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MANUAL DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 06 Código: GA-MN-H01

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MANUAL DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

MANUAL DE TALENTO HUMANO Código GA-MN-H01 Versión 06

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1. TABLA DE CONTENIDO

1. TABLA DE CONTENIDO ....................................................................................................................... 1-2

2. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 2-3

3. ALCANCE ............................................................................................................................................. 3-3

4. SOPORTE NORMATIVO ....................................................................................................................... 4-3

5. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES ....................................................................................................... 5-4

6. RESPONSABLE ..................................................................................................................................... 6-7

7. CONDICIONES GENERALES ................................................................................................................. 7-7

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................................................... 8-12

9. POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO........................................................................ 9-13

10. CLIMA ORGANIZACIONAL ........................................................................................................... 10-13

11. SELECCIÓN DE PERSONAL .......................................................................................................... 11-14

12. INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN ........................................................................... 12-14

13. COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS .................................................................................................. 13-14

14. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ........................................................................................ 14-15

15. VALORACIÓN DEL DESEMPEÑO ................................................................................................. 15-15

16. VALORACIÓN DEL DESEMPEÑO .......................................................... ¡Error! Marcador no definido.

17. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................................. 17-16

ANEXO No 1. Procedimiento Selección y Vinculación............................................................................ 17-18

ANEXO N. 2. Procedimiento Promoción del Conocimiento ................................................................... 17-22

ANEXO No 3. Procedimiento Reporte de Accidentes e Incidentes ........................................................ 17-28

ANEXO No 4. Procedimiento Desvinculación Laboral ............................................................................ 17-31

ANEXO No 5. Quejas ............................................................................................................................... 17-31

ANEXO No 6. Procedimiento Aplicación Tarifa Convencional ............................................................... 17-31



2. OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita unificar criterios para la gestión del talento humano direccionados a desarrollar y mantener un conjunto de personas con habilidades, formación, capacitación, motivaciones y satisfacciones suficientes; alcanzando altos niveles de productividad, para conseguir los objetivos de la organización.

3. ALCANCE Aplica para los servidores públicos de las Empresas Públicas de Neiva, durante las etapas de ingreso, permanencia y retiro.

4. SOPORTE NORMATIVO

✓ NTC GP 1000:2009

✓ MECI 1000:2005

✓ Ley 190 de 1995

✓ Ley 909 de 2004

✓ Decreto 785 de 2005.

✓ Decreto 1227 de 2005- Empleos Temporales

✓ Ley 136 de 1994

✓ Ley 1551 de 2012

✓ Resolución 2346 de 2007.

✓ Constitución Política de Colombia

✓ Ley 715 de 2001

✓ Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

✓ Decreto 4124 de 2004

✓ Ley 142 de 1994

✓ Decreto No. 682 de Abril 16 de 2001 por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación.

✓ Decreto 1567 de Agosto 5 de 1998 por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.

✓ Resolución 1401 de 2007: por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo

✓ Ley 1562 del 2012: por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

✓ Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales

✓ Ley 776 de 2002: Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

✓ Resolución 734 de 2006: Por la cual se establece el procedimiento para adaptar los reglamentos de trabajo a las disposiciones de la Ley 1010 de 2006.



✓ Resolución 652 de 2012: Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones.

✓ Resolución 1356 de 2012: Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 652 de 2012.

✓ Convenciones colectivas vigentes

5. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES ACCIDENTE DE TRABAJO (ley 1562 de 2012):

Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del

trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o

psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del

empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del

lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los

trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando

el transporte lo suministre el empleador.

También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la

función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el

accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión ACCIDENTES CON TIEMPO PERDIDO: Cualquier lesión laboral por la cual la persona lesionada no pueda realizar su trabajo usual el día posterior a la fecha de la lesión. BIENESTAR SOCIAL LABORAL: Son las condiciones favorables de un ambiente de trabajo, para que el trabajador pueda desarrollar su capacidades, intelectuales, morales, deportivas y culturales. La identidad y participación lo mismo que la eficacia, la eficiencia y efectividad en su desempeño. CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad , al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal



integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. CARGO: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. CASO DE PRIMEROS AUXILIOS: Cualquier tratamiento de una sola vez y visita de seguimiento con fines de observación (rasguños, menores, cortaduras, quemaduras, astillas, etc.) y no se requiere tratamiento médico. CASO DE TRATAMIENTO MÉDICO: Cualquier lesión que requiera tratamiento médico pero no conduzca a un accidente con tiempo perdido o un caso de día de trabajo restringido. CAUSAS BÁSICAS: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras. CAUSAS INMEDIATAS: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente). CLIMA LABORAL: Conjunto de percepciones y sentimientos compartidos que los funcionarios desarrollan en relación con las características de su entidad, tales como políticas, prácticas y procedimientos formales e informales y las condiciones de la misma, como por ejemplo el estilo de dirección, horarios, autonomía, calidad de la capacitación, relaciones laborales, estrategias organizacionales, estilos de comunicación, procedimientos administrativos, condiciones físicas del lugar de trabajo, ambiente laboral en general; elementos que la distinguen de otras entidades y que influyen en su comportamiento. COMPETENCIA: Aplicación del conocimiento, habilidades y comportamientos al desempeño. COPASST: (Comité Paritario de Salud Ocupacional) es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa. DAÑO: Se define el daño como los efectos que se producen a causa de la manifestación de un peligro, sobre la vida de las personas, ambiente y medios materiales EDUCACIÓN: Nivel alcanzado en educación básica primaria, secundaria o estudios superiores o de postgrado. ENTREVISTAS: Es el método de selección más utilizado en las empresas suele tener mucha influencia al momento de tomar la decisión.



