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MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL

Bucaramanga

2017


Código: MDI.01

Versión: 12

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Revisó Rector

Vicerrector Administrativo Director de Control Interno

y Evaluación de Gestión Coordinación Calidad

Aprobó Rector

Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1861

Modificada: mayo 28 de 2012 Resolución No. 785

CONTENIDO

OBJETIVO 4

1 ALCANCE Y EXCLUSIONES 4

1.1 ALCANCE CERTIFICACIÓN EN ISO 9001:2008 Y NTC GP 1000:2009 4 1.2 EXCLUSIONES 5

2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS 5

3 CONTENIDO DEL MANUAL 6

3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 6 3.1.1 Reseña histórica. 6 3.1.2 Misión. 7 3.1.3 Visión. 7 3.1.4 Políticas Generales. 8 3.1.5 Organigrama 11 3.2 CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN 12 3.2.1 Contexto Interno 12 3.2.2 Contexto Externo 14 3.2.3 Factores del entorno 14 3.2.4 Grupos de interés 16 3.3 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 19 3.3.1 Políticas del Sistema de Gestión. 19 3.3.2 Objetivos 20 3.3.3 Organigrama del Sistema de Gestión de Integrado 21 3.3.4 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. 21 3.3.5 Productos de los procesos misionales. 23 3.3.6 Responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión Integrado 24 3.4 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 25 3.4.1 Objetivo General Administración del Riesgo 25 3.4.2 Políticas Generales de Administración del Riesgo 26 3.4.3 Mapa de Riesgos de Gestión 26 3.5 REQUISITOS DE LOS BENEFICIARIOS CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

26 3.5.1 De los beneficiarios por Proceso 26

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3.5.2 Requisitos de los beneficiarios por Subproceso 37 3.5.3 Requisitos Legales y Reglamentarios. 49 3.5.4 Requisitos De la organización. 49 3.5.5 Requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009. 49 3.6 DOCUMENTACIÓN 49 3.6.1 Proceso Transversal 49 3.6.2 Estructura de la Documentación. 50 3.6.3 Procedimientos Obligatorios. 50 3.6.4 Control de Documentos y Registros 50 3.6.5 Caracterizaciones. 51 3.7 COMUNICACIÓN CON EL BENEFICIARIO 54 3.8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 60 3.8.1 Satisfacción del Cliente 60 3.8.2 Auditoría Interna 60 3.8.3 Seguimiento y medición del proceso 60 3.8.4 Control de Producto no conforme 60 3.8.5 Mejora continua 60 3.8.6 Acción Correctiva y Preventiva 60

ANEXO 1 64

ANEXO 2 72

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OBJETIVO

El presente manual es una guía para establecer la planificación, operación y el control de los procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad, cuya estructura se adecúa a las siguientes normas: NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC 5906:2012, Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y demás requisitos legales aplicables. Nota: La información asociada al Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo, que establece en el Capítulo 6 los lineamientos para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y demás requisitos legales aplicables, se relacionan en el manual de Seguridad y Salud en el Trabajo del Proceso de Talento Humano. La planificación y seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental se presenta en el manual de Gestión Ambiental del Proceso de Recursos Físicos.

1 ALCANCE Y EXCLUSIONES

1.1 ALCANCE CERTIFICACIÓN EN ISO 9001:2008 Y NTC GP 1000:2009

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad corresponde a:

“Los Servicios de Educación Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a través de los procesos de Formación, Investigación y Extensión.”

“Los Servicios de la Gestión Administrativa para las actividades de Educación Superior

Universitaria, Docencia, Investigación y Extensión de la Universidad Industrial de Santander a través de los procesos de: Dirección Institucional, Planeación Institucional, Gestión de la Calidad Académica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Académico, Biblioteca, Bienestar Estudiantil, Comunicación Institucional, Contratación, Financiero, Gestión Cultural, Gestión Documental, Jurídico, Recursos Físicos, Recursos Tecnológicos, Relaciones Exteriores y Talento Humano”.

El servicio social de asesoría jurídica y la promoción de mecanismos alternativos de resolución

de conflictos a personas de escasos recursos de la región, en las áreas del Derecho Laboral y Público, Penal y Privado del Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Industrial de Santander.

Los servicios de educación no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del Instituto

de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander. NOTA: Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurídico se detallan en el Manual de Calidad Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación-MEX-CJ.01. Las actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de Calidad MEX-IL.01.

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1.2 EXCLUSIONES

Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusión de las normas: NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC 5906:2012, Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y demás requisitos legales aplicables. 2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

CNA: Consejo Nacional de Acreditación CUEES: Comité Universidad Empresa Estado DANE: Departamento Administrativo Nacional de Estadística DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia DIEF (Directores de investigación y extensión de facultad) Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: Conjunto de acciones, programas y/o

proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad universitaria.

Gestión ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar sus aspectos ambientales.

IPRED: Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia IES: Institución de Educación Superior Manual de Gestión Integrado: Documento que enuncia las Políticas de Calidad,

Seguridad y Salud en el Trabajo, y la ambiental y describe el Sistema de Gestión Integrado de la Universidad.

Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y Salud en el Trabajo, y ambiental.

Políticas: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, la seguridad y Salud en el Trabajo, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado.

PTG: Parque Tecnológico Guatiguará SGC: Sistema de Gestión de Calidad SGI: Sistema de Gestión de Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestión de

Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Modelo Estándar de Control Interno –MECI, y demás requisitos legales aplicables a la Universidad

SGA: Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de gestión para desarrollar e implementar la política ambiental y gestionar los aspectos ambientales.

SG SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. UAA: Unidad Académico Administrativa

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3 CONTENIDO DEL MANUAL

3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

3.1.1 Reseña histórica1.

El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dámaso Zapata.

En 1940 el abogado Mario Galán Gómez presentó ante la Asamblea de Santander el proyecto de ordenanza que inició el proceso legal de creación de la universidad, que apenas se limitaba a la creación de una "Facultad" de Ingeniería Industrial, "orientada de preferencia hacia las especializaciones de química, mecánica y electricidad", pero incluyó el establecimiento de un bachillerato técnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sería preparado un grupo de jóvenes para el ingreso, en óptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que la comisión designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprobó, el 21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniería Industrial" y establecía un bachillerato técnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos diputados se aprobó la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que creó definitivamente "La Universidad de Santander”. El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzón Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de Medellín. Con tres facultades de Ingeniería (Eléctrica, Mecánica y Química), respectivamente dirigidas por Hernando Pardo Ordóñez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martínez Villalba, la UIS aceptó sus primeros veinte estudiantes en 1948. En la década de los años sesenta ya existían doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados ascendían a 1147, fue así como a finales de los 60’s se dio paso a la auténtica universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompañado por la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramón González Valencia. La década de los años ochenta se inició con el nuevo marco de acción establecido por el Decreto Ley 80 de 1980, que obligó a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los programas profesionales: Geología (1982), Física (1983), Diseño Industrial (1985), Música (1985) e Historia (1987). Bajo la rectoría de Jaime Luis Gutiérrez se abrieron los Centros Regionales de Educación a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educación a Distancia., ya al final de la década se habían creado 7 especializaciones y 7 maestrías. Las necesidades de formación del profesorado en técnicas didácticas obligaron a crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigación se resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotación de los laboratorios. En la administración de Jorge Gómez Duarte ya sobre la década de los 90, se da un nuevo impulso renovador logrado mediante la creación del Programa de Regionalización que sitúa proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Málaga y Barrancabermeja, con sedes propias

1 Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html

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que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias de Santander. Así mismo durante la gestión del rector Gómez Duarte se da inicio a los procesos de autoevaluación de programas con fines de acreditación, logrando tener al final de su periodo 8 programas con acreditación de alta calidad. Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad más importante de la región oriental de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de gestión de sus recursos financieros liderados por su actual rector Hernán Porras Díaz. Con todo lo soñado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundización sin perder el sentido de su pertinencia social que se da en sus programas de maestría y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus programas, tal como lo destaca la acreditación de la mayoría de los mismos y la Acreditación Institucional conferida por el término de 8 años por el Ministerio de Educación Nacional, según Resolución No. 5775 de abril 24 de 2014, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con las que cuenta la Nación para la buena educación de la sociedad.

3.1.2 Misión.

La Universidad Industrial de Santander es una organización que tiene como propósito la formación de personas de alta calidad ética, política y profesional; la generación y adecuación de conocimientos; la conservación y reinterpretación de la cultura y la participación activa liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad.

Orientan su misión los principios democráticos, la reflexión crítica, el ejercicio libre de la cátedra, el trabajo interdisciplinario y la relación con el mundo externo.

Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia académica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propósitos institucionales y la construcción de una cultura de vida.

3.1.3 Visión.

Como visión general en el año 2018, la Universidad Industrial de Santander se habrá fortalecido en su carácter público, aportando al desarrollo político, cultural, social y económico del país, como resultado de un proceso de generación y adecuación de conocimiento en el cual la investigación constituye el eje articulador de sus funciones misionales. La Universidad habrá desarrollado exitosamente una política de crecimiento vertical, mediante la cual se crearán y consolidarán programas de maestría y doctorado de alta calidad, sustentados en procesos de investigación pertinente para la región y el país. La Institución habrá contribuido al desarrollo regional, mediante la formación del talento humano, la investigación y la extensión, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la competitividad internacional y el crecimiento económico. Como parte de este proceso, se ampliará la cobertura con la creación y consolidación de programas misionales pertinentes y soportes estratégicos en

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su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional como a nivel tecnológico, atendiendo a la política de formación por ciclos aprobada por el Consejo Superior. La Universidad habrá consolidado una política de articulación global que le ha permitido incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la cooperación con instituciones educativas y de investigación de alto prestigio, empresas, entidades gubernamentales, egresados y otros entes públicos y privados nacionales e internacionales. La Universidad habrá fortalecido en toda su organización una cultura de gestión de alta calidad de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Como resultado de la actualización permanente de sus programas académicos, la Universidad forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo económico y social y para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de desarrollo del país y a la consolidación de una sociedad del conocimiento a nivel regional, nacional e internacional. La Institución habrá consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura física y tecnológica.

3.1.4 Políticas Generales.2

Las políticas que se enuncian a continuación están definidas en el Proyecto Institucional de la UIS como líneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad, el Consejo Superior, la Rectoría y el Consejo Académico, de llevar a la práctica los propósitos establecidos por la Misión, con base en los principios establecidos a partir de los mismos.

Construcción de la comunidad universitaria

Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitución de un compromiso colectivo de asimilación y cumplimiento de los propósitos definidos en la misión de la Institución. Responsabilidad social

Se trata de asumir plenamente, la condición pública de la Universidad para responder a la necesidad nacional de formación de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes, las actitudes y prácticas innovadoras que permitan pensar y transformar el país y la región con sentido ético y responsabilidad política. Cultura de la investigación

La construcción de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una acción prioritaria: hacer de la investigación la cultura básica de todos los universitarios para que el espíritu científico impregne todas nuestras acciones académicas, sociales y prácticas profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formación de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad.

2 Tomado del Proyecto Institucional de la UIS

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Desempeño integral de los docentes

Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad ética y social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la formación integral de los estudiantes. Para ello deberán articular en su desempeño las funciones de docencia, investigación y extensión, pues solo así podrán evidenciar los objetivos sociales del aprendizaje y su propósito último de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la sociedad. Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas académicos

Los programas académicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su calidad y pertinencia. La autoevaluación y evaluación externa, asegurarán la excelencia académica y la vigencia social de los programas. Pedagogía para la formación integral

La pedagogía que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialógica como norma de acción académica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la práctica la autonomía de los estudiantes para que asuman por sí mismos los procesos de aprendizaje y de formación integral.

Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias

Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un sentido de la racionalización en todos los procesos y unos propósitos de eficacia y eficiencia en la realización de las tareas institucionales. Ampliación de cobertura

Tradicionalmente, hemos formulado dos políticas de crecimiento de nuestros programas académicos: la que amplía la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia los niveles de maestría y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las dos direcciones. La ampliación de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deberá darse en todas sus sedes, con el propósito de apoyar el desarrollo regional y el avance científico y tecnológico, fortaleciendo así una política social de admisión a la Universidad. Algunos programas académicos de alta demanda social también podrán ampliar su cobertura mediante la duplicación de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresión bajo la política general de alta calidad y pertinencia social. La UIS: Proyecto cultural

Dado que la existencia de la Universidad es en sí misma la vigencia de un proyecto cultural de la nación colombiana, la política cultural parte de la comprensión de esta como la realización efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes más elevados del hombre. Esta política obliga a desarrollar los propósitos culturales formulados en la misión: formar personas de alta calidad ética, política y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio

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responsable de la ciudadanía, la cultura ética de la modernidad de Occidente, y las culturas del decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales. Internacionalización

Se trata de asumir la educación superior en el contexto moderno de la globalización y con espíritu crítico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander en una activa interrelación con las comunidades académicas internacionales.

