Manual de Organizacion de La Coordinacion de Coorrespondencia y Archivo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NORTE DE SANTANDER

Manual de Organización de Correspondencia y Archivo

MANUAL DE ORGANIZACIÓNDE LA

COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVOPresentado por:

Oscar Gómez Latorre Azucena Ascensio Núñez Gabriel Villamizar Villamizar Julio Yordano Gélvez

Tecnólogo Administración Documental

SAN JOSE DE CUCUTA, AGOSTO DE 20009

Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

MANUAL DE ORGANIZACIÓNDE LA

COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO

Unidad Responsable de Fecha desu elaboración Actualización

Coordinación de 27 08 2009Correspondencia y

Archivo


CONTENIDO

Páginas

I. INTRODUCCIÓN 3

II. OBJETIVO GENERAL 4

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

IV. ANTECEDENTES HISTÓRICOS 6

V. MARCO JURÍDICO 7

VI. ATRIBUCIONES 10VII. MISIÓN Y VISIÓN 12

VIII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 13

IX. ORGANOGRAMA 14

X. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES 15

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS 22


I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo que establece la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación y del Reglamento Interior del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, se elaboró el presente “Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo”, que tiene como propósito dar a conocer de manera clara y objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta unidad administrativa, identificar las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y proporcionar los elementos para lograr el desarrollo eficiente de las actividades que tiene encomendadas.

El Manual es de observancia general, como medio de información y consulta acerca de las tareas de cada una de las áreas que integran la Coordinación de Correspondencia y Archivo

Por ser un documento de consulta frecuente, el Manual deberá ser actualizado cada año, si fuera necesario, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran deberá aportar la información necesaria para el cumplimiento de este propósito.

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II. OBJETIVO GENERAL

La Coordinación de Correspondencia y Archivo es la Unidad de apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, cuyo objetivo es Llevar el registro y control de toda la documentación recibida en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, el envío y seguimiento de la correspondencia turnada para su atención; y el resguardo de la que conserve bajo su custodia.

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III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Registrar, controlar y turnar, en su caso, la correspondencia que se remita al despacho del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

- Mantener actualizado el Archivo de los documentos para atender las solicitudes enviadas al del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

- Dar seguimiento a los asuntos y acuerdos que le asigne el Director del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

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IV. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Es a partir del Reglamento Interior expedido el 29 de diciembre del año 2007, en donde se establecen las atribuciones correspondientes a esta área como parte integrante del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander. Así mismo, el nuevo Manual de Organización del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander. Emitido el 27 de agosto de 2009, define formalmente la estructura orgánica y las funciones de la Coordinación de Correspondencia y Archivo.

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V. MARCO JURÍDICO

La Coordinación de Correspondencia y Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, se encuentra sustentada en el siguiente marco jurídico-normativo:

LEYES:

Constitución Política de la Republica de Colombia.

Ley 594 del Archivo General de la Nación

Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución

Actualmente el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional

Norte de Santander está ubicada en el Barrio Pescadero de la ciudad

de Cúcuta, Calle 2N Avenida 4 y 5.

El SENA fue creado por el artículo 8º del Decreto 118 de 1957 y

organizado por el Decreto 164 del mismo año, como “un organismo

descentralizado, con personería jurídica y patrimonio propio”.

El decreto 164 de 1957, fue subrogado por el Decreto 3123 de 1968,

que en su artículo 1º señaló que el SENA “es un establecimiento

público con personería jurídica, patrimonio independiente y

autonomía administrativa, adscrito al Ministerio del Trabajo,

encargado de cumplir la política social del Gobierno en el ámbito de

la promoción y de la formación profesional de los recursos humanos

del país.”

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El Decreto 3123 de 1968 fue derogado por el Decreto 2149 del 30 de

diciembre de 1992, que mantuvo la naturaleza jurídica de la entidad y

su adscripción al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Este Decreto 2149 de 1992 fue derogado por la ley 119 del 9 de

febrero de 1994, que es la vigente; esta ley reestructuró la entidad

manteniendo igualmente su denominación y su naturaleza jurídica

como establecimiento público del orden nacional con personería

jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía

administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,

hoy de la Protección Social.

