MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS...

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos necesarios qmovimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales de información financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformmomento y que a la vez funcione como una herramienta de inducción.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Los registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Internacionales de

información Financiera. 2. Todo colaborador del Colegio está en la

de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y procedimientos que se detallarán a continuación.

3. Todo registro contable deberá respaldarse con los docu

suficiente y competente, con el fin de que sea comprensible. Los anexos son parte integral de estas políticas y procedimientos.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: REGISTROS CONTABLES

Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio. Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefat Fecha de emisión: 25 de enero 2012

Elaborado por: Unidad de Contabilidad

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales de información financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformmomento y que a la vez funcione como una herramienta de inducción.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Internacionales de

Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida, de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y procedimientos que se detallarán a continuación.

Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información suficiente y competente, con el fin de que sea comprensible.

Los anexos son parte integral de estas políticas y procedimientos.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: REGISTROS CONTABLES

Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio.

Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva

Reemplaza a: POL/PRO-CON02 versión 10 Aprobado para entrar en vigencia: 25 de enero 2012

ue garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales de información financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo

registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Internacionales de

obligación a entregar la información necesaria requerida, de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y

mentos que contengan información

Número: POL/PRO-CON02

Versión: 11 Junio 2014

CON02 versión 10

Aprobado para entrar en vigencia: 25 de enero 2012

A continuación se detallarán las políticas específicas y procedimiento por cad

A) Planillas:Registro del pago quincenal a los colaboradores


1. El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día posterior a la fecha de pago.

2. La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado, verificando esta contra la transferencia aplicada.

3. El detalle de la planilla debe explicar la forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin de que este sea comprensiblrespaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada colaborador, la misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, con el fin de verificar que coincida la distribución.

4. El número de asiento será siempre e(14 o 28) por ejemplo.

5. En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se está registrando.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANILLcolaboradores.

No.

1 Entrega planilla con el detalle del pago a realizar a cada colaborador.

2 Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número

3 Genera los reportes indicados en las políticas para respaldar el asiento

4

Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión

5

Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto.

A continuación se detallarán las políticas específicas y procedimiento por cada Registro

Registro del pago quincenal a los colaboradores:

El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día posterior a la fecha de pago.

lidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado, verificando esta contra la transferencia aplicada. El detalle de la planilla debe explicar la forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin de que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada colaborador, la misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte

o del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, con el fin de verificar que

El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla

En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se está registrando.

*** FIN DE LA POLÍTICA ***

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANILLAS:Registro del pago quincenal a los

Actividades Entrega planilla con el detalle del pago a realizar a cada

Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente. VER ANEXO 12 Genera los reportes indicados en las políticas para respaldar el asiento Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto.

a Registro

El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidad de Contabilidad a más

lidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado,

El detalle de la planilla debe explicar la forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin e, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de

respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada colaborador, la misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte

o del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, con el fin de verificar que

l año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla

En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se está registrando.

Registro del pago quincenal a los

Responsable

Recursos Humanos

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable.

B) Registro del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios:a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad


1. El registro se hará mensualmente, tanto en el Colegio como para el Fondo de Mutualidad y Subsidios.

2. El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según lo establece el acuerdo 42 de la sesión ordinaria 13 del 09/02/2006.

3. Los documentos de respaldo del registro deben ser: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013Financiero del FMS del mes anterior al que se está registrando.

4. En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos administrativos que se están registrando.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RegistMutualidad y Subsidios.

No. 1 Fotocopia el Estado Financiero del FMS del mes anterior.

2 Realiza por escrito el cálculo del 0.031% del total del patrimonio del Fondo

3 Confecciona y firma indicando el nombre y puesto, la factura con la descripción y el monto correspondiente

4

Confecciona el registro en el sistema contable, creando la cuenta por cobrar al Foel caso del Colegio, y en el caso del registro en el Fondo de Mutualidad crea el gasto correspondiente contra la cuenta por pagar, indicando en el detalle el concepto y mes que se está registrando. 14 FMS

5

Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

6 Revisa el registro y lo firma en epor” indicando el nombre y el puesto

B) Registro del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios:a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad

hará mensualmente, tanto en el Colegio como para el Fondo de Mutualidad y

El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según lo establece el acuerdo 42 de la sesión ordinaria 13 del 09/02/2006.

umentos de respaldo del registro deben ser: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013Financiero del FMS del mes anterior al que se está registrando. En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos administrativos que se están registrando.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al Fondo de

Actividades Fotocopia el Estado Financiero del FMS del mes anterior. Realiza por escrito el cálculo del 0.031% del total del patrimonio del Fondo de Mutualidad y Subsidios Confecciona y firma indicando el nombre y puesto, la factura con la descripción y el monto correspondiente Confecciona el registro en el sistema contable, creando la cuenta por cobrar al Fondo de Mutualidad y el ingreso en el caso del Colegio, y en el caso del registro en el Fondo de Mutualidad crea el gasto correspondiente contra la cuenta por pagar, indicando en el detalle el concepto y mes que se está registrando. VER ANEXO 13 Colegio y

Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

B) Registro del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios: Corresponde a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad

hará mensualmente, tanto en el Colegio como para el Fondo de Mutualidad y

El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según

umentos de respaldo del registro deben ser: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013-2006, copia del Estado

En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos

ro del Cobro por Administración al Fondo de

Responsable Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

C) Registro de activos y depreciación mensual y Liquidación de activos. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El método de depreciación de los activos será el de línea recta,forma:

Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la cantidad de días a partir de la fecha de ingreso del mismo, para este caso el cálculo es el siguiente:

Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (30** Primer mes

Días de Vida Útil (Años de vida Util x 360*)

*Cantidad de días del año comercial.** Cantidad de días del mes calendario

Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la siguiente forma:

Valor Histórico del Activo ___________________________________ = Depreciación Mensual del activo. Meses de Vida Útil (Años de vida Util x12*)

• Cantidad de meses en un año. Para el último mes de depreciación del activo: Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes


*Cantidad de días del año comercial.** Cantidad de días del mes calendario

Ejemplo con números: Activo: Futbolin Fecha de compra: 03/09/2010Vida útil: 5 años Valor Histórico: ¢172.833,34

C) Registro de activos y depreciación mensual y Liquidación de activos.

El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente

Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la cantidad de días a partir de la fecha de ingreso del mismo, para este caso el cálculo es el siguiente:

Valor Histórico del Activo ______________________________ X (30** - Día del ingreso del activo) =


*Cantidad de días del año comercial. ** Cantidad de días del mes calendario

vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la

Valor Histórico del Activo ___________________________________ = Depreciación Mensual del activo.

(Años de vida Util x12*)

Cantidad de meses en un año.

Para el último mes de depreciación del activo:

Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes

Útil (Años de vida Util x 360*)

*Cantidad de días del año comercial. ** Cantidad de días del mes calendario

Fecha de compra: 03/09/2010

Valor Histórico: ¢172.833,34

y se calculará de la siguiente

Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la cantidad de días a partir de la

Día del ingreso del activo) = Depreciación del

vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la

___________________________________ = Depreciación Mensual del activo.

___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes – 30**) =

Cálculo para el Primer mes:

¢172.833,34 __________________ x ( 27 ( 3 1800 días (5x360) Depreciación para el resto de los meses: ¢172.833,34 ___________________ = ¢2880.56 para la depreciación mensual. 60 (5 x12) Depreciación para el último mes: ¢172.833,34 __________________ x ( 3 ( 27 1800 s (5x360)

2. La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo noencuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultar por escrito dicha vida útil al proveedor del activo o al ingeniero a cargo de la obra.

3. El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos acti4. En caso de que el pago para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya

ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa, debe ser registrado como activo.

5. El registro de la depreciación de los6. Previo a realizar el registro de depreciación

el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de contabilidad y con la información completa.

7. El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de uso general, serán cargados a “Generales del Colegio”.

8. En el registro de la depreciación acumulada se indicara en een el gasto “ gasto por depreciación”

9. Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de acdescripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema contable, sus saldos deben ser iguales.

10. Los documentos de resContabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada.

11. El control de los activos del Colegio se regirá por las políticas

Cálculo para el Primer mes:

__________________ x ( 27 ( 3 – 30) = ¢ 2.592.50 Para la depreciación del Primer mes.

Depreciación para el resto de los meses:

___________________ = ¢2880.56 para la depreciación mensual.

Depreciación para el último mes:

__________________ x ( 3 ( 27 – 30) = ¢288.05 Para la depreciación del último mes.

La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo noencuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultar por escrito dicha vida útil al proveedor del activo o al ingeniero a cargo de la obra. El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos actiEn caso de que el pago para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa, debe ser registrado como activo. El registro de la depreciación de los activos se realizará en forma mensual. Al último día del mes.Previo a realizar el registro de depreciación todos los activos que hayan ingresado al Colegio en el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de

ntabilidad y con la información completa. El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de uso general, serán cargados a “Generales del Colegio”. En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciación acumulada” y en el gasto “ gasto por depreciación” Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de acdescripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema contable, sus saldos deben ser iguales. Los documentos de respaldo del asiento de depreciación serán: reporte de la Unidad de Contabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada.

s del Colegio se regirá por las políticas POL/PRO-CON01.

30) = ¢ 2.592.50 Para la depreciación del Primer mes.

30) = ¢288.05 Para la depreciación del último mes.

La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se encuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultar por escrito dicha vida útil

El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos. En caso de que el pago para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa,

activos se realizará en forma mensual. Al último día del mes. los activos que hayan ingresado al Colegio en

el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de

El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de

l detalle “depreciación acumulada” y

Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema

paldo del asiento de depreciación serán: reporte de la Unidad de Contabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el

CON01.

DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:

No.

1

Al codificar las solicitudes de cheque por compra de activos, Fotocopia la factura de correspondiente.

2

Registra el activo en el sistema de Activos fijos, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta, modelo, número de serie, número de placa, fechactivación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa (en todos los casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de depreciación.

3 Imprime activo.

4 Confecciona la boleta de control de compra del activo, adjuntado la factura de compra.

5

Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compraal custodio del activo o persona que va a entregar el activo al custodio.

6 Firma de recibido conforme del activo en la boleta de control de compra

7 Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control de compr

8

Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos

09

A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, seingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y coincidan con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica como activo en tránsito, h

10

Genera en el sistema de activos fijos el asiento de depreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el número de asiento, la fecha (último día del mes), el code las depreciaciones se indica el número de mes y año que se está registrando, en concepto se indica el tipo de registro que se está realizando y se indica el rango de los activos a depreciar.

11 Verifica en el sistema ddepreciación sea el adecuado y en las cuentas correctas

12

Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargarevisión.

13 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

PROCEDIMIENTO:Registro de activos y depreciación mensual

Actividades Al codificar las solicitudes de cheque por compra de activos, Fotocopia la factura de compra de activos correspondiente. Registra el activo en el sistema de Activos fijos, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta, modelo, número de serie, número de placa, fecha de activación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa (en todos los casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de depreciación. Imprime la placa con el número y descripción asignada al

Confecciona la boleta de control de compra del activo, adjuntado la factura de compra. VER ANEXO 15. Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compraal custodio del activo o persona que va a entregar el activo al custodio. Firma de recibido conforme del activo en la boleta de control de compra Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control de compra con las firmas completas. Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, seingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y coincidan con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica como activo en tránsito, hasta que este ingrese Genera en el sistema de activos fijos el asiento de depreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el número de asiento, la fecha (último día del mes), el corte de las depreciaciones se indica el número de mes y año que se está registrando, en concepto se indica el tipo de registro que se está realizando y se indica el rango de los activos a depreciar. VER ANEXO 16 Verifica en el sistema de Contabilidad que el registro de la depreciación sea el adecuado y en las cuentas correctas Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

Registro de activos y depreciación mensual

Responsable Al codificar las solicitudes de cheque por compra de

compra de activos Contador a cargo

Registra el activo en el sistema de Activos fijos, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta,

a de activación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa (en todos los casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de

Contador a cargo la placa con el número y descripción asignada al

Contador a cargo Confecciona la boleta de control de compra del activo,

Contador a cargo Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compra al custodio del activo o persona que va a entregar el

Contador a cargo Firma de recibido conforme del activo en la boleta de

Custodio del activo. Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control

Custodio del Activo Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras

Contador a cargo A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, se ingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y coincidan con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica

Contador a cargo Genera en el sistema de activos fijos el asiento de depreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el

rte de las depreciaciones se indica el número de mes y año que se está registrando, en concepto se indica el tipo de registro que se está realizando y se indica el rango de los

Contador a cargo e Contabilidad que el registro de la

Contador a cargo Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el

do de Contabilidad para Contador a cargo

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado Encargado Contable


No.

1 Codifica la factura en la cuenta de gasto de equipos y accesorios en la Unidad correspondiente.

2 Fotocopia la factura de la compra del activo menor

3

Recibe la factura del Contador Encargado de Activos y registra el activo en el sistema de Activos fijos para control del mismo, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción en español, concepto de renta aclarando en este espacio que es un “Activo menor”, modelo, número denúmero de placa, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico de ¢1 y valor de rescate de ¢1, esto por ser un activo menor.

4 Imprime la placa con el número y descripción asignada al activo.

5

Confecciona la boleta de control de compra del activo, aclarando en el espacio para observaciones que la compra fue tramitada de caja chica por lo que esta se entrega directameCompras, por esto no consta la firma de esa Unidad

6

Plaquea el activo y le solicita al custodio del activo la firma de recibido en donde debe indicar también su nombre y puesto.

7

Firma la boleta de recibido indicando su nombre y puesto y la devuelve inmediatamente al Contador a Cargo.

8

Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos.


No.

1 Recibe del interesado el reporte por medio de correo electrónico del daño que presenta el activo.

2

Revisa el daño que presenta el activo, en cde seguro y de acuerdo con la exclusión del mismo, solicita la autorización ante quien corresponde para el

PROCEDIMIENTO:Registro de activos menores:

Actividad

Codifica la factura en la cuenta de gasto de equipos y accesorios en la Unidad correspondiente.

Fotocopia la factura de la compra del activo menor Recibe la factura del Contador Encargado de Activos y registra el activo en el sistema de Activos fijos para control del mismo, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción en español, concepto de renta aclarando en este espacio que es un “Activo menor”, modelo, número de serie, número de placa, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico de ¢1 y valor de rescate de ¢1, esto por ser un activo

me la placa con el número y descripción asignada al activo. Confecciona la boleta de control de compra del activo, aclarando en el espacio para observaciones que la compra fue tramitada de caja chica por lo que esta se entrega directamente al interesado y no a la Unidad de Compras, por esto no consta la firma de esa Unidad Plaquea el activo y le solicita al custodio del activo la firma de recibido en donde debe indicar también su nombre y puesto. irma la boleta de recibido indicando su nombre y

puesto y la devuelve inmediatamente al Contador a

Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos.

