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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, PATRIMONIO

M.C. Rogelio Guillermo Garza Rivera

Rector

Dr. Santos Guzmán López

Secretario General M.C. Raúl Mario Montemayor Martínez

M.A.I. Homero Horacio Tamez Garza

Lic. Salvador González Núñez

H. Comisión de Hacienda

COMPENDIO

VIGENTE A PARTIR DEL 1°DE JULIO DE 2021


RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, PATRIMONIO

En la presente normatividad se establecen las políticas y procedimientos que como requisitos mínimos deben aplicar las Dependencias Universitarias para mejorar los Controles Internos. Sin embargo, las operaciones administrativas y financieras que se realicen deben sujetarse también a la aplicación de las leyes fiscales, reglamentos y/o convenios federales o estatales, públicos o privados y demás normatividad aplicable a la UANL. Es responsabilidad de los Directores de cada una de las Dependencias Universitarias, así como de su personal administrativo y operativo el implementar los controles internos y las acciones preventivas y/o correctivas necesarias para la mejora, y solicitar el apoyo de todos los departamentos de la Administración Central de la Universidad.

VIGENTE A PARTIR DEL 1°DE JULIO DE 2021


PARA EL CONTROL DE RECURSOS HUMANOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

1

Índice

Introducción 3

Objetivo general

Capítulo I 4

Fundamentos respecto al personal Académico y Administrativo de la Universidad.

Capítulo II 6

Del responsable de Recursos Humanos.

Capítulo III 19

De los puestos Académicos y Administrativos.

Capítulo IV 20

De las funciones del personal Universitario.

Capítulo V 24

De la compatibilidad de horarios del personal universitario.

Capítulo VI 28

De los sueldos y salarios del personal Universitario.

Capítulo VII 29

De los estímulos al Plan de Desarrollo Institucional y Asesorías por Servicios Internos.

Capítulo VIII 31

De los Honorarios.

Capítulo IX 33

Del Permiso Económico.

Capítulo X 36

De los días adicionales de descanso.

Capítulo XI 39

De la Licencia sin goce de sueldo


2

Capítulo XII 43

De las jubilaciones

Capítulo XIII 44

De las descargas por antigüedad de los profesores Universitarios

Capítulo XIV 45

De las Licencias Sindicales de los empleados Universitarios


3

Introducción

Objetivo general.

Establecer las políticas y procedimientos generales para el control del personal Académico y Administrativo de la Universidad, respecto a los conceptos de puestos, funciones, sueldos, salarios, honorarios y estímulos al Plan de Desarrollo Institucional, a efecto de vigilar su adecuada aplicación y cumplimiento en el desarrollo de la Gestión Administrativa.


4

Capítulo I

Fundamentos respecto al personal

Académico y Administrativo de la

Universidad.

Ley Orgánica

Titulo Segundo.

Funciones y Atribuciones.

Título Cuatro.

Gobierno.

Capítulo Segundo. De la Comisión de Hacienda.

Capítulo Tercero. Del Consejo Universitario.

Capítulo Cuarto. Del Rector.

Capítulo Quinto. De los Directores.

Estatuto General

Título Primero Disposiciones Generales

Capítulo I. De la Naturaleza y los fines.

Capítulo II. De los principios fundamentales de la Universidad.

Capítulo III. De la Docencia.

Capítulo IV. De la Investigación.

Título Segundo. De las Autoridades Universitarias.

Capítulo IV. Del Rector.

Capítulo V. Del Secretario General.

Capítulo VII. Del Director de cada Escuela o Facultad.

Capítulo VIII. De la Junta Directiva de cada Escuela o Facultad.


5

Título Tercero. De la Comunidad Universitaria.

Capítulo I. Del Personal Académico.

Capítulo III. Del Personal Administrativo.

Título Quinto. De los Reconocimientos y Estímulos.

Capítulo Único. De los Reconocimientos y Estímulos.

Título Sexto. De la Responsabilidad Universitaria.

Capítulo I. De las Faltas a la Responsabilidad Universitaria.

Capítulo II. De las Sanciones y su Aplicación.

Título Octavo. De los mecanismos de transparencia y rendición de cuentas de la Universidad.

Reglamento del Personal Académico de la UANL.

Reglamento Interior de Trabajo de la UANL.

Contrato Colectivo de Trabajo de la UANL.

Manual de Objetivos, Funciones y Servicios de la Dirección de Recursos Humanos

y Nóminas de la UANL.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento

Ley Federal del Trabajo

Ley General de Responsabilidad Administrativa

Ley General de Contabilidad Gubernamental.


6

Capítulo II

Del responsable de Recursos Humanos.

I. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Aportar estratégicamente al logro de los objetivos de gestión a través de una eficiente y efectiva administración del recurso humano de la Universidad, potenciando el crecimiento de las personas y el desarrollo de sus talentos.

II. GRADO ACADEMICO

Título profesional del área de Administración, Ciencias Sociales o afín.

III. RESPONSABILIDADES

1. El nombramiento para desempeñar el cargo de Responsable de Recursos Humanos, debe ser notificado a través de oficio, por el Director de la Dependencia (Anexo No. 1).

2. Determinar los requerimientos de personal Académico y Administrativo para su Dependencia.

3. Apegarse a los requisitos establecidos en el Manual de Objetivos, Funciones y Servicios de la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad y Normatividad Institucional vigente.

4. Reclutar el personal Académico de su Dependencia, con base al perfil establecido en el Reglamento del Personal Académico vigente.

5. Solicitar personal Administrativo a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad, para cubrir plazas vacantes en la Dependencia.

6. Asignar el horario completo al empleado Universitario, con base al puesto nominal asignado.

7. Elaborar en el Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (S.I.A.S.E.), a más tardar 5 días antes del inicio del período Académico, los horarios del personal Académico (Anexo No. 2) y de Grupos por carrera (Anexo No. 3) o por materia (Anexo No. 4), en caso de aplicar, así como del personal Administrativo (Anexo No. 5), los cuales se deben imprimir con las firmas correspondientes y mantenerlos bajo la custodia del Responsable de Recursos Humanos.

8. Utilizar los formatos de asistencia del personal Académico (Anexo No. 6) y Administrativo (Anexo No. 7), establecidos en el Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (S.I.A.S.E.), con la identificación de la dependencia y las firmas correspondientes.

9. Revisar que exista compatibilidad en el horario de los empleados que laboran en la Dependencia y fuera de ella, así como que exista un mínimo de una hora de diferencia para su traslado, entre las Dependencias Universitarias y otra Entidad Pública o Privada.


7

10. Elaborar los reportes de Asesorías por Servicios Internos y Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I.) establecidos en la Normatividad (Anexos No. 8, 9 y 10) respectivamente, en forma quincenal o mensual, en caso de aplicar, plasmando las firmas correspondientes.

11. Implementar los controles administrativos establecidos por la Dirección del Sistema de Estudios de Nivel Medio Superior, en los Centros Comunitarios que tienen participación con las Escuelas Preparatorias de la Universidad.

12. Solicitar la elaboración de los Contratos de Prestación de Servicios ante la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, así como requerir al prestador del servicio, los informes de avances y el entregable correspondiente en caso de aplicar.

13. Solicitar al área correspondiente dentro de la Dependencia, que se tenga actualizada la información de los usuarios que utilizan los diferentes Sistemas Institucionales.

14. Presentar deducciones nominales de inasistencias injustificadas, del personal ante la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad, a efecto de ser procesadas en la quincena inmediata posterior a la falta.

15. Integrar, actualizar y custodiar los expedientes personales de los trabajadores de la Dependencia, con la documentación establecida en el Capítulo VII del presente Manual de Recursos Humanos.

16. Tramitar los movimientos de altas, bajas, incrementos o disminuciones de horas, etc., ante la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad.

17. Informar oportunamente a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad, así como a las áreas internas involucradas, según corresponda, acerca de los empleados que causaron baja de la Dependencia.

18. Promover la capacitación del personal de la Dependencia, de acuerdo a las funciones de los empleados.

19. Atención de requerimientos de información solicitada al Director de la Dependencia por las autoridades de la Administración Central de la Universidad.

20. Cumplir con los requisitos regulatorios y los mecanismos de registro que permitan verificar que los trabajadores o prestadores de servicios, cumplen con las funciones, horarios y demás elementos según correspondan, que sirvieron de base para su contratación, a efecto dar cumplimiento a lo establecido en la Normatividad.

21. Escanear la información que contienen los expedientes de los empleados de la dependencia, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo VII, así como, recibos de sueldo, horarios semestrales, registros de asistencia, justificantes de inasistencia, etc., a efecto de resguardarlos para el archivo permanente, con base en lo establecido en las legislaciones fiscales aplicables, así como también las nóminas quincenales generadas.

22. Controlar y resguardar por un período mínimo de 6 años la documentación del empleado de la Dependencia relativa a horarios, registros de puntualidad y asistencia, comprobantes de justificantes de inasistencia y otros.

23. Elaborar el archivo electrónico semestral de cada empleado, a efecto de presentarlo durante las auditorías a la Dependencia, en el cual se establezca su horario de trabajo por cada uno de los puestos, debidamente firmados, registros de asistencia, los justificantes correspondientes en caso de inasistencias (Licencia Sindical, Incapacidad médica, miembro de Comité Académico, permisos, etc.) o las deducciones nominales, formato de compatibilidad de horario y el horario de su otro empleo, en caso de aplicar.

24. Aplicar los formatos de compatibilidad de horarios antes del inicio del semestre académico y solicitar los horarios del otro empleo, a efecto de asignar el horario de trabajo al empleado y evitar traslapes.


8

25. Elaborar los horarios del personal asignado en la nómina de su Dependencia y que se encuentre comisionado en otra dependencia, así como del que se encuentre laborando en su dependencia y está asignado en la nómina de otra dependencia Universitaria.

IV. REQUISITOS

1. Recibir el nombramiento otorgado por el Director de la dependencia para desempeñar el cargo y proporcionar copia a Auditoría Interna (Anexo No. 1).

2. Estar certificado por la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad, en el uso del Módulo de Recursos Humanos del SIASE.

3. El número de horas destinadas a la función asignada debe corresponder a los requerimientos de la dependencia.

V. EXPERIENCIA LABORAL

1. Mínima de 1 año en el área de recursos humanos.

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS 1. Conocimiento de la Normatividad Universitaria.

a. Ley Orgánica. b. Estatuto General. c. Reglamento del Personal Académico. d. Contrato Colectivo de Trabajo. e. Reglamento Interior de Trabajo.

2. Conocimientos generales y experiencia en el manejo del módulo de Recursos Humanos del Sistema de Información para la Administración de Servicios Educativos (SIASE).

3. Otras Legislaciones: a. Ley Federal del Trabajo. b. Ley General de Responsabilidad Administrativa. c. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. d. Otras Leyes y Reglamentos afines al Área.


9

Anexo No. 1

Oficio No.

Nombre del empleado.

Presente. -

De conformidad con las atribuciones que me concede la Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Nuevo León en su Artículo 30, Fracción V; y el Estatuto General de la misma, Artículo 105, Fracción VII, me permito designarlo:

RESPONSABLE DE: (RECURSOS HUMANOS, RECURSOS FINANCIEROS O PATRIMONIAL)

Este nombramiento se le otorga tomando en cuenta sus antecedentes personales, profesionales y universitarios.

Esperamos que esta designación favorezca los fines de nuestra Institución, quedo de usted.

Atentamente,

“ALERE FLAMMAM VERITATIS”

Cd. Universitaria, a ____ de ____________ de _______

Nombre y firma del Director

c.c.p. Auditoría Interna de la U.A.N.L.

c.c.p. Archivo.


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Anexo No. 2

DEPENDENCIA NOMBRE: No. EMPLEADO: PUESTO: R.F.C.: PERIODO ESCOLAR: TOTAL SEMESTRAL: TOTAL CLASE: TOTAL: ACADEMICO - ADMINISTRATIVAS DESCRIPCION: HRS. ASESORIAS: TUTORIAS: # SE PLAN TI GPO GD CVE NOMBRE CONTO HRS

HORA LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO M1 M2 M3 M4 M5 M6 V1 V2 V3 V4 V5 V6 N1 N2 N3 N4 N5 N6

OBSERVACIONES: _____________________________________ ______________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR O RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS MAESTRO


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Anexo No. 3

Horario de Grupo por carrera

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

DEPENDENCIA HORARIO DE GRUPO

PERIODO: DE: CARRERA: GRUPO: Horas:

# TI CVE. MATERIA MAESTRO HRS


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Anexo No. 4

Horario de Grupo por materia


DEPENDENCIA

REPORTE DE NIVEL DE GRUPOS

PERIODO: DE:


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Anexo No. 5

Horario de Personal Administrativo

(Nómina General y de Nueva Contratación)

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

PERÍODO:

NOMBRE: ____________________________________________________________

R.F.C.: _______________________________________________________________

PUESTO: _____________________________________________________________

TIPO DE NÓMINA: N.G. ______ N.C. ______

FECHA DE INGRESO: _ _ / _ _ / _ _ _ _ (dd/mm/aaaa)

HORARIO: ____________________________________________________________

FUNCIONES: __________________________________________________________

______________________________________________________________________

OBSERVACIONES: _____________________________________________________

______________________________________________________________________

________________________________ _________________________________

EMPLEADO RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS

N.G.=Nómina General N.C.=Nómina de Nueva Contratación


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Anexo No. 6


NOMBRE DE LA DEPENDENCIA ASISTENCIA DE CLASE ORDINARIA

PERÍODO ESCOLAR: _____________________ FASE: _________

DEPARTAMENTO DE PREFECTURA

ÁREA: ________________

FECHA: _________________________ DÍA: __________________ PREFECTO: _____________________ HORA: ________________

CARRERA CLAVE GRUPO MATERIA SALÓN No. EMPLEADO

NOMBRE FIRMA

Instrucciones de llenado: 1. Período Escolar: Corresponde al período Académico. 2. Fase: Subdivisión del período escolar, en caso de aplicar. 3. Fecha: Día, mes y año del semestre Académico. 4. Prefecto: Nombre del prefecto responsable del área. 5. Área: Distribución física de las áreas de la Dependencia (Edificio, extensión, etc.). 6. Día: Día de la semana. 7. Hora: Hora clase a supervisar (M1 7:00 a 7:50, M2 7:50 a 8:40, etc.). 8. Carrera: Carrera y Plan de Estudios registrados en el Departamento Escolar y de

Archivo de la Universidad. 9. Clave: Clave de la Materia. 10. Grupo: Grupo en el que imparte la clase el Maestro. 11. Materia: Nombre de la Materia que imparte el Maestro 12. Salón: El número del salón de acuerdo al Catálogo de áreas de la Dependencia. 13. No. Empleado: Número de empleado asignado por la Dirección de Recursos Humanos

y Nóminas de la Universidad. 14. Nombre: Nombre del maestro.


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Anexo No. 7


REPORTE DE ASISTENCIA TARJETA No.: No. DE EMPLEADO: NOMBRE: RFC: LUGAR DE TRABAJO: HORARIO: PUESTO:

FECHA ENTRADA SALIDA OBSERVACION OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Acepto que los datos de este reporte de asistencia son correctos.

________________________________________ F I R M A


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Anexo No. 8 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

Asesorías por Servicios Internos

DEPENDENCIA PERÍODO

AREA RFC CURP AP.

PATERNO AP.

MATERNO NOMBRE (S) ANTIGÜEDAD PTO HRS GDO IMPORTE

________________________________________ ______________________________________

Elaboró Revisó Nombre y Firma Nombre y Firma

Instrucciones de llenado: 1. Período: Corresponde a la quincena o mes, en su caso, que se está pagando. 2. Área: Clave numérica de la Dependencia. 3. R.F.C.: Incluir los 13 caracteres, sin espacios ni comas. 4. C.U.R.P.: Incluir los 18 caracteres, sin espacios ni comas. 5. Apellido paterno y materno: Establecer los apellidos paterno y materno en columnas

por separado. 6. Nombres: Establecer el nombre completo del trabajador, en una sola columna. 7. Antigüedad: Fecha de Ingreso del trabajador al puesto. 8. Puesto: Clave del puesto de acuerdo a las funciones que desarrolla el trabajador y

considerando el Catálogo de puestos y funciones de la Universidad. 9. Horas: Las horas que labora el trabajador semanalmente. 10. Grado: Aplica al personal con Licenciatura “4” y sin Licenciatura “3”. 11. Importe: Sueldo bruto del trabajador. 12. Establecer las firmas de Elaboró y Revisó.


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Anexo No. 9


Estímulos al P.D.I.

DEPENDENCIA PERÍODO

AREA RFC CURP AP.

PATERNO AP.

MATERNO NOMBRE (S) ANTIGÜEDAD PTO HRS GDO IMPORTE

________________________________________ ______________________________________

Elaboró Revisó Nombre y Firma Nombre y Firma

Instrucciones de llenado: 1. Período: Corresponde a la quincena o mes, en su caso, que se está pagando. 2. Área: Clave numérica de la Dependencia. 3. R.F.C.: Incluir los 13 caracteres, sin espacios ni comas. 4. C.U.R.P.: Incluir los 18 caracteres, sin espacios ni comas. 5. Apellido paterno y materno: Establecer los apellidos paterno y materno en columnas

por separado. 6. Nombres: Establecer el nombre completo del trabajador, en una sola columna. 7. Antigüedad: Fecha de Ingreso del trabajador al puesto. 8. Puesto: Clave del puesto de acuerdo a las funciones que desarrolla el trabajador y

considerando el Catálogo de puestos y funciones de la Universidad. 9. Horas: Las horas que labora el trabajador semanalmente. 10. Grado: Aplica al personal con Licenciatura “4” y sin Licenciatura “3”. 11. Importe: Sueldo bruto del trabajador. 12. Establecer las firmas de Elaboró y Revisó.


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Anexo No. 10


Concentrado Anual de Asesorías por Servicios Internos y Estímulos al P.D.I. DEPENDENCIA EJERCICIO

CONCEPTO E F M A M J J A S O N D Total ASESORIAS POR SERVICIOS INTERNOS DEL PERSONAL.

Confianza Administrativo Técnico Intendencia Personal Profesional Enfermería Docente

ESTÍMULOS AL P.D.I. AL PERSONAL

Confianza Administrativo Técnico Intendencia Personal Profesional Enfermería Docente

________________________________________ ______________________________________

Elaboró Revisó Nombre y Firma Nombre y Firma Instrucciones de llenado: 1. Ejercicio: Corresponde al período de enero a diciembre de cada año, el cual se llenará

cada mes. 2. Concentrar los importes mensuales de Asesorías por Servicios Internos y Estímulos al

P.D.I. de la Dependencia, de acuerdo a las cuentas contables establecidas en el Sistema de Contabilidad por Fondos.

3. Establecer las firmas de Elaboró y Revisó.


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Capítulo III

De los puestos académicos y

administrativos.

I. POLITICAS

1. Los puestos del personal deberán ser integrados en la estructura organizacional de cada Dependencia Universitaria.

2. Los puestos asignados al personal deberán corresponder de acuerdo a las funciones establecidas en el Tabulador General de Puestos y Salarios vigentes, de la Universidad.

3. Los aspirantes a ocupar puestos vacantes deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Manual de Objetivos, Funciones y Servicios de la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas vigente.

4. Para la contratación del personal extranjero se deberá cumplir con lo establecido en el Manual de Objetivos, Funciones y Servicios de la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTOS

1. El Organigrama debe reflejar los puestos asignados al personal que labora en la

Dependencia. 2. Los puestos que se asignan a los empleados de acuerdo a las funciones que realizan,

deben corresponder a los establecidos en el Tabulador General de Puestos y Salarios de la Universidad.

3. Las personas que aspiran a ocupar puestos vacantes deben cumplir con las disposiciones señaladas en el Reglamento Interior de Trabajo, Reglamento del Personal Académico y Sistema de Gestión de Calidad, en lo relativo al perfil y/o requisitos del puesto.

4. El Responsable de Recursos Humanos de la Dependencia debe notificar a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad, la necesidad de contratar personal extranjero para el desarrollo de sus funciones, a efecto de que la persona tenga vigente el documento migratorio requerido.


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Capítulo IV

De las funciones del personal Universitario.

I. POLÍTICAS

1. El personal deberá desarrollar funciones de acuerdo al puesto nominal asignado. 2. Los horarios de los trabajadores deberán corresponder a las necesidades del puesto

asignado. 3. El trabajador no deberá desarrollar dos funciones que tengan relación directa en un

proceso operativo. 4. El trabajador deberá notificar al Responsable de Recursos Humanos de la

Dependencia, cuando labore en otro trabajo. 5. Se deberá establecer un sistema de registro de asistencia a cada trabajador

Universitario, por la totalidad de las horas y puestos pagados. 6. Los registros de asistencia para el personal Académico y Administrativo deberán

establecerse en forma electrónica, preferentemente. 7. Cuando el empleado realiza ocasionalmente su función fuera de las instalaciones de

la Dependencia y no registra su asistencia, ésta podrá ser autorizada por su jefe inmediato.

8. Se deberá elaborar horario individual al personal comisionado, así como el Convenio correspondiente.

9. El trabajador deberá llenar el formato de Autorización de Permiso de Salida (Anexo No. 1) para ausentarse de su función dentro de su horario de trabajo y adjuntar el comprobante correspondiente.

10. El trabajador deberá solicitar al Responsable de Recursos Humanos, el formato de quinquenio establecido en el Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos (SIASE) para su llenado correspondiente (Anexo No. 1 del Capítulo X del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de Recursos Humanos).

11. En los cambios de Gestión Administrativa se deberá dar cumplimiento al Capítulo III de las Disposiciones Generales del Manual de Políticas y Procedimientos, para la asignación de funciones del nuevo personal operativo.

12. El personal operativo deberá estar certificado por la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad, en el uso del Módulo de Recursos Humanos del SIASE.

13. Se deberán registrar los proyectos de investigación en los que participen los profesores, registrados en el Sistema Nacional de Investigadores (SNI), ante la Dirección de Investigación de la UANL, así como en la Unidad de Vinculación o la Dirección de Investigación de la Dependencia e identificar las horas aplicadas a ellos, en el horario correspondiente.

14. Se deberán elaborar los acuerdos internos para la participación del personal en proyectos de las Unidades de Vinculación con Entidades Públicas y Privadas, e identificar las horas aplicadas en el horario correspondiente.


21

15. Se podrán asignar horas en línea a los profesores en su horario académico, sin afectar la disponibilidad presupuestal.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Las funciones que se asignan a los trabajadores, corresponderán a las características del puesto nominal.

2. Se asigna el horario completo al trabajador, de acuerdo a los requerimientos del puesto docente y no docente.

3. En la asignación de funciones se considera la independencia de criterios para desarrollar ésta, a efecto de que se realicen de manera eficiente.

4. El trabajador notifica al Responsable de Recursos Humanos cuando labora en otra Dependencia Universitaria y proporciona copia del horario, por otra parte, cuando labora fuera de la Universidad, proporciona copia del horario y deberá llenar el formato de compatibilidad correspondiente, a efecto de evitar traslape en sus horarios.

5. Los trabajadores Universitarios registran la asistencia a sus labores, en el sistema que la Dependencia tenga implementado, el cual se almacena por el tiempo establecido en la Normatividad.

6. El control de la asistencia del personal Académico a sus horas clase se realiza a través del “Reporte de clase ordinaria” y para las horas académico-administrativas, se encuentra el “Reporte de asistencia académico-administrativo” en el Módulo de Recursos Humanos, del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE), en lo que respecta a las horas en línea, se controlan a través de la Plataforma Nexus, así como también el sistema que la dependencia tenga establecido para el resto de las horas asignadas en los horarios de los profesores. Así mismo en lo que respecta, el personal Administrativo registra su asistencia en la tarjeta o el reporte quincenal o mensual que emite el sistema electrónico establecido en la Dependencia; los controles de asistencia antes señalados deben contener las firmas de conformidad por parte del empleado.

7. El jefe inmediato del empleado notificará al responsable de Recursos Humanos de la Dependencia, la justificación de la ausencia de registro asistencia del empleado a efecto de considerarla como asistencia.

8. Cuando un trabajador nominalmente está asignado en una Dependencia y se encuentra comisionado en otra, la primera Dependencia solicita la elaboración del convenio ante la Oficina de la Abogacía General, y ambas Dependencias elaboran el horario individual y establecen la observación correspondiente.

9. El formato de permiso para que el trabajador pueda ausentarse de su función dentro de su horario de trabajo, lo deberá autorizar el jefe inmediato y adjuntar el comprobante que justifique el permiso.

10. El formato de Quinquenio se elabora a través del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE) y se reporta a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, a efecto de justificar las inasistencias del empleado, de acuerdo a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo de la Universidad.


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11. El personal operativo de la administración que concluye su gestión, apoya durante 30 días como mínimo, al personal de la nueva administración, a efecto de capacitarlos en los procesos a realizar.

12. El personal operativo que utiliza el Módulo de Recursos Humanos del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE), asiste a la capacitación que proporciona la Dirección de Tecnologías de Información y recibe el certificado correspondiente.

13. Las horas de Investigación reflejadas en los horarios del personal Académico de las distintas Dependencias de la Universidad, deberán corresponder a proyectos registrados en la Dirección de Investigación de la Universidad, así como también Proyectos de Unidades de Vinculación o internos en las Dependencias.

14. Se elabora el acuerdo de los órganos internos de la Dependencia, para la autorización del personal docente y no docente que participa en los proyectos con Entidades Públicas y Privadas, con la finalidad de no afectar los programas de trabajo aprobados y se registran en los horarios del personal.

15. Las horas en línea que se asignan a los profesores como parte de su función docente, corresponden a las unidades de aprendizaje contempladas en los planes de estudios autorizados.


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Anexo No. 1 FOLIO Y/O REGISTRO

DE CALIDAD


NOMBRE DE LA DEPENDENCIA AUTORIZACION DE PERMISO DE SALIDA

NOMBRE: ___________________________________________________ PUESTO: ___________________________________________________ FECHA DE ELABORACIÓN: ____________________________________ FECHA SOLICITADA: _________________________________________ HORA SALIDA: ______________________________________________ HORA REGRESO: ____________________________________________ MOTIVO: ____________________________________________________

______________________________________ FIRMA DEL EMPLEADO

AUTORIZÓ ___________________________________

NOMBRE Y FIRMA

____________________________________ PUESTO

OBSERVACIONES: _______________________________________________________ Fuente: Reglamento Interior de Trabajo de la UANL


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Capítulo V

De la compatibilidad de horarios del personal

universitario.

I. POLITICA

Las personas que laboren o pretendan ingresar a prestar sus servicios en cualquier dependencia de la Universidad y que tengan un cargo o empleo público en alguna Institución o dependencia Estatal, Federal y/o Municipal, en el que perciba alguna remuneración deberá acreditar la compatibilidad de sus horarios. II. PROCEDIMIENTO

1. El personal que labora en la Universidad y el que aspira a ingresar a una

Dependencia Universitaria debe declarar por escrito bajo protesta de decir verdad en los “Anexos 1 o 2 “, si presta o no sus servicios mediante nombramiento o contrato en cualquier otra entidad de las consignadas en las fracciones III y VIII del Artículo 4° de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y Artículo 136 del Reglamento de la Ley Federal del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

2. El personal que labora en la Universidad y el qué presta sus servicios en otra entidad de las señaladas en el punto anterior, no se podrá designar o celebrar el contrato, hasta en tanto se determine que los empleos o contratos son compatibles,

3. El personal que labora en la Universidad o que aspira a ingresar a ella, debe solicitar en la entidad en que presta sus servicios, la certificación de los datos relativos al empleo que desempeña, a efecto de que la Dependencia Universitaria en la que labore o pretenda ingresar, determine la procedencia de la compatibilidad, y de ser procedente, se podrá designar el horario.

4. El responsable de Recursos Humanos es quien comprueba que el personal que labore o ingrese a prestar sus servicios, y que hubiere manifestado estar desempeñando otro empleo o prestando servicios profesionales en cualquiera otra, tengan como mínimo una hora para su traslado entre ambos empleos.

5. La Dependencia puede dejar sin efectos conforme a las disposiciones legales aplicables, todo nombramiento expedido o rescindir cualquier contrato celebrado o por celebrar si la persona declaró con falsedad no prestar sus servicios en cualquier otra entidad de las consignadas en las fracciones III y VIII del Artículo 4° de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

6. Los Directores de las Dependencias Universitarias a través de su área de Recursos Humanos, establecerán los mecanismos de registro que permitan verificar en todo tiempo que las personas estén cumpliendo con las funciones y/o actividades encomendadas, en los horarios y jornadas establecidos, y en su caso, promoverán la cancelación de alguna autorización ya emitida, cuando verifiquen que la persona no desempeña alguno o algunos de los empleos, o que los horarios indicados en dicho documento no son compatibles.


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7. El personal que desempeñe dos o más empleos o tenga celebrado dos o más contratos y que no sean compatibles, deberá optar por el que más le convenga y presentar la renuncia al otro empleo o dar por terminado los efectos del contrato.

8. Todo el personal que labore o aspire a ingresar a cualquier Dependencia Universitaria, deberá realizar lo siguiente: a. Recibir por parte de la dependencia el Anexo 1 o 2. b. Revisados los datos del inciso anterior, el responsable de Recursos Humanos de

la Dependencia se asegura que existe compatibilidad del horario. c. De ser compatibles, la dependencia asignará el horario al empleado.


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Anexo No. 1

_____________, N.L., a ________________

NOMBRE DIRECTOR DE DE LA U.A.N.L. PRESENTE. Con la finalidad de cumplir con lo previsto en las fracciones III y VIII del artículo 4 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y el artículo 136 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, bajo protesta de decir verdad manifiesto a Usted: Que actualmente no tengo vinculación contractual de trabajo con ninguna dependencia de la administración pública federal, estatal o municipal. Así mismo, será mi responsabilidad informar a la Universidad, si posterior a la fecha de elaboración del presente documento, me incorporo a laborar en alguna entidad pública y entregar por escrito una copia del horario que me fue asignado en ella, a efecto de demostrar la compatibilidad de horarios. Espero sea considerada mi anterior manifestación para los usos legales a que hubiere lugar.

ATENTAMENTE

___________________________ Nombre y firma

R.F.C._________________


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Anexo No. 2

_____________, N.L., a ________________

NOMBRE DIRECTOR DE DE LA U.A.N.L. PRESENTE. Con la finalidad de cumplir con lo previsto en las fracciones III y VIII del artículo 4 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y el artículo 136 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, manifiesto a Usted estar desempeñando otro empleo, cargo o comisión en otra institución pública:

El que suscribe C._____________________________________, manifiesto bajo protesta

de decir verdad, que actualmente tengo otra actividad laboral consistente en el puesto

de:__________________________________________________ en la Institución

_______________________________________________________________________,

ubicada en _____________________________________________________________,

en horario _________________________________________________________, el cual

se anexa.

Lo que manifiesto para los efectos legales a que haya lugar.

ATENTAMENTE

___________________________ Nombre y firma

R.F.C._________________


28

Capítulo VI

De los sueldos y salarios del personal

Universitario.

I. POLÍTICAS

1. Los sueldos de los trabajadores deberán estar asignados con base al Tabulador General de Puestos y Salarios de la Universidad.

2. Asignar la totalidad de la carga de trabajo al empleado, de acuerdo al puesto pagado en la nómina.

3. Se deberán realizar deducciones nominales de las inasistencias injustificadas del personal Académico y Administrativo.

II. PROCEDIMIENTOS

1. La asignación de los sueldos nominales corresponde a la Dirección de Recursos

Humanos y Nóminas de la Universidad, con base al Tabulador General de Puestos y Salarios de la Universidad.

2. El responsable de Recursos Humanos validar la carga de trabajo asignada a cada empleado, de acuerdo al puesto pagado en la nómina, al inicio del período Académico.

3. Cuando un trabajador Académico o Administrativo no justifica la inasistencia a sus funciones, el Responsable de Recursos Humanos realiza el trámite de deducción nominal ante la Dirección de Recursos y Nóminas, a efecto de que proceda en la siguiente quincena y no se refleje como daño patrimonial a la Institución.


29

Capítulo VII

De los estímulos al Plan de Desarrollo

Institucional y Asesorías por Servicios

Internos.

I. POLÍTICAS 1. Se deberán asignar las funciones al trabajador que recibe ingresos por el concepto

de Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional (PDI), de acuerdo a los requerimientos del puesto.

2. Los Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional que se otorga al personal administrativo, no deberán exceder del 40% del sueldo establecido en el Tabulador General de puestos y salarios de la Universidad.

3. Se deberá utilizar el formato de Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional (PDI), para el pago de los trabajadores.

4. Se deberá elaborar y asignar el horario al trabajador que recibe su pago por concepto de Asesorías por Servicios Internos.

5. Se deberá integrar un expediente del trabajador que recibe ingreso por el concepto de Asesorías por Servicios Internos.

6. El personal que perciba ingresos por el rubro de Asesorías por Servicios Internos, se deberá integrar al sistema de registro de asistencia de la Dependencia.

7. Al concluir el período de gestión de una administración, no se deberán otorgar estímulos al personal como finiquito por la función desarrollada.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Las funciones que se asignan a las personas que reciben Estímulos al Plan de

Desarrollo Institucional (PDI), se establecen de acuerdo a las necesidades de la función y al Catálogo de Puestos de la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas.

2. Los Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional (PDI), que se otorgan al personal administrativo por la responsabilidad de las funciones asignadas derivadas de su puesto nominal o por funciones distintas a éste, no debe exceder del 40 % del sueldo, sin embargo, si se otorga por un puesto diferente al nominal, deberá cubrir un horario y se le otorga el estímulo, con base al tabulador de Puestos y Salarios de la Universidad.

3. Utilizar el formato de Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I.) el cual, en sus montos, corresponde a las cifras reflejadas en sus registros contables.

4. Los horarios que se asignan al personal por concepto de Asesoría por Servicios Internos se elaboran en el Módulo de Recursos Humanos del Sistema Integral para


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la Administración de Servicios Educativos (SIASE) y el importe a pagar se realizan con base al Tabulador General de puestos y salarios de la Universidad.

5. Se integra un expediente del trabajador pagado a través de Asesorías por Servicios Internos, el cual se conserva por el tiempo que el empleado se encuentre laborando y al finalizar su relación laboral, proceder al respecto, de acuerdo a lo establecido en su Sistema de Gestión de Calidad.

El expediente deberá contener los siguientes documentos: a. Generales

• Fotografía • Acta de Nacimiento original. • Comprobante de domicilio. • Copia del máximo grado de estudios y cédula Profesional, en caso de aplicar. • Copia del R.F.C. • Copia del C.U.R.P. • Copia de la credencial de elector. • Copia de la cartilla del Servicio Militar. • Resultado original del examen médico. • Copia del permiso de la Secretaría Gobernación para personal extranjero. • Currículum Vitae del personal que participe en proyectos con Entidades. • Formato de compatibilidad de horarios.

b. Personal Académico • Dictamen del concurso de oposición

c. Personal Administrativo • Dos cartas de recomendación originales. • Carta original del Sindicato, excepto para el personal de Confianza.

6. El personal que perciba ingresos por el rubro de Asesorías por Servicios Internos, registra la asistencia a sus labores en el sistema que la Dependencia tiene implementado; así como también, el personal que recibe estímulos al Plan de Desarrollo Institucional (PDI), por un puesto nominal distinto al pagado, los cuales se almacenan por el tiempo establecido en la Normatividad

7. No se otorgar estímulos al personal como finiquito por la función desarrollada al término de la administración que concluye cuando el empleado sigue laborando en la universidad.


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Capítulo VIII

De los Honorarios.

I. POLITICAS

1. Se deberá elaborar un Contrato de Prestación de Servicios para las personas físicas que presten Servicios Profesionales a la Universidad.

2. El responsable de Recursos Humanos de la Dependencia deberá asegurarse que el Contrato de Prestación de Servicios se encuentre debidamente presupuestado.

3. Los contratos de Prestación de Servicios Profesionales no deberán exceder del cierre del ejercicio fiscal, así como del periodo de gestión del Director, en caso de aplicar.

4. Los Contratos de Prestación de Servicios a celebrar, no deberán contener cláusulas en las que se puedan presumir existencia de una relación laboral entre la institución y el prestador de servicios.

5. Se deberá cumplir con los montos máximos establecidos en el Capítulo XVII del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de los Ingresos y Egresos, en lo que respecta a los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales.

6. Se deberá verificar que el personal contratado bajo el régimen de Honorarios, tenga los conocimientos y la experiencia necesaria para la prestación del servicio.

7. Se deberán solicitar reportes de actividades a los prestadores de servicios para verificar el cumplimiento de los Contratos de Honorarios.

8. Se deberá obtener el entregable del servicio, derivado del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales.

II. PROCEDIMIENTOS

1. El responsable de Recursos Humanos de la Dependencia solicita mediante oficio a la

Oficina de la Abogacía General de la Universidad, la elaboración del Contrato de Prestación de Servicios; y solicita la copia del documento, a efecto de realizar el seguimiento correspondiente.

2. Previo a la elaboración del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, el responsable de Recursos Humanos de la Dependencia revisa que se encuentre registrado en el Presupuesto Basado en Resultados, en caso de aplicar.

3. Los Contratos de Prestación de Servicios, se elaboran en un período regular de enero a diciembre, o por un período menor a este, sin exceder del 31 de diciembre del año correspondiente.

4. La Dependencia se abstiene de exigir al prestador del servicio, lo siguiente: a. Que se registre su asistencia. b. Que realice los trabajos objeto del contrato, en un área determinada de sus

instalaciones. c. Que se sujete a un horario. d. Que atienda órdenes giradas por escrito


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e. Que se ostente como personal de la Institución. f. Que, para la prestación de los servicios, se sujeten a la subordinación de un

servidor público de la institución. En el caso del personal que se encuentra registrado en las nóminas institucionales la relación laboral continua.

5. El monto pactado para la contraprestación de servicios establecida en un contrato, no excede de los límites autorizados de acuerdo al Tabulador de Sueldos y Salarios de la Universidad.

6. Solicitar la documentación que acredite los conocimientos y la experiencia necesaria para llevar a cabo la prestación del servicio requerido por la Dependencia Universitaria, a efecto de integrarlo en el expediente correspondiente.

7. Los prestadores de servicio contratados bajo el régimen de Honorarios presentan un reporte de actividades mensuales, los cuales quedarán bajo su guarda y custodia de las Dependencias.

8. La Dependencia solicita el entregable derivado del Contrato de Prestación de Servicios, al finalizar el plazo establecido en el Contrato.


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Capítulo IX

Del Permiso Económico.

I. POLITICA

El trabajador tendrá derecho a un permiso económico semestral con goce de sueldo por cuatro días hábiles cada uno, cuando existan causas justificadas, de acuerdo a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo y el Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTO

1. Cuando el trabajador cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad, podrá solicitar un permiso económico ante el responsable de recursos humanos de la dependencia (Anexo No. 1).

2. El responsable de Recursos Humanos de la dependencia, le proporciona al trabajador la solicitud de permiso económico y tramita la autorización, ante el director de la dependencia.

3. Una vez autorizado el permiso económico por el director de la dependencia, se anexan los comprobantes que el trabajador presente, de acuerdo a los requisitos establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo de la UANL.

4. El formato de permiso económico formará parte del expediente del trabajador de la dependencia por el tiempo establecido en la Normatividad.


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Anexo No. 1

RC–RHE/8-005

REV:01–01/18

PERMISOS ECONÓMICOS PARA TRABAJADORES UNIVERSITARIOS

De acuerdo a lo que establece el Capítulo III del Reglamento Interior de Trabajo y el Capítulo VII del Contrato Colectivo de Trabajo de la U.A.N.L. me permito solicitar Permiso Económico para ausentar me de mi responsabilidad que como trabajador tengo dentro de la misma.

A continuación, me permito mencionar mis datos personales y los motivos de mi solicitud.

Nombre:

NÚM. DE EMPLEADO: Categoría:

FECHA DE INGRESO A LA U.A.N.L.

Depto. donde laboro:

Motivos del Permiso:

Días de Permiso Solicitados:

Fecha de inicio de Permiso:

Fecha de Reincorporación:

De no incorporarme a mi trabajo al término del permiso, estoy consciente de que las faltas de asistencia serán computadas como injustificadas, para los efectos de la Fracción X del Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo.

San Nicolás de los Garza, N. L., __ de ______________de 20___.

________________________________ _________________________________

Firma del Interesado Director del Departamento


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PERMISOS – FALTAS – LICENCIAS

ARTÍCULO 25.- Los permisos económicos a que se refiere el Contrato Colectivo de Trabajo serán otorgados cuando ocurran

las siguientes circunstancias. a) Matrimonio del trabajador, de sus ascendientes o descendientes. b) Cambio de domicilio del trabajador. c) Trámite de documentos académicos, certificados del Registro Civil cuando sea fuera de la Entidad Federativa, trámite de pasaportes. Lo anterior solo en caso de que se requiera acudir personalmente. d) Para preparación y elaboración de tesis de examen profesional del trabajador. e) Para tramitación de inscripciones y demás requisitos que establece el Departamento Escolar o la Institución Educativa en la que estudie el trabajador, siempre y cuando éstos trámites no puedan ser realizados fuera del horario de trabajo. f) El cumplimiento de tareas censales y electorales establecidas como obligación ciudadana por la ley. Los permisos económicos podrán ser concedidos por el jefe inmediato superior del trabajador; previa solicitud con cinco días de anticipación. ARTÍCULO 26.- Serán considerados motivos para permisos económicos de urgencia los casos siguientes:

a) Fallecimiento de padres, hijos, hermanos, cónyuges, tutores o padrastros. b) Accidentes graves ocurridos a cualesquiera de los familiares anteriormente citados. c) Intervención quirúrgica de cirugía mayor, de cualquiera de los familiares referidos. d) Asistir a diligencias judiciales a las que haya sido citado; cuando el citatorio para su comparecencia sea consecuencia de la relación laboral; se concederá permiso ordinario con goce de sueldo, previa justificación. e) Nacimiento de un hijo o nieto del trabajador. f) La desaparición de cualesquiera de los familiares a que se refiere el anterior inciso a) cuando esté probado en forma fehaciente. g) El robo sufrido en el domicilio del trabajador, si se hacen necesarios trámites oficiales y sea éste comprobado en forma fehaciente. h) El internamiento en centro hospitalario, de cualquiera de los familiares mencionados en el precitado inciso a) o en enfermedad gravemente de los mismos; en ambos casos previa comprobación mediante el dictamen médico correspondiente. Los permisos de urgencia podrán ser concedidos por el jefe inmediato superior del trabajador, quien le entregará copia del permiso: a su regreso el trabajador tendrá la obligación de presentar en el plazo de tres días, comprobantes por escrito, que justifiquen la causa; si no presenta comprobantes, la falta se considera injustificada y sin goce de sueldo.

CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO

CAPÍTULO VII - PERMISOS Y LICENCIAS

CLÁUSULA 119.- La Universidad concederá anualmente a sus trabajadores, hasta dos permisos económicos por cuatro días

hábiles cada uno con goce de sueldo cuando existan causas debidamente justificadas, conforme a lo previsto en el Reglamento Interior de Trabajo. Estos permisos no tienen carácter acumulativo y solo podrán ser utilizados uno por semestre. CLÁUSULA 120.- Los permisos económicos se concederán por el jefe directo o director de la dependencia o unidad donde el

trabajador preste sus servicios previo aviso y solicitud del Sindicato, siempre y cuando el número de trabajadores solicitantes no sea tal que perjudiquen la buena marcha de la dependencia. La solicitud y autorización deberá constar por escrito y enviarse copia al Rector, a las direcciones de Recursos Humanos y Nóminas de la U.A.N.L. y Hospital Universitario “Dr. José Eleuterio González” en su caso. CLÁUSULA 121.- Los permisos económicos que se concedan no se contarán como faltas, no afectarán los días de vacaciones

o los descansos por quinquenio a que tenga derecho el trabajador, ni le perjudicará en la percepción del premio que por no faltas otorga la Universidad a sus trabajadores administrativos, técnicos, de intendencia y enfermería.


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Capítulo X

De los días adicionales de descanso.

I. POLITICA

El personal tendrá derecho anualmente a descanso por quinquenio con base a su antigüedad, de acuerdo a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo y el Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTO

1. El responsable de Recursos Humanos y el empleado, de acuerdo a su antigüedad, programaran los días de descanso por quinquenio, a que tenga derecho.

2. Al otorgar la autorización de descanso por quinquenio (Anexo No.1), se deberán tomar en cuenta las necesidades de ambas partes.

3. La solicitud del formato de descanso por quinquenio, la deberá requerir el trabajador en forma anticipada, a efecto de que se programen, para no afectar el trabajo ordinario de la dependencia.

4. Al otorgar descanso por quinquenio, se deberá llenar el formato establecido para tal efecto, con los datos señalados.

5. El formato de descanso por quinquenio, deberá resguardarse en un expediente por separado, por el término de resguardo que se establezca en la Normativa.

6. El formato de descanso por quinquenio del personal de los Departamentos de la Administración Central, que su control de asistencia se lleva a través de la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad, se deberá enviar a ésta, para su registro, control y resguardo, anexando una copia de él, en el expediente del empleado que tiene la Dependencia.


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Anexo No. 1

RC–RHE/8-006

REV:01–01/18

SOLICITUD DE QUINQUENIO PARA EL PERSONAL NO DOCENTE

De acuerdo a lo que establece la Cláusula 37 del Contrato Colectivo de Trabajo de la U.A.N.L. y 53 inciso d) del Reglamento Interior de Trabajo, me permito solicitar mi quinquenio correspondiente al año _____ por haber cumplido ___ años de servicio como trabajador universitario. A continuación, me permito mencionar mis datos personales. NOMBRE: NÚM. DE EMPLEADO: CATEGORÍA: FECHA DE INGRESO A LA U.A.N.L. DEPTO. O DEPENDENCIA DONDE LABORA: FECHA DE INICIO DE QUINQUENIO: FECHA DE REINCORPORACIÓN:

De no incorporarme a mi trabajo al término de mi quinquenio, estoy consciente de que las faltas de asistencia serán computadas como injustificadas, para los efectos de la Fracción X del Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo.

San Nicolás de los Garza, N. L., _____________________.

_________________________________ _____________________________________

Firma del Interesado Director Dependencia o Departamento


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CAPÍTULO III

CLÁUSULA 37

“Por cada cinco años de servicio, cumplidos en forma ininterrumpida o acumulada, todos los trabajadores universitarios tienen derecho anualmente a cuatro días adicionales de descanso, que disfrutarán conforme a las necesidades y requerimientos de cada dependencia. En la programación de dichos descansos, el personal de mayor antigüedad tendrá derecho de preferencia”


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Capítulo XI

De la Licencia sin goce de sueldo.

I. POLÍTICA

El personal Universitario tendrá derecho a una Licencia sin goce de sueldo, de acuerdo a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo y el Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad, de acuerdo a la antigüedad que a continuación se menciona:

• Con dos años de antigüedad, le corresponderá una licencia por tres meses. • Con tres años de antigüedad, le corresponden, seis meses de licencia. • Con cinco años de antigüedad, le corresponde licencia hasta de un año.

II. PROCEDIMIENTO

A. Del Personal Docente

1. El Profesor Universitario podrá solicitar a través de oficio al Director de la Dependencia, con un mínimo de 30 días de anticipación, una licencia sin goce de sueldo por motivos estrictamente personales, sujeto a los requisitos establecidos en el Título Quinto, Capítulo II, Artículo 76 del Reglamento del Personal Académico vigente de la Universidad.

2. El Director de la Dependencia solicita a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, la Licencia sin goce de sueldo del profesor (Anexo No.1).

3. La Dirección de Recursos Humanos y Nóminas autoriza y realiza el trámite de la licencia sin goce de sueldo, a efecto de suspender el pago del profesor, y remite el oficio autorizado, a la Dependencia Universitaria.

4. El profesor informa al responsable de recursos humanos de su dependencia, la reincorporación a sus funciones, con quince días de anticipación.

5. La reincorporación de las Licencias sin goce de sueldo del personal docente, será a partir del inicio de un semestre académico.

6. Cuando el profesor se reincorpora a sus labores, el responsable de recursos humanos de la dependencia, llena el movimiento correspondiente para su reincorporación a la nómina, por el término de la licencia.

7. Una vez reincorporado el trabajador a sus actividades docentes y en caso de que requiera una nueva Licencia sin goce de sueldo, labora como mínimo dos años para solicitarla.

B. Del personal No Docente

1. Cuando el trabajador no docente requiera de licencia sin goce de sueldo, apegarse a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad.


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2. El empleado Universitario podrá solicitar licencia sin goce de sueldo, de acuerdo a la antigüedad que se menciona en la política antes citada.

3. El trabajador informa al responsable de recursos humanos de su dependencia, la necesidad de tramitar una licencia sin goce de sueldo, con un mínimo de cinco días de anticipación.

4. El responsable de recursos humanos llenará el formato de licencia sin goce de sueldo (Anexo No.1), con las firmas de autorización de la dependencia y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad para su autorización y trámite nominal correspondiente.

5. Una vez autorizado el permiso por parte de la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, se integra en el expediente del empleado en esta Dirección y el responsable de recursos humanos de la dependencia, integra copia de la licencia sin goce de sueldo, al expediente del trabajador.

6. El trabajador informa al responsable de recursos humanos de su dependencia, la reincorporación a sus funciones, con quince días de anticipación.

7. Cuando el trabajador se reincorpora a sus labores, el responsable de recursos humanos de la dependencia, llena el movimiento correspondiente para su reincorporación a la nómina, por el término de la licencia.

8. Una vez reincorporado el trabajador a sus labores y en caso de que requiera de una nueva Licencia sin goce de sueldo, labora como mínimo dos años para tener derecho a otra licencia de tres meses y así sucesivamente.


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Anexo No. 1

Universidad Autónoma de Nuevo León

LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO PARA EL PERSONAL NO DOCENTE

Núm. de Solicitud

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS

Presente. -

De acuerdo a lo que establece el Contrato Colectivo de Trabajo Cláusula 128 y el Reglamento Interior de Trabajo Capítulo III Artículos 21 y 22 de la UANL, me permito solicitar Licencia sin Goce de Sueldo para ausentarme de mi responsabilidad que como trabajador tengo dentro de la misma. Esta solicitud fue puesta a consideración del Director de la Dependencia, quien me otorgó la anuencia para continuar con los trámites ante la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas. A continuación, me permito mencionar mis datos personales y los motivos de mi solicitud. NOMBRE

R.F.C. PUESTO___________________________________________

FECHA DE INGRESO A LA U.A.N.L

DEPENDENCIA DONDE SOLICITO MI LICENCIA

MOTIVO DE MI LICENCIA _________________________________________________________

TIEMPO DE LICENCIA SOLICITADO________________________________________________

FECHA DE INICIO DE LA LICENCIA_________________________________________________

FECHA DE REINCORPORACIÓN____________________________________________________

De no incorporarme a mi trabajo al término del permiso, estoy consciente de que las faltas de asistencia me serán computadas como injustificadas, para los efectos de la Fracción X del Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo.

San Nicolás de los Garza, N. L. de del 20

FIRMA DEL INTERESADO DIRECTOR DE LA DEPENDENCIA

PRESIDENTE SECCIONAL DIR. RECURSOS HUMANOS Y NOMINAS


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PERMISOS –– FALTAS –– LICENCIAS

ARTÍCULO 21.- Todo trabajador que requiera un permiso sin goce de sueldo para faltar un día a sus labores, deberá solicitarlo por escrito, por lo menos con un día de anticipación al Director de la Escuela o Facultad o al jefe de la Dependencia en que labore.

Por lo que hace el personal docente, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del personal docente e investigador de la Universidad.

En ambos casos, será opción de la Universidad concederlo cuando los servicios del trabajador sean indispensables para el desarrollo de las actividades.

ARTÍCULO 22.- El personal no docente que requiere una licencia sin goce de sueldo mayor del término que se indica en artículo anterior, deberá solicitarlo por lo menos con cinco días de anticipación a la Dirección General de Personal de la Universidad.

Los trabajadores del Hospital Universitario harán su solicitud al Departamento de Recursos Humanos.


CAPÍTULO VII - PERMISOS Y LICENCIAS

CLÁUSULA 128.- La Universidad concederá licencia sin goce de sueldo hasta por tres meses a los trabajadores no docentes que la requieran y tengan una antigüedad mínima de dos años; hasta por seis meses a quienes tengan tres o más años laborados, y por más de seis meses, hasta un año, a los trabajadores con antigüedad mínima de cinco años. La solicitud se hará por escrito, por lo menos con cinco días de anticipación a través del sindicato, dirigida a las Direcciones de los Recursos Humanos de la Universidad y del Hospital Universitario “Dr. Jose Eleuterio Gonzalez” en su caso y resolverá sobre su procedencia la Comisión Mixta de Pensiones, Jubilaciones, Compensaciones y Prestaciones Complementarias.


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Capítulo XII

De las jubilaciones.

I. POLÍTICA

Los trabajadores que cumplan con los años de servicio establecidos en el Contrato Colectivo de Trabajo de la Universidad, deberán realizar el trámite de jubilación ante las autoridades correspondientes.

II. PROCEDIMIENTO

1. El empleado informa por escrito al director de la dependencia que ha cumplido los años necesarios para realizar el trámite de su jubilación, anexando acta de nacimiento vigente y último recibo de nómina en original.

2. Mientras se encuentra en trámite la jubilación, el empleado continuará con su horario de trabajo asignado.

3. La Dependencia informa a través de oficio a la Oficina de la Abogacía General, que un empleado de su dependencia ha cumplido con el tiempo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo de la Universidad para iniciar el proceso de jubilación, mencionando los siguientes datos del empleado: nombre, numero de empleado, puesto y antigüedad.

4. La Oficina de la Abogacía General solicita a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, la confirmación de la información proporcionada por la Dependencia.

5. La Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la Universidad, confirma a través de oficio la antigüedad, los puestos y sueldos del empleado, a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad.

6. La Oficina de la Abogacía General elabora el oficio de Jubilación dirigido al trabajador y lo turna al Sr. Rector para su autorización.

7. La Oficina de la Abogacía General entrega el oficio de Jubilación al empleado y envía copia a la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad y al área de Recursos Humanos de la dependencia para su proceso administrativo.


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Capítulo XIII

De las descargas por antigüedad de los profesores

Universitarios.

I. POLÍTICA

Al personal académico que de acuerdo a sus años de servicio le falten 5 años para jubilarse, tendrán derecho a que se les disminuya hasta un 10% de sus horas clase contacto alumno, debiendo dedicar estas horas, a labores de consultoría según se establece en la Cláusula 67 del Contrato Colectivo de Trabajo de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTO

1. El empleado informa por escrito al director de la dependencia que ha cumplido los años

necesarios para realizar el trámite de Modificación de las Condiciones Laborales. 2. La Dependencia solicita a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas oficio de

antigüedad del trabajador que contenga fecha de ingreso, puesto y la carga académica.

3. La dependencia, anexando la constancia emitida por la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, informa a través de oficio a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, que uno de sus empleados ha cumplido con el tiempo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo de la Universidad, para iniciar el proceso de Modificación de las Condiciones Laborales.

4. La Oficina de la Abogacía General elabora el Convenio de Modificación de las Condiciones Laborales del Profesor y proporciona copia a la Dirección de Recursos Humanos y Auditoría Interna de la Universidad, así como al área de Recursos Humanos de la dependencia, para su conocimiento.


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Capítulo XIV

De las Licencias Sindicales de los empleados

Universitarios.

