Manual de instrucción para evaluadores del desempeño

Instituto Tecnolgico Superior de Ptzcuaro

Manual de instruccinGilberto Gaona Ramrez Lic. Iliana Jurez V.

Manual de instruccinContenidoIntroduccin ....................................................................................................................................... 2 Objetivos ............................................................................................................................................ 3 General........................................................................................................................................... 3 Especficos .................................................................................................................................... 3 Perfil del evaluador........................................................................................................................... 3 Marco conceptual ............................................................................................................................. 3 Mtodos ............................................................................................................................................. 4 Listas de verificacin .................................................................................................................... 4 Mtodo de comparacin por pares ............................................................................................ 5 Mtodo de ordenamiento o alineamiento ................................................................................. 7 Mtodo ordenamiento alternado ................................................................................................ 8 Mtodo de eleccin forzosa ........................................................................................................ 9 Evaluacin de 360 .................................................................................................................... 10 Escala de medicin ................................................................................................................ 11 Escalas de apreciacin del desempeo ............................................................................. 11 Mtodo de autoevaluacin ........................................................................................................ 14 Referencias ..................................................................................................................................... 16

Gilberto Gaona Ramrez

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Manual de instruccinIntroduccin La prctica de la evaluacin del desempeo, como una herramienta de gestin de competencias es de suma importancia para el colaborador y la empresa. Este proceso nos ayuda a detectar debilidades y fortalezas del capital humano dando pie a potenciar aquellas competencias con las que cuenta el colaborador y a desarrollar las que lo requieran para lograr un desempeo eficiente. El presente documento es pretende ser una gua para la evaluacin del desempeo. En l se presentan algunos de los mtodos ms utilizados en esta prctica, con el objetivo de instruir al evaluador del desempeo y as minimizar los errores y problemas que suelen presentarse durante el desarrollo de la evaluacin. Se presentan ejemplos y formas que se pueden utilizar en algunos mtodos con el fin de que el lector tenga una perspectiva ms general de lo que implica la utilizacin de la evaluacin del desempeo como una herramienta de gestin organizacional y que son su prctica se puede obtener bastantes beneficios, tanto para el trabajador como para la empresa. As el usuario del presente material se instruir para llevar a cabo un anlisis del rendimiento de los empleados de una manera eficaz y oportuna, obteniendo resultados que impacten de manera positiva a la empresa en su conjunto.


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Manual de instruccinObjetivos General Instruir y capacitar al evaluador conocimientos necesarios para ello.

del

desempeo,

proporcionndole

los

Especficos Facilitar las herramientas necesarias para llevar a cabo la evaluacin del desempeo de una manera adecuada y eficaz. Proporcionar conocimientos a evaluadores del desempeo con o sin experiencia en esta prctica. Perfil del evaluador La persona que evala el desempeo de otras personas debe ser una persona observadora, capaz de ver mas all de lo que se le presenta, deber ser critica, que sepa diferenciar entre lo que es bueno y excelente. En general debe cumplir con las siguientes caractersticas: Ser observador. Ser crtico. Ser objetivo. Tener un buen manejo de sus emociones. Ser una persona capaz de enfrentar el cambio. Debe ser emptico. Saber comunicar. Tener buenas relaciones interpersonales.

Marco conceptual La evaluacin del desempeo es una prctica demasiado importante en las empresas, ya que por medio de ella se pueden conocer la productividad y competitividad del capital humano con que cuenta la organizacin. Para Dessler (1996), toda evaluacin es un proceso para estimar o juzgar el valor, la excelencia, las cualidades o el status de algn objeto o persona. Al realizar una evaluacin del desempeo se suelen seguir los siguientes propsitos: Detectar necesidades de capacitacin. Descubrir personas clave en la organizacin. Descubrir competencias del evaluado.Pgina 3


Manual de instruccin Ubicar a cada persona en el puesto adecuado y desarrollo de la persona. Obtener retroalimentacin para una autoevaluacin de rendimiento. Tomar de decisiones sobre salarios.