PROCEDIMIENTO:Liquidación de Activos

Actividad

Recibe del interesado el reporte por medio de correo electrónico del daño que presenta el activo. Revisa el daño que presenta el activo, en caso de estar

seguro y de acuerdo con la exclusión del mismo, solicita la autorización ante quien corresponde para el

Registro de activos menores:

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Interesado

Contador a cargo

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

desecho (ante Junta Directiva si el valor en libros es superior al monto autorizado para compras de caja chica y ante el Director EjecutFinanciera si el valor es inferior)

3

En caso de que por la naturaleza del activo no pueda comprobarse el daño que este presenta, solicita al custodio del activo un criterio técnico que respalde que el daño del activo es

4 Revisan el activo, en caso de estar de acuerdo firman la autorización de desecho indicando su nombre y puesto

5

Confecciona el acta de destrucción del activo indicando en esta el númerolibros VER ANEXO 17

6 Reúne a Asesor Legal de la Administración y el Jefe Financiero en el lugar donde se encuentra el activo.

7 Destruyen el activo y firman el acta, indicando su nombre y puesto

8

En el detalle del activo en el sistema de activos fijos hace la aclaración entre paréntesis que el activo está liquidado.

9

Busca la boleta de compra del activo e indicque el activo fue liquidado y hace referencia al número de acta con la que se desechó.

10 Genera en el sistema de activos el asiento del activo por desecho indicando el número de placa en el detalle.

11

Confecciona en el sistema Contable por medio de un registro con un AD1, la exclusión del activo, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la depreciación acumulada, ya sea debitando el gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cueUtilidad en venta de activos. En caso de los activos menores no se confecciona ese asiento.

12

Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo según se indicaal Encargado Contable para revisión

13 Revisa en asiento y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.


No.

1 Acuerda y autoriza el valor para la venta de activos

2 Autoriza la Venta de activos

desecho (ante Junta Directiva si el valor en libros es superior al monto autorizado para compras de caja chica y ante el Director Ejecutivo y la Jefatura Financiera si el valor es inferior) En caso de que por la naturaleza del activo no pueda comprobarse el daño que este presenta, solicita al custodio del activo un criterio técnico que respalde que el daño del activo es irreparable.

Revisan el activo, en caso de estar de acuerdo firman la autorización de desecho indicando su nombre y puesto Confecciona el acta de destrucción del activo indicando en esta el número de placa detalle del activo y valor en

VER ANEXO 17

Reúne a Asesor Legal de la Administración y el Jefe Financiero en el lugar donde se encuentra el activo.

Destruyen el activo y firman el acta, indicando su nombre y puesto En el detalle del activo en el sistema de activos fijos hace la aclaración entre paréntesis que el activo está liquidado. Busca la boleta de compra del activo e indica en esta que el activo fue liquidado y hace referencia al número de acta con la que se desechó.

Genera en el sistema de activos el asiento del activo por desecho indicando el número de placa en el detalle.

iona en el sistema Contable por medio de un registro con un AD1, la exclusión del activo, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la depreciación acumulada, ya sea debitando el gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de los activos menores no se confecciona ese asiento. Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo según se indica en las políticas y lo traslada al Encargado Contable para revisión

Revisa en asiento y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.

PROCEDIMIENTO:Venta de Activos

Actividad

Acuerda y autoriza el valor para la venta de activos

Autoriza la Venta de activos

Contador a cargo

Jefe Financiero/ Director Ejecutivo

Contador a cargo

Contador a cargo

Jefe Financiero/ Contador a cargo / Asesoría Legal

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

Responsable

Junta Directiva

Dirección Ejecutiva

3 Informa al contador a cargo sobre la venta del activo y confecciona la boleta de traslado permanente del

4

Confecciona el recibo por concepto de venta de activo y le adjunta la solicitud de la institución de la venta del activo, el reporte del sistema de activos fijos del activo en donde se detalladepreciación acumulada y valor en libros, acuerdo de Junta Directiva y la boleta de traslado correspondiente.

5

Entrega el activo contra el recibo de pago, y le solicita la firma de recibido a la persona que retiró el activo en la boleta de t

6 Entrega a el cajero la boleta de traslado permanente con las firmas completas

7 Revisa que el ingreso cuente con todos los documentos de respaldo necesarios y lo traslada al contador a cargo

8

Recibe el ingreso y codifica el recibo por concepto de la venta del activo de la siguiente forma: debitando la cuenta de cierre de caja por el monto en efectivo recibido, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la depreciel gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de que sea un activo menor, todo el monto cancelado se acreditaría como Utilidad en Venta de Activos.

9

Imprime el registro del recibo y lo firma en el espacio de confeccionado por, indicando su nombre y puesto, lo traslada al Encargado de la Unidad para revisión

10 Revisa el registro y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.

D) Registro de gastos prepagados POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Todo gasto pagado por adelantado se registrará como un gasto prepagado, indicando en el detalle el tipo gasto y el plazo que cubre.

2. Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo.

3. El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura, en caso de las seguros se debe indicar el número de póliza.

4. Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento contable indicando en el detalle el mes correspondiente.

Informa al contador a cargo sobre la venta del activo y confecciona la boleta de traslado permanente del activo. Confecciona el recibo por concepto de venta de activo y le adjunta la solicitud de la institución de la venta del activo, el reporte del sistema de activos fijos del activo en donde se detalla el valor histórico, fecha de compra, depreciación acumulada y valor en libros, acuerdo de Junta Directiva y la boleta de traslado correspondiente. Entrega el activo contra el recibo de pago, y le solicita la firma de recibido a la persona que retiró el activo en la boleta de traslado permanente

Entrega a el cajero la boleta de traslado permanente con las firmas completas

Revisa que el ingreso cuente con todos los documentos de respaldo necesarios y lo traslada al contador a cargo Recibe el ingreso y codifica el recibo por concepto de la venta del activo de la siguiente forma: debitando la cuenta de cierre de caja por el monto en efectivo recibido, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la depreciación acumulada, ya sea debitando el gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de que sea un activo menor, todo el monto cancelado se acreditaría como Utilidad en Venta de

Imprime el registro del recibo y lo firma en el espacio de confeccionado por, indicando su nombre y puesto, lo traslada al Encargado de la Unidad para revisión

Revisa el registro y lo firma en el espacio de revisado indicando su nombre y puesto.

) Registro de gastos prepagados

Todo gasto pagado por adelantado se registrará como un gasto prepagado, indicando en el detalle el tipo gasto y el plazo que cubre.

tre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo.El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de

, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura, en caso de las seguros se debe indicar el número de póliza.

os por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento contable indicando en el detalle el mes correspondiente.

Custodio del Activo

Cajero

Custodio del activo

Custodio del Activo

Auxiliar de Tesorería

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

Todo gasto pagado por adelantado se registrará como un gasto prepagado, indicando en el

tre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo. El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de

, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura, en caso

os por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

E) Registro de Inversiones POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la inversión, liquidación o retiro.

2. Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una vez realizada la inversión se debe hacer el registro correspondiente.

3. Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de la Unidad Contable y revisados por el Jefe Financiero

4. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, qucontenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobre las inversiones del Colegio y Fondo de Mutualidad.

5. Los intereses ganados y comisioneContabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.

No.

1

Codifica la solicitud de pacomo un gasto prepagado según corresponda en seguros, suscripciones y otras, según corresponda.

2

Fotocopia la factura del gasto pagado por adelantado y se la entrega al contador a cargo para que la incluya enauxiliar

3

Incluye dentro del auxiliar el gasto prepagado y adjunta el recibo o factura, con la siguiente información: número de póliza u otro, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, asla distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura.

4

Confecciona el asiento contable en el sistema, debitando el gasto y acreditando el gasto prepagado correspondiente, indicando está amortizando.

5

Imprime el asiento contable, lo firma y adjunta los siguientes documentos de respaldo: movimiento de las cuentas de gastos prepagados y auxiliar de gastos prepagado.

6 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

7

Anota en el auxiliar el número de asiento con el que se reistro la amortización de la cuenta para elmes correspondiente

EDIMIENTO: Registro de gastos prepagados

Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la

o retiro. Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una vez realizada la inversión se debe hacer el registro correspondiente. Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de la Unidad Contable y revisados por el Jefe Financiero La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, qucontenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobre las inversiones del Colegio y Fondo de Mutualidad. Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.

Actividades Codifica la solicitud de pago del gasto por adelantado como un gasto prepagado según corresponda en seguros, suscripciones y otras, según corresponda. Fotocopia la factura del gasto pagado por adelantado y se la entrega al contador a cargo para que la incluya en el

Incluye dentro del auxiliar el gasto prepagado y adjunta el recibo o factura, con la siguiente información: Nombre, número de póliza u otro, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura. VER ANEXO 18. Confecciona el asiento contable en el sistema, debitando el gasto y acreditando el gasto prepagado correspondiente, indicando en el detalle el mes que se está amortizando. Imprime el asiento contable, lo firma y adjunta los siguientes documentos de respaldo: movimiento de las cuentas de gastos prepagados y auxiliar de gastos

sa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto Encargado ContableAnota en el auxiliar el número de asiento con el que se reistro la amortización de la cuenta para elmes

Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la

Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una

Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de

La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobre las inversiones del

s cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

Contador a cargo

6. Los movimientos por inversiones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes documentos a el asiento de Registro:

a) Para cheques de inversiones:

1. Los cheques deben de tener como respaldo: la autorización de la Comisión de Inversiones y estudio de mercado.

b) Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:

1. Acuerdo de la comisión de inversdetalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.

2. Respaldo de cada uno de los considerándoos in3. Estudio de mercado realizado por escrito.4. En caso de CDP materializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses.5. En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar el comprobante de la inversión

realizada.

c) Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una inversión:

1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el

detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.

2. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó.

3. En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin de verificar que lo liquidado corresponde al monto correcto.

4. En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar el comprobante de depósque se está liquidando.

5. Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la inversión liquidada.

6. En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que se realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin de verificar que el monto liquidado sea correcto.

d) Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las

cuentas SAFI:

1. Acuerdo de la comisión de inversiodetalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.

2. Considerandos presentados a la Comisión de Invecorrespondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó.

3. Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitado por el Banco Naciondonde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas correspondientes.

4. Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto correspondiente.

5. Movimiento de cuenta de la cuenta bancaria de don

Los movimientos por inversiones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes iento de Registro:

Para cheques de inversiones:

Los cheques deben de tener como respaldo: la autorización de la Comisión de Inversiones y

Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Respaldo de cada uno de los considerándoos indicados. Estudio de mercado realizado por escrito. En caso de CDP materializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses.En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar el comprobante de la inversión

stro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de

quien lo revisó. En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin de verificar que lo liquidado corresponde al monto correcto. En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar el comprobante de depós

Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la

En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que se sión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin

de verificar que el monto liquidado sea correcto.

Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las cuentas SAFI:

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó. Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitado por el Banco Naciondonde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas

Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto

Movimiento de cuenta de la cuenta bancaria de donde se tomó o depositó el dinero.

Los movimientos por inversiones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes

Los cheques deben de tener como respaldo: la autorización de la Comisión de Inversiones y

Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:

iones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de

En caso de CDP materializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses. En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar el comprobante de la inversión

stro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de

Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de

En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin

En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar el comprobante de depósito a plazo

Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la

En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que se sión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin

Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las

nes, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de

rsiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de

Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitado por el Banco Nacional en donde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas

Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto

de se tomó o depositó el dinero.

e) Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:

1. Auxiliar de Inversiones 2. Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al vencimiento

de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en donde no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar respaldo por escrito de la forma en que se pagarán los intereses y con

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIM

No.

1 Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación sobre el movimiento en las inversiones que se realizaron

2

Incluye en el auxiliar de inversiones,facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula del cálculo de los intereses por cobrar.

3

Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la inversión.

4 Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de este procedimiento.

5

Una vez concluido el mes traslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su respectiva revisión.

6

Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y los traslada a la Encargada Contable.

7

Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de inversión indica en el detalle del regoperación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la cuenta por cobrar se indica el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que corresponde el insafis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y para el registro de los intereses ganados se indicará el mes que se está registrando.

8

Imprime el asiento, lo firma indpuesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada al jefe financiero.

9

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la encargada contable.

Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:

Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al vencimiento aso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en

no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar respaldo por escrito de la forma en que se pagarán los intereses y con qué

RIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro de Inversiones

Actividades Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación sobre el movimiento en las inversiones que se realizaron Incluye en el auxiliar de inversiones, la información facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula del cálculo de los intereses por cobrar. VER ANEXO 09 Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la inversión. Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de este procedimiento. VER ANEXO 09 Una vez concluido el mes traslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su respectiva revisión. Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la correcta y lo firma en el espacio de revisado por” indicando el nombre y el puesto, y los

traslada a la Encargada Contable. Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de inversión indica en el detalle del registro el número de operación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la cuenta por cobrar se indica el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que corresponde el ingreso VER ANEXO 10. En el caso de los safis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y para el registro de los intereses ganados se indicará el mes que se está registrando. VER ANEXO11 Imprime el asiento, lo firma indicando su nombre y puesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada al jefe financiero. Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la encargada contable.

Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:

Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al vencimiento aso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en

no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar qué periodicidad.

Responsable Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación

Encargada Contable la información

facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula

Encargada Contable Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la

Encargada Contable Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de

Encargada Contable Una vez concluido el mes traslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su

Encargada Contable Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la correcta y lo firma en el espacio de revisado por” indicando el nombre y el puesto, y los

Jefe Financiero Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de

istro el número de operación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la cuenta por cobrar se indica el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que

. En el caso de los safis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y para el registro de los intereses ganados se

Encargada Contable icando su nombre y

puesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada Encargada Contable

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la

Jefe Financiero

F) Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y FMS POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.

2. En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son intereses ganados.3. La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean

razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de Tesorería, para que gestione lo que corresponda

4. El respaldo del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de Cuenta de la bancaria correspond

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:de las cuentas corrientes del Colegio y FMS

No.

1

Recibe del Jefe Financiero vía correo electrónico los Estados de Cuenta de todas las cueque tiene el Colegio

2

Registra a final de mes las comisiones bancarias e intereses ganados en el sistema de contabilidad, verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que sean congruentescon la entidad indicando en el detalle si corresponde a comisión o a intereses y además el mes correspondiente que se está registrando.

3

Imprime el estado de cuenta y lo adjunta al registro contable, en el casvalores debe adjuntar la nota de débito enviada por el banco, junto con las planillas de cada depósito realizado.

4 Traslada el registro contable con las firmas y documentos de respaldo para revisión.

5

Revisa el registro verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que son congruentes con lo pactado con la entidad, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y puesto.

G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se registrarán como una cuenta por pagar al Colegiado hastacuál se registrará el ingreso por cuota corriente.

2. La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo de Afimisma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la las medidas correctivas necesarias.

3. La Unidad de incorporaciones será la encargada de que utrasladan a la Unidad de Archivo la lista de las personas Juramentadas.

) Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del

Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta xtraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.

En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son intereses ganados.La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean

en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de Tesorería, para que gestione lo que corresponda El respaldo del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de Cuenta de la bancaria correspondiente.

