MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE … · En el presente manual de normas y procedimientos, ......

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE CAJA

CHICA

Aspectos Generales del

Proceso

GFC-M-001

Versión 1.4 Caracas, Febrero 2017

MANUAL DE PROCESOS

Proceso de Gestión de Caja Chica Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica

Contenido Código: GFC-M-001 Fecha: Febrero 2017 Versión:1.4

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CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL 5

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

3. ALCANCE DEL MANUAL 6

4. UNIDAD RESPONSABLE 6

5. UNIDADES INVOLUCRADAS 6

6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS

PROCEDIMIENTOS. 7

7. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS 7

8. GLOSARIO 8

9. BASE LEGAL Y NORMATIVA 12

10. NORMAS GENERALES 15

11. DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA 19

1. NORMAS ESPECÍFICAS 19

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA

CHICA. 21

12. DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS 27


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA

CHICA/ COMPRAS 33

13. DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS 39


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA

CHICA 42

14. CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA 50


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA

52

15. ARQUEO DE CAJA 55

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA 57

16. CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA 62


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LIBRO Y

CONCILIACIÓN BANCARIA. 64

17. CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS 68


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE REGISTRO

DE PAGOS EFECTUADOS 69

18. FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA 71

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1. OBJETIVO GENERAL

Establecer las normas y estandarizar las actividades de los procesos de gestión (apertura,

manejo, reposición y cierre) y control (arqueo, control de libros, registro y conciliación

bancaria) de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Instituto

Nacional de Estadística (INE), bajo los parámetros establecidos en las presentes normas.

Sirviendo a los interesados como guía en la realización de los trámites administrativos al

hacer explícito el procedimiento para su gestión estableciendo los procedimientos internos

para la ejecución del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y

rendición de cuenta en el uso de los mismos.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.1 Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración,

seguimiento y control de los procesos relativos la gestión y control de la caja chica.

2.2. Servir como instrumento normativo de apoyo y consulta, a todas las unidades

administrativas del Instituto Nacional de Estadística, que requieran hacer uso de

este procedimiento; así como en la toma de decisiones.

2.3. Establecer las responsabilidades operativas en los procedimientos de apertura,

manejo, reposición, arqueo, control interno de la caja chica, así como brindar las

orientaciones requeridas para una correcta aplicación del mismo.

2.4. Ofrecer los lineamientos necesarios como instrumento de control, a los fines de

optimizar los procesos de revisión objetiva, metódica y completa a ser realizadas

por las unidades correspondientes.

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Proceso de Gestión de Caja Chica

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3. ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general y obligatoria para todas las

Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Estadística (INE), siendo sus titulares los

responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que

regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento.

La no aplicación del mismo podrá generar las sanciones correspondientes a las y los

funcionarios responsables, según lo establecido en los distintos instrumentos legales que

regulan la materia.

4. UNIDAD RESPONSABLE

La Unidad Administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de

Administración y Finanzas.

5. UNIDADES INVOLUCRADAS

Internas:

- Presidencia del INE

- Unidades solicitantes

- Oficina de Administración y Finanzas

- Oficina de Planificación y Presupuesto

Externas:

- Oficina Nacional del Tesoro

- Oficina Nacional de Contabilidad Pública e

- Instituciones Bancarias.

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6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS

PROCEDIMIENTOS.

El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Planificación y

Presupuesto de los procedimientos y sus respectivas normas es el (la) Gerente (a) de la

Oficina de Administración y Finanzas conjuntamente con el responsable del proceso.

7. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

El procedimiento deberá revisarse por la Oficina de Planificación y Presupuesto al menos

una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el

sistema administrativo y operativo del Instituto Nacional de Estadística.

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8. GLOSARIO

CAJA CHICA

Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores,

exclusivamente para fines institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración

de una Orden de Compra u Orden de Servicio.

RESPONSABLE Y/O CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA:

El (la) Gerente(a), Gerentes Generales y/o Gerentes de Línea de la unidad administrativa

a nivel Central y nivel Estadal; con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan

responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en

efectivo.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS:

En el presente manual de normas y procedimientos, se refiere a la Coordinación Ejecutiva

del Despacho, Gerencias Generales, Gerencias Estadales y Oficinas que conforman al

Instituto Nacional de Estadística

UNIDAD TRIBUTARIA:

Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al

1º de enero del respectivo ejercicio económico financiero.

ALÍCUOTA IMPOSITIVA:

Porcentaje (%) que se aplica a la base imponible (monto facturado) para obtener la

cuantificación de la deuda tributaria por cada operación gravada.

APERTURA FONDO DE CAJA CHICA:

Acto por el cual una unidad administrativa recibe por primera vez fondos de caja chica,

dentro de las normativas establecidas en el presente manual.

ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA:

Conteo que se realiza en un momento determinado tanto del efectivo como de las facturas

y/o recibos originales existentes en el fondo objeto del arqueo, debiendo ser la sumatoria de

los mismos coincidente con el monto asignado al fondo de caja chica.

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BANCO:

Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de

crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para ponerlos a

disposición de quienes puedan hacerlos fructificar.

CIERRE FONDO DE CAJA CHICA:

Es la acción mediante la cual se da por terminada la asignación del fondo de caja chica y se

efectúa:

en caso de renuncia o cambio del titular de la caja chica.

al término de cada Ejercicio Fiscal.

EVENTOS ESPECIALES:

Comprende una actividad eventual o especial que se ejecuta en una fecha determinada.

FACTURA:

Documento que cumple con las normativas establecidas por el SENIAT y el cual es

expedido por el proveedor a la contraparte, cuando se realiza la transacción de compra. En

la misma se detalla con la debida especificación, la clase y cantidad de mercancía vendida,

así como su precio unitario y valor total.

FONDO DE CAJA CHICA:

Representa el monto fijo en bolívares asignado a las diferentes unidades organizativas del

INE, para adquirir bienes, materiales y/o servicios en forma ágil y expedita, los cuales

reúnen como características especiales lo siguiente:

- son de carácter urgente.

- son por bajo monto (gastos menores)

- son por conceptos contemplados en las partidas presupuestarias autorizadas a

ejecutar a través de fondos de caja chica.

FRACCIONAMIENTO:

Dividir en varios contratos la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el

objeto de disminuir la cuantía del mismo.

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OFERTA:

Es aquella propuesta para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra, que

ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los requisitos

exigidos por el Contratante.

ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO: documento que emite la organización para adquirir

un bien y/o servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a

las prácticas de negocio establecidas.

PAGO:

Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras

personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un

cheque o efectivo.

PASAJE:

Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio de

algún tipo de transporte.

PRESUPUESTO:

Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras.

PROCESO:

Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas

en salida.

PROCEDIMIENTO:

Es una serie de pasos o tareas sistemáticas ejecutadas en una sucesión cronológica para

consolidar algún proceso.

PROVEEDOR:

Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten

servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista.

REGISTRO CONTABLE:

Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con

el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera.

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RENDICIÓN DE CUENTA:

Constituye la presentación de las relaciones y soportes correspondientes de los gastos

pagados a través de los fondos de caja chica en el desarrollo o ejecución de un evento y/o

proyecto especial, específicamente asignado a una unidad.

REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA:

Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados, durante un período

determinado, con el objeto de mantener un flujo permanente de efectivo en la misma.

RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:

Es el funcionario titular y responsable de los fondos de la caja chica, ante las autoridades

administrativas del Instituto Nacional de Estadística. Está representado por un funcionario

de la unidad a la cual está asignado el fondo.

SENIAT:

Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO:

Es un documento de erogación realizado por la unidad de ordenación de pago.

UNIDAD ADMINISTRADORA:

La Oficina de Administración y Finanzas, es la responsable de conformar la documentación

del fondo de caja chica, previa aprobación por parte del Presidente del Instituto.

Corresponde a esta Oficina velar por el cumplimiento de la correcta aplicación del proceso

de administración de fondos de caja chica.

UNIDAD EJECUTORA:

Son las unidades cuyos titulares tienen asignados fondos de caja chica, responsables de

aplicar las normas y procedimientos para la administración de los mismos, así como

también las unidades que intervienen en algunos de los procesos inherentes a los fondos

de caja chica.

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9. BASE LEGAL Y NORMATIVA

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 5.908 Extraordinaria del 19-02-09, cuya primera reforma o enmienda a los Artículos 160, 162 174 192 y 230 que permiten la reelección inmediata de cualquier cargo de manera continua o indefinida, fue publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.453 Extraordinaria del 24-03-00.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.154 Extraordinaria del 19-11-14.

Reglamento N.° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 5.781 Extraordinaria del 12-08-05.

Reglamento N.° 2 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Crédito Público publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 38.117 del 28-01-05.

Reglamento N.° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Tesorería publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 38.433 del 10-05-06.

Reglamento Parcial N.° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 38.333 del 12-12-05 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.147 del 17-11-14.

Normas Generales de Control Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 40.851 del 18-02-2016.

Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados publicadas en la Gaceta Oficial N.° 40.492 del 08-09-14.

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Normas Generales de Auditoría de Estado publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 40.172 del 22-05-13.

Normas para la Ejecución de los Trabajos y Presentación de Resultados por Auditores, Consultores, Profesionales Independientes y Firmas de Auditores que presten Servicios en Materia de Control publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 39.827 del 23-12-11

Modelo Genérico de Reglamento Interno de Unidades de Auditoría Interna publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 39.827 del 23-12-11.

Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 39.408 del 22-04-2010.

Normas para Regular la entrega de los Órganos de la Administración Pública y de sus respectivas Oficinas y Dependencias publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 39.229 del 28-07-09.

Normas para Fomentar la Participación Ciudadana publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 38.750 del 20-08-07.

Normas para la Verificación de la Declaración Jurada de Patrimonio publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 38.715 del 28-06-07.

Normas Generales para el Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 36.229 del 17-06-97.

Normas Generales de Contabilidad del Sector Público publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 36.100 del 04-12-96.

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Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013 Extraordinaria del 23-12-10.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.420 del 12-08-09.

Decreto Nº 1.423 con Rango y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.149 Extraordinaria del 18-11-14.

Decreto Nº 1.399, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Nº 6.154 Extraordinaria, del 19-11-14.

Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente (2017).

Decreto Nº 6.649. Instructivo Presidencial para la Eliminación del Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 del 25-03-09.

Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.795 del 09-08-13. Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designa a los Órganos y Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.170 del 20-05-13.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio económico financiero 2017.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Contra la Corrupción, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 6.155 extraordinaria del 19-11-14.

Ley del Estatuto de la Función Pública publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.522 del 06-09-02.

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10. NORMAS GENERALES

1. El (la) funcionario (a) responsable de la Oficina de Administración y Finanzas podrá

autorizar el funcionamiento de un Fondo de Caja Chica, previa aprobación del

Presidente del Instituto. El Fondo de Caja Chica será abierto a nombre de la Unidad

Organizativa al cual esté asignado el mismo.

2. Cuando un funcionario responsable de la unidad administrativa tenga asignado un

fondo de anticipo podrá crear uno o más Fondos de Caja Chica, según lo establecido

en la normativa legal vigente.

3. El responsable del Fondo de Caja Chica, será el Jefe de la Unidad a la cual está

asignado el Fondo, no obstante, el Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas

podrá asignar como responsable del mismo a un funcionario distinto al Jefe de la

Unidad, cuando en consideración de la fluidez de operatividad del Instituto, así lo

considere conveniente. Generalmente es el caso de Fondos de Caja Chica asignados

para un fin o concepto en específico.

4. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS

UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) calculadas al valor que esté vigente a la fecha

de aprobación de la apertura del fondo.

5. La Oficina de Administración y Finanzas designará el monto del Fondo de Caja Chica

para el ejercicio fiscal, tanto a las Gerencias y Unidades del nivel central, como a la

Gerencias Estadales, con base en una comparación de los montos de los recursos

presupuestarios asignados a cada unidad administrativa, el promedio mensual que

resulte del monto de utilización (reposiciones y rendición de cuenta) de los Fondos de

Caja Chica, realizadas por las citadas Unidades en el ejercicio anterior.

