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SECRETARÍA DE SALUD Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE UNIDAD

DEPARTAMENTAL DE CONTROL DE CALIDAD DE MEDICAMENTOS

1 de febrero de 2007


MANUAL ADMINISTRATIVO Día Mes Año 01 Feb. 2007

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SECRETARÍA DE SALUD JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL

DE CONTROL DE CALIDAD DE MEDICAMENTOS

ÍNDICE PÁGINA1. INTRODUCCIÓN 4 2. MARCO JURÍDICO 7 3. OBJETIVO DEL MANUAL 10 4. PROCEDIMIENTOS

12

4.1. Seguimiento al Cumplimiento de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.

4.1.1. Objetivo General 4.1.2. Políticas y/o Normas de Operación 4.1.3. Descripción Narrativa 4.1.4. Diagrama de Flujo

4.2. Actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.


4.3. Participación en la Verificación de Parámetros y Estándares de Calidad de las Instalaciones de los Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.


4.4. Análisis y Elaboración de Propuestas de Reforma al Marco Jurídico que Regula la Materia de Medicamentos.




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4.5. Capacitación al Personal de Farmacias y Almacenes en el Manejo de Medicamentos.




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1. INTRODUCCIÓN



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1. INTRODUCCIÓN

El proceso de adquisición de medicamentos incluye los métodos de compra: Licitación Pública Consolidada o no Consolidada y Adjudicación Directa o Invitación Restringida. Este proceso involucra también, una evaluación técnica de la documentación necesaria para respaldar el control de calidad como parte de las decisiones sobre cómo comprar. Uno de los problemas que se presentan en este proceso es la selección de proveedores; dado que existen diferentes tipos de proveedores, es pertinente elegirlos con criterios claros y transparentes, de acuerdo a su propio comportamiento y niveles de actuación. Es necesario diseñar un sistema que asegure y valide el comportamiento del proveedor, así como la calidad de los productos que suministra a la Secretaría de Salud del Distrito Federal, este sistema debe ser documentado y revisado para poder darle seguimiento a todos los inclumplimientos de los proveedores de medicamentos. En ese sentido, el sistema de calificación de proveedores estará basado en los criterios establecidos por la Dirección de Medicamentos, Insumos y Tecnología; basándose en los reglamentos y normas de calidad establecidas. Se requiere tener una comunicación permanente con ciertos organismos como lo son CANIFARMA, CANACINTRA y SFP, para el intercambio de información sobre la Industria Farmacéutica Mexicana. Las visitas a las instalaciones, incluyendo almacenes de proveedores de medicamentos, constituye un factor importante para verificar la calidad integral de los productos y el cumplimiento con la Ley General de Salud. Para dar cumplimiento a dichos compromisos, se crea el presente documento, el cual está dirigido al personal de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos, con la intención de que sirva como una guía que norme los procesos operativos de la misma. El análisis y aplicación permanente de la legislación en materia de salud resulta indispensable para la ejecución y desarrollo de las actividades establecidas para la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos. Para la observación del marco jurídico es necesario aplicar una metodología que permita abordar los temas de forma sistemática, a fin de generar, de ser el caso, propuestas de reformas o la elaboración de instrumentos normativos consistentes y necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Dirección de Medicamentos, Insumos y Tecnología, por ello el análisis permanente de la normatividad aplicable permite cumplir de forma eficiente y eficaz con los objetivos del programa de la Dirección.



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El Manual de Procedimientos está conformado por cuatro capítulos, en los que se desarrolla esta Introducción, el Marco Jurídico que lo sustenta, el Objetivo planteado para éste y cinco procedimientos específicos que incluyen: Objetivo, Políticas y/o Normas de Operación, Descripción Narrativa y Diagrama de Flujo. Con la finalidad de mantener su vigencia, este manual deberá ser revisado y actualizado periódicamente.



