Manual de Normas Procesos y Procedimientos del Dpto. de Nómina

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]

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MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE NMINA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS

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DSIA DICIEMBRE 2006

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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO

Vigencia de la ltima

modificacin:

Manual de Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Lster Rodrguez Herrera RECTOR

Humberto Ruz

VICERRECTOR ACADMICO

Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Nancy Rivas de Prado

SECRETARIA

Jess Caldern Director de la Direccin de Servicios de

Informacin Administrativa (DSIA)

MERIDA, DICIEMBRE 2006

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DSIA DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: ELABORACIN

EQUIPO DE TRABAJO

DISEO Y ELABORACIN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO

Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO

PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) del Departamento de Nmina

PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

COORDINACIN Y ASESORA

Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA

MRIDA, DICIEMBRE 2006

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN

2. ANTECEDENTES HISTORICOS

3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Organigrama de la Direccin de Finanzas.

Organigrama del Departamento de Nmina.

Organigrama Funcional del Departamento de Nmina.

4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS

5. DIRECTORIO

6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.

Cadena de Valor del Sistema de Negocio.

rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).

rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).

Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Nmina.

9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL

ndice del Proceso de Registro y Control.

Diagrama de Proceso de Registro y Control.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Cont rol.

Informacin General del Proceso de Registro y Contr ol.

Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.

Procedimientos:

1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin y Eliminacin de

Movimientos Mensuales de Personal Docente y de Inve stigacin (PDI) y Directivo.

1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos

Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (P DI) y Directivo.

1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y M odificacin de Cuentas Bancarias

del Personal Docente y de Investigacin (PDI), Dir ectivo y ATO.

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1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin d e Cuentas Bancarias del Personal

Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO .

1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin o Eliminacin de los

Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.3 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los Movimientos

Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin o Eliminacin del

Personal de la Nmina de Pensiones a Sobrevivientes .

1.1.4 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la

Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin o Eliminacin de las

Primas por Hijo del Personal Docente y de Investi gacin (PDI).

1.1.5 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por Hijo del

Personal Docente y de Investigacin (PDI).

1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y M odificacin del Personal

Administrativo y Docente en Condiciones de Becario s.

1.1.6 Procedimiento para Inclusin y Modificacin d el Personal Administrativo y Docente

en Condiciones de Becarios.

1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin y Eliminacin del

Personal Docente y de Investigacin (PDI), Administ rativo, Tcnico y Obrero con

Medidas Tribunalicias.

1.1.7 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal Docente y

de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.

Procedimientos:

1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el A nlisis Mensual de los Listados de

Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.

1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensu al de los Listados de Escalafn de

Titulares y Auxiliares Docentes.

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1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el A nlisis Mensual del Listado de

Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensu al del Listado de Personal

Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ing reso en Nmina.

1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y An lisis de Conceptos Actualizados

en la Base de Datos de la Direccin de Personal (R etroactivos).

1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Co nceptos Actualizados en la Base de

Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y An lisis del Listado de Personal DI y

ATO Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Li stado de Personal DI y ATO

Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

10. PROCESO 2: REINTEGRO Y RETENCIONES

ndice del Proceso de Reintegro y Retenciones.

Diagrama de Proceso de Reintegro y Retenciones.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Reintegro y Ret enciones.

Informacin General del Proceso de Reintegro y Rete nciones.

Sub-Proceso: Reintegro.

Procedimientos:

2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al

Personal DI, ATO, Becarios y Contratados.

2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de

Transacciones en Lnea.

2.1.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis de Pa gos Indebidos al Personal DI, ATO,

Becarios y Contratados.

2.1.1 Procedimiento A para Realizar el Anlisis d e Pagos Indebidos al Personal

Docente y de Investigacin, ATO, Becarios y Contrat ados.

2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisin d el Reporte de Transacciones en

Lnea.

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2.1.2 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones

Sociales.

2.1.2 Procedimiento para el Anlisis del Listado p ara Pago de Prestaciones Sociales.

2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones

y Ayudas a Sobrevivientes.

2.1.3 Procedimiento para el Anlisis del PDI y Per sonal ATO de Pensiones y Ayudas a

Sobrevivientes.

Sub-Proceso: Retenciones.

Procedimientos:

2.2.1 Diagrama del Procedimiento para la Preparaci n del Resumen de Pago del

Impuesto Sobre la Renta (ISLR).

2.2.1 Procedimiento para la Preparacin del Resume n de Pago del Impuesto sobre la

Renta (ISLR).

2.2.2 Diagrama del Procedimiento para la Preparaci n del Resumen de Pago del

Impuesto al Valor Agregado (IVA).

2.2.2 Procedimiento para la Preparacin del Resume n de Pago del Impuesto al Valor

Agregado (IVA).

2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboraci n de rdenes de Pago Financieras.

2.2.3 Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.

2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de

Pago Centralizadas.

2.2.4 Procedimiento para la Recepcin y Procesamien to de rdenes de Pago

Centralizadas.