6. El monto del Fondo de Caja Chica para el caso de las Gerencias y/o unidades

administrativas que no hayan tenido Fondos de Caja Chica en el año anterior, será

establecido por la Oficina de Administración y Finanzas, con base en la evaluación

que realice de la exposición de motivos planteada por la respectiva Unidad.

7. El monto máximo de cada gasto a ser cancelado con cargo a los Fondos de Caja

Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.).

8. En la fecha en la cual entre en vigencia, para el ejercicio en curso, un nuevo valor para

la Unidad Tributaria (U.T.), la Oficina de Administración y Finanzas, podrá tramitar los

ajustes necesarios de los Fondos de Caja Chica asignados, para equiparar los

mismos al nuevo valor de la U.T.; tanto para su apertura como para el gasto, previa

aprobación del Presidente del Instituto, mediante la presentación del respectivo punto

de cuenta.

9. El nuevo valor de la Unidad Tributaria y la autorización de aplicación de la misma debe

ser notificada por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de memorando-

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circular, dirigido a todas las unidades involucradas en el manejo y /o proceso de

Fondos de Caja Chica.

10. El Fondo de Caja Chica, sólo podrá utilizarse para la adquisición y cancelación en

instrumentos financieros de bienes y servicios indispensables para garantizar el

funcionamiento de las unidades administrativas del INE, que en razón a su inmediatez

deban realizarse y no justifiquen la elaboración de una Orden de Compra o de

Servicio.

11. Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben corresponderse

estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos

del INE, correspondientes a la 4.02. Materiales, Suministros y Mercancías; y a la 4.03.

Servicios no Personales.

12. No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de los conceptos

de viático, por cuanto los mismos deben regirse por lo establecido en el Manual de

Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes aprobado por el INE.

13. No podrán ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningún tipo de

artículo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional, cuya imputación

presupuestaria se corresponda con la partida 4.04 Activos Reales, en dichos casos, la

adquisición debe ser canalizada a través de la Oficina de Administración y Finanzas,

mediante una orden de compra.

14. El Fondo de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o

servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas.

15. Podrán realizarse gastos de funcionamiento de manera excepcional por la vía de los

Fondos de Caja Chica, para atender conceptos de gastos específicos, como: pasajes,

mantenimiento de vehículos, compra de repuestos para mantenimiento de servicios

generales, etc.; en cuyo caso la autorización del gasto estará debidamente justificado.

16. En aquellas circunstancias excepcionales se podrá utilizar como instrumento

financiero, la tarjeta de débito de la cuenta correspondiente a la Caja Chica, siempre y

cuando se solicite autorización a la Oficina de Administración y Finanzas, previa

justificación.

17. Las Gerencias Estadales están autorizadas a efectuar compras de los materiales que

requieran, a través del Fondo de Caja Chica. Solamente en aquellos casos en que el

tipo de material (Ejemplo tóner para impresoras, etc.) por sus características

especiales no se consiga en el mercado local, lo solicitará al almacén del Instituto.

18. Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica así lo requieran, los funcionarios

responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarán los fondos en una cuenta

bancaria a nombre del Instituto Nacional de Estadística (INE), la cual se abrirá previa

autorización de la Oficina Nacional del Tesoro.

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19. Los conceptos de gasto relacionados en la apertura como en la reposición del Fondo

de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el

Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto

(ONAPRE) vigente en cada ejercicio económico financiero.

20. A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del

Fondo de Caja Chica, debe llevar un expediente que contenga copia de todo el

movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su cierre.

21. El Responsable del Fondo de Caja Chica podrá a su vez designar, por escrito, a un

funcionario en calidad de Custodio del Fondo, quien tendrá a su cargo el manejo

operativo del proceso de control y custodia de la documentación (facturas, relaciones)

pagado a través del Fondo de Caja Chica. El nombramiento del Custodio del Fondo,

en ninguna circunstancia, exime o libera al Responsable del Fondo de Caja Chica de

su responsabilidad exclusiva ante el INE por la integridad y manejo del fondo

financiero asignado.

22. Todo funcionario responsable del Fondo de Caja Chica debe contar con la respectiva

caución, de conformidad con lo que establece el Manual de Caución del INE.

23. Los Titulares o Responsables de los Fondos de Caja Chica deben cumplir con los

siguientes deberes:

o Manejar los Fondos de Caja Chica en forma ordenada y adecuadamente

respaldada.

o Gestionar y obtener el estado de cuenta de la cuenta corriente bancaria,

correspondiente al mes y realizar mensualmente la conciliación bancaria,

efectuando el seguimiento y solución de las partidas de conciliación bancaria

que puedan surgir.

o Utilizar de manera correcta los Fondos asignados y puestos bajo su

responsabilidad y cumplir con todas las normas y procedimientos

establecidos en el presente Manual.

o Mantener la correspondencia exacta (cuadre) del monto asignado, con el

efectivo en custodia y/o disponibilidad bancaria y los justificantes originales

de los egresos (pagos) efectuados.

o Custodiar los Fondos de Caja Chica bajo adecuadas medidas de seguridad.

o Entregar dinero en adelanto únicamente previa aprobación del egreso o

compra a realizar y previamente elaborado, aprobado y firmado el formulario

de “Efectivo en Tránsito”.

o No entregar dinero en adelanto a funcionarios que tengan pendientes por

rendir cuenta de otro adelanto de dinero (formulario de “Efectivo en

Tránsito”).

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o Elaborar oportuna y correctamente la relación y solicitud de reposición de los

Fondos de Caja Chica de conformidad con lo establecido en el presente

Manual.

o Efectuar el cierre del Fondo de Caja Chica, a la fecha de cierre del año fiscal

y el reintegro del saldo no utilizado, si lo hubiese, en la fecha establecida en

el cronograma de actividades del cierre del ejercicio económico.

24. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y

Finanzas, deberá llevar el control de las cuentas corrientes bancarias abierta para el

manejo de los Fondos de Caja Chica y exigirá la presentación mensual de la

respectiva conciliación bancaria de la misma.

25. En el caso de las Gerencias Estadales, Gerencia General y/o Oficinas de Apoyo, la

respectiva cuenta corriente bancaria abierta, deberán ser destinada únicamente al

manejo del Fondo de Caja Chica, esto en beneficio de la fluidez en la oportuna

disponibilidad de los recursos financieros requeridos y transferidos a las citadas

Gerencias.

26. Los cheques y/o transferencias bancarias, correspondientes tanto a la apertura, como

a la cancelación de las solicitudes de reposición serán emitidas a nombre del INE

específicamente bajo el nombre con el cual está registrada la cuenta corriente

bancaria abierta en el Banco.

27. En el caso de ausencias temporales (vacaciones, reposos por enfermedad) del

Responsable del Fondo de Caja Chica, se debe designar un funcionario responsable

debidamente caucionado, con carácter temporal para el período de la ausencia y

realizar un arqueo físico del Fondo, para dejar constancia de la situación del mismo y

de la entrega al responsable temporal.

28. Las modificaciones requeridas del presente Manual, serán determinadas por la Oficina

de Administración y Finanzas, como unidad usuaria y dueña del proceso, para su

trámite ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, quien tendrá la responsabilidad

de emitirlas siguiendo el esquema de conceptualización del Manual.

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Manual de Normas y Procedimientos Código: GFC-M-001 Fecha: Febrero 2017 Versión: 1.4

11 DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA

1. NORMAS ESPECÍFICAS

1.1. El funcionario facultado para formalizar la apertura de los Fondos de Caja Chica,

para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Gerente(a) de la

Oficina de Administración y Finanzas, por solicitud del responsable de la unidad

administrativa.

1.2. Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá constituirse

caución, de acuerdo a lo establecido en Manual de Caución que rige dicho

procedimiento en el Instituto.

1.3. Las unidades administrativas del INE que requieran la apertura de un Fondo de

Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y

Finanzas, utilizando el Formulario “ Apertura de Fondo de Caja Chica”, en el cual

se debe indicar:

Justificación

Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica

1.4. La Oficina de Administración y Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para

su autorización y remitirá a la Presidencia del Instituto para la aprobación del

Fondo, mediante punto de cuenta, cuadro de determinación de Fondos de Caja

Chica y los documentos señalados en la norma 1.1.3.

1.5. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Tesorería

y Finanzas, será la responsable de efectuar ante la Oficina Nacional del Tesoro,

los trámites pertinentes para solicitar la autorización de apertura de las

respectivas cuentas corrientes bancarias cuando las circunstancias del caso lo

ameriten.

1.6. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de

Tesorería y Finanzas, tramitará en forma centralizada ante la o las Instituciones

bancarias, la apertura de las cuentas corrientes en las respectivas agencias

ubicadas en las localidades sedes de las Gerencias Estadales, indicando la

instrucción de que los estados de cuenta correspondientes sean remitidos a la

dirección de la respectiva Gerencia Estadal.

1.7. La Coordinación de Contabilidad Fiscal, dentro del lapso de 5 días hábiles del

ejercicio que se inicia, elaborará un cuadro demostrativo del movimiento

registrado en el ejercicio que finaliza, correspondiente a la utilización

(reposiciones y cierre) de cada uno de los Fondos de Caja Chica asignados, a los

efectos de determinar el monto promedio de su utilización mensual.

BORRAD OR

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Manual de Normas y Procedimientos Código: GFC-M-001 Fecha: Febrero 2017 Versión: 1.4

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1.8. Las Gerencias Generales y/o unidades administrativas del nivel central del

Instituto, que requieran de la asignación de Fondos de Caja Chica, para atender

las necesidades de las diferentes unidades centrales, justificarán mediante

Informe de exposición de motivos, dirigido a la Oficina de Administración y

Finanzas, la creación del mismo. En la exposición de motivos, deben indicar en

forma general los conceptos a ser atendidos a través del fondo.

1.9. Las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica deberán contar con copia de

la consignación de la Certificación de Caución del funcionario responsable del

fondo.

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2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA

CHICA.

Entradas del Proceso: Solicitud de Apertura del Fondo Salidas del Proceso: Fondo de Caja Chica constituido.

Responsable PASO A PASO

Unidad Administrativa Solicitante (Gerencias Estadales, Unidades administrativas del nivel central)

1. Designa el funcionario que manejará el Fondo.

2. Realiza solicitud de apertura de Fondos de Caja Chica

(GTF-F-201), debidamente soportada con la

exposición de motivos que justifica la creación del

mismo.

3. Remite solicitud suscrita a la Oficina de Administración

y Finanzas.

Oficina de Administración y Finanzas

4. Recibe el formulario y firma copia a la unidad

administrativa solicitante a los efectos de su control y

seguimiento.

5. Revisa documentación anexa y determina la pertinencia

de la creación del Fondo de Caja Chica solicitado, :

1.1. En caso de reparos, prepara comunicación

explicativa de la no pertinencia de la apertura del

Fondo y devuelve a la Unidad Solicitante para su

corrección. (Regresa paso 1)

1.2. En caso de conformidad, suscribe el monto de cada

uno de los Fondos de Caja Chica a ser asignados y

elabora dos cuadros de los montos asignados: a nivel

global de las Gerencias Estadales, y a nivel de las

Gerencias y/o unidades del nivel central. Va a la paso

6.


6. Elabora punto de cuenta para aprobación por parte del

Presidente para la apertura del fondo de Caja Chica.

7. Remite a presidencia punto (s) de cuenta (s) con

documentos anexos.

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MANUAL DE PROCESOS Proceso de Gestión de Caja Chica



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Presidencia Recibe los puntos de cuenta correspondiente a las

solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica, con

sus respectivos anexos, verifica y decide al respecto.

8 En caso de no conformidad, devuelve la

documentación a la Oficina de Administración y

Finanzas, con la indicación de las acciones a

seguir. Regresa al paso 5.

1.1. En caso de conformidad, firma y sella el punto de

cuenta, en señal de aprobación y envía a la Oficina de

Administración y Finanzas para su trámite

correspondiente.


9 Abre expediente y asigna a cada Solicitud de

Apertura de Fondo, el respectivo número de

Control.