EDIMIENTO: Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y FMS

Actividades Recibe del Jefe Financiero vía correo electrónico los Estados de Cuenta de todas las cuentas bancarias con las que tiene el Colegio Registra a final de mes las comisiones bancarias e intereses ganados en el sistema de contabilidad, verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que sean congruentes con lo pactado con la entidad indicando en el detalle si corresponde a comisión o a intereses y además el mes correspondiente que se está registrando. VER ANEXO 8 Imprime el estado de cuenta y lo adjunta al registro contable, en el caso del cobro de la transportadora de valores debe adjuntar la nota de débito enviada por el banco, junto con las planillas de cada depósito realizado. Traslada el registro contable con las firmas y documentos de respaldo para revisión. Revisa el registro verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que son congruentes con lo pactado con la entidad, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y puesto.

gistro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación

La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se registrarán como una cuenta por pagar al Colegiado hasta que este se juramente, momento en el cuál se registrará el ingreso por cuota corriente. La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo de Afimisma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo para que tome las medidas correctivas necesarias. La Unidad de incorporaciones será la encargada de que un vez realizadas las juramentaciones, trasladan a la Unidad de Archivo la lista de las personas Juramentadas.

) Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del

Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta xtraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.

En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son intereses ganados. La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean

en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de

El respaldo del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de

Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

gistro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación

La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se que este se juramente, momento en el

La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo de Afiliación sea la misma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa,

Unidad de Archivo para que tome

n vez realizadas las juramentaciones,

4. La Auxiliar de procesamcolegiados de “No Juramentados” A “Juramentados”

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:de cuotas de Incorporación.

No.

1

El primer día hábil del mes emite un reporte del sistema de los AF que existen en la cuenta 4Colegio y de la cuenta 3Mutualidad del mes.

2

Por medio de un registro contable en el sistema decontabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo contra una cuenta por pagaincorporación.

3 Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el mes correspondiente”

4

Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta creportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 1.

5 Traslada el asiento con los documentos de respaldo para revisión al Jefe Financiero

6

Revisa el asiento y lo firma en por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la Encargada Contable.

7 Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los juramentados durante el mes a registrar.

8

Revisa que cada colegiado cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la persona en el sistema

9 Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el monto del

10

En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y Encargado de la Unidad medidas correspondientes.

11

De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registro contable en el sistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando la cuenta por2 de este procedimiento. 20 FMS

12

Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que

La Auxiliar de procesamiento de datos será la encargada de cambiar la condición de los colegiados de “No Juramentados” A “Juramentados”

EDIMIENTO: Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto

Actividades El primer día hábil del mes emite un reporte del sistema de los AF que existen en la cuenta 4-1-01-000-00 del Colegio y de la cuenta 3-3-01-001-00 del Fondo de Mutualidad del mes. Por medio de un registro contable en el sistema decontabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo contra una cuenta por pagar por concepto de cuotas de incorporación. Ver anexo 1 y 2 Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el mes correspondiente” Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 1. Traslada el asiento con los documentos de respaldo para revisión al Jefe Financiero Revisa el asiento y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la Encargada Contable. Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los juramentados durante el mes a registrar. Revisa que cada colegiado del reporte de juramentados cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la persona en el sistema Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el monto del AF En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y Encargado de la Unidad de Cobros para que se tomen las medidas correspondientes. De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registro contable en el sistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando la cuenta por pagar creada, según se detalla en el punto 2 de este procedimiento. VER ANEXO 19 FMS y ANEXO

Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el

iento de datos será la encargada de cambiar la condición de los

Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto

Responsable El primer día hábil del mes emite un reporte del sistema

00 del 00 del Fondo de

Encargado Contable Por medio de un registro contable en el sistema de contabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo

r por concepto de cuotas de Encargado Contable

Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el Encargado Contable

Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y omo documentos de respaldo los

reportes emitidos del sistema que se indican el Encargado Contable

Traslada el asiento con los documentos de respaldo para Encargado Contable

el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la

Jefe Financiero Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los

Contador a cargo del reporte de juramentados

cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la

Contador a cargo Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el

Contador a cargo En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y

para que se tomen las Contador a cargo

De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registro contable en el sistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando

pagar creada, según se detalla en el punto VER ANEXO 19 FMS y ANEXO

Contador a cargo Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los

se indican el Contador a cargo

procedimiento 9 al 11.

13 Traslada para revisión el registro contable a la Encargada de Contable

14 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo archi

H) Registro de Ingresos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. La Unidad de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del últimmes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente.

2. Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de loscorresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de caja, firma de quién elaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión del ingreso del contador a cargo.

3. Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día.4. En el caso de los recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o

movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el pago.


No. 1 Recibe de la Unidad de Tesorería el Ingreso

2

Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de losregistro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso

3

Revisa en el sistema de Contabilidad que el cierre de caja que indican sea el correcto y corresponda al total de los recibos confeccionados en el día, así como que la comisión por pagos recibidos de tarjetas y la retención a las tarjetas que los montos correctos. Según lo estipulado por el BN en el caso de las comisiones por tarjetas, y según lo establecido por el Ministerio de Hacienda de Forma Semestral por la retención del Impuesto de Ventas a los pagos con tarjetas.

4

En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la

procedimiento 9 al 11. Traslada para revisión el registro contable a la Encargada de Contable Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo archiva.

La Unidad de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del últimmes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente.Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de loscorresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de caja, firma de quién elaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión del ingreso del contador a cargo.

e de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día.En el caso de los recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el

EDIMIENTO: Registro de Ingresos Sede Alajuela y Sede San José

Actividades Recibe de la Unidad de Tesorería el Ingreso Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso Revisa en el sistema de Contabilidad que el cierre de caja que indican sea el correcto y corresponda al total de los recibos confeccionados en el día, así como que la comisión por pagos recibidos de tarjetas y la retención a las tarjetas que se registran en el cierre de caja esté por los montos correctos. Según lo estipulado por el BN en el caso de las comisiones por tarjetas, y según lo establecido por el Ministerio de Hacienda de Forma Semestral por la retención del Impuesto de Ventas a los pagos con tarjetas. En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al

ito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la

Traslada para revisión el registro contable a la Encargada Contador a cargo

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado Encargada Contable

La Unidad de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del mes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente. Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de caja, firma de quién elaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión

e de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día. En el caso de los recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el

Registro de Ingresos Sede Alajuela y Sede San José

Responsable Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por últimoiniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos enANEXO 3 y 4

5

Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitaden el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto.

6

En el cierre de caja (CCA) se registra la cuenta por cobrar al banco por concepto de los pagos realizados por tarjetde débito o crédito contra depósitos en tránsito, indicando en el espacio de referencia al cierre de caja que corresponde. Imprime el cierre de caja y lo firma en el espacio de hecho por, indicando su nombre y puesto.VER ANEXO 6

7

Registra en el sistema de Contabilidad el depósito con las sigla DP1 seguido por el número de colilla con el que se envío a depositar, debitando la cuenta de bancos por el total de efectivo recaudado durante el día y en la cuenta bancaria depositada, el DP1 den que ingresó el dinero a la cuenta bancaria. ANEXO 7

8

Archiva junto con la documentación trasladada por Tesorería con las firmas correspondientes, el listado de transferencias, el cierre de caja y el depóal Encargado Contable para revisión

9

Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo para que lo archive.


No.

1 Recibe de la Unidad de Tesorería el ingreso ya revisado por el Auxiliar de Tesorería

2

Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso

3 Imprime del sistema el reporte de locomponen el ingreso

transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) VER ANEXO 3 y 4 Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto. VER ANEXO 5 En el cierre de caja (CCA) se registra la cuenta por cobrar al banco por concepto de los pagos realizados por tarjetas de débito o crédito contra depósitos en tránsito, indicando en el espacio de referencia al cierre de caja que corresponde. Imprime el cierre de caja y lo firma en el espacio de hecho por, indicando su nombre y puesto. VER ANEXO 6

istra en el sistema de Contabilidad el depósito con las sigla DP1 seguido por el número de colilla con el que se envío a depositar, debitando la cuenta de bancos por el total de efectivo recaudado durante el día y en la cuenta bancaria depositada, el DP1 debe tener la fecha del día en que ingresó el dinero a la cuenta bancaria. VER

Archiva junto con la documentación trasladada por Tesorería con las firmas correspondientes, el listado de transferencias, el cierre de caja y el depósito, y lo traslada al Encargado Contable para revisión Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de

ito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo para que lo archive.

EDIMIENTO: Registro de Ingresos Plataformas Regionales.

Actividades Recibe de la Unidad de Tesorería el ingreso ya revisado por el Auxiliar de Tesorería Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y

el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso Imprime del sistema el reporte de los recibos que componen el ingreso

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

Registro de Ingresos Plataformas Regionales.

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

4

Verifica que el resumen diario de pagos con tarjetas que se detalla en el ingreso tenga las fechas y los montos por concepto de cuenta por cobrar, comisión y retención del impuesto de venta correctos.

5

Por medio de la sigla ADR en el sistema, incluye una línea por cada cierre diario del datáfono usando al debe la cuenta 1-1-05cierre del datáfono y la regional correspondiente y coloca el monto por cobrar por concepto de tarjetas de ese día. Luego en la cuenta 5total de días que abarca el monto por comisión y coloca al debe el monto correspondiente, posteriormente en la cuenta 1-1-05días que abarca el monto por retención del impuesto de ventas y coloca al debe el monto correspondiente. Y por último en la cuenta 1fechas de la cantidad de días que cubre el ingreso, al haber coloca ecobrado en el ingreso. Imprime y firma el asiento indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.

6

En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, insistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número dtransferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos mesedebitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) ANEXO 3 y 4

7

Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de moel total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.VER ANEXO 5

8

Traslada a la Encargada Contable para revisión el ingreso con todos los documentos de respaldo correspondientes (detalle de recibos, ADR y reporte de transferencias)

9

Revisa el control del ingreso de forma adocumentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto. Y lo devuelve al Contador a Cargo para el archivo del mismo.

Verifica que el resumen diario de pagos con tarjetas que se detalla en el ingreso tenga las fechas y los montos por concepto de cuenta por cobrar, comisión y retención del impuesto de venta correctos. Por medio de la sigla ADR en el sistema, incluye una línea por cada cierre diario del datáfono usando al debe la

05-004-10, en el detalle coloca la fecha del cierre del datáfono y la regional correspondiente y coloca

por cobrar por concepto de tarjetas de ese día. Luego en la cuenta 5-3-01-003-00 en el detalle indica el total de días que abarca el monto por comisión y coloca al debe el monto correspondiente, posteriormente en la

05-004-08 00 en el detalle indica el total de días que abarca el monto por retención del impuesto de ventas y coloca al debe el monto correspondiente. Y por último en la cuenta 1-1-01-001-97 en el detalle indica las fechas de la cantidad de días que cubre el ingreso, al haber coloca el monto total por concepto de tarjetas cobrado en el ingreso. Imprime y firma el asiento indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso. En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) VER ANEXO 3 y 4 Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.

R ANEXO 5 Traslada a la Encargada Contable para revisión el ingreso con todos los documentos de respaldo correspondientes (detalle de recibos, ADR y reporte de transferencias) Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto. Y lo

ontador a Cargo para el archivo del mismo. Encargada de Contabilidad

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargada de Contabilidad

I) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito


1. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar co

pagos realizados con tarjeta de débito o crédito.2. La unidad de contabilidad revisará semestralmente el % de retención del impuesto de ventas por

pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la reviscorrespondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año, el primero de enero y primero de julio.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito.

No.

1

Mantiene impreso en un archivo histórico, los factores de las retenciones del Impuesto de Ventas establecidas por el Ministerio de Hacienda

2

Revisa en los meses de enero y julio el factor de retención del impuesto de Ventas asignado al COLYPRO, esto en la página Wb del Ministerio de Hacienda, en la Dirección General de Tributación Directa.

3

Imprime el documento de la página Web dMinisterio de hacienda en donde se detalle el factor de retención del impuesto de ventas citado en el punto anterior y lo incluye en el archivo histórico.

4

Concilia a final de mes la cuenta por cobrar en los registros contables por cotarjetas contra los recibos realizados por la Unidad de Tesorería por este mismo concepto, revisando que los registros se hayan realizado de acuerdo con el porcentaje dado por Tributación Directa

5

Verifica que todos por el pago de tarjetas, se le haya confeccionado en la unidad de tesorería el recibo correspondiente.

6

Incluye en el auxiliar de cuentas por cobrar, los pagos por concepto de tarjetas que quedaron pendepositar departe del banco.

7

En caso de que la cuenta por cobrar tenga más de un día hábil sin ser cancelada, debe informar por escrito a la Unidad de Tesorería para que gestione lo que corresponde.

8 Imprime el auxiliar de la cuenta por cobrar por tarjetas, movimiento de la cuenta por cobrar.

9

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Encargado Contable para revisión

) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas

La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. La unidad de contabilidad revisará semestralmente el % de retención del impuesto de ventas por pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año, el primero de enero y primero de julio.

EDIMIENTO: Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al co por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito.

Actividad

Mantiene impreso en un archivo histórico, los factores de las retenciones del Impuesto de Ventas establecidas por el Ministerio de Hacienda

en los meses de enero y julio el factor de retención del impuesto de Ventas asignado al COLYPRO, esto en la página Wb del Ministerio de Hacienda, en la Dirección General de Tributación

Imprime el documento de la página Web del Ministerio de hacienda en donde se detalle el factor de retención del impuesto de ventas citado en el punto anterior y lo incluye en el archivo histórico. Concilia a final de mes la cuenta por cobrar en los registros contables por concepto de pagos con tarjetas contra los recibos realizados por la Unidad de Tesorería por este mismo concepto, revisando que los registros se hayan realizado de acuerdo con el porcentaje dado por Tributación Directa Verifica que todos los depósitos en la cuenta bancaria por el pago de tarjetas, se le haya confeccionado en la unidad de tesorería el recibo correspondiente. Incluye en el auxiliar de cuentas por cobrar, los pagos por concepto de tarjetas que quedaron pendientes de depositar departe del banco. VER ANEXO 21 En caso de que la cuenta por cobrar tenga más de un día hábil sin ser cancelada, debe informar por escrito a la Unidad de Tesorería para que gestione lo que corresponde. Imprime el auxiliar de la cuenta por cobrar por tarjetas, movimiento de la cuenta por cobrar. Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Encargado Contable para revisión

) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas

ntable de las cuentas por cobrar al banco por los

La unidad de contabilidad revisará semestralmente el % de retención del impuesto de ventas por ión debe imprimirse el documento

correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año,

Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

10

Revisa que el auxiliar este correcto y completo, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

J) Registro por incobrables POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Según acuerdo de la Junta Directiva en la sesión 100incobrables mensualmente el 100% de los colegiados suspendidos.

2. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas mayores a tres meses de antigüedad serán provisionadas en un 100%.

3. Los retiros, pagos, levantamientos de suspensión, serán considerados como un ingreso 4. La información para elaborar estos registros contables por concepto de cuentas por cobrar a

Colegiados, será trasladada por el Encargado de la Unidad de Cobros mensualmente. DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: REGISPOR COBRAR A COLEGIADAS.

No.

1 Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos en el mes.

2 Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos.

3

Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha ddatos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS, y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado).

