Manual de Inducción Siap v12

SIAP MANUAL DE INDUCCIN Y POLTICAS ADMINISTRATIVAS VERSIN 12

DA - febrero de 2013

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MANUAL DE INDUCCIN Y POLTICAS

PRESENTACIN

Agencia de Aduanas Profesional S.A., les da una cordial bienvenida a nuestra organizacin y se complace en presentar nuestro Manual de Induccin y Polticas Administrativas. Este documento contiene las pautas y reglas bsicas que permiten al funcionario orientarse y conocer mejor la organizacin en trminos de su estructura organizativa, su misin, visin y valores. Por otra parte le ensea a comprender mejor sus

deberes y derechos con la finalidad de fortalecer el clima laboral y crear sinergias capaces de potenciar la productividad y el compromiso de los mismos para lograr los resultados esperados por la organizacin. El manual est redactado en un lenguaje sencillo y de fcil comprensin. El presente Manual de Induccin constituye una herramienta de gran utilidad por ser una fuente de consulta obligada en el proceso de asimilacin, adaptacin e integracin del personal. A partir de hoy seremos su empresa y nuestro deseo es que sienta parte de ella. Su colaboracin y aportes son fundamentales para alcanzar nuestros objetivos comunes.

1. QUINES SOMOS

La empresa tiene como objeto social el Servicio de Agenciamiento

Aduanero a travs de sus oficinas a nivel nacional. Adems de estos servicios, SIAP se viene especializando en labores de Asesora en Comercio Internacional y suministro de servicios en la cadena logstica.

1.1 RESEA HISTRICA

La Agencia de Aduanas Profesional S.A. Nivel 1 SIAP, inicio sus labores como parte del grupo PANALPINA, contando as con una experiencia desde 1.963 y acreditando una labor a lo largo de ms de 45 aos, de continuo crecimiento y experiencia en el manejo del sector de Comercio Exterior. En el ao 2000, debido a la nueva reglamentacin (Decreto 2532) y con la finalidad de concentrar el Agenciamiento Aduanero en compaas con el suficiente respaldo tcnico, econmico y la idoneidad exigida para tal fin, se cre SOCIEDAD DE INTERMEDIACIN ADUANERA PROFESIONAL S.A., (SIAP S.A.). A lo largo del tiempo SIAP, ha presentado constantes renovaciones, hasta formar un equipo que cubre a ms de 400 familias a nivel nacional, en doce sucursales ubicadas en las principales administraciones aduaneras del pas y divisiones especializadas en el manejo de diferentes sectores (minero, petrolero, industria, manufactura, proyectos y dems). SIAP, ha sido participe en grandes proyectos de infraestructura a nivel nacional (Metro de Medelln, explotacin de nquel en Cerromatoso, Minas del Cerrejn en la Guajira, exploracin y explotacin de petrleo en Cusiana y Cupiaga) y ha manejado las operaciones de comercio exterior de importantes empresas de diferentes sectores (IBM, Henkel Colombiana, Interconexin Elctrica S.A., Empresas Pblicas de Medelln, Siemens, Alstom, Ecopetrol, Invermec, Nokia Colombia, Argos, etc.) SIAP, al cumplir con las exigencias de idoneidad, infraestructura financiera, fsica, tcnica y administrativa, as como con la experiencia y la capacidad de prestar sus servicios en todo el territorio nacional, fue autorizada por la DIAN a travs de la resolucin Res.1561/2008, como AGENCIA DE ADUANAS NIVEL 1.



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Es as como la AGENCIA DE ADUANAS PROFESIONAL S.A. NIVEL 1 SIAP, contina buscando mejores estndares de calidad y excelencia en la prestacin del servicio de Agenciamiento Aduanero y la satisfaccin permanente de sus clientes.

1.2 LOGO SIAP

Explicacin:

El valo, simboliza el mundo.

Las tres flechas, significan las tres vas area, martima y terrestre. La inclinacin y proyeccin de las mismas significan el sentido claro de globalizacin y nuestro inters de estar siempre en ascenso.

El punto, representa nuestro servicio de Agenciamiento Aduanero.

Nuestros colores corporativos son el azul y el naranja.

A destacar que nuestro nombre al revs dice PAS.

1.3 MISIN

Somos una empresa de servicios en comercio Internacional que, como partcipes de una cadena de suministros de servicios logsticos, y bajo criterios de competitividad y legalidad, damos soluciones acertadas para el manejo de operaciones de comercio exterior. Buscamos la satisfaccin total del cliente a travs de la calidad y servicio integral confiable y eficiente, aportando al desarrollo econmico del pas y de nuestros clientes de todos los sectores econmicos, con la participacin de un recurso humano idneo y altamente calificado, y de una infraestructura tecnificada. As, pretendemos fortalecernos financieramente y lograr una cultura organizacional que nos asegure un desarrollo permanente.

1.4 VISIN

Lograr y mantener la excelencia en la prestacin del Servicio de Agenciamiento Aduanero, que nos permita ser lderes en el Mercado

Objetivo.

1.5 CDIGO DE TICA (remitirse al Cdigo de tica)

Valores Corporativos

tica

Legalidad

Voluntad de Servicio

Honestidad

Respeto

Calidad

Responsabilidad Social

22.. NUESTRO PORTAFOLIO DE SERVICIOS Durante este periodo de actividad SIAP ha presentado constantes renovaciones, hasta formar el equipo con el que hoy cuenta; ms de 285 funcionarios a nivel nacional, en doce sucursales ubicadas en las principales administraciones aduaneras del pas y divisiones especializadas en el manejo de diferentes sectores (multinacionales, sector minero, sector petrolero, proyectos y dems) Desde su creacin SIAP se ha preocupado por mantenerse a la vanguardia en tecnologa, comunicaciones y capacitacin de su personal, lo que ahora redunda en la infraestructura ptima para cumplir con las expectativas de servicio de Agenciamiento aduanero y de comercio exterior que las empresas relacionadas con este campo puedan necesitar.