2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar l a Relacin Anual en Materia de

Retenciones.

2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relacin An ual en Materia de Retenciones.

2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el L ibro de Compras.

2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Com pras.

2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impues to Sobre la Renta Aplicable Sobre

Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.

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2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la R enta Aplicable sobre Sueldos y

Salarios y Dems Remuneraciones.

2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la

CP-OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras As ignaciones del Personal Fijo.

2.2.8 Procedimiento para Realizar la Carga en el S istema de Nmina A6, la CP-OP por

Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.

11. PROCESO 3: REVISIN DE REPORTES

ndice del Proceso de Revisin de Reportes.

Diagrama de Proceso de Revisin de Reportes.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Revisin de Rep ortes.

Informacin General del Proceso de Revisin de Repo rtes.

Procedimientos:

3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las

Nminas.

3.1 Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.

12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO

ndice del Proceso de Apoyo de Archivo.

Diagrama del Proceso de Apoyo de Archivo.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Archiv o.

Procedimientos:

PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de

Censo por Nmina.

PA-1.1 Procedimiento para la Recepcin y Distribuci n del Reporte de Censo por

Nmina.

PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la

Renta (ISLR) y (ARM).

PA-1.2 Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y

(ARM).

PA-1.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaborac in de la Relacin Mensual de

Deducciones.

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PA-1.3 Procedimiento para la Elaboracin de la Rel acin Mensual de Deducciones.

PA-1.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Distribucin de Estados de

Cuenta.

PA-1.4 Procedimiento para la Recepcin y Distribuc in de Estados de Cuenta.

PA-1.5 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Archivo de Reportes.

PA-1.5 Procedimiento para la Recepcin y Archivo d e Reportes.

PA-1.6 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Distribucin de los Reportes

Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a So brevivientes.

PA-1.6 Procedimiento para la Recepcin y Distribuc in de los Reportes Definitivos de la

Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

PA-1.7 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Distribucin de los Reportes de

Nmina Definitivos.

PA-1.7 Procedimiento para la Recepcin y Distribuc in de los Reportes de Nmina

Definitivos.

PA-1.8 Diagrama del Procedimiento para la Depuraci n del Archivo del Departamento de

Nmina.

PA-1.8 Procedimiento para la Depuracin del Archiv o del Departamento de Nmina.

13. PROCESO DE APOYO 2: INFORMTICO

ndice del Proceso de Apoyo Informtico.

Diagrama del Proceso de Apoyo Informtico.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Informti co.

Procedimientos:

PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para la Creacin de Aplicaciones.

PA 2.1 Procedimiento para la Creacin de Aplicacio nes.

14. PROCESO DE APOYO 3: SECRETARIAL

ndice del Proceso de Apoyo Secretarial.

Diagrama del Proceso de Apoyo Secretarial.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretari al.

Procedimientos:

PA-3.1. Diagrama del Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.

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PA- 3.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.

PA- 3.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.

PA- 3.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.

PA-3.3 Diagrama del procedimiento A para la Solicit ud y Recepcin de los Materiales y

Suministros del Departamento de Nmina.

PA-3.3 Diagrama del Procedimiento B para la Distrib ucin de los Materiales y


PA-3.3 Procedimiento para la Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales y


PA-3.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepci n de los Materiales y Suministros

del Departamento de Nmina.

PA-3.3 Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y Suministros del

Departamento de Nmina.

PA-3.4 Diagrama del Procedimiento para la Emisin d e Estados de Cuenta

Centralizadas.

PA-3.4 Procedimiento para la Emisin de Estados de Cuenta Centralizadas.

PA-3.5 Diagrama del Procedimiento para el Control de Asistencia.

PA-3.5 Procedimiento para el Control de Asistencia .

15. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Modelo Actor Rol.

Modelo Rol Actividad.

Matriz Actores Procesos.

16. GLOSARIO DE TRMINOS

17. ANEXOS

Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Nmina.

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 1. INTRODUCCIN

El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos , es una contribucin que le permitir al

Departamento de Nmina de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con un

apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la

realizacin de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando

responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el

funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecucin de los procedimientos.

Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la

colaboracin de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Nmina, quienes

aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramrez.

El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional

que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con

la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de

Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la

Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,

Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e

Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .

El Manual consta de las siguientes secciones:

Introduccin , breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa

aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus

secciones.

Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin del Departamento de Nmina.

Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Direccin de

Finanzas y del Departamento de Nmina.

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Modelos, de Jerarqua de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a

travs de diagramas el Sistema de Nmina, la Misin y Objetivos (Generales y Especficos) del

departamento, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el

departamento adems de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Servicio de Nmina y los

rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente.

Proceso, descripcin grfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en el

Departamento de Nmina, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes

actividades desempeadas en el departamento.

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles

desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad

de los Andes (ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios del departamento y

los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual.

Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de

criterios en su aplicacin.

Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en

la ejecucin de sus actividades.

La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,

ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar

de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la

forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima

para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes,

reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.