I. POLÍTICA

El personal académico y administrativo de las diferentes dependencias universitarias que integran el Sindicato de Trabajadores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, son los encargados de regir las relaciones laborales de los trabajadores con base al Contrato Colectivo de Trabajo de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTO

1. El Secretario General del Sindicato solicita a las diferentes dependencias a través de

oficio, la participación de sus empleados a efecto de desempeñarse como miembros de los Comités Directivos.

2. Los directores de las Dependencias autorizan mediante oficio la integración de los empleados en los diferentes Comités del Sindicato.

3. El Secretario General del Sindicato solicita al Sr. Rector a través de oficio la autorización de la Licencias Sindicales con disfrute de salario, indicando el periodo solicitado, para los funcionarios sindicales que participarán en las distintas Comisiones.

4. El oficio autorizado por el Sr. Rector se turna a la Oficina de la Abogacía General. 5. La Oficina de la Abogacía General remite copia de oficio autorizado y listado del

personal a quien se le otorgará Licencia Sindical, a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas para que proporcione la categoría, sueldo y dependencia de adscripción.

6. La Oficina de la Abogacía General elabora los oficios de Licencia Sindical por el período de duración del Secretario General del STUANL que se conforma, posteriormente emitirá copias a las siguientes dependencias: • Secretaría General de la UANL. • Secretario General del STUANL. • Tesorería General de la UANL. • Contraloría General de la UANL. • Auditoría Interna de la UANL. • Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la UANL. • Dependencia de adscripción del empleado.


PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

1

Índice del contenido

Introducción 3

Objetivo general.

Capítulo I 4

Fundamentos respecto al registro y control de los Ingresos y Egresos de la Universidad. Capítulo II 8 Del Perfil del Responsable Financiero.

Capítulo III 9

De las funciones y responsabilidades del personal que administra y opera los recursos financieros en las Dependencias Universitarias.

Capítulo IV 17

Del registro y control de los Ingresos.

Capítulo V 22

De Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet y Recibos de Ingresos.

Capítulo VI 31

De los Créditos Escolares.

Capítulo VII 38

De la devolución de Cuotas Escolares y Servicios Académicos realizados en la Administración Central de la Universidad.

Capítulo VIII 42

De la devolución de Cuotas Escolares en Dependencias Universitarias.

Capítulo IX 46

De las becas de cuotas escolares.

Capítulo X 51

De los Ingresos por servicios no académicos de las Dependencias Universitarias.

Capítulo XI 52

Del registro y control de los Egresos.


2

Capítulo XII 75

Del control y registro de las cuentas bancarias.

Capítulo XIII 77

De la recepción de comprobantes fiscales.

Capítulo XIV 79

De los préstamos.

Capítulo XV 81

De los viáticos.

Capítulo XVI 86

De la comprobación de gastos del presupuesto descentralizado.

Capítulo XVII 95

De las Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios.

Capítulo XVIII 122

De las Construcciones y Mantenimiento a las instalaciones de la Universidad.

Capítulo XIX 126

De la licitación para el arrendamiento de espacios físicos.

Capítulo XX 129

Del arrendamiento de espacios físicos.

Capítulo XXI 133

De las obligaciones de los arrendatarios de espacios físicos.

Capítulo XXII 135

De la adquisición, distribución y pago del material complementario de las Escuelas Preparatorias.

Capítulo XXIII 144

Material Didáctico.


3

Introducción

Objetivo general.

Administrar, clasificar, evaluar y controlar los Ingresos y Egresos y demás operaciones extraordinarias de las Dependencias Académicas y Administrativas, así como supervisar y coordinar las actividades a realizar en dichas operaciones presupuestarias y contables para el control de los mismos, llevando un registro sistemático, ordenado, veraz y oportuno con base al Catálogo de Cuentas emitido por la Contraloría General de la Universidad.

Objetivos específicos.

1. Lograr una adecuada estructura contable con base al Catálogo de Cuentas emitido por la Contraloría General de la Universidad.

2. Mantener la eficiencia, amplitud y aplicación de los controles contables, financieros y de operación.

3. Emitir Estados de Situación Financiera Armonizados con las Notas que revelen información adicional de manera congruente, confiable oportuna, periódica y comparable.

4. Establecer la adhesión a los Planes, Políticas y Procedimientos prescritos. 5. Mantener actualizadas las revisiones financieras relativas a las operaciones de

Ingresos y Egresos y demás operaciones extraordinarias de las Dependencias Académicas y Administrativas.

6. Informar de los movimientos financieros a los directivos de las Dependencias Universitarias, con la finalidad de que proyecten necesidades futuras con base a los mismos.

7. El reconocimiento y valuación de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad, a efecto de expresar en los Estados de situación Financiera Armonizados el valor económico actualizado.

8. Realizar el registro de las obligaciones y compromisos contraídos con terceros.


4

Capítulo I

Fundamentos respecto al registro y control

de los Ingresos y Egresos de la Universidad.

Ley Orgánica

Título Segundo

Artículo 5. La Universidad tiene las siguientes atribuciones.

Fracción III Organizarse académica y administrativamente como lo estime mejor, dentro de las normas generales de esta Ley.

Fracción X Administrar su Patrimonio, sus recursos económicos y recaudar ingresos.

Título Cuarto

Artículo 9. Son Autoridades Universitarias.

I. Junta de Gobierno II. Consejo Universitario.

III. El Rector IV. La Comisión de Hacienda V. Los Directores. VI. Las Juntas Directivas de las Facultades y Escuelas Preparatorias.

Artículo 14. La Comisión de Hacienda estará integrada por tres miembros, que serán designados por tiempo indefinido y desempeñarán su cargo sin percibir retribución o compensación alguna. Para ser miembro de la Comisión de Hacienda, deben satisfacerse los requisitos que fijan las fracciones I y II del Artículo 11 y se procurará que las designaciones recaigan en personas que tengan experiencia en asuntos financieros y goce de estimación general como personas honorables.

Corresponde a la Comisión de Hacienda:

Fracción I Administrar el patrimonio universitario y sus recursos ordinarios; así como los extraordinarios que por cualquier concepto pudieran allegarse.

Fracción VII Gestionar el mayor incremento del patrimonio universitario, así como el aumento de los ingresos de la Institución.

Artículo 19. Son facultades del Consejo Universitario.

Fracción II, Formular el Estatuto General de la Universidad que comprenderá la organización de la enseñanza por Facultades, Escuelas, Institutos, Departamentos y demás


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Dependencias que la integran actualmente y lo que se cree en el futuro. Así mismo, acordará su reglamento interior y de gobierno, y de todos los ordenamientos necesarios para el buen funcionamiento y la realización de los fines que competen a la Universidad.

Artículo 26. El Rector es el Representante Legal de la Universidad y será electo por la Junta de Gobierno. Durará en su cargo tres años y podrá ser reelecto una sola vez. En sus faltas temporales que no excedan de dos meses será sustituido por el Secretario General. Si la ausencia fuera mayor, la Junta de Gobierno designará nuevo Rector en los términos de esta Ley.

Artículo 28. Son atribuciones del Rector:

Fracción I Tener la representación legal de la Universidad.

Fracción V Velar por el cumplimiento de esta Ley, de sus Reglamentos, de los Planes y Programas de trabajo y en general, de las disposiciones y acuerdos que normen la estructura y el funcionamiento de la Universidad, Escuelas, Facultades e Institutos que la formen.

Fracción VI Las demás funciones que le señalen esa Ley y su Reglamento, así como todas aquellas que sean necesarias, para asegurar la vida normal y el engrandecimiento de la Universidad y la realización de la misión que le corresponde.

Título Quinto

Artículo 35. El patrimonio de la Universidad lo constituyen los Bienes y Recursos que a continuación se enumeran:

Fracción III Las utilidades, intereses, dividendos, rentas, esquilmos, productos y aprovechamientos de sus Bienes Muebles e Inmuebles.

Fracción IV Los derechos y cuotas que por sus servicios recauden.

Fracción V Los subsidios y subvenciones ordinarias y extraordinarias que el Gobierno Federal, el del Estado y los de los Municipios le otorguen.

Estatuto General

Título Primero

Artículo 1. La Universidad Autónoma de Nuevo León es una institución de educación media y superior, que se rige por lo dispuesto en su Ley Orgánica, en el presente estatuto, en los reglamentos derivados de los anteriores y en las demás disposiciones que norman su integración, estructura y funcionamiento. Su cumplimiento es de observancia obligatoria para todos los integrantes de la comunidad Universitaria.

Artículo 3. La autonomía universitaria, de manera enunciativa más no limitativa, implica para la institución las facultades y responsabilidades siguientes:

V Expedir todas las normas y disposiciones jurídicas encaminadas a la mejor organización académica, técnica y administrativa de la Universidad.


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VI Definir su organización académica y administrativa, asegurando en ello la integración de todas las funciones sustantivas y supeditando siempre las actividades administrativas a las de orden académico.

XIV Adoptar las formas de gestión y funcionamiento administrativo que le permitan manejar de manera responsable, transparente, eficiente y libre su patrimonio, y buscar su incremento.

Título Segundo

Artículo 75. El Rector es la máxima autoridad ejecutiva de la Universidad y será electo por la Junta de Gobierno en los términos que expresan los Artículos 26 y 27 de la Ley Orgánica y en el presente estatuto.

Artículo 79. Para el debido cumplimiento de las atribuciones y responsabilidades que señala el artículo 28 y demás disposiciones de la Ley Orgánica, el Rector tendrá las siguientes obligaciones y facultades.

Fracción I Velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica del presente estatuto, de los Reglamentos que de ellos deriven, de los Planes y Programas de trabajo y en general, de las disposiciones y los acuerdos que norman la estructura y el funcionamiento de la Institución.

Fracción II Tomar las medidas necesarias para asegurar la vida normal y el engrandecimiento de la Universidad, mediante acciones que propicien el desarrollo de las actividades en la tolerancia, la prudencia y el respeto que se deben guardar entre si los miembros de la comunidad universitaria, y establecer acciones para el cumplimiento de la misión que a la Institución corresponde.

Fracción VIII Establecer los mecanismos de evaluación interna y externa de todas las funciones de la Universidad, como indicadores del avance hacia el logro de las metas señaladas en su programa de planeación.

Fracción IX Integrar mecanismos de vinculación social que permitan la apertura de la Institución hacia su entorno, para mostrar la transparencia de las operaciones administrativas y financieras y el desarrollo integral de la vida universitaria.

Fracción XII Promover y propiciar el desarrollo académico y administrativo de la Universidad.

Fracción XVII Aplicar las sanciones a que se hagan acreedores los miembros de la comunidad universitaria, de acuerdo a la normatividad vigente.

Fracción XXI Colaborar con la Comisión de Hacienda y con otros organismos externos en las gestiones necesarias para lograr el incremento del patrimonio universitario, así como diseñar y llevar a cabo nuevas y diversas alternativas encaminadas a obtener mayores ingresos, para el logro de los fines de la Universidad.

Reglamento general de ingresos y egresos.

El Presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Universidad Autónoma de Nuevo León, es regulado por los artículos establecidos en el Reglamento General de Ingresos y Egresos.


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Leyes y Reglamentos Federales y/o Estatales vigentes

Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

Presupuesto de Egresos de la Federación.

Código Fiscal de la Federación y su Reglamento.

Ley General de Responsabilidades Administrativas.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley de Disciplina Financiera.

Ley de Coordinación Fiscal.

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Ley de Impuestos Sobre la Renta.

Ley de Impuestos al Valor Agregado.

Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios y su Reglamento.

Normas Externas

Normas y Procedimientos de Auditoría.

Normas de Información Financiera.

Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.


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Capítulo II

Del Perfil del Responsable Financiero.

I. OBJETIVO GENERAL.

Definir el perfil de la persona responsable de la administración, operación y control de los recursos financieros de las Dependencias Universitarias, lo anterior a efecto de establecer el grado académico, y los requisitos mínimos necesarios para dar cumplimiento al desarrollo de esta función.

II. GRADO ACADÉMICO.

El responsable financiero de las dependencias debe ser un profesional con un nivel mínimo de licenciatura en el área de Contaduría. • Nivel académico requerido: Licenciatura en Contaduría • Nivel académico Deseable: Maestría en Contaduría Pública o áreas afines.

III. REQUISITOS. 1. Tener asignada la función como responsable financiero a través de un nombramiento

por escrito. 2. El nombramiento deberá ser emitido por el Director de la Dependencia y deberá ser

firmado de recibido por la persona a quien se le asigna la función. 3. El Nombramiento antes citado deberá ser notificado por escrito a la Contraloría

General, Tesorería General y Auditoría Interna de la Universidad. 4. El número de horas destinadas a la función asignada debe corresponder a los

requerimientos de la Dependencia. 5. Experiencia laboral mínima en áreas contables, financieras, administrativas y de

control mínimo de un año. 6. Conocimientos generales:

a) Ley del impuesto Sobre la Renta b) Ley del Impuesto al Valor Agregado c) Código Fiscal de la Federación d) Ley de Disciplina Financiera e) Ley General de Responsabilidades Administrativas f) Ley General de Contabilidad Gubernamental g) Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública h) Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación i) Otras Leyes y Reglamentos afines al área Financiera y Administrativa. j) Conocimientos básicos de Control Interno k) Conocimientos básicos de la Normatividad Universitaria.


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Capítulo III

De las funciones y responsabilidades del

personal que administra y opera los recursos

financieros en las Dependencias

Universitarias. POLÍTICA GENERAL.

El personal involucrado en la administración y operación de los recursos financieros de la Dependencia, podrá tener los siguientes puestos:

A. ADMINISTRADOR B. CONTADOR C. TESORERO D. AUXILIAR DE INGRESOS E. AUXILIAR DE EGRESOS F. JEFE o RESPONSABLE DE COMPRAS

A. ADMINISTRADOR.

I. PROPÓSITO DEL PUESTO. Procurar el buen uso de los recursos financieros y materiales de las Dependencias Universitarias, implementar y vigilar los controles internos en las mismas para otorgar una confiabilidad sobre el uso eficiente de los recursos. Así mismo, revisar que los estados financieros cumplan con las normas de información financieras y con las leyes fiscales que regulan la actuación administrativa de la Institución.

II. FACULTADES. 1. Autorizar la presentación de información financiera. 2. Autorizar los reembolsos de caja chica. 3. Autorizar claves de seguridad de acceso a los sistemas automatizados. 4. Autorizar compras propias dentro de los lineamientos establecidos en el Capítulo XVII

de las Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios. 5. Autorizar entradas de su personal dependiente en horas o días no hábiles. 6. Ordenar el mantenimiento correctivo y preventivo a equipo, instalaciones y áreas

físicas. 7. Proporcionar información requerida por las diferentes entidades. 8. Rechazar documentación que no reúnan requisitos de validez o que estén

incompletos.

III. FUNCIONES 1. Coordinar y asesorar al personal a su cargo. 2. Supervisar las operaciones y registros de información. 3. Tomar decisiones sobre el análisis e interpretación de información financiera.


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4. Supervisar la correcta aplicación de conceptos contables en la elaboración de las pólizas y movimientos.

5. Apoyar en la contratación de servicios especiales. 6. Resguardar y controlar las claves de acceso a los sistemas automatizados de su

personal dependiente. 7. Supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo al equipo, instalaciones y áreas

físicas a su cargo. 8. Apoyar en la práctica de Auditorías Internas y Externas. 9. Realizar juntas de trabajo con las áreas que tiene relación para mejorar y reforzar la

coordinación y enlace departamental y permitir la agilidad, eficiencia y oportunidad de las operaciones.

10. Supervisar que se realice la toma física de inventario de activo fijo que tiene a su cargo, así como la actualización por movimientos que lo afecten.

11. Realizar juntas de trabajo con el personal a su cargo para la capacitación, retroalimentación y motivación.

12. Apoyar y colaborar en otras funciones, áreas y departamentos cuando se le requiera. 13. Apoyar y participar en proyectos y programas de mejoramiento administrativo y

desarrollo organizacional. 14. Revisar los contratos de operaciones de comercialización. 15. Elaborar las políticas internas para definir los criterios utilizados para establecer los

precios de los servicios proporcionados por la Dependencia.

IV. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. 1. Responsable directo del funcionamiento de su área. 2. Cumplimiento de su objetivo, aplicación correcta de la autoridad que le asiste y

desempeñar las funciones que le corresponden. 3. Apegarse a las políticas operativas internas y al cumplimiento de las normas y

procedimientos señalados en el presente manual. 4. Establecer relaciones sin favoritismos y sin interés personal con las áreas,

Instituciones Bancarias, proveedores y otras entidades externas con quien tenga relación.

5. Salvaguarda de documentos, valores, sellos y activo fijo a su cargo. 6. Control y salvaguarda de claves de acceso a los sistemas automatizados y firmas

autorizadas. 7. Asegurar el manejo apropiado y confidencial de información que lo requiera. 8. Responsable de la aplicación presupuestal de su área. 9. Mantener comunicación permanente con las diferentes áreas con que tenga relación.

10. Colaborar con el mejoramiento continuo de su personal, así como la práctica de sus propias actividades.

11. Mantener un ambiente positivo y de apoyo en sus relaciones de trabajo, facilitando y permitiendo el desarrollo de las actividades del personal con quien tiene relación.

B. CONTADOR.

I. PROPÓSITO DEL PUESTO Es el responsable del cumplimiento en tiempo y forma del registro contable de las operaciones de la Dependencia Universitaria, de reunir y revisar el soporte documental de las operaciones y de la presentación de los estados financieros de una organización para la adecuada toma de decisiones, así como de la custodia de la información contable.


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II. FACULTADES. 1. Dar visto bueno a la información contable o a los trámites relacionados con el registro. 2. Aceptar o Rechazar documentos que no reúnan requisitos de validez o que estén

incompletos. 3. Revisar controles internos en las claves de acceso a los sistemas automatizados de

su área.

III. FUNCIONES. 1. Supervisar y/o apoyar en el registro contable. 2. Elaborar y obtener los Estados de Situación Financiera Armonizados. 3. Analizar y presentar información financiera. 4. Mantener actualizado el catálogo de cuentas. 5. Coordinar y/o apoyar en la toma física de inventarios. 6. Llevar control de las cuentas bancarias supervisando y apoyando en las

conciliaciones y seguimiento de aclaraciones. 7. Supervisar el cumplimiento de las leyes fiscales aplicables en las operaciones

realizadas por la Dependencia. 8. Vigilar los controles en la emisión de pagarés y el seguimiento a la cobranza de los

mismos, así como de las cuentas por cobrar. 9. Solicitar el mantenimiento correctivo y vigilar el cumplimiento de mantenimiento

preventivo por programa, pólizas de garantía para el equipo, instalaciones y áreas físicas.

10. Supervisar los procesos mensuales de contabilidad. 11. Realizar las afectaciones automáticas a contabilidad. 12. Apoyar la práctica de auditorías internas y externas y demás revisiones que le

requieran. 13. Supervisar que se proporcione el cumplimiento a la disposición de la documentación

que tenga bajo su responsabilidad con la periodicidad requerida. 14. Coordinar con las áreas con quien tiene relación. 15. Realizar juntas con el personal a su cargo para la capacitación, retroalimentación y

motivación. 16. Apoyar y colaborar en otras funciones, puesto, áreas y departamentos cuando se le

requiera. 17. Apoyar y participar en proyectos y programas especiales de mejoramiento

administrativo y desarrollo organizacional.

IV. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. 1. Responsable directo del funcionamiento de su área. 2. Emitir los estados financieros oportunamente. 3. Usar apropiadamente el Catálogo de Cuentas contable, así como la aplicación del

criterio contable. 4. Salvaguardar y custodiar documentos, valores y activos fijos a su cargo. 5. Asegurar el manejo adecuado y confidencial de la información que lo requiera. 6. Control y salvaguarda de claves de acceso a los Sistemas Institucionales. 7. Mantener comunicación permanente con las diferentes áreas con quien tenga

relación.


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8. Colaborar en el mejoramiento continuo del personal a su cargo, así como en la práctica de sus propias actividades.

9. Mantener un ambiente positivo y de apoyo en sus relaciones de trabajo, facilitando y permitiendo el desarrollo de las actividades del personal a su cargo y de las demás áreas.

C. TESORERO.

I. PROPÓSITO DEL PUESTO. El Tesorero es la persona encargada de autorizar todos los movimientos bancarios, negociaciones bancarias, firma y autorización de aquellos movimientos relacionados con el capital, flujo de caja, pagos, presupuestos, etc. así como gestionar los recursos necesarios para el funcionamiento óptimo de los recursos económicos.

II. FACULTADES. 1. Firmar mancomunadamente los cheques. 2. Autorizar operaciones bancarias. 3. Autorizar pagos a proveedores. 4. Autorizar los reembolsos de caja chica. 5. Asegurar la liquidez de la Dependencia. 6. Autorizar claves de acceso para la seguridad de los sistemas institucionales que le

competen. 7. Administrar los Ingresos y Egresos, consiguiendo el máximo aprovechamiento de los

recursos económicos y/o inversiones. 8. Establecer relaciones sin favoritismos y sin interés personal con las áreas afines para

la operación propia de su Dependencia, así como con Instituciones Bancarias, proveedores y otras entidades externas con quien tenga relación.

III. FUNCIONES. 1. Tomar decisiones sobre el análisis e interpretación de la información financiera. 2.- Supervisar por sí mismo o a través de los sub alternos y realizar las operaciones

bancarias, así como apoyar en la solicitud de información a las Instituciones Bancarias.

3.- Supervisar por sí mismo o a través de los sub alternos el manejo de los recursos económicos de acuerdo a lo señalado en la normatividad institucional, así como en la ley fiscal estatal o federales que apliquen a la Institución.

4.- Revisión permanente de las conciliaciones bancarias y dar seguimiento a la liquidez para verificar los saldos.

5.- Presentar los informes financieros sobre la aplicación de los recursos. 6.- Autorización de pagos a proveedores, nóminas y otros pagos según se requiera.

Impuestos. 7.- Revisión y análisis continuo de la inversión a corto y largo plazo. 8.- Revisión, análisis y seguimiento continuo de las cuentas por cobrar y por pagar.

IV. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. 1. Responsable directo del funcionamiento de su área.


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2. Responsable directo de la custodia y salvaguarda de documentos y valores, así como de dar cumplimiento al Capítulo X De los donativos, del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio.

3. Cumplir con la responsabilidad del puesto y aplicar la autoridad de su competencia. 4. Apegarse a las políticas y requerimientos para la administración y operación de los

recursos financieros según lo establecido en el presente Manual de Políticas y Procedimientos, así como lo establecido en las Leyes Estatales y/o Federales según aplique.

5. Control y salvaguarda de claves de acceso a los sistemas institucionales para asegurar la confidencialidad de la información.

6. Apegarse a las políticas operativas internas y de circulares correspondientes al funcionamiento de su área.

7. Asegurar el manejo apropiado y confidencial de información que lo requiera. 8. Responsable de la elaboración de los presupuestos de su Dependencia y contribuir

al cumplimiento del mismo e implementar políticas internas para controlar el gasto. 9. Mantener comunicación permanente con las diferentes áreas de la administración

central que se requiera para la operación optima de los recursos económicos. 10. Dar el asesoramiento a la autoridad competente y proporcionar los elementos

necesarios para la toma de decisiones. 11. Asesorar a los Directores en materia de liquidez, préstamos e inversiones. 12. Contribuir y facilitar los medios necesarios para que el personal se mantenga

actualizado en los procesos y prácticas que permitan el mejoramiento continuo de los procesos.

RESPONSABILIDADES ADICIONALES PARA EL PERSONAL QUE DESARROLLA LA FUNCIÓN DE RESPONSABLE FINANCIERO

Administrador, Contador o Tesorero que adicionalmente desarrollen la función de Responsable Financiero, deberán de cumplir con las siguientes Responsabilidades además de las propias al puesto de desempeñan:

1. Atender al personal de auditoría interna y externa, facilitando la información y documentación necesaria para el desarrollo de la auditoría.

2. Dar seguimiento a los resultados de las Auditorías internas y externas, así como a los requerimientos de información que le corresponda.

3. Contribuir en la implementación y revisión permanente de los controles internos de la Dependencia.

4. Cumplir y hacer cumplir al personal que interviene en la administración y operación de los recursos económicos con la carta de confidencialidad que le compete según la función asignada, estableciendo la responsabilidad con la firma de la carta de confidencialidad, lo anterior en virtud del acceso a la información de carácter privado.

5. Vigilar que las áreas y el personal involucrado en la captación, registro, aplicación y control de los recursos económicos de la dependencia cumplan con los requisitos y normas establecidas en la normatividad institucional.


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6. Revisar la implementación de los controles internos establecidos en la presente normatividad y proponer controles internos adicionales para la mejora de los procesos internos de la Dependencia.

7. Implementar los controles internos necesarios en las áreas administrativas y financieras para asegurar la correcta administración de los recursos económicos de la Dependencia.

8. Implementar los controles internos necesarios en las áreas administrativas y financieras para salvaguardar, los valores, documentos, sellos, dispositivos electrónicos, claves de acceso a la banca electrónica etc., así como el respaldo correspondiente.

9. Cumplir y hacer cumplir conjuntamente con la Dirección de la Dependencia las Leyes y Reglamentos Institucionales, así como la normatividad interna y externa que les aplique.

D. AUXILIAR DE INGRESOS.

I. PROPÓSITO DEL PUESTO. Apoyar en la Administración de los Ingresos de acuerdo a lo establecido en la Normatividad. II. FUNCIONES PRINCIPALES.

1. Elaborar pólizas de ingresos. 2. Llevar control de archivo de papelería y documentos propios. 3. Elaborar reporte diario de ingresos por concepto. 4. Integrar paquetes diarios del consecutivo de recibos y fichas de depósito. 5. Elaborar reportes de ingresos mensualmente. 6. Emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (Facturas Electrónicas y Recibos

de Donativo) 7. Apoyar y colaborar en otros puestos, áreas o departamentos cuando se requiera. 8. Apoyar y participar en proyectos y programas de mejoramiento administrativo y

desarrollo organizacional.

III. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. 1. Responsable directo del funcionamiento de su área. 2. Salvaguarda y custodia de papelería, sellos y documentación comprobatoria de las

operaciones. 3. Cumplir oportunamente con el envío de documentos de información. 4. Mantener comunicación y coordinación permanente con las áreas y departamentos

con quien tiene relación. 5. Asegurar el adecuado manejo y confidencialidad de la información que lo requiera.

E. AUXILIAR DE EGRESOS.

I. PROPÓSITO DEL PUESTO.

Apoyar en el control de las operaciones, registro de información y elaboración de reportes relacionados con el movimiento generado de los egresos. II. FUNCIONES.

1. Elaborar y controlar el programa de pagos a proveedores y acreedores.


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2. Apoyar en el trámite de operaciones bancarias. 3. Revisar la documentación comprobatoria de facturas de proveedores y recibos de

acreedores. 4. Revisar la documentación de pólizas de egresos, sus respectivos comprobantes,

cheques y listados. 5. Armar paquetes diarios de comprobantes de egresos. 6. Elaborar reportes de egresos mensualmente. 7. Generar reporte de egresos diarios. 8. Elaborar y controlar saldos de proveedores y acreedores. 9. Generar reportes analíticos y comparativos de egresos.

10. Llevar control de documentación recibida y enviada. 11. Controlar y registrar traspasos, cargos y créditos bancarios. 12. Llevar control de las cuentas especiales de programas o proyectos. 13. Llevar control y registro de reembolsos de caja chica. 14. Capturar recibos y facturas y obtener reporte diario. 15. Emitir cheques a proveedores y acreedores. 16. Atender, aclarar y proporcionar información. 17. Apoyar y colaborar en otros puestos, áreas o departamentos cuando se le requiera. 18. Apoyar y participar en proyectos y programas de mejoramiento administrativo y

desarrollo organizacional.

III. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. 1. Salvaguardar documentos, valores, sellos y documentación comprobatoria. 2. Asegurar el manejo adecuado y confidencial de la información que lo requiera. 3. Establecer relaciones sin favoritismo y sin interés personal con Proveedores y

Acreedores. 4. Tener conocimiento de firmas autorizadas. 5. Mantener un ambiente positivo y de apoyo en sus relaciones de trabajo, facilitando y

permitiendo el desarrollo de las actividades del personal con quien tenga relación.

F. JEFE O RESPONSABLE DE ADQUISICIONES.

I. PROPÓSITO DEL PUESTO. Mantener una Administración eficiente de las compras, dirigir, supervisar y coordinar las actividades y operaciones de compras para dar un servicio de calidad a los requerimientos de las Dependencias Académicas y Administrativas, realizar negociaciones convenientes con los proveedores para lograr ventajas económicas y de servicio, así como transparencia en sus actividades.

II. FACULTADES. 1. Autorizar compras dentro de los límites establecidos en el Capítulo XVII de las

Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios. 2. Autorizar cotizaciones. 3. Rechazar requisiciones de compras incompletas o incorrectas. 4. Cancelar compras. 5. Aplicación de políticas operativas. 6. Ordenar el mantenimiento correctivo y preventivo a equipo, instalaciones y áreas

físicas.


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III. FUNCIONES. 1. Supervisar que la función de compras en general se realice con apego a las políticas,

control y trámite que las soporten. 2. Efectuar las cotizaciones y supervisar que se lleve a cabo el registro de las

cotizaciones correctamente. 3. Determinar volúmenes de compra a realizar de acuerdo a programas, estadísticas,

inventarios, promociones y circunstancias especiales que influyan para hacer compras extraordinarias.

4. Llevar control de compras programadas. 5. Investigar precios de compras. 6. Supervisar el seguimiento y control de las compras. 7. Llevar control de órdenes de compra manteniendo actualizado el estado que guardan

en su proceso de trámite y autorización. 8. Supervisar y coordinar el enlace para el control y recepción de entrega de productos. 9. Supervisar el cumplimiento de las condiciones de compra y características de los

productos por parte de los proveedores. 10. Evaluar proveedores. 11. Supervisar el registro y generación de información estadística, analítica y directiva

sobre adquisiciones. 12. Atender, aclarar y proporcionar información. 13. Participar en Comités especiales para adquisiciones de importancia. 14. Solicitar autorización de cotizaciones. 15. Recibir requisiciones de compra y revisar que estén completas y correctas. 16. Elaborar órdenes de compra y revisar que estén completas y correctas. 17. Apoyar y colaborar en otras funciones, puestos, áreas y departamentos cuando se le

requieran. 18. Apoyar y participar en proyectos y programas especiales de mejoramiento

administrativo y desarrollo organizacional.

IV. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES. 1. Responsable directo del funcionamiento de su área. 2. Responsable directo de los Bienes asignados a su área, de acuerdo a las

disposiciones normativas sobre patrimonio. 3. Establecer relaciones sin interés y preferencia personal con proveedores. 4. Apegarse a las políticas operativas y de circulares sobre adquisiciones de la

Normativa. 5. Asegurar el manejo apropiado y confidencial de información que lo requiera. 6. Colaborar en el mejoramiento continuo del personal, así como en la práctica de sus

propias actividades. 7. Mantener un ambiente positivo y de apoyo en sus relaciones de trabajo, facilitando y

permitiendo el desarrollo de las actividades del personal a su cargo y del personal de las demás áreas de la Universidad.


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Capítulo IV

Del registro y control de los Ingresos.

Las siguientes disposiciones de Control Interno deberán ser implementadas por los Directivos y Trabajadores de las Dependencias Académicas y Administrativas, con el fin de controlar adecuadamente los Ingresos que éstas recauden para el desempeño de sus funciones.

I. POLÍTICAS. 1. La Tesorería General de la Universidad, es la responsable del control de la captación

y aplicación de los ingresos ordinarios derivados de los subsidios estatales y federales, así como de los subsidios extraordinarios recibidos.

2. Las Dependencias Universitarias son responsables del control y registro de los ingresos propios, para lo cual deberán utilizar los Sistemas Institucionales, identificando el origen del recurso.

3. Para la recaudación de los Ingresos, clasificados en ordinarios y extraordinarios, las Dependencias Universitarias deberán utilizar recibos con folio pre-impreso conforme a las normas establecidas por la Institución, además de plasmar un sello de pagado, así como el nombre y firma del responsable de la recepción de los Ingresos.

4. Se deberán efectuar diariamente cortes de caja de los ingresos obtenidos y depositados de cada cuenta bancaria de la Dependencia.

5. Segregar las funciones relativas a la recepción del ingreso y a la elaboración del recibo, depósito, así como el registro contable correspondiente, a efecto de asignar e identificar la responsabilidad respectiva.

6. Se deberán recabar comprobantes de depósito que amparen los ingresos obtenidos. 7. El depósito de los ingresos deberá realizarse en forma oportuna, a más tardar el día

hábil siguiente al de su obtención. 8. El personal encargado del manejo de los Ingresos deberá ser personal universitario

debidamente autorizado y, además, estar registrado en la fianza de fidelidad. 9. Las Dependencias Universitarias deberán de registrar la totalidad de las operaciones

de Ingresos, con base al Catálogo de Cuentas emitido por la Contraloría General de la Universidad.

10. Todas las aportaciones extraordinarias que se otorguen a las Dependencias Universitarias a través de la Tesorería General de la Universidad, deberán depositarse en las cuentas bancarias de la misma.

11. La Dependencia de acuerdo a la naturaleza de su función podrá generar ingresos derivados de la Venta de Bienes Muebles, los cuales estarán sujeto a los lineamientos generales de control y registro (Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio).

12. Los Donativos en efectivo que reciban las Dependencias Universitarias, se deberán realizar de acuerdo al procedimiento establecido en el Capítulo X del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio Bienes Muebles e Inmuebles.


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13. Lo correspondiente a la Venta de Bienes Muebles e Inmuebles, se deberá realizar de acuerdo a los lineamientos establecidos en los Capítulos V y XII del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio.

14. Los Ingresos referentes al arrendamiento de espacios físicos, se deberán manejar con base a lo establecido en el Capítulo XX Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de los Ingresos y Egresos.

15. Los Ingresos Extraordinarios que generen las Dependencias Universitarias estarán sujetas al registro y control de acuerdo a la Normatividad Institucional.

16. Las cuentas bancarias utilizadas para el manejo de los recursos propios, deberán tener un Contrato de apertura a nombre de la Dependencia Universitaria y con firmas mancomunadas, por el personal autorizado y designado por la misma.

17. La contabilización de las operaciones presupuestarias y contables deberán respaldarse con la documentación original, que compruebe y justifique los registros que se efectúen.

18. Las Dependencias Universitarias que tengan cuentas por cobrar con antigüedad mayor a un año deberán demostrar que se realizaron gestiones de cobranza, a efecto de que se autorice el ajuste a cuenta incobrable, de no ser así, se procederá a establecer la responsabilidad al funcionario que autorizó el crédito por daño patrimonial.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. Las captaciones de los ingresos de la Tesorería General de la Universidad, se depositan en cuentas bancarias específicas, identificando su origen y la aplicación se determina de acuerdo a lo establecido en los convenios o contratos de los que se derivan, así mismo, el control y registro contable se realizan de acuerdo a lo establecido en la normatividad interna.

2. A través del Sistema Institucional, se realiza el registro de manera armonizada y específica de los movimientos presupuestarios y contables, así mismo la Dependencia Universitaria es la responsable de la operación del mismo.

3. Se consideran ingresos ordinarios los siguientes: a. Aportaciones: Se integra por ingresos derivados de la realización de Proyectos,

Convenios y Contratos, mediante los cuales la Institución es contratada para realizar una actividad específica que puede ser de capacitación, investigación o servicios a la comunidad.

b. Subsidios: Ingresos percibidos del Gobierno Estatal y Federal. c. Subvenciones: Es una concesión monetaria que recibe la Institución del Estado

para fomentar obras o servicios de interés público. d. Derechos por servicio: Incluye los ingresos resultantes por la realización de

actividades conducidas en la Institución para la docencia, investigación y servicios a la comunidad.

e. Cuotas: Se integran por los cobros a los alumnos relacionados con la participación en programas académicos regulares de la Institución.

Las Dependencias Universitarias utilizan para los ingresos recaudados, conforme a las normas establecidas por la Institución, los siguientes documentos, según aplique:

a. Recibos con folio pre-impreso de Imprenta.


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b. Emisión de Comprobante Fiscal Digital por Internet. (Factura Electrónica y Recibos de Donativo).

c. Control de Operaciones Internas (C.O.I.). d. Transferencias Electrónicas. e. Concentraciones Bancarias (Reportes proporcionados por las Instituciones

Bancarias por los pagos realizados por los alumnos, por concepto de cuotas).

4. Los cortes de caja se elaboran diariamente para controlar los ingresos recibidos, en los cuales se detallan los conceptos de dichos ingresos, así como el nombre de la Institución Bancaria y número de cuenta bancaria en donde se efectúa el depósito (Anexo No. 1).

5. Las Dependencias Académicas o Administrativas tienen una infraestructura departamental en lo referente a la recaudación de los Ingresos, en donde quedan establecidas las funciones y responsabilidades de cada personal encargado de las áreas de recepción de ingresos, elaboración de recibos y contabilización de los mismos.

6. Archivar los comprobantes de depósito por todos los movimientos realizados con las Instituciones Bancarias, las cuales serán verificadas con el estado de cuenta bancario mensual.

7. La totalidad de los ingresos recaudados por las Dependencias Universitarias se depositan en las cuentas bancarias de la misma, a más tardar el día siguiente hábil al de su obtención.

8. El personal responsable del manejo de los Recursos Financieros de las distintas Dependencias Universitarias, es personal universitario debidamente autorizado, a quien se le tramitará una fianza de fidelidad a través de la Contraloría General de la Universidad, así mismo dicha Dependencia actualizará dentro de los 30 días antes de su vencimiento dicha fianza.

9. Para el registro de los Ingresos de cada Dependencia se aplica el Catálogo de Cuentas emitido por la Universidad, a efecto de que se elaboren los Estados de Situación Financiera Armonizados en el plazo establecido de 5 días naturales al término de cada mes, con el fin de realizar la publicación correspondiente a través de medios electrónicos.

10. Las Aportaciones Extraordinarias otorgadas por la Administración Central de la Universidad, se depositan en las cuentas bancarias de las Dependencias Universitarias y posteriormente se destinan a los fines previstos.

11. En caso de que los ingresos captados correspondan a Venta de Semovientes, estos se realizan de acuerdo a lo siguiente: a. Cada Dependencia Universitaria elabora una Política interna, en la cual se

establecen las listas de precios con base al valor de mercado, con el visto bueno del Director y el responsable para el control de ganado, a efecto de cumplir con los requisitos de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA), así como la Unión Ganadera Regional de Nuevo León.

b. Cumplir con los requisitos del control de Ingresos de acuerdo a lo establecido en el presente manual en cuanto a: • Facturación y orden de salida. • Depósito oportuno del Ingreso. • Registro Contable.


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c. Cumplir con los requisitos de control para la baja por venta, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio Capítulo IX del Control de Semovientes.

d. Los ingresos por Donativos en efectivo, están sujetos a las disposiciones establecidas en el Manual de Políticas y Procedimientos para el control del Patrimonio de la Universidad Capítulo X Donativos.

e. Los Ingresos obtenidos por la Venta de Bienes Muebles e Inmuebles están sujeto a lo establecido en el Manual de Políticas para el Control de Patrimonio Capítulo V Desafectación de Bienes Muebles y XII Desafectación de Bienes Inmuebles.

f. Los Ingresos obtenidos por concepto de arrendamiento de espacios físicos, están sujeto a lo establecido en el Manual de Políticas para el Control de Ingresos y Egresos Capítulo XX Arrendamiento de Espacios Físicos.

g. Se consideran Ingresos Extraordinarios: Las utilidades, intereses, dividendos, rentas, esquilmos, productos, aprovechamiento de los Bienes Muebles e Inmuebles, Bienes y Servicios educativos y de investigación, desarrollo y transferencia de tecnología, asesoría y consultoría, servicios tecnológicos, educación permanente, derechos de autor, propiedad intelectual, patentes y marcas, publicaciones, material didáctico, servicios de atención para la salud, donativos, y en general, cualquier ingreso similar a los anteriores que generen las Dependencias para el cumplimiento de sus fines los cuales para su registro y control, deben apegarse a lo establecido en la Normatividad.

h. Los Contratos de apertura de las cuentas bancarias, se registran a nombre de la Dependencia Universitaria y deben establecer las firmas mancomunadas de las personas que designe la administración, las cuales deben acreditarse expresamente ante la Contraloría General de la Universidad, estableciéndose Carta de Confidencialidad y la Responsabilidad, así como corresponsabilidad de dichas actividades durante el tiempo que desempeñen esa función.

i. El soporte documental del ingreso se encuentra en custodia de la Dependencia, el cual comprende el presupuesto, así como soporte documental correspondiente al ingreso devengado y recaudado.

j. La Dependencia Universitaria autoriza un crédito como cuenta incobrable, siempre y cuando justifique lo siguiente: • La notoria imposibilidad práctica de cobro.

La Dependencia debe acreditar la notoria imposibilidad práctica del cobro documentando las gestiones de cobranza realizadas durante el período de un año.

• Prescripción del documento. Las prescripciones de los documentos se determinarán de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes.


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Anexo No. 1

Corte de Caja


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Capítulo V

De Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por

Internet y Recibos de Ingresos.

I. POLÍTICAS. 1. Las Dependencias Universitarias deberán utilizar el módulo de Emisión de

Comprobantes Fiscales Digitales por Internet y Control de Operaciones Internas del SIASE-FINANZAS CG (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos Contabilidad Gubernamental) para el control y registro de sus ingresos.

2. La Tesorería General de la Universidad deberá verificar que los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet emitidos, cumplen con los requisitos fiscales vigentes con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) como a continuación se describen: a. Emisor: Universidad Autónoma de Nuevo León. b. R.F.C.: UAN691126MK2 c. Domicilio Fiscal: Av. Universidad s/n Ciudad Universitaria, San Nicolás de los

Garza, N.L. Código Postal: 66455. d. Permiso S.A.T.: Certificado del S.A.T. (Sistema de Administración Tributaria),

Certificado del C.S.D. (Certificado de Sello Digital). e. Proveedor: Generado por Sistema C.F.D.I. (Comprobante Fiscal Digital por

Internet archivo en XML). f. El Comprobante Fiscal Digital por Internet que se expida debe señalar la forma de

pago si se hace en una sola exhibición o, en parcialidades o diferido y el método de pago (efectivo, transferencia) de cada comprobante fiscal.

g. También debe incluir la clave de producto/ servicio y la unidad de medida. h. El Comprobante Fiscal Digital por Internet debe de señalar la clave de uso

establecida en el Anexo 20 establecido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT).

3. La Tesorería General de la Universidad a través de la Dirección de Ingresos, deberá actualizar el Padrón General de Clientes.

4. La Tesorería General de la Universidad, deberá asignar los Módulos de cada una de las Dependencias, solicitados para su creación, cancelación o mantenimiento mediante Oficio.

5. Las Dependencias deberán elaborar la solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, a la Tesorería General de la Universidad, quien será la responsable de su validación, emisión y timbrado respectivo.

6. En la Universidad Autónoma de Nuevo León se emiten tres tipos de Comprobantes Fiscales Digitales: a. Comprobantes Fiscal Digital por Internet: (CFDI). b. Comprobante de pago.


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c. Recibos de Donación. 7. Para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet solicitados por las

Dependencias ante la Tesorería General con o sin desglose de I.V.A., el Ingreso por proyectos específicos deberá depositarse en la cuenta bancaria, Proyectos de Operación de la Tesorería General de la Universidad, y para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet por ingresos propios recaudados de las Dependencias con o sin desglose de I.V.A., el Ingreso de las Dependencias se depositará en la cuenta bancaria asignada por la Tesorería General de la Universidad, para los Ingresos Propios de las Dependencias.

8. La Dependencia Universitaria deberá enviar en forma correcta los datos de la solicitud para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. a. La Dependencia deberá notificar al área de Facturación de la Tesorería General el

pago del cliente al correo electrónico asignado para realizar el cambio en la solicitud de CFDI de la forma y método de pago siempre y cuando el CFDI sea pagado en una sola exhibición.

9. La Tesorería General de la Universidad, deberá asignar los folios digitales por medio del SIASE del Control de Operación Interna, mediante un oficio de la Dependencia por los servicios prestados entre las mismas.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. Las Dependencias utilizan el módulo de Vinculación II por medio de SIASE-Finanzas CG, para la solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. a. Contratos b. Convenios c. Proyectos d. Servicios Profesionales e. Cuotas Escolares f. Servicios Académicos g. Paquete de Libros (Boleta de Rectoría)

2. Las Dependencias utilizan el módulo de SIASE-Tesorería para la solicitud de Recibos de Donación.

3. Las Dependencias Universitarias utilizan el módulo de Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales del SIASE-Finanzas CG, para la solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, el cuál puede ser: a. Con I.V.A.: Utilizados cuando se requiere desglosar el I.V.A. con la tasa

correspondiente 0% y/p 16% b. Sin I.V.A.: Utilizados cuando no se requiere desglosar el I.V.A. c. Retención del 6% se aplicará cuando el servicio que se está prestando se

apegue al artículo 1 - A de la Ley del IVA. 4. La Tesorería General de la Universidad verifica que los conceptos de los

Comprobantes Fiscales Digitales por Internet solicitados, cumplan los requisitos de conceptos gravados o exentos con base a lo determinado por las disposiciones fiscales vigentes.


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5. La Dependencia notifica a la Tesorería General de la Universidad los datos del cliente, a efecto de dar de alta y/o actualizar los datos en el Padrón General de Clientes.

6. Las Dependencias solicitan a través de oficio a la Tesorería General de la Universidad, la creación, cancelación o mantenimiento de los módulos de Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet necesarios para su operación.

7. La Tesorería General de la Universidad, monitorea la solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de las Dependencias para su validación, emisión y timbrado respectivo.

8. Las Dependencias validan que los datos registrados se encuentren correctos, así como que el concepto descrito, corresponda al servicio devengado al momento de emitir la solicitud.

9. Las Dependencias solicitan mediante oficio a la Tesorería General de la Universidad, los folios de Control de Operación Interna para aplicarlo a los servicios prestados entre las Dependencias Universitarias.

10. El Hospital Universitario y Librería Universitaria, solicitan mediante oficio a la Tesorería General de la Universidad, la asignación de folios de Control de Operación Interna para aplicarlo a los servicios prestados entre las Dependencias Universitarias.

A. Comprobantes fiscales digitales por internet.

1. En la U.A.N.L. se emiten tres tipos de Comprobantes: a. Comprobantes Fiscal Digital por Internet (CFDI). b. Comprobante de pago. c. Recibos de donación.

2. Se emiten y validan los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet con requisitos fiscales por parte de la Tesorería General de la Universidad, cuando el Ingreso se derive de: a. Prestación de Servicios. b. Venta de Bienes Muebles. c. Ingresos Académicos. d. Donativos/Aportaciones.

3. Las Dependencias Universitarias que generen Ingresos Ordinarios y Extraordinarios como Bienes y Cuotas Escolares e Investigación, Diplomados y/o Congresos, entre otros, emiten recibos de Ingresos, en caso de requerir el Comprobante Fiscal Digital por Internet, la Dependencia deposita el ingreso en la cuenta Bancaria asignada de la Tesorería General de la Universidad, denominada Ingresos Propios de Dependencias, a efecto de proceder a la emisión del Comprobante Fiscal Digital por Internet correspondiente. La solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet es únicamente dentro del mes de pago.

4. La Tesorería General de la Universidad, emite los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet con requisitos fiscales previa entrega del recibo original y/o comprobante de pago, con sello de pagado correspondiente cuando el estudiante Universitario lo requiera, así como identificando en el recibo, la fecha de pago. La solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet es únicamente dentro del mes de pago.


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5. En el caso de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet pendientes de pago solicitados por las Dependencias, el ingreso es depositado en la cuenta de Proyectos de Operación de la Tesorería General. Es obligación de la Dependencia informar al cliente que los pagos de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet pendientes de pago se realizan conforme a la referencia bancaria emitida dentro del cuerpo de cada Comprobante Fiscal Digital por Internet.

6. Los Recibos de Donación solicitados por las Dependencias Universitarias deben ser depositados en la cuenta de Proyectos de Operación de la Tesorería y/o reportar el pago en el Departamento de Ingresos de la Tesorería General para emitir el Comprobante y la Relación de Pago, posterior a esto se emite el Recibo de Caja.

7. Los pagos de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet solicitadas por la Dependencia son depositados en la Cuenta de Proyectos de Operación de la Tesorería General.

8. El Comprobante de pago deberá de incluir las referencias correspondientes a los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet que se están pagando.

B. Recibos.

1. Las Dependencias Universitarias emiten recibos de Ingresos con folio pre-impreso y sin requisitos fiscales, para la recaudación de los Ingresos Académicos y Extraordinarios, SIASE (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos). a. Ingresos Académicos:

Cuotas, aportaciones, cursos de inducción, diplomados, copias de kárdex, constancias, duplicado de documentos, multas, cambios y bajas, exámenes, cursos de verano, curso de actualización, asesoría, C.A.D.D.I., paquetes de libros, computación, entre otros; los cuales se encuentran incluidos en el Módulo de Ingresos del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (S.I.A.S.E.).

b. Ingresos Extraordinarios: Aprovechamiento de los Bienes Muebles e Inmuebles, Bienes y Servicios, Proyectos de Investigación, Servicios Profesionales, Diplomados y/o Congresos, Donativos en Efectivo, Consultoría, entre otros.

c. Ingresos recaudados para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Cuando los estudiantes y/o clientes de las Dependencias Universitarias requieran Comprobantes Fiscales Digitales por Internet por ingresos recaudados, como cuota de mantenimiento o prestación de servicios, las Dependencias depositan el ingreso a la cuenta bancaria asignada, Ingresos Propios de Dependencias de la Tesorería General de la Universidad, para los que requieran Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

2. El Recibo de Ingresos que emita la Dependencia para su recaudación, corresponde al establecido en el Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (S.I.A.S.E.).

3. El recibo de Ingresos de la Dependencia Universitaria identifica el sello de pagado, nombre y firma del responsable de la recaudación de los mismos.


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4. En lo referente a los Ingresos pagados por los alumnos directamente en el banco, la Dependencia Universitaria valida la concentración de pagos, y elaboran el recibo de Ingresos global correspondiente.

C. Control de operación interna.

Para el control de los ingresos extraordinarios de los servicios prestados entre Departamentos del Hospital Universitario y entre Dependencias de la U.A.N.L., utilizan el formato de Control de Operación Interna, el cual solicitan por oficio a la Tesorería General de la Universidad, para la asignación de folios electrónicos.

El Control de Operación Interna es un comprobante al cual una vez pagado, se le deberá anexar el recibo del ingreso correspondiente y se deberá archivar una copia del documento.

El recibo de Ingresos de la Dependencia Universitaria identifica el sello de pagado, nombre y firma del responsable de la recaudación de los mismos.

III. PROCEDIMIENTO DE LOS REQUISITOS PARA LA EMISIÓN DE COMPROBANTES A. Emisión de Comprobantes Digitales por Internet

1. Las Dependencias Universitarias solicitan mediante oficio a la Tesorería General de la Universidad, la necesidad de utilizar el módulo de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet para su operación, con los siguientes datos: a. Alta: Dependencia y Unidad. b. Módulo: Nombre del módulo. c. Permisos: Para solicitar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, con o sin

I.V.A. d. Permisos: Para solicitar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet por medio

de Recibos de Caja, con o sin I.V.A. e. Usuario: Cuenta de usuario del S.I.A.S.E. f. Correo electrónico: Correo Institucional de facturación utilizado por la

Dependencia. 2. El formato de solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet contiene la

siguiente información: a. Dependencia que lo solicita. b. Tipo de cliente. c. Datos generales del cliente. d. Concepto. e. Concepto de CFDI. f. Importe. g. Clave de Producto. h. Unidad de Medida. i. Tasa de IVA. j. Fuente de Financiamiento.

3. La Dependencia tiene un plazo no mayor a 5 días para validar el formato de solicitud de CFDI; así mismo, la Tesorería General revise el concepto de pago, concepto o en caso de solicitudes de CFDI para entidades gubernamentales y del sector privado que


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se generen mediante estimación se requiere previa autorización del Centro de Vinculación y Empresas Universitarias para que se proceda al timbrado del Comprobante Fiscal Digital correspondiente.

4. Las Dependencias Universitarias que solicitan Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, realizan el depósito correspondiente de acuerdo al número de referencia bancaria emitida en el cuerpo de cada Comprobante Fiscal Digital por Internet en la cuenta Bancaria de Proyectos de Operación de la Tesorería General de la Universidad, posteriormente solicitarán el reembolso del Sub-total de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

5. Los tipos de cliente a los que la Tesorería General de la Universidad, les emite Comprobantes Fiscales Digitales por Internet son los siguientes: a. Alumnos. b. Empleados. c. Entidades incorporadas. d. Clientes varios.

6. Para integrar en el Padrón General a un cliente, la Dependencia solicita vía correo electrónico a la Tesorería General de la Universidad, los cambios o correcciones en los datos siguientes: a. RFC: Cédula Fiscal del cliente. b. Cliente: Nombre completo. c. Dirección: Ciudad, Estado, y País. d. Domicilio Fiscal: Localidad. e. Número Fiscal: # f. Código Postal: # g. Correo Electrónico: Mail.

7. Para proporcionar un Comprobante Fiscal Digital por Internet por un pago de cuota u otro concepto, es requisito que la Dependencia recabe el recibo de caja original y/o comprobante de banco expedido con el sello de pagado y deposite en la cuenta bancaria asignada de la Tesorería General de la Universidad para los Ingresos Propios de Dependencias. La Dependencia deberá de recoger el recibo de caja en la ventanilla de recepción de la Dirección de Ingresos para que solicite el reembolso a la Dirección de Egresos presentado la siguiente documentación: a. Solicitud de Reembolso. b. Copia de relación de Solicitudes de CFDI. c. Recibo amarillo.

8. Cuando se requiera un Comprobante Fiscal Digital por Internet, este sólo se expedirá durante el mes en el que realizó el pago, y hasta 5 días posteriores al último día del mes; exceptuando los períodos de receso académico-administrativo, en los cuales se podrá solicitar el Comprobante Fiscal Digital por Internet los primeros 5 días de reanudación de actividades de acuerdo al calendario académico-administrativo.

9. Cuando un alumno requiera un Comprobante Fiscal Digital por Internet para un tercero, se presenta copia fotostática de la Cédula Fiscal correspondiente, para llenar la solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet correctamente.

10. La cancelación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet para control interno de las Dependencias, se realiza mediante una solicitud de cancelación a través del


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Módulo de SIASE- Tesorería (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos), una vez realizada la solicitud de cancelación se mandará al buzón tributario del cliente ya que él es único que autoriza o rechaza la cancelación del CFDI, los encargados de la cancelación ante el SAT (Servicios de Administración Tributaria) es la Contraloría General de la Universidad.

11. Es responsabilidad de la Dependencia, el uso adecuado de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet recibidas por la Tesorería General de la Universidad, para su operación.

12. Cuando se traten de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de proyectos con entidades públicas y privadas, se emite una solicitud a través del Módulo de Vinculación por medio del SIASE Finanzas, identificando el número y/o nombre del Proyecto con una breve descripción.

B. Emisión de recibos.

1. Las Dependencias Universitarias emiten recibos de caja a través del Módulo Institucional SIASE-FINANZAS CG (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos Contabilidad Gubernamental).

