MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA ORGANIZAR TU DÍA JUNIORS DE CENTRO.

Empieza algo nuevo

El Día Juniors de Centro está pensado como un día abierto a todos los miembros que forman parte de tu Centro: niños, familias, la comunidad

parroquial, pero también a aquellos que en otro momento de la vida del

Centro dedicaron su tiempo, los antiguos educadores.

También se trata de una gran oportunidad para dar a conocer lo que somos y cuál es finalidad que llevamos a cabo en nuestro ámbito local.

Este día no pretende duplicar actividades en nuestros Centros Juniors sino

aunar esfuerzos, fomentar nuestra identidad, darnos a conocer socialmente y posibilitar la colaboración de las familias y los antiguos

educadores para aquello que necesitemos.

Este sencillo manual te ayudará a organizar ese día sin olvidarte de lo más

importante.

Y ahora... ¿Por dónde empezamos?

¡Manos a la obra! Selecciona tus herramientas.

OBJETIVOS

¿Por qué un día de fiesta?

Puede ser una gran oportunidad para:

- Fomentar la identidad compartida entre todos los Centros Juniors junto

con las familias y comunidades

parroquiales respectivas.

- Dar a conocer públicamente la realidad juniors a nivel local.

- Dinamizar la participación de los

antiguos educadores en la vida de sus centros e implicarlos en la Fundación.

También hay que mirarse al espejo

Porque de vez en cuando es conveniente

mirarse al espejo, te proponemos que

aproveches tu Día Juniors de centro

para:

- Evaluar la situación de tu Centro.

- Detectar las carencias más importantes: escaso número de niños,

falta de implicación del equipo de

educadores, problemas de

comunicación con las familias, etc...

- Establecer los objetivos principales

que pretendéis alcanzar con el Día

Juniors de Centro.

RECURSOS

¡Manos a la obra!

La primera tarea que debes

realizar para organizar correctamente tu Día Juniors de

Centro consiste en evaluar

cuáles son las herramientas con las que cuentas.

No debes olvidarte de todo

aquello que vas a necesitar.

Conviene que como responsable de la actividad

te asegures cuál es el número de educadores con los que puedes disponer, no solo para el día de la celebración sino para las semanas de preparación. Pero los recursos humanos

no se refieren solo a los educadores, pues también puedes recurrir a la ayuda de antiguos educadores del Centro o a la colaboración de padres y miembros de la comunidad parroquial.

Valora qué tareas no pueden ser asumidas por los educadores y piensa a quién puedes recurrir. Por ejemplo, es posible que encuentres alguien que os

imprima la cartelería, se ocupe de cocinar la comida u os preste mesas y sillas... por ejemplo.

Es muy importante que midas tus posibilidades y evites

hacer gastos innecesarios por una mala previsión económica. Como toda actividad que organice el Centro, el Día Juniors de la parroquia deberá contar con su propio

presupuesto y balance económico. Sin embargo, previamente, el gasto destinado a esta jornada ha de figurar en el presupuesto económico del

curso. Solo así podrás saber con antelación cuánto dinero dispones para su realización. Intenta financiarte a través de la aportación voluntaria de los

participantes o de patrocinios que puedan regalarte productos útiles.

Es posible que al tratarse de una actividad distinta a las

habituales que organiza el Centro no dispongas de todo el material que puedas necesitar. Por ello, te recomendamos que hagas una lista de todo aquello que sea preciso

siguiendo el guión del día. Para todo aquello que necesites y no tengas a tu alcance, consulta con tu Equipo de Educadores qué recursos humanos te pueden ayudar. Por ejemplo, para las mesas y sillas quizás puedas recurrir a un colegio, a una cofradía vinculada la parroquia o algún contacto

de una comisión fallera.

RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES RECURSOS ECONÓMICOS

TEMPORALIZACIÓN

Pon en hora tu reloj

Si no quieres pasar nada por

alto, debes organizar el

tiempo del que dispones no solo durante la jornada si no

antes.

