Manual de la calidad

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI - CALIDAD - SISTEDA

MANUAL DE LA CALIDAD

PROCESO: DIRECCION Y PLANEACION

CÓDIGO: M-DP-01 VERSIÓN: 1

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MANUAL DE LA CALIDAD “IRDET TUNJA”


IRDET





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INDICE 1. INTRODUCCIÓN. 2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. 2.1 Generalidades. 2.2 Alcance y Exclusiones. 3. REFERENCIA NORMATIVAS. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN. 6. GESTIÓN DE RECURSOS. 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.





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1. INTRODUCCIÓN Este manual describe la estructura y el contenido del Sistema de Gestion de la Calidad establecido por el Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja - IRDET, para la prestación de sus servicios. Las secciones del mismo están relacionadas siguiendo los numerales establecidos en la NTC ISO 9001:2008 y en la NTCGP 1000:2004 y su actualización NTCGP 1000:2009; para el cumplimiento de la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003. El objetivo de dicha relación es dar confianza a nuestros clientes en cuanto a la capacidad del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET, para cumplir los requisitos de estas normas con el fin de garantizar las características de calidad de los servicios que presta el Instituto. Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, está basado en los siguientes diez principios:

1. Enfoque hacia el cliente: La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

2. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada

entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, al generar y mantener un ambiente favorable, en el cual los servidores públicos o los particulares que ejerzan funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones

públicas: Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.

4. Enfoque basado en procesos: En las entidades existe una red de procesos que, al trabajar

articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

5. Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y,

en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

6. Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para

entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora





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continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.

7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las

decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades

y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual, aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

9. Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es

importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

10. Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones

claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos la cual facilita el control social.

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

2.1. Generalidades

El objeto del Manual de la Calidad es describir los procesos, procedimientos y prácticas relacionadas con el Sistema de Gestion de la Calidad, determinado por el Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja - IRDET., el alcance establecido en cumplimiento de la política y objetivos de la calidad de la Entidad, así como los requisitos generales y normativos establecidos para satisfacer las necesidades de sus clientes. CICLO DE MEJORA DE LA CALIDAD Este manual describe los elementos que conforman el Sistema de Gestion de la Calidad, agrupados en cuatro actividades básicas relacionadas en el ciclo de mejoramiento continuo PHVA, insertos bajo NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004 y su actualización NTCGP 1000: 2009 de la siguiente forma: Planificar P Secciones 1,2,3,4,5,6 Hacer H Sección 7 Verificar V Sección 8 Actuar A Sección 8

El vocabulario aplicado en este Manual es el presentado en la Sección 3 de la NTCGP 1000:2009.





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2.2. Alcance y Exclusiones

Prestación de servicios para el desarrollo de políticas, planes y programas para la formación, el fomento de la práctica del deporte, la recreación, la educación física y el aprovechamiento del tiempo libre, la educacion física y la educación extraescolar como contribución al desarrollo integral del individuo y el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Tunja.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

Los siguientes documentos constituyen disposiciones del presente Manual de la Calidad. NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009 Actualizacion Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. NTC-ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad — Requisitos. NTC-ISO19011 Directrices para la Auditoria de Sistemas de Gestión de Calidad y/o .Ambiental.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 PROCESOS QUE GARANTIZAN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

El Instituto de Recreacion de Deporte de Tunja – IRDET, identifica y caracteriza los procesos que garantizan el cumplimiento de la función y misión de la entidad de acuerdo a la Ley 181 de 1995. Para una mejor comprensión de este modelo de operación organizacional, la entidad ha diseñado un Mapa de Procesos, el cual se muestra a continuación.





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MAPA DE PROCESOS IRDET - TUNJA a. PROCESOS ESTRATÉGICOS

Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, planeación de la gestion, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos humanos y revisión por la Dirección. Corresponden a este grupo: - DIRECCION Y PLANEACION: Proceso mediante el cual El Instituto de Recreacion de Deporte de

Tunja – IRDET, a partir del conocimiento de sus competencias, formula la misión, la visión, las políticas y los objetivos institucionales, la planeación de la Gestion y los planes de acción. De igual forma enuncia los procesos que tienen que ver con la comunicación tanto interna como externa de la entidad, donde hace posible la la divulgación a la comunidad y demás partes interesadas de la gestión de la Entidad y garantiza la difusión de las políticas e información generada al interior de ésta.

