Manual de Organización, Funciones y Cargos

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INDICE Pág.

Introducción 3 Normativa Aplicable. 3 Objetivo. Alcance. 3 Definiciones 4

Descripción de las Siglas 5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL

Organigrama Estructural 6 Funciones Generales del Director/a General - Director/a 7 Funciones Generales del Jefe de Departamento 8

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Director General 9 Asesoría 11 Secretaría 13 DIRECCCIÓN FINANCIERA

Director 15 Departamento de Control 17 Departamento de Contabilidad 19 Departamento de Tesorería 21 DIRECCCIÓN DE PRESUPUESTO Director Departamento de Programación Presupuestaría Departamento de Monitoreo y Evaluación Presupuestaría

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ANEXOS

Niveles de cargo

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INTRODUCCIÓN

La Dirección General de Administración Financiera del Ministerio de la Defensa Pública, es la encargada de brindar el apoyo necesario para el cumplimiento de las funciones misionales, mediante la administración eficiente de la gestión presupuestaria y financiera.

Para cumplir con sus objetivos y con los nuevos desafíos de mejora continua de sus procesos, la Dirección General de Administración Financiera necesita readecuar su estructura orgánica, definiendo sus funciones con mejores prácticas de gestión administrativa.

A tal efecto, se elabora el presente Manual de Organización, Funciones y Cargos conforme con lo dispuesto en las leyes, decretos y resoluciones que regulan la materia administrativa y financiera pública y con el accionar del Ministerio de la Defensa Pública, utilizando como principal referente la Ley N° 4.423/11.

NORMATIVAS APLICABLES

En la elaboración del presente manual se han tomado en consideración las siguientes normativas:

Ley Nº 4.423/11 “ Orgánica del Ministerio de la Defensa Pública” Ley Nº 1535/99 de “Administración Financiera del Estado” Decreto Nº 8127/00 “Que reglamenta la Ley Nº 1535/99” Decreto Nº 196/03 “Sistema de Clasificación de Cargos” Resoluciones Reglamentarias del Ministerio de la Defensa Pública

OBJETIVO

El presente Manual de Organización, Funciones y Cargos tiene como objetivo general, promover el ordenamiento y mejoramiento interno de la Dirección General de Administración Financiera, identificando las funciones inherentes a cada puesto y las exigencias o requisitos mínimos que debe tener el talento humano, capaz de asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que permita una efectiva prestación de nuestros servicios.

ALCANCE

El manual define las funciones de la Dirección General de Administración Financiera, por lo tanto se aplica a las áreas componentes de la misma.

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DEFINICIONES

NIVEL DEL CARGO Definición de los niveles de cargos establecidos en el Decreto Nº 196/2003

CARGO Función o trabajo que debe desempeñar un funcionario.

FUNCIÓN ESPECÍFICA Descripción específica del cargo.

DENOMINACIÓN Designación de la Dirección, Departamento o Área.

OBJETIVO Indica la finalidad de cada área y el propósito principal.

RESPONSABLE ANTE Indica ante qué área o cargo debe presentar el resultado del trabajo del área

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE Indica sobre qué área o cargos se tiene o se podría tener autoridad de organización, control y supervisión.

ORGANIGRAMA Indica gráficamente la ubicación de cada repartición o área dentro de la estructura general de la Dirección General.

FUNCIONES DEL NIVEL JERARQUICO

Detalla las funciones que le compete a cada área por el nivel jerárquico de autoridad y responsabilidad.

AUSENCIAS TEMPORALES Establece el mecanismo para la designación del responsable del cargo que debe suplir en caso de ausencia temporal

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DESCRIPCION DE SIGLAS

DG Defensoría General DGAF Dirección General de Administración Financiera

PAI Plan Anual de Inversiones

POA Plan Operativo Anual

DF Dirección Financiera

UOC Unidad Operativa de Contrataciones MECIP Modelo Estándar de Control Interno del Paraguay

SIARE Sistema Integrado de Administración de los Recursos del Estado

SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera

SITE Sistema de Tesorería

SICO Sistema Integrado de Contabilidad

SIPE Sistema de Información de Proveedores del Estado

PAC Plan Anual de Contrataciones

DNCP Dirección Nacional de Contrataciones Públicas

SICP Sistema de Información de Contrataciones Públicas

CC Código de Contratación

STR Solicitud de Transferencia de Recursos

CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

OC Orden de Compra

OT Orden de Trabajo y/o Servicio

CP Comprobante de Pago

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Estructura Organizacional y Funcional

