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SALUDO El siguiente Manual de Induccin tiene como intencin hacerte participe del equipo de trabajo de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia COHAN, a partir del pleno conocimientode la misma (direccionamiento estratgico de la Cooperativa, servicios, estructura orgnica, reglamento interno de trabajo, protocolos de servicios, beneficios por pertenecer a COHAN, salud ocupacional, gestin documental y el programas de aseo y orden), y de esta manera no solo mejorar tu futuro desempeo sino tambin lograr alcanzar la misin de la organizacin. Bienvenido al grupo de trabajo de COHAN

PLANTEAMIENTO ESTRATGICO

Resea histricaFue creada en el ao 1983 por 28 hospitales del Departa mento de Antioquia, como una entidad del sector solidario, con el objetivo de sumar esfuerzos para generar un desarrollo sosteniblebajos los lineamientos de las redes integradas de los servicios de salud. Desde entonces el plan estratgico ha sido orientado al fortalecimiento y consolidacin de la Cooperativa,lo que la ha promovido para ser nombrada a partir de 1994 como Centro Colaborador de la OrganizacinMundial para la Salud (OMS) y de la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS), en el rea de Sistema de Suministro de Medicamentos e Insumos Hospitalarios Esenciales. El 9 de diciembre de 2002 se le otorg a la Cooperativa de Hospitales de Antioquia por parte del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas ICONTEC y The Internacional Certification Network IQNET la certificacin que nos acredita, tanto a nivel nacional como internacional, como una empresa que tiene y cumple con un Sistema de Gestin de Calidad para las actividades de: Suministro de Insumospara la prestacin de servicios de salud; diseo, produccin y prestacin de servicios de investigacin y transferencia de tecnologa, para el sector salud y cooperativo. El 11 de junio de 2010 se le otorg la recertificacin porambas entidades, ICONTEC e IQNET, por las mismas actividades y adems se amplio la certificacin a las actividades de servicio farmacutico, venta de equipos biomdicos, prestacin del servicio de mantenimiento y gestin del servicio metrolgico en equipos biomdicos.

MISINCOHAN promueve a la luz de principios de Economa Solidaria el desarrollo integral de sus asociados y colaboradores, mediante la transferencia de tecnologa, investigacin y la gestin de insumos para el sector salud.

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VISINEn el 2015, COHAN ser una entidad de alto desempeo, lder en eldesarrollo de proyectos al servicio de los asociados.

VALORES CORPORATIVOS Lealtad Honestidad Solidaridad Respeto tica Responsabilidad Participacin Autogestin Autodeterminacin Transparencia

OBJETIVO GENERALES Y ESPECFICOSObjetivo general Maximizar el valor de la Cooperativa para promover el desarrollo integral de asociados y colaboradores, mediante la cooperacin e incorporacin de nuevos proyectos, que consoliden los procesos de consultora / asesora, extensin, investi gacin y la eficiente gestin de insumos, servicio farmacutico y de tecnologa biomdica durante la vigencia del plan estratgico. Objetivos especficos Elevar la competitividad de la Cooperativa a travs del fortalecimiento de las competencias del talento humano, la eficiente utilizacin de los recursos, el mejoramiento continuo de procesos y el crecimiento de la participacin en el mercado durante la vigenciadel plan estratgico. Posicionar la Cooperativa como referente en la prestacin de servicios de transferencia de tecnologa, gestin de insumos y de tecnologa biomdica en el sector salud mediante alianzas estratgicas, cooperacin interinstitucional tcnica y econmica, durante la vigencia del plan estratgico. Garantizar el crecimiento empresarial mediante la diversificacin del portafolio, desarrollo de productos y penetracin de mercados durante la vigencia delplan estratgico.

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POLTICAS DE CALIDADLas polticas de la Cooperativa estn dirigidas al fortalecimiento de su resp nsabilidad social a o travs del fomento de la innovacin y avances tecnolgicos, el espritu, la cultura empresarial, y la competitividad en la prestacin de bienes y servicios del sector salud, con atributos de transparencia y calidad.