Relación permanente con los egresados

Es política de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la comunidad universitaria, respetando su autonomía y confiando en su capacidad para apoyar el desarrollo y el fortalecimiento de la institución, así mismo su contribución al progreso nacional. Parte de esta política es la organización de la oferta de educación permanente para este sector de la comunidad universitaria y la invitación a su participación en todas las actividades institucionales.

Política financiera

La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalización y de adecuadas políticas estatales de financiación de la universidad. Los ingresos económicos de la UIS dependen de dichas políticas, de la generación de recursos propios, de la captación de donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociación con el sector productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta política debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiación de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeño en las funciones de formación, investigación y extensión. Política organizacional

Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnología, profundizando la cultura de la organización inteligente, con una gestión descentralizada, flexible, autónoma y responsable.

3.1.5 Organigrama

Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander

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3.2 CONTEXTO DE LA INSTITUCIÓN

La identificación del contexto interno y externo, factores del entorno y las partes interesadas que se relacionan a continuación se tomaron del Plan de Transparencia construido por la Universidad.

3.2.1 Contexto Interno3

En el Estatuto General, aprobado por el Consejo Superior mediante acuerdo 166 de 1993, se estructura la Universidad respecto a las funciones académicas, de investigación y extensión; los órganos de gobierno; las funciones administrativas, de contratación y control fiscal. La organización de la función académica está definida por facultades y el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia (IPRED), donde se conjugan los campos y disciplinas afines del conocimiento, profesores, personal administrativo, bienes y recursos. Éstas a su vez, tienen dependencias académicas denominadas escuelas, departamentos, grupos de investigación, centros de investigación y sedes regionales. Actualmente hay 5 facultades, 27 escuelas, 9 departamentos, Sede Campus Principal, Sede Bucarica, Sede Guatiguará y 4 sedes regionales en Málaga, Barbosa, Barranca y Socorro. La UIS tiene como guía y principal orientador del desarrollo el Proyecto Institucional y el Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018, aprobados por el Consejo superior mediante los acuerdos 015 de 2000 y 080 de 2007. A partir de las directrices marcadas en estos acuerdos y el Plan de Mejoramiento de la Autoevaluación Institucional, la dirección de la Universidad y todas las unidades académico administrativas de la institución desarrollan el proceso de planificación institucional. El Plan de Desarrollo Institucional tiene definidos 60 indicadores con el fin de describir las condiciones internas de la Universidad frente a 5 dimensiones fundamentales: Académica; del Talento Humano; Bienestar Universitario; de Relación con la Comunidad Internacional, Nacional, Regional; y de Gestión Administrativa y Financiera. A partir de estas dimensiones, se establecieron objetivos estratégicos que se esperan cumplir en el 2018.

3 Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2, 2017

Figura 2. Planificación Institucional

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Tabla 1. Dimensiones del Plan de Desarrollo

DIMENSIÓN OBJETIVO ESTRATÉGICO

ACADÉMICA

Realizar investigación de alta calidad orientada al desarrollo científico y conducente

a innovaciones tecnológicas, sociales, económicas, culturales y políticas pertinentes

con el desarrollo del país.

Consolidar la alta calidad de los programas académicos de pregrado

Orientar los programas de posgrado hacia la consolidación de las maestrías y

doctorados ligados a ejes estratégicos de investigación con proyección internacional

Consolidar la capacidad institucional en materia de extensión y proyección social de

alta calidad

TALENTO HUMANO

Mejorar las competencias académicas de los profesores

Fortalecer las competencias administrativas como apoyo fundamental a la actividad

misional de la Institución

BIENESTAR UNIVERSITARIO

Promover el mejoramiento del bienestar y la calidad de vida de los estudiantes

Favorecer el desempeño eficiente y la interacción armoniosa y funcional de las

personas en el medio universitario

DIMENSIÓN DE LA

UNIVERSIDAD FRENTE A LA

COMUNIDAD REGIONAL,

NACIONAL E INTERNACIONAL

Fortalecer la realización de las funciones misionales de la universidad en la región

Fortalecer las relaciones internacionales de la Universidad

Consolidar la interacción de la universidad con los egresados

Contribuir al desarrollo artístico regional con proyección internacional

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERO

Consolidar un modelo de gestión universitaria eficiente y eficaz al servicio de las

funciones misionales

La Universidad Industrial de Santander está organizada por procesos: Misionales, Estratégicos, Evaluación y Apoyo, según se presenta a continuación en el Mapa de Procesos Institucional:

Actualizado mayo 2017

Figura 3. Mapa de Procesos Institucional

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3.2.2 Contexto Externo4

La Universidad Industrial de Santander es un ente universitario autónomo, de servicio público cultural, con régimen especial, vinculado al Ministerio de Educación Nacional y organizado como establecimiento público del orden departamental, con personería jurídica y autonomía académica, administrativa y financiera, conforme con la Constitución Nacional y la Ley, con patrimonio independiente, y creada mediante ordenanzas números 41 de 1940 y 83 de 1944 de la Asamblea Departamental de Santander, reglamentadas por el Decreto 1300 de Junio 30 de 1982 de la Gobernación de Santander5 Esta naturaleza de Institución pública y autónoma plantea una relación con el Gobierno y el Ministerio de Educación Nacional, creando una dependencia normativa, regulatoria y financiera. Asimismo, existen otros factores exógenos que condicionan el desempeño de la Universidad como los cambios demográficos y culturales, la economía, las nuevas tendencias en educación, la tecnología, los proveedores, colegios, instituciones educativas, entre otros.

3.2.3 Factores del entorno6

Para el análisis de factores se utilizó la metodología PEST7 por sus siglas para denominar cada factor estudiado. A continuación se referencia que se analiza por cada factor8:

Político: Regulaciones gubernamentales y legales, reglas formales e informales utilizadas en el mercado donde esta se desempeña, política fiscal, cambios de gobierno, regulación laboral, restricciones al comercio, estabilidad política e influencia política.

Económico: Crecimiento económico del país, variación en las tasas de interés, de inflación y de cambio, aranceles, PIB, PIB per cápita, impuestos, índice GINI5, déficit fiscal y balanza comercial.

Social: en esta variable se deben incluir aspectos culturales, sociales y demográficos que pueden afectar tanto las necesidades de los clientes como el tamaño del mercado

Tecnológico: Se deben analizar y tener en cuenta las siguientes variables: nivel de actividad de investigación y desarrollo, grado de automatización y rapidez con las que la empresa se adapta a cambios y actualizaciones, sistemas de información, conocimientos científicos y tecnológicos.

Tabla 2. Análisis del Contexto Externo UIS según metodología PEST

Factores Amenaza Situación de riesgo

Político

Situación Política Definición de lineamientos de los diferentes entes gubernamentales.

Cambios en las políticas de apoyo a la institución que puedan impactar el desarrollo de las funciones misionales.

Normatividad nueva aplicable

Normas que afectan los objetivos de la entidad.

Imposición de normas que afecten el funcionamiento de la institución.

Modificaciones legales

Modificaciones legales a las fuentes de ingreso de la entidad que generen disminución en los montos de las fuentes de ingreso Modificación a normatividad aplicable a los grupos de interés interno.

Dificultad para responder a los compromisos institucionales, disminución de cobertura, detrimento de los recursos físicos y tecnológicos. Efectos positivos o negativos por cambios en la estructura de la Institución.

4 Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2, 2017 5 Universidad Industrial de Santander. Acuerdo Superior 166 de 1994- Estatuto General Art. 2. 6 Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Versión 2, 2017 7 Fahey, Liam; V. K. Narayanan. Análisis macro-ambiental en gestión estratégica. 1968. 8 Bravo, O. y Sánchez, M., 2009, p. 32

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Factores Amenaza Situación de riesgo

Pos acuerdo.

Incumplimiento de los acuerdos establecidos. Incorrecta implementación de los acuerdos.

Incremento de la violencia en diferentes ámbitos rurales, ciudad, universidad. No preparación institucional para atender la población en el posconflicto.

Económicos

Recesión económica - desarrollo económico del sector

Posible descenso en la actividad económica de la región

Incremento de la deserción estudiantil, incremento del desempleo, bajo volumen de venta de servicios a la industria.

Políticas de Transferencias de Recursos

Desbalance entre los incrementos de transferencias frente a los costos. Déficit acumulado.

Dificultad para responder a los compromisos institucionales, disminución de cobertura, detrimento de los recursos físicos y tecnológicos. No incremento de planta degradando condiciones laborales

Social

Situación de orden público

Protestas y manifestaciones violentas de la comunidad.

Retrasos en la normalidad académica institucional. Daños en infraestructura, detrimento de los recursos institucionales. Daños a la integridad de las personas.

Comportamientos ciudadanos

Degradación de los valores de la sociedad; subestimando los costos de contravenir los principios éticos (Complacencia social)

Comportamientos incorrectos frente a trámites o servicios. Permisividad en el incumplimiento de normas, procedimientos, etc.

Relación con grupos de interés*

Cambios derivados de las necesidades de los usuarios Cambios en las expectativas, percepciones de los usuarios Cambios derivados de demandas ciudadanas (transporte, comunicaciones, información, participación) Múltiples canales e interlocutores de la institución con los usuarios Deficiencia en las formas de comunicación Ausencia de espacios de deliberación de temas institucionales.

Imposibilidad de responder a las necesidades, expectativas o demandas de los grupos de interés Presiones externas Fallas en la comunicación del mensaje que derive en inconformidades de los grupos de interés. Toma de decisiones que contravienen los intereses de la comunidad.

Tecnológico

Sistemas de información

Cambios en los sistemas de información que interactúan con los sistemas internos

Retrasos en las adaptaciones de los sistemas internos para responder a los cambios de sistemas externos

Errores de información Oportunidad para fraudes, errores y aprovechamiento de vacíos en la información

Cambios tecnológicos Obsolescencia Falta de oportunidad en la respuesta a usuarios

Gestión del conocimiento

Desactualización de los programas académicos No vigencia acorde a las nuevas tendencias de educación superior. Fallas en la gestión del cambio

Disminución en la captación del mercado. Fallas en el relevo generacional, los cambios de dirección, los cambios de funcionarios públicos que causan reprocesos y pérdida de información.

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3.2.4 Grupos de interés

9

Se entiende por grupos de interés las comunidades que tienen connotación de sujeto o colectivo de sujetos con los cuales la Universidad mantiene una forma de relacionamiento o comunicación diferenciada. Se declaran aquellas relaciones que se han formalizado porque son permanentes en el tiempo o porque tienen un largo período de duración.

Figura 4. Grupos de Interés de la Universidad

A partir de la revisión y la reflexión y aporte del equipo se obtiene un gráfico de los grupos de interés de la institución compuesto por varias zonas, a saber:

Zona 1. Corresponde a los grupos de interés que comprenden la Alta Dirección de la Universidad: Rector, Consejo Superior y Consejo Académico.

9 Plan de Transparencia, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 2017

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Zona 2. Se establece la relación de los grupos de interés con los procesos misionales, su ubicación está dada de acuerdo con esta relación, en algunos casos un grupo de interés tiene relación con más de un proceso misional: Profesores Cátedra, Estudiantes de intercambio, Profesor Ocasional, Decanos de Facultad, Directores de Escuela, Profesor Posgrado profundización, Estudiantes Posgrado profundización, Estudiantes de pregrado presencial, Estudiantes de pregrado a distancia, Estudiantes sedes, Estudiantes residentes, Aspirantes en formación, Estudiantes Instituto de Lenguas, Población programas educación continuada, Profesores, Tutores IPRED, Profesionales de proyectos de extensión, Consultorio Jurídico y centro de conciliación, Centros de investigación, Comunidad UIS – PTG, Grupos de investigación, DIEF (Directores de investigación y extensión de facultad), Profesores, Estudiantes de posgrado investigación. Zona 3. En este anillo se encuentran los procesos de apoyo que soportan la labor misional de la

Universidad, así como el personal administrativo y operativo que hace parte de ellos, representando

además que un proceso de apoyo es “cliente” de uno o varios procesos. A su vez el anillo delimita

la institución y sus públicos internos frente a los externos: Admisiones y Registro Académico, Servicios

Informáticos y de Telecomunicaciones, Recursos Físicos, Relaciones Exteriores, Gestión Documental,

Bienestar Estudiantil, Publicaciones, Talento Humano, Recursos Tecnológicos, UISALUD, Contratación,

Gestión Cultural, Financiero, Jurídico, Biblioteca, Comunicación Institucional.