3. NUESTRO TALENTO HUMANO Todas las reas y personas que conforman el equipo de administracin y gestin del talento humano son responsables por trabajar de forma mancomunada entre s y con los lderes de las



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distintas reas dentro de SIAP, para desarrollar estrategias y actividades acordes a nuestra capacidad interna de gestin, que den respuesta a las necesidades de desarrollo y bienestar, las cuales se conviertan en un factor determinante para la generacin de un sentido de pertenencia, motivacin y productividad general.

44.. NNUUEESSTTRROOSS AALLIIAADDOOSS SIAP se viene especializando en labores de Asesora en Comercio Internacional y suministro de servicios en la cadena logstica que integramos con Panalpina S.A. y el Depsito Aduanero Panalpina S.A., Formando una alianza estratgica.

55.. NNUUEESSTTRROOSS CCLLIIEENNTTEESS Contamos con una participacin en el mercado que nos garantiza sostenibilidad en el futuro, ya que damos respuesta a dos principales premisas ante nuestros clientes: responsabilidad y credibilidad.

66.. PPOOLLTTIICCAASS OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNAALLEESS SIAP cuenta con polticas organizacionales como lo son BASC, SGC y Servicio al Cliente. stas se han creado para contar con una directriz clara frente a los retos de seguridad y calidad con los que cuenta la empresa.

6.1 POLTICAS EXTRALEGALES DE LA COMPAA

SIAP brinda algunos beneficios extra a los funcionarios como son:

6.1.1 Reconocimientos

Reconocimiento por antigedad

Al cumplir los cinco (5), diez (10),quince (15),veinte (20) y veinticinco (25) aos en SIAP-

Reconocimiento por matrimonio Una vez cumplido el ao de antigedad en la empresa, SIAP otorga los 3 das hbiles siguientes a la fecha de matrimonio como licencia remunerada (si no toma vacaciones) y adicional un reconocimiento en la nmina del mes correspondiente a la entrega del certificado o partida de matrimonio. Reconocimiento por nacimiento Una vez cumplido el ao de antigedad en la empresa y adicional a los tres (3) das calendario de licencia remunerada o a la Ley Mara (segn sea el caso), SIAP otorga un reconocimiento a la entrega del registro civil de nacimiento. Grado como profesional. Una vez cumplido el ao de antigedad en la empresa, SIAP otorga un reconocimiento a travs de la nmina, luego de verificar la entrega de la fotocopia del diploma y/o acta de grado. NOTA: Pasados dos meses del evento (matrimonio, grado, nacimiento, etc.), si el funcionario NO entrega el soporte correspondiente y actualiza su hoja de vida, perder el beneficio econmico.

Reconocimiento en fechas especiales

SIAP como recompensa y agradecimiento a sus funcionarios, destina un presupuesto anual para:

Da de la mujer: un pequeo detalle para todas las funcionarias a nivel nacional

Da de la secretaria: una invitacin especial para estas



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personas en su da.

Halloween: un pequeo y dulce detalle para los hijos de los funcionarios; nios entre uno (1) y menores de diez (10) aos.

Navidad: un pequeo obsequio para los hijos de los funcionarios menores de doce (12) aos, acompaado de una celebracin; y para los funcionarios una reunin de despedida de ao donde todos participan y se divierten logrando la integracin como familia SIAP.

6.1.2 Auxilios y/o Beneficios

Auxilio Educativo Una vez cumplido un ao de vinculacin directa con la empresa, SIAP otorga un auxilio educativo para estudio tcnico, tecnologa, y profesional afines al cargo desempeado. Este auxilio cubre a partir del segundo semestre y en porcentajes segn promedio definitivo de notas del semestre inmediatamente anterior, para poder acceder a este beneficio que brinda SIAP a sus funcionarios se requieren los siguientes documentos:

Diligenciar el formato de solicitud del auxilio educativo.

Certificacin original de notas con el promedio del semestre, desglosando las materias vistas.

Certificacin original de la universidad sobre el valor a cancelar por derechos de matricula.

Copia del recibo de matricula.

Haber cursado como mnimo el primer semestre.

Haber visto en el semestre anterior por lo menos el 95% de las materias del semestre o los crditos del mismo (no se autoriza auxilio para semestres parciales).

No se brinda auxilio para cancelar derechos de grado, tengan presente que el auxilio es educativo.

Solamente se brinda auxilio cuando la carrera tcnica,

tecnolgica o universitaria es a fin al desempeo del cargo.

Haber aprobado satisfactoriamente todos los cursos de Escape, que le aplican segn el cargo o en los cuales se matriculan voluntariamente.

Llevar un ao en la compaa a travs de vinculacin directa con la empresa.

Segn promedio definitivo de notas del semestre inmediatamente anterior, los promedios con los cuales se brinda el auxilio son:

Estudio tcnico

4.01 a 4.59 recibe el 20% 4.60 a 5.00 recibe el 40%

Estudio tecnolgicas.

4.00 a 4.50 recibe el 20% 4.51 a 4.70 recibe el 40% 4.71 a 5.00 recibe el 60%

Carreras universitarias:

3.60 a 4.00 recibe el 25% 4.01 a 4.60 recibe el 50% 4.61 a 5.00 recibe el 75%

Estos porcentajes se otorgan sobre el valor real y ordinario total de la matricula por semestre y hasta el valor mximo definido en la empresa para este beneficio. Es importante tener presente que se debe realizar la presentacin del certificado de notas del semestre inmediatamente anterior y la orden o recibo de matrcula para el semestre que solicita, en el cual conste el valor de la misma.