De esta manera se conceptualiza a la evaluacin del desempeo como una herramienta administrativa integral, que al ser aplicada de manera adecuada traer mltiples beneficios al propio evaluado y a la empresa. Mtodos Para la realizacin de la evaluacin del desempeo existen mltiples mtodos; estn los basados en las caractersticas, los basados en el comportamiento y los basados en resultados. En este documento con fines de instruccin se abordarn de forma general aquellos que desde nuestra perspectiva son los ms prcticos. Listas de verificacin Este mtodo se usa cuando no se dispone de recursos econmicos para la implementacin de otro. En este caso la evaluacin del desempeo est a cargo del departamento de personal, a quien el calificador enva el informe de verificacin de factores. Consiste en realizar una lista en la que se determinan los asuntos concernientes al empleado y su comportamiento, esto por medio de frases o palabras que describan las caractersticas y rendimiento de cada empleado. A continuacin se presenta el formato que se usa con este mtodo. Nota: para cadatipode cargo es recomendable realizar una lista de verificacin. Listas de verificacin Datos del evaluado Nombre: Datos del calificador Nombre Cargo: Fecha: Cargo:

Instrucciones: marque con una (x) el espacio que usted considere.

Frase SI Usualmente los evaluados tiene buenas ideas? Muestra inters por el cargo? Es consistente el tratamiento que se da a todos los subordinados? Usualmentel o ella ayudan a sus subordinados? Se mantiene en buenas condiciones el equipo bajo su cuidado? Dispone el supervisor de buen conocimientodel cargo? Siguel o ella escrupulosamente las prescripciones del contrato delGilberto Gaona Ramrez

NO

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Manual de instruccincontrato de trabajo? Le muestran respeto los subordinados? El rea de departamento es mantenida usualmente limpia y en buenas condiciones? Muestra favoritismo el supervisor hacia ciertos subordinados en particular? Usualmente l o ella encuentran tiempo para escuchar las quejas de los empleados? Acostumbra l o ella a hacer reprimendas en pblico a los empleados bajo su cuidado? Se queja acerca del tratamiento acordado con los supervisores? El supervisor mantiene un dominio de sus emociones? Los problemas con ciertas dificultades especficas generalmente son pasados a la alta direccin? Usualmente son obedecidas las rdenes? Son acatadas en forma escrupulosa las rdenes de supervisor Se da reconocimiento y apreciacin por un trabajo bien hecho? Son cumplidos los horarios? l o ella cometen errores generalmente?

__________________ Firma del evaluador

Mtodo de comparacin por pares Este se basa en comparar, por cada caracterstica, ya sea calidad, cantidad de trabajo y otras, todos los subordinados se comparan con todos los dems trabajadores en pares. Se realiza una tabla con todos los posibles pares de empleados para cada caracterstica a evaluar. A continuacin para cada caracterstica se debe indicar con un (+) o (-), quien es mejor empleado de ese par. Posteriormente se suma el nmero de veces que un empleado result mejor. A continuacin se presenta un ejemplo. Suponga que se va a evaluar el desempeo de: Sr. Nez Sr. Rosales Sr. Rojas Sr. Soriano Sr. JacuindeGilberto Gaona Ramrez Pgina 5

Manual de instruccinSr. Vzquez Considerando las relaciones interpersonales, el liderazgo, la calidad y el espritu emprendedor.Evaluacin por pares Datos de los evaluados Nombres: Datos del evaluador Fecha: Cargo:

Nombre:

Cargo

Relaciones interpersonalesComparado con: Nez Rosales Rojas Soriano Jacuinde Vzquez Total Nez + + + 3 Comparacin por pares Rosales Rojas Soriano + + + + 4 + + + 3 + + + 3 Jacuinde + + + + 4 Vzquez + + + + + 5

En este caso quien obtuvo la mejor evaluacin fue Vzquez

LiderazgoComparado con: Nez Rosales Rojas Soriano Jacuinde Vzquez Total Nez + + + 3 Comparacin por pares Rosales Rojas Soriano + + + + 4 + + 2 + + + 3 Jacuinde + + + 3 Vzquez + + + 3

Con base en el criterio de liderazgo Rosales obtuve mejor posicin.

