MANUAL DE ORGANIZACIÓN -...

Manual de Organización de Archivo Judicial

PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA

AGOSTO/06

MARZO/2007

LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ

Í N D I C E

CONTENIDO PÁGINA

AUTORIZACIÓN ..................................................................................................... 1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS ................................................................................ 3 MARCO JURÍDICO .................................................................................................. 5 MISIÓN .................................................................................................................. 6 VISIÓN ................................................................................................................... 7 OBJETIVO ............................................................................................................... 8 ESTRUCTURA ORGÁNICA ....................................................................................... 9

FUNCIONES ........................................................................................................... 10

DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL. ........................................................................................ 11

GLOSARIO DE TÉRMINOS. .................................................................................... 13



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A U T O R I Z A C I Ó N

Con fundamento en el artículo 85, fracción VI y XVIII de la Ley Orgánica del Poder Judicial

del Estado de Chiapas, se expide el presente Manual de Organización de la Dirección de

Archivo Judicial, el cual contiene información referente a su estructura organizacional este

documento tiene como objetivo servir de instrumento de consulta y guía para la toma de

decisiones.

El presente documento entra en vigor a partir del 9 de marzo del 2007.

MAGDO. LIC. MILTON ESCOBAR CASTILLEJOS LIC. HUMBERTO MONTESINOS RIVERA.

PRESIDENTE DEL SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

DEL ESTADO DE CHIAPAS

OFICIAL MAYOR Y SECRETARIO DE ACUERDO DE LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL CONSEJO

DE LA JUDICATURA



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INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes históricos del órgano administrativo denominado Dirección del Archivo Judicial, el marco jurídico-administrativo que regule su actuación directamente, la misión que de a conocer la razón de ser de la dirección, la visión describiendo el escenario futuro deseado por este órgano administrativo en un periodo a largo plazo; el objeto fundamental del manejo de todos los Archivos Jurídicos del Poder Judicial; así mismo se diseña una representación gráfica que guarda esta dirección con respecto a toda la estructura orgánica y de la relación jerárquica que guarda esta dirección con respecto a toda la Estructura Orgánica del Poder Judicial. El contenido central del presente documento son las funciones derivadas de las atribuciones conferidas y establecidas en la Ley Orgánica y el Reglamento Interior del Poder Judicial; estas funciones contribuyen a la orientación del personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las actividades a desarrollar. Finalmente se anexa un apartado en el que se describen palabras técnicas de uso exclusivo de la Dirección de Archivo Judicial.



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ANTECEDENTES HISTÓRICOS Antes de 1992, la idea de funcionamiento de un archivo dentro del Poder Judicial, se circunscribía en un solo concepto, la de depositar los expedientes terminados en el sótano del edificio de la anterior Procuraduría General de Justicia, en donde originalmente se sostuvo el proyecto por parte del Gobierno del Estado allá por los años de 1970, de edificación y establecimiento del Tribunal Superior de Justicia del Estado, Procuraduría General de Justicia y Registro Civil.

Anterior al año que se cita, se hablaba en la entidad de un Archivo General de Chiapas, que mediante decreto no. 74 de fecha 30 de enero de 1952 y promulgado por el entonces Gobernador del Estado Don Francisco J. Grajales crea los antecedentes de constitución de un centro documental.

Por esa época se comprendía que en ese entonces no existían tantos juzgados, salas y áreas administrativas como las que hoy conocemos, ni mucho menos se conocían por lo menos en Chiapas algunas normas, políticas de conservación documental o de organización, simplemente se llevaban al citado sótano, y lo que es peor aún, cuando la capacidad de almacenamiento llegó a sus puntos críticos, muchos expedientes fueron trasladados a la bodega número cuatro de almacenes generales de gobierno, manifestándose de manera fehaciente la incapacidad de concebir la sola y simple idea de un archivo. En enero de 1991, se crea el Departamento del Archivo Judicial, al interior del Poder Judicial del Estado, pero sin instalaciones, seguía funcionando en el sótano del edificio de la anterior Procuraduría General de Justicia. En noviembre de 1992, se trasladó al local que actualmente ocupa la Dirección de este Archivo.