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Para solicitar este auxilio educativo, es necesario diligenciar el formato que se encuentra ubicando en la carpeta de Direccin Administrativa. De lentes: Para los funcionarios que devenguen menos de cuatro (4) SMLMV, una vez cumplido el perodo de prueba y previa la presentacin de la carta de solicitud a la Direccin Administrativa, acompaada de la correspondiente frmula y factura de compra donde se indiquen valor correspondiente a montura y lentes, el funcionario. Este auxilio solamente se puede solicitar una vez al ao calendario. De capacitacin a travs de ESCAPE o de otras entidades: SIAP preocupada por el nivel acadmico de sus funcionarios y en pro de cumplir su visin ha implementado un plan de carrera para cada cargo dentro de la organizacin. Es por eso que se brindan durante el ao varios cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc., a los cuales los funcionarios pueden acceder a travs de la intranet de la empresa. NOTA: Todos los auxilios y/o beneficios se deben remitir a la DA con el visto bueno del Gerente Regional. Los beneficios son evaluados y aprobados por la Gerencia General, considerando factores internos y externos como lo son la evaluacin de desempeo, existencia de procesos disciplinarios y/o la situacin en la que se encuentre la empresa en el momento de la solicitud, razn por la cual pueden ser suspendidos o negados por alguna de estas causas Prstamos: Por polticas financieras internas, SIAP NO hace prstamos directos a sus funcionarios. Sin embargo, preocupados por su bienestar, ha hecho convenios con algunas cajas de compensacin familiar a nivel

nacional, y algunos bancos con los cuales se tienen alianzas estratgicas , para conseguir crditos a travs de libranza descontable por nmina, previo el cumplimiento de los requisitos y aprobacin de estas entidades. As mismo, SIAP cuenta con un Fondo de Empleados FEMPA el cual suple tambin esta necesidad de crditos de libre inversin, proporcional al valor de los aportes. A este fondo se podrn afiliar TODOS los funcionarios, una vez aprobado el perodo de prueba.

Otros De manera complementaria, SIAP ofrece a sus funcionarios, una vez cumplido el perodo de prueba, la adquisicin de los siguientes servicios para descontar por nmina: Plizas de vida, vehculo, funerarias, Planes complementarios de medicina con las entidades que se tiene convenio. 6.2 POLTICA DE FUNCIONAMIENTO Agencia de Aduanas Profesional S.A. Nivel 1, se esfuerza por vincular y mantener personal capacitado, brindndole adems una estructura slida en procura de tener siempre un ambiente de trabajo armnico, por eso es importante se cumpla con los siguientes parmetros bsicos de la organizacin: 6.2.1 Carn de identificacin personal

Se le debe suministrar a todo el personal un carn, para su identificacin como funcionario activo, dentro y fuera de la organizacin, el cual deber portar en un lugar visible durante su permanencia en las instalaciones de la compaa y deber hacer uso adecuado de este, el no llevarlo o portarlo consigo en la forma indicada ser considerado como una falta.

En SIAP existen tres (3) clases de carns as: (Manual de Imagen



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Corporativa)

Provisional: Es elaborado por el (la) Asistente Administrativo; debe tener foto, datos completos del funcionario, fecha de vigencia, tipo de sangre con RH y ser entregado con escarapela y cordn de SIAP, el primer da de vinculado. Estos se entregan a los funcionarios en perodo de prueba con contrato indefinido, para funcionarios con contrato a trmino fijo, temporales o practicantes.

Definitivo de identificacin: Este carn se les dar a los funcionarios que fueron vinculados por medio de contrato a trmino indefinido y que ya pasaron su perodo de prueba, son entregados con porta-carn y yoyo de SIAP. Este carn tendr vigencia hasta la duracin del contrato laboral. Es responsabilidad de la Direccin Administrativa elaborar estos carns.

Auxiliares o Agentes Aduaneros DIAN: Este carn es exclusivo para quienes realicen esta funcin dentro de la compaa, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN y no se podr elaborar hasta tanto no se reciba la resolucin o memorado correspondiente por esta entidad.

Reemplaza al definitivo de identificacin. Son entregados con porta-carn y yoyo con logo de SIAP.

En caso de prdida del carn por cualquier motivo el funcionario deber colocar mximo dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, el denuncio respectivo ante las autoridades competentes y remitir el original de ste a la Direccin Administrativa, anexo a un memorando aclaratorio de las circunstancias.

En caso de ser por negligencia, o si el suceso ocurre cuando NO est laborando, el funcionario deber asumir el costo total del mismo, para lo cual el funcionario debe diligenciar una autorizacin de descuento por nmina del valor correspondiente. El uso del carn es de carcter obligatorio, y su omisin, se considera como una contravencin al reglamento interno del trabajo.

En el caso de deterioro del carn; el funcionario deber realizar solicitud mediante carta y copia del carn vigente a la Direccin Administrativa. Es obligatorio que todos los funcionarios diligencien la informacin solicitada, adjuntando foto a color. En el caso de que el funcionario se desvincule de la organizacin, se deber pedir el carn al funcionario y hacerlo llegar inmediatamente a la DA, con el propsito de destruirlo y dejar constancia de ello en la respectiva acta. 6.2.2 Pago de nmina

La nmina se cancela de manera mensual. El pago es consignado a travs de las cuentas de Bancolombia y a cada funcionario se le enva al correo electrnico previamente indicado el comprobante de pago el cual especifica los conceptos devengados y descuentos realizados en el mes. 6.2.3 Horario

De acuerdo con la nueva legislacin aduanera, los constantes cambios generados al respecto, por la creacin e implementacin de nuevas herramientas como Aduana Express y la obligacin establecida por la DIAN de tener disponibilidad de personal las 24 horas del da, se incluy dentro de las modificaciones al reglamento de trabajo, este punto, en el que se tuvo en cuenta, la jornada flexible, establecida en la legislacin laboral. Los horarios base para dar cubrimiento las 24 horas del da a nuestro servicio son jornadas flexibles y que varan de acuerdo al reglamento interno de trabajo.

