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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
ECONÓMICOS
La Paz, 16 de noviembre de 2020
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OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual tiene por objetivo establecer lasnormas y procedimientos que deben seguir o recorrer ladocumentación relacionada a la adquisición de bienes yservicios emitidas por las unidades autorizadas de laInstitución, siendo herramientas necesarias para elcorrecto y transparente manejo económico y financierode los fondos otorgados a y por REMAR Bolivia.
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ACREDITACIÓN DE RESPONSABLES PARA MANEJO DE FONDOS
•La institución debe designar a un responsable o más para el manejo de fondos institucional, de proyectos y/o casa hogar, quien/es estará/n autorizado/s para ejecutar fondos o presupuestos asignados para los proyectos, pagos de servicios y otros necesarios según corresponda.
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• Conocer el Programa Operativo Anual (POA)• Conocer el Proyecto o Perfil de Proyecto.• Conocer la Carpeta Técnica, su respectivo presupuesto y cronograma para la ejecución
de actividades.• Organizar la ejecución de obras y actividades en coordinación con los beneficiarios o
con quien corresponda.• Realizar Cotización de bienes y/o servicios. • Realizar cuadro comparativo de cotizaciones para valorar precio y calidad de los
bienes y/o servicios para su adjudicación.• Realizar solicitud de fondos.• Solicitar el cheque y cancelar con cheque (realizar el cobro para cancelar excepcional).• Realizar las compras de insumos y materiales de los proveedores adjudicados.
RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS
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• Participar en la ejecución de las actividades.• Dar seguimiento al cumplimiento de
contratos suscritos.• Realizar los descargos de fondos solicitados.
• Informar a REMAR BOLIVIA sobre las acciones en proceso.
• Realizar informes de las diferentes actividades, sobre su avance y conclusión.
• Realizar recepción definitiva de las obras.
• Archivar la documentación referida al manejo de fondos.
CONTRATO DE
SERVICIOS
RESPONSABLES DE MANEJO DE FONDOS
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INICIO DEL PROYECTO
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APORTES SEGÚN CONVENIO, CONTRATO O ACUERDOS
•Para iniciar la ejecución del proyectoen las áreas de influencia, se debecontar con un convenio, Contrato oAcuerdos, interinstitucional entreREMAR Bolivia e instituciones públicasy privadas a nivel nacional einternacional, estableciendo losalcances y responsabilidades asumidaspor las partes.
Nº Comprobante: 155930 Usuario: 10850A favor de: REMAR BOLIVIA
10000018034384Depositante: Fono: 67070633CLAUDIA PAREDES SILLOCód. Dep. 6002762LP
Cotiz. Equivalente
CHQ AJENOSBs 500.000,00
TOTAL: Bs 500.000,00
SON: Quinientos mil 00/100 BOLIVIANOS
Nº documento: 683Nº cuenta: 2100007046332
Bco Monto Mon T.C. Monto Conv.
B Union 500.000,00 Bs 1,0000000 500.000,00
Verifique los datos contenidos en este documento antes de formar su conformidad
Los cheques ajenos están sujetos a confirmación.
Firma del Depositante
BANCO UNIÓN S.A.LA PAZ - AGENCIA 6 DE MARZO
DEPÓSITO EN CUENTA990800411013610010849/108508994
21/02/2020 15:01
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SOLICITUD DE FONDOS
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SOLICITUD DE FONDOS
§ Formulario de Orden de compras.
§ Tres cotizaciones§ Cuadro comparativo§ Contrato (pagos parciales
o anticipo)§ Especificación técnica
(modelo de lo que se está produciendo) si amerita.
§ Tríptico o documentación del curso (si amerita)
§ Convocatoria en caso de invitación a capacitaciones
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COTIZACIÓN PARA BIENES Y SERVICIOS• Para compras igual o menores a Bs. 1.000.- por costo total de ítem, sólo una
cotización.
• Para compras mayor a Bs. 1.000.- , presentar 3 cotizaciones, proformas o propuestas.
• Realizar mínimo tres cotizaciones o proformas con características similares de marca, tipo de material, tamaño, procedencia, etc.
• Las cotizaciones deben estar a nombre: REMAR BOLIVIA
• Elaborar cuadro comparativo tomando en cuenta las 3 cotizaciones.