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Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el

Departamento de Nmina dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso

adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin

de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTRICOS

DEPARTAMENTO DE NOMINA

El Consejo Universitario, en reunin celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consider impostergable la

reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal

cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acord eliminar la Direccin de

Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de

1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de

la Institucin, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorera, Contabilidad y Bienes y

Rentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de

sus finalidades.

Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que son:

Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y


El Departamento de Nmina tiene como misin Ejecutar la insercin y/o modificacin en la nmina

al personal docente y de investigacin. As como las deducciones y reintegros de todo el personal

universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios. (Memoria y Cuenta

de la ULA ao 2005).

El Departamento de Nmina cuenta a su vez con dos unidades:

Unidad de Registro y Control (3 personas laborando).

Unidad de Reintegro y Retenciones (5 personas laborando). Adems con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:

Apoyo Secretarial (2 persona laborando).

Apoyo de Recurso Informtico (1 persona laborando).

Apoyo de Archivo (1 persona laborando). Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:

Jefe del Departamento de Nmina: Lic. Bety Jaimes de Patio.

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS

Fuente: www.ula.ve

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE NOMINA

Fuente: Creacin propia del analista.

DIRECCION DE

FINANZAS

DEPARTAMENTO DE

NOMINA

APOYO SECRETARIAL

REGISTRO Y

CONTROL

REINTEGRO Y

RETENCIONES

APOYO DE

ARCHIVO

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Materia: SISTEMA DE NMINA

Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE NMINA

DIRECCION DE FINANZAS

DIRECTOR DE FINANZAS

Prof. ngel Rodrguez

DEPARTAMENTO DE NOMINA

JEFE DE NOMINA

Lic. Bety Jaimes

APOYO

SECRETARIAL Y

DE ARCHIVO

1 Recepcionista

1 Oficinista

1 Archivista

REGISTRO Y CONTROL

JEFE DE LA UNIDAD

Laura Merchn

REINTEGRO Y RETENCIONES

JEFE DE LA UNIDAD

Lic. Mercedes Pea

2 Asistentes de

Nmina REINTEGRO

2 Asistentes de

Nmina

RETENCIONES

1 Tcnico de

Recursos

Informticos. 2 Asistente

Administrativo

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en el Primer Modelo de Derek Hitchins (2000)

SISTEMA DE CONTABILIDAD

SISTEMA DE CONTROL DE

BIENES

SISTEMA DE TESORERA

SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO

FINANCIERO

SISTEMA DE NOMINA

ApoyoGerencial

Reintegros Y

Retenciones

Registro y

Control

SISTEMA DE CONTABILIDAD

SISTEMA DE CONTROL DE

BIENES

SISTEMA DE TESORERA

SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO

FINANCIERO

SISTEMA DE NOMINA

ApoyoGerencial

Reintegros Y

Retenciones

Registro y

Control

SUPRASISTEMA SISTEMAS

SUBSISTEMAS

INTRA

INTER

AMBIENTE EXTERNO

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 5. DIRECTORIO

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 5. DIRECTORIO

NNNN NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSINEXPERTO DEL

DOMINIOCEDULA DE IDENTIDAD

CONDICIN

1 Jaimes de Patio Bety Jefe de Nmina 2560 X 8.133.779 Fijo

2 Merchn Segovia Laura Analista de Nmina 2753 X 4.206.415 Fijo3 Brito de Sanchz Sonia Asistente de Nmina 3806 8.046.904 Fijo4 Pea de Gmez Elsisy Asistente de Nmina 3806 8.041.450 Fijo

5 Pea Dugarte Mercedes Contador 2752 8.034.188 Fijo6 Flores Rojas Gilda Asistente Administrativo 2762 8.046.407 Fijo7 Colmenares Luisana Asistente de Tesorera 2642 12.353.708 Fijo8 Pea Albornoz Wilmer Tcnico de Recursos de Informtica 2762 10.711.240 Fijo9 Ramrez Meza Marino Asistente de Nmina 2642 8.000.838 Fijo

10 Contreras de Uzctegui Nidia Oficinista 2768 8.039.110 Fijo11 Rojas Agnedy Josefina Recepcionista 3302 8.012.275 Fijo12 Candelas Guterrez Leonardo Archivista 3302 12.780.534 Fijo

13 Ros Visual Andreina Asistente Administrativo 2762 10.712.871 Contratado

REINTEGRO Y RETENCIONESREINTEGRO Y RETENCIONESREINTEGRO Y RETENCIONESREINTEGRO Y RETENCIONES

PERSONAL CONTRATADOPERSONAL CONTRATADOPERSONAL CONTRATADOPERSONAL CONTRATADO

PERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYO

PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO

REGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL

DIRECTORIOUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA

PERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVO

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Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la mas

actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje

UML Business.

MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005

PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:

MANUAL DE ORGANIZACIN -

AO: 1993

PGINA WEB DE LA ULA - AO:

OTRA FUENTE (especificar)

MISINMISINMISINMISIN

Dirigir, ejecutar ysupervisar la insercin ymodificacin en Nminadel personal docente,administrativo, tcnico yde servicios de laUniversidad de los Andes.(Material suministrado porla Direccin de Serviciosde InformacinAdministrativo)

OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO

GENERALGENERALGENERALGENERAL

Ejecutar la insercion y/omodificacion en la nominaal personal docente y deinvestigacion. Asi como lasdeducciones y reintegrosde todo el personaluniversitario, a fin degarantizar el pago correctoy oportuno de Sueldos ySalario.

Ejecutar la insercion y/omodificacion en lanomina al personaldocente y deinvestigacion. Asi comolas deducciones yreintegros de todo elpersonal universitario, afin de garantizar el pagocorrecto y oportuno deSueldos y Salarios.

Planificar las actividadesque se ejecutan en lasUnidades delDepartamento, distribuyendo, coordinando ysupervisando el trabajorealizado por el personalresponsable, a fin defomentar el trabajo enequipo y optimizar losresultados (Materialimpreso facilitado en elDpto. de Nmina Ao2004)

VISINVISINVISINVISIN

OBJETIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA

CONCEPTOS DEL MODELADO DE

OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIN

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AO: 1993



MISINMISINMISINMISINEjecutar la insercion y/omodificacion en la nominaal personal universitario. ()



Registrar y controlar lainsercion, modificacionyexclusin en la nominadel personal docente yde investigacion. A finde proporcionarinformacin correcta yoportuna para el pagopor concepto de sueldosy salarios del personalactivo y pensiones asobrevivientes.


OBJETIVOS


UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL


OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIN




AO: 1993



MISINMISINMISINMISIN



Registrar, controlar ytramitar las retencioensy reintegros al personalde la Institucin.


UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES


OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIN: SECCION RETENCIONES Y REINTEGROS

OBJETIVOS


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OBJETIVO GENERAL

Ejecutar la insercion y/o modificacion en la nomina al personal docente y de investigacion. Asi como las deducciones y reintegros

de todo el personal universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios (Manual de

Organizacin ao 1993).

MISIN

Dirigir, ejecutar y supervisar la insercin y modificacin en Nmina del personal docente, administrativo, tcnico y de

servicios de la Universidad de los Andes. (Material suministrado por la Direccin de Servicios de Informacin Administrativo).

VISIN

No est definida.

OBJETIVO ESPECFICO

CUALITATIVO

Registrar y controlar la insercion, modificaciony exclusin en la nomina del personal docente y de investigacion. A fin de proporcionar informacin correcta y oportuna para el pago por concepto de sueldos y salarios del personal activo y pensiones a sobrevivientes.(Manual de Organizacin ao 1993)

OBJETIVO ESPECFICO

CUALITATIVO

Registrar, controlar y tramitar las retencioens y reintegros al personal de la Institucin. (Manual de Organizacin ao 1993)

OBJETIVO

Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en Eriksson y Penker (2000)

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Asunto: 7. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Asunto: 7. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

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Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO

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Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)

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Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)

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Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE NMINA

Cantidad de Procedimientos ejecutados en el Departamento de Nmina

Registro y Control

Reintegro y Retenciones

Apoyo de Archivo

Apoyo Secretarial

Apoyo Informtico

Procesos/Cantidad de Procedimientos

Once (11) Procedimientos

Doce (12) Procedimientos

Ocho (8) Procedimientos

Seis (6) Procedimientos

Un (1) Procedimiento

Treinta y Nueve (39) ProcedimientosTOTAL

Revisin de Reportes Un (1) Procedimiento

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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL

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Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

Diagrama de Proceso de Registro y Control.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Control.

Informacin General del Proceso de Registro y Control.

Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.

Procedimientos:

1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos

Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos Mensuales de

Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del

Personal Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del Personal Docente

y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los

Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.3 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los Movimientos Mensuales

de Entes Parauniversitarios.

1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la

Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.4 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la Nmina de

Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por

Hijo del Personal Docente y de Investigacin (PDI).

1.1.5 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por Hijo del

Personal Docente y de Investigacin (PDI).

1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y

Docente en Condiciones de Becarios.

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Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

1.1.6 Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y Docente en

Condiciones de Becarios.

1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal

Docente y de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

1.1.7 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal Docente y de

Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.

Procedimientos:

1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de

Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.

1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de Escalafn de Titulares

y Auxiliares Docentes.

1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal

Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal Administrativo,

Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la

Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de Datos

de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO

Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO Relacionado

con Pago de Prestaciones Sociales.

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Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NMINA

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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Asunto: INFORMACIN GENERAL

INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO Y CONTR OL

OBJETIVO

Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de

Incorporar, Modificar Eliminar los Movimientos del Personal de la

Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el


CLIENTES

INICIALES

Facultad/Ncleo y/o Dependencia.

Entes Externos a la Universidad de los Andes.

Tribunales del Pas.

