2.5. Racionalidad

Es producto de un proceso racional y sistemático que reconoce y revela las transacciones, hechos y operación de la entidad, con base en un conjunto homogéneo, comparable y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos.

3.4.2.6. Consistencia

La información contable es consistente cuando se elaboran con criterios coherentes y uniformes.

3.5. Proceso contable

Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujo de recursos.

Page 22: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

22

3.5.1. Actividades del proceso contable

La estructura de los procesos financieros y contables tiene en cuenta las actividades propias de la gestión financiera y contable en orden cronológico y secuencial así:

3.5.1.1. Identificación

Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica y social y se debe contabilizar, con el fin que todos los hechos sean de conocimiento del área contable para su clasificación y registro oportuno.

3.5.1.2. Clasificación

De acuerdo con las características de la operación se determina, la ubicación en el Catálogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza, evaluando que el hecho financiero, económico o social cumpla con elementos propios a la cuenta en la cual se clasifica.

3.5.1.3. Registros y ajustes

Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos, se debe verificar la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable la cual debe ser consistente y confiable, antes de la revelación en los estados contables, para determinar las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones.

3.5.1.4. Elaboración y presentación de los estados contables y demás informes

Corresponde al resultado del proceso contable expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben presentar una discriminación básica adicional para la interpretación cualitativa y cuantitativa de los hechos realizados, para permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación para informar sobre el avance de planes, programas y proyectos.

Page 23: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

23

3.5.1.5. Análisis, interpretación y comunicación de la información

Corresponde a la lectura de los estados contables y demás informes complementarios con el fin de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de la entidad, desde las perspectivas financiera económica y social con el fin de soportar las decisiones relativas a la administración de recursos. Para el análisis e interpretación de la información se deben implementar indicadores útiles que revelen situaciones y tendencias.

3.6. Estados financieros básicos

De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, los entes públicos deben presentar los siguientes estados financieros básicos:

■■■■■

3.6.1. Balance general

Es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de los bienes, derechos y deberes y la situación del patrimonio.

3.6.1.1. Componentes del Balance General

Los componentes del Balance general son:

■■■

Balance General. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.Estado de cambios en el patrimonio. Estado de flujos de efectivo. Notas a los estados financieros.

ActivoPasivoPatrimonio

Page 24: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

24

Para su elaboración los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.

3.6.2. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental

Es un estado básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica social y ambiental de la entidad, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de la entidad, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado.

3.6.3. Estado de cambios en el patrimonio

Es un estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública de un periodo determinado a otro.

3.6.4. Estado de flujos de efectivo

Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por la entidad en desarrollo de sus actividades operativas, de inversión y financiación.

Activo corriente: comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo o que pueden realizarse o consumirse en un periodo menor a un año, contado a partir de la fecha del balance general. Activo no corriente: comprende los bienes y derechos que se adquieren con el fin de utilizarlos consumirlos o explotarlos y no la intención de comercializarlo. Pasivo corriente: comprende las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad, exigibles en un periodo no mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general. Pasivo no corriente: comprende las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad exigibles en un periodo mayor a un año, contado a partir del balance general. Patrimonio: cuentas representativas de los recursos asignados o aportados, las reservas y el superávit incluyendo las cesiones o derechos recibidos por los entes públicos.

Page 25: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

25

Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un periodo la capacidad de la entidad para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo.

3.6.5. Notas a los estados financieros básicos

Forman parte integral de los Estados Contables y tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precio y cantidades; así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cuantitativos o cualitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública Las notas a los estados contables son de carácter general y específico.

3.6.5.1. Notas de carácter general

Se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad pública, así como los aspectos que afectan o que pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y el proceso contable.

3.6.5.2. Notas de carácter específico

Tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable, estructura de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas en los siguientes aspectos:

■■■

Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Relativas a la evaluación. Relativas a los recursos restringidos y relativas a las situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas.

Page 26: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

26

3.7. Políticas contables

Para la preparación y presentación de los estados contables y por disposición legal, se observa el marco conceptual y el modelo instrumental establecido por la Contaduría General de la Nación En el proceso de identificación, clasificación, registro, valuación, preparación y revelación de los hechos financieros, económicos y sociales, derivados de la administración de los recursos públicos. VIVA aplicó a partir del 1º de enero del 2002 el Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 222 del 5 de julio de 2006, que derogó la Resolución 400 de 2000, y el Catálogo General de cuentas adoptado según la Resolución 555 del 1º de diciembre de 2006, modificado por la Resolución 356 de septiembre 5 de 2007 “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”.

Para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de sus estados contables, VIVA está aplicando el marco conceptual de la contabilidad pública y el catálogo de cuentas del Plan General de la Contabilidad Pública a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría Pública y la práctica contable de general aceptación establecida en Colombia, en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos soportes.

Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales se aplicó la base de causación. En la ejecución presupuestal de egresos se aplica igualmente el principio de causación, y en los ingresos de caja.

A continuación se describen las principales políticas contables empleadas:

3.7.1. Fechas de cierre o de cortes

Se realizaran los cierres mensuales, los cuales podrán ser modificados con autorización expresa del Contador de la entidad. En todo caso, salvo el cierre anual, los períodos de corte de información contable no sobrepasarán el 15 de cada mes.

Page 27: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

27

En lo que se relaciona con el corte anual, correspondiente al 31 de diciembre, VIVA se acoge a las fechas de cierre programadas por el Instructivo anual de la CGN, atendiendo los lineamientos de la Resolución 375 de 2007.

3.7.2. Principales políticas contables

Por cuanto la información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos propios y administrados, para cual se deberá revelar con razonabilidad la información que conforma los estados contables, se fijan las siguientes políticas:

■■■■

Anualmente se genera Resolución para constituir caja menor para atender gastos del funcionamiento y desarrollo de los diferentes convenios interadministrativos, por una cuantía mínima de dos (2) SMMLV, destinada exclusivamente para atender gastos generales, urgentes e imprescindibles de menor cuantía, en lo que corresponde al funcionamiento de la empresa y al desarrollo de los diferentes convenios que ejecute VIVA. Lo anterior, acorde con lo establecido en el Art. 5° de la Resolución 001 de enero 2 de 2012 emanada de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

No se podrán realizar las siguientes operaciones por caja menor:

■■

ActivoEfectivoCajaCajas menores

Fraccionar compras de un mismo elemento o servicios. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el manual interno de contratación y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

Page 28: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

28

■■■

3.7.2.1. Depósito en instituciones financieras

Está conformado por las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata de VIVA (recursos Propios), incluye además los recursos recibidos en administración del Departamento de Antioquia y otras entidades públicas y privadas integrantes de la mesa de vivienda de Antioquia, La custodia de los títulos (chequeras y demás valores) es responsabilidad del Coordinador Área Financiera y de Tesorería, para ello utilizará la caja fuerte de la entidad.

Toda apertura de cuentas de ahorro y corriente debe tener como soporte las cotizaciones teniendo en cuenta rentabilidad, seguridad, servicio, reciprocidad y exoneraciones de comisiones bancarias.

Para el manejo de los recursos Interadministrativos, siempre se debe abrir una cuenta de ahorros o depósito en el IDEA. Inversiones e instrumentos derivados.

La disponibilidad temporal de excedentes financieros permite estructurar un portafolio de inversiones, constituido por activos financieros que generan rentabilidad en papeles de renta fija. Las inversiones se hacen con criterios de transparencia, seguridad, rentabilidad, control, solidez, liquidez, diversificación del riesgo y sin ánimo especulativo para optimizar el manejo de los excedentes financieros de tesorería.

Estas inversiones temporales están reguladas por el decreto nacional 1525 de 2008, modificada por el decreto 2805 de 2009 y su aplicación en cabeza Director Jurídico Administrativo y Financiero y el Coordinador Financiero y de Tesorería.

Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley y sobre la nómina, cesantías y pensiones.Cambiar cheques.Efectuar gastos por servicios públicos. Pagar gastos que no contengan documentos de soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de planillas de control.

Page 29: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

29

El valor registrado en esta cuenta corresponde a Certificados de Depósito a Término Fijo de recursos propio y de los convenios.

Toda inversión que se realice con recursos propios o administrados es evaluada y aprobada por el Director Jurídico Administrativo y Financiero y el Coordinador Financiero y de Tesorería.

Las inversiones en certificados de depósitos a término fijo, se harán de acuerdo con el flujo de caja de cada convenio, la misma será mínimo a 90 días siempre y cuando la tasa sea igual o superior a la DTF vigente al momento de la inversión.