EXPERIENCIA ESPECÍFICA: Es la adquirida en el ejercicio de las funciones de un empleo en particular o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio. EXPERIENCIA GENERAL: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, profesión, ocupación, arte u oficio. EXPERIENCIA PROFESIONAL: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación técnica profesional, tecnológica o universitaria, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o especialidad. EXPERIENCIA RELACIONADA: Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer. EXPERIENCIA: Grado de práctica adquirido, demostrable, relacionado con la puesta en práctica de ciertas habilidades. FORMACIÓN: Proceso para proveer y desarrollar el conocimiento, las habilidades y los comportamientos para cumplir los requisitos. HABILIDADES: Destrezas específicas, que pueden ser evaluadas, tales como las habilidades intelectuales, numéricas, verbales, interpersonales, plásticas, necesarias para desarrollar las actividades del proceso. INCENTIVOS: Compensación extra que se paga a un empleado o trabajador por realizar labores adicionales a las mínimas fijadas. Se han ideado muchos métodos para fijarlos, buscando una justa retribución a los trabajadores. Recompensa en bienes o servicios otorgados a una persona para motivarla en el desempeño de sus labores. INCIDENTE: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal. Un accidente es un incidente que da lugar a lesión, enfermedad o víctima mortal. Un incidente en el que no hay lesión, enfermedad ni víctima mortal también se puede denominar como "situación en la que casi ocurre un accidente". Un accidente es un incidente que da lugar a lesión, enfermedad o víctima mortal. Un incidente en el que no hay lesión, enfermedad ni víctima mortal también se puede denominar como “casi-accidente” (situación en la que casi ocurre un accidente. Una situación de emergencia es un tipo particular de incidente). INDUCCIÓN: Proceso dirigido a iniciar al nuevo servidor público en su integración al área de trabajo. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE O INCIDENTE: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.



LESIÓN: Alteración estructural o funcional de los tejidos, órganos o sistemas en un individuo. Es ocasionada por un accidente de trabajo o enfermedad profesional. CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN: Conjunto de actividades de aprendizaje, tanto de entrenamiento como de capacitación, que deberá adelantar el servidor público en un período determinado, para fortalecer su desempeño. REINDUCCIÓN: Método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los antiguos servidores públicos, los cambios en la información básica de la organización y del cargo desempeñado. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Tiene como finalidad proteger y mantener la salud física, mental y social de los servidores públicos, en los puestos de trabajo y en la entidad en general, proporcionando condiciones seguras e higiénicas con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales para mejorar la productividad. SELECCIÓN DE PERSONAL: Búsqueda y atracción de los candidatos que cumplen los requisitos mínimos establecidos para los cargos vacantes. QUEJA: Es la manifestación de protesta, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta, la cual también puede realizarse de manera anónima, lo que no indica que no necesita respuesta, es de anotar que según lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, la administración si bien gestionará el tratamiento respectivo, no se obliga a generar respuesta a este tipo de requerimientos.

6. RESPONSABLE

✓ Asesor de Talento Humano

7. CONDICIONES GENERALES 7.1 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL:

7.1.1 El formato utilizado en la recepción de las hojas de vida es el formato único descargado

de la página web DAFP.

7.1.2 Los Soportes de la Hoja de Vida deben ser requisito para su recepción.

7.1.3 Tipos de Vinculación: Oficial y Publico (Libre Nombramiento y Remoción).

7.1.4 Para la selección se tendrá en cuenta los requisitos de “Educación, formación, habilidades y experiencia”. (NTC GP1000).

7.1.5 Documentos requeridos para la contratación de personal:

✓ Hoja de vida formato único del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP en su última versión.



✓ Documentos que soportan la Hoja de vida.

✓ Antecedentes Fiscales.

✓ Antecedentes Disciplinarios.

✓ Paz y Salvo Municipal

7.1.6 Las Hojas de vida son archivadas en la Oficina de Talento Humano. 7.1.7 Clasificación de empleos públicos para EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA ESP.

De acuerdo con el Decreto 3135 de 1968 artículo 5° inciso 2°, el artículo 304 del decreto ley 1222 de 1986 y 1848 de 1968, por regla general del régimen de personal en las empresas industriales y comerciales del estado, estos ostentan el carácter de trabajadores oficiales, a excepción de aquellos empleados que de conformidad con los estatutos de la entidad desempeñan funciones que por los mismos estatutos han sido definidas como de dirección, confianza o manejo.

7.1.8 Empleos de libre nombramiento y remoción en EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA

E.S.P:

✓ Gerente General

✓ Subgerente Administrativo y Financiero

✓ Subgerente Comercial

✓ Subgerente Técnico y Operativo

✓ Jefe Oficina de Planeación y Análisis Financiero

✓ Jefe Oficina Jurídica

✓ Asesor TIC’s

✓ Asesor Financiero

✓ Asesor de Contratación

✓ Asesor de Control Interno Disciplinario

✓ Asesor de Control Interno de Gestión


✓ Asesor Financiero

✓ Pagador

✓ Contador

✓ Director Técnico de Acueducto y Alcantarillado

✓ Profesional Universitario- Asistente de Gerencia (Grado 219-6).

7.2 INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN:

7.2.1 El proceso de inducción debe realizarse dentro de los cinco días posteriores a la vinculación.

7.2.2 Para el Proceso de inducción se tiene establecido suministrar información relacionada a la empresa, Plan de Desarrollo, misión, visión, objetivos, estructura organizacional, políticas, valores institucionales, así como reglamentaciones, deberes, beneficios, responsabilidades, derechos, entre otros aspectos de interés general. Para ello se tiene diseñado Folleto de Inducción, presentación y video de Inducción.



7.2.3 Para la identificación de las necesidades de capacitación, se deben utilizar los

instrumentos técnicos definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública en su versión actualizada. “Guía para la formulación del Plan institucional de capacitación”.

7.2.4 El plan Institucional de Capacitación debe responder a estudios que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los servidores públicos, basado en la información resultante de actividades como Revisión por la Dirección, Auditorías internas, Acciones correctivas y preventivas, Producto no conforme, Evaluación de competencias, Solicitud de Formación, Cambios tecnológicos o en la organización que afectan los procesos o tienen impacto en los servicios y productos, Legislación, reglamentación, normas e instrucciones que afectan la Organización, sus actividades o recursos.

7.2.5 Los estudios deberán se adelantados por el área de talento Humano, para lo cual se

apoyará en los instrumentos desarrollados por el Departamento Administrativo de la Función Pública y por la Escuela Superior de Administración Pública.

7.2.6 Cuando se detecta una necesidad, no contemplada en el Plan de Formación, la solicitud se tramita a través del Asesor de Talento Humano, mediante un oficio de solicitud de Formación, haciendo claridad sobre su impacto o beneficio para la organización.