2. Las Dependencias Universitarias solicitan mediante oficio a la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad, la necesidad de utilizar el módulo de Control de Operación Interna en SIASE-FINANZAS CG para su operación.

3. Las Dependencias de la Universidad, controlan los folios de cada recibo en forma consecutiva.

4. La Dependencia emite el recibo correspondiente, el cual contiene la siguiente información: a. Folio: Número de Recibo de caja. b. Tipo de Cliente: alumno, empleado, dependencia y otros. c. Tipo de Período: semestre y/o tetramestre. d. Fecha de emisión. e. Número de caja. f. Sello de Pagado y firma. g. Cuenta interna: concepto de servicio. h. Importe.

5. Las Dependencias Universitarias que solicitan Recibos de caja, realizan el corte de caja para su depósito correspondiente en la cuenta Bancaria.

6. Es responsabilidad de la Dependencia, el uso adecuado de los Recibos de caja como control interno para su operación.

C. Emisión de control de operación interna.

1. Las Dependencias Universitarias emiten un comprobante de Control de Operación Interna (Documento de cuentas por cobrar) a través del Módulo Institucional SIASE-FINANZAS (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos Contabilidad Gubernamental).


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2. Las Dependencias Universitarias solicitan mediante oficio a la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad, la necesidad de utilizar el módulo de Control de Operación Interna en SIASE-Finanzas Contabilidad Gubernamental.

3. Las Dependencias de la Universidad, controlan los folios asignados por Tesorería General de la Universidad en forma consecutiva.

4. El formato de Control de Operación Interna identifica la siguiente información: a. Folio: Número de Control de Operaciones Interna. b. Dependencia que elabora. c. Fecha de emisión. d. Tipo de Cliente: Dependencia. e. Domicilio de la Dependencia. f. Sello y firma de responsable. g. Cuenta interna: concepto de servicio. h. Importe. i. Concepto.

5. Es responsabilidad de la Dependencia, emitir Recibos de Caja para comprobar el documento de Control de Operación Interna como pagado dentro del Módulo Institucional (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos Contabilidad Gubernamental).

D. Procedimiento de emisión de reportes. 1. Las Dependencias Universitarias elaboran un reporte de Comprobantes Fiscales

Digitales por Internet emitidos con la siguiente información: a. Número de Comprobante Fiscal Digital por Internet. b. Número de Solicitud de Factura. c. Fecha de emisión de Comprobante Fiscal Digital por Internet. d. Fecha de depósito, del ingreso recibido en la dependencia o de cada Comprobante

Fiscal Digital por Internet emitido. e. Estatus. f. RFC del cliente. g. Nombre del cliente. h. Concepto de CFDI. i. Importe. j. IVA, según aplique k. Total. l. Número y fecha de Recibo de pago por la Tesorería General o la Dependencia,

según sea el caso. m. Número y fecha de complemento de pago. n. Número y relación de pago.

E. Comprobantes fiscales digitales por internet cancelados.

1. En lo referente a los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet cancelados, la Dependencia emite una solicitud de cancelación para justificar el motivo correspondiente, así como identificar los Comprobantes Fiscales Digitales por


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Internet por la cual se sustituye, según sea el caso, para autorización de acuerdo al Visto Bueno de la Contraloría General de la Universidad.

2. La cancelación de facturas emitidas debe de realizarse dentro del ejercicio fiscal en curso.


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Capítulo VI

De los Créditos Escolares.

A. De la cuota de Rectoría.

El crédito educativo consiste en realizar un pago parcial al inicio del trámite correspondiente al 50% del Recibo de Pago de Cuotas Escolares de Rectoría.

I. POLÍTICAS.

1. La Tesorería General es la única Dependencia Administrativa con la facultad de autorizar créditos por concepto de Cuota Escolar (Anexo No.1).

2. La Dirección de Ingresos es el área encargada de la Tesorería General para realizar ese proceso.

3. El estudiante debe cumplir con los requisitos establecidos en la Dirección de Ingresos de la Tesorería General para trámite de crédito.

4. El trámite de crédito es personal y totalmente en línea, el estudiante debe adjuntar una copia de su identificación o solicitud de trámite de Expedición de Título, completar el llenado de la solicitud de crédito y cumplir con el 50% del importe a pagar de acuerdo al crédito que corresponda.

5. La Dirección de Ingresos establece con el estudiante un plazo de 30 días hábiles para cubrir el adeudo.

6. El estudiante puede realizar parcialidades del adeudo. 7. El estudiante debe cumplir con el pago del adeudo, de lo contrario se verá reflejado

en el siguiente Recibo de Pago de Cuota Escolar sumado al período que corresponda.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. El estudiante deberá ingresar a la página www.uanl.mx/enlinea. 2. Ingresa con su cuenta de usuario y contraseña. 3. Selecciona la carrera de la cual se va a realizar el trámite. El crédito aplica solo en

una carrera. 4. Seleccionar la pestaña Tesorería. 5. Es importante actualizar los datos, aceptar los requisitos y enviar, para que la solicitud

sea evaluada por el Departamento de Créditos, para lo cual aparecerá el mensaje “solicitud enviada exitosamente”.

6. Para continuar con el trámite, el estudiante deberá enviar correo electrónico a cré[email protected] con la siguiente información: a. Nombre completo y Número de matrícula. b. Identificación oficial vigente (Credencial UANL, Credencial para Votar,

mailto:cré[email protected]


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Licencia de Conducir o Pasaporte) del solicitante y en caso de ser menor de edad la identificación será del padre o tutor.

7. Ya autorizado el crédito, es necesario imprimir nuevamente el recibo de pago para realizar el anticipo del trámite, con las opciones que aparecen en la boleta, el mismo día del resultado del crédito, el cual se notifica por medio de su correo y continúa con su trámite.

8. Una vez realizado el crédito otorgado, el estudiante tiene un plazo de 30 días hábiles para cubrir la parte restante del importe solicitado. En caso de ser estudiante extranjero, tiene el semestre en curso para cubrir su adeudo, a fin de evitar se le acumule con su próximo recibo de pago.

9. El estudiante podrá realizar pagos parciales, hasta cubrir el monto total del crédito otorgado.

10. El estudiante que no llegue a cubrir el pago dentro del plazo establecido se le cargará al estudiante el adeudo en el siguiente período escolar como adeudo anterior.

11. Los créditos otorgados que fueron cubiertos en su totalidad pasaran al estatus de pagado.


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III. DIAGRAMA DE FLUJO CRÉDITO DE CUOTAS ESCOLARES.

IV. V.

VI.

VII. VIII.

INICIO

El estudiante llena la solicitud de Cuotas

Escolares de Rectoría en línea en SIASE.

La Coordinación de Créditos revisa la

solicitud de crédito e identificación oficial

vigente

La Coordinación de Créditos autoriza la solicitud de crédito

Si

El estudiante imprime su recibo de pago

No

El estudiante realiza su primer pago en

Banco

Se resta la cantidad pagada al monto total de su cuenta

El estudiante aun cuenta con adeudos

El estudiante realiza pago total

del adeudo

1

1

El estudiante realiza el pago en Banco

Banorte y/o Cajas de Ingresos

El crédito otorgado cubre su totalidad, pasa a estatus de

pagado

Fin

Se genera una nueva letra e imprime recibo

de pago

No Pago parcial del adeudo

El estudiante realiza el pago en Banco

Banorte y/o Cajas de Ingresos

Si

Se genera una nueva letra e imprime recibo

de pago


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B. De la cuota interna para las Dependencias Universitarias

El Tramite para solicitar un crédito de las cuotas escolares que los alumnos pagan para las Dependencias Universitarias, consiste en que el alumno podrá solicitar una prórroga para diferir el pago durante del semestre en curso. El alumno deberá realizar un pago parcial al inicio del trámite correspondiente y el resto lo podrá diferir en el plazo que la Dependencia le autorice, sin embargo, dicho plazo no podrá exceder de la fecha de conclusión del semestre en el cual se solicita la prórroga de pago.

I. POLÍTICAS.

1. La Dirección de la Dependencia conjuntamente con el Tesorero y el titular o Responsable del área de escolar son los encargados de autorizar los créditos por concepto de la cuota escolar, así como de darle seguimiento a la recuperación de dicho crédito en los plazos y con los requisitos establecidos.

2. El estudiante debe cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección de la Dependencia para realizar el trámite del crédito correspondiente.

3. El trámite del crédito podrá ser personal o totalmente en línea, según lo tenga establecido la Dependencia en sus políticas internas, para lo cual el estudiante deberá llenar una solicitud y adjuntar una copia de su identificación y una copia del Recibo de Pago de la Cuota Escolar y realizar un pago inicial según lo señalado por la dirección de la Dependencia.

4. Una vez autorizado el crédito, el estudiante deberá cumplir con el pago total del adeudo al cierre del semestre en el cual solicito el crédito; sin embargo, en caso de quedar un saldo pendiente, se deberá reflejar en el siguiente Recibo de Pago de Cuota Escolar sumado al siguiente semestre según corresponda.

5. El estudiante podrá realizar pagos parciales, hasta cubrir el monto total del crédito otorgado.

6. Una vez que el alumno concluye los estudios en las Dependencia Académica, ningún alumno deberá tener adeudos pendientes de pago, de lo contrario, los saldos pendientes de cobro serán responsabilidad del Director, así como de los empleados que, en el ejercicio de sus funciones autorizaron dichos créditos y no realizaron la gestión de cobranza correspondiente, por tal motivo los funcionarios o empleados quedaran sujetos a lo señalado en la Ley General de Responsabilidades Administrativas.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. La Dirección de la Dependencia deberá elaborar y documentar las políticas internas

para definir los criterios y/o requisitos para otorgar y autorizar créditos escolares. 2. La Dependencia deberá documentar y dar a conocer al alumno los requisitos que

debe cumplir en el caso de que solicite un crédito, así mismo, necesita integrar un expediente de cada alumno al que se autorizó crédito a efecto de documentar y dar seguimiento a dicho adeudo.


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3. La Dependencia debe elaborar y documentar políticas internas en las que se señalen los requisitos, formas de llevar a cabo el trámite, definir quiénes son los responsables de la autorización, quienes son los responsables del seguimiento a la cobranza, criterios para autorizar créditos, plazos para la recuperación, y establecer métodos para la gestión de cobranza. Si el trámite es en línea, se deberá informar a través de qué medios electrónicos debe acceder el alumno a realizar su trámite y como llevarlo a cabo.

4. Para los créditos ya autorizados, la tesorería de la Dependencia deberá elaborar un pagaré con fecha de vencimiento al cierre del semestre por el cual se solicitó el crédito, el cual deberá ser firmado por el alumno, lo anterior a efecto de darle el seguimiento correspondiente al final del semestre para la recuperación del crédito; si el alumno es menor de edad, deberá acudir con el padre o tutor al trámite correspondiente a efecto de que se firme el pagare correspondiente.

5. La Dependencia deberá llevar un control por cada uno de los estudiantes que tramitaron créditos a efecto de dar seguimiento en tiempo y forma a los pagos o parcialidades autorizados; el área de Tesorería de la Dependencia es la encargada para dar seguimiento a la solicitud de créditos y el Director de la Dependencia es el responsable de la autorización de los mismos, sin embargo, podrá delegar dicha función a quien él designe esta actividad.

6. El estudiante que por motivos ajenos a su voluntad no pueda cubrir el pago dentro del plazo establecido, la Dependencia podrá realizar lo siguiente: a. Realizar el cargo del saldo pendiente de pago en el recibo del estudiante del

siguiente período escolar y señalarlo como adeudo anterior e indicar el semestre al que corresponda.

b. En el caso de aquellos alumnos que, de acuerdo a las limitaciones económicas previamente evaluadas y documentadas en el expediente del alumno por los responsables de la Dependencia, se podrá establecer un acuerdo para reevaluar el adeudo y realizar un compromiso de pago antes de que el alumno concluya sus estudios en la Dependencia.

c. La Dependencia, deberá conservar una copia de los pagarés cancelados correspondientes a los créditos que ya fueron liquidados y el alumno podrá solicitar el original de su pagaré cancelado en la tesorería de la Dependencia al liquidar su adeudo

Los créditos otorgados que no fueron recuperados ni total ni parcialmente, y que, a pesar de las gestiones de cobranza documentadas en los expedientes de los alumnos, la Dirección de la Dependencia conjuntamente con el Tesorero y Responsable de escolar, podrán autorizar dicho saldo como una beca y proceder a la cancelación de la deuda en su totalidad, lo anterior a efecto de realizar los ajustes contables necesarios en las cuentas por cobrar de la Dependencia.


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I. DIAGRAMA DE FLUJO. CRÉDITO DE CUOTAS ESCOLARES DE LAS DEPENDENCIAS

UNIVERSITARIAS.

1. Original Alumno 2. Copia de Tesorería de la Dependencia 3. Copia Escolar y Archivo de la

Dependencia


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Anexo No. 1

Autorización de Créditos



SEMESTRE:

REPORTE DE CRÉDITOS

Fecha de elaboración: ____________________________________________

Número de

Matrícula

Nombre del

Alumno

Cuota Interna

Anticipo Parcialidades Saldo

Fecha No. Recibo

Importe Fecha No. Recibo

Importe

Elaboró Visto Bueno

_________________________ _________________________

Responsable de Créditos Departamento de Escolar


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Capítulo VII

De la devolución de Cuotas Escolares y

Servicios Académicos en la Administración

Central de la Universidad.

DISPOSICIONES GENERALES.

1. El Departamento Escolar y de Archivo tiene la facultad de autorizar la cancelación de Inscripción o Servicios Académicos que correspondan al período escolar vigente.

2. La Dirección de Servicio Social y Prácticas Profesionales tiene la facultad de autorizar la cancelación del pago del prestatario.

3. El Centro de Evaluaciones tiene la facultad de autorizar la cancelación del pago de Examen de Selección, para el trámite de devolución, el cual se debe realizar únicamente el día hábil antes de presentar el examen.

III. POLÍTICAS.

1. La Dirección de Ingresos de la Tesorería General realiza el trámite de devolución de Cuotas Escolares y Servicios Académicos, de acuerdo a la autorización sellada por la Dirección que corresponda.

2. En caso de que el estudiante cuente con otro tipo de Beca, debe presentarse a la Dirección de Becas para su cancelación.

3. El estudiante debe presentar los recibos de pago original para la devolución de Cuotas Escolares y Servicios Académicos.

4. La Dirección de Ingresos únicamente podrá realizar la devolución de Cuotas Escolares correspondiente al período escolar vigente.

5. Se debe utilizar el formato de Devolución de pago del Anexo No. 1, establecido por la Tesorería General a través del Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos.

6. El personal responsable asignado por la Dirección de Ingresos debe revisar la documentación requerida y emitir los formatos establecidos para la devolución de Cuotas Escolares o Servicios Académicos.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. Los requisitos necesarios para proceder al trámite de Devoluciones son los siguientes: a. La autorización de la Dependencia Administrativa correspondiente. b. Boleta de cuota escolar original de la Dependencia Universitaria, con el sello de

pagado y/o ficha de depósito de la Institución Bancaria. 2. El Departamento Escolar y de Archivo, la Dirección de Servicio Social y Prácticas

Profesionales y el Centro de Evaluaciones autorizan la devolución de Cuotas Escolares o Servicios Académicos según corresponda, de acuerdo a la situación de cada estudiante.


39

3. El estudiante acude a la Dirección de Ingresos de la Tesorería General con la autorización y documentación correspondiente a efecto de programar el pago correspondiente.

4. La Dirección de Ingresos establece el plazo de recepción de solicitud de cuotas escolares de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Académico, así como la programación de fechas para devolución de Cuotas Escolares o Servicios Académicos.

5. En caso de que el alumno tenga un adeudo de períodos anteriores, la devolución es únicamente por el monto del recibo de pago de cuota escolar actual, en caso de que la suma del adeudo sea igual o mayor al total de importe solicitado se asignará la cantidad correspondiente al saldo sin que el estudiante tenga derecho a la devolución, la Dirección de Ingresos debe informar al área de Créditos de la Tesorería General.

6. La devolución de Cuotas Escolares o Servicios Académicos, se realiza a través del Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos (S.I.A.S.E.) para efectos de registrar la cancelación de trámite vía sistema y posteriormente se entrega un formato de devolución al alumno con la programación de pagos establecida para presentarse en el área de Pagaduría de la Dirección de Egresos, Tesorería General.


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III. DIAGRAMA DE FLUJO.


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Anexo No. 1


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Capítulo VIII

De la devolución de Cuotas Escolares en

Dependencias Universitarias.

I. POLÍTICAS. 1. La Dependencia Universitaria deberá elaborar y publicar el calendario para el trámite

de devoluciones de cuotas y difundir los requisitos. 2. La Dependencia Universitaria deberá establecer una Política Interna, a efecto de

determinar los porcentajes para la devolución de cuotas. 3. La Dependencia Universitaria únicamente podrá autorizar devoluciones de cuotas

correspondientes al período escolar vigente. 4. Se deberá implementar un formato de solicitud de devolución de cuotas el cual se

establece en el Anexo No. 1. 5. El alumno deberá llenar el formato correspondiente y presentar la documentación

requerida para la devolución de cuotas. 6. El personal responsable asignado por la Dependencia Universitaria revisará la

solicitud de devolución y la documentación requerida al interesado, a efecto de presentarla para su autorización.

7. La Tesorería interna deberá emitir un reporte de las devoluciones de cuotas y solicitar a Escolar y Archivo de la Dependencia, la situación académica de los alumnos que solicitan devolución de cuotas, especificando los motivos correspondientes.

8. La Dependencia Universitaria deberá elaborar la conciliación de folios de las solicitudes de la devolución de cuotas.

9. La Tesorería de la Dependencia deberá notificar al alumno la autorización o rechazo de la solicitud de devolución de cuota.

10. La Dependencia Universitaria deberá integrar un expediente por alumno como antecedente del trámite correspondiente.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. La Dependencia Universitaria elabora y publica el calendario a efecto de difundir lugar, hora y requisitos para realizar los trámites de devoluciones de cuotas.

2. Se elabora la Política Interna en la cual se establecen los porcentajes autorizados para la devolución de cuotas escolares.

3. Las devoluciones de cuotas corresponden al período escolar vigente. 4. Se elabora un formato de solicitud de devolución con folio pre-impreso de imprenta,

a efecto de establecer un control adecuado respecto a su emisión. 5. Los requisitos necesarios para proceder al trámite de devoluciones son los siguientes:

a. Solicitud de devolución de cuotas. b. Boleta de cuota escolar original de la Dependencia Universitaria con el sello de

pagado y/o ficha de depósito de la Institución Bancaria. c. Copia de la credencial de elector o de la Institución.


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6. La Dirección y/o el Responsable del Departamento de Escolar y Archivo de la Dependencia autoriza con firma del funcionario y sello de su área para la devolución de cuotas escolares previo análisis de la documentación presentada por el alumno.

7. Se establece en el oficio la situación académica del alumno que solicita la devolución de cuota, el cual se encuentra avalado por el personal de Escolar y Archivo, anexando el listado de los alumnos que la solicitaron.

8. La Tesorería de la Dependencia elabora la conciliación de folios emitidos incluyendo los cancelados y rechazados, a efecto de determinar el total de la emisión del período.

9. Se notifica al alumno de la autorización o rechazo de la solicitud de devolución de cuota y se procede a lo siguiente: a. El alumno acude a la Tesorería de la Dependencia y presenta la documentación

original, así como la solicitud previamente autorizada, a efecto de programar el pago correspondiente.

b. La Tesorería elabora el cheque para realizar la entrega al alumno, cuando éste no se presente para cobrarlo, se procede a su cancelación.

c. La Tesorería elabora un reporte de las devoluciones realizadas, especificando por alumno el número de cheque, importe pagado y el período al que corresponden.

d. Se anexa a la póliza de cheque la solicitud de devolución y la documentación requerida para el trámite.

10. La Dependencia Universitaria integra un expediente del alumno con la siguiente documentación: a. Solicitud de devolución de cuota con las firmas correspondientes. b. Boleta de cuota original. c. Notificación de la autorización o rechazo del trámite de la devolución de cuota. d. Copia del recibo de Ingresos de los pagos parciales realizados.


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Anexo No. 1

Solicitud de Devolución de Cuotas

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE CUOTAS PERÍODO: _____________________________

Folio: ___________

1.- Datos Generales

Nombre del Alumno No. de Matrícula Período

2.- Cálculo de la Devolución

Para proceder al cálculo de la devolución, deberá indicar los importes que previamente fueron pagados por el alumno de acuerdo al recibo de Ingresos y/o Factura pagados:

Concepto Importe 1. 2. 3. Importe Total Pagado: $ Importe de la Devolución Autorizada: $

3.- Motivo de la Devolución

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________ ____________________________

Firma del alumno Firma Solicitó Nombre de quien autoriza Puesto


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Capítulo IX

De las becas de cuotas escolares.

I. POLÍTICA.

Las Dependencias Universitarias deberán acatar las disposiciones establecidas en el Reglamento General de Becas de la Universidad, con el fin de regular los requisitos, plazos, términos, derechos, obligaciones y el perfil del aspirante que desea obtener una beca en la Universidad.

II. PROCEDIMIENTO. 1. La Dependencia Universitaria elabora el calendario para el trámite de becas de

cuotas escolares y difunde los requisitos necesarios especificando la documentación solicitada, lugar y hora para realizar el trámite. El calendario comprende fechas posteriores al trámite de becas establecido por el Departamento de Becas de la Universidad.

2. La Dependencia autoriza becas por la cuota escolar a los alumnos por los siguientes conceptos: a. Escasos recursos. b. Mérito Académico (Anexo No. 1). c. Promedio. d. Trabajadores de la Universidad, sus hijos y conyugues. e. Deportivas. f. Convenios. g. Becas- créditos. h. Programa de desarrollo de talentos.

3. El Director de la Dependencia Universitaria asigna un Responsable de Becas a través de oficio, a efecto de establecer los controles necesarios para el otorgamiento y seguimiento de becas.

4. La Dependencia Universitaria implementa para su elaboración, un formato de solicitud de beca, en el cual se identifique como mínimo los siguientes requisitos: a. Folio pre-impreso de imprenta. b. Nombre y firma de quien solicita la beca. c. Nombre y firma del Responsable de Becas de la Dependencia Universitaria. d. Tipo de beca otorgada. e. Porcentaje de la beca. f. Importe de la Cuota.

5. La Dependencia Universitaria elabora una Política Interna, a efecto de establecer los porcentajes y requisitos a otorgar por tipo de beca, la cual se unifica con el Reglamento General de Becas.


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6. El Responsable del área deportiva entrega al Director de la Dependencia y/o Responsable de Becas de Cuotas Escolares un listado de alumnos candidatos a obtener una beca de cuota (Anexo No. 2).

7. La Dependencia recibe por parte del interesado la documentación solicitada para realizar el trámite correspondiente, la cual se detalla a continuación: a. Copia de la boleta de Rectoría pagada y/o con beca. b. Copia de la boleta de cuota escolar de la Dependencia. c. Copia de comprobantes establecidos para cada tipo de beca conforme al

Reglamento General de Becas y las Políticas Internas de la Dependencia 8. El área de Becas de la Dependencia revisa la solicitud de beca, la documentación

requerida y los listados de alumnos, a efecto de autorizar la beca y asignar el porcentaje que le corresponda.

9. El área de Becas de la Dependencia notifica al interesado la autorización, el porcentaje otorgado de beca o el rechazo correspondiente.

10. El alumno se presenta en ventanilla de la Tesorería de la Dependencia con la boleta de cuota escolar original y la notificación del porcentaje autorizado de beca, a efecto de aplicarlo para realizar el pago correspondiente, así mismo la Dependencia debe entregar al alumno el recibo de Ingresos con el sello y firma de pagado.

11. El alumno entrega al Departamento Escolar de la Dependencia, una copia del recibo de Ingresos con el sello y firma de pagado a efecto de realizar su inscripción definitiva.

12. El área de becas de la Dependencia Universitaria integra un expediente del alumno con la siguiente documentación: a. Solicitud de beca con las firmas correspondientes. b. Copia de la boleta de cuota. c. Cuando se trate de un hijo de empleado, anexar recibo de nómina. d. Notificación de la autorización y porcentaje otorgado, así como el rechazo del

trámite cuando aplique. e. Copia del recibo de ingresos del pago de cuota escolar.

13. El Responsable de autorizar becas elabora un reporte especificando el semestre al que corresponde, porcentaje otorgado e importe a pagar.

14. La Dependencia Universitaria deberá elaborar una conciliación de folios emitidos y utilizados, anexando las solicitudes de becas rechazadas y canceladas, a efecto de conservarlas dentro del consecutivo.


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1. Original Alumno 2. Copia de Tesorería de la Dependencia 3. Copia Escolar y Archivo de la

Dependencia


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Anexo No. 1

Becas al Mérito Académico



SEMESTRE:

LISTADO DE ALUMNOS AL MERITO ACADÉMICO

Área________________________________ Fecha: ___________________

Número de Matrícula Nombre del Alumno Promedio


_________________________ _________________________

Secretario Académico Responsable de Becas y/o

Director de la Dependencia


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Anexo No. 2

Becas Deportivas



SEMESTRE:

LISTADO DE ALUMNOS DE BECA DEPORTIVA

Área________________________________ Fecha: ___________________

Número de Matrícula Nombre del Alumno Equipo Representativo


_________________________ _________________________

Responsable del Área Deportiva Responsable de Becas y/o

Director de la Dependencia


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Capítulo X

De los Ingresos por servicios no académicos

de las Dependencias Universitarias.

I. POLÍTICAS. 1. Para el Control y Registro de los Ingresos por Servicios no académicos de las

Dependencias Universitarias, se deberán utilizar los Sistemas Institucionales, identificando el origen del recurso.

2. Las Dependencias Universitarias deberán llevar un registro y control de los Ingresos por concepto de Servicios no académicos.

3. Para la realización de Servicios no académicos se deberán elaborar los Contratos y/o Convenios de acuerdo a los requisitos establecidos por la Oficina de la Abogacía General de la Universidad.

4. El ingreso que reciban las Dependencias Universitarias por la realización de Servicios no académicos, lo deberán aplicar para sufragar las erogaciones necesarias para la prestación del Servicio.

5. El registro de las operaciones presupuestarias y contables, deberán respaldarse con la documentación original que compruebe y justifique los registros que se efectúen.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. A través del Sistema Institucional, se realiza el registro de manera armonizada y específica de los movimientos presupuestarios y contables, así mismo la Dependencia Universitaria es la responsable de la operación del mismo.

2. Los responsables financieros de las Dependencias Universitarias, registran y controlan los Ingresos por cuenta bancaria, los cuales se integran mensualmente a los Estados de Situación Financiera Armonizados de la Dependencia.

3. La Prestación de Servicios se realiza mediante Contratos Civiles de acuerdo a las condiciones que establece la legislación aplicable, y conforme a los formatos elaborados por la Oficina de la Abogacía General de la Universidad; en lo relativo al personal Académico podrá participar con previo acuerdo de los organismos internos de la Dependencia Universitaria, con la finalidad de no afectar los programas de trabajo aprobados por cada Dependencia, los cuales son resguardados por dichas Dependencias Universitarias.

4. Los Ingresos por Servicios no académicos se registran de acuerdo al catálogo de cuentas institucional, considerando la Dependencia Universitaria que los genere.

5. El soporte documental de los ingresos y egresos por Servicios no académicos se encuentran en custodia de la Dependencia.


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Capítulo XI

Del registro y control de los Egresos.

I. POLÍTICAS. 1. El personal involucrado en la gestión y administración de los recursos de las

Dependencias Universitarias, deberán racionalizar las erogaciones necesarias para cumplir con los objetivos Institucionales.

2. Para el registro de los egresos de las Dependencias Universitarias, se deberán utilizar los Sistemas Institucionales, identificando la aplicación del recurso.

3. Para el control de los egresos de las Dependencias Universitarias, se deberán utilizar los Sistemas Institucionales, identificando la aplicación del recurso.

4. La distribución presupuestal de los recursos derivados de los subsidios estatales y federales, se deberá autorizar por la H. Comisión de Hacienda de la Universidad.

5. La Contabilización de las operaciones presupuestarias y contables deberán respaldarse con la documentación que compruebe y justifique los registros que se efectúen.

6. Todos los gastos efectuados se deberán aprobar por él, o los funcionarios autorizados de la Dependencia Universitaria, los cuales deberán aplicarse para los fines primordiales de la Dependencia.

7. La Dependencia Universitaria deberá resguardar los archivos electrónicos en PDF y XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, así como recibo de pago por las erogaciones de Bienes y Servicios.

8. Las erogaciones relativas a la conservación y mantenimiento, deberán corresponder a Bienes Muebles e Inmuebles registrados como Patrimonio Universitario, o bien, en la situación jurídica de comodato. Tratándose de gastos por concepto de mantenimiento, servicios y seguridad para la infraestructura, se deberá anexar a la póliza de egresos las bitácoras para control del Servicio prestado, las cuales debe describir el nombre y puesto del personal responsable que otorga el visto bueno para la autorización del gasto.

9. Las Dependencias Universitarias deberán elaborar las bitácoras de combustibles y lubricantes establecidas en el Anexo No. 1, así como la de mantenimiento de equipo de transporte mencionado en el Anexo No. 2.

10. Todas las compras relacionadas con los Bienes o Servicios, deberán de cumplir con los montos mínimos establecidos por la Dirección de Adquisiciones de la Universidad, para su adjudicación.

11. En lo referente a las construcciones, adiciones o mejoras en los Bienes Inmuebles, deberán sujetarse a las políticas y procedimientos establecidas por la Dirección de Construcción y Mantenimiento de la Universidad.

12. Los gastos realizados para la compra de materiales y artículos de Imprenta, se especificarán de acuerdo al procedimiento de operación para el control de Imprenta implementado por la Universidad.

13. Las Dependencias Universitarias podrán realizar inversiones financieras con sus excedentes de capital, a través de sus cuentas bancarias.


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14. Las Dependencias Universitarias podrán realizar la apertura de un fondo fijo de caja chica para cubrir sus gastos menores.

15. El Catálogo de Conceptos de Gasto emitido por la Contraloría General de la Universidad, deberá aplicarse para el registro de los Egresos en forma veraz y oportuna, por todas las Dependencias Universitarias.

16. Las Dependencias Universitarias deberán solicitar a los proveedores de Bienes y Servicios clave interbancaria y la información requerida en el formato de autorización de pago electrónico persona física y persona moral Anexo No. 3, así como copia de estado de cuenta bancario para proceder realizar los pagos electrónicos.

17. Todos los cheques expedidos por las Dependencias Universitarias que corresponden a los Proveedores, deberán realizarse en forma nominativa e incluir la leyenda "Abono a cuenta del beneficiario", excepto en los casos de pago de nómina, honorarios y viáticos.

18. Las Dependencias deberán realizar el depósito de las retenciones de impuestos por concepto de prestación de servicios profesionales y arrendamientos ante la Tesorería General de la Universidad, para su posterior entero.

19. Las Dependencias Universitarias que tengan cuentas por cobrar con antigüedad mayor a un año deberán realizar las gestiones de cobranza a los deudores.

20. Todos los cheques expedidos por las Dependencias Universitarias deberán protegerse en la banca en línea mediante la pantalla de cheque protegido.

21. La Dependencia Académica o Administrativa deberá utilizar Registros Auxiliares de Banco, por las distintas cuentas bancarias utilizadas a efecto de conocer la liquidez.

22. Los egresos por servicios profesionales deberán estar amparados con el soporte documental (factura y/o recibo), además del entregable correspondiente.

II. PROCEDIMIENTOS

1. La Dependencia elabora el Plan de Eficiencia Financiera a partir del Presupuesto Basado en Resultados, a efecto de cumplir con los objetivos y metas establecidos en el Plan de Desarrollo Institucional, evitando ejercer recursos que no tengan la justificación correspondiente.

2. Las Dependencias Universitarias utilizan el Sistema Institucional, para el registro del gasto de manera armonizada y específica de los movimientos presupuestarios y contables, así como aplicar al Catálogo de Conceptos de Gasto de la Universidad.

3. Se deben realizar las erogaciones con proveedores que estén inscritos en el Padrón de Proveedores de la Universidad, que las facturas cumplan con los requisitos fiscales, que las erogaciones correspondan a los fines de la Dependencia Universitaria, así mismo, no se deberán realizar pagos segregados. En caso de que la contraprestación no se pague en una sola exhibición, se emitirá un Comprobante Fiscal Digital por Internet por el valor total de la operación en el momento en que ésta se realice y se expedirá un Comprobante Fiscal Digital por Internet por cada uno de los pagos que se realicen posteriormente, en los términos que establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general, los cuales deberán señalar el folio del Comprobante Fiscal Digital por Internet emitido por el total de la operación, señalando además, el valor total de la operación, y el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente, con las excepciones precisadas en el inciso anterior.


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Las Dependencias Universitarias deben apegarse a las nuevas disposiciones fiscales para la recepción de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

4. La H. Comisión de Hacienda emite un oficio a las áreas de control, en el cual informa los conceptos para la aplicación de los recursos federales y estatales, a efecto de atender las necesidades de operación de la Universidad.

5. Los registros que se efectúen y que identifiquen los momentos contables se amparan con el soporte documental original.

6. Los gastos de las Dependencias Universitarias se realizan por medio de la expedición de cheque o transferencia bancaria, amparado con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales vigentes, los cuales se anexan a la póliza de cheque respectiva, mismos que contienen las firmas de elaboración, revisión y aprobación, a efecto de archivarse en forma adecuada para evitar su extravío.

7. Elaborar un archivo electrónico en los cuales se conserven y resguardan los comprobantes de Bienes y Servicios, así como recibos de pago (PDF Y XML), en carpetas de respaldo y dispositivos electrónicos de almacenamiento.

8. Los gastos relativos a conservación y mantenimiento se aplican a bienes muebles e inmuebles que correspondan a los registrados como patrimonio de las Dependencias Universitarias. Así mismo, todos los Bienes Muebles adquiridos con ingresos recaudados por las Dependencias se integran a los estados financieros, a efecto de que sean registrados como patrimonio de la Universidad, así como los pagos por servicio de limpieza, seguridad y vigilancia etc., anexando a la póliza de egresos las bitácoras para control del servicio prestado, las cuales describen el nombre y puesto del personal responsable que otorga el visto bueno para la autorización del gasto.

9. Las erogaciones relativas a combustibles y lubricantes, así como de mantenimiento de equipo de transporte se registran mensualmente en las bitácoras correspondientes.

10. Las compras de Bienes o Servicios que correspondan a los montos mínimos establecidos por la Dirección de Adquisiciones de la Universidad, se realizan de acuerdo al Capítulo XVII del presente Manual. El criterio para definir las adquisiciones correspondientes a Bienes Muebles, es el siguiente: a. Los Bienes Muebles en los cuales el costo unitario de adquisición es menor a 70

veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), se registra contablemente como gasto, además de llevar un control sobre esas adquisiciones.

b. Los Bienes Muebles e Intangibles en los cuales el costo unitario de adquisición es igual o superior a 70 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), se registra contablemente como incremento en el activo fijo.

11. Las Dependencias Universitarias que realicen construcciones, adiciones o mejoras a sus Bienes Inmuebles con los recursos que generen, notificarán a la Dirección de Construcción y Mantenimiento de la Universidad y se apegarán a sus políticas y procedimientos.

12. Las erogaciones realizadas por concepto de compra de materiales y artículos de imprenta, se registran en una cuenta interna de materiales y útiles, así mismo se utilizan los formatos de imprenta mencionados en los Anexos No. 4 al 14.

13. Los excedentes de capital no serán invertidos en operaciones financieras de alto riesgo y se elabora un registro auxiliar, en el cual se reflejan los movimientos


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financieros, con el objeto de controlar adecuadamente los intereses generados y el saldo real de la inversión, de acuerdo al Anexo No. 15.

14. La apertura de los fondos fijos de caja chica para sufragar gastos menores a $2,000, cumplen con los siguientes requisitos: a. Se expide el cheque a nombre de la persona responsable del fondo fijo de caja

chica. b. El responsable del fondo fijo de caja chica firma un pagaré a favor de la

Dependencia Universitaria, el cual se debe renovar anualmente previa cancelación del anterior y en caso de incremento, disminución del fondo o cambio de responsable, se cancela el pagaré anterior y se emite el nuevo, así mismo cuando deje de operar el fondo se cancela el pagaré.

c. Todos los gastos menores indispensables para cubrir las necesidades urgentes de la Dependencia Universitaria son realizados a través del fondo fijo de caja chica.

d. Solo se expedirán vales o comprobantes de caja chica cuando se trate de gastos menores como por ejemplo pasajes urbanos.

e. En las erogaciones realizadas en establecimientos comerciales que expiden factura de compra, se adjunta el recibo con el desglose de los productos adquiridos.

f. Los gastos pagados con el fondo fijo de caja chica se autorizan al momento de hacer la reposición del fondo, por el o los funcionarios autorizados para tal fin, pero nunca, por el responsable de dicho fondo.

g. Se recomienda que la reposición del fondo fijo de caja chica se efectúe por una cantidad menor al total del mismo, aproximadamente por el 80% del valor total de la caja chica, con el propósito de que durante el trámite de esta reposición no se detenga el pago de estos gastos.

15. Las Dependencias Universitarias registran la totalidad de las operaciones de egresos, con base al Catálogo de Conceptos de Gasto emitido por la Contraloría General de la Universidad, a efecto de elaborar los Estados de Situación Financiera armonizados en el plazo establecido de 5 días naturales al término de cada mes.

16. Las erogaciones derivadas de los servicios no académicos se deben aplicar para cubrir costos, sostener, mantener, reparar, mejorar, ampliar o actualizar en su caso, los Bienes o Servicios, Becas y Estímulos, Pago de honorarios y en general cualquier remuneración, de conformidad con los programas y presupuestos que al efecto se hayan formulado. Los gastos derivados de los servicios mencionados con antelación, deben cumplir con lo siguiente: a. Estar amparados con documentación comprobatoria que reúna los requisitos

fiscales respectivos, los cuales se anexarán a la póliza de cheque o comprobante de transferencia correspondiente y se archivarán en forma adecuada, para evitar su extravío.

b. La adquisición de Bienes Muebles o Inmuebles en todos los casos, se integrarán al Patrimonio de la Universidad, así como realizar la valuación y registro correspondiente de acuerdo a las disposiciones establecidas

17. Las Dependencias Universitarias elaboran expediente con la información proporcionada por los proveedores de Bienes y Servicios para realizar pago electrónico, se procede a dar de alta la información en la banca en línea que utilice y cuando se realicen pagos electrónicos se requiere que el titular de la Dependencia


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y/o las personas que intervienen en la firma mancomunada de la cuenta, firmen un reporte diario de los pagos electrónicos realizados.

18. La emisión de los cheques y/o transferencias bancarias se sujeta a lo siguiente: a. Las erogaciones superiores a $ 2,000.00 M.N., se elabora cheque en forma

nominativa. b. No elaborar cheques "al portador" y/o "nosotros mismos”. c. En caso de cancelación de un cheque se debe conservar el original dentro de la

progresividad numérica cancelándolo y mutilando las firmas, indicando en el Registro Auxiliar de Bancos, el número de cheque cancelado, así mismo proceder a notificar a la Institución Bancaria a través de oficio, para su cancelación.

d. Cuando se realicen transferencias bancarias por concepto de viáticos, se debe proceder de la siguiente manera: • Pagaré firmado por el Responsable de la Dependencia Universitaria, el cual le

será devuelto cuando presente los comprobantes de los gastos de viaje. • Elaborar el formato de solicitud de viáticos establecidos en el Capítulo XV del

presente manual, según aplique. • En la liquidación de viáticos los gastos están sujetos a revisión, y por cada gasto

efectuado, se solicitan los comprobantes correspondientes, utilizando el formato de liquidación de viáticos establecido en el Capítulo XV del presente manual, según aplique.

• Todos los sobrantes de gastos por este o algún otro concepto se reintegran y depositan en la cuenta bancaria de la Dependencia Universitaria, especificando que se trata de un sobrante de gastos y el número de referencia bancaria, así como el llenado de Formato de Devolución de Pago, que se encuentra en la pantalla de Devolución de Pago del Sistema Institucional.

19. La Dependencia Universitaria realiza el depósito en la Tesorería General de la Universidad, de las retenciones por concepto de prestación de servicios profesionales y arrendamientos, así como la retención del 6% del IVA dentro de los primeros 5 días del mes inmediato posterior, en que fueron ejercidas.

20. Las Dependencias Universitarias a efecto de gestionar la autorización del renglón de cuentas por cobrar con antigüedad mayor a un año, demuestra que se realizaron gestiones de cobranza a los deudores, a efecto de que se autorice el ajuste a cuenta incobrable, de no ser así, se procede a establecer la responsabilidad al funcionario que autorizó el crédito, a efecto de que se reembolse el importe correspondiente.

21. Para la protección de cheques se obtiene el reporte de cheques emitidos en el día y se realizan los archivos que hay que importar a la banca en línea para dicha protección. En el archivo antes mencionado se declara la cuenta bancaria, número de cheque, importe y período de protección, el cual es de 90 días a partir de la fecha de impresión.

22. Las Dependencias Universitarias elaboran un Registro Auxiliar de Bancos en el cual se reflejarán los movimientos realizados a la cuenta bancaria, como los cheques expedidos y demás cargos y créditos correspondientes, según Anexo No. 16.


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Anexo No. 1 Bitácora de Combustibles y lubricantes


BITÁCORA MENSUAL DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

Mes: ___________ Folio: _________

NÚMERO DE

ACTIVO

DESCRIPCIÓN DEL

VEHÍCULO KILOMETRAJE

NÚMERO IMPORTE NÚMERO DE

REFERENCIA

NÚMERO DE

PACAS FACTURA CHEQUE

_____________________________

Nombre y firma

Responsable


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Anexo No. 2

Bitácora de Mantenimiento de Equipo de Transporte

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN BITÁCORA MENSUAL DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE

Mes: ___________ Folio: _________

NÚMERO DE

ACTIVO

DESCRIPCIÓN DEL

VEHÍCULO CONCEPTO KILOMETRAJE

NÚMERO IMPORTE

NÚMERO DE REFERENCIA

NÚMERO DE

PACAS FACTURA CHEQUE

_____________________________

Nombre y firma

Responsable


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Anexo No. 3

Autorización para Pagos Electrónicos Persona Física

Para efectos de esta autorización de pagos electrónicos la Universidad Autónoma de Nuevo León y la Persona Física: Nombre: ___________________________________________ Dirección: ___________________________________________ RFC: __________________ Ciudad, Estado, País y C.P. ___________________________________________ Contacto o representante: __________________________________________ Teléfono: __________________ Fax: __________________ Correo Electrónico: * __________________________________________ *El correo electrónico es requerido para enviarles la información de sus pagos. Se conviene mutuamente lo siguiente: 1.- Que la siguiente Institución Financiera ha sido seleccionada por la Persona Física para recibir los pagos electrónicos de la Universidad Autónoma de Nuevo León: Nombre del Beneficiario: ________________________________________________ Número de Cuenta: _________________ Nombre del Banco: _________________ Plaza: _____________________ Sucursal: _____________________ Clabe Interbancaria (18 Dígitos): _________________________ 2.- La Universidad Autónoma de Nuevo León, solo podrá transferir fondos con la información proporcionada en el Punto 1 con el fin de dar seguimiento a sus obligaciones. 3.- La Persona Física manifiesta la total conformidad de recibir por medio de transferencia bancaria de acuerdo a la información proporcionada en el Punto 1, el importe de los pagos de bienes y/o servicios que proporcione. 4.- Se entiende y se conviene que la Persona Física será responsable por cualquier pérdida que pudiera ocurrir en razón de algún error proveniente de la información proporcionada en el Punto 1 de esta autorización. 5.- La Persona Física se compromete a mantener esta autorización con los datos actualizados en forma previa en cuando menos 15 días hábiles de anticipación a la fecha efectiva de cualquier cambio. 6. Anexar copia de la carátula del Estado de Cuenta Bancario de la Información que se proporciona o ratificación de la Institución Bancaria. 7.- Las personas que firman esta autorización poseen la completa y suficiente autoridad para certificar que los datos y firmas que aparecen en este documento son correctos y fidedignos. Autorización de la Persona Física: Nombre y Firma Autorizada (Representante Legal): ___________________________________________ Conocimiento de firmas del Banco: Nombre y Firma del Funcionario Bancario: ____________________________________________________ Banco: ____________________________________ Sello del Banco: ____________________________ ___________________________________________, manifiesto bajo protesta de decir verdad que todos los datos que he proporcionado son ciertos y verídicos, por lo que, en este acto libero a la Universidad Autónoma de Nuevo León y sus funcionarios de cualquier responsabilidad de índole jurídico, no existiendo coacción, error, dolo, mala fe, ni algún otro vicio del consentimiento que pudiera invalidad la información proporcionada.


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Anexo No. 3

Autorización para Pagos Electrónicos

PERSONA MORAL Para efectos de esta autorización de pagos electrónicos la Universidad Autónoma de Nuevo León y el Proveedor: Nombre: ___________________________________________ Dirección: ___________________________________________ RFC: __________________ Ciudad, Estado, País y C.P. ___________________________________________ Contacto o representante: __________________________________________ Teléfono: __________________ Fax: __________________ Correo Electrónico: * __________________________________________ *El correo electrónico es requerido para enviarles la información de sus pagos. Se conviene mutuamente lo siguiente: 1.- Que la siguiente Institución Financiera ha sido seleccionada por el Proveedor para recibir los pagos electrónicos de la Universidad Autónoma de Nuevo León: Nombre del Beneficiario: ________________________________________________ Número de Cuenta: _________________ Nombre del Banco: _________________ Plaza: _____________________ Sucursal: _____________________ Clabe Interbancaria (18 Dígitos): _________________________ 2.- La Universidad Autónoma de Nuevo León, solo podrá transferir fondos con la información proporcionada en el Punto 1 con el fin de dar seguimiento a sus obligaciones. 3.- El Proveedor manifiesta la total conformidad de recibir por medio de transferencia bancaria de acuerdo a la información proporcionada en el Punto 1, el importe de los pagos de Bienes y/o servicios que proporcione. 4.- Se entiende y se conviene que el Proveedor será responsable por cualquier pérdida que pudiera ocurrir en razón de algún error proveniente de la información proporcionada en el Punto 1 de esta autorización. 5.- El Proveedor se compromete a mantener esta autorización con los datos actualizados en forma previa en cuando menos 15 días hábiles de anticipación a la fecha efectiva de cualquier cambio. 6. Anexar copia de la caratula del Estado de Cuenta Bancario de la Información que se proporciona. 7.- Las personas que firman esta autorización poseen la completa y suficiente autoridad para certificar que los datos y firmas que aparecen en este documento son correctos y fidedignos. Autorización del Proveedor: Nombre y Firma Autorizada (Representante Legal): ___________________________________________ Conocimiento de firmas del Banco: Nombre y Firma del Funcionario Bancario: ____________________________________________________ Banco: ____________________________________ Sello del Banco: ____________________________ ___________________________________________, manifiesto bajo protesta de decir verdad en nombre y representación de ___________________________________________ que todos los datos que he proporcionado en nombre de mi mandante son ciertos y verídicos, por lo que, en este acto libero a la Universidad Autónoma de Nuevo León y sus funcionarios de cualquier responsabilidad de índole jurídico, no existiendo coacción, error, dolo, mala fe, ni algún otro vicio del consentimiento que pudiera invalidad la información proporcionada.


61

Anexo No. 4

Formatos de Imprenta


62

Anexo No. 5 (Frente)



63

Anexo No. 5 (Reverso)



64

Anexo No. 6



65

Anexo No. 7



66

Anexo No. 8



67

Anexo No. 9



68

Anexo No. 10



69

Anexo No. 11



70

Anexo No. 12



71

Anexo No. 13



72

Anexo No. 14



73

Anexo No. 15

Registro Auxiliar de Inversiones Financieras


REGISTRO AUXILIAR DE INVERSIONES FINANCIERAS

DEPENDENCIA: ________________________________

BANCO: _______________________________________

CUENTA No. ___________________________________

FECHA CONCEPTO IMPORTE SALDO INICIAL

CAPITAL INTERESES GENERADOS

INTERESES RE-INVERTIDOS

INTERÉS REITERADOS

EN INGRESOS PROPIOS

REGISTROS DE

CAPITAL

SALDO FINAL


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Anexo No. 16

Registro Auxiliar de Bancos


REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS

DEPENDENCIA:

BANCO:

PERIODO:

CUENTA No.:

FECHA

CONCEPTO CARGOS (DEÓSITOS)

CRÉDITOS (CHEQUES)

SALDO


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Capítulo XII

Del control y registro de las cuentas bancarias.

I. POLÍTICAS. 1. La apertura de la cuenta bancaria de cheques deberá realizarse a nombre de la

Dependencia Académica y Administrativa. 2. Se deberán establecer cuentas bancarias específicas para identificar el origen y

aplicación de los recursos federales, estatales o de recursos propios. 3. La combinación de firmas utilizadas en la cuenta bancaria de cheques deberá

realizarse con el Director y la persona que él designe, las cuales serán notificadas a la Contraloría General de la Universidad.

4. Las Dependencias deberán elaborar de forma mensual por cada una de sus cuentas bancarias las conciliaciones respectivas.

5. Los cheques en tránsito con antigüedad superior a 60 días deberán cancelarse. 6. La Dependencia Universitaria deberá elaborar un padrón de personal autorizado para

el cobro de los cheques, a efecto de identificar la recepción del mismo. 7. La Tesorería de la Dependencia Académica y Administrativa, deberá notificar al

Departamento de Contabilidad los cheques devueltos por la Institución Bancaria. 8. Cuando la Dependencia detecte dinero falsificado de los ingresos recibidos deberá

documentar tal situación.

II. PROCEDIMIENTOS 1. Se tramita la apertura de la cuenta bancaria de la Dependencia presentando el

nombramiento de notificación ante la Institución Bancaria. 2. En las cuentas bancarias específicas por cada fondo de aportación federal, programa

de subsidios y convenios de apoyo financiero, a través de las cuales se ministren los recursos federales, no pueden incorporar recursos de ninguna otra fuente de financiamiento.

3. El personal designado para la combinación de las firmas mancomunadas, está registrado en las nóminas de la Universidad y notifica a la Contraloría General de la Universidad, dentro de los 30 días siguientes a la apertura de la cuenta.

4. Todas las cuentas de cheques se concilian mensualmente por el personal responsable del Departamento de Contabilidad de la Dependencia Universitaria, asimismo, cuando se determinen cargos y créditos no correspondidos dicho departamento de contabilidad informará al Departamento de Tesorería de la misma, a efecto de elaborar el oficio correspondiente a la Institución Bancaria para su aclaración en un término no mayor a 15 días, una vez recibida la respuesta por la institución bancaria se realizará el registro contable a aplicar.


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5. Los cheques en tránsito no cobrados en un plazo de 60 días posteriores a su emisión, se cancelan y únicamente se reexpiden cuando se reclamen por el beneficiario y se realiza el ajuste contable correspondiente.

6. El Padrón de personal autorizado para el cobro de los cheques, debe contener los siguientes requisitos: a. Nombre completo de la persona autorizada para el cobro de los cheques. b. Copia fotostática de la credencial de elector por ambos lados. c. Firmar de recibido en el espacio correspondiente de la póliza de cheque, la firma

autógrafa de la persona autorizada. 7. La Tesorería de la Dependencia notifica a través de oficio al Departamento de

Contabilidad de la misma, los cheques devueltos por el Banco, a efecto de proceder al trámite correspondiente.

8. La Dependencia documenta a través de Acta Administrativa interna, la detección del dinero falsificado, la cual se adjunta al corte de ingresos correspondiente a efecto de realizar el ajuste correspondiente en los registros contables.


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Capítulo XIII

De la recepción de comprobantes fiscales.

I. POLÍTICA.

La Tesorería General de la Universidad y las Dependencias Universitarias deberán implementar los controles necesarios que garanticen la recepción, validación, y registro de las facturas por los Bienes y Servicios recibidos. Así como el archivo de las facturas electrónicas, a efecto de verificar la autenticidad de las mismas.

II. PROCEDIMIENTOS. 1. Cuando se trate de proveedores de Bienes y Servicios establecidos en un contrato de

prestación de servicios, las facturas incluyen un sello en el cual se identifique la fecha de vigencia del contrato respectivo, nombre y firma del funcionario que valido el servicio otorgado.

2. Las facturas se revisan a efecto de verificar que los comprobantes fiscales son reconocidos por los controles establecidos en el SAT (Sistema de Administración Tributaria).

3. Para la revisión de las facturas se establecen los siguientes requisitos: a. Las facturas contienen Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). b. La fecha del comprobante fiscal corresponde al momento en que se realice el pago

o erogación. c. Los comprobantes fiscales describen de manera correcta el domicilio fiscal y el

registro fiscal de contribuyentes de la Universidad. d. Las Dependencias de la Universidad integran y conservan los archivos

electrónicos XML, PDF y los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet proporcionados por los proveedores.

4. Para la revisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), se establecen los siguientes requisitos: a. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor. b. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR. c. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del

local o establecimiento en el que se expidan las facturas electrónicas. d. Tener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. e. Sello digital del contribuyente que lo expide. f. Lugar y fecha de expedición. g. Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se

expida. h. Cantidad, unidad de medida y clase de los Bienes, Mercancías o descripción del

Servicio o del uso y goce que amparen. i. Valor unitario consignado en número. j. Importe total señalado en número y letra.


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k. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.

l. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.

m. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o el denominado monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente).

n. Tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación, incluir número y fecha del documento aduanero.


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Capítulo XIV

De los préstamos.

I. POLÍTICAS. 1. Las Dependencias podrán otorgar préstamos a los empleados registrados en sus

Nóminas Institucionales. 2. Los préstamos personales se deberán deducir a través de la nómina. 3. Las recuperaciones de los préstamos personales deberán realizarse durante el

ejercicio fiscal. 4. La Tesorería de la Dependencia deberá solicitar el cumplimiento de los requisitos

establecidos. 5. Al término de la relación laboral con el empleado que tenga préstamos personales,

se deberá realizar la recuperación correspondiente, previo a la entrega del finiquito. 6. El Director de la Dependencia deberá nombrar a un encargado para el seguimiento

y la recuperación de préstamos o anticipos de sueldo. 7. Es responsabilidad del Director de la Dependencia que haya autorizado los

préstamos, implementar una metodología para el seguimiento de la cobranza a las deudas por cobrar de préstamos al personal y anticipos de nómina.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. Los préstamos a empleados universitarios se realizan por un importe hasta de 2 meses de la percepción neta mensual de la nómina institucional (nómina general y nueva contratación).

2. La deducción nominal de préstamos otorgados a los empleados universitarios, no excede del 50% de su percepción neta quincenal.

3. La recuperación de los préstamos al personal, se realiza mediante deducción nominal y no excede del día 15 de diciembre del año en curso, de no ser así, se procederá a establecer la responsabilidad al funcionario que autorizó el mismo, a efecto de que se reembolse el importe correspondiente.

4. Los requisitos para otorgar préstamos personales son los siguientes: a) Copia de recibo de pago del empleado de la última quincena. b) Emitir un pagaré por concepto del préstamo, el cual se reintegrará al beneficiario

al momento de la liquidación, la vigencia de dicho documento no podrá exceder del ejercicio fiscal vigente.

c) Antigüedad laboral mínima de un año. d) Aplicar el 3% mensual de interés, a excepción de aquellos préstamos inferiores a

un monto de $5,000.00. 5. En el caso de empleados que concluyen su relación laboral con la Universidad por

renuncia, realicen tramite de jubilación o cambio de Dependencia, se deberá notificar a la Oficina de la Abogacía General o a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas


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de la Universidad el monto del adeudo, a efecto de que se proceda a la deducción en el finiquito laboral o en la nómina correspondiente, según aplique.