3.7.2.2. Deudores

Solo se reconoce como deudores aquellos derechos que estén amparados en actos administrativos, acuerdos de pago o conciliaciones amparados en un debido proceso.

La facturación de honorarios están supeditados a la ejecución presupuestal que es la base para el cálculo de los honorarios y a la emisión de informes de ejecución presupuestal, los cuales deben estar avalados por el interventor.

3.7.2.2.1. Avances y anticipos entregados - Recursos entregados en administración

El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento del costo en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, es decir, es la financiación por parte de VIVA de los bienes y servicios correspondientes para el contrato a ejecutar, según el caso, ya sea Contrato de Interventoría o Consultoría y Contrato de obra por las modalidades de precios unitarios reajustables y de administración delegada, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo por un monto igual al 100% del valor del anticipo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 119 del Decreto 1510 de 2013.

Page 30: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

30

En caso de Contratos de obra tenemos: Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA entregará un anticipo equivalente al treinta por ciento (30%) del valor inicial del contrato, el cual será amortizado mediante deducciones del treinta por ciento (30%) del valor de cada acta de pago mensual, hasta completar el 100% de la suma anticipada.

El valor del anticipo será entregado dentro de las dos (2) semanas siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorería de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA la orden de pago debidamente diligenciada y soportada, siempre que se cumplan los requisitos exigidos.

La constitución y aprobación de la garantía que ampara la correcta inversión y el buen manejo del anticipo, son requisitos indispensables previos para la entrega del mismo.

Conforme al Artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, el Contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que estos se inviertan exclusivamente en la ejecución del contrato.

La entidad fiduciaria deberá tener calificación AA o superior.

El contrato de fiducia (Patrimonio autónomo irrevocable para el manejo del anticipo) deberá contener las siguientes cláusulas:

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA será el Beneficiario Residual, a quien se debe entregar las sumas que no hayan sido utilizadas en la ejecución del contrato de obra. Será obligación de la fiduciaria entregar a la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA las sumas provenientes de los rendimientos generados por los recursos durante la vigencia del fideicomiso.La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA auditará la destinación de los giros que la fiduciaria realice con los recursos fideicomisitos, mediante la autorización de tales giros por el Interventor del contrato, los cuales deberán corresponder al plan de inversión del anticipo.

Page 31: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

31

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA estará autorizada expresamente para que en cualquier momento solicite informes a la fiduciaria sobre la ejecución del contrato de fiducia.En caso de terminación anticipada del contrato de fiducia o de obra, según el caso, el saldo depositado será reintegrado a la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA.Para establecer el plazo del contrato de fiducia, deberá tenerse en cuenta el cronograma de inversión del anticipo y en ningún caso podrá ser superior a la mitad del tiempo de ejecución del contrato.El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el Contratista y por lo tanto, bajo ninguna circunstancia ni los recursos depositados ni los rendimientos que ellos produzcan podrán utilizarse para cubrir los gastos y/o costos de la comisión fiduciaria.La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA en su calidad de beneficiario revisará y avalará por escrito el contrato de fiducia, previo a su suscripción verificando que el contrato reúna los requisitos mínimos aquí indicados.El valor del anticipo será entregado a la entidad fiduciaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorería de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA la orden de pago debidamente diligenciada y soportada y con copia del respectivo contrato de fiducia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos.El Interventor del contrato certificará el cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente numeral y la entrega de los rendimientos a la Tesorería de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, antes de autorizar los pagos posteriores.Los rendimientos financieros serán consignados dentro del mes que se entregó la cuenta de cobro y atendiendo a las fechas de corte establecidas por la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA para el recaudo de ingresos.Si el acta de inicio se suscribe dentro del trimestre, los rendimientos financieros correspondientes al trimestre que termine serán liquidados en el trimestre siguiente y de acuerdo a la programación establecida.

Page 32: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

32

Para la entrega del anticipo, debe realizarse el siguiente procedimiento:

El Contratista deberá presentar un Plan de Inversión del Anticipo, el cual deberá ser aprobado por el Interventor del contrato en forma previa a su desembolso. En dicho plan no se podrán incluir gastos de legalización del contrato. El Interventor deberá presentar en sus informes mensuales la relación de gastos efectuados de acuerdo con el Plan de Inversión aprobado. Los gastos con cargo a la cuenta de anticipo deberán estar soportados con las facturas correspondientes.La iniciación de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales no se hallan supeditados, en ningún caso, a la entrega del anticipo.En el caso de Concurso de Méritos: una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA entregará un anticipo equivalente al veinte por ciento (20%) del valor inicial del contrato, el cual será amortizado mediante deducciones del veinte por ciento (20%) del valor de cada acta de pago mensual, hasta completar el 100% de la suma anticipada.El valor del anticipo será entregado dentro de las dos (2) semanas siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorería de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA la orden de pago debidamente diligenciada y soportada, siempre que se cumplan los requisitos exigidos.La constitución y aprobación de la garantía que ampara la correcta inversión y el buen manejo del anticipo, son requisitos indispensables previos para la entrega del mismo.

Plan de Inversión del Anticipo: para el desembolso del anticipo El CONTRATISTA deberá presentar un Plan de Inversión del Anticipo, el cual deberá ser aprobado por el Interventor, con visto bueno del Coordinador del contrato.Destinación de los dineros entregados en Anticipo: los fondos de la cuenta del anticipo no podrán ser utilizados para ningún gasto de legalización del contrato, en razón a ello el Plan de Inversión del Anticipo no puede incluir gastos de legalización.

Page 33: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

33

3.7.2.2.2. Amortización anticipo

Representa el valor calculado para reconocer la disminución gradual del anticipo que entrega VIVA al contratista, por concepto de ejecución del contrato. Se amortizan durante el período en que se reciben los avances de servicio con los soportes que justifican tal anticipo.

Los fondos de la cuenta del anticipo sólo podrán ser utilizados para gastos propios del contrato, de conformidad con el Plan de Inversión del Anticipo aprobado por la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA. Los gastos deberán estar soportados con las facturas correspondientes. Por ningún motivo se aceptarán órdenes de compra o cotizaciones para justificar el anticipo. El Interventor deberá presentar en sus informes mensuales la relación de gastos efectuados de acuerdo con el Plan de Inversión aprobado por la CONTRATANTE.Entrega del Anticipo: el valor del anticipo será pagado dentro de las dos (2) semanas siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorería de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA. La orden de pago debidamente diligenciada y soportada. La constitución y aprobación de la garantía que ampara la correcta inversión y el buen manejo del anticipo, y su Plan de Inversión aprobado, son requisitos indispensables previos para la entrega del mismo.Manejo del Anticipo: El CONTRATISTA se obliga a realizar la apertura de una cuenta de ahorros a su nombre para el manejo exclusivo de dicho anticipo.Rendimientos del Anticipo: los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, serán consignados en la cuenta que indique la Tesorería de la Empresa de Vivienda - VIVA, en el momento de la liquidación del contrato, acompañado de copias de los extractos bancarios, previa verificación, seguimiento y control de estos rendimientos.En el caso de constituirse una fiducia, las comisiones serán a cargo del CONTRATISTA.La iniciación de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales no se hayan supeditadas, en ningún caso, a la entrega del anticipo.

Page 34: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

34

La amortización del anticipo se realizará como contractualmente se pacte, dado el caso que se establezca que se hará mediante un pago único, en este caso se deberá amortizar la totalidad del anticipo entregado. Con el último pago realizado al contratista, de ser el caso, se debe amortizar lo que reste por este concepto.

3.7.2.2.3. Otros deudores

Representa el valor de los derechos de VIVA por concepto de operaciones diferentes a las enunciadas anteriormente.

3.7.2.2.4. Provisión para deudores

Representa el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores.

El método a utilizar para la provisión será el general o alternativo el cual se basa en la estimación de un porcentaje sobre el total de los deudores que se consideran incobrables, con independencia de la situación particular de cada una de ellas, Este método toma en cuenta el comportamiento o experiencia en materia de recaudo de los deudores y establece rangos por edades de vencimiento. Para el efecto debe determinarse el porcentaje a aplicar como provisión en cada uno de los rangos definidos, sin exceder del valor del deudor.

Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor.

3.7.2.3. Inventarios

Representa el valor de los terrenos adquiridos por VIVA, con el objeto de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningún proceso de transformación, construcción o tratamiento.

Page 35: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

35

3.7.2.4. Propiedad, planta y equipo

Las propiedades, planta y equipo son los bienes tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente. Se registran inicialmente al costo de adquisición, conformado por las erogaciones necesarias para colocarlo en condiciones de utilización. El costo de adquisición se incrementa con las adiciones y mejoras.