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Es importante tener en cuenta que, según estimaciones detectadas en el padrón censal archivístico levantado en 1991 del Estado de Chiapas y el realizado en 1995, indicaron que la tasa anual de crecimiento documental sobrepasó al 07%, lo que significó un aumento por año, de aproximadamente 70 metros lineales de documentos en el Archivo Judicial.

Según el Reglamento Interior del Poder Judicial del Estado de Chiapas, en su título quinto, capítulo I, artículo 150, señala las áreas que integran a la Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia, encontrándose dentro de éstas el Archivo Judicial; por otra parte en los numerales 151 y 152, contempla las atribuciones y obligaciones de la Oficialía Mayor, observándose las funciones que debe realizar la Dirección del Archivo Judicial, teniendo como finalidad la administración documental que integra el Poder Judicial.



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MARCO JURÍDICO

CONSTITUCIONES: Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano Del Estado De Chiapas. LEYES: Ley Orgánica Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Ley De Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De Chiapas. Ley Del Sistema Estatal De Archivos De Chiapas.

DECRETOS: Decreto Número 02, De Fecha 19 De Noviembre De 1997. Publicado En El Periódico Oficial

Número 057. REGLAMENTOS: Reglamento Interior Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Reglamento Interno De Régimen Disciplinario Y Controversias Laborales. Reglamento De La Ley Del Sistema Estatal De Archivos De Chiapas.



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MISIÓN

Órgano Administrativo dependiente de la Oficialía Mayor del Consejo de la Judicatura del

estado de Chiapas, responsable de resguardar y observar la organización y el cuidado de

expedientes judiciales, iniciados, tramitados y/o concluidos con motivo de las acciones

litigiosas o por razones de orden criminal o de cualquier otra causa en cada uno de sus

archivos que lo componen.



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VISIÓN

La unificación de los archivos dentro del Poder Judicial del Estado de Chiapas en un solo

Organismo que permita uniformar criterios, normas y formas de servicio, convirtiéndolos en

verdaderos centros de información que instalen esta entidad soberana como un ejemplo

estatal y sea reconocido a nivel nacional.



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OBJETIVO

Planear, programar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración de

documentos y archivos, de recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales de

la Dirección del Archivo Judicial, a fin de coadyuvar con los objetivos generales de

impartición de justicia y la preservación del patrimonio documental.



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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

PRESIDENCIA

OFICIALÍA MAYOR

DIRECCIÓN DE

ARCHIVO

JUDICIAL

CONSEJO DE LA

JUDICATURA



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F U N C I O N E S



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1.2.1.10. DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL

ÓRGANO DEL QUE DEPENDE: 1.2.1. OFICIALÍA MAYOR.

ÓRGANOS DEPENDIENTES: NINGUNO FUNCIONES:

- Aplicar las políticas, normas y procedimientos que en materia de administración documental, establezcan el Pleno del Consejo de la Judicatura, a través de la Oficialía Mayor.

- Coordinar y supervisar el funcionamiento operativo del Archivo General del Poder Judicial en

su modalidad de Archivos Judiciales Regionales.

- Vigilar permanentemente la recepción y envió de documentos y expedientes de los juzgados, salas, órganos administrativos, Archivo Judicial Regional del Soconusco, en la ciudad de Tapachula y Archivo Judicial Regional de los Altos, en la ciudad de San Cristóbal de las Casas y, en su caso, con el Magistrado Presidente, Secretario General de Acuerdos y del Pleno de la Sala Superior y Secretario Particular

- Organizar la guarda y custodia de los documentos administrativos y expediente, judiciales

iniciados, tramitados y/o concluidos que remitan para su depósito los titulares de los distintos órganos jurisdiccionales y administrativos.

- Diseñar y practicar los mecanismos y sistemas administrativos de control para la recepción y registro documental, clasificación, consulta, préstamo y envío de información.



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- Coordinar y supervisar el funcionamiento técnico de los archivos de las salas, juzgados y órganos administrativos, así como del Archivo Judicial Regional del Soconusco (Tapachula) y Archivo Judicial Regional de los Altos (San Cristóbal de las Casas).