La organización y funcionamiento de la Entidad, también esta

sometido a las disposiciones de la ley 489 del 29 de diciembre de

1998.

El SENA es un establecimiento público, con financiamiento propio

derivado de los aportes parafiscales de los empresarios, que ofrece

instrucción gratuita a millones de personas que se benefician con

programas de formación complementaria y titulada y jalona el

desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean altamente

productivas y competitivas en los mercados globalizados.

Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas

para vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y

realiza actividades de desarrollo empresarial, comunitario y

tecnológico.

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MANUALES:

Manual de Organización del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, expedido el 27 de agosto de 2009

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VI. ATRIBUCIONES

Reglamento Interior del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander en el Periódico Oficial número 6824 del 30 de enero de 2008.

SECCIÓN QUINTADE LA COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.

Artículo 14.- A la Coordinación de Correspondencia y Archivo, le corresponde el ejercicio de las siguientes funciones:

I. Organizar, registrar y controlar la recepción y el envío de la correspondencia del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

II. Recibir y registrar la correspondencia, documentación o información dirigida al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

III. Revisar y clasificar la documentación recibida e informar al Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander para su acuerdo e instrucciones;

IV. Coadyudar con el Grupo Administrativo Mixto y Financiero al registro y control de la correspondencia y documentación turnada a las diferentes dependencias o áreas del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

V. Coadyudar con el Grupo Administrativo Mixto y Financiero al registro y control de la gestión realizada por las dependencias o áreas del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander; para atender los asuntos turnados por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

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VI. Organizar, controlar y actualizar el archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

VII. Custodiar y resguardar la documentación e información que por sus funciones conserve bajo su cuidado, vigilando el uso e impidiendo la sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento, así como la utilización indebida de los mismos; y

VIII. Las demás que le encomiende el Director del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander.

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VII.- MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN

Somos la Unidad de Apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, encargada de recepcionar, tramitar y resguardar su correspondencia y de garantizar la seguridad y protección de la misma a través de su registro y archivo sistemático.

VISIÓN

Ser una Unidad de Apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado de conformidad a los requerimientos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander y a los lineamientos que en la materia expida el Archivo General de la Nación.

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VIII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0 Coordinación de Correspondencia y Archivo

1.1 Recepción y Despacho de Correspondencia

1.2 Departamento de Archivo

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IX. ORGANOGRAMA

Estructura OrgánicaCoordinación de Correspondencia y Archivo

Coordinador deCorrespondencia y

Archivo

Recepción y Despacho deDepartamento de Archivo

Correspondencia

Comie de Archivo

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X.- FUNCIONES Y DESCRIPCIONES

COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

OBJETIVO

La Coordinación de Correspondencia y Archivo es la Unidad de apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, cuyo objetivo es Llevar el registro y control de toda la documentación recibida en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, el envío y seguimiento de la correspondencia turnada para su atención; y el resguardo de la que conserve bajo su custodia.

MISIÓN

Somos la Unidad de Apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, encargada de recepcionar, tramitar y resguardar su correspondencia y de garantizar la seguridad y protección de la misma a través de su registro y archivo sistemático.

VISIÓN

Ser una Unidad de Apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado de conformidad a los requerimientos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander y a los lineamientos que en la materia expida el Archivo General de la Nación de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Coordinador de Correspondencia y archivo

I) Datos generales:

Nombre del Puesto: Coordinador de Correspondencia y ArchivoÁrea de Adscripción: Despacho del Grupo Administrativo Mixto y Financiero

Reporta: Coord. Del Grupo Administrativo Mixto y FinancieroSupervisa: 1 Auxiliar de Archivo y 2 MensajerosContactos internos:

Con:Archivos de Gestión del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander

Para:Atender aspectos relacionados con la correspondencia recibida o enviada.