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y FUNCIONALESOrganizacionales Orientacin al logro Innovacin / Creatividad / Iniciativa / Mejoramiento continuo Trabajo en equipo / Cooperacin Orientacin / Atencin al cliente Disciplina Construccin de relaciones / Comunicacin Funcionales

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ORGANIGRAMA

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SEDES Domicilio principal: Carrera 48 No 24-104, Medelln Sedes Proyecto Servicio Farmacutico: COHAN IPS Universitaria, ESE CARISMA

SERVICIOS Gestin de Insumos Hospitalarios Medicamentos Dispositivos mdicos Material de laboratorio clnico Insumos de imagenologa (rayos X) Equipamiento hospitalario El Centro de Distribucin - CEDI - es el espacio fsico destinado y estructurado con las mejores prcticas logsticas para garantizar la calidad y conservacin de los medicamentos y dispositivos mdicos comercializados por la Cooperativa, siendo suobjetivo ser un Almacn de clase mundial. Como servicios se ofrecen asesoras en procedimientos de almacenamiento, distribucin y control de inventarios. logstica, operaciones de

Tecnologa BiomdicaDotacin: implementacin de nueva tecnologa biomdica con las debidas garantas y el cumplimiento de los requerimientos tcnicos cientficos de calidad. Mantenimiento: funcionamiento adecuado, calidad y disponibilidad del recurso tecnolgico de los equipos. Metrologa: seguridad de los equipos y dispositivos mdicos dentro de los rangos de medicin permitidos por la legislacin para la seguridad del paciente.

CompetitividadConsultora/asesora Extensin (seminarios, cursos, diplomados, talleres) Difusin cientfica Referenciacin interinstitucional Con la implementacin de modelos de diferentes lneas de accin: Direccionamiento estratgico Gestin del talento humano Gestin de la calidad Gestin asistencial Gestin de la salud pblica Gestin comercial

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Servicios FarmacuticosServicio de atencin en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carcter tcnico, cientfico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos mdicos utilizados en la promocin de la salud y la prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armnica e integal al r mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva. Nuestros servicios farmacuticos: IPS Universitaria (Clnica Len XIII, Central y UdeA) ESE Carisma

Innovacin y transferencia TecnolgicaLos procesos de investigacin e innovacin deCOHAN pretenden fortalecer su desarrollo a travs de la bsqueda de conocimiento y construccin de herramientas de gestin. Hemos alcanzado la Certificacin ISO 9000, estableciendo un procedimiento de rigurosidad cientfica que nos permite desarrollar acciones de investigacin como gestores independientes, y en asocio con entidades de alcance internacional como la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS), Management Sciences for Health (MSH) y The United States Pharmacopeial Convention (USP). Complementamos el proceso de investigacin con el desarrollo de herramientas para la gestin integral institucional, a travs del proceso de innovacin; herramientas que son construidas por COHAN. Adems COHAN ha desarrollado el Instrumento de Diagnstico Estratgico Organizacional IDEO, herramienta en plataforma web para evaluar el grado de desarrollo organizacional de los asociados, y en general de cualquier Institucin Prestadora de Servicios de Salud del pas, con base en la cual se pueden generar planes de mej ramiento y realizar seguimiento en el tiempo al o impacto de los cambios establecidos en dicho plan. ASESORAS

Reglamento internoHorario de trabajo Para el personal que cumple labores administrativas en cualquiera de las sedes de la Cooperativa, el horario ser de lunes a jueves de 7:30 a.m. a 5:30 p.m. y los Viernes de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. Dentro de estos horarios los trabajadores podrn tomar un (1) descanso de treinta (30) minutos para almorzar , entre las 12:30 m y la 1:00 p.m. entre la 1:00 p.m. y la 1:30 p.m. Sin que tal descanso haga parte de la jornada laboral diaria.

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Faltas Leves

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Acoso laboral Artculo 71 Se entender por acoso laboral toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, por parte de un empleador, un jefe o superior jerrquico inmediato o mediato, un compaero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimida cin, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivacin en el trabajo o a inducir la renuncia del mismo.

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Artculo 72. El acoso laboral puede darse entre otras, bajo las siguientes modalidades generales: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Maltrato laboral Persecucin laboral Discriminacin laboral Entorpecimiento laboral Inequidad laboral Desproteccin laboral

Procedimiento El Director Administrativo y de Gestin Humana o quien haga sus veces tanto en el domicilio principal de la empresa o en sus sedes, realizar unaaveriguacin inicial para informarse de lo sucedido. Si a su juicio el asunto amerita abrir procedimiento contra una o varias personas as lo har y comunicar de ello al Representante Legal de la empresa. Durante la investigacin, el o las personas involu cradas tendrn todo el derecho a la defensa, contradiccin, debido proceso, segunda instancia y confidencialidad. Confidencialidad Tanto la investigacin como la prueba y las personas involucradas en ella, por activa como por pasiva, se mantendrn en res erva. Las conclusiones se le darn a conocer a los interesados oportunamente. Consecuencias Dependiendo del grado de responsabilidad, intencionalidad y dems circunstancias, la empresa podr tomar medidas que van desde la aplicacin de la escala de sancioes contenidas en el n Reglamento Interno de Trabajo o convenir los planes de mejoramiento o compromiso con la o las personas responsables hasta optar por hacer uso de las decisiones que autoriza la ley de acoso laboral, y en tal evento, pondr el caso en co nocimiento de las autoridades competentes; con la vctima de acoso podr hacer uso de su potestad de empleador para tomar los correctivos que en cada caso considere pertinentes sin violentar otros derechos del acosado. Mecanismos de conciliacin Cuando las circunstancias lo permitan, la empresa propiciar la solucin de las controversias en materia de acoso laboral y la manera conciliada entre los involucrados. Servir de conciliador quien designe el rea de Gestin Humana de acuerdo a las caractersticasde los hechos y las personas.