DEFENSORIA GENERAL

Dirección General de

Administración Financiera

Dirección de Presupuesto

Dirección

Financiera

Dpto. de Tesorería

Dpto. de

Contabilidad

Dpto. de Monitoreo y

Evaluación Presupuestaria

Secretaría

Asesoría

Dpto. de

Programación presupuestaria

Dpto. de Control

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NIVEL B – CONDUCCIÓN SUPERIOR CARGO DIRECTOR GENERAL/DIRECTOR

FUNCIONES GENERALES

1. Tomar conocimiento de las políticas y planes estratégicos, definidos por la Defensoría General.

2. Proponer los planes, programas y proyectos para el logro de los objetivos estratégicos de Institución.

3. Proponer los objetivos, las metas y los planes de mejora continua de la DGAF. 4. Administrar los recursos financieros y humanos requeridos para el logro de los objetivos

institucionales. 5. Participar en la elaboración del Plan Anual de Contrataciones. 6. Coordinar las actividades de las Direcciones a su cargo para el logro de los objetivos, las

metas y los planes de mejora continua. 7. Presentar propuestas de contratación, nombramiento, promoción, traslados, capacitación,

aplicación de medidas de estímulos o disciplinarias, vacaciones y otros aspectos relacionados a la gestión del personal.

8. Consolidar la memoria anual de la DGAF. 9. Cumplir y hacer cumplir Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y

Procedimientos vigentes. 10. Supervisar la elaboración, actualización e implementación de las políticas, normas,

procedimientos e instructivos de carácter financiero. 11. Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse sobre los mismos en la

brevedad posible, conforme a los tiempos establecidos para cada tema. 12. Disponer los controles correspondientes para la adecuada utilización y conservación de las

instalaciones, muebles, máquinas, equipos y bienes en general a su cargo. 13. Participar en la elaboración del Plan Anual de Capacitación que incluya cursos técnicos,

organizacionales y gerenciales, acordes con las necesidades de capacitación detectada, y de esa manera disminuir las brechas existentes entre los perfiles actuales y los perfiles requeridos para un mejor desempeño del personal de la institución.

14. Participar en cursos de capacitación técnicos, organizacionales y gerenciales que sean requeridos para mejorar sus competencias y desempeño.

15. Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por las instancias correspondientes 16. Proponer montos de honorarios a ser pagados, conforme disponibilidad presupuestaria y

según requerimiento de las Defensora General. 17. Otras actividades requeridas para el logro de los objetivos de la DGAF.

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NIVEL: C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES CARGO: JEFE DE DEPARTAMENTO

FUNCIONES GENERALES

1. Elaborar los requerimientos necesarios para el Plan Anual de Contrataciones. 2. Proponer y actualizar las políticas, normativas, manuales, procedimientos, controles,

indicadores y planes de riesgos del Departamento. 3. Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse sobre los mismos en la

brevedad posible, conforme a los tiempos establecidos para cada tema. 4. Disponer los controles correspondientes para la adecuada utilización, conservación y

mantenimiento de las instalaciones, muebles, máquinas, equipos y bienes en general a su cargo.

5. Cumplir y hacer cumplir las Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y Procedimientos vigentes.

6. Informar los eventos, incidentes y problemas detectados. 7. Participar en cursos de capacitación técnicos, organizacionales y gerenciales que sean

requeridos para mejorar sus competencias y desempeño. 8. Presentar propuestas de traslados, capacitación, aplicación de medidas disciplinarias o de

estímulos, vacaciones y otros aspectos relacionados a la gestión del personal. 9. Preparar la memoria anual del Departamento. 10. Administrar los RRHH, materiales y financieros a su cargo. 11. Asignar de manera formal, por escrito y con acuse de recibido, las funciones, actividades y

tareas a los funcionarios a su cargo. 12. Responder por la organización interna eficaz y eficiente del Departamento a su cargo y

comunicar al superior correspondiente. 14. Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por la superioridad.

15. Otras actividades requeridas para el logro de los objetivos del Departamento.

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NIVEL B - CONDUCCIÓN SUPERIOR

CARGO DIRECTOR GENERAL

DENOMINACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

OBJETIVO: Apoyar a la institución en la administración de los recursos presupuestarios y financieros, a través de los procesos de pagos por la adquisición de bienes y/o servicios, de acuerdo a las normativas vigentes en la materia. RESPONSABILIDAD ANTE:

La Defensoría General. AUTORIDAD DIRECTA SOBRE;

- Secretaría - Asesoría - Dirección Financiera - Dirección de Presupuesto FUNCIONES GENERALES

1. Participar en las reuniones de definición de los objetivos estratégicos y políticas generales a ser aplicados en las diversas actividades del Ministerio de la Defensa Publica.

2. Planificar las actividades y tareas asignadas a las diversas áreas a su cargo, en consecución con los objetivos y metas definidas.

3. Aprobar la memoria anual de la Dirección General de Administración Financiera. 4. Participar e impulsar, en coordinación con las diversas áreas de la institución, los parámetros

para la determinación de los índices de Gestión Institucional acompañando su aplicación y coordinando los ajustes necesarios.