- Presentar a la Oficialía Mayor, en el mes de enero de cada año, calendario de actividades

basados en un programa integral de trabajo para su aprobación.

- Elaborar bimestralmente informe de actividades correspondientes a dicho periodo o cuando así se le requiera.

- Organizar las reuniones de comité técnico de depuración contenidas en el programa

intensivo de valoración documental.

- Evaluar permanentemente, la capacidad de almacenamiento, guarda y custodia de documentación y expedientes, disponiendo lo necesario para hacer espacios.

- Coordinar y supervisar la entrega-recepción y el traslado de expedientes de los juzgados

foráneos a los Archivos Judiciales Regionales.

- Diseñar mecanismos que permitan la adecuada preservación, clasificación y catalogación de documentos históricos desde la época de la colonia a la actual.

Las demás que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por el Consejo de la Judicatura o la Oficialía Mayor.



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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TERMINO

DEFINICIÓN

A

ARCHIVO CENTRAL Dentro del ciclo vital de los documentos es el que coordina y controla el

funcionamiento de distintos archivos de trámite al que le son transferidos

archivos de uso esporádico y realiza operaciones de un archivo de

concentración.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Unidad de archivo encargada de proceso y operaciones para el manejo de

archivos semiactivos. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los

conserva precaucionalmente hasta que cumplen su vigencia documental

ARCHIVO ESTATAL Es aquel cuyos fondos documentales que conserva son producidos por sujetos

y/o organismos cuyas actividades y competencias corresponden al ámbito de

una entidad federativa

ARCHIVO GENERAL Es el archivo responsable de la organización, conservación y divulgación de

fondos documentales de instituciones de ámbito nacional, estatal o municipal.

Un archivo general puede también tener a su cargo los fondos de un poder de

gobierno en particular (ejecutivo, legislativo o judicial) y según la norma que

lo rige tendrá capacidad para regular la operación de archivos que se

localizan en dependencias que se encuentran adscritas a éste.

ARCHIVO HISTÓRICO Área responsable de conservar la documentación con valor permanente que

previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración.

También puede recibir donaciones, depósitos o adquirir por compra archivo

C

CAJA DE TRANSFERENCIA Caja para transferir archivos de cartón y generalmente de 50 ó 60 cms. de

longitud

CAMISA Cubierta de papel doblada para la protección de documentos o expedientes

CARÁTULA Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para

describir su contenido

CERTIFICACIÓN Procedimiento mediante el cual se le da a una copia de un documento de

archivo valor jurídico para que pueda sustituir al documento original, que,

según las distintas formulas que se adopten y la autoridad que la respalde

podrán ser copia certificada, compulsada, etc.

COMPULSA Actividad que permite garantizar la fidelidad exacta de una copia con el

original que se coteja



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D

DEPURACIÓN Proceso de selección de archivos derivado de la evaluación de documentos

DESGLOSE Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial un

documento del expediente al que pertenece

DICTAMEN Opinión técnica o jurídica emitida por la autoridad competente con respecto

al destino final de la documentación, previa selección y valoración de la

misma

E

ELIMINACIÓN Destrucción física de unidades o series de archivos que hayan perdido sus

valores primarios y que carecen de valor histórico

ENTIDAD PRODUCTORA Institución, dependencia, organismo público o privado que en el desempeño

de sus funciones y actividades produce y recibe documentos de archivo

EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o

recibidos por una oficina o persona física o moral con el fin de iniciar,

desarrollar y concluir un asunto o trámite

G

GLOSAR Actividades destinadas a abrir, integrar y foliar los documentos que forman

un expediente de archivo.

GUIA Instrumento de consulta resultado de descripción de archivos que proporciona

información acerca de los grupos documentales o fondos de uno o varios

archivos, indicando las características de los mismos: organismo o entidad

productora, secciones y series que los forman, fechas extremas, ubicación

física y volumen de la documentación

I

INGRESO Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y

preservación ya sea por transferencia, donación, adquisición o depósito.