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2. MARCO JURÍDICO



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2. MARCO JURÍDICO Los principales ordenamientos que sustentan las acciones de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos son: CONSTITUCIÓN

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D. O. F. 5-II-1917 Última reforma D.O.F. 04-XII-2006

ESTATUTO

Estatuto de Gobierno del Distrito Federal D. O. F. 26-VII-1994 Última reforma D. O. F.14-X-1999

LEYES

Ley General de Salud D. O. F. 7-II- 1984 Última reforma 19-IX-2006 Ley de Salud para el Distrito Federal D. O. F. 15-I-1987 Última reforma G. O. D. F. 27-I-2004 Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal G. O. D. F. 29-XII-1998 Última reforma G. O. D. F. 11-VIII-2006 Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal G. O. D. F. 21-XII-1999 Última reforma G. O. D. F. 26-VI-2006 Ley de los Derechos de las Personas Adultas Mayores en el Distrito Federal G. O. D. F. 7-III-2000 Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal G. O. D. F. 21-XII-1999 Última reforma G. O. D. F. 26-VI-2006



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Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal G. O. D. F. 28-IX-1998. Ultima reforma G. O. D. F. 17-V-2004

Ley de Ingresos del Distrito Federal para el Ejercicio Fiscal 2007 G.O.D.F. 30-XII-2006

Ley de Obras Públicas del Distrito Federal G.O.D.F. 29-XII-1998 Última Reforma G.O.D.F. 11-III-2003

Ley de Planeación de Desarrollo del Distrito Federal G. O. D. F. 27-I-2000

Ley para Personas con Discapacidad del Distrito Federal G. O. D. F. 1-VII-1999.

Ley del Servicio Público de Carrera de la Administración Pública del Distrito Federal G. O. D. F. 13-VI-2000 Última reforma: G.O.D.F. 09-VI-2006

REGLAMENTOS

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal G.O.D.F. 28-XII-2000 Última reforma G. O. D. F. 19-I-2007 Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica D. O. F. 14-V-1986 Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de la Disposición de Órganos, Tejidos y Cadáveres de Seres Humanos D.O.F. 20-II-1985 Última Reforma D.O.F. 26-XI-1987 Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Sanidad Internacional D. O.F. 18-II-1985 (10-VII-1985 F. E.) Última Reforma: D.O.F. 27-VII-2000



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Reglamento de Insumos para la Salud D. O. F. 4-II-1998

CONVENIOS

Convenio de Coordinación para la Descentralización de los Servicios de Salud para la Población Abierta del Distrito Federal D. O. F. 3-VII-1997

ACUERDOS

Acuerdo por el que se establece la organización y funcionamiento de la Escuela de Enfermería de los Servicios de Salud del Departamento del Distrito Federal D. O. F. 6-I-1992

Acuerdo Nacional para la Descentralización de los Servicios de Salud D. O. F. 25-IX-1996 Acuerdo por el que se Establece el Tabulador de Cobro de Derechos por los Servicios Médicos que Presta el Distrito Federal G. O. D. F. 29-VII-1999 Acuerdo por el que se Modifica el Tabulador de Cobro de Derechos por los Servicios Médicos que Presta el Distrito Federal G. O. D. F. 17-II-2004

Acuerdo Mediante el cual se Delegan Facultades en Materia Jurídica a los Jefes de los Servicios Coordinados de Salud Pública en los Estados y al Titular de los Servicios de Salud Pública en el Distrito Federal D. O. F. 21-IV-1995

DOCUMENTOS NORMATIVO – ADMINISTRATIVOS

Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Gobierno del Distrito Federal G.D.F. Oficialía Mayor, Agosto 2005 Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos, 2006. G.O.D.F. 20 –IV- 2006.



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Cuadro Básico y Catálogo de Instrumental y Equipo Médico, Edición 2006. Consejo de Salubridad General. D.O.F. 2ª Actualización 14-IX-2006

Cuadro Básico y Catálogo de Biológicos y Reactivos del Sector Salud Consejo de Salubridad General, 2a. edición 2000. Cuadro Básico y Catálogo de Material de Curación, Edición 2006 Consejo de Salubridad General. D.O.F. 2ª Actualización 14-IX-2006 Cuadro Básico y Catálogo de Medicamentos. Consejo de Salubridad General D.O.F. 1ª Actualización Edición 2006 23-XI-2006 Catálogo de Medicamentos Genéricos Intercambiables. Consejo de Salubridad General D.O.F.. 43ª Actualización 07/XII/2006

Condiciones Generales de Trabajo del Gobierno del Distrito Federal G.O.D.F. 02-X-2003

NOM-197-SSA1-2000 Que Establece los Requisitos Mínimos de Infraestructura y Equipamiento de Hospitales y Consultorios de Atención Médica Especializada D.O.F.28-VII-2001 Última reforma D.O.F. 24-X-2001 Plan Nacional de Desarrollo 2000 – 2006 Programa Nacional de Salud 2001 – 2006 Programa de Salud del D. F. 2002 - 2006



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1214



3. OBJETIVO DEL MANUAL



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3. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los procedimientos que permitan a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos, coadyuvar en la aplicación y evaluación de la normatividad de medicamentos, así como en la elaboración de modificaciones o creación de la normatividad aplicable. Asimismo, proporcionar los lineamientos normativos que permitan desarrollar con eficiencia procedimientos que determinen el desempeño formal de los proveedores de alta calidad de medicamentos y conocer su historial en cuanto a medicamentos adjudicados a la Secretaría de Salud del Distrito Federal, con el propósito de que se adquieran medicamentos de calidad y con la oportunidad requerida.