Zona 4. Representa el colectivo de sujetos con los cuales la comunidad UIS se relaciona

directamente en el ámbito de sus funciones misionales sin señalar con cuál de ellas se da esta

relación. De acuerdo al proyecto institucional se declara que el propósito general de la Universidad

consiste en posicionarse como la fuerza innovadora capaz de generar las sinergias del desarrollo

social en las dimensiones cultural, política y económica, a partir de esta declaración se identifican

algunos grupos de interés en cada dimensión.

La zona 4 y 5 corresponden al público externo sin embargo la línea punteada hace la distinción del

tipo de relación, si corresponde a los procesos de apoyo o a los procesos misionales: Ministerio de

Educación Nacional, Padres de familia o de beneficiarios, Capítulos Estudiantiles, Unidad familiar –

benefactores comunidad UIS, Observatorio de Salud Pública de Santander, Grupos deportivos, Grupos

artísticos, Beneficiarios proyectos de extensión, Comunidad PTG no perteneciente a la UIS, Observatorio

Laboral, Alcaldías Municipales, CUEES, Empresas de la región, Gobernación de Santander, Observatorios

de Ciencia y Tecnología, Estudiantes financieras, Entidades de Cooperación Internacional, Comunidad

científico – académica, Colciencias, Consejo Nacional de Acreditación CNA, Instituciones de Educación

Básica y Media, Otras IES, Población aledaña/avecina a las instalaciones del campus, Aspirantes

programas académicos pregrado y posgrado.

Zona 5. Representa el colectivo de sujetos con los cuales la comunidad UIS se relaciona

directamente en el ámbito de sus procesos de apoyo: Empresas servicios públicos domiciliarios,

Culturas Urbanas, DIAN, Autoridades ambientales, DANE, DAFP, Entes certificadores, Instituciones

Conveniantes, Entidades para el desarrollo regional, empresarial y la innovación, Gobernación de otros

departamentos, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría de la República, Contraloría General de la

Nación, Contraloría Departamental, Consultores y asesores externos,

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5

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Visitantes de los campus, Medios de Comunicación, Proveedores de bienes, Proveedores de servicios,

Ciudadanía áreas de influencia, Diferentes grupos sociales étnicos, de género y de religión, Contraloría

General de la Nación, Diferentes grupos sociales étnicos, de género y de religión.

Adicional a esto se definen los siguientes criterios para seleccionar los grupos y ubicarlos en las diferentes áreas del gráfico:

1. Comunidades que tengan connotación de sujeto o colectivo de sujetos.

2. Aquellos con los que la Universidad mantiene una forma de relacionamiento o

comunicación diferenciada.

3. Se declaran aquellas relaciones que se han formalizado porque son permanentes en el

tiempo o porque tienen un largo período de duración.

4. Aquellos con los que la comunidad UIS se relaciona directamente en el ámbito de sus

funciones misionales.

Por otra parte, las asociaciones o las diversas formas de organización de los grupos de interés se representan con un punto o “luna” de color al lado del nombre.

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3.3 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

3.3.1 Políticas del Sistema de Gestión.

3.3.1.1 Política de Calidad10

“La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias”. (Versión 03)

3.3.1.2 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo11

En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promoción de entornos seguros, la convivencia laboral y las prácticas de trabajo saludable; así como la prevención de enfermedades laborales y lesiones en el personal. Además, promovemos la identificación de peligros, la valoración del riesgo, el establecimiento de los respectivos controles y la práctica de los protocolos para la atención de emergencias en cada una de nuestras Unidades Académico Administrativas incluidas las Sedes Regionales, el Parque Tecnológico Guatiguará y demás centros de trabajo. Por lo anterior, garantizamos la implementación, actualización y mejora del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, con alcance para todos los funcionarios independientemente de su forma de vinculación, incluyendo contratistas y estudiantes, cumpliendo con los requisitos legales aplicables y vigentes en materia de riesgos laborales en las actividades misionales y los procesos de apoyo en la institución. (Versión 02)

3.3.1.3 Política de Gestión Ambiental12

En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generación de una cultura de desarrollo sostenible que incluye la protección del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institución. Para ello, trabajamos por la educación ambiental, la minimización de los impactos ambientales significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeño de nuestro Sistema de Gestión Ambiental. (Versión 01)

10 Aprobación por medio de ACTA No. 006 de 2008 Comité de Calidad. 11 Aprobación según Resolución Rectoría No. 829 de 24 mayo de 2017 12 Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 septiembre de 2011.

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3.3.2 Objetivos

3.3.2.1 Objetivos de Calidad13

Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales de

la UIS. Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados

de los procesos misionales. Consolidar una cultura de resolución de problemas presentes y potenciales en los procesos de la

Universidad. Lograr en los beneficiarios una percepción altamente favorable de los productos y servicios

ofrecidos por la Universidad. Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiación y empoderamiento de sus

actividades para alcanzar los objetivos misionales. Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus necesidades. Proporcionar a los beneficiarios información veraz, clara y respetuosa, que facilite su interacción

con la Institución.

3.3.2.2 Objetivos en Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo14

Mantener actualizada la identificación de los peligros, la evaluación y valoración de los riesgos;

así como la priorización e implementación de los controles.

Cumplir los requisitos legales vigentes y aplicables en Seguridad y Salud en el Trabajo en la

Universidad Industrial de Santander.

Facilitar información basada en la evidencia para la medición del desempeño en las actividades

relacionadas con la promoción, prevención y protección de las condiciones de seguridad y salud

en el personal de la Universidad.

Controlar los índices de enfermedad laboral y de accidentes de trabajo, asociados a las

condiciones de seguridad y salud en el trabajo del personal de la Universidad.

Definir e implementar acciones derivadas del proceso de revisión del Sistema de Seguridad y

Salud en el Trabajo, que promuevan la mejora del bienestar laboral en la UIS.

3.3.2.3 Objetivos en Gestión Ambiental15

Uso eficiente de los recursos

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la

institución

Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria

Mejorar continuamente la gestión ambiental en la institución

Minimizar los impactos ambientales significativos

Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad

13 Aprobación por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comité de Calidad. 14 Aprobación según Resolución Rectoría No. 829 de 24 mayo de 2017. 15 Aprobación según Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 septiembre de 2011.

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3.3.3 Organigrama del Sistema de Gestión de Integrado

RECTOR

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

VICERECTOR ADMINISTRATIVO

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

JEFES DE UAA / LIDERES DE PROCESO

LÍDER GESTIÓN AMBIENTAL(Jefe División de Planta Física)

LÍDER SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO(Jefe División de Recursos

Humanos)

COORDINADOR AMBIENTAL

COORDINADOR EN SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO

COORDINADOR DE CALIDAD

FACILITADORES

AUXILIARES DE APOYO CALIDAD/PROCESOS

Corresponde a la interacción entre rolesEstrategia que asegura la conveniencia, la adecuación, eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión

Figura 5. Organigrama del Sistema de Gestión de Integrado

3.3.4 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

El Mapa de Procesos Institucional se visualiza en la figura 3. A continuación, se describen los procesos:

Son el conjunto de procesos relacionados con la definición, difusión y establecimiento de políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, así como la fijación de objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribución apropiada de los recursos que contribuyen al logro de la Misión Institucional. Entre estos procesos se encuentran: DI: Dirección Institucional PI: Planeación Institucional

PI: Planeación Institucional

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Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la razón de ser de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: FO: Formación IN: Investigación

EX: Extensión o Consultorio Jurídico: EX -CJU

• Centro de Conciliación

o Instituto de Lenguas: EX - IL

Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con las actividades destinadas a evaluar la Calidad Académica de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: CA: Gestión de la Calidad Académica SE: Seguimiento Institucional

Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecución de las políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran: AR: Admisiones y Registro Académico BI: Biblioteca BE: Bienestar Estudiantil CI: Comunicación Institucional CO: Contratación FI: Financiero CU: Gestión Cultural GD Gestión Documental

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3.3.5 Productos de los procesos misionales.

A continuación, se relacionan los productos definidos para los procesos Misionales, Formación, Investigación y Extensión:

Tabla 3. Relación de Productos de los Procesos Misionales

PROCESO PRODUCTOS

FORMACIÓN Técnicos, Tecnólogos y Profesionales Titulados

INVESTIGACIÓN

Proyectos de Investigación Concluidos Resultados de Investigación Derechos de Propiedad Intelectual

EXTENSIÓN

Asesoría y Consultoría Servicios Educativos Servicios Tecnológicos

JU: Jurídico

PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestión Integrado debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario. Esta situación se da porque la División de Publicaciones tomó la iniciativa de implementar su SGC

antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migración al Sistema central.). RE: Relaciones Exteriores RF: Recursos Físicos. En este proceso se encuentra el subproceso Gestión Ambiental. RT: Recursos Tecnológicos SI: Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones

TH: Talento Humano

UISALUD (Este proceso no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestión Integrado, dado que cuentan con una certificación independiente).

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3.3.6 Responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión Integrado

La Universidad Industrial de Santander ha establecido responsabilidades y niveles de autoridad dentro de su Sistema de Gestión Integrado, ya que es consciente de la importancia de contar con un liderazgo visible para su funcionamiento. Por esto, la institución cuenta con el apoyo y compromiso de la Alta Dirección, la cual tiene la responsabilidad de liderar el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión, divulgar y revisar constantemente las directrices para su continua adecuación, verificar que las responsabilidades y autoridades sean definidas y comunicadas, y asignar los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema. Las responsabilidades y autoridades asignadas del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran definidas en el Anexo 1. Las responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en Trabajo y Ambiental se encuentran definidas en los documentos de los subprocesos de Seguridad y Salud en Trabajo y Gestión Ambiental. Por otra parte, se cuenta con las reuniones de Grupo Primario, donde se revisa al interior de los procesos los temas del Sistema de Gestión de Calidad. Finalmente, otra instancia importante donde se evalúa el Sistema de Gestión de Calidad a intervalos planificados es la Revisión por la Dirección, según se detalla a continuación: 3.3.6.1 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el líder del proceso y sus colaboradores,

el cual se reúne periódicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del proceso: • Hacer seguimiento al desempeño del proceso • Conocer los resultados de la percepción del beneficiario • Comunicar los cambios realizados en la documentación y demás que afecten el proceso. • Conocer y revisar los resultados de auditoría interna y externa. • Proponer y generar acciones necesarias para contribuir al mejoramiento continuo del proceso y dar

tratamiento a las no conformidades y aspectos/oportunidades por mejorar de auditoría. • Revisar los resultados de las PQRSDR y proponer acciones. • Gestionar la ejecución de las acciones correctivas y preventivas • Proponer mejoras orientadas a fortalecer y potencializar los procesos. • Definir el plan de capacitación y sensibilización para la adecuada implementación y mejora del SGC • Apoyar la gestión de los recursos requeridos para dar cumplimiento al objetivo del proceso. • Revisar el seguimiento a las actividades y riesgos del Mapa de Riesgos del Proceso. 3.3.6.2 Revisión por la Dirección: Es una herramienta que asegura la conveniencia, la adecuación,

eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión. La revisión por la dirección se realiza a intervalos planificados e incluye las siguientes entradas16:

16 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 (Cuarta actualización)

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a) El estado en el que se encuentran las acciones de las revisiones por la dirección b) Los cambios en las cuestiones internas o externas que son referentes al Sistema de Gestión de

la Calidad c) La información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad incluyen

todas las tendencias según: 1. La satisfacción del cliente y de las partes interesadas. 2. El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad 3. El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos 4. Las no conformidades y las acciones correctivas 5. Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición 6. Los resultados de las auditorías internas 7. El desempeño de los proveedores externos

d) La adecuación de los recursos e) La eficiencia de todas las acciones que se toman para abordar los riesgos y las oportunidades. f) Las oportunidades de mejora.