4

Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, debitando el gasto por incobrables en cada compañía por el monto total de suspendidos y acreditando la estimación por incobrables. VER ANEXO 23

5

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados

6

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

7

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” iy lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

Revisa que el auxiliar este correcto y completo, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

gún acuerdo de la Junta Directiva en la sesión 100-2004 del 06-10-incobrables mensualmente el 100% de los colegiados suspendidos. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas

a tres meses de antigüedad serán provisionadas en un 100%. Los retiros, pagos, levantamientos de suspensión, serán considerados como un ingreso La información para elaborar estos registros contables por concepto de cuentas por cobrar a

rasladada por el Encargado de la Unidad de Cobros mensualmente.

PROCEDIMIENTO: REGISTRO POR INCOBRABLES DAS.

Actividades Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los

uspendidos en el mes. Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos. Encargado contableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS, y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado). VER ANEXO 22. Encargado contableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, debitando el gasto por incobrables en cada compañía por

onto total de suspendidos y acreditando la estimación VER ANEXO 23 Encargado contable

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado contableFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Encargado contableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

Encargado Contable

-04 se registrarán como

La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas

Los retiros, pagos, levantamientos de suspensión, serán considerados como un ingreso La información para elaborar estos registros contables por concepto de cuentas por cobrar a

rasladada por el Encargado de la Unidad de Cobros mensualmente.

TRO POR INCOBRABLES POR CUENTAS

Responsable

Encargado Contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Jefe Financiero

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: PAGOS(DISMINUCIÓN EN LA ESTIMACIÓN POR INCOBR

No.

1

Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el mes

2

Imprime en el sistema de colegiados el Estado de cuenta de cada uno de los colegiados suspendidos que realizaron pagos

3

Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión, monto total pagado (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto total pagado que corresponde al Colegio y mocorresponde al Fondo de Mutualidad (datos extraídos del Estado de cuenta de cada Colegiado).

4

Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondieel Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables.

5

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3 y los estados de cuenta de cada uno de los colegiados enevidencia el pago.

6


7

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de

puesto y lo traslada al Contador a cargo para su archivo. DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: RETIR(DISMINUCIÓN EN LA ESTIMACIÓN POR INCOBR

No.

1

Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el mes

2 Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos

3

Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corres

PROCEDIMIENTO: PAGOS DE COLEGIADOS SUSPENSTIMACIÓN POR INCOBRABLES)

Actividades be de la Unidad de Cobros el reporte de los

colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el

Imprime en el sistema de colegiados el Estado de cuenta de cada uno de los colegiados suspendidos que realizaron pagos Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión, monto total pagado (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto total pagado que corresponde al Colegio y monto pagado que corresponde al Fondo de Mutualidad (datos extraídos del Estado de cuenta de cada Colegiado). VER ANEXO 24 Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados

ndidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables. VER ANEXO 25 Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3 y los estados de cuenta de cada uno de los colegiados en donde se evidencia el pago.

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el

puesto y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

PROCEDIMIENTO: RETIROS Y LEVANTAMIENTOS STIMACIÓN POR INCOBRABLES)

Actividades Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el

Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS y monto total

DE COLEGIADOS SUSPENDIDOS

Responsable

Encargado Contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Jefe Financiero

OS Y LEVANTAMIENTOS DE SUSPENSIÓN

Responsable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado).

4

Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mesFondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos enestimación por incobrables.

5

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendid

6


7

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: ESTIMCUENTAS POR COBRAR.

No.

1

Emite un movimiento de la cuenta por csistema de contabilidad del mes que acaba de concluir, incluye en el auxiliar las nuevas cuentas por cobrar, y elimina las que han sido canceladas.

2

Imprime el auxiliar, lo firma en el espacio de confeccionado por y lo traslada al encargado de la Unidad para revisión.

3

Revisa el auxiliar, realiza las consultas correspondientes por escrito a las personas relacionadas con la cuenta por cobrar.

4

Las cuentas por cobrar cony se confecciona un asiento contable en el sistema con el monto que sumen estas, acreditando la estimación por incobrables y debitando el gasto por incobrablesANEXO 29

5

Imprime el registro y lo firma econfeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

6

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable.

7

Si al revisar el auxiliar de cuentas por cobrar alguna de las cuentas incluida en la estimación por incobrables es cancelada, confecciona un asiento disminuyendo la estimación por el monto de la cuenta por cobrcancelada.

adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado). VER ANEXO 26 Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables. VER ANEXO 27 Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

PROCEDIMIENTO: ESTIMACION POR INCOBRABLE

Actividades Emite un movimiento de la cuenta por cobrar “otros” del sistema de contabilidad del mes que acaba de concluir, incluye en el auxiliar las nuevas cuentas por cobrar, y elimina las que han sido canceladas. VER ANEXO 28 Imprime el auxiliar, lo firma en el espacio de

ado por y lo traslada al encargado de la Unidad

Revisa el auxiliar, realiza las consultas correspondientes por escrito a las personas relacionadas con la cuenta por

Las cuentas por cobrar con más de tres meses se suman y se confecciona un asiento contable en el sistema con el monto que sumen estas, acreditando la estimación por incobrables y debitando el gasto por incobrables VER

Imprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

ada al encargado contable. Si al revisar el auxiliar de cuentas por cobrar alguna de las cuentas incluida en la estimación por incobrables es cancelada, confecciona un asiento disminuyendo la estimación por el monto de la cuenta por cobrar

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Jefe Financiero

ACION POR INCOBRABLES POR OTRAS

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Jefe Financiero

Encargado Contable

8

Imprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

9

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable para su archivo.

K) Registro de Distribución de fotocopias POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fpapelería y suministros de oficina de generales del Colegio.

2. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de trasladar a al Unidad de Contabilidad el primer día hábil de haber terminado el mes la cantidad dedurante el mes.

3. Al final de mes por medio de un registro contable se distribuirá el gasto total del papel y tóner requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la cantidad de copias sacadas por cada Unidad.


No.

1

El primer día hábil de cada mes Imprime de las fotocopiadoras el reporte por código de la cantidad de fotocopias

2 Borra el conteo de copias de la fotocopiadora

3 Imprime el nuevo reporte de la fotocopiadora en donde se evidencia que el conteo se mantiene en 0

4

Confecciona un reporte con la cantidad total de fotocopias por código, le adjunta los reportes emitidos por la fotocopiadora, lo firma en “confeccionado por”

5 Recibe de la Unidad de Servicios Generales el reporte con la cantidad de copias por Unidad

6

Divide el monto total del paservicios Generales entre la cantidad de copias que se encuentran en el reporte facilitado

7 Multiplica el valor de la copia por la cantidad de copias sacadas por cada Unidad

8 Registra el gasto correspondiente a cada unidad y reversa el gasto de papelería de Generales.

9

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Contabilidad para revisión

10

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva.

Imprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable para su archivo.

Distribución de fotocopias

El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de papelería y suministros de oficina de generales del Colegio. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de trasladar a al Unidad de Contabilidad el primer día hábil de haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad

Al final de mes por medio de un registro contable se distribuirá el gasto total del papel y tóner requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la

s sacadas por cada Unidad.

EDIMIENTO: Registro de Distribución de fotocopias

Actividades El primer día hábil de cada mes Imprime de las fotocopiadoras el reporte por código de la cantidad de

Borra el conteo de copias de la fotocopiadora Imprime el nuevo reporte de la fotocopiadora en donde se evidencia que el conteo se mantiene en 0 Confecciona un reporte con la cantidad total de fotocopias

código, le adjunta los reportes emitidos por la fotocopiadora, lo firma en “confeccionado por” Recibe de la Unidad de Servicios Generales el reporte con la cantidad de copias por Unidad Divide el monto total del papel y tóner requisado por servicios Generales entre la cantidad de copias que se encuentran en el reporte facilitado Multiplica el valor de la copia por la cantidad de copias sacadas por cada Unidad VER ANEXO 30

stra el gasto correspondiente a cada unidad y reversa el gasto de papelería de Generales. VER ANEXO 31 Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de Contabilidad para revisión Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

Encargado Contable

Jefe Financiero

otocopiadoras, se cargará al gasto de

El Encargado de Servicios Generales será el responsable de trasladar a al Unidad de Contabilidad copias que sacó cada Unidad

Al final de mes por medio de un registro contable se distribuirá el gasto total del papel y tóner requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la

Distribución de fotocopias

Responsable

Contador a Cargo Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contabilidad

L) Registro de facturas de proveedores POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Es responsabilidad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y

trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de Compras para el trámitcorrespondiente.

2. La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de inventarios como de gastos.

3. La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera establecerán un horario para la recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será comunicado a los interesados por correo electrónico en el momento en que exista algún cambio.

4. En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura asignado y la razón de esto.

5. En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra duranproveedores frecuentes, se codificará en la cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando en el detalle claramente el nombre completo del proveedor.

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: correspondientes a gastos excepto publicaciones

No.

1

Traslada a la Unidad de Contabilidad copia de la Factura para que sea codificada, en caso de las plataformas regionales las facturas son enviadas por medielectrónico escaneadas.

2

Revisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso devuelve al colaborador encargado del trámite, si cumple con los requisitos ingresa en el sistema de contabilidad la factura indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha dedetalle indica, número de factura, concepto del gasto y nombre del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional.

3

Imprime dos copias de la codificación de la factura, firma ambas copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombre y puesto, y la traslada al Encargado deContabilidad para Revisión

4

Revisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto

facturas de proveedores

ad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de Compras para el trámit

La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de inventarios como de gastos. La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera

o para la recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será comunicado a los interesados por correo electrónico en el momento en que exista algún cambio.En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura asignado y la

En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de proveedores frecuentes, se codificará en la cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando en el detalle claramente el nombre completo del proveedor.

PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura correspondientes a gastos excepto publicaciones

Actividades Traslada a la Unidad de Contabilidad copia de la Factura para que sea codificada, en caso de las plataformas regionales las facturas son enviadas por medio de correo electrónico escaneadas.

Colaborador encargado del

Revisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no cumpla con los requisitos se devuelve al colaborador encargado del trámite, si cumple con los requisitos ingresa en el sistema de contabilidad la factura indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de factura, concepto del gasto y nombre del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta

según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional. VER ANEXO 32 Imprime dos copias de la codificación de la factura, firma ambas copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombre y puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para Revisión Revisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto

ad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de Compras para el trámite de pago

La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de

La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera o para la recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será

comunicado a los interesados por correo electrónico en el momento en que exista algún cambio. En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura asignado y la

En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al te el último año y no esté dentro del registro de

proveedores frecuentes, se codificará en la cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando

facturas por captura

Responsable

Colaborador encargado del trámite de pago

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contable

5

Entrega una copia de la codificación de la factucopia de la factura adjunta al Asistente de Contabilidad, y traslada la otra copia al colaborador que le corresponde tramitar el pago y devuelve la codificación al contador a cargo.

6

Archiva en el auxiliar correspondiente porla codificación de la factura con copia de la factura adjunta.

7

Con la codificación recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de contabilidad.

8

Revisa en la solicitud de pago que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y entrega dicha solicitud a la Unidad dmisma

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: correspondientes publicaciones

No.

1 Traslada a la Unidad de Contabilidad por medio de fax, copia de la factura

2

Recibe por fax la factura y revisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no cumpla con los requisitos se devuelve al Asistente de Comunicaciones, si cumple con los requisitos ingresa en el sistema indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de fnombre del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional.

3

Imprime dos copias de la codificación de la factura, la firma ambas copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombre y puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para Revisión

4

Revisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto

5 Escanea y envía por correo electrónico la codificación de la factura a la Asistente de Comunicaciones pa

Entrega una copia de la codificación de la factura con la copia de la factura adjunta al Asistente de Contabilidad, y traslada la otra copia al colaborador que le corresponde tramitar el pago y devuelve la codificación al contador a

Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura

Con la codificación recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad

idad. Colaborador encargado del

Revisa en la solicitud de pago que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y entrega dicha solicitud a la Unidad de Tesorería para el pago de la

PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura correspondientes publicaciones

Actividades Traslada a la Unidad de Contabilidad por medio de fax,

factura Asistente de Comunicaciones Recibe por fax la factura y revisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no

pla con los requisitos se devuelve al Asistente de Comunicaciones, si cumple con los requisitos ingresa en el sistema indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de factura, concepto del gasto y nombre del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o

edor ocasional. Imprime dos copias de la codificación de la factura, la firma ambas copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombre y puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para Revisión

ue el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto Escanea y envía por correo electrónico la codificación de la factura a la Asistente de Comunicaciones para que esta

Encargado Contable

Contador a Cargo

Colaborador encargado del trámite de pago

Contador a Cargo

Registro de facturas por captura

Responsable

Asistente de Comunicaciones

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contable

Encargado Contable

confeccione la solicitud de cheque.

6

Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura adjunta colilla del fax enviado y correo confirmando la entrega.

7

Con la codificación recibida por por correo electrónico, la imprime y confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la envía por medio de mensajería a la Unidad de Contabilidad.

8

Revisa que la codificación de la solicitud de cheque y la captura de la factura se realizará de forma correcta, imprime la codificación de la solicitud de pago la firma en el espacio de confeccionado, firma la solicitud de pago en el espacio de solicitud de pago y la traslada a la Encargada contable para revisión.

9

Revisa la codificación de la solicitud de pago y la firma indicando su nombre y puesto en el espacio de codificado por, traslada la solicitud de cheque a la Unidad de Tesorería, para su pago respectivo.

DESCRIPCIÓN DEL SUBcorrespondientes Inventarios:

No.

1 Ingresa la factura con las cantidades correspondientes en el módulo de inventarios

2 Traslada factura original debidamente firmada a la Unidad de Contabilidad

3

Recibe la factura y revisa que la integración y registro de la factura en el sistema de contabilidad sea correcta, imprime la codificación de la factura y la firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto VER ANEXO 33

4 Devuelve la factura original al Encargado de Bodega con la codificación adjunta

5

Recibe factura original con la codificación adjunta la fotocopia, la anota en el acta de control de entrega de facturas a contabilidad

6

Entrega copia de la factura con el registro contable adjunto al Contador Encargado y factura original con el registro contable adjunto a la Unidad de Compras.

7

Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura adjunta.

8 Con la Factura original recibida, confecciona la solicitud

confeccione la solicitud de cheque. Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura adjunta colilla del fax enviado y correo confirmando la

Con la codificación recibida por por correo electrónico, la imprime y confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de

r” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la envía por medio de mensajería a la Unidad de Contabilidad. Asistente de ComuniRevisa que la codificación de la solicitud de cheque y la captura de la factura se realizará de forma correcta, imprime la codificación de la solicitud de pago la firma en el espacio de confeccionado, firma la solicitud de pago en

codificado por y adjunta la codificación a la solicitud de pago y la traslada a la Encargada contable

Revisa la codificación de la solicitud de pago y la firma indicando su nombre y puesto en el espacio de codificado

, traslada la solicitud de cheque a la Unidad de Tesorería, para su pago respectivo. Encargada de Contabilidad

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura correspondientes Inventarios:

Actividades factura con las cantidades correspondientes en

el módulo de inventarios Traslada factura original debidamente firmada a la Unidad de Contabilidad Recibe la factura y revisa que la integración y registro de la factura en el sistema de contabilidad sea correcta, imprime la codificación de la factura y la firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto VER ANEXO 33 Devuelve la factura original al Encargado de Bodega con

odificación adjunta Recibe factura original con la codificación adjunta la fotocopia, la anota en el acta de control de entrega de facturas a contabilidad Entrega copia de la factura con el registro contable

junto al Contador Encargado y factura original con el registro contable adjunto a la Unidad de Compras. Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura

Con la Factura original recibida, confecciona la solicitud

Contador a Cargo

Asistente de Comunicaciones

Contador a Cargo


Registro de facturas por captura

Responsable

Custodio de la Bodega

Custodio de la Bodega

contador a cargo

contador a cargo

Custodio de la bodega

Custodio de la bodega

Contador a Cargo Gestor de Compras

de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto yque este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de Contabilidad.