6. Es responsabilidad del Director de la Dependencia la recuperación de los préstamos que en su periodo de gestión haya autorizado al personal.


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Capítulo XV

De los viáticos.

I. POLÍTICA.

Las Dependencias Universitarias, deberán aplicar las disposiciones que regulen la asignación de viáticos y la Administración de los recursos con base a criterios de legalidad, honestidad, eficiencia, eficacia, economía, racionalidad, austeridad, transparencia, control y rendición de cuentas.

II. PROCEDIMIENTO.

1. Se determina como concepto de viáticos, los gastos derivados de: a. Alimentación b. Hospedaje c. Transporte local d. Transporte aéreo e. Servicio de Internet f. Fotocopiado g. Servicio de telefonía h. Propinas.

2. Las Dependencias Universitarias para cumplir con el criterio de legalidad,

honestidad, eficiencia, eficacia, economía, racionalidad, austeridad, transparencia, control y rendición de cuentas, deberán tramitar los viáticos detallando los siguientes requisitos:

a. Tratándose de viáticos para eventos Académicos en los que se requiera la asistencia de alumnos, se debe anexar un listado que incluya el nombre y número de matrícula, tipo de evento y objetivo de la participación.

b. De igual manera, tratándose de viáticos para eventos en los se requiera la asistencia de empleados de la Universidad, se debe de elaborar la solicitud correspondiente que incluya el nombre y número de empleado, tipo de evento y objetivo de la participación.

c. Implementar medidas para racionalizar el gasto destinado a las actividades Académicas y Administrativas, sin afectar el cumplimiento de objetivos y metas de los programas Institucionales.

d. Verificar que la documentación comprobatoria de dichos gastos cumpla con los requisitos mínimos establecidos en las Leyes Fiscales que les aplique.


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Requisitos para la comprobación de viáticos.

a. Se elabora la solicitud de viáticos para la autorización correspondiente de la Administración Central (Anexo No.1) y para las Dependencias Universitarias (Anexo No. 2), cumpliendo con los requisitos señalados en el punto 1 de este procedimiento.

b. Se establecen $ 2 , 8 5 0 . 0 0 (dos mil o c h o cientos cincuenta pesos 00/100 M.N.) diarios, como cuota máxima de viáticos para asistir a eventos o Congresos dentro del Territorio Nacional.

c. La Dirección General Administrativa de la Universidad, podrá autorizar montos distintos a las cuotas de viáticos Nacionales e Internacionales, por excepción y en casos previamente justificados y estarán sujetas a la disponibilidad presupuestaria.

d. La Dirección General Administrativa de la U.A.N.L., podrá autorizar los gastos adicionales a los ya establecidos por concepto de telefonía celular previa justificación e incluir la autorización de gastos de traslado.

e. La cuota máxima de viáticos para viajes Internacionales es de € 450.00 euros diarios en las naciones de la Unión Europea, y de $ 450.00 dólares en otros países.

f. La comprobación y el formato de liquidación de viáticos (Anexo No. 3), se presentará en un plazo máximo de 5 días posteriores a la conclusión del evento o Congreso, asimismo a la liquidación de viáticos se deben adjuntar los archivos PDF y XML.

g. En la liquidación de viáticos se anexará el informe (entregable) de la comisión o encargo en el cual describa las actividades desarrolladas, los resultados obtenidos y las contribuciones a la Institución.

h. Dentro de los montos no se incluye el concepto de transporte aéreo. i. La comprobación de los gastos de viaje, se realiza de acuerdo a lo establecido

en el Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de Ingresos y Egresos de la Universidad Autónoma de Nuevo León.


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Alimentación $

Hospedaje $_____________

Transporte Local $

Servicios de Internet $

Fax $

Fotocopiado $

Llamadas Telefónicas $

Lavandería y Tintorería $

Propinas $

TOTAL: $

AUTORIZÓ

SOLICITÓ Nombre y Firma

Nombre y firma No. Empleado

Puesto

Anexo No. 1

Solicitud de Viáticos


SOLICITUD PARA TRÁMITE DE VIÁTICOS

DEPENDENCIA: ________________________________________

CLAVE PRESUPUESTAL: ________________________________________

MONTO

:

$

MOTIVO DEL VIAJE:

DESTINO:

FECHA DE SALIDA:

FECHA DE REGRESO:

PERSONAS QUE ASISTIRÁN:

NOMBRE: No. EMPLEADO R.F.C.

CONCEPTOS:


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Anexo No. 2

Solicitud de Viáticos


SOLICITUD DE VIÁTICOS PARA:

HOSPEDAJE Y/O TRASLADO

FECHA: ________

HORA: ________

DEPENDENCIA: _________________________________________________

EVENTO:

MOTIVO DEL VIAJE: DESTINO: FECHA DE SALIDA: FECHA DE REGRESO: PERSONAS QUE ASISTIRÁN:

NOMBRE:

No. EMPLEADO

R.F.C.

_______________________ _______________________ _______________

_______________________ _______________________ _______________

_______________________ _______________________ _______________

CONCEPTOS: MARCAR TIPO DE SERVICIO

AUTORIZO SOLICITÓ

_____________________ ____________________

Nombre y firma Nombre y firma

No. De Empleado

Puesto

Traslado Aéreo

Físico Electrónico

Traslado Terrestre Seguro de Viaje

Visa o Permiso


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Alimentación $ Hospedaje $ Transporte Local $ Servicios de Internet $ Fax $ Fotocopiado $ Llamadas Telefónicas $ Lavandería y $ Propinas $

Anexo No. 3

Liquidación de Viáticos


LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS

DEPENDENCIA: _________________________________________________

MONTO: EVENTO: $

MOTIVO DEL VIAJE:

DESTINO:

FECHA DE SALIDA:

FECHA DE REGRESO:

PERSONAS QUE ASISTIRÁN:

NOMBRE:

No. EMPLEADO

R.F.C.

_______________________ _______________________ _______________ _______________________ _______________________ _______________ _______________________ _______________________ _______________ GASTOS CON COMPROBANTES:

$

GASTOS SIN COMPROBANTES:

Otros (especificar) _____________ $

TOTAL

$

AUTORIZÓ REVISÓ RECIBIÓ

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma No. de empleado Puesto

Esta liquidación no es un comprobante y se deberá entregar en un plazo no mayor de 3 días, después de efectuado el viaje.


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Capítulo XVI

De la comprobación de gastos del presupuesto

descentralizado.

I. DISPOSICIONES GENERALES.

Estas disposiciones generales se emiten con la finalidad de coadyuvar en el buen uso y Administración de fondos, así como para el control y fiscalización de los Recursos Financieros de la Universidad, los cuales deberán realizarse en un marco de austeridad, racionalidad, disciplina presupuestal y transparencia, procurando en todo momento la eficiencia en el uso de los mismos.

Además, el presente documento servirá para que las personas responsables de los Recursos Financieros tengan una base de referencia para su correcta aplicación.

Para efectos de esta disposición general se entenderá por:

Presupuesto descentralizado: recurso económico autorizado para ser aplicado en los gastos que requieran las Dependencias.

Pagaré: título de crédito suscrito a favor de la Tesorería General de la Universidad Autónoma de Nuevo León, donde el deudor es el responsable de la correcta aplicación y comprobación del Presupuesto Descentralizado y se aplica como garantía de pago en caso de faltante parcial o total de la cantidad a comprobar.

Responsable del presupuesto descentralizado: persona encargada de manejar el recurso, la cual firmará el pagaré quedando en calidad de deudor, hasta que presente la comprobación de su aplicación o el reintegro correspondiente, en caso de no presentar la comprobación con los requisitos establecidos.

Criterios aplicables a la comprobación de gastos del presupuesto descentralizado:

1. La solicitud del presupuesto descentralizado será dirigida a la Tesorería General de la Universidad, se realizará a través del sistema SIASE Finanzas CG y deberá firmarse por el titular de la Dependencia

2. La solicitud del presupuesto descentralizado, se deberá realizar de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario (Anexo 1), de no efectuar el trámite en dicho plazo, el presupuesto correspondiente al trimestre se cancelará de su presupuesto ordinario.

3. El responsable del presupuesto descentralizado deberá firmar un pagaré con un vencimiento a 90 días naturales, como responsable de la Administración del recurso,


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el cual quedará en custodia de Auditoría Interna de la Universidad, hasta su comprobación.

4. La documentación comprobatoria del pagaré deberá ser entregada en los primeros 5 días hábiles de los meses de abril, julio, octubre del año en curso y enero del año siguiente, a través de oficio y anexar la documentación comprobatoria en original y copia en archivo electrónico en formato PDF en Auditoría Interna de la Universidad, y anexar el formato de comprobación del pagaré que emite el sistema debidamente firmado por el responsable. Las transferencias realizadas por la Tesorería General a las Dependencias Universitarias que no hayan sido comprobadas deberán reintegrarse a más tardar el día 15 de diciembre del año en curso

5. Auditoría Interna de la Universidad, sellará para su revisión, el oficio presentado por la Dependencia con la documentación original y el archivo electrónico en formato PDF, y la Dependencia podrá conservar una copia del archivo electrónico para su respaldo.

6. Cuando la documentación comprobatoria cumpla con todos los requisitos fiscales y de control, ésta será aprobada en un plazo no mayor a 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción.

7. En los casos, en que la documentación comprobatoria presentada no cumpla con los requisitos fiscales y de control, la Dependencia será notificada vía correo electrónico, para que proceda a su sustitución o reembolso correspondiente.

8. Cuando la Dependencia tenga un pagaré pendiente de comprobar, por ningún motivo se asignará los recursos correspondientes al siguiente trimestre.

9. Los conceptos de aplicación del recurso por concepto de presupuesto descentralizado, serán los establecidos en los conceptos de aplicación (Anexo 2), que se adjunta al presente documento.

10. El presupuesto descentralizado podrá ser utilizado en conceptos de servicios básicos tales como energía eléctrica, gas, agua, internet y telefonía local, siempre y cuando la Dependencia lo tenga autorizado en su presupuesto anual.

11. La comprobación del presupuesto descentralizado, no deberá incluir: a. Comprobación que describa bebidas alcohólicas y cigarros. b. Facturas con razón social de Restaurant Bar. c. Pagos de propina. d. Notas de venta, ticket, nota de remisión que no se encuentren anexas a una

factura, etc. e. Préstamos al personal. f. Adquisición de activos.

12. Todos los comprobantes deberán contar con la leyenda de pagado y operado (según aplique).

13. No serán válidos, por ningún motivo, comprobantes que no correspondan al período por el cual se emite el pagaré.

14. Los comprobantes que se anexen al reporte de comprobación de gastos, deberán ser originales, tener adjunto el formato de los CFDI (montos relevantes), de los


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cuales el estado debe ser vigente; y no presentar ningún tipo de tachaduras o enmendaduras.

15. La documentación sujeta a comprobación que ampare el uso de los recursos, en todos los casos deberá expedirse y contener los datos fiscales de la Universidad Autónoma de Nuevo León:

a. Registro Federal de Contribuyentes: UAN691126MK2. b. Nombre, denominación o razón social: Universidad Autónoma de Nuevo León. c. Dirección: Av. Universidad, S/N, Cd. Universitaria, San Nicolás de los Garza,

N.L., C.P. 66455. 16. Toda documentación comprobatoria deberá cumplir con los requisitos fiscales que

para tal efecto señala el artículo 29-A, del Código Fiscal de la Federación. 17. La documentación comprobatoria de los gastos de mantenimiento de cualquier tipo

de Bien Mueble, deberá indicar en la factura el número de activo; así mismo, tratándose de equipo de transporte deberá señalar los números de serie y placas.

18. La documentación comprobatoria por conceptos de arrendamiento de infraestructura, de equipo (copiado, médico); de prestación de servicios (limpieza, fumigación, control plagas), de mantenimiento (instalaciones eléctricas, equipo de cómputo, instalaciones gas natural, drenajes) entre otros, se deberá adjuntar el contrato vigente por única vez, y la evidencia de la prestación del servicio (entregables), según aplique; así mismo en la factura se deberá plasmar el Vo. Bo. que incluya nombre, firma y puesto del responsable de la Dependencia.

19. A la documentación comprobatoria por concepto de prestación de servicios profesionales (honorarios), se deberá adjuntar según aplique, el convenio de colaboración vigente y /o el contrato de prestación de servicios vigente y la evidencia del servicio prestado (entregables).


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Anexo No. 1 Calendario

PERÍODO FECHA DE RECEPCIÓN DE SOLICITUD

FECHA DE COMPROBACIÓN

Primer trimestre A más tardar 20 de enero de 2021

A más tardar 19 de abril de 2021

Segundo trimestre A más tardar 21 de abril de 2021

A más tardar 07 de julio de 2021

Tercer trimestre A más tardar 14 de julio de 2021

A más tardar 06 de octubre de 2021

Cuarto trimestre A más tardar 13 de octubre de 2021

A más tardar 15 de diciembre de 2021


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Anexo No. 2 Conceptos de aplicación

Materiales, útiles y equipos menores de oficina. Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales, artículos diversos y equipos menores propios para el uso de las oficinas tales como: papelería, formas, libretas, carpetas y cualquier tipo de papel, vasos y servilletas desechables, limpia-tipos; útiles de escritorio como engrapadoras, perforadoras manuales, sacapuntas; artículos de dibujo, correspondencia y archivo; cestos de basura y otros productos similares. Incluye la adquisición de artículos de envoltura, sacos y valijas, entre otros.

Materiales y útiles de impresión y reproducción. Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales utilizados en la impresión, reproducción y encuadernación, tales como: fijadores, tintas, pastas, logotipos y demás materiales y útiles para el mismo fin. Incluye rollos fotográficos.

Materiales, útiles y equipos menores de tecnologías de la información y comunicaciones. Asignaciones destinadas a la adquisición de insumos y equipos menores utilizados en el procesamiento, grabación e impresión de datos, así como los materiales para la limpieza y protección de los equipos tales como: tóner, medios ópticos y magnéticos, apuntadores y protectores, entre otros.

Material impreso e información digital. Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de libros, revistas, periódicos, publicaciones, diarios oficiales, gacetas, material audiovisual, cassettes, discos compactos distintos a la adquisición de Bienes intangibles (software).

Material de limpieza. Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales, artículos y enseres para el aseo, limpieza e higiene, tales como: escobas, jergas, detergentes, jabones y otros productos similares.

Materiales y útiles de enseñanza. Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de material didáctico, así como materiales y suministros necesarios para las funciones educativas. Productos alimenticios para personas. Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de productos alimenticios y bebidas manufacturados. Productos alimenticios para animales. Asignaciones destinadas a la adquisición de productos alimenticios para la manutención de animales, propiedad o bajo el cuidado de los entes públicos, tales como: forrajes frescos y achicalados, alimentos preparados, entre otros, así como los demás gastos necesarios para la alimentación de los mismos. Productos alimenticios, agropecuarios y forestales adquiridos como materia prima. Asignaciones destinadas a la adquisición de productos alimenticios como materias primas en estado natural, transformadas o semi-transformadas, de naturaleza vegetal y animal que


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se utilizan en los procesos productivos, diferentes a las contenidas en las demás partidas de este Clasificador.

Fertilizantes, pesticidas y otros agroquímicos. Asignaciones destinadas a la adquisición de fertilizantes nitrogenados, fosfatados, biológicos procesados o de otro tipo, mezclas, fungicidas, herbicidas, plaguicidas, raticidas, antigerminantes, reguladores del crecimiento de las plantas y nutrientes de suelos, entre otros. Incluye los abonos que se comercializan en estado natural.

Medicinas y productos farmacéuticos. Asignaciones destinadas a la adquisición de medicinas y productos farmacéuticos de aplicación humana o animal, tales como: vacunas, drogas, medicinas de patente, medicamentos, sueros, plasma, oxígeno, entre otros. Incluye productos fármaco-químicos como alcaloides, antibióticos, hormonas y otros compuestos y principios activos.

Materiales, accesorios y suministros médicos. Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de materiales y suministros médicos que se requieran en hospitales, unidades sanitarias, consultorios, clínicas veterinarias, etc., tales como: jeringas, gasas, agujas, vendajes, material de sutura, espátulas, lentes, lancetas, hojas de bisturí y prótesis en general.

Materiales, accesorios y suministros de laboratorio. Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de materiales y suministros, tales como: cilindros graduados, matraces, probetas, mecheros, tanques de revelado, materiales para radiografía, electrocardiografía, medicina nuclear y demás materiales y suministros utilizados en los laboratorios médicos, químicos, de investigación, fotográficos, cinematográficos, entre otros. Esta partida incluye animales para experimentación.

Fibras sintéticas, hules, plásticos y derivados. Asignaciones destinadas a cubrir erogaciones por adquisición de productos a partir del hule o de resinas plásticas, perfiles, tubos y conexiones, productos laminados, placas espumas, envases y contenedores, entre otros productos. Incluye P.V.C.

Combustibles, lubricantes y aditivos. Asignaciones destinadas a la adquisición de productos derivados del petróleo (como gasolina, diésel, leña, etc.), aceites y grasas lubricantes para el uso en equipo de transporte e industrial y regeneración de aceite usado. Incluye etanol y biogás, entre otros. Excluye el petróleo crudo y gas natural, así como los combustibles utilizados como materia prima.

Vestuario y uniformes. Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de prendas de vestir: de punto, ropa de tela, cuero y piel y a la fabricación de accesorios de vestir: camisas, pantalones, trajes, calzado; uniformes y sus accesorios: insignias, distintivos, emblemas, banderas, banderines, uniformes y ropa de trabajo, calzado. Prendas de seguridad y protección personal. Asignaciones destinadas a la adquisición de ropa y equipo de máxima seguridad, prendas especiales de protección personal, tales como: guantes, botas de hule y asbesto, de tela o materiales especiales, cascos, caretas, lentes, cinturones y demás prendas distintas de las prendas de protección para seguridad Pública y Nacional.


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Artículos deportivos. Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de artículos deportivos, tales como: balones, redes, trofeos, raquetas, guantes, entre otros, que los entes públicos realizan en cumplimiento de su función pública. Refacciones y accesorios menores de edificios. Asignaciones destinadas a la adquisición de instrumental complementario y repuesto de edificios, tales como: candados, cerraduras, pasadores, chapas, llaves, manijas para puertas, herrajes y bisagras. Refacciones y accesorios menores de equipo de cómputo y tecnologías de la información. Asignaciones destinadas a la adquisición de componentes o dispositivos Internos o Externos que se integran al equipo de cómputo, con el objeto de conservar o recuperar su funcionalidad y que son de difícil control de inventarios, tales como: tarjetas electrónicas, unidades de discos internos, circuitos, bocinas, pantallas y teclados, entre otros. Refacciones y accesorios menores de equipo e instrumental médico y de laboratorio. Asignaciones destinadas a la adquisición de refacciones y accesorios para todo tipo de aparatos e instrumentos médicos y de laboratorio. Refacciones y accesorios menores de equipo de transporte. Asignaciones destinadas a la adquisición de autopartes de equipo de transporte tales como: llantas, suspensiones, sistemas de frenos, partes eléctricas, alternadores, distribuidores, partes de suspensión y dirección, marchas, embragues, retrovisores, limpiadores, volantes, tapetes, reflejantes, bocinas, auto estéreos, gatos hidráulicos o mecánicos. Energía eléctrica. Asignaciones destinadas a cubrir el importe de la contratación, instalación y consumo de energía eléctrica, necesarias para el funcionamiento de las instalaciones oficiales. Incluye alumbrado público. Gas. Asignaciones destinadas al suministro de gas al consumidor final por ductos, tanque estacionario o de cilindros. Agua. Asignaciones destinadas a cubrir el importe del consumo de agua potable y para riego, necesarios para el funcionamiento de las instalaciones oficiales. Telefonía tradicional. Asignaciones destinadas al pago de servicio telefónico convencional Nacional e Internacional, mediante redes alámbricas, incluido el servicio de fax, requerido en el desempeño de funciones oficiales. Servicios de telecomunicaciones y satélites. Asignaciones destinadas a cubrir el pago de servicios de la red de telecomunicaciones Nacional e Internacional, requeridos en el desempeño de funciones oficiales. Incluye la radiolocalización unidireccional o sistema de comunicación personal y selectiva de alerta, sin mensaje, o con un mensaje definido compuesto por caracteres numéricos o alfanuméricos. Incluye servicios de conducción de señales de voz, datos e imagen requeridos en el desempeño de funciones oficiales, tales como: servicios satelitales, red


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digital integrada y demás servicios no considerados en las redes telefónicas y de telecomunicaciones nacional e internacional. Servicios postales y telegráficos. Asignaciones destinadas al pago del servicio postal Nacional e Internacional, gubernamental y privado a través de los establecimientos de mensajería y paquetería y servicio telegráfico nacional e internacional, requeridos en el desempeño de funciones oficiales. Arrendamiento de mobiliario y equipo de administración, educacional y recreativo. Asignaciones destinadas a cubrir el alquiler de toda clase de mobiliario requerido en el cumplimiento de las funciones oficiales. Incluye Bienes y equipos de tecnologías de la información, tales como: equipo de cómputo, impresoras y fotocopiadoras, entre otras.

Arrendamiento de equipo e instrumental médico y de laboratorio. Asignaciones destinadas a cubrir el alquiler de toda clase de equipo e instrumental médico y de laboratorio. Otros arrendamientos. Asignaciones destinadas a cubrir el alquiler de toda clase de elementos no contemplados en las partidas anteriores, sustancias y productos químicos, sillas, mesas, utensilios de cocina, mantelería, lonas, carpas y similares para ocasiones especiales. Instrumentos musicales. Equipo médico como muletas y tanques de oxígeno. Equipo y vehículos recreativos y deportivos requeridos en el cumplimiento de las funciones oficiales. Instalación, reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de administración, educacional y recreativo. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por servicios de instalación, reparación y mantenimiento de toda clase de mobiliario y equipo de administración, tales como: escritorios, sillas, sillones, archiveros, máquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, entre otros. Incluye el pago de deducibles de seguros. Instalación, reparación y mantenimiento de equipo de cómputo y tecnología de la información. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por servicios que se contraten con terceros para la instalación, reparación y mantenimiento de equipos de cómputo y tecnologías de la información, tales como: computadoras, impresoras, dispositivos de seguridad, reguladores, fuentes de potencia ininterrumpida, entre otros. Incluye el pago de deducibles de seguros. Instalación, reparación y mantenimiento de equipo e instrumental médico y de laboratorio. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por servicios de instalación, reparación y mantenimiento de equipo e instrumental médico y de laboratorio. Reparación y mantenimiento de equipo de transporte. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por servicios de reparación y mantenimiento del equipo de transporte terrestre, aeroespacial, marítimo, lacustre y fluvial e instalación de equipos en los mismos, propiedad o al servicio de los entes públicos.


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Instalación, reparación y mantenimiento de maquinaria, otros equipos y herramienta. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por servicios de instalación, reparación y mantenimiento de la maquinaria, otros equipos y herramienta, propiedad o al servicio de los entes públicos tales como: tractores, palas mecánicas, dragas, fertilizadoras, vehículos, embarcaciones, aeronaves, equipo especializado instalado en los Inmuebles, entre otros, cuando se efectúen por cuenta de terceros. Incluye el mantenimiento de plantas e instalaciones productivas y el pago de deducibles de seguros.

Servicios de limpieza y manejo de desechos. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por servicios de lavandería, limpieza, desinfección, higiene en los Bienes Muebles e Inmuebles propiedad o al cuidado de los entes públicos. Servicios de manejo de desechos y remediación, como recolección y manejo de desechos, operación de sitios para enterrar desechos (confinamiento), la recuperación y clasificación de materiales reciclables y rehabilitación de limpieza de zonas contaminadas. Servicios de jardinería y fumigación. Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por control y exterminación de plagas, instalación y mantenimiento de áreas verdes como la plantación, fertilización y poda de árboles, plantas y hierbas.


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Capítulo XVII

De las Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación

de Servicios.

I. POLÍTICA

Las Dependencias Universitarias tendrán como objetivo administrar, planear, programar y contar con la suficiencia presupuestaria de los recursos aplicados a todas aquellas erogaciones relacionadas con Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, las cuales deberán formalizar a través de instrumentos jurídicos y actos Administrativos, con la aprobación de la autoridad competente.

II. PROCEDIMIENTO GENERAL

1. Para efectos del presente manual, los conceptos que se consideran para las Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, quedan comprendidos los siguientes: a. Las adquisiciones de Bienes Muebles que deban incorporarse, adherirse o destinarse

a un Inmueble necesarias para la realización de las obras derivadas de la adjudicación correspondiente.

b. Las adquisiciones de Bienes Muebles que incluyan la instalación, por parte del proveedor.

c. La contratación de los servicios relativos a Bienes Muebles que se encuentren incorporados o adheridos a inmuebles.

d. La reconstrucción y mantenimiento de Bienes Muebles, maquila, seguros, transportación de bienes muebles o personas, y contratación de servicios de limpieza y vigilancia.

e. La contratación de arrendamiento financiero de Bienes Muebles. f. La prestación de servicios, así como la contratación de consultorías, asesorías,

estudios e investigaciones, excepto la contratación de servicios personales bajo el régimen de honorarios.

g. En general, los servicios de cualquier naturaleza cuya prestación genere una obligación de pago para las Dependencias Universitarias, cuyo procedimiento de contratación no se encuentre regulado en forma específica por otras disposiciones legales.

h. Quedan exceptuados de este punto aquellos Bienes Muebles y Servicios adquiridos en proyectos, cuyo objeto es la prestación de servicios a clientes y que requieren para su ejecución de equipo, como se señalan en el Manual de Políticas y Procedimientos para las Unidades de Vinculación.


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III. PLANEACIÓN

1. La Dirección de Adquisiciones efectuará la planeación de sus requerimientos con la participación de las Dependencias Universitarias, a efecto de formular el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS) de cada ejercicio, a partir de la adecuada identificación de necesidades en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios para cumplir oportunamente con sus atribuciones, así como con los objetivos y metas establecidas en sus programas y proyectos sustantivos, Operativos y Administrativos acordes con el Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I), conforme al presupuesto anual federal, estatal ordinario y extraordinario e ingresos propios (administración central) de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

2. Las Dependencias Universitarias efectuarán la planeación de sus requerimientos de adquisiciones, a efecto de formular el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS) de cada ejercicio, de conformidad con sus necesidades y acorde a sus programas de operación, tomando en cuenta que dicha planeación debe ajustarse a los fines de la Universidad Autónoma de Nuevo León, a los objetivos y prioridades del Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I.), así como a los objetivos, metas y previsiones de recursos propios establecidos en el Presupuesto Anual de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

3. Para llevar a cabo la planeación de sus requerimientos y los Programas Anuales de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, las Dependencias Universitarias, se apoyarán con la información siguiente: a. Programas sustantivos, de apoyo administrativo y de inversión. b. Contratos plurianuales. c. Información histórica del presupuesto. d. Historial de licitaciones y contrataciones. e. Inventario en almacenes. f. Indicadores de rotación de Bienes y de proyección de consumo. g. Calendario de gasto del ejercicio. h. INPC, (Índice Nacional Precios del Consumidor) Indicador o medio oficial que

aplicará para el ajuste de la estimación de precios. i. Clasificador de Bienes y servicios disponible en CompraNet. j. Entre otros.

IV. DE LOS COMITÉS.

A. DE LA INTEGRACION DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

Con derecho a voz y voto.

• Presidente: Director de Adquisiciones. • Secretario Técnico: Coordinador de Licitaciones y Concursos. • Vocal:

− Tesorería General.


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Con derecho a voz sin voto.

• Asesores: − Oficina de la Abogacía General. − Contraloría General.

• Invitados

− Personal especializado en el bien o servicio a adquirir.

B. DE LAS FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

El Presidente: Expedir las convocatorias y órdenes del día de las sesiones ordinarias, así como presidir las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León y emitir su voto respecto a los asuntos que se sometan a su consideración.

El Secretario Técnico:

a. Elaborar las convocatorias, órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán.

b. Incluir en las carpetas correspondientes el soporte documental necesario, así como remitir dichos documentos a los integrantes del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

c. Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, para verificar que exista el quórum necesario.

d. Supervisar que los acuerdos del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León queden documentados.

e. Elaborar el Acta de cada una de las sesiones y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos.

f. Vigilar que el archivo de los documentos se encuentre completo y se mantenga actualizado.

Vocales: Analizar el orden del día y los documentos de los asuntos que se sometan a consideración del Comité, a efecto de emitir el voto correspondiente.

Asesores: Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en el Comité, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que los haya designado.

Invitados: Aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual fueron invitados.


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Nota1: Las decisiones y acuerdos del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, se tomarán por mayoría de votos de los miembros con derecho a voz y voto presentes en la sesión correspondiente.

Nota2: Los integrantes de este Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León designarán un representante, quien tendrá las mismas atribuciones que correspondan a quien representa. El representante se acreditará mediante oficio en la primera reunión del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, y tendrá un nivel jerárquico inmediato inferior al del Titular.

C. DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN:

1. Revisar y en su caso, proponer al Rector y la H. Comisión de Hacienda, las Políticas y demás Normas relativas a las adquisiciones, arrendamientos y contrataciones de servicios.

2. Autorizar, cuando se justifique, la creación de subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como aprobar su integración y funcionamiento.

3. Aprobar los manuales que contribuyan al cumplimiento de la Normatividad interna y demás disposiciones aplicables.

4. Autorizar en forma anual los montos que deben observarse para cada uno de los procedimientos aplicables en las adquisiciones de Bienes Muebles, arrendamientos y contratación de servicios.

5. Dictaminar en forma previa a su inicio sobre la procedencia de celebrar procedimientos de excepción a la licitación pública para la adquisición de Bienes Muebles, arrendamientos o la contratación de servicios, por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción que establezca la Normatividad aplicable.

6. Establecer un calendario de sesiones ordinarias del ejercicio inmediato posterior, que podrán ser quincenales, mensuales o bimestrales.

7. Autorizar los casos de reducción de plazo que deba transcurrir entre la fecha de publicación de la convocatoria y el acto de presentación y apertura de propuestas de la Licitación Pública.

8. Revisar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAASS) de acuerdo con el presupuesto aprobado para el ejercicio correspondiente.

9. Resolver todos aquellos casos en que no exista disposición expresa y que, por la naturaleza del asunto a tratarse, exista necesidad de emitir una resolución al respecto.

10. En general, llevar a cabo todas aquellas acciones que se requieran para el mejoramiento de los procedimientos aplicables a las adquisiciones, arrendamientos y Servicios de Bienes.

Lo no previsto en el presente ordenamiento, será revisado y analizado por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León. Con fundamento en función de los alcances, derechos y obligaciones, así como, en


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términos de los artículos 1 fracciones IV y VI, 2 fracción IV y 22 fracción V de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, en correlación con lo establecido en el artículo 16 fracción IX de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León, podrán solicitar al Comité de Adquisiciones la integración del Subcomité para la adquisición de Bienes Muebles, arrendamientos y servicios con recursos propios, así mismo de aquellos recursos que deriven de alguna Dependencia, Organismo y/o cualquier otra instancia Pública o Privada, incluyendo aquellas en las cuales pretenden intervenir las Unidades de Vinculación de las Facultades, Escuelas Preparatorias, Centros, Departamentos y/o Institutos; y deberán de observar los lineamientos Normativos vigentes Federales, Estatales y de la UANL.

V. DEL PADRÓN DE PROVEEDORES.

Las personas físicas o morales que deseen ser proveedores, deberán acreditar su situación jurídica, fiscal y financiera ante la Universidad Autónoma de Nuevo León, a efecto de ser dados de alta en el padrón de proveedores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, cumpliendo con los requisitos que se mencionan a continuación:

1. Solicitud firmada por el representante legal, la cual no deberá presentar espacios en blanco.

2. Carta protesta- firmada por el representante legal. 3. Constancia de situación fiscal. 4. Tener al menos 12 meses de iniciadas las operaciones en el giro o especialidad de

la empresa. 5. Cédula de determinación de cuotas al IMSS, incluyendo listado del personal

asegurado y comprobante de pago reciente. 6. Copia de la última declaración anual incluyendo anexos. 7. Estados de resultados y balance general del mes anterior de su registro, al momento

de efectuar el registro en hoja membretada de la empresa, firmada por el contador de la misma.

8. Identificación oficial con fotografía del representante Legal. 9. Currículum vitae empresarial. 10. Cartera de clientes de la empresa (Anexar 5 facturas recientes de diferentes

clientes ajenos a la Institución, incluir nombre y teléfono del contacto). 11. Copia de comprobante de domicilio. 12. Copia del acta constitutiva de la sociedad, así como todas sus modificaciones, en

caso de no acreditar la personalidad jurídica del representante legal en el acta constitutiva, deberá presentar el poder que lo autorice como tal, notariado recientemente.

13. Registro en compra net. ante la Secretaría de la Función Pública


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Los proveedores que cumplan con los puntos mencionados anteriormente, serán registrados en el Padrón de Proveedores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo XVII del presente manual.

El alta en el padrón de proveedores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, tendrá una vigencia anual, una vez autorizado el registro.

Requisitos de actualización en el padrón de proveedores de personas físicas o morales.

a. Carta protesta firmada por el representante legal. b. Cédula de determinación de cuotas al IMSS y listado de empleados asegurados

(copia de recibo de pago reciente). c. Copia de declaración anual del año anterior, incluyendo los anexos. d. Cartera de clientes de la empresa (Anexar 5 facturas recientes de diferentes clientes

ajenos a la Institución, incluir nombre y teléfono del contacto). e. Estado de resultados y balance general del mes anterior a la solicitud de

actualización, en hoja membretada de la empresa, firmadas por el contador. f. Notificar cambio de domicilio fiscal o en su caso presentar copia de RFC, copia de

factura, y comprobante de domicilio. g. Únicamente para personas morales: copia de la última modificación del acta

constitutiva de la sociedad notariada recientemente. En caso de no acreditar la personalidad jurídica del representante legal en el acta constitutiva, deberá presentar un poder que lo autorice como tal, notariado recientemente.

h. Registro en compraNet ante la Secretaría de la Función Pública.

Los Proveedores podrán solicitar la renovación de su registro hasta 60 días antes de su vencimiento.

En caso de que una Dependencia Universitaria solicite la inscripción de un proveedor extranjero, deberá enviar un oficio adjuntando los datos fiscales y transferencia bancaria: banco, nombre de la cuenta, dirección del banco, ruta / transito, código Swift y número de cuenta.

Nota: La Dirección de Adquisiciones podrá eximir la obligación de inscribirse en el Padrón de Proveedores, y de registrar los precios máximos de venta a las personas físicas o morales que provean artículos perecederos cuando se trate de adquisiciones extraordinarias, por causas fortuitas o de fuerza mayor, las que de no efectuarse puedan tener consecuencias las operaciones de un programa prioritario, para un buen desarrollo. Así como los pagos de fondo de caja o bien gastos menores a $5,000 pesos mensuales o menores a $60,000 bajo el concepto de adquisición única, en el año.

VI. DE LA SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN A PROVEEDORES.

La Dirección General Administrativa de la Universidad Autónoma de Nuevo León estará facultada para determinar la suspensión del registro en el Padrón de Proveedores de la


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Universidad Autónoma de Nuevo León, cuando un Proveedor incurra en alguna de las siguientes causas:

a. No cumpla exactamente con lo pactado en los períodos o contratos de adquisición o arrendamiento de Bienes o de Servicios.

b. Se niegue a sustituir los Bienes o los Servicios que no reúnan los requisitos de calidad estipulada.

c. Se retrase en forma injustificada y reiteradamente en la entrega de Bienes y Servicios pactados.

d. Se niegue a dar facilidades para que la Contraloría General o, en su caso, el Área Operativa correspondiente, ejerza sus funciones de verificación, inspección y vigilancia.

e. Incumpla con las estipulaciones relacionadas con el uso de medios electrónicos en los procedimientos de contratación previstos en esta Normativa.

f. Se haya determinado la rescisión administrativa de un pedido o contrato por causas imputables al Proveedor. Durante un año calendario, no presente dos o más propuestas en concurso por invitación, cuando haya aceptado participar en ellos, salvo causa justificada por escrito ante la Dirección General Administrativa.

La suspensión del registro al Padrón de Proveedores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, podrá determinarse por un período de seis a veinticuatro meses. No obstante, cuando el Proveedor considere que hayan desaparecido las causas que motivaron la suspensión, podrá solicitar el levantamiento de dicha suspensión ante la Dirección General Administrativa, quien resolverá, en definitiva.

La Dirección General Administrativa podrá determinar la cancelación de registro en el Padrón de Proveedores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, cuando un Proveedor incurra en alguna de las siguientes faltas:

a. Cuando haya proporcionado información falsa para su registro en el Padrón de Proveedores de la Universidad Autónoma de Nuevo León, o en los refrendos del mismo.

b. Cuando proporcione información falsa o haya actuado con dolo en cualquiera de los Procedimientos de adjudicación o contratación, así como en los recursos previstos en esta Normativa.

c. Cuando se celebren pedidos o contratos en contravención a lo dispuesto por esta Normativa.

d. Cometa actos, omisiones y prácticas ilícitas que lesionen el interés general o de la economía Universitaria.

e. Reincida en cualquiera de las causas previstas. f. Se declare que en su concurso, quiebra o suspensión de pagos se cometieron actos

en contra de sus acreedores. Se le declare inhabilitado para participar en los actos y procedimientos.

g. Se declare judicialmente incapacitado para contratar.


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VII. DE LOS MONTOS DE ADJUDICACIÓN.

Los montos máximos de adjudicación para adquisiciones, arrendamientos y servicios, se procederá de la siguiente manera:

A) Recursos Propios y Estatales:

a-1. Se contratará directamente cuando su monto no exceda de 2,400 cuotas. a-2. Se contratará directamente mediante cotización por escrito de por lo menos tres proveedores, cuando su monto no exceda de 14,400 cuotas. a-3. Se contratará mediante concurso por invitación a por lo menos tres proveedores, cuando su monto no exceda 24,000 cuotas. a-4. Se contratará mediante convocatoria pública que se dará a conocer en el Periódico Oficial del Estado y por lo menos en uno de los diarios de mayor circulación de la Entidad, cuando su monto exceda de 24,000 cuotas.

B) Recursos Federales: Los montos máximos de adjudicación mediante procedimiento de adjudicación directa y de invitación a cuando menos 3 personas, se utilizará el anexo correspondiente que la Secretaría de Hacienda establezca en el Presupuesto de Egresos de la Federación en cada año fiscal.

Notas: a. Los montos establecidos deben considerarse sin incluir el importe del impuesto al

valor agregado (IVA). b. Se entenderá por cuota, la unidad de medida y actualización (UMA) vigente. c. Las dependencias académicas, administrativas, centros e institutos utilizarán estos

rangos mencionados anteriormente para la contratación de proveedores.

VIII. DE LA INVESTIGACIÓN DE MERCADO.

La Universidad Autónoma de Nuevo León, por conducto de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad, realiza investigación de mercado, sobre las condiciones del Bien, Arrendamiento o Servicio objeto de contratación a efecto de buscar las mejores condiciones para la Universidad Autónoma de Nuevo León.

La investigación de mercado deberá realizarse con la anticipación que permita conocer las condiciones que imperan en el mercado al momento de iniciar el procedimiento de contratación que corresponda la cual tendrá como propósito que las Dependencias Universitarias:

a. Determinen la existencia de oferta de Bienes y Servicios en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas por las mismas;

b. Verifiquen la existencia de proveedores a nivel Nacional o Internacional, con posibilidad de cumplir con sus necesidades de contratación.

c. Conozcan el precio prevaleciente de los Bienes, Arrendamientos o Servicios requeridos, al momento de llevar a cabo la investigación.


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La investigación de mercado podrá ser utilizada por la Dependencia Universitaria para lo siguiente:

a. Sustentar la procedencia de agrupar varios Bienes o Servicios en una sola partida. b. Acreditar la aceptabilidad del precio conforme al cual se realizará la contratación

correspondiente. c. Establecer precios máximos de referencia de Bienes, Arrendamientos o Servicios. d. Analizar la conveniencia de utilizar la modalidad de ofertas subsecuentes de

descuento. e. Determinar si existen Bienes o Servicios alternativos o sustitutos técnicamente

razonables. f. Elegir el procedimiento de contratación que podrá llevarse a cabo.

La investigación de mercado la realizará el área especializada existente en la Dependencia Universitaria o en su defecto, será responsabilidad conjunta del área requirente y del área contratante, salvo en los casos en los que el área requirente lleve a cabo la contratación.

IX. DE LOS TIPOS DE CONTRATACIÓN.

Las adquisiciones, arrendamientos y servicios se contratarán por la Universidad Autónoma de Nuevo león, solamente cuando se tenga la disponibilidad presupuestal, en la partida correspondiente.

Los procedimientos de contratación de conformidad con lo establecido en el Título Segundo, Capítulo Primero, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, son los siguientes:

a. Licitación pública. b. Invitación a cuando menos tres personas. c. Adjudicación directa.

X. DE LA LICITACIÓN PÚBLICA.

De acuerdo al Título Segundo, Capítulo Segundo, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, referente a la Licitación Pública podrá ser:

a. Nacional • Cuando únicamente puedan participar personas de nacionalidad mexicana y los

Bienes a adquirir, sean producidos en el país y cuenten por lo menos con un 50% de contenido Nacional.

• Tratándose de la contratación de arrendamientos y servicios, únicamente podrán participar personas de nacionalidad mexicana.

• Cuando en la contratación de servicios, sé incluya el suministro de Bienes Muebles y el valor de éstos sea igual o, superior al 50% del valor total de la contratación, la operación se considerará como adquisiciones de Bienes Muebles.


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b. Internacional • Bajo la cobertura de tratados, en la que sólo podrán participar licitantes mexicanos

y extranjeros de países con los que nuestro país tenga un TLC con capítulo de compras gubernamentales.

• Abiertas, en las que podrán participar licitantes mexicanos y extranjeros, cualquiera que sea el origen de los Bienes a adquirir o arrendar y de los servicios a contratar.

• Cuando, previa investigación de mercado que realice las Dependencias Académicas o Administrativas de la Universidad Autónoma de Nuevo León, no exista oferta de proveedores nacionales respecto a Bienes o Servicios en cantidad o calidad requerida, o sea conveniente en términos de precio, se considerará un margen hasta del 15% a favor del precio más bajo prevaleciente en el mercado nacional en igualdad de condiciones, respecto de los precios de procedencia extranjera.

• Cuando habiéndose realizado un proceso de licitación de carácter Nacional, y no se presente alguna propuesta, o ninguna cumpla con los requisitos a que se refiera al inciso a) de este apartado.

A. Licitación Pública.

Para las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios que se adjudiquen a través de Licitaciones Públicas, se publicarán las convocatorias correspondientes en COMPRANET, a fin de que libremente se inscriban los proveedores interesados en participar en la licitación.

La Universidad Autónoma de Nuevo León, a través de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad, emitirá las bases para las Licitaciones Públicas, las cuales se pondrán a disposición de los interesados, a partir del día en que se publique la convocatoria en COMPRANET, por lo cual es responsabilidad exclusiva de los interesados, descargarlas durante el período de registro.

Las bases contendrán en lo aplicable, como mínimo, lo siguiente:

a. Denominación de la entidad convocante. b. La indicación del carácter de la Licitación (Nacional o Internacional). c. Modalidad de la licitación (Presencial o Electrónica). d. Forma en que debe acreditar la existencia y personalidad jurídica el licitante. e. Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones de las bases de la licitación, para la

cual es optativa la asistencia de los licitantes, a las reuniones que se realicen. f. Fecha, hora y lugar de celebración del acto de presentación y apertura de propuestas,

así como la comunicación del fallo. g. Señalamiento de que será causa de descalificación, el incumplimiento de alguno de

los requisitos establecidos en las bases de licitación, así como la comprobación de que algún licitante ha acordado con otro u otros, elevar los precios de los Bienes o Servicios, o cualquier otro acuerdo que tenga como fin, obtener una ventaja sobre los demás licitantes.


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h. Las propuestas deberán ser presentadas en idioma español. i. Los anexos técnicos y folletos podrán presentarse en el idioma del país de origen de

los Bienes o Servicios, acompañados de una traducción simple al español. j. Moneda en que se cotizará y efectuará el pago respectivo. k. La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en las bases de la

licitación, así como las propuestas presentadas por los licitantes, podrán ser negociadas.

l. Descripción completa de los Bienes o Servicios. m. Plazo y condiciones de entrega, así como la indicación del lugar. n. Los requisitos que deben cumplir los interesados para acreditar la capacidad

económica y financiera, además la experiencia comercial y en su caso, la capacidad técnica.

o. El plazo para la presentación y apertura de propuestas de las licitaciones no podrá ser inferior a veinte días naturales, a partir de la fecha de publicación de la convocatoria.

Cualquier modificación a las bases de la licitación, derivada del resultado de la, o las juntas de aclaraciones, será considerada como parte integrante de las propias bases de licitación.

La junta de aclaraciones deberá celebrarse con una anticipación mínima de seis días naturales, inclusive, al acto de presentación y apertura de propuestas, a fin de que quienes hayan adquirido oportunamente las bases, soliciten aclaraciones sobre las bases de licitación, a sus anexos, así como al contenido del contrato correspondiente.

Las solicitudes de aclaración deberán ser presentadas de manera concisa y estar directamente vinculadas con los puntos contenidos en las Bases, indicando el numeral o punto específico con el cual se relaciona, las solicitudes que no cumplan con los requisitos señalados, podrán ser desechadas por el comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

Dichas solicitudes de aclaración deberán presentarse por escrito y acompañadas de un archivo electrónico, en formato word o documento editable, el cual deberá entregarse en las instalaciones de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad Autónoma de Nuevo León, por lo menos 48 horas antes de la junta pública.

La junta de aclaraciones durante el proceso de licitación se desarrollará conforme a lo siguiente:

a. Se iniciará en la fecha, lugar y hora señalada. b. Presidirá como representante del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León la Dirección de Adquisiciones. c. La junta será publica; sin embargo, solo podrán estar presentes las personas

previamente acreditadas y registradas como observador o licitante. d. Se procederá a firmar la lista de asistencia, quienes intervengan en la junta. e. Quien presida el acto leerá en voz alta las dudas y cuestionamientos y las respuestas

correspondientes en el orden que se recibieron.


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f. En caso de que surgieran entre los participantes nuevas dudas o cuestionamientos respecto de las respuestas dadas por la convocante, quien presida la reunión podrá admitirlas para su aclaración.

g. Se levantará el acta correspondiente en la que se harán constar las dudas y cuestionamientos, la cual será firmada por los asistentes y se entregará a los participantes copia electrónica o física; así como también, a los participantes que no asistieron a la junta de aclaraciones, esto a fin de que se integre en la propuesta respectiva.

El plazo para la presentación y apertura de propuestas de las Licitaciones Nacionales, no podrá ser inferior a diez días naturales, contados a partir de la fecha de publicación de la convocatoria.

La Universidad Autónoma de Nuevo León, siempre que ella no tenga por objeto limitar el número de licitantes, podrá modificar los plazos o aspectos establecidos en la convocatoria o en las bases de licitación, a partir de la fecha en que sea publicada la convocatoria e inclusive, hasta el tercer día natural previo al acto de presentación y apertura de propuestas.

Las propuestas presentadas, deberán ser firmadas en forma autógrafa por los licitantes o sus apoderados.

Previa al acto de presentación y apertura de propuestas, la Universidad Autónoma de Nuevo León, deberá efectuar el registro de Licitantes, así como realizar revisiones preliminares a la documentación distinta a la propuesta. Lo anterior será optativo para los licitantes, por lo que no se podrá impedir el acceso a quienes presentar su documentación y propuestas en la fecha, hora y lugar establecido la celebración del citado acto.

La entrega de propuestas se realizará en dos sobres cerrados que contendrán por separado, la propuesta técnica y la propuesta económica, según especifique en la convocatoria la documentación distinta a las propuestas podrán entregarse, a elección del licitante, dentro o fuera del sobre correspondiente.

El acto de presentación y apertura de propuestas se llevará conforme a lo siguiente:

a. El Secretario Técnico quien preside el acto, recibe los sobres que contienen las propuestas de los licitantes inscritos a la licitación.

b. Se procede a la apertura de propuestas técnicas recibidas de los licitantes previamente enunciados, sin entrar al análisis técnico, legal o administrativo de su contenido.

c. Se procede con la apertura de los sobres que contienen la propuesta económica de los citados licitantes, verificando que incluyan lo solicitado en las bases.

d. Acto seguido, de manera cruzada los licitantes en forma conjunta con el comité, rubricarán el formato de la propuesta económica en el que consignan los precios y el importe total de la oferta.

e. Finalmente, previa lectura del acta se da por concluido el acto.


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Criterios de evaluación:

a. Puntos de porcentajes b. Costo beneficio c. Costo binario

Una vez realizada la evaluación de las propuestas, el contrato se adjudicará de entre los licitantes, aquel que reúne las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por la Universidad Autónoma de Nuevo León y la Dependencia, que garantice satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas.

Si resulta que dos o más propuestas satisfacen la totalidad de los requerimientos solicitados por la Dirección de Adquisiciones de la Universidad, el contrato se adjudicará a quien presente la proposición con el precio que sea más bajo.

El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León de acuerdo a la naturaleza de la licitación, emitirá un dictamen que servirá como base para el fallo.

El acto de fallo de adjudicación contendrá lo siguiente:

1. Relación de concursantes cuyas propuestas se desecharon, expresando todas las razones legales, étnicas o económicas que sustentan tal determinación e indicando los puntos de la convocatoria en que cada caso se incumpla.

2. Relación de concursantes cuyas propuestas resultaron solventes, describiendo en lo general dichas proposiciones.

3. Se determinan como uno de los criterios de adjudicación, el relativo a Binario. 4. Se presumirá la solvencia de las proporciones, cuando se señale expresamente

incumplimiento alguno. 5. En caso de que se determine que el precio de una proposición no es aceptable o

conveniente, se deberá anexar copia de la investigación de precios realizada, o del cálculo correspondiente.

6. Nombre del o los licitantes a quien se adjudica el contrato, indicando las razones que motivaron la adjudicación, de acuerdo a los criterios previstos en la convocatoria, así como la indicación de las partidas, los conceptos y montos asignados a cada licitante.

7. Fecha, lugar y hora para la firma del contrato, la presentación de garantías y en su caso, la entrega de anticipos.

8. Nombre, cargo y firma de los miembros del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios que lo emite.

9. En caso de que se declare desierta la licitación o alguna partida, será señalado en el fallo, las razones que lo motivaron.

Para efectos de la notificación, de la junta de aclaraciones, del acto de apertura de las propuestas y de la junta publica donde se dé a conocer el fallo, al término de cada acto se les será proporcionado una copia del acta correspondiente, así mismo a partir de la fecha de cada acto se pondrá a disposición de los Licitantes que no hayan asistido, copia de la presente, en las instalaciones de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad Autónoma de Nuevo León, donde además se fijará copia en lugar visible, por un término de 5 días


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hábiles, siendo de la exclusiva responsabilidad de los licitantes acudir a enterarse de su contenido y obtener un ejemplar de la misma. En la inteligencia de que este procedimiento sustituye a la notificación personal.

Casos en los que se podrá declarar desierta, cancelada y/o suspendida la licitación.

El Comité de Adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, procederá a declarar desierta una licitación y expedirá una segunda convocatoria cuando:

• Las propuestas presentadas no reúnan los requisitos de las bases de la licitación. • No se reciban proposiciones. • Sus precios no fueron aceptables.

Tratándose de licitaciones en las que una o varias partidas se declaren desiertas, el comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León podrá proceder, solo respecto a esas partidas, a celebrar una nueva licitación, o bien, un procedimiento de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando en razón de su monto, este ordenamiento así lo permita.

El Comité de Adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, podrán cancelar una licitación en los siguientes casos:

• Por caso fortuito o fuerza mayor. • Cuando existan circunstancias debidamente justificadas, que provoquen la extinción

de la necesidad para adquirir o arrendar los Bienes o contratar la prestación de los servicios, y que de continuarse el procedimiento de contratación se pudiera ocasionar un daño o perjuicio a la propia Dependencia Universitaria, la Universidad Autónoma de Nuevo León, debe hacer del conocimiento de la Dirección General Administrativa de la Universidad Autónoma de Nuevo León y de los participantes la decisión de cancelar.

La Universidad Autónoma de Nuevo León, previa justificación de la conveniencia de distribuir, entre dos o más proveedores de la partida de un Bien o Servicio, podrá hacerlo siempre que así se haya establecido en las bases de la licitación.

B. Invitación a cuando menos tres personas.

1. Se invitará a un mínimo de tres personas. 2. Las invitaciones correspondientes se realizarán por COMPRANET o bien en su caso

se entrega por escrito. 3. Las invitaciones contendrán la información que resulte necesaria, así como las Bases

que servirán para formular las propuestas técnicas y económicas. 4. La apertura de propuestas técnicas y económicas, o de estas últimas, podrán

realizarse sin la presencia de los Licitantes. 5. Para llevar a cabo la adjudicación correspondiente, se deberá contar con un mínimo

de tres propuestas económicas, cuya propuesta técnica se haya analizado previamente.


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6. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, levantará acta de asignación de la adjudicación por invitación del fallo correspondiente.

7. Serán aplicables, en conducente, las disposiciones del procedimiento de invitación a cuando menos tres personas.

C. Adjudicación Directa.

Se llevará a cabo el procedimiento de contratación por adjudicación directa de acuerdo a lo establecido en el punto VI, inciso “a-1 y “b””, de los montos máximos de adjudicación En el caso de que se opte por la adjudicación directa, debe cuidarse la razonabilidad de precios de los Bienes o Servicios que se programen adquirir.

El Procedimiento de contratación mediante tres cotizaciones por escrito se sujetará a lo siguiente:

a. Se llevará a cabo el procedimiento de contratación mediante tres proveedores, de acuerdo con lo establecido en el punto VI, inciso “a-2” de los montos máximos de contratación.

b. La Dirección de Adquisiciones de la Universidad, solicitara la cotización de Bienes y Servicios, a cuando menos tres proveedores, o a los que hubiere en el padrón de proveedores para el caso particular, buscando en su caso, otorgar preferencia a la micro, pequeña y mediana empresa instaladas en el Estado.

c. La solicitud de cotizaciones podrá efectuarse por escrito o medio electrónico. d. Las cotizaciones de los proveedores podrán formularse por escrito, o medios remotos

de comunicación electrónica por el proveedor o sus representantes acreditados en el padrón de proveedores.

e. Para llevar a cabo la adjudicación bastará contar con un mínimo de tres cotizaciones económicas.

f. Las cotizaciones económicas deberán ser formuladas por proveedores que no se relacionen entre sí, a través de su tenencia accionaria o participación de capital social.

XI. DE LAS EXCEPCIONES A LA LICITACIÓN PÚBLICA.

El Comité Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León bajo su responsabilidad, podrá optar por no llevar a cabo el procedimiento de Licitación Pública y celebrar contratos a través de los procedimientos de invitación o cuando menos tres personas o de adjudicación directa, con base a lo establecido en el Título Segundo, Capítulo Tercero de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

La selección del procedimiento de excepción deberá fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en cada caso, en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez y transparencia que resulten procedentes para obtener las mejores condiciones para la Universidad Autónoma de Nuevo León, lo cual debe constar


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por escrito y ser firmado por el Comité Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, según corresponda.