3.4 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

17

La Universidad cuenta con un Manual para la Administración del Riesgo, documento que es una guía para orientar metodológicamente a los procesos en la identificación, análisis y valoración de los riesgos presentes en el desarrollo de sus actividades, y permite definir un lenguaje unificado en toda la Institución de las prácticas de administración del riesgo establecidas e implementadas en la Universidad. Adicionalmente, permite orientar la definición de los planes de acción que deben establecer cada uno de los procesos con el fin de mitigar y prevenir los riesgos, y así enfocar los esfuerzos a la mejora, estableciendo responsabilidades, políticas y seguimiento a estas acciones. 3.4.1 Objetivo General Administración del Riesgo

Fortalecer la implementación y desarrollo de las prácticas de la administración del riesgo en la Universidad Industrial de Santander a través del adecuado tratamiento de los riesgos de gestión y de corrupción, controlando las situaciones que puedan impactar en el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales.

Objetivos Específicos Administración del Riesgo

Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de riesgos, consolidada en un ambiente de control adecuado a la Institución.

Continuar con el Direccionamiento Estratégico que fije la orientación clara y planeada de la gestión dando las bases para el adecuado desarrollo de las Actividades de Control.

Proteger los recursos de la Universidad, resguardándolos contra la materialización de los riesgos de gestión y corrupción.

17 Manual para la Administración del Riesgo - MSE.01, Universidad Industrial de Santander, definiciones tomadas: Guía de Administración del Riesgo – DAFP y la Norma Técnica Colombiana NTC 5254.

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Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones vigentes sobre Administración del Riesgo.

Involucrar y comprometer a todos los servidores de la Universidad en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y controlar los riesgos.

Fomentar entre los servidores de la Universidad la actitud preventiva encaminada a identificar, analizar su contexto y administrar los riesgos.

3.4.2 Políticas Generales de Administración del Riesgo

La Alta Dirección y particularmente la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión se compromete a:

Liderar y apoyar la Administración de Riesgos en todos los procesos, programas, proyectos, y/o dependencias de la institución; todas las acciones conducentes a ello, estarán acordes con la legislación vigente y la normatividad interna. Pondrá especial atención en el manejo de los riesgos de corrupción que puedan afectar a la Institución.

Establecer y mantener metodologías para la medición y monitoreo de los riesgos, que sean de conocimiento y difusión por parte de los líderes de proceso.

Establecer, dar a conocer y mantener las estrategias de mitigación o tratamiento de los riesgos, como pilares fundamentales en la administración de los riesgos.

Divulgar en toda la Institución la misión, visión, estrategias, políticas, responsabilidades y procedimientos de manera que todos los funcionarios se sientan involucrados y compartan su responsabilidad en el proceso de administración de riesgos.

Vigilar el cumplimiento y entendimiento de las normas, políticas y procedimientos tendientes a minimizar el riesgo en cada una de las áreas expuestas en la Institución.

Fomentar y mantener canales de comunicación que generen conciencia en toda la Institución sobre la importancia y relevancia de la efectiva administración del riesgo en la Institución.

3.4.3 Mapa de Riesgos de Gestión

Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos de manera ordenada y sistemática, definiéndolos e identificando la descripción de cada uno de ellos y las posibles consecuencias. Cada proceso cuenta con el Mapa de Riesgos de Gestión, documento que se encuentra disponible en la intranet de la Universidad. El seguimiento es realizado por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión.

3.5 REQUISITOS DE LOS BENEFICIARIOS DE LAS CARACTERIZACIONES DE

PROCESOS

3.5.1 De los beneficiarios por Proceso

Los requisitos de los beneficiarios o partes interesadas, se presentan a continuación por proceso y subproceso en las Tablas 4 y 5.

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Tabla 4. Requisitos de los beneficiarios/partes interesadas por proceso

PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

DIRECCIÓN

INSTITUCIONAL

Internos

Procesos Estratégicos Procesos de Evaluación

Procesos Misionales Procesos de Apoyo

UAA

Comunidad Universitaria

Externos

Entes de control

Visitantes Contratistas

No aplica

PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

Internos

Dirección Institucional UAA

Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria Talento Humano – Gestión SST

Gestión Ambiental

Externos

Ministerio de Educación Nacional


Información veraz y oportuna. Transparencia en la gestión y en el

cumplimiento de sus funciones.

SEGUIMIENTO

INSTITUCIONAL

Todos los procesos Comunidad Universitaria

Comunidad Externa Entes Externos de Control

Talento Humano – Gestión SST Gestión Ambiental


Objetividad, Respuesta oportuna y asesorías efectivas.

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GESTIÓN DE LA

CALIDAD

ACADÉMICA

Internos

Unidades Académicas Nodo Coordinador

Nodo de Facultad o IPRED Nodo de Escuela o Programa Dirección de la Universidad

Proceso de Planeación Institucional

Proceso de Seguimiento Institucional

Proceso de Formación Proceso de Admisiones y

Registro Académico

Comunidad Universitaria Talento Humano – Gestión SST

Gestión Ambiental

Externos

CNA MEN


Asesoría confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN).

Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso.

FORMACIÓN

Internos

Profesores Estudiantes

Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestión SST

Gestión Ambiental Proceso de Seguimiento

Institucional

Consejo Superior Consejo Académico

Programa Académico

Externos


Sector Productivo Sociedad

Cumplimiento del plan de estudios vigente Cumplimiento de las actividades programadas

para los periodos académicos

INVESTIGACIÓN

Externos

Sociedad Entidades financiadoras

Comunidad científica Visitantes

Contratistas Internos

Órganos Institucionales:

Consejo Superior

Consejo Académico Comité Operativo de

Investigación y Extensión

Disponibilidad de recursos para actividades de investigación en la Universidad.

Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de investigación.

Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigación.

Atención a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigación.

Efectividad en la gestión de los trámites financieros para la ejecución de los proyectos

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Comité Primario de Calidad Comité de Ética en

Investigación Científica Comité de Propiedad Intelectual

Unidades Académicas Administrativas UAA

Procesos

Proceso Seguimiento Institucional

Proceso financiero

Proceso de Contratación Proceso de Servicios

Informáticos y de Telecomunicaciones

Proceso Dirección Institucional Proceso Talento Humano –

Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo

Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

Otros interesados


Grupos de Investigación

Centros de Investigación Científica y Tecnológica

EXTENSIÓN

Externos

Partes interesadas

Visitantes contratistas Internos


Consejo Superior

Consejo Académico Comité Operativo de

Investigación y Extensión Comité Primario de Calidad


Procesos:


Subproceso Consultorio Jurídico Subproceso Instituto de Lenguas Seguimiento Institucional

Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo

Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

Disponibilidad de recursos para actividades de extensión en la Universidad.

Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de extensión.

Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con extensión.

Solución a los requerimientos planteados a la Universidad en materia de extensión.

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Otros interesados:


EXTENSIÓN

CONSULTORIO

JURÍDICO

Internos

Docentes, estudiantes del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación Comunidad Universitaria

Talento Humano Seguimiento Institucional

Gestión Ambiental Talento Humano - Gestión SST Externos

Población de escasos recursos de la región

Ministerio de Justicia y del Derecho

Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompañamiento.

EXTENSIÓN

INSTITUTO DE

LENGUAS

Externos

Partes Interesadas Estudiantes de Extensión y

padres de familia DANE Ministerio de Educación

Nacional Internos

Comunidad Universitaria Talento Humano - Gestión SST Gestión Ambiental

Comité de Seguimiento Institucional

Estudiantes de extensión del Instituto

Docentes Comunidad universitaria Seguimiento Institucional

Información oportuna y confiable Cumplimiento de las actividades programadas

para los ciclos

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EXTENSIÓN

CENTRO DE

CONCILIACIÓN

Internos

Docentes y estudiantes del Centro de Conciliación

Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional

Gestión Ambiental Talento Humano – Gestión SST Externos



Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompañamiento..

ADMISIONES Y

REGISTRO

ACADÉMICO

Internos

Estudiantes UIS Unidades Académicas (Escuelas)

Todos los Procesos Comunidad Universitaria

Talento Humano- Gestión SST Gestión Ambiental Externos

Estudiantes de once grado Aspirantes

Admitidos Estudiantes de otras

universidades Acudientes de los Estudiantes Entidades Externas


Información oportuna y confiable

Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades

BIENESTAR

ESTUDIANTIL

Internos

Comunidad universitaria UAA

Procesos

Seguimiento Institucional Proceso Talento Humano –

Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo

Proceso de Recurso Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

Externos

Núcleo familiar del estudiante beneficiario de los programas y servicios ofrecidos por la DBU

Visitantes Contratistas Empresas

Programas y servicios de calidad y que cumplan con las especificaciones.

Atención respetuosa y oportuna. Beneficios justos y equitativos. Atención y asesoría profesional.

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BIBLIOTECA

Internos

Comunidad Universitaria Seguimiento Institucional

Talento Humano-Gestión SST Gestión Ambiental Externos

Comunidad Externa Visitantes

Contratistas

Material bibliográfico disponible.

Disponibilidad de medios electrónicos para consulta.

COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL

Internos

Comunidad Universitaria (estudiantes, docentes, administrativos)

UAA Egresados y graduandos Jubilados Externos

Sociedad en general

Instituciones de Educación básica, media y superior a nivel nacional y regional

Instituciones de Investigación Nacionales e Internacionales

Entidades públicas y privadas Medios masivos de

comunicación y opinión Regionales y nacionales

Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC)

Televidentes ZOOM Canal Universitario Nacional

Atención a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgación, comunicación, producción y asesoría sobre la técnica, lenguaje y discurso de productos impresos, audiovisuales, radiales y multimediales.

CONTRATACIÓN

Internos

Dirección Institucional

Unidades Académicas Administrativas UAA o Proyectos

Talento Humano / Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo

Gestión Ambiental Externos

Gobierno y Sociedad Organismos de Control

Oferentes Proveedores y/o Contratistas

Interventores

Disponibilidad de información oportuna. Asesoría oportuna, clara y concisa en temas

contractuales. Atención a los requerimientos planteados a la

Universidad

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FINANCIERO

Internos

UIS Seguimiento Institucional

UAA Comunidad Universitaria Comité de Sostenibilidad del

Sistema Contable Subproceso Contabilidad

Talento Humano Externos

Visitantes

Contratistas Organismos de Control

Externos Entes Externos

Información oportuna, clara y veraz.

GESTIÓN

CULTURAL

Internos

UAA Seguimiento institucional Comunidad Universitaria

Talento Humano - Gestión SST Gestión Ambiental Externos

Entidades públicas o privadas Comunidad en general


Información oportuna y confiable. Escenarios Artísticos acondicionados.

Acompañamiento durante el desarrollo del evento.

Respetar los espacios asignados (fechas y horas).

Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos.

Atender las expectativas de los asistentes.

GESTIÓN

DOCUMENTAL

Internos

UAA Seguimiento Institucional

Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestión SST


Comunidad externa

Entidades públicas y privadas Visitantes

Contratistas

Entrega Oportuna y Eficaz.

Revisión y aprobación de la solicitud de modificación de documentos.

Acceso a la información de una manera ágil y oportuna.

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GESTIÓN

AMBIENTAL

Internos

Estudiantes UAA

Proceso Dirección Institucional Partes interesadas internas

pertinentes

Comunidad Universitaria Gestión Ambiental Externos

Partes interesadas externas pertinentes


Desarrollo ambientalmente sostenible. Información oportuna y veraz.

Cumplimiento normatividad.

PUBLICACIONES

El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario.

JURÍDICO

Internos

Unidades Académico Administrativas

Consejo Superior

Consejo Académico Rectoría

Vicerrectorías Comunidad universitaria

Comité de Conciliación Talento Humano - Gestión SST Gestión Ambiental Externos

Personas Jurídicas

Particulares que ejercen funciones públicas

Personas Naturales

Autoridades Judiciales Entes de Control

Autoridades Administrativas y policivas

Atención respetuosa. Respuesta oportuna. Respuesta comprensible.

Respuesta coherente.

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RECURSOS

FÍSICOS

Internos

UAA Comunidad Universitaria

Planeación Institucional Talento Humano Seguimiento Institucional

Gestión Ambiental Talento Humano - Gestión SST

Externos

Establecimientos arrendados Visitantes Contratistas

Proveedores Residentes de las sedes

Oportuna respuesta a la petición de servicio.

