MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS … de Organizacion... · con ello contribuir a fortalecer...

H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ

Manual de organización y de procedimientos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA

MUNICIPAL.



Manual de Organización y procedimientos SECRETARIA MUNICIPAL

Elaboró: PEDRO DUEÑAS BARRAZA

Secretario del H. Ayuntamiento.

Revisó: LIC. JESUS OLIVIA EGURROLA BALDENEBRO

Dirección de Recursos Humanos.

Autorizó: C. PEDRO DUEÑAS BARRAZA

Secretario del H. Ayuntamiento.

Validó: C.P. LUZ MARÍA ESPINOZA CALVO.

Órgano de Control y Evaluación Gubernamental.




ÍNDICE

Pág.

Índice 2

Introducción 3

Objetivo 5

Antecedente histórico 7

Marco Jurídico – Administrativo 8

Atribuciones 9

Estructura Orgánica 11

Organigrama general 12

Organigrama Interno_ 13

Objetivos y Funciones 14

Diagrama de Flujo 15




INTRODUCCIÓN.

El presente manual de organización de la Secretaría del H. Ayuntamiento, es de observancia general, como

instrumento de información y de consulta.

El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que

conforman la Administración Municipal.

De esta manera, este documento contempla en su contenido; introducción, objetivo, base legal que nos rige, las

atribuciones, organigramas, y objetivos y funciones que le dan identidad a esta Secretaría y que justifican su

existencia.



Manual de Organización SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO

OBJETIVO

El diseño y difusión de este documento, obedecen a la intención de especificar, por escrito, su organización y

con ello contribuir a fortalecer la coordinación del personal que la compone, ilustrar su identidad dentro del

contexto general al que corresponde, y ser útil como material de consulta y conocimiento al personal de nuevo

ingreso, y/o a los integrantes de cualquier otra adscripción de la propia Secretaría.

Es necesario destacar que, en la elaboración de este manual, han colaborado los responsables de cada área

que la conforman, y no obstante que su información es veraz, cabe mencionar que su contenido quedará sujeto

a cambios, toda vez que esta estructura presente cambios de desarrollo y evolución en su operación y

planeación, a fin de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.




ANTECEDENTE HISTORICO

SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO DE BENITO JUAREZ, SONORA.

GOBIERNO.

Caracterización de Ayuntamiento

El Ayuntamiento está integrado por un presidente municipal, un Síndico, 3 regidores de mayoría relativa y 2 de

representación proporcional y un regidor étnico.

Cronología de los Secretarios Municipales

Secretario municipal Periodo

Prof. J. Jesús Miranda Vázquez 1996 1997

C. Ramón Angulo López 1997 1999

C. Isaías Godina Ortega 1999 2000

C.P.A. Humberto Fierro Gutiérrez 2000 2003

C. Álvaro Borbón Rodríguez 2003 2006

Lic. Ana María Bujanda Tovar 2006 2009

Lic. Dulce Andrea Piña Enríquez 2009 2009

C.Elpidio Enríquez Rodríguez 2009 2012

C.P. Ricardo Aragón Valenzuela 2011 2012


Lic. Jorge Alberto Bustamante Valenzuela 2012 2013


C. Pedro Dueñas Barraza 2015 2018



RESEÑA HISTORICA

Anteriormente era conocido con el nombre de Villa Juárez perteneciendo al municipio de Etchojoa. Se le

denominó "Benito Juárez" y quedó comprendido dentro la circunscripción territorial que actualmente abarca la

Comisaría de Villa Juárez y está constituido por las siguientes delegaciones: Paredón Colorado, Paredoncito,

Batevito, Colonia Jecopaco, Agua Blanca, Alfredo B. Bonfil, Sube y Baja y Zona Urbana Ejidal Ley Echeverría.

CRONOLOGÍA DE HECHOS HISTORICOS

1943 Se fundó el poblado que tomo el nombre de “Colonia Irrigación”, fue una de las delegaciones de la

comisaría de Bacobampo.