HORARIO 1 Lunes a viernes de 6:00 am a 2:00 pm Sbados 8:00 am a 12:00 m

HORARIO 2 Lunes a viernes de 2:00 pm a 10:00 pm Sbados 8:00 am a 12:00

HORARIO 3 Lunes a viernes de 10:00 am a 6:00 pm Sbados 2:00 am a 6:00 pm



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Adicional a lo anterior, la compaa cuenta, como se dijo anteriormente con la jornada flexible, que consiste en la siguiente posibilidad: El empleador y el trabajador podrn acordar que la jornada semanal de cuarenta y ocho (48) horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en mximo seis das a la semana con un da de descanso obligatorio, que podr coincidir con el domingo. En este, el nmero de horas de trabajo diario podr repartirse de manera variable durante la respectiva semana y podr ser de mnimo cuatro (4) horas continuas y hasta diez (10) horas diarias sin lugar a ningn recargo por trabajo suplementario, cuando el nmero de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48) horas semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 A.m. a 10 P.m. (Art. 161 CST) Dando aplicacin a la jornada flexible, que se aplica solamente a los trabajadores con los que se suscribi acuerdo para acogerse a la misma, se tiene establecido como horario de trabajo segn la sucursal en la que presten sus servicios, el siguiente:

REGIONAL Lunes a Viernes Horario de

alimentacin Sbados

BAQ - BUN - CTG CUC - IPI - SMT

7:30 a.m. a 6:00 p.m.

12:00 m a 2:00 p.m.

8:00 a.m. a 12:00 m.

El personal que labora en SIAP no podr ausentarse de su sitio de

trabajo por ningn motivo en el horario laboral sin permiso escrito del Gerente General, Regional o Director de rea correspondiente. Esto es un incumplimiento a lo estipulado en el reglamento interno de trabajo y ser sancionado acorde a lo all establecido. 6.2.3 Permisos Cada Gerente Regional maneja de forma autnoma los permisos del personal a su cargo, haciendo programacin adecuada para no trastornar la operacin. Entendiendo permiso como ausencia justificada de su puesto de trabajo, no superior a un (1) da. Pero todos los permisos deben estar soportados bajo el formato diseado para tal fin, adicional deben acompaarse con el soporte correspondiente. 6.2.4 Licencias

Existen diferentes modalidades tales como: 6.2.4.1 Remuneradas: Calamidad Domstica

En caso de una calamidad justificada plenamente ante la Gerencia General, Gerencia Regional o Direccin correspondiente . Licencia de Maternidad

La legislacin laboral Colombiana, ha creado beneficios tanto para el padre como la madre en la poca del parto. El beneficio consiste en otorgar una licencia remunerada tanto a la madre como al padre de familia, en la poca del parto (antes y despus del parto). As como

REGIONAL

Martes Jueves

Lunes Mircoles Viernes

Horario de alimentacin

Sbados cada quince

das.

BOG-CLO-MDE

7:30 a.m. a 5:30 p.m.

8:00 a.m. a 5:30 p.m.

12:30 m a 1:30 p.m.

8:00 a.m. a 12:00 m

MNZ 7:30 a.m. a 6:00 p.m.

7:30 a.m. a 5:30 p.m.

12:30 m a 2:00 p.m.

8:00 a.m. a 12:00 m

PEI 7:30 a.m. a 6:30 p.m.

7:30 a.m. a 6:00 p.m.

12:00 m a 2:00 p.m.

8:00 a.m. a 12:00 m



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la mujer tiene derecho a una Licencia de maternidad, la ley tambin le ha otorgado al padre el derecho a una licencia remunerada.

La licencia de maternidad es de 14 semanas segn la reciente modificacin que hiciera del artculo 236 del cdigo sustantivo del trabajo la ley 1468 de junio 30 de 2011. Licencia de Paternidad o Ley Mara Para quienes cumplan los requisitos de la Ley Mara, es decir tener las semanas de cotizacin mnimas requeridas ante el Sistema de Seguridad Social Integral y presenten la documentacin exigida por ellos dentro de los tiempos lmites, tendrn derecho a ocho (8) das hbiles de licencia la cual cubre en su totalidad la EPS correspondiente. A los funcionarios de SIAP, que no cumplan con los requisitos para acceder a la Ley Mara o Licencia de Paternidad, La Empresa les otorgar tres das de licencia, incluyendo el da de parto, siempre y cuando se presente en das laborales, es decir que se cuentan calendario y no hbiles. Licencia de luto Con la entrada en vigencia de la Ley 1280 de 2009, que en su artculo primero adiciona un numeral al artculo 57 del CST, se concede al trabajador por el fallecimiento de su cnyuge o compaero permanente o de un familiar hasta en el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una licencia remunerada por luto de cinco (5) das hbiles desde la ocurrencia del hecho. La documentacin que deber presentar cada funcionario para la legalizacin de la licencia es: Registro civil de defuncin del familiar, en el que se indica fecha del fallecimiento nombres completos del fallecido y causa de la muerte. El documento idneo que demuestre la existencia del parentesco