De este modo podrás distribuir en el tiempo todo lo que tienes

que hacer dividiéndolo en tres

parte: antes, durante y después del Día Juniors de Centro.

Probablemente la temporalización de la actividad sea el recurso más útil y al mismo tiempo más necesario. Como hemos dicho anteriormente previene de las

equivocaciones más habituales que acaban por generar tensiones entre los

coordinadores, tener la sensación de no haber aprovechado al máximo la

oportunidad y no llegar a realizar el 100 por 100 de los objetivos y tareas. Para evitar todo esto, conviene que desarrollemos una temporalización que señale cuáles son los tiempos de todos los participantes en el desarrollo de la actividad.

Una técnica relacionada con la temporalización es el diseño de un cronograma que visualmente resulta muy sencillo de entender y ayuda a ordenar todos los aspectos

y no olvidar ninguna tarea.

Finalmente un paso más de concreción es el timing del mismo día de la actividad. Consiste en un cronograma mucho más detallado y concreto que permite realizar

un seguimiento de todo lo que va sucediendo durante la jornada. En él se incluye a

los responsables de cada acción, la hora aproximada y el material que es necesario.

También resulta muy útil para reajustar el horario ante los eventuales retrasos.

ESTRUCTURA DEL DÍA

Instrucciones paso a paso

Uno de los pasos siguientes

consiste en estructurar toda la

jornada como si de una escalera se tratara.

Puedes ordenar los “peldaños” que te proponemos cómo tú

quieras, pero procura no

olvidarte de ninguno para no

tener un “traspiés”…

ESCALËRA

1 escalón Acogida: Piensa alguna dinámica que

Ayuda de transmitir un sentimiento de acogida desde el

comienzo de la actividad y permita distraer a quienes ya han llegado hasta que se inicie la actividad.

2 escalón Oración juniors: Puesto que es un signo de

identidad común para todos, rezar la oración juniors puede ser

la mejor manera de arrancar el Día Juniors de Centro.

3 escalón Actividad central: Se trata de una dinámica que

ocupará el mayor tiempo del día. En ella deben participar todos los asistentes. Consulta en la Campaña de

Formación y Animación cuál te proponemos.

4 escalón

Eucaristía: No tiene por qué celebrarse la Eucaristía al

final del Día Juniors de Centro, pero sí que debe estar tan cuidad como cualquiera de las anteriores partes. Debe vivirse

como un momento festivo y una acción de gracias. Piensa la manera en que participen todos los grupos que han formado parte del Día: niños, familias, antiguos educadores…

5 escalón

Gesto: Pude resultar muy interesante que valores algún

recordatorio de este día que sirva para comprometerse en la

jornada del siguiente año. Este detalle ayudará a ganar en

fidelidad y cada año serán más los que participen.

DIFUSIÓN

¡No te acomodes!

Sabemos que a estas alturas de

la organización parece que todo

esté ya resuelto. Sin embargo, aún queda lo más

importante: darte a conocer.

Uno de los objetivos que se persiguen con esta actividad es

difundir la acción que se lleva

a cabo y con ello, darle valor al trabajo de Juniors M.D.

Es importante la difusión, también para garantizar una

gran participación, pues no

podemos dar por sentado que

todos conocen qué vamos a hacer.

La mayor parte de nosotros vivimos en un entorno en la que la comunicación

social ha llegado a términos inimaginables, los medios de comunicación se han

multiplicado vertiginosamente, desde las redes sociales, blogs, webs, correos electrónicos, prensa, televisión… Tanta comunicación ha llegado a saturarnos y

con frecuencia hacemos “oídos sordos”… Por ello la comunicación tiende a ser

cada día más intensa.

Sólo hay que tener las ideas claras sobre quiénes somos, cuáles son nuestros recursos y a dónde queremos llegar. Y más vale que tengamos pensada alguna

estrategia, aunque sea muy rudimentaria, porque es francamente fácil no

hacerlo. A pesar de que no lo pretendamos, desde nuestro centro estamos

comunicando continuamente sin darnos cuenta, a través del boca a boca, mediante circulares, instancias, etc.