10 Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto,

una copia del punto de cuenta aprobado

acompañado con copia de los cuadros de

asignación y/o copia de las solicitudes de apertura

de Fondos de Caja Chica aprobados, según

corresponda.

11 Remite a la Coordinación de Contabilidad,

expediente y copia de punto de cuenta aprobado.

Coordinación de Contabilidad

12 Recibe expediente de solicitud de Apertura de

Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los

datos de los documentos físicos con respecto a los

transcritos en el sistema.

1.1. En caso de no conformidad, contacta a la Oficina de

Administración y Finanzas para solventar reparos.

Regresa a la Actividad 9.

1.2. En caso de conformidad, efectúa el registro contable

de cada uno de los expedientes de las solicitudes de

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Apertura de Fondos.

13 Envía registro contables de expedientes en físico y

electrónicamente a la Coordinación de Tesorería y

Finanzas.

Coordinación de Tesorería y Finanzas

14 Recibe expediente de solicitud de Apertura de los

Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los

datos de los documentos físicos con respecto a los

transcritos en el sistema y el registro contable.

1.1. En caso de no conformidad, devuelve a la

Coordinación de Contabilidad Fiscal para su

corrección correspondiente. Regresa a la Actividad 12.

1.2. En caso de conformidad, efectúa en el sistema el

proceso correspondiente de recepción, codificación y

verificación.


15 Tramita el pago de las solicitudes de apertura de

Fondos de Caja Chica vía electrónica o emisión de

cheque.

16 Imprime el reporte bancario correspondiente a la

transferencia bancaria electrónica efectuada y la envía

por Fax o entrega física, a la Gerencia/Unidad

beneficiaria, según sea la ubicación de la misma.

Unidad administrativa solicitante

17 Recibe monto de Fondo de Caja Chica (por cheque o

transferencia).

18 Archiva soportes de documentación (copia del cheque

o recibo de transferencia electrónica) al expediente de

control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la)

responsable del Fondo

MANUAL DE PROCESOS




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MANUAL DE PROCESOS




MANUAL DE PROCESOS




12. DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS


1.1. El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de Caja Chica

no podrá ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T).

1.2. Los Fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para:

• Abrir algún tipo de cuenta bancaria a nombre personal.

• Efectuar compras fraccionadas.

• Cambiar cheques.

Otorgar préstamos.

Comprar regalos y obsequios.

Cancelar compromisos contraídos en ejercicios anteriores al cual

corresponde el Fondo asignado.

Pago de Servicios básicos

1.3. En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica

requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario

“ Efectivo en tránsito”, el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del

Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas y

comprobantes respectivos, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la

entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se le hizo el

efectivo en tránsito, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de

Caja Chica. Se exceptúa los casos en los que las compras deban realizarse fuera

de la localidad de la sede de la respectiva Unidad, por ejemplo las compras

relacionadas con la realización de encuestas, en cuyo caso el lapso se establece

en un máximo de seis (6) días hábiles.

1.4. La rendición de cuenta del efectivo en tránsito consistirá en la entrega de la o las

facturas correspondientes a la compra efectuada, y el reintegro del remanente del

efectivo, si se diese el caso, lo cual se hará constar llenando el segundo cuerpo

del formulario “Efectivo en Tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del

efectivo. Si se diese el caso de reintegro del efectivo recibido, por no haberse

efectuado la compra, se debe dejar constancia de los motivos por las cuales no

se efectuó la compra, mediante explicación en el segundo cuerpo del Formulario

“Efectivo en tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo.

1.5. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados

por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.

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1.6. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del

Fondo de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra

legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner

en duda su contenido o legitimidad; emitidos a nombre del INE y su respectivo

Rif, debiendo tener especificado en forma clara el concepto que lo origina, la

cantidad y precio total.

Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establecen las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.795 del 09-08-13 , a saber:

a) Requisitos de las Facturas elaboradas en Formatos o Formas Libres por los

contribuyentes ordinarios al impuesto al valor agregado:

Contener la denominación de "Factura".

Numeración consecutiva y única.

Número de Control pre impreso.

Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente

manera "desde el N°. hasta el N°.".

Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro

Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.

Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos.

Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de

Información Fiscal (RIF), del adquirente del bien o receptor del servicio.

Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal

(RIF), cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a

efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el

número de cédula de identidad o pasaporte, del adquirente o receptor.

Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con

indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas

prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda

expresarse. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no

gravado con el impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la

descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco

y entre paréntesis según el siguiente formato: (E).

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En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o

remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones,

anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la

descripción y valor de los mismos.

Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor

agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable,

así como la especificación del monto total exento o exonerado.

Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado

según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.

Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del

servicio o de la suma de ambos, si corresponde.

Contener la frase "sin derecho a crédito fiscal", cuando se trate de las

copias de las facturas.

En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado,

cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera,

equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán

constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del

tipo de cambio aplicable.

Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de

la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia

Administrativa de autorización.

Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8)

dígitos.

b) Requisitos de la Factura emitida a través de Máquinas Fiscales:

La denominación "Factura".

Nombre y Apellido o razón social, número de Registro Único de Información

Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del emisor.

Número consecutivo y único.

La hora y fecha de emisión.

Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. Podrá omitirse la cantidad

en las prestaciones de servicio que por sus características no pueda

expresarse. En los casos en que las características técnicas de la Máquina

Fiscal limiten la impresión de la descripción específica del bien o servicio,

deben identificarse los mismos genéricamente. Si se tratare de productos o

servicios exentos o exonerados o no sujetos del impuesto al valor agregado,

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debe aparecer junto con de la descripción de los mismos o de su precio, el

carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el

siguiente formato: (E).

La descripción del bien o servicio debe estar separada, al menos, por un

carácter en blanco de su precio. En caso de que la longitud de la descripción

supere una línea el texto puede continuar en las líneas siguientes

imprimiéndose el correspondiente precio en la última línea ocupada.

En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o


anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción

y valor de los mismos.

Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor

agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable,

así como la especificación del monto total exento o exonerado.

Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado

según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.

En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado,

cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera,

equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben

constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del

tipo de cambio aplicable.

Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del

servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra

"TOTAL" y, al menos, un espacio en blanco.

Logotipo Fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal, los

cuales deben aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma

línea, con al menos tres (3) espacios de separación.

Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho a crédito

fiscal o al desembolso, cuando, además de cumplir con todos los requisitos

establecidos en este artículo, la misma imprima el nombre o razón social y el

número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquirente o

receptor de los bienes o servicios en la propia factura.

c) Las facturas emitidas sobre los formatos o formas libres, por los sujetos que no

califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben

contener la siguiente información:

La denominación “Factura”.

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Numeración consecutiva y única.

Número de control preimpreso.

Total de los números de control asignados, expresado de la siguiente

manera desde el N°… hasta el N°…”.

Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro

Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.

La expresión “Contribuyente Formal” o “no sujeto al impuesto al valor

agregado”, de ser el caso.

Fecha de emisión, constituida por ocho (8) dígitos.

Nombre y Apellido o razón social y el número de registro Único de

Información Fiscal (RIF) del adquiriente del bien o receptor del servicio.

Podrá prescindirse del número de RIF cuando se trate de personas

naturales que no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso

deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o

pasaporte, del adquiriente o receptor.

Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con

indicación de la cantidad y monto.

En los casos que se carguen cobren conceptos en adición al precio o


anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la

descripción y valor de los mismos.

En los casos de operaciones cuya contraprestación haya sido expresada

en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente a moneda

nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación

del monto total y del tipo de cambio aplicable.

d) Con respecto a la norma que antecede, se establecen las excepciones que

se detallan a continuación:

Servicios prestados por terceros: como es el caso de la limpieza de oficinas

y/o locales, por parte de personas naturales, el INE habilitará la emisión de

un recibo, tipo factura, contentivo de los datos básicos de identificación del

proveedor del servicio, el cual numerará en forma consecutiva. Formulario

RECIBO. Estos gastos se ubicarán en la sub-partida

Estacionamiento, Fotocopias: el soporte estará constituido por el respectivo

ticket expedido por la máquina fiscal.

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Comisión bancaria: nota de débito bancaria, bien sea obtenida

directamente de la agencia bancaria, u obtenida vía Internet.

2 No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea “Varios” o alguna

palabra genérica; ya que ello impide determinar la imputación presupuestaria a la

cual se cargará el monto respectivo.

3 En caso de presentar facturas por concepto de comidas elaboradas, deben venir

acompañadas de una justificación avalada por el Responsable del Fondo de Caja

Chica.

4 En los casos que el “objeto de la compra” no refleje con claridad la utilidad que se

le dará al mismo en función de los intereses institucionales, deberá expresarse en

hoja anexa, la explicación de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y

estampar la firma del Gerente del área correspondiente.

5 Toda factura, recibo o comprobante deberá estar conformado por el funcionario

responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener asentado el sello de la

correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; los mismos

se mantendrán archivados temporalmente hasta la fecha de la reposición del

Fondo.

6 Cuando se reintegre a un (a) Funcionario (a) el monto de un gasto causado para

atender intereses institucionales, éste deberá consignar ante el responsable del

Fondo de Caja Chica la factura respectiva, ajustada a los términos expresados en

las presentes normas; y deberá firmar el Formulario “Reintegro a Funcionarios con

cargo al Fondo de Caja Chica”, como constancia de habérsele reintegrado el

monto respectivo.

7 El (la) beneficiario (a) del reintegro, según lo señalado en el numeral anterior,

podrá autorizar por escrito a otro (a) Funcionario (a), para hacer el retiro del monto

en efectivo solicitado, ante el (la) Funcionario (a) responsable del manejo del

Fondo de Caja Chica.

8 Cuando una Unidad, por causas justificadas, no pueda ajustarse a las partidas

presupuestarias autorizadas en la constitución de su Fondo de Caja Chica, deberá

tramitar ante la Oficina de Administración y Finanzas las facturas

correspondientes, para que sean cancelados dichos gastos a través de la Caja

Chica de la citada Oficina o solicitar el reintegro de los mismos.

9 Las movilizaciones de los Fondos de Caja Chica deberán relacionarse en el

formulario “Ejecución de Fondos de Caja Chica” debidamente firmado por el

Servidor(a) responsable de su manejo.

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA

CHICA

Entradas del Proceso: Solicitud de bien o servicio.

Salidas del Proceso: Adquisición de bien o servicio.

RESPONSABLE PASOS

Funcionario (a) solicitante 1. Detecta la necesidad de realizar la compra de

Bienes, Materiales o Servicios.

2. Aporta al Custodio del Fondo los datos relativos al

concepto y justificación de la compra.

Custodio del Fondo 3 Recibe y verifica los datos relativos al

concepto, justificación de la compra.

3.1 Si hay reparos, solicita aclaratorias al

Solicitante. El procedimiento finaliza.

3.2 Si no hay reparos, emite en el Sistema

(Sistema Integrado de Caja Chica) el

formulario GTF-F-202 “Efectivo en Tránsito”,

indicando los datos y justificación de la

compra, de conformidad con lo establecido

en el Manual de Usuario. Va al paso 4.

4. Entrega al Responsable del Fondo el original

y copia del formulario “Efectivo en Tránsito”,

para su aprobación.

Responsable del Fondo 5 Evalúa la necesidad real de la compra, decide al

respecto.

a. Si es aprobada, firma y sella el

formulario. Va al paso 5.

b. Si no es aprobada, devuelve al custodio

del Fondo. Va al paso 3

6 Entrega al solicitante el efectivo y le hace firmar

el formulario “Efectivo en Tránsito”, entrega

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RESPONSABLE PASOS

copia al Solicitante y el original al Custodio del

Fondo.

Custodio del Fondo 7 Recibe del Responsable del Fondo el formulario

de “Efectivo en Tránsito”, y verifica si fue negada

o aprobada:

a) Si fue negada, anula original y copia del

Formulario. El procedimiento finaliza.

b) Si fue aprobada, archiva original del

Formulario para establecer el control

sobre la rendición de cuenta del Fondo.

Va al paso 7.

Funcionario(a) solicitante 8 Recibe el efectivo solicitado y firma el formulario

“Efectivo en Tránsito” en señal de conformidad.