entre el fallecido y el funcionario que ser segn el caso: registros civiles de nacimiento, registro civil de matrimonio, registro de adopcin, declaracin extrajuicio propia y de tres testigos idneos ante notario, donde se declare de la existencia de unin marital en el caso de los compaeros permanentes; es importante aclarar que se deben allegar cuantos documentos sean necesarios para demostrar el parentesco satisfactoriamente, por ejemplo, en el caso en que se deba demostrar el primer grado de afinidad, se deben anexar los documentos que acrediten la consanguinidad entre el cnyuge, compaero o compaera permanente del funcionario, junto con el registro civil de nacimiento que demuestre la existencia del grado de consanguinidad entre este y el fallecido. En caso de que la documentacin que se presente ante la Direccin Administrativa para la legalizacin de la licencia sea insuficiente o resulte no idnea o ilegible, esta Direccin deber dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la entrega de la documentacin informar la situacin al funcionario, solicitando los documentos que considere hagan falta o la copia legible de los que le resultaron ilegibles, debiendo el funcionario allegar los documentos solicitados por la Direccin Administrativa dentro de los 3 (tres) hbiles siguientes a esta solicitud. Es importante aclarar a todos los funcionarios de SIAP que en caso de que su licencia no logre ser demostrada y legalizada dentro del trmino otorgado, o la misma no se ajuste a los preceptos legales su inasistencia al trabajo se tendr como injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta imposibilidad de legalizar la licencia dentro del tiempo que se le otorg. Entendiendo licencia remunerada, como ausencia justificada de su puesto de trabajo, por un tiempo determinado y asumido el pago por la empresa. 6.2.4.2 No remuneradas



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Se otorgan expresamente para estudio o por calamidad mayor. Estas deben ser solicitadas por escrito a la Direccin Administrativa, previo el visto bueno de la Gerencia General, en el formato establecido por la compaa para tal fin, con mnimo un mes de anticipacin y no ser aprobada oficialmente hasta no ser emitida confirmacin escrita por parte de la Direccin Administrativa. NOTA: Para permisos y licencias, en todo caso y sin excepcin, el funcionario deber diligenciar el formato establecido por la Direccin Administrativa para tal fin el cual deber hacerse firmar del Gerente General, Regional o Director de rea segn aplique y hacerlo llegar a la Direccin Administrativa. 6.2.5 Horas Extras

Son susceptibles y van de acuerdo a las necesidades propias de la operacin, en caso de ser estrictamente necesarias, debern ser notificadas y justificadas dentro de los plazos establecidos para las novedades de nmina, a la Direccin Administrativa. Las horas extras a laborar deben ser autorizadas, por escrito, nicamente por el Gerente Regional o por el Director del rea respectiva. Ese trabajo adicional no puede obedecer a decisiones propias de los colaboradores ni de otras personas distintas a las nombradas anteriormente. 6.2.6 Vacaciones POLITICA DE VACACIONES

PROPSITO: Establecer la directriz bajo la cual la administracin deber planificar las vacaciones de sus trabajadores, con la finalidad de propiciar su necesario descanso anual, asegurando que la ausencia temporal de aquellos no cause inconvenientes al normal desarrollo de actividades.

DEFINICIN: Se entiende como el descanso remunerado al cual todo trabajador tiene derecho por ley luego de cumplir un ao de

vinculacin laboral.

EXPOSICIN DE LA POLTICA

a. El goce de vacaciones se realizar con base en la programacin anual que cada Gerente /Director presentar a ms tardar el 24 de enero de cada ao. Para lo anterior el jefe inmediato se rene con el trabajador con el fin de definir fechas tentativas del perodo de vacaciones, das a disfrutar y persona que reemplazar al trabajador durante su ausencia. La programacin debe cubrir hasta diciembre del ao en curso y se consolida el programa con visto bueno del Director /Gerente y posteriormente registro en la DA.

b. Se debe garantizar en la programacin que los trabajadores roten en mes de disfrute de vacaciones, con la finalidad de brindar la oportunidad que todos puedan en algn momento tomar esas fechas (enero-semana santa-julio-octubre y diciembre).

c. No se puede autorizar vacaciones en las mismas fechas para los cargos que son back up en una o varias funciones, por ejemplo:

Director de Informtica y Comunicaciones / Director Operativo

Director Operativo / Director Centro de Servicio BOG

Gerente General / Director Comercial

Director Financiero / Director Administrativo

Gerente Regional / Lder de rea

Director Centro de Servicio / Coordinador de Centro de Servicio, cualquiera que sea.

Director Jurdico / Asistentes Jurdico

Etc.

d. En caso de existir dos Lderes de rea en una regional o centro de costos no se puede autorizar vacaciones en la misma fecha

e. La solicitud de vacaciones en SIAP debe presentarse por



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escrito, en original, en el formato establecido por la compaa para tal fin, debidamente diligenciado, con los vistos buenos necesarios y dentro de las fechas fijadas por la Direccin Administrativa para la entrega de novedades de nmina y con un (1) mes calendario de antelacin al inicio de las vacaciones.

f. En caso de una solicitud por fuera de la planeacin realizada en el mes de enero, el Jefe inmediato, analizar la solicitud, verificar la planeacin y validar si es viable su autorizacin, en caso de ser aprobada entregarn el formato a la Asistente Administrativa para que lo haga llegar a la Direccin Administrativa. Hasta tanto no sea recibido el formato aprobado en la DA[1] no quedar en firme la aprobacin de las mismas.

g. Como regla general el disfrute de vacaciones ser de manera ininterrumpida, para esto es importante coordinar y planificar la entrega temporal del puesto y planificar las funciones del mismo, para que no se presenten novedades que impliquen ubicar al trabajador durante su periodo de descanso.

h. Cuando por necesidades imperiosas de la Compaa, el trabajador se vea imposibilitado de hacer uso de las vacaciones, el jefe inmediato del rea y el trabajador debern acordar una nueva fecha de goce de las mismas y comunicarlo a la Direccin Administrativa y el Asistente Administrativo actualizar el programa de vacaciones de la regional o centro de costos

i. En casos de requerimiento extremo, plenamente justificado se podr compensar en dinero las vacaciones no gozadas, por un periodo, del cual se cancelaran 7 das y se disfrutarn 8 en vacaciones.

j. SIAP podr acorde a la Ley, programar al trabajador sus vacaciones por necesidad de la empresa, notificando al trabajador las razones que tiene para tomar esta decisin, con quince (15) das de antelacin.