9

Recibe la solicitud de pago, revisa que cumpla con lapolíticas y procedimientos establecidos, las traslada a la Contador Encargado para codificación.

10

Revisa que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su node Tesorería para el pago de la misma

M) Registro y control de inventarios POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del sistema de inventarios con el fin de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o después del que se está.

2. El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unilos artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que siguen en importancia de porcentajelos categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada Contable quien la co

3. Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos categoría C mínimo cada tres mesAdemás se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.

4. Previo a la realización de cadanotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última requisición existente en el sistema.

5. Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado dque el consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al sistema.

6. En caso de que exista alguna requisición sin entreconsiderará a la hora de realizar la toma física del inventario.

7. En la Unidad de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodegabodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como un reporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de difereajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones correspondientes.

8. Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las facturas y requisiciones.

de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de Contabilidad. Recibe la solicitud de pago, revisa que cumpla con las políticas y procedimientos establecidos, las traslada a la Contador Encargado para codificación. Encargada de ContabilidadRevisa que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y la traslada a la Unidad de Tesorería para el pago de la misma

) Registro y control de inventarios

La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del ma de inventarios con el fin de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o

después del que se está. El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral de los mismos, los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que siguen en importancia de porcentaje del 81% hasta el 99.99% del total de lo consumido y los categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada Contable quien la conservará de forma digital en su computadora.Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos categoría C mínimo cada tres meses, se hará un inventario completo dos veces al año. Además se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.Previo a la realización de cada toma física de inventario de las bodegas 01, 02, 03 y 04, se anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última requisición existente en el sistema. Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado dque el consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al

En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar al sistema se considerará a la hora de realizar la toma física del inventario. En la Unidad de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como un reporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los ajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones correspondientes.Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las facturas y requisiciones.


Contador a Cargo

La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del ma de inventarios con el fin de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o

El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas tario y el consumo semestral de los mismos,

los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que

del 81% hasta el 99.99% del total de lo consumido y los categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la

nservará de forma digital en su computadora. Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos

es, se hará un inventario completo dos veces al año. Además se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.

a toma física de inventario de las bodegas 01, 02, 03 y 04, se anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última

Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales que el consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al

gar o factura sin ingresar al sistema se

En la Unidad de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente , reporte de requisiciones de la

bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como un reporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega,

ncias de la toma física realizada y adjuntos los ajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones correspondientes. Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las

9. La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las facturas y requisiciones de las diferentes bodegas del Colegio.

10. Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean entregados el último día del mes las requisiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más tardar el día siguiente.

11. Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Uniddía después de recibidas.

12. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anular las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondiente a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.

13. Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en las

14. Los ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustes de faltantes del Colegio y 2AN para los ajustes de faltantes del CCR.

15. Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma físicaCON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicado en la justificación.

16. En caso de que en el formulario Fque sea autorizado algúnsatisfactoria a criterio de la Unidad Contable, dicha boleta será trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes.

17. En las requisiciones correspondientes aDepartamento u Órgano que utilice el signo externo.

18. Toda regalía correspondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse ecomo corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos necesarios que lo demuestren.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: No.

1

Emite del sistema de mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al sistema de inventarios.

2

Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en caso de que alguna no esté entregada se anofísica detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la hora de realizar la toma física.

ad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las facturas y requisiciones de las diferentes bodegas del Colegio. Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior

os artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean entregados el último día del mes las requisiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más tardar el día siguiente. Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un día después de recibidas. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anular las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondiente a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.

brantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en las POL/PROos ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el

sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustes de faltantes del Colegio y 2AN para los ajustes de faltantes del CCR. Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario FCON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicado en la

En caso de que en el formulario F-CON06 no sea autorizado el ajuste de algunos artículos o que sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea satisfactoria a criterio de la Unidad Contable, dicha boleta será trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes. En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad, Departamento u Órgano que utilice el signo externo. Toda regalía correspondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos necesarios que lo demuestren.

EDIMIENTO: Registro y control de inventarios

Actividad

Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al sistema de inventarios. VER ANEXO 34 Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en caso de que alguna no esté entregada se anota en el reporte de la toma física detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la hora de realizar la toma física.

ad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las

Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior os artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean

entregados el último día del mes las requisiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más

ad de Contabilidad máximo un

El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anular las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de

y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondiente a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.

brantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de POL/PRO- SG02.

os ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes

de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustes de faltantes del Colegio y 2AN para

realizada, el formulario F-CON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día

de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicado en la

CON06 no sea autorizado el ajuste de algunos artículos o ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea

satisfactoria a criterio de la Unidad Contable, dicha boleta será trasladada a la Dirección

signos externos el gasto será cargado a la Unidad,

Toda regalía correspondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un n el sistema de inventarios

como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos

Responsable

inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al Contador a Cargo y

Encargado Contable Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en

ta en el reporte de la toma física detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la Contador a Cargo y

Encargado Contable

3

Realiza la toma física, según lo establece la política número 3 de este punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y posteriormente hacer la comparación.

4

Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha labor.

5 Colabora con la realización del inventario físico

6

Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la toma física.

7

Firma de conforme en el documento de la toma físico indicannombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la toma física.

8

En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta F-CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que presentan diferencias con el fin de determinar alguna causa de la diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de jadjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas.

9

Completa en el formulario Fla Justificación del faltante o sobrante más tardar el día toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación dada. Traslada el formulario a su Jefatura Inmediata.

10

Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los documentos de resencontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajustes a realizar y traslada el formulario a la Unidad Contable.

11

Si las justificaciones son adecuacompleto pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el formulario F-CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice el cobro en el caso de faltantes

12 Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Unidad Contable para el aj

13 Una vez recibido el formulario completo Fsistema de inventarios el ajuste.

14

Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encodificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo firme en señal de autorizado.

15 Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta y firma en el espacio

16 Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargo

17 Traslada a la Jefatura delajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento

física, según lo establece la política número 3 de este punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y posteriormente hacer la comparación. Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha

Colabora con la realización del inventario físico Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la

Firma de conforme en el documento de la toma físico indicannombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la

En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite

prime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que presentan diferencias con el fin de determinar alguna causa de la diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y adjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas. Completa en el formulario F-CON06 entregado por el contador a cargo la Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación dada. Traslada el formulario a su Jefatura Inmediata. Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los documentos de respaldo del formulario “F-CON06” de las diferencias encontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajustes a realizar y traslada el formulario a la Unidad Contable. Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el

CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice el cobro en el caso de

Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Unidad Contable para el ajuste correspondiente Una vez recibido el formulario completo F-CON06, confecciona en el sistema de inventarios el ajuste. Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la codificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo firme en señal de autorizado. Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta y firma en el espacio de revisado indicando su nombre y puesto. Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargoTraslada a la Jefatura del Encargado de la bodega correspondiente el ajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento

física, según lo establece la política número 3 de este punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y

Custodio de los activos y Contador a

Cargo Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha

Encargada Contable Encargado de la

Bodega Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la Contador a Cargo y

Encargado Contable Firma de conforme en el documento de la toma físico indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la Encargado de la

bodega En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta

CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite prime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que

presentan diferencias con el fin de determinar alguna causa de la diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma

ustificación y adjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas.

Contador a Cargo / Encargado de la

bodega CON06 entregado por el contador a cargo

siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación Encargado del

Inventario Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los

CON06” de las diferencias encontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajustes a

Jefe Inmediato del Encargado del

Inventario das y documentadas y el formulario está

completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el

CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice el cobro en el caso de

Contador a Cargo

Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Director Ejecutivo

CON06, confecciona en el Contador a Cargo

Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y cargada de Contabilidad para que revise la

codificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo firme en Contador a Cargo

Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta Encargada de Contabilidad

Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargo Jefe Financiero

Encargado de la bodega correspondiente el ajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento Contador a Cargo

18

Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve alcargo.

19 Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el espacio de recibido, indicando su nombre y puesto

20

Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física reacon los demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas aclaratorias que se consideren necesarias.

N) Registro de Provisión de Vacaciones POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la planilla.

2. La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado.3. La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provis

actualizado mensualmente (ver formato adjunto).4. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el

segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colabel mes anterior.

5. La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de vacaciones con el promedio del salario de


No.

1

Recibe del Departamento de Recursos Humanos el reporte mensual de las vacaciones disfrutadas por todos los colaboradores durante el me

2

Confecciona un auxiliar de vacaciones que contenga: una columna con el código y nombre del colaborador, una columna con el monto total de vacaciones acumuladas, una columna con el salario devengado en el mes, una columna con el montomes,una columna con el monto de los salarios acumulados en los últimos seis meses, una columna con los días disfrutados durante el mes, una columna para liquidaciones y una columna con el total al final del mes de la provisión.Traslada el salario devengado por cada colaborador durante el mes y muestra en la columna correspondiente la provisión de vacaciones para ese mes.

3

En la columna correspondiente coloca el salario de cada colaborador ganentre 6 y luego entre 30, para sacar el costo promedio de un día de trabajo del colaborador.

4 En la columna de días disfrutados coloca la cantidad de días disfrutados según reporte facilitado po

Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a

Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el espacio de recibido, indicando su nombre y puesto Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto con los demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas aclaratorias que se consideren necesarias.

Provisión de Vacaciones

El registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la

La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado.La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaborador, el cuál será actualizado mensualmente (ver formato adjunto). El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colab

La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de vacaciones con el promedio del salario de los últimos 6 meses.

EDIMIENTO: Registro de Provisión de Vacaciones

Actividades Recibe del Departamento de Recursos Humanos el reporte mensual de las vacaciones disfrutadas por todos los colaboradores durante el mes. Confecciona un auxiliar de vacaciones que contenga: una columna con el código y nombre del colaborador, una columna con el monto total de vacaciones acumuladas, una columna con el salario devengado en el mes, una columna con el monto de la provisión realizada en el mes,una columna con el monto de los salarios acumulados en los últimos seis meses, una columna con los días disfrutados durante el mes, una columna para liquidaciones y una columna con el total al final del mes

ión. Traslada el salario devengado por cada colaborador durante el mes y muestra en la columna correspondiente la provisión de vacaciones para ese mes. VER ANEXO 37 En la columna correspondiente coloca el salario de cada colaborador ganado durante los últimos 6 meses, lo divide entre 6 y luego entre 30, para sacar el costo promedio de un día de trabajo del colaborador. En la columna de días disfrutados coloca la cantidad de días disfrutados según reporte facilitado por Recursos

Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en contador a Jefe del Encargado de

la Bodega Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el

Contador a Cargo lizada, junto

con los demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas

Contador a Cargo

El registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la

La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado. ión de cada colaborador, el cuál será

El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en

La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de

Provisión de Vacaciones

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Humanos

5

En otra columna multiplica el costo promedio de un día de trabajo del colaborador, según se detalla en el procedimiento 3 y lo multiplica por la cantidad de días disfrutados durante ese mes, este sería el monto a deducir de la provisión de vacaciones.

6

Registra por medio de un asiento contable las vacaciones disfrutadas de la siguiente forma, debita la provisión de vacaciones, y acredita el gasto de salarios ordinarios de la Unidad a la que pertenecregistro el auxiliar de la provisión una vez terminado, el reporte entregado por Recursos Humanos y el movimiento de la cuenta de la provisión de vacaciones del mes correspondiente.

7

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión

8

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo.

9

Revisa en la cuenta contable de la provisión de vacaciones, para verificar si existe alguna liquidación por despido o renuncia, en caso de que exista, traslada el dato y monto al auxiliar en la copara este fin

10

En la última columna del Auxiliar, suma el saldo anterior de la provisión más la provisión del mes, resta los días disfrutados y liquidaciones en caso de que existan.

11

Genera el reporte de la cuenta de la provisión de vacaciones del periodo correspondiente en el sistema, verifica que los débitos, créditos y el saldo coincidan con el auxiliar

12

Firma el auxiliar en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puespara revisión

13

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva como corresponde.

Ñ) Registro de transferencias no aplicadas POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras anterior para atrás, que no han sido posible aplicarlas

2. Esta cuenta tendrá un auxiliar elaborado por la Ubanco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco.

3. El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de Tesorería y cajero de la Sede San José.

4. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos años que no se han podido aplicar.

En otra columna multiplica el costo promedio de un día de trabajo del colaborador, según se detalla en el procedimiento 3 y lo multiplica por la cantidad de días disfrutados durante ese mes, este sería el monto a

ucir de la provisión de vacaciones. Registra por medio de un asiento contable las vacaciones disfrutadas de la siguiente forma, debita la provisión de vacaciones, y acredita el gasto de salarios ordinarios de la Unidad a la que pertenece el colaborador, le adjunta al registro el auxiliar de la provisión una vez terminado, el reporte entregado por Recursos Humanos y el movimiento de la cuenta de la provisión de vacaciones del mes correspondiente. VER ANEXO 38

el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

lo traslada al contador a cargo. Revisa en la cuenta contable de la provisión de vacaciones, para verificar si existe alguna liquidación por despido o renuncia, en caso de que exista, traslada el dato y monto al auxiliar en la columna correspondiente

En la última columna del Auxiliar, suma el saldo anterior de la provisión más la provisión del mes, resta los días disfrutados y liquidaciones en caso de que existan.

eporte de la cuenta de la provisión de vacaciones del periodo correspondiente en el sistema, verifica que los débitos, créditos y el saldo coincidan con

Firma el auxiliar en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Encargado de la Unidad


transferencias no aplicadas

Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras anterior para atrás, que no han sido posible aplicarlas Esta cuenta tendrá un auxiliar elaborado por la Unidad de Contabilidad, en el cuál se detallará, el banco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco.El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de

de la Sede San José. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos años que no se han podido aplicar.

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo


Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo


Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras

nidad de Contabilidad, en el cuál se detallará, el banco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco. El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de

Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos

5. Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” las transferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:

No.

1

Al tener la información necesaria para aplicar la transferencia, confecciona el recibo, anotando en el detalle del mismo el número transferencia, el banco al que pertenece y la fecha de la transferencia

2

Ingresa la transferenla cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de depósitos en tránsito.

3 Al realizar la conciliaciones, detecta las transferencias del mes tras anterior que aun están sin registrar

4

Confecciona un registro contable con el total de transferencias detalladas en el procedimiento 3, debitando la cuenta bancaria correspondiente y acreditando la cuenta por pagar.