Comunicar… ¿a quién?

Ya hemos decidido para qué queremos comunicar. Después de darles muchas

vueltas hemos decidido que la comunicación es importante para el centro, porque tenemos que darnos a conocer entre los niños y jóvenes de nuestro municipio,

público natural de nuestras actividades, pero también nos interesa que nos

conozcan los padres, la parroquia y otras asociaciones además de las

instituciones públicas.

Lo fundamental es analizar qué canales necesitamos utilizar para llegar a ellos:

¿carteles en al calle? ¿radio? ¿buzoneo? ¿internet? ¿boca a boca? ¿colegios?

¿cartas postales?. Lo principal es detenerse a confeccionarla bien, porque

evitarnos quebraderos de cabeza.

Comunicar… ¿para qué?

Pero volviendo a la pregunta ¿para qué?, hay que caer en la cuenta de que la

comunicación no tiene un solo objetivo, ni un solo resultado. La comunicación nos

permite tener un impacto en el exterior allá donde nos interesa, pero también aparte de ser una herramienta vital para captar miembros, nos ayuda a

conseguir recursos económicos, reconocimiento social, etc.

La comunicación no tiene por lo general un objetivo único, pero sea uno o varios, tenemos que tenerlos claros, ya que en ocasiones se mezclan y se confunden.

Y ahora… ¿qué comunicamos?

Decir lo que realmente queremos decir: el lenguaje es una herramienta poderosa...para

quien sabe utilizarla. Cuando queremos comunicar algo, por muy sencillo que parezca,

debemos ponernos siempre en el lugar del receptor. No debemos dar nada por supuesto, porque en la mayoría de ocasiones el receptor no sabe nada o poco de nuestro centro.

No debemos darle poco importancia a la confección de los mensajes, ya que en muchas ocasiones la diferencia entre un buen mensaje y uno malo supone el éxito o el fracaso.

Establecer una estrategia de comunicación coherente con nuestra actividad: no es más que planificar con cuidado nuestras acciones comunicativas. Y planificar significa ni más

ni menos sincronizar nuestra comunicación con nuestras actividades.

Siempre que nos planteemos comunicar algo debemos llegar a las mismas preguntas:

¿Es relevante para los destinatarios a los que nos queremos dirigir? ¿Estamos utilizando el canal adecuado para llegar a ellos?

¿Tenemos claro el resultado que pretendemos obtener con nuestra

comunicación?

¿Qué podemos hacer para preparar adecuadamente la

actividad?

En el proceso de elaboración conviene que nos asesore el Consiliario del Centro para relacionar

El animador litúrgico

En cuanto a la Eucaristía es fundamental que al igual que existe un responsable

de comunicación o de la financiación se elija un animador litúrgico.

El papel que desempeña el animador es necesario para facilitar que todos participen activamente en la celebración, que entiendan todo aquello que está

ocurriendo y que colabore en la organización dando paso al coro o a los lectores

cuando corresponda.

El animador litúrgico debe tener las aptitudes y las actitudes para llevar a cabo

las funciones descritas anteriormente y es necesario que se reúna previamente

con el celebrante para preparar la celebración.

Por otra parte, la Eucaristía exige las mismas dosis de preparación y organización

que cualquier otro momento de la jornada. Por ejemplo:

EUCARISTÍA

La mejor parte

En ocasiones olvidamos la

finalidad y los objetivos que nos marcamos cuando comenzamos

a organizar una gran actividad

como esta. Sin embargo, nuestros esfuerzos

no deben estar dirigidos solo a

gestionar una extraordinaria jornada sino a llenarla de

contenido.

Nuestra identidad cristiana hace que la educación en la

fe sea, incluso en los grandes

eventos, el aspecto más importante.

Por ello, tu centro debe reservar un momento especial para la celebración de la Eucaristía.