Consejo Universitario.

FINALES


Entes Externos a la Universidad de los Andes.

Archivo del Departamento de Nmina.

ENTRADAS

Solicitud de Actualizacin de los Movimientos del Personal de

la Universidad de los Andes procesados durante el mes.

SALIDAS

Reportes de Nmina Mensuales.

Reportes de Transacciones en Lnea.

Listado de Pago de Prestaciones Sociales.

Orden de Pago Financiera.

Oficios en respuestas de solicitudes recibidas.

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DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS

Consejo Universitario.

Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la


Direccin de Presupuesto.

Oficina de Asuntos Profesorales (OAP).

Direccin de Personal.

Direccin de Servicios de Informacin Administrativa

(DSIA).

Direccin de Finanzas.

Funcionarios que laboran en el Departamento de

Nmina.

BASE LEGAL RELACIONADA

Ley Orgnica del Trabajo (29 de Agosto de 2001).

Polticas y Normas de Funcionamiento Interno del


FORMULARIOS

Formato de Relacin Auditoria Interna.

Formato de Relacin de Primas Directivas.

Formato de Relacin de las Cuentas Nminas (Personal

Excluido).

Formato de Listado de Exclusiones del mes.

Formato de Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados.

RECURSOS

HUMANOS

Jefe de Nmina.

Analistas de Nmina (1).

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Asistentes de Nmina (2).

Archivista (1).

Oficinista (1).

Recepcionista (1).

TECNOLGICOS: Computacionales

Sistema de Nmina bajo la Plataforma A6.

Sistema de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado

(IVA).

Sistema de Retenciones Varias.

Sistema de Reintegro.

Sistema de Ordenes de Pago Financiera.

MATERIALES Y EQUIPOS

Materiales y equipos de oficina.

Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,

Redes, ...etc.

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SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA

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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS

Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.

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Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.

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Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.

1.1.1

INCLUSIN, MODIFICACIN O ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS

MENSUALES DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO

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RESPONSABLE ACCION

RECEPCIONISTA

1. Recibe de la Direccin de Presupuesto, de las Unidades de

Apoyo Administrativo (UAA) de la Dependencia de

adscripcin del trabajador (a) oficios expresando los

movimientos de personal por concepto de: Ingresos,

Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o

Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,

Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de

Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas

Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,

Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato,

Suspensin del Cargo ms los Recaudos A:

a) Resolucin del Consejo Universitario.

b) Fotocopia de la Cdula de Identidad.

c) Formato (CP-P09) de Control Presupuestario

Movimiento de Personal Docente y de Investigacin y

Prima Directiva.

d) Formato (CP-P01) de Control Presupuestario

Movimiento de Personal.

e) Acta de la Comisin Electoral (cuando ingresa Rector (a),

Vicerrector (a) Secretario (a) de la Universidad de los

Andes).

f) Decreto (cuando ingresa Presidente (a) del Consejo de

Apelaciones).

2. Coloca firma, sello y fecha en los oficios.

3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y

motivo de los oficios.

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4. Entrega a la Oficinista los oficios expresando los








Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.

OFICINISTA

5. Recibe del Recepcionista los oficios expresando los








Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.

6. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y

motivo de los oficios.

7. Verifica el concepto de los oficios.

a) Si el concepto que expresa los oficios es de Ingresos,

Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento

o Disminucin de Carga Horaria, Permisos no

Remunerados, Pase a Ordinario, Reincorporacin,

Renovacin de Contratos, Inclusin-Modificacin o

Eliminacin de Primas Directivas, (Ir al paso 8).

b) En caso contrario, si el concepto que expresa los oficios

es de exclusin de nmina: Jubilaciones, Renuncias,

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Fallecimientos, Rescisin de Contrato, Vencimiento de

Contrato, Suspensin del Cargo:

Fotocopia los oficios y Recaudos A.

Entrega las fotocopias de los oficios y Recaudos A

al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de

Reintegro y Retenciones). Ver procedimiento 2.1.1

ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL

PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN

(PDI), ADMINISTRATIVO-TECNICO Y OBRERO

(ATO), BECARIOS Y CONTRATADOS.

8. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de

Registro y Control) original de los oficios expresando los








Suspensin del Cargo ms los Recaudos A y el libro de

control de correspondencia.

ANALISTA DE NMINA

(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)

9. Recibe de la Oficinista, original de los oficios expresando los







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Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensin

del Cargo ms los Recaudos A y el libro de control de

correspondencia.

10. Revisa que los oficios estn anotados en el libro de

control de correspondencia.

11. Coloca firma en el libro de control de

correspondencia, como seal de recibido.

12. Devuelve a la Oficinista libro de control de

correspondencia.

13. Revisa en los oficios los datos del trabajador (a):

apellidos y nombres y nmero de cdula de identidad.