9 Gestiona de inmediato la compra del bien,

material y/o servicio para el cual fue solicitado el

efectivo correspondiente.

10 Obtiene del proveedor la factura legal de la

compra efectuada, verifica de que la misma

cumpla con los requisitos establecidos por el

SENIAT. En el caso de servicios prestados por

personas naturales, tales como limpieza de

oficinas o locales, pintura, etc., les emite el

formulario “Recibo”.

11 Rinde cuenta al Custodio del Fondo de la

Unidad, mediante la presentación de los

documentos (Facturas y Recibos) que amparan

la compra realizada.

Custodio del Fondo 12 Recibe y verifica la suficiencia de los

documentos entregados.

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RESPONSABLE PASOS

a) En caso de inconformidad, devuelve

documentos al solicitante para su

corrección. Va al paso 10.

b) Si todo está conforme, efectúa

manualmente el llenado del segundo

cuerpo del Formulario “Efectivo en

Tránsito”, para dejar constancia de la

rendición de cuenta.

13 Firma el segundo cuerpo del formulario “Efectivo

en Tránsito” y lo hace firmar por el solicitante

que rinde cuenta del mismo, en señal de

conformidad.

14 Entrega al Responsable del Fondo el efectivo

reintegrado por el solicitante, de quien demanda

su firma sobre el original y copia del formulario

Efectivo en Tránsito.

15 Devuelve al solicitante, el original del formulario

“Efectivo en Tránsito” y archiva en forma

permanente la copia del formulario Solicitante,

de quien demanda su firma sobre el original y

copia del formulario Efectivo en Tránsito.

16 Codifica los documentos recibidos (Facturas y

Recibos) como rendición de cuenta del efectivo

entregado, utilizando el formulario GTF-F-203

Codificación de Factura Pagada.

17 Anexa al formulario la factura correspondiente al

gasto efectuado y llena los datos requeridos.

18 Registra en el Sistema de Caja Chica los

documentos soportes de la compra efectuada,

de conformidad con lo establecido en el manual

de usuario.

19 Mantiene en archivo temporal y organizado a

nivel de cada Proyecto, la documentación

correspondiente a los desembolsos efectuados

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RESPONSABLE PASOS

por las compras realizadas.

MANUAL DE PROCESOS







13 DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS


1.1 La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el funcionario

responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto

total autorizado.

1.2 Para proceder a la reposición de los Fondos de Caja Chica la unidad

administrativa autorizada para el manejo del Fondo deberá solicitar ante la Oficina de

Administración y Finanzas la reposición del mismo a nombre del funcionario (a)

responsable del manejo del Fondo de Caja Chica; y a la misma se anexará expediente

con diferentes formularios que emite el Sistema Integrado de Caja Chica.

1.3 La organización del expediente, correspondiente a la solicitud de reposición, debe

guardar el siguiente orden ascendente:

1.3.1 En primer orden: Los respectivos lotes de facturas originales (insertadas,

en el formulario OAF-CFP-F207 Codificación factura pagada), debidamente

codificadas desde un punto de vista presupuestario, numeradas comenzando en

cada período de reposición, desde el número 1. Cada lote de facturas y/o relaciones

de servicio será archivado como anexo del respectivo Formulario OAF-RGXPCCH-

F203, Relación de Gastos por Proyecto Caja Chica.

1.3.2 En segundo orden: El grupo de formularios cuya información resumen la

reposición, así como también el Memorando de remisión de la solicitud de

reposición, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, detallados en

siguiente orden:

Formulario OAF-RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyecto y Sub-

Partida.

Formulario OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja

Chica.

Formulario OAF-LB-F209 Estado del Movimiento Bancario (Libro de

Banco).

Formulario OAF-CB-F210 Conciliación bancaria del o los meses

comprendidos dentro del período o lapso de la reposición.

Formulario OAF-DDB-F211 Demostración disponibilidad bancaria.

Formulario OAF-SRFCCH-F206 Solicitud Reposición Fondos de Caja

Chica.

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MANUAL DE PROCESOS




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1.3.3 Memorando de remisión. (podemos cambiar los nombres y números

correlativos a los formatos)

1.4 Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, con

las cuales se solicite la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar

debidamente ordenadas; colocada la justificación respectiva en los casos que lo

requieran; firmadas por el funcionario responsable del Fondo; y colocada la

imputación presupuestaria a la cual se cargó el gasto.

1.5 Las reposiciones de Fondos de Caja Chica deben realizarse estrictamente en un

lapso no mayor de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se

haya gastado como mínimo el 75% del fondo asignado.Las reposiciones de

Fondos de Caja Chica deben estar soportadas por los documentos (facturas)

originales correspondientes a los pagos efectuados a través del Fondo.

1.7. Si se requiere la adquisición de bienes y/o servicios de diferentes naturalezas,

en un mismo día y para un mismo proveedor, se aceptarán diferentes facturas

siempre que el monto total de las mismas sea menor o igual al monto permitido.

1.8. Las Unidades involucradas en la recepción, revisión y en general todos los

trámites administrativos y financieros de las solicitudes de Reposición de

Fondos de Caja Chica, darán prioridad y agilización a dichos trámites a los

efectos de la cancelación de las mismas dentro de un lapso razonable, a partir

de la fecha de su recepción en la Oficina de Administración y Finanzas.

1.9. La cancelación de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica,

serán realizadas, preferiblemente, mediante transferencias bancarias

(electrónicas) en aquellos casos en que la tecnología de las conexiones

bancarias, así lo permita y serán respaldadas mediante reporte denominado

“Transferencias entre cuentas de grupo en línea- Verificación” que se obtiene

de la ejecución de dicha operación y el mismo será firmado por el Coordinador

de Tesorería y Finanzas, como funcionario autorizado para la realización de

este tipo de operación.

1.10. Se podrán realizar cancelaciones de solicitudes de reposición de Fondo de

Caja Chica mediante cheque, en aquellos casos en los cuales el Responsable

del mismo, no maneje cuenta corriente del INE, asignada.

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MANUAL DE PROCESOS




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1.11. Si durante la evaluación de la reposición con sus soportes se identifican

anexos con reparos, se le notificará oportunamente a la unidad solicitante el

motivo de los mismos devolviéndole el referido soporte. Con la corrección del

reparo, la unidad solicitante podrá incluir el monto respectivo con su soporte

en la próxima reposición de fondos, siempre y cuando sea corregido el reparo

y cumpla con lo estipulado en el presente manual.

1.12. Durante el análisis de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica

debe considerarse la racionalidad de los gastos en los cuales se incurre,

cuando se tiene conocimiento de que las unidades ejecutoras cuentan con los

bienes, materiales o pueden cubrir los servicios que reportan

MANUAL DE PROCESOS




2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA

CHICA

Entradas del Proceso: Solicitud de Reposición de Fondos.

Salidas del Proceso: Transferencia o Cheque de Reposición de Fondos.

RESPONSABLE PASOS

Funcionario custodio del Fondo.

1. Extrae del archivo temporal los respectivos lotes de

formulario OAF-CFP-F207 “Codificación Factura

Pagada”.

2. Agrupa las Facturas y Recibos según el

Clasificador Presupuestario.

3. Accede al archivo “Fondos de Caja Chica”, e

imprime los Formularios: OAF-RGXPCCH-F203

Relación de gastos por Proyectos, Caja Chica; OAF-

RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyectos y

Partida y OAF-ESF-F205 Estado de Situación del


4. Obtiene el estado de cuenta del respectivo Banco.

5. Realiza la verificación de los movimientos

registrados en el “Libro de Banco” Formulario OAF-

LB-F209, con respecto a los reflejados en el Estado

de Cuenta bancario.

6. Efectúa la conciliación bancaria en el Formulario

OAF-CB-F210 del o los meses comprendidos dentro

del período o lapso de la reposición.

7. Imprime los Formularios: Formulario OAF-LB-F209 y

Formulario OAF-CB-F210.

8. Elabora en el Sistema el Formulario OAF-SRFCCH-

F206 Solicitud de Reposición de Fondos de Caja

Chica, de conformidad con lo establecido en el

Manual de Usuario, y el memorando de remisión

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RESPONSABLE PASOS

que lo complementa.

9. Organiza Expediente físico, en original y copia, en el

orden establecido en la Norma específica que así lo

indica en el presente Manual.

10. Presenta el expediente al responsable del Fondo

para su revisión y autorización.

Responsable del Fondo 11 Recibe y revisa el original del Expediente.

a) En caso de observación, informa al Custodio

del Fondo para su corrección. Regresa a la

actividad 3.

b) Si no hay observación, firma y sella el

formulario solicitud de Reposición de Fondos

de Caja Chica en señal de aprobación.

12 Envía expediente de Reposición a la Oficina de


13 Mantiene en archivo la copia del expediente de

la solicitud de Reposición de Fondos, para su

control interno.


14 Revisa documentación del Expediente para verificar

conformidad:

a) Si no está conforme, se comunica con el

Responsable del Fondo de la Gerencia o

Unidad solicitante notificándole el motivo

de los reparos, y le remite los anexos

con error mediante memorando. Va al

paso 11.

b) Si está conforme, elabora el formulario

GTF-F-212 Aprobación Solicitud de

Reposición de Fondos de Caja Chica y

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RESPONSABLE PASOS

anexa al expediente, tramita la firma y

sello del Gerente de la Oficina de

Administración y Finanzas, y envía

original a la Coordinación de

Presupuesto.

Coordinación de Presupuesto

15 Recibe y revisa que los soportes estén debidamente

elaborados y que las cifras estén perfectas.

a) En caso de no conformidad, devuelve el

expediente a la Oficina de Administración y

Finanzas para que gestione su corrección.


b) En caso de conformidad, realiza la codificación

presupuestaria, accede al Módulo de

Presupuesto del Sistema automatizado y carga

la información.

16 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal

el expediente original en físico y la información

del Sistema de la Solicitud de reposición del

fondo de Caja Chica.

Coordinación de Contabilidad Fiscal

17 Recibe original en físico del Expediente de la

Solicitud de Reposición del Fondo de Caja

Chica, accede al Sistema administrativo y

efectúa la revisión de los datos básicos del

documento, con respecto a lo transcrito recibido

de la Coordinación de Presupuesto.

a. En caso de no conformidad, devuelve los

documentos recibidos a la Coordinación de

Presupuesto, a los fines de su corrección.


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RESPONSABLE PASOS

b. Si está conforme, realiza el registro contable

aplicando para ello las normas y

procedimientos establecidos en el Manual de

Contabilidad. Envía a la Coordinación de

Tesorería y Finanzas, el expediente original en

físico y la información del Sistema de la

Solicitud de reposición del fondo de Caja Chica


18 Recibe el expediente y chequea que la

información esté debidamente cargada en el

sistema.

19 Autoriza la solicitud de Reposición del Fondo de

Caja Chica y procede según sea el medio de

pago de la misma.

a) Si el pago se va a efectuar por

transferencia en línea:

i. Accede a la conexión con el respectivo

Banco y efectúa el proceso del pago en

línea e imprime el reporte correspondiente a

la operación, el cual sella y firma.

ii. Anexa al expediente el reporte de la

transferencia efectuada y lo envía a la

Coordinación de Contabilidad Fiscal.

iii. Notifica, por la vía más expedita (Fax,

Internet, teléfono), al titular del Fondo la

cancelación efectuada por transferencia

bancaria de la respectiva solicitud de

reposición del Fondo de Caja Chica.

b) Si el pago se va a efectuar mediante

cheque:

i. El funcionario autorizado efectúa el

proceso de emisión del cheque y sigue

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RESPONSABLE PASOS

el procedimiento administrativo

establecido al respecto

Unidad administrativa solicitante

20 Recibe cheque o comprobante de transferencia.

21 Hace efectivo el cheque o transferencia.

22 Incorpora copia del cheque al expediente de

control y seguimiento del Fondo que debe llevar

el (la) responsable del Fondo.

MANUAL DE PROCESOS




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BORRAD OR




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MANUAL DE PROCESOS



14. CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA


Los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el

cierre de los Fondos que le fueron asignados al finalizar cada

ejercicio fiscal.