1947 Por Decreto del Boletín Oficial el 8 de octubre se elevó a la categoría de comisaría.

1957 Con base en la Ley número 56 publicada en el Boletín Oficial del 27 de junio, la comisaría Colonia

Irrigación cambió su nombre, por el de Villa Juárez.

1996 Se crea a través de la ley número 153 publicada en el Boletín Oficial del 26 de diciembre, el actual

Municipio de Benito Juárez. Ya que anteriormente formaba parte del municipio de Etchojoa.

Lo anterior sustentado en la Ley No. 253 publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado con fecha 26 de

diciembre de 1996, estando como Gobernador el Lic. Manlio Fabio Beltrones Rivera. En el artículo 3° de la

mencionada Ley establece como cabecera del municipio Benito Juárez al poblado conocido actualmente como

Villa Juárez.

El consejo municipal realizo su primera asamblea en los cubículos del recinto oficial que alberga el palacio

municipal para nombrar a los nuevos funcionarios, así como al secretario del consejo municipal.



Manual de Organización SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO

MARCO JURIDICO – ADMINISTRATIVO.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora y sus Reformas.

Ley No. 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora y sus Reformas. (Boletín Oficial No. 53, Sección

XVII del 30 de diciembre de 1985).

Ley Orgánica de Administración Municipal.

Ley No. 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. (Boletín Oficial No.

29, Sección II del 09 de abril de 1984).

Ley No. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora. (Boletín Oficial No. 17, del 27 de Agosto de 1977).

Ley de Adquisiciones y Obras Públicas Federal.

Ley No. 68 de Obras Públicas del Estado de Sonora y sus Reformas. (Boletín Oficial No. 16, Sección III del 23

de agosto de 1984).

Ley No. 140 de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora. (Boletín Oficial No. 53, Sección XIV del 31 de

diciembre de 1992).

Ley No. 6 de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles de la

Administración Pública Estatal. (Boletín Oficial No. 46, Sección I del 8 de diciembre de 1988).

Ley No. 113 de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. (Boletín Oficial

No. 41, Sección I del 19 de noviembre de 1987).

Ley No. 40 de Planeación del Estado de Sonora. (Boletín Oficial No. 10, del 2 de noviembre de 1984).

Ley Orgánica del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Sonora.

Ley de Desarrollo Urbano para el Estado de Sonora.

Ley de gobierno y administración municipal.

Plan de desarrollo municipal. 2015- 2018.




ATRIBUCIONES

CAPITULO SEGUNDO

DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA DIRECTA

SECCIÓN I

DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO

ARTÍCULO 88.- La Secretaría del Ayuntamiento estará a cargo de un Secretario, el que, sin ser miembro del

mismo, deberá ser nombrado por el propio Ayuntamiento a propuesta del Presidente Municipal, así como cubrir

los requisitos establecidos en el artículo 135 de la Constitución Política del Estado. Asistirá a las sesiones con

voz informativa pero sin voto.

ARTÍCULO 89.- Son obligaciones del Secretario del Ayuntamiento:

I. Citar a las sesiones del Ayuntamiento, en los términos establecidos por los artículos 51 y 52 de la presente

Ley;

II. Levantar las actas de las sesiones del Ayuntamiento y asentarlas en los libros respectivos, recabando las

firmas que deban estamparse en los libros, por los integrantes del Ayuntamiento, en un término que no exceda

de treinta días, contados a partir de la fecha de celebración de la sesión en que fue aprobada el acta respectiva.