CalidadComparado Nez Comparacin por pares Rosales Rojas Soriano Jacuinde Vzquez


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Manual de instruccincon: Nez Rosales Rojas Soriano Jacuinde Vzquez Total + + + 3 + + + + 4 + 1 + + + + 4 + + + + + 5

+ + 2

El sr. Vzquez nuevamente obtiene la mejor posicin en el factor calidad.

Espritu emprendedorComparado con: Nez Rosales Rojas Soriano Jacuinde Vzquez Total Nez + + + + + 5 Comparacin por pares Rosales Rojas Soriano + 1 + + + + 4 + + 2 Jacuinde + + + + 4 Vzquez + + + + 4

En este factor el Sr. Nez obtiene la mejor posicin. Mtodo de ordenamiento o alineamiento La evaluacin por ordenamiento se hace clasificando por orden a todos los empleados sujetos a evaluacin, desde el mejor hasta el ms bajo en rendimiento. Esto principalmente basndose en el desempeo general observado en el trabajo. Se siguen los siguientes pasos: 1. Se elabora una lista de los empleados que se desean evaluar. 2. Se escribe el nombre del ms deficiente en la parte inferior. 3. Se contina secuencialmente hasta incluir a todos los empleados de la lista. Supongamos que se desea evaluar el desempeo de:Empleados a evaluar Luis Castro Javier Salazar Sal Jimnez Rafael Obregn Alberto Zacaras Ramn Riquelme Gilberto Gaona Ramrez Pgina 7

Manual de instruccin

Se procede a ordenar a los evaluados de acuerdo a su rendimiento laboral:Empleados ordenados de acuerdo a su rendimiento Obregn Riquelme Zacaras Salazar Castro Jimnez

Ahora veamos cuando la evaluacin la realizan varias personas:EvaluadoLuis Castro Javier Salazar Sal Jimnez Rafael Obregn Alberto Zacaras Ramn Riquelme

Evaluador 1

Evaluador 2

Evaluador 3

Nivel promedio

5 4 6 1 3 2

3 6 5 2 4 1

4 6 5 1 3 2

4 6 4.6 1.3 3.3 1.6

En este caso las calificaciones otorgadas por los calificadores se suman para obtener el nivel promedio. Mtodo ordenamiento alternado Este mtodo es una variante de gran utilidad dentro de este tipo de escalas es la las e denomina ordenamiento alternado. Las clasificaciones se realizan segn las cualidades individuales o aptitudes totales para una posicin dada. El procedimiento que debe seguir es el siguiente: 1. De una lista completa de todos los nombres de los colaboradores a evaluar debe eliminar los nombres de los subordinados que no conozca suficientemente bien. 2. Coloque el nombre del evaluado que posee ms del atributo considerado para evaluar, en la parte superior de la primera columna y el evaluado que posee menos, en el final de la segunda columna.


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Manual de instruccin3. Se eliminan de la lista original los dos nombres de los dos extremos ya titulados. 4. A continuacin se prosigue de la misma forma con los nombres restantes de la relacin. A continuacin se presenta un ejemplo: Escala de clasificacin-clasificacin Considere todas las personas en su lista de trminos de su (calidad). Tache nombres de quienes no pueda calificar con base en la calidad, posteriormente seleccione a quien considere que tenga mayor calidad. Coloque su nombre en la columna de en la primera lnea con el nmero 1. Elimine ese nombre de la lista. Consulte de nuevo la lista y elija la persona que tenga la menor a esta calidad. Coloque su nombre hasta abajo en la columna II, en la lnea con el nmero 20. Elimine ese nombre. A continuacin, de los nombres restantes en la lista, seleccione al que tenga la mayor calidad. Coloque su nombre en la primera columna en la lnea 2. Siga con este proceso hasta que todos los nombres hayan quedado incluidos en la escala. Observe el formato: Ordenamiento alternadoFecha: Datos del evaluador Nombre: Columna I 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. . Columna II 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Cargo:

Mtodo de eleccin forzosa En este mtodo, usted como evaluador deber elegir un concepto que mejor describa a la persona que se est evaluando.