7.2.7 En casos donde se requiera contratar un proveedor externo, se realiza el procedimiento

de acuerdo a lo definido en el Manual de Contratación. Una vez terminada la formación, a eventos en que se certifique su participación, el beneficiado deja copia del diploma correspondiente en su Hoja de vida.

7.2.8 Los recursos con que cuente las Empresas Públicas de Neiva E.S.P para capacitación deberán atender las necesidades establecidas en El Plan Institucional de capacitación PIC.

7.2.9. El Plan Institucional de capacitación deberá orientarse al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el desempeño de los servidores públicos en niveles de excelencia.

7.2.10 Se debe realizar evaluación y control sobre el Plan Institucional de Capacitación para verificar su cumplimiento, e impacto sobre el desarrollo del talento humano.

7.2.11 Establecer el presupuesto anual de capacitación con base en el Plan Institucional de Capacitación.

7.2.12 Se debe rendir información sobre el cumplimiento y eficacia del Plan Institucional de Capacitación en los Comités del Equipo directivo del Sistema Integrado de Gestión SIG y en las reuniones de Revisión por la Dirección.



7.2.13 Está creado el Comité de Capacitación, integrado por el Subgerente Administrativo y Financiero, Asistente de Gerencia y el Asesor de Talento Humano. (Resolución N.0683 de 2008).

7.3 BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS: El programa de Bienestar social e incentivos se rige por lo establecido en la circular 0693 de 2008. 7.4 SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO:

7.4.1. Manejo de Incidentes Leves sin Lesión En el caso en que se presente un incidente leve que no presente ninguna lesión durante el trabajo o desarrollo de sus actividades en su cargo, el trabajador involucrado debe informar al jefe inmediato la ocurrencia del evento, para así recopilar la información necesaria para la realización de la investigación del mismo, junto con el equipo investigador se realizara el análisis y diligenciamiento en el formato de informe para accidente de trabajo del empleador o contratante de la ARL y de acuerdo con el resultado de ésta, se tomarán las acciones preventivas y /o correctivas pertinentes. 7.4.2. Categorías de Gravedad de los Incidentes

7.4.2.1. Accidentes Graves. Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier

segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. DAÑOS A LAS PROPIEDADES Y LOS EQUIPOS POR ENCIMA DE $ 10.000.000

7.4.2.2. Incidentes Graves. Todos los incidentes no mencionados arriba y que involucran lo siguiente:

✓ Lesiones personales que involucran asistencia médica más allá de los primeros auxilios (lesiones registrables)

✓ Todos los accidentes con tiempo perdido

✓ Daños a la propiedades a los equipos entre $ 5000.000 a 10.000.000

✓ Incendios manejados por el personal local

7.4.2.3. Incidentes Menores. Todos los incidentes que involucran lo siguiente: ✓ Lesiones personales que no requieren tratamiento de primeros auxilios ✓ Daños menores a la propiedad de 1.000.000 a 5.000.000.

7.4.3. Flujograma de Reporte de Incidente



7.4.4. Para realizar el reportar de incidente o accidente se utiliza el formato de la ARL.

7.4.5. Anualmente se debe elaborar el GA-PG-H09 PROGRAMA DE GESTIÓN DE RIESGO INSPECCIONES SST, donde está determinada la frecuencia con que se efectuarán las inspecciones de seguridad.

7.4.6. Se realizan inspecciones mensuales de EPP para verificar su estado, uso y determinar si es necesario reemplazarlo por su deterioro o desgaste, para evitar enfermedades o accidentes. Estas inspecciones se registran en el Formato GA-FR-H10 Inspección de Elementos de Protección personal.

7.4.7. Se registra en el Formato GA-FR-H12 ACTA ENTREGA DE DOTACION Y EPP, una vez se identifiquen en la inspección de seguridad.

7.4.8. Para el caso de la Dotación se entrega como lo establece la ley cada 4 meses en Diciembre, Abril y Agosto , para los cargos que aplique trabajo en campo, esta entrega y se registra en el formato GA-FR-H12 Entrega de Dotación Personal.

7.4.9. En el formato GA-FR-H13 Inspección de Botiquín, se identifican las condiciones sub estándar que presente potencial de riesgo para mantener la disponibilidad del uso del equipo de atención de emergencia y primeros auxilios a fin de asegurar la conformidad del elemento.

REPORTE AL JEFE INMEDIATO

HAY LESIONADOS

NO

FIN

EVENTO

PRESTAR PRIMEROS AUXILIOS O REMITIR A UN CENTRO MEDICO SI ES NECESARIO

REPORTARA LA A.R.L. SOLICITAR AYUDA EXTERNA SI ES NECESARIO

REALIZAR REPORTE POR ESCRITO

REALIZAR INVESTIGACIÓN

SI



7.4.10. En el Formato GA-FR-H14 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUCION Y VALORACIÓN DEL RIESGO y se establecen medidas de control para minimizar la probabilidad de ocurrencia y garantizar espacios de trabajo seguro y saludable, dentro de las actividades de Empresas Publicas De Neiva E.S.P.

7.4.11. En el Formato GA-FR-H15 Inspecciones de extintores se registra el correcto funcionamiento del equipo de control de conato de incendio, para atender cualquier emergencia que se presente en Empresas Publicas De NEIVA E.S.P.

7.4.12. Se registra en el formato GA-FR-H16 Inspecciones de Herramientas las condiciones sub estándar del estado de la herramienta que presenten potencial de riesgo a los funcionarios que puedan generar accidentes y enfermedades Laborales en la Empresa.

7.4.13. Las reuniones del comité se harán por lo menos una vez al mes o cuando se presentes incidentes, accidentes o situaciones de emergencia, están deben estar soportadas por las actas en donde se registran las actividades realizadas y las tareas pendientes en el Formato GA-FR-H17 Actas de COPASST.

7.4.14. Se busca identificar las condiciones sub estándar que presente potencial de riesgo para la movilización del personal y elementos de trabajo a fin de proveer perdidas mediante el uso de la lista de verificación, en el formato GA-FR-H18 Inspecciones de Vehículo.

7.4.15. En el Formato GA-FR-H19 Inspecciones de áreas se registran las condiciones de las instalaciones con el fin de controlar los accidentes, incidentes e impactos ambientales y proporcionar excelentes oportunidades de mejora.