Contactos Externos:Con: Para:

- Entidades Publicas Nacionales - Atenderaspectos

relacionados

-

Entidades Publicas Departamentales

con la correspondencia recibida o

Entidades Publicas MunicipalesEnviada.

- Entidades Privadas. - Organizaciones Civiles - Público en General

JJ) Descripción del Puesto

Descripción Genérica:

Ejercer las facultades conferidas al Coordinador y el desarrollo de atribuciones para llevar el registro, seguimiento y control de la documentación recibida y tramitada e informar al Coordinador del Grupo Administrativo Mixto y Financiero.

Descripción Específica:

Permanentes:

- Organizar estrategias de trabajo que permitan atender eficientemente la recepción de correspondencia.

- Coordinar la operatividad con los Archivos de Gestión del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, para atender los asuntos relativos a la documentación en trámite.

- Supervisar la organización e integración del archivo documental Periódicas:

- Someter a la consideración del Director, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander.

- Integrar el Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander.

- Revisar y depurar El Archivo de acuerdo a las T.R.D.

-Eventuales:

- En coordinación con el Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander revisar mejoras o modificaciones a los Manuales de Organización y Procedimientos de la Coordinación.

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JJJ) Especificación del Puesto

Escolaridad: Conocimientos: Experiencia: Características para ocupar el puesto:

Tecnología Administrativos 5 añosActitud de servicio; habilidad para dirigir y organizar trabajo en equipo; capacidad de análisis y para la toma de decisiones.

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Auxiliar de Recepción y Despacho de Correspondencia

I) Datos generales

Nombre del Puesto:

Auxiliar de Archivo (Recepción y Despacho de Correspondencia)

Área de Adscripción:

Coordinación de Correspondencia y Archivo

Reporta:Coordinador de Correspondencia y Archivo

Supervisa: 2 MensajerosContactos internos:

Con:Archivos de Gestión del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander

Para:Atender aspectos relacionados con la recepción y Despacho de correspondencia

zContactos Externos:Con: Para:

- Entidades Publicas Nacionales - Atenderaspectos

relacionados

-Entidades Publicas Departamentales

Enviada.

- Entidades Publicas MunicipalesFederal

- Entidades Privadas. - Organizaciones Civiles - Público en General

II) Descripción del Puesto

Descripción Genérica:

Llevar a cabo y mantener actualizado el registro de los documentos y oficios recibidos.

Descripción Específica:

Permanentes:

- Registrar los oficios y la documentación enviados a oficina del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander.

- Supervisar las actividades de los mensajeros.

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Periódicas:

-Realizar búsqueda de documentos en el registro de la correspondencia

- Recibida y Enviada.Apoyar en las labores del archivo.

Eventuales:- Realizar la búsqueda de Resoluciones, Convenios, Acuerdos en el

Depósito de Archivo. JJJ) Especificación del Puesto

Escolaridad: Conocimientos: Experiencia: Características para ocupar el puesto:

CAP en Archivo A

dministrativos 2 añosActitud de servicio; valores institucionales; organización del trabajo y capacidad para sintetizar la información.


PERFIL DE CARGO ADMINISTRATIVO

Nombre del cargo: Auxiliar Operativo

Ocupación Mensajero interno

Departamento Centro De Administración Documental

Fecha Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el Organigrama

Grupo Ejecutivo

Grupo Profesional

Grupo Técnico Y Tecnológico

Auxiliar Administrativo

X Grupo Operativo

Numero de personas a cargo: Ninguno

Mision del cargo:

Contribuir en el desarrollo de las actividades de todas las dependencias a través de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la información externa

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO INTERNO Y EXTERNO

PROCESO FUNCIONES DEL EMPLEADOHABILIDADES PERSONALES REQUERIDAS

CONOCIMIENTOSESPECÍFICOS

NECESARIOS 1. Recoger información delcasillero y relacionarla en planillade control de mensajería internapara firma del usuario a la entregade la información.2. Entregar la documentación enlas diferentes dependencias yrecoger firma de control de

entrega.3. Realizar reportes y controles dela información que se distribuye

4. Controlar la documentación quellega a porterías para radicaciónrespectiva en el CAD.5. Distribuir y controlar la prensa

que llega a la institución

Resultados esperados


MAPAS CONCEPTUALES

FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

INICIO

Dependencia identifica, elige yelabora el documento.