La Dirección de Adquisiciones y/o el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León bajo su responsabilidad, podrá contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, sin sujetarse al procedimiento de la licitación pública, a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando:

a. No existan Bienes o Servicios alternativos o sustitutos técnicamente razonables, o bien, que en el mercado sólo existe un posible oferente, o se trate de una persona que posee la titularidad o el licenciamiento exclusivo de patentes, derechos de autor, u otros derechos exclusivos, o por tratarse de obras de arte;

b. Peligre o se altere el orden social, la economía, los servicios públicos, la salubridad, la seguridad o el ambiente de alguna zona o región del país como consecuencia de caso fortuito o de fuerza mayor;

c. Existan circunstancias que puedan provocar pérdidas o costos adicionales importantes, cuantificados y justificados;

d. Se realicen con fines exclusivamente militares o para la armada, o su contratación mediante licitación pública ponga en riesgo la seguridad nacional o la seguridad pública, en los términos de las leyes de la materia. No quedan comprendidos en los supuestos a que se refiere esta fracción los requerimientos administrativos que tengan los sujetos de esta Ley;

e. Derivado de caso fortuito o fuerza mayor, no sea posible obtener Bienes o Servicios mediante el procedimiento de licitación pública en el tiempo requerido para atender la eventualidad de que se trate, en este supuesto las cantidades o conceptos deberán limitarse a lo estrictamente necesario para afrontarla;

f. Se haya rescindido un contrato adjudicado a través de licitación pública, en cuyo caso se podrá adjudicar al licitante que haya obtenido el segundo o ulteriores lugares, siempre que la diferencia en precio con respecto a la proposición inicialmente adjudicada no sea superior a un margen del diez por ciento. Tratándose de contrataciones en las que la evaluación se haya realizado mediante puntos y porcentajes o costo beneficio, se podrá adjudicar al segundo o ulterior lugar, dentro del referido margen;

g. Se haya declarado desierta una licitación pública, siempre que se mantengan los requisitos establecidos en la convocatoria a la licitación cuyo incumplimiento haya sido considerado como causa de desechamiento porque afecta directamente la solvencia de las proposiciones;

h. Existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de Bienes de marca determinada.

i. Se trate de adquisiciones de Bienes perecederos, granos y productos alimenticios básicos o semiprocesados, semovientes. Asimismo, cuando se trate de Bienes usados o reconstruidos en los que el precio no podrá ser mayor al que se determine mediante avalúo que practicarán las instituciones de crédito o terceros habilitados para ello conforme a las disposiciones aplicables, expedido dentro de los seis meses previos y vigente al momento de la


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adjudicación del contrato respectivo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 12 Bis de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

j. Se trate de servicios de consultorías, asesorías, estudios o investigaciones, debiendo aplicar el procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, entre las que se incluirán instituciones públicas y privadas de educación superior y centros públicos de investigación. Sólo podrá autorizarse la contratación mediante adjudicación directa, cuando la información que se tenga que proporcionar a los licitantes para la elaboración de su proposición, se encuentre reservada en los términos establecidos en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

k. Se trate de adquisiciones, arrendamientos o servicios cuya contratación se realice con campesinos o grupos urbanos marginados, como personas físicas o morales;

l. Se trate de la adquisición de Bienes que realicen las dependencias y entidades para su comercialización directa o para someterlos a procesos productivos que las mismas realicen en cumplimiento de su objeto o fines propios expresamente establecidos en el acto jurídico de su constitución;

m. Se trate de adquisiciones de Bienes provenientes de personas que, sin ser proveedores habituales, ofrezcan bienes en condiciones favorables, en razón de encontrarse en estado de liquidación o disolución, o bien, bajo intervención judicial;

n. Se trate de los servicios prestados por una persona física a que se refiere la fracción VII del artículo 3 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, siempre que éstos sean realizados por ella misma sin requerir de la utilización de más de un especialista o técnico;

o. Se trate de servicios de mantenimiento de Bienes en los que no sea posible precisar su alcance, establecer las cantidades de trabajo o determinar las especificaciones correspondientes;

p. El objeto del contrato sea el diseño y fabricación de un Bien que sirva como prototipo para efectuar las pruebas que demuestren su funcionamiento. En estos casos la dependencia o entidad deberá pactar que los derechos sobre el diseño, uso o cualquier otro derecho exclusivo, se constituyan a favor de la Federación o de las entidades según corresponda. De ser satisfactorias las pruebas, se formalizará el contrato para la producción de mayor número de Bienes por al menos el veinte por ciento de las necesidades de la dependencia o entidad, con un plazo de tres años;

q. Se trate de equipos especializados, sustancias y materiales de origen químico, físico químico o bioquímico para ser utilizadas en actividades experimentales requeridas en proyectos de investigación científica y desarrollo tecnológico, siempre que dichos proyectos se encuentren autorizados por quien determine el titular de la dependencia o el órgano de gobierno de la entidad;

r. Se acepte la adquisición de bienes o la prestación de servicios a título de dación en pago, en los términos de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación;

s. Las adquisiciones de bienes y servicios relativos a la operación de instalaciones nucleares, y


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t. Se trate de la suscripción de contratos específicos que deriven de un contrato marco.

u. Existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de Bienes con características o marca determinada, para procesos de:

a. Inscripción b. Titulación c. Certificación d. Material bibliográfico e. Licencias de Sistemas (software), así como mantenimiento de los mismos. f. Concurso de Ingreso de alumno g. Cualquier otro concepto atribuible a esta excepción

Sin perjuicio de lo dispuesto en el punto anterior, las Dependencias Universitarias, bajo su responsabilidad, podrán contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, sin sujetarse a procedimiento de licitación pública o de invitación cuando menos tres personas cuando el importe de cada operación no exceda los montos máximos que al efecto se establezca en la presente Normatividad, mismos que serán difundidos por la Dirección de Adquisiciones, siempre que las operaciones no se fraccionen, para quedar comprendidas en los supuestos de excepción a la licitación pública a la que se refiere este punto.

En el supuesto de que dos procedimientos de invitación a cuando menos tres proveedores se declaren desiertos, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León podrá adjudicar directamente el Contrato.

En caso de inconformidades, estas se presentarán en el domicilio de las oficinas de la Secretaría de la Función Pública o de los Gobiernos de las Entidades Federativas, o en su caso el medio electrónico, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

XII. DE LOS CONTRATOS

Los contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios contendrán como mínimo, lo siguiente:

a. El nombre o denominación de la Dependencia Universitaria requirente y de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

b. Acreditación de la existencia y personalidad del proveedor adjudicado. c. En caso de arrendamiento, la indicación que si este es con opción a compra. d. Moneda en que se cotizó y se efectuó el pago respectivo el cual podrá ser en pesos

mexicanos o en moneda extranjera, de acuerdo a la determinación de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

e. Las causas para la recisión de los contratos. f. Las previsiones relativas a los términos y condiciones a las que se sujetaran la

devolución y reposición de Bienes por motivos de fallas de calidad o cumplimiento de especificaciones originalmente convenidas, sin que las sustituciones impliquen su modificación.


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g. De los procedimientos para la solución de controversias, distintos a los procedimientos de negociación, medición o arbitraje.

h. La acreditación de que se cuenta con disponibilidad presupuestal para cubrir el compromiso derivado del contrato, así como los datos relativos al origen del recurso.

i. La indicación del procedimiento conforme al cual se llevó a cabo la adjudicación del contrato.

j. El precio unitario y el importe total a pagar por los Bienes o Servicios. k. La fecha, plazos, lugar y condiciones de entrega. l. Porcentaje, número, fechas o plazos de las exhibiciones y amortización de los

anticipos que se otorguen. m. Los porcentajes de los anticipos, que en su caso se otorguen, no podrán exceder del

50% del monto total del contrato. n. Forma, términos y porcentaje para garantizar los anticipos y el cumplimiento del

contrato. o. El monto y plazo de vigencia, la forma y a favor de quien se deben constituir las

garantías y los medios para el cumplimiento de las mismas. p. Precisión de si el precio es fijo o sujeto a ajustes y, en este último caso que es

excepcional, la fórmula o condición en que se hará y calculará el ajuste. q. Condiciones, términos y procedimiento para la aplicación de penas convencionales

por atraso en la entrega de los Bienes o Servicios, por causas imputables a los proveedores.

r. La descripción pormenorizada de los Bienes o Servicios objeto del contrato, incluyendo en su caso la marca y modelo de los Bienes.

s. Indicación de que en caso de violaciones en materia de derechos inherentes a la propiedad intelectual, la responsabilidad estará a cargo del licitante o proveedor según sea el caso, salvo que exista impedimento, la estipulación de que los derechos de autor, propiedad intelectual u otros derechos exclusivos que se deriven de los servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones contratados por la Universidad Autónoma de Nuevo León, invariablemente se constituirán a favor de la misma.

La adjudicación del contrato al proveedor se deberá formalizar a través de acta de adjudicación dentro de los 20 días naturales siguientes a la asignación.

Si el interesado no firma el contrato por causas imputables al mismo, dentro del plazo a que se refiere el párrafo anterior, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, podrá sin necesidad de un nuevo procedimiento, adjudicar el contrato al participante que haya presentado la proposición solvente más baja.

El licitante a quien se hubiere adjudicado el contrato no estará obligado a suministrar los Bienes o prestar el Servicio, si la Universidad Autónoma de Nuevo León por causas imputables a la misma, no firmara el contrato.


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El atraso en la formalización de los contratos respectivos o en la entrega de anticipos, prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento de las obligaciones asumidas por ambas partes.

La Dirección de Adquisiciones, podrá celebrar contratos abiertos para adquirir Bienes, arrendamientos y servicios que requieran de un mismo bien o servicio de manera reiterada; asimismo, las Dependencias Universitarias, deberán solicitar la intervención del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, con la finalidad de que ésta promueva las adquisiciones que requieran este tipo de contratos, a fin de atender los requerimientos consolidados y la celebración de contratos conforme a lo siguiente:

a. Se establecerá la cantidad mínima y máxima de Bienes por adquirir o arrendar; o el presupuesto mínimo y máximo que podrá ejercerse en la adquisición, el arrendamiento o la prestación del servicio.

b. Se hará una descripción completa de los Bienes o Servicios con sus correspondientes precios unitarios.

c. En la solicitud y entrega de los Bienes o Servicios se hará referencia al contrato celebrado.

d. La Dirección de Adquisiciones, a petición expresa de la Dependencia Universitaria podrá solicitar a la Oficina de la Abogacía General, que se promueva la celebración de contratos, conforme a lo señalado en el punto anterior.

XIII. DE LA CONTRATACIÓN.

Personas de las que las dependencias universitarias y áreas operativas no podrán recibir propuestas

La Dirección de Adquisiciones y las Dependencias Universitarias se abstendrán de recibir propuestas o celebrar contrato alguno en las materias a que se refiere esta Normatividad, con las personas siguientes:

a. Aquellas en que el funcionario o empleado universitario que intervenga en cualquier etapa del procedimiento de contratación tenga interés personal, familiar o de negocios, incluyendo aquellas de las que pueda resultar algún beneficio para él, su cónyuge o sus parientes consanguíneos hasta el cuarto grado, por afinidad o civiles, o para terceros con los que tenga relaciones profesionales, laborales o de negocios, o para socios o sociedades de las que el funcionario o empleado universitario o las personas antes referidas forman o hayan formado parte.

b. Las que hayan sido sancionadas por la Contraloría General de la Universidad Autónoma de Nuevo León en los términos de las disposiciones aplicables.

c. Aquellos proveedores que, por causas imputables a ellos mismos, se les hubiere rescindido administrativamente más de un contrato, dentro de un lapso de dos años calendario, contados a partir de la notificación de la primera rescisión.

d. Los proveedores que se encuentren en situación de atraso en las entregas de los Bienes o en la prestación de los servicios por causas imputables a ellos mismos, siempre y cuando haya resultado perjudicada gravemente por el incumplimiento.


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e. Aquellas que hubieren proporcionado información que resulte falsa, o que hayan actuado con dolo o mala fe, en algún proceso para la adjudicación de un contrato, en su celebración, durante su vigencia.

f. Aquellas que se hayan declarado en concurso mercantil, estado de quiebra o sujetas a concurso de acreedores.

g. Aquellas que presenten propuestas en una misma partida de un bien o servicio, en un procedimiento de contratación que se encuentren vinculadas entre sí, por algún socio o asociado común.

h. Aquellas que a través de empresas formen parte del mismo grupo empresarial, pretendan ser contratadas para la elaboración de dictámenes, peritajes y avalúos, cuando éstos hayan de ser utilizados para resolver discrepancias derivadas de los contratos en los que dichas personas o empresas sean parte.

i. Las que desempeñen un empleo, cargo o comisión en la Universidad Autónoma de Nuevo León o bien, las sociedades de las que dichas personas formen parte.

Las demás que por cualquier causa se encuentren impedidas para ello por disposición de cualquier ley federal.

XIV. INCUPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE BIENES O SERVICIOS.

En caso de incumplimiento en la entrega de los Bienes o la prestación de los servicios, el proveedor debe reintegrar los anticipos que haya recibido más los intereses correspondientes, conforme a lo indicado en el punto anterior, a más tardar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se notifique la rescisión. Los cargos se calcularán sobre el monto del anticipo no amortizado y se computarán por días naturales desde la fecha de su entrega, hasta la fecha en que se entreguen efectivamente las cantidades a disposición de la Dependencia Universitaria.

XV. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS.

La Dirección de Adquisiciones podrá incrementar la cantidad de Bienes solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de los doce meses posteriores a su firma, siempre que el monto total de las modificaciones no rebase, en conjunto el 20% del monto o cantidad de los conceptos y volúmenes establecidos originalmente en los mismos y el precio de los Bienes sea igual al pactado originalmente.

Igual porcentaje se aplicará a las modificaciones que por ampliación de la vigencia se realicen a los contratos de arrendamientos o de servicios, cuya prestación se realice de manera continua y reiterada.

Cuando los proveedores demuestren la existencia de causas justificadas que les impidan cumplir con la entrega total de los Bienes conforme a las cantidades pactadas en los contratos, la Dirección de Adquisiciones podrá modificarlos mediante la cancelación de las cantidades originalmente estipuladas, siempre y cuando no exceda el diez por ciento del importe total del contrato respectivo.

Cualquier modificación a los contratos deberán formalizarse por escrito dentro de la vigencia del contrato principal.


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XVI. PENAS CONVENCIONALES.

Para el caso de las adquisiciones, arrendamientos o servicios contratados al amparo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP), las penas convencionales sólo proceden cuando el proveedor lleva a cabo la entrega de los Bienes con atraso y/o los servicios contratados se empiezan a prestar con retraso, en relación con la fecha pactada en el contrato y/o orden de compra en aquellos casos de adjudicación directa de montos inferiores a los previstos en el artículo 82 del Reglamento de la LAASSP.

Las penas convencionales se encuentran normadas en los artículos 45 fracción XIX y 53 primer párrafo de la LAASSP y en los numerales 85 fracción V, 86 segundo párrafo, 95 y 96 primer párrafo de su Reglamento.

a) Procedencia: 1. Las penas convencionales se deben aplicar cuando, por causas imputables al

proveedor, la entrega de los Bienes se hace con atraso y/o incumple con el inicio de la prestación del servicio, considerando para esta determinación la fecha convenida o pactada contractualmente o pactada entre las partes.

2. Las penas convencionales se deben prever en todos los procedimientos de contratación de que se trate, sin importar si es una licitación publica, invitación a cuando menos tres personas o adjudicacion directa.

3. Las anteriores previsiones son aplicables, sin menoscabo de la modalidad o tipo de contrato que se formalice, esto es, cerrado, abierto, plurianual, abastecimiento simultaneo, o cualquier combinacion de éstos.

b) Determinación: a. Las penas convencionales a aplicarse a un proveedor no podrán exceder del

monto de la garantía de cumplimiento del contrato y se determinarán en funcion de los Bienes o Servicios no entregados o prestados en la fecha convenida.

b. El máximo que se puede aplicar a un proveedor por concepto de penas convencionales es igual al monto de la garantía de cumplimiento del contrato, sin tomar en cuenta los porcentajes de reduccion que se hubiere aplicado a dicha garantía conforme lo dispuesto por el artículo 86 segundo párrafo del Reglamento de la LAASSP.

c. Cuando la dependencia o entidad, conforme a la LAASSP, exima a los proveedores otorgar garantía de cumplimiento de contrato, el monto máximo de las penas convencionales por atraso que se les puede aplicar será deñ 20% del valor de los Bienes o Servicios entregados o prestados fuera de la fecha convenida.

d. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1844 del Codigo Civil Federal, de aplicación supletoria a la LAASSP, las penas convencionales deben aplicarse bajo el principio de proporcionalidad, toda vez que si una parte de la obligación fue cumplida, la pena no puede ser aplicada a la totalidad del monto contratado.

e. Si la pena que se pretende aplicar es mayor al monto de la garantia de cumplimiento o más allá, será ilegal.

f. La penalizacion se calculará a partir de la fecha pactada en el contrato para la entrega o prestación, para lo cual se debe considerar lo siguiente:


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• Sólo resulta aplicable cuando los Bienes son entregados con atraso o los servicios inician con retraso, respecto de la fecha establecida para la entrega o prestación.

• El periodo de penalizacion comienza a contar a partir del día siguiente en que concluye el plazo o fecha convenida para la entrega de los Bienes o para la iniciación de la prestación del servicio.

• La penalización debe aplicarse desde el primer día de atraso y tendrá como límite el número de días que resulten al dividir el porcentaje de la garantía de cumplimiento del contrato, entre el porcentaje diario de penalizacion establecido 0.5%.

g. En el supuesto que el incumplimiento del proveedor rebase la fecha límite máxima para que el mismo haga la entrega total de los Bienes o preste el servicio, por haber agotado el monto de la garantía de cumplimiento del contrato, la dependencia o entidad podrá iniciar el procedimiento de rescisión administrativa, de conformidad con lo previsto en el articulo 54 de la LAADDP, lo cual no limita que el procedimiento de rescisión se podrá iniciar en cualquier momento.

c) Aplicación: 1. Será responsabilidad de las dependencias aplicar y cobrar en forma oportuna las

penas convencionales, toda vez que el pago integro de los Bienes o Servicios, está condicionado a que el proveedor haya cumplido sus obligaciones en tiempo.

XVII. RESCISIÓN.

La Universidad Autónoma de Nuevo León podrá rescindir los contratos que celebre en caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del proveedor por las siguientes causas:

a. El incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el proveedor. b. Las demás que se establezcan en la respectiva convocatoria de la licitación o en el

contrato. c. Si previamente a la determinación de dar por rescindido el contrato, se hiciere entrega

de los Bienes o se prestaren los servicios, el procedimiento iniciado quedará sin efecto.

El procedimiento deberá iniciarse dentro de los quince días naturales siguientes a aquel en que hubiere agotado el monto límite de aplicación de las penas convencionales

Procedimiento de rescisión

El procedimiento de rescisión se llevará a cabo conforme a lo siguiente:

a. Se iniciará a partir de que al proveedor le sea comunicado por escrito el incumplimiento en que haya incurrido, para que en un término de diez días hábiles exponga lo que a su derecho convenga y aporte, en su caso, las pruebas que estime pertinentes.

b. Transcurrido el término a que se refiere la fracción anterior, se resolverá considerando los argumentos y pruebas que hubiere hecho valer.


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c. La determinación de dar o no por rescindido el contrato, debe ser debidamente fundada, motivada y comunicada, al proveedor dentro de los quince días hábiles siguientes a lo señalado en el inciso “a” de este punto.

Asimismo, podrán darse por terminados anticipadamente los contratos cuando concurran razones de interés general o bien, cuando por causas justificadas se extinga la necesidad de requerir los Bienes o Servicios originalmente contratados y se demuestre que, de continuar con el cumplimiento de las obligaciones pactadas, se ocasionaría algún daño o perjuicio a la Universidad Autónoma de Nuevo León.

XVIII. CONDICIONES DE LOS BIENES.

Las Dependencias Universitarias estarán obligadas a mantener los Bienes adquiridos o arrendados en condiciones apropiadas de operación y mantenimiento, así como vigilar que los mismos se destinen al cumplimiento de los programas y objetivos previamente determinados.

Para los efectos del punto anterior, la Universidad Autónoma de Nuevo León, en los contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios, deben estipular las condiciones que garanticen su correcta operación y funcionamiento; en su caso, la obtención de una póliza de seguro por parte del proveedor, que garantice la integridad de los Bienes hasta el momento de su entrega.

XIX. DE LA INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN.

Personal del Departamento de Auditoría Interna y/o de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad Autónoma de Nuevo León, podrá realizar las visitas e inspecciones que estime pertinentes a las Dependencias Universitarias y áreas operativas que realicen adquisiciones, arrendamientos y servicios, e igualmente podrá solicitar a los funcionarios, licitantes y a los proveedores que participen en ellas todos los datos e informes relacionados con los actos de que se trate.

XX. DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES.

Las Dependencias Universitarias informarán y, en su caso, remitirán la documentación comprobatoria, a la Contraloría General sobre los licitantes o proveedores que infrinjan las disposiciones de este ordenamiento o se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:

a. Los licitantes que injustificadamente y por causas imputables a los mismos no formalicen el contrato adjudicado por la Universidad Autónoma de Nuevo León en los plazos establecidos.

b. Aquellos proveedores que por causas imputables a ellos hubiera decretado la rescisión del contrato.

c. Los proveedores que no cumplan con sus obligaciones contractuales por causas imputables a ellos y que, como consecuencia, causen daños o perjuicios a la Dependencia, así como aquellos que entreguen Bienes con especificaciones distintas de las convenidas.


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d. Los licitantes o proveedores que proporcionen información falsa o que actúen con dolo en algún procedimiento de contratación, en la celebración del contrato o durante su vigencia, o bien, en la presentación o desahogo de una reclamación o inconformidad.

Los licitantes o proveedores que se encuentren en alguno de los supuestos anteriores no podrán presentar propuestas ni celebrar contratos durante el plazo que establezca la Contraloría General de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

Los funcionarios y empleados universitarios que no otorguen debido cumplimiento al contenido dispuesto en esta normatividad, se harán acreedores a las sanciones que establezcan la Legislación Universitaria y la normatividad administrativa que de ella deriva.

XXI. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA.

Las Dependencias Universitarias que requieran contratar servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, previamente verificarán si en la Universidad Autónoma de Nuevo León se tiene trabajos concluidos sobre la materia de que se trate.

En el supuesto de que se advierta su existencia y se compruebe que los mismos satisfacen los requerimientos de la Dependencias Universitarias, no procederá la contratación, con excepción de aquellos trabajos que sea necesarios para su adecuación, actualización o complemento.

De igual manera, las Dependencias Universitarias buscarán en igualdad de circunstancias de precio, calidad y confiabilidad, celebrar bases de colaboración con las áreas de la Universidad Autónoma de Nuevo León especializadas en la materia cuya consultoría, asesoría, estudio o investigación se pretenda contratar.

Lo anterior no aplicará cuando por la confidencialidad o la naturaleza de los servicios que se pretendan contratar, sea conveniente contar con los servicios de una empresa ajena a la Universidad Autónoma de Nuevo León.

La erogación para la contratación de servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, requerirá de la autorización escrita, según corresponda, de los siguientes funcionarios:

a. La Dirección General Administrativa: Cuando la erogación a Facultades, Escuelas Preparatorias y Departamentos se realice a través de la Administración Central.

b. Directores de Dependencias Universitarias, cuando la erogación se realice a través de recursos propios.

XXII. APLICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN DONDE SE FORMALICEN LOS ACTOS

JURIDICOS. (CONTRATOS CELEBRADOS CON EL EXTRANJERO).

Los contratos celebrados en el extranjero respecto de Bienes o Servicios que deban ser utilizados o prestados fuera del territorio nacional, se regirán por la legislación del lugar donde se formalice el acto, aplicando en lo procedente lo dispuesto por esta Normatividad.


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Cuando los Bienes o Servicios hubieren de ser utilizados o prestados en el país, su procedimiento y los contratos que deriven de ellos deben realizarse dentro del territorio nacional.

La Dirección de Adquisiciones mediante disposiciones de carácter general, y con la opinión de la Contraloría General, determinará, en su caso, los Bienes y Servicios de uso generalizado de toda la Institución que, en forma consolidada, deben adquirir, arrendar o contratar las Dependencias Universitarias con objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio y oportunidad.

XXIII. DE LAS GARANTÍAS RECIBIDAS POR LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN.

DEL CUMPLIMIENTO: El proveedor adjudicado deberá garantizar el cumplimiento del contrato mediante fianza, por el 10% del monto total del contrato antes de IVA, misma que deberá permanecer vigente en caso de que se otorguen prórrogas y hasta la culminación del servicio o a entera satisfacción de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

Esta fianza deberá ser expedida a favor de Universidad Autónoma de Nuevo León y deberá presentarse a más tardar dentro de los 10 días naturales siguientes a la fecha de notificación de fallo, la cual se entregará en la Tesorería General de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

DEL ANTICIPO: El proveedor deberá proporcionar una fianza en garantía por el 100% del total del anticipo otorgado, la cual será constituida a favor de la Universidad Autónoma de Nuevo León, emitida por una Institución de Fianzas sujeta a la Ley, misma que deberá permanecer vigente en caso de que se otorguen prorrogas.

El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, determinará las sanciones aplicables en caso de incumplimiento en términos de calidad, tiempo y condiciones pactadas en el contrato.

XXIV. OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS.

Por políticas de la Universidad Autónoma de Nuevo León, no se otorgarán anticipos, sin embargo, tratándose de Bienes cuyo proceso de fabricación sea superior a noventa días, la dependencia o entidad adquirente podrá otorgar anticipos, en cuyo caso no serán superiores al 50% del monto del contrato, mismo que deberán ser autorizados por el Director de Adquisiciones.

Tratándose de arrendamientos de Bienes, los pagos se realizarán por mensualidades vencidas. El Director de Adquisiciones podrá autorizar el pago de suscripciones, seguros o de otros servicios, en los que no sea posible pactar que su costo sea cubierto después de la entrega de los Bienes o que la prestación del servicio se realice.

Para el caso de compra en el extranjero y tratándose de proveedores únicos y/o sin representante en México, el Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León, podrá autorizar el pago por adelantado, cuando las características de la compra así lo exijan.


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XXV. NULIDAD DE ACTOS EN CONTRAVENCIÓN A ESTE ORDENAMIENTO.

Los actos, contratos y convenios que las Dependencias Universitarias realicen o celebren en contravención a lo dispuesto por este ordenamiento, no serán reconocidos por esta Universidad Autónoma de Nuevo León como actos jurídicamente válidos.

XXVI. GENERALIDADES.

PRIMERO. Los procedimientos de contratación, de aplicación de sanciones y de inconformidades, así como los demás asuntos que se encuentren en trámite o pendientes de resolución, se tramitarán y resolverán conforme a las disposiciones vigentes al momento en el que se iniciaron.

SEGUNDO. Los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios de cualquier naturaleza que se encuentren vigentes al entrar en vigor esta Normatividad, continuarán rigiéndose por las disposiciones vigentes en el momento en que se celebraron.

TERCERO. Todo lo no contemplado en este ordenamiento será resuelto por el Comité Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma de Nuevo León respectivo según corresponda.


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Capítulo XVIII

De las Construcciones y Mantenimiento a las

instalaciones de la Universidad.

I. POLÍTICA.

Las Dependencias Universitarias tendrán como objetivo administrar, planear, programar y contar con la suficiencia presupuestaria de los recursos aplicados a todas aquellas erogaciones relacionadas con las construcciones y el mantenimiento de la infraestructura, las cuales deberán formalizar a través de instrumentos jurídicos y actos administrativos, con la aprobación de la autoridad competente.

II. PROCEDIMIENTOS. 1. Las Dependencias Universitarias, efectúan la planeación de sus requerimientos de

construcciones y remodelaciones de los Bienes Inmuebles de conformidad con sus necesidades y acorde a sus programas de operación, tomando en cuenta que dicha planeación debe ajustarse a los fines de la Universidad, a los objetivos y prioridades del Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I.), así como a los objetivos, metas y previsiones de recursos establecidos en el Presupuesto Anual de la Universidad.

2. Las Dependencias Universitarias, bajo su responsabilidad y en su caso, en coordinación con el Comité de Construcción, Remodelación y Mejoras de Bienes Inmuebles de la Universidad, podrán adjudicar o contratar los servicios de construcción, remodelación o mantenimientos de las instalaciones, con cargo a su presupuesto autorizado, de acuerdo a lo establecido en el programa de construcciones el cual estará sujeto a los procesos de adjudicación mencionados en el presente manual.

3. Para la adjudicación y contratación de las construcciones, remodelaciones y el mantenimiento de las instalaciones, estos se rigen a través del siguiente Comité Institucional.

El Comité de Construcción, Remodelación y Mejoras a Bienes Inmuebles del área central de la Universidad, el cual se integra de la siguiente forma:

Con Derecho a Voz y Voto:

• Presidente: Dirección de Construcción y Mantenimiento. • Secretario Técnico: Coordinador de Obras y Proyectos de la Dirección de

Construcción y Mantenimiento de la Universidad. • Vocales:


123

o Representante de la Dependencia Beneficiada con la Obra del Bien Inmueble.

o Dirección de Presupuestos. o Tesorería General.

Con Derecho a Voz pero no a Voto:

• Asesores: Oficina de la Abogacía General • Invitados:

o Auditoría Interna. o Contraloría General. o Personal especializado.

Los participantes en el Comité tendrán las siguientes actividades:

a. El Presidente:

Expedir las convocatorias y órdenes del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, así como presidir las sesiones del Comité y emitir su voto respecto de los asuntos que se sometan a consideración del mismo.

b. El Secretario Técnico: • Elaborar las convocatorias, órdenes del día y los listados de los asuntos que se

tratarán; incluir en las carpetas correspondientes los soportes documentales necesarios, así como remitir dichos documentos a los participantes del comité.

• Elaborar la lista de asistencia a las sesiones del Comité para verificar que exista el quórum necesario.

• Supervisar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos.

• Elaborar el Acta de cada una de las sesiones y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos.

• Vigilar que el archivo de documentos se encuentre completo y se mantenga actualizado.

• Proporcionar con tres días de anticipación la información sobre los casos que se tengan que revisar.

• Establecer un record sobre los participantes que indiquen cuantos proyectos tiene y como es su cumplimiento y decisiones aprobadas.

• Los Vocales: Analizar el orden del día y los documentos de los asuntos que se sometan a consideración del comité, a efecto de emitir el voto correspondiente.

c. Los Asesores: Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en el comité, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que los haya designado.

d. Los Invitados: Aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual hubieren sido invitados.


124

Funciones del Comité de Construcción, Remodelación y Mejoras a Bienes Inmuebles:

a. Someter a consideración del Rector y de la H. Comisión de Hacienda de la Universidad, cualquier modificación a la normativa, conforme a la evaluación relativa a Construcciones, Remodelaciones y mejoras a Bienes Inmuebles y servicios relacionados con la misma.

b. Aprobar los Manuales que contribuyan para coadyuvar al cumplimiento a la Normatividad Interna y demás disposiciones aplicables.

c. Revisar y en su caso, emitir los criterios que deberán tomarse en cuenta en la elaboración de los modelos de convocatorias, bases, actas y contratos, entre otros instrumentos que habrán de utilizarse en los procedimientos de contratación de obras y servicios.

d. Establecer un calendario de sesiones ordinarias del ejercicio inmediato posterior, que podrán ser quincenales, mensuales o bimestrales.

e. Determinar, en forma previa al inicio del procedimiento de adjudicación, sobre la procedencia de no celebrar Licitaciones Públicas por encontrarse en algunos de los supuestos de excepción previstos en la normatividad.

f. Establecer los montos máximos para la adjudicación de los Contratos de Obra, mediante procedimientos de invitación a cuando menos tres proveedores, adjudicación directa, así como a través de Licitación Pública.

g. Autorizar los casos de reducción del plazo que debe transcurrir entre la fecha de publicación de la convocatoria y el acto de presentación y apertura de propuestas en las Licitaciones Públicas.

h. Recibir por conducto del Secretario Técnico, las propuestas de modificación a las políticas, bases y lineamientos formuladas por las áreas contratantes y que requieren, así como dictaminar sobre su procedencia y en su caso, someterlas a la autorización.

i. Promover el adecuado cumplimiento de la normativa en materia de Construcción, Remodelación y Mejora de los Bienes Inmuebles.

Lo no previsto en el presente ordenamiento, será revisado y analizado por el Comité de Construcción, Remodelación y Mejoras a Bienes Inmuebles de la Universidad.

Por así convenir a los intereses de la Universidad, el Comité de Construcción, Remodelación y Mejoras a Bienes Inmuebles de la Universidad Autónoma de Nuevo León, se reserva el derecho de rechazar en cualquier momento la solicitud, por no cumplir con los requisitos mencionados en el presente documento.

Los montos máximos de adjudicación para obras públicas y servicios relacionados con las mismas, se procederá de la siguiente manera:

C) Recursos Propios y Estatales: a-1 Tratándose de obras cuyo monto máximo sea hasta de 4,012.5 cuotas, éstas

podrán ser asignadas directamente por la Dependencia. a-2 Se contratará mediante cotización por escrito de por lo menos tres proveedores,

cuando su monto no exceda de 14,400 cuotas a través de Órdenes de Construcción.


125

a-3 Cuando los montos de las obras sean superiores a 14,401 cuotas y hasta 34,097 cuotas, podrán adjudicarse mediante Invitación a por lo menos tres proveedores.

a-4 Para obras cuyo monto sea superior a 34,097 cuotas, deberán adjudicarse mediante Convocatoria Pública, que se dará a conocer a través del Diario de mayor circulación en el Estado de Nuevo León.

Se establece en el inciso a-3 y a-4 que aquellos montos mayores a las 14,401 y 34,097 cuotas respectivamente se realizarán a través de licitación, en la cual deberá intervenir la Dirección de Construcción y Mantenimiento de la U.A.N.L. a efecto de validar dicho procedimiento.

D) Recursos Federales: Los montos máximos de adjudicación mediante procedimiento de adjudicación directa y de invitación a cuando menos 3 personas, se utilizará el anexo correspondiente que la Secretaría de Hacienda establezca en el Presupuesto de Egresos de la Federación en cada año fiscal.

Notas: 1. Los montos establecidos deben considerarse sin incluir el importe del impuesto al

valor agregado (IVA). 2. Se entenderá por cuota, la unidad de medida y actualización (UMA) vigente. 3. Las dependencias académicas, administrativas, centros e institutos utilizarán estos

rangos mencionados anteriormente para la contratación de proveedores.

Procedimientos de Contratación.

Las construcciones y mantenimiento a las instalaciones de la Universidad, se contratarán por las Dependencias Universitarias solamente cuando se tenga la disponibilidad presupuestal, en la partida correspondiente.

Las construcciones y mantenimiento a las instalaciones de la Universidad, se llevarán a cabo mediante alguno de los procedimientos que a continuación se señalan:

a. Licitación pública. b. Invitación a cuando menos tres personas. c. Adjudicación directa.


126

Capítulo XIX

De la licitación para el arrendamiento de espacios

físicos.

I. OBJETIVO GENERAL.

La Licitación deberá cumplir las Políticas y Procedimientos para la adjudicación de espacios físicos.

II. POLÍTICAS. 1. La Licitación deberá cumplir con lo establecido en el Capítulo XX Del Arrendamiento

de espacios físicos. 2. La adjudicación de los espacios físicos deberá realizarse a través de un Comité

Evaluador Interno. 3. Para llevar a cabo el Concurso de adjudicación se deberá contar con las propuestas

de cuando menos tres concursantes. 4. Los concursantes deberán presentar la documentación comprobatoria de acuerdo a

los requerimientos establecidos en las bases de la Licitación y en caso de incumplimiento a éstos será motivo de rechazo para participar.

5. El Director de la Dependencia Universitaria, deberá solicitar a través de oficio a los Departamentos de la Administración Central involucrados en el proceso, su apoyo a fin de llevar a cabo la Licitación.

6. En el Proceso de Licitación se desarrollarán las siguientes etapas, lo cual quedará establecido en las correspondientes Actas: a. Acta de Junta de Aclaraciones b. Acta de Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas c. Acta de Fallo

7. Concluido el Proceso de Licitación a través de oficio, la Dependencia deberá solicitar a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, la elaboración del Contrato de Arrendamiento, adjuntando los siguientes requisitos: a. Actas Administrativas Correspondientes al Proceso de Licitación b. Acta Constitutiva c. Registro en el Padrón de Proveedores del Concursante Electo

III. PROCEDIMIENTOS.

1. La Licitación para el Arrendamiento de espacios físicos de la Universidad, se realiza a través de: a. Convocatoria Pública: Se promueve por la Dirección de Adquisiciones de la

Universidad, a petición de la Dependencia. b. Por Invitación: La Dirección de la Dependencia entrega por escrito invitación a los

Departamentos de la Administración Central para el desarrollo del proceso y a las personas que tengan la capacidad, solvencia económica y experiencia en el desarrollo del ramo.


127

2. El Comité Evaluador Interno está integrado por el Director de la Dependencia Universitaria, un Representante Administrativo, un Representante Maestro y un Representante Alumno, mismos que serán designados por el Director a través de Acta Administrativa, los cuales tendrán la facultad para emitir el fallo del concurso, o en su defecto de dictarlo como desierto; además serán los responsables de vigilar el cumplimiento del proceso conforme a la Normatividad Institucional vigente, así como salvaguardar los intereses de la universidad, sus alumnos y personal Administrativo y docente. Asimismo, los Representantes de la Administración Central participarán en dicho comité en calidad de asesores.

3. Las bases para la Licitación contendrán como mínimo la siguiente documentación: a. Acta Constitutiva b. Curriculum Vitae c. Copia de la Cédula Fiscal d. La Persona Moral y/o Persona Física debe tener al menos 12 meses de iniciadas

las operaciones en el giro o especialidad de la licitación en la que se encuentre participando.

e. Copia del Alta de Hacienda R-1 O R-2 f. Copia del R.F.C. g. Constancia de situación fiscal. h. Copia de la última declaración anual incluyendo anexos. i. Estados Financieros (estado de resultados y balance general) actualizados al mes

de la convocatoria, en hoja membretada de la persona física y/o moral debidamente firmados por el representante legal y el contador público.

j. Copia de la Identificación oficial con fotografía del representante legal y el contador público.

k. Copia de la cédula del contador público. l. Curriculum vitae empresarial. m. Cartera de clientes, incluyendo, nombre de la empresa, contacto con teléfonos y

copia de las últimas 5 facturas emitidas. n. Copia del comprobante de domicilio. o. Copia del registro en el padrón de proveedores de la Universidad.

En caso de no cumplir con esta formalidad, la Licitación se dictará desierta. La adjudicación del Concurso se limitará a que los concursantes tendrán como máximo 3 Contratos de Arrendamiento en la Universidad de acuerdo a lo establecido en el Capítulo XVII de las Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de los Ingresos y Egresos de la Universidad.

4. El inicio de la Licitación se formaliza a través de oficio firmado por el Director de la Dependencia Universitaria, solicitando la intervención de un representante de la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, y de la Dirección de Patrimonio asignada en la Tesorería General de la Universidad.

5. En el proceso de licitación se desarrollarán las siguientes etapas, lo cual quedará establecido en las correspondientes Actas: a. El Acta de Junta de Aclaraciones se lleva a cabo una vez realizado el recorrido a

las instalaciones, a efecto de atender las dudas y comentarios de los participantes, mismos que se asentarán en dicha Acta.


128

b. En el Acta de Apertura se analizan las Propuestas Técnicas y Económicas por parte del Comité Evaluador, a fin de seleccionar a los concursantes que cumplan con las formalidades establecidas en las bases.

c. En el Acta de Fallo se asigna al participante ganador, que reúne las condiciones establecidas y los requerimientos de la Dependencia Universitaria, en el aspecto Técnico, Económico y en Especie.

6. Concluido el Proceso de Licitación, la Dependencia deberá enviar a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, un oficio solicitando la elaboración del contrato en un plazo no mayor a 5 días hábiles posterior al fallo, anexando un ejemplar original de las Actas de la licitación, para la elaboración del Contrato de Arrendamiento.

7. La Oficina de la Abogacía General de la Universidad, elaborará el Contrato de Arrendamiento, en un plazo no mayor a 15 días hábiles, posteriores a la entrega de la documentación en esta oficina.

8. Cuando el Inmueble arrendado de la Dependencia Universitaria tenga Bienes Muebles identificados en el inventario considerado como Patrimonio de la Universidad, se elabora formato de resguardo, a fin de que se establezca el compromiso de reposición de Activos, en caso de daño, extravío o robo.

9. Los conceptos de renta se determinan de acuerdo a características internas de la Dependencia, donde se considera entre otras, las siguientes: a. Zona Geográfica. b. Población Estudiantil. c. Cuerpo Académico y Administrativo. d. Historial de Ventas del Establecimiento

10. La Licitación por invitación, debe ser analizada por la Dirección de la Dependencia, a fin de establecer la continuidad del arrendamiento, con el objetivo de no afectar los intereses de la Dependencia.

11. Todos los procesos de licitación celebrados por las Dependencias Universitarias, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Capítulo XX Del Arrendamiento de Espacios Físicos.


129

Capítulo XX

Del Arrendamiento de espacios físicos.

I. POLÍTICAS 1. La Dependencia Universitaria no tiene personalidad Jurídica para celebrar Contratos

y/o Convenios. Los Contratos de Arrendamiento celebrados por las Dependencias Universitarias, deberán estar avalados por la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, quien revisará las cláusulas establecidas en éstos, protegiendo los intereses de esta Institución Universitaria.

2. Los espacios físicos relativos a cafeterías, snacks o estanquillos, centros de copiado y otros de las Dependencias Universitarias, deberán promoverse para su adjudicación a través de Licitación, conforme al Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio, los cuales no podrán operar y/o administrarse por las Dependencias Universitarias sin previa justificación y notificación del proyecto a la Oficina de la Abogacía General y la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General.

3. En ningún caso se podrá arrendar un Inmueble o parte de él, que no esté en condiciones de ser ocupado de inmediato para realizar las mejoras, adaptaciones e instalaciones de equipos especiales, que en su caso se requiera.

A. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD Y TRANSPARENCIA.

1. No se asignarán arrendamientos a los empleados, las personas físicas y/o morales en las que exista un parentesco por consanguinidad o afinidad con el personal Administrativo de la Dependencia, o con arrendatarios que cuenten con contrato, así como lo establecido en el Capítulo XVII del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de Ingresos y Egresos.

2. No se asignarán arrendamientos a personas físicas y/o morales cuya actividad económica y objeto social preponderante, no corresponda al giro del contrato de arrendamiento, así como aquellos en los que existió incumplimiento a un Contrato.

3. Los Arrendatarios tendrán como máximo 3 Contratos registrados ante la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, excepto máquinas expendedoras.

B. CONTROL Y REGISTRO.

1. Es responsabilidad de las Dependencias Universitarias, el control y registro de los contratos, debiendo mantener la información actualizada dentro de los Sistemas Institucionales, identificando así el tipo de arrendamiento.

2. Las personas físicas o morales que celebren Contratos de Arrendamiento de espacios físicos, donde la Universidad figure como Arrendataria o Arrendadora, deberán registrarse en el Padrón de Proveedores de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad.

C. VIGENCIA.

1. Cuando la Universidad figure como arrendadora la vigencia de los Contratos de Arrendamiento no deberá ser mayor a doce meses.


130

2. En relación a los cambios de gestión Administrativa, los Contratos de Arrendamiento celebrados durante el último año de Administración, deberán tener como fecha de vencimiento, la del término de dicha gestión.

3. En ningún caso, el monto de la ampliación, remodelación, inversión y/o mejoras que realice el arrendatario al Inmueble arrendado, será motivo de establecer una vigencia mayor a los doce meses ni disminuir el importe de la pensión rentaría mensual.

D. CUMPLIMIENTO DE PAGO Y CARGA FISCAL.

1. El pago de la pensión rentaría mensual deberán realizarse en el mismo mes en que fue emitida la factura correspondiente, contemplado el pago dentro de los primeros 10 días de cada mes, asimismo, deberán sujetarse a lo establecido en el Capítulo IV, V y X del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de los Ingresos y Egresos de la U.A.N.L.

2. Los contratos de arrendamiento donde la Universidad, figure como Arrendadora, deberán establecer el incremento en la pensión rentaría mensual conforme al índice Nacional de precios al consumidor (INPC), publicado por el Banco de México y el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI). Asimismo, se deberá incluir el impuesto al valor agregado (I.V.A) correspondiente.

3. Los Contratos de Arrendamientos celebrados por la Universidad, como arrendadora a través de las Dependencias Universitarias, deberán establecer el concepto de Renta en dinero y una aportación del 20% de la renta mensual para la Administración Central para los distintos gastos administrativos.

4. Las Dependencias Universitarias son responsables del cumplimiento del contrato, así como del monitoreo y seguimiento a los pagos que se realicen en tiempo y forma, debiendo realizar, prever y gestionar las acciones pertinentes que garanticen el pago oportuno de la pensión rentaría mensual por parte de los arrendatarios de espacios físicos.

E. OBRAS.

1. Las Dependencias Universitarias deberán informar mediante escrito a la Dirección de Construcción y Mantenimiento, la Oficina de la Abogacía General y Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad la construcción, ampliación, remodelación y/o mejoras que se pretendan realizar por el Arrendatario o la misma Dependencia Universitaria al Inmueble arrendado, previamente al inicio de dicho proyecto, asimismo, se deberá realizar el ajuste en el importe de la pensión rentaría mensual en el contrato. Dichas obras solo podrán realizarse una vez que se haya firmado el contrato de arrendamiento y deberán establecerse en el mismo.

2. Las obras realizadas al Inmueble arrendado quedarán como Patrimonio de la Universidad, y los Bienes Muebles establecidos como aportación, mismos que serán registrados en el Sistema de Control Patrimonial de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTOS.

1. Los Directores de las Dependencias Universitarias deberán informar la intención de renovación o terminación del contrato a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, con 60 días de anticipación al vencimiento.


131

2. La Dependencia Universitaria deberá notificar oportunamente a la Oficina de la Abogacía General, Contraloría General y Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, los incumplimientos de los Contratos de Arrendamiento, con el objeto de finiquitar el compromiso establecido por las partes.

3. A efecto de asegurar la calidad del servicio objeto del arrendamiento, la actividad económica y objeto social preponderante del arrendatario deberá ser equivalente al giro del contrato adjudicado.

4. Para la formalización de la adjudicación de un espacio físico, las personas físicas y/o morales se registrarán en el Padrón de Proveedores de la Dirección de Adquisiciones de la Universidad.

5. En la celebración del contrato deberá establecerse la cláusula de “vigencia”, en la cual se especificará que los contratos de arrendamiento no deberán comprender un plazo mayor a doce meses, y deberán concluir el 31 de diciembre del mismo año.

6. Los contratos de arrendamiento celebrados durante el último año de administración, tendrán como fecha de vencimiento, la del término de dicha gestión.

7. Para efectos de establecer imparcialidad y transparencia, así como evitar monopolios en la Universidad, los arrendatarios celebrarán un máximo de 3 Contratos con la Universidad.

8. El concurso de arrendamiento de espacios físicos deberá sujetarse a lo establecido en el Capítulo XIX, de la Licitación para el Arrendamiento de Espacios Físicos, del presente Manual.

9. El importe correspondiente a la pensión rentaría mensual deberá incrementarse de manera anual conforme al Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC), publicado por el Banco de México y el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI).

10. El pago de los montos establecidos por renta y aportación, descritos en el apartado D del presente capitulo deberán realizarse mediante depósito en la cuenta bancaria establecida por la Tesorería General de la Universidad.

11. Las Dependencias Universitarias deberán dar seguimiento al cumplimiento oportuno de los pagos correspondientes a la pensión rentaría mensual, en base a los lineamientos establecidos en el apartado D de este capítulo.

12. Las Dependencias Universitarias deberán recabar los comprobantes de depósito y facturas que amparen los ingresos obtenidos, asimismo, en caso de que tengan cuentas por cobrar o facturas pendientes de pago con antigüedad mayor a 1 mes derivadas de contratos de arrendamiento, deberán demostrar que se realizaron las gestiones de cobranza al arrendatario de no ser así, se procederá a establecer la responsabilidad al funcionario que autorizó el crédito por daño patrimonial.

13. El Arrendatario deberá reconocer los contratos de licencia de uso de marca suscritos por la Universidad y aceptar si el giro de sus actividades lo permite, comercializar preferentemente los productos y/o servicios que le ofrezcan para tales efectos los licenciatarios oficiales de la Universidad.

14. En los Contratos de Arrendamiento que figure la Universidad como arrendataria o arrendadora, se deberá considerar lo siguiente: a. Contar con el soporte del requerimiento. b. Contrato no mayor a un año. c. Alta en el Padrón de Proveedores de la Universidad vigente. d. Pago de pensión rentaría según zona y población estudiantil.


132

e. Solicitud de seguimiento para elaboración de contrato. f. Los Contratos de Arrendamiento para uso de espacio físico con escuelas

foráneas, deberán establecer los siguientes criterios: • Notificación por escrito de la Dependencia solicitante a la Oficina de la

Abogacía General de la Universidad. • Establecer característica del área de servicio, así como también el monto a

percibir por el uso. • Determinar depósito en garantía. • Alta en el Padrón de Proveedores de la Universidad vigente.

15. Todos los Contratos de arrendamiento suscritos por la Dependencia Universitaria deberán cumplir con los requisitos establecidos en el presente Manual.


133

Capítulo XXI

De las obligaciones de los arrendatarios de espacios

físicos.

I. POLÍTICA.

Los arrendatarios de espacios físicos, deberán contar con contrato de arrendamiento debidamente formalizado ante la Oficina de la Abogacía General de la U.A.N.L., conforme a la Normatividad Institucional vigente.

II. PROCEDIMIENTO.

Los arrendatarios de espacios físicos, además de cumplir con la Normatividad Institucional deben de cumplir con lo siguiente:

1. Contratar un seguro contra incendios y de responsabilidad civil por parte del arrendatario.

2. Deberá realizar los pagos correspondientes a la pensión rentaría mensual más I.V.A., durante los primeros 10 días de cada mes en la cuenta bancaria establecida por la Tesorería General de la U.A.N.L.; debiendo entregar el comprobante del pago realizado a la Dependencia Universitaria.

3. Los empleados al servicio del arrendatario deben contar con el alta del seguro social. 4. Los costos de los alimentos preparados, copias y demás productos que sean

vendidos por parte de los arrendatarios, deben autorizarse por el Comité Evaluador Interno de cada Dependencia para fines de no afectar la economía de la comunidad Universitaria.

5. El arrendatario realiza inventario de aparatos de consumo de energía eléctrica, los cuales se presentan mediante oficio a la Dirección de Construcción y Mantenimiento de la Universidad, y la Dirección de Infraestructura para la Sustentabilidad de la Universidad.

6. Es responsabilidad del arrendatario mantener las instalaciones en óptimas condiciones de operación a fin de brindar un servicio de calidad y reponer los daños ocasionados al Inmueble y demás Bienes que formen parte del Patrimonio de la Universidad.

7. Se prohíbe a los arrendatarios de espacios físicos el comercio, promoción, distribución, donación, regalo, venta y suministro de productos derivados del tabaco y sus productos afines de manera directa o indirecta, así como emplear incentivos que fomenten la compra de productos de tabaco o artículos promocionales, entre otros.

8. Es responsabilidad del arrendatario impedir el consumo o tener encendido cualquier producto derivado del tabaco dentro del Inmueble arrendado.


134

9. Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad establecidas por la Dirección de Prevención y Protección Universitaria de la Universidad.

10. Cumplir con las disposiciones en materia de salubridad establecidas por la Secretaría de Salubridad y Asistencia y la Secretaría de Salud.

11. El incumplimiento por parte de los arrendatarios en cualquiera de las obligaciones mencionadas en el presente capítulo, en el contrato, así como de la legislación Universitaria vigente, causará la aplicación de la sanción correspondiente, misma que será aplicada por las autoridades competentes, por lo cual, la Dependencia Universitaria deberá informar mediante Oficio firmado por el Director a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad y la Dirección de Patrimonio asignada en la Tesorería General de la Universidad, dichos incumplimientos.

12. El arrendatario y el personal que labore dentro de las instalaciones Universitarias, deberán respetar el Reglamento General sobre la disciplina y el buen comportamiento dentro de las áreas y recintos Universitarios, así mismo deben contar con contrato laboral elaborado por el “ARRENDATARIO”.

13. El arrendatario de servicio de alimentos debe llevar un control de muestreo de alimentos que avale las condiciones óptimas para el consumo de éstos, así como con las obligaciones en materia de salubridad, nutrición, y demás legislación aplicable.

14. El arrendatario de servicio de copiado deberá tener los permisos y/o licencias correspondientes a derechos de autor, por lo cual deberá cubrir el pago de los importes correspondientes a derechos de autor.

15. El arrendatario deberá atender el programa “Universidad Saludable” y las recomendaciones que sobre él se realicen.

16. El personal que labore dentro de las instalaciones Universitarias, deberá realizarse exámenes médicos cada 6 meses a través de la Secretaría de Salud, el cual expide el certificado correspondiente.

17. El “ARRENDATARIO” se compromete a que los alimentos preparados deberán ser analizados al menos bimestralmente por un laboratorio especializado.


135

Capítulo XXII

De la adquisición, distribución y pago del

material complementario de las Escuelas

Preparatorias.

I. POLÍTICA.

Las Escuelas Preparatorias deberán solicitar a la Dirección del Sistema de Estudios de Nivel Medio Superior (DSENMS), la adquisición de material complementario, de las unidades de aprendizaje de los planes de estudio vigentes.

II. PROCEDIMIENTO.

A. DEL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN.

La DSENMS solicita a las dependencias el llenado del formato Requerimiento general del material complementario (Anexo No. 1) según la matrícula inscrita. Después de llenar el formato se reenvía por correo electrónico a la DSENMS con las firmas requeridas.

La DSENMS concentra y valida la información del Anexo No. 1 en el formato Concentrado de requerimiento de material complementario por Editorial (Anexo No. 2), y se entrega a cada editorial.

La DSENMS elabora la orden de compra, adjunta cotización de la editorial y una vez liberado se envía a la Dirección de Adquisiciones de la Universidad.

La Dirección de Adquisiciones revisa la orden de compra por editorial y la entrega a cada editorial para la distribución del material complementario a las dependencias.

B. DEL PROCEDIMIENTIO DE DISTRIBUCIÓN

La editorial entrega el material y formato No. 6 Confirmación de material complementario recibido por Dependencia (Anexo No. 3) al responsable de compras y/o Tesorería de la dependencia de la Dependencia basado en lo solicitado en el formato Requerimiento general del material complementario (Anexo No. 1).

El responsable de compras y/o Tesorería de cada dependencia entregar al proveedor el formato No. 6 Confirmación de material complementario recibido por dependencia (Anexo No. 3) con firma y sello. Previa revisión del material y la contabilización del mismo.


