Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la ... · Manual de Organización ,...

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA

PRESIDENCIA MUNICIPAL DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-03

Clave: DT-PM-DRP-I

Revisión: 1

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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la

Dirección de Relaciones Públicas

Cuernavaca, Mor., a 31 de Diciembre de 2014




Clave: DT-PM-DRP-I

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CONTENIDO:

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3

II. INTRODUCCIÓN 4

III. OBJETIVO 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7

VI. ORGANIGRAMA 8

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10

IX. POLÍTICAS 14

X. PROCEDIMIENTOS 15

01. Difusión de Actividades del Presidente Municipal

02. Difusión de Servicios, Trámites, Promociones y Avances de la Administración Municipal

15

21

XI. DIRECTORIO 27

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 28

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 29




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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

Jorge Morales Barud Presidente Municipal

REVISÓ

Martín Barenque Villela Director General de Atención

Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas

APROBÓ

Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa

ELABORÓ

Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo

Organizacional VERSIÓN

No. de páginas

31/Dic./14 Marcela Torres Bello 2014 29




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II. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización, Politicas y Procedimientos ha sido creado para

establecer, definir y puntualizar las actividades que la Dirección de Relaciones Públicas

debe desempeñar en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los

procedimientos en que cada uno de los integrantes de la Dirección deberá desarrollar sus

actividades para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe

buscar.




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III. OBJETIVO

Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y

responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar a los

ciudadanos un gobierno de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de

una sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, todo ello mediante la

puesta en marcha de estrategias de mercadotecnia e información, que difundan las

políticas sociales que brinden soluciones a problemas fundamentales de la población.




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IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos

3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos

4. Ley Estatal de Planeación

5. Ley del Sistema de Seguridad Pública del Estado de Morelos

6. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos

7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos

8. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos

9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos

10. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y

sus Municipios

11. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado

de Morelos

12. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

13. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca,

Morelos.

14. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de

Cuernavaca, Morelos.

15. Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 2013-2015

16. Programa Operativo Anual 2014

17. Manual de Organización , Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones

Públicas

18. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de

Cuernavaca Morelos

19. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de

carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.




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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

Misión

Difundir las actividades públicas del Presidente Municipal, así como las actividades y programas de las Dependencias a través de las redes sociales, bajo las políticas y lineamientos de imagen establecidas.

Visión

Ser el área que comunique a la ciudadanía oportunamente las actividades y programas del Ayuntamiento, brindando un servicio de calidad, rápido y oportuno, a través de las redes sociales, identificando así las acciones que el gobierno desarolla.

Valores

Amabilidad Justicia Calidad Mejora Continúa Compromiso Puntualidad Disciplina Responsabilidad Respeto Lealtad Honestidad Solidaridad Humildad Trabajo en equipo

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL

DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-03

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VI.-ORGANIGRAMA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

FECHA DE AUTORIZACIÓN: 31 de Diciembre de 2014

Blanca Elena Aguilar Sánchez

Directora de Relaciones Públicas

Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana,

Imagen y Relaciones Públicas

Jorge Morales Barud Presidente Municipal

Directora de Relaciones

Públicas

Analista Administrativo

(2)




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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total Directora de Relaciones Públicas Blanca Elena Aguilar Sánchez 1

Analista Administrativo Arizbeth Exiquio Beltran 1

Analista Administrativo VACANTE 1 3

TOTAL 3




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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

Directora de Relaciones Públicas Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

Analista Administrativo (2)

I. Difundir la agenda diaria de las actividades a realizar por parte del Presidente

Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;

II. Difundir los servicios, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;

III. Proponer y llevar a cabo los convenios y estrategias de hermanamiento con otros Ayuntamientos de los Estados de la República Mexicana y con autoridades equivalentes de otros países que permitan fortalecer las relaciones entre el Ayuntamiento de Cuernavaca, procurando la proyección internacional del Municipio, de su cultura, tradiciones y atractivos turísticos;

IV. Proponer estrategias de comunicación Institucional, a través del análisis,

investigación y evaluación de la opinión pública de la información generada por los medios de comunicación digitales;

V. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno

Municipal, y

VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jeráquico.