7.5 DESVINCULACIÓN DE PERSONAL 7.5.1 La descripción de la desvinculación de personal aplica solamente para servidores públicos y trabajadores oficiales.

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama



9. POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO El modelo de talento Humano adoptado por las Empresas Públicas de Neiva, es ágil, eficiente y alineado con el proceso de la gestión pública; constituyen el proceso mediante el cual, en función de sus objetivos, proyecta y suple sus necesidades de personal y define los planes y programas de gestión del talento humano, con el fin de integrar la gestión y las prácticas de personal con las prioridades de la organización. Tiene En cuenta lo definido en el Modelo Estándar de Control Interno relacionado con las tres fases de Desarrollo de Talento Humano a través de las cuales se desprenden las políticas que brindan la orientación conceptual y metodológica para que los Servidores en todos los niveles desarrollen el proceso de Talento Humano: Fase de Ingreso, fase de Permanencia y fase de Retiro. Las Políticas diseñadas en la Entidad son el resultado de consultas acerca de la normatividad vigente que rige la gestión del talento humano y la contratación administrativa del mismo; dichas políticas se ponen en práctica a través del desarrollo de los diversos procedimientos del talento humano y de los procesos de divulgación, sensibilización e interiorización hacia los servidores de la empresa.

10. CLIMA ORGANIZACIONAL En las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, se propenden relaciones laborales sanas y armoniosas, con un mecanismo de retroalimentación eficaz que permita direccionar y coordinar acciones. El desarrollo de esta estrategia se lograra a través de la Evaluación del Clima Laboral, en la cual se consideran los siguientes puntos:

✓ Identificación y categorización de las percepciones de los empleados de las Empresas Públicas de Neiva ESP.

✓ Análisis de las percepciones que tienen los Servidores Públicos de las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, en relación con diferentes variables relevantes del entorno laboral.



✓ Determinación de las principales diferencias que reportan los Servidores Públicos respecto de las diversas variables que fueron evaluadas.

✓ Análisis de fortalezas y debilidades relacionadas con las variables que fueron consideradas para su evaluación.

✓ Establecimiento de hipótesis diagnósticas y sugerencia de estrategias de intervención, tomando como punto de partida las debilidades y oportunidades de mejoramiento detectadas.

✓ Desarrollo de estrategias de crecimiento y mantenimiento para las dimensiones percibidas como positivas.

✓ Diseño de acciones de intervención específicas para las dimensiones percibidas por los servidores como negativas.

Al finalizar el año se realiza la evaluación de clima laboral, con el fin de evaluar los puntos mencionados anteriormente.

11. SELECCIÓN DE PERSONAL Para la selección de personal se tiene en cuenta lo establecido en el Anexo No 1. Procedimiento Selección y vinculación.

12. INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN Para desarrollar estos procesos se tiene en cuenta lo establecido en el Anexo No 2. Procedimiento Promoción del conocimiento. Para la realización del Proceso de inducción se tiene diseñada la cartilla de inducción. Con el ánimo de impartir formación y capacitación a los servidores en todos los niveles, las Empresas Públicas de Neiva E.S.P planificará y programará actividades de acuerdo con las necesidades de la Organización, manifestadas por los trabajadores y Directivos, dando prioridad a aquellas que contribuyan al logro de los objetivos institucionales y que brinden mayores oportunidades de solución a los problemas críticos de la misma.

13. COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS El programa de bienestar social se organiza a partir de las necesidades y de las iniciativas de los empleados de las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. Las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, organiza y planifica a partir del diagnóstico de Clima Organizacional, el programa de Bienestar Social, como proceso permanente orientado a crecer, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del servidor público, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, permitiendo elevar sus niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia y efectividad. FINALIDAD DEL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL



El programa de bienestar social debe contribuir al logro de los siguientes fines:

✓ Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los Servidores Públicos de las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño.

✓ Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los, a generar actitudes favorables y al mejoramiento continuo de Empresas Públicas de Neiva ESP.

✓ Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio que privilegie la responsabilidad social y la ética, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia a Empresas Públicas de Neiva ESP.

✓ Contribuir, a través de acciones participativas basadas en la promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar.

✓ Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.

PROGRAMA DE INCENTIVOS Los programas de incentivos, como componentes tangibles del sistema de estímulos, debe orientarse a:

✓ Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos.

✓ Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia. Las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, de acuerdo con sus políticas de gestión, podrán adaptar proyectos de calidad de vida laboral orientados a lograr el buen desempeño.

14. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Consiste en la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, tendientes a preservar mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrollados en su sitio de trabajo en forma legal e interdisciplinaria. Las Empresas Públicas de Neiva cuenta con un Sistema de Gestión de Salud y seguridad en el trabajo, subprogramas de Medicina preventiva, Higiene industrial, seguridad industrial y panorama de riesgos, orientado por la ARL Administradora de Riesgos Labora les Positiva. En las Empresas Públicas de Neiva existe un Comité Paritario (COPASST), la cual se reúne mensualmente como lo disponen la ley, con el fin de analizar accidentes de trabajo presentados, identificación y prevención de los mismos y de enfermedades profesionales, estas reuniones son registras en Actas de COPASST.

15. VALORACIÓN DEL DESEMPEÑO



La valoración del desempeño atenderá lo establecido en la normatividad vigente para los servidores públicos. (Acuerdos de Gestión). Se realizará una vez al año por cada uno de los jefes directos, esta valoración no aplica para el gerente general, el cual es evaluado por su gestión por parte de la administración municipal de Neiva. Para el personal contratado, se establece que la Empresa prestadora de servicios realice valoración del desempeño del personal a su cargo; dicha valoración deberá estar acorde al plan de desarrollo institucional y será entregada periódicamente al interventor del contrato, con el objeto de que Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva pueda contar con las evidencias de la valoración.

16. QUEJAS Las quejas presentadas por los usuarios frente al comportamiento o conducta de un funcionario público, contratista, trabajador en misión u otra persona natural o jurídica que preste servicios a nombre de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, serán tramitadas de acuerdo con el tipo de contrato que mantengan con la entidad, según se describe en el Procedimiento de Quejas, detallado en el presente manual.

17. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del documento 13/11/2013

02

Actualización termino COPASO por COPASST según normatividad vigente. Se determina realizar la evaluación de la Eficacia de la Formación en el formato GA-FR-H08 cuando los grupos son mayores de 10 personas en un porcentaje del 30%

22/07/2015

03 Se incluye requisitos de seguridad y salud en el trabajo

13/07/2016

04 Se incluye anexo selección y vinculación, promoción del conocimiento y se actualizan requisitos de

26/04/2017



seguridad y salud en el trabajo

05 Se aclara que para la inducción se puede hacer uso de folletos o presentaciones.

2018/07/30

06

Se incluye el anexo de quejas y anexo procedimiento aplicación tarifa convencional. Se aclara que los exámenes médicos ocupacionales aplican para servidores públicos y trabajadores oficiales. Se aclara igualmente alcance de inducción y reinducción y la comunicación de contratación sobre contratistas que ingresan cada mes.

2018/11/23



ANEXO No 1. Procedimiento Selección y Vinculación.



1. OBJETIVO

Establecer las directrices para asegurar la adecuada selección de personal que sea competente para el desarrollo de las actividades de las Empresas Públicas de Neiva.

2. ALCANCE Inicia con la identificación de cubrir uno o más cargos en función de las necesidades de un área o dependencia hasta el cumplimiento de los requisitos legales para la incorporación del personal a la empresa. Solamente aplica para trabajadores oficiales. NOTA: Para los empleados públicos de libre nombramiento y remoción se debe realizar Acto Administrativo y Acta de Posesión.

3. RESPONSABLE


4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

PUNTO DE CONTROL

1.

Identificar las Necesidades de Vinculación de Personal:

Cada dependencia solicita el requerimiento con las características y especificaciones del cargo mediante oficio al Gerente para posterior envío al Subgerente Administrativo y Financiero y Asesor de Talento Humano respectivamente. Se determinan vacantes, descripción de cargos, especificación de puestos.

Dependencias donde nace la

necesidad Oficio

Identificación de las

especificaciones del cargo

2.

Determinar la Disponibilidad:

Se recepciona el requerimiento de personal de

Asesor de Talento Humano

Oficio Planta de personal





PUNTO DE CONTROL

acuerdo a las características y especificaciones del cargo solicitadas y se evalúa la disponibilidad de vacantes.

3.

Recepcionar las Hojas de Vida:

Se recepcionan las Hojas de Vida con sus respectivos soportes y se analiza la información.

Se realiza la selección del candidato que más se ajusta a los requerimientos del cargo.


Formato único del

DAFP

Selección y Vinculación GA-FR-H02

Verificación de soportes

4.

Entrevistar al Candidato:

Se desarrolla la entrevista para obtener información, conocer a la persona, aptitudes, actitudes, intereses, habilidades y comportamientos.


Entrevista GA-FR-H03

Registro de la información en el formato de

entrevista.

5.

Notificar al Seleccionado:

Se notifica a la persona seleccionada sobre el procedimiento de la vinculación y se le solicita presentarse para los debidos exámenes de rigor.

Los exámenes médicos ocupacionales aplican para servidores públicos y trabajadores oficiales.


Oficio

Constancia de recibido del

oficio de notificación

6.

Elaborar Contrato laboral:

Firmar contrato laboral y notificar al encargado de las afiliaciones a seguridad social.

Trabajador Oficiales

Gerente

Contrato Descripción clara de las funciones



5. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS:

NOMBRE CÓDIGO VERSIÓN RESP. ARCHIVAR

Reglamento Interno de Trabajo No aplica No aplica Asesor de Talento

Humano

Manual de Funciones No aplica No aplica Asesor de Talento

Humano

Control de Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos

GA-FR-H01 01 Asesor de Talento

Humano

Selección y Vinculación GA-FR-H02 01 Asesor de Talento

Humano

Entrevista GA-FR-H03 01 Asesor de Talento

Humano

Paz y Salvo Laboral GA-FR-H20 01 Asesor de Talento

Humano



ANEXO No. 2. Procedimiento Promoción del Conocimiento

1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la inducción, reinducción, formación y capacitación del Talento Humano de las Empresas Públicas de Neiva que le permita actualizar conocimientos, perfeccionar habilidades y desarrollar actitudes y competencias laborales mediante la planeación, diseño, organización, aplicación, seguimiento y evaluación de las líneas de acción permanentes de formación (inducción, reinducción, capacitación y formación) en función de la atención al desarrollo personal, profesional y el mejoramiento de la prestación de los servicios de Empresas Publicas de Neiva.

2. ALCANCE Desde la inducción e identificación de las necesidades de formación hasta la evaluación y seguimiento al Plan Institucional de Capacitación. La inducción y reinducción aplica para trabajadores oficiales, funcionarios públicos y contratistas.

3. RESPONSABLE


4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES



PUNTO DE CONTROL

INDUCCIÓN:

1.

Desarrollar Actividades de Inducción y Reinducción:

Inducción:

Se ejecutan cada una de las actividades en los espacios y fechas determinados, dando a conocer los procesos, procedimientos, funciones, responsabilidades, historia de la Empresa, el Sistema


Control de Asistencia a

Capacitaciones, Reuniones y

Eventos GA-FR-H01

Seguimiento a las actividades de inducción y Reinducción,

verificar en los Registros de Asistencia.





PUNTO DE CONTROL

Integrado de Gestión (Misión, Visión, Política de Calidad, procesos y procedimientos de la Empresa) y Sistema de salud y seguridad en el trabajo.

De la misma manera, se realiza inducción en las actividades, responsabilidades y roles a desarrollar. Se deja registro de la asistencia en el GA-FR-H01 Control de asistencia a capacitaciones, reuniones y eventos.

Para el caso de contratistas, se recibe mensualmente del proceso de contratación la información relacionada con los contratistas que ingresan en el periodo.

Reinducción:

Se desarrollan las actividades de Re inducción contempladas según necesidad generada por cada dependencia

Se tendrá en cuenta la cartilla de inducción.

CAPACITACIÓN:

1.

Diagnosticar las Necesidades de Formación y Capacitación:

Las necesidades


No aplica

Diagnóstico de necesidades

acorde con los resultados de la valoración de desempeño y





PUNTO DE CONTROL

capacitación se identifica a través de la valoración de desempeño y de las necesidades de los procesos, manifestados por los líderes de proceso, entre otros, con el fin de identificar las áreas y temas sobre los cuales se requiere capacitar a los servidores durante un tiempo determinado.

necesidades de los procesos (lideres de proceso).