Consultar:- Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC3393 o la que la modifique o actualice y demás formatos específicos pordependencias, según la aplicación de sus respectivos procedimientoscuando se requiera utilizarlos. (Se aporta como ejemplo el

¿Conoce lasManual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo delAGN que contiene los formatos: Nota interna, Memorando, Circular, Acta,

directrices Carta, comunes a toda entidad).para su

NO- Compilación del Manual de formas de la entidad.

elaboración? - Directrices sobre conservación preventiva de los documentos.

- Tabla de retención documental aprobada o vigente.

SI

Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo

de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros).

Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos

¿El documento es interno?

NO

SI

Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos,Distribución de documentosinternos ).

Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos. Distribución de documentos enviados).


RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios.

¿El documentoNO

La Unidad de Correspondencia, devuelveel documento al remitente o lo redireccionaes competenciaa la entidad competente, dejandode la entidad?constancia mediante comunicaciónescrita.

SI

La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificarla competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega.

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia.


RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentalesregistradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

¿El documentoNO La Dependencia receptora, devuelve el documento ales competencia

remitente o lo direcciona a la dependencia competente.de ladependencia?

SI

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina sise puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

FIN


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes.

¿Conoce la NO Consultar: Directriz para la distribución de documentosdirectriz para la recibidos. distribución?

SI

La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para laentrega de los documentos a las dependencias.

¿Es competenciaNO Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para

de la su redireccionamiento.Dependencia?

SI

La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas.

FIN


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

¿Conoce elConsultar, manual de procedimientos de cada dependenciaprocedimiento NO

para la según el caso.distribución de

documentos

SI

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos silos hay, a la Dependencia destinataria.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y daconstancia de recibido

FIN


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.

INICIO

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para sudistribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

La Unidad de Correspondencia consulta

¿Conoce la Nola directriz establecida en la entidad paraa distribución de documentos enviados.

directriz para ladistribución?

Si

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental , radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y

demás datos regulados por la entidad)

El documento NoDevuelve a la dependencia para complementar

cumplerequisitosrequisitos?

Si

La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.

La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correoelectrónico, página web, entre otros.

La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos.

El documento Si Se entrega a la dependencia el documento devueltofue devuelto? para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar.

No

La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega.

FIN


XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Anuario Estadístico

Documento que reúne información estadística, que tiene como objetivo ofrecer un reflejo cuantitativo de la realidad económica, social y demográfica de un país, entidad federativa o municipio.

Ayuntamiento

Órgano colegiado de gobierno de elección popular directa, que tiene a su cargo la administración del municipio y ejerce autoridad en el ámbito de su competencia.

Función

Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de las instituciones públicas y privadas, de cuyo ejercicio generalmente es responsable uno o más órganos o unidades administrativas.

Manual de Organización

Documento que contiene información concerniente a los antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran una institución.

Misión

Enunciado o la razón de ser de una dependencia, entidad o unidad responsable.

Norma

Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular las acciones o procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas en una organización.

Objetivo

Expresión cualitativa de un propósito que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio específicos a través de determinadas acciones.



Organigrama

Representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad pública, en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran.

Secretaría

Secretaría de Gobierno del Estado de Tabasco.

Unidad administrativa

Departamento, dirección general o equivalente a la que se le confieren atribuciones específicas en un reglamento interno.

Visión

Se define como una imagen acerca de lo que espera alcanzar en el futuro una organización o unidad administrativa.

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