Eficacia en el desarrollo del servicio.

Comunicación asertiva.

RECURSOS

TECNOLÓGICOS

Internos

UAA Comunidad Universitaria Externos

Contratistas

Proveedores Visitantes Procesos

Procesos Estratégicos Procesos de Evaluación

Procesos Misionales Procesos de Apoyo Seguimiento Institucional

Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo

Proceso de Recursos Físicos

Subproceso Gestión Ambiental

Funcionalidad, confiabilidad, oportunidad, relación costo beneficio.

RELACIONES

EXTERIORES

Internos

Unidades Académicas y Administrativas

Comunidad Universitaria Talento Humano – Subproceso

Seguridad y Salud en el Trabajo Gestión Ambiental Externos

Instituciones Conveniantes Visitantes

Contratistas

Disponibilidad de información veraz, oportuna, actualizada.

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SERVICIOS

INFORMÁTICOS Y

DE

TELECOMUNICA-

CIONES

Internos

Comunidad Universitaria: Unidades Académico Administrativas (UAA), Docentes, Estudiantes.

Procesos Institucionales Externos

Usuarios finales de los sistemas desarrollados o los servicios prestados: Egresados, futuros miembros de la comunidad universitaria, proveedores de bienes y servicios, visitantes, egresados, etc.

Disponibilidad y continuidad.

Cumplimiento de requerimientos. Oportunidad.

Asertividad de la comunicación. Seguridad y confiabilidad.

TALENTO

HUMANO

Internos

Rectoría

Comunidad Universitaria Todos los procesos UAA

Estudiantes de pregrado Becados de posgrado Externos

Jubilados y retirados

CAPRUIS FAVUIS COOPRUIS

ARPRUIS Visitantes

Contratistas EPS

IPS Cooperativas DIAN

Fondo Nacional de Ahorro Bancos

AFP ARP

Juzgados Fiduciaria Registraduría

Veracidad (información).

Oportunidad (información). Eficacia.

Ambiente seguro.

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3.5.2 Requisitos de los beneficiarios por Subproceso

Tabla 5. Requisitos de los beneficiarios/partes interesadas por subproceso

PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

Internos

Consejo Superior

Consejo Académico

Dirección Institucional

UAA

Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria

Externos


Información veraz y oportuna.

Transparencia en la gestión y en el cumplimiento de sus funciones.

PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

PROGRAMACIÓN

ANUAL

Internos


Dirección Institucional UAA

Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria


Transparencia en la gestión y en el cumplimiento de sus funciones.

INVESTIGACIÓN

GESTIÓN Y

PROMOCIÓN DE

LA

INVESTIGACIÓN

Externos

Sociedad

Entidades financiadoras

Comunidad científica

Visitantes

Contratistas

Internos



Comité Operativo de Investigación y Extensión

Comité Primario de Calidad


Procesos


Proceso Talento Humano – Gestión SST y Gestión Ambiental

Disponibilidad de recursos para actividades de Investigación en la Universidad.

Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigación.

Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigación.

Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigación.

Efectividad en la gestión de los trámites financieros para la ejecución de los proyectos.

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Proceso financiero Proceso de Contratación Otros interesados

Comunidad Universitaria Comunidad académico -

administrativa Grupos de Investigación

INVESTIGACIÓN

GESTIÓN Y

PROTECCIÓN DE

LA PROPIEDAD

INTELECTUAL

Externos

Sociedad

Entidades financiadoras

Comunidad científica

Visitantes

Contratistas

Internos


Consejo Superior Consejo Académico Comité Operativo de

Investigación y Extensión Comité Primario de

Calidad Comité de Propiedad

Intelectual Unidades Académicas

Administrativas UAA Procesos


Proceso Talento Humano – Gestión SST y Gestión Ambiental

Proceso financiero

Proceso de Contratación Otros interesados


Comunidad académico - administrativa

Grupos de Investigación

Disponibilidad de recursos para actividades de Investigación en la Universidad.

Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigación.

Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigación.

Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigación.

Efectividad en la gestión de los trámites financieros para la ejecución de los proyectos.

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EXTENSIÓN -

CONSULTORIO

JURÍDICO

CENTRO DE

CONCILIACIÓN

Internos

Docentes, estudiantes del Centro de Conciliación.


Talento Humano Seguimiento Institucional

Gestión Ambiental Talento Humano - Gestión

SST Externos



Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompañamiento.

EXTENSIÓN -

INSTITUTO DE

LENGUAS

Externos

Partes Interesadas Estudiantes de Extensión y

padres de familia. DANE


Internos

Comunidad Universitaria Talento Humano

Gestión SST Gestión Ambiental

Comité de Seguimiento Institucional

Estudiantes de extensión del Instituto

Docentes

Comunidad universitaria Seguimiento Institucional

Información oportuna y confiable.

Cumplimiento de las actividades programadas para los ciclos.

ADMISIONES Y

REGISTRO

ACADÉMICO

ADMISIONES

Internos

Estudiantes UIS Unidades Académicas

(Escuelas) Unidades Administrativas Subproceso Registro

Académico Todos los Procesos Externos

Estudiantes de once grado Aspirantes

Admitidos Estudiantes de otras

universidades


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REGISTRO

ACADÉMICO

Internos

Estudiantes UIS

Unidades Académicas (Escuelas)

Todos los Procesos

Externos

Acudientes de los Estudiantes menores de edad o personas debidamente autorizadas por los estudiantes

Entidades Externas o empresas que soliciten con el respectivo trámite la información académica de los estudiantes activos, retirados y graduados.

Información Oportuna y Confiable.

Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades.

BIBLIOTECA

ATENCIÓN A

USUARIOS

Externos


Disponibilidad de material para consultar.

Recibir una atención adecuada a sus requerimientos y necesidades.

Disponibilidad de medios de consulta de material bibliográfico (físico y digital).

PROCESAMIENTO

TÉCNICO

Internos

Proceso Atención a usuarios

Material bibliográfico acorde con requerimientos.

BIENESTAR

ESTUDIANTIL

ATENCIÓN EN

SALUD

Internos

Estudiantes de pregrado y postgrado que cancelan derechos de salud en su matrícula

Comunidad Estudiantil

Unidades Académicas Planeación

Vicerrectoría Administrativa

Rectoría Contratación

Seguimiento Institucional Externos

Ministerio de Educación

Atención amable y cordial. Tiempo de espera mínimo

en la atención. Información veraz. Atención oportuna.

Conformidad del servicio de salud.

Atención oportuna e inmediata en el servicio de triage.

Remisiones pertinentes. Atención profesionalizada.

Existencia de medicamentos requeridos para el tratamiento contemplados en el vademécum de la Sección.

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ATENCIÓN

SOCIO-

ECONÓMICA

Internos

Comunidad Estudiantil

Planeación Institucional Vicerrectoría

Administrativa Rectoría

Seguimiento Institucional Unidades Académicas Contratación Externos


Alimentación exquisita, nutritiva, saludable e higiénica.

Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad.

Atención amable y cordial.

Alta variación del menú del día.

Presentación y porciones de alimentos adecuadas.

Organización y limpieza tanto del salón como de los implementos en que se sirve la comida.

Tiempo de espera mínimo.

PROGRAMAS

EDUCATIVO-

PREVENTIVOS

Internos

Comunidad Estudiantil Consejos de Escuela

Consejos de Facultad Consejo Académico Contratación

Seguimiento Institucional Planeación


Rectoría Unidades Académicas Externos


Atención amable y cordial. Tiempo de espera mínimo

para ser atendido. Información veraz. Atención oportuna.

Atención profesional.

COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL

PRODUCCIÓN DE

MEDIOS

Comunidad Universitaria Todos los procesos UAA

Comunidad Externa Entidades públicas y

privadas Portales Universitarios

Medios de comunicación externos

Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC)

Otras Universidades

Lograr productos comunicativos de calidad que apoyen y complementen las actividades de docencia, investigación y extensión.

Obtener asesoría clara y oportuna para la realización de programas audiovisuales y radiales creativos e innovadores.

DIFUSIÓN

INTERNA Y

EXTERNA


UAA Comunidad externa

Entidades públicas y privadas

Portales universitarios

Medios de comunicación externos

Información veraz, clara y oportuna de los acontecimientos más importantes que tienen lugar en la Universidad Industrial de Santander y en la Sociedad.

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Red de Radio Universitaria de Colombia (RRUC) y redes comunitarias y redes digitales privadas y públicas de sistemas de comunicación

Otras universidades e instituciones de Educación Superior

Televidentes de ZOOM Canal Universitario Nacional

Red de radio universitaria, redes comunitarias y redes digitales privadas y públicas de sistemas de comunicación.

FINANCIERO

PRESUPUESTO

Internos

Consejo Superior Rectoría

UAA Subproceso Tesorería Subproceso Contabilidad Externos

Entes Externos


TESORERÍA

Internos

UAA Ordenador del Gasto

Comunidad Universitaria Jefe División Financiera Subproceso Contabilidad

Subproceso Presupuesto Subproceso de Recaudos

Subproceso de Inventarios

Externos

Proveedores Entidades Financieras

Entes de Control Externo

Puntualidad en los pagos.

Disponibilidad de la información.

INVENTARIOS

Internos

UAA

Jefe de UAA Responsable del bien

Subproceso Contabilidad Subproceso Tesorería Comprador

Externos

Comprador

Marcación de todos los bienes mayores.

Respuesta a las novedades generadas.

Descargue en el SIF de los elementos dados de baja.

Entrega de la cuenta mensual de bienes mayores, menores e intangibles.

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CONTABILIDAD

Internos

Consejo Superior

Rectoría UAA Externos

Entes de Control DIAN

Banco de la República DANE

SNIES (Sistema Nacional de Información de

Educación Superior)


RECAUDOS

Internos

Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable

UAA

Estudiantes Subproceso Contabilidad

Subproceso Tesorería

Externos


Organismos de Control Externo

Información y herramientas para la gestión de cartera.

GESTIÓN

CULTURAL

ORGANIZACIÓN Y

COORDINACIÓN

DE EVENTOS

CULTURALES Y

ARTÍSTICOS

Internos

UAA

Seguimiento institucional Externos

Entidades públicas o privadas

Comunidad en general


Escenarios Artísticos acondicionados.

Respetar los espacios asignados (fechas y horas).

Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos.

Atender las expectativas de los asistentes.

PROMOCIÓN Y

FORTALECIMIENT

O DE GRUPOS

ARTÍSTICOS Y

CULTURALES

Internos

UAA

Integrantes de los Grupos Artísticos UIS (Macondo, Danzas, Tuna, Coral, Teatro)

Externos

Entidades públicas o privadas

Comunidad en general


Escenarios Artísticos acondicionados.

Acompañamiento durante el desarrollo del evento.

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GESTIÓN

DOCUMENTAL

GESTIÓN DE

PRODUCCIÓN Y

CONTROL DE

DOCUMENTOS

Internos

UAA

Oportunidad en la actualización de los documentos.

GESTIÓN DE

CORRESPONDENCI

A

Internos

UAA

Externos

Comunidad externa

Entrega oportuna y eficaz.

GESTIÓN

ARCHIVÍSTICA

Internos

UAA Comunidad Universitaria

Externos

Comunidad Externa

Organizaciones Externas

Acceso a la información de una manera ágil.

Para los clientes externos a la Universidad depende del tipo de servicio que se haya pactado.

Asesoría confiable y oportuna.

RECURSOS

FÍSICOS

MANTENIMIENTO

FÍSICO

Internos

UAA


Externos

Establecimientos arrendados

Visitantes Residentes de las sedes



Comunicación asertiva. Post servicio (garantía).

SEGURIDAD Y

VIGILANCIA

Internos

Sección de seguridad Externos Visitantes

Contratistas Residentes de las sedes

Personas naturales y jurídicas vinculadas por razones varias a la Universidad Industrial de Santander



Atención respetuosa.

DISEÑO,

SUPERVISIÓN Y

MONTAJE DE

OBRAS

Internos

UAA Proceso de Planeación

Institucional

Externos

Visitantes

Contratistas Residentes de las sedes



Comunicación asertiva.

Post servicio (garantía).

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GESTIÓN

AMBIENTAL

Internos

Estudiantes UAA Proceso Dirección

Institucional Partes interesadas internas

pertinentes Comunidad Universitaria


Partes interesadas externas pertinentes

Visitantes

Contratistas

Desarrollo ambientalmente sostenible.