136

La editorial entrega a la DSENMS el formato No. 4 Listado de pedidos de material complementario entregado a cada Dependencia (Anexo No. 4), formato 7 Concentrado para pago a editorial por la adquisición de material complementario recibido por las dependencias de la UANL/DSENMS (Anexo No. 5), y copia del formato No. 6 Confirmación de material complementario recibido por dependencia (Anexo No. 3) y la DSENMS analiza y valida formato Nos. 4, 6 y 7.

C. DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO. La DSENMS envía a la Tesorería General de la Universidad, el formato No. 6 Confirmación de material complementario recibido por dependencia (Anexo No. 3).

La editorial entrega las facturas y orden de compra a la DSENMS para su validación, previo al análisis de los formatos Nos 4 y 7.

La DSENMS coteja la orden de compra contra la factura y establece en la factura la firma y sello de recibido.

La DSENMS elabora oficio de liberación de factura, anexa la orden de compra, lo entrega a los editoriales, se presenta en Tesorería General, para recibir el contra-recibo por factura recibida, la cual posteriormente se entrega a las editoriales.

La DSENMS elabora el oficio de corte de editorial, anexa el formato No. 6 Confirmación de material complementario recibido por dependencia (Anexo No. 3) y se envía a la Tesorería General de la UANL.

La Tesorería General de la UANL elabora el formato concentrado de requerimiento de material complementario y costos por editorial (Anexo No. 6) y captura el formato No. 6, valida documentos con la DSENMS y programa la cobranza a las dependencias.

La Tesorería General coteja facturas, orden de compra y valida documentos y posteriormente programa los pagos a las editoriales.


137

Anexo No. 1

Requerimiento General de Material Complementario


138

Anexo No. 2

Concentrado de requerimiento de material complementario por Editorial


139

Anexo No. 3

FORMATO 6

CONFIRMACIÓN DE MATERIAL COMPLEMENTARIO RECIBIDO POR

DEPENDENCIA Remisión No.

Fecha de entrega

Vendido a :

Forma de envìo:

Instrucciones especiales:

Correspondiente al semestre

ISBN- Autor Título Material complementario suelto entregado

Total de cajas con Material complementario entregado

Total de Material suelto y cajas recibidas

PRIMER SEMESTRE

SEGUNDO SEMESTRE

TERCER SEMESTRE

CUARTO SEMESTRE

TOTAL - -

NOMBRE y FIRMA DE RECIBIDO:

SELLO DE LA DEPENDENCIA


140

Anexo No. 4

FORMATO 4

LISTADO DE MATERIAL COMPLEMENTARIO RECIBIDO POR LA ESCUELA PREPARATORIA____ DE LA U.A.N.L.

Dependencia: _________________

No. De Remisión: ______________

Fecha: _______________________

Semestre: ____________________

MATERIA CANTIDAD DE UNIDADES

PRECIO COSTO UNITARIO

TOTAL $ PRECIO VENTA TOTAL

$

1.

2.

3.

4.

5.

EDITORIAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DEL NIVEL MEDIO SUPERIOR

__________________________ _______________________________

Entregó Recibió

Nombre y Firma Nombre y Firma


141

Anexo No. 5

FORMATO 7

CONCENTRADO PARA PAGO A EDITORIALES POR LA ADQUISICIÓN DE MATERIAL COMPLEMENTARIO RECIBIDO POR LAS DEPENDENCIAS DE LA UANL/DSENMS

FECHA

Autor Titulo

Cantidad de Material

Complementario Entregado

Precio por Unidad Importe Total

PRIMER SEMESTRE

TITULO

SEGUNDO SEMESTRE

TITULO

TERCER SEMESTRE

TITULO

CUARTO SEMESTRE

TITULO

TIRAJE TOTAL

EDITORIAL DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DEL NIVEL MEDIO

SUPERIOR

Entregó Recibió

Nombre y Firma Nombre y

Firma


142

Anexo No. 6

Concentrado de requerimiento de material complementario y costos por editorial


143

Anexo No. 7

Recibo de pago

Fecha: _________________ Folio: __________________________

Dependencia: _______________________ Editorial: ________________________

Semestre: __________________________ Importe: ________________________

No. Cuenta Contable:

Con respecto al Anexo No. 6, corresponde elaborarlo a la Tesorería General de la UANL, ya que es quien concentra la información, gestiona la cobranza a las Escuelas preparatoria y paga a las editoriales.

El anexo No. 7, corresponde elaborarlo a la Dirección de Ingresos de la Tesorería General de la UANL ya que es el documento que se entrega a las Escuelas Preparatorias cuando realizan el pago a la Tesorería General de la UANL.


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Capítulo XXIII

Material Didáctico.

Son libros de texto adquiridos por el estudiante de nivel medio superior con la intención de facilitar el proceso de enseñanza del profesorado y aprendizaje del alumnado, así como el desarrollo de las actividades formativas. El Programa AULA.EDU es un espacio para que las Instituciones Educativas brinden sistemas de enseñanza, desde nivel básico hasta medio superior, en la red de Centros Comunitarios de la Secretaría de Desarrollo Social del Estado. Desde 2011, la Máxima Casa de Estudios de Nuevo León colabora con el Gobierno del Estado para dar servicio al programa AULA.EDU con la participación de algunas preparatorias de la UANL en centros comunitarios.

A. Del paquete de libros: I. POLÍTICAS.

1. La Tesorería General de la UANL es la única Dependencia Administrativa con la facultad de GENERAR el Recibo de Pago de Paquete de Libros para estudiantes de Nivel Medio Superior.

2. La Dirección de Ingresos a través de la Coordinación de Créditos y Cobranza, es el área encargada de la Tesorería General para realizar ese proceso.

3. Los estudiantes a cursar Preparatoria deberán cumplir con los requisitos del proceso de inscripción establecidos en Administración Central y su Preparatoria de adscripción para contar con su recibo de pago de paquete de libros, el cual estará disponible en el portal de SIASE estudiantes.

4. La Preparatoria solicitará a la Dirección de Ingresos, la emisión del recibo de pago de paquete de libros de los estudiantes con situación de Regularización o Repetidor a través de correo electrónico al Responsable de Créditos y Cobranza, con copia al Director(a) de la Dirección de Ingresos de la Tesorería General.

5. La Preparatoria solicitará la transferencia de recibos de pago mediante correo electrónico del Director con copia al Tesorero(a) General, Director(a) de Ingresos y con atención al Coordinador(a) de Créditos y Cobranza, deberá contener: a. Listado de recibos de pago que se solicita transferir, deberá contener:

• Nombre del estudiante • Matrícula • Motivo de la transferencia (beca, crédito, prórroga).


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6. Para ser acreedor del paquete de libros, el estudiante deberá realizar el pago del mismo.

7. Formas de pago que puede utilizar el estudiante: Pago por Internet a través del Portal de Banorte, Ventanillas de Banco Banorte, Transferencia Electrónica (no en línea) y 7-ELEVEN.

8. Administración Central absorberá becas de empleados, hijos de empleado y cónyuges.

9. La Tesorería General enviará oficio a las Dependencias notificando el saldo pendiente por pagar por concepto de paquete de libros, con su respectivo detalle. Ver Anexo I.

10. Las Dependencias pagarán a la Tesorería General de la UANL, el monto total de los recibos de pago de paquetes escolares transferidos, así como los no pagados.

11. Cuando la Preparatoria no reporte el monto total de los Recibos de Pago de Paquete de Libros a la Tesorería General, este se acumulará al monto de los semestres anteriores.

12. Los estudiantes que ingresan a Preparatoria en Centro Comunitario, estarán exentos de pago de paquete de libros, para otórgales la beca, se deberá transferir el recibo al sistema de la Escuela Preparatoria que corresponda, y esta misma deberá cubrir el costo de estos paquetes de libros a la Tesorería General.

II. PROCEDIMIENTO.

1. El estudiante deberá realizar su proceso de inscripción al semestre a cursar en Administración Central, así como en la Preparatoria adscrita, para lo cual se deberá liberar los Recibos de Pago de: Cuota Escolar de Rectoría, Cuota Interna y Paquete de Libros.

2. El estudiante deberá imprimir su Recibo de Pago Paquete de Libros a través del Portal SIASE estudiantes y realizar el pago correspondiente.

3. La Preparatoria deberá entregar al estudiante su Paquete de Libros, para ello deberá presentar su comprobante de pago original.

4. Si el estudiante no realiza su pago de paquete de libros, la Preparatoria revisará su situación, a fin de validar su estatus durante el semestre a cursar.

III. BECAS.

1. Se contemplan dos tipos de beca para el Paquete de Libros: a. Empleado e Hijo de Empleado: El trabajador universitario deberá acudir con el

Responsable de Recursos Humanos de su dependencia, a fin de proporcionar los datos escolares de sus familiares, posteriormente deberá realizar el trámite de beca en el Departamento de Becas de la UANL, Área Central y en automático se generará su recibo de pago de paquete de libros con estatus de Boleta Pagada y Total $0.00.

b. Escasos Recursos y otros: Si el estudiante no cuenta con suficiente solvencia económica para cubrir este gasto, tiene la opción de solicitar beca, crédito o prorroga; en este caso, será responsabilidad de la Preparatoria mediante la transferencia del recibo de pago del estudiante vía Sistema Institucional SIASE-


146

TESORERÍA, el pago lo realizará según los indique la escuela preparatoria a la que pertenece el estudiante y quien solicito la transferencia del recibo de pago.

IV. SOLICITUD DE FACTURA.

1. Los estudiantes que soliciten factura electrónica por el pago de paquete de libros y que paguen su recibo a través de las formas de pago ofrecidas por la Tesorería General, podrá tramitarla en su SIASE, siempre y cuando cuente con su correo institucional activo.

2. Cuando el estudiante no cuenta con su correo electrónico institucional, debe acudir al departamento de Ingresos para llenar el formato de Solicitud de Comprobante Fiscal Digital por Internet, presentar Comprobante de Pago Original, el cual se guardará para su archivo.

3. El proceso de facturación es en línea, es decir, en un lapso máximo de 3 (tres) días recibirá la factura en el correo proporcionado para tal efecto, esto aplica para primer ingreso, reingreso, regularización y repetidor.

4. Si los recibos de pago de paquete de libros fueron transferidos vía sistema SIASE a la Escuela Preparatoria y fueron liquidados en la misma, ésta solicitará facturas de los recibos, siempre y cuando así lo soliciten los estudiantes.


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V. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PAQUETE DE LIBROS

INICIO

El estudiante deberá realizar su proceso de inscripción en

Administración Central y la Preparatoria.

Durante el proceso de inscripción, se deberá liberar

los Recibos de Pago de Cuota Escolar de Rectoría, Cuota Interna y Paquete de Libros

El estudiante realizó el pago de paquete de libros

Si

El estudiante deberá imprimir su Recibo de Pago de

Paquete de Libros y realizar el pago.

Fin

No

La Preparatoria hará entrega del paquete de libros al

estudiante, mostrando su comprobante de pago original.

La Preparatoria revisará su situación.

El estudiante tiene Beca: Empleado, hijo de

empleado, escasos recursos.

Si

No


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B. Del Paquete de Libros de las Dependencias Universitarias

I. POLÍTICAS. 1. Las Dependencias Universitarias deberán acatar las disposiciones establecidas por

la Tesorería General de la Universidad, para la gestión de paquete de libros. 2. La Preparatorias solicitará a la Dirección de Ingresos, la transferencia de los recibos

de pago de paquete de libros para otorgarles becas1, descuentos o créditos a criterio de la Escuela Preparatoria correspondiente, solicitados por los alumnos.

3. El recibo de pago de paquete de libros transferido tendrá el estatus de NO PAGADO en Administración Central y la Preparatoria deberá liquidar a la Administración Central, con el fin de quitar el estatus de no pagado y reembolsar a la dependencia la parte proporcional que le corresponde.

4. El Director de la Dependencia deberá nombrar un encargado para dar seguimiento a la recuperación del saldo de paquete de libros.

5. En caso de que el estudiante no curse el semestre, la devolución la realizará la Preparatoria, ya que se le reembolsó la parte proporcional que le corresponde. La Preparatoria absorberá el costo de los libros.

6. Los libros físicamente se quedarán en la dependencia en caso de que el alumno haya recibido su paquete de libros y requiera regresarlos por no cursar el semestre.

(1) Becas distintas a becas de empleados o hijos de empleados


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Anexo No. 1

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN H. COMISIÓN DE HACIENDA TESORERÍA GENERAL - DIRECCIÓN DE INGRESOS

REPORTE DE PAQUETE DE LIBROS SEMESTRE:

Elaboró Revisó _______________________________ Coordinador de Créditos y Cobranza

______________________________ Director de Ingresos

BECAS A EMPLEADOS /

HIJO DE EMPLEADO

Cantidad Monto Cantidad Cantidad Monto Cantidad Monto Cantidad Monto Cantidad Monto

TOTAL:

DEVOLUCIONESDEPENDENCIA/UNIDADEMITIDOS

PAGADOS NO PAGADOSTRANSFERIDOS A LA

PREPARATORIA

PENDIENTE POR

PAGAR

RECIBOS DE PAGO DE PAQUETE DE LIBROS (BOLETAS)


PARA EL CONTROL DEL PATRIMONIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DEL PATRIMONIO

1

Índice

Introducción 2

Objetivo general.

Capítulo I 3

Fundamentos respecto al Patrimonio de la Universidad. Capítulo II 8

Del Responsable del Control Patrimonial.

Capítulo III 11

Políticas y Procedimientos para el Control de los Bienes Muebles.

Capítulo IV 26

Del control del Almacén.

Capítulo V 40

De la Desafectación de Bienes Muebles.

Capítulo VI 45

Del Reciclado de Bienes Muebles.

Capítulo VII 46

De las Bajas por daño y robo de Bienes Muebles de la Universidad. Capítulo VIII 48

Del Patrimonio Cultural.

Capítulo IX 50

Del control de Semovientes.

Capítulo X 52

De los Donativos.

Capítulo XI 55

Disposiciones generales de Bienes Inmuebles.

Capítulo XII 57

De la desafectación de Bienes Inmuebles.


2

Introducción

Objetivo general.

Identificar, clasificar, evaluar y controlar los Bienes Muebles e Inmuebles de valor económico y cultural propiedad de la Universidad, así como supervisar y coordinar las actividades a realizar para el control del Patrimonio Universitario, llevando registro y cuenta de los Bienes Muebles e Inmuebles en forma completa, actualizada y oportuna.

Objetivos específicos.

1. Mantener actualizado el total de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad. 2. Conocer el total de bienes muebles e inmuebles propiedad de la Universidad. 3. Mantener un control adecuado de las altas, bajas y transferencias de bienes muebles. 4. Asignar responsabilidades en las Dependencias Universitarias relacionadas con la

custodia, el buen uso y control de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad. 5. Concientizar a los directivos de las Dependencias con respecto a la importancia de la

información actualizada de los bienes muebles e Inmuebles en el módulo Patrimonial del SIASE Finanzas, a fin de conocer la antigüedad y valor real de los mismos para que se determinen necesidades futuras.


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Capítulo I

Fundamentos respecto al Patrimonio de la

Universidad.

Ley Orgánica

Título Primero

Artículo 1. La Universidad Autónoma de Nuevo León es una institución de cultura superior, al servicio de la sociedad, descentralizada del Estado, con capacidad y personalidad Jurídica.

Titulo Segundo

Artículo 5.- La Universidad tiene las siguientes atribuciones.

- Fracción III Organizarse académica y administrativamente como lo estime mejor, dentro de las normas generales de esta Ley.

- Fracción X administrar su patrimonio, sus recursos económicos y recaudar ingresos.

Título Cuarto

Artículo 9. Son Autoridades Universitarias.

I. Junta de Gobierno II. Consejo Universitario. III. El Rector IV. La Comisión de Hacienda V. Los Directores.

VI. Las Juntas Directivas de las Facultades y Escuelas.

Capítulo III

Artículo 19. Son facultades del Consejo Universitario.

- Fracción II Formular el Estatuto General de la Universidad que comprenderá la organización de la enseñanza por Facultades, Escuelas, Institutos, Departamentos y demás Dependencias que la integran actualmente y lo que se cree en el futuro. Así mismo, acordará su reglamento interior y de gobierno, y de todos los ordenamientos necesarios para el buen funcionamiento y la realización de los fines que competen a la Universidad.


4

Capítulo IV

Artículo 26. El Rector es el Representante Legal de la Universidad y será electo por la Junta de Gobierno. Durará en su cargo tres años y podrá ser reelecto una sola vez. En sus faltas temporales que no excedan de dos meses será sustituido por el Secretario General. Si la ausencia fuera mayor, la Junta de Gobierno designará nuevo Rector en los términos de esta Ley.

Artículo 28. Son atribuciones del Rector:

Fracción I.- Tener la representación legal de la Universidad.

Fracción V.- Velar por el cumplimiento de esta Ley, de sus Reglamentos, de los Planes y Programas de trabajo y en general, de las disposiciones y acuerdos que normen la estructura y el funcionamiento de la Universidad, Escuelas, Facultades e Institutos que la formen.

Fracción VI. - Las demás funciones que le señalen esa Ley y su Reglamento, así como todas aquellas que sean necesarias, para asegurar la vida normal y el engrandecimiento de la Universidad y la realización de la misión que le corresponde.

Título Quinto

Artículo 35. El Patrimonio de la Universidad lo constituyen los bienes y recursos que a continuación se enumeran:

Fracción I.- Los bienes muebles e inmuebles que actualmente son de su propiedad y los que en el futuro adquiera por cualquier título.

Fracción II.- Los legados y donaciones que se le hagan y fideicomisos que en su favor se constituyan.

Fracción III.- Las utilidades, intereses, dividendos, rentas, esquilmos, productos y aprovechamientos de sus bienes muebles e inmuebles.

Fracción IV.- Los derechos y cuotas que por sus servicios recauden.

Fracción V.- Los subsidios y subvenciones ordinarias y extraordinarias que el Gobierno Federal, el del Estado y los de los Municipios le otorguen.

Artículo 36. Los bienes muebles e inmuebles que formen el patrimonio de la Universidad, tendrán el carácter de inalienables e imprescriptibles, y sobre ellos no podrá construirse ningún gravamen. Cuando alguno de los bienes inmuebles citados deje de ser utilizable para los servicios propios de la Universidad, el Consejo Universitario a propuesta del Rector, deberá declararlo así con el correspondiente dictamen de la Comisión de Hacienda, y su resolución protocolizada se inscribirá en el Registro Público de la Propiedad. Por lo que toca a los bienes muebles, la desafectación será plena cuando lo resuelva el Rector, con audiencia del funcionario que legalmente tenga la custodia de esos bienes. Desde ese momento los bienes desafectados quedarán en la situación jurídica de bienes de propiedad privada de la Universidad, sujetos íntegramente a las disposiciones de derecho común.


5

Artículo 37. Los bienes que constituyen el patrimonio universitario, no estarán sujetos a impuestos o derechos estatales, o municipales. Los contratos en que intervenga la Universidad, tampoco causarán dichos impuestos, si éstos conforme a la ley respectiva deberán estar a cargo de la Universidad. De la misma manera los actos culturales, sociales, deportivos o de otra índole, organizados por la Universidad o las Instituciones que de ella dependen, estarán exentos de dichos impuestos.

Asimismo, se estará a los demás artículos relativos de la Ley Orgánica.

Estatuto General

Título Primero

Capítulo I

Artículo 1. La Universidad Autónoma de Nuevo León, es una Institución de educación media superior y superior, que se rige por lo dispuesto en su Ley Orgánica, en el presente estatuto, en los reglamentos derivados de los anteriores y en las demás disposiciones que norman su integración, estructura y funcionamiento. Su cumplimiento es de observancia obligatoria para todos los integrantes de la comunidad Universitaria.

Artículo 3. La autonomía universitaria, de manera enunciativa más no limitativa, implica para la institución las facultades y responsabilidades siguientes:

V Expedir todas las normas y disposiciones jurídicas encaminadas a la mejor organización académica, técnica y administrativa de la Universidad.

XIV Adoptar las formas de gestión y funcionamiento administrativo que le permitan manejar de manera responsable, transparente, eficiente y libre su patrimonio, y buscar su incremento.

Capítulo II

Artículo 9. Será motivo de responsabilidad y, en su caso de la aplicación de las sanciones establecidas en las disposiciones disciplinarias de la legislación universitaria, cualquier violación a los principios institucionales y al respeto que se deben guardar entre si los miembros de la comunidad universitaria, así como la hostilidad o violencia ejercidas individual o colectivamente en contra de los integrantes de esta comunidad o del Patrimonio Institucional.

Título Segundo

Capítulo IV

Artículo 75. El Rector es la máxima autoridad ejecutiva de la Universidad y será electo por la Junta de Gobierno en los términos que expresan los Artículos 26 y 27 de la Ley Orgánica y en el presente estatuto.

Artículo 79. Para el debido cumplimiento de las atribuciones y responsabilidades que señala el artículo 28 y demás disposiciones de la Ley Orgánica, el Rector tendrá las siguientes obligaciones y facultades.


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Fracción I.- Velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica del presente estatuto, de los Reglamentos que de ellos deriven, de los planes y programas de trabajo y en general, de las disposiciones y los acuerdos que norman la estructura y el funcionamiento de la Institución.

Fracción II.- Tomar las medidas necesarias para asegurar la vida normal y el engrandecimiento de la Universidad, mediante acciones que propicien el desarrollo de las actividades en la tolerancia, la prudencia y el respeto que se deben guardar entre si los miembros de la comunidad universitaria, y establecer acciones para el cumplimiento de la misión que a la Institución corresponde.

Fracción VIII.- Establecer los mecanismos de evaluación interna y externa de todas las funciones de la Universidad, como indicadores del avance hacia el logro de las metas señaladas en su programa de planeación.

Fracción IX.- Integrar mecanismos de vinculación social que permitan la apertura de la Institución hacia su entorno, para mostrar la transparencia de las operaciones administrativas y financieras y el desarrollo integral de la vida universitaria.

Fracción XII.- Promover y propiciar el desarrollo académico y administrativo de la Universidad.

Fracción XVII.- Aplicar las sanciones a que se hagan acreedores los miembros de la comunidad universitaria, de acuerdo a la Normatividad vigente.

Fracción XXI.- Colaborar con la H. Comisión de Hacienda, y con otros organismos externos en las gestiones necesarias para lograr el incremento del Patrimonio Universitario, así como diseñar y llevar a cabo nuevas y diversas alternativas encaminadas a obtener mayores ingresos, para el logro de los fines de la Universidad.

Fracción XXII.- Adquirir y enajenar bienes muebles e inmuebles, cuyo único y exclusivo destino sea el de constituirse como premios en sorteos de la siembra cultural promovidos por la Universidad.

Título Séptimo. Del Patrimonio Universitario

Capítulo Único.

De la administración, conservación y uso del patrimonio universitario.

Artículo 169. El Patrimonio de la Universidad está constituido y se integra en los términos establecidos en la Ley Orgánica.

Artículo 170. El incremento, la administración, el mantenimiento, la conservación y en su caso, la desincorporación de los bienes patrimoniales propiedad de la institución, se llevará a cabo de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica, en el presente Estatuto y en la Ley del Patrimonio Universitario.

Artículo 171. La Universidad llevará mediante inventario, un registro de sus bienes muebles e inmuebles, y lo mantendrá actualizado.

Artículo 172. Los bienes de valor cultural o histórico pertenecientes al patrimonio universitario, así determinados por el Conejo Universitario, serán inalienables e


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imprescriptibles, y en su caso, conservación y restauración se regirán por las disposiciones específicas que aseguren su protección, estableciéndose para tal efecto los mecanismos necesarios para la preservación y conservación del Patrimonio Cultural Universitario.

Artículo 173. Los funcionarios y el personal directivo, académico, administrativo y de apoyo, así los alumnos, serán responsables del buen uso, conservación y aplicación de los bienes inmuebles, muebles, equipos e instrumental y, en su caso, de los recursos financieros que hayan sido puestos a su cargo y que formen parte del Patrimonio Universitario.

Reglamento General de Patrimonio Universitario.

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Universidad Autónoma de Nuevo León, es regulado por los artículos establecidos en el Reglamento General de Patrimonio Universitario.


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Capítulo II

Del Responsable del Control Patrimonial.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 del Reglamento General del Patrimonio Universitario, los directores de cada Dependencia universitaria deberán nombrar a una persona para llevar a cabo el control del patrimonio de los bienes registrados en el inventario de su Dependencia, a efecto de mantener actualizados los registros y asignar conjuntamente con los directores y jefes de área la responsabilidad del resguardo a cada uno de los usuarios de los bienes que les son asignados para el desempeño de sus funciones. Asimismo, el Director de cada Dependencia deberá asignar al responsable patrimonial u otra persona la función de controlar la recepción de mercancía a efecto de verificar los bienes adquiridos por la Dependencia y validar que la recepción de dichos bienes corresponda a los descritos en la requisición, orden de compra y factura.

I. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Recopilación de la documentación, registro y control de los bienes muebles adquiridos y asignados a la Dependencia, para dar cumplimiento a lo establecido en el Presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio.

II. GRADO ACADÉMICO

1. Nivel licenciatura (deseable)

III. RESPONSABILIDADES

1. Servir de enlace entre su Dependencia y las diversas dependencias universitarias. 2. Controlar los bienes muebles de su Dependencia, manteniendo la información

actualizada en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG de la misma y elaborar los formatos sugeridos en el presente manual para el control de la entrada y salida de bienes muebles, así como el resguardo de los mismos.

3. Revisar el reporte de activos en transición provenientes del Almacén General para asignar la ubicación física del bien y aceptarlos en su Dependencia, así como generar el resguardo correspondiente.

4. Registrar los movimientos de altas, transferencias internas y externas de los bienes muebles en el sistema de control patrimonial de su Dependencia, siguiendo los lineamientos señalados en el presente Manual de Políticas y Procedimientos.

5. Vigilar que los bienes muebles que se adquieran en su Dependencia coincidan las características físicas tales como: marca, modelo, número de serie, descripción completa de dichos bienes contra soporte documental (factura, requisición y orden de compra).

6. Elaborar actas administrativas cuando se presenten casos de daños graves, por siniestros, extravío o robo de bienes muebles, elaborar actas administrativas internas cuando se presentan cambios de responsable de área y colaborar en las actas de entrega-recepción de bienes muebles por cambio de dirección.


9

7. Dar trámite a la baja de los bienes que fueron sujetos de robo, desafectación, extravío o daño, a más tardar en los 30 días siguientes a la fecha en que se generó la solicitud en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, de acuerdo al procedimiento establecido en el Capítulo VII del presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Control Patrimonial.

8. Concluir las transferencias realizadas en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se generó o recibió la solicitud en dicho sistema, de acuerdo al procedimiento establecido en el Capítulo VII del presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Control Patrimonial.

9. Aplicar las etiquetas de código de barras que identifican el número de activo de cada bien mueble, las cuales contribuyen a mejorar el control del Patrimonio Universitario.

10. Recabar la información necesaria para asegurarse de que todas las adquisiciones de bienes muebles de su Dependencia, se encuentren debidamente registradas en el sistema de control del patrimonio.

11. Llevar a cabo una verificación física semestral del inventario histórico, a efecto de confirmar la existencia física de los bienes en el área asignada, y presentar dicha información cuando ésta sea requerida para su revisión.

12. Integrar expedientes de todas las inversiones en bienes muebles: a. De las inversiones en bienes muebles adquiridos con ingresos propios (factura

original). b. De las inversiones en bienes muebles adquiridos con apoyos de la administración

central (factura original: administración central, copia: Dependencia, vale de salida del Almacén de la Universidad)

c. Proyectos. d. Donativos. e. Otros.

13. Enviar a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General, copia en formato PDF del resguardo de activos adquiridos a través de la administración central, los cuales deberán estar debidamente firmados por el responsable usuario del bien.

Cuando el empleado que esté fungiendo como Responsable del Control de Patrimonio, goce de un permiso mayor de 30 días o bien cambie de función administrativa, renuncie, o cese en sus funciones, el Director de la Dependencia debe nombrar a quien deba sustituirlo a la mayor brevedad y comunicarlo por escrito a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad

El cambio de titular se llevará a cabo mediante un acta administrativa que con ese motivo se formule, debidamente firmado de quien entrega, quien recibe, así como del Director de la Dependencia.

IV. REQUISITOS

1. El nombramiento para desempeñar dicho cargo debe ser notificado por escrito a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad.

2. Tener certificado de capacitación en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, emitido por la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad.

3. El número de horas destinadas a la función asignada debe corresponder a los requerimientos de la Dependencia.


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V. EXPERIENCIA LABORAL

Mínima de 1 año en el área de patrimonio.

VI. CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1. Conocimiento de la Normatividad Universitaria.

a. Ley Orgánica. b. Estatuto General. c. Reglamento de Patrimonio.

2. Conocimientos generales y experiencia en el manejo del sistema de control patrimonial.

3. Otras Legislaciones: a. Código Fiscal de la Federación. b. Ley General de Contabilidad Gubernamental. c. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información (Estatal y Federal). d. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Servicios del Sector Publico e. Ley General de Responsabilidades Administrativas f. Otras Leyes y Reglamentos afines al Área.


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Capítulo III

Políticas y procedimientos para el control de

los bienes muebles.

Las siguientes disposiciones de Control Interno deberán ser observadas por los Directivos y Empleados de las dependencias universitarias, estudiantes y la comunidad universitaria en general, con el fin de controlar adecuadamente los bienes muebles que se les proporcionan para el desempeño de sus funciones.

Para efectos del control del patrimonio en las dependencias de la Universidad, se deberá aplicar el presente Manual de Políticas y Procedimientos, en el cual se encuentran señalados los procedimientos generales para el desarrollo de la función operativa del personal de la Dependencia que tiene asignada la responsabilidad del registro y control de los bienes que son patrimonio de nuestra Institución.

Los bienes y recursos que se consideran como Patrimonio Universitario lo constituyen aquellos que se señalan en el artículo 35 Título Quinto de la Ley Orgánica, así como el Artículo 3 y 4, Título Primero del Reglamento General del Patrimonio Universitario.

I. POLÍTICA 1. La Contraloría General de la Universidad deberá integrar un expediente de las

adquisiciones de los bienes muebles adquiridos a través de la administración central. 2. El Almacén General debe recibir los bienes muebles adquiridos, registrarlos y generar

la salida hacia la Dependencia Universitaria correspondiente. 3. Las Dependencias Universitarias deberán concluir el registro de las adquisiciones de

bienes muebles con respecto al sistema de control patrimonial de los activos recibidos en el Almacén General de la Universidad correspondientes a adquisiciones realizadas por la administración central, la documentación comprobatoria, así como todos aquellos bienes adquiridos por las dependencias que integran la cuenta de inversiones en bienes muebles.

El registro patrimonial de dichas adquisiciones deberá ser verificada con el inventario físico de cada una de las Dependencias Universitarias y deberá estar debidamente conciliado con el registro contable.

Así mismo, se deberá reflejar en los registros contables, en la cuenta específica del activo que corresponda, así como la baja de los bienes muebles e inmuebles.

4. Se consideran como fuentes de apoyo económico para las adquisiciones de bienes muebles las siguientes: a. Apoyos de la Administración Central (Programas Federales o Ingresos Propios de

la Administración Central). b. Ingresos propios de la Dependencia. c. Proyectos.


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d. Donativos en Especie. e. Apoyos Fundación U.A.N.L. f. Otros.

5. La Dependencia deberá verificar que las adquisiciones de bienes muebles cumplan con los requisitos establecidos en el Capítulo XVII del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de los Ingresos y Egresos.

6. Registro y control de los bienes muebles. El registro y control de los bienes muebles adquiridos por las Dependencias Universitarias que forman parte integrante del Patrimonio Universitario, deberán de llevarse a cabo a través del Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG de la Universidad.

7. Uso de formatos. Las Dependencias universitarias deberán utilizar los formatos establecidos en el presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio y aplicarlos según el sistema de control patrimonial de la Universidad para el registro y control de los bienes adquiridos.

8. Confirmación del inventario. Cada Dependencia Universitaria tendrá la responsabilidad de realizar un inventario físico semestral con la finalidad de mantener el control y actualización de la información contenida en la base de datos del sistema de control patrimonial de la Universidad.

9. Las solicitudes de baja por desafectación, robo, daño, extravío, muerte de semovientes, así como transferencia interna y transferencia externa deberán realizarse y concluirse a través del Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG conforme a lo establecido en el presente Manual.

10. Los bienes muebles que hayan concluido el proceso de desafectación de conformidad con la Normatividad Institucional vigente, deberán cerrar el proceso de destino de los bienes desafectados con al menos 60-sesenta días antes del cierre del ejercicio y/o antes de concluir la gestión administrativa del Director en turno de la Dependencia Universitaria.

II. PROCEDIMIENTO

1. La Contraloría General de la Universidad integra un archivo electrónico con la orden

de compra, póliza de cheque y factura que amparan las adquisiciones de bienes muebles.

2. El Almacén General da entrada a los bienes muebles en el sistema, posteriormente notifica al responsable de Patrimonio de la Dependencia para la entrega y le proporciona copia de factura, orden de compra y vale de salida con los números de activo de los bienes muebles que han sido adquiridos a través de apoyos de la administración central, a efecto de que se concluya el registro correspondiente.

3. Para la conclusión de registro de los bienes muebles el responsable Patrimonial debe complementar en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG la descripción según factura, marca, modelo, número de serie, ubicación y usuario, así como etiquetarlos y generar el resguardo correspondiente.

4. Las Dependencias Universitarias integran por mes, un expediente de archivo de la documentación comprobatoria correspondiente a las inversiones en bienes muebles,


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a efecto de registrar la totalidad de los bienes muebles adquiridos, el expediente antes citado debe contener lo siguiente: a. Adquisiciones con apoyos de la administración central: expediente con la

documentación comprobatoria correspondiente a las adquisiciones de bienes muebles que incluya: reporte de la contabilidad central, copia de factura, vale de salida con los números(s) de activo(s) correspondiente y su resguardo.

b. Adquisiciones con Ingresos propios: estado financiero o registro auxiliar de la cuenta de inversiones en bienes muebles que incluya: copia de póliza de cheque y factura, así como el resguardo correspondiente.

c. Adquisiciones con apoyos de proyectos: expediente con la documentación comprobatoria correspondiente a las adquisiciones de bienes muebles que incluya copia de contrato o convenio, factura, vale de salida del almacén y resguardo correspondiente en el cual se identifique el tipo de proyecto.

d. Donativos en especie: expediente con la documentación comprobatoria correspondiente a los donativos recibidos de bienes muebles que incluya: carta de donación que indique el valor estimado del bien y el resguardo correspondiente (Capítulo X del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio).

e. Adquisición de bienes con apoyo de la Fundación U.A.N.L.: expediente con la documentación comprobatoria correspondiente a las adquisiciones de bienes muebles que incluya: copia de factura, vale de salida con los números(s) de activo(s) correspondiente y resguardo correspondiente en el cual se identifique el origen de la adquisición.

f. Adquisiciones de bienes con otras fuentes de apoyo: expediente con la documentación comprobatoria correspondiente a las adquisiciones de bienes muebles que incluya: copia de la factura o documento que justifica la propiedad del bien y del resguardo correspondiente e identificar en el registro la fuente de apoyo para la adquisición del mismo.

5. Con respecto a las fuentes de apoyo económico para las inversiones en bienes muebles se requiere cumplir con lo siguiente: a. Apoyos de la administración central: se requiere que las dependencias que tienen

adquisiciones de bienes muebles con apoyos de la administración central, se revise la documentación comprobatoria de las adquisiciones de bienes muebles proporcionadas por el Almacén General (orden de compra, facturas y vale de salida), y se verifique el cargo de las inversiones que fueron asignadas presupuestalmente a su Dependencia, y aceptar los bienes muebles que se encuentren en “transición” en el sistema de control patrimonial.

b. Ingresos Propios: De las adquisiciones de bienes muebles realizadas con ingresos propios, se solicita al departamento de contabilidad de su Dependencia, copia del estado financiero correspondiente a la cuenta de inversiones de bienes muebles, de las facturas y pólizas de cheque de dichas adquisiciones, para registrar los movimientos de alta correspondientes.

c. Donativos en Especie: los bienes que se reciban en la Dependencia en calidad de donativo, deben realizarse de acuerdo a los procedimientos del Capítulo X del presente Manual y deberá de incluirse como Patrimonio Universitario realizando el registro en el sistema de control patrimonial.

d. Recursos de Proyectos: de las adquisiciones de bienes muebles realizadas con recursos de proyectos, la Dependencia Universitaria solicitará a la Dirección de Investigación, el listado de los proyectos autorizados incluyendo nombre de los responsables, así como copia de las facturas que amparan las inversiones en


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bienes muebles, a efecto de que la Dependencia Universitaria realice la verificación física y el registro correspondiente. • Con respecto a la información de los Proyectos CONACYT (en todas sus

ramificaciones), la Dirección de Investigación deberá integrar expediente con la documentación antes mencionada, y proporcionar en forma electrónica las facturas y pólizas de cheque correspondientes a las Dependencias Universitarias, así mismo, la Dirección de Investigación notificará a la Secretaría de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico de la Universidad, de todo lo anterior.

e. Fundación U.AN.L.: los bienes adquiridos con apoyo de la Fundación U.A.N.L. se registran de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente Manual y se incluyen como Patrimonio Universitario realizando el registro en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG.

6. Todas las facturas de adquisiciones de bienes muebles que se reciban en las Dependencias, deberán estar firmadas por la persona que para tal efecto haya sido designada por el Director y selladas por el área correspondiente, a efecto de verificar la correcta recepción de los bienes, así mismo, se verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Capítulo XVII del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control de los Ingresos y Egresos. Una vez registrados los bienes muebles adquiridos, el responsable del Control Patrimonial, plasma en la factura el número de activo asignado a cada uno de los bienes por en el sistema de control patrimonial. Así mismo, todas las adquisiciones se respaldan con la documentación que acredite la recepción de los bienes. El registro en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG se efectúa de la siguiente manera: a. Se complementa la información de los activos recibidos del Almacén General de

la Universidad, realizando la verificación física del bien para complementar la información de los mismos en el sistema de control patrimonial.

b. Una vez concentrada la documentación necesaria, se procede a la verificación física del bien, a efecto de validar la información contenida en la factura y posteriormente, se realiza el registro de dichas adquisiciones en el sistema de control patrimonial.

c. El criterio establecido para definir las inversiones en bienes muebles, es el siguiente: • Los bienes muebles en los cuales, el costo unitario de adquisición es menor a

70 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), (el cual asciende a $6,273.40) se registrarán contablemente como un aumento en el activo fijo y se registrará en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, y será considerado como no capitalizable. (cumpliendo con las características que sea etiquetable y que su vida útil sea mayor a 1 año). Sobre aquellos bienes que no reúnan estos requisitos, cada dependencia universitaria debe llevar el control interno sobre ellos elaborando el formato de resguardo de bienes en el cual se asigne la responsabilidad sobre el control y manejo de estos bienes.

• Los bienes muebles e intangibles en los cuales, el costo unitario de adquisición es igual o superior a 70 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), se registrarán contablemente como un aumento en el activo fijo y en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG.

d. Para llevar a cabo el registro de los bienes muebles, el Responsable del Control Patrimonial lo realiza a los 30 días posteriores al cierre del período contable.


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e. Se concilia mensualmente la cuenta de inversiones del fondo 340 de los estados financieros, con el registro de los activos en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG del mes correspondiente.

f. Para llevar a cabo el registro de los bienes en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, se deberá seleccionar de acuerdo al tipo de artículo que se adquirió y buscarlo en la ayuda que se establece en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG.

Cuando alguna Dependencia requiera registrar artículo que no se encuentre en la ayuda antes mencionada, deberá solicitarse por escrito a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad.

7. Formatos. El Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG tiene establecido el uso de formatos, los cuales se encuentran incorporados en el sistema y tienen como función principal, asignar la responsabilidad para el uso apropiado de los bienes y el control de los mismos, así mismo, se incluyen formatos para el uso interno y control de bienes sin registro patrimonial, los cuales se mencionan a continuación:

a. Resguardo de bienes y movimiento de alta (Anexo 1). b. Transferencia interna (Anexo 2). c. Transferencia externa (Anexo 3). d. Orden de salida (Anexo 4). e. Vale de artículos personales (Anexo 5). f. Control de semovientes (Anexo 6). g. Informe mensual de inventario de semovientes (Anexo 7).

• Resguardo de bienes y movimientos de alta: el resguardo se genera al momento de llevar a cabo el registro de los bienes en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, y a través de este formato, se asigna la responsabilidad de custodia de los bienes adquiridos que se entregan a los usuarios para el desempeño de sus funciones.

• Transferencias internas: este formato se elabora sobre aquellos movimientos de bienes muebles efectuados internamente de un área de trabajo a otra, dentro de una misma Dependencia Universitaria.

• Transferencias externas: este formato se elabora cuando se realicen movimientos de bienes muebles entre Dependencias Universitarias y se realiza por la Dependencia donde se encuentra registrado el bien mueble y debe ser aceptada la transferencia por la Dependencia que recibió el bien. Lo anterior, con la finalidad de trasladar la responsabilidad de la custodia del bien, que fue sujeto a cambio. Todos aquellos bienes que son sujetos de transferencia externa y que la Dependencia destino no los acepte, son responsabilidad de la Dependencia origen, hasta que se emita el formato de transferencia y se recabe la firma de recibido por parte de los responsables de la recepción de los bienes en la Dependencia destino. Por lo anterior se establece que no se debe hacer la entrega física de ningún bien sin emitir el formato correspondiente y recabar las firmas.

• Orden de salida: se utiliza este formato en aquellos bienes muebles que requieran autorización de salida de la Dependencia para mantenimiento, reparación o préstamo; una vez que el bien mueble, se incorpore en el área correspondiente, se deberá registrar la entrada del bien mueble, para reincorporarlo en el sistema de control patrimonial.


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• Vale de artículos personales: se utiliza este formato cuando el empleado Universitario, utilice bienes muebles personales en el área de trabajo, a efecto de justificar su estadía en el área laboral, del cual en caso de daños o contingencia la Universidad no se hará responsable del mismo.

• Control de semovientes: se utiliza este formato para llevar un control interno y registro de los nacimientos, muertes y movimientos de ganado para establecer las identificaciones correspondientes.

• Informe mensual de inventario de semovientes: se utiliza este formato para establecer un resumen mensual de los semovientes de la Dependencia.

8. Confirmación del Inventario Físico de Bienes Muebles. Cada Dependencia Universitaria, tiene la responsabilidad de realizar un inventario físico semestralmente, el cual deberá llevarse a cabo de la siguiente manera:

a. Con base en el reporte de inventario, el Responsable del Control Patrimonial de cada Dependencia distribuye por área dicho inventario, a efecto de que cada jefe de área verifique la existencia física de los bienes que se encuentran bajo su resguardo personal.

b. Esta verificación física consistirá en la localización y ubicación de los bienes en el área correspondiente, de acuerdo a los datos que se señalan en el reporte y confirmar la información de la descripción del bien, marca, modelo y no. de serie, firmando de conformidad dicho reporte.

En el caso de que los bienes verificados no se encuentren físicamente en el área, se debe realizar una transferencia interna en el sistema de control patrimonial, así mismo, todos los movimientos de inventario detectados en la verificación física, deben registrarse en el sistema a efecto de actualizar la base de datos. 9. Las solicitudes y transferencias generadas en el sistema de control patrimonial, tienen

como vencimiento 30 días posteriores a la fecha en que se generó la solicitud y transferencia, por lo cual, la Dependencia Universitaria deberá concluir los trámites de baja y/o transferencia dentro de dicho período.

10. Los bienes muebles que hayan concluido el proceso de desafectación de conformidad con la Normatividad Institucional vigente, deberán concluir el proceso de venta, reciclaje o donativo al menos 60-sesenta días antes del cierre del ejercicio y/o al concluir el Director en turno la gestión administrativa de la Dependencia Universitaria.

III. CRITERIOS GENERALES PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE BIENES MUEBLES

1. Cuando exista la sustitución o reemplazo por garantía de algún equipo dañado, se solicita al proveedor constancia de dicha sustitución, ya que el bien mueble que está facturado, no coincidirá con el que se encuentra físicamente.

2. Con respecto a los bienes muebles que estén presupuestalmente asignados a una Dependencia y se otorguen en calidad de préstamo o se asignen por proyecto a otra Dependencia, se debe notificar a los departamentos correspondientes la descarga presupuestal, para identificar adecuadamente donde se localiza el bien mueble y la Dependencia deberá elaborar el formato de orden de salida y resguardo del bien.

3. Cuando existan áreas de uso general en la Dependencia Universitaria, los movimientos de alta, transferencia interna y/o externa y resguardo de bienes, deben firmarse por el Jefe del Área y/o el Responsable del Control Patrimonial de la Dependencia.


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4. Cuando se realice alguna modificación física de un bien, la cual puede ser por re tapizado, restauración, pintura, etc., debe de modificarse la descripción del bien en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG.

5. Los criterios para la etiquetación de los bienes muebles, son los siguientes: a. Colocar la etiqueta de manera visible. b. La superficie debe de ser lisa y limpia. c. Revisar que el número de activo corresponda con la descripción a que se refiere

en el reporte del Inventario de bienes muebles. d. De no ser posible su etiquetación, el Responsable del Control Patrimonial, será

quien tenga la custodia de la etiqueta. 6. Cuando se realicen adquisiciones de mobiliario para ensamblar (tipo Bibliomodel) y

en la factura se especifiquen por separado los componentes de cada una de las partes que lo integran, el movimiento de alta se debe elaborar con la descripción del bien ya instalado, las modificaciones o cambios que se realicen a este tipo de bienes muebles, se debe realizar en el sistema de control del patrimonio para tener identificados los bienes muebles y que correspondan los datos físicos del mismo, con los datos registrados.

7. Para realizar el registro de un responsable de área que no se encuentre establecido en el módulo de recursos humanos del S.I.A.S.E, se debe solicitar al responsable de recursos humanos de la Dependencia, que proceda a registrarlo, a efecto de habilitarlo en el sistema de control patrimonial.

8. Cuando se realiza una transferencia externa, esta debe realizarse por la Dependencia origen, es decir, en la cual se encuentra registrado el bien, sin embargo, el responsable de control patrimonial necesita conocer el área específica en la cual se va a ubicar el bien en la Dependencia destino, para realizar el movimiento en el sistema de control patrimonial, y se requiere la aceptación electrónica de esta transferencia a efecto de que se registre adecuadamente en el sistema.

9. Cada vez que se lleve a cabo una mejora en las pantallas de registro del Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, se comunica vía correo electrónico por la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad a las Dependencias de esta mejora, y se requiere que el Responsable del Control Patrimonial responda a este mensaje para confirmar que ya está enterado de los cambios realizados.


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FLUJO DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Interacción en SIASE-Finanzas de los departamentos centrales

SIASE-Finanzas-Patrimonio

La información afecta al Módulo de Contabilidad en cada paso que se realiza.


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Anexo No. 1

Instrucciones de llenado:

1. Folio: se aplica automáticamente por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, al momento de elaborar el resguardo.

2. Fecha de elaboración: día en que se elaboró el documento. 3. Solicitud: es el número consecutivo para el control de los movimientos efectuados

en el sistema de control patrimonial. 4. Área: se deberá anotar la clave y el nombre del área, en la cual se ubique el bien

mueble. 5. El No. de activo: este número se asigna automáticamente por el sistema, al

momento de capturar el bien. 6. Subclase: es la clave bajo la cual se clasifica el bien que se adquirió. 7. Descripción: se deberá establecer la descripción completa del bien, de acuerdo a

las características físicas, las cuales deberán coincidir con lo descrito en la factura. 8. Marca, modelo y No. de serie: se deberán establecer los datos de acuerdo a lo

verificado físicamente en el artículo, y estos deben corresponder a lo descrito en la factura.

9. Factura, número, fecha y costo unitario: se deberán establecer los datos de acuerdo a lo señalado en la factura; en lo referente al costo se debe anotar el precio unitario del bien, incluyendo el valor de las piezas o los accesorios que complementan el artículo (sin I.V.A.).

.


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Anexo No. 2


1. Folio: Se aplica automáticamente por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, al momento de elaborar el resguardo.

2. Fecha: día en el cual se elaboró el documento. 3. Solicitud: es el número consecutivo para el control de los movimientos efectuados

en el sistema de control patrimonial. 4. Área: se deberá anotar la clave y el nombre del área donde se ubique el bien mueble,

la clave y nombre del área a donde se va a transferir. 5. El No. de activo: es el número que le fue asignado automáticamente por el sistema,

al momento de capturar el bien. 6. Descripción: se deberá establecer la descripción completa del bien, de acuerdo a

las características físicas, las cuales deberán de corresponder a lo descrito en la factura.

7. Marca, modelo y No. de serie: se deberán establecer los datos completos de acuerdo a lo verificado físicamente en el artículo, y estos deberán corresponder a lo descrito en la factura.

Registro de Calidad

FOLIO :Entrega FECHA:AREA: ____________________ SOLICITUD:

RecibeAREA: ____________________

No. ACTIVO MARCA MODELO SERIE OBS.

ENTREGA: RECIBE:


DESCRIPCION

TRANSFERENCIA INTERNADEPENDENCIA

NOMBRE Y FIRMAJEFE DE AREA

NOMBRE Y FIRMAJEFE DE AREA

NOMBRE Y FIRMARESPONSABLE PATRIMONIAL


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Anexo No. 3


1. Folio: se aplica automáticamente por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, al momento de elaborar el resguardo.


en el sistema de control patrimonial. 4. Dependencia y área: se deberá anotar la clave y el nombre de la Dependencia y el

área a la cual se va a transferir el bien mueble. 5. El No. de activo: es el número que le asigna automáticamente el sistema al momento

de capturar el bien. 6. Descripción: se deberá establecer la descripción completa del bien, de acuerdo a

las características físicas, las cuales deben de corresponder a lo descrito en la factura.

7. Marca, modelo y No. de serie: se deberán establecer los datos completos de acuerdo a lo verificado físicamente en el artículo, y estos deberán coincidir con lo descrito en la factura.


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Anexo No. 4


1. Folio: se aplica automáticamente por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG al momento de elaborar el resguardo.


en el sistema de control patrimonial. 4. El No. activo: es el número que le fue asignado automáticamente por el sistema al

momento de capturar el bien. 5. Área que entrega: se deberá establecer el nombre de la Dependencia y el nombre

específico del área, con su clave correspondiente. 6. Empresa o Dependencia que recibe: se deberá anotar el nombre de la Dependencia,

en el caso de que sea una empresa o institución ajena a la Universidad, se deberá anotar el domicilio y teléfono para identificar a quien le entregamos el bien mueble.

7. Descripción: se deberá anotar la descripción completa del bien, de acuerdo a las características físicas, las cuales deberán de corresponder a lo descrito en la factura.

8. Marca, modelo y No. de serie: se deberán establecer los datos completos de acuerdo a lo verificado físicamente en el artículo, y estos deben corresponder a lo descrito en la factura.


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Anexo No. 5


1. Folio: se deberá asignar un folio manual consecutivo para el control de los formatos, en virtud de que los bienes muebles que en él se describen, no corresponden al Patrimonio Universitario.

2. Cantidad: se refiere al número de artículos que se van a ingresar a las instalaciones Universitarias y que son de carácter personal.

3. Descripción: se deberá establecer la descripción completa del bien, de acuerdo a las características físicas, las cuales deben de corresponder a lo descrito en la factura.

4. Marca, modelo y No. de serie: se deberán establecer los datos completos de acuerdo a lo verificado físicamente en el artículo.


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Anexo No. 6


1. Folio: se deberá llevar un consecutivo para el control de los folios e acuerdo con lo señalado en el presente Manual.

2. Señalar el tipo de movimiento que se desea realizar, si corresponde a nacimiento o muerte y establecer la fecha correspondiente.

3. Descripción: mencionar el tipo de ganado. 4. Número de identificación: corresponde al código del arete, tatuaje o muesca, según

corresponda al tipo de marca que utilicen con cada tipo de ganado. 5. En caso de muerte, señalar la causa: ésta deberá estar avalada por el médico

veterinario para efectos de justificar la baja.

RC----------REV--------

N° Folio

AREA: ____________________________________________________________________________________

NACIMIENTO:

MUERTE:

DESCRIPCION:_____________________________________________________________________________

NUMERO DE IDENTIFICACION: ______________________________________________________________

EN CASO DE MUERTE SEÑALE LA CAUSA:____________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

OBSERVACIONES __________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________


CONTROL DE SEMOVIENTES

RESPONSABLE DEL CONTROL DE GANADO

NOMBRE Y FIRMA

__________________________________ __________________________________

RESPONSABLE DEL CONTROL PATRIMONIAL

NOMBRE Y FIRMA

DEPENDENCIA

VoBo MEDICO VETERINARIO

NOMBRE Y FIRMA

FECHA DE ALTA _____ _____ _____ DIA MES AÑO

FECHA DE BAJA _____ _____ _____ DIA MES AÑO

____________________________________


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Anexo No. 7


Este formato se deberá llenar mensualmente para fines de establecer un resumen mensual de los semovientes de la Dependencia.


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Capítulo IV

Del control del Almacén.

I. OBJETIVO

Las Dependencias Universitarias, deberán implementar un registro actualizado de los movimientos realizados en el almacén, a efecto de establecer controles de entradas y salidas de bienes y consumibles, previa requisición autorizada.

II. POLÍTICA A. Generales 1. La segregación adecuada de funciones.

La Dependencia Universitaria, establece una segregación adecuada de funciones en cuanto a la autorización, custodia y registro de los bienes y consumibles.

2. Sistema de control de entradas y salidas. El área de Almacén de la Dependencia, tiene un sistema de registro de entradas y salidas de bienes y consumibles, a efecto de establecer controles que garanticen la recepción y entrega a través de los vales correspondientes, así como determinar las existencias disponibles y puntos de reorden previo a la adquisición de los mismos, a efecto de evitar las compras innecesarias.

3. Padrón de personal autorizado. El Responsable del Almacén de la Dependencia, elabora y actualiza oportunamente un padrón del personal autorizado para realizar la entrega y recepción de bienes y consumibles, el cual será integrado por un oficio firmado por el Director de la Dependencia y una copia fotostática de una identificación oficial vigente.

4. Vales de entradas y salidas. El área de Almacén, elabora vales de entradas (Anexo No.1) y salidas (Anexo No. 2) con las firmas del personal autorizado, para la entrega y recepción de bienes y consumibles.

5. Inventario. Las Dependencias Universitarias generan un reporte de manera mensual de las existencias físicas de bienes y consumibles, reflejándose tanto en unidades y valores, e identificando el inventario inicial, movimientos y el inventario final. El personal responsable del Área de Almacén, realiza un inventario físico como mínimo 2 veces al año de los bienes y consumibles en custodia, elaborando un formato adecuado para su control (Anexo No. 3).

6. Requisición de materiales. Las distintas áreas operativas de las Dependencias Universitarias, elaboran una requisición de materiales con la firma de autorización por parte del titular del área que lo solicita.


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7. Custodia física y acceso al área de Almacén.

La Dependencia Universitaria establece la custodia física y acceso restringido al área de Almacén, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de los bienes y consumibles.

8. Seguro y fianza de fidelidad. La Dependencia Universitaria promueve el trámite de seguro y fianza de fidelidad, del personal responsable que labora en el área de Almacén.

9. Reporte mensual de entradas y salidas de bienes y consumibles. El responsable del Almacén elabora un reporte general de manera mensual de las entradas y salidas de bienes y consumibles, identificando nombre, puesto y firmas del personal involucrado en dicho control.