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4. PROCEDIMIENTOS


Procedimiento 4.1 Seguimiento al Cumplimiento de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.


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16



4.1.1 Objetivo General

Dar seguimiento al cumplimiento de los proveedores de alta calidad de medicamentos entregados a la Secretaría de Salud del Distrito Federal, para contar con evidencia documentada que proporcione información veraz y oportuna sobre la observancia de lo que marca la normatividad establecida al respecto. 4.1.2 Políticas y/o Normas de Operación

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de la correcta aplicación del presente procedimiento.

• Este procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal involucrado

en el mismo.

• Los lineamientos de calidad a los que los proveedores de medicamentos deben apegarse, serán los establecidos por la Coordinación de Medicamentos.

• El seguimiento del cumplimiento de proveedores de alta calidad de medicamentos será revisado trimestralmente por la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos.

• El seguimiento del cumplimiento de proveedores modifica su tiempo de acuerdo a que haya o no entregas en tiempo y forma.

• El seguimiento a proveedores depende de las cartas compromiso y de la emisión de contratos.

• Se establecen tiempos variables dentro de este procedimiento, debido a que el análisis y el desarrollo de las actividades, dependerá de la participación de otras instancias.

• Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las unidades administrativas que intervienen en la Descripción Narrativa del procedimiento.

Jefe de la Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos

Nombre y firma



4.1.3 Descripción Narrativa

Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo


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Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos

1 Recibe indicaciones de la Coordinación de Medicamentos, para que realice el seguimiento al cumplimiento de proveedores de alta calidad de medicamentos.

1 día

2 Revisa en la base de datos Cumplimiento de Proveedores, los documentos del proceso de licitación del proveedor, referente a su Dictamen Técnico, verifica cumplimiento del contrato, si detecta desviaciones registra información en el formato “Historial de cumplimiento e incumplimiento de Proveedores”.

1 día

3 Revisa lo correspondiente al producto entregado, en la base de datos Presentación Comercial, el cual está archivado por proveedor y período de tres meses; si detecta desviaciones, registra información en el formato “Historial de Cumplimiento e Incumplimiento de Proveedores”.

2 hrs.

4 Revisa lo correspondiente a Cartas de Compromiso, en base de datos Caducidad corta, el cual se encuentra de igual forma, archivado por proveedor y período de tres meses. Si detecta desviaciones, registra información en el formato “Historial de Cumplimiento e Incumplimiento de proveedores”.

1 día

5 Resguarda la información capturada y genera un respaldo.

2 hrs.

6 Verifica que el disco de respaldo corresponda al Archivo de Cumplimiento de Proveedores y que el período corresponda a la fecha de incumplimiento correspondiente.

Inmedia-to






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36



7 Revisa que la información descargada corresponda a la contenida en los archivos originales de Dictamen Técnico, Carta Compromiso, Fecha de Caducidad y Productos en Presentación Comercial.

2 horas

8 Imprime formatos correspondientes a cada uno de los diferentes proveedores que en este periodo presentaron alguna desviación. Elabora informe técnico de la situación y propuesta de solución y los entrega a la Coordinación de Medicamentos para su visto bueno.

1 día

Coordinación de Medicamentos

9 Recibe informe y formatos correspondientes, los revisa, analiza y decide.

1 día

¿Está bien integrada la información? No

10 Emite comentarios y solicita a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos realice modificaciones a los informes y formatos correspondientes.

2 horas


11 Recibe informes, formatos y comentarios, realiza modificaciones y los remite a la Coordinación de Medicamentos para su visto bueno. (Regresa a la actividad No. 9) Sí

3 días


12 Otorga visto bueno, tramita su autorización ante la Dirección de Medicamentos, Insumos y Tecnología, informa al respecto al Subsecretario de Servicios Médicos e Insumos y devuelve informes, formatos a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos, para su trámite.

2 días




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13 Recibe informe autorizado y formatos, entrega original al proveedor correspondiente para su atención. Archiva copia y formato en expediente para el seguimiento del cumplimiento que será revisado trimestralmente.