14. Verifica la informacin reflejada el Formato (CP-P09)

de Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente

y de Investigacin, el Formato (CP-P01) de Control

Presupuestario Movimiento de Personal y la Resolucin del

Consejo Universitario, adems de la existencia fsica de los

Recaudos A:

a) Si no existe inconsistencia en los datos, es decir, la

informacin reflejada en el Formato (CP-P09) de Control

Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de

Investigacin y el Formato (CP-P01) de Control

Presupuestario Movimiento de Personal es idntica en

sus datos a la Resolucin del Consejo Universitario y

estn los Recaudos A completos: (Ir al paso 15).

b) En caso contrario, si existe inconsistencia en los datos,

es decir, la informacin reflejada en el Formato (CP-P09)

de Control Presupuestario Movimiento de Personal

Docente y de Investigacin y el Formato (CP-P01) de

Control Presupuestario Movimiento de Personal no es

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Idntica en sus datos a la Resolucin del Consejo

Universitario, falta un documento en los Recaudos A:

Elabora oficio dirigido a la Direccin de Presupuesto,

notificando la inconsistencia encontrada en los datos o

la falta de documento.

Imprime original y copia del oficio.

Coloca firma en original y copia del oficio.

Anexa el oficio a los documentos a ser devueltos.

Entrega a la Oficinista los oficios con sus soportes.

OFICINISTA

Recibe de la Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad

de Registro y Control), los oficios con sus soportes.

Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios y documentos

a ser devueltos, para que el mismo firme.

Lleva al Director (a) de Finanzas, los oficios y

documentos a ser devueltos, para que el mismo firme.

Anota en el libro de control de salida de

correspondencia, nombre y motivo del oficio.

Entrega en la Direccin de Presupuesto original y

copia del oficio.

Recibe del funcionario (a) de la Direccin de

Presupuesto, la copia del oficio firmada y sellada.

Archiva la copia del oficio en la carpeta de

correspondencia enviada.

Fin del procedimiento.

15. Distribuye a cada Asistente de Nmina de la Unidad

de Registro y Control de acuerdo a la facultad asignada, los

oficios que expresan los movimientos de personal y los

Recaudos A.

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ASISTENTE DE NMINA


16. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad

de Registro y Control) los oficios que expresan los

movimientos de personal y los Recaudos A.

17. Revisa que la Resolucin del Consejo Universitario

contenga firma y sello de la Secretara de la Universidad de

los Andes (ULA).

18. Revisa que el Formato (CP-P09) de Control

Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de

Investigacin y el Formato (CP-P01) de Control

Presupuestario Movimiento de Personal contengan firmas y

sellos de: Direccin de Presupuesto (Control

Presupuestario), Decano (a) y Administrador (a) de la

Facultad.

19. Verifica que coincidan en el Formato (CP-P09) de

Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente y

de Investigacin, el Formato (CP-P01) de Control

Presupuestario Movimiento de Personal y la Resolucin del

Consejo Universitario, los siguientes datos del trabajador (a):

apellidos y nombres, nmero de cdula de identidad, asunto,

facultad, sueldo aprobado, fecha de ingreso, fecha de

egreso, condicin, categora, dedicacin.

a) Si coinciden todos los datos del trabajador (a): (Ir al

paso 20).

b) En caso contrario, si no coinciden los datos del trabajador

(a): entrega los documentos al Analista de Nmina (Jefe

(a) de la Unidad de Registro y Control), para que realice

la devolucin, y ejecuta el paso anterior 14-b.

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20. Revisa si los documentos reflejan el nombre del

banco y el nmero de cuenta bancaria, para determinar la

forma de pago, (si los documentos no reflejan el nmero de

cuenta bancaria, la forma de cancelar es pago directo a

travs de una Orden de Pago).

21. Busca en el estante, las Tablas de: Sueldos,

Conceptos y Dependencias.

22. Revisa que el documento refleje el cdigo de la

dependencia correspondiente y cdigo presupuestario de

acuerdo a la Tabla de Dependencias.

23. Asigna el cdigo de sueldo y/o cdigo de cargo

atendiendo la categora y dedicacin del trabajador de

acuerdo a las Tablas de: Sueldos, Conceptos.

24. Anota en la Resolucin del Consejo Universitario, de

acuerdo al caso: el cdigo de sueldo, el cdigo de cargo, el

cdigo de retroactivo, el cdigo de bono vacacional o

aguinaldo que no fueron procesados en el momento que se

realizo las cancelaciones respectivas.

25. Verifica si se trata de personal ordinario o

contratado.

a) Si se trata de personal contratado y la fecha de ingreso

es de aos anteriores, no se procesa y entrega a la

Oficinista los documentos para su respectivo archivo.

b) En caso contrario, si se trata de personal ordinario se

procesa de inmediato, independientemente de la fecha

que ingresa.

26. Verifica si al trabajador (a) le corresponde la

cancelacin del bono vacacional y/o aguinaldo.

a) Si al trabajador (a) le corresponde la cancelacin del

bono vacacional y/o aguinaldo: (Ir al paso 27) .