B. Entrada de Bienes y Consumibles (Anexo No. 1) 1. Los bienes y consumibles se reciben por el personal autorizado de Almacén el cual

verifica lo siguiente: a. Que las cajas de los bienes y consumibles se encuentren debidamente cerradas. b. Que los bienes y consumibles se encuentren en óptimas condiciones. c. Verifican la descripción completa del bien (cantidad, marca, modelo, serie y costo

unitario). d. El personal del Almacén certifica que se cumpla con las características de calidad

y contenido estipuladas en la orden de compra y factura correspondientes. 2. El Almacén notifica a la Dirección de Adquisiciones, cuando las características de los

bienes y consumibles que se reciben físicamente no corresponden a lo establecido en la orden de compra y factura o si presenta daños o deterioro, a efecto de realizar la aclaración correspondiente con el proveedor, en un plazo no mayor a 8 días hábiles.

3. Cuando se realiza una devolución de bienes y consumibles al proveedor, se elabora un formato a efecto de establecer un control de dicha adquisición (Anexo No. 4).

4. El área de Almacén cumple con las condiciones óptimas de seguridad a efecto de garantizar la custodia adecuada de los bienes y consumibles.

5. El personal responsable del Almacén establece el sello de recibido de conformidad en la orden de compra y factura con la firma y fecha correspondientes.

6. El personal responsable de Almacén registra diariamente en el sistema de control de inventario los bienes y consumibles recibidos.

7. La Dependencia Universitaria elabora el vale de entrada a efecto de documentar que los bienes y consumibles descritos en la factura, fueron entregados por parte del proveedor con las firmas de conformidad correspondientes: entrega (proveedor) y recepción (Almacén).

El vale de entrada tiene como mínimo los siguientes requisitos: a. Folio consecutivo. b. Fecha de entrada al almacén. c. Nombre del proveedor. d. Procedencia (nacional o importación).


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e. Número de la orden de compra. f. Número de la factura. g. Cantidad solicitada. h. Unidad de medida. i. Descripción. j. Número de serie (cuando se trate de equipos). k. Precio unitario. l. Costo total. m. Observaciones. n. Nombre, puesto y firmas de conformidad: entrega (proveedor) y recepción

(Responsable del Almacén de la Dependencia). o. Sello del Almacén.

C. Salida de Bienes y Consumibles. 1. Se notifica al usuario final, a efecto de proceder a la entrega de los bienes y

consumibles correspondientes. 2. Elaborar el vale de salida (Anexo No. 2), a efecto de documentar la entrega a la

Dependencia, en el cual se plasmarán las firmas de conformidad de entrega (Almacén), y recepción (Dependencia).

3. Cuando se trate de bienes muebles, se deberá notificar al Responsable de Control Patrimonial y al usuario final, para realizar la entrega, a efecto de garantizar la aceptación por parte de las diferentes Dependencias en el sistema de control patrimonial de los bienes muebles procedentes del Almacén General y emitir por parte de las dependencias el resguardo con las firmas correspondientes.

4. Cuando la Dependencia no acuda a recoger sus bienes y consumibles en un plazo no mayor a 8 días hábiles, se le notificará un segundo aviso, si persiste el caso omiso, se notificará a través de oficio al Director de la misma. Cuando se trate de bienes muebles, se girará con copia para el Responsable de Control Patrimonial.

5. El vale de salida (Anexo No. 2) deberá contar como mínimo con los siguientes requisitos:

a. Folio consecutivo. b. Fecha de salida del Almacén. c. Nombre y firma de recibido del usuario final. d. Número de la orden de compra. e. Número de la factura. f. Cantidad solicitada. g. Cantidad entregada. h. Descripción. i. Observaciones. j. Nombre, puesto y firmas de conformidad: entrega (Responsable del Almacén de

la Dependencia) recepción (personal autorizado para recibir bienes y consumibles).

k. Sello del Almacén.


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6. El responsable del Almacén deberá generar y entregar a su jefe inmediato, un reporte mensual de los insumos obsoletos, dañados y poca rotación.

Excepciones

1. Cuando se realicen adquisiciones de bienes que requieren un traslado especial en grúas, o se trate de reactivos, se realizará la entrega directamente al área que lo solicita, a efecto de garantizar el uso adecuado de los mismos, sin embargo, el personal responsable del Almacén, deberá presenciar dicha entrega, a efecto de verificar que las especificaciones de la orden de compra y factura corresponden con los bienes entregados físicamente, así como plasmar el sello de conformidad y las firmas en la documentación correspondiente, agregando fotos de los mismos.

2. Solo se contará con la firma de responsabilidad del Área que promovió el servicio o del usuario sin la firma del Almacén en los siguientes casos: a. Material bibliográfico (físico o electrónico). b. Escolar (papelería oficial). c. Informática (cables, telefonía, conectores, etc.).


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Flujos de Operación

I. Entrada de bienes y consumibles al almacén.


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Descripción del Flujo.

1. El Almacén recibe los bienes y consumibles. 2. El personal del Almacén revisará las especificaciones de bienes y consumibles

recibidos, contra lo establecido en la factura y orden de compra, a efecto de validar que correspondan las mismas.

3. Cuando los bienes y consumibles recibidos físicamente no corresponden con lo descrito en la factura y orden de compra, se procederá a realizar la devolución al proveedor y se notificará a la Dirección de Adquisiciones.

4. Cuando cumple con las especificaciones, se procede a realizar el registro en el sistema de control de inventarios del Almacén de los bienes y consumibles.

5. Se genera el vale de entrada, al cual se anexa copia de la factura y orden de compra. 6. En el vale de entrada se plasma la firma de recibido por parte del Almacén y de

entregada por el proveedor. 7. Asimismo, en la factura se plasma el sello de recibido del Almacén. 8. El Almacén establece la custodia física de los bienes y consumibles en las

instalaciones del mismo.


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II. Salida de bienes del almacén.


33

Descripción del flujo:

1. El Almacén notificará a las dependencias los bienes que están bajo su custodia, a efecto de realizar la entrega correspondiente.

2. Cuando la Dependencia no atienda la notificación para la entrega de los bienes, se procederá a realizar un oficio para el Director de la misma, a efecto de programar una nueva fecha.

3. Cuando la Dependencia acude al Almacén a recoger los bienes se procederá a registrar en el sistema de control de inventarios del Almacén, la salida correspondiente.

4. El personal del Almacén genera el vale de salida. 5. Se procede de recibido por parte de la Dependencia. 6. Se realiza la entrega física de los bienes a la Dependencia.


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III. Salida de Consumibles del Almacén.


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Descripción del flujo

1. El Director de la Dependencia nombra a través de oficio, al personal responsable de elaborar y firmar requisiciones para solicitar consumibles al Almacén.

2. Se elabora la requisición con sello de la Dependencia y firma del personal responsable, a efecto de entregarla al Almacén.

3. El personal del Almacén revisará las existencias disponibles para surtir el material solicitado por la Dependencia.

4. Cuando el Almacén no presente existencias disponibles, éste elaborará una requisición para la Dirección de Adquisiciones, a efecto de que autorice y realice la compra correspondiente.

5. Cuando la autorización de la requisición no procede, se remite al Almacén a efecto de elaborarla nuevamente con los ajustes requeridos. Asimismo, si se autoriza, se procede aplicar el flujo descrito para la entrada de consumibles.

6. Cuando el Almacén presente existencias disponibles, se procede a registrar la salida de los consumibles dentro del sistema de control de inventarios del mismo.

7. El personal del Almacén genera el vale de salida. 8. Se procede a plasmar la firma de entregado por parte del mismo, así como la firma

de recibido por parte de la Dependencia. 9. Se realiza la entrega física de los bienes a la Dependencia.


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Anexo No. 1

Formatos

I. Vale de entrada

Universidad Autónoma de Nuevo León Nombre de la Dependencia

Área: Almacén Vale de Entrada

No. De folio:

__________

Fecha de recibido del almacén______________________________

Nombre del Proveedor: ___________________________________

Número del Padrón: ______________

Procedencia: Nacional Importación

Número de pedimento: ____________

Número:

Requisición: ______ Orden de compra: ___________ Factura: __________

Cantidad solicitada

Unidad de medida

Descripción Precio unitario

Costo total

Observaciones: ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________

Entregó Recibió (Nombre y firma) (Nombre y firma) Proveedor Almacén Sello del Almacén:


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Anexo No. 2

Formatos

II. Vale de salida


Nombre de la Dependencia Área: Almacén Vale de Salida

No. De folio:

Salida: __________

Entrada: __________

Fecha de salida del almacén_____________________________

Nombre: (De la Dependencia o usuario final según aplique) ____

Orden de compra: ______ Factura: __________

Cantidad Descripción Precio Unitario Costo Total

Solicitada Entregada

Observaciones: ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________

Entregó Recibió (Nombre y firma) (Nombre y firma) Almacén Sello del Almacén:


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Anexo No. 3

Formatos

III. Vale de devolución

Universidad Autónoma de Nuevo León Nombre de la Dependencia

Área: Almacén Mercancía no aceptada

No. De folio:

__________

Fecha de devolución: ______________________________

Nombre del Proveedor: ______________________________

Número del Padrón: ______________________________

Número de factura: ______________________________

Motivo de la devolución:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cantidad Descripción

Entregó Recibió (Nombre y firma) (Nombre y firma) Almacén Proveedor


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Anexo No. 4

Formatos

IV. Reporte de inventario físico


Nombre de la Dependencia Área: Almacén

Reporte de inventario físico

Fecha de elaboración: _________________________________________

Nombre del

artículo

Cantidad Diferencia

Según sistema Según existencia física

Entregó Recibió (Nombre y firma) (Nombre y firma) Responsable de la custodia Responsable del almacén


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Capítulo V

De la Desafectación de Bienes Muebles.

I. POLÍTICA

En lo referente a los bienes muebles, cuando éstos cumplan con su vida útil de acuerdo a la Depreciación establecida en las Leyes fiscales correspondientes y dejen de ser funcionales para la Dependencia, el Director en funciones de cada Dependencia deberá realizar el trámite para solicitar la desafectación.

La desafectación será plena, cuando lo resuelva así el Rector, con audiencia del funcionario que legalmente tenga la custodia de estos bienes.

II. PROCEDIMIENTO

1. Se revisa que el bien mueble susceptible de ser desafectado, se encuentre totalmente depreciado según lo establecido en las Leyes Fiscales correspondientes, lo anterior, para determinar que se haya cumplido su período de vida útil, así como también hayan dejado de ser funcionales en la Dependencia.

2. Considerando como única salvedad al punto anterior, el hecho de que los bienes muebles que hayan sufrido daños graves y se consideren pérdida total por robo, accidente, incendio, inundación o por desastres naturales, la Dependencia debe reportar por oficio de manera inmediata a los departamentos que correspondan según el tipo de bien afectado y debe anexar al oficio de notificación la evidencia de los hechos presentados, elaborar la solicitud de baja señalando el motivo de la misma a efecto de autorizar la baja del bien en el inventario de la Dependencia.

3. Tratándose de bienes obsoletos y en desuso, el Director de la Dependencia Universitaria, debe presentar solicitud de desafectación mediante oficio dirigido al Rector (Anexo No.1), con copia a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General.

4. En el oficio de la desafectación se debe mencionar el número de la solicitud de baja generada por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, misma que se anexará a dicho oficio, señalando el motivo por el que se desea desafectar el bien y las condiciones en las que se encuentra, así como el destino que se dará a los mismos, así como fotografías de los bienes a desafectar.

5. Los bienes muebles no referenciados en el oficio de solicitud de desafectación, no podrán incluirse en el trámite de la misma, por lo cual no procede la baja en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG.

6. Tratándose de la desafectación de vehículos se debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Que el bien mueble cumpla el período de depreciación de 20% anual y que esta

cuente con un kilometraje arriba 125,000 km. recorridos.


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b. Anexar a la solicitud de baja, copia de la factura, tarjeta de circulación vigente, fotografías del vehículo, póliza de seguro, pagos de tenencia y evaluación mecánica de las condiciones actuales de la unidad.

7. Tratándose de la desafectación de equipo de cómputo, equipo técnico o de laboratorio, se debe anexar fotografías y escrito de evaluación por expertos en el área, quienes harán constar las condiciones técnicas y operativas en las que se encuentran dichos bienes. Asimismo, en este escrito de evaluación correspondiente al equipo de cómputo establecido en la solicitud de baja, se deberá señalar que la información contenida en el mismo ha sido eliminada de cada equipo, ya que es responsabilidad de la dependencia asegurarse de que los equipos de cómputo no contengan información.

8. En caso de desafectación de lotes de material de desecho y chatarra, se debe realizar oficio por parte de la Dependencia a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, anexando material fotográfico del lote, así como descripción de los mismos.

9. Se dará seguimiento al proceso de desafectación, una vez notificado la Rectoría a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el punto 3, 4, 5, 6, 7 y 8 del presente capítulo, procediéndose a la verificación física de los bienes muebles, elaborando el acta administrativa correspondiente con el visto bueno de Auditoría Interna, de la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, a efecto de que este último proceda al trámite de la desafectación de los bienes muebles ante la Rectoría de la Universidad.

10. La Oficina de la Abogacía General, realiza el trámite de la desafectación de los bienes muebles ante la Rectoría de la Universidad en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la fecha de recepción de las actas administrativas.

11. La Rectoría enviará la autorización de la desafectación a la H. Comisión de Hacienda, con copia a la Secretaría General, H. Comisión de Presupuestos y a los departamentos de la administración central que le competen, así como a la Dependencia solicitante de la desafectación.

12. La Dependencia Universitaria debe conservar los documentos que amparan la propiedad del bien sujeto a desafectar, así como los documentos del proceso de Desafectación, por el período establecido en el Capítulo IX del Manual de Políticas y Procedimientos, Disposiciones Generales, el cual debe contener la siguiente información: a) Oficio de autorización de desafectación. b) Acta administrativa c) Solicitudes de baja. d) Oficio de solicitud de la Dependencia.

13. Una vez Concluido el proceso de Desafectación, el estatus de los activos cambiara a Desafectado, sin embargo, en el estatus el activo no se encuentra como Baja del Inventario ya que se requiere que el Responsable de Control Patrimonial capture en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, en el Menú Operación, en la pantalla de Movimientos Patrimoniales el destino final del bien mueble; ya sea venta, donativo, deshecho, etc. y una vez realizada esta captura y autorizado el movimiento, el bien mueble quedara como baja del Inventario de la Dependencia.

14. En referencia a los bienes muebles desafectados que la Dependencia Universitaria por así convenir a sus intereses requiera realizar la reactivación de un activo, deberá elaborar oficio a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad anexando la solicitud de reactivación emitida por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG.


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DESTINO FINAL DE BIENES DESAFECTADOS

1. De los bienes muebles que fueron promovidos para desafectación, el responsable de Control Patrimonial debe notificar a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad a través de oficio, anexando al reporte emitido por el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, acerca del destino final de los mismos.

2. El destino final de los bienes muebles desafectados podrán retirarse de la Dependencia Universitaria a través del proceso de venta, donativo o reciclado de conformidad con lo establecido en el Capítulo V, VI y X del presente Manual.

3. La Dependencia Universitaria debe conservar el soporte documental establecido en el presente Capítulo, que ampare el proceso realizado correspondiente al destino final de bienes desafectados a través de venta, donativo o reciclado según corresponda, por el período establecido en el Capítulo IX del Manual de Políticas y Procedimientos, Disposiciones Generales.

4. Aquellos bienes muebles y lote de material previamente desafectados y destinados para su venta, podrán realizarse a través de: a) Venta a Empleado universitario. b) Venta a Externo. c) Empresa recicladora.

5. La Dependencia Universitaria que destine bienes muebles desafectados a través de venta, deberá integrar el soporte documental de dicho proceso integrando los siguientes requisitos: a) Mínimo dos propuestas de compra realizadas por escrito. b) Determinar costos de recuperación de los bienes muebles mediante avalúo

realizado por un profesional de la materia correspondiente al bien mueble, considerando el valor de mercado y el porcentaje de depreciación correspondiente, aplicando lo siguiente: • Equipo de cómputo: valuación por escrito, a través del área de Informática de

la Dependencia o a través de la Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad.

• Mobiliario: - Evaluación mediante escrito realizado por la Dependencia, estableciendo un

costo de recuperación. - Evaluación mediante escrito a través de propuestas de compra realizadas

por el interesado. • Equipo de laboratorio: valuación del responsable de la Dependencia solicitante. • Vehículos: serán evaluados mediante escrito por un taller especializado o

agencia de automóviles, debidamente establecidos mencionando el valor de mercado conforme a las condiciones en que se encuentra.

c) En caso de venta de vehículos, se deberá realizar de manera adicional lo siguiente: • concluir el trámite de baja de placas. • cancelación de póliza de seguro. • no tener adeudos. • Convocatoria Interna

d) Las ventas que se realicen a través de la Dependencia Universitaria sobre mobiliario y equipo diverso, se depositan en la Tesorería General de la Universidad, registrando el comprobante en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG en el Menú Operación, en la pantalla Movimientos Patrimoniales y seleccionar el movimiento a realizar como venta, debiendo integrar al expediente el recibo de caja correspondiente.


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e) Las ventas que se realicen a través de la Dependencia Universitaria sobre vehículos, se depositan en la Tesorería General de la Universidad, registrando el comprobante en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG en el Menú Operación, en la pantalla Movimientos Patrimoniales y seleccionar el movimiento a realizar como venta, debiendo integrar al expediente la factura y recibo de caja correspondiente expedida por la Tesorería General de la Universidad.

f) La Dependencia Universitaria debe elaborar acta administrativa de venta de los bienes muebles, misma que deberá establecer los hechos derivados del proceso de venta, así como el costo de recuperación, los datos generales de los postores de la venta y las propuestas recibidas por los interesados la cual deberá suscribirse por el Director, el responsable de control patrimonial, el tesorero de la dependencia universitaria y el comprador del bien. Lo anterior, a efecto de informar a la H. Comisión de Hacienda y a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad.

6. Los Ingresos obtenidos por la venta de bienes muebles, que fueron adquiridos con ingresos propios por la Dependencia Universitaria será reintegrado a esta, mediante oficio y solicitud de reembolso realizada en el sistema dirigido a la Tesorería General de la Universidad.

7. Los ingresos obtenidos por la venta de bienes muebles y vehículos que fueron adquiridos a través de la administración central y transferida a la Dependencia Universitaria, de igual forma serán depositados en la Tesorería General de la Universidad, por lo cual, no aplica el concepto de reembolso por el ingreso generado.

8. La Dependencia Universitaria que destine bienes muebles desafectados a través de donativos, deberá apegarse a lo establecido en el Capítulo X del presente Manual. Asimismo, deberá registrar el comprobante en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG en el Menú Operación, en la pantalla Movimientos Patrimoniales y seleccionar el movimiento a realizar como donación.

9. La Dependencia Universitaria que destine bienes muebles desafectados a través de reciclado, deberá integrar como soporte documental, el manifiesto, certificado o documento que proporcione la empresa recicladora como comprobante, así como apegarse a lo establecido en el Capítulo VI del presente Manual. Asimismo, se deberá registrar el comprobante en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG en el Menú Operación, en la pantalla Movimientos Patrimoniales y seleccionar el movimiento a realizar como reciclaje.

10. La Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad elabora un concentrado de los procesos de venta y los ingresos captados de los bienes desafectados por las Dependencias Universitarias anualmente, para informar a la H. Comisión de Hacienda y a la H. Comisión de Presupuestos de la Universidad.


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Anexo No. 1


DEPENDENCIA

(NOMBRE)

RECTOR DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA

DE NUEVO LEÓN.

PRESENTE. -

Estimado Sr. Rector:

En vista de que nuestra Facultad desea ser más eficiente el desempeño de las funciones de servicio a la comunidad en los diferentes Departamentos que existen en nuestra Institución, requerimos (vender o donar), el Bien Mueble cuyas características anotamos a continuación, mismo que ha cumplido su vida útil. En tal virtud le solicitamos a usted de la manera más atenta, nos autorice su desafectación.

Número de Solicitud, Número del Bien Mueble, Departamento o Área de su localización, Descripción, Marca, Modelo y No. de Serie.

Agradeciendo de antemano las atenciones que se sirva brindar a nuestra solicitud, quedo de usted.

A T E N T A M E N T E

“ALERE FLAMMAM VERTÀTIS”

Cd. Universitaria de N.L., a ____ de ________de ______

c.c.p. Tesorería General de la U.A.N.L.


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Capítulo VI

Del Reciclado de Bienes Muebles.

DISPOSICIÓN GENERAL Algunos bienes muebles desafectados contienen residuos que pueden afectar el medio ambiente, por lo cual, la separación para su reciclaje, deberá cumplir con el marco normativo vigente en la materia.

I. POLÍTICAS 1. La Universidad promueve la incorporación de principios, valores, acciones y

quehaceres que conducen al cuidado del ambiente, el compromiso social y la vida democrática entre los miembros de la comunidad universitaria.

2. En este contexto, la Universidad realiza acciones orientadas a minimizar el impacto ambiental, derivado de las actividades realizadas en el cumplimiento de sus tareas sustantivas, además de constituirse en una Institución de Educación Superior Pública ejemplar en la gestión de residuos y el cumplimiento de la legislación ambiental vigente en la materia.

II. PROCEDIMIENTOS 1. La Dependencia Universitaria realiza la desafectación de los bienes muebles,

previamente al proceso de reciclado. 2. Se integran los bienes muebles desafectados por las Dependencias Universitarias,

en los programas de reciclaje establecidos por la Secretaría de Sustentabilidad de la Universidad.

3. La Dependencia Universitaria que promueva la venta de bienes muebles desafectados con fines de reciclaje, se asegura que la persona física o moral que adquiera dichos bienes muebles, disponga de los registros y autorizaciones vigentes en la materia.

4. A los bienes muebles desafectados por la Dependencia Universitaria, se le aplicaran los siguientes procesos:

a. Reutilización. • Donación • Material de refacción. • Material de práctica. • Manejo de contenedores.

b. Reciclaje. 5. Bienes muebles susceptibles a ser reciclados:

a. Electrónicos. b. Electrodomésticos.


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Capítulo VII

De las bajas por daño y robo de Bienes Muebles de la

Universidad.

I. POLÍTICA 1. Los bienes muebles de la Universidad lo constituyen el total de mobiliario, equipo,

vehículos, maquinaria, accesorios y todos aquellos bienes que se registren en el sistema de control patrimonial de la Universidad.

2. Los responsables de la salvaguarda y el control de los bienes muebles adscritos a cada Dependencia, serán los Directores de ésta, quienes podrán delegar la función administrativa del control a través de la notificación del nombramiento correspondiente a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad.

3. La responsabilidad Universitaria será aplicable según lo establecido en el Capítulo III, del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control del Patrimonio de la Universidad.

II. PROCEDIMIENTO 1. El Director de la Dependencia delega a través de formatos de resguardos emitidos

por el sistema de control patrimonial, la responsabilidad de los bienes muebles. 2. El responsable del resguardo notifica de forma inmediata del faltante del bien mueble

en custodia, al responsable del Control Patrimonial de la Dependencia, a fin de informar al Director de los hechos acontecidos y de los faltantes según inventario.

3. Establecido el bien mueble como faltante según inventario, será presentada notificación a las siguientes Dependencias Universitarias: a. Oficina del Abogado General de la Universidad. b. Dirección de Prevención y Protección Universitaria. c. La Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos de la

Tesorería General. 4. En el caso de siniestro por pérdida total del bien mueble, la Dependencia

Universitaria, de igual forma notificar a la Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos de la Tesorería General, Dirección de Prevención y Protección Universitaria y Dirección de Servicios Generales de la Universidad para fines de proceder a la baja del bien, con la documentación comprobatoria expedida por la Aseguradora.

5. El responsable del resguardo del bien mueble, patrimonio de la Universidad, tiene la obligación de su reposición, el cual podrá realizarlo de la forma siguiente: a. Reposición del bien mueble según valor actual (costo). b. Recuperación del bien mueble (sustitución).


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c. Recuperación a través de la Autoridad Investigadora Externa. d. Recuperación a través del seguro de la Universidad.

6. La Dirección de la Dependencia Universitaria notifica a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, a fin de que se proceda a la baja del bien mueble en el sistema de control patrimonial, anexando lo siguiente: a. Solicitud de baja del bien mueble. b. Copia de la denuncia presentada ante la autoridad competente (Centro de

Orientación y Denuncia CODE). c. Formato de resguardo del bien, con las firmas correspondientes. d. Orden de salida.

7. La Dependencia Universitaria presenta la denuncia ante la Autoridad competente, para que proceda el seguro (notificar a la Coordinación de Administración de Riesgos).

Robo o Siniestro de Vehículos

En caso de siniestro de vehículo, la Dependencia Universitaria realiza los trámites ante la compañía aseguradora contratada por la Universidad, tratándose de los Departamentos, Dependencias y Centros de Investigación, de la misma forma se realizarán a través del asegurador con notificación a la Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos de la Tesorería General y a la Dirección de Servicios Generales.

En caso de robo de vehículos, se notifica en forma inmediata a la Dirección de Prevención y Protección Universitaria de la Universidad, cuando se cuente con sistema de localización GPS en su instalación, a fin de ubicar su localización y probable recuperación, así mismo, la Dirección de Prevención y Protección Universitaria emite reporte de hechos y en coordinación con la Dependencia Universitaria, debe presentar denuncia ante Autoridad Competente (Centro de Orientación y Denuncia CODE), así como notificación a la Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos de la Tesorería General, Dirección de Servicios Generales y a la aseguradora contratada por la Universidad para fines de trámites, así mismo la compañía aseguradora emite reporte de robo de la unidad, y se establecen los requisitos de formalidad para el pago de esta, en la cual la Coordinación de Administración de Riesgos y la Dirección de Servicios Generales participará para fines de seguimiento y una vez finiquitado dicho proceso la Dependencia Universitaria, notifica a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad con la documentación correspondiente, para fines de proceder a la baja del bien mueble en el sistema de control patrimonial de la Universidad, la cual debe contener: copia de la denuncia, solicitud de baja realizada en el sistema de control patrimonial de la Universidad, copia de factura de la unidad, copia de cheque del reembolso efectuado por la compañía aseguradora.

En el caso de siniestro por pérdida total o parcial del bien mueble, la Dependencia Universitaria, de igual forma notifica a la Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos de la Tesorería General y a la Dirección de Servicios Generales, así como a la Dirección de Prevención y Protección Universitaria, de la Universidad para fines de proceder a la baja del vehículo, con la documentación comprobatoria expedida por la Aseguradora. O en su caso la revisión y/o reposición del equipo GPS.


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Capítulo VIII

Del Patrimonio Cultural.

I. POLÍTICA 1. Las Dependencias Universitarias deberán de considerar como Patrimonio Cultural lo

siguiente:

Descripción: Pinturas Esculturas Murales Relieves Vitrales

2. El control del Patrimonio Cultural correspondiente al Acervo Cultural deberá llevarse a cabo a través del Sistema Virtual implementado en la Red de Bibliotecas.

Descripción: Enciclopedia Libros Tesis Revistas técnicas y científicas

3. Para efectos de determinar el Patrimonio Cultural de las Dependencias Universitarias, se deberán cumplir con los criterios establecidos por el Consejo para la Adquisición y Conservación del Patrimonio Cultural, así como por la Coordinación de Patrimonio Cultura de la Secretaria de Extensión y Cultura.

II. PROCEDIMIENTO

1. En lo que se refiere al Patrimonio Cultural, las Dependencias Universitarias registran en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, toda adquisición de obras, e integrar en un expediente, un documento en el cual se detalle las características técnicas de las obras, así como el resguardo correspondiente y el documento que avale la propiedad emitido por el Consejo para la Adquisición y Conservación del Patrimonio Cultural.

2. Se consideran para efectos de este Manual como Acervo Cultural, todas las Adquisiciones de libros, revistas técnicas y científicas colecciones literarias, así como publicaciones y obras artísticas. El Acervo Cultural, se deberá registrar de acuerdo al catálogo de cuentas contable.

3. Con respecto a las pinturas, esculturas, murales, relieves y vitrales, la Dependencia Universitaria es la responsable de registrar y controlar a través del sistema de control patrimonial, los movimientos de alta, lo cual debe realizarse a través del siguiente procedimiento:


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a. Se registra el bien en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, estableciendo el nombre de la obra con una breve descripción, e imprimir el resguardo correspondiente, a efecto de establecer la responsabilidad de custodia.

b. Se anexa la documentación que avale la adquisición (factura, contrato de compra –venta o carta de donación).

c. Se anexa información técnica de la obra y fotografía de la misma. d. Se realiza un avalúo de la obra, en caso de carecer o desconocer el valor del bien.

4. Las Dependencias Universitarias someten a consideración del Consejo Universitario a través del Consejo para la Adquisición y Conservación del Patrimonio Cultural y la Coordinación de Patrimonio Cultural de la Secretaría de Extensión y Cultura, las colecciones artísticas o literarias, antiguas o contemporáneas, de carácter histórico, técnico o científico que la universidad haya adquirido o recibido en calidad de donativo a efecto de que sean consideradas como Patrimonio Cultural de la Universidad.

5. La Dependencia Universitaria, es responsable de la salvaguarda de todo aquello considerado como Patrimonio Cultural de la Universidad, la cual debe notificar en forma inmediata a través de oficio, al Consejo para la Adquisición y Conservación del Patrimonio Cultural de la Universidad y a la Coordinación de Patrimonio Cultural de la Secretaría de Extensión y Cultura, en relación a daños, deterioros, robos u otra situación que cambie o trasforme el estado actual de la obra considerado como Patrimonio Cultural, así mismo se informara a la Dirección de Seguridad y Vigilancia de la Universidad, de los hechos acontecidos para su seguimiento.

6. La Dependencia Universitaria, debe tener conocimiento de los criterios establecidos por el Consejo para la Adquisición y Conservación del Patrimonio Cultural y la Coordinación de Patrimonio Cultural de la Secretaría de Extensión y Cultura, para el mantenimiento, manejo y uso de todo lo considerado Patrimonio Cultural.

7. El Consejo para la Adquisición y Conservación del Patrimonio Cultural de la Universidad, emite ficha técnica y recomendaciones mismas qué dará vista a la Coordinación de Patrimonio Cultural de la Secretaría de Extensión y Cultura y a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General, de todas aquellas adquisiciones y donativo que requiera o que reciba la Dependencia Universitaria, para fines de establecer la autenticidad o el acrecentamiento del Patrimonio cultural de la Universidad.

8. El Responsable de Control Patrimonial de las Dependencias deberá firmar el formato de resguardo, mismo que tendrá la obligación de monitorear, recomendar y notificar el estado actual del Patrimonio.

9. Las obras que se encuentren en préstamo en la Dependencia Universitaria, tendrán la obligación de contar con el movimiento de orden de salida firmada por las partes involucradas, misma que tendrá la responsabilidad de acuerdo a lo establecido en el punto 5 y 6 de este capítulo.


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Capítulo IX

Del control de Semovientes.

Las Dependencias Universitarias que como parte de su función académica y/o de investigación tengan en su inventario alguna categoría de los semovientes que se describen en el presenta capítulo, deberán llevar a cabo el registro y control de acuerdo a lo siguiente:

I. POLÍTICA 1. Se considera como Patrimonio Universitario, aquellos semovientes que correspondan a

las siguientes tipos: a. Aves b. Bovinos c. Caprinos d. Porcinos e. Equinos f. Ovinos g. Caninos h. Otros (conejos, venados,).

2. Las Dependencias Universitarias, deberán separar e identificar el inventario de semovientes de acuerdo a la finalidad de uso: a. Reproducción b. Investigación c. Venta d. Trabajo de Campo e. Otros

3. Los Semovientes que podrán registrarse como patrimonio serán aquellos destinados a la

reproducción y/o trabajo de campo. a. La Dependencia deberá integrar un expediente para el control de las adquisiciones,

nacimientos, ventas y otros movimientos de semovientes. b. Se deberá integrar un expediente en el cual se incluyan los documentos

correspondientes a las bajas del inventario de semovientes. 4. Los semovientes adquiridos con fines de investigación deberán ser registrados

contablemente en cuentas de gastos por lo cual no es aplicable el registro Patrimonial. 5. Los semovientes adquiridos para venta se deberán de controlar por la Dependencia

Universitaria a través de los formatos establecidos en el presente manual.

II. PROCEDIMIENTO 1. El Coordinador del área de ganado de la dependencia universitaria y el Responsable

de Control Patrimonial deberán clasificar e identificar el tipo de semovientes con el que cuenta su dependencia a efecto de realizar un inventario según el tipo al que pertenece.

2. El Coordinador responsable del área de ganado, al momento de realizar la compra, deberá identificar la finalidad del tipo de semoviente; lo anterior a efecto de que el


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responsable patrimonial determine si procede o no el registro en el sistema de control patrimonial.

3. El control y registro de los semovientes destinados a la reproducción, trabajo de campo u otro, se debe llevar a cabo de la siguiente manera: a. El Inventario de ganado se debe realizar aplicando los formatos establecidos en el

presente manual y de acuerdo a su categoría se debe elaborar un listado de las existencias físicas de semovientes en el que se identifique el origen del incremento en el inventario (adquisición, nacimiento o donativo).

b. El registro de las altas de semovientes se realiza a través del siguiente procedimiento: • Se asigna un número de identificación colocado a través de un arete, collar,

tatuaje, muesca u otros, de acuerdo al tipo de semoviente. • Se elabora el formato de alta.

c. Altas: integrar un expediente en el cual incluya lo siguiente: (formato de alta) • Para la compra de semovientes copia de la factura y registro del historial médico

del semoviente. • Para los nacimientos de semovientes se integra un expediente en el cual se

incluye el registro del nacimiento. • Para los donativos de semovientes se deberá integrar un expediente en el cual

se debe incluir carta donativo, ficha técnica descriptiva del semoviente e historial médico del semoviente.

d. Bajas: para realizar el trámite de bajas de los semovientes se deberá realizar oficio firmado por el Director, incluyendo lo siguiente: • Baja por venta: elaborar formato de baja y anexar copia de la factura. • Bajas por muerte: anexar el reporte de muerte, el cual debe ser firmado por el

responsable del control de ganado, responsable del control patrimonial y por un médico veterinario que avale la causa de la muerte.

• Integrar un expediente de las bajas correspondientes.


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Capítulo X

De los Donativos.

I. POLÍTICA 1. La Universidad se encuentra facultada para recibir donativos en efectivo ó en especie

y únicamente podrá otorgar donativos en especie de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

2. Los bienes muebles o inmuebles que se reciban como donación, deberán estar avalados por el Director de la Dependencia Universitaria, a efecto de hacer constar la utilidad de los mismos.

3. La Oficina de la Abogacía General y la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, formalizarán a través de acta administrativa las donaciones de los bienes efectuados por terceros a la Universidad.

4. Las Dependencia Universitarias, no podrán otorgar donativos en efectivo. 5. Las Dependencias Universitarias tampoco podrán adquirir bienes con el objetivo de

cederlos en donación.

II. PROCEDIMIENTO 1. Los donativos que se podrán recibir son:

a) En efectivo. b) En especie. Los donativos que se podrán otorgar son: a) Únicamente en especie

2. Los donativos en efectivo se deberán depositar en la Tesorería General de la Universidad, en caso de que estos donativos tengan como destino alguna dependencia universitaria, ésta deberá solicitar el reembolso correspondiente y proceder a realizar el registro en la contabilidad; los bienes muebles que reciban las dependencias como donación, deben estar autorizados por el Director de la misma, lo anterior a efecto de que se justifique la utilidad de los bienes a recibir.

3. Los donativos otorgados a la Universidad en efectivo, pueden ser deducibles de impuesto, de acuerdo con lo establecido por la Tesorería General de la Universidad.

4. Los bienes muebles que reciba la Universidad como donación, deben ser revisados por la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, a efecto de que la Dependencia que los reciba, cumpla con los procedimientos de registro patrimonial.

5. La Universidad Autónoma de Nuevo Leon, no está facultada para disponer de los bienes y/o recursos económicos que forman parte del patrimonio para realizar compra de artículos con la finalidad cederlos en calidad de obsequio y/o donación; entre estos bienes se pueden considerar los siguientes: a) Bienes muebles ó inmuebles de ningún tipo. b) Semovientes de cualquier categoría. c) Boletos para rifas y sorteos.


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d) Boletos para eventos deportivos, culturales, conciertos. e) Obsequios de Artículos personales. f) Otros.

Excepto aquellos bienes que se adquieren con la siguiente finalidad: a) Los que se otorgan como parte de una prestación social de manera general a los

trabajadores de la Universidad. b) Los que se otorgan a estudiantes o maestros como parte de un estímulo por

actividades académicas, culturales o deportivas. Lo anterior en cumplimiento al artículo 7 fracción II Y VI de la ley General de responsabilidades administrativas; así como, al artículo 20 del código de Ética de los servidores públicos en relación con el plan de ahorro institucional. 6. Los bienes muebles recibidos en donación, deben registrarse en el Módulo de

Patrimonio del SIASE Finanzas CG de la Universidad, con los siguientes requisitos: a) Carta de donación, por parte del donante. b) Oficio visto bueno por parte de la Dependencia. c) Notificación a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General.

7. Las Instituciones Educativas y de Asistencia Social, deben elaborar oficio solicitando el donativo en especie, a la Rectoría de la Universidad.

8. Los bienes muebles otorgados en donación por la Dependencia Universitaria, deben de estar previamente desafectados de acuerdo a la Normatividad.

9. Los donativos otorgados a Instituciones Educativas, Asistencia Social, se supervisarán por la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General y la Oficina de la Abogacía General de la Universidad a través de Acta Administrativa, la cual se elabora en la Dependencia otorgante.

10. Los Donativos que deseen efectuar los Directores de las Dependencias Universitarias a otras Instituciones Educativas, Asistencia Social, deben ser autorizados por el Rector.

11. Los bienes muebles otorgados en donación, se entregan en la Dependencia que apoya la solicitud presentada en la Universidad, así mismo, se elabora recibo de entrega de bienes muebles y se deberán capturar los activos en el Módulo de Patrimonio del SIASE Finanzas CG, para poder así cerrar el proceso de baja de los bienes muebles donados y así tener el reporte de los mismos.

12. Requisitos para la entrega de donativos a Instituciones educativas: a) Oficio de solicitud por parte del interesado a la Rectoría. b) Visto bueno de la Rectoría. c) Acta administrativa de donación. d) Carta de asignación del Director de la Institución Educativa. e) Identificación con fotografía del donatario (credencial de elector). f) Sello oficial de la Institución Educativa. g) Poder Especial (en caso de inasistencia del Director de la Institución solicitante). h) Recibo de entrega de donación.

13. Requisitos para la entrega de donativos a Asistencia Social: a) Oficio de solicitud por parte del interesado a la Rectoría. b) Visto bueno de la Rectoría. c) Acta Administrativa de donación. d) Acta Constitutiva. e) Identificación con fotografía del donatario (credencial de elector).


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f) Sello oficial de la Asociación Civil. g) Poder especial (en caso de inasistencia por parte de los interesados). h) Recibo de entrega de donación.

14. El donativo será informado a la H. Comisión de Hacienda de la Universidad, a través de oficio, por parte de la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad.


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Capítulo XI

Disposiciones generales de Bienes Inmuebles.

1. Las escrituras de los bienes inmuebles consideradas como Patrimonio Universitario, serán resguardadas en la Oficina de la Abogacía General de la Universidad.

2. La Oficina de la Abogacía General de la Universidad, informará permanentemente a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, los procesos de adquisiciones, compraventas, arrendamientos, actualizaciones de registros y demás concernientes a los inmuebles.

3. Los Directores de Departamentos, Facultades, Preparatorias y Centros de Investigación tendrán la responsabilidad de preservar el inmueble asignado, en condiciones óptimas de operación, y con ello salvaguardar la integridad física de quienes permanecen en dicho inmueble.

4. La representación legal sobre la propiedad de la Universidad en la adquisición de bienes inmuebles, recae única y exclusivamente en el Rector.

5. Los Directores de Departamentos, Facultades y Escuelas Preparatorias, deberán de notificar a la Oficina de la Abogacía General y a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, cuando el inmueble sea afectado en su situación jurídica, por ejemplo: invasiones, posesiones u otro tipo de circunstancia, a efecto de salvaguardar el patrimonio respecto a los bienes inmuebles universitarios.

6. Cuando la Dependencia requiera la adquisición de un bien inmueble, ésta se realizará mediante solicitud por escrito en el que se especifique las necesidades de adquisición, bajo la supervisión legal de la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, quien deberá elaborar el estudio Técnico-Jurídico correspondiente para su aprobación.

7. La Oficina de la Abogacía General de la Universidad, una vez atendida la solicitud de compra-venta, donación, comodato o cualquier otra figura jurídica, dará a conocer dicha situación a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad y a la H. Comisión de Hacienda, la cual vigilará las formalidades para poder adquirir el derecho real de propiedad.

8. Requisitos para la adquisición de Inmuebles: a. Avalúo de la propiedad. b. Soporte técnico del uso de suelo. c. Desarrollo del proyecto. d. Determinar la utilidad del inmueble. e. Informe de dominio. f. Comprobante del impuesto predial actualizado. g. Supervisión por parte de la Oficina de la Abogacía General. h. Autorización Presupuestal.

9. La Oficina de la Abogacía General de la Universidad está facultada para otorgar cualquier tipo de información sobre bienes inmuebles, si así lo requiere alguna Dependencia Universitaria, mediante oficio dirigido a esta Oficina.

10. Una vez presentado el oficio, se dará seguimiento al mismo con el fin de proporcionar información a la Dependencia Universitaria, así mismo, se proporcionará copia a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, donde se le dará vista de lo solicitado por cualquiera de las Dependencias.


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11. La Oficina de la Abogacía General, deberá mantener actualizado los avalúos y datos catastrales de los bienes inmuebles e informará a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad sobre dichas actualizaciones.

12. La Dirección de Construcción y Mantenimiento debe informar las ampliaciones, remodelaciones y mejoras a los bienes inmuebles, a la Oficina de la Abogacía General y a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad.

13. La Universidad llevará a cabo la adjudicación y contratación de obras, servicios y trabajos especializados, vinculados a la restauración de bienes inmuebles históricos, conforme a los montos establecidos en la legislación vigente. En el caso de que se exceda del monto máximo para adjudicar directamente, la Dirección de Construcción y Mantenimiento de la Universidad, deberá contar con la autorización del Comité de Construcción y Remodelación y Mejoras a los Bienes Inmuebles, previo dictamen de justificación y se deberá elaborar acta administrativa para dicha adjudicación.

14. Las dependencias entregarán a la Oficina de la Abogacía General de la Universidad, las notificaciones que les realicen por las diversas autoridades de gobierno, en referencia a los bienes inmuebles que ocupan, a fin de que esta Oficina realice las gestiones a que haya lugar.

15. En lo referente a los bienes inmuebles que dejen de ser útiles para los servicios y fines de la Universidad, se deberá cumplir con lo establecido en el Capítulo XII, de las desafectaciones de los bienes inmuebles, del presente Manual.

16. La Oficina de la Abogacía General de la Universidad, en coordinación con la Dirección de Construcción y Mantenimiento y la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, mantendrán actualizado el Padrón General de Registro de los Bienes Inmuebles, Directorio Territorial de los Inmuebles pertenecientes a la Universidad Autónoma de Nuevo León.

17. Las Dependencias Universitarias deberán informar a la Dirección de Construcción y Mantenimiento, a la Oficina de la Abogacía General y a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de la Universidad, las construcciones, ampliaciones, remodelaciones y mejoras a los bienes inmuebles, a fin de mantener actualizado el registro, los avalúos y datos catastrales de dichos bienes.


57

Capítulo XII

De la Desafectación de Bienes Inmuebles.

I. POLÍTICA

En lo referente a los bienes inmuebles, cuando estos dejen de ser útiles para los servicios propios de la Universidad, se deberá cumplir con lo referido en el Artículo 36 de la Ley Orgánica de la Universidad, que a la letra establece, procederá la desafectación plena de un bien propiedad de la Universidad, cuando el H. Consejo Universitario a propuesta del Rector, deberá declararlo así con el correspondiente dictamen de la H. Comisión de Hacienda y su resolución protocolizada se inscribirá en la Dirección del Registro Público de la Propiedad y del Comercio.

II. PROCEDIMIENTO

1. Se revisa que el inmueble susceptible de ser desafectado, se encuentre como Patrimonio de la Universidad considerando lo siguiente: a. Que se encuentre inscrito ante la Dirección del Registro Público de la Propiedad y

del Comercio, y ante la Dirección de Instituto Registral y Catastral del Estado de Nuevo León.

b. Que el inmueble esté debidamente delimitado. c. Que no se encuentre afectado.

2. La Rectoría realiza solicitud de desafectación del bien inmueble al H. Consejo Universitario y H. Comisión de Hacienda de la Universidad.

3. La Comisión de Presupuestos y H. Comisión de Hacienda de la Universidad elabora el dictamen correspondiente al inmueble según solicitud.

4. El dictamen elaborado, es presentado ante el H. Consejo Universitario. 5. El H. Consejo Universitario, es el único facultado de aprobar la desafectación de un

bien inmueble. 6. La resolución será notificada a las Autoridades Universitarias involucradas en el

proceso de desafectación del bien inmueble. 7. La resolución mencionada con antelación, se protocoliza y se inscribe en la Dirección

del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, a fin de dar seguimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de la Universidad.

8. El flujo de operación para la desafectación de un bien inmueble se describe en Anexo No. 1, como parte integrante del presente procedimiento.

9. El bien inmueble puede ser sujeto a enajenación. 10. En el caso de venta, una vez determinado el comprador, se establecen los requisitos

para la venta del inmueble a través de un Notario Público. 11. Se procede ante Notario Público, al pago de derechos de la operación de compra-

venta.


58

12. Se realiza la inscripción de la venta ante la Dirección del Registro Público de la Propiedad y del Comercio.

13. Concluidos los puntos anteriores, se deposita el importe de la enajenación en la Tesorería General de la Universidad, dicho importe se registra en una cuenta específica.

14. El importe será aplicable para los programas prioritarios, Proyectos de Inversión para Obras que la Universidad determine.

15. La Dirección de Construcción y Mantenimiento de la Universidad, deberá elaborar un Informe Técnico y Financiero de la aplicación del fondo específico y avance de los Proyectos de Inversión en Obras.

16. En el caso de permuta de un bien inmueble, se procede a la valuación del bien permutable.

17. El Abogado General y el Director de Construcción y Mantenimiento de la Universidad, presentan ante el Rector, Secretario General y H. Comisión de Hacienda de la Universidad, un dictamen técnico y económico donde se especifican los beneficios de la operación de permuta.

18. La Oficina de la Abogacía General de la Universidad, elabora dictamen para aprobación o desaprobación de proceso de permuta.

19. En el caso de aprobación de la permuta, se protocoliza el documento correspondiente.

20. El bien inmueble recibido como permuta, se inscribe ante la Dirección del Registro Público de la Propiedad y del Comercio.


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Anexo No. 1

Flujo para la desafectación de un Bien Inmueble


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Proceso de enajenación Permuta

Nota: La Tesorería General de la Universidad etiqueta el Ingreso, a efecto de aplicarlo a los Proyectos Institucionales.


DISPOSICIONES GENERALES UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS, DISPOSICIONES GENERALES

1

Índice

Capítulo I 2

De las Disposiciones Generales.

Capítulo II 3

De los Procedimientos de Responsabilidad Universitaria respecto al Patrimonio Universitario, del personal Académico, Administrativo y Alumnos.

Capítulo III 7

De la Gestión Administrativa.

Capítulo IV 9

De las Actas Administrativas.

Capítulo V 15

De los requisitos generales para la Auditoría Interna.

Capítulo VI 20

De la entrega de Informes y Dictámenes de Auditoría.

Capítulo VII 29

De la Responsabilidad del uso y control de los sistemas institucionales y de la confidencialidad de la información.

Capítulo VIII 38

Del control y uso de los vehículos de la Universidad.

Capítulo IX 43

Del descarte de documentación.

Capítulo X 44

Disposiciones generales de las Unidades de Vinculación de las Dependencias Universitarias.


2

Capítulo I

De las Disposiciones Generales.

1. Los Responsables de la salvaguarda y el control de los ingresos y egresos adscritos a cada Dependencia Universitaria serán los Directores de éstas, quienes podrán delegar la función administrativa del control de los mismos en alguna persona encargada. Esta persona podrá ser nombrada por el Director de la Dependencia Universitaria haciendo la notificación del nombramiento correspondiente a la Contraloría General de la Universidad, quedando como corresponsables de dichas actividades durante todo el tiempo que desempeñen esa función.

2. El Director y sus empleados son directamente responsables del manejo de los ingresos y egresos, por lo que, en caso de que alguien haga uso inadecuado de ellos, incurrirá en responsabilidad universitaria, independientemente de la que pudiera corresponderle dentro del fuero común.

3. El Director de cada Dependencia Universitaria, debe elaborar la planeación anual de aplicación de los ingresos y egresos, con base a lo ejercido en el período anterior y definirá los montos establecidos para las erogaciones de inversiones en mobiliario y equipo, patrimonio cultural, conservación y mantenimiento, instrumental, refacciones y accesorios, remuneraciones, eventos académicos, así como por prestación de servicios, misma que será revisada y evaluada por la H. Comisión de Hacienda.

4. Auditoría Interna llevará a cabo una revisión anual a los ingresos y egresos de las Dependencias Universitarias, de acuerdo al programa de Auditorías aprobadas por la H. Comisión de Hacienda de la Universidad, y se realizarán auditorías extraordinarias cuando se soliciten por las autoridades correspondientes, tomando como base el acuerdo del H. Consejo Universitario, en su sesión extraordinaria celebrada el día 22 de noviembre de 1977 y que a la letra establece: "Es obligación de todas las autoridades universitarias, Rectoría, Secretaría General, Jefes de Departamento y Directores de Escuelas y Facultades, dar todo tipo de facilidades inmediatas a la H. Comisión de Hacienda para la práctica de las auditorías que este organismo solicita. Lo anterior, de acuerdo con las Leyes Universitarias vigentes. El incumplimiento de este mandato faculta a la H. Comisión de Hacienda, a congelar el presupuesto de gastos; además lo anterior se considerará como causa grave y desacato a la Máxima Autoridad de la Universidad.

5. El control de los ingresos debe de cumplir las Políticas del Control Interno, que para tal efecto emita la Universidad a través del Manual de Políticas y Procedimientos para el control de los ingresos y egresos.

6. El presente documento ha sido diseñado de tal forma que permita ser ampliado en cualquier parte de su contenido, esto con la finalidad de que todas y cada una de las Dependencias Universitarias alcancen la optimización, eficacia y eficiencia en la administración de sus recursos humanos, materiales y financieros.

7. La interpretación jurídica de este ordenamiento estará a cargo de la Oficina del Abogado General de la Universidad.


3

Capítulo II

De los Procedimientos de Responsabilidad

Universitaria respecto al Patrimonio

Universitario, del personal Académico,

Administrativo y Alumnos.

Objetivo General.

El presente capítulo tiene como objetivo general, establecer el procedimiento a seguir para determinar la sanción derivada de actos que determinen la responsabilidad para la comunidad universitaria.

Se entenderá como comunidad universitaria:

Funcionarios Universitarios

Personal Administrativo

Personal Académico

Alumnos


4

RESPONSABILIDAD UNIVERSITARIA DERIVADA DE UN PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

1. Auditoría Interna lleva a cabo las revisiones incluidas en el programa anual de Auditoría, así como auditorías especiales solicitadas por las Autoridades Universitarias.

2. Los resultados se integran en un informe de auditoría y se envían a la H. Comisión de Hacienda de la U.A.N.L., en caso de no tener observaciones para establecer responsabilidad universitaria, se procede a su archivo.

3. Auditoría Interna elaborará ficha técnica en donde establecerá los hechos propuestos a establecer responsabilidad universitaria y la envía a la H. Comisión de Hacienda de la U.A.N.L.

4. La H. Comisión de Hacienda informa a la Oficina del Abogado General a través de Auditoría Interna, los hechos atribuibles a la Dependencia Universitaria.

5. El Sr. Rector determina propuesta para proceder a establecer la sanción por responsabilidad universitaria, con la asesoría del Abogado General.

6. Cuando procede la propuesta de sanción, el Rector informa los hechos a la Secretaría General de la Universidad.

7. La Secretaría General a través de la Comisión de Presupuestos, analiza la propuesta de sanción y elabora un dictamen con la asesoría del Abogado General de la Universidad.

8. Si el dictamen de la Comisión de Presupuestos determina no aplicar la sanción, elaboran dictamen de hechos.

9. Si el dictamen de la Comisión de Presupuestos determina si procede a la sanción, deberá definir conjuntamente con la asesoría del Abogado General, si ésta se establecerá como administrativa o como faltas a la responsabilidad universitaria.

10. En cualquier caso, deberá notificarse a la Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, para que los antecedentes y elementos consecuentes se integren en el expediente personal del responsable.

11. En caso de sanciones por faltas a la responsabilidad universitaria, serán aplicables las señaladas expresamente en el Estatuto General de la Universidad.

12. En el caso de sanción administrativa deberá aplicarse para la reposición del daño al Patrimonio Universitario ya sea en forma económica o en especie.

13. En el caso de reposición económica deberá ser por un monto equivalente al valor actual del bien.

14. En el caso de reposición en especie deberá cumplir con las condiciones técnicas y físicas del bien.

15. En caso de sanción administrativa, el Rector presentará la propuesta a la Comisión de Honor y Justicia del Consejo Universitario de la Universidad.

16. La Comisión de Honor y Justicia citará a quien se le establecen los cargos de responsabilidad universitaria.

17. En el caso de impugnación a la responsabilidad universitaria, el interesado deberá presentar por escrito a la Secretaría del Consejo Universitario, la revocación de la aplicación de la sanción dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que le fue notificada, aportando los elementos de prueba que considere favorables a sus intereses.


5

18. Una vez recibida la solicitud de revocación, la Comisión de Honor y Justicia, dictará su resolución dentro de los siguientes 10 días hábiles.

19. Si la Comisión de Honor y Justicia, encuentra improcedente la sanción impuesta, emitirá un dictamen fundado y razonado, resolverá la revocación de la sanción dictada y la hará del conocimiento del Consejo Universitario en pleno, para determinar lo conducente.

20. En el caso de que la Comisión de Honor y Justicia, considere procedente la aplicación de la sanción, ésta será ejecutada provisionalmente por conducto del Rector hasta la siguiente sesión del Consejo Universitario.

21. El Consejo Universitario en pleno, resolverá en definitiva el establecimiento de la responsabilidad universitaria.


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DIAGRAMA DE FLUJO APLICACIÓN DE SANCIÓN DERIVADA DE LA RESPONSABILIDAD UNIVERSITARIA


7

Capítulo III

De la Gestión Administrativa.

I. POLÍTICAS Es responsabilidad del Director de la Dependencia Universitaria lo siguiente: 1. Presentar un informe anual de actividades ante la Junta Directiva. 2. Otorgar nombramientos internos al personal que participará en la administración de

la Dependencia, durante su período de gestión. 3. Promover la capacitación y actualización del personal a su cargo en las áreas

académicas y administrativas, relacionadas con la función que desarrollan. 4. Administrar los recursos humanos, financieros y patrimoniales de la Dependencia a

su cargo. 5. Definir y vigilar que los objetivos de la Dependencia se enlacen con los establecidos

en el Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I). 6. Vigilar el cumplimiento de la Normatividad Institucional en su período de gestión y

establecer las acciones que sean necesarias para la mejora. 7. Promover la prestación de servicios, a efecto de generar otras fuentes de ingresos

para su Dependencia.