• Evaluar las 3 ofertas de proveedores en precio, calidad y tiempo.
• Las compras deben realizarse del proveedor adjudicado, al precio y tipo de material aprobado.
• Si se cuenta con un único proveedor, se debe justificar por escrito el motivo y solicitar el visto bueno de la institución, en tanto el monto no sobrepase el presupuesto asignado a la compra o servicio.
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COTIZACIÓN• Documento que indica el valor real de un bien o de
un servicio y establece un precio.
PRO-FORMA• Es un documento que sirve como
compromiso de una empresa para vender ciertos productos a un determinado precio.
PRO-FORMA
COTIZACIÌ NDÍA MES AÑO
EL ALTO
Señores: ……………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………….
NIT/C.I.: ………………………………………
ITEM DETALLE UNIDAD P.U.12345678910
TOTAL Bs.
Validez de la oferta: …………………………………………………………………………
Tiempo de entrega: …………………………………………………………………………
Forma de pago: ……………………………………………………………………………….. FIRMA SELLO
Cheque a favor de: …………………………………………………………………………… Cotizador/a
En espera de sus gratas órdenes , sa ludamos a Ud.(s ) muy atentamente
Av. Juan Pablo II Nº 1018
Zona Villa Dolores
NIT: 327324011
Telf.: 2812880
El Alto, La Paz, Bolivia
CANT.
Son: ………………………………………………………………………………………………………
SUB TOTAL
REMAR BOLIVIA
50PAPEL BOND T/CARTA 75 g CHAMEX
23 1.150.-
1.150.-Un mil ciento cincuenta 00/100
Bols
11 11 2020
10 díasInmediato
Efectivo / ChequeRosa Ramos Flores
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CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIÓNProyecto: FECHA: 12- nov-2020CASA HOGAR VIACHA
C U A D R O C O M P A R A T I V O D E C O T I Z A C I O N E SExpresado en Bolivianos
Ítem Nº A R T Í C U L O UNIDAD CANT.
LIBRERÍA EL ALTEÑO LIBRERÍA J&L CAPTURA
PRECIO UNITARIO TOTAL
PRECIO UNITARIO TOTAL
PRECIO UNITARIO TOTAL
1 PAPEL BOND TAMAÑO CARTA 75 g - CHAMEX Paquete 50 23,00 1.150,00 25,00 1.250,00 27,00 1.350,00
TOTAL COTIZACIÓN Bs. 1.150,00 1.250,00 1.350,00
Analizando las Cotizaciones de los productos se autoriza la adquisición de: LIBRERÍA EL ALTEÑO por tener precios y calidad convenientes.
Observación: ....................................................................................................................................................................................
Responsable de Manejo de Fondos Representante Legal REMAR
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DESEMBOLSO DE FONDOS
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CHEQUE
• Los cheques (intransferible) se giran a nombre del proveedor.
• El cheque se entrega al personal autorizado para el pago respectivo inmediato y recojo de bienes o conformidad de recepción de servicios.
• Se gira el cheque a nombre del personal autorizado y designado hasta Bs 5.000.- (cinco mil 00/100 bolivianos) por concepto de fondos a rendir, estando prohibido el fraccionamiento.
• Una vez efectuado el gasto, deberá presentar su rendición de gastos.
BANCO UNIÓN S.A.
ASOCIACIÓN CRISTIANA BENÉFICA DE REABILITACIÓN YCta. Cte. 10000018034384
BU
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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LA FACTURA• Las compras deberán
realizarse de comercios
legalmente establecidos.
• La factura debe ser original y
contener:
• RAZÓN SOCIAL
• DIRECCIÓN, TELÉF. y/o CEL.
• NIT
• Nº de FACTURA
• Nº AUTORIZACIÓN
• La factura a nombre:
REMAR BOLIVIA
NIT: 123055020
FACTURA
DÍA MES AÑOEl Alto NIT/C.I.:
Señor(es):
CANT. P.U. SUB TOTAL
Son: Bolivianos
TOTAL Bs.
"ESTA FACTURA CONTRIBUYE AL DESARROLLO DEL PAÈS, EL USO ILÈCITO DE ESTA SARÊ SANCIONADO DE ACUERDO A LEY"
Ley Nº 453: Está prohibido importar, distribuir o comercializar productos expirados o prontos a expirar.