3.7.2.4.1. Depreciación acumulada

Las propiedades, planta y equipo se registran al costo de adquisición o el de construcción, del cual forman parte los costos y gastos directos e indirectos causados hasta el momento en que el activo se encuentra en condiciones de ser utilizado.

La depreciación se calcula por el método de línea recta sobre el costo histórico, con base en la vida útil estimada de los activos según la Circular Externa 11 de noviembre 15 de 1996 de la Contaduría General de la Nación, así:

Las ventas y retiros de tales activos se descargan al respectivo costo neto y las diferencias entre el precio de venta y el costo neto se llevan a los resultados del ejercicio.

Los desembolsos por concepto de mejoras cuyo objeto es aumentar la eficiencia e incrementa la vida útil de los activos se capitalizan.

Page 36: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

36

3.7.2.4.1.1 Activos de menor cuantía

Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporen, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación, cuando el valor de adquisición sean por una suma inferior o igual a 50 UVT, se le dará el tratamiento anterior.

Cuando un activo de menor cuantía, tiene un valor inferior a la mitad del SMLMV, se lleva directamente al gasto.

3.7.2.4.2. Actualización

El valor de las propiedades planta y equipo es objeto de actualización mediante la incorporación del valor en libros con el costo de reposición o valor de realización.

3.7.2.4.2.1. Frecuencia de las actualizaciones

La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al cumplimiento de este plazo el valor en libros de las propiedades, planta y equipo experimenta cambios significativos con respecto al costo de reposición, o al valor de realización, debe hacerse una nueva actualización, registrando su efecto en el período contable respectivo.

3.7.2.4.2.2. Excepciones a la actualización

No es obligatoria la actualización de los bienes muebles cuyo costo histórico, individualmente considerado, sea inferior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes, ni de las propiedades.

■ El valor en libros: corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización.

Page 37: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

37

Para los bienes inmuebles se hará la actualización mediante avaluó técnico y para los bienes muebles se hará toma física de estos.

3.7.2.4.3. Valorizaciones

Las valorizaciones corresponden a la diferencia positiva entre el valor de mercado de los bienes inmuebles y el costo histórico en libros y determinado por los avaladores que contrate la entidad.

Si el avalúo técnico resulta inferior al costo histórico, la diferencia se contabiliza como menor valor de la valorización hasta agotarla, y cualquier exceso como provisión.

3.7.2.4.4. Retiro de propiedad y planta

Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los activos, el Comité Bienes y Servicios que toma decisiones para activos fijos, determinara los elementos que darán de baja teniendo en cuenta algunos de los siguientes aspectos:

■■■■■■

Costo de reposición: puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados, también puede determinarse mediante avalúo técnico. Costo valor de realización: puede establecerse mediante avalúo técnico el cual debe considerar entre otros criterios la ubicación, el estado, la capacidad productiva, situación de mercado grado de negociabilidad, obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes.

Bienes servibles no utilizables.Bienes no útiles por obsolescencia. Bienes no útiles por cambio o renovación de equipos. Bienes no útiles por cambios institucionales. Bienes inservibles por daño total - parcial. Bienes inservibles por deterioro histórico.

Page 38: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

38

El responsable elaborará una relación detallada de los elementos inservibles, obsoletos o los elementos que no cumplan con las características necesarias para su uso, y mediante Acta el Comité Bienes y Servicios registrará la baja de los elementos, soporte con el cual se efectúan los registros contables.

3.7.2.4.5. Valor residual

Los bienes al culminar su vida útil deben estar sujetos a un valor mínimo que constituye su valor residual, el cual será establecido por un técnico.

3.7.2.4.6. Revisión de la vida útil

La vida útil de las propiedades planta y equipo se revisaran anualmente y si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, podrá fijarse una vida útil diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectuó el cambio.

3.7.2.5. Otros activos

3.7.2.5.1. Bienes y servicios pagados por anticipado

Representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros, estos pagos deben amortizarse durante el periodo en que se reciban los bienes y servicios o se causen los costos y gastos.

El IVA en su totalidad se podrá llevar como descontable en el “período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en uno de los dos períodos bimestrales inmediatamente siguientes” (Articulo 496, Estatuto Tributario), este manejo sólo se podrá si los ingresos generados por esos bienes o servicios son gravados.

Las pólizas de seguros afectarán directamente la cuenta de costos o gastos respectiva, en la fecha de causación de la factura.

Las adquisiciones que tengan que ver con útiles y papelería se llevarán a la cuenta gastos papelería.

Page 39: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

39

3.7.2.5.2. Cargos diferidos

Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes y servicios, que con razonable seguridad proveerán beneficios económicos futuros en desarrollo de su actividad.

Los gastos diferidos deben amortizarse durante los periodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos.

Las erogaciones efectuadas por estudios y proyectos de preinversión se contabilizarán como un cargo diferido y se empezaran a amortizar cuando dichos proyectos generen ingresos, teniendo en cuenta el principio de asociación. El tiempo de amortización dependerá de la generación del ingreso, siempre guardando el principio de proporcionalidad.

3.7.2.5.3. Bienes entregados a terceros

Es el valor de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad entregados a terceros mediante contrato, para su uso administración o explotación que se deben restituir en condiciones establecidas en el contrato de comodato.

El proceso de bienes y servicios debe verificar que los bienes muebles entregados en comodatos estén incorporados en nuestros registros contables.

El área de Titulación y Predios debe verificar que los bienes inmuebles entregados en comodatos estén incorporados en nuestros registros contables.

Los bienes entregados a terceros se registran por su valor neto en libros.

3.7.2.5.4. Amortización acumulada de bienes entregados a terceros

Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales, registradas sobre los bienes entregados a terceros como consecuencia de la capacidad operacional que se produce en la utilización de los bienes por parte de terceros con base en el valor en libros de los bienes y los años de vida útil estimados.

Page 40: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

40

3.7.2.5.5. Activos intangibles

Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria sea confiable.

Para el desarrollo y ejecución de los proyectos de VIVA se podrán incorporar los activos intangibles formados, los cuales se han obtenido y consolidado a través del tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera ventajas comparativas frente a otras entidades, sean éstas públicas o privadas.

3.7.2.6. Pasivos

3.7.2.6.1 Cuentas por pagar

Para el registro de las cuentas por pagar se aplicará, el principio de causación contable que establece: “Los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que éstos ocurran, es decir en el periodo en que se reciba el bien o servicio y la afectación contable se efectúa conforme al procedimiento”.

3.7.2.6.2 Intereses por pagar

Representa el valor de las comisiones causadas originadas en la obtención de los registros necesarios por el desarrollo de las actividades. Solo se causan intereses debidamente amparados en los actos administrativos.

3.7.2.6.3 Acreedores

Corresponde a las obligaciones adquiridas por VIVA, en cumplimientos de sus funciones por conceptos de seguridad social y parafiscales, descuento de nómina, embargos judiciales, cheques no cobrados o por reclamar, honorarios y servicios de convenios interadministrativos.

Page 41: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

41

3.7.2.6.4 Avances y anticipos recibidos

Corresponden a los recursos recibidos por anticipado, en la relación contractual entre VIVA y terceros, susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo. Se amortizarán proporcionalmente durante los períodos en los cuales se produzca la contraprestación de bienes y servicios, con el fin de revertir las diferencias temporales que los originaron.

3.7.2.6.5 Recursos recibidos en administración

Valor recibido por la ejecución y administración de recursos de los convenios suscritos con los diferentes entes públicos, como el Departamento de Antioquia y sus distintas secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.

3.7.2.7. Obligaciones laborales y de seguridad social integral

Se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas legales, convenciones o pactos colectivos, así como las derivadas de la administración del sistema de seguridad social integral.

3.7.2.8. Pasivos estimados

Los pasivos estimados comprenden las obligaciones a cargo de la entidad contable, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medición monetaria confiable.

3.7.2.8.1. Provisiones prestaxiones sociales

Corresponde a las provisiones calculadas mensualmente en la liquidación de la nómina mensual de los conceptos cesantías, intereses cesantías, vacaciones, prima de vacaciones, prima de navidad, bonificaciones y prima de vida cara de cada uno de los funcionarios; saldo que al cierre de la vigencia es trasladado a la cuenta 2505.

Page 42: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

42

Los porcentajes para los conceptos de prestaciones sociales son los siguientes:

Se rige de acuerdo a la aplicación del Decreto No. 1919 del 27 de agosto de 2002, “Por el cual se fija el régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial”.

3.7.2.8.2. Provisiones diversas

Representa el valor estimado de las contingencias judiciales de acuerdo con el informe preparado por la Coordinación Jurídica de las obligaciones potenciales, litigios y demandas.