5

Incluye en el auxiliar transferencias que se registraron en el asiento detallado en el procedimiento 4.

6 Una vez concluido el mes, emite del sistema el reporte de la cuenta de transferencias no aplicadas

7 Elimina del auxiliar las transferencias antiguas que fueron aplicadas, según reporte emitido en el procedimiento 6

8

Traslada a la Jefatura Financiera, cajero de la Sede San José y Unidad de Tesorería el auxiliar de transfereaplicadas con el fin de que estos depuren lo más que se pueda el archivo


No.

1

Al 31 de diciembre identifica en el autransferencias no aplicadas aquellas que tienen más de dos años y no se han aplicado

2

Suma las transferencias con esta antigüedad e ingresa en el sistema de contabilidad un registro por el monto correspondiente debitaaplicadas y acreditando la cuenta de ingresos por transferencias no identificadas, en el detalle del registro se indicará el banco al que pertenecen y los años. ANEXO 41

3 Firma el registro

Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” rencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma

permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.

PROCEDIMIENTO: Registro de transferencias no aplicadas

Actividades Al tener la información necesaria para aplicar la transferencia, confecciona el recibo, anotando en el detalle del mismo el número transferencia, el banco al que pertenece y la fecha de la transferencia Ingresa la transferencia en el sistema contable, debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de depósitos en tránsito. Al realizar la conciliaciones, detecta las transferencias del mes tras anterior que aun están sin registrar Confecciona un registro contable con el total de transferencias detalladas en el procedimiento 3, debitando la cuenta bancaria correspondiente y acreditando la cuenta por pagar. VER ANEXO 39

Incluye en el auxiliar de transferencias no aplicadas, las transferencias que se registraron en el asiento detallado en el procedimiento 4. VER ANEXO 40 Una vez concluido el mes, emite del sistema el reporte de la cuenta de transferencias no aplicadas Elimina del auxiliar las transferencias antiguas que fueron aplicadas, según reporte emitido en el procedimiento 6 Traslada a la Jefatura Financiera, cajero de la Sede San José y Unidad de Tesorería el auxiliar de transferencias no

con el fin de que estos depuren lo más que se pueda el

PROCEDIMIENTO: ingreso por transferencias no identificadas.

Actividades Al 31 de diciembre identifica en el auxiliar de transferencias no aplicadas aquellas que tienen más de dos años y no se han aplicado Encargada de ContabilidadSuma las transferencias con esta antigüedad e ingresa en el sistema de contabilidad un registro por el monto correspondiente debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de ingresos por transferencias no identificadas, en el detalle del registro se indicará el banco al que pertenecen y los años. VER

Encargada de ContabilidadFirma el registro en el espacio de “Hecho por” indica el Encargada de Contabilidad

Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” rencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma

permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.

transferencias no aplicadas

Responsable

Cajero

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

ingreso por transferencias no identificadas.

Responsable


Encargada de Contabilidad Encargada de Contabilidad

nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

4

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo.

O) Registro de liquidación de adelantos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo desolicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto.

2. La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación del mismo, para el registro correspo

3. El traslado y registro, debe darse dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que generó el gasto.

4. La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta Fdebidamente completa, cheque que se está lmonto sobrante y recibo que aplica al monto sobrante.


P) Codificación de gastos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.

2. Las solicitudes deben serlos casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse claramente y firmado por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmedia

No.

1

Recibe de la Unidad de Tesorería la solicitud dy la registra en el sistema de contabilidad, según corresponda como un adelanto de viáticos o como un adelanto de gastos

2

Por medio de un registro contable, ingresa en el sistema de contabilidad, el gasto en la cuenta y unidacorrespondiente y acredita la cuenta de adelanto, indicando en el detalle el cheque que se está liquidando y el nombre de la actividad realizada.

3

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo Unidad para revisión

4


nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

al Encargado Contable para su archivo.

liquidación de adelantos

Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de la solicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto.La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación del mismo, para el registro correspondiente. El traslado y registro, debe darse dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que

La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta Fdebidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto liquidado, monto sobrante y recibo que aplica al monto sobrante.

EDIMIENTO: Registro de lliquidación de adelantos

El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse claramente y firmado por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmedia

Actividades Recibe de la Unidad de Tesorería la solicitud del adelanto y la registra en el sistema de contabilidad, según corresponda como un adelanto de viáticos o como un adelanto de gastos Contador a CargoPor medio de un registro contable, ingresa en el sistema de contabilidad, el gasto en la cuenta y unidad correspondiente y acredita la cuenta de adelanto, indicando en el detalle el cheque que se está liquidando y el nombre de la actividad realizada. VER ANEXO 42 Contador a CargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva como corresponde. Encargado Contabilidad

Jefe Finaciero

Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las l monto que se va a girar, y en el detalle de la

solicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto. La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación

El traslado y registro, debe darse dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que

La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta F-TES04 iquidando, banco, monto a liquidar, monto liquidado,

liquidación de adelantos

El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.

presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse claramente y firmado por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata.

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo


3. La solicitud debe ser revisada por la Unidad de Tesorería y la Unidad de Contabilidad, en caso de encontrar alguna inconsistencia será devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda.

4. En el caso de los reintegros de caja solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas.

5. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los pagos.


No.

1 Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de respaldo adecuados

2

Codifica la solicitud de pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los documentos de respaldo que se adjuntan

3 Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. (

4

Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión de la codificación en ambocasos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

5

Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contadorcodificación de pagos.

6 Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:

No.

1

Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con cuenta “9”, en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos comprados y al menos el inicio del nombre del proveedor o persona que está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre del beneficiario, en el caso del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto de la factura, firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada a su Jefe inmediato.

2

Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de Visto Bueno de Jefe Inmediatcustodio de la caja chica. En el caso de los custodios que están en Sede Alajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.

3 Traslada el reintegro a la Unidad Contable

La solicitud debe ser revisada por la Unidad de Tesorería y la Unidad de Contabilidad, en caso de encontrar alguna inconsistencia será devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija

En el caso de los reintegros de caja chica es responsabilidad de la persona que confecciona la solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas.Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los

PROCEDIMIENTO: pagos a proveedores y gastos varios

Actividad

Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de

pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los documentos de respaldo que se adjuntan

Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. (VER ANEXO 43)Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión de la codificación en ambocasos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad

Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contador a cargo de la

Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería

PROCEDIMIENTO: Codificación de reintegros de Caja Chica

Actividad

Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con cuenta “9”, en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos comprados y al menos el inicio del nombre del proveedor o persona que se le está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre del beneficiario, en el caso del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto

firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada a su Jefe inmediato. VER ANEXO 45 Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de Visto Bueno de Jefe Inmediato, indicando su nombre y puesto y lo devuelve al custodio de la caja chica. En el caso de los custodios que están en Sede Alajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.

a la Unidad Contable

La solicitud debe ser revisada por la Unidad de Tesorería y la Unidad de Contabilidad, en caso de encontrar alguna inconsistencia será devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija

chica es responsabilidad de la persona que confecciona la solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los

pagos a proveedores y gastos varios

Responsable

Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de Colaboradores de la

Unidad de Contabilidad

pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los

Contador a cargo

ANEXO 43) Contador a cargo Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad

Contador a cargo Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado

a cargo de la Encargada de la Unidad Contable

Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería Contador a cargo

Codificación de reintegros de Caja Chica

Responsable

Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con cuenta “9”, en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos

se le está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre del beneficiario, en el caso del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto

firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y Custodio de Caja Chica

Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de o, indicando su nombre y puesto y lo devuelve al

custodio de la caja chica. En el caso de los custodios que están en Sede Alajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.

Jefe Inmediato del Custodio

Custodio de la caja chica o Jefe inmediato de acuerdo al punto

anterior.

4

Revisa en el reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas cumplan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos correspondientes.

5

Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chicsea correcto y claro, en caso necesario modifica el detalle.

6 Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” indicando su nombre y puesto.

7

Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

8 Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de revisado por indicando su no

9 Traslada la solicitud de pago a la Unidad de Tesorería para la confección del cheque correspondiente


No.

1

Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9” el monto a cancelar de la siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra cuenta “9” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, en caso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por separado en una cuenta “9” en los en la cuenta de bancos al debito el monto total a cancelar a la persona. En el detalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final el mes que se le está pagando

2

Adjunta a la solicitud de pago el resumen de asistencia a las sesiones que se le están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano, comisión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombre de quien lo confeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás pagos la referencia de en donde se encuentran las listas de asistencia originales

3 Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de Contabilidad

4 Recibe la solicitud de pago y revisa el monto que se está cancelando y los documentos de respaldo que se adjuntan en las solicitudes de pago

5

Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto ya sea estipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en la siguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar a la cuenta de gasto y Unidad corresdebe quedar codificado a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de este pago. VER ANEXO 44

Revisa en el reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas

plan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos

Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chicsea correcto y claro, en caso necesario modifica el detalle.

Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” indicando su nombre y

Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto

Traslada la solicitud de pago a la Unidad de Tesorería para la confección del

PROCEDIMIENTO: Codificación de Estipendios, Dietas

Actividad

Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9” el monto a cancelar de la siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra

” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, en caso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por separado en una cuenta “9” en los débitos, al finalizar este detalle debe quedar en la cuenta de bancos al debito el monto total a cancelar a la persona. En el detalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final el mes que se le está pagando Adjunta a la solicitud de pago el resumen de asistencia a las sesiones que se le están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano,

isión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombre de quien lo confeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás

en donde se encuentran las listas de asistencia originales

Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de

pago y revisa el monto que se está cancelando y los documentos de respaldo que se adjuntan en las solicitudes de pago Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto

tipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en la siguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar a la cuenta de gasto y Unidad correspondiente y por último el monto a pagar, debe quedar codificado a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de

Revisa en el reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas

plan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos Contador a cargo

Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chica

Contador a cargo

Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” indicando su nombre y Contador a cargo

Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho por indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al

Contador a cargo

Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de Encargado de Contabilidad

Traslada la solicitud de pago a la Unidad de Tesorería para la confección del Encargado de Contabilidad

Codificación de Estipendios, Dietas

Responsable

Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9” el monto a cancelar de la siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra

” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, en caso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por

débitos, al finalizar este detalle debe quedar en la cuenta de bancos al debito el monto total a cancelar a la persona. En el detalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final

Colaborador Encargado de

Tramitar el pago Adjunta a la solicitud de pago el resumen de asistencia a las sesiones que se le están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano,

isión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombre de quien lo confeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás

en donde se encuentran las listas de asistencia originales

Colaborador Encargado de

Tramitar el pago

Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de Colaborador Encargado de

Tramitar el pago

pago y revisa el monto que se está cancelando y los Colaboradores de la


Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto tipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en la

siguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar

pondiente y por último el monto a pagar, debe quedar codificado a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de

Contador a cargo

6 Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago.

7

Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

8 Entrega la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería

9

Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contador a cargo de la codificación de pagos.

Q) Elaboración de los Estados Financieros: POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

a) Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes necesarios deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos: Del Departamento de Recursos Humanos:la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior segundo día hábil de cada mes.De la Unidad de Tesorería: ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de recibido por la Unidad de Tesorería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contmás tardar el día hábil siguiente de que fueron aplicadas.De la Unidad de Cobros:Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccierre de mes de la Unidad de Cobors, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.Oficinas Regionales Los ingresos de las plataformas regionales deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de escaneada, por medio de correo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez que el contrato está firmado.Dirección Ejecutiva Los contratos de alquiler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas las firmas correspondientes.Comisión de InversionesLos acuerdos de la comisión de inversiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás donecesarios para respaldar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente.

Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. licitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de

hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

odificada a la Unidad de Tesorería Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contador a cargo de la

Elaboración de los Estados Financieros:

Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes necesarios deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos:

epartamento de Recursos Humanos: las planillas a más tardar el día hábil posterior a la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior segundo día hábil de cada mes. De la Unidad de Tesorería: Los ingresos una vez recibidos por la Unidad de Tesorería deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día

e recibido por la Unidad de Tesorería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contmás tardar el día hábil siguiente de que fueron aplicadas. De la Unidad de Cobros: Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de cierre de mes de la Unidad de Cobors, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.

plataformas regionales deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de escaneada, por medio de correo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez que el contrato está firmado.

Los contratos de alquiler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas las firmas correspondientes. Comisión de Inversiones

s acuerdos de la comisión de inversiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás donecesarios para respaldar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día

Contador a cargo licitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de

hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su Contador a cargo

Contador a cargo Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contador a cargo de la Encargada de la

Unidad Contable

Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes necesarios deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos:

las planillas a más tardar el día hábil posterior a la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior

vez recibidos por la Unidad de Tesorería deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día

e recibido por la Unidad de Tesorería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a

Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC cionaron. Los reportes de

cierre de mes de la Unidad de Cobors, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.

plataformas regionales deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma escaneada, por medio de correo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación

Los contratos de alquiler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas

s acuerdos de la comisión de inversiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos necesarios para respaldar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día

b) Para los cierres de los meses de dici

revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos futuros se registrará como una cuenta por cobrar y si el gasto no se realizó y no se va a realizar se anule el pagoen el periodo correspondiente.

c) Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las Normas Internacionales de Inform

d) Los Estados Financieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes.e) El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe

constar por escrito. f) Los Estados Financieros serán prg) Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y

las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.


No.

1 Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por compañía

2

Revisa que los gastos estén registrados enmedio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada unidad y departamento durante el mes.

3 En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema como en el documento físico.

4 Emite del sistema de reporte el Balance de Situación de la compañía que se requiera (Colegio o Fondo de Mutualidad)

5 Revisa el Balance y verifica con detalle cualquier inconsistencia e

6 Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Estados Financieros que se encuentra en mi PC en el disco duro N

7 En la hoja “datos” elimina el “DNS”, cambia la fecha inicial y fechcolumna izquierda la del año actual y derecha la del año anterior

8 En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna derecha Actual

9 Verifica que los saldos en las cuentas del balance de comprobación sean iguales a las del Estado Financiero

10 En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y modifica el Toolkit si es necesario

11 Imprime los Estados Financieros y los devuelve los traslada a la Jefatura Financiera para revisión, junto con las conciliaciones bancarias y auxiliares

12 Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad cualquier observación al respecto

13 Aplica las observaciones realizadas por el Jefe Financiero

Para los cierres de los meses de diciembre y marzo de cada año la Unidad de Contabilidad revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos

strará como una cuenta por cobrar y si el gasto no se realizó y no se va a realizar se anule el pagoen el periodo correspondiente. Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera. Los Estados Financieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes.El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe

Los Estados Financieros serán presentados en forma separada Colegio y Fondo de Mutualidad.Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.

PROCEDIMIENTO: Elaboración de los Estados Financieros

Actividad

Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por

Revisa que los gastos estén registrados en la cuenta y compañía correcta, por medio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada unidad y departamento durante el mes.

En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema umento físico.