5. Fijar políticas de administración de los recursos financieros de la Institución, elaborando planes y estableciendo directrices para la correcta utilización de los mismos, de manera a lograr la eficiencia en la prestación de los servicios que brinda la institución a los beneficiarios del sistema.

6. Aprobar los requerimientos de la Dirección General de Administración Financiera para el Programa Anual de Contrataciones.

7. Participar en la elaboración del Plan Anual de Capacitación.

FUNCIONES ESFECÍFICAS

1. Dirigir, ejecutar y controlar las funciones, procedimientos y prácticas de las actividades y tareas financieras referentes a la gestión institucional.

2. Impartir directrices en la administración del desarrollo humano del personal administrativo de la DGAF, teniendo en cuenta el cumplimiento de las políticas institucionales definidas.

3. Mantener actualizados el Manual de Organización, Funciones y Procesos de la DGAF. 4. Organizar, dirigir y controlar la elaboración de los registros contables. 5. Supervisar y aprobar los balances generales y estados de resultados, firmando en señal de

conformidad.

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6. Definir lineamientos, criterios, metodologías y directrices técnicas para la formulación y ejecución presupuestaria del Ministerio de la Defensa Pública.

7. Realizar actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos y metas definidas, de acuerdo a las disposiciones vigentes, las normas y los procedimientos establecidos por la Defensoría General.

8. Supervisar las transferencias y pagos que por cuenta del Ministerio de la Defensa Publica se deba realizar.

9. Rubricar todas las solicitudes y documentaciones en el marco de las gestiones de su competencia.

AUSENCIAS TEMPORALES

El Director Financiero será responsable en caso de ausencia temporal.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO

Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Administración, Contabilidad o de Carreras afines.

- Cursos de postgrado a nivel de Especialización o Maestría relacionadas con las competencias del cargo, tales como: gestión pública, análisis financiero, presupuesto público, administración de RRHH, gestión del talento Humano, contrataciones públicas, etc. (No Excluyente)

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más.

Conocimientos y habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Administración Financiera Pública; amplio conocimiento del SIAF.

- Capacidad de planificación y organización. - Liderazgo; diligente y expeditivo. - Capacidad de negociación; manejo de conflictos. - Capacidad para trabajar bajo presión. - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas. - Discreción y prudencia en el manejo de las informaciones. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores. - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión institucional.

Otros - Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico.

Idiomas - Español – Guaraní

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NIVEL B - CONDUCCIÓN SUPERIOR

CARGO ASESOR - PROFESIONAL I

DENOMINACIÓN ASESORÍA

OBJETIVO: Proporcionar a la Dirección General, asesorías internas o externas de carácter técnico, y/o jurídico para orientar las decisiones y acciones relativas a la misión institucional, convirtiéndose en aliados estratégicos para la ejecución de las acciones y desafíos propuestos por la alta gerencia. RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección General. AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

Funcionarios y técnicos a su cargo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Las funciones a ser desempeñadas se detallan a continuación, las cuales serán asignadas a cada asesor por la Dirección General de Administración Financiera:

1. Apoyar la elaboración de los planes estratégicos de la DGAF. 2. Realizar el seguimiento a la ejecución del Presupuesto aprobado. Apoyar en la elaboración del

Proyecto de Presupuesto de la Institución de cada ejercicio fiscal. 3. Verificar, cuando sea requerido, las documentaciones de Solicitudes de Transferencias de

Recursos a Proveedores del Estado (documentaciones pertinentes en cuanto a la provisión de bienes y servicios, cumplimiento de plazos, formas de pago, pólizas, informes y certificaciones a ser entregados, multas, entre otros), emitiendo el correspondiente dictamen.

4. Apoyar los procesos de desarrollo y fortalecimiento de la DGAF a través de acciones que se requieran, realizando estudios de reforma o cambios administrativos.

5. Realizar el estudio de diseño y simplificación de procedimientos administrativos. 6. Apoyar en la elaboración de manuales de procedimientos y manuales de organización y

funciones de la DGAF. 7. Apoyar en la implementación del MECIP y/o Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, u

otro Sistema de Gestión que la máxima autoridad decida implementar. 8. Apoyar en la elaboración e implementación de planes de comunicación interna de la DGAF. 9. Realizar análisis de propuestas de modificaciones a la estructura orgánica. 10. Gerenciar determinadas acciones concretas, solicitadas por la Dirección General. 11. Elaborar dictámenes jurídicos o técnicos, referentes a procesos ingresados en la DGAF. 12. Verificar las resoluciones que normen todo el ámbito administrativo y financiero delegado a la

Dirección General de Administración Financiera con todos los antecedentes del caso.

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AUSENCIAS TEMPORALES

El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO

Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, Derecho o de Carreras afines.

- Cursos de maestría y/o especialización relacionadas con gestión pública, análisis financiero, presupuesto público, administración de RRHH, gestión del talento Humano, contrataciones públicas, etc. (No Excluyente)

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más

Conocimientos y habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera.