3.7.2.9. Otros pasivos

3.7.2.9.1. Ingresos recibidos por anticipados

Corresponden a los recursos recibidos por derechos adquiridos, en la relación contractual entre VIVA y terceros, susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo, los cuales no tienen un costo o gasto asociado y dando cumplimientos a los principios de causalidad, asociación y proporcionalidad no pueden ser registrados como ingresos.

Se amortizan proporcionalmente durante los periodos en los cuales se incurra en los costos o gastos asociados.

Page 43: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

43

3.7.3. Gastos

Toda erogación debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Así mismo los hechos económicos, deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran, es decir en el periodo que se reciba el bien o servicio. Toda erogación debe estar autorizada por el ordenador del gasto o funcionario autorizado y ajustarse al presupuesto.

3.7.4. Costos

Comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados directamente a la generación de ingresos por la prestación de servicios de la entidad durante el periodo contable. Los costos de operación constituyen los valores necesarios para la ejecución de los convenios suscritos con los diferentes entes públicos bajo la modalidad de administración delegada de los recursos, como el Departamento de Antioquia y sus distintas secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.

3.7.5. Ingresos

Son los derechos percibidos por VIVA en el período contable, originados en el desarrollo de su actividad principal. Las devoluciones y rebajas por estos conceptos se registran en cuentas separadas, como menor valor del ingreso.

3.7.6. Cuentas de orden deudora y acreedoras

Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representan la estimación de hechos o circunstancias que pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, así como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados. También incluye el valor originado en las diferencias presentadas entre la información contable pública y la utilizada para propósitos tributarios.

Page 44: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

44

3.8. Practicas contables

3.8.1. Forma de elaborar las notas a los estados financieros

Las notas a los estados contables básicos de VIVA se elaboran teniendo en cuenta lo indicado en el Régimen de Contabilidad Pública, considerando que es información adicional de carácter general y específico que los complementa y forman parte integral de los mismos.

En las notas a los estados contables de carácter general se hace referencia a las características, políticas, prácticas contables de VIVA, así como a los aspectos relevantes que afectaron o pueden afectar la información contable pública como:

■■■

Las notas a los estados contables de carácter específico como su nombre lo indica, se refieren a los hechos particulares sobre el manejo de la información contable, estructurados acorde al catálogo general de cuentas, que por su materialidad ameriten revelarse para que permitan conocer los elementos sobre el tratamiento contable en lo concerniente a los siguientes aspectos:

Naturaleza Jurídica y funciones de cometido estatal. Políticas y prácticas contables. Limitaciones y deficiencias generales de tipo administrativo u operativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras. Efectos y cambios significativos en la información contable.

Consistencia y razonabilidad de las cifras: se preparan cuando existen limitaciones o deficiencias que afectan la consistencia y razonabilidad de la información contable, tales, como bienes, derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posteridad a la fecha de cierre del período contable que puedan tener efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.Relativas a la valuación: en estas notas se consignan las bases particulares de medición adoptadas por VIVA para la cuantificación de sus operaciones que afectan la información contable pública.

Page 45: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

45

3.8.2. Conciliaciones

3.8.2.1. Bancarias

En el Instructivo para elaboración d conciliaciones bancarias, se establecen los responsables de efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorros de la Entidad, cuentas de recursos propios y de convenios interadministrativos.

3.8.2.2. Recíprocas

Trimestralmente se circularizan los derechos y obligaciones reciprocas existentes entre entidades públicas con miras a reportar a la CGN a través del chip los saldos.

3.8.2.3. Presupuestales

Para conciliar cuentas presupuestales y contable de las cuentas de los convenios interadministrativos con el fin de que hayan consistencias con lo ejecutado y pagado.

3.8.2.4. Cartera de clientes

Se elabora cartas de circularización solicitando un estado de cuenta a la fecha, con el fin de confrontar los saldos de clientes y la información registrada en el software

Relativas a recursos restringidos: en éstas se revelan los recursos líquidos, bienes, derechos y obligaciones, así como los gastos que en virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, incorporados a la información contable. Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas: en estas notas se relaciona la información adicional que permita efectuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden de VIVA.

Page 46: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

46

contable, para establecer diferencia y proceder a realizar los ajustes contables correspondientes.

3.8.3. Presentación de informes

3.8.3.1. Entidades de control

3.8.3.1.1. Contaduría General de la Nación

De conformidad con las normas vigentes, en desarrollo de uno de los elementos de la implementación del MECI, en cuanto al nomograma se refiere y que para el caso las expedidas por la Contaduría General de la Nación, los entes públicos deben presentar la siguiente información contable:

Page 47: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

47

3.8.3.1.2. Contraloría General deAntioquia

Se establece bajo las disposiciones previstas en la Resolución 213500001807 de 2013, artículos 61 al 66.

Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta con una participación estatal accionaria igual o superior al 50% del total del capital social efectivamente suscrito y pagado, Empresas Prestadoras de servicios públicos y otras del orden departamental y municipal.

3.8.3.1.3. Alta Dirección

Los estados financieros con sus respectivas notas a los estado financieros serán firmados por el representante legal y el contador para ser presentados a la Junta Directiva.

3.8.3.2. Fechas de publicación o exhibición de la información contable

En la página web de la entidad se publicarán los Estados financieros así:

■■

Anualmente los Estados Financieros Básicos, aprobados por la Junta Directiva. Mensualmente los Estados Financieros de períodos intermedios.

Page 48: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

48

3.8.3.3. Libros oficiales de contabilidad

Serán los establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, así:

3.8.3.4. Clasificación de los libros

Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

3.8.3.4.1. Libros principales: el Diario y el Mayor

3.8.3.4.1.1. Libro Diario

Presenta los movimientos débito y crédito de cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad.

3.8.3.4.1.2. Libro Mayor

Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes.

3.8.3.4.2. Libros auxiliares

Los libros auxiliares contienen el registro detallado de todas transacciones y operaciones del ente público por cuenta y por terceros; con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soportes.

3.8.4. Forma de conservar los libros

De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 2.9.2.4, la conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede

Page 49: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

49

efectuarse en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta, y la Ley 962 de 2005, “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”, en su artículo 28, consagra: “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

3.8.5. Copia de seguridad

El área de Sistemas realizará semanalmente copia de seguridad de la información contable y su conservación se hará de tal forma que garantice la reproducción exacta en caso de ser necesaria. La custodia estará cargo de la Dirección de Planeación Estratégica Profesional Universitario III.

3.8.6. Tipos de comprobantes utilizados

Se han diseñado comprobantes o documentos; de acuerdo a la particularidad de la entidad, teniendo en cuenta los requisitos mínimos requeridos por las normas contables y presupuestales.

Estos comprobantes son la fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente; en los cuales se indica: Número comprobante, número de asiento, fecha, descripción, cuentas afectadas, tercero, número factura, débito, crédito, base.

Page 50: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

50

Estos comprobantes son los que actualmente se utilizan en el sistema contable.

3.9. Procedimientos contables

3.9.1. Activos

3.9.1.1. Efectivo

3.9.1.1.1. Caja

Page 51: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

51

3.9.1.1.1.1. Caja menor

Estas serán constituidas de conformidad con la Resolución anual que emita el Director Jurídico Administrativo y Financiero de la Entidad, teniendo como fundamento lo señalado por la normatividad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se constituye para atender gastos que tengan el carácter de urgente.

Ningún gasto del rubro de caja menor cargo a la caja menor no podrá ser superior al 40% del valor constituido para la misma.La caja menor estará amparada con la respectiva póliza de seguro, con el fin de amparar posibles riesgos en su manejo.

Los reembolsos se harán cada vez que se haya consumido máximo el 70% del valor total de la misma a fin de esta no se agote.

Para efectos de la correspondiente legalización se deben cumplir los siguientes requisitos:

Los soportes relacionados deben ser originales, firmados o con sello por los proveedores de los bienes o servicios prestados o de quienes recibieron los recursos para los gastos, con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

Que la fecha de los gastos generados corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

Todas las cajas menores serán legalizadas a más tardar el 31 de diciembre de cada anualidad.

Registro contable de apertura:

Reembolso y legalización:

Page 52: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

52

3.9.2. Depósito en instituciones financieras

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. VIVA, posee cuentas Corrientes y de Ahorro de los recursos propios y recursos recibidos en administración del Departamento de Antioquia y sus distintas Secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia para realizar la ejecución de proyectos de vivienda e infraestructura en el departamento.

