Manual de Operación

Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Protección Industrial

Junio 2004

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

2

Aprovechando tecnologías de vanguardia, Altos Hornos de México, está poniendo en marcha el Sistema de Asignación Interactiva de Camiones, este sistema pretende ser una valiosa herramienta para sus usuarios y permitirá: • A Protección Industrial, el registro y control de la entrada de camiones a planta para el traslado de

producto terminado, así como la explotación de la información de camiones registrados. • A las áreas de Embarques elaborar y publicar en forma interactiva sus requerimientos de

camiones, en cantidades y horarios, enterar al área de Servicio Camionero de estos y conocer en todo momento la situación de cada requerimiento para en coordinación con Servicio camionero tomar medidas oportunas.

• Al área de Servicio Camionero, recibir, administrar y controlar los requerimientos de transporte requeridos por los departamentos embarcadores, tramitarlos en forma oportuna, pero sobre todo conocer en todo momento el nivel de servicio de cada línea para una mejor toma de decisiones.

• A las líneas transportistas conocer con oportunidad los requerimientos e informar de aquellos que no pueda cumplir para que en forma oportuna sean reasignados, así mismo un mejor aprovechamiento de sus unidades.

Con esta herramienta y trabajando en equipo lograremos una mayor eficiencia en el suministro de unidades para el transporte de producto terminado a nuestros Clientes. El ciclo de este proceso inicia desde SAP R/3 donde en base al inventario disponible de producto terminado se elabora automáticamente una propuesta a cada departamento embarcador. Este proceso correrá a las 7:00 hrs. y a las 15:00 hrs. y publicará el resultado en intranet. Con esta propuesta el departamento embarcador elaborará su requerimiento de camiones distribuyendo éste por horarios, quedando publicado en el mismo sitio. El sistema validará que los requerimientos de camiones sean distribuidos en el tiempo y se eviten “cuellos de botella” en la entrada a la Planta. La Línea transportista tendrá una hora para confirmar estas Ordenes de Carga, de lo contrario estas Ordenes se publicarán en forma libre para que los tome cualquier línea que tenga disponibilidad. Además el horario del requerimiento les debe permitir arribar a la Planta oportunamente para evitar contratiempos. A continuación se describe la manera de operar el sistema en intranet y se incluyen las funciones inherentes a Protección Industrial:

1. Entrada al sistema en Intranet 2. Entrada para camiones 3. Salida para camiones 4. Impresión de Orden de carga 5. Consulta estatus de requerimientos 6. Reportes 7. Cambio de contraseña

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

3

1. Entrada al sistema en Intranet. Iniciando una sesión

Para iniciar una sesión en el Sistema de Asignación Interactiva de Camiones es necesario contar con un acceso directo instalado en la computadora el cual nos presentará la pantalla ejecutándose en Explorador de Internet mediante funcionalidad de Intranet. REQUISITOS DEL SISTEMA: • Tener instalado el Explorador de Internet (versión 5.0 o

mayor). • Contar con un número de usuario del sistema. FORMA DE ACCESO:

Se puede iniciar una sesión por medio del icono de acceso directo “Sistema de Asignación Interactiva de Camiones” activado en el escritorio de su computadora.

Otra manera de iniciar una sesión es ingresar la dirección directamente en la barra de direcciones del explorador:

http://afs02ahm/sip/e-procurement/e-ai/login.aspx ACCIONES: Doble Clic a ícono de escritorio

o pulsar tecla (Ir a) después de ingresar dirección en el Explorador de Internet.

Autenticación

La pantalla de autenticación controla la seguridad de la aplicación restringiendo el acceso solo a usuarios registrados. Se recomienda tener una resolución de 800 x 600 en la PC REQUISITOS DEL SISTEMA: • Ser usuario registrado en el sistema. • Contar con contraseña de acceso. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar la clave de usuario, contraseña y pulsar tecla Entrada o clic en botón “Entrar al Módulo”.

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

4

2. Entrada para camiones. Entrada de camiones

Seleccione con el puntero del ratón del menú “Protección Industrial” el apartado “Entrada orden de carga”, ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en el apartado “Entrada orden de carga”

Entrada de camiones

Aparecerá pantalla donde deberá proporcionar el número de Orden que porta el transportista. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: ingresar número de Orden de carga en recuadro titulado “Orden”, finalmente pulsar tecla entrada.