Durante el mes de diciembre los responsables de los Fondos de

Caja Chica deben efectuar todos los trámites y ejercer los controles

necesarios que aseguren la atención y realización de todas las

compras y desembolsos autorizados, con el objeto de evitar que

queden pagos pendientes por atender en el ejercicio en cierre.

Se establece como fecha de corte administrativo, para el cierre de

los Fondos de Caja Chica el antepenúltimo día hábil (3 días) del

mes de diciembre de cada año. Esto con excepción de los gastos

por concepto de gasolina los cuales requieren ser atendidos hasta

el último día hábil inclusive.

Los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el

depósito bancario, el último día hábil laborable del mes de

diciembre. Se realizará en la cuenta corriente de operaciones del

Instituto que le indique la Coordinación de Tesorería y Finanzas

correspondiente al reintegro de las disponibilidades no utilizadas del


Los responsables de los Fondos de Caja Chica, deben insertar en la

respectiva planilla bancaria del reintegro del Fondo no utilizado la

leyenda siguiente: “Reintegro Cierre Caja Chica-Nombre de la

Gerencia/Nombre de la Unidad en caso de ser necesario”.

Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, de inmediato a la

realización del depósito bancario, correspondiente al reintegro del

Fondo no utilizado harán entrega, remitirán vía Fax o por correo

electrónico (según sea la ubicación de su sede) a la Coordinación

de Tesorería y Finanzas, de una copia de la planilla bancaria

correspondiente al reintegro efectuado.

La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe exigir a todas las

Gerencia y/o Unidades poseedoras de Fondos de Caja Chica, la

oportuna entrega de la copia de la planilla bancaria correspondiente

al depósito del reintegro del Fondo de Caja Chica no utilizado, por

cualquiera de las vías señaladas en la norma anterior.

BORRAD OR

MANUAL DE PROCESOS

Proceso de Gestión de Caja Chica Manual de Normas y Procedimientos


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El registro de la planilla bancaria correspondiente al reintegro del

Fondo no utilizado, debe realizarlo la Coordinación de Tesorería y

Finanzas inmediatamente después de su recepción bajo la misma

fecha en que se efectúo el depósito.

Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, deben elaborar y

remitir a la Coordinación de Presupuesto, dentro de los primeros

cinco (5) días hábiles del mes de enero del año siguiente la relación

de cierre de los Fondos de Caja Chica asignados, la cual constituirá

la rendición de cuenta del cierre de los Fondos.

La Rendición de Cuenta de cierre debe ser elaborada en los

formularios previstos para la solicitud de reposición de Fondos de

Caja Chica, insertando en los mismos la leyenda siguiente:

“Rendición de Cuenta de Cierre”.

Las relaciones de rendición de cuenta de cierre, constituyen el

cierre del fondo asignado para el año fiscal y por lo tanto no son

susceptibles de ser reembolsadas.

En el caso de las Gerencias Estadales, en cuyas localidades de sus

sedes no existan agencias bancarias de la cuenta del Instituto,

estas deben tomar las previsiones necesarias para adelantar,

razonablemente, las fechas de cierre y reintegro de los Fondos de

Caja Chica, de manera tal de emitir y enviar a la Coordinación de

Tesorería y Finanzas el cheque de reintegro de los fondos, por lo

menos con 3 días de anticipación al último día laborable del mes de

diciembre, a objeto de que la recepción del mismo permita efectuar

su depósito el último día hábil del mes de diciembre.

BORRAD OR

MANUAL DE PROCESOS



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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA

Unidad Responsable Pasos

Responsable del

Fondo de Caja Chica

1. Determina la disponibilidad por no ejecución en el Fondo

de Caja Chica.

2. Elabora planilla bancaria por el monto del fondo a ser

reintegrado e inserta leyenda “Reintegro Cierre Caja

Chica Gerencia/Unidad.

3. Efectúa el depósito bancario correspondiente al reintegro

del fondo no utilizado.

Envía copia de la planilla bancaria a la Coordinación de

Tesorería y Finanzas por algún medio electrónico.

4. Mantiene copias de los soportes enviados.

Coordinación de

Tesorería y Finanzas

6 Recibe por algún medio los documentos que evidencian el

reintegro de Fondos efectuados.

7 Procesa en el sistema automatizado el registro de las

planillas bancarias correspondientes al reintegro de las

disponibilidades no utilizadas de los Fondos de Caja

Chica.

8 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal en físico y

electrónicamente los documentos correspondientes a los

depósitos bancarios procesados.


9 Recibe física y electrónicamente los documentos

procesados y verifica los datos de los documentos

electrónicos con respecto al físico de las planillas

bancarias en el sistema.

10 Procesa en el sistema los documentos electrónicos en

sus fases de recepción, codificación y verificación,

aplicando para ello las normas y procedimientos

establecidos en el Manual de Contabilidad.

Gerencia y/o Unidades

del Nivel Central

11 Elabora Rendición de Cuenta de Cierre utilizando para

ello los formularios y procedimientos establecidos en el

presente Manual para la Solicitud de Reposición de

Fondos de Caja Chica

12 Anexa al expediente de Rendición de Cuenta de Cierre, la

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MANUAL DE PROCESOS



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Unidad Responsable Pasos

copia original de la planilla bancaria, o copia del cheque

emitido, según sea el caso, correspondiente al reintegro

de fondos realizada.

13 Envía el expediente a la Oficina de Administración y

Finanzas.

Oficina de

Administración y

Finanzas

14 Recibe de las respectivas Gerencias y/o Unidades, los

expedientes de Rendición de Cuenta de Cierre de Fondos

de Caja Chica.

15 Efectúa en el sistema administrativo el proceso de la

documentación aplicando los procedimientos establecidos

en el presente Manual para el proceso de Reposición de

fondos de Caja Chica.

16 Envía en físico y electrónicamente a la Coordinación de

Contabilidad Fiscal el expediente de Rendición de Cuenta

de Cierre Fondos Caja Chica.


17 Recibe física y electrónicamente los documentos

correspondientes a la Rendición de Cuenta Cierre de

Fondos de Caja Chica.

18 Procesa en el sistema automatizado los documentos

aplicando las normas y procedimientos establecidos para el

proceso de Cierre del ejercicio fiscal en el Manual de

Contabilidad. Fin del procedimiento.

MANUAL DE PROCESOS



MANUAL DE PROCESOS


Contenido Código: GFC-M-001 Fecha: Febrero 2017 Versión: 1.4

15 ARQUEO DE CAJA


1.1. El Responsable del Fondo de Caja Chica, en forma periódica y contando con la

participación del custodio del Fondo, está en la obligación de realizar arqueos

físicos del Fondo, que le permita comprobar la integridad del mismo, mediante el

conteo y/o verificación de las disponibilidades del efectivo o saldo de la cuenta

bancaria y los documentos pagados que soportan los movimientos de egresos.

1.2. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de

Tesorería y Finanzas y/o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, podrá realizar

arqueos a los Fondos de Caja Chica, cuando lo determine pertinente,

independientemente de los que realice la Unidad de Auditoría Interna en el

ejercicio de sus funciones de control posterior. Para ello designará dos

funcionarios comisionados quienes serán responsables del arqueo.

1.3. Los resultados obtenidos en los arqueos realizados se harán constar en Acta que

se levantará al efecto y la cual debe ser firmada por los funcionarios participantes

en la realización del arqueo.

1.4. Los Comisionados, para la realización del arqueo, deberá verificar el

cumplimiento de las normas y procedimientos que para cada proceso establece el

presente Manual.

1.5. De los arqueos realizados por la Oficina de Administración y Finanzas, a través

de su Coordinación de Tesorería y Finanzas, o la Coordinación de Contabilidad

Fiscal, así como también los realizados por la Unidad de Auditoría Interna, dichas

unidades deberán emitir un Informe exponiendo los resultados, observaciones y

recomendaciones a que haya lugar.

1.6. Es conveniente a los efectos del adecuado funcionamiento del control interno, que

a los Fondos de Caja Chica, les sean practicado, durante el año fiscal, por lo

menos un arqueo físico, por parte de la Oficina de Administración y Finanzas.

1.7. En caso de observaciones determinadas en el cumplimiento del Manual de

Fondos de Caja Chica. Documenta las observaciones y anexa copias de los

documentos que evidencien los casos, indicando en el Informe las

recomendaciones que considera necesarias.

1.8. Efectúa revisión de la documentación correspondiente tanto a reposiciones

anteriores, como la que está en su período de ejecución, verificando el

cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente

Manual.

1.9. Revisa que la documentación de pago que se mantiene en archivo temporal

pendiente de tramitar la respectiva Solicitud de Reposición para comprobar, en

MANUAL DE PROCESOS



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presencia del Responsable del Fondo, la integridad o cuadre del Fondo asignado,

representado por los valores (efectivo, disponibilidad bancaria) y los documentos

de los pagos realizados.

1.10. Si determina observaciones, toma nota de las observaciones identificadas,

formula verbalmente las recomendaciones que considere necesarias al

Responsable del Fondo de Caja Chica y le notifica que las observaciones serán

expuestas detalladamente en el Informe que emitirá al respecto.

MANUAL DE PROCESOS



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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA

Responsable Paso


1. Autoriza a funcionarios como comisionados para

realizar el arqueo de caja chica.

Funcionario Comisionado

2. Presenta al Responsable del Fondo de Caja Chica la

credencial que lo identifica y autoriza para la

realización del arqueo del Fondo de Caja Chica.

3. Solicita del Responsable del Fondo la entrega de los

valores y documentación soporte de los movimientos

del Fondo de Caja Chica.

Responsable del Fondo de Caja Chica

4. Verifica la credencial para satisfacerse de la correcta

procedencia de la misma.

5. Presenta al Comisionado la documentación y

valores (efectivo, chequera, Libro de Banco,

facturas, conciliaciones bancarias anteriores y

reposiciones de fondos).


6. Organiza los valores. En el caso del efectivo, efectúa

el conteo del mismo en presencia del Responsable

del Fondo.

7. Devuelve al Responsable del Fondo, una vez

efectuado el conteo del efectivo.

8. Revisa la cuenta corriente y los movimientos

asentados en el Libro de Banco, con respecto a lo

indicado en el talón de la chequera.

9. Gestiona, a través del Responsable del Fondo, la

solicitud de un corte de la cuenta corriente bancaria,

a los efectos de su conciliación con respecto al Libro

de Banco.

10. Revisa que la documentación de pago que se

mantiene en archivo temporal, valores y documentos

MANUAL DE PROCESOS



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Responsable Paso

de pago realizados.

11. Levanta Acta.

12. Firma el Acta para dejar constancia de la

conformidad de su contenido y tramita la firma del

Responsable del Fondo.


13. Firma el Acta de Resultados del Arqueo elaborada

por el Comisionado, en señal de conformidad con

los resultados expuestos en la misma.


14. Efectúa revisión de la documentación

correspondiente tanto a reposiciones anteriores,

como la que está en su período de ejecución,

verificando el cumplimiento de las normas y

procedimientos establecidos en el presente Manual.

15. Devuelve al Responsable del Fondo toda la

documentación que le fuera entregada.


16. Recibe y revisa la documentación

17. Entrega la documentación al custodio del Fondo.


18. Elabora Informe, dirigido a la Oficina de

Administración y Finanzas, sobre el resultado

integral del Arqueo realizado y revisiones

efectuadas.

19. Presenta el Informe al Coordinador y/o Auditor

Interno, según sea el caso, para su revisión,

aprobación, firma y trámite de envío a la Oficina de


Oficina de Administración

10 Recibe el Informe correspondiente al Arqueo y

Revisión de los Fondos de Caja Chica, toma nota

MANUAL DE PROCESOS



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Responsable Paso

y Finanzas de las observaciones planteadas.

11 Gira instrucciones al Responsable del Fondo de

Caja Chica para que se apliquen los correctivos

necesarios.