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b) En caso contrario, si no le corresponde la cancelacin

del bono vacacional y/o aguinaldo:(Ir al paso 28).

27. Realiza los clculos manualmente en la Resolucin

del Consejo Universitario, tomando en consideracin la

fecha de ingreso, para determinar los das que

corresponden al trabajador (a), el sueldo lo divide entre 30

das y el resultado lo multiplica por tantos doceavos que le

corresponden al trabajador (a), de cancelacin de bono

vacacional y/o aguinaldo, de acuerdo al Instructivo para el

Pago del Bono Vacacional y/o Aguinaldo del Ao Vigente.

28. Realiza los clculos manualmente en la Resolucin

del Consejo Universitario, tomando en consideracin la

fecha de ingreso del Ascenso, Cambio de Dedicacin o

Categora, Aumento o Disminucin de Carga Horaria,

Permisos no Remunerados, Pase a Ordinario,

Reincorporacin, Renovacin de Contratos, Inclusin-

Modificacin o Eliminacin de Primas Directivas,

Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos, Rescisin de

Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensin del Cargo,

para determinar los das que corresponden al trabajador (a),

el sueldo lo divide entre 30 das y el resultado lo multiplica

por los das que le corresponden al trabajador (a).

29. Recibe notificacin del Analista de Nmina (Jefe (a)

de la Unidad de Registro y Control), para accesar al Sistema

de Nmina A6, para iniciar los procesos de actualizacin.

30. Ingresa al Sistema de Nmina A6 los datos

correspondientes a la actualizacin (inclusin, modificacin

o eliminacin) incluyendo el cdigo de sueldos y el cdigo

de cargos, para que el sistema genere los ingresos (sueldo y

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retroactivo) y deducciones (legales y contractuales) del

trabajador (a).

31. Coteja los clculos manuales con los clculos que

genero el Sistema de Nmina A6.

a) Si los clculos manuales coinciden con los clculos

generados por el Sistema de Nmina A6: (Ir al paso 32) .

b) En caso contrario, si los clculos manuales no coinciden

con los clculos generados por el Sistema de Nmina A6:

Verifica si el error es del Sistema de Nmina A6 o del

Asistente de Nmina de la Unidad de Registro y

Control.

En caso contrario si el error es del Asistente de

Nmina de la Unidad de Registro y Control:

modifica manualmente de inmediato (Ir al paso 32) .

Si el error es del Sistema de Nmina A6:

Notifica al Analista de Nmina (Jefe (a) de la

Unidad de Registro y Control), sobre la

inconsistencia encontrada.

ANALISTA DE NMINA


Recibe notificacin del Asistente de Nmina de

la Unidad de Registro y Control sobre la

inconsistencia encontrada.

Notifica va telefnica o personalmente al

Analista de la Direccin de Servicios de

Informacin Administrativa (DSIA) la

inconsistencia encontrada, para que el mismo

revise y corrija la inconsistencia.

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Recibe notificacin del Analista de la Direccin

de Servicios de Informacin Administrativa

(DSIA) sobre la correccin realizada.

32. Revisa en el Sistema de Nmina A6 el cdigo de

sueldo, el cdigo de cargos y datos del trabajador (a).

33. Coloca nota en la Resolucin del Consejo

Universitario, reflejando lo procesado (Incluido, modificado

y/o eliminado), mes y ao.

34. Solicita al Analista de la Direccin de Servicios de

Informacin Administrativa (DSIA) que genere el Reporte de

Transacciones en Lnea, una vez terminada de ingresar

todas las actualizaciones en el Sistema de Nmina A6.

35. Recibe del Mensajero (a) de la Direccin de Servicios

de Informacin Administrativa (DSIA), el Reporte de

Transacciones en Lnea.

36. Verifica todos los movimientos de personal

procesados durante el mes reflejado en el Reporte de

Transacciones en Lnea con los oficios y Recaudos A.

a) Si todos los movimientos de personal procesados durante

el mes coinciden en el Reporte de Transacciones en

Lnea, los oficios y Recaudos A: (Ir al paso 37).

b) En caso contrario, si algunos de los movimientos de

personal procesados durante el mes no coinciden en el

Reporte de Transacciones en Lnea, los oficios y

Recaudos A: realiza las correcciones en el Sistema de

Nmina A6, en el siguiente proceso de Nmina.

37. Realiza las siguientes relaciones:

a) Relacin de Auditoria Interna.

b) Relacin de Primas Directivas.

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c) Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido).

d) Listado de Exclusiones del mes.

e) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,


38. Imprime las Relaciones, de la siguiente forma:

a) Cinco Relaciones de Auditoria Interna.

b) Relacin de Primas Directivas.

c) Dos Relaciones de las Cuentas Nminas (Personal

Excluido).

d) Listado de Exclusiones del mes.

e) Tres Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,


37. Fotocopia los soportes que respaldan las

actualizaciones de los movimientos de personal procesados

durante el mes a ser anexados a las Relaciones de Auditoria

Interna y Listados de Inclusiones u Exclusiones de

Directores, Jubilados y Pensionados.