Información oportuna y veraz.


RECURSOS

TECNOLÓGICOS

MANTENIMIENTO

DE EQUIPOS

Internos

UAA

Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economía.

VERIFICACIÓN

METROLÓGICA

Internos:

UAA

Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economía.

SERVICIOS

INFORMÁTICOS

Y DE

TELECOMUNICA-

CIONES

DESARROLLO DE

SOFTWARE

Internos

Procesos Institucionales Comunidad Universitaria:

Unidades Académico Administrativas (UAA), Docentes, Estudiantes

Externos

Usuarios finales de los sistemas desarrollados: Egresados, futuros miembros de la comunidad universitaria, proveedores, visitantes, etc.

Oportunidad.

Cumplimiento de requerimientos.

Facilidad en el uso.

Seguridad. Confiabilidad.

SERVICIOS DE

TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN

Internos

Comunidad Universitaria: Unidades Académico Administrativas (UAA), Docentes, Estudiantes

Personal DSI Externos

Proveedores de bienes y servicios

Egresados

Visitantes

Disponibilidad y continuidad.

Oportunidad.

Eficiencia, eficacia y efectividad.

Asertividad de la comunicación.

Seguridad y Confiabilidad.

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TALENTO

HUMANO

DESARROLLO

HUMANO

ORGANIZACIONA

L

Internos

Profesores

Personal administrativo profesional

Personal administrativo no profesional

Externos

Comunidad CAPRUIS

FAVUIS

Oportunidad en la atención.

Claridad y veracidad de la información.

Oportunidad en el servicio.

FORMACIÓN DEL

PERSONAL

Internos

Personal UIS

Archivo hojas de vida División de Recursos Humanos

Unidades Académicas y Administrativas


Oportunidad. Formadores competentes.

Efectividad del programa de Capacitación.

ASUNTOS

PERSONAL

ADMINISTRATIVO

Internos

Personal Administrativo Unidades Académicas

Administrativas Comité de Evaluación

Administrativo

Comité de Relaciones Laborales

Externos

Familiares Personal Administrativo

Familiares o beneficiarios de auxilios funerarios del personal pensionado

Información oportuna y veraz.


Transparencia.

TALENTO

HUMANO

ASUNTOS

PERSONAL

DOCENTE

Internos

Rectoría


Planeación Decanos Directores de Escuela

UAA Profesores

Subproceso Administración de la Compensación Salarial

Sistema de Información Recursos Humanos.

Archivo Historias Laborales División Recursos Humanos


Amplia divulgación de las convocatorias.

Honestidad y transparencia.

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TALENTO

HUMANO

ASUNTOS

PERSONAL

DOCENTE

Externos

Contraloría Nacional

Contraloría Departamental Ministerio de Hacienda

Ministerio de Educación Nacional (Grupo de seguimiento Decreto 1279/2002)

SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Internos

Brigada de emergencias

CADE COPASST

Estudiantes Funcionarios

Proceso Dirección institucional

Proceso Talento Humano

Subproceso Formación de Personal

Subproceso SST Unidades Académico Administrativas UAA Externos

Visitantes

Contratistas Entidades privadas y/o

públicas

Ambiente seguro. Información oportuna y

veraz. Cumplimiento

normatividad.

ADMINISTRACIÓN

DE LA

COMPENSACIÓN

SALARIAL

Internos

Empleados Públicos Trabajadores Oficiales

Profesores de Cátedra Estudiantes

Subprocesos: Asuntos Personal Administrativo, Asuntos Personal Docente, Desarrollo Humano Organizacional, Asuntos Pensionales, SST y Formación de Personal.

Sindicato UIS Externos

ARPRUIS

CAPRUIS FAVUIS

COOPRUIS Jubilados

Gobierno Nacional Bancos Fundación Colegio UIS

EPS

Confidencialidad.

Información oportuna y veraz


Transparencia.

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ADMINISTRACIÓN

DE LA

COMPENSACIÓN

SALARIAL

ARP AFP

DIAN Asociaciones Cooperativas

Registraduría Juzgados

Fondo Nacional de Ahorro FIDUCAFE

Contraloría Tribunales administrativo

TALENTO

HUMANO

ASUNTOS

PENSIONALES

Internos

Personal activo Proceso Financiero Externos

Jubilados Retirados

Familiares y personas conexas de jubilados y retirados

AFP Fiduciaria

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Información oportuna, precisa y veraz.

Objetividad.

RELACIONES

EXTERIORES

PROGRAMA DE

EGRESADOS

Internos


Unidades Académicas y Administrativas de la UIS

Externos Egresados UIS

Comunidades y Asociaciones de Egresados


Universidades e instituciones de Educación Superior nacionales e internacionales

Disponibilidad de información veraz, oportuna, actualizada

Acompañamiento y consejería.

Asesoría confiable

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3.5.3 Requisitos Legales y Reglamentarios.

Los requisitos legales para los procesos de la UIS frente al Sistema de Gestión de Calidad se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos, publicados en la intranet de la Universidad. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se relacionan en la Matriz de Requisitos Legales FTH.108. Los requisitos legales del Sistema de Gestión Ambiental de la Institución se presentan en la Matriz de Requisitos Legales Ambientales FGA.01.

3.5.4 Requisitos De la organización.

Los requisitos de la organización para los procesos de la UIS, se encuentran establecidos a nivel macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI.

3.5.5 Requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009.

Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander, se encuentran establecidos en la Matriz de Interacción de Requisitos. (Ver anexo 2) La matriz de interrelación de requisitos de la Norma NTC 5906:2012 se define en el Manual de Calidad del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación-MEX-CJ.01.

3.6 DOCUMENTACIÓN

3.6.1 Proceso Transversal

La Universidad ha definido los siguientes procesos transversales, donde se pueden definir lineamientos que pueden afectar las políticas académicas, administrativas y financieras de la Universidad, por tal razón, previo a la aprobación de los documentos se requiere la revisión de Planeación, siempre y cuando los cambios que se realicen sean de impacto. Los procesos transversales son:

Financiero Formación Talento Humano Contratación Admisiones y Registro Académico Calidad Académica

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3.6.2 Estructura de la Documentación.

La Universidad cuenta con la Guía de Actualización de Documentos GGD.01, donde se muestra la estructura documental y se describen los lineamientos para el manejo de la documentación de los Sistemas de Gestión. Los tipos de documentos establecidos para la Institución son los siguientes: • Reglamento • Manual • Caracterización • Procedimiento • Guía • Instructivo • Protocolo • Programa • Formato • Ficha Técnica 3.6.3 Procedimientos Obligatorios.

De acuerdo con lo establecido en la normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, se relacionan los procedimientos obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementación. (Ver Tabla 6).

Tabla 6. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGI

3.6.4 Control de Documentos y Registros

La Universidad cuenta con los procedimientos: control de documentos internos y externos, control de registros, control de documentos internos especiales, según codificación mencionada anteriormente, los cuales hacen parte del proceso de Gestión Documental, donde se definen los elementos y lineamientos a tener en cuenta en el manejo documental y el control de registros de la Institución. Estos documentos se encuentran disponibles en la intranet de la Universidad.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PGD.01 Procedimiento control de documentos internos

PGD.02 Procedimiento control de registros

PGD.07 Procedimiento control de documentos internos especiales

PGD.09 Procedimiento control de documentos externos

PSE.01 Procedimiento de auditorías internas PSE.02 Procedimiento acciones preventivas/correctivas PSE.03 Procedimiento control de producto o servicio no conforme

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3.6.5 Caracterizaciones.

De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institución, se relacionan a continuación las caracterizaciones respectivas.

Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentación de cada proceso.

Tabla 7. Relación de caracterizaciones de procesos

PROCESOS ESTRATÉGICOS

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL

CDI.01 Caracterización de Proceso Dirección Institucional

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

CPL.01 Caracterización del Proceso Planeación Institucional

CPL.02 Caracterización del Subproceso Planeación Estratégica

CPL.03 Caracterización del Subproceso Programación Anual

PROCESOS DE EVALUACIÓN

SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

CSE.01 Caracterización de Proceso Seguimiento Institucional GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA

CCA.01 Caracterización de Proceso Gestión de la Calidad Académica

CCA.02 Caracterización de Subproceso Renovación de la Acreditación Institucional

CCA.03 Caracterización de Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas

CCA.04 Caracterización Subproceso de Programas Académicos

PROCESOS MISIONALES

FORMACIÓN

CFO.01 Caracterización de Proceso de Formación

INVESTIGACIÓN

CIN.01 Caracterización del Proceso de Investigación

CIN.02 Caracterización del Subproceso de Gestión y Promoción de la Investigación

CIN.03 Caracterización del Subproceso de Gestión y Protección de la Propiedad Intelectual

EXTENSIÓN

CEX.01 Caracterización del Proceso de Extensión CEX-CJ.01 Caracterización del Proceso Consultorio Jurídico CEX-CJ.02 Caracterización del Subproceso Centro de Conciliación CEX-IL.01 Caracterización del Proceso Extensión – Instituto de Lenguas

PROCESOS DE APOYO

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

CAR.01 Caracterización de Proceso Admisiones y Registro Académico

CAR.02 Caracterización de Subproceso Admisiones

CAR.03 Caracterización de Subproceso Registro Académico

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PROCESOS DE APOYO

BIBLIOTECA

CBI.01 Caracterización de Proceso Biblioteca

CBI.02 Caracterización de Subproceso Atención a Usuarios

CBI.03 Caracterización de Subproceso Procesamiento Técnico

BIENESTAR ESTUDIANTIL

CBE.01 Caracterización de Proceso Bienestar Estudiantil

CBE.02 Caracterización de Subproceso Atención en Salud

CBE.03 Caracterización del Subproceso Programas Educativo-Preventivos

CBE.04 Caracterización del Subproceso Atención Socioeconómica

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

CCI.01 Caracterización de Proceso Comunicación Institucional

CCI.02 Caracterización de Subproceso Producción de Medios CCI.03 Caracterización de Subproceso Difusión Interna y Externa

CONTRATACIÓN

CCO.01 Caracterización de Proceso Contratación

FINANCIERO

CFI.01 Caracterización de Proceso Financiero

CFI.02 Caracterización de Subproceso Presupuesto

CFI.03 Caracterización de Subproceso Tesorería

CFI.04 Caracterización de Subproceso Inventarios

CFI.05 Caracterización de Subproceso Contabilidad

CFI.06 Caracterización de Subproceso Recaudos GESTIÓN CULTURAL

CCU.01 Caracterización del Proceso Cultural CCU.03 Caracterización del Subproceso Organización y Coordinación de Eventos Culturales y

Artísticos

CCU.04 Caracterización de Subproceso Promoción y Fortalecimiento de Grupos Artísticos y Culturales

GESTIÓN DOCUMENTAL

CGD.01 Caracterización de Proceso Gestión Documental CGD.02 Caracterización de Subproceso Gestión de Producción y Control de Documentos

CGD.03 Caracterización de Subproceso Gestión de Correspondencia

CGD.04 Caracterización de Subproceso Gestión Archivística

JURÍDICO

CJU.01 Caracterización del Proceso Jurídico

RECURSOS FÍSICOS

CRF.01 Caracterización de Proceso Recursos Físicos

CRF.02 Caracterización de Subproceso Mantenimiento Físico

CRF.03 Caracterización de Subproceso Seguridad y Vigilancia

CRF.04 Caracterización del Subproceso Diseño, Supervisión y Montaje de Obras

CRF.05 Caracterización del Subproceso Gestión Ambiental

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PROCESOS DE APOYO

RECURSOS TECNOLÓGICOS

CRT.01 Caracterización del Proceso Recursos Tecnológicos

CRT.02 Caracterización de Subproceso Mantenimiento de Equipos

CRT.03 Caracterización de Subproceso Verificación Metrológica

SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

CSI.01 Caracterización del Proceso Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones

CSI.02 Caracterización de Subproceso Administración de Servidores y Base de Datos Institucionales

CSI.03 Caracterización de Subproceso Construcción y Mantenimiento de la Red de Datos Institucional

CSI.04 Caracterización de Subproceso Desarrollo de Software CSI.05 Caracterización de Subproceso Asesoría y Soporte en Servicios y Recursos

Informáticos

TALENTO HUMANO

CTH.01 Caracterización de Proceso Talento Humano

CTH.02 Caracterización de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional

CTH.03 Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Docente

CTH.04 Caracterización de Subproceso Formación de Personal CTH.05 Caracterización de Subproceso Seguridad y Salud en el Trabajo CTH.06 Caracterización de Subproceso Administración de la Compensación Salarial CTH.07 Caracterización de Subproceso Asuntos Pensionales CTH.08 Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Administrativo

RELACIONES EXTERIORES

CRE.01 Caracterización del Proceso Relaciones Exteriores CRE.02 Caracterización del Subproceso Programa de Egresados

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3.7 COMUNICACIÓN CON EL BENEFICIARIO

Existen varios mecanismos de comunicación con los beneficiarios, a continuación, se relacionan algunos de ellos:

Boletín de Actualización de Documentos: La Institución dispone de un boletín que permite informar a la Comunidad Universitaria los documentos modificados del Sistema de Gestión de Calidad.