Salud OcupacionalPara COHAN, la educacin de todo su personal en el rea de Salud Ocupacional es uno de los objetivos primordiales porque solo as se lograr mantener un ambiente sano, seguro y adecuado para laborar. El compromiso de la COHAN con los trabajadores es facilitar los medios para promocionar y ejecutar las diferentes actividades en Salud Ocupacional y lograrque stas sean igualmente parte activa de las labores diarias que cada uno desempea.

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Para los directivos de la COHAN el bienestar sicolgico, social, fsico y laboral de todos sus empleados es de gran importancia, por ello siempre estar atenta a todas las sugerencias que puedan mejorar las condiciones de trabajo, todo en aras de permitir mejor calidad de vida y por ende de trabajo y produccin. Cohan se compromete a implantar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad y uso de los elementos de proteccin personal, como parte esencial de toda labor para evitar la ocurrencia de accidentes de trabajo o la potencializacin de un riesgo. Artculo 2. La empresa se obliga a promover y garantizar la constitucin y funcionamiento del Comit Paritario de Salud Ocupacional de conformidad con lo establecido por el Decreto 614 de 1984, Resolucin 2013 de 1986 y Resolucin 1016 de 1989. COPASO Es el organismo de participacin, ejecucin y apoyo en todo lo concerniente al Programa de Salud Ocupacional de una compaa. De la mano conel Coordinador de Salud Ocupacional y la Brigada de Emergencia, los miembros del COPASO son los encargados de llevar a cabo todas las actividades programadas en fin del desarrollo del Programa deSalud Ocupacional. Qu es una brigada de emergencia? Es el grupo de trabajadores organizados, entrenados y equipados para identificar las condiciones de riesgo que puedan generar emergencias y actuaradecuadamente controlando o minimizando sus consecuencias. Cmo se clasifican las emergencias? 1. Tcnicas: Incendios, explosiones, escape de gases y vapores, fallas estructurales en edificaciones, orden pblico. 2. Naturales: Sismos, terremotos, inundaciones y vendavales. 3. Sociales: Epidemias, atentados y delincuencia Artculo 3. La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades permanentes, de conformidad con el Programa de Salud Ocupacional, elaborado de acuerdo con el Decreto 614 de 1984 y la Resolucin 1016 de 1989. Artculo 4. Los riesgos existentes en la empresa estn constituidosprincipalmente por: a) Administracin Fisicoqumicos. Incendio Mecnicos, cada de objetos Mecnicos, cada al mismo nivel b) Operativo: Mecnicos, cada a diferente nivel Mecnicos, cada de objetos Fisicoqumicos, incendio Ergonmico, carga de trabajo dinmico

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Artculo 5. La empresa y sus trabajadores darn estricto cumplimiento a las disposiciones legales, as como a las normas tcnicas e internas que se adopten para lograr la implantacin de las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad industrial, que sean con cordantes con el presente Reglamento y con el Programa de Salud Ocupacional de la empresa. Artculo 7. Este Reglamento permanecer exhibido en, por lo menos dos lugares visibles de los locales de trabajo, junto con la Resolucin aprobatoria, cuyos contenidos se dan conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso.

Gestin DocumentalManual de Gestin Documental: Es indispensable para el logro de los objetivos de COHAN.La ruta para ingresar a ste es: SIGEC/SIGEC/APOYO ADMINISTRATIVO/ ADMINISTRACIONDOCUMENTAL/DOCUMENTOS/ PRODUCCION DOCUMENTOS SIGEC/MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL. Este proceso tiene como objetivo establecer los parmetros necesarios para la elaboracin, aprobacin, implementacin, recepcin, radicacin y control de todos os documentos y registros l definidos en la estructura documental, con una poltica adecuada a las necesidades, caractersticas y entorno organizacional. Control de la correspondencia externa Toda la documentacin que ingrese a la Cooperativa y que generegestin administrativa, se considera oficial y por lo tanto, debe ser controlada y tramitada. Los documentos de carcter privado o a ttulo personal, no generan trmite para la Cooperativa, stos no van radicados, solo se entrega al colaborador de manera p ersonal y sin generar compromiso alguno por parte de la Cooperativa. Comunicaciones oficiales internas Comunicaciones producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad. Esta actividad se realiza al interior de la Cooperativa por los colaboradores y va dirigida a empresas o personas externas, igualmente, la circulacin de mensajes que se originan en desarrollo de su objeto social, haciendo uso adecuado de los diversos canales de comunicacin disponibles.