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PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest)

Plataforma MAC / Windows

Pqueteria Office

Relaciones Humanas

Relaciones Públicas

Administración Pública

2 años

Directora de Relaciones Públicas Licenciatura en Comunicaciones, Mercadotécnica o afin

Oficina Trabajo de campo Bajo Presión

Responsabilidad Honestidad Puntualidad Eficacia

Alta

Mental - Físico




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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

Analista Administrativo (2)


PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

Ninguno

I. Apoyo en la difusión de información en el momento de la actividad pública que

se esté llevando a cabo por parte del Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;

II. Apoyo en la difusión de información de los servicios, eventos, trámites, promociones, programas y avances de la Administración Pública Municipal, así como de los titulares de las Dependencias y Entidades en el momento de la actividad a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal;

III. Generar indicadores de medición de los medios digitales del Gobierno Municipal, para análisis y toma de decisiones;

IV. Elaborar digitalmente oficios y memorandos vinculados a la Dirección;

V. Elaborar el archivo de la Dirección conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo Municipal;

VI. Registrar expedientes conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección;

VII. Registrar de manera consecutiva la documentación recibida;

VIII. Entregar documentación turnada a las diversas áreas del Municipio; y

IX. Las demás que le asigne su superior jerárquico.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

Administración Pública

Relaciones Humanas

Relaciones Públicas

Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, Foursquare, Pinterest)

Plataforma MAC / Windows

Paquetería Office

2 años Oficina Trabajo de Campo Bajo Presión

Responsabilidad Honestidad Puntualidad Disponibilidad

Media

Mental

Analista Administrativo (2) Pasante en Comunicación y/o Mercadotécnica,




Clave: DT-PM-DRP-I

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IX. POLÍTICAS

1. El Presidente Municipal es el responsable y ejecutor de las determinaciones de la Administración Pública Municipal, siendo además el encargado de velar en la correcta ejecución de los programas, obras y servicios.

2. Toda petición que se realice a través de los medios electrónicos a la Presidencia Municipal deberá ser registrada, analizada y turnada con motivo de brindar una respuesta oportuna.

3. Asistir al Presidente Municipal a los actos públicos y eventos especiales para dar difusión de los mismos y ser el vínculo entre él y los ciudadanos.




Clave: PR-PM-DRP-01

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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

1.- Propósito: Difundir diariamente las actividades que realiza el Presidente Municipal a través de comunidades virtuales, micro-sitios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Presidencia Municipal. Secretaría Particular de la Presidencia Municipal. Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Realaciones Públicas. Dependencias del Ayuntamiento. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interno de Presidencia. Manual de Oganización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas.

4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.

5.- Definiciones: “Ninguna”

6.- Método de Trabajo:

6.1. Mapeo de Proceso 6.2. Diagrama de Flujo. 6.3. Mapeo de Interacción de los Procesos 6.4. Descripción de Actividades. 6.5. Indicador, Registro de Calidad y Anexos.




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MAPEO DE PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

Mejora continua del Sistema de

Gestión de la Calidad

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Requisitos

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Satisfacción

Entrada

s

Responsabilidad

de la dirección

Gestión de los

Recursos

Medición, análisis

y mejora.

Realización del

servicio

Servicio

Salida

Capítulo 5

Capítulo 6

Capítulo 8

Capítulo 7

Actividades que aportan valor

Flujo de información




Clave: PR-PM-DRP-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

Memorándum

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

DIRECCIÓN DE RELACIONES

PÚBLICAS

INICIO

Recibir, revisar y

analizar la información

2

Se conecta con el procedimiento de informe de avances de la DGACIyRP al Presidete Municipal

SECRETARIO PATICULAR

Redactar y publicar a través de

comunidades virtuales y

micrositios 3

Facebook, Twitter, Instagram

Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas

respecto a la información publicada

4

Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir.

Gral. para remitir al Presidente

5

Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos

FIN

Envíar información de actividades del Presidente

Municipal 1

Actividad 1

1 día

Actividad 2

30 min.

Actividad 3

30 min.

Actividad 4

1 día

Actividad 5

1 a 2 hor

Medio electrónico

Memorándum

Medio electrónico

Reporte medio electrónico




Clave: PR-PM-DRP-01

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MAPEO DE INTERACCIÓN DEL PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE

ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

Diagrama de interacción de los procesos

Ciudadano (y otras partes interesadas)


Requisitos

Satisfacción

Me

dic

ión

, a

ná

lisis

y m

ejo

ra

Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad

Procesos de gestión

Realización del Servicio

Servicio

Procesos de apoyo




Clave: PR-PM-DRP-01

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave)

1 Secretario Particular

(SP) Envía información de actividades del Presidente Municipal

Memorándum Medio electrónico

2 Dirección de

Relaciones Públicas (DRP)

Recibe del Secretario Particular la información correspondiente a las actividades del Presidente Municipal, revisa y analiza la información.

Memorándum Medio electrónico

3 DRP Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios

4 DRP

Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información Publicada Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos.