MANUAL DE PROCESOS



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MANUAL DE PROCESOS



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MANUAL DE PROCESOS



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CONTROL

MANUAL DE PROCESOS



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INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA


1.1. Los Responsables de los Fondos deben efectuar el registro de los

movimientos que se realicen en la cuenta bancaria del Fondo de Caja

Chica, en el Formulario GTF-F- 204 – LIBRO DE BANCO, establecido al

efecto en el presente Manual, independientemente de las anotaciones que

se efectúen en el talón de la respectiva chequera.

1.2. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben obtener el Estado

de cuenta mensual, emitido por el Banco correspondiente a la cuenta en

la cual está depositado el Fondo de Caja Chica.

1.3. El Estado de Cuenta del Banco debe ser conciliado mensualmente con

respecto a los movimientos registrados en el respectivo Libro de Banco.

1.4. Los responsables de los Fondos de Caja chica, independientemente de la

gestión y recepción de los estados de cuenta mensuales, deberán obtener

del Banco un corte del movimiento de la cuenta corriente, en la

oportunidad en que así se requiera. Dicho corte debe ser conciliado con

respecto a los registros del Libro de Banco.

1.5. Las partidas de conciliación determinadas en el Libro de Bancos deben

ser registradas, antes de efectuar la emisión definitiva de la conciliación

bancaria.

1.6. Para el archivo de las conciliaciones bancarias y la demostración de la

disponibilidad bancaria se debe contener los siguientes documentos:

1.6.1. Original: archivo temporal para ser anexada a la Solicitud de

Reposición y/o Rendición de cuenta, por cierre del Fondo de Caja

Chica.

1.6.2. Copia: para su archivo permanente, a los efectos de cualquier

revisión futura.

MANUAL DE PROCESOS



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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA

Responsable Pasos


1. Obtiene el respectivo documento, en la oportunidad de

efectuar o conocer algún movimiento en la Cuenta del

Fondo de Caja Chica (emisión de Cheque, depósito

bancario, recepción transferencia bancaria).

2. Obtiene del Banco, por la vía de recepción y/o Internet,

el estado de cuenta del mes.

3. Entrega al Custodio del Fondo el documento que

respalda el movimiento efectuado en el Banco (talón

chequera, planilla depósito, nota de débito y/o nota de

crédito) y Estado de cuenta del mes

Custodio del Fondo de Caja Chica

4. Recibe el documento que respalda el movimiento

bancario efectuado y estado de cuenta del mes.

5. Imprime el Formulario GTF-F–204 Libro de Banco.

6. Procesa el registro del movimiento en el Formulario

GTF-F–204 Libro de Banco.

7. Efectúa la conciliación bancaria, mediante la

comparación de los registros del estado de cuenta, con

respecto a los registros asentados en el Libro de

Banco y determina las partidas de conciliación

correspondiente.

8. Llena el Formulario GTF-F–205 Conciliación Bancaria

y lo imprime.

9. Firma el Formulario GTF-F-205 Conciliación Bancaria y

lo organiza anexándole el Estado de Cuenta del banco.

10. Envía la conciliación bancaria al Responsable del

Fondo de Caja Chica, a los efectos de su

conocimiento y firma.

Responsable del Fondo 11. Recibe el Formulario correspondiente a la conciliación

MANUAL DE PROCESOS



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Responsable Pasos

de Caja Chica bancaria y elabora el formulario GTF-F-206

Demostración Disponibilidad Bancaria, la cual anexa al

formulario de Conciliación bancaria, como

complemento de la misma.

11.1. Si presenta partidas de conciliación, efectúa los

trámites necesarios para la solución de las

mismas. Regresa a la actividad 7.

11.2. Si no presenta partidas de conciliación, firma y

sella la conciliación, conjuntamente con la

demostración de la disponibilidad bancaria y la

devuelve al custodio del Fondo, para su archivo

correspondiente.

Custodio del Fondo de Caja Chica

12. Archiva la conciliación bancaria y la demostración de la

disponibilidad bancaria.

MANUAL DE PROCESOS



Flujograma del Procedimiento de Control Interno de Libro y Conciliación Bancaria

Inicio

Obtiene el documento para

conocer movimiento de

cuenta del Fondo

Obtiene del Banco el Estado de

cuenta del mes

Entrega el documento que

respalda movimiento del Banco y Estado

de Cuenta

Recibe documento de

respaldo y estado de cuenta bancaria

Procesa el registro de

movimiento en formulario

Efectúa conciliación bancaria y

determina las partidas de conciliación

Imprime formulario GTF-F-

204

Llena formulario GTF-F-205 Pág.2

MANUAL DE PROCESOS



MANUAL DE PROCESOS



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17. CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS


1.1. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben mantener el control permanente sobre el oportuno registro de la

utilización de los Fondos, para ello supervisarán el proceso continuo, por parte del Custodio del Fondo de Caja Chica, de

los siguientes aspectos:

Actualización, a la fecha del día, del Libro de Banco.

Registro de inmediato a su ocurrencia de los documentos (facturas y/o servicios) correspondientes a los pagos

efectuados a través del Fondo.

Adecuada organización a nivel de Proyecto, en archivo temporal y custodia de la documentación (facturas y

recibos) correspondiente a los pagos efectuados.

Realización mensual y/o por lapsos, si fuese necesario, de las conciliaciones bancarias, correspondientes a la

cuenta bancaria del Fondo de Caja chica.

1.2. Los responsables de los Fondos de Caja chica deben ejercer el adecuado control sobre la oportuna elaboración de las

respectivas solicitudes de reposición de los Fondos de Caja Chica, en los plazos establecidos en el presente Manual.

MANUAL DE PROCESOS



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Responsable Paso

Custodio del Fondo 1. Recibe del Solicitante, según procedimiento “Compras por Caja Chica” los documentos de compra (Facturas y Recibos) correspondientes al pago efectuado por la compra de bienes, materiales o servicios.

Encargado del Fondo 2. Efectúa la liquidación del “Efectivo en Tránsito”,

aplicando para ello lo establecido en el procedimiento “Compras por Caja Chica”, en cuanto a la codificación de los documentos como soporte del formulario GTF-F–203 Codificación Factura Pagada, a saber:

3. Indica en el documento pagado (factura) el número correlativo que, a nivel del respectivo proyecto, le corresponde en el orden de ocurrencia del pago del gasto, en el período de utilización del Fondo de Caja Chica.

Custodio del Fondo 4. Registra los documentos en sistema y emite relación

de Gastos por Proyecto.

5. Registra la factura pagada introduciendo todos los

datos requeridos en el Sistema, de conformidad a lo

establecido en el Manual de Usuario, y genera el

Formulario GTF-F–208 Relación de Gastos por

proyecto - Caja Chica.

6. Archiva temporalmente, los documentos pagados, en

archivo individual a nivel de cada proyecto, y mantiene

en custodia hasta la oportunidad de cierre del período

de reposición y elaboración de la “Solicitud de

Reposición de Fondos de Caja Chica”.

MANUAL DE PROCESOS



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MANUAL DE PROCESOS



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18. FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA

A continuación se muestran los Formularios que se utilizan en el Sistema de Caja Chica con sus respectivos instructivos. Estos son:

1. Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica (F201).

2. Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica (F202).

3. Relación de Gastos por Proyecto (F203).

4. Relación de Gastos por Partidas (F204).

5. Relación de Gastos por Proyectos y Partidas (F205).

6. Justificación de Gastos (F206).

7. Estado de Situación de Fondo de Caja Chica (F207).

8. Codificación de Facturas Pagadas (F208).

9. Libro de Banco (F209).

10. Conciliación Bancaria (F210).

11. Efectivo en Tránsito (F211).

Para los cierres de Caja Chica los Formularios desde el F202 hasta el F207 inclusive,

deben llevar la leyenda “Rendición de Cierre de Caja Chica”.

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1. SOLICITUD DE APERTURA DE FONDO DE CAJA CHICA

1.1 PROPÓSITO Servir de instrumento para recoger información relativa a la “Apertura de Fondos de Caja Chica”, solicitada por las respectivas Oficinas, Gerencias y/o Unidades del Instituto Nacional de Estadística.

1.2 MODELO

Fecha:

Documentos: Si No

* Constancia de haber presentado la Declaración Jurada del Patrimonio.

* Copia de la Certificación de Caución.

Observaciones:

Fecha: Monto Bs.:

Fecha Fecha

Firma y Sello

Autorizado


Fondo Asignado

U.T.

Firma y Sello

Solicitado por:

Anexos

SOLICITUD DE APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA

Gerencia / Unidad Solicitante Código de Proyecto

Titular del Fondo

N° Control: Punto de Cuenta N° :

FORMA: OAF - AFC - F201

Nombre:

Cedula de Identidad:

Justificación del Fondo

Cargo:

MANUAL DE PROCESOS



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1.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS

Núm. Campo Descripción

1. Fecha Indique el día, mes y año de elaboración del formulario

2. N° Control Indique el número de control asignado a la solicitud, de acuerdo la Norma específica 10 y 11 (Solo para Uso de la Oficina de Administración y Finanzas)

3. Punto de Cuenta N° Indique el Número del Punto de Cuenta mediante el cual se aprueba el Fondo de Caja Chica. (Solo para Uso de la Oficina de Administración y Finanzas)

4. Gerencia Indique el nombre de la Unidad o Gerencia que solicita la asignación del Fondo de Caja Chica

5. Código de Proyecto Indique el Código del Proyecto para el cual se solicitó la apertura

6. Titular del Fondo 6.1 Nombre: Indique nombres y apellidos del funcionario designado como Titular del Fondo. 6.2 Cédula de Identidad: Indique el número de la cédula de identidad del Titular del Fondo. 6.3 Cargo: Indique la denominación del cargo del funcionario Titular del Fondo

7. Justificación del Fondo Describa en forma detallada los motivos que justifican la asignación del Fondo de Caja Chica solicitado, haciendo mención inclusive de los Proyectos a los cuales estará destinada la utilización del mismo.

8. Anexos 8.1 Documentos: a) Constancia de haber presentado... Marque con una “X” en el recuadro correspondiente el resultado de la verificación de la constancia de presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio. b) Copia de la Certificación de Caución: Marque con una “X” en el recuadro correspondiente el resultado de la verificación de la certificación de caución. 8.2 Observaciones

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9. Fondo Asignado 9.1 Fecha: Indique la fecha efectiva de asignación del Fondo solicitado (Sólo para uso de la Oficina de Administración y Finanzas). 9.2 Cant. U.T.: Indique la cantidad de unidades tributarias (U.T.) asignadas. 9.3 Monto Bs.: Indique el monto en bolívares asignado para la apertura del Fondo de Caja Chica.

10. Solicitado por 10.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la firma de la Solicitud de Apertura del fondo de Caja Chica. 10.2 Firma y Sello: Firme y estampe sello de la Unidad solicitante.

11. Autorizado por 11.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la aprobación de la Solicitud. 11.2 Firma y Sello: Firma y sello de la Oficina de Administración y Finanzas.

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2. SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

2.1 PROPÓSITOS

Servir de instrumento básico para presentar en forma consolidada la Solicitud de Reposición de Fondo de Caja Chica.

2.2 MODELO

1. Fecha:

8. Saldo Inicial ……………………………………………………………………………….Bs.

9. Fondos Recibidos ……………………………………………………………………………….Bs.

10. Pagos Efectuados ……………………………………………………………………………....Bs.

11. Saldo Final ………………………………………………………………………..……..Bs.

C.I. C.I.

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

4. Código Asignado a la Caja Chica

6. Monto Requerido Bs.

Hasta:

7. Monto Aprobado Bs.

Apellido y Nombre Apellido y Nombre

2. N° Control:

3. Gerencia / Unidad Solicitante:

Desde:

5. Período de Reposición:

12. Elaborado Por: 13. Titular de Fondo de Caja Chica

Firma Firma y Sello

15. Autorizado porOficina de Administración y Finanzas

Firma y SelloFORMA: OAF-AFC-F202 Fecha de Emisión:

Estado de Situación del Fondo

14. Observación

MANUAL DE PROCESOS



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1. Fecha Indique el día, mes y año de la elaboración del Formulario “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica”.