6.2.7 Cesantas

Todo trabajador tiene derecho a un (1) salario al ao por este concepto, el cual se consigna dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) das del ao siguiente, en el Fondo de Cesantas que libremente elija el funcionario, siempre y cuando lo notifique de manera oportuna a la DA. De no completar el ao consecutivo de labores y para efectos de liquidacin, se cancelan en promedio al tiempo laborado. Los funcionarios podrn solicitar sus cesantas a la compaa, siempre y cuando se cumplan los requisitos determinados por la normatividad vigente segn comunicacin del Ministerio de Proteccin Social, que al momento son los siguientes: El procedimiento a partir de este momento para las solicitudes de cesantas es el siguiente: Los funcionarios podrn solicitar sus cesantas a la compaa siempre y cuando se cumplan los requisitos determinados por la normatividad vigente segn comunicacin del Ministerio de Proteccin Social Circular del 7 de febrero de 2011, que al momento son los siguientes: Para la solicitud de las cesantas se deben presentar: Carta de solicitud dirigida a la Direccin Administrativa,

debidamente diligenciada en la cual se especifique de que fecha a que fecha se solicita las cesantas, el valor, el fondo privado si aplica y el uso que se le dar a los dineros solicitados.

Certificacin del fondo de cesantas no mayor a tres meses donde indique el saldo registrado, ya que siempre se debe dar prelacin a estas.

Los documentos que soporten y demuestren la destinacin que se le dar a las cesantas que podrn variar segn el origen de la solicitud y la destinacin de los mismos.

1. Adquisicin de vivienda, terreno o lote



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En cuanto a la documentacin que el funcionario debe acreditar dependiendo del motivo de la solicitud, debe tener presente que si esta es para compra de vivienda, en la promesa de compra y venta debe indicar que realizar pago con las cesantas consignadas en el fondo y en la compaa si aplica. Con la promesa puede iniciar el trmite, pero slo podr justificar de manera definitiva la inversin con el certificado de tradicin y libertad donde se evidencia su propiedad. 2. Construccin de vivienda ampliacin, reparacin o mejora de la vivienda, cuando ella se haga sobre lote o terreno de propiedad del empleado interesado o de su cnyuge Se debe realizar la solicitud adjuntando el certificado de tradicin y libertad no mayor de 30 das donde se demuestre propiedad, en caso de estar a nombre de su conyugue o compaero permanente adjuntar partida de matrimonio o declaracin extra juicio. Debe soportarse la solicitud con el contrato de obra donde especifique valor de los materiales y valor de la mano de obra, debidamente firmado por contratante y contratista. Fotocopia de las cdulas del Contratante y el contratista as como adjuntar los recibos de pago o facturas de venta que demuestren la correcta destinacin de las cesantas solicitadas. 3. Liberacin de gravamen hipotecario o pago de impuestos que afecten realmente la casa o el terreno edificable de propiedad del empleado o de su cnyuge. Se debe adjuntar fotocopia del formulario diligenciado del impuesto a pagar, y si el recibo no se encuentra a nombre del funcionarios, en caso de estar a nombre de su conyugue o compaero permanente adjuntar partida de matrimonio o certificado extra juicio. Procedimiento 1. Los funcionarios de SIAP, debern entregar la solicitud al Asistente Administrativo quien enviar la informacin a la Direccin

Administrativa

2. Se realizar la verificacin de la informacin enviada y se 2. notificar el resultado de la revisin al funcionario. 2. En caso de encontrarse los documentos correctos, se enviar 2. carta de compromiso de presentacin de soportes legalizacin y 2. carta de autorizacin de retiro de cesantas. 3. Se notificar a la regional si aplica para proceder con el giro

correspondiente. El trmino mximo para la legalizacin de los anticipos solicitados y efectivamente entregados por la empresa en todos los casos ser de dos (2) meses. Si al vencimiento del plazo anteriormente estipulado no se han recibido los correspondientes soportes, el funcionario deber reintegrar dicha suma El incumplimiento de esta solicitud, es igualmente un incumplimiento directo a las obligaciones adquiridas como trabajador de Agencia de Aduanas Profesional S.A. 4. Cesantas para estudio Slo pueden solicitarse por el empleado para financiar los pagos por concepto de matrculas del trabajador, su cnyuge, compaera o compaero permanente y sus hijos, en entidades de educacin superior reconocidas por el Estado. En tal caso, el Fondo girar directamente a la entidad educativa y descontar el anticip del saldo del trabajador, desde la fecha de la entrega efectiva. IMPORTANTE: 6.3 NOTIFICACIONES ESPECIALES 1.- Embarazos: Si es funcionaria de SIAP, debe notificar por escrito a su jefe inmediato con copia a la DA de su estado de gravidez tan pronto como sea posible (antes de los tres (3) meses de gestacin), anexando original del respectivo examen mdico emitido por la EPS a la cual se encuentra afiliada e indicar el nmero de semanas.