Variable

Fin del procedimiento.


Nombre y firma


4.1 Seguimiento al Cumplimiento de Proveedores de Alta Calidad de


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56



Procedimiento Medicamentos.

4.1.4 Diagrama de Flujo

Respaldo


2 Revisa en base de datos“Cump. deProveedores, doc. del proceso delicitación del proveedor de interés,ref. a Dictamen Técnico, verificacumplimiento del contrato, sidetecta desviaciones registra inf. enformato “Historial de cumplimientoe incumplimiento de Proveedores”.

1 Recibe indicaciones de Coordinación de Medicamentos,para que realice el seguimiento al cumplimiento de proveedores de alta calidad de medicamentos.

INICIO

3 Revisa lo corresp. al productoentregado, en base de datosPresentación Comercial, archiv.por proveedor y período de tresmeses, si detecta desviacionesregistra información, en el formato“Historial de Cumplimiento eIncumplimiento de Proveedores.

4 Revisa lo correspondiente a Cartas de Compromiso, en base de datos Caducidad corta, el cual se encuentra, archivado por proveedor y período de 3 meses. Si detecta desv., registra inf. en el f. “Historial de Cumplimiento e Incumplimiento de proveedores”.

5 Resguarda la información capturada y genera un respaldo.

6 Verifica que el disco de respaldo corresponda al Archivo de Cumplimiento de Proveedores y que el período de tiempo corresponda a la fecha de incumplimiento correspondiente.

A


4.1 Seguimiento al Cumplimiento de Proveedores de Alta Calidad de


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66



Procedimiento Medicamentos.



Nombre y firma

Informe Técnico

Coordinación de Medicamentos Jefatura de Unidad Departamental de Control

de Calidad de Medicamentos

9

¿ Está bien integrada la información?

No Sí

1210Otorga visto bueno, tramita suautorización ante la DMIT, informaal respecto al Subsecretario deServicios Médicos e Insumos ydevuelve informes, formatos a laJUD de Control de Calidad deMedicamentos, para su trámite.

Emite comentarios y solicita a laJefatura de Unidad Departamentalde Control de Calidad deMedicamentos realicemodificaciones a los informes yformatos correspondientes.

Recibe informe y formatoscorrespondientes, los revisa, analizay decide.

13 Recibe informe autorizado yformatos, entrega original alproveedor correspondiente para suatención. Archiva copia y formatoen expediente para el seguimientodel cumplimiento que será revisadotrimestralmente.

Formatos

A

7 Revisa que la informacióndescargada corresponda a lacontenida en los archivosoriginales de Dictamen Técnico,Carta Compromiso, Fecha deCaducidad y Productos enPresentación Comercial.

8 Imprime formatos correspondientesa cada uno de los diferentesproveedores que en este periodopresentaron alguna desviación. Elabora informe técnico de lasituación y propuesta de solución ylos entrega a la Coordinación deMedicamentos para su VoBo.

11

1

Recibe informes, formatos ycomentarios, realiza modificacionesy los remite a la Coordinación deMedicamentos para su visto bueno.

1

FIN


Procedimiento 4.2 Actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.


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Actualizar el Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos, para conocer su historial en cuanto a los medicamentos adjudicados a la Secretaría de Salud del Distrito Federal, a fin de que éstos puedan ser adquiridos con la calidad y oportunidad requeridas. 4.2.2 Políticas y/o Normas de Operación

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de la aplicación del presente procedimiento.

• Este procedimiento es de observancia obligatoria para el personal involucrado en el mismo.

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de la actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos, la cual deberá efectuar una vez al año y, en su caso, cuando se dé de baja a un proveedor por inclumplimiento del contrato.

• La evaluación del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos será con base en su participación, competitividad y calidad en su servicio y productos.

• Para la actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos, se verificará en la base de datos correspondiente a proveedores de medicamentos la siguiente información: clave, descripción, presentación y proveedor al que se le adjudicó dicha clave.

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de verificar el cumplimiento de que la entrega de medicamentos se realice en tiempo y forma.

• Únicamente los jefes de las unidades departamentales de Control de Calidad de Medicamentos y de Programación y Evaluación de Medicamentos, adscritos a la Coordinación de Medicamentos, están autorizados para modificar o actualizar la información del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.