2. N° Control Asigne un número a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, el cual debe estar constituido de la siguiente manera: XXX- (código asignado a la caja chica al momento de la apertura)- seguido de un número correlativo de solicitud de reposición (la primera vez que se solicita es el número 1, la segunda el 2 y así sucesivamente). Ejemplo: 1214-1.

3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad que elabora la “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica”.

4. Código Asignado a la Caja Chica

Coloque el número asignado al respectivo Fondo de Caja Chica, por la Oficina de Administración y Finanzas al momento de la apertura.

5. Período de Reposición Indique el lapso al cual corresponden los gastos de los que se solicita reposición. (Desde: día, mes, año –Hasta: día, mes, año).

6. Monto Solicitado Bs. Indique en bolívares el monto al cual asciende la reposición solicitada, y el cual está determinado por sumatoria de las respectivas Relaciones de Gastos de Caja Chica que conforman la Solicitud de Reposición.

7. Monto Aprobado Bs. Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Indique en bolívares el monto aprobado, de conformidad a la revisión de los soportes suministrados por la Unidad solicitante.

8. Saldo Inicial Indique el valor reflejado en el campo del “Saldo Final” de la última Solicitud de Reposición. En el caso de que sea la primera reposición que se solicita, este monto se corresponderá con el monto del fondo asignado.

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9. Fondos Recibidos Indique el monto en bolívares de los reembolsos (cancelaciones) de las Solicitudes de Reposición, recibidos en el período.

10. Pagos Efectuados Indique el monto en bolívares de los pagos efectuados y relacionados en el período al cual corresponde la Solicitud de Reposición.

11. Saldo Final Indique el monto en bolívares del resultado de la operación algebraica de los campos 8, 9 y 10.

12. Elaborado Por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora, el “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica” quien debe firmar el formulario.

13. Titular del Fondo de Caja Chica:

Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar el Formulario “Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica” en señal de conformidad

14. Observación Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Coloque las observaciones que motivaron la asignación menor del monto solicitado o cualquier otra que se considere importante.

15. Autorizado por Campo destinado a la Oficina de Administración y Finanzas. Estampe firma y sello del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas, en señal de autorización del pago de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.

MANUAL DE PROCESOS



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3. RELACIÓN DE GASTOS POR PROYECTO-CAJA CHICA

3.1 PROPÓSITO Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas desagregadas por cada proyecto, pagados a través de los Fondos de Caja Chica. 3.2 MODELO

N° Nro Fecha Rif/CI Monto Bs.

-

Nombre:

FORMA : OAF -CFA-F203 Fecha de Emisión:

Monto Total Bs.

Titular del Fondo: Monto Asignado:

Monto en Letras:

RELACION GASTOS POR PROYECTO - CAJA CHICA

Gerencia/Unidad:

Código: Nombre:

Número de Control: Fecha:

ProyectoPeríodo:

Desde: Hasta:

CI:

Aprobado por:

Beneficiario Concepto

Firma Firma

Nombre:

Elaborado por:

RELACIÓN DE PAGOS

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1. N° de Control Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, seguido de un número correlativo correspondiente a la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada. Ejemplo: 1214-1-1.

2. Fecha Indique el día, mes y año de cierre de la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada.

3. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica.

4. Período Indique el lapso de Reposición al cual corresponde la Relación de Caja Chica elaborada (Desde: día, mes, año – Hasta: día, mes, año.

5. Titular del Fondo Indique el nombre del Titular del Fondo de Caja Chica

6. C.I Número de la cédula del Titular del Fondo.

7. Proyecto Nombre del proyecto al cual están asociados los gastos.

8. Código Indique el Código del proyecto a que corresponden las facturas pagadas.

9. Monto Asignado Indique en bolívares el monto del Fondo de Caja Chica asignado.

10. Monto en Letras Monto asignado en letras.

RELACIÓN DE PAGOS 11. N° Indique el número consecutivo, el cual

internamente fue asignado al documento, comenzando para cada período de reposición desde el Nº 1.

12. Nro. Indique el número de la factura y/o Viático.

13. Fecha Fecha de la factura relacionada.

14. RIF/CI Registro de Información Fiscal del Proveedor o número de cédula (CI) cuando el gasto relacionado es de viáticos.

15. Beneficiario Descripción del proveedor del material, bien o servicio.

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16. Concepto Indique la descripción del gasto incurrido.

17. Monto Bs. Indique el total del monto en bolívares de la factura o viático.

18. Monto Total Indique el total general de los gastos relacionados para el período en la “Relación de Gastos de Caja Chica”.

19. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Relación de Gastos de Caja Chica, quien debe firmar la misma.

20. Aprobado por Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad.

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4. RELACIÓN DE GASTOS POR PARTIDAS

4.1. PROPÓSITO Servir de instrumento para relacionar detalladamente las facturas referidas a un proyecto desagregados por partida, pagados a través de los Fondos de Caja Chica.

4.2 MODELO

CódigoFecha: Proyecto: Nro. Control:

DESDE:__________HASTA:__________

CodificaciónPresupuestaria

Nombre: Nombre:

Firma FirmaFORMA: OAF-CFA-F204 Fecha de Emisión:

Monto Total Bs.Elaborado por: Aprobado por:

RELACIÓN DE GASTOS POR PARTIDAS

Gerencia/Unidad: Período:

Denominación Monto Bs.N

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1. Fecha: Indique el día, mes y año de cierre de la Relación de Gastos por Partida.

2. Código Proyecto: Indique el Código del proyecto a que corresponden las facturas pagadas.

3. Nro. Control: Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica, seguido de un número correlativo correspondiente a la Relación de Gastos de Caja Chica elaborada. Ejemplo: 1214-1-1.

4. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos por Partida.

5. Período: Indique el lapso al cual corresponde la Relación de elaborada (Desde: día, mes, año – Hasta: día, mes, año.

6. N Enumere los gastos que va a relacionar

7. Codificación Presupuestaria

Indique el Código Presupuestario al cual corresponde el gasto a relacionar según el Clasificador Presupuestario

8. Denominación Especifique el gasto que va a relacionar

9. Monto Bs. Indique el monto del gasto a relacionar

10. Monto Total Bs. Indique el resultado de la sumatoria de los montos de cada uno de los gastos relacionados en este formulario.

11. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Relación de Gastos por Partida, quien debe firmar la misma.

12. Aprobado por Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad.

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5. RELACIÓN GASTOS POR PROYECTOS Y PARTIDAS

5.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para presentar el total de gastos pagados a través del fondo de caja chica a nivel de cada proyecto, durante el período al cual corresponde la solicitud de reposición de la cual forma parte.

5.2 MODELO

Fecha: Nro. Control:

DESDE: HASTA:

Cód. Denominación Nro. Cantid 4.01 4.02 4.03 4.04

0 0 0 0 -

Nombre: Nombre:

Fecha de Emisión:

RELACIÓN GASTOS POR PROYECTO Y PARTIDAS-CAJA CHICA

Gerencia / Unidad: Periodo:

Forma: OAF-CFA-F205

Proyecto 6. Relación

Firma

Monto Totales Bs.

Partidas

Elaborado por: Aprobado por:

Firma

Totales Bs

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1. Fecha: Indique el día, mes y año de elaboración de la Relación de Gastos por Proyecto y Partida.

2. Nro. Control: Indique el mismo número asignado a la Solicitud de Reposición de Caja a la cual corresponde la relación elaborada.

4. Gerencia/Unidad Indique el Nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora la Relación de Gastos por Proyecto y Partida.

5. Período: Indique el lapso al cual corresponde la Relación de elaborada (Desde: día, mes, año – Hasta: día, mes, año.

Proyecto 6. Cod Indique el Código de cada proyecto que esta

incluyendo en la relación. 7. Denominación Indique el Nombre del proyecto que esta incluyendo

en la relación. Relación

8. Nro. Indique el número asignado a la Relación de Gastos Por Proyecto-Caja Chica, por cada relación de Gastos por Proyecto elaborada.

9. Cant. Indique el número total de facturas de cada relación de Gastos por Proyecto elaborada.

10. Partidas Indique el monto correspondiente a las partidas 4.01, 4.02, 4.03 y 4.04 reportados en la Relación de Gastos por Proyecto

11. Total Bs. Indique el monto total de todas las partidas por proyecto relacionado en cada línea.

12. Monto Totales Bs. Suma total por partidas y totales de todos los proyectos relacionados

13. Elaborado por: Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo o custodio que elabora la Relación de Gastos por Proyecto y Partida, quien debe firmar la misma.

14. Aprobado por: Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar la Relación en señal de conformidad.

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6. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

6.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento para presentar la justificación de los gastos causados en relación de la Caja Chica.

6.2 MODELO

Nro Fecha Nro Factura Justificación

Nombre: Nombre:

FORMA: OAF-CFA-F206 Fecha de Emisión:

JUSTIFICACIÓN DE GASTOS-CAJA CHICA

Firma Firma

Monto Bs.

PARA:DE:ASUNTO:FECHA:

Proveedor

Elaborado por: Aprobado por:

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1. PARA: Indique a quién va dirigida la justificación

2. DE: Indique la Gerencia u Oficina que presenta la justificación

4. ASUNTO: Indique de forma concisa el motivo de esta comunicación

5. FECHA: Indique la fecha día, mes y año en la cual se elaboró la justificación

6. ESPACIO DE REDACCIÓN

Indique el enunciado de las notas justificativas de las erogaciones efectuadas a través de los diferentes formatos (facturas, recibos de gasolina, tickets de estacionamiento, comisiones bancarias, entre otros…/.)

7. Nro Enumere en orden consecutivo las facturas que va a relacionar

8. Fecha Indique la fecha día, mes y año que registra la factura a relacionar

9. Nro Factura Indique el Número registrado en la factura a relacionar

10. Proveedor Indique el nombre de la empresa registrado en la factura que proporcionó el bien o servicio relacionado

11. Justificación Indique de forma breve y concisa el motivo por el cual se realizó el gasto relacionado en la factura

12. Monto Bs. Indique el monto total en bolívares registrado en la factura relacionada

13. Elaborador por: Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora la Justificación de Gastos, quien debe firmar la misma.

14. Aprobado por: Indique el nombre y apellido del funcionario que aprueba el Fondo, quien debe firmar y sellar la Justificación en señal de conformidad.

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7. ESTADO DE SITUACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

7.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para presentar en forma resumida los importes de los movimientos de egresos e ingresos ocurridos en el Fondo de Caja Chica a la fecha de cada Reposición de Fondos.

7.2 MODELO

2. N° Control:

4. Saldo Inicial Bs.

6. N°Relación

7. N° Cheque 8. Fecha 10. Créditos 11. Débitos

Firma y Sello:

Forma: OAF-CFA-F207

Firma:

14. Total Débitos

16. Elaborado por: 17. Titular del Fondo

15. Saldo Actual

Nombre:

Fecha:

13. Total Créditos

Gasto Reposición9. Descripción

5. Fecha 12. Saldo

3. Gerencia / Unidad:

1. Fecha:

ESTADO DE SITUACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

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1. Fecha Indique el día, mes y año de la elaboración del Formulario Estado de Situación del Fondo de Caja Chica.

2. N° Control Indique el número de control asignado a la Solicitud de Reposición de Caja Chica.

3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad que elabora el Estado de Situación del Fondo de Caja Chica.

4. Saldo Inicial Indique el Saldo, con el cual se inicia el período al cual corresponde la Solicitud de reposición. Este saldo se corresponde con el Saldo actual de la Reposición que antecede.

Gasto 5. Fecha Indique, en orden cronológico la Fecha de cada

Solicitud Reposición (Gasto) tramitada 6. N° Relación Indique el número asignado a la Relación de

Gastos Por Proyecto – Caja Chica, sin incluir el número asignado al proyecto, cuando sea el caso de varios proyectos en una misma reposición.

Reposición 7. N° Cheque Indique el número del Cheque o de la Nota de

Crédito, en el caso de transferencia bancaria, correspondiente al reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición.

8. Fecha Indique, siguiendo el orden cronológico, la fecha de recepción del reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.

9. Descripción Describa brevemente el concepto del movimiento que se registra. Si es reposición o gasto.

10. Créditos Indique el monto en bolívares que ingresó al Fondo de Caja Chica, correspondientes al reembolso (cancelación) de la Solicitud de Reposición de Fondo de Caja Chica.