Emite del sistema de reporte el Balance de Situación de la compañía que se requiera (Colegio o Fondo de Mutualidad)

Revisa el Balance y verifica con detalle cualquier inconsistencia encontrada

Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Estados Financieros que se encuentra en mi PC en el disco duro N

En la hoja “datos” elimina el “DNS”, cambia la fecha inicial y fecha final en la columna izquierda la del año actual y derecha la del año anterior

En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna

en las cuentas del balance de comprobación sean iguales a las del Estado Financiero

En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y modifica el Toolkit si es necesario

mprime los Estados Financieros y los devuelve los traslada a la Jefatura Financiera para revisión, junto con las conciliaciones bancarias y auxiliares

Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad lquier observación al respecto

Aplica las observaciones realizadas por el Jefe Financiero

embre y marzo de cada año la Unidad de Contabilidad revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos

strará como una cuenta por cobrar y si el gasto no se realizó y no se va a realizar

Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las

Los Estados Financieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes. El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe

esentados en forma separada Colegio y Fondo de Mutualidad. Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.

Elaboración de los Estados Financieros

Responsable

Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por Encargado de Contabilidad

la cuenta y compañía correcta, por medio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada unidad y Encargado de

Contabilidad

En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema Encargado de Contabilidad

Emite del sistema de reporte el Balance de Situación de la compañía que se Encargado de Contabilidad

Encargado de Contabilidad

Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Estados Financieros que se Encargado de Contabilidad

a final en la Encargado de Contabilidad

En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna Encargado de Contabilidad

en las cuentas del balance de comprobación sean Encargado de Contabilidad

En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y Encargado de Contabilidad

mprime los Estados Financieros y los devuelve los traslada a la Jefatura Encargado de Contabilidad

Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad Jefe Financiero


14 Imprime los Estados Financieros, los firma, los fotocopia

15

Entrega el Estado FinancieroDirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura Financiera

R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Los respaldos originales quedarán adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.

2. Previo a la Elaboración de cada una de las declaraciones debe verificar con la Unida

Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos este debidamente actualizada en el sistema.

3. Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien los confeccionó y la firma

de quien los revisó (de la Encargada de Contabilidad en el caso de las declaraciones que confecciona la Contador Encargado

4. Las declaraciones (D-101, D

plazo establecido por Tributación Directa.

5. Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben respaldarse adecuadamente al menos con los sigui

Ventas (D-104): a) Reporte de ingresos del sistema contable (cuenta 4)b) Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetasc) Resumen elaborado por el

y el total a pagar. d) Borrador del formulario De) Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.

Retención del Impuesto a la Fuente (Da) Reporte retención del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas b) Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietasc) Resumen elaborado por el

que corresponde a Dietas y Estipendiosd) Borrador del formulario De) Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda

Renta (D-101): a) Borrador del formulario Db) Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos

colocados en las casillas del Formulario D

Imprime los Estados Financieros, los firma, los fotocopia Entrega el Estado Financiero original a la Unidad de Secretaría, una copia a la Dirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura

R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos.

ldos originales quedarán adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.

Previo a la Elaboración de cada una de las declaraciones debe verificar con la UnidaTesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos este debidamente actualizada en el sistema.

Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien los confeccionó y la firma visó (de la Encargada de Contabilidad en el caso de las declaraciones que

Contador Encargado y del Jefe Financiero en todos los casos).

101, D-103 y D-104) deben ser presentadas y pagadas a más tardar en el ecido por Tributación Directa.

Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben respaldarse adecuadamente al menos con los siguientes documentos:

Reporte de ingresos del sistema contable (cuenta 4) Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetasResumen elaborado por el Contador Encargado de los ingresos menos la rete

Borrador del formulario D-104 firmado por el representante Legal del Colegio.Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.

Retención del Impuesto a la Fuente (D-103): nción del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas

Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietasResumen elaborado por el Contador Encargado el detalle de lo que corresponde a salarios y de lo

e corresponde a Dietas y Estipendios Borrador del formulario D-103 firmado por el representante Legal del Colegio.Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda

Borrador del formulario D-101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero.Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos colocados en las casillas del Formulario D-101


original a la Unidad de Secretaría, una copia a la Dirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura Encargado de

Contabilidad

ldos originales quedarán adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.

Previo a la Elaboración de cada una de las declaraciones debe verificar con la Unidad de Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos

Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien los confeccionó y la firma visó (de la Encargada de Contabilidad en el caso de las declaraciones que

y del Jefe Financiero en todos los casos).

104) deben ser presentadas y pagadas a más tardar en el

Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben

Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetas de los ingresos menos la retención del impuesto

104 firmado por el representante Legal del Colegio. Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.

nción del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietas

el detalle de lo que corresponde a salarios y de lo

103 firmado por el representante Legal del Colegio. Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda

confeccionado y revisado del Jefe Financiero. Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos

Cambio en el Representante Legal (D 6. Acuerdo de Asamblea en donde con

7. El responsable de la presentación oportuna del formulario D

legal ante Tributación directa será el dicho formulario con el fin de respaldar el cambio efectuado.

A) DESCRIPCIÓN DEL SUB-sobre la renta D-101

No.

1 Consolida los Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con corte al 30 de setiembre de cada año

2 Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar el formulario D-101

3

Realiza un resumen de los ingresos y gastos a presentar en la decbase en los reportes emitidos del sistema según procedimiento 2 anterior ANEXO 62 y 63

4 Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se van a presentar en la Declaración D-101VER ANEXO

5 Traslada todos los documentos a la Jefatura Financiera para revisión

6

Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo trasencargado contable.

7

Confecciona según la información recopilada la Declaración DEDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributación Directa de acuerdo a las instrucciones dadas por esa entidad.

8 Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Calidad de Representante Legal

9 Firma el borrador del Formulario D

10 Presenta de forma electrónica el formulario D

11 Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a los demás documentos de respaldo.

12

Conserva en el archivo de contabilidad la Declaración Ddocumentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces correspondientes

B) DESCRIPCIÓN DEL SUBventas

No.

1

Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las transferencias se encuentren registradas en el sistema

Cambio en el Representante Legal (D-140)

Acuerdo de Asamblea en donde conste el cambio en el Presidente del Colegio.

El responsable de la presentación oportuna del formulario D-140 para el cambio de representante legal ante Tributación directa será el Contador Encargado, quien deberá conservar una copia de

el fin de respaldar el cambio efectuado.

-PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Declaración del impuesto

Actividad

Consolida los Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con e al 30 de setiembre de cada año

Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar

Realiza un resumen de los ingresos y gastos a presentar en la declaración con base en los reportes emitidos del sistema según procedimiento 2 anterior VER

Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se van a presentar en la VER ANEXO

Traslada todos los documentos a la Jefatura Financiera para revisión Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al

Confecciona según la información recopilada la Declaración D-101 en el Sistema EDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributación Directa de acuerdo a las instrucciones dadas por esa entidad.

Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Calidad de Representante Legal

Firma el borrador del Formulario D-101 y lo devuelve a la Encargada Contable

Presenta de forma electrónica el formulario D-101

Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a los demás documentos de respaldo.

de contabilidad la Declaración D-101 con todos los documentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Calculo del pago de impuesto sobre las

Actividad

Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las transferencias se encuentren registradas en el sistema

ste el cambio en el Presidente del Colegio.

140 para el cambio de representante , quien deberá conservar una copia de

Elaboración de la Declaración del impuesto

Responsable

Consolida los Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con Encargada de Contabilidad

Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar Encargada de Contabilidad

laración con VER Encargada de

Contabilidad

Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se van a presentar en la Encargada de Contabilidad


Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el lada al

Jefe Financiero 101 en el Sistema

EDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributación Directa Encargada de Contabilidad

Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Encargada de Contabilidad

101 y lo devuelve a la Encargada Contable Representante Legal


Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a los Encargada de Contabilidad

101 con todos los documentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces Encargada de

Contabilidad

Calculo del pago de impuesto sobre las

Responsable

Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las

Contador a cargo

2 Imprime del sistema de contabilidad un reporte de las cuentas 4la 4-3-00-000-00 (ingresos)

3

Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y multiplicando el resultado por 13%, el rde los débitos de dicho reporte

4

Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 2

5

Imprime un reporte de la cuenta 2correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al total de los impuesto indicados en el cuadro de Excel (

6

Imprime del sistema reporte de la cuenta 1tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley (anexo 46)

7

Imprime reporte en el sistema de cocuentas 4-1-01-000-00 a la 4documentos con la sigla RA y se suman los subcontenga RA, lo comunica la Encargada de Contabilidad para su corre

8

Realiza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 2-4-5-6-7, para su respectiva revisión

9

Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

10

Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.

11 Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud

12

Llena el formulario D-104, mediante el sistema de EDDI, el cual es proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos 48-49-50 y 51

13

Sube en la página de hacienda el arpasos de los anexos 52-53 y 54

14 Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

C) Impuesto de retención de la fuente:

No.

1

Imprime reporte en la parte de rubros del sistema de planillas con las siguientes características: periodo (se indica fechas del mes)/código/nombre/cedula/impuesto de renta/ y se agrupa por código.

2 Imprime del sistema de contabilidad repor(Impuesto de dietas y estipendios)

Imprime del sistema de contabilidad un reporte de las cuentas 4-2-00-000-00 a

Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y multiplicando el resultado por 13%, el resultado final debe coincidir con el dato de los débitos de dicho reporte

Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la

a del reporte del punto 2

Imprime un reporte de la cuenta 2-1-04-003 (impuesto de ventas) del mes correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al total de los impuesto indicados en el cuadro de Excel (anexo 46). Imprime del sistema reporte de la cuenta 1-1-05-004-08 (retención impuesto de tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley

Imprime reporte en el sistema de contabilidad de ventas exentas utilizando las 00 a la 4-1-02-000-00 (resumen), revisa que no contenga

documentos con la sigla RA y se suman los sub-totales, en caso de que contenga RA, lo comunica la Encargada de Contabilidad para su corrección. Realiza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los

7, para su respectiva revisión que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma

en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para


Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago 104, mediante el sistema de EDDI, el cual es

proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos

Sube en la página de hacienda el archivo generado en el punto 8, siguiendo los 53 y 54

Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

Impuesto de retención de la fuente:

Actividad

ime reporte en la parte de rubros del sistema de planillas con las siguientes características: periodo (se indica fechas del mes)/código/nombre/cedula/impuesto de renta/ y se agrupa por código.

Imprime del sistema de contabilidad reporte de la cuenta 2-1-04-002(Impuesto de dietas y estipendios)

00 a Contador a cargo

Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y esultado final debe coincidir con el dato

Contador a cargo Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la

Contador a cargo 003 (impuesto de ventas) del mes

correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al Contador a cargo

08 (retención impuesto de tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley

Contador a cargo ntabilidad de ventas exentas utilizando las

00 (resumen), revisa que no contenga totales, en caso de que

Contador a cargo Realiza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los

Contador a cargo que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma

en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para Encargada de

contabilidad Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo

Jefe Financiero

Encargada de contabilidad

104, mediante el sistema de EDDI, el cual es proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos

Contador a cargo chivo generado en el punto 8, siguiendo los

Contador a cargo

Encargada de tesoreria

Responsable

ime reporte en la parte de rubros del sistema de planillas con las siguientes características: periodo (se indica fechas del

Contador a cargo

002-00 Contador a cargo

3

Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del rep

4

Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 1 y 2, para su respectiva revisión

5

Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

6


7 Entrega a la Unidad de Tesorería

8

Llena el formulario D-103 en digital, el cual está disponible en la página de hacienda, siguiendo los pasos de los anexos 57

9 Realiza el pago de los impuesto por medio de t

S) Obras en Proceso: POLITICAS ESPECÍFICAS:

1. Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como

sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados 1-2-07-001-00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución correspondiente entre cada obra con el respaldo adecuado y notas aclaratorias necesarias.

2. La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos pcada una de las obras indicadas en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente por el Contador Encargadoocasional por la Jefatura Financiera, cuando esta lo considere necesari

3. El desglose de cada una de las obras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha de inicio de la obra, el monto acumulado de la obra al finalizar el mes.

4. Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escro transferencia con la que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transcontrato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la Unidad de Infraestructura y elposteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de Infraestructura y demás documentos que se consideren necesarios para respaldar el auxiliar.

5. El respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el auxiliar.

Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 1 y 2

Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 1 y 2, para su respectiva revisión Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para


Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago 103 en digital, el cual está disponible en la página de

hacienda, siguiendo los pasos de los anexos 57-58-59-60-61

Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***

POLITICAS ESPECÍFICAS:

Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en la cuenta

00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución

re cada obra con el respaldo adecuado y notas aclaratorias necesarias.La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos pcada una de las obras indicadas en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente

Contador Encargado, revisado por la Encargada de Contabilidad y revisado en forma ocasional por la Jefatura Financiera, cuando esta lo considere necesario. El desglose de cada una de las obras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha de inicio de la obra, el monto acumulado de la obra al finalizar el mes. Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escro transferencia con la que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo, contrato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la nidad de Infraestructura y el expediente de la obra en proceso en la Unidad de Contabilidad y

posteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de

estructura y demás documentos que se consideren necesarios para respaldar el auxiliar.El respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el

Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la

Contador a cargo Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos

Contador a cargo Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para Encargada de

contabilidad Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo

Jefe Financiero

Encargada de contabilidad

103 en digital, el cual está disponible en la página de

Contador a cargo

Encargada de tesorería

Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como y profesores, serán registrados en la cuenta

00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución

re cada obra con el respaldo adecuado y notas aclaratorias necesarias. La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por cada una de las obras indicadas en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente

, revisado por la Encargada de Contabilidad y revisado en forma

El desglose de cada una de las obras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha

Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque o transferencia con la que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse

ferencia), factura y/o recibo, contrato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la

expediente de la obra en proceso en la Unidad de Contabilidad y posteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de

estructura y demás documentos que se consideren necesarios para respaldar el auxiliar. El respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el

6. El Encargado de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Pde informar a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una semana después de dado el evento.

7. El Encargado de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto una vez concluida la obra deberá dar el visto bueno por escrito en el auxiliar de obras en proceso en donde se detallan todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y corresponden al proyecto terminado.

8. En los casos en que un pago por una obra con la documentación incompleta el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento o Encargado del Proyecto será en responsable de entregar copia de la información faltante una vez completada, esto con el fin

9. En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso.

10. Para cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo contará con la boleta de compra en la que se debe indicar que los respaldos están en el expediente del activo placa XXContabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenproceso, mostrando en el detalle la obra que se está registrando.

11. Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada plos documentos deben estar en los expedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos fácilmente.

A) SUB – PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:

No.

1 Informa al Contador Encargado infraestructura

2 Abre una hoja en Excel de detalle de obra, e indica la fecha de inicio

3 Entrega al Encargado de Contabilidad la en proceso

4 Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la obra de infraestructura

5

Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en el caso de las facturas.