2.

Definir los Objetivos y Estrategias del Plan Institucional de Capacitación:

Se formulan los objetivos del Plan teniendo en cuenta el Direccionamiento estratégico, el Plan de Desarrollo y el diagnóstico de necesidades de formación y capacitación elaborado por las de las Empresas Públicas de Neiva ESP.


No aplica Cubrimiento de

necesidades

3.

Elaborar el Plan Institucional de Capacitación PIC:

Se elabora el Plan Institucional de Capacitación teniendo en cuenta el Diagnóstico de necesidades de capacitación y formación. El plan de capacitación puede actualizarse según sea determinado por la asesora de talento


Plan Institucional de Capacitación GA-FR-H06

Plan Institucional de Capacitación debidamente elaborado.





PUNTO DE CONTROL

humano.

4.

Ejecución del Plan Institucional de Capacitación PIC:

En las fechas definidas en el Plan, deben realizarse los eventos programados. En el caso de eventos internos se deja registro de la asistencia en el GA-FR-H01 Control de asistencia a capacitaciones, reuniones y eventos.

Para los eventos de tipo externo (Cursos, Seminarios, Talleres, Conferencias, etc) los asistentes deben presentar constancia de asistencia al evento.

Si surgen capacitaciones en los diferentes procesos que no están contempladas en el plan de capacitación, esto no implica que el plan de capacitaciones deba actualizarse.


Control de asistencia a

capacitaciones, reuniones y

eventos GA-FR-H01

Constancias de asistencia (Externo)

Control de asistencia a

capacitaciones, reuniones y

eventos

5.

Seguimiento y Evaluación al Plan Institucional de Capacitación PIC:

Todas las capacitaciones (Internas – externas), se evalúan según la participación y desempeño, a través del jefe inmediato, mínimo tres meses después de la


Evaluación de la Eficacia de la

Formación

Evaluación de las

capacitaciones y evaluación de

la eficacia.





PUNTO DE CONTROL

asistencia del funcionario, en donde evidenciará a través del formato Evaluación de la eficacia de la Formación GA-FR-H08, el cumplimiento con objetivos del evento, a una muestra representativa del 30% cuando los asistentes sean más de 10 personas.

No se realizará evaluación de eficacia para aquellas capacitaciones que, para su aprobación, son evaluadas por quien realiza la formación. La evidencia se establece por el certificado de aprobación.

Cuando un funcionario no aprueba la evaluación, se analizará la causa de dicho resultado y si es necesario se establecerá una acción correctiva.

En caso tal que el jefe inmediato no tenga la competencia necesaria para evaluar la eficacia de la formación, se recurrirá a otra persona de la Empresa perteneciente a un nivel jerárquico superior al del evaluado o una persona externa que reúna los requisitos de competencia para desempeñar dicha labor.



5. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

NOMBRE CÓDIGO VERSIÓN RESP. ARCHIVAR

Selección y Vinculación GA-FR-H-02 01 Asesor de Talento

Humano

Entrevista GA-FR-H03 01 Asesor de Talento

Humano

Plan Institucional de Capacitación GA-FR-H-06 01 Asesor de Talento

Humano

Evaluación de la Eficacia de la Formación


Humano

Control de Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos


Humano



ANEXO No 3. Procedimiento Reporte de Accidentes e Incidentes

1. OBJETIVO Establecer una metodología eficiente para realizar las investigaciones de forma objetiva y con ello encontrar las causas que originaron los incidentes de trabajo y tomar acciones correctivas en los procesos, servicios y operaciones realizados por las EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., con el propósito de evitar que se presenten nuevamente bajo condiciones similares

2. ALCANCE El procedimiento inicia con el reporte e investigación de los accidentes e incidentes de trabajo desde la recolección de información hasta la ejecución del plan de acción y el establecimiento de controles, que se presenten en el desarrollo de las actividades realizadas por los funcionarios de las EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P., contratistas y visitantes que se encuentren en nuestras instalaciones y/o realizando trabajos derivadas de sus funciones o cargos y finaliza con la divulgación de las lecciones por aprender a los funcionarios.

3. RESPONSABLE

✓ Trabajadores

✓ Líderes de Proceso y Jefes Inmediatos

✓ Asesor Talento Humano

✓ COPASST

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



PUNTO DE CONTROL

1.

Atender la Emergencia:

Se atiende la emergencia y traslada al accidentado si el caso lo requiere para una atención de urgencias o tratamiento.

Asesor Talento Humano

Jefe Inmediato

No aplica No aplica



2.

Reportar Accidente a la ARL:

Todo caso de incidente con afectación debe ser reportado a la Aseguradora de Riesgos Laborales. El reporte puede ser por medio Electrónico acudiendo a la página Web de la entidad o por línea telefónica de la misma, para el reporte del accidente deben de tener claro la siguiente información:

Nombre de Trabajador, Numero de cedula, cargo, hora en que ocurrió el accidente, descripción del accidente y datos complementarios.


Jefe Inmediato

Informe de reporte a la

ARL

Verificar Informe de

reporte accidente

3.

Recopilar Evidencias e Información sobre el Incidente:

La investigación se debe iniciar lo antes posible después del incidente. La gravedad del mismo afectará el tiempo requerido para realizar una investigación minuciosa y efectiva. El equipo investigador debe estar integrado como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional o el Vigía Ocupacional y el encargado del desarrollo el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, para la investigación es necesario recolectar evidencia fotográfica (se puede hacer graficas o dramatizadas por un testigo), se entrevista al jefe inmediato, al accidentado y a los testigos.


COPASST

Jefe Inmediato

Testigos

No aplica

Identificar evidencia

para la investigación del accidente



4.

Registrar en el Formato de Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo:

Se registrará en el Formato de Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo, el cual tendrá los siguientes aspectos:

✓ Fecha de la investigación del Accidente

✓ Datos Generales de la Empresa.

✓ Información de la persona involucrada en el incidente o accidente.

✓ Información sobre el incidente o Accidente de Trabajo

✓ Descripción del incidente o Accidente de Trabajo.

✓ Descripción del agente que produjo el accidente.