11. Débitos Indique el monto en bolívares que se gastó en el período de la Reposición de Fondo de Caja Chica.

12. Saldo Indique la diferencia entre los Débitos, los Créditos y el Saldo Inicial. (Saldo Inicial+ Créditos-Débitos).

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13. Total Créditos Indique la sumatoria de los valores indicados en la columna de CRÉDITOS, lo cual representa el total de los Egresos ocurridos en el Fondo, y relacionados en las respectivas Solicitudes de Reposición de Fondo de Caja Chica.

14. Total Débitos Indique la sumatoria de los valores indicados en la columna de DÉBITOS, lo cual representa el total de los Ingresos ocurridos en el Fondo, por concepto de los reembolsos de las Solicitudes de Reposición.

15. Saldo Actual Indique la diferencia entre el TOTAL DE DÉBITOS y el TOTAL DE CRÉDITOS, el resultado debe coincidir con el reflejado en la última línea del campo Nº 12 SALDO.

16. Elaborado por Indique el nombre y apellido del Encargado del Fondo que elabora el “Estado de Situación del Fondo de Caja Chica” quien debe firmar el formulario.

17. Titular del Fondo Indique el nombre y apellido del funcionario Titular del Fondo, quien debe firmar y sellar el Formulario “Estado de Situación del Fondo de Caja Chica” en señal de conformidad.

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8. CODIFICACIÓN DE FACTURA PAGADA – CAJA CHICA

8.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento para presentar en forma organizada la codificación de las facturas pagadas a través del Fondo de Caja Chica, así como facilitar y estandarizar el archivo de las mismas.

8.2 MODELO

Fecha: Monto Bs:

Cod: Proyecto:

Partida Subpartida Genérica Específica Sub-Específica

Nombre: Fecha: ------/-----------/------

Firma y Sello:

Forma: OAF - CFA - F208

PEGUE AQUÍ EL DESEMBOLSO

Cod. Reintegro:

Aprobado por:

CODIFICACION FACTURA PAGADA-CAJA CHICA

Correlativo Nº:

Código Presupuestario

Datos Factura

Beneficiario: Nº:

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1. Cod Reintegro: Este Código lo asigna el sistema y esta conformado por 4 campos: Año-Oficina-X-Y (Año de presentación de la factura; Oficina o gerencia que presenta la factura; X: Y:)

2. Correlativo N° Indique el Nº correlativo que corresponda al momento de utilización del fondo, discriminado por proyecto.

3. Datos Factura Nº Indique el Nº de la respectiva factura.

Fecha Indique la fecha de la respectiva factura.

Beneficiario Indique el nombre del Proveedor, indicado en la respectiva factura.

Monto en Bs. Indique el monto en Bs. Total de la factura.

Cuerpo para Pegar la Factura

Espacio en blanco para anexar factura.

4. Código Presupuestario Cod Indique el Código del respectivo Proyecto, al cual

corresponde el gasto pagado. Proyecto Indique el Nombre del Proyecto, al cual

corresponde el gasto pagado. Partida Indique el código de la respectiva partida

presupuestaria Genérica Indique el código de la respectiva partida, genérica,

específica y subespecífica presupuestaria. Específica Indique el código de la respectiva partida, genérica,

específica y subespecífica presupuestaria. Sub-Específica Indique el código de la respectiva partida, genérica,

específica y subespecífica presupuestaria. 5. Aprobado por Nombre: Indique el nombre del Responsable del

Fondo de Caja Chica. Firma: Estampar firma y Sello del Responsable del Fondo de Caja Chica.

6. Fecha Indique la fecha, día, mes y año de elaboración del formulario.

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9. LIBRO DE BANCO

9.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para registrar cada uno de los movimientos ocurridos en la Cuenta Corriente bancaria, a través de la cual se maneja los Fondos de Caja Chica.

9.2 MODELO

5. Fecha 6. ºCH/NC/ND/DP 8. DEBE Bs. 9. HABER Bs. 10. SALDO Bs.

FORMA: OAF-CFA-F209

7. BENEFICIARIO

LIBRO DE BANCOS

11. TOTALES Bs.

1. Gerencia / Unidad: 2. Banco:

3. Cuenta Corriente Nº: 4. Mes:

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1. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad poseedora del fondo de Caja chica y que elabora el Formulario.

2. Banco Indique el Nombre de la respectiva Agencia bancaria.

3. Cuenta Corriente N° Indique el Nº de la Cuenta Corriente correspondiente

4. Mes Indique nombre del mes al cual corresponden los movimientos bancarios que se registran.

5. Fecha Indique la fecha de ocurrencia del movimiento que se registra.

6. NRO.CH/NC/ND/DP Indique el número del Cheque (CH), Nota de Crédito (NC) o ND (Nota de Débito) y/o Planilla Bancaria de depósito que corresponda al registro.

7. Beneficiario Indique en el caso de Cheques (CH) el nombre del Beneficiario a favor de quien fue emitido el cheque. En el caso de Notas de Débito (ND) indique el concepto de la misma.

8. Débito Indique el monto de la operación que se registra correspondiente a una Nota de Crédito (NC) o a un depósito bancario (DP).

9. Crédito Indique el monto de la operación que se registra correspondiente a un cheque (CH) o a una Nota de Crédito (NC).

10. Saldo Indique el monto obtenido de la operación siguiente: Saldo anterior, más (+) débitos, menos (-) créditos.

11. Totales Indique, en sus respectivos campos, la sumatoria de las columnas DEBITOS y CREDITOS, e indique en la columna de Saldos, el saldo determinado, según lo indicado en el campo Nº 9.

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10. CONCILIACIÓN BANCARIA

10.1 PROPÓSITO

Servir de instrumento básico para reflejar los resultados de la conciliación bancaria realizada de la Cuenta Corriente bancaria, a través de la cual se maneja los Fondos de Caja Chica.

10.2 MODELO

5. Saldo según Libro:

9. Saldo según Estado de

Cuenta:

6.1: Dep. no registrados: 10.1: Depósitos en tránsito:

6.2 N/C. no registradas: 10.2 N/C en tránsito:

7.1 Cheques no registrados

Bs 500,0011.1 Cheques en tránsito

7.2 N/D no registradas Bs 200,00

11.2 N/D en tránsito:

8. Saldo conciliado al 30/xx/xx

12. Saldo conciliado al

30/xx/xx

FORMA: OAF-CFA-F210

6. Más:

1. Gerencia / Unidad 2. Banco

3. Cuenta Corriente Nº 4. Mes

10.. Más:

15. Fecha de elaboración:

CONCILIACION BANCARIA

Nombre: Firma:

14. Aprobado por:

Nombre: Firma:

13. Elaborado por:

11. Menos:

7. Menos:

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1. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia o Unidad poseedora del fondo de Caja chica y que elabora el Formulario.

2. Banco Indique el Nombre de la respectiva Agencia bancaria.

3. Cuenta Corriente N° Indique el Nº de la Cuenta Corriente correspondiente.

4. Mes Indique nombre del mes al cual corresponde los movimientos bancarios que se registran.

5. Saldo Según Libro Indique el monto en bolívares del Saldo que refleja el Libro de Bancos, indicando la fecha del mismo.

6. Más

6.1 DEPOSITOS NO REGISTRADOS: Indique en detalle, el monto en bolívares de los depósitos no registrados. 6.2 N/C NO REGISTRADAS: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Crédito no registradas

7. Menos 7.1 CHEQUES NO REGISTRADOS: Indique en detalle, el monto en bolívares de los Cheques no registrados. 7.2 N/D NO REGISTRADAS: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Débito no registradas.

8. Saldo Conciliado al Indique el monto en bolívares de la sumatoria algebraica de los puntos 5 al 6.

9. Saldo Según Edo. de Cuenta

Indique el monto en bolívares del Saldo que refleja el Estado de cuenta del Banco, indicando la fecha del mismo.

10. Mas 10.1 DEPOSITOS EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de los depósitos en tránsito. 10.2 N/C EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Crédito en tránsito.

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11. Menos 11.1 CHEQUES EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de los Cheques en tránsito. 11.2 N/D EN TRANSITO: Indique en detalle, el monto en bolívares de las Notas de Débito en tránsito.

12. Saldo Conciliado al Indique el monto en bolívares de la sumatoria algebraica de los puntos 11 al 12.

13. Elaborado por Indique nombre y estampe firma del Encargado del Fondo, quien debe elaborar la conciliación bancaria.

14. Aprobado por Indique nombre y estampe firma del Responsable del Fondo.

15. Fecha de Elaboración Indique la fecha de elaboración de la conciliación bancaria.

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11. EFECTIVO EN TRÁNSITO

11.1 PROPÓSITO Servir de instrumento básico para reflejar el efectivo que se entrega a los funcionarios solicitantes para efectuar las compras requeridas para el funcionamiento de la Unidad, las cuales deben ser autorizadas por el Jefe de la Gerencia y/o Unidad.

11.2 MODELO

RECIBO EFECTIVO EN TRÁNSITO

R Factura Nº Fecha Proveedor Concepto Monto Total compras

FORMA: OAF-CFA-F211

7. Justificación de la compra:

1. Nº :

5. Monto en Bolívares:

6. Concepto:

2. Fecha: / / I - ASIGNACION DEL EFECTIVO:

3. Gerencia / Unidad: 4. Solicitante:

10. Fecha establecida para rendición de Cuenta: / /

II - RENDICION DE CUENTA DEL EFECTIVO ASIGNADO:

8. Autorizado por: 9. Recibí conforme

(Firma y Nº Cédula de Identidad)(Firma)

(Firma) (Firma y sello)

16. Solicitante: 17. Responsable del Fondo:

11. Fecha: / /12. Relación de documentos entregados:

13. Efectivo entregado: 14. Total compras: 15. Efectivo reintegrado:

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1. N° Indique el número asignado al Formulario, el cual debe corresponder a un número correlativo que comienza cada año.

I- ASIGNACIÓN DEL EFECTIVO 2. Fecha Indique la fecha de elaboración del Formulario, la

cual debe corresponderse con la fecha en que se hace entrega del efectivo.

3. Gerencia/Unidad Indique el nombre de la Gerencia y/o Unidad que elabora el Formulario.

4. Solicitante Indique el Nombre del Funcionario Solicitante del efectivo, el cual debe efectuar la compra.

5. Monto en Bolívares Indique en letras y números el monto en bolívares del efectivo solicitado.

6. Concepto Indique, brevemente el concepto de los bienes, materiales y/o servicios a ser adquiridos.

7. Justificación de la Compra

Indique en forma concisa los motivos que justifican la compra a realizar.

8. Autorizado por Indique el nombre del Responsable del Fondo, quien debe firmar el Formulario en señal de autorización, aprobación y entrega del efectivo solicitado.

9. Recibí Conforme Estampe la firma del funcionario solicitante, indicando el número de la cédula de identidad en señal de conformidad en la recepción del efectivo solicitado.

10. Fecha establecida para rendición de Cuenta

Indique la fecha establecida para la respectiva rendición de cuenta del efectivo entregado

II- RENDICIÓN DE CUENTA 11. Fecha Indique la fecha en día, mes y año, en la cual el

solicitante efectúa la rendición de cuenta del efectivo entregado para la compra.

12. Relación de documentos entregados

Indique en detalle los datos requeridos de los documentos que soportan la o las compras efectuadas.

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13. Efectivo entregado Indique en números el monto del efectivo que fue entregado para efectuar la compra.

14. Total Compras Indique en números el monto en bolívares de las compras efectuadas.

15. Efectivo Entregado Indique en números el monto en bolívares, que resulta de la operación de los campos 13 menos 14.

16. Solicitante Estampar firma del respectivo Solicitante que efectúa la rendición de cuenta, en señal de constancia de los documentos entregados y efectivo reintegrado, si fuese el caso.

17. Responsable del Fondo

Firma y sello del Responsable del Fondo en señal de conformidad en la recepción de los documentos entregados y efectivo reintegrado, si fuese el caso.

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