De: Juana Luna Nina
FECHA LÈMITE DE EMISIÌN: 04/ 12/ 2018
ORIGINAL: CLIENTE
NIT: 4831730018F A C T U R ANº 0001
Nº AUTORIZACIÌN 274101600122507
DESCRIPCIÓN
Av. Juan Pablo II Nº 1018Zona Villa Dolores
NIT: 327324011Telf.: 2812880
El Alto, La Paz, Bolivia
REMAR BOLIVIA12305502018 11 2020
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LA FACTURA• Las compras deberán realizarse de
comercios legalmente establecidos.
• La factura debe ser original y contener:
• RAZÓN SOCIAL
• DIRECCIÓN, TELÉFONO y/o CEL.
• NIT
• Nº de FACTURA
• Nº AUTORIZACIÓN
REMAR BOLIVIA
NIT: 123055020
FACTURA
DÍA MES AÑOEl Alto NIT/C.I.:
Señor(es):
CANT. P.U. SUB TOTAL
Son: Bolivianos
TOTAL Bs.
"ESTA FACTURA CONTRIBUYE AL DESARROLLO DEL PAÈS, EL USO ILÈCITO DE ESTA SARÊ SANCIONADO DE ACUERDO A LEY"
Ley Nº 453: Está prohibido importar, distribuir o comercializar productos expirados o prontos a expirar.
De: Juana Luna Nina
FECHA LÈMITE DE EMISIÌN: 04/ 12/ 2018
ORIGINAL: CLIENTE
NIT: 4831730018F A C T U R ANº 0001
Nº AUTORIZACIÌN 274101600122507
DESCRIPCIÓN
Av. Juan Pablo II Nº 1018Zona Villa Dolores
NIT: 327324011Telf.: 2812880
El Alto, La Paz, Bolivia
REMAR BOLIVIA12305502018 11 2020
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• En la factura debe reflejar el detalle y descripción de cada ítem igual a la cotización (material, marca, modelo)
• No se permite facturas con borrones, enmiendas, modificaciones, tachaduras o interlineaciones.
• Cuidar la factura en la legibilidad y nitidez.
• No recibir facturas vencidas de acuerdo a la fecha límite de emisión.
• Verificar que las facturas computarizadas tengan código de control.
FACTURA
DÍA MES AÑOEl Alto NIT/C.I.:
Señor(es):
CANT. P.U. SUB TOTAL
Son: Bolivianos
TOTAL Bs.
"ESTA FACTURA CONTRIBUYE AL DESARROLLO DEL PAÈS, EL USO ILÈCITO DE ESTA SARÊ SANCIONADO DE ACUERDO A LEY"
Ley Nº 453: Está prohibido importar, distribuir o comercializar productos expirados o prontos a expirar.
De: Juana Luna Nina
FECHA LÈMITE DE EMISIÌN: 04/ 12/ 2018
ORIGINAL: CLIENTE
NIT: 4831730018F A C T U R ANº 0001
Nº AUTORIZACIÌN 274101600122507
DESCRIPCIÓN
Av. Juan Pablo II Nº 1018Zona Villa Dolores
NIT: 327324011Telf.: 2812880
El Alto, La Paz, Bolivia
REMAR BOLIVIA123055020
50 PAPEL BOND TAMAÑO CARTA 75 g - CHAMEX
23 1.150.-
18 11 2020
LA FACTURA
1.150.-Un mil ciento cincuenta 00/100
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES • Se utiliza recibo
excepcionalmente, cuando se compra en el mercado informal.
• Recibos deben ser firmados por el proveedor colocando su nombre completo, Nro. de Carnet Identidad, firma y lugar de compra.
• Por ejemplo para compra de tela, paja, transporte, pasaje, etc.)
• Se debe considerar impuesto: 8% para adquisición y 15,5% servicios.
R E C I B ODÍA MES AÑO
Pagado a:
La suma de: Bolivianos
Por concepto de:
RECIBÍ CONFORME ENTREGUÉ CONFORME
Nombre: ………………………………………………………. Nombre: ……………………………………………………….
C.I.: ……………………………………………………………….. C.I.: ………………………………………………………………..