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Manual de instruccinEl procedimiento de la lista de verificacin de eleccin forzosa comprende una serie de grupos o conjuntos de preposiciones de conducta en el trabajo. Si hay tres o cuatro conceptos que en cada grupo se puede pedir al calificador que identifique adems al menos descriptivo de todos. Usted como evaluador puede argumentar que las afirmaciones son igualmente aplicableso inaplicables, pero est forzado a elegir una, la que parezca ajustarse ms a la persona sujeta a evaluacin. Tambin est forzado a escoger entre afirmaciones que parezcan igualmente desfavorables. A continuacin observe el ejemplo en el que usted como evaluador al juzgar al empleado elige la frase que ms se aplica y la que menos se aplica al desempeo del evaluado: Frases descriptivas Datos del evaluado Nombre: Datos del evaluador Nombre: Cargo: Fecha: Cargo:

Instrucciones: Elija la frase que ms se aplica y la que menos se aplica al desempeo del evaluado Frase No. + Hace apenas lo que se mande Comportamiento imprevisible Acepta crticas constructivas No produce cuando est bajo presin Se molesta por la realizacin de sus funciones Su conducta es desfavorable para la organizacin Evaluacin de 360 La evaluacin de 360 es un esquema sofisticado que permite que un empleado sea evaluado por todo su entorno: jefes, pares y subordinados (Alles, 2008). Puede incluir otras personas como proveedores o clientes (Alles, 2008). Por ejemplo, a una persona la evala su jefe como en un esquema tradicional y adems el jefe del jefe, dos o tres pares y dos o tres pares supervisados, etc. Cuanto mayor sea el nmero de evaluadores, mayor ser la fiabilidad del sistema, puesto que la evaluacin no se centra slo en el jefe.


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Manual de instruccinEscala de medicin Para obtener datos cuantitativos es recomendable basarse en 5 criterios de evaluacin, otorgndole a cada uno una calificacin como se muestra en la siguiente tabla:

Criterio Casi nunca Ocasionalmente A veces Frecuentemente Siempre

Calificacin 1 2 3 4 5

Escalas de apreciacin del desempeo Evaluacin de 360 Considerando que sean cuatro evaluadores y que la calificacin mxima por proposicin es 5, se obtiene la siguiente escala de apreciacin:

Apreciacin Muy buena Buena Regular Deficiente Mala

Porcentaje 90-100 70-89 50-69 30-49 0-29

Puntuacin 468-520 364-467 260-363 156-259 0-155

A continuacin se presenta el formato que se usa para la evaluacin bajo este mtodo.


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Evaluacin del desempeo bajo el mtodo de 360 La informacion otorgada en el presente cuestionario ser manejada con abosluta confidencialidad

Apellido Paterno: rea:

Datos del evaluado Apellido Materno: Puesto: Datos del evaluador Apellido Materno: Marcar con una (x), segn corresponda Relacin con el evaluado Autoevaluacion Colega (par)

Nombre (s):

Apellido Paterno:

Nombre (s):

Jefe

Supervisado Fecha: ______________________

Instrucciones: Marque con una x el espacio segn considere. As mismo haga los comentarios correspondientes. Es importante la honestidad y veracidad de sus respuestas, tmelo como un ejercicio de evaluacin constructiva hacia el integrante del Instituto, con el fin de potenciar sus fortalezas y buscar desarrollar aquellas competencias que lo requieren, lo que le permitir alcanzar un mayor nivel profesional y contribuir con la visin del Instituto. Competencia/Sub factor/descripcin Criterio/Calificacin ComentariosOcasionalmente Frecuentemente 4 4

Casi nunca

Iniciativa1. 2. Toma iniciativa para aprender nuevas habilidades. Es persistente cuando se le presentan dificultades en su trabajo. 1 1 2 2 3 3 5 5