- Capacidad de planificación y organización - Liderazgo - Capacidad de negociación - Capacidad para trabajar bajo presión - Manejo de conflictos - Diligente y expeditivo - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas - Discreto y prudente en el manejo de las informaciones - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia con la misión

institucional.

Otros

- Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico.

Idiomas

- Español – Guaraní

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NIVEL D - MANDOS MEDIOS ADMINISTRATIVOS Y TÉCNICOS

CARGO TÉCNICO I

DENOMINACIÓN SECRETARÍA

OBJETIVO: Recepcionar, registrar, organizar, tramitar los procedimientos administrativos de todos los recursos internos del Ministerio de la Defensa Pública, despachar y archivar las correspondencias, expedientes y documentos de la Dirección General de Administración Financiera. RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección General de Administración Financiera. AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

Funcionarios y técnicos a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Coordinar y controlar las actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos.

2. Realizar el seguimiento, control del recorrido y ubicación de las correspondencias remitidas y otras comunicaciones dirigidas al Director General de Administración Financiera.

3. Coordinar y controlar las actividades de la mesa de entradas y archivo. 4. Mantener informado al Director General de Administración Financiera respecto de las

actividades y novedades de la Secretaría y realizar consultas que fueren necesarias en el momento oportuno.

5. Elaborar el pedido de materiales y útiles de oficina para su inclusión en el PAC anual. 6. Controlar el movimiento de entradas y salidas de materiales varios y útiles de oficina, así como

mantener adecuadamente organizado y actualizado el inventario de mobiliarios, útiles y equipos de oficina de la Dirección General de Administración Financiera.

7. Controlar que las solicitudes y los documentos presentados ante la Dirección General reúnan los requisitos exigidos, conforme normas y procedimientos establecidos.

8. Providenciar y autorizar la distribución de los documentos y expedientes a las distintas dependencias del Ministerio de la Defensa Pública.

9. Controlar que las providencias y el traslado de documentos y expedientes se realicen en forma rápida y segura a las distintas dependencias de la DGAF y otras reparticiones del Ministerio de la Defensa Pública.

10. Redactar, despachar y archivar las disposiciones emanadas de la Dirección General (Memos, Notas, Circulares, etc.)

11. Registrar en los sistemas de soporte existentes para la gestión de documentos, la recepción o entrega del material a su cargo.

12. Recibir y solicitar certificaciones, tramitar, obtener copias u otros documentos, que le fueran solicitados a la Dirección General, sea por mandato Judicial u otros que las normas lo permitan.

13. Velar por un eficaz y eficiente desarrollo de las actividades a su cargo.

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AUSENCIAS TEMPORALES

El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal. PERFIL DEL CARGO

Formación

- Título Universitario, o estudiante de los últimos años en Abogacía, administración o carreas afines.

- Técnico en Secretaría Ejecutiva (Deseable).

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más.

Conocimientos y habilidades

- Sentido de responsabilidad y dedicación al trabajo - Capacidad para resolver problemas. - Capacidad de Planificación y Organización. - Liderazgo - Manejo de las relaciones públicas - Manejo de protocolo - Colaborativo y expeditivo. - Habilidad para supervisar. - Discreto/a y prudente del manejo de la información. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y la de sus colaboradores. - Orientado a resultados, capacidad en centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión de la Institución.

Otros - Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico,

Internet.

Idiomas - Español – Guaraní

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NIVEL B – DE CONDUCCIÓN SUPERIOR

CARGO DIRECTOR

DENOMINACION DIRECCIÓN FINANCIERA

OBJETIVO: Apoyar la gestión del Ministerio de la Defensa Publica, a través de la obtención, distribución y administración de recursos financieros destinados a todas las dependencias de la misma, de manera eficiente, eficaz y oportuna.

RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección General de Administración Financiera.

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

- Departamento de Control - Departamento de Contabilidad - Departamento de Tesorería

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Vigilar los fondos y valores disponibles 2. Garantizar la aplicación de las normas y procedimientos relacionados con el presupuesto

asignado y su ejecución. 3. Planificar y Supervisar la contabilidad general de las operaciones efectuadas para el correcto

funcionamiento de las dependencias del Ministerio de la Defensa Pública. 4. Participar en la elaboración del Proyecto de Presupuesto Institucional. 5. Aprobar la ejecución y seguimiento de la gestión de pagos de la institución. 6. Participar en las comisiones, grupos de trabajo y actividades con las distintas dependencias del

Ministerio de Defensa Pública y con organismos externos que involucren los intereses financieros de la Institución.

7. Firmar STR y cheques, como ordenador de gasto alterno o habilitado pagador. 8. Firmar las solicitudes para su presentación ante el Ministerio de Hacienda. (Plan de Caja,

habilitación de Cuentas para proveedores, corrección de Datos, excepciones de pagos por cuenta administrativa).