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Si es la esposa o compaera de un funcionario de SIAP, ste debe notificarlo por escrito (carta) a la DA, en los primeros cuatro (4) meses de gestacin. 2.-Incapacidades: Deben ser reportadas personal o telefnicamente el mismo da en que inicie la incapacidad, al jefe inmediato o a la DA, directamente o a travs de un tercero. La incapacidad mdica escrita, debe hacerse llegar mximo 24 horas despus de emitida y transcrita por la EPS correspondiente, o en original debidamente firmada por el funcionario cuando sea ARP, a la DA. Las incapacidades nicamente tendrn validez cuando sean, emitidas por la EPS a la que se encuentra afiliado el funcionario o por la ARP a la que se encuentra vinculada SIAP. Se recuerda, que TODO accidente de trabajo por mnimo que sea, debe ser reportado de inmediato a nuestro funcionario encargado en cada ciudad, para canalizarlo a travs de la ARP, por el bienestar del funcionario y de la compaa. 3.- Entidades Promotoras de Salud - EPS

Es elegida por el funcionario y de acuerdo con lo establecido por la Ley Colombiana, tiene una permanencia mnima de afiliacin de dos (2) aos consecutivos, los cuales se cuentan a partir de la ltima novedad radicada (ltima vinculacin o retiro de alguno de los miembros de la familia que tenga como beneficiarios), tiempo durante el cual NO podr solicitar traslados. Los traslados deben canalizarse exclusivamente a travs del Asistente Administrativo quien deber reportar de inmediato a la Direccin Administrativa. 4.- Fondo de pensiones

Es elegido libre y voluntariamente por el funcionario, quien debe notificar a la empresa la entidad a la que se encuentra afiliado a la

hora de su vinculacin, y de acuerdo con lo establecido por la Ley Colombiana, tiene una permanencia mnima de afiliacin de seis (6) meses, tiempo durante el cual NO podr solicitar traslados. Los traslados que se pretendan realizar deben canalizarse exclusivamente con el Asistente Administrativo quien debe reportar de inmediato a la Direccin Administrativa del cambio, la fecha y el fondo o entidad a la que se traslada el funcionario. 5.- Reporte de accidente de trabajo Cuando un funcionario se encuentre ejecutando una labor para la empresa y que esta haya sido ordenada por un superior (est o no, en horario laboral) y tenga un accidente, este se denomina accidente de trabajo. Debe ser reportado de inmediato a la ARP, directamente si es en horario no laboral y notificarlo a la empresa el siguiente da hbil directamente a la persona encargada en cada oficina para que esta enve el reporte escrito que exige la entidad para reconocerlo como accidente de trabajo. El no cumplir este requisito oportunamente hace que la ARP no lo cubra y quien haya sido responsable de la omisin (el trabajador o el empleador) cubrirn todos los costos que conlleve el accidente. Cuando los funcionarios participen con el aval de la empresa en una actividad colectiva (deportes, paseos, salidas, etc.), se debe notificar con cuarenta y ocho (48) horas de anticipacin a la ARP por escrito para que sea cubierto cualquier accidente por esta entidad, de lo contrario no ser tenida en cuenta como accidente de trabajo.

6.4 POLTICAS DE USOS DE INFORMACIN SIAP Brinda a sus empleados las herramientas tecnolgicas necesarias para que estos puedan llevar a cabo sus funciones con mayor eficiencia. Es responsabilidad de cada funcionario cuidar y velar por que estas herramientas se les de un adecuado manejo. De igual forma el manejo de la informacin de SIAP es confidencial y los empleados deben hacer estricto uso de esta para el bien de la



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compaa. Las reglas que se presentan a continuacin estn de acuerdo con las polticas de seguridad de SIAP. Uso de informacin Cada funcionario est obligado a utilizar los datos e informacin de SIAP para uso oficial solamente. Est prohibido usar esos datos o informacin en beneficio propio o facilitar el acceso a terceros. Correo electrnico

El uso de correo electrnico debe tener como objeto exclusivo el manejo de los negocios de SIAP. Est prohibido el envi o la recepcin de mensajes con contenido ajeno a los negocios de la empresa tales como:

Fotos personales o erticas

Animaciones erticas, conmemorativas, religiosas etc.

Chistes, mensajes tipo cadena

Advertencias de todo tipo recibidas en Internet. Internet El acceso a Internet nicamente lo podrn tener los funcionarios que requieran esta herramienta para el desarrollo exclusivo de los negocios de SIAP. Estos accesos estarn bajo monitoreo, verificacin o bloqueo en caso de ser necesario. Est prohibido el uso de Internet para actividades como: Consultar sitios de red de contenido impropio a los negocios de la empresa como por ejemplo: erticos, deportivos, religiosos, musicales, juegos. Bajar o salvar archivos de contenido impropio a los negocios de la empresa como por ejemplo fotos, filmaciones, animaciones etc. Almacenamiento de red local

En la red no deben ser almacenados archivos que no estn relacionados con los negocios de la empresa, siendo estos susceptibles de monitoreo y verificacin del contenido. Est prohibido el almacenamiento en la red local o en su computadora personal de archivos con contenido como: Fotos (personales, erticas) Animaciones (erticas, conmemorativas, religiosas) El usuario es responsable de mantener una copia de seguridad de sus archivos ms importantes. En caso de que el equipo sea retirado, el usuario debe asegurarse de tener su informacin en backup. Si se requiere de un backup especial se debe informar a la Direccin de Informtica y Comunicaciones para que le indique cual es el procedimiento a seguir. Software Los funcionarios de la empresa no deben:

Instalar software que no sea de propiedad SIAP, nicamente la direccin de informtica y comunicaciones est autorizada para realizar estas instalaciones.

Mantener programas no licenciados

Copiar cualquier software, o archivo que sea propiedad de SIAP

Comprar cualquier software que no haya sido autorizado por la DIC de SIAP

Instalar protectores de pantalla diferentes a los estndares del sistema operativo, los protectores diferentes a estos pueden consumir recursos entorpeciendo la capacidad del equipo y por ende el trabajo de la persona.

Instalar tapices de pantalla diferentes a los estndares del sistema operativo como por ejemplo fotos personales, deportivos, animaciones, etc.



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Contraseas

Todos los usuarios deben proteger su computador con las contraseas de arranque, sistema operativo y recordar que las contraseas son de uso personal e intransferible. Para garantizar la seguridad en los sistemas siga estas recomendaciones:

No entregar a terceros sus contraseas de acceso a la red,

equipos y aplicaciones.