6

En caso de que los documentos de las solicitudes de completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes. En el caso de que las solicitudes de pago vengan sin los documentos de respaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y

El Encargado de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de informar a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una semana después de dado el evento. El Encargado de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto una vez concluida la

eberá dar el visto bueno por escrito en el auxiliar de obras en proceso en donde se detallan todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y corresponden al proyecto terminado. En los casos en que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabilidad con la documentación incompleta el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento o Encargado del Proyecto será en responsable de entregar copia de la información faltante una vez completada, esto con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso.En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de

adecuadamente el auxiliar de obras en proceso. Para cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo

con la boleta de compra en la que se debe indicar que los respaldos están en el expediente del activo placa XX-XXXX, la finalización de la obra en proceso será registrada en la Contabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenproceso, mostrando en el detalle la obra que se está registrando. Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada plos documentos deben estar en los expedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:

Actividad

Informa al Contador Encargado sobre el inicio de una nueva obra de

Abre una hoja en Excel de detalle de obra, e indica la fecha de inicio

Entrega al Encargado de Contabilidad la solicitud de pago y/o factura de la obra

Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la

Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en

En caso de que los documentos de las solicitudes de pago y/o facturas estén completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes. En el caso de que las solicitudes de pago vengan sin los documentos de

spaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y

royecto será el responsable de informar a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una

El Encargado de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto una vez concluida la eberá dar el visto bueno por escrito en el auxiliar de obras en proceso en donde se

detallan todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y

en proceso se entregue a la Unidad de Contabilidad con la documentación incompleta el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento o Encargado del Proyecto será en responsable de entregar copia de la información faltante una vez

de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso. En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de

Para cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo

con la boleta de compra en la que se debe indicar que los respaldos están en el XXXX, la finalización de la obra en proceso será registrada en la

Contabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en

Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado, los documentos deben estar en los expedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:

Responsable

sobre el inicio de una nueva obra de

Encargado de Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del

Proyecto

Contador a cargo

solicitud de pago y/o factura de la obra


Proyecto

Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la Encargada de la Unidad Contable

Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en

Contador a cargo pago y/o facturas estén

completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes. En el caso de que las solicitudes de pago vengan sin los documentos de

spaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y Contador a cargo

mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunta al auxiliar de obras en proceso de igual forma crfinalizar el mes.

7 Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago y/o facturas

8

Revisa que la codificación de las facturas y solicitudes de pago, con dsu firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente y las solicitudes de pago las traslada a la Unidad de Tesorería.

9 Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de obras en proceso

10 Traslada a cada hoja resumen correspondiente cada pago detallado en el movimiento que emitió según e

11

Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo que en la cuenta contable y lo traslada con los documentos de rEncargado de Contabilidad para revisión.

12

Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente, lo dev

13

Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los solicita por medio de correo electrónico al Encargado de Inffin de darle seguimiento.

14

Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento, encargado de proyectos que se encuentran en el auxiliar, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las obras que se indican en el auxiliar son las que realmente están en proceso.

15

Revisa el auxiliar de obras enconfirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya no se van a realizar, lo indica por correo electrónico al Co

16

En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras en proceso, depura para la confección del auxiliar del mes siguiente lo que sea necesario.

B) SUB – PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE NO SE VA A REALIZAR.

No.

1

Informa por escrito a la Unidad de Contabilidaconcluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma incompleta a la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO

mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunta al auxiliar de obras en proceso de igual forma cruzándolos con la hoja de detalle al

Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago

Revisa que la codificación de las facturas y solicitudes de pago, con detallando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente y las solicitudes de pago las

Tesorería.

Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de

Traslada a cada hoja resumen correspondiente cada pago detallado en el movimiento que emitió según el punto anterior Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo que en la cuenta contable y lo traslada con los documentos de respaldo al Encargado de Contabilidad para revisión. Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente, lo devuelve al Contador Encargado. Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los solicita por medio de correo electrónico al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento con el

Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento, encargado de proyectos que se

r, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las obras que se indican en el auxiliar son las que realmente están en proceso.

Revisa el auxiliar de obras en proceso enviado por el Contador Encargado, confirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya no se van a realizar, lo indica por correo electrónico al Contador Encargado. En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras en proceso, depura para la confección

mes siguiente lo que sea necesario.


PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE

Actividad

Informa por escrito a la Unidad de Contabilidad que la obra en proceso ha concluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma incompleta a la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO

mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunta al auxiliar

uzándolos con la hoja de detalle al

Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago Contador a cargo

etallando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente y las solicitudes de pago las Encargada de

Contabilidad

Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de Contador a cargo

Traslada a cada hoja resumen correspondiente cada pago detallado en el Contador a cargo

Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo

espaldo al Contador a cargo

Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su firma nombre y puesto en el Encargada de

Contabilidad Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los solicita por medio

raestructura y Mantenimiento con el Contador a cargo

Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento, encargado de proyectos que se

r, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las

Contador a cargo

proceso enviado por el Contador Encargado, confirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya no


Proyecto En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras en proceso, depura para la confección

Contador a cargo

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE

Responsable

d que la obra en proceso ha concluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma incompleta a la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO


JD-05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia de los documentos de respaldo correspondientes al Contador Encargado.

2

Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento; en el caso de que la solicitud deúltimo pago de la obra entregado a la Unidad de Contabilidad cuente con todos los documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo establecido en las POL PRO JD

3 Lleva el auxiliar resumen de pagoEncargado de Infraestructura y mantenimiento

4

Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y puesto, lo devuelve al Contador Encargado

5

Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra esté concluida debita la cuenta de valor histórico correspondiente cuenta de obras en proceso, adjunta el resumen de pagos con el visto bueno del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de Infraestructura y mantenimiento según lo establezca el contrato, este informe debe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva según lo estable las POL PRO JDen donde se informa de la obra concluida y auxiliarde Infraestructura y mantenimiento y Lo traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

6

Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, correspondiente indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientos del mes.

7

Incluye en el auxiliar de activos fijos, el nuevo activo con un númen el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de acuerdo a lo que establece la Ley de Renta

8

Confecciona la boleta de compra con Findica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la incluye en el auxiliar físico de activos con el fin de mantener el conse

9

Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expediente del activo y detalla el número de placa y los incluye un expedieordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de confeccionado por y revisado por, además se debe indicar el Asiento con el que se incluyó en contabilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

10

Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los documentos de respaldo necesarios, estampar su firma de revisado detallando puesto.

11 Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa asignada al activo.

05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia de los documentos de respaldo correspondientes al Contador Encargado. Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento; en el caso de que la solicitud de cheque del último pago de la obra entregado a la Unidad de Contabilidad cuente con todos los documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo establecido en las POL PRO JD-05.

Lleva el auxiliar resumen de pagos de la obra en proceso concluida al Encargado de Infraestructura y mantenimiento

Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y

o, lo devuelve al Contador Encargado Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra esté concluida debita la cuenta de valor histórico correspondiente y acredita la cuenta de obras en proceso, adjunta el resumen de pagos con el visto bueno del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de

tenimiento según lo establezca el contrato, este informe debe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva según lo estable las POL PRO JD-05, además debe adjuntar el correo en donde se informa de la obra concluida y auxiliar elaborado por el Encargado de Infraestructura y mantenimiento y Lo traslada a la Encargada de

Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firma en el espacio correspondiente indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientos del mes. Incluye en el auxiliar de activos fijos, el nuevo activo con un número de placa, en el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de acuerdo a lo que establece la Ley de Renta

a de compra con F-CON04 completa toda la información, indica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la incluye en el auxiliar físico de activos con el fin de mantener el consecutivo de las boletas Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expediente del activo y detalla el número de placa y los incluye un expediente de forma ordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de confeccionado por y revisado por, además se debe indicar el Asiento con el que

bilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión. Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los documentos de respaldo necesarios, estampar su firma de revisado detallando su nombre y

Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa

05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia

Proyecto

Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de

cheque del último pago de la obra entregado a la Unidad de Contabilidad cuente con todos los documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo

Contador a cargo

s de la obra en proceso concluida al Contador a cargo

Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y


Proyecto Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra

y acredita la cuenta de obras en proceso, adjunta el resumen de pagos con el visto bueno del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de

tenimiento según lo establezca el contrato, este informe debe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección

05, además debe adjuntar el correo elaborado por el Encargado

de Infraestructura y mantenimiento y Lo traslada a la Encargada de Contador a cargo

Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los coloca su firma en el espacio

correspondiente indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja Encargada de Contabilidad

ero de placa, en el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de

Contador a cargo CON04 completa toda la información,

indica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la incluye en el

Contador a cargo Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expediente del

nte de forma ordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de confeccionado por y revisado por, además se debe indicar el Asiento con el que

bilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Contador a cargo

Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los documentos de su nombre y Encargada de

Contabilidad

Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa Contador a cargo

12

En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en el sistema de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en proceso los documentos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el último resumen de la obra en prla misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicar los documentos de respaldo. Adjunta al asiento los documentos de respaldo necesarios pala obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión

13

Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firma en el espacio correspondiente indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientos del mes.

T) Registro de la Provisión de Cesantía:

POLITICAS ESPECÍFICAS: La provisión por cesantía se estimará

1. Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por concepto de cesantía de los

2. El porcentaje obtenido del puperiodo, y esta será la provisión por concepse harán los ajustes contables requeridos

3. Con el fin de mantener la provisión actualizada mensualmente, se mismo porcentaje obtenidodevengados en el mes.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

1 Emite del sistema de planillas el salario devengado

2

Emite del sistema contable un reporte de la cuentadetermina el monto total por pagos que se realizaron durante el concepto.

3

Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo usado por cesantía respecto a los salarios devengad

4

Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los últimos 5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje promedio de lo pagado por cesantía

5 Multiplica el porcentaje por el total del salario devengado del último año y obtiene el monto por provisión de cesantía

6 Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en lcuenta de la provisión de cesantía

En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según

el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en proceso los documentos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el último resumen de la obra en proceso, en el auxiliar de obras en proceso, que la misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicar los documentos de respaldo. Adjunta al asiento los documentos de respaldo necesarios para demostrar que la obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo

Contabilidad para revisión Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los

tos de respaldo necesarios, coloca su firma en el espacio correspondiente indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientos del mes.


o de la Provisión de Cesantía:

POLITICAS ESPECÍFICAS:

estimará de la siguiente manera:

Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por de los últimos 5 años.

del punto anterior, se debe aplicar a los salariosserá la provisión por concepto de cesantía. Para que el monto quede actualizado

se harán los ajustes contables requeridos. ener la provisión actualizada mensualmente, se estimará obtenido en el punto número uno de esta política, sobre

EDIMIENTO: Ajuste Anual de la Cesantía

Actividad

Emite del sistema de planillas el salario devengado del año que concluye. Emite del sistema contable un reporte de la cuenta2-3-01-004-00cesantía y determina el monto total por pagos que se realizaron durante el año por este

Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo usado por cesantía respecto a los salarios devengados en el año. Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los

5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje cesantía respecto al salario devengado.

Multiplica el porcentaje por el total del salario devengado del último año y provisión de cesantía.

Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en lde cesantía, en caso de ser necesario realiza el ajuste

En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según

el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en proceso los documentos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el

oceso, en el auxiliar de obras en proceso, que la misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicar los documentos de respaldo.

ra demostrar que la obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo

Contador a cargo Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los

tos de respaldo necesarios, coloca su firma en el espacio correspondiente indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja Encargada de

Contabilidad

Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por

s devengados al final del . Para que el monto quede actualizado

estimará todos los meses el de esta política, sobre los salarios

Responsable


cesantía y año por este Encargada de

Contabilidad Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo Encargada de

Contabilidad Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los

5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje Encargada de Contabilidad

Multiplica el porcentaje por el total del salario devengado del último año y Encargada de Contabilidad

Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en la , en caso de ser necesario realiza el ajuste


contable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las cuentas 2-3-01-004-00 cesantía y

7

Con todos los datos y cálculostodos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado indicando su nombre y puesto.

8

Imprime del sistema el ajuste realizado y adjupunto 7 del procedimiento correspondientes y realiza los cruces de hecho por y lo traslada al Jefe Financiero para su revisión

9

Revisa el ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo, firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Encargada Contable para el archivo correspondiente.

10 Archiva el documento según corresponda DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No.

1 Recibe del Departamento de Recursos Humanos la planilla quincenal.

2 Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente. VER ANEXO 12

3

Al generar el asiento contable se debita la cuenta de gasto por cesantía 007-00y se acredita la cuenta porcentaje determinado según la política salarios devengados.

4 Revisa que el monto registrado por concepto de cesantía sea el correcto

5

Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión

6

Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indinombre y puesto y lo archiva como corresponde.

HISTÓRICO DE VERSIONES

Versión Fecha de

cambio 9 5-6-14 Cambio de nom

Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. Cambios en políticas específicasdepreciación mensual y

“Registro de inversiones”puntos 1 y 2Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito”2, L “Registro de factur

contable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las cesantía y 5-1-01-007-00 según corresponda.

s los datos y cálculos, realiza un documento en Excel en donde detalla todos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado indicando su nombre y puesto. Imprime del sistema el ajuste realizado y adjunta el documento detallado en el

miento y además todos los reportes de respaldo y realiza los cruces necesarios. Firma el ajuste en el espacio

de hecho por y lo traslada al Jefe Financiero para su revisión Revisa el ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo, firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Encargada Contable para el archivo correspondiente.

según corresponda

EDIMIENTO: Registro Mensual de la provisión por Cesantía.

Actividad

Recibe del Departamento de Recursos Humanos la planilla quincenal. ra en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número

VER ANEXO 12 Al generar el asiento contable se debita la cuenta de gasto por cesantía 5-1-

y se acredita la cuenta 2-3-01-004-00 de provisión por cesantía por el porcentaje determinado según la política específica 1 respecto al total de

Revisa que el monto registrado por concepto de cesantía sea el correcto rma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho

por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable

Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su

nombre y puesto y lo archiva como corresponde.

Breve descripción del cambio

Cambio de nombre de Asistente y Auxiliar Contable a Contador a Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub

procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. Cambios en políticas específicas: C “Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos” punto 3,

“Registro de inversiones” punto 2,4 y 5, H “Registro de Ingresos”puntos 1 y 2, I “Registro de cancelación de cuenta por cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito” punto , L “Registro de facturas de proveedores” punto 1, M “ Registro y

contable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las

en donde detalla todos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado Encargada de

Contabilidad llado en el

todos los reportes de respaldo . Firma el ajuste en el espacio Encargada de

Contabilidad Revisa el ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo, firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo

Jefe Financiero

Encargada Contable

Registro Mensual de la provisión por Cesantía.

Responsable

Contador a Cargo ra en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número

Contador a Cargo -01-

por el respecto al total de

Contador a Cargo

Contador a Cargo rma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho

por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable Contador a cargo

Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado cando además su

Encargado Contable

Solicitado por

bre de Asistente y Auxiliar Contable a Contador a Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub

procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. : C “Registro de activos y

E H “Registro de Ingresos”

, I “Registro de cancelación de cuenta por cobrar al punto

, M “ Registro y


control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados financieros” creación de puntos a y b, modifica

declaraciones de impuestos” punto

10 16-6-14 Modificación de punto t) Registro de la provisión de Cesantía, así

control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados financieros” creación de puntos a y b, modificación de punto d, R “Elaboración de las

declaraciones de impuestos” punto 3, 5 y 7, S “ Obras en proceso” punto 2 y 4,

Modificación de punto t) Registro de la provisión de Cesantía, así como sus procedimientos

control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados financieros” creación

ción de punto d, R “Elaboración de las “ Obras en

Modificación de punto t) Registro de la provisión de Cesantía, así Unidad de Contabilidad

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS...

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