III. Proporcionar la información que sea necesaria para el desahogo de la sesión correspondiente, en los

términos establecidos por el artículo 52 de la presente Ley;

IV. Atender la audiencia del Presidente Municipal, previo su acuerdo;

V. Compilar y difundir las leyes, decretos, reglamentos, publicaciones oficiales del Gobierno del

Estado, circulares y órdenes relativas a los distintos sectores de la administración pública municipal;

VI. Expedir copias certificadas de documentos y constancias del archivo, de los acuerdos asentados en los

libros de actas, siempre que el solicitante acredite tener un interés legítimo y no perjudique el interés público, de

conformidad con lo que establece el artículo 59 de esta Ley;

VII. Refrendar con su firma los documentos oficiales emanados del Ayuntamiento o de la

Presidencia, los que sin este requisito carecerán de validez;

VIII. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interior, así como los acuerdos, órdenes y circulares que el

Ayuntamiento apruebe y no estén encomendados a otra dependencia;

IX. Organizar, dirigir y controlar el Archivo General del Municipio y la correspondencia oficial;

X. Entregar al término de su gestión, los libros y documentos que integrarán el Archivo General del Municipio, en

acta circunstanciada, en los términos de la entrega–recepción previstos en esta Ley;

XI. Expedir las constancias de residencia que soliciten los habitantes del Municipio; y



XII. Publicar en el tablero de avisos del Ayuntamiento los acuerdos y resoluciones del Ayuntamiento.

XIII. Las demás que se establezcan en ésta u otras leyes, reglamentos, bandos de policía y disposiciones de

observancia general.




ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO.

1.1 SECRETARIA

2. SECRETARIAS DEL JUZGADO.

3. JUECES CALIFICADORES.

4. JEFE DE ARCHIVO.

5. AUXILIAR DE ARCHIVO.




ORGANIGRAMA INTERNO.

SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO DE BENITO JUAREZ, SONORA.

ORGANIGRAMA

Secretario Municipal

Secretaria

2 Jueces Calificadores

2 Secretarias de Juzgado

7 Delegados Jefe de Archivo

Auxiliar de Archivo




1.- SECRETARIA MUNICIPAL.

OBJETIVOS Y FUNCIONES

Objetivo:

Apoyar al Presidente Municipal en las materias o asuntos que a este le compete, de acuerdo con la

Ley de Gobierno y Administración Municipal, además de dirigir e instrumentar lo necesario para hacer

cumplir las políticas, los acuerdos, las órdenes, las circulares y demás disposiciones del Ayuntamiento

y el Presidente Municipal.

Funciones:

1. Coadyuvar a impulsar la consolidación del servicio público, tanto en los procesos internos de la

administración, como en sus relaciones con los particulares.

2. Convocar a sesiones de cabildo cuando así lo indique el Presidente Municipal.

3. Recabar los antecedentes de los asuntos a tratarse en las sesiones de cabildo.

4. Asistir con voz informativa a las sesiones de cabildo

5. Asentar en los libros respectivos, las actas de las Sesiones de Cabildo.

6. Firmar y comunicar los acuerdos emanados del Cabildo Municipal.

7. Proporcionar toda la información que sea necesaria, cuando lo soliciten los integrantes del

Ayuntamiento con relación a los asuntos que obren en los libros de actas.

8. Compilar las disposiciones reglamentarias que tengan vigencia en el Municipio.

9. Formular el anteproyecto de iniciativas de acuerdos y reglamentos para someterlos a la

consideración del Ayuntamiento.

10. Publicar las disposiciones legales y reglamentarias que tengan vigencia en el Municipio.

11. Expedir certificados, permisos, licencias de los eventos y festejos en lugares públicos.

12. Refrendar documentos oficiales

13. Realizar el proceso de entrega- recepción al finalizar el periodo de la administración.

14. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.



SECRETARIA MUNICIPAL 1.1 SECRETARÍA.

Objetivo:

Brindar atención y un trato expedito a la ciudadanía que solicita información y audiencia al Secretario

Municipal, así mismo, manejar adecuadamente el uso de la información recibida y generada por la

Secretaria.