II. PROCEDIMIENTOS 1. El informe anual de actividades se presenta ante la Junta Directiva de la Dependencia

y se proporcionan copias a la Rectoría, Secretaría General y Junta de Gobierno de la Universidad, con base al Anexo No. 1.

2. El Director designa libremente al personal de confianza de su Dependencia, considerando el perfil del puesto requerido.

3. Es requisito indispensable para el desempeño de las funciones académicas y administrativas, que el personal de la Dependencia participe en cursos, talleres, diplomados, etc., los cuales serán promovidos por la propia administración.

4. El Director vigila la correcta aplicación de los recursos asignados a la Dependencia, a través de la Normatividad aplicable a la Institución.

5. Dar seguimiento a los objetivos y metas plasmados en el Presupuesto Basado en Resultados (P.B.R.), los cuales están vinculados a los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional (P.D.I.)

6. Dar seguimiento a las observaciones determinadas en los informes de auditorías internas y externas, implementando acciones preventivas y correctivas, así mismo, los contratos y convenios celebrados durante el periodo de gestión, deberán contener como vigencia la del término de la gestión directiva.

7. Establecer un comité para promover nuevas alternativas para la generación de ingresos.


8

Anexo No. 1


9

Capítulo IV

De las Actas Administrativas.

I. POLÍTICAS 1. Los Directores y/o Coordinadores de las Escuelas Preparatorias y Facultades

conjuntamente con Auditoria Interna, deben realizar los procedimientos previos al termino de gestión, establecidos en este capítulo para la elaboración del acta de entrega - recepción.

2. La Universidad debe elaborar Actas Administrativas de entrega, recepción, fusión, separación, a efecto de establecer la responsabilidad de las partes involucradas, para lo cual se requiere recopilar la información y documentación necesaria para hacer entrega de las instalaciones de la Dependencia a la nueva gestión administrativa. El Acta Administrativa debe integrar lo siguiente:

A. Jurídicos.

Documentación legal que implique responsabilidades jurídicas, que se requiera informar para su seguimiento.

B. Presupuestales y Financieros.

Documentación necesaria que refleje la situación administrativa y financiera, a efecto de informar el estatus y dar continuidad a los compromisos contraídos.

C. Operativos.

Documentación que refleje la situación del recurso humano y patrimonial con la que dispone, para cumplir con la misión de la Institución.

D. Informe de Actividades.

Entrega del informe del último año de actividades de la administración del Director que concluye su gestión, en caso de aplicar.

3. El Director y/o Coordinador de la Dependencia es el responsable de asignar el personal para elaborar Actas Administrativas internas, en aquellos casos en los que se presenten cambios de responsables de sus áreas administrativas y financieras.

II. PROCEDIMIENTOS 1. De las actas de entrega - recepción por termino de gestión de las Escuelas

Preparatorias y Facultades.


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a. Los Directores y/o Coordinadores tanto el que concluye como el que inicia la gestión, deberán nombrar un representante para la entrega y recepción de la documentación, notificando a auditoria Interna dicho nombramiento.

b. Los representantes designados por los Directores y/o Coordinadores realizaran dicha función durante los seis meses previos al término de la gestión.

c. Auditoria Interna de la Universidad durante el transcurso de los últimos seis meses previos al término de la gestión participará en la vigilancia de las operaciones administrativas y financieras. Y supervisara el proceso de transición.

d. Durante este periodo de tiempo el auditor en coordinación con los representantes asignados podrá iniciar la recopilación de información relativa al segundo párrafo del procedimiento dos de este capítulo.

2. Auditoría Interna y la Oficina de la Abogacía General, elaboran el Acta Administrativa, a efecto de reunir la información de las operaciones financieras, patrimoniales y de recursos humanos, con el objetivo de hacer entrega de las instalaciones para la continuidad de las operaciones propias de la Dependencia, reflejando la situación de la administración en turno y establecer la responsabilidad al nuevo funcionario asignado, entregando el acta a las partes involucradas, y resguardando en forma electrónica el soporte documental correspondiente.

Es responsabilidad de los Directores de Escuelas Preparatorias y Facultades que concluyen su período de administración, así como del personal que se designe para preparar la documentación detallada en este capítulo, la cual debe ser emitida con fecha de corte del último día de la gestión, a efecto de elaborar el Acta Administrativa correspondiente.

Las Dependencias que no tienen un período establecido para el término de su gestión, proporcionarán la documentación para la elaboración del Acta Administrativa correspondiente, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de la notificación del nombramiento del nuevo Director.

Para llevar a cabo el Acta Administrativa la Dependencia deberá proporcionar entre otra documentación, la siguiente:

A. Jurídicos. a. Relación de poderes otorgados y/o nombramientos para las distintas

representaciones de la Universidad Autónoma de Nuevo León. • Incluir todo tipo de poder y/o nombramiento de los cargos o funciones

asignadas dentro o fuera de la Institución Universitaria. • Nombramientos de los Directores o Coordinadores que concluyen e inician su

período de gestión.


11

b. Relación de procesos legales vigentes de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

• Informar de los procesos legales que impliquen responsabilidades hacia la Dependencia.

• Antecedentes de comodatos y permutas donde la Universidad ha participado. • Listado y copia de Contratos y Convenios que requieran seguimiento, firmado

por el responsable. • Convenio de apoyo financiero (aplica para área central).

B. Presupuestales y Financieros.

a. Presupuesto Basado en Resultados. b. Relación de cuentas bancarias:

• Listado donde se reflejen los cheques en tránsito, adjuntando las conciliaciones y estados de cuenta bancarios.

• Copia del último cheque emitido y/o transferencia bancaria con soporte documental, inversiones, o títulos de crédito.

• Documento que avale la última modificación de las firmas mancomunadas, así mismo, proceder al cambio de firmas mancomunadas a más tardar el día hábil siguiente de la fecha del nombramiento del nuevo Director.

c. Relación de documentos y cuentas por cobrar. • Anticipos de sueldo. • Préstamos a empleados. • Adeudo de alumnos por créditos de cuota interna por semestre. • Adeudo por venta de paquetes académicos por semestre (Escuelas

Preparatorias). • Boletos de la siembra cultural. • Arrendamientos de bienes muebles e inmuebles. • Facturas pendientes de cobro. • Depósitos en garantía otorgados. • Otros.

d. Relación de documentos y cuentas por pagar. • Proveedores. • Boletos de la siembra cultural. • Adeudo por venta de paquetes académicos por semestre (Escuelas

Preparatorias). • Adeudos a la Tesorería General de la Universidad. • Devoluciones de cuotas escolares. • Pagarés pendientes de comprobar a la Contraloría General de la Universidad. • Depósitos en garantía recibidos. • Otros.

e. Situación de fondos revolventes y pagares actualizados.


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La Dependencia realiza la apertura de un fondo por cambio de gestión administrativa, a efecto de cubrir el gasto corriente para los siguientes cinco días derivado del cambio de firmas mancomunadas, el cual se determina de acuerdo a los movimientos realizados en este período de transición, debiendo establecer una programación de pagos, y el concepto de dicho fondo ampara el último cheque expedido por la administración que concluye su período, cuando se trate de un Acta entrega – recepción por cambio de gestión.

f. Estados financieros dictaminados. • Dictamen del último trimestre realizado por auditoría externa.

g. Inventarios. • Materiales consumibles. • Artículos de limpieza. • Artículos de oficina. • Artículos de laboratorio. • Artículos de imprenta. • Herramientas de trabajo. • Otros.

h. Proyectos en proceso. • Informar los proyectos que la Dependencia tiene en proceso, los cuales deben

estar debidamente documentados y autorizados, y en su caso, incluir el importe del proyecto estableciendo el grado de avance.

C. Operativos.

a. Misión de la Dependencia. b. Estructura organizacional. c. Marco jurídico de actuación.

• Leyes y reglamentos implementados en la Institución Universitaria, así como aquellos lineamientos específicos, que apliquen a la Dependencia.

• Otros. d. Relación de manuales de organización, operación, políticas y procedimientos.

• Manuales, procedimientos e instructivos del sistema de gestión de calidad. • Otros.

e. Plantilla de personal. • Oficio en el que se detalle el número de personas del rubro de estímulos al PDI

y Asesorías por Servicios Internos. f. Personal con licencia, permiso, comisión e incapacidad médica.

• Copia de los documentos que justifiquen las licencias, permisos y/o comisiones del personal de la dependencia.

• Otros g. Programa y avance de capacitación del personal.

• Programa donde se incluyan los cursos de capacitación para empleados de la Dependencia para el año en curso.

h. Usuarios de los sistemas institucionales.


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• Oficio donde se mencione el nombre del usuario y el módulo de los sistemas institucionales al que tienen acceso.

i. Contratos de prestación de servicios profesionales vigentes. • Oficio en el que se mencionen los nombres y las vigencias de los contratos de

prestación de servicios profesionales y las copias correspondientes. j. Relación de bienes muebles.

• Resumen de inventarios de bienes muebles. • Relación de licencias de software. • Relación de sistemas institucionales en proceso de implementación. • Proyectos de equipamiento, voz y datos en proceso. • Equipo de transporte, resguardo de movimiento de alta, llaves del vehículo,

tarjeta de circulación y póliza de seguros vigente. • Equipo en renta. • Equipo de comunicación. • Patrimonio cultural. • Confirmación del inventario de bienes muebles actualizado en el Sistema de

Control Patrimonial SIASE Finanzas CG. k. Relación de bienes inmuebles.

• Relación de anticipos de obras por amortizar. • Relación de obras terminadas por programa. • Extensiones, áreas anexas y/o centros comunitarios de la Dependencia • Relación de obras en proceso.

l. Agenda Universitaria. • Eventos programados por la Dependencia para su seguimiento.

m. Transparencia. • Relación de solicitudes de información, requeridas a través de la Unidad de

Transparencia, que se encuentran pendientes de entregar. n. Asuntos en trámite.

• Relación de asuntos que la administración que concluye su período de gestión deja en proceso para su seguimiento.

D. Último informe de actividades de la administración que concluye.

La administración que concluye su período de gestión deberá implementar las medidas necesarias durante los últimos 6 meses, para evitar lo siguiente:

a. Adquisiciones de bienes muebles, así como construcciones o remodelaciones de inmuebles.

b. Otorgar estímulos por términos de gestión, en virtud de que el personal continúa laborando en la Universidad.

c. Los contratos que se renueven, no deben exceder la fecha del período de conclusión de la gestión del Director.

d. Excederse en el gasto operativo, por lo cual deberá realizar una planeación adecuada para conservar una liquidez óptima.


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En un plazo no mayor a 30 días, antes del término de la gestión administrativa del Director que concluye, la Dependencia debe presentar ante la Contraloría General de la Universidad, la comprobación de los pagarés, los cuales podrán ser entre otros, por los conceptos de presupuesto descentralizado, viáticos, apoyo a becarios y otras aportaciones.

Previamente a la elaboración del Acta Administrativa, la Dependencia deberá preparar la confirmación del inventario, el cual consiste en realizar una verificación física de inventario de bienes muebles y actualizarlo en el sistema de control patrimonial del SIASE Finanzas CG. Así mismo, no se deben efectuar movimientos físicos de bienes muebles hasta concluida la confirmación del inventario por parte de la Dependencia.

Los puntos mencionados, quedan plasmados en el Acta Administrativa, en la cual se establecen las firmas de los funcionarios responsables y sus respectivos testigos, así como las autoridades competentes, a efecto de que la nueva administración realice la adecuada toma de decisiones relativa a la optimización y transparencia en la aplicación de sus ingresos y egresos.

3. En el caso de que el responsable de alguna área operativa de la Dependencia cambie, renuncie, se le otorgue permiso o tenga incapacidad médica superior a treinta días, se deberá reasignar la responsabilidad al personal que sustituirá las funciones, y se elabora por parte de la misma Dependencia un Acta Administrativa interna por concepto de entrega-recepción, así como proceder a la capacitación correspondiente en las áreas de escolar, financiera, patrimonial, recursos humanos, etc., cuando aplique.


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Capítulo V

De los requisitos generales para la Auditoría Interna.

I. POLÍTICA GENERAL. 1. La información proporcionada para las auditorías internas estará protegida

con carta de confidencialidad de la información, ya que está es exclusivamente para uso interno y con fines de revisión de los controles internos y para toma de decisiones de las Autoridades universitarias.

2. En los casos en que la información propiedad de la dependencia universitaria sea requerida para usos externos se revisara previamente que se cumpla con las disposiciones de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información.

A. RECURSOS HUMANOS

I. POLÍTICA

Auditoría Interna, establecerá los requisitos regulatorios de la documentación e información requerida para realizar la Auditoría de Recursos Humanos, a efecto de validar que la información proporcionada se refleje de acuerdo a la Normatividad.

II. PROCEDIMIENTO

1. Proporcionar los horarios elaborados en el S.I.A.S.E. (Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos), del personal académico y de grupos por carrera o por materia en caso de aplicar, así como del personal administrativo.

2. Proporcionar los registros de asistencia del personal académico y administrativo debidamente firmados de conformidad por el empleado cuando son elaborados manualmente, o a través de tarjeta checadora y en el caso de registro de asistencia electrónico, imprimir los reportes que emita el sistema de control de asistencia utilizado.

3. Entregar los reportes generados de la plataforma NEXUS de horas en línea aplicadas por el personal académico.

4. Proporcionar los reportes de Asesorías por Servicios Internos y Estímulos al Plan de Desarrollo Institucional en forma quincenal, establecidos en la Normatividad, en caso de aplicar.


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5. Informar acerca de los controles administrativos establecidos por la Dirección del Sistema de Estudios de Nivel Medio Superior, en los Centros Comunitarios que tienen participación las Escuelas Preparatorias de la Universidad.

6. Copia de los contratos de prestación de servicios, así como de los informes de avances correspondientes, y el finiquito en caso de aplicar.

7. Notificar el número de usuarios que utilizan los diferentes sistemas institucionales. 8. Archivo electrónico del horario de cada empleado de la Dependencia, en el cual se

establezca su horario de trabajo por cada uno de los puestos, debidamente firmados, asimismo, el registro de asistencia mensual y los justificantes correspondientes en caso de inasistencias (licencia sindical, incapacidad médica, miembro de comité académico, permisos, etc.), deducciones nominales, así como el formato de compatibilidad de horarios.

9. Proporcionar copias de los siguientes documentos: a. Organigrama estructural de la Dependencia. b. Nombramiento del Responsable de Recursos Humanos. c. Licencias sin goce de sueldo. d. Licencias sindicales. e. Convenio de descargas por antigüedad. f. Convenios de año sabático. g. Convenios de participación del personal académico en los Comités Universitarios. h. Becas nacionales y extranjeras. i. Incapacidades médicas. j. Deducciones nominales de inasistencias del personal. k. Solicitud de permiso.

B. RECURSOS FINANCIEROS

I. POLÍTICA

Auditoría Interna de la Universidad, establecerá los requisitos necesarios para realizar la auditoría de recursos financieros, operativas, así como a rubros específicos, en las dependencias universitarias, por lo cual el Director y el responsable de cada una de las áreas operativas, deben presentar de manera completa y oportuna la documentación e información necesaria para llevar a cabo los procedimientos de revisión.

II. PROCEDIMIENTO 1. Ingresos propios.

a. Concluir el registro en los sistemas institucionales, realizar el cierre contable, y emitir los estados financieros en un plazo no mayor a los 5 días naturales al término de cada mes, de acuerdo a lo establecido en los Capítulos IV, X y XI del Manual de Políticas y Procedimientos de Ingresos y Egresos.

b. Emitir los estados financieros y mantener a disposición de la autoridad la documentación: • Pólizas y comprobantes de ingresos y egresos.


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• Registros auxiliares. • Contratos y convenios con entidades privadas. • Estados de cuenta bancarios y conciliaciones correspondientes a las cuentas

de ingresos propios. • Oficio de respuesta al resultado de la auditoría interna y externa del ejercicio

inmediato anterior, y evidencia de las acciones implementadas. • Otra documentación requerida durante el proceso de la auditoría.

c. Presentar en el inicio de la auditoría la documentación comprobatoria requerida, a efecto de optimizar los tiempos de revisión.

d. Manual y diagrama de flujo de los procesos operativos, administrativos y financieros, tales como: • Adquisiciones. • Almacén. • Contabilidad. • Tesorería. • Otros

2. Unidades de Vinculación. a. Registrar en el módulo Unidades de Vinculación de SIASE Finanzas CG, en un

término no mayor a los 5 días del mes inmediato anterior correspondiente al ejercicio la información relativa a las operaciones derivadas de contratos y convenios entidades públicas (federales, estatales y municipales), así como entidades privadas.

b. Emitir los estados financieros, balanza de comprobación y registros auxiliares en los que se identifiquen las cuentas contables afectadas por el origen y aplicación de los recursos del convenio.

c. Emitir mensualmente las cédulas establecidas en el módulo de Unidades de Vinculación del SIASE Finanzas CG y recabar la firma de los responsables financieros.

d. Integrar y mantener la documentación actualizada, para el desarrollo de la auditoría.

e. Lo contenido en este apartado no es limitativo, en virtud de que los requisitos establecidos en este documento se encuentran sujetos a las leyes aplicables en la materia.

3. Administración Central.

a. Concluir el registro en los sistemas institucionales, realizar el cierre contable, y emitir los estados financieros en un plazo no mayor a los 5 días naturales al término de cada mes, de acuerdo a lo establecido en los capítulos IV, X y XI del Manual de Políticas y Procedimientos de Ingresos y Egresos.


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b. Emitir los estados financieros y mantener a disposición de la autoridad la documentación comprobatoria de los ingresos y egresos y demás documentación que se requiera durante el proceso de la auditoría.

c. Recabar los convenios de apoyo financiero de cada uno de los recursos recibidos por las entidades públicas federales y estatales, debidamente firmados.

d. Listado de cuentas bancarias aperturadas para la recepción y administración de los recursos y las conciliaciones bancarias correspondientes.

e. Plantilla de personal autorizada para el ejercicio fiscal a revisar. f. Listado de equivalencia de las categorías establecidas en el Convenio de Apoyo

Financiero, con las establecidas por la Universidad. g. Lineamientos para la integración, manejo y conservación de los expedientes del

personal. h. El registro auxiliar de gastos detallado por cuenta bancaria, cuenta contable y por

fecha de aplicación. i. Listado de cheques emitidos, pagados y/o cancelados, así como pagos

electrónicos de sueldos correspondientes al ejercicio fiscal sujeto a revisión. j. Padrón de proveedores y contratistas de la Universidad del ejercicio fiscal sujeto

a revisión. k. Programa anual de Adquisiciones del ejercicio fiscal sujeto a revisión. l. Integración de los ingresos de los Convenios de Apoyo Financiero con la

documentación comprobatoria correspondiente (recibos y estados de cuenta bancaria del ingreso).

m. Informes trimestrales presentados ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público con respecto a la aplicación de los recursos, con copia del acuse de recibo o evidencia del envió de la información.

n. Padrón de contratos correspondientes a los servicios profesionales recibidos en la Universidad.

4. Auditoría Operacional.

a. Requisitos. • Misión de la Dependencia. • Estructura organizacional. • Los objetivos específicos de las áreas de la estructura organizacional. • Descripción de funciones de cada una de las áreas operativas. • Descripción de puestos en el que se establezca la autoridad y responsabilidad

asignada al personal de la Dependencia. • Los procedimientos de las áreas operativas. • Manual y diagrama de flujo de los procesos operativos, administrativos y

financieros, tales como: − Adquisiciones. − Almacén. − Contabilidad.


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− Tesorería. • Normas de control que regulan los procesos operativos, según aplique.

C. RECURSOS PATRIMONIALES

I. POLÍTICA

Auditoría Interna de la Universidad deberá establecer los requisitos necesarios para la realización de la auditoría patrimonial a las Dependencias Universitarias, por lo cual el Director de la Dependencia y el Responsable Patrimonial, deben presentar de manera completa y oportuna la documentación e información requerida para llevar a cabo los procedimientos de revisión.

II. PROCEDIMIENTO 1. Presentar en el inicio de la auditoría, la documentación requerida, a efecto de

optimizar los tiempos de revisión. 2. Las Dependencias Universitarias a través del Responsable de Control Patrimonial,

deben emitir el resguardo del módulo de Control Patrimonial de SIASE Finanzas CG y recabar las firmas correspondientes de las adquisiciones de bienes muebles con ingresos propios registrados en sus estados financieros, en un plazo no mayor a 10 días posteriores al cierre contable.

3. De las inversiones de bienes muebles registrados en la contabilidad de la administración central y aplicados presupuestalmente en su Dependencia, el Responsable Patrimonial procesará los activos en transición, verificando físicamente las características y los datos de los bienes adquiridos, incorporándolos al inventario de la Dependencia, así mismo, deberá emitir el resguardo y recabar las firmas del responsable usuario del bien.

4. Registrar los movimientos de trasferencia externa, así como órdenes de salida de los bienes muebles a través del sistema de control patrimonial, emitir los formatos y recabar las firmas correspondientes, los cuales deben estar actualizados.

5. Realizar la confirmación semestral del inventario, con base en el sistema automatizado de escaneo con el lector óptico para el código de barras, a efecto de actualizar el inventario de bienes muebles asignados a la Dependencia a su cargo.

6. Actualizar en el sistema de control patrimonial los datos de los vehículos asignados a la Dependencia, en relación con el número de placas, motor, registro federal vehicular, aseguradora, número, costo y vigencia de la póliza de seguro.


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Capítulo VI

De la entrega de Informes y Dictámenes de

Auditoría.

I. POLÍTICA

La Contraloría General es la responsable de informar a las autoridades correspondientes sobre los resultados de las auditorías internas y externas, de acuerdo al programa anual de auditorías.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Derivado del cumplimiento al programa anual de auditorías internas, realizadas a las Dependencias Universitarias, así como a la administración central, Auditoría Interna emite el informe de resultados finales, el cual se distribuye a las autoridades de acuerdo a lo siguiente:

a. El informe original se entrega al Director de la Dependencia. b. Copia a Rectoría. c. Copia a Junta de Gobierno. d. Copia a la H. Comisión de Hacienda. e. Copia a la Contraloría General. f. Copia a Auditoría Interna.

2. Las Dependencias Universitarias sujetas a ser dictaminadas por los despachos de

auditoría externa son las siguientes: a. Contraloría General. b. Facultades, Escuelas Preparatorias y Departamentos con ingresos propios. c. Departamento Escolar y de Archivo. d. Comité técnico para la administración de los fideicomisos del fondo de pensiones

y jubilaciones de los trabajadores de la UANL. e. Departamento de Servicios Médicos. f. Librería Universitaria. g. Hospital Universitario “Dr. José Eleuterio González”.


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3. Derivado del cumplimiento al programa anual de auditorías externas realizadas a las Dependencias Universitarias, así como a la administración central, se emiten los dictámenes, los cuales se distribuyen a las autoridades de acuerdo a lo siguiente: a. Consejo Consultivo. b. Rectoría. c. H. Comisión de Hacienda. d. Contraloría General. e. Auditoría Interna. f. Dependencias Universitarias:

• Facultades. • Escuelas Preparatorias. • Departamentos con ingresos propios. • Departamento Escolar y de Archivo. • Comité técnico para la administración de los fideicomisos del fondo de

pensiones y jubilaciones de los trabajadores de la U.A.N.L. • Departamento de Servicios Médicos. • Librería Universitaria. • Hospital Universitario “Dr. José Eleuterio González”.

4. Los despachos externos deben entregar los dictámenes de las Dependencias Universitarias, de acuerdo al calendario establecido por la Contraloría General, la cual, a su vez, debe distribuir a las autoridades correspondientes una copia impresa y archivo electrónico de los dictámenes externos.

5. La Contraloría General debe proporcionar archivo electrónico de los dictámenes de auditoría externa a la Unidad de Transparencia, a efecto de publicarse de acuerdo a los plazos establecidos en la Ley.

6. La Secretaría General a través del Consejo Consultivo Externo, entregará a las Entidades Gubernamentales referidas en el Título Octavo, Artículo 174 del Estatuto General de la Universidad, copia de los estados financieros de la auditoría externa del área central, como parte del proceso informativo a esta entidad.

7. La entrega de los dictámenes señalada en el párrafo anterior, se realizará una vez que los estados financieros son aprobados por el H. Consejo Universitario.

“Artículo 173.- Los funcionarios y el personal directivo, académico, administrativo y de apoyo, así como los alumnos, serán responsables del buen uso, conservación y aplicación de los Bienes inmuebles, muebles, equipo e instrumental y, en su caso, de los recursos financieros que hayan sido puestos a su cargo y que formen parte del patrimonio universitario.

TÍTULO OCTAVO: De los mecanismos de transparencia y rendición de cuentas de la Universidad.

Artículo 174.- El Consejo Consultivo Externo además de proponer la terna de los despachos contables, recibirá los estados financieros auditados de la Universidad y de las dependencias universitarias para su conocimiento.”


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H. COMISIÓN DE HACIENDA

CONTRALORÍA GENERAL

AUDITORÍA INTERNA

Flujo de operación para la distribución de Informes de Auditoría Interna y

Dictámenes de Auditoría Externa.


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Diagrama de flujo de la entrega del dictamen de la Auditoría Externa al Área Central

Copia 1 Consejo Consultivo

Copia 2 Rectoría Copia 3 H. Comisión de Hacienda Copia 4 Auditoría Interna


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Diagrama de flujo de auditoría externa a Dependencias Universitarias

Copia 1 Rectoría Copia 2 H. Comisión de Hacienda Copia 3 Contraloría General Copia 4 Auditoría Interna Copia 5 Unidad de Transparencia.

Copia 1 Consejo consultivo


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Diagrama de flujo de auditoría externa para incremento en la matrícula

Copia 1 Rectoría Copia 2 Secretaría General Copia 3 H. Comisión de Hacienda Copia 4 Contraloría General Copia 5 Tesorería General Copia 6 Auditoria Interna


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Diagrama de flujo de auditoría externa al Fondo de Pensiones y Jubilaciones

Copia 1 Rectoría Copia 2 Secretaría General Copia 3 H. Comisión de Hacienda Copia 4 S.T.U.A.N.L. Copia 5 Dirección de Recursos

Humanos y Nóminas Copia 6 Tesorería General Copia 7 Contraloría General Copia 8 Auditoria Interna


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Diagrama de flujo de auditoría externa a la Dirección de Servicios Médicos

Copia 1 Rectoría Copia 2 Secretaría General Copia 3 H. Comisión de Hacienda Copia 4 S.T.U.A.N.L.

Copia 5 Dirección de Recursos Humanos y Nóminas

Copia 6 Tesorería General Copia 7 Contraloría General Copia 8 Auditoria Interna


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Diagrama de flujo de auditoría externa del Hospital Universitario “Dr. José Eleuterio González”.

Copia 1 Rectoría Copia 2 Secretaría General Copia 3 H. Comisión de Hacienda Copia 4 Tesorería General Copia 5 Contraloría General Copia 6 Auditoria Interna

Nota:

Esta auditoría se inicia y se emite dictamen externo en forma independiente por las operaciones propias de la Facultad de Medicina.


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Capítulo VII

De la Responsabilidad del uso y control de los

Sistemas Institucionales y de la

Confidencialidad de la Información.

I. POLÍTICA 1. Las Dependencias Universitarias, que requieran y utilicen los servicios

proporcionados por la Dirección de Tecnologías de Información, deberán sujetarse a las disposiciones generales establecidas en este capítulo.

2. Las Dependencias Universitarias que requieran el servicio de registro de alta, modificación o baja de usuario proporcionados por la Dirección de Tecnologías de Información, deberán realizar el procedimiento correspondiente.

3. Las Dependencias Universitarias que soliciten información confidencial resguardada en la Dirección de Tecnologías de Información, deberán realizar la solicitud, vía oficio, a la Secretaría de Innovación y Desarrollo Digital.

4. Cumplir con las políticas de los servicios institucionales anexadas en la siguiente liga: https://www.uanl.mx/utilerias/serviciosdgi/pdf/politica_seguridad.pdf

5. La Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad, en conjunto con las Dependencias Universitarias, deberán documentar la responsabilidad de la confidencialidad y la integridad de la información, a través de una carta responsiva, aplicada al personal operativo de los sistemas institucionales.

6. La Contraloría General de la Universidad, elaborará carta de confidencialidad a los empleados universitarios que por desarrollo de su función tienen acceso a información de carácter privado, a efecto de establecer la responsabilidad y compromiso con la Institución por el uso de información inadecuada.

7. Las Dependencias Universitarias, elaborarán carta responsiva al personal operativo que administra los recursos financieros.

8. El uso de Microsoft Teams, que se proporciona mediante el correo universitario, deberá ser única y exclusivamente para fines académicos y de investigación. De ser requerido para Eventos, Congresos, Webinarios, etc., es necesario realizar la solicitud hacia la Secretaría de Innovación y Desarrollo Digital mediante oficio. Para fines administrativos, se utilizará Microsoft Teams con la cuenta de correo administrativo (@uanl.mx)

https://www.uanl.mx/utilerias/serviciosdgi/pdf/politica_seguridad.pdf


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II. PROCEDIMIENTOS.

Disposiciones generales para los sistemas institucionales.

Aquellas Dependencias o usuarios que requieran conectarse con otros sistemas de información o herramientas externas distintas a las utilizadas por la UANL, deberán ser solicitadas vía oficio al Director de Tecnologías de Información, para su evaluación y en su caso, integración a los servicios que correspondan. Esto incluye, servicios para dispositivos móviles, web o sistemas embebidos.

La Dirección de Tecnologías de Información, otorgara una cuenta de usuario como medida de control para el acceso y uso de los diferentes servicios proporcionados por esta Dirección, estableciendo los siguientes criterios para su uso:

a. La cuenta para el acceso y uso de los diferentes servicios de tecnologías de información y los recursos que con ella han sido asignados, son de uso personal y para fines institucionales.

b. El empleado es el responsable de todas las operaciones realizadas con la cuenta otorgada, así como de supervisar y reportar el acceso no autorizado de otros usuarios.

c. El usuario podrá cambiar su contraseña por lo menos dos veces al año. d. El incumplimiento con las características establecidas por la Dirección de

Tecnologías de Información, pone en riesgo la información y la imagen pública de la Universidad, en virtud de que una contraseña débil, es una puerta a través de la cual usuarios no autorizados, podrán tener acceso al servicio.

e. El usuario es el único responsable por el buen uso de su cuenta del servicio, por lo cual, al aceptarla, el usuario se compromete a: • Respetar la privacidad de las cuentas de otros usuarios del servicio, tanto

dentro como fuera de la red institucional. • Utilizar siempre un lenguaje apropiado en sus comunicaciones. • Utilizar su cuenta con fines académicos, investigación o actividades

estrictamente relacionados con su trabajo. • Si su cuenta está siendo usada de forma no autorizada por otra persona,

deberá solicitar a su Dependencia el cambio de contraseña de inmediato y/o notificar al administrador de servicio a través de un reporte de servicio al CIATI.

• Solicitar la baja de la cuenta que no se utilice, en virtud de que una cuenta en desuso, es una puerta a través de la cual usuarios no autorizados pueden tener acceso a información confidencial o privada.

• El empleado es responsable de la cuenta asignada, aún y cuando ya no esté en uso, por lo cual la notificación de cancelación de la misma lo releva de esta responsabilidad.


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Servicio de Enseñanza y aprendizaje en línea (Plataforma NEXUS)

Para el servicio de enseñanza y aprendizaje en línea (Plataforma NEXUS), se deberá cumplir con lo establecido en las disposiciones generales para los sistemas institucionales y considerar de manera adicional, lo siguiente:

a. Está estrictamente prohibido que el usuario del servicio, Enseñanza y Aprendizaje en Línea (NEXUS), lo utilice para cargar o distribuir archivos que infrinjan derechos de autor (textos, software, música, imágenes o cualquier otro), claves de software autorizadas y no autorizadas.

Antivirus

La Dirección de Tecnologías de Información, tiene implementados la activación de antivirus para verificar que los archivos que se carguen por los usuarios del sistema, son libres de virus, por lo cual, la carga definitiva de todo archivo, estará sujeta a que el resultado de la comprobación está ausente de virus.

Requerimientos para cuentas de usuario

a. Rol de Administrador de Nexus en Dependencia. • Se solicita a través de oficio, el cual deberá estar firmado por el Director de

la Dependencia. • El servicio será asignado a través de internet, haciendo uso de un

navegador web Internet Explorer 10 o superior, Mozilla Firefox, Safari, o Google Chrome, en su última versión, los antes señalados.

b. Rol de Estudiante. • Para los usuarios con el rol de estudiante que tengan un número de

matrícula de la Universidad, podrán ingresar desde servicios en línea, en el portal de la Universidad.

Portal UANL

Los usuarios finales que utilizan el portal UANL, no requieren cuenta de acceso, ya que la información a la que acceden es pública.

Por lo anterior los usuarios del Portal UANL, deberán cumplir con lo establecido en las disposiciones generales para los sistemas institucionales.

En caso de que el personal responsable de sitios Web de la dependencia cause baja, el Director deberá notificar a la Coordinación de Portal Web, para que se elimine su cuenta de manera definitiva.

Servicio de Administración Integral de Bibliotecas (CÓDICE)

a. Todas las cuentas tienen una vigencia de un año y el sistema CÓDICE, notifica de manera automática cuando esté próxima a vencer, por lo cual el interesado


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debe solicitar la renovación a través de un reporte de servicio al CIATI, dirigida al administrador de CÓDICE, para evitar la cancelación de su cuenta.

b. La vigencia de las cuentas de los usuarios finales, es responsabilidad de la biblioteca.

Asignación de licencias de software

El Director de la Dependencia que requiera una licencia de software deberá solicitarla a través de oficio, indicando la cantidad, versión y producto.

La Subdirección de Cómputo y Software de la Dirección de Tecnologías de Información, determinará de acuerdo a las características del software que resguarda, si existe disponibilidad de licencias para atender la petición, o en su caso, si tiene el software solicitado, informando al usuario, en cualquiera de ambos casos.

Si es necesaria la adquisición de nuevo software, la Subdirección de Cómputo y Software de la Dirección de Tecnologías de la Información, será la encargada del trámite e informará al usuario solicitante sobre su avance.

Se copia el software en un disco externo que la Dependencia provea y se les entrega junto con una carta responsiva, que deberá ser firmada por el responsable de soporte técnico de la Dependencia.

Instalación y uso de licencias de software no legales.

No se podrán instalar software con las siguientes características: a. Copias no autorizadas de cualquier programa. b. Software descargado de Internet de sitios no oficiales. c. Instalaciones no solicitadas a la Subdirección de Cómputo y Software de la

Dirección de Tecnologías de Información. d. Software adquirido para uso personal, sin fines institucionales.

En caso de que la Dependencia haya adquirido con recursos propios algún software para uso administrativo y/o académico, deberá informarlo vía oficio a la Dirección de Tecnologías de Información, para actualizar el inventario institucional de software.

Asignación y distribución de Direcciones IP

El procedimiento para la asignación de direcciones IP a los equipos de las dependencias, se solicita mediante un reporte de servicio al Centro Integral de Atención en Tecnologías de Información (CIATI), de la Dirección de Tecnologías de Información.


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La Coordinación de soporte técnico de la Dirección de Tecnologías de Información, configura la dirección IP en el equipo de la Dependencia, el cual debe ser un activo patrimonio de la institución.

Correo Institucional

Para la seguridad de la información del correo electrónico, se establece que el uso de las cuentas de correo del dominio @uanl.mx, deben ser de uso exclusivo para el manejo de información institucional; por lo cual, el usuario es el responsable del uso adecuado de su cuenta de correo electrónico.

El usuario al aceptar el buzón otorgado por la Institución, se compromete a:

a. Evitar el envío de respuestas con copia “a todos” los destinatarios de un mensaje recibido, y en particular cuando se trata de mensajes que originalmente se dirijan a un grupo grande de usuarios, excepto cuando se trate de una respuesta que por su naturaleza y/o contenido, necesariamente requiera ser conocida por todos ellos.

b. Utilizar el buzón de correo electrónico únicamente con fines relativos al interés institucional.

c. Depurar periódicamente el contenido del buzón de entrada en el servidor, para evitar que los mensajes congestionen o bloqueen el correo.

d. Respetar la privacidad de las cuentas de otros usuarios del servicio, dentro o fuera de la red institucional.

e. Utilizar un lenguaje apropiado en las comunicaciones. f. Utilizar su cuenta únicamente con fines laborales, investigación o para las

actividades propias de su trabajo. g. Solicitar el cambio de contraseña cuando detecte el uso inadecuado de su

correo. h. Reportar a través del Centro Integral de Atención en Tecnologías de

Información (CIATI), los correos no reconocidos y/o que no fueron solicitados por el usuario.

i. Reportar la cuenta de correo que no se utilice, a efecto de que la Dirección de Tecnologías de Información, proceda a la baja correspondiente; en virtud de que una cuenta en desuso, es una puerta a través de la cual, usuarios no autorizados pueden tener acceso a RedUANL o a la red de internet. El usuario es responsable de la cuenta de correo electrónico, aunque se encuentre en desuso. La notificación a la Dirección de Tecnologías de Información, para la cancelación de la misma, lo releva de esta responsabilidad.

j. Todas las cuentas asignadas a usuarios de honorarios, proyectos especiales u otros similares tendrán un tiempo de vigencia. Por lo cual, cinco días hábiles antes del vencimiento, el interesado deberá solicitar su renovación ante el responsable de informática y evitar la cancelación de la cuenta.


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k. En ningún caso la información oficial que la Institución entregue a sus usuarios a través del correo electrónico, puede catalogarse como correo no deseado (SPAM); por tal motivo, la Institución se reserva el derecho de enviar al usuario toda información que considere necesaria o pertinente para garantizar un adecuado flujo de información interna, en virtud de que el buzón se considera un medio de comunicación institucional.

l. En caso de recibir correo considerado SPAM o con carácter malicioso se deberá reportar al siguiente correo [email protected]

Esta estrictamente prohibido utilizar correos personales externos como Yahoo, Gmail o Hotmail para enviar información de carácter institucional ya que es obligatorio el uso del correo institucional (@uanl.mx para personal administrativo y @uanl.edu.mx para personal académico) y con destino a cuentas institucionales.

Del uso adecuado del servicio de internet institucional

a. El servicio de acceso a Internet estará sujeto al perfil del usuario, de acuerdo a la autorización del Director de la Dependencia que lo solicita y según la función que desarrolle.

b. El uso de Internet en la Universidad es estrictamente con fines laborales y cualquier propósito ajeno, será restringido sin previo aviso.

c. El usuario es el único responsable por el buen uso del servicio de internet, por lo cual se compromete a: • Respetar la privacidad de las cuentas de otros usuarios del servicio, dentro

y fuera de la red institucional. • Utilizar un lenguaje apropiado en sus comunicaciones. • Utilizar el acceso únicamente para los fines académicos o administrativos,

relacionados con el desarrollo de sus labores. • El incumplimiento por parte del usuario, puede ocasionar la cancelación

temporal o permanente de su acceso al servicio de internet sin previo aviso en caso de detectarse alguna actividad no autorizada; independientemente de las sanciones a que se haga acreedor por la infracción cometida.

• Todo lo no contemplado en el presente documento será evaluado por el comité de seguridad de la Dirección de Tecnologías de Información, quien determinará las acciones a realizar.

d. Esta estrictamente prohibido el uso del servicio de Internet para: • Creación o distribución de mensajes ofensivos o perjudiciales tales como

racismo, discriminación de género, edad, incapacidad, orientación sexual, pornográficos u otros.

• Navegar en sitios de contenido inapropiado tal como pornografía, incitación a la violencia o de carácter ofensivo.


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• Descargar o distribuir archivos que infrinjan derechos de autor (textos, software, música, imágenes o cualquier otro contenido de propiedad intelectual), claves legales o ilegales de software.

• Realizar algún tipo de acoso, difamación, calumnia, con intención de intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil.

• Uso de identidades ficticias o pertenecientes a otros usuarios para el envío de mensajes de proselitismo político y/o religioso.

• Acceder a la red o equipos de comunicaciones que están bajo el resguardo de la Dirección de Tecnologías de Información utilizando el servicio de internet dentro o fuera de la UANL.

Proceso de alta, modificación o baja de una cuenta a un servicio institucional.

Alta o modificación: Requiere enviar solicitud vía oficio firmado por el Director de su Dependencia, dirigido a la DTI, o levantar un reporte al CIATI, a través del Responsable de Informática de su Dependencia. Requisitos del usuario: - Especificar en la solicitud que es empleado administrativo, con status de activo.

Bajas:

Se deberá solicitar la baja de las cuentas de acceso a través de oficio firmado por el Director de la Dependencia.

Carta de Responsabilidad La Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad, deberá elaborar una carta responsiva en la que se establezca la responsabilidad y la confidencialidad de la información de los usuarios de los sistemas institucionales, con respecto a lo siguiente:

a. Acceder a pantallas no autorizadas. b. Utilizar claves de acceso exclusivas para otros usuarios. c. Reportar los cambios del personal registrado como usuario de los sistemas. d. Establecer sanciones por el uso indebido de las claves de acceso. e. Uso de la información obtenida de los servicios o sistemas. f. Información confidencial obtenida de los sistemas institucionales en posesión

de la DTI.

Las Dependencias Universitarias, deberán elaborar una carta de confidencialidad a los empleados operativos, a efecto de evitar divulgación de información confidencial la cual enfoca los siguientes aspectos:

a. Secretos técnicos administrativos. b. Comerciales.


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c. De fabricación. d. Descubrimientos. e. Invenciones. f. Programas y/o sistemas computacionales. g. Patentes. h. Proyectos. i. Métodos de estudio, dibujos, diseños, etc. j. Listas de personal. k. Cotizaciones. l. Políticas y procedimientos administrativos. m. Tecnologías. n. Metodologías de análisis e interpretación. o. Obras de arte. p. Firma de carta de confidencialidad.

Las Dependencias Universitarias elaborarán cartas responsivas al personal operativo que administra recursos financieros con respecto a lo siguiente:

a. Custodia y uso de facsímil. b. Firma mancomunada. c. Pagos electrónicos. d. Otros.

Solicitud de información resguardada en la Dirección de Tecnologías de Información

Las Organizaciones y Dependencias Universitarias que requieran información confidencial custodiada por la Dirección de Tecnologías de Información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

a. Se deberá enviar una solicitud vía oficio especificado la información confidencial requerida, dirigido a la Secretaría de Innovación y Desarrollo Digital, con copia a la DTI.

b. La Dirección de Tecnologías de Información otorgará al solicitante una carta responsiva, la cual deberá ser firmada por el solicitante responsable de la información.

c. La Dirección de Tecnologías de Información deberá de revisar previamente que la información requerida cumpla con las disposiciones de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información.


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Cambios organizacionales en las Dependencias Universitarias

Las Dependencias Universitarias, deberán informar a la Dirección de Tecnologías de Información, de los cambios organizacionales que impacten en el uso de los sistemas institucionales, para realizar las altas, bajas o cambios en los accesos a dichos sistemas. Por ningún motivo se deben prestar cuentas entre los usuarios.

Incidentes de seguridad en los Sistemas Institucionales

En caso de presentarse un incidente de seguridad en los sistemas institucionales, las Dependencias Universitarias deberán reportar el hallazgo a la Dirección de Tecnologías de Información en el siguiente correo electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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Capítulo VIII

Del control y uso de los vehículos de la

Universidad.

I. POLÍTICA GENERAL

La Universidad Autónoma de Nuevo León, podrá asignar para usos propios de la administración de las Dependencias los vehículos Patrimonio de la Universidad, los cuales deberán utilizarse para fines propios de la Institución, teniendo como objetivo la optimización, aprovechamiento y uso adecuado del parque vehicular, fomentando la cultura de responsabilidad y control.

II. POLÍTICA ESPECÍFICA

Las Dependencias deberán realizar trámite para la adquisición de vehículos a través de la administración central.

III. PROCEDIMIENTO A. Control de vehículos.

1. La adquisición de vehículos nuevos se realiza a través de: a. Recursos económicos de la administración central a la Dependencia

Universitaria, de las cuales, la factura original se resguarda en la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, de la Contraloría General.

b. Ingresos propios de la Dependencia, los cuales deben ser depositados en la Tesorería General, para el trámite correspondiente y la factura original que ampara la adquisición se resguarda en la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, de la Contraloría General.

c. Recursos económicos con un porcentaje proporcional entre la Dependencia y la administración central, de las cuales, la factura original se resguarda en la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública de la Administración Central.

La Dependencia Universitaria, solicita a la Dirección de Adquisiciones los requerimientos de vehículos nuevos, realizando el trámite con la requisición correspondiente. Si la compra es con ingresos propios, el trámite de la requisición del vehículo la realiza la Dependencia; si es con aportación de la administración central o con porcentaje proporcional, el trámite para la requisición es realizada por la Dirección de Adquisiciones de la Universidad.


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Con respecto a las adquisiciones de vehículo con ingresos propios, se notifica de dicho trámite a la Dirección de Servicios Generales de la Universidad, a efecto de que esta Dirección incorpore el vehículo a la flotilla de la Universidad y realice la entrega física del vehículo a la Dependencia Universitaria.

2. Solo se adquieren vehículos usados cuando no existan en el mercado, bienes nuevos de las mismas características o cuando por sus condiciones y su precio de compra resulten convenientes para la Institución, previa autorización de la H. Comisión de Hacienda.

Estas adquisiciones de vehículos usados, deben cumplir los siguientes requisitos: a. La valuación del vehículo se realiza por escrito, a través de un taller

especializado. b. La compra de la unidad se factura a nombre de la Universidad Autónoma

de Nuevo León. c. Constancia por parte de la Dependencia interesada, del motivo de la

adquisición. d. Solicitar como mínimo 3 cotizaciones, de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento para la adquisición de bienes y servicios. e. La adquisición se realiza con recursos generados por la Dependencia.

B. Adquisición y alta de vehículos.

Para la adquisición del vehículo, la Dependencia Universitaria, debe realizar la requisición correspondiente y enviarla a la Dirección de Adquisiciones de la Universidad, y realizar el depósito total o parcial según corresponda en la Tesorería General de la Universidad. Una vez realizada la adquisición del vehículo, el registro se realiza en el sistema de control patrimonial, a través del Almacén General de la Universidad a la Dependencia Universitaria correspondiente, misma que debe complementar la información correspondiente del vehículo en la pantalla de “activos provenientes del Almacén”, procediendo a la elaboración del resguardo correspondiente, así mismo, la Dirección de Servicios Generales de la Universidad, realizará la entrega correspondiente del vehículo a la Dependencia Universitaria.

C. Transferencia de vehículos entre Dependencias.

La transferencia de un vehículo se realiza previo acuerdo entre los Directores de las Dependencias involucradas, y se elabora el formato de transferencia externa en el sistema de control patrimonial por la Dependencia que va a ceder el vehículo, anexando a dicho formato copia de la factura, así como los originales de tarjetas de


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circulación y pagos de tenencia de los últimos 5 años, lo anterior, a efecto de mantener el control de los documentos, hasta concluir el proceso de desafectación. De igual manera la Dependencia Universitaria, que recibe el vehículo debe aceptar la transferencia a través del sistema de control patrimonial, a efecto de que se refleje en su inventario.

D. Trámites y recomendaciones generales para el uso de vehículos de la Universidad.

Los empleados con vehículos asignados por la Universidad a las distintas Dependencias Universitarias, para funciones propias de su administración, deben cumplir con el programa de mantenimiento preventivo y correctivo oportunamente, de acuerdo al manual de mantenimiento del vehículo y hacer buen uso de éste, conservando la siguiente documentación en el vehículo:

a. Póliza de seguro vigente. b. Tarjeta de circulación vigente. c. Licencia de conducir vigente.

El Responsable de Control Patrimonial, debe mantener vigente el expediente del vehículo con la bitácora de mantenimiento, refrendos de 5 años anteriores al año actual, copia de la tarjeta de circulación vigente, de la factura, de la póliza de seguro vigente y de la llave del vehículo. Cuando se extravíe la tarjeta de circulación, póliza de seguro o placa de la unidad de transporte, solicitar su remplazo a la Dirección de Servicios Generales. En relación a los vehículos que sufrieron robo o siniestro, se debe realizar el trámite de acuerdo a lo establecido el Capítulo VI De la Baja por Daño y Robo de Bienes Muebles de la Universidad, del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control Patrimonial. En caso de siniestro, avisar inmediatamente a la Compañía de seguros, solicitando la presencia de un ajustador y notificar al Responsable del Control Patrimonial de su Dependencia, a la Tesorería General (Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos) y a la Dirección de Servicios Generales de la Universidad, a efecto de que se realicen los trámites administrativos necesarios. Formalizar la notificación del siniestro ante la Tesorería General (Dirección de Patrimonio-Coordinación de Administración de Riesgos), la Dirección de Servicios Generales y la Oficina del Abogado General de la Universidad. Una vez desafectado el vehículo se procederá a informar a la Dirección de Servicios Generales, para proceder a cancelar la póliza de seguro de la unidad y tramitar la baja de placas ante el Instituto de Control Vehicular.


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E. Asignación de vehículos.

La Dirección de Servicios Generales de la Universidad, es el área responsable de la entrega de los vehículos a funcionarios o directivos, por lo cual los responsables de las unidades asignadas firman el formato de resguardo emitido por el sistema de control patrimonial. La Dirección de Servicios Generales, es la encargada de hacer la entrega de vehículos a las Dependencias, para lo cual se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Documentación de tenencia y/o refrendo. b. Tramitar póliza de seguro. c. Tramitar placas. d. Elaborar recibo de entrega del vehículo y llaves.

Es responsabilidad de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad: a. Reportar a la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General de

la Universidad, los cambios de vehículo a los funcionarios o directivos de la Universidad a efecto de que esta Direccion de Patrimonio, mantenga vigente la póliza de seguro de la flotilla de vehículos.

b. Establecer un control de actualizaciones de refrendos y tarjetas de circulación del parque vehicular en forma anual.

c. Evaluar las condiciones generales de los vehículos con la finalidad de promover la desafectación de acuerdo a lo establecido en el Capítulo IV Desafectación de Bienes Muebles del presente Manual.

d. Monitorear y supervisar el mantenimiento preventivo o correctivo de los vehículos de las dependencias que solicitan dicho servicio a la Dirección de Servicios Generales.

Para efecto de llevar a cabo el alta y baja de los vehículos se deberá cumplir lo establecido en los Capítulo III y IV del Manual de Políticas y Procedimientos para el Control Patrimonial. La Dirección de Servicios Generales de la Universidad, en coordinación con la Dirección de Patrimonio asignada a la Tesorería General, deberán actualizar el padrón general de vehículos registrados a nombre de la Universidad en el sistema de control patrimonial cada tres meses, en relación a las unidades de la administración central. Los vehículos que por sus condiciones (físicas o mecánicas) sean sustituidos por unidades nuevas a los Directores de las Dependencias Universitarias, se deberán entregar a la Dirección de Servicios Generales de la Universidad.


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Durante el proceso administrativo de acta de entrega - recepción, el funcionario que concluya su gestión, debe proceder a la entrega de los vehículos que se encuentren registrados en su área incluyendo lo siguiente:

a. Entrega física del vehículo. b. Las llaves originales y sus copias. c. Documentación original del vehículo.

Los vehículos Patrimonio de la Universidad, son responsabilidad del funcionario a quien fue asignado y el uso de estos, es para los fines propios de sus funciones, por lo cual, durante los períodos de receso académico y administrativo, los vehículos deberán quedar resguardados en la dirección de Servicios Generales. La Dirección de Servicios Generales de la Universidad, debe elaborar una bitácora para el control de los siguientes aspectos:

a. Gastos de refacciones. b. Gastos de consumos de gasolina. c. Bitácora para el control del kilometraje.

Los vehículos que adquiera la Universidad deben cubrir las necesidades básicas para los fines de las actividades de la Institución, estableciendo que no podrán ser adquiridas unidades consideradas de lujo o que superen montos a los valores comerciales. Lo no previsto en el presente capítulo, deberá ser revisado para su autorización a efecto de cumplir con las necesidades de la Institución.


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Capítulo IX

Del descarte de documentación.

I. POLÍTICAS 1. El resguardo de la documentación contable, fiscal y administrativa, deberá

conservarse por un plazo máximo de 6 años, por lo cual la Dependencia Universitaria, podrá solicitar el descarte de documentación, una vez cumplido dicho plazo.

2. La Contraloría General, deberá solicitar a Auditoría Interna de la Universidad, que proceda a la supervisión física de la documentación, a efecto de verificar que cumpla con el plazo de conservación, de acuerdo a lo establecido en el punto anterior.

3. La Dependencia Universitaria, deberá cumplir con lo establecido en los distintos programas del sistema del manejo ambiental de la Universidad, así como lo aplicable de la Ley General de Archivo.

II. PROCEDIMIENTOS

1. La Dependencia Universitaria, presenta oficio a la Contraloría General de la Universidad, solicitando el descarte de documentación, adjuntando el listado de la información sujeta a descarte, el cual debe especificar el tipo de documentos y el período al que corresponde, así mismo, deberá establecerse el visto bueno del responsable de dicha información, respetando en todo momento los plazos establecidos para ello. Tratándose de documentación del tipo: bibliográfica, tal como libros, revistas, etc. o documentación académica y administrativa deberá estar previamente autorizada por el responsable del área correspondiente.

2. La Contraloría General, solicita a través de oficio a Auditoría Interna de la Universidad, el seguimiento al descarte, la cual realiza la supervisión física de la documentación y emite oficio con copia a la H. Comisión de Hacienda, del visto bueno del contenido de la información y de la destrucción correspondiente, a efecto de evitar el uso inadecuado de la información contenida en los documentos, estableciendo la responsabilidad a la Dependencia Universitaria, de finiquitar el descarte.

3. La destrucción de la documentación se lleva a cabo por parte de la Dependencia a través de una entidad externa, con las medidas de seguridad que correspondan, solicitando a esta, oficio de responsabilidad y confidencialidad de la documentación en proceso de destrucción.


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Capítulo X

Disposiciones generales de las Unidades de

Vinculación de las Dependencias

Universitarias.

I. POLÍTICAS

1. Las Dependencias Universitarias, en la procuración de recursos que apoyen a su crecimiento, podrán establecer aquellos medios necesarios, para fines de aprovechar sus logros académicos en materia de investigación, desarrollo de productos y desarrollo de procesos, a través de las Unidades de Vinculación, las cuales estarán reguladas por el Centro de Vinculación y Empresas Universitarias de la Universidad Autónoma de Nuevo León.

2. Se establecerán los lineamientos necesarios para los logros y fines para las Unidades

de Vinculación.

II. PROCEDIMIENTOS

1. Las Dependencias Universitarias, se sujetarán a las bases de operación para las Unidades de Vinculación y con el objetivo de contar con los criterios normados para su funcionamiento, éstas se documentarán en forma regulatoria y eficaz, sus operaciones a través de lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos para las Unidades de Vinculación.

2. Las Unidades de Vinculación estarán sujetas en aquellos esquemas en los que se

habla de sinergia y alianzas estratégicas institucionales, asignación de estímulos por proyectos, o servicios derivados de la productividad y eficiencia del personal investigador y de apoyo.

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