• Se establecen tiempos variables dentro de este procedimiento, debido a que el análisis y el desarrollo de las actividades, dependerá de la participación de otras instancias o, en algunos casos por las características de la actividad, no es posible estimar el tiempo para su realización.




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26





__________________________ Nombre y firma






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36




1 Recibe instrucciones de la Coordinación de Medicamentos para que actualice el Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos, así como el listado de proveedores de acuerdo con el resultado de la licitación.

Variable*

2 Recibe y revisa listado, se coordina con los nuevos proveedores y establece calendario de supervisión.

2 días

3 Realiza supervisión y verifica el cumplimiento de las condiciones del contrato.

1 semana

4 Genera base de datos de nuevos proveedores y la incorpora a la base de datos vigente.

1 semana

5 Revisa la información, y en su caso, efectúa cambio o baja de algún proveedor, guarda la información actualizada en el archivo correspondiente.

1 día

6 Registra movimientos en el formato “Registro de cambios al Padrón de Proveedores”, elabora reporte de movimientos efectuados y lo entrega a la Coordinación de Medicamentos, para su conocimiento.

1 día


7 Recibe, revisa y analiza reporte verifica en la base de datos la información actualizada.

1 día

¿Está correcta la información? No 8 Indica a la Jefatura de Unidad Departamental

de Control de Calidad de Medicamentos, realice modificaciones en la base de datos.

*


Procedimiento 4.2


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Actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.




9 Revisa información, realiza modificaciones en la base de datos e informa a la Coordinación de Medicamentos, para su revisión. (Regresa a la actividad No. 7)

1 hora

Sí Coordinación de Medicamentos

10 Aprueba la actualización de la información, la resguarda, cierra el archivo correspondiente y notifica a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos.

1 día

Fin del Procedimiento.


__________________________ Nombre y firma


4.2

MANUAL ADMINISTRATIVO Día Mes Año01 Feb. 2007

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Procedimiento Actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.

“Reg. de cambios al P. de Prov.”

Listado

Base de Datos


2 Recibe y revisa listado, se coordina con los nuevos proveedores y establece calendario de supervisión.

1 Recibe instrucciones de la Coordinación de Medicamentos para que actualice el Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos, así como el listado de proveedores de acuerdo al resultado de la licitación.

INICIO

A

3 Realiza supervisión y verifica elcumplimiento de las condicionesdel contrato.

4 Genera base de datos de nuevosproveedores y la incorpora a labase de datos vigente.

5 Revisa la información, y en sucaso, efectúa cambio o baja dealgún proveedor, guarda lainformación actualizada en elarchivo correspondiente.

6 Registra movimientos en elformato “Registro de cambios alPadrón de Proveedores”, elaborareporte de movimientos efectuadosy lo entrega a la Coordinación deMedicamentos, para suconocimiento.


4.2 Procedimiento


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66



Actualización del Padrón de Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.

Coordinación de Medicamentos Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos

7

¿ Está correcta la información?

Sí No

8 10 Indica a la Jefatura de UnidadDepartamental de Control deCalidad de Medicamentos, realicemodificaciones en la base dedatos.

Aprueba la actualización de lainformación, la resguarda, cierra elarchivo correspondiente y notifica ala Jefatura de UnidadDepartamental de Control de Calidad de Medicamentos.

A

Recibe, revisa y analiza reporteverifica en la base de datos lainformación actualizada.

9

1

Revisa información, realizamodificaciones en la base de datose informa a la Coordinación deMedicamentos, para su revisión.

FIN


__________________________ Nombre y firma

1


Procedimiento 4.3 Participación en la Verificación de Parámetros y Estándares de Calidad de las Instalaciones de los Proveedores de Alta Calidad de Medicamentos.


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15



4.3.1 Objetivo General Participar en los procesos que se realizan para verificar en las instalaciones de los proveedores de Alta Calidad de Medicamentos, el cumplimiento de los parámetros y estandares de calidad, a fin de identificar las deficiencias de dichas instalaciones y observar las condiciones en que se encuentran los medicamentos adjudicados a la Secretaría de Salud del Distrito Federal.

4.3.2 Políticas y/o Normas de Operación

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de la aplicación del presente procedimiento.

• Este procedimiento es de observancia obligatoria para el personal involucrado en el mismo.

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de realizar visitas a las instalaciones de los proveedores de Alta Calidad de Medicamentos por lo menos una vez al año y de acuerdo con el calendario establecido, dichas visitas podrán modificarse de acuerdo a las necesidades de la Secretaría de Salud del Distrito Federal.