38. Anexa a las Relaciones de Auditoria Interna y

Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados fotocopia de los soportes que

respaldan las actualizaciones de los movimientos de

personal procesados durante el mes.

39. Archiva en las carpetas asignadas para ello, Relacin

de Auditoria Interna, Relacin de Primas Directivas, una

Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido),

Listado de Exclusiones del mes y un Listado de Inclusiones

u Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados.

40. Entrega al Archivista del Departamento de Nmina el

Reporte de Transacciones en Lnea, para su respectivo

archivo.

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modificacin:



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41. Entrega a la Oficinista cuatro Relaciones de Auditoria

Interna, la Relacin de las Cuentas Nminas (Personal

Excluido), dos Listados de Inclusiones y Exclusiones de

Directores, Jubilados y Pensionados, ms todos los oficios y

Recaudos A.

OFICINISTA

42. Recibe del Asistente de Nmina de la Unidad de

Registro y Control cuatro Relaciones de Auditoria Interna, la

Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido) , dos

Listados de Inclusiones y Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados, ms todos los oficios y Recaudos

A.

43. Realiza los oficios para remitir cada una de las

relaciones a las dependencias correspondientes:

a) Relacin de Auditoria Interna se remite con oficio a la

Unidad de Auditoria Interna - Oficina de Asuntos

Profesorales (OAP) Direccin de Presupuesto.

b) Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido) se

remita con oficio al Departamento de Tesorera.

c) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados se remite con oficio uno a la

Direccin de Presupuesto y el otro a la Oficina de

Asuntos Profesorales (OAP), con sus soportes.

44. Lleva al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de

Registro y Control) los oficios y las Relaciones de: Auditoria

Interna, de las Cuentas Nminas (Personal Excluido),

Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados, para que el mismo firme.

45. Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios y las

Relaciones de: Auditoria Interna, de las Cuentas Nminas

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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46. (Personal Excluido), Listados de Inclusiones u

Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados, para

que el mismo firme.

47. Anota en el libro de control de salida de

correspondencia, nombre y motivo de los oficios.

48. Enva los oficios y las relaciones a las dependencias

respectivas.

49. Archiva en las carpetas asignadas para ello los

oficios, Recaudos A y Relacin de Auditoria Interna.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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Asunto: 1.1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



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Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO

1.1.2

INCLUSIN Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y

ATO

ATO: Administrativo, Tcnico y Obrero.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



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RESPONSABLE ACCION

RECEPCIONISTA

1. Recibe solicitud verbal del trabajador (a) para la inclusin

modificacin de cuentas bancarias del personal docente y

de investigacin (PDI), directivo, administrativo - tcnico y

obrero (ATO).

2. Entrega al trabajador (a) la Planilla de Solicitud de Cuenta

Bancaria, para que la misma sea llenada con letra clara y

legible.

3. Recibe del trabajador (a) la Planilla de Solicitud de Cuenta

Bancaria.

4. Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de Cuenta

Bancaria.

OFICINISTA

5. Recibe del Recepcionista la Planilla de Solicitud de Cuenta

Bancaria.

6. Ingresa en el computador fecha, tipo de cuenta, apellidos y

nombres, nmero de cdula de identidad, direccin y

telfono del trabajador (a), en la Carta de Apertura de

Cuenta Nmina.

7. Imprime original y copia de la Carta de Apertura de Cuenta

Nmina.

8. Anexa a la original de la Carta de Apertura de Cuenta

Nmina, la planilla de Solicitud Cuenta Bancaria.

9. Entrega al Recepcionista original y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nmina.

Elaborado por:

DSIA DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA



modificacin:



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RECEPCIONISTA

10. Recibe de la Oficinista original y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nmina.

11. Lleva a la Direccin de Finanzas original y copia de la

Carta de Apertura de Cuenta Nmina, para que el Director

(a) de Finanzas y/o Tesorero (a) de la Universidad de los

Andes coloque firma y sello en original y copia de la Carta

de Apertura de Cuenta Nmina.

12. Entrega al Trabajador (a) original y copia de la Carta

de Apertura de Cuenta Nmina.

13. Posteriormente, recibe del trabajador (a) la Planilla

de Solicitud de Cuenta Bancaria y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nmina con indicacin del Nmero de

Cuenta Bancaria (obligatorio 20 dgitos), tipo de cuenta,

sellada y firmada por el Banco con los Recaudos B:

a) Fotocopia legible de la Cdula de Identidad.

b) Fotocopia legible de la Libreta o Chequera, si el

interesado posee cuenta personal.

14. Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de

Cuenta Bancaria y copia de la Carta de Apertura de Cuenta

Nmina con indicacin del Nmero de Cuenta Bancaria

(obligatorio 20 dgitos), tipo de cuenta, sellada y firmada por

el

Manual de Normas Procesos y Procedimientos del Dpto. de Nómina

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