9. Verificar la correcta liquidación de viáticos al exterior e interior del país de acuerdo a las normas vigentes.

10. Supervisar la elaboración de la programación de caja de acuerdo al periodo definido, así como aprobar las solicitudes de cuotas en base a la programación establecida.

11. Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias que tengan relación con las operaciones realizadas por el Ministerio de la Defensa Pública, que estén bajo el ámbito de su competencia.

12. Administrar la correcta registración y utilización de los bienes patrimoniales de la Institución, de acuerdo a las normativas que rigen la materia.

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AUSENCIAS TEMPORALES

El Director Gral. de Administ. y Finanzas designará al responsable en caso de ausencia temporal.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO

Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, o de Carreras afines.

- Cursos de maestría y/o especialización relacionadas con análisis financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente)

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más.

Conocimientos y Habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera.

- Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF - Capacidad de planificación y organización - Liderazgo; diligente y expeditivo - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas - Discreto y prudente en el manejo de las informaciones - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión institucional, trabajo en equipo.

Otros

- Manejo de herramientas informáticas Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico, internet, otras.

Idiomas

- Español – Guaraní

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NIVEL C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES

CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO

DENOMINACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTROL

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de las normativas y/o disposiciones administrativas y financieras a efectos de asegurar la correcta aplicación de las partidas presupuestarías y la consistencia de las documentaciones que avalan las operaciones de gastos a ser realizados por el Ministerio de la Defensa Pública.

RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección Financiera

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

Funcionarios y técnicos a su cargo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Organizar, supervisar y dirigir el tiempo y trabajo del personal a su cargo. 2. Desarrollar un Plan de Control y Seguimiento de los procedimientos establecidos para alcanzar

los objetivos programados. 3. Identificar las mejoras necesarias en los procedimientos financieros y elevar las

recomendaciones. 4. Controlar la consistencia de los documentos respaldatorios de los gastos. 5. Controlar las planillas de liquidación de salarios y otras remuneraciones. 6. Controlar las planillas de retenciones de impuestos para pago a proveedores. 7. Orientar e instruir al personal a su cargo y tomar conocimiento de los documentos recibidos, en

su área y supervisar la expedición, sobre los mismos, en el menor tiempo posible. 8. Cuidar el uso racional y adecuada conservación de los equipos, materiales y útiles de su sector,

velando en todo momento por la economía y conservación del patrimonio público a su cargo. 9. Evaluar las actividades, tareas y responsabilidades establecidas en el presente manual y sugerir

eventualmente los ajustes que considere apropiado. 10. Atender y responder diligentemente a otras tareas o actividades encomendadas por sus

superiores jerárquicos inmediatos y siguientes, cuando ellas no sean manifiestamente contrarias a las leyes y reglamentos.

AUSENCIAS TEMPORALES El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del Director Financiero.

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Res. Nº 01/15 – Anexo III MANUAL DE ORGANIZACIÓN,

FUNCIONES Y CARGOS

Versión: Enero de 2015

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

ASESORÍA DGAF DTOR. GRAL. DGAF ….. /…. / …. 18/29

PERFIL DESEABLE DEL CARGO Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, o de Carreras afines.

- Cursos de maestría y/o especialización a nivel de post grados relacionadas con análisis financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente).

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y Habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera.

- Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) - Capacidad de planificación y organización - Liderazgo - Capacidad de negociación - Capacidad para trabajar bajo presión - Diligente y expeditivo - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas - Discreto y prudente en el manejo de las informaciones - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en

coherencia con la misión institucional. - Trabajo en equipo

Otros

- Manejo de herramientas informáticas Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico, internet, otras.

Idiomas

- Español – Guaraní

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FUNCIONES Y CARGOS

Versión: Enero de 2015

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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NIVEL C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES

CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO

DENOMINACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

OBJETIVO: Registrar y consolidar las operaciones contables, presupuestarias y no presupuestarias, elaborar y presentar los estados financieros, la ejecución presupuestaria e informes patrimoniales que demuestre en forma veraz y oportuna la situación económica, financiera y patrimonial del Ministerio de la Defensa Publica.

RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección Financiera

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

Funcionarios y técnicos a su cargo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1- Realizar el control integral de las documentaciones de respaldos para la obligación de los pagos por adquisiciones de bienes y/o servicios autorizados por la DGAF y elaborar la planilla para registro de obligaciones.

2- Registrar diariamente los pagos efectuados (egresos). 3- Aprobar los Registros Contables. 5- Consolidar los incrementos patrimoniales. 6- Revisar y Aprobar las conciliaciones de cuentas bancarias. 7- Emitir y presentar informaciones financieras, presupuestarías y patrimoniales a los órganos de

Control del Estado. 8- Archivar y ordenar cronológicamente todos los documentos que tengan relación con la

actividad de registración contable y que sirvan de respaldo a la misma. 9- Preparar los legajos de rendición de cuentas de conformidad a las normativas establecidas por

la Contraloría General de la República. 9- Procesar y emitir las informaciones contables requeridas por la Dirección Financiera. 10. Analizar los estados financieros y realizar los informes comparativos en cuanto a su evolución,

tendencias y cumplimiento estadístico.