Funciones:

1. Brindar buen trato, atención e información a la ciudadanía en general.

2. Atender y realizar llamadas telefónicas y tomar mensajes, que solicite el Secretario Municipal.

3. Llevar un registro y control de llamadas telefónicas.

4. Recibir la correspondencia referente a la Secretaria Municipal.

5. Registrar y controlar las audiencias solicitadas.

6. Elaborar documentos oficiales, cartas, permisos, anuencias, certificaciones requeridos por el

Secretario Municipal.

7. Organizar, controlar y mantener en orden el archivo de oficios y documentación dirigida a

Secretaria Municipal.

9. Auxiliar en las Sesiones de Cabildo.

10. Organizar y estar al pendiente de la Agenda de actividades del Secretario Municipal

11. Las demás funciones o responsabilidades que le asigne su superior.



2.- DELEGADOS DE DESARROLLO MUNICIPAL.

Objetivo:

Los Delegados Municipales, deberán brindar y atender a la ciudadanía de su delegación, orientarlos referente a

la prestación de servicios públicos básicos que determine el Ayuntamiento, así como vigilar y aplicar las

disposiciones jurídicas vigentes del mismo, además, solicitar, promover y convenir la realización de obras de

infraestructura y acciones sociales que mejoren y eleven el bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos.

Funciones:

1. Planear, programar, organizar, dirigir y ejecutar los programas y actividades asignados a la

Delegación a su cargo, conforme a la política que define el plan Municipal de Desarrollo y demás disposiciones

normativas vigentes.

2. Vigilar el cumplimiento de las bases normativas del Ayuntamiento, referente a las Delegaciones.

3. Cuidar dentro de la esfera administrativa el orden y la tranquilidad pública de la comunidad. 4. Decidir junto

con la Ciudadanía, la realización de obras de infraestructura, equipamiento y servicios urbanos, acciones

sociales, para el desarrollo de la Delegación y proponer al Secretario del Ayuntamiento para darle seguimiento.

5. Coordinarse con otros delegados municipales.

6. Supervisar las obras o acciones que se realicen dentro de su Delegación

7. Realizar gestiones de diferentes asuntos de los vecinos, así como darles el seguimiento correspondiente.

8. Llevar a cabo eventos culturales, cívicos y sociales en su Delegación.

9. Elaboración de informes y reportes sobre el comportamiento de la demanda ciudadana, estado de los

asuntos, agenda de actividades realizadas. Manual de Organización y de Procedimientos H. Ayuntamiento de

Benito Juárez 2015-2018.



3.- JUECES CALIFICADORES.

Objetivo:

Conocer, resolver y aplicar las sanciones administrativas por las faltas al Bando de Policía y Gobierno, conforme

a las bases normativas establecidas en la Ley No. 161 de Seguridad Publica para el Estado de Sonora, dentro

del ámbito de su competencia.

Funciones:

1. Conocer de las faltas al Bando de Policía y Buen Gobierno, dentro de la circunscripción territorial que les

corresponda, poniendo a disposición de las autoridades competentes, en los casos de flagrancia, a los

probables responsables.

2. Resolver sobre la responsabilidad de los presuntos infractores de falta a Bando de Policía y Buen Gobierno,

que sean puestos a su disposición.

3. Aplicar las sanciones establecidas en la ley No. 161 de Seguridad Pública para el Estado de

Sonora y en los Bandos de Policía y Buen Gobierno.

4. Ejercitar de oficio las funciones conciliatorias cuando de la falta cometida deriven daños y perjuicios que

deban reclamarse por la vía civil y, cuando no se obtenga la reparación, dejar a salvo los derechos del ofendido.

5. Expedir constancia sobre hechos asentados en los libros de registro del Juzgado Calificador.

6. Tener a su disposición a los miembros de la policía preventiva adscritos al mismo.

7. Ordenar inmediatamente si el infractor es un menor de edad, que sea presentado ante el Instituto Municipal

de Prevención para Adolescentes.