Entrada de camiones

Ahora el sistema le indicará a que Línea Transportista corresponde la Orden de Carga para validarlo, enseguida deberá confirmar el número de la unidad e ingresar el nombre del conductor del camión y más campos que solicita el sistema para futuros reportes. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar nombre del chofer, número de unidad, modelo del camión, marca, número de serie y finalmente pulsar tecla entrada.

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

5

Entrada de camiones

El sistema le mostrará fecha y hora actual para registrarlo en la Base de Datos. Una vez concluida la operación con el botón “Guardar” el sistema mostrará el mensaje “Entrada de Orden de Carga” junto al campo “Orden” confirmando el registro. El sistema no permitirá avanzar cuando la Orden ya esté vencida. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en botón “Guardar”

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

6

3. Salida para camiones. Salida de camiones

Seleccione con el puntero del ratón del menú “Protección Industrial” el apartado “Salida orden de carga”, ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en el apartado “Salida orden de carga”

Salida de camiones

Aparecerá pantalla donde deberá proporcionar el número de Orden de Carga que presente el transportista. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: ingresar número de Orden de Carga en recuadro titulado “Orden”, finalmente pulsar tecla entrada.

Salida de camiones

Ahora el sistema le mostrará detalles del la Línea Transportista registrados a su entrada para validación, enseguida deberá ingresar número de documento de transporte, clave de material, número de cliente, remisión, peso y en un momento dado observaciones, todo esto para futuros reportes. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar campos solicitados por el sistema y pulsar tecla entrada.

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

7

Salida de camiones

En caso de que el camión contenga cargas para más de un cliente (repartos), deberá indicarlo al sistema para que le permita ingresar los campos correspondientes al cliente adicional. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en botón “Reparto”, luego ingresar campos solicitados por el sistema y pulsar tecla entrada.

Salida de camiones

El sistema le mostrará fecha y hora actual para registrarlo en la Base de Datos. Una vez concluida la operación con el botón “Guardar”, el sistema mostrará el mensaje “Salida de Orden de Carga” junto al campo “Orden” confirmando el registro. El sistema mostrará un aviso cuando la Orden pertenezca a un camión que tiene más de 20 horas en la planta para que se revise si es un error o en su defecto se investigue la razón de la permanencia del camión en la planta. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en botón “Guardar”

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

8

4. Imprimir órdenes de carga. Imprimir

Esta opción es exclusiva para camiones cliente recoge que no porten la Orden de Carga, para lo cual se reportará a Servicio Camionero para que la genere, confirme y reporte el progresivo asignado, después de esto es posible imprimirla, para ello seleccione con el puntero del ratón del menú “Orden de carga” el apartado “Imprimir” ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en el apartado “Imprimir”.

Imprimir

En esta pantalla deberá teclear el número de Orden de Carga que requiere enviar a impresión. CONSIDERACIONES:

La orden de carga deberá estar confirmada. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Dar Clic en el botón “Aceptar” para continuar o Clic en “Cancelar” para abandonar la operación.

Imprimir

El sistema presenta una vista previa de la orden de carga y también la ventana estándar de Windows para enviar a impresión el documento al dispositivo seleccionado. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Dar Clic en el botón “Aceptar” para continuar o Clic en “Cancelar” para abandonar la operación.

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

9

5. Consulta estatus de requerimientos. Status de requerimientos

Seleccione con el puntero del ratón del menú “Requerimientos” el apartado “Status de requerimientos” ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en el apartado “Status de requerimientos”

Status de requerimientos

Aparecerá la pantalla donde deberá seleccionar el departamento que desea consultar y la fecha del requerimiento. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en botón “Seleccionar” o si desea salir de esta pantalla Clic en el botón “Cancelar”.

Status de requerimientos

Aparecerá la pantalla donde podrá consultar el estatus que guarda el requerimiento de camiones. En esta podrá observar cada requerimiento transformado en Orden de carga, además:

• Si ya fue asignada y a que línea transportista • Si ya fue confirmada • Si ya entró, cuanto tiene en la planta • Si no ha entrado y si presenta retraso • Si ya salió de la planta

CAMPOS UTILIZADOS: N/A ACCIONES: N/A

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

10

Esta consulta cuenta también con un estado en colores indicando si el camión presenta retraso para entrar o para salir de la planta para su seguimiento, estos simbolizan: Blanco = Normal / Amarillo = Alerta / Rojo = Crítico Adicionalmente, puede ordenar ascendente o descendente las columnas cuyo título está subrayado, simplemente clic en el título de la columna a ordenar y espere un momento. Para ordenar en sentido opuesto, solo clic nuevamente. CAMPOS UTILIZADOS:

… ACCIONES: Clic en el título de la columna a ordenar

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

11

6. Reportes Reporte diario concentrado

Seleccione con el puntero del ratón del menú “Protección Industrial” el apartado “Reporte diario concentrado”, ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en apartado “Reporte diario concentrado”

Reporte diario concentrado

El sistema le muestra la pantalla correspondiente a este reporte, donde solo debe ingresar la fecha del día que desea consultar. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar fecha deseada y clic en botón “Reporte”

Reporte diario concentrado

El sistema muestra ahora el concentrado de toneladas por producto y por turno que salieron de planta vía camión, así como totales por producto. Igual podemos ver la matriz con la misma distribución para subproductos. Para pasar a excel esta información solo seleccione los datos requeridos con el ratón, poniendo el puntero en una esquina y sin soltar el botón derecho arrastrar el ratón hasta el campo de la esquina opuesta, luego continúe con las funciones de copiar y pegar de windows. CAMPOS UTILIZADOS: N/A ACCIONES: N/A

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

12

Reporte diario detallado

Seleccione con el puntero del ratón del menú “Protección Industrial” el apartado “Reporte diario detallado”, ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en apartado “Reporte diario detallado”

Reporte diario detallado

El sistema le muestra la pantalla correspondiente a este reporte, donde solo debe ingresar el rango de fechas que desea consultar. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar rango de fechas deseado y clic en botón “Reporte”

Reporte diario detallado

El sistema muestra ahora el detalle de información en el rango solicitado de camiones que ingresaron a planta. En éste podemos conocer para cada camión:

• La línea Transportista • Operador y número de camión • Número de Orden de carga y Remisión • Producto y su peso • Fecha y hora de entrada • Fecha y hora de salida •

Si desea exportar a hoja de cálculo de excel esta información para su explotación, solo es necesario dar clic a botón “Excel”. CAMPOS UTILIZADOS: N/A ACCIONES: N/A

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

13

Reporte mensual por cliente

Seleccione con el puntero del ratón del menú “Protección Industrial” el apartado “Reporte mensual por cliente”, ubicado en la barra superior de menús. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Clic en apartado “Reporte mensual por cliente”

Reporte mensual por cliente

El sistema le muestra ahora la pantalla correspondiente a este reporte, donde solo debe ingresar el mes requerido. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar mes deseado y clic en botón “Reporte”

Reporte mensual por cliente

El sistema muestra ahora el detalle diario del mes solicitado del tonelaje de producto terminado enviada a cada cliente. En éste podemos conocer:

• El cliente • Toneladas por cada día • Totales de toneladas por día y del mes

Otra facilidad del reporte es que puede clasificarse por cliente o totales, para ello solo clic en el título de la columna respectiva.

Si desea exportar a hoja de cálculo de excel esta información para su explotación, solo es necesario dar clic a botón “Excel”. CAMPOS UTILIZADOS: N/A ACCIONES: N/A

Cliente

Razón Social 1 2 3 4 5 6 29 30 31 Total

prod cción por cliente

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

Mayo 2004

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

Total 97.4 0 0 0 57.2 0 0 0 123. 7,542.1

Cliente

Razón Social 1 2 3 4 5 6 29 30 31 Total

prod cción por cliente

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

Mayo 2004

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

1234 Hojalata del Bajío S.A. 7.49 0 0 0 17.2 0 0 0 13.5 72.19

Total 97.4 0 0 0 57.2 0 0 0 123. 7,542.1

Mes

Mayo

Dirección de Abastecimientos

Gerencia de Protección Industrial Sistema de Asignación Interactiva de Camiones

Página

14

7. Cambio de contraseña. Cambio de contraseña

Si desea cambiar su contraseña, desde el menú principal del sistema se puede acceder a esta función siguiendo los pasos indicados. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Teclear su Clave de usuario y Contraseña actual

y de clic en botón “Actualizar contraseña”

Cambio de contraseña

Aparece ahora una pantalla donde deberá ingresar los datos de su nueva contraseña. CONSIDERACIONES:

La contraseña puede contener letras o números. CAMPOS UTILIZADOS:

ACCIONES: Ingresar nueva contraseña tanto en el campo de “Nueva contraseña” como en el de “Confirmar nueva contraseña”, finalmente clic en botón “Actualizar contraseña”.