AUSENCIAS TEMPORALES El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del Director Financiero.

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FUNCIONES Y CARGOS

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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

ASESORÍA DGAF DTOR. GRAL. DGAF ….. /…. / …. 20/29

PERFIL DESEABLE DEL CARGO

Formación

- Título Universitario de la carrera de Contabilidad. - Cursos de maestría y/o post grados a nivel de especialización relacionadas con análisis

financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente)

Experiencia - Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y Habilidades - Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección

General de Administración Financiera. - Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF (SICO – SITE). - Conocimiento del Manual de Contabilidad Gubernamental. - Capacidad de organización. - Capacidad para trabajar bajo presión. - Capacidad de negociación. - Capacidad para resolver conflictos. - Buen manejo de las relaciones interpersonales. - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores. - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión institucional. - Trabajo en equipo.

Otros

- Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo electrónico.

Idiomas

- Español – Guaraní

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FUNCIONES Y CARGOS

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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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NIVEL C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES

CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO

DENOMINACION DEPARTAMENTO DE TESORERIA

OBJETIVO: Desarrollar las actividades relacionadas con la planificación financiera del gasto y el

pago de las obligaciones contraídas por el Ministerio de la Defensa Pública, las cuales están

autorizadas por la Ley de Presupuesto.

RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección Financiera

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

Funcionarios y técnicos a su cargo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Controlar las transferencias de recursos autorizados para el pago a proveedores, acreedores varios y funcionarios del Ministerio de la Defensa Pública, conforme al cronograma de desembolsos.

2. Confirmar y controlar la disponibilidad en Caja y Cuentas Corrientes, considerando los egresos y transferencias de fondos recibidos de la Dirección General del Tesoro.

3. Firmar y controlar integralmente las documentaciones relacionadas con el gasto institucional y el cumplimiento del aspecto impositivo y legal de las mismas.

4. Preparar y solicitar en forma trimestral o mensual, el Plan de Caja Institucional y la cuota mensual, conforme a los requerimientos institucionales y el Plan Financiero.

5. Procesar y efectuar todos los pagos, debidamente autorizados por los niveles jerárquicos respectivos del Ministerio de la Defensa Pública, a proveedores, contratistas, funcionarios, profesionales contratados y otros.

6. Programar y ejecutar oportuna y adecuadamente las obligaciones de la Institución, dentro de su ámbito de competencia, verificando el cumplimiento de los procedimientos y autorizaciones correspondientes, además de las disposiciones de rendición de cuentas vigentes.

7. Compilar toda la documentación sustentatoria de los desembolsos o pagos afectados. 8. Elaborar las liquidaciones en concepto de Viáticos al Interior y Exterior del País, además del

cálculo de Subsidios como gastos médicos. 9. Elaborar informe mensual para la Contraloría General de la República de Rendición de Cuenta

de viáticos otorgados a funcionarios. 10. Enviar al Departamento de Contabilidad para que se registre contablemente en forma

actualizada los hechos financieros de tesorería.

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……/…… /……

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Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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11. Dirigir y controlar la emisión de comprobantes de pago. Firmar los cheques, según corresponda, y las boletas de retenciones realizadas una vez verificadas las documentaciones respaldatorias.

12. Administrar los fondos de Caja Chica conforme a las disposiciones legales y las directrices institucionales emitidas por la Máxima Autoridad.

13. Preparar las conciliaciones de cuentas bancarias. AUSENCIAS TEMPORALES

El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del Director Financiero.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO

Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, o de Carreras afines.

- Cursos de maestría y/o post grados a nivel de especialización relacionadas con análisis financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente)

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más.

Conocimientos y Habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera

- Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF/SITE - Capacidad de organización - Capacidad para resolver conflictos - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión institucional - Trabajo en equipo

Otros

- Manejo de herramientas informáticas Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico, internet, otras.

Idiomas

- Español – Guaraní

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FUNCIONES Y CARGOS

Versión: Enero de 2015

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

ASESORÍA DGAF DTOR. GRAL. DGAF ….. /…. / …. 23/29

NIVEL B – DE CONDUCCIÓN SUPERIOR

CARGO DIRECTOR

DENOMINACIÓN DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

OBJETIVO: Ejecutar las actividades relacionadas con la aplicación de principios, políticas, competencias, normas, disposiciones legales que rijan la materia y los procedimientos que interactúan en el proceso presupuestario del Ministerio de la Defensa Pública.