En este se formula y asesora la ejecución y hace seguimiento a los planes, programas y proyectos de la entidad con miras a cumplir con lo previsto en la normatividad los planes establecidos por la entidad y Resultados de los mismos.





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- GESTION DEL TALENTO HUMANO: Asegura la competencia de los funcionarios para que su

ingreso y permanencia se fundamenten en la calidad del servicio, su bienestar y el desarrollo de la misión del Instituto.

b. PROCESOS MISIONALES

Requieren una integración generadora de valor en cada interacción, la cual da como resultado el cumplimiento a la misión institucional del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET. Corresponden a este grupo: - FOMENTO Y DESARROLLO DEL DEPORTE: Formular proyectos y ejecutar actividades que brinden a los habitantes del área urbana y rural de la ciudad de Tunja espacios de integración, aprovechamiento del tiempo libre y extraescolar en el desarrollo de actividades físicas a través de la práctica del deporte brindando espacios culturales y recreo deportivos.

- ESCENARIOS DEPORTIVOS: Coordinar y administrar los recursos asignados para el diseño, construcción, sostenibilidad y dotación de escenarios deportivos y recreativos.

- PROMOCION DE LA EDUCACION FISICA Y LA RECREACION: Coordina y ejecuta las actividades del programa de Juegos Intercolegiados y festivales escolares para promover e impulsar la practica del deporte en los centros e instituciones educativas del Municipio de Tunja. Coordina el programa de Servicio Social de tal forma que se ofrezca a los jóvenes de los grados 9, 10 y 11 de colegios Públicos y Privados de la ciudad de Tunja la oportunidad de realizar el Servicio Social obligatorio en pro del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre. Coordina y ejecuta las actividades del programa de Campamentos para despertar el interés en niños y jóvenes hacia la sana utilización del tiempo libre y la recreación. Coordina y ejecuta las actividades del programa de Ciclo vías para fomentar las actividades recreo-deportivas en la comunidad de la ciudad.

Los anteriores establecidos bajo tres ámbitos de planificacion del servicio a saber:

- PLANEACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS: Referencia las actividades

de planeación de los programas a ejecutar en cumplimiento del plan indicativo y los planes de acción formulados por la Alta Dirección.

- DESARROLLO Y CONTROL DE PROYECTOS: Establece los controles a seguir para garantizar la ejecución de los programas de conformidad con su planificación.

- EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS: Determina las actividades de evaluación de los programas en cuanto al cumplimiento de los resultados planificados.





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c. PROCESOS DE APOYO

Proveen los recursos necesarios para el normal desarrollo de los procesos. Pertenecen a este grupo:

- GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Procesa y genera información económica, financiera y social que garantiza el registro y cuantificación de los bienes, servicios y obligaciones de la Entidad. Da soporte logístico mediante la provisión de bienes y servicios requeridos por todos los procesos para el efectivo cumplimiento de las actividades establecidas en éstos.

- GESTION JURÍDICA: Velar por que las actuaciones ante las instancias jurisdiccionales en las que

haga parte el Instituto de Recrecion Deporte de Tunja, se cumplan dentro del marco constitucional y legal, atendiendo la defensa de los intereses del Instituto.

- GESTION DOCUMENTAL: El Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET definió los

documentos necesarios requeridos para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permiten asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Estos documentos aparecen relacionados en el registro Listado Maestro de Documentos del proceso Gestión Documental y Correspondencia. En él se incluyen los requeridos por la NTCGP 1000:2009.

d. PROCESOS DE EVALUACIÓN

Son los necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Hacen parte de este grupo: - EVALUACION Y SEGUIMIENTO: Asegura el mejoramiento continuo a través de la aplicación de

métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos (resultados de auditorias, retroalimentación del usuario, desempeño de los procesos, conformidad del producto, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, cambios que podrían afectar al Sistema de Gestion de la Calidad, y recomendaciones para la mejora).





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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La Alta Dirección del Instituto de Recreacion de Deporte de Tunja – IRDET demuestra su compromiso para con el Sistema de Gestion de la Calidad el Sistema Integrado de Gestion, al incluir en el Código de Buen Gobierno la Política de la Calidad, a través de la cual garantiza la operatividad y ejecución de los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos fijados y las orientaciones relativas a la calidad.

POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA CALIDAD

El Instituto de Recreacion de Deporte de Tunja –IRDET, se compromete a fomentar, coordinar, promocionar y apoyar la práctica del deporte, la educación física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, con personal competente, la infraestructura requerida y el diseño de planes, programas y proyectos que respondan a las necesidades de la población Tunjana, dentro de un sistema de gestión de la calidad que garantice el cumplimiento de los requisitos de sus clientes, la contribución al logro de los fines esenciales del Estado y la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad.

1. Revisar permanentemente los puntos críticos de

control de los procesos que garantizan el ejercicio de la realización del producto.

2. Contar con talento humano con perfiles apropiados de conformidad a la competencia definida para el desarrollo de sus actividades.

3. Proporcionar las condiciones de infraestructura necesarias que soporten la ejecución de los programas.

4. Asegurar el mejoramiento continuo de los procesos organizacionales, con miras a fortalecer la prestación de los servicios, la satisfacción de los clientes y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, se ha adelantado de conformidad con las exigencias de las normas NTC-ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2004 y la actualización de la NTCGP 1000:2009, analizando los procesos de la entidad, su interrelación y los puntos críticos de control para cumplir los objetivos de la calidad. OBJETIVOS ESTRATEGICOS 1. Contar con un modelo de gestión organizacional eficiente: Se refiere a estrategias que buscan dotar al Instituto de una estructura organizacional ágil, dinámica, centrada en procesos, con un sistema de información que facilite las decisiones y el logro de los objetivos.





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2. Contribuir con el rendimiento de los deportistas de los clubes de la ciudad: Consecuente a la misión, el Instituto busca consolidar y maximizar la cooperación técnica, administrativa y financiera a los clubes del área, buscando el crecimiento personal y profesional de sus deportistas. 3. Incrementar y fortalecer la cultura deportiva en Tunja: Consiste en la determinación de oportunidades de ampliación de cobertura de los servicios de la Institución y el aseguramiento de la permanencia de la cobertura existente. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN La Alta Dirección del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja - IRDET ha designado y dotado de autoridad a un representante de la misma para gestionar, dar seguimiento, evaluar y coordinar el Sistema de Gestión de la Calidad. El propósito de esta designación es aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de la operación y la mejora del sistema. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN El control al desempeño del sistema se realiza mediante revisiones sistemáticas teniendo como información de entrada la exigida por las normas NTC-ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2004 y la actualización de la NTCGP 1000:2009. Los resultados de las revisiones proporcionan datos a utilizar en la planificación de la mejora del desempeño de la entidad.

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS El INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, determina y proporciona los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad y aumentar la satisfacción de sus usuarios mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para ello, asegura la competencia de sus servidores públicos mediante el proceso estratégico Gestion del Talento Humano dentro del cual se contempla la evaluación de desempeño que se aplicará al personal de Carrera Administrativa de acuerdo a la reglamentación de la CNSC, relaciona la infraestructura y ambiente necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del producto en la caracterización de procesos la cual se muestra en el Anexo del presente Manual.





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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO Los requisitos relacionados con el producto que el INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET brinda a sus usuarios, son determinados por la Ley 181 de 1995 en su artículo 3, que establece las garantías de acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, las cuales deben ser responsabilidad del estado. Para asegurar la satisfacción de dichos requisitos por parte de sus clientes, INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, tiene implementados los procesos misionales de Fomento y Desarrollo del Deporte, Escenarios deportivos y Promocion de la Educacion Fisica y la Recreacion cuya gestión se basa en la consideración de los resultados deseados, las etapas de cada proceso, las actividades, los flujos, las medidas de control, las metodologías, la información y los demás requisitos que establecen la NTC-ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2009.

8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Para la medición, análisis y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, la entidad ha establecido un sistema de seguimiento y monitoreo basado en los requisitos establecidos en las normas NTC-ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2004 y la actualización de la NTCGP 1000:2009; para tal fin. Estos requisitos están basados en la realización de auditorias internas, medición de satisfacción de los usuarios, medición y evaluación de los procesos y la realización de acciones preventivas y correctivas. Los resultados de los análisis de datos de las actividades de mejora constituyen elementos de entrada de la revisión por la Alta Dirección con el fin de proporcionar información para mejorar el desempeño de la entidad. Se presenta en el Anexo No. 1; adjunto bajo formato Excell, la forma como interactúan los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET. Para una mejor comprensión, dicha interacción se expone en forma matricial por cada uno de los procesos.

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