Módulo PQRSDR: Módulo de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y reconocimientos, medio que le permite a la comunidad universitaria y la ciudadanía en general, expresar su opinión acerca del cumplimiento de los objetivos institucionales en virtud de los principios de eficiencia, transparencia y de los derechos de participación e información.

Link de Transparencia a la información pública

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Diario Normativo Institucional: La Secretaría General de la UIS genera el Diario Normativo que contiene los actos administrativos del día y es enviado a la comunidad universitaria.

Módulo Veeduría ciudadana: Es un módulo donde la comunidad puede acudir, con el fin de

obtener información y asesoría sobre la forma como realiza el proceso de Contratación

Administrativa ejecutada por la Universidad Industrial de Santander, publicado en la página principal de la Universidad.

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Rendición de Cuentas

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Módulo de Admisiones: Inscripciones para estudiantes de pregrado, posgrado y distancia

Módulo de Inscripción y Actualización de Proveedores en Línea

Posgrad

os

Distancia

Pregrado

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Boletín Informativo Sistema de Gestión: Periódicamente se diseña y publica el boletín informativo del Sistema de Gestión de Calidad.

Sistemas de Información: Los diferentes sistemas de información que soportan el desarrollo

de las actividades académicas, administrativas y financieras de la Universidad.

Buzón de sugerencias en algunos procesos de la Universidad Preguntas frecuentes en la página de la Universidad. Encuestas de satisfacción aplicadas por los procesos

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Página web Institucional

Emisora UIS, Redes Sociales, UIS TV, periódico e Informativo UIS Línea gratuita de atención al ciudadano 01 8000 111 641 Correo electrónico Institucional

Sistema de Gestión de Egresados

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3.8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

La Institución planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: Demostrar la conformidad con los requisitos del producto, asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de calidad, mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad. 18 El seguimiento y medición del sistema de gestión de calidad en la Universidad se realiza mediante:

3.8.1 Satisfacción del Cliente: La percepción de la satisfacción del beneficiario es evaluada por cada uno los procesos de la Institución a través de encuestas de satisfacción aplicadas, los resultados son revisados y tabulados para su reporte en el informe de desempeño FSE.10.

3.8.2 Auditoría Interna: Se cuenta con el “Procedimiento de Auditorías Internas, PSE.01”, que hace parte del proceso de Seguimiento Institucional, donde se orienta el ejercicio de auditoria bajo las normas NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008 y NTC 5906:2012. La auditoría interna es realizada por el equipo de auditores de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. El plan de auditorías de calidad es aprobado mediante acto administrativo. El proceso auditado recibe un informe y documenta las acciones pertinentes con el acompañamiento y revisión de Calidad.

3.8.3 Seguimiento y medición del proceso: Se efectúa la medición del desempeño de los procesos mediante indicadores que se reportan de manera trimestral a la Coordinación de Calidad. El reporte es realizado en los formatos: Hoja de Vida de Indicadores - FSE14, Formato Informe de Desempeño de los Procesos - FSE10.

3.8.4 Control de Producto no conforme: Los procesos identifican y brindan tratamiento al producto o servicio no conforme, de acuerdo con lo definido en el procedimiento Control de Producto o Servicio No Conforme, PSE.03 y hacen uso del Formato Producto o Servicio No Conforme - FSE09

3.8.5 Mejora continua: La Universidad mejora la eficacia del SGC, mediante el uso de la política de calidad, objetivos de calidad, resultados de auditorías, gestión del riesgo, acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 19

3.8.6 Acción Correctiva y Preventiva: Se tiene definido el procedimiento de Acciones Preventivas/Correctivas PSE.02, para la identificación, análisis, eliminación de causas de los problemas potenciales/reales con origen en los procesos de la UIS, con el fin de tomar las acciones apropiadas para prevenir su ocurrencia. Las acciones se documentan en el Formato Acciones Preventivas/Correctivas, FSE07.

18 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008 19 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Diciembre 04 de

2007 Creación del documento

02 Mayo 02 de 2008 Modificación del alcance, Inclusión de la relación de procedimientos obligatorios y modificación del Anexo 1

03 Octubre 31 de

2008

Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC GP1000:2004: Modificación de Alcance, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos, inclusión de los procesos misionales (numerales 4.2.5, 4.2.7 y 4.2.8) y anexo 1- Matriz de Interrelación de Requisitos.

Inclusión del numeral 4.2.9: Relación de productos de los procesos misionales

04 Abril 17 de 2009

Inclusión de la NTC ISO 9001:2008 como norma de referencia y actualización del Anexo 1 – Matriz de Interacción de Requisitos.

Actualización de la Estructura Organizacional de la UIS y del Mapa de Procesos

Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones de los procesos Recursos Físicos y Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones

Modificación de la tabla No 4: Cambio del producto de formación Modificación de la tabla No 5: Inclusión del procedimiento

obligatorio Control de Documentos Externos y cambio del nombre del procedimiento obligatorio Control de Documentos Internos

05 Abril 21 de 2010

Cambio del mapa de procesos Modificación de la tabla No 1: Requisitos de los beneficiarios por

proceso Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones por inclusión del

proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico.

06 Junio 08 de 2010 Actualización de la Norma NTC GP 1000:2009

07 Octubre 20 de

2011

Cambio nombre del documento: Manual de Calidad por Manual de Gestión Integrado

Inclusión de lineamientos según las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007

Inclusión del proceso Gestión Ambiental. Inclusión Políticas, Objetivos y Programas en SYSO y Ambiental Inclusión de algunos controles operacionales identificados para

SYSO y Ambiental. Modificación de la figura 2. Organigrama del Sistema de Gestión de

Calidad. Inclusión de las funciones del Comité de Gestión Integrado, Comité

Técnico para la Gestión SYSO, Comité Técnico Ambiental y Sanitario.

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VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN


07 Octubre 20 de 2011

Inclusión en la tabla 3 de la caracterización del proceso Gestión Ambiental.

Inclusión de los peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales más significativos.

Inclusión de la Matriz de requisitos para NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007.

Inclusión de las responsabilidades y autoridades calidad.

08 Febrero 17 2012

Modificación Anexo Matriz de Interrelación de requisitos para NTC ISO 9001:2008.

Inclusión de la conformación de los comités. Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades Calidad.

09 Mayo 28 de 2012

Modificación del anexo de responsabilidades y autoridades Calidad e inclusión del cargo de Jefes de Sección/ Supervisores.

Modificación de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso.

10

Noviembre 27 de 2012

Inclusión del alcance de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto de Lenguas. Se relaciona el Manual de Calidad MEX-IL.0

Inclusión del Instituto de lenguas como parte del proceso de Extensión dentro del Mapa de Procesos de la universidad.

Inclusión de la Ficha Técnica dentro de la Estructura de la Documentación (numeral 3.2.4).

Modificación de la Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso.

Modificación de la Tabla 4. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGI.

Modificación de los controles operacionales del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

11

Abril 21 de 2014

Inclusión de la Norma NTC5906:2012, actualización del organigrama del Sistema de Gestión de Calidad.

Modificación del organigrama del Sistema de Gestión de Calidad. Inclusión del ítem 3.2.7 Proceso Transversal Actualización de algunos procesos de la Tabla 1. Requisitos de los

beneficiarios por proceso, de acuerdo a los cambios realizados en las caracterizaciones. Inclusión de los beneficiarios del CJU e IL.

Inclusión de la Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por subproceso.

Actualización de la Tabla 3. Actualización de caracterizaciones de procesos.

Actualización de los controles operacionales de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En el ítem 3.2.8.4 se incluye la ubicación de la matriz de interrelación de requisitos.

12

Julio 21 de 2017

Fortalecimiento del Alcance del Manual de Gestión Integrado. Fortalecimiento de términos y abreviaturas. Actualización del Organigrama de la Universidad.

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VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN


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Julio 21 de 2017

Actualización de la Reseña Histórica de la Universidad. Inclusión de los Capítulos: Contexto Institucional (Interno y

Externo), Grupos de Interés, Gestión del Riesgo, Documentación, Comunicación con el Beneficiario, Medición, Análisis y Mejora.

Actualización del Mapa de Procesos. Actualización de los requisitos del beneficiario e inclusión de los

requisitos del subproceso de Egresados. Actualización de la Política y Objetivos del SST Modificación del nombre de Salud Ocupacional por Seguridad y

Salud en el Trabajo. Para brindar mayor practicidad, facilidad en los trámites de

aprobación y oportunidad en la actualización de los cambios internos y externos, según la normativa aplicable a los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental, se excluye la información del presente manual y se detalla en los documentos de los Procesos de Recursos Físicos y Talento Humano. Estas unidades lideran estos temas en la Institución, de ésta forma, se garantiza que las actualizaciones se realicen de manera oportuna y en el momento que las Coordinaciones así lo consideren.

Actualización del organigrama SGI. Actualización de los anexos. Actualización de la Matriz de Interrelación de requisitos de las

normas ISO 9001:2009/NTC GP1000:2009

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ANEXO 1

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD

CARGO: RECTOR

RESPONSABILIDADES

Asegurar una gestión efectiva del Sistema de Gestión Integrado, adoptado por la Universidad y demás requisitos legales asociados aplicables.

Asegurar el cumplimiento de las políticas de los sistemas de gestión en todos los niveles de la Institución.

Asegurar la conveniencia, adecuación y efectividad de los Sistemas de Gestión. Asegurar la disponibilidad de recursos para establecer, implementar,

mantener y mejorar los Sistemas de Gestión implementados en la Universidad. Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación, las funciones,

responsabilidades, y autoridades de los Sistemas de Gestión implementados. Designar a un miembro de la Alta Dirección con responsabilidad específica en

los Sistemas de Gestión. Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios, del

beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución frente a los Sistemas de Gestión.

Garantizar la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad.

RENDICIÓN DE CUENTAS

QUÉ A QUIÉN Desempeño del Sistema de Gestión (Objetivos, Indicadores, acciones)

Comunidad Universitaria, Entes Externos y Sociedad en General

Implementación efectiva del SGI dando cumplimiento a los requisitos legales vigentes y otros que adopte voluntariamente la institución.

Autoridades competentes

Las políticas de los sistemas de gestión Autoridades competentes, Comunidad Universitaria

Informes de desempeño del SGI Comunidad Universitaria, Entes Externos y Sociedad en General

Dar a conocer la designación del representante de la Alta Dirección

Líderes de Procesos, Comunidad Universitaria

Evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte la institución

Autoridades competentes y Entes Externos

AUTORIDAD

Tomar decisiones sobre la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión.

Aprobar los cambios en las políticas y demás que afecten la conformidad de los sistemas de gestión.

Tomar decisiones sobre los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora continua de los sistemas de gestión.

Aprobar y asignar el presupuesto. Delegar responsabilidades en el Representante de la Alta Dirección.

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Delegar la identificación y evaluación del cumplimiento de requisitos a los profesionales encargados de los Sistemas de Gestión.