✓ Caracterización del accidente de trabajo

✓ Descripción del incidente o AT por parte del trabajador o testigos importantes

✓ Análisis y recomendaciones del grupo investigador

✓ Compromisos del empleador.

✓ Remisión del formato a la ARL.

✓ Responsable de la verificación y seguimiento por parte del empleador

✓ Verificación y seguimiento por parte de la ARL.

✓ Anexos

✓ Firmas


Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo

ARL

Revisar la Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo



5.

Establecer Compromiso de Adopción de Medidas de Intervención:

Para evitar que el incidente se vuelva a materializar por las mismas causas o bajo las mismas condiciones se establece un plan de acción y el Asesor Talento Humano verifica su cumplimiento y eficiencia.


Grupo de Salud Ocupacional

Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo

ARL

Verificar Plan de Acción

6.

Divulgar Lección por Aprender:

Todos los accidentes e incidentes de trabajo, serán dados a conocer a todos los trabajadores mediante la metodología de lecciones por aprender.



No aplica Verificar

Lección por Aprender


NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

Informe de reporte a la ARL No aplica Asesor Talento Humano


Investigación de incidentes y accidentes ARL

No aplica Asesor Talento Humano


ANEXO No 4. Procedimiento Desvinculación Laboral

1. OBJETIVO



Establecer un procedimiento administrativo adecuado para que los servidores públicos. (Empleado Público y Trabajador Oficial).

2. ALCANCE El procedimiento inicia con el análisis de decisión de retiro del empleado hasta la firma de liquidación y aplica solamente para trabajadores oficiales y empleados públicos.

3. RESPONSABLE

Asesor de talento humano para contratos de:

✓ Empleado público y trabajadores oficiales: (Terminación de contrato con justa causa y sin justa causa)

Asesor de contratación y supervisor de los contrato

✓ Contratistas (Terminación de contrato)




PUNTO DE CONTROL

1

DESVINCULACIÓN DE EMPLEADO PÚBLICO:

Renuncia voluntaria: Recepción la carta de renuncia ante la gerencia

El trabajador Carta Oficina Talento Humano

1.1. Remisión de la carta a la oficina de talento humano

Gerencia carta



1.2

Solicitud del trámite del paz y salvo de acuerdo al formato GA – FR-H20

Para otorgamiento de la firma se debe tener en cuenta

1. El jefe inmediato:

a)Entrega del informe físico y magnético del cargo( funciones desarrolladas)

2. Recursos físicos:

a) entrega de inventario de bienes muebles a cargo.

3. Subproceso financiero:

Revisión de deudas con la empresa o terceros.

4. Gestión Documental.

a) Hacer inventario documental según las funciones que desarrolla, el caso del archivo documental, de acuerdo a los formatos establecidos.

b) que hayan sido devueltos todos los documentos que hayan solicitado a préstamo.

5. Subproceso de talento humano:

a) verificación de préstamos de documentos ( hojas de vida)

6. Proceso Administrativo y Financiero:

a) aseguramiento de cumplimiento del proceso de desvinculación.

Empleado

Formato GA – FR-H20

Oficina Talento Humano



1.2.

Declaración de Insubsistencia:

Gerencia declara la insubsistencia al empleado público y remite a talento humano y jurídica

Gerencia Oficio Gerente

1.2.1. Elaboración de la resolución Talento Humano

y Jurídica Resolución


Asesor Jurídico

2

DESVINCULACIÓN DE TRABAJADOR OFICIAL:

Renuncia voluntaria: Recepción la carta de renuncia ante la gerencia

Gerencia Oficina Talento Humano

2.2. Remisión de la carta a la oficina de talento humano

Gerencia Carta Oficina Talento Humano



2.3

Solicitud del trámite del paz y salvo de acuerdo al formato GA – FR-H20

Para otorgamiento de la firma se debe tener en cuenta

1. El jefe inmediato:

a)Entrega del informe físico y magnético del cargo( funciones desarrolladas)

2. Recursos físicos:

a) entrega de inventario de bienes muebles a cargo.

3. Subproceso financiero:

Revisión de deudas con la empresa o terceros.

4. Gestión Documental.

a) Hacer inventario documental según las funciones que desarrolla, el caso del archivo documental, de acuerdo a los formatos establecidos.

b) que hayan sido devueltos todos los documentos que hayan solicitado a préstamo.

5. Subproceso de talento humano:

a) verificación de préstamos de documentos ( hojas de vida)

6. Proceso Administrativo y Financiero:

a) aseguramiento de cumplimiento del proceso de desvinculación.

Empleado GA – FR-H20 Oficina Talento Humano

2.4

Reportar la desvinculación a seguridad social:

Se reporta a quien corresponda la necesidad de realizar la desvinculación de seguridad social del trabajador oficial

Talento Humano Correo

Electrónico






PAZ Y SALVO LABORAL GA – FR-H20



Carta N/A Asesor Talento Humano

Oficio N/A Asesor Talento Humano

Resolución N/A Asesor Talento Humano

ANEXO No 6. Procedimiento De Aplicación De Tarifa Convencional

1. OBJETIVO Identificar la metodología para la aplicación de la tarifa convencional a los trabajadores sindicalizados de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.



2.ALCANCE Inicia desde la identificación de la cuenta del funcionario hasta la aplicación de la tarifa preferencial convencional.

3.TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES Convención colectiva: De acuerdo con el Código de Trabajo (Capítulo III, artículo 54), la convención colectiva es un acuerdo que se celebra entre uno o varios sindicatos de trabajadores y sus respectivos empleadores para reglamentar las condiciones en que el trabajo (salarios, jornada, descansos, vacaciones, licencias, capacitación profesional, etc.) y establece reglas sobre la relación entre los sindicatos y sus empleadores.

4.CONDICIONES GENERALES

1. La tarifa preferencial fue creada por la novena (9) convención colectiva de trabajo que en su cláusula 4 establece: TARIFA MINIMA: Las Empresas Públicas de Neiva se comprometen para con sus trabajadores y el personal que salga pensionado, haciendo la tarifa de servicios públicos, sin tener en cuenta el salario que estén devengando. Parágrafo: Para adquirir este servicio se necesita comprobar que el trabajador este habitando la residencia y ésta sea de la propiedad del mismo, este servicio prescribirá en el momento de su muerte.