Siempre

A veces

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Manual de instruccin3. 4. Realiza trabajos por decisin propia que ayuden al logro de los objetivos. Muestra inters en aprender nuevas tcnicas, elementos y/o herramientas que contribuyan a un mejor desempeo. Lleva a cabo sus tareas en el marco de las tareas asignadas. Termina en tiempo y forma las actividades asignadas. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5

Responsabilidad5. 6. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5

Organizacin7. Puede por s solo planear, ejecutar y controlar sus actividades. Integra sus tareas con las de otras personas propiciando la suma de capacidades. Se identifica con los valores del Instituto y se compromete con las necesidades de este. 1 2 3 4 5

Trabajo en equipo8. 1 2 3 4 5

Identidad9. 1 2 3 4 5

Calidad del trabajo10. Realiza su trabajo con una clara definicin de los resultados esperados y con los menos errores posibles. 1 2 3 4 5

Trabajo bajo presin11. Desempea sus funciones satisfactoriamente aunque trabaje con restricciones de tiempo y recursos. 1 2 3 4 5

Compromiso12. En su actuar es decidido(a), se compromete con sus funcin, no deserta aun ante situaciones de alta complejidad y presin. 1 2 3 4 5

Responsabilidad/asistencia13. Es puntual en la entrega de tareas encomendadas. (informes, escritos, entre otros). 14. Cumple con los compromisos de trabajo (juntas, capacitaciones, eventos institucionales) 15. Nunca falta y cuando lo hace se justifica. 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 4 5 5 5

Actitud16. Mantiene una actitud positiva ante situaciones difciles de resolver. 1 2 3 4 5

Comunicacin17. Tiene un manejo fluido y eficiente de la informacin en relacin con su actividad. 18. Al transmitir sus ideas y conclusiones es claro(a) y transparente. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5

Apertura para el cambio19. Cuando se enfrenta a situaciones inesperadas, mantiene la calma y analiza con los involucrados y toma decisiones adecuadas. 1 2 3 4 5

Solucin de problemas/Criterio20. Propone soluciones ptimas a los problemas de trabajo que se le presentan. 1 2 3 4 5

Conocimiento del puesto21. Cuenta con los conocimientos necesarios para desarrollar su funcin. 22. El manejo de herramientas (PC, impresora, fax, telfono, as como los diversos programas) para el desarrollo de su trabajo, es el ptimo. 23. Conoce perfectamente sus funciones as como aquellas que de otras reas que tienen relacin con la suya. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5

1

2

3

4

5

Orden


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Manual de instruccin24. Realiza sus actividades con orden, limpieza y cuidado del material y equipo que utiliza. 1 2 3 4 5

Compaerismo25. Mantiene relaciones cordiales miembros de la Institucin. con los dems 1 2 3 4 5

Relaciones interpersonales26. Mantiene excelente grado de interaccin con todos. 1 2 3 4 5

Firma del evaluador ___________________

Mtodo de autoevaluacinEn este mtodo el empleado es solicitado para ser un sincero anlisis de sus propias caractersticas de desempeo. De tal manera que el valora que tan productivo ha sido en sus labores. Cabe sealar que en ocasiones este mtodo no logra su objetivo debido al alto grado de subjetividad que existe en los colaboradores. A continuacin se presenta una forma de este mtodo, en el que se puede visualizar los tpicos que en algn momento dado usted como evaluador puede utilizar.


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Manual de instruccinReferencias Alles, M. (2008). Direccin estratgica de recursos humanos. Gestin por competencias. (Vol. 1). Recuperado de http://books.google.com/books?id=jozhbqMukZsC&pg=PA277&dq=evaluacion+de +360%C2%B0&hl=es&ei=yHixTsjOBMrjsQLTxvzGAQ&sa=X&oi=book_result&ct=b ook-thumbnail&resnum=2&ved=0CEEQ6wEwAQ#v=onepage&q&f=false

DESSLER, G. (1996) Administracin de Personal, Editorial Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. 6 Edicin, Mxico.


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