N° 0001
LUGARBs.
Uso exclusivo para compras y pagos menores correpondiente a pasaje, carguío, descarguío, u otros previa autorización.
Claudio Saenz Lipa / Tienda Cruce Viacha N° 55
Setenta y cinco 00/100 ---------------------
El Alto 18 11 2020 75.00
10 m Tela Popelina c/u Bs 7,50 para ventanas de
Casa hogar Viacha. / No contempla impuesto de ley.
Claudio Saenz Lipa
4919344 La Paz
Marco Antonio Aro
6019349 La Paz
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COMPRAS MAYORES• Si el costo sobrepasa los Bs. 20.000.- por total de ítem, se realiza un
proceso de contratación según normas internas de adquisiciones de REMAR BOLIVIA.
• Se conforma la comisión de calificación y recepción; conformada mínimamente por Representante Legal, Administración y Coordinador del Proyecto o un técnico/profesional experto/perito en el área requerida.
• La Comisión recepciona las cotizaciones o propuestas en sobres cerrados y realizan cuadro comparativo de evaluación y elección, para adjudicación de proveedores.
• El proceso, la designación y aprobación de proveedor debe estar registrada en un acta debidamente firmado por los integrantes de la comisión.
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COMPRAS MAYORESLos criterios generales son:
• Convocatoria pública en 1 medio de comunicación de circulación nacional.
• Entrega de los sobres cerrados en Secretaría de REMAR
• Recepción de sobres cerrados por Comisión
• Apertura de sobres por los miembros de la Comisión
• Nombramiento de un Secretario de Actas de entre los miembros de la comisión.
• Llenar un formulario con descripción de criterios técnicos, características exigibles y/o financieros para la adjudicación o elección del proveedor.
• Inicio del proceso de contratación de bien o servicio.
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CONTRATOS• Se requiere contrato si se realiza pagos
parciales o anticipo. • Se recomienda hacer pagos parciales contra
entrega de avance o productos; es decir fraccionar el contrato en 2, 3 ó mas etapas con pagos parciales.
• Anticipo hasta un 50% como máximo solo en casos muy necesarios.
• Fotocopia de Cédula de Identidad del contratado.
• Último pago por la recepción definitiva del bien o servicio.
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DESCARGO DE FONDOS
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DESCARGO • Facturas y recibos
• Informe de actividades o avance del proyecto
• Lista de participantes
• Registro de materiales entregados a los participantes
• Fotografías de las actividades desarrolladas
• Informe final técnico y económico
• Otra documentación de respaldo del gasto efectuado.
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FACTURADÍA MES AÑO
El Alto 12 6 2018 NIT/C.I.: 1018411028
Señor(es): ONG MAN-B
CANT. P.U. SUB TOTAL100 0,8 80,00
24 3 72,00
152,00Son: Ciento cincuenta y dos 00/100 --------------------
--------------------------------------------------- Bolivianos
NIT: 4831730018F A C T U R ANº 00323
Nº AUTORIZACIÌN 274101600122507
DESCRIPCIÓNPAPEL BOND TAMAÑO RESMA
Av. Juan Pablo II Nº 1018Zona Villa Dolores
NIT: 327324011Telf.: 2812880
El Alto, La Paz, Bolivia
MARCADORES ACRÍLICO GRUESO
TOTAL Bs.
"ESTA FACTURA CONTRIBUYE AL DESARROLLO DEL PAÈS, EL USO ILÈCITO DE ESTA SARÊ SANCIONADO DE ACUERDO A LEY"
Ley Nº 453: Está prohibido importar, distribuir o comercializar productos expirados o prontos a expirar.
De: Juana Luna Nina
FECHA LÈMITE DE EMISIÌN: 04/ 12/ 2018
ORIGINAL: CLIENTE
ADJUNTAR AL DESCARGO LISTA DE PARTICIPANTES
Proyecto:
Descripción de actividad realizada:
Lugar: Fecha:
N° Nombre y Apellido v/m Edad N° Celular Firma
1
2
3
17
18
19
20
Firma y/o sello Casa Hogar Responsable de la Acción
REMAR BOLIVIA
12305502018 11 2020
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ADJUNTAR AL DESCARGO
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ADJUNTAR AL DESCARGO
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GRACIAS !!!