• La evaluación de los proveedores de Alta Calidad de Medicamentos será con base a su participación, competitividad y la calidad en su servicio y productos.

• Se establecen tiempos variables dentro de este procedimiento, debido a que el análisis y el desarrollo de las actividades, dependerá de la participación de otras instancias o, en algunos casos por las características de la actividad, no es posible estimar el tiempo para su realización.



__________________________ Nombre y firma






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1 Recibe instrucciones de la Coordinación de Medicamentos, para que supervise las instalaciones de los proveedores de Alta Calidad de Medicamentos y verifique el cumplimiento de los parámetros y estándares de calidad.

Variable*

2 Elabora calendario de supervisión y tramita su autorización en la Coordinación de Medicamentos.

4 días

3 Elabora lista de verificación de buenas prácticas con base a la normatividad establecida.

1 día

4 Realiza supervisión, verifica cumplimiento de parámetros y estándares de calidad e identifica deficiencias.

1 semana

5 Elabora informe técnico de la situación detectada y lo entrega junto con lista de verificación de buenas prácticas, a la Coordinación de Medicamentos, para su revisión y aprobación.

1 día


6 Recibe documentos, revisa y analiza informe, verifica resultado a través de la lista de verificación de buenas prácticas.

4 horas

¿Aprueba el informe? No 7 Elabora observaciones y entrega informe

técnico a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos para su corrección.

*


8 Recibe y realiza correcciones al informe técnico y lo entrega a la Coordinación de Medicamentos, para su aprobación.

1 día

(Regresa a la actividad No. 6 )




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35






9 Trámita su autorización ante la Dirección de Medicamentos, Insumos y Tecnología, informa al respecto al Subsecretario de Servicios Médicos e Insumos y entrega el informe técnico a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos para su trámite.

2 días


10 Recibe informe técnico autorizado, lo entrega al proveedor de medicamentos, para su conocimiento y atención, archiva copia y acuses de recibido.

*

Fin del procedimiento. Jefe de la Unidad Departamental de

Control de Calidad de Medicamentos

__________________________ Nombre y firma





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Informe Técnico

Calendario

Lista de Verificación

2 Elabora calendario de supervisión y tramita su autorización en la Coordinación de Medicamentos.

1 Recibe instrucciones de laCoordinación de Medicamentos,para que supervise lasinstalaciones de los proveedores deAlta Calidad de Medicamentos yverifique el cumplimiento de losparámetros y estándares decalidad.

INICIO

3 Elabora lista de verificación de buenas prácticas con base a la normatividad establecida.

4 Realiza supervisión, verificacumplimiento de parámetros yestándares de calidad e identificadeficiencias.

5 Elabora informe técnico de lasituación detectada y lo entregajunto con lista de verificación debuenas prácticas, a laCoordinación de Medicamentos,para su revisión y aprobación.

A





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55



Coordinación de Medicamentos Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos

6

¿ Está bien integrada la información?

Sí No

7 9 Elabora observaciones y entregainforme a la Jefatura de UnidadDepartamental de Control de Calidad de Medicamentos para su corrección.

Trámita su autorización ante la DMIT, informa al respecto alSubsecretario de Servicios Médicose Insumos y entrega el informetécnico a la Jefatura de UnidadDepartamental de Control de Calidad de Medicamentos para su trámite.

Recibe documentos, revisa yanaliza informe, verifica resultado através de la lista de verificación debuenas prácticas.

A

8 Recibe y realiza correcciones alinforme y lo entrega a laCoordinación de Medicamentos,para su aprobación.

1

1

10 Recibe informe autorizado, loentrega al proveedor demedicamentos, para suconocimiento y atención, archivacopia y acuses de recibido.


__________________________ Nombre y firma

FIN


Procedimiento 4.4 Análisis y Elaboración de Propuestas de Reforma al Marco Jurídico que Regula la Materia de Medicamentos.


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Analizar de forma permanente el marco jurídico que regula las atribuciones de la Dirección de Medicamentos, Insumos y Tecnología, así como elaborar las propuestas que se estimen pertinentes, a fin de propiciar la actualización permanente del marco jurídico aplicable.

4.4.2 Políticas y/o Normas de Operación

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de verificar la aplicación del presente procedimiento.

• Este procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal adscrito a

la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos. • El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de

Medicamentos es el responsable de coadyuvar en el fomento de la aplicación de la Ley General de Salud y su Reglamento de Insumos para la Salud, así como las demás disposiciones aplicables en la materia.