INSTRUMENTOS DE CONTROL Se elabora en las fases de identificación y valoración de archivos: cuadros de

clasificación, inventarios, relaciones de bajas, etc.

INSTRUMENTOS DE CONSULTA Documento en cualquier soporte, publicado o no que relaciona o describe en

forma individual o colectivamente un conjunto de unidades documentales con

el fin de establecer su control físico, administrativo y/o intelectual de las

mismas que permita su adecuada localización y recuperación

L

LEGAJO Atado o conjunto de documentos a veces protegido por dos tapas de cartón

para formar una unidad documental que puede contener varios expedientes o

uno solo

M

MANUSCRITO Documento escrito a mano



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O

ORDENACIÓN Actividad que consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a

secciones o series documentales

ORDENACIÓN FÍSICA Conjunto de tareas que reflejan las operaciones de ordenación, tales como

rotulación, colocación en cajas archivadores y ubicación topográfica en

estantería

P

PATRIMONIO DOCUMENTAL Conjunto de documentos públicos o de origen privado que por Ley son

considerados como históricos y con valor permanente en un país por ser

expresión de la sociedad

PLAZO DE CONSERVACIÓN Periodo por el que se ha de conservar un documento de archivo conforme a

sus valores primarios o secundarios y según las disposiciones aplicables

R

REGISTRO DE ENTRADA Instrumento de control y descripción de los documentos que ingresan a una

oficina, institución, organismo o dependencia, apoya al seguimiento de los

mismos durante su trámite

REGISTRO DE ENTRADA DE

ARCHIVOS

Instrumento de descripción y control de los documentos que ingresan a un

archivo

REGISTRO DE PRÉSTAMO Es el instrumento por el cual se controla el préstamo de expedientes que se

hace a los usuarios. Protege al responsable del archivo y responsabiliza al

usuario mientras hace uso de los expedientes

REGISTRO DE SALIDA DE

ARCHIVOS

Instrumento de control de la documentación que sale de una institución u

organismo, reporta generalmente las bajas o las transferencias de archivos

REGISTRO SALIDA instrumento que controla la correspondencia que se envía, no es documento

de archivo

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA Es la relación detallada de expedientes que se transfieren de un archivo de

trámite a un archivo de concentración para asegurar el control de los

expedientes, deslindar y asumir responsabilidades de custodia de archivos.

El archivo de concentración desarrolla a su vez, relación de transferencia al

archivo histórico de la documentación que se conservará de forma

permanente

S

SOPORTE Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro,

películas)

T

TRANSFERENCIA PRIMARIA Es el traslado de expedientes o documentos de archivo de uso esporádico de

un archivo de trámite a un archivo de concentración para su conservación

temporal, baja o transferencia a un archivo histórico

TRANSFERENCIA SECUNDARIA Conjunto de actividades destinadas a trasladar expedientes seleccionados

para conservación permanente conforme a sus valores secundarios de un

archivo de concentración a un archivo histórico



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V VALIDACIÓN Acción por la cual la autoridad competente certifica, da testimonio o

vigencia a un documento para que este pueda surtir efectos administrativos o

jurídicos, puede ser copia u original, según la autoridad lo disponga.

VALOR ARCHIVÍSTICO conjunto de valores que se asigna a cualquiera de los valores de un

documento de archivo

VALOR CONTABLE valor de los documentos que sirven de explicación, justificación o

comprobación de las operaciones contables y financieras

VALOR FISCAL Es el valor de los documentos de archivo que justifican, explican o

comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias

VALOR HISTÓRICO Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia

VALOR JURÍDICO Es el valor que se tienen los documentos que se refieren a derechos u

obligaciones legales o jurídicas

VALOR LEGAL Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante

la ley

VIGENCIA Período durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores

primarios



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EL PRESENTE DOCUMENTO FUE ELABORADO EN COORDINACIÓN CON

LA DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, PARA CUALQUIER COMENTARIO COMUNICARSE

AL NO. TELEFÓNICO 01 961 61 7 87 00 EXTENSIÓN 8553.

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