- Hay que elegir cuidadosamente el mejor momento para celebrar la

Eucaristía. No es lo mismo antes de la comida que a última hora cuando los

participantes pueden estar más cansados o en días de calor más sofocados.

- El lugar, siempre que no sea una parroquia, deberá reunir las condiciones

mínimas: que haya sombra suficiente, que la visión del altar sea la

adecuada y que se escuche con claridad.

- Conviene ambientar el espacio de la celebración con algunas referencias de

la ambientación general de la jornada para recordar que se trata, no de un

paréntesis en el desarrollo de la actividad sino en el momento culminante.

- Se debe elegir cuidadosamente a los lectores. No es suficiente con elegir

uno de cada Centro si lo que queremos es reflejar la representatividad por

ejemplo. Deben ser quienes mejor lean y previamente haber repasado el

texto.

- Las familias que también forman parte de las grandes actividades deberán

participar de algún modo. Es recomendable que un matrimonio haga la

ofrenda del Pan y del Vino como símbolo de la transmisión en la fe a sus hijos, por ejemplo.

- Tanto la monición de entrada, como la acción de gracias, las peticiones y

las ofrendas serán redactadas de acuerdo con la intencionalidad de la jornada, las lecturas del día y las recomendaciones del Consiliario de Zona.

- Se debe habilitar asientos reservados cerca del altar para quienes tengan

que participar de alguna manera, así se reducen los tiempos de demora.

- Debe haber siempre algún encargado de toda la celebración, al margen del

animador litúrgico, que de paso a quienes participen, prepare las ofrendas,

etc…

- Si el horario se retrasa nunca debemos intentar ajustarlo con la celebración

pues es el momento más importante.

- Se recomienda utilizar algún tipo de gesto, aunque sin abusar, que haga más especial la celebración.

- Se puede editar un directorio que incluya además las canciones que vayan

a cantar.

Respecto a los cantos:

- Debe haber un coro que haya ensayado previamente y evitar que ese

mismo día se “apunten” nuevos guitarristas o educadores que canten sin

haber participado en los ensayos.

- La elección de las canciones debe ser un proceso meditado. No conocer las

canciones supone muchas veces perder la atención y dificultar la

participación.

- También es recomendable hacer un guiño a las antiguas generaciones que

han asistido cantando alguna de las canciones que pueden recordar.

INVITACIONES

Tengo una carta para ti

A todos nos gusta ser invitados a una fiesta.

Este no es un caso distinto. Por ello, te proponemos que lo tengas en cuenta antes

de dar por finalizada la preparación del Día Juniors de tu Centro.

Salvo que hayas de invitar formalmente a alguien en particular, puedes utilizar casi

cualquier medio para hacerlo: tarjetón, correo electrónico, cartelería, etc…

No obstante, es conveniente que cuides los detalles y que el diseño de la invitación

guarde relación con el desarrollo del día.

Además si dispones de una base de datos actualizada no te costará ningún esfuerzo personalizar las invitaciones dirigidas a los padres y a los antiguos educadores del

Centro.

Por último, plantéate si es conveniente aprovechar la ocasión para invitar a algún

representante de la Comisión Ejecutiva de Juniors, de la Fundació Sant Maure, al

Dlegado de tu Zona, un concejal del Ayuntamiento o un cargo eclesiástico del

Arzobispado.

También puedes acostumbrarte en los Días Juniors de Centro invitar a todos los

anteriores Jefes de Centro y Consiliarios que ejercieron su ministerio en tu parroquia.

En este tipo de caso, la invitación debe realizarse a través del correo postal. Puede

tratarse bien de una carta o de un tarjetón. Decidir entre una u otra opción

dependerá de los medios y el buen gusto de quienes se ocupan de esta tarea. Es

una falta de cortesía tramitar estas invitaciones con muy poco tiempo de plazo, por lo que debemos tener en cuenta que la agenda de los invitados suele cerrarse

alrededor de un mes antes. Por tanto, la invitación no debería llegar con memos de

30 días de plazo. Si bien es cierto, que si mantenemos un contacto personal con alguno de los invitados podemos adelantarle la fecha de la actividad e invitarlo

informalmente, aún así deberemos hacerle llegar la invitación en tiempo y forma.