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de

Medicamentos es el responsable de coadyuvar en el análisis de la Ley de Salud para el Distrito Federal, para proponer modificaciones a la misma, que permitan precisar las funciones y atribuciones de la dependencia en el ámbito de la salud.

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de

Medicamentos es el responsable de plantear, actualizar y complementar los instrumentos legales y normativos que garanticen la calidad sanitaria en la adquisición, utilización y consumo de medicamentos.

• Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las unidades

administrativas que intervienen en la Descripción Narrativa del procedimiento.


__________________________ Nombre y firma





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1 Recibe de la Coordinación de Medicamentos, instrucciones y criterios para elaborar un Estudio de Política Legislativa en Materia de Medicamentos.

10 días

2 Realiza búsqueda, integra la información necesaria, analiza la legislación aplicable, sistematiza y elabora Estudio de Política Legislativa en Materia de Medicamentos.

22 días

3 Formula con base en los hallazgos encontrados en el estudio, Propuesta(s) de Creación, Modificación o Adecuación al Marco Legislativo en Materia de Medicamentos y remite a la Coordinación de Medicamentos para su validación.

10 días


4 Recibe Estudio de Política Legislativa en Materia de Medicamentos y Propuesta(s) de Creación, Modificación o Adecuación al Marco Legislativo en Materia de Medicamentos, revisa que estén apegados a los criterios predefinidos, analiza contenido y evalúa.

3 días

¿La propuesta es consistente? No 5 Señala observaciones al estudio y la

propuesta y remite a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos para su modificación.

2 días


6 Recibe observaciones, analiza, integra la información faltante, realiza modificaciones necesarias y regresa a la Coordinación de Medicamentos para su validación. (Regresa a la actividad No. 4)

5 días

Sí




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34





7 Valida estudio y propuesta(s), remite a la Dirección de Medicamentos, Insumos y Tecnología para someterlos a su validación y autorización.

3 días



__________________________ Nombre y firma





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44



Coordinación de Medicamentos Jefatura de Unidad Departamental de Control

de Calidad de Medicamentos

4

¿ La propuesta es consistente?

No Sí

7 5 Valida estudio y propuesta(s),remite a la Dirección deMedicamentos, Insumos yTecnología para someterlos a suvalidación y autorización.

Señala observaciones al estudio yla propuesta y remite a la Jefaturade Unidad Departamental deControl de Calidad deMedicamentos para sumodificación.

Recibe Estudio de PolíticaLegislativa en Materia deMedicamentos y Propuesta(s) deCreación, Modificación oAdecuación al Marco Legislativo enMateria de Medicamentos, revisaque estén apegados a los criteriospredefinidos, analiza cont. y evalúa. Estudio

1 Recibe de la Coordinación deMedicamentos, instrucciones ycriterios para elaborar un “Estudiode Política Legislativa en Materiade Medicamentos”.

2 Realiza búsqueda, integra lainformación necesaria, analiza la legislación aplicable, sistematiza yelabora Estudio de Política Legislativa en Materia deMedicamentos.

6 Recibe observaciones, analiza,integra la información faltante,realiza modificaciones necesarias yregresa a la Coordinación deMedicamentos para su validación.

FIN

1

INICIO

Propuesta

3 Formula con base en los hallazgosencontrados en el estudio,Propuesta(s) de Creación,Modificación o Adecuación alMarco Legislativo en Materia deMedicamentos y remite a laCoordinación de Medicamentospara su validación.


__________________________ Nombre y firma

1


Procedimiento 4.5 Capacitación al Personal de Farmacias y Almacenes en el Manejo de Medicamentos.


Página:De:

16



4.5.1 Objetivo General Capacitar a todo el personal adscrito al área de Farmacia y Almacén de las unidades médicas de la Secretaría de Salud de Distrito Federal, en el manejo de los medicamentos necesarios para la curación y control de los padecimientos de los derechohabientes y usuarios. 4.5.2 Políticas y/o Normas de Operación

• El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de verificar la aplicación del presente procedimiento.

• Este procedimiento es de observancia obligatoria para el personal involucrado en

el mismo. • El titular de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de

Medicamentos es el responsable de programar y llevar a cabo las acciones de capacitación del personal adscrito a farmacias y almacenes de unidades médicas, de acuerdo con las necesidades detectadas.