Registro contable reembolso caja menor:

Registro contable:

Page 53: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor de los depósitos efectuados mediante consignaciones traslados bancarios por los diferentes conceptos. El valor de las notas crédito expedidas por las entidades financieras por diferentes conceptos.El valor de los cheques girados que se anulen por no haber sido retirados de la entidad contable pública o que, habiendo sido retirados, no hayan sido cobrados en el tiempo fijado por las normas vigentes.

Se acredita con:El valor retirado o trasladado y de cheques girados a diferentes beneficiarios por diferentes conceptos. El valor de las notas débitos expedidas por las entidades financieras por conceptos tales como, gastos bancarios, cheques devueltos y pagos de obligaciones financieras.

3.9.3. Inversiones e instrumentos derivados

Representa el valor de los recursos colocados por VIVA en títulos valores de entidades nacionales, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado en sus condiciones contractuales, con el propósito de obtener utilidades por las fluctuaciones a corto plazo del precio. En caso de que VIVA posea estos títulos.

La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 110 - Depósitos en Instituciones.

■ Registro contable:

53

Page 54: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.3.1. Rendimientos

A continuación se muestra el registro contable de los rendimientos en inversiones de liquidez los cuales se actualizan con base en métodos establecidos por la Superintendencia financiera para estos instrumentos.

3.9.3.2. Liquidación de intereses

Si como resultado de la actualización el derecho se incrementa en mayor proporción que la obligación, el registro es el siguiente:

Si como resultado de la actualización el derecho se disminuye en menor proporción que la obligación, el registro es el siguiente:

Registro contable:

Registro contable:

54

Page 55: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.3.3. No renovación

3.9.3.4. Renovación

Al ser responsabilidad de Tesorería, esta hace los registros en el módulo de tesorería. Una vez realizado la adquisición del título, contabilidad procede a causar mensualmente los rendimientos de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Contaduría General de la Nación en el Manual de procedimientos sobre las inversiones.

3.9.3.5. Provisión para protección de inversiones (CR)

3.9.3.5.1. Inversiones patrimoniales en entidades no controladas

Representa el valor estimado de la contingencia de pérdida de las inversiones de administración de liquidez en títulos de deuda, cuando la metodología de actualización no considere el riesgo del emisor; de las inversiones con fines de política, para reconocer el riesgo del emisor; de las inversiones patrimoniales en entidades no controladas, por la aplicación de la metodología de actualización y por

55

Page 56: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

el ajuste al valor intrínseco. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5302-Provisión para Protección de Inversiones.

3.9.4. Deudores

3.9.4.1. Prestación de servicios

Representa el valor de los derechos a favor de VIVA, originados en la prestación de servicios, en el desarrollo de su objeto.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1407 Ingresos por administración de proyectos.

Se debita con:El valor facturado por los servicios prestados.

Se acredita con:El valor del recaudo total o parcial de las cuentas por cobrar. El valor de las cuentas por cobrar castigadas por incobrables una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes.

56

Registro contable:

Page 57: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.4.2. Avances y anticipos entregados

Representa el valor anticipado que VIVA entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento del costo en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, bajo contratos de interventoría o consultoría y contrato de obra.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401- Adquisición de bienes y servicios nacionales y 1110- Depósitos en instituciones financieras.

Se debita con:

El valor de los dineros entregados como avances y anticipos.

Se acredita con:

El valor de los anticipos aplicados, producto del cumplimiento de los convenios, contratos, entrega de bienes o con la legalización de los avances.El valor de las devoluciones de los anticipos.

57

Registro contable:

Registro contable:

Page 58: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.4.3. Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones

Representa el valor de los recursos a favor de VIVA por concepto de anticipos de impuestos, así como también los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas que serán solicitados en devolución o compensación en liquidaciones futuras.

En la subcuenta 142211- Impuesto de Industria y Comercio Retenido, deben registrarse las retenciones que hayan sido efectuadas a VIVA durante el período, las cuales tomará como pago anticipado del impuesto de industria y comercio de acuerdo con las disposiciones legales.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 4307 Prestación de Servicios.

Se debita con:

El valor de los dineros entregados como anticipo. El valor de las retenciones en la fuente practicadas a VIVA por los diferentes conceptos establecidos en la ley. El valor del impuesto de industria y comercio que haya sido retenido a VIVA.El valor de los traslados entre las diferentes subcuentas.

Se acredita con:

El valor de la aplicación del impuesto o contribución al período gravable al cual corresponda.El valor de las devoluciones obtenidas.

58

Page 59: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Los valores retenidos a título de impuesto de industria y comercio que se descuentan en la liquidación privada como anticipo y, los valores correspondientes a anulaciones y devoluciones.

3.9.4.4. Recursos entregados en administración

Representa el valor anticipado que VIVA entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento del costo en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, bajo contrato de interventoría o consultorio y contrato de obra por la modalidad de administración delegada.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1424- Adquisición de bienes y servicios nacionales y 1110- Depósitos en instituciones financieras.

Se debita con:

El valor de los recursos entregados. El valor de los ingresos obtenidos.

Se acredita con:El valor de los recursos reintegrados. El valor de los gastos generados. El valor de los activos adquiridos. El valor de los pasivos cancelados.

59

Registro contable:

Page 60: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.4.5. Otros deudores

Representa el valor de los derechos de VIVA por concepto de arrendamiento, enajenación de activos y otros deudores.

Se debita con:

El valor de los derechos que se originen por cada uno de los conceptos.

Se acredita con:

El valor de los recaudos totales o parciales de los derechos registrados en esta cuenta. El valor de los deudores que se castiguen por incobrables, una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes.

60

Registro contable:

Page 61: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.4.6. Provisión para deudores (CR)

Representa el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta XXXX-Provisión para Deudores.

Se debita con:

El valor de los deudores que se castiguen por incobrables una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes. El valor de los ajustes por provisiones en exceso.El valor de la disminución de la provisión al desaparecer la causa que la originó.

Se acredita con:

El valor de la provisión constituida para cubrir el riesgo de incobrabilidad.

61

Registro contable:

Registro contable:

Page 62: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.5. Inventarios

3.9.5.1. Mercancias en existencias

Representa el valor de los bienes adquiridos a cualquier título por VIVA, con el objeto de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningún proceso de transformación.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales.

Se debita con:

El valor de los bienes adquiridos para su comercialización, suministro gratuito o a precios económicamente no significativos. El valor de los ajustes por sobrantes de inventarios, devoluciones de mercancías vendidas y otros.

Se acredita con:

El costo de las mercancías vendidas. El valor de las mercancías devueltas a los proveedores. El valor de la mercancía determinada como faltante, o dada de baja por imperfectos, rotura, mermas y otros. El valor de las mercancías entregadas a cualquier título.

62

Registro contable:

Page 63: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6. Propiedad planta y equipo

3.9.6.1. Construcciones en curso

Representa el valor de los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cundo estén en condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública.

También se puede incluir los terrenos para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1420-Avances y anticipos entregados, 1637-Propiedades, planta y equipos no explotados, 1930-Bienes Recibidos en Dación de Pago, 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 3235-Superávit por Donación y 3255 Patrimonio Institucional Incorporado.

Se debita con:

El valor de los desembolsos imputables a la ejecución de las obras e instalaciones.El valor de los materiales recibidos para ser incorporados a las obras.El valor de los costos de endeudamiento capitalizables.El valor de las construcciones recibidas a cualquier título.El valor trasladado de la cuenta Propiedades, planta y equipo no explotados.

Se acredita con:

El valor en libros de las obras terminadas que se trasladen a la cuenta de activo correspondiente, cuando la obra se encuentre en condiciones de ser utilizada, con base en acta de entregada.El valor de los materiales y demás elementos sobrantes cargados a las obras o instalaciones, que se reintegren.El valor registrado en libros al momento de su enajenación o entrega a cualquier título.

63

Page 64: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.2. Edificaciones

Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier título por VIVA, para el desarrollo de su objeto. Se excluye el valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran, que deben registrarse en la cuenta correspondiente.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 1615-Construcciones en Curso, 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 1682- Propiedades de Inversión, 3235-Superávit por Donación, 3255-Patrimonio Institucional Incorporado, 1930- Bienes Recibidos en Dación de Pago y 1941-Bienes Adquiridos en Leasing Financiero.

Se debita con:

El costo de las edificaciones adquiridas a cualquier título, más todas las erogaciones en que se incurra para su adquisición.

64

Registro contable:

Page 65: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

El costo de las edificaciones adquiridas a cualquier título, más todas las erogaciones en que se incurra para su adquisición.El valor de las edificaciones que se reciban en calidad de donación, cesión o que se incorporen, una vez cumplidos los trámites de legalización correspondientes. El valor de las edificaciones trasladadas de otras cuentas. El costo de las adiciones o mejoras.