RESPONSABILIDAD ANTE:

La Dirección General de Administración Financiera

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE: - Departamento de Programación Presupuestaría - Departamento de Monitoreo y Evaluación Presupuestaría

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Preparar y consolidar el cuadro de gastos a ser previstos presupuestariamente. 2. Realizar las actividades relacionadas al proceso presupuestario en sus fases de programación,

formulación, control y ejecución, para garantizar el normal funcionamiento de la gestión financiera del Ministerio de la Defensa Pública, de acuerdo a la normativa vigente y las políticas institucionales.

3. Revisar, analizar, formular y consolidar el Proyecto del Presupuesto General de la Institución presentado por las distintas dependencias del MDP, conforme a normativas legales e instrucciones recibidas de la Superioridad.

4. Determinar los criterios de aplicación del proceso presupuestario de la institución (orientaciones, proyecciones, distribución de topes presupuestarios, elaboración y consolidación del proyecto de presupuesto de gastos e inversión).

5. Verificar y analizar pedidos de Modificaciones Presupuestarias (Reprogramaciones, Ampliaciones Presupuestarias, Cambio de Fuente de Financiamiento y de Organismo Financiador,), conforme al procedimiento vigente.

6. Analizar el presupuesto aprobado por Ley de la Nación e informar a la DGAF sobre las posibles incidencias en la obtención de objetivos y metas.

7. Elaborar y hacer seguimientos de informes relacionados a los movimientos del Presupuesto de la Institución (comportamiento de ejecución presupuestaria, movimiento del Plan Financiero con referencia al Presupuesto del MDP), de acuerdo a las normativas vigentes y las políticas institucionales.

8. Verificar la correcta imputación de los gastos de acuerdo a las normas vigentes (Clasificador Presupuestario) y elaborar la planilla para registro de obligaciones.

9. Firmar los Certificados de Disponibilidad Presupuestaria.

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Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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10. Asesorar y apoyar a las distintas dependencias administrativas y jurisdiccionales en los aspectos de técnicas presupuestarias para los diferentes procesos requeridos de dichas dependencias.

AUSENCIAS TEMPORALES El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO Formación

- Título Universitario de las carreras de Derecho, Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, o de Carreras afines.

- Cursos de maestría y/o especialización a nivel de post grados relacionadas con análisis financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente).

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y Habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera.

- Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) - Capacidad de planificación y organización. Liderazgo - Capacidad de negociación - Capacidad para trabajar bajo presión - Diligente y expeditivo - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas - Discreto y prudente en el manejo de las informaciones - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión institucional. - Trabajo en equipo

Otros

- Manejo de herramientas informáticas Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico, internet, otras.

Idiomas

- Español – Guaraní

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Res. Nº 01/15 – Anexo III MANUAL DE ORGANIZACIÓN,

FUNCIONES Y CARGOS

Versión: Enero de 2015

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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NIVEL C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES

CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO

DENOMINACION DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARÍA

OBJETIVO: Desarrollar las actividades relacionadas con la planificación y programación presupuestaría del ingreso y del gasto, tomando en consideración las obligaciones contraídas por el Ministerio de la Defensa Pública, las cuales fueron autorizadas en base a lo aprobado en la Ley de Presupuesto anual.

RESPONSABILIDAD ANTE

La Dirección de Presupuesto

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE

Funcionarios y técnicos a su cargo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Estudiar el presupuesto aprobado por Ley de la Nación e informar las posibles incidencias en la obtención de objetivos y metas institucionales y emitir los informes respectivos referentes a eventuales discrepancias presupuestarias.

2. Proponer criterios para la elaboración de los planes operativos anuales de la institución, así como mecanismos de seguimiento y evaluación institucional.

3. Participar de las programaciones y evaluaciones institucionales a ser desarrollados y ejecutados por las distintas dependencias de la institución.

4. Participar en coordinación con la Dirección General de Administración Financiera y las demás dependencias de la entidad, la planificación, programación y evaluación de la gestión presupuestaria.

5. Participar de reuniones técnicas interinstitucionales relacionadas con la programación y proyectos de las que forma parte el MDP; así como de los eventos de capacitaciones nacionales e internacionales en el área de su competencia.

6. Planificar y programar en coordinación con todo el personal a su cargo las tareas a ser realizadas por

su sector para el alcance de los objetivos y políticas establecidas y a los recursos humanos, materiales

y tecnológicos. 7. Elaborar las proyecciones y estimaciones de ingresos y gastos para la elaboración del Proyecto de

Presupuesto para el año siguiente, según las prioridades de la Institución con las distintas Direcciones

de la misma, basándose en las reglamentaciones vigentes. 8. Coordinar la elaboración del Proyecto del Presupuesto General de la Entidad, Plan Financiero,

Modificaciones y/o Ampliaciones del Presupuesto vigente, de acuerdo a las necesidades de la

institución, y luego remitir a consideración de la Dirección de Presupuesto para su revisión y

posterior aprobación por la DGAF. 9. Supervisar la inclusión de las fuentes de financiamiento no genuinos en el presupuesto de gastos para

la ejecución de los proyectos de inversión y tramitar la contrapartida nacional, conforme a las normas

vigentes.