No es necesario que se les invite a toda la jornada, ya que podemos especificar en

la invitación un momento determinado del día como es la Eucaristía o el inicio de la jornada.

Por último debemos pedir que confirmen su asistencia.

EVALUACIÓN

STOP: Tienes aún algo por hacer

Aunque muchos tienen interiorizado la necesidad de la evaluación de una actividad para revisarla y evitar futuras equivocaciones, en ocasiones aplazamos este

momento solamente al final. Sin embargo, al no evaluar de manera formativa o

continua perdemos la oportunidad de reajustar procesos que permitan evitar problemas inmediatos.

En realidad podemos poner en práctica una evaluación inicial o de diagnóstico que coincide con el análisis de la realidad. Esta primera evaluación nos permite

detectar las necesidades y seleccionar experiencias anteriores que faciliten la

planificación y contribuyan a formular correctamente los objetivos.

La evaluación formativa o continua, como ya se ha comentado, consiste

simplemente en realizar un seguimiento del proyecto que puede llevar a cabo

tanto el equipo coordinador como el responsable. Se dispone de un recurso que retroalimenta ya que nos puede orientar sobre las

posibles modificaciones que se deben realizar para mejorar nuestras

intervenciones y poder dar respuesta a las distintas necesidades que puedan ir apareciendo.

Por último, la evaluación a la que estamos acostumbrados es la sumativa o final

que determina hasta que punto los objetivos se han cumplido una vez ha finalizado la actividad. También permite verificar la rentabilidad de determinadas

gestiones y poner a prueba el propio modelo organizativo.

A grandes rasgos podemos asegurar que se deben evaluar todos los aspectos, y

para ello es recomendable que se establezca una pauta metodológica.

Es decir, debe definirse la persona que orientará el debate sobre la evaluación estableciendo un orden lógico de punto para evitar volver a aspectos ya evaluados

y dejar temas sin analizar.

Las conclusiones más importantes se deben anotar y registrar para que la planificación del siguiente Día Juniors de Centro tome como punto de partida la

revisión de la última edición.

Puedes hacerlo todo tú mismo, pero no tienes por qué.

ATENCIÓN AL EDUCADOR

Como Jefe de Centro, responsable de la comisión o educador, sabemos que estás acostumbrado a encargarte de muchas cosas tú mismo. Pero también sabemos lo que importante que es para ti aprovechar al máximo el tiempo y tus recursos. Por eso, desde la Fundació Sant Maure, te ofrecemos una gran variedad de servicios que te lo pondrán todo más fácil.

EXPERIENCIA CONTRASTADA ACUDIMOS DONDE ESTÉS RESOLVEMOS TU DUDAS

Son muchas los Días Juniors, Festivales de Villancicos y de la Canción, encuentros de Zona, de Vicaría y diocesanos…

¡Sabemos de los que hablamos!

Si algo hemos aprendido los educadores juniors tras más de 30 años en “movimiento” es la de convocar grandes eventos para generar identidad. Por ello, te ofrecemos los consejos de quienes en todos esos años han sido capaces de organizar experiencias similares a las de un Día Juniors de Centro.

Si tienes cualquier necesidad pero no puedes acudir a la sede diocesana de la Fundación, nosotros nos desplazamos para ayudarte a interpretar este manual de instrucciones. Bastará con que nos lo hagas saber a través de cualquiera de los medios de los que dispones: correo electrónico, redes sociales, página web…

Sabemos que organizar una de estas actividades no es algo sencillo, pero puedes ir paso a paso resolviendo las dudas que te vayas encontrando por el camino. Te resultará más fácil si cuentas con nuestros consejos.

+ info: www.fundaciosantmaure.org