2. La décima primera (11) convención colectiva de trabajo la modificó según la Cláusula tercera 3 que establece: TARIFA MINIMA: Las Empresas Publicas de Neiva se comprometen para con sus trabajadores y el personal que salga pensionado hacer efectiva la Tarifa Mínima vigente que aplique La Empresa con su respectivo medidor y un cupo de 50 (mts3); de cincuenta y un metros cúbicos 51 (mts3) en adelante se cobrará de acuerdo a las tarifas vigentes. Tarifa mínima en los servicios públicos, sin tener en cuenta: avalúo catastral y salarios.

3. La Decima quinta convención colectiva de trabajo la modifico en su cláusula séptima (7) donde establece: TARIFA MINIMA: En adelante los trabajadores de Empresas Públicas de Neiva y los pensionados, tienen derecho hasta cincuenta 50 (mts3); de consumo de agua, en la casa habitación de su familia, exclusivamente y por un valor de cien pesos ($100.oo) mensuales, en consumo superior a cincuenta 50 (mts3) metros cúbicos, pagarán en el excedente con la tarifa mínima vigente en cada caso y sin consideración al avalúo catastral y salario.

4. La Décimo séptima (17) convención. Cláusula 7. a) Las empresas Públicas de Neiva, se compromete con los trabajadores a su servicio y los trabajadores que hayan salido y que salgan pensionados de la misma empresa, a cobrarles la suma de 100 pesos ($100) m/cte, por los servicios públicos que presta la empresa, teniendo derecho los trabajadores y los pensionados a cincuenta (50mt3)



5. Acta de transacción, numeral 4. Tarifas de servicios públicos – La tarifa a que se refiere el literal a) de la cláusula 7° de la Décima Séptima Convención Colectiva de trabajo, será liquidada a partir del primero de abril de 1998, teniendo en cuenta el índice de inflación certificado por el Banco de la República, por un consumo hasta 40 metros cúbicos; de aquí en adelante se liquidará en forma ordinaria de acuerdo con el estrato correspondiente.

6. Para ser beneficiario de la aplicación de la tarifa preferencial, la cuenta donde se haga la

aplicación debe estar al día en los pagos.

7. Cuando el trabajador fallece que termina el beneficio.

5.DESARROLLO

ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Identifique los funcionarios a quienes les aplica la tarifa convencional para los servicios de acueducto y alcantarillado.


2. Recibir la solicitud por escrito de cada uno de los trabajadores


3. Diligenciar la solicitud GA-FR-H56 Solicitud tarifa convencional.

Trabajador Oficial

4. Relacionar los trabajadores beneficiados en el cuadro de control


5.

Remitir a facturación el cuadro de control GA-FR-H57 con el listado de los beneficiarios de la tarifa diferencial. Adjuntado los recibos de pago soporte de la solicitud


6. Validar la información en el sistema comercial, verificando el cumplimiento de los parámetros establecidos

Profesional Proceso comercial Facturación

7. Reportar trimestralmente en el cuadro de control las novedades GA-FR-H57 de cambio de cuenta o funcionario fallecido.


8. Realizar revisiones dos veces el año del beneficio en el personal pensionado

Profesional Proceso comercial Facturación





CONTROL DE APLICACION TARIFA DIFERENCIAL

TRABAJADORES

GA-FR-H57 Asesor Talento Humano

Profesional universitario

Solicitud tarifa convencional. GA-FR-H56 Asesor Talento Humano


ANEXO No 7. Quejas

1. OBJETIVO Describir los pasos a seguir cuando un usuario radica quejas ya sea de los funcionarios públicos, empleados oficiales, contratistas y personal en misión.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la queja en talento humano y termina con las acciones tomadas por los hechos presentados.

3. RESPONSABLE El Asesor de Talento Humano, debe velar por el cumplimiento del presente procedimiento.




ETAPAS DESCRIPCIÓN DE

LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

PUNTO DE CONTROL

1.

Recepción de las quejas:

Se recibe en ventanilla única la queja radicada y se entregan al Asesor de Talento Humano.


Oficio radicado por el usuario

Registro de la queja

2.

Análisis de la queja:

Una vez identificada la queja se analiza y registra en seguimiento a quejas, y se direcciona de la siguiente manera:


GA-FR-H55 SEGUIMIENTO

A QUEJAS

Registro y adecuado

direccionamiento

2.1

Funcionarios públicos / Trabajadores oficiales:

Talento Humano realiza un análisis de la queja reportada y define si la queja implica proceso disciplinario o si debe ser remitida al jefe inmediato.

Se remite a proceso disciplinario los casos relacionados con faltas gravísimas según se establece en el artículo 48, faltas graves y leves en el artículo 50 de la ley 734 de 2002.


Control Interno Disciplinario


A QUEJAS

Seguimiento a las acciones tomadas



2.2

Contratistas:

Remitir al supervisor del contrato y al líder del proceso para que se hagan las averiguaciones, llamados de atención respectivos y recibir respuesta de las acciones tomadas.

La respuesta de las acciones tomadas debe estar firmadas por el líder de proceso.



A QUEJAS


2.3

Personal en Misión:

Remitir al supervisor del contrato, al líder del proceso y a la empresa contratante para que se hagan las averiguaciones, llamados de atención respectivos y recibir respuesta de las acciones tomadas.



A QUEJAS




3.

Llamados de atención:

Los líderes de proceso que realicen llamados de atención deben generar copia al Asesor de Talento Humano. Se generan llamados de atención cuando se trate de hechos que contraríen en menor grado el orden administrativo al interior de cada dependencia sin afectar sustancialmente los deberes funcionales. Y de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

Líder de proceso Memorando o

llamado de atención

Información clara y completa

4.

Contestación al usuario:

Si el usuario dejó datos de contacto (dirección, teléfono o correo electrónico), deberá darse respuesta de las acciones tomadas.



A QUEJAS


5.

Registro del cierre de la queja:

Una vez se recibe la respuesta de parte del proceso y se ha dado respuesta al usuario, de ser posible. Se debe generar



A QUEJAS

Registro de cierre de la acción





SEGUIMIENTO A QUEJAS GA-FR-H55 Asesor Talento Humano


OFICIO N/A Asesor Talento Humano

MEMORANDO N/A Profesional universitario

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