• Para la verificación y control del proceso de capacitación, el titular de la Jefatura

de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos es el responsable de:

− Elaborar Carta Descriptiva de los cursos de capacitación y/o talleres que se

consideren necesarios de acuerdo con las necesidades detectadas, asimismo, de establecer los mecanismo de evaluación, invitar a los ponentes, establecer las sedes y el calendario a seguir.

− Verificar que las sesiones de capacitación se lleven a cabo de acuerdo con lo

programado. • Se entenderá por “Dirección de la Unidad Médica” la instancia responsable de la

administración de cada una de las unidades médicas de primer y segundo nivel de atención adscritas a la Secretaría de Salud del Distrito Federal.




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26



• Se establecen tiempos variables dentro de este procedimiento, debido a que el

análisis y el desarrollo de las actividades, dependerá de la participación de otras instancias o, en algunos casos por las características de la actividad, no es posible estimar el tiempo para su realización.

• Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las unidades

administrativas que intervienen en la Descripción Narrativa del procedimiento.


__________________________ Nombre y firma





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36




1 Recibe de la Coordinación de Medicamentos la indicación de capacitar al personal de farmacia y almacenes de las unidades médicas en el uso y manejo de medicamentos.

*Variable

2 Elabora Carta Descriptiva de acuerdo con la modalidad seleccionada (curso, taller, etc.) y realiza los trámites correspondientes para desarrollar la actividad.

1 semana

3 Diseña y difunde la Convocatoria del evento a la Dirección de cada una de las unidades médicas.

1 día

Dirección de Unidad Médica 4 Recibe la Convocatoria, informa al personal a capacitar y lo invita para que asista al evento en la sede designada y envía listado de asistencia a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos.

15 días


5 Recibe el listado, imparte la capacitación, realiza la evaluación del personal capacitado, elabora Informe de Resultados de la Capacitación y entrega a la Coordinación de Medicamentos para su revisión.

15 días


6 Recibe el informe, lo revisa y analiza. *

¿El contenido del informe es adecuado? No 7 Emite recomedaciones y observaciones y lo

devuelve a la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de Medicamentos para su corrección.

1 día

Jefatura de Unidad Departamental de Control de Calidad de

8 Recibe informe, realiza las correcciones de acuerdo con las recomendaciones señaladas y lo remite nuevamente a la Coordinación de

1 día




Página:De:

46




Medicamentos Medicamentos para su aprobación. (Regresa a la actividad No. 6)


9 Aprueba el Informe de Resultados de la Capacitación, emite comentarios y sugerencias para completar y mejorar las próximas capacitaciones.

1 día


10 Recibe comentarios y sugerencias para tomarlas en cuenta en la programación de las próximas capacitaciones formales.

*



__________________________ Nombre y firma





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56



Coordinación de MedicamentosJUD de Control de Calidad de

Medicamentos

6

Carta Descriptiva

1 Recibe de la Coordinación deMedicamentos la indicación decapacitar al personal de farmacia yalmacenes de las unidadesmédicas en el uso y manejo demedicamentos.

2 Elabora Carta Descriptiva deacuerdo con la modalidadseleccionada (curso, taller, etc.) yrealiza los trámitescorrespondientes para desarrollarla actividad.

1

Dirección de Unidad Médica

INICIO

4 Recibe la Convocatoria, informa alpersonal a capacitar y lo invita paraque asista al evento en la sededesignada y envía listado deasistencia a la Jefatura de UnidadDepartamental de Control deCalidad de Medicamentos.

Convocatoria

3 Diseña y difunde la Convocatoriadel evento a la Dirección de cadauna de las unidades médicas.

Informe de Resultados

5 Recibe el listado, imparte lacapacitación, realiza la evaluacióndel personal capacitado, elaboraInforme de Resultados de laCapacitación y entrega a laCoordinación de Medicamentospara su revisión..

Recibe el informe, lo revisa yanaliza.

A




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66






¿ El contenido del informe es adecuado?

Sí No

7 9 Emite recomendaciones yobservaciones y lo devuelve a laJefatura de Unidad Departamentalde Control de Calidad deMedicamentos para su corrección.

Aprueba el Informe de Resultadosde la Capacitación, emitecomentarios y sugerencias paracompletar y mejorar las próximascapacitaciones.

10 Recibe comentarios y sugerenciaspara tomarlas en cuenta en laprogramación de las próximascapacitaciones formales.

8 Recibe informe, realiza lascorrecciones de acuerdo con lasrecomendaciones señaladas y loremite nuevamente a laCoordinación de Medicamentospara su aprobación.

FIN

1

A


__________________________ Nombre y firma



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