8. Turnar a los presuntos infractores, si se considera que los hechos pueden ser constitutivos de delito, dando

cuenta inmediata al Agente del Ministerio Publico competente poniendo a su disposición al detenido y las

pruebas recabadas, dejando constancia por escrito de esta determinación.

9. Recibir y atender las denuncias que presenten ofendidos, tomando en cuenta las características personales

del denunciante y los elementos probatorios que presente.

10. Radicar asuntos, si los elementos probatorios en que funda la denuncia el ofendido se estima procedente,

girando citatorio al denunciante y al presunto infractor, apercibiendo a este último de ordenar su presentación, si

no acude en la fecha y hora que se le señale. 11. Acordar la improcedencia de una denuncia, si se considera

que el denunciante no es digno de fe, o no aporta elementos suficientes, expresando las razones que tuvo para

dictar su determinación.

12. Atender y orientar jurídicamente a la ciudadanía que así lo requiera.

13. Mantener en buenas condiciones de operación el mobiliario y equipo asignado al Juzgado Calificador.

14. Llevar un estricto registro, control y archivo de la correspondencia generada en el Juzgado

Calificador.



15. Recibir, enumerar y resguardar las pertenencias de valor de las personas que ingresan a las celdas

preventivas.

16. Las demás funciones o responsabilidades que sean inherentes a su competencia y las que designe su

superior.



SECRETARIAS DE JUZGADO

Objetivo

Brindar atención y un trato expedito a la ciudadanía que solicita información y

audiencia en los juzgados, así mismo, manejar adecuadamente el uso de la

información recibida y generada por la Secretaria.

Funciones

Brindar buen trato, atención e información a la ciudadanía en general.

Atender y realizar llamadas telefónicas y tomar mensajes.

Llevar un registro y control de llamadas telefónicas.

Recibir la correspondencia referente a los juzgados.

Registrar y controlar las audiencias solicitadas.

Organizar, controlar y mantener en orden el archivo de oficios y documentación

dirigida a los juzgados

Auxiliar en las audiencias.

Organizar y estar al pendiente de la Agenda de los juzgados.

Las demás funciones o responsabilidades que le asigne su superior.



JEFE DE ARCHIVO

Objetivo

Administrar y supervisar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el

manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida, para

mantener actualizado el archivo.

Funciones

Administrar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el

manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida,

para mantener actualizado el archivo.

Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo se contesten y

turnen de manera inmediata a través de los trámites que les correspondan con la

debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.

Dirigir una organización del archivo que permita conservar permanentemente

localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los

antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.

Asegurar la conservación de los documentos oficiales a través de la organización e

integración sistemática de las fuentes de información documentaria para su control,

consulta y seguimiento de los documentos en trámite hasta su integración final al

archivo.

Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares

administrativos a su cargo. Atiende y resuelve problemas que se presenten en el

archivo.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral

establecidos.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.



Elabora un reporte mensual para llevar un control de toda la documentación recibida

y turnada. Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes

inactivos y documentos que han caducado.

Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.

Las demás que le asigne su jefe inmediato



AUXILIAR DE ARCHIVO

Objetivo

Auxiliar al jefe de archivo en administrar y supervisar la documentación oficial a través

de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia

tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo.

Funciones

Auxiliar al jefe de archivo en administrar la documentación oficial a través de

mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia

tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo.

Auxilia en la supervisión de que los documentos que ingresen al área de archivo se

contesten y turnen de manera inmediata a través de los trámites que les

correspondan con la debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.

Auxiliar en una organización del archivo que permita conservar permanentemente

localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los

antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.

Auxilia al jefe de archivo en atender y resolver problemas que se presenten en el

archivo.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral

establecidos.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Auxiliar al jefe de archivo en la elaboración un reporte mensual para llevar un control

de toda la documentación recibida y turnada.

Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes inactivos y

documentos que han caducado.

Las demás que le asigne su jefe inmediato.

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