SistemasPolticas de conservacin de la red de datos, del sistema de informacin y de los equipos de cmputo

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Administracin de las unidades de red Depurar constantemente en la unidad K: , donde los usuarios deben guardar solamente \ informacin necesaria para el desarrollo de su labor. La informacin como msica, videos, fotos no institucionales y afines sern borradas peridicamente sin previo aviso. Los nombres de identificacin de archivos debenser acordes a la informacin trabajada por cada colaborador. La informacin no confidencial debe guardarseen el disco D de cada computadora, se aclara que de momento se est particionado los discos para crear dos unidades el disco C y D. Las copias de seguridad se realizan diariamentedespus de las 7:00 P.M. por lo tanto se deben cerrar los archivos de las unidades de red al finalizar la jornada laboral, ya que al ejecutarse el aplicativo la informacin abierta ser omitida para su respaldo. El acceso a las unidades de red se asignado deacuerdo al perfil y procesos dentro del sistema de gestin de calidad con el fin de brindar una mayor confidencialidad de los datos en la red. Conservacin y mantenimiento de los equipos de cmputo No consumir alimentos ni bebidas cerca de los equipos de cmputo. Los tomas de energa se encuentran identificados por dos colores naranja y blanco; donde en el toma de color naranja es alimentado por la UPS por lo tanto solo debe conectarse las computadoras y el toma de color blanco permite conectar el resto de equipos como ventiladores, cargadores, impresoras, entre otros. Los requerimientos a los sistemas de informacin como por ejemplo: sugerencia, traslado, capacitacin, instalacin de equipos, consultas, entre otros, debern ser tramitados a travs de la Mesa de ayuda (SMART) el cual le asignara un nmero de ticket para atender el requerimiento. El mantenimiento preventivo se programar cada seis (6) meses o inferior segn la contratacin actual de la cooperativa o con la insurgencia denuevos requerimientos. El acceso al centro de cmputo ser restringido y solo se permitir el ingreso al rea de de sistemas. Como medida preventiva para evitar virus, malware, spyware o cualquier tipo de infeccin electrnica se debe vacunar las memorias USB o dispositivos de almacenamiento externos antes de ingresarlas a las computadoras. Las claves de acceso al computador sern cambiadas cada dos (2) meses, deben tener una longitud mnima de 8 caracteres y no podr ser igual a la anterior. Se les recuerda a todos los colaboradores que las claves son de uso personale intransferible.

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Servicio de Internet Por seguridad de la red interna y la infraestructura informtica de la cooperativa, se prohbe la descarga de archivos y/o programas de pginasno confiables para evitar infecciones y preservar la fiabilidad de los datos de la cooperativa. Con el fin de brindar un uso adecuado del servicio de internet se prohbe el ingreso a pginas catalogadas como hacking, juegos, entretenimiento, ocio, chat, foros y sex. Para conocimiento de todos los colaboradores estas pginas tienen un contenido peligroso y son utilizadas para promover infecciones electrnicas. No se debe ingresar a pginas que habiliten el control remoto de las mquinas, recuerde que este es un muy buen mtodo para el hurto de informacin y la generacin de estragos en la computadora y la red.

Nomina y Prestaciones Sociales

Seguridad Social Estamos afiliados a la ARP COLMENA, entidad administradora de riesgos profesionales que adems de prestarnos el cubrimiento en riesgos profesionales, nos apoya en el desarrollo del programa de salud ocupacional. Nuestra Caja de Compensacin es COMFENALCO ANTIOQUIA. A travs de ella podemos acceder a programas de educacin, recreacin, deporte y cultura, subsid y diferentes lneas de ios crdito. Contamos con CEM (Coomeva Emergencias Mdicas), servicio de rea protegida que nos respalda en caso de emergencias mdicas en las instalaciones de la Cooperativa, con cobertura tanto para empleados como para personal externo que se encuentre en nuestras instalaciones.