Se acredita con:

El valor en libros de los inmuebles vendidos, destruidos, demolidos, cedidos, donados o permutados. El valor de los inmuebles trasladados a mantenimiento o a propiedades de inversión.

65

Page 66: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.3. Muebles, enseres y equipo de oficina

Representa el valor de los muebles, enseres y equipo de oficina, de propiedad de VIVA, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su objeto social.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 1625-Propiedades, Planta y Equipo en Tránsito, 1635-Bienes Muebles en Bodega, 1636-Propiedades, Planta y Equipo en mantenimiento, 1941-Bienes Adquiridos en Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en Dación de Pago, 3235-Superávit por Donación y 3255-Patrimonio Institucional Incorporado.

Se debita con:

El costo de adquisición o producción de los muebles, enseres y equipo de oficina, más todas las erogaciones necesarias para su adquisición. El valor de los bienes que se reciban en calidad de donación, cesión, aporte o que se incorporen, una vez surtidos los trámites de legalización. El valor de las adiciones y mejoras. El valor de los bienes trasladados de otras cuentas.

Se acredita con:

El valor de los muebles, enseres y equipo de oficina que se enajenen o transfieran a cualquier título. El valor de los muebles, enseres y equipos de oficina retirados del servicio por deterioro, obsolescencia, destrucción, pérdida u otra causa. El valor de los muebles, enseres y equipo de oficina trasladados a mantenimiento.

66

Page 67: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

67

Registro contable:

Page 68: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.4. Equipos de comunicación y computación

Representa el valor de los equipos de comunicación y computación de propiedad de VIVA, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su objeto social.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 1620-Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje, 1625-Propiedades, Planta y Equipo en Tránsito, 1635-Bienes Muebles en Bodega, 1636-Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, 1941-Bienes Adquiridos en Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en Dación de Pago, 3120, 3235-Superávit por Donación y 3255- Patrimonio Institucional Incorporado.

Se debita con:

El costo del equipo de comunicación y computación adquirido a cualquier título, más todas las erogaciones en que se incurra para su adquisición. El valor del equipo de comunicación o computación que se reciba en calidad de donación, cesión, aporte o incorporación, una vez surtidos los trámites de legalización correspondientes. El valor de las adiciones y mejoras. El valor de los traslados de otras cuentas.

Se acredita con:

El valor de los equipos de comunicación y computación que se enajenen o transfieran a cualquier título. El valor de los equipos de comunicación y computación retirados del servicio por deterioro, obsolescencia, destrucción, pérdida u otra causa. El valor del equipo de comunicación y computación que se traslade a mantenimiento.

68

Page 69: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

69

Registro contable:

Page 70: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.5. Equipos de transporte, tracción y elevación

Representa el valor de los equipos de transporte, tracción y elevación de propiedad de VIVA, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su objeto social.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 1620-Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje, 1625-Propiedades, Planta y Equipo en Tránsito, 1635-Bienes Muebles en Bodega, 1636-Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, 1941-Bienes Adquiridos en Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en Dación de Pago, 3235-Superávit por Donación y 3255- Patrimonio Institucional Incorporado.

Se debita con:

El costo del equipo de transporte, tracción y elevación adquirido a cualquier título, más todas las erogaciones en que se incurra para su adquisición. El valor del equipo de transporte, tracción y elevación recibido en calidad de donación, cesión, aporte o incorporación, una vez surtidos los trámites de legalización. El costo de las adiciones y mejoras. El valor de los bienes trasladados de otras cuentas.

Se acredita con:

El valor de los equipos de transporte, tracción y elevación que se enajenen o transfieran a cualquier título. El valor del equipo de transporte, tracción y elevación que sea retirado del servicio por deterioro, obsolescencia, destrucción, pérdida u otras causas. El valor del equipo de transporte, tracción y elevación que se traslade a mantenimiento.

70

Page 71: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

71

Registro contable:

Page 72: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.6. Depreciación

Representa el valor acumulado por el reconocimiento de la pérdida de capacidad Operacional de la propiedad, planta y equipo por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5330-Depreciación de Propiedades.

Se debita con:

El valor acumulado de la depreciación que tengan los bienes a la fecha de enajenación, cesión, aporte u otra modalidad de retiro. El valor de la depreciación acumulada de los bienes retirados del servicio por deterioro, obsolescencia, destrucción, pérdida u otras causas.

Se acredita con:

El valor de la depreciación calculada periódicamente.

72

Page 73: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

73

Registro contable:

Page 74: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.6.1. Actualización

Si el costo de reposición o el valor de realización es mayor al valor en libros, la diferencia se registra así:

3.9.6.6.2. Retiros

Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los activos.

74

En caso contrario:

El exceso debe registrarse como gasto:

Page 75: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

75

La diferencia se registra así:

Cuando es un bien destruido o perdido:

En caso de haberse registrado valorizaciones:

El control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se registra en las cuentas de orden deudoras:

Page 76: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.6.6.3. Reclasificación

Los bienes inmuebles que se destinen a generar ingresos como producto de su arrendamiento.

Las depreciaciones provisiones y valorizaciones continuarán registrándose conforme a la naturaleza del bien. Los bienes destinados por VIVA para su uso, y a la vez para obtener ingresos por arrendamientos, no son objeto de reclasificación a la cuenta 1682-PROPIEDADES DE INVERSIÓN.

3.9.7. Otros activos

3.9.7.1. Bienes y servicios pagados por anticipado

Representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de contratación le permitan a VIVA hacer esta modalidad de pago, en desarrollo de objeto social.

Estos pagos deben amortizarse durante el período en que se reciban los bienes y servicios, o se causen los costos o gastos.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1110-Depósitos en Instituciones Financieras.

76

Los bienes perdidos respecto de los cuales se inicia un proceso de investigación para su recuperación:

Page 77: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor de los pagos anticipados por cada uno de los conceptos.

Se acredita con:

El valor de la amortización durante el período de causación del gasto o costo. El valor de los bienes y servicios recibidos, en cumplimiento de los contratos, los cuales deben ser registrados en las cuentas de activo o gasto que correspondan. El valor de la recuperación por la terminación anticipada de los compromisos contractuales.

3.9.7.2. Cargos diferidos

77

Registro contable:

Registro contable para la amortización:

Page 78: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.7.2.1. Estudios y proyectos

Representa las erogaciones efectuadas por estudios y proyectos de preinversión se contabilizarán como un cargo diferido y se empezaran a amortizar cuando dichos proyectos generen ingresos. El tiempo de amortización dependerá de la duración proyectada de cada uno de los proyectos, siempre guardando el principio de proporcionalidad con los ingresos generados.

3.9.7.2.2. Otros cargos diferidos

Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que proveerán beneficios económicos futuros.

Los cargos diferidos deben amortizarse durante los periodos en los cuales se espera percibir los beneficios de costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los periodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos.

Todos los bienes de consumo deben contar con ingreso a almacén; al momento de ser entregados para el consumo, se registran directamente al gasto.

El encargado de cada contrato de bienes; remitirá la factura del proveedor con los documentos soportes para la causación por contabilidad y Presupuesto, el funcionario de contabilidad revisará el comprobante de ingreso de Almacén, verificando la cuenta que afectó físicamente en el documento de ingreso de almacén y procede a realizar el registro contable de Causación.

La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales.

Se debita con:

El valor de los costos y gastos registrados en la etapa de investigación, estudio, desarrollo, organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha de estudios y proyectos de preinversión, hasta el momento en que empieza a generar beneficios. El valor del impuesto diferido originado por las diferencias temporales entre la contabilidad y las declaraciones tributarias.

78

Page 79: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se acredita con:

El valor de los gastos y costos causados periódicamente.

3.9.7.3. Bienes agregados a terceros

Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de VIVA entregados a terceros mediante contrato, para su uso, administración o explotación que deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos. En esta cuenta se registran los bienes que se entregan en comodato a las empresas, así como los que entreguen las empresas a entidades del gobierno general.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1605-Terrenos, 1640 -Edificaciones, 1655-Maquinaria y Equipo, 1665- Muebles, Enseres y Equipo de Oficina, 1670Equipos de Comunicación y Computación, 1675-Equipos de Transporte, Tracción y Elevación.

Se debita con:

El valor de los bienes entregados a terceros para su uso, administración o explotación.

Se acredita con:

El valor de la restitución de los bienes entregados y su reclasificación al activo correspondiente.