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FUNCIONES Y CARGOS

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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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10. Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual (POA). 11. Realizar la imputación de los gastos de acuerdo a las normas vigentes (Clasificador

Presupuestario). 12. Emitir los Certificados de Disponibilidad Presupuestaria. 13. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia 14. Las demás actividades que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

AUSENCIAS TEMPORALES El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del Director de Presupuesto.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, Abogado o de Carreras afines.

- Cursos de maestría y/o especialización a nivel de post grados relacionadas con análisis financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente).

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más. Conocimientos y Habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera.

- Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) - Capacidad de planificación y organización. Liderazgo - Capacidad de negociación. Capacidad para trabajar bajo presión. - Diligente y expeditivo. Trabajo en equipo. - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas - Discreto y prudente en el manejo de las informaciones - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia

con la misión institucional. Otros

- Manejo de herramientas informáticas Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico, internet, entre otras.

Idiomas

- Español – Guaraní

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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

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NIVEL C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES

CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO

DENOMINACION DEPARTAMENTO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARÍA

OBJETIVO: Determinar los indicadores de medición de la gestión presupuestaría y la evaluación de resultados de cumplimiento de metas y objetivos de los programas institucionales ejecutados en el presupuesto institucional vigente.

RESPONSABILIDAD ANTE:

La Dirección de Presupuesto

AUTORIDAD DIRECTA SOBRE:

Funcionarios y técnicos a su cargo.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Verificar la aplicación de los recursos en la ejecución del Plan Operativo Anual, conforme establecen los objetivos y actividades de cada una de las dependencias de la Institución.

2. Supervisar mensualmente los informes de cuadros demostrativos de la ejecución y disponibilidad

del presupuesto institucional y elevar a su inmediato superior.

3. Reportar periódicamente las actividades desarrolladas y someter a consideración de la autoridad los planes y acciones a ser desarrollados en el ámbito de su competencia.

4. Controlar que el archivo de las documentaciones que respaldan las imputaciones este actualizada y

en condiciones de consulta.

5. Elevar informes mensuales, trimestrales y semestrales a la Dirección General de Administración

Financiera, según los plazos establecidos.

6. Realizar seguimiento y conciliación de los gastos realizados en el Presupuesto vigente.

7. Controlar y supervisar el cumplimiento de las normas y principios de control interno.

8. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia.

9. Las demás actividades que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

AUSENCIAS TEMPORALES

El Director General de Administración Financiera designará al responsable en caso de ausencia temporal a solicitud del Director de Presupuesto.

PERFIL DESEABLE DEL CARGO

Formación

- Título Universitario de las carreras de Ciencias Económicas, Contabilidad, Administración, o de Carreras afines.

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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

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- Cursos de maestría y/o especialización a nivel de post grados relacionadas con análisis financiero, administración financiera, presupuesto público, etc. (No Excluyente).

Experiencia

- Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más. - Experiencia en el sector público de 3 años y más.

Conocimientos y Habilidades

- Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Dirección General de Administración Financiera.

- Conocimiento del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) - Capacidad de planificación y organización. Liderazgo - Capacidad de negociación. Capacidad para trabajar bajo presión. - Diligente y expeditivo. Trabajo en equipo. - Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas - Discreto y prudente en el manejo de las informaciones - Buen manejo de las relaciones interpersonales - Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo y supervisar a sus colaboradores - Orientación a resultados: capacidad de centrarse en el logro de metas y objetivos, en coherencia con

la misión institucional. Otros

- Manejo de herramientas informáticas Word, Excel, Power Point, Correo Electrónico, internet, entre otras.

Idiomas

- Español – Guaraní

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Res. Nº 01/15 – Anexo III MANUAL DE ORGANIZACIÓN,

FUNCIONES Y CARGOS

Versión: Enero de 2015

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Vigencia desde:

……/…… /……

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Resol. MDP N°: Fecha: Pág.

ASESORÍA DGAF DTOR. GRAL. DGAF ….. /…. / …. 29/29

A N E X O

NIVELES DE CARGO El Decreto Nº 196/2003 establece el sistema de clasificación de cargos administrativos y aprueba la tabla de categorías, denominación de cargos y remuneraciones para organismos de la Administración Central, Entidades Descentralizadas del Estado y del Poder Judicial.

Nivel Denominación

B Conducción Superior

C Mandos Medios Superiores

D Mandos Medios Administrativos y Técnicos

E Mandos Medios Operativos

F Personal de Apoyo Administrativo y Técnico

G Personal de Servicios Auxiliares