Contratacin Tenemos dos modalidades de contratos: 1. A trmino fijo: El cual ser renovable segn las condiciones pactadas. Su perodo de prueba equivale a la quinta parte del tiempo del trmino delcontrato. 2. A trmino indefinido: El perodo de prueba de este contrato es de dos meses. Anualmente se aplica una evaluacin de desempeo, que encamina a la mejora continua del capital humano y a gestionar el conocimiento que nos apoya en el cumplimient de los logros o organizacionales.

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Bienestar Social Laboral.Beneficios Beneficios COHAN Podemos adquirir los medicamentos y dems insumos hospitalarios que comercializa la Cooperativa y pagar mediante deduccin por nmina (aplican restricciones). Tenemos derecho a un bono de cumpleaos, que nos ser entregado durante el mes en el cual conmemoremos esta fecha. Tintiando: Todos los martes, nos reunimos media hora a partir de las 7.30 am, para compartir informacin de diversa ndole e inters ge neral. Tardeando: El tercer mircoles de cada mes en la jornada de la tarde, nos reunimos a realizar diversas actividades, programadas por la Subgerencia Administrativa y de Gestin Humana, con la participacin de todas las reas de la organizacin.

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Beneficios con entidades externas Proteccin exequial con Prever S.A. sin costo para personal vinculado a COHAN y por un costo de mil ochocientos pesos ($1.800,00) mensuales por cada persona que desee afiliar el empleado, sin importar el parentesco. COHAN est afiliado a dos fondos: FODELSA (Fondo de empleados de empresas sociales del estado) y FORJAR COOPERATIVA MULTIACTIVA, los cuales brindan amplias posibilidades de ahorro y crdito, con la ventaja del pago mediante deduccin por nmina. Con la Cooperativa COPIDROGAS, podemos acceder al seguro para vehculo, por una cuanta mnima y mediante deduccin por nmina. Convenio con SEGUROS BOLVAR que nos permite adquirir plizas de seguros de vida de diversas cuantas y pagar mediante deduccinpor nmina. REAS Y PROCESOS DE COHAN

Gerencia GeneralDireccionar la cooperativa de acuerdo al planteamiento estratgico definido buscando la eficiencia en la administracin de los recursos para realizar procesos certificados con calidad y trasparenc ia.

JurdicaBrindar seguridad jurdica a las decisiones de la Cooperativa dentro del giro ordinario de sus asuntos disminuyendo riesgos legales de la contratacin de asuntos laborales o comerciales.

ComercialContribuir con los objetivos y metas organizacionales en lo referente a la gestin y negociacin integral de los insumos, acorde con las necesidades y requerimientos de los asociados y clientes atreves de la gestin y negociacin con clientes nuevos y antiguos que permita el crecimiento integral de la Cooperativa bajo los criterios de eficiencia, transparencia y calidad.

CompetitividadPlanear, controlar y evaluar los programas y proyectos de transferencia de tecnologa (consultora, asesora, extensin, difusin cientfica y referenciacin), adems de la gestin de cooperacin nacional e internacional y la obtencin de recursos yherramientas que permitan liderar la transferencia de tecnologa como medio en la promocin del desarrollo empresarial de la Cooperativa y sus Asociados.

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FinancieraGestionar el cumplimiento de los objetivos, estrategias, polticas y metas de laDireccin Financiera de la Cooperativa a travs de una efectiva administracin de los recursos administrativos, humanos, tecnolgicos y fsicos para mantener el desempeo ptimo de los procesos y procedimientos de la cooperativa, controlando la disponibil idad y el uso racional de cada recurso de la organizacin mediante la coordinacin de los procesos de gestin humana y los procedimientos del rea de sistemas.

Logstica y OperacionesPlanificar, dirigir, coordinar e implementar las mejores prcticas d la cadena logstica en los e procedimientos de adquisicin, recepcin, almacenamiento, toma de pedidos, preparacin de pedidos, distribucin, postventa, producto no conforme y todo lo referente a la gestin de inventarios de la Cooperativa, siendo el respo nsable de las operaciones y desarrollo del negocio a travs de indicadores y factores claves de xito que permitan la competitividad y sostenibilidad de la empresa en el tiempo, garantizando as la disponibilidad, oportunidad y la calidad de los productos comercializados.

Servicios FarmacuticosGarantizar la adecuada ejecucin de los proyectos de alianza estratgica que la Cooperativa desarrolle con otras entidades para la prestacin de servicios farmacuticos, o de asesora en gestin de productos, velando por la transparente, oportuna y tcnica gestin de los recursos fsicos, econmicos y humanos que la cooperativa destine para tales proyectos, en busca del mejoramiento continuo y la competitividad empresarial de la cooperativa.