79

Registro contable:

Page 80: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.7.4. Amortización acumulada de bienes entregados aterceros (CR)

Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registradas sobre los bienes entregados a terceros, como consecuencia de la pérdida de capacidad operacional que se produce en la utilización de los bienes por parte de terceros, con base en el valor en libros de los bienes y los años de vida útil estimados.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5344 -Amortización de Bienes Entregados a Terceros.

80

Page 81: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor de la amortización acumulada que tengan los bienes al momento de su enajenación. El valor de la amortización acumulada de los bienes retirados del servicio por deterioro, destrucción, pérdida u otras causas. El valor de la amortización acumulada de los traslados de bienes que se efectúen a otros entes públicos.

Se acredita con:

El valor de la amortización causada periódicamente.

3.9.7.5. Valorizaciones

El valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas técnicas.

La contrapartida corresponde a la subcuenta de la cuenta 3240 -Superávit por Valorización.

Se debita con:

El exceso del valor intrínseco de las inversiones frente a su valor en libros. El exceso del valor de realización o costo de reposición de los bienes sobre el valor en libros.

81

Registro contable:

Page 82: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se acredita con:

El defecto del valor intrínseco de las inversiones frente a su valor en libros. El defecto del avalúo técnico de los bienes frente a su valor en libros. La valorización correspondiente a los bienes que sean vendidos, cedidos o dados de baja. La reversión de la valorización de las inversiones patrimoniales en entidades no controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se comience a ejercer influencia importante, y en consecuencia se aplique el método de participación patrimonial. La reversión de la valorización de las inversiones patrimoniales en entidades que entran en proceso de liquidación.

3.9.8. Pasivo

3.9.8.1. Cuentas por pagar

3.9.8.1.1. Adquisición de bienes y servisios nacionales

Representa el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por VIVA por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales, para el desarrollo de su objeto. En la subcuenta XXXXX-Proyectos de Inversión se registrará la adquisición de bienes y servicios identificados con proyectos específicos de inversión.

82

Registro contable:

Page 83: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el tipo de bien o servicio adquirido.

Se debita con:

El valor del pago parcial o total efectuado por cada uno de los conceptos.

Se acredita con:

El valor de las obligaciones que se adquieran por concepto de adquisición de bienes o servicios.

3.9.8.1.2. Intereses por pagar

Representa el valor de los intereses causados originados en la obtención de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5801-Intereses.

Registro contable:

83

Page 84: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor de la cancelación de los intereses causados.

Se acredita con:

El valor de los intereses causados.

3.9.8.1.3. Acreedores

Representa el valor de las obligaciones adquiridas por VIVA, en cumplimiento de sus funciones, por concepto de descuentos de nómina, servicios, seguridad social (pensión y salud), parafiscales, embargos judiciales, cheques no cobrados o por reclamar, riesgos profesionales, libranzas, honorarios, fondo de solidaridad y otros acreedores.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 5103- Contribuciones Efectivas, 5104-Aportes sobre la Nómina, 5111-Generales las subcuentas de las cuentas 1110-Depósitos en Instituciones Financieras.

Se debita con:

El valor del pago parcial o total efectuado por cada uno de los conceptos.

Se acredita con:

El valor de las obligaciones que se adquieran por los diferentes conceptos. El valor de los descuentos y aportes liquidados con base en la nómina de los empleados. El valor de los cheques girados no reclamados o que habiendo sido reclamados no se hicieron efectivos en el tiempo determinado por la entidad.

Registro contable:

84

Page 85: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.1.4. Retención en la fuente e impuesto de timbre

Representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención frente, a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto en los casos en los cuales no deban hacerlo por expresa disposición legal.

En la subcuenta 243625-Impuesto a las Ventas Retenido por Consignar debe registrarse el impuesto a las ventas retenido en la adquisición de bienes o servicios gravados, la cual deberá efectuarse en el momento del pago o abono en cuenta por los agentes de retención definidos en la ley.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el abono en cuenta por la adquisición de bienes y servicios y pagos laborales que generen retención en la fuente.

Se debita con:

Las consignaciones de los valores retenidos en favor de la administración tributaria. El valor por concepto de retenciones sobre el impuesto a las ventas, correspondiente a las devoluciones y anulaciones de operaciones de bienes o servicios gravados.

Se acredita con:

Los valores retenidos por VIVA por los diferentes conceptos. Los valores correspondientes a autorretenciones realizadas por los entes autorizados.

Registro contable:

85

Page 86: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

El valor retenido por concepto de IVA por las entidades contables públicas que son agentes de retención.

■ Registro contable:

86

Page 87: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.1.5. Impuestos, contribuciones y tasas por pagar

Representa el valor de las obligaciones a cargo de VIVA por concepto de impuestos, contribuciones y tasas, originados en las liquidaciones privadas y sus correcciones, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 5120-Impuestos, Contribuciones y Tasas.

Se debita con:

El valor de los pagos efectuados. Los valores compensados. El valor liquidado de los impuestos, contribuciones y tasas pendientes de pago.

3.9.8.1.6. Impuesto al valor agregado - IVA

Representa el valor que ha sido generado en la comercialización de bienes o prestación de servicios gravados, así como el valor descontable por la adquisición de bienes o servicios gravados, de acuerdo con las normas tributarias vigentes. Por tratarse de una cuenta corriente, puede generar un saldo a favor o a cargo de la entidad, producto de las diferentes transacciones realizadas.

La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas que registran las operaciones de compra y venta de bienes y servicios gravados que generen el impuesto.

87

Registro contable:

Page 88: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor del impuesto facturado a VIVA por la adquisición de bienes y servicios. El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios prestados. El valor pagado del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres. El valor de las retenciones debidamente certificadas que le hayan sido practicadas a la Empresa.

Se acredita con:

El valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios gravados. El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios comprados. El valor trasladado a la cuenta 1422-Anticipos o Saldos a Favor por Impuestos y Contribuciones. El valor de las retenciones correspondiente a las devoluciones y anulaciones de operaciones.

3.9.8.1.7. Avances y anticipos recibidos

Representa el valor de los dineros recibidos por las diferentes entidades, para la ejecución y administración de los convenios.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110- Depósitos en Instituciones Financieras.

Se debita con:

El valor de los anticipos aplicados, producto del cumplimiento de los contratos. La legalización de anticipos. El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.El valor de los dineros recibidos como avances y anticipos por VIVA.

88

Page 89: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.1.8. Recursos recibidos en administración

Representa el valor de los dineros recibidos por la ejecución de los convenios suscritos con los diferentes entes públicos bajo la modalidad de administración delegada de los recursos, como el Departamento de Antioquia y sus distintas Secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.

La contrapartida corresponde a las subcuentas 1110- Depósitos en Instituciones Financieras.

89

Registro contable:

Page 90: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor de los recursos reintegrados. El valor de los recursos aplicados, de conformidad con lo pactado. El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.El valor de los recursos recibidos.

3.9.8.1.9. Otras cuentas por pagar

Representa el valor de las obligaciones contraídas por la Entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, que no se encuentran clasificadas en las otras cuentas por pagar que tienen definiciones precisas.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110- Depósito en instituciones financieras.

Se debita con:

El valor de los pagos totales o parciales de los diferentes conceptos.

El valor de las obligaciones por los diferentes conceptos.

90

Registro contable:

Page 91: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.1.10. Salarios y prestaciones sociales

Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relación laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales.

La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 5101 - Sueldos y salarios. Cuando se trate de prestaciones que previamente debieron ser provisionadas, la contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 2715-Provisión para Prestaciones Sociales.

Se debita con:

El pago parcial o total de los salarios y prestaciones sociales. Los traslados a los fondos administradores de cesantías. El valor de las liquidaciones de nómina por cada uno de los conceptos. El valor trasladado de los pasivos por provisiones para prestaciones sociales.

91

Registro contable:

Page 92: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.2. Pasivos estimados

3.9.8.2.1. Provisión para obligaciones fiscales

Representa el valor estimado de los impuestos por pagar en el período siguiente sobre la base de los resultados del ejercicio en curso. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5313-Provisión para Obligaciones Fiscales.

Se debita con:

El valor de las liquidaciones definitivas reclasificado a las respectivas cuentas acreedoras.

Se acredita con:

El valor de las provisiones calculadas técnicamente para cada una de las obligaciones fiscales.

92

Registro contable:

Registro contable:

Page 93: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.2.2. Provisión para contingencias

Representa el valor estimado, justificable y cuya medición monetaria sea confiable, de obligaciones a cargo de VIVA, ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su situación financiera. Tal estimación deberá adelantarse mediante procedimientos de reconocido valor técnico, y no será aplicable a las obligaciones contingentes que cuenten con contragarantías, o sobre las cuales exista la opción de emprender procesos ejecutivos de recuperación. Dichos eventos se deberán reconocer en las respectivas cuentas de orden hasta tanto sean considerados como eventuales o remotos.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5314-Provisión para Contingencias.