Proteger permanentemente las contraseas asignadas y

password contra el mal uso y realizar su actualizacin peridica

Utilizar contraseas seguras preferiblemente alfanumricas 8 dgitos.

Cerrar todas sus aplicaciones y documentos cuando se retire de su puesto de trabajo por periodos superiores a 30 minutos.

Cuidado de equipos

No mantener lquidos, radios o celulares cerca del equipo, ni

ingerir alimentos cerca de ellos.

No realizar ningn cambio en las configuraciones del equipo, en caso de que se presente un problema, el usuario debe reportar a la - Direccin de informtica y Comunicaciones para que le informe el procedimiento a seguir.

No realizar conexiones a impresoras, escner, o cualquier otro tipo de hardware. En caso de necesitarlo debe informar a la Direccin de informtica para que realice la conexin pertinente.

Impresoras Para proteger la vida til de las impresoras y generar un ahorro en los costos a la compaa se recomienda:

Cuando la impresin no requiera mayor calidad de imagen,

se recomienda imprimir en modo econmico o rpido, con el

fin de ahorrar tinta.

Cuando la impresin no requiera color, configurar las propiedades del documento para que salga a blanco y

negro.

Los usuarios de una impresora de red, en lo posible deben tratar de distribuir sus impresiones a lo largo de la jornada laboral y no esperar a ltima hora para mandar todas las rdenes de impresin puesto que genera congestin y

lentitud en la red.

Utilizar papel reciclado en impresiones que no requieran ser presentadas, cuando utilice este papel asegrese que no

tenga ganchos y que se encuentre totalmente liso, ya que

esto puede generar atascos en la impresora. Telfonos

El telfono es una herramienta vital para el trabajo que SIAP desempea, pero tambin puede ser una distraccin constante. Usa el telfono con moderacin y cuando hagas uso del mismo en lugares abiertos no permitas que tu conversacin distraiga a tus compaeros de trabajo. 6.5 POLITICA DE VESTUARIO SIAP es una empresa de servicios, con una imagen corporativa que mantener, en donde la presencia de clientes, proveedores y otras personas aliadas, es permanente.

De lunes a jueves todo el personal de oficina debe presentarse de traje formal (hombres camisa y corbata y, las mujeres en sastre). Es claro que algunas ciudades por el clima no es conveniente que se utilice este tipo de ropa. Bajo ninguna circunstancia, nadie (ni siquiera mensajeros y/o auxiliares) se podr presentar a trabajar en



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tenis, zapatillas, sandalias o cualquier otro calzado de este tipo (ni siquiera los viernes). Mucho menos en sudadera. Salvo para los mensajeros y/o auxiliares, nadie de oficina se podr presentar a trabajar en blue jean (salvo los das viernes) y, en todo caso, con camisa o con camiseta polo y con el calzado apropiado. La afeitada para los hombres y otros detalles de buena presentacin, son fundamentales. Evitar usar escotes pronunciados y/o minifaldas. Lo mencionado anteriormente son las mnimas normas de presentacin en cualquier empresa.

Lo anterior incluye personal subcontratado, temporales, practicantes y dems, que de cierta manera nos represente.

6.6 POLITICA DE PREVENCIN DEL CONSUMO DE ALCOHOL Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Promover un ambiente de trabajo libre, sin uso de alcohol, drogas y tabaco, que respete la dignidad de los empleados, y esto ayude al desarrollo de todas las habilidades y competencias que el funcionario pueda tener. La Gerencia y todos los empleados entienden el derecho que tienen los no fumadores a respirar aire sin ser contaminado por consumo de tabaco, as como el riesgo que se genera por fumar en zonas de trabajo con material combustible slido, lquido o gaseoso, por lo cual prohbe a sus empleados fumar dentro de las instalaciones y en lugares donde se encuentren laborando para la empresa. Mediante la implementacin de sta poltica, esperamos estimular a los empleados que puedan tener problemas de adiccin al alcohol, drogas o tabaco para que busquen tratamiento y la prevencin de posible consumo en aquellos que aun se encuentran al margen de

estas adicciones pero que pueden llegar a ser vulnerables de algn modo. 6.7 POLITICA DE ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL (Remitirse al Manual de EPP)

Es responsabilidad de todos los funcionarios de Agencia de Aduanas Profesional S.A el uso de los EPP que le han sido asignados para su labor, los mismos debern darles un uso adecuado dentro de sus tareas diarias para la prevencin de posibles lesiones, disminuir la posibilidad de accidentes laborales y prevenir a futuro enfermedades de tipo laboral. Es necesario que los funcionarios reporten cuando sus EPP se encuentren en deterioro, o cuando los mismos pierdan la funcionalidad para la cual fueron asignados para poder realizar la reposicin de los mismos de manera inmediata.

7. NORMAS ESPECIALES

7.1 SUSTANCIAS CONTROLADAS

Alcohol

Ningn funcionario de SIAP puede ingerir bebidas alcohlicas durante la jornada de trabajo, aun sea fuera de la institucin. Tampoco podr presentarse ningn funcionario que est bajo los efectos del alcohol. Cigarrillos La mayora de las personas reconocen los efectos negativos que tiene el cigarrillo sobre la salud del usuario y de los fumadores pasivos. Por tal razn SIAP no permite fumar en las sedes de la organizacin ni en sus zonas aledaas (baos, recepcin, cocina).



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Narcticos SIAP est comprometido con el respeto a la Ley 50-88 sobre Drogas Narcticas y Sustancias Controladas. Ningn funcionario de SIAP podr consumir estupefacientes, so pena de ser destituido de su cargo, en caso que se verificara la comisin de ese delito.

Estamos comprometidos con el mejoramiento continuo del desempeo de nuestra compaa.

BIENVENIDO AL EQUIPO DE TRABAJO DE SIAP!

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