5 DRP

Elabora y envia reporte mensual impreso a la Dirección General Atención Ciudadana Imagen y Relaciones Públicas para remitir al Presidente. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Reporte de actividades y

gráficas en medio electrónico




Clave: PR-PM-DRP-01

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PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

INDICADOR

No de Indicador

Denominación Periodicidad

NO APLICA

REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de retención

1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año

2 Gráfica en medio

electrónico Directora de Relaciones Públicas Un año

3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

Ninguno




Clave: PR-PM-DRP-02

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

1.- Propósito: Difundir periodicamente los servicios, trámites, promociones y avances de la Administración Municipal, a través de comunidades virtuales, micrositios y demás propiedades digitales del Gobierno Municipal. 2.- Alcance: Todas las Dependencias y entidades del Ayuntamiento de Cuernavaca. Cudadanía en general. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interno de Presidencia. Manual de Oganización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas.

4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Directora de Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento

5.- Definiciones: “Ninguna” 6.- Método de Trabajo:

6.1. Mapeo de Proceso 6.2. Diagrama de Flujo. 6.3. Mapeo de Interacción de los Procesos 6.4. Descripción de Actividades. 6.5. Indicador, Registro de Calidad y Anexos.




Clave: PR-PM-DRP-02

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MAPEO DE PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Mejora continua del Sistema de

Gestión de la Calidad

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Requisitos

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Satisfacción

Entrada

s

Responsabilidad

de la dirección

Gestión de los

Recursos

Medición, análisis

y mejora.

Realización del

servicio

Servicio

Salida

Capítulo 5

Capítulo 6

Capítulo 8

Capítulo 7

Actividades que aportan valor

Flujo de información




Clave: PR-PM-DRP-02

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Reporte medio electrónico

Memorándum, medio

electrónico

Memorándum, medio

electrónico

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

DIRECCIÓN DE RELACIONES

PÚBLICAS

INICIO

Actividad 1

1 día

Recibir, revisar y

analizar la información

2

Actividad 2

30 min.

Actividad 3

30 min.

Actividad 4

1 día

Se conecta con el procedimiento de informe de avances de la DGATyRP al Presidete Municipal

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL AYUNTAMIENTO

Redactar y publicar a través de

comunidades virtuales y

micrositios 3 Facebook, Twitter, Instagram

Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas

respecto a la información publicada

4

Elaborar y enviar reporte mensual impreso a la Dir.

Gral.

5

Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos

FIN

Envían información de servicios, trámites, promociones y avances de la Administración Municipal 1

Actividad 5

1 mes




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MAPEO DE INTERACCIÓN DEL PROCESO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE

SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Diagrama de interacción de los procesos



Requisitos

Satisfacción

Me

dic

ión

, a

ná

lisis

y m

ejo

ra

Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad

Procesos de gestión

Realización del Servicio

Servicio

Procesos de apoyo




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN

MUNICIPAL

Paso Responsable Actividad Documento de trabajo (clave)

1 Dependencias y

Entidades del Ayuntamiento

Envían información de servicios, promociones, trámites y avances de la Administración Municipal.

Memorándum y/o medio electrónico

2 Directora de

Relaciones Públicas (DRP)

Recibe, revisa y analiza la información. Memorándum y/o

Oficio

3 DRP Redacta y publica a través de comunidades virtuales y micrositios.ñ

Información Electrónica

4 DRP

Monitorear y recibir opiniones, comentarios, solicitudes y/o quejas respecto a la información Publicada. Remite opiniones, comentarios, solicitudes, quejas a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos.

Información electrónica

5 DRP

Elabora y envia reporte mensual impreso a la Dirección General Atención Ciudadana Imagen y Relaciones Públicas. Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Reporte de actividades y

gráficas




Clave: PR-PM-DRP-02

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PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE SERVICIOS, TRÁMITES, PROMOCIONES, PROGRAMAS Y AVANCES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

INDICADOR

No de Indicador

Denominación Periodicidad

NO APLICA

REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de retención

1 Reporte de Actividades Directora de Relaciones Públicas Un año

2 Gráfica en medio

electrónico Directora de Relaciones Públicas Un año

3 Memorándum y/o Oficio Directora de Relaciones Públicas Un año

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

Ninguno




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XI. DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones

Públicas 3 29 44 86

Netzahualcoyotl No. 303 Col. Centro




Clave: DT-PM-DRP-I

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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION

30 de Junio de 2014 31 de Diciembre de 2014

PARTICIPANTES PUESTO


Emigdio González Galindo


Técnico Informático

Blanca Elena Aguilar Sánchez Directora de Relaciones Públicas

Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y

Procedimientos

Emigdio González Galindo Técnico Informático

Asesor Designado de la Coordinación de Modernización Administrativa




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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ÁREA: Dirección de Relaciones Públicas

Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia

Puesto Nombre y Firma

Vo Bo Coordinación de Modernización Administrativa

Todos

Actualización del Manual versión 2014

31/Dic./2014

Directora de Relaciones

Públicas


Ricardo Díaz Vázquez

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