Delegar responsabilidades de funcionamiento y seguimiento del SGI. CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

(Representante de la Dirección) RESPONSABILIDADES

Administrar y asegurar la utilización de los recursos asignados al SGI Verificar el cumplimiento de las políticas del SGI. Verificar la conveniencia, adecuación y efectividad del SGI. Garantizar la comunicación al Rector acerca de todos los cambios generados

en el SGI. Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales, del beneficiario y

otros que adopte voluntariamente la institución. Asegurar que el SGI se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con los

requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009. Desarrollar estrategias comunicativas con todas las áreas de la organización

para la implementación, mantenimiento y mejora del SGI. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGI en los diferentes

componentes que lo conforman y cualquier necesidad de mejora. Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del

cliente en todos los niveles de la organización. RENDICIÓN DE CUENTAS

QUÉ A QUIÉN

Nivel de cumplimiento de las políticas Rector Informes de desempeño del SGI Rector Cambios, planes, programas, proyectos y recursos

Rector

Seguimiento al cumplimiento de requisitos Rector Autoridades competentes

Implementación efectiva del SGI Rector Cumplimiento de las estrategias de comunicación Rector Informes de la Revisión por la Dirección. Rector

AUTORIDAD

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Realizar la asignación de recursos requeridos para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integrado.

Programar y participar de la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad.

Solicitar informes en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión.

Direccionar los planes, programas, proyectos y demás, que aseguren la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado.

Tomar decisiones en materia del SGI que conciernen a sus funciones o que se deban tomar en ausencia del Rector.

Solicitar informes a los Jefes de Unidad y Lideres de Proceso en relación al cumplimiento de las políticas y al desempeño de los Sistemas de Gestión

Solicitar informes del cumplimiento de requisitos Gestionar los cambios del SGI Delegar el desarrollo y cumplimiento de las estrategias de comunicación,

participación y consulta del SGI

CARGO: COORDINADOR CALIDAD

RESPONSABILIDADES

Realizar el acompañamiento en la articulación del SGC con los demás sistemas de gestión.

Brindar la inducción del Sistema de Gestión de Calidad a los facilitadores, profesores, administrativos y auxiliares que ingresan a la Universidad.

Coordinar la difusión de las políticas, objetivos, programas y demás directrices de los sistemas de gestión junto con los profesionales de los demás sistemas.

Preparar, consolidar y presentar los resultados del mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad en la Revisión por la Dirección.

Seguimiento de las no conformidades y oportunidades de mejora de Auditoría Externa.

Realizar el acompañamiento requerido por los procesos y las unidades académico administrativas de la Institución cuando se realicen las auditorías internas y externas de los sistemas de gestión en calidad.

Realizar el seguimiento a las acciones correctivas de auditoría interna y externa de los procesos.

Presentar ante la Alta Dirección o Representante de la Dirección las necesidades de recursos requeridos para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

Realizar reuniones con las coordinaciones en SST y ambiental, para evaluar elementos comunes o ajustes requeridos en los Sistemas de Gestión.

Elaborar los planes detallados de trabajo del Sistema de Gestión de Calidad. Solicitar, revisar y consolidar el desempeño de los procesos, para su posterior

publicación. Documentar y ejecutar las acciones del Proceso de Dirección Institucional

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Revisar la documentación (procedimientos, manuales, formatos, protocolos, guías, fichas, etc.) asociada con el sistema de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos y la Guía de creación de documentos de la Universidad.

Revisar y fortalecer la formulación de las acciones correctivas, preventivas y de mejoras generadas por los procesos estratégicos, misionales, de evaluación y de apoyo de la Universidad, así como de las Unidades Académico Administrativas que así lo requieran.

Seguimiento al desarrollo de la estrategia de comunicación y difusión del sistema de gestión de calidad.


QUÉ A QUIÉN

Procedimientos, planes, manuales, formatos y documentos actualizados y publicados

Vicerrector Administrativo Líderes de Procesos

Informes de desempeño del SGC revisados y publicados

Vicerrector Administrativo Líderes de Procesos Entes externos

Indicadores de la Política de Calidad publicados Comunidad en General Entes externos

Acta Revisión por la Dirección Vicerrector Administrativo Líder de Seguimiento Institucional

Reporte de necesidades para el mantenimiento del SGC

Vicerrector Administrativo

Apoyo en la estrategia de comunicación del SGC Vicerrector Administrativo Presentación de resultados del Informe de Auditoría Externa

Vicerrector Administrativo

Resultado de los Planes de formación ejecutados Vicerrector Administrativo

AUTORIDAD

Realizar las modificaciones a la documentación institucional del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental.

Solicitar a los procesos la evaluación de desempeño para su seguimiento, consolidación y publicación en la página institucional.

Publicar la información asociada al Sistema de Gestión de Calidad en la página de la Universidad.

Solicitar a los procesos las acciones correctivas producto de auditoría interna y externa.

Solicitar a los procesos las acciones formuladas a las oportunidades de mejora de Auditoría Externa.

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Solicitar los recursos requeridos para el plan de formación ante el Representante de la Dirección.

Solicitar los cronogramas e informes acerca de los planes de formación requeridos.

CARGO: LÍDERES DE PROCESO

RESPONSABILIDADES

Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, en la unidad bajo su responsabilidad

Revisar que la documentación sea acorde con los lineamientos del Sistema de Gestión.

Gestionar los recursos para el desempeño del SGC en la unidad bajo su responsabilidad.

Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.

Garantizar que los funcionarios bajo su cargo cumplan con los requisitos legales, del beneficiario y otros que voluntariamente adopte la institución.

Garantizar el estado y disposición de los registros del SGC Garantizar el uso de las versiones aprobadas en la documentación del SGC Garantizar la identificación de necesidades de formación Atender las auditorías internas y externas. Ejecutar las acciones correctivas o planes de acción resultado de las auditorías. Dar cumplimiento a los procedimientos establecidos para la implementación

de los Sistemas de Gestión liderados en la Universidad. Dar respuesta a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y

Reconocimientos, PQRSDR. Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro

del objetivo del proceso. Medir el desempeño del proceso a través de las actividades de seguimiento y

monitoreo del proceso. RENDICIÓN DE CUENTAS

QUÉ A QUIÉN

Informes de desempeño Líder de Seguimiento Institucional Coordinador Calidad

Documentos actualizados Comunidad Universitaria y entes externos.

Acciones cerradas eficazmente Líder de Seguimiento Institucional Coordinador Calidad

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AUTORIDAD

Solicitar al grupo de apoyo los informes de desempeño del SGC Solicitar los resultados de la evaluación de la percepción del beneficiario Solicitar el seguimiento de los planes de acción. Identificar los recursos para el mantenimiento y mejora del SGC. Delegar la actualización de los documentos. Realizar el seguimiento a la inversión de los recursos asignados Solicitar el cumplimiento de los requisitos legales, del beneficiario y otros que

voluntariamente adopte la institución Delegar el manejo de los registros. Verificar la utilización de los documentos por parte del líder y colaboradores

de las UAA Solicitar las necesidades de formación al personal de la unidad. Socializar y garantizar el cumplimiento de los procedimientos aplicados al

personal adscrito a su proceso.

CARGO: FACILITADORES CALIDAD

RESPONSABILIDADES

Apoyar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y demás requisitos legales aplicables.

QUÉ A QUIÉN

Recursos del Sistema de Gestión Vicerrectores

PQRSDR atendidas Líder de Seguimiento Institucional

Mapa de Riesgos actualizado Líder de Seguimiento Institucional

Acciones ejecutadas del Mapa de Riesgos de Gestión

Líder de Seguimiento Institucional

Estado y disponibilidad de los registros del SGC

Coordinador Calidad

Utilización de versiones aprobadas Coordinador Calidad Necesidades de los planes de formación

Líder de Talento Humano

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Apoyar y cumplir los requisitos legales, del beneficiario y otros que adopte voluntariamente la institución.

Realizar seguimiento y promover acciones para la mejora continua del proceso.

Evaluar la percepción del beneficiario. Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro

del objetivo del proceso junto con el Líder del Proceso. Identificar las necesidades de formación y reporte al Líder del Proceso. Monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de

Gestión junto con el Líder del Proceso. Verificar el uso, diligenciamiento y almacenamiento de los registros del

proceso. Actualizar junto con el personal responsable del proceso, el Listado Maestro

de Documentos Externos. Realizar inducción del SGC al personal nuevo que ingresa al Proceso. Revisar y actualizar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del

Proceso y difundir los cambios, políticas, objetivos y procedimientos.


QUÉ A QUIÉN Informes de desempeño Coordinador Calidad Seguimiento a las acciones del Mapa de Riesgos de Gestión

Líder del Proceso Líder de Seguimiento Institucional

Seguimiento a la mejora continua del Proceso Líder del Proceso Coordinador Calidad

Documentación actualizada Líder del Proceso Coordinador Calidad

Informe de los resultados de la percepción del beneficiario

Líder del Proceso Coordinador Calidad

Listado maestro de documentos externos y de registros implementado y actualizado

Líder del Proceso

Planes de formación Director/Jefe UAA AUTORIDAD

Solicitar a los funcionarios información referente al cumplimiento de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad

Verificar el cumplimiento de los procedimientos actualizados. Verificar el uso adecuado y almacenamiento de los registros. Solicitar las encuestas de satisfacción aplicadas. Solicitar la información para alimentar los indicadores del proceso. Solicitar las necesidades de formación al personal del proceso. Solicitar información del cumplimiento de los requisitos legales, del

beneficiario y que adopte voluntariamente la institución.

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ANEXO 2

MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE REQUISITOS

NTC GP 1000:2009/ NTC ISO 9001:2008


Código: MDI.01

Versión: 12

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NT

C G

P 100

0:20

09

/ N

TC

IS

O 900

1:2

008

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

DI PI SE CA FO IN EX AR BE BI CI CO CU FI GD JU RE RF RT SI TH

R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

4.2.1 GENERALIDADES R P P P P P P P P P P P P P R P P P P P P

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS R P P P P P P P P P P P P P R P P P P P P

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS R P P P P P P P P P P P P P R P P P P P P

R

R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R


5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

5.4.2 PLANEACIÓN DEL SISTEMA R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN R

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA R P P P P P P P P P R P P P P P P P P P P

5.6.1 GENERALIDADES R

5.6.2 INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓN R P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P


6.2.1 GENERALIDADES R

6.2.2 COMPENTENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P R

P P P P P P P P P P P P P P P P P R R R P

P P P P P P P P P P P P P P P P P R R P R

R R R P P P P P P P

7.2.1DET. DE LOS REQ. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO R R R R R R P R P P P

7.2.2REVISIÓN DE LOS REQ. RELACIONADOS CON EL PRODUCTO R R R R R R P R P P P

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE P P R R R R R R R P P P R P P P

7.3.1 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO R R R R R R

7.3.2 ELEMENTOS DE ENTRADA PARE EL DISEÑO Y DESARROLLO R R R R R R

7.3.3 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO R R R R R R

7.3.4 REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO R R R R R R

7.3.5 VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO R R R R R R

7.3.6 VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO R R R R R R

7.3.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DES. R R R R R R

7.4.1 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

7.4.2 INFORMACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

7.5.1 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO P P R R R R P P P P P P P P P P P P P P

7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PROD. Y/O SERV. R R R

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD R R R R P P P P

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE R R R R R R R R R R R

7.5.5 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO R R R R R R R R R R R

P P P P P P R P P

P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.2.2 AUDITORIA INTERNA P P R P P P P P P P P P P P P P P P P P P

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

P P R P P P P P P P P P P P P P P P P P P

R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.5.1 MEJORA CONTINUA R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.5.3 ACCION PREVENTIVA R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R R

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

8.3 CONTROL DEL PRODUTO NO CONFORME

8. MEDICIÓN,

ANÁLISIS Y

MEJORA

8.5 MEJORA

8.2 SEGUIMIENTO Y

MEDICIÓN

8.1 GENERALIDADES

6.3 INFRAESTRUCTURA

5.4 PLANIFICACIÓN

7.5 PRODUCCIÓN Y

PRESTACIÓN DEL

SERVICIO

5.6 REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN

7.3 DISEÑO Y

DESARROLLO

4.

SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA

CALIDAD

4.2 REQUISITOS DE

DOCUMENTACIÓN

7. REALIZACIÓN

DEL PRODUCTO

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

7.4 COMPRAS

5.

RESPONSABILID

AD DE LA

DIRECCIÓN

6.

GESTIÓN DE

RECURSOS

5.5 RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD Y

COMUNICACIÓN

7.2 PROCESOS

RELACIONADOS CON

EL CLIENTE

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

5.3 POLÍTICA DE CALIDAD

NTC GP 1000:2009 / NTC ISO 9001:2008

6.4AMBIENTE DE TRABAJO

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

6.2 RECURSOS

HUMANOS

REQUISITOS GENERALES

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

P: participa R: Responsable

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