Se debita con:

El valor de las obligaciones definitivas trasladadas a las cuentas acreedoras respectivas. El valor de la provisión constituida cuando desaparezcan las causas que la originaron.

Se acredita con:

El valor estimado de la contingencia de ocurrencia de eventos adversos.

Se cancelan las cuentas ya se con los fallos favorables o condenatorios.

93

Registro contable:

Page 94: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.2.3. Provisión para prestaciones sociales

Representa el valor estimado de las obligaciones de VIVA, por concepto de acreencias laborales no consolidadas, determinadas de conformidad con las normas vigentes, convencionales o pactos colectivos.

La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 5101 Sueldos y salarios.

94

Registro fallo condenatorio:

Pago de los créditos judiciales :

Page 95: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor del traslado de las provisiones a las correspondientes cuentas del pasivo. El valor de las provisiones constituidas cuando no se cumpla el lleno de los requisitos para ser exigible. El valor de las provisiones calculadas técnicamente por cada uno de los conceptos.

3.9.8.3. Otros pasivos

3.9.8.3.1. Recaudos a favor de terceros

Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, por concepto de deducciones a empleados, fondos AFC y derechos de participación, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las 1110- Depósitos en Instituciones Financieras.

Se debita con:

El valor del pago efectuado a la entidad contable pública, entidad privada o persona natural. El valor de la disminución de los derechos causados en la entidad contable pública. El valor de la aplicación del recaudo al concepto que corresponda.El valor de los dineros recibidos por los diferentes conceptos.

95

Registro contable:

Page 96: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.8.3.2. Ingresos recibidos por anticipados

Representa el valor de los recursos recibidos de manera anticipada, originados en la actuación por cuenta de terceros, los cuales no tienen un costo o gasto asociado, susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo, los cuales afectan los períodos en los que se produzca la contraprestación en bienes o servicios.

La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuenta 110-Depósitos en Instituciones Financieras.

Se debita con:

El valor de los ingresos causados en cada ejercicio. El valor de las devoluciones de ingresos recibidos por no haberse prestado el servicio o entregado la contraprestación correspondiente. El valor de los ingresos recibidos anticipadamente por los diferentes conceptos.

96

Registro contable:

Page 97: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.9. Patrimonio

3.9.9.1. Patrimonio institucional

3.9.9.1.1. Capital fiscal

Representa el valor de los recursos que han sido otorgado como aportes por el Departamento de Antioquia por medio de terreno y efectivo para la creación y desarrollo de su objeto, al igual que la capitalización de los excedentes generados como empresa Industrial y Comercial del Estado.

La contrapartida corresponde al tipo de recurso, bien o derecho recibido como aporte y las cuentas patrimoniales de las cuales se efectúen los traslados.

Se debita con:

El valor de las obligaciones reclasificadas de la cuenta 3255-Patrimonio Institucional Incorporado, al inicio del período contable. El valor de los activos trasladados a otra unidad, dentro de una misma entidad contable pública. El valor de los pasivos recibidos de otra unidad, dentro de una misma entidad contable pública.

Se acredita con:

El valor de los recursos asignados para la creación y desarrollo de la entidad contable pública.

97

Registro contable:

Page 98: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

El valor de los bienes y derechos reclasificados de la cuenta 3255-Patrimonio Institucional Incorporado, al inicio del período contable. El valor de las obligaciones condonadas. El valor de los pasivos trasladados a otra unidad, dentro de una misma entidad contable pública. El valor de los activos recibidos de otra unidad, dentro de una misma entidad contable pública. El valor de los excedentes financieros asignados al establecimiento público o a la empresa industrial y comercial del Estado no societaria, cuando así lo disponga la autoridad competente.

3.9.9.1.2. Resultado del ejercicio

Representa el valor del resultado obtenido por VIVA, como consecuencia de las operaciones realizadas durante el período contable, en desarrollo de las funciones de su objeto social.

La contrapartida de las subcuentas 323001-Utilidad o Excedente del Ejercicio y 323002-Pérdida o Déficit del Ejercicio corresponde a la subcuenta 590501-Cierre de Ingresos, Gastos y Costos.

98

Registro contable:

Page 99: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.9.1.3. Superávit por valorización

Representa el valor del aumento neto del valor en libros de los activos, determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas técnicas.

La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 1999-Valorizaciones.

Se debita con:

El valor de la valorización del activo vendido, dado de baja, trasladado o retirado del servicio. El valor de la disminución de la valorización del activo. La reversión del superávit por valorización de las inversiones patrimoniales en entidades no controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se comience a ejercer influencia importante, y en consecuencia se aplique el método de participación patrimonial.

Se acredita con:

El exceso del valor intrínseco de las inversiones frente a su valor en libros.

99

Registro contable:

Page 100: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

El exceso del valor de realización o costo de reposición de los bienes sobre el valor en libros.

3.9.10. Cuenta de orden deudoras

Se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que afecten la estructura financiera de VIVA. Incluye cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no inciden en la situación financiera, las utilizadas para control interno de activos, de futuros hechos económicos y con propósito de revelación, así como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos, costos y gastos, y la información tributaria. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito.

3.9.10.1. Derechos contingentes

3.9.10.1.1. Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos

Representa el valor de las demandas interpuestas por VIVA en contra de terceros. También incluye las pretensiones económicas originadas en conflictos o controversias que se resuelven por fuera de la justicia ordinaria.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.

100

Registro contable:

Page 101: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor estimado de las pretensiones económicas. El mayor valor estimado durante el proceso.

Se acredita con:El menor valor estimado durante el proceso. El valor de los derechos adquiridos en el proceso, momento en el cual debe reflejarse en el balance. La extinción de la causa que dio origen al proceso.

3.9.10.2. Deudoras de control

3.9.10.2.1. Activos retirados

Representa el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles. Así mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. También registra los derechos retirados por castigo, que a criterio de VIVA requieran ser controlados.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 891506-Activos Retirados.

101

Registro contable:

Page 102: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

Se debita con:

El valor de realización de los bienes. El valor de recuperación de los derechos.

Se acredita con:

El valor de disposición de los bienes. El valor de recuperación de los derechos.

3.9.10.3. Deudoras por contra (CR)

3.9.10.3.1. Derechos contingentes por contra (CR)

Representa el valor de la contrapartida a las cuentas clasificadas en el Grupo 81-Derechos Contingentes.

Se debita con:

El valor contabilizado por créditos en las cuentas de orden del grupo 81-Derechos Contingentes.

Se acredita con:

El valor contabilizado por débitos en las cuentas de orden del grupo 81-Derechos Contingentes.

102

Page 103: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.11. Cuentas de orden acreedoras

Se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias, compromisos o contratos, que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera de VIVA.

Se incluyen las cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio, de futuros hechos económicos y con propósitos de revelación, así como las cuentas que permiten conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos, patrimonio e ingresos, y la información tributaria. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito.

3.9.11.1. Responsabilidades contingentes

3.9.11.1.1. Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos

Representa el valor de la contrapartida a las cuentas clasificadas en el Grupo Representa el valor de las demandas interpuestas por terceros en contra de la entidad contable pública. También incluye las pretensiones económicas originadas en conflictos o controversias que se resuelven por fuera de la justicia ordinaria.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 990505-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Se debita con:

El menor valor estimado durante el proceso. El valor provisionado durante el proceso, momento en el cual se refleja en el balance. La extinción de la causa que dio origen al proceso.

Se acredita con:

El valor estimado de las pretensiones económicas. El mayor valor estimado durante el proceso.

103

Page 104: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

3.9.11.2. Acreedoras por contra (DB)

3.9.11.3. Responsabilidades contingentes por el contra (DB)

Representa el valor de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo 91-Responsabilidades Contingentes.

Se debita con:

El valor contabilizado por créditos en las cuentas de orden del grupo xx- Responsabilidades Contingentes.

Se acredita con:

El valor contabilizado por débitos en las cuentas de orden del grupo xx-Responsabilidades Contingentes.

104

Page 105: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

105

Page 106: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,
Page 107: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,
Page 108: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES · soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables,

EMPRESA DE VIVIENDA DE ANTIOQUIA - VIVA

Carrera 43 A Nº 34 - 95.Centro Comercial Almacentro - Torre sur piso 10.

Teléfono: 444 86 08www.viva.gov.co

[email protected]ín - Colombia